MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ......Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Social Código: 112-PR-DDS-02 Elaboró: Elaboró: Lic. Matilde Vega Herrera Lic

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

OFICIALÍA MAYOR DIRECCIÓN GENERAL DE ORGANIZACIÓN

CONTENIDO

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CLAVE

1.- Organización de las Reuniones de Delegados de la SEDESOL 112-PR-DES-01

2.- Planeación, Coordinación y Apoyo en la Realización de Giras del Titular de la SEDESOL en las Entidades Federativas 112-PR-DEA-01

3.- Elaboración del Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las Delegaciones de la SEDESOL 112-PR-DOD-01

4.- Autorización de Programas Anuales de Actividades de las Delegaciones de la SEDESOL 112-PR-DDU-01

5.- Seguimiento a los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación de la Política Social de la SEDESOL 112-PR-DGI-01

6.- Seguimiento a Instrumentos de Coordinación 112-PR-DGI-02

7.- Seguimiento del Avance Financiero Presupuestal de los Programas de la SEDESOL 112-PR-DDS-01

8.- Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión e Información de las Delegaciones de la SEDESOL 112-PR-DDS-02

9.- Supervisión y Seguimiento a la Operación de las Delegaciones de la SEDESOL (Visitas) 112-PR-DAC-02


FO-DGO-001Firmas de autorización

Versión 2004.03 FECHA: Noviembre de 2004

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Procedimiento: Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión e Información de las Delegaciones de

la SEDESOL Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Social

Código: 112-PR-DDS-02

Elaboró: Elaboró:

Lic. Matilde Vega Herrera Lic. Josefina Amozurrutia de Ita

Subdirectora de Avance Financiero de Programas

Directora de Aseguramiento de Calidad y Mejora

Continua

Revisó: Revisó:

Lic. Julián Domínguez López Portillo

Ing. Manuel Verdugo Luengas

Director General Adjunto de Operación de Programas

Director General Adjunto de Desarrollo Delegacional

Aprobó: Lic. Eduardo Bravo

Esqueda

Jefe de la Unidad de Coordinación de

Delegaciones

Fecha de documentación: 08/08/05 Revisión número: 01 Copia número: Original Copia asignada a:


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Presentación del procedimiento

Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión y de Información de las Delegaciones de la SEDESOL

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Objetivo(s): Asegurar la atención de solicitudes de información, gestión y asesorías que soliciten las Delegaciones de la SEDESOL en asuntos competencia de la Secretaría, a la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

Glosario:

• Asesoría.- Orientación inmediata sobre algún tema relacionado con asuntos competencia de la SEDESOL

• DE.- Delegación de la SEDESOL.

• DGA´s.- Se le denomina así a las Direcciones Generales Adjuntas de la UCD: Dirección General Adjunta de Operación de Programas, Dirección General Adjunta Desarrollo Delegacional y Dirección General Adjunta de Análisis y Enlace con Delegaciones.

• Directores de Área.-

• Director de Enlace Social

• Director de Aseguramiento de Calidad y Mejora Continua

• Director de Sistemas y Soporte Técnico a Delegaciones

• Director de Operación Delegacional

• Director de Operación de Programas de Desarrollo Social

• Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano

• Director de Gestión Institucional

• Director de Estudios y Análisis en Delegaciones

• Gestión.- Atención de alguna problemática de la DE relacionada con asuntos competencia de la SEDESOL.

• Solicitud de Información.- Solicitud de alguna DE para recopilar y enviar


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documentación sobre algún tema relacionado con asuntos competencia de la SEDESOL.

• Personal de Área Correspondiente.- Para efectos de este procedimiento se considera así al personal de las 3 Direcciones Generales Adjuntas de la UCD.

• Peticionario.- Servidor público adscrito a Delegaciones que requiere telefónicamente al personal de la UCD información, gestión o asesoría.

• Subdirectores de Área.- • Subdirector de Control de Gestión • Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales • Subdirector de Recursos Humanos Delegacionales • Subdirector de Recursos Materiales Delegacionales • Subdirector de Sistemas en Delegaciones • Subdirector de Reingeniería de Procesos • Subdirector de Desarrollo Urbano A • Subdirector de Desarrollo Urbano B • Subdirector de Desarrollo Social A • Subdirector de Desarrollo Social B • Subdirector de Desarrollo Social C • Subdirector de Avance Financiero de Programas • Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social • Subdirector de Seguimiento y Atención a Observaciones • Subdirector de Acceso a la Información y Transparencia • Subdirector de Análisis Político.

• SEDESOL.- Secretaría de Desarrollo Social.

• UA.- Cada una de las áreas que comprenden las Oficinas Centrales, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades Sectorizadas de la Secretaría de Desarrollo Social.

• UCD.- Unidad de Coordinación de Delegaciones.


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Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social. D.O.F. 19-07-04. Capítulo IV, Artículo 14°, Fracción VII y VIII.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03. • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

Alcance:

• Este procedimiento aplica a la atención de los requerimientos, solicitudes y peticiones de información, asesorías y gestión que realicen las Delegaciones de la SEDESOL vía telefónica al personal de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad: – aprobar este procedimiento para su implantación.

• De los Directores de Área: – brindar de forma inmediata la asesoría que requieran los peticionarios de las

Delegaciones. – gestionar ante las áreas competentes los planteamientos de problemática

específica que hagan las Delegaciones – recabar y remitir a los peticionarios la información que soliciten las Delegaciones


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de la SEDESOL.

• De los Subdirectores de Área: – brindar asesoría y dar trámite a la atención de los requerimientos, solicitudes y

peticiones de información de las Delegaciones de la SEDESOL. – elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir

de su fecha de emisión.


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Descripción de actividades


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Paso núm Responsable Actividad

Nombre y clave del

documento de trabajo


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1 Personal del Área

Correspondiente

Recibe vía telefónica solicitud de asesoría, gestión o información del peticionario.


Correspondiente

Verifica con el Peticionario el tipo de asesoría, gestión o información solicitada para determinar si es de la competencia de su Área de acuerdo a las funciones manifestadas en el Manual de Organización.

Manual de Organización


Correspondiente

Se pregunta si el tipo de asesoría, gestión o información solicitada por el Peticionario es de la competencia de su Dirección de Área. Si la respuesta es:

No, ir al paso 4.

Si, ir al paso 5.


Correspondiente

Turna la llamada al personal de la Dirección de Área correspondiente de la UCD para atender la solicitud.


Correspondiente

Solicita al Peticionario los datos requeridos del formato de solicitudes de asesoría y de información (Formato de Solicitud), los captura en dicho formato y analiza la solicitud para determinar si está en la posibilidad de atenderla en ese momento.

Formato de Solicitud


Correspondiente

Se pregunta si puede atender la solicitud en ese momento. Si la respuesta es:

No, ir al paso 7.

Si, ir al paso 12.

7 Personal del Notifica que en un lapso de 24 hrs. será atendida o


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Nombre y clave del



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Área Correspondiente

gestionada su solicitud y se despide del Peticionario.


Correspondiente

Se pregunta si la petición se refiere a solicitud de información o gestión ante la UA correspondiente. Si la respuesta es:

Solicitud de información sigue en el paso 9.

Gestión, ir al 11.


Correspondiente

Se pregunta si para atender la solicitud es necesario establecer contacto con alguna Unidad Administrativa que pueda proporcionar dicha información o si se puede recabar internamente en archivos documentales en la UCD. Si la respuesta es:

Archivos documentales en la UCD, ir al paso 10.

Contactar UA, ir al paso 11.


Correspondiente

Recaba la información solicitada por el Peticionario en archivos documentales (físicos o electrónicos) en la UCD.

Continúa el procedimiento en el paso 12.

Información


Correspondiente

Establece contacto telefónicamente con la UA correspondiente o en su caso realiza una visita a la UA para solicitar, y recabar la información o gestionar el planteamiento correspondiente.

Información


Correspondiente

Brinda la información solicitada o gestionada vía telefónica y determina con el Peticionario si la información proporcionada cumple con lo solicitado.

Nota: En caso de ser necesario remite la información

Información


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Nombre y clave del



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por el medio más adecuado para su envío.


Correspondiente

Se pregunta si la información proporcionada al Peticionario es la correcta. Si la respuesta es:

No, ir al paso 7.

Si, ir al paso 14.


Correspondiente

Captura la solución de la solicitud en el Formato de Solicitud para su cierre correspondiente y lo archiva en la carpeta de atención de solicitudes de asesoría, gestión y de información de su Área correspondiente (Carpeta).

Fin del Procedimiento


Carpeta

TIEMPO TOTAL: 24 hrs.


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Diagrama de flujo


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Carpeta

Información

Información

Información

Manual de Organización

Formato de solicitud

Inicio

Turnar llamada al personal de la DA correspon-

diente4 A

Solicitar al peticionario

datos y analizarlos5 A

Clave de Letra:A.- Personal del Área Correspondiente

Recibir solicitud de la DE

1 A

Notificar la atención de la

solicitud en 24 hrs.7 A

Brindar la asesoría y/o la información

y verificar si cumple12 A

Verificar si la solicitud es de su

competencia2 A

¿Es de su competencia?

A

3

SI

NO

5

¿Se puede atender en ese

momento?

A

6

SI

NO

¿Como se atenderá la solicitud?

A

9

Contactar a UA

Archivos Doc. de la UCD

Recabar información en

archivos documentales

10 A

Contactar a la UA y recabar información

11 A

12

12

¿La información es la correcta?

A

13

SI

NO 7

Fin


Capturar solución en el formato y

archivar en carpeta14 A

¿A que se refiere la solicitud?

A

8

Solicitud de Información

Gestión 11


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Registros

Atención a Solicitudes de Asesoría y de Información de las Delegaciones de la SEDESOL

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Clave Nombre Responsable de

retención Tiempo de retención


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N/A Formato de Solicitudes de Asesoría y de Información (Formato de Solicitud)

Subdirector de Área

Correspondiente

1 año en archivo activo y 3 años en

archivo muerto


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Anexos


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Núm. Nombre del documento Clave


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FO-DGO-007Historial de cambios

Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión y de Información de las Delegaciones de la

SEDESOL

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Revisión núm.

Fecha de aprobación

Descripción del cambio

Motivo(s)


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01 08/08/05 Emisión Emisión




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Procedimiento: Supervisión y Seguimiento a la Operación de las Delegaciones de la SEDESOL

(Visitas) Dirección de Aseguramiento de Calidad y Mejora Continua

Código: 112-PR-DAC-02

Elaboró

Elaboró Elaboró Ing. Arq. Andrés Cortina

Rodríguez

Lic. Josefina Amozurrutia de Ita

Subdirector de Desarrollo Urbano A

Ing. Jesús Rodríguez López

Directora de Aseguramiento de Calidad y Mejora

Continua

Subdirector de Sistemas en Delegaciones

Revisó: Revisó:

Lic. Julián Domínguez LópezPortillo

Ing. Manuel Verdugo Luengas


Director General Adjunto de Desarrollo Delegacional

Aprobó: Lic. Eduardo Bravo Esqueda Jefe de la Unidad de

Coordinación de Delegaciones



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Supervisión y Seguimiento a la Operación de las Delegaciones de la SEDESOL (Visitas)

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Objetivo(s): Establecer estrategias de supervisión y seguimiento a la operación de las Delegaciones de la SEDESOL, a fin de contribuir a la mejora en su desempeño.

Glosario:

• DE.- Delegación de la SEDESOL en la entidad federativa.

• Director de Área Correspondiente.- Para efectos de este procedimiento se denomina así a cualquiera de los Directores de Área de la UCD.

• Director de Enlace Social • Director de Aseguramiento de Calidad y Mejora Continua • Director de Sistemas y Soporte Técnico a Delegaciones • Director de Operación Delegacional • Director de Operación de Programas de Desarrollo Social • Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano • Director de Gestión Institucional • Director de Estudios y Análisis en Delegaciones

• Director General Adjunto Correspondiente: Para efectos de este procedimiento se denomina así a cualquiera de los tres Directores Generales Adjuntos de la UCD.

• Director General Adjunto de Operación de Programas, • Director General Adjunto Desarrollo Delegacional o • Director General Adjunto de Análisis y Enlace con las Delegaciones.

• Subdirector de Área Correspondiente.- Para efectos de este procedimiento se denomina así a cualquiera de los Subdirectores de Área de la UCD.

• Subdirector de Control de Gestión • Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales • Subdirector de Recursos Humanos Delegacionales • Subdirector de Recursos Materiales Delegacionales • Subdirector de Sistemas en Delegaciones • Subdirector de Reingeniería de Procesos • Subdirector de Desarrollo Urbano A • Subdirector de Desarrollo Urbano B


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• Subdirector de Desarrollo Social A • Subdirector de Desarrollo Social B • Subdirector de Desarrollo Social C • Subdirector de Avance Financiero de Programas • Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social • Subdirector de Seguimiento y Atención a Observaciones • Subdirector de Acceso a la Información y Transparencia • Subdirector de Análisis Político



• Visita Extraordinaria.- Son aquellas que se realizan atendiendo a una problemática específica que se presenta en la entidad federativa y que no están programadas.

• Visita Ordinaria.- Son aquellas que se programan semestralmente para dar seguimiento a la operación de las delegaciones.

Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social. D.O.F. 19-07-04. Capítulo IV, Artículo 14°, Fracción VII, X y XI.

Referencias:


Alcance:

• Este procedimiento aplica a las visitas de supervisión y seguimiento a la operación de las Delegaciones de la SEDESOL realizadas por la Unidad de Coordinación de Delegaciones.


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Responsabilidades:

• Jefe de la Unidad: – autorizar el Programa de Visitas Ordinarias de la DGA correspondiente. – aprobar este procedimiento para su implantación.

• Director General Adjunto Correspondiente: – aprobar el Programa de Visitas Ordinarias de su área. – notificar a las Delegaciones de la SEDESOL las visitas de seguimiento y

supervisión a realizar. – realizar las visitas a las Delegaciones de la SEDESOL correspondientes al

Programa de Visitas Ordinarias y las extraordinarias.

• Director de Área Correspondiente: – elaborar el Programa de Visitas Ordinarias de la DGA correspondiente. – realizar las visitas a las Delegaciones de la SEDESOL correspondientes al

Programa de Visitas Ordinarias y las extraordinarias. – elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir


• Subdirector de Área Correspondiente: – llevar a cabo la revisión documental para las visitas de supervisión y seguimiento

en las Delegaciones de la SEDESOL. – realizar las visitas a las Delegaciones de la SEDESOL correspondientes al

Programa de Visitas Ordinarias y las extraordinarias.


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Nombre y clave del



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1 Director de Área Correspondiente

Define que tipo de visita (ordinaria o extraordinaria) se requiere llevar a cabo en la DE para girar instrucciones para su ejecución.

Nota: la ejecución de actividades de las visitas ordinarias se realiza de manera semestral.

2 Director de Área o Subdirector de


Se pregunta si el tipo de visita que se requiere llevar a cabo en la DE es ordinaria o extraordinaria. Si la respuesta es:

Ordinaria, ir al paso 3.

Extraordinaria, ir al paso 11.

3 Director de Área y Subdirector de


Elaboran la Propuesta del Programa de Visitas de su Área de acuerdo a sus necesidades.

Nota: la ejecución de estas actividades para realizar las visitas ordinarias se realizan semestralmente.

Propuesta del Programa de Visitas

4 Director General Adjunto,

Director de Área y Subdirector de


Realizan reunión, revisan la Propuesta de Programa de Visitas Ordinarias y generan el Programa de Visitas Ordinarias final de su Área, todo ello analizando los recursos disponibles para llevarlas a cabo.

Programa de Visitas Ordinarias

5 Director General Adjunto

Correspondiente

Revisa el Programa de Visitas Ordinarias para determinar si tiene observaciones a corregir.

Nota: esta revisión se realiza en la misma reunión.



Correspondiente

Se pregunta si el Programa de Visitas Ordinarias tiene observaciones a corregir. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 7.

No, ir al paso 8.

7 Director de Área Corrigen las observaciones y modifican el Programa Programa de


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Nombre y clave del



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y Subdirector de Área

Correspondiente

de Visitas Ordinarias y lo presentan al Director General Adjunto para su aprobación.

Visitas Ordinarias


Correspondiente

Turna el Programa de Visitas Ordinarias al JUCD para su autorización.


9 Jefe de la Unidad de


Autoriza el Programa de Visitas Ordinarias y turna al Director General Adjunto Correspondiente con instrucciones para su envío.



Correspondiente

Envía el Programa de Visitas Ordinarias a las DE´s para su difusión.

Nota: en este paso termina las actividades de planeación de las visitas ordinarias.





Elabora el plan de visita a la DE y solicita el visto bueno al Director General Adjunto Correspondiente.

Plan de Visita



Determina si es necesario notificar a la DE de la visita de acuerdo al tipo de supervisión a realizar.

Nota: En algunas visitas no se notifica a la Delegación debido a que se requiere realizar la revisión en donde no se debe poner sobre aviso para poder obtener el diagnóstico que se requiere.


Correspondiente

Se pregunta si es necesario notificar a la DE de la visita. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 14.


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Nombre y clave del



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No, ir al paso15.


Correspondiente Director de Área o Subdirector de


Elabora la notificación de visita y envía a la DE junto con el Plan de Visita.

Notificación de Visita

Plan de Visita

15 Director General Adjunto o



Realiza una revisión documental basada en el Plan de Visita.

Plan de Visita




Tramita viáticos y pasajes para llevar a cabo la visita. Documentación de Viáticos y Pasajes




Confirmar telefónicamente la asistencia de la visita con el personal de la DE correspondiente.


Director de Área o Subdirector de


Visita a la DE y realiza junta de inicio con el personal involucrado en el tema a supervisar, expone el Plan de Visita y llena la lista de asistencia.

Plan de Visita

Lista de Asistencia


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Nombre y clave del



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Ejecuta la visita de acuerdo al Plan de Visita. Plan de Visita




Elabora minuta de cierre con los hallazgos encontrados en la visita.

Minuta de Cierre




Realiza reunión de cierre con el personal de la DE involucrado, expone la minuta de cierre y les solicita su firma de aprobación en la misma.

Minuta de Cierre




Elabora el informe general de la realización de la visita (Informe General de Visita), en donde se plasman los hallazgos, los puntos de opinión y las oportunidades de mejora respecto al tema supervisado y envía mediante oficio a la DE solicitando las propuestas de acciones correctivas

Informe General de Visita

Oficio de Envío




Recibe propuestas de acciones correctivas de la DE correspondiente y les da seguimiento.

Propuestas de Acciones Correctivas


Recibe de la DE correspondiente las evidencias de las acciones correctivas implantadas para solventar

Acciones Correctivas


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Nombre y clave del



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las observaciones encontradas en la visita y las revisa para determinar si es necesario realizar una nueva visita y verificar físicamente las acciones correctivas implantadas.




Se pregunta si es necesario realizar una nueva visita para verificar físicamente las acciones correctivas implantadas. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 11.

No, ir al paso 26.

26 Subdirector de Área

Correspondiente

Archiva los documentos derivados del procedimiento en la carpeta de seguimiento de visitas.


Plan de Visita

Lista de Asistencia

Minuta de Cierre


Propuestas de Acciones Correctivas

Acciones Correctivas Implantadas

TIEMPO TOTAL: 30 días hábiles


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Diagrama de flujo


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Documentación de Viáticos y

Pasajes

Lista de Asistencia

Plan de Visita


INICIO

Elaborar Programa de

Visitas por Área3 CD

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto CorrespondienteC.- Director de Área CorrespondienteD.- Subdirector de Área Correspondiente

Definir el tipo de visita a realizar

1 CD

¿Cual es el tipo de visita a ejecutar?

CD

2

Ordinaria


Realizar reunión, revisar y aprobar

el Programa 4 BCD


Revisar el Programa

5 B

Programa de Visitas

Ordinarias

Turnar el Programa de

Visitas Ordinarias al JUCD8 B

¿Tiene observaciones a

corregir?

B

6

NO

SI Programa

de Visitas Ordinarias

Corregir observaciones y

modificar el Programa

7 BCD

Programa de Visitas

Ordinarias

Autorizar el Programa y turnar

al DGA9 A

Programa de Visitas

Ordinarias

Enviar al Programa de

Visitas Ordinarias a la DE10 B

11

Plan de Visita

Elaborar el Plan de Visita y

solicitar Vo. Bo. al DGA11 CD

Determinar notificación a la

UA12 CD

¿Es necesario notificar a la

DE?

B

13

SI

Notificación de Visita

Elaborar notificación de

visita y enviar a la DE14 B

Plan de Visita

Realizar revisión documental

15 BCD

Tramitar viáticos y pasajes

16 BCD

Confirmar asistencia de la

visita la DE17 BCD

Plan de Visita

Visitar a la DE y realizar junta de

inicio18 BCD

Plan de Visita

Ejecutar la visita de acuerdo al

Plan de Visita19 BCD

Minuta de Cierre

Realizar reunión de cierre, exponer minuta y solicitar

firma21 BCD

15

Minuta de Cierre

Elaborar minuta de cierre

20 BCD

8

Extraordinaria

22

NO


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Diagrama de flujo


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Propuestas de Acciones

CorrectivasInforme General

de VisitaMinuta de

Cierre

Oficio de Envío


Elaborar informe general y enviar a

la DE22 BCD

Propuestas de Acciones

Correctivas

Recibir propuestas de acciones

de la DE23 BCD

Recibir de la DE las evidencias y

revisarlas 24 BCD

¿Es necesario realizar nueva

visita?

BCD

25

NO

Lista de Asistencia

Plan de Visita

Archivar documentos en

carpeta26 D

FINAL

SI 11

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto CorrespondienteC.- Director de Área CorrespondienteD.- Subdirector de Área Correspondiente


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Registros


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Clave Nombre Responsable de retención

Tiempo de retención


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N/A Programa de Visitas Ordinarias Director de Área Correspondiente

1 año en archivo activo y

3 años en archivo muerto

N/A Plan de Visita Director de Área Correspondiente



N/A Lista de Asistencia Director de Área Correspondiente



N/A Minuta de Cierre Director de Área Correspondiente



N/A Informe General de Visita Director de Área Correspondiente



N/A Propuestas de Acciones Correctivas

Director de Área Correspondiente



N/A Acciones Correctivas Implantadas en la DE

Director de Área Correspondiente




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Anexos


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Revisión núm.



Motivo(s)


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Procedimiento: Seguimiento del Avance Financiero Presupuestal de los Programas de la

SEDESOL Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Social

Código: 112-PR-DDS-01

Elaboró: Elaboró:

Lic. Matilde Vega Herrera Lic. José Álvaro Arenas Degante

Subdirectora de Avance Financiero de Programas

Subdirector de Desarrollo Social “A”

Revisó: Revisó:

Lic. Natalia Garza Torres Lic. Julián Domínguez López Portillo

Directora de Operación de Programas de Desarrollo

Urbano



Esqueda

Titular de la Unidad de Coordinación de

Delegaciones



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Elaboración del Reporte de Avance Financiero Presupuestal de los Programas de la SEDESOL

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Objetivo(s): Dar seguimiento al avance financiero del ejercicio presupuestal de los programas de la SEDESOL asignados a delegaciones de la SEDESOL en las entidades federativas mediante la entrega de reportes periódicos para mantener actualizada la información de dichos avances.

Glosario:

• Avance Financiero Semanal.- Es el formato donde se actualiza la información presupuestal enviada por las DE en el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal.

• DE.- Son las Delegaciones de la SEDESOL en las 31 entidades federativas.

• Oficio de Lineamientos.- Es el documento donde se informa a la DE las disposiciones para el envió de la información del avance financiero de los programas en el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal.

• Reporte de Avance Financiero Presupuestal.- Es el documento elaborado por la Dirección General Adjunta de Operación de Programas donde se consolida el avance en la operación de los recursos de los programas de Desarrollo Social, Hábitat y Tu Casa operados por las DE.

• Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal.- Es el reporte del avance en el ejercicio de los recursos de los programas operados por las delegaciones, siendo:

-Para los programas de Desarrollo Social y Humano: el Reporte Delegacional DSH,

-Para el programa Hábitat: DUOT 2005 (FORMATO HÁBITAT), y

-Para el programa Tu Casa: DUOT 2005 (FORMATO TU CASA)

• Subdirectores de Desarrollo Social.-

• Subdirector de Desarrollo Social “A”

• Subdirector de Desarrollo Social “B”


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• Subdirector de Desarrollo Social “C”

• Subdirectores de Desarrollo Urbano.-

• Subdirector de Desarrollo Urbano “A”

• Subdirector de Desarrollo Urbano “B”


Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaria de Desarrollo Social, publicado el 19 de julio de 2004 en el DOF, Artículo 14 fracciones I, VIII y X.

• Lineamientos para la Operación de los Programas de Desarrollo Social y Humano, aprobados en la XIV Reunión Ordinaria del Comité de Mejora Regulatoria Interna, se encuentran incorporados en la Normateca Interna de la SEDESOL, numerales 4, 21.

• Lineamientos Específicos 2005 de la Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio. Anexo E.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03.

• Formato PH-02 Avance Financiero Semanal del Programa Hábitat. • Anexo E- Instructivo para el llenado de los formatos del Programa Hábitat “Formato

PH-02 Avance Financiero Semanal”. • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones

Alcance:

• Este procedimiento aplica a los avances financieros presupuestales de los Programas


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de la SEDESOL que operan las Delegaciones de la SEDESOL en las Entidades Federativas y aplica también al personal de la Dirección General Adjunta de Operación de Programas de la UCD.

Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones:

− recibir del DGAOP el reporte del Avance Financiero Presupuestal para la toma de decisiones.

− Aprobar este procedimiento para su implantación

• Del Director General Adjunto de Operación de Programas.-

− enviar a las DE las disposiciones para el envío de la información en el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal.

− dar el visto bueno y entregar al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones el Reporte de Avance Financiero Presupuestal.

• Del Director de Operación de Programas de Desarrollo Social y del Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano.

− elaborar y remitir al DGAOP para firma el oficio de lineamientos.

− recibir los archivos con el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal y verificar que las DE cumplan con el envió a tiempo.

− dar el visto bueno y presentar al DGAOP el Reporte de Avance Financiero.

−

• Del Subdirector de Avance Financiero de Programas.

− resguardar los archivos con los reportes delegacionales del ejercicio presupuestal y del Reporte de Avance Financiero Presupuestal.

− revisar los puntos clave del avance financiero.


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− consolidar la información de los reportes del avance financiero semanal de las delegaciones, integrar y presentar a los DOPDS y DOPDU para su visto bueno el Reporte de Avance Financiero Presupuestal.

− Elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir de su fecha de emisión.

• De los Subdirectores de Desarrollo Social y de los Subdirectores de Desarrollo Urbano.

− verificar la congruencia de la información enviada en el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal.

− actualizar la información de las delegaciones en el formato de Avance Financiero Semanal.

− realizar llamadas telefónicas a los responsables del Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal en cada DE, para que se envíe la información en tiempo y forma, y para conciliar cifras en caso de existir duda sobre éstas.


FO-DGO-003


Elaboración del Reporte de Avance Financiero Presupuestal de los Programas de la SEDESOL.

112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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1 Director de Operación de Programas de

Desarrollo Social

y Director de

Operación de Programas de

Desarrollo Urbano

Elabora el oficio de lineamientos en el cual se establece:

• Formato del Avance Financiero Semanal.

• Fechas y hora de entrega del Reporte.

• Canales de recepción del reporte en la UCD.

Nota: en el caso de los programas de Desarrollo Urbano el Formato de Avance Financiero es el PH - 02 Avance Financiero Semanal determinado en los Lineamientos Específicos del Programa Hábitat.

Oficio de Lineamientos

Formato de Avance Financiero Semanal FO-112-DDS-01-01

Formato PH - 02


Desarrollo Social

y Director de


Desarrollo Urbano

Turnan el oficio de lineamientos con el Formato de Avance Financiero Semanal y el Formato PH – 02 (Formatos) al Director General Adjunto de Operación de Programas para su firma.



Formato PH - 02

3 Director General Adjunto de

Operación de Programas

Firma el oficio de lineamientos y lo envía escaneado a las 31 Delegaciones adjuntando los archivos de los Formatos e instructivos de llenado

Nota: el envío es por correo electrónico.

Nota: Está acción se realiza al inicio del ejercicio fiscal.




FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Instructivo de llenado del Formato de Avance Financiero Semanal IL-112-DDS-01-02

Formato PH - 02

Instructivo de llenado del Formato PH - 02


Desarrollo Social

y Director de


Desarrollo Urbano

Recibe por correo electrónico los avances de la operación de los programas sociales y urbanos “Avances Financieros” contenidos en el Formato de Avance Financiero Semanal y en el Formato PH – 02, los días jueves de cada semana y remite el acuse de recibo correspondiente.

Estos Avances Financieros son resguardados en la red M:/AFP 05 RN/A CAPTURAR AFP 2005/Avances Delegaciones/ Ags ... Zac


Formatos PH - 02

Acuse de Recibo


Desarrollo

Verifica con el registro interno la entrega de los Avances Financieros de las 31 DE para determinar si fueron enviados en tiempo.

Registro Interno de Control

Formato de Avance


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Social y

Director de Operación de Programas de

Desarrollo Urbano

Financiero Semanal FO-112-DDS-01-01

Formatos PH - 02


Desarrollo Social

y Director de


Desarrollo Urbano

Se pregunta si las 31 DE entregaron los Avances Financieros. Si la respuesta es:

No, ir al paso 7.

Si, ir al paso 9.

7 Subdirectores de Desarrollo

Social o Subdirectores de Desarrollo

Urbano

Realizan llamada telefónica a la DE notificando que no entregó sus Avances Financieros y solicitándole los mismos.


Desarrollo Social

y Director de

Recibe los Avances Financieros de la DE correspondiente, envía acuse de recibo y turna al Subdirector de Avance Financiero de Programas.

Nota: En caso de no recibir los Avances Financieros, registra en el avance financiero de la DE correspondiente los datos de la semana anterior.



FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Desarrollo Urbano

Formato PH – 02

Acuse de Recibo

9 Subdirector de Avance

Financiero de Programas,

Subdirectores de Desarrollo


Urbano

Verifican los datos contenidos en los Avances Financieros con los datos del Avance Financiero anterior y el calendario de gasto.

Formato de Avance Financiero Semanal (Anterior y Actual) FO-112-DDS-01-01

Formato PH - 02

Calendario de Gasto





Urbano

Se pregunta si los datos de los Avances Financieros están correctos. Si la respuesta es:

No, ir al paso 11.

Si, ir al paso 13.


Realizan llamada telefónica a la DE correspondiente para verificar los datos de los Avances Financieros.

Formato de Avance


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Urbano

Financiero Semanal FO-112-DDS-01-01

Formato PH - 02


Financiero de Programas

Recibe de la DE los Avances Financieros con la información corregida.


Formato PH - 02



Resguarda los Avances Financieros en la carpeta de la DE correspondiente.

Nota: la carpeta está ubicada en la ruta M:/AFP 05 RN/A CAPTURAR AFP 2005/Avances Delegaciones/ Ags ... Zac


Formato PH - 02

Carpeta de la DE

14 Subdirectores de Desarrollo

Social y

Actualizan el Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal con la información de los Avances Financieros.

Reporte Delegacional DSH


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Urbano

Nota: los formatos del Reporte Delegacional del Ejercicio Presupuestal son los siguientes:

• DUOT 2005 (FORMATO TU CASA)

• DUOT 2005 (FORMATO HÁBITAT)

• Reporte Delegacional DSH

Nota: Las rutas de las bases de datos de los avances financieros de las DE son las siguientes:

• DSH: M:/AFP 05 RN/A CAPTURAR AFP 2005/DSH/DSH 2005 (AGS)- DSH (ZAC)

• DUOT: M:/AFP 05 RN/A CAPTURAR AFP 2005/Duot/DUOT 2005 (AGS)- DUOT 2005(ZAC)

FO-112-DDS-01-02

DUOT 2005 (FORMATO HÁBITAT)

DUOT 2005 (FORMATO TU CASA)


Formato PH – 02



Genera los cuadros resumen por programa y por estado con sus gráficas correspondientes utilizando la información de los avances financieros por cada DE y ejecutando el programa Excel.

Reporte Delegacional DSH FO-112-DDS-01-02

DUOT 2005 (FORMATO HÁBITAT)

DUOT 2005 (FORMATO TU CASA)

Cuadros de


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Resumen

Gráficas

Programa Excel



Genera reporte consolidado de seguimiento presupuestal con la información registrada en el SIIPSO en medios magnéticos y lo compara con el cuadro resumen que se genera en el Avance Financiero Presupuestal. Determinar porcentaje de rezago en la captura de las DE en el sistema.

Reporte Consolidado de Seguimiento

SIIPSO

Cuadro Resumen



Integra el reporte de avance financiero presupuestal de programas de desarrollo social, hábitat y tu casa (Reporte de Avance financiero Presupuestal).

Reporte de Avance Financiero Presupuestal FO-112-DDS-01-03



Revisa el Reporte de Avance financiero Presupuestal utilizando la lista de verificación para determinar si hay consistencia en la información contenida en el mismo.


Lista de Verificación FO-112-DDS-01-04


Se pregunta si existe consistencia en la información del Reporte de Avance financiero Presupuestal de


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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acuerdo a los resultados de la lista de verificación. Si la respuesta es:

No, ir al paso 9.

Si, ir la paso 20.



Imprime el Reporte de Avance financiero Presupuestal, encuaderna y turnar al Director de Operación de Programas de Desarrollo Social y al Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano.



Desarrollo Social

y Director de


Desarrollo Urbano

Revisan y dan el visto bueno al Reporte de Avance financiero Presupuestal y turnan al Director General Adjunto de Operación de Programas para su envío.




Entrega el Reporte de Avance financiero Presupuestal al Jefe de Unidad de Coordinación de Delegaciones para su conocimiento.



Remite a las DE las gráficas resumen de propuesta y liberación de los programas de Desarrollo Social y

Gráficas


FO-DGO-003



112-PR-DDS-01


Nombre y clave del



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Hábitat para su conocimiento.

24

Director General Adjunto de


Da seguimiento a los avances del Reporte de Avance Financiero Presupuestal asesorando a la DE para cumplir con las metas presupuestarias por entidad federativa y por programa de la SEDESOL.



TIEMPO TOTAL: 1 semana


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DDS-01


Página 15 de 20


Gráficas

Cuadros Resumen

Formato Hábitat

Formato Tu casa


Formato PH-02

Formato de Avance Financiero

Registro Interno

Formato PH-02


Acuse de Recibo

Instructivo de Llenado de Formato PH

Instructivo de Llenado de

Avance

Formato PH-02



Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Operación de ProgramasC.- Director de Operación de Programas de Desarrollo Social D.- Director de Operación de Programas de Desarrollo UrbanoE.- Subdirector de Avance Financiero de ProgramasF.- Subdirectores de Desarrollo SocialG.- Subdirectores de Desarrollo Urbano

INICIO

Elaborar oficio de lineamientos

1 CD

Realizar llamada a la DE solicitando

los Avances7 FG

¿Entregaron las 31 DE´s?

CD

6

NO

18

Formato PH-02



Turnar el oficio con formatos al

DGA2 CD

Formato PH-02



Firmar el oficio y enviar con formatos e instructivos3 B

Formato PH-02


Recibir avances y remitir acuse4 CD

Verificar en el registro interno la entrega de las 31

DE´s5 CD

Acuse de Recibo

Formato PH-02


Recibir Avances, enviar acuse y

turnar al Sub.8 CD

Calendario de Gasto

Formato PH-02


Verificar los datos de los

Avances9 EFG

9

SI

Realizar llamada para verificar

datos11 EFG

¿Están correctos los datos de los

Avances?

EFG

10

NO

13 Formato PH-02


Recibir Avances, con información

corregida12 E

13

Formato PH-02


Carpeta de la DE

Resguardar los Avances en la

carpeta13 E

Formato Hábitat

Formato Tu casa


Actualizar el Reporte con la información de

Avances14 EFG

Generar cuadros de resumen y

gráficas15 E

Cuadro Resumen

SIIPSO

Reporte Consolidado de

Seguimiento

Generar reporte comparar y determinar

rezago16 E

Reporte de Avance Financiero

Presupuestal

Integrar el Reporte de Avance Financiero17 E


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DDS-01


Página 16 de 20


Lista de Verificación


Presupuestal


Presupuestal

Revisar el Reporte con la lista y

determina si hay consistencia18 E

¿La información es consistente de acuerdo a la lista?

E

19

NO

SI

9


Presupuestal

Imprimir el Reporte, encuadernar y

turnar al Director20 E


Presupuestal

Revisar, dar visto bueno al Reporte

y turnar21 CD

Entregar el Reporte al

JUCD22 B

Gráficas

Remitir a las DE gráficas

23 B


Presupuestal

Dar seguimiento a los avances del

Reporte asesorando a las DE 24 B

FIN

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Operación de ProgramasC.- Director de Operación de Programas de Desarrollo Social D.- Director de Operación de Programas de Desarrollo UrbanoE.- Subdirector de Avance Financiero de ProgramasF.- Subdirectores de Desarrollo SocialG.- Subdirectores de Desarrollo Urbano


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DDS-01




Página 17 de 20


N/A Oficio de Lineamientos

Subdirector de Avance


1 año

FO-112-DDS-01-01

Formato de Avance Financiero Semanal



1 año

FO-112-DDS-01-02




1 año

N/A DUOT 2005 (FORMATO HÁBITAT) Subdirector de Avance


1 año

N/A DUOT 2005 (FORMATO TU CASA) Subdirector de Avance


1 año

FO-112-DDS-01-03

Reporte de Avance Financiero Presupuestal (de programas de desarrollo social, hábitat y tu casa)



4 años

FO-112-DDS-01-04

Lista de Verificación Subdirector de Avance


1 año


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DDS-01




Página 18 de 20


N/A Registro interno de control Subdirector de Avance


1 año

N/A Calendario de Gasto Subdirector de Avance


1 año


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DDS-01



Página 19 de 20


01 Formato de Avance Financiero Semanal FO-112-DDS-01-01

02 Reporte Delegacional DSH

FO-112-DDS-01-02

03 Reporte de Avance Financiero Presupuestal (de programas de desarrollo social, hábitat y tu casa)

FO-112-DDS-01-03

04 Lista de Verificación FO-112-DDS-01-04



Elaboración del Reporte de Avance Financiero Presupuestal de los Programas de la

SEDESOL

112-PR-DDS-01

Revisión núm.



Motivo(s)


Página 20 de 20



% % % % % % % % %

(3/2) (4/2) (5/2) (6/2) (7/2) (7/6) (8/2) (9/2) (10/2)0

TOTAL 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Des. Soc. y Humano 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00Coinversión Social 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Opciones Productivas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Apoyo a la Palabra

Crédito Social

Crédito Productivo para Mujeres

Impulso Emprendedor

Fondo de Financiamiento Social

Gastos Directos

Desarrollo Local (Microrregiones) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Microrregiones

Zonas de Alta Marginación

Identidad Jurídica

Gastos Directos

3 x 1 para Migrantes 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

Gastos Directos

Incentivos Estatales 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

Gastos Directos

Jornaleros Agrícolas 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

Gastos Directos

Empleo Temporal (PET) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

PET Inmediato

Jóvenes por México 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

PROGRAMA DE COINVERSIÓN SOCIAL

FO-112-DDS-01-02(*) Tareas correspondientes a Oficinas Centrales(**) Tareas correspondientes a las Delegaciones.

Comprobados 8

Reintegrados 9

Ejercidos 10 (7-9)

PUEBLA

Inversión Fondos

Asignación Original

1

Techo Asignado Modificado

2

Autorización Especial

3Propuesta

4 Aprobada

5Calendario

6Liberados

7

Desarrollo Social y Humano 2005EJERCICIO 2005 - AVANCE FINANCIERO SEMANAL

8 de Julio de 2005Cifras en Pesos

2 1095 7 864

1

3 11

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE:

“Formato de Avance Financiero Semanal”

Clave: IL-112-DDS-01-02 Fecha: 08/08/05 Revisión: 01

Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DDS-01-02

No. Campo Descripción

1 Fecha Anotar la fecha de actualización de la información.

2. Techo Asignado Original Anotar el Techo Asignado para 2005 comunicado por la Dirección General de Seguimiento para cada uno de los programas operados por la Delegación. Esto se hará al inicio del ejercicio fiscal.

3. Techo Asignado Modificado

Registrar las cifras correspondientes al monto del Techo Asignado Modificado para 2005 con ampliaciones y/o reducciones para cada uno de los programas operados por la Delegación. Esta acción deberá realizarse cada semana tomando como base la información obtenida del Sistema Integral de Presupuesto y Contabilidad (SIPREC)

4. Autorización Especial

Registrar las cifras correspondientes al monto de la Autorización Especial comunicada a la Delegación por las Unidades Administrativas Responsables de los Programas para cada uno de los programas operados por la Delegación. Esta acción deberá realizarse cada semana tomando como base la información obtenida del Sistema Integral de Información de los Programas Sociales (SIIPSO)

5. Propuesta

Registrar las cifras correspondientes al monto de las Propuestas Autorizadas por la Delegación que cuentan con Número de Expediente asignado por la Dirección General de Seguimiento.

6. Aprobada Registrar las cifras correspondientes al monto de la inversión Aprobada por la delegación a los ejecutores para cada uno de los programas operados por la Delegación.

7. Calendario

Anotar el monto de Fondos Disponibles Acumulados para liberar. Esta acción deberá realizarse al inicio de cada mes tomando como base la información obtenida del Sistema Integral de Presupuesto y Contabilidad (SIPREC)

8. Liberados Registrar las cifras correspondientes al monto de los Fondos Liberados a los ejecutores

9. Comprobados Registrar las cifras correspondientes al monto de los Fondos Comprobados por los ejecutores.

10. Reintegros

Registrar las cifras correspondientes al monto de los recursos reintegrados a la Tesorería de la Federación realizados por los ejecutores.


“Formato de Avance Financiero Semanal”


Página: 2 de: 1

11. Ejercidos Las cifras reportadas en esta columna son el resultado de la diferencia de la columna de Liberados menos Reintegros. No requiere captura contienen formulas.

El Avance Financiero deberá capturarse los jueves de cada semana, en el formato

establecido.

En caso que la delegación no presente movimiento en su Avance Financiero, se solicita enviar el último corte con la fecha actualizada.

La Delegación que no realice su envío durante éste día, no reportará movimiento ya que

se tomará el de la semana anterior, solo hay que actualizar la fecha.

SUBSECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO FO-112-DDS-01-02 UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

ESTADO: 1

0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

OPCIONES PRODUCTIVAS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Apoyo a la PalabraCrédito SocialCrédito Productivo para MujeresImpulso Emprendedor Fondo de Financiamiento Social

DESARROLLO LOCAL (Microrregiones) 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Protección y Preservación EcológicaAgua PotableAlcantarilladoUrbanizaciónPavimentaciónElectrificaciónViviendaInfraestructura EducativaInfraestructura DeportivaInfraestructura HospitalariaCentros de SaludAsistencia Social y Servicios ComunitariosAbasto y ComercializaciónApoyo a la Producción Primaria

Fomento a la Producción y ProductividadDesarrollo de Areas de RiegoDesarrollo de Areas de TemporalProtección de Areas y Cauces FederalesInfraestructura PecuariaCaminos RuralesCarreteras AlimentadorasSitios Históricos y CulturalesTelefonía RuralPlaneación del Desarrollo Regional (Gastos directos)

3 x 1 PARA MIGRANTES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Protección y Preservación EcológicaAgua PotableAlcantarilladoUrbanizaciónPavimientaciónElectrificaciónViviendaInfraestructura EducativaInfraestructura DeportivaInfraestructura HospitalariaCentros de SaludAsistencia Social y Servicios ComunitariosAbasto y ComercializaciónApoyo a la Producción PrimariaFomento a la Producción y ProductividadDesarrollo de Areas de RiegoDesarrollo de Areas de Temporal

Protección de Areas y Cauces FederalesInfraestructura PecuariaCaminos RuralesCarreteras AlimentadorasSitios Históricos y CulturalesPlaneación del Desarrollo Regional (Gastos directos)

INCENTIVOS ESTATALES 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Agua PotableAlcantarilladoUrbanizaciónPavimentaciónElectrificaciónViviendaInfraestructura EducativaInfraestructura DeportivaInfraestructura HospitalariaCentros de SaludAsistencia Social y Servicios ComunitariosAbasto y ComercializaciónApoyo a la Producción PrimariaFomento a la Producción y ProductividadDesarrollo de Areas de RiegoDesarrollo de Areas de TemporalProtección de Areas y Cauces FederalesInfraestructura PecuariaCaminos RuralesCarreteras AlimentadorasSitios Históricos y CulturalesTelefonía RuralPlaneación del Desarrollo Regional (Gastos directos)

ATENCION A JORNALEROS AGRICOLAS 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Asistencia Social y Servicios ComunitariosPlaneación del Desarrollo Regional (Gastos directos)

EMPLEO TEMPORAL 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Protección y Preservación EcológicaAgua PotableAlcantarilladoUrbanizaciónPavimentaciónViviendaInfraestructura Educativa

REINTEGRADOS

Reporte Delegacional DSH 2005cifras en pesos

FECHA: 2

TOTAL

PROGRAMAI N V E R S I Ó N FONDOS

TECHO ASIGNADO MODIFICADO

AUTORIZACIÓN ESPECIAL PROPUESTA APROBADA LIBERADOS COMPROBADOS

3 85 74 6 9

Infraestructura DeportivaCentros de SaludAsistencia Social y Servicios ComunitariosAbasto y ComercializaciónApoyo a la Producción PrimariaFomento a la Producción y ProductividadDesarrollo de Areas de RiegoDesarrollo de Areas de TemporalProtección de Areas y Cauces Federales

Infraestructura PecuariaCaminos RuralesSitios Históricos y Culturales( 2 AL MILLAR DE LA CONTRALORIA ESTATAL)

PET INMEDIATO

JÓVENES POR MÉEXICO 0.00 * 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

Inversión

COINVERSIÓN SOCIAL 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00

InversiónGastos directos

INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL:

“Reporte Delegacional DSH”


Página: 1 de: 1



1 Estado Anotar el nombre del Estado de la Delegación que envía la información.

2. Fecha Anotar la fecha de actualización de la información enviada.

3. Techo Asignado Modificado

Registrar las cifras correspondientes al monto del Techo Asignado Modificado para 2005 con ampliaciones y/o reducciones para cada uno de los programas operados por la Delegación.

4. Autorización Especial

Registrar las cifras correspondientes al monto de la Autorización Especial comunicada a la Delegación por las Unidades Administrativas Responsables de los Programas para cada uno de los programas operados por la Delegación

5. Propuesta

Registrar las cifras correspondientes al monto de las Propuestas Autorizadas por la Delegación que cuentan con Número de Expediente asignado por la Dirección General de Seguimiento.

6. Aprobada Registrar las cifras correspondientes al monto de la inversión Aprobada por la delegación a los ejecutores para cada uno de los programas operados por la Delegación.

7. Liberados Registrar las cifras correspondientes al monto de los Fondos Liberados a los ejecutores.

8. Comprobados Registrar las cifras correspondientes al monto de los Fondos Comprobados por los ejecutores.

9. Reintegros Registrar las cifras correspondientes al monto los recursos reintegrados a la Tesorería de la Federación realizados por los ejecutores.

El Avance Financiero deberá enviarse los jueves de cada semana antes de las 15:00 horas,

en el formato establecido, a la Unidad de Coordinación de Delegaciones, a las siguientes direcciones electrónicas [email protected], [email protected] y [email protected]

En caso que la delegación no presente movimiento en su Avance Financiero, se solicita

enviar el último corte con la fecha actualizada

La Coordinación realiza el Concentrado Nacional de Avance Financiero los jueves por la tarde, por lo tanto la Delegación que no realice su envío durante éste día, no reportará movimiento ya que se tomará el de la semana anterior.

4

5

3

6

PORTADA

ÍNDICE

ÍNDICE TEMÁTICO

GRÁFICAS

CUADROS DE RESUMEN

AVANCE FINANCIERO POR DELEGACIÓN

REPORTE DEL PROGRAMA TU CASA

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE

AVANCE FINANCIERO PRESUPUESTALPROGRAMAS DE DESARROLLO SOCIAL, HÁBITAT Y TU

CASAEJERCICIO 2004

Corte al

1

2

INSTRUCTIVO DE ARMADO DEL:

“Reporte de Avance Financiero Presupuestal”

Clave: IL-112-DDS-01-03 Fecha: 08/08/05 Revisión: 01 Objetivo: Especificar el orden de presentación del Formato FO-112-DDS-01-03


1 Ejercicio Anotar el año del ejercicio presupuestal al que corresponde la información.

2 Fecha Anotar la fecha de actualización de la información.

3. Gráficas

El orden de las gráficas: o Avance Nacional por etapas de los Programas de

Desarrollo Social, Coinversión Social y Hábitat. o Gráficas de los Programas de Desarrollo Social y

Humano. o Avance Nacional por etapas de los Programas de

Desarrollo Social y Humano. o Autorización Especial VS Techo Asignado Modificado o Propuesta Autorizada VS Techo Asignado Modificado o Liberados VS Techo Asignado Modificado o Comprobados VS Techo Asignado Modificado o Reintegros VS Techo Asignado Modificado o Ejercidos VS Techo Asignado Modificado

o Gráficas del Programa Hábitat.

o Avance Porcentual Acumulado por Etapas o Propuesta presentada VS Techo Asignado Modificado o Propuesta aceptada por oficinas centrales VS Techo

Asignado Modificado o Propuesta con número de expediente VS Techo Asignado

Modificado o Aprobación VS Techo Asignado Modificado o Radicación de acuerdo al calendario o Liberación VS Techo Asignado Modificado

4. Cuadros de Resumen

El orden de presentación de los Cuadros resumen:

o Resumen de Programas de Desarrollo Social, Coinversión Social y Hábitat

o Asignación de Recursos por entidad federativa según vertiente (Hábitat)

o Resumen Nacional del Programa Hábitat o Resumen Nacional por Estado

INSTRUCTIVO DE ARMADO DEL:

“Reporte de Avance Financiero Presupuestal”

Clave: IL-112-DOP-01-06 Fecha: 08/08/05 Revisión: 01


o Resumen por Estado Programas de Desarrollo Social y Humano

o Resumen del Programa de Coinversión Social o Resumen Nacional por Estado del Programa Hábitat o Resumen por Etapas (Gráfico del avance financiero

por Programa de Desarrollo Social) o Gráfico del Avance Financiero del Programa de

Coinversión Social o Gráfico del Avance por Programa de Desarrollo

Urbano y Ordenación del Territorio o Resumen por vertiente del Programa Hábitat (Gráfico)o Jerarquizado en el Resumen Nacional por Estado o Jerarquizado en el Resumen de Programas de

Desarrollo Social y Humano o Jerarquizado en el Resumen del Programa de

Coinversión Social o Jerarquizado en el Resumen Nacional por Estado

(Hábitat) o Resumen de cada uno de los Programas de

Desarrollo Social y Humano o Resumen de cada una de las vertientes del Programa

Hábitat

5. Avance Financiero por Delegación

Avance Financiero de cada una de las 31 Delegaciones de los Programas de Desarrollo Social y Humano y el Programa Hábitat.

6. Reporte del Programa “Tu Casa”

El orden de presentación es el siguiente: o Gráficas

o Avance porcentual acumulado por etapas o Inversión que representan las CIS calificadas VS Techo

Asignado modificado o Inversión de las CIS acreditadas con ahorro previo VS

Techo Asignado Modificado o Inversión de las CIS con Certificado Generado VS Techo

Asignado Modificado o Cuadros Resumen

o Resumen de Programas de Vivienda Social o Tu Casa Resumen por Estados o Resumen Tu Casa Zona Urbana o Resumen Tu Casa Zona Rural

o Avance Financiero por cada Delegación

FO-112-DDS-01-04AVANCE FINANCIERO PRESUPUESTAL Corte al:_____________________

SI / NO

1 AVANCE NACIONAL PORCENTUAL POR ETAPASGRÁFICAS DE LOS PROGRAMAS DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO

2 AVANCE NACIONAL POR ETAPAS DE LOS PROGRAMAS DE DSH

3AVANCE AUTORIZACIÓN ESPECIAL VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

4AVANCE PROPUESTA AUTORIZADA VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

5 AVANCE LIBERADOS VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)6 AVANCE COMPROBADOS VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)7 AVANCE EJERCIDOS VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)8 AVANCE REINTEGROS VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

GRÁFICAS DEL PROGRAMA HÁBITAT9 AVANCE PORCENTUAL ACUMULADO POR ETAPAS

10AVANCE PROPUESTA PRESENTADA VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

11AVANCE PROPUESTA ACEPTADA VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

12AVANCE PROPUESTA CON NÚMERO DE EXPEDIENTE VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

13 AVANCE APROBACIÓN VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)14 AVANCE RADICACIÓN DE ACUERDO AL CALENDARIO (Por Estado)15 AVANCE LIBERACIÓN VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO (Por Estado)

SI / NO

16RESUMEN DE PROGRAMAS DE DESARROLLO SOCIAL, COINVERSIÓN SOCIAL Y HÁBITAT

17 RESUMEN DEL PROGRAMA HÁBITAT18 RESUMEN NACIONAL POR ESTADO19 RESUMEN POR ESTADO PROGRAMAS DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO20 RESUMEN DEL PROGRAMA DE COINVERSIÓN SOCIAL21 RESUMEN NACIONAL POR ESTADO DEL PROGRAMA HÁBITAT22 RESUMEN DEL PROGRAMA OPCIONES PRODUCTIVAS23 RESUMEN DEL PROGRAMA DESARROLLO LOCAL (MICRORREGIONES)24 RESUMEN DEL PROGRAMA 3X1 PARA MIGRANTES25 RESUMEN DEL PROGRAMA INCENTIVOS ESTATALES26 RESUMEN DEL PROGRAMA JORNALEROS AGRÍCOLAS27 RESUMEN DEL PROGRAMA EMPLEO TEMPORAL

SI / NO

28CUADRO DE PROGRAMAS DE DESARROLLO SOCIAL Y HÁBITAT (TODOS LOS ESTADOS)

SI / NO

29 GRÁFICA AVANCE PORCENTUAL ACUMULADO POR ETAPAS

30INVERSIÓN QUE REPRESENTAN LAS CIS CALIFICADAS VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO

31INVERSIÓN DE LAS CIS ACREDITADAS CON AHORRO PREVIO VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO

32INVERSIÓN DE LAS CIS CON CERTIFICADO GENERADO VS TECHO ASIGNADO MODIFICADO

CUADROS RESUMEN33 RESUMEN DE PROGRAMAS DE VIVIENDA SOCIAL

37 TU CASA RESUMEN POR ESTADOS

COMENTARIOS

REPORTE DEL PROGRAMA TU CASA OBSERVACIONES

AVANCE FINANCIERO POR DELEGACIÓN CUALES NO CUMPLEN

CUADROS RESUMEN COMENTARIOS


GRÁFICAS OBSERVACIONES

2 3

4 5

6 7

2 3

4 5

1


“Lista de Verificación”


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1 Corte al Anotar la fecha del Avance Financiero Presupuestal al que se aplica la verificación.

2 GRÁFICAS (SI / NO)

Anotar SÍ en cada concepto cuando se haya reportado avance en el ejercicio presupuestal de los programas. En caso contrario, anotar NO.

3. GRÁFICAS (Observaciones)

Anotar las desviaciones (observaciones) que se hayan detectado en cada etapa del ejercicio presupuestal de los programas e identificar el Estado que presenta dicha desviación.

4. CUADROS RESUMEN (SI / NO)

Anotar SI en cada concepto cuando se considere que el nivel de propuesta y liberación corresponda al ejercicio normal de los recursos de los programas. En caso contrario anotar NO.

5. CUADROS RESUMEN (Comentarios)

Anotar en qué etapa del ejercicio de los recursos de los programas se encuentra en desfase y, en su caso, mencionar en qué Estados o programas se acentúa este desfase (en caso de que en el campo anterior se haya anotado NO).

6. AVANCE FINANCIERO POR DELEGACIÓN (SI / NO)

Anotar SI en caso de que las cifras reportadas en el programa Hábitat en las filas resumen de cada delegación coincidan con el anexo de dicho programa en la delegación correspondiente. En caso contrario anotar NO.

7. AVANCE FINANCIERO POR DELEGACIÓN (Cuáles no cumplen)

Anotar el nombre de la delegación en la cual no coincidan las cifras del programa Hábitat en las filas resumen con el anexo del programa en la delegación (en caso de que en el campo anterior se haya apuntado NO).




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Procedimiento: Autorización de Programas Anuales de Actividades de las Delegaciones de la

SEDESOL Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Urbano

Código: 112-PR-DDU-01

Elaboró: Lic. Natalia Garza Torres Directora de Operación de

Programas de Desarrollo Urbano

Revisó: Lic. Julián Domínguez

López Portillo



Esqueda


Delegaciones



FO-DGO-002


Autorización de Programas Anuales de Actividades de las Delegaciones de la SEDESOL

112-PR-DDU-01


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Objetivo(s): Establecer el mecanismo de recepción y autorización de los Programas de Actividades de las Delegaciones de la SEDESOL.

Glosario:


• Programa Anual de Actividades (PAAC).- es una herramienta de organización de tareas a través del año. Ayuda a la calendarización de actividades generales y específicas, tiene espacio para nombrar al responsable de cada actividad y mide los avances que van teniendo cada una de las Delegaciones de la SEDESOL.

• SEDESOL.- Secretaría de Desarrollo Social


Marco legal:

• Reglamento Interior de la Sedesol. Publicado en el DOF 19 de julio de 2004 Art. 14 Fracción II.

Referencias:


Alcance:

• Este procedimiento aplica para la autorización de los Programas Anuales de Trabajo de las Delegaciones de la SEDESOL en la Unidad de Coordinación de Delegaciones.


FO-DGO-002



112-PR-DDU-01


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Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.- - Autorizar los 31 Programas Anuales de Actividades de las 31 Delegaciones de la Sedesol. - Aprobar este procedimiento.

• Del Director General Adjunto de Operación de Programas - Validar y gestionar los Programas Anuales de Actividades de las 31 Delegaciones Sedesol.

• Del Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano. - Recabar los Programas Anuales de Actividades de las 31 Delegaciones Sedesol. - Elaborar y actualizar este procedimiento anualmente.


FO-DGO-003



112-PR-DDU-01


Nombre y clave del



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Instruye al Director General Adjunto de Operación de Programas la captación de programas anuales de las 31 Delegaciones de la SEDESOL para su seguimiento.



Solicita al Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano la elaboración del oficio de solicitud para que las DE´s integren su programa anual de actividades (Oficio de Solicitud) y le solicita también la integración del formato de llenado del Programa Anual de Actividades (PAAC) de las DE´s.


Desarrollo Urbano

Elabora el oficio de solicitud, integra el Formato de Llenado del PAAC y solicita el visto bueno de ambos documentos al Director General Adjunto de Operación de Programas y la firma del Jefe de Unidad de Coordinación de Delegaciones en el Oficio de Solicitud.

Oficio de Solicitud

PAAC (Formato de Llenado) FO-112-DDU-01-01


Desarrollo Urbano

Escanea el Oficio de Solicitud firmado, lo integra en un archivo magnético con el Formato de Llenado del PAAC y envía por correo electrónico al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones con copia al Director General Adjunto de Operación de Programas.

Oficio de Solicitud




Envía por correo electrónico el archivo magnético conteniendo el Oficio de Solicitud y el Formato de Llenado a las 31 DE´s

Nota: el Oficio de Solicitud menciona que el Formato de Llenado con el PAAC sea remitido a la Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Urbano.

Oficio de Solicitud



FO-DGO-003



112-PR-DDU-01


Nombre y clave del



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Desarrollo Urbano

Recibe por correo electrónico o valija el PAAC correspondiente y lo revisa aplicando la lista de verificación del programa anual para determinar si tiene observaciones.

PAAC FO-112-DDU-01-01


Correo Electrónico


Desarrollo Urbano

Se pregunta si el PAAC contiene observaciones. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 8.

No, ir al paso 9.


Desarrollo Urbano

Solicita por medio de correo electrónico a la DE correspondiente la aclaración o corrección de las observaciones detectadas en su programa anual de trabajo.


Correo Electrónico


Desarrollo Urbano

Turna el PAAC al Director General Adjunto deOperación de Programas para su aprobación




Aprueba el PAAC y gestiona la autorización del mismo al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.



Autoriza el PAAC, lo firma y envía a la DEcorrespondiente por medio de valija o en su caso,

PAAC FO-112-DDU-


FO-DGO-003



112-PR-DDU-01


Nombre y clave del



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Coordinación de Delegaciones.

personalmente.

01-01



Pone los PAAC´s de las DE´s a disposición de lasDirecciones Generales Adjuntas de la UCD por mediode correo electrónico.



Correo Electrónico

TIEMPO TOTAL:

De 11 a 15 Días por cada PAAC


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DDU-01


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Correo electrónico

Correo electrónicoFO-112-DDU-01-

02

FO-112-DDU-01-02

FO-112-DDU-01-03FO-112-DDU-01-

01

FO-112-DDU-01-02

FO-112-DDU-01-02

FO-112-DDU-01-02FO-112-DDU-01-

01

FO-112-DDU-01-02FO-112-DDU-01-

01

FO-112-DDU-01-02FO-112-DDU-01-

01

Inicio

Instruir la captación de programas

anuales 1 A

Correo electrónico

Solicitar aclaración o corrección8 C

7

¿PAAC con observaciones?

C

7

SI

NO

Fin

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.B.- Director General Adjunto de Operación de Programas.C.- Director de Operación de Programas de Desarrollo Urbano.

Solicitar la elaboración de

oficio e integración de formato2 B

Elaborar oficio, integrar formato

solicitar Vo. Bo. y firma3 C

Escanear oficio, integrar y enviar4 C

Enviar oficio de solicitud y formato5 A

Recibir el PAAC y revisar aplicando

lista de verificación6 C

6

Turnar PAAC para aprobación

9 C

Aprobar el PAAC y gestionar

firma10 C

Autorizar PAAC, firmar y enviar11 A

Poner a disposición los

PAAC´S12 B


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DDU-01




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N/A Oficio de Solicitud (para que las DE´s integren su programa anual de actividades)


Desarrollo Urbano

1 año archivo activo y 3 años en archivo muerto

FO-112-DDU-01-01

Programa Anual de Actividades (PAAC)


Desarrollo Urbano

4 años


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DDU-01



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01 Formato de Llenado del Programa Anual de Actividades de las Delegaciones SEDESOL (PAAC)

FO-112-DDU-01-

01




112-PR-DDU-01

Revisión núm.



Motivo(s)


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“Programa Anual de Actividades (PAAC)”

Clave: IL-112-DDU-01-01 Fecha: 08 de Agosto 2005 Revisión: 01

Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DDU-01-01

No. Campo Describir

1. Delegación y Subdelegación Anotar el nombre de la Delegación y Subdelegación a

la que pertenece el Programa.

2. No. De Hojas Especificar el número de la hoja del total de hojas que incluye el Programa.

3. Objetivo

El objetivo de la (las) actividad (es) a desarrollar debe de alinearse con las principales funciones del Manual de Operación del área correspondiente. Un objetivo puede tener una o más actividades generales y específicas.

4. Actividades generales y específicas

La actividad general debe de cumplir con el objetivo y reunir actividades específicas. Una actividad general puede tener una o más actividades específicas. Inserte las filas necesarias al formato de acuerdo a las actividades específicas que requiera.

5. Responsables Anotar los nombres de los encargados de realizar dichas actividades planeadas.

6. Meses y semanas Anotar el número de semanas que le llevará desarrollar la actividad, marcando un cuadro por semana.

7. Elaboró Anotar el nombre y firma de la persona que elaboró el Programa.

8. Validó Anotar el nombre y la firma del Delegado una vez validado el Programa.

9. Autorizó Anotar el nombre y mandar a firma del Titular de la Unidad de Coordinación de Delegaciones para su autorización.

FO-112-DDU-01-01 HOJA DE

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

1 S

EM

.

2 S

EM

.

3 S

EM

.

4 S

EM

.

123456

123456

123456

123456

123456

123456

123456

Elaboró Validó:

Firma del Delegado

PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES DE LAS DELEGACIONES SEDESOL PAAC 2005

DELEGACIÓN EN EL ESTADO DESUBDELEGACION DE

OBJETIVODESCRIPCION DE ACTIVIDADES

GENERALES Y ESPECÍFICASRESPONSIBLE

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL NOVIEMBRE DICIEMBREMAYO JUNIO JULIO AGOSTO

Nombre y Firma Titular de la Unidad de Coordinación de Delegaciones

Autorizó:

SEPTIEMBRE OCTUBRE

3

1 2

4

5 6

7 8 9




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Procedimiento: Planeación, Coordinación y Apoyo en la Realización de Giras del Titular de la

SEDESOL en las Entidades Federativas Dirección de Estudios y Análisis en Delegaciones

Código: 112-PR-DEA-01

Elaboró: Ing. Carmen Elvia Landa

Reynoso

Directora de Estudios y Análisis en Delegaciones

Revisó: Lic. Enrique Rafael Estévez

Sandoval

Director General Adjunto de Análisis y Enlace con

Delegaciones


Esqueda.


Delegaciones



FO-DGO-002


Planeación, Coordinación y Apoyo en la Realización de Giras del Titular de la SEDESOL en las Entidades Federativas

112-PR-DEA-01


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Objetivo(s): Proponer giras y visitas de trabajo a las entidades federativas al Titular del Ramo para corroborar y difundir las obras y acciones realizadas por la SEDESOL. Glosario:

• JUCD.- Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

• Radiografía del Estado.- Documento que contiene información de carácter social, económica y política de la entidad federativa.

• Visita de Campo.- Trabajo que se realiza previamente en la entidad federativa donde llevará a cabo la gira por parte del Titular de la SEDESOL.


Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social publicado el 19 de julio de 2004 en el en el Diario Oficial de la Federación, artículo 14 fracción XIII.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03. • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones

Alcance:

• Este procedimiento aplica a la planeación de giras del Titular del Ramo, relacionadas con las obras y acciones de la SEDESOL en las entidades federativas, en las que participa el JUCD.


FO-DGO-002



112-PR-DEA-01


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Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones: – proponer las giras del titular de la SEDESOL en el comité de giras. – evaluar y validar las visitas de campo para verificar la logística de las giras del

titular de la SEDESOL. – realizar las modificaciones de las giras y concertar con los participantes las

especificaciones de los eventos. – aprobar este procedimiento para su implantación.

• Del Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones: – coadyuvar en la evaluación y validación de las visitas de campo para verificar la

logística de las giras del titular de la SEDESOL. – proponer al JUCD las modificaciones de las giras y concertar con los

participantes las especificaciones de los eventos. – establecer los criterios para la elaboración de los reportes sobre el inventario de

obras y acciones y de la radiografía del estado de las 31 Delegaciones de la SEDESOL en las entidades federativas.

• Del Director de Estudios y Análisis de Delegaciones: – analizar el inventario de obras y acciones, los reportes de salida y la radiografía

del estado de las 31 Delegaciones de la SEDESOL en las entidades federativas. – analizar la información periodística derivada de las giras del Titular de la

SEDESOL. – elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir


• Del Director de Enlace Social: – integrar la información de apoyo para la Gira así como la documentación

requerida para el viaje – canalizar las peticiones recibidas durante la gira al área correspondiente.


FO-DGO-002



112-PR-DEA-01


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• Del Subdirector de Análisis Político:

− integrar la información del inventario de obras y acciones, los reportes de salida y los datos económicos, políticos y sociales contenidos en radiografía del estado de las 31 Delegaciones de la SEDESOL en las entidades federativas.


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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1 Director General Adjunto de Análisis y

Enlace con Delegaciones

Instruye al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones la elaboración del oficio de solicitud del inventario de obras y acciones en las entidades federativas a las DE´s para contar con el sustento para la planeación de las giras y visitas de trabajo del Titular de la SEDESOL en las entidades federativas.

2 Director de Estudios y Análisis de

Delegaciones

Instruye al Subdirector de Análisis Político la elaboración del oficio de solicitud.

3 Subdirector de Análisis Político

Elabora oficio de solicitud y turna al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones para su aprobación.

Oficio de Solicitud


Delegaciones

Revisa si el oficio de solicitud está elaborado correctamente.

Oficio de Solicitud


Delegaciones

Se pregunta si el oficio de solicitud del inventario está elaborado correctamente. Si la respuesta es:

No, ir al paso 6.

Si, ir al paso 7.


Delegaciones

Instruye la atención de las observaciones al oficio de solicitud al Subdirector de Análisis Político y lo turna.


7 Director de Estudios y

Turna el oficio de solicitud de inventario de obras y acciones al Director General Adjunto de Análisis y

Oficio de Solicitud


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Análisis de Delegaciones

Enlace con Delegaciones para su aprobación.



Revisa si el oficio de solicitud está elaborado correctamente.

Oficio de Solicitud



Se pregunta si el oficio de solicitud del inventario está elaborado correctamente. Si la respuesta es:

No, ir al paso 10.

Si, ir al paso 11.



Realiza observaciones al oficio de solicitud y turna al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones.


Oficio de Solicitud



Firma oficio de solicitud de inventario de obras y acciones y lo turna al Subdirector de Análisis Político para su envío.

Oficio de Solicitud


Envía el oficio de solicitud anexando el formato de inventario de obras y acciones a las 31 DE´s.

Oficio de Solicitud

Formato de Inventario de Obras y Acciones FO-112-DEA-


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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01-01


Recibe el formato de inventario de obras y acciones requisitado por la DE correspondiente.

Nota: El envío es remitido por la DE correspondiente con copia al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones, al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones y/o al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones para su conocimiento.

Formato de Inventario de Obras y Acciones FO-112-DEA-01-01


Integra la información de los formatos de inventario de obras y acciones de todas las Delegaciones en una base de datos de inventario de obras y acciones de las 31 Delegaciones.

Formato de Inventario de Obras y Acciones FO-112-DEA-01-01

Base de Datos de Inventario de Obras y Acciones



Instruye al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones los criterios para elaborar reportes de salida.


Delegaciones

Instruye al Subdirector de Análisis Político los criterios para elaborar reportes de salida.

17 Subdirector de Genera reportes de salida de la base de datos de Base de Datos


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Análisis Político inventario de obras y acciones de las 31 Delegaciones de acuerdo a los criterios instruidos y los turna al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones para su revisión.

de Inventario de Obras y Acciones

Reportes de Salida


Delegaciones

Revisa que la información de los reportes de salida sea congruente con los criterios solicitados.

Reportes de Salida


Delegaciones

Se pregunta si la información de los reportes de salida es congruente con los criterios solicitados. Si la respuesta es:

No, ir al paso 20.

Si, ir al paso 21.


Delegaciones

Turna los reportes de salida con observaciones para su atención al Subdirector de Análisis Político.


Reportes de Salida


Delegaciones

Turna los reportes de salida al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones para su aprobación.

Reportes de Salida



Revisa que la información de los reportes de salida sea congruente con los criterios solicitados.

Reportes de Salida


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Se pregunta si la información de los reportes de salida es congruente con los criterios solicitados. Si la respuesta es:

No, ir al paso 24.

Si, ir al paso 25.



Turna los reportes de salida con observaciones para su atención al Director de Estudios y Análisis de Delegaciones.


Reportes de Salida



Solicita al Subdirector de Análisis Político la impresión de 2 juegos de los reportes de salida.


Imprime 2 juegos de los reportes de salidas correspondientes y turna al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones.

Reportes de Salida



Turna un juego de los reportes de salida al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

Reportes de Salida



Asiste a la reunión del Comité de Giras del Titular de la SEDESOL para proponer sus giras de acuerdo a los reportes de salida.

Reportes de Salida


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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y/o

Director General Adjunto de Análisis y


Nota: En el caso de que el Director General Adjunto de Análisis y Enlace con las Delegaciones y el JUCD reciban propuestas de giras del Presidente de la República en las DE, selecciona aquellas que tengan mayor impacto para la misión de la SEDESOL.



y/o



Comunica al Delegado de la SEDESOL correspondiente la gira a realizarse en la Entidad Federativa, solicita y acuerda con el mismo la logística de los eventos(s) a realizarse.



y/o



Determina si es necesario realizar una visita de campo para asegurar que la gira se lleve a cabo en la Entidad Federativa de acuerdo a lo planeado.

31 Jefe de la Se pregunta si es necesario realizar un visita de


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Unidad de Coordinación de

Delegaciones

y/o



campo en la DE asignada para la gira. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 32.

No, ir al paso 35.



y/o



Asiste a la vista de campo en la entidad federativa correspondiente, verifica la logística y las condiciones para llevar a cabo la gira y determina si es necesario suspender la gira.



y/o

Director General Adjunto de

Se pregunta si la gira debe ser suspendida. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 34.

No, ir al paso 35.


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Análisis y Enlace con

Delegaciones



y/o



Comunica personalmente la cancelación de la gira a los involucrados de la misma (entre otros: representantes de Gobierno Estatal, Municipal, Federal y/o de la sociedad civil, según sea el caso).




y/o Director General

Adjunto de Análisis y


Confirma la realización de la gira e instruye la elaboración de la radiografía del estado, la gestión de la documentación requerida para el viaje y la integración del material de apoyo correspondiente.


Delegaciones y al Director de Enlace Social

Se pregunta quien es el responsable de ejecutar las actividades arriba mencionadas. Si la respuesta es:

Director de Enlace Social, ir al paso 37.

Director de Estudios y Análisis de Delegaciones, ir al paso 43.


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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37

Director de Enlace Social

Define de acuerdo a las instrucciones, el itinerario del viaje así como la información de apoyo requerida para la gira a través del Formato de Planeación de Giras

Formato de Planeación de Giras FO-112-DEA-01-02

38 Director de Enlace Social

Solicita a los DGA´s o en su caso, a las Unidades Administrativas correspondientes, la información de apoyo requerida para la Gira en dos tantos, conforme a lo acordado con el Jefe de la Unidad y a lo establecido en el Formato de Planeación de Giras.



Integra la información de apoyo para la Gira así como la documentación requerida para el viaje.

Información de Apoyo

Documentación Requerida para el Viaje


Coordinación de Delegaciones y


Revisan la información de apoyo de la Gira, así como la documentación requerida para el viaje determinando si está de acuerdo al Formato de Planeación de Giras.





Se pregunta si la información de apoyo de la Gira , así como la documentación requerida para el viaje están de acuerdo lo establecido en el Formato de


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Planeación de Giras

No, ir al paso 37.

SI, ir al paso 42.


Entrega al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones la información de apoyo de la Gira, así como la documentación requerida para el viaje.

Nota: hasta este paso termina la participación delDirector de Enlace Social en el procedimiento.




Delegaciones

Instruye al Subdirector de Análisis Político la elaboración de la Radiografía del Estado en la cual se realizará la gira.


Elabora la Radiografía del Estado de acuerdo al Instructivo de Trabajo para la Elaboración de la Radiografía del Estado.

Radiografía del Estado

Instructivo de Trabajo para la Elaboración de la Radiografía del Estado IT-112-DEA-01-01



y/o Director General

Adjunto de

Asiste a la gira en la Entidad Federativa asignada y supervisa que la ejecución de la misma se realice en tiempo y forma.

Nota: utiliza la Radiografía del Estado, la información de apoyo para la Gira así como la documentación requerida para el viaje.



Documentación Requerida para


FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



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Análisis y Enlace con

Delegaciones

el Viaje



Solicita a la Dirección de Enlace Social que canalice las peticiones encomendadas directamente por el C. Titular del Ramo durante la gira, al área correspondiente mediante el sistema de gestión.


Delegaciones

Solicita a la Unidad de Comunicación Social de la DE correspondiente la recopilación de información periodística de la gira realizada en la entidad federativa.


Delegaciones

Recibe por correo electrónico la información periodística solicitada, la integra, subraya la información más importante y la turna personalmente Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones para su conocimiento.

Información Periodística



Revisa para su conocimiento la información periodística y la turna personalmente al Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.

Información periodística



Revisa para su conocimiento la información periodística y envía físicamente al Titular de la SEDESOL.




Recibe la información periodística del Titular de la SEDESOL y turna al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones para su archivo.



FO-DGO-003



112-PR-DEA-01


Nombre y clave del



Página 16 de 22


51 Director General

Adjunto de Análisis y


Integra y archiva la información relativa a la gira incluyendo la periodística en el expediente correspondiente.



Expediente

Tiempo Total 10 días hábiles


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DEA-01


Página 17 de 22


Inventario de Obras y Acciones

Oficio de Solicitud

Oficio de Solicitud

Oficio de Solicitud

Oficio de Solicitud

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Análisis y Enlace con DelegacionesC.- Director de Estudios y Análisis de DelegacionesD.- Director de Enlace SocialE.- Subdirector Análisis Político

Inicio

Instruir al Subdirector

elaboración del oficio2 C

Elaborar el oficio y turnar al Director3 E

Instruir al Director elaboración de

oficio para planear giras1 B

Revisar el oficio

4 C

Oficio de Solicitud

Instruir las observaciones al

oficio y turnar6 C

¿Está correctamente

elaborado?

C

5

NO

SI

Oficio de Solicitud

Turnar el oficio al DGA

7 C

Revisar el oficio

8 B

Oficio de Solicitud

Realizar observaciones al

oficio y turnar10 B

¿Está correctamente

elaborado?

B

9

NO

SI

3

11 6

Oficio de Solicitud

Firmar el oficio y turnar al

Subdirector11 B

Envía el oficio a las 31

DE´s con el inventario12 E


Base de Datos

de Inventario


Recibir el inventario de la

DE 13 E

Integrar información en

base de datos14 E

Instruir al Director criterios para

elaborar reportes de salida15 B

Instruir al Sub. criterios para

elaborar reportes de salida16 C

Reportes de SalidaBase de

Datos de Inventario

Generar reportes de salida

17 E

Reportes de Salida

Revisar que los reportes de salida

sean congruentes18 C

Reportes de Salida

Turnar los reportes de salidas con

Obs.20 C

¿Es congruente la información?

C

19

NO

SI

Reportes de Salida

Turnar reportes para su

aprobación21 C

17

22


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DEA-01


Página 18 de 22


Documentación Requerida del

ViajeInformación de

Apoyo

Formato de Planeación de

Giras


Giras

Reportes de Salida

Reportes de Salida

Revisar la información de los

reportes de salida 22 B

Reportes de Salida

Turnar los reportes con

observaciones al Director24 B

¿Es congruente con criterios?

B

23

NO

SI

Solicitar impresiones

25 B

Imprimir juegos y turnar al DGA

26 E

Confirmar girar e instruir

actividades35 AB

Realiza visita de campo y verificar

logística32 AB

¿Es necesario realizar visita de

campo?

AB

31

SI

SI

20

Reportes de Salida

Turnar un juego a la Jefe de Unidad27 B

Reportes de Salida

Asistir a la reunión del Comité de

Giras del Titular28 AB

Comunicar al Delegado la gira y

acordar logística29 AB

Determinar realizar visita de

campo en la entidad30 AB

Comunicar a involucrados la

cancelación de la gira34 AB

¿Se suspende la gira?

AB

33

SI

NO

35

35

FIN

¿Quién es el responsable?

AB

36

DEAD

DES

Definir itinerario, e información de

apoyo37 D

43


Giras

Solicitar a los DGA´s y UA´s información de

apoyo38 D



Apoyo

Integrar información y

documentación de viaje39 D



Apoyo

Revisar documentos

40 AD

¿Están de acuerdo al Formato de Planeación?

D

41

NO

SI

Entregar al Jefe de Unidad

documentos42 D

37

43

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Análisis y Enlace con DelegacionesC.- Director de Estudios y Análisis de DelegacionesD.- Director de Enlace SocialE.- Subdirector Análisis Político


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DEA-01


Página 19 de 22


Expediente



Apoyo

Instructivo de Trabajo

IT-112-DEA-01-01


Instruir al Sub. la elaboración de la

Radiografía43 C

Elaborar la Radiografía del

Estado44 E


Asistir a la Gira y supervisar ejecución45 AB

Solicitar a la DES la canalización de

peticiones46 A


Recibir información periodística, integrar

y turnar48 C


Revisar información y

turnar al Jefe de Unidad49 B


Revisar información y enviar al Titular50 A


Recibir la información del

Titular y turnar al DGA51 A


Integrar y archivar la información de

la gira52 B

FIN

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Análisis y Enlace con DelegacionesC.- Director de Estudios y Análisis de DelegacionesD.- Director de Enlace SocialE.- Subdirector Análisis PolíticoSolicitar a la UCD

de la DE información periodística47 C


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DEA-01




Página 20 de 22


N/A Oficio de solicitud del inventario de obras y acciones en las entidades federativas a las DE´s (Oficio de Solicitud)

DGA de Análisis y Enlace con

Delegaciones



FO-112-DEA-01-01

Formato de Inventario de Obras y Acciones


Delegaciones



N/A Base de Datos de Inventario de Obras y Acciones (electrónico)


Delegaciones

1 año en archivo activo

N/A Reportes de Salida DGA de Análisis y Enlace con

Delegaciones



N/A Radiografía del Estado DGA de Análisis y Enlace con

Delegaciones



N/A Información Periodística DGA de Análisis y Enlace con

Delegaciones



FO-112-DEA-01-02

Formato de Planeación de Giras Director de Enlace Social




FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DEA-01



Página 21 de 22


01 Formato de Inventario de Obras y Acciones

FO-112-DEA-01-01

02 Formato de Planeación de Giras FO-112-DEA-01-02

03 Instructivo de Trabajo para elaborar la Radiografía del Estado IT-112-DEA-01-01



Planeación, Coordinación y Apoyo en la Realización de Giras del Titular de la SEDESOL

en las Entidades Federativas

112-PR-DEA-01

Revisión núm.



Motivo(s)


Página 22 de 22


01 08/08/05 Emisión

FO-112-DEA-01-01

ESTADO (3)

MES (4)

DÍA MES AÑO DÍA MES AÑO U. DE M. CANT.(5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) (21) (22) (23) (24) (25) (26) (27)

PROGRAMA PROYECTO

FORMATO: INVENTARIO DE OBRAS Y ACCIONES PARA PROGRAMACIÓN DE GIRAS DE PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA MEXICANA Y DE , TITULAR DE LA SEDESOL UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

MUNICIPIO LOCALIDAD MICRORREGION / HABITAT

DISTANCIA DEL AEROPUERTO AL LUGAR DEL

EVENTO

TIEMPO DE TRASLADO

INVERSION FEDERAL

INVERSIÓN ESTATAL

INVERSIÓN MUNICIPAL

MEDIO DE TRANSPORTE

INICIO TERMINOCONSTRUCCIÓN

OBSERVACIONES INVERSIÓN

BENEFICIARIOS

TOTALMETAS

BENEFICIARIOS

1 2


“INVENTARIO DE OBRAS Y ACCIONES PARA LA PROGRAMACIÓN DE GIRAS DEL PRESIDENTE DE LA

REPÚBLICA MEXICANA Y EL TITULAR DE LA SEDESOL”

Clave: IL-112-DEA-01-01 Fecha: 08/08/05 Revisión: 01

Página: 1 de: 2

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DEA-01-01

No. Campo Describir

1 NOMBRE Anotar el nombre del Presidente de la República Mexicana.

2 NOMBRE Anotar el nombre del Titular de la SEDESOL.

3 ESTADO Indicar el nombre del estado en que se encuentra la delegación de la Sedesol que realizó el inventario de obras y acciones.

4 MES Anotar el nombre del mes en el que se propone que se realice la gira de trabajo.

5 PROGRAMA Indicar el nombre del programa de la Sedesol mediante el

cual se ejecutó la obra o acción en la entidad federativa.

6 PROYECTO Citar el nombre de la obra o acción ejecutada en la entidad

federativa.

7 MUNICIPIO Señalar el nombre del municipio en el que se ejecutó la

obra o acción.

8 LOCALIDAD Mencionar el nombre de la localidad en el que se ejecutó la

obra o acción.

9 MICRORREGION / HABITAT

Especificar en su caso el nombre de la microrregión, o el nombre de la ciudad Hábitat donde se ejecutó la obra o acción de la Sedesol.

10 DISTANCIA DEL AEROPUERTO AL LUGAR DEL EVENTO

Indicar la distancia que se encuentra del aeropuerto más cercano al lugar donde se localiza la obra o acción realizada por la Sedesol.

11, 12, 13

TIEMPO DE TRASLADO Estimar el tiempo que se ocupa en el traslado del

aeropuerto más cercano a la obra o acción.

14, 15, 16

MEDIO DE TRANSPORTE

Determinar el tipo de transporte que se utilizaría para llegar al lugar donde se encuentra la obra o acción.

17

CONSTRUCCIÓN INICIO DÍA MES AÑO

Indicar la fecha en que inició la construcción de la obra o el inicio de la acción, especificando el día, mes y año.


“INVENTARIO DE OBRAS Y ACCIONES PARA LA PROGRAMACIÓN DE GIRAS DEL PRESIDENTE DE LA

REPÚBLICA MEXICANA Y EL TITULAR DE LA SEDESOL”

Clave: IL-112-DEA-01-01 Fecha: 08/08/05 Revisión: 01

Página: 2 de: 2

18

CONSTRUCCIÓN TERMINO DÍA MES AÑO

Estipular la fecha en que terminó o terminará la construcción de la obra o el fin de la acción, especificando el día, mes y año.

19 INVERSION FEDERAL Indicar en miles de pesos mexicanos la inversión federal

aportada para la realización de la obra o acción.

20 INVERSIÓN ESTATAL

Señalar en miles de pesos mexicanos la inversión aportada por el gobierno estatal para la realización de la obra o acción.

21 INVERSIÓN MUNICIPAL

Mencionar en miles de pesos mexicanos la inversión aportada por el gobierno municipal para la realización de la obra o acción.

22 y

23

INVERSIÓN BENEFICIARIOS

Indicar en miles de pesos mexicanos la inversión aportada por los beneficiarios para la realización de la obra o acción.

23 TOTAL

Es la suma de las inversiones federal, estatal, municipal y de los beneficiarios que aportaron para la realización de la obra o acción.

24 METAS U. DE M. Citar la unidad de medida empleada para medir la meta

establecida.

25 METAS CANT. Señalar la meta establecida para la obra o acción correspondiente.

26 BENEFICIARIOS Mencionar el número de personas beneficiadas con la obra o acción correspondiente.

27 OBSERVACIONES Precisar consideraciones importantes sobre esa obra o acción para tomarse en cuenta en la planeación de giras.

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES

FO-112-DEA-01-02

FORMATO DE PLANEACIÓN DE GIRAS

I.- GENERALES:

(1) Fecha de la Gira : _______________________________________ (2) Lugar de la Gira : _______________________________________________ (3) Horarios de Vuelos Factibles_______________________________________

_______________________________________________________________ Itinerario del Vuelo Definitivo:

DESTINO (4)

FECHA (5)

NO. VUELO.

(6)

HORA SALIDA

(7)

HORA LLEGADA

(8)

AEROLINEA (9)

(10) Hotel: _________________________________________________________ (11)No. de Noches de Alojamiento: _________

(12) Viáticos para _______ Días

(13) II.- INFORMACIÓN REQUERIDA:

Carpeta de Avance Financiero _____

Carpeta de Análisis Político _____

Programa de Trabajo _____

Notas Informativas _____

Líneas Discursivas _____

Información del Estado del Tiempo _____

Información del Tipo de Vestimenta _____ Otros:_______________________________________________________________ ____________________________________________________________________ (14) IV.- OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

INSTRUCTIVO DE LLENADO DE: “Formato Planeación, Coordinación y Apoyo en

la Realización de Giras del Titular de la SEDESOL en las Delegaciones de la SEDESOL

Clave : IL-112-DEA-01-02 Fecha: 25 de julio de 2005 Revisión: 01

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DEA-01-02

No. Campo Describir

1. Fecha d la Gira Anotar la fecha en que se realizará la Gira

2. Lugar de la Gira Anotar el estado y la ciudad dónde se realizará la Gira

3. Horario de Vuelos Factibles

Anotar los horarios deseados de vuelo

4. Destino Anotar el destino confirmado

5.- Fecha Anotar la fecha de vuelo confirmada

6. No. de Vuelo Anotar el número de vuelo confirmado

7. Hora de Salida

Anotar la hora de salida del vuelo confirmado

8. Hora de llegada Anotar la hora de llegada del vuelo confirmado

9. Aerolínea Anotar el nombre de la aerolínea confirmada por la que se viajará

10. Hotel Anotar el nombre del Hotel en el que se Hospedará

11. No. de Noches de Alojamiento

Anotar el No. de noches de alojamiento

12. Viáticos Anotar en No. de días para los que se solicitarán viáticos

13. Información Requerida Marcar con una cruz la información requerida según sea el caso

14. Observaciones Anota las observaciones necesarias


FO-DGO-003


Instructivo de Trabajo para realizar Radiografía del Estado

IT-112-DEA-01-01


Nombre y clave del



Página 1 de 2


1 Director de Estudios y Análisis en

Delegaciones

Establecer comunicación vía telefónica con los encargados de comunicación social de las Delegaciones de la Sedesol en cada entidad, para verificar datos.


Delegaciones

Enviar datos actualizados de las Entidades Federativas, por correo electrónico al Subdirector de Análisis Político.


Sistematizar una base de datos de cada Entidad Federativa para su análisis.

Base de datos por Entidad Federativa


Ingresar al Sistema de Información Ejecutiva (SIE) que se encuentra ubicada en la página de la Intranet de la Sedesol, para seleccionar noticias relevantes de la Sedesol.


Recabar noticias relevantes en la prensa local de la Entidad Federativa.


Integrar información de la Entidad Federativa.


Elaborar Radiografía del Estado. Radiografía de Estado


Imprimir la Radiografía del Estado para entregarla al Director de Estudios y Análisis en Delegaciones.

Radiografía de Estado


Delegaciones

Revisar la Radiografía del Estado y verificar si está elaborada correctamente. Si la respuesta es: No, ir al paso 10. Si, ir al paso 11.


Instruir al Subdirector de Análisis Político de acuerdo a las observaciones encontradas.


FO-DGO-003


Instructivo de Trabajo para realizar Radiografía del Estado

IT-112-DEA-01-01


Nombre y clave del



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Delegaciones Continúa el procedimiento en el paso 7. 11 Director de

Estudios y Análisis en

Delegaciones

Turnar al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones la Radiografía del Estado para su aprobación.


12 Director General

Adjunto de Enlace con

Delegaciones

Revisar la Radiografía del Estado y verifica si está elaborada correctamente. Si la respuesta es: No, ir al paso 13. Si, ir al paso 14.


13 Director General


Delegaciones

Turnar la Radiografía del Estado al Director de Estudios y Análisis en Delegaciones para su corrección. Continúa el procedimiento en el paso 10.


14 Director General


Delegaciones

Turnar la Radiografía del Estado al Director de Estudios y Análisis en delegaciones para su impresión a color.



delegaciones

Turnar la Radiografía del Estado al Subdirector de Análisis Político para su impresión a color.



Imprimir, engargolar y turnar la Radiografía del Estado al Director de Estudios y Análisis en Delegaciones.



delegaciones.

Remitir la Radiografía del Estado al Director General Adjunto de Enlace con Delegaciones.

Fin del Instructivo de Trabajo





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Procedimiento: Organización de las Reuniones de Delegados de la SEDESOL

Dirección de Enlace Social Código: 112-PR-DES-01

Elaboró: Elaboró:

Lic. Maricela Domínguez Ramos

Ing. Carmen Elvia Landa Reynoso

Directora de Enlace Social Directora de Estudios y Análisis en Delegaciones


Sandoval

Director General Adjunto de Análisis y Enlace con las

Delegaciones


Esqueda


Delegaciones



FO-DGO-002


Organización de Reuniones de Delegados de la SEDESOL

112-PR-DES-01


Página 2 de 17


Objetivo(s):

• Establecer la metodología para la Organización de Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados, con la finalidad de facilitar el buen desarrollo de las mismas.

Glosario:


• DGA´s.- Es el Director General Adjunto Desarrollo Delegacional, el Director General Adjunto de Operación de Programas y el Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones.

• Personal de la UCD.- Para efectos de este procedimiento se considera así a los Directores y Subdirectores que participan en el desarrollo de las reuniones.

• Logística de la Reunión.- Conjunto de medios y métodos necesarios para llevar a cabo las reuniones de Delegados de la SEDESOL.

• Memoria Técnica: compilación de las relatorías levantadas en las reuniones nacionales y regionales de delegados.

• Relatoría de la Reunión: Resumen que contiene las ponencias expuestas en la reunión de los Delegados.

• Reunión Nacional de Delegados.- Reunión celebrada con los 31 Delegados Federales de la SEDESOL donde se tratan temas de carácter nacional y local en materia social.

• Reunión Regional de Delegados.- Reunión en donde participa un grupo de Delegados Federales en la cual se tratan temas de carácter local en materia social.

• Reunión de Consejo de Delegados.- Reunión celebrada con 5 Delegados Federales de la SEDESOL para formular propuestas de acción al titular de la SEDESOL en materia de Política Social.

• Staff de Apoyo a Reuniones: Para efectos de este procedimiento se considera al personal responsable de la organización y logística de las reuniones, siendo el siguiente:


FO-DGO-002



112-PR-DES-01


Página 3 de 17


o Coordinador de Profesionales Dictaminador o Coordinador de Unidad de Servicios Especializados de Programa y Presupuestoo Profesionales Ejecutivos de Servicios Especializados o Profesional Dictaminador Especializado en Manejo de Fondos y Valores o Profesional Dictaminador de Servicios Especializados o Jefe de Oficina o Analistas Especializado en Proyectos o Analista Administrativo


• UA.- Cada una de las áreas que comprenden las Oficinas Centrales, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades Sectorizadas de la SEDESOL.

Marco legal:

• Reglamento Interior de la secretaría de Desarrollo Social, publicado el 19 de julio de 2004 en el DOF, Capítulo VII Artículo 14, fracción XIV.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03. • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones Alcance:

• Este procedimiento aplica a las reuniones Nacionales y Regionales de Delegados de la SEDESOL, así como a las reuniones del Consejo de Delegados de la SEDESOL.


FO-DGO-002



112-PR-DES-01


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Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones.-

− Llevar a cabo las reuniones con los Delegados, aprobar el Programa de Trabajo y fungir como moderador de la reunión.

• Del Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones.-

− Conducir la organización de las reuniones nacionales, regionales y consejo de delegados.

− Notificar a los DGA´s, al Director de Enlace Social y al Director de Análisis y Estudios en Delegaciones sobre su realización.

• Del Director de Enlace Social.-

− Planear y organizar la logística de la Reunión.

• Del Director de Estudios y Análisis en Delegaciones.-

− Planear y organizar el temario de las reuniones.

− Dar seguimiento a los acuerdos y compromisos, y elaborar la memoria técnica.

• Del Subdirector de Control de Gestión

− Coordinar las actividades definidas en la planeación de la reunión.

• Del Subdirector de Recursos Materiales Delegacionales

− Apoya en la coordinación de las actividades relacionadas con la disponibilidad de recursos materiales definidas en la planeación de la reunión.

• Del Staff de Apoyo a Reuniones.-

− Ejecutar las actividades definidas en este procedimiento para cada uno de ellos.

• Del Personal de la UCD Correspondiente.-

− Participar en las reuniones nacionales de delegados y levantar las relatorías

− Dar seguimiento a los acuerdos de los temas de su competencia.


FO-DGO-003



112-PR-DES-01


Nombre y clave del



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1 JUCD y

DGA´s

Realizan reunión en la cual se analiza la información que debe tratarse en la reunión con los Delegados.


Enlace con las Delegaciones

Informa personalmente a los Directores de Enlace Social y Estudios y Análisis en Delegaciones de la realización de la reunión y define la estrategia general de la misma.


y Director de Estudios y Análisis en

Delegaciones

Se preguntan si las actividades son de logística o de contenido de la reunión. Si la respuesta es:

Logística, ir al paso 4.

Contenido, ir al paso 14.

LOGÍSTICA


Planea, evalúa y define los requerimientos materiales, humanos, financieros y las actividades necesarias para la realización de la reunión en el Formato de Logística para Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados (Formato de Logística) y la Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión.

Formato de Logística de la Reunión FO-112-DES-01-01

Formato de Lista de Verificación de Actividades previas a la Reunión FO-112-DES-01-02

5 Director de Instruye al Subdirector de Control de Gestión para que lleve a cabo las actividades de verificación de

Formato de Logística de la


FO-DGO-003



112-PR-DES-01


Nombre y clave del



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Enlace Social disponibilidad de los requerimientos para la realización de la reunión de acuerdo al Formato de Logística de la Reunión.

Reunión FO-112-DES-01-01

6 Subdirector de Control de

Gestión

Informa personalmente al Director de Enlace Social la disponibilidad y en su caso, costo de los requerimientos de la reunión.

7 Director de Enlace Social y

Se preguntan si existe disponibilidad de requerimiento para la realización de la reunión. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 8.

No, ir al paso 4.


Solicita al Director General Adjunto de Desarrollo Delegacional que gestione la solicitud de los requerimientos materiales y el suministro de los recursos financieros necesarios para la realización de la reunión con base en el formato de logística.



Realiza reunión de coordinación con el Subdirector de Control de Gestión y con el Subdirector de Recursos Materiales Delegacionales para informar las necesidades específicas de apoyo para la reunión en base a la Lista de Verificación.

Formato de Lista de Verificación de Actividades previas a la Reunión FO-112-DES-01-02

10 Subdirector de Control de

Gestión

Asigna, instruye y supervisa las actividades del Staff de Apoyo con base en el Formato de Logística de la Reunión.



Supervisa personalmente las características físicas y materiales de la reunión y determina si son las

Formato de Logística de la


FO-DGO-003



112-PR-DES-01


Nombre y clave del



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establecidas en el formato de logística de la reunión. Reunión FO-112-DES-01-01


Se pregunta si las características físicas y materiales de la reunión son las establecidas en el formato de logística de la reunión. Si la respuesta es:

No, ir al paso 9.

Si, ir al paso 13.


Realizan reunión final para verificar el cumplimiento total de lo establecido en los formatos de Logística de la Reunión y Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión con el Subdirector de Control de Gestión, Subdirector de Recursos Materiales Delegacionales y Staff de Apoyo.

Continúa procedimiento en el paso 25.


Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión FO-112-DES-01-02

CONTENIDO

14 DGA de Análisis y Enlace con

Delegaciones o Director de Estudios y Análisis en

Delegaciones

Elabora comunicado y lo envía a través de correo electrónico para convocar a los delegados para que participen en la reunión.

Comunicado


Reciben de los DGA’s, UA´s y Delegaciones los temas específicos propuestos a tratarse en la reunión de Delegados de la SEDESOL.

Temas Propuestos


FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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y

Director de Estudios y Análisis en

Delegaciones


Delegaciones

Elabora el Programa de Trabajo con los temas específicos a tratar en la reunión de los delegados y turna al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con las Delegaciones para su revisión.

Programa de Trabajo FO-112-DES-01-04

Temas Propuestos



Revisa el Programa de Trabajo para determinar si tiene observaciones




Se pregunta si el programa de trabajo tiene observaciones. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 19.

No, ir al paso 20.



Corrigen el Programa de Trabajo de acuerdo a las observaciones encontradas.



FO-DGO-003



112-PR-DES-01


Nombre y clave del



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y

Director de Estudios y Análisis en

Delegaciones



Turna al JUCD el Programa de Trabajo para su aprobación.


21 JUCD Revisa que el Programa de Trabajo sea congruente con lo planeado.


22 JUCD Se pregunta si el Programa de Trabajo es congruente con lo planeado. Si la respuesta es:

No, ir al paso 19.

Si, ir al paso 23.



Informa sobre el contenido del Programa de Trabajo a los Delegados, ponentes, DGA´s y al Director de Enlace Social.



Enlace con las Delegaciones y

Director de

Solicita a los DGA´s, con base al programa de trabajo, instruyan al personal de la UCD relacionado con los temas a tratar en la misma, para que asistan, y registren los asuntos y acuerdos tratados.



FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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Estudios y Análisis en

Delegaciones

DESARROLLO DE LA REUNION


Supervisa que el desarrollo de la logística de la reunión se realice en tiempo y forma apoyándose en el formato de logística de la reunión y la Lista de verificación.


Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión FO-112-DES-01-02

26 JUCD

Asiste a la reunión, participa como moderador de la misma coordinando las actividades de acuerdo al Programa de Trabajo de la reunión y establece los acuerdos con los Delegados correspondientes.

Nota 1: En las reuniones del consejo de delegados participa también el Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social.

Nota 2: En el caso de tratarse de una reunión del Consejo de Delegados el Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social verifica la asistencia de los delegados con la lista de asistencia correspondiente, toma nota de los acuerdos y elabora el acta de la sesión, la cual somete a consideración del Secretario Técnico del Consejo de Delegados y del Presidente del Consejo de Delegados.



FO-DGO-003



112-PR-DES-01


Nombre y clave del



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27 Director de Enlace Social y Subdirector de

Control de Gestión

Aplica al final de las Reuniones Nacionales y Regionales de Delegados la Encuesta de Evaluación de Atención y Servicio, evalúa los resultados y genera las gráficas estadísticas con el fin de detectar oportunidades de mejora en la organización de las reuniones.

Formato de Encuesta de Evaluación FO-112-DES-01-03

Gráficas

28 Director General Adjunta de Análisis y


Solicita a los DGA´s el envío de las relatorías de los asuntos tratados en la reunión a la Dirección de Estudios y Análisis en Delegaciones para la integración de la memoria técnica.


Delegaciones

Recibe de los DGA´s las relatorías de los temas de su competencia.

Relatorías de la Reunión

Lista de asistencia


Delegaciones

Elabora la Memoria Técnica de la Reunión con base en las Relatorías de la reunión y entrega al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones.

Memoria Técnica

Relatorías de la Reunión


Enlace con Delegaciones.

Revisa la memoria técnica de la reunión y determina si tiene observaciones.

Memoria Técnica


Enlace con

Se pregunta si la Memoria Técnica tiene observaciones. Si la respuesta es

Si, ir al paso 30.


FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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Delegaciones. No, ir al paso 33.



Diserta con los DGA´s sobre la Memoria Técnica. Memoria Técnica

34 DGA´s Dan seguimiento a los acuerdos establecidos en la reunión.

35 DGA´s Informan personalmente al JUCD y al Director General de Análisis y Enlace con Delegaciones sobre los avances de los acuerdos de la reunión para su conocimiento y toma de decisiones.


TIEMPO TOTAL: De 7 a 15 Días Hábiles o de 20 a 40 Días Hábiles


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


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FO-DGO-004

Diagrama de flujo


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Página 14 de 17



FO-DGO-005

Registros


112-PR-DES-01




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FO-112-DES-01-01

Formato “Logística para Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”


3 años

FO-112-DES-01-02

Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión”


3 años

FO-112-DES-01-03

Formato de Encuesta de Evaluación de Atención y Servicio en las Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”


3 años

N/A Programa de Actividades de la Reunión de delegados

Director de Estudios y Análisis en Delegaciones

3 años

N/A

Memoria Técnica de la Reunión de Delegados

Director de Estudios y Análisis en Delegaciones

3 años


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DES-01



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1 Formato “Logística para Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”

FO-112-DES-01-01

2 Lista de Verificación de Actividades Previas a la Reunión FO-112-DES-01-02

3 Formato Encuesta de Evaluación de Atención y Servicio en las Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”

FO-112-DES-01-03




112-PR-DES-01

Revisión núm.



Motivo(s)


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F0-112-DES-01-01

FORMATO DE LOGÍSTICA PARA LAS REUNIONES NACIONALES, REGIONALES Y

DE CONSEJO DE DELEGADOS (Llenar un formato por día)

I.- GENERALES: Tipo de Reunión: Reunión Nacional de Delegados ___________ Reunión Regional de Delegados ___________ Consejo de Delegados ___________ Otra ___________ Fecha: _____ (2)_______ Lugar de Sesión:_____________________ (3) _________________________ _______________________________________________________________ Horario: ______________________ (4)__________________ No. de Participantes:________________ (5)_____________ Perfil de Participantes: ___________________________________________ ___________________(6)__________________________________________

Hotel Sede: _________________(7)______________________________

Clave para Tarifa Preferencial:__________(8)______

1

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES II.- REQUERIMIENTOS MATERIALES: Tipo de Montaje:

Herradura: ____ (9) Auditorio: _____ (9) Escuela: ____ (9) Otro: _____(9) Especificaciones: _____________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ______________________________(10)__________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ Equipo: Cañón Si____ No_____ Pantalla Si____ No_____ Sonido Si____ No_____ No. de Micrófonos Alámbricos _____ No. de Micrófonos Inalámbricos _____ Lap Top Si____ No_____ Plasma Si____ No_____

Video casetera Si____ No_____

Grabación del Evento Si____ No_____

Grabadora Si____ No_____

11

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES Personificadores: Tipo de Personificadores : Chicos:____ (12)___ Grandes: ____(12)___ No. de Personificadores: ______(13)____

Personificadores para Delegados _____ Personificador para Jefe de la UCD _____ Personificadores para DGA´s de la UCD _____ Personificador del Director de Enlace Social de la UCD _____ Personificadores para Expositores e Invitados _____ Especificaciones:

_____________________________(14)____________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________

____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________


Eliminado: Particular

Servicio de Coffe Break No. de Personas: _________(15)______ Tipo de Servicio: Continuo ____(16)___ Programado _____(16)__

Selección de Alimentos: CONTINUO PROGRAMADO

ALIMENTOS 0:00 Hrs. 0:00 Hrs 0:00 Hrs Jugo Fruta Pan Dulce Agua Refrescos Pastas Café Otros:

Servicio de Comida Lugar: ____________________________(18)______________________________ No. de Personas: ______(19)_________ Horario:______________ (20)_________ Formato de Comida: Normal____(21)___ Sesión-Comida_____(21)_____ Menú y Montaje: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

17

22

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES Lunch Box:

PROGRAMADO ALIMENTOS 0:00 Hrs. 0:00 Hrs 0:00 Hrs

Jugo Fruta Pan Dulce Agua Refrescos Pastas Café Sandwish Ensalada Otros:

23

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES Material y Equipo de Apoyo: Directorios de Oficinas de SEDESOL , Sectorizadas y Órganos Desconcentrados ______ Directorio de Organizadores, Personal de Apoyo y Pro- vedores ______ Directorio de Hoteles ______ Papelería ______ Programa de Trabajo de la Reunión ______ Carpetas de Trabajo ______ Transporte para Apoyo _______ Camión para Traslados _______ Listas de Registro de Asistencia _______ Listas para registro de documentación recibida _______ Acuses para Documentación Recibida _______ Etiquetas para Control de Celulares _______ Formatos de Mensajes Telefónicos _______ Encuestas de Evaluación de Atención y Servicio _______ Gafetes _______ Botiquín Médico _______ Guía de Servicios _______ Cajas para recepción de Documentación _______

24

UNIDAD DE COORDINACIÓN DE DELEGACIONES RFC de SEDESOL _______

RFC de las Delegaciones _______

Mesa para Trabajo _______ Renta de Tablones _______ Renta de Sillas _______ Renta de Bambalinas _______ Línea Telefónica _______

Otros: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ III.- REQUERIMIENTOS HUMANOS:

Actividad No. de Personas

Nombres

Secretarial

Edecanes

Traslado de Funcionarios

Gestión de Hoteles , Viáticos Y Boletos

de Avión

25 25

Mesa de Celulares

Enlaces Telefónicos

Traslado de Materiales

IV.- OBSERVACIONES: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

26


“Formato de Logística para Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”

Clave: IL-112-DES-01-01 Fecha: 25 de julio de 2005 Revisión: 01

Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DES-01-01

No. Campo Describir

1. Tipo de Reunión Indicar el tipo de reunión que se va a organizar.

2. Fecha Anotar la fecha en que se realizará el evento (en caso de que la reunión dure más de un día, se deberá llenar un formato por día a fin de contar con las especificaciones por día).

3. Lugar de Sesión Anotar nombre del lugar, dirección, teléfono y No. de fax en donde se realizarán las sesiones de trabajo.

4. Horario Anotar el horario en que se llevará a cabo la sesión de trabajo.

5. No. de Participantes Anotar el No. de personas que participarán en la sesión de trabajo, incluyendo a los organizadores.

6. Perfil de Participantes Describir brevemente el perfil de los asistentes, ejemplo: Delegados, Funcionarios de Sedesol, Expositores Externos, C. Secretaria, Sectorizadas, etc.

7. Hotel Sede Anotar nombre, dirección, teléfono y No. de fax del Hotel sede.

8. Clave para Tarifa Especial

Anotar el No. de clave proporcionada por el Hotel sede.

9. Tipo de Montaje Seleccionar el tipo de montaje que se desea para la sesión de trabajo.

10. Especificaciones Anotar las características específicas del tipo de montaje.

11. Equipo Indicar si se requiere o no cada uno de los equipos que se mencionan. En el caso de los micrófonos, indicar tipo y número requerido.

12. Tipo de Personificadotes Indicar el tamaño deseado del personificador

13. No. de Personificadotes Indicar el No. y Tipo de personificador requerido.

14. Especificaciones Anotar los nombres de los expositores e invitados especiales.

15. No. de Personas Anotar el No. de personas que tomarán coffe break

16. Tipo de Servicio Seleccionar si el servicio de coffe break se desea en forma continua o programado en horarios determinados.


“Formato de Logística para Reuniones Nacionales, Regionales y de Consejo de Delegados”


Página: 2 de: 1

17. Selección de Alimentos Seleccionar en la columna correspondiente (continuo o programado) el tipo de servicio y los alimentos que se desean manejar, anotando el horario, en caso de que éstos sean programados.

18.

Lugar Anotar el lugar y el nombre del Salón en dónde se servirá la comida.

19. No. de Personas Anotar el No. de Comensales.

20. Horario Anotar el horario en el que se servirá la comida.

21. Formato de Comida Seleccionar el tipo de formato que se manejará en la comida.

22. Menú y Montaje Anotar el menú seleccionado, así como el tipo de montaje que se requiere para la comida.

23. Lunch Box Indicar el horario y tipo de alimentos que se desea incluir en el Lunch Box.

24. Material de Apoyo Seleccionar y señalar de la lista de Material de Apoyo, el requerido para la reunión.

25. Requerimientos Humanos

Anotar el No. y nombre de personas requeridas para cada actividad.

26. Observaciones Anotar cualquier tipo de comentario u observación importante para la logística del evento.


FORMATO CHECK LIST DE F0-112-DES-01-02 ACTIVIDADES PREVIAS A LA REUNIÓN

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Reunión ________(1)__________de Delegados Fecha : _____ (2)_______ (3) (4) (5)

ACTIVIDAD CANTIDAD RESPONSABLE ESTATUS Reservar salón para evento

Solicitar tarifa especial y clave en Hotel sede

Solicitar montaje de salón

Solicitar equipo de sonido, video y pantalla

Solicitar equipo de cómputo

Solicitar acrílicos para personificadores

Elaborar personificadores

Solicitar servicio de alimentos

Integrar Directorios Telefónicos (SEDESOL, Sectorizadas y Órganos Desconcentrados)

Integrar Directorio de Organizadores, Personal de Apoyo y Proveedores

Integrar Directorio de Hoteles

Preparar Caja de Papelería

Imprimir Programas de Trabajo

Preparar carpetas de trabajo

Solicitar Transporte para apoyo


FORMATO CHECK LIST DE F0-112-DES-01-02 ACTIVIDADES PREVIAS A LA REUNIÓN

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Solicitar Camión para Traslados

Elaborar lista de registro de asistencia

Elaborar lista para registro de documentación recibida

Solicitar la renta de tablones

Solicitar la renta de sillas

Solicitar la renta de bambalinas

Solicitar mesas de trabajo

Elaborar acuses de documentación recibida

Elaborar etiquetas para control de celulares

Imprimir formatos para mensajes telefónicos

Imprimir encuestas de evaluación de atención y servicio

Elaborar gafetes

Prepara botiquín médico

Elaborar guía de servicios

Prepara caja para recepción de documentos

Imprimir Listado de RFC de las Delegaciones

Prepara RFC de la SEDESOL

Convocar a reunión de planeación y asignación de funciones


“Formato de Check List de Actividades Previas a las Reuniones Nacionales, Regionales y de

Consejo de Delegados”


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Reunión Indicar el tipo de reunión que se va a organizar.

2. Fecha Anotar la fecha en que se realizará el evento

3. Cantidad Anotar la cantidad de elementos requeridos según sea el caso

4. Responsable Anotar el nombre del responsable de cada función.

5. Estatus Anotar el estatus que guarda cada función. OK= si la función esta concluida P= si la función esta inconclusa


FO-112-DES-01-03 REUNION NACIONAL DE DELEGADOS

FORMATO DE ENCUESTA DE EVALUACIÓN DE ATENCIÓN Y SERVICIO

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Fecha: _________ Tipo de Reunión: ___________ Nacional de Delegados ___________ Regional de Delegados ___________ Consejo de Delegados ___________ Otra Su opinión es muy importante para nosotros, por lo anterior y con el fin de mejorar la atención y asegurar el buen desarrollo de la reunión, le solicitamos llenar el siguiente cuestionario. Preguntas: 1.- ¿Cómo considera usted su estancia en el hotel sede? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 2.- ¿Cómo considera usted el salón de sesiones? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 3.- ¿Cómo considera usted el apoyo secretarial que recibe? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 4.- ¿Cómo considera usted el apoyo que recibe con su celular? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 5.- ¿Cómo considera usted el apoyo que recibe de las edecanes?

3

1

2


FO-112-DES-01-03 REUNION NACIONAL DE DELEGADOS

FORMATO DE ENCUESTA DE EVALUACIÓN DE ATENCIÓN Y SERVICIO

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Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 6.- ¿Cómo considera usted el apoyo que recibe en la gestión de viáticos, hoteles y boletos? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 7.- ¿Cómo considera usted el servicio de transporte utilizado para el traslado a los eventos? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 8.- ¿Cómo considera usted el servicio solicitado para traslado al aeropuerto ó algunos otros puntos? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 9.- ¿Cómo considera usted el servicio de coffe break? Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio 10.- ¿Cómo considera usted el servicio de alimentos? (Contestar solo en caso de haber tenido algún desayuno, comida o cena organizada por la UCD) Excelente Satisfactorio Poco satisfactorio Comentarios: _________________________________________________ _____________________________________________________________


“Formato de Encuesta de Evaluación de Atención y Servicio”


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Tipo de Reunión Indicar el tipo de reunión que se va a evaluar.

2. Fecha Anotar la fecha de la evaluación.

3. Preguntas Seleccionar en cada pregunta una de las tres opciones de respuesta.




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Procedimiento: Seguimiento a los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación Estatal de la

Política Social de la SEDESOL Dirección de Gestión Institucional

Código: 112-PR-DGI-01

Elaboró: Lic. Juan Carlos Sánchez

Medina

Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social


Sandoval


Delegaciones

Aprobó: Lic. Eduardo Bravo Esqueda Jefe de la Unidad de




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Seguimiento a los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación Estatal de la Política Social de la SEDESOL

112-PR-DGI-01


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Objetivo(s): Dar seguimiento al buen desarrollo de los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación de la Política Social a fin de que cumplan con los objetivos por los cuales fueron creados.

Glosario:

• Comité Sectorial Estatal de Coordinación Estatal de la Política Social de la SEDESOL.- es un órgano interno para coordinar la política social y articular las acciones que realiza la Secretaría de Desarrollo Social, sus órganos desconcentrados y las entidades coordinadas por la misma Secretaría, a fin de otorgar una atención concurrente a la problemática y demandas sociales y en la ejecución de los programas institucionales.

• Consejo de Delegados.- órgano interno de la Secretaría de Desarrollo Social el cual está encargado de analizar y diseñar estrategias de política social en base a las necesidades detectadas, así como formular propuestas de acción al Titular de la Secretaría de Desarrollo Social.


• DGA.- Para efectos de este procedimiento se denomina así al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones.


• Relatoría de la Sesión: es un breve resumen en donde se manifiesta lo acontecido en la sesión del Comité Sectorial Estatal.

• SEDESOL.- Secretaría de Desarrollo Social

• UCD.-Unidad de Coordinación de Delegaciones.


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Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social. DOF 19/JUL/04, Artículo 14 fracciones I y III.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03. • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones

Alcance:

• Este procedimiento aplica a las actividades que realizan los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación Política Social de la SEDESOL.

Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones: -autorizar el plan anual de trabajo de los comités sectoriales estatales y el informe general de avances. -informar al Titular de la SEDESOL acerca de los avances de los Comités Sectoriales Estatales.

• Del Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones: -establecer y aprobar la propuesta del Plan Anual de Trabajo de los Comités Sectoriales Estatales y del Informe General de Avances. -gestionar la autorización del Plan Anual de Trabajo de los Comités Sectoriales Estatales y del Informe General de Avances ante el JUCD. -coadyuvar a la correcta ejecución de este procedimiento.


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• Del Director de Gestión Institucional: -coadyuvar a la correcta ejecución de este procedimiento.

• Del Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social: -recabar las propuestas de temas de los Comités Sectoriales Estatales. -elaborar el Plan Anual de Trabajo. -elaborar el Informe General de Avances. -ejecutar las actividades de acuerdo a lo manifestado en este procedimiento.


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Nombre y clave del



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Recibe instrucciones del Titular de la SEDESOL para dar seguimiento a las actividades de los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación Estatal de la Política Social (Comités Sectoriales Estatales).



Instruye al DGA para dar seguimiento a las actividades de los Comités Sectoriales Estatales.



Instruye al Director de Gestión Institucional que solicite los temas a tratar en las agendas anuales de las sesiones de los Comités Sectoriales Estatales.

4 Director de Gestión

Institucional

Instruye al Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social la elaboración del oficio para solicitar los temas a tratar en las agendas anuales de las sesiones de los Comités Sectoriales Estatales (oficio de solicitud de temas a los Delegados).

5 Subdirector de Atención

Ciudadana y Demanda Social

Elabora oficio de solicitud de temas, recaba firma del DGA y envía a la DE correspondiente anexando el formato de propuestas de temas para integrar el plan anual de trabajo de los Comités Sectoriales Estatales (Formato de Propuesta de Temas)

Oficio de Solicitud de Temas

Formato de Propuesta de Temas



Recibe de la DE correspondiente, el Formato de Propuesta de Temas.



FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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7 DGA, Director de Gestión Institucional

y Subdirector de

Atención Ciudadana y

Demanda Social

Revisan los temas contenidos en el Formato de Propuestas de Temas, determinan cuales temas tienen mayor impacto a la misión de la SEDESOL y establecen la propuesta del plan anual de trabajo de los Comités Sectoriales Estatales (Propuesta del Plan Anual de Trabajo).

Nota: la Propuesta del Plan Anual de Trabajo se almacena en el formato del Plan Anual de Trabajo


Plan Anual de Trabajo (en propuesta) FO-112-DGI-01-01



Presenta ante el Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones la Propuesta del Plan Anual de Trabajo.

Plan Anual deTrabajo (enpropuesta) FO-112-DGI-01-01



y DGA

Revisan conjuntamente la Propuesta del Plan Anual de Trabajo y el JUCD determina si existen observaciones a corregir.

Plan Anual de Trabajo (en propuesta) FO-112-DGI-01-01


Coordinación de Delegaciones, DGA y Director

de Gestión Institucional

Se pregunta si la Propuesta del Plan Anual de Trabajo tiene observaciones a corregir. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 11.

No, ir al paso 12.


Coordinación de

Instruye la atención de observaciones a la Propuesta del Plan Anual de Trabajo al DGA.


FO-DGO-003



112-PR-DGI-01


Nombre y clave del



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Delegaciones Continúa el procedimiento en el paso 7.



Se pregunta si es necesario realizar reunión del Consejo de Delegados para someter los temas de la propuesta del Plan Anual de Trabajo. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 13

No, ir al paso 14


Coordinación de Delegaciones y

DGA

Convocan y realizan reunión del Consejo de Delegados para someter los temas de la propuesta del Plan Anual de Trabajo y así realizar las modificaciones o adiciones pertinentes estableciendo el Plan Anual de Trabajo final de los Comités Sectoriales Estatales.

Nota: Aplica el procedimiento de “Organización de Reuniones de Delegados de la SEDESOL”.

Plan Anual de Trabajo (en propuesta y final) FO-112-DGI-01-01

Procedimiento Organización de Reuniones de Delegados de la SEDESOL



Aprueba el Plan Anual de Trabajo Plan Anual de Trabajo (en propuesta y final) FO-112-DGI-01-01


Institucional

Instruye la elaboración del calendario general de sesiones de los Comités Sectoriales Estatales (Calendario) al Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social.


FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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Elabora el Calendario en donde se enmarcan los siguientes puntos:

• Fechas de sesiones de cada Comité Sectorial Estatal

• Fechas de entrega de su informe semestral de avances.

• Fechas en las cuales volverán a entregar sus propuestas de temas a tratar en el Comité para el próximo año.

Calendario FO-112-DGI-01-02



Solicita el visto bueno del Calendario al DGA, al Director de Gestión Institucional y al JUCD, y lo envía a cada una de la Delegaciones conjuntamente con el Plan Anual de Trabajo y los formatos de informe de avances semestrales del Plan Anual de Trabajo para su llenado correspondiente por parte de la DE.

Plan Anual de Trabajo FO-112-DGI-01-01

Calendario FO-112-DGI-01-02

Informe de Avances (Semestrales) Del FO-112-DGI-01-03 al 08

18 JUCD y/o DGA y/o Director de

Gestión Institucional y/o Subdirector de

Atención Ciudadana

Se pregunta si existe la necesidad de apoyar en la temática de la sesión de algún Comité Sectorial Estatal por solicitud de la DE. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 19.

No, ir al paso 20.


FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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Demanda Social


Institucional y/o Subdirector de

Atención Ciudadana

Demanda Social y/o JUCD y/o

DGA

Asiste(n) a la sesión del Comité Sectorial Estatal solicitante y apoya(n) en la temática de la misma.

Nota: el Director de Gestión Institucional o el Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social elabora la relatoría de la sesión.

Relatoría de la Sesión



Recibe los formatos con el informe semestral de avances del Plan Anual de Trabajo de cada uno de los Comités (Informe Semestral de Avances).

Informe de Avances (Semestrales) Del FO-112-DGI-01-03 al 08



Integra un informe general de avances de los 31 Comités Sectoriales Estatales (Informe General de Avances) utilizando la información de los informes semestrales de avances de cada DE, y turna al DGA y al JUCD para su aprobación.

Informe de Avances (General y Semestrales) Del FO-112-DGI-01-03 al 08


Coordinación de Delegaciones, el

DGA y el Director de

Gestión Institucional

Revisan el Informe General de Avances para determinar si tienen observaciones a corregir.

Informe de Avances (General) Del FO-112-DGI-01-03 al 08


FO-DGO-003



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Nombre y clave del



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Coordinación de Delegaciones, el

DGA y el Director de

Gestión Institucional

Se pregunta si el Informe General de Avances tiene observaciones a corregir. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 24.

No, ir al paso 25.

24 DGA Instruye al Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social la atención de observaciones al Informe General de Avances.




Informa personalmente de los asuntos y avances relevantes al Titular de la SEDESOL para su conocimiento.


Informe de Avances (General) Del FO-112-DGI-01-03 al 08

TIEMPO TOTAL: De 45 a 55 Días Hábiles


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DGI-01


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Plan Anual de Trabajo

Inform e de avances general

Inform e de avances

Inform e de avances


Procedim iento

Form ato de propuesta de

tem as

Form ato de propuesta de

tem as

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- D irector G eneral Adjunto de Análisis y Enlace con DelegacionesC.- D irector de Gestión InstitucionalD.- Subdirector de Atención C iudadana y Dem anda Social

Inicio

Instruir al DGA para dar

seguim iento a Com ité2 A

Instruir para atender

observaciones11 A

Instruir para solicitar tem as a

tratar en las agendas3 B

Recibir instrucciones para

seguim iento del Com ité1 A

¿Tiene observaciones el

plan?

ABC

10

Si

No7

O ficio solicitud de tem as

Elaborar oficio de solicitud, recabar firma y enviar con

anexos5 D

Recibir form ato de propuesta de

tem as6 D

10

Relatoría de la sesión

Fin

Instruir para elaboración de

oficio de solicitud de temas4 C

Formato de propuesta de

temas


Revisar tem as y establecer propuesta

7 BCD


Presentar propuesta de plan

anual de trabajo8 B


Revisar propuesta de plan anual de

trabajo9 AB


Convocar y realizar reunión

13 AB

Calendario

Elaborar calendario general

de sesiones16 D

Calendario

Solicitar visto bueno y enviar

con anexos17 D

Asisitir a sesión, apoyar y elaborar

relatoría19 ABCD

¿Se requiere apoyar en la

tem ática?

ABCD

18

SI

NO

20

Recibir form atos con inform e

20 D

Inform e de avances

Integrar inform e general y turnar

21 D

Inform e de avances general

Revisar inform e general

22 AB

Instruir para atender

observaciones24 B

¿Tienen observaciones?

AB

23

Si

No

21

Inform ar al T itular de la SEDESO L

25 A

¿Es necesaria reunión de consejo?

A

12

NO

SI

Instruir la elaboración de

calendario15 C

Aprobar el P lan Anual de Trabajo14 A

15

20


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DGI-01




Página 12 de 14


N/A Oficio de Solicitud de Temas Subdirector de Atención



archivo muerto

N/A Propuestas de Temas de la DE (Formato)

Subdirector de Atención



archivo muerto

N/A Oficio de Envío Subdirector de Atención



archivo muerto

Nota: aun no se generan registros de los formatos del “Informe de Avances”


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DGI-01



Página 13 de 14


01 Plan Anual de Trabajo FO-112-DGI-01-01

02 Calendario General de Sesiones de los Comités Sectoriales Estatales (Calendario)

FO-112-DGI-01-02

03 Avance Gráfico FO-112-DGI-01-03

04 Problemáticas FO-112-DGI-01-04

05 Ficha de reunión FO-112-DGI-01-05

06 Acuerdos anteriores FO-112-DGI-01-06

07 Acuerdos en Curso FO-112-DGI-01-07

08 Lista de Participantes FO-112-DGI-01-08

Nota: los formatos del “Informe de Avances” comprenden del formato FO-112-DGI-01-03 (Avance Gráfico) al FO-112-DGI-01-08 (Lista de Participantes).



Seguimiento a los Comités Sectoriales Estatales de Coordinación Estatal de la Política

Social de la SEDESOL

112-PR-DGI-01

Revisión núm.



Motivo(s)


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COMITÉ SECTORIAL ESTATAL DE COORDINACIÓN DE LA POLÍTICA SOCIAL

Entidad Federativa ___________________

PLAN ANUAL DE TRABAJO 2005.

TEMA A TRATAR

FO-112-DGI-01-01

1

2



Clave: IL-112-DGI-01-01 Fecha: 29/07/05 Revisión: 01

Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato FO-112-DGI-01-01

No. Campo Describir

1. Nombre Anotar nombre de la Entidad Federativa.

2. Temas

Anotar planteamiento de las actividades que serán desarrolladas durante el año incluyendo los temas generales (para todas las delegaciones) y los temas particulares (para su propia entidad federativa).

COMITÉ SECTORIAL ESTATAL DE LA COORDINACIÓN POLÍTICA SOCIAL.

ESTADOS OBSERVACIONES. 4 5 6 7 8 11 12 13 14 15 18 19 20 21 22 25 26 27 28 29 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 19 20 21 22 23 26 27 28 29 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29 30

Aguascalientes / QuerétaroBaja CaliforniaBaja California Sur / Quintana RooCampecheCoahuila / SinaloaColimaChiapas / SonoraChihuahuaDurango / TabascoGuanajuatoGuerrero / TamaulipasHidalgoJalisco / TlaxcalaEdo. De MéxicoMichoacán / VeracruzMorelosNayarit / YucatánNuevo LeónOaxaca / ZacatecasPuebla

CALENDARIO

JULIO SEPTIEMBRE NOVIEMBRE

1 11 2


Calendario


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Meses a celebrarse las reuniones

Anotar especificación cronológica de las reuniones a efectuarse en los meses programados.

2. Observaciones

Anotar comentarios referenciales, aclaratorios o de reforzamiento.

COMITÉ SECTORIAL ESTATAL DE COORDINACIÓN DE LA POLÍTICA SOCIAL.

AVANCE GRÁFICO DE CUMPLIMIENTO. FO-112-DGI-01-03

PLAN ANUAL DE TRABAJO.

No. ACCIONES ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. OBSERVACIONES

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P

R

P PROGRAMADOR REAL

AGO. SEP. OCT. NOV. DIC.JUL.

25

43

1


Avance Gráfico de Cumplimiento


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Número Anotar número recaído a la acción a desarrollar.

2. Acciones a realizar

Anotar descripción de la actividad planteada como acción a desarrollar en un lapso de tiempo determinado.

3. Tiempo programado

Anotar especificación del tiempo programado para la ejecución de la acción a desarrollar.

4. Tiempo real

Anotar señalamiento del tiempo real de avance invertido en la ejecución de la acción.

5. Observaciones

Anotar suscripción de incidencias acaecidas o comentarios de reforzamiento.


REPORTE DE PROBLEMÁTICAS Y LOGÍSTICA DE SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS SOCIALES.

_______________________ Entidad Federativa.

PROBLEMÁTICA DETECTADA PROPUESTA DE SOLUCIÓN. 1.-

2.-

3.-

4.-

FO-112-DGI-01-04

1

3 2


REPORTE DE PROBLEMÁTICAS Y LOGÍSTICA DE SOLUCIÓN A LOS PROBLEMAS SOCIALES.


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Nombre Anotar nombre de la entidad federativa.

2. Problema

Anotar señalamiento y descripción del problema específico detectado.

3. Solución

Anotar el planteamiento de la propuesta de solución diseñada para el problema descrito.


Ficha de reunión _____________________

Entidad Federativa. Reunión Num. Tipo: Fecha: / / Sede: Objetivo: Orden del día: Participantes: NOMBRE CARGO DEPENDENCIA FIRMA __________________ ___________________ _____________________ _________________

32

1

54

6

7

8 888


Ficha de reunión


Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato: FO-112-DGI-01-05

No. Campo Describir


2. Número Anotar el número de número de reunión efectuada.

3. Tipo de reunión Anotar el carácter de la reunión: ordinaria o extraordinaria.

4. Fecha Anotar la fecha de realización de la reunión.

5. Lugar Anotar descripción del lugar donde se efectúa.

6. Objetivo Anotar el planteamiento del objetivo motivo de la reunión.

7. Orden del Día Anotar la programación secuencial de los asuntos a desahogar.

8. Participantes

Anotar descripción e identificación de los participantes en la reunión señalándose el nombre completo, el cargo que desempeña, la razón social de la dependencia de donde proviene y la impresión de la firma autógrafa respectiva.

COMITÉ SECTORIAL ESTATAL DE COORDINACIÓN DE POLÍTICA SOCIAL

ANÁLISIS DE ASUNTOS TRATADOS Y ACORDADOS EN SESIÓN ANTERIOR.

_________________ Entidad Federativa.

ASUNTO SITUACIÓN ACTUAL 1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

FO-112-DGI-01-06

3 2

1


ANÁLISIS DE ASUNTOS TRATADOS Y ACORDADOS EN SESIÓN ANTERIOR


Página: 0 de: 1

1


No. Campo Describir


2. Acuerdo

Anotar planteamiento del asunto tratado en la reunión de trabajo anterior y el acuerdo recaído al mismo.

3. Situación actual

Anotar descripción de la situación actual que guarda el asunto tratado y acordado.


ACUERDOS DE REUNIÓN EN CURSO

_______________ ___________________ Fecha de la reunión. Entidad Federativa. 1.- 2.- 3.- 4.- FO-112-DGI-01-07

3

21

3

3

3


ACUERDOS DE REUNIÓN EN CURSO


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Fecha

Anotar señalamiento de la fecha exacta de celebración de la reunión en ejecución.

2. Nombre

Anotar el nombre de la Entidad Federativa en donde se celebra la reunión.

3. Acuerdo

Anotar planteamiento y descripción del acuerdo tomado en la reunión.

NOMBRE Y FIRMA DE PARTICIPANTES.

___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ ___________________ FO-112-DGI-01-08

1 2


NOMBRE Y FIRMA DE PARTICIPANTES.


Página: 1 de: 1


No. Campo Describir

1. Nombre y cargo

Anotar transcripción del nombre y cargo completo (sin abreviaturas) del participante en la reunión.

2. Firma Estampamiento de la firma autógrafa del participante.




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Procedimiento: Seguimiento a Instrumentos de Coordinación

Dirección de Gestión Institucional Código: 112-PR-DGI-02

Elaboró: Lic. Juan Carlos Sánchez

Medina

Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda

Social


Sandoval


Delegaciones

Aprobó: Lic. Eduardo Bravo Esqueda Jefe de al Unidad de




FO-DGO-002


Seguimiento a Instrumentos de Coordinación

112-PR-DGI-02


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Objetivo(s): Dar Seguimiento a los Instrumentos de Coordinación de las Delegaciones de la SEDESOL para facilitar la correcta ejecución de los mismos ante las Áreas Normativas de la SEDESOL.

Glosario:

• Instrumentos de Coordinación: Son los Convenios de Coordinación para el Desarrollo Social y Humano, los acuerdos de coordinación y los anexos de ejecución.

• Áreas Normativas.- Se denomina así a cualquier Unidad Administrativa de la SEDESOL que participe en la celebración del instrumento de coordinación.


• Unidad Administrativa (UA).- Cada una de las áreas que comprenden las Oficinas Centrales, Órganos Administrativos Desconcentrados y Entidades Sectorizadas de la Secretaría de Desarrollo Social.

Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social. DOF, 19/07/04, Art. 14 fracción IV.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos, versión 2004.03.

• Procedimiento de “Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión y de Información de las Delegaciones de la SEDESOL 112-PR-DDS-02”


FO-DGO-002



112-PR-DGI-02


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Alcance:

• Este Procedimiento aplica a todos los instrumentos de Coordinación remitidos a la UCD por las áreas normativas con la finalidad de facilitar su correcta ejecución.

Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones: -instruir el seguimiento de los Instrumentos de Coordinación.

• Del Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones: -coadyuvar e instruir el seguimiento de los Instrumentos de Coordinación.

• Del Director de Gestión Institucional: -instruir al Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social en el seguimiento de los Instrumentos de Coordinación.

• Del Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social: -ejecutar las actividades de seguimiento a los Instrumentos de Coordinación definidas en este procedimiento.


FO-DGO-003



112-PR-DGI-02


Nombre y clave del



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Instruye al Director General Adjunto de Análisis y Enlace con Delegaciones para dar seguimiento a los Instrumentos de Coordinación de las DE´s.



Instruye al Director de Gestión Institucional dar seguimiento a los Instrumentos de Coordinación de las DE´s.


Institucional

Instruye al Subdirector de Atención Ciudadana y Demanda Social dar seguimiento a los Instrumentos de Coordinación de las DE´s.



Envía el Formato de Control de Instrumentos de Coordinación a las 31 DE´s para recabar información acerca del status de los Instrumentos de Coordinación en cada DE.

Formato de Control de Instrumentos de Coordinación FO-112-DGI-02-01



Recibe el Formato de Control de Instrumentos de Coordinación con el registro de los instrumentos de coordinación, así como las copias simples de dichos instrumentos generados en su Entidad Federativa.


Copias de los Instrumentos de Coordinación


Ciudadana y

Integra el Formato de Control de Instrumentos de Coordinación en la carpeta de Instrumentos de coordinación de la DE correspondiente.

Formato de Control de Instrumentos de Coordinación


FO-DGO-003



112-PR-DGI-02


Nombre y clave del



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Demanda Social FO-112-DGI-02-01

Carpeta de Instrumentos de Coordinación



Recibe de la DE solicitud para dar seguimiento a algún Instrumento de Coordinación generado en su Entidad Federativa.

Nota.- los tipos de solicitudes recibidas son los siguientes:

• Solicitud de asesoría respecto al Instrumento de Coordinación.

• Solicitud de información respecto al Instrumento de Coordinación.

• Solicitud de gestión con Áreas Normativas responsables del Instrumento de Coordinación.

Nota: La solicitud es recibida mediante llamada telefónica, correo electrónico u oficio de solicitud.

Oficio de Solicitud de la DE

Correo Electrónico de solicitud de la DE



Aplicar el procedimiento de Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión y de Información.

Procedimiento de Atención a Solicitudes de Asesoría, Gestión y de Información 112-PR-DDS-02


FO-DGO-003



112-PR-DGI-02


Nombre y clave del



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Actualizar el Formato de Control de Instrumentos de Coordinación y almacenar la información derivada de la atención de la solicitud en la Carpeta de Instrumentos de Coordinación de la DE atendida para mantener el seguimiento a sus respectivos Instrumentos de Coordinación.


Carpeta de Instrumentos de Coordinación

Oficio de Solicitud de la DE

Copias de los Instrumentos de Coordinación

Correo Electrónico de solicitud de la DE

TIEMPO TOTAL: de 1 a 2 días


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DGI-02


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FO-DGO-005

Registros


112-PR-DGI-02




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FO-112-DGI-02-01

Formato de Control de Instrumentos de Coordinación




archivo muerto

N/A Carpeta de Instrumentos de Coordinación




archivo muerto


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DGI-02



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01 Formato de Control de Instrumentos de Coordinación FO-112-DGI-02-01




112-PR-DGI-02

Revisión núm.



Motivo(s)


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FO-112-DGI-02-01

Control de convenios de coordinación para el desarrollo social y humano, acuerdos de coordinación, anexos de ejecución y diversos instrumentos de coordinación y concertación que celebre la Secretaría

DELEGACIÓN_________________________________

INSTRUMENTO JURÍDICO

NÚMERO FECHA DE CELEBRACIÓN

PARTES QUE LO CELEBRAN

STATUS

1

2 3 4 5 6


Formato de seguimiento de instrumentos de coordinación


Página: 1 de: 1

Objetivo: Describir los campos de llenado del formato de seguimiento de instrumentos de coordinación FO-112-DGI-02-01 No. Campo Describir

1. Nombre Anotar nombre de la entidad federativa sede de la Delegación.

2. Instrumento Jurídico

Anotar la especificación del tipo de instrumento jurídico (convenio, acuerdo, etc)

3. Número

Anotar el numero asignado al documento; en caso de omitirlo destacar con s/n

4. Fecha de celebración

Anotar la señalamiento de la fecha exacta de celebración del instrumento jurídico

5. Partes que lo celebran

Anotar la determinación precisa de las partes celebrantes (ejecutivo federal y/o funcionarios respectivos, ejecutivo estatal y/o funcionarios correspondientes, etc.)

6. Status

Anotar la descripción actualizada de la situación procedimental en que se encuentra el instrumento jurídico (firmado, en proceso de firma, en suspensión, pendiente, etc.)




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Procedimiento: Elaboración del Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las

Delegaciones de la SEDESOL Dirección de de Operación Delegacional

Código: 112-PR-DOD-01

Elaboró: Lic. Yolanda Langarica

Castelán

Subdirectora de Recursos Financieros Delegacionales

Revisó: Ing. Manuel Verdugo

Luengas

Director General Adjunto Desarrollo Delegacional


Esqueda


Delegaciones



FO-DGO-002


Elaboración del Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las Delegaciones de la SEDESOL

112-PR-DOD-01


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Objetivo(s): Dar seguimiento al avance financiero del ejercicio presupuestal del gasto corriente de la Secretaría asignado a las delegaciones federales de la SEDESOL en las entidades federativas mediante la entrega de reportes periódicos que faciliten la implementación de acciones preventivas y correctivas.

Glosario:

• Concentrado.- Concentrado de Acciones Correctivas y Preventivas.

• DE.- Delegaciones federales de la SEDESOL en las entidades federativas.

• DIAPP.- Dirección de Información y Análisis Presupuestal de la Dirección General de Programación y Presupuesto.

• Ejercicio presupuestal.- Ejercicio de los recursos financieros asignados a las delegaciones federales de la SEDESOL en las entidades federativas en el rubro de gasto corriente.

• Gasto corriente.- Recursos presupuestales asignados a las delegaciones federales de la SEDESOL en las entidades federativas en las partidas comprendidas en los capítulos 2000, 3000 y 5000.

• Reporte del Gasto Corriente.- Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las DE´s

• SIPREC.- Sistema Integral de Presupuesto y Contabilidad.

• SAEGCD.- Sistema de Análisis del Ejercicio de Gasto Corriente en Delegaciones.




FO-DGO-002



112-PR-DOD-01


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Marco legal:

• Reglamento Interior de la Secretaría de Desarrollo Social D.O.F. 19-07-04. Capítulo VII, Artículo 14°, Fracción II.

• Normas, Políticas y Lineamientos para el Ejercicio Presupuestario 2005. Circular 001/2005 numeral 9.

Referencias:

• Guía para la Elaboración del Manual de Procedimientos 2004.03 • Manual de Organización de la Unidad de Coordinación de Delegaciones

Responsabilidades:

• Del Jefe de la Unidad de Coordinación de Delegaciones: – validar el reporte del ejercicio del presupuesto de gasto corriente de las

delegaciones. – aprobar este procedimiento para su implantación.

• Del Director General Adjunto Desarrollo Delegacional: – validar el reporte del ejercicio del presupuesto de gasto corriente de las

delegaciones. – enviar a las delegaciones el reporte y el concentrado de acciones correctivas y

preventivas para su implantación.

• Del Director de Operación Delegacional: – analizar el reporte del ejercicio del presupuesto de gasto corriente de las

delegaciones y emitir las acciones correctivas y preventivas correspondientes.

• Del Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales:


FO-DGO-002



112-PR-DOD-01


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– elaborar y actualizar este procedimiento cada año o antes si se requiere a partir de su fecha de emisión.

– elaborar el reporte del ejercicio presupuestal de gasto corriente.

• Del Subdirector de Sistemas en Delegaciones: – actualizar la base de datos del SAEGCD para generar el reporte del ejercicio

presupuestal de gasto corriente.

• Del Enlace de Recursos Financieros:

− apoyar al Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales en la ejecución de este procedimiento

Alcance: Este procedimiento comprende la elaboración periódica del reporte del ejercicio presupuestal de los recursos asignados a las Delegaciones de la SEDESOL en las entidades federativas en el rubro de gasto corriente, en la Unidad de Coordinación de Delegaciones.


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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1 Enlace de Recursos

Financieros

Recibe por correo electrónico del Departamento de Análisis de la DIAPP, el archivo electrónico que contiene el reporte del estado del ejercicio correspondiente a las 31 DE´s (Reporte del Estado del Ejercicio) generados por el SIPREC, dentro de los primeros dos días hábiles siguientes al mes objeto de reporte.

Nota: el Enlace de Recursos Financieros es personal de apoyo de la Unidad de Coordinación de Delegaciones y las actividades que este realiza están supervisadas por el Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales.

Reporte del Estado del Ejercicio correspondiente a las 31 DE´s


Financieros

Imprime la información del Reporte del Estado del Ejercicio contenida en el archivo electrónico y turna la impresión y el archivo al Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales para su validación.


3 Subdirector de Recursos

Financieros Delegacionales

Verifica en la lista de validación, que la información contenida en el Reporte del Estado del Ejercicio cumplan con:

a) Campos correctos

b) Información completa

c) Totalidad de DE


Lista de validación. FO-112-DOD-01-01



Se pregunta si la información contenida en el Reporte del Estado del Ejercicio cumple con los requisitos arriba mencionados:


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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No, ir al paso 5.

Si, ir al paso 7.



Turna al Enlace de Recursos Financieros el Reporte del Estado del Ejercicio adjuntando la lista de validación.




Financieros

Solicita por correo electrónico al Departamento de Análisis de la DIAPP, la corrección del archivo electrónico con base en la lista de validación.


Correo Electrónico




Turna el archivo electrónico del Reporte del Estado del Ejercicio al Subdirector de Sistemas en Delegaciones para la actualización del SAEGCD.


8 Subdirector de Sistemas en

Delegaciones

Actualiza la base de datos del SAEGCD con la información del Reporte del Estado del Ejercicio, genera e imprime el Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las Delegaciones (Reporte de Gasto Corriente) y lo turna al Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales para su verificación.


Reporte del


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las DE´s FO-112-DOD-01-02



Verifica en la lista de validación que la información contenida en el Reporte de Gasto Corriente cumpla con:

a) Campos y gráficos correctos.

b) Información completa.

c) Totalidad de las DE.

d) Cifras consistentes con documentos impresos.

Lista de validación FO-112-DOD-01-01

Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las DE´s FO-112-DOD-01-02



Se pregunta si la información contenida en el Reporte de Gasto Corriente cumple con los requisitos arriba mencionados:

No, ir al paso 11.

Si, ir al paso 12.



Turna el Reporte de Gasto Corriente al Subdirector de Sistemas en Delegaciones para su corrección adjuntando la lista de validación.


Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las DE´s FO-112-DOD-


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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01-02




Turna el Reporte de Gasto Corriente original y una copia al Director de Operación Delegacional.


13 Director de Operación

Delegacional

Analiza los datos del Reporte de Gasto Corriente con respecto al Reporte de Gasto Corriente anterior. En caso de que sea necesario emitir alguna recomendación relacionada con el ejercicio del gasto corriente de alguna DE, elabora el Concentrado de Acciones Correctivas y Preventivas (Concentrado), mismo que se anexa al Reporte de Gasto Corriente. Turna el Reporte de Gasto Corriente original y una copia y en su caso el Concentrado (en original y copia), al Director General Adjunto de Desarrollo Delegacional.


Concentrado de Acciones Correctivas y Preventivas FO-112-DOD-01-03

14 Jefe de la UCD y

Director

Validan el Reporte de Gasto Corriente y revisan si el Concentrado requiere alguna modificación.

Reporte del Ejercicio Presupuestal


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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General Adjunto de Desarrollo

Delegacional

de Gasto Corriente en las DE´s FO-112-DOD-01-02


15 Jefe de la UCD y

Director General

Adjunto de Desarrollo

Delegacional

Se preguntan si se requiere alguna modificación al Concentrado. Si la respuesta es:

Si, ir al paso 13.

No, ir al paso 16.

16 Director General

Adjunto de Desarrollo

Delegacional

Entrega al Jefe de la UCD original de ambos documentos y envía por correo electrónico a las DE el Reporte y el Concentrado. Turna al Subdirector de Recursos Financieros Delegacionales copia de los siguientes documentos para su archivo:

a) Reporte de Gasto Corriente,

b) Concentrado,

c) Correo electrónico de envío a las DE.


Concentrado de Acciones Correctivas y Preventivas FO-112-DOD-


FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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01-03

Correo electrónico de envío a las DE



Actualiza el archivo histórico del ejercicio presupuestal de gasto corriente en delegaciones con los siguientes documentos:

a) Archivo electrónico en medio magnético del Reporte del Estado del Ejercicio correspondiente a las 31 DE´s.

b) Impresión del archivo electrónico del Reporte del Estado del Ejercicio correspondiente a las 31 DE´s.

c) Lista de validación.

d) Reporte de Gasto Corriente.

e) Concentrado.

f) Correo electrónico de envío a las DE.

Reporte del Estado del Ejercicio correspondiente a las 31 DE´s. (Archivo electrónico e impreso)





FO-DGO-003



112-PR-DOD-01


Nombre y clave del



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Correo electrónico de envío a las DE

18 Director de Operación

Delegacional

Da seguimiento al ejercicio del gasto corriente de las DE.

Nota: Cuando se haya emitido recomendación de acciones correctivas y/o preventivas, deberá dar seguimiento a los avances en la implantación de las mismas.


Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las Delegaciones FO-112-DOD-01-02


Tiempo total 24 horas


FO-DGO-004

Diagrama de flujo


112-PR-DOD-01


Página 12 de 15


Correo Electrónico de envío a la DE

Concentrado de Acciones Correctivas

Reporte del Gasto Corriente



Lista de Validación

Reporte del Estado del Ejercicio







Correo Electrónico de envío a la DE











Inicio

Recibir Reporte del Estado del Ejercicio

remitido por la DIAPP1 F

Imprimir Reporte y turnar al Subdirector

2 F

Verificar información del Reporte

3 D

Solicitar información correcta al

DIAPP6 F

NO

1

Turnar Reporte al SSD para la actualización

del SAEGCD7 D

SI

Actualizar base en el SAEGCD, imprimir y

turnar para verificación8 E

Verificar información del reporte

9 D

10

Analizar el reporte y elaborar concentrado y

turnar al DGADD

13 C

Validar el Reporte y revisar el

concentrado14 AB

Entregar originales al JUCD y enviar a las DE y turnar al Subdirector

para archivo16 B

Actualizar el archivo

17 D

Dar seguimiento al ejercicio del gasto

18 C

Fin

¿Es correcta la información?

D

4

Turnar el reporte con la lista de

validación5 D

NO

SI

¿Es correcta la información?

D

10

Turnar el reporte con la lista de

validación11 D

8


Turnar el Reporte al Director

12 D

SI¿Requiere alguna

modificación el Concentrado?

AB

15

SI

13

Clave de Letras:A.- Jefe de la Unidad de Coordinación de DelegacionesB.- Director General Adjunto de Desarrollo DelegacionalC.- Director de Operación DelegacionalD.- Subdirector de Recursos Financieros DelegacionalesE.- Subdirector de Sistemas DelegacionalesF.- Enlace de Recursos Financieros


FO-DGO-005

Registros


112-PR-DOD-01




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FO- 112-DOD-01-01

Lista de validación

Subdirector de Recursos




FO- 112-DOD-01-02

Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las DE´s





FO- 112-DOD-01-03

Concentrado de Acciones correctivas y preventivas

Director de Operación

Delegacional



N/A Reporte del Estado del Ejercicio correspondiente a las 31 DE´s (Archivo electrónico e impreso)



1 año


FO-DGO-006

Anexos


112-PR-DOD-01



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Elaboración del Reporte del Ejercicio Presupuestal de Gasto Corriente en las

Delegaciones de la SEDESOL

112-PR-DOD-01

Revisión núm.



Motivo(s)


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Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE ......Dirección de Operación de Programas de Desarrollo Social Código: 112-PR-DDS-02 Elaboró: Elaboró: Lic. Matilde Vega Herrera Lic