MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE … · Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas realizan para efecto de controlar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE LA DIRECCION DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

Y RELACIONES PÚBLICAS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE COMUNICACIÓN SOCIAL Y

RELACIONES PUBLICAS 2013-2015

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:

LIC. LUIS NEFTALI

ENRIQUEZ MINERO

Vigencia:

Enero 2013 a Diciembre

2015

HOJA DE AUTORIZACIÓN

AUTORIZÓ

Con fundamento en el Artículo 60 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos, se expide el presente Manual

de Procedimientos del Juzgado de Paz, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento,

teniendo como objetivo servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.

_________________________

Ing. Jorge Hernández Jaimes

REVISÓ

_________________________

Lic. Baltazar Hernández Ontañón

ELABORÓ

_________________________

Lic. Luis Neftali Enríquez Minero

Fecha de autorización Vo. Bo. Versión No. de páginas

Dr. Matías Quiroz Medina 2013 42

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCION DE COMUNICACIÓN

SOCIAL Y RELACIONES PUBLICAS 2013-2015

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:

LIC. LUIS NEFTALI ENRIQUEZ MINERO

Vigencia:

Enero 2013 a Diciembre 2015

INDICE

Pag. 4

1.-INTROCUCCION

2.-MARCO JURIDICO Pag. 5

3.-POLITICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES Pag. 6

4.-LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Pag.9



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Responsable:


Vigencia:


1.-INTRODUCCION

La Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas se da a la tarea de elaborar el

presente Manual Especifico de Organización, para detallar de manera ordenada y documentar

los principales procedimientos operativos y administrativos de esta responsabilidad orientados

a atender solicitudes de entrevistas de los representantes de los medios de comunicación

tanto local, estatal y nacional asimismo a monitorear la difusión de programas proyectos y

acciones del Gobierno Municipal a través de los medios de comunicación.

Aquí se describen los procesos operativos y administrativos, se incluye las áreas, puestos y

responsabilidades, asimismo este documento nos permite identificar con claridad

procedimientos y rutinas de trabajo que debe ejecutar cada área y está sujeto a cambios y

modificaciones y deberá actualizarse cada vez que exista un cambio. La Dirección de

Comunicación Social y Relaciones Publicas en base a la Ley de Transparencia y acceso a la

Información Pública para el Estado de Morelos, exhibe el presente Manual de Procedimientos

Operativos por medio del cual da cumplimiento a la esencia de sus responsabilidades como

dependencia de control con el objetivo de detallar de manera ordenada y sistemática, los

principales procedimientos que el personal de las áreas administrativas que integra la

Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas realizan para efecto de controlar la

legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad y eficiencia en el servicio público, en plena

observancia a la legislación propia de la materia.

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DE LA DIRECCION DE COMUNICACION SOCIAL Página 4



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Vigencia:


2. MARCO JURIDICO

1.-Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

2.- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos

3.- Ley Orgánica Municipal del estado libre y soberano de Morelos

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3.-POLITICAS Y LINEMENTOS GENERALES

Características de los productos que realiza la Dirección de Comunicación Social de acuerdo

al lineamiento interno

1.-Boletines de Prensa.- Los boletines serán escritos por el reportero de guardia o quien

designe el Director de Comunicación Social. Nunca el archivo deberá moverse de la

computadora donde es generado para su corrección. Será corregido, primero en papel, por

alguno de los reporteros o el director coordinador; para su posterior envió a los medios de

comunicación y la pagina web del municipio. Ningún boletín podrá ser enviado si no es con la

corrección y autorización del Director de Comunicación Social. Estas normativas se apicararan

a todos los documentos que se generen para prensa escrita: fichas informativas, versiones

escritas, pies de foto, foto-notas, notas informativas clasificadas de las actividades de la

municipalidad.

2.- La síntesis informativa.- Contiene las noticias y las columnas más sobresalientes referidas

al Ayuntamiento y del diario acontecer del estado, recoge las voces ciudadanas que hablan de

la gestión del presidente municipal y el cabildo.

Con la finalidad de agilizar su lectura contiene las categorías Temas Municipales, Seguridad,

poder ejecutivo, congreso local, partidos políticos, transporte e incluye fragmentos de las

columnas de opinión en las que se abordan temas vinculados al Ayuntamiento y es enviada a

temprana hora por correo electrónico a funcionarios de primer nivel y adiciona categorías

que se detallan a continuación:

_Para los medios escritos, las categorías son:

Titulares del día: De todos los medios impresos con las cabezas de los principales diarios.

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Gobierno Municipal: Todos los temas relacionados al Ayuntamiento, Presidencia Municipal

(principalmente), regidurías, secretarias, direcciones. Basura, vialidades y las actividades de la

presidencia son tema obligado.

Actividades del Gobierno del Estado: Información relativa al Gobierno del Estado y el

Gobernador, sobre todo, vinculada al Gobierno Municipal de Tlaltizapán de Zapata. Por

ejemplo un anuncio, una declaración referida a nuestro municipio.

Temas Relevantes del Día: En lo general es información que está en secciones generales,

muchas de ellas de “ocho columnas” que generan polémica (temas ecológicos, políticos,

salud, educación).

Partidos Políticos: Notas relevantes del ámbito municipal y estatal sobre los principales

actores y líderes de opinión. PAN, PRI, PRD, PVEM PT, CONVERGENCIA, NUEBVA ALIANZA,

elecciones debates, cambios de dirigentes.

Poder Legislativo y Judicial: Noticias más importantes del Congreso del Estado y sobre todo en

las que se mencione el municipio de Tlaltizapán o al presidente municipal.

Turismo: Información y comentarios vinculados al sector turístico que impliquen al municipio,

balnearios, nuevos proyectos, promociones del municipio en otros estados y el extranjero.

Deportes: Todas las notas del área municipal. Inauguración de de torneos deportivos,

campeonatos en los que tomo parte el Ayuntamiento de Tlaltizapán.

Columnas: Se transcriben aquellos párrafos en los que los columnistas opinan sobre el

Presidente Municipal, o temas relacionados con alguna dependencia del Ayuntamiento.

DIF: Todas las noticias del área. Puesta en marcha de programas, donaciones, inauguraciones.

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Vigencia:


3.- El monetarista debe sintonizar las estaciones locales seleccionadas, “La utopista de la

comunicación” 89.3 F.M. “Metrópoli Noticias” 103. 7 F.M.y TVO Noticias canal 10 de

Telecable; detectar las notas periodísticas que interesan y transcribirlas. Para eso, debe

grabar el material con una grabadora digital y registra la nota en cuestión para

posteriormente transcribirla con mayor rapidez.

El responsable de monitorear ingresa a las 6:00 de la mañana y graba los noticieros, procesa

el material que es supervisado y subrayado en las notas más importantes para enviarle vía

correo electrónico una tarjeta informativa al Presidente Municipal.

La entrega será a las 10 de la mañana y el monitorista deberá estar atento a los temas de

incumbencia municipal para informar a los superiores sobre la magnitud de la información

que se genera en los medios electrónicos.

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4.0 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

*PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UN BOLETIN DE PRENSA

*PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE SINTESIS INFORMATIVA

*PROCEDIMIENTO PARA ACTUALIZAR LA PÁGINA WEB Y FACEBOOK

*PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR MONITOREO DE RADIO Y TV

*PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA DE EVENTOS

PROGRAMADOS

*PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACION DE INFORMACION Y ANUNCIOS

*PROCEDIMIENTOS PARA LA ELABORACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS CON LOS MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

*PROCEDIMIENTO PARA LA PRODUCCION DE SPOTS PARA RADIO Y TV

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR BOLETIN DE PRENSA

1.0 OBJETIVO

Dar cobertura a las actividades del Gobierno Municipal, principalmente giras del

Presidente Municipal del cabildo y funcionarios. Mediante los boletines se informa a

los medios de comunicación local sobre dichas actividades del Ayuntamiento de

Tlaltizapán.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las Secretarias, Direcciones Generales y medios de

comunicación.

3.0 RESPONSABILIDADES

3.1. Director de Comunicación Social

3.1.1. Verifica que se cumpla con los lineamientos y políticas de difusión de las obras y

acciones del Gobierno Municipal

3.2 Coordinador de Comunicación Social

3.2.1. Coordina la cobertura informativa de la agenda pública

3.3. Director de Comunicación

3.3.1. Revisa el comunicado, redacción y ortografía de acuerdo a los lineamientos

establecidos.

3.3.2. Entrega al reportero el boletín para las correcciones.

3.4 Reportero (a)

3.4.1 Realiza la cobertura informativa, elabora el boletín, lo pasa a revisión y en caso de

haber corrección las realiza para posteriormente hacer los envíos vía correo electrónico

a los medios de comunicación.

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4.0 DEFINICIONES

Para una aplicar correctamente este procedimiento se considera las siguientes

definiciones:

4.1 Boletín o comunicado.- Documento que la Dirección de Comunicación redacta y

distribuye entre los medios de comunicación de acuerdo a los lineamientos y políticas

establecidos.

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Vigencia:


5.0 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

paso Responsable Descripción de la actividad

1 Institución Gubernamental o Asociaciones Publicas Solicita mediante oficio la cobertura fotográfica, fílmica del acto, evento o actividad institucional determinada

2 Secretaria de la Dirección Recibe solicitudes y las agenda

3 Director Designa e instruye la cobertura informativa, fotográfica o fílmica del acto, evento u actividad institucional

4 Secretaria de la Dirección Archiva solicitudes

5 Coordinador de Comunicación Social Designa personal para la cobertura del evento

6 Chofer, camarógrafo, reportero Reciben la orden para cobertura de eventos y recabar datos y entrevistas para la elaboración del boletín

7 Reportero Elabora el boletín del evento , inserta fotografías elegidas con la información recabada

8 Director Revisa y autoriza la difusión del boletín

9 Reportero Realiza las correcciones necesarias

10 Reportero Una vez autorizado se procede a enviar a los medios vía internet

11 Secretaria de la Dirección Confirma recepción de los comunicados de prensa

12 Coordinador de Comunicación Social Envía boletines y fotos para su publicación en la página web

13 Director Revisa todos los medios e identifica en periódicos locales y del estado el impacto de la información , la incorpora en la síntesis informativa

14 Coordinador de Comunicación Social Evalúa y reporta resultados de la difusión del comunicado de prensa

15 Director Se le comunica al presidente y funcionarios el impacto del boletín a los medios para tomar decisiones

Fin de Procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR UN BOLETIN DE

PRENSA

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE LA SINTESIS INFORMATIVA

1.0 OBJETIVO

Informar diariamente a los servidores públicos sobre los acontecimientos más

importantes que se publiquen en los medios de información local, estatal y nacional, así

como de los eventos políticos relevantes de la vida local y estatal.

2.0 ALCANCE A todas las instituciones y /o dependencias del H. Ayuntamiento.


3.1 Director de Comunicación Social

Es el responsable conforme a las atribuciones que tiene conferidas de establecer,

coordinar, supervisar y desarrollar las acciones para revisar diariamente los periódicos

locales y estatales e identificar las notas de interés para el ayuntamiento.


Responsable de instruir al personal los lineamientos para la correcta aplicación de los

recortes y síntesis informativa, así como la de efectuar la revisión correspondiente de la

ortografía y redacción.

3.3 Síntesis informativa

Realiza la revisión y clasificación de las notas de interés para el ayuntamiento

procediendo a bajar la información de internet para hacer un archivo y entregarlo

vía correo electrónico al Presidente Municipal y demás funcionarios del

ayuntamiento.

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Vigencia:


4.0 DEFINICIONES

Para la correcta aplicación de este procedimiento se consideran las siguientes

definiciones.

4.1 Síntesis.- Composición de un cuerpo o de un conjunto a partir de sus elementos

separados luego de un proceso de análisis y separación de información previa.

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Vigencia:



Paso Responsable Descripción de la actividad

1 Director Coordina, supervisa y establece acciones para facilitar información sintética y analítica a los funcionarios del ayuntamiento , sobre las acciones institucionales publicadas en los medios de comunicación

2 Coordinador de Comunicación Social Comunica al personal los lineamientos a seguir para el análisis de la síntesis informativa

3 Director Revisa, periódicos vía internet identifica e integra la información tocante al ayuntamiento, estatal y nacional y de análisis u opinión

4 Coordinador de Comunicación Social Revisa la síntesis y si hay algún error lo corrige

5 Coordinador de Comunicación Social Envía la síntesis vía correo electrónico al Presidente Municipal y demás funcionarios del Ayuntamiento

FIN DE PROCESO

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PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACION DE LA SINTESIS

DE PRENSA

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Vigencia:


PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LA PAGINA WEB Y FACEBBOK

1.0 OBJETIVO

Facilitar con oportunidad y transparencia al público usuario de internet, la consulta,

ágil ordenada y eficaz de los diversos programas antecedentes, servicios objetivos y

resultados del quehacer institucional.

2.0 ALCANCE

Todas las instituciones y/o dependencias del Ayuntamiento y ciudadanía en general.



Coordina y supervisa las medidas pertinentes para elegir el material (boletines

videos y fotografías) que se publicaran en el portal web y facebook del municipio

de conformidad con los lineamientos establecidos por la presidencia municipal.


Responsable de vigilar la oportuna actualización de la página web y entregar

físicamente o por internet el material al responsable de la web o diseñador para

su pronta publicación.


Responsable de actualizar diariamente el facebook pegando publicidad, boletines,

fotografías avisos, invitaciones del Ayuntamiento y atendiendo mensajes que

llegan por esta vía a la municipalidad.

4.0 DEFINICIONES

4.1 Página Web.- Una página web es un documento creado en formato HTML que es

parte de un grupo de documentos o recursos disponibles ubicados en un sitio

web.

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Vigencia:


4.2 Facebook.- es un sitio web de redes sociales creado por Mark Zuckerberg y

fundado junto a Eduardo Saverin, Chris Hughes y Dustin Moskovitz. Originalmente

era un sitio para estudiantes de la Universidad de Harvard, pero se abrió a

cualquier persona con una cuenta de correo electrónico, hoy en la actualidad es

una gran herramienta para estar en contacto con la comunidad.

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Responsable:


Vigencia:




1 Director Coordina supervisa e instruye la operación de la actualización de la pagina web y el facebook

2 Coordinador de Comunicación Social Entrega en tiempo y forma el material al responsable de la pagina web para agilizar la actualización

3 Director Supervisar la actualización del facebook y la pagina web

4 Coordinador de Comunicación Social Actualiza el facebook

Fin del Procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA LA ACTUALIZACION DE LA PAGINA

WEB Y EL FACEBOOK

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Vigencia:


PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MONITOREO DE RADIO Y TV

1.0 OBJETIVO

Que los funcionarios de gobierno estén informados sobre las últimas noticias del

municipio que generan los reporteros que trabajan en los diferentes medios de

comunicación.

Con esta herramienta informativa los servidores podrán atender demandas, contar con

parámetros que les permitirán solucionar problemas en sus áreas.

2.0 ALCANCE

Todas las instituciones y / o dependencias del ayuntamiento



Responsable de establecer, coordinar supervisar y desarrollar las acciones para

monitorear las radiodifusoras y televisoras locales y estatales para identificar las

notas de interés para el ayuntamiento.


Instruye al personal los lineamientos a seguir para la correcta aplicación y

grabación de los noticieros y programas locales y estatales.

3.3 Monitorista

Realiza las grabaciones de los noticieros locales y estatales e identifica las notas

de interés para el ayuntamiento efectuando un resumen de los mismos. Imprime

dicha información pasa a corrección y ortografía para entregar al Presidente

Municipal y Secretario General y demás funcionarios vía correo electrónico.

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Responsable:


Vigencia:


4.0 DEFINICIONES

Para la correcta aplicación de este procedimiento, se consideran las siguientes

definiciones:

4.1 Monitoreo.- Termino que significa mantener bajo observación un medio o un

programa de radio o televisión, así como grabar y trascribir los contenidos

identificados o reportar los resultados de un proceso de la información

determinada.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:




1 Director Coordina, supervisa, detalla los medios que se monitorean y solicita el resumen de interés para el ayuntamiento

2 Coordinador de Comunicación Social Instruye al personal y le indica que estaciones de radio monitorear así como noticieros de TV

3 Monitorista realiza las grabaciones de los noticieros, identifica las notas de interés para el ayuntamiento y transcribe los contenidos e imprime la información para su corrección

4 Coordinador de Comunicación Social Realizan las correcciones necesarias regresa la información y da la orden para los envíos correspondientes

5 Director Envía toda la información del monitoreo al Presidente Municipal y demás funcionarios

Fin del Proceso

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR EL MONITOREO DE

RADIO Y TV

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA DE EVENTOS

1.0 OBJETIVO.

El principal objetivo de este procedimiento es llegar en tiempo y forma a dar cobertura

en fotografía, video y toma de información de los acontecimientos del H.

Ayuntamiento.

2.0 ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a las secretarias, direcciones y medios de

comunicación.



3.1.1 Recibe la agenda de actividades del Presidente Municipal

3.1.2 Instruye al personal para dar cobertura informativa


3.1.3 Coordina la cobertura informativa

3.2 Chofer

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Responsable:


Vigencia:


3.3.1 Recibe la instrucción, revisa la agenda y solicita al departamento de medios

las llaves del vehículo para el traslado de reporteros, camarógrafos y fotógrafos.

3.3.2 Regresa, presenta su bitácora de recorrido y entrega las llaves de la unidad.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


4.0 DEFINICIONES

Para la correcta aplicación de este procedimiento se consideran las

siguientes definiciones:

4.1 Chofer.-Personaje designado a conducir una unidad

4.2 Bitácora.- Cuaderno para anotar el registro de eventos y lugares

visitados.

4.3 Reportero.-Se dice del periodista que hace reportajes o recoge noticias

en el lugar en que se generan.

4.4. Fotógrafo.-Personaje que se dedica a tomar fotografías

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:



1 Director Recibe la agenda de la presidencia vía correo

electrónico de los eventos e instruye la cobertura informativa

2 Coordinador de Comunicación Social

Instruye al camarógrafo y videografo a realizara las tomas fotográficas y de video requeridas en el evento

3 Chofer Recibe instrucción revisa la agenda y el vehículo para tomar las rutas mas convenientes e indica el lugar de estacionamiento donde esperara al personal

4 Pull de Prensa Revisa la instrucción, revisa el material y se prepara para ir al evento y acude al lugar citado

5 Chofer Retorna con el personal al ayuntamiento y realiza su bitácora del recorrido del vehículo y entrega las llaves

FIN DEL PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE PERSONAL OPERATIVO A LA

COBERTURA DE EVENTOS

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Vigencia:


PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACION DE INFORMACION Y ANUNCIOS

1.0 OBJETIVO. Informar las acciones de gobierno en beneficio de los tlaltizapanenses.

2.0 ALCANCES. Este procedimiento es aplicable a las Direcciones y Regidurías.



3.1.1 Recibe oficio de solicitud de publicación

3.2 Turna el oficio al encargado del departamento de medios

3.3 Encargado del Departamento de Medios

3.4 Instruye al diseñador para la elaboración de un diseño

3.2.2 Entrega al Director los trabajos solicitados para que autorice su publicación

3.3 Diseñador. Recibe la información con los datos del producto y procede a

elaborar el diseño, adaptándolo en las medidas de los medios de comunicación.

3.4 Secretaria. Por instrucciones del Director de Comunicación Social recibe los

diseños y elabora las órdenes de inserción para cada medio y ya autorizados por el

Director se envían vía correo electrónico junto con el diseño y se integra esta

documentación al expediente del medio de comunicación.

3.5 Para finalizar este procedimiento la secretaria recorta los anuncios publicados por

los medios y se archivan.

4.0 DEFINICIONES

4.1 Producto.- Objeto final auditivo o visual que forma parte de una campaña de

comunicación, cartel, pendón, aviso, etc...

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


4.2 Orden de Inserción.- Documento con fuerza de contratación por el cual una agencia

o anunciante ordena a un medio de comunicación la difusión de un producto. En las

condiciones y circunstancias que en el mismo se indican, respecto a la fecha, horario

medida y que va acompañado del material correspondiente.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:



Paso Responsable Descripción de actividad

1 Director Recibe oficios de petición de publicaciones Turna el oficio al encargado del departamento de medios


Instruye al diseñador para la elaboración de un diseño

3 Encargado del Departamento de Medios y /o subdirector de Difusión

Entrega al Director los trabajos solicitados para que autorice su publicación

4 Secretaria Recibe los diseños y elabora las ordenes de inserción para cada medio, entrega las ordenes para Vo Bo al director y una vez firmadas las envía por correo electrónico junto con el diseño

5 Secretaria . Al salir la publicación se integra al expediente del medio de comunicación.

FIN DEL PROCESO

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PUBLICACION DE INFORMACION

Y ANUNCIOS

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Responsable:


Vigencia:



PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORCAION DE CONTRATOS Y CONVENIOS DE PUBLICIDAD

1.0 OBJETIVO

Promover la difusión de las actividades, programas proyectos y logros de la

administración para beneficio de los tlaltizapanenses.

2.0 ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a los diferentes medios de

comunicación ( prensa escrita, radio, TV e internet)


Director de Comunicación

3.1 .1 Acuerda con el Presidente Municipal la contratación de los servicios de los

diferentes medios de comunicación

3.1.2. Se les solicita a los medios de comunicación convenios para llegar a un

acuerdo en los pagos por los servicios prestados de preferencia por mes.

3.2 El departamento jurídico del ayuntamiento revisa los convenios y sus

clausulas para su aprobación.

3.3 Después de la revisión los convenios son firmados por el Presidente

Municipal.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


3.3. El director de Comunicación Social entrega los convenios a tesorería

municipal y se queda con una copia para archivo

4.0 DEFINICIONES


definiciones:

4.1 contrato. Acuerdo mutuo de consentimiento concorde y reciproco que

tiene como consecuencias la creación de un vinculo obligatorio con fuerza

de ley entre las partes contratantes.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:




1 Director Acuerda con el Presidente Municipal la contratación de los servicios de los diferentes medios de comunicación


solicita a los medios de comunicación convenios para llegar a un acuerdo en los pagos por los servicios prestados de preferencia por mes

3 Departamento jurídico del municipio

revisa los convenios y sus clausulas para su aprobación y los entrega al Director de Comunicación Social

4 director Pasa a firma los convenios al Presidente Municipal

5 director Entrega los convenios originales a tesorería para su conocimiento y se queda con copia para archivo.


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ELABORCAION DE CONTRATOS Y

CONVENIOS DE PUBLICIDAD

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


1.1 OBJETIVO

Promover las actividades del ayuntamiento en radio y televisión

2.0 ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a los diferentes medios de comunicación

(prensa escrita, radio, TV e internet)


Secretaria

3.1 .1 Recibe las solicitudes de las diferentes áreas que para la producción de

spots para radio y tv.

3.1.2. Director.- solicita la producción de spots de video y radio a productora de

radio y TV que se haya contratado.

3.2. Director.-Tambien ordena la producción de spots para radio y TV que

considere pertinentes de las obras y acciones que realiza el ayuntamiento

3.3 Coordinador de Comunicación Social.- Envía las producciones de spots a las

radiodifusoras y televisoras vía internet para agilizara su programación en los

medios con que se tenga convenio

3.3. Secretaria saca copias de los spots de radio y tv y los archiva por mes para

control interno.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


PROCEDIMIENTO PARA LA PRODUCCION DE SPOTS PARA RADIO Y TV

3.4. Director ordena producción de video de los spots por mes para

reproducirlos en pantalla LCD del municipio.

4.0 DEFINICIONES


definiciones:

2.1 Spot. Esta palabra viene de la voz inglesa. Es citado en una programación

televisiva o de radio "(medios masivos)" es breve pero entendible destinado a

la publicidad de un producto o servicio para cautivar al cliente. Es un comercial

corto de 20 a 60 segundos.

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Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


5.0 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES


1 Secretaria Recibe las solicitudes de las diferentes áreas que para la producción de spots para radio y tv.

2 Director solicita la producción de spots de video y radio a productora de radio y TV que se haya contratado


Envía las producciones de spots a las radiodifusoras y televisoras via internet para agilizar su programación en los medios con que se firmo convenio

4 Secretaria saca copias de los spots de radio y tv y los archiva por mes para control interno.

5 director ordena producción de video en DVD de los spots por mes para reproducirlos en pantalla LCD del municipio


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PRODUCCION DE SPOTS PARA

RADIO Y TV

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ELABORACION DE UN BOLETIN DE

PRENSA

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


LA INSTITUCION

GUBERNAMENTAL SOLICITA

COBERTURA DE EVENTO

SECRETARIA: RECIBE SOLICITUDES Y LAS

AGENDA

DIRECTOR: DESIGNA E INSTRUYE LA

COBERTURA INFORMATIVA DEL

EVENTO

SECRETARIA: DE LA DIRECCION

ARCHIVA SOLICITUDES

COORDINADOR DE

COMUNICACIÓN SOCIAL:

DESIGNA PERSONAL PARA LA

COBERTURA DEL EVENTO

CHOFER: CAMAROGRAFO Y

REPORTERO RECIBEN ORDEN

DE COBERTURA Y RECABAN

DATOS Y ENTREVISTA PARA LA

ELABORACION DEL BOLETIN

REPORTERO: ELABORA

BOLETIN Y ELIGE

FOTOGRAFIAS

DIRECTOR: REVISA Y

AUTORIZA LA DIFUSION

DEL BOLETIN

REPORTERO: ENVIA

BOLETIN A LOS

MEDIOS DE DIFUSION

VIA INTERNET

SECRETARIA: CONFIRMA LA

RECEPCION DE LOS

BOLETINES DE PRENSA

COORDINADOR DE


ENVIA BOLETINES Y

FOTOS PARA SU

PUBLICACION EN LA

PÁGINA WEB

DIRECTOR: REVISA LOS

MEDIOS VIA INTERNET Y

EL IMPACTO DE LA

INFORMACION LA

INCORPORA EN LA

SINTESIS INFORMATIVA

COORDINADOR DE


EVALUA Y REPORTA

RESULTADOS DE LA DIFUSION

DEL BOLETIN

FIN DE

PROCEDIMIENTO

DIRECTOR: LE COMUNICA AL

PRESIDENTE Y FUNCIONARIOS

EL IMPACTO DEL BOLETIN A

LOS MEDIOS PARA TOMAR

DECISIONES

REPORTERO:

REALIZA LAS

CORRECCIONES

NECESARIAS

INICIO

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ELABORACION DE SINTESIS

INFORMATIVA

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: SUPERVISA Y ESTABLECE

ACCIONES PARA FACILITAR

INFORMACION SINTETICA Y

ANALITICA A LOS FUNCIONARIOS DEL

AYUNTAMIENTO SOBRE LAS

ACCIONES INSTITUCIONALES EN LOS

MEDIOS DE COMUNICACION

COORDINADOR DE


COMUNICA AL PERSONAL LOS

LINEAMIENTOS A SEGUIR

PARA EL ANALISIS DE LA

SINTESIS INFORMATIVA

DIRECTIOR: REVISA

LOS PERIODICOS

VIA INTERNET

IDENTIFICA E

INTEGRA LA

INFORMACION

TOCANTE AL

AYUNTAMIENTO,

ESTATAL Y

NACIONAL Y DE

ANALISIS DE

OPINION

COORDINADOR DE

COMUNICACIÓN

SOCIAL: REVISA LA

SINTESIS Y SI HAY

ALGUN ERROR LO

CORRIGE

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

COORDINADOR DE

COMUNICACIÓN SOCIAL :

ENVIA LA SINTESIS VIA

CORREO ELECTRONICO AL

PRESIDENTE MUNICIPAL Y

DEMAS FUNCIONARIOS DEL AYUNTAMIENTO

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ACTUALIZACION DE LA PÁGINA WEB Y

FACEBOOK

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: COORDINA SUPERVISA E

INSTRUYE LA OPERACIÓN DE LA

ACTUALIZACION DE LA PÁGINA WEB

Y EL FACEBOOK

COORDINADOR DE


ENTREGA EN TIEMPO Y FORMA

EL MATERIAL AL RESPONSABLE

DE LA PAGINA WEB PARA

AGILIZAR LA ACTUALIZACION

DIRECTOR: SUPERVISA LA

ACTIUALIZACION DE LA PAGINA

WEB Y EL FACEBOOK

COORDINADOR DE


ACTUALIZA EL FACEBOOK

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

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PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR

MONITOREO DE RADIO Y TV

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: COORDINA, SUPERVISA

DETALLA LOS MEDIOS QUE SE

MONITOREAN Y SOLICITA EL

RESUMEN DE INTERES PARA EL

AYUNTAMIENTO

COORDINADOR DE


INSTRUYE AL PERSONAL Y LE

INDICA QUE ESTACIONES DE

RADIO MONITOREAR ASI COMO

NOTICIEROS DE TV

COORDINADOR DE


REALIZA LAS CORECCIONES

NECESARIAS REGRESA LA

INFORMACION Y DA LA ORDEN

PARA LOS ENVIOS

CORRESPONDIENTES

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

DIRECTOR: ENVIA TODA

LA INFORMACION DEL

MONITOREO AL

PRESIDENTE MUNICIPAL

Y DEMAS

FUNCIONARIOS

MONITORISTA: REALIZA LAS GRABACIONES DE

LOS NOTICIEROS, IDENTIFICA LAS NOTAS DE

INTERÉS PARA EL AYUNTAMIENTO Y TRANSCRIBE

LOS CONTENIDOS E IMPRIME LA INFORMACIÓN

PARA SU CORRECCIÓN

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRASLADO DE

PERSONAL OPERATIVO A LA COBERTURA

DE EVENTOS PROGRAMADOS

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: RECIBE LA AGENDA DE

LA PRESIDENCIA VIA CORREO

ELECTRONICO DE LOS EVENTOS E

INSTRUYE LA COBERTURA

INFORMATIVA

CHOFER: RECIBE INSTRUCCIÓN

REVISA LA AGENDA Y EL

VEHICULO PARA TOMAR LAS

RUTAS MAS CONVENIENTES E

INDICA EL LUGAR DE

ESTACIONAMIENTO DONDE

ESPERARA AL PERSONAL

PULL DE PRENSA: REVISA LA

INSTRUCCIÓN, REVISA EL MATERIAL

Y SE PREPARA PARA IR AL AVENTO

Y ACUDE AL LUGAR CITADO

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

COORDINADOR DE COMUNICACIÓN

SOCIAL: INSTRUYE AL

CAMAROGRAFO Y VIDEOGRAFO A

REALIZAR LAS TOMAS

FOTOGRAFICAS Y DE VIDEO

REQUERIDAS EN EL EVENTO

CHOFER: RETORNA AL

PERSONAL AL

AYUNTAMIENTO Y REALIZA

BITACORA DEL RECORRIDO

DEL VEHICULO Y ENTREGA

LAS LLAVES

__________________________________________________________________________________________________



PROCEDIMIENTO PARA LA PUBLICACION

DE INFORMACION Y PUBLICIDAD

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: RECIBE OFICIOS DE

PETICION DE PUBLICACIONES Y

TURNA LOS OFICIOS AL ENCARGADO

DEL DEPARTAMENTO DE MEDIOS

COORDINADOR DE


ENTREGA AL DIRECTOR LOS

TRABAJOS SOLICITADOS PARA

QUE AUTORICE SU

PUBLICACIÓN

SECRETARIA: RECIBE LOS DISEÑOS Y

ELABORA LAS ÓRDENES DE

INSERCIÓN PARA CADA MEDIO,

ENTREGA LAS ÓRDENES PARA Vo Bo

AL DIRECTOR Y UNA VEZ FIRMADAS

LAS ENVIA POR CORREO

LEECTRONICO JUNTO CON EL

DISEÑO

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

COORDINADOR DE COMUNICACIÓN

SOCIAL: INSTRUYE AL DISEÑADOR

PARA LA ELABORACION DE UN

DISEÑO

SECRETARIA: AL SALIR LA

PUBLICACION SE INTEGRA

AL EXPEDIENTE DEL MEDIO

DE COMUNICACIÓN

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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION

DE CONTRATOS Y CONVENIOS CON LOS

MEDIOS DE COMUNICACION

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

DIRECTOR: ACUERDA CON EL

PRESIDENTE MUNICIPAL LA

CONTRATACION DE LOS SERVICIOS

CON LOS DIFERENTES MEDIOS DE

COMUNICACION

DEPARTAMENTO JURIDICO DEL

MUNICIPIO: REVISA LOS

CONVENIOS Y SUS CLAUSULAS

PARA SU APROBACION Y LOS

ENTREGA AL DIRECTOR DE

COMUNICACIÓN SOCIAL

DIRECTOR: PASA A FIRMA LOS

CONVENIOS AL PRESIDENTE

MUNICIPAL

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL:

SOLICITA A LOS MEDIOS DE COMUNICACION

CONVENIOS PARA LLEGAR A UN ACUERDO EN

LOS PAGOS POR LOS SERVUCIOS PRESTADOS

DE PREFERENCIA POR MES

DIRECTOR: ENTREGA LOS

CONVENIOS ORIGINALES A

TESORERIA PARA SU

CONOCIMIENTO Y SE

QUEDA CON COPIA PARA

ARCHIVO

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PRODUCCION DE SPOTS PARA

RADIO Y TV

Clave: MTL-CS-13-15

Responsable:


Vigencia:


INICIO

SECRETARIA: RECIBE LAS

SOLICITUDES DE LAS DIFERENTES

ÁREAS PARA LA PRODUCCIÓN DE SPOTS PARA RADIO Y TV.

COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL:

ENVÍA LAS PRODUCCIONES DE SPOTS A LAS

RADIODIFUSORAS Y TELEVISORAS VIA

INTERNET PARA AGILIZARA SU

PROGRAMACIÓN EN LOS MEDIOS CON QUE SE

HIZO CONVENIO

SECRETARIA: SACA COPIAS DE LOS

SPOTS DE RADIO Y TV Y LOS

ARCHIVA POR MES PARA CONTROL

INTERNO.

FIN DEL

PROCEDIMIENTO

DIRECTOR: SOLICITA LA PRODUCCIÓN DE

SPOTS DE VIDEO Y RADIO A PRODUCTORA DE

RADIO Y TV QUE SE HAYA CONTRATADO

DIRECTOR: ORDENA

PRODUCCIÓN DE VIDEO EN

DVD DE LOS SPOTS POR

MES PARA

REPRODUCIRLOS EN

PANTALLA LCD DEL

MUNICIPIO

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCION DE … · Dirección de Comunicación Social y Relaciones Publicas realizan para efecto de controlar la legalidad, honradez, lealtad, imparcialidad