MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO…€¦ · Procedimiento Administrativo General”. Este manual será como complemento al Manual de Funciones del PEOT y está basado en la

GOBIERNO REGIONAL DE LAMBAYEQUE

PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Chiclayo, Julio del 2012

Manual de Procedimientos del PEOT 2

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES

CONTENIDO

I. Introducción

II. Datos generales

2.1 Objetivo 2.2 Alcance 2.3 Aprobación y Actualización

III. Conceptos Generales

IV. Base legal

V. Descripción de los Procedimientos de la Estructura Orgánica del PEOT

Órganos de Dirección

Procedimientos Gerencia General

Órganos de Control Procedimientos del Órgano de Control Institucional

Órganos de Apoyo

Procedimientos de la Oficina de Administración

Órganos de Asesoramiento

Procedimiento de la Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización.

Procedimiento de la Oficina de Asesoría Jurídica.

Órganos de Línea

Procedimiento de la Gerencia de Promoción de Inversiones. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Olmos. Procedimiento de la Gerencia de Desarrollo Tinajones.


I. INTRODUCCIÓN

La Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización, considerando la importancia que tienen los manuales de procesos y procedimientos, para el Sistema de calidad Institucional, al constituirse en una herramienta que garantiza la organización y el desarrollo eficiente de la gestión de los distintos procesos que se realizan dentro del ámbito institucional, se permite presentar en forma detallada, las acciones que se siguen en la ejecución de procesos administrativos para el cumplimiento de los distintos procesos y procedimientos que se realizan en el Proyecto Especial Olmos Tinajones. Cabe anotar que la conformación de manuales por procesos, permite la racionalización, simplificación y la participación de varios programas, grupos y dependencias en su ejecución, posibilitando fijar la responsabilidad, ejecución de funciones y puntos de control necesarios para el ajuste y retroalimentación de dichos procesos. El presente documento técnico – normativo denominado “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS” DEL PROYECTO ESPECIAL OLMOS TINAJONES, ha sido elaborado en base a la Ley Nº 27444, “Ley del Procedimiento Administrativo General”. Este manual será como complemento al Manual de Funciones del PEOT y está basado en la política de mejoramiento continuo, ya que contiene la descripción de los procedimientos, determinando en cada caso las acciones principales y secuenciales que deben realizarse para su desarrollo, describiendo su finalidad, base legal, requisitos o sustento, las dependencias que intervienen, los cargos de los responsables de su ejecución y un desarrollo secuencial de acciones. El manual es un documento dinámico que puede ir actualizándose y/o modificándose en base a la aplicación de nuevos dispositivos legales o implementación de nuevos procedimientos. Las gerencias y oficinas, de ser necesario, deberán elaborar manuales de procedimientos internos más detallados y específicos, en los cuales se indicarán los pasos a seguir para el desarrollo de las acciones que se realizan en el ámbito de su competencia; señalando las responsabilidades de cada dependencia encargada, incluyendo de ser necesario flujogramas, formatos y formularios a emplearse para un determinado procedimiento; así como un mecanismo de control.


II. DATOS GENERALES

2.1. OBJETIVOS Orientar y facilitar el cumplimiento de las responsabilidades que están normadas en este manual, en el cual se precisan las acciones administrativas que se van a desarrollar; a fin de viabilizar la gestión institucional y la ejecución de las acciones de control.

2.2. ALCANCE

El presente manual servirá para mejorar los niveles de productividad, a través del cumplimiento eficiente y eficaz de cada una de las acciones que comprende las actividades en la Estructura Orgánica de nuestra institución.

2.3. APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN El presente manual será aprobado por el Gerente General del PEOT, mediante Resolución Gerencial. Se realizará cualquier modificación y/o actualización, cuando existan cambios en alguna etapa o procedimiento, previa consulta de la Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización.

III. CONCEPTOS GENERALES

Manual de Procedimientos:

Los Manuales de Procedimientos son medios escritos valiosos para la comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información, respecto al funcionamiento de una organización; es decir, es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones de ejecución operativo-administrativa de la organización. Además, El manual de procedimientos permite el establecimiento de un marco de actuación que fija limites (políticas) a través de una red de procesos y posibilita por medio de la descripción de procedimientos, dar soporte a la operación en pos de un mejor servicio, generando una abstracción del modelo real que entregará información que permitirá saber: “qué” es lo que cada ente está facultado y debe realizar; “cómo” se concreta una función o proceso con actividades y pasos; “quién” es responsable del desarrollo de las actividades; “dónde” están los puntos clave de control de cada procedimiento. Para así facilitar su supervisión, control, evaluación y mejora. Proceso

Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos (físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan producir un resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o externo. La representación gráfica del proceso se convierte en un instrumento muy importante para guiar su ejecución en forma ordenada; busca mostrar en forma dinámica y lógica la secuencia del trabajo, permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades administrativas y cargos que intervienen él. Existe una serie e símbolos ya reconocidos para la implementación de estos flujogramas que a continuación se muestra:


TERMINAL Indica el inicio y el término del procedimiento

OPERACIÓN

Representa la ejecución de una actividad

operativa o acciones a realizar con excepción

de decisiones o alternativas

DECISIÓN Y/O

ALTERNATIVA

Indican un punto dentro del flujo en que son

posibles varios caminos o alternativas

DOCUMENTORepresenta cualquier tipo de documento que

se utilice

ARCHIVO DEFINIDOIndica que se guarda un documento en forma

definida

ARCHIVO TEMPORALIndica que el documento se guarda en forma

eventual o provisional

SISTEMA INFORMATICOIndica el uso de un sistema informático en el

procedimiento

PASA TIEMPO Representa una interrupción del proceso

CONECTOR

Representa una conexión o enlace de una

parte o digarama de flujo con otra parte

lejana del mismo.

DIRECCIÓN DE FLUJO

O LÍNEAS DE UNIÓN

Conecta los símbolos señalando el orden en

que deben realizarse las distintas

operaciones.

ACLARACIÓN

Se utiliza para realizar una aclaración

correspondiente a una actividad del

procedimiento.

DISQUETE

Representa la acción de respaldar la

información generada en el procedimiento

en una unidad magnética.

DICSO COMPLETO

Representa la acción de respaldar la

información generada en el procedimiento

en una unidad de lectura óptica.

PREPARACIÓN

Indica conexión del procedimiento con otro

que se realiza de principio a fin para poder

continuar con el descrito.

DIRECCIÓN DE FLUJO

DE ACTIVIDADES

SIMULTÁNEAS

Conecta los símbolos señalando el orden

simultáneo de dos o más actividades que

se desarrollan en diferente dirección de flujo.

CONECTOR DE PÁGINA

Representa una conexión o enlace con

otra hoja diferente, en la que continua el

diagrama de flujo.

OBJETOEs la representación gráfica de un objeto

tangible descrito dentro del procedimiento.

SIMBOLOGÍA


Procedimiento

Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y responde a las

siguientes preguntas:

¿Qué se hace?

¿Quién lo hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué lo hace?

¿Dónde lo hace?

Análisis de Procesos

Analiza la contribución de cada actividad al logro de los objetivos e identifica

el área y el factor de éxito como punto de aplicación de los controles.

Control

Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el

desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al

resultado esperado para la adopción de medidas preventivas.

Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad razonable en

el logro de los objetivos.

Eficiencia

Entendida como la maximización de los productos sobre los insumos, ya sea

que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores resultados o que

con resultados iguales o constantes se ejecuten menores recursos.

Eficacia

Es el análisis de la oportunidad para lograr los resultados, así como, la

relación que éstos guardan con sus objetivos y metas que sus organismos de

dirección les definen en un periodo determinado.

IV. BASE LEGAL

Ley Nº 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General”, directiva Nº

004 – 2009-G.R.LAMB/PR.


Ordenanza Nº 002-2003-G.R.LAMB/PR, y modificatorias, aprueba el

“Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de

Lambayeque”.

Resolución Ejecutiva Regional Nº 761 – 2004–G.RLAMB/PR, aprobación

de Organización y Funciones.

Demás disposiciones legales vigentes.

V. Descripción de los Procedimientos de la Estructura Orgánica del PEOT

Procedimiento Nº 01: Recepción y Trámite de Documentos. Procedimiento Nº 02: Control y respaldo de la información. Procedimiento Nº 03: Metodología para el desarrollo de sistemas. Procedimiento Nº 04: Aplicación de plan de contingencia. Procedimiento Nº 05: Actualización y publicación de información en

la página web. Procedimiento Nº 06: Mantenimiento preventivo de equipos. Procedimiento Nº 07: Mantenimiento correctivo de equipos. Procedimiento Nº 08: Requerimiento de equipos informáticos. Procedimiento Nº 09: Asignación y préstamo de equipos de cómputo

y comunicaciones. Procedimiento Nº 10: Atención a usuarios de equipos de cómputo. Procedimiento Nº 11: Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y

Manejo del Fondo de Caja Chica. Procedimiento Nº 12: Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios

Sociales. Procedimiento Nº 13: Conciliaciones Bancarias. Procedimiento Nº 14: Trámite de Pago de Órdenes de Compra y

Órdenes de Servicio. Procedimiento Nº 15: Contratos por Ejecución de Obras de

Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios.

Procedimiento Nº 16: Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT.

Procedimiento Nº 17: Registro de Bines Patrimoniales. Procedimiento Nº 18: Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio. Procedimiento Nº 19: Procedimientos en Caso de Pérdida y

Reposición de Bienes Patrimoniales. Procedimiento Nº 20: Entrega de Cargo. Procedimiento Nº 21: Control de Asistencia de Personal. Procedimiento Nº 22: Formulación de la Planilla de Remuneraciones. Procedimiento Nº 23: Selección y Registro de Personal. Procedimiento Nº 24: Elaboración del Plan Anual de Capacitación del

Personal. Procedimiento Nº 25: Licencia por Asuntos Particulares y/o

Personales. Procedimiento Nº 26: Licencia por Enfermedad.


Procedimiento Nº 27: Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio.

Procedimiento Nº 28: Atención a trabajadores por VIDA LEY. Procedimiento Nº 29: Reclutamiento, selección y asignación de

Practicantes. Procedimiento Nº 30: Compensación por Tiempo de Servicios. Procedimiento Nº 31: Evaluación del Desempeño. Procedimiento Nº 32: Contratación del Personal bajo la modalidad

del Contrato Administrativo de Servicio – CAS. Procedimiento Nº 33: Programación y Formulación del Presupuesto

Institucional. Procedimiento Nº 34: Elaboración del Plan Operativo. Procedimiento Nº 35: Evaluación del Plan Operativo Institucional

(Trimestral). Procedimiento Nº 36: Evaluación Presupuestaria semestral y anual. Procedimiento Nº 37: Modificaciones Presupuestales. Procedimiento Nº 38: Cierre y conciliación semestral y anual. Procedimiento Nº 39: Adelanto Directo. Procedimiento Nº 40: Adelanto para Materiales.


Nombre del Procedimiento: Código: Fecha:

RECEPCIÓN Y TRÁMITE DE DOCUMENTOS

P001-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer los lineamientos para el ingreso de documentos al Proyecto

Especial Olmos Tinajones.

II. BASE LEGAL

- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se

aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.

- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG – “Normas de Control Interno”.

III. REQUISITOS

- Ley Nº 27444 “Ley del Procedimiento Administrativo General”, directiva Nº 004 – 2009-G.R.LAMB/PR.

- Documentos de origen externo dirigidos al Proyecto Especial Olmos Tinajones.

IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO


NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CÓDIGO :

Recepción y Trámite de Documentos P001-GR.LAMB/PEOT

ETAPAS PROCEDIMIENTO TIEMPO OBS.

Oficina de Trámite Documentario

1 Recepción, firma del cargo respectivo, registro en el SISGEDO y envío a la secretaria de la Gerencia General.

Secretaria de Gerencia General

2

Registro en el Sistema Documentario y emisión de la Hoja de Trámite por la secretaria, se traslada a la Gerencia General para proyectar la respuesta o proveído a una Área Usuaria de ser necesario.

3 Se fotocopia el documento con proveído y se efectiviza el proveído con cargo.

4 Se archiva de acuerdo a la oficina que ha proveído la información (respuesta).

Gerencial General

5 Emite respuesta al documento ingresado

V. INSTRUCCIONES

- Cuando se emita un documento es necesario que la persona que lo haga llegar se quede con un cargo, el cual le servirá para justificar que ha presentado el documento.

VI. DURACIÓN

La duración del proceso para el traslado de la documentación que ingresa al PEOT hasta el destino del proveído no excederá de las 24 horas de recepcionado.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


FECHA :

Julio - 2012

SECRETARIA DE GERENCIA GENERAL GERENCIA GENERAL ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,

APOYO Y ASESORAMIENTO)

Recepción y Trámite de Documentos

CODIGO :

P001-GR.LAMB/PEOT

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO :

OFICINA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

INICIO

1, Recepciona, firma el cargo, registra en el

SISGEDO y envía a la secretaria de la Gerencia

General.

2, Registra, emite Hoja de Trámite a Gerencia General

3, Fotocopia el documento, se deriva y se archiva el

documento de acuerdo a la Oficina proveída

5, Recepciona el

documento

3, Emite proveído

4, Recepciona el documento y da respuesta

6, Emite respuesta al

documento ingresado

FIN



CONTROL Y RESPALDO DE LA INFORMACIÓN

P002-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Normar los procedimientos que se deben aplicar en el Centro de Cómputo del PEOT para el adecuado manejo y control del almacenamiento y respaldo de la información.

II. BASE LEGAL

- Mediante Resolución Gerencial N° 375/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – se aprobó el “Manual de Organización y Funciones del PEOT en el año 2008”.

- Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG – “Normas de Control Interno”.

III. REQUISITOS

- Contar con los CD’S para el respectivo Backup.



Control y Respaldo para la Información P001-

GR.LAMB/PEOT


Centro de Computo

1 Realiza el backup de la información de los servidores, sistemas informáticos (1).

2 Se Efectúa una prueba de funcionamiento utilizando los medios de respaldo.

3 Se guarda la información de respaldo en un área segura.

(1) Se copia, el código fuente, bases de datos y los instaladores.


V. INSTRUCCIONES

- En caso del software de sistemas operativos y software base el respaldo se realizará la primera vez que ingresa al Centro de Cómputo.

- Para el caso del software aplicativo el respaldo será realizado por el Centro de Computo cada vez que exista alguna modificación en el programa fuente para lo cual deberá ser etiquetado.

- Para el caso de archivos de datos el backup será realizado por el Centro de Cómputo, a fines de cada mes.

VI. DURACIÓN

El tiempo que demora en realizar el procedimiento es de 8 horas.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA, APOYO Y

ASESORAMIENTO)

Control y Respaldo de la Información

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO : FECHA :

P002-GR.LAMB/PEOT Julio-12

CENTRO DE CÓMPUTO

1Establece un sistema

de alerta ante un

desastre o emergencia

INICIO

2Detecta falla que está produciendo falla o

emergencia

3

Pone en práctica el Plan de Contingencias

4Organiza al personal para actuar frente al

desastre o emergencia

5Soluciona el problema

en el menor tiempo

posible

FIN



METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS

P003-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Disponer con rapidez de una información completa y fiable, que constituya un elemento esencial para garantizar la gestión eficaz de los recursos de la misma, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente al entorno que la rodea.

- Garantizar la calidad de la información, definiendo de antemano una serie de etapas intermedias, que permitan una adaptación progresiva de todas las personas implicadas en la obtención y utilización del recurso información, de un lado los responsables de la dirección de proyectos informáticos, y de otro, los responsables de la gestión de la Institución.

II. BASE LEGAL



III. REQUISITOS

- Necesidad del área usuaria en la implementación de un programa.




Metodología para el desarrollo de Sistemas

P003-GR.LAMB/PEOT


Oficinas y/o Gerencias

(1) Se hace uso del administrador de base de datos y del lenguaje de programación que se crea más conveniente.

1 Se solicita mediante un oficio dirigido a la Oficina de Administración el desarrollo de un sistema informático.

Oficina de Administración

2 Recibe y deriva a Centro de Cómputo

Centro de Cómputo

3

Recibe, analiza y de aprobarse la solicitud procede a establecer un cronograma de las actividades a realizar, de lo contrario, emite respuesta negativa del oficio con las razones que la fundamentan.


4 Coordina con el Centro de Cómputo el plan de desarrollo del Sistema.

Centro de Cómputo

5

Realiza diseño y la creación de base de datos. Realiza la programación del sistema informático (1) y se realizan las pruebas necesarias para comprobar la funcionalidad del sistema.


6

Revisa con el Centro de Cómputo el resultado de las pruebas, de cumplir con todos los requerimientos del Área solicitante se realiza la coordinación pertinente para la instalación y puesta en marcha del sistema desarrollado; de forma contraria se solicita al Centro de Cómputo las modificaciones necesarias del sistema.


V. INSTRUCCIONES

- El Centro de Cómputo del PEOT es la oficina responsable de realizar

y/o supervisar todo desarrollo de sistemas de información de acuerdo con la presente metodología. Si alguna otra área desea desarrollar un software para uso exclusivo de su área, deberá contar con el permiso del Centro de Cómputo y acogerse a las normas de desarrollo de sistemas establecidos por el mismo.

VI. DURACIÓN

El control se realizará 32 – 197 días, dependiendo de la necesidad.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


ÁREA USUARIA

Metodología para el desarrollo de Sistemas



ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO

SI NO

Oficio

Oficio

1 Solicita desarrollo de un sistema informático

2 Recibe y deriva

Oficio

3Recibe y analiza

¿Procede?

11

Informa al área usuaria la

negativa a su pedido y las

razones que la fundamentan

4

Determina

tiempo de

desarrollo y

coordina

FIN

INICIO


,

Metodología para el desarrollo de Sistemas P003-GR.LAMB/PEOT Julio-12

ÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO

A

5

Acuerda con el Centro

de Cómputo el plan de

desarrollo del sistema7

Pruebas del sistema

informático

8

Revisa con el área usuaria el

resultado de las pruebas

6

Diseño, creación de la BD y

programación del sistema

informático

B


,



Metodología para el desarrollo de Sistemas P003-GR.LAMB/PEOT Julio-12

¿Pruebas

10

Efectúan

modificaciones

pertinentes al sistema

9

Realiza la coordinación

con el área usuaria, para

la instalación y puesta

en marcha del sistema

desarrollado

B

FIN 7


I. FINALIDAD

- Explicar con la suficiente claridad y con un lenguaje inteligible, las potenciales consecuencias de una política de seguridad insuficiente, y los mecanismos para protegerte antes, durante y después de una eventualidad.

II. BASE LEGAL


- Resolución Gerencial N° 631/2006-GR.LAMB/PEOT.GG – “Plan de Contingencias del Proyecto Especial Olmos Tinajones”.

- Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG - Aprueban normas técnicas de control interno para el Sector Público (Norma Técnica 500-06).

III. REQUISITOS

- Tener conocimiento de la Falla o emergencia.



APLICACIÓN DE PLAN DE CONTINGENCIA

P004-GR.LAMB/PEOT

Julio -12



Aplicación de Plan de Contingencia

P004 - GR.LAMB/PEOT


Centro de Cómputo

1

Establece el sistema de alerta que permita saber que se está produciendo un desastre o emergencia que puede afectar los equipos o sistemas.


2

Al ver que existe un error o se está produciendo el desastre o emergencia en los equipos o sistemas de cómputo o comunicaciones, comunica de la falla al Centro de Cómputo.

Centro de Cómputo

3

Pone en práctica el plan de contingencia. Organiza al personal para actuar frente a la emergencia. Soluciona el problema

(1) Se soluciona el problema en el menor tiempo posible, de tal modo que en un lapso de 24 horas el sistema haya superado el problema

V. INSTRUCCIONES

- Corresponde al Centro de Cómputo elaborar, mantener y actualizar el

Plan de Contingencia, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de información que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades.

- EI plan de contingencias es un documento de carácter confidencial que describe los procedimientos que debe seguir el Centro de Cómputo para actuar en caso de una emergencia que interrumpa la operatividad del sistema de cómputo. La aplicación del plan permite operar en un nivel aceptable cuando las facilidades de procesamiento de información no están disponibles.

- Se debe considerar todos los puntos por separado y en forma integral como sistema. La documentación estará en todo momento tan actualizada como sea posible, ya que en muchas ocasiones no se incorporan las últimas modificaciones. Además, debe evaluarse la posibilidad de suscribir convenio con otra institución que tenga una configuración informática similar a la propia entidad para utilizarla en caso de desastre total.


- La puesta en funcionamiento del plan debe efectuarse sobre la base de que la emergencia existe y tienen que utilizarse respaldos posiblemente de otras instituciones. Los supuestos que se utilicen para la simulación deben referirse a los hechos que ocurrirían en caso de una emergencia real, tomando en cuenta todos sus detalles.

- EI plan de contingencias aprobado, se distribuye entre el personal responsable de su operación, aún cuando por precaución conviene guardar una copia del documento fuera del Centro de Cómputo. Las revisiones del plan deben realizarse cuando se haya efectuado algún cambio en la configuración de los equipos.

VI. DURACIÓN

Máximo 24 Hrs.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN




CENTRO DE CÓMPUTOÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,


Aplicación de Plan de Contingencia

1Establece un sistema de alerta ante un desastre o emergencia

INICIO

2Detecta falla que está produciendo falla o emergencia

3Pone en práctica el Plan de Contingencias

4Organiza al personal para actuar frente al desastre o emergencia

5Soluciona el problema en el menor tiempo posible

FIN



ACTUALIZACIÓNY PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN EN LA PÁGINA

WEB

P005-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Contar con un instrumento que regule los procesos para el suministro y

publicación de información sobre el quehacer de la organización en el portal electrónico del Proyecto Especial Olmos Tinajones; así como determinar los responsables de su actualización.

II. BASE LEGAL

- Decreto Supremo Nº 043-2003-PCM, aprueba el Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27806, Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

- Decreto Supremo Nº 072-2003-PCM, aprueba el Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.


- Resolución Gerencial N° 597/2006-GR.LAMB/PEOT-GG – Aprobar Directivas Normas para el Suministro Actualización y Publicación de Información en la Página Web del Proyecto Especial Olmos Tinajones.

III. REQUISITOS

- El área usuaria debe tener preparada la información a publicar en el

portal de transparencia a mas tardar el 3er. Día de cada mes. - Estar el usuario capacitado para la publicación de la información con su

debido usuario y contraseña.




Actualización y Publicación de Información en la Página Web

P005 - GR.LAMB/PEOT



1

Solicita mediante oficio un Usuario y Contraseña para realizar por si mismos la actualización del portal institucional o la publicación de información en la página web.

Centro de Cómputo

2

Recibe Oficio, analiza y de aprobar el pedido otorga un usuario y contraseña a la Oficina y/o Gerencia solicitante.

De ser una solicitud para publicación recibe los documentos y medios magnéticos para realizar la publicación o actualización en la página web.

El webmaster o encargado de la página web del PEOT, analiza la información de los documentos y los dispositivos magnéticos recibidos y la procesa según lo solicitado (1).


3

De tener la autorización, ingresa a la página web del PEOT y hace click en el link “Intranet” y procede a la carga de archivos y/o a la actualización de la información.

Si se solicitó que la actualización la realice el Centro de Cómputo verifica si lo solicitado fue realizado.

(1) Documentos, imágenes, fotos, etc.

V. INSTRUCCIONES

- La entidad es responsable del contenido y actualización de la

información, por tanto queda establecido que el Centro de Cómputo es responsable del mantenimiento del portal.

- Corresponde la oficina de Imagen Institucional, actualizar el enlace de Noticias y el de Institucional.

- La Oficina de Asesoría Legal elevará las actas de las sesiones de Consejo Directivo e incorporará la base legal, para su publicación en el enlace Institucional.


- La Gerencia de Desarrollo Olmos, será encargada de la producción de

información y actualización de todo lo que contiene el enlace Proyecto Olmos, asimismo deberá actualizar periódicamente lo referido a Supervisión de obras y Galería Fotográfica.

- La Gerencia de Desarrollo Tinajones, emitirá toda la información contenida en el enlace Proyecto Tinajones, y actualizará diariamente el reporte hidrológico del Sistema Tinajones.

- La Gerencia de Promoción de Inversiones informará sobre los procesos de concesión, así como lo relacionado a las actividades importantes realiza su área, incluyendo los servicios de perforación de pozos, desarrollo agrícola y línea de transmisión, para su publicación en el enlace de Servicios.

- La Secretaría de Gerencia General mantendrá actualizada la Agenda Pública interna y externa con las actividades programadas por la Gerencia General, contenidas en el enlace de Transparencia.

- Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización es responsable de mantener la información presupuestal, documentos y normas, así como documentos de gestión como el ROF, MOF, Memorias; contenidas en el portal de Transparencia.

- La Oficina de Administración es responsable de mantener actualizada la información sobre bienes y servicios, así como de personal contenido en el enlace de Transparencia.

VI. DURACIÓN

Un día.

VII. FORMULARIOS

Ninguno

VIII. DIAGRAMACIÓN


CENTRO DE CÓMPUTO

Actualización y Publicación de

Información en la Página Web



ÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,


Oficio

1Solicita publicación de información en la página web

INICIO

Oficio

2Recibe solicitud y medios magnéticos para la publicación

3Analiza la información recibida y se determina cómo procesarla

4Procesa la información recibida a través del programa más adecuado

5Realiza diseño o modificación solicitada

6Publicación o modificación en la página web y copia de archivos al servidor web

A



APOYO Y ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO



Información en la Página WebP005-GR.LAMB/PEOT Julio-12

A

7Ingresa a la página web y verifica lo actualizado

FIN


CENTRO DE CÓMPUTOÁREA USUARIA (ÓRGANOS DE LÍNEA,




Información en la Página WebP005-GR.LAMB/PEOT Julio-12

4Hace click en Cerrar Sesión

FIN

INICIO

1Otorga usuario y contraseña para ingreso a la Intranet

2Ingresa a la página web y hace click en Intranet

3Carga de archivos y/o actualización de la información



MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS

P006-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Optimizar el funcionamiento de los equipos informáticos y proteger la

información que está en ellos. - Minimizar los efectos de las tareas de mantenimiento correctivo.

II. BASE LEGAL



- Resolución Gerencial N° 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – “Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestión Informática para el año 2008”.

III. REQUISITOS

- Contar con el Programa de mantenimiento Preventivo debidamente

aprobado por el área de administración. - Comunicar con anticipación (máximo 01 día anterior) al usuario final

sobre el mantenimiento a ejecutarse. - Contar con la instrumentación adecuada.




Mantenimiento Preventivo de Equipos

P006 - GR.LAMB/PEOT


Centro de Cómputo

1

Según el Programa de Mantenimiento Preventivo de Equipos de Cómputo, determina cuáles son los equipos que recibirán el mantenimiento preventivo.


2

El encargado del equipo o del área en la que se realizará el mantenimiento, coordina con el Centro de Cómputo la fecha y la hora exacta en la que se llevará a cabo el mismo.

Centro de Cómputo

3

Imprime un Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo, según la fecha acordada. Se procede a realizar el mantenimiento preventivo, tanto de hardware (limpieza de Equipo), como de software. Verifica el funcionamiento del

equipo, revisando si existen fallas correctivas en el hardware. De ser así se informa al Jefe del Centro

de Cómputo y se procede con el mantenimiento correctivo; de lo contrario se entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en señal de conformidad.

V. INSTRUCCIONES

- Corresponde a la dirección del PEOT establecer en coordinación con el Centro de Cómputo, las políticas sobre mantenimiento preventivo de los equipos de computación, debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.

- Esta actividad debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.

VI. DURACIÓN

2 horas.


VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


Mantenimiento Preventivo de Equipos




APOYO Y ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO

Formato de Mantenimiento

de Equipos de Cómputo

INICIO

1Determina equipos que recibirán el mantenimiento preventivo

2

Coordina fecha y hora para el mantenimiento preventivo

3Imprime formato de mantenimiento de equipo de cómputo

4Limpieza del interior del

CPU

A

Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo

5Realiza mantenimiento preventivo y depuración del software

6Verifica funcionamiento de equipo y si existen fallas correctivas del hardware

¿Existen fallas correctiv

Procedimiento de Mantenimiento Correctivo de

Equipos

7Se informa al Jefe del Centro de Cómputo y se procede con el mantenimiento correctivo

8Entrega al usuario el Formato de Mantenimiento para que lo firme en señal de conformidad

SI NO

FIN

FIN



MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE EQUIPOS

P007 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Optimizar el funcionamiento de los equipos informáticos y proteger la

información que está en ellos. - Administrar y brindar un servicio informático de “mantenimiento

correctivo” que permita garantizar una rápida atención al usuario final para mantener los diferentes equipos de cómputo y poder contar con una mayor disponibilidad de equipos y un menor requerimiento de repuestos y/o de mano de obra por mantenimiento.

II. BASE LEGAL



- Resolución Gerencial N° 008/2008-GR.LAMB/PEOT-GG – “Aprobar Normas y Procedimientos Formales para la Gestión Informática en el año 2008”.

III. REQUISITOS

- Solicitud de mantenimiento correctivo a equipo de cómputo. - Pedido interno o Solicitud de mantenimiento correctivo externo con el

visto bueno de atención, firmado por la administración.




Mantenimiento Correctivo de Equipos P007 -

GR.LAMB/PEOT



1

Solicita revisión de equipo al Centro de Cómputo a través de un oficio o vía telefónica. Envían el equipo al Centro de Cómputo.

Centro de Cómputo

2

Recepciona el equipo y verifica si tiene arreglo. Si lo tiene realiza el mantenimiento correctivo del equipo para luego devolverlo al área usuaria. De no tenerlo se verifica si puede repararse en la institución con las refacciones disponibles, de no ser así se lleva el equipo a un taller de cómputo externo para su reparación. Recibe el equipo reparado y lo envía al área usuaria, de manera contraria solicita al Jefe de Abastecimientos la compra de las refracciones.

Jefe de Abastecimientos

3

En coordinación con la Oficina de Administración realiza la compra solicitada y las envía al Centro de Cómputo.

Centro de Cómputo

4

Recibe las refracciones y realiza las instalaciones necesarias. Entrega el Equipo reparado al área usuaria.


5

Entrega el Formato de Mantenimiento de Equipos de Cómputo al usuario encargado del equipo para que ponga su firma en señal de conformidad.


V. INSTRUCCIONES

- Corresponde a la dirección del PEOT establecer en coordinación con el Centro de Cómputo, las políticas sobre mantenimiento correctivo de los equipos de computación, debido a que una apropiada implementación asegura el funcionamiento general y rendimiento de los mismos.

- Esta actividad debe programarse en períodos cortos, debiendo llevarse una estadística de los problemas para ajustar lo mejor posible el mantenimiento preventivo.

VI. DURACIÓN

- Reparación en la institución: 2 horas. - Reparación Externa: hasta 01 semana.

VII. FORMULARIOS

Ninguno

VIII. DIAGRAMACIÓN


CENTRO DE COMPUTO ADMINISTRACIÓN

CODIGO : FECHA :

P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12Mantenimiento Correctivo de Equipos


ÁREA USUARIA

Oficio

INICIO

1Solicita revisión de equipo al Centro de

Cómputo

2Envía equipo al Centro de

Cómputo

3Recepciona el equipo y verifica si

tiene arreglo

¿Tiene arreglo

SI NO

4

Realiza mantenimiento correctivo del equipo

7

Analiza si equipo puede ser reparado en el

Centro de Cómputo

A B


,



Mantenimiento Correctivo de Equipos


5Verificación del equipo por

parte del usuario

A



FIN


,

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : CODIGO :


FECHA :

Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12

8Verifica si se cuenta con las

refacciones

¿Puede ser reparado en el PEOT?

SI NO

9

B

¿Se cuenta con las refacciones

11

1

ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTOÁREA USUARIA


Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT Julio-12

9Envía el equipo a un taller

externo para reparación

10

Recibe el equipo reparado

14



Julio-12


Mantenimiento Correctivo de Equipos P007-GR.LAMB/PEOT


11Solicita refacciones al área

de abastecimientos

12Efectúa compra de

refacciones

13

13Envía refacciones al

Centro de Cómputo

14Entrega equipo reparado

al usuario


FIN


I. FINALIDAD

- Mantener a todas las áreas del PEOT con equipos informáticos actualizados y en buen estado que permitan a los usuarios cumplir cabalmente con sus funciones y manteniendo a la entidad a la vanguardia de la tecnología informática.

II. BASE LEGAL


III. REQUISITOS

- Requerimiento debidamente aprobado por la oficina de administración.



REQUERIMIENTO DE EQUIPOS INFORMÁTICOS

P008-GR.LAMB/PEOT

Julio -12



Requerimiento de Equipos Informáticos

P008 - GR.LAMB/PEOT



1

Realiza el requerimiento del equipo de cómputo (o de una parte del equipo en particular) a través de un oficio dirigido a la oficina de Administración.


2

Recepciona, analiza y si lo considera, aprueba el pedido y remite al Centro de Cómputo. De forma contraria responde mediante oficio con la negativa correspondiente.

Centro de Cómputo

3

Recepciona documento de requerimiento. Da las especificaciones técnicas y características de lo que se va a comprar. Se envía un oficio adjuntando las especificaciones técnicas y características de lo que se tiene que comprar al jefe de abastecimientos para que ésta se encargue de comprar las partes o equipos solicitados.

Jefe de Abastecimientos

4

Recepciona el oficio con las especificaciones técnicas de lo que se debe comprar. Realizan la compra de las partes o equipos solicitados y se envían al Centro de Cómputo.

Centro de Cómputo

5

Recepciona las partes o equipos, y se realiza la revisión de las mismas para cerciorarse de su buen estado y funcionamiento. Se realiza la entrega de las partes o equipos al usuario solicitante.


V. INSTRUCCIONES

- La administración deberá revisar y autorizar cada una de las propuestas

en cuanto a características y especificaciones de los equipos de cómputo según las actividades desarrolladas de cada uno de los diferentes usuarios.

- El Centro de Cómputo deberá tomar en cuenta un estudio de costo beneficio que se verá reflejado dentro del diagnóstico elaborado a cada una de las áreas para ver si es aplicable dentro de los parámetros presupuestados ya programados.

VI. DURACIÓN

Hasta 05 días.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


FECHA :

Julio-12

ABASTECIMIENTOÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN

CODIGO :

P008-GR.LAMB/PEOT

CENTRO DE COMPUTO


Requerimiento de Equipos Informáticos

Oficio

Oficio

Oficio

Oficio

Oficio

INICIO

1Reaiza requerimieento de

equipo de cómputo

2Examina requerimiento y

determina si se va a atender

¿Se atiende el pedido?

SI NO

4Recepciona documento de

requerimiento

1

3Envía requerimiento al

Centro de Cómputo

5Recepciona documento de

requerimiento

6Envía oficio con las

especificaciones técnicas

7Recepciona oficio con las

especificaciones técnicas

8Compra lo solicitado y lo envía al Centro de

Cómputo

A


FECHA :

Julio-12

ABASTECIMIENTOÁREA USUARIA ADMINISTRACIÓN CENTRO DE COMPUTO


Requerimiento de Equipos Informáticos P008-GR.LAMB/PEOT

11Comunica a usuario solicitante la negativa a su

pedido

FIN

A

9Recepciona equipos comprados y revisa su

buen funcionamiento

10Entrega equipos comprados a usuario

solicitante

FIN


I. FINALIDAD

- Asignar al personal de la Institución, equipos de cómputo y comunicaciones para el desarrollo de sus actividades.

- Proporcionar herramientas de cómputo y multimedia para actividades desarrolladas fuera de la Institución, al personal del PEOT.

II. BASE LEGAL


III. REQUISITOS

- Solicitud escrita o verbal de préstamo de equipo. - Para préstamo de equipos para exteriores del local central se requiere la

aprobación de la oficina de administración. IV. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO


ASIGNACIÓN Y PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO Y

COMUNICACIONES

P009-GR.LAMB/PEOT

Julio -12



Asignación y préstamo de equipos de cómputo y comunicaciones

P009 - GR.LAMB/PEOT



1

Se solicita mediante oficio o vía telefónica la asignación y préstamo de un equipo de cómputo o de comunicaciones, exponiendo sus necesidades y justificando su asignación.

Centro de Cómputo

2

Recibe la solicitud y verifica las necesidades del usuario. Si hay disponibilidad del equipo requerido se entrega al usuario por el tiempo solicitado. Si no existiera disponibilidad del equipo se comunica inmediatamente.


3

Recibe el equipo prestado, verifica su buen funcionamiento, utiliza el equipo por el tiempo acordado y luego devuelve el equipo al centro de cómputo

Centro de Cómputo

4 Recepciona el equipo y verifica su buen funcionamiento.

V. INSTRUCCIONES

- El Centro de Cómputo administra y mantiene todo el equipo de cómputo y telecomunicaciones propiedad del PEOT. Los equipos podrán estar instalados en el Centro de Cómputo o en cualquier otra área de la Institución.

- Los equipos prestados contarán con un formato de resguardo interno del Centro de Cómputo independiente de los procesos de resguardo del área de Patrimonio.

- El equipo que se encuentre fuera del Centro de Cómputo y haya sido

asignado para actividades específicas, podrá ser reubicado por el Centro de Cómputo en cualquier otra área de la institución una vez que la actividad haya concluido.


- El Centro de Cómputo podrá prestar por un periodo máximo de un día

los equipos de cómputo y comunicaciones con propósitos institucionales al personal del PEOT, previa solicitud del mismo por lo menos con un día de anticipación y sujetándose el solicitante a las disposiciones que en dicho préstamo se establezcan.

VI. DURACIÓN

Hasta 1 día.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


CENTRO DE CÓMPUTO

Asignación y préstamo de equipos de cómputo y

comunicaciones




ASESORAMIENTO)

Oficio

Oficio

INICIO

1

Solicita asignación y préstamo del equipo

2Recibe solicitud y verifica

necesidades de de usuario

¿Hay disponibilidad del

SI

9

NO

4Entrega equipo al

usuario solicitante

3

Verifica disponibilidad del equipo

5Recibe el equipo y verifica su buen

funcionamiento

6Utiliza el equipo por el

tiempo acordado

A


CENTRO DE CÓMPUTO

FECHA :

Julio-12


ASESORAMIENTO)


Asignación y préstamo de equipos de cómputo y

comunicacionesP009-GR.LAMB/PEOT

7Utiliza el equipo por el

tiempo acordado

A

8Recepciona el equipo y verifica su buen

funcionamiento

FIN



ATENCIÓN A USUARIOS DE EQUIPOS DE CÓMPUTO

P0010-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Solucionar los problemas referentes a soporte técnico del equipo de cómputo de las distintas áreas de la PEOT.

II. BASE LEGAL



III. REQUISITOS

- Solicitud de servicio del área usuaria.



Atención a usuarios de equipos de cómputo

P010 - GR.LAMB/PEOT



1

Se solicita ayuda o asesoría, vía telefónica o en persona al Centro de Cómputo, para la solución de un problema suscitado en su equipo.

Centro de Cómputo

2

Atiende la solicitud del usuario y envía personal calificado a solucionar el problema. El Personal de Cómputo dialoga con el usuario y efectúa indagaciones acerca del problema que presenta el equipo. Personal de Cómputo realiza la revisión respectiva del equipo y da solución al problema.


3 Da conformidad de que el problema ha sido resuelto.


V. INSTRUCCIONES

- El personal de las distintas áreas del PEOT deberá solicitar la asesoría

relativa al soporte técnico de equipos de cómputo vía telefónica o personalmente al personal del Centro de Cómputo. El Centro de Cómputo tendrá la obligación de brindar la asesoría respectiva.

VI. DURACIÓN

Máximo 1 hora.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


Atención a usuarios de equipos de cómputo




ASESORAMIENTO)CENTRO DE CÓMPUTO

INICIO

1Solicita ayuda o asesoría para solución de un

problema en su equipo.

2Atiende solicitud del usuario y envía personal a

solucionar el problema

3Personal de Cómputo dialoga con usuario y efectúa indagaciones acerca

del problema

4Personal de Cómputo revisa el equipo y da

solución al problema

5Confirma que el

problema ha sido resuelto

FIN



USO DE FONDOS PARA PAGOS EN EFECTIVO Y MANEJO DEL

FONDO DE CAJA CHICA

P011-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Asegurar un correcto y racional Uso de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica.

- Mejorar y sistematizar los procedimientos en la ejecución del fondo para pagos en efectivo.

- Optimizar la Administración de los Fondos del PEOT.

II. BASE LEGAL

- Ley Nº 28112: “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público”.

- Ley Nº 28425: “Ley de Racionalización de los Gastos Públicos”. - Ley Nº 27444: “Ley de Procedimientos Administrativos General” - Decreto Ley Nº 26162: “Ley del Sistema Nacional de Control”. - Ley 28411, Ley General del Sistema Nacional del Presupuesto. - Ley Nº 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

III. REQUISITOS

- Resolución Gerencial emitida por la Gerencia General designando a la persona responsable del manejo de los fondos y el uso del mismo.

- Formato de solicitud de los Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo de Fondos de Caja Chica.




Uso de Fondos para Pagos en Efectivo y Manejo del Fondo de Caja Chica

P011-GR.LAMB/PEOT


Unidad / Oficina Solicitante

1 Plantea requerimiento y solicita la compra de Bienes y Servicios con Fondos para Pagos en efectivo.

Administración

2

Recepciona requerimiento y Evalúa la posibilidad de atención bajo esta modalidad y deriva a la oficina de Abastecimiento.

Unidad de Abastecimiento

3 Compra el bien o paga el servicio

Encargado de los FPPEE

4

Recibe el comprobante por la compra o el servicio debidamente visada por el Jefe del solicitante, la Oficina de Administración, y tesorería. Evalúa la liquidez del FPPEE y/o el plazo para presentar Informe por Estado del FPPEE. Genera documento para Rendición o Reposición de Cuenta, para ser presentado ante la Oficina de Administración.

Unidad de Contabilidad

5

Verifica y de estar conforme, visa el documento de rendición por la ejecución de FPPEE. Caso contrario coordina con el Encargado de los FPPEE para su corrección.


6 Realiza la verificación final, visa y deriva a Control Presupuestal (SIAF)

Oficina de Contabilidad

7

El Control Presupuestal realiza la afectación en el SIAF para el reembolso correspondiente, a través de sus 4 fases: Compromiso, Devengado, Girado y Pagado.


V. INSTRUCCIONES

- A solicitud de la Oficina de Administración y la Gerencia General

mediante Resolución Gerencial, autorizará el uso de Fondos Para Pagos en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica. Debiendo indicarse el Proyecto y/o Actividad que asignará el fondo, el responsable de la administración de los mismos, el monto total del fondo y monto máximo para la adquisición de cada bien o servicio.

- El Responsable del Manejo del Fondo debe recaer en persona distinta a los Responsables de Giro de Cheques y del Registro en el Libro de Bancos.

- El Fondo para Pago en Efectivo y Fondo Fijo para Caja Chica solamente podrá ser renovado hasta tres veces el monto fijado durante el periodo mensual, independientemente del número de rendición de cuenta documentada.

- Para los Fondos que recibe el servidor o usuario durante el mes, como mínimo deberá efectuar una rendición de cuenta documentada, no aceptándose en las sucesivas habilitaciones, Facturas o Boletas de fecha con antigüedad de un mes, salvo que se trate de casos excepcionales no imputables a los responsables del manejo de fondos, debiendo presentar una Justificación por escrito a su jefe inmediato superior quien podrá aceptarla o desestimarla.

- El Responsable podrá rendir documentadamente cuando haya efectuado gastos equivalentes al 70% del Fondo habilitado para solicitar Reposición del mismo.

- El monto máximo por cada adquisición será del 10% de la UIT vigente en la fecha que se efectúa el gasto.

- Las compras que superen el 10% de la UIT, deben estar sustentadas con facturas, los montos menores podrán sustentarse con boletas de venta.

- No se habilitará nuevos Fondos Para el Pago en Efectivo ni Fondo Fijo para Caja Chica, si el servidor Responsable tiene pendiente rendición de cuenta documentada, por Fondos habilitados con anterioridad, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que hubiere lugar.

VI. DURACIÓN

Tres (03) días.

VII. FORMULARIOS

- Rendición de cuenta documentada. - Recibos Definitivos. - Registro de los movimientos del fondo habilitado.

VIII. DIAGRAMACIÓN




I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento a seguir para las Planillas de Remuneraciones, devengados y/o Beneficios Sociales.

II. BASE LEGAL

- Ley de Formación y Promoción Laboral. - Normas del Sistema Nacional de Personal. - Ley de Compensación por Tiempo de Servicios. - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - Normas Técnicas de Control Interno para el Sistema de Contabilidad - Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. - Normas del Sistema de Tesorería. - Decreto Ley No. 19350 Procedimiento de Pagos del Tesoro Público. - Decreto Supremo No. 347-90-EF Actualización y Simplificación del

Procedimiento de Pagos.

III. REQUISITOS

- Planilla de Haberes del Personal Activo. - Planilla de Compensación Por Tiempo de Servicios. - Calendario de Compromisos - Comprobante de Pago emitido por la Unidad Ejecutora.



PLANILLAS DE REMUNERACIONES Y/O BENEFICIOS SOCIALES

P012-GR.LAMB/PEOT

Julio -12



Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales

P012-GR.LAMB/PEOT


Encargado de Personal

1

Remite las Planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales, adjuntando sus resúmenes y relaciones de descuentos en original y copia.

Oficina de Presupuesto, Planificación y Racionalización

2

Verifica que el Control Previo de las Planillas de Remuneraciones se encuentra registrado en el SIAF la fase del Compromiso. Formula en el SIAF los respectivos asientos contables tanto cuentas presupuestales como patrimoniales. Verifica que las remuneraciones concuerden con los resúmenes y liquidaciones, verificando estén acorde con el récord de asistencia de los trabajadores.

Tesorería

3

Verifica que las Planillas con Remuneraciones cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integración. Verifica en el SIAF que la fase Devengado se encuentre aprobada. Efectúa el depósito en la cuenta bancaria, planillas. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronológicamente, por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento.

Encargado de Contabilidad

4

Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) así como en el comprobante de pago coincidan con los resúmenes de las planillas por los montos devengados, y que hayan sido afectadas por las áreas correspondientes, revisando asimismo los asientos contables del comprobante de pago. De encontrarlos conforme firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administración para la firma del(os) cheque(s) y autorización de pago.




5

Recepciona del Contador el Comprobante de Pago con la documentación sustentatoria del gasto, verificando que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y los resúmenes de las planillas. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorería la cancelación respectiva.

Tesorería

6

Verifica la firma personal de los funcionarios responsables y ordena el abono en la cuenta bancaria Central de remuneraciones. Para el pago de beneficios sociales solicitará su documento de identidad y copia del Acta de Entrega de Cargo y hará firmar las respectivas hojas de liquidación de beneficios sociales, en señal de conformidad.

Integrador Contable

7

Recepciona el comprobante de pago con toda la documentación sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y/o abono en cuentas de ahorro, las hojas de liquidación debidamente firmadas en señal de conformidad con indicación del número de documento de identidad y la fecha en que se canceló. Visa en la parte superior del comprobante de pago en señal de conformidad e imprime la frase “ARCHIVO”, remitiendo a Tesorería.

Tesorería

8

Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentación sustentatoria. Archiva cronológica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.

V. INSTRUCCIONES

- Las planillas de Remuneraciones y/o Beneficios Sociales se encuentran en el Control Previo de Planillas registrado en el SIAF. Efectuar el abono en cuentas de ahorros individuales de cada trabajador, así mismo registrar en el auxiliar los comprobantes de pago.

- Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado y derivar para su aprobación.


- Se visa el comprobante de pago en señal de conformidad.

VI. DURACIÓN Dos (02) días en el cierre de cada jornada mensual de trabajo.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN






CONCILIACIONES BANCARIAS P013 -

GR.LAMB/PEOT Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para la adecuada realización de las Conciliaciones Bancarias y así, verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes del Registro Contable.

II. BASE LEGAL

- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. - Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - Resolución Directorial Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva

de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15. - Resolución Directorial Nº 004-2007-EF/77.15 que aprueba la

Modificatoria de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

III. REQUISITOS

- Registro Auxiliar Estándar de Cuentas Corrientes. - Extracto Bancario correspondiente.




Conciliaciones Bancarias P013-GR.LAMB/PEOT



1

El jefe de la Oficina designa a un especialista para la que realice la revisión correspondiente de la conciliación, mediante Resolución Gerencial.

Banco

2 Remite Extractos bancarios del mes correspondiente a Tesorería.

Operador del SIAF

3

Genera Reportes de saldos contables y movimientos bancarios del libro bancos del mes correspondiente. Y las deriva a Tesorería.

Tesorería

4 Recopila los documentos remitidos por el banco y los generados por el Operador del SIAF y deriva al Especialista Asignado.

Especialista Asignado

5

La persona asignada por Administración es quien se encarga de realizar la conciliación bancaria con la información transferida. Observa si existen diferencias y si las hay, realiza el detalle necesario de ellas.

Tesorería

6 Revisa la conciliación, V° B°, Contabilidad V° B°, Administración V° B°

Integrador Contable

7 Recibe Libro Conciliado por Tesorería y lo considera en la elaboración de Balances.

V. INSTRUCCIONES

La formula de la conciliación bancaria para la cuenta Ingresos Propios, la fórmula para aplicar es la siguiente:

Saldo según Libro Bancos xxx

Saldo según Estado de cuentas (xxxx) ________

Cheques en Tránsito xxxx


VI. DURACIÓN

La conciliación se realiza de forma mensual.

VII. FORMULARIOS

Anexos.

VIII. DIAGRAMACIÓN




TRÁMITE DE PAGO DE ÓRDENES DE COMPRA Y

ÓRDENES DE SERVICIO

P014 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y

Pagado de las Órdenes de Compra y de Servicios, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.

II. BASE LEGAL

- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería.

- Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad.

- Resolución Directorial Nº 002-2007-EF/77.15 que aprueba la Directiva

de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

- Resolución Directorial Nº 004-2007-EF/77.15 que aprueba la Modificatoria de la Directiva de Tesorería Nº 001-2007-EF/77.15.

III. REQUISITOS

- Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. - Calendario de Compromisos. - Requerimiento de los usuarios o del Jefe de Almacén. - Orden de Compra – Guía de Internamiento en original y 5 copias. - Orden de Servicios en original y 5 copias. - Comprobante de pago emitido por la Unidad Ejecutora en original y 2

copias.




Trámite de Pago de Órdenes de Compra y Órdenes de Servicio y Solicitud de

Viáticos P014-GR.LAMB/PEOT


Control Previo

1

Recepciona de parte de la Unidad de Abastecimientos las órdenes de Compra y Órdenes de Servicio con la documentación sustentatoria: Cotizaciones de los Proveedores en un mínimo de tres, cuadro comparativo y otorgamiento de la Buena Pro; facturas, boletas de venta, recibo por honorarios, denominándose a estos documentos: Expediente. Verifica que los bienes por adquirir y/o los servicios a contratarse estén debidamente autorizados en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y los respectivos Requerimientos, y que las órdenes se encuentren debidamente firmadas por el Jefe de Adquisiciones, Jefe de la Unidad de Abastecimientos. En el caso de órdenes de compra firmadas por almacén y en órdenes de servicio firmadas por el área usuaria previo informe de conformidad. Revisa desde el punto de vista aritmético, legal y administrativo, el contenido de los Cuadros Comparativos, confrontándolos con las cotizaciones de los Proveedores; luego revisa la conformidad del Otorgamiento de la Buena Pro que servirá de base para revisar el contenido de las O/C y O/S, los mismos que deberán ser coincidentes. De encontrar conforme, los documentos antes señalados visa las O/C y O/S; caso contrario las devuelve a la Unidad de Abastecimientos con las respectivas observaciones. Registra por separado y correlativamente las O/C y O/S en el cuaderno de control, consignando el número de la orden de compra o servicio, nombre o razón social del proveedor, concepto e importe. Remite las O/C y O/S y la documentación sustentatoria al Control Presupuestal.


2

Control Presupuestal Recepciona de Control Previo las O/C u O/S con la respectiva documentación sustentatoria. Registra en la Codificación Contable la afectación presupuestal indicando partida específica y genérica del gasto, sub-programa y fuente de financiamiento. Anota el documento en el registro auxiliar de compromisos descargando el importe del calendario de compromisos autorizado para el mes respectivo. Visa la Codificación Contable y remite con el Expediente a Integración Contable para el registro en la Hoja de Trabajo.

Integración Contable

3

Recepciona de Control Presupuestal el expediente y la hoja de ruta. Formula los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Hoja de ruta y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integración. Remite la documentación a Tesorería para su pago.

Tesorería

4

Recepciona del Integrador Contable el expediente con toda la documentación sustentatoria. Verifica que dichos documentos cuenten con el sustento respectivo y las visaciones de Control Previo e Integración Contable / Control Presupuestal. Formula el Comprobante de Pago en original y 02 copias (Original y la primera copia para el Archivo de Tesorería, y Segunda copia para archivo de trabajo) y gira el(os) cheque(s) por el importe de cada devengado. En el comprobante de pago se anotará el nombre del Proveedor o Beneficiario, concepto del gasto, asignación genérica y específica, fuente de financiamiento, cuenta corriente, numero del(os) cheque(s), asientos contables presupuestales y financieros. Registra en el Auxiliar de Comprobantes de Pago, ordenado cronológicamente por cuentas corrientes, y fuente de financiamiento. Con el respectivo Visto Bueno en los documentos y en el comprobante de pago, devuelve a Control Previo.


5

Control Previo

Revisa el Comprobante de pago con el cheque correspondiente, confrontando la factura con la O/C u O/S y demás documentación sustentatoria. Verifica en el SIAF que la fase Girado se encuentre aprobado (estado “A”) y con su visto bueno deriva al Contador.

6

Contador Recepciona de Control Previo los Comprobantes de Pago por las O/C y O/S, con la correspondiente documentación sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el(os) cheque(s) así como en el comprobante de pago coincidan con la O/C u O/S por los montos devengados, y que haya sido afectadas por las áreas correspondientes. De encontrarlos conformes firma el comprobante de pago y luego traslada el expediente a la Oficina de Administración para la firma del(os) cheque(s) y autorización de pago (Vo Bo.)

7

Administración Recepciona del Contador el Comprobante de Pago por las O/C y O/S con la documentación sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos e iguales entre el(os) cheque(s) con el comprobante de pago y las O/C u O/S. De encontrarlo conforme, firma el(os) cheque(s) y pone su Visto Bueno al comprobante de pago, autorizando a Tesorería la cancelación respectiva.

8

Caja Recepciona de la Oficina de Administración el Comprobante de pago con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada área hayan firmado los diferentes documentos. Procede al pago del Proveedor o Beneficiario, para lo cual solicitará los respectivos documentos de identidad si es persona natural o carta de presentación si es persona jurídica.

Control Previo Recepciona de Tesorería el comprobante de pago con toda la documentación sustentatoria. Verifica la entrega del cheque y que la factura se encuentre cancelada, el comprobante debidamente firmado en señal de conformidad con indicación del número de documento de identidad y la fecha en que se canceló. Visa en la parte superior del comprobante de pago en señal de conformidad e imprime la frase “ARCHIVO”, remitiendo a Tesorería.



Caja

Recepciona de Control Previo el Comprobante de Pago con toda la documentación sustentatoria. Archiva cronológica y correlativamente el comprobante de pago y lo mantiene bajo su custodia y control.

V. INSTRUCCIONES

La fórmula de la conciliación bancaria para la cuenta Ingresos Propios, ha aplicar es la siguiente:

Saldo según Libro Bancos xxx

Saldo según Estado de cuentas (xxxx) ________

Cheques en Tránsito xxxx

VI. DURACIÓN

La conciliación se realiza de forma mensual.

VII. FORMULARIOS

Anexos.

VIII. DIAGRAMACIÓN


CONTROL PREVIOCONTROL

PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR


Trámite de Pago de Órdenes de Compra y

Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

ADMINISTRACIÓN

INICIO

1. Recepciona de parte

de la Unidad de

Abastecimientos las O/C

y O/S con la

documentación

sustentatoria

4. Revisa la conformidad

del Otorgamiento de la

Buena Pro

2. Verifica que los bienes

por adquirir y/o los

servicios a contratarse

estén debidamente

autorizados en el Plan

Anual de Adquisiciones y

Contrataciones

3. Revisa el contenido de

los Cuadros

Comparativos,

confrontándolos con las

cotizaciones de los

Proveedores

A



PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR ADMINISTRACIÓN


Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12


7. Remite las O/C y O/S y

la documentación

sustentatoria al Control

Presupuestal

5. Visa las O/C u O/S

6. Registra por separado

y correlativamente las

O/C y O/S en el cuaderno

de control

A

10. Anota el documento

en el registro auxiliar de

compromisos

11. Visa la Codificación

Contable y remite con el

Expediente a Integración

Contable

8. Recepciona las O/C u

O/S con la respectiva

documentación

sustentatoria y hoja de

ruta

9. Registra en la

Codificación Contable la

afectación presupuestal

13. Formula los

respectivos asientos

contables de Cuentas

Patrimoniales y Cuentas

de Orden

12. Recepciona el

Expediente y la hoja de

ruta

14. Visa la Hoja de ruta y

registra los asientos en la

Hoja de Trabajo de

Integración

15. Remite la

documentación a

Tesorería

16. Recepciona el

expediente con toda la

documentación

sustentatoria

17. Verifica que dichos

documentos cuenten con

el sustento respectivo y

las visaciones de Control

Previo e Integración

Contable / Control

Presupuestal

18. Formula el

Comprobante de Pago,

original y 03 copias, y gira

el(os) cheque(s) por el

importe de cada

devengado

19. Registra en el Auxiliar

de Comprobantes de

Pago

B

21. Revisa el

Comprobante de pago

con el cheque

correspondiente,

confrontando la factura

con la O/C u O/S y demás

documentación

sustentatoria

20. Con el respectivo

Visto Bueno en los

documentos y en el

comprobante de pago,

devuelve a Control

Previo



PRESUPUESTALINTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA CONTADOR

FECHA :

febrero-12


ADMINISTRACIÓN


Órdenes de ServicioP004-GR.LAMB/PEOT-CC

23. Recepciona los

Comprobantes de Pago

por las O/C y O/S, con la

correspondiente

documentación

sustentatoria

30. Verifica que todos los

funcionarios

responsables de cada

área hayan firmado los

diferentes documentos

31. Procede al pago del

Proveedor o Beneficiario,

entregándole una copia

del comprobante de pago

para su control

22. Verifica en el SIAF

que la fase Girado se

encuentre aprobado y

con su visto bueno deriva

al Contador

32. Recepciona el

comprobante de pago con

toda la documentación

sustentatoria

25. De encontrarlos

conformes firma el

comprobante de pago y

luego traslada el

expediente a la Oficina de

Administración

24. Verifica que los

importes consignados en

el(os) cheque(s) así como

en el comprobante de

pago coincidan con la O/C

u O/S

28. De encontrarlo

conforme, firma el(os)

cheque(s) y pone su Visto

Bueno al comprobante de

pago, autorizando a

Tesorería la cancelación

respectiva

33. Verifica la entrega del

cheque y que la factura

se encuentre cancelada,

el comprobante

debidamente firmado en

señal de conformidad


importes sean los

correctos e iguales entre

el(os) cheque(s) con el

comprobante de pago y

las O/C u O/S

29. Recepciona el

Comprobante de pago

con el VoBo. y el(os)

cheque(s) debidamente

firmado

B

26. Recepciona el

Comprobante de Pago

por las O/C y O/S con la

documentación

sustentatoria del gasto

34. Visa en la parte

superior del comprobante

de pago en señal de

conformidad e imprime la

frase “ARCHIVO”,

remitiendo a Tesorería

35. Archiva cronológica y

correlativamente el

comprobante de pago y lo

mantiene bajo su custodia

y control

FIN



CONTRATOS POR EJECUCIÓN DE OBRAS, DE SUPERVISIÓN DE OBRAS

Y DE ELABORACIÓN DE ESTUDIOS

P015 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para efectuar el devengado, Girado y Pagado de las Valorizaciones, realizada de conformidad con los dispositivos legales y normas establecidas.

II. BASE LEGAL

- Ley No 28693 - Ley General del Sistema Nacional de Tesorería. - Ley No 28708 - Ley del Sistema Nacional de Contabilidad. - REGAC (Reglamento General de Actividades de la Contraloría). - Ley del Presupuesto del Sector Público. - Ley Nº 26850 Ley de Contrataciones y Adquisiciones. - Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado

III. REQUISITOS

- Programa de Inversiones Anual - Presupuesto de Inversiones Anual. - Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones. - Contrato suscrito. - Informe de ejecución emitido por el Contratista. - Valorización de la Obra.




Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración

de Estudios P015-GR.LAMB/PEOT


Jefe de Unidad de Contabilidad

1

Recibe de la Jefatura de la Oficina de Administración la documentación remitida por la Gerencia de Promoción de Inversiones debidamente aprobada por la Gerencia General. Revisa que la documentación esté completa de acuerdo a lo indicado en el párrafo anterior y procede a verificar los cálculos del Resumen de Valorización, dichos cálculos deben estar considerados igualmente en la factura emitida por el contratista. Una vez revisada la documentación por adelanto o por Valorizaciones de encontrarlas conforme las visa y coordina con el Área de Control Presupuestal, el saldo de Calendario de Compromisos, derivándola a esta área para la afectación presupuestal correspondiente; caso contrario se devolverán a la Gerencia de Promoción de Inversiones para su corrección en las partes que correspondan.

Control Presupuestal

2

Recibe de la Jefatura de Unidad de Contabilidad las solicitudes de adelantos o Valorizaciones debidamente visadas. Elabora la Codificación Contable, considerando la afectación presupuestalmente, anotando la partida genérica, específica, subprograma, fuente de financiamiento; luego descarga el importe respectivo calendario de Compromisos aprobado. Registra en el auxiliar de compromisos correspondiente, pone su V°B° a la Codificación Contable y remite al Área de Integración Contable.

Integración Contable

3

Recibe la Codificación Contable con la respectiva documentación sustentatoria. Registra en la Codificación Contable los respectivos asientos contables de Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden. Visa la Codificación Contable y registra los asientos en la Hoja de Trabajo de Integración. Remite la documentación al Área de Tesorería para su pago.



Tesorería

4

Recibe la Codificación Contable con la respectiva documentación sustentatoria, con sus respectivos registro presupuestales y patrimoniales. Revisa si toda la documentación está conforme, luego prepara el Comprobante de Pago, en el cual anota el concepto, las cuentas presupuestales y patrimoniales, las partidas genéricas y específicas del gasto, subprograma y fuente de financiamiento; así como el número de cheque(s) que corresponde. Registra en la hoja de trabajo de Tesorería y descarga el importe de la autorización de giro del mes y gira el (los) cheque(s) corespondiente(s), haciendo las deducciones y/o retenciones a las que hubiere lugar, por los conceptos que correspondan. Registra, el cheque girado en el respectivo libro auxiliar de Bancos Cuentas Corrientes. Con el respectivo V°B° en los documentos y en el C/P, envía éste a la Jefatura de Contabilidad para su revisión y trámite de aprobación.

Jefe de Unidad de Contabilidad

5

Recepciona de Tesorería los C/P por solicitudes de adelanto o pago de valorizaciones con la correspondiente documentación sustentatoria. Verifica que los importes consignados en el (los) cheque(s) así como el C/P, coincidan con los documentos sustentatorios, y que hayan sido comprometidos presupuestal y patrimonialmente por las áreas respectivas, revisando así mismo los asientos contables del C/P. De encontrarlo conforme, visa el C/P y luego remite a la Oficina de Administración.

Administración

6

Recepciona del Contador General el C/P con la respectiva documentación sustentatoria del gasto. Verifica que los importes sean los correctos, así como la afectación presupuestal y asientos contables. De encontrarlos conforme, firma el(os) cheque(s) y pone Visto Bueno al C/P, derivando a Tesorería para su cancelación.

Caja

7

Recepciona de la Oficina de Administración el C/P con el VoBo. y el(os) cheque(s) debidamente firmado. Verifica que todos los funcionarios responsables de cada área hayan firmado los diferentes documentos. Procede a cancelar al Contratista, para lo cual solicitará la factura respectiva, así como los respectivos documentos de identidad del representante legal o la persona autorizada, entregándole una copia del C/P para su Control.


CONTROL PRESUPUESTAL INTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA


Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

JEFE CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN

INICIO

1. Recibe de la Jefatura

de la Oficina de

Adiministración la

documentación remitida

por la Dirección de Obras

debidamente aprobada

por la Dirección Ejecutiva

A

2. Revisa que la

documentación esté

completa y procede a

verificar los cálculos del

Resumen de Valorización

3. Revisa la

documentación por

adelanto o por

Valorizaciones, de

encontrarlas conforme las

visa y coordina con el

Área de Control

Presupuestal

4. Recibe las solicitudes

de adelantos o

Valorizaciones

debidamente visadas

5. Elabora la Codificación

Contable, considerando

la afectación

presupuestalmente;

luego descarga el importe

respectivo calendario de

Compromisos aprobado

7. Recibe la Codificación

Contable con la respeciva

documentación

sustentatoria

8. Registra en la

Codificación Contable los

respectivos asientos

contables de Cuentas

Patimoniales y Cuentas

de Orden

6. Registra en el auxiliar

de compromisos

correspondiente, pone su

V°B° a la Codificación

Contable y remite al Área

de Integración Contable

9. Visa la Codificación

Contable y registra los

asientos en la Hoja de

Trabajo de Integración y

remite la documentación

al Área de Tesorería

10. Recibe la Codificación

Contable con la

respectiva

documentación

sustentatoria, con sus

respectivos registro

presupuestales y

patrimoniales

11. Revisa si toda la

documentación está

conforme, luego prepara

el Comprobante de Pago

12. Registra en la hoja de

trabajo de Tesorería y

descarga el importe de la

autorización de giro del

mes y gira el (los)

cheque(s)

corespondiente(s)

13. Registra, el cheque

girado en el respectivo

libro auxiliar de Bancos

Cuentas Corrientes


CONTROL PRESUPUESTAL INTEGRACIÓN CONTABLE TESORERÍA


Contratos por Ejecución de Obras, de Supervisión de Obras y de Elaboración de Estudios P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

JEFE CONTABILIDAD ADMINISTRACIÓN

FIN

19. De encontrarlos

conforme, firma el(os)

cheque(s) y pone Visto

Bueno al C/P, derivando a

Tesorería

20. Recepciona el C/P

con el VoBo. y el(os)

cheque(s) debidamente

firmado

21. Verifica que todos

los funcionarios

responsables de cada

área hayan firmado los

diferentes documentos

22. Procede a cancelar al

Contratista, para lo cual

solicitará la factura

respectiva, así como los

respectivos documentos

de identidad del

representante legal o la

persona autorizada,

entregándole una copia

del C/P para su Control

A

14. Recepciona los C/P

por solicitudes de

adelanto o pago de

valorizaciones con la

correspondiente

documentación

sustentatoria

16. De encontrarlo

conforme, visa el C/P y

luego remite a la Oficina

de Administración

17. Recepciona el C/P

con la respectiva

documentación

sustentatoria del gasto


importes sean los

correctos, así como la

afectación presupuestal y

asientos contables15. Verifica que los

importes consignados en

el (los) cheque(s) así

como el C/P, coincidan

con los documentos

sustentatorios



REALIZACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES DEL PEOT

P016-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para la adecuada realización del Inventario General de Bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones con el fin de constatar los resultados con los registros contables.

II. BASE LEGAL

- Resolución Gerencial Nº 103/2004-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva Nº 013/2004-GR.LAMB/PEOT “Procedimiento para la realización de inventario Físico General de bienes Patrimoniales del Proyecto Especial Olmos Tinajones”.

- Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - R.G. General Regional Nº 066-2004-GR.LAMB/ORAD, que aprueba la

Directiva Nº 006-2004-GR.LAMB. Inventario de Activos Fijos y Existencias.

- Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Numeral 300-03: Toma de Inventario Físico.

III. REQUISITOS

- El Bien deberá pertenecer al PEOT. - Inventario de Activo Fijo del año anterior. - Inventario de Bienes no depreciables del año anterior. - Reportes de los bienes por su ubicación. - Lista de bienes que se encuentran en cesión de uso.




Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT

P016-GR.LAMB/PEOT


Especialista en Patrimonio y Servicios

1

Solicita la realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales y eleva a la Oficina de Administración para su debida autorización.


2

El Jefe de Administración recepciona el oficio y autoriza la realización del Inventario de Bienes. Asimismo propone la Comisión de Inventarios y eleva a Gerencia General para su aprobación.

Gerencia General

3

Recibe la propuesta de quienes conformarán la Comisión de Inventarios, deriva a Asesoría Jurídica para Elaboración de Resolución Gerencial.

Oficina de Asesoria Jurídica

4

Elabora la Resolución Gerencial, designando a los miembros que conformarán la Comisión de Inventarios y remite a Gerencia General para su aprobación.

Gerencia General

5

Aprueba mediante Resolución Gerencial la Comisión de Inventarios y lo deriva a la Oficina de Administración para que proceda a realizar el Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales.


6

Recepciona Resolución Gerencial aprobada y remite memorándum a todos los Jefes de Oficina para que presten las facilidades del caso a la Comisión de Inventario.

Comisión de Inventario

7

Designa al Equipo Verificador, formula el cronograma de toma de inventario y prepara la documentación necesaria para llevar a cabo la realización del Inventario Físico.


Equipo Verificador

8

Hace el inventario de bienes propiamente dicho, luego realiza la convalidación de saldos con el Integrador Contable y presenta el informe final del Inventario a la Comisión de Inventario.

Comisión de Inventario

9 Revisa el informe final de Inventario, lo aprueba y remite a la Oficina de Administración para su revisión final.


10 Recepciona, revisa y remite el informe a Gerencia General para que odene se haga la Resolución Gerencial.

Gerencia General

11

Revisa el informe y si es conforme remite a Asesoría Jurídica para que elabore la Resolución Gerencial, de los contrario devuelve a la Oficina de Administración

Oficina de Asesoria Jurídica

12 Elabora Resolución Gerencial y remite a Gerencia General para su aprobación.

Gerencia General

13

Aprueba el informe final de inventario mediante Resolución Gerencial y mediante Oficio remite el Inventario de Bienes Patrimoniales a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales.

V. INSTRUCCIONES

La Comisión de Inventario tendrá como miembros representantes de las siguientes oficinas:

- Un representante de Contabilidad - Un representante de Control Interno - Un representante de la Gerencia de Desarrollo Olmos - Un representante de la Gerencia de Promoción de Inversiones

Será necesaria la intervención del Especialista en Patrimonio sólo para efectos de identificación y ubicación de los bienes muebles.

Se utiliza un pre listado pro áreas y oficinas que serán utilizadas en la zona física de inventario.

Se efectúa mediante la verificación de los pre listados con los activos físicamente existentes, siendo supervisado el proceso por el Jefe de la Oficina de Administración

El inicio del inventario es formalizado en Acta donde se especifica la fecha de inicio, el personal participante y demás aspectos de importancia del proceso. Es firmada por la Comisión de toma de Inventarios y el Jefe de la Oficina de Administración.


Para llevar a cabo el proceso de inventario se efectúa un corte al movimiento del activo fijo del año en curso.

El personal que participa en la toma de inventario (equipo verificador) debe ser capacitado sobre este proceso, mediante charlas de preparación a cargo de la oficina de Administración y/o Patrimonio.

El equipo verificador presentará al finalizar el inventario, un informe, previa convalidación con el Integrador Contable, a la comisión de inventarios.

Las Diferencias que se obtengan durante el proceso de inventario y conciliación con la información contable, deben investigarse, luego practicar los ajustes correspondientes, previa autorización del presidente de la Comisión de inventario y el Jefe de la Oficina de Administración.

A los equipos de verificación, cada uno compuesto por dos o tres personas para realizar la verificación de bienes considerando aquellos que sean ajenos a la custodia de los bienes a inventariarse. Así mismo, se les proporcionara las herramientas de trabajo como: Catálogo de bienes Muebles del Estado, winchas, tableros, papeles de trabajo, lapiceros, plumones indelebles, etc.

Los papeles de trabajo para la toma de inventario serán formulados en original y dos copias, con la siguiente distribución:

- Original para el Digitador - 1 copia para el Jefe de ambiente - 1 copia para el Inventariador

Para el llenado de los mencionados documentos se deberá tener en cuenta lo siguiente:

- Código de ambiente o nombre - Código del bien según catalogo - Código Anterior y/o provisional - Descripción del bien según catálogo - Descripción complementaria - Estado de Conservación - Observaciones

Con Respecto al estado de Conservación se deberá tener presente lo siguiente:

B: Bueno Referido a un bien nuevo, casi nuevo y en buen estado.

R: Regular Referido a un bien usado, pero operativo, que tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligero deterioro externo debido al uso normal.

M: Malo Referido a un bien que tiene fallas en uso o

está inoperativo, pero reparable. Y: Muy Malo Referido a un bien que está inoperativo cuyo

costo será muy antieconómico. Es irrecuperable. También se le denomina chatarra.


La Verificación física de los bienes incidirá en: - Comprobación de la existencia física del bien y su ubicación - Estado de Conservación - Condición de utilización - Condición de Seguridad - Funcionarios Responsables

VI. DURACIÓN

La toma de inventario debe ejecutarse por lo menos 1 vez al año en el mes de diciembre.

VII. FORMULARIOS

Anexos

VIII. DIAGRAMACIÓN


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL OFICINA DE ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOSESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y

SERVICIOSEQUIPO VERIFICADOR


Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P001-GR.LAMB/PEOT Junio-12

Oficio

INIC IO

1. Solicita la realización de

inventario físico general de

bienes patrimoniales

Oficio

2. Recibe y autoriza la

realización del inventario de

bienes y Propone la comisión de

Inventarios

6. Recibe Resolución

Gerencial y remite

memorándum a todos los

Jefes de Oficina.

3. Recibe la propuesta de la

comisión de inventarios y la

aprueba

A

5. Aprueba Resolución

Gerencial y deriva a Oficina de

Administración.

4. Elabora la

Resolución

Gerencial y la

remite a Gerencia

General


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOS

CODIGO : FECHA :

Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P00-GR.LAMB/PEOT Junio-12


ESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y


A

6. Designa al Equipo Verificador

7. Formula el cronograma de

toma de inventario

8. Hace el inventario de bienes

9. Realiza la convalidación de

saldos con el Integrador

Contable

10. Presenta el Informe final del

Inventario a la Comisión de

Inventario

B

8. Prepara la

documentación

necesaria para el

inventario físico


OFICINA DE ADMINISTRACIÓN GERENCIA GENERAL ASESORIA JURIDICA COMISIÓN DE INVENTARIOS

Junio-12

ESPECIALISTA EN PATRIMONIO Y



Realización de Inventario Físico General de Bienes Patrimoniales del PEOT P001-GR.LAMB/PEOT

FIN

11. Revisa el Informe final de

Inventario

12. Aprueba y remite el informe

para su revisión final

13. Recibe, revisa y remite el

informe a Gerencia General

solicitando aprobación

15. Remite a la Oficina de

Asesoría Jurídica para

elaboración de Resolución

Gerencial

B

14. Revisa el informe

¿Es

confome?

si

No

16. Elabora la

Resolución

Gerencial y la

remite a Gerencia

General

17. Aprueba el informe final de

inventario mediante Resolución

Gerencial

18. Remite inventario de Bienes

Patrimoniales a la

Superintendencia Nacional de

Bienes Estatales.



REGISTRO DE BIENES PATRIMONIALES

P017 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Mantener control permanente y oportuno sobre los bienes patrimoniales

que adquiere el PEOT. - Este procedimiento consiste en el registro patrimonial de los bienes del

PEOT, los cuales pueden ser obtenidos a través de compra, donación, transferencia, cesión de uso, fabricación interna o u otros.

- Este registro se efectúa en forma cronólogica de acuerdo con las normas dictadas por la Superintendencia de Bienes Nacionales.

II. BASE LEGAL

- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales

D.S. Nº 007 -2008 -EF -Vivienda. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas

Técnicas de Control Interno para el Sector Público.

III. REQUISITOS

- Pedido Comprobante de Salida (PECOSA) - Orden de Compra - Actas de Entrega-Recepción - Decretos - Resoluciones




Registro de Bienes Patrimoniales P017 -

GR.LAMB/PEOT


Secretaria de Unidad de Patrimonio

1

Recepciona de almacén la copia de órdenes de compra, pecosa, guía del proveedor; y Registra. Deriva a Jefe de Unidad de Patrimonio.

Jefe de Unidad de Patrimonio

2 Toma conocimiento y Deriva al Técnico Administrativo.

Técnico Administrativo

3

Verifica que orden de compra cumpla con los requisitos necesarios para la identificación indubitable del bien. Registra en el sistema de control patrimonial previa codificación y afecta al usuario final, elabora hoja de afectación de bien en uso.

Técnico en Control Patrimonial

4

Verifica, coloca Stiker con código patrimonial en bien adquirido, usuario del bien firma cargo, adquiere copia de factura, comprobante de pago y elabora informe técnico.


5 Revisa, da Visto Bueno a informe y deriva.


6 Registra y archiva.


JEFE DE UNIDAD DE PATRIMONIO TÉCNICO ADMINISTRATIVOTECNICO EN CONTROL

PATRIMONIAL

SECRETARIA DE UNIDAD DE

PATRIMONIOUSUARIO FINAL


Registro de Bienes Patrimoniales P002-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12

INIC IO

1. R ecepciona de almacén la copia de órdenes de compra, pecosa, guía del proveedor

A

2. R egis tra y Deriva

3. T oma conocimiento y Deriva al T écnico

Adminis trativo

4. Verifica que la orden de compra cumpla con los

requis itos necesarios para la identificación indubitable del

bien

5. R egis tra en el s is tema de

control patrimonial, previacodificación

6. Afecta al usuario final y elabora hoja de afectación de

bien en uso


JEFE DE UNIDAD DE PATRIMONIO TÉCNICO ADMINISTRATIVOTECNICO EN CONTROL

PATRIMONIAL


Registro de Bienes Patrimoniales P002-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12


PATRIMONIOUSUARIO FINAL

7. Verifica y coloca S tiker con código patrimonial en bien

adquirido

8. F irma cargo

9. Adquiere copia de factura, comprobante de pago y E labora

informe técnico

10. R evisa y dá Vis to B ueno a informe

11. R egis tra y archiva

F IN

A



SALIDA DE BIENES DE LA UNIDAD DE PATRIMONIO

P018 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Describir el Proceso de la Salida de Bienes del Área de Patrimonio del PEOT a los diferentes campamentos y/o otros destinos que estén previamente autorizados.

- Orientar a las Unidades Orgánicas del Proyecto Especial respecto a la salida de Bienes del Área de Patrimonio para tener un mejor control de los bienes prestados.

II. BASE LEGAL

- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas

de Control Interno para el Sector Público.

III. REQUISITOS

- Requerimiento del traslado autorizado. - Oficio de una Institución solicitando en calidad de préstamo alguno bien,

autorizado por la Dirección Ejecutiva.




Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio

P0198- GR.LAMB/PEOT


Unidad Orgánica Solicitante

1

El Apoyo Logístico del Órgano de Línea solicita Bienes y prepara Guía de Remisión, la cual es visada por el Gerente del Órgano de Línea correspondiente. Deriva la Guía de Remisión a la Unidad de Logística.

Unidad de Abastecimiento

2

Da conformidad y coloca V° B° a la Guía de Remisión, caso contrario devuelve a la UU.OO. Solicitante para la corrección pertinente. Deriva al Área de Patrimonio.

Unidad de Patrimonio

3

Recepciona Guía de Remisión. Entrega Bienes que señala la Guía de Remisión. Da conformidad y Firma recibo de entrega. Distribuye una copia a vigilancia para control de Bienes, almacenero, Apoyo Logístico y una copia se queda en Patrimonio.


UNIDAD DE ABASTECIMIENTOUNIDAD ORGÁNICA SOLICITANTE UNIDAD DE PATRIMONIO


Salida de Bienes de la Unidad de Patrimonio P003-GR.LAMB/PEOT-CC Junio-12

INIC IO

1. S olicita el B ien y prepara G uía de

R emis ión, la cual es visadapor el G erente del Ó rgano de L ínea

correspondiente

2. Deriva la G uía de R emis ión a la Unidad

de Abastecimiento 3. Da V° B ° a la G uía de R emis ión, y

deriva a la Unidad de P atrimonio

F IN

¿ E s

conforme?

4. R ecepciona G uía de R emis ión

NO

S I

5. E ntrega B ienes que señala la G uía de

R emis ión, da conformidad y firma recibo de entrega.

6. Dis tribuye una copia almacén para control de B ienes , almacenero, Apoyo L ogís tico y una copia sequeda en P atrimonio.



PROCEDIMIENTO EN CASO DE PÉRDIDA Y REPOSICIÓN DE

BIENES PATRIMONIALES

P019-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer mecanismos para resguardar o proteger los bienes muebles de propiedad del PEOT en caso de uso negligente o descuido de los servidores encargados de su uso y/o custodia.

II. BASE LEGAL

- Directivas de la Superintendencia de Bienes Nacionales - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales D.S. Nº

007 -2008 -EF -Vivienda. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas Técnicas

de Control Interno para el Sector Público.

III. REQUISITOS

- El bien debe pertenecer al PEOT. - Reporte de bienes faltantes o de bienes deteriorados como producto de la

toma de inventario o de una inspección inopinada.




Procedimiento en Caso de Pérdida y Reposición de Bienes Patrimoniales

P019 - GR.LAMB/PEOT


Trabajador

1

Realiza el informe correspondiente al suceso en forma inmediata a su jefe inmediato superior, a la Oficina de Administración y a la Unidad de Patrimonio.


2

Inspecciona, verifica, elabora informe técnico conteniendo: Relación de bienes, detalle técnico y valores, identificación de la causal, documentos sustentatorios y elabora proyecto de resolución.


3 Da Visto Bueno a informe técnico, elabora oficio y deriva a la Oficina de Administración.


4 Recepciona, registra y archiva. Deriva a Gerencia General.

Gerencia General

5

Analiza, evalúa informe técnico y elabora informe dando Visto Bueno a informe técnico. Firma Resolución Gerencial que autorice la baja de los bienes.


6

Toma conocimiento de la aprobación de la baja de bienes, lleva a cabo las acciones correspondientes que le son encomendadas.


7 Registra en el sistema de bienes patrimoniales.


8 Recepciona y Registra en los estados financieros.


TRABAJADORESPECIALISTA EN

CONTROL PATRIMONIAL

JEFE DE UNIDAD DE

PATRIMONIO

OFICINA DE

ADMINISTRACIÓNGERENCIA GENERAL UNIDAD DE CONTABILIDAD


Procedimiento en Caso de Pérdida y Reposición de Bienes Patrimoniales P004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

1. Realiza el informe

correspondiente al

suceso en forma

inmediata a su jefe

inmediato, a la Oficina

de Administración y a la

Unidad de Patrimonio

INICIO

2. Inspecciona y verifica

4. Da Visto Bueno a

informe técnico, elabora

oficio y deriva a la

Oficina de

Administración

5. Recepciona, registra

y archiva

6. Deriva a Grencia

General

3. Elabora informe

técnico y elabora

proyecto de resolución

7. Analiza, evalúa

informe técnico y da

Visto Bueno

FIN

8. Firma Resolución

Gerencial que autorice

la baja de los bienes

9. Toma conocimiento

de la aprobación de la

baja de bienes, lleva a

cabo las acciones

correspondientes que

le son encomendadas

10. Registra en el

sistema de bienes

patrimoniales

11. Recepciona y

Registra en los estados

financieros



ENTREGA DE CARGO P020 -


I. FINALIDAD

- Actualización oportuna y permanente del sistema de bienes

patrimoniales, afectando y desafectando la responsabilidad sobre la custodia de los bienes a los Servidores que realmente los utilicen.

- Permitir la continuidad de la gestión administrativa en los distintos Órganos del PEOT y salvaguardar su acervo documentario y patrimonial.

II. BASE LEGAL

- Normas para el Empleado Público que renuncia a su cargo. - Ley Nº 29151 Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales. - Decreto Ley Nº 26162, Ley del Sistema Nacional de Control. - Resolución de Contraloría Nº 072-98-CG, que aprueba las Normas

Técnicas de Control Interno para el Sector Público.

III. REQUISITOS

- Copia de su cargo por afectación personal.




Entrega de Cargo P020 -GR.LAMB/PEOT


Trabajador

1 Solicita a control patrimonial relación de bienes en uso a su cargo y acata de recepción de entrega de cargo.


2 Recepciona, registra y deriva.


3 Toma conocimiento y deriva.


4

Toma conocimiento, imprime reporte de bienes en uso asignado al trabajador y acta de entrega de cargo.


5 Revisa da VºBº a informe y deriva.


6 Registra y archiva.

Trabajador

7 Recepciona reporte de bienes, coordina con jefe inmediato y firma entrega de cargo, con copia a control patrimonial en caso de cese.


8 Recepciona, registra y deriva.


9 Toma conocimiento y deriva.


10

En caso de cese, desplazamiento, coordina con su jefe inmediato superior a quien va a designar los bienes y suscriben acta de entrega – recepción de cargo, hojas de afectación de bienes en uso por triplicado.


11

En caso de cese, si esta conforme elabora comprobante de no adeudos de bienes, hace de conocimiento a Tesorería. Afecta y/o desafecta los bienes a los trabajadores.

Trabajador

12 Recepciona comprobante de no adeudos.



PATRIMONIO

JEFE DE UNIDAD DE

PATRIMONIOTÉCNICO ADMINISTRATIVOTRABAJADOR

ESPECIALISTA EN CONTROL

PATRIMONIAL


Entrega de Cargo P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

INICIO

1. Solicita a control

patrimonial relación de

bienes en uso a su cargo

y acata de recepción de

entrega de cargo

2. Recepciona, registra y

deriva

3. Toma conocimiento y

Deriva al Técnico

Administrativo

4. Toma conocimiento ,

imprime reporte de

bienes en uso asignado al

trabajador y acta de

entrega de cargo

5. Revisa da VºBº a

informe y deriva 6. Registra y archiva

FIN

7. Recepciona reporte de

bienes, coordina con jefe

inmediato y firma entrega

de cargo, con copia a

control patrimonial en

caso de cese

8. Recepciona, registra y

deriva

9. Toma conocimiento y

Deriva

10. En caso de cese,

desplazamiento, coordina

con su jefe inmediato

superior a quien va a

designar los bienes y

suscriben acta de

entrega 11. En caso de cese, si

esta conforme elabora

comprobante de no

adeudos de bienes, hace

de conocimiento a

Tesorería

12. Afecta y/o desafecta

los bienes a los

trabajadores

13. Recepciona

comprobante de no

adeudos



CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL

P021-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Registrar el ingreso o salida del personal de la jornada de trabajo y del

tiempo de refrigerio, a fin de anotar el record de asistencia y de acuerdo a ello, emitir la planilla mensual de remuneraciones.

II. BASE LEGAL

- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-

GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004. - Decreto Legislativo Nº 728. - D.S. 4-2006-TR

III. REQUISITOS

- Reportes de Asistencia. - Reportes de Tardanzas y Faltas.



Control de Asistencia del Personal P021-

GR.LAMB/PEOT


1

Trabajador

1s

Registra su asistencia al ingresar y al salir de su centro de trabajo en el reloj digital.

2 Asistente de Personal

Revisa los reportes y control de Asistencia emitido en forma diaria por el Vigilante de turno. Revisa papeletas de Permisos. Revisa descansos por enfermedad. Revisa papeletas de Vacaciones. Revisa reporte mensual por Faltas y Tardanzas en coordinación con el Centro de Cómputo.


3

Asistente de Personal

4

5

Imprime los reportes de control de asistencia mensual, en donde se indican las tardanzas e inasistencias que han tenido durante el mes los trabajadores. Presenta informe Jefe de la Unidad de Personal Visa el reporte y lo pasa al Responsable de Planillas para que proceda al descuento. Responsable de planillas

Procede a incorporar la información en la planilla para proceder a los descuentos correspondientes.

V. INSTRUCCIONES

- El presente procedimiento se aplica a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto a la modalidad CAS.

- El Trabajador registra su ingreso y salida empleando el reloj digital. - La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y

de 14.15 horas a 17.00 horas. - El personal de limpieza cuenta con un horario especial

VI. DURACIÓN

El control de Asistencia se realiza de forma mensual.

VII. FORMULARIOS

- Papeletas de Permisos. - Papeletas de Vacaciones. - Reportes.

VIII. DIAGRAMACIÓN


TÉCNICO DE PERSONAL


Control de Asistencia del Personal P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TRABAJADOR JEFE DE LA UNIDAD DE PERSONAL

INICIO

1. Registra su ingreso y

salida en el centro de

trabajo

3. Revisa papeletas de

Permisos, por enfermedad,

por vacaciones

2. Revisa los reportes y

control de Asistencia

emitido en forma diaria por

el Vigilante

4. Revisa reporte mensual

de asistencia

5. Revisa y coordina con el

Técnico de Personal sobre

los descuentos a realizar

al personal

FIN



FORMULACIÓN DE LA PLANILLA DE REMUNERACIONES

P022-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Normar las etapas de elaboración, emisión de la planilla y liquidación de pago de las obligaciones sociales y retenciones.

II. BASE LEGAL

- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de marzo del 2004,

- Ley Nº 29465 Ley de Presupuesto para el sector público nacional. - Decreto Ley Nº 22404 Ley General de Remuneraciones. - D.S. 15-2005-TR

III. REQUISITOS

- Los trabajadores del PEOT deben tener vínculo laboral con la entidad. - Record de Tardanzas y Faltas de Personal. - Listado de descuentos mensuales autorizados por convenios con los

Bancos, Cajas de ahorros y otros descuentos autorizados por Administración.

- Desagregado presupuestal a nivel partidas (actividad proyecto). - Haber estado comprometido en el SIAF el importe de la planilla. - Listado por partidas específicas de las obligaciones sociales y de todas

las retenciones a efectuar. - Formatos de AFP.




Formulación de la Planilla de Remuneraciones

P022-GR.LAMB/PEOT


Técnico de Personal

1

Recibe del Jefe de la Unidad de Personal el listado de descuentos mensuales autorizados, listados de ocurrencias de Faltas, Tardanzas, Permisos particulares y otros para los descuentos respectivos. Calcula los montos por concepto de Planillas. Incorpora las variaciones o cambios, consigna los descuentos y procesa la información. Elabora la hoja de trabajo

Jefe de Personal

2

Revisa y coordina con el Técnico de Personal los descuentos a realizar y el listado de planilla.


3

Emite la planilla en original y copia, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los listados por partidas específicas de las obligaciones sociales y de todas las retenciones efectuadas en la planilla; y los formatos de AFP debidamente llenados. Visa los documentos elaborados como planillas y anexos. (03 ejemplares)

Jefe de Personal

4

Visa y remite a la Unidad de Contabilidad la planilla, las Boletas de Pago y los Anexos respectivos, los resúmenes y retenciones, y los formatos de AFP para el pago correspondiente.


5

Carga en la planilla Electrónica de la SUNAT la información sobre aportes a ESSALUD y CAS. Verifica y concilia con la planilla de pagos del período correspondiente.


V. INSTRUCCIONES

- El presente procedimiento se aplican a todo el personal del PEOT, tanto el personal sujeto a la modalidad de plazo fijo como al personal sujeto al CAS.

- El Trabajador registra su ingreso y salida de forma que se pueda controlar la permanencia del personal de acuerdo a los mecanismos establecidos.

- La Jornada diaria de Lunes a Viernes es de 8.00 horas a 13.00 horas y de 14.15 horas a 17.00 horas.

VI. DURACIÓN: La elaboración de planillas es de 05 días su procesamiento

El control de Asistencia se realiza de forma mensual.

VII. FORMULARIOS (documentos)

- Reporte de asistencias - Reporte de descuentos de bancos, empresas, judiciales, caja, etc. -

VIII. DIAGRAMACIÓN


JEFE DE PERSONAL


Formulación de la Planilla de Remuneraciones P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TÉCNICO DE PERSONAL JEFE DE CONTABILIDAD

INICIO

1. Recibe el Listado de

Descuentos mensuales

3. Calcula Descuentos de

Ley

4. Revisa y coordina con

el Técnico de Personal los

desuentos a realizar y el

listado de planilla

2. Registra Descuentos

por faltas y tardanzas,

permisos personales

A


JEFE DE PERSONALTÉCNICO DE PERSONAL JEFE DE CONTABILIDAD

Formulación de la Planilla de Remuneraciones P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12


A

5. Emite Planilla Mensual,

Boletas de Pago, Anexos,

Formato AFP

6. Firma Planilla Mensual,

Boletas de Pago, Anexos

7. Remite Planilla

Mensual, Boletas de Pago,

Anexos, Formatos AFP

para el pago

correspondiente

8. Recepciona Planilla

Menual, Anexos, Formatos

AFP

Carga datos en la Planilla

Electrónica de la SUNAT

FIN



SELECCIÓN Y REGISTRO DEL PERSONAL

P023-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento de la Selección y Registro de personal para

asegurar el ingreso del personal idóneo a laborar en la institución.

II. BASE LEGAL

- Resolución Gerencial Nº 375/2008.GR.LAMB/PEOT.GG, del 25 de

Agosto del 2008 que aprueba el Manual de Organización y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones.

- Resolución Ejecutiva Regional Nº761/2004.GR.LAMB/PR, del 30 de Diciembre del 2004 que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones del Proyecto Especial Olmos Tinajones.

- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.

- Resolución Gerencial N°012-2010-GR.LAMB/PEOT-GG que aprueba la Directiva N°01-2010-PEOT “Procesos de Selección destinados a cubrir plazas previstas y presupuestadas del CAP del PEOT

- Ley de Presupuesto para el Sector Público Nacional. - Decreto Legislativo Nº 728. Ley de Competitividad y Productividad

Laboral. - Decreto Legislativo Nº 713. - Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.

III. REQUISITOS

- Disposición de la Gerencia General. - Disposición de la Oficina de Administración.




Selección y Registro del Personal del CAP y PAP

P023-GR.LAMB/PEOT


Gerencia de Línea u Oficina

1 Presenta requerimiento de personal a la Gerencia General, para cubrir la plaza vacante. Designa Comisión de Selección de Personal

Gerencia General

2 Emite Memorando al Presidente de la Comisión de Selección y evaluación del personal.

3 Comisión de Concurso

Se reúne y elabora la convocatoria y las bases del concurso. Remite a la Gerencia General mediante oficio la convocatoria y bases para su autorización.

4 Unidad de Personal

Encargar de la difusión de la convocatoria en el periódico, en la web de la entidad y en la vitrina institucional Recepciona los currículum vite documentados de los postulantes según calendario del proceso, concluida esta etapa comunica a la Comisión del Concurso para la evaluación curricular.

Comisión del Concurso Procede a la evaluación curricular y a elaborar su acta para ser difundida a través de la página web institucional y la vitrina de la entidad. Procede a llamar a los postulantes aptos a la evaluación psicológica. A través de un especialista en Psicología se obtienen los resultados de los postulantes APTOS a la evaluación escrita. Se difunde en la página web los resultados y se convoca a los postulantes aptos para rendir la evaluación escrita. Asimismo se procede con la entrevista personal. Concluida todas las etapas se remite mediante un Oficio al Gerente General los resultados obtenidos y solicita se emita la resolución Gerencial de los resultados.

5


6

Gerencia General Recepciona Acta con resultados. Emite y firma Resolución con relación de ganadores.

Unidad de Personal

7

Recepciona Resolución Gerencial con relación de ganadores. Notifica a los ganadores, elabora y lleva el registro actualizado de los trabajadores.

V. INSTRUCCIONES

- El Requerimiento de Personal se debe hacer teniendo en cuenta las plazas disponibles en el PAP (Presupuesto Analítico de Personal) y tomando en cuenta la normatividad vigente.

- La Comisión de Selección de Personal debe estar conformada por 3 miembros titulares y 3 suplentes, debiendo conformarla por lo menos el Jefe de la Unidad de Personal y un miembro del área usuaria.

- Todo Requerimiento de personal debe estar autorizado por la Gerencia General, con conocimiento de la Oficina de Administración, la Oficina de Presupuesto y Planificación y la Unidad de Personal.

- El Aviso de convocatoria debe definir claramente el perfil del puesto a cubrir con los requisitos exigidos para dicha plaza.

- El Aviso de convocatoria debe contar con el visto bueno del Presidente de la Comisión de Selección de Personal y de los integrantes.

- La publicación del aviso será en un diario de circulación regional. - La Evaluación consta de 4 Etapas:

Evaluación Curricular: Se revisa la documentación presentada y se selecciona al postulante que cumpla con el perfil de la plaza convocada y los requisitos mínimos exigidos.

Evaluación Psicológica: Se evalúan los rasgos del postulante, su personalidad y su forma de integrarse al grupo de trabajo.

Evaluación de Conocimientos: Evaluación por escrito para determinar el grado de conocimientos técnicos sobre el puesto al que está postulando.

Entrevista Personal: Determina su capacidad profesional y su sociabilidad para el campo laboral (forma de vestir, aspecto físico, aseo, facilidad de palabra, autoridad, responsabilidad, seguridad, deseos de superación, etc.).

- El nuevo trabajador deberá presentar los siguientes documentos:

Fotocopia de DNI.

Partida de Matrimonio en caso de ser casado.

DNI de los hijos menores.

Certificado de Salud.

Constancia de habilidad profesional (profesiones).

VI. DURACIÓN

Aproximadamente 20 días


VII. FORMULARIOS

- Formato de Aviso. - Cuadros de Calificación.

DIAGRAMACION


GERENTE GENERALOFICINA DE

ADMINISTRACIÓN COMISIÓN DE CONCURSOGER. LÍNEA U OFICINA UNIDAD DE PERSONAL


Selección y Registro del Personal P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

INICIO

1. Presenta

requerimiento de

personal a la Gerencia

General

A

2. Emite Memorando a la

Oficina de Adminitración

3. Designa Comisión de

concurso

4. Solicita a Gerencias el

Perfil de la Plaza a

concursar

5. Convoca a miembros

de Comisión

6. Instalación de los

miembros de Comisión

7. Elabora aviso de

convocatoria

8. Recepciona

expedientes (CV) de

postulantes

9. Realiza Evaluación

Curricular, Evaluación de

conocimientos y

Entrevista Personal

10. Emite acta final con

relación de ganadores e

informa a la Gerencia

General


GERENTE GENERALOFICINA DE

ADMINISTRACIÓN COMISIÓN DE CONCURSO

Selección y Registro del Personal P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12


GER. LÍNEA U OFICINA UNIDAD DE PERSONAL

A

FIN

11. Recepciona Acta con

Resultados

12. Emite y firma

Resolución con relación

de ganadores

13. Recepciona R. G. con

relación de ganadores

14. Notifica a los

ganadores, elabora y

lleva el registro

actualizado de los

trabajadores



ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

P024-GR.LAMB/PEOT

Julio-12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento de la Elaboración del plan de Capacitación del Personal a fin de mejorar el nivel técnico y profesional de éste.

II. BASE LEGAL

- Texto Único Ordenado del Decreto Legislativo N" 728. Ley de Productividad y Competitividad laboral, aprobado por Decreto Supremo N" 003-97-TR.

- Decreto Legislativo Nº 1025 sobre Normas de Capacitación y Rendimiento para el Sector Público

- Plan de Fortalecimiento de Capacidades.

III. REQUISITOS

- Contar con una lista actualizada del personal que labora en la entidad, así como la función que desempeña para que se le brinde capacitaciones en función a las labores que desarrolla.




Elaboración del Plan Anual de Capacitación del Personal

P024-GR.LAMB/PEOT


Unidad de Personal – Asistenta Social

1 Solicita requerimiento de capacitación anual para los trabajadores.

Gerente de Línea / Jefe de Oficina

2 Recepciona requerimiento y coordina con sus trabajadores.

Unidad de Personal

3

Consolida información de todas las áreas a través del Plan Anual de Capacitación e informa a la Oficina de Administración. Elabora informe trimestral para la Oficina de Administración.

V. INSTRUCCIONES

- Obtendrán el beneficio de la Capacitación todos los trabajadores del PEOT.

- Entre las entidades públicas y privadas responsables de Capacitaciones están Universidades, Cámara de Comercio, SENCICO, SENATI, etc.)

- La Unidad de Personal realizará informes periódicos a la Jefatura de la Oficina de Administración sobre los avances de las capacitaciones y el personal beneficiado a esa fecha.

VI. DURACIÓN

15 días.

VII. FORMULARIOS

- Plan Anual de Capacitación del Personal.

VIII. DIAGRAMACIÓN



Elaboración del Plan Anual de

Capacitación del Personal P004-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

GER. LÍNEA / JEFE DE OFICINAUNIDAD DE PERSONAL

INICIO

1. Solicita requerimiento

de capacitación anual

2. Recepciona requerimiento y

coordina con sus trabajadores.

FIN

3. Consolida información

de todas las áreas a través

del Plan Anual de

Capacitación

4. Informa a la Oficina de

Admnistración

5. Elabora informe

trimestral para la Oficina

de Administración



LICENCIA POR ASUNTOS PARTICULARES Y/O PERSONALES

POR MAS DE 3 DIAS

P025-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.

II. BASE LEGAL



- Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos.

III. REQUISITOS

- Solicitud del trabajador dirigida al Gerente General. - El goce de licencia se hará una vez que ésta haya sido autorizada, no

siendo suficiente la sola presentación de la ésta para el inicio del referido goce.




Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales

P025-GR.LAMB/PEOT


Trabajador

1

Presenta solicitud dirigida al Gerente General Gerente General: Remite a la Oficina de Administración su atención


Recepciona documento, analiza y emite informe al Jefe de Administración.

3 Oficina de Asesoría Jurídica

Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisión de la Resolución Gerencial.


Recepciona R.G. y la archiva en el file personal, disponiéndose la no emisión de la planilla mientras dura la licencia.

V. INSTRUCCIONES

- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del PEOT que se encuentra en planillas.

- En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia que se solicita y los motivos del pedido (viaje, estudios, etc).

- El análisis que realiza tanto la Unidad de Personal como la Oficina de Asesoría Jurídica se realiza en base al Reglamento Interno de Trabajo (Art. 28).

- El trabajador podrá ser exonerado de concurrir a sus labores por un máximo de 90 días sin goce de remuneraciones.

VI. DURACIÓN

Dependerá de la solicitud de permiso que solicite el trabajador.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


OFIC. ASESORÍA JURÍDICA


Licencia por Asuntos Particulares y/o Personales P005-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TRABAJADOR GERENTE GENERALUNIDAD DE PERSONAL

INICIO

1. Presenta solicitud dirigida

al Gerente General

2. Recepciona y analiza

documento

3. Emite informe el Jefe de

Administración

4. Emite informe a la

Gerencia General

5. Analiza y ordena la

emisión de la Resolucón

Gerencial

6. Recepciona R.G. y la

archiva en el file personal,

disponiéndose la no emisión

de la planilla mientras dura la

licencia

FIN



LICENCIA POR ENFERMEDAD P026-


I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para otorgar Licencia por Enfermedad, exonerando al trabajador de concurrir a sus labores.

II. BASE LEGAL



- Ley Nº 27444, Ley de Procedimientos Administrativos. - Decreto Supremo Nº 005-90-PCM.

III. REQUISITOS

- Certificado de Incapacidad temporal visado por ESSALUD. - Certificado médico particular que debe ser canjeado en ESSALUD.




Licencia por Enfermedad P026-GR.LAMB/PEOT


Trabajador

1 Presenta a la Unidad de Personal el CIT


Recepciona documento, y alcanza a la Asistenta Social.

3 Asistenta Social

4

5

Realiza visita domiciliaria con la finalidad de constatación. Presenta informe indicando fecha de inicio de la licencia. Así como indicar en el documento los días que serán asumidos por la entidad y cuantos por el Seguro Social. Jefe de la Unidad de Personal

Deriva el documento al responsable de planillas Responsable de Planillas

Registra en el PDT los días de licencia por enfermedad. Así como procesa la planilla descontando los días que el trabajador está de licencia, cuando este supera los veinte (20) días en el año.

V. INSTRUCCIONES

- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del

PEOT que se encuentra en planillas. - En la solicitud que emite el trabajador debe indicar el tiempo de licencia

que se solicita y los motivos del pedido. - El trabajador podrá ser exonerado de concurrir a sus labores por el

tiempo que lo requiera hasta un máximo de 20 días con goce integro de sus remuneraciones y durante 12 meses.

- A partir del día 21 el goce integro de sus remuneraciones es por cuenta de ESSALUD.

VI. DURACIÓN

Durará el tiempo que demore su recuperación.


VII. FORMULARIOS

Certificado de Incapacidad Temporal

VIII. DIAGRAMACIÓN


BIENESTAR SOCIAL


Licencia por Enfermedad P006-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL GERENCIA GENERAL

INICIO


al Gerente General


documento

3. Emite informe el Jefe de

Administración

4. Realiza visita domiciliaria

con la finalidad de

constatación

6. Emite Resolución

Gerencial autorizando la

Licenca por enfermedad


archiva en el file personal.

FIN

5. Presenta informe

indicando fecha de inicio del

percance



SUBSIDIO POR FALLECIMIENTO Y GASTOS DE SEPELIO

P027-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para Subsidio por Fallecimiento y Gastos de

Sepelio, otorgándole los beneficios necesarios al trabajador por la situación presentada.

II. BASE LEGAL

- Reglamento Interno de Trabajo, aprobado con R.D. Nº 098/2004-

GR.LAMB/PEOT-DE, del 19 de Marzo del 2004.

III. REQUISITOS

- Solicitud en original y dos copias del acta de defunción, facturas o boleta de venta por gasto de sepelio.



Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio

P027-GR.LAMB/PE

OT


1 Trabajador

Presenta solicitud dirigida al Gerente General, adjuntando Certificado de Defunción y las Facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio.

2 Gerencia General

3

Envía solicitud presentada por el trabajador a la Oficina de Administración. Oficina de Administración:

Deriva a la Unidad de Personal para la emisión de informe.


Emite informe sobre la procedencia o no de lo solicitado por el trabajador, solicitando la certificación presupuestal.


4 Oficina de Asesoría Jurídica

Emite informe a la Gerencia General quien de encontrarlo favorable ordena la emisión de la Resolución Gerencial.


6

Recepciona R.G. y la archiva en el file personal. Unidad de Contabilidad Procede a su pago respectivo

V. INSTRUCCIONES - El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del

PEOT que se encuentra en planillas. - En la solicitud que emite el trabajador debe adjuntar certificado de

defunción y las facturas y/o Boletas de Pago por los gastos de sepelio. - Al trabajador se le otorga dos (02) remuneraciones totales mensuales

por luto y hasta dos (02) remuneraciones mensuales por sepelio en caso de muerte de familiares directos.

- Se consideran Familiares directos: Cónyuge, padres, hermanos e hijos.

VI. DURACIÓN

Durará aproximadamente 4 días como máximo.

VII. FORMULARIOS Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


OFIC. ASESORÍA JURÍDICA


Subsidio por Fallecimiento y Gastos de Sepelio P007-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TRABAJADOR UNIDAD DE PERSONAL GERENTE GENERAL

INICIO


al Gerente General,

adjuntando Certificado de

Defunción y las Facturas y/o

Boletas de Pago por los

gastos de sepelio


documento

3. Emite informe sobre la

procedencia o no de lo

solicitado por el trabajador

4. Emite informe a la

Gerencia General

5. Analiza y ordena la

emisión de la Resolucón

Gerencial


archiva en el file personal

FIN



ATENCIÓN A TRABAJADORES POR VIDA LEY

P028-GR.LAMB/PEOT-CC

Julio -12

I. FINALIDAD

- Compensar las consecuencias y ocurrencias de un evento incierto-riesgo que en este caso es por muerte o invalidez total o parcial del trabajador.

II. BASE LEGAL

- Decreto Legislativo Nº 688 (05.11.1991), Ley de Consolidación de Beneficios Sociales.

- Ley Nº 26645 (27.06.1996), modifica el DL Nº 688. - Ley Nº 27700 (22.07.2001), ley que precisa el derecho de los

trabajadores de mantener el Seguro de Vida. - Resolución SBS Nº 860-90 (29.12.1990) que aprueba las condiciones

generales de la Póliza de Seguro de Vida en grupo para servidores sujetos a la actividad privada.

III. REQUISITOS

- Se considerará al personal que se encuentra en planilla o que tenga más de 4 años de servicio en la institución.



Atención a trabajadores por VIDA LEY P028-GR.LAMB/PEOT


Unidad de Personal(*)

1 Entrega a cada trabajador la Declaración Jurada.

Trabajador

2 Entrega la Declaración Jurada con los nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada.

3 Unidad de Personal(**)

Coordina mensualmente con las Unidades de Abastecimiento y Contabilidad para el pago de los servicios del Seguro.

NOTA:

(*) La Unidad de Personal tendrá la responsabilidad de revisar el contrato realizado con la Compañía de Seguros y este a su vez indemnizar de acuerdo a lo establecido por Ley. (**) En caso de Fallecimiento del Trabajador la Asistenta Social coordina con el Jefe de su área u oficina y beneficiarios para recepción de los beneficios. Así mismo la Oficina de Administración emite oficio a la


CIA de Seguros para la cancelación de los beneficios.

V. INSTRUCCIONES - El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del

PEOT que se encuentra en planillas y que tiene más de 4 años de servicio (salvo excepciones) y que ha entregado la Declaración Jurada correctamente llenada.

- En la Declaración Jurada deben figurar lo nombres de los beneficiarios del Seguro y el domicilio de cada uno de ellos, con la firma legalizada o a falta de notario por un juez de Paz.

- La Compañía de Seguros debe indemnizar de acuerdo a Ley: - Por fallecimiento natural del trabajador: 16 remuneraciones que se

establecen en base al promedio de lo percibido por el trabajador en el último trimestre previo al fallecimiento.

- Por fallecimiento del trabajador a consecuencia de un accidente: 32 remuneraciones percibidas por el trabajador en la fecha previa al accidente.

- Por invalidez total o permanente del trabajador originada por accidente: 32 remuneraciones mensuales percibidas por aquel en la fecha previa al accidente.

- Si el trabajador no estableció de acuerdo a ley a sus beneficiarios o no entregó la Declaración Jurada, la compañía de seguros indemnizará a los familiares de acuerdo a ley.

- Dichos beneficiarios podrán ser: el cónyuge o conviviente a que se refiere el art. 326 del Código Civil y los descendientes del asegurado, solo a falta de estos, sus ascendentes y hermanos menores de 18 años con estricta observancia de esta orden.

- Cualquier modificación futura a la mencionada Declaración Jurada de beneficiarios, deberá ser comunicada por el trabajador a su empleador.

- El trabajador que cesa en sus labores, puede mantener la póliza de Seguro Vida ley, teniendo 30 días para realizar dicho trámite ante la Compañía de Seguros.

VI. DURACIÓN

El procedimiento durará será no mayor a un día.

VII. FORMULARIOS

Declaración Jurada.

VIII. DIAGRAMACIÓN



Atención a trabajadores por VIDA LEY P009-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

TRABAJADORUNIDAD DE PERSONAL

INICIO

1. Entrega a cada

trabajador la Declaración

Jurada

2. Entrega la Declarción Jurada

con los nombres de los

beneficiarios del Seguro y el

domicilio de cada uno de ellos,

con la firma legalizada

FIN

3. Coordina mensualmente

con las Unidades de

Abastecimiento y

Contabilidad para el pago

de los servicios del Seguro



RECLUTAMIENTO, SELECCIÓN Y ASIGNACIÓN DE PRACTICANTES

P029-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento para el reclutamiento, selección y

asignación de practicantes, el cual se basa en consolidar los aprendizajes adquiridos a lo largo de su formación profesional.

II. BASE LEGAL

- Ley Nº 28518 (24.05.2005), Ley de Modalidades Formativas Laborales. - DS. Nº 007-2005-TR (19.09.2005), Reglamento de la Ley.

III. REQUISITOS

- Carta de Presentación del Centro de Formación Profesional. - Documento de Identidad (DNI). - Comprende Egresados y Estudiantes de los últimos ciclos, pero siempre

antes de la obtención del título profesional.



Reclutamiento, selección y asignación de Practicantes

P029-GR.LAMB/PEOT


Centro Formación Profesional / Universidad

1 Otorga Carta de Presentación al estudiante o egresado.

Egresado / Estudiante

2 Presenta Carta de Presentación al PEOT.

Unidad de Personal (*)

3

Crea Base de Datos que contiene información de Practicantes por especialidad. Asigna labores relacionadas con las áreas que corresponden a su formación académica.

NOTA:

(*) La Unidad de Personal tendrá la responsabilidad de crear una Base de Datos donde esté contenida la información de Practicantes por especialidad, para que en el momento en que algún Gerente o Jefe de Oficina lo solicite proporcionar la información oportunamente.


V. INSTRUCCIONES

- La duración del convenio no será mayor a doce (12) meses. - El Centro de Formación Profesional deberá otorgar tantas cartas de

presentación como sean necesarias hasta que el egresado o estudiante culmine el periodo del convenio.

VI. DURACIÓN

Para realizar el trámite será de aproximadamente una semana.

VII. FORMULARIOS - Convenio de Practicas.

VIII. DIAGRAMACIÓN


EGRESADO / ESTUDIANTE


Reclutamiento, selección y asignación de Practicantes P010-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

CFP / UNIVERSIDAD UNIDAD DE PERSONAL

INICIO

1. Otorga Carta de

Presentación

2. Presenta Carta de

Presentación

4. Asigna labores

relacionadas con las áreas

que corresponden a su

formación académica

FIN

3. Crea Base de Datos que

contiene información de

Practicantes por

especialidad



COMPENSACIÓN POR TIEMPO DE SERVICIOS

P030-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para la Compensación por Tiempo de Servicios para la atención oportuna al trabajador en la percepción de este beneficio.

II. BASE LEGAL

- DS Nº 001-97-TR (01.03.1997) TUO de la ley de CTS. - DS. Nº 004-97-TR (15.04.1997), Reglamento de la Ley de CTS. - Ley Nº 27006 (03.12.1998) Ley que modifica el Art. 2 del Decreto

Supremo Nº 001-97-TR. - Ley Nº 27326 (24.07.2000) Modifica el Art. 57 del DS Nº 001-97-TR. - DU Nº 070-2000 (06.09.2000) Prórroga de convenios individuales CTS.

III. REQUISITOS

- Encontrarse en planilla, ya sea a plazo fijo (cada 3 meses) o plazo

indeterminado (cada 6 meses).




Compensación por Tiempo de Servicios P030-GR.LAMB/PEOT


1 Responsable de Planillas (*)

Realiza cálculos correspondientes al trimestre a liquidar y remite la planilla visada al Jefe de la Unidad de Personal, junto con las liquidaciones individuales.

2 Jefe de Personal

Visa la planillas conjuntamente con las liquidaciones individuales

3

4

Unidad de Contabilidad Recepciona las planillas procesa el pago Unidad de Personal

También procederá a efectuar los cálculos de CTS en forma semestral

5 Unidad de Contabilidad

Deposita la CTS en los meses de Mayo y Noviembre de cada año en la empresa elegida por el trabajador.

NOTA:

(*) La CTS que se devengue por el cese del trabajador por el periodo menor al trimestre será pagada directamente por el empleador dentro de las 48 horas de producido el cese y con efecto cancelatorio. La remuneración computable será la vigente a la fecha de cese.

V. INSTRUCCIONES

- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del

PEOT que se encuentra en planillas y que están comprendidos en el régimen laboral de la actividad privada y que cumplen la jornada laboral completa.

- El derecho a la CTS nace desde que se alcanza el primer mes de iniciado el vínculo laboral, cumplido este requisito toda fracción se computa por treintavos.

- La Unidad de personal calculará el beneficio en forma trimestral, debiendo establecer el periodo exacto de meses y días acumulados por el trabajador

- En algunos casos, la Unidad de Personal procederá a realizar las retenciones a que hubiere lugar por deudas que el trabajador haya adquirido con entidades bancarias, las mismas que por Convenio con el PEOT disponen realizar los descuentos por los préstamos personales.


- Los cálculos de CTS que la Unidad de Personal efectúa son en forma

semestral, así mismo el depósito en la empresa elegida por el trabajador.

- El PEOT depositará en los meses de Mayo y Noviembre de cada año tantos dozavos de la remuneración computable percibida por el trabajador en los meses de Abril y Octubre respectivamente, como meses completos haya elaborado en el semestre respectivo.

VI. DURACIÓN

Durará aproximadamente 10 días.

VII. FORMULARIOS

- Formato de Certificación de Entrega de Cargo.

VIII. DIAGRAMACIÓN


UNIDAD DE PERSONALTRABAJADOR UNIDAD DE CONTABILIDAD


Compensación por Tiempo de Servicios P011-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

INICIO

1. Entrega Formato

CERTIFICACIÓN

ENTREGA DE CARGO por

el periodo del trimestre

liquidar con las firmas

respectivas

2. Realiza cálculos

correspondientes al

trimestre a liquidar

4. Realiza la cancelación y

el depósito

correspondiente

FIN

3. Remite la liquidación a la


5. También procederá a

efectuar los cálculos de

CTS en forma semestral

6. Deposita la CTS en los

meses de Mayo y

Noviembre de cada año en

la empresa elegida por el

trabajador



EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO P031-


I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento para la Evaluación de Desempeño, el cual

es obligatorio, integral, sistemático y continuo de apreciación objetiva y demostrable del conjunto de actividades, aptitudes y rendimiento del trabajador del PEOT en cumplimiento de sus objetivos y metas.

II. BASE LEGAL

- Reglamento Interno de Trabajo del PEOT, Art. 14. - Decreto Legislativo Nº 1025, Art. 18 (21.06.2008).

III. REQUISITOS

- La evaluación se realizará tomando en cuenta principalmente, factores

individuales de mérito.




Evaluación del Desempeño P031-GR.LAMB/PEOT


Unidad de Personal

1 Prepara y remite los formatos de Evaluación a la Oficina de Administración.


2 Recepciona formatos y remite a Gerentes y/o Jefes de Oficina.

3 Gerencia y/o Jefe de Oficina

Evalúa Personal a su cargo con el respectivo llenado de los formatos de evaluación. Remite estos a la Oficina de Administración.

4 Oficina de Administración

Recibe formatos y deriva a la Unidad de Personal


Recepciona Formatos llenados, elabora y pública resultados.

6 Trabajador

Conoce Resultados y en el caso de no estar conforme con dichos resultados, elabora solicitud de disconformidad de la calificación adjudicada a la Unidad de Personal.

Unidad de Personal

7 Responde al Trabajador definiendo la situación de queja.

NOTA: (1) La evaluación se realizará tomando en cuenta principalmente, factores individuales de mérito.

V. INSTRUCCIONES

- El presente Procedimiento es de aplicación para todo el personal del PEOT sujetos a la modalidad de Plazo fijo y de Servicios (CAS).

- La Unidad de Personal generará una comunicación constante entre jefes y colaboradores para mejorar el desempeño del trabajo entre ambos.

VI. DURACIÓN

Tendrá una duración aproximada de 3 días.

VII. FORMULARIOS

- Formato de Evaluación.

VIII. DIAGRAMACIÓN


GERENCIA Y/O JEFE DE OFICINA


Evaluación del Desempeño P012-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

UNIDAD DE PERSONAL OFICINA DE ADMINISTRACIÓN TRABAJADOR

INICIO

1. Prepara y remite los

formatos de evaluación

2. Recepciona formatos y

remite a Gerentes y/o Jefes

de Oficina

3. Evalúa Personal a su

cargo y lo remite a la Oficina

de Administración

4. Recibe formatos y deriva

al Área de Personal

6. Conoce Resultados

5. Recepciona Formatos

llenados, elabora y pública

resultados

¿Conforme?

7. Elabora solicitud de

disconformidad de la

calificación adjudicada al

área de personal

8. Responde al Trabajador

definiendo la situación de

queja

FIN

SI

NO



CONTRATACIÓN DEL PERSONAL BAJO LA MODALIDAD DEL

CONTRATO ADMINISTRATIVO DE SERVICIO - CAS

P032-GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento para la Contratación del personal bajo la modalidad de Contrato Administrativo de Servicios a plazo determinado y renovable.

II. BASE LEGAL

- Decreto Legislativo 1057 (28.06.2008).

III. REQUISITOS

- Cumplir con los requerimientos que se solicita en las bases de la convocatoria CAS.



Contratación del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo

de Servicio - CAS P032-GR.LAMB/PEOT


Administración

1

Remite expedientes a la Unidad de Personal para realizar los respectivos contratos y la Planilla mensual.

Unidad de Personal

2

Recepciona la documentación del personal a contratar de parte de la Jefatura de Administración. Elabora los Contratos Administrativos de Servicios.

Trabajador

3

Asiste regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta un máximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestación de servicios a la semana.

Unidad de Personal

4

Prepara las Planillas y Boletas de Pago por CAS. Remite la información de Planillas a la Unidad de Contabilidad para su cancelación correspondiente


V. INSTRUCCIONES

- La Unidad de Personal recepciona la documentación (File Personal) con el requerimiento respectivo y con la autorización del Jefe de la Oficina de Administración procederá a elaborar los respectivos contratos por un período determinado, así como la Planilla respectiva.

- El trabajador deberá: - Asistir regularmente y en forma diaria a realizar sus servicios hasta

un máximo de cuarenta y ocho (48) horas de prestación de servicios a la semana.

- Tendrá un descanso de veinticuatro (24) horas continuas por semana.

- Tendrá derecho a un descanso físico de vacaciones de 30 días. - Tendrá derecho al seguro social ESSALUD - Podrá afiliarse al Sistema Nacional de Pensiones (ONP) o el

Sistema Privado de Pensiones (AFP).

VI. DURACIÓN

Durará aproximadamente 1 semana desde la convocatoria.

VII. FORMULARIOS

- Contrato CAS.

VIII. DIAGRAMACIÓN


UNIDAD DE PERSONAL TRABAJADORADMINISTRACIÓN


Contratación del Personal bajo la modalidad del Contrato Administrativo de Sericio - CAS P013-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

INICIO

1. Remite expedientes a

la Unidad de Personal

2. Recepciona la

documentación del

personal a contratar

4. Asiste regularmente y en

forma diaria a realizar sus

servicios hasta un máximo

de 48 horas a la semana

FIN

3. Elabora los Contratos

Administrativos de

Servicios

5. Prepara las Planillas y

Boletas de Pago por CAS

6. Remite la información de

Planillas a la Unidad de

Contabilidad para su

cancelación

correspondiente



PROGRAMACIÓN Y FORMULACIÓN DEL

PRESUPUESTO INSTITUCIONAL

P033 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento a seguir para la Programación y formulación del Presupuesto Institucional correspondiente al año fiscal siguiente, y así definir la estructura funcional programática hasta el nivel de componentes y metas, con el fin de lograr los objetivos del Proyecto y del Pliego en el corto plazo.

II. BASE LEGAL

- “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para la Programación y Formulación de los Presupuestos

Institucionales del Sector Público y lineamientos del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.

III. REQUISITOS

- Programa de Inversiones del PEOT considerado en el Plan Estratégico

Multianual del Pliego. - Asignaciones Presupuestarias por toda fuente de financiamiento

determinadas por el Pliego. - Escala de Prioridades para la ejecución de estudios, obras y otras

actividades establecida por el Pliego.




Programación y Formulación del Presupuesto Institucional

P033 - GR.LAMB/PEOT


Pliego Presupuestal

1

Alcanza al PEOT una estructura funcional programática referencial y le asigna un monto máximo por la fuente Recursos Ordinarios y otras fuentes.


2

Coordina una reunión para priorizar el gasto y definir la estructura funcional programática, teniendo en cuenta los montos asignados por el Pliego y la Escala de Prioridades establecida. Comunica los montos referenciales a las Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecución del gasto.

Gerencias y Oficinas

3

Elaboran la documentación técnica dispuesta por la Directiva del MEF y las indicaciones del Gobierno Regional de Lambayeque; alcanzan a la Oficina de Presupuesto y Planificación.


4

Consolida y complementa la información ingresándola en el SIAF. Remiten Información al Pliego Presupuestal.

V. INSTRUCCIONES

- Se remite al Pliego la Formulación Presupuestaria para un determinado Ejercicio Fiscal en forma impresa cinco (05) ejemplares y en un (01) cd.

VI. DURACIÓN

Meses de mayo y junio del año anterior inicio del Ejercicio Fiscal.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


OFICINA DE PATRIMONIOUNIDAD/OFICINA SOLICIANTE ADMINISTRACIÓN VIGILANTE


Control de Equipos, Vehículos Livianos y Maquinaria Pesada P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

INICIO

1. Solicita unidad móvil,

equipo y/o maquinaria

pesada a la Oficina de

Administración

2. Recepciona oficio y deriva

a la Oficina de Patrimonio3. Emite Tráfico Patrimonial

4. Registra la salida del

vehículo, maquinaria y/o

equipo

6. Registra la entrada del

vehículo, maquinaria y/o

equipo

5. Entrega la papeleta de

salida que deberá registrar

todo el recorrido, horas

trabajadas, kilometraje

inicial, final y los lugares

donde se realizó la comisión

FIN



ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO

P034 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir para la Elaboración del Plan

Operativo en la ejecución y seguimiento de las metas programadas de un determinado ejercicio fiscal.

II. BASE LEGAL

- Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado.

III. REQUISITOS

- Ley de Presupuesto del Sector Público para un determinado Ejercicio

Fiscal. - Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego.




CÓDIGO :

Elaboración del Plan Operativo P034 - GR.LAMB/PEOT



1

Alcanza a Gerencias y Oficinas relacionadas con la ejecución del gasto, la Apertura Presupuestaria aprobada por el Pliego.


2

De ser el caso, complementan la información técnica relacionada a la descripción de los componentes y metas por ejecutar. Y remiten información a la Oficina de Presupuesto y Planificación.


3

Formula el Plan Operativo Institucional del Ejercicio Fiscal vigente de acuerdo a la Directiva emitida por El Gobierno Regional Lambayeque. Coordina una reunión de trabajo para su convalidación mediante acta. Remiten a la Gerencia General del Gobierno Regional Lambayeque.

Pliego Presupuestal

4

El Plan Operativo se aprueba mediante Resolución Ejecutiva Regional. Es remitido a la Gerencia General, a la Oficina de Presupuesto y Planificación, a las Gerencias y Oficinas del PEOT.

V. INSTRUCCIONES

- En caso que se requieran se realizan las correcciones y/o

modificaciones del Plan Operativo en coordinación de la Oficina de Presupuesto y Planificación y el Pliego Presupuestal.

VI. DURACIÓN

Mes de enero de cada año luego de aprobada la Apertura Presupuestaria por el Pliego.


VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


FECHA :

febrero-12

GERENCIAS Y/O OFICINAS PLIEGO PRESUPUESTALOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN


Elaboración del Plan Operativo

CODIGO :


1. Alcanza la Apertura

Presupuestaria aprobada por

el Pliego

INICIO

2. Complementan la

información técnica y la

remiten a la oficina de

Presupuesto, Planificación y

Raciponalización

3. Formula el Plan Operativo

Institucional y coodina para su

validación

4. Aprueba el Plan Operativo y

es remitido a a la Gerencia

General y a todas las

Gerencias y oficinas

FIN



EVALUACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

P035 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluación del Plan Operativo Institucional, mediante esta actividad es posible analizar y evaluar la gestión técnico-administrativa y financiero de los diversos órganos del PEOT.

II. BASE LEGAL

- Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso

presupuestario del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Plan Operativo Institucional aprobado para el ejercicio fiscal vigente.

III. REQUISITOS

- Ejecución financiera de los Ingresos y Egresos del periodo a evaluar - Avances de metas de los proyectos y actividades programadas para su

ejecución en los Planes Operativos de las Gerencias y Oficinas del PEOT.




Evaluación del Plan Operativo Institucional

P035 - GR.LAMB/PEOT



1

Solicita periódicamente (semestralmente) a las diferentes Direcciones u Oficinas el avance de metas ejecutadas en el periodo a evaluar.


2

Remiten información solicitada del avance de metas ejecutadas a la Oficina de Presupuesto y Planificación.


3

Analiza y consolida la información del periodo a evaluar y formula el Informe de Evaluación del Plan Operativo Institucional correspondiente. Se remite el Informe de Evaluación del Plan Operativo a las Direcciones, Oficinas y Dirección Ejecutiva.

V. INSTRUCCIONES

- La Evaluación se realiza al vencimiento de cada semestre. - El Informe e Evaluación del Plan Operativo Institucional se remite al

Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.

VI. DURACIÓN - Evaluación Semestral : 2da. Quincena de Julio - Evaluación Anual : 2da. Quincena de Enero

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN



P003-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

OFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN

Evaluación del Plan Operativo Institucional

GERENCIAS Y/O OFICINAS

1. Solicita información del

avance de metas

ejecutadas

INICIO

2. Remiten información

sobre el avance de metas

ejecutadas

3. Analiza y consolida la

información y formula el

informe de Evaluación del

Plan Operativo Institucional

FIN



EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA P036 -


I. FINALIDAD

- Establecer el procedimiento a seguir para la Evaluación Presupuestaria tanto Física como Financiera del Presupuesto del PEOT, la cual indicará el comportamiento de los Ingresos, utilización de los recursos presupuestales y cumplimiento de metas presupuestarias.

II. BASE LEGAL

- Ley de Gestión Presupuestaria del Estado Modificada con la Ley No.

26884. - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente - Directiva para la aprobación, ejecución y control del proceso

presupuestario del Sector Público para el Ejercicio Fiscal vigente. - Directiva para la Evaluación del Presupuesto del Sector Público, emitida

por el Ministerio de Economía y Finanzas.

III. REQUISITOS

- Presupuesto Institucional de Apertura y Modificado: Ingresos y Egresos - Ejecución Presupuestaria de ingresos y egresos de los periodos a

evaluarse: Semestral y Anual debidamente conciliadas con el Pliego cuando se trata de la evaluación presupuestaria del Segundo Semestre.

- Ejecución de metas físicas del periodo a evaluarse.




Evaluación Presupuestaria P036 - GR.LAMB/PEOT



1

Alcanza a la Oficina de Presupuesto y Planificación, la ejecución financiera (Ingresos y Egresos) del Semestre a evaluar.


2

Las Gerencias u Oficinas responsables de la ejecución de las metas presupuestarias emiten reportes de avances físicos y los dirigen a la Oficina de Presupuesto y Planificación.


3

Determina la ejecución física del periodo en base a la extracción de reportes del SIAF y a la información de Gerencias y Oficinas. Analiza y elabora el Informe de Evaluación Presupuestaria Institucional. Se remite al Gobierno Regional Lambayeque.

V. INSTRUCCIONES - La Evaluación se realiza al vencimiento de cada semestre. - El Informe e Evaluación Presupuestaria Institucional se remite al

Gobierno Regional Lambayeque en cinco (05) ejemplares y un (01) cd.

VI. DURACIÓN

- Evaluación Semestral: 1° Quincena de Julio. - Evaluación Anual: 2da. Quincena de Febrero.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN



CONTABILIDAD


Evaluación Presupuestaria

GERENCIAS Y/O OFICINASOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN

FECHA :

febrero-12

CODIGO :

1. Alcanza la ejecución

finaciera (ingresos y egresos)

del semetre a evaluar

INICIO

2. Emiten reportes de avance

físico y envian a la Oficina de

Presupuesto, Planificación y

Racionalización

4. Determina la ejecución física

con la información del SIAF y

de las Gerencias y Oficinas

5. Analiza y elabora el informe

de evaluación presupuestaria

institucional y lo remite al

Gobierno Regional de

Lambayeque

FIN



MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

P037 -GR.LAMB/PEOT

Julio -12

I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir de las Modificaciones

Presupuestarias.

II. BASE LEGAL - “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directiva para Aprobación, Ejecución y Control del Proceso

Presupuestario del Sector Público y Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.

III. REQUISITOS

- Ejecución de Ingresos y Gastos de la Unidad Ejecutora. - Para Créditos Suplementarios: Que la ejecución de ingresos supere al

marco aprobado a nivel de fuente de financiamiento y/o que las proyecciones financieras de los ingresos a nivel de fuentes de financiamiento muestren una tendencia que supere al marco aprobado en el Presupuesto Institucional.

- Para Créditos y Anulaciones dentro de la Unidad Ejecutora: Que las modificaciones que se efectúen internamente permitan asegurar el cumplimiento de las metas presupuestarias.




Modificaciones Presupuestales P037 - GR.LAMB/PEOT


Gerencias y/o Oficinas

1 Solicitan y sustentan créditos suplementarios, créditos y anulaciones dentro del PEOT.


2

Coordina, analiza y aprueba las modificaciones presupuestarias solicitadas. Si es una modificación a nivel funcional programático se realiza informe respectivo y se remite a la Gerencia General. De ser una modificación a nivel de meta la oficina hace la Nota para Modificación Presupuestaria.

Gerencia General

3

Recepciona informe, elabora Resolución aprobando Modificación. Y remite al Pliego Presupuestal solicitando su aprobación.

Pliego Presupuestal

4 Según sea el caso, aprueban con el dispositivo correspondiente, las modificaciones presupuestarias propuestas.


5

Mediante Nota para Modificación Presupuestaria, en el Software del Proceso Presupuestario desagrega la modificación aprobada a nivel de función, programa, subprograma, proyecto, componente, fuente de financiamiento, asignación genérica y específica del gasto.

Pliego Presupuestal

6 Aprueba Nota de modificación para su ejecución.


V. INSTRUCCIONES - El Presupuesto Autorizado de la Unidad Ejecutora puede ser modificado

mediante créditos suplementarios, créditos y anulaciones presupuestarias dentro de la misma unidad ejecutora o entre unidades ejecutoras.

VI. DURACIÓN

Labor intermitente. En cualquier momento del ejercicio presupuestal

dependiendo de la dinámica del manejo presupuestario.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN


FECHA :

febrero-12

GERENCIA GENERAL

Modificaciones Presupuestales

CODIGO :


OFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN


GERENCIAS Y/O OFICINAS

INICIO

1. Solicitan y sustentan

los créditos

Suplementarios

2. Coordina, analiza y aprueba

las modificaciones

presupuestarias solicitadas y

remite informe

3. Recepciona y elabora la

Resolución aprobando la

modificación y la remite al

Pliego

Aprueba

NO

SI

4. Modificaciones

Presuestarias Propuestas

5. En el Software del Proceso

Presupuestario desagrega la

modificación

Aprueba

NO

SI

6. Notas de Modificación

Presuestaria



CIERRE Y CONCILIACIÓN P038 -


I. FINALIDAD - Establecer el procedimiento a seguir para el Cierre y Conciliación del

Ejercicio Presupuestal, compatibilizando los presupuestos de ingresos y gastos con lo ejecutado, efectuando modificaciones presupuestarias de cierre.

II. BASE LEGAL

- Ley No. 27209 “Ley de Gestión Presupuestaria del Estado” y sus

modificatorias. - Ley de Presupuesto del Sector Público. - Directivas de Cierre y Conciliación del Presupuesto del Sector Público. - Directivas del Pliego Gobierno Regional Lambayeque.

III. REQUISITOS - Acta de Cierre y Conciliación del Ejercicio Presupuestal suscrita entre la

Unidad Ejecutora (PEOT) y el Pliego Gobierno Regional Lambayeque.




Cierre y Conciliación P038 - GR.LAMB/PEOT



1 Informa la Ejecución de Gastos e Ingresos del Ejercicio Presupuestal.


2

Analiza y contrasta el marco presupuestal y ejecución de ingresos y gastos. Realiza las transferencias internas dentro del mismo componente y solicita autorización del Pliego para las Transferencias Presupuestarias de Cierre entre Proyectos dentro de la Unidad Ejecutora.

Pliego Presupuestal

3

Coordina con la Oficina de Presupuesto y Planificación del PEOT, lo concerniente a las Transferencias de Asignaciones entre Unidades Ejecutoras del Pliego del Gobierno Regional Lambayeque. Suscripción de Acta de Conciliación y Cierre de Ejercicio Presupuestal.


4

Suscripción de Acta de Conciliación y Cierre de Ejercicio Presupuestal. Preparación y tramitación al Gobierno Regional Lambayeque de documento de Cierre al III Trimestre.

V. INSTRUCCIONES

- El cierre del Ejercicio Presupuestal se realiza en concordancia con las Directivas de Cierre y Conciliación del Presupuesto del Sector Público.

VI. DURACIÓN

Entre el 20 de Enero al 28 de Febrero del año siguiente al Ejercicio Fiscal

concluido.

VII. FORMULARIOS

Ninguno.

VIII. DIAGRAMACIÓN



CONTABILIDADOFICINA DE PRESUPUESTO, PLANIFICACIÓN Y

RACIONALIZACIÓN

CODIGO :

Cierre y Conciliación

FECHA :


PLIEGO PRESUPUESTAL

febrero-12

INICIO

1. Informa la Ejecución de

Gastos e Ingresos sobre el

ejercicio presupuestal

2. Analiza y contrasta el

Marco Presupuestal

3. Solicita autorización para

transferencias

Presupuestarias de cierre

4. Coordina con OPPR las

transferencias entre Unidades

Ejecutoras

5. Suscripción de Acta de

Conciliación y Cierre de

Ejercicio Presupuestal

6. Preparación y tramitación

al Gobierno Regional

Lambayeque de documento

de Cierre al III Trimestre



ADELANTO DIRECTO P039 -


I. FINALIDAD

- Cumplir con la obligación contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecución y supervisión de las obras.

II. BASE LEGAL

- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento

III. REQUISITOS

- Contrato de obra o supervisión - Solicitud del Contratista, adjuntando la garantía correspondiente.



Adelanto Directo P039 -

GR.LAMB/PEOT


Contratista

1

Presenta Solicitud adjuntando la garantía correspondiente (carta fianza o póliza de caución).

Supervisor

2 Emite informe recomendando su aprobación o rechazo, según corresponda.

GPI

3 Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente.

Profesional Responsable

4 Revisa la solicitud y da su conformidad.

GPI

5 Tramita el pago ante la Gerencia General.

Gerencia General

6 Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administración para su cancelación.


CONTRATISTA SUPERVISOR GPIPROFESIONAL

RESPONSABLEGERENCIA GENERAL

OFICINA DE

ADMINISTRACIÓN


Adelanto Directo P001-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

1. Presenta Solicitud

adjuntando la garantía

correspondiente

INICIO

2. Emite informe

recomendando su

aprobación o rechazo,

según corresponda

4. Da su conformidad y

remite a GPI

5. Tramita el pago ante

la Gerencia General

6. Aprueba el pago y

remite la solicitud a la

Oficina de

Administración

3. Recepciona y deriva

el documento al

profesional responsable

del control del contrato

pertinente

7. Realiza el pago

FIN

¿Es

conforme?

NO

SI



ADELANTO PARA MATERIALES P040 -


I. FINALIDAD

- Cumplir con la obligación contractual del PEOT, con los contratistas a cargo de la ejecución de las obras.

II. BASE LEGAL

- Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento - Decreto Supremo Nº 011-79-VC y sus modificatorias, ampliatorias y

complementarias.

III. REQUISITOS

- Contrato de obra - Solicitud del Contratista, adjuntando la garantía correspondiente.



Adelanto para Materiales P040 -

GR.LAMB/PEOT


Contratista

1 Presenta Solicitud adjuntando la garantía correspondiente (carta fianza o póliza de caución).

Supervisión

2 Emite informe recomendando su aprobación parcial o total, o rechazo, según corresponda.

GPI

3 Recepciona y deriva el documento al profesional responsable del control del contrato pertinente.

Profesional Responsable

4 Revisa la solicitud y da su conformidad.

GPI

5 Tramita el pago ante la Gerencia General.

Gerencia General

6 Aprueba el pago y remite la solicitud a la Oficina de Administración para su cancelación.


CONTRATISTA SUPERVISIÓN GPIPROFESIONAL

RESPONSABLEGERENCIA GENERAL

OFICINA DE

ADMINISTRACIÓN


Adelanto para Materiales P002-GR.LAMB/PEOT-CC febrero-12

1. Presenta Solicitud

adjuntando la garantía

correspondiente

INICIO

2. Emite informe

recomendando su

aprobación o rechazo,

según corresponda

4. Da su conformidad y

remite a GPI

5. Tramita el pago ante

la Gerencia General

6. Aprueba el pago y

remite la solicitud a la

Oficina de

Administración

3. Recepciona y deriva

el documento al

profesional responsable

del control del contrato

pertinente

7. Realiza el pago

FIN

¿Es

conforme?

NO

SI

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO…€¦ · Procedimiento Administrativo General”. Este manual será como complemento al Manual de Funciones del PEOT y está basado en la