MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FISCALIZACIÓN

NOTARIAL

Alcance No. 50 a La Gaceta No. 53 del 15 de marzo del 2013

JUSTICIA Y PAZ

DIRECCIÓN NACIONAL DE NOTARIADO

ÁREA DE GESTIÓN Y FISCALIZACIÓN NOTARIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE FISCALIZACIÓN NOTARIAL

Febrero, 2013

Presentación En cumplimiento de los requerimientos de la Contraloría General de la República se presenta el Manual de Procedimientos de Fiscalización que utilizan los fiscales notariales de la Dirección Nacional de Notariado. Únicamente comprende la actividad fiscalizadora o de fiscalización ordinaria o inspección de oficinas notariales, que es el procedimiento cuyo manual fue requerido con urgencia en acuerdo de sesión extraordinaria 27-2012 del Consejo Superior Notarial del 05 de diciembre del 2012, acuerdo informado mediante Oficio número DE-DNN-915 de fecha 20 de diciembre del 2012, recibido el 08 de enero del 2013. No comprende los otros procedimientos respecto de otras actividades ad hoc que también realizan los fiscales notariales, tales como verificación de existencia de oficinas notariales, recuperación de tomos de protocolo, notificaciones y charlas informativas. Los manuales de esos otros procedimientos distintos a la fiscalización ordinaria serán elaborados en otra oportunidad posterior, luego de que se conozca la aquiescencia del manual de fiscalización ordinaria por parte del Consejo Superior Notarial. Objetivos Específicos de la Inspección Notarial: Fiscalizar y controlar la función notarial de los notarios públicos activos, en las oficinas notariales o fuera de éstas, cualquiera que sea el tipo de servicio notarial o criterio de selección empleado. Constatar el cumplimiento de la normativa que rige la función notarial.

Documentar las faltas o irregularidades detectadas que produzcan lesión a la fe pública, la seguridad jurídica, el interés público, la legitimidad, la autenticidad, y respecto a la forma en que los Notarios deben ejercer la función notarial. Alcance Está dirigido a normalizar y estandarizar las actividades desarrolladas y los documentos utilizados por el Área de Fiscalización Notarial. Abreviaturas SIGLAS ÁREA AJ Asesoría Jurídica DE Dirección Ejecutiva CGFN Coordinación de Gestión y Fiscalización Notarial CC Control de Circulante RNN Registro Nacional de Notarios AI Archivo Institucional DNN Dirección Nacional de Notariado CA Coordinación Administrativa ON Oficina Notarial SIGLAS CARGO D Director Ejecutivo FN Fiscal Notarial COORD Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial NOTI Notificador SC Secretaria de gestión y fiscalización notarial N Notario SIGLAS Institución DNN Dirección Nacional de Notariado Autoridades y Responsables Dirección Ejecutiva Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial Control de Circulante Registro Nacional de Notarios Área de Fiscalización Coordinación Administrativa

Notificador Riesgos Asociados por Proceso AGFN-001 Fiscalización Notarial

Notario inactivo o fallecido en las etapas de preparación o ejecución de la diligencias. No se logra localizar o ubicar al notario o su oficina notarial, o éste evade la diligencia evitando estar presente en la misma o impidiendo a los fiscales el ingreso a recinto notarial. No disponibilidad de vehículo institucional o de recursos económicos oportunamente. Falta de atención a diligencias de fiscalización relevantes, por voluminoso número de selección de notarios para fiscalizar por razones meramente especulativas o presuntivas, o que se dispone fiscalizar pese a existir elementos auténticos e idóneos para accionar o denunciar sin mayor preámbulo. Peligros y amenazas contra la integridad física y salud de los fiscales derivadas de la diligencia misma, del lugar o zona en que se ubica la oficina notarial, o del estado o condiciones insalubres y antihigiénicas del aposento en donde se asienta la misma o del notario mismo. Ausencia del fiscal a cargo. Marco Normativo Principales Normas Aplicables Constitución Política de la República de 7 de noviembre de 1949. Código Notarial, Ley 7764, y sus reformas (Publicado en Alcance #17, Gaceta #98 del 22/05/1998, vigente desde el 22/11/1998). Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, y sus reformas (Publicados en el Boletín Judicial #99, del 24/05/2007). Lineamientos para el Ejercicio y Control del Notario Institucional, y sus reformas (Publicados en La Gaceta #212 del 02/11/2010). Reglamento Interno para el Uso de Vehículos (Acuerdo CSN-2012-012-010, Gaceta #142 del 23/07/2012).

Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, de la Contraloría General de la República (R-DC-111-2011). Ley General de la Administración Pública, Ley #6227 del 02 de mayo de 1978, y sus reformas. Cualquier otra normativa que sobre el particular le aplique a la institución. AGFN-001-1 Fiscalización Notarial Elaborado por: Aprobado por: Validado por: Lic. Melvin Rojas Ugalde Dr. Carlos Manuel

Rodríguez Jiménez Comisión para la Integración de Procesos

Actividades 0. Inicio del procedimiento. 1. D ordena iniciar fiscalización. 2. D traslada a SC la orden y documentos. 3. SC recibe los documentos enviados por el D. 4. SC registra los documentos enviados por el D. 5. SC traslada los documentos a CC. 6. CC recibe los documentos. 7. CC confecciona el expediente físico. 8. CC entrega el expediente físico al FN. 9. FN recibe expediente para fiscalizar. 10. FN realiza estudio preliminar del expediente. 11. ¿Existe mérito para fiscalizar? 12. FN traslada expediente físico al COORD. 13. COORD estudia el expediente. 14. ¿Puede COORD dictar el acto final?. 15. FN coordina con el N la hora y fecha para la inspección.

16. FN dicta resolución inicial. 17. FN prepara los documentos para diligencia de campo. 18. FN prepara los recursos para la salida a la diligencia de campo. 19. ¿Es posible realizar la diligencia? 20. FN se traslada a la ON para ejecutar la diligencia. 21. FN se presenta en la ON. 22. FN notifica personalmente al N. 23. FN explica sucintamente al N la dinámica de la diligencia. 24. FN realiza la inspección en la oficina notarial. 25. Finalizando la inspección en la oficina notarial. 26. Estudio final del expediente 27. FN traslada expediente al D. 28. D dicta el Acto Final. 29. D traslada el expediente de fiscalización. 30. FN confecciona certificaciones. 31. FN traslada certificaciones y expedientes. 32. Fin del procedimiento. Descripción de actividades 0. Inicio del procedimiento. Señala el inicio del procedimiento de fiscalización notarial. 1. D ordena iniciar fiscalización. El Director Ejecutivo al estimar o ponderar que se cumplen los presupuestos jurídicos y de hecho correspondientes, emite la orden expresa y escrita de iniciar el procedimiento de fiscalización.

A la orden emitida, el Director Ejecutivo adjuntará los documentos que la respaldan, incluida la impresión del informe completo del notario obtenido de la base de datos del Registro Nacional de Notarios, junto con la pantalla que muestra la fotografía y la firma del notario. 2. D traslada a SC la orden y documentos. El Director Ejecutivo traslada a la Secretaria de Coordinación de Gestión y Fiscalización Notarial la orden de iniciar la fiscalización, junto con los documentos que la respaldan, incluido el informe completo del notario impreso desde la base de datos del Registro Nacional de Notarios y la pantalla que contiene la fotografía y firma del notario. 3. SC recibe los documentos enviados por el D. La Secretaria del Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial recibe la orden del Director Ejecutivo para iniciar el procedimiento de fiscalización, junto con los documentos que la respaldan, incluido el informe completo del notario impreso desde la base de datos del Registro Nacional de Notarios y la pantalla que contiene la fotografía y firma del notario. Al recibir los documentos la Secretaria del Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial consignará tanto en la hoja del “recibido” como en los documentos recibidos, en el sello-fechador de recibido, la hora y sucinta enumeración de lo recibido. 4. SC registra los documentos enviados por el D. La Secretaria del Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial registra en el sistema informático los documentos que recibió del Director Ejecutivo. El registro se hará conforme lo dispone el manual de procedimientos para esta área. 5. SC traslada los documentos a CC. La Secretaria del Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial traslada a Control de Circulante la orden del Director Ejecutivo y los documentos que la respaldan. 6. CC recibe los documentos. Control de Circulante recibe la orden de fiscalizar emitida por el Director Ejecutivo y los documentos que le traslada la Secretaria del Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial. Ingresa los datos al sistema informático y genera el expediente conforme se describe en el manual de procedimientos de esta área. 7. CC confecciona el expediente físico.

Control de Circulante confecciona el expediente con los siguientes documentos iniciales; de preferencia en este mismo orden de enumeración: Orden del Director Ejecutivo que dispone iniciar la fiscalización, junto con los documentos que la respaldan. El informe completo del notario y la impresión de la pantalla con fotografía y firma del notario, todos enviados por el Director Ejecutivo. En este caso y en todos los casos respecto de todos los documentos que se agregan al expediente, independientemente del funcionario que lo haga, los folios deben ir numerados con foliatura corrida. En lo sucesivo al expediente se le agregarán la resolución que señala hora y fecha para realizar la diligencia de inspección, misma que dispone la medida cautelar de estilo para recuperación del tomo de protocolo, y sucesivamente se irá formando en orden cronológico y con foliatura corrida conforme vayan llegando documentos para el expediente. Control de Circulante genera el reparto diario distribuyendo los expedientes de fiscalización entre los fiscales notariales según el rol respectivo, conforme se estipula el manual de procedimientos para Control de Circulante. 8. CC entrega el expediente físico al FN. Control de Circulante entrega el expediente físico al fiscal notarial. 9. FN recibe expediente para fiscalizar. El fiscal notarial recibe el expediente de fiscalización. El fiscal firma la constancia de recibido en las hojas del listado respectivo, consignando al menos su nombre, firma, hora y fecha. 10. FN realiza estudio preliminar del expediente. El fiscal notarial realiza un estudio preliminar del expediente en el que analiza y evalúa los documentos. Complementará el estudio con la revisión de la base de datos del Registro Nacional de Notarios, del Registro Civil y del Colegio de Abogados. Del Registro Nacional de Notarios observará que el notario se encuentre activo. Del Registro Civil observará que no exista defunción inscrita o en trámite. Del Colegio de Abogados revisará que se encuentre activo. El fiscal documentará esta información y la agregará y foliará en el expediente. 11. ¿Existe mérito para fiscalizar?

Si del estudio e investigación preliminar, el fiscal determina que sí existe mérito para ejecutar la inspección; pasa al número 16. Si del estudio e investigación preliminar, el fiscal notarial determina que no existe mérito legal para ejecutar la fiscalización, elaborará un oficio dirigido al Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial, en el cual explicará en forma sucinta el razonamiento y fundamentación por la que estima que no existe mérito para fiscalizar y por consiguiente estimará el archivo del expediente; pasa al número 13. 12. FN traslada expediente físico al COORD. El fiscal notarial traslada el expediente, en físico y en el sistema informático, al Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial. Copia del oficio indicado en el número anterior servirá al fiscal notarial para el sello de recibido del expediente. 13. COORD estudia el expediente. El Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial recibe el expediente, lo estudia y analiza el oficio del fiscal notarial mediante el cual consideró la inexistencia de mérito para fiscalizar. 14. ¿Puede COORD dictar el acto final?. Si el Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial, al contrario de lo considerado por el fiscal notarial, estima que sí existe mérito para realizar la fiscalización, emite oficio razonado en este sentido y regresa el expediente al fiscal notarial; sigue número 16. Si el Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial, al igual que lo considerado por el fiscal notarial, estima que no existe mérito para fiscalizar, dicta el acto final, y ordena el archivo del expediente de fiscalización. El Coordinador traslada el expediente, incluido el acto final firmado y foliado, al Registro Nacional de Notarios; éste Registro tomará nota de lo acontecido conforme los procedimientos establecidos para ésta área, y finalmente trasladará el expediente al Archivo Institucional. Sigue número 33. 15. FN coordina con el N la hora y fecha para la inspección. El fiscal notarial coordina con el notario una hora y fecha para realizar la diligencia de inspección. El notario será contactado por los medios que constan en el Registro Nacional de Notarios o por cualesquiera otros que permitan una comunicación personal con el notario. El fiscal dejará constancia escrita en el expediente sobre el aviso previo de la hora y fecha para la diligencia coordinado con el notario.

16. FN dicta resolución inicial. El fiscal notarial dicta y firma la resolución inicial que señala hora y fecha para realizar la inspección en la oficina notarial, misma que es la previamente coordinada con el notario. La resolución incluirá la orden de ejecutar la medida cautelar de estilo para la eventual recuperación del tomo de protocolo. El fiscal incluirá en el sistema el texto de esta resolución. Esta resolución se genera y emite en dos tantos; una para el expediente y otra para entregarle al notario en el acto de su notificación personal. Esta resolución no se notifica en esta etapa; se le notificará al notario en forma personal en el acto mismo de la diligencia de inspección. 17. FN prepara los documentos para diligencia de campo. El fiscal notarial recopila y prepara los restantes documentos que son necesarios o estimare pertinentes para el mejor desempeño de la diligencia. Los agregará al expediente para que estén listos para el día y hora señalados para realizar la inspección. Como documentos necesarios para la diligencia de fiscalización, el fiscal notarial preparará e imprimirá los siguientes: El acta de notificación, para notificar personalmente la resolución inicial en el acto de la diligencia de inspección, antes de dar inicio a la misma. Una copia del acta de notificación y una copia de la resolución inicial, ambas deberán ser entregadas al notario en el acto mismo de su notificación. El Formulario de Inspección Notarial (FIN), que conformará el acta misma de la diligencia. Una copia del FIN, que deberá ser entregada al notario al finalizar la diligencia. El acta de recuperación cautelar del tomo de protocolo, que eventualmente se ejecutará durante la diligencia. Una copia del acta de recuperación cautelar, que deberá ser entregada al notario al ejecutarse esta medida. 18. FN prepara los recursos para la salida a la diligencia de campo. El fiscal notarial solicita y reserva con oportuna antelación los insumos y recursos necesarios y pertinentes para la salida a la diligencia de inspección. Cada fiscal gestiona sus propios recursos. El fiscal a cargo será el responsable de todo lo relacionado con el vehículo institucional.

Entre los recursos que debe tener preparados o reservados con suficientes antelación son: El vehículo institucional, adelanto de dinero para viáticos, cámara digital y teléfono celular. La solicitud y reserva del vehículo institucional y la solicitud y liquidación de los dineros para viáticos, se harán utilizando los formularios y cumpliendo los procedimientos que al efecto determina la Coordinación Administrativa de la DNN. 19. ¿Es posible realizar la diligencia? Llegado el día y hora señalado para la inspección de la oficina notarial, si todo está listo para realizar la diligencia, sigue número 21. Si alguna causa o razón sobreviniente, atribuible al notario, o por caso fortuito o fuerza mayor, impide realizar la diligencia el día y hora previamente determinado, la misma será reprogramada. El notario deberá justificar y acreditar la causa o razón que imposibilita someterse a la inspección en caso de que le fuere atribuible la causa. Si omite esa justificación o acreditación, el fiscal notarial elaborará un informe sucinto sobre la fallida diligencia y junto con éste un proyecto o borrador de acto final. El fiscal notarial traslada el expediente al Director Ejecutivo, en físico y en sistema informático, junto con el borrador de acto final. Sigue número 29. Si sobrevino la imposibilidad para realizar la inspección, y el notario justifica y acreditada la causa o razón, el fiscal notarial coordina con el notario y programa una nueva hora y fecha; el fiscal notarial dictará una resolución sucinta señalando la nueva hora y fecha determinada, y dejará constancia en el expediente del aviso previo coordinado con el notario. El fiscal deberá cuidar el vencimiento de los plazos para presentar liquidaciones de los adelantos de dinero gestionados. Reprogramada la diligencia el fiscal notarial gestionará los recursos conforme se indica en la actividad número 19. En todos los casos y especialmente para la reprogramación de diligencias, el fiscal notarial deberá considerar que todos los días y horas son hábiles; esta habilitación de todas las horas y días se hará constar en la resolución que hace el señalamiento. 20. FN se traslada a la ON para ejecutar la diligencia. El día y hora señalados para la diligencia de inspección, con suficiente anticipación, el fiscal notarial se traslada a la oficina notarial. Si se presenta alguna demora, el fiscal debe avisar oportunamente al notario para que permanezca en la oficina notarial mientras llega el fiscal notarial. 21. FN se presenta en la ON.

Llegando antes de la hora señalada, los fiscales notariales se presentan en la oficina notarial. Se identifican con las credenciales oficiales que portarán siempre visibles. Solicitan permiso de ingreso. En caso de omisión de permiso para ingreso de los fiscales a la oficina notarial, se levantará el acta e informe respectivo. Pasa a número 26. 22. FN notifica personalmente al N. Al ingresar a la oficina notarial, acto seguido a la presentación, el fiscal notarial procederá a notificar personalmente al notario la resolución que señala hora y fecha de la diligencia. El acta de notificación se llenará en dos tantos originales. Uno para el notario el otro para el expediente de fiscalización; ambos serán firmados por el fiscal y por el notario, acto seguido se le entregará uno de los originales al notario. Junto con el original del acta de notificación se le entregará al notario también un original de la resolución que se le notifica. 23. FN explica sucintamente al N la dinámica de la diligencia. El fiscal notarial explica al notario la dinámica de la diligencia. Se le informa que deberá concentrarse en lo que se le explica y solicita, que deberá tomar nota de las indicaciones que se le realicen, y que podrá hacer preguntas sobre las dudas o inquietudes que tuviera. Se le explica que durante la diligencia deberá proveer la documentación e información que los fiscales notariales le soliciten, y que durante la diligencia los fiscales se interrumpirán entre sí para requerirse información, comparar documentos o discutir elementos de relevancia para la inspección. 24. FN realiza la inspección en la oficina notarial. Seguidamente el fiscal notarial continúa con la diligencia de campo y le solicita al notario el tomo de protocolo en uso, completo. Cómo se realiza la diligencia de campo? Qué se inspecciona? La diligencia consistirá en la constatación que realizan los fiscales sobre el cumplimiento global por parte del notario de la normativa que rige el ser y ejercer de la función notarial. Los fiscales notariales, haciendo uso de todos sus sentidos en todo momento desde la llegada misma al lugar donde se ubica la oficina notarial, y de su conocimiento y experticia en Derecho Notarial y Registral, constatarán tales cumplimientos, y documentarán las irregularidades que se adviertan.

Sin que necesariamente deba circunscribirse solo a esto, la siguiente es una enumeración de aspectos a inspeccionar: Ubicación e identificación de la oficina notarial y congruencia con la información registrada. Custodia de los mecanismos de seguridad (uso de papel de seguridad, sello blanco, tomo de protocolo, boletas de seguridad, certificaciones y todos aquellos documentos que aseguren el contenido del acto autorizado). Archivo de copias de instrumentos públicos de cada tomo de protocolo debidamente foliado, sellado y firmado por el notario. Archivo de referencia debidamente foliado. Expedientes respecto de la competencia judicial no contenciosa. Verificación de firmas del tomo en uso al momento de la fiscalización. Cumplimiento de otros deberes notariales como la emisión de recibos legalizados, control de certificaciones y cualquier otro que exija la ley o los Lineamientos. Observar el cumplimiento notarial de los aspectos que acuerdos del Consejo Superior Notarial o Directrices del Director Ejecutivo hubieran dictado. Formulario de Inspección Notarial (FIN). El fiscal notarial recopila y documenta las irregularidades detectadas y llena y anota la información respectiva en el Formulario de Inspección Notarial (FIN), en forma simultánea y concomitante conforme se desarrolla la diligencia. El Formulario de Inspección Notarial se confeccionará y llenará en dos tantos; uno original y otro mediante copia utilizando duplicado, papel carbón, químico o fotocopia; uno para el expediente y el otro para el notario que se le entregará en el acto de finalizar la diligencia; en ambos tantos las firmas del fiscal y del notario deberán estamparse en original con tinta de puño y letra de los firmantes. Inspección de existencia y ubicación de ON. El fiscal notarial verificará la existencia y ubicación de la oficina notarial; confrontará la ubicación física con la información registrada en el Registro Nacional de Notarios; verificará que la rotulación de la oficina notarial sea suficientemente clara y manifiesta como despacho en el cual se brinda una función pública delegada por el Estado. Inspección de custodia de los mecanismos de seguridad. El fiscal notarial verifica y constata la adecuada custodia y resguardo del tomo de protocolo, del papel de seguridad notarial, de las boletas de seguridad, de los sellos notariales, de los formularios para actos civiles, y cualesquiera otros propios para el desempeño de la función notarial. Verifica y constata que el notario lleve el respectivo control de uso de papel de seguridad.

Inspección de archivo de copias de instrumentos públicos. El fiscal notarial verifica y constata la existencia y adecuado manejo del archivo de copias de instrumentos públicos; constatará que el notario lleve completo y al día este archivo. Inspección de archivo de referencias. El fiscal notarial verifica y constata la existencia y adecuado manejo del archivo de referencias; constatará que el notario lleve completo y al día este archivo. Inspección de índices de instrumentos públicos. El fiscal notarial verifica y constata que el notario se encuentre al día en la presentación de índices de instrumentos públicos. La verificación consistirá en confirmar o descartar que la información que publicita el sistema INDEX se ajuste a la realidad jurídica. Inspección de certificaciones notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario lleve el control del consecutivo de las certificaciones notariales que extienda, del papel de seguridad usado en cada una y que conserve en el archivo de referencias los respaldos legales respectivos. Inspección de recibos por honorarios notariales. El fiscal notarial verifica y constata que el notario posea recibos por honorarios notariales y que emita los mismos por todas las actuaciones notariales; así como también que las tasaciones se ajusten al arancel vigente. Inspección de expedientes de actividad judicial no contenciosa. El fiscal notarial verifica y constata el adecuado manejo y conformación de los expedientes que tramita el notario respecto de actividad judicial no contenciosa. Observará el cumplimiento de los requisitos formales y sustanciales. Inspección del tomo de protocolo en uso. El fiscal notarial verifica y constata el adecuado manejo y uso del tomo de protocolo, su estado de conservación y mantenimiento. Verificará la existencia de las firmas correspondientes a las matrices. Observará las posibles irregularidades que puedan detectarse de la literalidad de las matrices respecto de la legalidad, validez, eficacia, legitimidad y autenticidad de los instrumentos públicos. Verificará y constatará también que se hayan consignado las notas marginales respectivas, y que lo reportado en los índices de instrumentos públicos guarde coherencia con el contenido de las matrices. Procedencia de ejecución de la medida cautelar. Si durante la diligencia de inspección del tomo de protocolo, el fiscal notarial estima que requiere ejecutar la medida cautelar de recuperación del mismo, en virtud de que se cumplen los presupuestos jurídicos previstos por la resolución que lo ordena, procederá como sigue: A) En caso de que el notario no se oponga a la ejecución de la medida cautelar, el fiscal notarial confeccionará el acta de recuperación del tomo de protocolo, llenando todos los campos previstos en dicha acta. Al describir el tomo de protocolo el fiscal notarial consignará entre otros datos

fundamentalmente el estado y condición en que se encuentra dicho tomo, el número de instrumentos públicos que contiene, los folios utilizados y los folios en blanco o sin utilizar. B) El fiscal notarial tomará posesión del tomo de protocolo, guardando y custodiando el mismo. C) En caso de que el notario se oponga, expresa o tácitamente, el fiscal notarial le explicará las implicaciones de desobedecer la orden que al efecto contiene la resolución que ordena la medida cautelar. El fiscal notarial dejará constancia de la oposición en el Formulario de Inspección Notarial. D) El fiscal notarial firma el acta de recuperación en dos tantos, uno para el expediente y el otro para el notario; seguidamente el fiscal notarial requerirá al notario firmar el acta, de cuya negativa se dejará constancia en el mismo documento; finalmente el fiscal notarial entregará uno de los ejemplares del acta de recuperación al notario. 25. Finalizando la inspección en la oficina notarial. Efectuada la notificación al notario, confeccionado el Formulario de Inspección Notarial, documentadas las irregularidades detectadas, confeccionada el acta de recuperación cautelar del tomo de protocolo, o en su caso, denegado el ingreso a los fiscales notariales a la oficina notarial, se tendrá por concluida la diligencia. El fiscal notarial firmará los dos ejemplares del Formulario de Inspección Notarial, los anexos que se hubieran generado, el acta de recuperación del tomo, y cualquiera otra documentación que el fiscal estime pertinente que deba otorgarse en el acto; seguidamente requerirá al notario que proceda a firmar los mismos, cuya negativa así se hará constar en el Formulario de Inspección Notarial. El fiscal notarial entregará al notario uno de los ejemplares del Formulario de Inspección Notarial confeccionados. Hecho lo anterior, los fiscales se retiran de la oficina notarial. 26. Estudio final del expediente Si se hubiere realizado recuperación cautelar del tomo de protocolo, el fiscal notarial procederá a su revisión y estudio en las instalaciones de la Dirección Nacional de Notariado. Vencido el plazo por el cual se dictó la medida cautelar, si ninguna causa legal lo impide, se le devolverá al notario, previa firma suya y del fiscal notarial, del acta de devolución que al efecto se debe confeccionar. Si el notario presenta alguna objeción o impugnación a la resolución inicial o a la diligencia de inspección o cualquiera otra, se agregará al expediente y se conocerá al dictar el acto final.

Concluida la diligencia de inspección de la oficina notarial y en su caso revisado el tomo de protocolo recuperado cautelarmente, y recopilada la documentación e información para completar el expediente, el fiscal notarial elaborará un borrador o proyecto de acto final. 27. FN traslada expediente al D. El fiscal notarial traslada al Director Ejecutivo el expediente, en físico y en el sistema, junto con el borrador o proyecto de acto final. 28. D dicta el Acto Final. El Director Ejecutivo recibe el expediente, lo estudia, establece y determina sus conclusiones, y dicta el acto final de la fiscalización. Al dictar el acto final el Director Ejecutivo podrá disponer y ordenar: Ninguna acción administrativa, judicial ni de ninguna otra naturaleza. El Acto Final ordenará el archivo del expediente. Firme el Acto Final, el Director Ejecutivo traslada el expediente al Registro Nacional de Notarios; éste Registro tomará nota de lo acontecido conforme los procedimientos establecidos para ésta área, y finalmente trasladará el expediente al Archivo Institucional. Solo acciones administrativas disciplinarias, incluidas simples advertencias al notario, con señalamiento de las irregularidades o motivos por las que se debe encausar al notario. En ese caso, firme el acto final, el Director Ejecutivo traslada el expediente al Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial, quien recibe el expediente, dispone lo necesario para el inicio de las acciones administrativas ordenadas conforme los procedimientos para esa Coordinación, y traslada el expediente al Registro Nacional de Notarios; éste Registro tomará nota de lo acontecido conforme los procedimientos establecidos para ésta área, y finalmente trasladará el expediente al Archivo Institucional. Solo acciones judiciales, o, bien acciones judiciales y administrativas concomitantes; en todos los casos el acto final indicará las irregularidades, faltas o motivos por las que se debe encausar al notario. En todos los casos el acto final ordenará al Registro Nacional de Notarios tomar nota de la fiscalización efectuada. El acto final adquiere firmeza, una vez cumplidos los plazos y procedimientos para la atención de recursos, resoluciones y notificaciones ante el Director Ejecutivo y Asesoría Jurídica conforme el manual de procedimientos de esas áreas. 29. D traslada el expediente de fiscalización.

Si el acto final ordena interponer solo acciones judiciales, o, tanto acciones judiciales como administrativas, el Director Ejecutivo traslada el expediente al fiscal notarial para la confección de las certificaciones requeridas para entablar tales acciones. 30. FN confecciona certificaciones. Si el acto final ordena interponer solo acciones judiciales, o, tanto acciones judiciales como administrativas, el Director Ejecutivo traslada el expediente al fiscal notarial, para la confección de las certificaciones que servirán para fundamentar las acciones judiciales ordenadas por el Director Ejecutivo. El fiscal notarial produce y extiende las certificaciones del expediente de fiscalización. Expedirá una certificación para cada una de las acciones judiciales ordenadas. Las certificaciones se confeccionarán en papel de seguridad de la Dirección Nacional de Notariado y llevarán un número único de consecutivo que será asignado por la Secretaria de Gestión y Fiscalización Notarial. 31. FN traslada certificaciones y expedientes. Mediante oficio, el fiscal notarial entregará las certificaciones al área de Asesoría Jurídica; en la copia del oficio Asesoría Jurídica le sellará el recibido correspondiente. El fiscal notarial agregará al expediente copia del texto de la certificación emitida y copia del indicado oficio utilizado para la entrega. El acto final dispuso acciones administrativas además de las judiciales: una vez entregadas las certificaciones a Asesoría Jurídica, el fiscal notarial trasladará el expediente de fiscalización al Coordinador de Gestión y Fiscalización Notarial, quien recibe el expediente, dispone lo necesario para el inicio de las acciones administrativas ordenadas conforme los procedimientos para esa área, y traslada el expediente al Registro Nacional de Notarios; éste Registro tomará nota de lo acontecido conforme los procedimientos establecidos para esa área, y finalmente trasladará el expediente al Archivo Institucional. El acto final solo ordena acciones judiciales: una vez entregadas las referidas certificaciones a Asesoría Jurídica, el fiscal notarial traslada el expediente al Registro Nacional de Notarios; éste Registro tomará nota de lo acontecido conforme los procedimientos establecidos para esa, y finalmente trasladará el expediente al Archivo Institucional. 32. Fin del procedimiento. Marca el final del procedimiento de fiscalización notarial. AGFN-001-1 Fiscalización Notarial

DIAGRAMA DE ACTIVIDADES (Flux-grama)

Dr. Carlos Manuel Rodríguez Jiménez, Director Ejecutivo.- 1 vez.- O. C. Nº 2013-001.- Solicitud Nº 119-786-00313.- C-585510.- (IN2013016176).