MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN NACIONAL DE … · h.2 .La sociedad de profesionales que extendió la factura tributa en 2ª categoría y cuenta con contabilidad completa. En

MANUAL DESARROLLO EMPRESARIAL

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DIRECCIÓN NACIONAL DE

DESARROLLO EMPRESARIAL

CODESSER

MANUAL DESARROLLO EMPRESARIAL 1-0

CAPITULO I

PRESENTACIÓN CODESSER

1.- Definición y objetivos de la Corporación La Corporación de Desarrollo Social del Sector Rural (CODESSER) es una institución de derecho privado sin fines de lucro, con personalidad jurídica propia, creada en 1976 a instancias de la Sociedad Nacional de Agricultura, cuya existencia legal fue autorizada mediante el Decreto Nº300 del Ministerio de Justicia de fecha 10 de Marzo de 1977.

Sus principales objetivos son: • Colaborar al mejoramiento de las condiciones educativas culturales y de capacitación técnica y laboral de

las personas vinculadas a la actividad rural. • Facilitar la asistencia técnica, de salud e higiene y contribuir al mejoramiento de las condiciones

habitacionales de la población rural, procurando su desarrollo integral y su efectiva integración a la comunidad nacional.

• Promover, organizar y coordinar acciones de capacitación ocupacional en beneficio de los trabajadores del agro.

La Corporación está dirigida al más alto nivel por un Directorio constituido por siete representantes de sus socios fundadores, básicamente profesionales y empresarios ligados a la actividad agropecuaria y académicos. Cuenta a nivel central con una Secretaría General y tres direcciones: Académica, Desarrollo Empresarial y Administración y Finanzas. El presente reglamento contiene las normas por las cuales se regirán los trabajadores de la Corporación de Desarrollo Social del Sector Rural.

2.- Objetivos de las Oficinas de Desarrollo Empresarial • Promover y contribuir al desarrollo productivo y mejoramiento de la competitividad de las empresas, prestando

servicios de excelencia, integrales, oportunos, y de alto valor agregado para nuestros clientes. • Esto se logra articulando diversas herramientas, tales como los instrumentos de fomento, de innovación, de

capacitación y de transferencia tecnológica con los agentes de desarrollo regionales (empresas, organizaciones privadas, centros de investigación, consultoras, e instituciones públicas).

3.- Estructuración de oficinas y cargos Se adjunta en sección anexos.


CAPITULO II CONTRATACIÓN DE PERSONAL 1.- CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES DE PLANTA Para la contratación de profesionales de planta de las Oficinas de Desarrollo Empresarial de Codesser, considere las siguientes instrucciones:

a. Cuando se produzcan vacantes o necesidad de nuevos profesionales, se deberá informar de inmediato a la Dirección Nacional.

b. Con la autorización de la Dirección Nacional se procederá, por medio del sistema que se estime conveniente, a hacer el llamado a postular al cargo institucional. La Dirección Nacional también podrá incorporar postulantes, enviando sus antecedentes a la respectiva región.

c. Considerar en la selección del Personal (la realiza el Gerente Regional):

d.1. Tener claramente definidas las funciones del cargo a ofrecer y las remuneraciones respectivas. d.2. Poner aviso en un diario local o nacional, procurando consignar claramente el perfil requerido. d.3. Evitar favores a familiares y amistades d.4. Conformar comité de entrevista d.5. Cuando sea necesario contratar apoyo externo (Ej:Sicólogos)

d. Las regiones enviarán una terna priorizada a la Dirección Nacional con los currículos correspondientes. e. Con el visto bueno de la Dirección Nacional se procederá a tomar el examen sicológico al postulante con la

primera prioridad. Si este es satisfactorio se procederá a la contratación.

f. Los Gerentes Regionales deberán solicitar a la Dirección Nacional autorización para la contratación del nuevo profesional de planta, mediante el formulario denominado “SOLICITUD AUTORIZACION DE CONTRATO LABORAL” (disponible en ETP) (sección anexos).

g. Para el caso de los cargos ejecutivos, el Comité Directivo de la Corporación, resolverá finalmente, quién ocupará la plaza solicitada. No se autorizarán contrataciones si no se ha cumplido con el procedimiento señalado anteriormente.

h. En el caso del cargo del Contador Regional, se realizará una evaluación de conocimientos a los seleccionados

previamente por la región. Esta prueba de conocimientos, es evaluada por el Contador general de Casa Matriz. Finalmente, toma la decisión el Gerente Regional.

i. Para los demás cargos administrativos, el Gerente Regional, tomará la decisión de la contratación.

j. Los contratos deben ser indefinidos, con una evaluación por parte del Gerente, a los 3 meses de ingresado el nuevo

funcionario. En esta ocasión, se debe entregar un informe a la Dirección Nacional, de manera de informar si el profesional cumple o no con lo esperado.

k. Considerar la continua motivación de los funcionarios contratados. Es importante que los Gerentes tengan claro

que un funcionario no siempre tiene motivaciones de carácter económico. Muchas veces el reconocimiento a una buena gestión es muy motivador. En otras oportunidades entregar un reconocimiento a través de un premio es también motivador. Ejemplo: Día libre, Curso de Capacitación, Presente o regalo personal o para la oficina, etc. Es importante también no confundir motivación con paternalismo. Es necesario que el gerente tenga una muy buena comunicación con sus funcionarios para que exista motivación.


2.- SOLICITUD DE CONTRATOS DE TRABAJO

a. Gerente envía el “Formulario de Solicitud de Contratos de Trabajo”, al Director Nacional del Área de Desarrollo Empresarial. El formulario se debe enviar completo y debidamente firmado por el Gerente Regional, adjuntando todos los antecedentes que indica el formulario.

b. Se deben enviar a Casa Matriz, la solicitud de contratos de trabajo, para personal propio del Área, y de los proyectos que lo requieran, sean estos a honorarios, indefinidos, de plazo fijo, o por obra.

c. La Dirección Nacional, aprueba la solicitud mediante firma, y la envía a Administración y Finanzas para la elaboración del respectivo contrato.

d. En el caso que proceda, Administración y Finanzas genera una liquidación de sueldo de prueba, y verifica si lo solicitado por la región, en cuanto a las remuneraciones, corresponde

e. La Dirección Nacional recibe el contrato en tres copias, y da el visto bueno (se adjunta la solicitud para chequear que correspondan a la solicitud enviada).

f. El contrato es firmado por el Secretario General.

g. La Dirección Nacional envía los contratos a la Oficina Regional correspondiente.

h. La Oficina Regional procede a la firma del trabajador, y entrega una copia del contrato a este. Archiva la segunda copia en la carpeta personal del trabajador, y envía la tercera copia a la Dirección Nacional.

i. Dirección Nacional, envía el contrato debidamente firmado a Administración y Finanzas.

3.- CONTRATACIÓN DE PROFESIONALES EXTERNOS A HONORA RIOS Para la contratación de profesionales a honorarios del Área de Desarrollo Empresarial de CODESSER, considerar las siguientes instrucciones:

a. La externalización de servicios, ya sea de difusión, venta, o ejecución de tareas técnicas o administrativa, debe ser supervisada directamente por la Gerencia de la Oficina Regional de Codesser. En la Gerencia recae el 100% de la responsabilidad de que los servicios se realicen con CALIDAD, técnica y administrativa.

b. Para la contratación de un profesional externo, se debe realizar un contrato de honorarios. El que debe ser solicitado a la Dirección Nacional por medio del formulario denominado “Solicitud de autorización de Contrato Laboral” (disponible en ETP) (sección anexo).

c. En la Sucursal de Codesser, debe existir una carpeta con los currículos y contratos de los profesionales a honorarios que presten servicios a dicha oficina.

d. Los honorarios de estos profesionales se cancelarán por la respectiva Oficina Regional, contra un documento de pago (boleta de honorarios, boleta de retención1 o factura).

e. En el caso de que se esté externalizando la colocación de instrumentos de fomento u otro proyecto del área, se debe consultar la “Tabla de Comisiones de Venta”, donde aparecen las comisiones máximas y valores de referencia a pagar, por las Oficinas de Desarrollo Empresarial de Codesser. (sección anexo)

f. Las comisiones están calculadas, teniendo como base, que el profesional externo no ocupará instalaciones, servicios, horas de personal administrativo, instrumentos, etc., de la oficina que paga la externalización.

g. En el caso de extenderse una Boleta de Honorarios a Codesser, debe recordarse que, salvo en muy contadas excepciones, nuestra Institución debe retener el 10% de Impuesto de 2da Categoría. Es importante tener presente que el cálculo del impuesto se realiza sobre la base del valor bruto.

1 Sólo se pueden emitir un máximo tres boletas de retención por rut.


h. En el caso de extenderse una factura por prestación de servicios, ésta será exenta de IVA y pueden ocurrir las siguientes situaciones:

h.1. La sociedad de profesionales que extendió la factura está acogida a las normas de 1ª categoría de la Ley de la Renta, y por lo tanto esa factura sólo expresa el valor bruto a cancelar.

h.2 .La sociedad de profesionales que extendió la factura tributa en 2ª categoría y cuenta con contabilidad completa. En este caso Codesser debe retener el impuesto, el cual se expresa en la factura en forma semejante a lo expuesto para el caso de las boletas de honorarios.

4. SISTEMA DE INDUCCIÓN A LA EMPRESA

a. Es responsabilidad del Gerente Regional que todos los funcionarios que se incorporen a la Institución pasen por un proceso de Inducción.

b. En el proceso de inducción, se deben entregar a cada nuevo funcionario los siguientes documentos:

b.1. Reglamento Interno de la Institución.

b.2. Manuales de Instrumentos y Sistemas de Gestión, según el cargo.

b.3. Planificación Estratégica Nacional y Regional.

b.4. Descripción de las tareas específica a Desarrollar.

c. A cada nuevo funcionario, se debe entregar:

c.1. Casilla de correo electrónico.

c.2. Clave acceso ETP.

c.3. Información del Seguro de Vida y/o Accidentes, según el cargo.

d. Se debe realizar la presentación personal e individual de un nuevo funcionario, a todo el personal de la región.

e. Se debe enviar una nota a todas las Oficinas Regionales y a la Dirección Nacional de Codesser informando la nueva incorporación señalando: Nombre, Profesión y Cargo.

f. Cuando se trate de un cargo ejecutivo, enviar una nota a CORFO regional para luego presentarlo personalmente.


CAPITULO III NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RECURSOS HUMANOS 1.- CARPETAS DEL PERSONAL

a. De acuerdo a lo señalado en la Resolución Nº 716-23-05-2008, proveniente de la Dirección del Trabajo, se autoriza la centralización de la documentación de Codesser del personal en las Oficinas de la Casa Matriz.

b. Sin embargo, en las oficinas regionales y provinciales de Desarrollo Empresarial, deberá existir una carpeta para cada funcionario, con una copia simple de los siguientes documentos:

b.1.Contrato de Trabajo y sus modificaciones.

b.2.Comprobante de pago de remuneraciones, últimos seis meses.

b.3.Finiquitos, últimos seis meses si procede.

b.4.Convenio de Sala Cuna, si procede.

b.5.Comprobante de otorgamiento de feriado (últimos dos años).

b.6.Licencias.

b.7.Registro de cursos de capacitación (indicar nombre, fecha, entidad que lo dictó, y duración).

c. El responsable de mantener esta documentación en todas las oficinas de la región, es el Gerente Regional.

d. Deberá mantenerse en cada una de las Oficinas de Desarrollo Empresarial, por las que se ha autorizado la centralización, una copia simple de la Resolución citada (disponible en ETP).

e. Cada carpeta debe tener una lista de cotejo de los documentos indicados.

2.- LIBRO DE ASISTENCIA

a. Cada Oficina de Desarrollo Empresarial de CODESSER debe llevar un Libro de Asistencia.

b. Se debe firmar el horario de inicio y termino de la jornada, considerando 45 horas semanales de trabajo.

c. El libro debe ser firmado obligatoriamente por Secretarias, Asistentes Administrativos, y Contadores.

d. No es necesario que Gerentes y Ejecutivos firmen el libro de asistencia debido a la naturaleza de su trabajo.

e. Es de exclusiva responsabilidad del Gerente, el cumplimiento de esta norma.

f. Si existiera un cambio en el horario de trabajo, este se debe formalizar solicitando un anexo de contrato a Casa Matriz. Se debe firmar el libro de acuerdo al nuevo horario acordado entre las partes.

3.- VACACIONES

a. Política: El Gerente de cada Sucursal es el responsable de que los funcionarios a su cargo tomen las vacaciones del año, durante el período correspondiente.

b. Solicitud: Todas las vacaciones deben ser registradas por medio del “Formulario de solicitud y autorización del feriado anual” (sección anexos), el cual debe ser enviado a Casa Matriz debidamente firmado (copia digital del original) y se archiva en la carpeta personal de cada funcionario

c. Información: Se debe informar a Casa Matriz del calendario de vacaciones de la Sucursal en el mes de Diciembre de cada año.


d. Gerencia: En el caso de las vacaciones del Gerente informar a la Dirección de Desarrollo Empresarial el nombre de la persona que queda como responsable de la Oficina, con a lo menos 5 días antes del inicio del período de vacaciones del Gerente.

e. Es importante señalar, que de acuerdo a las disposiciones legales, no se pueden acumular vacaciones por más de dos períodos consecutivos, no obstante, se estima muy conveniente que todos los trabajadores disfruten del necesario descanso anual y no acumulen períodos.

4.- PERMISO ADMINISTRATIVO SIN GOCE DE REMUNERACION ES

a. Objetivo: Este procedimiento tiene el objetivo de regular y registrar los permisos administrativos sin goce de sueldo que se otorgan a los funcionarios de Desarrollo Empresarial.

b. Características: El permiso sin goce de sueldo, sólo puede ser autorizado por el Gerente Regional o su

Subrogante, en caso que este no se encuentre. Para solicitar dicho permiso, el trabajador deberá llenar el formulario (disponible en ETP) (sección anexos), indicando la fecha en que no asistirá al lugar de trabajo y una breve justificación. Es importante la firma del trabajador, ya que con ella acepta que se rebaje de sus remuneraciones los días no trabajados. Una vez autorizado por el Gerente, el formulario debe ser enviado a la Dirección Nacional para que sea registrado por el departamento de Recursos Humanos y Contabilidad (puede ser sólo una copia digital).

5.- VIÁTICOS, ALIMENTACIÓN Y TRASLADOS

Se entiende por viático una cantidad de dinero que puede solicitar un funcionario de planta, cuando concurre a un cometido que requiere alojamiento fuera de su hogar.

a. Dicho recurso no es objeto de rendición por parte del funcionario. Se debe solicitar utilizando el “formulario de solicitud de viáticos” (sección anexos), que debe ser autorizado por el Gerente.

b. El valor del viático solicitado debe considerar las jornadas de trabajo (completa o media) y las noches de alojamiento del cometido. El valor del viático por jornada de trabajo completa (1) es de $ 12.000 y de media jornada (2) de $6.000. Por concepto de viático de alojamiento, el valor es de $28.000 por noche.

c. Con respecto a los fondos para traslados, estos se podrán solicitar por anticipado utilizando el mismo formulario. Estos gastos deben contar con el V°B° del Gerente Regional, y ser rendidos con los respaldos correspondientes.

d. El Gerente decidirá el medio (bus, avión, vehículo institucional) y tipo (clásico, ejecutivo, premium), de traslado a utilizar, de acuerdo a la circunstancia correspondiente.

e. Si no se solicitan fondos por anticipado, el funcionario deberá rendir los gastos incurridos, los que se pagarán previo V°B° del Gerente Regional.

f. Viático en caso de Jornada Institucional:

i) Si la actividad es organizada por la Institución, en una dependencia institucional o un Centro de eventos, se informará el monto que se debe cancelar por alojamiento, alimentación, salones, y otros gastos. Este puede ser pagado directamente por la región o pagado por Casa Matriz, y luego cargado a la Región.

ii) En este caso, se debe solicitar un viático especial por los días en que se desarrolle la actividad. El valor es de $5.000 diarios.

iii) Para los días que consideren el traslado al lugar donde se desarrolle la Jornada, se considera el viático de jornada completa o media, según corresponda.


g. Cuando un funcionario cumple un cometido que no implica pernoctar fuera de su hogar, este podría incurrir en gastos de alimentación en terreno.

h. Se podrá rendir gastos de alimentación, ya sea por almuerzo o cena, por un monto de hasta $5.000 por cada uno de estos eventos.

i. La rendición de estos gastos con documento de respaldo (boleta), se deberá realizar al menos una vez al mes, indicando el cometido y horarios (inicio y termino). La rendición deberá contar con el V°B° del Gerente Regional para su pago. Este podrá objetar parte de rendición, si las circunstancias lo ameritan.

j. Situaciones especiales deben ser consultadas a la Dirección Nacional.

Nota 1: Viático Jornada Completa: Corresponde si la salida al cometido comienza antes del horario de almuerzo oficial de la Oficina Regional. Si el regreso del cometido ocurre después del horario de almuerzo, corresponderá Viático de Jornada Completa.

Nota 2: Viático Media Jornada: Se considera cuando el funcionario sale al cometido, después del horario de almuerzo oficial de la Oficina Regional. Para el caso del regreso del cometido, si el funcionario llega antes del horario de almuerzo, corresponde Viático de Media Jornada.

6.- SOLICITUD Y RENDICION DE FONDO POR RENDIR

a. Se entiende por fondo por rendir una cantidad de dinero que puede solicitar un funcionario de planta, cuando concurre a un cometido institucional que significa efectuar desembolsos, tales como: compras por encargo, organización de actividades, fondos para giras tecnológicas y otro tipo de situaciones diversas.

b. El valor del fondo por rendir debe ser calculado de manera aproximada en la solicitud del mismo, para lo cual se debe utilizar el formulario adjunto.

c. Esta solicitud será autorizada por la Gerencia Regional, quién deberá establecer en el mismo formulario el plazo máximo de rendición del fondo, el cual no podrá superar los 30 días desde que fue cursado.

d. Para la rendición del fondo, se deben adjuntar todas las boletas y facturas originales que originaron los gastos asociados al cometido. Si existiese saldo positivo, este deberá ser restituido junto con la rendición de los fondos por el responsable. Se adjunta formulario.

e. Situaciones especiales deben ser consultadas a la Dirección Nacional.

7.- CAPACITACION INTERNA DE FUNCIONARIOS – FRANQUICIA T RIBUTARIA

7.1 Política:

a. La capacitación del personal de Codesser se realiza con el objeto de que cuenten con las competencias y herramientas necesarias para realizar de forma eficiente, el trabajo que se les ha encomendado.

b. Junto con el presupuesto anual, se deberá presentar un “Plan de Capacitación Interna” que considere las necesidades detectadas para cada persona, cargo asociado, tiempo en que se realizará la capacitación, duración de la capacitación, modalidad (e-learning, presencial, etc.), prioridades y presupuesto. El Plan de Capacitación Interna será aprobado junto con el Presupuesto del año, por la Dirección Nacional.

c. En caso de presentarse una actividad fuera de la planificación, esta se presentará a la Dirección Nacional, solo si cuenta con el V°B° de la Gerencia Regional.

d. Codesser prioriza la capacitación por medio de cursos intra-empresa, es decir, realiza cursos para los funcionarios de igual cargo o función, de acuerdo a los requerimientos del mismo. Este plan será informado por la Dirección Nacional oportunamente.

e. Se debe priorizar realizar cursos por medio de la OTEC Codesser.


7.2 Financiamiento:

a. Cada región cuenta con un monto para realizar capacitaciones, vía franquicia tributaria del año anterior, disponible en la OTIC asociada a la empresa. El monto regional está disponible en el ETP.

b. Por otro lado, se podrá hacer uso de la Franquicia Tributaria del año en curso, la que corresponde al 1% de las remuneraciones imponibles anuales de la Oficina Regional. Esta Capacitación debe ser cancelada por la Oficina Regional, por lo tanto debe considerarse en el presupuesto anual.

c. En caso que la institución proponga el curso, el aporte adicional a la franquicia tributaria será financiado por la Institución. Los cursos que son propuestos por los funcionarios y que requieren aporte adicional a la franquicia tributaria, deben financiarse con recursos de los interesados.

d. La Institución evaluará caso a caso cuando se solicite aporte económico de Codesser para la realización de estas actividades.

e. El Gerente debe velar por el buen uso de los recursos disponibles y por una distribución equitativa entre todos los funcionarios de estos recursos.

7.3 Procedimiento uso Franquicia Tributaria OTIC:

Corresponden a los fondos del año tributario anterior dispuestos para capacitación, depositados por Casa Matriz en la OTIC para estos fines.

a. La Región envía la Solicitud de Inscripción de Cursos de Capacitación de la OTIC Capfruta (disponible en ETP), a la secretaría de la Dirección Nacional, previa verificación del saldo disponible de su región (archivo actualizado disponible en ETP). Esto se debe realizar con al menos 48 horas de anticipación, al inicio del curso.

b. La Dirección Nacional envía a la OTIC Capfruta la solicitud, para su tramitación ante el organismo de capacitación.

c. La OTIC envía una carta de confirmación a la Dirección Nacional, la que es remitida a la Oficina Regional respectiva. Con esta orden de compra el participante puede asistir al curso.

d. Si existe un monto que no cubre la franquicia tributaria y esta debe ser cancelada por el funcionario, será descontada de su planilla de remuneraciones, según lo acordado con la Gerencia Regional e informado a la Dirección Nacional.

7.4 Procedimiento uso Franquicia Tributaria Directa:

Corresponden a los fondos del año tributario en curso, correspondientes al 1% de las remuneraciones regionales, con fines de capacitación.

a. La Región envía la “Solicitud de Inscripción de Cursos de Capacitación” (disponible en ETP, sección anexos) a la secretaría de la Dirección Nacional.

b. La Dirección Nacional inscribe, comunica, y liquida el curso ante el Sence. La región debe preocuparse de enviar la factura y el certificado de asistencia que entregue la OTEC que dicta el curso a la oficina Regional en los plazos convenidos.

c. Si existe un monto que no cubre la franquicia tributaria y esta debe ser cancelada por el funcionario, será descontada de su planilla de remuneraciones, según lo acordado con la Gerencia Regional e informado a la Dirección Nacional.

En ambos procedimientos, puntos 3 y 4, se requerirá que al finalizar el curso de capacitación el participante informe a la Gerencia Regional los resultados del curso.

Del mismo modo, se deberá registrar la capacitación en el “registro de cursos de capacitación” (sección anexos), la que debe quedar archivada en las carpetas del personal.


8. SISTEMA DE INCENTIVOS

El nuevo Sistema de Incentivos del Área de Desarrollo Empresarial de Codesser ha sido aprobado por el Directorio institucional y entrará en vigencia oficial a partir de Enero de 2009.

El Manual del Sistema de Incentivos de Codesser debe ser conocido por todos los funcionarios regionales del área.

9.- MANUAL SISTEMA DE INCENTIVOS

9.1 Bases del Sistema de Incentivos

a. Este sistema se orienta a conectar los incentivos con la productividad de cada cargo, donde el aporte real al

cumplimiento de metas de cada persona, tendrá directa relación con los incentivos recibidos.

b. El sistema considera la asociación del incentivo a variables que cada cargo pueda manejar con mayor autonomía de manera tal que cada cargo tenga su propio esquema de incentivos.

c. Es fundamental alinear los indicadores de cada cargo a los objetivos estratégicos del área de Desarrollo

Empresarial.

d. El éxito o la clave del sistema se basa en la adecuada definición de las metas por cargo.

e. Para cada cargo se consideran variables de control y parámetros claves a través de los cuales se definen los indicadores a medir.

9.2 Variables de Control y Parámetros Claves por cargo


9.3 Condiciones Generales

a. El monto del incentivo se pagará de acuerdo al cargo, representando un porcentaje del sueldo anual:

Gerente Regional 17% Ejecutivo 17% Contador 20% Asistente Administrativo/Secretaria (*) 17% *(Desempeño de funciones sujeta a indicadores)

b. Se pagaran incentivos sobre el 90% de cumplimiento de los indicadores por cargo, por lo tanto el monto del incentivo, por indicador, se multiplica por el porcentaje de cumplimiento de la meta, partiendo su pago desde el 0.9 sin tope.

c. Existirán tramos de acuerdo al tamaño de la oficina, el que se medirá según su aporte al margen del área a nivel nacional:


c.1 Se pagará según el tamaño de la región, basado en el último ejercicio anual. Si la región cambia de tramo, entonces se ajustará el pago de acuerdo al factor correspondiente. Para situaciones en las cuales haya posibilidades de bajar de tramo, se pagará con el factor del tramo inmediatamente inferior, y si este se supera en el transcurso del ejercicio se realizará el ajuste. Esta evaluación se realizará por parte de la Dirección Nacional, y se oficializará al fijarse las metas de la Gerencia.

c.2 * Caso especial Nivel 5 : si se supera la meta del Margen Regional, se buscará y aplicará el factor que iguale el % crecimiento del margen final, con el % crecimiento de los incentivos totales pagados al equipo regional, esto con el fin de buscar la simetría de los beneficios. Para determinar el factor, se considerará la situación de cumplimiento 1 para todos los indicadores del equipo regional, y la misma situación (1) pero con los datos financieros reales (superiores). De esta forma si el margen final crece en un X%, se buscará el factor regional que haga crecer los incentivos en el mismo porcentaje.

c.2.1. Los pasos a seguir serán los siguientes:

c.2.2- Calcular el porcentaje de crecimiento en el Margen, desde el Fijado en la meta al Real logrado por la región. c.2.3- Calcular los incentivos que hubiese ganado el equipo si todos los indicadores fueran con cumplimiento 1, y factor 1.3.- c.2.4- Calcular los incentivos ganados por el equipo con los datos de cumplimiento real, y factor 1.3.- c.2.5- Si el porcentaje de crecimiento de los incentivos teóricos versus los reales, es menor que el porcentaje de crecimiento del margen, se debe aumentar el factor hasta llegar al factor que iguala los porcentajes de crecimiento.

d. Se pagarán incentivos cuatrimestrales, con ajuste anual. Esto quiere decir, que los pagos cuatrimestrales se

ajustarán, si hubiesen diferencias entre lo pagado efectivamente y el incentivo ganado, al final del período anual, es decir en enero del año siguiente al año calendario que corresponda.

e. Se cancelará incentivos sólo a las regiones con saldo positivo siempre que el total de los incentivos de los funcionarios de la región, sea menor al margen de la misma región. De lo contrario, se acumulan para el cuatrimestre siguiente, en el cuál se cancelarán en conjunto con los del cuatrimestre que corresponda.

9.4 Indicadores

9.4.1 Gerentes Regionales

a. Utilidades: Porcentaje de cumplimiento del presupuesto de utilidades operacionales de la región (Saldo Real / Saldo Presupuesto).

b. Eficiencia: Porcentaje de desviación del margen versus el gasto total de la oficina, respecto del presupuesto de la oficina.


c. Calidad del Servicio: Encuesta enviado a Mandantes, Empresarios y Consultores. Las encuestas se evalúan porcentualmente. En el caso que se alcance la meta de este indicador, su porcentaje final de cumplimiento será equivalente al indicador de utilidades.

d. Crecimiento: Tasa de crecimiento real anual sobre las utilidades. Corresponde al saldo real período “p” menos el saldo real del período anterior (p-1) dividido por el saldo real del período “p”.

9.4.2 Ejecutivos:

a. Ventas: Porcentaje de cumplimiento de lo presupuestado por ventas asignado a cada ejecutivo. (Ventas reales / Venta presupuestada)

b. Calidad del Servicio: Encuesta enviado a Mandantes, Empresarios y Consultores. Las encuestas se evalúan porcentualmente. En el caso que se alcance la meta de este indicador, su porcentaje final de cumplimiento será equivalente al indicador de ventas.

c. Crecimiento: Tasa de crecimiento real anual sobre las ventas. Corresponde al monto real de ventas período “p” menos el monto real de ventas del período anterior (p-1) dividido por el monto real de ventas del período “p”.

9.4.3 Contadores:

a. Gestión Contable: Balance, Flujo de Fondos CORFO y Conciliación Bancaria. Check List Contable.

b. Gestión Administrativa: Cumplimiento de Check List administrativo.

c. Calidad en el Servicio: Encuesta enviada a Mandantes, Empresarios y Consultores. Las encuestas se evalúan porcentualmente.

9.4.4 Asistente Administrativo/Secretaria Administrativa (*) :

9.4.4.1 Calidad en el registro físico de información de proyectos: Número de carpetas analizadas con 100%

de check list versus el número de carpetas analizadas. El Gerente debe determinar previamente el número de carpetas al azar que se revisarán. El check list es nacional y estará disponible para cada instrumento.

9.4.4.2 Calidad en el Servicio: En este caso el cliente es interno. La encuesta es nacional. Nota: Cada cargo tendrá Indicadores Estratégicos, que en el caso del Gerente será definido por la Dirección Nacional y puede ser distinto para cada Gerente. Para el resto de los cargos, los indicadores estratégicos serán definidos por cada Gerente y pueden ser diferentes para cada cargo y/o funcionario. El requisito fundamental de los indicadores estratégicos es que deben ser medibles objetivamente. Cada indicador estratégico definido por un Gerente en particular debe ser dado a conocer a la Dirección Nacional para su aprobación antes de ser aplicado. (*) El sistema considera a aquellas secretarias que cumplan funciones administrativas consideradas en los indicadores para el cargo de asistente administrativo, situación que debe informar el Gerente a la Dirección Nacional.


9.5 Peso de los Indicadores por Cargo

9.6 Cálculo del incentivo

Para el cálculo del Incentivo se multiplicará:

- Cumplimiento de la meta (Real/Meta). Sólo si es mayor a 0.9. - Factor Peso Indicador - Factor Cargo - Factor Tamaño Regional (fijado con anterioridad) - Sueldo acumulado del cuatrimestre (bruto).

Ejemplo: Ejecutivo, Sueldo Mensual $1.000.000 Indicador: Ventas Ventas Reales Cuatrimestre: $40.000.0000 Meta de Ventas Cuatrimestre: $35.000.000 Tamaño Región: $60.000.000, Cálculo Incentivo:

- Cumplimiento de la meta (Real/Meta)= 1.14 - Factor Peso Indicador= 0.4 - Factor Cargo= 0.17 - Factor Tamaño Regional=0.9 - Sueldo mensual x n° de meses del período= $4.000.000

Total Incentivo de indicador de ventas para el cuatrimestre: $279.072.-


10. REEMBOLSOS MÉDICOS Para este trámite, se enviarán todas las solicitudes de reembolsos acompañadas de un listado en un sobre cerrado a BCI Corredores de Seguros. Cada oficina y/o colegio tendrá un encargado del seguro, quien recolectará semanalmente todas las solicitudes de reembolso de gastos médicos del personal y se enviarán a Santiago todos los días Miércoles de cada semana, vía Chile Express, por pagar, opción día hábil siguiente. Para facilitar este envío, se procedió a crear cuentas para cada uno de los colegios y oficinas, de manera que sus envíos se carguen a cada una de estas cuentas. Si desea solicitar un retiro, se debe ingresar a la web www.chilexpress.cl y marcar la opción Solicitud de Retiro o bien llamar al Call Center al 800-200-102. Los cheques o liquidaciones de reembolsos, serán enviados una vez a la semana, en forma directa a los colegios y/o oficinas regionales a nombre de las contrapartes a cargo de la administración del seguro. INFORMES DE TARJETAS CLIENTE 78951950 Tarjeta Titular 18235931 - DESARROLLO II REGION 18235942 - DESARROLLO III REGION 18235953 - DESARROLLO IV REGION 18235960 - DESARROLLO VREGION 18235971 - DESARROLLO VIREGION 18235982 - DESARROLLO VII REGION 18235993 - DESARROLLO VIII REGION 18236000 - DESARROLLO IX REGION 18236011 - DESARROLLO X REGION 18236022 - DESARROLLO XI REGION 18236033 - DESARROLLO XI REGION 18236040 - DESARROLLO XII REGION

11. MANEJO DE SUGERENCIAS Y RECLAMOS Con el objetivo de establecer una metodología que permita detectar las deficiencias en el servicio que entrega Desarrollo Empresarial y proponer soluciones a estas, se debe contar en todas las oficinas de Desarrollo Empresarial con mecanismos formales de recepción de sugerencias y reclamos. a. Las cartas y correos electrónicos de reclamo pueden ser recepcionadas por cualquier funcionario de

Codesser (incluso DN) y deben ser informadas a la Gerencia Regional correspondiente, quién deberá responderlas con carácter de urgente. Conforme a la gravedad del tema, deberá entregar un informe a la Dirección Nacional.

b. Con el objeto de entregar un mejor servicio a nuestros clientes, a partir del mes de abril del 2002, en todas

las oficinas de CODESSER deberá existir un LIBRO DE SUGERENCIAS Y RECLAMOS.

c. Este libro debe estar en Secretaría en un lugar visible y rotulado con el título de “LIBRO DE

SUGERENCIAS Y RECLAMOS - CODESSER”, y debe tener las siguientes secciones:


- Fecha - Observación - Nombre, Rut, Dirección, Fono y firma

d. Este libro debe ser revisado periódicamente por la Gerencia Regional, quién deberá responder a cualquier

sugerencia o reclamo que se presente a través de este medio, con un plazo no mayor a 15 días de realizada la observación. La respuesta la debe dar al interesado, con copia a la Dirección Nacional del área.

12. GASTOS DE TELÉFONOS CELULARES

Con el objetivo de cumplir con los Presupuestos Regionales en lo que se refiere al ítem “Teléfonos Celulares”, esta Dirección Nacional establece lo siguiente:

a. Los teléfonos celulares que están asignados a los Gerentes, Ejecutivos y Oficinas Regionales, deben ser utilizados de manera en que se cumpla con el gasto establecido en los presupuestos autorizados. Se debe entender que el teléfono celular es una herramienta de trabajo importante para el buen cumplimiento de las tareas de quien lo utiliza. Es por lo anterior que los Gerentes deberán velar por el uso adecuado de los celulares de la región, procurando que ellos estén disponibles para las funciones institucionales durante todo el mes y no que queden fuera de servicio una vez que se agoten los minutos asignados.

b. Por este motivo, y con el objeto de resguardar los recursos institucionales, solo se cancelarán por parte de la

oficina, los montos aprobados en el presupuesto anual de Desarrollo Empresarial para este ítem.

c. Si la cuenta mensual del teléfono celular es mayor a la aprobada según presupuesto, la persona responsable del teléfono deberá asumir el costo de la diferencia, dentro del mismo mes en que se debe efectuar el pago.

d. La Dirección de Administración y Finanzas, a través de una circular, indicará el procedimiento contable

correcto para registrar estos movimientos.

e. El Gerente Regional tendrá la facultad de autorizar (por escrito), un pago por parte de la oficina mayor al presupuestado, por razones que obedezcan a eventos técnicos no considerados en la planificación anual.

f. Cada vez que se contrate un plan de teléfono celular, se debe enviar a la Secretaría de la Dirección Nacional

la copia del contrato, indicando la persona que hará uso del teléfono.


CAPITULO IV PROCEDIMIENTO ARRIENDOS, GESTIÓN INVENTARIO Y ACTIV OS FIJOS 1.- CONTRATO DE ARRIENDO DE OFICINAS

a. Plazo: Los contratos de arriendo deben ser de plazo de 1 año renovables, y deben considerar cláusulas de salida razonables.

b. Firma: Deben ser firmados por el Director Nacional del Área de Desarrollo Empresarial.

c. Garantías: Las garantías deben quedar establecidas en el contrato, así como las condiciones para la restitución de estas.

d. Archivo: Todas las oficinas deben enviar a la Secretaria de la Dirección Nacional una copia de los contratos de arriendo vigentes.

e. Término de contratos: No se podrá dar término anticipado a contratos de arriendo, que signifiquen un costo para la institución. En caso de haber costos asociados, estos serán de cargo del Gerente Regional. Existirán excepciones como : Cierre de oficinas ordenados por la Dirección Nacional o razones de fuerza mayor.

f. Procedimiento Cambio de Oficina: Cuándo se requiere el cambio de domicilio de una Oficina Regional, se debe solicitar autorización a la Dirección Nacional indicando los nuevos requerimientos. Si procede, se deben presentar al menos tres alternativas indicando las características de la propiedad, presupuesto, gastos del traslado y gastos de implementación de la nueva oficina. En vista de estos antecedentes la Dirección Nacional dará su V°B° para el cambio de Oficina.

2.- PROCEDIMIENTO CONTROL DE INVENTARIO ACTIVO FIJO El inventario del Activo Fijo de la Sucursal será elaborado de acuerdo al siguiente procedimiento:

a. El Gerente de la Sucursal es el responsable del control y buen uso de todos los bienes de las Oficinas a su cargo.

b. El Contador es responsable de la confección del inventario de las Oficinas de Desarrollo Empresarial de su respectiva región, y el encargado de la actualización de estos. (se adjuntan formatos Nº1 y Nº2 en sección anexos).

c. En el Formato Nº1 se deben registrar todos los bienes inventariables de las Oficinas de CODESSER en la Región, incluyendo los que han sido comprados con fondos de programa a nombre de Codesser. En estos casos se debe especificar en la columna “Observación”, la procedencia de los fondos para la compra del bien.

d. Cada bien debe ser rotulado con un código correlativo, de acuerdo a la siguiente estructura de codificación:

d.1. Nº Correlativo: Número con el cual se identificará cada bien inventariable. Debe construirse de la siguiente manera:

C-0001-5, donde C = CODESSER 0001 = Nº correlativo 5 = Quinta Región

Se deben rotular con el Nº correlativo los siguientes bienes: escritorios, sillas, sillones, equipos, etc.

d.2. Cantidad: indica número de bienes idénticos que corresponden a esa clasificación.


d.3. Especie: según la siguiente clasificación

d.3.1. Vehículos Motorizados. d.3.2. Equipamiento y accesorios (computadores, impresoras, etc.). d.3.3. Implementación Oficinas (cortinas, cuadros, lámparas, etc.). d.3.4. Mobiliario (escritorios, mesas, sillas, estantes). d.3.5. Otros (libros, etc.).

d.4. Estado: indica el estado en que se encuentra el bien. Bueno, Regular o Malo.

d.5. Características: indica descripción general del bien, marca, color, modelo, serie, etc.

d.6. Fecha de Compra: mes y año en que se realizó la compra del bien.

d.7. Documento: nº de factura.

d.8. Observación: indica característica especial del bien.

e. Cada dependencia debe contar con un inventario del lugar que indique el correlativo, especie y estado de

cada bien que ahí se encuentre. Este inventario de dependencias debe ser firmado por el encargado de la oficina y por el encargado de inventarios (Formato Nº2).

f. Para el manejo de fungibles debe abrirse un registro aparte, en un cuaderno donde se indique la especie,

número, fecha de alta y fecha de baja de los bienes fungibles que existan en las Oficinas de CODESSER (ej.: menaje, corcheteras, etc).

g. Los inventarios se deben actualizarse el 31 de diciembre de cada año, y ser enviados a la Dirección

Nacional.

h. Las altas, bajas y traspasos de bienes, se deben informar en la semana que se realicen, a la Dirección Nacional, utilizando el Formato Nº3 y Nº4 (sección anexos).

i. Es posible entregar bienes en parte de pago. Primero se da de baja el equipo antiguo y posteriormente el alta

del nuevo, señalando en las observaciones dicho movimiento.

j. Cuando se traspase un bien a otra oficina, se debe realizar la baja del bien. El traspaso se debe realizar con un documento con copia a Santiago. Se debe informar a la oficina destinataria, en dicho documento, la identificación del bien, su estado y copia de factura de adquisición y la oficina que recibe el bien debe incorporarlo a su inventario (alta).

k. Es responsabilidad del Gerente, preocuparse de visar y autorizar la adquisición de bienes inventariables y requerimientos de materiales de oficina. No delegar en el contador o ejecutivos esta tarea.

3.- COMPRAS DE ACTIVOS

a. Las compras de activos o bienes muebles son de responsabilidad del Gerente Regional.

b. Toda compra de activo debe estar considerada en el Presupuesto del año correspondiente. En caso de no estar considerada debe hacer la solicitud por escrito a la Dirección Nacional, organismo que sólo autorizará por escrito.

c. Antes de proceder a una compra de activo debe considerarse tres (3) cotizaciones por bien; ya sea del

comercio local o solicitada a la Oficina Central al funcionario encargado de adquisiciones.


d. La decisión de comprar el bien en región o en Santiago va a depender del precio y del servicio técnico, cuando corresponda.

e. Al momento de adquirir el bien se debe hacer de inmediato el documento de alta de inventario y enviar

copia a la Dirección Nacional, acompañada con una fotocopia de la factura correspondiente.

4.- ADMINISTRACIÓN Y CUIDADOS DE VEHÍCULOS INSTITUC IONALES

a. El vehículo que otorga la institución a los funcionarios, es una herramienta de trabajo, por lo cual debe mantenerse siempre limpio y en buen estado.

b. Las responsabilidades del funcionario con respecto al uso del vehículo (multas, peajes en fines de semana, deducible en caso de siniestros de responsabilidad del usuario, entre otros), se establecen en el reglamento Interno de la institución.

c. Se debe ingresar los antecedentes de cada vehículo institucional en una carpeta (Factura, copia de recepción, copia de documentos de circulación, copia de póliza de seguros, registro de mantenciones realizadas ,etc.) La carpeta estará a cargo del contador y el encargado del vehículo debe velar porque esta carpeta este al día.

d. Los vehículos que cambien de usuario dentro de la misma oficina y entre oficinas, deben traspasarse con un “acta de entrega/recepción” (sección anexos) con información sobre: estado del vehículo, documentos, kilometraje, etc. Dicha Acta ha sido enviada por la Dirección Nacional a todas las regiones (disponible en ETP).

e. La mantención técnica de los vehículos institucionales es responsabilidad de la persona a su cargo. Esta mantención está considerada en el presupuesto regional.

f. El Gerente Regional debe velar por la buena presentación y mantención mecánica de los vehículos institucionales de la región. El ítem lavado de vehículos NO está contemplado en el presupuesto. Ello es responsabilidad exclusiva del usuario. No se deben utilizar vehículos con desperfectos que arriesguen la integridad de las personas que los conducen como la de terceros.

g. Todos los vehículos institucionales se encuentran asegurados contra daños propios y a terceros. El encargado del vehículo, frente a un siniestro, es el responsable de que se hagan los trámites ante Carabineros de Chile y la Compañía de Seguros, como posteriormente preocuparse de su reparación.

h. Cada vehículo institucional debe llevar una “Hoja de Ruta” (sección anexos) de acuerdo al formato que tiene la Dirección Nacional para estos efectos. El objetivo de la Hoja de Ruta, es aportar antecedentes al control del programa de trabajo del funcionario.

i. Las rendiciones de boletas de combustibles y peajes, de los vehículos institucionales, deben realizarse al menos una vez al mes, por parte de cada uno de los usuarios de vehículo institucional. Para rendir se debe adjuntar las boletas de combustibles y peajes, consignados en la Hoja de Ruta.

j. Los Gerentes están libres de llevar Hoja de Ruta, solo deben rendir boletas de bencina y peajes.

k. En el caso de la Dirección Nacional, no existen vehículos asignados a funcionarios, por lo tanto cuando sea necesario, se deberá solicitar el uso de vehículo institucional de Casa Matriz, a través de un “Formulario de uso Vehículo Institucional Casa Matriz” (sección anexos), el que deberá ser autorizado por el Director del Área.


4.1. Siniestro de Vehículos Institucionales

Con el objeto de cumplir los procedimientos administrativos de rigor, cuando ocurre un siniestro en un vehículo institucional, se debe proceder en base a lo siguiente:

a. Cada Oficina Regional debe contar con un “Registro de pólizas de seguros de Vehículos Institucionales”

(sección anexos).

b. Avisar inmediatamente a la Dirección Nacional de Desarrollo Empresarial y a la Dirección de Administración y Finanzas del hecho ocurrido.

c. Dejar constancia en carabineros del siniestro ocurrido informando el Nº de póliza de seguro del vehículo

(considerar plazo que estipula la póliza de seguro).

d. El comprobante que emite carabineros se entrega a la persona encargada en la región de informar los siniestros (Contador), para que sea tramitado con la compañía de Seguros.

e. El encargado (Contador) procede a llenar el formulario de denuncia de accidentes de vehículos motorizados de la Compañía de Seguros, y enviarlo al Departamento de Administración y Finanzas, junto a los siguientes documentos:

a. Copia constancia policial. b. Copia padrón del vehículo. c. Copia licencia del conductor.

Los Nº de pólizas de los vehículos de la región son los siguientes (completar):

Nº Patente Marca / Modelo Usuario NºPóliza Seguro


CAPITULO V PROCEDIMIENTO CONFECCION DE PRESUPUESTO Y USO DE INTERESES 1.- MERCADO DE CAPITALES Y USO DE INTERESES

1.1 Mercado de Capitales

a. Gerente toma decisión sobre la colocación de fondos en Mercado de Capitales, sobre recursos de programas en los que está permitido hacerlo.

b. Esta absolutamente prohibido colocar fondos de programas de Fomento de CORFO en el Mercado de Capitales.

c. Para inversiones de montos mayores a $25.000.000, el Gerente deberá solicitar de la Dirección Nacional una cotización, ya que podría existir una mejor alternativa de inversión a nivel central.

d. Sólo se puede invertir recursos financieros en instituciones bancarias, las que proporcionan mayores garantías de seriedad y solvencia (clasificación AA+, o AAA). Los instrumentos financieros en que se puede invertir se limita a Depósitos a Plazo en pesos y Fondos Mutuos denominados de "Corto Plazo ", es decir, de liquidación inmediata.

e. En caso de invertir en Fondos Mutuos, todas las oficinas que utilicen el RUT de CODESSER, es decir el 70.265.000-3, deberán adicionalmente incorporar un número de cuenta que permita identificar los fondos de cada unidad operativa. A modo de ejemplo, si invierto en el F.M. Santander Money Market, debo identificar la inversión utilizando el RUT de CODESSER y un número de cuenta que no esté previamente utilizado. Se debe reiterar al ejecutivo del F. M. que tenga la precaución de hacer la inversión en un número de cuenta que sea el utilizado para la unidad o uno nuevo no utilizado por ninguna otra unidad, ello con la finalidad de no confundir diversas inversiones realizadas bajo el mismo RUT.

f. Al realizar rescates de estas inversiones se debe proceder de igual forma, es decir, enfatizar al ejecutivo correspondiente para que rescate los fondos identificados con el número de cuenta perteneciente a la unidad operativa.

g. Procurar mantener los montos mínimos necesarios en las cuentas corrientes, lo que amerita absoluta claridad en la disponibilidad de los recursos.

h. El Contador debe llevar estricto control de los fondos en Mercado de Capitales, referido a plazos, vencimientos, intereses, etc, en la “Planilla Control de Fondos-Mensual” (sección anexos).

i. El uso de los intereses que se generen por las inversiones, debe ser supervisados y autorizado por la Dirección Nacional, en la “Planilla Control de Fondos -Mensual” (sección anexos).

j. Lo mismo es válido para los recursos de programa de la OTEC.


2.- ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO ANUAL

La planificación anual del trabajo que desarrollan las oficinas regionales y la elaboración de un presupuesto regional constituyen dos herramientas claves para la gestión y el control de las oficinas regionales.

Cada año los equipos de las oficinas regionales deben obligatoriamente realizar un proceso de análisis y evaluación de lo ocurrido en el año que finaliza, de manera de capturar los aprendizajes y realizar las mejoras continuas de los procesos de dirección, administración y comerciales, etc, que influyen de gran manera en los resultados de las oficinas regionales.

Para la elaboración del “Plan Estratégico Regional” (sección anexos), considere los siguientes aspectos:

a. Realizar con todo el equipo regional un taller de análisis, para evaluar el resultado proyectado del año anterior y efectuar el diagnóstico estratégico de la Oficina Regional.

b. Revisar, confirmar, renovar, y formular, en concordancia con las declaraciones estratégicas nacionales, una Misión y Visión, que identifique y motive al equipo regional.

c. Establecer objetivos regionales, en los siguientes 4 niveles; financiero, clientes, procesos internos y desarrollo y aprendizaje. Establecer las actividades necesarias para alcanzar los objetivos, y los indicadores de proceso (da cuenta del avance de una actividad), que sirvan para realizar un adecuado monitoreo del plan. Ser claros y precisos en la formulación del Plan.

Para la elaboración del Presupuesto, considere los siguientes aspectos:

a. Considerar el financiamiento de las actividades planteadas en el Plan Estratégico Regional. Trabajar el presupuesto con todo el personal (obligatorio), y utilizar información histórica.

b. Para los proyectos de renovación, considerar que por diversos motivos pueden existir retrasos en las renovaciones y caída de proyectos. Se debe incorporar el porcentaje histórico para prever dichas circunstancias y observar lo ocurrido con el presupuesto de los 2 años anteriores y de acuerdo a dicha desviación, proyectar el año actual.

c. Para los giros de OH y anticipos, considerar la experiencia del año anterior en cuanto al tiempo que Corfo toma para la aprobación de las rendiciones.

d. Considerar la máxima realidad de disponibilidad de fondos para proyectar las colocaciones e ingresos asociados.

e. Elaborar “Presupuesto de Caja” y “Presupuesto Operacional” (de acuerdo al registro contable). Sección anexos.

f. El Presupuesto se debe presentar con una carta que especifique los supuestos considerados para su elaboración (como variaciones con respecto al año anterior) y además, adjuntar proyecciones del cierre del año anterior (Operacional, Caja y colocaciones reales, utilizar Formato Cierre (Sección anexos)).


2.1. Consideraciones en la confección del Presupuesto Operacional Regional

a. El criterio general para devengar el OH que se gana por la administración de los proyectos de fomento innovación y capacitación, es prorratearlo en la medida que se ejecuta el proyecto y según su estado de avance.

b. En el caso de Formulación Profo, PTI (con OH sobre 8%) y proyectos regionales, se debe registrar al

presupuesto sólo el margen operacional del proyecto o programa.

2.2. Consideraciones en la confección del Presupuesto de Caja Regional

a. Para el Presupuesto de Caja considere como ingreso mensual aquellos montos que depositará a casa matriz.

b. En el caso de Formulación Profo, PTI y proyectos regionales, solo se debe enviar el margen de estos instrumentos a Casa Matriz. La región reserva y administra directamente los fondos para gastos de operación de estos programas. Casos puntuales tendrán un tratamiento de excepción.

c. En los Egresos del Presupuesto de Caja, considere aquellos ítems mensuales que Casa Matriz gira a la región y paga por la región.

d. Se debe anexar la siguiente información al presupuesto de la Región: Proyección cierre operacional y de

caja año anterior.


CAPITULO VI ESTANDARIZACION DE LA CALIDAD DE NUESTROS SERVICIOS E IMAGEN CORPORATIVA 1.- PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL 1.1. Objetivo Entregar un servicio de calidad, a través de cada Oficina de Desarrollo Empresarial de CODESSER. 1.2. Alcance Todas las Oficinas de CODESSER lo largo del país, sean esta regionales o provinciales. 1.3. Responsabilidad La responsabilidad de entregar un servicio de calidad recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que ocupan un recinto de CODESSER. 1.4. Metodología 1.4.1 Condiciones generales de operación oficinas CODESSER

a. Aseo i. Mantener limpias todas las dependencias; pisos alfombrados aspirados; pisos cerámicos

y/o de madera encerados; cortinas limpias y en buen estado; baños limpios, etc.

b. Ornato Interno i. Mantener mural informativo actualizado, y un encargado de este (turnos). ii. Contar con buena iluminación en todas las dependencias. iii. Mantener las oficinas ventiladas. iv. La decoración de las oficinas debe ser sobria. v. Las paredes deben mantenerse con papel mural o pintura en buen estado.

c. Ornato Externo

i. Antejardín limpio y césped corto. ii. Se deben mantener accesos despejados. iii. Si se cuenta con estacionamiento, debe estar señalizado. iv. Timbre funcional y a la vista.

d. Orden.

i. Equipos y utensilios de uso diario en buen estado y funcionales. ii. Mantener la información privada de los clientes archivada y en buen estado.

1.4.2 Presentación Personal

a. Debe estar de acuerdo a la actividad a desarrollar. Ejemplo: Uso tenida formal reuniones CORFO,

SNA, etc.

1.4.3. Letrero Institucional

a. Exterior: este debe estar de acuerdo a las normas para letreros CODESSER. b. Interior Oficina: este debe estar de acuerdo a las normas para letreros CODESSER.


2.- SISTEMA DE ARCHIVOS 2.1. Objetivo

Establecer una estructura común del ordenamiento y clasificación de archivos para el área de Desarrollo Empresarial de CODESSER. 2.2. Alcance

Todas las Oficinas de CODESSER lo largo del país, sean esta regionales o provinciales, considerando archivos físicos y digitales. Entiéndase por archivos digitales, a cualquier información almacenada computacionalmente.

a. Archivo Word (*.doc). b. Archivo Excel (*.xls). c. Archivo Power Point (*.ppt). d. Archivos de formato variado (*.txt, *.pdf).

2.3. Responsabilidad

La responsabilidad de mantener el sistema de archivos ordenado de acuerdo a esta circular, recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que tengan relación con el archivo de documentos. 2.4. Metodología 2.4.1 Ubicación de archivos digitales.

a. Requerimientos: todas las oficinas de CODESSER, poseen equipos trabajando en ambiente Windows 95/98/Me y están en red local

i. Los archivos deberán estar almacenados en un equipo de la oficina, dentro de una

partición secundaria del disco duro del equipo, normalmente llamada D:\). Ejemplo: D:\CODESSER V Región.

ii. El PC que comparta los recursos, deberá tener la siguiente estructura de archivos y

carpetas compartidas para cada usuario de la oficina.

- Programas - Proyectos (PROFO, PDP, PTI). - Asesorías (FAT, DIAGNOSTICO, PREINVERSION, PERTINENCIA). - Ficha Fecor. - Consultores. - Código CAE.

El ordenamiento anterior, obedece a un agrupamiento temático de la información que se maneja en cada oficina.


b. Acceso Archivos:

i. Para facilitar el acceso al sistema de archivos, se deben crear accesos directos desde el escritorio Windows hacia las distintas carpetas de almacenamiento de la información.

ii. Se puede colocar una password para tener acceso a cada carpeta o subcarpeta.

2.4.2 Archivos físicos

a. El esquema de ordenamiento de este tipo de información, es el siguiente: - Manuales. - Reglamentos y regulaciones operativas por instrumento. - Proyectos Vigentes (PROFO, PDP, PTI). - Proyectos terminados (PROFO, PDP, PTI). - Asesorías vigentes (FAT, Pre-Inversión, Diagnóstico). - Asesorías terminadas (FAT, Pre-Inversión, Diagnóstico).

b. Almacenaje de los archivos físicos

- Manuales, Reglamentos y regulaciones operativas: Estén actualizados, en buen estado y de acceso expedito.

- Proyectos Vigentes (acceso en oficina ejecutivo): En archivadores identificados nombre y año de ejecución. Contenido:

- Documentación legal. - Copia proyecto definitivo. - Rendiciones mensuales. - Malla presupuestaria. - Correspondencia. - Otros. - Proyectos terminados. Contenido: - Documentación legal. - Copia proyecto definitivo. - Rendiciones mensuales. - Malla presupuestaria. - Correspondencia. - Cierre proyecto. - Asesorías vigentes: - Carpeta identificada por Nombre Empresa Agrícola y Empresa Consultora. - Utilizar Checklist. - Asesorías terminadas: - Carpeta identificada por Nombre Empresa Agrícola y Empresa Consultora. - Utilizar Checklist. - Almacenadas en cajas rotuladas con el mes y año del contrato, Empresa Agrícola, Empresa Consultora

y el nº carpeta.

2.4.3 Respaldo de información

a. Respaldar semanalmente la información digital. b. Mantener archivo físico de proyectos terminados, a cargo de secretaria. c. Mantener archivo físico de proyectos en curso, en la dependencia del Ejecutivo a cargo.


2.4.4. Listas de Chequeo Instrumentos CORFO. Existen las siguientes Listas de Chequeo de los distintos instrumentos CORFO: 2.4.4.1. Lista de chequeo FAT 2.4.4.2. Lista de chequeo PREINVERSIÓN 2.4.4.3. Lista de chequeo FAT PL (1/2) 2.4.4.4. Lista de chequeo FAT PL (2/2) 2.4.4.5. Lista de chequeo PROFO ETAPA PREPARATORIA 2.4.4.6. Lista de chequeo PROFO ETAPA PROFO 2.4.4.7. Lista de chequeo PDP 2.4.4.8. Rótulos para asesorías terminadas 3. COMUNICACIÓN INTERNA

3.1. Objetivo

Mejorar el sistema de comunicación interna en las Oficinas de Desarrollo Empresarial de CODESSER. 3.2. Alcance

Todas las Oficinas de CODESSER lo largo del país, sean estas regionales o provinciales. 3.3. Responsabilidad

La responsabilidad de mantener el sistema de comunicación interna, que permita la recepción y distribución de la documentación, y la coordinación entre los miembros de la organización para mantener actualizada la información y utilizarla en la toma de decisiones, recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que tengan relación con el manejo de información al interior de la organización. 3.4. Metodología 3.4.1 Recepción y Registro de correspondencia

a. La correspondencia debe ingresar por Secretaría, quien la registrará independiente del destinatario (Gerente, secretaria, contabilidad, ejecutivos), vía a de Ingreso (Correos de Chile, Chilexpress, fax, e-mail, por mano), y su contenido (carta, rendición, solicitud, informe, etc.).


b. Formas de Registro i. En el mismo documento:

- Fecha de recepción - Folio (del libro) - Origen del remitente - Destino - Observaciones

ii. Libro de correspondencia:

- Fecha de recepción - Fecha del documento - Tipo de documento - Remitente - Referencia

c. Distribución de correspondencia

i. Dentro del una misma oficina - La secretaria es la encargada - Cada destinatario dispone de una carpeta o bandeja para recibirla

ii. Entre oficinas de una misma región - Deberá tener el mismo tratamiento y formalidad de cualquier correspondencia

3.4.2 Reuniones de equipo

a. Reuniones Generales

i. Trimestral ii. Participa todo el personal de la región iii. Para tratar temas como:

- Gestión de la oficina - Seguimiento presupuestario - Nuevas regulaciones - Funcionamiento y coordinación interna

b. Preparación al Comité Regional

i. Mensuales ii. Participan el gerente y los ejecutivos de CODESSER y eventualmente el ejecutivo de

CORFO y/o el gerente del PROFO. iii. Su finalidad es analizar y afinar detalles de los proyectos a presentar.

c. Reuniones Extraordinarias

i. Se convocan según necesidad ii. Participan todos o solos algunos miembros de la oficina iii. Para tratar temas puntuales

d. Reuniones Eficientes

i.Existe una persona que convoca la reunión, especificando la materia a tratar, es decir, para qué es la reunión. ii. Existe un conductor de la reunión que define una agenda de puntos a tratar (relacionados con el tema convocado) iii. El conductor define las reglas de la reunión iv. Si dentro de la reunión se trata un tema que se presta a la especulación, es conveniente

dejar un espacio de tiempo para el diseño de nuevas ideas


v. Existe un momento para concretar, en el cual se compromete a los participantes. Es importante dejar definidos:

� Qué se hará � Quién lo hará � Cuando lo hará

3.4.3 Sistematización en el Traspaso de la Información

a. Memorando corriente b. Memorando telefónico c. Correo electrónico d. MSN Messenger e. Internet

3.4.4 Mural Informativo - Contenidos

a. Proyectos asociativos vigentes, donde se destaca el nombre, el gerente y su dirección. b. Información general de los instrumentos de fomento. c. Calendario de concursos para la ley de riego. d. Actividades institucionales. e. Otros servicios CODESSER, como: Capacitación, PRSD, Seguro Agrícola, etc. f. Otras actividades y eventos de interés regional.

4.- CORRESPONDENCIA 4.1. Objetivo

Mejorar y homogenizar el sistema de correspondencia en las Oficinas de Desarrollo Empresarial de CODESSER. 4.2. Alcance


La responsabilidad de mantener el sistema de correspondencia de acuerdo a esta circular, recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que tengan relación con el manejo de información al exterior de la organización. 4.4. Metodología 4.4.1 Envío de correspondencia

a. La correspondencia se enviará de acuerdo a los siguientes parámetros: i. Formalidad ii. Urgencia iii. Contenido iv. Destinatario


Prioridad Formalidad

Urgente Inmediata Sin urgencia

Formal Carta vía Chilexpress Fax, o Carta por mano Carta por correo ordinario Cotidiana Correo Electrónico Correo Electrónico Correo Electrónico

b. Todo documento elaborado debe indicar al menos: i. Identificación del documento ii. Responsable de elaboración. iii. Fecha de elaboración iv. Lista de distribución.

c. Secuencia y numeración: Toda correspondencia que salga de la oficina deberá llevar un correlativo y ser

registrada en un libro o planilla excel de correspondencia despachada, en el cual se registrara lo siguiente: i. Número correlativo ii. Referencia iii. Remitente iv. Fecha de despacho v. Dirección

vi. Vía de despacho (carta u oficio: Correo o chilexpress, fax o e-mail)

c.1. Toda la correspondencia enviada debe ser archivada en una carpeta la cual se encuentra separada por áreas (CORFO, CODESSER, PROFOS, etc.), o en una carpeta denominada “Correo”, en archivos digitales con el número de correlativo como nombre de cada documento. c.2. Los fax deben ser archivados con el comprobante de envío. c.3. Los E-mail, por lo general, quedan en la carpeta elementos enviados (todos juntos) este debe cambiar quedando archivados por temas. Es importante llevar un respaldo de los E-mail enviados.

d. Redacción: El texto debe ser fácil de leer y dispuesto en párrafos cortos, poniendo extremo cuidado en la

redacción y ortografía, se recomienda utilizar el corrector ortográfico disponible en cada programa y leer calmadamente todo documento antes de su despacho (imprimirlo en borrador).

5. FORMATO CARTAS, DOCUMENTOS Y CORREO ELECTRÓNICO 5.1. Objetivo

Mejorar y homogenizar el sistema de correspondencia en las Oficinas de Desarrollo Empresarial de CODESSER. 5.2. Alcance


La responsabilidad de mantener el sistema de correspondencia de acuerdo a esta circular, recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que tengan relación con el manejo de información al exterior de la organización.


5.4. Metodología 5.4.1 Carta:

a. Encabezado:

i. Logotipo Codesser Desarrollo Empresarial en la esquina superior derecha, tamaño 3,18 cm x 2,01 cm.

b. Contenido: i. Fecha: indicando ciudad, día, mes y año ii. Nº correlativo del documento. iii. Nombre, cargo y empresa, a quién se dirige la carta iv. Referencia v. Atención

vi. Contenido de la carta vii. Firma del remitente, indicando nombre, cargo y empresa. viii. Iniciales del responsable de la elaboración del documento y de la persona que la digitó

(Ej.: MPG/coc) ix. Lista de distribución del documento (Ej.: Distrib.: Sr. Mario Penjean G., Archivo) x. Lista elementos adjuntos (Ej.: Incl: 1 Copia proyecto, 1CD).

c. Pie de página: se debe indicar dirección, teléfono, fax, web y correo electrónico de las oficinas de

la región , utilizando tipografía Helvética, tamaño 7, esquina inferior derecha.

d. Tipo y tamaño de letra y espaciado: Este deberá ser el más adecuado para una fácil lectura del contenido del documento.

e. Se adjunta formato en “Sección anexos”

5.4.2 Documento:

a. Encabezado:

i. Logotipo Codesser igual al formato carta.

b. Contenido: i. Fecha

ii. Autor

c. Pie de página: idem al formato carta. d. Tipo y tamaño de letra y espaciado: Este deberá ser el más adecuado para una fácil lectura del contenido del

documento.


5.4.3 Correo Electrónico:

a. Fondo: i. No se debe utilizar ningún fondo ni logo, ya que impide la lectura del mensaje.

b. Contenido:

i. Contenido del correo. ii. Firma del remitente, indicando nombre, cargo y empresa, teléfono de contacto. Se puede

agregar el logo de Codesser Desarrollo Empresarial en el pie de firma, idem al formato carta.

Marcia Echenique L.

Ejecutivo Dirección Nacional Desarrollo Empresarial Tenderini 187 P.3 - Santiago ℡ (56-2) 5853322 / �(56-2) 5853375 www.codesser.cl / www.gtt.cl

c. Tipo y tamaño de letra y espaciado: Este deberá ser el más adecuado para una fácil lectura del contenido del documento.

6. SOLICITUDES REGIONALES A DIRECCION NACIONAL DE D ESARROLLO EMPRESARIAL Con el objetivo de mejorar la gestión de la Dirección Nacional ante las diversas solicitudes regionales, se establece el siguiente procedimiento:

a. Las solicitudes regionales, se deben hacer vía correo electrónico dirigidas al Director Nacional, con copia al miembro del equipo de la Dirección Nacional de Desarrollo Empresarial que corresponda.

b. Se deben solicitar a la Dirección Nacional todas las gestiones que involucren a la Casa Matriz, a modo de

ejemplo se indican las siguientes acciones:

- Autorización para la contratación de personal de planta. - Informar para la contratación de profesionales externos, y reemplazos. - Informar licencias, calendario de vacaciones, y responsable a cargo de la Oficina en caso que salga de

vacaciones el Gerente. - Autorización a solicitudes de capacitación, que son apoyadas por el Gerente Regional. - Autorización para los contratos de arriendo de oficinas. - Información sobre alta y baja de inventarios. - Autorización por inversiones superiores a 15 UF. - Autorización de Presupuesto Anual de la Oficina. - Envío de datos de agenda para la subir a la web. - Envío de noticias para subir a la web. - Solicitud de Firma de Convenios. - Autorización para que profesionales de DE actúen como relatores de cursos de capacitación. - Solicitud de modificaciones a Remesa que superen el presupuesto. - Solicitud de Giro de fondos para pago de actividades de proyectos cuyos fondos se enviaron a Casa

Matriz. - Autorización de gestiones en el Mercado de Capitales, cuando se trate de montos superiores a

$25.000.000 (cotización tasas). - Elaboración y firma de contratos del personal. - Apertura de Cuentas Corrientes y autorización de firmas (DAyF solicita a DDE V°B°) - Aviso y gestiones en caso de siniestros.


- Solicitudes de pólizas de garantía o seguros, y endosos. - Informe de depósitos. - Solicitud de antecedentes institucionales (actas, estatutos, poderes, etc.) - Otros.

c. Toda las solicitudes que sean de la competencia directa de Administración y Finanzas, se debe solicitar a esa

área, con copia a la Dirección Nacional de Desarrollo Empresarial. Esto último es muy importante, ya que permitirá a la DN de Desarrollo Empresarial estar informada de lo solicitado y del historial de la tramitación y a su vez no se produzca duplicidad de solicitud cuando se pide a una y otra Dirección. Ejemplos de solicitudes de competencia de Administración y Finanzas:

- Elaboración y firma de contratos del personal. - Apertura de Cuentas Corrientes y autorización de firmas (DAyF solicita a DFyTT VºBº). - Aviso y gestiones en caso de siniestros. - Solicitudes de pólizas de garantía o seguros. - Informe de depósitos. - Solicitud de antecedentes institucionales (actas, estatutos, poderes, etc.)

Se solicitará que Administración y Finanzas envíe copia a la región y a la Dirección de Desarrollo Empresarial , cuando se concrete la gestión. 7. PROCEDIMIENTO BANCO DE FOTOS

7.1. Objetivo: Este procedimiento tiene el objetivo de dar solución a la frecuente demanda de fotos por parte de la página web institucional, revistas, etc., en cuanto a los proyectos de las oficinas regionales como de las actividades importantes. Se buscar disponer de fotos representativas y de buena calidad, que tengan un tamaño de hoja de carta.

7.2. Características técnicas: Características de una foto de buena calidad:

7.2.1. El archivo debe pesar mínimo 1 megabyte. Para conseguir este peso, antes de tomar la foto, hay que buscar la opción de resolución más alta dentro del modo de ajuste de la cámara (o sea en el visor o pantalla, ir al modo que te muestra las características de tu cámara.)

7.2.2. Resolución mínima: 3 megapixeles. Para esto la cámara de fotos debe ser de 3 megapixeles como

mínimo.

7.2.3. Las dimensiones se pueden identificar en la foto archivada, ver “propiedades de imagen” y aparece “dimensiones”. Ejemplo: 1000x3000 píxeles Hay que multiplicar, y el resultado nos arroja 3.000.000 píxeles, lo que equivale a 3 Mega píxeles.

1 Megapixel=1.000.000 de píxeles

7.2.4. Representativa del proyecto o actividad. Claramente debe reflejar el tema central del proyecto o

actividad. En el caso de cursos o seminarios, donde hay un grupo de gente, es recomendable que se vean las caras de los participantes, y respecto al expositor, de perfil o en 2º plano. A su vez, cuando la actividad contemple testera y letrero del evento, también debe ser considerado el la foto.

7.2.5. Nota al Pie, se recomienda que cada imagen considere un texto alusivo para hacer referencia cuando se

utilice, en especial en aquellas que aparecen autoridades y empresarios. 7.3. Responsable: Es necesario que exista una persona por oficina responsable del banco de fotos de los proyectos regionales, la que debe ser nombrada por el Gerente Regional. Esta persona será la responsable de tener un archivo


digital, denominado BANCO DE FOTOS, el cual deberá contener las carpetas digitales de cada proyecto y sus correspondientes fotos. Se recomienda las personas que tomen las fotos sean las mismas encargadas de hacer seguimiento en terreno a los proyectos, es decir los Ejecutivos o Asistentes Administrativos. Estos deben hacer entrega del material al responsable del Banco de Fotos. 8. REQUISITOS TÉCNICOS DE INFORMÁTICA 8.1. Objetivo: Este procedimiento tiene el objetivo de procurar el funcionamiento óptimo de los sistemas informáticos de Codesser Desarrollo Empresarial, a través del equipamiento e infraestructura adecuada. 8.2. Características: Para el buen funcionamiento de los sistemas contables (sistam y citrix) se requiere que el operador cuente con lo siguiente : A) Hardware: - Pentium Dual Core de 1.6 GHZ - Memoria Ram 512 - Placa Madre recomendada Marca INTEL. - Disco Duro Sata 80 hacia arriba. - Tarjeta de red 10/100 si es placa madre Intel se puede utilizar la integrada de lo Contrario utilizar una externas D-LINK. B) Conectividad de RED: - Servidor de dominio, para controlar la seguridad y dar direcciones físicas fijas a las maquinas del dominio.

Este debe tener cualquier sistema operativo que de estos servicios. - Switch administrable. (Recomendamos 3com) - Red bajo los estándares de CAT 5e. - Contar con una conexión mínima de 1 GB nacional e internacional, verificando el medio (ADSL, Banda

Ancha, etc.) y la estabilidad de esta. *Los elementos recomendados son los óptimos para el trabajo pero puede optar por un alternativo que no se alejen de los solicitados. C) Administrador o Apoyo : Es necesario contar con personal técnico con los siguientes conocimientos: - Administración e instalación en sistemas operativos Microsoft (Windows XP, Windows 2000, ETC) y

software antivirus con firewall. - Configuración y Arquitectura en Hardware. - Configuración de servicios de Impresión. - Administración y configuración de redes. - Soluciones de problemas en hardware, software y redes.


CAPITULO VII SEGURIDAD Y PROCEDIMIENTOS EN CASO DE SINIESTROS 1.- SEGURIDAD DE LAS OFICINAS

a. Se debe garantizar la seguridad en las Oficinas de Codesser, tanto de las personas como de la infraestructura institucional.

b. La responsabilidad recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y sobre todos los funcionarios que ocupan un recinto de Codesser.

c. Condiciones generales de seguridad de oficinas CODESSER:

• Todas las dependencias deben contar con señalética. • Las vías de evacuación deben estar señalizadas. • Las dependencias deben encontrarse libres de objetos que pudiesen ocasionar riesgos de caídas. • Debe existir un botiquín de primeros auxilios, con un inventario de su contenido, y una persona responsable

de su administración. • Deben existir extintores ABC de acuerdo al Nº de dependencias (1 extintor de 4 kgs por 150 mts2 X piso). • Los extintores deben ubicarse en sitios de fácil acceso y clara identificación, libre de cualquier obstáculo y

deben estar en condiciones de funcionamiento máximo, colocándose a una altura máxima de 1,30 metros, medidos desde el suelo hasta la base del extintor. Debe haber un encargado de su mantención.

• Deben existir procedimientos escritos de operación en caso de emergencias. • Las instalaciones eléctricas deben estar en buen estado. • Una vez al año, o cuando se necesario, se deben revisar por un técnico autorizado, todas las instalaciones

eléctricas y de gas. • Todos los artefactos que utilizan gas, parafina, o leña como combustible, deben ser revisadas una vez al año.

Registrar. Los balones de gas deben almacenarse en lugares ventilados.

d. Seguridad contra robos:

• Las oficinas deben contar con alarma de seguridad. • Debe haber un responsable de abrir, cerrar la oficina y activar la alarma. • Debe haber un listado de teléfonos de emergencia de fácil acceso. • Procurar no dejar el acceso principal de la oficia sin una persona a cargo.


CAPITULO VIII PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y CONTABLES OFICINA REGIONAL DE DESARROLLO EMPRESARIAL 1.- GASTOS GESTION TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA (GTT) En concordancia a lo solicitado por el Directorio de CODESSER, se hace necesario el presente instructivo que regulará la contabilización de gastos ya sean en dinero u horas hombre, efectuados durante el mes y que corresponda asignarlos a GTT. Estos gastos, se rebajarán de los ítems correspondientes de los presupuestos aprobados, y se asignarán al ítem Gastos GTT, para lo cual es importante tener en cuenta lo siguiente: a.- La rendición (sección anexos) debe ser realizada por el Coordinador Regional dentro del mes, a objeto de contabilizar y reembolsar los dineros correspondientes, dentro del período en que se efectuaron. b.- Se deberá informar claramente las horas días que se ocuparon en gestiones del GTT, de manera que se puedan valorizar y restar de las remuneraciones (u honorarios) de la Región, para cargarlos a la cuenta contable de acuerdo a la región y el detalle que se acompaña: Vallenar cuenta contable 701.90.01 nivel 4 con ítem gasto Ovalle cuenta contable 701.88.03 nivel 4 con ítem gasto Talca cuenta contable 701.82.01 nivel 4 con ítem gasto Los Ángeles cuenta contable 701.83.01 nivel 4 con ítem gasto Río Negro cuenta contable 701.84.05 nivel 4 con ítem gasto Punta Arenas cuenta contable 701.86.01 nivel 4 con ítem gasto Metropolitana cuenta contable 701.87.01 nivel 4 con ítem gasto c.- Si se efectúan compras (bencina, materiales) estas se reembolsarán, no se efectuarán anticipos de dineros. d.- Se deberá adjuntar toda la documentación de respaldo a la rendición gastos, si faltare algún documento, ese monto no será considerado en la rendición. e.- En aquellas circunstancias en que luego de haber rendido un gasto generado a la oficina por actividades GTT, esta organización reembolsa a CODESSER el monto correspondiente, se contabilizará ese ingreso como un gasto negativo (abonar el ítem gasto que se está reembolsando), de manera tal de anular el efecto de la contabilización previa. En estos casos en que el gasto es financiado con recursos propios del Movimiento GTT, no se afectará el Presupuesto de la Oficina de Desarrollo Empresarial. La cuenta contable se denominará Gastos GTT en todas las regiones, y el que tenga ítem gasto permitirá que el día de mañana se pueda obtener informes con un detalle de los conceptos en que se hayan producido gastos. Deberá informarse a los contadores de esta situación para que procedan a realizar las contabilizaciones correspondientes. f.- En las ocasiones en que se realicen actividades como seminarios o encuentros GTT, se deberá crear la cuenta contable 300.13.48 que se denominará Eventos GTT, a nivel 4 con auxiliar de artículo e ítem gasto. Esto permitirá emitir informes que identifiquen la actividad que se desarrolló y los conceptos en que se gastaron los dineros. Si estas actividades contemplan auspicios, estos generaran un ingreso (que debe ser facturado). Si al contabilizar los gastos del evento, se generan excedentes (que son de propiedad de los GTT), estos deben saldarse mediante un traspaso a la cuenta Acreedores Varios de dicho excedente. De este modo, los ingresos versus los egresos entregarán saldo cero. Se deberá tener especial cuidado en no cargarle a esta actividad gastos de acuerdo a lo explicado en el punto anterior, ya que de ser así producirá un efecto en resultados de la Región, lo que no es procedente.


2.- SOLICITUD Y PAGO DE REMESAS Con el objeto que todas las Oficinas Regionales puedan cubrir sus gastos de operación mensual, la Casa Matriz de Codesser enviará el último día hábil de cada mes una remesa de dinero, a través de un depósito en la cuenta corriente denominada “Agente”. a.- El monto que será remesado a cada Oficina Regional, corresponderá a lo solicitado por la Oficina Regional, en el marco de los gastos presupuestados en el Presupuesto de Caja de la Región b.- No se incluirán en este monto los pagos realizados por Casa Matriz por cuenta de la Región, tales como: Remuneraciones, Leasing, Seguros, Pólizas de Garantías, Boletas Bancarias y cualquier otro pago realizado en forma centralizada. c.- Solo se debe solicitar remesa si hay un cambio en el monto requerido. d.- La solicitud de remesa debe ser hecha por el Contador Regional, por medio de un correo electrónico enviado al Director de Desarrollo Empresarial, con copia al Ejecutivo de Dirección Nacional, al Tesorero de Casa Matriz y al Asistente Contable designado para tales efectos, a más tardar el día 26 de cada mes (día hábil siguiente en caso de caer feriado o fin de semana). e.- La solicitud, será autorizada por la Dirección Nacional de Desarrollo Empresarial, quién podrá pedir mayor detalle de información si estima conveniente.

f.- Como una manera de evitar las distorsiones que se producen en el presupuesto de caja, por el envío de la remesa a fin de mes, se deben ir girando los cheques en la sucursal a medida que se generen los gastos, y estos se deben cancelar una vez realizado el depósito de la remesa desde Casa Matriz. Si por alguna razón no se efectuara el depósito dentro del mes, igual se contabilizará en la cuenta banco como si se hubiera recibido la remesa contra la cuenta corriente de casa matriz.

3.-PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PÓLIZAS Y BOLETAS DE GARANTIAS BANCARIAS

Estos documentos se utilizan para garantizar los recursos que se traspasan desde instituciones del Estado hacia Codesser, en el marco de la gestión de proyectos de fomento, innovación, capacitación y otras consultorías. También se utilizan para garantizar la seriedad de las propuestas presentadas.

La solicitud de Pólizas de Garantía y Boletas Bancarias se debe realizar de acuerdo al siguiente procedimiento, de manera de agilizar el proceso y asegurar la correcta y oportuna emisión de estos documentos.

a.- Cuando se necesite una Póliza de Garantía o Boleta Bancaria, el Gerente debe enviar una solicitud al Director del Área de Desarrollo Empresarial y al encargado de realizar esta gestión en la Dirección Nacional (Secretaría de la Dirección Nacional). Cabe hacer notar que existe una diferencia de liquidez y de costo importante entre una Póliza de Garantía y una Boleta de Garantía. Es importante señalar con absoluta claridad cuál de estos dos documentos se requiere. Cabe destacar que muchas veces se solicitan estos documentos con otro requerimiento, como por ejemplo: Boleta de Garantía de ejecución inmediata, Póliza de seguro endosable, etc. Hay que leer con mucho detalle estos requisitos y solicitarlos tal cual lo señalan los mandantes. Existe un cotizador del costo de estos documentos “Selección de Garantías” (sección anexos) el cual está disponible en el ETP. b.- Inmediatamente recepcionada la solicitud, será tramitada a la Dirección de Administración y Finanzas.


c.- Para que la solicitud sea gestionada debe contener toda la información que indica el “formulario de solicitud de garantía” (sección anexos) (disponible en ETP). Se requiere en el caso de:

i. Garantizar transferencia de fondos: Envío de las resoluciones que hagan referencia a los recursos comprometidos.

ii. Garantizar el fiel cumplimiento de contrato: Envío de los contratos respectivos debidamente firmados.

iii. Garantizar seriedad de la propuesta: Envío de copia de la primera hoja de la propuesta donde se señale el nombre de la propuesta y de la institución, y copia de las hojas de las bases administrativas que se refieren a los montos del proyecto y a la necesidad de la garantía.

De no presentarse estos documentos de respaldo no se podrá gestionar la Póliza o Boleta, siendo responsable de esto el solicitante. d.- Las pólizas de seguro que garantizan los recursos transferidos de fomento deben ser de ejecución inmediata y estar asociadas a los Convenios Marco, no a determinado proyecto o programa. La glosa del documento de garantía (depósitos, boletas u otros), debe estar conforme al texto siguiente: “Para caucionar las obligaciones contraídas con la Corporación de Fomento de la Producción según Convenio Marco de fecha…..” e.- El plazo para gestionar (desde solicitud completa hasta el despacho a Región) de esta documentación, es de 5 días hábiles. f.- En caso de endoso o renovación, se debe realizar el mismo procedimiento indicando, nº de póliza a renovar, monto de renovación, nuevas fecha de inicio y término de la cobertura (no será necesario adjuntar la documentación de respaldo). Existe un formulario especial para utilizar en caso de endoso “Solicitud de endoso póliza de garantía” (Sección anexo) (disponible en ETP). g.- El Contador es el responsable de llevar un registro actualizado de los documentos de garantía regionales. De la misma manera, debe dar aviso del vencimiento de estos al Gerente para su oportuna renovación o retiro y devolución a Casa Matriz. h.- El retiro y devolución de Pólizas vencidas se debe realizar al día siguiente del vencimiento, ya que existe un cupo limitado de montos a garantizar. Si no se cuenta con cupo disponible para garantizar fondos, no se podrá realizar la gestión de estos documentos. Estos deben ser enviados de forma inmediata a Casa Matriz. i.- Cualquier consulta sobre los documentos solicitados debe canalizarse a través de la secretaría de la Dirección de Desarrollo Empresarial, quién será la única responsable y autorizada para despachar a regiones dicha documentación. 4.- INFORME DE DEPÓSITOS A CASA MATRIZ 4.1. Objetivo: Garantizar el correcto flujo de información de las transferencias de fondos que se realizan desde las Oficinas Regionales a las cuentas corrientes de Casa Matriz. 4.2. Alcance: Todas las Oficinas de Codesser lo largo del país. 4.3. Responsabilidad: La responsabilidad recae sobre los Gerentes de Desarrollo Empresarial y el Contador Regional.


4.4. Metodología

4.4.1 Las transferencias de fondos a Casa Matriz se deben realizar a las siguientes cuentas corrientes:

- Banco Chile cc 000-13162-08 - Banco Santander cc 00-11891-5 - Sólo transferencias GTT : Banco Chile cc 00-26358-03 - Sólo transferencias OTEC: Banco Santander cc. 641539-3

4.4.2 Los informes de depósito se deben realizar en el formato específico para estos efectos (disponible en ETP) (sección anexos). Se debe diferenciar entre depósitos “propios” (1) y “de terceros” (2). No es necesario esperar a tener las colillas de depósito, ya que esto retrasa el flujo de información.

4.4.3 El Contador Regional, deberá informar el mismo día de los depósitos efectuados al menos a: Gerente

Regional, Ejecutivo Dirección Nacional de Desarrollo Empresarial (3), Asistente Contable de Desarrollo Empresarial (4), y al Tesorero de Casa Matriz (5).

(1) Depósitos a Casa Matriz propios: se refiere a aquellos depósitos efectuados que son de libre disposición de la institución. (2) Depósitos a Casa Matriz por terceros: depósitos realizados desde las Oficinas regionales disponibles en CM sin restricción de uso, pero con restricción de fines o tiempo (debe financiar un programa adjudicado según un flujo de caja) y/o fondos provenientes de financiamiento de programas (devolución imposiciones, impuestos, remuneraciones, etc.). (3) Marcia Echenique Lay, marcia.echenique@codesser,cl (4) Rafael Gajardo, [email protected] (5) José Concha, [email protected] 5.- PODERES DE REPRESENTACIÓN 5.1. Objetivo: Cumplir adecuadamente con las políticas institucionales referidas a la representación legal de Codesser Desarrollo Empresarial. 5.2. Gestión de poderes: a) Cada Oficina Regional de Desarrollo Empresarial contará a lo menos con dos poderes: Codesser y Codesser Capacitación. b) Para trámites ante bancos e instituciones financieras, tienen representación legal, en estos poderes, el Gerente Regional, su subrogante, un tercer y cuarto funcionario de planta, según la región. c) En todo documento bancario o financiero valorizado, siempre la primera firma es del Gerente Regional. Es responsabilidad del Gerente Regional informar al resto del personal, especialmente al contador, cuando se ausente y quede el subrogante firmando en primer lugar. d) En los poderes se indican otras facultades generales que requieren de una sola firma. Al igual que en el caso anterior, debe firmar sólo el Gerente Regional titular y solamente en su ausencia firmará quién lo subroge. e) Para los poderes de Capacitación, el procedimiento es el mismo. f) Desde Casa Matriz se informa internamente a los bancos sobre la representación legal de Codesser en cada cuenta corriente, de tal modo que no es necesario llevar un poder a cada banco.


g) A nivel regional se debe llevar copia legalizada de cada poder a aquellas instituciones que lo requieren y que se quedan con una copia. h) Es necesario que los Gerentes Regionales conozcan los poderes unificados ya que ellos revocan poderes vigentes a ese momento. Cuando alguno de los firmantes deja de pertenecer a la institución, los Gerentes Regionales deben solicitar a la Dirección Nacional, revocación e incorporación de firma. Es importante señalar que los poderes están vigentes hasta que un nuevo poder los revoque (anular), al margen de quién otorgo el documento.


CAPITULO IX DESCRIPCIONES DE CARGOS DESCRIPCIÓN DE CARGOS OFICINAS DESARROLLO EMPRESAR IAL

1. GERENTE REGIONAL 1.1. Dependencia Jerárquica: Este Cargo depende del Director Nacional de Desarrollo Empresarial. 1.2. Descripción General del Cargo: •En lo General: Responsable de la gestión general del Área de Desarrollo Empresarial en su región. •En lo Específico:

A) DIRECCIÓN a. Conducir la Institución, de manera que esta sea un referente válido en los temas de Fomento,

Capacitación, Innovación y Transferencia Tecnológica a nivel regional. b. Representar legalmente a CODESSER - Área de Desarrollo Empresarial en la región, ante las

instituciones que la Dirección Nacional lo determine, mediante un poder notarial. c. Velar por el cumplimiento de las políticas institucionales. d. Elaborar y gestionar el desarrollo de un Proyecto Regional del Área. e. Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los programas de Desarrollo Empresarial

de la región. f. Determinar las metas a alcanzar anualmente del personal a su cargo.

B) FINANZAS

a. Responsable de la correcta elaboración del Presupuesto Regional b. Responsable del cumplimiento del presupuesto anual del área en su región. c. Responsable de la búsqueda de nuevos negocios y de diversificar los sistemas de obtención de

recursos. d. Responsable de los fondos entregados a la institución para la operación de programas, por parte de

terceros. e. Responsable de los fondos de operación de Desarrollo Empresarial en la región.

C) VINCULACIÓN

a. Difundir la Misión y el Objetivo Estratégico Institucional. b. Desarrollar y gestionar una política de difusión de las acciones que Codesser realiza en la Región. c. Responsable de la vinculación con empresarios, instituciones y organismos públicos y privados

regionales. d. Responsable de la vinculación con las Escuelas de Codesser.

D) ADMINISTRACIÓN a. Responsable de la administración del Área en la región. b. Responsable del cumplimiento de los procedimientos establecidos. c. Responsable de la implementación y mantención de Oficinas. d. Dotar a la oficina de una estructura organizacional profesionalizada, en base a los objetivos de la

organización.


e. Generar un clima organizacional adecuado: –Planificar y distribuir tareas. –Enfrentar y solucionar conflictos entre área técnica y administrativa. –Establecer de forma clara los roles y funciones de los subordinados.

f. Conducir el proceso de selección de personal. g. Realizar la inducción al cargo al personal nuevo. h. Evaluar la continuidad del personal nuevo, luego de los 3 primeros meses de trabajo. i. Velar por la capacitación y capacidades del personal para el desarrollo profesional. j. Evaluar la gestión del personal a su cargo y proponer las remociones.

E) CONTABILIDAD

a. Responsable de que se utilicen los criterios contables acordados por la Dirección Nacional. b. Responsable de que la información que refleja la contabilidad sea fiel a la realidad. c. Responsable de que la contabilidad se mantenga siempre actualizada. d. Responsable de los informes contables que se envían a Casa Matriz.

F) GESTIÓN DE INFORMACIÓN

a. Responsable de la correcta emisión de informes a Codesser Central, y otras Instituciones. b. Responsable de la correcta operación de los sistemas informáticos implementados por organismos

con los cuales Codesser opera sus proyectos. c. Responsable de que la información regional que exista en cualquier Sitio Web, este actualizada. d. Responsable de analizar la participación de la Oficina Regional en las licitaciones de Chilecompra.

G) PROGRAMAS Y PROYECTOS

a. Velar por el estricto cumplimiento de las normativas de los programas desarrollados. b. Velar por la correcta ejecución de los proyectos, asesorías u otras actividades que se ejecutan a

través de los programas operados por CODESSER. c. Asesorar y orientar a los gerentes y/o empresarios que ejecutan proyectos a través de los programas

operados por CODESSER. d. Responsable de que se realicen correcta y oportunamente las devoluciones de fondos. e. Coordinar la atención de los requerimientos de los auditores internos y externos.

H) SERVICIO Y CALIDAD

a. Velar por la buena atención del cliente (interno y externo). b. Procurar que la región desarrolle una gestión de servicio integral.

2. EJECUTIVO DESARROLLO EMPRESARIAL 2.1. Dependencia Jerárquica: Este Cargo depende del GERENTE REGIONAL. 2.2. Descripción General del Cargo:

•En lo General:

Responsable por la promoción, colocación y gestión de todos los proyectos que el Área de Desarrollo Empresarial de CODESSER desarrolla en su región. •En lo Específico:

A) DIRECCIÓN

a. Subrogar y/o representar al Gerente Regional en su ausencia.


B) FINANZAS a. Velar por el cumplimiento del Plan de Colocaciones y el Presupuesto Regional aprobado por Casa

Matriz, en el área o sector a su cargo. b. Colaborar en la correcta elaboración del Presupuesto Regional. c. Informar mensualmente del estado de avance del Plan de Colocaciones y sus proyecciones al

Gerente Regional. d. Proponer estrategias alternativas para compensar eventuales desviaciones negativas del

Presupuesto Regional. e. Colaborar en la búsqueda de nuevas fuentes de financiamiento, que permitan diversificar el origen

de los ingresos al presupuesto de la región. f. Firmar en conjunto con el Gerente Regional los cheques y documentación bancaria, relacionada

con las cuentas operadas en la región, tanto de Fondos Propios como de aquellos transferidos por otras instituciones.

C) VINCULACIÓN a. Organizar, colaborar, y/o participar como relator en charlas, seminarios, u otros eventos de difusión

y promoción de los programas operados por CODESSER. b. Promover la utilización de los diferentes programas operados por CODESSER entre empresarios y

organizaciones empresariales. c. Participar por encargo de la Gerencia Regional, en representación de CODESSER en instancias

relacionadas con el Fomento al Desarrollo Productivo o Empresarial, tales como Comisiones, Comités, Mesas de Trabajo, etc.

d. Colaborar en la difusión del inicio de los proyectos, a través de prensa escrita, u otros medios de difusión, eventos de lanzamiento de los proyectos y/o conferencias de prensa.

D) ADMINISTRACIÓN

a. Conocer y cumplir con el manual de procedimientos internos en lo que se refiere a procedimientos administrativos; uso, cuidado y mantención de oficinas, equipos y vehículos; etc.

b. Conocer y cumplir las circulares administrativas que emiten las Direcciones Nacionales de Casa Matriz.

E) GESTIÓN DE INFORMACIÓN

a. Responsable de mantener una Base de Datos actualizada, de cada proyecto gestionado por el ejecutivo en la región.

b. Responsable de supervisar el correcto ingreso de información en los sistemas implementados por organismos como: CORFO, SENCE, SAG, INDAP u otros. Ejemplo: FAT Express - SIFO – Capital Semilla.

F) PROGRAMAS Y PROYECTOS

a. Velar por el correcto cumplimiento en las responsabilidades y compromisos de empresarios y

consultores, en los diferentes programas que ejecute la región. b. Conocer los Programas que maneja CODESSER y los requisitos que deben cumplir los

empresarios, para acceder a dichos instrumentos. c. Estar en conocimiento y actualizar la normativa reglamentaria que rige a los diferentes programas

operados por CODESSER d. Apoyar, orientar y asesorar a empresarios para la correcta presentación de sus proyectos. e. Solicitar a los empresarios de los documentos necesarios para su elegibilidad como beneficiario de

proyectos. f. Velar por la corrección en los contenidos del Contrato de los Empresarios y Codesser. g. Velar para que las carpetas y archivadores de los proyectos, programas o asesorías a su cargo,

cuenten con toda la documentación que exigen las normativas. h. Defender y respaldar los proyectos presentados por los empresarios (que han sido aprobados

internamente), ante los organismos a que postulan dichos


i. Realizar la correcta tramitación de los proyectos aprobados, asegurando el inicio oportuno de su ejecución.

j. Velar por la efectividad y oportunidad en que se realizan los aportes empresariales comprometidos en cada proyecto, programa o asesoría.

k. Ejecutar procedimientos de programas y proyectos. l. Seguimiento, asistencia a actividades del proyecto y visitas a terreno. m. Revisar y aprobar (o entregar observaciones para su reformulación) las rendiciones y/o informes

parciales o finales. n. Entregar las rendiciones mensuales aprobadas en los plazos acordados al Contador. o. Dar visto bueno para el pago de FAT a consultores y solicitudes de Fondo de proyectos PROFO y

PDP. p. Estar en conocimiento y controlar los saldos disponibles en cada programa o proyecto a su cargo. q. Informar oportunamente al Gerente de la necesidad de recursos para la operación de programas o

proyectos. r. Dar visto bueno a las devoluciones de fondos de programas o proyectos a su cargo. s. Participar en reuniones de trabajo con auditores internos y externos. t. En caso de ausencias programadas, instruir correctamente a quién lo reemplace respecto de la

situación de los proyectos, programas y asesorías a su cargo; y de los trámites que se encuentren pendientes ante empresarios o instituciones.

u. Colaborar con otras regiones, aportando los conocimientos en las competencias profesionales específicas que posee el ejecutivo, contando con el V°B° de la Gerencia regional.

G) SERVICIO Y CALIDAD

a. Informar a los clientes sobre los diferentes servicios que ofrece la Corporación. b. Atender a clientes en forma oportuna y deferente, procurando respuestas rápidas y efectivas.

3. CONTADOR 3.1. Dependencia Jerárquica: Este Cargo depende del GERENTE REGIONAL. 3.2. Descripción General del Cargo:

•En lo General:

Responsable de hacer cumplir los procedimientos administrativos, financieros y contables, que fije CODESSER Central, para la operación del Área de Desarrollo Empresarial en su región. •En lo Específico: A) FINANZAS

a. Colaborar en la correcta elaboración del Presupuesto Regional. b. Informar de la Gestión Presupuestaria de la Oficina Regional. c. Realizar la provisión de Fondos Operacionales (solicitud remesa mensual a Casa Matriz) d. Emitir Facturas por servicios o ventas realizadas por la Oficina Regional. e. Cobrar Facturas por ventas y servicios otorgados por CODESSER. f. Cancelar facturas y boleta a proveedores. g. Encargado de Tesorería h. Conciliación y manejo de las cuentas corrientes bancarios.

B) ADMINISTRACIÓN

a. Conocer y velar por el cumplimiento de los procedimientos administrativos normados por CODESSER respecto a Recursos Humanos (remuneraciones, viáticos, permisos, licencias, feriados, etc.) y uso de bienes físicos de la Institución (inventarios, vehículos, equipamiento, etc.)


b. Enviar a la Dirección de Administración los siguientes documentos: antecedentes contratación, contratos, liquidaciones, FUN, AFP, CCAF, feriados, permisos, licencias, etc.

c. Control del Libro de Asistencia de los funcionarios de la Oficina Regional. d. Encargado de Inventarios. e. Llevar una carpeta para cada vehículo institucional, con sus respectivas actas de entrega (al

responsable del vehículo y traspasos si es que hubiere), y el control de la mantención del vehículo. f. Encargado de Adquisiciones: Controlar el uso de material de consumo corriente y realizar las

adquisiciones de materiales requeridos para el funcionamiento óptimo de la Oficina Regional.

C) CONTABILIDAD a. Manejo del Sistema Contable. b. Atención de consultas contables referidas a fondos de operación y fondos de los programas, por

parte de Gerentes, Ejecutivos y/o empresarios. c. Gestión de remuneraciones, facturación y libros contables. d. Procesamiento de información requerida para la operación contable en Casa Matriz. e. Contabilización de los contratos suscritos en los diferentes instrumentos y provisión de los fondos

comprometidos. f. Mantener actualizado el estado de cuentas de todos los proyectos y programas que operan en la

región. g. Contabilizar las rendiciones mensuales de cada proyecto y programa. h. Elaborar los balances de la Oficina Regional.

D) PROGRAMAS Y PROYECTOS a. Conocer los Programas con los que opera CODESSER en la región. b. Conocer los procedimientos administrativos y operacionales de cada instrumento o programa

operado por CODESSER. c. Elaborar al término de cada mes un informe a la Gerencia, sobre el estado de avance del

Presupuesto Operacional y Presupuesto de Caja (Real versus proyectado). d. Preparación de las rendiciones trimestrales de los distintos programas de CODESSER en la región. e. Emisión de informes según requerimientos (Casa Matriz, Corfo, Gerente, Ejecutivos). f. Custodia de los cheques y documentos de garantía. g. Llevar un control del vencimiento de los cheques o documentos a fecha ingresados por pagos de

facturas o aportes empresariales, y solicitar su renovación en forma oportuna, si corresponde. h. Realizar el pago a proyectos previa aprobación de informes por parte de la Gerencia. i. Mantener actualizado el estado de cuentas de cada instrumento con los saldos disponibles por cada

proyecto o programa (conciliación Cta. Cte. y Rendiciones), j. Manejo y resguardo de instrumentos del Mercado de Capitales. k. Control y gestión de solicitud de Pólizas de Garantía a Casa Matriz. l. Control de pólizas vencidas y devolución de estas. m. Participar en reuniones de trabajo con auditores internos y externos.

E) SERVICIO Y CALIDAD

a. Atender a clientes en forma oportuna y deferente, procurando respuestas rápidas y efectivas. b. Informar sobre normativa y procedimientos de los diferentes programas operados por CODESSER.


4. ASISTENTE DE DESARROLLO EMPRESARIAL 4.1. Dependencia Jerárquica: Este Cargo depende del GERENTE REGIONAL. 4.2. Descripción General del Cargo:

•En lo General:

Responsable de conocer, administrar y del seguimiento de programas y proyectos regionales. •En lo Específico: A) VINCULACIÓN

a. Colaborar en la difusión del inicio de los proyectos, a través de prensa escrita, u otros medios de difusión, eventos de lanzamiento de los proyectos y/o conferencias de prensa.

B) SERVICIO Y CALIDAD

a. Atender a clientes empresariales en forma oportuna y eficiente tanto en la oficina como en terreno. b. Informar a los clientes sobre los diferentes servicios que ofrece la Corporación. c. Mantener actualizados Manuales Operativos, Reglamentos y Formularios de los Programas y

Proyectos que Codesser opere en la región e informar de aquello al resto del personal. d. Atención en terreno en aspectos de post venta.

C) GESTIÓN DE INFORMACIÓN

a. Responsable del correcto ingreso de información en los sistemas implementados por instituciones con las cuales opera la región, u otro que determine la Gerencia Regional.

D) PROGRAMAS Y PROYECTOS a. Apoyo a la difusión y colocaciones de programas, instrumentos, proyectos y cursos de

capacitación. b. Colaborar con el equipo de ejecutivos en la elaboración y presentación de proyectos c. Colaborar con el ejecutivo en la elaboración de los presupuestos y/o estructuras de costos de los

proyectos regionales en general. d. Verificación de antecedentes de elegibilidad y otros antecedentes complementarios que acompañan

las solicitudes de cofinanciamiento. e. Realizar el seguimiento de los datos de elegibilidad para cada programa o instrumento. f. Revisar los Contratos con Consultores y/o Empresarios y otorgar VºBº respecto al cálculo de los

montos contratados y disponibilidad presupuestaria de la asignación que lo financia. g. Mantener los registros para el control presupuestario de proyectos y el registro de los cambios

debidamente autorizados, si corresponde. h. Llevar un control de saldos por ítem y/o actividad del presupuesto aprobado a cada proyecto. i. Realizar la recepción, revisión, ordenamiento y archivo de las rendiciones de fondos aprobada por

el ejecutivo a cargo o responsable del proyecto. j. Preparar las solicitudes de giros, su ejecución y despacho. k. Responsable de mantener las carpetas de proyectos con toda la información requerida (check list),

de acuerdo a lo establecido por la Gerencia Regional. l. Seguimiento, asistencia a actividades de los proyectos (fomento, innovación y capacitación) y

visitas a terreno. m. Tramitar toda gestión administrativa de terreno con empresas, consultores e instructores de acuerdo

a la normativa para cada programa o instrumento. n. Tramitación de Comunicaciones y liquidaciones de cursos de capacitación ante el SENCE. o. Colaborar en la logística de los cursos de capacitación que se realicen en la región (materiales

didácticos, libro de clases, certificados de asistencia, facturación, cobros, etc.) p. Colaborar con el ejecutivo en el seguimiento presupuestario de los cursos de capacitación.


5. SECRETARIA 5.1. Dependencia Jerárquica: Este Cargo depende del GERENTE REGIONAL. 5.2. Descripción General del Cargo:

•En lo General:

Responsable de la atención de clientes y apoyo a funcionarios del Área de Desarrollo Empresarial en su región. •En lo Específico: A) SERVICIO Y CALIDAD

a. Mantener un stock de solicitudes y material informativo para todas las actividades que opera Codesser en la región.

b. Atender a clientes en forma oportuna y deferente, procurando respuestas rápidas y efectivas. c. Informar sobre normativa y procedimientos de los diferentes programas operados por CODESSER

(Corfo, Sag, Indap, Sence, etc.). d. Atención telefónica y devolución de llamados. e. En ausencia de funcionarios, tomar nota de los recados y entregarlos oportunamente a su regreso.

Derivar a otro funcionario si es necesario. f. Encargado del Libro de Reclamos y Sugerencias. g. Mantener una presentación adecuada de las oficinas y un ambiente cómodo y grato para los

clientes.

B) VINCULACIÓN a. Mantener actualizado el diario mural de la Oficina. b. Mantener un listado de efemérides regionales y realizar los saludos institucionales que

correspondan. c. Colaborar en la coordinación y protocolo de los eventos y ceremonias.

C) GESTIÓN Y COORDINACIÓN DE ACTIVIDADES

a. Colaborar con la Gerencia en la organización de reuniones de trabajo tanto internas como externas. b. Confirmar asistencia a reuniones o eventos que se organicen. c. Recordar a quién corresponda de las reuniones o actividades programadas por agenda.

D) GESTIÓN DE INFORMACIÓN a. Responsable de la correcta digitación de las Bases de Datos que requiera la Región (autoridades,

consultores, integrantes de Profos, GTT etc.), b. Revisar periódicamente e informar a la Gerencia de licitaciones en las que pueda participar la

región, que se publiquen en el Portal Chilecompra.

E) CORRESPONDENCIA a. Recepcionar todo tipo de correspondencia o documentación (cartas, fax, e-mail, facturas,

solicitudes, aportes empresariales, etc.) y registrar su ingreso. b. Entregar al Gerente toda la correspondencia recibida, quién asignará a los responsables de su

tramitación. c. Distribuir la correspondencia a los funcionarios asignados, previa anotación en el Libro de Registro

de Correspondencia el nombre del funcionario responsable de la tramitación del documento. d. Archivar la correspondencia una vez finalizada su tramitación, anotando en el Libro de Registro

constancia de su archivo definitivo (identificando el archivador).


e. Llevar un control de la correspondencia que requiere respuesta y de los plazos otorgados para ello. Recordar a responsables de su tramitación antes del vencimiento del plazo. Registrar la fecha de respuesta a cada documento.

f. Mantener una Carpeta de Correo Electrónico que contenga tanto la documentación recibida como despachada, seleccionando sólo aquella que reviste algún grado de importancia. Eliminar aquellos mail que no es necesario mantener archivados.

g. La correspondencia recibida por Correo Electrónico que contenga información o documentos importantes hacerlos llegar a los correspondientes funcionarios de la oficina.

h. Escritura de la correspondencia a despachar, según solicitud de los funcionarios de la oficina. i. Revisión de la correspondencia redactada por los funcionarios y corregir posibles errores previo a

su despacho. j. Toda correspondencia despachada debe llevar las iniciales de responsabilidad. Se debe sacar VºBº

al funcionario responsable de la tramitación, previo a la firma del Gerente. k. Asignar Nº correlativo a la correspondencia y despachar por el medio dispuesto (correo, fax, e-

mail, u otro). l. Revisar correspondencia en ausencia del destinatario y derivar donde correspondan o avisarle de

ésta si es de importancia y requiere estar en conocimiento inmediato.

F) ADMINISTRACIÓN a. Conocer y cumplir con el manual de procedimientos internos en lo que se refiere a procedimientos

administrativos; uso, cuidado y mantención de oficinas, equipos y vehículos; etc. b. Manejo de caja chica y fondo rotatorio. c. Conocer y cumplir las circulares administrativas que emiten las Direcciones Nacionales de Casa

Matriz.

G) FINANZAS a. Colaborar en la correcta elaboración del Presupuesto Regional. b. Registro y entrega de pagos a proveedores. c. Recepción y registro de documentos de pago. d. Apoyo en trámites bancarios.

H) PROGRAMAS Y PROYECTOS a. Conocer los Instrumentos y Programas con los que opera CODESSER en la región. b. Conocer los procedimientos administrativos y operacionales de cada instrumento o programa

operado por CODESSER. c. Registro de solicitudes de cofinanciamiento, anotando fecha de ingreso y asignándole un Nº

correlativo de ingreso según el instrumento de fomento que se trate. d. Elaboración, corrección y revisión de contratos de proyectos. e. Recepción y registro de rendiciones mensuales de proyectos. f. Timbraje de documentos originales de rendiciones, en caso que corresponda.


CAPITULO X ANEXOS 1. Estructuración oficinas y cargos


2. Formulario solicitud autorización contrato laboral

FORMULARIO SOLICITUD AUTORIZACION DE CONTRATO LABOR AL CODESSER - AREA DESARROLLO EMPRESARIAL

Antecedentes Personales Nombre completo

RUT

Fecha de Nacimiento

Nacionalidad

Profesión

Estado Civil

Domicilio

Ciudad Antecedentes del Contrato

Cargo

Oficina / Proyecto / Provincia

Breve descripción de función

Tipo de Contrato

Honorarios

Plazo Fijo

Fecha inicio: / / Fecha término : / /

Plazo Indefinido

Por Proyecto Fecha inicio: / /

Remuneración Base: Asignación de colación: Asignación de movilización:

Domicilio Oficina donde ejercerá cargo Teléfono Celular de contacto

Ciudad Solicita correo electrónico

si no Solicita clave ETP

si no Antecedentes Administrativos A. F. P. ISAPRE / FONASA Plan ISAPRE Plan APV (Monto); Institución Número de cargas Nº Cuenta Corriente / Banco Lugar Egreso (Casa Matriz o Sucursal) Centro de Costo (Regional o Proyecto) Incluye Artículo N°22(no firma libro asistencia)

si no Incluir en Seguro de Accidentes en terreno

si no 4.- Adjuntar

a) Currículum vitae b) Certificado de cargas

_____________________ ____________________ Firma Gerente Regional Vº Bº Dirección Nacional Fecha: Fecha:


3. Tabla comisiones de ventas

TABLA DE COMISIONES EXTERNALIZACION DE SERVICIOS PROFESIONALES A HONORARIOS

Instrumento Comisión máxima Observación Valor de Referencia*

Seguro Agrícola 5% del valor de la prima (50% de los ingresos brutos)

De cada propuesta aceptada por la

compañía de Seguros.

$ 10.200 en caso de 30UF

PRSD SAG-INDAP

50% de los ingresos brutos

De las propuestas presentadas por el

Profesional y que son aprobadas por el SAG

- INDAP.

Definidas por cada región para cada

servicio.

INDAP Consultoría 50% de los ingresos brutos

De las propuestas presentadas y que son

bonificadas por INDAP.

Definidas de acuerdo a cada

instrumento y las DR de INDAP.

INDAP Riego

50% de los ingresos brutos

De las propuestas presentadas y que son

bonificadas por INDAP.

Según instrumento.


Instrumento Comisión máxima Observación Valor de

Referencia Diagnóstico Fat 6 UF por

diagnóstico Diagnóstico Rendido

y aprobado por la Corfo.

$ 112.200*

Estudio de Pertinencia

1 UF por cada empresario.

Elaboración y con la aprobación del

Gerente Regional de Codesser.

$ 56.100* 3 empresas

Fat Individual, Tradicional, PL, ASP

5 UF Contrato firmado, seguimiento, revisión

informe final, encuesta de satisfacción.

$ 93.500*

Fat Colectivo, Tradicional, PL

2.5 UF por cada empresa

Contrato firmado, seguimiento, revisión


$ 140.250* 3 empresas

Preinversión Riego, Medio Ambiental ,Eficiencia Energética

3 UF Contrato firmado, seguimiento, revisión


$ 56.100*

FOCAL 3% cofinanciamiento CORFO, con tope

de 4 UF por empresa

Contrato firmado, seguimiento, revisión


$74.800* Tope

Profo Desarrollo – Año 1

5 UF por empresario**

Los cinco primeros, contrato firmado.

$ 467.500*

PDP Diagnóstico 5 UF** Contrato firmado. $ 93.500*

PDP Ejecución – Año 1

45 UF**

Contrato firmado y cartas de compromiso

$ 841.500 *

*Referencia a Junio 2007.- ** El Ingreso del Agente Operador esta determinado por un % del costo del programa, por lo cual estas comisiones serán canceladas siempre y cuando no superen el 50% del Ingreso que recibe el Agente Operador por administrar el programa.


4. Formulario solicitud autorización del feriado anual


5. Formulario solicitud de viáticos


6. Solicitud y autorización de fondo por rendir

SOLICITUD Y AUTORIZACION DE FONDO POR RENDIR

1. NOMBRE:

2. CARGO:

3. OBJETIVO DEL FONDO:

4. DETALLE DEL CALCULO:

ITEM OBSERVACION MONTO ($) TOTAL 0

5. MONTO DEL FONDO SOLICITADO: $0

FIRMA DEL SOLICITANTE Vº Bº GERENTE

FECHA SOLICITUD: FECHA TOPE RENDICIÓN:


7. Rendición de fondo por rendir

RENDICION DE FONDO POR RENDIR

1. NOMBRE:

2. CARGO:

3. OBJETIVO DEL FONDO:

4. DETALLE DEL CALCULO:

ITEM OBSERVACION N° DOCUMENTO MONTO ($) TOTAL 0

MONTO DEL FONDO SOLICITADO: $0 MONTO DEL FONDO RENDIDO: $0 DIFERENCIA A DEVOLVER/PAGAR $0

FIRMA DEL SOLICITANTE Vº Bº GERENTE

FECHA RENDICION:


8. Solicitud inscripción cursos de capacitación



9. Registro cursos de capacitación del personal

REGISTRO DE CURSOS DE CAPACITACIÓN (EN CARPETA PERSONAL)

Nombre del Funcionario: Cargo: Año de Capacitación: Nombre del

Curso Duración en

horas Fecha

Entidad que dicta el curso

Valor Tipo de

Financiamiento(*)

(*) Indicar que valores corresponden a Sence, Intereses, Aportes Personales, Aportes de Codesser.


10. Formato inventario n°1 (compras)


11. Formato inventario n°2 (de las dependencias)


12. Formato inventario n°3 (Altas)


13. Formato inventario n°4 (Bajas y traspasos)


14. Acta entrega/recepción vehículo institucional

ACTA RECEPCION VEHÍCULOS Región: Marca Patente Modelo Año

Documentos del vehículo SI NO Seguro Obligatorio Permiso circulación al día Inscripción vehículos motorizados Revisión técnica al día Revisión gases al día Vigencia de garantía Vigencia Póliza de Seguro Manual del Conductor Manual del Servicio Técnico Accesorios del vehículo TAG Juego de llaves Neumático de repuesto Gata y herramientas Extintor Botiquín Triángulos

Datos de recepción Kilometraje Nivel estanque de bencina

Km. último cambio de aceite Km. último servicio técnico

Estado chequeo visual Estado Carrocería/abolladuras y rallados Estado parabrisas y vidrios laterales Estado interior Estado luces e intermitentes Otros

------------------------------------------ -------------------------------------------- Firma y Nombre quién Recibe Firma y Nombre quién Entrega


15. Hoja de ruta vehículo institucional casa matriz


16. Formulario uso vehículo institucional casa matriz

FORMULARIO

SOLICITUD VEHÍCULOS INSTITUCIONALES

Fecha: VºBº Gerente Área

1. Marque con una x

AUTO CAMIONETA

2. Nombre de quién lo utilizará 3. Fecha en que hará uso del Vehículo

Desde Hasta

4. Motivo de la Misión

5. Indique Destino de la Misión. 6. Observaciones

Nombre y firma Responsable de la Solicitud


17. Registro pólizas de seguros vehículos institucionales


18. Planilla control de fondos mensual en mercados de capitales

19. Plan Estratégico Regional


20. Presupuesto de caja


21. Presupuesto Operacional


22. Checklist carpetas Innova


23. Formato carta Codesser

Tenderini 187 P.3 - Santiago Fono: (56-2) 5853322 – Fax: 5853375 mail: [email protected]

www.codesser.cl


24. Formulario rendición gastos gtt


25. Permiso sin goce de remuneración


26. Solicitud de endoso Póliza de garantía


27. Selección de Garantía


28. Solicitud de Garantía

SOLICITUD DE GARANTÍA Región Dirección Nacional Tipo de documento Boleta, Póliza, Indiferente (cualquiera de las anteriores)

Boleta de Garantía Bancaria

Característica del documento (si se requiere): Ejemplo: Póliza de Garantía de Ejecución inmediata al solo requerimiento y a la vista.

Con carácter de irrevocable, PAGADERA A LA VISTA Y AL SOLO REQUERIMIENTO DE CORFO

Institución Emisora de preferencia (si hay cupo): Boletas: Banco Chile / Banco Santander Pólizas: Mapfre / Continental / CesceChile2

Indiferente

Nombre Corporación de Fomento de la Producción

Dirección Moneda 921, Santiago Institución Solicitante

Rut 60.706.000-2

Nombre PMC de los sectores Agricultura – AGROSOL- y Turismo –ALTUR- de la Región de Arica y Parinacota.

Código Contable (si tiene)

No tiene

Identificación documento de respaldo Ej: Convenio Marco, o Res.N°15 (adjuntar documento digital)

Bases de Licitación

Fecha inicio del Proyecto N/A

Proyecto Asociado

Fecha de término del Proyecto N/A Monto a garantizar ($ o UF) $2.648.400.- Fecha inicio garantía 17 de agosto de 2009 Fecha término garantía Glosa “Para garantizar a la Agencia Regional

de Desarrollo Productivo de la Región de Arica y Parinacota y a CORFO la seriedad de la oferta presentada por la Corporación de Desarrollo Social del Sector Rural (CODESSER), en licitación pública para contratar los “Servicios de Gerenciamiento y de Apoyo Logístico de

Plazo de entrega a Institución solicitante 17 de agosto de 2009

Garantía

Lugar envío N/A Tipo de pago (solo Pólizas) 1 cuota o 3 cuotas

Indiferente

1 Costos por Compañía: Boletas: Banco Chile y Banco Santander (tasa 0,8 UF). Pólizas: Mapfre y CesceChile 0,8 UF y prima mínima de 3 UF/ Continental 0,73 UF y prima mínima de 2,5 UF/ todas las pólizas agregar Iva. Enero 2009.. Responsable Regional para consultas: Marcia Echenique L. Fecha solicitud: 4 de Agosto de 2009 V° B° Gerencia Regional:


29. Informe depósito a casa matriz


ÍNDICE MANUAL DE DESARROLLO EMPRESARIAL CAPITULO I PRESENTACIÓN CODESSER 1. DEFINICIÓN Y OBJETIVOS DE LA CORPORACIÓN 1 2. OBJETIVOS DE LAS OFICINAS DE DESARROLLO EMPRESAR IAL 1 3. ESTRUCTURACIÓN DE OFICINAS Y CARGOS 1

CAPITULO II CONTRATACIÓN DEL PERSONAL 1. CONTRATACIÓN PROFESIONALES DE PLANTA 2 2. SOLICITUD DE CONTRATOS DE TRABAJO 3 3. CONTRATACIÓN PROFESIONALES EXTERNOS A HONORARIO S 3 4. SISTEMA DE INDUCCIÓN A LA EMPRESA 4 CAPITULO III NORMAS Y PROCEDIMIENTOS RECURSOS HUMANOS 1. CARPETAS DEL PERSONAL 5 2. LIBRO DE ASISTENCIA 5 3. VACACIONES 5 4. PERMISO ADMINISTRATIVO SIN GOCE DE REMUNERACIONE S 6 5. VIÁTICOS, ALIMENTACIÓN Y TRASLADOS 6 6. SOLICITUD Y RENDICION DE FONDO POR RENDIR 7 7. CAPACITACIÓN INTERNA DE FUNCIONARIOS – FRANQUICIA T RIBUTARIA 7

7.1 Política 7.2 Financiamiento 7.3 Procedimiento uso Franquicia Tributaria OTIC 7.4 Procedimiento uso Franquicia Tributaria Directa 8. SISTEMA DE INCENTIVOS 9 9. MANUAL SISTEMA DE INCENTIVOS 9 9.1 Bases del Sistema de Incentivos 9.2 Variables de Control y Parámetros Claves por cargo 9.3 Condiciones Generales 9.4 Indicadores


9.4.1 Gerentes Regionales 9.4.2 Ejecutivos 9.4.3 Contadores 9.4.4 Asistente Administrativo/Secretaria Administrativa

9.5 Peso de los indicadores por cargo 9.6 Cálculo del incentivo

10. REEMBOLSOS MÉDICOS 14

11. MANEJO DE SUGERENCIAS Y RECLAMOS 14

12. GASTOS DE TELÉFONOS CELULARES 15 CAPITULO IV PROCEDIMIENTOS ARRIENDO, GESTIÓN INVENTARIO Y ACTIV OS FIJOS 1. CONTRATO DE ARRIENDO OFICINAS 16 2. PROCEDIMIENTO CONTROL INVENTARIO ACTIVO FIJO 16 3. COMPRAS DE ACTIVOS 17 4. ADMINISTRACIÓN Y CUIDADOS DE VEHÍCULOS INSTITUC IONALES 18 4.1. Siniestros de Vehículos institucionales CAPITULO V PROCEDIMIENTOS CONFECCIÓN DE PRESUPUESTO Y USO DE INTERESES 1. MERCADO DE CAPITALES Y USO DE INTERESES 20 1.1. Mercado de Capitales 2. ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO ANUAL 21 2.1. Consideraciones en la confección del Presupuesto Operacional Regional 2.2. Consideraciones en la confección del Presupuesto de Caja Regional CAPITULO VI ESTANDARIZACIÓN DE LA CALIDAD DE NUESTROS SERVICIOS E IMAGEN CORPORATIVA 1. PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL 23 1.1. Objetivo 1.2. Alcance 1.3. Responsabilidad 1.4. Metodología

1.4.1Condiciones generales de operación oficinas CODESSER 1.4.2Presentación Personal 1.4.3Letrero Institucional


2. SISTEMAS DE ARCHIVO 24 2.1. Objetivo 2.2. Alcance 2.3. Responsabilidad 2.4. Metodología

2.4.1. Ubicación de archivos digitales 2.4.2. Archivos físicos 2.4.3. Respaldo de información 2.4.4. Listas de Chequeo Instrumentos CORFO

3. COMUNICACIÓN INTERNA 26 3.1. Objetivo 3.2. Alcance 3.3. Responsabilidad 3.4. Metodología

3.4.1Recepción y Registro de correspondencia 3.4.2 Reuniones de Equipo 3.4.3 Sistematización en el Traspaso de la Información 3.4.4 Mural Informativo - Contenidos

4. CORRESPONDENCIA 28 4.1. Objetivo 4.2. Alcance 4.3. Responsabilidad 4.4. Metodología

4.4.1 Envío de correspondencia 5. FORMATO CARTAS, DOCUMENTOS Y CORREO ELECTRÓNICO 29 5.1. Objetivo 5.2. Alcance 5.3. Responsabilidad 5.4. Metodología 5.4.1Carta 5.4.2 Documento 5.4.3Correo Electrónico 6. SOLICITUDES REGIONALES A DIRECCIÓN NACIONAL DE DESARROLLO EMPRESARIAL 31 7. PROCEDIMIENTO BANCO DE FOTOS 32 7.1 Objetivo 7.2 Características técnicas 7.3 Responsable 8. REQUISITOS TÉCNICOS DE INFORMÁTICA 33 8.1 Objetivo 8.2 Características


CAPITULO VII SEGURIDAD Y PROCEDIMIENTOS EN CASO DE SINIESTROS 1. SEGURIDAD DE LAS OFICINAS 34 CAPITULO VIII PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS Y CONTABLES OFICINA REGIONAL DE DESARROLLO EMPRESARIAL 1. GASTOS GESTIÓN TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA (GTT) 35 2. SOLICITUD Y PAGO DE REMESAS 36 3. PROCEDIMIENTO SOLICITUD DE PÓLIZAS Y BOLETAS DE GARANTÍA BANCARIAS 36 4. INFORME DE DEPÓSITOS A CASA MATRIZ 37 4.1 Objetivo 4.2 Alcance 4.3 Responsabilidad 4.4 Metodología 5. PODERES DE REPRESENTACIÓN 38 5.1 Objetivo 5.2 Gestión de poderes CAPITULO IX DESCRIPCIONES DE CARGOS DESCRIPCIÓN DE CARGOS OFICINAS DESARROLLO EMPRESARIAL

1. GERENTE REGIONAL 40 1.1. Dependencia Jerárquica 1.2. Descripción General del Cargo 2. EJECUTIVO DESARROLLO EMPRESARIAL 41 2.1. Dependencia Jerárquica 2.2. Descripción General del Cargo 3. CONTADOR 43 3.1. Dependencia Jerárquica 3.2. Descripción General del Cargo 4. ASISTENTE DE DESARROLLO EMPRESARIAL 45 4.1. Dependencia Jerárquica 4.2. Descripción General del Cargo 5. SECRETARIA 46 5.1. Dependencia Jerárquica 5.2. Descripción General del Cargo


CAPITULO X ANEXOS

1. Estructuración oficinas y cargos 48

2. Formulario solicitud autorización contrato laboral 49

3. Tabla comisiones de ventas 50

4. Formulario solicitud autorización del feriado anual 52

5. Formulario solicitud de viáticos 53 6. Solicitud y Autorización de Fondo por Rendir 54 7. Rendición de Fondo por Rendir 55

8. Solicitud inscripción cursos de capacitación 56

9. Registro cursos de capacitación del personal 58

10. Formato inventario n°1 (compras) 59

11. Formato inventario n°2 (de las dependencias) 60

12. Formato inventario n°3 (Altas) 61

13. Formato inventario n°4 (Bajas y traspasos) 62

14. Acta entrega/recepción vehículo institucional 63

15. Hoja de ruta vehículo institucional casa matriz 64

16. Formulario uso vehículo institucional casa matriz 65

17. Registro pólizas de seguros vehículos institucionales 66

18. Planilla control de fondos mensual en mercados de capitales 67 19. Plan estratégico Regional 67

20. Presupuesto de caja 68

21. Presupuesto operacional 69

22. Check list carpetas Innova 70

23. Formato carta Codesser 71

24. Formulario rendición gastos gtt 72

25. Permiso sin goce de remuneración 73 26. Solicitud de endoso Póliza de garantía 74


27. Selección de Garantía 75 28. Solicitud de Garantía 76

29. Informe de depósito a casa matriz 77

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN NACIONAL DE … · h.2 .La sociedad de profesionales que extendió la factura tributa en 2ª categoría y cuenta con contabilidad completa. En