MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - Contraloría del …contraloriadelpoderlegislativo.gob.mx/manualesprocedcontraloria/... · Registrar los permisos y ausencias de los servidores públicos

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

CONTRALORÍA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA

TOLUCA DE LERDO, MÉXICO

MARZO 18 DE 2014

PODER LEGISLATIVO DEL ESTADO DE MÉXICO

CONTRALORÍA




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MANPRO-60060 CNDA-A4

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C O N T E N I D O

PÁGINA

I. Introducción ................................................................................................................... 6

II. Base jurídica .................................................................................................................. 8

III. Procedimientos ............................................................................................................ 10

Procedimiento 1: Trámite y control de permisos y ausencias del personal de la contraloría ................................................................................................................

11

Procedimiento 2: Elaboración e integración del proyecto de presupuesto anual de egresos ....................................................................................................................

15

Procedimiento 3: Ejercicio y comprobación de gastos del presupuesto autorizado 21

Procedimiento 4: Administración y control del Fondo Fijo de Caja ........................ 27

Procedimiento 5: Notificación de documentos emitidos por las unidades administrativas de la Contraloría .............................................................................

31

Procedimiento 6: Registro y control de altas, bajas y cambios de bienes muebles 42

Procedimiento 7: Requisición, obtención y suministro de bienes de consumo ....... 48

Procedimiento 8: Préstamo de vehículos para comisiones oficiales ....................... 53

Procedimiento 9: Recepción, registro y distribución de correspondencia oficial ..... 57

Procedimiento 10: Apoyo logístico para eventos .................................................... 61

Procedimiento 11: Servicio de fotocopiado y engargolado de documentos ............ 65

IV. Bitácora de actualización ............................................................................................ 69

V. Hoja de validación......................................................................................................... 71

VI. Anexos .......................................................................................................................... 73

Anexo 1: Formato “Permiso para Ausentarse del Centro de Trabajo” (60060-F01-12) ...........................................................................................................................

74

Anexo 2: Formato “Autorización de Permiso y/o Aclaración” (40032-F03-11) ......... 75

Anexo 3: Formato “Proyecto de Presupuesto Modificación al Recurso Comunicado” (40063-F01-13) ..................................................................................

76

Anexo 4: Formato “Programación Anual de Metas” (40062-F01A-09 y 40062 F01B-09) .................................................................................................................

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Anexo 5: Formato “Solicitud de Recursos Presupuestales” (40063-F02-06) .......... 78

Anexo 6: Formato “Solicitud de Transferencias Presupuestales” (40063-F04-06) ... 79

Anexo 7: Formato “Vale de Caja” (60060-F02-11) .................................................. 80

Anexo 8: Formato “Viáticos por Comisión de Trabajo” (60060-F03-11) ................. 81

Anexo 9: Formato “Calculo de Viáticos” (60060-F06-12) ........................................ 82

Anexo 10: Modelo de Escrito “Razón de Notificación” ............................................. 83

Anexo 11: Modelo de Escrito “Citatorio” .................................................................. 84

Anexo 12: Modelo de Escrito “Cumplimentación de Citatorio” ................................. 85

Anexo 13: Modelo de Escrito “Instructivo” ............................................................... 86

Anexo 14: Modelo de Escrito “Notificación por Estrados” ........................................ 87

Anexo 15: Modelo de Escrito “Notificación en Oficinas” .......................................... 88

Anexo 16: Formato “Resguardo de Bienes Muebles” (40043-F01-06) ................... 89

Anexo 17: Formato “Solicitud de Material Mensual” (40043-F05-06) ...................... 90

Anexo 18: Formato “Requisición de Bienes de Consumo” (40046-F02-10) ............ 91

Anexo 19: Formato “Solicitud de Material Extra” (40043-F06-06) ........................... 92

Anexo 20: Formato “Control de Salida de Vehículos” (60060-F04-11) ................... 93

Anexo 21: Formato “Solicitud de Servicio de Fotocopiado y Engargolado” (60060-F05-11) ....................................................................................................................

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I N T R O D U C C I Ó N


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INTRODUCCIÓN

Con el propósito de contar con una administración dinámica y activa, para dar respuesta inmediata

a las necesidades actuales del Poder Legislativo; la Secretaría de Administración y Finanzas se ha

dado a la tarea de desarrollar permanentemente acciones de modernización y simplificación

administrativa, que contribuyan a la operación eficiente de las áreas de la Legislatura, al tiempo de

dar cumplimiento a lo establecido en las fracciones XIX y XX del artículo 160 del Reglamento del

Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Por lo anterior, se elaboran, integran y difunden los manuales de procedimientos, los cuales son

instrumentos técnicos administrativos, que facilitan el cumplimiento de las funciones, la

desconcentración de actividades y el logro de los objetivos institucionales. El presente Manual de

Procedimientos fue elaborado de manera conjunta por la Coordinación Administrativa y la

Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, en el cual se describen los objetivos,

políticas y actividades de cada uno de los procedimientos que lleva a cabo esta unidad

administrativa; así como los formatos que se tienen instrumentados para los servicios o trámites

que lleva a cabo.

La Secretaría de Administración y Finanzas, a través de la Coordinación de Normatividad y

Desarrollo Administrativo, pone a disposición de los Servidores Públicos del Poder Legislativo el

“Manual de Procedimientos de la Coordinación Administrativa” de la Contraloría.


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B A S E J U R Í D I C A


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BASE JURÍDICA

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

Ley de Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Reglamento del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de México.

Reglamento Interior de Trabajo del Poder Legislativo.

Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo del Estado de México.

Manual de Organización de la Contraloría del Poder Legislativo del Estado de México.

Y demás ordenamientos legales y administrativos aplicables.


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PROCEDIMIENTOS


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PROCEDIMIENTO: 1

TRÁMITE Y CONTROL DE PERMISOS Y

AUSENCIAS DEL PERSONAL DE LA

CONTRALORÍA


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PROCEDIMIENTO

TRAMITE Y CONTROL DE PERMISOS Y AUSENCIAS DEL

PERSONAL DE LA CONTRALORÍA

60060-P01-14

OBJETIVO Registrar los permisos y ausencias de los servidores públicos de la Contraloría.


POLÍTICAS

Los permisos internos para la salida de los servidores públicos de su centro de trabajo, se clasificarán según el motivo en: oficiales (comisiones) o personales (consulta médica o motivos personales).

Los servidores públicos que soliciten permiso interno para salir, deberán manifestar a los responsables de autorizar dicha salida el tiempo necesario que habrán de utilizar; lo que se registrará en el formato correspondiente, en caso de incumplimiento, se reportará a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal, para realizar el descuento correspondiente vía nómina.

En caso de que la salida sea por consulta médica los servidores públicos deberán presentar constancia de permanencia, o en su caso la incapacidad expedida sólo por el ISSEMYM o bien por el consultorio médico del Poder Legislativo, que solo esta facultado para otorgar un solo día, misma que será entregada a la Coordinación Administrativa el día hábil siguiente.

Los servidores públicos que soliciten permisos externos para ausentarse, y que afecten sus percepciones mensuales, deberán llenar el formato “Autorización de Permiso y/o Aclaración” (Anexo 2, 40032-F03-11)

Cuando el servidor público incurra en ausencias o faltas no podrán ser justificadas, estas serán reportadas a la Dirección de Administración y Desarrollo de personal a efecto de aplicar las sanciones administrativas correspondientes.

Por ningún motivo se justificarán los retardos a los servidores públicos.

Los Servidores Públicos que soliciten permisos internos por horas, deberán reponer el tiempo utilizado, de acuerdo a como lo establezca su Jefe Inmediato.

Los Servidores Públicos que soliciten el formato “Autorización de permiso y/o aclaración (anexo 2) deberán entregarlo a la Coordinación Administrativa el día anterior del goce de éste, ó a más tardar al día siguiente, de lo contrario no procederá.

Durante la jornada normal de labores los servidores públicos tendrán derecho a tomar el tiempo

necesario para el consumo de sus alimentos, es decir, de comida. Y en su caso, de acuerdo a lo que establezca el titular de la Contraloría, según las necesidades de trabajo.


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PROCEDIMIENTO TRAMITE Y CONTROL DE PERMISOS Y AUSENCIAS DEL


60060-P01-14

ÁREA ADMINISTRATIVA A C T I V I D A D

Nº D E S C R I P C I Ó N


Servidor Público Coordinación Administrativa Servidor Público Departamento de Seguridad Coordinación Administrativa Dirección de Administración y Desarrollo de Personal Coordinación Administrativa

1 2 3 4 5 6 7

Solicita a la Coordinación Administrativa, el formato de solicitud de permiso (Anexo 1, 60060-F01-12 ó Anexo 2, 40032-F03-11). Dependiendo el tipo de permiso, proporciona al Servidor Público el formato correspondiente (Anexo 1 ó 2). Recibe formato, requisita y recaba la firma de autorización correspondiente, si el permiso es interno la solicitud se entrega en vigilancia, si el permiso es externo a la Coordinación Administrativa si la salida es por comida registra salida y entrada en vigilancia. Recibe formato de permiso interno, verifica hora de salida del servidor público y registra la hora de entrada, integra permisos del día y los entrega a la Coordinación Administrativa. Recibe el control de comidas, los permisos que proporciona el área de seguridad cuando éstos son internos, registrándose en el control correspondiente, y en su caso, si son externos revisa que estén debidamente requisitados y autorizados, da visto bueno y envía a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal. Recibe permisos y acusa de recibido. Recibe acuse, proporciona copia al servidor público solicitante y archiva en el expediente de éste. Fin.


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PROCEDIMIENTO REGISTRO Y CONTROL DE ASISTENCIA DEL


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SERVIDOR PÚBLICO COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE

SEGURIDAD

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y DESARROLLO DE

PERSONAL


1. Solicita a la Coordinación Administrativa, el formato de solicitud de permiso (Anexo 1, 60060-F01-12 ó Anexo 2, 40032-F03-11).

2. Dependiendo el tipo de permiso proporciona al Servidor Público el formato correspondiente (Anexo 1 ó 2).

3. Recibe formato, requisita y recaba la firma de autorización correspondiente, si el permiso es interno la solicitud se entrega en vigilancia, si el permiso es externo a la Coordinación Administrativa si la salida es por comida registra salida y entrada en vigilancia.

5. Recibe el control de comidas, los permisos que proporciona el área de seguridad cuando éstos son internos, registrándose en el control correspondiente, y en su caso, si son externos revisa que estén debidamente requisitados y autorizados, da visto bueno y envía a la Dirección de Administración y Desarrollo de Personal.

6. Recibe permisos y acusa de recibido.

4. Recibe formato de permiso interno, verifica hora de salida del servidor público y registra la hora de entrada, integra permisos del día y los entrega a la Coordinación Administrativa.

Inicio

7. Recibe acuse, proporciona copia al servidor público solicitante y archiva en el expediente de éste.

Fin.


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PROCEDIMIENTO: 2

ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL

PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL DE

EGRESOS


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PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN E INTEGRACIÓN DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO ANUAL DE EGRESOS

60060-P02-12

OBJETIVO Integrar y turnar el proyecto de Presupuesto Anual de Egresos de la Contraloría, a la Dirección de Programación y Presupuesto; así como evaluar y controlar el ejercicio del gasto, conforme a la programación y calendarización del presupuesto anual autorizado.


POLÍTICAS

Cada área de la Contraloría será la responsable de elaborar su Proyecto de Presupuesto Anual de Egresos, en base a sus necesidades y de acuerdo a las Normas para la Formulación Presupuestal.

Las áreas de la Contraloría, atenderán lo establecido en las Normas para la Formulación Presupuestal que emite la Dirección de Programación y Presupuesto, llenando los formatos oficiales como son: “Proyecto de Presupuesto Modificación al Recurso Comunicado” (Anexo 3, 40063-F01-13). Y “Programa Anual de Metas” (Anexo 4) (40062-F01A-09, 40062-F02B-09)

La Coordinación Administrativa, será la responsable de integrar el proyecto de Presupuesto y recabar firmas de autorización, manteniendo permanente comunicación con la Dirección de Programación y Presupuesto, para efectuar su debida aplicación.


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PROCEDIMIENTO


60060-P02-12




Coordinación Administrativa Areas Coordinación Administrativa Titular de la Contraloría Coordinación Administrativa Dirección de Programación y Presupuesto Coordinación Administrativa

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Recibe “Normas para la Elaboración y Formulación del Proyecto de Presupuesto” y el formato “Proyecto de Presupuesto Modificación al Recurso Comunicado (Anexo 3, 40063-F01-13) y ”Programa Anual de Metas” (Anexo 4, 40062-F01A-09 y 40062-F01B-09) de la Dirección de Programación y Presupuesto de la

Secretaría de Administración y Finanzas.

Reproduce Normas, techo financiero, formatos y envía a las áreas de la Contraloría. Reciben la documentación correspondiente y elaboran el Proyecto de Presupuesto (Modificación al Recurso Comunicado); congruente con el Programa Anual de Metas. Envian Proyecto de Presupuesto a la coordinación Administrativa para su integración. Recibe y revisa formatos debidamente requisitados, integra y realiza concentrado de información. Turna Proyecto de Presupuesto, al titular de la Contraloría para su aprobación y validación. Recibe, revisa y valida el Proyecto de Presupuesto, devolviéndolo a la Coordinación Administrativa. Recibe el Proyecto de Presupuesto debidamente autorizado y validado. Envía Proyecto de Presupuesto a la Dirección de Programación y Presupuesto; con las firmas de autorización correspondientes. Recibe proyecto de Presupuesto, revisa y realiza observaciones. Recibe observaciones y envía a las áreas de la Contraloría para su corrección.


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PROCEDIMIENTO


60060-P02-12




Areas Coordinación Administrativa

12

13

Corrigen observaciones y devuelven a la Coordinación Administrativa. Recibe Proyecto de Presupuesto final y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto. Fin.


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PROCEDIMIENTO


60060-P02-12

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA AREAS

TITULAR DE LA CONTRALORÍA


Inicio

1. Recibe “Normas para la Elaboración y Formulación del Proyecto de Presupuesto” y el formato “Proyecto de Presupuesto Modificación al Recurso Comunicado (Anexo 3, 40063-F01-13) y ”Programa Anual de Metas” (Anexo 4, 40062-F01A-09 y 40062-F01B-09) de la Dirección de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Administración y Finanzas.

4. Envían Proyecto de Presupuesto a la coordinación Administrativa para su integración.

2. Reproduce Normas, techo financiero, formatos y envía a las áreas de la Contraloría.

3. Reciben la documentación correspondiente y elaboran el Proyecto de Presupuesto (Modificación al Recurso Comunicado); congruente con el Programa Anual de Metas.

A

9. Envía Proyecto de Presupuesto a la Dirección de Programación y Presupuesto; con las firmas de autorización correspondientes.

7. Recibe, revisa y valida el Proyecto de Presupuesto, devolviéndolo a la Coordinación Administrativa.

8. Recibe el Proyecto de Presupuesto debidamente autorizado y validado.

6. Turna Proyecto de Presupuesto, al titular de la Contraloría para su aprobación y validación.

5. Recibe y revisa formatos debidamente requisitados, integra y realiza concentrado de información.


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PROCEDIMIENTO


60060-P02-12

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA AREAS


13. Recibe Proyecto de Presupuesto final y envía a la Dirección de Programación y Presupuesto,

10. Recibe proyecto de Presupuesto, revisa y realiza observaciones.

12. Corrigen observaciones y devuelven a la Coordinación Administrativa.

11. Recibe observaciones y envía a las áreas de la Contraloría para su corrección.

A

Fin.


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PROCEDIMIENTO: 3

EJERCICIO Y COMPROBACIÓN DE GASTOS

DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO


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PROCEDIMIENTO

EJERCICIO Y COMPROBACIÓN DE GASTOS DEL PRESUPUESTO AUTORIZADO

60060-P03-12

OBJETIVO Registrar, controlar y tramitar el ejercicio del presupuesto de egresos de las áreas de la Contraloría, vigilando que la documentación soporte cuente con los requisitos fiscales y las cantidades ejercidas se realicen de acuerdo a los lineamientos establecidos.


POLÍTICAS

Se revisarán e integrarán los comprobantes de gastos de las áreas administrativas de la Contraloría, los cuales deberán de contener los requisitos fiscales vigentes. se verificará que el ejercicio del presupuesto sea conforme al gasto, la programación y calendarización aprobada.

Deberán entregarse debidamente requisitados Los comprobantes de viáticos, por comisión de los servidores públicos de la Contraloría, con las rúbricas del servidor público solicitante, visto bueno del director del área y la autorización del titular de la Contraloría.


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PROCEDIMIENTO


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Coordinación Administrativa Area Coordinación Administrativa Dirección de Programación y Presupuesto Coordinación Administrativa

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Remite a las áreas de la Contraloría el presupuesto de egresos autorizado para su ejercicio conforme al gasto, la programación y calendarización aprobada. Recibe presupuesto autorizado y procede a su ejercicio conforme al gasto, programación y calendarización aprobada. Verifica que las facturas o comprobantes originales, cuenten con los requisitos fiscales vigentes y los datos que describen el gasto sean correctos; de igual modo que las cantidades no excedan al gasto autorizado, firma de visto bueno y envía a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago. Recibe e integra facturas o comprobantes originales, requisita debidamente el formato “Solicitud de Recursos Presupuestales” (Anexo 5, 40063-F02-06) verificando que éstos cuenten con los requisitos fiscales vigentes. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto la “Solicitud de Recursos Presupuestales” con documentación original soporte. Recibe la solicitud de Recursos Presupuestales, asigna folio y proporciona copia sellada de ésta a la Coordinación Administrativa. ¿Cuenta con presupuesto? Sí, envía a la Dirección de Finanzas para elaboración de la póliza cheque y se registra en sistema. No, solicita a la Coordinación Administrativa, que realice la transferencia presupuestal. Realiza la transferencia en el formato “Solicitud de Transferencias Presupuestales” (Anexo 6, 40063-F04-06) y turna al titular de la Contraloría a efecto de que sea autorizada.


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PROCEDIMIENTO


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Coordinación Administrativa Dirección de Programación y Presupuesto Coordinación Administrativa

11

12

13

14

15

Envía solicitud de transferencia a la Dirección de Programación y Presupuesto para que ésta realice la afectación y salde la partida presupuestal. Recibe de la Coordinación Administrativa “Solicitud de Transferencias Presupuestales”, asigna folio y sella copia de acuse de recibo. Recibe reporte del ejercicio presupuestal al cierre mensual. Verifica el ejercicio del presupuesto, analizando saldo de las partidas presupuestales, y en caso de no contar con presupuesto regresa y continúa el procedimiento a partir de la actividad 10. Integra expedientes, archivando la documentación generada del ejercicio del presupuesto de egresos autorizado. Fin.


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PROCEDIMIENTO


60060-P03-12

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA ÁREA

DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO


No

Inicio

1. Remite a las áreas de la Contraloría el presupuesto de egresos autorizado para su ejercicio conforme al gasto, la programación y calendarización aprobada.

4. Recibe e integra facturas o comprobantes originales, requisita debidamente el formato “Solicitud de Recursos Presupuestales” (Anexo 5, 40063-F02-06) verificando que éstos cuenten con los requisitos fiscales vigentes.

2. Recibe presupuesto autorizado y procede a su ejercicio conforme al gasto, programación y calendarización aprobada.

3. Verifica que las facturas o comprobantes originales, cuenten con los requisitos fiscales vigentes y los datos que describen el gasto sean correctos; de igual modo que las cantidades no excedan el gasto autorizado, firma de visto bueno y los envía a la Coordinación Administrativa para el trámite de pago.

A

6. Recibe la solicitud de recursos presupuestales, asigna folio y proporciona copia sellada de ésta a la Coordinación Administrativa.

5. Envía a la Dirección de Programación y Presupuesto la “Solicitud de Recursos Presupuestales” con documentación original soporte.

7. ¿Cuenta con presupuesto?

Sí

8. Se envía a la Dirección de Finanzas para elaboración de la póliza cheque y se registra en sistema.

9. Solicita a la Coordinación Administrativa, que realice la transferencia presupuestal.

10. Realiza la transferencia en el formato “Solicitud de Transferencias Presupuestales” (anexo 6, 40063-F04-04) y turna al titular de la Contraloría a efecto de que sea autorizada.


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PROCEDIMIENTO


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COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTO


A

11. Envía solicitud de transferencia a la Dirección de Programación y Presupuesto para que ésta realice la afectación y salde la partida presupuestal.

12. Recibe de la Coordinación Administrativa “Solicitud de Transferencias Presupuestales”, asigna folio y sella copia de acuse de recibo.

13. Recibe reporte del ejercicio presupuestal al cierre mensual.

14. Verifica el ejercicio del presupuesto, analizando saldo de las partidas presupuestales, y en caso de no contar con presupuesto regresa y continúa el procedimiento a partir de la actividad 10.

15. Integra expedientes, archivando la documentación generada del ejercicio del presupuesto de egresos autorizado.

Fin.


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PROCEDIMIENTO: 4

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL

DEL FONDO FIJO DE CAJA


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PROCEDIMIENTO

ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA 60060-P04-12

OBJETIVO Administrar los recursos del fondo fijo de caja, así como efectuar la comprobación y trámite para su reembolso.


POLÍTICAS

Los comprobantes de gastos deberán cumplir con los requisitos fiscales y administrativos vigentes ya que el fondo fijo de caja está destinado para atender las necesidades de compras urgentes e imprevistas, de las áreas de la Contraloría.

Los servidores públicos de la Contraloría que se les asigne el pago de viáticos, mediante fondo fijo de caja, deberán presentar oficio de comisión autorizado por el Director de Área o bien por la Secretaría Técnica, los Delegados o el Coordinador Administrativo; así como requisitar el formato “Vale de Caja” (Anexo 7, 60060-F02-11).

Los gastos por compra deberán comprobarse el mismo día, excepto el gasto por concepto de viáticos; los cuales se podrán comprobar a mas tardar al día siguiente, en este último, se deberá llenar debidamente el formato “Viáticos por Comisión de Trabajo” (Anexo 8, 60060-F03-11).

El trámite de reembolso del fondo fijo de caja, se hará mediante el formato “Solicitud de Recursos Presupuestales” debidamente requisitada (Anexo 5, 40063-F02-06), anexando a ésta la documentación original probatoria de los gastos, enviándose a la Dirección de Programación y Presupuesto.


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PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA

60060-P04-12




Coordinación Administrativa Servidor Público Coordinación Administrativa Dirección de Programación y Presupuesto Dirección de Finanzas Coordinación Administrativa

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Atiende al servidor público solicitante, proporciona el formato “Vale de Caja” (Anexo 7, 60060-F02-11), para que sea debidamente requisitado, y en su caso, recibe oficio de comisión para el pago de viáticos; entrega el importe correspondiente y resguarda vale hasta que se compruebe el gasto. Recibe el recurso (viático o gasto), para atender comisión y comprueba con factura o formato “Viáticos por Comisión de Trabajo” (Anexo 8, 60060-F03-11) a la Coordinación Administrativa. Solicita cancelación del vale de caja correspondiente. Recibe y verifica que la factura o formato de viáticos cumpla con los requisitos correspondientes; procede a cancelar vale de caja, devolviéndolo al servidor público solicitante del recurso. Concentra comprobantes originales, codifica, captura y requisita “Solicitud de Recursos Presupuestales” (Anexo 5, 400063-F02-06) para enviar a la Dirección de Programación y Presupuesto y tramitar el reembolso del fondo fijo de caja. Recibe “Solicitud de Recursos Presupuestales” con la documentación original soporte, verifica que cumpla con los requisitos y revisa que la partida tenga presupuesto, si es procedente captura en sistema para su afectación, y envía a la Dirección de Finanzas. Recibe “Solicitud de Recursos Presupuestales” debidamente validada y elabora póliza-cheque. Envía póliza-cheque a Caja de Tesorería para su cobro por parte de la Coordinación Administrativa de la Contraloría. Recibe cheque, firma póliza y proporciona copia de identificación oficial. Cobra efectivo y administra fondo fijo de caja. Fin.


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PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DEL FONDO FIJO DE CAJA

60060-P04-12


SERVIDOR PÚBLICO DIRECCIÓN DE

PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTO

DIRECCIÓN DE FINANZAS


1. Atiende al servidor público solicitante, proporciona el formato “Vale de Caja” (Anexo 7, 60060-F02-11), para que sea debidamente requisitado, y en su caso, recibe oficio de comisión para el pago de viáticos; entrega el importe correspondiente y resguarda vale hasta que se compruebe el gasto.

2. Recibe el recurso (viático o gasto), para atender comisión y comprueba con factura o formato “Viáticos por Comisión de Trabajo” (Anexo 8, 60060-F03-11) a la Coordinación Administrativa.

3. Solicita cancelación del vale de caja correspondiente.

6. Recibe “Solicitud de Recursos Presupuestales” con la documentación original soporte, verifica que cumpla con los requisitos y revisa que la partida tenga presupuesto, si es procedente captura en sistema para su afectación, y envía a la Dirección de Finanzas.

7. Recibe “Solicitud de Recursos Presupuestales” debidamente validada y elabora póliza-cheque.

4. Recibe y verifica que la factura o formato de viáticos cumpla con los requisitos correspondientes; procede a cancelar vale de caja, devolviéndolo al servidor público solicitante del recurso.

5. Concentra comprobantes originales, codifica, captura y requisita “Solicitud de Recursos Presupuestales” (Anexo 5, 40063-F02-06) para enviar a la Dirección de Programación y Presupuesto y tramitar el reembolso del fondo fijo de caja.

8. Envía póliza-cheque a Caja de Tesorería para su cobro por parte de la Coordinación Administrativa de la Contraloría.

9. Recibe cheque, firma póliza y proporciona copia de identificación oficial. Cobra efectivo y administra fondo fijo de caja.

Inicio

Fin.


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PROCEDIMIENTO: 5

NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EMITIDOS

POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE

LA CONTRALORÍA


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PROCEDIMIENTO

NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EMITIDOS POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA

CONTRALORÍA

60060-P05-12

OBJETIVO Entregar oportunamente y en términos de ley, la documentación oficial generada por las unidades administrativas de la Contraloría a las dependencias gubernamentales, integrantes de ayuntamientos y particulares.


POLÍTICAS - Las notificaciones son de carácter personal, de oficio, por estrados o se entregarán

directamente en las oficinas, ó Delegaciones Regionales de la Contraloría. - El notificador o servidor público en comisión realizará las diligencias necesarias para entregar

en tiempo y forma la documentación que se le proporcione, absteniéndose de atender asuntos de índole personal durante la comisión.

- Se trazarán por lo menos con un día de anticipación las rutas de traslado más convenientes u

óptimas con la finalidad de precisar y definir de manera justa y equitativa los gastos y costas erogados en la realización de las notificaciones.

- Los notificadores entregarán documentos originales comprobatorios de los gastos efectuados

en materia de consumo de alimentos, combustibles, peaje y otros.


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PROCEDIMIENTO NOTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS EMITIDOS POR LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA

CONTRALORÍA

60060-P05-12




Unidad Administrativa Solicitante ó Delegación Regional. Coordinación Administrativa. Responsable de las Notificaciones. Responsable de las Notificaciones y/o quien señale la Coordinación Administrativa. Notificador. Coordinación Administrativa.

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9

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Remite mediante oficio documentación a la Coordinación Administrativa a través de oficialía de partes, solicitando apoyo para su notificación. A través de oficialía de partes y previo cotejo del oficio de remisión, recibe documentación a notificar y turna el oficio. Recibe el oficio y documentación previo su cotejo. Genera base de datos correspondiente en relación a la documentación recibida. Separa lo correspondiente a las delegaciones; solicitando mediante oficio o vía oficialía de partes apoyo de los delegados para la notificación respectiva. En cuanto a los de la zona centro, los clasifica de acuerdo a rutas establecidas y elabora un oficio de comisión, señalando nombre del servidor público documentación a entregar y domicilios a visitar. Realiza cálculo de viáticos (combustible, peaje y alimentos) para la comisión de trabajo, debiendo requisitar y autorizar el formato “Cálculo de Viáticos” (Anexo 9, 60060-F06-12) y proporcionándolo al notificador. Recibe oficio de comisión, formato “Cálculo de Viáticos” y la documentación a ser notificada, verificando que los datos correspondan con lo señalado en el oficio. Solicita los recursos económicos ante la Coordinación Administrativa, presentando el formato “Cálculo de Viáticos” debidamente requisitado y autorizado. Recibe formato autorizado, entrega en efectivo la cantidad autorizada y firma de visto bueno a fin de que el notificador cuente con los recursos para realizar la diligencia de notificación encomendada.


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CONTRALORÍA

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Coordinación Administrativa.

Notificador.

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Solicita al notificador obtenga comprobantes del gasto y los entregue al momento de devolver el vehículo, según corresponda.

Recibe vehículo y recursos económicos, procediendo a tomar la ruta establecida para efectuar la notificación; reportando a la Coordinación Administrativa de manera inmediata cualquier percance o inconveniente con motivo de la comisión.

Realiza las diligencias necesarias para entregar puntualmente en días y horas hábiles, la documentación oficial que se le proporciona.

Una vez cerciorado y ubicado el domicilio de la persona interesada o autorizada, solicita su presencia para hacer entrega de la notificación, a quien le pide identificación oficial con fotografía a efecto de acreditar su personalidad.

Entrega la notificación personal al interesado o persona autorizada debiendo requistar el Modelo de Escrito “Razón de Notificación” (Anexo 10), en la que asentará las circunstancias o hechos en que se efectúo la notificación, solicitando al interesado o persona autorizada anotar su nombre y firma de recibido; o en su caso, sello cuando se notifica a alguna autoridad, tanto en el acuse de recibido como en la razón de notificación, haciendo la entrega formal y material de la documentación emitida a su favor.

En caso de que la persona a notificar o la persona autorizada no se encuentre, deja citatorio con la persona que se localice en el domicilio señalado, para avisar al interesado que lo espere en una hora fija del día hábil siguiente.

Requisita debidamente el Modelo de Escrito de “Citatorio” (Anexo 11), exponiendo las circunstancias suscitadas en el domicilio del interesado o autorizado, debiendo firmar dicho citatorio y solicitando la firma también, de la persona que se compromete a entregarlo.


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CONTRALORÍA

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Notificador.

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Si quien atiende al notificador se niega a recibir el citatorio, se procede a colocarlo por “Instructivo” (Anexo 13) fijándolo en la puerta o lugar visible del domicilio. Al día hábil siguiente señalado en el “Citatorio” (Anexo 11) se presenta en el domicilio del interesado o autorizado a la hora indicada, solicita su presencia a efecto de notificarle personalmente previa identificación con fotografía a fin de acreditar su personalidad. Requisita el Modelo de Escrito “Cumplimentación de Citatorio” (Anexo 12), en el que se asentará las circunstancias y los hechos en que se efectúo la notificación, en el cual solicita al interesado, autorizado o quien lo atienda anotar su nombre y firma de recibido, así como en el acuse de recibo, haciendo la entrega formal y material de la documentación emitida a su favor. En caso de no atender el citatorio el interesado o persona autorizada, y si quien atiende al notificador se negara a recibir la notificación; se deberá requisitar y colocar por “Instructivo” (Anexo 13) la notificación en la puerta o lugar visible del domicilio, a efecto de que el interesado tenga conocimiento de la actuación realizada. Si el domicilio se encontrara cerrado y no saliera nadie, se realiza la notificación con el vecino más cercano, solicitándole que firme acuse de recibo y el formato requisitado, entregando copia simple del documento motivo de la notificación por “Instructivo”. Fija por “Instructivo” una copia adicional en la puerta o lugar visible del domicilio, anexando copia del documento a que se refiere la notificación y una razón donde se expongan las circunstancias y características del lugar y de la persona que recibió la notificación, para mayor soporte.


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CONTRALORÍA

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Notificador. Responsable de las Notificaciones.

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Si la notificación es por estrados, porque así lo ha señalado el interesado, ésta se realizará en el espacio físico destinado por la Contraloría del Poder Legislativo, utilizando el modelo de escrito “Notificación por Estrados” (Anexo 14), en el que especificará número de expediente, lugar, fecha, hora, el documento a ser notificado y nombre del interesado o autorizado, para tal efecto. Cuando los interesados o autorizados que deban ser notificados se presentan voluntariamente en las oficinas de la Contraloría y se les notifica, se debe requisitar el modelo de escrito “Notificación en Oficinas” (Anexo 15), aún tratándose las de carácter personal. La notificación de oficio, se hará cuando se trate de notificar alguna autoridad o dependencia de gobierno, en este caso, es importante que en el acuse y/o razón de notificación se coloque el sello de la autoridad o dependencia. Concluida la comisión de notificación, devuelve el vehículo asignado a las instalaciones del Poder Legislativo, para su resguardo y custodia. Entrega a la Coordinación Administrativa los comprobantes de combustible, consumo de alimentos y peaje, registrando lecturas finales del kilometraje y combustible del vehículo. Informa sobre las condiciones en que se ha desarrollado la comisión. Entregando los acuses de recibido de los oficios notificados, al responsable de las notificaciones. Recibe y revisa los acuses de recibido. Clasifica los acuses de recibido por Unidades Administrativas y Delegaciones Regionales.


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PROCEDIMIENTO


CONTRALORÍA

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ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D



Responsable de las Notificaciones. Unidad Administrativa solicitante o Delegación Regional.

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Revisa y analiza que los acuses de recibido y los formatos correspondientes estén debidamente requisitados y apegados al procedimiento y formalidades de ley. Mediante oficialía de partes remite a las unidades administrativas y delegaciones regionales solicitantes los acuses correspondientes. Recibe de oficialía de partes los acuses de la documentación entregada para su resguardo y archivo. Da de baja de su base de datos los números de oficio ya notificados y remitidos por oficialía. Previo cotejo del oficio de remisión con los documentos relacionados en el mismo, recibe los acuses de la documentación entregada, para su resguardo y trámite correspondiente. Fin.


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PROCEDIMIENTO


CONTRALORÍA

60060-P05-12

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Ó DELEGACIÓN REGIONAL


RESPONSABLE DE LAS NOTIFICACIONES

NOTIFICADOR


1. Remite mediante oficio documentación a la Coordinación Administrativa a través de oficialía de partes, solicitando apoyo para su notificación

Inicio

2. A través de oficialía de partes y previo cotejo del oficio de remisión, recibe documentación a notificar y turna el oficio.

3. Recibe el oficio y documentación previo su cotejo.

4. Genera base de datos correspondiente en relación a la documentación recibida.

5. Separa lo correspondiente a las delegaciones; solicitando mediante oficio o vía oficialía de partes apoyo de los delegados para la notificación respectiva.

6. En cuanto a los de la zona centro, los clasifica de acuerdo a rutas establecidas y elabora un oficio de comisión, señalando nombre del servidor público documentación a entregar y domicilios a visitar.

7. Realiza cálculo de viáticos (combustible, peaje y alimentos) para la comisión de trabajo, debiendo requisitar y autorizar el formato “Cálculo de Viáticos” (Anexo 9, 60060-F06-12) y proporcionándolo al notificador.

8. Recibe oficio de comisión, formato “Cálculo de Viáticos” y la documentación a ser notificada, verificando que los datos correspondan con lo señalado en el oficio.

A

9. Solicita los recursos económicos ante la Coordinación Administrativa, presentando el formato “Cálculo de Viáticos” debidamente requisitado y autorizado.


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CONTRALORÍA 60060-P05-12

COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA NOTIFICADOR


10. Recibe formato autorizado, entrega en efectivo la cantidad autorizada y firma de visto bueno a fin de que el notificador cuente con los recursos para realizar la diligencia de notificación encomendada

11. Solicita al notificador obtenga comprobantes del gasto y los entregue al momento de devolver el vehículo, según corresponda.

A 12. Recibe vehículo y recursos económicos, procediendo a tomar la ruta establecida para efectuar la notificación; reportando a la Coordinación Administrativa de manera inmediata cualquier percance o inconveniente con motivo de la comisión.

B

13. Realiza las diligencias necesarias para entregar puntualmente en días y horas hábiles, la documentación oficial que se le proporciona.

14. Una vez cerciorado y ubicado el domicilio de la persona interesada o autorizada, solicita su presencia para hacer entrega de la notificación, a quien le pide identificación oficial con fotografía a efecto de acreditar su personalidad.

15. Entrega la notificación personal al interesado o persona autorizada debiendo requistar el Modelo de Escrito “Razón de Notificación” (Anexo 10), en la que asentará las circunstancias o hechos en que se efectúo la notificación, solicitando al interesado o persona autorizada anotar su nombre y firma de recibido; o en su caso, sello cuando se notifica a alguna autoridad, tanto en el acuse de recibido como en la razón de notificación, haciendo la entrega formal y material de la documentación emitida a su favor.

16. En caso de que la persona a notificar o la persona autorizada no se encuentre, deja citatorio con la persona que se localice en el domicilio señalado, para avisar al interesado que lo espere en una hora fija del

día hábil siguiente.

17. Requisita debidamente el Modelo de Escrito de “Citatorio” (Anexo 11), exponiendo las circunstancias suscitadas en el domicilio del interesado o autorizado, debiendo firmar dicho citatorio y solicitando la firma también, de la persona que se compromete a entregarlo.

18. Si quien atiende al notificador se niega a recibir el citatorio, se procede a colocarlo por “Instructivo” (Anexo 13) fijándolo en la puerta o lugar visible del domicilio


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CONTRALORÍA

60060-P05-12

N O T I F I C A D O R


19. Al día hábil siguiente señalado en el “Citatorio” (Anexo 11) se presenta en el domicilio del interesado o autorizado a la hora indicada, solicita su presencia a efecto de notificarle personalmente previa identificación con fotografía a fin de acreditar su personalidad.

20. Requisita el Modelo de Escrito “Cumplimentación de Citatorio” (Anexo 12), en el que se asentará las circunstancias y los hechos en que se efectúo la notificación, en el cual solicita al interesado, autorizado o quien lo atienda anotar su nombre y firma de recibido, así como en el acuse de recibo, haciendo la entrega formal y material de la documentación emitida a su favor.

21. En caso de no atender el citatorio el interesado o persona autorizada, y si quien atiende al notificador se negara a recibir la notificación; se deberá requisitar y colocar por “Instructivo” (Anexo 13) la notificación en la puerta o lugar visible del domicilio, a efecto de que el interesado tenga conocimiento de la actuación realizada.

22. Si el domicilio se encontrara cerrado y no saliera nadie, se realiza la notificación con el vecino más cercano, solicitándole que firme acuse de recibo y el formato requisitado, entregando copia simple del documento motivo de la notificación por “Instructivo”.

23. Fija por “Instructivo” una copia adicional en la puerta o lugar visible del domicilio, anexando copia del documento a que se refiere la notificación y una razón donde se expongan las circunstancias y características del lugar y de la persona que recibió la notificación, para mayor soporte.

24. Si la notificación es por estrados, porque así lo ha señalado el interesado, ésta se realizará en el espacio físico destinado por la Contraloría del Poder Legislativo, utilizando el modelo de escrito “Notificación por Estrados” (Anexo 14), en el que especificará número de expediente, lugar, fecha, hora, el documento a ser notificado y nombre del interesado o autorizado, para tal efecto.

25. Cuando los interesados o autorizados que deban ser notificados se presentan voluntariamente en las oficinas de la Contraloría y se les notifica, se debe requisitar el modelo de escrito “Notificación en Oficinas” (Anexo 15), aún tratándose las

de carácter personal.

C

B


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ACTUAL. 18 03 14


CONTRALORÍA

60060-P05-12

NOTIFICADOR RESPONSABLE DE LAS

NOTIFICACIONES

UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE O DELEGACIÓN

REGIONAL


Fin.

26. La notificación de oficio, se hará cuando se trate de notificar alguna autoridad o dependencia de gobierno, en este caso, es importante que en el acuse y/o razón de notificación se coloque el sello de la autoridad o dependencia.

27. Concluida la comisión de notificación, devuelve el vehículo asignado a las instalaciones del Poder Legislativo, para su resguardo y custodia.

28. Entrega a la Coordinación Administrativa los comprobantes de combustible, consumo de alimentos y peaje, registrando lecturas finales del kilometraje y combustible del vehículo.

29. Informa sobre las condiciones en que se ha desarrollado la comisión. Entregando los acuses de recibido de los oficios notificados, al responsable de las notificaciones.

30. Recibe y revisa los acuses de recibido.

31. Clasifica los acuses de recibido por Unidades Administrativas y Delegaciones Regionales.

32. Revisa y analiza que los acuses de recibido y los formatos correspondientes estén debidamente requisitados y apegados al procedimiento y formalidades de ley.

33. Mediante oficialía de partes remite a las unidades administrativas y delegaciones regionales solicitantes los acuses correspondientes.

34. Recibe de oficialía de partes los acuses de la documentación entregada para su resguardo y archivo.

35. Da de baja de su base de datos los números de oficio ya notificados y remitidos por oficialía.

36. Previo cotejo del oficio de remisión con los documentos relacionados en el mismo, recibe los acuses de la documentación entregada, para su resguardo y trámite correspondiente.

C


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PROCEDIMIENTO: 6

REGISTRO Y CONTROL DE ALTAS, BAJAS Y

CAMBIOS DE BIENES MUEBLES


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PROCEDIMIENTO

REGISTRO Y CONTROL DE ALTAS, BAJAS Y CAMBIOS DE BIENES MUEBLES

60060-P06-12

OBJETIVO Reportar al Departamento de Bienes Muebles los movimientos que registren los bienes muebles asignados a las áreas de la Contraloría del Poder Legislativo, a fin de mantenerlos inventariados y en condiciones de uso.


POLÍTICAS - Los servidores públicos adscritos a la Contraloría deberán contar con los bienes muebles

necesarios para el desempeño óptimo de sus funciones. Dichos bienes estarán bajo su resguardo y responsabilidad, su utilización será únicamente para el uso al que estén diseñados.

- Se verificará que el Departamento de Bienes Muebles, registre los datos correctos del bien y

del resguardatario en la tarjeta “Resguardo de Bienes Muebles” (Anexo 16, 40043-F01-06); así como la colocación de la etiqueta de identificación.

- La Coordinación Administrativa contará con un sistema informático de bienes muebles, que

facilitara la actualización de la base de datos. - En caso de robo o extravío de un bien mueble se actuará conforme a lo dispuesto por los

ordenamientos jurídicos aplicables en la materia de Bienes Muebles. - Se deberán informar oportunamente a la Coordinación Administrativa los movimientos por

altas, bajas y cambios efectuados en su inventario así como al Departamento de Bienes Muebles para que actualice el inventario.

- Los bienes muebles de uso común, instalados en las oficinas de la Contraloría, estarán bajo el

resguardo de la Coordinación Administrativa.


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PROCEDIMIENTO


60060-P06-12




Coordinación Administrativa

Departamento de Bienes Muebles

Coordinación Administrativa Departamento de Bienes Muebles

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11

Recibe físicamente del Departamento de Adquisiciones el mobiliario solicitado; registrándolo en su base de datos y lo asigna al usuario.

Solicita al Departamento de Bienes Muebles el resguardo a nombre del usuario correspondiente. Recibe solicitud, genera formato “Resguardo de Bienes Muebles” (Anexo 16, 40043-F01-06) etiqueta, procede a su asignación y colocación en presencia del personal de la Coordinación Administrativa.

Recibe resguardo, recaba firma y verifica la colocación de la etiqueta en el bien mueble.

Devuelve original del resguardo firmado al Departamento de Bienes Muebles, conservando copia para el usuario y otra para expediente personal.

Registra movimiento del bien mueble dentro de su sistema informático “Control de Bienes Muebles”

Archiva copia del resguardo en el expediente personal.

Recibe de las unidades administrativas de la Contraloría, en caso de ser necesario, la solicitud de baja de mobiliario y/o equipo.

Solicita por escrito la baja del bien mueble que no satisface las necesidades del usuario, enviando oficio y justificación al Departamento de Bienes Muebles, en el que se menciona las razones por las que se requiere la baja del bien. Recibe oficio y procede a efectuar baja del bien mueble, verificando su funcionamiento para determinar el destino del mismo. Cancela resguardo original enviando a la Coordinación Administrativa y liberando al responsable del mismo.


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PROCEDIMIENTO


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Departamento de Bienes Muebles Coordinación Administrativa Departamento de Bienes Muebles Coordinación Administrativa

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Retira el bien de la unidad donde estaba asignado, actualiza el sistema de inventario y remite reporte del mismo a la Coordinación Administrativa. Recibe reporte del Sistema de Inventario, verifica mediante muestreo que el inventario físico coincida con los datos del reporte. ¿Hay cambios? Sí, solicita al Departamento de Bienes Muebles que efectúe los cambios de usuario conforme a la ubicación y asignación de los bienes. Recibe relación de cambios, efectúa actualización en sistema de inventario, elabora resguardos y envía información a la Coordinación Administrativa. No. Recaba firma en resguardos y entrega original al Departamento de Bienes Muebles y copia al nuevo usuario. No, archiva el reporte actualizado de inventario y en su caso, copia del resguardo correspondiente. Fin.


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PROCEDIMIENTO


60060-P06-12

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO

DE BIENES MUEBLES


1. Recibe físicamente del Departamento de Adquisiciones el mobiliario solicitado; registrándolo en su base de datos y lo asigna al usuario.

3. Recibe solicitud, genera formato “Resguardo de Bienes Muebles” (Anexo 16, 40043-F01-06) etiqueta, procede a su asignación y colocación en presencia del personal de la Coordinación Administrativa.

2. Solicita al Departamento de Bienes Muebles el resguardo a nombre del usuario correspondiente.

4. Recibe resguardo, recaba firma y verifica la colocación de la etiqueta en el bien mueble.

5. Devuelve original del resguardo firmado al Departamento de Bienes Muebles, conservando copia para el usuario y otra para expediente personal.

7. Archiva copia del resguardo en el expediente personal.

8. Recibe de las unidades administrativas de la Contraloría, en caso de ser necesario la solicitud de baja de mobiliario y/o equipo.

6. Registra movimiento del bien mueble dentro de su sistema informatico “Control de Bienes Muebles”.

Inicio

A


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PROCEDIMIENTO


60060-P06-12

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO

DE BIENES MUEBLES


Fin

10. Recibe oficio y procede a efectuar baja del bien mueble, verificando su funcionamiento para determinar el destino del mismo.

11. Cancela resguardo original enviando a la Coordinación Administrativa y liberando al responsable del mismo.

12. Retira el bien de la unidad donde estaba asignado, actualiza el sistema de inventario y remite reporte del mismo a la Coordinación Administrativa.

16. Recibe relación de cambios, efectúa actualización en sistema de inventario, elabora resguardos y envía información a la Coordinación Administrativa.

13. Recibe reporte del Sistema de Inventario, verifica mediante muestreo que el inventario físico coincida con los datos del reporte.

17. Recaba firma en resguardos y entrega original al Departamento de Bienes Muebles y copia al nuevo usuario.

18. Archiva el reporte actualizado de inventario y en su caso, copia del resguardo correspondiente.

A

15. Solicita al Departamento de Bienes Muebles que efectúe los cambios de usuario conforme a la ubicación y asignación de los bienes.

14. ¿Hay

cambios?

Sí No

9. Solicita por escrito la baja del bien mueble que no satisface las necesidades del usuario, enviando oficio y justificación al Departamento de Bienes Muebles, en el que se menciona las razones por las que se requiere la baja del bien.


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PROCEDIMIENTO: 7

REQUISICIÓN, OBTENCIÓN Y SUMINISTRO

DE BIENES DE CONSUMO


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PROCEDIMIENTO

REQUISICIÓN, OBTENCIÓN Y SUMINISTRO DE BIENES DE CONSUMO

60060-P07-12

OBJETIVO Dotar a las áreas de la Contraloría del Poder Legislativo de los bienes de consumo necesarios para el cumplimiento de sus funciones.


POLÍTICAS - Se enviarán solicitudes de requerimiento mensual de materiales e insumos durante los

primeros cinco días hábiles de cada mes y en los formatos establecidos para ello. - En la dotación mensual de material de papelería y oficina utilizarán el formato “Solicitud de

Material Mensual “(Anexo 17, 40043-F05-06), el cual deberá estar debidamente requisitado. - Para la dotación mensual de insumos del almacén de cafetería se deberá utilizar el formato

“Requisición de Bienes de Consumo “(Anexo 18, 40046-F02-10), el cual estará debidamente requisitado.

- Se presentará una relación por oficio de los requerimientos de consumibles de cómputo. - Las áreas administrativas podrán solicitar material extraordinario de papelería y de oficina a

través del formato “Solicitud de Material Extra” (Anexo 19, 40043-F06-06), el cual deberá estar debidamente requisitado y autorizado por el titular de la Coordinación Administrativa.


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PROCEDIMIENTO


60060-P07-12




Coordinación Administrativa Almacén de Comedor, Papelería y material de oficina o de consumibles de cómputo. Coordinación Administrativa Areas Solicitantes Coordinación Administrativa

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2

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Recibe durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, del área administrativa solicitante, el requerimiento de material e insumo en el formato que corresponda (Anexo 17, 18 y 19). Revisa que los formatos estén debidamente requisitados, los integra y los presenta en el almacén que corresponda para el surtimiento de los mismos. Recibe solicitud de material o insumos, verifica existencias y surte con base a los stocks establecidos. Recibe materiales y registra su entrada en el sistema de almacén de la Contraloría. Entrega a las áreas de la Contraloría, revisando los materiales, conforme a las solicitudes y firman a entera satisfacción en la misma solicitud. Reciben materiales o insumos, de acuerdo a la solicitud presentada, firmando de recibido. Archiva copia de los formatos. Tramita solicitudes extraordinarias de papelería, cafetería y consumibles de cómputo mediante el formato correspondiente. Entrega material, obtiene firma de recibido y da de baja en el sistema de almacén de la Contraloría. Realiza un inventario físico de los materiales y lo compara contra los vales de entradas y salidas, verificando que no existan diferencias. Corrige diferencias y emite su reporte de existencias por tipo de materiales, papelería, cafetería y consumibles de cómputo. Fin.


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PROCEDIMIENTO


60060-P07-12


ALMACEN DE COMEDOR, PAPELERIA Y MATERIAL DE

OFICINA O DE CONSUMIBLES DE CÓMPUTO

ÁREAS SOLICITANTES


Inicio

1. Recibe durante los primeros cinco días hábiles de cada mes, del área administrativa solicitante, el requerimiento de material e insumo en el formato que corresponda (Anexo 17, 18 y 19).

2. Revisa que los formatos estén debidamente requisitados, los integra y los presenta en el almacén que corresponda para el surtimiento de los mismos.

3. Recibe solicitud de material o insumos, verifica existencias y surte con base a los stocks establecidos.

4. Recibe materiales y registra su entrada en el sistema de almacén de la Contraloría.

6. Reciben materiales o insumos, de acuerdo a la solicitud presentada, firmando de recibido.

5. Entrega a las áreas de la Contraloría, revisando los materiales, conforme a las solicitudes y firman a entera satisfacción en la misma solicitud.

8. Tramita solicitudes extraordinarias de papelería, cafetería y consumibles de cómputo mediante el formato correspondiente.

7. Archiva copia de los formatos.

A


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PROCEDIMIENTO


60060-P07-12

COORDINACIÓN

ADMINISTRATIVA


Fin.

9. Entrega material, obtiene firma de recibido y da de baja en el sistema de almacén de la Contraloría.

10. Realiza un inventario físico de los materiales y lo compara contra los vales de entradas y salidas, verificando que no existan diferencias.

11. Corrige diferencias y emite su reporte de existencias por tipo de materiales, papelería, cafetería y consumibles de cómputo.

A


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PROCEDIMIENTO: 8

PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS PARA

COMISIONES OFICIALES


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PROCEDIMIENTO

PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS PARA COMISIONES OFICIALES

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OBJETIVO Proporcionar oportunamente y en óptimas condiciones los vehículos, que requieran los titulares de las unidades administrativas de la Contraloría; así como los servidores públicos para el cumplimiento de comisiones o notificaciones oficiales.


POLÍTICAS - Los vehículos propiedad del Poder Legislativo adscritos a la Contraloría deberán portar las

calcomanías oficiales respectivas. - Los vehículos asignados a la Contraloría deberán permanecer en los estacionamientos

oficiales del Poder Legislativo, los días festivos y fines de semana. - El solicitante de un vehículo deberá presentar oficio firmado por el titular de su área, en la que

indique la comisión que se deberá cubrir. - El servidor público usuario de la unidad, deberá requisitar debidamente el formato “Control de

Salida de Vehículos” (Anexo 20, 60060-F04-11) y presentar licencia de conducir vigente con copia de ésta, requisito indispensable para el préstamo de la unidad.

- Para proporcionar un vehículo, la unidad solicitante deberá realizar solicitud con una

anticipación de 24 horas, a excepción de asuntos urgentes. - Cuando se entregue un vehículo, tanto el solicitante como el responsable de su entrega,

revisarán conjuntamente su estado físico, la herramienta y la documentación correspondiente; así como los niveles de combustible y kilometraje.

- El usuario del vehículo deberá conservarlo y entregarlo en las condiciones físicas y de limpieza

tal y como lo recibió; para tal efecto, será inspeccionado en el momento de la devolución de manera conjunta con el encargado del parque vehicular.

- Los usuarios de vehículos deberán conservar el nivel de combustible mínimo en ¼ de tanque,

para evitar daños a la bomba de gasolina. - Para enviar un vehículo a servicio éste, deberá contar con un nivel mínimo de ¼ de gasolina, si

la unidad tiene menos no será enviado a servicio. - Si el usuario del vehículo sufriera algún percance o accidente, deberá dar aviso inmediato a la

compañía aseguradora y a la Coordinación Administrativa; de la misma manera lo reportará si detecta alguna falla, anomalía o desperfecto.


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PROCEDIMIENTO

ASIGNACIÓN O PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS PARA COMISIONES OFICIALES

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Coordinación Administrativa Servidor Público Usuario Coordinación Administrativa Servidor Público Usuario Coordinación Administrativa

1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe y revisa oficio de comisión, programa servicio de préstamo de vehículo para el día y hora solicitado. Se presenta y solicita el vehículo en la fecha y hora programada, exhibe el original y deja copia de la licencia de conducir previo cotejo. Proporciona las llaves y acompaña al usuario para la entrega y revisión de los niveles de combustible, kilometraje, herramienta y estado físico de conservación del vehículo. Proporciona formato “Control de Salida de Vehículos” (Anexo 20, 60060-F04-11), solicita al servidor público lo requisite debidamente y le entrega vehículo. Firma resguardo provisional de vehículo, recibe vehículo y devuelve el mismo al terminar la comisión. Recibe vehículo, registra fecha de devolución e inspecciona la unidad para constatar que se encuentre en las condiciones en las que fue otorgado y verifica que conserve el mismo nivel de combustible como fue prestado, el cual no podrá ser menor a ¼ del tanque de gasolina. Realiza la captura del préstamo en el sistema informático de control vehicular. Archiva resguardo provisional de vehículo. Fin.


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PROCEDIMIENTO

ASIGNACIÓN O PRÉSTAMO DE VEHÍCULOS PARA COMISIONES OFICIALES

60060-P08-12


SERVIDOR PÚBLICO USUARIO


1. Recibe y revisa oficio de comisión, programa servicio de préstamo de vehículo para el día y hora solicitado.

2. Se presenta y solicita el vehículo en la fecha y hora programada, exhibe el original y deja copia de la licencia de conducir previo cotejo.

3. Proporciona las llaves y acompaña al usuario para la entrega y revisión de los niveles de combustible, kilometraje, herramienta y estado físico de conservación del vehículo.

4. Proporciona formato “Control de Salida de Vehículos” (Anexo 20, 60060-F04-11), solicita al servidor público lo requisite debidamente y le entrega vehículo.

5. Firma resguardo provisional de vehículo, recibe vehículo y devuelve el mismo al terminar la comisión.

6. Recibe vehículo, registra fecha de devolución e inspecciona la unidad para constatar que se encuentre en las condiciones en las que fue otorgado y verifica que conserve el mismo nivel de combustible como fue prestado el cual no podrá ser menor a ¼ del tanque de gasolina.

8. Archiva resguardo provisional de vehículo.

Inicio

Fin

7. Realiza la captura del préstamo en el sistema informático de control vehicular.


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PROCEDIMIENTO: 9

RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE

CORRESPONDENCIA OFICIAL


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PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

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OBJETIVO Recibir, registrar y entregar a las áreas correspondientes de la Contraloría, la documentación recibida por Oficialía de Partes.


POLÍTICAS - La documentación girada a las Unidades Administrativas y a la oficina del titular de la

Contraloría deberá ingresar para su registro, control y envío a través de la Coordinación Administrativa (Oficialía de Partes).

- Oficialía de Partes distribuirá oportunamente la documentación y correspondencia oficial a las

áreas correspondientes. - La documentación interna se recibirá en dos tantos, uno dirigido al titular de la Contraloría y

una copia que servirá de acuse de recibo para quien entrega, el cual únicamente contará con el sello del reloj checador.

- Toda la documentación externa, deberá contar con el sello del reloj checador y un número de

folio; así como darse de alta en el Sistema de Oficialía de Partes y Correspondencia. Para entregar al área correspondiente.

- Las áreas que reciban correspondencia deberán firmar en el acuse de recibo emitido por el

Sistema de Oficialía de Partes y Correspondencia.


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PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA OFICIAL

60060-P09-12




Oficialía de Partes Usuario que entrega correspondencia Oficialía de Partes Área Administrativa Destino Oficialía de Partes

1

2

3

4

5

6

Recibe documentación y verifica que venga dirigido al titular de la Contraloría o área adscrita a esta dependencia. Sella y asigna folio según se trate de documentación interna o externa. Recibe acuse de recibo debidamente sellado y foliado. Codifica y captura el documento en el sistema, emite acuse del mismo y entrega al área correspondiente. Recibe documento y firma acuse de recibo. Recibe acuse y archiva. Fin.


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PROCEDIMIENTO

RECEPCIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA OFICIA

60060-P09-12

OFICIALÍA DE PARTES USUARIO QUE ENTREGA

CORRESPONDENCIA AREA

DESTINO


Inicio

1. Recibe documentación y verifica que venga dirigido al titular de la Contraloría o área adscrita a esta dependencia.

2. Sella y asigna folio según se trate de documentación interna o externa.

3. Recibe acuse de recibo debidamente sellado y foliado.

4. Codifica y captura el documento en el sistema, emite acuse del mismo y entrega al área correspondiente.

5. Recibe documento y firma acuse de recibo.

6. Recibe acuse y archiva.

Fin


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PROCEDIMIENTO: 10

APOYO LOGÍSTICO PARA EVENTOS


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PROCEDIMIENTO


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OBJETIVO Gestionar y proveer del personal necesario y de los recursos materiales que requieran las áreas que integran la Contraloría, para la realización de seminarios, conferencias, cursos, talleres y cualquier otro tipo de evento programado.


POLÍTICAS - Los requerimientos de apoyo logístico deberán presentarse mediante solicitud escrita dirigida

al titular de la Coordinación Administrativa, mínimo con ocho días naturales de anticipación en la que se especifique: lugar, día, hora, materiales, equipo y condiciones del lugar (escenario).

- Las áreas de la Contraloría deberán designar a un responsable de los eventos, quien de

manera conjunta con personal de la Coordinación Administrativa atenderán oportunamente los requerimientos y serán responsables del buen desarrollo del evento.

- Cuando la Coordinación Administrativa no cuente con la capacidad técnica y operativa para

atender los requerimientos del evento, ésta se coordinará con las áreas administrativas de la Dirección de Recursos Materiales a fin de cubrir los servicios necesarios.


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PROCEDIMIENTO


60060-P10-12




Coordinación Administrativa Áreas Administrativas de la Secretaría de Administración y Finanzas Coordinación Administrativa Representante del Área Administrativa y/o anfitrión del evento Coordinación Administrativa

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe de parte de las áreas solicitantes de la Contraloría, oficio de apoyo logístico para la realización de un evento oficial. Elabora lista de requerimientos tanto de personal como de los recursos materiales y en su caso, envía oficio a las áreas involucradas de la Secretaría de Administración y Finanzas; solicitando el apoyo necesario. Reciben solicitud, determinan los requerimientos que suministrarán o en su caso, los que han de contratar o arrendar. Informa a la Coordinación Administrativa del apoyo que ha de brindar. Da seguimiento a las solicitudes enviadas a la Secretaría de Administración y Finanzas, esperando que éstas sean suministradas en tiempo y forma. En su caso, brinda apoyo con vehículos para traslado del personal que participará en el evento. Verifica físicamente las instalaciones del inmueble donde se llevará a cabo el evento, solicitando el acondicionamiento adecuado del lugar. Determina que todos los requerimientos están debidamente atendidos y cubiertos, esperando el desarrollo del evento. Levanta informe de actividades; solicita que se desmonte y se retire el escenario que hayan colocado las áreas administrativas del Poder Legislativo. Registra e informa al titular de la Contraloría que la atención y apoyo logístico ha sido proporcionado satisfactoriamente. Fin.


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PROCEDIMIENTO APOYO LOGÍSTICO PARA EVENTOS

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COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA AREAS ADMINISTRATIVAS DE LA

SECRETARÍA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

REPRESENTANTE DEL AREA ADMINISTRATIVA Y/O ANFITRIÓN

DEL EVENTO


Inicio

1. Recibe de parte de las áreas solicitantes de la Contraloría, oficio de apoyo logístico para la realización de un evento oficial.

2. Elabora lista de requerimientos tanto de personal como de los recursos materiales y en su caso, envía oficio a las áreas involucradas de la Secretaría de Administración y Finanzas; solicitando el apoyo necesario.

3. Reciben solicitud, determinan los requerimientos que suministrarán o en su caso, los que han de contratar o arrendar.

5. Da seguimiento a las solicitudes enviadas a la Secretaría de Administración y Finanzas, esperando que éstas sean suministradas en tiempo y forma. En su caso, brinda apoyo con vehículos para traslado del personal que participará en el evento.

6. Verifica físicamente las instalaciones del inmueble donde se llevará a cabo el evento, solicitando el acondicionamiento adecuado del lugar.

7. Determina que todos los requerimientos están debidamente atendidos y cubiertos, esperando el desarrollo del evento.

Fin.

4. Informa a la Coordinación Administrativa del apoyo que ha de brindar.

8. Levanta informe de actividades; solicita que se desmonte y se retire el escenario que hayan colocado las áreas administrativas del Poder Legislativo.

9. Registra e informa al titular de la Contraloría que la atención y apoyo logístico ha sido proporcionado satisfactoriamente.


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PROCEDIMIENTO: 11

SERVICIO DE FOTOCOPIADO Y

ENGARGOLADO DE DOCUMENTOS


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PROCEDIMIENTO

SERVICIO DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO DE DOCUMENTOS

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OBJETIVO Brindar el servicio oportuno de fotocopiado y engargolado de documentos oficiales a las unidades administrativas de la Contraloría.


POLÍTICAS - Los usuarios que soliciten del servicio de fotocopiado deberán registrarse en la relación que

para tal efecto se ha diseñado o en su caso, presentar el formato de “Solicitud de Servicio de Fotocopiado y Engargolado” (Anexo 21, 60060-F05-11) cuando las cantidades de reproducciones o engargolados rebasen las cincuenta copias o cuadernillos por cada original.

- El formato de “Solicitud de Servicio de Fotocopiado y Engargolado”, deberá estar debidamente

llenado, así como la firma de solicitud del titular del área administrativa y la firma de autorización del titular de la Coordinación Administrativa.

- Únicamente se podrán reproducir documentos oficiales. - Se reportará oportunamente fallas, deficiencias o anomalías detectadas en los equipos, a fin

de evitar atrasos en los trabajos; asimismo se verificará con pruebas el funcionamiento de los mismos.


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PROCEDIMIENTO

SERVICIO DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO DE DOCUMENTOS

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ÁREA RESPONSABLE A C T I V I D A D



Área de Fotocopiado Área Solicitante Área de Fotocopiado

1

2

3

4

5

6

7

Recibe documento original-oficial a reproducir o engargolar, verificando la cantidad de copias o ejemplares. ¿Son menores a cincuenta las reproducciones o engargolados? Sí, solicita que registre los datos del servicio en la relación establecida. No, proporciona formato “Solicitud de Servicio de Fotocopiado y Engargolado” (Anexo 21, 60060-F05-11) y solicita que sea requisitado debidamente con las firmas correspondientes. Recibe formato oficial, requisita debidamente o en su caso, registra el servicio solicitado en la relación correspondiente, esperando a recibir el trabajo. Reproduce el documento original en la cantidad solicitada o bien elabora los engargolados respectivos y entrega el material. Archiva formatos y relación de servicios, contabiliza en su control diario. Fin.


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PROCEDIMIENTO SERVICIO DE FOTOCOPIADO Y ENGARGOLADO DE DOCUMENTOS

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ÁREA DE FOTOCOPIADO AREA

SOLICITANTE


1. Recibe documento original-oficial a reproducir o engargolar, verificando la cantidad de copias o ejemplares.

3. Solicita que registre los datos del servicio en la relación establecida.

6. Reproduce el documento oficial original en la cantidad solicitada o bien elabora los engargolados respectivos y entrega el material.

4. Proporciona formato “Solicitud de Servicio de Fotocopiado y Engargolado” (Anexo 21, 60060-F05-11) y solicita que sea requisitado debidamente con las firmas correspondientes.

5. Recibe formato oficial, requisita debidamente o en su caso, registra el servicio solicitado en la relación correspondiente, esperando a recibir el trabajo.

Inicio

Fin

7. Archiva formatos y relación de servicios, contabiliza en su control diario.

2. ¿Son menores a cincuenta las

reproducciones o engargolados?

Sí No


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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN


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BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

FECHA REFERENCIA OBSERVACIONES

03/Noviembre/2008

Edición Original

(EO)

Se elaboró, formuló e integró los procedimientos de la Coordinación Administrativa, de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento Interno de la Contraloría del Poder Legislativo, así como por lo establecido en su Manual de Organización.

23 de junio de 2009 A1

Oficio CPL/CA/252/09

El manual fue actualizado a petición del titular de la Coordinación Administrativa con el objeto de modificar el diagrama de flujo del procedimiento 1 en los pasos 6 y 8. -Se actualizaron y cambiaron los formatos que utiliza esta Coordinación.

11 de febrero de 2011 A2

Oficio CPL/CA/048/11

Actualización efectuada a solicitud del Coordinador Administrativo con el propósito de modificar el procedimiento No. 1

Así mismo, se llevo a cabo una revisión general, con el propósito de mantener actualizados y vigentes los procedimientos y los formatos utilizados por esta Coordinación.

03 de febrero de 2012 A3

Oficio CPL/CA/28/12 Oficio CPL/CA/36/12

La actualización se deriva de la integración a ésta Coordinación, de las actividades relacionadas, con la notificación de documentos.

Marzo 18 de 2014 A4

Oficio CPL/CA/0072/14 de fecha 29 de enero de 2014

Actualización a los procedimientos 1, 2 y 4 con el propósito de mantener actualizado el Manual.


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HOJA DE VALIDACIÓN


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HOJA DE VALIDACIÓN

ELABORÓ VALIDÓ

L.A.N.I. Ilse Matzalen Velázquez Colín Lic. Esiquio López Trevilla COORDINACIÓN DE NORMATIVIDAD Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO



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ANEXOS


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ANEXO 1

Formato: “Permiso para Ausentarse del

Centro de Trabajo”

(60060-F01-12)


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ANEXO 2

Formato: “Autorización de Permiso

y/o Aclaración”

(40032-F03-11)


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ANEXO 3

Formato: “Proyecto de Presupuesto

Modificación al Recurso Comunicado”

(40063-F01-13)


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ANEXO 4

Formato: “Programación Anual de Metas”

(40062-F01A-09 y 40062-F01B-09)


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ANEXO 5

Formato: “Solicitud de Recursos

Presupuestales”

(40063-F02-06)


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ANEXO 6

Formato: “Solicitud de Transferencias

Presupuestales”

(40063-F04-06)


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ANEXO 7

Formato: “Vale de Caja”

(60060-F02-11)


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ANEXO 8

Formato: “Viáticos por Comisión de

Trabajo”

(60060-F03-11)


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ANEXO 9

Formato: “Cálculo de Viáticos”

(60060-F06-12)


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ANEXO 10

Modelo de Escrito:

“Razón de Notificación”


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ANEXO 11

Modelo de Escrito:

“Citatorio”


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ANEXO 12

Modelo de Escrito:

“Cumplimentación de Citatorio”


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ANEXO 13

Modelo de Escrito:

“Instructivo”


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ANEXO 14

Modelo de Escrito:

“Notificación por Estrados”


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ANEXO 15

Modelo de Escrito:

“Notificación en Oficinas”


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ANEXO 16

Formato: “Resguardo de Bienes Muebles”

(40043-F01-06)


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ANEXO 17

Formato: “Solicitud de Material Mensual”

(40043-F05-06)


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ANEXO 18

Formato: “Requisición de Bienes de

Consumo”

(40046-F02-10)


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ANEXO 19

Formato: “Solicitud de Material Extra”

(40043-F06-06)


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ANEXO 20

Formato: “Control de Salida de

Vehículos”

(60060-F04-11)


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ANEXO 21

Formato: “Solicitud de Servicio de

Fotocopiado y Engargolado

(60060-F05-11)

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - Contraloría del …contraloriadelpoderlegislativo.gob.mx/manualesprocedcontraloria/... · Registrar los permisos y ausencias de los servidores públicos