MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE …sistemas.cgever.gob.mx/2003/Normatividad_Linea/otros/manual_proc... · Revisa que el Formato de seguimiento de documentación del Siafev

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CONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

Manual de Procedimientos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOSDEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

Septiembre, 2003.

Indice

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Presentación ...................................................................................................................................... I

Organigrama......................................................................................................................................... II

Simbología ........................................................................................................................................... III

Descripciones de Procedimientos.................................................................................................................IV

1. Oficina de Control Presupuestal

1.1 Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectación Presupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado de Veracruz (Siafev)..............................................1

1.2 Elaboración del Proyecto de Presupuesto...........................................................................................6

1.3 Control Presupuestal.................................................................................................................13

1.4 Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.............................................................18

1.5 Elaboración de Conciliaciones Bancarias del Siafev ..................................................................22

1.6 Captura del Avance del Programa Operativo Anualde la Contraloría General ..........................................................................................................25

2. Oficina de Control Financiero

2.1 Recepción y Revisión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores yPrestadores de Servicios...................................................................................................................28

2.2 Recepción y Revisión de la Solicitud y Comprobación de Viáticos..........................................................33

2.3 Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente...................................................................................................39

2.4 Cierre Mensual Presupuestal.............................................................................................................45

3.Caja

3.1 Recepción de Recursos No Ejercidos.................................................................................................49

3.2 Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Revolvente...........................................................................54

3.3 Reposición de Fondo Revolvente de Caja.............................................................................................59

3.4 Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores...................................................................63

Indice

í



3. Oficina de Contabilidad

3.1 Elaboración de Estados Financieros............................................................................................66

3.2 Elaboración de Conciliaciones Bancarias............................................................................................70

3.3 Registro de Reintegro de Recursos...............................................................................................75

3.4 Registro de Comprobación de Recursos.............................................................................................78

3.5 Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Revolvente ............................................................81

Directorio....................................................................................................................................................V

Firmas de Autorización................................................................................................................................VI

Presentación

í

ICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


El Plan Veracruzano de Desarrollo 1999-2004 establece como su cuarto eje rector Dotar a la entidad conuna Administración Pública moderna que ofrezca mejores servicios.

Para lograr los niveles de productividad, eficiencia, eficacia, transparencia y calidad que la sociedad veracruzanaespera, es necesario que las Dependencias y Entidades cuenten con un marco administrativo que detalle lasactividades que de manera sistemática realizan las áreas que las integran.

Con estos propósitos de claridad y orden, la Contraloría General elaboró el Manual de Procedimientosde la Unidad Administrativa, como guía del quién y cómo se realizan las actividades, a través de las cuales seda cumplimiento a las atribuciones que le confiere el Reglamento Interior.

El presente documento es resultado del trabajo conjunto de la Unidad Administrativa y la Dirección Generalde Desarrollo Administrativo, y comprende los siguientes apartados:

*Organigrama, muestra las áreas que integran la Unidad Administrativa.

*Simbología, indica de manera gráfica el nombre y significado de los símbolos utilizados en los diagramas deflujo de cada procedimiento.

*Descripciones de procedimientos, señalan el nombre, objetivo, normas y descripción narrativa y gráfica(diagramas de flujo) de las rutinas de trabajo desarrolladas por las áreas que integran la Unidad Administrativa.

a) Descripción narrativa, expresa el orden, de manera lógica, detallada y secuencial, en que se desarrollanlas actividades de un procedimiento y señala quiénes son los responsables de su ejecución.

b) Diagramas de flujo, es la representación gráfica de un procedimiento.

* Directorio, enlista los nombres de los principales servidores públicos del área.

* Firmas de autorización, a través de las cuales se precisa la responsabilidad de cada área en la elaboración,revisión y autorización del documento.

Organigrama

í

IICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

OFICINA DECONTABILIDAD

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO

DEPARTAMENTODE RECURSOS

MATERIALES

DEPARTAMENTODE INFORMATICA

UNIDADADMINISTRATIVA

DEPARTAMENTODE RECURSOS

HUMANOS

OFICINA DE NOMINA

OFICINA DEADMINISTRACION DE

PERSONAL

OFICINA DESERVICIOS

GENERALES YCONTROL DEINVENTARIOS

OFICINA DEADQUISICIONES

OFICINA DETRANSPORTES

OFICINA DEDESARROLLO DEAPLICACIONES

OFICINA DEINFORMACION

Y DISEÑO

OFICINA DESOPORTE TECNICO

ENLACESADMINISTRATIVOS

Simbología

í

IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

TerminalIndica el inicio y término del procedimiento.

OperaciónRepresenta la ejecución de una actividad o acciones a realizar conexcepción de decisiones o alternativas.

Decisión y/o alternativaIndica el punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos oalternativas (preguntas o verificación de decisiones).

DocumentoRepresenta cualquier tipo de documento que se utilice, reciba, se genereo salga del procedimiento.

Archivo permanenteIndica que se guarda un documento de forma definitiva.

Archivo temporalIndica que el documento se guarda en forma eventual o provisional.

Sistema informáticoIndica el uso de un sistema informático en el procedimiento.

Pasa el tiempoRepresenta una interrupción del proceso.

Conector de actividadRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra parte lejana del mismo.

Dirección de flujo o líneas de uniónConecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse lasdistintas operación.

AclaraciónSe utiliza para realizar una aclaración correspondiente a una actividad delprocedimiento.


Simbología

í

IIICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA

DisqueteRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad mágnetica.

Disco compactoRepresenta la acción de respaldar la información generada en elprocedimiento en una unidad de lectura óptica.

Preparación o conector de procedimientoIndica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a finpara poder continuar el descrito.

Dirección de flujo de actividades simultáneasConecta los símbolos señalando el orden simultáneo de dos o másactividades que se desarrollan en diferente dirección de flujo.

Conector de páginaRepresenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo conotra página del mismo.

ObjetoEs la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro delprocedimiento.


í



IV

DESCRIPCIONES DEPROCEDIMIENTOS

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó Autorizó

í


UA/DRF1

Sept./2003


UnidadAdministrativa

Dirección General de Desarrollo Administrativo

Contralor GeneralSept./2003

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

En las Solicitudes-Comprobación de recursos deberá registrarse la autorización del t i tular delas áreas y del Jefe de la Unidad Administrat iva.

Las Solicitudes-Comprobación de recursos que reciba la Of icina de Control Presupuestal parala afectación del presupuesto y la l iberación de los recursos correspondientes, deberá ir acompa-ñada de la Documentación soporte en original que compruebe el gasto.

La Documentación soporte que se presente para comprobar el gasto, deberá contar con losrequisitos necesarios que para efectos f iscales establezca el Código Fiscal de la Federación ensu artículo 29A y su Reglamento.

Las Solicitudes-Comprobación de recursos que se reciban por concepto de capacitación, debe-rán ir acompañadas de un Oficio de autorización f i rmado por el grupo de trabajo integrado por laContraloría General, con el v isto bueno de la Directora General de Desarrol lo Administrativo y porla Secretaría de Finanzas y Planeación, con el v isto bueno del Director General de Administra-ción.

Las Solicitudes-Comprobación de recursos que se presenten por conceptos de promoción, de-berán entregarse a la Of icina de Control Presupuestal con una Orden de inserción y se env iaránmediante Oficio a la Coordinación General de Comunicación Social para que se tramite su pagoante la Secretaría de Finanzas y Planeación, poster iormente se recibirá de la SEFIPLAN of iciodonde se informe del monto afectado al presupuesto, conteniendo una relación donde se indicaproveedor, R.F.C., factura y monto pagado. De dicho oficio el original se archiva cronológicamentey la copia se anexa en la S.C.R.

Las Solicitudes-Comprobación de recursos por conceptos de pago de telefonía celular, deberánser env iadas a la Secretaría de Finanzas y Planeación para su trámite de pago para las afectacio-nes al presupuesto por concepto de telefonía convencional y energía eléctrica, la SEFIPLAN envíaun of icio donde solici ta se real ice la afectación presupuestal correspondiente, posteriormente elárea de recursos materiales val ida y recaba la documentación soporte.

La Secretaría de Finanzas y Planeación realizá el pago a proveedores y/o prestadores de serviciospor t ransmisión electrónica.

Recepción de Sol i c i tudes-Comprobac ión de Recursos para l a A fectaciónPresupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera del Estado deVeracruz (Siafev).

Real izar las afectaciones presupuestales de gasto corr iente para actualizar la dis-ponibi l idad presupuestal .

Descripción


Actividad

UA/DRF2

Area

3

Oficina de ControlPresupuestal

1

2

2A

3

4

4A

4A.1

Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original, la Documentación soporte en original y el Formatode seguimiento de documentación del Siafev en original y dos copias.

Rev isa que el Formato de seguimiento de documentacióndel Siafev en original y dos copias se encuentre autorizado porel Jefe del Departamento de Recursos Financieros y que los da-tos relevantes coincidan con los presentados en la Solicitud-Comprobación de recursos en original.

¿Coinciden los datos de los documentos presentados?

En caso de no coincidir los datos de los documentos:Dev uelve a la Of icina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original, la Documentación soporteen original y el Formato de seguimiento de documentacióndel Siafev en original y dos copias para que sean corregidos.

Continúa con la activ idad número 1.

En caso de coincidir los datos de los documentos:Sel la una copia del Formato de seguimiento de documenta-ción del Siafev y la devuelve a la Of icina de Control Financiero,y la segunda copia la archiva de manera cronológica permanen-te.

Rev i sa detal ladamente que coinc ida l a i nf ormac ión de laSolicitud-Comprobación de recursos con la Documentaciónsoporte ambas en or ig inal para que se cumpla con lanormatividad vigente.

¿Coinciden los datos y se apl ica la normativ idad v igente?

En caso de no co inc id i r los datos y de no apl icar lanormatividad:Dev uelve a la Of icina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original y la Documentación sopor-te en original para su corrección por el área que tramita y archi-va el Formato de seguimiento de documentación del Siafeven original de manera cronológica permanente.

Pasa el t iempo.

Recibe de la Of ic ina de Control Financiero la Solicitud-Com-probación de recursos en original y la Documentación sopor-te, en original corregidos.

de

Descripción


Actividad

UA/DRF3

Area


En caso de coincidir los datos y de aplicar la normativ idad:Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y captura losdatos de la Solicitud-Comprobación de recursos en originaly realiza la afectación al presupuesto.

Asigna el número de folio que corresponde del Siafev para con-trol en la Solicitud-Comprobación de recursos en original.

Integra y archiva de manera cronológica permanente en elExpediente contable, la Solicitud-Comprobación de recur-sos en original, la Documentación soporte en original y elFormato de seguimiento de documentación del Siafev enoriginal.

Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite elListado de órdenes de pago EP-CGE en dos tantos.

Recaba f irma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros en el Listado de órde-nes de pago EP-CGE, en dos tantos.

Envía al Departamento de Ordenes de Pago de la Secretaría deFinanzas y Planeación el Listado de órdenes de pago EP-CGE, en un tanto y archiva de manera cronológica permanentecomo acuse de recibo un tanto del mismo documento, el cualuti l izará como consulta de pagos tramitados.

Accesa al Módulo de Ordenes de Pago del Siafev y emite elreporte Orden de pago EP-PO en un tanto que uti l izará comoconsulta analít ica del pago programado y el reporte Pago aproveedores EP-CGE, en un tanto, que permite rev isar los pa-gos diarios a proveedores y archiva de manera cronológica per-manente ambos reportes.

FIN DEL PROCEDIMIENTO.

5

6

7

8

9

10

11


UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

RECEPCION DE SOLICITUDESRECEPCION DE SOLICITUDES--COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SCOMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

OFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

SOLICITUD/ COMPROBACION DE RECURSOS

O

SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS O

SOLICITUD-O

FORMATO DE SEG.

O-2

DOCUMENTACION SOPORTE

O

RECIBE


INICIO

OFICINA DE CONTROL FINANCIERO

O

REVISA

O

¿COINCIDEN LOS DATOS Y SE APLICA LA NORMATIVIDAD

VIGENTE?

¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS

PRESENTADOS?

NO

1

SI

ACCESA,CAPTURA DATOS Y

REALIZA AFECTACION

MODULO DE ORDENES DE PAGO

NO

SI


1

DE DOC. DEL SIAFEV

REVISA

O-2

FORMATO DE SEG.DE DOC. DEL SIAFEV

COMPROBACION DE RECURSOS

FORMATO DE SEG.

O-2


O

DEVUELVE

SOLICITUD-COMPROBACION DE RECURSOS

O

DE DOC. DEL SIAFEV


SELLA YDEVUELVE

1

FORMATO DE SEG.DE DOC. DEL SIAFEV

2

C



1


FORMATO DE SEG.

O


O

DEVUELVE


DE DOC. DELSIAFEV


O

RECIBE


OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO

2

2

ASIGNA FOLIO PARA CONTROL

C


RECEPCION DE SOLICITUDESRECEPCION DE SOLICITUDES--COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SCOMPROBACION DE RECURSOS PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)


LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE

1

LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE 2T

ACCESA Y EMITE


EXPEDIENTE CONTABLE

FORMATO DE SEG.

O


O

INTEGRA


DE DOC. DEL SIAFEV

C

RECABA FIRMA

ACCESA Y EMITE

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVAJEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

2T

T

ENVIA

LISTADO DE ORDENES DE PAGO EP-CGE T

C

ORDEN DE PAGOEP-PO

T


ACCESA Y EMITE

DEPARTAMENTO DE ORDENES DE PAGO DE LA SEFIPLAN

PAGO A PROVEEDORESEP-CGE

T

C

FIN

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF6




Contralor GeneralSept./2003 Sept./2003

Nombre: Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Objetivo:

Frecuencia: Anual.

Eá

Las unidades presupuestales de la Contraloría General, deberán apegarse para la elaboracióndel Proyecto de presupuesto a los Lineamientos de Presupuestación y Programaciónemi tidos por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La Of icina de Control Presupuestal asignará las claves necesarias a los usuarios, a f in de quecuenten con acceso di recto al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y así poderrealizar la captura de las part idas autorizadas.

La Unidad Administrativa convocará a las unidades presupuestales a reunión, para def inir laintegración y captura del Proyecto de presupuesto de la Dependencia y coordinar lasactiv idades a seguir.

La Of icina de Control Presupuestal, proporcionará a las unidades presupuestales la capaci ta-ción y asesoría para el manejo del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

La captura de las part idas correspondientes al Proyecto del presupuesto de las unidadespresupuestales deberán real izarse en el período establecido por el T i tular de la UnidadAdministrativa para cumplir en t iempo y forma con la programación emit ida por la ContraloríaGeneral.

Programar la disponibilidad presupuestal para el ejercicio anual con base en los criterios deracionalidad, disciplina y austeridad presupuestal y en apego a la normatividad emitida por laSecretaría de Finanzas y Planeación, considerando los programas de trabajo y las metas a alcanzarde cada una de las Unidades Presupuestales de la Contraloría General.

Descripción


Actividad

UA/DRF7

Area

3


1

2

3

4

5

6

7

Recibe del Jefe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departa-mento de Recursos Financieros, copia del Oficio circular para acudir a laSecretaría de Finanzas y Planeación y conocer los Lineamientos de pro-gramación y presupuestación y lo archiva de manera cronológica per-manente.

Pasa el t iempo.

Acude a la Secretaría de Finanzas y Planeación y recibe losLineamientos de programación y presupuestación y el Ma-nual de operación para el Módulo de Elaboración del Proyectode Presupuesto, en original.

Pasa el t iempo.

Participa en reunión convocada por el Titular de la Unidad Admi-nistrativa con los Jefes de Departamento de la Unidad y anali-zan los Lineamientos de programación y presupuestaciónen original para acordar fechas de reunión con las UnidadesPresupuestales de la Contraloría General.

Pasa el t iempo.

Recibe de la Unidad Administrativa a través del Jefe del Depar-tamento de Recursos Financieros, copia del Oficio circulardonde detal la fecha, lugar y número de áreas participantes en lareunión programada para dar a conocer a las UnidadesPresupuestales los Lineamientos de programación ypresupuestación.

Fotocopia los Lineamientos de programación ypresupuestación y el Manual de operación ambos en originalpara cada una de las áreas que participarán en la reunión pro-gramada por la Unidad Administrativa.

Elabora para cada una de las áreas participantes en la reunión,Cronograma de fechas de elaboración y entrega del proyectode presupuesto.

Integra Paquetes de documentos con los Lineamientos deprogramación y presupuestación, el Manual de operación yel Cronograma de fechas para cada una de las áreas que parti-ciparán en la reunión convocada por el Jefe de la Unidad Admi-nistrativa.

de

Descripción


Actividad

UA/DRF8

Area

Acude a la reunión y entrega los Paquetes de documentos acada una de las Unidades Presupuestales de la ContraloríaGeneral que participan donde se explicarán los Lineamientospara integrar el Proyecto de Presupuesto y la coordinacióncon el Departamento de Recursos Financieros y la Of icina deControl Presupuestal para asignar claves de acceso al Módulode Elaboración del Proyecto de Presupuesto.

Pasa el t iempo.

Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta u Oficio enoriginal y f irmado por cada ti tular en el cual indican los usua-rios que operarán el Módulo de Elaboración del Proyecto dePresupuesto.

Determina las claves para cada uno de los usuarios del Módulode Elaboración del Proyecto de Presupuesto y les informa v íatelefónica las claves asignadas, para que inicien la captura enel Módulo del Proyecto de Presupuesto y archiva de maneracronológica temporal la Tarjeta u Oficio en original en el cualse indicaron los usuarios que operarán el Módulo.

¿Los usuarios tienen dudas para operar el Módulo?

En caso de tener dudas para operar el Módulo:Recibe v ía telefónica de las Unidades Presupuestales la sol ici-tud de asesoría para el manejo del Módulo.

Acude a las áreas de las Unidades Presupuestales y proporcio-na la asesoría sobre el manejo del Módulo de Elaboración delProyecto de Presupuesto.


En caso de no tener dudas para operar el Módulo:Monitorea en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presu-puesto la captura que las Unidades Presupuestales de laContraloría General real izaron en las partidas autorizadas.

Verif ica en el Módulo de Elaboración del Proyecto de Presu-puesto la captura de las partidas autorizadas y determina si lasUnidades Presupuestales se apegaron a los montos autoriza-dos.

¿La captura de las partidas exceden los montos autorizados?

En caso de exceder los montos autorizados:Solicita v ía telefónica a las Unidades Presupuestales que efec-túen los ajustes correspondientes a cada una de las partidasque exceden los montos autorizados.

8

9

10

10A

10A.1

11

12

12A


Descripción


Actividad

UA/DRF9

Area


En caso de no exceder los montos autorizados:Recibe de las Unidades Presupuestales la Tarjeta informati-va en original para notif icar la conclusión de la captura del Pro-yecto de presupuesto y la archiva de manera cronológica per-manente.

Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y revisacada una de las partidas capturadas por las Unidades Presupuestales yrealiza los últimos ajustes.

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto los repor-tes del Proyecto de presupuesto en original.

Elabora Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivelsector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte porcapítulo de gasto comparativo con el ejercicio anterior, ambos documen-tos en original.

Entrega a la Unidad Administrativa a través del Jefe del Departamento deRecursos Financieros para revisión los siguientes documentos:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,Reporte por capítulo de gasto en original yProyecto de presupuesto, en original.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Unidad Administrativa los documentos siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, enoriginal,Reporte por capítulo de gasto, en original yProyecto de presupuesto, en original.

¿Existen ajustes a los reportes?

En caso de existir ajustes a los reportes:Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los ajustescorrespondientes a los reportes siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector, enoriginal,Reporte por capítulo de gasto en original yProyecto de presupuesto, en original.

Accesa al Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto y efectúalos ajustes a las partidas correspondientes, en el proyecto de presupues-to.

13

14

15

16

17

18

18A

18A.1


Descripción


Actividad

UA/DRF10

Area

Ajusta el Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivelsector por Unidad Presupuestal, partida y programa y el Reporte porcapítulo de gasto comparativo, ambos documentos en original.

Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto el Proyec-to de Presupuesto en original.

Entrega a la Unidad Administrativa, a través del Jefe del Departamento deRecursos Financieros para que sean remitidos a la Secretaría de Finan-zas y Planeación, los documentos siguientes:Reporte de presupuesto concentrado comparativo a nivel sector enoriginal,Proyecto de presupuesto en original,Reporte por capítulo de gasto en original.

Continúa con la actividad número 19.

En caso de no existir ajustes a los reportes:Emite del Módulo de Elaboración del Proyecto de Presupuesto dos tantosde los reportes del Proyecto de presupuesto y entrega un tanto a laUnidad Administrativa para que se remita a la Secretaría de Finanzas yPlaneación y un tanto lo archiva de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, una copia delOficio de autorización del presupuesto, para que con base en este serealicen en el transcurso del año los ajustes que procedan y la archiva demanera cronológica permanente.


18A.2

18A.3

18A.4

19

20



ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

CRONO-GRAMA

C

TARJETA INFORMATIVA O

O

MANUAL DE OPERACION

OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

RECIBE

OFICIO CIRCULAR

1

INICIO

ACUDE Y RECIBE

JEFE DELDEPARTAMENTO

DE RECURSOSFINANCIEROS O

FOTOCOPIA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

MANUAL DE OPERACION

O

DETERMINA CLAVESE INFORMA

¿LOS USUARIOS TIENEN DUDAS PARA

OPERAR EL MODULO?

ACUDE A REUNION Y ENTREGA

PAQUETE DEDOCUMENTOS

¿LA CAPTURA DE LAS PARTIDAS EXCEDEN

LOS MONTOS AUTORIZADOS?

ACUDE Y PROPORCIONA

ASESORIA

SI

C

SECRETARIADE FINANZAS

Y PLANEACION

OLINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

PARTICIPA EN REUNION

1OFICIO CIRCULAR

RECIBE

JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS FINANCIEROS

ELABORA

CRONOGRAMA

INTEGRA

LINEAMIENTOS DE PROGRAMACION Y PRESUPUESTACION

MANUAL DE OPERACION

PAQUETE DE DOCUMENTOS

RECIBE

RECIBE SOLICITUDDE ASESORIA

UNIDADESPRESUPUESTALES

1

NO

SOLICITAAJUSTES

VIA TELEFONICA

2

SI

NO

RECIBE

UNIDADES PRESUPUESTALES

1

MONITOREA LACAPTURA

MODULO DE ELABORACION DE

PROYECTO DE PRESUPUESTO

VERIFICA, CAPTURA Y DETERMINA



1

2


TARJETA UOFICIO O




VIA TELEFONICA

TARJETA UOFICIO O

C

PARA CADA UNO DE LOS USUARIOSDEL MODULO DE ELABORACION

DEL PROYECTO DE PRESUPUESTO

VIA TELEFONICAUNIDADESPRESUPUESTALES


ELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOELABORACION DEL PROYECTO DE PRESUPUESTOOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

OPROYECTO DE PRESUPUESTO

1

EMITE



OREPORTE POR CAPITULO DE GASTO

O

REPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

ELABORA

O

O

REPORTE POR CAPITULODE GASTO

O


RECIBE


UNIDAD ADMINISTRATIVA

¿EXISTEN AJUSTES A LOS REPORTES?

SI

NO

O

O


OREPORTE DE PRESUPUESTO CONCENTRADO COMPARATIVO A NIVEL SECTOR

RECIBE AJUSTES


ACCESA Y EFECTUA AJUSTES



O


O


AJUSTA

O


ENTREGA




3TPROYECTO DE PRESUPUESTO

EMITE



UNIDAD ADMINISTRATIVA

C

1OFICIO DE AUTORIZACION

RECIBE

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE

RECURSOS FINANCIEROS

FIN

O

O

REPORTE POR CAPITULO DE GASTO


ENTREGA




T

C

3



ACCESA Y REALIZAAJUSTES


PROYECTO DE PPTTO

EMITE



PROYECTO DEPRESUPUESTO O

REPORTE POR CAPITULO DE GASTO

O

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF13

Sept./2003





Nombre: Control Presupuestal.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

El Control Presupuestal se realizará en apego a lo establecido en el Código Financiero para elEstado de Veracruz y en el Decreto del Presupuesto de Egresos.

El Departamento de Recursos Financieros entregará a f in de cada mes a las áreas de laContraloría General un avance presupuestal de las partidas a efecto de que conozcan sudisponibi l idad y conci l ien sus cif ras en los Sistemas internos de control presupuestal.

Verificar que las partidas cuenten con disponibilidad presupuestal en tiempo y en forma para que laContraloría General cumpla con los compromisos establecidos.

Descripción


Area Actividad

UA/DRF14

Recibe de las diversas áreas de la Contraloría General Tarjeta desolicitud en original y el Anexo de solicitud de transferencias yrecalendarizaciones presupuestales en original.

Analiza el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizacionespresupuestales en original, verifica que se apeguen a las normas estable-cidas para el control presupuestal.

¿Proceden las transferencias y recalendarizaciones?

En caso de que no procedan las transferencias y recalendarizaciones:Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar al área de laContraloría General los motivos por los cuales no proceden las transferen-cias y las recalendarizaciones y recaba firma del Jefe del Departamento deRecursos Financieros.

Entrega la Tarjeta informativa en original al área de la Contraloría Generalque solicitó las transferencias y las recalendarizaciones presupuestales yarchiva como acuse de recibo la copia de manera cronológica permanentecon la Tarjeta de solicitud original y el Anexo de solicitud de transfe-rencias y recalendarizaciones presupuestales en original.

Fin.

En caso de proceder:Envía por correo electrónico a la Dirección General de Programación y Pre-supuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación el archivo de transfe-rencias y recalendarizaciones, previamente revisado para que se realice laafectación presupuestal correspondiente.

Elabora Tarjeta informativa en original y copia para notificar a las áreas dela Contraloría General de las transferencias que proceden.

Recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros en laTarjeta informativa en original y copia y entrega el original al área de laContraloría General que solicita las transferencias y las recalendarizacionespresupuestales y archiva la copia como acuse de recibo de maneracronológica permanente junto con la Tarjeta de solicitud original.

Obtiene Fotocopia del Anexo de solicitud de transferencias yrecalendarizaciones presupuestales en original y archiva la fotocopia demanera cronológica permanente.

Elabora el Oficio de solicitud de transferencias y recalendarizaciones enoriginal y copia para que sean remitidos a la Secretaría de Finanzas yPlaneación para su autorización y recaba la firma del Jefe de la UnidadAdministrativa a través del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

1

2

2A

2A.1

3

4

5

6

7


Descripción


Area Actividad

UA/DRF15

Remite a la Secretaría de Finanzas y Planeación el Oficio de solicitudoriginal y el Anexo de solicitud de transferencias y recalendarizacionespresupuestales en original y archiva la copia del Oficio de solicitud comoacuse de recibo de manera cronológica permanente.

Pasa el tiempo.

Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y verifica que las transferencias y las recalendarizaciones seencuentren autorizadas y emite el Reporte de avance presupuestal enlos tantos necesarios para informar a las Unidades Presupuestales delmismo módulo emite el Reporte de transferencias por unidadpresupuestal y programa en los tantos necesarios.

Elabora Tarjeta en original y copia para enviar a las UnidadesPresupuestales el reporte del avance presupuestal y el reporte de transfe-rencias y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Turna a las Unidades Presupuestales la Tarjeta en original con el Repor-te de avance presupuestal y el Reporte de transferencias en un tantopara informar de los movimientos registrados en el mes, a la Oficina deControl Financiero el Reporte de avance presupuestal y el Reporte detransferencias en un tanto y archiva de manera cronológica permanentela Tarjeta en copia y el Reporte de avance presupuestal y el Reportede transferencias en un tanto.

Prepara los siguientes reportes trimestrales del gasto y se envían a laSecretaría de Finanzas y Planeación:- Estado de flujo de efectivo, en un tanto,- Estado económico de los ingresos y gastos, en un tanto y- Estado analítico de programas en un tanto.


Conecta con el Procedimiento:Cierre Mensual Presupuestal.

8

9

10

11

12



CONTROL PRESUPUESTALCONTROL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

1

OFICIO DE SOLICITUD

OANEXO DE SOLICITUD DE

TRANS. Y RECALEN. PPTS.

C

AREA DE LA CONTRALORIA

GENERAL

1

O

RECIBE

TARJETA DE SOLICITUD

O

INICIO

ANALIZA

AREAS DE LA CONTRALORIA

GENERAL

ANEXO DE SOLICITUD DE O

¿PROCEDENLAS TRANSFERENCIAS YRECALENDARIZACIONES?

NO

SI

1

TRANS. Y RECALEN. PPTS.

ANEXO DE SOLICITUD DETRANS. Y RECALEN. PPTS.

ARCHIVO DE TRANSFERENCIAS Y

RECALENDARIZACIONES

ENVIA

O-1TARJETAINFORMATIVA

ELABORA

RECABAFIRMA Y ENTREGA

TARJETAINFORMATIVA

O



O

TARJETA DE SOLICITUD

OBTIENE FOTOCOPIA

OANEXO DE SOLICITUD DETRANS. Y RECALEN. PPTS.

C

ELABORA YRECABA FIRMA

O-1OFICIO DE SOLICITUD

JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

REMITE

OOFICIO DE SOLICITUD

SECRETARIA DE FINANZAS Y

PLANEACION

F

C

DIRECCION GENERALDE PROGRAMACION

Y PRESUPUESTODE LA SEFIPLAN

CORREOELECTRONICO

TARJETAINFORMATIVA

O-1


JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

C

1

ENTREGA

TARJETAINFORMATIVA

O

O

TARJETA DE SOLICITUD ANEXO DE

SOLICITUD DETRANSFERENCIA Y

RECALEN. PPTS.O

FIN

AREA DE LA CONTRALORIA GENERAL


CONTROL PRESUPUESTALCONTROL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

REPORTE DETRANSFERENCIAS

1

T

TARJETAREPORTE

DE AVANCEPRESUPUESTAL

C

TREPORTEDE AVANCE

PRESUPUESTAL


TARJETA O-1

1

MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE PRESUPUESTO Y

CONTABILIDAD DEL SIAFEV

ACCESA, VERIFICA TRANSFERENCIAS

Y EMITE


NECESARIOS PARA INFORMAR A LAS


FIN

T

TURNA

TARJETA O

JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

REPORTEDE AVANCE

PRESUPUESTAL

UNIDADESPRESUPUESTALES

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:CIERRE MENSUAL PRESUPUESTAL

REPORTEDE AVANCEPRESUPUESTAL

T


T

T

PREPARA Y ENVIA

ESTADO DE FLUJODE EFECTIVO

T

T

ESTADOECONOMICO DELOS INGRESOSY GASTOS

ESTADOANALITICO DEPROGRAMAS


T


T

T

SECRETARIA DEFINANZAS YPLANEACÓN

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF18

Sept./2003



Dirección General de Desarrollo Administrativo Contralor General

Sept./2003

Nombre:

Objetivo:

Frecuencia: Mensual.

Eá

La preparación de los Estados Financieros se real izará con base en los pr incipios deContabil idad Gubernamental Generalmente Aceptados, así como en los l ineamientos para elejercicio del presupuesto de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Los Estados Financieros deberán elaborarse de acuerdo a lo establecido en el CódigoFinanciero para el Estado de Veracruz.

Para el registro de las operaciones contables se deberá considerar el catálogo general decuentas establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Elaboración de Estados Financieros del Gasto Corriente.

Generar información financiera veraz y oportuna que permita analizar los registros contablesrealizados durante el ejercicio, facilitar la toma de decisiones e integrar la cuenta pública deGobierno del Estado de Veracruz.

Descripción


Actividad

UA/DRF19

Area

3


1

2

3

4

5

5A

5A.1

6

7

Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y emite el Reporte INF balanza de comprobación nivel 6sector 30, en un tanto, para su análisis.

Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y elaboralas pólizas manuales que corresponden a los movimientos realizados.

Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev y revisaque las pólizas elaboradas hayan sido contabilizadas por el área de Con-tabilidad Gubernamental de la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Accesa y emite del Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto yContabilidad del Siafev el Reporte de avance presupuestal por partida ya nivel sector, en un tanto y el Reporte INF balanza de comprobaciónnivel 6 sector 30, en un tanto.

Valida el importe del presupuesto ejercido en el Reporte de avancepresupuestal por partida y a nivel sector en un tanto y en el Reporte INFbalanza de comprobación nivel 6 sector 30, en un tanto.

¿Es correcta la información?

En caso de no estar correcta la información:Accesa al Módulo de Creación de Asientos Contraloría del Siafev, realizaajustes a las pólizas manuales.

Accesa al Módulo de Consultas y Reportes de Presupuesto y Contabilidaddel Siafev y emite el Reporte de avance presupuestal por partida y anivel sector, en un tanto y el Reporte INF Balanza de comprobaciónnivel 6 sector 30 en un tanto para sustituir a los reportes anteriores quepresentan ajustes.


En caso de estar correcta la información:Elabora y captura en Programa word las Notas a los estadosfinancieros que permitan dar una interpretación amplia y clarasobre la apl icación de los recursos presentados en los estadosf inancieros.

Emi te los reportes f inancieros siguientes:- INF Balance general nivel 4 sector 30, en dos tantos,- INF Balanza de comprobación nivel 6 sector 30, en un tan-to,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 30 en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 30 en untanto,

de

Descripción


Actividad

UA/DRF20

Area


8

9

10

- INF Avance por sector a nivel partida en dos tantos.- Notas a los estados financieros, en dos tantos,- Resumen de movimientos del almacén de materiales ysuministros, en dos tantos,- Arqueo de fondo revolvente, en dos tantos.

Integra dos tantos de los estados financieros cada uno con los documentossiguientes:- INF Balance general nivel 4 sector 30, en un tanto,- INF Balanza de comprobación nivel 4 sector 30, en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 4 sector 30 en untanto,- INF Estado de ingresos y egresos nivel 6 sector 30 en untanto,- INF avance por sector a nivel partida en dos tantos.- Notas a los estados financieros, en un tanto,- Resumen de movimientos del almacén de materiales ysuministros, en un tanto,- Arqueo de fondo revolvente, en un tanto.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los EstadosFinancieros, en dos tantos, a fin de que se recabe la firma de autorizacióndel Jefe de la Unidad Administrativa y del titular de la Dependencia y seremita a la Secretaría de Finanzas y Planeación.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros los Estadosfinancieros en un tanto con el registro de las firmas del Jefe de la Uni-dad Administrativa y del titular de la Dependencia y lo archiva comoacuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación de maneracronológica permanente.



ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS DEL GASTO CORRIENTEELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS DEL GASTO CORRIENTE


RESUMEN DEMOVIMIENTOSDELALMACEN

T

T

NOTAS ALOS ESTADOSFINANCIEROS

ARQUEO DEFONDOREVOLVENTE

T

INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 30

T

T

INF ESTADODE INGRESOSY EGRESOSNIVEL 4

T

INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 4 SECTOR 30


T

INF AVANCEPOR SECTORA NIVELPARTIDA

2T

RESUMEN DEMOVIMIENTOSDELALMACEN

2T

2T

NOTAS ALOS ESTADOSFINANCIEROS

ARQUEO DEFONDOREVOLVENTE

2T

INICIO

ACCESAY

EMITE

MODULO DE CONSULTAS Y REPORTES DE

PRESUPUESTO Y CONTABILIDADREPORTE BALANCE DE COMPROBACION EP T

ACCESA Y ELABORA POLIZAS

MODULO CREACION ASIENTOS

CONTRALORIA

ACCESA Y REVISA

POLIZAS


CONTRALORIA

T

T

ACCESA Y EMITE

MODULO CONSULTAS Y REPORTES DE

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

REPORTE AVANCE PRESUPUESTAL

POR PARTIDA Y A NIVEL SECTOR

1

ELABORA Y CAPTURA

NOTAS

PROGRAMA WORD

EMITEREPORTES

FINANCIEROS

INF BALANCE GENERAL NIVEL 4 SECTOR 30

2T

T


T

INTEGRA LOSESTADOS FINANCIEROS

ENTREGA PARAAUTORIZACION

ESTADOS FINANCIEROS 2T



JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

C

FIN

RECIBE

ESTADOS FINANCIEROS T

1

ACCESA Y EMITE

MODULO DE CONSULTAS Y

REPORTES

REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL

T

T

¿ES CORRECTA LA

INFORMACION?

NO

SI

ACCESA Y REALIZA

AJUSTES A POLIZAS


CONTRALORIA

VALIDA IMPORTEPRESUPUESTO EJERCIDO

REPORTEAVANCEPRESUPUESTAL

T

T

EPREPORTE

BALANCE DECOMPROBACIONRESUMEN 1

EPREPORTE


EPREPORTE


INF BALANZA DE COMPROBACION NIVEL 6 SECTOR 30


T

INF AVANCEPOR SECTORA NIVELPARTIDA

2T

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF22

Sept./2003





Nombre:

Objetivo:


Eá

Las Conciliaciones bancarias se realizarán en apego a lo establecido en el Código Financieropara el Estado de Veracruz y en los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.

Las Conciliaciones bancarias, deberán elaborarse los primeros cinco días hábiles de cadames a f in de que sean entregados con oportunidad al Jefe del Departamento de RecursosFinancieros.

Los archiv os de nómina que el Departamento de Recursos Humanos entregue en mediomagnético al Departamento de Recursos Financieros, deberán ser cargados en el Módulo deConcil iaciones Bancarias del Siafev, a f in de que sean concil iados contra los Estados de cuen-ta bancarios.

Los archivos de nómina correspondientes al personal de base y contrato se recibi rán delDepartamento de Recursos Humanos en medio magnético de manera quincenal.

Elaboración de Concil iaciones Bancarias del Sistema Integral de AdministraciónFinanciera del Estado de Veracruz (Siafev).

Verif icar los saldos de las cuentas bancarias de nómina contra los estados decuenta que se generen en la Contraloría General.

Descripción


Actividad

UA/DRF23

Area

3


1

2

3

4

5

6

7

8

9

Recibe del Departamento de Recursos Humanos a través del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros, Tarjeta informativa en original, elReporte de cifra control de nómina en original y el medio magnético conlos archivos de nómina para que sean cargados en el Módulo deConciliaciones Bancarias del Siafev.

Accesa al Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev, carga los archivosde nómina contenidos en el medio magnético y lo archiva de maneracronológica permanente junto con la Tarjeta informativa original y el Re-porte de cifras control en original.

Emite del Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev un Reporte decheques emitidos en el período de gasto corriente y de nómina en untanto a fin de conciliarlos con los Estados de cuenta bancarios.

Accesa al Sistema Cash Windows y emite los Estados de cuentabancarios de nómina en un tanto.

Accesa al Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev y captura las can-tidades de los cheques pagados de acuerdo a los Estados de cuenta ban-carios en un tanto emitidos con anterioridad.

Emite del Módulo de Conciliaciones Bancarias del Siafev el Reporte decheques pagados en un tanto, el Reporte de cheques vigentes o entránsito en dos tantos para respaldar el soporte de la conciliación.

Obtiene del archivo cronológico temporal el Reporte auxiliar de bancos enoriginal y elabora la Conciliación bancaria en dos tantos con el Reportede cheques vigentes o en tránsito en dos tantos y los Estados de cuentabancarios en un tanto.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros la Conciliaciónbancaria en dos tantos para que sea firmada y remitida a la Secretaría deFinanzas y Planeación con el Reporte de cheques vigentes o entránsito en un tanto y los Estados de cuenta bancarios en un tanto yarchiva el Reporte auxiliar de bancos, en original de manera cronológicapermanente.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros un tanto de laConciliación bancaria firmada por el Jefe de la Unidad Administrativa y laarchiva como acuse de recibo de la Secretaría de Finanzas y Planeación demanera cronológica permanente.


de


ELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS DEL SIAFEVELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS DEL SIAFEVOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

ESTADOS DE CUENTA BANCARIOS

T

2TREPORTE DE CHEQUES

VIGENTES O EN TRANSITO

2T

ARCHIVO DE NOMINA

REPORTE DE CIFRA CONTROL

O

ARCHIVO DE NOMINA

O

INICIOJEFE DEL DEPARTAMENTO


TARJETA INFORMATIVA

O

RECIBE

TARJETA INFORMATIVA O

ACCESA Y CARGA

MODULO DE CONCILIACIONES

BANCARIAS

REPORTE DE CIFRA CONTROL



FIN

C

REPORTE DE CHEQUES EMITIDOS EN EL PERIODO

EMITE


BANCARIAS


ACCESA y EMITE

CASH WINDOWS

T


ACCESA Y CAPTURA


BANCARIAS

REPORTE DE CHEQUES PAGADOS

EMITE


BANCARIAS

T

REPORTE DE CHEQUES

CONCILIACION BANCARIA

2T

REPORTE AUXILIAR DE BANCOS

OBTIENE Y ELABORA

O


T

T

REPORTE AUXILIAR DE BANCOS

ENTREGA

2T



REPORTE DE CHEQUES


O

C


RECIBE

T



C

C

FIRMA DEL JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA

T

T

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF25

Sept./2003





Nombre:

Objetivo:

Frecuencia: Trimestral.

Eá

El seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se realizará en apego a loestablecido en el Código Financiero para el Estado de Veracruz.

La captura y seguimiento a los avances del Programa Operativo Anual, se efectuarán consi-derando los Lineamientos Internos para el Ejercicio del Gasto.

Contar con la información necesaria que permita medir el cumplimiento de los programas detrabajo establecidos por las áreas de la Contraloría General.

Captura del Avance del Programa Operativo Anual de la Contraloría General.

Descripción


Actividad

UA/DRF26

Area

Recibe de las áreas de la Contraloría General, la Tarjeta informativa enoriginal para informar de la captura del Programa Operativo Anual enoriginal.

Realiza el cierre trimestral del Programa Operativo Anual en el Módulode Presupuesto del Siafev y emite en tres tantos los reportes siguientes:- Avance físico de actividades,- Avance físico financiero a nivel programa y- INF Avance programático (objeto de gasto).valida la información financiera que refleja los reportes.

Entrega al Jefe del Departamento de Recursos Financieros los reportesde Avance físico de actividades, Avance físico financiero a nivelprograma en tres tantos y el INF Avance programático, a fin de que seremita el primer tanto a la Secretaría de Finanzas y Planeación y el segun-do tanto a la Dirección General de Control y Evaluación.

Pasa el tiempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros el tercer tantode los reportes de Avance físico de actividades, Avance físicofinanciero a nivel programa y el INF avance programático debida-mente sellado por la Secretaría de Finanzas y Planeación, y los archiva demanera cronológica permanente.


1

2

3

4



CAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA CONTRALORICAPTURA DEL AVANCE DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL DE LA CONTRALORIA GENERALA GENERALOFICINA DE CONTROL PRESUPUESTAL

INICIO

AREAS DE LA CONTRALORIA

GENERAL

TARJETA INFORMATIVA

O

RECIBE

REALIZA CIERRE Y EMITE REPORTES

INF AVANCE PROGRAMATICO

AVANCE FISICO FINANCIERO

AVANCE FISICO DE ACTIVIDADES

3T

3T

3T




ENTREGA

3T

3T

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS



RECIBE

T

T



T

3T

C

FIN

MODULO DE PRESUPUESTO

DEL SIAFEV


Procedimiento

Normas


í


UA/DRF28

Sept./2003





Nombre:

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

Recepción y Rev isión de Trámites de Pagos Directos a Proveedores y Prestadoresde Serv icios.

Verificar que las áreas de trabajo de la Contraloría General cumplan con la normatividad establecidapara afectar el presupuesto y tramitar pagos.

El trámite de pago a proveedores y prestadores de servicios que realicen las áreas de trabajo de la ContraloríaGeneral deberá integrar la justificación de la adquisición y/o contratación de servicios, además de la autorizaciónpara el trámite directo por parte del Departamento de Recursos Materiales.

La Documentación soporte del trámite del pago directo, que el Departamento de Recursos Materiales y laOficina de Adquisiciones presente deberá integrarse por la Factura, Pedido, Contrarecibo, Cuadrocomparativo, Cotizaciones y en el caso de derivarse de un evento de licitación, anexar el Acta de Subcomitéde Adquisiciones y Obras Públicas y el Acta de fallo correspondiente.

La Documentación soporte del pago directo que se tramite deberá cumplir con lo establecido en el CódigoFiscal de la Federación en su artículo 29A y con los Lineamientos Internos establecidos por el Departamento deRecursos Financieros para liberación de recursos.

La recepción de trámites de pago directo procederá sólo si se cuenta con disponibilidad presupuestal, seráresponsabilidad del área que tramita, solicitar en la Oficina de Control Presupuestal los movimientos que permitanliberar recursos.

Descripción


Area Actividad

UA/DRF29

3

Oficina de ControlFinanciero

1

1A

2

3

3A

3A.1

3A.2

3A.3

Recibe de las áreas de la Contraloría y del Departamento de RecursosMateriales la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia, yla Documentación soporte y determina, con base en los documentos arevisar, el área que tramita.

¿ Cual es el área que tramita ?

En caso de ser las áreas de la Contraloría:Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Com-probación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Ofi-cio de autorización en original, a través del cual el Departamento de Re-cursos Materiales autoriza que se realice la compra o contratación del ser-vicio.


En caso de ser el Departamento de Recursos Materiales:Revisa la Documentación soporte que se integra por la Solicitud-Com-probación de recursos en original y copia, la Factura en original, el Pedi-do en un tanto, el Contrarecibo en un tanto, el Cuadro Comparativo enun tanto, las Cotizaciones en copia y en caso de ser pago de licitaciónpública o simplificada el Acta de subcomité de adquisiciones y obraspúblicas en fotocopia y Acta de fallo en fotocopia.

Verifica los requisitos establecidos por el Departamento de Recursos Fi-nancieros para la recepción de documentos para pago en la Solicitud-Comprobación de recursos en original y copia y en la Documentaciónsoporte.

¿ Cumple con los requisitos ?

En caso de no cumplir con los requisitos:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna número de folio para control interno y firma el documen-to.

Informa y recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original y co-pia.

Recaba firma de las áreas de la Contraloría y/o del Departamento de Recur-sos Materiales en el formato Devolución/disminución de documentosen original y copia.

Entrega a las áreas de la Contraloría y/o al Departamento de RecursosMateriales el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal, Documentación soporte, solicita los ajustes que correspondan y ar-chiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminuciónde documentos en copia.


de

Descripción


Area Actividad

UA/DRF30

En caso de cumplir con los requisitos:Accesa y verifica disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto.

¿Cuenta con disponibilidad?

En caso de no contar con disponibilidad:Informa y entrega a las áreas de la Contraloría o en su caso al Departa-mento de Recursos Materiales la Solicitud-Comprobación de recursosen original y copia y la Documentación soporte.

Fin.

En caso de contar con disponibilidad:Afecta disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto de acuerdo alas partidas que correspondan a la adquisición o contratación de servicios.

Elabora el Seguimiento de documentación del Siafev, en original ydos copias, con el registro de los datos que correspondan a los documen-tos que se tramitan para pago.

Asigna número de folio para control interno y firma el Seguimiento dedocumentación del Siafev en original y dos copias.

Entrega a la Oficina de Control Presupuestal, para trámite de pago, elSeguimiento de documentación del Siafev, en original y una copia, laSolicitud-Comprobación de recursos en original y la Documentaciónsoporte, y archiva como acuse de recibo de manera cronológica perma-nente el Seguimiento del Siafev, segunda copia y la Solicitud-Com-probación de recursos en copia.


Conecta con el procedimiento:Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afectaciónpresupuestal en el Sistema Integral de Administración Financiera delEstado de Veracruz (Siafev).


4

4A

5

6

7

8


RECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORESRECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSY PRESTADORES DE SERVICIOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

- AREAS DE LACONTRALORIA

- DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

INICIO

RECIBE Y DETERMINA DOCUMENTOS

A REVISAR

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS

DOCUMENTACIONSOPORTE

O-1

- AREAS DE LA CONTRALORIA- DEPARTAMENTO DE RECURSOS

MATERIALES

AREAS DE LA CONTRALORIA¿CUAL ES EL

AREA QUE TRAMITA ?

REVISA DOCUMENTACION

SOPORTE


FACTURA

OFICIO DEAUTORIZACION

1

REVISADOCUMENTACION

SOPORTE


FACTURA

PEDIDO

CONTRARECIBO

CUADROCOMPARATIVO

COTIZACIONES

ACTA DESUBCOMITE

ACTA DEFALLO

EN CASO DELICITACION

DEPARTAMENTODE RECURSOSMATERIALES

VERIFICAREQUISITOS



O-1

1

COMPLETA,ASIGNA FOLIO

Y FIRMA

DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS

O-1

NO

ACCESA YVERIFICA

DISPONIBILIDAD

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

SI

INFORMA YENTREGA



O-1

2

¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD ?

FIN

AFECTADISPONIBILIDAD

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

SI

NO

2

O-1

O

T

T

T

1

F

F

O-1

O

O

JEFE DEDEPARTAMENTO

DE RECURSOSFINANCIEROS

INFORMA YRECABA FIRMA

RECABAFIRMA


O-1


O-1

- AREAS DE LACONTRALORIA.


1


RECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORESRECEPCION Y REVISION DE TRAMITES DE PAGOS DIRECTOS A PROVEEDORES Y PRESTADORES DE SERVICIOSY PRESTADORES DE SERVICIOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

ENTREGA

O

1

2

- AREAS DE LACONTRALORIA





1

C

FIN

2



1

SEGUIMIENTODEL SIAFEV

2

O-2

ELABORA


ENTREGA

O-1

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

O-2

ASIGNA FOLIOY FIRMA




O

C

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS

PARA LA AFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRALDE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF33

Sept./2003





Nombre: Recepción y Rev isión de la Solici tud y Comprobación de Viáticos.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

La solicitud de recursos para v iáticos deberá tramitarse con el Oficio de comisión que registrela autorización del Ti tular del área para realizar la comisión of icial.

En el caso de que el monto de los v iáticos para comisión of icial asciendan a una cantidadmenor de $700.00 (setecientos pesos), el trámite se realizará con el formato: Vale de caja yel formato: Solicitud de fondos a comprobar se uti l izará para trámitar v iáticos por una canti-dad mayor a $700.00.

Los recursos para comisión of icial tramitados a trav és del Vale de caja deberán contar con laautorización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros, para la entrega del efectivo enla Caja.

En la Solicitud de fondos a comprobar y en el Vale de caja deberán registrarse el lugar,período y objetiv o de la comisión, además de la tar i fa y nivel del comisionado con base en elManual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes.

Para que proceda el trámite de autor ización de v iáticos deberá contarse con disponibi l idadpresupuestal.

La comprobación de recursos deberá integrarse con las Facturas, Notas, Boletos o Recibosque comprueben los gastos realizados en la comisión of icial.

La comprobación de recursos se presentará de acuerdo a los Lineamientos del Manual dePolí t icas para el Trámite y Contro l de Viáticos y Pasajes , Código F inanciero yLineamientos Internos para el Ejercicio del Presupuesto.

Verificar que el trámite de solicitud de recursos para comisiones oficiales, se realice con apego alos lineamientos establecidos en el Manual de Políticas para el Trámite y Control de Viáticosy Pasajes, y cuente con la disponibilidad presupuestal que permita la entrega oportuna de recursos.

Descripción


Area Actividad

UA/DRF34

3


1

1A

2

2A

3

4

5

6

Recibe de las áreas de la Contraloría la Solicitud de fondos a comprobaren original y dos copias, el Oficio de comisión en copia, o en su caso ycon base en el monto de la comisión, recibe el Vale de caja en original ydos copias y verifica que los documentos cumplan con los requisitos parasu elaboración.


En caso de no cumplir con los requisitos:Indica los ajustes y devuelve a las áreas de la Contraloría la Solicitud defondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, encopia, o en su caso y con base en el monto de la comisión; el Vale decaja, en original y dos copias.

Pasa el tiempo.


En caso de cumplir con los requisitos:Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica la disponibilidadpresupuestal del área que solicita recursos para viáticos.

¿ Cuenta con disponibilidad presupuestal ?

En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Informa a las áreas de la Contraloría que no cuenta con disponibilidadpresupuestal para atender la solicitud de viáticos y devuelve la Solicitud defondos a comprobar, en original y dos copias, el Oficio de comisión, encopia, o en su caso y con base en el monto de la comisión, el Vale decaja, en original y dos copias.

Fin.

En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Afecta la disponibilidad presupuestal en el Sistema Interno de Presupuesto(presupuesto comprometido), con base en las partidas presupuestales indi-cadas para la comisión oficial.

Sella y asigna folio de control interno a la Solicitud de fondos a compro-bar, en original y dos copias, o en su caso y con base en el monto de lacomisión, al Vale de caja, en original y dos copias.

Recaba firma del Jefe de Departamento de Recursos Financieros en la So-licitud de fondos a comprobar, en original y dos copias, o en su caso ycon base en el monto de la comisión, en el Vale de caja, en original y doscopias para autorizar el gasto.

Distribuye los documentos de la manera siguiente:- A la Oficina de Contabilidad, para solicitar la emisión del Cheque, laSolicitud de fondos a comprobar en original.- A la Caja para solicitar el recurso, el Vale de caja en original.

de

Descripción


Area Actividad

UA/DRF35

- Archiva de manera cronológica permanente la Solicitud de fondos acomprobar, en copia, o en su caso y con base en el monto de la comi-sión el Vale de caja, en copia, ambos con la copia del Oficio de lacomisión.

Pasa el tiempo.

Recibe de las áreas de la Contraloría los documentos comprobatoriossiguientes:- Registro único de comisiones al personal en original,- Oficio de comisión en original,- Documentación soporte y- Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias.

Verifica que los documentos estén completos y correctos.

¿Es completa y correcta la comprobación?

En caso de no estar completa y correcta:Completa el formato Devolución/disminución de documentos, en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.

Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original ycopia.

Recaba firma de las áreas de la Contraloría en el formato Devolución/disminución de documentos en original y copia.

Informa de las inconsistencias en la comprobación y devuelve a las áreasde la Contraloría los documentos siguientes:- Devolución/disminución de documentos en original,- Registro único de comisiones al personal en original,- Oficio de comisión en original,- Documentación soporte y- Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copias.

Archiva de manera cronológica temporal el formato Devolución/disminu-ción de documentos en copia.


En caso de estar completa y correcta:Elabora y firma el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias, y el Seguimiento de documentación del Siafev en originaly dos copias, con el registro de los documentos que se tramitan para sucomprobación.


7

7A

7A.1

7A.2

7A.3

8

Descripción


Area Actividad

UA/DRF36


Asigna para control, el número de folio en el Seguimiento interno de do-cumentos en original y dos copias, en el Seguimiento de documenta-ción del Siafev en original y dos copias y en la Solicitud-Comprobaciónde recursos en original y dos copias.

Entrega a la Oficina de Contabilidad para el registro de la comprobación derecursos el Seguimiento interno de documentos en original y copia y laSolicitud-Comprobación de recursos en copia; así como a la Oficina deControl Presupuestal el Seguimiento de documentación del Siafev enoriginal y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en original, elRegistro único de comisiones al Personal en original y la Documenta-ción soporte y archiva de manera cronológica permanente el Seguimientointerno de documentos en segunda copia, el Seguimiento de docu-mentación del Siafev en segunda copia y la Solicitud-Comprobaciónde recursos segunda copia.


Conecta con el Procedimiento:Registro de Comprobación de Recursos.

9

10


RECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSRECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

SELLA YASIGNA FOLIO

INICIO

RECIBEY VERIFICA

SOLICITUD DEFONDOS A COMPROBAR

OFICIO DECOMISION

O-2

O-2

JEFE DE DEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

RECABA FIRMA

O-2

O-2

O-2

O-2

INDICA AJUSTESY DEVUELVE

1

¿ CUMPLE CON LOS REQUISITOS ?

NO

OFICIO DECOMISION

ACCESA Y VERIFICADISPONIBILIDAD

O-2

CSI

VALE DECAJA

CCON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION


VALE DECAJA

O-2

CON BASE EN EL MONTO DE LA COMISION

AREAS DE LACONTRALORIA

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

¿ CUENTA CON DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

INFORMA YDEVUELVE

OFICIO DECOMISION

O-2

C


VALE DECAJA

O-2



SI

FIN

AFECTA DISPONIBILIDAD

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO



VALE DECAJA


VALE DECAJA


1


NO

DISTRIBUYE


VALE DECAJA

SOLICITUD DE FONDOS A COMPROBAR

VALE DECAJA

C


CAJA

O

O

1

1

1

OFICIO DE COMISION

1

OFICIO DE COMISION

1



RECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSRECEPCION Y REVISION DE LA SOLICITUD Y COMPROBACION DE VIATICOSOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

REGISTROUNICO DECOMISIONESALPERSONAL



2

O

O

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

C


O-2

O-2

1

RECIBE YVERIFICA

REGISTROUNICO DECOMISIONESAL PERSONAL

OFICIO DECOMISION



O

O

O-2


2

¿ES COMPLETA Y CORRECTA

LA COMPROBACION?

SI

ELABORAY FIRMA

NO COMPLETA,ASIGNA EL NUMERODE FOLIO Y FIRMA


O-1

SEGUIMIENTOINTERNO DEDOCUMENTOS

O-2

ASIGNANUMERO DE FOLIO


O-2

FIN

ENTREGA



1

O-1


SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV

O-2


SEGUIMIENTODE DOCUMENTOSDEL SIAFEV

O-1



2

2

INFORMAY

RECABA FIRMA


O-1

RECABA FIRMA


O-1

JEFE DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS


INFORMA YDEVUELVE

REGISTROUNICO DE

COMISIONESALPERSONAL

OFICIO DECOMISION



O

O

O-2

2


DEVOLUCION/DISMINUCION DEDOCUMENTOS O


1

C


CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS

Procedimiento

Normas

Elaboración AutorizaciónAutorizaciónFecha Elaboró Revisó


Autorizó

í


Sept./2003Unidad

AdministrativaContralor GeneralDirección General de

Desarrollo Administrativo

UA/DRF39

Sept./2003

Nombre: Rev isión de Documentos para la Asignación y Reposición de Fondo Revolvente.

Objetivo:

Frecuencia: Periódica.

La asignación de fondo revolvente procederá solo si se autoriza por el Jefe de la Unidad Admi-nistrativa y/o por el Titular del Departamento de Recursos Financieros, en el Recibo de fondorevolvente, con base en la sol icitud que prev iamente presenten la Coordinación de OperaciónRegional , o en su caso la Caja.

Los documentos que deben presentarse para reposición de fondo revolvente se integran porFacturas, Notas de venta, Boletos, Recibos autorizados y documentos que se especif iquenen el Manual de Polí t icas para el Trámite y Control de Viáticos y Pasajes y en losLineamientos Internos del Departamento de Recursos Financieros.

Verif icar que los documentos que se presentan para asignación y reposición de fondorev olvente cumplan con la normativ idad establecida y corroborar la disponibi l idadpresupuestal.

Descripción


Area Actividad

UA/DRF40

3

Recibe de la Coordinación de Operación Regional, o en su caso de laCaja, la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy la Documentación soporte y revisa los documentos para determinar eltrámite que corresponde.

¿ Cuál es el trámite que corresponde ?

En caso de que corresponda asignación de fondo:Revisa la Solicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy el Recibo de fondo revolvente en original integrado en la Documenta-ción soporte para obtener la cantidad que corresponde al fondo revolvente.

Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y registra la cantidad de asig-nación de fondo revolvente.


En caso de que corresponda reposición de fondo:Verifica que se cumpla con los requisitos en la Solicitud-Comprobaciónde recursos, en original y dos copias y la Documentación soporte.


En caso de no cumplir con los requisitos:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.

Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financierosen el formato Devolución/disminución de documentos en original ycopia.

Recaba firma de la Coordinación de Operación Regional o en su caso dela Caja en el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia.

Indica los ajustes a realizar y devuelve a la Coordinación de OperaciónRegional o en su caso a la Caja, a través del formato Devolución/dismi-nución de documentos en original, la Solicitud-Comprobación de re-cursos en original y dos copias y la Documentación soporte y archivade manera cronológica temporal la copia del formato Devolución/dismi-nución de documentos.


En caso de cumplir con los requisitos:Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y verifica si cuenta con dispo-nibilidad presupuestal para afectar las partidas que permitan reponer elfondo revolvente.

¿ Cuenta con disponibilidad presupuestal ?


1

1A

1A.1

2

2A

2A.1

2A.2

2A.3

3

Descripción


Area Actividad

UA/DRF41

En caso de no contar con disponibilidad presupuestal:Completa el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia, asigna el número de folio para control interno y firma el docu-mento.

Informa y recaba firma del Jefe del Departamento de Recursos Financie-ros en el formato Devolución/disminución de documentos en originaly copia.

Recaba firma de la Coordinación de Operación Regional o en su caso dela Caja en el formato Devolución/disminución de documentos en origi-nal y copia.

Informa de la insuficiencia presupuestal y devuelve a la Coordinaciónde Operación Regional o en su caso a la Caja, el formato Devolución/disminución de documentos en original, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en original y dos copias y la Documentación soporte yarchiva de manera cronológica temporal la copia del formato Devolu-ción/disminución de documentos.

Fin.

En caso de contar con disponibilidad presupuestal:Afecta la disponibilidad en el Sistema Interno de Presupuesto, con baseen las cantidades y partidas de los gastos efectuados con fondo revolvente.

Elabora y firma el Seguimiento de documentación del Siafev en origi-nal y dos copias y el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias.

Asigna número de folio para control interno en el Seguimiento de docu-mentación del Siafev, en original y dos copias, en el Seguimientointerno de documentos en original y dos copias y en la Solicitud-Com-probación de recursos, en original y dos copias.

Entrega los documentos que proceden para asignación o reposición defondo revolvente en el orden siguiente:

- A la Oficina de Contabilidad: el Seguimiento interno de documentosen original y copia y la Solicitud-Comprobación de recursos en copia.

- A la Oficina de Control Presupuestal: el Seguimiento de documenta-ción del Siafev en original y copia, la Documentación soporte y laSolicitud-Comprobación de recursos en original.


3A

3A.1

3A.2

3A.3

4

5

6

7

Descripción


Area Actividad

UA/DRF42

- Archiva de manera cronológica permanente como acuse de recibo elSeguimiento interno de documentos, en copia, el Seguimiento dedocumentación del Siafev en copia y la Solicitud-Comprobación derecursos, en segunda copia.


Conecta con los procedimientos:- Registro de Comprobación de Recursos.- Recepción de Solicitudes-Comprobación de Recursos para la Afecta-ción Presupuestal en el Sistema de Administración Financiera del Estadode Veracruz (Siafev).


REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVOLVENTEREVOLVENTEOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

2

O-2



1

ACCESA YREGISTRA

ASIGNACION

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

INICIO

RECIBE YREVISA

- COORDINACIONDE OPERACION REGIONAL

- CAJA



O-2

REVISA EN LADOCUMENTACION

SOPORTE

ACCESA YVERIFICA

DISPONIBILIDAD

2

¿ CUAL ES EL TRAMITE QUE

CORRESPONDE ?

¿ CUMPLE CONLOS REQUISITOS ?

SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO

ASIGNACIONDE FONDO

REPOSICIONDE FONDO

SOLICITUD-COMPROBACIONDE RECURSOS O-2

RECIBO DEFONDOREVOLVENTE

O

NO

SI

VERIFICAREQUISITOS


O-2


INDICAAJUSTES Y DEVUELVE

- COORDINACIONDE OPERACIÓNREGIONAL

- CAJA

COMPLETA, ASIGNAEL NUMERO DEFOLIO Y FIRMA

O-1



O-1


RECABAFIRMA

O-1



- COORDINACION DE OPERACION REGIONAL

- CAJA

¿ CUENTA CONDISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL?

SI

NO

AFECTADISPONIBILIDAD

SISTEMA INTERNO DE

PRESUPUESTO

COMPLETA, ASIGNAEL NUMERO DEFOLIO Y FIRMA

O-1



O-1


RECABAFIRMA

O-1



2

ELABORAY FIRMA

SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV O-2


O-2

1

1

- COORDINACION DE OPERACION REGIONAL

- CAJA



1

O

C


REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVISION DE DOCUMENTOS PARA LA ASIGNACION Y REPOSICION DE FONDO REVOLVENTEREVOLVENTEOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

FIN

O-2



ASIGNA NUMERO DE FOLIO

SEGUIMIENTODE DOCUMENTACIONDEL SIAFEV O-2


O-2

ENTREGA

SOLICITUD-COMPROBACIÓNDE RECURSOS

O-2


INFORMAY DEVUELVE

- COORDINACIONDE OPERACIÓNREGIONAL

- CAJA

21



O

1

C


O-1


O-1




1

1

O

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

1

FIN



C


2

CONECTA CON LOS PROCEDIMIENTOS:- REGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS- RECEPCION DE SOLICITUDES-COMPROBACION DE RECURSOS PARA LA EFECTACION PRESUPUESTAL EN EL SISTEMA INTEGRAL DE ADMINISTRACION FINANCIERA DEL ESTADO DE VERACRUZ (SIAFEV)

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF45

Sept./2003





Nombre: Cierre Mensual Presupuestal.

Objetivo:


Eá

Las afectaciones y mov imientos presupuestales deberán verif icarse en el Siafev y en el Siste-ma Interno de Presupuesto para concil iar información y detectar inconsistencias.

En el Sistema Interno de Presupuesto deberán registrarse los trámites de ampliaciones, reduc-ciones, t ransferencias y/o recalendarizaciones que autoriza la Secretaría de Finanzas yPlaneación directamente en el Sistema de Presupuesto del Siafev.

Los ajustes presupuestales que se deriv en de detectar inconsistencias en la val idación de mo-v imientos presupuestales, deberán realizarse con oportunidad para garantizar las disponibil ida-des presupuestales de las áreas de la Contraloría.

El cierre presupuestal de mes procederá una vez val idados los mov imientos que afectan elpresupuesto de la Contraloría.

Verificar que los movimientos y afectaciones presupuestales del mes coincidan entre el Siafev y elSistema Interno de Presupuesto para contar con cifras confiables de los egresos totales del mesy los importes acumulados que permitan conocer la disponibilidad presupuestal.

Descripción


Actividad

UA/DRF46

Area

3


1

2

3

3A

4

4A

4A.1

5

Recibe de la Oficina de Control Presupuestal el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto con los movimientos de afectaciones, transferen-cias y recalendarizaciones registradas en el mes.

Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y emite el Avancepresupuestal interno, en un tanto con los mov imientos de afec-taciones, transferencias y recalendarizaciones registradas en elmes.

Veri f ica las afectaciones que por concepto de egresos,recalendarizaciones o transferencias se han registrado en el Re-porte de avance presupuestal , en un tanto y en el Avancepresupuestal interno,en un tanto, documento que correspondeal Sistema Interno de Presupuesto.

¿ Existen di ferencias ?

En caso de no existir diferencias:Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto yarchiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno,en un tanto.

Fin.

En caso de ex istir diferencias:Determina la causa de las diferencias en los mov imientos regis-trados en el Reporte de avance presupuestal, en un tanto y enel Avance presupuestal interno, en un tanto.

¿ Cuál es la causa de las diferencias ?

En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en elSistema Interno de Presupuesto:Registra los ajustes en el Sistema Interno de Presupuesto yarchiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto y el Avance presupuestal interno,en un tanto.

Realiza el c ierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto.

Fin.

En caso de que la causa corresponda a las afectaciones en elSistema de Presupuesto del Siafev :Sol icita ajustes y entrega a la Of icina de Control Presupuestal elReporte de avance presupuestal, en un tanto y archiv a de ma-nera cronológica permanente el Avance presupuestal interno,en un tanto.

de

Descripción


Actividad

UA/DRF47

Area

Pasa el tiempo.

Recibe de la Oficina de Control Presupuestal el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto con los ajustes de los movimientos que afecta-ron el presupuesto en el mes.

Accesa al Sistema Interno de Presupuesto y revisa los ajustes realizadosy archiva de manera cronológica permanente el Reporte de avancepresupuestal, en un tanto.

Realiza el cierre mensual en el Sistema Interno de Presupuesto.


6

7

8



CIERRE MENSUAL PRESUPUESTALCIERRE MENSUAL PRESUPUESTALOFICINA DE CONTROL FINANCIERO

C

RECIBE

REPORTE DE AVANCEPRESUPUESTAL

T

INICIO

ACCESA YEMITE

AVANCEPRESUPUESTALINTERNO

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

T

VERIFICAAFECTACIONES



T

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

T

T

DETERMINACAUSA DIFERENCIAS



T

REALIZACIERRE MENSUAL


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

T

FIN

¿ EXISTENDIFERENCIAS ?

SI


T

NO

C

T

SOLICITAAJUSTES YENTREGA



T

REGISTRAAJUSTES


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

T

FIN

¿ CUAL ES LA CAUSA DE LASDIFERENCIAS ?

SISTEMA INTERNODE PRESUPUESTO

SISTEMA DEPRESUPUESTO

DEL SIAFEV


T

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

C

REALIZACIERRE MENSUAL

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

RECIBECON AJUSTES


ACCESA YREVISA AJUSTES


SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

T

REALIZA CIERREMENSUAL

SISTEMAINTERNO DE

PRESUPUESTO

FIN

OFICINA DECONTROL

PRESUPUESTAL

C

T

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DRF49

Sept./2003

Nombre: Recepción de Recursos No Ejercidos.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

El horar io de atención en el área de Caja será de 9:00 a 15:00 hrs. y de 16:00 a 17:30 hrs.

El Cajero es el responsable del l lenado de la f icha de depósito con base en los importes de losrecibos de ingresos, de acuerdo a la cuenta bancaria que le corresponda.

El depósito bancario de recursos se efectuará a primera hora del día hábil siguiente y en lacuenta bancaria correspondiente.

El Informe de bancos deberá emitirse diariamente para el control de disponibi l idad, el registrode ingresos y saldos.

Efectuar la captación y control de los recursos no ejercidos por los serv idores públi-cos en los gastos a comprobar sol ic itados; así como l levar a cabo el depósito dedichos recursos en las cuentas bancarias correspondientes.

Descripción


Area Actividad

UA/DRF50

3

Recibe del servidor público de la Contraloría General el Formato de reinte-gro en original y el Efectivo a reintegrar por concepto de recursos no ejerci-dos.

Accesa al Sistema Interno de Caja y captura los datos generales del servidorpúblico y la cantidad que reintegra, número de cheque y cuenta bancaria deacuerdo con el Formato de reintegro original.

Resguarda en la caja el Efectivo reintegrado por el servidor público.

Emite del Sistema Interno de Caja el Recibo de ingresos en tres tantos.

Entrega al servidor público un tanto del Recibo de ingresos y archiva demanera cronológica temporal el Formato de reintegro, en original y el Recibode ingresos, en dos tantos.

Pasa el tiempo.

Obtiene del archivo cronológico temporal los Recibos de ingresos en dostantos y con los importes señalados completa la Ficha de depósito bancariaen original.

Pasa el tiempo.

Obtiene de la caja el Efectivo y realiza el depósito en la cuenta bancaria dela Dependencia con la Ficha de depósito en original.

Fotocopia la Ficha de depósito original con el sello que compruebe el depó-sito realizado.

Registra en la Libreta de control el importe, concepto, fecha de los depósi-tos realizados y el número de cuenta bancaria que presentó el ingreso.

Recaba firma de la Oficina de Contabilidad en la Libreta de control, y entre-ga el Recibo de ingresos, en un tanto y la Ficha de depósito en fotocopiapara que se efectúen los registros contables que procedan.

Pasa el tiempo.

Conecta con el Procedimiento:Registro de Reintegro de Recursos.

Accesa al Sistema Interno de Caja y con la Ficha de depósito originalregistra el alta de los reintegros de efectivo realizados.

Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos en trestantos con el registro del importe de los recibos de ingresos depositados enel día y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Depar-tamento de Recursos Financieros.

Caja 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Descripción


Area Actividad

UA/DRF51

Entrega a la Oficina de Contabilidad el Informe de bancos en un tanto y ala Jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe de ban-cos en un tanto.

Archiva de manera cronológica permanente la documentación siguiente:- Ficha de depósito en original.- Formato de reintegro en original.- Recibo de ingresos en un tanto.- Informe de bancos en un tanto.


13

14

Caja


RECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSRECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSCAJA


CAJA

EFECTIVO

INICIO

CAJA

FORMATO DE REINTEGRO

O

RECIBE

ACCESA YCAPTURA

SISTEMA INTERNO DE CAJA

ENTREGA

T

O

RECIBO DEINGRESOS

EFECTIVO

SERVIDOR PUBLICO

OBTIENE Y COMPLETA

FICHA DE DEPOSITO O

2TC

FOTOCOPIA

FICHA DE DEPOSITO

O

2T

C

SERVIDORPUBLICO

RECIBO DEINGRESOS

FORMATO DEREINTEGRO

RECIBO DEINGRESOS

O

OBTIENE YREALIZA

DEPOSITO

EFECTIVO

FICHA DEDEPOSITO

F

REGISTRA

LIBRETA DECONTROL

O

ACCESA YREGISTRA


FICHA DEDEPOSITO

RESGUARDA

3T

EMITE

RECIBO DEINGRESOS

SISTEMA INTERNODE CAJA

T

FICHA DE DEPOSITO

FRECIBO DEINGRESOS

RECABA FIRMA Y ENTREGA

LIBRETA DECONTROL

1

3T

EMITE YRECABA FIRMA


INFORME DEBANCOS

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

REGISTRO DEREINTEGRO DE

RECURSOS



RECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSRECEPCION DE RECURSOS NO EJERCIDOSCAJA

C

T

ENTREGA

ARCHIVA

O

O

RECIBO DEINGRESOS

T

FIN

FICHA DEDEPOSITO

FORMATO DEREINTEGRO

1

INFORMEDE BANCOS T


JEFATURA DELDEPARTAMENTODE RECURSOSFINANCIEROS

INFORMEDE BANCOS

T

Procedimiento

Normas



Autorizó

í


Sept./2003Unidad



UA/DRF54

Sept./2003

Nombre: Emisión y Entrega de Cheques de Fondo Rev olvente.

Objetivo:

Frecuencia:

Los Cheques deberán emitirse nominativos, por el monto y concepto que se indican en la Soli-citud-Comprobación de recursos o en la Solicitud de fondos a comprobar.

La Documentación soporte del pago de los Cheques con recursos del fondo revolvente deberáintegrarse con la copia de la Solicitud-Comprobación de recursos y/o el original de la Soli-citud de fondos a comprobar, por concepto de v iát icos y gastos a comprobar.

Los Cheques para pago a benef iciarios deberán imprimirse en las formas valoradas de laschequeras que corresponden a las cuentas bancarias para la administración de los recursos defondo revolvente.

El registro y f irmas de Cheques deberá contar con dos f irmas mancomunadas para su protec-ción y control.

La entrega de Cheques se real izará prev ia identif icación del benef ic iario, misma que deberácontar con v igencia, nombre, f irma y fotografía.

En la Póliza cheque deberá registrarse la f irma del benef iciario y la fecha que corresponda a laentrega del Cheque.

En el Sistema Interno de Caja deberá registrarse la entrega de Cheques para control de recur-sos pagados.

El Informe de bancos deberá emiti rse diariamente para control de disponibi l idad, egresos ysaldos en las cuentas bancarias de la Contraloría.

Cumplir oportunamente con la entrega de Cheques a los benef iciarios para la aten-ción de los compromisos establecidos por las áreas de la Contraloría.

Diaria.

Descripción

UA/DRF55


Area Actividad

3

Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Caja laPóliza de egresos en trámite, el Seguimiento interno de documentosen original y la Documentación soporte, en fotocopia si se trata de unaSolicitud-Comprobación de recursos y en original si es una Solicitudde fondos a comprobar.

Verifica que los datos relevantes del Seguimiento interno de documen-tos original y la Documentación soporte correspondan a los datos de laPóliza de egresos recibida vía Sistema Interno de Caja.

¿Coinciden los datos de los documentos recibidos?

En caso de no coincidir los datos de los documentos:Devuelve a la Oficina de Contabilidad la Póliza de egresos en trámite, através del Sistema Interno de Caja, así como el Seguimiento interno dedocumentos, en original y la Documentación soporte, en original si esuna Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia, si se trata de unaSolicitud-Comprobación de recursos.


En caso de coincidir los datos de los documentos:Revisa en el Sistema Interno de Caja el número de Cheque consecutivocontra la Forma valorada original que obtiene del resguardo en el área decaja.

Emite en la forma valorada el Cheque nominativo en original y la Pólizacheque original correspondiente al pago de recursos.

Emite del Sistema Interno de Caja la Póliza de egresos en dos tantos.

Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento deRecursos Financieros, la firma de autorización en el Cheque en original, enla Póliza cheque original y en la Póliza de egresos en dos tantos.

Registra en el Sistema Interno de Caja como autorizado el Cheque enoriginal y la Póliza cheque en original.

Resguarda de manera cronológica temporal la documentación siguiente:- Cheque en original.- Póliza cheque en original.- Seguimiento interno de documentos, original.- Documentación soporte en original y/o fotocopia según sea el caso.- Póliza de egresos en dos tantos.

Pasa el tiempo.

Recibe del beneficiario y revisa la Identificación oficial en original que loacredita para recibir el Cheque, por los servicios prestados a la Contraloría.

Caja 1

2

2A

3

4

5

6

7

8

9

Descripción

UA/DRF56


Area Actividad

Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Cheque en origi-nal y la Póliza cheque, en original que corresponden al beneficiario quese presenta a cobrar.

Recaba firma del beneficiario en la Póliza cheque, original.

Entrega al beneficiario el Cheque en original y la Identificación oficial,en original.

Accesa al Sistema Interno de Caja y con base en la Póliza cheque, origi-nal registra la baja del Cheque entregado al beneficiario.

Pasa el tiempo.

Emite a través del Sistema Interno de Caja, el Informe de bancos, en trestantos con el registro del importe de los Cheques emitidos en el día yrecaba la firma del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departa-mento de Recursos Financieros.

Obtiene del archivo de resguardo cronológico temporal el Seguimientointerno de documentos, en original, la Documentación soporte, en ori-ginal si es una Solicitud de fondos a comprobar y en fotocopia si setrata de una Solicitud-Comprobación de recursos así como la Pólizade egresos en dos tantos.

Distribuye los documentos en el orden siguiente:- A la Oficina de Contabilidad, el Informe de bancos, en un tanto, laPóliza de egresos, en un tanto, el Seguimiento interno de documen-tos, en original y la Documentación soporte en original si es una Solici-tud de fondos a comprobar y en fotocopia si se trata de una Solicitud-Comprobación de recursos para que proceda a integrar el archivo conta-ble.- A la Jefatura del Departamento de Recursos Financieros el Informe debancos en un tanto.- Archiva de manera cronológica permanente el Informe de bancos, en untanto, la Póliza de egresos en un tanto y la Póliza cheque, en original.


Caja 10

11

12

13

14

15

16


EMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTEEMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTE

REGISTRA COMOAUTORIZADO

CHEQUE

O


FORMA VALORADA

O

INICIO

CAJA

EMITE EN FORMA VALORADA

O

RECABA FIRMA

O

POLIZA DE EGRESOS

OFICINA DE CONTABILIDAD


SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS

O

RECIBE



POLIZA DE EGRESOS EN

TRAMITE

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS

O

VERIFICA DATOS RELEVANTES


¿COINCIDEN LOS DATOS DE LOS DOCUMENTOS RECIBIDOS?

NODEVUELVE

POLIZA DE EGRESOS EN

TRAMITE


O


1

1

REVISA


SI

NUMERO DE CHEQUE

CHEQUE

POLIZA DE EGRESOS

2T

EMITE


CHEQUE

- JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS

BENEFICIARIO

RECIBE Y REVISA

1



POLIZACHEQUE

POLIZACHEQUE 2T

POLIZACHEQUE

2T

RESGUARDA

O

POLIZA DE EGRESOS C

CHEQUE

POLIZACHEQUE


O

IDENTIFICACIONOFICIAL O

OBTIENE

CHEQUE

O

POLIZACHEQUE

C

BENEFICIARIO

RECABA FIRMA

OPOLIZACHEQUE

POLIZA DEEGRESOS

EN TRAMITE

O

O

O

O

O

OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL

AREA DE CAJA



EMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTEEMISION Y ENTREGA DE CHEQUES DE FONDO REVOLVENTECAJA

O

INFORME DE BANCOS

T

T

POLIZA DE EGRESOS

T

FIN

POLIZA

CHEQUE

O

ACCESA Y REGISTRA

BAJA DE CHEQUE


DISTRIBUYE

INFORME DE BANCOS

T

T


POLIZA DE EGRESOS O


1

INFORME DE BANCOS

3T

EMITE Y RECABA FIRMA


- JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA Y - JEFE DEL

DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS


DEPARTAMENTO DE RECURSOS

FINANCIEROS

INFORME DE BANCOS

C

ENTREGA

CHEQUE

OIDENTIFICACION

OFICIAL

BENEFICIARIO

OBTIENE


O

2T


POLIZA DEEGRESOS

C

POLIZACHEQUE

O

PARA INTEGRAR EL ARCHIVO CONTABLE

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF59

Sept./2003





Nombre: Reposición de Fondo Revolv ente de Caja.

Objetivo:

Frecuencia: Variable.

Eá

Todos los documentos presentados para pago o comprobación de Vales de caja para hacerlosefectivos, deberán estar autorizados por el Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

Toda la documentación deberá rev isarla prev iamente la Of icina de Control Financiero.

La Solicitud-Comprobación de recursos deberá rubricarse por el Jefe de la Oficina de ControlFinanciero, para val idar la revisión prev ia del documento.

Contar con la disponibilidad de recursos en efectivo para la atención de pagos inmediatos menoresa $ 700.00 (setecientos pesos).

Descripción


Actividad

UA/DRF60

Area

3

Caja 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Obtiene del archivo cronológico temporal la Solicitud-Comprobación derecursos en original y dos copias y los Comprobantes en original quepreviamente fueron revisados por la Oficina de Control Financiero.

Determina el importe total de la Solicitud-Comprobación de recursos enoriginal de los gastos que permitan solicitar la reposición del fondo revolventede la Caja.

Fotocopia la Solicitud-Comprobación de recursos en original para obte-ner el acuse de recibo sobre la documentación que entrega a la Oficina deControl Financiero.

Entrega a la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en original y dos copias con sus respectivos Comprobantes ori-ginales y archiva la fotocopia de la Solicitud-Comprobación de recursoscomo acuse de recibo de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Conecta con el procedimiento:Revisión de Documentos para la Asignación y Reposición de FondoRevolvente.

Recibe de la Oficina de Contabilidad a través del Sistema Interno de Cajala póliza de trámite y Solicitud-Comprobación de recursos en copia y elSeguimiento interno de documentos en original y copia.

Accesa al Sistema Interno de Caja, emite la Póliza de egresos en dostantos, en la Forma valorada que obtiene del resguardo en el área deCaja emite Cheque en original con su respectiva Póliza cheque en untanto y revisa que los datos estén correctos.

Recaba del Jefe de la Unidad Administrativa y del Jefe del Departamento deRecursos Financieros autorización en el Cheque en original, en la Pólizacheque en un tanto y en la Póliza de egresos en dos tantos.

Accesa al Sistema Interno de Caja y registra el Cheque en original en elcontrol de cheques autorizados.

Firma la Póliza cheque en un tanto y registra la baja del cheque en elSistema Interno de Caja.

Realiza el cobro del Cheque en original en la institución bancaria corres-pondiente, recibe el Efectivo y lo resguarda en la Caja.

de

Descripción


Actividad

UA/DRF61

Area

Entrega a la Oficina de Contabilidad la Solicitud-Comprobación de re-cursos en copia, el Seguimiento interno de documentos en original ycopia y la Póliza de egresos en un tanto, para que proceda a su archivocontable y archiva la Póliza cheque y la Póliza de egresos en un tantode manera cronológica permanente en la Carpeta de pólizas de egresos.


11Caja

UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSREPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJAREPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA

CAJA

C



ENTREGA


O

O-2

OBTIENE

INICIO

DETERMINAIMPORTE

FOTOCOPIA


COMPROBANTES



O

O

O-2

O

F


F

OFICINA DE CONTROLFINANCIERO

C

C

RECIBE POLIZADE TRAMITE Y

REVISA



VIASISTEMA

1

O-1

REVISION DE DOCUMENTOS

PARA LA ASIGNACION YREPOSICIONDE FONDO

REVOLVENTE

ACCESA, EMITEY REVISA


POLIZA DEEGRESOS

CHEQUE

POLIZACHEQUE

2T

T

RECABAAUTORIZACION

- JEFE DE LA UNIDADADMINISTRATIVA

- JEFE DEL DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS

CHEQUE

POLIZACHEQUE

T

ACCESA YREGISTRA


CHEQUE

FIRMA Y REGISTRABAJA DEL CHEQUE

POLIZACHEQUE

T

REALIZACOBRO

CHEQUE

INSTITUCIONBANCARIA

RECIBE YRESGUARDA

EFECTIVO

INSTITUCIONBANCARIA

FIN

ENTREGA

OFICINA DECONTABILIDAD SOLICITUD-

COMPROBACIONDE RECURSOS C

T

POLIZACHEQUE


POLIZA DEEGRESOS

POLIZA DEEGRESOS

T

O-1

COMPROBANTES

POLIZA DEEGRESOS

2T

T

CARPETA DEPOLIZA DE EGRESOS

O

O

O

O


CAJA

OBTIENE DEL RESGUARDO EN EL

AREA DE CAJA

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF63

Sept./2003





Nombre: Pago y Comprobación de Vales de Caja y Gastos Menores.

Objetivo:

Frecuencia: Periódica.

Eá

El pago en efectivo de Vales de caja o de Solicitudes-Comprobación de recursos se realiza-rá hasta por un importe de $700.00 (setecientos pesos).

El Jefe del Departamento de Recursos Financieros, o en su caso el Jefe de la Unidad Adminis-trativa deberán autor izar el recurso en efect ivo que se entrega al personal de las áreas de laContraloría General, a través de Vales de caja o de Solicitudes-Comprobación de recursos.

Todo documento presentado para pago o comprobación de Vales de caja a través de la Solici-tud-Comprobación de recursos deberá rev isarse previamente por la Oficina de Control Finan-ciero.

Los Vales de caja deberán registrar el fol io de la Of icina de Control Financiero.

Todo documento presentado al área de Caja para su pago o comprobación deberá sel larse conla leyenda de PAGADO para ev itar la duplicidad en el pago.

Realizar el pago en efectivo de los compromisos establecidos por las diferentes áreas de la ContraloríaGeneral, previa autorización del Titular de la Unidad Administrativa, y/o el Jefe del Departamentode Recursos Financieros.

Descripción


Actividad

UA/DRF64

Area

3

Caja 1

1A

2

3

4

5

6

Recibe de las áreas de la Contraloría General el Vale de Cajaen original y en caso de gastos menores a $700.00 (setecientospesos) la Solicitud-Comprobación de recursos en original ydos copias y los Comprobantes que corresponden a los pagosrealizados y verif ica que los documentos tengan la rúbrica de laOf icina de Control Financiero.

¿Cumplen con la rev isión de la Of icina de Control Financiero ?

En caso de que no cumplan con la rev isión:Informa de la inconsistencia y dev uelv e a las áreas de laContraloría General el Vale de caja en original o en su caso laSolicitud-Comprobación de recursos en original y dos copiasy los Comprobantes.

Continua con la activ idad número 1.

En caso de que cumpla con la rev isión:Obt iene del área del resguardo el efectivo sol ic itado en el Valede caja o en su caso en la Solicitud-Comprobación de recur-sos.

Entrega a las áreas de la Contraloría General el efect ivo porconcepto de pago de comisiones o gastos of iciales.

Pasa el t iempo.

Recibe de las áreas de la Contraloría General y rev isa la Solici-tud-Comprobación de recursos en original y dos copias y losComprobantes que corresponden a los recursos sol ici tados através del Vale de caja.

Sel la como cancelado y entrega el Vale de caja en original alas áreas de la Contraloría General.

Pasa el t iempo.

Realiza el corte de caja diariamente para determinar la disposi-ción de efectivo y archiva de manera cronológica temporal lasSolicitudes-Comprobación de recursos en original y dos co-pias y los Comprobantes.


Conecta con el procedimiento:Reposición de Fondo Revolvente de Caja.

de


PAGO Y COMPROBACION DE VALES DE CAJA Y GASTOS MENORESPAGO Y COMPROBACION DE VALES DE CAJA Y GASTOS MENORESCAJA

VALE DECAJA O


COMPROBANTES

O-2

INICIO

RECIBE YVERIFICA

EFECTIVO DISPONIBLEEN RESGUARDO

SOLICITUDES-COMPROBACIONDE RECURSOS

COMPROBANTES

EN CASO DE GASTOS

MENORES A $ 700.00

O-2

REALIZACORTE DE CAJA

VALE DECAJA O


GENERAL

1

FIN

INFORMA YDEVUELVE

OBTIENE DELRESGUARDO

ENTREGA

¿CUMPLEN CON LA REVISION DE LA

OFICINA DE CONTROLFINANCIERO?

1

SI

NO

EFECTIVO

EFECTIVO


GENERAL

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REPOSICION DE FONDO REVOLVENTE DE CAJA


GENERAL

RECIBE YREVISA

SELLA YENTREGA


GENERAL


COMPROBANTES

VALE DECAJA

O


GENERAL

O-2


COMPROBANTES

EN CASO DE GASTOS

MENORES A $ 700.00

O-2

EN CASO DE GASTOS

MENORES A $ 700.00

C

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF66

Sept./2003





Nombre: Elaboración de Estados Financieros.

Objetivo:


Eá

La integración y preparación de los Estados financieros se realizará con base en los principiosde Contabil idad Gubernamental, así como en las normas, polít icas y l ineamientos establecidospor la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La conf iabi l idad en la presentación de las cif ras contables es responsabil idad de la UnidadAdministrativa.

Los Estados financieros permitirán analizar el registro de operaciones f inancieras, así como elcontrol de deudores, con la f inal idad de apoyar la toma de decisiones, la verif icación y evalua-ción de las activ idades realizadas.

El registro de operaciones deberá corresponder al catálogo general de cuentas de la Contabil i-dad Gubernamental establecido por la Secretaría de Finanzas y Planeación.

La información financiera que se remite mensualmente a la Unidad Administrativa deberá inte-grar la Balanza de comprobación, el Balance general, el Estado de ingresos y egresos, elEstado de origen y aplicación de recursos, el Arqueo de fondo revolvente, la Concilia-ción bancaria y las Notas a los estados financieros.

Analizar el registro de las operaciones financieras y contables, realizadas durante el ejercicio men-sual de los recursos asignados a la Contraloría General para coadyuvar a la toma de decisiones, asícomo a la verificación y evaluación de las actividades realizadas.

Descripción


Actividad

UA/DRF67

Area

3

Oficina deContabilidad

1

1A

1A.1

2

3

4

5

5A

Accesa al Sistema de Contabil idad, procesa la información delmes, emi te la Balanza de comprobación en dos tantos, el Ba-lance General en dos tantos y el Estado de resultados en dostantos y veri f ica que las cif ras estén correctas.

¿Están correctas las cif ras?

En caso de que las cif ras no estén correctas:Rev isa y analiza las cif ras y saldos en la Balanza de compro-bación en dos tantos, el Balance General en dos tantos y elEstado de resultados en dos tantos para determinar los ajus-tes a realizar.

Accesa al Sistema de Contabil idad y elabora la Póliza de ajus-te por la inconsistencia y la emite en un tanto.


En caso de que las ci f ras estén correctas:Analiza las partidas más relevantes de acuerdo al monto ejerci-do en el mes en la Balanza de comprobación, en dos tantospara explicar la representativ idad de los saldos.

Accesa al Programa Word y captura las Notas a los estadosfinancieros que indiquen la justi f icación de la aplicación de re-cursos y las emite en dos tantos.

Informa y entrega al Jefe del Departamento de Recursos Finan-cieros para su rev isión y autor ización los documentos siguien-tes:- Balanza de comprobación, en un tanto,- Balance general en un tanto,- Estado de resultados en un tanto y- Notas a los estados financieros en un tanto.

Pasa el t iempo.

Recibe del Jefe del Departamento de Recursos Financieros lasindicaciones relativas a las Notas a los estados financierosen un tanto.

¿Proceden las Notas a los estados financieros?

En caso de que no procedan:Accesa al Programa Word y modif ica las Notas a los estadosfinancieros en un tanto, de acuerdo a la val idación realizadapor el Jefe del Departamento de Recursos Financieros.


de

Descripción


Actividad

UA/DRF68

Area

6

7

8

9

10


En caso de que procedan:Accesa al Programa Excel y elabora Estado de origen y aplicación derecursos en dos tantos y el Arqueo del fondo de gasto corriente endos tantos para mostrar un análisis más completo de los ingresos y gastosejercidos en el mes.

Obtiene del archivo cronológico temporal la Conciliación bancaria endos tantos, para integrarla a la información financiera mensual.

Integra en dos documentos que se denominan estados financieros, losreportes de la Balanza de comprobación, en un tanto, el Balancegeneral en un tanto, el Estado de resultados en un tanto, el Estado deorigen y aplicación de recursos en un tanto, Arqueo del fondo degasto corriente en un tanto, la Conciliación bancaria y las Notas alos estados financieros en un tanto.

Firma la información financiera y obtiene las firmas del Jefe delDepartamento de Recursos Financieros, del Jefe de la UnidadAdministrativa y del Contralor General para la autorización de los Estadosfinancieros en dos tantos.

Entrega al Jefe de la Unidad Administrativa, por conducto del Jefe deDepartamento de Recursos Financieros los Estados financieros, en untanto y archiva de manera cronológica permanente los Estadosfinancieros, en un tanto.



ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROSELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS

ESTADOSFINANCIEROS

FIRMA YOBTIENE FIRMA

2T

INTEGRA EN DOCUMENTOS DE ESTADOSFINANCIEROS

BALANZA DECOMPROBACION

BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADOS

ESTADO DEORIGEN Y

APLICACIONDE RECURSOS

T

T

T

T

ARQUEO DELFONDO DEGASTOCORRIENTE

CONCILIACIONBANCARIA

NOTASESTADOS FINANCIEROS

T

T

T


RECIBEINDICACIONES

T


¿PROCEDEN LAS NOTASESTADOS

FINANCIEROS?

SI

NOACCESA

Y MODIFICA

PROGRAMAWORD

NOTASESTADOSFINANCIEROS T

2

ACCESAY ELABORA

PROGRAMAEXCEL

ESTADO DEORIGEN YAPLICACIONDE RECURSOS

ARQUEO DELFONDO DE GASTOCORRIENTE

2T

ACCESA, ELABORAY EMITE

SISTEMA DE CONTABILIDAD

POLIZA DEAJUSTE T


INICIO

ACCESA, EMITEY VERIFICA CIFRAS



BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADOS

¿ESTAN CORRECTASLAS CIFRAS ?

NO


BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADOS

REVISA YANALIZA

2T

2T

2T

2T

2T

2T


ANALIZA PORPARTIDAS

2T

1

DE ACUERDOAL MONTOEJERCIDO

1

ACCESA, CAPTURAY EMITE

PROGRAMAWORD

NOTASESTADOSFINANCIEROS 2T

INFORMA Y ENTREGA


BALANCEGENERAL

ESTADO DERESULTADO


T

T

T

T

JEFE DELDEPARTAMENTO


INFORMACIONDEL MES

SI

2T

CONCILIACIONBANCARIA

OBTIENE

2T

C

ENTREGA

T

FIN

-CONTRALOR GENERAL- JEFE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA- JEFE DEL DEPARTAMENTO


JEFE DE LAUNIDAD

ADMINISTRATIVA

2

ESTADOSFINANCIEROS

ESTADOSFINANCIEROS

T

C

2 TANTOS

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF70

Sept./2003





Nombre: Elaboración de Concil iaciones Bancarias.

Objetivo:


Eá

Todo ingreso o egreso de recursos en las cuentas bancarias deberá ser registrado en el Siste-ma de Contabil idad para su val idación mensual contra los Estados de cuenta emi tidos por elbanco.

Las aclaraciones de mov imientos registrados por el banco deberán sol icitarse por escrito paraintegrar la Conciliación bancaria.

La Conciliación bancaria de la cuenta de fondo revolvente deberá env iarse a la Secretaría deFinanzas y Planeación, dentro de los primeros diez días de cada mes, con el arqueo de FondoRevolvente.

La Conciliación bancaria contará con la aprobación del Jefe de Recursos Financieros y delJefe de la Unidad Administrativa.

Verificar que los movimientos de ingresos y egresos de los recursos registrados en el Sistema deContabilidad concilien con los movimientos registrados en el Estado de cuenta mensual emitidopor el banco.

Descripción


Actividad

UA/DRF71

Area

3


1

2

3

3A

3B

3B.1

3C

3C.1

3C.2

3C.3

Recibe de la institución bancaria el Estado de cuenta mensual en originalde las cuentas bancarias utilizadas para la administración del gasto públicode la Contraloría General.

Accesa al Sistema de Contabilidad y emite el Auxiliar de bancos men-sual en dos tantos.

Verifica el registro de movimientos contables en el Auxiliar de bancosmensual en dos tantos contra el registro de movimientos de ingresos yegresos en el Estado de cuenta mensual en original.

¿Existen partidas en conciliación?

En caso de existir partidas en conciliación:Determina la procedencia de las partidas no correspondidas entre el Auxi-liar de bancos mensual en dos tantos y el Estado de cuenta mensualen original.

¿Procede conciliar partidas con el banco?

En caso de no ser partidas para conciliar con el banco:Accesa al Sistema de Contabilidad, realiza ajustes y emite Póliza de ajusteen un tanto.

Firma la Póliza de ajuste en un tanto y la archiva de manera cronológicatemporal.


En caso de ser partidas para conciliar con el banco:Elabora el Oficio de solicitud de aclaración en original y copia para soli-citar al banco la aclaración y/o corrección de las partidas no correspondi-das, y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa.

Envía el Oficio de solicitud de aclaración de las partidas no correspondi-das en original a la institución bancaria y archiva la copia como acuse derecibo de manera cronológica temporal.

Pasa el tiempo.

Recibe de la institución bancaria el Aviso de movimiento y/o aclaraciónde partidas en original y realiza el ajuste de partidas.

Accesa, realiza ajustes en el Sistema de Contabilidad y emite la Póliza deajuste en un tanto y la archiva de manera cronológica temporal.


de

Descripción


Actividad

UA/DRF72

Area


4

5

6

7

8

En caso de no existir partidas en conciliación:Emite, a través del Programa Excel, la Conciliación bancaria, en dostantos con base en el Auxiliar de bancos mensual y el Estado decuenta mensual.

Resguarda en diskette la información de la Conciliación bancaria, através del Programa Excel.

Recaba la firma del Jefe del Departamento de Recursos Financieros y delJefe de la Unidad Administrativa en la Conciliación bancaria, en dostantos.

Fotocopia el Estado de cuenta mensual en original.

Integra por mes y archiva de manera cronológica temporal los documentossiguientes:- Estado de cuenta mensual, en original y fotocopia,- Auxiliar de bancos mensual, en dos tantos,- Conciliación bancaria, en dos tantos,- Diskette con la Conciliación bancaria.


Conecta con el procedimiento:Elaboración de Estados Financieros.


REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSREGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSOFICINA DE CONTABILIDAD

POLIZA DEINGRESOS

T


INICIO

RECIBE

EMITE

CAJA

RECIBO DEINGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

F

T

ACCESA Y CAPTURADATOS DEL SERVIDOR

PUBLICO


ASIGNA FOLIO

PROGRAMA EXCEL

ACCESA YCAPTURA

LISTADO DEDEUDORES

ACTUALIZASALDO

POLIZA DEINGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

RECIBO DEINGRESOS

FIN

T

F

T

CONSECUTIVODE POLIZAS DE

INGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

RECIBO DE INGRESOS

T

F

LISTADO DEDEUDORES

PROGRAMA EXCEL

C

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF75

Sept./2003





Nombre: Registro de Reintegro de Recursos.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

El Recibo de ingresos en un tanto, deberá anexarse a la Póliza de ingresos del día, juntocon la fotocopia de la Ficha de depósito de efectivo del banco.

El registro de reintegro de recursos permiti rá mantener actualizado el Listado de deudores.

En el caso de existir adeudos pendientes de comprobar deberá requerirse al personal el reinte-gro inmediato, a través de of icio.

Registrar contablemente los reintegros de los recursos no ejercidos por las Unida-des Presupuestales de la Contraloría General.

Descripción


Actividad

UA/DRF76

Area

3


1

2

3

4

5

6

Recibe de la Caja el Recibo de ingresos en un tanto y la Ficha dedepósito en fotocopia que corresponde al reintegro de recursos para reali-zar el registro contable correspondiente.

Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos del servidor públicodeudor que reintegra el recurso, para registrar el importe reintegrado y can-celar el adeudo registrado por los recursos otorgados y no comprobados ensu totalidad.

Emite la Póliza de ingresos en un tanto con su respectivo folio de controlasignado a través del Sistema de Contabilidad.

Asigna el número de folio a la Ficha de depósito en fotocopia y al Recibode ingresos en un tanto.

Accesa al Programa Excel y captura los datos del servidor público deudoren el archivo de Listado de deudores de la Contraloría General, para laactualización de saldos.

Actualiza en el Programa Excel el saldo del archivo de Listado de deudo-res de la Contraloría General, y archiva la Póliza de ingresos en un tanto,la Ficha de depósito en fotocopia y el Recibo de ingresos en un tanto enel consecutivo de Pólizas de ingresos, de manera cronológica perma-nente.


de


REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSREGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOSOFICINA DE CONTABILIDAD

POLIZA DEINGRESOS

T


INICIO

RECIBE

EMITE

CAJA

RECIBO DEINGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

F

T

ACCESA Y CAPTURADATOS DEL SERVIDOR

PUBLICO


ASIGNA FOLIO

PROGRAMA EXCEL

ACCESA YCAPTURA

LISTADO DEDEUDORES

ACTUALIZASALDO

POLIZA DEINGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

RECIBO DEINGRESOS

FIN

T

F

T

CONSECUTIVODE POLIZAS DE

INGRESOS

FICHA DEDEPOSITO

RECIBO DE INGRESOS

T

F

LISTADO DEDEUDORES

PROGRAMA EXCEL

C

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF78

Sept./2003





Nombre: Registro de Comprobación de Recursos.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

Los recursos otorgados como sujetos a comprobar que no se ejerzan en su total idad, deberánreintegrarse a la Caja, a través del Recibo de ingresos.

La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Of ic inade Contabil idad deberá corresponder a la naturaleza del ev ento para el cual fué sol ici tado elrecurso.

La comprobación de recursos deberá realizarse en un período máximo de tres días posterioresal término de la comisión of icial o a la fecha en que se real izó el gasto.

En el caso de presentarse saldos pendientes de comprobar deberá requeri rse por escrito alserv idor público deudor el reintegro de recursos.

Registrar la afectación contable por concepto de comprobación de los recursos otorgados comosujetos a comprobar.

Descripción


Actividad

UA/DRF79

Area

3


1

2

3

4

5

5A

5A.1

5A.2

6

Recibe de la Oficina de Control Financiero la Solicitud-Comprobación derecursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en originaly dos copias y revisa que registre los datos generales como son nombredel servidor público, importe, folio consecutivo, así como la firma de auto-rización del Jefe del Departamento de Recursos Financieros.

Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias y entrega la segunda copia del documento a la Oficina de Con-trol Financiero.

Accesa al Sistema de Contabilidad y captura los datos que correspondenal servidor público establecido como deudor de los recursos, para realizar elregistro contable de la comprobación a través de la Póliza de diario.

Emite a través del Sistema de Contabilidad la Póliza de diario en un tantoy le asigna el folio que le corresponde a través del sistema.

Accesa al Programa Excel y captura la información en el archivo de Lista-do de deudores y Listado de folios de la Contraloría General, por elimporte comprobado documentalmente por el servidor público.

¿Comprueba el adeudo en el plazo?

En caso de no comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido:Verifica el saldo comprobado en el Listado de deudores de la ContraloríaGeneral a través del Programa Excel.

Elabora Oficio de requerimiento en original y copia dirigido al servidorpúblico deudor, por el recurso no comprobado para solicitar el reintegro enla Caja y recaba firma del Jefe de la Unidad Administrativa por conducto delJefe de Departamento de Recursos Financieros.

Entrega el Oficio de requerimiento, en original al servidor público deudory la copia al Departamento de Recursos Financieros para su control y archi-vo.


Conecta con el procedimiento:Registro de Reintegro de Recursos.

En caso de comprobar la totalidad del adeudo en el plazo establecido:Archiva de manera cronológica permanente en el Consecutivo de pólizasde diario, la Póliza de diario en un tanto, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en copia y el Seguimiento interno de documentos en origi-nal y en la Carpeta de seguimiento interno, el Seguimiento interno dedocumentos en copia.


de

UNIDAD ADMINISTRATIVAUNIDAD ADMINISTRATIVADEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSDEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROSREGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOSREGISTRO DE COMPROBACION DE RECURSOS


OFICINA DECONTROL

FINANCIERO


INICIO

RECIBE YREVISA

SELLA YENTREGA

ACCESA YCAPTURA

EMITE Y ASIGNA FOLIO

OFICINA DECONTROL

FINANCIERO

SEGUIMIENTO INTERNO DEDOCUMENTOS

C

O-2

O-1

2

SISTEMA DECONTABILIDAD

POLIZADE DIARIO T

ARCHIVA

ACCESA YCAPTURA

INFORMACION

LISTADOS DEDEUDORES YFOLIOS

C

C

POLIZADE DIARIO


C

O

1

CARPETA DESEGUIMIENTO

INTERNO

CONSECUTIVO DE POLIZASDE DIARIO

FIN


PROGRAMA EXCEL

¿COMPRUEBAEL ADEUDO EN

EL PLAZO?

T

NO

SI

VERIFICASALDO

PROGRAMA EXCEL

LISTADOS DEDEUDORES

JEFE DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

OFICIO DEREQUERIMIENTO

ELABORA Y RECABA FIRMA

O-1

OFICIO DEREQUERIMIENTO

ENTREGA

O

1

SERVIDOR PUBLICO DEUDOR

DEPARTAMENTODE RECURSOS FINANCIEROS



1

1

CONECTA CON EL PROCEDIMIENTO:REGISTRO DE REINTEGRO DE RECURSOS

Procedimiento

Normas


í


UA/DRF81

Sept./2003





Nombre: Registro de Solicitudes de Recursos de Fondo Rev olvente.

Objetivo:

Frecuencia: Diaria.

Eá

Los recursos de sujetos a comprobar pueden otorgarse siempre y cuando el sol ici tante nocuente con adeudos pendientes de l iquidar.

La documentación comprobatoria por recursos otorgados que presenten las áreas a la Of ic inade Contabil idad deberá corresponder a la naturaleza del evento para el cual fué sol ic itado elrecurso.

La Comprobación de recursos deberá realizarse en un periodo máximo de tres días posterio-res al término de la comisión of icial o a la fecha en que se real izó el gasto.

Para realizar el trámi te del Reembolso de Gastos, este debe ser superior a un importe de$700.00 en caso contrar io se pagará directo en la Caja.

En caso de tramitar gastos para su reembolso, la documentación no debe contar con más de unmes de antigüedad.

Registrar y controlar el uso de los recursos otorgados para el cumplimiento de sus funciones alpersonal de la Contraloría General.

Descripción


Actividad

UA/DRMS82

Area

3


1

2

3

4

5

6

Recibe de la Oficina de Control Financiero el Seguimiento interno dedocumentos en original y dos copias, la Solicitud-Comprobación derecursos en copia, en caso de tratarse de reembolso de gastos o la Solici-tud de fondos a comprobar en original, en caso de tratarse de gastos acomprobar, revisa que la documentación recibida contenga todos los requi-sitos.

Sella de recibido el Seguimiento interno de documentos en original ydos copias y entrega a la Oficina de Control Financiero la segunda copia delSeguimiento interno de documentos con acuse de recibo, en caso detratarse de reembolso de gastos.

Accesa al Sistema de Contabilidad y captura la Póliza de egresos entrámite que contiene los datos del beneficiario, el importe para la elabora-ción del cheque, la fecha de elaboración, concepto del trámite y asientoscontables.

Entrega a la Caja la Póliza de egresos en trámite a través del Sistema deContabilidad y entrega el Seguimiento interno de documentos en origi-nal y copia, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia en caso detratarse de reembolso de gastos o la Solicitud de fondos a comprobaren original en caso de tratarse de gastos a comprobar y la Documentaciónsoporte.

Pasa el tiempo.

Recibe de la Caja la Póliza de egresos en un tanto, el Seguimientointerno de documentos en original y copia, la Solicitud-Comprobaciónde recursos en copia en caso de tratarse de reembolso de gastos, o Soli-citud de fondos a comprobar en original en caso de tratarse de gastos acomprobar y le asigna el folio de la póliza a la documentación soporte.

Accesa al Programa Excel y actualiza el Listado de deudores en caso detratarse de Solicitud de fondos a comprobar y el Listado de folios delcontrol del uso de recursos en caso de tratarse de reembolso de gastos yarchiva según sea el caso, la Póliza de egresos en un tanto, la Solicitud-Comprobación de recursos en copia, la Solicitud de fondos a compro-bar en original y el Seguimiento interno de documentos en original enel Consecutivo de pólizas de egresos de manera cronológica permanen-te, y la copia del Seguimiento interno de documentos lo archiva en laCarpeta de seguimiento interno de manera cronológica permanente.


de


REGISTRO DE SOLICITUDES DE RECURSOS DE FONDO REVOLVENTEREGISTRO DE SOLICITUDES DE RECURSOS DE FONDO REVOLVENTEOFICINA DE CONTABILIDAD

SEGUIMIENTOINTERNO DE DOCUMENTOS

O

1

FIN

C

C CARPETA DESEGUIMIENTO

INTERNO

CONSECUTIVODE POLIZAS

DE EGRESOS

SOLICITUDDE FONDOS ACOMPROBAR

O

INICIO

RECIBE YREVISA


C

O-2

SOLICITUDDE FONDOSA COMPROBAR

O

ENTREGA POLIZADE EGRESOEN TRAMITE


SEGUIMIENTO INTERNO DEDOCUMENTOS

O-1

C

ACCESA Y ACTUALIZA SALDOS Y FOLIOS

T

SELLA Y ENTREGA

SEGUIMIENTO INTERNO DE DOCUMENTOS O-1

2


OFICINA DE CONTROLFINANCIERO

OFICINA DE CONTROL

FINANCIERO


CAJA

PROGRAMA EXCEL

LISTADOS DEDEUDORES

Y DE FOLIOS

POLIZA DE EGRESOS


1

ACCESA Y CAPTURAPOLIZA DE EGRESO

EN TRAMITE



O

EN CASO DEREEMBOLSODE GASTOS

EN CASO DEGASTOS A

COMPROBAR

EN CASO DEREEMBOLSO DE

GASTOS

EN CASO DEGASTOS A

COMPROBAR

POLIZA DEEGRESOS

T

O-1

RECIBE Y ASIGNA FOLIO



1

CAJA


O

EN CASO DEREEMBOLSO DE

GASTOS

EN CASO DEGASTOS A

COMPROBAR


Directorio

í

VCONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


pliquen responsabilidad administrativa. presuma actos u omisiones que impliquen responsabilidad administrativa.

L.A.E. Serafín Hernández SagaónJefe de la Unidad Administrativa

C.P. Yolanda Gómez FernándezJefa del Departamento de Recursos Financieros

Dra. María Magdalena Préstamo FuerteJefa del Departamento de Recursos Humanos

L.C. Karina de la Fuente IzaguirreJefa del Departamento de Recursos Materiales

L.I. Jorge Arturo Gloria CarralesJefe del Departamento de Informática

Firmas de Autorización

í

VICONTRALORIA GENERALUNIDAD ADMINISTRATIVA


L.A.E. SERAFÍN HERNÁNDEZ SAGAÓNUNIDAD ADMINISTRATIVA

AUTORIZACIÓN

XALAPA, VERACRUZ DE IGNACIO DE LA LLAVESEPTIEMBRE DEL AÑO 2003.

LIC. FLOR ALICIA ZAMORA POZOSDIRECCIÓN GENERAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO

REVISIÓN

C.P. RICARDO GARCÍA GUZMÁNCONTRALOR GENERAL

ELABORACIÓN

Documents

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE …sistemas.cgever.gob.mx/2003/Normatividad_Linea/otros/manual_proc... · Revisa que el Formato de seguimiento de documentación del Siafev