MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE …sistemas.cgever.gob.mx/2003/Normatividad_Linea/otros/manual_proc... · *Organigrama, muestra las áreas ... indica de manera gráfica

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CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

Septiembre, 2003.

Presentación

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ICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad conuna Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de laUnidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se dacumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección Generalde Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollanlas actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.

Presentación

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ICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad conuna Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientos de laUnidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales se dacumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección Generalde Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollanlas actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.

Organigrama

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IICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

OFICINA DECONTABILIDAD

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO

DEPARTAMENTODE RECURSOS

MATERIALES

DEPARTAMENTODE INFORMATICA

UNIDADADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTODE RECURSOS

HUMANOS

OFICINA DE NOMINA

OFICINA DEADMINISTRACION DE

PERSONAL

OFICINA DESERVICIOS

GENERALES YCONTROL DEINVENTARIOS

OFICINA DEADQUISICIONES

OFICINA DETRANSPORTES

OFICINA DEDESARROLLO DEAPLICACIONES

OFICINA DEINFORMACION

Y DISEÑO

OFICINA DESOPORTE TECNICO

ENLACESADMINISTRATIVOS

Simbología

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IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de decisiones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genereo salga del procedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operación.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.


Simbología

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IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a finpara poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o másactividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra página del mismo.

ObjetoEs la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.


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IV

DESCRIPCIONES DEPROCEDIMIENTOS

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó

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Sept./2003Unidad

AdministrativaContralor GeneralDirección General de

Desarrollo Administrativo

UA/DI1

Sept./2003

Nombre: Mantenimiento de Sistemas.

Objetivo:

Frecuencia: Eventual.

La Solicitud de Mantenimiento de Sistemas se recibirá de las áreas de la Contraloría Generalpor escrito o vía telefonica; asi mismo deberá ser registrada en el formato de Control de acti-vidades en el Departamento de Informática.

El tiempo de modificación del Sistema Informático dependerá de la cantidad y complejidad delos procesos a actualizar.

El Departamento de Informática proporcionará la capacitación al personal usuario sobre lasadecuaciones realizadas al Sistema Informático.

La actual ización de Sistemas Informáticos se real izará con base en la información queproporcionan las áreas usuarias del mismo, a través de entrevistas con el personal involucrado.

El nombre de los formatos util izados en el procedimiento se integra por la iniciales del Departa-mento de Informática como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Oficinade Desarrollo de Sistemas, iniciales de documentación y objetivo que cumple en el Manteni-miento y Documentación de Sistemas, por lo que se explica a continuación:

- El Formato INF-DS-DOC-MIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Minuta de Trabajo.- El Formato INF-DS-DOC-OBJ es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Objetivo del Sistema.- El Formato INF-DS-DOC-ALB es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentación-Alcances-Beneficios.- El Formato INF-DS-DOC-DFP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documentacón-Diagrama de Flujo de Procesos.

Atender las necesidades de actualización de los sistemas en funcionamiento en lasdiversas áreas de la Contraloría General, a manera de estar a corde a las necesidadesy requerimientos de procesamiento de información actuales.

Normas


UA/DI2

- El Formato INF-DS-DOC-DMP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Descripción de Métodos y Porcedimientos.- El Formato INF-DS-DOC-DJM es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama Jerárquico de Módulos.- El Formato INF-DS-DOC-DIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Tablas.- El Formato INF-DS-DOC-DID es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Datos.- El Formato INF-DS-DOC-DIR es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Relaciones.- El Formato INF-DS-DOC-DFD es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Flujo de Datos.- El Formato INF-DS-DOC-E/S es relativo a Entradas y Salidas del Sistema.- El Formato INF-DS-MAN-USU es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Manual delUsuario.


UA/DI3

Area Actividad Descripción

3

Recibe de las áreas de la Contraloría General, la solicitud para adecuar losSistemas Informáticos de acuerdo a sus necesidades actuales en el mane-jo de datos.

Completa el formato Solicitud de control de actividades en original, paraindicar la actividad a realizar y establecer el periodo de atención.

Acude a las áreas de la Contraloría General que solicitan adecuaciones alos Sistemas Informáticos y realiza entrevistas con los usuarios, a fin derecopilar información que permita determinar las necesidades.

Completa el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos,establece compromisos y solicita al área la Documentación adicionalnecesaria que permita recopilar información para realizar las modificacionesal Sistema Informático.

Recaba firma del titular del área solicitante de la Contraloría General en elformato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

Entrega al área solicitante de la Contraloría General el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo, en un tanto y archiva otro tanto de maneracronológica permanente.

Recibe del área de la Contraloría General solicitante la Documentaciónadicional y la analiza para obtener mayor información.

Completa, en su caso los formatos INF-DS-DOC-OBJ e INF-DS-DOC-ALB,ambos documentos en original y determina el objetivo, el alcance y losbeneficios del Sistema Informático de acuerdo a las necesidades actualesdel área de la Contraloría General.

Complementa el diagrama de flujo de procesos en el formato INF-DS-DOC-DFP en original, para determinar los movimientos de entrada y salida deinformación que requiera el Sistema Informático.

Complementa la descripción de métodos y procedimientos en el formatoINF-DS-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la informaciónque permita modificar o dar mantenimiento al Sistema Informático.

Complementa el diagrama jerárquico de módulos en el formato INF-DS-DOC-DJM en original, para definir la estructura jerárquica del SistemaInfomático modificado.

Complementa el diccionario de tablas en el formato INF-DS-DOC-DIT enoriginal, para modificar la base de datos del Sistema Informático.

Complementa el diccionario de datos de cada una de las tablas en el forma-to INF-DS-DOC-DID en original, para complementar de acuerdo a las modi-ficaciones la nueva base de datos.

Departamento deInformática

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UA/DI4


Complementa el diagrama de relaciones en el formato INF-DS-DOC-DIRen original, para determinar la conexión que exista entre las tablas de labase de datos del Sistema Informático en modificación o mantenimiento.

Complementa el diagrama de flujo de datos en el formato INF-DS-DOC-DFD en original, para determinar el comportamiento de las modificacioneso mantenimiento de los datos del Sistema Informático.

Complementa el formato INF-DS-DOC-E/S y determina las fuentes y pro-ductos del Sistema Informático en mantenimiento.

Realiza la modificación, el mantenimiento y la programación delSistema Informático.

Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático yverifica su correcto arranque y funcionamiento.

¿Existen fallas en el Sistema?

En caso de existir fallas:Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al SistemaInformático.

Continúa con la actividad número 18.

En caso de no existir fallas:Complementa el Manual del usuario en dos tantos, detallando el proce-dimiento y generalidades para la operación del Sistema Informático.

Presenta al área de la Contraloría General solicitante, el Sistema Informáticomodificado e instruye a los usuarios sobre el funcionamiento del mismo,además entrega un tanto del Manual del usuario.

Archiva de manera cronólógica permanente en expediente la documenta-ción técnica del Sistema los formatos en original siguientes:-INF-DS-DOC-OBJ-INF-DS-DOC-ALB-INF-DS-DOC-DFP-INF-DS-DOC-DMP-INF-DS-DOC-DJM-INF-DS-DOC-DIT-INF-DS-DOC-DID-INF-DS-DOC-DIR-INF-DS-DOC-DFD-INF-DS-DOC-E/S-INF-DS-MAN-USU-Manual del Usuario, en un tanto.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.


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UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE INFORMÁTICADEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

MANTENIMIENTO DE SISTEMASMANTENIMIENTO DE SISTEMAS

INF-DS-DOC-ALB O

INF-DS-DOC-MIT 2T

DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

INICIO

COMPLETAY

SOLICITA

INF-DS-DOC-MIT 2T

AREAS DE LA CONTRALORIA

GENERAL RECIBE

SOLICITUD

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTA

RECABA FIRMA

TITULAR DEL AREA SOLICITANTE DE

LA CONTRALORIA GENERAL

DOCUMENTACIONADICIONAL

RECIBEY

ANALIZA

AREA DE LA CONTRALORIA

GENERAL SOLICITANTE

INF-DS-DOC-OBJ O

COMPLETA

INF-DS-DOC-DFP O

ELABORADIAGRAMA

INF-DS-DOC-DMP O

ELABORADESCRIPCION

INF-DS-DOC-DJM O

ELABORADIAGRAMA

INF-DS-DOC-DIT O

ELABORADICCIONARIO DE

TABLAS

INF-DS-DOC-DID O

ELABORADICCIONARIO DE

DATOS

INF-DS-DOC-DIR O

ELABORA DIAGRAMA DE RELACIONES

INF-DS-DOC-DFD O

ELABORADIAGRAMA

INF-DS-DOC-EIS O

ELABORAY

DETERMINA

T

T

AREASOLICITANTE DE LA

CONTRALORIA GENERAL

1

SOLICITUD DECONTROL DEACTIVIDADES O

COMPLETA Y ESTABLECE

PERIODO

AREAS DE LA CONTRALORIA GENERAL

ENTREGA

INF-DS-DOC-MIT

C


MANTENIMIENTO DE SISTEMASMANTENIMIENTO DE SISTEMAS

O

O

1

FIN

ARCHIVA

C

REALIZAPRUEBAS

YVERIFICA

SISTEMA INFORMATICO

¿EXISTEN FALLAS ENEL SISTEMA?

SI

NO

CORRIGEFALLAS

SISTEMA INFORMATICO

1

1


O

O

O

O

O

O

O

O

INF-DS-DOC-OBJ

INF-DS-DOC-ALB

INF-DS-DOC-DFP

INF-DS-DOC-DMP

INF-DS-DOC-DJM

INF-DS-DOC-DIT

INF-DS-DOC-DID

INF-DS-DOC-DIR

INF-DS-DOC-DFD

INF-DS-DOC-E/SCOMPLEMENTA

INF-DS-MAN-USU

OMANUAL DELUSUARIO

PRESENTA Y ENTREGA

SISTEMA INFORMATICO

AREA DE LACONTRALORIA

GENERAL

MANUAL DELUSUARIO

T

REALIZA MODIFICACION,

MANTENIMIENTO Y PROGRAMACION

SISTEMA INFORMATICO

2T

MANUAL DELUSUARIO

T

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó


Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI7

Sept./2003

Nombre: Desarrollo de Sistemas.

Objetivo:


Las solicitudes para el análisis, diseño y desarrollo de sistemas de las áreas de la ContraloríaGeneral, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades, además de presen-tarse por escrito o vía telefónica en el Departamento de Informática.

El t iempo de la entrega del Sistema Informático a las áreas de la Contraloría General ,dependerá de la complejidad del sistema a desarrollar.

El Departamento de Informática proporcionará a los usuarios del Sistema, la capacitación ne-cesaria, a fin de que se aproveche a su máxima capacidad.

El lenguaje de programación que se util izará para elaborar el Sistema Informático será Accesso Visual Basic, de acuerdo a las necesidades que se requieran para el desarrollo del mismo.

El Departamento de Informática proporcionará mantenimiento y asesoría técnica permanentesobre los Sistemas Informáticos que se desarrollen para las areas de la Contraloría General.

El desarrol lo de Sistemas Informát icos se real izará con base en la información queproporcionen las áreas de trabajo a través de entrevistas con el personal usuario, además deconsiderar los documentos tales como cuestionarios, cédulas, tarjetas y formatos.

El área de trabajo solicitante será responsable de proporcionar la información para el desarrollode Sistemas Informáticos, con apego al marco normativo que corresponda al proceso adesarrollar.

Atender las necesidades para el manejo de la información que las áreas de laContraloría General requieran, implementando sistemas informáticos que permitanemitir informes oportunos para la toma de decisiones.

Normas


UA/DI8

El nombre de los formatos util izados en el procedimiento se integra por la iniciales del Depar-tamento de Informática como área responsable de su elaboración, por las iniciales de la Ofici-na de Desarrollo de Sistemas, iniciales de Documentación y objetivo que cumple en el Desa-rrollo y Documentación de Sistemas, por lo que se explican a continuación:- El Formato INF-DS-DOC-MIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Minuta de Trabajo.- El Formato INF-DS-DOC-OBJ es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Objetivo del Sistema.- El Formato INF-DS-DOC-ALB es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Alcances-Beneficios.- El Formato INF-DS-DOC-DFP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Flujo de Procesos.- El Formato INF-DS-DOC-DMP es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Descripción de Métodos y Porcedimientos.- El Formato INF-DS-DOC-DJM es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama Jerárquico de Módulos.- El Formato INF-DS-DOC-DIT es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Tablas.- El Formato INF-DS-DOC-DID es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Dicionario de Datos.- El Formato INF-DS-DOC-DIR es relativo a Informática-Desarrollo de Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Relaciones.- El Formato INF-DS-DOC-DFD es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Documenta-ción-Diagrama de Flujo de Datos.- El Formato INF-DS-DOC-E/S es relativo a Entradas y Salidas del Sistema.- El Formato INF-DS-MAN-USU es relativo a Informática-Desarrollo del Sistema-Manual delUsuario.


UA/DI9


3

Recibe del área de la Contraloría General, la solicitud para desarrollar unSistema Informático que satisfaga sus necesidades en el manejo de la infor-mación.

Acude al área de la Contraloría General que solicita el Sistema Informático yrealiza entrevistas con los usuarios de los datos, a fin de recopilar la infor-mación que permita llevar a cabo un análisis para el desarrollo del Sistema.

Completa el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en original ycopia, establece compromisos y solicita al área de la Contraloría General laDocumentación adicional necesaria que permita recopilar información paradesarrollar el Sistema Informático.

Recaba firma del titular del área solicitante de la Contraloría General delEstado en el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en dos tantos.

Entrega al área solicitante de la Contraloria General el formato INF-DS-DOC-MIT de minuta de trabajo en un tanto y archiva de manera cronológicapermanante el otro tanto.

Recibe del área solicitante de la Contraloría General la Documentaciónadicional en original y la analiza para determinar las necesidades del áreay obtener mayor información.

Completa los formatos INF-DS-DOC-OBJ e INF-DS-DOC-ALB, ambos do-cumentos en original y determina el objetivo, el alcance y los beneficios delSistema Informático de acuerdo a las necesidades del área solicitante de laContraloría General.

Elabora diagrama de flujo de procesos en el formato INF-DS-DOC-DFP enoriginal, para determinar los movimientos de entrada y salida de informaciónque requiera el Sistema Informático.

Determina la descripción de métodos y procedimientos en el formato INF-DS-DOC-DMP en original, con el objetivo de completar la información quepermita desarrollar el Sistema Informático.

Elabora diagrama jerárquico de módulos en el formato INF-DS-DOC-DJM en original para definir la estructura jerárquica del Sistema Informático.

Elabora diccionario de tablas en el formato INF-DS-DOC-DIT en original,para integrar la base de datos del Sistema Informático.

Define diccionario de datos de cada una de las tablas en el formato INF-DS-DOC-DID para complementar la base de datos.

Elabora diagrama de relaciones en el formato INF-DS-DOC-DIR en original,para determinar la conexión que exista entre las tablas de la base de datosdel Sistema Informático en desarrollo.


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UA/DI10


Elabora diagrama de flujo de datos en el formato INF-DS-DOC-DFD enoriginal para determinar el comportamiento de los datos del Sistema endesarrollo.

Completa formato INF-DS-DOC-E/S en original y determina las fuentes yproductos del Sistema Informático en desarrollo.

Elabora en lenguaje de programación un Bosquejo del Sistema Informáticoy presenta al área solicitante de la Contraloría General el diseño concep-tual, los objetivos, alcance, beneficios y restricciones del Sistema Informáticodiseñado.

¿Se acepta el diseño del Sistema Informático?

En caso de no aceptar el diseño del Sistema Informático:Realiza ajustes en el diagrama de flujos de procesos en el formato INF-DS-DOC-DFP, en original con base en los requerimientos que presenta el áreade trabajo.


En caso de aceptar el diseño del Sistema Informático:Realiza el desarrollo y la programación del Sistema Informático en el len-guaje de programación más conveniente.

Realiza pruebas de funcionalidad y operación del Sistema Informático de-sarrollado y verifica su correcto funcionamiento.

¿Existen fallas en el Sistema?

En caso de existir fallas en el Sistema:Corrige las fallas detectadas en la verificación realizada al SistemaInformático.


En caso de no existir fallas en el Sisitema:Elabora el Manual del usuario en dos tantos en el formato INF-DS-MAN-USU, para facilitar la operación del sistema.

Presenta al área solicitante de la Contraloría General el Sistema Informáticodesarrollado y entrega el Manual del usuario en un tanto y archivacronológicamente en forma temporal un tanto del documento.


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UA/DI11


Archiva de manera cronólógica permanente los formatos siguientes:-INF-DS-DOC-OBJ, en original.-INF-DS-DOC-ALB, en original.-INF-DS-DOC-DFP, en original.-INF-DS-DOC-DMP, en original.-INF-DS-DOC-DJM, en original.-INF-DS-DOC-DIT, en original.-INF-DS-DOC-DID, en original.-INF-DS-DOC-DIR, en original.-INF-DS-DOC-DFD, en original.-INF-DS-DOC-E/S, en original.-INF-DS-MAN-USU, en original.



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DESARROLLO DE SISTEMASDESARROLLO DE SISTEMAS

T

T

C


CONTRALORIA GENERALENTREGA

INF-DS-DOC-ALB O

INF-DS-DOC-MIT 2T


1

1

INICIO

COMPLETA YSOLICITA

DOCUMENTACION

INF-DS-DOC-MIT O-1


GENERAL RECIBE

SOLICITUD

ACUDE Y REALIZA

ENTREVISTAS

RECABA

FIRMA

TITULAR DEL AREA SOLICITANTE DE

LA CONTRALORIA GENERAL

DOCUMENTACION

ADICIONAL

RECIBE

Y

ANALIZA

AREA SOLICITANTE DE LA CONTRALORIA

GENERAL

INF-DS-DOC-OBJ O

COMPLETA

INF-DS-DOC-DFP O

ELABORA

DIAGRAMA

INF-DS-DOC-DMP O

DETERMINA

DESCRIPCIÓN

INF-DS-DOC-DJM O

ELABORA

DIAGRAMA

INF-DS-DOC-DIT O

ELABORA

DICCIONARIO

INF-DS-DOC-DID O

DEFINEDICCIONARIO

INF-DS-DOC-DIR O

ELABORA

DIAGRAMA

INF-DS-DOC-DFD O

ELABORA

DIAGRAMA

INF-DS-DOC-EIS O

COMPLETAY

DETERMINA

O

AREA SOLICITANTE DE LA

CONTRALORIA GENERAL

INF-DS-DOC-MIT


CONTRALORIA GENERAL

ELABORA Y PRESENTA

BOSQUEJO DE SISTEMA

INFORMATICOAREA DE LA

CONTRALORIA GENERAL


DESARROLLO DE SISTEMASDESARROLLO DE SISTEMAS

O

O

REALIZA

SISTEMA INFORMATICO

1

FIN

ARCHIVA

C

REALIZAPRUEBAS

YVERIFICA

SISTEMA INFORMATICO

DESARROLLO YPROGRAMACION

¿EXISTEN FALLAS EN

EL SISTEMA?

SI

NO

CORRIGE

FALLAS

SISTEMA INFORMATICO

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2


O

O

O

O

O

O

O

O

INF-DS-DOC-OBJ

INF-DS-DOC-ALB

INF-DS-DOC-DFP

INF-DS-DOC-DMP

INF-DS-DOC-DJM

INF-DS-DOC-DIT

INF-DS-DOC-DID

INF-DS-DOC-DIR

INF-DS-DOC-DFD

INF-DS-DOC-E/S

ELABORA

INF-DS-MAN-USUO

MANUAL DELUSUARIO 2T

INF-DS-MAN-USU

PRESENTA Y ENTREGA

SISTEMA INFORMATICO

AREA SOLICITANTEDE LA

CONTRALORIAGENERAL

MANUAL DELUSUARIO

T

T

C

¿SE ACEPTA EL DISEÑO

DEL SISTEMA INFORMATICO?

NO

SI

INF-DS-DOC-DFP O

REALIZA AJUSTES

1

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad

Administrativa Contralor GeneralDirección General de


UA/DI14

Sept./2003

Nombre: Procesamiento de Información en Base de Datos.

Objetivo:


Integrar en una base de datos la información que generen las áreas de la ContraloríaGeneral como resultado de trabajos especiales, de auditorias, revisiones, entre otros,para la emisión de reportes actualizados que permitan la oportuna toma de decisiones.

Las solicitudes para el procesamiento de información en base de datos que las áreas de laContralor ía General requieran, deberán ser registradas en el formato de Control deactividades, además de presentarse por escrito o vía telefónica en el Departamento de Infor-mática.

La información para el procesamiento de datos, se recibirá de las áreas de la ContraloríaGeneral, además de estar en posibilidad de asesorar y apoyar a las Dependencias y Entidadesdel Poder Ejecutivo.

Las áreas de la Contraloría General que requieran del procesamiento de información en base dedatos, deberán entregarla en los siguientes medios magnéticos y/o electrónicos: Diskette de 31/2, Disco Compacto (C.D.) o vía correo electrónico.

La información recibida para ser procesada en base de datos, deberá encontrarse en el formatode los programas informáticos Excel, DBF o ASCII.


PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOSPROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN EN BASE DE DATOS

INFORMACION

INICIO


COMPLETA

CONTROL DE ACTIVIDADES

O


GENERAL RECIBE

SOLICITUD

ACUDE Y REALIZA ENTREVISTA

RECIBE

AREAS DE LA

CONTRALORIA

GENERAL


GENERAL

DEFINE SOFTWARE

PROCESA Y

VALIDA

RECABAFIRMA

CONTROL DE ACTIVIDADES

O


GENERAL

C

FIN

INFORMACION

ANALIZA Y DETERMINA PROCESO

INFORMACION

GRABA EIMPRIME

BASE DE DATOS


GENERAL

REPORTES E INFORMACION

ENTREGA Y VERIFICA

BASE DE DATOS


GENERAL

REPORTES E INFORMACION

T

T

1

1

¿ES CORRECTOEL PROCESAMIENTO

DE INFORMACION?

SI

REALIZACORRECCIONESAL SOFTWARE

INFORMACION

NO

Procedimiento

Normas



Autorizó

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Sept./2003Unidad



UA/DI17

Sept./2003

Nombre: Desarrollo de Presentaciones Multimedia.

Objetivo:


Las solicitudes para el desarrollo de presentaciones multimedia se recibirán de las áreas de laContraloría General por escrito o vía telefónica; asimismo deberán ser registradas en el formatode Control de actividades, en el Departamento de Informática.

Las áreas de la Contraloría General que requieran del desarrollo de presentaciones oficiales,deberán remit i r con t res días hábi les de ant ic ipación la información, a f in de que elDepartamento de Informática cumpla en tiempo y forma con los requerimientos solicitados.

La información destinada para presentaciones multimedia, deberá ser entregada por las áreasde la Contraloría General en Documentos y en medios magnéticos con las características quepermitan lograr la exposición de los temas que correspondan.

El Departamento de Informática solicitará a las áreas de la Contraloría General en caso de sernecesario para complementar, los datos que se requieran para el desarrollo de la presentaciónmultimedia.

Las áreas de la Contraloría General que soliciten la utilización de voz y video en las presenta-ciones oficiales, deberán proporcionar al Departamento de Informática el video que requieransea insertado en la presentación, además de considerar a un narrador para que sean grabadoslos archivos de audio.

Atender las necesidades de las áreas, a fin de que mediante el uso de presentacionesmultimedia se difundan y den a conocer los avances de las actividades y programas dela Dependencia en reuniones oficiales.


UA/DI18


3

Recibe de las áreas de la Contraloría General la petición para desarrollar unapresentación multimedia y completa el formato de Control de actividadesen original para dar seguimiento de las actividades a realizar.

Pasa el tiempo.

Recibe del área solicitante de la Contraloría General el documento con lainformación necesaria para desarrollar la presentación multimedia.

Analiza la información y determina el formato a utilizar para el diseño de lapresentación multimedia, con base en el documento y el medio magnéticopresentados.

Procesa la información del documento o del medio magnético en el softwarecorrespondiente y realiza el diseño considerando los requerimientos del áreade la Contraloría General.

¿La presentación multimedia requiere de voz y video?

En caso de requerir voz y video la presentación multimedia:Graba la voz de los participantes en la presentación oficial en formato wav.

Inserta el archivo wav de voz en las diapositivas de la presentación multimediay sincroniza el sonido con el orden en que apareceran las láminas de lapresentación.

Captura el video destinado para la presentación y lo edita en el programaadobepremiere con formato avi.

Inserta el archivo avi de video en las diapositivas de la presentación multimediay sincroniza el video con el orden en que aparecerán las láminas de lapresentación.


En caso de no requerir voz y video la presentación multimedia:Informa vía telefónica al área de la Contraloría General que la presentaciónmultimedia se encuentra lista para que sea revisada.

Recibe al personal del área de la Contraloría General, revisa la presentacióny verifica el contenido de la información y el diseño en la presentaciónmultimedia.


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4A

4A.1

4A.2

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UA/DI19


¿La información y el diseño de la presentación son los adecuados?

En caso de que no sea la información y el diseño adecuados:Realiza los cambios corespondientes en la presentación multimedia de acuer-do a las necesidades del área de la Contraloría General solicitante.


En caso de que sea la información y el diseño adecuados:Graba la presentación multimedia en disco compacto en un tanto y la entre-ga al área solicitante de la Contraloría General.

Recaba firma de conformidad del área de la Contraloría General en el formatode Control de actividades original y lo archiva de manera cronológica per-manente.

Devuelve al área de la Contraloría General los documentos y el medio magné-tico que fueron utilizados para desarrollar la presentación multimedia.



6A

7

8

9


DESARROLLO DE PRESENTACIONES MULTIMEDIADESARROLLO DE PRESENTACIONES MULTIMEDIA


INICIO

RECIBE PETICIONY COMPLETA

RECIBE

ANALIZA INFORMACIONY DETERMINA

FORMATO

PROCESA INFORMACION YREALIZA DISEÑO

INFORMA

RECIBE, REVISA Y VERIFICA

GRABA VOZ EN FORMATO WAV

CAPTURA VIDEO YEDITA

INSERTAARCHIVO WAV Y SINCRONIZA

SONIDO

REALIZACAMBIOS

INSERTA VIDEOY SINCRONIZA

1

GRABA Y ENTREGA

2

RECABA FIRMA

DEVUELVE

FIN

CONTROL DEACTIVIDADES

DOCUMENTO

INFORMACION

AREAS DE LACONTRALORIA

GENERAL


GENERAL

DOCUMENTO

INFORMACION

¿LA PRESENTACION MULTIMEDIAREQUIERE DEVOZ Y VIDEO?

¿ LAINFORMACIONY EL DISEÑO

DE LA PRESENTACIONSON LOS

ADECUADOS ?

PRESENTACIONMULTIMEDIA



DOCUMENTOS

INFORMACION



VIATELEFONICA

PERSONAL DE LASAREAS DE LA

CONTRALORIAGENERAL


GENERAL

SI

NO

NO

SI


C

1AREA DE LA

CONTRALORIAGENERAL

2

O

O

DOCUMENTO

INFORMACION

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI21

Sept./2003

Nombre: Diseño de Trabajos Oficiales Impresos.

Objetivo:


Las solicitudes para el diseño de trabajos especiales que las áreas de la Contraloría Generalrequieran, deberán ser registradas en el formato de Control de actividades para comprobar elcumplimiento de los procedimientos, además de presentarse por escrito o vía telefónica en elDepartamento de Informática.

El Departamento de Informática entregará el trabajo final de manera impresa y en medio magné-tico a las áreas de la Contraloría General, a fin de facilitar la impresión y difusión del mismo.

El Departamento de Informática util izará los programas photoshop, page maker, coreldraw,freehand o illustrator para el desarrollo de los diseños de trabajos especiales que sean solicita-dos por las áreas de la Contraloría General.

El diseño de documentos, carteles, trípticos o formatos deberá realizarse con base en lascaracterísticas que indiquen las áreas de trabajo.

Apoyar a las áreas de la Contraloría General con la elaboración y el diseño decarteles, trípticos o formatos que permitan difundir y apoyar el desarrollo de lasactividades operativas.


Area Actividad

UA/DI22

Descripción

3

Recibe del área de la Contraloría General, Tarjeta de solicitud en originaly el medio magnético que contiene la información para que el Departamentode Informática diseñe los trabajos especiales.

Completa el formato de Control de actividades en original para llevar elregistro de las solicitudes de las áreas.

Analiza la información recibida en medio magnético y selecciona el softwarecon el que se diseñará y procesará la información para atender los requeri-mientos de las áreas.

Diseña el documento, formato o tríptico con las características solicitadaspor el área de la Contraloría General y lo imprime como un Bosquejo deltrabajo en un tanto.

Informa vía telefónica al área de la Contraloría General que el Bosquejo deltrabajo está terminado.

Recibe al solicitante del área de la Contraloría General y entrega el Bosque-jo del trabajo solicitado en un tanto y verifica si cumple con los requeri-mientos solicitados.

¿Cumple con los requerimientos?

En caso de no cumplir con los requerimientos:Realiza las modificaciones solicitadas por el área de la Contraloría Generalal Bosquejo del trabajo en un tanto.


En caso de cumplir con los requerimientos:Imprime el Trabajo final en un tanto y lo graba en un medio magnético.

Entrega el Trabajo final en un tanto y el medio magnético al área de laContraloría General solicitante para la reproducción del material de acuerdoa los requerimientos presentados.

Recaba firma de conformidad del área de la Contraloría General en el forma-to de Control de actividades en original y lo archiva de manera cronológicapermanente con la Tarjeta de solicitud en original y el Bosquejo del tra-bajo en un tanto.



1

2

3

4

5

6

6A

7

8

9


DISEÑO DE TRABAJOS OFICIALES IMPRESOSDISEÑO DE TRABAJOS OFICIALES IMPRESOS

TRABAJOFINAL


IMPRIME YGRABA

¿CUMPLE CON LOS REQUERIMIENTOS?

TRABAJOFINAL

SI

NOREALIZA

MODIFICACIONES

BOSQUEJO DEL TRABAJO

1

T


INFORMACION

INICIO

RECIBE

COMPLETA


GENERAL

TARJETA DESOLICITUD

INFORMACION

ANALIZA Y SELECCIONASOFTWARE

DISEÑA EIMPRIME

BOSQUEJO DEL TRABAJO

O

T

O

ENTREGA

TRABAJOFINAL

TRABAJOFINAL


GENERAL

BOSQUEJO DELTRABAJO

T

RECABAFIRMA


TARJETA DESOLICITUD

C

FIN

O

O


GENERAL

T

INFORMA BOSQUEJOTERMINADO VIA TELEFONICA


GENERAL

RECIBE YENTREGA

BOSQUEJO DEL TRABAJO T


GENERAL1

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI24

Sept./2003

Nombre: Instalación de la Red Integral de Datos.

Objetivo:


Las áreas de la Contraloría General que requieran de la instalación de los servicios de la redintegral de datos, deberán enviar su solicitud por escrito, debidamente autorizada por el titulardel área; asimismo deberán ser registradas en el formato de Control de actividades del Depar-tamento de Informática.

El Departamento de Informática determinará los requerimientos de materiales necesarios parainstalar los servicios de la red integral de datos, previa revisión física de las áreas de laContraloría General y deberá solicitarlos al Departamento de Recursos Materiales.

La instalación de la red integral de datos dependerá de la ubicación física con la que se cuentey de las condiciones de seguridad para proporcionar el servicio.

Las fallas que se detecten en la red integral de datos deberán ajustarse para que el usuariotenga acceso sin dificultad.

La instalación de los servicios a la red integral de datos procederá sólo si los concentradorescuentan con líneas disponibles para su conexión.

Integrar una infraestructura de comunicaciones funcional de acuerdo a las necesida-des de las áreas de la Contraloría General.


UA/DI25


3

Recibe de las áreas de la Contraloría General una Tarjeta de solicitud enoriginal para instalar o ampliar la red integral de datos.

Revisa la Tarjeta de solicitud, la archiva de manera cronológica permanen-te y visita a las áreas de la Contraloría General que requieran el servicio deinstalación de la red integral de datos.

Evalúa en las áreas de la Contraloría General, la viabilidad de la instalaciónde los servicios de la red integral de datos y determina la ubicación y latrayectoria de los mismos.

¿Es viable la ubicación para la instalación de la red integral de datos?

En caso no ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos:Propone a las áreas de la Contraloría General una nueva ubicación para ins-talar los servicios de la red integral de datos.


En caso de ser viable la ubicación para instalar la red integral de datos:Determina el seguimiento de la trayectoria de los servicios de la red integralde datos y los requerimientos de materiales para efectuar la instalación enlas áreas de la Contraloría General.

Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departa-mento de Recursos Materiales los materiales necesarios y recaba firma delJefe del Departamento de Informática.

Entrega la Tarjeta informativa en original al Departamento de RecursosMateriales para que realice la compra del material necesario y archiva comoacuse de recibo la copia de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Materiales el material solicitado parallevar a cabo las instalaciones de la red integral de datos en las áreas de laContraloría General.

Acude con el material a las áreas de la Contraloría General que solicitaron elservicio e instala la red integral de datos.

Realiza pruebas con el microscanner a la red integral de datos instalada enlas áreas de la Contraloría General, a fin de detectar posibles fallas en sufuncionamiento.


1

2

3

3A

4

5

6

7

8

9


UA/DI26


¿Existen fallas en el funcionamiento de la red integral de datos?

En caso de existir fallas en la red integral de datos:Corrige las fallas detectadas a la red integral de datos.


En caso de no existir fallas en la red integral de datos:Instala el equipo de cómputo en la red integral de datos y le informa verbal-mente al usuario que el área ya cuenta con los servicios.

Elabora Tarjeta informativa en original y dos copias para informar al titulardel área de la Contraloría General cuántos y cuáles servicios de la red inte-gral de datos fueron dados de alta.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Informática en la Tarjetainformativa original y dos copias y las distribuye en el siguiente orden:- La original para las áreas de la Contraloría General que solicitan el serviciode instalación de la red integral de datos.- La primera copia para el Jefe de la Unidad Administrativa.- La segunda copia la archiva como acuse de recibo de manera cronológicapermanente.



9A

10

11

12


INSTALACION DE LA RED INTEGRAL DE DATOSINSTALACION DE LA RED INTEGRAL DE DATOS

2

1

INICIO

RECIBE

TARJETA DE SOLICITUD O

DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

¿ES VIABLE LA UBICACIÓN PARA LA INSTALACION DE LA RED INTEGRAL DE

DATOS?

NO

SI

FIN


GENERAL

EVALUA Y DETERMINA

1

DETERMINA

RECIBE

MATERIAL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES


GENERAL

PROPONE NUEVA UBICACION

REVISA Y REALIZA VISITA

TARJETA DE SOLICITUD O

C


GENERAL


GENERAL

SEGUIMIENTO DE TRAYECTORIA Y

REQUERIMIENTO DE MANTENIMIENTO

ELABORA Y RECABA FIRMA

TARJETA INFORMATIVA O-1

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

INFORMATICA

ENTREGA

TARJETA INFORMATIVA O

C


ACUDE E INSTALA RED INTERAL DE

DATOS

MATERIALES


GENERAL

REALIZA PRUEBAS MICROSCANNER

¿EXISTEN FALLAS EN EL FUNCIONAMIENTO

DE LA RED INTERAL DE DATOS?

SI

CORRIGE FALLAS

1

2

INSTALA E INFORMA

MATERIALES


GENERAL2

ELABORA

TARJETA INFORMATIVA O-2

1

RECABA FIRMA

TARJETA INFORMATIVA

O

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

INFORMATICA

C

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA


GENERAL

NO


UA/DI29


3

Recibe de las áreas de la Contraloría General, Oficio de solicitud en origi-nal, los Documentos y los medios magnéticos la información para actuali-zar la página web.

Completa el formato de Control de actividades en original para llevar elregistro de la solicitudes de las áreas.

Analiza la información de los Documentos y los medios magnéticos paradeterminar qué información recibe y cómo procesarla.

¿Qué tipo de información recibe?

En caso de recibir gráficos o fotografías:Revisa la información de los Documentos y los medios magnéticos yselecciona el software con el que se procesaran los gráficos o las fotografías.

Digitaliza los gráficos o las fotografías y las graba en el formato correspon-diente a photoshop, fireworks, coreldraw, ilustrator o freehand.

Asigna a los gráficos o fotografías el formato en el que se darán a conocer enla web con extensiones TIFF, GIF, JPG, PNG.

Accesa al programa dreamweaver e inserta los gráficos o las fotografías pro-cesados.


En caso de recibir texto:Revisa la información recibida en los Documentos y en medio magnético ydetermina el programa que permita procesarla de acuerdo al volúmen de lamisma.

Procesa la información y selecciona el programa dreamweaver, fireworks,flash, frontpage, acrobat a fin de asignarle el formato adecuado y así poderbajar los textos al servidor de la red.

Realiza el diseño de la información procesada y de la página web en elsoftware correspondiente.

Realiza los hipervínculos para cada una de las páginas que seran actualiza-das y asigna extensiones HTML, JSP, ASP, PHP ó SWF de acuerdo al volúmende información procesada.

Accesa al Servidor de la Contraloría General y aloja las actualizaciones ymodificaciones realizadas a la página web.


1

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

4

5

6

7

8


DISEÑO, ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEBDISEÑO, ACTUALIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DEL SITIO WEB


INICIO

REVISA YDETERMINAPROGRAMA

RECIBE

COMPLETA

PROCESA YSELECCIONAPROGRAMA

REALIZA DISEÑO

REALIZAHIPERVINCULOS

Y ASIGNAEXTENSIONES

ACCESA Y ALOJAACTUALIZACIONES Y

MODIFICACIONES

DIGITALIZA YGRABA

ASIGNAFORMATO

1

2

ACUDE AL AREAY VALIDA

INFORMACION

2

EDITA PAGINAY REALIZA

HIPERVINCULOS

RECABAFIRMA

C

FIN


GENERAL

OFICIO DESOLICITUD

DOCUMENTOS

INFORMACION


¿QUE TIPO DEINFORMACION

RECIBE?

DOCUMENTOS

INFORMACION

TEXTO

SERVIDORCONTRALORIA

GENERAL

GRAFICOSO FOTOGRAFIAS REVISA Y

SELECCIONASOFTWARE

DOCUMENTOS

INFORMACION

ACCESA A PROGRAMAE INSERTA

1

¿ ES CORRECTALA INFORMACION

QUE SE PUBLICARA EN LA

RED ?


GENERAL


OFICIO DESOLICITUD

DOCUMENTOS

INFORMACION

NO

SI

O

O

ANALIZA INFORMACION

DOCUMENTOS

INFORMACION

A TRAVES DE LA RED DE LA

CONTRALORIA GENERAL

REALIZA AJUSTES A LA INFORMACION

O

O

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI32

Sept./2003

Nombre: Mantenimiento Preventivo de Equipo de Cómputo.

Objetivo:

Frecuencia: Periódica.

El Programa anual de mantenimiento preventivo al equipo de cómputo, se elaborará conbase en el inventario de equipo de cómputo con el que cuenten las áreas de la ContraloríaGeneral.

Las solicitudes de mantenimiento al equipo de cómputo, deberán ser registradas en el formatode Control de actividades, además de presentarse por escrito o vía telefónica en el Departa-mento de Informática.

El mantenimiento preventivo se proporcionará a los equipos siempre y cuando se cuente conlos materiales necesarios para la realización del servicio.

El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Informática para su mantenimientopreventivo, se devolverá a las áreas de la Contraloría General en el transcurso de un día hábil.

El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Informática solo para el traslado del equipode cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio.

Que el equipo de cómputo con el que cuenta la Dependencia se encuentre en un nivelfuncional óptimo, a fin de que las áreas de la Contraloría General puedan procesar conoportunidad la información que manejan.


UA/DI33


3

Obtiene del archivo cronológico permanente el Programa anual de mante-nimiento preventivo de equipo de cómputo en original y verifica las áreasde la Contraloría General a las que les corresponde el mantenimiento.

Elabora Tarjeta informativa en original y copia para informar al área corres-pondiente las fechas en que se proporcionará el mantenimiento preventivo alos equipos.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Informática en la Tarjetainformativa original y copia y entrega el original al área de la ContraloríaGeneral programada para mantenimiento y archiva como acuse de recibo lacopia de manera cronológica permanente con el Programa anual de man-tenimiento preventivo de equipo de cómputo en original.

Pasa el tiempo.

Informa vía telefónica, con un día de anticipación a las áreas de la ContraloríaGeneral de la programación del mantenimiento al equipo de cómputo y ela-bora Pase de salida en original y dos copias.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Informática y del responsable detrasladar el equipo en el Pase de salida, en original y dos copias.

Acude a las áreas de la Contraloría General retira la instalación del equipode cómputo programado para mantenimiento.

Entrega el Pase de salida original al guardia de seguridad, primera copia alDepartamento de Recursos Materiales y segunda copia la archiva de maneracronológica permanente.

Realiza mantenimiento preventivo y depura el software del equipo decómputo.

Verifica el funcionamiento del equipo de cómputo, revisando si existen fallascorrectivas en el hardware.

¿Existen fallas correctivas en el equipo de cómputo?

En caso de existir fallas correctivas en el equipo de cómputo:Informa verbalmente a las áreas de la Contraloría General que procederá elmantenimiento correctivo.

Fin.

Conecta con el procedimiento:Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

En caso de no existir fallas correctivas en el equipo de cómputo:Elabora Pase de salida para el equipo de cómputo en original y tres copiasy recaba firma del Jefe del Departamento de Informática y del responsable detrasladar el equipo de cómputo a las áreas que corresponda.


1

2

3

4

5

6

7

8

9

9A

10


UA/DI34


Traslada el equipo de cómputo a las áreas de la Contraloría General yentrega el Pase de salida en el orden siguiente:- El original al guardia de seguridad.- Primera copia al Departamento de Recursos Materiales.- Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

Entrega el equipo de cómputo en las áreas de la Contraloría General y loinstala informando a los usuarios que ya fue realizado el mantenimientopreventivo.



11

12


MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO DE COMPUTOMANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPO DE COMPUTO

O

PREVEN.

2

1


INICIO

VERIFICAMANTENIMIENTO

OPROG. ANUAL DE MANTTO. PREVEN. DE EQ. DE COMPUTO

C

VIA TELEFONICA

ELABORA

O-1TARJETAINFORMATIVA

RECABAFIRMA Y ENTREGA

JEFE DELDEPARTAMENTODE INFORMATICA

TARJETAINFORMATIVA

O

1

INFORMA YELABORA

ACUDE Y RETIRAINSTALACION

C

ENTREGA

PASE DESALIDA

O

REALIZAMANTENIMIENTO

PREVENTIVO

VERIFICA FUNCIONAMIENTO

EQUIPO DECOMPUTO


GENERAL

GUARDIA DE SEGURIDAD

EQUIPO DECOMPUTO


GENERAL

¿EXISTEN FALLAS CORRECTIVAS EN EL

EQUIPO DE COMPUTO?

SI

NO


PASE DE SALIDAO-2

1

-JEFE DELDEPARTAMENTODE INFORMATICA

PASE DESALIDA

O

TRASLADAY ENTREGA



C

ENTREGA, INSTALA E INFORMA


GENERAL

FIN

EQUIPO DECOMPUTO

EQUIPO DECOMPUTO

EQUIPO DECOMPUTO

C

-RESPONSABLE DE TRASLADAR EL EQUIPO

PROG. ANUAL

DE MANTTO.

DE EQ. DE COMPUTO

PASE DE SALIDA


GENERAL

INFORMAAREAS DE LA

CONTRALORIA GENERAL

FIN

EQUIPO DECOMPUTO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPODE COMPUTO.

O-2

1

RECABAFIRMA

PASE DE SALIDAO-2

- JEFE DEL DEPARTAMENTODE INFORMATICA

- RESPONSABLE DETRASLADAR EL EQUIPO

2

DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

VERBALMENTE

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


UA/DI36

Contralor General Unidad Administrativa

Dirección General deDesarrollo AdministrativoSept./2003 Sept./2003

Nombre: Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.

Objetivo:


Que el equipo de cómputo con el que cuentan las diversas áreas de laContraloría General se encuentre en óptimas condiciones, a fin de que lainformación que manejan pueda ser procesada oportunamente.

Los servicios de mantenimiento correctivo de equipo de cómputo, deberán anotarse en elformato de Control de actividades.

El mantenimiento correctivo se llevará a cabo a los equipos de cómputo siempre y cuando secuente con el material necesario para la realización del servicio.

El equipo de cómputo que se entregue al Departamento de Informática para su mantenimientocorrectivo, será devuelto a las áreas de la Contraloría General en tiempo y forma dependiendode la falla existente.

Descripción


Area Actividad

UA/DI37

1

1A

2

3

4

5

6

7

Determina de acuerdo a las condiciones del equipo de cómputo si la falladetectada requiere de la compra de refacciones.

¿Requiere de refacciones?

En caso de no requerir refacciones:Corrige las fallas al equipo de cómputo para que sea entregado en lasáreas de la Contraloría General.


En caso de requerir refacciones:Elabora Tarjeta informativa en original y copia para solicitar al Departa-mento de Recursos Materiales la compra de refacciones y recaba firma delJefe del Departamento de Informática.

Entrega al Departamento de Recursos Materiales la Tarjeta informativaoriginal y archiva como acuse de recibo la copia de manera cronológicapermanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Departamento de Recursos Materiales las refacciones solicita-das para el equipo que requiere de mantenimiento correctivo y efectúa lareparación que permita su funcionamiento adecuado.

Elabora Pase de salida en original y dos copias, para trasladar el equipode cómputo y recaba firma del Jefe del Departamento de Informática y delresponsable de trasladar el equipo de cómputo a las áreas quecorrespondan.

Traslada el equipo de cómputo a las áreas de la Contraloría General yentrega el Pase de salida en el orden siguiente:- El original al guardia de seguridad.- Primera copia al Departamento de Recursos Materiales.- Segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.

Entrega el equipo de cómputo en las áreas de la Contraloría General, loinstala e informa a los usuarios del mantenimiento realizado.




MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMPUTOMANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMPUTO



INICIO

COMPRA DEREFACCIONESDETERMINA

CORRIGE FALLAS¿REQUIERE

DEREFACCIONES?

NO

SI

ELABORA YRECABA FIRMA

TARJETAINFORMATIVA O-1

JEFE DELDEPARTAMENTODE INFORMATICA

ENTREGA

1

TARJETAINFORMATIVA

O

EQUIPO DECOMPUTO

C

EQUIPO DECOMPUTO

1

PASE DESALIDA

O

TRASLADAY

ENTREGA

2



EQUIPO DECOMPUTO

ENTREGA, INSTALAE INFORMA

EQUIPO DECOMPUTO


GENERAL

ELABORA YRECABA FIRMA

PASE DE SALIDA

O-2

USUARIOS

-JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA-RESPONSABLE DE TRASLADO

RECIBE Y EFECTUA REPARACION

REFACCIONES


FIN

C

1

1

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI39

Sept./2003

Nombre: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Sistema de Información).

Objetivo:


Las áreas de la Contraloría General (Oficinas Centrales, Oficinas Foráneas, Delegaciones Re-gionales y Contralorías Internas) que requieran asesoría técnica en cuanto a sistemas de infor-mación deberán hacerlo por escrito o vía telefónica.

El servicio de asesoría técnica relativo a los sistemas de información se registrará en el forma-to Control de actividades en el Departamento de Informática.

El Departamento de Informática deberá brindar asesoría técnica sobre la operación del Sistemade Información a las diversas áreas de la Contraloría General.

Atender las necesidades de los usuarios de equipo cómputo, de las diversasáreas de la Contraloría General que puedan presentarse, debido a la forma deoperación de los Sistemas de Información.


UA/DI40


3

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Contraloría General, lasolicitud de asesoría técnica debido a dudas en la forma de operación de losSistemas de Información o mal funcionamiento de los mismos.

Registra la solicitud de asesoría técnica en el formato de Control de Activi-dades en original y lo archiva de manera cronológica permanente.

Atiende la solicitud de asesoría técnica y analiza la duda o mal funciona-miento del Sistema de Información.

¿Cuál es la causa de la solicitud de asesoría?

En caso de que la solicitud de asesoría se deba a error por operación delusuario:Explica a las áreas de la Contraloría General la adecuada operación delSistema de Información, personalmente o vía telefónica.

Fin.

En caso de que la solicitud de asesoría sea por mal funcionamiento delSistema de Información:Determina la causa del mal funcionamiento.

¿Cuál es la causa del mal funcionamiento?

En caso de que se deba a la configuración del equipo de cómputo:Explica a las áreas de la Contraloría General personalmente o vía telefónicael proceso para la configuración óptima del equipo de cómputo.

Fin.

En caso de que se deba a una falla de programación:Realiza correcciones necesarias al Sistema de Información y se formulanlas pruebas de validación correspondientes.

Notifica vía telefónica a las áreas de la Contraloría General que el Sistemade Información ha sido modificado y actualizado para su uso, en caso deOficinas Centrales y en caso de Oficinas Foráneas, se envía el sistemaactualizado mediante correo electrónico o en medio magnético y se adjuntaprocedimiento a seguir para su instalación.



1

2

3

3A

4

4A

5

6


ASESORÍA PARA USUARIOS DE EQUIPO DE CÓMPUTO (SISTEMAS DE INFORMAASESORÍA PARA USUARIOS DE EQUIPO DE CÓMPUTO (SISTEMAS DE INFORMACIÓN)CIÓN)

INICIO


REGISTRA

EXPLICAOPERACION

DETERMINACAUSA

¿CUAL ESLA CAUSA

DE LASOLICITUD DE

ASESORIA?

ERROR POR OPERACION DEL

USUARIO

MAL FUNCIONAMIENTOSISTEMA DE

INFORMACION

FIN


O

RECIBESOLICITUD

DE ASESORIA

SISTEMA DE INFORMACION


GENERAL

EXPLICA PROCESOPARA LA

CONFIGURACIONOPTIMA

NOTIFICAMODIFICACION

Y ACTUALIZACION

¿CUAL ESLA CAUSA DEL MALFUNCIONAMIENTO?

CONFIGURACIONDEL EQUIPO

DE COMPUTO

FALLA DEPROGRAMACION

PERSONALMENTE O

VIA TELEFONICA


GENERAL


FIN

VIA TELEFONICA, VIA CORREO ELECTRONICO

O MEDIO MAGNETICO

ATIENDESOLICITUDY ANALIZA


REALIZACORRECCIONES

Y FORMULA PRUEBAS


GENERAL


FIN

EQUIPO DECOMPUTO


GENERAL

PERSONALMENTE O

VIA TELEFONICA

PERSONALMENTE O

VIA TELEFONICA

C

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DI42

Sept./2003

Nombre: Asesoría para Usuarios de Equipo de Cómputo (Soporte Técnico).

Objetivo:


Solucionar los problemas en cuanto a Soporte Técnico del equipo de cómputo serefiere, de las distintas áreas de la Contraloría General.

Las áreas de la Contraloría General deberán solicitar la asesoria relativa al soporte técnico deequipo de cómputo vía telefónica o personalmente al personal del Departamento de Informatica.

El servicio de asesoría de soporte técnico de equipo de cómputo se registrará en el formatoControl de actividades en el Departamento de Informática.

El Departamento de Informática tendrá la obligación de brindar asesoría técnica (vía telefónica)al personal de las distintas áreas de la Contraloría General sobre el equipo de cómputo.

El Pase de salida lo elaborará el Departamento de Informática solo para el traslado del equipode cómputo, cuando el área solicitante no se localice en el mismo edificio.


UA/DI43


3

Recibe vía telefónica de las distintas áreas de la Contraloría General, la soli-citud de asesoría técnica para la operación del sistema o equipo de cómpu-to.

Atiende vía telefónica la solicitud de asesoría técnica y evalúa el grado decomplejidad del problema presentado.

¿Es necesario revisar físicamente el equipo?

En caso de no ser necesario revisar físicamente el equipo:Explica vía telefónica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir lafalla presentada en el sistema o en el equipo de cómputo.

Comprueba vía telefónica con el usuario el funcionamiento u operación delsistema o equipo de cómputo.

Fin.

En caso de ser necesario revisar físicamente el equipo:Acude al área de la Contraloría General y verifica físicamente el equipo decómputo para determinar su traslado.

¿Requiere traslado físico del equipo de cómputo?

En caso de no requerir el traslado físico del equipo de cómputo:Explica al usuario los pasos detallados a seguir para corregir la falla presen-tada en el sistema o en el equipo de cómputo.

Comprueba con el usuario el funcionamiento u operación del sistema o equi-po de cómputo.

Fin.

En caso de requerir el traslado físico del equipo de cómputo:Elabora el Pase de salida del equipo de cómputo en original y dos copias yrecaba firma del Jefe del Departamento de Informática y del responsable detrasladar el equipo.

Traslada el equipo de cómputo al Departamento de Informática para realizarel mantenimiento correctivo y entrega el Pase de salida en original al guar-dia de seguridad, la primera copia al Departamento de Recursos Materiales yla segunda copia la archiva de manera cronológica permanente.


Conecta con el procedimiento:Mantenimiento Correctivo de Equipo de Cómputo.


1

2

2A

2A.1

3

3A

3A.1

4

5


ASESORÍA PARA USUARIOS DE EQUIPO DE CÓMPUTO (SOPORTE TÉCNICO)ASESORÍA PARA USUARIOS DE EQUIPO DE CÓMPUTO (SOPORTE TÉCNICO)

INICIO


ATIENDESOLICITUD Y

EVALUA


GENERALRECIBE

SOLICITUD DEASESORIA TECNICA

EXPLICA CORRECCION

ACUDE AL AREA Y VERIFICA

VIA TELEFONICA

TRASLADA Y ENTREGA

¿ES NECESARIO REVISAR

FISICAMENTE EL EQUIPO?

NO

SI

FIN

FIN

USUARIO

VIA TELEFONICA

VIA TELEFONICA

COMPRUEBAFUNCIONAMIENTO

Y OPERACIONUSUARIO

VIA TELEFONICA

EQUIPO DE COMPUTO


¿REQUIERE TRASLADO FISICO

DEL EQUIPO DE COPUTO?

NO

SI

FIN

USUARIO

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPO DE COMPUTO.

EXPLICACORRECCION

EQUIPO DE COMPUTO

COMPRUEBAFUNCIONAMIENTO

Y OPERACION

EQUIPO DE COMPUTO

USUARIO

PASE DE SALIDA O-2

- JEFE DEL DEPARTAMENTO DE INFORMATICA

- RESPONSABLE DE TRANSLADAR EL EQUIPO

PASE DE SALIDAO

1

2

EQUIPO DE COMPUTO

GUARDIA DESEGURIDAD

DEPARTAMENTO DE RECURSOSMATERIALES

C

Directorio

í

VCONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


pliquen responsabilidad administrativa. presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

L.A.E. Serafín Hernández SagaónJefe de la Unidad Administrativa

C.P. Yolanda Gómez FernándezJefa del Departamento de Recursos Financieros

Dra. María Magdalena Préstamo FuerteJefa del Departamento de Recursos Humanos

L.C. Karina de la Fuente IzaguirreJefa del Departamento de Recursos Materiales

L.I. Jorge Arturo Gloria CarralesJefe del Departamento de Informática

Firmas de Autorización

í

VICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


L.A.E. SERAFÍN HERNÁNDEZ SAGAÓNUNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVESEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.

LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOSDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

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