Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y

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NOVIEMBRE 2012

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN

CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL

SERVICIO POSTAL MEXICANO

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN, CONTROL Y

SUMINISTRO DE LOS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Hoja: 2 de 72 Gerencia de Almacenes e Inventarios Gerencia de Suministros Operativos Código: DCAF-PR-12-045 Rev. A1






ÍNDICE Página

1. Introducción 4

2. Objetivos 5

3. Marco Jurídico 6

4. Definiciones y Términos 7

5. Políticas Generales 10

6. Procedimientos:

6.1 Recepción, Resguardo y Registro de Bienes en Almacén 13

6.2 Recepción y Alta de Bienes por Contratos Abiertos y Entrega en Sitio. 19

6.3 Afectación 22

6.4 Suministro de Bienes desde el Almacén Central 25

6.5 Destrucción de Bienes. 28

6.6 Devolución de Insumos al Almacén Central 31

6.7 Recepción de Bienes en los Depósitos en Tránsito y Redistribución de Bienes a l as Oficinas Postales y Centros Operativos

33

6.8 Actualización de Inventario 36

7. Anexos:

1. Indica dores 39

2. Salida de Almacén (Consumibles) 41

3. Salida de Almacén (Inventariables) 43

4. Instructivo de Llenado del Formato de Visto Bueno Aceptación o Rechazo 45

5. Vale de Entrada y/o Listado de Altas 47

6. Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Inventariables) 49

7. Vale de Entrada y/o Listado de Altas (Parque Vehicular) 51

8. Vale de Devolución de Mercancías 53

9. Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante 55

10. Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos 57

11. Acta Administrativa que se Formula para hacer Constar los Faltantes y/o Deterioro de los Bienes 59

12. Etiqueta Identificadora de Bienes 61

13. Minuta de inicio de Inventario Físico 63

14. Minuta de Resultados de Inventario Físico 64

15. 16. 17.

Control de Pedidos o Contratos Salida de Bienes (para Depósitos en Transito y Oficinas) Ficha de Entrega - Recepción de Vestuario y Prendas de Protección Personal

66 68 70

8. Vigencia 72





1. INTRODUCCIÓN

Atendiendo a la importan cia de conta r con u n manu al de pro cedimientos a ctualizado y acorde a la s

nuevas di sposiciones emitidas po r l a S ecretaría de l a Fu nción P ública y tom ando en cue nta qu e la s

disposiciones en m ateria de recurso s materiales y servicios g enerales y el Manual Admi nistrativo de

Aplicación G eneral e n M ateria de Recursos Materiales y Servi cios G enerales, serán de apli cación

obligatoria para las Depe ndencias de la Administración Pública Federal y las unida des administrativas

de la Presidencia de la República, y para el ca so de las Entidades se exceptúan las disposiciones que

se contienen en los Capítulos II, III, V, VI, Sección I, XI, XII en aquell as disposi ciones que haga

referencia ex clusiva para las De pendencias y XIII, del Título Segund o, po r lo tanto, a efecto de

promover en el Servic io Pos tal Mexicano la ado pción de las medidas conducentes para el adec uado

cumplimiento de tale s disposiciones l as Gerencias d e Alma cenes e Invent arios y d e Suministros

Operativos, adscritas a la Subdirección de Almacenes y Abastecimiento de la Dirección Corporativa de

Administración y Finanzas, elaboraro n el “Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y

Suministro de los Bienes del Almacén Central y Depósitos en Tránsito a Nivel Nacional”, donde

se presentan la s p olíticas y procedimientos qu e esta blecen los pa sos a seguir para cumplir

eficientemente con el desarrollo de esta función del Organismo.

Se pretende que el presente documento sea una herramienta útil para todo el personal responsable de

realizar el registro, guarda, custodia y entre ga de bienes muebles en el Alm acén Central y depó sitos

tránsito a Nivel Nacional; su observancia es obligatoria, así mismo se requiere para cumplir con el Título

primero, Capítulo I, numeral 1 y 207 de las Disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios

Generales, emitido por la Secretaría de la Fun ción Pública y d ar cumplimiento al “ACUERDO por el

que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales”

Es importante que cualquier modificación a la s disposiciones emitidas por la Secretaría de la Fun ción

Pública, obliguen a la actualización del presente documento.





2. OBJETIVOS

Objetivo del Manual

Proporcionar al pers onal del Al macén Central del SEPOMEX y al que administra los depós itos en

tránsito a nivel naci onal, las p olíticas y lin eamientos qu e permitan un efi ciente y ra cional

aprovechamiento de lo s bienes mu ebles, a sí com o para el de sarrollo de sus a ctividades relativas al

registro, gu arda, cu stodia y entrega d e dicho s bi enes en l os d epósitos en tránsito d e a cuerdo a lo s

requerimientos solicitados, que se e ncuentran bajo su respon sabilidad, dentro de su circunscripción y

control de los bienes inventariables y de consumo.

Objetivo Específico

Controlar y resg uardar los materiales y bienes, cuidando que lo s procesos d e suministro y distribución

se realicen con calidad, eficiencia y rentabilidad, a fin de que los materiales y bienes lleguen oportuna y

confiablemente a los usuario s, optim izando la ad ministración y la operaci ón cent ralizada de los

almacenes.

Descripción

Acciones relativas a la recepci ón, guarda, custodia, registro y despacho de lo s bienes que llegan a los

almacenes p or motivo d e com pra, trasp aso ent re centros d e trabajo o devueltos p or las área s

administrativas y operativas.





3. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

2. Ley del Servicio Postal Mexicano.

3. Ley General de Bienes Nacionales.

4. Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

5. Ley de Vías Generales de Comunicación.

6. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

7. Ley Federal de Procedimiento Administrativo.

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

9. Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

10. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

11. Ley Federal del Trabajo.

12. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

13. Código Federal de Procedimientos Civiles.

14. Código Fiscal de la Federación.

15. Reglamento para la operación del Organismo Servicio Postal Mexicano.

16. Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

17. Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

19. Reglamento del Código Fiscal de la Federación.

20. Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.

21. Decreto del Presupuesto de Egresos de la Federación para el ejercicio fiscal que corresponda.

22. Decreto que estable ce l as Medi das d e Auste ridad y Disci plina del Ga sto d e la Admini stración Pública Federal.

23. Decreto por el que se crea el Organismo Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano.

24. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano.

25. Políticas, Ba ses y Line amientos en Materia de Adquisiciones, Arrenda mientos y Se rvicios del Servicio Postal Mexicano.

26. Manual de Organización Institucional del Servicio Postal Mexicano.

27. Contrato Colectivo de Trabajo del Servicio Postal Mexicano.

28. Disposiciones en materia de recursos materiales y servicios generales.

29. Manual Admi nistrativo de Aplica ción General en Materia de Recursos Materiales y Servicio s Generales

30. Y demás disposiciones aplicables en la materia.





4. DEFINICIONES Y TÉRMINOS

Almacén Central.- Sitio o lugar donde se reciben formalmente los bienes de consumo e instrumentales propiedad del Organismo.

Almacén.- la unida d de Servicio en l os centros d e tr abajo qu e bajo normativa establ ecida, recibe, resguarda, controla y entrega co n calidad, los bie nes que son ad quiridos para facilitar el cu mplimiento de las funciones encomendadas a los diferentes centros de trabajo.

Alta de Bienes.- El regist ro de los bi enes muebles en el Sistema de Inventario s del Org anismo, por nueva adquisición, donación, pago en especie, permuta y en el caso de inmuebles a la incorporación de los mismos en el inventario ya sea por la adquisición u ocupación.

Alta en el Sistema.- Registro de información que se ha ce en el si stema institucional informando del ingreso de un bien al Almacén Central.

Área Requirente.- Unidad Administrativa que solicita los bienes a través de una requisición.

Área Solicitante o Usuaria.- Las áreas que de acuerdo con sus necesidades requieren la adquisición, contratación de bie nes, a rrendamientos y/o p restación de servicios, pa ra el cum plimiento de sus funciones.

Bienes de Consumo.- Los bienes que por su utilización en el desarrollo de las actividades tienen un desgaste parcial o total y son co ntrolados a travé s de un regi stro glob al en su s inventari os da da su naturaleza y finalidad en el servicio.

Bienes de Lento Movimiento.- Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un período de un año, contado a partir de la fecha en que ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito.

Bienes de Nulo Movimiento.- Son aquellos bienes que no registran movimientos de salida para su uso en un p eríodo de do s años, contados a partir d e la fech a en q ue ingresó el bien al Almacén Central o depósitos en tránsito.

Bienes Instrumentales.- Los con siderados como i mplementos o medi os pa ra el de sarrollo de l as actividades que realizan las áreas administrativas u operativas del Organismo, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

CABM.- el Catálogo de Bienes Muebles que expide la Secretaría de la Función Pública y que se utiliza para identificar y clasificar los bienes por grupo genérico y especie.

Cantidad Máxima.- El tope de cada material o de cada producto que debe almacenarse.

Cantidad Mínima.- La existencia que sirve de señal para reabastecer.

Captura.- Registro de información que se hace en el sistema institucional.

Características.- Es la forma de detallar los componentes de un bien a comprar.

Catálogo de Firmas.- Concentrado de nombres, cargos y firm as originales de los servidores públicos facultados para recibir y despachar bienes muebles a nivel nacional.

Cédula de Transferencia.- Es el formato que se elabora pa ra que la s Un idades Administrativas de l Organismo, reporten sus cambios de bienes instrumentales por asignación o baja, según sea el caso.

Conservación.- Las actividades destinadas a garantizar el buen estado y aspecto de los bienes físicos, sin permitir su deterioro.

Conteo.- Actividad de contar los bienes.





Custodia.- Los bienes de con sumo e in strumentales que se g uardan temporalme nte en l as instalaciones del Almacén central o de los centros de trabajo.

Disposición Final de Bienes.- el acto a travé s del cual se reali za la desincorporación patrimonial de bienes muebles (venta, donación, permuta, dación en pago o destrucción).

Especificaciones.- Es la forma de explicar en particular las características de los bienes de consumo e instrumentales a comprar.

Expediente y/o Minutario.- Conjunto de documentos que integra un legajo para consulta.

Factura.- Es el documento fiscal que refleja cantidad, precios unitarios, importes totales, descripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Forma Valorada.- Formatos folia dos u tilizados p or el Organi smo en el eje rcicio de sus fu nciones de prestación de servici os (ej. Ca rtilla d e Identid ad), o p ara efe ctos administrativos (ej emplo: póli zas d e cheques).

Manual.- El Manual d e Procedimi entos para la Re cepción, Con trol y Suministro de lo s Bienes d el Almacén Central y Depósitos en tránsito a Nivel Nacional.

Marbete.- Es el formato que se utiliza para i dentificar los bienes de con sumo e instrume ntales en la toma física de inventarios.

Material Deteriorado.- E l mat erial q ue por haber suf rido mod ificaciones e n su s características y especificaciones originales, no puede ser utilizado para el fin qu e fue adquirido, pero que dependiendo del grado de deterioro, puede ser reparado o utilizado para otro fin.

Material Excedente.- La cantidad en existencia que rebasa a l a fijada como máximo, cuando ésta es diferente a cero.

Material Obsoleto.- El material que por la aplicación de nuevas tecnologías, ha dejado de ser útil.

Materiales de Uso Común.- Lo s bi enes que son utilizad os para fin es diversos y por difere ntes departamentos o áreas de especialidad.

Mesa de Servicios.- El área, in stancia o medio electrónico qu e capta l as solicitudes o gestion a en automático el otorgamiento de bienes o la prestación de servicios.

Minuta.- Es el documento escrito p or el usuario, donde hace constar los hechos que permitan dar l a opinión de aceptar o re chazar los bienes de consumo e instrumentales requeridos y depositados por el proveedor en el Almacén Central.

Mobiliario y Equipo.- El bien mu eble utiliza do para el desarrollo de la s actividades q ue realizan el Organismo, siendo susceptibles de l a asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual.

Organismo ó Sepomex.- El Servicio Postal Mexicano.

PAAAS.- Programa Anual de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.

Pase de Salida.- el documento por medio del cual, se controlan las salidas y entradas de los bienes.

Plaqueo.- Actividad de grabar placas de aluminio co n u n n úmero de inven tario y colocarlas e n lo s bienes instrumentales.

Proveedor.- Es la persona físi ca o moral q ue abastece o entrega lo s biene s comp rados p or el Organismo.





Punto de Pedido o Re-Orden.- El sal do en inve ntario q ue sirve com o indi cador para p romover una iniciativa de compra, tomando en consideración los tiempos de procura, ya que la existencia al momento cubrirá la demanda hasta en tanto se reabastece el Almacén.

Reasignación.- El movimiento interno de mobilia rio y/o equipo que modifi ca al re sponsable de su custodia dentro de la misma área de adscripción que efectúan las unidades administrativas.

Recursos Materiales.- La administración de los activos fijos, operación de los almacenes y entrega de servicios generales con el fin de contribuir a la generación de valor al Organismo.

Registro de Entrada de Bienes al Almacén.- E l docum ento utilizado para llevar el control de las entradas de los bienes inventariables al resguardo del Almacén.

Remisión.- Es el do cumento que refleja ca ntidad, pre cios unit arios, impo rtes totale s, d escripción y características de los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Requisitos Fiscales.- Información fi scal contenida en l as fa cturas qu e p resenta el proveedor al entregar los bienes al Al macén, como; nombre de la empresa (f ísica o moral), R.F.C., domicilio de la empresa, número de la factura, fecha, impresión de la cédula de registro, entre otras.

Responsable de los Recursos Materiales.- El servidor público con rango no inferior a Director General o eq uivalente en el Organismo q ue tenga a su cargo l a a dministración de lo s almacenes, y l a distribución de bienes e insumos.

Salida de Almacén.- El documento que es utilizado para registrar las salidas de bienes inventariables.

Toma Física.- Es el recu ento físi co d e lo s bie nes de consumo e in strumentales existe ntes en el Almacén del Organismo.

Tránsito.- Cuando existan bienes que se reciban en un Estado diferente al Almacén Central, se quedan de manera temporal y de inmediato se distribuyen a los usuarios de acuerdo a los requerimientos.

Unidad Administrativa.- Partes en la que se su bdivide la estructura organizacional del Servicio Postal Mexicano, y a las cuales se les han asignado funciones, responsabilidades específicas y una asignación presupuestal; Dire cción General, Órga no Interno d e Co ntrol y Direcciones de Áre a, Su bdirecciones, Gerencias y Centros de Trabajo.

Unidad de Almacenes e Inventarios.- el Á rea e specífica re sponsable de llevar a cabo el control, almacenamiento y abastecimiento de los bienes de consumo y bienes instrumentales.

Usuario.- El servidor público que solicita y ocupa los bienes y servicios.

Vigencia.- Es el tiempo estipulado en el contrato que tiene el p roveedor para entregar los bienes de consumo e instrumentales comprados.

Visto Bueno (Vo. Bo.).- Es la acción que se realiza por el Área requirente para extender por escrito la aprobación de aceptación de bienes de consumo e instrumental comprados para el Organismo.





5. POLÍTICAS GENERALES

1. El Almacén Central debe cumplir con la función de abastecimiento permanente a todas las áreas

del Organismo, conforme a los procedimientos establecidos en este Manual.

2. Los depósitos en tránsito a nivel nacional tienen la obligación de abastecer a todas sus unidades de trabajo y de llevar registros internos que permitan el adecuado control de los bienes.

3. En caso de ausencia del Coordinador del Almacén Central, el Jefe del Alma cén Central suplirá momentáneamente su ausencia. En caso de ausencia del Jefe del Alm acén Central, suplirá su ausencia el Jefe de Sección Metropolitana.

4. El Gerente de Almacenes e Inventarios es responsable de revisar periódicamente el Manual y en caso de qu e requiera ser modificado por la adici ón o adecuación de funcion es, debe solici tar la intervención de la Gerencia de Organización, a fin de gestionar su autorización ante el COMERI.

5. No serán recibido s bien es en el Alma cén Cent ral cuando no se cue nte con la notifica ción de entrega por parte d el proveedor, que deberá de ser recibida por escrito y por lo meno s con 24 horas de anticipación.

6. Para la rece pción de los bi enes en el Al macén Central el Área u suaria o Á rea requirente deberá de entregar el Reporte de Visto bueno o reporte de rechazo.

7. El Almacén se dividirá en dos Áreas: Administrativa y Operativa:

a. El Área a dministrativa maneja rá en forma minuciosa el control e n la elabo ración, procesamiento y dist ribución de la info rmación y documentación referente a l as e ntradas y salidas de los bienes, así como vigilar que no se agoten los materiales (máximos y mínimos).

b. El Área operativa se dedicará a la recepción, almacenamiento, entrega y conservación de los

materiales.

8. Los u suarios de todas la s áre as de l os Ce ntros de Trab ajo deberán solicitar y utiliza r los materiales y artículos atendiendo a las políticas de austeridad y racionalidad del gasto público.

9. Los procedimientos de preferencia deberán de ejecutarse en sistemas electrónicos, a efe cto de lograr la automatización de los procesos y sustituir formatos impresos y sellos, entre otros.

10. Los documentos se conservarán dentro del al macén por un período de tres años incluyendo el año que tra nscurre; posteriormente, serán resguardados en el archivo q ue corresponda, por un periodo de dos a ños m ás, y para el ca so de los bie nes n o útiles lo s documento s serán resguardados por cinco años.

11. Toda la documentación relativa a la recepci ón y propiedad de los bienes, de berá mantenerse en custodia en forma ordenada, sistematizada, en buen estado, legible y sin tachaduras.

12. Durante la estadía d e lo s bie nes en el alma cén, se d eberá garantizar su integrid ad fí sica y funcional, cuidando los aspectos técnicos, administrativos, de seguridad y protección ambiental.

13. Para el ade cuado control de las existe ncias de los almacenes, el Organismo deberá contar con sistemas manuales o informáticos que permitan la consulta en tiempo real de las entradas, salidas y existencias en lo s almacenes. El si stema deberá permitir la consulta de todos los almacenes y bodegas con los que cuente el Organismo.





14. En los casos en qu e po r necesi dades del Or ganismo se a ne cesario contar con almacenes o bodegas tem porales, su control d eberá ser i ncorporado e n el sistema m anual o i nformático señalado en el párrafo precedente. Cuando e stos alma cenes o bodeg as temporal es sean cerrados deberán formulars e las ac tas de ent rega-recepción correspon dientes, c omprendiendo tanto los bienes muebles aún en existencia, como toda la documentación que se generó durante la existencia del Almacén o bodega transitoria.

15. La entrega extemporánea de bienes deberá estar avalada invariablemente por el área usuaria y/o la requi rente mediante la firma de pu ño y letra e n el repo rte de ace ptación o re chazo, sin menoscabo de la aplicación de las sanciones a que haya lugar.

16. Todas las operaciones de entrada, salida, tr aspaso, devolución, traslado, resguardo y bajas de bienes m uebles e n el Alm acén, deb erán re gistrarse en el m omento en q ue se lleven a cabo y contar con la documentación soporte correspondiente; realizando la confronta entre la exi stencia física y el saldo del sistema de registro (inventario perpetuo).

17. Los productos qu e re quieran u n cuida do e special como medicamentos y p roductos quí micos, deben gua rdarse en lo s esp acios de stinados para tal fin, vigilan do el cum plimiento de la ficha técnica del bien o producto que se trate.

18. Será responsabilidad de la unid ad administrativa que solicitó la ad quisición de bi enes, el seguimiento de sus entregas.

19. Al reci birse l os bi enes m uebles p ara resguardo, se definirá do cumentalmente el pe ríodo de custodia, con base en las disponibilidades y demandas de espacio y en el tipo de bienes muebles. Al vencimiento del mismo, se deberá notificar por escrito al área solicitante para que proceda a su retiro. De no llevarse a cab o en el periodo e stablecido el Al macén qu edará fa cultado para determinar su destino, conforme a la normativa aplicable.

20. Para cambiar la afe ctación de un bie n, debe rán m odificarse lo s do cumentos co rrespondientes, dejando constancia del cambio.

21. La Gerencia de Suministros Operativos remitirá al responsable del Almacén el catálogo de firmas de lo s servid ores pú blicos autori zados para solicitar bien es, mi smo q ue d eberá de m antener actualizado.

22. El Coordinad or del Alma cén se rá resp onsable de l a integrid ad física y funci onal de los bi enes muebles bajo su custodia durante el período de guarda y custo dia de los bienes y de prever l a rotación de los mate riales para evitar su cadu cidad o deteri oro, seg ún sus cara cterísticas específicas.

23. Todo tipo de movimiento de los bienes del Almacén será documentado, señalando la descripción, cantidad, codificación y fecha de caducidad, en su caso, del material.

24. A efecto de centralizar la operación del Almacén Central se realizará lo siguiente: a) Se evitará l a crea ción de bod egas o el almacenamiento d e biene s m uebles en lu gares

diferentes al Almacén; b) Para l os alm acenes o bo degas te mporales se de berá de levant ar un i nventario físi co de l as

existencias de dichos bienes en áreas diferentes al Almacén central, procediendo, en los casos que no se consideren justificados a concentra rlos en el Alma cén central q ue co rresponda a l centro de trabajo. Asimi smo, se p rocederá a la identifica ción de aqu ellos que ya n o se consideren ú tiles pa ra su inmedi ata d esincorporación, co nforme a la s di sposiciones le gales





correspondientes; c) Reduzcan en al meno s q uince por ciento respecto del ejercici o anterio r las adquisiciones a

través de los fondos revolventes;

d) Reduzcan las mermas, obsolescencia y pérdida de bienes;

e) Reduzcan la capacidad ociosa de almacenaje, así como de la mano de obra correspondiente,

f) Reduzcan a mes y medio de abastecimiento el nivel promedio de inventarios.

g) Establecerán las me didas necesarias para llevar a cabo el ap rovechamiento adecuado de los espacios destinados a almacenamiento, a ef ecto de evitar espa cios no utilizados o desaprovechados.

25. El material que no haya tenido movimiento en un período igual o mayor a un año, se considerará material sin movimiento. Si despu és de haber promovido su uti lización no h a sido re querido, se atenderá su destino final, previa ratificación o rectificación del área usuaria.

26. Toda l a info rmación q ue genere el Al macén (estadísticas de consumo, niveles de exist encia, puntos de re orden, entre otros) deb erá re portarse perió dicamente a las á reas u suarias y de adquisiciones, a efecto d e que sirva de ba se p ara la el aboración d el Prog rama An ual de Adquisiciones respectivo.

27. Cuando los bienes recibidos requieran de inspección específica, ésta y la emisión de recepción de conformidad se re alizarán en un tiempo no mayor a cinco días naturales, excepto cuando en el contrato se haya estipulado otro plazo.





6. PROCEDIMIENTOS

Unidad Responsable: 6.1 Procedimiento:

GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS / COORDINACIÓN DE ALMACENES / RESPONSABLE DE ENTRADAS / JEFE DEL ALMACÉN CENTRAL Y GERENCIA DE ADQUISICIONES / ÁREA USUARIA RECEPCIÓN, RESGUARDO Y REGISTRO DE BIENES EN ALMACÉN

Objetivos 1. Verificar que todos los bienes adquiridos que arriben al Almacén (por concepto de compra, donación, permuta y reaprovechamiento, entre otros) cumplan con la descrip ción, cantida d, estado y calidad, e stablecidos e n e l contrato o documento de traspaso.

2. Asegurar la c alidad y confiabilidad d el registro y c ontrol de los b ienes entregados al Almacén.

3. Promover las acciones que agilicen y permi tan un control confiable del ingreso, acomodo, ubicación y regi stro de lo s bienes que se reci ben para su guarda y custodia hasta su utilización.

4. Verificar q ue los bienes devueltos al Almacén cu mplan con l a de scripción, cantidad y estado de uso preestablecidos.

Descripción: Acciones relativas a la recepción, gua rda, custodia, regi stro y de spacho d e lo s bienes que llegan a l os almacenes por motivo de co mpra, traspaso o devolución de las áreas administrativas y operativas.





Responsable No. Actividad Documento

Subdirección de Recursos Materiales o Gerencia de Adquisiciones

1 − Envía copia del pedido o contrato al Almacén. Copia d e ped ido o contrato.

Proveedor 2 − Informa del arribo de bienes al Almacén. Aviso de arribo

Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén

3 − Recibe notificación d e arribo d e b ienes y ela bora logística de descarga d e bi enes, n otifica al ár ea usuaria y/o requ irente registra en el sistema informático localización o acomodo del bien.

Logística de descarga. Programa de arribo. Registro en el Sistema informático op erativo d el Almacén.

Jefe de Almacén 4 − Mediante corr eo el ectrónico o nota, soli cita de inmediato la presencia de un repres entante del área usuaria o requirente cuando sea el caso.

Correo electrónico o nota

Proveedor 5 − Ingresa al A lmacén, se r egistra e n la li breta d e control y entr ega la siguiente d ocumentación a l Responsable de Entradas:

• Copia del contrato y en su c aso modificatorio o prórroga.

• Factura y/o nota de remisión, original y copia.

Registro en la libr eta d e control

Responsable de Entradas

6 − Recibe documentación, verifica requisitos fiscales en el caso de fa ctura y n ota de remis ión: i mportes, costos unitarios, canti dad de bie nes, importe en letra, descripción del artículo y un idades de medida, y e n e l contr ato: númer o de co ntrato, vige ncia, partida presupuestal, cantidad de piezas a recibir por parte d el A lmacén, cost o e imp ortes, deb iendo coincidir ambos documentos.

¿Los documentos coinciden y son correctos?

Sí: Pasa a la actividad 10

No: pasa a la actividad 7

7 − Devuelve los docum entos al proveedor para su corrección.

8 − Avisa al Coordinador del Almacén para que en caso de contrat o venci do o irr egularidades en los documentos notifican a la Gerencia de Adquisiciones por parte del Área Administradora de Contratos y no recibe hasta que indiquen por escrito que procede la recepción.

Notificación de irregularidades media nte oficio a la G erencia d e Adquisiciones.

Gerencia de Adquisiciones

9 − Informa la proce dencia o improcedencia de recepción de bienes.

Escrito de procedencia o improcedencia d e recepción de bienes

Proveedor 10 − Surte bi enes en Alm acén o centros de trabaj o especificado.

Constancia d e b ienes entregados medi ante sello d el A lmacén en documentación entregada p or el proveedor.







11 − Coteja cantidades recibidas y verifica características establecidas en e l contra to (fechas de entreg a, embalaje, entre otros).

¿Se requiere inspección específica?

Sí: pasa a la actividad 6.

No: pasa a la actividad 7

Área usuaria y/o Área requirente

12 − Efectúa ver ificación y pruebas nec esarias p ara cotejar los artículos contra muestra, d iseño, folleto o especificaciones técn icas. Verifica que l os bienes a recibir c umplan con l as especific aciones y características seña ladas en el c ontrato y/o de conformidad con l a mu estra, folleto o dise ño entregado por la Gerencia de Adquisiciones.

¿Se aceptaron los bienes?


No: pasa a la actividad 13.

Reportes de Vo. Bo. o reporte de rechazo.

Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable

13 − Devuelve b ienes a l proveedor quedándose con una copia de l re porte de re chazo e mitido por e l Área usuaria y/o requirente.

Registro en el sistem a (manual o i nformático) operativo del Almacén. Reporte de r echazo d e bienes.

Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad

14 − Recibe b ienes de co nformidad y d a de alta en e l sistema infor mático de r egistro o perativo del Almacén y financiero/contable quedándose con una copia de l rep orte de visto b ueno de ac eptación d e los bienes que genera el área usuaria.

Registro en el sistem a operativo del Almacé n y en el sistema informático) financiero/contable. Reporte operativo. Reporte o i nterface financiero/contable.

Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área requirente

15 − Revisa fechas de entrega.

¿Se entregó en tiempo?



Jefe de Almacén / Coordinador de Almacén y Gerente de Almacenes e Inventarios

16 − Envía informe de inc umplimiento a las S ubdirección de Recursos Materiales y Gerencia de Adquisiciones para trámite de aplicación de penas convencionales, sanciones o deductivas.

Informe de incumplimiento del

proveedor por entrega extemporánea.


17 − Sella y firma de recibido la factura y ent rega al proveedor p ara proces o de pago (e n el caso de contar c on fa cturación e lectrónica se ace pta co n firma electrónica).

Factura sellada. Pedido sellado.

Proveedor 18 − Recibe factura sellada para trámite de pago.

¿Son bienes instrumentales?



Contra-recibo.






Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de contabilidad

19 − Actualiz a inventario de bienes i nstrumentales y asigna número d e i nventario al bi en y re gistra e n sistemas manual o informático.

Registro e n s istema de control de bi enes instrumentales y en e l sistema financiero/contable. Bien(es) etiquetado(s).


20 − Recibe físicam ente l os b ienes para entrega al ár ea usuaria conforme lo requiera.

¿Se entregaron los bienes al área usuaria?



Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gerencia de Contabilidad

21 − Resguarda los bienes en la sección correspondiente, registra e n forma glo bal l os bie nes d e con sumo e n sistema (man ual o i nformático) loc alización o acomodo de l b ien y genera r eportes periódicos o a solicitud.

Registro e n Sistema operativo de l Almacén informático y en el Sistema financiero/contable. Listado de bien es almacenados. Vale d e entr ega p ara resguardo.


22 − Registra e ntrega d e b ienes al ár ea usuaria y/o requirente en sistemas.

Registro e n Sistema operativo de l Almacén informático. Vale de entrega. Listado de bien es entregados. Cantidad física resultante.

Área Usuaria o de Adquisiciones

23 − Recibe bi enes, e n su caso, solicita y/o firma resguardo.

Vale de recepción. Resguardo.


24 − Actualiza inventario y resguardos. Inventario y resguardo actualizado

TERMINA PROCEDIMIENTO





DIAGRAMA DE FLUJO

Subdir. de Rec. Mat. o Gcia. de Adquisiciones

Proveedor Coordinador del Almacén o Jefe del

Almacén


Área Usuaria y/o Área Requirente

INICIO

12. Efectúa ver ificación y pruebas n ecesarias para cotejar los artículos c ontra muestra, dis eño, f olleto o especificaciones téc nicas. Verifica que los bienes a recibir cumplan c on las especificaciones y características señaladas en el contrato y/o d e c onformidad con la muestra, folleto o diseño entregado p or la G erencia de Adquisiciones.

11. C oteja c antidades recibidas y verifica características es tablecidas en el contrato ( fechas de entrega, embalaje, entre otros)

10. Surte bienes en Almacén o centros de tr abajo especificado.

9. Inf orma la pr ocedencia o improcedencia de recepción de bienes.

8 A visa a l C oordinador de l Almacén para que en c aso d e contrato venc ido o irregularidades en los documentos notif ican a la Gerencia de Ad quisiciones por parte de l Ár ea Administradora de Contratos y no r ecibe hasta que i ndiquen p or es crito qu e procede la recepción.

7. Devuelve los documentos al proveedor para su corrección.

6. Rec ibe doc umentación, verifica requisitos fiscales en el caso d e f actura y no ta de remisión: i mportes, cost os unitarios, c antidad de b ienes, importe en letr a, d escripción del ar tículo y unidades d e medida, y en el contrato: número de c ontrato, v igencia, partida pr esupuestal, c antidad de pi ezas a r ecibir po r pa rte del Almacén, costo e im portes, debiendo c oincidir a mbos documentos.

5. Ingr esa a l Alm acén, s e registra en la libreta de control y entrega l a s iguiente do ctos. al Responsable de Entradas: Copia de l c ontrato y en s u caso modificatorio o prórroga. Factura y/o not a de r emisión, original y copia.

4. Me diante c orreo electrónico o nota, solicita de inmediato la presencia de un r epresentante del ár ea us uaria o r equirente cuando sea el caso.

3. Recibe notificación de arribo de bi enes y e labora l ogística de descarga de bienes, notifica al área us uaria y /o requirente registra en e l s istema informático loc alización o acomodo del bien.

2. Informa del ar ribo de b ienes al Almacén.

16. En vía incumplimiento a la SRM y G cia d e Adquisiciones para ap licación de p enas convencionales, s anciones o deductivas.

1. En vía c opia de l pe dido o contrato al Almacén.

1

1

¿Doctos Correctos?

NO SI

¿Requiere Inspección? 1

SI

2

2

NO

18. Recibe factura sellada para trámite de pago.

17. Sella y f irma de r ecibido la factura y e ntrega al proveedor para pr oceso de pa go ( en s u caso firma electrónica).

14. Rec ibe bi enes de conformidad y da de a lta en e l sistema informático de registro operativo del Alm acén y financiero/contable quedándose con una copia del reporte de v isto bu eno d e aceptación d e los b ienes qu e genera el área usuaria.

13. Co n e l Ár ea Res ponsable, Devuelve b ienes al pr oveedor quedándose con una copia de l reporte de r echazo emitido por el Área usuaria y/o requirente. FIN

¿Acepta Bienes?

3

SI

NO

15. Revisa fechas de entrega

3

¿Entrega en Tiempo?

4

4

NO SI

3

¿Bienes Instrumentales?

SI

NO

1

3

2





Coordinador del Almacén o Jefe del Almacén / Área responsable / Gcia. de

contabilidad


Área Usuaria o de Adquisiciones

24. Ac tualiza in ventario y resguardos.

20. R ecibe f ísicamente los bienes par a en trega al área usuaria conforme lo requiera.

19. Ac tualiza in ventario de bienes instrumentales y asigna número de i nventario a l b ien y registra en s istemas manual o informático.

1

23. Recibe bienes, en su caso, solicita y/o firma resguardo.

22 R egistra entr ega de bienes al área usuaria y/o requirente en sistemas.

21. Resguarda los bienes en la sección c orrespondiente, registra en f orma global los bienes de consumo en s istema (manual o inf ormático) localización o ac omodo de l bien y ge nera r eportes periódicos o a solicitud.

¿Entregaron Bienes al Área?

NO

SI

2

3

FIN






GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINADOR DE ALMACENES/ RESPONSABLE DE ENTRADAS / UNIDAD O RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y CENTRO DE TRABAJO. RECEPCIÓN Y ALTA DE BIENES POR CONTRATOS ABIERTOS Y ENTREGAS EN SITIO

Descripción: Controlar la recepción de biene s p or contratos abi ertos y entre gas en sitios diferentes al Almacén Central.

RESPONSABLE ACT.

NO. DESCRIPCIÓN

RECEPCIÓN DE BIENES

Proveedor 1 − Ingresa al Al macén C entral, registra su i ngreso en l a libreta de co ntrol y e ntrega documentación al Coordinador de Almacén.


2 − Recibe d ocumentación, verifi ca contrato contra factura y nota d e remi sión, ver ifica requisitos fisc ales: importes, costos unitarios, canti dad de b ienes, im porte e n letra, descripción d el artículo y unidades d e m edida, y en el c ontrato: núm ero de c ontrato, vigencia, partida presupuestal, ca ntidad de pi ezas de bi enes a r ecibir por parte de l Almacén, costo e imp ortes. Para el caso de bie nes instr umentales revisa “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.

NO PROCEDE

2.1 − En caso de datos incorrectos en l a factura, Nota de Remisión o Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales, devuelven los documentos al proveedor para su corrección. (regresa a la actividad No. 1).

2.2 − En caso d e contrato venc ido da aviso al Coordinador de l Almacén qu ien a su vez da aviso por correo electrónico o memorándum a la Gerencia de Adquisiciones y no recibe los documentos hasta que dicha área indique por escrito que procede la recepción.

PROCEDE

3 − Si la factura o remisión está correctamente requisitada y la entrega se encuentra dentro de la vigencia del contrato respectivo, estampa sello de recibo en la Nota de Remisión, se queda con dos copias y devuelve al Provee dor Factura y Nota de Remis ión originales y copia de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales.

BIENES CONSUMIBLES

4 − Captura en el Sistema de Al macenes y em ite reporte d e entrad a al Alm acén e n dos tantos, firma y turna al Jefe de Almac én, j unto co n la co pia d e la factu ra y n ota de remisión para su revisión y firma.

Jefe de Almacén 5 − Recibe, verific a, firma la do cumentación y turna al Coo rdinador d e Almace nes (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección).

Coordinador del Almacén

6 − Recibe, verific a, firma la do cumentación y regresa a l R esponsable d e Entradas (o devuelve al Responsable de Entradas para corrección).

BIENES INVENTARIABLES


7 − Entrega al R esponsable d e Sistemas co pia d e l a factura y not a de remisió n de l proveedor y original de la “Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales”.





RESPONSABLE ACT. NO. DESCRIPCIÓN

Responsable de Sistemas

8 − Recibe copia de la factura y nota de remisión y original de la Minuta de Aceptación de Bienes Instrumentales, captura y emite reporte de entrada en dos tantos, recaba firmas y entrega a la Responsable del Entradas.

BIENES CONSUMIBLES E INVENTARIABLES Responsable de Entradas

9 − Recibe rep orte de entra da (consumi ble o inventar iable) firmad a en dos tant os, acompañada de cop ia d e l a factura, Nota de Rem isión y ori ginal d e la Min uta d e Aceptación de Bien es par a el cas o de bienes i nventariables y ar chiva un tanto en el minutario de entradas y otro tanto en expediente del Proveedor / contrato.

Coordinador de Almacenes

10 − Recibe del área de Sistemas de la Gerencia de Almacenes e Inventarios, las pólizas de movimientos d e entrad as y de sal idas e n dos tantos, elab ora ofici o a l Gerente de Contabilidad, recaba firma del Gerente de Almacenes e Inventarios y lo despacha.

11 − Archiva acuse de recibo y copia de la información contable entregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.






DIAGRAMA DE FLUJO

PROVEEDOR RESPONSABLE DE ENTRADAS

JEFE DE ALMACÉN COORDINADOR DE ALMACÉN

RESPONSABLE DE SISTEMAS

INICIO

8. Rec ibe c opia de f actura y nota de r emisión y original de M inuta, c aptura y emite r eporte de e ntrada en 2 ta ntos, r ecaba f irmas y entrega.

2.1 En ca so de da tos incorrectos en f actura, Nota de Rem isión o Minuta, l os de vuelven a l proveedor para corregir.

1 In gresa a l Almacén, registra s u i ngreso en la libreta de control y entrega documentación al Coordinador de Almacén.

11. Ar chiva ac use de recibo y c opia de información c ontable entregada mensualmente.

7. Entr ega a área d e S istemas copia de f actura y n ota d e remisión del pr oveedor y or iginal de l a “ Minuta d e Aceptación d e Bienes Instrumentales”.

6. Rec ibe, verifica, f irma la documentación y regresa o devuelve para corrección.

5. Rec ibe, verifica, f irma la documentación y t urna al Coordinador de Almacenes o devuelve a corrección.

4. Capt ura en Sistema y emite reporte de e ntrada al A lmacén en 2 tantos , f irma y tur na a l J efe de Almacén, c on c opia de f actura y nota d e r emisión par a r evisión y firma.

3. S i la f actura o r emisión es tá correctamente r equisitada y l a entrega se encuentra dentro de la vigencia del c ontrato, e stampa sello de r ecibo, s e q ueda c on 2 copias y d evuelve a l Pr oveedor Factura y N ota d e R emisión originales y copia de la Minuta.

2.2 E n c aso de c ontrato vencido avisa al Co ordinador del A lmacén quien a s u v ez da a viso a Adquisiciones y no recibe documentos has ta qu e indiquen que procede la recepción. FIN

2. Rec ibe doc umentación, verifica contrato & f actura y n ota d e remisión, r equisitos f iscales, y en contrato: n úmero de c ontrato, vigencia, p artida pr esupuestal, cantidad de piezas a recibir, costo e im portes. En c aso de bien es instrumentales r evisa “ Minuta d e Aceptación de Bienes Instrumentales”.

¿Procede?

No

Si

¿Tipo de Bien?

Consumibles

Inventariables

10. R ecibe de l ár ea de Sistemas, pól izas de movimientos de entradas y salidas en 2 tantos, elabora oficio a Conta bilidad, recaba firma y despacha.

9. Rec ibe r eporte de entrada firmada en 2 tantos, con copia de factura, Nota d e Rem isión y original de l a Mi nuta de Aceptación de Bi enes para el caso de bi enes in ventariables y archiva.

FIN

Consumible o Inventariables






GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINACIÓN DE ALMACENES / JEFE DE ALMACÉN AFECTACIÓN

Objetivo Realizar el registro y con trol de l os m ovimientos de bien es y materiales del Almacén, en atención a las solicitudes de las áreas usuarias

Descripción Actividades inherentes a los trámites y registros de las solicitudes, la entrega y el control de bienes almacenados, para la óptima at ención de l as solicitudes, contando con almacenes confiables.

RESPONSABLE No. ACTIVIDADES DOCUMENTO

Área Usuaria 1 − Solicit a bienes. Solicitud.

Requisición.

Matriz de distribución.

Gerencia de Suministros Operativos

2 − Recibe sol icitud de bi enes, verifica q ue esté firmada por serv idor público autorizado y consulta existencia en sistema informático. ¿Existen las cantidades suficientes?



Solicitud de bienes.

Coordinador de Almacén o Jefe de Almacén

3 − Informa las cantidades disponibles al área usuaria. Informe de ex istencias disponibles.

Área Usuaria, Requirente o Gerencia de Suministros Operativos

4 − Revisa i nforme d e ca ntidades d isponibles y presupuesto del área. ¿Se tiene el presupuesto y se requiere comprar?

Sí: pasa a actividad 5.

No: Pasa a actividad 6.

Área Usuaria o Gerencia de Adquisiciones

5 − Elabora la re quisición y continúa co n l a a dquisición conforme a lo establ ecido e n el Manua l Administrativo de A plicación General e n M ateria de Adquisiciones, Arren damientos y S ervicios. (Pasa a la actividad 7)

Requisición o solicit ud d e bienes.

6 − Revisa requerimientos. ¿Hacer uso de los bienes disponibles?

Sí: Pasa a actividad 7.

No: Fin del Procedimiento







7 − Ubica y prepara bienes solicitados.

8 − Entrega bi enes al área usu aria y genera reportes conforme le sean solicitados.

Registro en sistema d e Almacén ( manual o Informático) y en sistema financiero/contable.

Registro en sistema d e control d e b ienes instrumentales (manual o informático), de ser el caso.

Vale de entrega.

Listado d e bie nes entregados.

Reporte d e c antidad físic a resultante del inventario.

Reporte de p royección d e consumo o punt o d e reorden.

Área Usuaria 9 − Recib e bienes. Vale de recepción.

Resguardo (instrumentales)

Coordinador de Inventarios

10 − Inventaría, registra y da seguimiento de la afectación de los bienes, conforme a los pr ocedimientos correspondientes.

Inventario y registro.






DIAGRAMA DE FLUJO

Área Usuaria y/o Requirente

GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS


Área Usuaria o Gerencia de Adquisiciones

INICIO

10. Coordinador de Inventarios: Inv entaría, r egistra y d a se guimiento d e la afectación de l os bi enes, conforme a l os pr ocedimientos correspondientes.

9. Recibe bienes.

8. E ntrega bienes al ár ea usuaria y g enera r eportes conforme le sean solicitados.

7. U bica y pr epara bi enes solicitados.

6. Revisa requerimientos.

4. R evisa i nforme de can tidades d isponibles y presupuesto del área.

3. In forma l as cantidades disponibles al área usuaria.

2. R ecibe sol icitud de bi enes, verifica q ue esté f irmada por servidor públ ico aut orizado y consulta ex istencia e n si stema informático.

5. El abora l a r equisición y continúa con la ad quisición conforme a l o est ablecido en el MAAGA.

1. Solicita bienes.

¿Existen en Cantidad Suficiente?

NO

SI ¿Tiene

Presupuesto y se requiere comprar?

¿Hacer uso de los bienes

disponibles?

SI

NO

FIN

SI

FIN

NO

1

1






GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINADOR DE ALMACENES/ RESPONSABLE DE ENTRADAS / UNIDAD O RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y CENTRO DE TRABAJO. SUMINISTRO DE BIENES DESDE EL ALMACÉN CENTRAL

Descripción:

Controlar la recepción de biene s p or contratos abi ertos y entre gas en sitios diferentes al Almacén Central.

RESPONSABLE AACCTT.. NNOO.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

Gerente de Almacenes e Inventarios

1 − Recibe de la Gerencia de Suministros Operativos copia de la re lación y original de las requisiciones que se gestionaron para compra, junto con los respectivos cuadros de di stribución y d e aquellas que se surtirán de las e xistencias del Almacén y entrega al Coordinador de Almacenes para su registro y control.

Coordinador del Almacén Central

2 − Entrega al Re sponsable de Salidas las r equisiciones q ue se gesti onaron par a compra y de aquellas que se surtirán de las existencias del Almacén.

3 − Recibe de l a Gerencia de Suministros Operativos los “pedidos trimestrales” con cargo a l as requ isiciones y en coord inación co n el Je fe del Almac én se programan los despachos.

Responsable de Salidas

4 − Recibe del Coordinador de A lmacenes la s iguiente d ocumentación e instrucciones de programación de salidas:

a) Relaciones y requisiciones que se gestionaron para compra, en su caso los cuadros de distribución.

b) Relaciones y r equisiciones que se surtirán de las e xistencias del Almacén, en su caso los cuadros de distribución.

c) “Pedi dos trimestrales”.

5 − Procesa en el Sistema de Almacenes los datos correspondientes para surtir las requisiciones.

6 − Imprime el documento “Salida de Almacén”, en cuatro tantos y turna al Jefe del Almacén para su firma.

Jefe de Almacén 7 − Recibe la “Salida de A lmacén”, revisa, firma y turn a al Coordinador de Almacén para su firma.

Coordinador del Almacén central

8 − Recibe, la “Salida de Almacén”, revisa, firma y turna al Gerente de Almacenes e Inventarios para firma.


9 − Recibe “Sal ida de Alm acén”, revisa, firma y d evuelve al C oordinador d e Almacenes.

Coordinador del Almacén Central

10 − Turna “Salida de Almacén” al Jefe del Almacén para su atención.

Jefe de Almacén 11 − Entrega a l Jefe de Secci ón “Salida de Alm acén” para preparar los bienes para su despacho.





RESPONSABLE AACCTT.. NNOO.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

Jefe de Sección 12 − Recibe el documento “Salida de Almacén” y retira de los anaqueles los bienes a suministrar y registra la salida en “Hoja de Estante”.

13 − Revisan, cuentan y enva lijan bajo la supervisión y ap oyo del Jefe del Almacén, los bienes a suministrar y entregan al área solicitante.

Área Requirente 14 − Local (Entrega Directa).- V erifica, cu enta y firm a d e co nformidad los cuatro tantos d e l a “ Salida de A lmacén” de los bienes reci bidos y s e q ueda con u n tanto. Entrega el resto al Jefe de Almacén

15 − Local y Foráneo (Entrega mediante Circuitos y Rutas Postales).- Se deposita dentro de la valija dos tantos de la “Salida de Almacén”, una para e l área solicitante y otra para regresar al Almacén como acuse, lo cual s e entrega en la Gerencia de Despachos Vía Terrestres “Pantaco” para su envío.

Jefe de Almacén 16 − Entrega formato “Salida de Almacén”:

• Local (entrega directa).- T urna el original de la “Sal ida del Almac én” a l Responsable de Salidas.

• Local y foráneo (entrega mediante circuitos y rutas postales).- Tu rna un tanto d e la “Salid a de Al macén” y la f orma 27 7 al Responsable de Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.

Responsable de Salidas

17 − Recibe ac uses de rec ibo d e formatos d e “Salida d el A lmacén” y archiva e n carpetas mi nutario y da se guimiento par a recabar los ac uses de l os b ienes entregados por circuitos y rutas postales.

Coordinador de Almacenes

18 − Recibe d el áre a de Sistem as de la Gere ncia de Alm acenes e Inventar ios las pólizas de mo vimientos de salid as y l as de entrad as, en dos tantos, elabor a oficio al Gere nte d e C ontabilidad, r ecaba firma d el Ger ente d e A lmacenes e Inventarios y entrega junto con la impresión de las pólizas de s alidas y las de entradas.

19 − Archiva acuse de r ecibo y copia d e l a i nformación co ntable e ntregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.






DIAGRAMA DE FLUJO

GERENTE DE ALMACENES E INVENTARIOS

COORDINADOR DE ALMACENES

RESPONSABLE DEL ÁREA DE SALIDAS

JEFE DE ALMACÉN JEFE DE SECCIÓN

INICIO

9. Rec ibe “ Salida de Almacén”, rev isa, f irma y devuelve

10. T urna “ Salida de Almacén” al J efe d el Almacén para su atención.

8. Rec ibe, r evisa, f irma y turna al Gerente de Almacenes e Inv entarios para firma.

7. Rec ibe l a “ Salida de Almacén”, rev isa, f irma y turna a l Coor dinador de Almacenes para su firma.

5. Procesa en e l Sistema de Almacenes los dat os correspondientes par a s urtir las requisiciones.

4. Rec ibe d ocumentación e instrucciones de programa-ción de salidas: Relaciones y requisiciones par a c ompra y/o c uadros de dis tribución, Relaciones y requisiciones a surtir de ex istencias del Almacén y/o c uadros de distribución, “ Pedidos trimestrales”.

3. Rec ibe ped idos tr imes-trales c on c argo a requisiciones y c on e l J efe del Almacén s e pr ograman los despachos.

1. Rec ibe de G erencia de Suministros O perativos copia d e r elación y or iginal de r equisiciones de c ompra, con los r espectivos c uadros de di stribución y las qu e se surtirán de ex istencias d el Almacén y e ntrega par a su registro y control.

6. Im prime el d ocumento “Salida de Alm acén”, en cuatro tantos y turna a l Jefe del Almacén para su firma.

12. Rec ibe el d ocumento “Salida de Alm acén” y retira de los a naqueles l os b ienes a su ministrar y re gistra en “Hoja de Estante”.

2. Entr ega las r equisiciones que s e ges tionaron para compra y de a quellas que s e surtirán de l as ex istencias del Almacén al R esponsable de Salidas.

11. En trega a l J efe de Sección “Salida de Almacén” para pr eparar los bie nes para su despacho.

13. Re visan, c uentan y envalijan bajo la s upervisa y apoyo del Jefe del Almacén, los bie nes a s uministrar y entregan al área solicitante.

FIN

19. Ar chiva ac use de recibo y c opia de la información contable e ntregada a la Gerencia de Contabilidad mensualmente.

17. R ecibe f ormatos de “Salida d el A lmacén” y archiva en c arpetas minutario. Da s eguimiento para re cabar t odos lo s acuses.

16. Entr ega Sa lida de Almacén: Local.- T urna el original de la “ Salida de l A lmacén” al Responsable de Salidas. Foráneo.- Turna un tanto de la “Salida de Alm acén” y la forma 277 al Responsable de Salidas en tanto se recibe el acuse de recibo.

15. Local y Foráneo (Entrega en Circuitos y Rutas Postales).- Se deposita en valija 2 tantos de Salida de Almacén, una para el área solicitante y otra para regresar al A lmacén c omo acuse, y entr ega a GDT “Pantaco” para su envío.

14. Local (Entrega Directa).- Ver ifica, c uenta y firma 4 tantos de Salida de Almacén de l os bie nes recibidos y conserva 1 tanto.

ÁREA SOLICITANTE

18. Rec ibe d el área de Sistemas póli zas de m ov. salidas y e ntradas, en 2 tantos, el abora of icio Contabilidad, r ecaba f irma del Gerente y entrega con la impresión de las pól izas de salidas y las de entradas.






GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS / COORDINADOR DE ALMACENES/ RESPONSABLE DE ENTRADAS / UNIDAD O RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y CENTRO DE TRABAJO. DESTRUCCIÓN DE BIENES

Objetivo:

Realizar, con estricto apego a las disposiciones jurídicas y administrativas vigentes, la destrucción de bienes muebles que ya no son de utilidad.

Descripción: Las actividades para llevar a cabo la destrucción de bienes muebles no útiles, en estricto apego a la normativa aplicable.

RESPONSABLE NO. ACTIVIDADES DOCUMENTO

Coordinador de Almacén, Jefe de Almacén, responsable de inventarios y/o las Direcciones Regionales Norte, Centro, Sur y Metropolitana

1 − Comprueba que se acredite fehacientemente que l a destrucció n encuadre en alg uno d e los si guientes supuestos:

I. Por sus características o condici ones entrañen ri esgo en ma teria de se guridad, salubridad o medio ambiente;

II. Exista respecto de el los disposición legal o administrativa que la ordene;

III. Exista riesgo de uso fraudulento, o

IV. Habiéndose agotado los procedimientos de enajenación v iables, n o e xista p ersona interesada

Dictamen de no utilidad.

Relación de bienes.

Autorización para llevar a cabo la destrucc ión de b ienes muebles.

Invitación al r epresentante del órgano interno de control.

Tratándose de I y II, en s u caso, constancia de coordinación c on autoridades competentes.

2 − Determina si alguna de s us partes p uede ser reutilizada.

¿Alguna d e sus p artes pue de s er reutilizada?

Sí: Pasa a la actividad 3.


3 − Pasa al procedimiento recepción, resguardo y reg istro de bienes en a lmacén (F in d el Procedimiento).

Nota de alta.

4 − Recaba la aut orización conforme al artículo 130 d e la Le y Ge neral de Bi enes Nacionales.

Autorización

5 − Invita a un r epresentante del órgano interno de control al acto de destrucción.

Oficio

6 − Destruye los bienes, elabora y firma e l acta de destrucción, con la intervención de quien corresponda.

Acta de destrucción.

7 − Coloca el producto de la destrucción en sitio destinado para tal efecto.





RESPONSABLE NO. ACTIVIDADES DOCUMENTO

Coordinador de Almacén, Jefe de Almacén, responsable de inventarios y/o Direcciones regionales Norte, Centro, Sur y Metropolitana

8 − Integra la documentación en el e xpediente respectivo.

Expediente.

9 − Tramita la b aja de b ienes y s olicita actualización de la póliza de seguro a fin de dar de baja los bienes destruidos.

Pasa a l proc edimiento de altas, ba jas y modificación de pólizas bajo el esquema de bien nombrado.

Oficio de solicitud.

10 − Solicita al res ponsable d e l a actua lización del inv entario, la baja de lo s bie nes e n e l sistema de inventarios.

Pasa a l proc edimiento Act ualización d e Inventarios.

Documentación para soporte de baja

11 − Integra d ocumentación e n expe diente y archiva.

Expediente

FIN DE PROCEDIMIENTO





DIAGRAMA DE FLUJO

Coordinador de Almacén, Jefe de Almacén, responsable de inventarios y/o responsables de las direcciones regionales norte, centro, sur y metropolitana

INICIO

10. S olicita al r esponsable de l a actualización de l in ventario, la baja de l os bi enes e n e l si stema d e inventarios.

Pasa a l p rocedimiento Actualización de Inventarios.

9. Tramita la baja de bienes y solicita actualización de l a pól iza de seg uro a fin de d ar d e baja l os bienes destruidos. Pasa al procedimiento de altas, bajas y modificación de pól izas bajo el esquema de bien nombrado.

7. C oloca el pr oducto d e l a destrucción en si tio d estinado par a tal efecto.

6. D estruye l os bi enes, el abora y firma el acta de destr ucción, con la intervención de quien corresponda.

5. I nvita a un r epresentante del órgano interno de c ontrol al acto d e destrucción.

4. R ecaba l a autor ización con forme al artículo 130 de la Ley General de Bienes Nacionales.

3. Pasa al procedimiento recepción, resguardo y r egistro de bi enes en almacén (Fin)

2. Determina si alguna de sus partes puede ser reutilizada.

1 C omprueba q ue se acr edite fehacientemente q ue la destr ucción encuadre e n al guno d e l os siguientes establecidos.

11. I ntegra d ocumentación e n expediente y archiva.

8. I ntegra l a d ocumentación e n el expediente respectivo.

¿Alguna parte puede ser

reutilizada?

SI

NO

FIN






ÁREAS REQUIRENTES Y/O USUARIAS O GERENCIA DE SUMINISTROS OPERATIVOS DEVOLUCIÓN DE INSUMOS AL ALMACÉN CENTRAL

Propósito Proporcionar a los d epósitos en trá nsito de l as unidad es administrativas un instrumento administrativo que integre las acciones, los elementos, y las té cnicas necesarias para el registro y devolución de insumos al Almacén central.

Alcance El conteni do del present e pro cedimiento es de o bservancia g eneral pa ra el personal que labora en l os Centros Operativos Regionales, las Áreas requirientes y Unidades de Recursos Materiales, así como para el personal que administra los depósitos en tránsito a nivel nacional. De igual manera para aquellas áreas que se interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.

RREESSPPOONNSSAABBLLEE AACCTT.. NNOO.. DDEESSCCRRIIPPCCIIÓÓNN

Empleado Postal de la Unidad Administrativa o Jefe de Recursos Materiales

1 − Verifica física mente los b ienes, separ a los artículos a devolv er, req uisita el formato de devolución en original y tres copias, lo firma y lo turna al Administrador o Jefe de Recursos Materiales.

Administrador o Jefe de Recursos Materiales

2 − Recibe el form ato de dev olución en orig inal y tres copi as, lo revisa, lo fir ma y lo devuelve al re sponsable d e la a dministración o al enc argado d e l os R ecursos Materiales a nivel nacional.

3 − Recibe e l for mato de devolución autor izado, an exa l os insum os y los envía a l Almacén central.

Coordinador del Almacén Central o el Jefe del Almacén

4 − Recibe el for mato de dev olución en ori ginal y tres c opias, verifica l os bien es devueltos, firma de revis ado en todos l os t antos y d evuelve ac use. Archiva l a documentación y los bienes.

Administrador o Jefe de Recursos Materiales

5 − Recibe acuse de recibo del formato de devolución y lo archiva

Coordinador del Almacén Central o el Jefe del Almacén

6 − Notifican sobr e dich a devo lución al área de sistemas para su ca ptura en el sistema de almacenes.

Responsable del Área Sistema de Almacenes

7 − Recibe notificación y ef ectúa l a mo dificación en el sistema d e almacenes, generando dos reportes de modificación en original y dos copias, firma e n todos los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de correcciones y turna los originales de la documentación al Coordinador del Almacén Central o Jefe del Almacén.

Coordinador del Almacén Central o Jefe del Almacén

8 − Recibe dos ori ginales d el f ormato d e c orrecciones, las re visa, firma y envía u n original del reporte a la Gerencia de Contabilidad.

Responsable de la Gerencia de Contabilidad

9 − Recibe el original del reporte de corrección, firma el acuse devolviendo una copia al Almacén central.

Almacén Central 10 − Recibe el acuse del reporte de corrección y lo archiva






DIAGRAMA DE FLUJO Empleado Postal de la Unidad Administrativa

o Jefe de Recursos Materiales

Administrador o Jefe de Recursos

Materiales

Coordinador del Almacén Central o el

Jefe del Almacén

Responsable del Área Sistema de

Almacenes

Responsable de la Gerencia de Contabilidad

INICIO

1. Ver ifican y s eparan los bienes a devolver y requisitan el formato de de volución, y lo turnan a l Administrador o j efe de recursos Materiales.

2. Rec ibe e l f ormato de devolución, l o r evisa y lo devuelve a l r esponsable de la Adm inistración o al Encargado de lo s re cursos Materiales.

3. Rec ibe e l f ormato de devolución autor izado, anexa los insumos y los envía al Almacén Central.

4. Rec ibe e l f ormato y v erifica los bi enes d evueltos, f irma de revisado y devuelve acuse

5. Rec ibe acuse de r ecibo dl formato de dev olución y lo archiva.

6. No tifican al ár ea d e sistemas s obre la devolución p ara s u c aptura en el sistema de almacenes

7. Rec ibe not ificación y efectúa la modificación en el sistema de alm acenes, generando d os r eportes d e modificación en or iginal y dos c opias, f irma en todos los tantos, archiva una copia del formato y una del reporte de c orrecciones y tur na l os originales de l a documentación.

8. Rec ibe el f ormato de correcciones, revisa, f irma y envía un or iginal de l reporte a la G erencia d e Contabilidad.

9. Rec ibe el or iginal d el reporte de c orrección y devuelve una c opia al Almacén Central

10. E l A lmacén Centr al recibe el ac use de l r eporte de corrección y lo archiva.

FIN






ÁREAS REQUIRENTES Y/O USUARIAS

RECEPCIÓN DE BIENES EN LOS DEPÓSITOS EN TRÁNSITO Y REDISTRIBUCIÓN DE BIENES A LAS OFICINAS POSTALES Y CENTROS OPERATIVOS

Propósito Recibir del Almacén Central los bienes de consumo e instrumentales adquiridos por el Organismo, o del proveedor tratándose de cont ratos abiertos y con entregas en sitio, así como control ar y redi stribuir los mismos a los Centros Operativos y Oficinas Postales dentro de su circunscripción.

Alcance El contenid o del pre sente pro cedimiento es de observancia general pa ra el personal que labora en los Centros Operativos Regionales, las Áreas requirientes y Unidades de Re cursos M ateriales, a sí co mo para el pe rsonal q ue a dministra lo s depósitos en tránsito a niv el nacional. De igual manera para aquellas áreas que se interrelacionan al solicitar bienes y suministrarlos.


Área Requirente o Responsable de Recursos Materiales

1 − Recibe los bienes pr ocedentes del A lmacén C entral o del pr oveedor por contratos abiertos celebrados o de otra Unidad Administrativa.

2 − Cuenta conforme al formato “Salida de Almacén” o a la factura o a l memorándum interno.

DATOS Y CANTIDADES INCORRECTAS

3 − Procede según el caso:

Bienes procedentes del Almacén Central:

a) Recibe, enví a acuse de r ecibo del form ato de “S alida de A lmacén” al Almacén Central y adjunta la aclaración de faltantes o so brantes, si fuera el caso.

Bienes procedentes del Proveedor:

b) Aclara d irectamente con e l proveedor l os faltantes o so brantes y no re cibe hasta no co ntar co n l os bienes e n l a c antidad y ca lidad q ue s e haya acordado.

DATOS Y CANTIDADES CORRECTAS

4 − Procede según el caso:

Bienes procedentes del Almacén Central:

a) Recibe, e nvía acuse de reci bo d el f ormato de “S alida de Almacé n” a l Almacén Central dentro de los 5 días hábiles siguientes de recibidos los bienes.

Bienes entregados por el Proveedor:

b) Recibe y estampa en la nota de remisión la leyenda RECIBÍ DE CONFORMIDAD, Nombre y firma de la persona que recibe, la cual está registrada en el Catálogo de Firmas y Sellos de la oficina receptora.






Bienes Instrumentales:

c) Requisita el fo rmato “Min uta de Ac eptación de Bie nes I nstrumentales”, en tres tantos, uno para la oficina receptora, uno para el proveedor y uno para el Almacén Central.

Responsable de Recursos Materiales

5 − Registra en l a Hoja d e Estante y aco moda bi enes en la se cción que corresponda.

6 − Archiva en carpetas específ icas para el efecto, los for matos d e “Sa lida d e Almacén”, copias de facturas, notas de remisión, etc.

7 − Registra e n h oja Kardex l a entrada d e l os bie nes y e n el Sist ema o c ontrol e n Excel, las entr adas de bienes mediante folios consecutivos empezando en el No. 1 hasta la entrada “n”, renovando cada numeración al inicio de cada año.

8 − Acomoda l os bienes, l os se grega e identifica co n l etreros a fin de agilizar s u conteo y redistribución.

9 − Cuando s e tra te de sum inistros de bienes inve ntariables, elab ora y r emite las cédulas de transferencia a la Gerencia de Almacenes e Inventarios para actualizar el control y registro de los inventarios en el Sistema Institucional del Organismo.

10 − Una vez que se cuenta con un programa de redistribución de bienes al interior del Estado, registra en el Sistema o control en Excel las salidas, elabora los formatos de sal ida internos y e ntrega bi enes a las Oficinas y Centros Ope rativos recabando firma, nombre y sello de la oficina receptora.

11 − Archiva formatos de s alida internos y registra en Hoja de Estante las s alidas por cada uno de los productos.

12 − Para el c aso del vest uario oper ativo y pr endas de protección pers onal, cad a Unidad A dministrativa hac e l a entre ga a c ada tra bajador, media nte el formato “Ficha de Entr ega – R ecepción de Vestu ario y Prendas de Protección Personal”, recabando la t otalidad de l os acuses y co ncluida la entrega, archiv a ac uses e n una carpeta especial para ello.

13 − Consulta las existencias actualizadas de bienes en e l Sistema u hoja de Exce l de su control, para la administración de los bienes.

14 − Realiza recuentos periódicos para mantener actualizados sus inventarios.






DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DE RECURSOS MATERIALES

INICIO

14. Rea liza r ecuentos per iódicos para m antener ac tualizados s us inventarios.

11. Ar chiva f ormatos de s alida internos y r egistra en H oja de Estante las s alidas por c ada un o de los productos.

8. Ac omoda l os b ienes, los segrega e identifica con letreros a fin de ag ilizar s u c onteo y redistribución.

6. Ar chiva e n c arpetas específicas par a el ef ecto, los formatos de “ Salida de Almacén”, copias de facturas, not as de remisión, etc.

5. Registra en la Hoja de Estante y acomoda bie nes en l a s ección que corresponda.

4. Procede según el caso: Bienes procedentes del Almacén Central: Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Centr al a m ás tar dar dentro de l os 5 dí as háb iles siguientes de r ecibidos los bienes. Bienes entregados por el Proveedor: Recibe y estampa en l a n ota de remisión la le yenda RECI BÍ DE CONFORMIDAD, Nombre y f irma de la persona que recibe, la cual está registrada en el Catálogo de Firmas y Sellos de la of icina receptora. Bienes Instrumentales: Requisita e l f ormato “ Minuta de Aceptación d e Bie nes Instrumentales”, en tr es tantos, uno para la oficina receptora, uno para el pr oveedor y uno para el Almacén Central.

3. Procede según el caso: Bienes procedentes del Almacén Central: Recibe, envía acuse de recibo del formato de “Salida de Almacén” al Almacén Centr al y a djunta l a aclaración de f altantes o sobrantes, si fuera el caso. Bienes procedentes del Proveedor: Aclara d irectamente c on el proveedor los f altantes o sobrantes y no r ecibe ha sta no contar c on los bi enes en la cantidad y c alidad q ue s e ha ya acordado.

2. Cuent a c onforme al for mato “Salida de A lmacén” o a la factura.

1. Recibe los b ienes procedentes del A lmacén Centr al o del proveedor por c ontratos a biertos celebrados.

13. C onsulta las ex istencias actualizadas de bienes en el Sistema o c ontrol de Excel, par a la administración de los bienes.

12. Cad a Uni dad Administrativa hace entr ega a c ada tr abajador, mediante e l f ormato “ Ficha d e Entrega – Rec epción de Vestuario y Pr endas de Protección Personal”, r ecabando acuses y ar chiva e n c arpeta especial para ello.

10. U na vez que s e c uenta c on un programa de r edistribución de bienes a l interior d el Estado, registra e n e l Sistema o control en Ex cel las s alidas, e labora los formatos de s alida internos y entrega bi enes a O ficinas y Centros O perativos r ecabando firma, nombre y sello de la oficina receptora.

9. El abora y r emite c édulas de transferencia a l a G erencia de Almacenes e Inv entarios par a actualizar el c ontrol y r egistro de los in ventarios en el Sistema Institucional del Organismo.

7. Reg istra en h oja Kar dex la entrada de bienes y en el Sistema u c ontrol e n Excel, las e ntradas mediante f olios c onsecutivos renovando c ada numeración a l inicio de cada año.

DATOS Y CANTIDADES CORRECTAS

NO

SI

¿TIPO DE BIENES?

INVENTARIABLES

VESTUARIO, PRENDAS DE PROTECCIÓN

FIN





PROCEDIMIENTO Unidad Responsable: 6.8 Procedimiento:

GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS/ JEFE DE ALMACÉN / COORDINADOR DE ALMACÉN ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Propósito 1. Verificar que el acomodo, la ubicación, el estado físico y los saldos de existencias de los bienes almacenados, así como la asociación de la de scripción técni ca y su cód igo identifica do, guarden congruencia con su s co ntroles, para proporcionar información confiable que apoye la toma de decisiones.

2. Asegurar la consistencia entre los saldos registrados en el sistema (manual o informático) y l as existencias físicas resu ltantes de los movimientos de entrada s y salida s del inventari o, a efecto de proporcionar informa ción co nfiable en la tom a d e de cisiones y eventos de fiscalización.

3. Llevar a cabo la Toma Física de los Inventarios, con la finalidad de tener un control real de l a existe ncia de bi enes de con sumo e instrumentales en el Almacén Central, depósitos en tránsito dentro del interi or del paí s y en las A dministraciones de Co rreos y Centros de Trabajo en el área Metropolitana.

Descripción Acciones encaminadas a asegurar la confiabilidad y calidad de los inventarios d e lo s bienes controlados p or el Al macén, me diante sistemas (manual o i nformático) y procedimientos que permitan l levar un control y conocimiento detallado de las unid ades en existencias y sub ubicación precisa.






Jefe de Almacén / Responsable de inventarios

1 − Elabora y ejecuta progr ama de recu ento cíclico de materiales.

Programa anual.

2 − Elabora acta de in icio e l evantamiento físico de inventario.

Acta de inicio

3 − Efectúa co nfronta física (v erifica p ara c ada bien co dificación, acom odo, utilid ad, estado físico, empaque, limpieza).

Reporte de verificación.

4 − Efectúa recuento físico (inventario). Reporte de recuento.

5 − Identifica estado físico de materiales. Reporte de materiales deteriorados.

6 − Clasifica bi enes útiles e id entifica aq uellos que denoten deterioro físico u obso lescencia para iniciar el proceso de baja y destino final.

Instrumenta d isposición final y ba ja d e bienes, conf orme a las dispos iciones aplicables.

Reporte de bi enes obsoletos y útiles.

7 − Concilia saldos físicos contra el control en el sistema informático.

Reporte de c onciliación d e saldos.

Jefe de Almacén / Responsable de inventarios / Gerencia de Contabilidad

8 − Registra e xistencias físicas recont adas en documento, actual iza en sist emas informático y recaba firmas de aceptación.

Tarjetas de despacho. Formato de recuento. Reporte d e c antidad física resultante. Registro e n sistema operativo del Almacén y en sistema financiero/contable. Registro e n sistema (manual o informático) de control d e bienes instrumentales (de ser el caso).

Jefe de Almacén / Responsable de inventarios

9 − Elabora acta de cierre de inventario.

¿Existen diferencias?



Acta de cierre.

Informe de inventario físico.

Informe de faltantes.

10 − Envía i nforme de fa ltantes a l as ár eas administrativas correspondientes.

11 − Elabora i nforme de e xistencias y va lor d e inventario, r egistra en sistem a informático y genera re portes per iódicos o a requerimiento.

Reporte de e xistencias y valor de inventario. Reporte de rotación de inventarios. Registro e n sistema operativo del Almacén.

12 − Envía i nforme al resp onsable de r ecursos materiales y recursos financieros.

T ERMINA PROCEDIMIENTO





DIAGRAMA DE FLUJO

Jefe de Almacén / Responsable de inventarios Jefe de Almacén / Responsable de inventarios / Gerencia de Contabilidad

INICIO

8. Reg istra ex istencias físicas recontadas e n d ocumento, actualiza en si stemas informático y re caba firmas de aceptación.

7. Concilia sa ldos físicos contra el con trol e n el sistema informático.

6. C lasifica bi enes úti les e identifica aquellos q ue den oten deterioro f ísico u obsolescencia para iniciar el proceso de baja y destino final.

Instrumenta di sposición final y baja de bi enes, co nforme a l as disposiciones aplicables.

5. Identifica esta do f ísico de materiales.

4. E fectúa r ecuento físico (inventario).

3. E fectúa c onfronta física (verifica par a ca da bi en codificación, aco modo, uti lidad, estado f ísico, e mpaque, limpieza).

1. El abora y ej ecuta pr ograma de r ecuento cí clico de materiales. El abora y ej ecuta programa de recuento cíclico de materiales.

10. Envía informe de faltantes a las ár eas a dministrativas correspondientes. FIN

9. El abora act a de cierre de inventario.

2. El abora act a d e i nicio e levantamiento f ísico de inventario.

¿Existen Diferencias?

SI

NO

11. El abora informe de existencias y valor de inventario, registra en sistema informático y genera r eportes p eriódicos o a requerimiento.

12. Env ía i nforme al responsable de recursos materiales y re cursos financieros.

FIN





7. ANEXOS Anexo 1

En el Organismo se observarán los siguientes INDICADORES:

Objeto del indicador:

Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.

Unidad de medición

Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo producto.

Total de salida de unidades Inventario inicial (U) + Entradas (U)

Parámetro Mínimo Satisfacto rio Sobresaliente

De 0.79 a 0.84 De 0.85 a 0.94 De 0.95 a 1.0 El parámetro es numérico y para que la rotación sea adecuada en el Servicio Postal

Mexicano está se deberá encontrar entre 0.85 y 0.94. Periodicidad Semest ral

Muestra Se esta blecerá como muestra lo s 20 p rincipales a rtículos cuyo consumo sea representativo en u nidades y en imp ortes. Comp rendiendo en la m uestra 10 p ara unidades y 10 para importes

Confiabilidad de los Inventarios


Determinar la confiabilidad de los regi stros del inventario. (Bienes instrumentales y de consumo).

Unidad de medición

Saldo de la s cuenta s de cada artícul o repo rtado p or el si stema informático que se utilice en el Almacén contra el resultado de su conteo físico (existencias reales).

Conteo físico por partida X 100 Existencia por partida registrada en el

sistema informático Parámetro

Mínimo Satisfacto rio Sobresaliente ± 20% ± 8% 100%

Cabe co nsiderar que en virtud de q ue el re sultado pued a ser superior al 1 00%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.

Periodicidad Trime stral Muestra Para los bienes instrumentales, se establecerá como muestra el 10% de las áreas en

las que se efectuó la revisión física del inventario en el trimestre. Para lo s bie nes d e co nsumo, se e stablecerán co mo mue stra los 20 p rincipales artículos cuyo co nsumo sea representativo en uni dades y en i mportes. Comprendiendo la muestra 10 para unidades y 10 para importes

Determinación Óptima de Existencias por Productos


Determinar la existenci a óptima por cada bien, a partir de lo s requ erimientos de la s áreas para programar su adquisición.

Unidad de medición

Suma d e to das la s solicitudes he chas al Alma cén po r bien sobre la sum a de la s entregas hechas por el Almacén por bien.

Insumos entregados por el Almacén central X 100 Insumos solicitados por las unidades administrativas

Parámetro Mínimo Satisfacto rio Sobresaliente 90% 95% 100%

Periodicidad Semest ral Muestra Ning una





Tiempos de Reposición de Inventario


Conocer el punto de reorden de cada bien.

Unidad de medición

Tiempo de Reposición para un Producto (TRI) = Al Tiempo Final (TF), tiempo de entrega de material por el proveedor menos el Tiempo Inicial (TI) tiempo de solicitud del producto

al proveedor. TRI = TF - TI

Parámetro Mínimo Satisfacto rio Sobresaliente >

40 días <

> 30 días

< 25 días

Los días serán hábiles y tomando en consideración que los tiempos de reposición pueden variar toma ndo en cu enta; de que si los biene s son d e fabri cación n acionales o de importación y/o manufactura especial.

Periodicidad Trime stral Muestra 100% de los artículos de cada grupo en el Almacén.

Confiabilidad en el Registro de Movimientos del Inventario


Determinar la confiabilidad de los registros.

Unidad de medición

Reportes de existencia por bien o i nsumo del sistema informático del i nventario inicial y las entradas, menos las salidas del insumo tomadas de los documentos fuente (facturas, solicitudes, bajas).

Existencia por bien o insumo X 100 (inventario inicial + la una de todas las entradas) – (Suma de todas las salidas)

Parámetro Mínimo Satisfacto rio Sobresaliente

> 2 días hábiles

<

> 1 días hábiles

< 1

Cabe co nsiderar que e n virtud de q ue el re sultado pue da se r su perior al 100%, e l parámetro de medición será en cuanto a la variación de ± el 100%.

Periodicidad Trime stral Muestra Ning una





ANEXO 2 SALIDA DE ALMACÉN (CONSUMIBLES)

SERVICIO POSTAL MEXICANO (2)DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (1)SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS ALMACEN CENTRAL (3)

Hoja No. (5)No. de salida (6)

fecha (9)No. de Requisición (7)

Almacén (10)Unidad Administrativa (8)

Recibe de conformidad

Nombre y firma


Nombre y firma


Nombre y firma

Sello de la Oficina Receptora (20)

SALIDA DE ALMACEN (CONSUMIBLES) (4)

Clave del Bien (11) Nombre del bien (12) CANTIDAD (13)Unidad de

Medida (14)

Costo Unitario (15)

Costo Total: (16)

NÚMERO DE INVENTARIO (18)

FOLIOS DEL ____ AL ____ (17)

Coordinador del Programa del Recuento

Nombre y firma

F I R M A S (19)





INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (CONSUMIBLES)

Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

1. Encabezado Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad

2. Entidad Nombre de la Dependencia o Entidad.

3. Área Nombre del Área

4. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar

5. Número de hoja Número de hoja y total de estas

6. No. de Salida Es un núm ero consecu tivo de 10 dí gitos que el Siste ma d e Almacenes le asign a al documento

7. No. de Requisición Anotar el nú mero de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Consta de 10 dígitos

8. Unidad Administrativa

Anotar e l C entro d e Co sto y nom bre de la U nidad A dministrativa a la q ue se le entregará el material que se menciona

9. Fecha de Salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año

10. Almacén Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien

11. Clave del Bien Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

12. Nombre del Artículo Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes

13. Cantidad Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida.

14. Unidad de Medida Anotar la unidad de medida en l a que se presenta el bien ( ejemplo: pieza, caja, bolsa, rollo, etc.

15. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. El Sistema lo registra automáticamente

16. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los b ienes entregados – recibidos. E l S istema lo registra automáticamente

17. Folios / del / al Esta columna se requisita cuando se hace entrega de bienes foliados. 18. Número de inventario

En caso de bie nes instru mentales, ano tar el número de i nventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios

Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas: 19. Firmas Estampar la f irma de las pe rsonas m encionadas en los re cuadros. Exce pto la de la

persona receptora de los bienes

20. Sello de la oficina receptora

Una vez que se firma y se reciben de conformidad los bienes, se estampa el sello de la oficina a la que está adscrito





ANEXO 3 SALIDA DE ALMACÉN (INVENTARIABLES)


Hoja No. (5)No. de salida (6)

fecha (9)No. de Requisición (7)

Almacén (10)Unidad Administrativa (8)

Nombre y firmaNombre y firma

No. Serie (17)



Nombre y firma

NÚMERO DE INVENTARIO (19)

F I R M A S (20)

Sello de la Oficina Receptora (21)


Nombre y firma

Recibe de conformidad

SALIDA DE ALMACEN (INVENTARIABLES) (4)

Clave del Bien (11) Nombre del bien (12) CANTIDAD (13)Unidad de

Medida (14)

Costo Unitario (15)

Costo Total: (16)

No. Motor (18)





INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (INVENTARIABLES ) Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información:

1. Encabezado Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad

2. Entidad N ombre de la Dependencia o Entidad.




6 . No. de Salida Es un número consecutivo de 10 dígitos que el Sistema de Almacenes le asigna al documento

7 . No. de Requisición Anota r el número de requisición a la que se afecta la salida en cuestión. Con sta de 10 dígitos


Anotar el Centro de Costo y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona

9. Fecha de Salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año

10. Almacén Indica la sección del Almacén Central del cual se hace la salida del bien


1 2 . Nombre del Artículo Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes

13. Cantidad Indica r la cantidad de bienes que ampara la salida.

14. Unidad de Medida Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: pieza, caja, bolsa, rollo, etc.


16. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados – recib idos. El Sistema lo registra automáticamente

17. Número de Serie Debe anotarse el número alfanumérico único asignado para identificación a cada unidad vehicular, puede constar de número entero sólo, o contener letras

1 8 . Número de Motor Debe anotarse el número de serie de fabricación del motor o numero de orden que permite identificar el producto fabricado

19. Número de inventario

En caso de bienes instrumentales, anotar e l número de inventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios

Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas: 2 0 . Firmas Estampar la firma de las personas mencionadas en los recuadros. Excepto la de la

persona receptora de los bienes


Una vez que se firma y se reciben de conformidad los bienes, se e stampa el sello de la oficina a la que está adscrito





Anexo 4 Formato de Visto Bueno, Aceptación o Rechazo

LUGAR:

PROVEEDOR:

CONTRATO No. 5.‐ FACTURA O REMISIÓN:

CAPÍTULO DEL GASTO: 3000 5000 OTRO:

NO. CONSECUTIVO UNIDAD DE MEDIDA CANTIDAD

TIPO DE ADJUDICACIÓN:

LICITACIÓNINVITACIÓN A

CUANDO MENOS TRES PERSONAS

AJUDICACIÓN DIRECTA ARTICULO 1° CONTRATO MARCO POBALINES

SÍ NO

OBJETO:

DESCRIPCIÓN:

SI NO

OBSERVACIONES:

NOMBRE DEL ÁREA

DESCRIPCIÓN DEL BIEN

FIRMAS

Una vez finalizado el llenado del reporte y en caso de haber otorgado el visto bueno, el representante del área usuaria anotará su nombre, cargo, firma, yfecha en la remisión o factura correspondiente; en caso de no aceptar los bienes, no procederá el visto bueno en la remisión o factura y se informará alResponsable del Almacén Central, en ambos casos, se entregará una copia de este reporte al Responsable de dicho Almacén este a su vez sellará el mismocomo acuse de recibo.

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

OTRA

OTRA

USUARIA

FORMATO DE VISTO BUENO ACEPTACIÓN O RECHAZO

REVISAR QUE LOS BIENES CUMPLAN CONFORME A LO ESTABLECIDO EN EL CONTRATO PARA SU ALTA EN EL SISTEMA DEL ALMACÉN.

SPM‐

FECHA:_________/__________/__________

LISTADO DE BIENES

Almacén Central Pantaco, Boulevard de los Ferrocarriles S/N entre Avenida Ceylán y Calle Córcega, Colonia Euzkadi, Delegación Azcapotzalco, México, D.F., C.P. 02660.

NOMBRE, CARGO Y FIRMA NOMBRE, CARGO Y FIRMA

SELLO DEL ÁREA USUARIA:

MUESTRA FÍSICA PARA LA RECEPCIÓN DE BIENES

NOMBRE DEL REPRESENTANTE PUESTO O CARGO

REQUIERENTE

TÉCNICA

2000

DETERMINA ACEPTAR LOS BIENES

EN RELACIÓN A LA DESCRIPCIÓN, LAS ÁREAS QUE INTERVIENEN:

(1)

(2)

(3)

(4) (5)

(7)

(8) (9) (10) (11)

(12)

(13)

(14)

(15)

(16)

(17) (18)

(19)

(20) (21)

(22)

(6)





INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE VISTO BUENO ACEPTACIÓN O RECHAZO

CAMPO CONTENIDO

1.- Fecha Anotar la fec ha del día e n que se rea liza el report e de visto b ueno en el Almacén.

2.- Lugar Indicar el do micilio del Al macén que c orresponde al lugar físico en donde se realiza la verificación y pruebas necesarias.

3.- Proveedor Anotar la razón social del proveedor adjudicado la cual deberá ser la misma que la que aparece en el contrato o convenio.

4.- Contrato No. Señalar el número del contrato que será el mismo que aparece en el contrato o convenio.

5.- Factura o Remisión Señalar el número de la factura o remisión proporcionada por el proveedor.

6.- Capítulo del gasto

Anotar el cap ítulo que corresponda a los determinados en el clasificador por objeto del gas to y que sea el correspondiente al contrato o convenio, pudiendo ser: 2000.- Materiales y Suministros 3000.- Servicios Generales 5000.- Bienes Muebles, Inmuebles e Intangibles.

7.- Listado de bienes Enlistar los bienes a los que se les aplicará la verificación, a efecto de comprobar las características técnicas del bien.

8.- Número de bienes Anotar en forma progresiva el número consecutivo del bien de que se trate. 9.- Descripción del bien Describir el nombre del bien de conformidad con el contrato o factura.

10.- Unidad de medida Anotar la unidad en la que se encuentra el bien de conformidad al contrato, pudiendo ser pieza, kilos, caja, etc.

11.- Cantidad Indicar el total de bienes entregados por el proveedor de conformid ad con la factura o remisión.

12.- Tipo de Adjudicación Marcar con u na X el tipo de adjudicac ión de confor midad con e l contrato o convenio, para el caso de que se utilice el proceso de POBALINES, cuando se trata de compras que no rebasan los 300 Salarios Mínimos Vige ntes en el Distrito Federal.

13.- Muestra física para la recepción de bienes

Marcar con una X si el proveedor entregó muestra.

14.- Objeto Definir el objeto de la verificación de bienes.

15.- Descripción Detallar de m anera clara y precisa en qu e consistió la verificación de bienes, y características técnicas de los bienes, de conformidad con la ficha técnica del bien, así como la cantidad a revisa de acuerdo al contrato o convenio.

16.- Nombre del Área Indicar el nombre del Área que se presenta en el Almacén a realizar el reporte de visto bue no, especifica ndo si se tra ta de una Ár ea usuaria, requirente, técnica o alguna otra.

17.- Nombre del Representante

Especificar el nombre de la persona que se presenta a realiza el reporte de visto bueno.

18.- Puesto o cargo Indicar el pue sto de la pers ona que se p resenta a realizar el reporte de vist o bueno.

19.- Determina aceptar los bienes

Marcar con una X en el caso de aceptar los bienes en la palabra “SI”, en el caso de rechazar los bienes marcar con una X la palabra “NO”.

20.- Observaciones Detallar si existen observaciones adicionales que se tengan que comentar antes de proceder a la firma del reporte.

21.- Sello del Área Usuaria Plasmar el sello del Área usuaria que se presenta a realizar la verificación de los bienes y realizar las en el Almacén.

22.- Firma Indicar el nombre completo de la pers ona que se presenta a realizar la verificación de los bienes y plasmar la firma.





Anexo 5 VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS (1)SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOSALMACEN CENTRAL

Hoja No. (3)

Núm. Entrada: (4) Fecha Entrada: (5) Pedido: (6)

Factura oRemisión: (7) Fecha factuta: (8) Proveedor: (9)

Unidad Administrativa: (10)

Partida Num: Clave: (11) Descripción del Bien: (12) Unidad de medida: (13)

Cantidad: (14) Costo Unitario: (15) Costo Total: (16)

Subtotal Factura: Total Descuento: Total Impuestos: Neto Total de la Factura:Alta a Inventarios:

VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS ( CONSUMIBLES) (2)

Nombre y firma Nombre y firma Nombre y firma

Capturo Reviso Jefe de Almacén V oB o Coordinador de Almacén

(18) (18) (19)

17





INSTRUCTIVO PARA SALIDA DE ALMACÉN (INVENTARIABLES)

Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguiente información: 1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano.



4. No. de Entrada Es un númer o consecutivo de 10 dígitos que el Sist ema de Alma cenes le asig na al documento

5. Fecha Entrada Anotar la fecha de entrada al Almacén, se indica día, mes y año.

6. Pedido Anotar el núm ero de requisición a la que se afecta la s alida en cuest ión. Consta d e 10 dígitos

7. Factura o Remisión Anotar el número de la factura, se indica día, mes y año.

8. Fecha Factura Anotar la fecha impresa en la factura.

9. Proveedor Anotar el nombre del proveedor.


Anotar el Centro de Costo y nombre de la Unidad Administrativa a la que se le entregará el material que se menciona


12. Descripción del Artículo

Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes


13. Unidad de Medida Anotar la unidad de medida en la que se presenta el bien (ejemplo: unidad, pieza, caja, bolsa, rollo, etc.


16. Costo Total Indica el cost o por la totalidad de los bienes entregados – recibid os. El Sistema lo registra automáticamente.

17. Subtotal y total Anotar el subtotal de la factura, total descuento, total impuesto, neto total de la factura.

Una vez concluida la captura en el Sistema, se imprime el formato y se procede a recabar las firmas: 18. Firmas Estampar la firma de las pe rsonas mencionadas en los recuadros. Ex cepto la de la persona

receptora de los bienes


Una vez que se firma y se reciben de c onformidad lo s bienes, se estampa el sello de la oficina a la que está adscrito





Anexo 6 Vale de Entrada y/o Listado de Altas

(Inventariables)


Hoja No. (6)

Núm. Entrada: (7) Fecha Entrada: (5) Pedido: (12)

Factura o Remissión: (8) Fecha factuta: (11)

Proveedor: (9)


Partida Num: Clave: (13) Descripción del Bien: (14) Costo Unitario: (17) Unidad de medida: (15) Cantidad: (16)

Número de Inventario (18) Número de Folio (19)

Total de la Tactura: (20)Subtotal Factura: Total Descuento:Total Impuestos: (21)Neto Total de la Factura: (22)Alta a Inventarios:


VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (INVENTARIABLES) (4)

Capturo Reviso Jefe de Almacén VoBo Coordinador de Almacén

(23) (24) (25)





INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN

(INVENTARIABLES)


CAMPO CONTENIDO

1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano.

2. Entidad Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano.



5. Fecha Fecha de elaboración


7. Número de entrada El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien

8. Número de factura o remisión El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor

9. Proveedor Indica el RFC y nombre del proveedor

10. Unidad Administrativa La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes

11. Fecha de factura Fecha de expedición de la factura

12. Pedido Indica el numero del pedido

13. Clave del Bien El número que de acu erdo con el c atalogo de Bie nes Muebles le corr esponde al bien requerido

14. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado

15. Unidad de medida La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros)

16. Cantidad Indicar la cantidad de bienes que ampara la salida

17. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. Con los impuestos referidos

18. Numero de Inventario Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien de que se trate.

19. Numero de Folio Debe asentarse el dato indicado en la placa o el que aparece en el listado del bien de que se trate.

20. Total Indica el costo por l a total idad de los bienes entregados–recibidos. El S istema lo registra automáticamente

21. I.V.A. Se registra impuesto al valor agregado

22. Neto total de la factura Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión

23. Captura

Registra en si stema de a lmacenes e inv entarios l a infor mación de l a mercancí a recibida ( en c uanto a c lave del proveedor, numero d e fa ctura, parti da, contrato, precio unitario, código de artículo, IVA y precio total)

24. Reviso Verifica la información del listado sea la correcta

25. Visto Bueno Avala el registro de los bienes recibidos





Anexo 7 Vale de Entrada y/o Listado de Altas

(Parque Vehicular)


Fecha Entrada: (5) Hoja No. (6)

Núm. Entrada: (7) Pedido: (12) Recepción:

Factura o Remissión: (8) Fecha factuta: (11)

Proveedor: (9)


Partida Num: Clave: (13) Descripción del Bien: (14)

Marca: (15) Linea: (16) Modelo: (17)

Caracteristicas: (18)

Número de Inventario: (19) Número de Folio: (20) Número de Serie: (21) Número de Motor: (22) Número de Entrada: (23) Numero de Factara: (24) Costo Unitario: (25) Unidad de Medida: (26)

Total de la Tactura: (27)Subtotal Factura: Total Descuento:Total Impuestos: (28)Neto Total de la Factura: (29)Alta a Inventarios:


VALE DE ENTRADA Y/O LISTADO DE ALTAS (PARQUE VEHÍCULAR) (4)

Capturo Reviso Jefe de Almacén VoBo Coordinador de Almacén

(30) (31) (32)





INSTRUCTIVO VALE DE ENTRADA Y/O ALTA DE UN BIEN (PARQUE VEHÍCULAR)


CAMPO CONTENIDO

1. Encabezado Siglas y logotipo de la Dependencia o Entidad2. Entidad Nombre de la Dependencia o Entidad.3. Área Nombre del Área 4. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar 5. Fecha Fecha de elaboración 6. Número de hoja Número de hoja y total de estas7. Número de entrada El número correspondiente al aviso de alta con que fue recibido el bien 8. Número de factura o remisión El número correspondiente a la factura o remisión expedida por el proveedor 9. Proveedor Indica el RFC y nombre del proveedor 10. Unidad Administrativa La unidad administrativa a la que pertenece el área que recibe los bienes 11. Fecha de factura Fecha de expedición de la factura12. Pedido Indica el numero del pedido

13. Clave del Bien El número que de acuerdo con el catalogo de B ienes Muebles le corresponde al bien requerido

14. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado 15. Marca Debe indicarse el nombre de la marca de fabricación del bien 16. Línea Debe indicarse el modelo y tipo de unidad17. Modelo Debe anotarse el año de fabricación de la unidad

18. Características

Debe anotarse t ipo de unidad, t ipo de transmisión, número de puertas, si cuenta con aire acondicionado, si cuenta con CPS de localización satelital, si cuenta con equipo de sonido

19. Número de inventario Debe anotarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate20. Número de folio Debe asentarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate

21. Número de Serie Debe anotarse el número alfanumérico único asignado para identificación a cada unidad vehicular, puede constar de número entero sólo, o contener letras

22. Número de Motor Debe an otarse el número d e ser ie de fabricación del motor o nu mero de orden q ue permite identificar el producto fabricado

23. Número de Entada Debe anotarse el número consecutivo con el que registra su entrada al almacén24. Número de Factura Debe anotarse el número que aparece en la parte superior de la factura de la unidad 25. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien. Con los impuestos referidos26. Unidad de medida La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros)

27. Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra automáticamente

28. I.V.A. Se registra impuesto al valor agregado 29. Neto total de la factura Indica el neto de la totalidad de la factura o remisión

30. Captura

Registra en sistema de almacenes e inventarios la información de la mercancía recibida (en cuanto a clave del proveedor, numero de factura, partida, contrato, precio unitario, código de artículo, IVA y precio total)

31. Reviso Verifica la información del listado sea la correcta32. Visto Bueno Avala el registro de los bienes recibidos





Anexo 8 Vale de Devolución de Mercancías


Hoja No. (5)

Unidad Administrativa: (6) Folio: (7) Fecha: (8)

Número de Salida: (9) Fecha de Salida: (10) Motivo de Devolución: (11)

VALE DE DEVOLUCIÓN DE MERCANCIAS (4)

Autorizo la recepción de la devolución

(20)

Surtida (16) Devuelta (17)Unidad de Medida: (15)

Nombre y firma

CantidadClave: (12) Descripción del Bien: (13) Costo Unitario: (18)

Nombre y firma

Número de Inventario: (14)

Recibe

(22)Nombre y firma

Entrega

(21)

Costo Total: (19)





INSTRUCTIVO DE LA DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS

Con el Val e de Devolución de Mercancías firmado en mano, el Responsable de Alta s deberá captu rar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO

1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano 2. Entidad Nombre del Organismo: Servicio Postal Mexicano 3. Área Nombre del Área 4. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar 5. Número de hoja Número de hoja y total de estas 6. Unidad Administrativa La unidad administrativa a la que pertenece el área que devuelve los bienes 7. Folio Debe anotarse el numero consecutivo que le corresponda 8. Fecha Fecha de elaboración del vale de devolución de mercancía 9. Número de salida Debe anotarse el número de salida con el que se despacho originalmente 10. fecha de salida Fecha de cuando salieron los bienes 11. Motivo de la devolución Descripción breve del motivo de la devolución del bien

12. Clave del Bien El número que de acu erdo con el c atalogo de Bie nes Muebles le corr esponde al bien requerido

13. Descripción del bien La descripción detallada de las características del bien solicitado 14. Número de inventario Debe anotarse el dato indicado en la placa o en el listado del bien que se trate 15. Unidad de medida La del producto referido (pieza, caja, bolsa, entre otros) 16. Cantidad Surtida Debe anotarse la cantidad que se surtió en la salida del Almacén

17. Cantidad Devuelta Debe anotars e la cantida d q ue se está de volviendo y q ue se está regi strando e n el Almacén

18. Costo Unitario Indica el costo unitario del bien, con los impuestos referidos

19. Costo Total Indica el costo por la totalidad de los bienes entregados–recibidos. El Sistema lo registra automáticamente

20. Autorizo la Recepción de la Devolución Nombre, puesto y firma de quien autoriza la devolución de los bienes 21. Entrega Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien 22. Recibe Nombre, puesto y firma de la persona que entrega el bien





Anexo 9 Control de Existencias (Tarjetas) y/o Hoja de Estante


Hoja No. (5)Clave del bien: (7) Descripción: (8)

Fecha: (6)Localización: (9)

Cantidad Establecida: (11)Sección: (10)

Nombre y firma Nombre y firma

Proveedor (12) Pedido (13)Remisión

Factura (14)Entrada

(Folio) (15)Fecha (16) Cantidad (17) Requisición (21) Cantidad (22)Área Solicitante (18) Salida (folio) (19) Fecha (20)

CONTROL DE EXISTENCIAS (TARJETAS) Y/O HOJA DE ESTANTE (4)

Jefe de Almacen

VoBo Coordinador de Almacén

(24) (25)

Existencia Actual (23)

ENTRADAS SALIDAS





INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE EXISTENCIAS Y/O HOJA DE ESTANTE (TARJETA)

Con requisición y/o pedido en mano, el Responsable de Altas deberá capturar la siguienteinformación:

CAMPO CONTENIDO

1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano 2. Entidad Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano. 3. Área Nombre del Área 4. Titulo Nombre de formato, que corresponde a la acción a tomar 5. Número de hoj a Número de hoja y total de estas 6. Fecha Fecha de elaboración 7 . Clave del Bien Anotar la clave del bien de acuerdo al “Catálogo de Bienes”. 8 . Descripción La descripción clara y precisa de las características del bien

9 . Localización Anotar a cual almacén pertenecen los bienes . No aplica para los depósitos temporales

10 . Sección Sección dentro del almacén donde se ubica el bien 11. Cantidad Establecida En su caso, cantidad máxima y mínima establecidas en políticas

12. Proveedor El Jefe de Sección del almacén deberá anotar el nombre del proveedor, que entregó los bienes

13. Pedido El Jefe de Sección del almacén deberá anotar el No. de contrato o pedido al que corresponde n los bienes .

14. Remisión y/o Factura El Jefe de Sección deberá anotar el No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes .

15. Entrada (folio) El Jefe de Sección deberá anotar el número de entrada que le correspondió del Sistema de Almacenes

16. Fecha de Entrada El Jefe de Sección deberá anotar la fecha en que ingresan los bienes 17. Cantidad El Jefe de Sección deberá anotar la cantidad de bienes que ingresa n .

18. Área Solicitante El Jefe de Sección deberá anotar el nombre del área solicitante que se solicita los bienes

19. Salida (Folio) El Jefe de Sección deberá anotar el número de salida que le correspondió del Sistema de Almacenes

20. Fecha de salida El Jefe de Sección deberá anotar la fecha en que salen los bienes

21. Requisición El Jefe de Sección deberá anotar el número de requisición con que se solicita n los bienes

22. Cantidad Cantidad del bien en unidad de mercancía que sale

23. Existencia Actual

Indicar la cantidad de bie nes que resulta de restar a la cantidad de bienes entrantes, la cantidad de bienes salientes, lo que da las existencias reales de cada uno de los bienes.

24 . Jefe de almacén Persona responsable de verificar físicamente las existencias 25 . Coordinador de almacén Avala el registro de los bienes existente Nota: El Jefe de Sección anota el nombre del proveedor, el No. de contrato o pedido al que corresponde, el

No. de remisión o factura con la que el proveedor entregó los bienes, el número de entrada que le correspondió del Sistema de Almacenes , la fecha en que ingresó y la cantidad de bienes que ingresaron. Los depósitos temporales deberán requisitar obligatoriamente las columnas de proveedor (pudiendo ser el Almacén Central, un depósito temporal distinto o algún proveedor), entrada, fecha y ca ntidad.





Anexo 10 Recuento de Existencias y/o Bitácora de Conteos


Hoja No. (5)Unidad Administrativa (6)

fecha (10)Inventario Físico (7)

Gupo (8) Observaciones (11)

Sección: (9) Ubicación (12)


Diferencias en Conteos (19)

1er. Conteo 2do. Conteo 3er. Conteo


(23)Nombre y firma

(21)Nombre y firma

Persona designada en realizar Conteo

(22)Nombre y firma

Costeo de existencias reales (20)

RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITACORA DE CONTEOS (4)

No. (13) Clave del Bien (14) Nombre del bien (15) Unidad de Medida (16) Precio Unitarios (17)Cantidad en

Existencias según Sistema (18)





INSTRUCTIVO PARA RECUENTO DE EXISTENCIAS Y/O BITÁCORA DE CONTEOS


1. Encabezado Siglas y logotipo del Servicio Postal Mexicano

2. Entidad Nombre completo del Organismo: Servicio Postal Mexicano



5. Número de hoja Número de hoja y total de estas 6. Unidad Administrativa

Anotar el nom bre del depósito en tráns ito, oficina o centro de trabajo donde se realizan los conteos

7. Inventario Físico Anotar si se trata de Inventario Físico “Total o Parcial”

8. Grupo Grupo al que corresponde el bien “recortar”

9. Sección Sección dentro del Almacén donde se ubica el bien

10. Fecha Fecha de elaboración

11. Observaciones Instrucciones especificas p ara el rec uento derivadas de sus car acterísticas o de las condiciones del bien

12. Ubicación Ubicación precisa dentro del Almacén donde se encuentran los bienes

13. No. Se trata de un número consecutivo de bienes desde el 1 hasta “n”

14. Clave del Bien Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

15. Nombre del Bien Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catalogo de Bienes

16. Unidad de Medida Anotar la u nidad de me dida en la q ue se p resenta el bien (ejemplo: pieza, caja, bols a, rollo, etc.

17. Precio Unitario Anotar el precio unitario d el bien, e l cu al se ind ica e n la factura, nota de remis ión o “Salida de Almacén”

18. Cantidad en Existencia según Sistema

Anotar la cant idad de biene s que, de acu erdo a su Sist ema o control interno, deben de encontrarse en el lugar

19. Diferencias en Conteo

Anotar la cantidad de bienes que resultaron del tercer conteo. Este conteo solo procede si hubiera diferencias entre el primero y segundo.

20. Costeo de Existencias reales

Se deberá multiplicar el precio unitario (columna 5) por el resultado del segundo conte o (columna 8) o tercer conteo si se hubiera realizado (columna 9).

21. Coordinador del Programa del Recuento Nombre, firma y puesto del Coordinador del Programa del Recuento 22. Persona Designada a Realizar Recuento Nombre, firma y puesto del designado en realizar el Recuento

23. Titular del Almacén Nombre, firma y puesto del Titular del Almacén





Anexo 11

CORREOS DE MÉXICO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

COORDINACIÓN DE ALMACÉN CENTRAL

ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS FALTANTES Y/O DETERIORO DE LOS BIENES

EN LA CI UDAD DE MÉ XICO DISTRITO FEDE RAL, SIENDO LAS (I NDICAR LA H ORA EN QUE SE ELABORA EL ACTA) DEL (INDICAR DÍA EN QUE SE ELABORA EL ACTA) DE (INDICAR EL MES) DEL (INDICAR E L AÑO ), CONSTITUI DOS EN LA EN LAS IN STALACIONES DONDE SE ENCUENTRA UBICADO E L ALMACÉ N CENT RAL, UBICADO E N AV. BOULEVARD DE LOS FERROCARRILES S/N, ESQ. CÓ RCEGA, COL. COSMOPOLITA, DEL. A ZCAPOTZALCO, C.P. 02520, MÉXICO, D. F., SE REUNIERON LOS QUE EN ELLA I NTERVIENEN PAR A ELA BORAR EL REPORTE DE (FALTA NTES, DIFERENCIA Y/O DETERIORO DE LOS BIENES), QUE SE ADQUIRIE RON MEDIANTE (I NDICAR SI ES LICITACIÓN PÚBLICA, INVITACIÓN A CUAN DO ME NOS TRES PERSONAS O ADJUDI CACIÓN DIRECTA) NO. (INDICAR EL NÚMERO SI ES QUE PROCEDE), CONSISTENTE EN LA ADQUISICIÓN DE (INDICAR TIPO Y CA NTIDAD DE BIENES), PARTIDA ADJUDICADA AL P ROVEEDOR (NOMBRE DE LA EMPRESA O PERSONA FÍSICA) Y EN TÉRMI NOS DEL CO NTRATO NÚMERO (ANOTAR NÚMERO DE CONTRATO),----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

INTERVIENEN: (ANOTAR N OMBRE, CA RGO, C ÓDIGO Y DIRE CCIÓN DE LAS PERSONAS QUE INTERVIENE N, INCLUIDO EL REPRESENTANTE DEL PROVEEDOR, DEBIENDO ANOTAR, EL CARGO Y CREDENCIAL CON QUE SE IDENTIFICA), EJEMPLO: C. XXXX XXXX XXXX, QUIEN COMPARECER EN LA PRESENTE HECHO EN CALIDAD DE CO ORDINADOR DE ALMACÉN CENT RAL Y SE ID ENTIFICA C ON CREDENCIAL (NO. XXXXXX) EXPE DIDA POR EL SERVICIO PO STAL MEXICANO, CÓDIGO DE FUNCIONES (CF08074/000XXX).--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

OBJETO: EMITIR RESULTADO DE LA REVISIÓ N HECHA PO R EL PER SONAL DEL ALMACÉN CENTRAL, EN LA RECEPCIÓN DE(LOS) BI EN(ES) (FALTANTES, DI FERENCIA Y/O DETERI ORO DE LOS BIENES.A SÍ COMO EN CANTIDA D, DIFERE NCIA EN UNI DAD DE MEDIDA, TAMBIÉN COMO LAS IRREGULARIDADES DE TECTADAS EN CUANTO A SU A COMODO, UNI DAD, E STADO FÍSICO , EMPAQUE, LIMPIEZA ENTRE OTROS).-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

HECHOS: LOS C. C. ( PERSONAL DEL ALM ACÉN, Q UIENES REVISARON Y VERIFICARON LOS BIE NES RECIBIDOS Y UNA V EZ CO NCLUIDA LA REVISIÓN LA CUA L C ONSISTIÓ EN “SE DA UNA DESCRIPCIÓN CLARA Y PRECISA DE LAS CA RACTERÍSTICAS DEL BIEN, ASÍ COMO EL NÚMERO DE ARTÍ CULO Q UE LE CO RRESPONDE SEG ÚN EL CAT ALOGO DE BIENES MUEBLES, FOLIO Y NUMERO DE INVENTARIO SI FUERA EL CASO, A DEMÁS DEL COSTO UNITARIO DEBERÁN INDICAR EL TOTA L DE LAS DIFERENCIAS DETE CTADAS), EMITIENDO RESULTADO DE LA REVISIÓN REALIZADA POR EL PERSONA L DEL ALMACÉ N CENT RAL, EN LA RECEPCIÓN DE(LOS) BIEN(ES) (FALTANTES, DIFERENCIA Y/O DETERIORO DE LOS BIENES, ASÍ COMO EN CANTIDAD, DIFERENCIA EN UNIDAD DE MEDIDA, TAMBIÉN COMO LAS IRREGULARIDADES DETECTADAS EN CUANTO A SU ACOMODO, UNIDAD, ESTADO FÍSICO, EMPAQUE, LIMPIEZA ENTRE OTROS).---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------





ACTA ADMINISTRATIVA QUE SE FORMULA PARA HACER CONSTAR LOS FALTANTES Y/O DETERIORO DE LOS BIENES

CIERRE:

NO HABIENDO MÁS QUE HACER CONSTAR, SE CIERRA LA PRESENTE MINUTA SIENDO LAS (INDICAR LA HORA) HORAS DEL MISMO DÍA Y EN EL MI SMO LUGAR DE SU INICIO.-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

I N T E R V I E N E N

QUIEN REALIZÓ EL RECUENTO COORDINADOR DEL PROGRAMA DEL RECUENTO

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA

COORDINADOR DEL ALMACÉN

JEFE DEL ALMACÉN

NOMBRE Y FIRMA

NOMBRE Y FIRMA





Anexo 12 ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES

SERVICIO POSTAL MEXICANODIRECCIÓN CORPORATIVA DE RECURSOS HUMANOS

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO PRIMER CONTEOGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES1)UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________2) FECHA: _______________________________________________________3) INVENTARIO FISICO: __________________________

4 5 6 7 8

Clave del bien Nombre del Bien Unidad de medidaPrecio unitario

$Cantidad resultante del 1er

conteo

C660800004385 Forma SPM38 (CN04) nacional PIEZA 0.43

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO SEGUNDO CONTEOGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS


4 5 6 7 8


$Cantidad resultante del 2do.

conteo


_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _


SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO TERCER CONTEOGERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS


4 5 6 7 8


$Cantidad resultante del 3er

conteo


10.‐ Contado por: nombre, firma y fecha







INSTRUCTIVO DE LA ETIQUETA IDENTIFICADORA DE BIENES

CAMPO CONTENIDO 1. Unidad Administrativa

Anotar el nombre del depósito en tránsito, oficina o centro de trabajo donde se realizan los conteos

2. Fecha Anotar la fecha en que se realizaron los conteos

3. Inventario Físico Anotar si se trata de inventario físico TOTAL o PARCIAL

4. Clave del Bien Anotar la clave del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

5. Nombre del Bien Anotar el nombre del bien de conformidad con el Catálogo de Bienes

6.- Unidad de medida Anotar la u nidad de medida en la qu e se presenta el b ien (ejemplo: pieza, caja, rollo , etc.)

7.- Precio Unitario $ Anotar el precio unitario d el bien, e l cu al se ind ica e n la factura, nota de remis ión o “Salida de Almacén”

9.- Cantidad resultante del 1er, 2do. 3er. Conteo

Anotar la cantidad que resultó del conteo

10.- Contado por: La (s) person a (s) que c ontó deberá de anotar su no mbre, la fech a y deberá firmar la etiqueta.





Anexo 13 (Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen) (Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)

MINUTA DE INICIO DE INVENTARIO FÍSICO

(PARA EL CASO DEL ALMACÉN CENTRAL DEBERÁ SER ACTA ADMINISTRATIVA) En (anotar el nombre del Almacén d onde se va a realiz ar el inv entario físico), SIENDO LAS (anotar la hora en que se inicia la presente acta), DEL DÍA (anotar la fecha completa), SE REUNIERON EN LAS OFICINAS QUE OCUPA (el Almacén) , UBICADO (el domicilio del Almacén) , LOS CC. (Nombre y cargo de quienes participan en la toma del inventario). CON EL OBJETO DE HACER CONSTAR LAS ACTIVIDADES RESPECTIVAS INHERENTES A LA TOMA DE INVE NTARIO FÍSICO DE BIENES EXISTENTES EN (el Alma cén central), DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (anotar los días que se practica el inventario), CON CIFRAS AL (fecha a la que corresponden las cifras, ver política del procedim iento 6.8 “Actualización de Inventarios” SE REALIZA CONFORME Y EN APEGO A LA NORMATIVIDAD QUE SE APLICA PARA TAL EF ECTO.-------------------------------------------------------------------------------------------- SE ASIENTA EN EL P RESENTE DO CUMENTO, QUE SIENDO LAS ( la hor a en que s e da inicio al levantamiento del acta), DEL DÍA (Día, mes y año en que se levanta el acta), SE INICIO LA TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES EXISTENTES EN (el nombre del Almacén), CORRESPONDIENTE AL (año en el cual se está llevando a cabo la toma del inventario).-------------------------------------------------------------------------------------------- SE MANIFIESTA EN LA PRESENTE ACTA QUE LOS CC. ( el nombre del representante del Órgano Interno de Control), QUIEN ASISTE EN REPRESENTACIÓN DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL DEL SEPOMEX, (el nombre del representante de la Gerencia de Contabilidad) QUIEN PARTICIPA COMO INTERVENTOR DE LA GERENCIA DE CONTABILIDAD Y , (el nombre del repre sentante de la auditoría externa) QUIEN COADYUVA COMO COMISIONADO DE LA AUDIT ORIA EXTERNA PA RA SANCIONAR EL EVENTO REFERIDO; ASÍ M ISMO MANIFIESTAN EN LA PRESENTA ACTA HABER RECIBIDO A ENTERA SA TISFACCIÓN LOS LISTADOS PA RA REALIZAR E L CONTEO RESPECTIVO OB JETO DEL PRESENTE LEVANTAMIENTO FÍSICO DE LOS BIENES EXISTENTES EN EL ALMACÉN CENTRAL.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- SE ASIENTA EN LA PRESENTA AC TA, QUE LAS ACLARA CIONES A LOS FALTANTES Y SOBRANTES QUE SE DETERMINEN COMO RESULTADO DE LA TOMA DEL INVENTARIO, QUEDAN A CARGO DEL COORDINADOR DE ALM ACENES Y DEL JEFE DEL ALMACÉN ASÍ C OMO DE LOS J EFES DE SECCIÓN RESPECTIVAMENTE, REPORTÁNDOLAS CONFORME A LAS FECHAS ESTABLECIDAS.----------------------------------------------------------------------------------------- NO HABIENDO MAS AS UNTO QUE TRATAR SE CO NCLUYE LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATI VA FIRMANDO DE CONFORMIDAD LOS PARTICIPANTES SIENDO LAS ( La hora en que se finaliza el levantamiento del acta).------------------------------------------------------

Nombre, cargo y firma


Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma





Anexo 14 (Anotar el nombre de la Dirección a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la Subdirección a la que pertenecen) (Anotar el nombre de la Gerencia a la que pertenecen)

(Anotar el nombre de la oficina donde se realizó el inventario)

MINUTA DE RESULTADOS DE INVENTARIO FÍSICO

(PARA EL CASO DEL ALMACÉN CENTRAL DEBERÁ SER ACTA ADMINISTRATIVA) EN LA (Anotar el nombre del Almacén, oficina o de pósito en tránsito donde se realizó el inventario físico)), SIENDO LAS (an otar l a hora e n q ue se ini cia l a presente minuta) HORAS DEL DÍA (an otar la f echa completa), S E REALIZA LA PRESENTE MINUTA (solo para el c aso del Alma cén Central deberá dec ir ACTA ADMI NISTRATIVA) PARA HACER CONSTAR EL RE SULTADO DEL LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO PRACTICA DO EN (Anotar el nombr e del Almacén, oficina o de pósito e n trá nsito donde se rea lizó el i nventario físico) DEL SERVICI O POSTAL MEXICANO LOS DÍAS (a notar los días en que se llevó a cabo el inventario), CON CIFRAS AL (anotar a qué fecha son las cifras, v er política 1 del procedimiento 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTA RIOS”). --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EN LAS OFICINAS QUE OCUPA EL (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el i nventario físi co), SITO EN LA CALLE DE (Anotar la ubicación físi ca), DE ESTA CIUDA D. SE CONSTITUYERON ENTRE OTROS Y EN CUMPLIMIENTO A LOS OFICIOS (anotar los datos de los oficios que dieron o rigen a la realización d el inventario); GIRADOS P OR E L C. (anotar el no mbre y p uesto d e quien instruyó la realización del inventario) Y CON EL OBJETO DE PARTICIPAR EN EL PROCESO DE LA TOMA DE INVENTARIO FÍSICO.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------INTERVIENEN---------------------------------------------------------- (Anotar nombre, cargos, adscripciones de todos los que intervienen en el inventario físico, iniciando desde el cargo más alto).-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- DE CONFORMIDAD A LA POLÍTICA NO. 1 DEL PROCEDIMIENTO 5.5 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS” DEL MA NUAL DE P ROCEDIMIENTOS PARA LA RECEP CIÓN, C ONTROL Y SUMI NISTRO DE L OS BIENES DEL ALMACÉN CENTRAL Y DEPÓSITOS EN TRÁNSITO A NIVEL NACIONAL-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------CONSTA ------------------------------------------------------------------ EL INVENTARIO FÍSICO SE LLEVO A CABO LOS DÍAS (anotar en que días se llevó a cabo el i nventario físico) DEL AÑO EN CURSO. (A notar todo el deta lle y pormeno res qu e se presen taron du rante la realización del inventario físico: como se hizo, quie n participó en el primer conteo, quien en el segundo, si hubo un tercero, quie n cotejo al final del inventario contra las exi stencias que reporta el si stema, si hub o aclaraciones, etc., etc.)-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- EL INVENTARIO FÍSICO SE REALIZÓ (Anotar si fue al 1 00% o fue parcial, en cuyo caso hay que anotar cuales bienes se conta ron)------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ CONCLUIDO EL CONTEO FINAL (SEGUNDO O TERCER CONTEO) SE COMPARO CON EL REPORTE DE EXISTENCIAS, LA INFORMA CIÓN CORRES PONDIENTE SE DESGLOSA EN LOS SIGUIENTE S ANEXOS: (Se enun cian solo como referen cia, p udiendo ane xar los do cumentos qu e se co nsidere pertinentes).-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXO Nº 1 LISTADO DE EXISTENCIAS-----------------------------------------------------------------------ANEXO Nº 2 ÚLTIMA ENTRADA--------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXO Nº 3 ÚLTIMA SALIDA------------------------------------------------------------------------------------------------- ANEXO Nº 4 BITÁCORA DE CONTEOS----------------------------------------------------------------------------------- ANEXO N° 5 RELACIÓN DE FALTANTES----------------------------------------------------------------------------------





ANEXO N° 6 RELACIÓN DE PROPIEDAD DE TERCEROS ---------------------------------------------------------- ANEXO A. ACLARACIONES.------------------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- LA COO RDINACIÓN AD MINISTRATIVA SE COMPRO METE A ENVIAR UN TA NTO DE LA MINUTA ORIGINAL, MEDIANTE OFICIO, A LA SUBDIRE CCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO A MÁS TARDAR A LOS 10 DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA CONCLUSIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO (solo aplica pa ra la re alización de inve ntarios físi cos totales en los E stados y centros de tra bajo), DE CONFORMIDAD CON LA POLÍTICA 2 DEL PROCEDIMIENTO 5.6 “TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS”------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ NO HABIENDO MÁS HECHOS QUE HACER CONSTAR SE DA POR TERMINADA LA PRESENTE MINUTA (Para el caso del Almacén Central deberá decir ACTA ADMINISTRATIVA), A LAS (anota r la hora en que se concluye) HORAS DEL DÍA DE SU INICIO, EN LA CIUDAD DE (Anotar el nombre del Almacén, oficina o depósito en tránsito donde se realizó el inventario físico); FIRMÁNDOLA AL MARGEN Y AL FINAL DE LA MISMA DE CONFORMIDAD LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- FORMULÁNDOSE EN TRES TANTOS ORIGINALES TODAS CON FIRMAS AUTÓGRAFAS. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------



Nombre, cargo y firma Nombre, cargo y firma





Anexo 15 “CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS”

SERVICIO POSTAL MEXICANO DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTO GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

COORDINACIÓN DE ALMACENES CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS

1) 20090000 33 TALLERES GRÁFICOS DE MEXICO 2 ) MONEDA NACIONAL 3 ) FECHA DEL PEDIDO O CONTRATO: 26/05/2009 FECHA DE FIRMA: 05/06/2009 FECHA LÍMITE DE ENTREGA:31/12/2009 4) SUBTOTAL DESCUENTO IVA NETO

31,878.00 0.00 4,781.70 36,659.70 5) Part Código Artículo Cantidad Unidad Costo Unitario Total 1 C 660800004382 FORMA No. SPM 274 COLOR GRIS 375000.00 ETIQUETA 0.4800000 180,000.00 2 C 66 0800004279 FORMA No. SPM 274 COLOR AMARILLO 2956000.00 ETIQUETA 0.4800000 1 ,418,880 .00 3 C 660800004378 FORMA No. SPM 274 COLOR ROSA 3949000.00 ETIQUETA 0.4800000 1 ,895,520.00 4 C 660800004379 FORMA No. SPM 274 COLOR ROJO 3946000. 00 ETIQUETA 0.4800000 1,894,080.00 5 C 660800004380 FORMA No. SPM 274 COLOR VERDE 3450660.00 ETIQUETA 0.4800000 1,656,316.80 6 C 660800004381 FORMA No. SPM 274 COLOR AZUL 2958050.00 ETIQUETA 0.4800000 1,419,864.00 7 C 660800004383 FORMA No. SPM 274 COLOR BLANCO 2960000.00 ETIQUETA 0.4800000 1,420,800.00 8 C 660800004385 FORMA No. SPM 38 (CN04) NACIONAL 8000000.00 MARBETE 0.4 3 00000 3,440,000.00 9 C 660800004384 FORMA No. SPM 38(CN04) NACIONAL 1166050.00 MARBETE 0.4 3 00000 501,401.50 SUMA TOTAL 13,826,862.30 6) CAPTURADO EL : 26 /06 /2009 7)“ ESTE PEDIDO SERÁ CON ENTREGAS PARCIALES DE ACUERDO AL CALENDARIO ESPECIFICADO EN EL CONTRATO” 8) CAPTURÓ Vo.Bo. RESPONSABLE DE ENTRADAS

COORDINADOR DE ALMACÉN CENTRAL CARMELO PLATA RAMOS





INSTRUCTIVO DEL ANEXO “CONTROL DE PEDIDOS O CONTRATOS”

Con contrato en la mano, el Responsable de Entradas o Auxiliar captura la siguiente información.

CAMPO CONTENIDO 1. No. de contrato y nombre del proveedor

Anotar el número de contrato iniciando con el año y al final el número del contrato o pedido. Al final deberá ser un número de 10 dígitos.

2. Tipo de moneda en que se expresa el contrato

Anotar el tipo de moneda en que se cele bra el contrato, siendo en s u gran mayoría MONEDA NACIONAL.

3. Fechas claves Se debe anot ar tres fechas claves que se mencionan en el contrato debiendo anotar día/mes/año complet o: Fecha del pedido o cont rato, Fecha en que se firma el pedido o contrato y la Fecha límite para la entrega de los bienes.

4. Montos del pedido o contrato

Deberá anotar los montos en el siguiente orden: subtotal, descuent o, IVA y neto, debiendo anotar todos los decimales, el Sistema acepta hasta 7 decimales

5. Objeto del pedido o contrato

Anotar los datos del los bienes objeto del contrato, iniciando con el número de partida en orden consecutivo, código del bien (de acuerdo al catálogo de bienes del Organismo), nombre del artículo (de acuerdo al Catálogo de Bienes de l Organismo), cantidad de bienes que serán entregados p or el proveedor, Unidad de medida del bien, Costo unitario y total por cada una de la partidas.

6. Fecha de captura El Sistema lo emite de manera automática.

7. Leyenda entregas parciales

Esta leyenda deberá anot arse cuando las entregas son en parcialidades “Est e pedido será con entreg as parciales de acuerdo al calendario de entreg as especificado en el contrato”

8. Firmas Una vez conc luida la captu ra en el Siste ma, se imprime el “Control de Pedido s o Contratos” y se procede a validar mediante las firmas de las personas que se mencionan.





Anexo 16 SALIDA DE BIENES (PARA DEPÓSITOS EN TRANSITO Y OFICINAS)

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS

GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS (Unidad Administrativa de donde salen los bienes)

S A L I D A D E B I E N E S

1) No. DE SALIDA: 0000000000 2) FECHA DE SALIDA: 00/00/0000 3) UNIDAD ADMINISTRATIVA DE DESTINO: __________________________________

4) CLAVE 5) ARTICULO 6) CANTIDAD 7)COSTO 8)TOTAL 9) INVENTARIO 10) OBSERVACIONES

11) FIRMAS EL RESPONSABLE DE LA SALIDA

___________________________ Nombre, cargo y firma

12) SELLO DE LA OFICINA RECEPTORA

EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO O JEFE DEL CENTRO DE TRABAJO

____________________________ Nombre, cargo y firma

RECIBÍ DE CONFORMIDAD

____________________________ Nombre, cargo y firma

EL GERENTE DEL ESTADO O DEL ÁREA

___________________________ Nombre, cargo y firma





INSTRUCTIVO DE LA SALIDA DE BIENES (PARA DEPÓSITOS EN TRANSITO Y OFICINAS)

Responsable de Salidas deberá capturar la siguiente información:

CAMPO CONTENIDO 1. No. de Salida Es un número consecutivo de salida de c onformidad con el control de salidas, des de el

No. 1 y hast a la salida “n ”, renovando cada numeración al inicio de cada añ o. Se recomienda se anote con número grande y visible

2. Fecha de salida Anotar la fecha en que fue elaborada la salida. Se indica día, mes y año.

3. Unidad Administrativa de destino

Anotar el nombre de la Unidad Administrat iva a la que se le entregará el material que se menciona.

4. Clave Anotar la clave del bien requerido de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.

5. Artículo Anotar el nombre del artículo de acuerdo al “Catálogo de Bienes”.


7. Costo Indica el costo unitario del bien. El Sistema lo registra automáticamente

8. Total Indica el costo total por la t otalidad de los bienes entregados – recibidos. El Siste ma lo registra automáticamente.

9. Inventario En caso de bienes instrumentales, anotar el número de inventario que ya fue asignado previamente por la Coordinación de Inventarios.

10. Observaciones Esta co lumna se utiliza pa ra hacer algu na anotación relevante relacionada con los bienes que se entregan. Ejemplo: para el caso de biene s foliados como algunas fo rmas o etiquetas, deberá de anotarse el rango de folios que se están entregando.

11. Firmas Anotar nombre y cargo de las personas mencionadas en los recuadros. Para el caso de las dos firmas solicitadas de l lado derecho, será suficiente con que se firme solo una de ellas.


Una vez que se entregan los bienes, quien recibe anota su nombre y cargo y firma de recepción de conformidad y estampa el sello de la oficina a la que está adscrito.





Anexo 17 FICHA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE

VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL

DIRECCIÓN CORPORATIVA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

SUBDIRECCIÓN DE ALMACENES Y ABASTECIMIENTOS GERENCIA DE ALMACENES E INVENTARIOS

FICHA DE ENTREGA - RECEPCION DE VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL ENTIDAD O DIRECCIÓN CORPORATIVA: (1)___________________________________________________________ OFICINA POSTAL O CENTRO DE TRABAJO (2) ________________________________________________________

Fecha: (3) _____________________________ Nombre del empleado: (4) _____________________________________________________________________________ Función: (5) ________________________________________________________________________________________ (6) PRENDAS QUE SE ENTREGAN: VESTUARIO PRENDA

BLUSA /CAMISA MANGA CORTA

BLUSA /CAMISA MANGA LARGA

PANTALÓN FALDA BATA OVEROL ZAPATOS (PAR)

CHAMARRA BERMUDA GORRA

CANTIDAD

TALLA

PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL PRENDA

CASCO CASACA GUANTES FAJA

CANTIDAD

TALLA

(7) FIRMAS

ENTREGA

SELLO DE LA OFICINA RECIBE

Nombre y firma del empleado Nombre y firma del titular de la oficina postal o centro de trabajo

Recibo de conformidad y me comprometo a utilizar las prendas en mis labores cotidianas al Servicio del Correo.

(8) COMENTARIO U OBSERVACIONES: PARA USO DEL EMPLEADO QUE RECIBE Y/O DEL EMPLEADO QUE ENTREGA





INSTRUCTIVO DE LA FICHA DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE VESTUARIO Y PRENDAS DE PROTECCIÓN PERSONAL

NO. CAMPO CONTENIDO 1 Direcciones Regionales, Corporativas y

Metropolitana Anotar el no mbre de las Gerencias Est atales depend ientes de las Direcciones Regio nales, en el caso de oficinas centrales, la Dirección Corporativa a la que pertenece.

2 Oficina postal o centro de trabajo Anotar el nom bre de la unid ad administrat iva de adscrip ción pudiendo ser: oficina postal, centro operativo, coordina ción, etc.

3 Fecha Fecha en que se hace entrega de las prendas.

4 Nombre del Empleado Anotar el nombre completo del empleado.

5 Función Anotar el nombre de la función que desempeña el empleado al que se le entregan las prendas. La función del empleado y la cantidad de prendas entregadas, deberá estar acorde a lo que autorice la Dirección Corporativa de Recursos Humanos.

6 Prendas que se entregan Anotar por cada una de las prendas, la cantidad de prendas que se entregan y las tallas.

7 Firmas Deberá anota rse el nombre de la persona que entrega, debiendo ser preferentemente el titular de la oficina postal o centro de trabajo y el nombre del empleado que recibe las prendas, quienes deb erán firmaren el es pacio correspondiente. Asimismo, deberá estamparse el sello de la oficina donde se entrega.

8 Comentarios u observaciones El empleado que recibe y/o el empleado que entrega podrán utilizar este espacio p ara hacer cualquier an otación relacionada con la entrega – recepción de las prendas.





8. VIGENCIA Este Manual entrará en vigor el día siguiente de su autorización, quedando sin efecto cualquier

disposición, ordenamiento, lineamiento, política o procedimiento que se anteponga al presente.

Documents

Manual de Procedimientos para la Recepción, Control y