Manual de Procedimientos

Partes principales

Glenda Jácome

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Partes del Manual de Procedimiento

Portada: Datos sobre el manual Logo de la organización y Nombre

(Nombre del Documento )Manual de Procedimientos

Elaborado por : autores Firma:____________Aprobado por : nombre y firma Firma:____________Fecha de aprobación: ________________

CONTENIDO

Pág.1.0 OBJETIVOS 22.0 ALCANCE 23.0 RESPONSABILIDAD 24.0 REVISIÓN 25.0 CODIFICACIÓN 36.0 PROCEDIMIENTOS 37.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3

Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión

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Partes del Manual de Procedimiento

Propósito: Objetivo del manual

Alcance: Donde se aplicará el manual Ejemplo Este manual ha sido desarrollado para los empleados …..

Responsabilidades: Personas autorizadas para hacer cambios, a solicitar modificaciones al manual. Identificar el responsable de editar, revisar, y actualizar el manual.

Ejemplo. La persona responsable de autorizar y aprobar cambios

a este manual es ….

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Partes del Manual de Procedimiento

Revisión o bitácora de revisiones: Tiempo en que se recomienda la actualización del manual. Se debe dar a conocer cada que tiempo se revisará el manual de procedimiento se lo puede decir narrado o como una tabla

Codificación: Cada procedimiento, Diagrama de flujo y formulario utilizado en el manual debe llevar una codificación, aquí se presenta la codificación que se utilizará en todo el manual (ya fue explicado)

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Partes del Manual de Procedimiento Ejemplo de codificación

Codificación: Está formada por tres secciones: Primera Sección: Identifica los documentos que aparecen en el manual.

PR------- Procedimiento DF------- Diagrama de flujo PL------- Políticas FR------ Formularios

Segunda Sección: Identifica el área o departamento donde es generado el documento, y está representado por dos caracteres.

DA-------Departamento Administrativo DP-------Departamento Producción

Tercera Sección: Número secuencial representado por tres dígitos Ejemplo:

PR .DA. 001 Documento 001Departamento

AdministrativoProcedimiento

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Partes del Manual de Procedimiento

Procedimientos: Son todos los procedimientos que están en el manual con su codificación Ejemplo:

PR.DA.001 Contratación de profesores PR.DA.002 Pago al personal

Lista de Distribución Indicar las áreas o departamentos donde se

distribuirá el manual. Ejemplo: Presidente Ejecutivo Original Departamento Administrativo Copia Departamento Docente Copia

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Partes por Procedimiento

Cada procedimiento se deberá incluir: Hoja de portada

con los siguientes datos: Elaborado por, Aprobado por, Fecha de aprobación, Fecha última revisión, Número de Páginas,

Logo de la organización y Nombre

(Nombre del Procedimiento ) Procedimiento para elaborar Facturas

PR:FT.01 Pagina x de y

Elaborado por : autoresAprobado por : nombre y firma Firma:____________Fecha de aprobación: ________________

CONTENIDO

Pág.1.0 PROPÓSITO 42.0 ALCANCE 43.0 RESPONSABLE 54.0 REVISIÓN DEL PROCEDIMIENTO 55.0 DOCUMENTOS APLICABLES 66.0 PROCEDIMIENTO 67.0 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 8ANEXOSUNO: Diagrama de Flujo 9DOS: Formato de Factura 11

Revisión No. Ultima Revisión Registrado por Fecha de Emisión

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Partes por Procedimiento Propósito: por qué y para qué fue hecho

el procedimiento Alcance: este procedimiento

específicamente para quien es realizado Responsabilidades: de quien lo autoriza,

aprueba, y de quien lo usar , para sugerir cambios o modificaciones

Revisión: el tiempo dentro del cual debe ser revisado este procedimiento para actualizaciones o modificaciones

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Partes por Procedimiento Documentos aplicables: mencionar todos los

documentos que apoyan el procedimiento empezando desde el diagrama de flujo, etc.

Ejemplo. Uno. DF.FA.001 Diagrama de flujo del procedimiento

…. Dos. FR.FA.001 Formato de Facturas

Procedimientos: escribir el procedimiento con libreto teatral.

Anexos: Diagrama de flujo, Formularios, etc. (los formularios se les hace referencia en el procedimiento). Cada anexo va enumerado.

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Logo nombre organización encabezado

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 2 de 5

1.0 ObjetivosEstablecer guías de acción precisas en las gestiones administrativas Evitar duplicación de trabajo

2.0 AlcanceEste manual ha sido desarrollado para los empleados del departamento administrativo de la empresa XXX3.0 ResponsabilidadesLa persona responsable de editar, revisar y actualizar este manual es ….4.0 Revisión del procedimiento El procedimiento será revisado semestralmente para verificar su rendimiento5.0 Documentos aplicablesUno. Diagrama de flujo del procedimiento ….Dos. Formato de FacturasEtc.6.0 Procedimiento: detalle los pasos a realizar para llevar a cabo el procedimiento

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Logo nombre organización encabezado

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 5 de 7

ANEXO UNODiagrama de flujo

DF.FT.001

Coloque aquí el diagrama de flujo del procedimiento

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Logo nombre organización encabezado

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR FACTURASPR.FT.01 Páginas 7 de 7

ANEXO DOSFormulario : Factura Impresa

FR.FT.001

Coloque aquí el documento (factura escaneada )

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