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MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SECCIÓN DE VEHÍCULOS

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA AÑO: 2014

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Subdirección Administrativa, Sección de Vehículos, Consejo Nacional de la Juventud Presidencia de la República de Guatemala, -CONJUVE-

Autoridades

Licda. Mayra Alejandra Carrillo De León

Directora General

Héctor Alfredo Ruíz Fuentes Director Ejecutivo

Cuerpo de Asesores

Lic. Hamilton Estuardo Espina González Asesor Financiero

Licda. Ana Roxana Urrutia Oliva Asesora de Recursos Humanos

Licda. Ingrid Ofelia Castillo Barrientos Asesora Jurídica

Colaboración

Lic. Marvin Eli Omar Calderón Abrego Auditor Interno

Edgar Estuardo Morales Solares Subdirector Administrativo

Wernner Josué Alvarado García Encargado de Vehículos

Guatemala, Julio 2014

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ÍNDICE GENERAL

Subdirección Administrativa, Sección de Vehículos, Consejo

Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE-

i. Introducción. 5 ii. Objetivos. 6 iii. Justificación. 7 iv. Alcance. 8 v. Disposiciones Legales. 9 vi. Estructura Organizacional 10 vii. Definiciones. 11 viii. Responsabilidad de acuerdo al Manual de Organización y

Descripción de puestos. 12 ix. Normas Específicas. 14

1. Uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de vehículos, asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-.

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1.1. Procedimiento. 19 1.2. Flujograma. 22 2. Anexo. 25

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INTRODUCCIÓN

El Manual de normas y procedimientos de la Sección de Vehículos, ha sido actualizado con la finalidad de ofrecer al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala

–CONJUVE-, los procesos administrativos y operativos que facilitarán el uso, manejo, control y administración de este recurso. El presente trabajo contiene sus propios objetivos, justificación, alcance, disposiciones legales, estructura organizacional, definiciones, responsabilidades de acuerdo al Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo, normas específicas, así como el detalle sistemático de los procesos con su respectiva representación gráfica. Por ser un instrumento de consulta organizacional1, deberá permanecer en los centros de trabajo, por lo que se recomienda realizar su revisión y actualización constante; así como la socialización del mismo, con el personal de la institución.

1 Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública.

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OBJETIVOS

GENERAL Definir normas y procedimientos para mantener en óptimas condiciones los vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE-.

ESPECÍFICOS 1. Regular la programación y utilización de los vehículos solicitados por las diferentes áreas y

unidades del CONJUVE, para el uso más eficiente en las actividades realizadas.

2. Establecer las normas de uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de los vehículos en propiedad del CONJUVE.

3. Fortalecer la eficiencia operacional, protección y preservación de los vehículos en pertenencia de la institución.

4. Garantizar la eficiente aplicación de los procedimientos administrativos, en relación al uso de los vehículos asignados a CONJUVE.

5. Servir como material de consulta para la inducción y capacitación de personal.

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JUSTIFICACIÓN

El presente trabajo surge de la necesidad de actualizar los procedimientos de uso, mantenimiento, reparación y resguardo de vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-; lo anterior, permitirá simplificar los métodos de trabajo, evitar duplicidad de procesos, optimización de recursos, obteniendo una mayor eficiencia y eficacia en los procesos administrativos. Su vigencia servirá de base para la orientación de personal de nuevo ingreso, al proveerle la

herramienta técnica que facilite su incorporación al puesto de trabajo.

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ALCANCE El contenido del presente manual tiene aplicación práctica para todos los Departamentos, Unidades y Secciones del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-, donde cada Servidor y empleado tiene definido el grado de responsabilidad en la ejecución de los procedimientos de acuerdo al puesto de trabajo que desempeña.

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DISPOSICIONES LEGALES

1. Constitución Política de la República de Guatemala. 2. Acuerdo Gubernativo 405-96, Creación del Consejo Nacional de la Juventud. 3. Decreto 57-2008, Ley de Acceso a la Información Pública. 4. Decreto 31-2002, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas y sus reformas.

10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMALA –CONJUVE-

Fuente: Subdirección de Recursos Humanos del Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala. –CONJUVE-

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DEFINICIONES

SOLICITUD DE TRANSPORTE Es el proceso donde cada servidor público o trabajador del Consejo Nacional de la Juventud,

Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-, gestiona los medios de traslado para el desarrollo de alguna actividad en beneficio de la Institución; para tal efecto utilizará el formulario de salida y entrada de vehículos.

HOJA DE SALIDA Y ENTRADA DE VEHÍCULOS Es el requerimiento interno, por medio del cual el servidor público o trabajador del CONJUVE, solicita un vehículo para el cumplimiento de alguna actividad; el cual debe contar con la autorización de Subdirector Administrativo del Consejo.

ENTREGA Y RECEPCIÓN DE VEHÍCULOS

Es el proceso por medio de cual, el Encargado de Vehículos entrega y recibe los vehículos propiedad del CONJUVE, para tal efecto revisará conjuntamente con los solicitantes el buen funcionamiento de los mismos, tomando en cuenta lo descrito en la hoja de salida y entrada de vehículos.

CONTROL Y MANTENIMIENTO DE VEHÍCULOS Estará a cargo del Encargado de Vehículos, quien deberá revisar constantemente la condición física y mecánica de los vehículos propiedad del CONJUVE, e informar el estado de los mismos al Subdirector Administrativo para efectos de control y programación de gastos.

PROGRAMACIÓN ANUAL DE SERVICIOS Es la proyección que realiza el Encargado de Vehículos, que servirá de parámetro para contar con disponibilidad financiera para cubrir los servicios mayores y menores de los vehículos asignados al CONJUVE.

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RESPONSABILIDADES DE ACUERDO AL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

DIRECCIÓN GENERAL Coordina y supervisa el desarrollo de las actividades administrativas del Consejo Nacional de la

Juventud, de la Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-, dentro del marco de las políticas, programas y estrategias que conllevan a la eficacia, racionalización y transparencia en el manejo y uso de los recursos, con la finalidad de agilizar las acciones del Consejo2.

DIRECCIÓN EJECUTIVA Estará a cargo de un Director Ejecutivo3, quien llevará a cabo las funciones Ejecutivas de la Institución de conformidad con los lineamientos e instrucciones del Director (a) General. Tendrá a su cargo la administración de los bienes y fondos del Consejo, cumplirá y ejecutará las disposiciones emanadas de la Dirección General, a quien mantendrá informada acerca del funcionamiento de su Dirección y sobre los asuntos que requieran. Propondrá a la Dirección General la creación de los servicios necesarios para su buen funcionamiento y ejercerá las demás funciones y facultades que le

correspondan de conformidad con los reglamentos que se dicten y las normas que fueran aplicadas4.

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA La Subdirección de servicios administrativos es la dependencia del Consejo Nacional de la Juventud, responsable de registrar y agilizar la resolución de toda solicitud, expediente y correspondencia ingresada al Consejo, velando por que el proceso administrativo se desarrolle oportuna y eficazmente, así mismo le corresponde velar por la efectividad de la operación y mantenimiento de los servicios e infraestructura, proporcionando la seguridad necesaria para el adecuado resguardo de las instalaciones del Consejo, deberá cumplir con las formalidades legales de comunicar los actos administrativos emitidos por el Consejo a todas las unidades de servicios administrativos para su eficiente y eficaz funcionamiento5.

2 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 12.

3 La Dirección Ejecutiva es el ente responsable de asumir las funciones administrativas en el caso de que la Directora General no se encuentre en

funciones; lo anterior, con base a lo descrito en acuerdo gubernativo 405-96, creación de CONJUVE. Artículo 4, Inciso a). 4 Manual de Organización y Descripción de Puestos del Consejo Nacional de la Juventud –CONJUVE- Guatemala septiembre 2013, página 14.

5 Ibid, página 16.

13 SECCIÓN DE VEHÍCULOS Es la encargada de realizar actividades de apoyo a la Subdirección Administrativa en cuanto a los vehículos de la Institución, velando por el estricto control de entradas y salidas de los mismos, encargándose del mantenimiento y llevando registro y control de los servicios que se le hacen, practicando periódicamente inventario físico de las condiciones en las que se encuentran los vehículos del Consejo Nacional de la Juventud de la Presidencia de la República. Así mismo realizar el trámite del pago anual del impuesto de circulación para la adquisición de calcomanías y/o placas, apoya todas las actividades que le son asignadas por la Dirección General del CONJUVE6.

6 Ibid, página 18.

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NORMAS ESPECÍFICAS 1. El conductor o solicitante que va a necesitar el servicio del transporte, deberá requerirlo a la

Subdirección Administrativa como mínimo con un día de anticipación, utilizando la hoja de salida y entrada de vehículos (Forma. HSEV-001) ver anexo I, a efecto se realicen los chequeos mecánicos necesarios para que el automotor se encuentre en condiciones de cumplir con la comisión.

2. La Subdirector Administrativo es el responsable de autorizar la salida de vehículos que serán utilizados para las diversas actividades del Consejo Nacional de la Juventud, firmando de visto bueno en (Forma. HSEV-001).

3. Es responsabilidad del Encargado de Vehículos, la entrega y recepción de los medios de transporte; para lo cual revisará en conjunto con los conductores el buen funcionamiento de los vehículos; tomando en cuenta los lineamientos descritos en (Forma. HSEV-001).

4. Los vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, serán conducidos exclusivamente por personal de la institución (renglones presupuestarios 011, 022 y 029,

este último con previa autorización de la Autoridad Competente); quienes deberán mantener

vigente su licencia de conducir.

5. Es responsabilidad del Encargado de Vehículos, el buen estado mecánico y eléctrico del vehículo. Sin embargo, el conductor o solicitante está obligado a reportar de inmediato a la

Subdirección Administrativa, de toda falla presentada durante las actividades de trabajo, ya que de no ser atendida a tiempo, pueda ocasionar un daño parcial o total al vehículo.

6. El Encargado de Vehículos; los primeros cinco (5) días de cada mes, presentará al Subdirector Administrativo un informe del estado físico y mecánico de los vehículos asignados a la institución.

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7. Es responsabilidad de cada conductor, diariamente al inicio de cada actividad o jornada laboral, realizar una revisión general del vehículo, que comprende: motor, batería, sistema

eléctrico, niveles de agua, combustibles, aceite, llantas, frenos, dirección y estado de la

carrocería; con el propósito de garantizar las condiciones óptimas del vehículo.

8. El Encargado de Vehículos, deberá elaborar una programación anual, de servicios mayores

y menores de los vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, con la finalidad de programar suficiente disponibilidad presupuestaria para cubrir este gasto.

9. Los medios de transporte que se encuentren en garantía técnica; serán llevados por el Encargado de Vehículos a los talleres designados por la compañía proveedora para su reparación y/o mantenimiento.

10. El Encargado de Vehículos, debe garantizar el control de los repuestos cambiados en los talleres de reparación, solicitando al taller la entrega de los repuestos cambiados, mostrándolos al Subdirector Administrativo. Sin embargo, si aún son útiles debe suscribirse

Acta Administrativa de entrega, conjuntamente con el Encargado de Almacén para su

debido resguardo; en caso contrario procederá a desecharlos con el visto bueno del Subdirector Administrativo.

11. Toda adquisición de repuestos y servicios de mantenimiento de vehículos, se realizará conforme al procedimiento de compra establecido, y lo descrito en la Ley de Contrataciones

de Estado y su Reglamento. Así mismo, deberá presentarse un diagnóstico previo, obtenido en un taller de mecánica, en el cual se especificará el nombre y número de piezas a utilizar, lo cual se indicará en el registro de cada uno de los vehículos.

12. El Encargado de Vehículos del Consejo; deberá solicitar mantenimiento preventivo, de acuerdo a los siguientes parámetros: ü Cada 5,000 kilómetros debe realizar: cambio de lubricantes, filtros (aceite y

gasolina) y, chequeo de niveles.

ü Cada 10,000 kilómetros un chequeo mayor, que incluye: balanceo de llantas,

alineación de la dirección, afinación de motor y rotación de llantas.

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ü Cada 30,000 kilómetros debe revisarse el desgaste de la llantas, para verificar su rendimiento.

13. En caso, que los vehículos asignados a cumplir comisiones de trabajo por causas fortuitas o

de otra clase plenamente justificadas retornasen al lugar de origen en fecha distinta a la señalada, el solicitante, funcionario o conductor deberá informar por escrito al Subdirector Administrativo las razones que ocasionaron la demora, máximo hasta el día hábil siguiente al de su retorno.

14. Una vez concluida la comisión el conductor o solicitante, deberá entregar las llaves y documentos necesarios al Encargado de Vehículos, así como reportar las novedades producidas durante la comisión, para que este a su vez las comunique al Subdirector Administrativo.

15. Todos los vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, deberán quedar diariamente resguardados en los parqueos, después de la jornada laboral, a excepción de los vehículos de asignación permanente y aquellos que se encuentren en comisión de trabajo previamente autorizados por la Dirección General.

16. Es responsabilidad del solicitante o interesado, si conociendo las fallas que presente el vehículo asignado a su unidad administrativa, impida o retrase su reparación; quedará sujeto a las sanciones administrativas correspondientes.

17. Si se produjeran daños a los medios de transporte, por negligencia, descuido o

irresponsabilidad en la utilización, y deliberadamente se hubiere ocultado, será responsabilidad absoluta del conductor o del funcionario responsable del vehículo; según corresponda al responsable de la omisión de información y los gastos que originen las reparaciones serán cubiertas por estos, sin prejuicio de la aplicación de las sanciones disciplinarias si el caso lo amerita, previo al trámite administrativo correspondiente.

18. Es responsabilidad del solicitante, conducir el vehículo de acuerdo a lo indicado en las leyes y reglamentos de tránsito y a los preceptos de educación vial.

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19. Hacer constar que en caso de multas y/o remisiones el conductor o solicitante será el

responsable directo del pago de las mismas.

20. El Encargado de Vehículos velará por que cada vehículo esté solvente en el pago de impuestos de circulación, para el libre tránsito en el territorio nacional.

21. A continuación se presentan las prohibiciones aplicables a uso, custodia y manejo de los

medios de transporte asignados al Consejo Nacional de la Juventud. ü Darle uso distinto a los vehículos que no sean los propios del trabajo que realiza la

dependencia a la cual está asignado. ü Prestar vehículos a terceros o personas no autorizadas por el Consejo. ü Uso de vehículos propiedad del Consejo, por personal no autorizado. ü Fumar dentro de los vehículos. ü Ingerir alimentos y líquidos dentro de los vehículos. ü Mantener basura dentro de los vehículos. ü Asignar vehículos a personas que no tengan licencia vigente. ü Ingresar un vehículo propiedad del Consejo, a un taller particular sin la debida

autorización de la Dirección General o quien haga sus veces y visto bueno de la Subdirección Administrativa.

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USO, MANTENIMIENTO, REPARACIÓN, RESGUARDO Y CONTROL DE VEHÍCULOS ASIGNADOS AL CONSEJO NACIONAL DE LA JUVENTUD, PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -CONJUVE-

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PROCEDIMIENTO Descripción del Procedimiento

Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa – Sección de Vehículos - Título del Procedimiento: Uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de vehículos asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-. Hoja: 1/3 Número de formas: 1 Inicia: Unidad Solicitante Finaliza: Dirección General

Departamento Puesto Responsable Paso No. Actividad

Unidad Solicitante Interesado o conductor 1

En caso de necesitar el servicio del transporte, deberá solicitarlo mediante hoja de salida y entrada de vehículos (Forma HSEV-001) ver anexo I; como mínimo con un día de anticipación a la Subdirección Administrativa, quien verificará y autorizará con visto bueno si hay disponibilidad del mismo, a efecto se realicen los chequeos mecánicos necesarios para que el automotor se encuentre en condiciones de cumplir con la comisión.

Subdirección Administrativa

Subdirector Administrativo 2

Recibe (Forma HSEV-001), y verifica disponibilidad del vehículo7, y si el mismo se encuentra en óptimas condiciones para su uso, por lo que asigna, autoriza y firma de visto bueno, y traslada (Forma HSEV-001) al Encargado de Vehículos. En caso contrario devuelve formulario al interesado y finaliza el procedimiento.

Encargado de Vehículos

3 Recibe (Forma HSEV-001) autorizada por el Subdirector Administrativo y prepara el vehículo designado para la comisión o actividad.

4

Entrega el vehículo al solicitante; para lo cual revisará en conjunto con el interesado el buen funcionamiento del vehículo y entregará lo siguiente: • Tarjeta de circulación o fotocopia

legalizada. • Juego de llaves. • Tarjeta de seguro (si hubiera). Indicando los lineamientos descritos en (Forma HSEV-001); posteriormente solicita la firma del conductor en el formulario y entrega el vehículo.

7 La Subdirección Administrativa debe considerar el reporte de estado físico y mecánico enviado por el Encargado de Vehículos, de acuerdo a la

(norma específica número siete).

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa - Sección de Vehículos - Título del Procedimiento: Uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de vehículos, asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE- Hoja: 2/3 Número de formas: 1 Inicia: Unidad Solicitante Finaliza: Dirección General

Departamento Puesto Responsable Paso No. Actividad

Unidad Solicitante

Interesado o conductor

5 Recibe el vehículo y verifica los datos descritos en (Forma HSEV-001), firmando de recibido, quedándose con la copia de la forma.

6

Realiza diariamente al inicio de cada actividad o jornada laboral, una revisión general del vehículo, que comprende: motor, batería, sistema eléctrico, niveles de agua, combustibles, aceite, llantas, frenos, dirección y estado de la carrocería; con el propósito de garantizar las condiciones óptimas del vehículo. 8

7

Realiza la comisión o actividad planificada y entrega el vehículo. En el caso que por causas fortuitas o de otra clase plenamente justificadas retornasen al lugar de origen en fecha distinta a la señalada; el solicitante, funcionario o conductor deberá informar por escrito o correo electrónico al Subdirector Administrativo las razones que ocasionaron la demora (máximo hasta el día hábil siguiente al de su retorno).

Subdirección Administrativa

Encargado de

Vehículos 8

Recibe el vehículo por parte del conductor o solicitante, y verifica su estado de acuerdo a la (Forma HSEV-001)9 firmado de recibido y traslada a la Subdirección Administrativa para efectos y control correspondiente; así mismo resguarda el vehículo en el parqueo del Consejo.

Subdirección Administrativa

Subdirector

Administrativo 9

Recibe (Forma HSEV-001) firmada por el Encargado de Vehículos y firma de visto bueno; posteriormente archiva hoja de control. (En caso de recibir el vehículo en óptimas condiciones finaliza proceso).

8 Es responsabilidad del solicitante o interesado, que el vehículo asignado a la comisión o actividad sea conducido exclusivamente por el personal de

la institución, quienes deberán mantener vigente su licencia de conducir (ver norma específica número cuatro) 9 Si se produjeran daños a los medios de transporte, por negligencia, descuido o irresponsabilidad en la utilización de los vehículos (ver norma

específica número diez y siete).

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Descripción del Procedimiento Nombre de la Unidad: Subdirección Administrativa - Sección de Vehículos - Título del Procedimiento: Uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de vehículos, asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala –CONJUVE-. Hoja: 3/3 Número de formas: 1 Inicia: Unidad Solicitante Finaliza: Dirección General

Departamento Puesto Responsable Paso No. Actividad

Subdirección Administrativa

Subdirector

Administrativo 10

En caso de recibir el vehículo con daños totales o parciales10; debe solicitar al conductor o solicitante la siguiente información: • Informe circunstanciado dirigido a la

Dirección General de los hechos que provocaron el daño al vehículo.

• Denuncia presentada al Ministerio Público.

• Fotocopia certificada de tarjeta de responsabilidad de inventario.

Unidad Solicitante

Interesado o

conductor 11 Prepara documentos solicitados, y entrega expediente en original a la Subdirección Administrativa, mediante oficio.

Subdirección Administrativa

Subdirector (a) Administrativo 12

Recibe expediente; suscribe y adjunta certificación de Acta Administrativa donde comparezcan los involucrados, la cual debe indicar los hechos ocurridos, y traslada a la Unidad de Auditoría Interna para evaluar si los hechos fueron con responsabilidad o sin responsabilidad del conductor.

Unidad de Auditoría Interna Auditor Interno 13

Recibe y revisa expediente, por lo que emite su opinión si los daños causados fueron por negligencia, descuido e irresponsabilidad del conductor o por causas fuera de su responsabilidad; trasladando opinión a la Dirección General para que continúe su trámite donde corresponda.

Dirección General Director (a) General

14

Recibe y revisa expediente; en caso de que el informe indique con responsabilidad, traslada información mediante oficio a la Subdirección Financiera para que realice el cobro correspondiente.

15

En caso de que el informe indique sin responsabilidad, traslada expediente mediante oficio a la Subdirección Administrativa para trámite y cobro de seguro (si hubiera); en caso contrario proceda a la reparación conforme al procedimiento de compra vigente.

10

Causados por hechos de tránsito o desperfectos mecánicos.

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FLUJOGRAMA

23

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24

Título del Procedimiento: Uso, mantenimiento, reparación, resguardo y control de vehículos, asignados al Consejo Nacional de la Juventud, Presidencia de la República de Guatemala -CONJUVE-. (3/3)

Unidad de Auditoría Interna Dirección GeneralSubdirección AdministrativaUnidad Solicitante

C

Prepara documentos solicitados, y entrega expediente en original

a la Subdirección Administrativa, mediante oficio.

Recibe expediente; suscribe y adjunta

certificación de Acta Administrativa donde

comparezcan los involucrados, la cual

debe indicar los hechos ocurridos, y

traslada al Unidad de Auditoría Interna para evaluar si los hechos

fueron con responsabilidad o sin responsabilidad del

conductor.

Recibe y revisa expediente, por lo que emite su opinión si los

daños causados fueron por negligencia,

descuido e irresponsabilidad del

conductor o por causas fuera de su

responsabilidad; trasladando opinión a la Dirección General para que continúe su

trámite donde corresponda.

Recibe y revisa expediente; en caso

de que le informe indique con

responsabilidad, traslada información mediante oficio a la

Subdirección Financiera para que

realice el cobro correspondiente.

En caso de que el informe indique sin

responsabilidad, traslada expediente mediante oficio a la

Subdirección Administrativa para trámite y cobro de

seguro (si hubiera); en caso contrario proceda

a la reparación conforme al

procedimiento de compra vigente.

Fin

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ANEXO

26

ANEXO I

27

Presidencia de la República de Guatemala (Actualizado)

Guatemala – Julio 2,014- Subdirección Administrativa

Manual de Normas y Procedimientos de la Sección de Vehículos