Manual de Procedimientos para la Organización, Conservación · 2018. 12. 18. · auditorÍa superior de la ciudad de mÉxico manual de procedimientos para la organizaciÓn, conservaciÓn

Manual de Procedimientos para

la Organización, Conservación y Custodia

de los Archivos de la ASCM

UNIDAD DE TRANSPARENCIA, EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN

INICIO DE VIGENCIA: 29 DE NOVIEMBRE DE 2018

AU D I T O R Í A SU P E R I O R D E L A C I U D A D D E M É X I C O

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN

Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS DE LA ASCM

29 DE NOVIEMBRE DE 2018

INICIO DE VIGENCIA

UNIDAD DE TRANSPARENCIA, EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN UTEV/PA-03

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ÍNDICE

INTRODUCCIÓN 6

1. OBJETIVO 7

2. ALCANCE 7

3. MARCO LEGAL 8

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS 10

5. GLOSARIO DE SIGLAS 20

6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 21

6.1. CRITERIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN

Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS 21

6.2. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ASCM 22

6.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIA DE LA ASCM 27

6.4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA 31

6.5. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL 31

6.6. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICOS 31

6.7. RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA DE LA UA 32

6.8. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS,

ACTIVOS DE TRÁMITE 34

6.9. APERTURA DE UN EXPEDIENTE NUEVO 36

6.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES

SEMIACTIVOS 37

6.11. VALORACIÓN DOCUMENTAL, BAJAS DOCUMENTALES

Y TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS 39

6.12. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

E HISTÓRICO 43





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6.13. EL PERSONAL PARA LAS ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS

DE CONCENTRACIÓN E HISTÓRICO 44

6.14. ACCIONES QUE DEBEN REALIZAR LAS UAT, LA PERSONA

RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

Y LA PERSONA RESPONSABLE DEL ARCHIVO HISTÓRICO 45

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO 50

7.1. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA

DE DOCUMENTACIÓN 50

7.1.1. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 50

7.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO 52

7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA

DE DOCUMENTACIÓN 53


7.2.2. DIAGRAMA DE FLUJO 55

7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DOCUMENTAL 56


7.3.2. DIAGRAMA DE FLUJO 58

ANEXOS 59

1. PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE 60

2. RELACIÓN DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA 64

3. RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA 66

4. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES 68

5. RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA 71

6. HOJA DE INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 73

7. ETIQUETA DE CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN 75

8. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE 77

9. NOMENCLATURA Y CEJA DEL EXPEDIENTE 79





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10. CLAVES DEL FONDO Y SUBFONDOS 80

11. HOJA DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA 81

12. HOJA DE INVENTARIO DE MATERIAL DE BAJA DOCUMENTAL 83

EXPEDICIÓN 85





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INTRODUCCIÓN

El presente manual es parte de los esfuerzos institucionales para mantener

los archivos actualizados y debidamente organizados y conservados, a fin de

apoyar la ejecución de sus atribuciones y funciones, coadyuvando con el

compromiso de garantizar el derecho humano de accesar a la información y

lograr una administración eficaz, eficiente y transparente.

La Auditoría Superior de la Ciudad de México reconoce la importancia del

archivo institucional como testimonio, memoria y conciencia suprema de la

función que realiza; ya que contar con archivos plenamente organizados,

clasificados y conservados son la base de la transparencia y ésta a su vez, es la

base de la rendición de cuentas.

Por ello, y acorde con el objeto de la Ley de Archivos del Distrito Federal y

con la Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de

Cuentas de la Ciudad de México, en materia de archivos, este documento

formula los aspectos metodológicos conforme a los cuales deberá funcionar

el Sistema Institucional de Archivos y los procesos de gestión documental;

establece las políticas y criterios para la sistematización y digitalización, para

la debida custodia y conservación de sus archivos.

Dado que la Ley de Archivos del Distrito Federal establece que los archivos

son bienes de dominio público, éstos son inalienables, imprescriptibles,

inembargables y no están sujetos a ningún gravamen o afectación de

dominio. Por tal motivo, el personal de la ASCM deberá observar las

disposiciones y contribuir de manera responsable en la generación, manejo,

control, organización y conservación de sus archivos.





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1. OBJETIVO

Establecer las políticas, procedimientos y criterios básicos para la

preservación, integración, difusión, organización, incrementación y

funcionamiento integral de los documentos y archivos de la Auditoría

Superior de la Ciudad de México, y promover la administración eficiente del

archivo institucional.

2. ALCANCE

El presente manual es de observancia general y obligatoria para las personas

servidoras públicas y todas aquellas que intervengan directa o

indirectamente en los procesos que generen, administren, manejen,

archiven o custodien información y documentación de las unidades

administrativas de esta entidad de fiscalización superior.





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3. MARCO LEGAL

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, artículos 6o., apartado

A, fracciones I y V; 16, párrafo segundo; y 122, apartado A, base II, párrafo

sexto.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, artículo 31,

fracción V.

Ley de Responsabilidades Administrativas de la Ciudad de México, artículos

49, fracciones V, IX, X y XI; 50, primer párrafo; 55; y 56.

Ley de Archivos del Distrito Federal, artículos 1; 3, fracción X; 5; 6; 7; 9; 10; 11;

12; 13; 14; 15; 16; 17; 18; 19; 20; 21; 22; 23; 24; 25; 26; 27; 28; 29; 30; 31; 32; 33;

34; 35; 36; 37; 38; 39; 40; 41; 42; 43; 48; 49; 52; 53; 54; y 62.

Ley de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas

de la Ciudad de México, artículos 1; 2; 3; 4; 5, fracción VII; 6, fracciones XI,

inciso c), XII, XIV, XV, XVI, XVII, XXII, XXIII, XXV, XXVI, XLII y XLIII; 8; 24; 28; 29; 90,

fracciones VI y XI; 121; 183; 186; 208; 219; 232; y 264, fracciones IV, VII y VIII.

Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la

Ciudad de México, artículos 1, 7, 10, 11, 23 y 24.

Ley de Fiscalización Superior de la Ciudad de México, artículos 1; 3, último

párrafo; 8, fracciones XI y XVI; 14, fracción XV; 25, fracción II; 26; y 37, fracción

IV.

Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de México,

artículos 5, fracción II, inciso a y último párrafo; 6, fracciones II, XII y XXVI; 8,

fracciones XXI y XXVII; 10, fracciones X y XVII; 13, fracción VII; 15, fracciones I y

II; y 23, fracciones XXII y XXVII.

Lineamientos para la Protección de Datos Personales en el Distrito Federal.





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Lineamientos Generales en materia de Clasificación y Desclasificación de la

Información, así como para la Elaboración de Versiones Públicas, de fecha 15

de abril de 2016.

Acuerdo por el que se crea el Archivo Histórico de la Contaduría Mayor de

Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, del 22 de diciembre

de 2010.

Acuerdo por el cual se transforma la Coordinación de Transparencia, Acceso a

la Información Pública, Protección de Datos Personales y Archivo, publicado

en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el 25 de septiembre de 2015.

Acuerdo del Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso

a la Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se

aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos,

del 4 de mayo de 2016.

Acuerdo por el que se designa a la persona responsable de la Unidad

Coordinadora de Archivos y Archivo Histórico en la Auditoría Superior de la

Ciudad de México, del 28 de octubre de 2016.

Acuerdo por el que se designa a la persona responsable del Archivo de

Concentración en la Auditoría Superior de la Ciudad de México, del 1 de

agosto de 2017.





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4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Para efectos del presente manual se entenderá por:

Administración

de archivos:

Conjunto de métodos y prácticas destinados a

planear, dirigir y controlar la producción,

circulación, conservación, uso, selección y

disposición final de los documentos de archivo,

con el propósito de lograr eficiencia en el manejo

de éstos a lo largo de su ciclo vital.

Archivo:

Conjunto orgánico de documentos en cualquier

soporte o formato, organizados y reunidos por la

Auditoría Superior de la Ciudad de México, en el

desarrollo de su competencia, el cual sirve de

testimonio y fuente de información a las unidades

administrativas que los produjeron, a la ciudadanía

o como fuente de estudio de la historia e

investigación.

Archivo

de Concentración:

Conformado por los documentos que habiendo

concluido su trámite y luego de haber sido

valorados, sean transferidos por la Unidad de

Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de

Concentración, para su conservación precautoria

de conformidad con el Catálogo de Disposición

Documental de esta entidad de fiscalización

superior; cuyos valores primarios no han prescrito

y su consulta es esporádica, por lo que

permanecen en ella hasta su transferencia

secundaria o baja documental.

Archivo de Trámite

o de Gestión

Administrativa:

Integrado por los documentos de uso cotidiano y

necesario para el ejercicio de las atribuciones y

funciones de las unidades administrativas. Los

documentos serán resguardados de conformidad

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con el Catálogo de Disposición Documental de la

Auditoría Superior de la Ciudad de México, por el

tiempo estrictamente indispensable para cumplir

con el objetivo para el cual fue creado, y deben

remitirse de acuerdo con sus valores

documentales a la Unidad de Archivo de

Concentración para su conservación precautoria.

Archivo electrónico:

Es la información registrada en formatos que sólo

pueden ser procesados por medios electrónicos y

que tienen calidad de documento de archivo.

Archivo Histórico:

Conformado por los documentos de conservación

permanente, que concluida su vigencia en la

Unidad de Archivo de Concentración serán

transferidos para completar su ciclo vital a la

Unidad de Archivo Histórico de la Auditoría

Superior de la Ciudad de México, y que son fuente

de acceso público y constituyen patrimonio

histórico de la Ciudad de México.

Asunto:

Contenido específico de cada una de las unidades

documentales (documento de archivo o

expediente), que forma parte de una serie que

permite la individualización dentro del conjunto

de características homogéneas al que están

integrados. Tema, motivo, argumento, materia,

cuestión, negocio o persona de que trata un

expediente o documento de archivo y que se

genera como consecuencia de una acción

administrativa.

Calendario

de caducidad:

Es el control institucional de vigencias y plazos de

conservación en las unidades de archivo.

Portada o Guarda

exterior:

Parte frontal del expediente donde se

establecerán los elementos mínimos para describir

su contenido.





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Carpeta: También conocida como “fólder”, es decir el

contenedor formado por dos tapas de papel de

material flexible que sirve para integrar

documentos de archivo.

Catálogo de disposición

documental:

Registró general y sistemático que establece en

relación con el cuadro general de clasificación

archivística, los valores documentales, los plazos

de conservación, la clasificación archivística de la

información pública, reservada o confidencial y su

destino.

Ciclo vital

del documento:

Etapas en las que se divide al documento de

archivo (activo, semiactivo o histórico) desde su

producción o recepción hasta su baja o

transferencia a un archivo histórico.

Clasificación

archivística:

Proceso de identificación y agrupación de

expedientes homogéneos, de acuerdo con el

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas

adoptadas para garantizar la integridad física de

los documentos de archivo sin alterar su

contenido.

Conservación

precautoria:

Disposición que fija el tiempo en que deben ser

custodiados los documentos por el Archivo de

Concentración.

Control documental: Relaciones, fichas, libretas, tarjetas, minutarios,

etc., cuya aplicabilidad varía según el método

implantado en cada unidad administrativa.

Cuadro General

de Clasificación

Archivística:

Instrumento técnico que refleja la estructura

documental, con base en las atribuciones y

funciones de la Auditoría Superior de la Ciudad de

México.

Custodia: Parte del procedimiento de la gestión documental

que implica la responsabilidad de salvaguardar con

garantías técnicas y legales la documentación.





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Depuración o baja

documental:

Destrucción o eliminación sistemática de la

documentación que no cuente con valores

archivísticos o que ha prescrito en sus valores

primarios (administrativos, legales, fiscales o

contables) y que no posea valores secundarios

(históricos, evidenciales, testimoniales o

informáticos) conforme a la valoración

documental.

Digitalización: Técnica que permite convertir la información que

se encuentra guardada de manera analógica, en

soportes como papel, videos, casetes, cintas,

películas, microfilms, entre otros, en una forma

que sólo puede leerse o interpretarse por medio

de una infraestructura tecnológica.

Disposición

documental:

Selección sistemática de los expedientes de los

archivos de trámite o concentración cuya vigencia

documental o uso ha prescrito, con el fin de

realizar la baja documental o transferirlos.

Documento: Todo registro material de información,

independientemente del soporte en que se

encuentre y los fines para los que haya sido

creado; sirve de consulta.

Documento de apoyo

informativo:

Se genera y conserva en una oficina, formado por

ejemplares de origen cuya utilidad reside en la

información que contiene para apoyar las tareas

administrativas, los cuales son útiles, pero que por

sus características no pueden ser tratados como

documento de archivo, ya que no son parte de un

expediente.

Documento de archivo: El registro material que da testimonio de la

actividad de la Auditoría Superior de la Ciudad de

México en el ejercicio de sus facultades,

competencias o funciones, con independencia de

su soporte.





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Documento

electrónico:

Aquella información cuyo soporte, durante todo

su ciclo de vida, se mantiene en formato

electrónico y su tratamiento es automatizado,

requiere de una herramienta específica para

leerse o recuperarse.

Documento histórico: Son aquellos que poseen valores evidenciales,

testimoniales e informativos de preservación

permanente por contener información relevante

para la Auditoría Superior de la Ciudad de México,

de la historia de la Ciudad de México o que

integran la memoria colectiva de México.

Expediente o unidad

documental

compuesta:

Conjunto de documentos ordenados de acuerdo

con un método determinado y que tratan de un

mismo asunto o actividad, de carácter indivisible y

estructura básica de la serie documental.

Expediente electrónico: Son los documentos que se encuentran en

cualquier formato o medio de almacenamiento

electrónico, los procesos de gestión documental,

de producción, control, manejo, distribución y

conservación inherentes a los documentos de

archivo.

Expurgo: Consiste en el retiro de los documentos repetidos

o inútiles dentro de un expediente determinado,

durante su formación, así como de clips, grapas,

broches, cinta adhesiva y todo lo que al paso del

tiempo pueda dañar el documento, previo a su

transferencia al Archivo de Concentración.

Foliación: Numeración que se le da a las hojas de cada

expediente.

Fondo: Conjunto de documentos producidos

orgánicamente por el sujeto obligado en el

transcurso de sus actividades, y se identifica con el

nombre de este último.





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Gestión documental: Sistema de procedimientos que permite conducir

el flujo informativo dentro de la Auditoría

Superior de la Ciudad de México, mediante el cual

los responsables administrativos se aseguran de

que los asuntos tratados por ellos se desahogan

con efectividad, prontitud y eficiencia, y en

sujeción a derecho.

Guía de Archivo

Documental:

Esquema general de descripción de las series

documentales que indica sus características

fundamentales conforme al Cuadro General de

Clasificación Archivística.

Información

confidencial:

A la información en poder de los sujetos

obligados, protegida por el derecho fundamental

a la Protección de los Datos Personales y la

privacidad, que contiene datos personales

concernientes a una persona identificada o

identificable.

Información pública: Toda la información en posesión de cualquier

autoridad, entidad, órgano y organismo de los

Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, órganos

autónomos, partidos políticos, fideicomisos y

fondos públicos, así como de cualquier persona

física, moral o sindicato que reciba y ejerza

recursos públicos o realice actos de autoridad en

el ámbito federal, estatal y municipal; es pública y

sólo podrá ser reservada temporalmente por

razones de interés público y seguridad nacional,

en los términos que fijen las leyes.

Información reservada:

La información pública que se encuentra

temporalmente sujeta a alguna de las excepciones

previstas en la Ley de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Rendición de Cuentas de la

Ciudad de México.





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Inventarios

documentales:

Instrumentos de consulta y control que describen

las series y expedientes de un archivo y que

permiten su localización, transferencia o

disposición documental.

Organización: Conjunto de actividades destinadas a clasificar,

ordenar y describir las documentales

institucionales como parte integral de los procesos

archivísticos.

Período de tramitación: Fechas extremas donde se indican el año de

apertura y cierre de expediente, sin importar las

fechas de los documentos que contiene.

Plazo de conservación: Período de guarda de la documentación en los

archivos de trámite y concentración que consiste

en la combinación de la vigencia documental y, en

su caso, el término precautorio y período de

reserva que se establezca de conformidad con la

Ley de Transparencia, Acceso a la Información

Pública y Rendición de Cuentas de la Ciudad de

México.

Plazo de reserva: Período que conforme a la normatividad aplicable,

se clasifica la información como reservada parcial

o totalmente, mientras subsisten las causas que

dieron origen a dicha reserva.

Preservación digital:

Proceso específico para mantener los materiales

digitales durante las diferentes generaciones de la

tecnología, y del tiempo con independencia de los

soportes en los que se almacenan.

Principio

de Conservación:

Asegurar la integridad física y funcional de los

documentos de archivo mediante un conjunto de

medidas preventivas o correctivas adoptadas.

Principio de Integridad: Garantizar que los documentos de archivo sean

completos y veraces para reflejar con exactitud la

información contenida.





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Principio de Orden

Original:

Consiste en mantener los documentos en el orden

que les fue dado de origen.

Principio

de Procedencia:

Fundamento de la archivística que establece que

los documentos producidos por una institución u

organismo no deben mezclarse con otros; por lo

que debe conservarse el orden original de cada

grupo documental, para distinguirlo de otros

fondos semejantes.

Programa Anual de

Desarrollo Archivístico:

Instrumento de planeación anual orientado a

establecer la administración de los archivos, en el

que se definen las prioridades institucionales en

materia de archivo.

Sección: Divisiones del fondo, basadas en las atribuciones

de la Auditoría Superior de la Ciudad de México de

conformidad con las disposiciones legales

aplicables.

Serie: División de la sección, consistente en un conjunto

de documentos producidos en el desarrollo de

una misma función administrativa y que versa

sobre una materia o asunto específico.

Sistema Institucional

de Archivos:

Es el conjunto de estructuras, funciones, registros,

procesos, procedimientos y criterios que

desarrolla cada sujeto obligado, mediante la

ejecución de la gestión documental.

Sistematización: El proceso mediante el cual se organiza, de forma

controlada, los procedimientos de la gestión

documental en el Sistema Institucional de

Archivos.

Soportes

documentales:

Medios en los cuales se contiene y produce

información, siendo estos materiales, además del

papel, audiovisuales, fotográficos, fílmicos,

digitales, electrónicos, sonoros, entre otros.





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Subfondo:

Subdivisión del fondo que consiste en un conjunto

de documentos relacionados entre sí, que tiene

correspondencia con las subdivisiones

estructurales de la Auditoría Superior de la Ciudad

de México o unidad administrativa que lo origina.

Trámite: El curso del documento desde su producción o

recepción hasta el cumplimiento de su función

administrativa.

Transferencia

documental:

Traslado controlado y sistemático de expedientes

de consulta esporádica de un archivo de trámite al

archivo de concentración (Transferencia Primaria)

y de expedientes que deben conservarse de

manera permanente, del archivo de concentración

al archivo histórico (Transferencia Secundaria).

Ubicación topográfica: Ordenación de los expedientes de un archivo en el

espacio o mobiliario destinado para su resguardo

físico, y que puede seguir criterios cronológicos,

alfabéticos, numéricos, geográficos, onomásticos,

cromáticos o mixtos.

Unidad de Archivo

de Trámite:

Estará a cargo de una persona que proporcionará

integralmente los servicios relativos al manejo y

tratamiento técnico de la documentación en

trámite de las unidades administrativas.

Unidad de Control

y Gestión:

Estará a cargo de una persona que proporcionará

los servicios de recepción y despacho de la

correspondencia oficial dentro de las unidades

administrativas.

Valor administrativo: Es aquel que se relaciona con el trámite, asunto o

tema por el cual se emitió el documento;

corresponde a un procedimiento administrativo.

Valor contable: Es aquel que revisten los documentos que sirven

de explicación, justificación y comprobación de las

operaciones contables y financieras.





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Valor histórico: Es el que posee un documento como fuente

primaria para la historia.

Valor jurídico: Es aquel atribuido a los documentos que se

refieren a derechos u obligaciones legales y les

confiere calidad de testimonio ante la Ley de

Archivos del Distrito Federal.

Valor primario: Son los valores intrínsecos que contienen los

documentos en su primera edad o etapa de

gestión, los cuales son administrativos, legales,

fiscales o contables.

Valor secundario: Son los valores intrínsecos que contienen los

documentos en su segunda edad, y son

informativos, testimoniales y evidenciales.

Valoración documental: Es el análisis de la condición de los documentos

conforme a sus características administrativas,

legales, fiscales o contables en los archivos de

trámite o concentración, o evidenciales,

testimoniales e informativos en los archivos

históricos, con la finalidad de establecer criterios y

plazos de vigencia o disposición documental.

Vigencia documental: Es el período durante el cual un documento de

archivo mantiene sus valores administrativos,

legales, fiscales o contables, de conformidad con

las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.





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5. GLOSARIO DE SIGLAS

AS: Auditor Superior.

ASCM: Auditoría Superior de la Ciudad de México.

CG: Contraloría General de la ASCM.

COTECIAD: Comité Técnico Interno de Administración

de Documentos de la ASCM.

CTAIP: Comité de Transparencia y Acceso a la Información

Pública de la ASCM.

DGAJ: Dirección General de Asuntos Jurídicos.

DIP: Dirección de Información Pública.

SIA: Sistema Institucional de Archivos.

PADA: Programa Anual de Desarrollo Archivístico.

UA: Unidad Administrativa.

UAA: Unidades Administrativas Auditoras.

UAC: Unidad de Archivo de Concentración.

UAH: Unidad de Archivo Histórico.

UAT: Unidad de Archivo de Trámite.

UCA: Unidad Coordinadora de Archivos.

UCG: Unidad de Control y Gestión.

UTEV: Unidad de Transparencia, Evaluación y Vinculación.





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6. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

6.1. CRITERIOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN

Y CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS

Los objetivos, estrategias, proyectos y actividades archivísticas de la

institución, se llevarán a cabo conforme a la planeación establecida en el

PADA, publicado en el portal institucional en el menú de “Archivos”.

1. En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo con sus

valores documentales, los archivos de la ASCM forman parte del SIA.

2. La persona responsable de la UAT de cada UA será el conducto para

continuar el ciclo de la documentación; las transferencias primarias

estarán únicamente bajo su responsabilidad.

3. Se establecerá una estructura homogénea, es decir, se definirán

conceptos básicos con el fin de lograr un lenguaje común en materia de

archivo para toda la ASCM.

4. La organización documental se enfocará a los expedientes activos

contenidos en los archivos de trámite, a los expedientes semiactivos del

archivo de concentración y a los expedientes con valor histórico.

5. La clasificación en materia de archivo y la conservación de los

documentos de archivo de la institución, se sujetarán al Cuadro General

de Clasificación Archivística, al Catálogo de Disposición Documental y a la

Guía de Archivo Documental de la ASCM.

6. Para determinar el carácter de la información de un documento

(preclasificación) y clasificar propiamente la información, se utilizarán

los términos público, reservado o confidencial, de acuerdo con la Ley de

Transparencia, Acceso a la Información Pública y Rendición de Cuentas

de la Ciudad de México.





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6.2. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS DE LA ASCM

El SIA de la ASCM se integrará por los siguientes componentes:

I. NORMATIVOS:

1. Unidad Coordinadora de Archivos

La persona encargada será designada por el AS y será la persona titular

de la Subdirección de Archivo y Documentación, adscrita a la UTEV, y

tendrá las siguientes funciones:

a) Diseñar, proponer, desarrollar e instrumentar los planes,

programas y proyectos de desarrollo archivístico.

b) Coadyuvar en la integración del PADA de la ASCM.

c) Fungir como Secretario Técnico o Secretaria Técnica dentro del

COTECIAD.

d) Coordinar los trabajos de elaboración de los instrumentos de

control y consulta archivística y establecer los criterios específicos

de organización y conservación de los archivos, cuando se

requiera.

e) Supervisar los procedimientos de valoración y disposición

documental que realicen las UA y las actividades encaminadas a la

modernización y automatización de los procesos archivísticos y

gestión de documentos electrónicos de las UA.

f) Supervisar el cumplimiento del calendario de las transferencias

primarias, así como coordinar la administración de documentos de

los archivos de concentración e histórico.

g) Organizar, describir, conservar, preservar, administrar y divulgar la

memoria documental de la ASCM, en términos de lo que señala su

manual de organización.





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h) Proponer a la Coordinación de Desarrollo Institucional, programas

de capacitación en materia archivística, para el desarrollo

profesional del personal que se dedique al desempeño de las

funciones de archivo.

i) Participar como invitado o invitada permanente en las sesiones del

CTAIP.

2. Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la ASCM

a) Aprobar las políticas, manuales e instrumentos archivísticos

formulados por la UCA.

b) Apoyar en los manuales y programas de valoración documental.

c) Propiciar medidas y acciones permanentes para el resguardo y

conservación de documentos y expedientes clasificados o aquellos

que sean parte de los sistemas de datos personales en

coordinación y concertación con los responsables de las unidades

de archivo.

d) Supervisar la aplicación de los criterios en materia de archivos de la

ASCM, de catalogación y conservación de los documentos

administrativos, así como la organización de archivos.

e) Dar seguimiento a la aplicación de los instrumentos de control y

consulta archivística para la protección de la información

confidencial.

f) Las demás que establezcan las disposiciones aplicables.





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II. OPERATIVOS:

1. Oficialía de Partes

Encargada de prestar los servicios centralizados de recepción,

distribución y despacho de la correspondencia de la ASCM.

a) Elaborar reportes diarios de correspondencia.

b) Colaborar con la persona responsable de la UCA.

c) Las demás que establezcan las disposiciones jurídicas aplicables.

2. Responsable del Archivo de Trámite

La persona encargada será designada por la persona titular de cada UA

para realizar las siguientes funciones:

a) Recibir, clasificar, manejar, controlar, integrar, organizar, describir,

despachar, archivar, resguardar y digitalizar, en su caso, todos los

documentos que reciban, elaboren o utilicen para su expedita

distribución a las áreas tramitadoras.

b) Registrar la entrada y salida de la correspondencia conforme a los

elementos de descripción que se incluyen en este manual.

c) Mantener el control de préstamo de los expedientes de archivo.

d) Mantener separados y bajo resguardo especial los expedientes que

contienen información reservada y confidencial.

e) Resguardar los archivos y la información de la UA, de acuerdo con

los términos que en materia de transparencia se establezcan.

f) Coadyuvar con la persona titular de la Subdirección de Archivo y

Documentación en el desarrollo e implementación formal de los

instrumentos institucionales para el control de la correspondencia

que resulten necesarios para el manejo de la documentación que

ingrese o egrese de cada UA.





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Para los expedientes con información clasificada:

a) Las personas titulares de las UA deberán designar a una persona

responsable con conocimientos técnicos y jurídicos que permita

manejar adecuadamente la información clasificada y llevar un

registro del personal que, por la naturaleza de sus atribuciones,

tenga acceso a esta información.

b) Se procurará archivar en un lugar seguro, los expedientes con

información clasificada que estén en documentos físicos, bajo llave

y con acceso restringido al público o al personal ajeno a la UA.

c) Se procurará respaldar sólo en la computadora que esté bajo el

resguardo de la persona responsable de los expedientes

electrónicos con información clasificada.

d) Queda prohibida la transmisión o reproducción de la información

clasificada, excepto cuando exista resolución de autoridad

competente.

3. Responsable del Archivo de Concentración

La persona encargada será designada por el AS y tendrá las siguientes

funciones:

a) Desarrollar, instrumentar y evaluar los planes, programas y

proyectos de desarrollo archivístico y realizar las propuestas de

modificación, actualización o mejora a la UCA.

b) Elaborar el PADA y darle seguimiento a su ejecución.

c) Elaborar y mantener actualizada la Guía de Archivo Documental.

d) Coordinar los procedimientos de valoración y disposición

documental de las UA.

e) Coordinar las actividades para la elaboración de los principales

instrumentos de control archivístico dentro de la ASCM





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proponiendo el diseño, desarrollo, implementación y actualización

del Cuadro General de Clasificación Archivística, el Catálogo de

Disposición Documental y los inventarios que se elaboren para la

identificación o descripción de los archivos institucionales.

f) Apoyar las transferencias primarias al Archivo de Concentración de

las UA o en el caso de que una UA se someta a un proceso de

fusión, escisión, extinción o cambio de adscripción o bien se de

cualquier modificación o cambio.

g) Llevar a cabo la recepción, custodia y disposición documental de

los expedientes semiactivos, aplicando los instrumentos de control

y consulta archivística.

h) Brindar el servicio de préstamo y consulta para las UA productoras

de la documentación.

i) Colaborar con la persona responsable de la UCA.

4. Responsable del Archivo Histórico

La persona encargada será designada por el AS y tendrá las siguientes

funciones:

a) Recibir, organizar y describir los expedientes con valor histórico.

b) Levantar y mantener actualizados los registros correspondientes

al Archivo Histórico.

c) Propiciar la difusión de los documentos que tiene bajo su

resguardo.

d) Coordinar los servicios de consulta del Archivo Histórico, referencia

o préstamo.





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6.3. ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL SIA DE LA ASCM

La estructura documental, con base en secciones y series de expedientes, se

compone de:

1. Documentos de archivo:

a) Tienen carácter seriado, ya que cada documento se produce uno a

uno, y al paso del tiempo constituyen series.

b) Tienen carácter orgánico, son parte de un todo estructurado,

deben su existencia a las UA de la ASCM que los produjo y sólo

alcanzan sentido al interrelacionarse.

c) Son producidos en forma natural en función de una actividad

administrativa.

d) Constituyen el único testimonio escrito o electrónico y garantía

documental del acto administrativo, por tanto, se trata de

documentación única.

e) Son o pueden ser, según su valoración, patrimonio documental de

la ASCM, ya sea en forma impresa o electrónica.

f) Proporcionan la evidencia oficial de la actividad que registran, por

lo cual deben ser confiables. Su confiabilidad estará vinculada a su

creación, al generador y a la autoridad que éste tiene para

producirlos. También las firmas, encabezados y sellos son

indicadores de la naturaleza oficial de los documentos de archivo.

g) Cumplida su vigencia administrativa, pasan al Archivo de

Concentración para su conservación precautoria, y

posteriormente, previa valoración documental, puede realizarse su

trámite de baja por carecer de valor evidencial o testimonial, o ser

transferidos al Archivo Histórico de la ASCM para su conservación

permanente.





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h) Para la conservación y archivo de los documentos electrónicos, se

deberá aplicar invariablemente, los mismos instrumentos de

control y consulta archivísticos que corresponden a los de soporte

en papel; incorporar medidas, normas y especificaciones técnicas

nacionales e internacionales, para asegurar la autenticidad,

seguridad, integridad y disponibilidad de los documentos de

archivo electrónicos y su control, con la finalidad de que gocen de

la validez y eficacia de un documento original.

i) Los correos electrónicos que deriven del ejercicio de las facultades,

competencias o funciones de las personas servidoras públicas de la

ASCM, deberán organizarse y conservarse de acuerdo con las

secciones y series documentales establecidas en el Cuadro General

de Clasificación Archivística, y a los plazos de conservación

señalados en el Catálogo de Disposición Documental.

Los correos institucionales, conforme a lo establecido en el

lineamiento Cuadragésimo séptimo, fracción III, del Acuerdo del

Consejo Nacional del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la

Información Pública y Protección de Datos Personales, por el que se

aprueban los Lineamientos para la Organización y Conservación de

Archivos, del 4 de mayo de 2016, deberán contar al menos con el

nombre y cargo del emisor; nombre y cargo del receptor; y el Aviso

con la siguiente leyenda: “La información de este correo, así como

la contenida en los documentos que se adjuntan, pueden ser

objeto de solicitudes de acceso a la información”.

2. Características principales de los documentos de trabajo que “NO SON

DOCUMENTOS DE ARCHIVO”:

a) Generalmente son ejemplares múltiples no originales que

proporcionan información y se trata de ediciones o copias, aun

cuando contengan firmas autógrafas, siempre que el original se

encuentre en el área competente.





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b) Por lo general no se consideran patrimonio documental, se les

reutiliza o recicla y sólo se conservan por su valor informativo y

toda copia causará baja documental.

c) Tienen uso temporal.

d) Carecen de valores documentales primarios (administrativo, legal,

fiscal o contable).

e) La mayoría tiene pronta obsolescencia.

f) No reflejan atribuciones, acciones o trámites de la UA.

g) Se utilizan como instrumentos auxiliares o de controles internos

aplicados en el caso de diferentes operaciones.

Asimismo, se consideran como documentos de apoyo informativo y no de

archivo, las carpetas integradas por documentos sueltos de control interno

temporal tales como:

a) Los controles de correspondencia de entrada y salida sin relación

alguna, con excepción de los minutarios que integran los

documentos, correspondencia y oficios firmados por la misma

persona servidora pública.

b) Las carpetas que contienen documentos sin interrelación alguna.

c) Las carpetas en donde se integran copias con documentos que ya

se encuentran en un expediente de archivo, tales como los que

reúnen copias de talonarios, vales de almacén, de fotocopiado o de

tarjetas utilizadas para registrar entrada y salida de personal, entre

otros. Son comprobantes de la realización de un acto

administrativo inmediato.

d) Las carpetas con copias o fotocopias de diversos temas.





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e) Las carpetas a las que se les da el nombre de una unidad

responsable, servicio o dependencia, pero con contenido diverso,

variado y sin relación entre sí.

f) Las carpetas con información incompleta y sin orden alguno.

g) Publicaciones periódicas u otro tipo de documentos que no

formen parte del archivo, es decir, conjuntos de documentos que

no reflejan una acción o trámite.

h) Su vigencia administrativa es inmediata o no más de un año.

i) No son susceptibles de ser transferidos al Archivo de

Concentración.

Este tipo de carpetas para ser destruidas pasarán por el proceso de baja

documental.

3. Expedientes de archivo:

a) Éstos deben incluir invariablemente una portada o guarda exterior

para su identificación (véase el Anexo núm. 1). La carátula de los

expedientes deberá tener los siguientes campos: fondo, subfondo,

unidad administrativa, sección, serie, asunto, fecha de apertura,

fecha de cierre, número de expediente y, en su caso, número de

legajos, número de hojas, valor (administrativo, legal, fiscal o

contable), clasificación (pública, reservada, confidencial o versión

pública), vigencia documental (en trámite y concentración), y

fechas de consulta.

b) Las personas titulares de las UA deberán garantizar que las

personas responsables del Archivo de Trámite empleen las

herramientas de trabajo y los Instrumentos de Control y Consulta

Archivísticos de la ASCM, que ayudarán a la organización,

conservación y localización expedita de los archivos. El Catálogo de

Disposición Documental, el Cuadro General de Clasificación

Archivística y la Guía de Archivo Documental estarán disponibles

para su consulta en la intranet, sección “Infoteca”, y en el portal de

la Institución en la página web www.ascm.gob.mx en el menú de

“Archivos”.

http://www.ascm.gob.mx/





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6.4. CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN ARCHIVÍSTICA

Como parte de los instrumentos normativos esenciales para regular la

actividad documental de la institución, el Cuadro General de Clasificación

Archivística de la ASCM facilita el acceso y la consulta de la documentación

desde su creación en las UA hasta su recepción y resguardo en las UAT.

Además, permite identificar los documentos y expedientes con un código y

un título preciso, de acuerdo con las funciones y actividades específicas de

las UA, por lo que el Cuadro General de Clasificación Archivística de la ASCM,

será de utilidad práctica para todos los documentos de archivo, así como

para los archivos de trámite, concentración e histórico.

6.5. CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL

El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los

valores documentales administrativo, legal, fiscal o contable, que por su

naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información

reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de

documentación y el destino final de los documentos una vez concluido su

ciclo vital.

Al tener como premisa el establecimiento del valor documental, los plazos de

conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o

confidencialidad, y el destino final de los documentos, el Catálogo de

Disposición Documental será de utilidad práctica para todos los documentos

de archivo. Éste se podrá modificar o actualizar, a propuesta de la UA

correspondiente, mediante oficio dirigido a la UTEV, quien propondrá y

notificará la modificación a los integrantes del COTECIAD, a efecto de que se

analice la propuesta y en caso de ser procedente, sea punto de acuerdo y se

someta a votación en sesión del COTECIAD.

6.6. INSTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVÍSTICOS

Son instrumentos de control que describen las series y expedientes de un

archivo y que permiten su localización, como la Relación de Entrada de

Correspondencia (véase el Anexo núm. 2), Relación de Salida de





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Correspondencia (véase el Anexo núm. 3), Vale de Préstamo de Expedientes

(véase el Anexo núm. 4), Relación de Transferencia Primaria (véase el Anexo

núm. 5), Hoja de Inventario del Archivo de Concentración (véase el Anexo

núm. 6), y Etiqueta de Caja de Archivo de Concentración (véase el Anexo núm.

7), Inventario de Archivo de Trámite (véase el Anexo núm. 8). Los cuales

estarán disponibles en la intranet, sección “Infoteca”, y en la página web

www.ascm.gob.mx en el menú de “Archivos”.

6.7. RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA DE LA UA

1. La recepción de los documentos es la fase inicial del SIA, por lo que sus

implicaciones jurídicas y administrativas para el personal de la ASCM

obligan a tener un proceso definido que dé cuenta del ingreso oficial

del documento, de su destino y tratamiento dentro de la institución.

Las personas encargadas de las UCG deberán cumplir lo siguiente:

a) Garantizar el control y seguimiento institucional de la

documentación recibida.

b) Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación

recibida al área que se encargará de su atención, trámite y

seguimiento.

c) Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada

y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de

decisiones.

2. La persona encargada de recibir la documentación deberá verificar lo

siguiente:

a) Que todos los documentos estén dirigidos a la persona titular de la

UA o a alguna de las personas servidoras públicas adscritas a ésta.

b) Determinar si el asunto del cual trata el documento le compete a la

UA tramitadora o receptora.

c) Que los documentos estén firmados autográficamente.

http://www.ascm.gob.mx/





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d) Si se indican anexos, que éstos estén completos.

e) Que la fecha sea actual y tenga número de documento.

f) Una vez que los documentos hayan sido verificados, se deberá

estampar el sello de recepción de la UA en el oficio de entrada y en

el acuse con la fecha y hora en que se recibió la documentación, así

como la rúbrica de la persona que la recibió para efectos de dejar

evidencia de este hecho.

g) Asentar los datos en cada formato (véase el Anexo núm. 2) y

numerar consecutivamente los documentos de control para el

despacho del documento y para el seguimiento administrativo de

la gestión que dé lugar.

h) En la Relación de Entrada de Correspondencia (véase el Anexo núm.

2), se indicará: UA que recibe, fecha de registro, número

identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente),

número del documento, nombre y cargo de la persona remitente,

tipo y número del documento, asunto, destinatario y

observaciones.

3. Vigilar que las comunicaciones sigan su curso normal, sin demora ni

extravío en todo el desarrollo consecuencia o resultado del trámite.

a) En la parte inferior derecha del documento de respuesta deberá

anotarse la referencia del documento al que se está dando

contestación, conforme a lo dispuesto en la Guía para la

Elaboración de Circulares, Oficios, Notas Informativas y

Memorándums de la ASCM.

b) El acuse de recibo deberá conservarse en los expedientes de la UA

que los generó, con sellos originales de recepción, salvo los casos a

que se refiere el subapartado 6.3, numeral 2, de este manual.





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6.8. CRITERIOS ESPECÍFICOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS, ACTIVOS

DE TRÁMITE

1. Cada UA elaborará en excel su “Inventario de Archivo de Trámite” (véase

el Anexo núm. 8).

2. Las personas titulares de las UAT deberán ordenar lógica y

cronológicamente en forma ascendente empezando por el mes de

enero y concluyendo con el mes de diciembre; esto es, el primer

documento que se reciba en enero irá abajo y así sucesivamente hasta

el último documento recibido en diciembre, ubicándose en la parte

superior del expediente; para la formación de expedientes y garantizar

la captación íntegra y oportuna de los documentos recibidos y

producidos por la propia UA en el curso de sus gestiones regulares,

reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites

institucionales.

3. Cada contenedor (archivero, librero o mueble específico para guardar

los expedientes) deberá tener etiqueta identificadora al frente, con el

número de gaveta o entrepaño y el nombre de las series que contenga.

4. En caso de que el contenedor incluya varias series, éstas deberán

identificarse con la codificación respectiva, mediante separador.

5. Todos los expedientes públicos que se encuentren dentro de las UAT

estarán a disposición de todo el personal adscrito a la UA de que se

trate, previo llenado del Vale de Préstamo de Expedientes (véase el

Anexo núm. 4).

6. El expediente clasificado en sus modalidades de reservado o

confidencial, únicamente podrá ser consultado por otras UA en razón

de sus funciones, previa autorización de la persona titular de la UA

resguardante, o por las personas servidoras públicas designadas por

ausencia u otras razones, y siempre que la persona solicitante firme la

responsiva en el vale de préstamo correspondiente.





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7. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán

reunir las siguientes condiciones de seguridad y funcionalidad para

garantizar la conservación de los documentos:

a) Estar en zonas sin humedad.

b) Estar en zonas cubiertas.

c) Ubicarse en zonas protegidas de los rayos del sol.

d) Mantenerse limpias.

8. Los documentos que se integran a un documento de archivo

necesariamente deben tener relación con el tema o asunto, y por tanto,

CDS, DVDS, fotografías, revistas, mapas o publicaciones, que no estén

relacionados, se considerarán documentos de apoyo administrativo.

9. La portada o guarda exterior de los expedientes deberá ser llenada a

lápiz, tomando como base el Catálogo de Disposición Documental y el

Cuadro General de Clasificación Archivística.

10. En la ceja de la portada o guarda exterior (véase el Anexo núm. 9) del

expediente deberán anotarse la nomenclatura correspondiente de

acuerdo con los siguientes datos y tomando en consideración las claves

asignadas en el Anexo núm. 10:

a) Clave del fondo.

b) Sección.

c) Serie.

d) Clave de subfondo o unidad administrativa.

e) Número de expediente y, en su caso, los números de legajos que

existan.

f) Año.





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6.9. APERTURA DE UN EXPEDIENTE NUEVO

1. Los expedientes de archivo se abrirán cada nuevo ejercicio fiscal o

cuando no existan antecedentes del asunto que se esté abordando.

2. Los expedientes de archivo se integrarán por asunto y por materia.

3. El registró y descripción de un expediente de archivo en soportes

tradicionales (papel), comprende la descripción de la carátula y la mayor

información posible para su mejor manejo, así como para desarrollar

una base de datos o inventario que facilite su control y acceso.

4. El registro y descripción de un expediente servirán para homologar los

sistemas de acceso y recuperación de información, y para mejorar su

control y ubicación en una UA dentro de la institución.

5. Los elementos mínimos de descripción de un expediente son los

siguientes:

a) Área productora.

b) Serie.

c) Asunto (deberá corresponder a la descripción del asunto en la hoja

del inventario).

c) Número progresivo del expediente.

d) Año.





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6.10. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y CONSERVACIÓN DE EXPEDIENTES

SEMIACTIVOS

1. Las UA, por conducto de las personas responsables de las UAT, realizarán

las transferencias de los expedientes que hayan concluido su plazo de

conservación como Archivo de Trámite, de acuerdo con lo establecido

en el Catálogo de Disposición Documental, en las fechas que se indican

en el Calendario de Transferencias Primarias. Las transferencias

programadas sólo podrán ser modificadas a propuesta anticipada y

justificada de las UA, siendo sometidas a sesión del COTECIAD para

acuerdo:





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2. En caso de contingencia en las instalaciones del Archivo de

Concentración, podrán suspenderse las transferencias primarias, para lo

cual sesionará el COTECIAD, y se emitirá el acuerdo correspondiente.

3. La transferencia de expedientes al Archivo de Concentración deberá

realizarse mediante oficio dirigido a la UTEV, acompañado del formato

de Relación de Transferencia Primaria elaborado en word (véase el

Anexo núm. 5), la cual será validada por la persona titular de la UA

correspondiente, así como la Hoja de Inventario del Archivo de

Concentración (véase el Anexo núm. 6), impresos y en disco compacto.

La entrega de las cajas de la Transferencia Primaria la realizará la UA

directamente en el Archivo de Concentración.

4. Las UAT deberán llevar un registro completo y preciso de las

transferencias que efectúen, así como mantener actualizado el control

de sus inventarios; por su parte, la persona encargada del Archivo de

Concentración deberá establecer el registro central de todas las

transferencias de la ASCM, para ello deberá crear, exprofeso y mantener

actualizada, una base de datos.

5. En el Archivo de Concentración únicamente se recibirán las

transferencias que hayan cumplido con la entrega de la documentación

señalada en el numeral 3 de este subapartado. La documentación se

debe encontrar debidamente integrada en expedientes, y en cajas de

polipropileno 20, en orden cronológico y, en el caso de las UAA y la DGAJ

por sujeto fiscalizado, ordenar los expedientes en forma ascendente

empezando por el mes de enero y concluyendo con el mes de

diciembre (en el sentido de abajo hacia arriba).

6. La persona encargada del Archivo de Concentración tendrá la facultad

de devolver la transferencia mediante oficio, sin modificar datos,

precisando las irregularidades de los expedientes mal relacionados,

cuando se inicie la revisión de lo remitido al Archivo de Concentración.

Las áreas a las que se les haya devuelto su información, la deberán

devolver en un término de cinco días hábiles ya corregida.

7. La persona responsable del Archivo de Concentración tendrá la facultad

de efectuar préstamos de los expedientes exclusivamente a las personas





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encargadas de las UAT, quienes son responsables del envío de los

expedientes (en caso de requerir un expediente de otra UAT, la persona

encargada deberá coordinarse con ella); el préstamo será por medio de

vale de préstamo (véase el Anexo núm. 4) formulado en dos originales y

por un período renovable de veinte días hábiles.

8. En el caso de los expedientes correspondientes a los sistemas de datos

personales que detenta la ASCM, se deberán seguir las medidas de

seguridad correspondientes, según lo establecido en la Ley de

Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos Obligados de la

Ciudad de México, los Lineamientos para la Protección de Datos

Personales en el Distrito Federal y el documento de seguridad de cada

sistema de datos personales.

6.11. VALORACIÓN DOCUMENTAL, BAJAS DOCUMENTALES Y TRANSFERENCIAS

SECUNDARIAS

1. El COTECIAD será el órgano que determine el tratamiento de todos los

expedientes.

2. Transferencias secundarias:

a) La persona encargada del Archivo de Concentración es responsable

de identificar y determinar cuáles son los expedientes inactivos en

la ASCM, una vez que el plazo de conservación precautoria haya

concluido, de acuerdo con lo establecido en el Catálogo de

Disposición Documental de la ASCM.

b) El Archivo de Concentración registrará en su calendario de

caducidades todos los expedientes que le sean transferidos por las

UAT, a efecto de detectar oportunamente la documentación cuya

guarda precautoria haya concluido y procederá a notificarlo, por

conducto de la UTEV mediante oficio recordatorio a la UA

correspondiente, para que, en su caso, inicie con el procedimiento

establecido (baja documental o transferencia secundaria).





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c) Antes de continuar con el procedimiento de los expedientes que

han terminado su guarda precautoria, la persona encargada del

Archivo de Concentración recabará en el formato de “Hoja de

Inventario” que corresponda, la firma de autorización de la persona

titular de la UA que haya transferido los expedientes en cuestión,

para validar la prescripción efectiva de los valores primarios de

tales expedientes y dar continuidad a la siguiente fase del ciclo

vital de los documentos.

d) Los expedientes que sean considerados para iniciar su proceso de

transferencia secundaria al Archivo Histórico, surtirán baja de los

inventarios del Archivo de Concentración y su trámite deberá

integrar: oficio de solicitud de la UA para transferencia secundaria

en el que incluya su declaratoria de prevaloración documental y el

inventario de transferencia secundaria debidamente autorizado.

e) Los documentos señalados en el inciso d) deberán remitirse por

medio de la UA a la UTEV para que solicite a la DGAJ, emita su

declaratoria de valoración documental y, en su caso, determine su

procedencia de conservación permanente para formar parte del

Archivo Histórico, y la remita a la UTEV en un término de ocho días

hábiles posteriores a la recepción del oficio de solicitud, la cual se

someterá en sesión del COTECIAD por conducto de la UTEV para su

determinación final.

f) Al ser autorizada la transferencia secundaria por parte del

COTECIAD, la UTEV remitirá oficio al responsable del Archivo de

Concentración para que realice el procedimiento establecido en el

siguiente numeral, marcando copia de conocimiento a la UA

productora de los expedientes.

3. Archivo Histórico:

a) Cuando se transfieran expedientes al Archivo Histórico, la persona

encargada del Archivo de Concentración abrirá un expediente de

transferencia secundaria, con copia de los inventarios transferidos

y el acuse del oficio de envío.





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b) Toda transferencia secundaria de expedientes con valor

permanente al Archivo Histórico de la ASCM, deberá ser

cuidadosamente preparada, organizada y transferida por la

persona responsable del Archivo de Concentración.

c) La persona encargada del Archivo Histórico será responsable de

generar los registros, inventarios y catálogos correspondientes de

los documentos para su control y consultas, así como de su

resguardo.

4. Baja documental:

a) La UA iniciará el procedimiento de baja documental de los

expedientes que, encontrándose en el Archivo de Concentración,

se le haya notificado mediante oficio recordatorio de la conclusión

de su guarda precautoria y de la prescripción de sus valores

documentales conforme a los incisos b) y c), del numeral 2 de este

subapartado, y continuará el procedimiento señalado en los incisos

d) y e) de este numeral.

b) Si en la revisión del material para la transferencia primaria, las UA

localizan información que no forma parte del archivo sino de otro

tipo de documentos de interés institucional, como libros, mapas,

periódicos, publicaciones, entre otros, elaborarán un oficio de pre

valoración en el cual establecerán esta situación y anexarán a dicho

oficio un inventario de baja, elaborado en excel (véase el Anexo

núm. 12). La descripción deberá contener la mayor cantidad de

información posible acerca del material contenido e indicando que

no hay información clasificada.

c) Los documentos fotográficos, sonoros o audiovisuales, generados

por la ASCM se incorporarán como documentos institucionales al

acervo de la Unidad de Documentación e Información, previa

revisión y autorización del titular, donde se les dará un tratamiento

diferente del que corresponde a la organización de archivos. En

caso de que la Unidad de Documentación e Información ya cuente

con ejemplares del mismo material remitido para su revisión y





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autorización, podrá ser destruido, previa declaratoria de valoración

documental por parte de DGAJ y autorización del COTECIAD.

d) En estos casos, la persona titular de la UA solicitará la baja

documental a la UTEV mediante oficio en el que incluya su pre

valoración de que han concluido su guarda precautoria y prescrito

sus valores documentales, o de que la documentación no forma

parte de la transferencia primaria sino de otro tipo de documentos

de interés institucional, así como los inventarios respectivos y ésta

los remitirá a la DGAJ para efecto de que emita su declaratoria de

valoración documental en un término de ocho días hábiles

posteriores a que se le solicite.

e) La DGAJ emitirá una declaratoria de valoración, tomando en

consideración el oficio de pre valoración e inventario autorizado

por la persona titular de la UA correspondiente, y le notificará a la

UTEV su respuesta, a efecto de que la someta a consideración del

COTECIAD para su determinación final.

5. Las Actas del COTECIAD en que se hayan tratado las solicitudes de baja de

los expedientes y los acuerdos recaídos en éstas se digitalizarán y

publicarán en el portal de transparencia de la página oficial de internet

de la ASCM.

6. La persona responsable del Archivo de Concentración y la persona

encargada de la UAT deberán integrar un expediente por cada baja

autorizada, cuidando incorporar en él los oficios e inventarios

correspondientes.

7. Una vez autorizada la baja documental por el COTECIAD y emitido el

acuerdo, los documentos relacionados deberán destruirse; para lo cual,

la UTEV remitirá un oficio a la DGAS para que, por medio del Comité de

Bienes Muebles, se determine en la siguiente sesión de comité el

destino final de la documentación.

8. En la fecha que la DGAS establezca para la destrucción, deberá levantar

el acta correspondiente.





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6.12. DISPOSICIONES GENERALES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

E HISTÓRICO

1. El horario de servicio del Archivo de Concentración es de lunes a

viernes, de 9:00 a 15:00 horas y de 16:00 a 18:00 horas.

2. Las personas usuarias deberán depositar en el módulo de vigilancia

portafolios, cámaras, bolsas, mochilas, tijeras, cúteres, abrigos,

chamarras, suéteres y sudaderas holgadas, gabardinas y cualquier

objeto que el archivo considere que pueda ser utilizado para mutilar

expedientes o sustraer cualquier tipo de material o información. Si el

usuario deseara introducir alguna de las prendas mencionadas, podrá

hacerlo si acepta ser revisado por el personal del archivo al salir.

3. Para acceder a los servicios del Archivo de Concentración, la persona

usuaria, que siempre será personal interno, salvo que medie disposición

legal alguna u orden judicial emitida por autoridad competente que

establezca algo distinto; deberá identificarse con la credencial

institucional o identificación oficial con fotografía, cada vez que el

archivo lo solicite.

4. Las personas usuarias y el personal del archivo deberán observar

siempre una conducta correcta para mantener un ambiente de

seguridad, tranquilidad y respeto.

5. Para evitar daños a los materiales documentales, las personas usuarias y

el personal del archivo no podrán fumar ni introducir bebidas y

alimentos al archivo.

6. Las personas usuarias sólo podrán entrar a las áreas autorizadas, por el

personal del archivo.

7. Las personas usuarias deberán hacer uso adecuado del mobiliario y

equipo del archivo.

8. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la

reproducción y distribución para su propio servicio de los instrumentos





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de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados en

los Archivos de Concentración e Histórico, sin la debida autorización de

la persona propietaria.

9. El servicio de préstamo de documentos del Archivo de Concentración a

las personas responsables de los Archivos de Trámite de las UA, será

efectuado exclusivamente por personal encargado de este servicio.

10. Los documentos que se presten para consulta directa en sala al usuario

o usuaria deberán ser reintegrados a sus lugares de origen el mismo día

bajo la responsabilidad del personal encargado del servicio.

11. La documentación considerada de valor permanente deberá

conservarse en su soporte original, aun y cuando se establezca una

normatividad para la validez y utilización de otros medios de

almacenamiento y consulta de la información.

12. Para la consulta y manipulación de documentos originales, se

establecerán disposiciones que garanticen su integridad, y serán

obligatorias para las personas usuarias y el personal encargado de los

archivos.

6.13. EL PERSONAL PARA LAS ACTIVIDADES DE LOS ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN

E HISTÓRICO

1. Las personas servidoras públicas designadas deberán realizar el conteo

de las cajas que se encuentren en los anaqueles a trabajar y especificar

el subfondo al que pertenezca.

2. Una vez realizado el conteo, la persona responsable del Archivo de

Concentración, con la colaboración de la persona representante de la

UA, verificarán que corresponda al inventario remitido, para garantizar

la documentación que ingresa al Archivo de Concentración.

3. Como medida de higiene, y con el propósito de evitar infecciones

generadas por hongos o bacterias que anidan en los documentos y





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preservar la documentación, el personal de apoyo y las personas

servidoras públicas designadas deberán utilizar batas, lentes, guantes y

cubre boca en los Archivos de Concentración e Histórico.

4. Los documentos de los Archivos de Concentración e Histórico se

someterán a procesos de limpieza con aspiradora o en forma manual,

esta última mediante una brocha de pelo suave, como se detalla a

continuación:

a) Limpieza con aspiradora: se coloca una malla móvil tratando que se

encuentre tensa alrededor del expediente (para evitar rasgaduras

en el material), una vez colocada se le pasa la aspiradora. La

aspiración se realizará de izquierda a derecha y viceversa.

b) Limpieza manual: para la eliminación del polvo de los documentos

se realiza esta acción sobre el documento con movimientos suaves

del centro hacia fuera, cuidando de abarcarlo en su totalidad.

6.14. ACCIONES QUE DEBEN REALIZAR LAS UAT, LA PERSONA RESPONSABLE

DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Y LA PERSONA RESPONSABLE

DEL ARCHIVO HISTÓRICO

1. La foliación constituye el primer paso para llevar a cabo el

ordenamiento de la documentación, esta acción permite controlar el

número de hojas que contiene el expediente; dicho foliado se iniciará

con el número 1, comenzando con el último documento de diciembre,

que será la primera hoja del expediente y terminará con el primer

documento de enero; es decir la última hoja del expediente, siendo el

número que le corresponda a esta.

a) Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar, desde el

número 1 en adelante, en la esquina inferior derecha de la parte

frontal de cada hoja, de manera legible, sin enmendaduras, sobre

un espacio en blanco y sin alterar textos, membretes, sellos

originales, etc.

b) Numerar los expedientes de manera lógica y cronológicamente en

forma ascendente.





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En caso de que el expediente cuente con más de un legajo se

enumeraran con números arábigos divididos con una diagonal; por

ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3.

2. Realizar el expurgo, retirando cuidadosamente de los documentos todo

tipo de objetos que los deterioren, como clips, grapas, broches, diurex,

post-it, etc., evitando alterar su estructura.

3. Se llenarán las carátulas de los expedientes, procurando conservar su

orden.

4. Los documentos deteriorados por factores diversos, como hongos,

polilla, documentos semiquemados, deteriorados por roedores,

pescados de plata, etc., deben separarse y ser colocados en una caja

especial que solamente contenga documentos deteriorados, pues éstos

pueden contagiar otros documentos y para ello se deberá tomar en

cuenta el principio de orden original.

5. Cuando sean enviados al Archivo de Concentración materiales que no

son susceptibles de formar parte de sus expedientes, por ejemplo, los

libros, diarios oficiales, gacetas y discos compactos, entre otros, éstos

deberán ser separados y colocados en cajas independientes,

conservando el principio de procedencia para su devolución mediante

oficio a la UA que los remitió, a efecto de que realice el procedimiento

de baja documental.

6. Cuando se encuentran documentos húmedos es necesario orearlos,

para evitar que se deterioren; una vez secos, se colocarán en su

respectivo subfondo, respetando el orden en el que fueron

encontrados.

7. Cada persona usuaria deberá trabajar de manera independiente, y

tomará la caja más antigua de cada subfondo, la que será llevada al área

de trabajo.

8. La actividad descrita en el numeral anterior se realizará expediente por

expediente, una vez abierta la caja.





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9. A la par del punto anterior, deberá realizarse la pre valoración del

expediente, es decir, la clasificación de la documentación, de

conformidad con el Cuadro General de Clasificación Archivística y el

Catálogo de Disposición Documental de la ASCM.

10. La identificación de las secciones y series dentro del fondo documental

debe realizarse teniendo en cuenta la estructura orgánico-funcional de

la ASCM. Este procedimiento es la clasificación que permitirá ubicar el

documento de archivo en el nivel que se quiere caracterizar y describir.

11. La identificación se establece de lo general a lo particular, de la misma

manera en que se realiza la descripción:

FONDO ---> SUBFONDO ---> SECCIÓN ---> SERIE

12. La selección de los materiales que serán conservados o eliminados, se

basará en la observancia del Catálogo de Disposición Documental

aprobado por el COTECIAD; asimismo, se tendrán que valorar los

expedientes o documentos que serán transferidos al Archivo Histórico.

13. Cuando se presenten dudas acerca del tratamiento a que deba sujetarse

determinado material, se consultará a la persona servidora pública

responsable del Archivo de Concentración para tomar la decisión más

adecuada al respecto.

14. Cuando se determine la baja documental de algún documento, los

expedientes serán digitalizados antes de su eliminación, y deberán ser

correctamente preparados y organizados por el Archivo de

Concentración, el cual atenderá la adecuada ordenación de la remesa y

la elaboración de la relación respectiva.

15. El inventario en el Archivo de Concentración y en la UAT deberá

contener lo siguiente:

a) Los expedientes se ordenarán por año, sección y serie; en el caso

de las UAA y la DGAJ, el año que se considera será el año de la

Cuenta Pública de la Ciudad de México que se revisó y el sujeto

fiscalizado.





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b) Los expedientes tendrán un espesor de 4 o 5 cm de ancho como

máximo, y todos serán cosidos con hilo de algodón, con técnica a 2

orificios, pasando por éstos de abajo hacia arriba y hacer moño

rematando con nudo al reverso del expediente.

c) Una vez conformados los expedientes, se numerarán

cronológicamente ordenándolos de manera consecutiva de

acuerdo con las series de cada sección, y se colocarán en cajas

archivadoras integradas por sección. Cada caja debe estar

identificada con una etiqueta auto adherible (véase el Anexo núm.

7) que se colocará en forma centrada y precisamente en la cara que

contiene un orificio en la parte inferior de las cajas y contendrá los

siguientes datos:

Fondo

Subfondo

Sección

Serie(s)

Sujeto fiscalizado (en caso de las UAA)

Año

Número de expedientes y número de legajos en caso de que existan

Número de caja

Ubicación topográfica (este dato lo asignará el Archivo de

Concentración de acuerdo con los anaqueles existentes)

d) La numeración cronológica (arábiga) de los expedientes comenzará

en cada caja siempre con el número 1 y terminará una secuencia al

llenarse la caja. En la siguiente caja, en caso de no haber sido

concluida, se continuará con la sección o serie, al inicio de cada

serie se comenzará otra vez la numeración, y así sucesivamente.





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e) Al colocar la etiqueta identificadora, se trasladará la caja del área

de trabajo al anaquel específico del Archivo de Concentración,

respetando el orden del subfondo y número de caja.

f) Las cajas se ordenarán en los anaqueles de izquierda a derecha y de

arriba hacia abajo en el área topográfica que se le haya asignado en

el Archivo de Concentración.

16. La clasificación de la información que se encuentra en el Archivo de

Concentración es de dos tipos, por lo que los documentos que sean

transferidos para su resguardo, atenderán a ésta:

a) Clasificación cronológica.

b) Clasificación por subfondos y series.





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7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y DIAGRAMA DE FLUJO

7.1. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTACIÓN

7.1.1. Descripción de Actividades

RESPONSABLE ACTIVIDAD

UNIDAD ADMINISTRATIVA

(UA)

1. Remite la Transferencia a la

Unidad de Transparencia,

Evaluación y Vinculación (UTEV),

mediante oficio, adjuntando el

formato de Relación de

Transferencia Primaria, Hoja de

inventario del Archivo de

Concentración, impresos y en CD;

y entrega las cajas de la

transferencia directamente en el

Archivo de Concentración.

UNIDAD DE TRANSPARENCIA,

EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN

(UTEV)

2. Remite los formatos de la

Relación de Transferencia, Hoja

de Inventario y el CD, al Archivo

de Concentración.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

(AC)

3. Recibe de la UA la transferencia

de las cajas que cumplieron con la

entrega de los formatos a la

UTEV.

4. Revisa el contenido de los

inventarios, así como la





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descripción de la información.

¿Cumple los requisitos?

Sí, continúa en la actividad núm.

6.

No, continúa en la siguiente

actividad.

5. Devuelve a la UA mediante oficio

las cajas con la documentación y

los inventarios, sin modificar

datos, indicando los requisitos

que debe cubrir. Reinicia en la

actividad núm. 1.

6. Incorpora las cajas con la

documentación en los anaqueles,

y registra la información de los

inventarios en la base de datos.

Fin del procedimiento.





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(UTEV)


(AC)

Inicio

Remite los formatos y el CD al

Archivo de Concentración

Recibe de la UA la

Transferencia de las cajas que

cumplieron con la entrega de

los formatos a la UTEV


(UA)

Remite la transferencia mediante

oficio, adjunta Relación

de Transferencia Primaria,

Hoja de Inventario

del Archivo de Concentración

impresos y en CD; y entrega las

cajas directamente en el Archivo

de Concentración

1 2 3

5

Devuelve a la UA indicando los

requisitos que debe cubrir

6

¿Cumple los requisitos?

Incorpora las cajas con la

documentación en los

anaqueles, y registra la

información de los inventarios

en la base de datos

Revisa el contenido de los

inventarios, así como la

descripción de la información

4

No

FIN

Sí

1

1

7.1.2 Diagrama de Flujo





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7.2. PROCEDIMIENTO PARA LA TRANSFERENCIA SECUNDARIA DE DOCUMENTACIÓN




(AC)

1. Revisa, conforme al Catálogo de

Disposición Documental (CADIDO),

las series que perdieron sus

valores primarios.

2. Envía a la UA, por conducto de la

UTEV, los inventarios para revisión

y valoración de los expedientes

que su plazo de conservación

precautoria concluyó y sean

susceptibles de pasar al Archivo

Histórico.


(UA)

3. Recibe, analiza, determina y envía

a la Unidad de Transparencia,

Evaluación y Vinculación (UTEV),

oficio de solicitud de

transferencia secundaria en el

que incluya su declaratoria de pre

valoración documental, y el

inventario de transferencia

secundaria debidamente

autorizado con la firma del titular

de la UA.



(UTEV)

4. Envía a la DGAJ los inventarios de

la UA de las series susceptibles de

pasar al Archivo Histórico, para

que emita su valoración

documental.





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DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS

JURÍDICOS

(DGAJ)

5. Realiza la valoración documental

de las series, remitiendo su

declaratoria a la UTEV.

(UTEV) 6. Presenta al COTECIAD la valoración

emitida por la DGAJ, de las series

documentales susceptibles de

pasar al Archivo Histórico.

COMITÉ TÉCNICO INTERNO

DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

DE LA ASCM

(COTECIAD)

7. Emite la determinación final de

las series susceptibles de pasar al

Archivo Histórico.

¿Se aprueba la transferencia

secundaria de las series?

Sí, continúa en la siguiente

actividad.

No, reinicia en la actividad núm. 2.

8. Elabora el acta respectiva en

donde consta la valoración, para

el acuerdo correspondiente de

los integrantes del COTECIAD.

UTEV 9. Remite oficio al AC para que

realice la transferencia

secundaria al Archivo Histórico y

marca copia de conocimiento a la

UA.

AC 10. Abre un expediente de

transferencia secundaria con el

acuse del oficio de envío y copia

de los inventarios remitidos, y

efectúa la transferencia al

Archivo Histórico.






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7.2.2. Diagrama de Flujo



(UTEV)


(UA)

Inicio

Envía a la UA, por conducto de

la UTEV, los inventarios para

revisión y valoración de los

expedientes que su plazo

de conservación precautoria

concluyó y sean susceptibles

de pasar al Archivo de Histórico

Recibe, analiza, determina y

envía a la UTEV, oficio de

solicitud de transferencia

secundaria, en el que incluya

su prevaloración y el inventario

de transferencia secundaria


(AC)

Presenta al COTECIAD la

valoración de las series

documentales susceptibles de

pasar al Archivo Histórico

Revisa conforme al CADIDO

las series que perdieron sus

valores primarios y secundarios

1

2 4

6


JURÍDICOS

(DGAJ)

Envía a la DGAJ los

inventarios de la UA de las

series susceptibles de pasar

al Archivo Histórico

3

Realiza la valoración de las

series documentales,

remitiendo su declaratoria a

la UTEV

5

1


DE ADMINISTRACIÓN

DE DOCUMENTOS DE LA ASCM

(COTECIAD)

Emite la determinación final de

las series susceptibles de

pasar al Archivo Histórico

7

Elabora el acta respectiva, en

donde consta la valoración,

para el acuerdo

correspondiente de los

integrantes del COTECIAD

8

1

¿Se aprueba la

transferencia secundaria

de las series?

NO

SÍ

9

Remite el oficio al AC para que

realice la Transferencia

Secundaria al Archivo Histórico

y marca copia de conocimiento

a la UA

Abre un expediente de

transferencia secundaria con el

acuse del oficio de envió y

copia de los inventarios

remitidos, y efectúa la

transferencia al Archivo

Histórico

10

FIN





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7.3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DOCUMENTAL




(UA)

1. Identifica dentro de la UA,

documentos que no forman

parte del archivo para

transferencia primaria o, en su

caso, recibe el recordatorio e

inventarios del Archivo de

Concentración de los expedientes

que conforme al CADIDO han

prescrito en sus valores y sean

susceptibles de ser dados de baja.

2. Analiza, determina y solicita a la

UTEV mediante oficio la baja

documental, incluyendo los

inventarios respectivos y su pre

valoración de los expedientes,

determinando en su oficio si son

susceptibles de darse de baja.



(UTEV)

3. Envía a la DGAJ, para valoración

documental, los inventarios de la

UA de los expedientes

susceptibles de ser dados de baja.


JURÍDICOS (DGAJ)

4. Emite una declaratoria de

valoración de los documentos, y

la notifica a la UTEV.

UTEV 5. Presenta al COTECIAD la

declaratoria de la valoración

emitida por la DGAJ de la solicitud

de baja documental.





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DE ADMINISTRACIÓN


(COTECIAD)

6. Emite su determinación final

sobre las documentales

susceptibles de causar baja.

¿Se aprueba la baja documental?

Sí, continúa en la siguiente

actividad.

No, reinicia en la actividad núm. 2.

7. Elabora el acta respectiva en

donde consta la valoración, para

el acuerdo correspondiente del

COTECIAD.

UTEV 8. Envía oficio a DGAS para que

someta a consideración del

Comité de Bienes Muebles de la

ASCM, el destino final de los

documentos y, en su caso,

proceda a su destrucción.

DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN

Y SISTEMAS

(DGAS)

9. En la fecha establecida para la

destrucción de las bajas

documentales, levantará el acta

correspondiente.






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(UA)



(UTEV)

Analiza, determina y solicita a la UTEV mediante oficio la baja documental incluyendo los inventarios respectivos y su

prevaloración de los expedientes determinando en su oficio, si son

susceptibles de darse de baja

2


JURÍDICOS

(DGAJ)

Envía a la DGAJ para

valoración documental, los

inventarios de la UA de los

expedientes susceptibles de

ser dados de baja

3

1

Emite una declaratoria de

valoración de los documentos

y la notifica a la UTEV

4

Identifica dentro de la UA documentos susceptibles de ser

dados de baja; o en su caso, recibe recordatorio e inventarios del AC

de los expedientes que concluyeron su guardia precautoria

conforme al CADIDO

1

Presenta al COTECIAD la

declaratoria de la valoración

emitida por la DGAJ, de la

solicitud de baja documental

5


DE ADMINISTRACIÓN


(COTECIAD)

Emite su determinación final

sobre las documentales

susceptibles de causar baja

6

Elabora el acta respectiva en

donde consta la valoración

para el acuerdo

correspondiente del

COTECIAD

7

¿Se aprueba la baja

documental?

SÏ

1 NO

8

Envía oficio a la DGAS para

que someta a consideración del

Comité de Bienes Muebles, el

destino final de los documentos

y en su caso, proceda a su

destrucción

DIRECCIÓN GENERAL

DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS

(DGAS)

En la fecha establecida para la

destrucción de las Bajas

Documentales, levantara el

Acta correspondiente

9

FIN

7.3.2. Diagrama de Flujo





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ANEXOS





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1. PORTADA O GUARDA EXTERIOR DEL EXPEDIENTE





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INSTRUCTIVO DE LLENADO

El llenado del formato “Portada o Guarda Exterior del Expediente” será con lápiz,

en los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo

con la siguiente numeración:

1. Auditoría Superior de la Ciudad de México.

2. Nombre de la UA que genera la documentación.

3. Nombre del área adscrita a la UA que generó la documentación.

4. Clave que corresponde a la sección, de acuerdo con el Cuadro General

de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

5. Clave que corresponde a la serie, de acuerdo con el Cuadro General de

Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental.

6. Descripción breve de la información que contiene el expediente,

especificando si dentro de éste se encuentran documentos

electrónicos. Dicha descripción deberá coincidir en su totalidad con la

que se coloque en el documento denominado “Hoja de Inventario”. En

el caso de las áreas de auditoría, éstas podrán adicionar la clave del

índice de papeles de trabajo señaladas en el Manual del Proceso General

de Fiscalización.

7. Fecha de apertura del expediente (dd/mm/aaaa). En caso de

documentación de auditoría, será de acuerdo con la Cuenta Pública de

la Ciudad de México de que se trate.

8. Fecha de cierre del expediente (dd/mm/aaaa).

9. Número consecutivo del expediente, iniciando por el número 1, y en el

caso que haya legajos, especificar en seguida el número de legajo.

10. Ubicación del mobiliario que contiene el expediente.





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11. Número de hojas que contiene el expediente incluyendo los legajos con

los que cuente, en su caso, anotar cuando ya haya sido cerrado el

expediente (iniciando con 1 y hasta la página que cierre el expediente).

12. Escribir una X en el recuadro del valor que corresponda (administrativa,

legal, fiscal o contable), de acuerdo con el Cuadro General de


13. Escribir una X en el recuadro que corresponda a la clasificación de la

información que contenga el expediente (público, reservado,

confidencial o versión pública), de acuerdo con el Cuadro General de


Cuando en esta parte se haya marcado que el expediente cuenta con

información reservada o confidencial, y en cumplimiento de los

Lineamientos Generales en materia de Clasificación y Desclasificación de

la Información, así como para la elaboración de versiones públicas

deberá llenarse la “Leyenda de Clasificación” ubicada en la parte superior

derecha de la portada del expediente.

14. Número de años de vigencia en el Archivo de Trámite incluyendo la

palabra “años”, de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

15. Número de años que se conservará en el Archivo de Concentración

incluyendo la palabra “años”, de acuerdo con el Catálogo de Disposición

Documental.

16. Número total de la vigencia documental incluyendo la palabra “años”, de

acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental.

17. Fechas de consulta del documento (día, mes y año), en caso de haber

sido prestado.

18. Firma de la persona responsable del Archivo de Trámite de la UA de

adscripción, al realizar la revisión del expediente.

19. En este numeral, se anotará la fecha en la que el CTAIP confirmó la

clasificación del documento. (A partir de este numeral, el llenado también

será con lápiz y corresponde a la “Leyenda de Clasificación”. En caso de que





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el expediente no contenga información clasificada, se deberá cruzar el

recuadro con tinta azul o negra).

20. Se señalará el nombre de la UA de la cual es titular quien clasifica.

21. Escribir con mayúsculas la palabra que corresponda al tipo de

clasificación de la información: RESERVADA o CONFIDENCIAL.

22. Se indicarán, en su caso, las partes específicas o páginas del documento

que se clasifican como reservadas o confidenciales. Si la clasificación

fuera en su totalidad, se anotarán todas las páginas que lo conforman.

23. Se señalará el nombre de los ordenamientos jurídicos, artículo(s),

fracción(es) y párrafo(s) con base en los cuales se sustenta la reserva o

confidencialidad, según se trate.

24. Se anotará el número de años o meses por los que se mantendrá el

documento o las partes de éste como reservado. Si el expediente no es

reservado sino confidencial, deberá marcarse como “No Aplica”.

25. En caso de haber solicitado la ampliación del período de reserva

originalmente establecido, se deberá anotar el número de años o meses

por los que se amplía la reserva.

26. Firma autógrafa de la persona titular de la UA quien clasifica.

27. Se anotará la fecha en que se desclasifica. (En caso de que una vez

desclasificado el expediente, subsistan partes o secciones de este

reservadas o confidenciales, se señalará.

28. Firma autógrafa y cargo de la persona servidora pública que desclasifica.





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2. RELACIÓN DE ENTRADA DE CORRESPONDENCIA





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Para el llenado del formato “Relación de Entrada de Correspondencia”, en los

espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la

siguiente numeración:

1. Nombre de la UA que recibe la documentación.

2. Fecha en que se elabora la relación de correspondencia de entrada.

3. Número total de piezas recibidas de correspondencia de entrada.

4. Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en

series anuales.

5. Número progresivo de cada pieza de correspondencia registrada en la

relación.

6. Datos de identificación completos de la persona remitente de la

correspondencia.

7. Indicar si se trata de oficio, circular, nota informativa, etc. y el número

asignado originalmente al documento de entrada de correspondencia.

8. Tema o materia de qué trata el documento recibido.

9. Datos completos de la persona a la que va dirigido el documento,

incluyendo el nombre completo y el cargo que desempeña.

10. Características adicionales del documento, tales como anexos que lo

acompañan, estado de conservación, si se ha recibido con términos de

prescripción legal, etc.

11. Anotar nombre y firma de la persona responsable del llenado del

documento.

12. Obtener la firma de visto bueno de la persona titular de la UA.





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3. RELACIÓN DE SALIDA DE CORRESPONDENCIA





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Para el llenado del formato “Relación de Salida de Correspondencia”, en los

espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la

siguiente numeración:

1. Nombre de la UA que envía la documentación.

2. Fecha en la que se elaboró la relación de correspondencia de salida.

3. Número total de piezas de correspondencia de salida que se despachan.

4. Número de control asignado a la relación, en orden progresivo y en

series anuales.

5. Número progresivo que corresponde a cada pieza de correspondencia

registrada en la relación.

6. Datos de identificación completos de la persona a quien va dirigida la

correspondencia.

7. Tema o materia que trata el documento que se despacha.

8. Mecanismo utilizado para el despacho de la correspondencia

(mensajero, mensajería especializada, correo, correo electrónico, etc.).

9. Datos y tipo de anexos que se despachan junto con la pieza de

correspondencia remitida.

10. Características adicionales del documento, tales como anexos que lo

acompañan, estado de conservación, si se recibió con términos de

prescripción legal, etc.


documento.






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4. VALE DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES





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Para el llenado del formato “Vale de Préstamo de Expedientes”, en los espacios

en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con la siguiente

numeración:

1. Nombre de la UA que solicita en préstamo el (los) expediente(s).

2. Nombre completo de la persona que solicita el (los) expediente(s) en

préstamo.

3. Número total de expedientes que se presentan.

4. Número consecutivo y total de hojas por utilizar.

5. Descripción del (los) expediente(s) solicitados en préstamo.

6. Tema del que trata(n) el (los) expediente(s) solicitado(s) en préstamo.

7. Código de clasificación que corresponde a cada expediente.

8. Año de apertura del (los) expediente(s) o años extremos de apertura y

cierre.

9. Fecha en que se solicita(n) en préstamo el (los) expediente(s).

10. Fecha en que el usuario solicitante deberá devolver el (los) expediente(s)

requerido(s) en préstamo.

11. Nueva fecha de préstamo, en caso de solicitar ampliación del período

de consulta.

12. Segunda fecha de devolución obligatoria de (los) expediente(s)

solicitado(s) en préstamo.

13. Nombre y firma de la persona servidora pública que autoriza el

préstamo del (los) expediente(s).





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14. Nombre y firma de la persona servidora pública que entrega el (los)

expediente(s) solicitado(s) en préstamo.

15. Nombre y firma de la persona servidora pública que recibe en préstamo

el (los) expediente(s).

16. Nombre y firma de la persona servidora pública que entrega el (los)

expediente(s) solicitado(s) en préstamo.

17. Nombre y firma de la persona servidora pública que recibe el (los)

expediente(s) prestado(s) por el Archivo de Concentración.





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5. RELACIÓN DE TRANSFERENCIA PRIMARIA





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Para el llenado del formato “Relación de Transferencia Primaria”, en los espacios


numeración:

1. Nombre de la UA de la que procede la documentación transferida.

2. Nombre del área de la UA que generó la documentación.

3. Número de transferencia, progresivo y anual.

4. Fecha en que se envía al Archivo de Concentración de la ASCM la

documentación relacionada de la UA.

5. Número de caja(s) que se relaciona(n), en orden ascendente progresivo y

anual.

6. Número total de expedientes contenidos en la caja que se relaciona.

7. Clasificación de acuerdo con el Catálogo de Disposición Documental y

con el ente del cual se efectúa la transferencia.

8. En el caso de las UAA, se anotará el año de la Cuenta Pública de la Ciudad

de México que trate el expediente, en otros casos se anotará el año de

apertura y cierre del expediente que se registró.

9. Número de años que deberán conservarse los expedientes que se

transfieren al Archivo de Concentración, de acuerdo con el Catálogo de

Disposición Documental de la ASCM.

10. Se anotará “Archivo Histórico” o “Digitalización”, según corresponda; esta

información se proporcionará en el Archivo de Concentración.


documento.






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6. HOJA DE INVENTARIO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN





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Para el llenado del formato “Hoja de Inventario del Archivo de Concentración”,




2. Nombre de la UA generadora de la documentación.

3. Número consecutivo del expediente.

4. Número de legajo.

5 Número total de hojas que integra un expediente.

6. Número de la caja en que se encuentra el expediente.

7. Fecha del expediente.

8. Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con

el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de

Disposición Documental.

9. Breve extracto del asunto.

10. Número de anaquel y entrepaño en que se encuentra el expediente

(esta parte la llena el Archivo de Concentración).

11. Número total de años que deberá guardarse el expediente en el Archivo

de Concentración.

12. Características adicionales del documento.





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7. ETIQUETA DE CAJA DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

FONDO: (1)

SUBFONDO:

(2)

SECCIÓN:

SERIE:

SUJETO FISCALIZADO:

(3)

AÑO:

(4)

NÚMERO DE

EXPEDIENTES

Y LEGAJOS:

(5)

NÚMERO. DE CAJA:

(6)

UBICACIÓN

TOPOGRÁFICA:

(7)





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Para el llenado del formato “Etiqueta de Caja de Archivo de Concentración”, en

los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con

la siguiente numeración:


2. Nombre de la UA generadora de la serie.

3. Sección y serie, de acuerdo con el Cuadro General de Clasificación

Archivística y el Catálogo de Disposición Documental, en caso de que

proceda, nombre del sujeto fiscalizado.

4. Año de los expedientes. En caso de las UAA y la DGAJ, año de la Cuenta

Pública de la Ciudad de México del expediente.

5 Número de expedientes y legajos contenidos en la caja.

6. Número de la caja en que se encuentra el expediente.

7. Números de anaquel y entrepaño en que se encuentra el expediente.





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8. INVENTARIO DE ARCHIVO DE TRÁMITE





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Para el llenado del formato “Inventario de Archivo de Trámite”, en los espacios


numeración:

1. Nombre de la UA que genera la información.

2. Área generadora de la serie, de la UA de adscripción.

3. Número consecutivo de hoja.

4. Total de hojas a utilizar.

5. Fecha de levantamiento del inventario.

6. Número consecutivo de expediente.

7. Número de legajo.

8. Número de hojas contenidas en el expediente.

9. Año y fecha del expediente.

10. Código de clasificación que corresponde al expediente, de acuerdo con el

Catálogo de Disposición Documental y el Cuadro General de Clasificación

Archivística.

11. Descripción breve del asunto.

12. Lugar específico en donde se localiza el expediente.

13. Características adicionales de la documentación.

14. Nombre y firma de la persona servidora pública que levanta el inventario.

15. Firma de visto bueno de la persona titular de la UA.





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9. NOMENCLATURA Y CEJA DEL EXPEDIENTE

Fondo. Sección. Serie. Subfondo. Núm. de expediente. Legajo. Año

ASCM.3C.3C.3.AS.1.Leg.1/3.2018





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10. CLAVES DEL FONDO Y SUBFONDOS

CLAVES DE FONDO Y SUBFONDOS

CLAVE

DEL FONDO CLAVE SUBFONDOS

ASCM

AS AUDITOR SUPERIOR

UTSFFA UNIDAD TÉCNICA SUSTANTIVA DE FISCALIZACIÓN FINANCIERA Y

ADMINISTRACIÓN

UTSFEAJ UNIDAD TÉCNICA SUSTANTIVA DE FISCALIZACIÓN ESPECIALIZADA Y DE

ASUNTOS JURÍDICOS

DGAS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y SISTEMAS

DGAJ DIRECCIÓN GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS

DGACF-A DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “A”

DGACF-B DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “B”

DGACF-C DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA DE CUMPLIMIENTO FINANCIERO “C”

DGAE-A DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA ESPECIALIZADA “A”

DGAE-B DIRECCIÓN GENERAL DE AUDITORÍA ESPECIALIZADA “B”

CAAAF COORDINACIÓN DE ASESORES Y ANÁLISIS DE ACCIONES FISCALIZADORAS

UTEV UNIDAD DE TRANSPARENCIA, EVALUACIÓN Y VINCULACIÓN

CD COORDINACIÓN DE DIVULGACIÓN

CG CONTRALORÍA GENERAL





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No.

de

Exp.

No.

de

Legajo

No.

de

Caja

Fecha Asunto Observaciones

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

(9)

Firma de (de la) titular de la UA

FONDO: (1)

SUBFONDO: (2)

Hoja de Inventario de Transferencia Secundaria

11. HOJA DE INVENTARIO DE TRANSFERENCIA SECUNDARIA





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Para el llenado del formato “Hoja de Inventario de Transferencia Secundaria”, en

los espacios en blanco se anotarán los datos que correspondan, de acuerdo con

la siguiente numeración:


2. Nombre de la UA.

3. Número consecutivo de expediente o de ejemplar.

4 Número de legajo, en su caso.

5. Número de caja.

6. Año y fecha del expediente o ejemplar.



9. Firma de la persona titular de la UA.





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No.

de

Exp.

No.

de

Legajo

No.

de

Caja

Fecha Asunto Observaciones

(3) (4) (5) (6) (7) (8)

(9)

Firma del (de la) titular de la UA

FONDO: (1)

SUBFONDO: (2)

Hoja de Inventario de Material de Baja Documental

12. HOJA DE INVENTARIO DE MATERIAL DE BAJA DOCUMENTAL





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Para el llenado del formato “Hoja de Inventario de Material de Baja Documental”,




2. Nombre de la UA.

3. Número consecutivo de expediente o de ejemplar.

4 Número de legajo, en su caso.

5. Número de caja.

6. Año y fecha del expediente o ejemplar.



9. Firma de la persona titular de la UA.





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EXPEDICIÓN

En cumplimiento a lo dispuesto por los artículos 14, fracción XIII, de la Ley

Orgánica de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del

Distrito Federal; y 5o., fracción II, de su Reglamento Interior, el Contador Mayor,

Dr. David M. Vega Vera, expide el presente manual para su debida difusión y

observancia al interior de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal

a los dieciocho días del mes de abril del año dos mil ocho.

El presente documento entrará en vigor al día hábil siguiente de su difusión.

La Dirección General de Asuntos Jurídicos lo difundirá al interior de la

Auditoría Superior por medio del portal de Intranet de la ASCM, sección

Marco Normativo.

Para su consulta, este documento permanecerá a disposición del personal de

la ASCM en la Unidad de Documentación e Información.

Correspondiendo a la Contraloría General de la ASCM, supervisar su difusión y

aplicación.





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PRIMERA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica

de la Contaduría Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito

Federal; y 5o., fracción II, inciso c) del Reglamento Interior de la Contaduría

Mayor de Hacienda de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal, el

Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la primera

actualización del presente manual para su difusión y observancia al interior

de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los ocho días del

mes de junio del año dos mil diez.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día nueve de junio del

año dos mil diez; la Dirección General de Administración y Sistemas lo

difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la

CMHALDF, sección Normatividad.

SEGUNDA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII de la Ley Orgánica


Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del Reglamento Interior de la Contaduría


Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la segunda


de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintinueve

días del mes de junio del año dos mil once.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día primero de julio

del año dos mil once; la Dirección General de Administración y Sistemas lo

difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de Intranet de la

CMHALDF, sección Normatividad.





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TERCERA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIII, de la Ley Orgánica


Federal; y 5o., fracción II, inciso c), del Reglamento Interior de la Contaduría


Contador Mayor, Dr. David M. Vega Vera, aprueba y expide la tercera


de la Contaduría, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los trece días del

mes de diciembre del año dos mil doce.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día diecisiete de

diciembre del año dos mil doce; la Dirección General de Administración y

Sistemas lo difundirá al interior de la Contaduría por medio del portal de

Intranet de la CMHALDF, sección Normatividad.





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TRANSITORIO DE LA CUARTA ACTUALIZACIÓN

Único.- Derivado de la entrada en vigor de la Ley de Fiscalización Superior de

la Ciudad de México y del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la

Ciudad de México el Manual de Procedimientos para la Organización,

Conservación y Custodia de los Archivos de la CMHALDF cambió su

denominación por la de Manual de Procedimientos para la Organización,

Conservación y Custodia de los Archivos de la ASCM.

CUARTA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 8, fracción XV; 14, fracciones XV y XXIV, de la

Ley de Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso c),

del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de México, el

Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la cuarta


de la institución, en la Ciudad de México, Distrito Federal, a los veintisiete días

del mes de octubre del año dos mil quince.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintinueve de

octubre del año dos mil quince; la Dirección General de Asuntos Jurídicos la

difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal de Intranet

de la ASCM, sección Marco Normativo.





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TRANSITORIOS DE LA QUINTA ACTUALIZACIÓN

Primero.- Con motivo de la entrada en vigor del Reglamento Interior de la

Auditoría Superior de la Ciudad de México, publicado en la Gaceta Oficial del

Distrito Federal el 21 de enero de 2016, cambió la unidad emisora y la clave

respectiva del presente manual de procedimientos.

Segundo.- Publíquese en la Gaceta Oficial de la Ciudad de México.

QUINTA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIV, de la Ley de

Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso a y último

párrafo, del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de

México, el Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la

quinta actualización del presente manual para su difusión y observancia al

interior de la institución, en la Ciudad de México, a los diecisiete días del mes

de enero del año dos mil diecisiete.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día diecinueve de

enero del año dos mil diecisiete; la Dirección General de Asuntos Jurídicos la

difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal de Intranet

de la ASCM, sección Marco Normativo, y la publicará en la Gaceta Oficial de la

Ciudad de México.


la Auditoría Superior en la Unidad de Documentación e Información.





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TRANSITORIOS DE LA SEXTA ACTUALIZACIÓN

Primero.- Los expedientes se organizarán y clasificarán conforme al Catálogo

de Disposición Documental codificado por funciones sustantivas y comunes a

partir del ejercicio fiscal 2019.

Tratándose de expedientes de auditoría, éstos se deberán organizar y

clasificar a partir del inicio de la revisión de la Cuenta Pública 2018.

Segundo.- En la presente actualización se conservan los procedimientos

documentales y archivísticos; y se desprenden de este manual para fines

prácticos y metodológicos el Catálogo de Disposición Documental (CADIDO), el

Cuadro General de Clasificación Archivística y la Guía de Archivo Documental.





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SEXTA ACTUALIZACIÓN

Con fundamento en los artículos 14, fracciones XV y XXIV, de la Ley de

Fiscalización Superior de la Ciudad de México; y 5, fracción II, inciso a y último

párrafo, del Reglamento Interior de la Auditoría Superior de la Ciudad de

México, el Auditor Superior, Dr. David Manuel Vega Vera, aprueba y expide la

sexta actualización del presente manual para su difusión y observancia al

interior de la institución, en la Ciudad de México, a los veintisiete días del mes

de noviembre del año dos mil dieciocho.

La presente actualización entrará en vigor a partir del día veintinueve de

noviembre del año dos mil dieciocho; la Dirección General de Asuntos

Jurídicos la difundirá al interior de la Auditoría Superior por medio del portal

de Intranet de la ASCM, sección Marco Normativo, y la publicará en la Gaceta

Oficial de la Ciudad de México.


la Auditoría Superior en la Unidad de Documentación e Información.

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(FIRMA)

Documents

Manual de Procedimientos para la Organización, Conservación · 2018. 12. 18. · auditorÍa superior de la ciudad de mÉxico manual de procedimientos para la organizaciÓn, conservaciÓn