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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DEL ALMACEN DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA FAMILIA IBAGUE-TOLIMA
CÓDIGO: PR-01
VERSIÓN:
Vigencia a partir de:
PAGINA 1 de 1
Elaboró:
Revisó:
Carlos Darío Garzón López
Aprobó:
Gloria Susunaga Susunaga
Fecha: Fecha: Fecha:
“UNIDOS CON AMOR CAMINAMOS A LA EXCELENCIA”
RESOLUCION NÚMERO DE 2014
Por el cual se establece el Manual de Procedimientos para el desarrollo de las
actividades del área de Almacén, de la Institución Educativa Técnica La Sagrada
Familia de Ibagué-Tolima.
EL RECTOR DE LA INSTITUCION EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA
FAMILIA DE IBAGUE-TOLIMA
En uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y
CONSIDERANDO.
Es importante dotar al Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada
Familia de Ibagué, de un Manual de Procedimientos, para que mediante su uso, se
puedan definir criterios, dudas, y toma de decisiones, con el fin de obtener un
control adecuado de los bienes Muebles.
Es necesario contar con procedimientos claros que consten en documentos
legítimos documentados, que guíen la ejecución de los trabajos realizados en la
dependencia del Almacén.
La Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, ha determinado
establecer las políticas, normas y mecanismos para el manejo, custodia, control,
Responsabilidades, bajas y Remates de los bienes de su propiedad.
La aplicación de este instrumento contribuye al logro de uno de los objetivos del
Control Interno, como es garantizar la eficacia, transparencia, Eficiencia y
economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución
de las funciones y actividades definidas
Que en mérito de lo anteriormente expuesto,
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RESUELVE.
ARTICULO 1- Adoptar el Manual de Procedimientos para el desarrollo de las
actividades del Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia,
para que regule y guie la adecuada ejecución de las actividades mediante los
cuales, se documentaran y formalizaran los procedimientos que deben
desarrollarse en el Almacén General.
ARTÍCULO 2- El Almacén de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia
de Ibagué, debe implementar la organización, y unificación de procedimientos
administrativos y financieros, en lo concerniente a los procedimientos para el
manejo de los bienes Muebles, e inventarios, siendo indispensable, por
consiguiente, que las normas de inventario y control de los bienes deben estar
ajustados a lo previsto dentro de los objetivos y finalidades del presente Manual de
Procedimientos.
ARTÍCULO 3 - Los procedimientos establecidos en la presente Resolución, son de
obligatorio cumplimiento por parte del Almacén de la Institución Educativa Técnica
La Sagrada Familia de Ibagué Tolima.
ARTÍCULO 4 -La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Ibagué, a los
GLORIA SUSUNAGA SUSUNAGA
Rector Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS
ACTIVIDADES DEL AREA DEL ALMACEN DE LA INSTITUCION EDUCATIVA
TECNICA LA SAGRADA FAMILIA IBAGUE-TOLIMA
ALMACEN
PROCEDIMIENTO PARA EL
INGRESO,CONTROL, RESPONSABILIDADES,
BAJAS Y REMATES
1. INTRODUCCIÓN
Constituye un instrumento de suma importancia dentro de la Institución Educativa.
Por tal motivo, el Manual de Procedimientos de almacén e inventarios, permite a
las Instituciones Educativas, contar con una herramienta de consulta para la
adecuada realización de las actividades, a través de sus funcionarios y los
mecanismos de control, clasificación, y conservación que se tenga de los mismos.
Este Manual ha sido elaborado teniendo en cuenta los procedimientos estipulados
en el Plan General de Contabilidad Pública, así como los Manuales, Decretos,
Instructivos y Circulares, siendo para la Institución, un documento de consulta
permanente.
Cada artículo define los procedimientos que se pueden presentar con los bienes
de la Institución, desde su ingreso, hasta su salida definitiva del almacén.
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2. OBJETIVOS GENERALES
Contar con el Manual de Procedimientos que contenga los elementos de consulta
para facilitar al personal de las diferentes dependencias de la institución, con
procedimientos administrativos y contables que nos ilustre en el manejo, custodia,
conservación, recibo, traslado, salida definitiva, registro de bienes, bajas, remates.
La clasificación, descripción, y registros contables se realizan de acuerdo con sus
características y conforme a las cuentas establecidas en el Plan General de
Contabilidad Pública.
Se pretende establecer criterios claros sobre los bienes muebles que se deben
inventariar o no. Así como tener definidos los métodos y procedimientos de ingreso
y salida de los bienes, puntualizando sobre los soportes legales que deben tenerse
en cuenta en cada etapa del mismo.
Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, de los bienes de propiedad
de la Institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué - Tolima, codificar
contablemente, depreciar, clasificar los bienes e inventarios, conforme a lo
establecido por la Contaduría General de la Nación a través del Nuevo Plan General
de Contabilidad Pública, tener actualizadas las responsabilidades de los
funcionarios que tienen bienes a cargo, mantener claros los procedimientos para el
levantamiento de la toma física de los bienes muebles, definir las normas para
bajas y remates, y retirar de forma definitiva, los bienes que resulten de las bajas
de los bienes muebles que conforman el patrimonio de la entidad.
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3. BASE LEGAL
La Constitución Política de 1991 creó la figura del Contador General de la Nación.
Determina que el control ejercido por la Contraloría es posterior y selectivo, y por
lo tanto, es obligación y responsabilidad de cada Entidad elaborar métodos y
procedimientos de control interno. Por lo anterior, es necesario elaborar un Manual
de clasificación de bienes que unifique los criterios de codificación entre las
diferentes Instituciones, de conformidad en lo establecido en el Plan General de
Contabilidad Pública. el artículo 5 del Decreto Ley 267 de 2000, el Decreto 734 de
2012, Circular 038 de julio 25 de 2013 de la Contraloría Departamental del Tolima,
Decreto 4444 de noviembre 25 de 2008, Ley 1150 de 2007.
La ley 610 de 2000, previene a los servidores públicos sobre la responsabilidad que
se derivaría en su contra, por detrimento del patrimonio público, como consecuencia
de la perdida, daño o deterioro de los bienes que se les haya asignado para el
ejercicio de sus funciones por causas diferentes al desgaste natural que sufran los
bienes en servicio, o inservibles, no dados de baja.
Ley 734 de 2002-Todas las entidades públicas tienen la obligación de implementar
mecanismos idóneos que permitan cumplir con la función de vigilancia y control de
los bienes, estableciendo entre otros, un sistema de control de inventarios, el cual
periódicamente debe ser revisado, con el propósito de verificar, clasificar, analizar
y valorizar los bienes de propiedad de la institución, dando cumplimiento a lo
establecido por los organismos de control, Contaduría General de la Nación.
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INVENTARIOS
ARTICULO 1-Reflejan el movimiento de ingreso y salida de bienes. Es una relación
detallada y valorizada de bienes sea cual fuere el origen de las adquisiciones, la
cual debe contener, código contable, ubicación número de unidades, descripción,
valor de compra, fecha de adquisición, estado, serial, marca, numero de cedula y
nombre del responsable . Se recomienda que el inventario sea llevado en un
sistema adecuado y confiable, con el fin de que no sea manejado manualmente.
ARTÍCULO 2-Los inventarios son los bienes adquiridos, siendo necesaria la
actualización constante de la información de los mismos, reflejan el número y el
valor de los activos con que cuenta la institución. Los inventarios deben estar
sistematizados, de lo contrario este tendrá como registro principal las tarjetas de
kardex. Los elementos se anotaran diariamente, tanto las entradas como salidas,
de devolutivos y consumo
ARTICULO 3-Para efectos de este manual se considerarán como tales, todos los
bienes muebles de propiedad de la institución.
CONCEPTOS GENERALES- ALMACENISTA
ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE LOS BIENES - FUNCIONES
ARTÍCULO 4-ALMACENISTA- La institución, tendrá un funcionario, encargado de
mantener actualizadas las novedades, movimientos y saldos de bienes en bodega,
en servicio, debidamente clasificados por cuenta, dependencias y responsables. Es
el funcionario encargado de la recepción, organización, custodia, manejo, y
suministro de los bienes de la institución. Debe permanentemente coordinar sus
funciones con la dependencia encargada de la parte contable.
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INVENTARIO PARA LA ENTREGA DE ALMACENES 0 BODEGAS
ARTICULO 5--Cuando se deba trasladar la responsabilidad a otro empleado de
manejo, por cambio de almacenista, se debe tener presente que si el almacenista
es el encargado de llevar el control de devolutivos en servicio, no tendrá que
elaborar inventario físico, teniendo en cuenta que los bienes se encuentran bajo
la responsabilidad de los funcionarios de cada Institución Educativa. En este caso,
la entrega se efectuará comparando los saldos de los inventarios parciales de los
bienes devolutivos en servicio, contra el saldo total que arrojen los registros en el
almacén, por códigos contables, los cuales deben ser iguales.
Se hace entrega de la documentación a su cargo, actualizada yse levantara un
acta firmada con numero de cedula tanto del que recibe como del que entrega,
relacionando todos los bienes entregados.
Si el empleado de manejo se retira sin hacer entrega formal, un funcionario
designado con quien sea nombrado en reemplazo, realizara el inventario físico y
levanta un acta, a partir de ese momento.
Quien recibe responde por los elementos, y sobre los elementos faltantes se creara
la responsabilidad en proceso con cargo al funcionario saliente. Se le informara por
escrito, dándole plazo para legalizar dicha situación, de lo contrario se informara a
la compañía de seguros y se adelantaran los procesos administrativos y jurídicos,
tendientes a la legalización y entrega de los bienes.
COSTO HISTÓRICO
ARTICULO 6- Es el valor de adquisición de los bienes que adquiere La Institución
Educativa. Dicho valor aparecerá registrado en los libros contables de la entidad.
Será el reflejo de los documentos de entradas y salidas que elabora el responsable
del Almacén; la Oficina de Contabilidad registrará los valores de costo histórico o de
adquisición. Los saldos y movimientos deberán concordar con el Control Físico de
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existencias que realiza el funcionario del Almacén, deben reconocerse por el costo
histórico, se manejan por el sistema de inventario y deben ser individualizados.
ARTÍCULO 7-Si se encuentran en los inventarios bienes sin costo histórico, o valor
de adquisición, es deber de la Institución Educativa, adelantar las acciones
requeridas para actualizar dichos valores.
RESPONSABILIDADES
ARTÍCULO 8- Es responsable de los bienes toda persona que recibe, custodie o
administre bienes. Se debe exigir a quienes tienen a cargo el manejo de bienes, la
constitución de pólizas.
ARTÍICULO 9-RESPONSABILIDADES: De conformidad con la ley 610 DE 2000,
es deber de los funcionarios vigilar y salvaguardar los bienes, y previene, sobre la
responsabilidad por detrimento patrimonial, debiendo responder por equipos de
oficina, muebles y bienes que se les haya asignado para el ejercicio de sus
funciones. la Circular 038 de julio 25 de 2013 de la Contraloría Departamental dice:
”Las Entidades públicas del orden Departamental y Municipal que en la actualidad
cuentan con algunos bienes que desde hace muchos años se encuentran fuera del
servicio, que son improductivos económicamente, y adicionalmente presentan un
alto grado de deterioro, situación que genera altos costos por custodia y
mantenimiento, presentándose posible detrimento patrimonial al utilizar dineros
públicos para administrar bienes no operativos.
CONTROLES PARA EL MANEJO DE LOS BIENES ENTREGADOS Y EN
SERVICIO
ARTÍCULO 10-El responsable del almacén llevara debidamente archivadas las
responsabilidades de los bienes a cargo de los funcionarios de cada una de las
Instituciones Educativas.
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ARTÍCULO 11- Los jefes de dependencia recibirán de parte del almacenista, el
inventario de los bienes que queden bajo su responsabilidad, la cual deberá ser
firmada, y la copia será archivado en el almacén general.
ARTÍCULO 12-La firma de los inventarios indica responsabilidad administrativa y
fiscal, siendo responsable individualmente por la pérdida, daño o depreciación de
los mismos a excepción del deterioro por el uso. Ningún funcionario puede firmar
inventario de bienes que no estén bajo su responsabilidad, ni bienes de consumo
que no le hayan entregado.
ARTÍCULO 13-Sin el visto bueno del almacenista Los bienes devolutivos no podrán
ser trasladados a otra dependencia, sin los respectivos comprobantes de entrada o
salida, con el fin de mantener actualizados los registros y el control de los mismos,
así como en las carpetas de inventarios.
ARTÍCULO 14- Cuando sea necesario que se efectúen préstamos temporales entre
dependencias, estos deben ser autorizados por escrito por los jefes de las
dependencias. Sin embargo, si los préstamos exceden de 30 días, estos deberán
legalizarse a través del traspaso de esos bienes entre dependencia.
DEPRECIACIÓN
ARTÍCULO 15- Cada empresa o Entidad requiere de una serie de activos. Por
motivo de su utilización se desgastan, hasta el punto de quedar inservibles. Cada
tipo de activo tiene su vida útil que por obligación se debe considerar al depreciarlos.
podrán depreciarse totalmente en el período en el cual fueron adquiridos. La vida
útil es diferente en cada activo, depende de la naturaleza del mismo. La
depreciación se debe determinar mediante métodos de reconocido valor técnico,
tales como línea recta.
ARTICULO 16-Son depreciables aquellos bienes que pierden su valor contable. Se
consideran como no depreciables los terrenos, La Legislación Colombiana ha
establecido la vida útil de los diferentes activos.
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AÑOS DE VIDA
UTIL DENOMINACION
10 Equipo médico y científico
10 Muebles enseres y equipos de oficina
10 Equipo de comunicación y accesorios
10 Equipo de comedor, cocina, hotelería
10 Equipo maquinaria de transporte, tracción y elevación
5 Vehículos y automotores
5 Equipo de Computo y accesorios
RECLASIFICACION DE BIENES DEVOLUTIVOS (PROPIEDADES PLANTA Y
EQUIPO) A CONSUMO.
ARTICULO 17- El instructivo 001 de enero 31 de 2014, de la Contaduría general de
la Nación, establece que las entidades contables publicas podrán registrar,
directamente al gasto, las propiedades planta y equipo que sean adquiridas por un
valor igual o inferior a $ 308.000,00 Este instructivo anualmente es modificado.
ARTÍCULO 18- La institución podrá elaborar una relación de bienes, para que el
comité de bajas e inventarios, estudie y autorice mediante Acto Administrativo, la
reclasificación de los bienes de devolutivos al grupo de consumo.
ARTÍCULO 19-El rresponsable del Almacén, evaluara y autorizara mediante EL
acto administrativo, firmado por el Rector de la Institución, la reclasificación de los
bienes de devolutivos al grupo de consumo. Este procedimiento debe ser realizado
una vez al año, mediante el proceso de Resolución motivada.
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BIENES DE CONSUMO CONTROLADOS
ARTICULO 20-.Son también llamados activos de operación. Los bienes de
consumo controlados por su naturaleza deben ser clasificados de acuerdo con su
valor, y código contable.
ARTICULO 21-Son aquellos que habiendo sido registrados directamente al gasto
como consumo, el almacenista Y el Comité de bajas e inventarios, al momento de
ser entregados a los funcionarios, toman la determinación que deben ser
controlados, elaborando el comprobante de responsabilidad a cada funcionario,
para hacer un seguimiento sobre la utilización y consumo de estos bienes.
Deben ser devueltos al almacén en el momento que presenten deterioro normal o
daño porque el ciclo de servicio ya se cumplió.
BIENES MUEBLES EN ALMACEN O BODEGA
ARTÍCULO 22-Los bienes muebles en bodega corresponden a bienes nuevos y
deben ser registrados en la cuenta 1635-.
SALIDA DE BIENES MUEBLES DE ALMACEN
ARTÍCULO 23- Toda salida de bienes muebles de bodega se da por solicitudes por
parte del rector de las Instituciones Educativas, por entrega de elementos
devolutivos al servicio de los funcionarios, por traspasos, bajas.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
ARTÍCULO 24- Las diferentes dependencias elaboran el pedido de bienes de
consumo de acuerdo a las necesidades que tenga, deben tener descripción, código,
cantidad y debe llevar la firma del rector de cada Institución Educativa.
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ARTÍCULO 25- Para la entrega de elementos devolutivos se solicitaran mediante
oficio firmado por el Rector, y el almacenista al entregar, elabora la correspondiente
responsabilidad firmada por la persona que entrega y la que recibe.
BIENES INMUEBLES
ARTÍCULO 26- Son aquellos bienes no susceptibles de ser trasladados de un lugar
a otro. Son activos fijos y permanentes, que por su naturaleza no pueden
transportarse de un lugar a otro.
INMUEBLES- BIENES INMUEBLES SIN LEGALIZAR
ARTICULO27- Cuando la institución tenga dudas sobre su propiedad patrimonial
de los bienes, deberán registrarse en Cuentas de Orden, hasta que se tenga
claridad y poder de los documentos que los acrediten como bienes inmuebles de
propiedad de la Institución.
ARTICULO 28-Todo este proceso de ubicar, y valorizar los inmuebles de propiedad
de la institución, debe ser llevado a cabo por peritos valuadores con tarjeta
Profesional. Una vez se tengan los documentos que acrediten la propiedad de los
inmuebles, se cancelarán las cuentas de orden, y se registrará el bien en el grupo
de Propiedades, Planta y Equipo, o Bienes de Beneficio y Uso Público, según el
caso.
TOMA FÍSICA DE INVENTARIO
ARTÍCULO 29- La realización de un inventario físico requiere de un alto grado de
calidad en las actividades que se desarrollen, y de compromiso por parte de todos
los funcionarios, dado lo complejo de la labor y la importancia de sus resultados,
para La institución.
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ARTICULO 30- Es la verificación física de los bienes muebles de que se encuentran
en las diferentes dependencias a cargo de los funcionarios, debiendo verificar,
clasificar, analizar y valorizar los bienes, para confrontar las existencias reales o
físicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de Inventarios y cuentas
contables. Debe efectuarse una vez al año, dando cumplimiento a lo dispuesto por
los organismos de control, Contaduría General de la Nación que disponen velar por
el registro permanente y valorizado de los bienes que conforman el patrimonio.
Circular 038 de 2013 de la Contraloría Departamental.
ARTÍCULO 31-Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podrá realizar
inventarios de verificación de forma periódica que le permitan mantener
actualizados, y asegurar la existencia real de los bienes.
RESULTADOS DE LA TOMA FISICA
ARTÍCULO 32-El objetivo de la toma física es mantener un valor contable
actualizado, veraz y confiable de la cantidad de bienes que posee la institución, la
descripción, ubicación, estado, marca, serie, responsable, costo. El inventario no
debe tener información relacionada con dependencias o funcionarios que no
pertenezcan, o se hayan retirado de la entidad, así como tampoco, de elementos
inservibles, obsoletos.
VALORACION DE LOS INVENTARIOS
ARTÍCULO 33- Los bienes muebles adquiridos se registraran con el costo histórico
en la dependencia de contabilidad, teniendo en cuenta las entradas y salidas que
elabora diariamente el Almacenista. Los saldos y movimientos deberán coincidir con
el Control Físico de existencias de inventario de almacén.
ARTICULO 34- A partir de la entrada en vigencia de la resolución 351 de noviembre
21 de 2001, los bienes muebles registrados hasta la fecha cuyo valor en libros sea
inferior a 35 salarios mínimos legales mensuales no serán objeto de actualización
en la valoración, de bienes. En todos los demás casos, se reconocerán por su costo
histórico.
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CONTROLES PARA EL MANEJO DE LOS BIENES EN SERVICIO
ARTÍCULO 35-El funcionario encargado del Almacén llevara un inventario
actualizado de responsabilidades con el NIT y nombre del responsable, para
determinar la relación de bienes a cargo de todas las dependencias y a cargo de
todos y cada uno de los funcionarios de las Instituciones Educativas
Todo movimiento de bienes en servicio debe corresponder a las necesidades de las
dependencias, todo traslado debe ser autorizado por el Rector.
ARTÍCULO 36-Los funcionarios que se trasladan de una dependencia a otra, no
podrán trasladar ningún devolutivo de servicio a su nuevo lugar de trabajo y debe
realizar la entrega al funcionario que el Rector le indique.
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO
ARTICULO 37-Son aquellos que no se consumen con el primer uso que se hace de
ellos, aunque perezcan con el tiempo por razones de su naturaleza, se agrupan las
cuentas que registran los bienes de propiedad de la Institución, que se encuentran
en uso de los funcionarios, de las dependencias, y los que les han sido
suministrados para el normal desarrollo de sus labores.
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Bajo esta denominación se agrupan las cuentas que registran los bienes de
propiedad de la Institución.
1605 Terrenos
1610 Semovientes
1612 Plantaciones agrícolas
1615 Construcciones en curso
1640 Edificaciones
1635 Bienes Muebles en bodega
1645 Plantas, Ductos y Túneles
1650 Redes, Líneas y Cables
1655 Maquinaria y Equipo
1660 Equipo Médico y Científico
1665 Muebles y enseres y equipo de Oficina
1670 Equipo de Comunicación y Computación
1675 Equipo de Transporte, Tracción y Elevación
1680 Equipo de Comedor, despensa y hotelería
CLASIFICACION DE LOS BIENES
ARTICULO 38-. Los bienes se clasifican:
-Bienes de consumo
-Bienes Devolutivos
-Bienes inmuebles
BIENES DE CONSUMO
ARTÍCULO 39- Son elementos básicos que mediante su uso, se puedan
desarrollar actividades propias de la Administración. Se consumen con el primer
uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se
desaparecen como unidad independiente y entran a formar parte integrante de
otros.
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Eestán en condiciones de usarse o consumirse, cuya permanencia es por
determinado tiempo bajo la responsabilidad del funcionario encargado del almacén.
BIENES DEVOLUTIVOS
ARTÍCULO 40-Son todos aquellos bienes que no se consumen con el primer uso
que se hace de ellos, se pueden trasladar de un sitio a otro, aunque por el tiempo
o por razón de su naturaleza, se deterioren.
INGRESOS O ALTAS DE BIENES
ARTÍCULO 41-La entrada de bienes al almacén se realiza por medio del
comprobante de entrada que debe elaborar el almacenista, con base en la factura
de venta que entrega el proveedor debidamente legible, sin tachaduras ni
enmendaduras, con fecha y firma del proveedor.
Puede colocarse el stiquer correspondiente por adquisiciones, donaciones, dación
en pago, recuperaciones, reposiciones, sobrantes, y por traspasos entre entidades.
PROCESOS DE INGRESO AL ALMACÉN
COMPRAS GENERALES
ARTÍCULO 42- Una vez recibidos los bienes se les asigna un código de
identificación - Sticker que facilite el control dentro y fuera de la Entidad, el cual se
adhiere al bien en parte visible. Es un documento oficial elaborado por el
Almacenista, que acredita la entrada real de un bien a la Institución, constituyéndose
así en el único soporte para valorizar y legalizar los registros en Almacén,
Inventarios y Contabilidad. La identificación debe registrarse en el inventario y en
las responsabilidades de los elementos asignados,
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El almacenista no recibirá bienes a proveedores que no coincidan con las marca,
cantidad y demás características establecidas en el contrato u orden de compra
debidamente legalizado en su totalidad.
INGRESOS POR DEVOLUCIONES
ARTïCULO 43- Es La devolución de elementos al almacén, de bienes, que no se
requieren en una dependencia. Cuando el funcionario que tiene en responsabilidad
un elemento que no necesita para llevar a cabo sus labores, y desea reintegrarlo al
almacén, debe obtener la autorización del Jefe de la oficina, previa solicitud escrita
en donde se relacionan las características, sticker, marca, serie, modelo. El
almacenista al recibir, debe constatar el estado, y las características. Debe elaborar
el comprobante de devolución y entrada al almacén.
INGRESOS POR ELEMENTOS INSERVIBLES
ARTÍCULO 44- Cuando en una dependencia de la Institución, se encuentran
elementos inservibles, obsoletos y en desuso, que no se requieran para el normal
desarrollo de las actividades, se debe hacer devolución al almacén, elaborando un
documento de devolución, firmado, justificando el motivo de la devolución, e
indicando las características, numero de sticker, modelo, estado, marca, serie.
El almacenista recibe los elementos, elabora el comprobante de devolutivos y
procede a darle entrada al almacén, para posteriormente ser relacionados para las
bajas, si estos se encuentras inservibles.
INGRESO DE BIENES RECIBIDOS EN PRÉSTAMO
ARTÍCULO 45-El responsable del almacén debe elaborar el ingreso teniendo en
cuenta las condiciones relacionadas en el convenio, o contrato. los bienes recibidos
en préstamo no deben reposar en bodega. Se debe reflejar la responsabilidad sobre
la tenencia de los bienes recibidos, abriendo carpeta hasta realizarse la cancelación
del contrato con la devolución de los bienes, mediante un acta en donde se
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identifique descripción, el estado del bien, duración del contrato y firma de la
persona que entrega y recibe.
INGRESO DE BIENES POR COMPENSACION
ARTÍCULO 46- Cuando después de llevar a cabo un inventario, una toma física, se
determina que se encuentran faltantes, sin responsabilidad del Almacenista, por
confusión de elementos, se puede completar el número de bienes faltantes con
bienes que han resultado sobrantes de iguales características, clase, modelo,
precio. Esta compensación debe ser elaborada por el almacenista previo concepto
emitido por el Comité de Bajas e inventarios y se elabora el comprobante de entrada
legalizado por las partes.
INGRESO POR SOBRANTES
ARTÍCULO 47- Puede ocurrir cuando por causa de devoluciones, entregas, toma
física, recibos de bienes, o porque algunos elementos se hayan podido confundir
con otros, las cantidades que se encuentran en bodega no coinciden con las
registradas en inventario. El Almacenista procederá a registrar el ingreso al Almacén
de las cantidades, y valores, e informar a Contabilidad, soportado con un
comprobante de entrada y el acta respectiva.
INGRESO BIENES RECIBIDOS EN COMODATO
ARTÍCULO 51- Bienes en Comodato. Se elabora Contrato de Comodato, por cuanto
los bienes son entregados para uso de la institución, éstos deben ser ingresados al
Almacén o Bodega, especificando en el contrato de comodato, el término de
duración, el estado, descripción, términos y valores. Se abrirá una carpeta con la
responsabilidad y seguimiento, hasta realizarse la devolución de los bienes,
elaborando el comprobante de entrada y el acta de recibo firmada por las partes en
señal de conformidad.
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INGRESO DE BIENES POR DONACIONES RECIBIDAS
ARTÍCULO 52- La Constitución Política de Colombia en su artículo 355 prohíbe que
los organismos de Poder Publico autoricen donaciones a favor de persona natural
o jurídica de derecho privado. Donación es cuando por voluntad, una persona
natural o jurídica, transfieren a título gratuito la propiedad de un bien que le
pertenece, previa aceptación del Rector. Implica acuerdo de voluntades,
ofrecimiento por escrito y de aceptación.
ARTÍCULO 53-Se considera perfeccionada la donación mediante la debida
celebración del contrato, firmado, la cual debe contener la relación de los elementos
objeto de la donación, valores, la entrega material de los bienes y la elaboración
del Comprobante de Ingreso al Almacén o Bodega.
ARTÍCULO 54-En Caso de que los elementos provengan de persona particular, o
Institución, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de recibo
valorizada, si no se cuenta con precios, se fijara mediante valuación de los
elementos por un funcionario competente.
ARTÍCULO 55-Cuando un funcionario que tiene bienes a cargo, por medio de oficio
informa al almacenista de faltantes, o elementos que han sufrido daño, por mal uso.
ARTÍCULO 56- El funcionario responsable de los faltantes envía solicitud
Almacenista, manifestando el motivo, relacionando los bienes faltantes, con todas
las características, estado, marca, serial, descripción, y ofreciendo los bienes que
va a reponer, indicando que el bien será entregado con las mismas características,
marca, estado, modelo.
ARTÍCULO 57-El almacenista y Comité de bajas de inventarios, emitirá concepto
técnico, en donde certifique que los bienes ofrecidos reúnen igual de condiciones
de los faltantes y se procederá a aceptar la solicitud. Debiendo el funcionario hacer
entrega. El almacenista procede a elaborar el comprobante de entrada,
relacionando características, marca, modelo, y valores.
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COMPROBANTE DE SALIDA
ARTICULO 58- Es el documento básico para la entrega de bienes a los
funcionarios. El comprobante de salida de bienes del almacén, debe ser elaborado
por el almacenista, teniendo en cuenta la solicitud y entrega de los elementos. Es
un documento legal que identifica la salida de un bien. En ningún caso se permiten
salidas de bienes basada en órdenes verbales, vales, si esto ocurre el responsable
será el Almacenista. Una vez elaborado y legalizado el comprobante de salida,
termina la responsabilidad fiscal, administrativa y legal por la custodia, y tenencia
del bien, por parte del almacenista, transfiriendo esta responsabilidad al funcionario
destinatario.
ARTICULO 59-Basado en el acta y demás documentos soporte, el almacenista
produce el comprobante de SALIDA DEFINITIVA DE ALMACEN, el cual se
elaborará en forma simultánea con la entrega de los bienes.
INGRESO DE BIENES PARA ENTREGA A EMERGENCIAS Y EVENTOS
ESPECIALES
ARTICULO 60-Son los elementos devolutivos comprados para atender
emergencias y eventos especiales, deben ser entregados por el almacenista, bajo
autorización firmada por el Rector. Si estos han sido ingresados al inventario de
almacén debe elaborarse el comprobante de salida firmado por los beneficiarios, si
son elementos comprados y entregados directamente al beneficiario, el soporte será
el recibido a satisfacción y se le adjuntaran los documentos legales, firmados y con
numero de cedula de ciudadanía. No llevaran sticker de inventario. No deben ser
firmados ni recibidos por el Rector de la institución, sino por el beneficiario.
AVANCES
ARTICULO 61.-En las Instituciones, y otras Entidades del Estado, se presentan
necesidades que se requieren ser solucionadas en forma urgente, por consiguiente
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requiere de una solución inmediata. Deben estar autorizados por el Rector de la
institución.
ARTICULO 62-Son adelantos de dinero que la Entidad entrega a determinados
funcionarios para realizar gastos oficiales urgentes. Se deben legalizar en el tiempo
estipulado, adjuntando los soportes correspondientes firmados y por medio de
resolución motivada.
BIENES ENTREGADOS EN PRÉSTAMO.
ARTÍCULO 63- Estos bienes no deben ser retirados del inventario. Cuando la
institución entrega bienes para que se haga uso de ellos, por un tiempo
determinado, con la obligación de devolverlo en las mismas condiciones en que fue
entregado, llevando un control administrativo. Se debe elaborar resolución motivada
y acta de entrega firmada por las partes en donde conste el destino de los bienes,
duración del préstamo, nombre y cargo del funcionario que los recibirá, servicio a
prestar, y características de los bienes.
BIENES ENTREGADOS EN COMODATO
ARTÍCULO 64- Se entregan por medio de contratos legalizados y ajustados a la
Ley, firmados por el Rector de la institución, por cuanto se entrega el bien y no la
propiedad. Son bienes muebles que luego de ser usados, deben restituirse. Se hace
entrega del bien a otra, gratuitamente para que haga uso de ellos, con la obligación
de devolverlo después de terminar el uso. Este contrato debe estar completamente
legalizado, indicando fechas, características, duración, cantidades, valores, uso,
se perfecciona con la entrega de los bienes objeto del Comodato, y con el acta que
se elabora firmada por las partes, y relacionando en ella el estado de los elementos
a entregar.
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SALIDA DEFINITIVA POR BAJA
ARTICULO 65-Por el estado de deterioro en que se encuentran, por no ser
necesario su uso, por necesidades o decisiones administrativas y legales, tales
como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, inservible,
vendido, o permutado, entre otros, la Institución decide retirar definitivamente un
bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que forman parte del
patrimonio de la institución.
REINTEGRO DE BIENES MUEBLES
ARTÍCULO 66-Se entiende por reintegro la devolución de los bienes muebles en
poder de funcionarios que no necesitan para el cumplimiento de sus funciones, por
retiro, traslado, daño u obsolescencia. Estos bienes deben presentar un desgaste
por su uso. Se deben devolver al almacenista por medio de oficio indicando el
número de sticker, descripción, y estado del elemento.
ARTÍCULO 67-El almacenista, elaborara el acta indicando cantidad, stiquer, el
estado y el comprobante de entrada para ser relacionados en el inventario, si es
el caso, o para darlos de baja. Si los elementos no coinciden, se adelantara la
investigación administrativa y los procedimientos que la ley ordena.
ARTICULO 68- BIENES SERVIBLES- Son aquellos que ya han cumplido con la
función principal para la cual fueron adquiridos, y que estando en buenas
condiciones la institución no los requiere para su funcionamiento, y por orden del
Rector y Comité de bajas, los da de baja, o se trasladan a otra entidad, que si los
requiere.
ARTÍCULO 69- BIENES INSERVIBLES-Los bienes inservibles son aquellos que
por desgaste, deterioro u obsolescencia no sirven para el servicio al cual fueron
asignados, y su reparación total o parcial, o por requerimientos de espacio, gastos
de almacenamiento o custodia, resulta antieconómico para la institución.
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CLASES DE BAJAS
BAJAS DE BIENES MUEBLES
ARTÍCULO 70- La Resolución de baja es el documento principal para dar salida
definitiva a los bienes muebles del almacén.
ARTICULO 71- Es el procedimiento por el cual se retira un bien mueble del
patrimonio de la institución, previa autorización del Rector de la institución
Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, quien mediante Resolución
motivada, indica las razones de la baja y el destino que se le debe dar al bien por
alguna de las siguientes situaciones:
a) Por inservibles en uso
b) Por merma, desuso o vencimiento
c) Por destrucción de inservibles
d) Para desmantelamiento.
e) Por hurto.
f) Por Subasta Pública o venta directa
g) Por pérdida de bienes
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA DAR DE BAJA
ARTÍCULO 72- BAJA DE BIENES MUEBLES INSERVIBLES-.El almacenista
elabora una relación de elementos inservibles. El Rector de la institución designa
un funcionario para que proceda a verificar si los bienes son inservibles, obsoletos
y que no pueden seguir en servicio. lo informa por escrito, con la descripción, sticker,
código contable, serial, marca. Se elabora un acta firmada por el Comité de bajas e
inventarios, certificando que los bienes son inservibles, que generan requerimientos
de espacio, y gastos de almacenamiento. Posteriormente se elabora el acto
administrativo Resolución, firmado por el Rector de la Institución. No se podrá variar
el destino ni el destinario en las órdenes de baja, ni cambiar elementos por otros,
así tengan el mismo valor.
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ARTICULO 73-La destrucción o venta de los elementos requiere constancia y firma
del Almacenista y del Comité de bajas e inventarios, de que son inservibles, que no
son aprovechables, y que se deben vender, La diligencia se debe practicar en el
horario y el lugar determinado por el Rector, deben asistir a ella, el funcionario
encargado del Almacén, la persona que ejerza las funciones de Control Interno, o
su delegado y los miembros del Comité de bajas e Inventarios, que deberán firmar
el acta, con las fotos correspondientes.
ARTICULO 74-DESTRUCCION DE BIENES SIN VALORES DADOS DE BAJA:
Cuando en el almacén se tengan bienes que carecen de valor comercial en razón
de su obsolescencia, deterioro, o bienes dados de baja con anterioridad, o cualquier
otro hecho, se procederá a su destrucción, o venta sin perjuicios a terceros.
Aplicando criterios sostenibles con el Medio Ambiente.
ARTICULO 75- BAJA POR INSERVIBLES EN USO- Elementos de comedor,
cocina, elementos que por su trajín, desgaste por el uso, presenten restos o
acrediten su total destrucción, con excepción de las prendas de vestir, que en uso,
hayan cumplido el tiempo fijado para su duración, serán retiradas del inventario, en
forma definitiva.
El funcionario responsable del Almacén expide una relación de los bienes que
considere que se deban dar de baja, enviando un listado pormenorizado, por
agrupaciones de inventario, características, cantidades y valores, la que debe ser
revisada por el Comité de Bajas e inventarios. Se elabora el acto administrativo
firmado por el Rector y el acta debidamente legalizada.
ARTICULO 76- BAJA POR DESMANTELAMIENTO- cuando en la institución hay
máquinas, equipos computo, aparatos, entre otros, que pueden ser desmantelados,
con el fin de reutilizar las partes servibles y se presenta cuando su costo de
mantenimiento o vigilancia es demasiado oneroso para la entidad o cuando existe
pérdida parcial o daño irreparable del bien. Se procede enviando solicitud firmada
por el Rector de la Institución, relacionando los bienes que se van a desmantelar,
indicando descripción, marca, serie, numero, valores y los motivos que llevaron a
presentar la solicitud.
El Almacenista expide las constancias sobre la existencia de los bienes y su valor,
de Inventarios.
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ARTICULO 77- El Rector de la institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de
Ibagué, o el funcionario que éste delegue, solicita el Concepto Técnico a una
persona natural o jurídica con conocimientos de mecánica, sistemas, o biomédicos,
según el caso, el cual deberá ser presentado al Rector, en forma escrita y motivada,
incluyendo el Avalúo Comercial de aquellas partes de los bienes utilizables. La
persona de Control Interno y el Comité de bajas e inventarios, debe participar en el
desmantelamiento, el jefe de la dependencia, un técnico especializado en el ramo,
y el almacenista. Se elabora el acta firmada por los participantes, y el acto
administrativo ordenando la baja, la que debe ser firmada por el Rector de la
Institución.
BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES.
ARTICULO 78-Son aquellos elementos que ya han cumplido con la función
principal para la cual fueron adquiridos. bienes que se encuentran en condiciones
de seguir prestando un servicio por uno o más periodos, pero que la institución no
los requiere para el normal desarrollo de sus actividades,
El Rector autoriza darlos de baja, por medio de resolución motivada, para ser
entregados a alguna Institución, si son solicitados.
BAJA DE BIENES INSERVIBLES
ARTICULO 79-Son aquellos bienes que por daño total o parcial han cumplido con
la vida útil debido a su desgaste, mal estado físico originado por su uso, no pueden
ser reparados, por el mal estado en que se encuentran, y su reparación resulta
onerosa para la institución.
ARTICULO 80-El funcionario responsable del almacén elabora y firma una relación
de los bienes inservibles a dar de baja por agrupaciones, características, cantidades
y valores. Es revisada por el Comité de bajas e inventarios, para conceptuar el
destino que se le debe dar a estos bienes, presenta un informe firmado por todos
los asistentes. Posteriormente se elabora una resolución motivada y firmada por el
Rector de la Institución.
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BAJA DE BIENES POR HURTO
ARTICULO 81- Son aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almacén,
han desaparecido y se ha informado la necesidad de recuperación, caso en el cual,
se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y contables a que haya
lugar.
Se informara al almacenista, se levanta acta de inspección ocular, indicando la
fecha del hecho, se debe colocar el denuncio correspondiente ante las autoridades
competentes, adjuntando los correspondientes documentos probatorios,
enumerando los bienes con sus características, cantidades y valores.
ARTICULO 82.-En cualquiera de los casos comprobados de hurto, o perdida por
caso fortuito o fuerza mayor, sin culpa del responsable, se debe realizar la baja
definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.
ARTÍCULO 83-Cuando la pérdida, daño o depreciación que sufran los bienes, no
provenga del deterioro natural, se adelantara la investigación administrativa, De
encontrarse culpable, este debe reponer los bienes en igual cuantía y calidad, sin
perjuicio de las sanciones disciplinarias. A estos bienes se les dará el ingreso al
inventario.
ARTICULO 84- Cuando el responsable del bien, no coloque el respectivo denuncio
dentro del término establecido-30 días –no se deben aceptar baja de bienes por
hurto.
BAJA DE BIENES PARA PREMIOS, COMPETENCIAS
ARTICULO 85- Este procedimiento comienza con la autorización para la entrega de
parte del Rector de la institución, el almacenista deberá relacionar los bienes a
entregar, indicando el beneficiario, numero de cedula, características, cantidades,
valores, para luego proceder a elaborar el acto administrativo, resolución, motivada
y firmado por el Rector de la institución. Se elabora un acta de entrega enunciando
los elementos entregados y firmada por el Almacenista y el beneficiario y numero
de cedula de ciudadanía.
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BAJA DE BIENES POR CESION
ARTÍCULO 86- Se pueden dar de baja por cesión a entidades de derecho público,
Instituciones Educativas, Asistencia Social, Puestos de salud, beneficencia, cuando
existan elementos almacenados que no son necesarios para entidad.
ARTICULO 87.-El bien sale del patrimonio y debe quedar sustentado legalmente
mediante acto administrativo tanto para la entidad que traslada como para la entidad
que recibe los elementos, debidamente motivada, indicando las razones de la baja
y el traspaso de los viene, firmada por el Rector de la institución y se elabora un
acta de entrega, detallando los elementos a entregar, valores, estado y firmado por
el funcionario que entrega y recibe los bienes. Se debe dar cumplimiento al artículo
355 de la Constitución Política de Colombia.
BAJA DE BIENES POR PERDIDA EN PODER DE PERSONAL
ARTICULO 88- Cuando a un funcionario se le compruebe culpa o dolo en pérdida
o robo de bienes públicos, se le deberá adelantar los procesos administrativos y
disciplinarios, y deberá restituir o pagar en la Tesorería de la institución, el bien, con
las mismas características, teniendo en cuenta el valor de mercado.
VENTA
ARTICULO 89- Es un contrato en que el vendedor se obliga a vender o traspasar
el dominio de un bien servible o inservible, que una persona natural o jurídica hace
a otra, a cambio de un precio representado en dinero.
ARTÍCULO 90- Para el avaluó, se deberá reunir el “Comité de Bajas e
inventarios”de la Institución:
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1-Verificar físicamente el estado de los bienes a dar de baja, certificando si
realmente son inservibles y se deben destruir, o si por el contrario, se les puede dar
algún uso, o vender.
2-Confrontar el avalúo comercial dado a cada bien, frente a su valor vigente
registrado en los Libros de Contabilidad de la Institución.
3-Determinar la destinación de cada uno de los bienes a dar de baja, es decir, cuáles
de ellos se destruyen, cuales podrán ser vendidos, definiendo, en este último caso,
el procedimiento a que haya lugar.
4-En caso de enajenación de los bienes dados de baja, determinar la modalidad de
venta de los mismos, o normas que lo adicionen, complementen, modifiquen o
sustituyan.
ARTICULO 91- ORDEN DE BAJA: Una vez obtenida la recomendación del Comité
de Bajas e Inventarios, el Rector, mediante Acto Administrativo, motivado, expide la
correspondiente “Resolución de Baja”, debiendo ser almacenados los bienes, y/o
colocados a buen resguardo, para que se adelante el procedimiento de venta
directa, o subasta pública, conforme con lo determinado por dicho Comité.
REMATES
ARTICULO 92- Ley 1150 de 2007- Decreto 734 de 2012-Remates-Se podrán utilizar
todos los mecanismos autorizados, Siempre y cuando se garantice en el desarrollo
de la enajenación la eficiencia y la transparencia.
Los bienes a rematar serán avaluados para establecer el precio base, por peritos
inscritos en el Registro de Valuadores
ARTICULO 93- BAJA DE BIENES POR REMATE- La Administración, para vender
bienes muebles o inmuebles, puede llevar a cabo remates, cuando así resulte más
conveniente a sus intereses.
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ARTICULO 94.-La selección de la entidad financiera la hará la respectiva entidad,
de acuerdo con los principios de transparencia, economía, responsabilidad y
teniendo en cuenta la capacidad administrativa que pueda emplear cada entidad
financiera para realizar los remates.
ARTICULO 95- COMITÉ DE BAJAS E INVENTARIOS: El Comité de Bajas e
Inventario de la institución estará integrado por los integrantes del Comité de bajas
e Inventarios de la institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué-
Tolima.
Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comité de Bajas o Inventarios
serán consignados en el acta que suscriban sus miembros en cada reunión, la que
se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trámites y gestiones
que se adelanten.
Efectuar las recomendaciones que considere pertinentes para que la Entidad
solicite oportunamente la baja de los bienes devolutivos que no requieran para su
normal funcionamiento, o que sean inservibles u obsoletos.
ARTICULO 96.-OBJETIVOS Y FUNCIONES- El objetivo del Comité de bajas o
inventarios es apoyar y orientar las acciones que realiza el responsable del almacén,
al establecer planes y programas que lleve a cabo la institución, para mantener
actualizados los inventarios.
ARTICULO 97- BAJAS POR SUSBASTA PÚBLICA O VENTA DIRECTA.
Los bienes serán enajenados a través de venta directa en sobre cerrado, venta
directa, o en pública subasta, y en general, se podrán utilizar todos aquellos
mecanismos autorizados, siempre y cuando, durante el proceso de enajenación, se
garantice la transparencia y eficiencia, y se asegure un precio justo, Decreto 1150
de 2007.
ARTICULO 98.-Requiere disposición legal que autorice a la Institución efectuar la
venta. Certificación del almacenista de que los bienes no son necesarios o de que
se encuentran inservibles o en desuso y de que se encuentran depreciados
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contablemente. Se elabora una relación de los bienes por agrupaciones,
características, cantidades y valores. Se procederá al avalúo de los bienes que se
interesa vender, a efecto de establecer el precio base correspondiente, por medio de
un Perito avaluador con tarjeta profesional afiliado a la Sociedad Colombiana de
Peritos Avaluadores.
ARTICULO 99-Se publicara la invitación para participar en el remate, se fijara un
aviso durante tres días hábiles en lugar visible al público, en las carteleras de la
institución, indicando la descripción, cantidad, fecha, y hora para su inspección, el
valor y el plazo para recibo de propuestas y toda la información que sea necesaria
para la recepción de ofertas en igualdad de condiciones.
ARTICULO 100-Las ofertas deben ser depositadas en sobre cerrado, en la urna
que para tal fin se encontrara ubicada en la oficina que designe el Rector de la
institución Educativa Técnica La Sagrada Familia de Ibagué, en horario de oficina
en la fecha y horas indicadas.
ARTÍCULO 101.-Las ofertas económicas se deben presentar en el formato especial
debidamente diligenciado en letra de imprenta y legible, sin enmendaduras, firmado
en señal de aceptación de las condiciones específicas.
Se debe adjuntar el Original de la consignación por el 10% del valor de la base del
lote o lotes por los que van a presentar oferta.
ARTICULO 102-Llegada la fecha y hora para la apertura de la oferta en sobre
cerrado, se procede abrir la urna, a revisar y estudiar las ofertas recibidas y adjudicar
a la mayor oferta presentada que cumpla con las condiciones y requisitos exigidos,
de viva voz se van anunciando los valores de las ofertas realizadas, los proponentes
si lo desean, pueden asistir a la audiencia de apertura y lectura de los sobres de la
adjudicación de la mayor oferta. En caso de empate de las ofertas, se podrá realizar
nuevas ofertas en sobre cerrado hasta lograr el desempate y se hará la adjudicación
en firme, a la mayor oferta presentada.
ARTÍCULO 103- Si el proponente se retracta del negocio, no paga el saldo, o
incumple cualquiera de las condiciones establecidas en el listado suministrado, en
el depósito para el remate, o se declara en quiebra perderá el 30 % de la base o
del valor ofrecido del lote o lotes adjudicados.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL AREA DEL ALMACEN DE LA INSTITUCION
EDUCATIVA TECNICA LA SAGRADA FAMILIA IBAGUE-TOLIMA
CÓDIGO: PR-01
VERSIÓN:
Vigencia a partir de:
PAGINA 31 de 31
Elaboró:
Revisó:
Carlos Darío Garzón López
Aprobó:
Gloria Susunaga Susunaga
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“UNIDOS CON AMOR CAMINAMOS A LA EXCELENCIA”
ARTICULO 104- Dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de
adjudicación de la oferta o dentro del plazo estipulado, deberá cancelar el saldo.
Después de suministrar sus consignaciones puede reclamar en la oficina del
almacén de la institución, el acta de adjudicación respectiva.
ARTÍCULO 105-El Proponente cuya oferta no fuere seleccionada se le devolverá el
dinero dentro del término establecido en el pliego de condiciones, sin que haya lugar
al pago de intereses.
ARTICULO 106-Concluido el remate, el Rector y el adjudicatario suscribirán el acta
dando fe de los bienes rematados, de los adjudicados, del precio respectivo, del
nombre, cédula de identidad y demás datos del adjudicatario y de las incidencias
relevantes del acto.
ARTICULO 107- Una vez cancelado el precio respectivo por el interesado, el Rector,
formalizará el contrato con los datos pertinentes y lo suscribirá conjuntamente con el
primero, documentos que deberán ser revisados por el jefe de control interno o quien
sus veces..
ARTICULO 108-PERFECCIONAMIENTO DE LA BAJA: El perfeccionamiento de
la “Resolución de Baja” se produce con el retiro físico del bien y el respectivo
descargo de los registros administrativos y contables.
ARTÍCULO 109 -Las personas que tengan, usen, administren o custodien bienes
muebles o inmuebles de propiedad de la institución, son responsables por la pérdida
o daño que sufran los mismos, cuando no provengan del deterioro natural en razón
de su uso legítimo o de otra causa justificada.
ARTÍCULO 110-La firma de los inventarios implica responsabilidad administrativa y
fiscal por parte de las personas a que se refiere el presente Manual.
ARTÍCULO 111-Una vez recibidos los bienes, su conservación y custodia es de
exclusiva responsabilidad de quien los toma a cargo hasta que sean nuevamente
entregados y/o devueltos al Almacén.
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CÓDIGO: PR-01
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ARTICULO 112- CAMBIO DE ALMACENISTA: Es prohibido todo traspaso de
bienes entre funcionarios sin la intervención del funcionario responsable del
Almacén.
ARTÍCULO 113-En caso de no realizarse devolución, de los bienes que le habían
sido entregados, los faltantes o inconsistencias que posteriormente se detecten
serán responsabilidad del funcionario saliente.
PAZ Y SALVO
ARTICULO 114- Para la expedición de los certificados de paz y salvo por todo
concepto, que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar
otro empleo, será requisito indispensable que se acredite por el interesado que
entrego a satisfacción los bienes que tenía bajo su responsabilidad mediante
certificado firmado por el almacenista.
Cuando el funcionario tenga elementos inservibles deben devolverse al almacén,
por medio de un oficio relacionando el número de sticker, las características del
elemento y su estado.
RENDICION DE CUENTAS
ARTICULO 115- EI funcionario responsable del Almacén, rendirá inventario general
de todos los bienes de consumo, bienes devolutivos o bienes inservibles que tenga
a cualquier titulo en sus bodegas o depósitos, con corte a 31 de diciembre de cada
año,
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DAÑO PATRIMONIAL
ARTICULO 116-Se entiende por daño patrimonial al Estado, cuando los bienes
presentan detrimento, disminución, perdida, uso indebido o deterioro de los bienes
o recursos públicos. Circular 038 de 2013 de la Contraloría Departamental del
Tolima.
RESPONSABILIDADES FISCALES
ARTICULO 117-Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las
Contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los
servidores públicos y de particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con
ocasión de esta, causen daño al patrimonio público por acción y omisión y en forma
dolosa o culposa, en daño al patrimonio del Estado. Circular 038 de julio 25 de 2013
“En razón a que la Gobernación, Municipios, y demás entidades públicas del orden
Departamental, en la actualidad cuentan con algunos bienes que desde hace
muchos años se encuentran fuera del servicio administrativo que son improductivos
económicamente y presentan un alto grado de deterioro, situación que genera altos
costos por custodia y mantenimiento, presentándose posible detrimento patrimonial
al utilizar dineros públicos para administrar bienes no operativos.
ARTICULO 119-Cumplido el anterior proceso, el Rector de la institución, dará
traslado de la totalidad de los soportes al Asesor de Control Interno, o quien haga
sus veces, para que analice el proceso realizado, conceptúe y elabore el respectivo
contrato de compraventa. Surtido este paso, se suscribirá el contrato firmado por
las partes.
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RETIRO DE FUNCIONARIO
ARTICULO 121 -Cuando un funcionario de la Institución Educativa se retira de ella,
debe hacer entrega, a la persona que lo reemplace, o en su defecto, al superior
inmediato, de los elementos que se encuentran a su cargo.
ARTÍCULO 122-Los funcionarios que pasan a disfrutar de periodos de vacaciones
o licencias de algún tipo, deberán trasladar formalmente ante el Almacén, los bienes
a su cargo, traslado que se registrara a nombre del jefe inmediato o de la persona
que reemplazara temporalmente. AI reintegrarse oficializara un nuevo traslado a su
nombre.
Dado en Ibagué, a los
GLORIA SUSUNAGA SUSUNAGA
Rectora
Institución Educativa Técnica “La Sagrada Familia”
FUNCIONES DEL COMITÉ DE BAJAS O INVENTARIOS:
ARTÍCULO 105- Las decisiones del Comité de Bajas e inventarios se adoptaran por
mayoría, y tendrá las siguientes funciones:
Diseñar los mecanismos necesarios para la realización de los inventarios físicos de
la Institución Educativa y la baja de los bienes muebles.
Estudiar la conveniencia para dar de baja los bienes muebles que se encuentren en
buenas condiciones en la Institución, pero que ésta no requiere para el cumplimiento
de sus funciones.
Recomendar al Rector de la institución la baja de los bienes inservibles u obsoletos,
y determinar su destinación.
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Carlos Darío Garzón López
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Gloria Susunaga Susunaga
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Delegar el avaluó de los bienes a dar de baja, a personas con conocimientos, y a
afiliados a Lonjas, que se encuentren en capacidad de dar un mejor concepto.
En caso de venta directa de los bienes dados de baja, recomendar al Rector la
propuesta que ofrezca mejores condiciones.
Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados inservibles,
obsoletos, o no utilizables de la Institución, previo análisis y presentación de los
estudios correspondientes, por parte del responsable del Almacén.
Gestionar las acciones requeridas para realizar la valuación de aquellos bienes que
lo requieran, actualización de inventarios, basándose en consultas técnicas,
comerciales, contables, y de personal experto y con conocimientos, entre otros.
La asistencia a las reuniones de este Comité es de carácter obligatorio salvo en los
casos expresamente autorizados, y serán convocadas por el Rector de la Institución
o quien haga sus veces.
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