MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE …sistemas.cgever.gob.mx/2017/pdf/manuales de procedimientos/Manual... · el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

Agosto, 2011.

Manual de Procedimientos

Índice

Presentación I

Organigrama II

Simbología III

Descripción de Procedimientos IV

1 Área de Caja

1.1 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente. 1

1.2 Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores. 6

1.3 Reposición de Fondo Revolvente de Caja. 10

1.4 Recepción de Recursos no Ejercidos. 14

2 Oficina de Programación y Presupuesto

2.1 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

19

2.2 Afectaciones de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta.

24

2.3 Elaboración del Proyecto de Presupuesto. 30 2.4 Control Presupuestal. 38 2.5 Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General. 43 2.6 Elaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General. 46

3 Oficina de Control Financiero

3.1 Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos. 51

3.2 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.

57

3.3 Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. 62

4 Oficina de Contabilidad

4.1 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente. 67 4.2 Elaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente). 71 4.3 Registro de Solicitudes de Recursos y Reembolso de Gastos del Fondo Revolvente. 76 4.4 Registro de Comprobación de Recursos. 79 4.5 Registro de Reintegro de Recursos. 82

4.6 Elaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para Personal de Base y Contrato y Compensación.

85

4.7 Elaboración de Conciliaciones Bancarias. 88


Directorio V

Firmas de Autorización VI

Manual de Procedimientos I

Presentación

Para consolidar un modelo de gobierno que opere y sea eficiente se requiere de una Administración

Pública que procure alcanzar la visión de un mejor Veracruz. Entre los objetivos establecidos en

este Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016, en su conjunto, buscan atender las expectativas

que demanda un Gobierno ordenado, honesto y transparente.

En este sentido, se estableció como estrategia: “elevar la calidad de la gestión”, y entre sus

acciones se incluye la actualización de las disposiciones administrativas; así como incentivar una

mayor eficiencia interinstitucional.

Para dar cumplimiento a estas acciones, la Contraloría General llevó a cabo la actualización de su

marco administrativo, el cual detalla las actividades que de manera sistemática realizan cada una

de las áreas que la integran.

En este contexto, el presente Manual de Procedimientos es el resultado del proceso de

actualización, realizado conjuntamente por el Departamento de Recursos Financieros de la Unidad

Administrativa y la Dirección General de Desarrollo Administrativo.

El Manual de Procedimientos tiene como objetivo ser un instrumento administrativo de apoyo, para

identificar quién y cómo se realizan las actividades que dan cumplimiento a las atribuciones que el

Reglamento Interior de la Contraloría General le confiere a la Unidad Administrativa, y contiene los

siguientes apartados:

Organigrama, que muestra las áreas que integran el área.

Simbología, indica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas de flujo

de cada procedimiento.

Descripción de procedimientos, incluye el nombre, objetivo, normas, descripción narrativa y

diagrama de flujo de las actividades que efectúan las áreas que integran el Departamento de

Recursos Financieros.

Directorio, con los nombres de los principales servidores públicos del área.

Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la

elaboración, revisión y autorización del documento.


1

Organigrama

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA

INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

Y SERVICIOS GENERALES

UNIDAD ADMINISTRATIVA

CONTRALOR

GENERAL

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

OFICINA DE CONTABILIDAD

OFICINA DE PROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO

II

Manual de Procedimientos III

Simbología

Terminal Indica el inicio y término del procedimiento. Operación Representa la ejecución de una actividad o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión y/o alternativa Indica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos o alternativas (preguntas o verificación de decisiones). Documento Representa cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genere o salga del procedimiento. Archivo permanente Indica que se guarda un documento de forma definitiva. Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Conector de actividad Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas operaciones. Aclaración Se utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento.


Disquete Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad magnética. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar el descrito. Dirección de flujo de actividades simultáneas Conecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o más actividades que se desarrollan en diferente dirección. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento.

III

Manual de Procedimientos IV

DESCRIPCIONES DE PROCEDIMIENTOS

CG/UA

1

Procedimiento

Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente.

Objetivo: Cumplir oportunamente con la entrega de cheques a los beneficiarios para la atención de los compromisos establecidos por las áreas de la Contraloría General.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- Los Cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Solicitud-comprobación de recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar. - La Documentación soporte del pago de los Cheques con recursos del fondo revolvente deberá integrarse con la copia de la Solicitud-comprobación de recursos y/o el original de la Solicitud de fondos a comprobar, por concepto de viáticos y gastos a comprobar. - Los Cheques para pago a beneficiarios deberán elaborarse y emitir las pólizas de egresos de las cuentas bancarias correspondientes para la administración de los recursos de fondo revolvente. - El registro y firma de Cheques deberá contar con dos firmas mancomunadas para su protección y control. - La entrega de Cheques se realizará previa identificación del beneficiario, misma que deberá contar con vigencia, nombre, firma y fotografía. - En la Póliza cheque deberá registrarse nombre y firma del beneficiario y la fecha que corresponda a la entrega del Cheque. - En el Sistema Interno de Caja deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recursos pagados. - El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para control de disponibilidad, egresos y saldos en las cuentas bancarias de la Contraloría General.

Fecha Elaboró Revisó Autorizó

Elaboración Autorización

Agosto/2011 Agosto/2011

Dirección General de Desarrollo Administrativo

Unidad Administrativa

Contralor General

CG/UA

2

Área Actividad Descripción

Caja

1

2

2A

3

4

5

6

7

8

Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en trámite, el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos y en original si es una Solicitud de fondos a comprobar. Verifica que los datos relevantes del Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte que correspondan a los datos de la Póliza de egresos recibida vía Sistema Interno de Caja. ¿Coinciden los datos de los documentos recibidos? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, a través del Sistema Interno de Caja, así como el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Revisa en el Sistema Interno de Caja el número de cheque consecutivo contra el Cheque que corresponda. Emite el Cheque nominativo original.

Emite del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en dos tantos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, y en la Póliza de egresos en dos tantos. Registra en el Sistema Interno de Caja como autorizado elCheque en original. Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente: - Cheque en original. - Seguimiento de documentación interno, en un tanto. - Documentación soporte en original y/o fotocopia según sea el caso. - Póliza de egresos en dos tantos.

CG/UA

3


Caja

9

10

11

12

13

14

15

16

Pasa el tiempo.

Recibe del beneficiario y revisa la Identificación oficial en original que lo acredita para recibir el Cheque. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en original y la Póliza de egresos en dos tantos, que corresponda al beneficiario que se presenta a cobrar. Recaba del beneficiario el nombre completo, firma y fecha de entrega en la Póliza de egresos en dos tantos. Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial en original. Accesa al Sistema Interno de Caja y con base en la Póliza de egresos en dos tantos registra la entrega del Cheque. Pasa el tiempo. Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos, en tres tantos con el registro del importe de los cheques emitidos en el día y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Documentación soporte, en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-comprobación de recursos así como la Póliza de egresos en dos tantos. Distribuye los documentos en el orden siguiente: - A la Oficina de Contabilidad: el Informe de bancos, en untanto, la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Documentación soporte en original si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud- comprobación de recursos para que proceda a integrar el archivo contable. - Al Jefe del Departamento de Recursos Financieros el Informe de bancos en un tanto. - Archiva el Informe de bancos en un tanto en la Carpeta de informes de bancos y la Póliza de egresos en un tanto en la Carpeta de pólizas de egresos, en ambos casos de manera cronológica permanente.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaEmisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente

REGISTRA COMOAUTORIZADO

SISTEMA INTERNO DE CAJA

INICIO

EMITE

RECABA FIRMA

PÓLIZA DE EGRESOS



SEGUIMIENTO DEDOCUMENTA-CIÓNINTERNO

T

RECIBE


PÓLIZA DE EGRESOS EN

TRÁMITE

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTA-CIÓN iNTERNO

T

VERIFICA DATOS RELEVANTES


¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS

DOCUMENTOS RECIBIDOS?

NODEVUELVE

PÓLIZA DE EGRESOS EN

TRÁMITE

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓNINTERNO T


1

1

REVISA


SI

NÚMERO DE CHEQUE

PÓLIZA DE EGRESOS

2T

EMITE


-JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Y

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

BENEFICIARIO

RECIBE Y REVISA

1

DOCUMENTA-CIÓN SOPORTE


2T

2T

RESGUARDA

PÓLIZA DE EGRESOS C

DOCUMENTA-CIÓNSOPORTE

T

IDENTIFICACIÓNOFICIAL

O

OBTIENE

2T

PÓLIZA DEEGRESOS

C

BENEFICIARIO

RECABA

2TPÓLIZAEGRESOS

PÓLIZA DEEGRESOS EN

TRÁMITE

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO

CHEQUE

CHEQUE

CHEQUEO

O

O

CHEQUE O

CHEQUE O

CHEQUE O

NOMBRE COMPLETO,

FIRMA Y FECHA DE ENTREGA

DOCUMENTA-CIÓN

SOPORTE

CARPETA DEENTREGA DE CHECQUES

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaEmisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente

INFORME DEBANCOS

T

T

PÓLIZA DE EGRESOS

T

FIN

PÓLIZA DE EGRESOS

2T

ACCESA Y REGISTRA


DISTRIBUYE

INFORME DE BANCOS

T

T

SEGUIMIEN-TO DE DOCU-MENTACIÓNINTERNO

PÓLIZADE

EGRESOS


1

INFORME DE BANCOS

3T

EMITE Y RECABA FIRMA


- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

C

ENTREGA

CHEQUE

OIDENTIFICACIÓNOFICIAL

BENEFICIARIO

OBTIENE

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓN INTERNO

T

2T


PÓLIZADEEGRESOS

C

PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE

CON EL REGISTRO DE LOS CHEQUES EMITIDOS EN EL DÍA

INFORME DEBANCOS

CARPETA DEPOLIZAS DEEGRESOS

CARPETA DEINFORMES DE

BANCOS

T

CG/UA 6

Procedimiento

Nombre: Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores

Objetivo: Realizar el pago en efectivo de los compromisos establecidos por las diferentes áreas de la Contraloría General, previa autorización del Titular de la Unidad Administrativa, y/o el Jefe del Departamento de Recursos Financieros

Frecuencia: Periódica.

Normas

- El pago en efectivo de Vales de caja o de Solicitudes-comprobación de recursos se realizará hasta por un importe de $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.). - El Jefe del Departamento de Recursos Financieros, o en su caso el Jefe de la Unidad Administrativa deberá autorizar el recurso en efectivo que se entrega al personal de las áreas de la Contraloría General, a través de Vales de caja o de Solicitudes-comprobación de recursos. - Todo documento presentado para pago o comprobación de Vales de caja a través de la Solicitud-comprobación de recursos deberá revisarse previamente por la Oficina de Control Financiero. - Los Vales de caja deberán registrar el folio de la Oficina de Control Financiero. - Todo documento presentado al área de Caja para su pago o comprobación deberá sellarse con la leyenda de PAGADO para evitar la duplicidad en el pago.






Contralor General

CG/UA 7


Caja

1

1A

2

3 4

5

6

Recibe de las áreas de la Contraloría General el Vale de caja en original y en caso de gastos hasta por $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.) la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original que corresponde a los pagos realizados y verifica que los documentos tengan la rúbrica de la Oficina de Control Financiero. ¿Cumplen con la revisión de la Oficina de Control Financiero? En caso de que no cumplan con la revisión: Informa de la inconsistencia y devuelve a las áreas de la Contraloría General el Vale de caja en original o en su caso la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original. Continúa con la actividad número 1. En caso de que cumpla con la revisión: Obtiene del área del resguardo el efectivo solicitado en el Vale de caja original o en su caso en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias. Entrega a las áreas de la Contraloría General el efectivo por concepto de pago de comisiones o gastos oficiales. Archiva el Vale de caja original de manera cronológica temporal hasta su comprobación en la Carpeta de vales de caja. Obtiene una fotocopia de la Solicitud-comprobación de recursos original. Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias con la Documentación soporte original. Recaba acuse de recibo en la tercera copia de la Solicitud-comprobación de recursos y la archiva de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de pago para su reembolso. Pasa el tiempo. Recibe de las áreas de la Contraloría General y revisa la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte original que corresponde a los recursos solicitados a través del Vale de caja. Sella como cancelado y entrega el Vale de caja en original a las áreas de la Contraloría General que obtiene de la Carpeta de vales de caja. Pasa el tiempo.

CG/UA 8


Caja

7 Realiza el corte de caja diariamente para determinar la disposición de efectivo y archiva de manera cronológica temporal las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte original. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el procedimiento:

- Reposición de Fondo Revolvente de Caja.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaPago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores

VALE DECAJA O

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS

COMPROBANTES

O-2

INICIO

RECIBE YVERIFICA

VALE DECAJA O

ÁREAS DE LACONTRALORÍA

GENERAL

1

INFORMA YDEVUELVE

OBTIENE DELRESGUARDO

ENTREGA Y ARCHIVA

¿CUMPLEN CONLA REVISIÓN DE LA

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO?

1

SI

NO

EFECTIVO


GENERAL


GENERAL

SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS

DOCUMENTA-CIÓN

SOPORTE

EN CASO DE GASTOS

MENORES A $ 700.00

O-2

VALE DECAJA O

SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS

O-2

O

EFECTIVO

VALE DE CAJA

O

C

CARPETA DEVALES DE

CAJA

O-2SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS

O

OBTIENE

DOCUMENTOSDE SOPORTE

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RE-CURSOS

3

C

CARPETA DEORDENES DE

PAGO

OFICINADE

CONTROL FINANCIERO

1

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaPago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores

SOLICITUDES-COMPROBA-CIÓN DE RE-CURSOS


O-2

REALIZACORTE DE CAJA

FIN

RECIBE YREVISA

SELLA YENTREGA


GENERAL

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS


VALE DECAJA

O

O-2

C

C

CARPETA DEVALES DE

CAJA


GENERAL

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REPOSICIÓN DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA

1

Procedimiento

Nombre: Reposición de Fondo Revolvente de Caja

Objetivo: Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos hasta por $700.00 (setecientos pesos 00/100 M.N.).

Frecuencia: Variable.

Normas

- Todos los documentos presentados para pago o comprobación de Vales de caja para hacerlos efectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. - Toda la documentación deberá revisarla previamente la Oficina de Control Financiero. - La Solicitud-comprobación de recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de Control Financiero, para validar la revisión previa del documento.






Contralor General

CG/UA 10


Caja

1

2

3 4

5

6

7

8

9

10

Obtiene del archivo cronológico temporal la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original que previamente fueron revisadas por la Oficina de Control Financiero. Determina el importe total de la Solicitud-comprobación de recursos en original de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolvente de la Caja. Fotocopia la Solicitud-comprobación de recursos en original para obtener el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina de Control Financiero. Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias con su respectiva Documentación soporte en original y archiva la fotocopia de la Solicitud-comprobación de recursos como acuse de recibo de manera cronológica temporal en la Carpeta de órdenes de pago para reembolso. Pasa el tiempo. Conecta con el procedimiento: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente. Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja la póliza de trámite, y de forma económica, la Solicitud-comprobación de recursos en copia y el Seguimiento de documentación interno en dos tantos. Accesa al Sistema Interno de Caja, emite la Póliza de egresos en dos tantos, emite Cheque en original y revisa que los datos estén correctos. Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros autorización en el Cheque en original, y en la Póliza de egresos en dos tantos. Accesa al Sistema Interno de Caja y registra el Cheque en original en el control de cheques autorizados. Firma la Póliza de egresos en dos tantos y registra la entrega del cheque en el Sistema Interno de Caja. Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria correspondiente, recibe el Efectivo y lo resguarda en la Caja.

CG/UA 11

CG/UA

12


Caja

11

Entrega a la Oficina de Contabilidad la Solicitud-comprobación de recursos en copia, el Seguimiento de documentación interno en dos tantos y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivo contable y archiva la Póliza de egresos en un tanto de manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaReposición de Fondo Revolvente de Caja

C


SEGUIMIENTO

INTERNO

ENTREGA


O

O-2

OBTIENE

INICIO

DETERMINAIMPORTE

FOTOCOPIA





O

O

O-2

O

F

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECUR-SOS

F

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

C

C

RECIBE POLIZADE TRAMITE Y

REVISA

OFICINA DECONTABILIDAD

SISTEMA INTERNODE CAJA

1

2T

REVISIÓN DE DOCUMENTOS

PARA LA ASIGNACIÓNY REPOSICIÓN. DE

FONDO REVOLVENTE

ACCESA, EMITEY REVISA

RECABAAUTORIZACION

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

ACCESA YREGISTRA


CHEQUE

FIRMA Y REGISTRAENTREGA

DEL CHEQUE

PÓLIZADE EGRESOS 2T

EFECTIVO

INSTITUCIÓNBANCARIA

FIN

ENTREGA


SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS 1

T

SEGUIMIEN-TO DE DOCU-

MENTACIIÓNINTERNO

PÓLIZA DEEGRESOS

2T

DOCUMENTOSSOPORTE

PÓLIZA DE

EGRESOS2T

T

CARPETA DEPOLIZAS DE

EGRESOS

O


CAJA

REALIZACOBRO, RECIBE Y

RESGUARDA

CHEQUEO


PÓLIZA DEEGRESOS

CHEQUE

O

O

POLIZA DEEGRESOS


CARPETA DEORDENES DEPAGO PARA

REMBBOLSO

O

CHEQUE

Procedimiento

Nombre: Recepción de Recursos no Ejercidos

Objetivo: Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los servidores públicos en los gastos a comprobar solicitados; así como llevar a cabo el depósito de dichos recursos en las cuentas bancarias correspondientes.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- El horario de atención en el área de Caja será de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 17:30 horas. - El depósito bancario de recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en la cuenta bancaria correspondiente. - El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para el control de disponibilidad, el registro de ingresos y egresos.






Contralor General

CG/UA

14


Caja

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Recibe del servidor público de la Contraloría General el Formato de reintegro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejercidos. Accesa al Sistema Interno de Caja y captura los datos generales del servidor público y la cantidad que reintegra, número de cheque y cuenta bancaria de acuerdo con el Formato de reintegro original. Resguarda en la caja el Efectivo reintegrado por el servidor público. Emite del Sistema Interno de Caja el Recibo de ingresos en tres tantos. Entrega al servidor público un tanto del Recibo de ingresos y archiva de manera cronológica temporal el Formato de reintegro en original y el Recibo de ingresos en dos tantos en la Carpeta de reintegros. Pasa el tiempo. Obtiene de la Carpeta de reintegros los Recibos de ingresos en dos tantos, obtiene de la caja el Efectivo, realiza el depósito en la cuenta bancaria correspondiente de la Contraloría General y recibe del Banco el Comprobante de depósito en original, con el sello que comprueba el depósito realizado. Fotocopia el Comprobante de depósito original sellado y entrega el Recibo de ingresos en un tanto y la copia del Comprobante de depósito para que se efectúen los registros contables que procedan a la Oficina de Contabilidad. Accesa al Sistema Interno de Caja y con el Comprobante dedepósito original registra el alta de los reintegros de efectivo realizados. Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos en un tanto con el registro del importe de los recibos de ingresos y egresos del día y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Obtiene dos fotocopias del Informe de bancos en un tanto firmado. Entrega a la Oficina de Contabilidad el Informe de bancos en copia y al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la otra copia.

CG/UA

15

CG/UA

16


Caja

11

Archiva de manera cronológica permanente en la Carpeta de recibos de ingresos la documentación siguiente: - Comprobante de depósito en original. - Formato de reintegro en original. - Recibo de ingresos en un tanto. - Informe de bancos en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con el Procedimiento: - Registro de Reintegro de Recursos.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaRecepción de Recursos No Ejercidos

EFECTIVO

EFECTIVO

INICIO

CAJA

FORMATO DE REINTEGRO

O

RECIBE

ACCESA YCAPTURA


ENTREGA Y ARCHIVA

T

O

RECIBO DE

INGRESOS

EFECTIVO

SERVIDOR PÚBLICO

OBTIENE Y REALIZA

DEPOSITO

RECIBO DE

INGRESOS

2T

OC

RECIBO

DE

INGRESOCOMPRO-

BANTE

DE DEPO-

SITO

T

2T

C

SERVIDORPÚBLICO

RECIBO DEINGRESOS

FORMATODE

REINTEGRO

COMPRO-BANTE DEDEPOSITO

O

FOTOCOPIA

COMPROBTANTEDE DEPO-SITO

1

O

ACCESA YREGISTRA


COMPROBANTEDE DEPOSITO

RESGUARDA

3T

EMITE

RECIBO DEINGRESOS


1

T

EMITE YRECABA FIRMA


INFORME DEBANCOS

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

FORMATO DE REINTEGRO O

CARPETA DE

REINTEGROS

CARPETA DE

REINTEGROS

CAJA

BANCO

RECIBO

DE

INGRESO

T

OFICINADE

CONTABILIDAD1

OBTIENE

INFORMEDE BANCOS T


JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

2

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/CajaRecepción de Recursos No Ejercidos

C

ARCHIVA

O

O

RECIBO DE

INGRESOS

T

FIN

COMPROBANTEDEDEPÓSITO FORMATO

DEREINTEGRO

1

INFORMEDE BANCOS

T

CARPETA DERECIBOS DEINGRESOS

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO.--REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS

CG/UA

19

Procedimiento

Nombre: Recepción de Solicitudes-comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

Objetivo: Realizar las afectaciones presupuestales de gasto corriente para actual izar ladisponibi lidad presupuestal.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- En las Solicitudes-comprobación de recursos (S.C.R.) deberá registrarse la autorización deltitular de las áreas y del J efe de la Unidad Administrativa. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que reciba la Oficina de Programación y Presupuestopara la afectación del presupuesto y la l iberación de los recursos correspondiente s, deberá iracompañada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto. - La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con los requisitos necesarios que para efectos fiscales establezca el Código Fiscal de la Federación en suartículo 29A y su Reglamento. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación,deberán ir acompañadas de un Oficio de autorización firmado por el grupo de trabajo integradopor la Contraloría General, con el visto bueno de la Dirección General de Desarrol lo Administrativoy por la Secretaría de Finanzas y Planeación, con el visto bueno de la Dirección General de Administración y Subdirección de Servicio Público de Carrera. - Las Solicitudes-comprobación de recursos que se presenten por conceptos de promoción son responsabilidad de la D i recc ión General de Comunicación Social para trámite de pago ante la Secretaría de Finanzas y Planeación, posteriormente se recibirá de la SEFIPLAN oficio donde se informe del monto afectado al presupuesto, conteniendo una relación donde se indica proveedor,

R.F.C., factura y monto pagado. De dicho oficio el original se archiva cronológicamente í y la copias e anexa en la S.C.R. - Las Solicitudes-comprobación de recursos por conceptos de pago de telefonía convencional,deberán ser enviadas a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su trámite de pago para lasafectaciones al presupuesto por concepto de telefonía convencional y energía eléctrica, la SEFIPLAN envía un oficio donde sol icita se realice la afectación presupuestal correspondiente, posteriormente el área de recursos materiales val ida y recaba la documentación soporte. - La Secretaría de Finanzas y Planeación realiza el pago a proveedores y/o prestadores de servicios por transmisión electrónica.






Contralor General

CG/UA

20


Oficina de Programación y Presupuesto

1

2

2A 3

4

4A

4A.1

Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentación soporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en tres tantos. Revisa que el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en t res tan tos se encuentre autorizado por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros y que losdatos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-comprobación de recursos en original. ¿Coinciden los datos de los documentos presentados? En caso de no coincidir los datos de los documentos: Devuelve a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentaciónsoporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en tres tantos para que sean corregidos. Continúa con la actividad número 1. En caso de coincidir los datos de los documentos: Sella un tanto del formato de Seguimiento de documentacióndesconcentrado y la devuelve a la Oficina de ControlFinanciero, y la segunda copia la archiva de maneracronológica permanente en el Expediente de seguimiento. Revisa detalladamente que coincida la información de la Solicitud-comprobación de recursos con la Documentación soporte ambas en orig inal para que se cumpla con la normatividad vigente. ¿Coinciden los datos y se aplica la normatividad vigente? En caso de no coinc id ir los datos y de no apl icar la normatividad: Devuelve a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte en original para su corrección por el área que tramitay archiva el formato de Seguimiento de documentacióndesconcentrado en un tanto de manera cronológicapermanente en el Expediente de seguimiento. Pasa el tiempo. Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud- comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte en original, corregidos. Continúa con la actividad número 5.

CG/UA

21



5 6 7 8 9

10

11

En caso de coincidir los datos y de aplicar la normatividad: Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y captura los datos de la Solicitud-comprobación de recursos en original y realiza la afectación al presupuesto. Asigna el número de folio que corresponde del SIAFEV para control en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Integra y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente contable, la Solicitud-comprobación de recursos en original, la Documentación soporte en original y el formato de Seguimiento de documentación desconcentrado en un tanto. Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y emite el Listado de órdenes de pago EP-CGE en dos tantos. Recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en dos tantos. Envía al Departamento de Órdenes de Pago de la Secretaría de Finanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en un tanto y archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo un tanto del mismo documento en el Expediente de listado de órdenes de pago, el cual utilizará como consulta de pagos tramitados. Accesa al Módulo de Órdenes de Pago del SIAFEV y emite el reporte Orden de pago EP-PO en un tanto que utilizará como consulta analítica del pago programado y el reporte Pago a proveedores EP-CGE, en un tanto, que permite revisar los pagos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica permanente ambos reportes en el Expediente de pago a proveedores. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoRecepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

SOLICITUD/ COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O

O

SEGUIMIENTODE DOC.DESCON-CENTRADO

3T

DOCUMEN-TACIÓNSOPORTE

O

RECIBE

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS O

INICIO

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

O

REVISA

O

¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE

APLICA LA NORMATIVIDAD

VIGENTE?

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS

DOCUMENTOS PRESENTA-

DOS?

NO

1

SI

ACCESA,CAPTURA DATOS Y

REALIZAAFECTACIÓN

MÓDULO DE ÓRDENES DE

PAGO

NO

SÍ

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

1

REVISA

3TSEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO

SOLICITUDCOMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

3T


O

DEVUELVE

SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

O

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

SELLA YDEVUELVE

T

T

C

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECURSOS


1

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

T


O

DEVUELVE



O

RECIBE


OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

2

2

ASIGNA FOLIO PARA CONTROL

C

EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO

EXPEDIENTE DE SEGUIMIENTO

SEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO

SEGUIMIENTO DE DOC.DESCON-CENTRADO

SEGUIMIENTODE DOCTOS.DESCON-CENTRADO

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoRecepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

LISTADO DE ÓRDENES DE PAGOEP-CGE

1

LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO EP-CGE

2T

ACCESA Y EMITE

MODULO DE ORDENES DE

PAGO

EXPEDIENTE CONTABLE

T


O

INTEGRA Y ARCHIVA


C

RECABA FIRMA

ACCESA Y EMITE

- JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

2T

T

ENVÍA

LISTADO DE ÓRDENES DE PAGO EP-CGE

T

C

ORDEN DE PAGOEP-PO T

MÓDULO DE ÓRDENES DE

PAGO

ACCESA Y EMITE

DEPARTAMENTO DE ÓRDENES DE PAGO DE LA SEFIPLAN

PAGO A PROVEEDORESEP-CGE

T

C

FIN

EXPEDIENTE DE LISTADO DE ÓRDENES DE

PAGO

EXPEDIENTE DE PAGO A

PROVEEDORES

SEGUIMIENTO DE DOCTOS.DESCON-CENTRADO

CG/UA

24

Procedimiento

Nombre: Afectaciones de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e Impuesto Sobre la Renta.

Objetivo: Realizar la afectación presupuestal y contable de las nóminas de esta dependencia e informar a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su contabilización.

Frecuencia: Quincenal

Normas

- Las afectaciones de las Pólizas de nómina para el personal de Base y de Contrato se realizarán quincenalmente en el Módulo denominado AFECTANOMINA.EXE - Las afectaciones de las Pólizas de nómina para el personal de Compensación se realizarán mensualmente en el Módulo denominado SNCSIAF.EXE - Las afectaciones por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR) del personal de Compensación se realizarán mensualmente en el Módulo denominado SNCSIAF.EXE






Contralor General

CG/UA

25



1

2

3 4

4A

5

Recibe quincenalmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, la Tarjeta informativa en original, con la que remite de manera documental y en diskette, los Archivos de afectación en un tanto, las Cifras control quincenales en un tanto, Reportes programáticos de percepciones y deducciones por unidad presupuestal en un tanto, Listados alfabéticos de pensiones alimenticias en un tanto, para realizar las afectaciones presupuestales de la nómina de base y contrato. Recibe mensualmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta en original con la que remite de manera documental la Póliza de afectación en un tanto, emitido del Módulo de Póliza del Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV); para realizar las afectaciones presupuestales de la nómina de compensación. Recibe mensualmente, de la Oficina de Nómina del Departamento de Recursos Humanos, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Oficio en original con el que remite de manera documental y en diskette los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A definitivo (Resumen mensual de sueldos y percepciones gravables y exentas) en un tanto, para realizar la afectación presupuestal del ISR de la nómina de compensación. Accesa al Módulo de AFECTANOMINA.EXE y carga los Archivos de afectación de la nómina de base y contrato contenidos en el diskette; accesa al Módulo SNCSIAF.EXE captura la Póliza de afectación en un tanto y carga los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A definitivo de la nómina de compensación. Revisa si existe presupuesto para cada una de las partidas a afectar. ¿Existe presupuesto para cada partida? En caso de no existir presupuesto para alguna partida: Solicita y recibe del Jefe del Departamento de Recursos Humanos las transferencias de recursos para la afectación a través del Módulo correspondiente. Continúa con la actividad número 4. En caso de existir presupuesto: Realiza la afectación en el Módulo correspondiente e informa vía telefónica, a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación para su contabilización.

CG/UA

26



6 7

8

9

10

Imprime del Módulo de AFECTANOMINA.EXE los Reportes de la nómina de base y contrato en dos tantos: - Resumen de nómina. - Resumen de partidas no facturables. - Relación de facturas a terceros. Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en los Reportes. Elabora Oficio en original y cuatro copias dirigido al Jefe del Departamento de Órdenes de Pago de la Tesorería de la SEFIPLAN, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el original con un tanto de los Reportes. Distribuye las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera: al Tesorero. Segunda: al Director General de Contabilidad Gubernamental. Tercera: al Subdirector de Recursos Humanos de la SEFIPLAN. Cuarta: con un tanto de los Reportes recaba acuse de recibo y los archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de afectaciones de nóminas. Archiva la Tarjeta informativa original, los Archivos de Afectación en un tanto, los Reportes programáticos de percepciones y deducciones por unidad presupuestal en un tanto, los Listados alfabéticos en un tanto, de la nómina de base y contrato; recibidos de la Oficina de Nómina, en el Expediente de afectaciones de nóminas, de manera cronológica permanente. Respalda el contenido del diskette en disco duro. Elabora Oficio en original y copia dirigido al Subdirector de Registro y Consolidación Contable del SEFIPLAN, en el que especifica las afectaciones de la nómina de compensación y del Impuesto Sobre la Renta, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el original, recaba acuse de recibo en la copia y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de afectaciones de nóminas. Archiva la Tarjeta original, la Póliza de afectación en un tanto, el Oficio original, los Archivos de afectación del ISR contenidos en el Anexo 7-A en un tanto, de la nómina de compensación; recibidos de la Oficina de Nómina, en el Expediente de afectaciones de nóminas, de manera cronológica permanente. Respalda el contenido del diskette en disco duro. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoAfectación de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e ISR.

RECIBE

O

REPORTESPROGRA-MATICOS

RECIBE

T

T

OFICIO

LISTADOSALFABETICOS

T

TARJETA

POLIZA DEAFECTACIÓN

ARCHIVO DEAFECTACIÓN

O

T

OFICINA DENOMINA

DE LA NÓMINA DECOMPENSACIÓN

INICIO

RECIBE

TARJETAINFORMATIVA O

1

¿EXISTE PRESUPUESTOPARA CADAPARTIDA?

SI

1ACCESA, CARGA,

CAPTURA YREVISA

ARCHIVO DE AFECTACIÓNDE LA NOMINA BASE Y

CONTRATO

NO

OFICINA DENOMINA

1

ARCHIVO DEAFECTACIONDEL ISR

T

SOLICITA Y RECIBE

DE LA NÓMINA DE BASE Y CONTRATO

OFICINA DENOMINA

MODULO DEAFECTANOMINA.EXE

DE LA NÓMINA DECOMPENSACIÓN

MODULO DESNCSIAF.EXE

POLIZA DEAFECTACIÓN T

ARCHIVO DE AFECTACIÓNDEL ISR DE LA NÓMINA

DE COMPENSACIÓN



REALIZA AFECTACIÓN E INFORMA



IMPRIME Y RECABAFIRME


RESUMEN DENÓMINA

RESUMENDE PARTIDAS NO

FACTURABLES

RELACIÓNDE FACTURAS A TERCEROS

2T

2T

2T

JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS HUMANOS

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

Unidad Administrativa/ Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoAfectación de Nóminas para Personal de Base, Contrato, Compensación e ISR.

1

T

REPORTESPROGRAMÁTI-COS

T

T

1

ARCHIVA Y RESPALDA

TARJETAINFORMATIVA

O

FIN

ARCHIVA Y RESPALDA

TARJETA

PÓLIZA DEAFECTA-

CIÓN

T

O

SUBDIRECTOR DE REGISTRO YCONSOLIDACIÓN CONTABLE

DE LA SEFIPLAN

ARCHIVO DE AFECTA-CIÓN

OFICIOO

ARCHIVOS DEAFECTACIÓN

LISTADOSALFABÉTI-

COS

T

C

OFICIOO

ELABORA, RECABAENVÍA Y ARCHIVA

EXPEDIENTE DEAFECTACIONES

DE NÓMINAS

CEXPEDIENTE DEAFECTACIONES

DE NÓMINAS

C

EXPEDIENTE DEAFECTACIONES

DE NÓMINAS

TESRORERO

O

T

RESUMENDE NÓMINA

2

1

RESUMENDE NÓMINA

RESUMEN DE PARTIDAS

NO FACTU-RABLES

OFICIO

C

JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

T

T

1

RELACIÓNDE PARTIDAS

A TERCEROS

T

ELABORA, RECABAENVIA, DISTRIBUYE

Y ARCHIVA

T

T

OOFICIO

3

4

RESUMEN DE PARTIDAS

NO FACTU-RABLES

RELACIÓNDE PARTIDAS

A TERCEROS

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ORDENES DE PAGO

DE LA TESORERÍA DE LA SEFIPLAN

DIRECTOR GENERAL DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

SUBDIRECTOR DERH DE LA SEFIPLAN

EXPEDIENTE DE AFECTACIONES DE

NÓMINAS

JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

1

CG/UA

30

Procedimiento

Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Objetivo: Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios de racionalidad, disciplina y austeridad presupuestal y en apego a la normatividad emitida por la Secretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzar de cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General.

Frecuencia: Anual.

Normas

- Las unidades presupuestales de la Contraloría General, deberán apegarse para la elaboración del Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programación emitidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - La Oficina de Programación y Presupuesto asignará las claves necesarias a los usuarios, a fin de que cuenten con acceso directo al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poder realizar la captura de las partidas autorizadas. - La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para definir la integración y captura del Proyecto de presupuesto de la Dependencia y coordinar las actividades a seguir. - La Oficina de Programación y Presupuesto, proporcionará a las unidades presupuestales la capacitación y asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. - La captura de las partidas correspondientes al Proyecto del presupuesto de las Unidades Presupuestales deberá realizarse en el período establecido por el Titular de la Unidad Administrativa para cumplir en tiempo y forma con la programación emitida por la Contraloría General.






Contralor General

CG/UA

31



1

2 3

4

5

6

7 8

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circular para acudir a la Secretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de programación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de lineamientos. Pasa el tiempo. Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe los Lineamientos de programación y presupuestación y el Manual de operación para el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto, en original. Pasa el tiempo. Participa en reunión convocada por el Titular de la Unidad Administrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y analizan los Lineamientos de programación y presupuestación en original para acordar fechas de reunión con las Unidades Presupuestales de la Contraloría General. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, copia del Oficio Circular donde detalla fecha, lugar y número de áreas participantes en la reunión programada para dar a conocer a las Unidades Presupuestales los Lineamientos de programación y presupuestación. Fotocopia los Lineamientos de programación y presupuestación y el Manual de operación ambos en original para cada una de las áreas que participarán en la reunión programada por la Unidad Administrativa. Elabora Cronograma en los tantos necesarios para las unidades presupuestales de la Contraloría General, de fechas de elaboración y entrega del proyecto de presupuesto. Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos de programación y presupuestación, el Manual de operación y el Cronograma de fechas para cada una de las áreas que participarán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Administrativa. Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos a cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General que participan donde se expl icarán los Lineamientos para integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinación conel Departamento de Recursos Financieros y la Oficina de Programación y Presupuesto para asignar claves de acceso alMódulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

CG/UA

32



9

10 10A

10A.1

11

12

12A

13

P asa el tiempo. Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio en original y firmado por cada titular en el cual indican los usuarios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulo deElaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa vía telefónica las claves asignadas, para que inicien la captura en el Módulo del Proyecto de Presupuesto y archiva en el Expediente de correspondencia enviada de manera cronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original, en el cual se indicaron los usuarios que operarán el Módulo. ¿Los usuarios tienen dudas para operar el Módulo? En caso de tener dudas para operar el Módulo: Recibe vía telefónica de las Unidades Presupuestales la solicitud de asesoría para el manejo del Módulo. Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporciona la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto. Continúa con la actividad número 11. En caso de no tener dudas para operar el Módulo: Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura que las Unidades Presupuestales de la Contraloría General realizaron en las partidas autorizadas. Verifica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto la captura de las partidas autorizadas y determina si las Unidades Presupuestales se apegaron a los montos autorizados. ¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados? En caso de exceder los montos autorizados: Solicita vía telefónica a las Unidades Presupuestales queefectúen los ajustes correspondientes a cada una de las partidas que exceden los montos autorizados. Continúa con la actividad número 12. En caso de no exceder los montos autorizados: Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta informativa en original para notificar la conclusión de la captura del Proyecto de presupuesto y la archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia recibida.

CG/UA

33



14

15

16

17

18

18A

18A.1

18A.2

18A.3

Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisa cada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales y realiza los últimos ajustes. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los reportes del Proyecto de presupuesto en original. Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documentos en original. Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para revisión los siguientes documentos: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto en original. Pasa el tiempo. Recibe de la Unidad Administrativa los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto, en original y Proyecto de presupuesto, en original. ¿Existen ajustes a los reportes? En caso de existir ajustes a los reportes: Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustes correspondientes a los reportes siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, en original, Reporte por capítulo de gasto en original y Proyecto de presupuesto, en original. Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúa los ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupuesto. Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte por capítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original. Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyecto de Presupuesto en original.

CG/UA

34



18A.4

19

20

Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación, los documentos siguientes: Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector en original, Proyecto de presupuesto en original, Reporte por capítulo de gasto en original. Continúa con la actividad número 19. En caso de no existir ajustes a los reportes: Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantos de los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a la Unidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de proyecto de presupuesto. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia del Oficio de autorización del presupuesto, para que con base en este se realicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y la archiva de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración del Proyecto de Presupuesto

CRONO-GRAMA

OMANUAL DE

OPERA-CIÓN

OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUESTA-CIÓN

RECIBE

OFICIO CIRCULAR 1

INICIO

ACUDE Y RECIBE


O

FOTOCOPIA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMA-CIÓN Y PRESUPUES-TACIÓN

MANUAL DE OPERACIÓN

O

DETERMINA CLAVES,INFORMA Y ARCHIVA

¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA OPERAR EL MÓDULO?

ACUDE A REUNION Y ENTREGA

PAQUETE DEDOCUMENTOS

ACUDE Y PROPORCIONA

ASESORÍA

SI

C

SECRETARÍADE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACIÓN Y PRESUPUES-TACIÓN

PARTICIPA EN REUNIÓN

1OFICIO CIRCULAR

RECIBE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

ELABORA

CRONOGRAMA

INTEGRA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION PRESUPUES-TACION MANUAL

DE OPERACIÓN

PAQUETE DE DOCUMENTOS

RECIBE

RECIBE SOLICITUDDE ASESORÍA

UNIDADESPRESUPUESTALES

1

NO

MONITOREA LACAPTURA

MÓDULO DE ELABORACIÓN DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO

VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA



1

2

TARJETA UOFICIO O

UNIDADES PRESUPUESTALES



VÍA TELEFÓNICA

TARJETA UOFICIO O

C

PARA CADA UNO DE LOS USUARIOSDEL MÓDULO DE ELABORACIÓN

DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

VÍA TELEFÓNICA

1

EXPEDIENTE DELINEAMIENTOS

T

T

EXPEDIENTE DE CORRESPONDENCIA

ENVIADA


C

TARJETA INFORMATIVA

O

¿LA CAPTURADE

LAS PARTIDAS EXCEDEN LOS

MONTOS AUTORIZADOS?

SOLICITAAJUSTES

VÍA TELEFÓNICA

2

SÍ

NO

RECIBE


1

OPROYECTO DE PRESUPUESTO

EMITE



OREPORTE

POR CAPÍTULODE GASTO

O

REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

ELABORA

ACCESA Y REALIZAAJUSTES


PROYECTO DE PPTO

O

OREPORTE POR CAPÍTULO DE GASTO

O


ENTREGA

PROYECTODE

PRESUPUESTO

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

O

OREPORTE POR

CAPÍTULODE GASTO

O


RECIBE

PROYECTO DE

PRESUPUESTO


¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?

NO

SI

O

O

CAPITULODE GASTO

O


RECIBE AJUSTES

PROYECTO DE


PRESUPUESTO

REPORTE POR2

ACCESA Y EFECTUA AJUSTES

MODULO DE ELABORACION DE


O

CAPITULODE GASTO

OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARAT. NIVEL SECTOR

AJUSTA

REPORTE POR

O

OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARAT. NIVEL SECTOR

ENTREGA

JEFE DEL

DEPARTA-MENTO DE RECURSOS

FINAN-CIEROS

3

EMITE



PROYECTO DEPRESUPUESTO O

O

CAPITULODE GASTO

REPORTE POR

PROYECTO DE

PRESUPUES-TO


RECIBIDA


1OFICIO DE AUTORIZACION

RECIBE


FIN

C

TPROYECTO DE PRESUPUESTO

EMITE




C

T

3

2

EXPEDIENTE DE PROYECTO DE PRESUPUESTO

CG/UA

38

Procedimiento

Nombre: Control Presupuestal.

Objetivo: Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que la Contraloría General cumpla con los compromisos establecidos.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- El Control Presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos. - El Departamento de Recursos Financieros entregará a fin de cada mes a las áreas de la Contraloría General un avance presupuestal de las partidas a efecto de que conozcan su disponibilidad y concilien sus cifras en los Sistemas internos de control presupuestal.






Contralor General

CG/UA

39



1

2

2A

2A.1 3

4

5 6

Recibe de las diversas áreas de la Contraloría General Tarjeta de solicitud en original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original. Analiza el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas establecidas para el control presupuestal. ¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones? En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones: Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar al área de la Contraloría General los motivos por los cuales no proceden las transferencias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Entrega la Tarjeta informativa en original al área de la Contraloría General que solicitó las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva como acuse de recibo la copia, de manera cronológica permanente con la Tarjeta de solicitud original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original, en el Expediente de correspondencia enviada. Fin. En caso de que proceden las transferencias y recalendarizaciones:Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transferencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice la afectación presupuestal correspondiente. Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar a las áreas de la Contraloría General de las transferencias que proceden. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en la Tarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de la Contraloría General que solicita las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original, en el Expediente de correspondencia enviada. Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia de manera cronológica permanente en el Expediente de transferencias y recalendarizaciones.

CG/UA

40



7 8

9

10

11

Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones en original y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su autorización y recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitud original y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizaciones presupuestales en original y archiva la copia del Oficio de solicitud como acuse de recibo de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia enviada a SEFIPLAN. Pasa el tiempo. Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del SIAFEV y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones se encuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal en los tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales, del mismo módulo emite el Reporte de transferencias por unidad presupuestal y programa en los tantos necesarios. Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las Unidades Presupuestales el Reporte del avance presupuestal y el Reporte de transferencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto, para informar de los movimientos registrados en el mes, a la Oficina de Control Financiero el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanente en el Expediente de correspondencia enviada (a las áreas internas) la Tarjeta en copia y el Reporte de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoControl Presupuestal.

1OFICIO DE SOLI-

CITUD

O

ANEXO DE SOLIC. DE

TRANS. Y RECALEN. PPTS.

C

ÁREA DE LA CONTRALORÍA

GENERAL

1

O

RECIBE

TARJETA DE SOLICITUD

O

INICIO

ANALIZA

ÁREAS DE LA CONTRALORÍA

GENERAL

ANEXO DE SOL. DE O

¿PROCEDENLAS TRANSFERENCIAS

Y RECALENDARIZ.

NO

SI

1

TRANS. Y RECAL. PPTS.

ANEXO DE SOL. DE TRANS. Y RECAL. PPTS.

ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y

RECALENDARIZA-CIONES

ENVÍA

O-1TARJETAINFORMATIVA

ELABORA

RECABAFIRMA Y ENTREGA

TARJETAINFORMATIVA

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

OTARJETA

DE SOLICITUD

OBTIENE FOTOCOPIA

OANEXO DE SOLIC. DE TRANSF. Y RECALEN.PPTALES.

C

ELABORA YRECABA FIRMA

O-1OFICIO DE SOLICITUD

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

REMITE

OOFICIO DE SOLICITUD

SECRETARÍA DE FINANZAS Y PLANEACIÓN

F

C

DIRECCIÓN GENERALDE PROGRAMACIÓN

Y PRESUPUESTODE LA SEFIPLAN

CORREOELECTRÓNICO

TARJETAINFORMATIVA

O-1



C

1

ENTREGA

TARJETAINFORMATIVA

O

OTARJETA

DE SOLI-CITUD

ANEXO DESOLICITUD DE

TRANSFER. YRECALEN. PPTS.

O

FIN

AREA DE LA CONTRALORÍA GENERAL


ENVIADA


ENVIADA

EXPEDIENTE DE TRANSFERENCIAS Y

RECALENDARIZACIONES


ENVIADA A SEFIPLAN

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoControl Presupuestal.

C

TARJETA

1

REPORTEDE AVANCE

PRESUPUESTALT

REPORTEDE

TRANSFER.T

T

REPORTEDE AVANCE

PRESUPUES-TAL

TREPORTEDE

TRANSFER.

TARJETA O-1

1

MÓD. DE CONSULTAS Y REP. DE PPTO. Y CONTAB.

DEL SIAFEV

ACCESA, VERIFICA TRANSFERENCIAS

Y EMITE


NECESARIOS PARA INFORMAR A LAS


FIN

T

TURNA

TARJETAO


REPORTEDE AVANCE

PRESUPUES-TAL

UNIDADESPRESUPUESTALES

REPORTEDE AVANCEPRESUPUESTAL T

REP. DE TRANSFER.

T

REPORTEDE AVANCEPPTAL.

T

REP. DE TRANSFER.

T

TREPORTEDE

TRANSFER.


ENVIADA (ÁREAS INTERNAS)

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

CG/UA

43

Procedimiento

Nombre: Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General

Objetivo: Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas de trabajo establecidos por las áreas de la Contraloría General.

Frecuencia: Mensual.

Normas

- El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz. - La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán considerando los Lineamientos internos para el Ejercicio del Gasto.






Contralor General

CG/UA

44



1

2

3

3A 4

5

Informa vía telefónica a las áreas de la Contraloría General, el periodo para la captura del avance del Programa Operativo Anual en el Módulo del SIAFEV en base a indicadores. Recibe de las áreas de la Contraloría General, la Tarjeta informativa en original en la que informan de la captura del Programa Operativo Anual en el Módulo del SIAFEV. Realiza el cierre mensual del Programa Operativo Anual en el Módulo de POA del SIAFEV, emite en dos tantos el Informe de avance físico de actividades. Valida la información que refleja este Informe con la Tarjeta informativa en original. ¿Coincide la información? En caso de no coincidir: Solicita vía telefónica a las áreas de la Contraloría General, que envíen nuevamente la información actualizada. Continúa con la actividad número 2. En caso de coincidir: Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros el Informe de avance físico de actividades por área, en un tanto, a fin de que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Elabora Tarjeta en original y copia, con la que envía un tanto del Informe a la Dirección General de Control y Evaluación para su análisis y consulta. Recaba acuse de recibo en la copia de la Tarjeta y la archiva con la Tarjeta informativa original en el Expediente del programa operativo anual de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. Imprime del Módulo de POA del SIAFEV, dos tantos del Informe de avance físico por actividades no concluidas, no realizadas o no iniciadas, a más tardar el 30 de enero de cada ejercicio, entrega un tanto al Jefe del Departamento de Recursos Financieros, a fin de que se remita a la Secretaría de Finanzas y Planeación y archiva el segundo tanto en el Expediente del programa operativo anual de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoCaptura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General.

T

JEFE DE DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS

REALIZA, EMITE Y VALIDA

2T

INFORME DE AVANCE FISICO DEACTIVIDADES

TARJETAINFORMATIVA

O

ÁREA DE LACG

INICIO

INFORMA

1

¿COINCIDE LA INFORMACIÓN?

SI

TARJETAINFORMATIVA

C

JEFE DE DEPARTAMENTO DERECURSOS FINANCIEROS

NO

T

T

O

IMPRIME, ENTREGAY ARCHIVA

SOLICITA

T

VÍA TELEFONICA

SIAFEV

ENTREGA, TURNAY ARCHIVA

INFORME DEAVANCE FISICODE ACTIVIDADES

DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL YEVALUACIÓN

EXPEDIENTE DE LPROGRAMA OPERATIVO

ANUAL

RECIBE

TARJETAINFORMATIVA

O

1

INFORME DEAVANCE FISICODE ACTIVIDADES

EXPEDIENTE DE LPROGRAMA OPERATIVO

ANUAL

FIN

C

CG/UA

46

Procedimiento

Nombre: Elaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General

Objetivo: Contar con la información presupuestal y contable que permita conocer la situación de la Contraloría General en un trimestre para la toma de decisiones y remitirla en el tiempo establecido a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Frecuencia: Trimestral.

Normas

- Los Reportes trimestrales (REPTRIM) que deberán realizarse y remitirse a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la Secretaría de Finanzas y Planeación son los siguientes:

Estado del ejercicio del presupuesto. Detalle de ampliaciones y reducciones. Estado económico de los ingresos y gastos. Estado de situación financiera.

- Los Reportes trimestrales deberán elaborarse de acuerdo al Manual de operación para la elaboración de los reportes trimestrales, emitido por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - El Departamento de Recursos Financieros deberá respaldar los Reportes trimestrales y conservarlos bajo su resguardo.






Contralor General

CG/UA

47



1

2

3 4

5

6

7

8

Recibe de la Oficina de Contabilidad, a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, un Paquete de documentos que contiene los siguientes estados financieros: - INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto. - INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en un

tanto. - INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111, en

un tanto. - INF avance por sector a nivel partida, en un tanto. - Notas a los estados financieros con sus anexos

correspondientes, en un tanto. Accesa al Módulo correspondiente del Sistema REPTRIM: - Estado del ejercicio del presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado económico de los ingresos y gastos. - Estado de situación financiera. Captura la información del Paquete de documentos en los conceptos del Módulo REPTRIM correspondientes, de acuerdo al Manual de operación para la elaboración de los Reportes Trimestrales, valida y en su caso corrige la información en el Sistema que automáticamente genera los Reportes trimestrales. Imprime del Módulo REPTRIM los Reportes trimestrales siguientes, en dos tantos cada uno: - Estado del ejercicio del presupuesto. - Detalle de ampliaciones y reducciones. - Estado económico de los ingresos y gastos. - Estado de situación financiera. Respalda los Reportes trimestrales en equipo de cómputo y envía por correo electrónico a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN. Recaba las firmas del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General en los Reportes trimestrales en dos tantos. Integra en un sobre, los Informes de avance físico de actividades en un tanto, obtenidos previamente del SIAFEV de la Captura del avance del POA en base a indicadores; el Paquete de documentos que contiene los estados financieros con sus respectivos anexos, recibidos de la Oficina de Contabilidad y los Reportes trimestrales en un tanto. Elabora Oficio en original y cuatro copias dirigido a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN, recaba en éste la firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

CG/UA

48



9

10

Envía a la Subdirección de Registro y Consolidación Contable de la SEFIPLAN, los Informes de avance físico de actividades en un tanto, obtenidos previamente del SIAFEV de la Captura del avance del POA en base a indicadores; el Paquete de documentos que contiene los estados financieros con sus respectivos anexos, recibidos de la Oficina de Contabilidad y los Reportes trimestrales en un tanto, con el Oficio original. Distribuye las copias del Oficio de la siguiente manera: Primera: al Contralor General. Segunda: al Secretario de Finanzas y Planeación. Tercera: al Director General de Contabilidad Gubernamental. Cuarta: Recaba acuse de recibo y archiva en el Expediente de correspondencia enviada de manera cronológica permanente. Archiva un tanto de los Reportes trimestrales en el Expediente de reportes trimestrales de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General.

ACCESA

2T

CAPTURA, VALIDAY GENERA

EDO. DE EJERCICIODEL PPTO.

EDO. ECONDE LOS INGY GTOS.


2T

DE ACUERDO AL MANUAL DEOPERACIÓN PARA LA

ELABORACIÓN DE LOSREPORTES TRIMESTRALES

INICIO

RECIBE


RESPALDA YENVÍA

POR CORREOELECTRONICO


DETALLE DEAMPLIAC Y. REDUCC. 2T

IMPRIME

REPORTESTRIMESTRALES

MODULO REPTRIM

SITEMAREPTRIM

MODULOREPTRIM

EDO. DESIT. FINANC.

SUBDIRECCIÓN DEREGISTRO Y CONSOLIDACIÓNCONTABLE DE LA SEFIPLAN

2T

EDO. DE EJERC.DEL DPTO.


2T

DETALLEDE

AMPLIAC. YREDUCCC.

2T

RECABA FIRMA

EDO. DESIT.FINANC.

2T

O

T

PAQUTE DE

DOCUMENTOS

EDO.DEL EJERC.

DELPPTO..

T

T

DETALLE DEAMPLIA.

Y REDUCC.

T

INTEGRA

TINFORMES DEAVANCE FISICO


EDO. DESIT. FINANC.

ELABORA Y RECABA FIRMA

O-4OFICIO

O

T

PAQUETE DE

DOCUMEN-TOS

EDO.DEL EJERC.

DELDEPTO..

T

T

DETALLE DEAMPLIACIONES

Y REDUCCI-ONES

T

ENVÍA

TINFORMES DEAVANCE FISICO


EDO. DESIT. FINANC.

OFICIO.

O

1

SUBDIRECCIÓN DE REGISTRO Y CONSOLIDACIÓ

N CONTABLEDE LA SEFIPLAN

2T

-JEFE DEL DEPTO. DE RECURSOS FINANCIEROS-JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA-CONTRALOR GENERAL

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Programación y PresupuestoElaboración de los Informes Presupuestales y Contables de la Contraloría General.

C

T

EDO. DE EJERC. DEL PPTO.


DETALLE DEAMPLIACIONESY REDUC-CIONES

T

EDO. DESIT. FINANC.

T

T

1

FIN

DISTRIBUYE, RECABAY ARCHIVA

1

2

3

4

EXPEDIENTE DEREPORTES

TRIMESTRALES

CONTRALORIAGENERAL

SECRETARIO DE FINANZAS YPLANEACIÓN

DIRECTOR GENERAL DECONTABILIDAD GUBERNAMENTAL

C

EXPEDIENTE DECORRESPONDENCIA

ENVIADA

CG/UA

51

Procedimiento

Nombre: Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.

Objetivo: Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego a los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.

Frecuencia: Diaria.

Normas

Para tramitar recursos por viáticos, dependerá del importe a solicitar, el cual es de la siguiente manera: - En el caso de que el monto de los viáticos para comisión oficial corresponda a una cantidad menor o igual de $700.00 (setecientos pesos 00/100 M. N.), el trámite se realizará con el formato: Vale de caja. Ypara una cantidad mayor a $700.00 (setecientos pesos 00/100 M. N.), se utilizará el formato: Solicitud de fondos a comprobar. - Los recursos para comisión oficial tramitados a través del Vale de caja deberán contar con la autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para la entrega del efectivo en la Caja. - En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Vale de caja deberán registrarse el lugar, período y objetivo de la comisión, además de la tarifa y nivel del comisionado con base en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes. - Para que proceda el trámite de autorización de viáticos deberá presentarse la Solicitud de fondos a comprobar o el Vale de caja con copia del Oficio de comisión debidamente firmado por el Titular de la Unidad presupuestal correspondiente. - La comprobación de recursos deberá integrarse con documentos originales de las Facturas, Notas de venta (Regimen de Pequeños Contribuyentes o Regimen Intermedio), Boletos o Recibos que comprueben los gastos realizados durante la comisión oficial.

- La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los Lineamientos del Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes, Código Financiero y Lineamientos Internos de la Contraloría General para el Ejercicio del Presupuesto.






Contralor General

CG/UA

52


Oficina de Control Financiero

1

1A

2

3

4

5

6

6A

Recibe de las áreas de la Contraloría General la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias y el Oficio de comisión en copia, o en su caso el Vale de caja en original y dos copias y Oficio de comisión en copia, verifica que los documentos cumplan con los requisitos para su elaboración.

¿Cumple con los requisitos?

En caso de no cumplir con los requisitos: Indica los ajustes y devuelve a las áreas de la Contraloría General la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, o el Vale de caja en original y dos copias y Oficio de comisión en copia.

Pasa el tiempo.

Continúa con la actividad número 1. En caso de cumplir con los requisitos: Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la Solicitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, o en el Vale de caja, en original y dos copias para autorizar el gasto.

Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a comprobar en original y dos copias, o al Vale de caja en original y dos copias.

Distribuye los documentos de la siguiente manera: - La Solicitud de fondos a comprobar en original, a la Oficina de Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque. - El Vale de caja en original a la Caja para solicitar el recurso. - Archiva de manera cronológica permanente mensual la Solicitud de fondos a comprobar en copia, o el Vale de caja en copia, ambos con la copia del Oficio de comisión en el Expediente del mes. Recibe de las áreas de la Contraloría General los documentos comprobatorios siguientes: - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Registro único de comisiones al personal en original, - Oficio de comisión en original, - Documentación soporte en original. Verifica que los documentos estén completos y correctos. ¿Está completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Elabora el formato Devolución/disminución de documentos, en original y copia, y firma el documento la persona que revisó la comprobación.

CG/UA

53



6A.1

6A.2

6A.3

7

8

9

10

Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma del área solicitante de la Contraloría General en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreas de la Contraloría General los documentos siguientes: - Devolución/disminución de documentos en original. - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Registro único de comisiones al personal en original. - Oficio de comisión en original. - Documentación soporte en original. Archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar completa y correcta: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes.

Asigna folio para control interno en el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, en el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos y en la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y en toda la Documentación soporte original de esa comisión. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación desconcentrado en un tanto. - Solicitud-comprobación de recursos en original. - Registro único de comisiones al personal en original. - Oficio de comisión en original y - Documentación soporte en original.

CG/UA

54



11

Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente en el Expediente del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.

SELLA YASIGNA FOLIO

INICIO

RECIBE

SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR

OFICIO DECOMISIÓN

O-2

O-2

O-2

INDICAY DEVUELVE

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

NO

OFICIO DECOMISIÓNRECABA

FIRMA

SIO-2

1

VALE DECAJA

1

EN SU CASO


VALE DECAJA

O-2

ÁREAS DE LACONTRALORIA


VALE DECAJA

DISTRIBUYE


VALE DECAJA SOLICITUD

DE FONDOS A COMPRO-BAR

OFICIO DE COMISIÓN

C


CAJA

EXPEDIENTE DEL MES

O

O

1

1


1

VALE DECAJA

1


VALE DECAJA

O-2

O-2

O-2

RECIBE

SOLICITUDCOMPROBACIÓNDE RECURSOS

REGISTROUNICO DECOMISIO-NES

OFICIO DECOMISIÓN

O-2

O

O

ODOCUMENTA-

CIÓNSOPORTE

VERIFICA

REGISTROÚNICO DE

COMISIONES

OFICIO DECOMISIÓN

DOCUMENTA-CIÓN

SOPORTE

SOLICITUD -COMPROBACIÓNDE RECURSOS O-2

O

O

2

O


1

1


Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos.

REGISTROÚNICO DE

COMISIONES


O

O

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

SOLICITUDCOMPROBA-

CIÓNDE RE-CURSOS

O-2

2T

1

¿ESTÁCOMPLETA

Y CORRECTALA COMPROBACIÓN?

SI

RECABAFIRMA

NO ELABORAY FIRMA

DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS

O-1

O

ASIGNAFOLIO

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTA-CIÓN INTERNO 3T

FIN

ENTREGA

SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓN INTERNO

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

1

2T


SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

SEGUIMIENTODE DOCUMEN-

TACIÓNDESCONCEN-TRADO

CO

INFORMA YRECABA FIRMA


O-1

RECABA FIRMA


O-1



GENERAL

INFORMA YDEVUELVE

REGISTROÚNICO DE

COMISIONES

OFICIO DECOMISIÓN


SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RE-CURSOS

O -2

O

O

2



O

DEVOLU-CIÓN/

DISMINU-CIÓN DEDOCUMEN-TOS

1

SEGUIMIEN-TO DE DOCU-

MENTACIÓNDESCONCEN-TRADO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- REGISTRO DE COMPROBACIÓN DE RECURSOS

O

SOLICITUD-COMPROBA-CIÓN DE RECURSOS

ELABORA

3T

SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓN DES-CONCEN-TRADO

2T


DOCUMENTA-CIÓN

SOPORTEO

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DEDE RECUR-SOS

2

C

SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN

DESCONCENTRADO

SEGUIMIENTODE DOCU-MENTACIÓNINERNO T

T

O

OFICIO DE COMISIÓN

RECABA ACUSEY ARCHIVA

EXPEDIENTE DELMES

EXPEDIENTE DELMES

JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

T

CG/UA

57

Procedimiento

Nombre: Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.

Objetivo: Verificar que las áreas de trabajo de la Contraloría General cumplan con la normatividad establecida para afectar el presupuesto y tramitar pagos.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que las áreas de la Contraloría General presenten, deberá integrarse por: Factura en original, Justificación de la adquisición y/o contratación de servicios y el Oficio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales autoriza que se realice la compra o contratación del servicio. - La Documentación soporte del trámite de Pago Directo que el Departamento de Recursos Materiales y la Oficina de Adquisiciones presente, deberá integrarse por: Factura en original, Pedido en un tanto, Contra recibo en un tanto, Cuadro comparativo en un tanto, Cotizaciones en copia; y en el caso de derivarse de un evento de Licitación Pública o Simplificada, anexar el Acta de Subcomité de Adquisiciones y Obras Públicas y el Acta de fallo correspondiente en copia. - La Documentación soporte del Pago Directo que se tramite, deberá cumplir con lo establecido en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para liberación de recursos. - La recepción de trámites del Pago Directo procederá sólo si se cuenta con disponibilidad presupuestal. Será responsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Programación y Presupuesto los movimientos que permitan liberar recursos. - Para el trámite de pago al proveedor con recurso de Gasto Corriente lo realizará la Oficina de Programación y Presupuesto. - Para el trámite de pago al proveedor con Recurso de 2 y 5 al Millar Federal lo realizará la Oficina de Contabilidad.



Agosto/2011 Agosto/ 2011



Contralor General

CG/UA

58



1

2

2A

2A.1

2A.2

2A.3

3

4

4A

Recibe de las áreas de la Contraloría General y del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias, y la Documentación soporte en original, debidamente integrada. Revisa que la Documentación soporte cumpla con los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Financieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud- comprobación de recursos en original y dos copias y en la Documentación soporte original. ¿Cumple con los requisitos? En caso de no cumplir con los requisitos: Completa el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia y firma el documento la persona que revisó. Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Recaba firma de recibido de las áreas de la Contraloría General y/o del Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Entrega a las áreas de la Contraloría y/o al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales el formato Devolución/disminución de documentos en original, Documentación soporte en original, solicita los ajustes que correspondan y archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Continúa con la actividad Número 3. En caso de cumplir con los requisitos: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original. Verifica en la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias, qué tipo de recurso es; si es de Gasto Corriente o Recurso de 2 y 5 al Millar Federal. ¿Qué tipo de recurso es? Para recurso de Gasto Corriente: Elabora Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos con el registro de las Solicitudes-comprobación de recursos en original y dos copias, de recursos correspondiente para tramitar el pago.

CG/UA

59



4A.1

5

6

7

8

Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos y en Solicitud comprobación de recursos en original y dos copias. Continúa con la actividad número 7. Para Recurso de 2 y 5 al Millar Federal: Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes. Asigna para control, el número de folio en: - El Seguimiento de documentación interno en tres tantos. - El Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos. - La Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias. - Toda la Documentación soporte en original. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos, los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos, los siguientes documentos en original: - Seguimiento de documentación desconcentrado un tanto. - Solicitud-comprobación de recursos en original. - Documentación soporte en original. Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente mensual en el Expediente del mes.

FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.


DOCUMENTACIÓN SOPORTE

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS

O-2

INICIO

RECIBE



O-2


REVISA

¿ CUMPLE CON LOS

REQUISITOS?COMPLETA

Y FIRMA

O-1


SI

RECABAFIRMA

1

-ÁREAS DE LA CONTRALORÍA GENERAL-DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES

NO

1

O-1DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS


O-1DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS

RECABA FIRMA

-ÁREAS DE LA CONTRALORÍAGENERAL Y/O-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALESY SERVICIOS GENERALES

ODEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DEDOCUMENTOS


ENTREGA, SOLICITA YARCHIVA

-ÁREAS DE LA CONTRALORÍAGENERAL Y/O-JEFE DE DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES

1

C1

ELABORA

SOLICITUDCOMPROBA-

CIÓNDE

RECURSOS

2T

O-2

2

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNDESCONCEN-TRADO


O

O

O

O

EXPEDIENTE DEL MES


ASIGNAFOLIO

2T

O-2

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNDESCONCEN-TRADO

3

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRecepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadores de Servicios.

SOLICITUDCOMPROBA-

CIÓN DERECURSOS

O-2


O

SOLICITUDCOMPROBA-

CIÓN DERECURSOS

O-2

SEGUIMIEN-TO DE DO-

CUMENTA-CIÓN DESCONCEN-TRADO

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DEDE RECUR-SOS

O

OFICINA DE CONTABLIDAD

2T

1

¿QUE TIPO DE RECURSO ES?

ELABORAY RECABA

FIRMA

ASIGNA FOLIO

SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS

3T

FIN

ENTREGA

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

1

2T

SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓNINTERNO

3T

SEGUIMIENTODE DOCUMEN-TACIÓN INTERNO


O

SEGUIMIENTODE DOCUMENTA-CIÓNDESCON-CENTRA-DO


RECABE ACUSE

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

T

TSEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS

2T

3

T

OFICINA DPROGRAMACIÓN Y

PRESUPUESTO


2

VERIFICA

SOLICITUDCOMPROBACIÓN DE RECURSOS O-2

GASTOCORRIENTE

RECURSOS DE 2 Y 5AL MILLAR FEDERAL

2


C EXPEDIENTE DEL MES

Procedimiento

Nombre: Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.

Objetivo: Verificar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondorevolvente cumplan con la normatividad establecida y corroborar la disponibilidadpresupuestal.

Frecuencia: Periódica.

Normas

La asignación de Fondo Revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Administrativa y/o por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros, en la Solicitud de fondos a comprobar previamente presentada a la Dirección de Operación Regional para el Fondo Revolvente de cada Delegación Regional. La Documentación soporte que debe presentarse para reposición de Fondo Revolvente se integra por Facturas, Notas de venta, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especifiquen en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en los Lineamientos Internosdel Departamento de Recursos Financieros.






Contralor General

CG/UA 62



1

1A 2

2A

2A.1

2A.2

2A.3

3

3

Recibe de la Dirección de Operación Regional, o en su caso dela Caja, la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original y revisa losdocumentos para determinar el trámite que corresponde. ¿Cuál es el trámite que corresponde? En caso de que corresponda asignación de fondo: Revisa la Solicitud-comprobación de recursos en original y dos copias y la Documentación soporte en original. Continúa con la actividad número 5. En caso de que corresponda reposición de fondo: Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-comprobación de recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte original. ¿Está completa y correcta la comprobación? En caso de no estar completa y correcta: Elabora el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia, y firma el documento la persona que revisó la comprobación. Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en el formato Devolución/disminución dedocumentos en original y copia. Recaba firma de la Dirección de Operación Regional en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia. Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a la Dirección de Operación Regional los siguientes documentos: - Devolución/disminución de documentos en original. - Solicitud-comprobación de recursos en original y dos

copias. - Documentación soporte en original. Archiva de manera cronológica permanente mensual el formato Devolución/disminución de documentos en copia en el Expediente del mes. Fin. En caso de estar completa y correcta: Recaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa en la Solicitud-comprobación de recursos en original.

CG/UA 63

CG/UA

64



4

5

6

7

Elabora el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, elabora el Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, con el registro de las solicitudes comprobación de recursos correspondientes. Asigna para control interno, el número de folio en el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, Seguimiento de documentación desconcentrado en dos tantos, en la Solicitud-comprobación de recursos, en original y dos copias y en toda la Documentación soporte original. Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación interno en dos tantos. - Solicitud-comprobación de recursos una copia. Entrega a la Oficina de Programación y Presupuesto para el registro de la comprobación de recursos los siguientes documentos: - Seguimiento de documentación desconcentrado en un

tanto. - Solicitud-Comprobación de recursos en original. - Documentación soporte en original. Recaba acuse de recibo en un tanto del Seguimiento de documentación interno y en un tanto del Seguimiento de documentación desconcentrado y los archiva con la segunda copia de la Solicitud-comprobación de recursos de manera cronológica permanente mensual en el Expediente del mes. FIN DEL PROCEDIMIENTO. Conecta con los procedimientos: - Registro de Comprobación de Recursos. - Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estado de Veracruz (SIAFEV).

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRevisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.

O-2


SOLICITUD-COMPRO-

BACIÓNDE RECUR-SOS

1

INICIO

RECIBE YREVISA

-DIRECCIÓNDE OPERACIÓN REGIONAL

- CAJA

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS


O-2

REVISA

RECABAFIRMA

2

¿ CUÁL ES EL TRÁMITE QUE

CORRESPONDE ?

REPOSICIÓNDE FONDO

¿ ESTA COMPLETAY CORRECTA LA

COMPROBACION ?

ASIGNACIÓNDE FONDO

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

O-2

DOCTOS.DE SOPOR-

TE

O

NO

SI

VERIFICA

DOCUMENTACIÓNSOPORTE

O-2SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

INFORMA DEVUELVE Y

ARCHIVA

- DIRECCIÓNDE OPERACIÓNREGIONAL

ELABORA YFIRMA

O-1



O-1


RECABAFIRMA

O-1



- DIRECCIÓN DE OPERACIÓN REGIONAL


DEVOLUCIÓN/DISMINUCIÓN DE DOCTOS.

1

O

EXPEDIENTE DELMES


2T


SOLICITUD-COMPRO-BACIÓN

DE RECUR-SOS

ASIGNA NÚMERO DE FOLIO

3T

O


SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓNINTERNO 3T

SEGUIMIENTODOCUMENTA-CIÓNDESCON-CENTRA-DO

2T


SEGUIMIENTODOCUMENTA-

CIÓN DESCON-CENTRA-DO

O-2

1

JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA


C

O

FIN

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de Control FinancieroRevisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.

RECABA ACUSSEY ARCHIVA

SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMEN-TOS

T

O

FIN

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS

1

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS- RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA EFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

ENTREGA

SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMEN-TOS

SEGUIMIEN-TO DE DOCUMEN-TACIÓN DESCON-CENTRA-DO

T


O


OFICINA DEPROGRAMACIÓNY PRESUPUESTO

2T

1SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECUR-SOS

SOLICITUD-COMPRO-

BACIÓN DERECURSOS

O

TSEGUIMIENTO

DE DOCUMEN-TACIÓNDESCON-CENTRA-DO

C EXPEDIENTEDEL MES

CG/UA

67

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.

Objetivo: Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contables realizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública del Gobierno del Estado de Veracruz.


Normas

- La preparación de los Estados Financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en los Lineamientos para el ejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación. - Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz. - Para el registro de las operaciones contables se deberá considerar el Catálogo general de cuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.






Contralor General

CG/UA

68


Oficina de Contabilidad

1 2

3 4 5

5A

5A.1 6

7

Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto, para su análisis. Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y elabora las pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados. Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y revisa que las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de Contabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación. Accesa y emite del Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto. Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6 sector 111, en un tanto. ¿Es correcta la información? En caso de no estar correcta la información: Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev, realiza ajustes a las pólizas manuales. Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidad del Siafev y emite el Reporte de avance presupuestal por partida y a nivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 111 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores que presentan ajustes. Continúa con la actividad número 6. En caso de estar correcta la información: Elabora y captura en Programa word las Notas a los estados financieros que permitan dar una interpretación amplia y clara sobre la aplicación de los recursos presentados en los estados financieros. Emite los reportes financieros siguientes: - INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en dos tantos, - INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en dos tantos, - INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111 en dos tantos, - INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos. - Notas a los estados financieros con sus anexos

CG/UA

69



8 9

10

correspondientes, en dos tantos. Integra dos Paquetes con los estados financieros cada uno con los documentos siguientes: -INF Balance general nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto, -INF Balanza de comprobación nivel 4 y 6 sector 111, en un tanto, -INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 y 6 sector 111 en un tanto, -INF avance por sector a nivel partida en un tanto. -Notas a los estados financieros con sus anexos correspondientes, en un tanto. Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los dos Paquetes de estados financieros, a fin de que se recabe la firma de autorización del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General y se remita un Paquete de estados financieros a la Secretaría de Finanzas y Planeación. Pasa el tiempo. Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un Paquete de los estados financieros y lo archiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente

INICIO

ACCESAY

EMITE

MODULO DE CONSULTAS Y

REP. DE PPTO. Y CONTABILIDAD

REPORTE INF BALANZA DE COMPROBACIÓN T

ACCESA Y ELABORA POLIZAS

MÓDULO CREACIÓN DE

ASIENTOS CONTRALORÍA

ACCESA Y REVISA

POLIZAS

MÓDULO CREACIÓN ASIENTOS

CONTRALORÍA

T

T

ACCESA Y EMITE


REP. DE PPTO. Y CONTABILIDAD

REPORTE DE AVANCE PPTAL.

POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR

1

ELABORA Y CAPTURA

NOTAS

PROGRAMA WORD

EMITEREPORTES

FINANCIEROS

REPORTE INFBALANCE GENERALNIVEL 4 Y 6

2T

REPORTE INF BALANZA

DE COMPROBA-CIÓN

2T

2T

2T

2T

INTEGRA LOSESTADOS

FINANCIEROS

ESTADOS FINANCIEROS T

ESTADOSFINANCIEROS

T

ENTREGA PARAAUTORIZACION

ESTADOS FINANCIEROS 2T



C

FIN

RECIBE

ESTADOS FINANCIEROS T

1ACCESA Y

EMITE


REPORTESREPORTEAVANCEPRESUPUESTAL

T

T

¿ES CORRECTA LA

INFORMACION?

NO

SI

ACCESA Y REALIZA AJUSTES

A PÓLIZAS

MODULO CREACION ASIENTOS

CONTRALORIA

VALIDA IMPORTEPRESUPUESTO

EJERCIDO

REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL

T

T

REPORTE INFBALANZA DE

COMPROB.

REPORTE INFBALANZA DE

COMPRO-BACIÓN

BALANZA DECOMPRO-BACIÓN

REPORTE INF EDO.

DE INGRESOS Y EGRESOS REPORTE

INF AVANCE

PORSECTOR

NOTAS ALOS EDOS.

FINANCIEROS

REPORTE INF

CG/UA

71

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente).

Objetivo: Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio mensual de los recursos asignados a la Contraloría General para coadyuvar a la toma de decisiones, así como a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.


Normas

- La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principios de Contabilidad Gubernamental, así como en las normas, políticas y lineamientos establecidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación. - La confiabilidad en la presentación de las cifras contables es responsabilidad de la Unidad Administrativa. - Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones financieras, así como el control de deudores, con la finalidad de apoyar la toma de decisiones, la verificación y evaluación de las actividades realizadas. - La información financiera que se reporta mensualmente a la Unidad Administrativa deberá integrar la Balanza de comprobación, el Balance general, el Estado de ingresos y egresos, el Estado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros.






Contralor General

CG/UA

72



1

1A

1A.1 2 3 4

5

Accesa al Sistema de Contabilidad, procesa la información del mes, emite la Balanza de comprobación en un tanto y verifica que las cifras estén correctas. ¿Están correctas las cifras? En caso de que las cifras no estén correctas: Revisa y analiza las cifras y saldos en la Balanza de comprobación en un tanto, para determinar los ajustes a realizar. Accesa al Sistema de Contabilidad y elabora la Póliza de ajuste por la inconsistencia y la emite en un tanto, y la archiva en el Consecutivo de Pólizas de diario de manera cronológica permanente. Continúa con la actividad No. 1. En caso de que las cifras estén correctas: Accesa al Programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto y el Arqueo del fondo de gasto corriente en tres tantos para mostrar un análisis de la aplicación del fondo revolvente. Integra dos tantos del Arqueo a los Estados Financieros del SIAFEV. Imprime la Balanza de comprobación correcta, en un tanto, el Balance General, en un tanto y el Estado de resultados en un tanto. Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria en un tanto, previamente realizada, para integrarla a la información financiera mensual. Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejercido en el mes en la Balanza de comprobación en un tanto, para explicar la representatividad de los saldos. Accesa al Programa Word y captura e imprime las Notas a los estados financieros que indiquen la integración de recursos Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para su revisión y autorización los documentos siguientes: - Balanza de comprobación, en un tanto, - Balance general en un tanto, - Estado de resultados en un tanto y - Notas a los estados financieros en un tanto. - Arqueo al fondo revolvente en un tanto. - Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto. - Conciliación bancaria en un tanto. Pasa el tiempo.

CG/UA

73

Àrea Actividad Descripción


6

6A

7

8 9

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros las indicaciones relativas a los Estados financieros en un tanto. ¿Proceden los Estados financieros? En caso de que no procedan: Accesa al Sistema correspondiente y realiza las Pólizas en un tanto, necesarias para modificar los Estados financieros en un tanto, de acuerdo a la validación realizada por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Emite las Notas y los Estados financieros corregidos en un tanto y destruye el tanto de los anteriores. Continúa con la actividad número 7. En caso de que procedan: Integra en los Estados financieros en un tanto, los reportes de la Balanza de comprobación, en un tanto, el Balance general en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado de origen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo al fondo revolvente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas a los estados financieros en un tanto. Firma los Estados Financieros en un tanto y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros para que firme y recabe las firmas del Jefe de la Unidad Administrativa y del Contralor General para la autorización de los Estados financieros en un tanto. Resguarda de manera cronológica permanente los Estados financieros en un tanto. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente)

ESTADO DE RESULTA-DOS

T

T

T

¿PROCEDEN LOS

ESTADOS FINANCIEROS?

SI

NO

ACCESA Y ELABORA

PÓLIZA DEAJUSTE T

INICIO

ACCESA, PROCESA,EMITE Y VERIFICA

SISTEMA DE CONTABILIDAD

BALANZA DECOMPROBACIÓN

¿ESTÁN CORRECTASLAS CIFRAS ?

NO

T

CONSECUTIVODE PÓLIZASDE DIARIO

1

SI

2

1

ACCESA, ELABORAINTEGRA E IMPRIME

ESTADO DE ORIGENY APLICACIÓNDE RECURSOS

ARQUEO DEL FONDO

DE GASTOCORRIENTE

T

T

2T


REVISA Y ANALIZA

T

1

C

A LOS ESTADOSFINANCIEROS

DEL SIAFEV

CONCILIACIÓN BANCARIA

OBTIENE

C


ANALIZA, ACCESAY CAPTURA

ESTADO DEORIGEN Y

APLICACIÓNDE RECUR-SOS

T

T

T

T

INFORMA YENTREGA


BALANCEGENERAL

NOTAS A LOS ESTA-

DOSFINANCI-

EROS

T

T

T

RECIBE INDICACIONES



ESTADOSFINANCIEROS

INTEGRA

ESTADOSFINANCIEROS

FIRMA Y ENTREGA

ESTADOSFINANCIEROS

RESGUARDA

FIN

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOSFINANCIEROS

BALANZA DE COMPRO-BACIÓN

BALANCEGENERAL

T

T

ESTADO DERESULTADOS

ARQUEO ALFONDO

REVOL-VENTE


T

T

T

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Estados Financieros (Internos del Fondo Revolvente)

T

ESTADO DEORIGEN Y

APLICACIÓNDE RECUR-SOS

T

T

T

T


BALANCEGENERAL

NOTAS A LOS ESTA-

DOSFINANCI-

EROS

T

T

TESTADO DE

RESULTADOS

ARQUEO ALFONDO

REVOL-VENTE


1

ACCESA, MODIFICA,EMITE Y DESTRUYE

2

PÓLIZAS

CG/UA

76

Procedimiento

Nombre: Registro de Solicitudes de Recursos y Reembolso de Gastos del Fondo Revolvente.

Objetivo: Controlar los recursos otorgados mediante las Solicitudes de Gastos a comprobar, así como el Reembolso de Gastos en cumplimiento de las funciones propias de la Contraloría General.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- Los recursos de gastos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el solicitante no cuente con adeudos pendientes de liquidar. - La Documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. - La Comprobación de recursos deberá realizarse en un periodo máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto. - Para realizar el trámite del Reembolso de Gastos, este debe ser superior a un importe de $700.00(setecientos pesos 00/100 M.N.), en caso contrario se pagará directo en la Caja.






Contralor General

CG/UA

77



1

2

3

4

5

6

Recibe de la Oficina de Control Financiero el Seguimiento de documentación interno en tres tantos, la Solicitud- comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o la Solicitud de fondos a comprobar en original y una copia. Sella de recibido el Seguimiento de documentación interno en tres tantos y entrega a la Oficina de Control Financiero el primer tanto como acuse de recibo, en caso de tratarse de reembolso de gastos. En caso de tratarse de Solicitud de fondos a comprobar, sella de recibido la original y copia, devuelve la copia a la Oficina de Control Financiero como acuse de recibo. Archiva un tanto del Seguimiento de documentación interno en la Carpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente. Accesa al Programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso de tratarse de gastos a comprobar y el Listado de folios en caso de tratarse de reembolso de gastos. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos en trámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elaboración del cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientos contables. De acuerdo con el Seguimiento de documentación interno en un tanto y la Solicitud- comprobación de recursos en copia en caso de reembolso de gastos. En caso de gastos a comprobar con base a la Solicitud de fondos a comprobar en original. Envía a Caja la Póliza de egresos en trámite a través del Sistema de Contabilidad y entrega el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Solicitud-comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar para que emita el cheque. Pasa el tiempo. Recibe de la Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimiento de documentación interno en un tanto, la Solicitud-comprobación de recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Solicitud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos a comprobar, les asigna el folio de la Póliza de egresos en un tanto, y los archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente.

O

FIN

C

CONSECUTIVODE PÓLIZAS

SOLICITUDDE FONDOS A

COMPROBAR

1

INICIO

RECIBE

SEGUIMIENTO DEDOCUMENTACIÓN INTERNO

1

3T

SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR

O-1

ACCESA Y CAPTURA

SISTEMA DECONTABILIDAD


T

1

RECIBEASIGNA YARCHIVA

T

SELLA, DEVUELVEY ARCHIVA

SEGUIMIENTODOCUMENTACIÓNINTERNO

T

T

SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECUR-SOS

OFICINA DE CONTROLFINANCIERO


SOLICITUD-COMPROBACIÓN DE RECUR-SOS

PÓLIZA DE EGRESOS

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

T

ACCESA Y ACTUALIZA

PROGRAMAEXCEL

SOLICITUDDE FONDOS A

COMPROBAR

O

T

ENVIA Y ENTREGA

SEGUIMIENTO DE DOCUMENTACIÓNINTERNO

1

O

PÓLIZADE EGRESOSEN TRÁMITE

SOLICITUD-COMPROBA-

CIÓN DE RECURSOS

SOLICITUDDE FONDOS ACOMPRO-BAR

SOLICITUDDE FONDOSA COM-PROBAR

T

0

1

CCARPETA DESEGUIMIENTO

INTERNO

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO


PÓLIZADE EGRESOSEN TRÁMITE

CAJA

SEGUI-MIENTO

DE DOCUMEN-TACIÓNINTERNO

SEGUI-MIENTO DE

DOCUMEN-TACIÓN

INTERNO

T

CAJA

CG/UA

79

Procedimiento

Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.

Objetivo: Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgadoscomo gastos a comprobar.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- Los recursos otorgados como gastos a comprobar que no se ejerzan en su totalidad, deberán reintegrarse a la Caja, a través del Recibo de Ingresos. - La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Oficina de Contabilidad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fue solicitado el recurso. - La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posteriores al término de la comisión oficial o a la fecha en que se realizó el gasto.






Contralor General

CG/UA

80



1 2 3 4 5 6 7

Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación de recursos en un tanto y el Seguimiento interno de documentos en tres tantos y revisa que registre los datos generales como son nombre del servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de autorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros. Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en tres tantos y entrega un tanto a la Oficina de Control Financiero. Accesa al Programa Excel y captura la información en el archivo de Listado de deudores y Listado de folios de la Contraloría General, por el importe comprobado documentalmente por el servidor público. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos que corresponden al servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar el registro contable de la comprobación a través de la Póliza de diario. Emite a través del Sistema de Contabilidad la Póliza de diario en un tanto y le asigna el folio que le corresponde a través del sistema.

Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizas de diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en un tanto y el Seguimiento interno de documentos en un tanto y en la Carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno de documentos en un tanto.

Verifica que haya comprobado la totalidad de los recursos asignados. ¿Comprobó la totalidad de los recursos?

En caso de no comprobar la totalidad de los recursos: Conecta con el procedimiento: Registro de Reintegro de Recursos. Fin.

En caso de comprobar la totalidad de los recursos:


Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Comprobación de Recursos

SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS

INICIO

RECIBE YREVISA

SELLA YENTREGA

ACCESA YCAPTURA

ACCESA YCAPTURA

OFICINA DECONTROLFINANCIERO

SEGUIMIENTO INTERNO DE

DOCUMENTOS

T

3T

2T

T

PROGRAMAEXCEL

FIN

SI




¿COMPROBÓLA TOTALIDAD DE LOS RECURSOS?

ARCHIVA

C

C

PÓLIZADE DIARIO

SEGUIMIENTOINTERNO DE

DOCUMENTOS

T

T

T

CARPETA DESEGUIMIENTO

INTERNO

CONSECUTIVO DE PÓLIZASDE DIARIO

SOLICITUD-COMPROBACIÓN

DE RECURSOS

T

VERIFICA

FIN

NO REGISTRO DE REINTEGRO DE

RECURSOS

EMITE Y ASIGNA

PÓLIZADE DIARIO T


CG/UA

82

Procedimiento

Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.

Objetivo: Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos de las solicitudes de gastos a comprobar.

Frecuencia: Diaria.

Normas

- El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, junto con la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco. - El registro de reintegro de recursos permitirá mantener actualizado el Listado de deudores. - En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reintegro inmediato, de lo contrario no se le otorgarán más recursos.






Contralor General

CG/UA

83



1 2 3 4 5 6

Recibe de la Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para realizar el registro contable correspondiente. Accesa al Programa Excel, actualiza el Listado de deudores de la Contraloría General, imprime un tanto semanalmente y turna a la Oficina de Control Financiero. Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor público deudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y cancelar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados en su totalidad. Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de control asignado a través del Sistema de Contabilidad. Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibo de ingresos en un tanto. Archiva la Póliza de ingresos en un tanto, la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto en el consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadRegistro de Reintegro de Recursos

INICIO

RECIBE

CAJA

RECIBO DEINGRESOS

FICHA DEDEPÓSITO

1

T

ACCESA Y CAPTURA


ARCHIVA

PÓLIZA DEINGRESOS

FICHA DEDEPÓSITO

RECIBO DEINGRESOS

FIN

T

1

T

CONSECUTIVODE PÓLIZAS DE

INGRESOS

C

LISTADO DE DEUDORES T

PROGRAMA EXCEL

ACCESA, ACTUALIZAIMPRIME Y TURNA

PÓLIZA DEINGRESOS

T


EMITE

ASIGNA

RECIBO DEINGRESOS

FICHA DEDEPÓSITO

1

T

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

CG/UA

85

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para personal de Base y Contrato y Compensación.

Objetivo: Verificar los saldos de las cuentas bancarias contra los auxiliares de la cuenta de nómina que se generen en la Contraloría General.


Normas

- Las Conciliaciones bancarias se realizarán en apego a lo establecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz y en los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.

- Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cada mes a fin de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

- Los archivos de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en medio magnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el Sistema de Conciliaciones Bancarias, a fin de que sean conciliados contra los Estados de cuenta bancarios.

- Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibirán del Departamento de Recursos Humanos en medio magnético quincenalmente y mensualmente para personal de compensación.






Contralor General

CG/UA

86



1

2

3

4

5

6

7

8

Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, Tarjeta informativa en original, el Reporte de cifras control de nómina en original y en medio magnético con los archivos de nómina para que sean cargados en el Sistema de Conciliaciones Bancarias. Respalda en el equipo de cómputo, los archivos de nómina contenidos en el medio magnético, archiva de manera cronológica permanente la Tarjeta informativa original y el Reporte de cifras control en original. Requiere directamente a la Institución Bancaria un tanto de los Estados de cuenta bancarios y obtiene una fotocopia. Accesa al Sistema de Conciliaciones Bancarias el Reporte de cheques emitidos del período, a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios. Captura las cantidades de los cheques pagados de acuerdo a los Estados de cuenta bancarios en un tanto, requeridos con anterioridad. Emite del Sistema de Conciliaciones Bancarias el Reporte de cheques pagados en dos tantos, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y el Reporte de cheques cancelados en su caso, en dos tantos, para respaldar el soporte de la conciliación. Elabora en Sistema Excel la Conciliación bancaria en dos tantos, integra en dos Paquetes de documentos el Reporte de cheques pagados, el Reporte de cheques vigentes o en tránsito, el Reporte de cheques cancelados, en su caso, el Estado de cuenta bancario, y la Conciliación bancaria, en un tanto de cada documento, cada Paquete. Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria en un tanto, integrada en los dos Paquetes de documentos. Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación, un Paquete de documentos y archiva el otro de manera cronológica permanente en el Expediente de bancos. FIN DEL PROCEDIMIENTO.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias de Cuentas de Nómina para Personal de Base y Contrato y Compensación

2T

REPORTESDE CHEQUES

VIGENTESO EN TRÁNSITO

2T

REPORTES DE CHEQUESCANCELA-DOS

REPORTE DE CIFRAS CONTROL

O

REQUIERE

ESTADO DE CUENTABANCARIOS

T

1

INICIO

EMITE

SISTEMA DECONCILIACIONES

BANCARIAS

REPORTE DE CHEQUESPAGADOS

2T


RECABA FIRMA, REMITE YARCHIVA

PAQUETE DE DOCUMENTOS T

T

T

RECIBE

TARJETAINFORMATIVA

REPORTE DECIFRAS CONTROL

O

O

RESPALDA Y ARCHIVA

TARJETA INFORMATIVA O

CAPTURA

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

T

ELABORA E INTEGRA

SISTEMAEXCEL

PAQUETES DEDOCUMENTOS 2T

ACCESA Y CARGA

SISTEMA DECONCILIACIONES

BANCARIAS

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

FIN

EN SU CASO

C

T

SECRETARÍADE FINANZAS

Y PLANEACIÓN

CEXPEDIENTE

DE BANCOS

CG/UA

88

Procedimiento

Nombre: Elaboración de Conciliaciones Bancarias.

Objetivo: Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema de Contabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta bancario mensual emitido por el banco.


Normas

- Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Sistema de Contabilidad para su validación mensual contra los Estados de cuenta emitidos por el banco. - Las aclaraciones de movimientos registrados por el banco deberán solicitarse por escrito para integrar la Conciliación bancaria. - La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá enviarse a la Secretaría de Finanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de Fondo Revolvente, como anexos a los Estados financieros de fondo revolvente. - La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa.






Contralor General

CG/UA

89



1

2

3

3A

3A.1

4

5

6

7

8

Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, de las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto público de la Contraloría General. Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos mensual en un tanto. Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar debancos mensual en un tanto contra el registro de movimientos en el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, para determinar la procedencia de las paridas no correspondidas. ¿Procede conciliar partidas con el banco? En caso de ser partidas para conciliar con el banco: Elabora el Oficio de solicitud de aclaración en original y copia para solicitar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondidas, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa. Envía el Oficio de solicitud de aclaración de las partidas no correspondidas en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica temporal permanente en el Expediente de varios. Conecta con la actividad número 4. En caso de no ser partidas para conciliar con el banco: Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite la Póliza de ajuste en un tanto. Archiva la Póliza de ajuste en un tanto de manera cronológica permanente en el Expediente de pólizas de diario. Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en tres tantos con base en el Auxiliar de bancos mensual en un tanto y el Estado de cuenta bancario mensual en un tanto, obtiene dos fotocopias de éste último documento. Resguarda en disco duro la información de la Conciliaciónbancaria, a través del Programa Excel. Integra a los Estados financieros internos en un tanto previamente impresos, los siguientes documentos: - Conciliación bancaria en un tanto. - Estado de cuenta bancario mensual en un tanto. - Auxiliar de bancos mensual en un tanto. A dos tantos previamente impresos, de los Estados financieros del SIAFEV, respectivamente: - Conciliación bancaria en un tanto. - Estado de cuenta bancario mensual en un tanto.

CG/UA

90



9

10

Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y del Jefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria en tres tantos, que están integradas en los Estados financieros respectivos. Pasa el tiempo. Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaración de partidas en original, solicita al área de Caja la impresión del Estado de cuenta bancario al día en un tanto, para verificar los movimientos que reporta al banco. Archiva ambos documentos en el Expediente de varios de manera cronológica permanente.


Conecta con el procedimiento: - Elaboración de Estados Financieros.

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias

C

INICIO

RECIBE

EDO. DE CUENTA BANCARIOMENSUAL

T

ACCESA Y EMITE

AUXILIAR DE BANCOSMENSUAL T

VERIFICA


AUXILIAR DE BANCOSMENSUAL

T

EDO. DE CUENTA BANCARIO MENSUAL

T

¿PROCEDE CONCILIAR PARTIDAS

CON EL BANCO?

ACCESA,REALIZA Y

EMITE

PÓLIZA DEAJUSTE T

ARCHIVA

TPÓLIZA DEAJUSTE

CEXPENDIENTE DE PÓLIZASDE DIARIO

NO

SI ELABORA YRECABA

FIRMA

OFICIO DESOLICITUD O-2

ENVÍA

OFICIO DE SOLICITUD

0

1

EXPEDIENTE DE VARIOS




1

1

EMITE YOBTIENE

CONCILIACIONBANCARIA

AUXILIAR DE BANCOS

MENSUALEDO.

DE CUENTABANCARIOMENSUAL

3T

3T

T

1

Unidad Administrativa/Departamento de Recursos Financieros/Oficina de ContabilidadElaboración de Conciliaciones Bancarias

EDO. DE CUENTABANCARIO MENSUAL

CONCILIACIÓNBANCARIA

T

T

INTEGRA


AUXILIAR DEBANCOS

T

T


EDO. DE CUENTA BANCARIOMENSUAL

T

EDO. DECUENTA

BANCARIOMENSUAL

T

T

A LOS ESTADOSFINANCIEROSINTERNOS EN

UN TANTO

A LOS ESTADOSFINANCIEROSDEL SIAFEV

A LOS ESTADOSFINANCIEROSDEL SIAFEV

EXPEDIENTEDE VARIOS

INTEGRADAS EN LOS ESTDOS FINANCIEROS

RESPECTIVOS


INSTITUCIÓN BANCARIA

CAJA

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:- ELABORACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

RECABAFIRMA


3T

RECIBE YSOLICITA

AVISO DE MOVIMIENTO

T

O

EDO. DE CUENTABANCARIO MENSUAL

C

FIN

RESGUARDA


1

1

Manual de Procedimientos V

Directorio

Lic. Héctor Eugenio Mancisidor Rebolledo Jefe de la Unidad Administrativa

C.P. Sandra Torres López Jefa del Departamento de Recursos Financieros

L.C. Víctor Hugo Villegas Pérez Jefe de la Oficina de Programación y Presupuesto

L. E. Margarita Hernández López Jefa de la Oficina de Control Financiero

L.C. Gloria Leticia Adad Dorantes Jefa de la Oficina de Contabilidad

Firmas de Autorización

ELABORACIÓN

LIC. JOSÉ ANTONIO FLORES VARGAS DIRECTOR GENERAL DE DESARROLLO

ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

LIC. HÉCTOR EUGENIO MANCISIDOR REBOLLEDO JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

C.P.C. IVÀN LÒPEZ FERNÀNDEZ CONTRALOR GENERAL

Xalapa, Veracruz de Ignacio de la Llave.

Agosto del año 2011.


VI

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE …sistemas.cgever.gob.mx/2017/pdf/manuales de procedimientos/Manual... · el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado