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MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE OBRAS
PÚBLICAS
H AYUNTAMIENTO DE CARBÓ, SONORA
2018-2021
C. David Fernando Navarro Contreras
Presidente Municipal
Prof. Leonardo Cañez Moreno
Secretario Municipal
C. Ángel Alonso Martínez López
Contralor Municipal
INTRODUCCIÓN.
El Manual de Procedimientos es un documento que contiene la
información necesaria para realizar de manera precisa y secuencial las tareas y
actividades operativas asignadas a las unidades administrativas, así mismo,
establece la responsabilidad de éstas e incluye los medios básicos para su
instrumentación y adecuado desarrollo, con el propósito de estandarizar y
unificar los criterios básicos para el análisis de los procedimientos que
presenten las diversas unidades administrativas de la Administración Municipal
y describiendo que se espera obtener con su ejecución.
JUSTIFICACIÓN
La Administración de nuestro Municipio Carbó, Sonora en búsqueda de
lograr un equilibrio de desempeño de las funciones de cada departamento que
compone el H. Ayuntamiento se ha propuesto a través de este manual darle
forma y contenido a las acciones que debe realizar el personal.
En el presente documento encontraremos una descripción de los deberes
con los cuales todo servidor público del H. Ayuntamiento debe conducirse a su
loable tarea de servir a la ciudadanía.
También muestra una visión clara y detallada de las funciones y
procedimientos de cada área.
Visión
Generar en los habitantes del Municipio Seguridad y Confianza hacia el
personal Administrativo del H. Ayuntamiento.
Misión
Ser la instancia de Gobierno Municipal que garantice seguridad entre los
habitantes del Municipio.
BASES LEGALES
En el artículo 14 de la Ley de Acceso a la Información Pública y de
Protección de Datos Personales del Estado de Sonora, se establece la
información que los sujetos obligados oficiales, entre los que se
encuentra el Congreso del Estado y sus Dependencias Administrativas,
deberán mantener actualizada y a disposición del público para su
consulta.
Entre esta información se señala la referida a la Estructura Orgánica y los
Manuales de Procedimiento, a través de los cuales las Dependencias y
sus Unidades Administrativas realizan sus funciones y actividades para
cumplir con la misión y los objetivos que le son propios
Ley de Gobierno y Administración Municipal
CAPITULO VI
De las atribuciones de los integrantes de Ayuntamiento.
Valores
Los principales valores con los cuales se desempeña la administración
pública de nuestro H. Ayuntamiento:
Responsabilidad
Orden
Honradez
Espíritu de Servicio
Honestidad
Trabajo en Equipo
Lealtad
Compromiso
Transparencia
Compañerismo
Ventajas de contar con un Manual de Procedimientos
Constituir una fuente formal y permanente de información y orientación sobre la forma de ejecutar un trabajo determinado.
Integrar una guía de trabajo a ejecutar, ya que proporciona al personal una visión general de sus funciones y responsabilidades, al ofrecer una descripción del sistema operativo en su conjunto, así como las interrelaciones de las unidades administrativas en la realización de los procedimientos asignados, permitiendo una adecuada coordinación a través de un flujo eficiente de información.
Presentar una visión integral de cómo opera una unidad responsable.
Lograr continuidad en la ejecución del quehacer público independientemente de que cambien los responsables del mismo.
Servir como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso en una unidad administrativa, facilitando su incorporación a la misma.
Facilitar a los titulares de las unidades administrativas la supervisión del trabajo, verificando así el cumplimiento de las actividades de sus subordinados.
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL H. AYUNTAMIENTO DE
CARBÓ, SONORA
ADMINISTRACIÓN 2018-2021
ATENCIÓN A CIUDADANÍA EN GENERAL
1.-Objetivo: Que el Ciudadano sea atendido eficaz y
eficientemente, causándole una impresión positiva y creando la
disposición para una comunicación agradable.
Conocer y comprender cuál es la necesidad de la persona,
transmitiéndole que le escuchamos y que realmente nos
interesamos por su petición.
Canalizar al ciudadano con la persona correspondiente a su
petición y después de ello asegurarnos de que la necesidad
haya sido resuelta, creando una solución positiva a cada
petición.
2.-Alcance: A todos los Habitantes de la ciudad.
Responsabilidades: Escuchar y atender al ciudadano para
canalizarlo ya sea al Director de Obras o al subordinado que
tenga como cargo algo referente a la petición de la persona.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Pa
so
Responsable Descripción de la
actividad 1 Director de
Obras Publicas Se escucha la petición del ciudadano.
2
Director de Obras Publicas
Se agenda para darle
seguimiento.
3
Director de Obras Publicas
Si así lo requiere se
turna a presidencia
para su aprobación y
final de proceso.
ATENCIÓN A PROVEEDORES
1.-Objetivo: Mantener una buena relación y comunicación
entre el H. Ayuntamiento y Proveedores para contar con los
diferentes pedidos de materiales a tiempo, mejor atención y
disponibilidad.
2.-Alcance: Todas las empresas que cuenten con servicios y/o
productos necesarios para la realización de las Obras.
3.-Responsabilidades:
Director de Obras Públicas: tiene la facultad para elegir cuáles
serán los proveedores idóneos, realiza acuerdos e instruye
para llevar a cabo la organización con la Administración de las
facturas y pagos correspondientes.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Paso
Responsable Descripción de la actividad
1
Director de Obras Publicas
Recibe a los proveedores
2 Director de
Obras Publicas
Dialoga con los proveedores y
decide si trabaja o no con ellos.
3
Director de Obras Publicas
Informa a Auxiliar Administrativo, como será la organización con los proveedores.
4
Director de Obras Publicas
Recibe las facturas y las captura para tener el control de ellas.
5 Director de Obras Publicas
Elabora el cheque de las facturas que posteriormente será entregado a los proveedores Correspondientes.
PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
1.- Objetivo:
Verificar los ingresos y egresos de la cuenta bancaria en la cual se
manejan los recursos de la obra.
2.- Alcance:
Todas la cuentas bancarias, en la cual se manejan
recursos para la obra pública por parte de la Dirección
de Obras Públicas.
3.- Responsabilidades:
Contador: Ejecuta el procedimiento y elabora los registros
contables de las pólizas de ingresos, pólizas de diario y pólizas
de egresos, así como la elaboración de conciliaciones bancarias,
para control emite un documento (póliza, conciliación), el cual se
hará del conocimiento del director de obras públicas.
Paso
Responsables Descripción de la actividad
Recibe estados de cuenta bancarios de los
1 diferentes programas. Verifica el saldo que tiene el
banco y coteja con 2 el saldo registrado en
contabilidad, se revisa los
Contadora cheques emitidos y cuáles han
sido cobrados, se identifican
cuales cheques se encuentran
en tránsito o pendientes de cobrar. Se plasma la información que
resulte en el 3 formato de conciliaciones
bancarias Se envía una copia a la oficina
de tesorería, y una 4 copia para el expediente del
departamento de contabilidad Fin del procedimiento
RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE OBRA
1.-Objetivo:
Conocer directamente de los ciudadanos de este municipio sus principales necesidades en cuanto a servicios públicos e infraestructura, siendo estas principalmente las de drenaje, agua potable y electrificación.
2.-Alcance:
Todos los habitantes municipio de Carbó Sonora.
3.-Responsabilidades:
Director de Obras Públicas: Recibir la solicitud y evaluar las peticiones de la ciudadanía para dar seguimiento desde el estudio hasta una posible ejecución de la petición.
Pa
so
Responsable Descripción de la
actividad
1 Interesado Presenta solicitud elaborada si es
el caso, de no ser así solicita su
redacción.
2
interesado
Se lleva la solicitud en la cual deberá integrar con la firma de los beneficiarios para poder realizar el procedimiento, ya contando con todas las firmas pasa con la solicitud a Presidencia Municipal.
4
Presidencia
Integra a su expediente de
solicitudes y envía copia de la
información recibida a Director de
Obras Públicas.
5 Director de Obras Públicas.
Evalúa las peticiones de la ciudadanía para dar seguimiento desde el estudio hasta una posible ejecución de la petición.
6
Director de Obras Públicas.
Registra la solicitud a la base de datos de solicitudes y lo integra al concentrado del expediente. Fin del procedimiento.
EVALUACIÓN DE SOLICITUDES DE OBRA
1.-Objetivo:
Evaluar las solicitudes de obra según su origen, número de
beneficiarios, costos, etc., con el fin de poder priorizar las solicitudes
y dar un orden a cada una de ellas.
2.-Alcance:
Todas las solicitudes de obra entregadas en esta dirección así como
en el municipio
Director Obras Públicas: Canaliza la solicitud de obra para su
evaluación.
1
Director de Obras Públicas.
Canaliza la solicitud de obra para el
inicio de la conformación de la solicitud
y el expediente que se tendrá que
anexar a esta para poder llevar a cabo
su evaluación. Por lo que pasa la
solicitud al topógrafo para el
levantamiento correspondiente.
2
Topógrafo:
Recibe Solicitud de Obra.
Realiza el levantamiento físico de la obra.
Pasa la solicitud y la información
recabada al proyectista.
3
Proyectista:
Recibe solicitud de obra por parte
del topógrafo adjunto con el
levantamiento topográfico realizado.
Elabora el proyecto según las
necesidades de la obra basados en los
datos proporcionados por el topógrafo,
lo cual incluye planos arquitectónicos,
de instalaciones, detalles constructivos,
ubicación y georreferencia de la misma. Posteriormente pasa la información al analista de costos.
4
Analista de Costos:
Recibe la información por parte del proyectista
Realiza el análisis de costos para la ejecución de la obra. Realiza el presupuesto correspondiente a la obra.
Pasa el presupuesto realizado junto con
la demás información integrada por el
proyectista para el término de
elaboración del expediente técnico de
la Obra.
5
Supervisor de Obra:
Recibe información recabada por parte del Proyectista.
Integra el expediente de la solicitud
cumpliendo con cada uno de los
requisitos para que quede integrado
adecuadamente.
Terminado el proceso de integración de
información a la solicitud, se pasa el
expediente al Director del
departamento.
6
Director de Obras Públicas:
Recibe la solicitud de obra anexo la información recabada
Correspondiente al costo del proyecto, número de beneficiarios,
tiempos, planos, etc.…
Evalúa y prioriza la importancia de la
obra, tomando en cuenta cada uno de
los resultados obtenidos en el
seguimiento de la solicitud.
Decide a través de qué programa se
solicitara el recurso para la ejecución
de la obra.
EJECUCIÓN DE OBRAS
1.-Objetivo:
Llevar un control de todos los recursos autorizados al Municipio
de Carbó para la ejecución de proyectos, realizando obras
basadas en los reglamentos de construcción y leyes de
ejecución así como cumplir con las metas presupuestadas tanto
físicas como financieras.
2.-Alcance:
Todas las obras autorizadas para ejecutarse a través de este H.
Ayuntamiento.
3.-Responsabilidades:
Director Obras Públicas: Asigna al Residente de obra el cual se
encargara de realizar la obra.
Residente de Obra: Realiza el estudio del expediente técnico de
la obra para el análisis de la contratación de personal,
consecutivamente se da inicio a la obra y durante el periodo de
ejecución de la obra.
Pa
so
Responsable Descripción de la actividad
1 Director de Obras
Públicas:
Asigna al Residente de obra
2
Residente de Obra:
Realiza el estudio del expediente técnico
de la obra para el análisis de la
contratación de personal.
Entregará cada día semana el reporte de los trabajos realizados y el monto total a pagar de mano de obra al Director.
3
Director de Infraestructura, Desarrollo Urbano, Obras Públicas, y Ecología:
Revisa el reporte de mano obra semanal.
Realiza la nómina oficial.
Pasa la nómina a la secretaria encargada del recurso de la obra en
cuestión.
4
Encargado de Programa
Realiza el cheque.
Cambia el cheque en efectivo para
ensobrar el monto a pagar a cada uno
de los trabajadores incluidos en la
nómina.
Entrega la nómina al Residente de Obra junto con los sobres del pago semanal de cada uno de los trabajadores.
5 Residente de Obra: Realiza el pago a cada uno de los trabajadores los cuales firmaran de conformidad por el pago recibido en la fecha acordada en realizarse el mismo.
PROCESO PARA COMPRA Y PAGO DE MATERIALES PARA OBRAS
1.-Objetivo:
Llevar un control de todas las adquisiciones de material que se realicen
para las obras a ejecutar, con el fin de cumplir con el presupuesto
autorizado para la obra y se puedan eficientizar los recursos; además de
cumplir con los lineamientos de cada una de los programas.
Pa
so
Responsable Descripción de la actividad
1 Residente de Obra: Realiza la adquisición de materiales a
través de una orden de compra con el
fin de que el proveedor pueda realizar el
cobro.
2
Director Obras Públicas:
Recibe facturas de parte de los proveedores para su revisión.
Pasa las facturas al Director de
Infraestructura, Desarrollo Urbano,
Obras Públicas, y Ecología.
3 Director Obras Públicas:
Revisa las facturas para después pasarlas a la secretaria encargada de programa del manejo financiero de la obra en cuestión
4
Encargado de Programa:
Recibe las facturas y realiza el cheque.
Entrega el cheque al proveedor.
Archiva póliza de cheque en expediente correspondiente.
Comprobación Física y Financiera de la Obra
1.-Objetivo:
Manejar con transparencia todos los recursos autorizados para la
realización de obras y poder comprobar ante cualquier instancia, la
correcta aplicación de los recursos así como la terminación de las obras de
acuerdo a lo presupuestado y autorizado. Cumpliendo siempre con las leyes
y lineamientos correspondientes.
Pa
so
Responsable Descripción de la actividad
1 Director Obras
Públicas:
Asigna a la Secretaria que fungirá como administradora de los recursos financieros.
Integra el expediente financiero que consta de todas las facturas por materiales y mano de obra pagada para la ejecución del proyecto.
Solicitará al residente de obra la
bitácora y archivo fotográfico de los
trabajos realizados.
2 Residente de Obra:
Realizara y entregara a la secretaria bitácora y archivo Fotográfico.
3 Director Obras Públicas:
Al término de la obra llevará a cabo la
elaboración del acta de entrega de
recepción de para sea entregada
formalmente a los
Procedimiento Bacheo
1.-Objetivo:
Mantener las calles de la ciudad en condiciones óptimas para el buen
funcionamiento, en beneficio de los automovilistas que transitan por ellas,
además de contribuir a la buena imagen de la comunidad.
Descripción de Actividades
Paso
Responsable Descripción de la actividad
1 Director de Obras
Publicas: Canaliza las solicitudes y reportes de baches para su ejecución.
