MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Cód. P20604 …repository.udistrital.edu.co/bitstream/11349/4215/16... · TERRITORIALES Y FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES Y VALORACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

Cód. P20604-02/15.V6

Fecha 29 Septiembre 2016

PROPUESTA

TABLA DE CONTENIDO

No. de pág.

1. OBJETIVO 1

2. ALCANCE 1

3. RESPONSABILIDADES 1

3.1. DE LA SECRETARIA GENERAL 1

3.2. DEL GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS 1

3.3. DEL DIRECTOR GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINAS, DIRECTORES TERRITORIALES Y FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO 1

3.4. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS 2

4. GLOSARIO 2

5. NORMAS 4

5.1. NORMAS LEGALES 4

5.2. NORMAS TÉCNICAS 4

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN 4

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES 4

7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO 4

8. ANEXOS 7

9. CONTROL DE CAMBIOS 7




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1. OBJETIVO

Establecer las actividades para identificar los aspectos ambientales y evaluar los impactos ambientales en los procesos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado – SGI, bajo un enfoque de ciclo de vida de los productos actividades y servicios del Instituto Geográfico Agustín Codazzi – IGAC.

2. ALCANCE

Se inicia con la identificación de los aspectos ambientales, continúa con la calificación cuantitativa del impacto ambiental según las variables y parámetros establecidos, se relacionan la legislación que le aplica, se establece la significancia, se determina el ciclo de vida y finalmente los controles operativos.

Aplica para Sede Central, Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro a los procesos identificados y establecidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI.

3. RESPONSABILIDADES

3.1. DE LA SECRETARIA GENERAL

° Establecer lineamientos generales sobre la identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales y su tratamiento.

° Gestionar los recursos para implementar y mantener los controles operacionales requeridos para la implementación del Sistema de Gestión Ambiental.

3.2. DEL GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

° Orientar metodológicamente la construcción de las herramientas para identificar los aspectos ambientales y valorar los impactos ambientales generados por los diferentes procesos en cumplimiento de la misión del Instituto.

° Implementar los documentos y formatos establecidos para identificar, evaluar y calificar la significancia de los aspectos e impactos ambientales de los procesos construidos en el Sistema de Gestión Integrado - SGI.

° Dar a conocer a los funcionarios y contratistas los diferentes lineamientos, documentos y formatos elaborados para el tema de gestión ambiental como parte del Sistema de Gestión Integrado.

° Acompañar a los responsables de los procesos en el diligenciamiento de las herramientas para identificar los aspectos ambientales y valorar los impactos ambientales.

° Revisar y verificar la información presentada por los responsables y facilitadores del Sistema de Gestión Integrado del proceso con relación al diligenciamiento de las herramientas para identificar los aspectos ambientales y valorar los impactos ambientales.

° Consolidar la información en la matriz general de aspectos ambientales e impactos ambientales del IGAC.

° Realizar seguimiento a los resultados obtenidos en la identificación de los aspectos ambientales e impactos ambientales.

3.3. DEL DIRECTOR GENERAL, SUBDIRECTORES, JEFES DE OFICINAS, DIRECTORES TERRITORIALES Y FUNCIONARIOS RESPONSABLES DE LAS UNIDADES OPERATIVAS DE CATASTRO

° Propender que los funcionarios y contratistas que participan en los procesos conozcan y cumplan con lo establecido en los documentos vigentes del Sistema de Gestión Integrado.




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° Identificar los aspectos ambientales e impactos ambientales generados por las actividades y productos o servicios del proceso a su cargo con el acompañamiento del facilitador del Sistema de Gestión Integrado.

° Identificar la normatividad ambiental aplicable al proceso a su cargo con el acompañamiento del facilitador del SGI y el GIT Gestión de Servicios Administrativos.

3.4. DE TODOS LOS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS

° Conocer y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimientos “Identificación de Aspectos Ambientales y Valoración de Impactos Ambientales”, de conformidad con lo establecido en el SGI, consultándolos directamente de la Igacnet.

° Diligenciar los formatos publicados en la Igacnet para evidenciar la realización de las actividades

° Participar en las sensibilizaciones y campañas de socialización de los temas de Gestión Ambiental.

° Contribuir con la información necesaria para diligenciar los formatos establecidos para Gestión Ambiental.

4. GLOSARIO

Aspecto ambiental Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente.

Alcance de la metodología

Se refiere al área de influencia del impacto en relación con el entorno donde se genera.

Cantidad Se refiere a la magnitud del impacto, es decir, la severidad con la que ocurrirá la afectación y/o riesgo sobre el recurso, esta deberá estar relacionada con la “Regularidad” seleccionada. Existen aspectos ambientales que por sus características valoran directamente con la normatividad vigente como: La generación de residuos peligrosos, escombros, aceites usados.

Ciclo de Vida Etapas consecutivas e interrelacionadas de un sistema de producto (o servicio) desde la adquisición de materia prima o su generación a partir de recursos naturales hasta la disposición final.

Nota 1: a la entrada Las etapas del ciclo de vida incluyen la adquisición de materias primas, el diseño, la producción, el transporte/entrega, el uso, el tratamiento al finalizar la vida y la disposición final.

Control operacional Prácticas, actividades o procedimientos que aseguran mantener un nivel permitido, disminuir o evitar los impactos ambientales ocasionados por los aspectos ambientales significativos.

Condición Ambiental Estado o característica del medio ambiente, determinado en un punto específico en el tiempo

Duración Hace referencia al periodo de existencia activa del impacto o sus consecuencias. Se expresa en función del tiempo que permanece el impacto.




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Impacto ambiental Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, productos o servicios que ofrece el IGAC.

Importancia del impacto

Interpretación cuantitativa de variables con escala de valor fijas, que permiten identificar los atributos mismos del impacto ambiental así como el cumplimiento normativo en relación con este y/o el aspecto ambiental.

Legislación Hace referencia a la normatividad ambiental aplicable al aspecto y/o impacto ambiental.

Medio ambiente Entorno en el que opera una organización que incluye aire, agua suelos, flora, fauna, recursos naturales, seres humanos y su interacción.

Probabilidad Se refiere al grado de seguridad que se tiene, de que el efecto del aspecto ambiental se manifieste provocando el impacto.

Proceso Conjunto de actividades interrelacionadas o que interactúan, que transforman las entradas en salidas

Nota 1 a la entrada Un proceso puede estar documentado o no

Recurso Elemento o componente ambiental (suelo, aire, agua, fauna, flora) que interactúa con el aspecto ambiental generado por el Instituto y que puede presentar mejora o deterioro de acuerdo al impacto ambiental.

Recuperabilidad Posibilidad de reconstrucción total o parcial del factor afectado como consecuencia de la actividad. Posibilidad de retornar a las condiciones previas a la actuación, por medio de la intervención humana.

Significancia Hace referencia a la relevancia del impacto ambiental, de acuerdo a su valoración y el cumplimiento de la normatividad ambiental aplicable. Dicha clasificación permite identificar los impactos ambientales en significativos y no significativo.

Situación normal Cuando la actividad es realizada bajo los parámetros de operación establecidos sin alteraciones de algún tipo. Dentro de esta se encuentra las paradas y puesta en marca programadas

Situación anormal Situación de funcionamiento no habitual, pero sí controlada, voluntaria, planificada y previsible, de la que puede derivar un impacto ambiental diferente al que ocurriría en condiciones normales.

Situación de emergencia

Situación fuera de control que produce daños a la empresa y medio ambiente. Ej: Un incendio, un derrame, una fuga.

Tipo de impacto Se refiere al carácter beneficioso (positivo +) o perjudicial (negativo -) que pueda tener el impacto ambiental sobre el recurso o el ambiente.

Positivo (+): Mejora la calidad ambiental del recurso, de la entidad u organismo distrital y/o el entorno.

Negativo (-): Deteriora la calidad ambiental del recurso, de la entidad u organismo distrital y/o el entorno.




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5. NORMAS

5.1. NORMAS LEGALES

° Todas aquellas normas que le aplique identificadas mediante el manual de procedimiento vigente P20604-01 Identificación y evaluación del cumplimiento legal ambiental y otros requisitos que se encuentran registrados en el Formato vigente F20604-02 Matriz identificación y cumplimiento legal ambiental y de otros requisitos que se suscriban.

5.2. NORMAS TÉCNICAS

° Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad. ° Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

° Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2015 Sistema de Gestión Ambiental.

5.3. DE PROCEDIMIENTO, LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN

° Se debe revisar y actualizar la información registrada en la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales cada dos (2) años y/o cuando se realicen cambios en los procesos, productos o servicios o normatividad legal ambiental aplicable u otro factor que tenga incidencia. Esta actividad se debe realizar con los facilitadores del SGI, responsables de los procesos y Direcciones Territoriales para su aprobación.

° Se debe actualizar la información de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales, de manera inmediata cuando se cree un nuevo proceso, cambie una actividad o se genere un nuevo producto o servicio dentro de la operación del IGAC.

° La metodología usada para la identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales fue tomada de la Secretaría Distrital de Ambiente y de la Resolución 2086 de 2010 “Por la cual se adopta la metodología para la tasación de multas consagradas en el numeral 1o del artículo 40 de la Ley 1333 del 21 de julio de 2009 y se toman otras determinaciones”, Articulo 7 Grado De Afectación Ambiental (I).

6. FORMATOS, REGISTROS Y REPORTES

° F20604-03 Matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales.

7. PROCEDIMIENTO - PASO A PASO

RESPONSABLE ACTIVIDAD CONTROLES Y ASPECTOS

RELEVANTES

GIT Gestión de Servicios Administrativos – Sede

Central

1. Planifica las actividades para realizar el cronograma de trabajo de actualización de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales.

2. comunica a los responsables del proceso, Facilitador de SGI y/o contratista de la DT y UOC el cronograma de actividades para la actualización de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos

http://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/ley_1333_2009.htm#40




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RELEVANTES

ambientales.

Responsable del proceso y Facilitador de SGI y/o

contratista de la DT y UOC

3. Convoca y realiza reuniones de trabajo con los responsables de cada actividad (de acuerdo a la caracterización de proceso) con el fin de realizar la actualización de la identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales.

A partir del mapa de procesos para la Sede Central y organizando los canales de comunicación para las Direcciones Territoriales y Unidades Operativas de Catastro.

Con el fin de facilitar el proceso de revisión de la matriz se debe realizar sensibilización sobre los aspectos e impactos que genera cada proceso.

Facilitador de SGI y/o contratista de la DT y UOC

Responsable del proceso y facilitador del SGI de cada

proceso

1. Verifica la información reportada en la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales, teniendo en cuenta el anexo 1. criterio para el diligenciamiento de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales.

2. Notifica por correo electrónico a GIT Gestión de Servicios Administrativos – Gestión Ambiental los cambios que considere pertinentes en la matriz de aspecto y valoración de impactos.

El grupo de gestión ambiental del GIT Gestión de Servicios Administrativos apoyará y orientará la revisión de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales durante las visitas de revisión ambiental que realiza anualmente

Realizar la identificación de los aspectos ambientales desde una perspectiva de ciclo de vida del producto o servicio.

Para solicitar cabios en la matriz de aspectos e impacto diligenciar el formato XXXX(actual formato de matriz)

GIT Gestión de Servicios Administrativos l

3. Verifica y consolida la información remitida por todos los procesos.

4. Revisa y evalúa la información con el fin de modificar la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.

Para la evaluación de la información que se solicita cambiar, se deberá tener en cuenta la caracterización del proceso que solicita el cambio, así como los criterios establecidos en el anexo 1: Criterios para el diligenciamiento de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.

GIT Gestión de Servicios Administrativos – Gestión

Ambiental

5. Realice la actualización de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales




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RELEVANTES

publicada en SOFIGAC, teniendo en cuenta el anexo 2: Diligenciamiento matriz de identificación de aspectos y evaluación de impactos ambientales en SOFIGAC

6. Durante la actualización de la matriz, identifique si la calificación del impacto es significativo o no según la importancia ambiental arrojada y determine:

° Si el impacto es significativo realice control operacional. Continúa con el paso número 6.

° Si no es significativo continúa con el paso número 7.

° En caso de considerar que el impacto a pesar de no ser significativo requiere un control operacional, realícelo, y Continúe con el paso número 6.


Ambiental

7. Defina el control operacional según sea el caso, los cuales pueden ser: eliminación, sustitución, ingeniería o administrativos.

Para el conocimiento de los controles operacionales consulte el anexo 1: Criterios para el diligenciamiento de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales.


Ambiental

8. Culminada la actualización de la matriz de identificación de aspectos y valoración de impactos ambientales, notifique mediante correo electrónico al coordinador del proceso y/o Director Territorial para su conocimiento.


Ambiental

9. Realiza el seguimiento al cumplimiento de la información reportada en la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales y los controles operacionales.

Dejar evidencia del seguimiento realizado.

Facilitador de SGI y/o 10. Realiza actualización cada dos (2) Comunicar oportunamente la




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RELEVANTES

contratista de la DT y UOC


Ambiental

años de la información requerida en la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales, o cuando se realicen cambios en los procesos, productos o servicios o normatividad legal ambiental aplicable u otro factor que tenga incidencia.

necesidad de actualización al GIT Gestión de Servicios Administrativos.

8. ANEXOS

Anexo 1. Diligenciamiento matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales (cuatro folios). Anexo 2. Pasos para el diligenciamiento de la matriz de identificación de aspectos ambientales y valoración de impactos ambientales en SOFIGAC Anexo 3. Flujograma del procedimiento

9. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCIÓN FECHA

4 7 Se elimina el control del paso numero 8. Noviembre de 2014

5 Anexo 1 Se cambian los criterios de evaluación de los aspectos ambientales, Junio de 2015

6 Se Incluye concepto ciclo de vida, y en el anexo 2 los pasos para el diligenciamiento y publicación de la matriz en SOFIGAC

ACTUALIZÓ GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Adriana Ximena Acosta Alvarez Diego Alejando Ordoñez M

REVISÓ METODOLÓGICAMENTE GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL – SECRETARIA GENERAL

Monica Becerra Ortega

Adriana C. Campo Fuentes

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GIT DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Nancy Patricia Gómez M.

VERIFICÓ TÉCNICAMENTE GIT GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Elizabeth García González

VALIDÓ Y APROBÓ SECRETARIA GENERAL

Diana Patricia Ríos García




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OFICIALIZÓ OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Martha Patricia Camacho Hernández

ANEXO 1:

DILIGENCIAMIENTO MATRIZ DE IDENTIFICACION DE ASPECTOS Y VALORACION DE IMPACTOS

AMBIENTALES EN SOFIGAC

1. Ingrese a SOFIGAC

2. Ingrese a Gestion Ambiental

3. En el costado izquierdo despliegue el icono de edición

4. Ingrese a la opción de edición aspectos e impactos ambientales

5. Al costado derecho de clik en edición + para crear un nuevo aspecto ambiental

6. Ingrese la información de nombre y descripción del aspecto y de clik en crear para agregar el aspecto ambiental.

Nota: en todos los casos cuando se deba editar o eliminar de clik en los iconos ubicados en el costado derecho

7. Para diligenciar la información de impactos ambientales, debe ingresar nuevamente a la opción de edición aspectos e impactos ambientales, y desplazarse a la parte inferior, donde encontrara las opciones de edición + para crear el impacto.

8. Ingrese la información de nombre y descripción del aspecto y de clik, asociando el impacto seleccionado a uno, o a varios de los aspectos ambientales anteriormente creados.

9. Para finalizar la creación del impacto dar clik en la opción crear.

10. Nuevamente despliegue la opción de edición del costado izquierdo y de clik en la opciòn de

edicion recurso

11. Para agregar un nuevo recurso de clik en la opción edición +

12. Ingrese el nombre del nuevo recurso y de clik en crear

13. Nuevamente despliegue la opción de edición ubicada en el costado izquierdo y de clik en la opción de edición situación

14. Para ingresar una nueva situación de clik en edición +

15. Ingrese el nombre de la situación y de clik en crear

16. Nuevamente de clik en la opción edición ubicada en el costado izquierdo, e ingrese a edición ciclo de vida.

17. Para ingresar un nuevo ciclo de vida de clik en edición +

18. Ingrese el nombre del ciclo de vida y de clik en crear

19. Ingrese a la opción crear Matriz de Aspectos Ambientales ubicada en el costado izquierdo de clik en la opción buscar

20. Para diligenciar la Matriz de clik en Edición Aspecto e Impacto + Nota: este procedimiento se sigue para cada aspecto e impacto a incluir en la matriz

21. Seguidamente diligencia los campos que allí se encuentran usando los desplegables que allí se encuentren, en los casos que aplique esta opción.

22. la cuantificacion del Imapacto se basara en la información presentada en el anexo 1. Finalizado el diligenciamiento dar clik en crear

23. Cuando se termine de ingresar todos los aspectos ambientales e impactos ambientales en la

matriz, ingrese a la opción generar versión que se encuentra en el costado izquierdo.

24. En el desplegable generar version dar clik en version Matriz de Aspectos e Impactos

25. Diligencie las casillas de fecha de versión y observación, y para finalizar de clik en crear versión

ANEXO 2.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Pág. 1

Fecha Junio de 2015

ANEXO 2.

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE GESTIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Pág. 2

Fecha Junio de 2015

GIT Gestión de Servicios

Administrativos

Facilitador de SGI y/o contratista de la DT

y UOC

Responsable del proceso y facilitador del

SGI de cada proceso

GIT Gestión de Servicios Administrativos

– Gestión Ambiental

Facilitador de SGI y/o contratista de

la DT y UOC


Administrativos – Gestión Ambiental


Administrativos Todos los procesos GIT Gestión de Servicios Administrativos Todos los procesos

P/1

Publicar en la Igacnet.

9

Socializar la matriz y los controles operacionales para su aplicación

10

Ejecutar los controles operacionales definidos en la matriz

11

Realizar el seguimiento al cumplimiento de la información reportada en la matriz

y los controles operacionales.

12

Realizar actualización de la información cada dos años

13

F20604-03

Fin

Documents

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