Manual de procedimientos logísticos de vacunas e insumos ... · munizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos ... cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener

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Guatemala, Febrero 2015.

Manual de procedimientos logísticosde vacunas e insumos del

Programa de Inmunizaciones

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Procedimientos logísticos de vacunas e insumos del Programa de Inmunizaciones

AUTORIDADES DEL MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Luis Enrique Monterroso De LeónMINISTRO DE SALUD PÚBLICA Y ASISTENCIA SOCIAL

Licenciado Edgar Anibal Hernández Navas VICEMINISTRO ADMINISTRATIVO

Doctor Pablo Werner RamírezVICEMINISTRO TÉCNICO

Doctor Israel Lemus Bojórquez VICEMINISTRO DE ATENCIÓN PRIMARIA EN SALUD

Doctor German Edmundo Cordón LoyolaDIRECTOR DE REGULACIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL DE LA SALUD

Doctor Elmer Marcelo Núñez Pérez JEFE DEL DEPARTAMENTO DE REGULACION DE LOS PROGRAMAS DE ATENCIÓN A LAS PERSONAS

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PÁG.

Introducción ......................................................................................................iv

Acrónimos ..............................................................................................................v

Glosario................................................................................................................. vii

Objetivos ............................................................................................................. viii

Procedimientos para la gestión logística de vacunas e insumos relacionados: .............................................................................. 1

1. Selección................................................................................................... 1

2. Programación ......................................................................................... 2

3. Adquisición ............................................................................................12

4. Almacenamiento .................................................................................15

5. Distribución ...........................................................................................20

6. Atención al Usuario ............................................................................30

7. Información Logística ........................................................................32

Bibliografía ..................................................................................................37

Anexos ...........................................................................................................39

Índice

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El Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social, a través de Logística de Medicamentos y Afines de la Unidad de Gestión Logística y el Programa de In-munizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos Logísticos de vacunas e insumos relacionados ( jeringas, agujas y cajas de bioseguridad) con la vacunación, cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener la disponibilidad oportuna de vacunas y productos relacionados en los servicios de salud.

El presente material contiene lineamientos generales de logística para áreas de salud, distritos municipales de salud y servicios, incluyendo hospitales, que per-tenecen a la red de servicios del Ministerio de Salud. Está basado en la Norma Técnica de Gestión Logística de Medicamentos para Áreas de Salud, así como en la Norma Técnica 34-2002 para la Gestión de Medicamentos y Suministros en Hospitales, Norma Técnica 20-2010 para el manejo de donativos de productos farmacéuticos y productos afines, en el acuerdo ministerial 534-2011 procedi-miento para la baja de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso, en los acuerdos ministeriales vigentes y lineamientos técnicos del Programa de Inmunizaciones y constituirá el documento de referencia para implementar el sistema logístico de vacunas y productos relacionados.

Además del contenido se incluyen algunos anexos que soportan temas específi-cos, tales como los lineamientos de conservación, transporte y almacenamientos de vacunas, lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorífico, entre otros.

Introducción

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1. AS: Área de Salud

2. BPA: Buenas Prácticas de Almacenamiento

3. CAIMI: Centro de Atención Integral Materno Infantil

4. CAP: Centro de Atención Permanente

5. CGC: Contraloría General de Cuentas

6. CONAPI: Consejo Nacional de Prácticas de Inmunizaciones

7. COMBEX/IM: Asociación para el Desarrollo Económico y Social de Aero-puertos y Puertos

8. C/S: Centro de Salud

9. CNB: Centro Nacional de Biológico

10. DGSIAS: Dirección General del SIAS

11. DMS: Distrito Municipal de Salud

12. DRPAP: Departamento de Regulación de los Programas de Atención a las Personas

13. DGRVCS: Dirección General de Regulación Vigilancia y Control de la Salud

14. ENSMI: Encuesta de Salud Materno Infantil

15. INE: Instituto Nacional de Estadística

16. LBM: Lista Básica de Medicamentos

17. MSPAS: Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social

18. OPS/OMS: Organización Panamericana de la Salud/Organización Mundial de la Salud

Acrónimos

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19. PAAC: Plan Anual de Compras

20. PAHO: Panamerican Health Organization (Organización Panamericana de Salud por su siglas en ingles)

21. PEPE: Primero en Expirar Primero en Entregar

22. PI: Programa de Inmunizaciones

23. P/S: Puesto de Salud

24. PMDR: Promedio Mensual de Demanda Real

25. POA: Plan Operativo Anual

26. RDDR: Registro Diario de Demanda Real

27. SIGSA: Sistema de Información Gerencial en Salud

28. UMS: Unidad Mínima de Salud

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Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Es el instrumento oficial para la gestión de vacunas y productos relacionados. Contiene el resumen de los mo-vimientos realizados durante el mes según el calendario logístico.

Buenas Prácticas de Almacenamiento: Conjunto de normas mínimas obligato-rias que deben cumplir los establecimientos que almacenan medicamentos y productos afines, respecto a las instalaciones, equipamientos y procedimientos operativos, destinados a garantizar el mantenimiento de las características y propiedades de los medicamentos y productos afines.

Cadena de Frío: Proceso logístico que asegura la correcta conservación, almace-namiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las produce hasta el momento en el que se va a administrar la vacuna.

Calendario Logístico: Contiene las fechas estipuladas para realizar el corte para elaboración del balance de medicamentos. Es utilizado a nivel nacional para medicamentos y productos afines.

Comité de Farmacoterapia: Es un ente multidisciplinario, encargado de velar por el cumplimiento de las Normas Técnicas para la gestión de Medicamentos y productos afines en Áreas de Salud y Hospitales, entre otras funciones.

Demanda Real: Es el número de vacunas administradas directamente a infantes, ni-ños y adultos durante un período de tiempo, más las dosis no administradas, más las dosis no útiles (en los casos de vacunas multidosis) para el mismo período.

Dosis no útiles: se refiere a las dosis que no pudieron ser utilizadas por alguna de las siguientes razones:

• Rendimiento del frasco multidosis: (ejemplo: vacuna antipolio, no siempre se ob-

tiene las 10 o 20 dosis correspondientes debido al tamaño de la gota, la cual de-pende del ángulo en que se coloque el vial en el momento de administrar la dosis).

• Viabilidad de uso: Vida útil de la vacuna después de ser reconstituida en el frasco multidosis, (ejemplo: las vacunas BCG y SPR, según política de frascos abiertos, deben ser eliminadas 6 horas después de reconstituida, por no haber sido posible administrar la totalidad de las dosis, según presentación del frasco -10 o 20 dosis-, ya que se pierde la potencia e inocuidad de la vacuna).

Glosario

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Información Logística: Datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestión de suministros.

Insumos relacionados con la vacunación: Son considerados insumos relaciona-dos con la vacunación las jeringas, agujas y cajas de bioseguridad.

Pérdidas: Dosis no utilizadas por vencimiento, ruptura accidental del vial o ampo-lla, pérdida de la cadena de frío o robo.

Reajustes: Los reajustes pueden ser positivos o negativos. Los ajustes positivos se pueden dar por recepción de donaciones (en caso de la DAS, y solo para insu-mos relacionados a la vacunación) o traslados de insumos (cuando recibe); los ajustes negativos se pueden dar por traslados de insumos (cuando entrega) y por pérdidas. Cada reajuste debe tener un documento de respaldo.

Requisición: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos re-lacionados a la vacunación en los servicios de salud, Distrito y Área de Salud.

Objetivo general• Regular el sistema logístico de vacunas e insumos, en cada nivel de atención del

Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social a través de Normas y lineamientos técnicos y procedimientos para garantizar la disponibilidad oportuna y eficiente de éstos en la atención de la población objetivo del programa de Inmunizaciones.

Objetivos específicos• Difundir lineamientos técnicos a la red de servicios del MSPAS para una ade-

cuada programación, adquisición, recepción y distribución de vacunas e insu-mos, que aseguren su uso oportuno y eficiente.

• Garantizar la calidad de las vacunas en los servicios de salud mediante el ade-cuado mantenimiento de la cadena de frío y la implementación de Buenas Prácticas de Almacenamiento.

• Estandarizar procedimientos para la recolección y el reporte de información logística esencial referente a vacunas e insumos relacionados, de manera pe-riódica en todos los niveles de gestión y atención de la red de servicios del MSPAS (AS, DMS, C/S, P/S, y hospitales).

• Establecer los flujogramas de distribución e información de vacunas e insumos relacionados a la vacunación.

Objetivos

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Procedimientos para la gestión logística de vacunas e insumos relacionados

1. Selección

1.1 DefiniciónSe refiere a elegir las vacunas e insumos relacionados a ser utilizados en la red de servicios de salud del Ministerio de Salud y Asistencia social -MSPAS-, de confor-midad a criterios técnicos y científicos. Como resultado de este proceso se inclui-rán en la Lista Básica de Medicamentos –LBM–, y en la programación de compras.

1.2 ObjetivoIncluir en la LBM de la Unidad Ejecutora, las vacunas que maneja el MSPAS en los diferentes niveles de atención, de acuerdo con las normas de atención y linea-mientos específicos del Programa de Inmunizaciones.

Asegurar la inclusión de los insumos relacionados a vacunas en el catálogo de material médico quirúrgico del MSPAS.

1.3 ProcedimientoLa revisión de las vacunas e insumos relacionados a utilizar, la realizará el Programa de Inmunizaciones -PI-, con la asesoría del Consejo Nacional de Prácticas de Inmuniza-ciones y la dará a conocer a los servicios de salud a través de lineamientos específicos.

Las Áreas de Salud estarán obligadas a incluir en la LBM las vacunas de acuerdo a normas y lineamientos técnicos del PI.

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2. Programación

2.1 DefiniciónProceso administrativo mediante el cual se establecen las necesidades de vacunas e insumos relacionados para un período determinado, con el propósito de satisfa-cer oportunamente la demanda de estos insumos en los servicios.

2.2 ObjetivoEstablecer las cantidades de vacunas e insumos relacionados para asegurar su abas-tecimiento oportuno y así garantizar su disponibilidad en los Servicios de Salud.

2.3 ProcedimientoLa programación se realiza anualmente, existiendo varias metodologías para rea-lizarlas. Para vacunas se considerarán dos metodologías basadas en: a. datos logísticos (demanda real o consumo) y b. datos demográficos (población). A continuación se describe el procedimiento para la elaboración de cada uno y el análisis final.

2.3.1 Programación anual de vacunas e insumos relacionados en Áreas y Distritos de Salud La Enfermera Profesional encargada de Inmunizaciones y el encargado de logística de las Áreas de Salud realizarán el consolidado anual de demanda real de vacunas e insumos, relacionados en el instrumento de programación anual.

2.3.1.1 Datos Logísticos

a. El encargado de la logística en coordinación con la Enfermera Profesional de Área de Salud, mensualmente revisa la información del Balance de vacunas e insumos relacionados proveniente de los puntos de entrega de servicio e indi-ca al encargado de servicio si tiene que revisar algún dato reportado para su confirmación.

b. Cuando se inicia la programación para el período determinado, el primer paso

es establecer el listado de las vacunas que se van a estimar. Para esto se detalla la descripción de la vacuna, incluyendo el número de dosis por frasco.

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Se consignarán datos como, Nombre de la Área de Salud, crecimiento poblacional, Nivel Mínimo, Nivel Máximo de almacenamiento, de acuerdo al nivel de gestión del Área de Salud, Distrito Municipal de Salud, Servicio de Salud y la capacidad de resguardo en red fría.

c. Se recopilan los datos de demanda real de los 3 años anteriores a la estimación. En la herramienta Excel de estimación se colocan mes a mes para realizar el análisis de la variabilidad de los datos, de cada una de las vacunas selecciona-das. Es importante resaltar que la calidad del dato debe ser verificada previo al ingreso en la herramienta.

Siempre es necesario analizar variables como:

• Continuidad en el abastecimiento del servicio• Porcentaje de reporte de los servicios menor al 100%• Períodos de información faltante en meses

Los ajustes a la información dependen del análisis realizado y la forma de ha-cerlos se describen en el Manual de Procedimientos de Logística de Medica-mentos.

Ejemplo: Para vacuna de BCG en un área de salud se ha analizado la información del

año 2012, pero en el mes de agosto se tiene conocimiento de un nivel crítico de abastecimiento. Para su ajuste se cuenta con los siguientes datos de dosis administradas:

Mayo 98,180 dosis Junio 96,630 dosis Julio 83,896 dosis Agosto 92,902 dosis (Dato ajustado) Septiembre 75,309 dosis

Fuente: datos ficticios

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d. Luego de realizar los ajustes necesarios a la información mensual, se grafica los datos de demanda real para evidenciar la tendencia de consumo de los tres años previos a la programación y así poder establecer una tendencia de crecimiento de cada una de los vacunas de los que se está realizando la pro-gramación, para esto se gráfica el consumo de cada año como se observa en la gráfica siguiente:

Gráfica No. 1

El ajuste para el mes de agosto se realiza de la siguiente manera:

Dosis estimadas del mes de agosto = 92,902 dosis

Mayo 98,180 dosisJunio 96,630 dosisJulio 83,896 dosisAgosto 92,902 dosis (Dato ajustado)Septiembre 75,309 dosis

Dosis estimadas del mes de agosto= (98,180+96,630+83,896) 3


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En este caso de la gráfica se puede interpretar que existe un crecimiento, aunque es importante analizar el consumo correspondiente al año 2, pues existe una baja en el consumo que es necesario analizar, aun con este dato la tendencia se observa ascendente por lo que para la programación del siguiente año, se deberá manten-er la tendencia de crecimiento.

e. Programar las necesidades para el año 4 de acuerdo a los consumos, y la ten-dencia de consumos de los 3 años anteriores. Para esto se desarrollará una re-gresión lineal o geométrica dependiendo de la variabilidad de los datos, estas operaciones se podrán realizar en la Herramienta Excel que se proporcionará por la Unidad de Gestión Logística o bien manualmente se puede seguir la línea de tendencia como se ejemplifica en la gráfica No. 1.

Vacuna Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131

Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%

Gráfica No. 2

En resumen, para el ejemplo desarrollado, la cantidad a programar de dosis de BCG sería 1,367,131 dosis para el año 4.

Vacuna Año 1 Año 2 Año 3 Año 4

Dosis de BCG 1,061,501 918,413 1,330,633 1,367,131

Porcentaje de Crecimiento -13.5% 44.9% 2.75%


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En la segunda línea de la tabla se coloca el % de crecimiento para análisis al resulta-do obtenido de la estimación, para el cálculo del porcentaje se realiza la siguiente fórmula:

2.3.1.2 Datos Demográficos:

• El primer paso en esta metodología es establecer el listado de vacunas a estimar.• Luego de lo anterior se establece la población meta o población total a cubrir,

para esto se siguen los siguientes pasos:

a. La base de la estimación es la población estimada por el Instituto Nacional de Estadística -SIGSA/INE- específica del Área de Salud para el año que se está elaborando la programación. Si únicamente se tiene el dato de años anteriores, deberá agregarse la cantidad resultado de la suma del crecimien-to poblacional anual hasta llegar al año que corresponda sumando año por año. El dato de crecimiento población es brindado oficialmente por el INE.

Población año anterior ×% de crecimiento poblacional =población del año a proyectar

b. Ajustar el dato de población al porcentaje de cobertura de atención o meta que se quiere alcanzar de acuerdo a lineamientos específicos del programa.

Los datos de población para vacunas se describen en la siguiente tabla:

DATOS DE POBLACIÓN REQUERIDOS PARA LA ESTIMACION DE VACUNAS

Consumo año actual-consumo año anterior × 100 Consumo año anterior)

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c. Para vacunas se debe analizar los rezagos de vacunación de los últimos 4 años, para establecer un promedio de los rezagos que se pueda utilizar para la estimación del año de la programación.

CÁLCULO DEL PROMEDIO DE REZAGO

Para el cálculo de los rezagos se resta de la población a vacunar el total de las dosis ad-ministradas.

De los rezagos obtenidos para los 4 años anteriores al año de la programación, se re-alizará un promedio, para adicionar esta cantidad a la necesidad anual.

d. El siguiente paso consiste en determinar la cantidad de vacunas a estimar, para esto:

Población meta-dosis administradas=rezagos

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• Se multiplicará la población meta por el número de dosis según esquema, se sumará el promedio de rezago y el resultado de esta operación se mul-tiplicará por el factor de dosis no útiles.

La fórmula para el cálculo del factor de dosis no útiles se describe más adelante.

• Dosis No Útiles: se refiere a las dosis que NO pudieron ser utilizadas por el rendimiento del frasco multidosis o la viabilidad de uso respecto a la vida útil de la vacuna después de ser reconstituida en el frasco multidosis.

• A continuación se detalla el porcentaje de dosis no útiles de acuerdo a estándares internacionales, citados por OPS, pero éste puede variar de acuerdo a lo documen-tado localmente y específicamente por el PI, por ejemplo en campañas de vacuna-ción los porcentajes varían y se brindan lineamientos específicos en este tema.

Porcentaje de dosis no útiles

Vacuna OPS1 Promedio Nacional reporte Áreas de Salud 2014

BCG 50% 42%DPT 20% 19%OPV 20% 19%

SPR-10 30% NDTd 20% 24%

Influenza 10% NDInfluenza Pediátrica 10% NDHepatitis B Adulto 10% ND

*ND= No hay Datos

• Factor de Dosis No Útiles: el factor de dosis no útiles es un dato que facilita el cálculo de las dosis en la programación. De acuerdo al Sistema de Monitoreo de Pérdidas de Vacuna de la Organización Panamericana de la Salud, el factor de dosis no útiles se calcula de la siguiente manera:

(Población meta ×No.de dosis de acuerdo a esquema)+Promedio de rezago=Cantidad de dosis de vacuna anual

Cantidad de dosis de vacuna anual ×factor de dosis no útiles =Estimado de consumo anual de vacunas

Factor de dosis No Útiles = 100/(100-% de Dósis No Útiles)

1. Módulo 5 OPS. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmu-nización (PAI).

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El Comité de Farmacoterapia con la presencia de la Enfermera Profesional de Área de Salud compara los datos obtenidos para la programación basada en datos de población y la obtenida de la programación por demanda real y establece la can-tidad a programar para el año correspondiente y lo envía junto con el análisis realizado al PI para su revisión y aprobación. La decisión sobre qué cantidad pro-gramar estará basada en el análisis de la calidad de la información.

Si la información es de la misma calidad se podrá realizar un promedio entre las dos programaciones para llegar al dato final, de lo contrario se escogerá la progra-mación realizada con la información más confiable.

• El PI realiza la consolidación de las programaciones enviadas por las Áreas de Salud para adquirir las cantidades necesarias, tomando en cuenta los niveles del sistema de control de inventarios del programa, las existencias estimadas al terminar el año, el nivel de reserva o stock de seguridad del programa, la calidad de la información y la disponibilidad presupuestaria.

2.3.2 Análisis de información para la programación anual de vacunas por parte del Programa de Inmunizaciones:

a. El PI revisa y consolida los consumos anuales programados presentados por cada Área de Salud. Obtiene un dato consolidado de la programación de consumo a nivel nacional.

b. El PI elabora la programación basada en datos demográficos para validar el consumo programado por las Áreas de Salud, para lo cual sigue el siguiente procedimiento:

i. El PI elabora la programación anual de cada vacuna, utilizando poblaciones objetivo, tomando el dato más reciente que proporciona INE y oficializa SIGSA.

ii. Se toma en cuenta el dato de población no vacunada por el Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.

iii. Realiza ajuste de acuerdo a los porcentajes estándar de dosis no útiles es-tablecidos por el PI con fundamentación en estándares internacionales y la experiencia en el país.

iv. Con esto el PI obtiene el dato de consumo a programar para un año.

c. Compara con el consolidado de programación proveniente del ejercicio rea-lizado por las Áreas de Salud, realiza el análisis con respecto a la calidad de la información presentada y determina el dato para realizar el cálculo de la cantidad a adquirir.

d. Del dato de la programación de consumo anual, se calcula el promedio de con-sumo mensual (este incluye las dosis no útiles) y se suma la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el siguiente año, incluyendo stock de reserva.

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Ejemplo:Si la cantidad de demanda real programada para el año 4 fuera de 1,500,000 dosis de vacuna Pentavalente, el promedio mensual de demanda esperado es de: 125,000 dosis. Si la cantidad de meses de disponibilidad para iniciar el año siguiente es de 4, habrá que sumarle a la cantidad de consumo estos meses:

Para este ejemplo la cantidad a programar sería: 1,500,000 de la demanda real anual más 500,000 de los 4 meses para iniciar el año esto da un total de 2,000,000 de dosis de Vacuna Pentavalente.

e. Luego de que se tiene la cantidad a programar para el año siguiente, se restan las existencias en la bodega central esperadas para diciembre del año actual y se suman los pedidos confirmados que aún están pendientes de ingreso.

Ejemplo de cómo proyectar las dosis de vacuna al final del año:El ejercicio de programación se está elaborando en el mes de junio por lo tanto faltan 6 meses para que finalice el año. Para esta fecha se tiene un promedio mensual de demanda real (PMDR) de 100,000 dosis y la existen-cia física en bodega del Centro Nacional de Biológicos -CNB- es de 800,000 dosis de vacuna, por lo tanto para tener las existencias al mes de diciembre es necesario proyectar la cantidad que se consumirá a diciembre, para esto:

Por otro lado se espera el ingreso de un embarque con 300,000 dosis de vacuna pentavalente, el cual ingresará en noviembre, por lo tanto las exist-encias esperadas para el mes de diciembre serían:

Cantidad para iniciar el año = Promedio mensual de demanda esperado × meses para inciar el año

Cantidad para iniciar el año=125,000 × 4

Cantidad para iniciar el año=500,000 dosis

Consumo programado para finalizar el año=PMDR × No. de meses para finalizar el año

Consumo programado para finalizar el año=100,000 dosis × 6

Consumo proyectado para finalizar el año=600,000

Existencias al finalizar el año=Existencias actuales+ingresos pendientes-consumo programado para finalizar el año

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Por lo tanto la cantidad a adquirir sería igual a:

f. Con base en el requerimiento anual se estima la cantidad de insumos relacio-nados a adquirir, que incluye jeringas y cajas de bioseguridad.

g. En el caso de las jeringas se solicita una por cada dosis estimada adicionando jeringas para dilución para las vacunas que lo requieran y las cajas de biose-guridad se solicita 1 por cada 100 jeringas. Si existiera algún cambio en este punto el PI brindará los lineamientos oportunamente.

h. Al tener el requerimiento anual, se establecen las fechas y cantidades de entrega por parte del proveedor, tomando en cuenta la presentación para cada vacuna, el sistema de control de inventarios y la capacidad de almacenamiento del CNB.

i. El requerimiento anual establecido de cada vacuna forma parte del POA del PI y es la base para realizar la PAAC.

2.4 Instrumentos y datos para realizar programaciones:• Proyecciones de población de nacidos vivos del año más reciente que oficializa

el INE al SIGSA del año a estimar

• Tarjeta de control de suministros (Kardex)

• Cuadro de coberturas según tipo de vacuna en base al SIGSA WEB del año anterior.

• Balance mensual de Vacunas

• Instrumento de programación de necesidades establecido por el PI

• Documento de la ENSMI del año más reciente.

• POA del año anterior

• PAAC del año anterior

Existencias al finalizar el año=800,000+300,000-600,000

Existencias al finalizar el año=500,000

Cantidad a adquirir=cantidad programada-Existencia al finalizar el año

Cantidad a adquirir=2,000,000-500,000

Cantidad a adquirir=1,500,000 dosis de vacuna Pentavalente

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3. Adquisición

3.1 Definición:Son los procesos administrativos mediante los cuales el MSPAS, adquiere las va-cunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones definidas por el PI, para la prestación del servicio de manera oportuna a la población objetivo.

3.2 Objetivos:Obtener vacunas e insumos relacionados en cantidades y especificaciones defini-das para la prestación de servicios según la programación previamente establecida por el PI, de acuerdo a la programación de necesidades realizada por cada Área de Salud.

3.3 Modalidad de AdquisiciónLa adquisición de vacunas e insumos relacionados se divide en las siguientes eta-pas: gestión de solicitud de pedido, autorización para el ingreso al país del pedido y recepción del pedido en aduana.

La vía principal de adquisición de vacunas e insumos relacionados es a través de los Acuerdos de la OPS/OMS, formalizados bajo la figura de convenios, en-tre dicho Organismo y este Ministerio, en el marco del Convenio básico entre el Gobierno de la República de Guatemala y la Organización Mundial de la Salud para Proyectos de Salubridad en Guatemala, suscrito el diecisiete de diciembre de mil novecientos cincuenta y uno, así como los Procedimientos Operativos para el Fondo Rotatorio del Programa Ampliado de Inmunizaciones.

Dicho convenio básico, constituye un marco llamado a desarrollarse mediante la suscripción de acuerdos suplementarios al indicar en su Artículo I, literal a): “La Organización prestará asistencia técnica para asesorar al Gobierno en los asuntos y en la forma descrita en los acuerdos suplementarios que se hagan de conformidad con este convenio”. El indicado Convenio Básico, en sus artículos I, literal e), y III literal b), regula la facultad establecida en el mismo, de realizar aprovisionamiento de materiales, suministros y equipo.

Las otras modalidades de Adquisición se realizarán únicamente con respaldo de Acuerdo Ministerial que justifique la misma, como casos de emergencia y otros,

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para las cuales deberá cumplirse con lo estipulado por la Ley de Contrataciones del Estado y la Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente.

3.4 Gestión de solicitud de pedido a través de convenio con la Organización Panamericana de la Salud –OPS–

3.4.1 Al tener definido el requerimiento anual: Se procede a llenar el formulario PAHO 173 con el detalle por vacuna e insumos relacionados, el cual se envía al Despacho Ministerial por medio de oficio de solici-tud con visto bueno del Jefe del Departamento de Regulación de los Programas de Atención a las Personas –DRPAP–, para firma del señor Ministro y envío a OPS/OMS.

3.4.2 Reconfirmación de pedidos: A solicitud de OPS/OMS se realizan las reconfirmaciones de los requerimientos de vacunas e insumos relacionados para cada trimestre. Luego se continúa con lo descrito en el paso 3.4.1.

3.4.3 Revisión y verificación de proforma: El MSPAS recibe por parte de la OPS/OMS, vía e-mail y en forma oficial, la proforma de pedido para que el CNB verifique el cumplimiento de lo solicitado y las especi-ficaciones técnicas. Si existiera alguna diferencia se notifica para la corrección de la misma por las mismas vías.

3.4.4 Autorización de proforma: Cuando la proforma cumple con los requerimientos solicitados, el CNB/PI con-firman vía e-mail de forma provisional, mientras el viceministro técnico aprueba y confirma la proforma a OPS/OMS.

3.4.5 Luego de recibida la aprobación:Por parte del MSPAS, OPS/OMS mediante sus procedimientos internos procede a colocar la orden de compra.

3.5 Autorización para el ingreso del pedido al país

3.5.1 OPS envía al CNB la documentación siguiente: Factura cambiaria del proveedor, Certificados de liberación de lote, y protocolo resumido.

3.5.2 El CNB revisa y constata: Que todo se encuentra en orden, firma y sella la factura cambiaria del proveedor y solicita al Departamento de Regulación y Control de Productos Farmacéuticos y Af-ines la emisión del dictamen de autorización de importación y uso si corresponde.

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3.5.3 El CNB traslada: Los documentos autorizados al PI y éste a su vez traslada la factura cambiaria del proveedor con la autorización de importación al agente aduanero del MSPAS para que realice el desaduanaje.

3.6 Recepción del pedido en aduana:

3.6.1 El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativo Financiera del MSPAS, a través del agente aduanero:Tramita los requerimientos documentales para la autorización del traslado del pedido de aduana al CNB (Guía Aérea, factura cambiaria del proveedor, declaración de mercancías, lista de empaque, permiso de medicamentos, acta compromiso de la SAT2 y otros que sean requeridos).

3.6.2 El Departamento Administrativo de la Gerencia Administrativo Financiera del MSPAS: Lleva a cabo la coordinación de transporte y recurso humano para el traslado del pedido a la bodega.

3.6.3 El agente aduanero del MSPAS y personal designado del CNB:Reciben el producto en bodega de aduana (COMBEX/IM), verificando el resguardo de la cadena de frío y el cumplimiento de la documentación necesaria para su entrega.

3.6.4 Se traslada el pedido a bodega del CNB.

3.7 Instrumentos a utilizar en la adquisición:

• Formulario PAHO 173• Proforma• Orden compra • Lista de empaque• Guía aérea • Factura cambiaria del proveedor• Certificado de liberación de lote• Protocolo Resumido• Oficio de solicitud de aprobación• Autorización de importación• Oficio SAT solicitud de exoneración de impuestos • Acta de compromiso de la SAT• Declaración de Mercancías DUA-GT

2 Utilizada únicamente para permitir el desaduanaje con acta interna administrativa de la importación con franquicia de la mercadería cuando no se cuenta con la declaración aduanera ni la resolución de franquicia respectiva. Con el propósito de agilizar los pro-cesos administrativos de ingreso de la vacuna.

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4. Almacenamiento

4.1 Definición:Es el proceso que permite el ordenamiento y ubicación adecuado de las vacunas e insumos relacionados para asegurar y garantizar su conservación; incluye la ubi-cación técnica en espacio físico apropiado, control de temperatura (registro diario en afiche de control de temperatura, que debe tener cada equipo frigorífico) y hu-medad, control de calidad y control de inventarios de acuerdo a las normas legales y las normas internas del MSPAS vigentes.

4.2 Objetivos:• Asegurar la conservación de las propiedades físicas e inmuno-biológicas de las

vacunas para garantizar su seguridad y eficacia.

• Asegurar que los insumos relacionados conserven las propiedades físicas que contribuyan a la vacunación segura.

4.3 Procedimiento:

4.3.1 Ingreso del Pedido al Centro Nacional de Biológicos:

a. Al llegar el pedido a la bodega del CNB, el personal del Departamento Admi-nistrativo del MSPAS, entrega la documentación de importación y declaración de mercancías al encargado de bodega del CNB.

b. El encargado de la bodega de vacunas del CNB, procede a:i. Verificar la temperatura en las cajas de vacuna recibidas, para clasificarlas

según los requerimientos de cadena de frío indicados por el proveedor.ii. Clasificar según lote y fecha de vencimiento iii. Realizar conteo físico de las cantidades por lote descritas en la lista de

empaque y factura. iv. Almacenar en los cuartos fríos del CNB según requerimientos de tempera-

tura de la vacuna, brindados en los lineamientos técnicos del PI.v. Trasladar la documentación y hallazgos (en caso de problemas visuales de

calidad u otras observaciones) de la recepción al administrador del CNB.

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vi. Dar ingreso de los datos del producto a las tarjetas de control de suminis-tros autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

vii. Mensualmente se debe realizar el inventario físico de vacunas y registrarlo en la columna de “existencia física” del Balance de Vacunas e Insumos Rela-cionados según corresponda. (Anexos 8 y 9) con el formato diseñado para este propósito y que se detalla en anexos.

c. El administrador (a) del CNB procede a:i. Elaborar formulario PAHO/183 si la compra ha sido a través de OPS en un

período de 48 horas después de su recepción.ii. Enviar formulario a OPS/OMS.iii. Suscribir acta de ingreso del pedido.iv. Si se encontrará alguna anomalía en la recepción del pedido, ésta se no-

tificará inmediatamente al jefe inmediato superior del CNB y a OPS/OMS. Cuando corresponda, se realizará el reclamo en un plazo no mayor a 48 horas al seguro, línea área, bodega de aduana (COMBEX-IM), según sea el caso.

v. Ingresar la información del pedido a la base de datos electrónica de vacu-nas e insumos relacionados del CNB.

d. El Departamento Administrativo del MSPAS procede a:i. Recibir factura por parte de OPS/OMS.ii. Elaborar Constancia de Ingreso a Almacén, Forma 1-H y traslada copia al CNB.iii. Elabora formulario de Requisición de Almacén y suministros médicos y lo

traslada al CNB para las firmas correspondientes. iv. Suscribir acta de recepción del pedido.v. Realizar la gestión de pago.

El detalle para el almacenamiento entre los diferentes niveles de servicios del MSPAS se describe a continuación:

4.3.2 Almacenamiento de vacunas en Áreas de Salud:

a. Al recibir el pedido de vacunas en el Área de Salud, la enfermera responsable de inmunizaciones en el Área de Salud, realiza la verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la requisi-ción. Si existiera algún problema en la recepción éste se notificará en un lapso no mayor de 24 horas hábiles a la autoridad inmediata superior.

b. La enfermera de Área de Salud, clasifica las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, siguiendo las buenas prác-ticas de almacenamiento.

c. El encargado de bodega de Área de Salud procede a registrar el ingreso en las tarjetas kardex autorizadas por la Contraloría General de Cuentas -CGC- .

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d. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10)

4.3.3 Almacenamiento de vacunas en el distrito de salud:

a. Al recibir el pedido en el DMS, la enfermera del DMS encargada de inmuniza-ciones verifica físicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspectos relacio-nados) de acuerdo a la requisición.

b. La enfermera del DMS encargada de inmunizaciones, clasifica las vacunas se-gún tipo, número de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega almacena de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico siguiendo las buenas prácticas de almacenamiento.

c. El encargado de bodega procede a registrar el ingreso de las vacunas e insu-mos relacionados a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

d. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).

4.3.4 Colocación y control de almacenamiento de vacunas en Servicios de Salud que cuentan con cadena de frío:

a. Al recibir el pedido en el servicio, la enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud verifica físicamente el mismo (Cantidad, temperatura y aspec-tos relacionados) de acuerdo a la requisición.

b. La enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud, clasifica las va-cunas según tipo, número de lote y fecha de vencimiento y procede a la colo-cación de las mismas en los equipos frigoríficos siguiendo las buenas prácticas de almacenamiento.

c. La enfermera o el auxiliar de enfermería del servicio de salud, deberá registrar la información en el afiche de control de temperaturas.

d. La enfermera o el auxiliar de enfermería realiza el ingreso de las vacunas e insumos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

e. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).

4.3.5 Colocación y almacenamiento de vacunas en el hospital:

a. Al recibir el pedido en el hospital, la enfermera encargada de inmunizaciones clasifica las vacunas según tipo, número de lote y fecha de vencimiento. El encargado de bodega procede al almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, siguiendo las buenas prác-ticas de almacenamiento.

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b. El encargado de bodega realiza el ingreso de las vacunas e insumos relaciona-dos a las tarjetas kardex autorizadas por CGC.

c. Trimestralmente se deberá realizar el inventario físico de vacunas llenando el “Registro de Inventario físico general trimestral” (Anexo 10).

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENAMIENTO Y CONTROL ADECUADO DE VACUNAS EN LOS SERVICIOS DE SALUD

NIVEL RESPONSABLES VERIFICACIÓN CLASIFICACION Y ALMACENAMIENTO

CONTROL DE INVENTARIOS

Área de Salud

Enfermera de Área de Salud

Verificación física del pedido (cantidad, tem-peratura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.

Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento.

Encargado de bodega de Área de Salud

Almacenamiento de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equi-po frigorífico, siguiendo las buenas prácticas de almace-namiento.

Registro de movimientos en la tarjeta kardex auto-rizadas por CGC.

Realización de inventario trimestral en formato de registro de inventario físico general.

Distritos de Salud

Enfermera de DMS Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.


Encargado de bodega del DMS




Servicios de salud

con Cadena de Frío

Enfermera Auxiliar/Encargado del servicio

Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.

Clasificación de las vacunas según tipo, lote y fecha de vencimiento. Almacenamien-to de acuerdo a temperatura adecuada para cada vacuna en el equipo frigorífico, sigui-endo las buenas prácticas de almacenamiento.



Hospitales

Enfermera encar-gada de Inmuni-zaciones

Verificación física del pedido (cantidad, temperatura y otros aspectos relacionados) de acuerdo a la Requisición.


Encargado de bo-dega del Hospital




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4.3.6 Normas de Buenas Prácticas de Almacenamiento (BPA): Al respecto, se debe cumplir con lo establecido en los “Lineamientos de conservación, transporte y almacenamiento de las vacunas” adjunto al presente documento (ANEXO 1). Así mismo, se debe tener un apropiado control de las fechas de vencimiento, siguiendo, para la entrega de insumos, la metodología PEPE (Primero en Expirar, Primero en Entregar).

4.4 Instrumentos para el almacenamiento:

4.4.1 CNB

• Factura cambiaria del proveedor

• Lista de empaque

• Acta de ingreso de pedido

• Formulario Constancia de Ingreso a Almacén Forma 1-H

• Requisición de Medicamentos y Suministros

• PAHO/183

• Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC

• Base de datos electrónica del CNB

• Afiches de Monitoreo Diarios

• Gráfica de temperatura del CNB

• Formato de registro de inventario físico general.

• Formato de Donaciones

4.4.2 Área de Salud, Hospitales, DMS y Servicios con Cadena de Frío

• Tarjeta de control de suministros (kardex) autorizada por CGC

• Afiches de Monitoreo Diarios

• Formulario de Autoinventario

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5. Distribución

5.1 Definición:Proceso mediante el cual se entregan vacunas e insumos relacionados a los dife-rentes niveles de la red de servicios de salud del MSPAS a través de un calendario establecido.

El sistema de distribución es la cadena completa de instalaciones, recursos y trans-porte por las cuales tienen que pasar las vacunas e insumos hasta ser administra-dos al consumidor.

5.2 Objetivos:Garantizar la disponibilidad oportuna de vacunas e insumos relacionados en los servicios de salud del MSPAS, mediante el adecuado funcionamiento de la cadena de distribución, dando especial énfasis al cuidado de la cadena de frío.

5.3 Procedimiento:El proceso de distribución debe clasificarse según la fase que conlleva la Distribución: CNB a las Áreas de Salud, de las Áreas de Salud a DMS, de las Áreas de Salud a Hospitales y la distribución de los DMS a los C/S, P/S, y otros servicios de la Red del MSPAS.

NOTA: El CNB entregará vacunas e insumos relacionados únicamente a las Áreas de Salud, quienes serán las responsables de distribuir a la red de servicios de acuerdo al sistema de distribución, (Directo o Indirecto)

5.3.1 Procedimiento para la distribución del CNB a las Áreas de Salud

a. Calendario de distribución: el CNB con base en la programación anual de vacunas e insumos relacionados de cada Área de Salud, prepara un calendario anual de distribución.

b. Pre-autorización de despacho: La enfermera de Área de Salud elabora el Ba-lance de vacunas e insumos relacionados consolidado, el cual debe presentar-se debidamente firmado y sellado por la/el director de Área de Salud. Según el

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análisis del instrumento de Balance, se elabora la pre-requisición. La enfermera del Área de Salud envía vía electrónica la pre-requisición para pre-autorización del CNB, con 3 días de antelación. La cantidad a solicitar de vacunas corres-ponderá a los niveles de seguridad (Nivel Máximo y Nivel Mínimo) autorizados por el CNB; las jeringas y cajas de bioseguridad se calcularán con base en la cantidad de vacunas autorizadas.

c. Autorización de despacho: Si el CNB autoriza la pre-requisición, la enfermera del Área de Salud realiza la requisición en el formato oficial autorizado por la CGC (anexo 11). Esta debe estar firmada por el Director o el Gerente Adminis-trativo Financiero.

d. Periodicidad de Distribución del CNB – ÁREA DE SALUD: El CNB distribuirá a las Áreas de Salud las cantidades de vacunas e insumos relacionados solici-tados para cubrir el requerimiento de los servicios mensualmente, a excepción de casos especiales, por ejemplo, donde la capacidad de almacenamiento de la cadena de frío sea mayor.

e. Preparación: El encargado de bodega del CNB verifica las cajas frías y los pa-quetes refrigerantes, para evaluar si son adecuados (limpios y en buen estado) para la conservación de la vacuna en cadena de frío de acuerdo a las cantida-des a despachar y el tipo de vacuna solicitada (ver Anexo 1).

f. Despacho al Área de Salud: El encargado de bodega del CNB revisa la requi-sición y las cantidades autorizadas para el despacho; a su vez la enfermera/o de Área de Salud o el encargado autorizado por el Área de Salud, debidamente capacitado para la recepción, conteo y embalaje seguro de la vacuna, verifica: que el equipo a utilizar se encuentre en buenas condiciones, que la temperatu-ra sea la adecuada para el transporte de la vacuna, que las cantidades entre-gadas coincidan con lo autorizado. Luego procede a la colocación del pedido en las cajas frías. Después de ser entregado el pedido, el encargado de bodega del CNB firma de entregado y el encargado asignado oficialmente* por el Área de Salud, firma de conformidad** en lo recibido en La requisición.

g. Traslado al Área de Salud: El encargado designado por el Área de Salud pro-cede al traslado de la vacuna e insumos al Área de salud, observando los linea-mientos de transporte descritos en el anexo 1.

h. Registro del egreso: El encargado de la bodega del CNB registra los egresos y saldos en tarjetas kardex y el digitador del CNB ingresa los movimientos rea-lizados a la base de datos de vacunas y jeringas.

* Deberá presentar oficio firmado por Director de Área de Salud, que dicta-mine su calidad oficial de asignación

** A partir de ese momento asume toda la responsabilidad del bien

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Gráfica No. 3PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE VACUNAS, JERINGAS Y CAJAS DE

BIOSEGURIDAD DEL CNB A LAS ÁREAS DE SALUD

5.3.1 Procedimiento para la distribución del Área de Salud al Hospital

a. La enfermera responsable de inmunizaciones del Hospital realiza el Balance de vacunas e insumos relacionados y en base a este, realiza la requisición, en coordinación con el encargado de bodega. El Director o Gerente Administrati-vo del Hospital analiza la requisición y si es autorizada, la enfermera traslada el Balance y la Requisición al Área de Salud

b. La enfermera del Área de Salud revisa el balance y la requisición y determina las cantidades a despachar y traslada al director o Gerente AF del Área de Salud para el Vo. Bo.

c. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisición previamente autorizada. El encargado de Kardex descarga las cantidades de vacunas e insumos entregados al hospital en dicha tarjeta

d. El encargado autorizado por el Hospital, debidamente capacitado para la re-cepción del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.

Encargado de Bodega del CNB

Personal asignado* por la DAS, debidamente capacitado para la recepción del pedido

Encargado de tarjeta kardex del CNB

Encargado de Vacunas del Área de Salud, au-torizado por Director del Área de Salud

Descargo en Tarjeta kardex

Encargado de Vacunas del Área de Salud,

autorizado por Director del Área de

Salud

Administrador del CNB

Encargado de tarjeta kardex del CNB

Encargado de Bodega del CNB

Elaboración y Presentación del

Balance de vacunas y Requisición de pedido

al CNB

Análisis y Autorización de la

Requisición

Preparación y despacho del Pedido

autorizado

Recepción y traslado al Área de Salud

Personal asignado* por la DAS, debidamente

capacitado para la recepción del pedido

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e. Al llegar al hospital, la enfermera revisa las vacunas e insumos y el encargado de bodega almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento.

f. El encargado de bodega del hospital ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex.

Gráfica No. 4PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL ÁREA DE SALUD AL HOSPITAL

Elaboración y Presentación del Balance

de vacunas al Área de Salud

Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en niveles de

seguridad

Vo.Bo de larequisición

Enfermera responsable de inmunizaciones del

hospital

Enfermera del Área de Salud

Recepción y traslado al Hospital

Encargado autorizado por el Hospital

Almacenamiento

Enfermera revisa vacuna e insumos y

Encargado de Bodega del Hospital almacena

Descargo en tarjeta kardex

Encargado de Bodega del Hospital

Director del Área de Salud


autorizado

Encargado de Bodega del Área de Salud



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DISTRIBUCIÓN INDIRECTA:

5.3.2 Procedimiento para la distribución del Área de Salud a los DMS

a. La enfermera de DMS realiza el balance consolidado de vacunas e insumos relacionados y la requisición.

b. El coordinador del DMS revisa la requisición y si ésta es autorizada, la enferme-ra la traslada, junto con el balance consolidado al Área de Salud.

c. La enfermera de Área de Salud recibe y revisa el Balance consolidado de vacu-nas e insumos relacionados y la requisición, determina las cantidades a despa-char de acuerdo a los niveles de seguridad y traslada al Gerente AF o Director del Área de Salud para el Vo. Bo.

d. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar

de acuerdo a la requisición previamente autorizada.

e. El encargado de bodega de Área de Salud registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.

f. El encargado autorizado por el DMS, debidamente capacitado para la recep-ción del pedido, revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados re-cibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.

g. Al llegar al DMS, la enfermera revisa las vacunas e insumos.

h. El encargado de bodega del DMS almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento e ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex

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Gráfica No. 5PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREA DE SALUD A LOS DMS

Gerente o Director del Área de Salud


Enfermera del DMS

Enfermera revisa vacuna e insumos y Encargado de Bodega almacena



Persona designada y autorizada por el DMS para la recepción del

pedido


Elaboración y Presentación del Balance de vacunas y Requisición

de pedido al Área de Salud autorizados por el

Coordinador del DMS

Análisis y definición de la cantidad a

distribuir con base en niveles de seguridad

Vo.Bo de la requisición

Preparación y despacho del Pedido autorizado

Recepción y traslado al DMS

Almacenamiento Descargo en Tarjeta kárdex

Descargo en Tarjeta kárdex

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5.3.3 Procedimiento para la distribución del DMS a Servicios de Salud (C/S, P/S, y otros servicios de la Red de Servicios del MSPAS)

a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisición en base al balance de vacunas e insumos relacionados del servicio.

b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisición y si es autorizada, el encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al DMS.

c. La enfermera del DMS recibe la requisición y el Balance de vacunas e insumos relacionados del servicio de salud, revisa y analiza la información, determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad establecidos, y traslada al coordinador del DMS para el Vo.Bo.

d. El encargado de bodega del DMS prepara las cantidades a despachar de acuer-do a la requisición previamente autorizada. El encargado de bodega en el DMS registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de sumi-nistros (kardex), de acuerdo a las cantidades despachadas.

e. El encargado del servicio de salud (C/S, P/S u otro), revisa las cantidades de vacunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requi-sición.

f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacu-nas e insumos y almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacena-miento.

g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex

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Gráfica No. 6PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL DMS A SERVICIOS DE SALUD

Encargado de Bodega del DMS

Enfermera o encargado del servicio revisa vacuna

e insumos y almacena

Enfermera del DMS

Enfermera o encargado del servicio

Enfermera o encargado del Servicio

Encargado de Bodega del DMS

Director del DMS

Enfermera Auxiliar del Servicio


Balance de vacunas al DMS

Análisis y definición de la cantidad a distribuir con base en niveles de

seguridad

Vo. Bo. de la requisición


autorizado

Recepción y traslado al Servicio de Salud

Almacenamiento Descargo en Tarjeta kardex


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DISTRIBUCIÓN DIRECTA:

5.3.4 Procedimiento para la distribución del Área de Salud a los Servicios

a. La enfermera o encargado del servicio realiza la requisición en base al balance de vacunas e insumos relacionados del servicio.

b. La autoridad superior en el servicio, revisa la requisición y si es autorizada, el encargado del servicio la traslada, junto con el balance, al Área de Salud.

c. La enfermera de Área de Salud recibe la requisición y el Balance de vacunas e insumos relacionados de los servicios de salud, revisa y analiza la información, determina las cantidades a despachar de acuerdo a los niveles de seguridad previamente establecidos, y traslada al director o Gerente AF del Área de Salud para el Vo.Bo.

d. El encargado de bodega del Área de Salud prepara las cantidades a despachar de acuerdo a la requisición previamente autorizada. Registra la salida de las vacunas e insumos en las tarjetas de control de suministros (kardex), de acuer-do a las cantidades despachadas.

e. El encargado del servicio de salud (CS, PS u otro), revisa las cantidades de va-cunas e insumos relacionados recibidos, coloca las vacunas en cajas frías de acuerdo a los lineamientos (ver anexo 1) y firma de conformidad la requisición.

f. Al llegar al servicio la enfermera o encargado del servicio revisa las vacunas e insumos y almacena de acuerdo a las buenas prácticas de almacenamiento.

g. La enfermera o encargado del servicio ingresa las cantidades de las vacunas e insumos en las tarjetas kardex

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Gráfica No. 7PROCEDIMIENTO PARA LA DISTRIBUCIÓN DE ÁREA DE SALUD

A SERVICIOS DE SALUD

5.4 Instrumentos:

• Balance de vacunas e insumos relacionados por nivel

• Tarjeta de Control de Suministros (Kardex) autorizadas por CGC

• Requisición

Almacenamien-toDescargo en Tar-

jeta kardex

Descargo en Tar-jeta kardex


Director del Área de Salud


Enfermera o encargado del servicio

Enfermera o encargado del Servicio

Enfermera o encargado del servicio revisa

vacuna e insumos y almacena


Enfermera Auxiliar del Servicio

Recepción y traslado al Servicio de Salud


Balance de vacunas al Área de Salud

Análisis y definición de la cantidad a

distribuir con base en niveles de seguridad

Vo. Bo. de la requisición


autorizado

Almacenamiento Descargo en Tarjeta kardex


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6. Atención al usuario (Administración de dosis de vacuna a las personas)

6.1 Definición:Es el proceso mediante el cual el personal de salud del Hospital, C/S, P/S, y otros servicios de salud del MSPAS administra la / las dosis correspondiente de vacu-na(s) al usuario de acuerdo al Esquema de Vacunación y los Lineamientos Técnicos establecidos por el Programa de Inmunizaciones.

6.2 Objetivo:Garantizar la correcta administración de la vacuna en la población objetivo del programa.

6.3 Procedimientoa. Preparación de puesto de vacunación: El personal de salud prepara el termo

y los paquetes refrigerantes, traslada las dosis de vacunas al termo y prepara los insumos relacionados.

b. Identificación de dosis a administrar: El personal de salud designado entre-vista al paciente o encargado, para establecer la dosis a administrar, recibe el car-né (si se cuenta con el) y revisa el cuaderno del niño y la niña SIGSA 5a, en el caso de mujeres de 15 a 49 años revisa el SIGSA 5b. Registra la(s) dosis a administrar en el carné, en el cuaderno del niño y la niña SIGSA 5a o en SIGSA 5b, según corresponda. Anota en el SIGSA 3 P/S o 4C/S, según sea el caso, la cantidad de dosis administrada, para que el paciente o encargado firme de recibido.

c. Administración de vacunas: Previo a la administración de la dosis de vacuna el proveedor de servicios de salud debe garantizar que se ha cumplido con los lineamientos de conservación, transporte y almacenamiento para garantizar la calidad de la vacuna (ver anexo 1) y cumple los correctos de la vacunación (va-cuna correcta, persona correcta, dosis correcta, vía de administración correcta, sitio anatómico correcto, jeringa y aguja correcta, intervalo de tiempo correc-to). Posteriormente administra la(s) dosis de la vacuna.

3 Si el paciente no cuenta con el carné porque lo extravió se deberá proporcionar uno nuevo colocando las fechas tentativas de administración de la dosis de vacuna (si estas no estuvieran registradas en el servicio) en el espacio específico.

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d. Cita de seguimiento: El personal de salud designado proporciona información sobre la dosis administrada y sobre la fecha de la siguiente dosis. Anota con lápiz dicha información en el carné de la niña y el niño.

e. Digitación de información en SIGSAWEB: El personal de salud designado traslada la información para que el digitador pueda ingresar la información en el módulo del SIGSA WEB, con la supervisión técnica de la enfermera de Área de Salud y/o persona designada por el director de Área de Salud.

Gráfica No. 8FLUJO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA VACUNA EN LOS SERVICIOS DE SALUD

6.4 Instrumentos:

• Carné del niño y la niña

• SIGSA 5a Cuaderno del niño y la niña

• SIGSA 5b Registro de datos de vacunados con Td

• SIGSAWEB

• SIGSA 3P/S

• SIGSA 4C/S

Preparación de puesto de vacunación

Identificación de dosis a administrar

Registro de la(s) dosis a administrar en carné y

SIGSA 5a o 5b

Verificación del cumplimiento de los correctos de la

vacunación

Administración de la(s) dosis de la

vacuna.

Estableceimiento de cita de seguimiento

Digitación de información en

SIGSAWEB

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7. Información Lógística

7.1 Definición:Datos obtenidos mediante la utilización de instrumentos y registros de existencias, movimientos y consumo, los cuales se utilizan en la gestión de suministros.

7.2 Objetivo:Tomar decisiones fundamentadas en la recopilación, organización y análisis de los datos de vacunas e insumos relacionados.

7.3 Instrumentos y su utilización:

a. SIGSA 5a Cuaderno de la niña y el niño: cuaderno que se utiliza en los ser-vicios para el registro de información correspondiente a los datos generales del niño o la niña, del padre o responsable, dosis de vacunas administradas, suplementación de micronutrientes, del monitoreo del crecimiento “peso, longitud y talla”.

b. SIGSA 5b: formulario que se utiliza en los servicios para el registro de la informa-ción de dosis de vacuna Td administrada en mujeres de 15 a 49 años y otros grupos.

c. Carné del niño y la niña: documento de identificación y registro de dosis de va-cunas administradas y control de peso, talla, y suplementación de micronutrientes.

d. Tarjeta de Control de Suministros (Kardex): Registra las entradas y salidas de las vacunas e insumos relacionados, de manera individual por vacuna, por forma farmacéutica, por presentación; incluyendo los datos de fecha de vencimiento y precio; debe consignar toda la información requerida en la misma por ser fuente primaria del sistema de información. Debe llenarse cada vez que haya un movi-miento y registrar cada movimiento por línea; las dosis aplicadas y dosis no útiles se anotan en salidas, las pérdidas, traslados y préstamos se anotan en reajustes. En observaciones debe anotarse la justificación de cada reajuste (y en No. de Referencia el número del documento de respaldo). Constituye el instrumento de fiscalización por parte de auditoría interna y la Contraloría General de Cuentas. Debe estar autorizada por la CGC.

Nota: En el caso de Donaciones de insumos relacionados a la vacunación, debe seguir-se el procedimiento según lo estipula la Norma Técnica y Manual de Procedimientos para la Gestión de medicamentos y productos afines en DAS, en donde indica que

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solamente a nivel de las DAS pueden recibirse donaciones, y especifica el registro de las mismas en las tarjetas Kardex. En el caso de donaciones de biológicos, solamente pueden gestionarse a nivel del Programa de Inmunizaciones, para garantizar que cum-plan con los criterios de calidad establecidos por el PI.

e. Registro diario de demanda real de Vacunas e Insumos Relacionados: Ins-trumento que permite la recolección de datos de consumo diariamente, regis-trando lo entregado, no entregado a usuario, las dosis no útiles y las pérdidas.

Las dosis anotadas en el registro diario de demanda real deben reflejarse en el Balance simple. Las pérdidas deben anotarse en la casilla de reajustes, tanto en el Kardex, como en el Balance.

f. Balance de Vacunas e Insumos Relacionados: Se utiliza para el análisis de existencias, consumos y requerimientos en servicios de salud, bodega de DMS y bodega de Área de Salud con el fin primordial de toma de decisiones para la solicitud, programación y adquisición oportuna.

g. Acta de justificación de reajuste: El acta o documento de justificación de reajuste es el documento que respalda los ajustes positivos o negativos reportados en el balance de vacunas e insumos relacionados. Los ajustes positivos se pueden dar por recepción de donaciones (sólo para insumos relacionados a la vacunación y a nivel de la DAS) o préstamos de vacunas e insumos (cuando recibe), los ajustes negativos se pueden dar por préstamos de vacunas e insumos (cuando da) y por alguna pérdida registrada de acuerdo al procedimiento especial para la determi-nación de responsabilidades en caso de pérdidas que se encuentra en el anexo 2.

h. Requisición: Es el formulario oficial para la solicitud de las vacunas e insumos relacionados a la vacunación en los servicios de salud, Distrito Hospitales y DAS.

7.4. Procedimiento

7.4.1 Flujo de información de Centros de Salud y Puestos de Salud hacia los Distritos de Salud:

a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al calendario logístico, en el cual se registrarán las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no útiles y las pérdidas

b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no útiles conforme movimiento registrado en el RDDR.

c. De acuerdo al calendario logístico (Anexo 5), el personal de salud designado entrega el RDDR debidamente llenado a la enfermera del distrito para que coor-dine la digitación e impresión del Balance de vacuna e insumos relacionados.

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7.4.2 Flujo de información del Distrito de Salud al Área de Salud:

a. Registrar en las tarjetas kardex los despachos realizados a los servicios de acuerdo a la distribución.

b. El encargado de bodega elabora mensualmente el balance de bodega de acuerdo al formato en anexos.

c. La enfermera del DMS en coordinación con el encargado de logística del DMS consolida mensualmente el Balance de vacunas e insumos relacionados de los puestos de salud, y centro de salud, para generar el Balance de vacunas e insu-mos relacionados consolidado del DMS colocando la existencia física en bodega de cada vacuna de acuerdo al conteo físico reportado en el balance de bodega.

d. La enfermera del DMS traslada al Área de Salud el Balance de vacunas e insumos relacionados consolidado del distrito mensualmente. Debe contener las firmas correspondientes.

Presentación del Balance de vacunas Consolidado al Área

de Salud de acuerdo al calendario logístico

Elaboración del balance de bodega y entrega a la Enfermera del DMS

Recepción de los Balance de vacunas de

los servicios

Elaboración del Balance de vacunas

Consolidado

Registro de las dosis aplicadas y las dosis no

útiles

Descargo en la tarjeta kardex

Elaboración del RDDR

Presentación del RDDR en el distrito para digitación al corte

del mes.

Elaboración del Balance de vacunas e insumos

relacionados del servicio de acuerdo al calendario

logístico

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Registro de las dosis aplicadas y dosis no

útiles

Descargo en la tarjeta kardex Elaboración del RDDR

Elaboración del Balance de Vacunas e insumos

relacionados del Hospital

Envío a Área de Salud

7.4.3 Flujo de información del Hospital al Área de Salud

a. Elaborar diariamente el Registro Diario de Demanda Real (RDDR) de acuerdo al calendario logístico, en el cual se registrarán las dosis entregadas, no entrega-das, las dosis no útiles y las pérdidas.

b. Registrar en las tarjetas kardex las dosis aplicadas y las dosis no útiles conforme movimiento registrado en el RDDR.

c. De acuerdo al calendario logístico, la enfermera de inmunizaciones del hospital elabora el Balance de Vacunas e insumos relacionados a la vacunación y entre-ga a la enfermera encargada de inmunizaciones del Área de Salud.

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7.4.4 Flujo de información del Área de Salud al CNB:

a. La enfermera de Área de Salud recibe el Balance de vacunas e insumos rela-cionados consolidado de cada Distrito y del Hospital, de acuerdo al calendario logístico. Realiza el consolidado de Área en coordinación con el encargado de logística de medicamentos del Área de Salud y registran las existencias en bo-dega reportadas en el balance de bodega de Área de Salud.

b. El Área de Salud, envía el consolidado de Área al CNB con copia a Logística de Medicamentos y Afines del MSPAS.

c. El CNB realiza un consolidado del Balance de vacunas e insumos relacionados de las Áreas de Salud y del mismo se realiza el análisis del abastecimiento con base en indicadores para realizar las intervenciones oportunas.

Elaboración del Balance de Vacunas Consolidado

de Área de Salud

Encargado de Bodega Enfermera del Área de Salud en coordinación

con el Encargado de Logística de medicamentos

Presentación del Balance de Vacunas

Consolidado del Área de Salud al CNB de

acuerdo al calendario de entrega de informes

Elaboración del balance de bodega

Recepción de Balance de vacunas de los distritos y Hospital


Encargado de Logística en coordinación con

Enfermera Profesional

página 37

1. Curso de gerencia para el manejo efectivo del Programa Ampliado de Inmuni-zación (PAI). Organización Panamericana de la Salud. 2006.

2. Directrices para el almacenamiento de los medicamentos esenciales y otros insumos básicos sanitarios. John Snow, Inc./DELIVER en colaboración con la Organización Mundial de la Salud y para la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional. 2003

3. La Gestión del suministro de medicamentos: Selección, compra, distribución y utilización de productos farmacéuticos. Management Sciences for health, Inc 2002. 165 Allandale Rd Boston, MA 02130-3400. USA. Organización Panameri-cana de la Salud.

4. Manual de Logística. Guía para la gerencia de cadena de suministros de pro-ductos de salud. USAID|PROYECTO DELIVER, 2012.

5. Manual de Normas y Procedimientos de Logística de Productos Farmacéuticos y Afines del MSPAS Guatemala. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS–. Agosto 2002.

6. Norma técnica No. 20-2010 “Para el manejo de donativos de productos far-macéuticos y afines“. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS–. Guatemala, Septiembre 2010.

7. Norma técnina No. 34-2002 “Para la gestión de medicamentos y productos afines en Hospitales“. Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social –MSPAS–. Guatemala, 2002.

8. Norma técnica No. 35-2002 “Para la gestión de medicamentos y suministros afines en Direcciones de áreas de Salud“. Ministerio de Salud Pública y Asis-tencia Social –MSPAS–. Guatemala, 2002.

9. Acuerdo Ministerial 34-2011 Procedimiento para la baja de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso. Guatemala, Abril de 2011.

Bibliografía

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Bibliografía

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Lista de anexos

1. Lineamientos de conservación, almacenamiento y transporte de las vacunas en cadena de frío

2. Procedimiento especial para la determinación de responsabilidades en caso de pérdidas

2.1 Algoritmo en caso de pérdida de vacuna

3. Lineamientos para el mantenimiento del equipo frigorífico

4. Guía de llenado de inventarios de cadena de frío

Instrumentos del Sistema de Información Logística5. Calendario Logístico

6. Registro Diario de Demanda Real

7. Tarjeta de Control de Suministros – kardex –

8. Balance de Bodega

9. Reporte de balance de vacunas y productos relacionados

10. Registro de Inventario Físico General Trimestral

11. Formato de Requisición

12. Flujos de Requisición y Distribución

Anexos

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Anexos

Anexo 1

Lineamientos de conservación, almacenamiento y transporte de las vacunas

1. Conservación y almacenamiento de Vacunas

Las vacunas deben conservarse en cadena de frío (manipulación y transporte en tem-peraturas adecuadas desde el laboratorio productor, hasta el momento de su aplica-ción a la población objetivo del programa), para garantizar su poder inmunológico.

Para almacenar y conservar las vacunas en los servicios de salud, se utilizan general-mente los refrigeradores domésticos de diseño tradicional o los de pared de hielo (ice-lined refrigerator), especialmente diseñados para la conservación del biológico.

Figura No. 1NIVELES DE LA CADENA DE FRÍO

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Nota: • Las vacunas deben colocarse en el centro del compartimiento, evitando que

toquen las paredes y obstruyan el paso del aire frío • Utilizar la gaveta inferior (legumbrera) sin la tapadera o vidrio para colocar las

botellas que contengan agua fría con colorante, que permitirá conservar el aire frío al abrir la puerta del refrigerador.

• El refrigerador debe ser exclusivo para el almacenamiento de vacunas.• El plan de emergencia de cadena de frío debe actualizarse cada 6 meses

El funcionamiento eficiente y la conservación de la temperatura en los refrigeradores de tipo domestico utilizados para almacenar las vacunas dependen de lo siguiente:

1. Estar colocados a 15 cm de la pared.

2. El espacio frigorífico interno debe estar debidamente organizado (no bloquear el flujo del aire).

3. Disponer de elementos estabilizadores de temperatura (botellas con agua).

4. Controlar y registrar rigurosamente la temperatura diaria (dos veces al día).

5. Practicar actividades de mantenimiento preventivo rutinario, al menos una vez al mes.

6. Debe estar instalado en un lugar fresco y ventilado.

7. Debe estar ubicado a la sombra y alejado de las ventanas y de toda fuente de calor.

8. Debe estar colocado sobre una superficie plana (nivelada)

Figura No. 2ORGANIZACIÓN DE UN REFRIGERADOR PARA MANTENER LA TEMPERATURA ESTABLE

Paquetes fríos(puestos a congelar)

Paquetes fríos(congelados)

Bandeja de deshielo

Termómetro

Vacunas(colocadas en bandejas)

Paquetes fríos(puestos a enfríar)

Botellas con agua(dentro de la bandeja

para vegetales)

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Anexos

• Período de almacenamiento y temperatura de conservación de las vacunas se-gún nivel de gestión.

Las vacunas deben mantener sus buenas cualidades inmunológicas hasta la fecha de caducidad indicada por el laboratorio productor. Para esto, deben almacenarse y conservarse en el nivel local a temperaturas de refrigeración que oscilen entre +2 °C y +8°C. Para garantizar la calidad de las vacunas y evitar riesgos de exposición de las mismas ante posibles interrupciones del fluido eléctrico en algunos niveles de gestión, se ha normado el periodo y los rangos de temperatura que deben conservarse las vacunas en cada nivel de gestión, el cual se detalla a continuación:

Nivel Central (CNB)

Departamental (Área de Salud)

Municipio (Distrito, Servicios de Salud)

Tiempo 6 a 18 meses 3 a 6 meses 1 mes

VACUNAS

OPV, SPR, SR, -15 0C a -250C

BCG, InfluenzaDPT, Td, Pentavalente, Rotavi-rus, Hepatitis B, Neumococo

+2 0C a +8 0C*

Los diluyentes de las vacunas (las que corresponda) deben conservarse en tempe-ratura de + 2° C + 8° C , por lo menos una hora antes de ser utilizados.

• Control de la temperatura del refrigerador:Los refrigeradores vienen provistos en su parte interior de un termostato que se regula mediante perillas, las cuales varían dependiendo del tipo de refrigerador; al-gunos tienen números o letras, lo cual no equivale a los grados de temperatura. Si desea una temperatura menor (más fría) deberá mover la perilla a un número mayor (a mayor número, más frío). Normalmente se recomienda mantener la perilla en los números 3 o 4.

• Monitoreo y registro de la temperatura de conservación de vacunas: Para asegurar la conservación adecuada y permanente de las vacunas, todos

los servicios deben monitorear y registrar diariamente la temperatura del inte-rior del refrigerador en la mañana y por la tarde, en el afiche de cadena de frío, el cual permite además registrar aspectos relacionados con el mantenimiento rutinario, funcionamiento de los equipos y reabastecimiento de vacunas.

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INSTRUMENTO PARA EL REGISTRO, MONITOREO Y SUPERVISIÓN DE LA CADENA DE FRÍO

2. Guía de uso del instrumento para el registro, monitoreo y supervisión de la cadena de frío en todos los servicios de salud

El instrumento de registro, monitoreo y supervisión de la cadena de frío, está con-tenido en un afiche, el cual debe colocarse en la parte frontal de cada equipo frigorífico (cámara, refrigerador, congelador). Los objetivos de dicho material son:

Objetivo general:Evaluar sistemáticamente el cumplimiento de los lineamientos para la conservación y almacenamiento adecuado de las vacunas, a través del monitoreo y análisis del registro diario de la temperatura de cada equipo frigorífico en institución especifica.

Objetivo específicos:

1. Registrar diariamente (dos veces al día) la temperatura de cada equipo frigorífico.

2. Análisis semanal del registro de temperatura de cada equipo frigorífico para la toma de decisiones oportuna.

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Anexos

3. Monitorear sistemáticamente el registro y análisis del comportamiento de la temperatura de cada equipo frigorífico para asegurar la calidad de las vacunas.

4. Monitorear el reabastecimiento oportuno de vacunas.

5. Registrar y analizar las actividades de mantenimiento de cada equipo frigorífico.

6. Registrar la capacidad del equipo frigorífico.

El instrumento consta de los siguientes segmentos:

Datos Generales:

a. Complete los datos solicitados según el Área, municipio, servicio y año que corresponda.

b. Tipo de equipo y fuente de energía que utiliza: Anote una X en el cuadrito de-pendiendo de las características físicas del equipo y fuente de energía.

c. Rango de temperatura ideal de los equipos frigoríficos: Este recuadro es un re-cordatorio sobre las temperaturas que debe mantener cada uno de los equipos de cadena de frío incluyendo los cuartos fríos.

d. Capacidad de almacenamiento: En esta celda, se debe registrar la capacidad en cm3, del equipo frigorífico correspondiente. Para estimar la capacidad en cm3, debe aplicar el procedimiento de cálculo que se detalla en las páginas Nº 42 y 43 del “Manual técnico de Inducción Programa de Inmunizaciones” del 2009.

e. Nº de registro de inventario: Anote el dato, el cual está disponible en la tarjeta de responsabilidad de la persona que tiene asignado el equipo.

f. Temperatura ambiente: registre la temperatura promedio del lugar en que está situado la bodega de vacunas en el servicio de salud.

• REGISTRO DIARIO DE TEMPERATURA: Registre la temperatura que mar-ca el termómetro interno del equipo, dos veces al día (am y pm), temprano en la mañana al trasladar la vacuna al termo y en la tarde cuando regresa las vacunas no utilizadas al refrigerador.

• REGISTRO DE ABASTECIMIENTO DE VACUNAS: Escriba una X en la columna de la semana y mes que corresponda, cada abastecimiento de vacunas, al final de la tabla se dejó tres filas más, para que se registre otro tipo de vacuna que se reciba.

• REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO DEL EQUIPO DE CADENA DE FRÍO: Escriba una X en la columna de la semana y mes que corresponda, de acuerdo al tipo de mantenimiento realizado al equipo. Si usted necesita anotar algo extra que no esta en la tabla lo puede

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escribir en el apartado observaciones situado en la parte inferior de esta misma tabla.

• MONITOREO Y EVALUACIÓN DEL FUNCIONAMIENTO, MANTENIMIEN-TO Y REABASTECIMIENTO DE VACUNAS EN EL EQUIPO DE RED FRÍA: Verifique datos de tablas anteriores, analice y escriba una X en la columna SI o NO, según la actividad evaluada en la semana y mes correspondiente. Al final de la tabla se debe registrar el nivel que realizó la asistencia técnica, monitoreo o supervisión, de acuerdo al número correspondiente asignado para cada nivel (ver llamada con asterisco). Si considera necesario aclarar o enfatizar una situación especial, use el espacio asignado a observaciones.

• PIE DE AFICHE: coloque nombre y firma del responsable directo de la ca-dena de frío, nombre y firma del jefe inmediato superior.

Es importante que las fluctuaciones de temperatura se registren y reporten inme-diatamente a donde corresponda, evaluando la necesidad de activar los planes de emergencia elaborados ante una posible interrupción de la energía eléctrica.

3. Transporte de vacunas El transporte de vacunas al igual que el almacenamiento y la distribución, son componentes de la cadena de frio.

El transporte general entre los niveles de la cadena de frio debe hacerse en termos o en cajas frías en buen estado, con su correspondiente dotación de paquetes fríos y a la temperatura adecuada para mantener debidamente la conservación de las vacunas

Al preparar los implementos térmicos para transportar las vacunas, se debe tener en cuenta lo siguiente:

• Determinar el tiempo que durará el transporte, así como las condiciones am-bientales y logísticas del recorrido.

• Elegir las cajas frías y termos adecuados (limpios, en buenas condiciones, con la capacidad idónea, entre otros).

• Tener en cuenta el tipo de vacuna a transportarse y la temperatura requerida en cada caso.

• Preparar los paquetes fríos a ser utilizados en los termos según el tipo, consi-derando que no todas las vacunas pueden exponerse a bajas temperaturas.

• Al preparar las cajas frías y/o termos, no basta colocar uno o dos paquetes fríos. Todas las paredes internas del termo o de la caja fría deben estar cubier-tas con estos paquetes.

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Anexos

• Una vez preparadas las cajas frías y los termos, estos deben mantenerse debi-damente cerrados, colocados a la sombra y alejados de toda fuente de calor.

• Durante el transporte, las cajas frías y termos deben mantenerse a la sombra y no deben exponerse a los rayos directos del sol.

• Recordar que si no se viene exclusivamente a recoger vacuna, esta actividad deberá ser la última antes de regresar a su área de salud, para evitar exponer la vacuna a pérdida de la cadena de frío, robo o cualquier otro incidente.

• Preparación de los paquetes fríos de agua:

El programa no recomienda el uso de paquetes fríos eutécticos4, los cuales por su contenido, aún en estado líquido puede presentar temperatura inferior a cero gra-dos centígrados y por lo tanto, se corre el riesgo de congelar las vacunas.

• Preparación de las vacunas para su transporte:

1. La enfermera profesional de Área de salud o persona delegada debidamente capacitada, es la responsable de la recepción de las vacunas en el CNB.

2. La persona del Área de Salud responsable de recibir la vacuna en el CNB, debe asegurar el uso de cajas frías adecuadas (limpias y en buen estado) para mantener la calidad de la vacuna.

3. Asegurar el uso del termómetro láser o termómetro de alcohol en cada caja para verificar y controlar periódicamente la temperatura de la vacuna durante el transporte de la misma al Área de Salud.

4. Determinar el tiempo que durará el transporte, así como, las condiciones ambientales y logísticas del recorrido, según el Área de Salud.

5. Usar los elementos de apoyo a la cadena de frío adecuados como termos para vacunas o cajas frías, termómetros, baterías etc.

4 Eutécticos: Mezcla de dos componentes (un soluto y un solvente) que alcanza su punto de congelación más bajo y se solidifica, el cual estando aun en estado líquido, puede mantener temperaturas de congelación (inferior a cero grados).

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6. Tener en cuenta el tipo y cantidad de vacuna a transportarse y la tempera-tura requerida en cada caso.

7. Preparar los paquetes fríos a ser utilizados, tomando en cuenta las conside-raciones anteriormente descritas.

8. Si la persona que transporta la vacuna al Área de Salud se le asignaron otras tareas como por ejemplo dejar correspondencia en el MSPAS, debe asegurar que lo último que hará es retirar la vacuna en la bodega del CNB, para evitar que la vacuna esté expuesta al: sol, robo, cambios de temperaturas, etc.

9. Cada caja térmica o termo debe ser preparado con baterías de acuerdo al tipo de vacuna que se va a transportar.

Ejemplo:

• Si va a transportar vacunas OPV ó SPR, las baterías deben estar a temperatura entre -15ºC a -25ºC

• Si va a transportar vacunas BCG, Hepatitis B, Pentavalente, Rotavirus, Neumo-coco, DPT y Td, las baterías deben estar a temperatura entre +2ºC a +8ºC.

• Manipulación y transporte del diluyente: Recuerde que los diluyentes deben refrigerarse entre +2ºC y +8ºC por lo menos una

hora antes de ser utilizados.

• Vida fría en los termos: La vida fría de un termo que haya sido preparado con baterías que contienen

agua, y que no se ha abierto, puede durar hasta 36 horas a una temperatura ambiental de 43 grados centígrados. En general a más aperturas del termo, menos tiempo de conservación de la vida fría del mismo. Es importante que se mantenga un termómetro dentro del termo para monitorear los cambios de temperatura.

Todo frasco de vacuna que fue transportado al campo y se abrió no debe regresar a la refrigeradora del establecimiento, independiente del tipo de vacuna o la cantidad de dosis de vacuna que quedó en el vial. Este debe ser descartado y debe registrarse de acuerdo a lo descrito en el manual de

procedimientos logísticos de vacunas e insumos del programa de inmunizaciones.

Recuerde evitar el contacto de las vacunas (Hepatitis B, Pentavalente, DPT, Rotavirus, Neumococo y Td) con los paquetes fríos congelados ya

que estas vacunas son más sensibles a las temperaturas.

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Anexos

Para determinar la vida fría, monitoree el rendimiento de los termos y cajas frías en el ambiente en que se realiza la vacunación.

• Política de frascos abiertos utilizados dentro de los servicios de salud aprobada por OPS

Vacuna

Tiempo que puede utilizarse después de abierto el frasco en el

servicio de salud

REQUISITOS A CUMPLIR

OPV, DPT, Td, Hepatitis B adulto.

Máximo 4 semanas

1. Que no haya pasado la fecha de caducidad.

2. Conservación adecuada dentro del refrigerador.

3. Utilizar técnicas de asepsia para retiro de las dosis (prohibido dejar introducida las agujas en el frasco).

4. Que el tapón de caucho de la vacuna no esté sumergido en agua debido al descongelamiento de los paquetes fríos. El frasco debe permanecer limpio y seco.

SPR, BCG y SR Máximo 6 horas

Anexo 2

Procedimiento especial para la determinación de responsabilidades en caso de pérdidas de vacunasLa presente sección tiene por objeto regular o estandarizar procedimientos para transparentar el ejercicio de las funciones públicas en el manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines (material médico quirúrgi-co, biológico/vacunas, métodos de planificación familiar, insumos de laboratorio, material odontológico, plaguicidas de uso doméstico, etc.) creando mecanismos de control, para evitar el desvió de los recursos, bienes, fondos y valores públicos en perjuicio de los intereses del Estado.

Coordinación de Asesoría Jurídica, Dirección de Recursos Humanos y la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social -MSPAS- son los entes responsables de asesorar legalmente a las unidades ejecutoras en cada

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una de las acciones según corresponda el caso, así como dar el seguimiento res-pectivo hasta la resolución final del expediente.

Para los efectos legales correspondientes deben entenderse las siguientes definiciones:

1. Sujetos de responsabilidad. Son responsables todas aquellas personas inves-tidas de funciones públicas permanentes o temporales, que tengan a su cargo el manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines.

2. Bienes tutelados. Son los siguientes: medicamentos y productos afines y otros que determinen las leyes y reglamentos.

3. Responsabilidad administrativa. La responsabilidad es administrativa cuando la acción u omisión contraviene el ordenamiento jurídico administrativo y las normas que regulan la conducta del funcionario o empleado público.

Cuando se incurriere en negligencia, imprudencia o impericia o bien incumpliendo leyes, reglamentos, contratos y demás disposiciones legales emitidas por el MSPAS.

Cuando no se cumplan, con la debida diligencia las obligaciones contraídas o funciones inherentes al cargo, así como cuando por acción u omisión se cause perjuicio a los intereses públicos que tuviere encomendados.

4. Responsabilidad civil. La responsabilidad civil es la acción u omisión que con intención o por negligencia, imprudencia, impericia o abuso de poder se co-meta en perjuicio y daño del patrimonio público.

5. Responsabilidad penal. La responsabilidad penal es la decisión, resolución, acción u omisión realizada de conformidad con la ley penal vigente, que cons-tituyan delitos o faltas.

6. Pérdida: Es aquella que se produce cuando ya no es posible utilizar el bien o producto, debido a destrucción, deterioro, ruptura, quiebre, caducidad, alma-cenamiento inadecuado, robo o desaparición; la perdida debe ser documenta-da a través del reporte oficial o evidenciada durante el inventario físico.

7. Faltante: Se considera faltante todo bien que no pueda ser localizado o evi-denciado al momento de una revisión de inventario.

8. Extravío: Un bien se considera como extraviado cuando no está en el lugar que le corresponde y se desconoce su paradero.

A. Procedimiento en los casos de pérdida, faltante o extravío Detectada o reportada la pérdida, faltante o extravío, inmediatamente la Au-

toridad Superior de la Unidad Ejecutora, suscribirá acta, bajo responsabilidad de no hacerlo, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, en su caso, y la o las personas responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar:

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Anexos

1. Los hechos circunstanciados, que causaron o motivaron la pérdida, faltante o extravío, de medicamentos y productos afines, el nombre completo del medicamento o productos afines; concentración, presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades o dosis; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total; nombres completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los mismos. En caso de vacunas además de lo mencionado, debe detallarse la cantidad en número de dosis. El precio se estimará por dosis, con referencia a los datos del formulario 1H emitido por departamento administrativo (el precio incluye costo, flete, seguro y gastos administrativos de OPS).

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora determinarán responsabilidad administrativa y civil, en contra de los responsables, conforme la Ley especial aplicable vigente.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora, dentro del acta hará el requeri-

miento de pago o reposición de los medicamentos y productos afines, según corresponda. En esta última situación el producto restituido deberá ser de idén-ticas características y calidad del original, la reposición del producto o pago en efectivo deberá hacerse dentro del plazo de cinco días hábiles, después de noti-ficado el requerimiento al o los responsables. El pago en efectivo deberá hacerse a la cuenta a nombre de Gobierno de la República de fondo común.

2. En el caso de reposición de medicamentos o productos afines, el responsable deberá entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autori-dad Superior; dicha factura deberá detallar lo adquirido para su reposición.

La Autoridad Superior suscribirá acta de recepción detallando nombre comple-to del medicamento o productos afines; concentración, presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades; precio unitario; costo total; y hará entrega del producto al encargado del almacén. En caso de produc-to biológico/vacunas, no aplica reposición del bien, deberá hacerse reintegro únicamente en efectivo con depósito a la cuenta a nombre de Gobierno de la República, fondo común.

En caso de haber cumplido la obligación en efectivo, la Autoridad Superior suscribirá acta haciendo constar el número de boleta, fecha de pago, monto y número de cuenta donde se efectuó el pago.

3. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposición de los medi-camentos y productos afines, según corresponda, la Autoridad Superior enviará mediante un oficio a la Coordinación de Asesoría Jurídica del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social en un plazo que no exceda de cinco días hábiles, el expediente respectivo, informando de los hechos y solicitando se proceda en contra de los responsables, conforme lo que en derecho corresponda.

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4. Concluido el proceso, se deberá dar de baja del producto perdido, faltante o extraviado en tarjetas de control de suministros kardex e ingreso del nuevo pro-ducto. En los casos que proceda, se deberá iniciar el proceso de baja de los me-dicamentos y productos afines, conforme la normativa específica, para esos casos.

B. Procedimiento en circunstancias que puedan ser constitutivas de delito o falta.

Detectado o reportado el hecho constitutivo de delito o falta la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora o quien ejerza esa función al momento del ilícito, suscribirá acta, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, en su caso, y la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medica-mentos y productos afines, haciendo constar inmediatamente:

1. La información circunstanciada de los hechos constitutivos de delito o falta, indicando el modo en que se cometió, hora, fecha y lugar, nombre comple-to del medicamento o producto afín; concentración y presentación; fecha de vencimiento, número de lote; cantidad en unidades o dosis; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total, nombres completos y cargo de los responsables del manejo, almacenamiento, custodia y control de los mismos. Con excepción de productos biológicos donde se procederá a realizar la cuantificación de dosis y el cálculo de costos por dosis.

La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora establecerá si es procedente o no, determinar responsabilidad administrativa, civil y penal, en contra de los responsables y encargados del manejo, almacenamiento, custodia y control, de los medicamentos y productos afines, evaluando las circunstancias de los hechos conforme la Ley Especial aplicable vigente.

2. Con la certificación del acta, la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora proce-derá ese mismo día a hacer la denuncia que en derecho corresponda ante el Mi-nisterio Público. Posteriormente deberá proceder a ratificar la denuncia realizada.

3. En caso de flagrancia habiendo detenido o no a los responsables, en hechos constitutivos de delito o falta, la denuncia deberá hacerse ante la Comisaría de la Policía Nacional Civil (PNC), de forma inmediata, cumpliendo además lo indicado en el numeral 1 de la presente sección.

4. La Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora dentro de los tres días siguientes a la denuncia, en cualquiera de los casos anteriores, remitirá informe circuns-tanciado a la Procuraduría General de la Nación, para que se adhiera al proceso ante el Ministerio Público.

5. Si procede el determinar responsabilidad en contra de las personas responsables y encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos, y productos afines, la Autoridad Superior hará el requerimiento

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Anexos

de pago o reposición según corresponda. En esta última situación el producto restituido deberá ser de idénticas características y calidad del original, la reposición del producto o pago en efectivo deberá hacerse dentro del plazo de cinco días hábiles, después de notificado el requerimiento al o los responsables. La presente acción no exime de responsabilidad penal y administrativa.

6. En el caso de reposición de medicamentos o productos afines, el responsable deberá entregar los productos y presentar factura a su nombre ante la Autori-dad Superior; dicha factura deberá detallar lo adquirido para su reposición.

La Autoridad Superior suscribirá acta de recepción detallando nombre comple-to del medicamento o producto afín; concentración y presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades; número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; y hará entrega del producto al encargado del almacén. En caso de haber cumplido la obligación en efectivo, la Autoridad Superior suscribirá acta haciendo constar el número de boleta, fecha de pago, monto y número de cuenta donde se efectuó el pago.

7. De no cumplir dentro del plazo estipulado, con el pago o reposición de los medicamentos y productos afines, según corresponda, la Autoridad Superior enviará mediante un oficio a la Asesoría Jurídica del MSPAS en un plazo que no exceda de cinco días hábiles, el expediente respectivo, informando de los hechos y solicitando se proceda en contra de los responsables, conforme lo que en derecho corresponda.

8. Concluido el proceso, se deberá dar de baja del producto perdido, faltante o extraviado en tarjetas kardex y dar ingreso del nuevo producto. En los casos que proceda, se deberá iniciar el proceso de baja de los medicamentos y pro-ductos afines, conforme la normativa específica, para esos casos.

C. Procedimiento en circunstancias de incendio, terremoto, inundación, atentado o cualquier otra acción natural o humana.

Detectada la circunstancia natural o humana la Autoridad Superior de la Unidad Ejecutora o quien ejerza esa función, suscribirá acta, con intervención del Gerente Administrativo Financiero, con el apoyo del departamento jurídico en su caso, y la o las personas encargadas del manejo, almacenamiento, custodia y control de medicamentos y productos afines, haciendo constar:

1. La información circunstanciada de los hechos, indicando la hora, fecha y lu-gar; el nombre completo del medicamento o productos afines; concentración y presentación; fecha de vencimiento; número de lote; cantidad en unidades, número de tarjeta kardex o fichero; precio unitario; costo total; sumatoria de costo total; nombres completos y cargo de los responsables del manejo, alma-cenamiento, custodia y control, de los mismos. Con excepción de productos biológicos donde se procederá a realizar la cuantificación de dosis.

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2. Con certificación de dicha acta, presentará la denuncia ante el Ministerio Pú-blico y dará inicio al trámite de baja de los medicamentos y productos afines, conforme la aplicación supletoria del Acuerdo Ministerial 534-2011 para la baja de medicamentos y productos afines vencidos y en desuso.

Consideraciones importantes:

a. En los diferentes niveles de atención, la persona responsable del resguardo de la vacuna debe ser un servidor público.

b. El servidor público nombrado deberá cumplir dentro de los 10 días siguientes, con lo que se cita a continuación: • Inicio de procedimiento para el pago de fianza de fidelidad• Proceder a realizar su declaración patrimonial ante la Contraloría General

de Cuentas

c. Si la pérdida de vacuna fue en el Área de Salud, el director de área debe noti-ficar en un plazo de 3 días máximo a la Dirección General del Sistema Integral de Atención en Salud -DGSIAS-, adjuntando la certificación de acta suscrita y enviando copia al Programa de Inmunizaciones.

d. Si la pérdida de vacuna es en un distrito de salud participarán el equipo técnico del distrito y uno o más representante/s de Área de Salud, suscriben acta, noti-fican oficialmente al Área de Salud adjuntando la certificación del acta suscrita y envían copia al Programa de Inmunizaciones.

e. Si la pérdida es en un Puesto de Salud, Centro de Convergencia, Prestadora o Administradora de Salud, el procedimiento administrativo se realizará en el Distrito de Salud al cual corresponda el servicio con las mismas recomen-daciones, no obstante la investigación deberá realizarse en el lugar de los hechos. Se suscribe acta, notifican oficialmente al Área de Salud adjuntando la certificación del acta suscrita y envían copia al Programa de inmunizacio-nes.

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Anexos

ALGORITMO EN CASO DE PÉRDIDA, FALTANTE O EXTRAVIO DE VACUNA

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Anexos


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Lineamientos para el mantenimiento preventivo del equipo frigorífico

Es importante realizar el mantenimiento preventivo adecuado de todos los equipos de la cadena de frío (Refrigeradores, congeladores, cajas frías, termos, paquetes fríos y cuartos frigoríficos) en todos los niveles de atención.

1. Generalidades

1.1 Normas de protección para la persona que da mantenimiento al equipo Para la limpieza de refrigeradores se deben utilizar guantes y mascarilla. Para la limpieza de cámaras frigoríficas se deben utilizar guantes, mascarilla, lentes protectores, botas, y ropa térmica.

1.2 Mantenimiento de equipo de cadena de frío

1.2.1 Definición: Es la serie de trabajos a ejecutar en los equipos, a fin de conservarlo en

buenas condiciones y preste el servicio para el que fue diseñado.

1.2.2 Funciones del mantenimiento: El servicio de mantenimiento tiene como objeto conservar en perfecto es-

tado el funcionamiento de todas las máquinas e instalaciones empleadas para brindar los servicios de salud, de forma que se logre su máximo ren-dimiento, de manera eficiente, para prever las posibles averías (daños) con anticipación que puedan causar interrupciones imprevistas.

1.2.3 Mantenimiento preventivo: Es la conservación planeada, teniendo como función conocer sistemáti-

camente el estado de máquinas e instalaciones. El programa de manteni-miento preventivo, es la acción de mantener en buen estado los equipos, se realiza a través de visitas periódicas, revisión, lubricación y limpieza.

• Visitas: son inspecciones o verificaciones que se ejecutan periódic-amente en las instalaciones y máquinas para comprobar su estado, seguir la evolución de las anomalías detectadas para resolverlas an-tes de que produzcan daños severos.

Anexo 3

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Anexos

• Revisiones: son intervenciones que se realizan sobre instalaciones o máquinas para detectar o confirmar las anomalías localizadas durante la visita previa, reparándolas con el fin de dejar el equipo en condi-ciones de funcionamiento que evite daños severos.

• Lubricación periódica: es una de las actividades más importantes en el mantenimiento preventivo. La vida útil del equipo depende en gran parte de una correcta revisión y lubricación, debido a que en un alto porcentaje de los daños se debe a que no se lubrican las piezas móviles.

• Limpieza: son las acciones que incluyen actividades de conservación, acondicionamiento cromático y prevención contra la corrosión. Previo a realizar esta acción es necesario realizar un esquema de las partes removidas para reinstalarlas adecuadamente.

1.2.4 Mantenimiento correctivo no planificado: Se trata de la corrección de las averías o fallas, cuando éstas se presentan.

Este tipo de mantenimiento correctivo no planificado es la habitual repara-ción urgente tras una avería que obligó a detener el funcionamiento nor-mal del equipo.

2. Procedimientos para el mantenimiento de equipos frigoríficos

2.1 Limpieza de cajas térmicas para transporte de vacunas• Realizar la limpieza de la caja fría interna y externa al término de cada

jornada de trabajo o transporte.• Para iniciar la limpieza, la caja debe estar vacía.• Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con

agua jabonosa y un paño suave.• Secar con un paño las partes internas y externas para evitar que

queden residuos de agua.• Se deja ventilar por un día para luego guardarla ordenadamente.5

2.2 Limpieza de termos• Realizar la limpieza del termo interna y externamente al término de

cada jornada de trabajo o transporte• Para iniciar la limpieza, se debe sacar las vacunas y/o diluyentes• Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con

agua jabonosa y un paño suave• Secar con un paño las partes internas y externas para evitar que

queden residuos de agua• Se deben guardar los termos boca abajo y abierto

5 NOTA: No debe sentarse sobre las cajas, tampoco poner los pies sobre ellas.

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• Revisiones: son intervenciones que se realizan sobre instalaciones o máquinas para detectar o confirmar las anomalías localizadas durante la visita previa, reparándolas con el fin de dejar el equipo en condi-ciones de funcionamiento que evite daños severos.

• Lubricación periódica: es una de las actividades más importantes en el mantenimiento preventivo. La vida útil del equipo depende en gran parte de una correcta revisión y lubricación, debido a que en un alto porcentaje de los daños se debe a que no se lubrican las piezas móviles.

• Limpieza: son las acciones que incluyen actividades de conservación, acondicionamiento cromático y prevención contra la corrosión. Previo a realizar esta acción es necesario realizar un esquema de las partes removidas para reinstalarlas adecuadamente.

1.2.4 Mantenimiento correctivo no planificado: Se trata de la corrección de las averías o fallas, cuando éstas se presentan.

Este tipo de mantenimiento correctivo no planificado es la habitual repara-ción urgente tras una avería que obligó a detener el funcionamiento nor-mal del equipo.

2. Procedimientos para el mantenimiento de equipos frigoríficos

2.1 Limpieza de cajas térmicas para transporte de vacunas• Realizar la limpieza de la caja fría interna y externa al término de cada

jornada de trabajo o transporte.• Para iniciar la limpieza, la caja debe estar vacía.• Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con

agua jabonosa y un paño suave.• Secar con un paño las partes internas y externas para evitar que

queden residuos de agua.• Se deja ventilar por un día para luego guardarla ordenadamente.5

2.2 Limpieza de termos• Realizar la limpieza del termo interna y externamente al término de

cada jornada de trabajo o transporte• Para iniciar la limpieza, se debe sacar las vacunas y/o diluyentes• Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes internas y externas con

agua jabonosa y un paño suave• Secar con un paño las partes internas y externas para evitar que

queden residuos de agua• Se deben guardar los termos boca abajo y abierto

2.3 Paquetes fríos6

• Realizar la limpieza de los paquetes al término de cada jornada de trabajo o transporte

• Iniciar la limpieza rigurosamente de las partes externas con agua ja-bonosa y un paño suave

• Secar con un paño las partes internas y externas para evitar que queden residuos de agua

• Guardar los paquetes sin uso en un estante ordenadamente en forma vertical y cambiar el agua cada mes

2.4 Refrigeradora • Limpie el compartimiento del refrigerador cuando:

- Su refrigerador tenga escarcha y el grosor del hielo sea mayor a 0.5 milímetros

- Si su refrigerador no hace escarcha cada 15 días, máximo cada mes

• Apague y desconecte el equipo • Traslade a un lugar seguro (termo o caja fría) todas las vacunas y di-

luyentes• Vacíe completamente el refrigerador y todas las partes removibles

del mismo • Limpie con agua tibia y un paño suave, enjuague y seque• Lave las parrillas desmontables o anaqueles de plástico en una solu-

ción de agua tibia y detergente; enjuague y seque• Limpie el empaque o junta de la puerta con agua con detergente,

enjuague y seque• De vez en cuando, limpie el compartimiento del congelador de acu-

erdo a las instrucciones que vinieron con su refrigerador• Limpie el exterior del refrigerador con una solución de agua con

detergente enjuague y seque• Varios productos químicos de uso para el hogar también los

pueden dañar; por lo tanto, nunca los limpie con ceras limpiado-ras, productos de limpieza en atomizador o cloro o blanqueador concentrado.

• Si no tiene el manual del fabricante, evítese problemas usando un detergente suave ( jabón para lavar los platos) y agua tibia o una solución de bicarbonato de soda y agua para limpiarlo. NUNCA use productos abrasivos como limpiadores en polvo o esponjillas de fibra metálica puesto que estos plásticos se rayan fácilmente.

6 Son recipientes pequeños plásticos que contienen agua natural clara o con colorante que luego de ser refrigerado, son los instrumentos para mantener la temperatura en las cajas frías o termos.

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Anexos

• De vez en cuando, aspire (o cepille) el polvo del condensa-dor y compresor. Ver siguiente figura:

• Lave la bandeja que recoge el agua del deshielo y vuelva a colocarla en el mismo lugar.

2.5 Mantenimiento de un congelador del tipo ice line Modelo TCW 1152

2.5.1 Limpieza del congelador• Cuando la capa de escarcha alrededor de los tubos dentro del com-

partimiento del forro sea de 6 a 10 mm de grosor es tiempo de des-congelar el equipo, lo cual se puede identificar de manera visual debi-do a que la puerta ya no cierra bien.

• Traslade a un lugar seguro (termo o caja fría) todas las vacunas • Desconecte la unidad y abra la cubierta por 24 horas mínimo para que

el hielo alrededor de los tubos se pueda derretir • Remueva los tubos y los paquetes de hielo y séquelos antes de insta-

larlos nuevamente• Quite los 3 tornillos del marco de termómetro y remueva el termómet-

ro cuidadosamente, saque cuidadosamente el contenedor plástico in-terior

• Abra la tapa roja del drenaje en la parte baja dentro del gabinete y quite el hielo derretido

• Limpie y seque completamente el interior del gabinete • Reinstale el contenedor plástico, los tubos y los paquetes de agua• Sacar la tapa interna del fondo del refrigerador• Retirar los paquetes fríos ubicados en el fondo del refrigerador• Sacar los tubos plásticos con agua que están en el revestimiento• Poner los tubos plásticos en un recipiente plástico o de cartón en for-

ma vertical• Liberar y sacar las cubiertas de revestimiento de las cuatro paredes

del gabinete.• Luego, inicie la limpieza de todas las partes internas de la gaveta con

un paño suave, luego seque con otro paño seco.

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• Continuar con la limpieza de las cubiertas de revestimiento de las paredes del gabinete.

• Coloque el revestimiento de la gaveta en su lugar.• Levantar los tubos de plástico uno por uno, limpiarlos con un paño

húmedo, luego pasarlos con un paño seco y fijarlos en sus respectivos lugares.7

• Coloque nuevamente el termómetro en su lugar, asegurándolo con sus respectivos tornillos.

• Finalmente realice la limpieza externa de todo el aparato.

2.5.1.1 Mantenimiento diario• Revise la temperatura del termómetro y lleve un record de temper-

atura en la mañana y en la tarde (de preferencia a la misma hora) y regístrelo en el afiche de registro y control de temperatura en la casilla según corresponda.

• Si la temperatura es más baja o más elevada del rango normado probablemente tenga que ajustar la perilla del termómetro a la tem-peratura adecuada

2.5.1.2 Mantenimiento semanal• Revise que el agua de los tubos que estén parcialmente congelada

para la función de Refrigerador o completamente congelada para la función de Congelador

• Cheque que el empaque no esté roto y que selle

2.5.1.3 Mantenimiento Mensual• Limpie el compartimiento del compresor y manténgalo libre de polvo• Limpie el empaque y revise la tensión de la tapa con la bisagra• Revise que la unidad esté nivelada

2.5.2 Limpieza del compartimiento del compresor• Antes de iniciar cerciórese de desenchufar el equipo frigorífico sin abrir

la puerta durante la limpieza del compartimiento del compresor- Este compartimiento también se encuentra en la parte baja del

costado-derecho externo.- Para realizar la limpieza, se debe primero quitar la rejilla protec-

tora del compartimiento del compresor, aflojando los tornillos ubicados en ambos extremos.

- Para facilitar y agilizar la limpieza de la rejilla, previamente desempol-varlo y luego exponga el mismo bajo un chorro de agua y con una brocha de cerda suave quite toda la suciedad. Finalmente secarla con un paño seco.

7 NOTA: No olvide reemplazar el agua de los tubos cada vez que realiza la limpieza, es decir cada mes. Se llena los tubos hasta la marca.

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Anexos

• Luego se procede con la limpieza, quitando partículas de polvo o pe-lusa con una brocha, finalmente limpiar con un paño seco, cuidando de no dañar alguna conexión

• Finalmente, colocar la rejilla limpia en su lugar.8

2.6 Mantenimiento de un congelador del tipo ice line Modelo TCW 1990

2.6.1 Limpieza del congelador• Cuando la formación de escarcha alrededor del evaporador está de 6

a 7 mm de espesor es momento de descongelarse• Traslade a un lugar seguro (termo o caja fría) todas las vacunas • Quite la tapa de drenado de la parte frontal y coloque un recipiente

para colectar el agua drenada interna y quítela• Remueva todos los paquetes de hielo y almacénelos en una caja de

transporte para que no se descongelen por completo• Nunca use un secador de pelo para derretir el hielo. • Evite que el equipo se encuentre en esta situación

Esta formación de hielo es un exceso. En este caso se debe desconge-lar la unidad de inmediato.

• Revise que los paquetes de hielo no estén goteando.• Con una esponja, limpie el agua de los dos compartimientos internos.

8 Para comenzar la limpieza del equipo este debe estar desconectado. Después de la limpieza se debe conectar el equipo y esperar mínimo 2 horas para verificar que fun-cione bien y si mantiene la temperatura correcta.

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• Antes de instalar los paquetes de hielo nuevamente asegúrese de que todas las partes internas de la unidad están completamente secas.

• Revise que el ventilador y la ala del termostato que estén trabajando correctamente

• Si todo está 100% seco se puede insertar la tapa interior plástica• No olvide insertar nuevamente el conducto de drenaje• Este modelo de refrigerador congelador lleva un ventilador que im-

pulsa el aire frío del banco de hielo. Compruebe el funcionamiento de este ventilador al oído o al tacto por los orificios superiores del gabinete de vacunas.

• El Termostato que está ubicado al lado derecho en la parte frontal del refrigerador, debe estar en la escala de 1ºC a 2º C

• El refrigerador tiene una pared divisora interna para separar el gabi-nete de refrigeración y el gabinete congelador.

• Entre la división de ambos, parte baja, se encuentra una abertura pe-queña de salida de aire del banco de frío que mide 5 x 7 cm., el aire frío va hacia el gabinete de refrigeración, el cual es regulado por el termostato de bulbo corto. Este aire frío es impulsado por el venti-lador hacia la parte superior de la gaveta protectora, pasando por orificios pequeños hasta llegar al interior de la gaveta.

• El termostato de bulbo corto es el que se abre y cierra ligeramente, de 2 a 3 mm, para dar paso al aire frío que se concentra en el banco de frío hacia la gaveta de refrigeración. Este termostato está graduado en la escala mínima.

2.6.1.1 Mantenimiento diario • Revise la temperatura del termómetro y lleve un record de temper-

atura en la mañana y en la tarde (de preferencia a la misma hora) en el afiche respectivo.

• Si la temperatura es más baja o más elevada del rango normado probablemente tenga que ajustar la perilla del termómetro a la tem-peratura adecuada. Prepárese para el descongelado

• Revise que el empaque no esté roto y si está sellando correctamente• Revise que la batería de la tapa no esté congelada

2.6.1.2 Mantenimiento semanal• Revise si hay formación de hielo alrededor del evaporador y del banco

de hielo• Revise que el empaque no esté roto y si está sellando correctamente• Revise que la batería de la tapa no esté congelada

2.6.1.3 Mantenimiento mensual • Limpie el compartimiento del compresor y manténgalo libre de polvo• Limpie el empaque y revise la tensión de la tapa con las bisagras • Revise que la unidad esté nivelada

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Anexos

2.7 Mantenimiento de un congelador de tipo ice lined

2.7.1 Limpieza del congelador • Limpie el compartimiento del congelador cuando: • El congelador tenga escarcha y el grosor del hielo sea mayor a 0.5

milímetros si su congelador no hace escarcha cada 15 días, máximo cada mes

• Apague y desconecte el equipo • Traslade a un lugar seguro (termo o caja fría) todas las vacunas • Vacíe completamente el congelador y todas las partes removibles del

mismo • Limpie con agua tibia y un paño suave, enjuague y seque• Lave las parrillas desmontables o anaqueles de plástico en una solu-

ción de agua tibia y detergente; enjuague y seque• Limpie el empaque o junta de la puerta con agua con detergente,

enjuague y seque• Limpie el exterior del congelador con una solución de agua con deter-

gente enjuague y seque• Varios productos químicos de uso para el hogar también los pueden

dañar; por lo tanto, nunca los limpie con ceras limpiadoras, productos de limpieza en atomizador o cloro o blanqueador concentrado.

• Si no tiene el manual del fabricante, evítese problemas usando un detergente suave ( jabón para lavar los platos) y agua tibia o una solu-ción de bicarbonato de soda y agua para limpiarlo. NUNCA use pro-ductos abrasivos como limpiadores en polvo o esponjillas de fibra metálica puesto que estos plásticos se rayan fácilmente.

• De vez en cuando, aspire (o cepille) el polvo del condensador y com-presor.

• Continuar con la limpieza de las cubiertas de revestimiento de las paredes del congelador

• Dejar que seque con la puerta abierta por un lapso, según la temper-atura ambiental.

• Finalmente, una vez que la temperatura interna se mantiene colocar nuevamente las vacunas en sus respectivos lugares.

• En caso de que no se puede controlar la temperatura adecuada mov-iendo el termostato externo (ranura) se realiza la siguiente operación:

• Ajustar la perilla del termostato interno de bulbo, que se encuentra en la división interna del gabinete girando la perilla al lado izquierda de 2 a 3mm.

• Cierre el equipo frigorífico, espera 30 minutos,• Si no se corrigió la temperatura, repita la operación hasta lograr la

temperatura que indique las normas. • Cuando el termostato está en un número menor de 2, el equipo está

en estado de refrigeración.

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2.7.2 Limpieza del compartimiento del compresor• Antes de iniciar el mantenimiento, primero cerciórese de desenchufar

el equipo frigorífico sin abrir la puerta durante la limpieza del com-partimiento del compresor.

• Para realizar la limpieza, se debe primero quitar la rejilla protectora del compartimiento del compresor, aflojando los tornillos ubicados en ambos extremos.

• Para facilitar y agilizar la limpieza de la rejilla, previamente desempol-varlo y luego exponga el mismo bajo un chorro de agua y con una brocha de cerda suave quite toda la suciedad. Finalmente secarla con un paño seco.

• Luego se procede con la limpieza, quitando partículas de polvo o pe-lusa con una brocha, finalmente limpiar con un paño seco, cuidando de no dañar alguna conexión.

• Colocar la rejilla limpia en su lugar• Como el congelador está ubicada en un ambiente cerrado (sala), tam-

bién se debe limpiar las paredes de este ambiente con un paño húme-do jabonoso y luego secarlos.

2.8 Mantenimiento de un congelador tipo solar• La limpieza interna, o sea del gabinete, se debe realizar cada mes.• La limpieza externa y del compartimiento de compresor se debe re-

alizar cada día.

2.8.1 Limpieza del gabinete• Esperar con la puerta abierta, que se descongele la escarcha. • Nunca utilice alguna fuente de calor, tampoco saque el hielo o escar-

cha con objetos corto punzantes, porque puede perforar los tubos de evaporación, lo cual dañaría permanentemente la refrigeración.

• Iniciar la limpieza, sacando primero los residuos de hielo o escarcha con una brocha y luego limpiar con un trapo húmedo jabonoso.

• Pasar con un paño limpio y seco las paredes del evaporador

2.8.2 Limpieza del compartimiento del compresor• Se debe realizar la limpieza de estas partes CADA DÍA• Antes de iniciar el mantenimiento, desconectar el circuito de energía

del panel solar, batería y equipo de refrigeración sin abrir la puerta durante la limpieza del compartimiento del compresor. Este compar-timiento se encuentra en la parte superior del refrigerador.

• Iniciar la limpieza, quitando partículas de polvo o pelusa con una brocha, fi-nalmente limpiar con un paño seco, cuidando de no dañar alguna conexión.

• Cerciórese que el compartimiento del compresor esté libre de ob-strucción para la circulación de aire.

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Anexos

2.8.3 Limpieza de otras partes• Una vez instalado el panel, cada mes, se debe limpiar y desempolvar

la suciedad o tierra que se acumula en la superficie del panel (parte delantera y posterior), primero con una brocha y luego, sólo la parte frontal de vidrio limpiar con un paño húmedo jabonoso y finalmente pasar con una paño seco.

• De igual forma realice la limpieza del regulador de voltaje, la batería y el sistema de cableado con una brocha seca.

• Estructura de montaje: los pernos y tornillos de ensamblaje deben ser revisados en cada limpieza, para confirmar que no se hayan aflojado.

• Acumuladores (baterías): los acumuladores requieren mantenimien-to constante, se debe verificar el nivel de agua electrolito después de cada limpieza, si es necesario aumente agua destilada cuidadosa-mente hasta el nivel máximo.

• Se debe utilizar un hidrómetro para revisar la densidad de agua de la batería que debe estar en la escala blanca o verde:

• Chupón de agua: Es el que absorbe líquido de las celdas de la batería, para comprobar la densidad electrolito.

• Escala de termómetro: Mide la temperatura del líquido de la batería.• Bulbo de plomo: El flotador detecta la densidad específica de los elec-

trolíticos dentro de tubos de vidrio. • Por el uso continuo del aparato y sus deshielos es probable que se

acumule agua en el fondo, únicamente debe de usarse un trapo seco para sacarla.

• Limpiar las posibles gotas de agua que se formen en las paredes de los aparatos.

• Mantener limpio el empaque sellador. • Si observan que el empaque se pega al marco del aparato pueden

echarle talco al empaque para evitar que se siga pegando. • Es importante hacer notar que estos aparatos están diseñados para

vacunas, no están diseñados para enfriar alimentos y bebidas por su contaminación al mismo y su precisión a las temperaturas.

2.8.4 Mantenimiento de las baterías • Las baterías son de LIBRE MANTENIMIENTO, es decir, no hay que hac-

erles ningún tratamiento para mantenerla• Es importante ir monitoreando la vida útil y la conservación de la car-

ga ya que estas con el tiempo pueden ir perdiendo su capacidad. • El ajuste en el controlador debe de ser en tipo de batería, Gel, Carga

de batería SOC, y en el tipo debería de ser gelificada, en la capacidad de la batería debe de ponerse 280 ah.

• Dentro del kit de fábrica viene un bote de vaselina para que se le colo-que a los bornes de las baterías esto para evitar a la oxidación.

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2.9 Mantenimiento de cuartos frigoríficos

2.9.1 Rutinas de mantenimiento preventivo general de todos los equipos:

• Inspección de temperaturas en los termómetros digitales internos, y externos en forma diaria

• Inspección de temperaturas en termógrafos de cuerda, analizando las gráficas de forma diaria y semanal, así como un sistema de control que permita ver el correcto funcionamiento de los equipos

• Limpieza, lubricación y engrase de todas las piezas móviles de los equipos que así lo requieren

• Inspección de motores y cojinetes para revisar su funcionamiento o detectar fallas

• Reemplazo de piezas que hayan sufrido desgaste normal por el uso o falla• Revisión de presiones y detección de fugas de todos los equipos• Mediciones eléctricas de todo el equipo• Ajuste de piezas de todos los equipos• Elaboración de la bitácora, y que esté disponible para cualquier consulta• Revisiones periódicas generales documentadas (escrito, fotografías

otras) de todo el equipo

2.9.2 Cuartos de conservación y/o congelación

2.9.2.1 Mantenimiento diario• Inspección de temperatura tres veces al día de lunes a viernes, (Hor-

arios 8 AM 12 PM y 4 PM) sábado y días festivos 1 vez al día.• Inspección de los ventiladores del condensador y del evaporador que

estén funcionando adecuadamente• Inspección exterior de las unidades condensadoras para comprobar

existencia de algún desperfecto tales como variantes de temperatura o ruidos extraños

• Revisiones periódicas generales documentadas (escrito, fotografías, otras) de todo el equipo

2.9.2.2 Mantenimiento semanal• Verificación de voltaje y amperaje de las unidades condensadoras• Limpieza general interior y exterior de las unidades condensadoras • Verificación de los componentes eléctricos del equipo (relait, capaci-

tores flipones contactores etc.)• Verificación de presión en alta y baja del refrigerante y ajustar de ser

necesario.• Verificación de fugas de refrigerante, reparar y cargar refrigerante• Limpieza exterior del evaporador, y reparar de ser necesario• Verificación del funcionamiento de los ventiladores del evaporador• Limpieza de la tubería de drenaje

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Anexos

• Verificación del funcionamiento de la unidad alterna en reemplazo de la unidad principal en caso de deterioro

• Verificación y funcionamiento de las alarmas instaladas (baja y alta temperatura)

• Verificación, limpieza y/o reparación de cortinas de todos los cuartos• Inspección general interna y externa de todos los cuartos fríos, para

evitar desperfectos en los mismos como, la presencia de escarcha• Verificación si la unidad alterna entra a funcionar en caso de emergencia• Verificación de chapas y candados que estén funcionando perfecta-

mente y cambio si es necesario• Considerar reemplazo de las unidades condensadores y evaporadoras

de ser necesario.• Registro de trabajos realizados en bitácora documentadas (escrito, fo-

tografías, otras)

2.9.3 Unidades de Aire Acondicionado

2.9.3.1 Mantenimiento diario• Verificar o calibrar rangos de temperatura del aire acondicionado • Registro de trabajos realizados en bitácora documentadas (escrito, fo-

tografías, otras)

2.9.3.2 Mantenimiento diario• Verificación de voltaje y amperaje• Verificación del voltaje y amperaje• Inspección visual que todo este normal • Inspección que no tenga algún ruido extraño• Limpieza general de las unidades condensadoras• Limpieza general del evaporador • Lubricación del motor ventilador de la unidad condensadora • Lubricación del motor de la turbina • Medir presiones de refrigerante, ajustar si lo amerita • Verificación de los filtros de retorno que estén limpios para el paso del

aire y desinfección general de los mismos• Verificación que las rejillas tenga el paso libre• Verificación del sistema eléctrico• Cambio de unidad si es necesario• Registro de trabajos realizados en bitácora documentadas (escrito, fo-

tografías, otras)

3. Recomendaciones generales para el buen uso del equipo • Para proteger los equipos de refrigeración, deben estar conectados al sistema

de tierra del establecimiento.

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• Para proteger el sistema eléctrico de altas y bajas tensiones, se debe utilizar un estabilizador de corriente de 500 a 1000 wats.

• Se recomienda un circuito específico para el área de la refrigeradora con flipon exclusivo.

• No se debe utilizar conectores múltiples para la alimentación de energía eléc-trica del equipo frigorífico.

• Todo refrigerador sin funcionamiento en buen estado, debe ser conectado una vez al mes por lo menos de 20 a 30 minutos.

• Revisión periódica del empaque de la puerta. • Coloque una tira de papel entre el marco y la puerta, cierre la puerta y retire el

papel, si este sale fácilmente o cae, indica que el empaque está gastado, por lo que necesitará cambio de empaque. Esta operación debe ser realizada alrede-dor de todo el marco de la puerta, especialmente en las esquinas.

• Para reajustar el empaque de la puerta del refrigerador, retire los tornillos que ajustan las bisagras superiores y regule hacia adentro o afuera, buscando la forma que el empaque de la puerta del refrigerador ajuste perfectamente so-bre el marco del gabinete.

• Cuando el grosor del hielo del evaporador o congelador sobrepase 1 cm, es necesario descongelar para el mejor funcionamiento, se consume menos ener-gía y se alarga la vida útil del aparato.

• Programar el mantenimiento preventivo y correctivo en el Plan Operativo Anual del servicio (POA).

• Recomendar no colocar objetos sobre el refrigerador y cerrar herméticamente la puerta del equipo.

• Cuando el equipo está ubicado en áreas cercanas al mar, pintar las partes ex-ternas y tubos una vez al año con pintura anti-corrosiva, para prevenir la oxi-dación prematura de las mismas.

• Todo Establecimiento de Salud debe contar con un extinguidor. Se sugiere adquirir extinguidores de tipo polvo convencional seco, polvo polivalente ABC con anhídrido carbónico.

• Las mangueras de conexión de los cilindros de gas utilizados en los equipos frigoríficos, deben ser de goma, con un regulador y llave de paso en forma de L. Cada vez que realice cambio de cilindro, verifique el estado de la manguera.

• Registre el mantenimiento realizado en el afiche de monitoreo de temperatura, en el espacio que corresponde a mantenimiento preventivo, ubicado en la par-te frontal o a un lado del equipo.

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Anexos

3.1 Para el traslado de un refrigerador: • Compresión (eléctrico) se debe tener cuidado de mantener la posición ver-

tical al transportarlo, para prevenir el derrame de aceite al evaporador y daños al soporte interno del compresor.

• Absorción (a gas) puede ser transportado en forma horizontal, pero una vez que llegue a su destino se debe esperar un día, antes de hacerlo fun-cionar.

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Anexo 4

Guía de llenado del inventario de cadena de frío

1. IntroducciónLa cadena de frío es el proceso logístico que asegura la correcta conservación, almacenamiento y transporte de las vacunas, desde que salen del laboratorio que las produce hasta el momento en el que se va a realizar la vacunación.

2. Correcto almacenamiento de material biológico

3. Cálculo de volumen El volumen es un concepto que expresa la medida del espacio que ocupa un cu-erpo. Es una variable tridimensional, por lo tanto necesita tres variables para su cálculo que generalmente son: alto, ancho y fondo.

Paquetes fríos(puestos a congelar)

Paquetes fríos(congelados)

Bandeja de deshielo

Termómetro

Vacunas(colocadas en bandejas)

Paquetes fríos(puestos a enfríar)

Botellas con agua(dentro de la bandeja

para vegetales)

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Anexos

Volumen = A (alto) x B (ancho) x C (fondo)

1 m3 = 1,000,000 cm3

1 L = 1,000 cm3

cantidad de cm31,000,000

A = AltoB = AnchoC = Fondo

A Alto: Es la medida desde la parte superior interna hasta la parte inferior.

B Ancho: Es la medida desde la parte lateral interna izquierda hasta la parte lateral interna derecha de la Refrigeradora. Es el largo de las parrillas.

C Fondo: Es la medida desde la parte frontal de la parrilla hasta la parte trasera de la parrilla

Observaciones: Medir únicamente el espacio señalado con las flechas, y se tomará de la parte interna del refrigerador. Para el cálculo se multiplicará la medida de las partes señaladas.

Luego de obtener las medidas indicadas, se procede a realizar el cálculo del volu-men (m³) para determinar el espacio físico para almacenar productos. Para realizar el cálculo de volumen se debe de realizar la siguiente operación:

Fórmula de cálculo de volumen =

Todas las medidas deben estar en la misma unidad. Por ejemplo centímetros, metros o pulgadas.

Conversión de centímetros3a metros3 :

1 m3 =

4. Medición de volumen para determinar capacidad de almacenamiento de vacunas

• Para un refrigerador vertical

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• Para un refrigerador horizontal

A Alto: Es la medida desde la parte de atrás de la canasta hasta la parte de enfrente.

B Ancho: Es la medida desde la parte izquierda hasta la parte derecha.

C Fondo: Es la medida desde la parte frontal de debajo de la canasta hasta la parte superior

Observaciones: Medir únicamente el espacio señalado con las flechas. Para el cálculo se multiplicará la medida de las partes señaladas. Se deberá realizar el procedimiento de acuerdo al número de canastas que tenga el refrigerador en donde se almacenan vacunas, para obtener la me-dida total de refrigerador se deberán sumar las medidas de todas las canastas habilitadas para almacenamiento de vacunas.

• Para un congelador

A = AltoB = AnchoC = Fondo

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Anexos

A Alto Es la medida desde la parte inferior hasta la parte superior del conge-lador realizada de la parte interna (donde inicia el área de enfriamiento del equipo).

B Ancho Es la medida desde la parte lateral interna izquierda hasta la parte lateral interna derecha del equipo.

C Fondo Es la medida desde la parte anterior interna del área de enfriamiento hacia la parte posterior interna del equipo.

Observaciones: Los congeladores pueden tener un espacio donde está colocado el motor o bien el área de congelación para las baterías, al momento de la medición, éste espacio no se debe de considerar ya que no se ocupará para almacenar vacunas. El congelador debe ser medido por la parte interna para todas las medidas. El volumen estará dado por la multiplicación de las medidas señaladas.

• Para un cuarto frío

Se debe de calcular el volumen interior del cuarto frío para determinar el espacio con el que se cuenta para poder almacenar los productos que se requieran.

Para ello es necesario medir el interior del cuarto frío; las medidas que se deben de tomar es alto, ancho y fondo como se muestra en la siguiente figura.

A Alto Es la medida desde la parte inferior (piso del cuarto frio) hasta la parte superior (techo del cuarto frío), realizada de la parte interna.

B Largo Es la medida desde la pared lateral interna izquierda hasta la pared lateral interna derecha del cuarto.

C Ancho Es la medida desde la parte anterior interna del área de enfriamiento hacia la parte posterior interna del cuarto.

A = AltoB = LargoC = Ancho

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Observaciones:Para almacenar los productos en los cuartos fríos, se debe tomar en cuenta que se necesita de equipo logístico para colocar los productos y cumplir con las Buenas Prácticas de Alma-cenamiento. Los equipos logísticos que pueden ser utilizados son estanterías de rejillas de aluminio o tarimas, esto dependerá del volumen que se manejara de inventario.

Indicar cuántas estanterías existen en el Cuarto Frio: Luego de tener las medidas del cuarto frío, se miden y cuantifican las estanterías existentes en el cuarto frío.

Para ello es necesario tomar las medidas de ancho y largo de los entrepaños de las estanterías ubicadas en el cuarto frío.

A Alto Es la medida del alto del entrepaño de la estantería.

B Largo Es la medida desde el extremo izquierdo hasta el extremo derecho de la estantería.

C Ancho Es la medida desde la parte lateral izquierda hasta el extremo de la lateral derecha.

Las estanterías deberán ser colocadas al contorno del cuarto frio, dejando la parte central libre para poder realizar las operaciones de recepción o para elaboración de pedidos.

Luego de tener las medidas de los entrepaños de las estanterías utilizadas, se colo-ca el número de entrepaños con las mismas medidas que tiene la estantería y el número de estanterías que se encuentran actualmente en el cuarto frío.

A = AltoB = LargoC = Ancho

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Anexos

Anexo 5

MINISTERIO

CALENDARIO LOGÍSTICO

MES Los datos a incluir para el mes deben ser los corres-pondientes a las siguientes fechas:

ENERO: 26 de diciembre al 25 de enero

FEBRERO: 26 de enero al 25 de febrero

MARZO: 26 de febrero al 25 de marzo

ABRIL: 26 de marzo al 25 de abril

MAYO: 26 de abril al 25 de mayo

JUNIO: 26 de mayo al 25 de junio

JULIO: 26 de junio al 25 de julio

AGOSTO: 26 de julio al 25 de agosto

SEPTIEMBRE: 26 de agosto al 25 de septiembre

OCTUBRE: 26 de septiembre al 25 de octubre

NOVIEMBRE: 26 de octubre al 25 de noviembre

DICIEMBRE: 26 de noviembre al 25 de diciembre

* Nota: En caso de que el día 25 sea un día inhábil realizar el cierre mensual el día hábil anterior.

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REGISTRO DIARIO DE DEMANDA REAL

Anexo 6

página 78

Anexos

TARJETA DE CONTROL DE SUMINISTROS –KARDEX–

Anexo 7

página 79

BALANCE DE BODEGA

Anexo 8

página 80

Anexos

BALANCE DE VACUNAS Y INSUMOS RELACIONADOS Servicio

Anexo 9

página 81

BALANCE DE VACUNAS Y PRODUCTOS RELACIONADOS Consolidado de distrito

página 82

Anexos

BALANCE DE VACUNAS Y PRODUCTOS RELACIONADOS Consolidado de DAS

página 83

REGISTRO DE INVENTARIO FÍSICO GENERAL(Trimestral)

Anexo 10

página 84

Anexos

Anexo 11

REQUISICIÓN

página 85

FLUJOS DE REQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN

Área de Salud - Centro Nacional de Biológicos

Anexo 12

página 86

Anexos

Área de Salud - Hospital

página 87

Distribución Directa:

Área de Salud - Servicios de Salud

página 88

Anexos

Distribución Indirecta:Área de Salud - Distritos

página 89

Distritos – Servicios de Salud

página 90

Anexos

Manual elaborado y revisado por:

Centro Nacional de Biológicos Gladys Cruz Administradora Centro Nacional de Biológicos

Programa de Inmunizaciones Lissette Barrera Coordinadora Programa de Inmunizaciones Blanca Morales Profesional Técnico Normativo del Programa de Inmunizaciones María Olga Bautista Profesional Técnico Normativo del Programa de Inmunizaciones Ademir Vásquez Profesional Técnico Normativo del Programa de Inmunizaciones

Logística de Medicamentos y Afines Dina Córdova Asistencia Técnica Farmacéutica Brenda Estrada Asistencia Técnica Farmacéutica Ilse Moscoso Asistencia Técnica Farmacéutica

Con la Asesoría Técnica de: Iván León Asesoría Jurídica Erick Castellanos Asesoría Jurídica /Unidad de Auditoría Interna MSPAS Claudia Roca USAID|PROYECTO DELIVER Ana Lucía Medina USAID|PROYECTO DELIVER

En la Validación participaron las siguientes personas:

Por el Departamento de Atención a las Personas Arístides Arévalo PROSAN

Por las Áreas de Salud Mayra Noemí Velásquez DAS Escuintla Lesbia Ofelia Sanjel DAS Escuintla Sandra Mazariegos DAS Escuintla Jorge Antonio Alvarado DAS Escuintla Daniel Granillo DAS Escuintla Lilian Aracely Dardón DAS Sacatepéquez Jilma Cecilia López DAS Sacatepéquez Norma Sactic DAS Sacatepéquez Paola Pichillá DAS Sacatepéquez Luz María Ovando DAS Guatemala Central Alida Josefina Fajardo DAS Guatemala Central Carlos Ávila DAS Guatemala Central Alejandra Gallardo DAS Guatemala Central Laura Marina Tojil DAS Guatemala Central

Por la Organización Panamericana de la Salud Ericka Gaitán OPS/OMS

Documents

Manual de procedimientos logísticos de vacunas e insumos ... · munizaciones ha elaborado el presente Manual de Procedimientos ... cuyo objetivo es estandarizar procesos para mantener