MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE … · Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18 Normas de Operación 19 Descripción del Procedimiento 20

COLEGIO DE BACHILLERES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ALMACENES EN EL


Junio 2005

CONTENIDO

Página

Introducción 4

Objetivo 5

Metas Generales 6

Políticas Generales

7

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio

9

Normas de Operación 10 Descripción del Procedimiento 11

Diagrama

17

II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo

18

Normas de Operación 19 Descripción del Procedimiento 20 Diagrama

24

III. Procedimiento de Salida del Material de Consumo del Departamento de Almacén General

25

Normas de Operación 26 Descripción del Procedimiento 28 Diagrama 38

IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo 39


V. Procedimiento Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General

46


CONTENIDO

Página

Oficios Modelo 1. Oficio modelo de entrega de bienes 2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen técnico 3. Oficio modelo del dictamen técnico 4. Oficio modelo de informe de dictamen técnico 5. Oficio modelo para proveedor

54

65 Formatos

1. Entrada. 2. Tarjeta Anaquel 3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén

General 4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales 5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles 6. Salida 7. Informe Mensual de Entradas 8. Entrada de Activo Fijo 9. Salida de Activo Fijo 10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo

Anexos 1.- CABMS – ejemplo- 2.- Glosario

INTRODUCCIÓN

4

El presente manual contiene los objetivos, las metas y las políticas generales para la administración centralizada del almacén, así como las normas de operación, la descripción y diagramas de flujo de los siguientes procedimientos: de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio; de Registro de Entrada de Material de Consumo; de Salida del Material de Consumo del Departamento de Almacén General; de Registro de Entrada de Bienes de Activo Fijo, y de Salida de Bienes de Activo Fijo del Departamento de Almacén General. Se integran además, en el apartado de Formatos los utilizados en los procedimientos antes señalados con sus respectivos instructivos. Finalmente se incluyen los anexos para la consulta de aspectos vinculados con la operación del almacén y del propio manual. Con este documento se da cumplimiento a los “Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”, emitidos por la Secretaría de la Función Pública y publicados el 11 de noviembre de 2004 en el Diario Oficial de la Federación. El Manual de Procedimientos para la Administración de los Almacenes en el Colegio de Bachilleres, fue elaborado de manera conjunta por el Departamento de Almacén General y las Subdirecciones de Contabilidad, Subdirección de Organización y Métodos, dependientes de las Direcciones Administrativa y de Programación respectivamente. Este documento sustituye a los siguientes procedimientos: Procedimiento de Salida de Material de Consumo del Almacén General. Julio 1997; Manual de Procedimientos de Recepción y Registro de Material de Consumo en Almacén General. Julio 1998; Recepción y Registro de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General. Octubre 1999 y Distribución, Registro y Control de Bienes de Activo Fijo en el Almacén General. Octubre 1999.

OBJETIVOS

5

• Establecer las Políticas Generales que sirvan de marco de referencia a la administración centralizada del almacén del Colegio de Bachilleres.

• Establecer procedimientos que optimicen y estandaricen el

funcionamiento del almacén.

METAS GENERALES

6

2005 2006 PARA EL ESTABLECIMIENTO DE LOS INDICADORES

Implantar el uso de la forma “Informe Mensual de Entradas y Salidas” que permitirá la obtención de datos reales de las entradas y salidas de los bienes de los almacenes de la Institución.

Determinar los indicadores establecidos en el numeral tercero, fracción I de los “Lineamientos Generales para la Administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal”:

a) La rotación de inventarios a efecto de detectar aquellos bienes muebles de lento o nulo movimiento y determinar las acciones correctivas necesarias.

b) Confiabilidad de los inventarios, entre otros, asertividad de registros, global, etc.

c) La determinación óptima de existencias por productos.

d) Tiempos de reposición de inventario.

e) Confiabilidad en el registro de movimientos del inventario.

f) Compras directas a través de fondos revolventes.

PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE DATOS Apoyarse en el correo electrónico

para que el Almacén General cuente con la información mensual de los movimientos de entradas y salidas de los almacenes de planteles.

Solicitar el estudio técnico

presupuestal para el establecimiento de la red informática entre los almacenes de planteles y el Almacén General.

Revisar y en su caso actualizar el

programa de cómputo para obtener la información de los almacenes de planteles con el Almacén General.

Implantar y operar el sistema de cómputo que permita la captura en tiempo real de las entradas y salidas de cada uno de los almacenes existentes en la Institución.

Contar con la información que

permita la consulta en tiempo real de las existencias en los almacenes para la toma de decisiones por parte del área central.

POLÍTICAS GENERALES

7

1. La operación del almacén del Colegio de Bachilleres se regirá de conformidad con lo establecido en este manual.

2. La coordinación de la operación del almacén existente en cada uno de los 20

planteles estará a cargo del Departamento de Almacén General. 3. El establecimiento de los criterios y medidas para el eficiente y racional

aprovechamiento de los inmuebles destinados al almacenamiento de los bienes corresponderá a la Dirección Administrativa.

4. La clasificación del material será de acuerdo con el Clasificador por Objeto del

Gasto para la Administración Pública Federal y el de activo fijo de acuerdo con el Catálogo de Adquisiciones, Bienes Muebles y Servicios que establezca la Secretaría de la Función Pública.

5. El Departamento de Almacén General determinará, de acuerdo con el presupuesto

autorizado, la adquisición de los bienes de consumo del cuadro básico y los máximos y mínimos por cada tipo de plantel y oficinas generales.

6. El Departamento de Almacén General será el responsable de recibir, revisar (con

el apoyo del área técnica correspondiente), almacenar y distribuir los bienes adquiridos por el Colegio.

7. Los materiales, como libros, reactivos, gacetas, etc., que entregue el proveedor en

áreas diferentes al almacén, se registrarán en el Departamento de Almacén General.

8. Todas las entradas y salidas de bienes de los almacenes se registrarán en el

programa de cómputo establecido. 9. La distribución del material de consumo la realizará el Almacén General de

acuerdo con la solicitud anual y periódica de los planteles y el activo fijo conforme a lo programado por la Dirección de Programación.

10. El Departamento de Almacén General deberá registrar la entrada del software

como servicios generales; lo deberá asignar, controlar y distribuir administrativamente en forma similar al activo fijo, debiendo emitir el resguardo correspondiente.

11. Los almacenes del Colegio entregarán a las áreas los bienes solicitados

únicamente mediante el formato oficial. 12. Las entradas y salidas diarias de bienes en el Almacén General serán reportadas

a la Subdirección de Contabilidad, a más tardar dos días hábiles posteriores al movimiento que corresponda.

POLÍTICAS GENERALES

8

13. Los Jefes de las Unidades Administrativas de los planteles, deberán entregar al Departamento de Almacén General el “Informe Mensual de Entradas y Salidas.”

14. Cada uno de los almacenes de la Institución entregará al Departamento de

Almacén General la información de entradas y salidas conforme al calendario establecido por la Subdirección de Contabilidad.

15. En el Colegio se realizarán inventarios físicos totales dos veces por año, en junio y

noviembre y muestreos físicos cada tres meses.

El Departamento de Almacén realizará conciliaciones trimestrales de inventarios de materiales de consumo y, semestralmente en lo referente al activo fijo con la Subdirección de Contabilidad.

16. El Departamento de Almacén General establecerá las medidas necesarias para:

Evitar el acumulamiento de bienes muebles no útiles o los desechos de éstos. Para tal fin procederán a su desincorporación inmediata con apego a las disposiciones legales correspondientes.

Reducir las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes, que se detecten. Reducir a cuando más a mes y medio el nivel promedio de inventarios.

9

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento

de los Bienes Adquiridos por el Colegio

NORMAS DE OPERACIÓN

10

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio

1. El Director Administrativo propondrá al Comité de Adquisiciones del Colegio:

Se de preferencia, a sugerencia del Jefe del Departamento de Almacén General, a la utilización de contratos programados en la adquisición de aquellos bienes muebles que sus características lo permitan.

Reducir, en al menos quince por ciento, respecto del ejercicio anterior las adquisiciones a través de los fondos revolventes.

2. El Departamento de Compras tratándose de la adquisición de bienes por licitación

deberá enviar copia de los contratos firmados al Jefe del Departamento de Almacén General y al Subdirector de Contabilidad.

3. Todo bien que se entregue al Almacén General deberá contar con la documentación

siguiente:

Factura y/o Nota de Remisión (original) y/o Contrato – Pedido (fotocopia)

4. La recepción de los bienes deberá realizarse comparando físicamente éstos con las

especificaciones de la documentación de entrega. 5. En el caso de que los bienes deban recibirse de acuerdo con una muestra, sólo se

aceptarán si coinciden con las mismas características de dicha muestra. 6. Si al momento de cotejar los bienes recibidos se detectan faltantes o bienes

averiados, el almacén anotará en el documento de entrega, la cantidad de bienes recibidos, descontando los que estuvieran deteriorados o faltantes.

7. Los casos en que los bienes (laboratorios, eléctrico, equipo de cómputo, etc.)

requiera la revisión técnica de alguna área diferente al almacén la solicitará el jefe del Departamento de Almacén General.

8. El Almacén General deberá contar con el visto bueno del área solicitante o dictamen

técnico para sellar de recibido en las facturas presentadas por los proveedores. 9. Los bienes que se adquieran durante el ejercicio fiscal, deberán ser entregados a

más tardar el último día hábil del mes de diciembre y el Departamento de Almacén General deberá prever las acciones para los días y horas no laborables.

DESCRIPCIÓN I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los Bienes Adquiridos por el Colegio

11

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 1. Recibir documentos de entrega de los

bienes. 2. Verificar los bienes que se reciben

con los documentos. 3. Rechazar los bienes, devolver

documentos de entrega e informar. 4. Identificar forma de adquisición.

1.1. Previo a la fecha de entrega el jefe del Departamento

de Compras turna copia del contrato firmado en proceso de licitación y copia de pedido y en su caso contrato abierto.

1.2. Recibe el original y cuatro copias de la factura y/o

nota de remisión de los materiales que entrega el proveedor.

2.1. Verifica que físicamente los bienes que entrega el

proveedor correspondan con los documentos presentados.

¿Corresponden los bienes con los documentos?

No: Continua en la actividad número 3. Si: Continúa en la actividad número 4.

No corresponden los bienes con los documentos 3.1. Regresa los bienes y los documentos sin ningún

sello. 3.2. Comunica verbalmente al Jefe del Departamento del

Almacén General el rechazo del material por no corresponder los bienes con documento de entrega.

No procede trámite

Si corresponden los bienes con los documentos 4.1. Identifica, con base en la documentación

proporcionada por el Jefe del Departamento y la presentada por el proveedor la forma de adquisición.

¿Es licitación?

No: Continua en la actividad número 5. Si: Continúa en la actividad número 7.


12

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 5. Contar e identificar las condiciones de

entrega. 6. Anotar, recabar firmas. sellar y

entregar.

No es licitación 5.1. Asigna a personal para el conteo de los bienes y en

caso necesario solicita también el apoyo del área solicitante.

5.2. Revisa físicamente los bienes, cuenta e identifica

las condiciones en las que se entregan como: diferencia de número de bienes, material deteriorado, etc.

Nota: Si derivado de esta revisión se determina que no se aceptan los bienes continúa en la actividad 15.1

6.1. Anota en su caso, en la factura o remisión el número

real recibido de bienes, descontando los detectados como deteriorados y faltantes.

6.2. Recaba firma de visto bueno del área solicitante.

Nota: En el caso de que el área solicitante sea el propio almacén recaba la firma del jefe de Departamento de Almacén General o firma el propio responsable por instrucciones de su jefe.

6.3. Revisa que coincidan los importes entre el contrato pedido y la factura.

6.4. Sella de acuerdo con el resultado del cotejo:

Si no coinciden los importes, devuelve el original de la factura al proveedor sin sello de recibido, indicando la corrección en la factura para continuar el tramite de pago.

Resguarda los bienes hasta la presentación de la factura correcta.

Si coinciden los importes sella según corresponda: • RECIBÍ MATERIAL si no presenta el

original de la factura. • RECIBÍ FACTURA si presenta factura

original.

6.5. Obtiene fotocopias. Entrega factura sellada al Proveedor


13

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 7. Revisar contrato y solicitar dictamen

técnico Jefe del Departamento de Almacén General 8. Recibir y revisar los documentos de

recepción de bienes e identificar. 9. Elaborar carta al Departamento de

Compras, distribuir y archivar.

6.6. Turna al Jefe del Departamento de Almacén

General mediante memorando, copia de factura o remisión.

6.7. Archiva copia del memorando con el sello de

recibido y copia de la factura.

Continúa en la actividad 8.1 Si es licitación 7.1. Revisa el contrato por licitación e informa al jefe

del departamento el número de contrato y tipo de bienes que se reciben.

Continua en la actividad 8.2

8.1. Recibe memorando y copia de la factura y/o

remisión con las anotaciones. 8.2. Recibe solicitud del Responsable de Recepción y

Distribución para que se tramite dictamen técnico sobre los bienes recibidos por contrato e identifica.

¿Requiere dictamen técnico?

No: Continua en la actividad número 9 Si: Continúa en la actividad número 10

No requiere dictamen técnico 9.1. Elabora carta de los bienes recibidos y revisados al

Departamento de Compras (original y cuatro copias) y anexa copia de la factura, y/o nota de remisión.

9.2. Distribuye:

O.- Jefe del Departamento de Compras, C1.- Subdirector de Contabilidad, C2.- Proveedor, C3.- Personal de Control Operativo (Área Operativa de Almacén), C4.- Archivo.


14

Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 10. Elaborar solicitud de dictamen al área

técnica y archivar. Área técnica 11. Recibir solicitud y realizar dictamen

técnico. 12. Elaborar oficio, distribuir y archivar.

9.3. Archiva: » original del memorando turnado por el

Responsable de Recepción y Distribución. » copias de la factura o nota de remisión con las

anotaciones realizadas a la revisión de cantidades.

» copia de la carta turnada al Departamento de Compras con sello de recibido.

Si requiere dictamen técnico 10.1. Elabora oficio en original y tres copias solicitando

la revisión técnica, con base en los documentos de recepción, firma y distribuye:

O.- Área técnica, C1.- Jefe del Departamento de Compras, C2.- Personal de Control Operativo

(Área Operativa de Almacén), C3.- Archivo.

10.2. Archiva: » copia del oficio solicitando revisión técnica con

sello de recibido. 11.1. Recibe del Jefe del Departamento de Almacén

General el original la solicitud de revisión técnica y sella de recibido en la copia de acuse de recibo.

11.2. Realiza la revisión técnica del material, para

verificar que cumpla con las especificaciones establecidas.

12.1. Elabora oficio en original y tres copias, indicando

el dictamen de aceptación o rechazo y el motivo de la resolución.

12.2. Firma oficio y distribuye:

O.- Departamento de Almacén General, C1.- Departamento de Compras, C2.- Responsable de Recepción y Distribución (Área Operativa de Almacén), C3.- Acuse de recibido.


15

Responsable y Actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 13. Recibir oficio de dictamen técnico,

revisar, elaborar oficio al proveedor y distribuir.

Responsable de Recepción y Distribución 14. Recibir copia de oficio de solicitud y

resultado de dictamen técnico e identificar.

16.1 Archiva:

» el original de la solicitud de revisión técnica, y » la copia tres del oficio de aceptación o rechazo.

13.1. Recibe el original del oficio de revisión técnica. 13.2. Revisa el dictamen recibido para conocer si los

bienes serán aceptados o rechazados. 13.3. Elabora, en original y tres tantos, oficio de

dictamen técnico: O.- Proveedor, C1.- Departamento de Compras, C2.- Responsable de Recepción y Distribución (Área Operativa de Almacén),

C3.-Archivo.

13.4. Archiva: original de oficio de revisión técnica copia del oficio de recibido del proveedor al cual entrega cuando el oficio es de aceptación.

Nota: Cuando se rechaza el material, entrega al Responsable de Recepción y Distribución el original y copia de acuse para que lo entregue al proveedor.

14.1. Recibe: original y copia dos del oficio solicitud de dictamen técnico,

copia dos del oficio de revisión técnica, copia dos del oficio para el proveedor (en caso de aceptación de material) o

el original y copia en caso de rechazo e identifica.


16

Responsable y Actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 15. Preparar bienes para devolver al

proveedor. 16. Dar entrada a los bienes y archivar

¿ Se da entrada a los bienes?

No: Continúa en actividad número 15 Si: Continúa en actividad número 16

No se da entrada a los bienes 15.1. Prepara los bienes para la devolución al

proveedor.

15.2. Entrega al proveedor el oficio de rechazo y recaba firma de recibido.

Si se da entrada a los bienes 16.1 Recibe instrucciones cuando el oficio es de

aceptación de los bienes. 16.2 Espera al proveedor y sella y/o firma la copia de

la factura o nota de remisión; si se recibe original de factura sella de RECIBÍ FACTURA

a. Archiva: » copia tres del oficio de entrega » copia dos del oficio de solicitud de

dictamen técnico » copia dos del oficio de dictamen técnico.

TERMINA PROCEDIMIENTO

CONTINÚA EN II. PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO.

O

IV. PROCEDIMIENTO DEREGISTRO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO.

.

DIAGRAMA

17

DIAGRAMA DE FLUJO PARA LA RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE LOS BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL ÁREA TÉCNICA

INICIA

O/4

FACTURA OREMISIÓN

CCONTRATO

PEDIDO

RECIBIR DOCUMENTOS

DE ENTREGA DE LOS BIENES

¿CORRESPO-NDEN BIENES

CON DOCUEMEN-

TOS?

RECHAZAR LOS BIENES,

DEVOLVER DOCUMENTOS DE

ENTREGA E INFORMAR

CONTAR E IDENTIFICAR

LAS CONDICIONES DE ENTREGA

NO

SI

NO PROCEDE TRÁMITE

O/4

FACTURA OREMISIÓN

1TCONTRATO

PEDIDO

VERIFICAR LOS BIENES

QUE SE RECIBEN CON LOS

DOCUMENTOS

1 2

3

O/C

MEMORANDUM

CFACTURA O

REMISION

C

CONTRATO PEDIDO

REVISAR CONTRATO Y

SOLICITAR DICTAMEN TÉCNICO

O

MEMORANDUM

F

FACTURA OREMISIÓN

C

FACTURA OREMISIÓN

O/1CCARTA DE

BIENES RECIBIDOS

RECIBIR Y REVISAR LOS

DOCUMENTOS DE RECEPCIÓN E IDENTIFICAR

CONTINÚA EN EL PROCESO DE DEPARTAMENTO

DE COMPRAS

0/CREVISIÓN TÉCNICA

RECIBIR SOLICITUD, Y

REALIZAR DICTAMEN TÉCNICO

C3

OFICIO

8

C

SOLICITUDREVISIÓN T

0/2

OFICIO

ELABORAR OFICIO,

DISTRIBUIR Y ARCHIVAR

O

MEMORANDUM

CFACTURA O

REMISION

C

CONTRATO PEDIDO

COFICIO

SOLICITUDDE REVISIÓN

TÉCNICA

ELABORAR SOLICITUD DE DICTAMEN AL

ÁREA TÉCNICA Y ARCHIVAR

C/3

OFICIO

0OFICIO

DE REVISIÓN TÉCNICA

RECIBIR OFICIO DE DICTAMEN

TÉCNICO. REVISAR ELABORAR OFICIO AL PROVEEDOR Y

DISTRIBUIR

11

/CREVISIÓN TÉCNICA

RECIBIR COPIA DE OFICIO DE

SOLICITUD Y RESULTADO DE DICT. TÉC. E IDENTIFICAR

¿SE DA ENTRADA A

LOS BIENES?CREVISIÓN TÉCNICA

PREPARAR BIENES PARA DEVOLVER AL PROVEEDOR

NO SE DA ENTRADA A LOS BIENES

NO

SI

1415

16CONTINUA

EN PROCEDIMIENTO DE.

II ENTRADA DE MATERIAL DE

CONSUMOO

IV ENTRADA DE ACTIVO FIJO

TERMINA

C

FACTURA

OFICIODE

REVISIÓN TÉCNICA

DAR ENTRADA A LOS BIENES Y ARCHIVAR

IDENTIFICAR FORMA DE

ADQUISICIÓN

¿ES LICITACIÓN?

NO

O/4

FACTURA OREMISIÓN

ANOTAR RECABAR

FIRMAS, SELLAR Y ENTRAGAR

¿REQUIERE DICTAMEN TÉCNICO?

O

MEMORANDUM

F

FACTURA OREMISIÓN

C

FACTURA OREMISIÓN

O/1CCARTA DE

BIENES RECIBIDOS

ELABORAR CARTA AL DEPTO. DE

COMPRAS DISTRIBUUIR Y

ARCHIVAR

SI4

5

6

7

NO

NO

9

10

1213

SI

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN

18

II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo


19

II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 1. Se dará entrada al almacén al material de consumo una vez que éste fue revisado

físicamente; cuente con el visto bueno o dictamen de aceptación y las facturas presentadas por los proveedores cuenten con el sello de recibido en el almacén.

2. El material de consumo se clasificará para su registro y almacenamiento de la

siguiente manera:

Materiales y útiles de oficina Material de limpieza Material didáctico y de apoyo informático Material y útiles de impresión Material y útiles para el procesamiento en equipo y bienes informáticos Refacciones, accesorios y herramientas menores Refacciones y accesorios de equipo de cómputo Materiales de construcción Estructura y manufacturas Material complementario Material eléctrico Materiales, accesorios y suministro de laboratorio Vestuario, uniformes y blancos Medicinas y suministros farmacéuticos Prendas de protección Substancias químicas Suministros médicos Artículos deportivos

3. Los almacenes registrarán la entrada de todos y cada uno de los materiales de

consumo, en tarjeta de anaquel, incluyendo materiales fuera del cuadro básico. En el caso del material de consumo cuya entrega y revisión sea realizada en el área solicitante ésta deberá turnar la documentación al almacén para sustentar el registro de entrada.

4. El almacén general elaborará el Informe Diario de Entradas al Almacén General,

en el que se concentre el total de materiales al que se le dio entrada durante el día, dejando en blanco las columnas de “precio unitario” e “importe total”.

El almacén general entregará a la Subdirección de Contabilidad el Informe Diario de Entradas al Almacén General, a más tardar dos días hábiles después de la fecha de entrada del material. Asimismo deberá entregar el Informe mensual de entrada.

5. El almacén general integrará y mantendrá debidamente actualizados los expedientes con la documentación soporte de las entradas del material.

DESCRIPCIÓN II. Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo

20

Responsable y Actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 1. Elaborar memorando, turnar

documentos del material recibido para registrar su entrada.

Responsable de Control Operativo 2. Recibir y registrar entradas del día y

turnar

Viene del

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los

Bienes Adquiridos por el Colegio 1.1. Elabora memorando en original y una copia

informando al Responsable de Control la entrada de bienes de consumo, anexa la factura sellada de recibido el material.

1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del

memorando. 2.1. Recibe del Responsable de Recepción y

Distribución el memorando y la factura. 2.2. Revisa factura en cuanto a importes, descripción

de los materiales y datos generales del proveedor con el contrato-pedido o contrato de licitación.

2.3. Registra de acuerdo con la forma de adquisición:

en la fotocopia de la factura fecha y la cantidad de los materiales recibidos en el almacén general, numero de cuenta contable y clave de almacén; número de pedido y número de requisición.

tratándose de contrato de licitación el porcentaje recibido con relación al total indicado en el contrato; si el contrato no lo especifica anota además cuenta contable y clave de almacén.

2.4. Registra en el programa las entradas del material

de consumo.

2.5. Asigna número de entrada, y emite la forma de Entrada (ver formato 1) en tres tantos y entrega al Jefe del Departamento de Almacén General.


21

Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 3. Recibir y revisar el registro de

entradas. 4. Regresar los formatos de Entrada

para su corrección. 5. Aprobar la Entrada, distribuir y

archivar. Responsable de Recepción y Distribución 6. Recibir entrada e identificar.

3.1. Recibe las formas de Entradas. 3.2. Revisa con base en su expediente de recepción

de bienes e identifica:

¿Captura de entradas correcta? NO: Continúa en la actividad número 4 SI: : Continúa en la actividad número 5

No está correcta la captura de entradas 4.1. Regresa los formatos de Entrada para su

corrección. 4.2. Regresa a la actividad número 2 Si está correcta la captura de entradas 5.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de

Recepción y Distribución para su firma en todos los tantos.

5.2. Distribuye:

Responsable de Recepción y Distribución Responsable de Control Operativo Archivo del Departamento con las firmas de

acuse de recibido.

5.3. Archiva el formato de entrada. 6.1. Recibe la forma de Entrada. 6.2. Revisa, con base en su expediente regresa al

Jefe del Departamento del Almacén firmada de recibido.

6.3. Revisa con base en el contrato, requisición y tipo

de material si el material será almacenado.


22

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 7. Rotular la tarjeta anaquel en su caso

y dar indicaciones para registrar entrada de material.

Responsable de Control Operativo 8. Elaborar el informe de entradas del

día y turnar. Jefe del Departamento de Almacén General 9. Aprobar el informe, distribuir y

archivar.

¿El material será almacenado? No: Continúa en el

III. Procedimiento de "Salida de Material de Consumo del Almacén General"

SI: Continua en la actividad número 7

Si será almacenado el material 7.1. Rotula, en su caso, la Tarjeta Anaquel (ver

formato 2). 7.2. Da indicaciones al estibador para que se

almacenen los materiales de consumo y registre en Tarjeta Anaquel.

Continúa en el

III. Procedimiento de "Salida de Material de Consumo del Almacén General

8.1. Elabora el Informe Diario de Entradas de Material

de Consumo al Almacén General (ver formato 3) en tres tantos con base en las Entradas autorizadas por el jefe del Departamento de Almacén General.

8.2. Turna a revisión de su jefe inmediato. 9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas y

facturas; de estar correctamente elaborado, solicita tres tantos del Informe. En caso de tener errores solicita se elabore de nuevo.

9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la

manera siguiente: 1.- Subdirección de Contabilidad, anexa facturas 2.- Departamento de Compras 3.- Departamento de Almacén General

9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas

que sirvió como acuse de recibido en el expediente correspondiente.


23

Responsable y actividad Método Subdirección de Contabilidad 10. Recibir Informe y realizar registros

contables

10.1. Recibe el Informe Diario y las facturas. 10.2. Registra en kardex las entradas del material de

consumo.

Continúa en el Proceso de Registros Contable


CONTINÚA EN III. PROCEDIMIENTO DE

SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO.

DIAGRAMA

24

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

II. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO

SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD

MEMORANDUM

ELABORARMEMORAANDUM

DOCUMENTOS DEL MATERIAL RECIBIDO PARA REGISTRAR

SU ENTRADA..

F

OFICIO DEACEPTACIÓN DEENTRADA DEMATERIAL

FACTURAS Y/OREMISIONES

O

¿EL MATERIAL

SERÁ ALMACENADO?

NO

ROTULAR LA TARJETA ANAQUEL EN SU CASO Y DAR INDICACIONES PARA

REGISTRAR ENTRADA MATERIAL.

SICONTINÚA EN EL

PROCEDIMIENTO DE "SALIDA DE MATERIAL

DE CONSUMO DEL ALMACÉN GENERAL"

OFICIO DE ACEPTACIÓN

CONTRATO-PEDIDO

F

RECIBIR Y REGISTRAR ENTRADAS DEL DÍA Y TURNAR F


O

ENTRADA

O¿ CAPTURA

DE ENTRADAS

CORRECTAS?

SI

NOREGRESAR LOS FORMATOS

DE ENTRADA PARA SU

CORRECCIÓN

FACTURA

C

OFICIO A PROVEEDOR

ENTRADA

APROBAR, ENTRADA,

DISTRIBUIR Y ARCHIVAR .

DICTAMEN TÉCNICO

CONTINÚA EN EL PROCESO DE :"REGISTRO CONTABLE"

F


INFORME DIARIO DE ENTRADAS DE MATERIAL DE CONSUMO

O

RECIBIR INFORME Y REALIZAR REGISTRO CONTABLE.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO I. RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DE BIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO

INICIA

RECIBIR ENTRADA

E IDENTIFICAR. 1C

ENTRADA

OFICIOS DE DICTAMEN

CARTA AL PROVEEDOR

IT REGISTRO DE

ENTRADA DE MATERIAL DE C

ITFACTURAS O

NOTAS DE REMSIÓN

RECIBIR Y REVISAR

REGISTRO DE ENTRADAS.

OFICIO DE ACEPTACIÓN

3t

ELABORAR INFORME DE ENTRADAS DEL DÍA Y TURNAR

INFORME DE ENTRADAS

ENTRADAS

FACTURA

C

OFICIO A PROVEEDOR

APROBAR INFOME


.ENTRADA

DICTAMEN TÉCNICO TERMINA

CONTINUA EN III PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO

12

3

56

79

10

4

8

RESPONSABLE DE CONTROL OPERATIVO

25

III. Procedimiento de Salida de Material de Consumo


26

III. Procedimiento de Salida de Material de Consumo 1. El jefe el Departamento del Almacén General elaborará el catálogo de bienes de

consumo de uso común (cuadro básico) y el calendario anual de surtimiento y los difundirá.

La actualización de del catálogo de materiales de cuadro básico, en lo correspondiente a los suministros de bienes informáticos, se realizará con la información que le haga llegar el Comité de Informática.

2. Los materiales de consumo de cuadro básico que salgan del Almacén General y

de almacén de plantel, deberán contar con vale de salida y . 3. El vale de salida deberá contar con la firma de alguno de los siguientes

funcionarios:

En oficinas Generales Director General Secretario Académicos Coordinador Sectorial Coordinador de Administración Escolar y del Sistema Abierto Director de Área Subdirector de Área Jefe de Departamento

En plantel Director de Plantel Subdirector de Plantel Jefe de Unidad Administrativa Responsable del SEA.

4. La entrega del material de uso específico se realizará simultáneamente con el procedimiento de recepción, recabando en la factura como visto bueno el nombre, puesto y firma de la persona que recoge los materiales y posteriormente el almacén hará llegar al área el formato de Salida para su firma.

5. La salida del material didáctico del Almacén General deberá ser solicitado por los

alguna de las áreas responsables de su asignación.

El Departamento de Almacén General distribuirá a los planteles, conforme al oficio que le turnen áreas anteriormente indicadas.

6. El Departamento de Almacén General enviará los materiales de consumo que

requieran los planteles periódicamente, conforme las existencias resultantes del Informe Mensual de Entradas y Salidas, al calendario de distribución y mediante el vale de salida.


27

7. El Departamento de Almacén General registrará en el programa y en tarjeta anaquel las salidas de material. El almacén de plantel que no cuenten con programa de cómputo registrará la salida en tarjeta kardex y tarjeta anaquel.

8. El Departamento de Almacén General, entregará los materiales de consumo al

personal de almacenes o al Jefe de Unidad Administrativa; de ser no estar presentes, se devolverá el material al almacén general y será responsabilidad del plantel la recepción y traslado del mismo.

9. Los materiales que no sean surtidos por los almacenes, tendrán que ser

solicitados nuevamente. 10. Los materiales de consumo que se surten a cambio por deterioro, consumo, como

cartucho de toner, papelera, perforadoras, tijeras entre otros, los almacenes los surtirán con base en la existencia de los mismos, y en el caso de no contar con estos se dejarán en almacén y se entregarán, en cuanto haya existencias y de acuerdo con el vale de salida presentado.

11. El material que no sea recogido por el personal de las áreas de oficinas generales

transcurridos cinco días hábiles, después de haber sido informado que podría recogerlo, se reintegrará como entrada en el Almacén General, y el área deberá requerirlo en la siguiente fecha del calendario de surtimiento.

12. En los planteles en donde existan Centro de Estudios del Sistema Abierto, el

almacén del plantel surtirá al centro el material de consumo. 13. En caso de necesidad apremiante o requerimientos extraordinarios de material de

consumo de cuadro básico, el Departamento de Almacén recibirá fuera de calendario, de manera excepcional un vale, previa justificación.

DESCRIPCIÓN III. Procedimiento de Salida de Material de Consumo

28

Responsable y actividad Método Responsable de Control Operativo 1. Recibir documentación, revisar y

registrar. 2. Regresar la documentación al área

Viene del II Procedimiento Entrada de

Material de Consumo 1.1. Recibe :

de las áreas • Vales de Almacén Salida (ver formato 4)

de los planteles • el Vale de Abastecimiento (ver formato 5)

en original y 3 tantos de las áreas y planteles que recibieron

directamente los materiales • fotocopia de la factura como visto bueno el

nombre, puesto y firma de la persona que recogió

En el caso de materiales didácticos planteles o centros • Oficio de solicitud de distribución firmado

por áreas responsables, adjunto al listado de distribución.

1.2. Revisa que esté registrados los siguientes datos:

la cuenta contable de los artículos las firmas de autorización correspondiente; De ser el caso, que se entreguen los artículos

que se surten a cambio.

¿Está correcta la información? No: Continúa en la actividad número Si: Continúa en la actividad número

No está correcta la información 2.1. Regresa a las áreas o planteles el vale o el oficio de

distribución.

Nota: El Responsable decidirá de acuerdo con el tipo y número de errores si acepta o no la documentación. NO PROCEDE TRÁMITE


29

Responsable y actividad Método Responsable de Control Operativo 3. Registrar, asignar número, sellar y

entregar copia al área solicitante. 4. Revisar existencias, analizar y

acordar las cantidades a surtir. 5. Registrar los datos en el programa,

emitir el formato de Salida y turnar Jefe del Departamento de Almacén General 6. Recibir y revisar formato de salida.

Si está correcta la información 3.1. Registra :

en el vale el número cero en la columna de cantidad a surtir de aquellos artículos que se surten a cambio y no fueron entregados.

En la libreta de control el número consecutivo que corresponde en el vale de abastecimiento, vale o el oficio de solicitud.

3.2. Sella de recibido en última copia del Vale de

Abastecimiento, el Vale Salida o en la copia del oficio de solicitud de materiales didácticos y entrega copia al área solicitante.

4.1. Revisa con apoyo del Auxiliar de Analistas las

existencias de los materiales de consumo y analiza las cantidades solicitadas; en el caso de plantel que las cantidades solicitadas no sobrepasen el máximo establecido y sus existencias reportadas en el Informe Mensual de Existencias.

4.2. Acuerda con el jefe del departamento las cantidades

a surtir de cada artículo y registra en la copia cuatro del Vale.

5.1. Captura en el programa las cantidades a surtir de

acuerdo con las cantidades registrada en la copia del Vale.

5.2. Asigna número consecutivo de folio a la Salida (ver

formato 6), los datos del área y los correspondientes a cuenta y nombre y número de unidades de los materiales a distribuir.

5.3. Emite tantos del formato de Salida 5.4. Turna al Jefe del Departamento para su revisión. 6.1. Recibe formato de Salida y revisa:

el material de consumo de cuadro básico corresponda al rango asignado al área solicitante


30

Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 7. Regresar formato de salida para su

corrección. 8. Autorizar formato de Salida y

devolver Responsable de Control Operativo 9. Recibir, revisar, distribuir Salida y

archivar acuse. Responsable de Recepción y Distribución 10. Recibir oficio, revisar y distribuir los

formatos de salida.

el material de uso específico corresponda con la

cantidad asentada como recibida la cantidad del material didáctico corresponda con

el requerido por el área responsable

¿Es correcta la cantidad? NO: Continúa en la actividad número 7 Si: Continúa en la actividad número 8

No es correcta la cantidad 7.1. Regresa al auxiliar de analista el formato de Salida

para su corrección. 7.2. Regresa a la actividad número 5 Si es correcta la cantidad 8.1. Firma la Salida en todos sus tantos. 8.2. Devuelve el juego de la salida para su distribución. 9.1. Recibe salida y revisa que todo el juego esté

firmado. 9.2. Elabora oficio dirigido al Responsable de

Recepción indicando el rango de folios de las Salidas que turna y anexa cuatro tantos de la Salida.

9.3. Archiva el acuse de recibo del oficio. 10.1. Recibe oficio y cuatro tantos de los formatos de

Salida. 10.2. Revisa que los folios de las salidas indicados en el

oficio correspondan con los anexados. En caso necesario aclara con el Jefe del Departamento.


31

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 11. Surtir material y registrar salida en

tarjetas anaquel. 12. Acomodar y empaquetar el

material. 13. Solicitar a las áreas recoger el

material, revisar, recabar firma y distribuir.

10.3. Registra en el control de folios el número

consecutivo del vale, el folio asignado a la salida, el área o plantel a la que se surte el material, la fecha en la que se recibió en vale, y el nombre del estibador al que se le asigna el surtimiento del mismo.

10.4. Turna de acuerdo con el rol establecido por

estibador los formatos de salidas que corresponda. 11.1. Asigna al auxiliar de almacén para que revise el

material entregado por el estibador con el formato de Salida. Nota: De ser el caso, se devuelve o complementan los artículos entregados por el estibador conforme a lo estipulado en la salida.

11.2. Recibe informe del surtimiento en los formatos de salida.

11.3. Registra en las tarjetas de anaquel correspondientes

a los artículos surtidos la salida del material. 12.1. Da instrucciones a los auxiliares y estibadores para

el acomodo. 12.2. Empaquetan el material de acuerdo con el

calendario de entrega

¿Es para planteles?

NO: Continúa en la actividad número 13 SI: Continúa en la actividad número 14

No es para planteles 13.1. Informa telefónicamente al área, con apoyo de los

auxiliares, que ya puede pasar a recoger el material solicitado.

13.2. Entregan y revisan el material entregado con lo

registrado en el formato de salida. 13.3. Recaba el nombre, puesto y firma de la persona del

área que acudió a recoger el material en los tres tantos de la Salida.


32

Responsable y actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 14. Avisar de envío a planteles al

Departamento y archivar. Jefe del Departamento de Almacén General 15. Solicitar transporte y avisar de

fechas de envío. Responsable de Recepción y Distribución 16. Cargar el material en transporte y

entregar salidas

13.4. Recibe los tres tantos de la Salida firmados de

recibido, entrega un tanto al área. Continúa en la actividad número 18 - Si es para planteles 14.1. Informa al jefe del Departamento del Almacén

General del material disponible para enviar a planteles.

14.2. Archiva temporalmente las tres copias de las

Salidas. 15.1. Solicita el transporte para la entrega de material en

planteles. 15.2. Informa al Jefe de la Unidad Administrativa de los

planteles el día en que será entregado el material para que el personal del plantel esté atento a la recepción.

15.3. Avisa al responsable de Recepción y Distribución los

días en que se enviarán los materiales a los planteles para que prevea la carga de los materiales al transporte asignado. Nota: Los planteles podrán optar por recoger directamente en el Almacén General, para la cual deberán realizarlo de acuerdo con las actividades 13.2 a 13.4

16.1. Asigna auxiliares para que verifique la carga al

transporte de acuerdo con la ruta a seguir. 16.2. Entrega los juegos de salida en sus tres tantos para

que sean firmados de recibidos por el personal del plantel.

16.3. Carga los materiales que le indiquen al transporte, y

en caso necesario asigna a estibador para que acuda a auxiliar en la descarga en planteles.


33

Responsable y actividad Método Responsable de Almacén de Plantel 17. Recibir Salida , revisar, sellar y

registrar Responsable de Recepción y Distribución 18. Recibe Salidas con el sello y

firma de recibido, registrar y turnar.

17.1. Recibe del chofer los formatos de Salida y revisa

que la entrega corresponda al plantel. 17.2. Revisa físicamente cuando las cantidades permitan

su inmediata verificación; sella de recibido, y de ser el caso, registra la leyenda “A reserva de verificar” (contando con tres días para hacer llegar por escrito al almacén alguna reclamación).

17.3. Entrega al chofer dos tantos de la Salida. 17.4. Revisa y anota en la Salida, la cantidad recibida de

cada artículo. Acomoda los materiales en los anaqueles.

17.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel las cantidades

reales recibidas como entradas. 18.1. Acude al Departamento de Servicios Generales a

recoger las Salidas de los materiales entregados en planteles por los chóferes.

18.2. Verifica que los dos tantos de la Salida estén

firmadas y selladas por el plantel. 18.3. Registra en libreta de control, las Salidas que ya

fueron entregadas tanto en planteles como en las áreas centrales.

18.4. Envía de al Responsable de Control Operativo.

De las salidas para áreas centrales dos tantos firmados de recibido.

De los planteles , un tanto de la Salida .

18.5. Archiva un tanto del formato de Salida firmado por el personal de área o plantel que recibieron el material.


34

Responsable y actividad Método Responsable de Control Operativo. 19. Recibir el acuse de recibido de

Salida, registrar y distribuir. Responsable de Almacén de Plantel 20. Recibir Vale, revisar Kardex

asignar material. 21. Preparar material, entregar,

registrar salida y archivar.

19.1. Recibe las Salida con sellos y/ o firmas de recibido 19.2. Registra en su libreta de control que ya fue surtido 19.3. Fotocopia las Salidas recibidas de los planteles. 19.4. Elabora oficio, en original y copia, a la Subdirección

de Contabilidad y anexa el tanto con las firmas de las Salidas firmadas y selladas.

19.5. Turna a firma del Jefe del Departamento de Almacén

General el oficio con la documentación anexa. 19.6. Archiva Salidas entregadas en áreas centrales y los

planteles. 20.1. Recibe de las áreas del plantel el Vale de Almacén,

y revisa que contenga las firmas de autorización, firma de recibido en la última copia y entrega al área.

20.2. Revisa existencias en Kardex y con base en la

experiencia y tipo de área, asigna la cantidad de artículos.

21.1. Prepara el material con el apoyo de su personal. 21.2. Informa al área que puede pasar a recoger el

material. 21.3. Solicitan anote en el Vale el nombre y firma de la

persona que lo recoge. 21.4. Entrega material y una copia del Vale. 21.5. Registra en tarjetas Kardex y anaquel la salida de

los bienes, con base en copia firmada del Vale. 21.6. Archiva las tarjetas Kardex y anaquel, así como el

Vale. .


35

Responsable y actividad Método Responsable de Almacén de Plantel 22. Elaborar Informe Mensual de

Entradas y Salidas y anexar Vales. 23. Turnar Informe Mensual para

autorización y envío. Jefe del Departamento de Almacén General 24. Recibir Informe Mensual de

Entradas y Salidas y enviar. Responsable de Control Operativo 25. Recibir Informe Mensual y los

Vales de planteles

22.1. Elabora el Informe Mensual de Entradas y Salidas

(ver formato 7) para reportar existencias del material de consumo, con base en las Salidas (vales de traspaso) recibidas, las cuales deberá notar como entradas y a los Vales por medio de los cuales surtió el material a las distintas áreas de los planteles, los cuales deben ser registrados como salidas.

22.2. Turna a su jefe inmediato Informe Mensual y los

Vales para su aprobación, e indica el número de Vales que se anexan,

23.1. El Jefe de la Unidad Administrativa turna a firma del

Director del Plantel para su envío al Departamento de Almacén General.

23.2. Paralelamente envía mediante correo electrónico el

Informe Mensual de Entradas y Salidas. 24.1. Recibe informe por correo electrónico y envía un

tanto al Responsable de Control Operativo para iniciar la revisión en cuanto a que el registro de entrada del plantel coincida con la Salida. Nota: En el caso de que el plantel no pueda turnar el informe por correo electrónico, espera a que le llegue por valija

24.2. Recibe el Informe Mensual y los Vales y turna al Responsable para concluir el cotejo.

25.1. Recibe un tanto del Informe Mensual enviado por

correo electrónico, y empieza a realizar la revisión. 25.2. Recibe del Jefe del Departamento del Almacén

General el Informe Mensual y los Vales que envía el plantel de manera documental.


36

Responsable y actividad Método Responsable de Control Operativo 26. Revisar el Informe Mensual y los

Vales elaborar oficio y entregar. Jefe del Departamento de Almacén General 27. Revisar el informe y enviar. Subdirección de Contabilidad. 28. Recibir Salidas, Informes y Vales,

realizar registro contables

26.1. Revisa que las cantidades reportadas en el

Informe coincidan con las Salidas (vales de traspaso) y con los Vales de Salida del Almacén del Plantel.

26.2. Elabora oficio para distribuir la documentación y

entrega. Nota: En caso de encontrar errores y diferencias comenta con el Jefe del Departamento de Almacén General para que aclare o turne oficio devolviendo el Informe Mensual y los Vales

27.1. Revisa con el Responsable de Control Operativo,

los casos donde hay errores o diferencias y da instrucciones para aclarar, de ser el caso, turna oficio regresando la documentación y solicitando su reelaboración.

27.2. Firma el oficio dirigido a la Subdirección de

Contabilidad enviando Informe Mensual y los Vales.

28.1. Recibe y revisa que se encuentren firmadas de

recibido:

Salidas correspondientes a la entrega del material entregado a las áreas de oficina generales, las que registrará como gasto.

Salidas (vales de traspaso) correspondientes a las entregas realizadas por el Almacén General a los planteles.

Los Vales de Salida del Plantel correspondientes a la entrega del material entregado a las áreas de plantel, las que registrará como gasto.

Informe Mensual de Entradas y Salidas


37

Responsable y actividad Método Subdirección de Contabilidad.

28.2. Realiza las actividades para la determinación del

costo promedio, el informe a registro contable, los movimientos en tarjeta Kardex de movimientos, registro del gasto en póliza, etc.

Continúa en el Proceso de Registro Contable.


DIAGRAMA

38

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

III. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE MATERIAL DE CONSUMO


SI

4T

SALIDA

OFICIO

RECIBIR OFICIO REVISAR

Y DISTRIBUIR FORMATOS DE

SALIDAS

¿ES PARA

PLANTELES ?

SI NO

SALIDA

SOLICITAR A LAS ÁREAS

RECOGER MATERIAL, REVISAR, RECABAR

FIRMA Y DISTRIBUIR

CONTINÚA EN EL PROCESO DE :"REGISTRO CONTABLE"

SALIDA

INFORME DIARIO

SALIDAS DE MATERIAL

O

RECIBIR,SALIDAS INFORME Y VALES

REALIZAR REGISTRO CONTABLE.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO II. ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO

INICIA

DOCUMENTACIÓN

6T

SALIDAS

AUTORIZAR FORMATO DE

SALIDA Y DEVOLVER

DOCUMENTACIÓN

6T

SALIDAS

RECIBIR Y REVISAR

FORMATO DE SALIDA

ACOMODAR Y EMPAQUETAR EL

MATERIAL

TERMINA

1

5

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN

¿ES CORRECTA

LA CANTIDAD

SOLICITUD DE SERVICIO DE TRANSPORTE

VALES DE SALIDA

SOLICITAR TRANSPORTE Y

AVISAR DE FECHAS DE ENVÍO

OFICIO

VALES

AVISAR DE ENVÍO A

PLANTELES AL DEPARTAMENTO Y

ARCHIVAR

VALES

INFROME DE ENTRADAS Y

SALIDAS

RECIBIR INFORME DE ENTRADAS Y SALIDA Y LOS

VALES DE PLANTELES

NO

INFORME

RECIBIR INFORME MENSUAL DE ENTRADAS Y

SALIDAS Y ENVIAR

SALIDAS

SALIDAS

RECIBIR SALIDAS CON SELLO Y FIRMA

DE RECIBIDO, REGISTRAR, TURNAR

Y ARCHIVAR


KARDEX

VALE DE SALIDA

RECIBIR VALE, REVISAR KARDEX, ASIGNAR MATERIAL

KARDEX

ANAQUEL

3

TARJETA

ANAQUEL

6T

SALIDAS

SURTIR VALE, REGISTAR EN

TARJETA ANAQUEL

17

9

10 11

12

13

14

15 16

17

18

3

8

1

OFICIO

FACTURA

VALE DE ABASTECIMIENTO

VALE DE SALIDA

RECIBIR DOCUMENTACIÓN

REVISAR

¿ES CORRECTA

LA INFORMACIÓN

?

OFICIO

FACTURA


VALE DE SALIDA

REGISTAR ASIGNAR NÚMERO,

SELLAR Y ENTREGAR COPIA

AL ÁREA SOLICITANTE

3 OFICIOFACTURA


VALE DE SALIDA

REGRESAR DOCUMENTACIÓN

AL ÁREA

OFICIO

FACTURA


VALE DE SALIDA

REGISTAR ASIGNAR NÚMERO,

SELLAR Y ENTREGAR COPIA

AL ÁREA SOLICITANTE

VALEOFICIO

INFORMEDE

EXISTENCIAS

REVISAR EXISTENCIAS, ANALIZAR Y ACORDAR

CANTIDADES ASURTIR

VALE

OFICIO

SALIDA

REGISTRAR DATOS EN EL PROGRAMA,

EMITIR EL FORMATO DE

SALIDA

2

4

5

DOCUMENTACIÓN

6T

SALIDAS

REGRESAR FORMATO DE

SALIDA PARA SU CORRECCIÓN

7

OFICIO

SALIDA

RECIBIR, REVISAR Y ENVIAR SALIDA

Y ARCHIVAR

1

SALIDA

CARGAR EL MATERIAL EN TRANSPORTE Y ENTREGAR SALIDAS

1

2

SALIDA

SALIDA

RECIBIR SALIDA, REVISAR, SELLAR,

ENTREGAR.REGISTAR LA ENTRADA DEL

MATERIAL

RESPONSABLE DE ALMACEN DE PLANTEL

F

SALIDA

19

SALIDA

SALIDA

RECIBIR ACUSE DE RECIBIDO DE

SALIDA, REGISTAR,


NO PROCEDE TRÁMITE

INFROME MENSUAL DE ENTRADAS Y

SALIDAS

VALES SALIDA

ELABORAR INFORME

MENSUAL DE ENTRADAS Y SALIDAS Y

ANEXAR VALES

KARDEXANAQUEL

SALIDA

SALIDA

PREPARAR MATERIAL,

ENTREGAR, REGISTAR SALIDA

Y ARCHIVAR

INFROME MENSUAL DE ENTRADAS Y

SALIDAS

VALES SALIDA

TURNAR INFORME MENSUAL PARA

AUTORIZAACIÓN Y ENVÍO

20

21

22

23

24

OFICIO

VALES

INFORME DE ENTRADAS Y

SALIDAS

REVISAR EL INFORME Y

VALES, ELABORAR OFICIO Y

ENTREGAR

2

2

25

OFICIO

VALES

INFORME DE ENTRADAS Y

SALIDAS

REVISAR EL INFORME Y VALES

Y ENVIAR

26 27

3

28

39

IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo


40

IV. Procedimiento de Registro de Entrada de Activo Fijo 1. Se dará entrada al almacén el activo fijo una vez que éste fue revisado

físicamente; cuenta con el visto bueno o dictamen de aceptación y las facturas presentadas por los proveedores cuentan con el sello de recibido en el almacén.

2. Los bienes de activo fijo que se resguarden estarán clasificados de acuerdo con la

partida presupuestal y a la subcuenta contable asignada a la por la Institución. 2. En el caso del activo fijo cuya entrega y revisión fue realizada en el área solicitante,

el almacén solicitará la documentación que permita sustentar el registro de entrada. 3. Cuando alguna área de oficinas generales, los planteles o centros de estudios

reciban de manera directa bienes de activo fijo por donación deberán informar al Departamento de Almacén General de su ubicación y turnarán copia del acta administrativa y el original de la factura, cuando se cuente con ella.

Los almacenes deberán regirse de acuerdo con el anexo 1 “Instructivo para la Donación e bienes”.

4. Los almacenes deberán informar a la Subdirección de Servicios de la entrada de los

bienes de activo fijo para su inclusión en la póliza de seguros. 5. El almacén general deberá establecer las medidas de control y seguridad para el

resguardo del software. 6. El almacén general elaborará el Informe Diario de Entradas al Almacén General, en

el que se concentre el total de activo fijo al que se le dio entrada durante el día, dejando en blanco las columnas de “precio unitario” e “importe total”.

7. El almacén general entregará a la Subdirección de Contabilidad el Informe Diario de

Entradas al Almacén General, a más tardar dos días hábiles después de la fecha de entrada del material.

8. El almacén general integrará y mantendrá debidamente actualizados los

expedientes con la documentación soporte de las entradas del activo fijo.

DESCRIPCIÓN IV. Procedimiento de Registro de Entrada Activo Fijo

41

Responsable y Actividad Método Responsable de Recepción y Distribución 1. Elaborar memorando, turnar

documentos de activo fijo recibido para registrar su entrada.

Personal de Control de Inventarios 2. Recibir documentos y realizar

registro. Responsable de Control Operativo 3. Elaborar Entradas de AF (Activo

Fijo) de nueva adquisición.

Viene del

I. Procedimiento de Recepción, Revisión y Almacenamiento de los

Bienes Adquiridos por el Colegio 1.1. Elabora memorando en original y una copia

informando al Personal de Control de Inventarios la entrada de bienes de activo fijo, anexa copia de la factura sellada de recibido.

1.2. Turna y recaba firma de recibido en la copia del

memorando. 2.1. Recibe del Responsable de Recepción y

Distribución el memorando y la fotocopia de factura y revisa la cantidad de activo fijo recibido en los almacenes.

2.2. Registra en la fotocopia del Contrato-Pedido o

contrato por licitación, la fecha y la cantidad de los bienes recibidos.

2.3. Recibe copia del oficio, fotocopia de la factura y la

copia del acta administrativa, de las áreas, planteles y/o centros que hayan recibido activo fijo por donación.

3.1. Registra en el programa de cómputo las entradas

de bienes de activo fijo por compra o donación. Nota: Se deberá incluir, por separado, lo correspondiente al software.

3.2. Asigna número de entrada, y emite la forma de

Entrada (ver formato 8) en tres tantos y entrega al Jefe del Departamento de Almacén General.


42

Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 4. Recibir y revisar el registro de

entradas. 5. Regresar los formatos de Entrada

para su corrección. 6. Aprobar la Entrada, distribuir y

archivar. Responsable de Recepción y Distribución 7. Recibir, revisar y firmar.

4.1. Recibe las formas de Entradas de nueva

adquisición. 4.2. Revisa con base en su expediente de recepción de

bienes e identifica:

¿Captura de entradas correcta? NO: Continúa en la actividad número 5 SI: : Continúa en la actividad número 6

No está correcta la captura de entradas 5.1. Regresa los formatos de Entrada para su

corrección. 5.2. Regresa a la actividad número 3 Si está correcta la captura de entradas 6.1. Aprueba la Entrada y turna al Responsable de

Recepción y Distribución para su firma en todos los tantos.

6.2. Distribuye:

Responsable de Recepción y Distribución Responsable de Control Operativo Archivo del Departamento con las firmas de

acuse de recibido.

6.3. Archiva el formato de Entrada. 7.1. Recibe la forma de Entrada. 7.2. Revisa, con base en su expediente regresa al

Jefe del Departamento del Almacén firmada de recibido.


43

Responsable y actividad Método Responsable de Control Operativo 8. .Asignar número de entrada Elaborar

el informe de entradas del día y turnar.

Jefe del Departamento de Almacén General 9. Aprobar el informe, distribuir y

archivar. Personal de Inventarios 10. Registrar, elaborar concentrado de

entradas de activo fijo y turnar.

8.1. Asigna número de entrada a y registra en la libreta de control.

8.2. Elabora el Reporte Diario de entradas de activo fijo

(ver formato 9) de acuerdo lo siguiente: Compra, Por baja definitiva Por traspaso Por robo o extravío Donación

8.3. Turna a revisión de su jefe inmediato. 9.1. Recibe y revisa con base en las Entradas el

Reporte Diario de Entradas En caso de tener errores solicita se elabore de nuevo.

9.2. Distribuye el Informe Diario de Entradas de la

manera siguiente: 1.- Subdirección de Contabilidad, anexa facturas 2.- Departamento de Compras (por adquisición) 3.-Personal de Control de Inventarios. 3.- Departamento de Almacén General 4.-Archivo.

9.3. Archiva la copia del Informe Diario de Entradas

que sirvió como acuse de recibido en el expediente correspondiente.

10.1. Registra en kardex la entrada de los bienes de

acuerdo con la clave CABMS 10.2. Elabora en dos tantos el concentrado mensual de

entradas de activo fijo 10.3. Turna al Jefe del Departamento para su revisión y

visto bueno


44

Responsable y actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 11. Recibir documentación revisar y

turnar. Subdirección de Contabilidad 12. Recibir documentación de entradas

de activo fijo

11.1. Recibe el concentrado mensual de activo fijo y

revisar, de encontrar errores, solicita su reelaboración.

11.2. Firmar el concentrado mensual de bienes de activo

fijo y turnar a la Subdirección de Contabilidad. 12.1. Recibir: Entradas, Reportes las facturas y

concentrado mensual de bienes de activo fijo. 12.2. Realizar los registros correspondientes.

Continúa en el Proceso de Registros Contable


CONTINÚA EN PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO

DIAGRAMA

45

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN JEFE DEL DEPARTAMENTO

DE ALMACÉN GENERAL

IV. DIAGRAMA DE FLUJO PARA REGISTRO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO


ELABORARENTRADAS DE AF (ACTIVO FIJO) DE

NUEVA ADQUISICIÓN

ENT RADAO Y 3 C

¿ CAPTURA DE

ENTRADAS CORRECTA?

SI

NOREGRESAR LOS

FORMATOS DE ENTRADA PARA

SU CORRECCIÓN

ENTRADA

APROBAR, ENTRADA,

DISTRIBUIR Y ARCHIVAR .

CONT INÚA EN EL PROCESO DE :"REGIST ROS CONT ABLE"

F

FACT URAS Y/OREMISIONES


O

RECIBIR DOCUMENTACIÓNDE ENTRADAS DE

ACTIVO FIJO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO I. RECEPCIÓN, REVISIÓN Y ALMACENAMIENTO DEBIENES ADQUIRIDOS POR EL COLEGIO

INICIA

I

ENTRADAS

RECIBIR Y REVISAR EL REGISTRO DE

ENTRADAS.

TERMINA

CONTINUA EN V PROCEDIMIENTO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO

1 3 4

6

12

5


PERSONAL DE CONTROL DE INVENTARIOS

2ELABORAR

MEMORANDO, TURNAR

DOCUMENTOS DEL MATERIAL RECIBIDO

PARA REGISTRAR SU ENTRADA..

FACTURA

O

7

EXPEDIENTE

ENTRADA

RECIBIR, REVISAR Y

FIRMAR..

REPORTE DIARIO

ASIGNAR NÚMERO DE ENTRADA, ELABORAR EL INFORME DE

ENTRADAS DEL DÍA Y TURNAR

ENT RADAS

8

INF. DIARIO DE ENT RADAS

REPORTE DIARIO DE ENTRADAS

APROBAR EL INFORME,


ENT RADAS

9

CONC. MENSUAL DE ENTRADAS Y

SAIDAS.

KARDEX

REGISTRAR, ELABORAR

CONCENTRADO DE ENTRADAS DE ACTIVO FIJO Y

TURNARINF. DIARIO DE

ENT RADAS

10

RECIBIR DOCUMENTACIÓN

Y REVISAR

CONC. MENSUAL DE BIENES DE ACT . FIJ .

11

ACTA ADMVA.

CONTRATO-PEDIDO

FACTURA

RECIBIRDOCUMENTOS Y

REALIZAR ENTRADA

46

V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General


47

V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General 1. El Jefe del Departamento de Almacén General actualizará el Catálogo de Bienes

de Activo Fijo de acuerdo a la subcuenta contable y a la clasificación por objeto del gasto, previo acuerdo con el Director Administrativo y entregará un ejemplar a los almacenes.

2. El Departamento de Almacén General, a través del personal de control de

inventarios, realizará los registros de control de los bienes de activo fijo con la asignación de la CATÁLOGO DE ADQUISICIONES, BIENES MUEBLES Y SERVICIOS

3. El Jefe del Departamento de Almacén General, con base en el presupuesto de

inversión autorizado, en cuanto a la distribución de los bienes de activo fijo a las áreas de Oficinas Generales, los Planteles y Centros de Estudio (Sistema de Enseñanza Abierta).

4. El personal de control de inventarios elaborará la Salida de Bienes de Activo Fijo

de cada uno de los bienes entregados, así como los recibidos en donación a las áreas de Oficinas Generales, los Planteles o Centros de Estudio del Sistema de Enseñanza Abierta y turnará, a través del Jefe del Departamento de Almacén General, una copia al Departamento de Contabilidad al cierre de cada mes.

5. El personal de control de inventarios en Oficinas Generales, elaborará el

Resguardo de Activo Fijo correspondiente, de los bienes adquiridos o recibidos en donación al tener conocimiento del personal a quien se asignaron los mismos.

6. El personal de control de inventarios registrará en el kardex, la salida de los bienes

de activo fijo que se surten a las áreas de Oficinas Generales, a los Planteles y Centros de Estudio del Sistema de Enseñanza Abierta.

7. El Jefe de Control de Inventarios registrará las salidas en el Concentrado Mensual

de Salidas de Bienes de Activo Fijo. 8. El Jefe del Departamento de Almacén General enviará una impresión del

Concentrado Mensual de salidas de Bienes del Activo Fijo a la Subdirección de Contabilidad, dos días después del cierre del mes.

Descripción V. Procedimiento de Salida de Activo Fijo del Departamento de Almacén General

48

Responsable y Actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 1 Recibir presupuesto de inversión. 2 Revisar y de ser el caso actualizar

el catálogo y marcar bienes Personal de Control de Inventarios 3 Actualizar los determinantes en el

catálogo y marcar bienes.

1.1 Recibe copia del presupuesto de inversión autorizado

en el que se relacionan los bienes de activo fijo adquiridos y el área responsable, plantel o centro de estudio (SEA) al que fueron asignados.

2.1 Revisa y de ser el caso actualizar, el Catálogo de

Bienes de activo Fijo y envía a los almacenes. NOTA: En caso de los bienes de activo fijo recibidos en donación, identifica en el catálogo, la clasificación de los mismos, y de no estar considerados en éste se asignará un determinante nuevo con base a las características del bien, anotando el consecutivo siguiente. Para el software asignará la clave conforme al catálogo específico para estos bienes 3.1 Elabora el listado de los nuevos determinantes y turna

al personal de control de inventarios, para su inclusión en el programa del inventario de bienes de activo fijo.

3.2 Actualiza el Catálogo de Bienes de Activo Fijo, en el

que se enlistan los bienes de la Institución, por la subcuenta contable, la partida presupuestal y el determinante respectivo.

3.3 Realiza la identificación física de cada bien y marca

los mismos, con el determinante respectivo. 3.4 Recibe del Jefe del Departamento de Almacén

General notificación para la entrega y envío de la actualización al Catálogo de Bienes de Activo Fijo a las áreas de oficinas generales y con oficio envía a los Responsables del Almacén General.

3.5 Recaba firma de recibido en el oficio correspondiente


49

Responsable y Actividad Método Personal de Control de Inventarios 4 Elaborar Salida de Activo Fijo,

para su registro e identificar. 5 Solicitar transporte para el envío. 6 Entregar los bienes de activo fijo y

recabar firma.

4.1 Elabora Salida de de Activo Fijo (ver formato ) en

original y dos copias, de acuerdo al tipo de los bienes de activo fijo, por cada área, plantel o centro. Archiva temporalmente la copia dos de vale de salida.

4.2 Identifica el área, plantel o centro al que fueron

asignados los bienes. ¿Son bienes de activo fijo asignados a plantel? Sí: Continúa en la actividad número 5 No: Continúa en la actividad número 6 Sí son bienes de activo fijo asignados a plantel 5.1 Solicita al Jefe del Departamento, tramite el

transporte para el envío de los bienes de activo fijo a los planteles y los centros de estudio (SEA), recaba la firma de recibido en el vale de salida.

NOTA: El Responsable del Almacén en Plantel recibirá el original y la copia uno del Salida A F, firmará de recibido en la copia uno y devolverá el original al almacén general.

No son bienes de activo fijo asignados a plantel 6.1 Entrega los bienes de activo fijo en las áreas de

oficinas generales, de acuerdo con la asignación establecida.

6.2 Recaba en el original de Salida A el nombre y la

firma de recibido de los responsables de las áreas de Oficinas Generales al momento de la entrega de los bienes.

6.3 Entrega la copia uno salida al titular del área a quien

se asignó el bien de activo fijo y solicita el nombre del resguardatario en la salida.


50

Responsable y Actividad Método Personal de Control de Inventarios 7 Elaborar el Resguardo de Activo

Fijo, acudir al área. 8 Realizar correcciones e imprimir.

7.1 Elabora en el programa de cómputo, el Resguardo de

Activo Fijo (ver formato ) con base en el original de la para el resguardatario de las áreas de Oficinas Generales con los datos siguientes:

De los bienes de activo fijo:

Número de resguardo, Área responsable y clave, fecha de elaboración, nombre del bien de activo fijo según la clasificación señalada en el catálogo de bienes de activo fijo del almacén general,

determinante, número de unidades, estado físico (en servicio, deteriorado), número de serie, en su caso.

Del responsable del resguardo

Registro Federal de Contribuyentes, nombre completo del resguardatario, puesto, fecha de recibido, firma de conformidad.

7.2 Obtiene una impresión con copia del Resguardo de

Activo Fijo, acude al área de Oficinas Generales para su entrega.

7.3 Realiza la verificación física de los bienes y los datos

del Resguardo de Activo Fijo, con el resguardatario.

¿Es correcta? No: Continúa en la actividad número 8 Sí Continúa en la actividad número 9 No es correcta 8.1 Realiza la corrección en el Resguardo de Activo Fijo,

obtiene nuevamente la impresión y una copia.


51

Responsable y Actividad Método Personal de Control de Inventarios 9 Obtener firma de conformidad y

entregar resguardo. 10 Recibir bienes donados, registrar y

elaborar Salida.

11 Registrar y elaborar el Concentrado Mensual de Salida de Activo Fijo.

Sí es correcta la información contenida en el resguardo 9.1 Obtiene la firma de contenida en el Resguardo de

Bienes de Activo Fijo y entrega la copia del resguardatario.

9.2 Archiva la copia del resguardo con la firma de

conformidad del resguardatario. (Continúa en la actividad número 11).

10.1 Son bienes donados, espera documentos. 10.2 Recibe copia del oficio, del acta administrativa y la

fotocopia de la factura, como notificación de los bienes de activo fijo recibidos en donación, captura el determinante en el programa de cómputo.

10.3 Registra en el kardex el alta de los bienes de activo

fijo adquiridos o recibidos en donación y elabora, al tener conocimiento de la asignación de los mismos, el Vale de Salida de Bienes de Activo Fijo en original y dos copias, para cada uno de los bienes de activo fijo, por cada área, plantel o centro, distribuye:

Original: Departamento de Almacén General (personal de control de inventarios), Copia 1: Área, plante o centro, Copia 2: Departamento de Contabilidad.

10.4 Regresa a la actividad número 7. 11.1 Registra en el kardex por el determinante, la salida

de bienes adquiridos o recibidos en donación, con base en el original de la Salida A F, para las Oficinas Generales, los Planteles o Centros de Estudio (SEA).

11.2 Elabora el Concentrado Mensual de Salidas de

Bienes de Activo Fijo con base en el original del Salida AF, de acuerdo al folio, al consecutivo, la subcuenta contable correspondiente a cada bien, el importante de los bienes surtidos y archiva el vale.


52

Responsable y Actividad Método Jefe del Departamento de Almacén General 12 Recibir, revisar, el concentrado,

firmar y turnar a la Subdirección de Contabilidad.

Subdirección de Contabilidad 13. Recibir informe y realizar , registros

contables

11.3 Anota en el concentrado por subcuenta contable el

costo total de los bienes de activo fijo, extrae la copia dos del ale de salida del archivo y anexa.

11.4 Obtiene dos impresiones del concentrado y turna al

Jefe del Departamento de Almacén General. 12.1 Recibe las dos impresiones del Concentrado

Mensual de Salida de Bienes de Activo Fijo y como anexo la copia dos del Vale de Salida de Bienes de Activo Fijo.

12.2 Revisa y firma en el concentrado mensual, y turna al

Jefe del Departamento de Contabilidad, con la copia dos de los Vales de Salida de Bienes de Activo Fijo.

NOTA: Se turnarán, dos días después del cierre de mes, las copias de los vales de salida de los últimos movimientos a la Subdirección de Contabilidad.

12.3 Recaba la firma de recibido en una impresión del

concentrado mensual de salidas. 12.4 Archiva la impresión con las firmas de recibido del

concentrado mensual de salidas de activo fijo para su control y consulta.

13.1 Recibir Salidas AF, concentrados realizar registro

contables


DIAGRAMA

53

V. DIAGRAMA DE FLUJO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACEN GENERAL PERSONAL DE CONTROL DE INVENTARIO

VIENE DEL IV PROCEDIMIENTO DE REGIST RO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJP

INICIO

SALIDA

SOLICITAR TRANSPORTE PARA ENVÍO

SALIDAKARDEX

FACTURA

ACTA ADMINISTRATIVA

PRESUPUESTO

RECIBIR EL PRESUOUESTO

DE INVERSIÓ

REVISAR Y DE SER EL CASO

ACTUALIZAR CATÁLOGO

OFICIO

CATÁLOGO DE BIENES

DISTRIBUIR CATÁLOGO Y

MARCAR BIENES

SALIDA

ELABORAR SALIDA DE ACTIVO FIJO

PARA SU REGISTRO E IDENTIFICAR

¿SON BIENES ASIGNADOS AL

PLANTEL?

SALIDA

OFICIO

ENTREGAR LOS BIENES DE ACTIVO

FIJO Y RECABAR FIRMA

RESGUARDO

ELABORAR RESGUARDO DE

ACTIVO FIJO, ACUDIR AL AREA

¿ESTÁ CORRECTAO?

SALIDA

REALIZAR CORRECCIONES E

IMPRIMIR

RESGUARDO

OBTENER FIRMA DE CONFORMIDAD Y

ENTREGAR RESGUARDO

RECIBIR BIENES DONADOS

REGISTAR Y ELABORAR SALIDA

SALIDAS

CONCENTRADO MENSUAL

DE SALIDA

KARDEX

ELABORAR CONCENTRADO

MENSUAL DE SALIDA DE ACTIVO

FIJO SALIDAS

CONCENTRADO

RECIBIR, REVISAR CONCENTRADO

FIRMAR Y TURNAR A LA


F

FACTURAS Y /OREMISIONES


O

RECIBIR INFORME Y REALIZAR REGISTRO CONTABLE.

TERMINA

SUBDIRECCIÒN DE CONTABILIDAD

1

1

CONTINÚA EN EL PROCESO DE REGISTRO CONTABLES

CONTINÚA EN ENTRAGA EN PLANTELES

SI

SI

NO

NO

1

2

34

65

7

8

9

1011

12

13

54

OFICIOS MODELO

1. Oficio modelo de entrega de bienes

2. Oficio modelo para la solicitud de dictamen técnico

3. Oficio modelo de dictamen técnico

4. Oficio modelo de informe de dictamen técnico

5. Oficio modelo para proveedor

55

1. OFICIO MODELO DE ENTREGA DE BIENES

1 No. Referencia 2 Fecha.

3 Jefe del Departamento de Compras P r e s e n t e. De acuerdo a la Licitación Pública 4__________________________ de fecha 5___________________, el proveedor 6_______________________________________, entregó las siguientes partidas, del contrato 7____________________________________: PARTIDA DESCRIPCIÓN FECHA DE CANTIDAD ENTREGA 8 9 10 11 ATENTAMENTE 12 Jefe del Depto. de Almacén General. c.c.p. PROVEEDOR. c.c.p. JEFE DEL ÁREA OPERATIVA DEL ALMACÉN GENERAL. c.c.p. ARCHIVO.

56

INSTRUCTIVO

1. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE ENTREGA DE BIENES No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

No. de Referencia

Fecha

Nombre

Número de la Licitación Pública

Fecha

Proveedor

Contrato

Partida

Descripción

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión. En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el oficio. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Compras. El número de la Licitación Pública que corresponda. Con número el día, con letra el mes y con cuatro números el año en que se dio el fallo. El nombre completo, con mayúsculas y en negritas, de la empresa o del proveedor cuando es persona física. Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo la fecha correspondiente a la firma. Número de concepto asignado a los bienes licitados. Especificar el bien o servicio entregado. Con dos números cada uno, separados por diagonales, el día, mes y año de entrega del servicio o material. El número de artículos y con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio entregado. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

57

2. OFICIO MODELO PARA LA SOLICITUD DE DICTAMEN TÉCNICO


3 ÁREA ENCARGADA DE ELABORAR EL DICTAMEN TÉCNICO Presente. Solicito a usted, gire instrucciones a fin de que se realicen las pruebas de cumplimiento de las especificaciones técnicas de los bienes entregados por el proveedor: 4_____________________ de las siguientes partidas del contrato: 5_____________________________, por lo anterior le solicito su dictamen a mas tardar el día 6_________________________, de lo contrario se dará por aceptado dicho material. LICITACIÓN PUBLICA: 7_____________________ PARTIDA DESCRIPCIÓN FECHA DE CANTIDAD ENTREGA 8 9 10 11 ATENTAMENTE 12 Jefe del Depto. de Almacén General. c.c.p. JEFE DEL DEPTO. DE COMPRAS. c.c.p. JEFE DEL ÁREA OPERATIVA DEL ALMACÉN GENERAL. c.c.p. ARCHIVO.

58

INSTRUCTIVO

2. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA LA SOLICITUD DE DICTAMEN TÉCNICO

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

No. de Referencia

Fecha

Nombre

Proveedor

Contrato

Fecha límite

Licitación Pública

Partida

Descripción

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión. En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el oficio. Siglas de la profesión, nombre, apellidos y el puesto que ocupa el responsable del área técnica encargada de emitir el dictamen técnico correspondiente al material o servicio recibido. El nombre completo, con mayúsculas y en negritas, de la empresa o del proveedor cuando es persona física. Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo la fecha correspondiente a la firma. Con número el día, con letra el mes y con cuatro números el año, de la fecha límite en que deberá ser emitido el dictamen técnico. El número de la Licitación Pública correspondiente. Número correspondiente del concepto sujeto a dictamen técnico. Especificar el bien o servicio sujeto a dictamen técnico. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año de entrega del servicio o material sujeto a dictamen técnico. El número de artículos y con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio sujeto a dictamen técnico. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

59

3. OFICIO MODELO DE DICTAMEN TÉCNICO


3 Jefe del Departamento de almacén General P r e s e n t e. En respuesta al oficio de fecha 4 _________________________, con número de referencia 5 ___________________________, se realizaron las pruebas a las partidas: 6 ____________________del proveedor 7 _________________________________, del contrato 8____________________ correspondiente a la Licitación Pública 9__________________ siendo dicho material 10 ___________. ATENTAMENTE 11 Jefe del área que emite el dictamen técnico. c.c.p. JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. c.c.p. JEFE DEL ÁREA OPERATIVA DEL ALMACÉN GENERAL. c.c.p. ARCHIVO

60

INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE DICTAMEN TÉCNICO No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

Num. de referencia

Fecha

Nombre

Fecha de oficio de referencia

Referencia

Partidas dictaminadas

Proveedor

Contrato


Dictamen

Nombre y Puesto

En la parte superior derecha las siglas correspondientes al área que emite el dictamen técnico, el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión. En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el oficio. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General. Día, mes y año del oficio de la solicitud del dictamen técnico. Las siglas y números de control del oficio mediante el cual el Jefe del Departamento de Almacén General solicitó el dictamen. Especificar cada uno de los números de las partidas dictaminadas Con mayúsculas el nombre o razón social completo del proveedor de las partidas que se dictaminan. Con mayúsculas el número completo del contrato tal y como aparece en el documento, incluyendo la fecha correspondiente a la firma. Número de Licitación Pública correspondiente. ACEPTADO o RECHAZADO según corresponda el dictamen, cuando todos los bienes son dictaminados de igual manera. En el caso de que algunos bienes sean aceptados y otros rechazados, enliste de acuerdo con el oficio de solicitud la PARTIDA, DESCRIPCIÓN, CANTIDAD y DICTAMEN. Siglas de la profesión, nombre y apellidos de la persona titular del área que emite el dictamen técnico, puesto y nombre del área correspondiente.

61

4. OFICIO MODELO DE INFORME DE DICTAMEN TÉCNICO


3 Jefe del Departamento de Compras P r e s e n t e. De acuerdo a la Licitación Pública: 4________________________, de fecha 5________________, se acepta del proveedor: 6___________________________________, las siguientes partidas, del contrato: 7_____________________________ de acuerdo al oficio de referencia: 8 ______________________, del 9____________________________________. PARTIDA DESCRIPCIÓN FECHA DE CANTIDAD ENTREGA 10 11 12 13 ATENTAMENTE 14 Jefe del Depto. de Almacén General. c.c.p. PROVEEDOR. c.c.p. JEFE DEL ÁREA OPERATIVA DEL ALMACÉN GENERAL. c.c.p. ARCHIVO.

62

INSTRUCTIVO

4. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO DE INFORME DE DICTAMEN TÉCNICO

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

No. de Referencia

Fecha

Nombre


Fecha de la Licitación Pública

Proveedor

Contrato

Referencia

Nombre

Partida

Descripción

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión. En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto 1: el día, mes y año en que se emite el oficio. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Compras. El número de la Licitación Pública correspondiente. El día (con número), mes (con letra) y año (con cuatro números) de la licitación. El nombre completo, con mayúsculas y en negritas, de la empresa o del proveedor cuando es persona física. Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato incluyendo la fecha correspondiente a la firma. Las siglas y números de control del oficio mediante el cual el área técnica emitió el dictamen. Siglas de la profesión, nombre y apellidos de la persona que emitió el dictamen técnico de las partidas de referencia, puesto y nombre del área correspondiente. Número correspondiente al concepto sujeto a dictamen técnico. Especificar el bien o servicio dictaminado. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año de entrega del servicio o material dictaminado. El número de artículos y con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc. del bien o servicio que se dictaminó. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

63

5. OFICIO MODELO PARA PROVEEDOR


Nombre del Proveedor 3 Dirección del Proveedor 4 Nombre 5 Apoderado Legal del Proveedor De acuerdo a la Licitación Pública 6____________________ de fecha 7_________________, Contrato 8____________________; se rechaza la partida 9_____________ no cumple 10___________________________, de acuerdo al Oficio de referencia 11________________________ de fecha 12_________________ del presente, firmado por él 13___________________________, _______ _________________________. PARTIDA DESCRIPCIÓN FECHA DE CANTIDAD ENTREGA 14 15 16 17

A T E N T A M E N T E 18

Jefe del Departamento de Almacén General

c.c.p. Jefe del Departamento de Compras. . Jefe del Área Operativa del Almacén General. . Archivo.

64

INSTRUCTIVO

5. PARA EL LLENADO DEL OFICIO MODELO PARA PROVEEDOR

No. CONCEPTO ANOTAR 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

No. de Referencia

Fecha

Nombre del proveedor

Dirección del proveedor

Nombre del apoderado legal del proveedor


Fecha de la Licitación Pública

Contrato

Partida

Motivo

Referencia

Fecha

Nombre y cargo

Partida

Descripción

Fecha de entrega

Cantidad

Nombre

En la parte superior derecha las siglas correspondientes a la Dirección Administrativa (DA), al Departamento de Almacén General (DA) y a Licitación Pública (LP); guión y anotar la letra mayúscula que corresponda (E=entrega, P=prueba, A=aceptación, R=rechazo), guión y el número consecutivo de oficio, una diagonal y el año de su emisión. En la parte superior derecha, inmediatamente abajo y alineado al punto 1: el día con número, mes con letra y año con número en que se emite el oficio. Nombre o razón social completo del proveedor. Calle, número, colonia, delegación, entidad federativa o estado, código postal y teléfono del proveedor. Tres renglones abajo del punto 4 y en la parte central de la hoja a continuación de la leyenda ATENCIÓN: anotar las siglas de la profesión, nombre y apellidos de la persona apoderada legal del proveedor. El número de la Licitación Pública correspondiente. El día (con número), mes (con letra) y año (con cuatro números) de la licitación. Con mayúsculas y en negritas el número completo del contrato incluyendo la fecha correspondiente a la firma. Número correspondiente a lo(s) concepto(s) dictaminados. Anotar las especificaciones que no se cumplen y son motivo de rechazo. Las siglas y números de control del oficio mediante el cual el Jefe del Departamento de Almacén General solicitó el dictamen de las partidas rechazadas. Día, mes y año del oficio de la solicitud del dictamen técnico. Nombre, apellidos, cargo y área de la persona que firmó el oficio de dictamen de las partidas rechazadas. Número correspondiente a lo(s) conceptos (s) dictaminados. Especificar el bien o servicio dictaminado. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año de entrega del servicio o material dictaminado. Especificar con número la cantidad y con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc. del artículo o servicio dictaminado. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

FORMATOS

65

1. Entrada

2. Tarjeta Anaquel

3. Informe Diario de Entradas de Material de Consumo al Almacén General

4. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Oficinas Generales

5. Vale de Almacén (Reporte Diario de Salidas) Planteles

6. Salida

7. Informe Mensual de Entradas

8. Entrada de Activo Fijo

9. Salida de Activo Fijo

10. Reporte Diario de Entradas Activo Fijo

FORMATO 1

66


DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

ENTRADA

Proveedor : 1 ( ) 6 Dirección : 2 Fecha : 7 Población : 3 Factura : 8 R.F.C. : 4 Pedido : 9 Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción

11 12 13 14 15 ALMACENISTA AUTORIZÓ ________________________ __________________ 16 17

INSTRUCTIVO

1. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE MATERIAL DE CONSUMO

67

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

Proveedor

Dirección

Población

R. F. C.

Entregar

Num. Proveedor

Fecha

Factura

Pedido

Sol. De Bienes

Cantidad

Clave

Un.

C. Contable

Descripción

Almacenista

Autorizó

Razón social de la empresa o nombre del proveedor cuando es persona física, que surte las partidas. Calle, número, colonia del proveedor. Delegación política, entidad federativa o estado del proveedor. Siglas y números correspondientes al registro federal de contribuyente del proveedor. Almacén. Número, correspondiente al proveedor, del catálogo de proveedores. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año correspondiente al tiempo en que se ingresa el artículo. Número correspondiente a la factura con la cual surte el proveedor. Número de pedido del Colegio. Número de la solicitud de compra o número de requisición. El número de artículos. Número de la clave de almacén. Unidad, número, cifra, pieza o cantidad que se tome como medida del artículo. Número de cuenta contable respectiva. Especificar, definir o enunciar con claridad la mercancía. Nombre y apellidos del almacenista. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

FORMATO 2

68

TARJETA DE ANAQUEL

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Almacén General

C. CONTABLE ___________1 TARJETA Núm. _________3 C. ALMACÉN ____________2

UNIDAD ________4 MÍNIMO ________5

ARTÍCULO 6_____________________________________________ _________________________________________________________

7 8 9 10 11 12 FECHA ENTRADA SALIDA EXIST. ÁREA REG. POR

S

OY

M 8

9 –

08 A

01

INSTRUCTIVO

2. PARA EL LLENADO DE LA TARJETA DE ANAQUEL

69

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

Cuenta Contable

Clave de Almacén

Tarjeta Número

Unidad

Mínimo

Artículo

Fecha

Entrada

Salida

Existencia

Área

Reg. por

Número de cuenta contable respectiva. Número de la clave de almacén. Número consecutivo correspondiente a la tarjeta. El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como medida del artículo. Cantidad a partir de la cual se debe solicitar nueva dotación del artículo. Definir o enunciar con claridad la mercancía o producto. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año (correspondiente al tiempo) en que se ingresa al almacén el artículo. Cantidad de unidades ingresada, anotada en números. Cantidad de unidades, en números, descargada o surtida. Cantidad total de unidades que deben existir almacenadas después de sumar una entrada o restar una salida. El número correspondiente al área a la que se entrega la salida. La firma o antefirma que permitan reconocer a la persona que efectuó el registro del material.

FORMATO 3

70

Hoja ___ de ___

1

FOLIO 2

DIA MES AÑO

3 4 5

CLAVE DE MATERIAL CONSE-CUTIVO ALMACÉN CONTABLE

DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL

CANTI-DAD

UNI-DAD FACTURA NOMBRE DEL

PROVEEDOR REQ. NUM.

PEDIDO NUM.

PRECIO UNITARIO

IMPORTE TOTAL

6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

ELABORÓ: 18 APROBÓ: JEFE DPTO. ALMACÉN G. 21 RECIBÍ FACTURAS: DPTO. COMPRAS 24 OBSERVACIONES: 27 NOMBRE: 19 NOMBRE: 22 NOMBRE: 25 FOLIOS ENTRADA DE _ A _ 28 FIRMA: 20

FIRMA: 23 FIRMA: 26

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Departamento de Almacén General

INFORME DIARIO DE ENTRADAS DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACÉN GENERAL

INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS

DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACÉN GENERAL

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

HOJA __ DE ___

FOLIO

DÍA

MES

AÑO

CONSECUTIVO

CLAVE DE MATERIAL DE ALMACÉN

CLAVE CONTABLE

DESCRIPCIÓN DEL

MATERIAL

CANTIDAD

UNIDAD

NUM. DE REMISIÓN O FACTURA

NOMBRE DEL PROVEEDOR

REQ. NÚM.

PEDIDO NÚM.

PRECIO UNITARIO

IMPORTE TOTAL

Número consecutivo de la hoja y número total de hojas que constituyen el informe. Número consecutivo durante el año. Con número el día correspondiente. Con número el correspondiente al mes. Con número de cuatro dígitos el año correspondiente. Número progresivo de partida. Número de la clave que el almacén le otorga al artículo según catálogo. Número de cuenta contable según catálogo. Breve descripción de los artículos. Número o medida de los artículos que se surten. Especificar con letra la unidad de medida, especie, volumen, peso, etc. del artículo solicitado, según el catálogo del almacén. El número de la remisión o factura que ampara al artículo surtido. Razón social de la empresa o nombre del proveedor cuando es persona física, que surte las partidas. Número de requisición correspondiente al artículo. Número de pedido del Colegio. No aplica. No aplica.

INSTRUCTIVO

3. PARA EL LLENADO DEL INFORME DIARIO DE ENTRADAS

DE MATERIAL DE CONSUMO AL ALMACÉN GENERAL

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

ELABORÓ

NOMBRE

FIRMA

APROBÓ

NOMBRE

FIRMA

RECIBÍ FACTURAS

NOMBRE

FIRMA

OBSERVACIONES

FOLIOS ENTRADA

Auxiliar de Control de Inventarios. Nombre y apellidos del Auxiliar de Control de Inventarios. Firma del Auxiliar de Control de Inventarios. Jefe del Departamento de Almacén General. Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General. Firma del Jefe del Departamento de Almacén General. Departamento de Compras. Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Compras. Firma del Jefe del Departamento de Compras. Breve comentario que alguna de la áreas considere pertinente. Anotar los números de folio de entrada correspondientes.

FORMATO 4

FOLIO 1

DÍA MES AÑO

2 3 4

DEPENDENCIA A.R. SUBDEPENDENCIA A.R.

5

6 7 8

ENTREGADO A: PARA USO DE:

9

10

USO EXCLUSIVO ALMACÉN

CANT. UNIDAD CLAVE ALM. C.C. ARTÍCULO DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTI

DAD COSTO

UNITARIO IMPORTE

11 12 13 14 15 16 17 18 19

IMPORTE TOTAL 20

OBSERVACIONES ENTREGADO POR:

21

22

AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACÉN

23

24

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

25

SO

YM

93

– 01

B92


VALE DE ALMACÉN (REPORTE DIARIO DE SALIDAS)

OFICINAS GENERALES

INSTRUCTIVO

4. PARA EL LLENADO DE VALE DE ALMACÉN

(REPORTE DIARIO DE SALIDAS) OFICINAS GENERALES

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

FOLIO NÚM.

DÍA

MES

AÑO

DEPENDENCIA

A.R.

SUBDEPENDENCIA

A.R.

ENTREGADO A

PARA USO DE

CANT.

UNIDAD

CLAVE ALM.

C.C.

ARTÍCULO DESCRIPCIÓN

UNIDAD

CANT

Número consecutivo durante el año. Con número el día correspondiente. Con número el correspondiente al mes. Con número de cuatro dígitos el año correspondiente. Nombre del área responsable. Número del área responsable. Área específica que solicita los artículos. Número del área. Nombre de la persona o área que recibirá. Nombre del área o usuario final. Número de artículos solicitados. Unidad de medida del artículo solicitado, según el catálogo de almacén general. Clave de almacén según catálogo. Número de cuenta contable según catálogo. Breve descripción de los artículos. Unidad de medida del artículo solicitado, según el catálogo del almacén. Cantidad de artículos que se surtirán.

INSTRUCTIVO


(REPORTE DIARIO DE SALIDAS) OFICINAS GENERALES

18

19

20

21

22

23

24

25

COSTO

UNITARIO

IMPORTE

IMPORTE TOTAL

OBSERVACIONES

ENTREGADO POR

AUTORIZADO POR

RECIBIDO POR

Vo.Bo. ENCARGADO DEL

ALMACÉN

No aplica. No aplica No aplica. Breve comentario que alguna de la áreas considere pertinente. Nombre, puesto y firma de la persona que entregó los bienes. Nombre, puesto y firma del funcionario que autorizó la solicitud. Nombre, puesto y firma de la persona que recibió los artículos. Nombre y firma del responsable de almacén o del Jefe del Departamento de Almacén General, según sea el caso.

FORMATO 5

DEPENDENCIA PLANTEL No.

1

ÁREA:

2

FOLIO No.

3

ENTREGADO A:

4

PARA USO DE:

5

FECHA

6

USO EXCLUSIVO DEL ALMACÉN

CANT. UNIDAD CLAVE ALM. C.C. ARTÍCULO DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO

UNITARIO IMPORTE

7 8 9 10 11 12 13 14

IMPORTE TOTAL: 15

OBSERVACIONES ENTREGADO POR:

16

17

AUTORIZADO POR: RECIBIDO POR: Vo. Bo. ENCARGADO DE ALMACÉN

18

19

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA

20



(REPORTE DIARIO DE SALIDAS) VALE DE ALMACÉN DEL PLANTEL

INSTRUCTIVO


(REPORTE DIARIO DE SALIDAS) VALE DE ALMACÉN DEL PLANTEL

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

DEPENDENCIA

ÁREA

FOLIO NÚM.

ENTREGADO A

PARA USO DE

FECHA

CANT.

UNIDAD

C. ALMACÉN

C. CONT.

ARTÍCULO DESCRIPCIÓN

CANTIDAD

COSTO

UNITARIO

IMPORTE

IMPORTE TOTAL

OBSERVACIONES

ENTREGADO POR

AUTORIZADO

POR

RECIBIDO POR

Vo.Bo. ENCARGADO DEL

ALMACÉN

Nombre y número del Plantel. Nombre del área responsable. Número consecutivo durante el año. Área específica que solicita los artículos. Nombre del área o usuario final. Con sello la fecha correspondiente. Número de artículos solicitados. Unidad de medida del artículo solicitado, según el catálogo de almacén general. Clave de almacén según catálogo. Número de cuenta contable según catálogo. Breve descripción de los artículos. Cantidad de artículos. No aplica. No aplica. No aplica. Breve comentario que alguna de la áreas considere pertinente. Nombre, puesto y firma de la persona que entregó los bienes. Nombre, puesto y firma del funcionario que autorizó la solicitud. Nombre, puesto y firma de la persona que recibió los artículos. Nombre y firma del responsable de almacén o del Jefe del Departamento de Almacén General, según sea el caso.

FORMATO 6



SALIDA

ÁREA: : 1 FECHA : 3 DIRECCIÓN: 2 FACTURA : 4 PEDIDO : 5 SOL. DE BIENES : 6 ENTRADA: 7

Cantidad Um. Clave C. Contable Descripción

8 9 10 11 12

ALMACENISTA AUTORIZÓ RECIBÍ DE CONFORMIDAD

________________________ __________________ __________________

13 14 15

INSTRUCTIVO

6. PARA EL LLENADO DE SALIDA

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

ÁREA

DIRECCIÓN

FECHA

FACTURA

PEDIDO

SOL. DE BIENES

ENTRADA

CANTIDAD

UNIDAD DE MEDIDA

CLAVE DE MATERIAL

DE ALMACÉN

C. CONTABLE


ALMACENISTA

AUTORIZÓ

RECIBÍ DE CONFORMIDAD

Nombre y número del área a la que se entregará el bien. Nombre de la Dirección correspondiente. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año. Número de factura respectivo. Número de pedido del Colegio. Número de folio de la solicitud de adquisición. Número de folio de la entrada del material. Cantidad de artículos. Unidad de medida del artículo. Especificar con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc. Número de la clave que el almacén le otorga al artículo según catálogo. Número de cuenta contable según catálogo. Breve descripción de los artículos. Nombre y apellidos del almacenista. Siglas, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General. Nombre y apellidos de la persona, del área a la que se asignó el material de consumo, que firma de conformidad la recepción del material.

FORMATO 7

Dirección Administrativa Departamento de Almacén General Informe de Entradas y Salidas Mes de _____1____ Clave de Almacén Descripción U.

Medida

Folio de entrada del

mes anterior

Folio de entrada al corte de este

mes

Folio de Salida del mes anterior

Folio de Salida al corte de este mes

Existencias al corte del mes

anterior

Existencias de este mes

Fecha del último

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Elaboró: 12 Vo.Bo.: 13 Almacén Director del Plantel

INSTRUCTIVO

7. PARA EL LLENADO DEL INFORME MENSUAL DE ENTRADAS Y SALIDAS

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

Mes de

Clave de Almacén

Descripción

U. Medida

Folio de entrada del mes anterior

Folio de entrada

al corte de este mes

Folio de salida del mes anterior

Folio de salida

al corte de este mes

Existencias al corte del mes anterior

Existencias de este mes

Fecha del último

Elaboró

VoBo

Con letra el nombre del mes correspondiente al informe. Número de la clave del catálogo del almacén asignado al material de consumo. Lo mas claramente posible especificar la idea del artículo. El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como dimensión, tamaño, volumen, calibre, capacidad, extensión, longitud o magnitud del artículo. Último número de folio de entrada correspondiente al mes anterior. Último número de folio de entrada del mes actual. Último número de folio de salida correspondiente al mes anterior. Último número de folio de salida del mes actual. Unidades existentes en anaquel al corte del mes anterior. Unidades existentes en anaquel en el mes actual. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año correspondiente al último movimiento de salida. Nombre y apellidos de la persona que efectuó el registro. Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Director del Plantel.

FORMATO 8



ENTRADA A.F.

Proveedor : 1 ( ) 6 Dirección : 2 Fecha : 7 Población : 3 Factura : 8 R.F.C. : 4 Pedido : 9 Entregar : 5 Sol. de Bienes : 10

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción C. Unitario Importe

11 12 13 14 15 16 17

Sub-Total: 18 Impuesto 19 T O T A L 20

21 CANTIDAD TOTAL CON LETRA

ALMACENISTA AUTORIZO ________________________ __________________ 22 23

INSTRUCTIVO

8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

Proveedor

Dirección

Población

R. F. C.

Entregar

(Número de Proveedor))

Fecha

Factura

Pedido

Sol. De Bienes

Cantidad

Clave

Un.

C. Contable

Descripción

Razón social de la empresa o nombre del proveedor cuando es persona física, que surte las partidas. Calle, número, colonia y delegación del proveedor. Entidad federativa o estado Siglas y números correspondientes al registro federal de contribuyente del proveedor. Almacén. Entre paréntesis número asignado al proveedor según catálogo. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año correspondiente al tiempo en que se ingresa el artículo. Número correspondiente a la factura con la cual surte el proveedor. Número de pedido del Colegio. Número de folio de la solicitud de adquisición. El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como medida del artículo. Número de la clave del catálogo del almacén asignado al bien. El número, cifra, pieza o cantidad que se tome como medida del artículo. Número de cuenta contable respectiva. Especificar, definir o enunciar con claridad la mercancía, producto, el bien o servicio. ANOTAR, en el renglón siguiente a la descripción del bien, LA CLAVE DEL CATÁLOGO DE BIENES MUEBLES Y SERVICIOS (CABMS).

INSTRUCTIVO

8. PARA EL LLENADO DE ENTRADA DE ACTIVO FIJO

16

17

18

19

20

21

22

23

C. Unitario

Importe

Sub-Total

Impuesto

Total

Total con letra

Almacenista

Autorizó

Cantidad que se paga individualmente por el artículo o servicio. Cantidad total que resulta de multiplicar el costo unitario por el número de unidades surtidas. Cantidad total que resulta de sumar el importe de cada una de las partidas surtidas en la factura. Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el porcentaje de impuesto respectivo. Con números la suma del Sub-Total mas el impuesto. Con letras mayúsculas la cantidad total en pesos, los centavos se anotan con número diagonal 100, agregar las letras M.N. Nombre y apellidos del almacenista Siglas de la profesión, nombre y apellidos del Jefe del Departamento de Almacén General.

FORMATO 9



SALIDA A.F.

ÁREA: 1 FECHA : 3 DIRECCIÓN: 2 FACTURA : 4 PEDIDO : 5 SOL. DE BIENES : 6 ENTRADA: 7

Cantidad Clave Un. C:Contable Descripción C. Unitario Importe

8 9 10 11 12 13 14

Sub-Total: 15 Impuesto 16 T O T A L 17

18 CANTIDAD TOTAL CON LETRA

ALMACENISTA AUTORIZÓ RECIBÍ DE CONFORMIDAD

________________________ __________________ __________________

19 20 21

INSTRUCTIVO

9.-PARA EL LLENADO DE SALIDA DE ACTIVO FIJO No. CONCEPTO ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

ÁREA

DIRECCIÓN

FECHA

FACTURA

PEDIDO

SOL. DE BIENES

ENTRADA

CANTIDAD

CLAVE DE MATERIAL

DE ALMACÉN

UNIDAD DE MEDIDA

C. CONTABLE

DESCRIPCIÓN DEL

MATERIAL

COSTO UNITARIO

IMPORTE

SUBTOTAL

IMPUESTO

TOTAL

TOTAL

ALMACENISTA

AUTORIZÓ

RECIBÍ DE CONFORMIDAD

Nombre y número del área. Nombre de la Dirección correspondiente. Con números, separados por diagonales, el día, mes y año. Número de factura respectivo. Número de pedido del colegio. Número de folio de la solicitud de adquisición. Número de folio de la entrada del material. Cantidad de artículos. Número de la clave que el almacén le otorga al artículo según catálogo. Unidad de medida del artículo. Especificar con letra la unidad, medida, especie, volumen, peso, etc.. Número de cuenta contable según catálogo. Breve descripción de los artículos. Costo unitario. Cantidad total que resulta de multiplicar el costo unitario por el número de unidades surtidas. Cantidad total que resulta de sumar el importe de cada una de las partidas surtidas en la factura. Cantidad resultante de multiplicar el subtotal por el porcentaje de impuesto respectivo. Con números la suma del Sub-Total mas el impuesto. Con letras mayúsculas la cantidad total en pesos, los centavos se anotan con número diagonal 100, agregar las letras M.N. Nombre y apellidos del almacenista. Siglas, nombre y apellido del Jefe del Departamento de Almacén General. Nombre y apellidos de la persona que firma de conformidad con la recepción del material.

FORMATO 10

FOLIO 1

Hoja ___ de ___

2

DIA MES AÑO MATERIAL DE CONSUMO ACTIVO FIJO 5 6 7

REQ. NUM. PEDIDO REMISIÓN O FACTURA PROVEEDOR Y CLAVE DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL Y

SOLICITANTE TOTAL

8 9 10 11 12 13

OBSERVACIONES:

14

APROBADO T. APROBADO P. RECHAZADO T.

15

RESPONSABLE DE RECEPCIÓN Y

DISTRIBUCIÓN. RESPONSABLE DE CONTROL

OPERATIVO JEFE DEL ALMACÉN GENERAL

16

17

18

NOMBRE Y FIRMA NOMBRE Y FIRMA VISTO BUENO


43

REPORTE DIARIO DE ENTRADAS

AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN GENERAL

INSTRUCTIVO

10. PARA EL LLENADO DE REPORTE DIARIO DE ENTRADAS

(ACTIVO FIJO)

No. CONCEPTO ANOTAR

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

FOLIO NUM.

HOJA __ DE __

MATERIAL DE CONSUMO

ACTIVO FIJO

DÍA

MES

AÑO

REQ. NUM.

PEDIDO

REMISIÓN O FACTURA

PROVEEDOR Y

CLAVE


TOTAL

OBSERVACIONES

APROBADO T. APROBADO P. RECHAZADO T.

RESPONSABLE DE

RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN.

RESPONSABLE DE

CONTROL OPERATIVO

JEFE DEL ALMACÉN GENERAL

Número consecutivo de folio. Número consecutivo de la hoja y número total de hojas que constituyen el informe. No aplica. Una cruz dentro del círculo. Con número el día correspondiente. Con número el correspondiente al mes. Con número de cuatro dígitos el año correspondiente. Número de la requisición correspondiente. Número del pedido respectivo. Número de la factura o remisión que ampara los artículos. Razón social de la empresa o nombre completo del proveedor, si es persona física, y su clave. Breve descripción del material. Resultado. Breve comentario pertinente. Palomear la opción que corresponda. Nombre y apellidos. Nombre y apellidos. Siglas, nombre y apellidos.

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE … · Procedimiento de Registro de Entrada de Material de Consumo 18 Normas de Operación 19 Descripción del Procedimiento 20