Manual de Procedimientos - Quintana Roojeap.qroo.gob.mx/portal/Datos/Manual de Procedimientos.pdf01-06-2009 . Objetivo del procedimiento.-Contar con un documento planificado que marque

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

ÍNDICE Página I.- Presentación.......................................................................................... II.- Marco Jurídico..................................................................................

III.- Índice de Procedimientos................................................................. III.- 1 Delegación Ejecutiva.........................................................

III.- 2 Dirección Administrativa....................................................

III.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial.......................

III.- 4 Departamento de Evaluación Financiera..........................

III.- 5 Departamento Jurídico....................................................

III.- 6 Procedimientos Generales................................................ IV.- Simbología.......................................................................................... V.- Presentación, Descripción y Diagramas de Flujo de Procedimientos............................................................................ V.- 1 Delegación Ejecutiva......................................................

V.- 2 Dirección Administrativa.................................................

V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial............................

V.- 4 Departamento de Evaluación Financiera..........................

V.- 5 Departamento Jurídico...................................................

V.- 6 Procedimientos Generales............................................. VI.- Formas y guías de llenado................................................................. VII.- Directorio........................................................................................... VIII.- Firmas de Autorización...................................................................... IX.- Glosario de términos......................................................................

2

4

5

5

5

5

6

6

6

7

8

9

15

42

55

59

67

103

110

111

112

Elaboró: Unidades Administrativas de la Junta Autorizó: Delegado Ejecutivo

Fecha: 24 de Agosto de 2012.


PRESENTACIÓN

La Junta de Asistencia Social Privada requiere contar con una estructura

de organización adecuada y realizar sus operaciones apegadas a la normatividad

vigente, con la finalidad de cumplir con sus objetivos y metas propuestas. Para

ello es necesario tener dentro de los documentos normativos que rigen las

actividades internas del Órgano, los manuales administrativos respectivos, los

cuales tienen como propósito fundamental apoyar el funcionamiento institucional,

coadyuvando a la correcta ejecución de las labores encomendadas al personal y

propiciar uniformidad en el desempeño del trabajo.

Para este fin se desarrolló el documento denominado “MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS”, siendo de suma importancia para la Junta en virtud que

proporcionará la optimización de las tareas de las unidades administrativas,

teniendo como propósitos fundamentales y específicos los siguientes:

• Presentar ordenada y detalladamente las operaciones que se realizan en

cada área o departamento y los puestos que intervienen en ellas.

• Puntualizar las responsabilidades operativas en la ejecución, control, y

evaluación de las actividades.

• Establecer las normas, métodos y técnicas formales de trabajo.

• Contar con un soporte documental que permita el análisis y la detección de

duplicidades y omisiones, y que constituya la base para la implementación

de acciones modernizadoras y de simplificación.

La integración de este documento, parte de la recopilación de información

adicional directamente con las áreas involucradas a través de entrevistas y




observaciones; los diagramas y descripciones de procedimientos resultantes

fueron validados por el personal responsable de efectuarlos.

El manual se conforma de diez apartados: Presentación, Objetivo, Marco

Jurídico, Índice de Procedimientos, Simbología, Presentación, Descripción y

Diagramas de Flujo de Procedimientos, Formas y Guías de llenado, Directorio,

Firmas de Autorización y Glosario de Términos.

Los procedimientos integrados en este manual permitirán que los usuarios

cuenten con una adecuada orientación para la agilización de los servicios que

ofrece la Junta.

Es importante mencionar que para cumplir adecuadamente los propósitos

del presente manual, tomando en cuenta que la administración es por naturaleza

dinámica, es conveniente revisar periódicamente las actividades que requiere la

operación institucional para adecuarlas a los nuevos enfoques administrativos y

la modernización tecnológica y, en consecuencia, llevar a cabo las

actualizaciones necesarias en el presente manual.

Teniendo como objetivo: Proporcionar a la Junta de Asistencia Social

Privada un documento técnico-administrativo que contenga sus principales

procedimientos, de tal manera que permita normar y aplicar, en forma ordenada y

secuencial, el desarrollo de sus actividades, así como determinar las áreas de

competencia involucradas y el contexto jurídico para tal efecto.

Dr. Santiago D. Alvarado y Pérez

Delegado Ejecutivo




II.- MARCO JURÍDICO.

La Junta de Asistencia Social Privada, se rige para el cumplimiento de sus

funciones y el consecuente desarrollo de sus procedimientos, por los

lineamientos contenidos en los ordenamientos jurídico-administrativos que a

continuación se mencionan:

• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

• Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo.

LEYES.

• Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo.

• Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y

Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de

Quintana Roo.

• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Quintana Roo.

• Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de

Quintana Roo.

REGLAMENTOS.

• Reglamento Interior de la Junta de Asistencia Social Privada.

PLANES Y PROGRAMAS.

• Plan Estatal de Desarrollo 2012 - 2016.

MANUALES.

• Manual de Organización de la Junta de Asistencia Social Privada.




III.- ÍNDICE PROCEDIMIENTOS. III.- 1 Delegación Ejecutiva: Objetivo: Procurar el eficiente desempeño de la Junta a fin de dar cumplimiento

con las metas propuestas.

Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración, presentación y autorización del programa operativo anual.

DE-1

11 114

Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades.

DE-2

14 114

III.- 2 Dirección Administrativa: Objetivo: Procurar la correcta operación de la Junta en lo referente a recursos

humanos, financieros y materiales.

Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración y autorización del anteproyecto de presupuesto de egresos.

DA-1

17 114

Registro contable de las operaciones financieras y elaboración de los estados financieros.

DA-2

21 114 Asignación de viáticos.

DA-3

25 114

Contratación de personal.

DA-4

28 114

III.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial: Objetivo: Fomentar y fortalecer el desarrollo y crecimiento de las Instituciones de

Asistencia Privada en el Estado para asegurar su permanencia.

Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps.

DEA-1

32 114

Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps.

DEA-2

35 114 Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps.

DEA-3

39 114

Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada.

DEA-4

42 114

Difusión de información sobre los servicios de las I.A.Ps y la Junta.

DEA-5

45 114




III.- 4 Departamento de Evaluación Financiera: Objetivo: Proporcionar de manera eficiente y oportuna asesorías contables,

fiscales y administrativas a las Instituciones de Asistencia Privada.

Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Aprobación del presupuesto de ingresos, egresos e inversiones de las I.A.Ps.

DEF-1

48 114

III.- 5 Departamento Jurídico: Objetivo: Vigilar que las Instituciones de Asistencia Privada cumplan con lo

dispuesto en la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo y con

los objetivos por los que fueron creadas.

Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Atención de los juicios testamentarios en los que la Junta o alguna I.A.P sea parte

DJ-1

52 114

Formulación de contratos de arrendamiento por un tiempo menor a tres años, comodato y de colaboración para las I.A.P.

DJ-2

58 114 Revisión y autorización de contratos de arrendamiento por más de tres años, compraventa o cualquier acto de dominio para las I.A.P.

DJ-3

62 114

III.- 6 Procedimientos Generales: Nombre del procedimiento Procedimiento Página de Elaboración y entrega del programa de trabajo de cada área.

PG-1

67 114

Constitución y transformación de Instituciones.

PG-2

71 114

Visitas de inspección a las Instituciones de Asistencia Privada.

PG-3

78 114

Extinción a petición de oficio.

PG-4

81 114

Extinción a petición de parte.

PG-5

88 114

Modificación de estatutos.

PG-6

93 114

Autorización de donativos.

PG-7

98 114




IV.- SIMBOLOGÍA

Tabla de símbolos ANSI1 SÍMBOLO NOMBRE SIGNIFICADO

Inicio o

Término

Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar; además se utiliza para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Actividad Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el proceso.

Documento Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Decisión o

alternativa Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones.

Archivo Indica que se guarde un documento en forma permanente.

Archivo Temporal

Indica que se guarde un documento en forma momentánea.

Conector de página

Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el diagrama de flujo.

Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte del mismo.

Dirección de

Flujo Conecta los símbolos, señalando el flujo y orden en que se deben realizar las distintas operaciones.




V.- PRESENTACIÓN, DESCRIPCIÓN Y DIAGRAMAS DE FLUJO DE PROCEDIMIENTOS.




V.- 1 Delegación Ejecutiva

Código

Revisión

Fecha

Elaboración, presentación y autorización del programa operativo anual

MP-DE-1

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Contar con un documento planificado que marque los objetivos, metas y estrategias a seguir, para el logro eficiente y eficaz del objeto de la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo. Normas de Operación.- Artículo 9 fracción II del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Delegado Ejecutivo elaborará el programa operativo anual de la Junta,

acordando éste con el Presidente. El plan deberá contener los antecedentes, un análisis de la situación actual de la Junta y de las Instituciones, el análisis FODA, así como el cronograma de trabajo, resumen ejecutivo y aprobación del Consejo de Vocales.

2. El programa operativo anual del siguiente ejercicio se presentará ante el

Consejo de Vocales para su autorización en el mes de diciembre de cada año, y deberá coadyuvar al funcionamiento eficiente y eficaz de la Junta y de las Instituciones de Asistencia Privada del Estado de Quintana Roo.

Definiciones.- POA: Programa Operativo Anual. F: Fortalezas. O: Oportunidades. D: Debilidades. A: Amenazas. DE: Delegado Ejecutivo. DA: Dirección de Administración. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial. DEF: Departamento de Evaluación Financiera. DJ: Departamento Jurídico.





Código

Revisión

Fecha

Elaboración, presentación y autorización del plan operativo anual

MP-DE-1

1

01-06-2009

No. de actividad

Responsable Descripción de la actividad

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo, DA, DEA, DEF y DJ

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Director Administrativo, Jefes de los

Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y Jurídico

Convoca a sesiones de trabajo a las áreas de la Junta. Sesionan para definir los objetivos del siguiente año. Elabora POA con base a las políticas establecidas. Presenta y acuerda con el Presidente de la Junta el POA del siguiente año. Prepara ficha ejecutiva del POA. Presenta POA ante el Consejo de Vocales para su autorización. Revisa y autoriza el POA. Envía al Delegado ejecutivo. Emite copia del POA ya autorizado a las áreas de la Junta. Reciben copia del POA ya autorizado para la elaboración de su programa de trabajo. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha Elaboración, presentación y autorización

del plan operativo anual

MP-DE-1 1

01-06-2009

Delegado Ejecutivo DA, DEA, DEF, DJ Consejo de Vocales

Presenta POA al Consejo de Vocales

Sesionan para definir los objetivos

Presenta y acuerda con el Pdte. el POA

Fin

Redacta acta de reunión

Revisa y autoriza el POA

Elabora POA en base a las políticas

Reciben copia del POA

Sesionan para definir los objetivos

Inicio

Convoca a sesiones de trabajo

Prepara ficha ejecutiva del POA

Emite copia del POA a las áreas





Código

Revisión

Fecha

Elaboración y presentación del informe mensual y anual de actividades

MP-DE-2

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Informar mensual y anualmente al Consejo de Vocales sobre las actividades que se lleven a cabo en la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo, así como el desempeño de las Instituciones de Asistencia Privada. Normas de Operación.- Artículos 112 fracción X, 113 fracción I, 114 fracciones II y IX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracciones IV y XIV del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Delegado Ejecutivo conjuntamente con el Presidente deberá presentar un

informe mensual al Consejo de Vocales sobre las actividades que se realicen en la Junta, en beneficio del propio Órgano y de las Instituciones de Asistencia Privada, y éste será presentado en formato visual y escrito para su fácil entendimiento y comprensión.

2. El Delegado Ejecutivo conjuntamente con el Presidente deberá presentar un

informe anual al Consejo de Vocales sobre las actividades realizadas, y éste será presentado en formato visual y escrito para su fácil entendimiento y comprensión.





Código

Revisión

Fecha Elaboración y presentación del informe

mensual y anual de actividades

MP-DE-2 1

01-06-2009

No. de

actividad Responsable Descripción de la actividad

1

2

3

4

5

6

7

8

Delegado Ejecutivo

Director Administrativo, Jefes de los

Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y Jurídico

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Solicita a las áreas a través de oficio su informe mensual de actividades. Reciben solicitud, elaboran y envían el informe correspondiente al Delegado Ejecutivo. Recibe informe mensual de actividades de las áreas de la Junta. Elabora informe mensual de acuerdo a las políticas establecidas. Presenta y acuerda con el Presidente de la Junta el informe correspondiente, e integra las carpetas ejecutivas del Consejo. Presenta informe ante el Consejo de Vocales. Redacta acta de reunión del Consejo de Vocales, incluyendo los acuerdos tomados. Mismo procedimiento para la elaboración y presentación del informe anual de actividades. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha Elaboración y presentación del informe

mensual y anual de actividades

MP-DE-2 1

01-06-2009

Delegado Ejecutivo

Director Administrativo Jefes de los Departamentos de

Evaluación Asistencial, Financiera y Jurídico

Solicita a las áreas su informe mensual de actividades

Reciben solicitud, elaboran y envían informe

Recibe informe mensual de actividades

Elabora informe mensual de acuerdo a las políticas establecidas

Presenta y acuerda con el Pdte. el informe e integra las carpetas

Presenta informe ante el Consejo de Vocales

Redacta acta de reunión, incluyendo los acuerdos tomados

Fin

Inicio




V.- 2 Dirección Administrativa

Código

Revisión

Fecha Elaboración y autorización del

Programa Operativo Anual

MP-DA-1 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Integrar de manera calendarizada las actividades a realizar por las áreas de la Junta, a fin de recabar la información necesaria para la realización del anteproyecto de presupuesto. Normas de Operación.- Artículo 30 fracción XIV de la Ley Orgánica de la Administración Pública. Artículos 16, 19 y 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. El Director Administrativo presenta el programa de trabajo para autorización

del titular y acuerdo con las responsables de las áreas. 2. La elaboración del proyecto se apegará a los lineamientos establecidos por la

Secretaría de Hacienda en materia de elaboración del programa Operativo anual.





Código

Revisión

Fecha Elaboración y autorización del

Programa operativo anual

MP-DA-1 1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Director Administrativo



Director administrativo



Secretaría de salud

Secretaría de salud



Organiza los trabajos que requieren de actividad conjunta. Difunde el material técnico y de apoyo a los responsables y entrega las claves de acceso al sistema. Coordina los trabajos del proceso al interior de la junta y verifica avance de la captura en el sistema. Revisa que los materiales que integran el documento cumplan con los lineamientos técnicos y de presentación establecidos (realizar validaciones y recabar firmas). Integra el documento del programa operativo anual. Presenta el POA a la secretaria de salud para visto bueno. Recibe y revisa el documento. Procede Si no procede devuelve para su corrección. Conecta actividad 3 Si procede, firma visto bueno y devuelve. Recibe documento y elabora oficio de presentación. Presenta ante la secretaría de




hacienda POA.


Código

Revisión

Fecha

Elaboración y autorización del

anteproyecto de presupuesto de egresos

MP-DA-1 1

01-06-2009

No. de actividad


11

Secretaría de Hacienda

Recibe el POA. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Elaboración y autorización del anteproyecto de presupuesto de egresos

MP-DA-1

1

01-06-2009

Director Administrativo Secretaría de Salud Secretaría de Hacienda

Inicio

N

S

Procede

Organiza los trabajos que requieren de actividades conjuntas.

Difunde el material técnico y de apoyo a los responsables y entrega claves

de acceso.

Coordina los trabajos del proceso al interior de la junta y verifica avance.

Revisa que el documento cumpla con los lineamientos técnicos y de

presentación establecidos

Integra el documento del programa operativo anual.

Presenta el Programa Operativo Anual para su visto bueno. Recibe y revisa el documento.

Devuelve para su corrección.

Firma de visto bueno y devuelve. Recibe documento y elabora oficio

de presentación.

Presenta el programa operativo anual.

Recibe el programa operativo anual.

Fin





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de viáticos

MP-DA-2

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Gestionar oportunamente el pago de viáticos para el personal comisionado. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. . Políticas.- 1. La ministración de viáticos y pasajes se hará en base a los montos asignados

para tales partidas en el presupuesto de egresos correspondientes al ejercicio vigente.

2. Los gastos para viáticos serán los estrictamente indispensables para el

desarrollo de las comisiones para el cumplimiento de los programas autorizados.

3. Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad de

los recursos establecidos.





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de viáticos

MP-DA-2

1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7

8

9



Dirección de Política Presupuestal

Dirección de política presupuestal

Dirección de Política

Presupuestal


Dirección de Egresos



Recibe notificación de comisiones por parte del delegado ejecutivo y elabora orden de ministración de viáticos. Presenta a la dirección de política presupuestal orden de ministración de viáticos para la suficiencia presupuestal. Recibe documentación y revisa. Procede. En caso de no proceder, devuelve para su corrección. Conecta con la actividad 1. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contra recibo. Recibe documentación y elabora contrarecibo. . Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y lo canjea en caja por cheque.





Código

Revisión

Fecha

Asignación de viáticos

MP-DA-2

1

01-06-2009

No. de


10

11

12

13


Comisionado

Comisionado


Hace efectivo el cheque y entrega viáticos al comisionado. Recibe recursos para comisión. Entrega constancia de desempeño de comisión. Recibe constancia y archiva. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Asignación de viáticos

MP-DA-2

1

01-06-2009



Presupuestal

Dirección de Egresos Comisionado

Elaborar orden de ministración de viáticos, previa notificación.

Inicio

Procede N

Presenta orden de ministración de viáticos para la suficiencia

presupuestal.

Recibe documentación y revisa


Elabora documento de suficiencia presupuestal

Entrega documento

S

Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la

elaboración del contrarecibo

Recibe documentos y

elabora contrarecibos.

Entrega contrarecibo.

Recibe contrarecibo y canjea por cheque.

Hace efectivo el cheque y entrega viáticos al comisionado

Recibe constancia y archiva

Recibe recursos por comisión.

Entrega constancias de desempeño de

comisión Fin





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de Pasajes

MP-DA-3

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Gestionar oportunamente los pasajes para el comisionado. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.-

1. La ministración de viáticos y pasajes se hará en base a los montos asignados para tales partidas en el presupuesto de egresos correspondientes al ejercicio vigente.

2. Los gastos para viáticos serán los estrictamente indispensables para el

desarrollo de las comisiones para el cumplimiento de los programas autorizados.

3. Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad de los recursos establecidos.





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de Pasajes

MP-DA-3

1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Agencia de Viajes






Presupuestal


Agencia de Viajes


Recibe notificación de comisiones por parte del delegado ejecutivo y solicita a la agencia de viajes cotización de pasajes. Cotiza pasajes de acuerdo a solicitud. Recibe, cotiza y elabora solicitud de pasajes. Presenta a política presupuestal solicitud de pasajes. Recibe documentación y revisa. Procede. En caso de no proceder devuelve para su corrección. Conecta con actividad 3. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y solicita a la agencia de viajes expida los boletos y elabore factura.. Expide boletos, elabora factura y entrega documentos. . Recibe documentos y entrega




pasajes al comisionado


Código

Revisión

Fecha

Tramitación de pasajes

MP-DA-3

1

01-06-2009

No. de


11

12

13

14

15

16

Comisionado





Agencia de Viajes

Recibe pasajes. Presenta documentación a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo. Recibe documentación y elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y lo entrega a la agencia de viajes para su cobro. Presenta para su cobro el contrarecibo. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de pasajes

MP-DA-3 1

01-06-2009

Director Administrativo Agencia de Viajes


presupuestal


Solicita a agencia de viajes cotización de pasajes.

Inicio

Procede N

Recibe cotización y elabora solicitud de pasajes.

Cotiza pasajes de acuerdo a solicitud

Presenta solicitud de pasajes.

S Recibe documentos y los presenta

a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo

Elabora documento de

suficiencia presupuestal.

Entrega documentación.

Recibe doctos. Y solicita a la agencia de viajes expida boletos

y elabore factura.

Recibe documentos y entrega pasajes del comisionado

Presenta doctos. Para la elaboración del contrarecibo

Recibe pasajes

Entrega constancias de desempeño de

comisión Fin

Recibe documentación

y revisa.


Expide boletos y elabora factura y entrega

documentos

Recibe documentos y

elabora contrarecibo.


Recibe contrarecibo y lo entrega a la agencia de viajes para su cobro

Presenta contrarecibo para

su cobro





Código

Revisión

Fecha

Tramitación de orden de compra o servicio

MP-DA-4

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Adquirir de manera oportuna los bienes o servicios requeridos. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, 53 y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Artículo 60 del Reglamento de la Ley Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.-

1. El procedimiento del ejercicio del gasto mediante órdenes de compra o servicios se hará de acuerdo a lo estipulado por la Ley de Adquisiciones, Arrendamiento y Contratación de servicios relacionados con bienes muebles e inmuebles.

2 Estos gastos deberán apegarse a los criterios de austeridad y racionalidad

de los recursos establecidos.





Código

Revisión

Fecha Tramitación de orden de compra o

servicio

MP-DA-4 1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


Proveedor



Secretaría de hacienda. Dirección de política

presupuestal

Secretaría de Hacienda. Dirección de Política

Presupuestal

Secretaría de Hacienda Dirección de Política

Presupuestal


Proveedor


Solicita al proveedor presupuesto del bien o servicio requerido. Recibe solicitud y elabora presupuesto. Recibe presupuesto y elabora orden de compra o servicio. Turna orden de compra o servicio para la suficiencia presupuestal. Recibe orden de compra y revisa. Procede. En caso de no proceder, política presupuestal devuelve para su corrección. Conecta actividad 1. Si procede elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos. Recibe documentos y solicita al proveedor el producto o servicio la factura. Proporciona el servicio o el producto y la factura. . Recibe el producto o servicio y la




factura. Procede a verificar.


Código

Revisión

Fecha


MP-DA-4

1

01-06-2009

No. de


11

12

13

14

15

16


Secretaría de Hacienda. Dirección de Egresos

Secretaría de Hacienda Dirección de Egresos

Secretaría de Hacienda Dirección de Egresos


Proveedor

Envía documentos para la elaboración del contrarecibo de pago. Recibe documentos y revisa. Procede. En caso de no proceder, dirección de egresos devuelve para su corrección. Conecta con actividad 8. Si procede, elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y entrega al proveedor. Presenta para su cobro el contrarecibo. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-DA-4

1

01-06-2009

Director Administrativo Proveedor

Hacienda Política

Presupuestal

Hacienda Dirección de

Egresos

Solicita presupuesto de compra o servicio.

Inicio

Procede N

Recibe presupuesto y elabora orden de compra o servicio.

Recibe solicitud y envía presupuesto

Turna orden de compra o servicio para la suficiencia

presupuestal.

S Recibe documentos y los presenta

a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo

Elabora documento de

suficiencia presupuestal.

Entrega documentación.

Recibe doctos. Y solicita al proveedor el producto o servicio y

la factura

Recibe el producto o servicio y la factura correspondiente

Envía documentación para la elaboración del contrarecibo Elabora

contrarecibo

Fin


y revisa.


Recibe solicitud, proporciona el producto o servicio y elabora factura


y revisa.


Recibe contrarecibo y lo entrega al proveedor para su cobro

Presenta contrarecibo para

su cobro

Procede N


S





Código

Revisión

Fecha

Comprobante de fondo Revolvente

MP-DA-5 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Dar cumplimiento a la normatividad aplicable a los fondos revolventes, con la finalidad de contar con liquidez inmediata para cubrir los compromisos y necesidades de carácter urgente. Normas de Operación.- Articulo 33, fracción I de la ley Orgánica de la Administración Pública Estatal. Articulo 2, 41, 42, 49, y 55 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Norma para la asignación de viáticos y autorización de pasajes emitida por la Secretaría de Hacienda del Estado. Políticas.-

1. Los recursos del fondo serán destinados a la adquisición de bienes y contratación de servicios de carácter urgente.

2. La comprobación del fondo deberá realizarse cada mes en un tiempo no

mayor de 10 días naturales al cierre del mes que se está comprobando.





Código

Revisión

Fecha


MP-DA-5 1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7

8

9






Presupuestal





Reúne la documentación comprobatoria del mes a enterar y elabora los recibos pendientes. Presenta a la dirección de política presupuestal la comprobación del fondo para la suficiencia presupuestal. Recibe y revisa la documentación. Procede. Si no procede, devuelve para su corrección. Conecta con la actividad 1. Si procede, elabora documento de suficiencia presupuestal. Entrega documentos Recibe documentos y los presenta a la dirección de egresos para la elaboración del contrarecibo correspondiente. Recibe documentación y elabora contrarecibo. Entrega contrarecibo. Recibe contrarecibo y presenta a caja para su cobro.




10

Dirección de caja

. Recibe contrarecibo y entrega cheque.


Código

Revisión

Fecha


MP-DA-5

1

01-06-2009

No. de


11


Hace efectivo el cheque recibido. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-DA-5 1

01-06-2009



presupuestal


Dirección de Caja

Reúne la documentación comprobatoria y elabora los recibos correspondientes.

Inicio

Procede N

Presenta la comprobación del fondo para la suficiencia

presupuestal.

Recibe y revisa la documentación

S

Recibe documentos y los presenta para la elaboración del

contrarecibo.

Presenta doctos. Para la elaboración del contrarecibo

Recibe contrarecibo y entrega cheque


Elabora documento de suficiencia presupuestal.

Recibe documentos y

elabora contrarecibo.


Recibe contrarecibo y presenta a caja para su cobro

Entrega documentos





Código

Revisión

Fecha

Pago de Salarios

MP-DA-6 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Efectuar puntualmente el pago de los salarios a los trabajadores. Normas de Operación.- Artículos 19, 20, 21, y 25 del reglamento de condiciones generales de trabajo de los trabajadores al servicio del poder ejecutivo del estado. Artículo 51 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y gasto Público del estado de Quintana Roo. Políticas.-

1. El director administrativo llevará el control de asistencias e incidencias del personal y turnará mensualmente a la oficialía mayor de gobierno las listas de asistencia para la elaboración de las nóminas de sueldos.

2. El pago de los salarios será de acuerdo al tabulador de sueldos vigente.

Fin





Código

Revisión

Fecha

Pago de salarios

MP-DA-6 1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7








Recoge en la dirección de caja de nómina y comprobante de transferencia. Elabora cheque por el importe de la nómina. Presenta cheque al banco para su cobro. Realiza el pago de los sueldos a los trabajadores. Elabora oficios de devolución de nóminas debidamente firmadas. Devuelve las nóminas firmadas. Recibe nóminas originales y archiva. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Pago de salarios

MP-DA-6

1

01-06-2009

Director Administrativo Dirección de Caja

Recoge nóminas y comprobante de transferencia

Elabora cheque por el importe de la nómina.

Devuelve las nóminas firmadas

Presenta cheque al banco para su cobro

Fin

Realiza el pago de los sueldos a los trabajadores

Elabora oficio de devolución de nóminas

Inicio

Recibe nóminas originales y archiva.





Código

Revisión

Fecha

Contratación de personal

MP-DA-4 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Contratar al personal que cumpla con los requisitos previstos de tal manera que se garantice su eficiente desempeño. Normas de Operación.- Artículo 39 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Ley de los Trabajadores al Servicio de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial de los Ayuntamientos y Organismos Descentralizados del Estado de Quintana Roo. Reglamento de Condiciones Generales de Trabajo. Artículo 114 fracción V de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Para la contratación de personal se publicará una convocatoria en un medio

impreso para invitar a los aspirantes y elegir al que cubra el perfil requerido. 2. La contratación de personal se sujetará a los lineamientos establecidos por la

Oficialía Mayor de Gobierno. 3. El candidato seleccionado recibirá un curso de inducción al puesto.





Código

Revisión

Fecha


MP-DA-4

1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

Director

Administrativo




Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo

Elabora convocatoria para contratación de acuerdo a las necesidades de la Junta y la envía para su publicación en un periódico de circulación local. Recopila solicitudes de aspirantes y verifica que estén completas y correctas. Realiza entrevista previa a los aspirantes y archiva de manera temporal la documentación curricular de cada aspirante. Procede. Elabora y turna reporte a la Delegación Ejecutiva de los aspirantes que cumplan con el perfil requerido. Recibe reporte y entrevista a los aspirantes que sí cumplen con los requerimientos del puesto. Elige al candidato idóneo para ocupar la vacante y notifica a la Dirección Administrativa quien fue




la persona seleccionada para proceder a su contratación.


Código

Revisión

Fecha


MP-DA-4

1

01-06-2009

No. de


7

8

9

Director

Administrativo



Recibe instrucciones de contratar a la persona seleccionada. Notifica al aspirante su aceptación para que éste reúna toda la documentación requerida por la Oficialía Mayor de Gobierno. Presenta a Oficialía Mayor de Gobierno oficio de contratación, alta del ISSSTE y documentación de la persona contratada. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-DA-4

1

01-06-2009

Director Administrativo Delegado Ejecutivo

Elabora convocatoria para contratación y envía para publicar

Recopila solicitudes y verifica que estén completas y correctas

Procede

Si

No Se rechazan

Realiza entrevista y archiva documentación temporalmente

Elabora y turna reporte de los aspirantes que cumplan

Recibe reporte y entrevista a los aspirantes que sí cumplen.

Elige al candidato idóneo para ocupar vacante y notifica

Recibe instrucciones de contratar a la persona seleccionada

Fin

Notifica al aspirante su aceptación, para que reúna documentación

Presenta a Oficialía Mayor oficio de contratación y demás doctos.

Inicio




V.- 3 Departamento de Evaluación Asistencial

Código

Revisión

Fecha Asesoría en la elaboración y entrega del

programa de trabajo anual de las I.A.Ps

MP-DEA-1 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Brindar a las Instituciones de Asistencia Privada las herramientas necesarias para la elaboración y entrega de su programa de trabajo anual a la Junta. Las instituciones deben sustentar su labor asistencial con un programa de trabajo, ya que es fundamental para ellas y para la propia Junta, debido a que establece un marco de referencia, que permite ubicar las necesidades de la población, evaluar los objetivos e identificar los indicadores hacia los cuales va dirigida la acción. Normas de Operación.- Artículo 85 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las Instituciones de Asistencia Privada constituidas conforme a la Ley de

Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo, deberán elaborar un programa de trabajo anual con base al formato para la elaboración de dicho documento.

2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial brindará la asesoría

necesaria cada año, a las Instituciones de Asistencia Privada a efecto de que realicen el programa de trabajo correspondiente.

3. Las Instituciones de Asistencia Privada entregarán al Departamento de

Evaluación Asistencial el programa de trabajo del año siguiente a más tardar el primero de diciembre de cada año.

Definiciones.- Programa de trabajo anual: Es un plan que establece detalladamente los




objetivos y actividades que se realizarán dentro de un año calendario. I.A.P. Institución de Asistencia Privada. D.E.A. Departamento de Evaluación Asistencial


Código

Revisión

Fecha

Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps

MP-DEA-1

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

I.A.P

Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial

Jefe del Departamento de

Evaluación Asistencial

I.A.P

I.A.P




I.A.P

I.A.P

Solicita asesoría al DEA para la elaboración del programa de trabajo anual, vía telefónica o personal. Recibe solicitud y programa cita. Entrega formato para la elaboración del programa de trabajo anual y asesora. Recibe formato y elabora el programa de trabajo anual conforme a la asesoría proporcionada y a los lineamientos establecidos en el formato para la elaboración del documento. Entrega programa de trabajo anual al DEA. Recibe y revisa programa de trabajo anual de la I.A.P. Envía observaciones a la I.A.P. para que modifique el programa. Recibe observaciones y modifica el programa de trabajo anual. Integra el programa de trabajo anual y entrega al DEA.




Termina procedimiento.


Código

Revisión

Fecha

Asesoría en la elaboración y entrega del programa de trabajo anual de las I.A.Ps

MP-DEA-1

1

01-06-2009

Institución de Asistencia Privada Jefe de departamento de Evaluación Asistencial

Inicio

Solicita Asesoría al DEA

Entrega formato para la elaboración del programa de trabajo y asesora

Recibe y elabora programa de trabajo

Entrega programa de trabajo Recibe y revisa programa de trabajo

Envía observaciones Recibe observaciones y modifica

Integra el Programa de Trabajo y envía al DEA

Recibe solicitud y programa cita





Código

Revisión

Fecha Revisión, emisión del dictamen y autorización del

programa de trabajo anual de las I.A.Ps

MP-DEA-2 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Evaluar los objetivos y actividades que realizarán las Instituciones de Asistencia Privada en un año calendario, con el fin de llevar un registro integral y ordenado de sus acciones, así como emitir el dictamen correspondiente conforme a lo establecido en la Ley de la materia para su respectiva autorización. Normas de Operación.- Artículos 85 y 112 fracción IX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las Instituciones de Asistencia Privada entregarán al Departamento de

Evaluación Asistencial el programa de trabajo del año siguiente a más tardar el primero de diciembre de cada año.

2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial evaluará y emitirá el

dictamen correspondiente para que el Consejo de Vocales de la Junta autorice el programa de trabajo anual que presenten las Instituciones de Asistencia Privada en términos de Ley, emitiendo en su caso, recomendaciones tendientes a mejorar el cumplimiento de su objeto social.

Definiciones.- Programa de trabajo anual: Es un plan que establece detalladamente los objetivos y actividades que se realizarán dentro de un año calendario, e incluye la mención del presupuesto para el mismo. Registro: Anotación de información en forma integral y ordenada.

Fin




I.A.P. Institución de Asistencia Privada.


Código

Revisión

Fecha

Revisión, emisión del dictamen y autorización del programa de trabajo anual de las I.A.Ps

MP-DEA-2

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

I.A.P






Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Entrega su programa de trabajo anual al DEA. Recibe programa de trabajo anual para revisión y análisis. Revisa, analiza y evalúa el programa de trabajo anual de la I.A.P. Si o No. No. Conecta con la actividad No.4. Si. Aprueban Elabora dictamen y prepara la ficha ejecutiva para el Consejo de Vocales. Dictamen y ficha ejecutiva del programa de trabajo de la I.A.P a la DE. Recibe dictamen y ficha ejecutiva, y presenta al Consejo de Vocales. Revisa y autoriza el programa de trabajo anual de la I.A.P.





Código

Revisión

Fecha


MP-DEA-2

1

01-06-2009

No. de actividad


8

9

10

11

12

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo



I.A.P

Redacta acta de reunión del Consejo de Vocales. Comunica al DEA la autorización correspondiente y emite copia del acta de reunión del Consejo de Vocales. Recibe notificación de autorización del programa de trabajo anual de la I.A.P. Notifica a la I.A.P la autorización de su programa de trabajo anual con copia al DEF. Recibe notificación y ejecuta su programa de trabajo anual Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-DEA-2

1

01-06-2009

IAP Jefe de depto. de

Evaluación Asistencial Delegado Ejecutivo Consejo de Vocales





Código

Revisión

Fecha

Asesoría en gestión de recursos para las I.A.Ps

MP-DEA-3

1

01-06-2009

Recibe para revisión y autorización

No,

Inicio

Recibe para revisión y análisis

Revisa, analiza y evalúa

Si

Conecta con actividad No. 1

Elabora dictamen y prepara ficha

ejecutiva

Dictamen y ficha ejecutiva

Recibe y presenta dictamen y ficha

ejecutiva

Redacta acta de reunión del C. de V.

Comunica al Jefe de eval. Asistencial

autorización

Recibe notificación de autorización

Notifica a la IAP la autorización

Recibe notificación y ejecuta

Fin

Entrega el programa de trabajo anual

Aprueban




Objetivo del procedimiento.- Asesorar y apoyar a las Instituciones de Asistencia Privada legalmente constituidas en la gestión de recursos a nivel local, nacional e internacional, así como en la obtención de donativos en efectivo y/o en especie y su debida rendición de cuentas ante los donantes. Normas de Operación.- Artículo 95 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial brindará oportunamente a

las Instituciones legalmente constituidas como Instituciones de Asistencia Privada y que cuenten con la autorización vigente para recibir donativos deducibles del Impuesto Sobre la Renta, las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local, nacional e internacional.

2. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial deberá revisar, analizar y

evaluar la viabilidad de los programas y proyectos de las Instituciones que pretendan presentar para la obtención de apoyos técnicos, económicos y/o en especie.

3. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial proporcionará, la asesoría

y el apoyo correspondiente para la gestión de recursos, previa solicitud de las Instituciones.

Definiciones.- Aplicaciones de recursos: Son los esquemas de asignaciones de donativos en efectivo y/o en especie para la ejecución de un programa o proyecto. Donatarias Autorizadas: Son las instituciones autorizadas por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para recibir donativos deducibles del ISR. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial IAP: Institución de Asistencia Privada





Código

Revisión

Fecha


MP-DEA-3 1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

10




I.A.P

I.A.P

I.A.P




I.A.P


I.A.P

Investiga y registra las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local, nacional e internacional. Integra y envía aplicaciones de recursos a las IAP. Recibe y revisa aplicaciones de recursos. Determina los programas y proyectos para los cuales solicitará recursos en efectivo y/o en especie. Solicita asesoría al DEA. Recibe solicitud y programa cita. Revisa, evalúa y asesora a la IAP en la gestión de recursos de sus programas. Elabora e integra la gestión de recursos con la asesoría proporcionada, y envía al DEA. Recibe y revisa la gestión de recursos de la IAP, y emite las observaciones en su caso. Recibe observaciones, corrige la gestión y envía al donante. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-DEA-3 1

01-06-2009

Jefe del departamento de Evaluación

Asistencial Institución de Asistencia Privada

Inicio

Investiga y registra las aplicaciones de recursos disponibles a nivel local,

nacional e internacional

Integra y envía aplicaciones de recursos a la IAP

Recibe y revisa aplicaciones de recursos

Determina los programas y proyectos para los cuales solicitará recursos

Solicita asesoría al DEA

Recibe solicitud y programa cita

Revisa, evalúa y asesora a la IAP en la gestión de recursos de sus

programas

Elabora e integra la gestión de recursos con la asesoría

proporcionada, y envía al DEA

Recibe observaciones, corrige la gestión y envía al donante Recibe y revisa la gestión de recursos

de la IAP, y emite las observaciones en caso de que hubieran

Fin





Código

Revisión

Fecha Elaboración y actualización del registro de

Instituciones de Asistencia Privada

MP-DEA-4 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Llevar un adecuado y eficiente registro de las Instituciones de Asistencia Privada legalmente constituidas por la Junta de Asistencia Social Privada de Quintana Roo, de conformidad a la resolución que se tome. Normas de Operación.- Artículo 47, 112 fracción ll de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracción XV del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial será el responsable de

establecer, operar, actualizar y difundir el registro de Instituciones de Asistencia Privada del Estado de Quintana Roo, en acuerdo con el Delegado Ejecutivo.

2. Se registrará únicamente a las Instituciones legalmente constituidas e

inscritas ante la Junta de Asistencia Social Privada del Estado de Quintana Roo.

3. El registro de Instituciones deberá contener para su fácil manejo lo siguiente:

- Número de IAP - Nombre de la IAP - Fecha de constitución - Objeto social - Ubicación - Teléfono - E-mail - Presidente y Patronato - DAN y DAI - Status

Definiciones.- DAN: Donataria Autorizada Nacional. DAI: Donataria Autorizada Internacional.





Código

Revisión

Fecha

Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada

MP-DEA-4

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6





Jefes de los Departamentos de Evaluación Financiera y

Jurídico

Jefe del Departamento Jurídico


Recopila de los expedientes información necesaria para el registro de la IAP que cause alta y/o baja. Establece registro ordenado de la Institución de Asistencia Privada, cumpliendo con las políticas establecidas. Opera y actualiza el registro de Instituciones de Asistencia Privada y envía a los DEF y DJ. Reciben copia del registro y archivan en el expediente correspondiente. En caso de alta y/o baja de una IAP notifica al DEA para el registro correspondiente. Recibe notificación de alta y/o baja de una Institución. Conecta con la actividad No.2. Termina procedimiento.


Código

Revisión

Fecha




Fin

Inicio

Recopila información para el registro

En caso de altas y/o bajas de IAPs

Notifica al DEA, para el registro

Recibe registro y archiva

Recibe registro y archiva

Opera y actualiza el registro y envía

Recibe notificación de alta y/o baja

A

A

Establece registro ordenado de la l.A.P.

B

B

Elaboración y actualización del registro de Instituciones de Asistencia Privada

MP-DEA-4

1

01-06-2009

Jefe de departamento de Evaluación Asistencial Departamento Jurídico Jefe de departamento de

Evaluación Financiera

V.- 4 Departamento de Evaluación Financiera

Código

Revisión

Fecha

1

1

2

2




Aprobación del presupuesto de ingresos, egresos e inversiones de las I.A.Ps

MP-DEF-1

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Cumplir con lo establecido en la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo, mediante la asesoría proporcionada a las Instituciones de Asistencial Privada, para que puedan determinar anticipadamente la manera en la que pretenden obtener ingresos y la aplicación de los mismos por un periodo anual. Normas de Operación.- Artículos 85 y 112 fracción IX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las Instituciones de Asistencia Privada deberán elaborar el presupuesto anual

de acuerdo a los formatos otorgados por el Departamento de Evaluación Financiera.

2. Se deberá entregar a más tardar el primero de diciembre de cada año. 3. El Jefe del Departamento de Evaluación Financiera brindará la asesoría

necesaria para la elaboración del presupuesto anual. Definiciones.- Presupuesto: Estimación anticipada de los gastos e ingresos. Ingreso: Es todo lo que se percibe u obtiene de donativos, ya sea en especie o en efectivo, asimismo, por la venta de bienes y servicios. Egreso: Erogación, desembolso. Inversión: Colocación de un capital en alguna actividad comercial o civil durante un cierto tiempo con el fin de obtener un rendimiento, ya sea en forma de utilidades o interés del referido capital.


Código

Revisión

Fecha





MP-DEF-1

1

01-06-2009

No. de actividad Responsable Descripción de la actividad

1

2

3

4

5

6

7

8

Jefe del Departamento

de Evaluación Financiera

IAP

Jefe del Departamento de Evaluación Financiera


de Evaluación Financiera

IAP

IAP



Entrega formatos del presupuesto de ingresos, egresos e inversiones a la IAP. Recibe formatos del presupuesto y solicita asesoría al DEF. Programa cita con la IAP. Asesora a la IAP en la elaboración del presupuesto anual. Analiza y determina las actividades a realizar para poder presupuestar los ingresos, egresos e inversiones en activo fijo durante un ejercicio fiscal. Elabora presupuesto anual y turna al DEF para su revisión Recibe y revisa el presupuesto anual. Si o No Si no cumple, se marcarán las observaciones correspondientes y se enviarán a la IAP para su corrección. Si cumplen se elabora dictamen. Elabora dictamen, ficha ejecutiva del presupuesto anual de la IAP y turna a la DE.


Código

Revisión

Fecha





MP-DEF-1

1

01-06-2009

No. de


9

10

11

12

13

14

15

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo

Delegado Ejecutivo



IAP

Recibe dictamen, ficha ejecutiva y presenta al Consejo de Vocales. Revisa y autoriza el presupuesto anual de la IAP. Redacta acta de reunión del Consejo de Vocales. Comunica al DEF la autorización correspondiente y emite copia del acta de reunión del Consejo de Vocales. Recibe notificación de autorización del presupuesto anual de la IAP. Notifica a la IAP la autorización de su presupuesto anual con copia al DEA. Recibe notificación y ejecuta el presupuesto anual. Termina procedimiento.


Código

Revisión

Fecha


MP-DEF-1

1

01-06-2009

Jefe departamento de Evaluación Financiera IAP Delegado Ejecutivo Consejo de

Vocales




V.- 5 Departamento Jurídico

Código

Revisión

Fecha

Atención de los juicios testamentarios en los que la Junta o alguna I.A.P sea parte

MP-DJ-1

1

01-06-2009

Fin

Inicio

Entrega formatos del

presupuesto a la IAP

Analiza y determina las act. a realizar

Recibe y revisa el presupuesto

l Elabora

presupuesto y turna al DEF

Elabora dictamen, ficha

ejecutiva y turna

Recibe y presenta al Consejo de

Vocales

Programa cita con la IAP

¿Cumple?

Asesora en la elab. del

presupuesto

No

Si

Redacta acta de reunión

Comunica al DEF y emite

copia

Recibe notificación de autorización

Notifica autorización a la IAP, con copia al

DEA

Recibe notificación y

ejecuta presupuesto

anual

Revisa y autoriza el

presupuesto

Recibe formatos y

solicita asesoría




Objetivo del Procedimiento.- Dar cabal cumplimiento a las disposiciones testamentarias, en las que se disponga la creación de una fundación y que afecte bienes por herencia o legado, ya sea interviniendo directamente o bien coadyuvando con la persona designada para tramitar el juicio testamentario. Normas de Operación.- Artículos 46, 49, 51 al 70 y 126 de la Ley de Asistencia Social en relación con los artículos 499, 500, 1227, 1241, 1428 y 1429 y demás aplicables del Código Civil y 715, 176, 736 y demás relativos y aplicables del Código de Procedimientos Civiles, todos los ordenamientos citados vigentes en el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Todo asunto que entre al departamento jurídico deberá dársele entrada al

Registro Interno de Control del mismo, marcando en el registro la fecha en que se dio por concluido.

2. Mensualmente el titular del departamento elaborará un reporte sobre los avances de los juicios, cuantos entraron, su seguimiento, etapa del proceso, cuantos concluyeron, cuántos están pendientes.

3. En caso de que se concluya un juicio y se determine la constitución de una institución derivada de un juicio testamentario, informar a las áreas de Evaluación Financiera y Asistencial.

Definiciones.- I.A.P: Institución de Asistencia Privada. DE: Delegado Ejecutivo Testamento: Es un acto personalísimo, revocable y libre por el cual una persona capaz dispone de sus bienes y derechos y declara o cumple deberes para después de su muerte. Herencia: Es la sucesión en todos los bienes de una persona y en todos sus derechos y obligaciones que no se extinguen con la muerte. Fundación: Persona Jurídica que se constituye mediante la afectación de bienes de propiedad particular a fines asistenciales, educativos y culturales. Legado: Especie de mandas o donaciones que se hacen en testamento.


Código

Revisión

Fecha





MP-DJ-1

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

Juez de lo familiar

en turno

Presidente



Juez de lo familiar

en turno


Avisa al Presidente de la Junta de la radicación de un juicio sucesorio, en el que existe disposición testamentaria a favor de una Institución de Asistencia Privada o de la Junta de Asistencia Social en general. Recibe, analiza escrito y remite al Departamento Jurídico. Recibe y elabora los escritos pertinentes al Juez de lo familiar, firmados por el Presidente, con el fin de intervenir en el procedimiento. Presenta las promociones al Juez. Recibe y acuerda. Una vez acreditada la personalidad, procede al análisis del expediente en el cual pueden presentarse tres supuestos: 1.- Que el testador designe sus bienes a una I.A.P ya constituida.


Código

Revisión

Fecha





MP-DJ-1

1

01-06-2009

No. de actividad


7

8

9

10

11


Jurídico



Presidente y Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

En este sentido elabora y notifica el escrito firmado por el Presidente, comunicando a la Institución que tiene el carácter de heredera en un juicio testamentario, a fin de que comparezca y haga valer sus derechos. 2.- Que la voluntad del testador fuera que se constituyera una Fundación.

En este sentido nombra a un representante a fin de cumplir con ese objetivo, y en forma paralela da seguimiento al juicio testamentario hasta la adjudicación de los bienes materia del testamento. 3.- Que el testador no indique a que institución se hereda. En ese sentido elabora y turna su informe al Presidente con copia a la Delegación Ejecutiva a fin de que el Consejo de Vocales designe a la(s) institución(es) que será(n) favorecida(s) o se crea una nueva institución. Reciben informe y la DE pone a consideración del Consejo de Vocales. Revisa y acuerda en el sentido de : a.- Destinar la herencia a favor de una institución ya constituida, a la cual se les comunica mediante oficio firmado por el


Código

Revisión

Fecha





MP-DJ-1

1

01-06-2009

No. de


12

13

Delegado Ejecutivo


Presidente y dirigido al patronato, para que intervenga en el juicio, con asistencia de la Junta da seguimiento. b.- Crear una nueva institución, la Junta acuerda que a través del representante designado se lleven a cabo las diligencias correspondientes. Levanta acta de sesión y remite copia al Departamento Jurídico, para su cumplimiento. Recibe y elabora un reporte mensual de avances indicando las distintas etapas de los procedimientos sucesorios que se están llevando a cabo. Termina procedimiento.


Código

Revisión

Fecha


MP-DJ-1

1

01-06-2009




Juez de lo Familiar Presidente

Jefe departamento Jurídico

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales


Código

Revisión

Fecha Formulación de contratos de arrendamiento por un

Inicio Recibe y elabora los escritos

pertinentes al Juez

Presenta las promociones

al Juez Recibe y acuerda

Procede al análisis del expediente, en

el cual pueden presentarse 3

supuestos

Recibe, analiza escrito

y remite al Departamento

Jurídico Avisa al Presidente

Elabora y notifica a la IAP el carácter

de heredera (supuesto 1) Reciben

informe y envía al DE de

Vocales

Revisa y acuerda

Recibe y elabora un reporte mensual

de avances

Fin

Nombra a un representante, para cumplir el objetivo

(Supuesto 2)

Elabora y turna informe al Presidente

con copia a la DE (Supuesto 3)

Pone a consideraci

ón del Consejo de

Vocales

Levanta acta de sesión y

remite copia, para su

cumplimiento




tiempo menor a tres años, comodato y de colaboración para las I.A.Ps

MP-DJ-2 1 01-06-2009

Objetivo del Procedimiento.- Proporcionar a las Instituciones de Asistencia Privada información de los requisitos legales necesarios para la formulación de contratos instruyéndolos de las obligaciones y derechos que contraen a la celebración de los mismos, con el fin de garantizar la legalidad y la buena administración de los bienes de la Institución. Normas de Operación.- Artículo 83 fracción VII y demás relativos aplicables de la Ley de Asistencia Social, en relación con los artículos 2810, 2548, 2662 del Código Civil. Todos los ordenamientos citados vigentes en el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Llevar un control de las personas que solicitan la asesoría. Definiciones.-

Comodato: Contrato por el cual el comodante concede temporal y gratuitamente, el uso determinado de un bien al comodatario.

Comodatario: Es el que tima a préstamo una cosa no fungible, para servirse de ella hasta cierto tiempo y para determinado uso, con la obligación de devolverla y de modo gratuito.

Fungible: Dícese de las cosas o bienes en que cada uno de ellos, dentro de su especie, equivale a otro de la misma clase. Arrendamiento: Contrato por el cual una persona concede temporalmente a otra el uso y en ocasiones también el goce de un bien, a cambio de un precio cierto y determinado, en dinero o en especie, que el arrendatario pagará al arrendador periódicamente y mientras dura ese uso o ese goce. DJ: Departamento Jurídico


Código

Revisión


tiempo menor a tres años, comodato y de

MP-DJ-2 1

01-06-2009




colaboración para las I.A.Ps

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

IAP


IAP


Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial y

Financiero.


Solicita por escrito al DJ, la formulación de un contrato. Recibe y verifica solicitud y anexos. Si o No. En caso de que no cumpla, el DJ solicita los datos necesarios, para la elaboración del contrato. Recibe, recaba y envía los datos que le fueron solicitados al DJ. Si cumple continua proceso Estudia, analiza y remite copia a los DEA y DEF solicitándoles el dictamen sobre la viabilidad del contrato solicitado. Reciben, elaboran y remiten su dictamen al DJ. Recibe dictámenes, elabora el contrato solicitado y lo remite a la Institución de Asistencia Privada que lo solicito.


Código

Revisión


tiempo menor a tres años, comodato y de

MP-DJ-2 1

01-06-2009




colaboración para las I.A.Ps

No. de actividad


7

8

IAP


Recibe, celebra contrato, archiva y remite copia al DJ. Recibe y conserva en el expediente correspondiente copia del contrato. Termina procedimiento.


Código

Revisión


tiempo menor a tres años, comodato y de colaboración para las I.A.Ps

MP-DJ-2

1

01-06-2009




IAP


Jefes de Departamentos de Evaluación Asistencial y

Financiera


Código

Revisión

Fecha Revisión y autorización de contratos de

arrendamiento por más de tres años, compraventa o cualquier acto de dominio para las I.A.Ps

MP-DJ-3

1

01-06-2009

Fin

Inicio

Solicita por escrito la formulación de un

contrato

Recibe y verifica solicitud y anexos

Reciben, elaboran y remiten su dictamen

Cumple

Estudia, analiza y remite copia, solicitando

dictámenes

Recibe, recaba y envía los datos que le fueron

solicitados

1

1

Si

No DJ solicita los datos necesarios para la

elaboración del contrato

Recibe dictámenes, elabora dictamen final y

lo remite

Recibe, celebra contrato, archiva y

remite copia

Recibe y conserva en el expediente copia del

contrato




Objetivo del Procedimiento.- Proporcionar, Informar los requisitos legales, que deben contener los contratos a fin de garantizar la legalidad y seguridad jurídica de los bienes de una Institución de Asistencia Privada. Normas de Operación.- Artículos 77 párrafo segundo, 83 Fracciones VII, VIII y XII, 112 fracción XVI, 129 y demás relativos aplicables de la Ley de Asistencia Social, en relación con los artículos 2810, 2548, 2676 y demás relativos y aplicables del Código Civil. Políticas.- 1. Llevar un control de las personas que solicitan la asesoría, tomar sus datos

generales. Definiciones.- Arrendamiento: Contrato por el cual una persona concede temporalmente a otra el uso y en ocasiones también el goce de un bien, a cambio de un precio cierto y determinado, en dinero o en especie, que el arrendatario pagará al arrendador periódicamente y mientras dura ese uso o ese goce. Compraventa: Contrato en el cual cada uno de las partes transfiere a otra la propiedad de un bien, a cambio de un precio cierto y en dinero.


Código

Revisión



MP-DJ-3

1

01-06-2009




No. de


1

2

3

4

IAP


IAP


Solicita por escrito al DJ la revisión y autorización de un contrato de arrendamiento, compraventa o de cualquier otro acto de dominio. Recibe y verifica solicitud y contrato anexo. Si o No cumple En caso de que no cumpla con los lineamientos establecidos el DJ indica sugerencias señalando las modificaciones, de las cláusulas que lo requieran, en caso de que el contrato presentado sea lesivo para los intereses de la institución. Recibe, realiza las modificaciones solicitadas y envía al DJ para su revisión. Si, continua el proceso Estudia, analiza y remite copia a los DEF y DEA solicitándoles el dictamen de acuerdo a su especialidad.


Código

Revisión



MP-DJ-3

1

01-06-2009




No. de actividad


5

6

7

8

9

10

11

12

Jefes de los Departamentos de

Evaluación Asistencial y Financiero.


Jurídico

Presidente Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo


IAP


Reciben, elaboran y remiten su dictamen al DJ. Recibe dictámenes, elabora dictamen final y lo turna al Presidente con copia a la DE. Reciben dictamen y el DE presenta al Consejo de Vocales. Revisa y autoriza la celebración del contrato solicitado. Levanta acta de sesión y remite copia al DJ. Recibe, elabora y envía oficio firmado por el Presidente del acuerdo de autorización al patronato de la IAP. Recibe oficio de autorización, celebra contrato y remite copia al DJ. Recibe y conserva en el expediente correspondiente copia del contrato. Termina procedimiento.


Código

Revisión



MP-DJ-3

1

01-06-2009




IAP

Jefe del departamento

Jurídico

Jefe del departamento de Evaluación Asistencial y

Financiera Presidente Consejo de

Vocales

Inicio

Solicita por escrito la revisión y

autorización de un

contrato

Recibe y verifica

solicitud y contrato anexo

Reciben, elaboran y remiten su dictamen

Cumple

Estudia, analiza y

remite copia, solicitando dictámenes

Recibe, realiza las modificacio

nes solicitadas

y envía

Se indica sugerencias señalando

las modificacion

es pertinentes

Recibe dictámenes,

elabora dictamen final y

lo turna al Presidente con copia a la DE

Reciben y el DE

presenta al

Consejo de

Vocales

Revisa y autoriza

la celebraci

ón del contrato solicitad

o

Levanta acta de sesión y remite copia

Recibe, elabora y envía oficio del

acuerdo de autorización

Fin

Si

No

Recibe y conserva en el

expediente copia del contrato

Recibe oficio de

autorización, celebra

contrato y remite copia




Objetivo del procedimiento.- Contar con un documento planificado que marque las estrategias y acciones a seguir, para el logro eficiente y eficaz de las funciones operativas de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Evaluación Financiera y Jurídico. Los departamentos operativos juegan un papel importante y fundamental frente a las instituciones, ya que se encargan de cuidar, asesorar y supervisar el servicio asistencial que prestan, con el fin de que cumplan con el objeto asistencial por el cual fueron creadas, así como el adecuado manejo de sus operaciones contables y legales. Normas de Operación.- Artículo 12 fracciones IV y V del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. Los Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Evaluación

Financiera y Jurídico, elaborarán y entregarán al Delegado Ejecutivo anualmente el programa de trabajo del área, basado en el plan operativo anual de la Junta. En éste se deberán indicar la presentación, los antecedentes, el objetivo general, los objetivos específicos, las estrategias y acciones, el cronograma de trabajo y un resumen ejecutivo.

2. El programa de trabajo deberá coadyuvar al funcionamiento eficiente y eficaz

del área y de las Instituciones de Asistencia Privada del Estado de Quintana Roo.

Definiciones.- Programa de trabajo: Es un plan que establece detalladamente los objetivos y actividades que se realizarán dentro de un año calendario. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial. DEF: Departamento de Evaluación Financiera. DJ: Departamento Jurídico.




V.- 6 Procedimientos Generales

Código

Revisión

Fecha Elaboración y entrega del

Programa de Trabajo de cada Área

MP-PG-1 1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

Delegado Ejecutivo

Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial,

Financiera y Jurídico









Delegado Ejecutivo

Entrega plan operativo Anual de trabajo a los departamentos. Reciben y revisan el plan operativo anual de la Junta de Asistencia Social Privada. Determinan las líneas de acción del programa de trabajo de su departamento. Elaboran programa de trabajo de acuerdo a las políticas establecidas. Revisan e integran el programa de trabajo de su departamento. Envían programa de trabajo a la DE para su revisión y aprobación. Recibe y revisa el programa de trabajo de los departamentos. ¿Cumple? En caso de que no cumpla con los lineamientos establecidos en el





Código

Revisión



MP-PG-1 1

01-06-2009

No. de


8

9

10

Delegado Ejecutivo





Plan Operativo Anual de la Junta se marcarán las observaciones al programa de trabajo, y se enviarán a los departamentos para su corrección. Conecta con la actividad No.4. Emite autorización. Reciben autorización del programa de trabajo. Ejecutan programa de trabajo ya autorizado. Termina procedimiento.





Código

Revisión



MP-PG-1 1

01-06-2009

Delegación Ejecutiva DEA, DEF Y DJ

Inicio

Entrega POA

Reciben y revisan POA

Determinan líneas de Acción

Elaboran Programa de Trabajo

Revisan e integran el PT

Envían Programa de Trabajo

Recibe y revisa el Programa Trabajo de los Departamentos

No

Si

Ejecutan Prog. de Trabajo

2

2

Reciben autorización

Emite autorización

Fin

¿Cumple?





Código

Revisión

Fecha

Constitución y transformación de Instituciones

MP-PG-2 1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Brindar a las personas y/o grupos interesados en constituir una I.A.P o transformar una A.C en I.A.P, la información básica para que constituyan una nueva institución, así como la indispensable para la elaboración del programa de trabajo, proyecto de viabilidad financiera, proyecto de estatutos y solicitud debidamente requisitados. Asimismo y con base a lo anterior, autorizar la creación y transformación de las instituciones. Normas de Operación.- Artículos 46-51 y 112 fracciones II, III, V, VI, XI y XVIII de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracciones IX, X y XI del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. La asesoría deberá proporcionar a las personas y/o grupos interesados los

elementos necesarios para la constitución y/o transformación de una I.A.P. 2. Las áreas sustantivas de la Junta deberán promover la constitución y/o

transformación, y entregarán el Manual Informativo correspondiente, junto con las guías para la elaboración del programa de trabajo, proyecto de viabilidad financiera, proyecto de estatutos y solicitud.

3. Las áreas sustantivas de la Junta deberán apoyar a los interesados en

constituir y/o transformar una institución en la formulación del programa de trabajo, proyecto de viabilidad financiera, proyecto de estatutos y solicitud.

4. El solicitante deberá cumplir con todos los ordenamientos que estable la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo en el trámite de constitución y/o transformación de una Institución de Asistencia Privada.

Definiciones.- I.A.P. Institución de Asistencia Privada. A.C. Asociación Civil. Constitución: Acción o efecto de constituir; formación o establecimiento de una cosa o un derecho. Transformación: Notable cambio, conversión de una cosa o otra distinta. DEA: Departamento de Evaluación Asistencial DEF: Departamento de Evaluación Financiera DJ: Departamento Jurídico





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

Grupo de personas o

Asociación Civil



Grupo de personas o Asociación Civil








Solicita asesoría para la constitución y/o transformación de una IAP. Reciben solicitud y programan cita. Expone objeto y actividades por las cuales desean constituir y/o transformar una institución. Brindan la asesoría correspondiente a la constitución y/o transformación, entregan el manual informativo y formatos anexos. Se define la naturaleza jurídica de la institución ya sea de Asociación o Fundación. Analizan el objeto, las actividades y la viabilidad financiera y legal. ¿Es viable? En caso de no ser viable comunican al solicitante. Comunican, asesoran sobre el trámite que hay que seguir para la constitución y/o transformación de la institución, y programan cita. Entrega formato para la elaboración del programa de Trabajo y asesora.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

No. de


8

9

10

11

12

13

14

15

16

Grupo de personas o

Asociación Civil



Jurídico






Jurídico


Recibe formato, asesoría, elabora programa de trabajo y envía al DEA para su revisión. Recibe programa de trabajo y turna copia al DEF y DJ, para que proceda con la asesoría correspondiente. Reciben copia del programa de trabajo. Entrega formato para la elaboración del proyecto de viabilidad financiera y asesora. Recibe formato, asesoría, elabora proyecto de viabilidad financiera y envía al DEF para su revisión. Recibe proyecto de viabilidad financiera y turna copia al DJ, para que proceda con la asesoría correspondiente. Recibe copia del proyecto de viabilidad financiera. Entrega formatos para la elaboración de la solicitud de constitución y/o transformación y proyecto de estatutos y asesora. Recibe formatos, asesoría, elabora la solicitud y proyecto de estatutos, y envía al DJ para su revisión.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

No. de


17

18

19

20

21

22

23


Jurídico


Presidente



Financiera



Recibe solicitud y proyecto de estatutos. Asimismo apoya en la integración de la documentación completa para solicitar formalmente la constitución y/o transformación. Presenta solicitud debidamente firmada, acompañada del programa de trabajo, proyecto de viabilidad financiera y proyecto de estatutos al Presidente de la Junta por triplicado. Recibe solicitud, anexos y turna al DJ para el análisis y dictamen correspondiente. Recibe solicitud, anexos y turna copia al DEA y DEF solicitándoles emitan el dictamen. Reciben documentación, elaboran y turnan el dictamen al DJ. Recibe dictámenes, elabora el dictamen final y lo turna al Presidente con copia a la DE. Reciben y la DE presenta al Consejo de Vocales solicitud de constitución y/o transformación de una nueva IAP.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

No. de


24

25

26

27

28

29

30

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo


IAP


Financiera

IAP


Revisa y emite el acuerdo de constitución y/o transformación. Redacta el acta de acuerdo y turna copia al DJ. Recibe copia del acta, elabora oficio de declaratoria de constitución y/o transformación firmado por el Presidente, certifica estatutos firmados por el Presidente y DE, y notifica a la IAP con copia al DEA y DEF. Recibe oficio de declaratoria, estatutos certificados y envía al Notario Público para su debida protocolización. Reciben copia de la declaratoria. Protocoliza y remite al DJ copia certificada del testimonio público del acta constitutiva de la IAP. Recibe copia certificada y turna copia simple al DEA y DEF para la actualización del registro de IAPs. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

G.P o A.C. DEA, DEF, DJ DEA DEF DJ

1

5

3

Inicio

Solicita asesoría para la

constitución

Reciben solicitud y programan cita

Brindan asesoría, y entregan formatos

Analizan objeto y actividades

Recibe la resolución

Comunican, asesoran sobre el trámite y prog.cita

1

Entrega formato para la elab. del prog. de trab. y

2

2

Recibe formato, asesoría, elabora prog. de trabajo y

í

3

Recibe programa de trabajo y turna

copia

4

4

Recibe copia del programa de

trabajo

Expone objeto y actividades

¿Es viable?

Si

No

Comunican

1

Recibe copia del programa

de trabajo

Entrega formato para la elab. del

proyecto de viabilidad financ.

y asesora

Recibe formato, asesoría, elabora proyecto de viab.

fi í Recibe proyecto de viabilidad y

turna copia

Recibe copia del proyecto de

viabilidad

5

Entrega formatos para

la elab. de

Recibe formatos, asesoría, elabora

solicitud, í

Recibe solicitud y estatutos





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-2

1

01-06-2009

G.P o A.C. Presidente y DE Consejo de Voc. DEA y DEF DJ

Recibe, elabora oficio y notifica

autorización

Recibe y envía al Notario para su protocolización

Reciben copia del oficio de

autorización

1

Presenta solicitud de constitución y

anexos

Presidente recibe solicitud, anexos

y turna

Recibe solicitud anexos y turna

copia

Reciben doctos, elaboran y turnan

dictamen

Recibe dictámenes,

elab. dictamen

Reciben dictamen y la D.E presenta

al Consejo de V l

Revisa y emite el acuerdo

Redacta acta de acuerdo y turna

copia

Protocoliza y remite copia certificada

Recibe y turna copia simple al

DEA y DEF

Fin





Código

Revisión

Fecha

Visitas de inspección a las I.A.Ps

MP-PG-3

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Vigilar que las Instituciones de Asistencia Privada cumplan con el objeto social por el cual se constituyeron, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley y en sus estatutos, así como evaluar el desempeño del personal de las mismas. Normas de Operación.- Artículos 90, 92, 93,112 fracciones XIII, XIV, XV, XVI, XVII y XVIII, 114 fracciones III y IV, 116-122 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Las visitas de inspección deberán realizarse estrictamente para la verificación

del cumplimiento de las actividades asistenciales, operaciones contables y aplicación correcta de la Ley de Asistencia Social Privada de Quintana Roo y sus estatutos de las IAP´s.

2. Las visitas de inspección deberán realizarse en el domicilio legal de las

instituciones y en los establecimientos que de éstas dependan. 3. Las instituciones deberán proporcionar a los Jefes de los Departamentos de

Evaluación Asistencial, Evaluación Financiera y Jurídico los registros de los asistidos, programas aplicados para la prestación de los servicios, la contabilidad así como las actas de asamblea.

4. Los Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial, Evaluación

Financiera y Jurídico no deberán divulgar información sobre la visita de inspección practicada, sin el consentimiento del Presidente o Delegado Ejecutivo de la Junta.

Definiciones.- D.E. Delegado Ejecutivo I.A.P. Institución de Asistencia Privada.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-3 1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

Delegado Ejecutivo

Jefes de los Departamentos de Evaluación Asistencial




IAP



IAP



Delegado Ejecutivo y Director Administrativo

Ordena y dirige a través de oficio la visita de inspección a las instituciones, con copia a la DA. Reciben orden de visita, preparan e integran la carpeta de trabajo. Programan y realizan visita de inspección a la IAP. Presenta documentos solicitados para su revisión. Revisan, realizan observaciones y emiten las sugerencias conducentes a la IAP. Recibe sugerencias para su adecuado funcionamiento. Concluyen visita, elaboran informe y turnan a la DE con copia a la DA Reciben informe de visita. Termina procedimiento.


Código

Revisión

Fecha


MP-PG-3

1

01-06-2009





Código

Revisión

Fecha

Extinción a petición de oficio

MP-PG-4

1

01-06-2009

Delegación Ejecutiva Dirección Administrativa

Departamentos de Evaluación Asistencial, Financiera y

Jurídico IAP

Inicio

Ordena y dirige la visita de inspección, con copia a la Dir.

Administrativa

Reciben orden de visita, preparan e

integran la carpeta de trabajo

Programan y realizan visita de inspección con la

IAP

Presenta los documentos

solicitados para su revisión

Fin

Revisan, realizan observaciones y

emiten las sugerencias a la IAP

Recibe sugerencias para su adecuado

funcionamiento

Concluyen visita, elaboran informe y

turnan a la D.E, con copia a la D.A.

Reciben informe de

visita




Objetivo del procedimiento.- Extinguir a la Institución de Asistencia Privada que no cumplan con el objeto social por el cual fue creada, de conformidad con la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo y sus estatutos. Normas de Operación.- Artículos 112 fracciones II, XI, XVI-XVIII, 140, 141 párrafo II, 142-151 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracción X del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial llevará un registro de las

Instituciones así como de sus actividades mediante verificaciones físicas, para tener conocimiento de que cumplan su objeto social, no pierdan el carácter de utilidad pública, no violen las disposiciones legales y funcionen sólo el periodo para el que fueron creadas.

2. El Jefe del Departamento Jurídico deberá integrar un expediente con

información de su área, financiera y asistencial que motive y fundamente la extinción.

Definiciones.- Extinción: Cese, cesación, término, conclusión, desaparición de una persona física o moral. Extinción de oficio: Es la conclusión o término de vida de una figura jurídica por el ejercicio de una atribución que le otorga la normatividad de la materia a una autoridad judicial o administrativa con el objeto de amparar un derecho público. I.A.P. Instituto de Asistencia Privada D.E.F. Departamento de Evaluación Financiera D.J. Departamento Juridico


Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009




No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8



Jefes de los Departamentos Jurídico y Evaluación

Financiera



Asistencial

Jefes de los Departamentos Jurídico y Evaluación

Asistencial



IAP

Elabora informe de incumplimiento del objeto social de la IAP y turna al DJ con copia al DEF. Reciben informe de incumplimiento. Solicita informe de la situación financiera al DEF con copia al DEA. Reciben y el DEF elabora informe solicitado y turna al DJ con copia al DEA. Reciben informe. Contacta a la IAP, programa visita y solicita autorización a la DE para realizarla. Conecta con la actividad No. 2 del procedimiento PG-3. Realiza visita e informa a la IAP sobre su incumplimiento. Expone motivos. Procede o no la extinción.


Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009




No. de actividad


9

10

11

12

13

14


Delegado Ejecutivo, Jefes de los Departamentos de Evaluación Financiera y

Asistencial



Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo

En caso de no proceder la iniciativa de extinción por los motivos expuestos, la IAP solicita por escrito al Presidente de la Junta en un término de 30 días naturales asesoría para la reorganización de la misma. Elabora informe de visita, convoca a reunión de trabajo y turna a la DE para su conocimiento con copia al DEF y DEA. Reciben informe, convocatoria y sesionan. Elabora dictamen final de extinción y turna al Presidente con copia a la DE. Reciben dictamen y DE presenta al Consejo de Vocales para su aprobación. Revisa y emite el acuerdo correspondiente. Redacta acta de acuerdo y turna copia al DJ.


Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009




No. de actividad


15

16

17

18

19

20


Jurídico


Asistencial

IAP




Recibe copia del acta, elabora y envía a la IAP el oficio de notificación de la extinción firmado por el Presidente con copia al DEF y DEA. Reciben copia del oficio de notificación y acta de acuerdo. Recibe oficio de notificación. ¿Presenta pruebas a su favor? En caso afirmativo se revoca la extinción y en caso negativo inicia el proceso de liquidación. Inicia el proceso de liquidación. Notifica al DJ el término del proceso de liquidación, anexando la protocolización correspondiente. Recibe notificación e informa al DEA para la actualización del registro de las IAPs. Conecta con la actividad No. 2 del procedimiento DEA-4. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009

Departamento de

Evaluación Asistencial Departamento

Jurídico Departamento de

Evaluación Financiera IAP

Inicio

Elabora informe de incumplimiento y turna al DJ con copia al DEF

Recibe copia del informe de

incumplimiento

Recibe informe de incumplimiento

Solicita informe de la situación financiera con copia al DEA

Recibe solicitud, elabora informe y turna al DJ con copia al DEA

Recibe copias de solicitud e informe

financiero

Contacta a la IAP, programa visita y

solicita autorización a la DE

Recibe informe

¿Procede Extinción?

2

Realiza visita e informa a la IAP

sobre su incumplimiento

Expone motivos

No

Si

Solicita por escrito al Presidente asesoría

para su reorganización

1

1

Fin





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009

Departamento de Evaluación Asistencial

Departamento de Evaluación Financiera

Departamento Jurídico Presidente, DE

DE recibe informe y convocatoria

Elabora informe, convoca a reunión y

turna a la DE con copia al DEF y DEA

Recibe copias del informe,

convocatoria y sesiona con la DJ

Recibe copias del informe,

convocatoria y sesiona con la DJ

Elabora dictamen final de extinción y turna al Presidente con copia a la DE

Reciben dictamen y la DE presenta al

Consejo de Vocales para su aprobación

2

DE redacta acta de acuerdo y turna copia al Depto.

Jurídico.

Recibe copia, elab. y envía a la IAP oficio de notificación con

copia al DEF y DEA

3





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-4

1

01-06-2009

Departamento de Evaluación Asistencial

Departamento de Evaluación Financiera

Departamento Jurídico IAP

Recibe notificación e informa al DEA para la actualización del registro de las IAP´s

Notifica al DJ el término del proceso de liq. anexando la

protocolización

Fin

¿Presenta pruebas a su favor?

Si

No

Inicia proceso de liquidación

Recibe copias del oficio de notificación y acta de acuerdo

Recibe copias del oficio de notificación y acta de acuerdo

Recibe oficio de notificación

3

Se revoca la

extinción

Fin

3





Código

Revisión

Fecha

Extinción a petición de parte

MP-PG-5

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Extinguir a la Institución de Asistencia Privada a solicitud de la misma, de conformidad con la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo y sus estatutos. Normas de Operación.- Artículos 112 fracciones II y XI, 140 párrafo I, 141 párrafo I, 142-151 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracción X del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. El Jefe del Departamento de Evaluación Asistencial llevará un registro de las

Instituciones así como de sus actividades mediante verificaciones físicas, para tener conocimiento de que cumplan su objeto social, no pierdan el carácter de utilidad pública, no violen las disposiciones legales y funcionen sólo el periodo para el que fueron creadas.

2. El Jefe del Departamento Jurídico deberá integrar un expediente con

información de su área, financiera y asistencial que motive y fundamente la extinción.

Definiciones.- Extinción: Cese, cesación, término, conclusión, desaparición de una persona física o moral. Extinción a petición de parte: Es la conclusión o término de vida de una entidad jurídica a solicitud o instancia de su representante legal por convenir a intereses propios de la misma, con amplio apego a la Ley de la materia y a los estatutos por los cuales fue creada. I.A.P. Instituto de Asistencia Privada D.E.F. Departamento de Evaluación Financiera D.J. Departamento Jurídico





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-5

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

8

9

IAP

Presidente



Asistencial



Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo


Presenta solicitud de extinción al Presidente de la Junta, anexando copia del acta de sesión de Patronato en la que conste el acuerdo de solicitud de extinción. Recibe solicitud, anexo y turna al DJ. Recibe solicitud, anexo y remite copia al DEF y DEA solicitándoles el análisis y los dictámenes que corresponden. Reciben, analizan, emiten los dictámenes y turnan al DJ. Recibe dictámenes, elabora dictamen final de extinción y turna al Presidente con copia al DE. Reciben dictamen y la DE presenta al Consejo de Vocales para su aprobación. Revisa y emite el acuerdo correspondiente. Redacta acta de acuerdo y turna copia al DJ. Recibe copia del acta, elabora y envía a la IAP oficio de autorización de la extinción firmado por el Presidente con copia al DEF y DEA.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-5

1

01-06-2004

No. de


10

11

12

13


Asistencial, IAP




Reciben documentos. Inicia el proceso de liquidación. Notifica al DJ el término del proceso de liquidación, anexando la protocolización correspondiente. Recibe notificación e informa al DEA para la actualización del registro de las IAPs. Conecta con la actividad No. 2 del procedimiento DEA-4. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-5

1

01-06-2009

IAP, Presidente, DE Departamento


Evaluación Financiera Departamento de


1

Inicio

Recibe copia, elabora y envía a la IAP oficio de autorización con copia al DEF y DEA

Recibe copias, analiza, emite su dictamen y turna


Recibe solicitud, anexo y remite copia

solicitando el análisis y dictamen.

Recibe dictámenes, elabora dictamen final y turna al presidente

con copia a la DE

Presenta solicitud de extinción, anexando

copia del acta de sesión

Presidente recibe solicitud, anexo y

turna al DJ




correspondiente

Consejo de Vocales

DE redacta acta de acuerdo y turna copia

al Departamento Jurídico

Consejo de

Vocales





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-5

1

01-06-2009

IAP Departamento




Recibe copias del oficio y acta de

acuerdo

Recibe copias del oficio y acta de

acuerdo

1

Recibe oficio de autorización

Recibe notificación e informa al DEA para la actualización del registro de las IAP´s

Notifica al DJ el término del proceso de liq. anexando la

protocolización

Fin

Inicia proceso de liquidación

1 1

Conecta con la actividad No. 2 del

procedimiento DEA-4





Código

Revisión

Fecha

Modificación de estatutos de las Instituciones de

Asistencia Privada

MP-PG-6

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Autorizar a las Instituciones de Asistencia Privada que soliciten o requieran la modificación de sus estatutos de acuerdo a sus necesidades, de conformidad con la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Normas de Operación.- Artículos 112 fracciones II, III, XI y XVIII, 137-139 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Artículo 9 fracción XI del Reglamento Interior de la Junta. Políticas.- 1. Las instituciones que presenten solicitud de reformas a sus estatutos ante la

Junta, deberán presentar copia del acta de asamblea en la que se acuerde la modificación a los mismos.

2. Las áreas sustantivas de la Junta analizarán y evaluarán la procedencia de

las reformas planteadas por la institución con estricto apego a la Ley de la materia y a sus estatutos.

Definiciones.- Autorización: Es la acción y efecto de autorizar o dar a uno autoridad o facultad para hacer una cosa. Reforma: Nueva forma, innovación, cambio, modificación, variación, corrección, restauración y restablecimiento; movimiento tendiente a variar el texto fundamental. Estatutos: Toda ley, reglamento u ordenanza; los pactos, convenciones o estipulaciones establecidos por los fundadores o por los miembros de una asociación, sociedad, corporación, sindicato o club, con la finalidad de determinar el régimen de autonomía para resolver sobre los conflictos originados entre sus miembros, estableciendo los principios legales sobre el modo de administrar los bienes y derechos reales, tanto en su constitución, modificación y extinción.





Código

Revisión

Fecha


Asistencia Privada

MP-PG-6

1

01-06-2009

No. de actividad


1

2

3

4

5

6

7

IAP

Presidente



Asistencial


IAP


Presenta solicitud al Presidente para realizar las reformas a los estatutos que la rigen, acompañándose de copia del acta de asamblea correspondiente. Recibe solicitud, anexos y turna al DJ. Recibe solicitud, anexos y remite copia al DEF y DEA solicitándoles el análisis y los dictámenes que corresponden. Reciben documentos, analizan, emiten los dictámenes y remiten al DJ. Recibe dictámenes. ¿Es procedente? En caso de no proceder, se le informa a la IAP para que realice las modificaciones a su proyecto de reformas. Recibe observaciones y elabora modificaciones. Conecta con la actividad No. 3. Elabora dictamen final y turna al Presidente con copia al DE.





Código

Revisión

Fecha


Asistencia Privada

MP-PG-6

1

01-06-2009

No. de


8

9

10

11

12

13

14

15

Presidente y

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo


IAP


Asistencial

IAP


Reciben dictamen y el DE presenta al Consejo de Vocales para su aprobación. Revisa y emite el acuerdo correspondiente. Redacta acta de acuerdo y turna copia al DJ. Recibe copia del acta, elabora y envía a la IAP oficio de autorización firmado por el Presidente y reformas autorizadas con copia al DEF y DEA. Recibe oficio y reformas autorizadas para su debida protocolización. Reciben copia del oficio, acta de acuerdo y reformas autorizadas. Protocoliza reformas y turna copia certificada al Departamento Jurídico. Recibe copia certificada de reformas e informa al DEF y DEA para la actualización de su registro. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Modificación de estatutos de las IAP´s. MP-PG-6 1 01-06-2009





Elabora dictamen final y turna al

Presidente con copia a la DE

Recibe observaciones y elabora

modificaciones

¿Procede? No

Si

1

Se informa a la IAP para que realice las modificaciones a su

proyecto de reformas



Inicio

Presenta solicitud al Pdte. para realizar reformas con copia

del acta de asamblea



Recibe solicitud, anexo y remite copia solicitando el análisis

y dictamen

Recibe dictámenes

1

Presidente recibe solicitud, anexo y turna al Depto.

Jurídico

2





Código

Revisión

Fecha

Modificación de estatutos de las IAP´s. MP-PG-6 1 01-06-2009

IAP, DE, CV Departamento




Consejo de Vocales


DE redacta acta e acuerdo y turna copia



correspondiente

IAP recibe oficio y reformas autorizadas

para su protocolización

Fin

2

Consejo de Vocales

Recibe copias del oficio, acta de

acuerdo y reformas autorizadas

Recibe copias del oficio, acta de

acuerdo y reformas autorizadas

Protocoliza reformas y turna copia certificada


Recibe copia certificada de

reformas e informa al DEF y DEA





Código

Revisión

Fecha

Autorización de donativos

MP-PG-7

1

01-06-2009

Objetivo del procedimiento.- Autorizar a las Instituciones de Asistencia Privada los donativos que reciban de personas físicas y/o morales, asimismo verificar que se apliquen al cumplimiento de su objeto social. Normas de Operación.- Artículos 71, 72 y 112 fracciones XIV, XV y XIX de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Políticas.- 1. Una vez recibida la solicitud de autorización, para recibir el donativo las áreas sustantivas de la Junta determinarán la naturaleza del donativo (oneroso, condicional y remuneratorio). Definiciones.- Donación: Es un contrato por el que una persona transfiere a otra gratuitamente uno o más bienes de su propiedad. Donativo: Cosa u objeto que se otorga en calidad de regalo o dádiva y éste puede ser en efectivo o en especie. Donación pura: Es la que se otorga en términos absolutos, es decir se hace entrega de la cosa o bienes en el acto o condición alguna. Donación onerosa: Es la que impone al donatario alguna carga, gravamen o prestación inferior al valor o utilidad de lo donado. Donación condicional: Es aquella que depende de un acontecimiento incierto o requiere del cumplimiento de un requisito especial, sin cuya observancia no es válido o no surte efecto en derecho. Donación remuneratoria: Es la que se hace en atención a los servicios recibidos por el donante y que este tiene la obligación de pagar.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-7

1

01-06-2009

No. de


1

2

3

4

5

6

7

IAP

Presidente



Asistencial


IAP


Presenta solicitud de autorización al Presidente para recibir un donativo. Recibe solicitud y turna al DJ. Recibe solicitud y turna copia al DEF y DEA solicitándoles el análisis y los dictámenes que corresponden. Reciben documentos, analizan, emiten los dictámenes y remiten al DJ. Recibe dictámenes. ¿Es procedente? En caso de no proceder, se le informan las observaciones pertinentes a la IAP, a fin de garantizar la recepción legal del donativo. Recibe observaciones y elabora correcciones a su solicitud. Conecta con la actividad No. 3. Elabora dictamen final y turna al Presidente con copia al DE.





Código

Revisión

Fecha


MP-PG-7

1

01-06-2009

No. de


8

9

10

11

12

13

14

Presidente y

Delegado Ejecutivo

Consejo de Vocales

Delegado Ejecutivo


IAP


Asistencial

IAP

Reciben dictamen y el DE presenta al Consejo de Vocales para su aprobación. Revisa y emite el acuerdo correspondiente. Redacta acta de acuerdo y turna copia al DJ. Recibe copia del acta, elabora y envía a la IAP oficio de autorización firmado por el Presidente con copia al DEF y DEA. Recibe oficio de autorización. Reciben copia del oficio de autorización. Procede con la recepción legal del donativo. Termina procedimiento.





Código

Revisión

Fecha

Autorización de donativos MP-PG-7 1 01-06-2009





Elabora dictamen final y turna al

Presidente con copia a la DE

Recibe observaciones y elabora

correcciones a su solicitud

¿Es procedente? No

Si

1

Se informa a la IAP las observaciones, a fin de garantizar la

recepción legal



Inicio

Presenta solicitud de autorización al Pdte.

para recibir un donativo

Recibe copia, analiza, emite su dictamen y

remite

Recibe copia, analiza, emite su dictamen y

remite

Recibe solicitud y turna copia

solicitando el análisis y dictamen

Recibe dictámenes

1

Presidente recibe solicitud y turna al

Departamento Jurídico

2





Código

Revisión

Fecha

Autorización de donativos MP-PG-7 1 01-06-2009

IAP, DE, CV Departamento




Consejo de Vocales


DE redacta acta e acuerdo y turna copia



correspondiente

IAP recibe oficio de autorización

Fin

2

Recibe copia del oficio de autorización

Recibe copia del oficio de autorización

IAP procede con la recepción legal del

donativo

Consejo de Vocales




VI.- FORMAS Y GUÍAS DE LLENADO. En cumplimiento del artículo 85 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo, toda institución de asistencia privada deberá remitir un programa de trabajo y presupuesto anual, con el fin de ser revisados y aprobados en su conjunto por los departamentos de la Junta de Asistencia Social Privada y para ello se proporcionan los siguientes formatos: Formato: Guía para la elaboración del programa de trabajo anual.

Número Información que se debe escribir y presentar

1. PORTADA

Nombre de la Institución, logotipo institucional, titulo del documento y fecha de elaboración.

2. JUSTIFICACIÓN

Descripción de cómo surge el proyecto (problemática y solución). Es la Información que se ofrece como referencia de alguna situación o problemática social. Para su planteamiento se sugiere responder a las siguientes preguntas de manera general:

1. ¿Qué pasa en el entorno? 2. ¿Por qué se quiere hacer?

Manejando la problemática mas particular sería: 1. ¿Cuál es la situación actual que vive nuestra entidad,

entorno a la atención que deseamos brindar? * 2. ¿Qué porcentaje de la población es atendida? * 3. ¿Qué problemas son los más urgentes para atender? * 4. ¿A qué porcentaje se pretende dar atención? *

* Son las preguntas más frecuentes que podemos hacer para justificar la creación de una Institución de Asistencia Privada, así como, su Campo de Acción.

3. OBJETIVOS

Propósitos que se buscan obtener o lograr con su implementación. La clara definición del objetivo general y de los específicos da como resultado la posibilidad de lograr una buena ejecución, de coherencia al conjunto de acciones que conforman el programa. Para la construcción clara y precisa de los objetivos se deben responder los siguiente cuestionamientos:

1. ¿Qué se quiere hacer? 2. ¿Para qué se quiere hacer?

Además los objetivos deben contar con las siguientes características: • Tener fecha límite • Ser un resultado y no una actividad • Ser tan específicos como se pueda, indicando: fecha, lugar,

población, costo, modo de lograrse, etc. • Ser medibles, claros y entendibles. • Ser alcanzables y realistas




ÁREANOMBRE:PUESTO:

REMUNERADO O VOLUNTARIO:

ÁREANOMBRE:PUESTO:


ÁREANOMBRE:PUESTO:


DIRECCIÓN EJECUTIVANOMBRE:PUESTO:


4. METAS

Traducciones numéricas o cuantitativas de los objetivos propuestos. Es indispensable que dichas metas se expresen en forma numérica, por cada objetivo se desprenderán cuantas metas sean necesarias, buscando con ello, que las acciones posean relación con ellos, y no parezcan fragmentadas. Para una construcción de metas se debe responder:

1. ¿Cuánto se quiere hacer?

5. LÍMITES

1. El tiempo: Duración de las actividades, respondiendo: ¿Cuándo y

Cuánto se va a hacer? 2. El espacio o ámbito de acción: Área geográfica, delegación o

colonia en donde se ejecutará el programa, respondiendo: ¿Donde se va a hacer?

3. Universo de trabajo: Población que impactará o beneficiará con los servicios asistenciales, respondiendo: ¿A quién se va a beneficiar?

6. ESTRATEGIAS

Metodología a seguir para cumplir con los objetivos y metas planteadas. Es decir, se debe indicar de manera concreta y precisa el conjunto de acciones necesarias a realizar para alcanzar los objetivos propuestos. Debes responder a la pregunta ¿Cómo lo haré? y ¿Qué actividades realizaré para lograrlo? se debe de anotar en el *“Diagrama de Gantt” o mejor conocido como cronograma de actividades planeadas y las realizadas en forma semanal, quincenal, mensual, según lo requiera la institución.

7. ORGANIZACIÓN

Indicar la coordinación de los ejecutores del programa y sus funciones, así como los recursos materiales y financieros que se requieren.

a) Recursos Humanos. Especificar la cantidad de personal tanto técnico, profesional, operativo o de servicio necesario, realizando las clasificaciones requeridas y anotando las funciones específicas a desarrollar, así como, si es remunerado o voluntario. (organigrama estructural y funcional)




b) Recursos Materiales. Indicar los equipos, instrumentos, materiales, herramientas necesarias, entre otros, para llevar a cabo las acciones del programa.

c) Recursos Financieros. Indicar la estimación de los ingresos para llevar a cabo la labor asistencial, el origen de dichos recursos y la forma de ejercerlos durante el período de duración del programa. Esto es mejor conocido como la elaboración del presupuesto anual.

8. CONTROL

Especificar qué mecanismos de control se van a utilizar, los cuales tienen por finalidad, verificar en qué grado o meta se va cumpliendo el proceso de acuerdo a lo programado. Utilizando tres formatos:

1. La información Indicar cómo, cuándo y en qué se registrará, (reportes, libretas de registro, catálogo de cuentas, sistema contable) la información derivada de las actividades realizadas por la institución, tanto en el servicio asistencial como en el financiero, estos datos serán fundamentales para el manejo estadístico.

2. Supervisión Señalar que tipo de supervisión se realizará, es decir si será de vigilancia o de forma educativa, si será directa o indirecta, externa o interna, y quién o cómo lo hará. Además de indicar cuándo y con qué frecuencia. Vigilancia.- Detectar los problemas o desviaciones que impiden la realización de las actividades planeadas (seguimiento de las actividades). Educativa.- Asesoría en la realización de las actividades planeadas, identificando la problemática y aportando posibles soluciones.

3. Evaluación. La evaluación nos permite valorar qué tanto se logró y, después, replantear nuestros objetivos y metas, debido a que este proceso es dinámico. Indicar el tipo de evaluación que se realizará, es decir, si será cualitativa o cuantitativa, en relación a los objetivos, metas planteadas, o bien si será con un sentido comparativo por lo que tendrá que pasar por los tres momentos, en una etapa inicial o diagnóstica durante el proceso o gradual y al final o sumatoria.

9. APROBACIÓN

PATRONATO

Nombre del Patrono:_________________________________ Puesto: ___________________________________________ Firma de aprobación:_________________________________




El formato para la elaboración del programa de trabajo es proporcionado por el Departamento de Evaluación Asistencial. Formato: Guía para la elaboración del presupuesto anual.


1. PORTADA

Nombre de la Institución, logotipo institucional, titulo del documento y fecha de elaboración.

2. ÍNDICE Relación de anexos del presupuesto.

3. RESUMEN PRESUPUESTAL

Indicar en forma genérica el total de ingresos, costos, gastos e inversiones en activos fijos. Deberá estar firmado por el patrono responsable y la persona que lo elaboró.

4. ANALÍTICO DE

INGRESOS

Indicar en forma detallada el origen de los ingresos por:

- Recuperación por servicio asistencial. - Ingresos patrimoniales. - Ingresos por colectas y donativos. - Ventas. - Otros ingresos.

5. ANALÍTICO DE

COSTOS Y GASTOS

Indicar en forma detallada los costos y gastos que se originen por:

- Costo del servicio asistencial. - Costo de inmuebles arrendados. - Costo de colectas y donativos. - Costo de ventas. - Ayudas económicas. - Gastos de Administración. - Otros gastos.

6. INVERSIONES EN

ACTIVO FIJO

Indicar en forma detallada los bienes que se pretenden adquirir.

El formato para la elaboración del presupuesto anual es proporcionado por el Departamento de Evaluación Financiera. Asimismo, y para dar formalidad al procedimiento de constitución y/o transformación de Instituciones de Asistencia Privada se utilizan los siguientes formatos:




Formato: Guía para la elaboración de la solicitud de constitución y/o transformación de una IAP. La solicitud deberá cumplir con los requisitos que señala el artículo 46 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo. Formato: Cuestionario para la elaboración del proyecto de viabilidad financiera.


1. PORTADA

Nombre que llevará la institución, naturaleza de Fundación o Asociación y datos de quien promueve el proyecto (teléfono dónde localizarlo).

2. ACTIVOS

Existe algún terreno, casa, edificio, etc. que será propiedad de la institución? (describir cada uno de los equipos y su valor aproximado). Se cuenta ya con algún equipo o mobiliario de oficina que será propiedad de la institución? (describir cada uno de los equipos y su valor aproximado).

3. PATRIMONIO

1. ¿Qué importe conformará el Patrimonio de la Institución? 2. ¿Dicha cantidad será aportada en efectivo ó en especie? 3. En caso de aportación en especie c/u de los bienes y su valor. 4. ¿Quién aportará los recursos para el patrimonio? 5. ¿Se dispone actualmente del total del Patrimonio?

4. INGRESOS

Recuperación por Servicio Asistencial 6. ¿Han considerado cobrar Cuotas de Recuperación por sus

servicios asistenciales? 7. ¿Por cuales servicios piensan cobrar cuotas? 8. ¿Cuánto es la cuota de recuperación que han pensado obtener

por cada servicio? 9. ¿Qué número de consultas, terapias, clases, etc. podrá prestar

por mes la institución?

5. INGRESOS PATRIMONIALES

10. Si la institución pensara rentar un bien inmueble de su

propiedad, de cuanto sería la renta por mes? 11. ¿Cuánto podría percibir por intereses bancarios mensuales la

institución? 12. Tiene la institución considerado vender algún inmueble de su

propiedad en el corto plazo?




6. INGRESOS POR COLECTAS Y DONATIVOS

13. ¿Consideran realizar algún evento captación de recursos

económicos, qué y cuándo lo harán? 14. ¿Aproximadamente cuánto podrían obtener de dicho evento? 15. ¿En general de quienes piensan que podrían obtener donativos

y que cantidad por mes?

7. INGRESOS POR VENTAS

16. ¿Piensan obtener ingresos por la venta de algún producto, qué producto sería y cuánto obtendrían?

8. EGRESOS

17. ¿Qué número de empleados considera tener la institución? 18. ¿Cuánto ganaría mensual aproximadamente c/u de los

empleados? 19. ¿Piensan pagar renta por el inmueble que ocuparían las

instalaciones, cuánto pagarían por mes? 20. ¿Cuánto aproximadamente creen gastar en mercancías y

materiales al mes? 21. ¿Cuánto aproximadamente creen gastar por concepto de luz y

teléfono al mes? 22. ¿Existe algún otro gasto mensual importante en el cual tenga

que incurrir la institución, cuál?

9. INVERSIONES

23. ¿Piensan adquirir algún terreno, casa, edificio, etc., qué monto aproximado proyectan gastar?

24. ¿Qué equipo asistencial tienen pensado adquirir para comenzar sus actividades?

25. ¿Qué equipo administrativo (fax, computadora, etc.) tienen pensado adquirir para su actividad?

26. ¿ Han pensado adquirir algún vehículo?, (en caso afirmativo mencionar marca y modelo).

27. ¿Se proyecta necesario la adquisición de otros equipos antes no mencionados?, Cuáles?

PROYECCIÓN FINANCIERA

Resulta de mucha utilidad conocer qué ingresos proyectan obtener y en qué gastos podrían incurrir durante los primeros seis meses o el primer año de su constitución. Debido a esto sugerimos llenar el siguiente formato:




¿Por cuántos meses se proyecta? Indicar el número de meses.

Ingresos Monto Cuotas de recuperación Intereses Colectas y donativos Ventas u otros ingresos (especificar )

Total de los ingresos Gastos Alimentos Sueldos y honorarios Rentas Mantenimiento (edificio, vehículos o equipo) Luz , teléfono y agua Mercancías y materiales Papelería y artículos de escritorio Pasajes y estacionamiento

Total de los gastos Resultado

El formato para la elaboración del proyecto de viabilidad financiera es proporcionado por el Departamento de Evaluación Financiera. Formato: Guía para la elaboración del proyecto de estatutos de constitución y/o transformación de una IAP. Los estatutos deberán cumplir con los requisitos que señala el artículo 49 de la Ley de Asistencia Social para el Estado de Quintana Roo.




VII.- DIRECTORIO. ÁREA RESPONSABLE CONSEJO DE VOCALES DE LA JUNTA.

Titulares / Sector Público Presidencia Sr. Víctor Manuel Santín Padilla Secretario de Salud Dr. Rafael H. Alpuche Delgado Secretario de Hacienda C. José Mauricio Góngora Escalante Secretaria de Educación Prof. Eduardo José Patrón Azueta. Director General del D.I.F. Lic. Jesús Rodríguez Herrera. Titulares / Sector Privado Representante de la Fundación Comunitaria Cozumel, I.A.P. Lic. Octavio Rivero Gual Representante de Sembradores de Amor, I.A.P. Sra. Guadalupe Padrón Cruz Representante de la Fundación Zazil Be, I.A.P. Psicólogo. Sergio castillo Barrera. Representante de El Milagro del Siglo, I.A.P. Sra. Salimar A. Villanueva Argüelles UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA JUNTA. Delegación Ejecutiva Dr. Santiago D. Alvarado y Pérez Dirección Administrativa Ing. Pedro T. Villanueva Polanco Departamento de Evaluación Asistencial Lic. Irlanda Martínez Gil Departamento de Evaluación Financiera Lic. Yareli Noemí Avila Osorio Departamento Jurídico Lic. Liliana García Arguijo VIII.- FIRMAS DE AUTORIZACIÓN




Elaboró: Dr. Santiago D. Alvarado y Pérez _________________

Delegado Ejecutivo

Ing. Pedro T. Villanueva Polanco _________________


Lic. Irlanda Martínez Gil _________________

Jefa del Departamento de Evaluación Asistencial

Lic. Yareli Noemí Ávila Osorio _________________

Jefa del Departamento de Evaluación Financiera

Lic. Liliana García Arguijo _________________

Jefa del Departamento Jurídico Autorizó: Delegado Ejecutivo

Junta de Asistencia Social Privada

“Fortaleciendo la labor asistencial, Quintana Roo seguirá creciendo”

IX.- GLOSARIO DE TÉRMINOS




Actividad.- Conjunto de tareas y/o labores de carácter homogéneo, cuya realización permite el cumplimiento de las funciones asignadas a una unidad administrativa o puesto. Anexos.- Fuentes de información que se consideran importantes y necesarios para cumplir adecuadamente con un procedimiento o formato. Los anexos se deberán adjuntar físicamente al procedimiento. Atribución.- Conjunto de facultades (poderes, derechos o potestades) que se le otorgan a un funcionario o unidad responsable. Autoridad.- Facultad con la que se provee a una persona para tomar decisiones, dar instrucciones y hacer que se cumplan. Puede delegarse en subalternos. Calidad.- Conjunto de actividades planeadas y ordenadas que son necesarias para proporcionar la confianza de que el servicio satisfará los requisitos de calidad demandados por los usuarios. Grado de aceptación que determina la capacidad de los servicios para satisfacer una necesidad. Carga de Trabajo.- Conjunto de operaciones y esfuerzos que se desarrollan en el desempeño de un cargo o puesto específico, conforme a los requerimientos exigidos para su ocupación. Control de Calidad.- Función administrativa que mantiene la calidad de los servicios que genera una organización, de acuerdo a una línea de normas y estándares establecidos. Coordinación.- Proceso por el que se procura la acción conjunta de dos o más partes entre sí, de tal manera que funcionen armónicamente y en concordancia, a efecto de obtener de cada unidad responsable, puesto o persona la máxima contribución para el logro de un propósito común. Decisión.- Selección de una o varias opciones de acción para satisfacer un propósito. Diagrama de Flujo.- Representación gráfica de una sucesión de actividades y operaciones de una misma naturaleza o referentes a una misma materia y en la que participan una o más unidades administrativas. Eficacia.- Elemento de medición de una organización, que identifica el grado de realización de sus fines y objetivos, sin importar los recursos empleados.




Eficiencia.- Logro de los fines y objetivos, con el uso apropiado de los recursos. Facultad.- Autoridad conferida a una persona para tomar decisiones al interior o exterior de la organización. Formato.- Forma o disposición en la que se presentan datos relacionados con un tema o materia. Función.- Conjunto de obligaciones que le son delegadas a una unidad administrativa, puesto o persona con base en las atribuciones conferidas a la organización. Manual.- Documento de apoyo administrativo que proporciona en forma ordenada y sistemática la información necesaria, para la operación de una organización: atribuciones, estructura, objetivos, políticas, normas, puestos, sistemas, procedimientos, así como instrucciones o acuerdos que sean necesarios para el mejor desempeño de sus responsabilidades o labores. Manual de Procedimientos.- Medio o instrumento de información que consigna, en forma metódica, las actividades y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones encomendadas a cada unidad responsable. Además, consigna a los diferentes puestos o instancias participantes que intervienen, precisando su responsabilidad y participación. Método.- La manera de efectuar una operación o una secuencia ordenada de operaciones. Metodología.- Disposición lógica de los pasos tendientes a conocer, ordenar y resolver problemas, atender necesidades y orientar aspiraciones por medio de un análisis y diseño de procesos sistematizados. Norma.- Ordenamiento de carácter imperativo y específico de acción que regula la acción e interacción de los individuos en una organización, así como la actividad de una unidad responsable o de toda una institución. Generalmente la norma conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. Operación.- Cada una de las rutinas o los pasos que son necesarios ejecutar para llevar a cabo una actividad o labor determinada. Política.- Criterio institucional de acción que es elegido como guía en el proceso de la toma de decisiones para poner en práctica o ejecutar las estrategias y los programas, proyectos o procesos específicos de la organización o de sus unidades responsables, con base en su marco normativo.




Procedimiento.- Conjunto de actividades relacionadas por un mismo fin, que con base en las normas, políticas y medias aplicables, describen en forma escrita y gráfica, el método, secuencia, enlaces, participantes y responsables necesarios para la realización de dichas actividades. Proceso.- Conjunto de etapas o pasos con características de acción dinámica y progresiva que concluye con la obtención de un resultado. Responsable.- Deber que asume una unidad administrativa, puesto o persona en razón de la delegación expresa de facultades y/o funciones para cumplir con uno o varios asuntos de una organización. Reglamento interior.- Es una disposición jurídica que se deriva de una Ley o de cualquier acto jurídico. Detalla las atribuciones encomendadas a una unidad administrativa. Debe ser aprobado por el titular del ejecutivo, en su caso, por el órgano competente. Es una fuente del derecho administrativo. Regula el funcionamiento de las unidades administrativas. Sistema.- Es un conjunto ordenado y formalizado de procesos, con sus métodos y técnicas de ejecución enlazados entre sí, e integrados para encauzar la operación normal, acotar su cobertura y contribuir a concretar los objetivos o las metas de la institución o unidad responsable, en congruencia con su naturaleza y fines. Sistema de Calidad.- Conjunto de elementos y recursos integrados y ordenados que son necesarios para la administración de una institución o unidad responsable (estructura, responsabilidades, políticas, procedimientos y procesos). Conforme a indicadores y parámetros de oportunidad, credibilidad y confianza de los bienes o servicios que se generan. Tarea.- Es la parte más pequeña en que se divide el trabajo desarrollado en una unidad responsable o sus partes, ejemplo: engrapar una hoja o sellar un documento.

Documents

Manual de Procedimientos - Quintana Roojeap.qroo.gob.mx/portal/Datos/Manual de Procedimientos.pdf01-06-2009 . Objetivo del procedimiento.-Contar con un documento planificado que marque