Manual de Procesos Administrativos y Financierossepaz.gob.gt/informacionpublica/phocadownloadpap/numeral06/Manual de... · Manual de Procesos Administrativos y Financieros, - SEPAZ

MANUAL DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS

- SEPAZ -

Guatemala, Septiembre 2013

Coordinación de Planificación y Evaluación

Manual de Procesos Administrativos y Financieros, - SEPAZ -



CONTENIDO Pág. Introducción 1 Capítulo I Fondo Rotativo Institucional 3 Forma SEPAZ-1 Requisitos que deben tener las facturas 6 Forma SEPAZ-2 Vale de Fondo Rotativo 7 Forma SEPAZ-3 Solicitud de Reposición al fondo rotativo institucional 8 Capítulo II Fondos Rotativos Internos (Cajas Chicas y de Viáticos) 9 Forma SEPAZ-4 Solicitud de Compras con fondos de Caja Chica 13 Forma SEPAZ-5 Liquidación de Caja 14 Forma SEPAZ-6 Formulario de Liquidación por medio de Caja Chica 15 Capítulo III Compras y Contrataciones 16 Forma SEPAZ-7 Cuadro comparativo de precios y adjudicación de compras 22 Forma SEPAZ-8 Solicitud de pago 23 Forma SEPAZ-9 Documentos que debe contener un expediente para proceso de adquisición de bienes 24 Anexo 1 Solicitud de Compras 25 Capítulo IV Almacén 26 Forma SEPAZ-10 Reingreso al almacén de artículos no utilizados 31 Anexo 2 Constancia de ingreso a almacén y a inventario Forma 1-H 32 Anexo 3 Pedido de Bodega 33 Capítulo V Actos y Eventos 34 Forma SEPAZ-11 Solicitud para autorización de actos y eventos 38 Forma SEPAZ-12 Lista de participantes 39 Forma SEPAZ-13 Lista de Hospedaje 40 Forma SEPAZ-14 Planilla por gastos de movilización 40 Forma SEPAZ-15 Información mínima que deben contener las carpetas de actividades aprobadas 41 Forma SEPAZ-16 Descripción del proyecto que no forma capital fijo 42 Capítulo VI Servicios Técnicos y Profesionales 43 Forma SEPAZ-17 Documentos que deben contener los expedientes del personal contratado por renglón 029 49 Forma SEPAZ-18 Informe periódico del renglón presupuestario 029 50 Forma SEPAZ-19 Informe final del renglón presupuestario 029 51 Forma SEPAZ-20 Información que deben contener las carpetas por contratación de consultarías a través del renglón 189 52 Capítulo VII Viáticos 53 Forma SEPAZ-21 Nombramiento de Comisión 58 Forma SEPAZ-22 Informe de Comisión 59 Forma SEPAZ-23 Informe de Pilotos 60 Capítulo VIII Vehículos 61 Forma SEPAZ-24 Comisiones en el perímetro de la ciudad capital 66 Forma SEPAZ-25 Requerimiento mensual de vehículos 67 Forma SEPAZ-26 Comisiones no programadas, fuera del perímetro de la ciudad capital 68 Forma SEPAZ-27 Salidas programadas por semana 69 Forma SEPAZ-28 Solicitud de servicio y/o reparación de vehículos 70 Forma SEPAZ-29 Control de mantenimiento y reparaciones de vehículos 71


Forma SEPAZ-30 Supervisión mensual a vehículos 71 Capítulo IX Combustible 72 Forma SEPAZ-31 Vale para solicitar cupones de combustible 75 Anexo 4 Solicitud de Combustible 76 Forma SEPAZ-32 Control de asignación de combustible por vehículo 77 Capítulo X Uso de telefonía e Internet Móvil 78 Forma SEPAZ-33 Vale de recepción de aparato de telefonía móvil 80 Capítulo XI Sanciones 81 Forma SEPAZ-34 Incumplimiento contractual de prestación de servicios técnicos o profesionales 81 Capítulo XII Diagramas de Flujo Simbología 82

1. Creación y autorización de Solicitud de Compra 83 2. Liquidación de Orden de Compra y elaboración de CUR de devengado 89 3. Contratación de Servicio de Impresión 92 4. Pago por Fondo Rotativo 93 5. Solicitud de Actos y Eventos 95 6. Desarrollo de Actos y Eventos 97 7. Contratación de Servicios Individuales Técnicos o Profesionales

del Renglón 029 99 8. Contratación de Servicios Individuales Técnicos o Profesionales

Grupo 18 102 9. Pago de Viáticos Anticipo Comisiones para el Interior de la

República 106 10. Solicitud de Combustible para Vehículos 108 11. Ingreso de Bienes y Suministros a Almacén 110 12. Retiro de Bienes y Suministros de Almacén 112


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INTRODUCCIÓN

El Manual de Procesos Administrativos y Financieros de la Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República, SEPAZ, constituye un instrumento de consulta, orientación y entrenamiento, ya que facilita el debido cumplimiento de los procesos internos; adicionalmente es un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las políticas de trabajo institucionalizadas ya que representa una restricción a la improvisación.

La finalidad del manual es ofrecer una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso, sus objetivos son:

1. Ser un instrumento técnico que estandarice criterios entre las Direcciones Sustantivas, Administrativa, Financiera, Jurídica y de Auditoría Interna.

2. Describir en forma ágil, clara y sencilla, los procedimientos que se llevan a cabo, señalando los documentos o formatos que se utilizan y las unidades que intervienen en la realización de estas actividades.

3. Contribuir a la ejecución correcta y oportuna de las actividades que realiza la Institución a través de la uniformidad en los procesos.

4. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos, evitando la repetición de instrucciones.

5. Servir de medio de integración y orientación al recurso humano, recién incorporado a la Institución.

6. Facilitar el aprovechamiento de los recursos físicos, humanos y financieros de la Institución.

7. Facilitar la supervisión y evaluación de las actividades.

La comprensión de las políticas y procedimientos autorizados por este Despacho evitará retrasos en el alcance de los objetivos de la SEPAZ y consecuentemente, racionalizará los costos.

Las situaciones no contempladas en el presente Manual, serán presentadas por escrito al Despacho Superior, a efecto de que, previo al análisis correspondiente, el Secretario de la Paz establezca la viabilidad técnica y administrativa para que las mismas sean incorporadas a este instrumento.


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Implementación del manual:

A continuación se presenta la descripción gráfica de los niveles de responsabilidad en la implementación y aplicación del Manual de Procesos Administrativos y Financieros.

El Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto en su artículo 1, literal f) numeral II “responsabiliza a la Autoridad Superior de cada Organismo o Entidad del Sector Público, por la implementación y mantenimiento de un eficiente y eficaz sistema de control interno que norme los aspectos financieros, económicos y de gestión de sus operaciones”; razón por la cual, el Secretario de la Paz, al aprobar el “Manual de Procesos Administrativos y Financieros”, comparte la responsabilidad de su implantación y aplicación con los Directores y Coordinadores de los diferentes Departamentos de la Secretaría de la Paz -SEPAZ-.


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CAPITULO I

FFOONNDDOO RROOTTAATTIIVVOO IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL

El Fondo Rotativo Institucional, es un fondo de efectivo que sitúa el Ministerio de Finanzas Públicas a través de Tesorería Nacional, como un anticipo del presupuesto asignado a la Secretaría de la Paz, por lo tanto no constituye un incremento a las asignaciones presupuestarias.

La finalidad de este fondo es agilizar el uso de los recursos para sufragar los compromisos de pagos adquiridos por la Secretaría y que por su naturaleza, no pueden someterse al procedimiento que se inicia en el Sistema de Gestión-SIGES-. Su operatoria será de acuerdo a las normas de ejecución presupuestaria. No obstante estos gastos deben caracterizarse por ser de uso urgente.

El responsable del manejo del Fondo Rotativo Institucional deberá observar las siguientes normas: Ley Orgánica del Presupuesto y su Reglamento, Ley de Contrataciones del Estado, Acuerdo Ministerial No. 06-98 y sus reformas contenidas en el Acuerdo Ministerial No. 10-2012, Leyes y disposiciones de la Superintendencia de Administración Tributaria, Ley de la Contraloría General de Cuentas y toda la normativa que pueda ser aplicable en el Sector Público Gubernamental.

La administración del Fondo Rotativo Institucional debe regirse por las siguientes normas:

Constitución:

1. La Dirección Financiera solicitará durante los primeros cinco días hábiles del mes de enero, la constitución del Fondo Rotativo Institucional de conformidad como lo norma el artículo 5º. del Acuerdo Ministerial No. 06-98.

2. Deberá cumplir con las siguientes características:

Será administrado a través de una cuenta acreditada en un Banco del sistema con el nombre de Secretaría de la Paz.

Con cargo a este fondo, únicamente podrán efectuarse gastos programados en el presupuesto anual de la Secretaria de la Paz, de conformidad como lo indica el artículo 1 del Acuerdo Ministerial No. 10-2012.

El monto de los pagos a efectuarse a través de este fondo será hasta de Q 30,000.00.


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Políticas Generales para su administración:

1. Los recursos asignados, no deben ser utilizados para fines distintos a los de su creación.

2. Para un control efectivo, deberá utilizarse un libro de control u hojas movibles, debidamente autorizado por la Contraloría General de Cuentas, en el cual debe consignarse el movimiento de bancos y elaborar las conciliaciones bancarias mensuales.

3. Se prohíbe girar cheques al portador.

4. Todos los cheques deberán llevar el sello, con la leyenda “No Negociable”.

5. A través de un Acuerdo Interno, emitido en forma anual por el Secretario de la Paz, podrá constituirse un Fondo Rotativo Interno para el Programa Nacional de Resarcimiento así como de las cajas chicas que sean necesarias en SEPAZ.

6. El responsable del manejo del Fondo Rotativo Institucional deberá estar contratado con cargo a los renglones presupuestarios 011 “Personal Permanente” ó 022 “Personal por Contrato”, deberá caucionar Fianza de Fidelidad y presentar Declaración Jurada Patrimonial ante la Contraloría General de Cuentas.

7. Periódicamente y sin previo aviso, se practicarán cortes al Fondo Rotativo Institucional, con el propósito de verificar que se cumpla con las normas y políticas establecidas, estos cortes pueden ser efectuados por la Dirección Financiera, Dirección de Auditoría Interna de SEPAZ y por la Contraloría General de Cuentas.

8. Cuando se practique corte y arqueo de valores y se determine un faltante, el responsable debe efectuar de inmediato el reintegro del valor detectado y/o la justificación del mismo, en el caso de sobrantes, se procederá a realizar el depósito correspondiente a la Cuenta No. 110001-5 Gobierno de la República - Fondo Común -.

Desembolsos o Gastos:

1. Cualquier pago que se efectúe, deberá estar respaldado por la factura correspondiente, la cual deberá satisfacer los requisitos que se indican, según forma SEPAZ-1.

2. Todo requerimiento de efectivo para compras tendrá que estar soportado por un Vale de Fondo Rotativo, firmado por la persona que recibe el efectivo y autorizado por el Jefe Inmediato Superior y la Secretaría Técnica Administrativa de la SEPAZ. Ver Forma SEPAZ-2.

3. Si el vale no se liquida con los documentos necesarios en el tiempo establecido en éste Manual, la persona deberá reintegrar de inmediato la cantidad autorizada en el mismo, de lo contrario no se emitirá uno nuevo.


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4. Las erogaciones se podrán efectuar siempre y cuando las asignaciones tengan disponibilidad presupuestaria, por lo que es necesario que la solicitud efectuada tenga el Visto Bueno de la Dirección Financiera antes de adquirir el bien o servicio.

5. El Encargado de Tesorería, es el responsable de efectuar las retenciones de impuestos establecidas en las leyes tributarias, debiendo presentar la declaración y pago de las mismas en los plazos establecidos.

6. En caso que por diversas razones las retenciones de impuestos correspondientes no se hagan efectivas en el plazo establecido por las leyes específicas, el responsable del incumplimiento deberá cubrir el monto total de las multas y recargos.

7. Para liquidar los vales del Fondo Rotativo Institucional, se procederá de la siguiente manera:

El responsable entregará los comprobantes (en lo que proceda, si se adquirió suministros y materiales adjuntar el formulario Ingreso a Almacén y a Inventarios 1H, si se requirió un servicio, adjuntar Acta donde se haga constar que éste fue recibido a entera satisfacción y si se adquieren repuestos para los bienes propiedad de Sepaz, Certificación del Encargado de Inventarios donde se especifique que el bien es propiedad de ésta Institución). en caso exista remanente de efectivo, el mismo debe depositarse en la cuenta Bancaria del Fondo Rotativo Institucional, para completar la liquidación en el formato del vale y adjuntar la boleta de depósito al expediente que corresponda.

Para liquidar o reembolsar los vales se observarán los siguientes plazos:

En el caso de adquisiciones de bienes o servicios: Hasta un máximo de SIETE (7) días hábiles después de recibido el efectivo.

En el caso de actividades o eventos: SIETE (7) días hábiles después de realizado el evento.

Reembolsos:

Se deberá solicitar reposición del Fondo Rotativo Institucional, en forma semanal o al estar ejecutado en un máximo el 20% del total asignado a la SEPAZ, con el fin de mantener una adecuada disponibilidad y los registros contables actualizados.

El Responsable del Fondo Rotativo Institucional, debe presentar al Coordinador de Contabilidad el Formato de Reposición, adjunto los documentos para que se registre en el SICOIN la rendición y se solicite su reposición. Ver forma SEPAZ-3.


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Forma: SEPAZ - 1

SECRETARIA DE LA PAZ REQUISITOS QUE DEBEN TENER LAS FACTURAS

Factura a nombre de: SECRETARIA DE LA PAZ (no se aceptarán facturas a nombre de SEPAZ)

Dirección: 7ª. Avenida 3-54, Zona 1 NIT: 737216-7 Cantidad en Letras y Números Régimen al cual está inscrito en el ISR Cancelado (no se aceptarán facturas con tachones, enmiendas y borrones) EN EL CONCEPTO LA FACTURA DEBERA INDICAR

1. Si son servicios Técnicos o Profesionales (renglones 029 y Subgrupo 18) Tipo de servicios (Técnicos o Profesionales)

En caso de Servicios Profesionales que tenga los timbres de colegio, cuando así proceda.

Dirección, Coordinación y/o unidad en que presta sus servicios Mes a que corresponde el cobro Número de contrato Al dorso razonada con Vo.Bo. del Jefe Inmediato y sello respectivo

2. Si es por contratación de servicios varios

Describir en que consistió el servicio prestado, el valor unitario y el valor total 3. Si es por adquisición de bienes

Cantidad, descripción del producto, valor unitario y valor total

4. Si es por alimentación y/o hospedaje Describir en que consistió el servicio, el nombre del evento y el día en que se realizó. NO SE PUEDE PAGAR NI PROPINAS NI BEBIDAS ALCOHOLICAS Nota: No se aceptan facturas por “CONSUMO”, es decir que se detalle los Bienes y/o Servicios y no se reconocerá pago en fines de semana


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No.

No. Cheque: Por Q.

Cantidad en Letras:

A Favor de:

Concepto del Gasto:

Nombre Solicitante del cheque:

Cargo:

Lugar y Fecha:

F: F:

Autorizado por:

F:

Lugar y Fecha:

Número y valor de la factura: Q.

Número y valor de boleta de reintegro: Q.

Total: Q

OBSERVACIONES:

Firma

Liquidación: USO EXCLUSIVO ENCARGADO DEL FONDO ROTATIVO

Solicitante Encargado del Fondo Rotativo

Secretaría Técnica Administrativa

Encargado del Fondo Rotativo

La persona responsable de este vale, se compromete a liquidarlo dentro del plazo de siete (7) días después de finalizado el evento o recibido el

efectivo. De no cumplir con el plazo fijado se le requerirá el reintegro de la totalidad de la cantidad autorizada y no se aprobará otro vale sin que

haya liquidado el anterior, por lo que el Encargado del Fondo Rotativo Institucional, reportará dicha situación a la Secretaría Técnica

Administrativa, para que se apliquen las medidas disciplinarias que correspondan.

Forma: SEPAZ - 2

SECRETARIA DE LA PAZ

VALE DE FONDO ROTATIVO


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Forma: SEPAZ - 3

Q.

Q.

Q.

Q.

Q.

Q.

Cheque Fecha A NombreAde: Valor(-)

Reintegro(+) ISR Ejecutado Concepto Proyecto

Actos y

EventosCur

TOTAL

f f

Encargado del Fondo Rotativo Coordinador de Contabilidad

Fecha

SECRETARÍA DE LA PAZ

SOLICITUD DE REPOSICIÓN AL FONDO ROTATIVO INSTITUCIONAL No. _______

ESTADO DE SITUACION DEL FONDO ROTATIVO

MONTO DE ESTE REEMBOLSO

REEMBOLSO EN TRAMITE

SALDO LIBRO DE CUENTA CORRIENTE

FONDO PNR Y CAJAS CHICAS

DOCUMENTOS LEGITIMO ABONO

VALES DE FONDO ROTATIVO


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CAPITULO II

FONDOS ROTATIVOS INTERNOS

(CAJAS CHICAS y DE VIÁTICOS)

Las políticas y normas que se detallan a continuación son de aplicación general para los servidores de la Secretaría de la Paz –SEPAZ-, su finalidad es establecer la normativa para el control y pago de gastos a través de los fondos constituidos mediante la caja chica por gastos menores, urgentes y el pago de viáticos.

Políticas Generales:

1. Al Inicio de año el Secretario de la Paz, emitirá Acuerdo Interno que autoriza la constitución de los fondos rotativos internos correspondientes a las Cajas Chicas y de Viáticos, los gastos que sean necesarios en el transcurso del año; para modificar y/o cancelar los montos asignados inicialmente, así como la normativa específica sobre los gastos que se realicen a través de éstas.

2. El monto autorizado para cada fondo, será hasta por un máximo de Veinticinco Mil Quetzales con 00/100 (Q 25,000.00).

3. Los fondos se administrarán a través de cuentas de depósitos monetarios a nombre de la Secretaría de la Paz seguido del nombre de la cuenta de gasto. Ejemplo:

Secretaría de la Paz /CAJA CHICA SEPAZ

Secretaría de la Paz /VIÁTICOS

4. Cuando el monto autorizado para la caja chica sea menor a Diez Mil Quetzales con 00/100.00 (Q 10,000.00), puede ser administrado en efectivo por la persona nombrada para el efecto.

5. La Secretaría Técnica Administrativa, nombrará a los responsables del manejo y registro contable de los Fondos autorizados, quien deberá ser contratado con cargo a los renglones presupuestarios 011 ”Personal Permanente” ó 022 “Personal por Contrato”, asimismo deberán caucionar Fianza de Fidelidad y presentar Declaración Jurada Patrimonial ante la Dirección de Probidad de la Contraloría General de Cuentas de la cual debe presentar copia del oficio en donde conste el número asignado por la Dirección de Probidad ante la Coordinación de Recursos Humanos de SEPAZ.

6. Los recursos asignados para dichos fondos no serán utilizados para fines distintos a los de su creación, por tanto no es permitido el cambio de cheques personales ni préstamos de dinero en efectivo a ninguna persona.


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Documento Fecha Concepto Debito Crédito Saldo

Saldo Inicial xx

Saldo Final al xxx xx

Políticas específicas para el pago de gastos menores y/o urgentes a través de caja chica:

1. El monto de los gastos que se pueden pagar a través de fondos de Caja Chica, será hasta de: Un Mil Quinientos Quetzales con 00/100. (Q 1,500.00).

2. Todo requerimiento de efectivo para compras tendrá que estar soportado por el formulario de Vale a Caja Chica. Ver forma SEPAZ-4.

3. Los anticipos de caja chica deben ser liquidados o reembolsados dentro de un plazo máximo de CINCO (5) días hábiles después de recibido el efectivo.

4. Por ningún motivo deberán renovarse los vales vencidos.

5. No se emitirá un nuevo anticipo si la persona que lo solicita tiene un vale pendiente de liquidar.

6. En caso de existir remanente del reembolso proporcionado en el momento de liquidar el vale, el responsable deberá reintegrarlo al Encargado del fondo de Caja Chica, para completar el proceso del mismo.

7. Cualquier pago que se efectúe por medio de fondos de caja chica deberá estar respaldado con la factura correspondiente, la cual deberá satisfacer los requisitos que se indican en la forma SEPAZ-1.

8. Para la liquidación de un Vale Anticipo, deberá llenarse el formulario de liquidación a través de fondos de Caja Chica de acuerdo a la forma SEPAZ-6.

Políticas específicas para el pago de viáticos: Ver Capítulo VII “Viáticos”

Normas de Control:

1. Para el control de cada cuenta de depósitos monetarios, se deberá habilitar un libro de hojas movibles, el cual debe estar autorizado por la Contraloría General de Cuentas, este control deberá presentar, como mínimo, la información que se presenta en el siguiente formato:


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2. Las cuentas de depósitos monetarios de los Fondos Rotativos Internos, el de Caja Chica y de Viáticos, deberán ser conciliadas por el Encargado de Tesorería, dentro de los primeros DOS días (2) hábiles al inicio de cada mes.

3. Periódicamente y sin previo aviso, se practicarán arqueos a los fondos rotativos internos con el propósito de verificar el debido cumplimiento de las políticas y normas establecidas, dichos arqueos, podrán ser efectuados por los Directores Administrativo y Financiero de la Secretaría, la Dirección de Auditoría Interna y por Auditores Gubernamentales debidamente acreditados por la Contraloría General de Cuentas.

4. Cuando en los arqueos practicados, se encuentren faltantes, las personas responsables deberán efectuar el reintegro del valor detectado y/o la justificación del mismo, en el caso de sobrantes se procederá al depósito correspondiente en la Cuenta Gobierno de la República Fondo Común No. 110001-5.

5. Se prohíbe girar cheques al portador.

6. En el caso de reintegros de dinero por anticipos otorgados, el mismo debe hacerse en efectivo, la administración NO ACEPTARÁ cheques personales.

7. Los Fondos Rotativos Internos deberán liquidarse parcialmente al estar ejecutados un 20% de los fondos asignados, con el fin de mantener disponibilidad y los registros contables actualizados.

8. No se tramitarán gastos con fondos provenientes de la Caja Chica si los documentos de soporte contienen alteraciones, borrones o enmiendas.

9. Los documentos de soporte para liquidar fondos de la Caja Chica, deben razonarse por el solicitante, previo aval del Jefe inmediato superior y la correspondiente autorización del Despacho Superior, o la Dirección Administrativa. (En caso de facturas emitidas por Sistema Contable, que consignen incorrectamente los datos de la SEPAZ, la empresa proveedora deberá emitir una nueva factura, en caso de extravío el Contador del Proveedor deberá Certificar fotocopia de la copia que posee la empresa).

10. Durante la primera semana del mes diciembre de cada año debe liquidarse todos los Fondos Rotativos Internos constituidos en el ejercicio fiscal, su prórroga únicamente está sujeta a solicitud del Secretario de la Paz.

Medidas de resguardo y seguridad:

1. Los Encargados de los Fondos Rotativos Institucionales, Caja Chica y de Viáticos, deberán mantener bajo el resguardo adecuado las chequeras, el efectivo para los pagos correspondientes y las formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.


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2. Los cheques para cambio de efectivo deberán ser emitidos a nombre de los Encargados de las Cajas Chicas, quienes podrán mantener disponible hasta un máximo de Diez mil Quetzales con 00/100.00 (Q 10,000.00).

3. En caso de sustracción de cheques o de efectivo, al momento de conocerse el hecho, el responsable deberá informar a su jefe inmediato, quien suscribirá acta administrativa circunstanciada en la cual se deduzca las responsabilidades que el caso amerite con intervención de un delegado de la Dirección de Auditoría Interna, y luego informar al Despacho Superior para su conocimiento y a la Dirección de Asuntos Jurídicos para que presente la denuncia ante las instancias correspondientes.

4. El responsable y/o el encargado del resguardo del efectivo, cheques, llaves de cajas fuertes y combinaciones en el momento de ser extraviadas cada una de ellas deberá cubrir el importe total de lo extraviado, sin prejuicio de las sanciones civiles y penales que el caso amerite.

5. La Secretaría Técnica Administrativa, será la responsable del resguardo, en un sobre lacrado de las claves y copia de llaves de las cajas fuertes ubicadas en las Direcciones Administrativa y Financiera.

Proceso de Reembolso de Fondos:

Para la solicitud de reposición de gastos o liquidación se procederá de la siguiente manera:

1. El Encargado del Fondo debe solicitar la reposición de fondos en la forma SEPAZ-5.

2. Las facturas que soporten la liquidación deben estar justificadas, firmadas y selladas al dorso por:

La persona que recibe de conformidad el material y/o servicio.

El Jefe de la Unidad a la que se le proporcionen los bienes y/o servicios.

Visto Bueno de la Dirección Administrativa o del Despacho Superior.

Anotar en las facturas el destino dado a los bienes y/o servicios adquiridos (justificación de la compra).

Deberá realizarse el formulario de Ingreso a Almacén y a Inventario “1H” cada vez que se solicite un reembolso, detallando los bienes adquiridos de cada factura, aun siendo Almacén de paso.

Los documentos que soporten los gastos efectuados, no deben contener alteraciones, borrones, enmiendas ni tachaduras.


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Forma: SEPAZ-4

No. VALE____________________ Vo.Bo._____________________________

Director Administrativo

SOLICITUD DE COMPRAS CON FONDOS DE CAJA CHICA

Guatemala, 20 de Agosto de 2013

Licenciado (a)

Director Administrativo -SEPAZ-

Licenciado (a)

Atentamente, solicito su autorización para efectuar pago con fondos de caja chica, para la compra de

_________________________, que será utilizado para _____________________, por la cantidad de

_________ quetzales exactos (Q0000.00)

F._______________________ F.____________________________

Firma y Nombre Solicitante Firma y nombre del jefe inmediato

VALE A CAJA CHICA

Fecha de Recibido Guatemala,_______________ Por Q____________

______________________________________ ______________________

NOMBRE FIRMA DE RECIBI CONFORME Dirección o Unidad

ESTE VALE TIENE VALIDEZ DE 5 DÍAS HABILES, CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE ENTREGA

DEL EFECTIVO, POR LO QUE DEBERA SER LIQUIDADO CON DOCUMENTOS O EFECTIVO A MÁS

TARDAR EL DIA _____DE _____ 2013

FECHA Y HORA DE ENTREGA

DEL EFECTIVO: ____________________________

F._____________________

Encargado de Caja Chica MONTO ENTREGADO:

FECHA Y HORA QUE PRESENTA LA

LIQUIDACIÓN: ___________________________

F._____________________________ Encargado de Caja Chica

3. El Encargado del manejo del fondo, deberá trasladar la liquidación, con su respectiva documentación de soporte a la Dirección Financiera, para que se efectúe el registro contable y proceda a solicitar la reposición correspondiente.


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Q.

Q.

Q.

Q.

Q.

Q.

Actividad Renglón Fecha No. De Comprobante Extendido por

TOTAL

Resumen:

Actividad Renglón Total Q.

TOTAL

Firma y Sello de Encargado del Fondo Vo.Bo.

-


LIQUIDACION DE CAJA _____ No. _____

TOTAL ASIGNADO

A. ESTA LIQUIDACION

B. MONTO DE LIQUIDACIONES EN TRAMITE - REEMBOLSO

C. SALDO DE CUENTA ____ AL ____

D. SALDO EN EFECTIVO EN CAJA AL _______

E. DOCUMENTOS LEGITIMO ABONO

Forma: SEPAZ-5

Monto Q.

INTEGRACION DE LA RENDICION No. ____

-

-

-

-

-


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Forma: SEPAZ-6

FECHA No. DOCUMENTO CONCEPTO DEL SERVICIO Y/O COMPRA TOTAL

FECHA No. DOCUMENTO CONCEPTO DEL SERVICIO Y/O COMPRA SUBTOTAL(-)

DESCUENTOSTOTAL TIPO DE PAGO

Fecha: Unidad y/o Dirección:

F. ____________________________ f.

Firma y Nombre de quien liquida

_________________________

Encargado de Caja Chica

VALE ANTICIPO - CAJA CHICA

SOLICITUD DE PAGO DE FACTURA/S A PROVEEDORES

REINTEGRO DE PAGO DE FACTURA/S

MARQUE "X" - DOCUMENTO/S A LIQUIDAR

FORMULARIO DE LIQUIDACIÓN POR MEDIO DE CAJA CHICA

DATOS DEL VALE

DATOS - FACTURA/S

DIFERENCIA - REEMBOLSO AL FONDO DE CAJA CHICA

DIFERENCIA - REEMBOLSO AL RESPONSABLE DE LIQUIDAR

TOTAL FACTURA/S

TOTAL VALE CAJA CHICA

TOTAL FACTURA/S

DIFERENCIA


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CCAAPPIITTUULLOO IIIIII

CCOOMMPPRRAASS YY CCOONNTTRRAATTAACCIIOONNEESS

Las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios que realice la SEPAZ, deben fundamentarse en lo que establece el Decreto No.57-92 “Ley de Contrataciones del Estado” y sus reformas y el Reglamento de la Ley Acuerdo Gubernativo No.1056-92.

Para dar cumplimiento a lo preceptuado en el artículo 8 de la Ley Orgánica del Presupuesto, la SEPAZ ha implementado la vinculación del presupuesto con los objetivos institucionales que se proyectan en el Plan Operativo Anual -POA-, el cual es aprobado en forma anual por el Secretario de la Paz.

Las compras y contrataciones están relacionadas con los registros presupuestarios, el sistema de almacén y al procedimiento de pagos, todo ello sin perder de vista las exigencias o regulaciones del Sistema de Fiscalización ejercido por la Contraloría General de Cuentas y la información que debe estar disponible según lo establece el Decreto 57-2008 Ley de Acceso a la Información Pública.

A continuación se describen las políticas y normas aplicables en el proceso de compras y contrataciones:

Políticas:

1. Se podrán efectuar compras o contrataciones contenidas en el Plan Anual de Adquisiciones y Compras –PAAC-, aprobado por el Secretario de la Paz mediante Acuerdo Interno, el cual debe estar integrado de conformidad con los lineamientos y normas emitidos anualmente por SEGEPLAN y la Dirección Técnica del Presupuesto.

2. De requerirse contrataciones o adquisiciones no incluidas en el PAAC, el solicitante deberá justificar adecuadamente y previo a solicitar su aprobación ante el Secretario de la Paz, verificar si existe disponibilidad presupuestaria, posteriormente a su aprobación, coordinar con la Dirección Administrativa, para que la contratación o adquisición se efectúe con la premura que el caso requiera. (Siempre debe realizarse el proceso administrativo que corresponda)

3. Las compras y contrataciones, que se tramiten en SEPAZ, serán para uso exclusivo de la Institución, salvo en casos debidamente aprobados por el Despacho Superior, en actividades vinculadas a las funciones de la Secretaría de la Paz.

4. La Unidad de Compras de la Dirección Administrativa de SEPAZ, es la única autorizada para realizar acciones de cotización, compra y contratación por bienes y servicios.

5. Las compras y contrataciones se efectuarán de conformidad con lo que establece la Ley de Contrataciones del Estado, tomando en consideración que el proveedor cumpla con


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las especificaciones técnicas indicadas en la Solicitud de Compras respectiva o en las bases elaboradas por la Unidad de Compras de SEPAZ.

6. Se elegirán las adquisiciones de bienes y/o servicios a aquellos proveedores que ofrezcan las mejores condiciones, de acuerdo a los requerimientos de la Institución así como observar los lineamientos que para el efecto haya emitido la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

7. Ningún contratista, empleado o funcionario de la SEPAZ, ni familiares contemplados dentro de los grados de ley, podrán intervenir personalmente o por medio de empresas, donde tenga intereses como socio o accionista, en las compras y contrataciones de la Institución, de donde pudiera derivarse un beneficio económico para él y para la empresa en que intervenga como tal (Inciso 3 artículo 80 Ley de Contrataciones del Estado).

Normas de adquisición:

1. Durante el mes de diciembre de cada año, la Dirección Administrativa presentará la propuesta del Plan Anual de Adquisiciones y Compras, para el siguiente ejercicio fiscal, este debe ser aprobado por el Secretario de la Paz durante la primera semana del mes de enero. (La Secretaría Técnica Administrativa, emitirá las disposiciones correspondientes para su elaboración, considerando que el plan debe revisarse cada cuatrimestre).

2. Las compras y contrataciones de bienes, suministros y servicios establecidos en el PAAC, deberán requerirse a través de una Solicitud de Compras. Ver Anexo 1.

3. El Encargado de Compras debe actualizar por lo menos dos veces al año la “Base de Datos de Proveedores”, la que deberá ser autorizada por el Despacho Superior.

4. Previo a la adjudicación, el Encargado de Compras verificará que el proveedor elegido se encuentre habilitado en el SISTEMA GUATECOMPRAS y confirmar el registro de la cuenta de depósitos monetarios en la Tesorería Nacional, así mismo tener presente lo indicado en el inciso 3, artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado.

5. Al efectuar compras y contrataciones, se deben obtener y analizar las cotizaciones necesarias, buscando resguardar los intereses de la Institución con las mejores ventajas en cuanto a características requeridas, calidad, precio, garantía, tiempo de entrega, capacidad instalada.

6. Todas las compras y contrataciones deben permitir una competencia abierta entre proveedores, evitando los intermediarios y obteniéndose en todo caso como mínimo las siguientes cotizaciones:


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Proceso Rango de las Compras

Sin cotización Hasta Q1,500.00

Una cotización Q1,500.01 a Q20,000.00

Dos cotizaciones De Q20,000.01 a Q50,000.00

Tres cotizaciones De Q50,000.01 a Q90,000.00

Observar las regulaciones vigentes en la Ley de Contrataciones del Estado

Superiores a Q90,000.00

7. La Unidad de Compras podrá recibir las cotizaciones por los siguientes medios:

Por Fax: Debe constar el teléfono de donde se recibe la cotización, con la firma y sello del proveedor.

En Original: Serán entregadas a la Unidad de Compras, con la firma y sello del proveedor, además registrar el sello de recibido por la unidad de compras.

Por correo electrónico: Debe constar la recepción del correo electrónico del proveedor remitido a la Unidad de Compras de SEPAZ. Impresión de este correo debe adjuntarse al expediente.

En todos los casos se deberán recibir las cotizaciones por medio de papel membretado y/o con el logotipo del proveedor que incluya dirección, número de teléfono, correo electrónico y NIT.

Todas las cotizaciones deben ser emitidas en la fecha de la Solicitud de Compras y posterior a la misma.

Toda la documentación probatoria de gastos deberá extenderse a nombre de la SECRETARIA DE LA PAZ, consignando el NIT de la Institución (737216-7) y la dirección 7ª. Avenida 3-54 zona 1, Guatemala.

8. Los bienes, suministros, materiales y servicios recibidos deben estar de acuerdo con las especificaciones técnicas contenidas en la Solicitud de Compras. La Orden de Compra


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deberá describir exactamente los mismos artículos y servicios que se indican en la Solicitud de Compras.

9. No podrán dividirse las adquisiciones con objeto de evadir la práctica de la cotización o licitación, bajo pena de nulidad y sanciones previstas en la Ley de Contrataciones del Estado (artículo 81 de la Ley).

10. El personal de la Unidad de Compras debe tener pleno dominio sobre los requisitos legales que se requieren para los diferentes procesos de compras (compra directa, cotización, licitación, contrato abierto, casos de excepción, y verificar que se adjunte copia del Registro Tributario Unificado -RTU-, actualizado), así como el uso del Sistema GUATECOMPRAS y Sistema de Gestión, SIGES.

Proceso de Adquisición:

Paso No.

Responsable Actividad

1 Solicitante Con base en la programación del PAAC, requerirán los bienes y/o servicios a través de una Solicitud de Compra, (la que no deberá presentarse con borrones, tachaduras y enmiendas, así mismo anular los espacios en blanco) observando los tiempos y plazos establecidos y considerando el tiempo del proceso administrativo, para evitar atrasos. Ver forma Anexo 1.

2 Solicitante Previo al proceso que la adquisición de bienes y/ servicios requiera, la Orden de Compra, deberá llevar el Visto Bueno de la Dirección Financiera, y la Partida Presupuestaria donde se indique que existe disponibilidad para poder adquirir dichos bienes y/o servicios.

2 Encargado de Compras

Verificará que los servicios y productos requeridos en la Solicitud de Compra, cumplan con los siguientes requisitos mínimos:

El número de Proyecto al cual se cargará el gasto, el renglón presupuestario y el Vo.Bo. de la Dirección Financiera.

Que lo solicitado esté incluido en el PAAC.

Que se incluyan las especificaciones técnicas y características físicas de lo solicitado.


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Si no se cumple con alguno de los requisitos se rechazará la solicitud, devolviéndola para su corrección. Si todo cumple con lo estipulado, lo traslada al Auxiliar de Compras.

3 Auxiliar de compras Si la Solicitud de compra, cumple con los requisitos indicados en el numeral 2, procederá a cotizar la totalidad de los artículos, en empresas de reconocido prestigio, considerando la lista de proveedores aprobados.

4 Auxiliar de compras Elaborará un cuadro de adjudicación, con base a criterios de calidad, precio y respaldo. Ver Forma SEPAZ-7

5 Auxiliar de compras Trasladará el cuadro de adjudicación completo, las cotizaciones y la Solicitud de Compras al Encargado de Compras.


Revisa el expediente si no corresponde lo devuelve al auxiliar de compras, para su corrección, si procede lo aprueba y lo traslada para Visto Bueno del Director (a) Administrativo (a).

7 Director Administrativo

Recibe expediente, si está de acuerdo firma y devuelve a Encargado de Compras, para que inicie el trámite de pago.

8 Asistente de Compras

Elabora las órdenes de compra en correlativo, por cada proveedor adjudicado.


En el cuadro de adjudicación del expediente original, indica el número de orden de compra, generada por cada empresa adjudicada.


Continua con el trámite, si el pago es por acreditamiento, si el pago es por cheque, lo traslada al asistente administrativo. Se tiene el cuidado que la primer orden de compra generada contenga toda la papelería original; Ejemplo: Factura original, la forma Ingreso a Almacén y a Inventarios “1H”, si procede, y fotocopia del cuadro de adjudicación debidamente razonado. En el cuadro de adjudicación debe indicarse el Número de Orden de Compra en donde se encuentran los documentos originales. Ver Forma SEPAZ-9


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Notas:

1. En el caso de solicitud de adquisiciones no contempladas en el PAAC, pero que sean indispensables para la realización de las actividades y objetivos trazados, la Unidad interesada observará el cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Adjuntar aprobación por escrito del Secretario de la Paz.

b) Informar a la Coordinación de Planificación y éste a su vez a la Dirección Financiera, sobre las modificaciones a las actividades contempladas en el PAAC que se deriven de esta adquisición.

2. Para pagos por concepto de: Teléfono, Internet, Energía eléctrica, Arrendamientos, Servicios de Reparación y Mantenimiento de Vehículos, de Mobiliario y Equipo, de Edificio e Instalaciones, Capacitaciones y adquisiciones menores de materiales y suministros, debe solicitarse a la Dirección Financiera a través del formato correspondiente. La Mesa de Entrada de la Dirección Financiera asignará el número correlativo, renglón presupuestario y Vo. Bo. Ver Forma SEPAZ-8.

Proceso para Contratación de Servicios de impresión:

Paso No.


1 Solicitante y Coordinación de Comunicación Social.

Preparan el levantado de texto y términos de Referencia de la impresión y solicitan Vo. Bo. Del Despacho Superior.

2 Despacho Superior Revisará y dará el Vo. Bo. a la solicitud presentada, autorizando el número de ejemplares a imprimir.

3 Solicitante Tramitará en la Unidad de Compras la impresión.

4 Auxiliar de compras Recibirá y verificará que la solicitud de compras esté debidamente autorizada y continuará con todo el proceso administrativo. Al recibir las artes las trasladará para el Vo. Bo. del solicitante.

5 Solicitante Revisará las artes y si procede las aprobará para la impresión final.


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Forma: SEPAZ-7

SOLICITUD No. ___________ DE FECHA:

UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL UNITARIO TOTAL

TOTAL Q. Q. Q.

Observaciones:

Sello y firma: Auxiliar de Compras

Fecha:

Se adjudica a:

Proveedor Artículo Cantidad Costo Unidad Costo Total

Q.

Q.

TOTAL Q.

Forma de Pago:

Emisión de Cheque por Fondo Rotativo

Acreditación a cuenta a través de SIGES

Observaciones:

Aprueba Vo.Bo.

Sello y Firma Encargado de Compras Sello y Firma Director Administrativo

Fecha Fecha

Esta forma y los documentos de soporte originales quedan en Orden de Compra No. _____________

NOMBRE DEL PROVEEDOR

VALOR

USO EXCLUSIVO DEL ENCARGADO DE COMPRAS


CUADRO COMPARATIVO DE PRECIOS Y ADJUDICACION DE COMPRAS

DESCRIPCION DE ARTICULO CANTIDADVALOR

NOMBRE DEL PROVEEDOR NOMBRE DEL PROVEEDOR

VALOR


Completa el trámite administrativo.

Nota: Cuando se impriman libros, deberá trasladarse al menos CINCO (5) ejemplares al Centro de Documentación de la SEPAZ, aplica además para los estudios y documentales contratados.

Para ampliar la información de los procesos de compra, pago de bienes y servicios, en el Capítulo XII se presentan los diagramas de flujos correspondientes.


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Guatemala,

Señores: Dirección Financiera Secretaría de la Paz Presente.-

Fecha Valor

Forma de Pago: Cheque contra entrega de bien o servicio Para el día:

Acreditación a cuenta a través de SIGES

Observaciones:

Solicita: Nombre: Cargo: Fecha:

Forma: SEPAZ-8

No.

DATOS QUE CONSIGNAN LA (S) FACTURA (S)

Por este medio se solicita se proceda a tramitar los siguientes pagos a favor de:

SECRETARIA DE LA PAZ SOLICITUD DE PAGO No.

Concepto

De conformidad con las siguientes facturas:


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Todos los expedientes para pago a través de acreditación en cuenta a través de SIGES, deberán contener los siguientes documentos:

1 Solicitud de Compras, actos y eventos o de pago. 2 Cuadro comparativo de precios y adjudicación de compras (Incluye cotizaciones)* 3 Constancia de Disponibilidad Presupuestaria -CDP- 4 CUR de Pre-compromiso. 5 Orden de Compra. 6 CUR de Compromiso. 7 Nota de Envío o Envío del Proveedor* 8 Constancia de Ingreso a Almacén e Inventario (1H) o sello al dorso de la factura de almacén de paso * 9 Recibo de Caja.*

10 Factura razonada con las firmas y sellos correspondientes. 11 Liquidación de la Orden de Compra. 12 CUR de Devengado.

Según cada caso se adjuntará además: Impresiones: Un ejemplar (libro, folleto, trifoliar, invitación, programas, formularios, etc.) Servicio de divulgación e información: Copia del arte y diseño del banner, manta, afiche, etc., se ingresa a Almacén de Paso Transmisión en medios radiales y/o televisión: Certificación de Transmisión de la empresa que prestó el servicio y la Constancia de Monitoreo emitida por la Coordinación de Comunicación Social.

Adquisición de activos fijos: Fotocopia de tarjeta de Responsabilidad firmada de recibido. Actos y Eventos: Original de la solicitud, Informe Ejecutivo, Lista de participantes, Lista de hospedaje*, Planilla de gastos de movilización*, Fotografías. Contrato* Arrendamientos: Contrato autorizado, únicamente con el primer pago. Eventos de Cotización: Reporte de Publicación del evento en Guatecompras, dictamen sobre bases de cotización, bases de cotización aprobadas, impresión de reportes de Guatecompras de preguntas y respuestas sobre el evento, Fotocopia certificada de Recepción de ofertas, Ofertas presentadas por proveedores, Cuadro de calificación de ofertas, Certificación de acta de adjudicación, Oficio de Junta de cotización dirigido a Secretario de la Paz, Resolución del Secretario aprobando la adjudicación, solicitud de delegación de firma para el contrato, contrato aprobado, fianza de cumplimiento*

Contratación de Consultores: Cumplir con los numerales II y III de la forma SEPAZ-20.

*Adjuntar estos documentos cuando corresponda

POR FONDO ROTATIVO 1 Solicitud de compra, de actos y eventos o de pago. 2 Dependiendo del monto, adjuntar cotizaciones. 3 Formulario de Ingreso al almacén (1H) .Si corresponde. 4 Factura 5 Cheque Voucher.

Nota: Todos los documentos deben estar aprobados, firmados y sellados, consignar la fecha de elaboración y de recepción.


Forma: SEPAZ-9

DOCUMENTOS QUE DEBE CONTENER UN EXPEDIENTE PARA PROCESO DE

ADQUISICION DE BIENES O SERVICIOS


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ANEXO 1


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CCAAPPIITTUULLOO IIVV

AALLMMAACCEENN

En este Capítulo se establecen las políticas y normas para el control de los ingresos y egresos de los bienes al Almacén de Materiales y Suministros de la SEPAZ, así como de los mecanismos y acciones que debe emprender el responsable del mismo para la custodia y salvaguarda de los recursos de la institución.

Normas:

1. La Dirección Administrativa, en su Plan Anual de Adquisiciones y Compras, requerirá los materiales y suministros necesarios para el funcionamiento de las actividades que realiza la Institución, para lo cual se deben efectuar los procesos necesarios. Los materiales e insumos adquiridos serán recibidos por el Encargado del Almacén para su respectiva custodia, resguardo y traslado cuando corresponda.

2. La adquisición, asignación y resguardo de materiales y suministros deberá estar respaldado por medios que permitan su administración y control de forma transparente, ágil y responsable.

3. El Encargado de Almacén debe presentar al Director Administrativo, un detalle semanal de artículos disponibles en Almacén, a efecto se tenga información actualizada sobre existencias y costos.

4. La Unidad de Compras en coordinación con la Dirección Administrativa, deberán verificar las existencias en Almacén, antes de iniciar cualquier trámite de compras.

5. El Encargado de Almacén realizará por lo menos dos veces al año inventario físico del 100% de las existencias y en forma selectiva cada tres meses.

6. Si como resultado de los inventarios realizados por el Encargado de Almacén o Auditoría Interna, no se localizan algunos materiales, se procederá a realizar las acciones correspondientes que permitan establecer el destino de los mismos y a suscribir Acta Administrativa circunstanciada, la cual se Certificará y se enviará al Despacho Superior, para aplicación de las medidas administrativas, con copia a la Dirección de Asuntos Jurídicos para presentar las denuncias respectivas sí corresponden.

Los artículos faltantes deberán ser adquiridos por el responsable y se reingresarán al almacén en la tarjeta de control respectiva, adjuntado fotocopia de la factura de adquisición. En caso de sobrantes, se procederá al ingreso razonado en la tarjeta correspondiente.

7. El Encargado de Almacén deberá vigilar que los bienes que requieran conservación especial estén adecuadamente almacenados, así como controlar las fechas de vencimiento o caducidad.


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8. El Encargado de Almacén vigilará la limpieza, el orden y el aprovechamiento de los espacios destinados al almacenamiento, a efecto de evitar contar con espacios no utilizados, así como la acumulación de materiales y suministros no útiles y/o desechos de los mismos.

9. Todo bien que adquiera la SEPAZ, debe ingresarse a través del almacén. Cuando los bienes por sus características especiales tengan que ser almacenados en otras instalaciones o enviados directamente a los usuarios encargados de su utilización, el Encargado de Almacén deberá efectuar la verificación directa y el trámite de la documentación correspondiente.

10. Almacén de Paso: Todos los artículos adquiridos a través de caja chica, que necesiten controlarse a través del almacén, deberán registrarse en el Libro de Cuenta Corriente de Almacén de Paso, estampando el sello de ingreso al almacén en el reverso de la factura, así también la factura deberá estar razonada y firmada de conformidad por la persona que utilizará el bien, posteriormente debe elaborar la forma Ingreso a Almacén y a Inventarios “1H”.

Todas las adquisiciones de adición a los Bienes Fungibles con cargo a renglones del grupo 2 “Materiales y Suministros”, deben registrarse en el Almacén de Paso como también en la Tarjeta Auxiliar de Bienes Fungibles.

11. Reingreso al Almacén: Todo artículo que no haya sido utilizado, en el desarrollo de las actividades sustantivas de la Institución, deberá de reingresarse a Almacén, estos artículos tendrán el mismo tratamiento destinado para los de stock. Ver forma SEPAZ-10.

Proceso para ingreso de artículos:

Paso No.

Responsable Labor:

1 Asistente Administrativo Notifica al proveedor, con copia al Encargado de Almacén, por medio electrónico la hora y día de entrega de los artículos al almacén adjuntando la orden de compra autorizada. Recepción de mercadería a proveedores: Los días lunes, miércoles y viernes de conformidad con el horario de 08:30 a 11:00 y 14:00 a 15:30 horas.

2 Auxiliar de Compras y Encargado de Almacén

Se constituyen en el almacén y reciben del proveedor el producto, verificando que entreguen la cantidad y los artículos descritos en la factura de conformidad con las especificaciones de la cotización, si no son los solicitados


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los devuelve e informa al Encargado de Compras.

Si corresponden a lo requerido, firma de recibido el envío de la Empresa o copia de la factura. Cuando corresponda se requerirá la presencia de la persona que requirió los artículos, para que reciba de conformidad. NO SE ACEPTARÁN ENVIOS PARCIALES.

3 Encargado de Almacén Elabora y firma el formulario 1H “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario”, solicita la firma a la Dirección Administrativa y distribuye el formulario de la siguiente forma: Original: Unidad de Compras para adjuntarlo al expediente de pago; Copia Celeste: Dirección Financiera; Copia Rosada: Unidad de Compras; Copia Verde: Archivo de Almacén y Copia Amarilla, cuando corresponda por ser adquisición de Activos Fijos: Encargado de Inventarios. Ver Anexo 2.

4 Encargado de Almacén Entrega al Auxiliar de Compras la factura original, para que continúe con el proceso de pago.

Resguarda los materiales en donde corresponda y procede a realizar los registros de ingreso en las tarjetas Kardex correspondientes. Regulariza su control de existencias.

Proceso para salida de artículos:

Paso No.

Responsable Actividad:

1 Solicitante Elabora la forma Pedido de Bodega y lo entrega al Director Administrativo. Los pedidos de materiales y suministros de oficina para el trabajo ordinario de las Direcciones y Coordinaciones de SEPAZ, deberán hacerse la primera semana de cada mes. Ver Anexo 3.


Revisará los formularios de Pedido para verificar que no falten requisitos y firmas de autorización, verifica que lo solicitado, este autorizado en el Plan Anual de Adquisiciones y Compras, si es así autoriza el Pedido de Bodega. De acuerdo a las


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existencias puede validar o modificar las cantidades solicitadas. Traslada a Solicitante.

3 Solicitante Entrega formulario a Encargado de Almacén.

4 Encargado de Almacén

Prepara el Pedido de Bodega e informa al solicitante para que lo retire del Almacén. Si hay artículos que no despacha le informa las razones y el proceso correspondiente para solicitarlos.

5 Solicitante Procede a recoger lo requerido, firmando de conformidad el Pedido de Bodega.


Registra los egresos de productos en los siguientes controles:

Tarjeta kardex.

Control General de existencias.

Control de entrega, según Plan de Compras.


Procede a distribuir el formulario de Pedido de Bodega en la siguiente forma: Original: Almacén; Duplicado Rosado: Dirección Administrativa; Triplicado Celeste: Solicitante.

Medidas de resguardo y seguridad:

1. El área de almacén debe contar con un extinguidor en perfecto estado de funcionamiento y colocado en un espacio de fácil acceso, además, el personal de Almacén debe ser capacitado en el uso y manejo de los mismos.

2. El acceso a las instalaciones del Almacén de materiales y suministros es Restringido, ÚNICAMENTE las personas que laboran en el almacén están autorizadas a permanecer en dichas instalaciones; salvo personal asignado a procesos de fiscalización tanto interna como externa.

3. La ubicación de los materiales en el Almacén obedecerá a criterios técnicos comúnmente aceptados en los procesos de organización de los almacenes.

4. Las zonas de recepción y despacho deberán estar claramente delimitadas para evitar confusiones entre la recepción y entrega de materiales y suministros.


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Control de formas:

1. El Encargado de Almacén es el responsable del resguardo de las siguientes formas autorizadas por la Contraloría General de Cuentas: “1H” Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario, Pedido de Bodega y Tarjetas Kárdex.

2. Las formas oficiales asignadas al almacén deben ser utilizadas en estricto orden correlativo y llenarse sin borrones, enmiendas ni tachaduras, ni otro tipo de alteraciones.

3. En caso de cometer errores en la elaboración de las tarjetas kardex, el Encargado de Almacén anulará toda la operación y en la línea que sigue procederá a efectuar el registro correcto.

Si el error es en los formularios “1H” Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventarios o Pedido de Bodega, se anulará el juego completo, en este caso deberá razonarlo y resguardarlo con todas sus copias en el archivo correlativo.

4. En caso de pérdida o extravío de alguna forma autorizada, el Encargado de Almacén informará por escrito a las Direcciones Administrativa y Auditoría Interna, quienes procederán, junto con los involucrados, a suscribir el Acta Administrativa correspondiente, posteriormente se trasladará el expediente a donde corresponda, acompañando certificación del Acta Administrativa u otra documentación que se requiera.

5. La Dirección Auditoría Interna deberá informar del extravío de las formas, por medio de un Oficio al Contralor General de Cuentas, acompañando certificación del acta suscrita u otros documentos que se estimen necesarios, a efecto que, cuando concluya el trámite respectivo, si la Contraloría lo estima conveniente, notificará la Resolución a la SEPAZ, con la cual se podrá operar la baja respectiva, quedando abierto el procedimiento legal, por si en el futuro, se hiciere mal uso de las formas extraviadas.

Motivos de sanción:

1. La sustracción de artículos resguardados en el almacén.

2. Pérdida o extravío de formas oficiales. (En este caso el máximo Ente Fiscalizador externo, sancionará a los responsables con una multa establecida en la Ley de la Contraloría General de Cuentas).

3. El incumplimiento de lo dispuesto en este normativo.


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Forma: SEPAZ-10

SECRETARIA DE LA PAZ REINGRESO AL ALMACEN DE ARTICULOS NO UTILIZADOS

Guatemala, ____________________________________

Señor Encargado de Almacén Presente.- Le informo que a través del pedido No.__________, de fecha _______________, me proporcionaron varios artículos para la actividad________________________________________, mismos que no fueron utilizados y se encuentran en perfecto estado. Derivado de lo anterior, procedo a efectuar la entrega de:

CANTIDAD CODIGO DESCRIPCION

Atentamente,

f)_________________________________ Nombre de la persona que solicito los bienes


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ANEXO 2


33

ANEXO 3


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CCAAPPIITTUULLOO VV

AACCTTOOSS YY EEVVEENNTTOOSS

De conformidad con las actividades aprobadas en el PAAC a través de Acuerdo Interno emitido por el Secretario de la Paz, los Directores y Coordinadores deberán girar sus instrucciones para que se proceda de la siguiente forma:

Proceso aprobación de actos y eventos:

Paso No.


1 Solicitante De conformidad con el PAAC y al presupuesto aprobado con 15 días hábiles anticipados a la fecha en que se estima realizar el evento, presenta a la Secretaría Técnica Administrativa (aéreas administrativas) y Subsecretaría (áreas sustantivas) el formato de Solicitud para autorización de actos y eventos. Ver forma SEPAZ-11.

2 Secretaria Técnica Administrativa

Autorizará el gasto del evento, corrobora su número correlativo y lo trasladará de la siguiente forma:

Original a la Dirección Administrativa.

Copia electrónica a la Secretaria Técnica Administrativa, al Responsable de la organización del evento, a la Dirección Financiera y a la Dirección de Auditoría Interna.

Tiempo para autorizar: 2 días hábiles.


La Unidad de Compras recibe la Solicitud original y registra en los controles internos, inicia el proceso de cotización.

Tiempo para autorizar: 1 día hábil.

Notas:

1. Cuando se calculen los gastos de alimentación y hospedaje, debe incluirse a todo el personal de apoyo de la SEPAZ. (El personal deberá anotarse en la lista de participantes, ya que no se les cubrirán viáticos).


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2. En caso de que la actividad no esté contemplada en el PAAC, la Solicitud de actos y eventos será aprobada por el Secretario de la Paz.

3. Las Direcciones Administrativa y Financiera, verificarán que los eventos se liquiden en el tiempo establecido, de lo contrario informarán a la Secretaría Técnica Administrativa quien dictará medidas al efecto.

4. No se aprobará ningún evento, a la unidad que aún se encuentre pendiente de liquidar eventos previos ante la Dirección Administrativa, principalmente en aquellos eventos en que el tiempo de liquidación haya vencido.

5. En caso que estén aprobados eventos que por diversas razones no se realizaran o bien se trasladarán de fecha, el Encargado del evento trasladará una nota al Despacho Superior informando lo procedente.

En ambos casos deberá solicitarse la anulación de las solicitudes de actos y eventos, tramitando una nueva solicitud para el evento reprogramado.

Proceso para desarrollo y liquidación de los actos y eventos:

Paso No.



De acuerdo a lo solicitado, antes de concluir con el proceso de contratación, afina los detalles del evento, que correspondan con el solicitante.


Traslada al solicitante una copia del contrato con la empresa que prestará el servicio.

2 Solicitante Instala una mesa de recepción de participantes, a través de la cual se validarán los pagos que se efectúen en concepto de alimentación, alquiler de salones, sonido, materiales entregados etc. Previo al inicio de la actividad deberá recabar los datos generales de las personas, utilizando la forma SEPAZ-12.

3 Solicitante Realiza el evento, observando el cumplimiento de la agenda, los objetivos y metas de la actividad.


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4 Solicitante Verifica que los servicios prestados correspondan a lo consignado en el contrato y las órdenes de servicio, solicita la factura.

5 Solicitante Si se requiere hospedaje, su pago se validará con un registro de las personas hospedadas, para el efecto deberá requerir las firmas correspondientes. Ver forma SEPAZ-13.

6 Solicitante Si se requieren gastos de movilización, previo al evento, los organizadores deberán informar a las personas que asistirán, que se otorgará un aporte para gastos de transporte, el techo será hasta por el valor que cobre el transporte público desde su comunidad hasta el lugar en donde se realizará el evento. A solicitud del responsable del evento, este pago lo realizará un representante de la Dirección Financiera al finalizar el evento. Ver forma SEPAZ 14.

7 Solicitante Elabora el informe de la actividad, solicitando la aprobación del Director o Coordinador.

8 Solicitante Conforma el expediente de liquidación con los siguientes documentos originales: Factura razonada, Informe ejecutivo, Programa, tres fotografías del evento (como mínimo) y Listas de participantes debidamente firmada, hospedaje y movilización, si corresponde. Ver forma SEPAZ-15.

9 Solicitante En un plazo máximo de 7 días hábiles después de realizado el evento, presenta el expediente de liquidación a la Unidad de Compras.


Continúa con el proceso de pago.

Notas:

1. Derivado que existe riesgo que no asistan exactamente el número de personas invitadas a una actividad, para efectos de pago, se aceptará un porcentaje de diferencia en el número de personas convocadas del 15% menos o más.


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En el caso que el 15% de personas convocadas no se presenten a la actividad: El responsable del evento deberá reintegrar la totalidad de los gastos ocasionados, salvo que la inasistencia sea debidamente justificada y aprobada por el Despacho Superior.

En caso que las personas convocadas excedan del 15%:

El Responsable del Evento deberá justificarlo ante el Despacho, obteniendo el Vo. Bo. para el pago. La cantidad pagada en exceso deberá rebajarse del monto de su presupuesto pendiente de ejecutar.

2. Las facturas del Evento siempre deberán ser solicitadas por el monto que indique el contrato, si por más asistencia de personas el total a pagar se incrementa, se solicitará una factura extra por este valor.

3. En el caso de eventos masivos, (más de 100 participantes, en espacios abiertos) en donde es difícil el registro de todas las personas, los mismos deberán ser documentados, (ver forma SEPAZ 12), como mínimo con 5 fotografías del evento, en donde se observe lo siguiente:

Servicio de alimentación

Asistencia de personas

Mesa de invitados

Desarrollo de la actividad

Transporte ( si corresponde)

Registros que deben llevar las Direcciones Sustantivas:

1. Plan Operativo Anual -POA-, debidamente autorizado por el Secretario de la Paz.

2. Detalle del POA por resultados, productos, subproductos y acciones.

3. Cumplimiento de metas mensuales, según el POA.

4. Control de la ejecución del presupuesto autorizado.

5. Control de solicitudes de actos y eventos.

6. Carpeta por cada proyecto autorizado.

Cada carpeta deberá contener en riguroso orden cronológico, la respectiva aprobación, ejecución y liquidación de las actividades realizadas, que constituirá la base para la evaluación de los resultados del proyecto. Ver forma SEPAZ-15.


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Notas:

1. Este formato debe llenarse en todos sus campos, si el espacio fuera insuficiente para la descripción de las necesidades podrá usarse hoja adjunta, la que deberá ser autorizada por quien corresponda.

2. La realización de actos y eventos con presupuesto menor a Q10,000.00, contemplados en el POA, solo necesitará autorización de la Secretaria Técnica Administrativa.

Forma: SEPAZ-11

Total Q. Q. Q. Q. Q.

TÉRMINOS DE REFERENCIA 1 Número de participantes: 2 Condiciones o requisitos de local a contratar: 3 4 Alimentos: (Que tiempos de alimentación y refacción solicitan) 5 Hospedaje: (Género y número de personas y cuantas noches de hospedaje) 6

7 Contratación de facilitadores o capacitadores (Presentar propuesta adjunta) 8 Requerimiento de anticipo: (Llenar el cuadro solo si es necesario utilizar efectivo)

Q. Emitir cheque por anticipo de fondos a nombre de: Por valor de: Fecha en que se requiere el anticipo:

Solicita: ( Responsable de la actividad) Autoriza Presupuesto: (Secretaria Técnica Administrativa) Fecha: Fecha:

Autoriza Evento : (Secretario o Subsecretario de la Paz) Fecha:

No. Correlativo______________

Equipo y suministros necesarios para realizar el evento:

Transporte de personas: (Tipo de transporte, para cuantas personas y Recorrido)

SECRETARIA DE LA PAZ -SEPAZ- SOLICITUD PARA AUTORIZACIÓN DE ACTOS Y EVENTOS

Proyecto No.

Departamento y Municipio en donde se realizará:

Fecha:

Nombre del Evento:

TOTAL

Presupuesto Estimado

Tipo de gastos Gastos de Movilización Alimentación Hospedaje Otros (explicación detallada)


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Forma: SEPAZ-12

SECRETARIA DE LA PAZ – SEPAZ –

LISTA DE PARTICIPANTES Descripción del Acto o Evento: ________________________________________________________________________________________ Lugar de Realización: ________________________________________________________________________________________ Fecha del Acto o Evento: ________________________________________________________________________________________ Materiales que se entregan a cada: ________________________________________________________________________________________

No. NOMBRE GENERO

No. DE DPI COMUNIDAD LINGUISTICA

INSTITUCION FIRMA F M

Este formulario será completado por los participantes del evento, sin tachones ni manchones y deberá estar firmado y sellado por los responsables de la actividad.

Solicita: Autoriza:

Vo.Bo. Jefe Inmediato

3. Numeral 3, Materiales a utilizar: Se incluyen: impresiones, útiles de oficina y otros materiales, por ello deben solicitarse con anticipación a través del proceso correspondiente a la Unidad de Compras, para que estén disponibles en el Almacén cuando se realicen las actividades.

Notas:

1. Todas las casillas de las listas de participantes deben llenarse. En caso de errores se podrá anular la casilla.

2. Los participantes y personal de apoyo, se anotarán en la lista con su puño y letra.

3. En caso de personas analfabetas, el encargado de la mesa de recepción anotará los datos y ante la presencia del responsable, estampará la huella digital del participante.

4. En caso de participantes menores de edad, en el espacio en donde indica número de documento de identificación, se consignará “menor de edad”.

5. Se agregarán columnas adicionales en caso se requiera de información necesaria, (ejemplo: comunidad lingüística, género, organización a la que representan, entre otros)


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Forma: SEPAZ-13

Nombre del Evento: Nombre del Hotel: Fecha de Hospedaje:

No. Nombre Número de DPI Institución a la que representan Firma

Solicita: Autoriza: Nombre y firma Responsable del evento: Nombre y firma del Director o Coordinador

SECRETARIA DE LA PAZ -SEPAZ- LISTA DE HOSPEDAJE

Este formulario será completado por los participantes del evento, sin tachones ni manchones y deberá estar firmado y sellado por los responsables de la actividad.

Notas:

1. El Responsable del evento deberá requerir el valor a pagar en concepto de gastos de movilización en la solicitud de actos y eventos, coordinando con la Dirección Financiera a efecto cuenten con el efectivo el día que corresponde.

2. La Dirección Financiera participará en los eventos, solo si el responsable del mismo lo solicita para efectuar los pagos en concepto de gastos de movilización.

Forma: SEPAZ-14

Nombre del Evento: Lugar: Fecha:

No. Nombre Número de DPI Lugar de Procedencia Valor Firma de Recibido

TOTAL Q.

Solicita: Autoriza: Nombre y firma Responsable del evento: Nombre y firma del Director o Coordinador

SECRETARIA DE LA PAZ -SEPAZ- PLANILLA POR GASTOS DE MOVILIZACIÓN

Este formulario deberá completarse con la información solicitada sin tachones ni manchones y deberá estar firmado y sellado por los responsables de la actividad.


41

I FASE DE APROBACIÓN

Información Presupuestaria del Proyecto (Forma SEPAZ-16)

Cronograma de trabajo

Planificación General de la actividad

Indicadores de Gestión

II

III

Ficha cuantitativa en que acumule el total invertido por actividad.

1

2 El expediente de la actividad será archivado en la Dirección encargada de ejecutarlo, el responsable del mantenimiento del expediente es el Encargado de la Actividad.

Informe: Los informes se emitirán en forma independiente por cada evento, los mismos deberán contener como mínimo la siguiente información: Solicitud de aprobación de actos y eventos, Detalle de los gastos totales en que se incurrió para desarrollar el evento, Informe general que indique: La Población alcanzada, Comunidades atendidas, Conclusiones, Recomendaciones para los próximos eventos, 3 fotografías como mínimo, Evaluación de los resultados, Indicar si se cumplió con los objetivos del proyecto según los índices de verificación.

FASE DE LIQUIDACIÓN (La carpeta debe completarse con esta información, 1 semana después de haber concluido con todas las actividades)

Informe del Director Sustantivo, aprobado por el Secretario de la Paz, donde se indique si se alcanzaron las metas y la incidencia en el cumplimiento de los Acuerdos de Paz.

Si el Despacho Superior lo solicita, deberá agregarse a la carpeta un Informe que indique si los grupos beneficiados estuvieron de acuerdo con la actividad realizada, o si consideraron que no se llenaron las expectativas. ( Este informe deberá formularse en base a las fichas de evaluación que se pasarán en cada evento)

Notas: Este expediente se completará cada vez que se realicen actividades, con los informes detallados de los eventos, posteriormente se foliarán los documentos que se adjuntan y lo trasladarán al archivo.

Forma: SEPAZ-15


INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBEN CONTENER LAS CARPETAS DE ACTIVIDADES APROBADAS

Presupuesto asignado al proyecto, aprobado por el Despacho Superior

Contenidos Temáticos

FASE DE EJECUCIÓN (La carpeta se completa en el desarrollo de la actividad)

Ficha técnica (Forma SEPAZ-20). En caso de consultorías Términos de Referencia de la contratación.


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1. Nombre del proyecto 1.1 Proceso:

1.2 Objeto: 1.3 Ubicación específica:

2. Dirección responsable: 3. Descripción del proyecto:

5. Direcciones y/o otras Instituciones de apoyo:

1. Antecedentes: 2. Problemática: 3. Justificación: 4. Descripción: 5. Objetivos:

General: Específicos:

6. Resultados esperados:

III. INDICADORES DEL PROYECTO/ METAS CUANTIFICABLES

Metas: Descripción Unidad de medida Meta mensual Medios de

Verificación

Beneficiarios Directos:

Genero Grupo Etnico Cantidad

Forma: SEPAZ-16

SECRETARIA DE LA PAZ DESCRIPCION DEL PROYECTO QUE NO FORMA CAPITAL FIJO

Departamento

Municipio

I. IDENTIFICACIÓN

4. Ubicación geográfica:

II DIAGNÓSTICO:


43

CCAAPPIITTUULLOO VVII

CCOONNTTRRAATTAACCIIOONN DDEE SSEERRVVIICCIIOOSS TTEECCNNIICCOOSS YY PPRROOFFEESSIIOONNAALLEESS DDEE CCAARRÁÁCCTTEERR TTEEMMPPOORRAALL

En este capítulo se establecen las políticas y normas vigentes en la Secretaría de la Paz para la contratación de personal con carácter temporal y sin relación de dependencia de acuerdo a lo establecido en el Decreto 57-92 Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento, Ley de Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal vigente, Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala, Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil, Ley de Probidad y Responsabilidades de Funcionarios y Empleados Públicos.

Contrataciones a través del Renglón 029

Otras remuneraciones de personal temporal

Políticas:

1. A través de este renglón se efectuarán las contrataciones de servicios técnicos y profesionales prestados sin relación de dependencia.

2. Al personal contratado a través de este renglón, se podrá o no dotar de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades, en períodos que no excedan de un ejercicio fiscal.

3. La Coordinación de Recursos Humanos es responsable de cumplir con todos los aspectos que regulen las leyes vigentes en el país, con respecto a la contratación de los servicios con cargo al renglón presupuestario 029.

Proceso de Contratación:

1. De conformidad con las instrucciones de la Secretaría General de la Presidencia y del Despacho Superior, la Coordinación de Recursos Humanos iniciará los trámites administrativos para la contratación de servicios técnicos y profesionales del renglón presupuestario 029.

2. El proceso de contratación será el siguiente:

Con 45 días calendario (como mínimo) anticipados al inicio de la prestación de los servicios, los Directores y Coordinadores solicitarán con Oficio al Despacho Superior la autorización para la contratación de los servicios, adjuntando el expediente completo según lo establecido en la Forma SEPAZ-17.

El Superior Despacho, girará instrucciones a la Coordinación de Recursos Humanos, para que proceda a la contratación de los servicios requeridos.


44

La Coordinación de Recursos Humanos concluirá el proceso de contratación previo al inicio de la prestación del servicio.

Documentos que debe contener el expediente de contratación:

1. Currículum vitae actualizado, adjuntando constancias de estudios realizados y sus respectivos registros, dos cartas de experiencia de prestación de servicios y dos cartas de recomendación.

2. Fotocopia completa y legible de Documento Personal de Identificación -DPI-.

3. Constancia original de Colegiatura activa (en el caso de contratos por Servicios Profesionales).

4. Fotocopia de título de nivel Diversificado o Técnico Universitario (en el caso de contratos por Servicios Técnicos).

5. Formulario de Inscripción y actualización de información de Contribuyentes en el Registro Tributario Unificado (RTU), emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria -SAT-.

6. Fotocopia del Boleto de Ornato del año en curso, de conformidad con la tabla establecida para tales efectos.

7. Constancia de cuenta activa de Depósitos Monetarios en el Banco Crédito Hipotecario Nacional.

8. Constancias originales y vigentes de antecedentes penales y policíacos.

9. Declaración Jurada en donde estipula que.

a) No se encuentra comprendido dentro de las prohibiciones contenidas en el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas, Decreto 57-92 del Congreso de la República.

b) Que la información proporcionada en su hoja de vida así como la documentación de respaldo es legítima y auténtica.

Pagos por servicios a personal contratado por renglón 029:

El Ministerio de Finanzas Públicas elabora anualmente la calendarización de ejecución de nóminas de sueldos y honorarios que se realiza a través de GUATENOMINAS. En este calendario también se programan las fechas de liquidación, solicitudes de pago y acreditación monetaria para las nóminas mensuales del renglón presupuestario 029. Con base en este calendario, la Coordinación de Recursos Humanos elaborará la programación anual para requerir al personal contratado los informes y facturas mensuales, así como el informe final.


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Previo a realizar el último pago del contrato, la Coordinación de Recursos Humanos en coordinación con el Director de área, deberá verificar que el contratista haya cumplido con todas sus obligaciones contractuales.

Facturas:

La Coordinación de Recursos Humanos, es responsable de verificar que las facturas que presenten los contratistas cumplan con los requisitos que se indican en la forma SEPAZ-1.

Informes:

Los informes y facturas mensuales deberán ser aprobados por el Director o Coordinador responsable, Ver forma SEPAZ-18.

Únicamente el informe final será aprobado por el Despacho Superior. Deberá redactarse de acuerdo a la forma SEPAZ-19.

Contrataciones a través del Sub Grupo 18

Servicios Técnicos y Profesionales temporales

Políticas:

1. A través de este sub grupo se efectuarán las contrataciones de servicios técnicos y profesionales prestados, de conformidad a la siguiente clasificación:

181 Estudios, investigaciones y proyectos de factibilidad.

183 Servicios jurídicos.

185 Servicios de capacitación.

186 Servicios de informática y sistemas computarizados.

187 Servicios por actuaciones artísticas y deportivas.

189 Otros estudios y/o servicios. Comprende el pago por servicios técnicos, administrativos y profesionales no contemplados en los renglones anteriores

2. Al consultor contratado a través del sub grupo 18, no se les dotará de los enseres y/o equipos para la realización de sus actividades.

3. Los responsables del seguimiento al proceso de contratación, pago y cumplimiento de los contratos suscritos, son los solicitantes de la contratación.


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4. La Dirección y/o Coordinación que solicita la contratación del grupo de gasto 18, a través de la Dirección Administrativa y la Coordinación de Recursos Humanos en el ámbito de su competencia, son responsables de cumplir con todos los aspectos que regulen las leyes vigentes en el país con respecto a este tipo de contrataciones.

Proceso de Contratación:

Paso No.


1 Solicitante Con 45 días calendario (como mínimo) anticipados al inicio de la prestación de los servicios, según su Plan de Trabajo Anual, presentará al Despacho Superior los Términos de Referencia de la contratación y una propuesta de 3 candidatos. (En caso de contrataciones que no estén incluidas en el POA, deberán llevar la autorización por escrito del Secretario de la Paz)

2 Despacho Superior Revisará los Términos de Referencia y aprobará un candidato, devolviendo los expedientes al solicitante.

3 Solicitante Fotocopiará el expediente aprobado y lo resguardará junto con los dos currículos no aprobados en la Carpeta del Proyecto. Tramitarán una Solicitud de Compra para la contratación aprobada, adjuntando el expediente original completo.

4 Unidad de Compras

Tiene un plazo de 25 días hábiles, para concluir el proceso de contratación, el cual gestionará con la Coordinación de Recursos Humanos. (Ver Diagrama de Flujo, Capítulo XII de este manual)

Notas

1. Todos los contratos por prestación de servicios técnicos o profesionales, deben indicar que el contratista debe presentar una fianza de cumplimiento; si la contratación requiere de anticipo de fondos, deberá requerirse además una fianza de anticipo. Además deberá presentar constancia de Registro de Precalificado de Consultores, extendido por la Secretaría General de Planificación Económica de acuerdo a lo establecido en el artículo 76 del Decreto 57-92, Ley de Contrataciones del Estado.


47

2. En casos de excepción procede a contratarse según lo indica el Art. 44 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas, y el Art. 22 de su Reglamento

3. Al elaborar los términos de referencia, debe considerarse lo siguiente:

Objetivos generales y específicos de la contratación (relacionada con los fines de la SEPAZ)

Perfil del Contratista: El perfil del contratista deberá elaborarse, tomando en cuenta todos aquellos aspectos necesarios para el efectivo cumplimiento de los fines de la contratación (Capacidad técnica, nivel educativo, habilidades y otros)

Productos: Los productos deberán estar bien identificados, ser cuantificables, estar de acuerdo con los fines de la SEPAZ. La forma de pago será contra la entrega del producto. Debiendo entregar original (Dirección interesada), 2 Copias (Dirección Financiera y Centro de Documentación).

Temporalidad: Los productos a obtener de la contratación de una consultoría deberán tener relación directa con los fines de la SEPAZ (Apoyo, coordinación, seguimiento, cumplimiento y divulgación de los Acuerdos de Paz), es decir que el período de análisis, investigación, etc., comprenderá desde la fecha de la firma de los distintos Acuerdos de Paz hasta la actualidad.

Proceso de Pago:

Los pagos a contratistas a través de este sub grupo se efectuarán de acuerdo a lo que establezca el contrato de prestación de servicios. La factura que presente deberá contar con los mismos requisitos que se establecen en la forma SEPAZ-1, el proceso de pago es el siguiente:

Paso No.


1 Director o Coordinador

Requerir al contratista le presente los informes y facturas, derivadas del contrato suscrito.


Revisa el informe y si llena los requisitos necesarios, emite el Documento de aceptación correspondiente, firmando y sellando con su Vo. Bo. el producto del contrato. Verifica y razona la factura correspondiente.


Traslada el expediente a la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que emita el Dictamen Jurídico de cumplimiento de


48

contrato.


Tramita la aprobación del informe del contratista ante el Despacho Superior.


Requiere el pago a través de una Solicitud de Pago (Forma SEPAZ-8), al efecto adjunta el expediente completo.

6 Unidad de Compras

Inicia el proceso de pago correspondiente, hasta concluirlo.

Nota:

Los pagos en concepto de contrataciones a través del sub grupo 18, se realizarán a través de acreditación en cuenta debidamente registrada en la Tesorería Nacional por el consultor.

Contratos Administrativos:

De conformidad a lo que establece el artículo 43 de la Ley de Contrataciones del Estado, se podrán realizar Contratos Administrativos, mismos que deberán derivarse de una Contratación urgente, con un plazo que no exceda de un mes y hasta por el monto que indica la ley.

En estos casos deberán presentar los mismos documentos exigidos para las contrataciones a través del sub grupo 18.

Carpeta de Consultoría:

El responsable de la contratación deberá conformar una carpeta actualizada, con toda la información que se genera de la contratación. Esta deberá contener los documentos que indica la forma SEPAZ-20.


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Forma: SEPAZ-17


DOCUMENTOS QUE DEBEN CONTENER LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL

CONTRATADO POR RENGLON 029

I. Expediente de Contratación

1 Curriculum Vitae Actualizado.

2 Documento Personal de Identificación –DPI-.

3 Constancia original de Colegiatura Activa (Contrato por Servicios Profesionales).

4 Fotocopia de título Diversificado o Técnico Universitario (Contrato por Servicios Técnicos).

5 Formulario de inscripción y actualización de información de Contribuyente en el Registro Tributario Unificado (RTU) emitido por la Superintendencia de Administración Tributaria –SAT-.

6 Fotocopia del Boleto de Ornato del año en curso de conformidad a la tabla establecida por la Municipalidad de Guatemala.

7 Constancia de Cuenta Activa de Depósitos Monetarios en el Banco Crédito Hipotecario Nacional.

8 Constancias originales y vigentes de antecedentes penales y policíacos.

9 Acta Notarial de Declaración Jurada en donde estipula que: a) no se encuentra comprendido dentro de las prohibiciones contenidas en el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y sus Reformas y b) Que la información proporcionada en su hoja de vida así como la documentación de respaldo es legítima y auténtica.

10 Contrato.

11 Aprobación del Contrato por la Secretaría General de la Presidencia.

12 Fianza de cumplimiento.

II. En caso de personal que se le rescinde el contrato

Fotocopia del Acuerdo Interno de la rescisión del contrato.


50

Forma: SEPAZ-18

Contrato No. Acuerdo Administrativo No.

Tipo de Servicio:

Técnico Profesional

REALIZADO: PLANIFICADO:

Firma del responsable de lo realizado y planificado:

Lugar y fecha:

Firma y sello del responsable de la Dirección o Coordinación donde se prestan los servicios.

TÉRMINOS DE REFERENCIA SEGÚN CONTRATO:

Informe periódico del renglón presupuestario 029 correspondiente a:

Nombre : Dirección/Coordinación en la que presta sus servicios:



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Forma: SEPAZ-19

Contrato No. Acuerdo Administrativo No.

Tipo de Servicio: Técnico Profesional

Lugar y fecha:

Firma y sello del Secretario de la Paz

REALIZADO:

TÉRMINOS DE REFERENCIA SEGÚN CONTRATO:

Firma del responsable de lo realizado:


Informe Final del renglón presupuestario 029 correspondiente a:

Nombre : Dirección/Coordinación en la que presta sus servicios:


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Forma: SEPAZ-20

I TÉRMINOS DE REFERENCIA 1 Dirección que propone 2 Nombre de la Consultoría 3 Antecedentes del proyecto 4 Problemática Identificada 5 Objetivos 6 Descripción de la Contratación 7 Área Geográfica que se atenderá 8 Población Beneficiada 9 Requisitos del Consultor

10 Actividades a desarrollar por el consultor 11 Productos de la consultoría 12 Forma de pago 13 Plazo de la consultoría 14 Solvencia Fiscal

II 1 Currículo vitae actualizado. 2 Fotocopia completa de Documento de Identificación Personal -DPI-. 3 Original de Colegiatura Activa (Contrato por servicios profesionales). 4 Fotocopia de titulo Diversificado o Técnico Universitario (Contrato por servicios técnicos).

5 Fotocopia de la inscripción del Impuesto sobre la Renta, ante la SAT (Actualizado). 6 Cuenta de Depósitos Monetarios registrada en la Tesorería Nacional. 7 Constancia de precalificado ante SEGEPLAN. 8 Acta Notarial de Declaración Jurada en donde estipula que: a) no se encuentra

comprendido dentro de las prohibiciones contenidas en el Artículo 80 de la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 57-92 del Congreso de la República y sus Reformas y b) Que la información proporcionada en su hoja de vida así como la documentación de respaldo es legítima y auténtica.

9 Vo. Bo. Del Despacho autorizando la consultoría

III PROCESO DE CONTRATACIÓN 1 Solicitud de delegación para suscribir contrato 2 Contrato 3 Aprobación del Contrato por la Secretaria General de la Presidencia 4 Fianzas que indique el contrato

IV PRODUCTOS 1

2 Fotocopia de las Facturas Contables.

V FINIQUITOS Finiquito de la Dirección que solicito la consultoría, según lo indique el contrato.

Documento que corresponda a cada pago, con sus observaciones y recomendaciones debidamente aprobado por el Director de área y el Despacho ( incluye dictamen jurídico y técnico)

DOCUMENTOS PARA LA CONTRATACION

INFORMACIÓN QUE DEBEN CONTENER LAS CARPETAS POR CONTRATACIÓN DE CONSULTORIAS A TRAVÉS DEL RENGLÓN 189



53

CCAAPPIITTUULLOO VVIIII

VVIIÁÁTTIICCOOSS

Las políticas y normas que se listan a continuación son de aplicación general para la Secretaría de la Paz –SEPAZ-, su finalidad es establecer la normativa para el pago de viáticos.

La autorización y pago de viáticos se efectuará conforme a lo dispuesto por el “Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y las Entidades Descentralizadas y Autónomas del Estado” Acuerdo Gubernativo Número 397-98 del 23 de junio de 1998.

Además de lo que regula el reglamento de gastos de viáticos, se observarán las Políticas y normas siguientes:

Proceso para elaborar Nombramiento de Comisión y liquidar Viáticos:

Paso No.



Llenará el formulario de nombramiento de comisión, solicitando el número que corresponda al Encargado de Viáticos y lo entregará firmado y sellado a la persona que realizará la comisión. En caso de los Directores o Coordinadores los nombramientos serán autorizados por el Despacho Superior. Ver forma SEPAZ-21.

2 Comisionado Tres días hábiles antes de la comisión, presentará el original del nombramiento de comisión al Encargado de Viáticos, para que le proporcione un juego de formularios de viáticos. (El número correlativo de los diferentes formularios proporcionados a cada persona, no necesariamente debe ser el mismo).

3 Comisionado Llena el formulario Viatico anticipo y lo firma, obtiene la firma de autorización de la persona que lo nombró, tramita el pago con el Encargado de Viáticos.

4 Encargado de Viáticos.

Contra la presentación del formulario debidamente aprobado hace efectivo el anticipo.


54

5 Comisionado Se constituye en el lugar en donde debe realizar la comisión, solicita a la autoridad correspondiente llene el formulario Viatico Constancia con los datos que corresponden. Realiza la comisión para la que fue nombrado.

6 Comisionado Elabora el informe de comisión, ver forma SEPAZ-22. En el caso de los pilotos de los vehículos, el informe de comisión deberá ser redactado como lo establece la forma SEPAZ-23.

7 Comisionado Conforma un expediente para liquidar los viáticos en el que incluye: Informe de comisión, Viático Constancia, Viático Liquidación y planilla de reembolso de gastos (si corresponde). Procede a presentar el expediente al Encargado de Viáticos en un plazo máximo de 10 días hábiles después de concluida la comisión. (Ver Diagrama de Flujo, Capítulo XII de este manual)

8 Encargado de viáticos

Revisa que el expediente de liquidación reúna los requisitos que la ley exige, elabora y firma la liquidación en el formulario VL.

09 Comisionado Requiere a la persona que emitió el nombramiento, la firma de autorización del Viático Liquidación. Devuelve expediente al Encargado de Viáticos.

10 Encargado de viáticos

Si procede: solicita los reintegros o el pago del complemento al comisionado. Archiva el expediente, para incluirlo en la solicitud de reposición del fondo que corresponda.

Notas:

1. Se pagarán viáticos anticipo en efectivo, hasta por el 100% de la cuota diaria por el número de días que indique el nombramiento, hasta un máximo de tres días. Viáticos anticipo por periodos mayores, serán pagados por medio de cheque. En caso de no realizarse la comisión, el viático anticipo deberá ser reembolsado en efectivo, dentro de un plazo no mayor de tres días hábiles después de recibido el anticipo. No se dará tramite al pago de viático anticipo, si el comisionado tiene alguno pendiente de liquidar.


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I II III IV

Desayuno (15%) 24.00Q 21.00Q 18.00Q 12.00Q

Almuerzo (20%) 32.00Q 28.00Q 24.00Q 16.00Q

Cena (15%) 24.00Q 21.00Q 18.00Q 12.00Q

Hospedaje (50%) 80.00Q 70.00Q 60.00Q 40.00Q

Total 160.00Q 140.00Q 120.00Q 80.00Q

CategoriasFracciones

2. El formulario de Viático Constancia debe indicar la fecha y hora de entrada y la fecha y hora de salida del lugar de permanencia, así como estar debidamente firmado y sellado por la autoridad a quien conste la comisión. Este formulario debe presentarse sin borrones, enmiendas o tachaduras.

3. Cuando en el desarrollo de la comisión sea necesario incurrir en gastos conexos (Transporte, combustibles, lubricantes, etc.) deberán listarse y totalizarse en una planilla, solicitando su devolución en el formulario viático liquidación en casilla “Otros gastos derivados según comprobantes y planilla adjuntas”. Esta planilla se presentará en conjunto con el viático liquidación y los documentos que la soportan deben estar debidamente justificados y aprobados.

4. En circunstancias plenamente identificadas, que requieran que el comisionado regrese días después de lo indicado en el nombramiento, deberá razonarlo en el informe en el espacio de Observaciones, requiriendo la aprobación del pago; este informe deberá contar con el Vo.Bo. de la persona que emitió el nombramiento.

5. Cuando las comisiones se realicen en el exterior del país, se les entregará el formulario de Viático Exterior, el cual deberá ser sellado cuando salga e ingrese al país. Al momento de liquidar, si por cualquier motivo no adjuntara dicho formulario, la liquidación de los viáticos se realizará en base a la fotocopia del pasaporte sellado en donde conste la entrada y salida del país.

Tarifas para pago de viáticos:

1. De acuerdo a los sueldos u honorarios de las personas nombradas, se asignarán las siguientes cuotas diarias en las comisiones fuera del perímetro de la ciudad capital:

El Encargado de Viáticos deberá revisar las fechas y horas en que el comisionado permaneció en el lugar de comisión, según el formulario viático Constancia y con esta base establecerá que pagos de fracción de día corresponde, de acuerdo a lo siguiente:

Pago de Desayuno: Salir de la sede de SEPAZ, antes de las 8:00 de la mañana o regresar antes de las 12.00 horas.

Pago de Almuerzo: Salir de la sede de SEPAZ antes del medio día o regresar después de las 15:00 horas.


56

1: Países de

Europa, Asia,

África, Oceanía,

Argentina, Brasil

y Chile.

2: Estados Unidos

de América,

Canadá, Venezuela,

Panamá, Perú y

Ecuador.

3: México, Islas

del Caribe y

demás países de

América del Sur.

4: Países de

Centroamérica

y Belice.

I Secretario de la Paz $400.00 $350.00 $300.00 $250.00

II Subsecretario de la Paz

y Secretario Técnico

Administrativo

$350.00 $300.00 $250.00 $200.00

III Directores, Subdirectores

y Asesores

$300.00 $250.00 $200.00 $150.00

IV Coordinadores $250.00 $200.00 $150.00 $100.00

V Otro personal no

especificado en las

categorías anteriores.

$200.00 $150.00 $100.00 $75.00

Viáticos Diarios por Grupo Geográfico

Categoría del personal

Categoria Sueldo/ Honorario Cuota diaria

I Mayores de Q4,500.00 Q 160.00

II Desde Q2,970.01 hasta Q4,500.00 Q 140.00

III Desde Q1320.01 hasta Q2,970.00 Q 120.00

IV Hasta Q1,320.00 Q 80.00

Pago de Cena: Salir de la sede de SEPAZ antes de las 16:00 horas o regresar, después de las 18:00 horas.

2. La cuota diaria cubre veinticuatro (24:00) horas a partir de las cero (00:00) horas. Cuando el tiempo empleado en la comisión comprenda fracciones de día, los gastos de viático se computarán conforme a las cuotas diarias siguientes:

3. Tarifas para pago de comisiones en el exterior del País

Notas:

El día de salida del país se pagará completo y el día de regreso se pagará el cincuenta por ciento (50%) de la cuota diaria que corresponda.

El documento que servirá para comprobar la comisión será el viático exterior y/o la fotocopia del Pasaporte del comisionado, en el cual deben constar los sellos de egreso e ingreso a Guatemala y/o del país en el que realizó la comisión. Estos sellos servirán de base para calcular la liquidación de viáticos.

Normas para gestión de uso de vehículos particulares:

En el caso que se requiera la utilización de vehículos particulares, en comisiones urgentes fuera del perímetro de la capital, en las cuales no se pueda proporcionar vehículo de la Institución, el pago se realizará de acuerdo a lo que indica el Reglamento de Gastos de Viáticos en su artículo 18. Asignaciones por Kilómetro recorrido: “Cuando en el cumplimiento


57

de una comisión se utilicen vehículos de 4 ruedas propiedad de las personas comisionadas, se reconocerá un Quetzal por cada Kilómetro recorrido…”, siendo el responsable de autorizar este pago el Despacho Superior, previo al inicio de la comisión en el nombramiento y de conformidad con el kilometraje recorrido según el odómetro del vehículo, para lo cual se le tomará lectura antes de salir a la comisión y al regreso de la misma.

Normas para control de formularios de viáticos:

1. El Encargado de viáticos es el responsable del resguardo de los formularios de Viáticos Anticipo, Constancia, Liquidación y Exterior, así como de entregarlos a las personas nombradas en estricto orden correlativo del formulario que corresponda y de trasladar el último día hábil de cada mes un reporte sobre los formularios utilizados y existencia al Coordinador de Contabilidad.

2. En caso de extravío de alguna forma, el Encargado informará por escrito al jefe inmediato superior. El Director o Coordinador procederá, junto con los involucrados, a suscribir el Acta Administrativa correspondiente, posteriormente se presentará la denuncia ante la Policía Nacional Civil y/o Ministerio Público, acompañando certificación del Acta Administrativa u otra documentación que requieran.

3. Posteriormente se informará por medio de un Oficio, al Contralor General de Cuentas, acompañando copia de las denuncias, a efecto que, cuando concluya el trámite respectivo, si la Contraloría lo estima conveniente, notificará la Resolución correspondiente, con la cual se podrá operar la baja respectiva, quedando abierto el procedimiento legal, por si en el futuro, se hiciera mal uso de las formas extraviadas.


1. La sustracción de efectivo para uso personal.

2. Mal manejo de la cuenta y del efectivo disponible para el pago de viáticos.

3. Alteración, destrucción y/o sustracción de documentos contables.

4. No cumplir con lo dispuesto en esta normativa.


58

Forma: SEPAZ-21

SEÑOR:

CARGO:

MONTO MENSUAL DEVENGADO:

SEDE PERMANENTE:

SIRVASE CONSTITUIRSE EN:

PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA SIGUIENTE COMISION DE TRABAJO:

LUGAR Y FECHA:

NOMBRAMIENTO DE COMISION No.


LA CUAL DEBERA EFECTUAR DENTRO DEL PERIODO COMPRENDIDO DEL: _____________ AL: _____________

FIRMA Y SELLO

OBSERVACIONES:


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Forma: SEPAZ-22

INFORME DE COMISIÓN Guatemala,

Dirigido a:

(Nombre y cargo de persona que emitió el nombramiento)

En cumplimiento de lo ordenado en el nombramiento No. _________ de fecha___________ le informo que me constituí en __________________ los días_________________________________, por lo que a continuación me permito informar el resultado de la comisión:

Informe descriptivo de las actividades realizadas: 1. Tema de la Reunión:

2. Autoridades o Entidades que participaron:

3. Actividades Realizadas:

4. Logros para la SEPAZ (En los casos que aplique)

Observaciones:

Firma, Nombre y Cargo de la persona que realizó la comisión

Vo. Bo.: Firma y Sello de la persona que ordenó la comisión



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INFORME DE PILOTOS

Guatemala, Nombramiento No. __________

Lugar en donde se realizó la comisión

Fecha de duración de la Comisión:

Informe: Se cumplió con el nombramiento, transportando a las siguientes personas:

Observaciones en caso de inconvenientes al efectuar la comisión:

Firma y Nombre del Piloto

Vo. Bo. Firma y Sello del Encargado de Servicios Generales

Este formulario debe ser llenado en letra del molde

Forma: SEPAZ-23


61

CCAAPPIITTUULLOO VVIIIIII

VVEEHHIICCUULLOOSS

En este capítulo se establecen las políticas y normas para el uso, mantenimiento y control de los vehículos de la Secretaría de la Paz:

Políticas:

1. Administración: El responsable de la administración y control de los vehículos al servicio de la Secretaría de la Paz, es el Encargado de Servicios Generales, quien deberá estar contratado bajo el renglón presupuestario 011 “Personal Permanente”, ó 022 “Personal por Contrato” y en su ausencia el Director Administrativo. La autorización específica para el uso de los vehículos la emitirá el Encargado de Servicios Generales, con base en el plan mensual de comisiones que presenten las Direcciones y Coordinaciones de la SEPAZ.

2. Utilización: Los vehículos se utilizarán exclusivamente para asuntos oficiales. (Traslado de delegaciones oficiales, movilización de funcionarios en comisiones oficiales, movilización de personas asignadas para realizar una función determinada debidamente aprobada por las autoridades de la SEPAZ)

3. Custodia: La custodia de los vehículos estará a cargo de los pilotos designados para su manejo, por lo que deberán estar cargados en su tarjeta de responsabilidad. Los pilotos que se asignen a los vehículos deben ser mayores de 25 años. En caso de vehículos asignados al Despacho Superior, los vehículos serán cargados a las tarjetas de responsabilidad de los Funcionarios. la responsabilidad de los pilotos se concretará a realizar las gestiones ante la Unidad de Servicios Generales para que se mantengan en óptimo estado de funcionamiento y conducirlo según las instrucciones que reciba del funcionario que lo tiene asignado.

4. Accidentes: Es obligación de los responsables manejar los vehículos con precaución y cuidado, observando las disposiciones legales y las siguientes normas:

Las personas que tienen bajo su responsabilidad los vehículos, responderán por su buen funcionamiento, conservación, limpieza y resguardo de las herramientas y accesorios; así como por los daños y perjuicios ocasionados, siempre que éstos se produjeren por negligencia, impericia o irresponsabilidad en la conducción. (No llevar pasajeros en la palangana).

El conductor y el servidor que se encontrare cumpliendo comisión oficial, y en la que fue asignado un vehículo de la institución, deberán reportar por escrito los robos, choques, rozamientos, accidentes de tránsito o cualquier otro percance que ocurriera. El reporte por escrito deberá presentarse al Director Administrativo, en el término de 24 horas subsiguientes al acontecimiento, incluyendo toda la información que se estime necesaria.


62

Los deducibles por accidentes, serán cubiertos por el responsable que tiene asignado el vehículo, excepto que se comprobare fehacientemente que el piloto no tuvo la culpa del siniestro, en este caso el Secretario de la Paz, deberá emitir una resolución documentada exonerándolo del pago.

5. Resguardo: Los vehículos se guardarán en los estacionamientos propios o contratados por la SEPAZ y desde allí se movilizarán para cualquier comisión oficial. En este lugar deberán permanecer los días feriados, asuetos, fines de semana y al término de cada jornada de trabajo; excepto vehículos asignados al Despacho Superior y comisiones aprobadas por el Secretario de la Paz.

6. Control de Vehículos: El Encargado de Servicios Generales, vigilará el servicio que presten los vehículos, gestionará la revisión vehicular y pago de impuestos que correspondan en forma anual, controlará el mantenimiento, la revisión y chequeo integral de los mismos, en forma periódica y programada.

7. Talleres para mantenimiento y reparación: El Encargado de Servicios Generales solamente podrá enviar los vehículos a los talleres autorizados en la base de proveedores.

8. Seguros: El Encargado de Servicios Generales, gestionará la renovación anual y las modificaciones por bajas o por nuevas adquisiciones de la póliza de seguros que protege a los vehículos de la SEPAZ así también realizará los trámites respectivos en caso de indemnización de siniestros. (En los reclamos, si fuere necesario realizar algún trámite judicial se solicitará colaboración a la Dirección de Asuntos Jurídicos). Cada año el Encargado de Servicios Generales gestionará un curso de actualización en el tema de seguros y toda su cobertura a todos los pilotos, proporcionándoles una guía que deberán llevar en la guantera.

9. Multas: El Encargado de Servicios Generales verificará en forma quincenal que los vehículos no tengan remisiones de tránsito y parquímetros. En el caso que existieren, requerirá al responsable del vehículo que realice el pago y le presente la solvencia del vehículo. Si se comprobare fehacientemente que el piloto no tuvo la culpa de la infracción, el Secretario de la Paz emitirá una nota exonerándolo del pago.

10. Licencias de conducir: Los pilotos al servicio de la SEPAZ deberán tener su licencia de conducir vigente. El Encargado de Servicios Generales velará por el cumplimiento de esta disposición.

11. Renta de vehículos particulares: La renta de vehículos será autorizada por la Secretaría Técnica Administrativa, en el caso de utilización del servicio de taxis éste será autorizado por la Dirección Administrativa.


63

Normas para asignación y control de vehículos:

1. Solicitud de vehículos:

Las formas para solicitud de vehículos deben llenarse con letra clara y legible, firmada y selladas por el jefe inmediato y deberá ser aprobada por la Dirección Administrativa. Ver forma SEPAZ-24.

Los pilotos no están autorizados, para trasladar personal en comisión a ningún otro lugar, que no esté autorizado o estipulado en la solicitud, aún cuando estos lugares estén en ruta.

Derivado a que el horario de salida de la SEPAZ, lo establecen las personas que solicitan el vehículo deberán presentarse a la Institución diez minutos antes de la hora de salida programada. En caso que las personas no se presenten a la hora indica, el piloto deberá esperar como máximo 10 minutos, después de los cuales la comisión será suspendida.

2. Las Direcciones entregaran el 25 de cada mes o el día hábil inmediato anterior, la programación mensual del siguiente mes las comisiones a realizar fuera del perímetro de la ciudad capital; para el efecto deberán presentar al Encargado de Servicios Generales la solicitud. Ver forma SEPAZ-25.

3. En caso existiera alguna comisión urgente fuera del perímetro de la capital, que no fue programada en su oportunidad se deberá solicitar al Encargado de Servicios Generales con un día de anticipación, si hay disponibilidad de vehículos se procederá a solicitarlo. Ver forma SEPAZ-26.

4. Cada piloto deberá mantener un registro (Bitácora) individual de las comisiones realizadas, misma que deberá indicar: fecha y hora de salida, nombre y cargo de quien solicita el vehículo, lugar al que se dirige, kilometraje recorrido de ida y vuelta, firma de la persona que fue de comisión y hora de regreso. SEPAZ cubrirá hasta una hora de parqueo, en caso de comisiones mayores de una hora el vehículo deberá retornar al parqueo de SEPAZ.

5. Todos los viernes a las 15:00 horas, el Encargado de Servicios Generales enviará por correo electrónico a todo el personal y pondrá en un lugar que este a la vista del personal, la programación de la siguiente semana de los vehículos. Ver forma SEPAZ-27.

6. No está autorizado retirar el vehículo de las instalaciones de la SEPAZ la tarde anterior al día de la comisión, recoger personal en su casa de habitación o dejarlos después de terminada la misma.

7. El horario para programar comisiones es el siguiente: Salida de la SEPAZ 7:00 a.m. Regreso a la SEPAZ 18:00 horas salvo excepciones debidamente justificadas y aprobadas por el Despacho Superior.


64

8. Mantenimiento de vehículos: La persona responsable de cada vehículo debe estar pendiente del mantenimiento del mismo, al efecto requerirá al Encargado de Servicios Generales programe el servicio en forma oportuna. Ver forma SEPAZ-28.

9. El Encargado de Servicios Generales coordinará el servicio de mantenimiento y reparaciones de los vehículos, al efecto debe realizar una inspección mensual y llevar un control individual por vehículo. Ver formas SEPAZ-29 y 30.


No cumplir con las normas emitidas por el Despacho Superior de la SEPAZ.

Movilizar vehículos para uso particular.

Sustitución de las placas oficiales por las de un vehículo particular.

La conducción o utilización de los vehículos por personas no autorizadas.

La conducción de los vehículos por personas en estado de ebriedad y/o bajo el efecto de sustancias prohibidas.

La inobservancia de las disposiciones establecidas en esta guía, serán calificadas por la Secretaria Técnica Administrativa de acuerdo a las leyes del país que apliquen para cada caso.

Proceso de baja de vehículos ante la Contraloría General de Cuentas:

1. Se procede a suscribir un acta administrativa, a través de la cual se inicia el proceso de baja, deberá indicar las razones y los datos de inventario de los vehículos a los que se les dará de baja. En esta acta deben intervenir como mínimo: El Encargado de Inventarios, el Encargado de Servicios Generales, y el Director Financiero.

El Director Financiero deberá elaborar un Oficio, y requerir el Vo. Bo. de la Secretaría Técnica Administrativa, dirigido al Contralor General de Cuentas, solicitando la baja de los vehículos indicados en el acta administrativa y adjuntando los siguientes documentos:

Certificación del acta administrativa.(Se deben adjuntar los anexos correspondientes)

Certificación de inventarios

2. La Contraloría General de Cuentas analiza el expediente y lo traslada a su Delegación en la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, para su análisis y dictamen correspondiente.

El Encargado de Inventarios debe de dar el seguimiento adecuado y continuo a la gestión de baja solicitada ante las instancias correspondientes.


65

3. La Secretaría de la Paz recibe la notificación, por medio de la cual se coordina con la Delegación de la Contraloría General de Cuentas en la Dirección de Bienes del Estado, el día y hora de revisión de los vehículos a dar de baja.

4. Se trasladan los vehículos a –CORECHA- , los Auditores Gubernamentales y un delegado de Bienes del Estado proceden a redactar el acta correspondiente.

5. El Encargado de Inventario, da seguimiento para obtener la Resolución de Autorización de Baja de Bienes en Inventario emitida por la Contraloría General de Cuentas.

6. La Contraloría General de Cuentas, emite la Resolución de Autorización de Baja de bienes en Inventario y notifica a la Secretaría de la Paz, adjuntando la Certificación del Acta, para proceder a efectuar las operaciones de baja en el Libro de Inventarios de SEPAZ.

7. Con copia de la Resolución de baja de la Contraloría General de Cuentas, el Director Financiero solicita a la Dirección de Contabilidad del Estado, la baja correspondiente de los vehículos en el Módulo de Inventarios del SICOIN-WEB.

8. La Dirección de Contabilidad del Estado elimina de los registros de inventarios de la SEPAZ los vehículos a los cuales se les tramitó la baja.

Notas:

El mismo proceso de baja de vehículos, procede en el caso de cualquier otro bien que este en el inventario de la SEPAZ.

Deben elaborarse procesos independientes por bienes ferrosos y no ferrosos.


66

Forma: SEPAZ-24

f) Director o Coordinador Fecha

Kilometraje:

F)

Encargado de Servicios Generales

Fecha

Condiciones en las que regreso el vehículo: _______________________________

Autorización del Encargado de Servicios Generales

Vehículo autorizado: _________________________________________________

Al salir de comisión:_______ Al regresar________ Kms. Recorridos_______

Comisiones en el perímetro de la Ciudad Capital

Fecha en la que se requiere el vehículo__________________________________

Hora de salida de SEPAZ __________ Hora de regreso a SEPAZ ____________

Observaciones: ______________________________________________________

Solicitud de vehículo No. ___


Guatemala,

Nombre del Solicitante: ________________________________________________

Dirección o Coordinación que requiere el vehículo:___________________________

Dirección a donde se dirige:_____________________________________________


67

Forma: SEPAZ-25

SECRETARIA DE LA PAZ REQUERIMIENTO MENSUAL DE VEHICULOS

Dirección o Coordinación: ___________________________________________________________ Fechas comprendidas del _______________________ al __________________________________

DIA DESCRIPCION Y LUGAR EN DONDE

SE REALIZARA LA ACTIVIDAD

HORARIO NOMBRE DEL

RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD DE A

(f)______________________________________ Firma del Director o Coordinador que solicita la asignación de vehículo

SELLO Nota: Los comisionados se presentarán a la institución diez (10) minutos antes de la hora de salida programada. En casos especiales, el piloto podrá esperar como máximo diez (10) minutos, si no se presentan las personas que solicitaron la comisión, la misma será suspendida.


68

Forma: SEPAZ-26

Solicitud de vehículo No. ____

Solicita: Aprueba: Director o Coordinador Despacho Superior Fecha: Fecha:

Kilometraje:

F)

Encargado de Servicios Generales Fecha:


Nombre del Solicitante:___________________________________________________

COMISIONES NO PROGRAMADAS, FUERA DEL PERIMETRO DE LA CIUDAD CAPITAL

Condiciones en las que regreso el vehículo: _____________________________________

Autorización del Encargado de Servicios Generales

Vehículo autorizado: ________________________________________________________

Al salir de comisión:__________ Al Regresar _________ Kms. Recorridos_________

Dirección:______________________________________________________________

Lugar en donde se realizará la Actividad (Describir el itinerario, indicando la duración y el lugar o lugares donde se realizará la comisión y cualquier información necesaria para la asignación del vehículo y apoyo.)


69

Descripción del vehículo Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

Forma: SEPAZ-27

SECRETARIA DE LA PAZ Salidas programadas para la semana comprendida del ___________ al____________

Nota: En cada comisión indicar la Dirección que solicita, duración de la comisión y el lugar a donde se dirigen.


70

Descripción del Vehículo:

Número de Registro de Inventario:

Tipo y fecha del último servicio:

SE SOLICITA:

Servicio de mantenimiento mayor Servicio de mantenimiento menor

Servicio de Motor Revisión de Tren delantero

Revisión de Frenos Revisión de Catarina

Revisión de Palanca de cambios Revisión de Aire acondicionado

Revisión de Clutch Revisión de Luces

Revisión de caja de cambios Revisión de Sistema Electrico

Revisión de fajas exteriores Revisión de bateria

Revisión de faja de Tiempo Cambio de llantas

Revisión de Candelas de Precalentamiento Otros.

Observaciones:

Solicita: Nombre y firma de la persona que tiene cargado el vehículo Fecha:

Autoriza: Encargado de Servicios Generales Fecha:

SECRETARIA DE LA PAZ SOLICITUD DE SERVICIO Y/O REPARACION DE VEHÍCULOS

Forma: SEPAZ-28


71

Descripción del Vehículo: Número de Registro de Inventario: Responsable:

Fecha Lectura del Odómetro

Descripción del servicio y/o reparación

Taller Fact. No. Valor Km. para el próximo servicio Observaciones

Forma: SEPAZ-29

SECRETARIA DE LA PAZ CONTROL DE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES DE VEHICULOS

Descripción del Vehículo: Tipo y fecha del último servicio: Kilometraje actual________

Llanta de Repuesto Pide vias Espejos retrovisores

Triket Stops Tapon del Radiador

Llave de Chuchos Plumillas Tapón de gasolina

Herramienta Radio Tapones de ruedas

Extinguidor Antena Cinturones de Seguridad

Triangulo A/C Documentos en linea

Silvines Alfombras Limpieza

Talcos Laterales Encendedor Multas

Observaciones: Revisión de choques, rayones etc:

Revisado: Conforme: Encargado de Servicios Generales Persona que tiene cargado el vehículo Fecha: Fecha:

Forma: SEPAZ-30

SECRETARIA DE LA PAZ SUPERVISION MENSUAL A VEHICULOS

Placas No_________


72

CCAAPPIITTUULLOO IIXX

CCOOMMBBUUSSTTIIBBLLEE

En este capítulo se establecen las políticas y normas para la adquisición y administración del combustible que se distribuye a los vehículos adquiridos por la Secretaría de la Paz.

Políticas:

1. La adquisición y asignación del combustible deberá estar respaldado por controles que permitan su administración y utilización de forma transparente, eficaz y razonable.

2. Sólo se proporcionará combustible para cubrir comisiones relacionadas con las actividades de la Secretaría de la Paz.

3. Se elegirán como proveedores a aquellos que ofrezcan las mejores condiciones y de acuerdo a los requerimientos de la Institución.

Normas de adquisición de combustible:

1. La Dirección Administrativa, a través del Plan Anual de Compras, requerirá la adquisición del combustible indispensable a utilizarse en las actividades que realiza la Institución, para tal efecto se efectuaran tres procesos de adquisición durante el año, atendiendo a la disponibilidad presupuestaria y la cuota financiera aprobada. La adquisición del combustible se realizará, de acuerdo a lo que establece la Ley de Contrataciones y velar que el proveedor cumpla con las bases de compra.

2. En caso de adquisición de combustible de manera extraordinaria, la autorización estará a cargo del Despacho Superior de acuerdo a lo que establece los casos de excepción de la Ley de Contrataciones del Estado.

3. La Dirección Administrativa de la SEPAZ, a través de la Unidad de Compras, es la única autorizada para realizar las cotizaciones y eventos, según sea el caso por la compra de combustible.

Proceso para asignación de combustible:

Paso No.


1 Solicitante En forma semanal, o cuando se requiera, derivado de una comisión fuera del perímetro de la ciudad capital, los responsables de los vehículos, requerirán al Encargado de Servicios Generales se suministre combustible para el


73

vehículo a su cargo, a través de la forma SEPAZ-31.

2 Encargado de Servicios Generales

Procede a llenar la forma SEPAZ-31 en forma electrónica, con la información proporcionada por el solicitante, le da un número correlativo, autoriza la cantidad de combustible que considere de acuerdo a la experiencia de Kilometraje recorrido al lugar de comisión que corresponda. Realiza una inspección visual del odómetro del vehículo. Guarda la forma en archivo PDF, actualiza registro correlativo y lo traslada al Encargado de combustibles.

3 Encargado de Combustibles

Con base en el Vale autorizado (forma SEPAZ-31), llena la forma de Solicitud de Combustible autorizada por la Contraloría General de Cuentas y le entrega el formulario al solicitante para que recabe las firmas de autorizado. Las solicitudes de combustible deben utilizarse en estricto orden correlativo. Ver forma Anexo 4.


Autoriza la Solicitud de Combustible, lo entrega al solicitante quien recaba las firmas correspondientes, devuelve la Solicitud al Encargado de Combustible.


Entrega los cupones autorizados al solicitante. Según instrucción del Director Administrativo, acompaña a llenar el Tanque del vehículo.


Registra los números de cupones entregados en el libro de control de combustibles autorizado por la Contraloría General de Cuentas –CGC-.y en los registros electrónicos de control por vehículo. Ver forma SEPAZ-32.

Del manejo del combustible en momentos de contingencia:

Al existir algún tipo de contingencia, el proceso de distribución de combustible será suspendido y reemplazado por el que dé a conocer por escrito el Despacho Superior. Posteriormente se realizara el procedimiento normal vigente para evitar riesgos en la distribución del combustible.


74

Medidas de resguardo y seguridad de los cupones combustible:

1. El Encargado de combustibles deberá resguardar los cupones de combustible en su caja fuerte, llevando el control de existencias en forma correlativa, e informará periódicamente de las existencias al Director Administrativo.

2. En caso de pérdida o sustracción de cupones, en el momento de conocer el hecho, el Encargado de Combustible informará al Director Administrativo, quien a su vez informará al Despacho Superior, seguidamente se suscribirá un acta administrativa detallando los pormenores del caso, trasladando copia a la Auditoría Interna, para que le de seguimiento al caso y a la Dirección de Asuntos Jurídicos, para que se procedan a realizar la denuncia correspondiente.


1. Utilizar el medio de asignación de combustibles para realizar acciones de canje por efectivo o por cualquier otro recurso.

2. La sustracción de cupones de combustible, sin la autorización correspondiente.

3. Mal manejo de los cupones de combustible y el no cumplimiento de lo dispuesto en este normativo.


75

Forma: SEPAZ-31

SECRETARIA DE LA PAZ VALE PARA SOLICITAR CUPONES DE COMBUSTIBLE

Vehículo: ______________________ Placas: __________________ Lugar/res de la comisión: __________________________________________ _______________________________________________________________ Lectura del Odómetro: ____________________________________________ Kilómetros estimados a recorrer: ____________________________________ Lectura del Tanque de Combustible: E F Solicita: ________________________________________________________

(f)_____________________________

Fecha: _________________________________________________________

Solicitud de Combustible No. _______________ Cupones de Combustible por Valor de Q. _________________

Autorización del Director Administrativo

(f)____________________ Firma y Sello

Fecha: _________________________________________________________ Nota: En caso de comisiones en el interior adjuntar copia de nombramiento


76

Señores 117

Señores:

Dirección Administrativa

Presente

Solicito combustible para el vehículo siguiente: _________________________________________

Cantidad Denominación Total

0 50.00Q -Q

0 100.00Q -Q

Lugar y Fecha:

Solicitado:

f:

AUTORIZADO f

Recibi conforme los cupones indicados en esta solicitud f) _________________________

Fecha:

AUTORIDAD ADMINISTRATIVA SUPERIOR

Nombre y Cargo

Concepto: Según vale No.____ , el combustible solicitado será utilizado en el período

comprendido del ____ al ______ ó para realizar la siguiente comisión oficial:

____________________________

CUPONES

Números

Placas No.

Al servicio de: ( Persona que lo tiene cargado en inventario)

Nombre del piloto:

ANEXO 4


77

Descripción del vehículo:

Persona que tiene cargado el Vehículo: Piloto: Combustible que utiliza: Cantidad de Kilómetros que recorre por galón:

Fecha Valor de c/galón

Cantidad de galones

Valor Cupones Proporcionados

Formulario de Solicitud de Combustible

No.

Combustible Asignado

Forma: SEPAZ-32

CONTROL DE ASIGNACION DE COMBUSTIBLE POR VEHICULO SECRETARIA DE LA PAZ

Lectura de Odómetro al momento de proporcionar el

combustible

Lectura del tanque de combustible


78

CCAAPPIITTUULLOO XX

UUSSOO DDEE TTEELLEEFFOONNIIAA EE IINNTTEERRNNEETT MMOOVVIILL

Políticas:

1. A requerimiento de la Dirección Administrativa, la Secretaria Técnica Administrativa anualmente autorizará las personas y los montos que se asignarán por el uso de telefonía e Internet móvil, para dar cumplimiento al Acuerdo Interno emitido por el Secretario de la Paz.

2. Cada usuario será responsable del aparato telefónico que se le asigne, los consumos que excedan del monto aprobado serán pagados por el usuario, en efectivo y en forma inmediata al requerimiento de la Dirección Administrativa; si el usuario se niegue a pagar de manera inmediata el exceso en el uso del celular, se le cancelará el servicio. Se exceptúan de esta disposición los teléfonos celulares asignados para el Despacho Superior (Secretario de la Paz; Subsecretario de la Paz y Secretario Técnico Administrativo), los cuales tendrán cuota de uso libre, por las funciones y actividades que realizan sus usuarios.

3. La Dirección Administrativa efectuará los cobros por los excesos en el consumo de telefonía celular, de conformidad al monto aprobado. El total de los excesos cobrados deberán ser depositados a la cuenta de Depósitos Monetarios del Banco de Guatemala, a nombre de Gobierno de la República Fondo Común, a más tardar el décimo día de cada mes o el día hábil inmediato anterior.

4. La Dirección Financiera de la Secretaría de la Paz debe efectuar el pago por el monto total de las facturas presentadas, incorporando la boleta del depósito monetario del reintegro realizado en el Banco de Guatemala por los cobros efectuados en concepto de excesos.

5. En caso de hurto, robo o extravío del aparato telefónico o de internet, el responsable deberá dar aviso verbal inmediatamente a la Dirección Administrativa posterior a ello lo hará por escrito, si procede adjuntará fotocopia de la denuncia presentada al Ministerio Público o a la Comisaría de la Policía Nacional Civil más cercana. La Dirección Administrativa realizará las gestiones necesarias para la reposición del teléfono.

6. Los deducibles, serán cubiertos por la persona que tiene asignado el aparato, excepto que se comprobare fehacientemente que no tuvo la culpa de lo ocurrido, en este caso el Secretario de la Paz, deberá emitir una resolución exonerándolo del pago.


79

Normas de Adquisición:

1. La adquisición de nuevas líneas telefónicas o la renovación de las existentes queda bajo el criterio y decisión del Despacho Superior por ser el Secretario de la Paz el Representante Legal y única persona autorizada para la firma de contratos.

2. Se notificará por escrito a la Dirección Administrativa para que proceda con las gestiones necesarias para la obtención de nuevas líneas, o la cancelación de líneas existentes.

3. La Secretaría Técnica Administrativa, de acuerdo a las propuestas presentadas por la Dirección Administrativa autorizará los planes y características del aparato telefónico que será adquirido conforme las cotizaciones presentadas.

4. Los aparatos telefónicos serán entregados por escrito a la persona que lo tendrá asignado. Para el efecto se utilizará la forma SEPAZ-33.

5. Copia del vale de entrega o devolución de los aparatos telefónicos, serán enviados al Encargado de Inventarios para el control correspondiente.


80

Forma: SEPAZ-33

Número ______


VALE DE RECEPCION DE APARATO DE TELEFONIA MOVIL

Recibí de: SECRETARIA DE LA PAZ

Un aparato telefónico (o de internet) con las siguientes características:

accesorios y estado:

Número: Plan: Monto aprobado mensual:

A partir de la presente fecha me comprometo a utilizar y resguardar adecuadamente el aparato telefónico que se me asigna y a requerimiento de la Dirección Administrativa hacer los pagos en concepto de reembolsos por exceso en el consumo que me correspondan.

(f) Nombre y cargo de la persona que recibe

Fecha:

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

DEVOLUCIÓN

Se recibe el aparato telefónico (o de internet) y sus accesorios, indicando en el vale descrito en la parte superior de esta hoja, el cual se encuentra solvente del pago de excesos y en el siguiente estado físico:

(f) Nombre y cargo de la persona que entrega Fecha:

(f) Director Administrativo Fecha:

cc. Encargado de Inventarios


81

CCAAPPIITTUULLOO XXII

SSAANNCCIIOONNEESS

EEll iinnccuummpplliimmiieennttoo ddee lloo eessttaabblleecciiddoo eenn eell MMaannuuaall ddee PPrroocceessooss AAddmmiinniissttrraattiivvooss yy FFiinnaanncciieerrooss,,

ppeerrmmiittiirráá pprroocceeddeerr ddee llaa mmaanneerraa ssiigguuiieennttee::

En el caso del personal contratado por renglones 011 y 022 las sanciones que se aplicarán son los que establecen en la Ley de Servicio Civil, Decreto Número 1748, y el Reglamento de la Ley de Servicio Civil Acuerdo Gubernativo 18-98 y demás normativas legales que les aplican.

En el caso de servicios contratados a través del renglón 029 o en el Subgrupo 18, deberá dejarse constancia del incumplimiento contractual en la prestación del Servicio Técnico o Profesional. Ver forma SEPAZ-38.

Dependiendo de las decisiones de las Autoridades Superiores se procederá a rescindir el contrato.

Forma: SEPAZ-34

INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL PRESTACION DE SERVICIOS TECNICOS O PROFESIONALES

Guatemala,

Por este medio se hace constar el INCUMPLIMIENTO CONTRACTUAL de los Servicios Técnicos y/o Profesionales del Contrato No._____ de fecha ____________________, celebrado entre (el/la) contratista ________________ y la Secretaría de la Paz de la Presidencia de la República. En virtud que con fecha ________________ (el/la) contratista no cumplió con la cláusula número _____________________ del contrato ya identificado que indica: _____________________________________________________________________ _____________________________________________________________. Para sus efectos legales se hace constar el presente incumplimiento contractual incorporándose además los siguientes documentos:

(f)__________________________________________ (Nombre y Firma de quien hace constar lo anterior)

Notifíquese a quienes legalmente corresponde.

c.c. Archivo/Personal


82

CCAAPPIITTUULLOO XXIIII

DDIIAAGGRRAAMMAASS DDEE FFLLUUJJOO

SSIIMMBBOOLLOOGGIIAA


83

Solicitante Encargado de Compras Asistente Administrativo Dirección Administrativa

1.1 Requiere correlativo de Solicitud de

Compras al Encargado de Compras.

1.2 Completa la información requerida

en la Solicitud de Compras y obtiene el

Vo.Bo. del Jefe Inmediato.

1.3 Traslada a Encargado de Compras.

2.1 Recibe y verifica información de la

Solicitud de Compras.

a) Información incompleta, rechaza y

devuelve.

b) Firma la Solicitud de Compras.

2.2 Traslada a Asistente

Administrativo.

3.1 Recibe Solicitud de Compras.

3.2 Solicita y traslada para autorización

en la Solicitud de Compras.

4.1 Recibe, revisa y autoriza la Solicitud

de Compras.

4.2 Devuelve al Asistente

Administrativo.

4

2

3

PROCESO SISTEMA DE GESTIÓN

CREACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE COMPRAS

No. Actividad

RESPONSABLES

1

INICIO

1.2

1.1

1.3

2.1

a

1

1

b

2.2

3.2

4.1

4.2

FIN

3.1


84

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero

Secretaría Técnica

Administrativa

1.1 Recibe expediente de

solicitud.

1.2 Registra los datos de la

Solicitud de Compras en su

control interno.

1.3 Traslada a Asistente de

Compras.

2.1 Recibe Solicitud de Compras, y

cotiza según especificaciones

técnicas.

2.2 Elabora cuadro comparativo

según Forma SEPAZ-7 y lo firma.

2.3 Traslada expediente al

Encargado de Compras.

3.1 Recibe, revisa el expediente y

cuadro comparativo, si procede

recotiza.

3.2 Elabora cuadro de

autorización de compra, y lo

firma.


Director Administrativo.


CREACIÓN DE LA CONSTANCIA DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTARIA, ORDEN DE COMPRA Y CUR COMPROMISO

RESPONSABLES

1

2

No. Actividad

3

INICIO

1.1

1.2

1.3

2

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

1

2.1


85

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero


Administrativa

4.1 Recibe y revisa el expediente.

a) No está de acuerdo, rechaza y

devuelve.

b) Lo aprueba, determina la forma

de pago y lo firma.

4.2 Regresa expediente al


5.1 Recibe expediente y según la

forma de pago distribuye.

a) Asistente Administrativo (Pago

por Cheque). Revisa y registra en

su control interno y luego traslada

al Coordinador de Tesorería.

b) Asistente de Compras (Pago

por acreditamiento)

6.1 Recibe expediente y de

acuerdo a la naturaleza del gasto,

procede a:

a) Elaborar la CDP.

b) Elaborar la Orden de Compra .

6.2 Traslada expediente con CDP

al Asistente Financiero.

5

6

4

No. Actividad



RESPONSABLES

1

4.1

a

b1

4.2

5.1

a

6.1

b

6.2

a

3

b

2

4

3


86

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero


Administrativa

7.1 Recibe y revisa la CDP.

a) No está correcta, rechaza y

devuelve.

b) Asigna estructura

presupuestaria.

7.2 Traslada expediente y CDP al

Director Financiero.

8.1 Recibe expediente y CDP.

a) No está correcto, rechaza y

devuelve.

b) Si todo está correcto, aprueba

la CDP.

8.2 Imprime y firma CUR de

Precompromiso.

8.3 Traslada al Asistente

Financiero.

9.1 Recibe expediente.

9.2 Traslada expediente para

elaboración de Orden de Compra

al Asistente de Compras.

10.1 Elabora la Orden de Compra

y la registra en el control interno.



RESPONSABLES

8

No. Actividad

10



7

9

2

7.1

ab

2

7.2

ab

8.1

4

8.2

8.3

9.1

9.2

9.1

9.2

4

53


87

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero


Administrativa

11.1 Recibe expediente y revisa la

Orden de Compra. De acuerdo a

la revisión procede asi:


devuelve.

b) Si está correcta, autoriza.


Asistente Financiero.

12.1 Recibe y revisa expediente.

a) No cumple requisitos, rechaza y

devuelve.

b) Si cumple, continúa con

proceso.


Presupuesto.


13.2 Elabora y solicita el CUR de

Compromiso.

13.3 Traslada para aprobación a

Director Financiero.


12

No.


11

ActividadRESPONSABLES

13

3

11.1

ba

5

11.2

ba

6

12.1

6

12.2

13.1

13.2

13.3

5

7


88

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero


Administrativa

14.1 Recibe y revisa el CUR de

Compromiso. Procede asi:


devuelve.

b) Si todo esta bien, aprueba,

imprime y firma el CUR de

Compromiso.


Asistente Financiero.


15.2 Traslada a Asistente

Administrativo.

16.1 Recibe expediente de

Compromiso y según el tipo de

gasto procede de la siguiente

manera:

* Si son bienes proporciona al

Encargado de Almacén copia de

autorización de compra y

cotización.

* Si son servicios y/o actos y

eventos espera liquidación.

En ambos casos resguarda el

original.

1515

14

16

ActividadRESPONSABLES


No.

PROCESO SISTEMA DE GESTIÓNPROCESO SISTEMA DE GESTIÓN

4

ba

7

14.1

14.2

15.1

15.2

16.1

FIN


89

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero

Secretaría

Técnica

Administrativa

1.1 Según el tipo de gasto,

adjunta los documentos

correspondientes.

* Si son bienes, recibe del

Encargado de Almacén el

formulario 1H y factura original

de recibido.

* Si son servicios, recibe

factura original y

documentación de soporte del

servicio.

* Si es de actos y eventos, la

liquidación con sus

documentos de soporte.

1.2 Traslada al Asistente de

Compras.

2.1 Recibe y registra la

Liquidación de la Orden de

Compra.

2.2 Traslada al Encargado de

Compras.

3.1 Recibe y de acuerdo a la

revisión, se procede asi:


devuelve.

b) Si todo está correcto,

autoriza la Liquidación.

2

3


LIQUIDACIÓN DE ORDEN DE COMPRA Y ELABORACIÓN DE CUR DE DEVENGADO

1

No. Actividad

RESPONSABLES

INICIO

1.1

1.2

2.1

2.2

3.1

ba

1

1

2

2


90

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero

Secretaría

Técnica

Administrativa

33.2 Traslada al Asistente

Financiero.

4.1 Recibe, revisa y verifica

los documentos que

componen el expediente.

a) Expediente incompleto,

rechaza y devuelve.

b) Expediente completo,

Cuando se trata de adquisición

de activos fijos solicita el

registro en el módulo de

Inventarios, obtiene

Constancia de Inventario y

copia de tarjeta de

responsabilidad.

4.2 Traslada para autorización

del gasto a la Secretaría

Técnica Administrativa, y

notifica al Asistente de

Presupuesto.

5.1. Recibe y revisa el gasto.

Procede así:

a) No está de acuerdo,

rechaza y devuelve.

b) Aprueba y firma la

liquidación.

5.2 Traslada al Asistente de

Presupuesto.

5

RESPONSABLES



4

No. Actividad

1

3.2

4.1

b

a

2

4.2

5.1

ba

3

3

5.2

3


91

Asistente

Administrativo

Asistente de

Compras

Encargado de

Compras

Director

Administrativo

Asistente

Financiero

Asistente de

Presupuesto

Director

Financiero

Secretaría

Técnica

Administrativa


6.2 Elabora y solicita CUR de

devengado.

6.3 Traslada a Director

Financiero.

7.1 Recibe y revisa

expediente. Procede así:


rechaza y devuelve.

b) Aprueba el CUR de

Devengado y solicita el pago,

imprime, firma y traslada para

archivo.


Presupuesto.

88.1 Recibe expediente y lo

archiva.

7

No. Actividad

RESPONSABLES

6



2

6.1

6.2

6.3

7.1

ba

4

4

7.2

8.1

FIN


92

Director/Coordinador

Solicitante

Coordinacción de

Comunicación Social Despacho Superior

Dirección

Administrativa

1.1 Elabora solicitud para

apoyo en arte, diseño, etc.

1.2 Traslada la solicitud a

Comunicación Social.

2.1 Recibe solicitud.

2.2 Elabora diseño,

diagramación y/o artes del

producto y los términos de

referencia.

2.3 Traslada a Despacho

Superior para Visto Bueno.

3.1 Recibe la solicitud, la

revisa y procede así:


rechaza y devuelve.

b) Autoriza la solicitud.

3.2 Devuelve al Director /

Coordinador solicitante.


4.2 Traslada e inicia proceso

de Solicitud de Compras en

Dirección Administrativa.

4

2

3


CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN

RESPONSABLES

ActividadNo.

1

INICIO

1.1

1.2

2.1

2.2

2.3

3.1

b

a

1

1

3.2

4.1

4.2

FIN


93

Asistente

AdministrativoTesorero Director Financiero


Administrativa

1.1 Prepara el expediente.


Tesorero.

2.1 Recibe y revisa los

documentos que componen el

expediente.

a) No cumple con requisitos,

rechaza y devuelve.

b) Procede a elaborar cheque.

2.2 Traslada al Director

Financiero para firma.

3.1 Recibe el expediente con

cheque elaborado y revisa.

a) No está de acuerdo, rechaza

y devuelve.

b) Si todo está correcto, firma

cheque y voucher.

3.2 Traslada nuevamente al

Tesorero.

4.1 Recibe y efectúa verificación

financiera.

4.2 Traslada a la Secretaría

Técnica Administrativa para

segunda firma y autorización del

gasto.

4

No. Actividad

RESPONSABLES


PAGO POR FONDO ROTATIVO

1

2

3

INICIO

1.1

2.2

2.1

b

a

1

1

2.2

b

a

2

3.1

2

3.2

4.1

4.2

2

3


94

Asistente

AdministrativoTesorero Director Financiero


Administrativa

5.1 Recibe el expediente con

cheque elaborado y revisa.

a) No está de acuerdo, rechaza

y devuelve.

b) Si todo esta correcto, firma

cheque y voucher.

5.2 Traslada nuevamente a

Tesorero.

6.1 Recibe expediente con el

cheque y voucher autorizado,

informa al proveedor o al


6.2 Resguarda el expediente.

No.


PAGO POR FONDO ROTATIVO

6

5

Actividad

RESPONSABLES

1

5.2

b

a

3

5.1

6.1

6.2

FIN


95

Solicitante Despacho Superior Secretaría Técnica

Administrativa

Dirección

Administrativa

1.1 De conformidad con el

presupuesto aprobado para su

actividad, y con anticipación

de 15 días a la fecha del

evento, solicitará la

autorización a:

* Sub Secretaría de la Paz

(Direcciones sustantivas)

* Secretaría Técnica

Administrativa (Dirección

Administrativa)

1.2 Traslada la solicitud al

Despacho Superior.

2.1 Recibe y revisa la solicitud

para proceder así:

a) Sí está erróneo o

incompleto, lo devuelve para

corregirlo.

b) Autoriza el evento.

2.2 Traslada solicitud a la


Administrativa.

3.1 Recibe y revisa la solicitud.

3.2 Dá el Vo. Bo. Y autoriza la

solicitud.

3.3 Traslada original a

Dirección Administrativa, copia

al interesado y al archivo

correlativo.

3

2

1


SOLICITUD DE ACTOS Y EVENTOS

No.

RESPONSABLES

Actividad

INICIO

1.2

b

a

1

1

1.1

1.2

2.2

3.1

3.2

3.3

2


96

Solicitante Despacho Superior Secretaría Técnica

Administrativa

Dirección

Administrativa

4.1 Recibe y revisa la solicitud.

4.2 Verifica el presupuesto del

proyecto y realiza todo el

proceso administrativo hasta

completarlo.

4.3 Envía y coordina con el

solicitante en una estimación

de 5 días hábiles.

5.1 Realiza el evento de

acuerdo a las especificaciones

de la Dirección Administrativa.

5.2 Prepara el expediente de

liquidación del evento.

5.3 Envía expediente de

liquidación a la Dirección

Administrativa para iniciar

proceso de pago en un tiempo

que no exceda de 5 días

después de realizado el

evento.

6.1 Recibe el expediente y

procederá así:

a) Si está erróneo o


corregirlo.

b) Inicia el proceso en SIGES.

5

6

4


SOLICITUD DE ACTOS Y EVENTOS

Actividad

RESPONSABLES

No.

4.1

1

4.2

4.3

5.1

5.2

5.3

b

a

2

6.1

2

FIN


97

Encargado de

ComprasSolicitante Director o Coordinador Unidad de Compras

1.1 Concluye el proceso de

contratación de acuerdo a lo

socitado.

1.2 Traslada copia del contrato

al solicitante.

2.1 Recibe el expediente. El

día del evento, instala una

mesa de recepción para las

personas participantes

recabando los datos

establecidos en la Forma

SEPAZ-12.

2.2 Realiza el evento,

cumpliendo con la agenda y

los objetivos de la actividad.

2.3 Al finalizar la actividad

solicita la factura por los

servicios prestados,

corroborando que la

descripción sea la misma

descrita en el contrato y Orden

de Compra.

2.4 Si se requiere hospedaje,

deberá llenar la Forma SEPAZ-

13. Si se requiere gastos de

movilización, deberá llenarse

la Forma SEPAZ-14.

2.5 Elabora el informe de la

actividad.

2.6 Traslada al Director o

Coodinador.

RESPONSABLES


DESARROLLO DE ACTOS Y EVENTOS

No. Actividad

1

2

INICIO

2

1.2

1.1

2.2

2.3

2.4

2.1

2.5

2.6

1


98

Encargado de

ComprasSolicitante Director o Coordinador Unidad de Compras

3.1 Recibe y revisa informa

para proceder así:



corregirlo.

b) Firma el informe.

3.2 Traslada informe a

Solicitante.

4.1 Recibe e integra el

expediente de liquidación de

acuerdo a la Forma SEPAZ-

15.

4.2 Traslada expediente

completo a la Unidad de

Compras.

5.1 Recibe el expediente y

procederá así:



corregirlo.

b) Inicia el proceso de pago.

RESPONSABLES


DESARROLLO DE ACTOS Y EVENTOS

4

3

5

No. Actividad

1

3.1

3.2

4.1

4.2

b

a

2

5.1

FIN

b

a

1

2


99


SolicitanteDespacho Superior

Coordinación de

Recursos HumanosAsesoría Jurídica Secretario de la Paz

Secretaría General

Presidencia de la

República

1.1 Elabora solicitud de

contratación de servicio con

45 días calendario de

anticipación, dirigida al

Despacho Superior.

1.2 Presenta la solicitud al

Despacho Superior.

2.1 Recibe y revisa la

solicitud presentada.

Procede así:

a) Rechaza la solicitud.

b) Autoriza la solicitud.

2.2 Traslada a Recursos

Humanos, la solicitud

autorizada.

3.1 Recibe y revisa la

solicitud.

3.2 De acuerdo a la forma

SEPAZ-17 solicita la

delegación de firma a la

Secretaría General de la

Presidencia.

3.3 Traslada expediente.

4.1 Recibe y delega firma.

4.2 Notifica a la

Coordinación de Recursos

Humanos.

1

2

3


CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INDIVIDUALES TÉCNICOS O PROFESIONALES DEL RENGLÓN 029

4

RESPONSABLES

ActividadNo.

INICIO

1.1

1.2

b

a

1

2.1

1

2.2

3.1

3.2

3.3

4.1

4.2

2


100



Coordinación de


Secretaría General

Presidencia de la

República

5.1 Recibe resolución de

delegación y procede a

elaborar contratos de

servicios.

5.2 Traslada a Asesoría

Jurídica para revisión.

6.1 Recibe y verifica

cumplimientos legales.


hace observaciones,

rechaza y devuelve.

b) Está de acuerdo,

continúa con el proceso.


Humanos.

7.1 Recibe contrato

revisado, corrige si es

necesario.

7.2 Recaba la firma del

contratista e inica el trámite

de adquisición de fianza.

7.3 Traslada al Secretario

de la Paz, para su firma.

6

5



No. Actividad

RESPONSABLES

7

1

5.1

5.2

6.1

b

a

1

6.2

7.1

7.2

7.3

3

2


101



Coordinación de


Secretaría General

Presidencia de la

República

8.1 Recibe y revisa el

expediente. Y de acuerdo a

la revisión procede asi:


rechaza y devuelve.

b) Firma el contrato.


Humanos.

9.1 Recibe el contrato

firmado y completa

expediente.

9.2 Traslada a Secretaría

General de la Presidencia

de la República para

aprobación.

10.1 Recibe expediente y

aprueba contrato.

10.2 Notifica a RRHH de la

SEPAZ.

11

11.1 Recibe el acuerdo y

contratos aprobados.

Proporciona copia al

contratista, Dirección

Financiera y Entidades

correspondientes según la

Ley.

10

No. Actividad

RESPONSABLES

8

9



2

8.1

b

a

2

8.2

9.1

9.2

10.1

10.2

11.1

FIN


102


SolicitanteDespacho Superior Unidad de Compras

Secretaría Gral. de la

PresidenciaAsesoría Jurídica Secretario de la Paz

1.1 Con 45 dias calendario

de anticipación, elabora

términos de referencia y

presenta propuesta de 3

candidatos para

aprobación.

1.2 Traslada solicitud al

Despacho Superior.

2.1 Recibe y revisa

expediente.

a) Aprueba la solicitud.

b) Rechaza la solicitud.

2.2 Traslada a Solicitante.

3.1 Recibe expediente

aprobado y completa el

mismo de acuerdo a la

forma SEPAZ-20

3.2 Traslada expediente a

la Unidad de Compras.

4.1 Recibe, y verifica

cumplimiento de requisitos.

a) No cumple con

requisitos, rechaza y

devuelve.

b) Elabora oficio y planilla

de delegación de firma.

4

3

Actividad

2

RESPONSABLES

No.


CONTRATACIÓN DE SERVICIOS INDIVIDUALES TÉCNICOS O PROFESIONALES DEL GRUPO 189

1

INICIO

1.1

1.2

b

a

1

2.1

1

2.2

3.1

3.2

4.1

b

a

2

2

2


103





44.2 Traslada oficio y planilla

para firma del Secretario.

5.1 Recibe expediente,

firma oficio y planilla de

delegación.

5.2 Traslada a la Dirección

de Asuntos Jurídicos.


6.2 Envia oficio y planilla de

delegación de firma a la

Secretaría General de la

Presidencia.

7.1 Recibe y emite

resolución de delegación de

firma.

7.2 Notifica a la Dirección

de Asuntos Jurídicos de la

SEPAZ.

8.1 Recibe resolución y

solicita CDP a la Unidad de

Compras.

8.2 Traslada a Unidad de

Compras.

8

Actividad

RESPONSABLES

5



No.

6

7

1

4.2

5.1

5.2

6.2

7.1

7.2

8.1

8.2

3

6.1


104





9.1 Recibe resolución,

elabora CDP y solicita su

aprobación.

9.2 Envia en forma

electrónica la CDP

aprobada a la Dirección de

Asuntos Jurídicos.

10.1 Recibe CDP, elabora

contrato y gestiona firma

con el contratista.

10.2 Traslada contrato y

oficio de solicitud de

aprobación de contrato

para firma del Secretario.

11.1 Recibe, firma contrato

y oficio.

11.2 Devuelve a la

Dirección de Asuntos

Jurídicos.

RESPONSABLES

10

11

9



No. Actividad

2

9.1

9.2

10.1

10.2

11.1

11.2

4


105






12.2 Envia solicitud para

aprobación de contrato a

Secretaría General.

13.1 Recibe y emite

acuerdo de aprobación de

contrato.

13.2 Notifica a la Dirección

de Asuntos Jurídicos de

SEPAZ.

14.1 Recibe acuerdo de

aprobación y contrato.

Proporciona copia al

contratista y envia copia a

la Contraloría General de

Cuentas.

14.2 Traslada a la Unidad

de Compras copia de los

documentos legales

(delegación de firma,

resolución, contrato y

acuerdo de aprobación)

para elaborar Orden de

Compra.


No. Actividad

RESPONSABLES


14

12

13

3

12.1

12.2

13.1

13.2

14.1

14.2

FIN


106

Director o Coordinador que

Autoriza la ComisiónPersona Comisionada Encargado de Viáticos

1.1 Solicita con 3 días de

anticipación al Encargado de

Viaticos, le asigne un número de

nombramiento y lo emite.

1.2 Notifíca a la persona

comisionada.

2.1 Recibe el nombramiento y

obtiene el Formulario Viático

Anticipo.

2.2 Completa el Formulario Viático

Anticipo, y solicita la firma de quien

autoriza la comisión.

2.3 Entrega al Encargado de

Viáticos.

3.1 Recibe el nombramiento y

Formulario Viático Anticipo y

revisa.a) No está correcto, rechaza y

devuelve.

b) Procede a entregar el efectivo

como anticipo y el formulario

Viatico Constancia.

4.1 Recibe el anticipo y firma el

Formulario Viático Anticipo.

4.2 Realiza la comisión.

3

2


PAGO DE VIÁTICOS ANTICIPO COMISIONES PARA EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA

Responsables

No. Actividad

4

1

INICIO

1.1

1.2

2.2

2.1

2.3

3.1

b

a

1

1

4.1

4.2

2


107

Director o Coordinador que

Autoriza la ComisiónPersona Comisionada Encargado de Viáticos

4.3 Obtiene el Formulario Viático

Liquidación, lo completa. Elabora

el informe de comisión.

4.4 Solicita la aprobación de la

liquidación (Director o Coordinador)

5.1 Recibe la liquidación de viáticos

y revisa.

a) No está de acuerdo, rechaza y

devuelve.

b) Aprueba y firma la liquidación

(Formulario Viático Liquidación e

informe)

5.2 Traslada a la persona

comisionada.

6.1 Recibe liquidación.


Viáticos.

7.1 Recibe, revisa y verifica la

liquidación.

a) No está correcta, rechaza y

devuelve.

b) Si procede, solicita reintegro de

anticipo o hace efectivo reembolso

a la persona comisionada.

Actividad


PAGO DE VIÁTICOS ANTICIPO COMISIONES PARA EL INTERIOR DE LA REPÚBLICA

5

6

7

RESPONSABLES

No.

4

1

4.3

4.4

5.1

b

a

2

5.2

6.2

6.1

7.1

b

a

3

2

3

FIN


108

Piloto o Solicitante Autoridad Superior Encargado de Combustible

1.1 Llena la Forma SEPAZ-31,

Vale para Solicitar Cupones de

Combustible con la información

completa. (Cálculo de combustible

de acuerdo al kilometraje a

recorrer)

1.2 Solicita autorización a la

autoridad correspondiente.

(Dirección Administrativa o

Sexretaría Técnica Administrativa)

2.1 Recibe, revisa Forma SEPAZ-

31 y la firma.

2.2 Devuelve al Piloto.

3.1 Recibe la forma.

3.2 Entrega al Encargado de

Combustible la forma autorizada.

4.1 Recibe forma.

4.2 Llena la Forma Solicitud de

Combustible (autorizada por la

CGC) con la información completa

requerida.

4.3 Entrega la forma al piloto para

la aprobación que corresponda.


SOLICITUD DE COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS

No. Actividad

RESPONSABLES

1

2

3

4

INICIO

1.1

1.2

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2

4.3

2


109

Piloto o Solicitante Autoridad Superior Encargado de Combustible

5.1 Recibe forma y solicita la firma

de aprobación de la Solicitud de

Combustible. Para vehículos de

comisiones: Dirección

Administrativa y para vehículos del

Despacho Superior, Secretaría

Técnica Administrativa.

5.2 Devuelve al Encargado de

Combustible.

6.1 Recibe Solicitud de

Combustible autorizada.

6.2 Procede a entregar la cantidad

de cupones que integran el monto

del combustible autorizado al

piloto, y actualiza en sus controles

internos.

5

6


SOLICITUD DE COMBUSTIBLE PARA VEHÍCULOS

No. Actividad

RESPONSABLES

1

5.1

5.2

6.1

6.2

FIN


110

Asistente

Administrativo

Encargado de

AlmacénProveedor

Director

Administrativo

1.1 Prepara copia de la autorización

de compra, y cotización, indicando

hora y dia de entrega de los articulos.


Almacén.

22.1 Recibe expediente y espera la

entrega de los bienes.

3.1 Proveedor se presenta el dia y

hora indicado para la entrega de los

bienes.

3.2 Entrega envío y/o factura al

Encargado de Almacén.

4.1 Recibe documentos.

4.2 Procede a la recepción de los

bienes. Si la compra es de articulos

especiales, se notifica al solicitante

para que verifique si es o no lo que

solicito. Si es asi, el solicitante deberá

firmar al dorso de la factura de

conformidad. En el caso de compras

del Grupo 3, se solicitará la presencia

del Encargado de Inventarios.

1

3

4

No. Actividad


INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS A ALMACÉN

RESPONSABLES

INICIO

1.1

1.2

2.1

3.1

3.2

4.1

4.2

2

1


111

Asistente

Administrativo

Encargado de

AlmacenProveedor

Director

Administrativo

4.3 Revisa y cuenta los bienes o

suministros de acuerdo a las

especificaciones y verifica la

información de los documentos

(factura, envío, etc)

a) Si algo no está correcto, lo

devuelve al proveedor.

b) Si todo está correcto, firma de

recibido el envío de la empresa y/o

factura.

4.4 Procede a elaborar formulario 1H

(5 copias) solicita las firmas que

correspondan.

4.5 Traslada factura, formulario 1H al

Asistente Administrativo.

5.1 Recibe documentos y adjunta al

expediente la factura y formulario 1H.

5.2 Traslada expediente completo a la

Unidad de Compras para iniciar

proceso de pago.

4

5

No. Actividad

Responsables


INGRESO DE BIENES Y SUMINISTROS A ALMACÉN

1

4.3

b

a

1

4.4

4.5

5.1

5.2

FIN


112

Solicitante Director Administrador Encargado de Almacén

1.1 Solicita a la Unidad de Almacén el

formulario "Pedido de Bodega" y lo

obtiene.

1.2 Llena el formulario completando la

información para el retiro de los

artículos que necesita, verificando las

existencias de los mismos y lo firma.

1.3 Traslada formulario para

autorización a la Dirección

Administrativa.

2.1 Recibe, revisa y firma formulario.

2.2 Devuelve formulario a Solicitante.

3.1 Recibe formulario.

3.2 Entrega formulario en Almacén.

4.1 Recibe y revisa formulario.

a) No está completo o erronéo,

devuelve y rechaza.

b) Prepara pedido y descarga en

kardex y firman formulario.

4.2 Entrega copia de formulario y

artículos al Solicitante.

1

2

4

3


RETIRO DE BIENES Y SUMINISTROS DE ALMACÉN

No. Actividad

RESPONSABLES

INICIO

1.1

1.2

1.3

2.1

3.1

3.2

b

a

1

4.1

4.2

FIN

2.2

1

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Manual de Procesos Administrativos y Financierossepaz.gob.gt/informacionpublica/phocadownloadpap/numeral06/Manual de... · Manual de Procesos Administrativos y Financieros, - SEPAZ