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EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIÓN S.A E.S.P
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____________________________________________________________________________ Calle 10 N°.10-36 TEL: 556 16 50 La Unión – Antioquia, e- mail: [email protected] Sitio web: www.launionsaesp.com
¡Más cerca de ti y de tu hogar!
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS.
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS LA
UNIÓN S.A. E.S.P.
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIÓN S.A E.S.P
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Contenido.
1. Presentación. ....................................................................................................................... 4 2. Objetivo, Alcance y Campo De Aplicación. .......................................................................... 5
2.1. Objetivo General. .................................................................................................. 5 2.2. Objetivos Específicos. ........................................................................................... 5 2.3. Alcance y Campo de Aplicación. ........................................................................... 5
3. Términos y Definiciones. ...................................................................................................... 6 4. Generalidades. ..................................................................................................................... 8
4.1. Historia. ................................................................................................................. 8 4.2. Organigrama. ........................................................................................................ 9 4.3. Misión. ................................................................................................................. 10 4.4. Visión. ................................................................................................................. 10 4.5. Política. ............................................................................................................... 10 4.6. Valores Corporativos. .......................................................................................... 10
5. Estructura del Manual. ....................................................................................................... 11 6. Mapa de Procesos. ............................................................................................................ 12 7. Caracterización de los Procesos. ....................................................................................... 14
7.1. Procesos Estratégicos. ........................................................................................ 14 7.1.1. Direccionamiento Estratégico. ................................................................... 14
7.1.1.1. Procedimiento: Gestión Estratégica y Planes Institucionales. . 18 7.1.1.2. Procedimiento: Administración del Riesgo. ............................. 23
7.1.2. Caracterizacion De Proceso: Comunicaciones. ........................................ 30 7.1.2.1. Procedimiento: Comunicaciones Internas y Externas. ............ 33
7.2. Procesos Misionales. ................................................................................................ 42 7.2.1. Gestión Operativa. .................................................................................... 42 7.2.1.1. Caracterizacion Proceso: Acueducto. ............................................. 42
7.2.1.1.1. Procedimiento: Distribucion del Servicio de Agua Potable………………………………… ......... 44
7.2.1.2. Caracterizacion De Proceso: Alcantarillado. ................................... 53 7.2.1.2.1. Procedimiento: Recoleccion de Aguas Residuales. ...... 55 7.2.1.2.2. Procedimiento: Operación De La Planta De Tratamiento De Aguas Residuales. ……………………………………………………………..57
7.2.1.3. Caracterizacion De Proceso: Aseo. ................................................. 71 7.2.1.3.1. Procedimiento: Limpieza de Vías y Áreas Públicas. ..... 73 7.2.1.3.2. Procedimiento: Disposición Final de Residuos Orgánicos. ……………………………………………………………..77
7.2.2. Caracterizacion De Proceso: Gestión Comercial. ..................................... 83 7.2.2.1. Procedimiento: Facturación y Recaudo. ................................. 86 7.2.2.2. Procedimiento: Gestión de la Cartera Morosa. ....................... 91 7.2.2.3. Procedimiento: Elaboración de Acuerdos De Pago. ............... 92
7.3. Procesos De Apoyo. ................................................................................................. 94
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7.3.1. Caracterizacion De Proceso: Gestión Administrativa. ............................... 94 7.3.1.1. Procedimiento: Custodia de la Historia Ocupacional. ............. 96 7.3.1.2. Procedimiento: Inducción y Reinducción. ............................... 99 7.3.1.3. Procedimiento: Evaluación se Desempeño. .......................... 106 7.3.1.4. Procedimiento: Selección de Talento Humano. .................... 112 7.3.1.5. Procedimiento: Capacitaciones. ............................................ 115 7.3.1.6. Procedimiento: Pago De Nómina. ......................................... 119
7.3.2. Caracterización Proceso: Gestión Financiera. ........................................ 120 7.3.2.1. Procedimiento: Gestión de la Contabilidad. .......................... 123 7.3.2.2. Procedimiento: Elaboración de Ejecuciones Presupuestales. …………………………………………………………………….130 7.3.2.3. Procedimiento: Elaboración del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. …………………………………………………………………….131 7.3.2.4. Procedimiento: Elaboración del Certificado del Registro Presupuestal. …………………………………………………………………….133 7.3.2.5. Procedimiento: Elaboración de Orden de Pago. ................... 134 7.3.2.6. Procedimiento: Elaboración de Pago y Comprobante de Egreso. …………………………………………………………………….135 7.3.2.7. Procedimiento: Elaboracion de Boletín de Tesoreria. ........... 137 7.3.2.8. Procedimiento: Adiciones, Reducciones, Modificaciones Y Traslados Presupuestales. …………………………………………………………………….138
7.3.3. Caracterización De Proceso: Gestión de la Información. ........................ 140 7.3.4. Caracterización De Proceso: Gestión de los Recursos Físicos............... 146
7.3.4.1. Procedimiento: Salida De Bienes. ......................................... 149 7.3.4.4. Procedimiento: Inventario de los Bienes Muebles e Inmuebles. ......................... 152 7.3.4.2. Procedimiento: Recepción de los Bienes Adquiridos. ........... 155
7.3.5. Caracterizacion Proceso: Gestión Jurídica y Contratación. .................... 158 7.3.5.1. Procedimiento: Asesoria Juridica, Representacion Judicial y Extrajudicial. ........ 161 7.3.5.2. Procedimiento: Control de la Contratación. ......................................................... 163
7.3.6. Caracterización de Proceso: Gestión Ambiental. .................................... 167 7.4. Procesos De Evaluacion. ........................................................................................ 169
7.4.1. Caracterizacion De Proceso: Gestión de la Evaluación. ......................... 169 7.4.1.1. Procedimiento: Auditoria de Control Interno. ........................ 173
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1. PRESENTACIÓN.
El presente manual de procesos y procedimientos de La Empresa de Servicios Públicos La Unión
S.A. E.S.P. muestra de manera general el sistema de operación de la entidad mediante el enfoque
sistémico que fomenta el desarrollo, organización y el mejoramiento continuo para el cumplimiento
de la misión institucional.
El manual de procesos y procedimientos es una herramienta gerencial que permite que La Unión
S.A. E.S.P. integre una serie de acciones que permiten desarrollar las actividades y tareas
propuestas de una manera organizada con el fin de agilizar su desarrollo y lograr incrementar la
calidad de la prestación del servicio.
La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los objetivos y principios de la
compañía, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad de cada funcionario de La
Unión S.A. E.S.P. en cada una de las actividades ejecutadas, facilitando el seguimiento y control de
los procesos.
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2. OBJETIVO, ALCANCE Y CAMPO DE APLICACIÓN.
2.1. Objetivo General.
El presente manual de procesos y procedimientos tiene como objetivo principal dar a conocer los
procesos de La Unión S.A. E.S.P., su conformación e integración, los cuales cuentan con la
estructura e interacción entre las mismas con el fin de generar un fortalecimiento institucional.
2.2. Objetivos Específicos.
- Crear una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa.
- Recolectar información sistemática de cada uno de los procesos que indiquen al personal de
la empresa las actividades y la forma en que deben ser realizadas.
- Establecer los procedimientos que conforman cada uno de los procesos.
2.3. Alcance y campo de aplicación.
El manual de procesos y procedimientos está dirigido a todos los colaboradores de La Unión S.A.
E.S.P., con el fin de entregar a la entidad una herramienta de trabajo que permita el desarrollo y
cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y visión institucional, por medio de la descripción del
modelo de operación por procesos.
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3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Las definiciones a continuación relacionadas son tomadas de la Norma Técnica de la Calidad en la
Gestión Pública NTCGP 1000:2009.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión
de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera
eficaz, eficiente y efectiva.
Partes interesadas proveedoras del proceso: Organización, entidad o persona que provee las
entradas y/o insumos internos del proceso.
Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados,
como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.
Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
Procedimiento: Conjunto de requisitos, pasos o acciones dentro de un proceso misional,
que determina una entidad u organismo de la administración pública o particular que
ejerce funciones administrativas para permitir el acceso de los ciudadanos, usuarios o
grupos de interés a los beneficios derivados de programas o estrategias cuya creación,
adopción e implementación es potestativa de la entidad.
Nota: Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué,
dónde, cuándo, por qué y cómo.
Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar
valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.
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Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades realizadas.
Riesgo: Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo
normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.
Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos y expectativas.
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4. GENERALIDADES.
4.1. Historia.
La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P. se creó el 17 de abril de 1998, mediante el
acuerdo N° 012 de éste mismo año; como empresa industrial y comercial descentralizada del orden
Municipal, con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente encargada
de prestar los servicios públicos domiciliarios en la jurisdicción del Municipio de La Unión Antioquia,
de conformidad con lo establecido por la ley. El Objeto de La Unión E.S.P es la prestación de los
servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, presta también los servicios
públicos de Alumbrado público. Para el cumplimiento de su objeto La Unión E.S.P. Podrá realizar
todas las actividades necesarias que tengan relación con los mismos; podrá también celebrar toda
clase de contratos, alianzas, asociaciones, adquirir y enajenar todo tipo de bienes, mueble o
inmuebles; realizar inversiones que garantizan rentabilidad para su inversión en su objeto, adquirir y,
en general, todas las actividades y operaciones industriales o comerciales necesarias. En el año
2010 a los 13 días del mes de octubre, se reúne el ALCALDE MUNICIPAL HUGO BOTERO LÓPEZ
Y CLAUDIA LUCÍA BARRERA AGUDELO REPRESENTANTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO HOSPITAL SAN ROQUE, para conformar una sociedad anónima, que a su vez será una
EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICLIARIOS (E.S.P, S.A), la cual surge de la
transformación de la empresa industrial y comercial del estado EMPRESA DE SERVICIOS
PÚBLICOS DE LA UNIÓN E.S.P. y se rige de la siguiente forma: Artículo primero. Denominación,
especie y domicilio. “EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LA UNIÓN S.A E.S.P”, cuya sigla
será “UNIÓN S.A. E.S.P.”. Tiene vida jurídica, con acatamiento a la ley colombiana, bajo la forma de
una sociedad por acciones de la especie anónima; en donde el MUNICIPIO tiene un 93.33% de
participación de acciones y el HOSPITAL SAN ROQUE tiene un 6.67% de participación, sometida al
régimen jurídico que para las empresas de servicios públicos determina la ley 142 de 1994. La
duración de la sociedad será indefinida. El Objeto de La Unión E.S.P., es la prestación de los
servicios públicos domiciliarios de acueducto, alcantarillado y aseo, adicionalmente podrá prestar los
servicios públicos de energía eléctrica alumbrado público así como también las actividades
complementarias propias de todas y cada uno de estos servicios y adicionalmente el tratamiento y
aprovechamiento de los residuos y las basuras, en el municipio de La Unión en el departamento de
Antioquia.
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4.2. ORGANIGRAMA.
ORGANIGRAMA DIRECCIÓN TECNICA OPERATIVA.
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4.3. Misión.
La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “Unión S.A E.S.P.” presta a los usuarios los
servicios Públicos de Acueducto, Alcantarillado, Aseo y servicios complementarios, con compromiso,
calidad, cobertura, eficiencia, eficacia, transparencia en el régimen tarifario y continuidad en la
prestación del servicio, con especial protección y cuidado del medio ambiente, garantizando con lo
anterior el crecimiento y rentabilidad de le empresa, con el fin de continuar beneficiando a los
usuarios y la comunidad en general de La Unión.
4.4. Visión.
La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “UNION S.A E.S.P.”, será en Diciembre del 2022
líder a nivel regional por la calidad en la prestación de los servicios Públicos de Acueducto,
Alcantarillado, Aseo y servicios complementarios, orientada con criterios empresariales, económicos
y sociales contribuyendo al mejoramiento esencial del medio ambiente y de la calidad de vida de los
habitantes del municipio de La Unión y la región.
4.5. Política.
La Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios la “Unión S.A E.S.P.” está orientada a la satisfacción
oportuna de las necesidades de manejo, tratamiento, y distribución de agua potable, alcantarillado,
saneamiento básico, aseo, recolección de residuos sólidos y servicios complementarios; cumpliendo
con la normatividad legal, fundamentados en la competencia de nuestros funcionarios y empleados
en su capacidad para responder oportunamente a las necesidades de nuestros clientes y usuarios.
4.6. Valores Corporativos.
- Respeto.
- Justicia.
- Compromiso.
- Honestidad.
- Diligencia.
- Liderazgo.
- Lealtad.
- Responsabilidad.
- Amabilidad.
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5. ESTRUCTURA DEL MANUAL.
Para facilitar la comprensión y ubicación del lector, el Manual presenta en primera instancia el Mapa
de Procesos de La Unión S.A. E.S.P. donde se muestra la secuencia e interacción entre los
procesos identificados, posteriormente se toma la caracterización de cada proceso y a partir de ella,
se hace la presentación de cada uno de los procedimientos que describen los procesos, con su
respectivo responsable y los registros que se deben generar.
Es importante aclarar que la descripción de los procedimientos debe ser de carácter dinámico, de
conformidad con la regulación y normas legales aplicables vigentes; por tanto cada funcionario
responsable de la ejecución de actividades y procedimientos es responsable por su ajuste y
actualización permanente, siguiendo los lineamientos del procedimiento de Control de Documentos y
Registros para la actualización de los documentos del sistema.
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6. MAPA DE PROCESOS.
El mapa de procesos es la representación gráfica (visual) de la forma como la organización opera
para conocer y para satisfacer las necesidades de sus clientes. Los procesos se clasifican en:
Estratégicos: Tienen como tarea primordial el establecimiento de políticas y estrategias,
fijación de objetivos, comunicación y disposición de recursos necesarios, facilitan el
seguimiento y la mejora.
Misionales: Cadena de valor que permite obtener el resultado previsto por la entidad en
el cumplimiento del objeto social o razón de ser.
Apoyo: Proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos
estratégicos, misionales y de evaluación.
Evaluación: Necesarios para medir y recopilar datos para el análisis del desempeño y la
mejora de la eficacia y la eficiencia de la entidad.
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7. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS.
7.1. PROCESOS ESTRATÉGICOS.
7.1.1. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO.
Proceso: Direccionamiento Estratégico
Objetivo: Coordinar la planeación estratégica, táctica y presupuestal, así como la
implementación del SIG
Alcance: Inicia con la formulación de los planes estratégicos; planes de acción y demás
planes existentes en la Empresa; la programación presupuestal a corto y largo
plazo y con la identificación de los riesgos.
Líder del
proceso:
Gerente General
PARTES
INTERESADA
S
PROVEEDOR
AS DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
P
H
V
A
ACTIVIDADES CLAVES
DEL PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
● Proceso
Direccionamien
to Estratégico.
● Entidades
Públicas que
regulan las
Empresas de
Servicios
Públicos
Domiciliarios.
● Comunidad y
demás partes
interesadas.
●
Direccionamient
o Estratégico de
la Entidad.
● Necesidades y
expectativas de
los usuarios y
partes
interesadas en el
proceso.
● Requisitos
legales
aplicables a la
gestión de La
Empresa de
servicios
P
● Definir los lineamientos
para la formulación de los
planes institucionales
(Plan Estratégico, plan de
acción anual, Plan de
contingencia del relleno
sanitario, Plan de Gestión
del Riesgo, Plan de
Emergencias y
contingencias, Plan de
saneamiento y manejo de
vertimientos).
● Diagnosticar
necesidades, expectativas
y problemas.
● Objetivos
del SIG.
● Mapa de
Procesos
●
Caracterizació
n de
Procesos.
● Indicadores
de Gestión.
● Planes
Institucionales
(Plan
Estratégico,
Plan de
acción, Plan
● Entidades
Públicas que
regulan las
Empresas de
Servicios
Públicos
Domiciliarios.
● Todos los
procesos.
● Comunidad y
demás partes
interesadas.
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Públicos La
Unión S.A E.S.P.
● Lineamientos
de la Junta
Directiva de la
entidad.
● Información,
Normatividad y
Directrices para
la Gestión de los
Riesgos de los
procesos y de
Corrupción.
● Guías para la
formulación de
planes,
programas,
proyectos.
●Identificación
necesidades y
requisitos de los
usuarios,
normatividad
legal y otros
compromisos
con partes
interesadas.
●Identificación
de riesgos.
●Estado de
Acciones
Correctivas y
Preventivas
●Recomendacio
nes para la
mejora.
● Identificación
● Evaluar y priorizar
necesidades.
● Formular políticas y
planes (estructura
estratégica, operativa y
financiera).
● Definir las políticas y
objetivos de calidad.
●Elaboración de
documentos.
●Definición de
mecanismos de
participación ciudadana.
● Definición de políticas
para la administración de
los riesgos.
● Elaborar programa y
plan de auditorías.
● Definir cronograma y
actividades para la
formulación y ejecución
de los Planes, Programas
y Proyectos.
● Definir los recursos
humanos, físicos,
financieros y tecnológicos
para la ejecución de los
planes programas y
proyectos. ●
Establecer política,
metodologías
instrumentos para la
administración de los
riesgos de los procesos y
de Corrupción. ●
Identificación de
Normatividad legal
de
contingencia
del relleno
sanitario, Plan
de Gestión del
Riesgo, Plan
de
emergencias y
contingencias,
Plan de
saneamiento y
manejo de
vertimientos,
plan
anticorrupción
y de atención
al ciudadano).
● Cronograma
●Matriz de
Requisitos
Legales.
●Informes de
Auditoria
●Acciones
Correctivas y
Preventivas
●Oportunidad
es de
Mejoramiento
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procesos. ,
● Estado de
Acciones
Correctivas y
Preventivas.
●
Recomendacion
es para la
mejora.
● Identificación
procesos.
aplicable a la entidad.
H
●Publicación y
Socialización de Políticas,
Planes, Programas y
Proyectos.
●Gestionar consecución
de recursos.
●Coordinar ejecución de
los planes, programas y
proyectos.
●Gestionar los riesgos;
aplicar los controles y
actividades definidas en el
mapa de riesgos de
procesos y de corrupción.
V
●Realizar seguimiento a
los planes, programas y
proyectos.
● Seguimiento y medición
de los procesos.
● Seguimiento y
evaluación del
cumplimiento de la
normatividad legal
vigente.
● Definición de
responsables para la toma
de acciones correctivas y
preventivas.
● Realización de
auditorías internas.
● Verificación de
efectividad de
mecanismos de
participación ciudadana.
● Verificación de la
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implementación de las
políticas para la mitigación
del riesgo.
A
●Análisis de modificación
del direccionamiento
estratégico y/ del
desarrollo del Sistema
Integrado de Gestión.
● Modificación de los
indicadores.
● Elaboración de nuevos
indicadores.
● Seguimiento a la
eficacia de las acciones
correctivas y preventivas.
● Actualización de Matriz
de Requisitos Legales.
● Toma de acciones para
mejorar los mecanismos
de participación
ciudadana.
●Tomar acciones para
ajustar planes y el
proceso.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
Recurso humanos
Recursos físicos (Instalaciones
locativas adecuadas para la
prestación de los servicios, Oficinas
dotadas de equipos de cómputo,
software, red interna, aplicaciones,
Internet,
sistemas de información y
comunicación y Papelería en general)
Recursos tecnológicos (Equipos de
PGD-01 Gestión
Estratégica y Planes
Institucionales.
PGD-02 Administración
del Riesgo.
● Política de
Administración del riesgo.
Ver matriz de
riesgos
● Planes,
proyectos y
programas
ejecutados /
Planes,
programas y
proyectos
planeados.
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cómputo)
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz de requisitos legales Ver matriz de Riesgos.
7.1.1.1. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN ESTRATÉGICA Y PLANES INSTITUCIONALES.
PROPÓSITO: Establecer las actividades para que el plan de gestión del proyecto se ejecute
día a día, garantizando el cumplimiento de los objetivos del proyecto.
ALCANCE: Inicia desde el análisis del contexto estratégico, la formulación y/o actualización
del plan estratégico, a partir de los programas, proyectos y/o lineamientos de la entidad;
incluye la formulación de planes institucionales, su gestión, consolidación, seguimiento y su
evaluación que sirve para definir acciones de mejora.
RESPONSABLES:
Control Interno.
Gerencia Genera.
GENERALIDADES:
DEFINICIONES:
Direccionamiento estratégico: Conjunto de instrucciones, pautas o criterios
establecidos por la Alta Dirección para el logro de los objetivos y metas de la Entidad.
DOFA: Es una herramienta que permite a la entidad trabajar con toda la información
para detectar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas.
Estrategia: Las estrategias son pautas generales que orientan la posterior planificación
operativa, surgidas dentro de y tendientes a un proceso acorde al marco conceptual del
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desarrollo, tendientes a acercarnos a la visión, que permitan el máximo grado de
cumplimiento de la misión, dentro de un contexto posible.
Gestión estratégica: La gestión estratégica permite realizar un modelamiento del
desempeño global de la entidad, es un proceso que apunta a la eficacia, integrando la
planificación estratégica (Más comprometida con la eficiencia) con todo el Sistema
Integrado de Gestión, a la vez responsabiliza al nivel directivo por el desarrollo e
implementación de estrategias encaminadas al fortalecimiento de la gestión institucional.
Misión: Es la razón de ser de la entidad, el motivo por el cual existe. Así mismo es la
determinación de las funciones básicas que la empresa va a desempeñar en un entorno
determinado para conseguir tal misión. En la misión se define la necesidad a satisfacer,
los clientes a alcanzar, productos y servicios a ofertar.
Meta: La meta se puede entender como la expresión de un objetivo en términos
cuantitativos y cualitativos. Las metas son como los procesos que se deben seguir y
terminar para poder llegar al objetivo.
Objetivo: Un objetivo es una meta o finalidad a cumplir para la que se disponen medios
determinados.
Plan de acción: Los planes de acción son instrumentos gerenciales de programación y
control de la ejecución anual de los proyectos y actividades que deben llevar a cabo las
dependencias para dar cumplimiento a las estrategias y proyectos establecidos en el
Plan Estratégico.
Plan Estratégico: Es un documento oficial en el que los responsables de una
organización (empresarial, institucional, no gubernamental) reflejan cual será la
estrategia a seguir por la organización en el mediano plazo. Por ello, un plan estratégico
se establece generalmente con una vigencia que oscila entre 1 y 4 años.
Planificación Estratégica: se orienta a la eficacia, es decir a maximizar los resultados y
el impacto en dirección al cumplimiento de la misión institucional. Se ocupa mayormente
del objeto, y de los resultados.
Planificación Operativa: se orienta a la eficiencia, es decir a organizar adecuadamente
los recursos de la organización. Trata de maximizar la relación resultado / recursos.
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Políticas: Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a
observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez
dentro de una organización. En este sentido, las políticas son criterios generales de
ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las
estrategias.
Seguimiento: Acción que facilita que en un momento determinado se pueda evaluar el
avance del proyecto y si es necesario implementar acciones para terminar ó agilizar su
ejecución.
Valores: los valores son principios que permiten orientar el comportamiento, son
creencias fundamentales que ayudan a preferir, apreciar y elegir unas cosas en lugar de
otras, o un comportamiento en lugar de otro. También son fuente de satisfacción y
plenitud.
Visión: La visión es la expresión explícita de un futuro deseado, difícil pero no
imposible, basado en valores compartidos y dentro de las tendencias probables, que la
organización trata de contribuir a crear.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Se debe monitorear de forma permanente el cumplimiento de los elementos de la
plataforma estratégica (Misión, Visión, Políticas, Objetivos, valores) y realizar las
actualizaciones a que haya lugar.
La información para el seguimiento del Plan de Acción por parte de la gerencia, debe ser
reportada por todas las dependencias de forma trimestral.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Para la definición de la gestión estratégica, se tiene en cuenta los
lineamientos del sector o las necesidades de la entidad para el
desarrollo de un contexto estratégico que le permita tomar acciones
de mejora y formular estrategias para la mejora continua de la
Gerencia, Directores,
Asesores.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
entidad.
02
En el desarrollo del contexto estratégico se debe realizar un
diagnóstico de la entidad a partir de un análisis DOFA, realización
de talleres con toda la comunidad institucional, revisión de informes
y evaluaciones que permitan conocer el estado actual de la entidad
y definir o actualizar la plataforma estratégica.
Gerencia, Directores,
Asesores.
03
Se coordinan las reuniones para consultar y consensuar la
actualización y/o formulación de los elementos de direccionamiento
estratégico (Misión, visión, políticas, objetivos, estrategias y valores)
Gerencia, Directores,
Asesores.
04
Definidos y aprobados los elementos de Direccionamiento
estratégico por parte del equipo Directivo, se consolida el
documento de Plan estratégico.
Gerencia, Directores,
Asesores.
05 Una vez revisado el plan estratégico se aprueba el documento final. Gerencia, Directores,
Asesores.
06 Se realizan los ajustes a que haya lugar. Gerencia, Directores,
Asesores.
07 Se realiza la divulgación del plan estratégico con el apoyo del
área de comunicaciones. Comunicaciones
08 Se realiza el monitoreo permanente del plan estratégico. Gerencia, Directores,
Asesores.
09
Cuando se ha definido el plan estratégico, la entidad desarrolla
acciones para su cumplimiento; para programar esas acciones y
verificar su cumplimiento, se formulan planes institucionales.
Responsables de
procesos
10
Con el plan estratégico que incluye también los programas y
proyectos que adelanta la entidad; se elaboraran los planes de
acción de las dependencias, los planes operativos de inversión,
planes de compras, planes financieros, entre otros.
Responsables de
procesos
11 Se elaboran los planes institucionales Responsables de
procesos
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
12
Se revisa que en los planes formulados haya coherencia con las
acciones a desarrollar y objetivo del proceso). Si se requiere
ajustar o ampliar la información del plan formulado se envía a la
dependencia para que realice los ajustes correspondientes.
Responsables de
procesos
13
Una vez aprobados los planes formulados se divulgan a todos los
responsables de procesos en los medios de comunicación
dispuestos en la entidad (Pagina web, intranet, correos electrónicos,
comunicados
internos, entre otros)
Responsables de
procesos
14 Todos los planes se ejecutan dando así cumplimiento a las metas
y/o acciones formuladas.
Responsables de
procesos
15
Se verifica el cumplimiento y la ejecución de los planes haciendo
seguimiento a las actividades y metas planteadas.
Se comunican las fechas de seguimiento: plan de acción
seguimiento trimestral.
Control interno
16
Se consolida la información que sirve de insumo para la
elaboración y presentación al Comité Directivo los informes de
avance y cumplimiento en la gestión de la entidad
Control interno
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Plan Estratégico.
Plan de Acción Institucional.
Plan de contingencia del relleno sanitario.
Plan de Gestión del Riesgo.
Plan de emergencias y contingencias.
Plan de saneamiento y manejo de vertimientos.
Mapa de procesos.
Manual de funciones.
Matriz de requisitos legales.
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REGISTROS.
F-DE-01 Plantilla Reglamento para Comités.
F-DE-02 Plantilla caracterización de procesos.
F-DE-03 Plantilla de Acta.
F-DE-04 Plantilla para Elaboración de Procedimientos.
F-DE- 08 Matriz Dofa.
F-DE- 09 Despliegue de los Objetivos del SIG.
F-DE-10 Formato Plan de Acción.
F-DE-11 Listados.
F-DE-12 Programación de Actividades.
7.1.1.2. PROCEDIMIENTO: ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO.
PROPÓSITO.
Definir las actividades requeridas para la administración del riesgo, a partir del desarrollo de una
metodología para la identificación, análisis y valoración del riesgo que contribuyan a identificar e
implementar planes de acción para mitigar los riesgos que tengan impacto sobre el cumplimiento
de los objetivos estratégicos, las políticas o los objetivos de los procesos la Empresa de Servicios
Públicos La Unión S.A. E.S.P.
ALCANCE.
El presente documento contempla las actividades de identificación, clasificación, análisis,
evaluación, valoración y monitoreo de riesgos y es aplicado por todos los procesos y
dependencias de La Unión S.A. E.S.P.
El Procedimiento para la Administración de Riesgos controla los riesgos de tipo estratégico, de
imagen, operativos, financieros, de tecnología y de corrupción, asociados a los procesos
institucionales.
El procedimiento de Administración de Riesgos hace parte constitutiva de la Política de
Administración de Riesgos y es el mecanismo por el cual se hace operativa la declaración de las
intenciones generales de la organización respecto a su gestión.
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RESPONSABLES.
Gerente General.
Responsables de procesos.
Control Interno.
GENERALIDADES
DEFINICIONES:
Riesgo: Es la posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre el
cumplimiento de los objetivos. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.
Los riesgos de que trata el presente procedimiento son:
- Riesgos Financieros: Se relacionan con el manejo de los recursos de la entidad que
incluyen la ejecución presupuestal, la elaboración de los estados financieros, los pagos,
manejos de excedentes de tesorería y el manejo sobre los bienes.
- Riesgos Operativos: Comprenden riesgos provenientes del funcionamiento y operatividad
de los sistemas de información institucional, de la definición de los procesos, de la
estructura de la entidad, de la articulación entre dependencias que afecten los procesos
misionales de la entidad.
- Riesgos Estratégicos: Establece objetivos generales, controla el desempeño y los
resultados de la entidad en su totalidad. Se basa en el ejercicio de Planeación Estratégica
que está en cabeza de la Gerencia y quien esté a cargo de la planeación institucional de
LA UNIÓN S.A E.S.P.
- Riesgos de Imagen: Están relacionados con la percepción y la confianza por parte de la
ciudadanía hacia la institución y demás usuarios interesados.
- Riesgos Legales o de Cumplimiento: Se asocian con el cumplimiento por parte de la
entidad con los requisitos legales, contractuales, de ética pública y en general con su
compromiso ante la comunidad.
- Riesgos Tecnológicos: Están relacionados con la capacidad tecnológica de la Entidad
para satisfacer sus necesidades actuales y futuras y el cumplimiento de la misión.
- Riesgos de Corrupción: Posibilidad de que por acción u omisión, mediante el uso
indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una
entidad y en consecuencia, del Estado, para la obtención de un beneficio particular.
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Administración de riesgos: Establece lineamientos precisos acerca del tratamiento, manejo
y seguimiento a los riesgos.
Contexto estratégico: Definición de los parámetros internos y externos que se han de tomar
en consideración para la administración del riesgo.
Probabilidad: Posibilidad de ocurrencia del riesgo puede ser medida con criterios de
frecuencia o factibilidad.
Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la organización la materialización del riesgo.
Mapa de riesgos: Es una representación final de la probabilidad e impacto de uno o más
riesgos frente a un proceso, proyecto o programa.
Mapa de Riesgos Institucional: Contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales
está expuesta la entidad, se alimenta con los riesgos residuales altos o extremos de cada uno
de los procesos que puedan afectar el cumplimiento de la misión institucional y objetivos de la
entidad. En este mapa se deberán incluir los riesgos identificados como posibles actos de
corrupción, en cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.
Mapa de Riesgos por Proceso: Recoge los riesgos identificados para cada uno de los
procesos, los cuales pueden afectar el logro de sus objetivos.
Política de administración del riesgo: Declaración de la dirección y las intenciones
generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo.
Riesgo inherente: Riesgo al que se enfrenta una entidad en ausencia de acciones por parte
de la Dirección para modificar su probabilidad o impacto.
Riesgo residual: Aquel que permanece después de que la dirección desarrolle sus
respuestas a los riesgos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Para la administración de los riesgos La Unión S.A. E.S.P. utiliza como referencia
lineamientos metodológicos emitidos por el Departamento Administrativo de la Función
Pública.
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Es responsabilidad de la Oficina de Control Interno asesorar en metodologías para la
identificación y administración de los riesgos, en coordinación con los líderes de los procesos.
Es responsabilidad de los líderes de los procesos identificar y documentar los riesgos, sin
importar la fuente de información (contexto estratégico, indicadores, resultados de auditoría,
quejas, observación directa, entre otros); para ello, se hará uso de las herramientas dispuestas
por la Subdirección de Planeación, Seguimiento y Control.
El contexto estratégico institucional se formula para el período correspondiente a la ejecución del
plan estratégico de la entidad, y se revisa anualmente para su actualización y como fuente de
información para la definición de los mapas de riesgos.
Para establecer el contexto de proceso se deben determinar las características o aspectos
esenciales del proceso y sus interrelaciones. Se pueden considerar factores como: objetivo del
proceso, alcance del proceso, interrelación con otros procesos, procedimientos asociados y
responsables del proceso.
Si dentro del seguimiento realizado, bien sea por parte de la Oficina de Control Interno, por los
líderes de los procesos u otro funcionario que participa o interactúa con el proceso, se establece
que se han materializado uno o más riesgos, las acciones requeridas serán las definidas en los
“Lineamientos para el manejo de Riesgos Materializados” (Ver anexo 6). Las acciones a seguir
serán manejadas en el formato vigente de plan de mejoramiento.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Definir los mecanismos, herramientas y recursos necesarios para la
formulación o actualización de los mapas de riesgos.
Son mecanismos, herramientas y recursos, entre otros: Metodologías,
procedimientos, formatos, cronogramas, recurso humano, presupuesto
y capacitación.
Gerencia,
Planeación o
quien haga sus
veces.
02
Establecer los factores externos. Se determinan las características o
aspectos esenciales del ambiente en el cual la entidad busca alcanzar
sus objetivos. Se pueden considerar factores como: Políticos, sociales y
culturales, legales y reglamentarios, tecnológicos, financieros y
Responsables de
procesos.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
económicos.
Establecer el contexto interno, se determinan las características o
aspectos esenciales del ambiente en el cual la organización busca
alcanzar sus objetivos. Se pueden considerar factores como: Estructura
organizacional, funciones y responsabilidades, políticas, objetivos y
estrategias implementadas, recursos y conocimientos con que se
cuenta (personas, procesos, sistemas, tecnología), relaciones con las
partes involucradas y cultura organizacional.
03 Recopilar, analizar y consolidar la información suministrada por los
responsables de los procesos y generar el documento.
Planeación o
quien haga sus
veces.
04
Establecer las fuentes o factores de riesgo, los eventos o riesgos, sus
causas y sus consecuencias.
Considerar el contexto interno, externo de la entidad y el contexto del
proceso para la identificación de riesgos, así como causas y/o
consecuencias.
Establecer y documentar en el mapa de riesgos por procesos, los
eventos que puedan afectar el logro de los objetivos institucionales.
Responsables de
procesos.
05
La identificación y clasificación del riesgo comprende:
La descripción o definición del riesgo.
La identificación de las causas por las cuales el riesgo se podría
llegar a materializar.
Los efectos que podría conllevar la materialización del riesgo.
La clasificación de riesgos de acuerdo con el alcance del
presente documento.
Nota: Otras fuentes de información para la identificación de riesgos,
entre otros, son: los resultados de auditorías, el análisis de indicadores,
el análisis de quejas de usuarios o la observación directa por parte de
cualquier funcionario de la entidad, mapas de riesgos de seguridad y
salud en el trabajo, riesgos contractuales, mapas de riesgos de
seguridad de la información.
Responsables de
procesos.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
06
Establecer la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el nivel de
consecuencias o impacto, con el fin de estimar la zona de riesgo inicial
(Riesgo Inherente).
El nivel de probabilidad se determina teniendo en cuenta la tabla de
probabilidad (Ver anexo 2). El evaluador puede tener en cuenta los
siguientes criterios, dependiendo si cuenta o no con datos históricos.
Frecuencia. Este criterio se obtiene cuando se tiene la certeza o el
estimado de las veces que se ha presentado o se podría presentar la
posibilidad de materialización del riesgo.
Factibilidad. Este criterio se obtiene cuando la presencia de un factor
interno o externo puede materializar el riesgo.
El nivel de impacto se determina teniendo en cuenta la tabla de impacto
(Ver anexo 3).
Establecer el nivel de riesgo inicial, haciendo uso de la matriz de
calificación del riesgo (Ver anexo 4).
Responsables de
procesos.
07
Confrontar los resultados del análisis de riesgo inicial frente a los
controles establecidos, con el fin de determinar la zona de riesgo final.
En esta etapa se identifican los controles y se analizan en cuanto a
naturaleza, si están documentados, si son automáticos o manuales y si
se están aplicando en la actualidad. Hacer uso de la tabla de análisis y
evaluación de controles (Ver anexo 5).
Responsables de
procesos.
Formular las acciones que contribuyan a eliminar las causas
generadoras del riesgo, de acuerdo con la valoración definitiva del
mismo (Riesgo residual).
Los criterios mínimos de tratamiento de riesgo se encuentran en la tabla
de criterios (Ver anexo 6)
Responsables de
procesos.
08 Adelantar las actividades necesarias para que las dependencias que Responsables de
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
intervienen en el proceso objeto de análisis conozcan los riesgos
identificados.
procesos.
09
Recopilar, analizar y consolidar la información suministrada por los
responsables de los procesos y generar el “Mapa de riesgos
Institucional”, el cual se alimenta con los riesgos residuales altos o
extremos de cada uno de los procesos.
Planeación o
quien haga sus
veces.
10 Coordinar la divulgación del mapa de riesgos institucional.
Planeación o
quien haga sus
veces.
11
Asegurarse de que las acciones establecidas en los mapas de riesgo se
están llevando a cabo y evaluar la eficacia en su implementación,
adelantando revisiones sobre la marcha para evidenciar todas aquellas
situaciones o factores que pueden influir en la aplicación de acciones
preventivas.
Responsables de
procesos.
12
Analizar el diseño e idoneidad de los controles, determinando si son o
no adecuados para prevenir o mitigar los riesgos de los procesos,
haciendo uso de las técnicas relacionadas con pruebas de auditoria que
permitan determinar la efectividad de los controles.
Dirección de
Control Interno o
Gerencia
General en el rol
de Control
Interno
13
Revisar y reportar la efectividad y la aplicación de controles, planes de
contingencia y actividades de monitoreo vinculadas a riesgos claves de
la entidad.
Dirección de
Control Interno o
Gerencia
General en el rol
de Control
Interno
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Política de Administración del Riesgo
Matriz de Riesgos Institucionales.
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Guía de Administración del Riesgo, Departamento Administrativo de la Funcion Publica.
REGISTROS
F-DE-08 Matriz DOFA.
F-DE.05-06-07 Formato Identificación, análisis y valoración del riesgo.
7.1.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: COMUNICACIONES.
Proceso: Comunicaciones
Objetivo:
Divulgar la información interna como externa hacia los diferentes grupos de
interés, garantizando un correcto flujo y acceso a la misma y contribuyendo así, a
la proyección y posicionamiento de la imagen institucional
Alcance:
Inicia con la definición de estrategias, recursos e identificación de canales de
comunicación tanto internos como externos, para la emisión y difusión de los
contenidos comunicacionales.
Líder del
proceso: Gerencia General
PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORAS
DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO
SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
Gestión de
comunicacion
es
Todos los
procesos.
Entidades del
sector.
Medios de
comunicación
.
Entes de
Control.
Necesidades
de
comunicació
n interna y
externa de la
empresa.
Normatividad
aplicable
Directrices
de
comunicació
n
Políticas,
objetivos y
lineamientos
P
Diseñar
estrategias y
definir
lineamientos
comunicativos
institucionales
.
Diseñar el
Plan
Estratégico de
Comunicacion
es de la
Empresa para
la vigencia
respectiva.
Contenidos
comunicaciona
les.
Plan de acción
de
comunicación
institucional.
Políticas y
estrategias de
comunicación
institucional.
Manual de
imagen
institucional.
Gestión de
comunicaciones.
Proceso de
Direccionamiento
Estratégico.
Todos los
procesos.
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que
direccionen
las
comunicacio
nes de la
entidad.
Plan
estratégico
Consolidado.
Políticas y
estrategias
de
comunicació
n
institucional.
Información
relacionada
para la
elaboración
de las piezas
o
contenidos.
Temas
internos de
interés para
servidores
públicos.
Agenda de
la Gerencia y
diferentes
dependencia
s.
Publicación
o noticias de
la empresa
en los
H
Ejecutar el
Plan
Estratégico de
Comunicacion
es
Gestionar y
difundir
políticas,
estrategias y
lineamientos
de
comunicacion
es.
Gestionar la
información a
difundir
(recolección
de
información
interna).
Convocatoria
de Ruedas de
Prensa.
Divulgación
de eventos
hacia la
comunidad
interna y
externa.
Boletines de
prensa.
Información
interna para la
Intranet.
Material
audiovisual,
fotográfico y
de audio.
Mensajes para
redes sociales.
Administración
de la Página
web.
Correos
electrónicos
tanto internos
como
externos.
Campañas
institucionales
y ruedas de
Prensa.
Registro de
monitoreo de
medios.
Informes de
ejecución y
supervisión del
Ciudadanía en
General.
Entidades del
sector.
Servidores
públicos.
Todos los
procesos.
Medios de
comunicación.
Gestión de
comunicaciones
Gestión de
contratación.
Gestión
financiera.
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medios de
comunicació
n.
Cubrimiento
de eventos.
Asesorías,
aprobaciones
y
suministro de
material
publicitario.
Divulgación
del que hacer
de la entidad
a través de
productos
comunicativos
que permitan
dar a conocer
la gestión y
resultados de
la empresa.
Elaboración
de productos
Audiovisuales
y Radiales.
contrato.
Indicadores
plan
estratégico
institucional.
Hoja de vida
del
indicador.
Indicadores
Plan de
Acción.
Formato de
Seguimiento
y Evaluación
del
Indicador.
V
Efectuar
seguimiento
trimestral al
Plan
Estratégico de
Comunicacion
es.
Efectuar
seguimiento y
medición
del proceso
(indicadores).
Realizar
monitoreo
medios de
Informes de
Gestión.
Medición de
los
Indicadores.
Seguimientos
a los riesgos y
oportunidades.
Actas del
subcomité
integrado de
gestión.
Reportes de
materialización
del riesgo.
Direccionamiento
Estratégico.
Calidad y
mejoramiento
continuo.
Proceso
Evaluación
Independiente.
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Riesgos y
oportunidade
s.
comunicación.
Informe de
Gestión.
Informes de
auditoría.
Resultados
de los
indicadores.
A
Implementar
acciones
correctivas,
preventivas,
de
mejora, como
resultado de
las
verificaciones.
Acciones
correctivas.
Planes de
mejoramiento.
Evidencias de
las acciones
en pro de la
mejora.
Calidad y
mejoramiento
continuo.
Evaluación
independiente.
Gestión de
comunicaciones.
Entes de Control.
RECURSOS
ASOCIADOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
Contratista
Comunicacio
nes.
Oficina.
Equipo de
Cómputo.
Cámara
Fotográfica.
Escritorio.
Grabadora
Periodística.
Silla.
Boletines Radiales (Plantillas
Guion tu (Plantilla).
Guion Radial (Plantillas).
Carta Oficio (Plantillas).
Plan Estratégico de
Comunicaciones.
Política de Comunicaciones.
Manual de Imagen Corporativa.
Boletín Institucional (Plantillas).
Informativos.
Diseños.
Ver matriz de
riesgos.
Cumplimiento del
plan estratégico
de
comunicaciones.
Seguridad de la
información.
Actualización
permanente del
sitio web.
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz legal Ver matriz de riesgos
7.1.2.1. PROCEDIMIENTO: COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS.
PROPÓSITO
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Abrir espacios de comunicación interna y externa que faciliten compartir una visión conjunta de la
Empresa y trabajar unidos para lograr los objetivos estratégicos de la Política de comunicaciones a
través del intercambio de iniciativas, experiencias y saberes.
ALCANCE
Inicia con la identificación de las necesidades de comunicación y termina con la implementación de
acciones para la mejora.
La difusión de información interna y externa es una actividad que hace parte del Proceso de
Comunicaciones.
RESPONSABLES
- Gerente General.
- Control Interno.
GENERALIDADES
DEFINICIONES
Audiencia pública: Es un espacio de participación ciudadana, propiciado por las Entidades u
Organismos de la Administración Publica, donde personas naturales o jurídicas y las
organizaciones sociales se reúnen en un acto publico para intercambiar información,
explicaciones, evaluaciones y propuestas sobre aspectos relacionados con la Formulación,
Ejecución, Evaluación de Políticas y Programas a cargo de cada entidad, así como sobre el
manejo de los recursos para cumplir con dichos programas. Fuente: Guía para la rendición de
cuentas a la ciudad.
Proyecto: Los proyectos representan la estrategia de acción con la que se busca el logro de
los objetivos de la entidad, dada su capacidad institucional y los recursos disponibles. Un
proyecto se concreta en un conjunto de actividades coherentes que pueden conformar desde
unidades estratégicas que responden a un ciclo clásico de inversión, en un lugar y con una
población definida, hasta estrategias de acción que corresponden a labores o procesos
asociados con las funciones de la entidad. Por lo tanto, no se debe limitar el alcance del Plan
Indicativo a los proyectos que se financian con recursos de inversión; todo conjunto de
actividades que responden al logro de un objetivo definido como prioritario, se incluye en el
Plan Indicativo bajo la categoría de proyecto, no importa si se financia o cofinancia con
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recursos de funcionamiento o de inversión del Presupuesto General de la Nación. Recuerde
que normalmente los proyectos de inversión comprometen recursos humanos, técnicos o
administrativos de la entidad, y por lo tanto consumen recursos de funcionamiento de la
entidad.
Rendición de cuentas de gestión: Se explica el objeto social de la entidad, con el fin de
demostrar la debida focalización para resolver en forma estructural problemas de la población.
Igualmente se presentan las metas e indicadores de resultados frente a los resultados
obtenidos. Fuentes: Guía para la rendición de cuentas a la ciudadanía.
Socialización y divulgación: Se entiende, la apertura de escenarios de diálogo y
participación permanente de los actores involucrados en los procesos de planificación. Estos
diálogos tienen como finalidad el intercambio de percepciones, propuestas y proyectos que
contribuyan a enriquecer el acumulado de experiencias que se construyen en las instituciones
y dinámica de la ciudad. La Divulgación es entendida como la puesta en consideración ante la
comunidad y la opinión pública en general, de los diferentes logros alcanzados por la política
pública y que están dirigidos a generar ambientes favorables a las iniciativas que todos los
actores están desarrollando en materia de planificación social, económica, ambiental,
espacial, cultural, entre otras. El aprendizaje por experiencia es un elemento de doble vía, por
lo cual la participación de líderes, funcionarios, expertos en los diferentes foros, congresos y
seminarios sobre el tema.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Notificar a cada uno de los servidores públicos de cada una de las áreas de la Empresa de
Servicios Públicos, sobre la importancia de la elaboración y presentación del Informe de
Rendición de Cuentas.
Cumplir con los plazos establecidos en la Ley, para la entrega del Informe sobre la Rendición
de Cuentas y su respectiva socialización.
Convocar las instancias y autoridades respectivas para difundir y socializar los resultados del
proceso de elaboración de la Rendición de Cuentas con servidores públicos, comunidad,
personas jurídicas, entre otros.
Boletines de prensa / Noticias: Redacción de noticias en formato periodístico institucional.
Los boletines se redactan de forma concisa igual al lenguaje utilizado en la crónica o reportaje
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concretando la información que sea de interés e importancia con el receptor. Las fuentes
primarias siempre serán los funcionaros de cada dependencia a la que corresponda la
información o el acontecimiento noticioso.
Los boletines, comunicados o informes especiales, pueden ser socializados a través de
nuestro programa radial, por medio de programas especiales en nuestra página web, todo
esto es responsabilidad de la oficina de comunicaciones.
Actividades a través de correo electrónico, Redes sociales y diversas ayudas
tecnológicas. Con estas herramientas damos conocer las capacitaciones, reuniones, mesa
de trabajo, eventos y demás actividades donde la empresa participe. Es una comunicación
que se complementa para publicar el envío de las actividades mencionadas anteriormente.
La oficina de comunicaciones brinda su apoyo en los diferentes escenarios donde se
encuentre la empresa; fotografías, presentaciones, grabaciones, entre otros.
Publicaciones: Es aquí donde se tiene en cuenta el diseño, organización, y presentación de
plegables, volantes, revistas, folletos, cartillas, afiches para diferentes eventos o actividades
que la empresa requiera. Se aclara que todo debe ir según el manual de imagen corporativa;
además de ello en este mismo manual se tienen los siguientes parámetros que deben ir
incluidos en esta política de comunicaciones de La Empresa de Servicios Públicos de La
Unión S.A E.S.P.
- Los empleados deben portar los uniformes de pies a cabeza en los horarios laborales
establecidos, después de terminada la jornada laboral, ningún empleado deberá portar el
uniforme en un lugar ajeno a la empresa. Si el empleado finaliza su contrato debe regresar la
misma dotación que le fue entregada.
- Todos los empleados de la empresa, vinculados y contratistas deben portar el carné de
identificación todos los días, en los horarios laborales de la misma.
- Los logos y mascota (Clarita) de la empresa solo serán utilizados por personal autorizado,
personal ajeno a ella que los requiera, deberá pedir autorización directamente de gerencia,
todo esto por seguridad de la imagen corporativa de la empresa.
- Todas las piezas publicitarias deben ser revisadas y contar con el visto bueno del Proceso de
Comunicaciones, para verificar que estén conforme al manual de Imagen Corporativa.
Sitio Web: Este medio es muy importante para la información y publicación de la empresa, es
por eso que en este medio se da a conocer todos los proyectos de la organización,
información institucional y noticias de interés.
La actualización del sitio web debe ser actualizada periódicamente, lo que permita una
transparencia y mejor acceso y divulgación de la información. www.launionsaesp.com
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Redes Sociales: Estos espacios virtuales son necesarios para difundir los contenidos con la
comunidad que nos sigue por los mismos; noticias, fotos, anuncios, videos, enlaces y
mensajes instantáneos.
Es un acto de compromiso, apoyo y lealtad con la empresa; que todo el personal de la misma;
especialmente el administrativo ingrese y difunda la información que se publica.
Los mecanismos de respuesta en las redes sociales tales como mensajes internos (inbox),
comentarios y demás, únicamente se emplearán si los usuarios, entidades o demás públicos
están solicitando información de la empresa.
Facebook: Launionesp
Instagram: Launionesp
Twitter: esp_launion
Rendición de cuentas.
La rendición de cuentas a la comunidad es complementaria de la rendición de cuentas a los
organismos de control que está reglamentada por la ley. La rendición de cuentas propone que
la entidad sea visible y que los mandatarios hagan visible su gestión, lo que se busca es que
construyan su relato y cuenten de manera constante, tanto interna como externamente, como
están actuando y cuáles han sido los resultados de su Gestión.
Es un informe anual que consiste en presentar un resumen de lo más importante que ha
realizado la empresa.
Comunicación interna.
- Pública: Es en este sitio donde se publica la información relacionada con las
dependencias de la empresa, documentación en general que está a la mano del empleado
que la requiera. Todo con el fin de no solo trabajar en nuestro cargo sino aprender del
cargo de los demás compañeros de trabajo. La pública está a cargo del comité de calidad.
- Carteleras: Es aquí donde se informa sobre las campañas, actividades, capacitaciones,
novedades que la empresa realiza, para tener informado tanto al personal como a las
personas que visitan la entidad.
- Correos electrónicos: Es de carácter obligatorio usar el correo institucional que se le
suministró a cada dependencia todo esto con el fin de generar veracidad y credibilidad con
la información que se envía y que se recibe, además de generar el uso del correo
personal.
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[email protected] – Secretaria Gerencia
[email protected] – Director Operativo
[email protected] - Asistente Facturación y Servicio al Ciudadano
[email protected] – Asistente Administrativa
[email protected] – Técnica Administrativa
[email protected] – Director Administrativo, Financiero y del Talento
Humano
[email protected] – Gerente General
[email protected] – Secretaria Gerencia
[email protected] – Técnica Ambiental
[email protected] – Asistente Financiero
[email protected] – Directora Comercial y de Servicio al Ciudadano
Divulgación de información de las diferentes dependencias.
- Toda información que los medios locales, regionales o nacionales requieran de la empresa
debe ser autorizada por la gerencia, control interno y oficina de comunicaciones.
- La dependencia interesada en contar con apoyo en grabación, cuñas, videos, fotografías,
diseño y maestro de ceremonias debe realizar lo solicitud por escrito con un mínimo de ocho
días antes de la fecha del evento.
- Toda información hacia los medios de comunicación deberá contar con un vocero identificable
y con los respectivos datos para contactarle.
- Ninguna dependencia podrá organizar ni convocar ruedas de prensa, conferencias de prensa,
sin la autorización del Gerente y la coordinación del Proceso de Comunicaciones.
- Sólo están autorizados como voceros oficiales para dar declaraciones a los medios de
comunicación, Gerente, Directores de área o quien ellos deleguen o delegue el Proceso de
Comunicaciones en temas que sean de su competencia.
Contenido
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Como servicio asociado a esta actividad, en la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P
contamos con el servicio de Comunicación interna y externa.
No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Identificar y/o recibir las necesidades de comunicación que se
generan por diferentes fuentes:
Solicitudes directas de las dependencias, comunidad o grupos
focales de interés.
Reunión con directivas o delegados y/o comité de
comunicaciones.
Diagnóstico por observación.
Encuestas, sondeos.
Definir el canal.
Gerente General
02
Clasificar y registrar las solicitudes:
Segmenta los públicos
Clasifica la solicitud de acuerdo al canal y medio e informa
Gerente General
03
Definir contenidos:
Definen el contenido del comunicado y la forma de publicación:
carta, circular, boletín, plegable, volante, afiche, Fuente de vida
(Programa radial), revista, periódico, vallas y diferentes campañas
de interés en la comunidad.
Registro:
Formato programa de radio
Gerente General
04
Editar la comunicación impresa:
Recopila la información requerida, redacta los artículos, y corrige
ortografía y estilo.
Registros: Copia de los artículos, Prueba de diseño.
Gerente General
05
Elaborar Pre Prensa e Impresión:
Elaborar el diseño
Corregir la pieza
Gerente General
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No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Visto bueno a la prueba (Profesional Especializada- Diseño)
Impresión.
06
Remitir material:
1. Coordinar fechas de entrega con el contratista.
2. Recoger material en la casa editorial o litografía.
3. Distribución del material.
Registro:
Remisión del material impreso
Gerente General
07
Interventoría.
1. Solicitar cotizaciones de contratistas externos
2. Archivar copia del contrato y realizar interventoría
3. Corregir diseños
4. Aprobar diseño del impreso
Registros:
Cotizaciones
Interventoría del contrato
Borradores de pre prensa
Gerente General
08
El medio es comunicación virtual
DEFINIR EL FORMATO:
1. Elaborar el Boletín electrónico
2. Editar material multimedia.
3. Reenviar por el correo interno
4. Subir a la Intranet o internet.
Registro
Back up de la información
Gerente General
10 DISTRIBUCIÓN
1 Enviar el material por Intranet o internet. Gerente General
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No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
2 Realizar carta de remisión.
3 Enviar el material impreso.
Registro
Base de datos
Copia de la carta de remisión
Planilla de recibido
11
El medio es comunicación audiovisual o radiodifusión
1. Definir el formato y el tema
2. Definir el medio de difusión
3. Elaboración de guion y/o libreto
4. Grabación de imágenes
5. Edición y producción
Gerente General
12
Evaluar la difusión de la información
1. Evaluar el impreso en sala de prensa
2. Sugerir mejoras
3. Evaluar el canal de distribución
4. Elaborar encuestas de clima laboral y aceptación.
Registros
Formato programa de radio
Evidencia diseños
Formato cuñas emitidas
Gerente General
13
Implementar acciones para la mejora:
Identificar y analizar las acciones de mejoras de acuerdo con lo
establecido en el Sistema de Gestión de Calidad. Ver
Procedimiento para la Toma de Acciones.
Gerente General
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No DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Registros
Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Caracterización del Proceso de Comunicaciones.
Estructura Organizacional.
REGISTROS.
F-GI-05 Formato Programa Radial
F-GI-05 Formato Cuñas Emitidas
F- DE- 02 Formato de Caracterización del Proceso de Comunicaciones
F-GI- 07 Informe de Rendición de Cuentas remitido a comunicaciones en medio
F-G1- 10 Formato de procedimientos
F-GI- 02 Formato de oficio
F-PC- 01 Formato de diapositivas
7.2. PROCESOS MISIONALES.
7.2.1. GESTIÓN OPERATIVA.
7.2.1.1. CARACTERIZACION PROCESO: ACUEDUCTO.
Proceso: Acueducto
Objetivo: Construir, operar, controlar y mantener eficientemente los diferentes
componentes del sistema de acueducto atendiendo la demanda en condiciones
óptimas de continuidad, cobertura, calidad y presión de acuerdo a la
normatividad vigente, para así garantizar la satisfacción de todos los usuarios del
Municipio de la Unión
Alcance: El proceso de acueducto empieza desde la captación del agua, continua con la
potabilización, almacenamiento y finaliza con la distribución de la misma.
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Líder del
proceso: Dirección Operativa
PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORAS
DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
P
H
V
A
ACTIVIDADES CLAVES
DEL PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
● Los Usuarios
● Entes de
control
● Dirección
Financiera y
Comercial
● Gerencia
●Solicitud de
instalaciones
(nuevas
acometidas)
●Atención a
PQR
●Proyectos
(reposición y
expansión de
redes)
●mantenimiento
s de la red
existente y
P
● Planear mantenimiento
preventivo de bocatomas,
redes de acueducto,
bombeo, planta de agua
potable y demás
componentes del sistema
● Proyectar la reposición
de un tramo sector
frontera-proleche de redes
de acueducto
● Planeación de acciones
en caso de presentarse y
producto no conforme.
●Satisfacció
n de los
usuarios
●Instalacion
es nuevas
de
acometidas
●Calidad del
servicio
●Reposición
de redes
●Agua
potable
●Registro
no conforme
● Los usuarios y
partes
interesadas
● Entes de
vigilancia y
control
H
● Atención a las
solicitudes de
instalaciones nuevas
● Operación del sistema
de captación
●Almacenamiento y
suministro de agua
potable
●Tratamiento de
potabilización de agua
V
●Muestreo de análisis
fisicoquímico y
microbiológicas de agua
●Cumplimiento de
cronogramas de
mantenimiento
●Cumplimiento de
acciones para mejorar y
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prevenir el producto y
servicio no conforme
A
Acciones de mejora
para garantizar agua
potable, continuidad y
cobertura.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADO
S
INDICADORES
ASOCIADOS
Recursos humanos.
Recursos físicos (Instalaciones
locativas adecuadas para la
prestación de los servicios, Oficinas
dotadas de equipos de cómputo,
software, red interna, aplicaciones,
Internet,
sistemas de información y
comunicación y Papelería en
general).
Recursos tecnológicos (Equipos
de cómputo)
●Formato medición
calidad del agua
●Formatos PSI
●Formato medición
caudal en estaciones
milimétricas
Ver matriz
de Riesgos
●Índice de
calidad de agua
para consumo
humano (IRCA)
●Cobertura del
servicio de
acueducto
●Presión en la
red
●Índice de agua
no contabilizada
●Continuidad en
el servicio de
acueducto
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
●Ver matriz de requisitos legales ● Control diario medición de calidad de agua
●ControlPSI
●Medición Caudal
7.2.1.1.1. PROCEDIMIENTO: DISTRIBUCION DEL SERVICIO DE AGUA POTABLE.
PROPÓSITO: Suministrar el servicio de agua potable a través de las redes de distribución
primaria, secundaria y domiciliaria a los usuarios suscritos ante la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P.
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ALCANCE: Se inicia desde el tanque de almacenamiento hasta el usuario.
RESPONSABLES: Líder de proceso, Operario planta de tratamiento y Fontanero.
GENERALIDADES.
DEFINICIONES.
Fontanero: Profesionales técnicos que se ocupan de la instalación y mantenimiento de las instalaciones de agua potable.
Red de distribución: Conjunto de conductores con todos sus accesorios, elementos de protección, sujeción, etc que se une a una fuente de energía con instalaciones receptoras.
Red domiciliaria: Es un sistema que permite la transmisión del agua desde la planta hasta la residencia del usuario.
Red de distribución: Conjunto de tuberías, accesorios y estructuras que conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o plantas de tratamiento hasta los puntos de consumo.
Red primaria: Red de distribución que conforma la malla principal de servicio de una población y que conduce el agua desde la planta de tratamiento hasta las redes secundarias.
Red secundaria: Parte de la red de distribución que se deriva de la red primaria y que distribuye el agua a los barrios y urbanizaciones de una ciudad o un municipio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Que exista una comunicación permanente entre el Técnico operativo, fontanero, operador de planta y guardabosque de una manera muy cordial, para solucionar inconvenientes que se presente en la distribución del servicio de agua potable.
Vigilar constantemente las redes de distribución, para que se preste en forma oportuna el servicio de agua potable.
Atender respetuosamente cualquier queja que presente el usuario con respecto a la distribución.
Vigilar constantemente las redes de distribución, para que se preste en forma oportuna el servicio de agua potable.
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Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores de mantenimiento y reparaciones a la red de distribución Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores de mantenimiento y reparaciones a la red de distribución.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Planeación de actividades: Se revisan en conjunto con el operador de planta de tratamiento, oficina de atención al cliente y comunidad en general que inconvenientes existe en la distribución del agua potable.
Director Operativo
02
Corrección de daños: Dependiendo del daño o inconveniente presentado se informa al Técnico operativo o se corrige inmediatamente el problema, de acuerdo al instructivo I-DIS-001 mantenimiento a las redes de distribución.
Director Operativo
03 Instalación de acometidas domiciliarias: Se instalan acometidas a nuevos usuarios para la prestación del servicio.
Director Operativo
04
Instalación y reposición de micro medidores: Se instalan los micro medidores a nuevos usuarios y se reponen aquellos medidores que van perdiendo la vida útil. El arreglo se reporta en el formato constancia entrega de medidor.
Director Operativo
05
Revisiones a redes de distribución: Para la prevención de daños en la red de conducción y distribución se realiza un recorrido por todas las redes.
Director Operativo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 142 de 1994 de Servicios públicos Domiciliarios.
REGISTROS.
F-AC-01 Índice Calidad del Agua.
F-AC-01 PSI.
F-AC-03 Reporte de Suspensiones.
F-AC-04 Retiro Medidores.
F-AC-05 Medición de Caudal en estaciones Limnimetricas.
F-AC-06 Especificaciones técnicas ruptura de vía.
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F-AC-07 Constancia entrega medidor.
F-AC-08 Solicitud de permiso para ruptura de vía.
7.2.1.1.2. PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE.
PROPÓSITO: Establecer los procedimientos que se deben seguir para la operación de la Planta de Tratamiento de Agua Potable PTAP.
ALCANCE: Desde que ingresa el agua a la cámara de aquietamiento hasta el Macro medidor.
RESPONSABLES: Director Operativo, Operario planta de tratamiento y Fontanero
DEFINICIONES
El Tratamiento de aguas es el conjunto de operaciones unitarias de tipo físico, químico o biológico cuya finalidad es la eliminación o reducción de la contaminación o las características no deseables de las aguas, bien sean naturales, de abastecimiento, de proceso o residuales , La finalidad de estas operaciones es obtener unas aguas con las características adecuadas al uso que se les vaya a dar, por lo que la combinación y naturaleza exacta de los procesos varía en función tanto de las propiedades de las aguas de partida como de su destino final. Debido a que las mayores exigencias en lo referente a la calidad del agua se centran en su aplicación para el consumo humano y animal estos se organizan con frecuencia en tratamientos de potabilización y tratamientos de depuración de aguas residuales, aunque ambos comparten muchas operaciones
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Restringir el ingreso de todo tipo de animales al área.
El depósito de químicos debe estar en un sitio especial y en una forma bien ordenada de fácil identificación.
El personal que maneje la planta para el tratamiento de agua, debe ser una persona de experiencia y competente, para el buen manejo de los químicos.
El operario al momento de tomar su turno que le corresponda, debe estar limpio, sobrio, no fumar en las instalaciones, como tampoco bajo efectos de droga.
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Para el ingreso de personas externas a la planta de tratamiento, debe estar autorizada por el Jefe Técnico operativo o la Gerente de la Empresa, y la persona al momento de su ingreso debe conocer las normas de seguridad e higiene que rigen en la zona.
El operario de planta que sale de turno, debe hacer entrega de su turno al operario que le recibe, indicando todas las novedades (incluyendo los préstamos de libros y materiales) que se presentaron durante el turno que realizó, dejando las instalaciones en orden
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
ENTRADA DEL AGUA EN LA PTAP: El agua ingresa por la parte inferior de una cámara de quiebre de energía mediante el uso de un codo de 90 grados. En esta cámara se garantiza un flujo suscritico para luego entrar a un canal rectangular
02
MEDICIÓN DE TURBIEDAD: El operario de planta realiza el análisis de turbiedad con que entra el agua y sale el agua en la planta de tratamiento mediante el Turbimetro y se registra los resultados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de turbiedad se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Turbiedad, código IN-T-002.
03
TOMA DE MUESTRAS: El Operario de planta toma una muestra cada hora diariamente en el canal rectangular para determinar las características del agua cruda como pH, Turbiedad, cloro y Color. Dichos resultados son registrados, en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004. Para encontrar la dosis óptima de coagulante, se debe realizar el ensayo de jarras según lo establecido en Instructivo Test de Jarras, código IN-T-001, o cada que las condiciones de turbiedad varíen notablemente
04
MEDICIÓN DE PH: El operario de planta realiza el análisis de PH (Potencial de Hidrogeno) en el PH-metro y los resultados se registran en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de PH se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de PH, código IN-T-003.
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05
CLORO RESIDUAL: El operario de planta realiza el análisis de cloro residual en el espectrofotómetro NOVA y los resultados se registran en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de cloro se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Cloro residual, código IN-T-004.
06
MEDICIÓN DE ALCALINIDAD: El operario de planta realiza la medición de Alcalinidad a través de titulación, con herramientas como el Erlenmeyer, bureta, base metálica y agitador magnético; los reactivos utilizados son ácido sulfúrico al 0.02N e Indicador mixto, la medición de Alcalinidad se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Alcalinidad, código IN-T-005. El tiempo del análisis dura entre 5 y 10 minutos, los datos de la prueba son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
07
MEDICIÓN DE COLOR APARENTE: El operario de planta realiza el análisis de Color aparente en el espectrofotómetro NOVA y los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004, la medición de color aparente se realiza de acuerdo al Instructivo Medición de Color, código IN-T-006, el tiempo del análisis dura 5 minutos.
08
ENSAYO DE JARRAS: El operario de planta lleva a cabo el ensayo de jarras mediante el Instructivo Ensayo de Jarras, código IN-T-001, el tiempo de la prueba es de aproximadamente 40 minutos.
09
MEDICIÓN DE CAUDAL: El operario de planta mide la cantidad de agua cruda que ingresa a la planta de tratamiento en (Litros/segundos) en la canaleta parshall de 15 cm de garganta, dichos resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
10 APLICACIÓN DE QUIMICOS: Con la ayuda de la canaleta parshall, se genera un resalto hidráulico el cual forma una turbulencia al final de su
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caída, allí el operario de planta aplica el coagulante (Sulfato de Aluminio) y alcalinízate (Soda caustica) de acuerdo a los resultados del Test de Jarras, la dosificación se expresa en miligramos por litros; mg/l e inmediatamente se da la mezcla rápida, la aplicación de químicos es registrada por el operario de planta en el Anexo 1 Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
11
FLOCULADORES:
En esta unidad, el agua después de haberle aplicado el coagulante en la cantidad determinada en el ensayo de jarras, transita por ella de forma que se realice una agitación suave, obligando al agua a hacer giros de 180° con el fin de aumentar el tiempo de retención del agua y permitir que se realicen las diferentes reacciones químicas necesarias para la formación del floc sin que estos se destruyan; las partículas formadas se adhieren unas a otras, las que alcanzan un mayor peso, se precipitan y otras se adhieren a las paredes y a las placas del floculador
12
SEDIMENTADORES DE ALTA TASA: terminado el paso del agua por los flocuradores se pasa al proceso de sedimentación donde los gradientes disminuyen con el fin de mantener la formación y crecimiento del floc, en los sedimentadores de alta tasa de flujo ascendente ocurre un proceso físico donde las partículas más grandes formadas anteriormente (flocs) se sedimentan o precipitan hasta llegar al fondo del tanque donde se encuentran unas tolvas de almacenamiento de lodos que garantizan su evacuación.
13 AIREACIÓN: el flujo asciende por los sedimentadores y pasa a una serie de canaletas dentadas prefabricadas en lámina de acero con el fin de airear el agua y garantizar el oxígeno disuelto
14
FILTRACIÓN: en los tanques denominados filtros, se retiran las partículas más pequeñas, las cuales no alcanzaron a retirarse en el sedimentador de alta tasa, allí el flujo del agua debe pasar por unas capas de antracita, arena y grava.
15
DESINFECCIÓN: el operario de planta antes de iniciar el manejo del cloro gaseoso para la desinfección del agua, realiza una lista de verificación del manejo seguro del cloro gaseoso, este sistema funciona con cloro gaseoso, por medio de un clorador regal el cual conduce el cloro que es succionado hacia el canal de agua filtrada. Además debe
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tener una concentración del 100 %, para destruir las bacterias y microorganismos patógenos., en el momento que se requiera cambiar el cilindro de cloro gaseoso el operario debe usar todos los elementos de protección personal el operario registra la entrada y salida de cilindros de cloro gaseoso, en el anexo 2, entrada y salida de químicos, código f-t-005. en caso de presentarse algún percance con el cloro gaseoso el operario de planta dosifica con hipoclorito de sodio como medida de contingencia, este tiene una concentración entre el 13% y el 15%. Esto se logra en el canal recolector de aguas filtradas, a través de un dosificador por goteo.
16
NEUTRALIZACIÓN DEL PH (Potencial de Hidrógeno):
El operario de planta neutraliza el agua tratada con soda caustica, para ello la soda que llega en estado sólido, se diluye en agua y se dosifica a través de un sistema de chorro en el vertedero de entrada a los tanques de filtración. El operario de planta procura mantener el ph entre 6.5 y 9.0, según lo establecido por la normatividad vigente.
Cuando el operario de planta determina el pH con valores superiores a 9.0 impide el ingreso del agua a los tanques de almacenamiento retro lavado los filtros y realizando chequeos hasta que el pH este dentro del rango normal. Cuando se determine pH inferior a 6.5 se debe realizar la neutralización del pH según lo descrito anteriormente. Los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
17
NEUTRALIZACIÓN DEL PH (Potencial de Hidrógeno): el operario de planta neutraliza el agua tratada con soda caustica, para ello la soda que llega en estado sólido, se diluye en agua y se dosifica a través de un sistema de chorro en el vertedero de entrada a los tanques de filtración. el operario de planta procura mantener el ph entre 6.5 y 9.0, según lo establecido por la normatividad vigente.
Cuando el operario de planta determina el pH con valores superiores a 9.0 impide el ingreso del agua a los tanques de almacenamiento retro lavando los filtros y realizando chequeos hasta que el pH este dentro del
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rango normal. Cuando se determine pH inferior a 6.5 se debe realizar la neutralización del pH según lo descrito anteriormente. Los resultados son registrados en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
18
TANQUES DE ALMACENAMIENTO: La altura de los tanques tomada por el Operario de planta es registrada en el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004. El agua tratada es almacenada en el tanque de succión que luego se bombea al tanque de almacenamiento para luego ser distribuida a la comunidad.
19
MACROMEDIDOR: El operario de planta toma datos del agua distribuida a la comunidad con ayuda del macro medidor cada hora, esta actividad dura de 3 a 5 minutos y los datos del macro medidor se registran el Anexo 1, Informe de Operación y Análisis de Agua Cruda y Tratada en la Planta de Tratamiento de Agua Potable, código F-T-004.
20
LAVADO DE TANQUES: El operario de planta realiza el vaciado totalmente del agua de los tanques, con previa suspensión del agua a la comunidad. Se lavan las paredes con cepillo y agua o hidrolavadora. Luego se evacuan las materiales de lodo y arenas, se hace un enjuague con agua tratada o filtrada para la limpieza del lavado previo. Luego se hace conexión y llenado del mismo. Este mantenimiento se realiza dos veces al año o previa programación por parte de las directivas de acuerdo a la normatividad vigente resolución 2115.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 142 de 1994.
Decreto 3489 de 1982, Declaratoria de Estado de Emergencia.
Ley 373 de 1997, Uso Eficiente y Racional del agua.
Decreto 1575 de 2007, Calidad del Agua Potable.
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REGISTROS
7.2.1.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: ALCANTARILLADO.
Proceso: Alcantarillado
Objetivo:
Planear, coordinar, dirigir y ejecutar el funcionamiento y mantenimiento continuo
de las plantas de tratamiento de aguas residuales Riñas y Sagrado Corazón y la
infraestructura de los sistemas de alcantarillado para garantizar la satisfacción
de todos los usuarios del Municipio de La Unión
Alcance: Inicia desde la domiciliaria interna del usuario y es trasportada por colectores
principales hasta llevar el agua residual a la planta de tratamiento de aguas
residuales para su respectivo tratamiento, finalmente es entregada al afluente.
Líder del
proceso: Dirección operativa
PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORAS
DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
P
H
V
A
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
● Los Usuarios
● Entes de
control
● Todos los
procesos
● Dirección
Operativa
● Gerencia
●Necesidad de
recolección y
transporte de
aguas residuales
●Atención a PQR
●Proyectos
(reposición y
expansión de
redes)
●mantenimientos
de la red existente
●Instalaciones
nuevas
P
● Mantenimiento
preventivos a las dos
plantas de aguas
residuales
● Manteniendo con
carro vactor del sistema
de alcantarillado
● reposición de redes
de alcantarillado
●Planeación de
acciones en caso de
presentarse servicios y
producto no conforme
●Satisfacción
de los
usuarios
●Instalaciones
nuevas de
acometidas
●Calidad del
servicio
●Reposición
de redes
●Agua
potable
●Registro no
●Los Usuarios
●Entes de
control
●Todos los
procesos
●Demás partes
interesadas.
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●Identificación de
servicio y
producto no
conforme
H
● Atención a las
solicitudes de
instalaciones nuevas
de alcantarillado
● Procedimientos de
operación y
mantenimiento de las
plantas de aguas
residuales
● Reposición de redes
de alcantarillado
programadas
conforme
V
●Toma de muestras
para la realización de
análisis de remoción de
carga contaminante
●Cumplimiento de la
normatividad legal
vigente en materia de
aguas residuales
●Cumplimiento de
cronogramas y
programación de
mantenimientos y
reposiciones.
A
●Toma de acciones
preventivas y
correctivas para
optimizar el
funcionamiento de la
PTAR y en general del
sistema de
alcantarillado
●Campañas
ambientales
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
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Recursos humanos.
Recursos físicos (Instalaciones
locativas adecuadas para la
prestación de los servicios, Oficinas
dotadas de equipos de cómputo,
software, red interna, aplicaciones,
Internet,
sistemas de información y
comunicación y Papelería en
general).
Recursos tecnológicos (Equipos de
cómputo.
●Formato medición
calidad del agua
●Formatos PSI
●Formato medición
caudal en estaciones
milimétricas
●Índice de
calidad de agua
para consumo
humano
(IRCA)●Cobertu
ra del servicio
de acueducto
●Presión en la
red
●Índice de agua
no contabilizada
●Continuidad en
el servicio de
acueducto
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
●Ver matriz de requisitos legales ● Control diario medición de calidad de agua
●Control PSI
●Medición Caudal
7.2.1.2.1. PROCEDIMIENTO: RECOLECCION DE AGUAS RESIDUALES.
PROPÓSITO: Recolectar las aguas residuales producidas por los usuarios de la Empresa de
servicios públicos La Unión S.A ESP del Municipio de la Unión
ALCANCE: Inicia desde la domiciliaria interna del usuario y es transportada por colectores
principales hasta llevar el agua residual a una quebrada
RESPONSABLES: Director Operativo y Auxiliares de mantenimiento.
GENERALIDADES
DEFINICIONES
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Aguas residuales: Agua contaminada con desechos orgánicos humanos, vegetales y animales, esta agua debe ser tratada previamente para evitar graves problemas de contaminación.
Colector: Tramo del alcantarillado público que conecta diversos ramales de alcantarilla.
Red de alcantarillado: El sistema de de estructuras y tuberías utilizados para el transporte de
aguas residuales.
Vertimiento de aguas: Es el conjunto de operaciones unitarias de tipo físico, químico o biológico cuya finalidad es la eliminación o la reducción de la contaminación.
Aguas lluvias: El agua evaporada se va a las nubes donde son enfriadas, produciendo lluvias y permitiendo así mantener continuamente aguas Naturales.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Las tuberías para la recolección de aguas residuales, deben estar independientes a las redes de recolección de aguas lluvias.
Aplicar las normas de seguridad en todas las labores de mantenimiento a la red de recolección de aguas residuales, tales como señalización y protección personal.
Los trabajadores deben estar totalmente vacunados e inmunizados contra el tétano y la hepatitis B.
Revisar que las redes de alcantarillado no estén afectando con el vertimiento de aguas residuales a otros lugares.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Recolección de aguas residuales: Los usuarios deben construir sus cajas de registro e instalar el tramo correspondiente hasta el colector principal más cercano con previa autorización de la Empresa.
Director Operativo – Auxiliares de mantenimiento.
02 Recorrido por tubería secundaria: Las aguas residuales una vez lleguen al colector hacen su recorrido por la red secundaria atravesando por el municipio hasta llegar a la red primaria
Director Operativo –
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Auxiliares de mantenimiento.
03 Colector principal: Es la encargada de recibir las aguas residuales de las redes secundarias hasta conducirlas al afluente.
04
Mantenimiento de las redes del Alcantarillado: Se realiza mediante la detección directa o reportado por la comunidad de daños presentado a las redes del Alcantarillado, se procede al respectivo mantenimiento o reparación.
Técnico Operativo Fontanero
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ley 142 de 1994 de Servicios públicos Domiciliarios.
7.2.1.2.2. PROCEDIMIENTO: OPERACIÓN DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES.
PROPÓSITO: Establecer las actividades que se deben desarrollar para la operación de la Planta de Tratamiento de Agua residuales ubicada en el sector de Buenavista.
ALCANCE: Desde que ingresa el agua a la compuerta de entrada hasta la salida del agua al efluente
RESPONSABLES: Dirección Operativa.
GENERALIDADES: Las aguas residuales se clasifican en dos tipos: industriales y
municipales en muchos casos las aguas residuales industriales requieren tratamiento antes de ser descargadas en el sistema de alcantarillado municipal
DEFINICIONES
Aforo: Es la medida del caudal, o de la cantidad de agua que pasa en un determinado tiempo por algún sistema, siendo las formas más comunes de aforar, las volumétricas, los correntómetros, u otros instrumentos previamente calibrados como canaletas Parshall, entre otros.
Afluente: Corriente o flujo entrante de agua residual a un sistema de tratamiento.
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Agua cruda: Agua que no ha sido sometida a proceso de tratamiento.
Agua potable: Agua que por reunir los requisitos organolépticos, físicos, químicos y microbiológicos, en las condiciones señaladas en el Decreto 475 de 1998, puede ser consumida por la población humana sin producir efectos adversos a la salud.
Agua residual o vertimiento: cualquier descarga final de un elemento, sustancia o compuesto que esté contenido en un líquido residual, de cualquier origen, ya sea agrícola, minero, industrial, de servicios, aguas negras o servidas, a un cuerpo de agua, a un canal, al suelo o al subsuelo.
Aguas lluvias: Aguas provenientes de la precipitación pluvial.
Aguas residuales domésticas: Desechos líquidos provenientes de la actividad doméstica en residencias, edificios e instituciones.
Alcantarillado: Conjunto de obras para la recolección, conducción y disposición final de las aguas residuales o de las aguas lluvias.
Alcantarillado de aguas combinadas: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte, tanto de las aguas residuales como de las aguas lluvias.
Alcantarillado de aguas lluvias: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte de aguas lluvias.
Alcantarillado de aguas residuales: Sistema compuesto por todas las instalaciones destinadas a la recolección y transporte de las aguas residuales domésticas y/o industriales.
Alcantarillado separado: Sistema constituido por un alcantarillado de aguas residuales y otro de aguas lluvias que recolectan en forma independiente en un mismo sector.
Alícuota: Muestra de agua que representa las características de un volumen mayor.
Aliviadero: Estructura diseñada en colectores combinados, con el propósito de separar los caudales que exceden la capacidad del sistema y conducirlos a un sistema de drenaje de agua lluvia.
Anaerobio: Un proceso biológico que ocurre en ausencia de oxígeno, tal como la digestión anaerobia de lodos.
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Análisis fisicoquímico del agua: Pruebas de laboratorio que se efectúan a una muestra para determinar sus características físicas, químicas o ambas.
Análisis microbiológico del agua: Pruebas de laboratorio que se efectúan a una muestra para determinar la presencia o ausencia, tipo y cantidad de microorganismos.
Análisis organoléptico: Se refiere a olor, sabor y percepción visual de sustancias y materiales flotantes y/o suspendidos en el agua.
Bacterias: Microorganismos unicelulares, que se reproducen por la fisión de esporas y que pueden degradar la carga orgánica.
Biogás. Mezcla de bióxido de carbono, metano, sulfuro de hidrógeno y trazas de otros gases que se genera por la conversión anaerobia de la materia orgánica.
Bióxido de carbono (CO2): Gas resultante de los procesos metabólicos de oxidación aerobia o anaerobia de la materia orgánica.
Cañuela: Parte interior inferior de una estructura de conexión o pozo de inspección, cuya forma orienta el flujo.
Caracterización de las aguas residuales: Determinación de la cantidad y características físicas, químicas y biológicas de las aguas residuales.
Carga orgánica (CO): Se considera como la concentración de un contaminante dado, multiplicado por el caudal de la descarga y expresada en kg/día.
Cámara de inspección: Estructura de ladrillo o concreto, de forma usualmente cilíndrica, que remata generalmente en su parte superior en forma tronco-cónica, y con tapa removible para permitir la ventilación, el acceso y el mantenimiento de los colectores.
Calidad del agua: Conjunto de características organolépticas, físicas, químicas y microbiológicas propias del agua.
Capacidad hidráulica: Caudal que puede manejar un componente o una estructura hidráulica conservando sus condiciones normales de operación.
Capacidad máxima: Caudal máximo de diseño de una estructura hidráulica.
Caudal (Q): Es la relación que expresa la cantidad volumétrica de un fluido en la unidad de tiempo.
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Caudal de diseño: Caudal estimado con el cual se diseñan los equipos, dispositivos y estructuras de un sistema determinado.
Clarificación: Proceso de separación de los sólidos del agua por acción de la gravedad.
Concentración: La cantidad de material disuelto en una unidad de solución, expresado en mg/L.
Colector principal o matriz: Conducto cerrado sin conexiones domiciliarias directas que recibe los caudales de los tramos secundarios, siguiendo líneas directas de evacuación de un determinado sector.
Condensación: Cuando el aire está saturado y la temperatura desciende se produce el fenómeno llamado condensación, o sea que el vapor pasa del estado gaseoso al líquido.
Contaminación del agua: Alteración de sus características organolépticas, físicas, químicas, radiactivas y microbiológicas, como resultado de las actividades humanas o procesos naturales, que producen o pueden producir rechazo, enfermedad o muerte al consumidor.
Criterio de diseño: Parámetros establecidos como base de diseño de una obra.
Cuerpo receptor: Cualquier masa de agua natural o de suelo que recibe la descarga del afluente final.
Decantar: Retirar la capa superior de un líquido después de que materiales pesados (un sólido o cualquier otro líquido) se haya depositado.
Demanda Bioquímica de Oxígeno (DBO): Esta prueba es una medida de la cantidad de oxígeno que requieren los microorganismos par oxidar la materia orgánica presente en un agua residual.
Demanda Química de Oxígeno (DQO): Es una medida de la cantidad de oxígeno que se necesita para oxidar la materia orgánica en presencia de un agente oxidante fuerte, condiciones ácidas y alta temperatura, incluye materia orgánica biodegradable y no biodegradable.
Desarenador: Componente destinado a la remoción de sólidos que está en suspensión en el agua, mediante un proceso de sedimentación al propiciar una baja velocidad del flujo, permite decantar los sólidos gruesos como arena y piedras de las aguas residuales.
Diámetro: Diámetro interno real de conductos circulares.
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Eficiencia de remoción: Se denomina así a la capacidad de un sistema de tratamiento para remover una carga contaminante (DQO, DBO, ST, entre otros) y se expresa en porcentaje. Medida de la efectividad de un proceso en la remoción de una sustancia específica.
Efluente: Corriente o flujo saliente de agua residual de un sistema de tratamiento. Flujo proveniente de un sistema hidráulico.
Escorrentía: Volumen que llega a la corriente poco después de comenzada la lluvia.
Estabilización: Es el proceso biológico en el que la materia orgánica de los lodos producidos en el tratamiento biológico del agua residual se estabiliza, generalmente por conversión en gases y en tejido celular. Según se lleve a cabo la estabilización, bajo condiciones anaerobias o aerobias, el proceso se conoce como digestión anaerobia o aerobia. También puede darse la estabilización química.
Emergencia: Evento repentino e imprevisto que se presenta en un sistema de tratamiento de agua como consecuencia de fallas técnicas, de operación, de diseño, de control o estructurales, que pueden ser naturales, accidentales o provocadas que alteran su operación normal o la calidad del agua, y que obliguen a adoptar medidas inmediatas para minimizar las consecuencias.
Ensayo de sedimentabilidad: Determinación de la velocidad de asentamiento de los sólidos en suspensión en un líquido.
Inóculo: Material proveniente de un reactor biológico utilizado para iniciar un cultivo microbiano.
Inspección: revisión del estado de funcionamiento de los sistemas para determinar si se requiere realizar el mantenimiento completo y/o una acción preventiva o correctiva.
Interceptor: Conducto cerrado que recibe las afluencias de los colectores principales, y generalmente se construye paralelamente a quebradas o ríos, con el fin de evitar el vertimiento de las aguas residuales a los mismos
Lecho de filtración: Medio constituido por material granular poroso por el que se hace percolar un flujo.
Lechos de secado: tanques donde se deshidratan y acondicionan los lodos que se generan en los diversos sistemas de tratamiento de aguas residuales, para poderlos disponer posteriormente como materiales sólidos en el relleno sanitario. Consisten en tanques de poca profundidad, con fondo filtrante, que permiten retener los sólidos y extraer los líquidos por percolación y evaporación.
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Lodo: Contenido de sólidos en suspensión o disolución que contiene el agua y que se remueve durante los procesos de tratamiento.
Lodos orgánicos: provenientes del mantenimiento de los pozos sépticos y digestores de lodos.
Mantenimiento: acciones para garantizar que los sistemas de tratamiento funcionen en condiciones óptimas y se garantice la eficiencia de remoción de la contaminación exigida por la reglamentación aplicable. En estos sistemas se realiza generalmente anual o semestralmente dependiendo de la cantidad de usuarios y la frecuencia de trabajo de cada sistema; pero es la inspección la que determina si se requiere el mantenimiento completo de un sistema de tratamiento en un determinado momento.
Mantenimiento preventivo: Conjunto de actividades que se llevan acabo en un equipo, instrumento o estructura, con el propósito de que opere a su máxima eficiencia de trabajo, evitando que se produzcan paradas forzosas o imprevistas.
Mantenimiento correctivo: Conjunto de actividades que se deben llevar a cabo cuando un equipo, instrumento o estructura ha tenido una parada forzosa o imprevista.
Material flotante: Aquellos materiales que se sostienen en equilibrio en la superficie del agua y que influyen en su apariencia.
Metano (CH4): Gas combustible que hace parte del biogás que se genera como producto de digestión anaerobia de la materia orgánica.
Muestra compuesta de agua: Integración de muestras puntuales tomadas a intervalos programados y por períodos determinados, preparadas a partir de mezclas de volúmenes iguales o proporcionales al flujo durante el periodo de toma de muestras.
Muestra puntual de agua: Muestra tomada en un punto o lugar en un momento determinado.
Natas: capas sólidas flotantes que se concentran en la superficie del agua, en los diferentes elementos de un sistema de tratamiento de agua residual.
Operación: Conjunto de acciones para mantener en funcionamiento un sistema.
Pantalla: Guía o mecanismo similar para desviar la dirección del agua.
Plan maestro de alcantarillado: Plan de ordenamiento del sistema de alcantarillado de una localidad para un horizonte de planeamiento dado.
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Planta de tratamiento: Una planta de tratamiento es un conjunto de procesos unitarios que tiene como función mejorar las condiciones físicas, química, microbiológicas y organolépticas de un agua residual de acuerdo a las exigencias establecidas en el decreto 1594 de 1984.
Parámetros de control de un proceso: Criterios preestablecidos que se utilizan como base para compararlos con los obtenidos en un proceso, con el fin de controlar o medir la eficiencia del mismo.
Parámetros de diseño: Criterios preestablecidos con los que se diseñan y construyen cada uno de los equipos de la planta de tratamiento.
Patógenos: Microorganismos que pueden causar enfermedades en otros organismos, ya sea en humanos, animales y plantas.
Pérdida de carga: Disminución de la energía de un fluido debido a la resistencia que encuentra a su paso.
Porosidad: Relación entre el volumen de los poros formados dentro de un medio filtrante y el volumen total del mismo.
Potencial de hidrógeno (pH): Expresión de la intensidad de la condición básica o ácida de un líquido. Con un pH óptimo se produce la máxima eficiencia en un proceso determinado.
Presión: Fuerza por unidad de superficie.
Pretratamiento: Proceso previo que tiene como objetivo remover el material orgánico e inorgánico flotante, suspendido o disuelto del agua.
Procesos aerobios: Son los procesos de tratamiento biológico que se dan en presencia de oxígeno. Aquellas bacterias que pueden sobrevivir únicamente en presencia de oxígeno disuelto se conocen como aerobias obligadas (restringidas a una condición específica de vida).
Procesos anaerobios: Son los procesos de tratamiento biológico que se dan en ausencia de oxígeno. Las bacterias que pueden sobrevivir solamente en ausencia de oxígeno disuelto se conocen como anaerobias obligadas.
Puesta en marcha: Actividades que se realizan cuando un sistema va a empezar a funcionar al final de la etapa constructiva.
Punto de muestreo: Sitio específico destinado para tomar una muestra representativa del cuerpo de agua.
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Reactor: Estructura hidráulica en la cual un proceso químico, físico o biológico se lleva a cabo.
Sedimentación: Es la separación de las partículas suspendidas más pesadas que el agua, mediante la acción de la gravedad.
Sólidos disueltos: Mezcla de un sólido (soluto) en un líquido solvente en forma homogénea.
Sólidos suspendidos (SS): Es el material que permanece en suspensión en el agua residual y se determina como la cantidad de material retenido después de realizada la filtración de una muestra de agua. Hacen parte de los sólidos suspendidos el material sedimentable que es de fácil remoción por gravedad.
Sólidos totales (ST): Es la cantidad de materia que permanece como residuo después de una evaporación entre 103 y 105 ºC, de estos hacen parte de los sólidos suspendidos y disueltos.
Sumidero: Estructura diseñada y construida para cumplir con el propósito de captar las aguas de escorrentía que corren por las cunetas de las calzadas de las vías para entregarlas a las estructuras de conexión o pozos de inspección de los alcantarillados.
Sustancias flotantes: Materiales que se sostienen en equilibrio en la superficie del agua y que influyen en su apariencia.
Tratamiento: Conjunto de operaciones y procesos que se realizan sobre el agua cruda, con el fin de modificar sus características organolépticas, físicas, químicas y microbiológicas, para hacerla potable de acuerdo a las normas establecidas en el Decreto 475 de 1998.
Tratamientos preliminares: Son aquellos que permiten eliminar de las aguas residuales domésticas e industriales los objetos voluminosos y abrasivos, permitiendo así una mayor efectividad en tratamientos posteriores.
Tratamientos primarios: Son aquellos que permiten remover de las aguas residuales domésticas e industriales los contaminantes que pueden sedimentar, flotar o producir un aspecto estético desagradable.
Trampa de grasas y aceites: en los sistemas de tratamiento de aguas residuales domésticas, está ubicada antes del pozo séptico y sirve para evitar que las grasas y los aceites ingresen al pozo y reduzcan su eficiencia. En los sistemas de tratamiento de aguas residuales industriales sirve para retener las grasas y aceites, por ejemplo en estaciones de combustibles y en los talleres.
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Turbiedad: Propiedad óptica del agua basada en la medida de luz reflejada por las partículas en suspensión.
Unidad de la planta de tratamiento: Cada uno de los procesos de tratamiento.
Vertedero: Dispositivo hidráulico de rebose de un líquido.
Vida útil: Tiempo estimado para la duración de un equipo o componente de un sistema sin que sea necesaria la sustitución del mismo; en este tiempo solo se requieren labores de mantenimiento para su adecuado funcionamiento.
POLITICAS DE OPERACIÓN:
La operación y el mantenimiento continuo de la PTAR, depende el buen funcionamiento y por consiguiente la obtención de las eficiencias esperadas para el sistema.
Los operarios deberán llevar un cuaderno o bitácora de operaciones, donde se registrará diariamente en forma secuencial: la fecha, las actividades desarrolladas durante la jornada de trabajo, así como los sucesos o anomalías especificas presentadas, las visitas realizadas a la planta por personas externas (cuantas y a qué entidad representan).
Cada operario deberá eliminar de inmediato las obstrucciones, fugas y reparar daños que se presenten en las estructuras, o en los procesos de la PTAR.
Cualquier anomalía encontrada que no pueda ser solucionada, deberá ser comunicarla al jefe inmediato, lo más pronto posible.
Al final de cada jornada, el operario responsable deberá dejar la planta aseada y ordenada, tal como deberá conservarla durante la jornada laboral.
Cada operario deberá cumplir con el horario que se establezca para la operación de la PTAR.
Cada operario deberá realizar las labores rutinarias de operación y mantenimiento en cada unidad descritas por este manual.
Cada operario deberá responder por las herramientas, equipos y demás logística utilizada para la operación de la PTAR. Igualmente, deberá responder por el aseo y conservación de la caseta de operaciones.
CONTENIDO:
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. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
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. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
. Compartimento de entrada: El caudal proveniente del interceptor entra a este mediante una tubería de 500 mm diámetro con cota de batea 2.454.21 msnm. La cámara está provista de una compuerta lateral vertical deslizante de 0,70 m de ancho por 0,80 m de altura con mecanismo manual de operación en el piso de la caseta de bombeo, que podrá cerrarse en el caso en que sea necesario sacar de servicio temporalmente el pozo de succión y la planta de tratamiento de aguas residuales. Para la descarga del flujo durante el período en que sea necesario realizar la actividad anterior, se ha previsto la instalación de una tubería de rebose de 400 mm de diámetro que inicia en la cota 2.456.3 y descarga al río Piedras.
02
Pozo de succión: Sus dimensiones son de 3 m de largo x 3 m de ancho x 5.1 m de profundidad. Cuenta con tres bombas de características idénticas, cada una de ellas seleccionada para el 50% de la capacidad de descarga del sistema. Su configuración consiste en dos bombas operando y una en reserva (stand-by).
Conductores
03
Reja de cribado: El operario de la planta realiza limpieza manual de esta rejilla, la extracción de materiales en la reja de cribado se registran en el Anexo 1 volumen material extraído, cámara de cribado, dicha rejilla se utiliza para atrapar el material grueso y las basuras. Estas rejas son de 0,665 m de ancho por 1,03 m de altura inclinada con sección rectangular de 3/4” x 3/16” de espesor, con un espaciamiento de 30 mm libres entre platinas paralelas. Inclinada formando un ángulo de 60o con la horizontal.
Conductores y operarios de recolección de cada vehículo recolector
04
Pozo de succión: Sus dimensiones son de 3 m de largo x 3 m de ancho x 5.1 m de profundidad. Cuenta con tres bombas de características idénticas, cada una de ellas seleccionada para el 50% de la capacidad de descarga del sistema. Su configuración consiste en dos bombas operando y una en reserva (stand-by).
Operarios del Tractor
05
Operación de las bombas: El operario de planta opera Las bombas mediante controles automáticos de acuerdo con el nivel del agua en el tanque de bombeo, de tal forma que para caudales mínimos a moderados sólo es necesaria la operación de una bomba, mientras que durante los períodos de máxima descarga operaran dos bombas en forma simultánea, El diámetro de la tubería de impulsión es de 6” para el cual las velocidades de flujo
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. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
son cercanas a la velocidad de 1,50 m/s.
Los niveles de encendido de las bombas son los siguientes:
1. La primera bomba (bomba líder) arrancará cuando el nivel de agua sea +1,0 m, medidos desde el fondo del tanque.
2. La segunda bomba arrancará cuando el nivel de agua sea + 1,40 m.
3. La tercera bomba se utilizará como reserva cuando una de las otras dos bombas falle.
4. Todas las bombas se apagarán cuando el nivel de agua baje a + 0,60 m (“nivel de apagado”).
5. Nivel máximo de agua en el pozo de bombeo (nivel +1,85 m). (Nivel de alarma).
La operación de las bombas se registra en el Anexo 2 Anexo 2 Operación de Bombas.
06
. Desarenadores, El operario de planta de planta realiza el mantenimientos dos módulos que tienen 1 m de ancho, 3 m de largo, 0,6m de profundidad y una capacidad hidráulica de 62 l/s cada uno, que permite trabajar con uno solo mientras se realiza la limpieza del otro, previamente aislado con sus compuertas manuales de entrada y salida. Cada módulo tiene una tolva de arenas o depresión de 0,2 m en el fondo con lo cual queda espacio más que suficiente para el almacenamiento de arenas y sedimentos en el fondo de las cámaras. Adicionalmente tiene una tubería de purga de lodos y arenas controlada por una válvula de 4” de diámetro, que descargará en un coche o caja para transporte manual, la extracción de materiales en el Desarenador se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 4 volumen material extraído, Desarenadores
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07
. Aforo de caudales y control de velocidad: El operario de planta toma la altura del caudal en un vertedero Sutro o proporcional en l/seg donde se evita la sedimentación de materia orgánica, controlando la velocidad en el orden de 0,30 +/- 20% m/s. Este vertedero es construido con una forma especial de curvas semiparabólicas opuestas que producen una relación que
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hace que el caudal varíe proporcionalmente a la altura de la lámina de agua. Tiene un ancho en el fondo b=0,40 m y altura a=0,05 m. La relación del Caudal (Q) con la altura de la lámina de agua se realiza mediante la siguiente ecuación.
374,2
aHabQ (3-
5) Donde Q es el caudal en m3/s, a es la altura en la cual la geometría del vertedero es vertical expresada en m, b es el ancho del fondo del vertedero en m, y H es la altura de la lámina de agua medida desde el fondo del canal en m. El reporte de caudal se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 5 Reporte de
08
Sistema primario para el tratamiento de las aguas residuales urbanas
En el Municipio de La Unión se cuenta dos tanques Imhoff modificados trabajando en paralelo. El tanque Imhoff consiste en un depósito de dos compartimientos en el que la sedimentación y digestión de lodos se consigue en el compartimiento inferior y la recolección del efluente clarificado en el superior. Sus características básicas son las siguientes:
Caudal promedio de diseño, l/s 38
Número de unidades 2
Caudal promedio por unidad, l/s 19
Longitud del tanque por unidad, m
18,0
Ancho del tanque por unidad, m 6,0
Profundidad total por unidad, m 5,0
Profundidad lámina de agua, m 4,5
Eficiencia en remoción de S.S > 85%
Eficiencia en remoción de DBO 50 a 60%
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. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Las aguas residuales afluentes se alimentan por el fondo mediante dos tuberías distribuidoras perforadas. Por tiempo de retención hidráulico se sedimentan gran parte de los sólidos suspendidos, produciéndose la estabilización de los mismos. El efluente busca la salida atravesando una ranura existente en el fondo del compartimiento superior o de sedimentación. Los sólidos que puedan ser arrastrados con el efluente, se sedimentan por acción de las características especiales del diseño del compartimiento superior. La espuma y las natas se acumulan en los compartimientos de sedimentación, así como en los respiradores situados lateralmente. El efluente de los TIM es captado por las tuberías de recolección de PVC perforadas, para evitar el arrastre de natas y descargado al canal central recolector del efluente, desde donde el flujo es entregado mediante una tubería de acero de 12” de diámetro a una caja de inspección a nivel del terreno; desde esta caja arranca la tubería que descarga el efluente al río Piedras. Cuando hay una acumulación excesiva de lodos se extraen hacia los lechos de secado y se les adiciona cal para buscar su estabilización La extracción de materiales en el TIM se registra por el operario de la PTAR en el Anexo 6 volumen material extraído en el IMHOFF
LECHOS DE SECADO DE LODOS
La PTAR tiene lechos de secado convencionales de arena como medio filtrante, soportada en un lecho de grava de 3/8” a ½” y de 0,20 m de espesor. Para minimizar la pérdida de arena con la extracción de los lodos secos, sobre el lecho de arena se coloca ladrillo macizo de 5 cm de espesor en junta sin pega. Los lechos de secado están cubiertos mediante un techo tipo invernadero. Las características básicas de los lechos de secado se presentan a continuación:
CARACTERÍSTICAS BÁSICAS DE LOS LECHOS DE
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SECADO DE LODOS
Número de celdas 16
Volumen de lodos evacuados por celda, m3 6,5
Área total, m2 200
Dimensiones de cada celda, m x m 2,5 x 5,0
Altura total, m 1,0
Como la mayor parte del agua se extrae por drenaje, los lechos están equipados con tuberías de drenaje inferior dispuestas con pendiente del 1% que recogen las aguas infiltradas y las entregan a una tubería de PVC mediante la cual se llevan hasta el pozo de succión a la entrada de la planta de tratamiento. El operario de la planta de tratamiento de aguas residuales realiza la extracción del lodo seco manualmente con palas cargándolo en carretillas. La purga del lodo digerido en el TIM realizada en los lechos de secado se registra por el operario de la PTAR en el Anexo ______ purgas de lodo en lechos de secado
09
Red general de drenaje y descarga de efluentes Para evacuar los caudales excedentes y los efluentes de los procesos, se cuenta con una tubería de bypass de diámetro 16” que conduce los efluentes hasta su estructura de descarga sobre el rio Piedras. A esta red están conectadas la tubería de salida de los desarenadores cuyo diámetro es de 10” y la tubería efluente del tanque Imhoff de diámetro 12”. Dicha red sirve como paso directo, para aislar y realizar el mantenimiento a los componentes de la PTAR. La estructura de descarga (botadero) está dotada en su extremo con muros laterales en concreto reforzado, por donde se descargan los efluentes hacia el rio Piedras.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 142 de 1994 de Servicios públicos Domiciliarios.
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REGISTROS.
F-AL-01 Volumen material extraído cámara cribado.
F-AL-02 Operación bombas.
F-AL-03 Volumen Material extraído en el Imhoff.
F-AL-04 Reporte caudal.
F-AL-05 Volumen material extraído en el Imhoff.
F-AL-06 Purgas de lodo digerido lechos de secado.
F-AL-07 Medición De PH, temperatura y Alcalinidad.
F-AL-08 Ensayo de sedimentabilidad.
7.2.1.3. CARACTERIZACION DE PROCESO: ASEO.
Proceso: Aseo.
Objetivo: Planear, coordinar, dirigir, y ejecutar el funcionamiento y mantenimiento de la infra estructura de los sistemas de acueducto, alcantarillado y aseo para garantizar la satisfacción de todos los usuarios del Municipio de La Unión Antioquía.
Alcance: Aplica desde la identificación de los aspectos ambientales inherentes a las actividades desarrolladas por la Empresa de Servicios Públicos en cumplimiento de sus objetivos y de sus funciones hasta la implementación y seguimiento de las estrategias de mitigación de los impactos ambientales.
Líder del proceso:
Técnica Ambiental.
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL PROCESO
La Comunidad. Entes de control. Proceso de gestión comercial. Proceso de gestión directiva. Proceso de gestión
Residuos sólidos Residenciales. Comerciales. Oficiales. De vías y área
P
Programación de labores. Diseño de macro y microrutas. Cronograma para la recolección selectiva. Diseño para la disposición final en el relleno sanitario. Planeación de acciones en caso presentarse servicio o producto no conforme.
Vías limpias. Disposición inservible. Registro no conforme.
La Comunidad y partes interesadas. Gestión comercial. Entes de control.
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administrativa y financiera. Proceso de gestión humana.
Públicas. Identificación de servicios y producto no conforme. H
Barrido y limpieza de áreas públicas. Recolección de residuos sólidos. Disposición final. Aprovechamiento de los residuos orgánicos. Atención de peticiones y quejas en materia de aseo. Mantenimiento de vehículos recolectores. Registro de producto y servicio no conforme.
V
Inspección de barrido y control. Inspección para verificar la adecuada separación de residuos. Cumplimiento de acciones para mejorar y prevenir el producto y servicio no conforme.
A
Acciones correctivas o preventivas de acuerdo en caso de no conformidades. Acciones de materia y producto no conformes.
RECURSOS ASOCIADOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS ASOCIADOS
INDICADORES ASOCIADOS
Formatos Barrido, limpieza, recolección, transporte de residuos sólidos. Disposición final, tratamiento y disposición final de residuos sólidos.
Pesaje de barrido y limpieza. Seguimiento y monitoreo al barrido de las vías. Grandes generadores de residuos. Control diario a la recolección. Seguimiento y monitoreo a la recolección y transporte de residuos. Seguimiento y monitoreo al vehículo. Resumen mensual del servicio de aseo. Programación de rutas de barrido. Plan de mantenimiento preventivo. Libro de bitácora para área de barrido. Libro de bitácora para área de recolección. Seguimiento y monitoreo al relleno sanitario. Control de visitas al relleno sanitario.
Ver matriz de riesgos
Cobertura del servicio de aseo. Continuidad del servicio de aseo.
REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)
CONTROLES DEL PROCESO
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Matriz de requisitos legales Ver matriz de Riesgos.
7.2.1.3.1. PROCEDIMIENTO: LIMPIEZA DE VÍAS Y ÁREAS PÚBLICAS.
PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben de seguir para realizar el barrido y
limpieza manual de vías y áreas públicas de acuerdo con las rutas establecidas.
ALCANCE: Inicia con el turno de trabajo hasta el acopio de residuos sólidos
RESPONSABLES: las operarias de barrido
GENERALIDADES: Un barrendero es la persona que tiene como profesión barrer las calles y recoger todo tipo de basura y desecho.
DEFINICIONES:
Área pública: Es aquella destinada al uso, recreo o tránsito público exceptuando aquellos espacios cerrados y con restricciones de acceso
Barrido y limpieza: Es el conjunto de actividades tendientes dejar las áreas públicas libres de todo residuo sólido esparcido o acumulado.
Barrido y limpieza manual: Es la labor realizada mediante el uso de fuerza humana y elementos manuales, la cual comprende el barrido para que las áreas públicas queden libres de papeles, hojas, arenilla acumulada en los bordes del andén y de cualquier otro objeto o material susceptible de ser removido manualmente.
Continuidad en el servicio de aseo: Es la prestación del servicio con la frecuencia definida en el contrato de condiciones uniformes, de acuerdo con la ley.
Disposición final de residuos: Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en especial los no aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar la contaminación, y los daños o riesgos a la salud humana y al medio ambiente.
Micro ruta: Es la descripción detallada a nivel de las calles y manzanas del trayecto de un vehículo o cuadrilla, para la prestación del servicio de recolección o del barrido manual o mecánico, dentro del ámbito de una frecuencia predeterminada.
Recolección: Es la acción y efecto de recoger y retirar los residuos sólidos de uno o varios generadores efectuada por la persona prestadora del servicio.
Relleno sanitario: Es el lugar técnicamente seleccionado, diseñado y operado para la disposición final controlada de los residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando y controlando los impactos ambientales y utilizando principios de
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ingeniería, para la confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.
Residuo sólido o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido resultante del consumo o uso de un bien en actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios, que el generador abandona, rechaza o entrega y que es susceptible de aprovechamiento o transformación en un nuevo bien, con valor económico o de disposición final. Los residuos sólidos se dividen en aprovechables y no aprovechables. Igualmente, se consideran como residuos sólidos aquellos provenientes del barrido de áreas públicas.
Residuo sólido aprovechable: Es cualquier material, objeto, sustancia o elemento sólido que no tiene valor de uso directo o indirecto para quien lo genere, pero que es susceptible de incorporación a un proceso productivo.
Residuo sólido no aprovechable: Es todo material o sustancia sólida o semisólida de origen orgánico e inorgánico, putrescible o no, proveniente de actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales, de servicios, que no ofrece ninguna posibilidad de aprovechamiento, reutilización o reincorporación en un proceso productivo. Son residuos sólidos que no tienen ningún valor comercial, requieren tratamiento y disposición final y por lo tanto generan costos de disposición.
Reutilización: Es la prolongación y adecuación de la vida útil de los residuos sólidos recuperados y que mediante procesos, operaciones o técnicas devuelven a los materiales su posibilidad de utilización en su función original o en alguna relacionada, sin que para ello requieran procesos adicionales de transformación.
Residuos Orgánicos: Son aquellos que se descomponen fácilmente y son: sobras de comida, cascaras de fruta o verdura residuos de jardín entre otros
Residuos Inservibles: Son aquellos que han terminado su ciclo productivo y son: papel higiénico, icopor, barrido de las casas, pañales, toallas higiénicas, algodón, colillas de cigarrillo, estopas, papel aluminio, papel carbón, excremento de mascotas
Residuos reciclables: Son aquellos que pueden volver fácilmente al ciclo productivo y son: Todo tipo de bolsas, libros, cuadernos, cajas periódico, hojas de papel, revistas, frascos, botellas de vidrio y plástico, botas de caucho, entre otros
Separación en la fuente: Es la clasificación de los residuos sólidos en el sitio donde se generan para su posterior recuperación.
Servicio ordinario de aseo: Es la modalidad de prestación de servicio público domiciliario de aseo para residuos sólidos de origen residencial y para otros residuos que pueden ser manejados de acuerdo con la capacidad de la persona prestadora del servicio de aseo y que no corresponden a ninguno de los tipos de servicios definidos como especiales. Está compuesto por la recolección, transporte, transferencia, tratamiento y disposición final de los residuos sólidos originados por estas actividades.
También comprende este servicio las actividades de barrido y limpieza de vías y áreas públicas y la recolección, transporte, transferencia, tratamiento, y disposición final de los residuos sólidos originados por estas actividades.
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Servicio público domiciliario de aseo: Es el servicio definido como servicio ordinario por este decreto.
Suscriptor: Es la persona natural o jurídica con la cual la persona prestadora del servicio de aseo ha celebrado un contrato de condiciones uniformes de servicios públicos.
Separación en la fuente: Es la clasificación de los residuos sólidos en el sitio donde se generan para su posterior recuperación.
Vía pública: Son las áreas destinadas al tránsito público, vehicular o peatonal, o afectadas por él, que componen la infraestructura vial de la ciudad y que comprende: avenidas, calles, carreras, transversales, diagonales, calzadas, separadores viales, puentes vehiculares y peatonales o cualquier otra combinación de los mismos elementos que puedan extenderse entre una y otra línea de las edificaciones.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
El personal que realiza la operación de barrido, debe estar inmunizado con todas las vacunas contra el tétano, fiebre amarilla, hepatitis B.
Se deben utilizar adecuadamente los implementos de seguridad, como guantes, botas, gafas, mascarillas.
El operario de barrido debe mantener el orden personal y respeto con los usuarios y compañeros en el recorrido de la ruta y micro rutas.
Se deben mantener bien aseado tanto internamente como externamente el carrito de barrido
Se deben informar al coordinador operativo de eventualidades que se presente en el transcurso del turno en la micro ruta de trabajo
El punto de inicio y fin en el turno de trabajo deberá estar lo más cerca posible al centro de trabajo
Se debe efectuar el barrido de las calles y parque principal en las primeras horas de la jornada, dejando las vías secundarias para el resto de la misma.
Se debe evitar desplazamientos " en vacío " es decir desplazamientos sobre zonas que ya han sido limpiadas.
CONTENIDO
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01
INICIO DE TURNO: El operario de barrido antes de iniciar con el turno de trabajo verifica el estado del carrito de barrido y disponibilidad de los elementos de protección personal como gafas, guantes igualmente verifica los elementos para realizar la labor de barrido y limpieza manual de vías y áreas públicas.
Operarios de barrido
02 DESPLAZAMIENTO AL LUGAR DE LA LIMPIEZA: El operario de barrido se desplaza al lugar de limpieza de acuerdo a la ruta selectiva con todas las herramientas necesarias
Operarios de barrido
03
COLOCACIÓN DE COSTAL: El operario de barrido coloca un costal en el interior del carrito de barrido con el fin de almacenar los residuos recolectados por la actividad del barrido en las vías y áreas públicas
Operarios de barrido
04
BARRIDO: El operario procede a realizar la actividad de barrido de las calles, carreras, aceras, bordillos; generando diferentes pilas de residuos, con el fin de almacenarlos para posteriormente recogerlos
Operarios de barrido
05
LIMPIEZA DE SUMIDEROS: El operario de barrido realiza la limpieza de los sumideros con ayuda de una pala con el fin de evitar posibles inundaciones y taponamientos futuros que ocasionan mayores problemas en la red de alcantarillado.
Operarios de barrido
06 RETIRO DE HIERBA O MALEZA: El operario de barrido realiza el retiro de la hierba o maleza existente en todos los bordes de las vías y las aceras que lo requieran, utilizando un palustre
Operarios de barrido
07
RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS: El operario realiza la recogida de residuos previamente barridos, con el uso del escobillo, recogedor y en algunos casos pala.
Operarios de barrido
08
ACOPIO DE RESIDUOS SÓLIDOS: El operario se desplaza al centro de operaciones cuando el carrito de barrido se encuentra con almacenamiento de máxima capacidad para realizar el acopio respectivo.
Operarios de barrido
REGISTROS
F-AS-01 Compostaje de Residuos Sólidos.
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F-AS-02 Formato Reposte Reciclaje.
F-AS-03 Reporte Toneladas de residuos sólidos.
F-AS-04 Registro de compostaje.
7.2.1.3.2. PROCEDIMIENTO: DISPOSICIÓN FINAL DE RESIDUOS ORGÁNICOS.
PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben seguir para la transformación de los
residuos orgánicos en compostaje.
ALCANCE inicia desde que se descargan los residuos orgánicos en la plataforma, hasta la entrega final a la comunidad.
RESPONSABLES: Técnica ambiental, Operarios del relleno.
GENERALIDADES: El compostaje es uno de los mejores abonos orgánicos que se puede
obtener en forma fácil y que permite mantener en la fertilidad de los suelos con excelentes resultados en el rendimiento de los cultivos,
DEFINICIONES
Desechos Orgánicos: Son elementos que proceden de la materia viva e incluyen restos de alimentos o animales. Compostaje: También llamado abono orgánico, es el humus obtenido de manera natural por descomposición de la materia.
Cal: Sustancia química utilizada para matar bacterias.
Compostera: Es una técnica de transformación de material orgánico.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
No permitir el ingreso de personas ajenas a la Empresa, ni de animales en el Relleno Sanitario.
Utilizar todos los implementos de seguridad entregados por la Empresa para el manejo del Relleno Sanitario.
Estar inmunizado con las vacunas contra el tétano, hepatitis B, entre otras.
Dejar organizado el sitio limpio y organizado una vez terminada la jornada laboral.
Tener a disposición inmediata los elementos a utilizar (aserrín.)
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CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 ZONA DE RECEPCIÓN: El vehículo descarga los residuos en la zona de recepción que debe cumplir con parámetros de piso duro con inclinación para manejo de lixiviados y aguas de lavado.
Operarios del relleno
02
SELECCIÓN DE RESIDUOS: Los operarios abren cada bolsa, realizan una selección en mesas y depositan los residuos orgánicos en las canecas plásticas, se debe hacer el mismo día y realizar limpieza el mismo día. Los sistemas de compostaje tienen la medida de 2.40 de ancho con 1.20 de largo x 1.70 de alto, dos módulos conectados con un panel
Operarios del relleno.
03
ALMACENAMIENTO TEMPORAL Y PESAJE DE RESIDUOS: Los empleados del relleno almacenan el residuo en las canecas plásticas para preservación de estos y pesan cada caneca y novedades encontradas por cada ruta.
Operarios del relleno
04
ZONA PREPARACIÓN DE MATERIAL: Los empleados realizan la receta con los residuos orgánicos y material absorbente como aserrín con el propósito de disminuir el porcentaje de humedad, puede aplicar otros elementos para aportes de nutrientes, y deben mezclarse los residuos para que la receta quede homogénea.
Operarios de recolección
05
ZONA DE COMPOSTAJE: El empleado introduce la mezcla homogénea del material orgánico en el compostador y registra la cantidad de kg cargados, el número de canecas, la fecha de cargue y el tipo de residuo
Operarios de recolección
06 SEGUIMIENTO PROCESO DE COMPOSTAJE: El empleado mide diariamente temperatura y lo registra en el formato control procesos para analizar en qué etapa del proceso se encuentra
Operarios del relleno
07
CONTROL DE VECTORES: Se realiza al inicio y final del día por medios químicos como aspersión de insecticidas, hipoclorito, veterina, físicos como las cintas amarillas y biológicos como las plantas alelopáticas, igualmente se realiza choque con los productos químicos variando las cargas y las frecuencias para que los insectos no creen resistencia
Operarios del relleno
08 PROCESO DE MADURACIÓN: 60-70% el material proveniente de los compostadores después del proceso, se produce una carga de los maduradores en donde permanecen un tiempo aproximado de 40-60
Operarios del relleno
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
días para el proceso de maduración de la mezcla, después de este tiempo el material sale totalmente descompuesto y listo para cernir y ripiar
09
PROCESO DE LIMPIEZA Y ASEO: Diariamente se debe hacer aseo y limpieza de la planta de aprovechamiento de orgánicos, a los pisos, a los compostadores, lavado de herramienta, canecas y alrededores, limpieza a los tanques de aguas lluvias, cada vez que se descargue un compostador este se limpia y cepilla para retirar el abono que haya quedado impregnado. El lixiviado generado por el proceso se recoje con aserrín y se reintegra al proceso
Operarios del relleno
REGISTROS
F-AS-01 Compostaje de residuos sólidos.
F-AS-02 Formato reportaje reciclaje.
F-AS-03 Reportaje tonelada de residuos sólidos.
F-AS-04 Registro de compostaje. 7.2.1.3.3. PROCEDIMIENTO: RECOLECCIÓN DE RESIDUOS INSERVIBLES.
PROPÓSITO: Describir las actividades que se deben seguir en el relleno sanitario para la disposición final adecuada de los residuos sólidos inservibles.
ALCANCE: Inicia desde de que los descarga el vehículo recolector, hasta tapar con una capa de tierra los desechos inservibles.
RESPONSABLES: Dirección operativa - operarios del relleno
GENERALIDADES
DEFINICIONES
Área de aislamiento: Corresponde al área perimetral de un relleno sanitario, ubicada en su entorno, en donde se establecerán plantaciones que permitan la reducción de impactos sobre este. Es decir, corresponde al área de transición entre el área en donde se realizará la disposición final de residuos sólidos, mediante la tecnología de relleno sanitario, y su entorno.
Caracterización de los residuos: Determinación de las características cualitativas y cuantitativas de los residuos sólidos, identificando sus contenidos y propiedades.
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Celda de seguridad: Infraestructura que podrá ser ubicada en las áreas donde se realizará la disposición final de residuos sólidos, mediante la tecnología de relleno sanitario, donde se confinarán y aislarán del ambiente los residuos peligrosos previo cumplimiento de las normas ambientales y sanitarias en materia de residuos peligrosos.
Celda: Infraestructura ubicada en el relleno sanitario, donde se esparcen y compactan los residuos durante el día para cubrirlos totalmente al final del mismo.
Chimenea: Estructura de ventilación que permite la salida de los gases producidos por la biodegradación de los residuos sólidos.
Cobertura diaria: Capa de material natural y/o sintético con que se cubren los residuos depositados en el relleno sanitario durante un día de operación.
Cobertura final: Revestimiento de material natural y/o sintético que confina el total de las capas de que consta un relleno sanitario, para facilitar el drenaje superficial, interceptar las aguas filtrantes y soportar la vegetación superficial.
Compactación: Proceso mediante el cual en la celda se incrementa el peso específico de los residuos sólidos, con el cual se garantiza homogeneidad en la densidad del material y estabilidad de la celda, función que permite comprimir los desechos inservibles reduciendo la cantidad de desechos y ampliando el espacio . Para poder depositar más desechos.
Disposición final de residuos sólidos: Es el proceso de aislar y confinar los residuos sólidos en especial los no aprovechables, en forma definitiva, en lugares especialmente seleccionados y diseñados para evitar la contaminación, y los daños o riesgos a la salud humana y al ambiente.
Frente de trabajo: Sitio en el relleno sanitario donde se realizan los procesos de descargue, acomodación, compactación y cobertura de los residuos sólidos entregados para disposición final.
Gas generado en el relleno: Es el gas producido durante el proceso de fermentación anaerobia y/o aerobia, o por efectos de reacciones químicas de los residuos sólidos dispuestos.
Lixiviado: Líquido residual generado por la descomposición biológica de la parte orgánica o biodegradable de los residuos sólidos bajo condiciones aeróbicas y anaeróbicas y/o como resultado de la percolación de agua a través de los residuos en proceso de degradación.
Limo: Es un material suelto con granulometría comprendida entre la arena fina y la arcilla Lodo: Suspensión de materiales en un líquido proveniente del tratamiento de aguas
residuales, del tratamiento de efluentes líquidos o de cualquier actividad que lo genere. Material de cobertura: Material de origen natural o sintético, utilizado para cubrir los residuos
sólidos depositados en un relleno sanitario. Membrana: Barrera constituida por material sintético, arcillas u otros materiales de baja
permeabilidad, destinadas a impermeabilizar el fondo de un relleno sanitario. Monitoreo: Actividad consistente en efectuar observaciones, mediciones y evaluaciones
continúas de una característica, elemento, parámetro o de un proceso en un sitio y período determinados, con el objeto de verificar los impactos
Relleno sanitario: Es el lugar técnicamente seleccionado, diseñado y operado para la disposición final controlada de residuos sólidos, sin causar peligro, daño o riesgo a la salud pública, minimizando y controlando los impactos ambientales y utilizando principios de ingeniería, para la confinación y aislamiento de los residuos sólidos en un área mínima, con
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compactación de residuos, cobertura diaria de los mismos, control de gases y lixiviados, y cobertura final.
Residuo sólido o desecho: Es cualquier objeto, material, sustancia o elemento sólido resultante del consumo o uso de un bien en actividades domésticas, industriales, comerciales, institucionales o de servicios, que el generador abandona, rechaza o entrega y que es susceptible de aprovechamiento o transformación en un nuevo bien, con valor económico o de disposición final.
Los residuos sólidos se dividen en aprovechables y no aprovechables. Igualmente, se consideran como residuos sólidos, aquellos provenientes del barrido y limpieza de áreas y vías públicas, corte de césped y poda de árboles.
Suelo de protección. Constituido por las zonas y áreas de terrenos, en suelo rural, que por sus características geográficas, paisajísticas o ambientales, o por formar parte de las zonas de utilidad pública para la ubicación de infraestructuras para la provisión de servicios públicos domiciliarios o de las áreas de amenazas y riesgo no mitigable para la localización de asentamientos humanos, tiene restringida la posibilidad de urbanizarse.
Vías de acceso: Vialidad que permite ingresar a un sitio de disposición final. Vía interior: Vialidad que permite el tránsito interno en un sitio de disposición final. Vía principal. Vías que hacen parte de la red pública de transporte que permite la
intercomunicación entre las entidades territoriales. Zona de falla. Zona donde se producen desplazamientos relativos de una parte de la roca con
respecto a la otra, como resultados de los esfuerzos que se generan en la corteza terrestre.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
No permitir el ingreso de personas ajenas a la Empresa, ni de animales en el Relleno Sanitario.
Utilizar todos los implementos de seguridad entregados por la Empresa para el manejo del Relleno Sanitario.
Estar inmunizado con las vacunas contra el tétano, hepatitis B, entre otras.
No se permite el ingreso de residuos peligrosos.
No se permite el ingreso de residuos líquidos y lodos contaminados.
Se Prohíbe el ingreso de cenizas prendidas.
Se debe realizar cubrimiento diario de los residuos sólidos.
Se debe realizar control de vectores y roedores.
Control del acceso al público y prevención del tráfico vehicular no autorizado y de la descarga ilegal de residuos.
Se Prohíbe la realización de reciclaje en los frentes de trabajo del relleno.
No se debe fumar en las instalaciones del relleno sanitario.
CONTENIDO.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
CASETA DE OPERACIÓN: El relleno sanitario cuenta con una caseta de dos pisos, el primero para almacenar herramientas y el segundo para los operarios, el cual se encuentra dotado de las instalaciones hidrosanitarias, se abastece de aguas lluvias y las aguas residuales son conducidas a un sistema pozo séptico tipo FAFA y campo de infiltración.
Operarios de Aseo.
02 VÍA INTERNA: el carro de la recolección ingresa al relleno por la
vía interna que se encuentra en buenas condiciones y permite el ingreso hasta la plataforma.
Conductores
03
DESCARGA DE RESIDUOS SÓLIDOS: el carro recolector descarga los residuos sólidos sobre la plataforma de trabajo en el relleno sanitario para su disposición final.
El conductor del carro recolector registra la disposición final de residuos sólidos en el relleno sanitario en el anexo 1, reporte de toneladas de residuos sólidos.
Conductores y operarios de recolección de cada vehículo recolector
04
ESPARCIMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS: Con ayuda del tractor se esparce los residuos sólidos conformando celdas con una altura de 1.60 cm de residuos, de 7 metros de largo x 7 metros de ancho aproximadamente.
Operarios del tractor
05
COMPACTACIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS: Después de conformada las celdas con ayuda del tractor se realiza la compactación de los residuos sólidos inservibles con el fin de reducir volumen y generar mayor estabilidad en el relleno.
Operarios del Relleno
06 . CUBRIMIENTO DE RESIDUOS SÓLIDOS: Los operarios del relleno realizan cubrimiento diario con capas de 30 a 50 cm de los residuos sólidos con limo que se extrae de la parte alta.
Operarios del Relleno
07 NIVELACIÓN: Los operarios del relleno sanitario revisan que los residuos sólidos hayan quedado cubiertos en su totalidad, de lo contrario agregan limo a los huecos que queden.
Operarios del Relleno
08 . MANEJO Y CONTROL DE AGUAS LLUVIAS: El operario del relleno constantemente debe verificar que las vías internas se encuentren en buen estado para la evacuación de aguas lluvias, las
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
cuales se conectan a las obras construidas al interior del relleno, así mismo se verifica las cunetas perimetrales.
09
MANEJO Y CONTROL DE LIXIVIADOS: el relleno dispone de filtros horizontales construidos con piedra, tubería perforada de 4 “ y recubiertos de geotextil, los cuales conducen el lixiviado hacia un sistema de tratamiento localizado en la parte inferior del mismo, dicho sistema está conformado por tres tanques, el primero de ellos está constituido por un tanque séptico y un fafa cuyo material filtrante lo compone una capa de piedra, una capa de ladrillo picado y una capa de mármol calataca, de allí se conducen los lixiviados a otros dos tanques con similares características a excepción del material filtrante
A medida que se avanza en las plataformas de residuos se construyen canales para recolección de lixiviados, los cuales se conectan a las chimeneas existentes que a su vez se conectan a los filtros de los lixiviados de la base del relleno.
Operarios del Relleno
09
CONSTRUCCIÓN DE CHIMENEAS Y CONTROL DE GASES: el operario del relleno debe aumentar la altura de las chimeneas a medida que se avanza con la cota en el relleno sanitario, estas chimeneas (diámetro de 60 x80 cms) deben sobresalir sobre la plataforma por encima de un metro, tanto en la plataforma que se trabaje como en las plataformas terminadas para la evacuación de gases y son construidas con piedra y un tubo central de pvc de 4” que es el respiradero, las cuales deben sobresalir sobre la plataforma de trabajo.
Operarios del Relleno
7.2.2. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN COMERCIAL.
Proceso: Gestión Comercial
Objetivo: Dirigir el sistema comercial de la entidad, estableciendo relaciones armónicas con los
usuarios, buscando la satisfacción, mediante un sistema ágil, oportuno y eficiente que
supere sus expectativas y necesidades de estos, dando cumplimiento así al objeto
social de la empresa.
Alcance: Inicia desde la incorporación de nuevos usuarios y suscriptores, proceso de
facturación y finaliza con el recaudo.
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Líder del
proceso:
Dirección Financiera y Comercial
PARTES
INTERESAD
AS
PROVEEDO
RAS DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
P
H
V
A
ACTIVIDADES CLAVES
DEL PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESAD
AS
QUE SON
CLIENTES
DEL
PROCESO
Entes
gubernament
ales,
Usuarios y/o
suscriptores,
Todos los
procesos,
Metodología
tarifaria
de la CRA
(Comisión
Reguladora
de Agua
Potable y
Saneamiento
Básico)
*Normatividad legal
vigente.
*Reportes de
cartera morosa.
*Información
suministrada por
personal operativo.
*Peticiones, quejas
y reclamos.
*Identificación de
servicio No
Conforme.
*Lecturas de
consumos y usos.
*Solicitud de
factibilidades e
instalaciones
nuevas.
*Reporte de
novedades.
*Manuales de
procedimiento de
medidores que
cumplen vida útil.
*Manual de cartera.
* Solicitud de
factibilidades.
P
* Fechas y recorridos de
lecturas de medidores.
* Fechas de entrega de
facturación y recaudo.
* Oportuna atención de
P.Q.R.
* Cumplimiento de la
normatividad.
* Identificación de acciones a
tomar en servicios No
Conforme.
* Definición metodología
para satisfacción del usuario
* Procedimiento de recaudo.
* Documentar los
procedimientos comerciales
*Formatos de seguimiento y
reporte de inconsistencias y
novedades.
*Procedimiento de cobro
persuasivo y coactivo.
* Personal competente para
atender a los usuarios.
*Facturas de
servicios
públicos.
*Instalaciones
de acueducto
para ser
realizadas por
la Dirección
operativa
*Reportes de
facturación.
* Respuesta a
P.Q.R.
* Solicitud a la
dirección
operativa sobre
P.Q.R.
* Informes para
entes de
control y
vigilancia.
* Informe de
servicio No
Conforme.
* Informe de
encuesta de
satisfacción al
* Usuarios y
suscriptores.
*Todos los
procesos
involucrados
en el
Sistema
Integrado
Gestión
* Entes de
vigilancia y
control.
H
* Lectura de medidores.
* Proceso y entrega de
facturación.
* Ingreso de la información
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de recaudo.
* Atención de P.Q.R.S.
* Medidas para el
cumplimiento de la
normatividad legal vigente.
* Registros No Conforme.
* Desarrollo de Mecanismos
de participación Ciudadana.
* Medición de satisfacción
del usuario.
* Inscripción de nuevos
usuarios y suscriptores.
usuario.
*Reportes de
cartera
morosa.
*Indicadores de
gestión.
* Aplicación y
cumplimiento
de
resoluciones
(tarifas). *
Rutas de
entrega de
facturas y
lecturas de
medidores.
* Notificaciones
de cartera
morosa a
deudores.
* Reportes de
suspensiones y
reconexiones.
* Acuerdos de
pago
V
* Tarifas.
* Cobros.
* Recargos.
* Oportunidad de la
respuesta.
* Cumplimiento de la
normatividad legal vigente.
* Acciones ejecutadas para
la atención de servicios No
Conforme.
* Evaluación de la aplicación
del mecanismo.
A
* Cambios en estructura
tarifaria.
* Cambios en modelo
factura.
* Cambios políticas de
recaudo.
* Toma de acciones
correctivas, preventivas y de
mejora.
* Tomar acciones para
prevenir el servicio No
Conforme.
* Desarrollar las acciones
tendientes a mejorar los ítem
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acorde a los resultados de la
encuesta de satisfacción.
* Realización de convenios
de recaudo.
* Modificación de convenios
de recaudo.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADOR
ES
ASOCIADO
S
Recursos humanos.
Recursos físicos (Instalaciones
locativas adecuadas para la
prestación de los servicios, Oficinas
dotadas de equipos de cómputo,
software (Saymir), red interna,
aplicaciones, Internet,
sistemas de información y
comunicación y Papelería en
general).
Recursos tecnológicos (Equipos
de cómputo)
Procedimiento de
incorporación de nuevos
usuarios. Procedimiento
de facturación.
Manual de PQR.
Manual de cartera.
Ver matriz de
riesgos de la
entidad
*Eficiencia
en el
recaudo.
*Efectividad
en la
respuesta a
PQR.
* Nivel de
satisfacción
del cliente.
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz legal de la entidad Ver matriz de riesgos de la entidad
7.2.2.1. PROCEDIMIENTO: FACTURACIÓN Y RECAUDO.
PROPÓSITO: Establecer el procedimiento que se debe seguir para la facturación de
medidores a los usuarios del servicio de Acueducto.
ALCANCE: Desde que inicia la toma de lectura en el medidor hasta la afectación
presupuestal de los ingresos.
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RESPONSABLES: Auxiliar de facturación, Operarios de acueducto, Dirección financiera y
comercial.
GENERALIDADES.
DEFINICIONES.
Fontanero: Profesionales técnicos que se ocupan de la instalación y mantenimiento de las
instalaciones de agua potable.
Red de distribución: Está conformada por el conjunto de tuberías, accesorios y
estructuras que conducen el agua desde el tanque de almacenamiento o planta de
tratamiento, hasta los puntos de consumo.
Red domiciliaria: Es un sistema que permite la transmisión del agua desde la planta hasta
la residencia del usuario.
Red de distribución: Conjunto De tuberías, accesorios y estructuras que conducen el
agua desde el tanque de almacenamiento o plantas de tratamiento hasta los puntos de
consumo.
Red primaria: Red de distribución que conforma la malla principal de servicio de una
población y que conduce el agua desde la planta de tratamiento hasta las redes
secundarias.
Red secundaria: Parte de la red de distribución que se deriva de la red primaria y que
distribuye el agua a los barrios y urbanizaciones de una ciudad o un municipio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Que exista una comunicación permanente entre el auxiliar de facturación y el fontanero, para
solucionar inconvenientes que se presente en la toma de lecturas.
Vigilar constantemente los medidores en la red de distribución, para que se preste en forma
oportuna el servicio de agua potable.
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Atender respetuosamente cualquier queja que presente el usuario con respecto a la toma de
lecturas.
Aplicar constantemente las normas de seguridad cuando se realicen labores en la red de
distribución.
Actuar de manera oportuna frente a las reclamaciones de los usuarios y aplicación de las
directrices.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
El fontanero el día 23 de cada mes inicia con la toma de lectura de
medidores puerta a puerta de acuerdo a la codificación de cada
suscriptor, el tiempo de la toma de la lectura oscila entre 3 a 4 días.
Auxiliares de
mantenimiento,
Operario calificado.
02 El fontanero al llegar a cada inmueble realiza el levantamiento de la
tapa con un destornillador
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
03
El fontanero con la ayuda de una estopa o palustre limpia el visor
del medidor, con el fin de realizar la toma de la lectura, en algunas
ocasiones el medidor se empaña y no se puede tomar dicha lectura,
por lo que se hace necesario volver en aproximadamente 4 horas
dependiendo del clima
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
04
El fontanero registra la lectura del medidor en el celular que cuenta
con la aplicación de servicios públicos diseñada para esta labor, la
cual cuenta con la ruta y datos necesarios para llevar a cabo dicho
proceso que es realizado por 4 operarios. La información ingresada
carga en tiempo real al sistema Saimyr al módulo de servicios
públicos mediante conexión a internet.
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
05
Después de la descarga de los datos suministrados en el módulo de
servicios públicos en Saimyr el sistema arroja los suscriptores que
faltan por la toma de lectura o inconsistencias.
Auxiliar de facturación
06 En el momento de realizar la lectura algunos medidores se
encuentran defectuosos con la misma lectura del mes anterior, sin
Auxiliares de
mantenimiento.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
que la vivienda se encuentre inhabitada, los medidores con mal
funcionamiento se registran en el reporte de novedades.
Operario calificado.
07
Se revisa cada instalación comparando el promedio de consumo de
los últimos meses verificando inconsistencias como consumo
elevado, menos consumo, misma lectura, que son corroboradas
nuevamente por operarios del área de mantenimiento y de acuerdo
a esa revisión se hace la respectiva corrección de ser necesario.
Auxiliar de facturación
08 El Fontanero se desplaza a las viviendas que están en el reporte de
novedades, verificando la dirección de la vivienda
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
09 El fontanero realiza el levantamiento de la tapa para Proceder a
tomar la lectura de nuevo
Auxiliares de
mantenimiento.
10
El fontanero toma la lectura registrando los datos en el reporte de
novedades, si la inconsistencia es por consumo elevado de agua, el
fontanero procede a revisar internamente si hay daño o fuga en la
red de acueducto en la vivienda; en caso de que se encuentren
fugas o daños el fontanero procede a recomendar al suscriptor los
cambios que se deben de realizar
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
11
El fontanero entrega el reporte de novedades, a la asistente de
facturación para que proceda a registrar los datos en el sistema, con
el fin de proceder a facturar
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
12
Se ingresan todas las novedades de cada inmueble como todo tipo
de cobros por accesorios y demás en el módulo de servicios
públicos del software Saimyr.
Auxiliar de facturación
13
Se configuran las tarifas aplicadas por servicio, uso y estrato del
inmueble correspondientes al mes a facturar y luego es creada y
realizada la liquidación del periodo
Auxiliar de facturación
14 Se verifica que no haya errores para proceder a autorizar la
facturación. Auxiliar de facturación
15 Se ingresan datos como fecha de corte, periodo a facturar, fecha de
recargo y otros en el módulo de servicios públicos en Saimyr, luego Auxiliar de facturación
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
se genera la facturación
16
La asesora tarifaria verifica que las tarifas estén bien aplicadas y
previa autorización de ella se procede a realizar la autorización en el
sistema Saimyr.
Auxiliar de facturación
17 Se imprime la facturación. Auxiliar de facturación
18
El fontanero entrega la Factura a cada suscriptor del servicio del
acueducto se acuerdo a la codificación y dirección de cada
suscriptor la entrega de la factura se entrega del 11 al 15 de cada
mes.
Auxiliares de
mantenimiento.
Operario calificado.
19 El recaudo de la facturación se realiza a partir de su entrega hasta
el 30 de cada mes. Auxiliar de facturación
20
Diariamente los usuarios pagan en Confiar o Cotrafa con la factura,
y las entidades bancarias recopilan los cupones y generan un
archivo plano que es enviado a la auxiliar de facturación.
Auxiliar de facturación
21 La auxiliar de facturación reclama los cupones cada día y revisa los
archivos planos con los cupones físicos. Auxiliar de facturación
22
La auxiliar de facturación imprime los archivos planos realizando los
saldos a favor e ingresos por taquilla. Luego los transfiere a la
Dirección Financiera y Comercial.
Auxiliar de facturación
23
La directora Financiera y comercial realiza la afectación en el
módulo de presupuesto y el módulo de tesorería en Saimyr de los
ingresos recaudados.
Dirección financiera y
comercial
24 Se imprimen las afectaciones presupuestales y se archiva. Dirección financiera y
comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Ley 142 de 1994.
Ingresos.
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REGISTROS.
F-GFC-09 Reporte de novedades
Ingresos.
7.2.2.2. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE LA CARTERA MOROSA.
PROPÓSITO: Garantizar la sostenibilidad financiera de la empresa, a través del recaudo total
y oportuno de la cartera, de tal manera que se mantenga un flujo de caja adecuado que
permita a la E.S.P. cumplir con sus obligaciones económicas.
ALCANCE: Inicia con la deuda que adquiere el usuario y finaliza con el pago total de la
deuda.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Auxiliar de facturación, Operarios.
GENERALIDADES
DEFINICIONES
Cartera: Cuentas que representan derechos a favor de la empresa, originados en la
prestación del servicio.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Facilitar al suscriptor deudor el cumplimiento de obligaciones ya vencidas concediendo
facilidades de financiación de la deuda.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Se genera un reporte de cartera morosa desde el módulo de Servicios
Públicos (eepp) de Saimyr con los detalles de usuarios morosos,
periodos vencidos y saldos de cartera.
Auxiliar de
facturación
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
02 Se elaboran los oficios de notificación de cobro persuasivo. Dirección Financiera
y Comercial
03 Se notifica cada usuario puerta a puerta, junto con la factura o por
edicto. Operarios
04
El usuario moroso se acerca a las instalaciones a concretar un
acuerdo para cumplir con la deuda y se elabora acuerdo de pago o
colilla de pago si es de contado.
Dirección Financiera
y Comercial
05 Se archiva el acuerdo de pago con el número consecutivo Dirección Financiera
y Comercial
06
Cada mes se verifica el cumplimiento de las cuotas del acuerdo de
pago hasta su cumplimiento, si se incumple una de ellas se suspende
el servicio.
Auxiliar de
facturación
07 Si el usuario no se da por notificado se procede con cobro coactivo Dirección Financiera
y comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Manual de cartera
REGISTROS.
F-GFC-03 Formato Acuerdo de pago.
F-GFC-05 Formato Cobros persuasivos.
F-GFC-06 Formato Cobro prejurídico.
7.2.2.3. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ACUERDOS DE PAGO.
PROPÓSITO: Garantizar el recaudo de cartera velando con la satisfacción de los usuarios y
facilitarle al deudor el cumplimiento de las obligaciones ya vencidas.
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ALCANCE: Inicia con la solicitud del usuario del acuerdo de pago y finaliza con el pago total
de la deuda.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Auxiliar de facturación.
GENERALIDADES.
DEFINICIONES
Acuerdo de pago: Documento válido para normalizar las situaciones de mora de los
usuarios, generadas desde que se inició su gestión.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Los acuerdos de pago tienen como propósito facilitar al suscriptor deudor el cumplimiento de
obligaciones ya vencidas. Los acuerdos de pago únicamente suspenden la acción de proceso
de cobro, concediendo plazos adicionales a los pactados.
No se debe conceder más de un acuerdo de pago dentro del plazo de un año de prestación de
servicio.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 El usuario o suscriptor solicita realizar acuerdo de pago de la deuda
existente.
Dirección Financiera y
Comercial
02
Se verifica en el módulo de servicios públicos (eepp) del software
Saimyr que en el último año no se haya realizado un acuerdo de pago
a la instalación.
Auxiliar de facturación
03 El usuario consigna en Confiar o Cotrafa un saldo a favor que
corresponde al 20% de la deuda inicialmente.
Dirección Financiera y
Comercial
04
Con copia de la cedula, la factura y la consignación del usuario se
suscribe el acuerdo de pago que contiene las cuotas y valor pactados
para cumplir con la obligación.
Dirección Financiera y
Comercial
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
05 Se archiva el acuerdo de pago con el número consecutivo Dirección Financiera y
Comercial
06
Cada mes se verifica el cumplimiento de las cuotas del acuerdo de
pago hasta su cumplimiento, si se incumple una de ellas se suspende
el servicio.
Auxiliar de facturación
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Manual de cartera
REGISTROS.
F-GFC-03 Formato de acuerdo de pago
7.3. PROCESOS DE APOYO.
7.3.1. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA.
Proceso: Gestión Administrativa
Objetivo: Definir y aplicar las pautas que se deben tener en cuenta para realizar un adecuado
proceso de selección, vinculación, inducción y re inducción que le permita a la
Empresa de Servicios Públicos de La Unión disponer de un recurso humano
competente que preste un servicio con los niveles de calidad exigidos por los
usuarios del servicio.
Alcance: Todos los Funcionarios de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A.E.S.P
Líder del
proceso: Director Administrativo y Contable
PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORAS
DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES CLAVES
DEL PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
* Todos los
procesos
* Necesidad
de personal P
*Programación de
capacitaciones. *Personal
calificado y
* Todos los
procesos
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calificado y
capacitado
* Perfiles del
cargo.
*
Necesidades
de
capacitación.
*
Normatividad
legal vigente.
*Programación de
Inducción y Re inducción.
*Diseño y programación de
la evaluación para la
medición de habilidades,
valoración de méritos y
clima organizacional.
capacitado
según las
necesidades de
cada área.
*Cronograma
de
capacitaciones.
*Resultado de
la evaluación
de desempeño.
H
* Capacitaciones al
personal.
* Inducción y re inducción.
V
* Perfiles establecidos para
cada uno de los cargos.
* Mediciones de
desempeño, habilidades y
clima organizacional.
* Puntos o aspectos
débiles según las
evaluaciones.
* Evaluación para la
determinación de la
efectividad de las
capacitaciones.
A
*Acciones correctivas o
preventivas para eliminar
las causas de las no
conformidades del
proceso.
*Acciones para mejorar la
capacidad de respuesta
ante emergencias.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS RIESGOS INDICADORES
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ASOCIADOS ASOCIADOS ASOCIADOS
Recursos humanos.
Recursos físicos (Instalaciones
locativas adecuadas para la
prestación de los servicios,
Oficinas dotadas de equipos de
cómputo, software (Saymir), red
interna, aplicaciones, Internet,
sistemas de información y
comunicación y Papelería en
general).
Recursos tecnológicos (Equipos
de cómputo)
P-GAC-01 Custodia de
la Historia Ocupacional.
P-GAC-02
Procedimiento
Inducción y
Reinducción.
P-GAC-03 Evaluación
de Desempeño.
P-GAC-04 Selección
del Talento Humano.
P-GAC- 05
Capacitaciones.
*Ver matriz de
riesgos
PGH-02
Evaluación del
desempeño
PGH-02
Cumplimiento
del plan
institucional de
formación y
capacitación
PGH-02
Efectividad del
plan institucional
de formación y
capacitación
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
*Ver matriz de requisitos Legales Ver matriz de Riesgos
7.3.1.1. PROCEDIMIENTO: CUSTODIA DE LA HISTORIA OCUPACIONAL.
JUSTIFICACIÓN.
Teniendo en cuenta que El artículo 14 de la Resolución 2346 de 2007 define La historia clínica
ocupacional como el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva, en
donde se registran cronológicamente las condiciones de salud de una persona, los actos médicos y
los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención. Puede
surgir como resultado de una o más evaluaciones médicas ocupacionales. Contiene y relaciona los
antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida
laboral, así como resultados de mediciones ambientales y eventos de origen profesional; y a
sabiendas que esta hace parte de la historia clínica general se debe cumplir con las normas de
diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas
en general, conforme a los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en
lo concerniente a los aspectos archivísticos contemplados en la Ley 80 de 1989 así como los
contempla la resolución 1995 de 1999, se hace necesario documentar una herramienta clara que
garantice una adecuada custodia y reserva de los documentos contemplados en la historia clínica e
historia Ocupacional.
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OBJETIVOS:
Realizar seguimiento estandarizado de las condiciones de salud de los trabajadores en los lugares
de trabajo
Garantizar la custodia de la historia clínica ocupacional y la historia ocupacional, con el fin de salva
guardar la reserva de la información contenida en este tipo de documentos privados.
CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL.
Es importante señalar que sin importar la naturaleza de la relación contractual que la empresa
asuma para llevar a cabo la realización de este servicio profesional, se tienen en cuenta cinco
aspectos fundamentales que versan sobre la historia clínica ocupacional, tales como:
1. Naturaleza de la historia clínica ocupacional: El artículo 14 de la Resolución 2346 de
2007, define la historia clínica ocupacional como el conjunto único de documentos privados,
obligatorios y sometidos a reserva, en donde se registran cronológicamente las condiciones
de salud de una persona, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el
equipo de salud que interviene en su atención. Puede surgir como resultado de una o más
evaluaciones médicas ocupacionales y contiene y relaciona los antecedentes laborales y de
exposición a factores de riesgo que ha presentado la persona en su vida laboral, así como los
resultados de mediciones ambientales propias de una evaluación de puesto de trabajo y las
atenciones derivadas o con ocasión del desempeño profesional. La historia clínica
ocupacional forma parte de la historia clínica general, por lo que le son aplicables las
disposiciones que a ésta la regulan. Quiere decir lo anterior que en aquellos puntos en los
cuales no se realice distinción alguna, se entenderá que la apreciación aplica tanto para la
historia clínica ocupacional como para la general.
2. Contenido de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo señalado en el
artículo 15 de la Resolución 2346 de 2007, la historia clínica ocupacional deberá contener los
documentos resultantes de cada una de las evaluaciones médicas realizadas al trabajador
durante su vida laboral y deberá estar disponible cada vez que se vaya a practicar una
evaluación. También forman parte de la historia clínica ocupacional, las evaluaciones o
pruebas complementarias, así como las recomendaciones pertinentes.
Los antecedentes registrados en la historia clínica ocupacional deben corresponder a la vida
laboral del trabajador; una vez registrados podrán omitirse en posteriores registros de
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evaluaciones, pero tales antecedentes deben ser tenidos en cuenta en cada una de ellas. La
historia clínica ocupacional deberá mantenerse actualizada y se debe revisar
comparativamente, cada vez que se realice una evaluación médica periódica.
3. Acceso a la Historia Clínica Ocupacional: A la historia clínica ocupacional podrán
acceder, mediante solicitud dirigida al responsable de su custodia:
Autoridades judiciales.
Personas autorizadas por el trabajador, cuando éste la requiera con fines estrictamente
médicos.
El médico o prestador de servicios en salud ocupacional, durante la realización de
cualquier tipo de evaluación médica, previo consentimiento del trabajador, para
seguimiento y análisis de la historia clínica ocupacional.
La entidad o persona competente para determinar el origen o calificar la pérdida de la
capacidad laboral, previo consentimiento del trabajador.
En caso de muerte del paciente, podrán acceder a una copia de la Historia Clínica
Ocupacional, el cónyuge, compañero (a) permanente, hijos y causahabientes.
El empleador sólo podrá tener acceso a la historia clínica ocupacional, previa
autorización expresa y escrita del trabajador, en las condiciones señaladas en el punto
siguiente.
4. Custodia de la Historia Clínica Ocupacional: De conformidad con lo establecido en la
Resolución 2346 de 2007, modificada por la Resolución 1918 de 2009, la custodia de la
Historia Clínica Ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó
en el curso de la atención. Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud
ocupacional que formen parte de los servicios médicos de la empresa, tendrán la custodia y la
guarda de la Historia Clínica Ocupacional. En el evento que la empresa no tenga médicos a su
servicio, la custodia le corresponderá a la IPS que prestó el servicio de evaluaciones médicas
ocupacionales.
5. Posibilidad de acceso a la Historia Clínica por parte del empleador. Bajo ninguna
circunstancia el empleador puede ejercer la custodia de las Historias Clínicas Ocupacionales.
El acceso a la Historia Clínica Ocupacional, es permitido para los empleadores, siempre y
cuando estos cuenten con autorización por escrito del empleado y en la cual expresamente
indiquen la facultad de acceder a una copia de la HC.
En este punto, es importante recomendar, que el acceso a la HC por parte de los empleadores
cuando tengan autorización del trabajador, sea previa verificación por parte de la IPS de la
existencia de dicha autorización y que no sea una entrega automática de los documentos.
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Esta autorización, deberá señalar de forma expresa, la persona, cargo o área de la empresa,
autorizada para tener acceso a la HC; a efectos de que dicha persona, cargo o área, sea
responsable de la no divulgación. Así mismo es recomendable que esta área, persona o
cargo, sea Salud Ocupacional.
De lo expuesto brevemente, se hace pertinente concluir que si bien es cierto que el empleador se
encuentra obligado a practicar las evaluaciones médico ocupacionales, éste debe diferenciar la
naturaleza de tal obligación, de los derechos que con posterioridad a tales atenciones asistenciales,
surgen a favor del empleado, cuyo fin principal es la reserva de la información obtenida y la
ejecución de planes de promoción y prevención en el sitio de trabajo con base en los informes
suministrados por el prestador de servicios o el médico contratado directamente por el empleador.
El manejo adecuado de la Historia Clínica ocupacional es entonces un tema de cuidado, que va
directamente ligado a los derechos personalísimos del trabajador, y por lo tanto su manejo debe
estar de acuerdo con toda la normatividad legal.
CUSTODIA DE LA HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL
Teniendo en cuenta que la empresa no cuenta con Médico Ocupacional, se celebró contrato con la
IPS LABORAMOS del municipio de la CEJA para la realización de los exámenes laborales y su
respectiva custodia.
CUSTODIA DE LA HISTORIA OCUPACIONAL:
La empresa deberá abrir una carpeta para cada empleado para el almacenamiento de la historia
ocupacional de los empleados, la cual deberá reposar en lugar seguro y bajo llave a cargo La
Dirección Administrativa y Contable de la empresa: en la cual se deberá custodiar la siguiente
documentación.
Conceptos Médicos Ocupacionales
Comunicados sobre los resultados de los conceptos y las recomendaciones a seguir, con su
respectiva firma de recibido.
Las Incapacidades médicas
Los seguimientos a estados de salud a que haya lugar según resultados
Recomendaciones dadas por los diferentes entes del Sistema Integral de Salud (EPS, ARL,
Médico ocupacional).
7.3.1.2. PROCEDIMIENTO: INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN.
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OBJETIVO: Construir y fortalecer el sentido de pertenencia y de compromiso de los
funcionarios con la Empresa.
Facilitar y fortalecer la integración a la empresa de los funcionarios, suministrando la
información necesaria para el mejoramiento del conocimiento, la adquisición de destrezas en
cada oficio, estimulando el aprendizaje y el desarrollo.
ALCANCE: Aplica al personal administrativo y operativo vinculado con La Empresa de
Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P y contratistas, se desarrolla tanto al momento de
ingresar a labor en la Empresa como durante su permanencia en el cargo. Igualmente cobija
al personal que sea trasladado de un cargo a otro.
INTRODUCCIÓN. La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P, ha venido
desarrollando una serie de actividades encaminadas hacia la inducción y reinduccion para el
personal operativo y administrativo como una labor importante en la generación de un clima
institucional deseado, lo que conlleva la necesidad de formalizar jornadas sistemáticas y
permanentes en la Empresa.
Las jornadas de inducción- re inducción al personal son un proceso planeado de recepción y
orientación de las personas que ingresan a la empresa a desempeñar actividades laborales, o
para quienes son trasladados o promovidos a otros cargos dentro de la misma Empresa.
Con estas jornadas se pretende facilitar y disponer las condiciones necesarias para la
socialización y la adaptación del nuevo funcionario al ambiente de trabajo y el entorno de la
empresa.
PROPÓSITOS DE LAS JORNADAS
Conocer el cargo y su entorno más cercanos.
Reconocer la estructura orgánica y jerárquica de la Empresa, así como su estructura
organizacional, mapa de procesos, entre otros.
Poner en conocimiento de los empleados, las normas y decisiones adoptadas para lograr una
gestión administrativa óptima.
Conocer los cambios en las funciones de los puestos de trabajo, identificando las
características particulares y las responsabilidades inherentes a cada uno de los mismos, así
como las redes de interdependencia entre las unidades.
Informar a los empleados sobre la reorientación del plan estratégico, así como de los proyectos
o programas misionales vigentes y próximos a desarrollar.
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Poner en conocimiento las normas de seguridad y salud en el trabajo
TIPOS DE INDUCCIÓN
Existen cuatro tipos de inducción:
Inducción institucional “ Plan de acción Institucional y los respectivos Sistemas de Gestión”
Inducción al cargo
Re inducción.
CONDICIONES
Las jornadas de inducción y reinduccion de empleados de la empresa se sujetará a las siguientes
reglas.
Todo empleado (operativo o administrativo) que ingrese a la empresa a desempeñar cualquier
actividad laboral, independiente del tipo de vinculación participara en las jornadas de
inducción y re inducción.
La dirección de Control Interno coordinará la jornada de inducción institucional a los nuevos
empleados.
Cada unidad será responsable de realizar la inducción al cargo de los nuevos empleados que
se vinculen a ésta.
Se realizara jornada de reinduccion en caso de rotación o cambios de actividad laboral (cargo)
o mínimo anualmente.
La jornada de inducción y la jornada de re inducción del personal serán reformuladas y
reestructuradas de acuerdo a las exigencias de sus nuevos cargos y dinámica de la empresa.
Cada unidad deberá reportar con evidencias la realización de la inducción al cargo a sus
nuevos funcionarios y/o contratistas.
La inducción se realiza en el momento del ingreso de un empleado y antes de iniciar con sus
labores.
METODOLOGÍA PARA LA INDUCCIÓN: A continuación se indican los pasos a seguir para la
realización de las jornadas de inducción así como los responsables de llevarlos a cabo.
Objetivo: Dar a conocer la estructura y funcionamiento de la Empresa de servicios
públicos.
Alcance: Este aplica a los empleados, trabajadores oficiales y contratistas.
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Responsabilidades: El coordinador de control interno coordina la realización de la
inducción.
Inducción Institucional.
PASOS Responsable
Realizar cronograma de la jornada Dirección Administrativa
y Contable
Enviar cronograma de actividades de la jornada de Inducción
y comunicar a los responsables de cada intervención.
Dirección Administrativa
y Contable
Enviar a los jefes la lista de los nuevos funcionarios de su
área que asistirán a la charla de Inducción.
Dirección Administrativa
y Contable
Cursar invitación al nuevo funcionario sobre la jornada
especificando fecha, hora y lugar.
Dirección Administrativa
y Contable
Coordinar la realización de la jornada de inducción a los
nuevos funcionarios.
Dirección Administrativa
y Contable
Entregar formatos a los nuevos funcionarios. Los formatos
son: Control de asistencia, material de apoyo.
Dirección Administrativa
y Contable
Diligencias formatos Nuevos empleados
Archivar formatos diligenciados Dirección Administrativa
y Contable
Los aspectos temáticos de la jornada de inducción podrán ser:
Misión, Visión e historia de la Empresa.
Estructura organizacional de la Empresa.
Políticas y Objetivos de los sistemas de Gestión.
Manual de Ética y Valores
Comité de convivencia
Mapa de Procesos
Plan de Desarrollo
Proyectos institucionales
Marco de responsabilidades, deberes, derechos y beneficios de los empleados de la
Empresa (reglamento Interno).
Reglamento de higiene y seguridad en el trabajo.
Sistemas de Gestión
Sistema salarial y prestaciones.
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Tramites de asuntos de los empleados.
Actividades de formación del personal.
Para el desarrollo de la jornada de inducción institucional se podrá establecer el material de Apoyo
que se requiera como cartillas y folletos.
Inducción al cargo
PASOS RESPONSABLES
Recibir al nuevo empleados y suministrar la información sobre el área donde
se va a desempeñar, la infraestructura física y los medios de trabajo, así como
las funciones, deberes y responsabilidades en el área de trabajo, las tareas
pendientes del cargo, los documentos requeridos para el adecuado desarrollo
de las labores y el plan de actividades a realizar en el corto plazo.
Jefe del área y/o
Jefe inmediato
Presentar al nuevo empleado con sus compañeros y ubicarlo en un sitio de
trabajo
Jefe del área y/o
Jefe inmediato
Suministrar el formato de evaluación de la inducción al cargo y el formato de
información y entregarlos a la unidad.
Jefe del área y/o
Jefe inmediato
Diligenciar los formatos y entregarlos en la unidad.
Nuevo empleado
Enviar los formatos diligenciados a la Coordinación Administrativa
Área de control
interno
Archivar los formatos diligenciados Coordinación
Administrativa
Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo
PASOS RESPONSABLES
Recibir los nuevos empleados y suministrar la información
sobre seguridad y salud en el trabajo.
Responsable de Seguridad y Salud en el
Trabajo
Suministrar el formato de registro de inducción y
evaluación de la inducción
Responsable de Seguridad y Salud en el
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Trabajo
Diligenciar los formatos y entregarlos en la unidad.
Nuevo empleado
Enviar los formatos diligenciados a la Coordinación
Administrativa
Área de control interno
Archivar los formatos diligenciados en la hoja de vida
hasta 20 años después de terminada la relación
contractual
Coordinación Administrativa
Los aspectos temáticos de la jornada de inducción podrán ser:
1. Sistema general de riesgos laborales.: ARL, EPS, AFP.
2. Sistema de gestión de SST:
Que es el Sistema de gestión de SST
Matriz de riesgo: se da a conocer los riesgos a los que estarán expuestos mientras
desempeñan sus funciones y las medidas de control que se implementan en la empresa
para mantenerlos en niveles de baja peligrosidad.
Que es un accidente e incidente de trabajo y enfermedad laboral
Protocolo para el reporte de incidentes y accidentes de trabajo: el propósito es lograr
que se reporten los accidentes de trabajo y que se disminuyan las posibilidades de
agravamiento o complicación de lesiones aparentemente leves, que resultan como
consecuencia de estos eventos
Comité paritario de seguridad y salud en el trabajo o Vigía
Estándares, procedimientos y normas de seguridad generales
Elementos de protección personal: Se divulga los tipos de elemento de protección
personal generales y de acuerdo al riesgo de exposición por cargos, las normas para la
utilización, mantenimiento y limpieza de los equipos.
Procedimientos básicos de emergencia: Se da a conocer las emergencias más
comunes que se pueden presentar en las distintas sedes donde va a trabajar la persona,
las salidas y vías de evacuación y otros aspectos generales estipulados en el plan de
emergencias.
Orden, aseo y manejo de residuos sólidos: Se presentan las definiciones básicas y
normas generales de orden y aseo en el puesto de trabajo y el manejo integral de
residuos sólidos.
Procedimientos para tareas de alto riesgo.
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Re inducción
Objetivo: Actualizar a los empleados y trabajadores en las normas vigentes en seguridad y
salud en el trabajo y que regulan su gestión, teniendo en cuenta los procesos y directrices
administrativas.
Alcance: Este aplica a los empleados, trabajadores de la Empresa de Servicios Públicos La
Unión S.A. E.S.P.
Responsabilidades: La Coordinación Administrativa planea los temas objeto de la
reinduccion
PASOS RESPONSABLES
Realizar cronograma de jornada Coordinación Administrativa
Enviar cronograma de actividades de la jornada y comunicar a
los responsables Coordinación Administrativa
Enviar a los jefes la lista de los nuevos funcionarios de su área
que asistirán a la charla de re- Inducción. Coordinación Administrativa
Comunicar sobre la jornada de re inducción a los empleados
especificando la fecha, hora y lugar. Coordinación Administrativa
Coordinar la realización de la jornada de reinduccion Coordinación Administrativa
Diligenciar el formato de control de asistencia Empleados
Evaluar la jornada de reinduccion Empleados
Archivar formato diligenciados en la hoja de vida Coordinación Administrativa
Cuando el empleado cambie de cargo deberá seguirse la metodología de la inducción al cargo y la re
inducción en seguridad serán bajos las normas de seguridad y equipos de protección específicos
para ese cargo.
Los aspectos temáticos de la jornada de reinduccion serán determinadas por la dependencia de
Coordinación Administrativa con la asesoría de la Gerente General y demás áreas que se requieran.
Formatos requeridos. A continuación, se relacionan los formatos requeridos en cada tipo de
inducción
TIPO DE INDUCCIÓN FORMATOS REQUERIDOS
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Inducción institucional
Control de asistencia
Evaluación de reacción
Entrega de material de apoyo.
Inducción al cargo
Control de asistencia
Evaluación de inducción al cargo
Información para el adecuado desempeño del cargo.
Inducción de Seguridad y Salud
en el Trabajo
Control de asistencia
Evaluación de inducción
Entrega de material de apoyo.
Re inducción
Control de asistencia
Evaluación de la reacción.
7.3.1.3. PROCEDIMIENTO: EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO.
OBJETIVOS
Dar a conocer las Políticas para la Gestión del Desempeño como marco de referencia para el ejercicio del puesto del personal directivo, ejecutivo y operativo.
Proporcionar una base conceptual que permita al área de Talento Humano de la empresa, el desarrollo de las personas considerando la experiencia y sus características individuales en el desempeño del puesto.
Establecer los procedimientos para la evaluación del desempeño, a partir de la planificación institucional, individual, apoyo y seguimiento y evaluación.
Suministrar los instrumentos para la aplicación del proceso de evaluación del desempeño.
Garantizar el cumplimiento de las normas para la Evaluación del Desempeño orientado
al cumplimiento de los objetivos y metas.
Motivar y reconocer el desempeño exitoso de los funcionarios(as), mediante la aplicación de un plan de estímulos, producto de la evaluación con nivel de calificación excelente.
ALCANCE: Inicia con la Fase de Fijación de los Compromisos Laborales y Competencias
Comportamentales que debe fijar el evaluado junto con el evaluador, continúa con las Fase de Seguimiento y Primera Evaluación Parcial Semestral, y finaliza con la Segunda Evaluación
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Parcial Semestral y Consolidado de la Calificación Definitiva en firme, archivada en la Historia Laboral del evaluado y con la elaboración del informe anual de evaluación.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES.
Calificación Definitiva: Corresponde al resultado de la sumatoria de las evaluaciones realizadas durante el período anual u ordinario. La calificación definitiva puede estar ubicada en los siguientes niveles: destacado, si los compromisos laborales fijados, se encuentra entre el 90% y el 100% de cumplimiento; satisfactorio, si el porcentaje de cumplimiento está entre el 66 % y el 89%; no satisfactorio, si el porcentaje de cumplimiento es menor o igual al 65%; Calificación en el nivel Sobresaliente sólo sí:
o La calificación definitiva está entre el 95% y el 99% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple dos (2) de los factores establecidos por la entidad para acceder al nivel sobresaliente.
o La calificación definitiva está en el 100% de cumplimiento de los compromisos laborales y adicionalmente, el evaluado cumple por lo menos un factor. Son evaluaciones definitivas las siguientes:
Extraordinaria. Evaluación que se realiza cuando el jefe del organismo lo ordene por escrito, basado en el presunto desempeño deficiente del servidor. Sólo podrá ordenarse después de que hayan transcurrido, por lo menos, tres (3) meses desde la última evaluación definitiva y comprenderá todo el período no evaluado, teniendo en cuenta las evaluaciones parciales que se hayan realizado.
Comisión Evaluadora. Se conforma cuando el evaluador es un servidor de carrera administrativa o con nombramiento provisional; en este caso la evaluación deberá ser realizada por el evaluador y un funcionario de libre nombramiento y remoción (Comisión Evaluadora), quienes actuarán como un sólo evaluador.
CNSC. Comisión Nacional del Servicio Civil, entidad responsable de la administración y vigilancia de las carreras de los servidores públicos, excepción de las que tenga carácter especial, encargada de velar por la aplicación correcta de los procedimientos de evaluación del desempeño de los empleados de carrera.
Compromisos Comportamentales Son los acuerdos establecidos entre el evaluador y el evaluado, relacionados con las conductas o comportamientos caracterizados por los conocimientos, destrezas, habilidades, valores, actitudes y aptitudes que debe poseer y demostrar el Servidor Público en ejercicio de su labor. Se fundamentan en las competencias laborales (comunes a los servidores públicos y específicas de cada nivel jerárquico), definidas en el Decreto 1083 de 2015. Estos compromisos, se evalúan con fines ligados a planes de mejoramiento, no se califican.
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Compromisos Laborales. Son los acuerdos que, a partir de los planes institucionales, operativos o de gestión de la dependencia o área de trabajo, las funciones asignadas y los programas o proyectos de la entidad, deben ser establecidos entre evaluador y evaluado. Los acuerdos establecidos, deben ajustarse a las capacidades, conocimientos, habilidades y destrezas del evaluado, es decir, deben ser coherentes con la competencia de cada empleado y ser representativos de su aporte al cumplimiento de las metas del área; por tanto, deben ser realizables, medibles, cuantificables y verificables.
Evaluación del Desempeño Laboral. Herramienta de gestión que, con base en juicios objetivos sobre la conducta en el desempeño de sus respectivos cargos, busca valorar el mérito como principio sobre el cual se fundamenten su permanencia y desarrollo en el servicio.
Evaluaciones Parciales Eventuales. Son las que se realizar en cualquiera de las siguientes circunstancias: Por cambio de evaluador. Por cambio definitivo de empleo del evaluado. Por separación temporal del ejercicio de las funciones del empleo por más de treinta (30)
días calendario. Por interrupción del período de prueba por un término igual o superior a veinte días
calendario. Por el lapso de tiempo comprendido entre la última evaluación, si la hubiere y el final de la
evaluación parcial semestral correspondiente.
Estas evaluaciones, dentro de la evaluación parcial semestral, tendrán un valor ponderado en proporción a los días laborados y, deben ser realizadas dentro de los diez (10) días siguientes a la fecha en que se produzca la situación que la origine, con excepción de las ocasionadas por cambio de jefe o cambio definitivo de empleo del evaluado la cual deberá realizarse al retiro de éstos.
Evaluaciones Parciales Semestrales. Son las dos (2) evaluaciones que conforman la evaluación anual u ordinaria:
Evaluado: Funcionarios de carrera administrativa de los niveles Asesor, Profesional, Técnico
y Asistencial; funcionarios de libre nombramiento y remoción de los niveles Profesional,
Técnico y Asistencia y funcionarios en período de prueba.
Evaluador: Director, Subdirector o Jefe de Oficina. Si el evaluador es de carrera administrativa o de provisionalidad, debe conformar la Comisión Evaluadora con un funcionario de libre nombramiento y remoción, y los dos actuaran como un solo evaluador.
Evidencias. Son los soportes aportados por el evaluado, el evaluador y/o terceros, que permiten verificar el avance o cumplimiento de los resultados frente a cada uno de los
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compromisos fijados en la fase inicial del proceso de evaluación. Pueden referirse al producto (resultados concretos, calidad y oportunidad), desempeño (Cómo lo hace y cómo participa en la ejecución del compromiso) y conocimientos (qué sabe y cómo lo pone en práctica). Las evidencias pueden provenir de fuentes como: documentos elaborados, mesas de trabajo, informes, observación directa del desempeño del evaluado, actas; y deben ser veraces, suficientes, actualizadas y pertinentes.
Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales. Instrumento de la Administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal y los requisitos exigidos para el desempeño de éstos.
Plan de Acción. Plan que priorización las iniciativas más importantes para cumplir e incluye actividades, objetivos, metas, estrategias a seguir, acciones inmediatas que se pueden llevar a cabo, recursos necesarios para cometer las mismas, fecha de inicio y finalización de la actividades responsable, entre otros aspectos.
Portafolio de Evidencias. Herramienta que permite acopiar los diferentes soportes que permiten identificar lo efectuado laboral y comportamental mente por el evaluado en cumplimiento de los compromisos establecidos. Dichos soportes podrán ser acopiados por el evaluador, el evaluado o por terceros.
RESPONSABILIDAD: La Dirección Administrativa y Contable es la responsable de liderar el
proceso de Evaluación del Desempeño Laboral anual, de acuerdo con la normatividad vigente y lineamientos establecidos por la Comisión Nacional del Servicio Civil, como entidad rectora en el tema de Evaluación del Desempeño Laboral.
POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE CUALIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO:
La cualificación del talento humano de los empleados de la empresa tiene como sentido el fortalecimiento y transformación de la buena praxis y saberes de los diferentes actores que tienen responsabilidad en la atención integral de la ES.P L Unión S.A, Fundamentando la cualificación no sólo en el saber (conocimientos) sino también en el ser (actitud humanizada) y el saber hacer (Procedimiento limpios: “cero efectos adversos”).
SABER: Conocimientos:
Cada empleado deberá realizar mínimo una actualización anual del área disciplinar y hacer llegar al Talento humano copia del certificado obtenido para adjuntar a la hoja de vida (Responsabilidad de cada empleado).
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Los empleados deberán participar en las actividades formativas programadas por la empresa, de lo contrario deberá allegar justificación y certificado del curso (asumiendo los costos a que haya lugar) en un término de tiempo no mayor a cuatro meses.
Las capacitaciones programadas y/o asignadas por la empresa de modalidad presencial o Virtual; la institución proporcionará las herramientas y los medios, además de brindar a los empleados mínimo dos horas semanales para el desarrollo de las actividades de los diferentes cursos a los cuales el personal esté inscrito.
En caso de que las capacitaciones sean dictadas por personal interno de la empresa deberá solicitar memorias y realizar la evaluación de la temática brindada.
En caso de que el costo de las capacitaciones sea asumido por la empresa, el empleado beneficiario deberá replicar los conocimientos adquiridos al personal pertinente.
La no realización de la capacitación asignada por la empresa al funcionario en la que se haya invertido dinero y/o tiempo; este deberá realizar la devolución del dinero y/o el tiempo a la institución; el no cumplimiento se tiene como una falta disciplinaria.
Los listados de asistencia a las diferentes capacitaciones deberán reposar en la oficina de talento humano.
Para la Institución reconocer los viáticos y gastos de viaje de la capacitación el funcionario
deberá soportar con la cuenta de viáticos el certificado y/o constancia de asistencia a dicha capacitación, de lo contrario no tendrá derecho a dichos viáticos ni gastos de viaje.
Las capacitaciones que se asignen a los funcionarios y que sean de interés común para el desarrollo de la institución, deberán ser socializadas al personal pertinente en un periodo de tiempo no superior a treinta días y hacer llegar a Talento Humano las respectivas listas de asistencias a dicha socialización
HACER: Destrezas y habilidades. Todos los empleados deberán brindar una atención al usuario con calidad Los empleados públicos deberán demostrar habilidades ofimáticas requeridas por su
desempeño y de redes de comunicación.
SER: Actitudes comportamentales.
Los empleados deberán practicar la ética profesional. Los empleados deberán practicar la comunicación asertiva. Los empleados deberán demostrar empoderamiento por la empresa.
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Los empleados deberán demostrar proactividad para el apoyo de la mejora continua de los procesos de la empresa.
Las quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones se constituyen como evidencia para la calificación del desempeño laboral.
El cumplimiento a estas políticas: será tenido en cuenta en las respectivas evaluaciones de desempeño a que haya lugar.
CONTENIDO: A continuación, se describen las actividades o tareas incluidas en la
implementación del proceso de evaluación, así como los diferentes actores que intervienen en el.
No. Tarea Responsable
1 2
Solicitar a los evaluadores de personal, efectuar entre el 1° y el 15 de febrero, la fase de “Fijación de los Compromisos Laborales y Comportamentales”, para el período anual de evaluación que inicia el 1° de febrero de cada año, con los funcionarios objeto de evaluación de la dependencia bajo su responsabilidad. Programar en el primer trimestre del año o cuando la situación lo requiera, capacitación en el tema de evaluación del desempeño laboral, con el objeto de reforzar y/o actualizar a evaluadores y evaluados sobre el tema.
Dirección Administrativo y Contable. Evaluadores Evaluados
Verificar con evaluadores evaluados, el cumplimiento de la fase de fijación de los compromisos laborales y competencias comportamentales. Brindar a evaluadores y a evaluados asesoría en cada uno de los eventos o situaciones presentadas durante el proceso de evaluación como: evaluaciones parciales semestrales, evaluaciones parciales eventuales, inconformidad del evaluado frente a los compromisos fijados, omisión del evaluador en la concertación de los compromisos dentro de los términos establecido, renuencia del evaluado en la
Dirección Administrativo y Contable Evaluados Superior Jerárquico del evaluador
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3
concertación de compromisos dentro de los términos establecidos, ajuste de compromisos, tramite de recursos contra la evaluación definitiva expresa o presunta, tramite de impedimentos para evaluadores, tramite de recusación del evaluado.
4
Solicitar a los evaluadores, que finalizado el período anual de evaluación entre los siguientes 15 días hábiles se efectúe la fase correspondiente a la Segunda Evaluación Parcial Semestral y el consolidado de la calificación anual definitiva a partir de la sumatoria de las evaluaciones efectuadas durante el primero y el segundo semestre. Elaborar en Excel, el informe de calificación anual definitiva, con sus respectivos filtros (nombre del evaluado, dependencia, nivel jerárquico, ubicación de la calificación de acuerdo a la escala de evaluación, acceso al nivel sobresaliente, y los demás que sean necesarios).
Dirección Administrativo y Contable Evaluadores Evaluados Profesional responsable del proceso.
5
Enviar para archivar en la Historias Laborales, las calificaciones definitivas de cada uno de los evaluados.
Dirección Administrativo y Contable. Funcionario (a) responsable del archivo de Historias Laborales.
7.3.1.4. PROCEDIMIENTO: SELECCIÓN DE TALENTO HUMANO.
OBJETIVO: Determinar de manera precisa los pasos a seguir para la selección de personal de la
empresa con el fin de garantizar la escogencia de personal idóneo y competente.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todos los procesos de selección de personal que se
lleven a cabo en la empresa.
RESPONSABLE: El Gerente, además son los responsables del seguimiento y evaluación y de
hacer cumplir y mantener actualizado este procedimiento.
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Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.
Perfil de Cargo y/o Manual de Funciones y Competencias: Condiciones específicas que
debe cumplir una persona para ocupar un cargo, en cuanto a educación, formación,
experiencia y habilidades.
Pruebas psicotécnicas: Cuestionarios diseñados para reflejar el nivel de las aptitudes
específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su personalidad,
intereses, o valores personales, de una manera objetiva.
Encargo: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado, de la empresa, las
funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que desempeña; por un lapso de
tiempo determinado, sin desprenderse de las funciones de su propio cargo.
Traslado de Personal: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado las
funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que ocupa, de manera permanente.
POLITICAS:
Previo proceso de selección, el Gerente tendrá la potestad de autorizar la contratación y/o
vinculación del personal.
El Gerente tendrá la potestad para realizar encargos a empleados internos, sin desprenderse
de las funciones de su propio cargo, para desempeñar las funciones de un cargo vacante, que
por su naturaleza no pueda quedar acéfalo, mientras se realiza el proceso de selección.
Cuando se pueda proveer un cargo con un empleado ya vinculado, después del respectivo
análisis de cumplimiento de los requisitos para ocupar el cargo, se procederá a realizar el
Traslado de personal, previa autorización del Gerente.
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
Identificación de necesidades de provisión de cargos: Una vez identificada la Planta de
personal, el Gerente y/o jefes de áreas, identifica las necesidades de provisión de cargos y
establece la prioridad de contratación, de acuerdo a la naturaleza del cargo y la necesidad del
servicio.
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El jefe de área que identifique la necesidad deberá pasar a la dirección administrativa y
contable el formato de requisición de personal debidamente diligenciado.
Solicitud de inicio de procesos de selección: Una vez identificadas y definidas las
necesidades de provisión de cargos el Gerente a verifica en su banco de hojas de vida.
Nota1: Cuando se trata de cargos nuevos para la planta de cargos, el Gerente presentará
estudio técnico sustentando los cargos ante la junta directiva para su aprobación;
seguidamente el Gerente podrá iniciar el proceso de selección y vinculación del personal.
Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El gerente realiza seguimiento y evaluación,
analiza las hojas de vida que recibe para verificar el cumplimiento del perfil del cargo en
cuanto a educación, experiencia y formación. Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de una
(1) a tres (3) candidatos para que participen en el proceso.
Entrevista (Formato de Entrevista): El Gerente realiza una entrevista técnica en la que
indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para desempeñar el
cargo.
Análisis de Resultados y decisión: Con la información obtenida en el proceso, para los
candidatos preseleccionados el Gerente evalúa cuál de los perfiles se ajuste más a las
necesidades del cargo vacante y le informa a cada uno de los participantes en el proceso que
ya finalizó el proceso y si fue o no elegido para la ocupación del cargo.
Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el gerente
envía la información al responsable de las afiliaciones para que proceda con las mismas y con
los demás trámites administrativos requeridos; deberá adjuntar el formato de novedades de
personal.
CONTENIDO:
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
1 Identificación de necesidades Gerente/ Jefes de áreas
2 Verificación de perfiles en el banco de hojas de
vida de la empresa Jefes de áreas
3 Programación y realización de entrevistas Gerente/ Jefes de áreas
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REGISTROS
F-GAC-01 Informe de Selección.
F-GAC-02 Requisitos para el Ingreso del Personal.
F-GAC-03 Solicitud de Examen de Ingreso y/o periódico.
F-GAC-04 Manual de Funciones y Competencias.
F-GAC-05 Reporte de Novedades de Ingreso y retiro.
F-GAC-06 Programa de Inducción.
F-GAC-07 Evaluación de desempeño.
7.3.1.5. PROCEDIMIENTO: CAPACITACIONES.
Objetivo General: Capacitar al personal de la empresa en lo referente a la legislación que regula la actividad económica y todos aquellos temas que permitan mejorar la eficiencia y eficacia de sus trabajadores.
Objetivos específicos.
Capacitar al personal en todo lo relacionado con el SGC
Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el GIR
Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el SG-SST
Capacitar al personal sobre la normativa y políticas institucionales que rige el comité de convivencia laboral.
Capacitar al personal sobre los procesos y procedimientos propios de la actividad económica de la empresa
Afianzar los conocimientos específicos de las diferentes profesiones que se desempeñen dentro de la empresa
Alcance: Este procedimiento inicia con la identificación de las necesidades de capacitación del personal asistencial y administrativo y termina con la evaluación a las capacitaciones.
4 Valoración de las entrevistas Gerente/ Jefes de áreas
5 Selección de las 3 hojas de vida de mayor
puntaje Gerente/ Jefes de áreas
6 Selección de aspirante al cargo Gerente/ Jefes de áreas
7 Notificación de resultados Gerente/ Jefes de áreas
8 Inducción Gerente/ Jefes de áreas
9 Fin del proceso Dirección Administrativo y
Contable/ Jefes de áreas
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Plan de acción para el desarrollo del programa de capacitaciones.
Fase Inicial.
Definición del diagnóstico de necesidades de formación y entrenamiento técnico por parte de la Gerencia, para mejorar el desempeño en el puesto de trabajo y capacitar a los empleados en todo lo concerniente a requisitos a normativa legal vigente.
La alta gerencia definirá el o los empleados que representarán a la empresa en los diferentes eventos de capacitaciones.
Diseñar eventos de formación y entrenamiento que permitan vincular en cada funcionario la labor diaria con la misión de la empresa; es decir sensibilizarlos que su trabajo es el que hace posible la realización de la estrategia.
Desarrollo de un programa de acompañamiento que permita a cada miembro del equipo ver sus avances en la asimilación e incorporación de técnicas y conceptos referidos al dominio de su quehacer diario en su puesto de trabajo.
Elaboración de un cronograma de eventos de capacitación y entrenamiento que permitan actualizar los conocimientos referidos al éxito en el puesto de trabajo, siendo ellos de carácter formativo o bien de actualización.
El cronograma podrá presentar modificaciones de ser necesario, de acuerdo a la normatividad legal vigente o a los requerimientos del entorno o la empresa, siempre y cuando se requiera trabajar sobre algún tema específico, que no esté contemplado en el cronograma inicial.
El plan de capacitación o entrenamiento debe considerar también las nuevas tecnologías que se implementan en la compañía y de esta manera integrarlos a un modelo de productividad que sea acorde con las necesidades de la empresa.
Es fundamental contar con la colaboración, participación y compromiso de los jefes para la definición de los cursos y talleres que se realizarán con cada equipo.
Definir mecanismos que permitan evaluar los resultados obtenidos en su trabajo como aporte al cumplimiento de la estrategia.
Fase de Desarrollo.
El plan de capacitaciones debe contemplar un cronograma de cumplimiento a lapso de tiempo de un año, el cual está sujeto a cambios en orden de prioridad y según necesidad de la empresa.
Periodicidad de la cursos y talleres de formación: Se define de acuerdo a la temática a tratar o las líneas de capacitación; Ver plan de capacitaciones
Todos los empleados deberán realizar como mínimo una capacitación anual de su área disciplinar.
Adicional mente La empresa definirá capacitaciones de obligatorio cumplimiento según el cargo y pertinencia y les dará a conocer las necesidades del servicio por medio de un comunicado escrito
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Todos los empleados y practicantes tendrán la responsabilidad de realizar jornadas de capacitación previo otorgamiento de la responsabilidad y tema adjudicado por parte del jefe inmediato.
Una vez que las directivas de la empresa han definido y establecido su plan de capacitación, es preciso que se involucre a todo el personal, por tanto, se debe dar a conocer el plan de capacitación de la empresa a todo el personal, a través de informativo y/o cartelera institucional.
Las capacitaciones otorgadas por diferentes entidades a las cuales se enviará un representante de la empresa, deberán ser socializados (obligatoria mente) con el personal que por efectos logísticos no les fue posible asistir en un periodo de tiempo no mayor a un mes.
Fase final.
Con el propósito el determinar el grado en que los participantes han logrado los objetivos de
aprendizaje establecidos para la acción de capacitación, se realizara evaluación en cada capacitación desarrollada, mediante un cuestionario relacionado con el tema tratado, el cual deberán responder los asistentes a la capacitación.
Deberá reposar en los archivos de la empresa copia del instrumento utilizado para la capacitación y de los cuestionarios solucionados por los asistentes
Es responsabilidad de cada empleado hacer llegar al área de talento humano las certificaciones de los diferentes cursos y/o capacitaciones
La cualificación del personal y el cumplimiento al plan de capacitaciones por empleado será tenida en cuenta en la evaluación de desempeño de los mismos
POLÍTICAS INSTITUCIONALES DE CUALIFICACIÓN Y CALIFICACIÓN DEL TALENTO
HUMANO: La cualificación del talento humano de los empleados del área de la salud tiene como sentido el fortalecimiento y transformación de la buena praxis y saberes de los diferentes actores que tienen responsabilidad en la atención integral de la ES.P L Unión S.A, Fundamentando la cualificación no sólo en el saber (conocimientos) sino también en el ser (actitud humanizada) y el saber hacer (Procedimiento limpios: “cero efectos adversos”).
SABER: Conocimientos:
Cada empleado deberá realizar mínimo una actualización anual del área disciplinar y hacer llegar al Talento humano copia del certificado obtenido para adjuntar a la hoja de vida (Responsabilidad de cada empleado).
Los empleados deberán participar en las actividades formativas programadas por la empresa, de lo contrario deberá allegar justificación y certificado del curso (asumiendo los costos a que haya lugar) en un término de tiempo no mayor a cuatro meses
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Las capacitaciones programadas y/o asignadas por la empresa de modalidad presencial o Virtual; la institución proporcionará las herramientas y los medios, además de brindar a los empleados mínimo dos horas semanales para el desarrollo de las actividades de los diferentes cursos a los cuales el personal esté inscrito
En caso de que las capacitaciones sean dictadas por personal interno de la empresa deberá solicitar memorias y realizar la evaluación de la temática brindada
En caso de que el costo de las capacitaciones sea asumido por la empresa, el empleado beneficiario deberá replicar los conocimientos adquiridos al personal pertinente
La no realización de la capacitación asignada por la empresa al funcionario en la que se haya invertido dinero y/o tiempo; este deberá realizar la devolución del dinero y/o el tiempo a la institución; el no cumplimiento se tiene como una falta disciplinaria.
Los listados de asistencia a las diferentes capacitaciones deberán reposar en la oficina de talento humano.
Para la Institución reconocer los viáticos y gastos de viaje de la capacitación el funcionario deberá soportar con la cuenta de viáticos el certificado y/o constancia de asistencia a dicha capacitación, de lo contrario no tendrá derecho a dichos viáticos ni gastos de viaje.
Las capacitaciones que se asignen a los funcionarios y que sean de interés común para el desarrollo de la institución, deberán ser socializadas al personal pertinente en un periodo de tiempo no superior a treinta días y hacer llegar a Talento Humano las respectivas listas de asistencias a dicha socialización.
HACER: Destrezas y habilidades.
Todos los empleados deberán brindar una atención al usuario con calidad Los empleados públicos deberán demostrar habilidades ofimáticas requeridas por su
desempeño y de redes de comunicación.
SER: Actitudes comportamentales. Los empleados deberán practicar la ética profesional Los empleados deberán practicar la comunicación asertiva Los empleados deberán demostrar empoderamiento por la empresa Los empleados deberán demostrar proactividad para el apoyo de la mejora continua de
los procesos de la empresa.
CONTENIDO.
PROCESO PROGRAMA DE CAPACITACIONES
PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE
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7.3.1.6. PROCEDIMIENTO: PAGO DE NÓMINA.
PROPÓSITO: Reconocer la obligación de pagar la contraprestación del servicio prestado, con fundamento en novedades o situaciones administrativas de las personas vinculadas a la planta de personal de la E.S.P.
ALCANCE: Inicia en el momento en que se origina una novedad de ingreso o vinculación a un empleo, durante las distintas verificaciones en los períodos de pago, hasta la autorización de la nómina.
RESPONSABLES: Dirección Administrativa y Contable, Asistente administrativo.
DEFINICIONES
Nómina: Es la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados, incluyendo los salarios, primas, bonificaciones y las deducciones durante un cierto período de tiempo.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1 Identificación de necesidades: todos los diciembres
Director Administrativo y Contable
2 Elaboración del plan de capacitaciones : priorización de necesidades según ( Oferta/demanda Vs Costos)
Director Administrativo y Contable
3 Aprobación del Plan de Capacitaciones
Director Administrativo y Contable
4 Ejecutar el plan de capacitaciones Director Administrativo y Contable. Equipo de asesores Personal Interno Personal Externo: en caso que se requiera un talento humano no disponible en la empresa
5 Seguimiento al Plan de Capacitaciones (asistencia del personal) (semestralmente)
Director Administrativo y Contable Control interno Asesores del SG-SST
6 Seguimiento al Plan de Capacitaciones: Anualmente
Director Administrativo y Contable Control interno
7 Fin del procesos
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Para la liquidación quincenal de la nómina es fundamental que se alleguen a la persona encargada de la elaboración de la nómina, todas las novedades y situaciones administrativas que deben ser tenidas en cuenta.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Se ingresa al módulo de nómina en el software Saimyr los días 15 y 30 de cada mes y se le da insertar nueva nómina.
Dirección Administrativa y Contable -
Asistente administrativo
02 Se digita el periodo de nómina y fechas y se le da generar. Asistente administrativo
03 Se ingresan las novedades generales (Horas extras, recargos, incapacidades)
Asistente administrativo
04 Se ingresan novedades predefinidas (Préstamos) y se genera nuevamente la nómina.
Asistente administrativo
05 Se verifican los datos generados y se autoriza. Dirección Administrativa y
Contable Asistente administrativo
06 Se imprime la nómina generada y se remite a ser firmada por el Asistente administrativo, la Dirección Administrativa y Contable y Gerencia.
Dirección Administrativa y Contable
Asistente administrativo
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
F-GAD-15 Reporte de HE, festivos, dominicales y RN.
REGISTROS.
Consolidado de nómina.
7.3.2. CARACTERIZACIÓN PROCESO: GESTIÓN FINANCIERA.
Proceso: Gestión Financiera
Objetivo: Determinar la planificación económica y financiera de la Empresa de Servicios Públicos
La Unión S.A. E.S.P., para la toma de decisiones de operación, inversión o financiación a
corto, mediano y largo plazo en pro de su desarrollo sustentable, sostenible y
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competitivo.
Alcance: Desde la elaboración del presupuesto hasta su ejecución y elaboración de informes
presupuestales y financieros.
Líder del
proceso: Dirección Financiera y Comercial, y Dirección Administrativa y Contable
PARTES
INTERESAD
AS
PROVEEDO
RAS DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO
SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
Todos los
procesos,
proveedores,
entes de
control y
partes
interesadas
* Solicitud y plan
de compras
* Solicitud de
certificado de
disponibilidad
presupuestal-
CDP y certificado
de registro
presupuestal-
CRP.
* Proyección
presupuestal del
proceso (ingresos
y egresos) *
Facturas y
cuentas de cobro
de proveedores.
* Estatutos de la
empresa
P
* Presupuesto de
Ingresos y Gastos.
* Cumplimiento de
normatividad.
* Políticas contables.
* Estados
Financieros y
sus notas.
*
Presupuesto
de Ingresos y
Gastos.
* Ejecución
Presupuestal
* Informes.
* Egresos
*Ordenes de
pago
*Informe de
cierre de
tesorería
*Certificado
de
Disponibilida
d
Presupuestal
- CDP y
Registro
Presupuestal
– CRP
Todos los procesos,
Proveedores, Entes
de control H
* Estados Financieros.
* Conciliaciones
Bancarias.
* Disponibilidades
presupuestales.
* Registros
presupuestales.
*Elaborar órdenes de
pago.
*Efectuar los pagos que
correspondan.
*Realizar comprobantes
de egreso.
* Informes a entes de
control.
* Ejecuciones
presupuestales.
V
* Soportes de la
información contable.
* Disponibilidad de
presupuesto.
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* Cumplimiento de
normatividad.
A
* Análisis de estados
financieros.
* Análisis de
presupuesto de
Ingresos y Gastos.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
Equipos, Humanos, Financieros
Procedimiento
presupuesto y tesorería.
Procedimiento
sostenibilidad contable
Ver matriz de
riesgos de la
entidad
Eficiencia en la
ejecución
presupuestal de
ingresos
Eficiencia en la
ejecución
presupuestal de
egresos
Eficiencia en la
ejecución de
inversiones
Razón Corriente
Índice de
Endeudamiento
Margen de utilidad
neta
Coeficiente de
operación
Capital de trabajo
Prueba acida
(liquidez inmediata)
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz legal de la entidad Ver matriz de riesgos de la entidad
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7.3.2.1. PROCEDIMIENTO: GESTIÓN DE LA CONTABILIDAD.
PROPÓSITO: Describir las actividades a desarrollar para la realización del proceso Contable
en la entidad, acorde a los lineamientos generales para la elaboración y presentación de
informes y reportes a los organismos de vigilancia y control, en relación con el cumplimiento
de la normatividad contable vigente.
ALCANCE: Comprende desde la contabilización de cuentas hasta la presentación de
Informes Contables.
RESPONSABLES: Dirección Administrativo y Contable, Dirección Financiera y Comercial
(Cuando aplique).
DEFINICIONES
Principios y prácticas contables: Conjunto ordenado de fases que se concretan en la
identificación, clasificación, registro, revelación y análisis de las transacciones, los hechos
y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, que afectan la posición
financiera, el desempeño y la capacidad para prestar servicios o generar flujos de recursos
de La Unión S.A. E.S.P.
El balance general: Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación
financiera, económica y social de la Empresa, expresada en unidades monetarias, a una
fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos, obligaciones y la situación
del patrimonio.
Estado de resultados: El estado de resultados revela el flujo de recursos percibidos y
consumidos en cumplimiento de su función administrativa u objeto social, expresado en
términos monetarios, durante un período determinado.
Estado de cambios en el patrimonio: Presenta en forma detallada y clasificada las
variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del patrimonio,
como las ocurridas por aumentos de capital, distribución de utilidades o excedentes y
movimientos de reservas o fondos patrimoniales.
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Estado de flujos de efectivo: Revela los fondos provistos y utilizados por la Empresa en
desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación.
Estado de fuentes y uso de fondos: Denominado también estado de cambios en la
situación financiera o estado de origen y aplicación de fondos, éste estado proporciona
información referente a las actividades de financiación e inversión de la empresa durante
un periodo contable.
Notas a los estados financieros: Corresponden a las explicaciones que complementan
los estados financieros y forman parte integral de los mismos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En el procedimiento de la gestión de la contabilidad, se obtiene información financiera y
económica de la entidad a partir del plan de sostenibilidad contable, donde todos los procesos
de la entidad asumen el compromiso de suministrar la información contable que se requiera,
en el tiempo oportuno y con las características necesarias, de tal modo que estos insumos
sean canalizados y procesados adecuadamente.
Los funcionarios que generan hechos, transacciones y operaciones susceptibles de reconocer
contablemente, son responsables de la operatividad eficiente del proceso contable en cuanto
a la información que generan y su oportunidad de entrega.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Se determina la ocurrencia de hechos o transacciones que afectan la
estructura financiera o económica, y por lo tanto debe ser objeto de
contabilización.
Dirección
Administrativa y
Contable
02
Se analizan los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis
desde la óptica del origen y la aplicación de recursos y el proceso de
su incorporación inicial a la estructura sistemática de clasificación
cronológica y conceptual de la contabilidad. (Esta identificación se
realiza desde los diferentes módulos que maneja la E.S.P. en Saimyr,
Presupuesto, tesorería, Servicios públicos, Activos fijos, Nómina)
Dirección
Administrativa y
Contable
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
03
Se realiza la identificación de los hechos económicos y financieros en
la E.S.P. La Unión la cual es realizada a través de los diferentes
subsistemas de información: Presupuesto, Tesorería, Facturación,
Bienes, Nómina, Ingresos.
Dirección
Administrativa y
Contable,
Dirección Financiera y
comercial
04
Recibir la solicitud que puede ser para registrar hecho económico o
para solicitar la creación, modificación, inactivación, activación o
parametrización de las cuentas en el sistema de información
financiera, de acuerdo a la necesidad planteada.
Dirección
Administrativa y
Contable
05
Analizar e identificar el hecho económico para determinar su
tratamiento, dinámica contable y ubicación en el plan de cuentas,
apoyado en las políticas contables y la estructura contable. El análisis
del hecho económico debe tener en cuenta el concepto, validar que la
información recibida sea clara y este completa
Dirección
Administrativa y
Contable
06
Verificar que el evento identificado cumpla con los requisitos en cada
caso. (Requisitos para factura, excepto nómina: Que la factura sí
corresponda a la Entidad, Que cumpla con los requisitos exigidos por
el art. 617 del Estatuto Tributario, Que la fecha sea del mismo período
al de la causación. Que tenga las firmas autorizadas de las personas
que solicitaron el proceso.)
Dirección
Administrativa y
Contable
07
Si la cuenta no existe, debe crearse una en el sistema en el módulo
contabilidad. Se crea con todos sus atributos como nombre, nivel de
detalle, verificación contable y códigos de categoría de la cuenta.
Dirección
Administrativa y
Contable
Clasificación
08 Los registros económicos se estructuran y clasifican desde el
documento fuente.
Dirección
Administrativa y
Contable
09
De acuerdo con las características de la operación, se determina la
ubicación en el Catálogo General de Cuentas ingresando al módulo
contabilidad, según su naturaleza.
Dirección
Administrativa y
Contable
Registro
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
10 Se elaboran los comprobantes de contabilidad y se efectúan los
registros en los libros respectivos.
Dirección
Administrativa y
Contable
11
Verificar su consistencia y confiabilidad, previo a la revelación en los
estados contables, para determinar así las cifras sujetas a ajustes y/o
reclasificaciones.
Dirección
Administrativa y
Contable
12
Cada uno de los respectivos comprobantes es generado
automáticamente a través del software SAIMYR en el módulo de
contabilidad, se selecciona el comprobante y se generan los
movimientos.
Dirección
Administrativa y
Contable
Elaboración y presentación de los estados contables y demás informes
13
Generar los estados financieros e información financiera
complementaria como informes y reportes contables, para generar el
informe de análisis financiero mensual y anual codificado de acuerdo
con el PUC.
Dirección
Administrativa y
Contable
14
Verificar el registro de los comprobantes, permitiendo detectar
comprobantes descuadrados, sin encabezamiento, en error y
registros en cuentas inactivas.
Dirección
Administrativa y
Contable
15 Validar la información ingresada y que está generando inconsistencia
para corregirla.
Dirección
Administrativa y
Contable
16
Cerrar el sistema para que no se ingresen nuevos registros,
garantizando que la información sea confiable al momento de generar
la información financiera.
Dirección
Administrativa y
Contable
17
Monitorear el comportamiento de las cuentas contables para efectos
de análisis financiero o para determinar el estado de su saldo (debe
ser regular) y el cumplimiento de las identidades contables.
Dirección
Administrativa y
Contable
18
Conciliar y Reportar el informe de las operaciones recíprocas con
terceros privados y con entidades oficiales (CHIP - Contaduría
General de la Nación).
Dirección
Administrativa y
Contable
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19
Hacer el reporte de ingresos requeridos para la aplicación de
impuestos como la liquidación, elaboración y presentación del
impuesto de industria y comercio y también la liquidación de
autorretencion.
Dirección
Administrativa y
Contable
20
Generar los 5 estados financieros básicos. La importancia de este
hecho es para efectos de realizar análisis financiero y medir el
impacto del resultado del ejercicio del período y la situación
financiera.
Dirección
Administrativa y
Contable
21
En el sistema de información se registra el valor de impuesto de renta
asignado, es necesario también plasmar las actividades de fin de año
y las notas que se le hacen a los estados financieros.
Dirección
Administrativa y
Contable
22
Generar los estados financieros (con provisión de renta), los cuales
se constituyen en la información oficial de la Empresa de Servicios
Públicos en materia contable.
Dirección
Administrativa y
Contable
23 Preparar los anexos y soportes requeridos por la revisoría fiscal y los
entes de control, en cumplimiento de la normatividad vigente.
Dirección
Administrativa y
Contable
24 Se identifica y clasifica la información con relación a los datos del
período actual.
Dirección
Administrativa y
Contable
25
Verificar que la información reportada coincida con la información
general publicada en los Estados financieros, garantizando que esta
información sea coherente, que la explicación sea clara y completa
Dirección
Administrativa y
Contable
26
Elaborar un informe anual donde se justifica los hechos más
relevantes que permitan interpretar los estados financieros y sus
principales variaciones. En el último balance del año, adicional al
análisis se realizan las notas a los estados financieros para cumplir
requerimiento legal.
Dirección
Administrativa y
Contable
27
Se presenta la información financiera a la junta para que conozcan el
estado actual de la Empresa de Servicios Públicos y tomen
decisiones. La junta directiva o el jefe inmediato aprueba la
Dirección
Administrativa y
Contable
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información financiera.
28
A más tardar el primero de abril se debe reportar el balance general,
estado de resultados, flujo de efectivo, cambios en la posición
financiera, cambios en el patrimonio, notas a los estados financieros,
deben estar certificados por el Representante legal, contador y
dictaminados por el revisor fiscal.
Dirección
Administrativa y
Contable
29
Por medio de la plataforma CHIP se diligencian los formatos de
Ejecución de Egresos, Ejecución de Ingresos, Programación de
Ingresos, Programación de Gastos, de manera trimestral en la página
www.chip.gov.co
Dirección
Administrativa y
Contable
30 Cuando el sistema genere la validación correcta de la información se
generan e imprimen los informes para su firma y posterior archivo.
Dirección
Administrativa y
Contable
31
Imprimir mensualmente el Libro Diario, ingresando al sistema
SAIMYR, módulo de Contabilidad, menú Consultas y Reportes,
opción Libro de Diario, para lo cual se deberá tener en cuenta el
número consecutivo de las hojas impresas en el mes anterior.
Dirección
Administrativa y
Contable
32
Imprimir mensualmente el Libro Mayor, ingresando al sistema
SAIMYR, módulo de Contabilidad, menú Consultas y Reportes,
opción Mayor y Balance, para lo cual se deberá tener en cuenta el
número consecutivo de las hojas impresas en el mes anterior.
Dirección
Administrativa y
Contable
33
Imprimir mensualmente el Libro Auxiliar, ingresando al sistema
SAIMYR, módulo de Contabilidad, menú Consultas y Reportes,
opción Auxiliar General, para lo cual se deberá tener en cuenta el
número consecutivo de las hojas impresas en el mes anterior.
Dirección
Administrativa y
Contable
34 Los estados financieros básicos deben ser firmados por el Gerente
General (Representante Legal) y Contador Público.
Dirección
Administrativa y
Contable
35 La Gerencia General en coordinación con la Dirección Administrativa
y Contable preparará y certificará las notas a los estados financieros.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
36
Semestralmente se deberá enviar la información requerida por la
Superintendencia de Servicios Públicos, en los plazos y fechas
establecidas previamente por ésta entidad.
Dirección
Administrativa y
Contable
37
Anualmente se deberá enviar la información requerida por la
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en los plazos y fechas
establecidas previamente por ésta entidad en www.dian.gov.co,
haciendo uso de la firma digital, respaldada con certificado digital
emitido por la DIAN.
Dirección
Administrativa y
Contable
38
Anualmente se deberá presentar la declaración de renta y
complementarios a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
en los plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad y el
Gobierno Nacional.
Dirección
Administrativa y
Contable
39
Mensualmente se deberá presentar la declaración de retenciones en
la fuente a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, en los
plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad y el
Gobierno Nacional.
Dirección
Administrativa y
Contable
40
Anualmente se deberá presentar la declaración de industria y
comercio al Municipio de La Unión, en los plazos y fechas
establecidas previamente por el Municipio.
Dirección
Administrativa y
Contable
41
Mensualmente se deberá presentar la declaración de retenciones en
la fuente de industria y comercio y estampillas al Municipio de La
Unión, en los plazos y fechas establecidas previamente por el
Municipio
Dirección
Administrativa y
Contable
42
Anualmente se deberá presentar la liquidación de la contribución
especial a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en
los plazos y fechas establecidas previamente por ésta entidad.
Dirección
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Contable
43
Anualmente se deberá presentar la liquidación de la contribución
especial a la Comisión de Regulación de Agua Potable y
Saneamiento Básico, en los plazos y fechas establecidas previamente
por ésta entidad.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Políticas contables
Notas a los estados financieros
Normas Internacionales de Información Financiera-NIIF
PUC
REGISTROS
Estados financieros y sus notas.
Informes elaborados y presentados.
7.3.2.2. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES.
PROPÓSITO: Garantizar que los movimientos presupuestales y económicos estén en
concordancia con la realidad económica.
ALCANCE: Inicia con el registro de movimientos presupuestales y finaliza con la impresión de la
ejecución presupuestal.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial.
DEFINICIONES:
Ejecuciones presupuestales: Este informe compara los gastos y costos ejecutados con los
presupuestados, indicando su porcentaje de ejecución y su variación.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar que los recursos registrados cumplan con los
parámetros presupuestales.
Cumplir con lo presupuestado inicialmente.
CONTENIDO.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Registro de ingresos y egresos diariamente según los hechos
económicos en el módulo de presupuesto y tesorería en Saimyr.
Dirección Financiera y
Comercial - Dirección
Administrativa y Contable
02 Verifica e ingresa la información en el software Saimyr en los
módulos de presupuesto y tesorería.
Dirección Financiera y
Comercial
03 Revisa digitación y codifica el documento para causación. Dirección Financiera y
Comercial
04 Imprime las ejecuciones presupuestales cada mes desde el
módulo de presupuesto en Saimyr.
Dirección Financiera y
Comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Ejecuciones presupuestales
Ingresos
Egresos
REGISTROS.
Ejecuciones presupuestales.
7.3.2.3. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL.
PROPÓSITO: Garantizar la disponibilidad de recursos presupuestalmente para la financiación
de proyectos que permita la prestación de los servicios.
ALCANCE: Desde la solicitud del Certificado de Disponibilidad presupuestal hasta su
elaboración y entrega.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y comercial - Todas las dependencias.
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DEFINICIONES
Certificado de Disponibilidad Presupuestal: Es el documento expedido por la Dirección
Financiera y Comercial, mediante el cual se garantiza la existencia de apropiación
presupuestal disponible, libre de afectación y suficiente para respaldar los actos
administrativos con los cuales se ejecuta el presupuesto o se hace uso de la apropiación
presupuestal.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar la disponibilidad de recursos para garantizar
la prestación del servicio de manera oportuna y suficiente.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Diligenciar el formato de Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
y hacerlo firmar de la Gerencia.
Dependencia
interesada
02 Recibe solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal con
los documentos.
Dirección Financiera y
Comercial
03
Elabora CDP en el software en el módulo presupuesto la cual
debe contener: Nombre del programa, articulo, valor a congelar y
fecha de expedición.
Dirección Financiera y
Comercial
04 Registra en Saimyr-módulo presupuesto, imprime, firma y
entrega a la dependencia interesada.
Dirección Financiera y
Comercial
05
Archiva el CDP en el contrato que corresponde o egreso según
sea concierna, en caso de no utilizar el total de la reserva, se
cancela el remanente y reintegra al presupuesto.
Dirección Financiera y
Comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Certificados de Disponibilidad presupuestal.
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REGISTROS
Certificados de Disponibilidad presupuestal
7.3.2.4. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL CERTIFICADO DEL REGISTRO PRESUPUESTAL.
PROPÓSITO. Garantizar la normal ejecución del presupuesto y el cumplimiento de las
obligaciones adquiridas por la Empresa.
ALCANCE. Solicitud del Certificado de Registro presupuestal hasta su elaboración.
RESPONSABLES. Dirección Financiera y Comercial.
DEFINICIONES.
Certificado de Registro Presupuestal: Es la operación mediante la cual se perfecciona el
compromiso y se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta no será
desviada a ningún otro fin. En esta operación se debe indicar claramente el valor y el plazo de
las prestaciones a que haya
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar la disponibilidad de recursos para garantizar
la prestación del servicio de manera oportuna y suficiente.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Recibe solicitud y verifica saldo para atender el compromiso. Dirección Financiera y
Comercial
02
Asigna rubro presupuestal y consulta que la apropiación
presupuestal sea suficiente en el módulo de presupuesto del
software Saimyr.
Dirección Financiera y
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
03 Realiza el certificado de registro presupuestal en presupuesto del
software, lo imprime y firma para su autenticidad.
Dirección Financiera y
comercial
04 Envía certificado a la dependencia interesada. Dirección Financiera y
comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Contratos correspondientes.
Certificado de Registro Presupuestal.
7.3.2.5. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE ORDEN DE PAGO.
PROPÓSITO: Garantizar los soportes y reconocimiento de las obligaciones adquiridas en la
empresa.
ALCANCE: Inicia desde la recepción de la factura con sus respectivos anexos hasta la
realización de la orden de pago y envío a Dirección Financiera y Comercial.
RESPONSABLES: Dirección Administrativa y Contable, Gerencia general.
DEFINICIONES.
Orden de pago: Orden que se da por escrito para que el tesorero pague cierta cantidad de
dinero a alguien.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Garantizar el soporte de todas las obligaciones adquiridas por la empresa.
Certificar que las deducciones y retenciones aplicadas sean las correspondientes a cada
obligación reconocida.
CONTENIDO.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Se recibe la Factura o cuenta de cobro con sus anexos en la Dirección Administrativa y Contable.
Dirección Administrativa y Contable
02
Se verifica que la factura cuente con los requisitos mínimos legales, presente los demás documentos necesarios (Seguridad social cuando, informe de interventoría, informe de actividades y evidencias, orden de pedido y entrada al almacén) cuando apliquen cada uno de ellos para reconocer el pago
Dirección Administrativa y Contable
03 Se ingresa al software Saimyr en el módulo de tesorería, para registrar la orden de pago según el cliente.
Dirección Administrativa y Contable
04 Se registran las deducciones y cuentas contables correspondientes en el módulo de tesorería.
Dirección Administrativa y Contable
05 Se imprime la orden de pago y es verificada y firmada por la Dirección Administrativa y contable y la Gerencia General.
Dirección Administrativa y Contable Gerencia General
06 Se remite la orden de pago con todos sus documentos anexos a la Dirección Financiera y Comercial para el pago.
Dirección Administrativa y Contable
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Facturas o cuentas de cobro.
Informes de interventoría.
REGISTROS
Orden de pago
7.3.2.6. PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PAGO Y COMPROBANTE DE EGRESO.
PROPÓSITO. Garantizar los soportes y pago de obligaciones adquiridas en la empresa.
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ALCANCE: Inicia desde la recepción de la orden de pago hasta el pago efectivo de la
obligación.
RESPONSABLES: Directora Financiera y Comercial, Gerente General.
DEFINICIONES
Comprobante de egreso: Es el documento encargado de mantener el registro de todos los
gastos que se realizan en la empresa.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Cumplir las obligaciones financieras adquiridas por la empresa de manera oportuna evitando
sanciones e intereses por mora.
Hacer uso adecuado de los recursos financieros de la empresa actuando de manera íntegra
en las plataformas virtuales de las entidades financieras.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Se recibe la orden de pago en la Dirección Financiera y comercial. Dirección Financiera y
Comercial
02
Se realiza el pago de la obligación. (Según corresponda el pago, si es
virtual: Se ingresa a la plataforma virtual de la entidad financiera que
corresponda con usuario y contraseña, se monta el pago y se
procede a informar en la Gerencia para su confirmación en la
plataforma virtual. Si es en efectivo o cheque: Se diligencia la tarjeta
de ahorros en confiar para retirar con las firmas de la Dirección y
Gerencia y se entrega al beneficiario o se realiza la consignación
según sea el caso).
Dirección Financiera y
Comercial -
Gerencia general
03
Con el comprobante de pago, se procede a realizar el comprobante
de egreso en el módulo de tesorería en el software de Saimyr
completando todos los datos, se imprime y se firma por la Dirección
Financiera y Comercial y la Gerencia general.
Dirección Financiera y
Comercial
Gerencia general
04 Se procede a archivar el comprobante de egreso junto con sus Dirección Financiera y
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
comprobantes y se guarda escaneado. Comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Comprobantes de egreso.
REGISTROS.
Comprobantes de egreso.
Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.
7.3.2.7. PROCEDIMIENTO: ELABORACION DE BOLETÍN DE TESORERIA.
PROPÓSITO: Garantizar que los movimientos presupuestales y económicos estén en
concordancia con la realidad económica.
ALCANCE: Inicia con el registro de movimientos presupuestales y finaliza con la impresión
del boletín de tesorería.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial.
DEFINICIONES
Boletín de tesorería: Boletín de tesorería: Planilla que resume los ingresos, egresos y notas
de Contabilidad de un periodo reflejado diariamente y basado en comprobantes de egresos,
ingresos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Velar por la estabilidad presupuestal y garantizar que los recursos registrados cumplan con los
parámetros presupuestales.
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CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Elaborar informe de ingresos y egresos diariamente según los hechos
económicos en el módulo de tesorería en Saimyr.
Dirección Financiera
y Comercial
02 Verifica e ingresa la información en el Saimyr. Dirección Financiera
y Comercial
03 Revisa digitación y codificación de las cuentas para causación. Dirección Financiera
y Comercial
04 Imprime el boletín desde el módulo de tesorería en Saimyr y lo
custodia para la rendición de cuentas.
Dirección Financiera
y Comercial
05 Se remite el boletín de tesorería a la Gerencia para toma de
decisiones, cada que este lo requiera
Dirección Financiera
y Comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Boletín de tesorería
Ejecuciones presupuestales
REGISTROS.
Boletín de tesorería.
Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.
7.3.2.8. PROCEDIMIENTO: ADICIONES, REDUCCIONES, MODIFICACIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES.
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PROPÓSITO: Garantizar la financiación necesaria para la prestación de los servicios ofrecidos por la ESP de manera oportuna y suficiente.
ALCANCE: Cubre los rubros contenidos en el presupuesto de ingresos y gastos de cada vigencia fiscal.
RESPONSABLES: Dirección Financiera y Comercial, Gerencia.
DEFINICIONES.
Traslado presupuestal: Es la modificación que disminuye el monto de apropiación en un rubro para aumentar la apropiación de otro rubro del presupuesto.
Adición presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se incorporan nuevos recursos en el presupuesto de la entidad, provenientes de mayores recaudos de sus ingresos corrientes, recursos de capital o de transferencias.
Reducción presupuestal: Es la operación presupuestal mediante la cual se reducen recursos en el presupuesto de la entidad, causados por menores recaudos de sus ingresos corrientes, recursos de capital o transferencias.
Modificación presupuestal: Es la operación que disminuye o aumenta el monto de apropiación en un rubro del presupuesto.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Velar porque se cuente con la financiación necesaria para la prestación de los servicios ofrecidos por la ESP de manera oportuna y suficiente.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Se identifican los rubros que se encuentran desfinanciados o que se deben adicionar o reducir. Se anexa los documentos cuando sea necesario.
Dirección Financiera y Comercial
02 Se solicita el número de resolución de traslado, adición o reducción, según sea el caso. La gerencia aprueba mediante resolución el acto modificatorio.
Gerencia general.
03 Selecciona la opción ingresos o egresos en el módulo de tesorería según sea el caso
Dirección Financiera y Comercial
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
03 Edita el artículo presupuestal afectado e ingresa el valor correspondiente al rubro.
Dirección Financiera y Comercial
04 Verifica el cuadre de la partida y graba en el software Saimyr Dirección Financiera y Comercial
05 Se procede a archivar la resolución con el soporte impreso del software.
Dirección Financiera y Comercial
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Resolución que aprueba la modificación de presupuesto.
Traslados, adiciones, reducciones y/o modificaciones presupuestales.
REGISTROS.
Documentos de modificación en el presupuesto. Nota: Todos los Registros de este procedimiento serán generados por el sistema Saymir.
7.3.3. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Proceso: Gestión de La Información
Objetivo: Administrar la información a través de las herramientas documentales y/o tecnológicas que permitan su organización, control, estandarización y conservación para la mejora en la prestación del servicio.
Alcance: Este proceso comprende desde la recepción y producción de la información hasta su disposición final.
Líder del proceso:
Secretaria General
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL PROCESO
Entes de Legislación regulación y control.
Normatividad. Necesidades en Materia de Gestión
P
1. Identificar los requisitos legales y reglamentarios aplicables. 2. Asegurar
Matriz Legal. Acto Administrativo de Creación. Plan de Acción y/o Plan
Todos los Procesos. Direccionamiento estratégico.
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Partes Interesadas Administración Financiera y Comercial. Todos los procesos, comunidad y demás partes interesadas. Gestión de la información
Documental. Herramienta de Evaluación (autodiagnóstico Gestión Documental). Diagnóstico integral de Archivo. Presupuesto. Plan Institucional de Archivos. Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETIC). Políticas de Gestión de la información. Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETIC). Políticas de Gestión de la información. Plan de Gobierno Digital. Plan de Acción. Actos administrativos de conformación de comités. Plan de Mantenimiento Preventivo
la conformación de los Comités reglamentarios. 3. Identificar las necesidades para la gestión de la información. 4. Planear las actividades para la gestión de la información. 5. Asegurar la disponibilidad de recursos
Mejora. Plan Institucional de Archivos (PINAR). Inventario natural de Archivo. Plan de Acción. Políticas de Conservación y Seguridad de la Información. Plan de Mantenimiento Preventivo y conservación de la información. Disponibilidad Presupuestal. Cuadro de Clasificación Documental. · Entes de regulación y control · Direccionamiento organizacional · Procesos del SGI · Tablas de Retención y Valoración Documental. · Archivos identificados y organizados. · Programa de Gestión Documental (PGD) · Registros de Inventario Documental. · Actas archivos a eliminar. · Listados maestros de documentos y de
Todos los Procesos Entes de regulación y control.
H
Ejecutar Plan Institucional de Archivos (PINAR). Ejecutar el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones (PETI). Ejecutar el Plan de Gobierno Digital. Ejecutar el Plan de Acción. Dirigir, coordinar y asegurar la efectividad de los diferentes Comités. Gestionar Informes. Ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo. Ejecutar el Plan de Mantenimiento Preventivo
V
Informes de auditorías internas y externas. Informe de verificación al seguimiento al Plan de Mejoramiento. Informe de verificación al seguimiento Mapa de Riesgos del Proceso. Peticiones, quejas,
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sugerencias y reclamos. Información documentada, conservada y controlada
registros Registros de Ejecución de Políticas uso Racional del Papel. Ejecución (Aplicación) de Políticas de Conservación y Seguridad de la Información. Registros de Ejecución Plan Estratégico de las tecnologías de la Información y la Telecomunicaciones (PETI) Registros de Administración de los sistemas de información, bases de datos y la red. Registro de la ejecución del Plan Gobierno en Línea. Informes de seguimiento a la ejecución del plan de acción. Actas de comités. Registros de los mantenimientos
A
Planes de Mejoramiento. Mapa de Riesgos. Oportunidades de Mejora
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
RIESGOS ASOCIADOS
INDICADORES ASOCIADOS
Recursos Financieros. Recursos Tecnológicos. Recursos Humanos
Radicados, correos certificados, planillas de seguimientos y archivo,
Ver Matriz de Riesgos
Comités conformados /
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Carpetas de archivo. Manuales de gestión documental, normogramas, planillas de inventario. Copias de seguridad, plan de contingencia. Planillas de validación, claves de acceso protegidas, cuadro de responsabilidades. Normograma, planillas de evaluación. Notificaciones realizadas, ley de transparencia
Comités reglamentarios.
Porcentaje de ejecución del plan de acción.
REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)
CONTROLES DEL PROCESO
Matriz Legal de La Entidad. Ver matriz de Riesgos.
7.3.3.1. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN, RADICACIÓN, DIGITALIZACIÓN Y TRAMITE DE CORRESPONDENCIA INTERNA Y EXTERNA
PROPÓSITO: Proporcionar los lineamientos para recepcionar, radicar, digitalizar, direccionar y dar respuesta a las comunicaciones internas y externas recibidas a través de los canales dispuestos por la Empresa.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las comunicaciones recibidas, enviadas e internas inicia con la recepción del documento, luego se radica y se le da ingreso al sistema, luego se direcciona al área asignada para su respectivo trámite.
RESPONSABLES: Secretaria.
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DEFINICIONES.
Correspondencia de Entrada: Es toda la comunicación escrita dirigida a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.
Correspondencia de Salida: Es toda comunicación escrita de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P. dirigida a las entidades, empresas y usuarios.
Correspondencia Interna: Es la comunicación escrita o memorando que surge del trámite entre las dependencias de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.
Documento electrónico de archivo: Es el registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital.
Anexos: Se entiende como anexo todo documento o soporte adjunto posterior a la firma de la comunicación.
Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: es aquel documento creado, producido y/o tramitado por un funcionario público en ejercicio de las funciones de su cargo o con su intervención.
Radicación: es el procedimiento por medio el cual La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P. asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha de recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la Ley.
Trámite Especial: Derechos de petición, Acciones de tutela, notificaciones, recursos, invitaciones y documentos de los Entes de Control y Corporaciones públicas que son de entrega inmediata.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Todas las comunicaciones recibidas, enviadas e internas deben quedar radicadas en el sistema de Gestión Documental de La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P.
Ninguna comunicación se tramitara sin la firma del remitente, dirección y teléfono del mismo.
Las comunicaciones oficiales externas serán recepcionadas en el área de correspondencia y en el horario establecido.
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CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Se inicia con la recepción de los documentos que ingresan a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P por los siguientes medios:
Entrega personalizada: Constancia de recibido.
Correo Electrónico: Recepción centralizada, para la recepción se imprime.
Sitio Web: Enlace de PQRS. Las comunicaciones se radican mediante la asignación de un numero consecutivo único, la fecha de recibido o envió, y se registran en la respectiva planilla manual, consignando el nombre del remitente o destinatario, radicación y anexos. Estas también son escaneadas y recepcionadas en el equipo de cómputo de la secretaria de La Empresa.
Secretaria.
02
Se hace la revisión de los documentos que ingresan a La Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., para verificar la competencia, los anexos, los destinos, los datos de origen del usuario o entidad que las remite, dirección donde se debe dar respuesta y asunto correspondiente.
Secretaria.
03
Distribuir correspondencia: 1. Organizar la documentación por Dependencias. 2. Entregar a los funcionarios delegados o dependencias y hacer firmar planilla de entrega. 3. Archivar planillas de entrega para el respectivo control.
Secretaria.
04
Seguimiento: Hacer seguimiento a las respuestas por parte de los funcionarios o dependencias responsables según delegación del Gerente: Revisar planillas de entrega de correspondencia o documentos. Hacer seguimiento, llamadas y recordar compromisos.
Secretaria.
05 Las planillas de comunicaciones oficiales, se organizan y conservan en la oficina de correspondencia.
Secretaria.
06 Archivar todos los documentos generados de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Gestión Documental.
Todas las Áreas
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Caracterización del Proceso de Gestión de La Información.
Acuerdo 060 de 2001.
REGISTROS
F-GI-01 Registro de asistencia
F-GI-02 Plantilla de Carta u Oficio
F-GI-03 Plantilla de Memorandos Internos
F-GI-04 Plantilla de Certificado
F-GI-05 Plantilla de Circular
F-GI-06 Plantilla de Constancia
F-GI-09 de Control de Comunicaciones recibidas, enviadas, internas y circulares.
7.3.4. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN DE LOS RECURSOS FÍSICOS.
Proceso: Gestión de los recursos Físicos
Objetivo: Administrar los bienes y servicios que demande la entidad, en total acatamiento
de la normatividad legal, y bajo parámetros de eficiencia, calidad, transparencia y
oportunidad, contribuyendo al cumplimiento de las metas, los objetivos
institucionales y la satisfacción del usuario
Alcance: Inicia con la recepción de los bienes y/o la información de los bienes adquiridos y
termina con la administración de los bienes, la aplicación de acciones de
mantenimiento a los mismos y mejoramiento del proceso.
Líder del
proceso:
Asistente Financiero
PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORAS
DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO
SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
*Entes de control
*Todos los
Necesidad
de compra P
Necesidad de
compra o * Compras de
productos y Todos los procesos.
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procesos de
productos o
servicios.
Necesidad
de
mantenimie
nto de los
equipos e
instalacione
s físicas.
Necesidad
de nuevos
proveedore
s.
Plan de
acción
contratación.
Solicitar
cotización
Identificar
necesidades de
adquirir
insumos de
oficina.
servicios.
* Proveedores
seleccionados y
evaluados.
*Pólizas
actualizadas
*Mantenimiento
realizado
(supervisión del
contrato)
*Análisis de la
gestión del
proceso
*Indicadores
analizados
*Riesgos
controlados
*Hallazgos de
Auditoria
analizados.
H
* Listado
proveedores.
* Entrega de
información.
* Solicitud y
autorización de
compra.
* Elaboración
orden de compra si
se requiere.
* Evaluación y
selección de
proveedores.
*Recibir, verificar e
ingresar los
insumos de oficina.
*Identificarlos
(sticker) e
Inventariar los
bienes muebles.
*Entregar a los
responsables
Registrar
novedades de
inventarios.
*Ejecutar el
mantenimiento
correctivo o
preventivo.
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V
*Cantidad, calidad
y especificaciones.
* Precios.
* Análisis y
resultados.
*Atender las
peticiones, quejas,
reclamos y
sugerencias
PQRS.
*Determinar,
recopilar y analizar
los datos (Servicio
no conforme,
satisfacción del
cliente, análisis de
PQRS, entre
otros).
A
* Retroalimentación
al proveedor.
* Seguimiento.
*Aplicar acciones
de mejora
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
Recurso Humano
Recurso Tecnológico.
Recursos físicos
*conciliaciones
bancarias *
ordenes de pedido
* entradas almacén
* salidas de
almacén* crédito
empleados
*préstamo y
entrega de bienes *
Ver matriz de
riesgos
Inventarios
realizados /
Inventarios
requeridos.
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
ver matriz legal Ver matriz de riesgos
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7.3.4.1. PROCEDIMIENTO: SALIDA DE BIENES.
PROPÓSITO: Controlar la salida de los bienes que están a cargo del almacén general, y
realizar las actividades necesarias para su traslado al destino especificado, con el fin de garantizar la entrega efectiva de los mismos.
ALCANCE: Este procedimiento aplica para la salida de todo tipo de bienes del almacén
general la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., específicamente bienes entregados a las dependencias y/o funcionarios(a) de la entidad, bienes trasladados a otras sedes del instituto, bienes trasladados a otras entidades (a través de un contrato de comodato o préstamo de uso o a través de convenios interadministrativos), bienes que son retirados del inventario de la entidad (dados de baja), por encontrarse inservibles, obsoletos, desmantelados, o que fueron hurtados, o cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido. El Procedimiento inicia en la solicitud del bien y termina en el archivo de documentos de salida del mismo.
RESPONSABLES
ASISTENTE FINANCIERO: Coordinar, administrar y efectuar seguimiento a las actividades relacionadas con el manejo de los bienes, y garantizar los recursos necesarios para lograr el adecuado control de los mismos. Y verificar el cumplimiento de la decisión tomada en el comité de inventarios con relación a la baja de bienes. Subdirector(a) Jurídico(a) y de Contratación: Elaborar y revisa el acto administrativo de baja de bienes. Almacenista General: Coordinar y verificar el procedimiento de salida de bienes y reportar al comité de inventarios los bienes y/o elementos a dar de baja en la entidad. Elaborar mensualmente con el área de contabilidad de la entidad, la conciliación mensual entre el Almacén General vs Contabilidad, aprobarlas y firmarlas.
DEFINICIONES.
Accesorios: elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.
Alta de almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información
SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.
Bienes: Un bien se define como aquel artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, materiales, artículos, elementos en custodia, bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la entidad.
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Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno.
Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.
Salida de Bienes del Almacén: El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Hacer salidas a los bienes obsoletos
Hacer salida a los bienes para el normal funcionamiento de los procesos de la entidad.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Recibir la solicitud del bien, en formato soporte de la salida del bien, y verificar que esté completamente diligenciado y que esté aprobado. Asignar un número consecutivo, para controlar el orden de llegada de las solicitudes El formato soporte de la salida varía según el caso, es decir, según el destino del bien que va salir del almacén, como puede ser visto a continuación: SALIDA DE ACTIVOS NUEVOS O USADOS ASIGNADOS A SERVIDORES(AS): Para hacer entrega de bienes asignados a servidores, se debe recibir diligenciado el formato: Asignación SALIDA DE PAPAELERIA, UTILES DE ESCRITORIO Y OFICINA: Para hacer entrega de elementos de papelería, útiles de escritorio y oficina, se debe recibir diligenciado y aprobado el formato Pedido de papelería, útiles de escritorio y oficina. SALIDA DE TONERES, A DEPENDENCIAS: Para la entrega de tóneres, se debe recibir diligenciado y aprobado el formato Solicitud de Tóneres. SALIDA DE BIENES HACIA OTRAS DEPENDENCIAS Y/O SEDES DE LA ENTIDAD: Para la salida de otro tipo de bienes, que van hacia otras
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dependencias y/o sedes de la entidad, se debe diligenciar el formato Traslado de elementos en Original y tres copias.
02 Revisar la solicitud, verificar la existencia de los bienes y revisar las cantidades solicitadas, y aprobar la salida de los bienes, firmando el formato soporte de la salida del bien.
Asistente Financiero
03 Realizar un alistamiento que comprende: conteo, determinación de las cantidades solicitadas, descripción, y especificaciones de lo solicitado, y el retiro físico del almacén del (los) bien(es) a entregar.
Asistente Financiero
04 Registrar en el aplicativo SAIMYRI, la salida de los bienes, e imprimir el documento soporte de registro de la salida del bien.
Asistente Financiero
05 Entregar el bien, según las características y cantidades contra lo contemplado en el documento soporte de la Salida,
Asistente Financiero
06 Suspender proceso de salida del bien, y registrar en el documento soporte de la salida el motivo del rechazo del bien. Proceder a alistar otros bienes disponibles.
Asistente Financiero
07
Hacer firmar el documento de soporte de salida del bien (nombre, firma y número de cédula), por parte de la persona que recibe los bienes. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma y cédula en el documento soporte de salida será la del Representante Legal o de la persona que éste autorice por escrito. Adjuntar al documento soporte de salida generado en el SAIMYR, copia del documento soporte de la salida.
Asistente Financiero
08
Archivar los documentos soporte de la salida del bien, en las carpetas correspondientes. Y entregar copia del documento soporte de Salida al destinatario de los bienes. En el caso en que sea necesario, debe entregarse una copia al vigilante.
Asistente Financiero
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Contrato o factura de bien adquirido.
Comprobantes de entradas al almacén REGISTROS
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F-GR-06 Formato salidas del almacén.
F-GR-07 Formato entrega EPP.
7.3.4.4. PROCEDIMIENTO: INVENTARIO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES.
PROPÓSITO: Adelantar la identificación, verificación, clasificación, valoración, registro y
análisis de los bienes de consumo, muebles e inmuebles de propiedad o administrados por la entidad.
ALCANCE. Este procedimiento aplica para la realización de la toma física de inventarios de todos los bienes a cargo la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A. E.S.P., los cuales se encuentran ubicados en las dependencias, almacenes, y espacios de las diferentes alternativas de propiedad o administradas por la entidad. El procedimiento inicia en la elaboración el programa anual de Inventarios y termina en la elaboración del Informe Final de la toma física de inventario.
RESPONSABLE: Asistente Financiero.
DEFINICIONES.
Accesorios: elementos que dependen de lo principal, que son útiles casi en la medida en que exista la máquina. Actualmente un accesorio para un equipo de computación, es el filtro o protector de pantalla, los forros guarda polvo, las herramientas, etc. Es decir, es un elemento auxiliar que no afecta el buen funcionamiento de la máquina.
Alta de almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información
SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.
Bienes: Un bien se define como aquel artículo inventariable o activo de cualquier clase, activos fijos, materiales, artículos, elementos en custodia, bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la entidad.
Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
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Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno.
Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.
Salida de Bienes del Almacén: El comprobante de traslado de Almacén o Bodega con destino a las dependencias, funcionarios o a terceros, es un documento legal probatorio en donde se identifica clara y detalladamente la salida física y real del bien del Almacén, cesando de esta manera la responsabilidad fiscal y legal por la custodia y conservación por parte del responsable del Almacén y Bodega, transfiriéndola al funcionario o dependencia destinataria.
POLITICAS DE OPERACION.
Realizar inventario mínimo una vez al año.
Utilizar siempre los formatos de préstamo.
CONTENIDO.
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Elaborar en el formato Bitácora el programa anual de Inventarios y remitirlo al (la) Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) para su aprobación.
Asistente Financiero
02 Revisar y aprobar el programa anual de Inventarios. Asistente Financiero
03
Enviar a la Dirección General, a las Subdirecciones, a la Oficinas Asesora de comunicaciones y a la asesoría de control interno mediante Memorando, el programa anual de inventarios, la metodología que se va a utilizar. y las instrucciones generales y específicas para la realización del inventario o toma física.
Asistente Financiero
04
Definir los recursos humanos, económicos, tecnológicos, y logísticos, que sean necesarios para la realización del inventario., Designar a los funcionarios del almacén que realizarán la toma física de inventarios. Generar en SAIMYR, e imprimir reportes de inventarios: por cuentadante, por área y por tipo de bien, para realizar la verificación durante la toma del inventario.
Asistente Financiero
05 Ordenar físicamente los bienes, alistar, verificar, limpiar, despejar los Asistente
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
pasillos y determinar el estado de los bienes a su cargo, y prepararse para la realización del inventario buscando que dicho ordenamiento contribuya y facilite el conteo físico.
Financiero
06
Efectuar el conteo, registrando la información en la planilla diseñada para tal fin y marcando con distintivos los bienes o áreas inventariadas. Verificar que los bienes evidenciados físicamente correspondan a la información registrada en los Reportes de inventarios, detallando aspectos como: número de placa, serie, marca, modelo, descripción de características técnicas, y estado del bien. Igualmente, adherir las placas a los bienes que no las tengan.
Asistente Financiero
07
Cotejar la información recogida en el proceso de toma física, con la registrada en los reportes SAIMYR de inventario, de acuerdo con la dependencia, funcionario, contratista o tercero y contra lo registrado en contabilidad, estableciendo las cantidades y montos de las diferencias que pueden resultar en sobrantes y faltantes. A los elementos en los cuales se encuentren diferencias se les efectuará un conteo de verificación, con el fin de determinar en forma definitiva, los faltantes y sobrantes reales. Se marcará con otro distintivo las áreas o bienes verificados. Así como actualizar la información de los cuentadantes en el sistema de información SAIMYR.
Asistente Financiero
08
El comité de inventarios realiza la evaluación de los ajustes y compensaciones acorde al inventario realizado y determinar las actividades a realizar en el inventario general de la entidad, autorizando al almacenista general a realizarlos.
Asistente Financiero
09
Realizar los traslados, compensaciones y ajustes pertinentes relacionados con los sobrantes o faltantes autorizados, utilizando el formato Traslado de Inventarios. Así como actualizar la información de los cuentadantes en el sistema de información SAIMYR. Realizar el informe de ajustes de inventarios.
Asistente Financiero
10 El almacén, con base en la lista de bienes sobrantes, procederá a registrar en el SAIMYR el ingreso del bien sobrante, siguiendo el procedimiento e instructivo de bajas respectivo.
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DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Plan anual de adquisiciones.
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Colombia compra eficiente.
REGISTROS
F-GR-12 Plan de Compras
7.3.4.2. PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN DE LOS BIENES ADQUIRIDOS.
PROPÓSITO Recibir los bienes adquiridos por la entidad, legalizar el ingreso y realizar las actividades necesarias para ubicarlos en el Almacén, con el fin de garantizar la administración adecuada de los mismos.
ALCANCE Este procedimiento aplica para el ingreso de bienes adquiridos por la Empresa de Servicios Públicos La Unión S.A E.S.P., El procedimiento inicia con la recepción de documentos soporte y termina con el archivo de documentos de ingreso.
RESPONSABLES: Asistente Financiero
DEFINICIONES
Alta de Almacén: Es el procedimiento mediante el cual, un bien que no se encuentra registrado en los inventarios de la Entidad, se registra en el Sistema de información SAIMYR, con el fin de ejercer el control de los mismos.
Asignación de Activo: es el documento en el que se registra el responsable del bien al cual el almacén general asigna el bien.
Bienes: Son todos los bienes en depósito y los bienes muebles de propiedad o recibidos para el uso de la Institución, excluyendo el dinero, títulos valores y similares.
Bienes de consumo: Son aquellos bienes que se extinguen con el uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos, o aplicarlos a otros desaparecen como unidad independiente o como materia autónoma, y entran a constituir o integrar otros bienes.
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Bienes Inmuebles: Son aquellos que son considerados bienes raíces, los cuales se encuentran íntimamente ligados al suelo, unidos de modo inseparable, física o jurídicamente, al terreno.
Bienes muebles: Son aquellos que pueden trasladarse fácilmente de un lugar a otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallaren depositados.
Conciliación entre Almacén General vs Contabilidad: Documento elaborado entre los profesionales de las áreas de Contabilidad y Almacén General de forma mensual. Con el fin de comparar los movimientos de Almacén, saldos en existencias de elementos de consumo y devolutivos contra los reportes de contabilidad y ajustar las diferencias encontradas.
SAIMYR: Es el aplicativo informático en donde se registran todas las operaciones de la Institución.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
Verificar siempre que lo entregado coincida con lo facturado y a su vez con lo contratado.
Verificar siempre que los productos que van a ingresar almacén estén en buen estado.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Recibir los documentos soporte del ingreso del bien por parte del contratista, acorde a lo establecido en las condiciones generales dependiendo de la forma de adquisición del bien.
Supervisor del contrato
02 Posterior a haber recibido por memorando interno la documentación por parte del supervisor del contrato, preparar y programar la logística y los recursos necesarios para el día de la recepción de los bienes.
Asistente Financiero
03
Verificar que el bien cumpla con las condiciones establecidas en el contrato, o factura. Lo anterior implica verificar el estado físico del bien, las especificaciones técnicas, cantidades, marcas, modelos, plazos y condiciones de entrega, de los bienes recibidos. Diligenciar un Acta de Reunión en donde se relacionen los resultados de la verificación.
Supervisor del contrato/asistente financiero
04 Suspender proceso de recepción de bienes, Y registrar la novedad encontrada y la razón de la devolución, en el formato Acta de Reunión, la cual debe ser firmada por todos los presentes.
Supervisor del contrato/asistente financiero
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05
Hacer efectiva la recepción del bien registrando en el Acta de Reunión la firma de todos los presentes. Adicionalmente, el(la) Supervisor(a) del Contrato debe firmar la copia del documento soporte del ingreso, como constancia de recepción de los bienes. Finalmente, el Original de la Factura traída por el proveedor, debe ser entregada al(la) Supervisor(a) del Contrato.
Supervisor del contrato/asistente financiero
06
Recibir memorando del(la) supervisor(a) del contrato, donde solicita la generación del Alta de Almacén correspondiente, y verificar que se anexen los siguientes documentos: Copias de contrato, acta de inicio (primera vez) la Factura, Autorización de Pago elaborada en SAIMYR con el IVA discriminado y firmada por el supervisor del contrato por el(la) supervisor(a) del contrato. En caso de adquisiciones por caja menor, se recibe el memorando de la persona encargada de realizar dicha compra, adjuntando copias de factura, formato Solicitud de Caja Menor, con visto bueno que certifique la legalización del gasto en Caja Menor, documento SAIMYR con el IVA discriminado y firmada por el supervisor del contrato, caja menor legalización u orden.
Asistente Financiero
07
Generar en el aplicativo SAIMYR, el documento Alta de Almacén, revisando el contrato y confirmando la siguiente información: valor, No. Contrato, No. Factura con el IVA discriminado, e identificando elemento, serie, marca, modelo, información técnica o característica del bien, valor del mismo, y en observaciones colocar toda aquella característica que no se encuentre descrita anteriormente. Imprimir el documento Alta de Almacén. El almacén realiza la asignación del activo por medio del formato establecido para tal fin.
Asistente Financiero
08 Firmar el Alta de Almacén generada en SAIMYR. Y entregar al(la) Supervisor(a) del Contrato, con Memorando o en físico, la copia del Alta de Almacén, y los documentos correspondientes.
Asistente Financiero
09
Una vez registrada la información en el aplicativo de la entidad, verificar en el sistema la validación de esa información, para que el sistema asigne los números de placa de identificación de inventario a los bienes ingresados. Generar la impresión de la placa, y colocar a los bienes recibidos, la placa de identificación de inventario emitida por el sistema y la placa de identificación con código de barras, que es ingresado en el sistema.
Asistente Financiero
10 Ubicar los bienes recibidos en el lugar asignado dentro del almacén. Asistente Financiero
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11
Solicitar mediante Memorando o correo electrónico al profesional de Servicios Generales que informe al corredor de seguros el ingreso del bien, con el fin de que sea incluido por la compañía aseguradora en las pólizas de seguros constituidas para salvaguarda de bienes de la entidad.
Asistente Financiero
12 Archivar los documentos soporte del ingreso del bien, en las carpetas correspondientes.
Asistente Financiero
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Procedimiento de Evaluación, Selección y Reevaluación de Proveedores
Procedimiento para la Administración de Activos Fijos
REGISTROS.
F-GR-08 VERIFICACION DEL PRODUCTO.
7.3.5. CARACTERIZACION PROCESO: GESTIÓN JURÍDICA Y CONTRATACIÓN.
Proceso: Gestión Jurídica y Contratación
Objetivo: Garantizar el cumplimiento de la normatividad, brindando oportuna asesoría en
conceptos jurídicos y administrativos y contratar la adquisición de bienes, servicios
o la ejecución de obras, con base en el estatuto de contratación de la entidad y
demás normas vigentes que le sean aplicables, para así garantizar el
funcionamiento y lograr los fines misionales de la institución.
Alcance: Inicia desde la manifestación de la necesidad, situación o problema hasta la
decisión jurídica y liquidación del contrato y/convenio.
Líder del
proceso:
Asesor(a) Jurídico(a)
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PARTES
INTERESADAS
PROVEEDORA
S DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES CLAVES
DEL PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESA
DAS
QUE SON
CLIENTES
DEL
PROCESO
● Todas los
procesos.
● Comité de
contratación.
● Comunidad.
● Proponentes.
● Supervisores
● Análisis del
entorno
de la entidad.
● Planes de
Acción e
Indicativo
●
Direccionamiento
Estratégico.
● Leyes, Decretos,
Resoluciones,
Circulares y
Sentencias
vigente aplicable a
la entidad.
P
● Identificar necesidades
del proceso.
● Precisar la normatividad
legal, jurídica y contractual
que rige para la
organización.
● Planificar la contratación
(Etapa precontractual).
● Elaborar y/ o actualizar
procesos, procedimientos,
manuales y demás
documentos que requiera
el proceso.
● Plan anual de
contratación
● Procesos,
procedimientos
,
manuales y
demás
documentos
que requiera el
proceso
elaborados y/ o
actualizados.
● Entidades
Públicas que
regulan las
Empresas
de Servicios
Públicos
Domiciliarios
.
● Todos los
procesos.
●
Comunidad
y demás
partes
interesadas.
● Estudios de
conveniencia y
oportunidad.
● Propuestas.
● CDP.
● CRP.
● Polizas.
● Notificación
demanda o
solicitud
presentación de
demanda por la
Gerencia. ●
Solicitudes de
concepto y/u otro
tipo de derecho de
H
● Publicación Invitación a
participantes.
● Recepción de
cotizaciones, apertura de
sobres.
● Seleccionar contratistas
para adquisición de bienes
y servicios o la ejecución
de obras (Etapa
contractual).
● Elaborar el contrato de
acuerdo con la modalidad
de contratación.
● Revisión y aprobación de
Garantías
● Elaboración y
● Acta de
comité de
contratación.
● Minuta del
contrato y acta
de inicio
elaboradas.
● Resolución
aprobación de
pólizas.
● Notificación
al interesado
del concepto o
asesoría
jurídica.
● Actuaciones
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petición. suscripción del Acta de
Inicio
● Realizar la asesoría y la
representación
jurídica de la entidad
procesales.
● Actas de
comité de
conciliación.
● Expediente
contractual.
V
● Seguimiento al estado
de los procesos y a la
implementación de planes
de mejoramiento.
● Revisar certificación de
cumplimiento expedida por
el supervisor del contrato,
informe de actividades y/o
factura o
cuenta de cobro, liquidar
contratos (Etapa post
contractual)
● Acciones
correctivas
● Formato Plan de
mejoramiento y
seguimiento. A
● Elaborar e implementar
acciones correctivas y de
mejora.
● Actualizar políticas,
objetivos, riesgos y
procedimientos
● Plan de
mejoramiento
RECURSOS
ASOCIADOS
DOCUMENTOS ASOCIADOS RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADOR
ES
ASOCIADO
S
● Recurso
humanos
● Recursos
físicos
(Instalaciones
locativas
adecuadas para
la prestación de
los servicios,
Oficinas
● Procedimiento elaboración de contratos para la
adquisición de bienes y servicios, ejecución de
obras y contratos de comodato e
interadministrativos.
● Procedimiento conciliaciones y transacciones
● Procedimiento presentación y contestación de
acciones de tutela
●Procedimiento presentación y respuesta de
derechos de petición
● Procedimiento realización y presentación de la
Ver matriz de
riesgos
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equipos de
cómputo,
software, red
interna,
aplicaciones,
Internet,
sistemas de
información y
comunicación y
Papelería en
general)
● Recursos
tecnologicos
(Equipos de
computo)
respectiva actuación judicial dentro del
proceso.
● Manual de contratación
● Formato de Minuta contractual
●Formato de acta de inicio
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz legal Ver matriz de Riesgos de la entidad.
7.3.5.1. PROCEDIMIENTO: ASESORIA JURIDICA, REPRESENTACION JUDICIAL Y EXTRAJUDICIAL.
PROPÓSITO: Ejercer la asesoría jurídica, defensa judicial y extrajudicial de la Entidad, de forma oportuna, ágil y eficaz, a través del análisis, conceptualización, sustanciación y la defensa de los intereses jurídicos para la prevención del daño antijurídico y brindar seguridad jurídica, mediante la emisión de actos administrativos, conceptos y el ejercicio de actuaciones judiciales y extrajudiciales conforme a derecho.
ALCANCE: Aplica para todos los procesos de la Entidad, inicia con la solicitud de asesoría jurídica o de la representación judicial y extrajudicial y termina con la emisión del acto administrativo, concepto, respuesta al derecho de petición o el seguimiento de la actuación administrativa, judicial y extrajudicial.
RESPONSABLES: Asesor Jurídico.
DEFINICIONES
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Acción: Procesos tramitados ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo y jurisdicción ordinaria.
Acción Compleja: Asuntos que generan impacto a la entidad y sobre los cuales puede existir ambigüedades o posiciones jurídicas opuestas.
Autoridad Demandada: Dependencia o funcionario responsable de los hechos objeto de la Acción.
Comité Interno de Conciliación: Instancia encargada de definir la procedencia e inicio de acciones y las políticas de defensa de la entidad.
Impugnación: Mecanismo mediante el cual se controvierte la decisión del juez o autoridad en el proceso.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Todas las solicitudes de Asesoría Jurídica que se presenten se atenderán en orden cronológico de llegada, salvo las acciones de tutela o aquellas que contengan un término perentorio de cumplimiento.
Todas las acciones deberán ser radicadas en la Secretaría General de la entidad.
Cuando un asunto por su complejidad o relevancia para la Entidad requiera mesa de trabajo al interior de cada grupo, se dejará constancia en un acta del análisis, las conclusiones y los lineamientos jurídicos de conveniencia.
Los tiempos establecidos para la ejecución de las actividades de la realización de los productos y/o prestación de los servicios asociados a este procedimiento serán: Quejas, reclamos y manifestaciones: 15 días; derecho de petición de información: 10 días; consultas: 30 días; de copias: 3 días.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01 Recibe y revisa la solicitud, para realizar la entrega de la correspondencia a cada encargado del reparto por grupos de trabajo.
Secretaria General
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
02
El abogado recibe y verifica la solicitud y asume el conocimiento. Nota: En caso que la solicitud requiera antecedentes, efectúa las gestiones respectivas con las entidades, dependencias, procesos y/o actores relacionados, para la consecución de la información. Se requiere poder para ejercer.
Asesor Jurídico
03 De ser necesario realizar mesas de trabajo para el análisis de conceptos, unificación de criterios jurídicos o estudio de demandas, el abogado/a efectúa las gestiones respectivas.
Comité de conciliación / Asesor Jurídico.
04
Ejerce la asesoría jurídica y la defensa judicial, extrajudicial y de actuaciones administrativas de la Entidad, de forma oportuna, ágil y eficaz, a través del análisis, conceptualización, sustanciación y la defensa de los intereses jurídicos de la Entidad.
Asesor Jurídico.
05 Dependiendo del tipo de manifestación jurídica, se puede requerir realizar seguimiento y actualización al proceso.
Asesor Jurídico.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Política de daño Antijurídico.
7.3.5.2. PROCEDIMIENTO: CONTROL DE LA CONTRATACIÓN.
PROPÓSITO: Controlar los diferentes contratos que se realizan en la Empresa de Servicios Públicos.
ALCANCE: Este procedimiento aplica a las diferentes modalidades y tipos de contratación establecidos por el Estado Colombiano, en sus diferentes etapas: Precontractual, Contractual y Post-contractual.
RESPONSABLES:
Comité de Compras y Contratación: Las responsabilidades del Comité de Compras y Contratación, se describen en el Reglamento del Comité de Contratación.
Supervisor: Velar por el desarrollo y cumplimiento del objeto pactado en los contratos asignados.
Ordenador del Gasto: Gestionar la realización de los documentos requeridos en la etapa pre-contractual, incluyendo los trámites presupuestales a que hubiere lugar, gestionar la
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legalización del contrato ante la Secretaria de La Empresa, asignar al interventor del contrato, colaborándoles en el desarrollo de las demás etapas de proceso (contractual y post-contractual).
Asesor Jurídico.
DEFINICIONES.
Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación específica. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Constancia: Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Conclusiones: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Foliar: Acción de numerar las hojas. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
Informe: Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos. Fuente: GTC – 185. Documentación Organizacional.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
La Empresa de Servicios Públicos La unión S.A E.S.P. cuenta con el Manual de Contratación, herramienta de consulta permanente de los servidores públicos que se les haya asignado la responsabilidad de ejecutar algunas de las actividades del proceso contractual.
Lista de chequeo.
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Para el control de los diferentes contratos realizados en la Empresa, cada contrato tiene como primer documento de la carpeta la Lista de Chequeo Documentos Contratación Pública, la cual está dividida en los siguientes capítulos: 1. Datos generales de la contratación pública, 2. Documentación etapa pre-contractual, contractual, post-contractual y 3. Fecha de entrega en archivo.
Los documentos requeridos en los capítulos 2. Documentación etapa pre-contractual, contractual, post-contractual se especifican marcando una “x” en los ítems “Si”, en caso de disponer de estos, “No”, en caso de no tener los mismos y “N.A” en aquellos casos en los que los documentos requeridos no aplican.
En el ítem “fecha” se debe registrar la fecha en que se realizó el documento y se almacenó en la carpeta, foliándolo y registrando en número de folio, por ejemplo 05-10.
En el ítem “observaciones” se puede especificar las razones por las cuales no aplica el documento o porque razón no se dispone del mismo, entre otras situaciones particulares al contrato que se está controlando.
Codificación de contratos.
La Empresa ha establecido un número de consecutivo para identificar los contratos; este código se caracteriza por ser único y proporcionar trazabilidad sobre los mismos.
CONTENIDO
No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
01
Realizar etapa precontractual, información previa:
Realizar el estudio de mercado respectivo.
Realizar los estudios previos y aprobarlos, mediante firma, por parte de la gerencia.
Seleccionar al contratista y solicitar los documentos requeridos para la contratación.
Constatar, con base a la lista de cheque, que la documentación este completa y que cumpla con las condiciones preestablecidas por la entidad.
Gerente, Directores, Comité de Contratación.
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No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
02
Iniciar etapa contractual, legalización del contrato:
Elaboración de la minuta del contrato.
Revisión de la minuta por parte de la gerencia y hacer las correcciones a que haya lugar.
Suscribir el contrato por parte del representante legal y el contratista.
Designar la supervisión del contrato.
Aprobar las pólizas (En caso que se requieran).
Gerente, Asesor Jurídico, Directores.
03
Realizar etapa contractual, ejecución del contrato:
Suscribir el acta de inicio.
Supervisar, coordinar, controlar y verificar la ejecución de los contratos asignados (Informe de Interventoría).
Supervisores.
04
Realizar etapa post-contractual, liquidación del contrato:
Liquidar los contratos asignados en el plazo estipulado en el manual de contratación.
Realizar la evaluación de los contratistas.
Supervisores – Representante Legal – Contratistas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
Manual de Contratación.
Reglamento del Comité de Contratación.
REGISTROS.
F-GJC-01 Listado maestro de proveedores.
F-GJC-02 Evaluación y reevaluación.
F-GJC-03 Acta de Inicio.
F-GJC-04 Lista de chequeo documentos de contratación.
F-GJC-05 Acta de designación de supervisión.
F-GJC-06 Acta de cambio de obra.
F-GJC-07 Acta de liquidación de obras.
F-GJC-08 Acta de pago contratos de obras.
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F-GJC-09 Acta de pago de anticipo.
F-GJC-10 Acta de recibo de obra.
F-GJC-11 Control de Contratos
F-GJC-12 Acta de reinicio del contrato.
F-GJC-13 Acta de suspensión del contrato.
F-GJC-14 Formato de estudio de Conveniencia.
F-GJC-15 Formato de contrato.
F-GJC-16 Formato de informe de interventoría.
F-GJC-17 Evaluación interna de compras.
F-GJC-18 Evaluación y revaluación de proveedores.
F-GJC-19 Consecutivo contratos.
F-GJC-20 Selección e inscripción de proveedor potencial.
F-GJC-20 Consecutivo contratos.
F-GJC-21 Lista de Chequeo Documentos Contratación Pública y los demás documentos relacionados en la lista.
7.3.6. CARACTERIZACIÓN DE PROCESO: GESTIÓN AMBIENTAL.
Proceso: Gestión Ambiental.
Objetivo: Diseñar e implementar acciones orientadas a la protección, conservación, y
aprovechamiento el recurso hídrico mitigando los impactos ambientales generados por
actividades de construcción, mantenimiento y operación de los sistemas de acueducto y
saneamiento básico con el fin de lograr un adecuado manejo de los recursos naturales.
Alcance: Aplica desde la identificación de los aspectos ambientales inherentes a las actividades
desarrolladas por la Empresa de Servicios Públicos en cumplimiento de sus objetivos y
de sus funciones hasta la implementación y seguimiento de las estrategias de mitigación
de los impactos ambientales.
Líder del
proceso:
Técnica Ambiental.
PARTES
INTERESA
DAS
PROVEED
ORAS DEL
PROCESO
ENTRADA /
INSUMO
PH
VA
ACTIVIDADES
CLAVES DEL
PROCESO SALIDA
PARTES
INTERESADAS
QUE SON
CLIENTES DEL
PROCESO
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- La
Comunidad
- Entes de
control
- Proceso
de Gestión
comercial
Estatal.
Proceso
de Gestión
directiva
- Proceso
de Gestión
administrati
va y
financiero
- Proceso
de Gestión
Humana.
- Proceso
de
producción
de agua
potable.
- Proceso
de
aseguramie
nto y
calidad del
agua.
Planes de
Desarrollo
Nacional,
Departamental
y Municipal.
- Estatutos y
acuerdos.
- Plan de
acción.
- Plan de
saneamiento y
manejo de
vertimientos.
Normatividad
vigente, política
Pública y otros
requisitos.
Plan de
contratación.
Informes de
revisión por la
dirección.
Planes de
mejoramiento.
Retroalimentaci
ón al
seguimiento del
plan de acción
e indicadores.
P
Formular e plan de
trabajo o plan anual
para el proceso.
Convenios
interadministrativos.
Cumplimiento de
programas
establecidos Planes
de mejoramiento.
Medición y análisis de
informes de gestión.
Indicadores de
gestión. Control de
registro y
documentos.
Ciudadanía/com
unidad en
general/clientes
y usuarios.
Instituciones de
educación
(media - básica).
Trabajadores
oficiales y
empleados
Públicos.
Comunidad en
general.
Todos los
procesos.
H
Implementar
procedimientos,
registros, formatos, y
demás
documentación para
dar trámite a
requerimientos y
solicitudes realizadas.
Atender y dar trámite
oportuno a los
requerimientos y
solicitudes recibidas.
Gestión de licencias y
permisos
ambientales.
Revisión del
cumplimiento del
parámetro de
vertimientos, visitas a
los suscriptores.
V
Desarrollar el
programa de
educación ambiental
mediante capacitación
y sensibilización del
programa uso y
ahorro eficiente del
agua, clasificación y
disposición final de
residuos sólidos.
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Requerimientos
, solicitud,
información,
PQRS
Ejecución y control de
actividades
ambientales.
A
Seguimiento y
verificación del
proceso.
RECURSO
S
ASOCIADO
S
DOCUMENTOS
ASOCIADOS
RIESGOS
ASOCIADOS
INDICADORES
ASOCIADOS
Procedimiento de
gestión ambiental.
Matriz de
requisitos legales.
Instructivo de
presentación de
caracterización de
vertimientos por
parte de los
suscriptores.
Instructivo de
licencias
ambientales.
Cumplimiento de
actividades de
protección,
conservación y
manejo
ambiental.
Educación
ambiental.
REQUISITOS DEL PROCESO
(NORMATIVIDAD) CONTROLES DEL PROCESO
Ver matriz Legal Ver matriz de Riesgos
PROCEDIMIENTOS.
7.4. PROCESOS DE EVALUACION.
7.4.1. CARACTERIZACION DE PROCESO: GESTIÓN DE LA EVALUACIÓN.
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Proceso: Gestión de la Evaluación.
Objetivo: Evaluar los procesos internos promoviendo el mejoramiento continuo en el logro de resultados Empresariales.
Alcance: El proceso inicia con la planificación del proceso y finaliza con la aplicación de mecanismos de evaluación, seguimiento y mejora.
Líder del proceso:
Director de Control Interno
PARTES INTERESADAS PROVEEDORAS DEL PROCESO
ENTRADA / INSUMO
PH VA
ACTIVIDADES CLAVES DEL PROCESO SALIDA
PARTES INTERESADAS QUE SON CLIENTES DEL PROCESO
Estado Lineamientos P Plan de auditoria anual de control interno
Procedimiento para la realización de auditoría de control interno. Procedimiento de evaluación independiente al sistema de control interno Plan Anual de Auditoría
Todos los procesos que conforman el SGC
Todos los procesos del SGC
Disponibilidad de agendas
P Planes de auditorías de control interno
Plan de Auditorias de Control interno aprobado
Todos los procesos que conforman el SGC
Todos los procesos del SGC
Disponibilidad de información
H Ejecución de Auditorías Internas Integrales
Aplicación de criterios internos y externos
Todos los procesos que conforman el SGC
Todos los procesos del SGC
Disponibilidad de personal que será auditado
Personal auditado
Todos los procesos que conforman el SGC
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Todos los procesos del SGC
Disponibilidad de Auditores internos de calidad formados
Auditorías de calidad realizadas
Todos los procesos que conforman el SGC
Equipo auditor
Herramientas necesarias para el desarrollo de la auditoría (Plan, Lista de chequeo, documentos aplicables a cada proceso)
Informe de auditoría por procesos
Todos los procesos que conforman el SGC
Equipo auditor
Informe de auditoría por procesos
Informe final de ciclo de auditorías internas de calidad
Comité de Calidad y Equipo auditor
Personal Auditado
Evaluaciones de desempeño en los factores aplicables al auditado
Consolidación de evaluaciones de desempeño de auditores internos de calidad
Informe de evaluación de desempeño de auditores internos de calidad consolidado
Equipo auditor
Todos los procesos del SGIC
Información de entrada requerida por la norma
Ejecución de Revisión por la Dirección (Gerencia)
Acta informe final de Revisión por la Dirección Plan de mejoramiento
Gestión Estratégica y Comité de calidad
Todos los procesos del SGC
Necesidades de cada proceso y requisitos de norma
Implementación y seguimiento al Plan de mejoramiento derivado de la revisión por la dirección
Cumplimiento de requisitos
Todos los procesos que conforman el SGC
Todos los procesos del SGC y entes
Lineamientos implementación del plan de auditoría de control interno
Informes de Auditoria de control interno
Todos los procesos que conforman el SGC; Gerente y Entes
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Gubernamentales
Gubernamentales
Control interno, Equipo auditor y entidades externas
No conformidades documentadas
V / A
Seguimiento y cierre de No Conformidades derivadas de auditorías internas y externas
Cierre de no Conformidades
Mesa de Calidad y Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Gestión Estratégica
Plan de Mejoramiento
Seguimiento al Plan de Mejoramiento derivado de la Revisión por la Dirección
Cierre de actividades registradas en el Plan de Mejoramiento
Mesa de Calidad y Comité Institucional de Gestión y Desempeño
Todos los procesos del SGC
Resultados al seguimiento de cada proceso
Implementación de acciones correctivas preventivas y mejora
Acciones correctivas preventivas y mejora documentadas
Todos los procesos que conforman el SGC
Todos los procesos del SGC y entes gubernamentales
Evidencias al cumplimiento
seguimiento a la implementación de planes de mejoramiento derivados de auditorías internas (PMI) y externas realizadas por entes gubernamentales (PM)
Informes de seguimiento
Todos los procesos que conforman el SGC ; Dirección y Entes Gubernamentales.
RECURSOS ASOCIADOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
RIESGOS ASOCIADOS
INDICADORES ASOCIADOS
Director de Control Interno Contratistas
Documentos definidos en el SGC, normas de carácter institucional, municipal, departamental y nacional, registros e informes. Informes de
Ver mapa de riesgos Institucional
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evaluación independiente. Datos e información cualitativa y cuantitativa
REQUISITOS DEL PROCESO (NORMATIVIDAD)
CONTROLES DEL PROCESO
Ver Matriz Legal Ver mapa de riesgos institucional.
7.4.1.1. PROCEDIMIENTO: AUDITORIA DE CONTROL INTERNO.
PROPÓSITO: Definir el método para llevar a cabo las Auditorias de control físico, financiero,
de gestión o de legalidad a un proceso; con el fin de verificar que las actividades, operaciones y actuaciones en La Unión S. A E. S. P, se realicen de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes.
ALCANCE: Aplica a todas las Auditorías Internas de Control Interno efectuadas en las diferentes Áreas de La Unión S. A E. S. P, excepto las auditorías de certificación y seguimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
RESPONSABLES: Director (a) de Control Interno.
DEFINICIONES
Auditoría interna: La auditoría interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la entidad. Ayuda a la entidad a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgo, controles y gobierno, por medio de servicios de aseguramiento y consultoría.
Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como una referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria.
Evidencia de la auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son oportunos para los criterios de auditoría y que son verificables.
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Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoría.
Observación: Hallazgo no conforme, resultado de incumplimiento ante el criterio.
Recomendación: Resultado de la auditoria con oportunidad de mejora.
Conclusiones de la auditoría: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria.
Auditado: Entidad, proceso o persona que es auditada.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.
Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, A un auditor del equipo, se le designa como líder del mismo. El quipo auditor puede incluir auditores en formación.
Programa de la auditoría: Cronograma de Auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
Competencia: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN.
El SGC se regirá bajo los lineamientos de la Norma NTC ISO 9001:2015 y MECI 1000:2014, Decreto 943 del 21 de mayo de 2014, Decreto 1499 del 2017 para lo cual el proceso de Evaluación independiente y mejoramiento continuo estará realizando seguimiento al mantenimiento, mejoramiento y armonización de los sistemas y modelos que configuran el MIPG.
El Programa de Auditoria Interna integral debe desarrollarse cada año, debe cumplir tanto su objetivo como alcance para la evaluación oportuna y eficiente de la implementación del MIPG de la Institución. Para el desarrollo de las auditorías internas prevalecerá el principio de independencia.
Cada líder de proceso realizará la alimentación y monitoreo al sistema Saimyr, siendo responsabilidad de cada responsable, el análisis y mejora de los niveles de desempeño obtenidos a través de sus indicadores. El responsable del SGC se encarga de la consolidación de la información para generar las alertas correspondientes y a su vez la presentación de informes a las partes interesadas.
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Los responsables de los procesos deben garantizar la documentación, legalización y seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y mejora, velando por el cumplimiento de los diferentes planes de acción. Calidad por su parte garantizará que los documentos y acciones sean subidas al Saymir, se realice la revisión y cierre de las mismas.
Los responsables de los procesos realizarán la identificación, análisis y valoración de los riesgos de sus procesos con sujeción a la resolución que adopta la política para la gestión de la Empresa.
La Revisión por la Dirección (Gerencia) debe ser ejecutada al menos anualmente dando garantía que se da cobertura a los requisitos aplicables en la norma y todo aquel elemento de entrada que considere necesario la Gerencia y el Representante por la Dirección (Gerencia).
La administración de la documentación del SGC debe cumplir con la metodología contenida en el Procedimiento para el control de documentos internos y externos, de tal manera que se cumpla con los estándares aplicables al tema y garantizar la disponibilidad de la información para las partes interesadas.
El líder del MIPG debe desarrollar periódicamente la Mesa de Calidad, de tal manera que se desarrollen las actividades aplicables a los referentes normativos que constituyen el Modelo. Así mismo, deberá escalar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño temas que requieran toma de decisiones, definición de recursos y cambios significativos en el marco del MIPG.
El trabajo en equipo entre la Dirección de Control Interno y los funcionarios, serán fundamentos de interacción institucional que promuevan el desarrollo de la política de autocontrol en todas las áreas de la Institución.
La Dirección de Control Interno deberá general anualmente el Plan de auditoria, a su vez cumplir a cabalidad con las auditorias programadas tanto en alcances como en frecuencias y emitir los informes correspondientes, los cuales deberán ser puestos a disposición de las partes involucradas.
La Dirección de Control Interno realizará seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional, con el fin de verificar el nivel de implementación y eficacia de las acciones.
La Dirección de Control Interno se regirá por el Estatuto de la Actividad de la Auditoria Interna una vez sea adoptado por La Unión S. A E. S. P, mientras esto no ocurra se regirá por la Guía de Auditoria Interna del DAFP.
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Los Informes de Auditoria, generados por La Dirección de Control Interno serán comunicados al Gerente General, para su posterior toma de decisiones en busca del mejoramiento continuo.
CONTENIDO
FASE 1 PROGRAMACION ANUAL DE LA DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
1. Elaborar el Plan Anual de Auditoría de Control Interno. Tiempo establecido para la actividad: 4 semanas. El Director de Control Interno, anualmente, programa las auditorias de control interno para los procesos de La Unión S. A E. S. P, utilizando la matriz de riesgos para definir prioridades. Este plan se presenta a consideración del Comité Coordinador de Control Interno, para su validación y ajustes y consideraciones, una vez validado y aprobado por estos, es sometido a consideración de la Junta Directiva, quien le da su aprobación definitiva y adopción, el cual debe ser firmado por el Director de Control Interno, el Gerente General y el Presidente de la Junta Directiva. Como evidencia de esta actividad se elaboran actas respectivas. En caso de presentarse cambios en el plan anual de auditoria, se deberá justificar y somételo a consideración del Comité Coordinador de Control Interno, para su validación y ajustes y consideraciones, una vez validado y aprobado por estos, socializarlo para las consideraciones del consejo directivo.
2. Notificar el Plan Anual de Auditoría de Control Interno. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana luego de ser aprobado. Una vez aprobado el plan anual de auditoría de control interno o sus modificaciones en el formato F-GM-03, El Director de Control Interno, lo notifica a los líderes de los procesos, mediante correo electrónico, con el fin dar conocer la periodicidad en que se realizaran las auditorias; adicionalmente, se publicará en el Saymir, y se compartirá trimestralmente por el boletín interno. Una vez aprobado y notificado el plan anual de auditoría de control interno, se procederá a dar inicio a las diferentes auditorias e informes de ley contemplados en este, según las siguientes fases o etapas:
3. Establecer fase de Planeación de las Auditorías e informes de Ley. Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas El F-GM-04 plan de auditoría es un enunciado, lógicamente ordenado y clasificado, de los procedimientos de auditoría que han de emplearse, el alcance que se les ha de dar y la forma en que se han de aplicar. Los auditores internos deben preparar y documentar planes de la auditoría que cumplan con los objetivos del trabajo. El plan y/o el programa de auditoría para cada proceso, debe ser aprobado con anterioridad a su implantación y cualquier ajuste ha de ser aprobado oportunamente. El equipo auditor, antes de realizar la auditoria de control interno, elabora el F-GM-04 plan de auditoría, donde se definen: objetivo para la auditoría, alcance, criterios, procedimientos y
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documentos de referencia que se tendrán en cuanta para su desarrollo. Una vez levantado este registro se debe comunicar al auditado por medio de memorando con copia a la Gerencia General. 3.1 Objetivos de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Son los propósitos establecidos, lo que se busca lograr con la auditoría, será relevante tener en cuenta las diferentes categorías de objetivos de la Entidad (estratégicos, de cumplimiento, operativos) y que serán de interés para la auditoría. 3.2 Alcance de la Auditoría: Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Establece el marco o límite de la auditoría y los temas o actividades que son objeto de la misma. Se define en función del objetivo de auditoría, del riesgo de auditoría, de la naturaleza y características del proceso. 3.3 Metodología de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana Los procedimientos de Auditoría son las técnicas de Auditoría que se aplican para obtener evidencias suficientes sobre las cuales emitir una opinión respecto al proceso auditado, necesarios para alcanzar los objetivos de auditoría establecidos. Los procedimientos que se realizan comúnmente son: la consulta, observación, inspección, revisión de comprobantes, el rastreo, procedimientos analíticos y la confirmación. 3.4 Tiempo de Ejecución de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: entre 4 y 8 semanas Se relaciona en el cronograma y es el tiempo empleado para la realización de las tareas bajo unas condiciones que garanticen su óptima utilización.
4. Realizar fase de Ejecución de la Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: entre 4 y 8 semanas En esta fase se desarrolla el plan de auditoría previamente aprobado, se ejecutan las actividades definidas para obtener y analizar toda la información del proceso que se audita y contar con evidencia suficiente, competente y relevante para emitir conclusiones. 4. 1. Reunión de Inicio de la auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 1 día Se realiza de acuerdo al cronograma establecido en el F-GM-04 plan de auditoría. Al inicio de la actividad el auditor interno o equipo de auditoría, debe reunirse con el responsable del proceso auditado, para tratar entre otros temas los siguientes:
Presentar a los integrantes del equipo e informar quién es el profesional encargado de la auditoría.
Comunicar los principales objetivos de la auditoría.
Comunicar el alcance del trabajo de auditoría.
Dar a conocer el cronograma inicial del trabajo.
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Identificar quiénes serán las personas que entregaran la información que se requerirá en la auditoría y cuál será el procedimiento para solicitarla.
Coordinar y fijar la reunión de cierre del trabajo de auditoría, dejando la posibilidad de fijar reuniones de avance del trabajo si las circunstancias así lo requieren.
Quedando como registro un F-GM-11 acta y F-GM-10 registro de asistencia. Es en esta reunión donde queda el compromiso de las partes con la auditoria, del suministro de información veraz, oportuna y de calidad, que se cumplirá con el Estatuto de la actividad de auditoría interna de La Empresa. 4.2 Solicitud de Información Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas Se debe requerir por medio de memorando o correo electrónico la información y documentación necesaria para iniciar la auditoría en campo. Los registros físicos y electrónicos que soportan el proceso serán una de las fuentes desde donde se obtienen datos, los cuales deben relacionarse claramente en los papeles de trabajo. La obtención, análisis, interpretación y documentación de la información debe ser supervisada para proporcionar una seguridad razonable de que se alcancen los objetivos del trabajo y se mantenga la objetividad del auditor interno. 4.3 Papeles de trabajo Tiempo establecido para la actividad: 3 semanas Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor interno u obtenidos por él durante el transcurso de cada una de las fases del proceso. El auditor interno establece las políticas sobre los papeles de trabajo para los diversos tipos de auditorías realizadas, el contenido de estos dependerá de la naturaleza del trabajo, no obstante, debe proporcionar documentación completa, precisa y concisa para todo el proceso. Los papeles de trabajo se dividen en archivo general o permanente y archivo corriente. 4.4 Aplicación de pruebas de Auditoría. Tiempo establecido para la actividad: 3 semanas El auditor interno debe ejecutar las actividades relacionadas en las pruebas de auditoría, obtener datos y evidencia necesarios para la correcta ejecución de la auditoría y realizar los registros respectivos en los papeles de trabajo. Cuando no es posible llevar a cabo una verificación total de las transacciones o hechos ocurridos en un proceso, se selecciona una muestra la cual debe ser representativa de acuerdo con la complejidad del proceso. 4.5 Desarrollar observaciones. Tiempo establecido para la actividad: 1 semana También denominados “hallazgos”, son el resultado de la comparación que se realiza entre un criterio establecido y la situación actual encontrada durante el examen a una actividad, procedimiento o proceso. Es toda información que a juicio del auditor interno le permite identificar hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestión de recursos en la Entidad, identificados bajo el examen realizado y que merecen ser comunicados en el informe.
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Redacción de hallazgos:
Condición: La evidencia basada en hechos que encontró el auditor interno (realidad).
Criterios: Las normas, reglamentos o expectativas utilizadas al realizar la evaluación, (lo que debe ser).
Causa: Las razones subyacentes de la brecha entre la condición esperada y la real, que generan condiciones adversas (qué originó la diferencia encontrada).
Consecuencias o efectos: Los efectos adversos, reales o potenciales, de la brecha entre la condición existente y los criterios, (qué efectos puede ocasionar la diferencia encontrada).
4.6.1 Criterios de evaluación de auditoria
Evaluar si se han definido, puesto en marcha y aplicado los controles internos. Los riesgos pueden ser de tipo: Estratégico, Cumplimiento (normativo), Operativo, tecnológico, entre otros. Medición del Riesgo: Se procede a determinar si la variable analizada cuenta con riesgo identificado en el Mapa de Riesgos. Cuando no se encontré documentado el riesgo, La Dirección de Control Interno procede a identificarlo con base en el criterio normativo aplicable, para posteriormente analizarlo, valorarlo y determinar su materialización. El criterio aplicado para establecer la materialización del riesgo, de las variables analizadas, corresponde a los siguientes parámetros de valoración y medición del nivel del riesgo. Bajo: Se refiere a que el tópico analizado muestra un grado de desarrollo importante y aporta de manera sustancial al logro de los objetivos. De manera no significativa, presenta algunas dificultades, pero los resultados finales se obtienen sin mayor contratiempo. No presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Verde Moderado: Es cuando el tópico analizado muestra un grado de desarrollo. Su aporte al logro de los objetivos no es sustancial y presenta dificultades operativas que retrasan la ejecución de las metas previstas. Presenta algún grado de Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Amarillo Alto: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Si bien no impide el logro de los resultados, los retrasa de manera importante y sólo se obtienen de manera parcial. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Marrón Extremo: Significa que el tópico muestra un desarrollo, pero su funcionamiento causa problemas para la normal ejecución de la gestión. Impide el logro de los resultados y los retrasa de manera importante. Presenta Materialización de Riesgo respecto del cumplimiento normativo y del procedimiento establecido. Se identifica con el color Rojo
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Medición del Control: Se determina si la variable analizada cuenta con control identificado en el Mapa de Riesgos o en el procedimiento documentado. Cuando no se encuentre documentado el control, la Dirección de Control Interno procede a describirlo con base en el riesgo identificado, para posteriormente analizarlo y determinar su eficiencia. El criterio aplicado para determinar la Eficiencia o Ineficiencia del control descrito de la variable evaluada, corresponde a los siguientes parámetros de medición del control. Control Eficiente: Cuando el control contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control se aplica o es apropiado. Control Ineficiente: Cuando el control no contribuye con la prevención de la materialización del riesgo inherente, indica que el control no se aplica, es ineficaz o inapropiado. Medición de la Gestión: Con base en el análisis e impacto del resultado alcanzado por el ejecutor de la variable analizada, la materialización del riesgo inherente y la eficiencia del control, la Dirección de Control Interno establece la efectividad de la gestión. El criterio aplicado para determina la Efectividad o No Efectividad de la gestión del ejecutor de la variable evaluada, corresponde a los siguientes parámetros. Gestión Efectiva: Cuando la acción realizada conduce al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, a través del uso óptimo de los recursos utilizados, la no materialización del riesgo inherente o la eficiencia del control. Gestión No Efectiva: Cuando la acción realizada no conduce al logro de los resultados programados, a la observancia normativa o al cumplimiento del procedimiento establecido, viéndose afectada por la no utilización óptima de los recursos, la materialización del riesgo inherente o la ineficiencia del control.
Medición del riesgo:
Extrema
Alto
Moderado
Bajo
Medición del control: Eficiente
No Eficiente
Medición de la gestión:
Efectiva
No Efectiva
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Tabla que será utilizada para mostrar los resultados de la evaluación.
Tema analizado Medición del Riesgo (Materialización)
Medición del Control
Medición de la Gestión
4.7 Elaborar Informe Preliminar de la auditoría.
Tiempo establecido para la actividad: 2 semanas El equipo auditor elabora el F-GM-12 informe resultado de la ejecución de la auditoria. Las conclusiones deben referirse al grado de cumplimiento de las disposiciones planificadas (manuales, procesos, procedimientos, etc.) y otros requisitos aplicables. Este informe es entregado al auditado a través de memorando. 4.7 Realizar reunión de cierre de la Auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 1 día según planeación de auditoría. El equipo auditor, realiza una reunión de cierre, con las mismas personas que estuvieron en la reunión de apertura. Se hace entrega del informe preliminar de la auditoría, se comunica el grado de cumplimiento del objetivo y el alcance de la auditoría, las conclusiones, las oportunidades de mejora, las fortalezas del proceso, los hallazgos y se explica a los auditados que tienen cinco días (5) hábiles para presentar sus objeciones a los hallazgos con sus respectivos soportes, caso contrario el informe quedara en firme. De igual manera se deja un F-GM-11 acta como soporte de la reunión.
5. Efectuar fase de Comunicación de Resultados. Tiempo establecido para la actividad: 1 día. En esta fase se presentan los resultados de la auditoría y se suscriben los planes de acción o mejoramiento. 5.1 Entregar informe definitivo Tiempo establecido para la actividad: 15 días hábiles. Constituye la fase final del proceso de Auditoria, en el mismo se recogen todos los hallazgos detectados y el soporte documental para sustentar el dictamen emitido. El Director de Control Interno, comunica el F-GM-12 informe de auditoría definitivo, al Gerente General (a) y al responsable del proceso auditado, a quienes corresponde elaborar y suscribir el plan de mejoramiento, para ello, cuentan con un término diez días (10) hábiles, a partir del recibo del informe definitivo. Cuando se trate de auditorías que por su alcance ameriten un mayor plazo para la entrega del Plan de Mejoramiento, el Director de Control Interno determinará el término de entrega. 5.2 Elaboración del Plan de Mejoramiento. Tiempo establecido para la actividad: 10 días hábiles Recibido el informe definitivo los auditados elaboraran el F-GM-16 plan de mejoramiento para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos determinados en el informe final de auditoría. En el plan de mejoramiento deberá indicarse el servidor público responsable de dar cumplimiento a la acción de la subdirección respectiva. Este debe ser entregado a la Dirección de
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Control Interno a más tardar en diez días (10) hábiles siguientes a la entrega del informe definitivo, debidamente suscrito por el representante legal y por cada líder de proceso auditado.
6. Realizar cierre de la Auditoria. Tiempo establecido para la actividad: 15 días. Una vez recibido el F-GM-16 plan de mejoramiento propuesto por los auditados, se determina su pertinencia y se procede al cierre de la auditoria.
7. Ejecutar seguimiento al Plan de mejoramiento. Tiempo establecido para la actividad: Semestral El Director de Control Interno, el equipo auditor o un delegado de éstos realizan seguimiento a las acciones tomadas por los responsables. De conformidad con el instructivo seguimiento a planes de mejoramiento.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Guía de Auditoria Interna para Entidades Territoriales, DAFP
Normas Internacionales de Auditoría basada en Riesgos.
REGISTROS.
F-GE-01 - Plan Anual de Auditoria de Control Interno.
F-GE-02 - Plan de Auditoria Interna de Control Interno.
F-GE-03 - Acta de Reunión - Director de Control Interno.
F-GE-04 - Registro de Asistencia.
F-GE-05 - Informe de Auditoria de Control Interno.
F-GE-06 - Plan de Mejoramiento Único Institucional de Control Interno.
Proyectó: Responsables de todas las Áreas Revisó y Aprobó: Comité Institucional de Gestión y Desempeño