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MANUAL DE PROCESOSPARA ELABORACIÓN DE PLANILLAS

Y PAGO DE HABERES

POTOSÍ - BOLIVIAFEBRERO DE 2018

MANUAL DE PROCESOS PARA ELABORACIÓN DEPLANILLAS Y PAGO DE HABERES

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MANUAL DE PROCESOSPARA ELABORACIÓN DE PLANILLAS Y PAGO DE HABERES

1.- ANTECEDENTES.

El presente Manual de procesos es un instrumento fundamental que establece procedimientos

adecuados para la elaboración de planillas y pago de haberes a los trabajadores universitarios

(docentes y administrativos) de la Universidad Autónoma “Tomás Frías”.

Este documento prevé dar cumplimiento tanto a la Constitución Política del Estado como a la

Ley General del Trabajo, efectuando el trámite administrativo pertinente para la elaboración de

planillas y el pago oportuno de haberes a favor de los trabajadores universitarios (docentes y

administrativos), evitando de esta manera el incumplimiento a la normativa Constitucional como

Laboral que rige en nuestro País.

Al respecto la Constitución Política del Estado en su Art. 46 establece:

I. “Toda persona tiene derecho:

1. Al trabajo digno, con seguridad industrial, higiene y salud ocupacional, sin

discriminación, y con remuneración o salario justo, equitativo y satisfactorio, que le

aseguré para sí y su familia una existencia digna”.

Por su parte, la Ley General del Trabajo en su Art. 52 señala:

“Remuneración o salario es el que percibe el empleado u obrero en pago de su trabajo… El

salario es proporcional al trabajo…”

Del mismo modo, el Decreto Reglamentario de la Ley General del trabajo - D.S N° 224, en su Art.

39 determina:

“Remuneración o salario es el que percibe el empleado o trabajador en dinero, en pago de su

trabajo, incluyéndose en ésta denominación las comisiones y las participaciones en beneficios,

cuando éstos invistan carácter permanente”.

2.- OBJETIVO DEL PROCESO.-

Contar con un instrumento normativo que sirva de guía y permita a las Unidades Administrativas,

involucradas en el proceso, efectuar los procedimientos correspondientes para la elaboración de

planillas y el pago oportuno de haberes, en cumplimiento de la normativa Constitucional y

Laboral.


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3.- ABREVIATURAS.-

C.P.E.: Constitución Política del Estado.

L.G.T.: Ley General del Trabajo.

D.R.L.G.T.: Decreto Reglamentario de la Ley General del Trabajo.

S.T.U.: Sindicato de Trabajadores Universitarios.

F.U.D.: Federación Universitaria Docente.

D.A.F.: Dirección Administrativa y Financiera.

A.F.P.: Administradora de Fondo de Pensiones.

RC-IVA.: Régimen Complementario al Impuesto al Valor Agregado.

C.I.P.: Con Imputación Presupuestaria.

S.I.N.: Servicio de Impuestos Nacionales.

M.E.F.P.: Ministerio de Economía y Finanzas Públicas.


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4.- DESCRIPCIÓN DEL PROCESO Y SUS PROCEDIMIENTOS

En este apartado se describe el proceso y las actividades realizadas por las unidades

administrativas para la elaboración de las planillas y pago de haberes.

ELABORACIÓN DE PLANILLAS Y PAGO DE HABERESINSUMOS PROCESO RESPONSABLES

INICIO

PAGO DE HABERES

FIN

C.P.E. Art. 46L.G.T. Art. 52

D.R.L.G.T. Art. 39

DEPARTAMENTO DEPERSONAL

DIRECCIÓNADMINISTRATIVA YFINANCIERA

ELABORACIÓN DEPLANILLAS


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5. PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLAS (DEPARTAMENTO DEPERSONAL)

N° Responsable Actividad Documentos1 Encargado (a)

de PlanillasCrea archivos de datos para planillas de haberes yenvía listados del personal docente y administrativo ala Cooperativa 18 de Julio, Sindicato de TrabajadoresUniversitarios S.T.U., Federación Universitaria deDocentes F.U.D., Granjas Universitarias y otros.

Archivos digital

2 Encargado (a)de Kardex

Elabora informe de actualización y revisión de fechasde ingreso para el pago de categorías y/o Bono deAntigüedad (sobre kardex del personal docente yadministrativo)y remite al encargado de planillas

Informe

3 Encargado (a)de Planillas

Actualiza categorías y porcentajes de antigüedad Archivo digital eimpreso


Recibe nota de instrucción del Jefe de Personal yregistra datos del personal administrativo nuevo queingresará a planillas, previa certificaciónpresupuestaria.

Nota deInstrucción


Registra y asigna número de ítem al personal nuevo yda de baja al personal administrativo que cesa en susfunciones, según notas de instrucción e informesrecibidos.

Archivo digital

6 EncargadosControl deTiempos

Emiten Informes de asistencias, faltas, licencias(cuenta haber, cuenta vacación), abandonos ycálculo de días por el servicio de té a pagar, tantode docentes como administrativos y remiten alEncargado de Planillas.

Informe impresoy digital


Carga al sistema de planillas las asistencias, faltas,atrasos, licencias cuenta haber, abandonos y los díaspor el servicio de té a pagar.

Archivo digital

8 Jefatura dePersonal

Deriva informes sobre descuentos que correspondena acreedores, al encargado de planillas.

Notas deacreedores másproveído


Registra los descuentos que corresponden aacreedores: Seguro Social Universitario, División deContabilidad, Cooperativa 18 de Julio, Sindicato deTrabajadores Universitarios S.T.U., FederaciónUniversitaria de Docentes F.U.D., Granjas Universitariasy otros que correspondan conforme a ley.

Archivo digital eimpreso


Deriva copias de memorándums a la encargada dePlanillas.

Memorándumsmás proveído


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de PlanillasRegistra y calcula multas por memorándums Archivo impreso

12 EncargadoControl dePlanillas

Revisa hojas de costo en relación a planillasejecutadas en el mes anterior, verificando laexistencia de previsión presupuestaria y envía lainformación al Encargado (a) de Panillas

Informe


Registra la variación de horas de docentes yautoridades, verificando si estos cambios sonprocedentes, en función al ítem asignado en laplanilla presupuestaria.

Efectúa la incorporación de nuevos docentes y elretiro o baja de otros, en base a la informaciónrecibida por el Encargado Control Planillas.

Archivo digital

14 Encargados deImpuestos (RC -IVA)

Emiten informes de datos e importes en medioimpreso y digital, según declaraciones deFormularios 110, derivando los mismos al Encargadode Planillas.

Informe


Carga la información al sistema de planillas, segúnmontos presentados en los formularios 110 (serviciode té y sueldos).

Archivo digital


Deriva designaciones y hojas de costo al Encargadode Control de Planillas.

Documentoscon Registro

17 Encargado deControl dePlanillas

Revisa las designaciones y hojas de costo deAutoridades Académicas y remite la información alEncargado de Planillas

Documentoscon Registro


Efectúa el intercambio de ítem de AutoridadesAcadémicas: Docentes y/o Decanos, en función alas designaciones recibidas.

Archivo impreso


Recibe de Jefatura de Personal copias de notas delpersonal que determinó dejar de aportar a lasAseguradoras de Fondo de Pensiones (AFPs) yregistra en el sistema.

Notas másproveído


Procesa e imprime planillas salariales y planillas dedescuentos, planillas de AFPs. (Previsión y Futuro),planillas de servicio de té del personal permanente,no permanente, de convenio, jornaleros y granjas.



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de PlanillasElabora un resumen de montos totales de planillas yderiva a la División de Contabilidad vía D.A.F.

Archivo impreso


Elabora archivos digitales para el Ministerio deEconomía y Finanzas Públicas, reprocesando laplanilla y dividiendo a través de las fuentes definanciamiento aprobadas en presupuesto,calculando los montos en función a los datosproporcionados por la División de Presupuestos enbase al (PAC) Plan Anual de Caja.

Archivo digital


Previa autorización de Jefatura de Personal,efectúa el registro de los números de cuentasbancarias del personal nuevo.

Archivo digital


Elabora listados para la cancelación de haberes,para quienes tienen cuenta bancaria, como para elpersonal que cobra en Caja Universitaria.



Procesa archivos digitales para el Banco, quienefectuará el abono masivo a las cuentas bancarias,derivando todos los antecedentes a la D.A.F.

Archivo digital


Emite informe de Altas y Bajas procesadas en elmes.

Informe


Realiza impresión de boletas de pago. Archivo impreso(Boletas dePago)


Realiza impresión de una copia de todas lasplanillas elaboradas, para su respectivo archivo.

Archivo impreso


Procesa los archivos digitales de planillas A.F.P.sPrevisión y Futuro para efectuar el pago de aportesdel personal permanente, no permanente, deconvenio, jornaleros y de granjas, derivando losmismos al Encargado de AFPs.

Archivo digital

30 Encargado deAFPs

Procesa los archivos de planillas A.F.P.s Previsión yFuturo para efectuar el pago de aportes de todo elpersonal y el pago de Fondo Solidario del personalque gana más de Bs. 13.000.- (Trece Mil 00/100Bolivianos).



Elabora declaración jurada Formulario 608 para elpago de impuestos RC-IVA de las planillas delpersonal permanente, no permanente, deconvenio, jornaleros y de granjas.

Archivo impreso


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N° Responsable Actividad Documentos32 Encargado (a) de

PlanillasProcesa el archivo digital de las personas queganan más de Bs 7.000.- (Siete Mil 00/100Bolivianos) para que el Encargado de Facturasefectúe la declaración ante el Servicios deImpuestos Nacionales del Formulario 110.

Archivo digital

33 Encargado (a) deImpuestos

Carga Archivo digital del personal que gana másde Bs 7.000.- (Siete Mil 00/100 Bolivianos) y declaraal Servicio de Impuestos Nacionales.

Archivo digital

34 Encargado (a) dePlanillas

Imprime todos los reportes adicionales generadoscon las planillas salariales, es decir: Impresión desaldos de planillas, descuentos individualesgenerados por planilla, multas de docentes yadministrativos, colegio de Abogados,Agrónomos, Auditores, Químicos, Administradoresde Empresas, Asociación Médica, Sociedad deIngenieros de Bolivia, Cooperativa 18 de Julio,Sindicato de Trabajadores Universitarios,Federación Universitaria de Docentes y otros.



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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN DE PLANILLAS

ENCARGADO DE PLANILLAS ENCARGADO KARDEXENCARGADO CONTROL

DE TIEMPOSENCARGADOCONTROL DEPLANILLAS

JEFATURA PERSONAL

INICIO

8 Deriva Informessobre descuentos deacreedores

7 Carga al sistema deplanillas las asistencias,faltas, licencias, abandonosy días de té a pagar

3 Actualiza categorías yporcentajes deantigüedad

5 Registra y da de bajaal personaladministrativo

4 Registra datos depersonal administrativonuevo que ingresa aplanillas

1 Crea archivo de datos yenvía listas de acreedores

9 Registra descuentos deacreedores

10 Deriva copias dememorándums

6 Emiten informes deasistencias, faltas,licencias, abandonos ycalculo servicio de té

2 Elabora Informe deactualización y revisiónde fechas de ingreso


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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLANILLASENCARGADO DE

PLANILLASENCARGADOS

IMPUESTOS (RC IVA)ENCARGADO

CONTROL DE TIEMPOSENCARGADO CONTROL

PLANILLAS JEFATURA PERSONAL

20 Procesa e imprimeplanillas salariales, dedescuentos, de AFPs yotras

18 Efectúa intercambio deÍtems conforme adesignaciones

11 Registra y calculamultas pormemorándums

15 Carga información alSistema de Planillas segúndeclaraciones Formulario 110

12 Revisa hoja decostos en relacióna planillasejecutadas del mesanterior

19 Recibe y registrasolicitudes del Personalque dejará de aportar a lasAFPs

16 Deriva Designacionesy hojas de costo alencargado de control dePlanillas

14 Emiten informes dedatos y montos segúndeclaraciones deformularios 110

13 Registra variación dehoras de docentes yautoridades.

17 Revisadesignaciones yhojas de costo deautoridadesacadémicas.


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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLANILLAS

ENCARGADO DE PLANILLAS ENCARGADOS IMPUESTOS(RC IVA) ENCARGADO AFPs

ENCARGADO CONTROLPLANILLAS JEFATURA PERSONAL

27, 28 Realiza Impresiónde boletas de pago y unacopia de todas lasplanillas para archivo

29 Procesa archivosdigitales de planillas deAFPs para efectuar pago

24, 25 Elabora listado paracancelación de Salarios yefectúa procesamiento dearchivos digitales para elBanco

30 Procesa los archivosde planillas A.F.P.sPrevisión y Futuro

26 Emite Informe dealtas y bajas del mes

23 Efectúa registro de N° decuentas de personal nuevoprevia autorización de Jefe dePersonal

21 Elabora resumen demontos totales deplanillas y deriva a la Div.Contabilidad

22 Elabora archivosdigitales y envíaMinisterio de Economía yFinanzas Públicas


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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN PLANILLAS

ENCARGADO DEPLANILLAS

ENCARGADOSIMPUESTOS

ENCARGADO AFPs ENCARGADO CONTROLPLANILLAS JEFATURA PERSONAL

34 Realiza Impresión detodos los reportesadicionales generadoscon las planillas salariales

33 Carga archivo digitaldel personal que gana másde bs. 7.000.- paradeclarar al S.I.N.

31 Elabora declaraciónjurada del Formulario608 para pago de RC-IVA

32 Procesa archivodigital del personal queganan más de bs. 7.000.-para declarar al S.I.N.

FIN


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PROCEDIMIENTOS PARALELOS

5.1 ACTUALIZACIÓN DE BONO DE ANTIGÜEDAD Y OTROS DATOS EN SECCION KARDEX.1

N° Responsable Actividad Documentos1 Encargado de

KardexRecibe -del Encargado de Planillas- nóminadel personal docente y administrativo quesube de categoría, para verificación yrevisión de fechas de ingreso y porcentajeasignado en base a escala de antigüedad.

Archivo digitale impreso

2 Encargado deKardex

Verifica en kardex fechas de ingreso delpersonal docente y administrativo paravalidación de porcentaje del bono deantigüedad.



Elabora nóminas de docentes yadministrativos nuevos que aperturaronkardex y personal que debe ser retirado de laplanilla de haberes por conclusión decontrato o retiro voluntario, según informe depago de Beneficios Sociales (previainstrucción del Jefe de Personal)

Archivo Digitale impreso


Elabora nómina de docentes quienesrealizaron el trámite de Recategorización

Archivo Digitale impreso


Elabora nómina de docentes yadministrativos que realizaron trámite dereconocimiento de años de servicio


6 Encargada deKardex

Entrega informe de Bono de Antigüedad alJefe del Departamento de Personal pararevisión y aprobación.


7 Jefe de Personal Revisa y aprueba informe y deriva a laEncargado (a) de Planillas como insumo parael procesamiento de Planilla de Haberes.


1 CORRESPONDE AL PUNTO 2 DEL PROCEDIMIENTO 1


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5.2 REPORTE DE ASISTENCIA DEL PERSONAL DOCENTE.2

N° Responsable Actividad Documentos1 Secretaria

Departamentode Personal

Recibe boletas de licencia cuenta vacación,haber, bajas médicas, comisiones yvacaciones.

Boletas,certificados yformularios

2 EncargadoControl deTiemposDocentes

Registra en el sistema de Control deAsistencias boletas de licencia cuentavacación, haber, bajas médicas, comisionesy vacaciones, asignándole un númerocorrelativo para su control, previa firma delJefe de Personal

Archivo Digital


Recoge información de los relojesbiométricos, de las carreras que cuentan coneste sistema de control.

Archivo digital


Recibe planillas de asistencia de docentes detodas las carreras, incluyendo sub sedes.

Legajodocumental


Revisa manualmente las planillas deasistencia y registra las observaciones (faltas).

Registro yarchivo digital


Registra en la base de datos el total de díasasistidos, además de las faltas, licencias,comisiones, vacaciones y bajas médicas decada uno de los docentes.

Archivo digital


Emite informe general de atrasos y faltas. Archivo digital


En base a los días trabajados emite informede Pago de Servicio de Té.

Archivo digital


Entrega ambos informes (7 y 8) al Jefe dePersonal para revisión y aprobación.


10 Jefe de Personal Deriva al Encargado de Planillas ambosinformes, como insumo para elprocesamiento de la Planilla de Haberes.




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5.3 REPORTE DE ASISTENCIA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO.3

N° Responsable Actividad Documentos1 Secretaria

Departamento dePersonal

Recibe boletas de licencia cuenta vacación,haber, bajas médicas, comisiones yvacaciones

Boletas,certificados yformularios

2 Encargado Controlde TiemposAdministrativos

Registra en el sistema de Control deAsistencias boletas de licencia cuentavacación, haber, bajas médicas, comisionesy vacaciones, asignándole un númerocorrelativo para su control, previa firma delJefe de Personal.

Archivo Digital


Recoge manualmente información de todoslos relojes biométricos.

Archivo digital


Centraliza información de relojes biométricosen sistema.

Archivo digital


Imprime reportes individuales de todo elpersonal administrativo

Archivoimpreso


Revisa planillas de asistencia, registrando deforma manual las observaciones pertinentes(faltas)

Archivo digital


Registra en planilla el total de días asistidos,además de faltas, atrasos, abandonos ylicencias del personal administrativo.

Archivo digital

8 Encargado Controlde TiemposDocentes

Emite informe general de atrasos y faltas Archivo digitale impreso


En base a los días trabajados emite informede pago de Servicio de Té.



Emite informe de días trabajados por elPersonal Jornalero.



Entrega los tres informes (8, 9 y10) al Jefe dePersonal para revisión y aprobación.


12 Jefe de Personal Deriva los informes al Encargado de Planillas,como insumo para el procesamiento de laPlanilla de Haberes.




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5.4 REVISIÓN HOJAS DE COSTO.4

N° Responsable Actividad Documentos1 Responsable

ControlPlanillas

Por secretaría recibe hojas de costo de todas lascarreras, información enviada por las diferentesdecanaturas.

Legajodocumental

2 ResponsableControlPlanillas

Revisa las hojas de costo y verifica que existaprevisión presupuestaria para cada uno de losítems.Deriva la información al encargado (a) deplanillas en medio digital.

Legajodocumental yarchivo digital

3 ResponsableControlPlanillas

Archiva las hojas de costo. Legajodocumental

4 CORRESPONDE AL PUNTO DEL PROCEDIMIENTO 1


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5.5 INFORMES DE FORMULARIOS RC-IVA/110 5

N° Responsable Actividad Documentos1 Encargado de

Impuestos RC-IVA

Recibe formularios RC-IVA más facturas delpersonal docente y administrativo.


2 Encargado deImpuestos RC-IVA

Revisa formularios y facturas presentadas, encaso de existir errores (montos, fechas ydatos) bajo lista devuelve a los interesadospara su corrección.

Archivo digital eimpreso- Listado


Consolida los archivos DEC en el ModuloAgentes de Retención del Sistema Facilitohasta fecha 20 de cada mes, para suremisión al Servicio de Impuestos Nacionales.

Archivo Digital


Emite informe de datos e importes en medioimpreso y digital, entrega los mismos al Jefedel Departamento de Personal para revisión yaprobación.


5 Jefe de Personal Revisa y Aprueba informe y deriva el mismo ala Encargado (o) de Planillas como insumopara el procesamiento de la Planilla deHaberes.




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6. PROCEDIMIENTO PAGO DE HABERES (DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA YFINANCIERA)

N° Responsable Actividad Documentos1 Contabilidad Recibidas las planillas de Haberes efectúa el

vaciado de datos en el Sistema de GestiónPública web (SIGEP) con la elaboración decomprobantes C31 CIP de gastos, debiendocontar todas las categorías programáticas conel presupuesto suficiente.

Archivo Digital

2 Contabilidad - De existir previsión presupuestariasuficiente deriva a la División de Tesoro.

- Cuando no exista saldo suficiente en laspartidas, excepcionalmente remite a laDivisión de Presupuestos, para que previoanálisis efectúe las modificacionespresupuestarias.

Nota de remisión

3 Presupuestos Recibida la documentación, previo análisis yautorización de la M.A.E. podrá:

- Rechazar la modificación presupuestariamediante informe técnicofundamentado, en cuyo caso devolveráantecedentes al Departamento dePersonal.

- Aceptar la modificación presupuestaria ycontinuar con el procedimiento.

Archivo Digital

4 Presupuestos Realiza modificación presupuestaria departidas habilitadas por el Ministerio deEconomía y Finanza Públicas y devuelveantecedentes a la División de Contabilidad

LegajoDocumental

5 Presupuestos Si fuese requerida una modificación departidas restringidas por el M.E.F.P. envíadocumentación de respaldo al Ministerio,justificando las modificaciones solicitadas porla División de Contabilidad y esperaautorización de dicho Ministerio para suejecución y devuelve a la División deContabilidad

Archivo Digital

6 Contabilidad Realizada la Modificación Presupuestariaverifica y aprueba el comprobante de gastosC31 con imputación presupuestaria, imprime yenvía a Tesoro.

Comprobantes


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N° Responsable Actividad Documentos

7 Tesoro Recibe de la División de Contabilidad planillasy realiza distribución de importes (líquidospagables) para el abono en el Banco.

Asimismo determina el efectivo para los cajerospagadores para la cancelación en SecciónCaja y remite documentación a la D.A.F.

Archivo Digital eimpreso

8 Tesoro Recibe comprobantes y planillas para emisiónde cheques, tanto para el Banco como paralos Cajeros, al mismo tiempo la D.A.F. elaborasolicitud al Banco para el abono automáticode haberes (docentes y Administrativos), unavez firmada la solicitud deriva la misma altécnico del Departamento de Personal para supresentación al Banco, más el archivo de loslíquidos pagables en medio magnético

Cheques

9 Tesoro Firmado el (los) comprobante (s) y cheque (s),se entrega al cajero pagador responsable dellevar el mismo al Banco, retirando el efectivodel personal que no tiene cuenta bancaria,para su posterior cancelación en sección CajaUniversitaria.

Nota derespaldo

10 Tesoro Por Cajas, se procede a la cancelación adocentes y Administrativos que no tienencuenta.

Planillas

11 Tesoro Emite, viabiliza la firma de autoridades yentrega cheques a los acreedores segúnplanillas salariales.

Cheques


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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO PAGO DE HABERES

CONTABILIDAD PRESUPUESTOS TESORO

INICIO

1 Efectúa el vaciado dedatos de las planillas alSIGEP y elabora elcomprobante C 31 CIP

5 Para partidas restringidas seenvía documentación de respaldoal M.E.F.P. para su autorización yposterior modificaciónpresupuestaria

4 Efectúa las modificacionespresupuestarias de partidashabilitadas por el Ministerio deEconomía y Finanzas

7 Realiza distribución deimportes (líquidospagables) para el abonoen el Banco.

8 Recibe comprobantes yplanillas para la emisiónde cheques

2 ¿Existepresupuesto?

3 ¿AceptaModificación?

SI

NO

6 Aprueba el comprobantede gastos C31 conimputaciónpresupuestaria, imprime yenvía a Tesoro.

SI

NO


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CONTABILIDAD PRESUPUESTOS TESORO

9 Firmado loscomprobantes y cheques seentrega al cajero pagadorencargado de llevar alBanco y retira el efectivodel personal que no tieneccuenta bancaria.

FIN

10 Por cajas, procede a lacancelación a docentes yadministrativos que notienen cuenta.

11 Emite, viabiliza la firmade autoridades y entregacheques a los acreedores deplanillas salariales.

Documents

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