Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos en el

Dirección de Administración y Finanzas Instituto de Acceso a la Información

Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal

Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos de la Dirección de Finanzas

del Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del

Distrito Federal.

Fecha de Autorización N° de página

Mes Año 1

Diciembre 2016

Elaboró Revisó Autorizó

Red México Consultores

Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos

en el Instituto de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del Distrito Federal

Proceso Registro y Control de Activos Fijos





Distrito Federal.


Mes Año 2

Diciembre 2016

3/13/2018 2

Tabla de Contenidos

PROCESO REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVOS FIJOS................................................ 1

1 PROCESOS ADMINITRATIVOS .......................................................................... 5 1.1 PROCESO PRINCIPAL ...................................................................................... 6

1.1.1 Elementos del proceso ............................................................................ 6

1.1.1.1 5. Registro y Control de Activos ......................................................... 6

1.1.1.2 5.1 Nuevos Bienes ........................................................................ 6

1.1.1.3 5.2 Re-asignación de Bienes ........................................................... 6

1.1.1.4 5.3 Baja de Bienes ........................................................................ 6

1.1.1.5 5.4 Perdida o Robo de Bienes .......................................................... 6

2 REGISTRO Y CONTROL ACTIVO FIJO -NUEVOS BIENES- ........................................ 7 2.1 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO ................................................................. 8

2.1.1 Elementos del proceso ............................................................................ 9

2.1.1.1 Fase I Registro y Control de Activo Fijo -Nuevos Bienes- .......................... 9

2.1.1.2 Inicio ......................................................................................... 9

2.1.1.3 1. Determina procedencia de los bienes............................................... 9

2.1.1.4 Documento Ingreso de Bienes......................................................... 9

2.1.1.5 2. Recibe bienes y coteja datos ......................................................... 9

2.1.1.6 Documento Ingreso de Bienes......................................................... 9

2.1.1.7 3. Ingresa almacén y registra ............................................................ 9

2.1.1.8 Tarjeta Kardex (Anexo 12) Documentos de ingreso de bienes .................. 10

2.1.1.9 4. Asignación nuevo número de inventario .......................................... 10

2.1.1.10 Documento Ingreso de Bienes....................................................... 10

2.1.1.11 5. Captura en archivo electrónico ..................................................... 10

2.1.1.12 Documento Ingreso de Bienes....................................................... 10

2.1.1.13 Depósito de Datos ....................................................................... 10

2.1.1.14 6. Imprime y coloca etiquetas ......................................................... 10

2.1.1.15 Etiqueta Código Barras (Anexo 14) .................................................. 11

2.1.1.16 7. Actualiza, emite y recaba firma resguardo ....................................... 11

2.1.1.17 8. Firma, sella y entrega resguardos ................................................. 11

2.1.1.18 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 11





Distrito Federal.


Mes Año 3

Diciembre 2016

3/13/2018 3

2.1.1.19 9. Entrega bienes y registra ........................................................... 11

2.1.1.20 Tarjeta Kardex (Anexo 12) ............................................................ 12

2.1.1.21 Pasa a Fase II ............................................................................ 12

3 REGISTRO Y CONTROL ACTIVO FIJO -REASIGNACIÓN DE BIENES- ....................... 13 3.1 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO ............................................................... 14

3.1.1 Elementos del proceso .......................................................................... 15

3.1.1.1 Fase II Registro y Control de Activo Fijo -Reasignación de Bienes- ............ 15

3.1.1.2 Viene de Fase I ......................................................................... 15

3.1.1.3 1. Recibe solicitud re-asignación ..................................................... 15

3.1.1.4 Oficio ...................................................................................... 15

3.1.1.5 2. Extrae resguardo para validar datos .............................................. 15

3.1.1.6 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 15

3.1.1.7 3. Modifica datos solicitados ........................................................... 15


3.1.1.9 4. Actualiza, emite y recaba firma resguardo ....................................... 16

3.1.1.10 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 16

3.1.1.11 5. Firma, sella y entrega resguardos ................................................. 16

3.1.1.12 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 16

3.1.1.13 6. , Verifica entrega bienes reasignados ............................................ 16

3.1.1.14 7. Cancela resguardos anteriores .................................................... 17

3.1.1.15 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 17

3.1.1.16 8. Informa conclusión re-asignación .................................................. 17

3.1.1.17 Pasa Fase III ............................................................................. 17

4 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO -BAJA DE BIENES- ................................. 18 4.1 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO ............................................................... 19


4.1.1.1 Fase III Registro y Control de Activo Fijo -Baja de Bienes- ...................... 20

4.1.1.2 Viene de Fase II ........................................................................ 20

4.1.1.3 1. Recaba oficio de baja y dictamen técnico ........................................ 20

4.1.1.4 Oficio Dictamen Técnico ............................................................... 20

4.1.1.5 2. Recoge y guarda bien y registra ................................................... 20





Distrito Federal.


Mes Año 4

Diciembre 2016

3/13/2018 4

4.1.1.6 Tarjeta Kardex (Anexo 12) ............................................................. 20

4.1.1.7 3. Cancela resguardo ................................................................... 20

4.1.1.8 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 21

4.1.1.9 4. Registra baja en archivo electrónico .............................................. 21

4.1.1.10 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 21

4.1.1.11 5. Informa conclusión de baja ......................................................... 21

4.1.1.12 Resguardo (Anexo 15) ................................................................. 21

4.1.1.13 Pasa Fase IV ............................................................................. 21

5 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO -PERDIDA O ROBO DE BIENES- ................ 22 5.1 REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO ............................................................... 23


5.1.1.1 Fase IV Registro y Control de Activo Fijo -Perdida o Robo de Bienes- ........ 25

5.1.1.2 Viene de Fase III ........................................................................ 25

5.1.1.3 1. Recaba y valida oficio, acta circunstanciada y/o ministerial ................... 25

5.1.1.4 Oficio, Acta circunstanciada, Acta ministerial ...................................... 25

5.1.1.5 ¿Bien asegurado? ...................................................................... 25

5.1.1.6 2. Tramita pago de póliza .............................................................. 25

5.1.1.7 Oficio, Póliza, Acta circunstanciada, Acta ministerial ............................. 25

5.1.1.8 3. Realiza acciones de recuperación o reposición ................................. 26

5.1.1.9 Oficio ...................................................................................... 26

5.1.1.10 4. Registra perdida o robo en archivo inventarios.................................. 26


5.1.1.12 5. Realiza seguimiento a pago póliza y/o recuperación ........................... 26

5.1.1.13 Póliza ...................................................................................... 26

5.1.1.14 Fin Procedimiento ...................................................................... 26

6 RECURSOS ................................................................................................. 27 6.1 DEPARTAMENTO DE RECURSOS FINANCIEROS Y CONTABILIDAD (ROL) ............................ 27





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Mes Año 5

Diciembre 2016

3/13/2018 5

11 PP RR OO CC EE SS OO SS AA DD MM II NN II TT RR AATT II VV OO SS





Distrito Federal.


Mes Año 6

Diciembre 2016

3/13/2018 6

1 . 1 P R O C E S O P R I N C I P A L

1.1.1 ELEMENTOS DEL PROCESO

1.1.1.1 5. Registro y Control de Activos

1.1.1.2 5.1 Nuevos Bienes

1.1.1.3 5.2 Re-asignación de Bienes

1.1.1.4 5.3 Baja de Bienes

1.1.1.5 5.4 Perdida o Robo de Bienes





Distrito Federal.


Mes Año 7

Diciembre 2016

3/13/2018 7

22 RR EE GG II SS TT RR OO YY CC OO NN TT RR OO LL AA CC TT II VV OO FF II JJ OO -- NN UU EE VV OO SS BB II EE NN EE SS --





Distrito Federal.


Mes Año 8

Diciembre 2016

3/13/2018 8

2 . 1 R E G I S T R O Y C O N T R O L D E A C T I V O F I J O

Descripción OBJETIVO

Realizar el registro y control de los bienes de activo fijo del Instituto, a fin de mantener actualizado la situación de custodia

y responsabilidad sobre los mismos, que permitan resguardar el patrimonio del Instituto. POLITICAS DE OPERACIÓN

• Toda adquisición de activo fijo deberá contar con la requisición de compra correspondiente.

• Todo el activo fijo que ingresa por primera vez al Instituto, deberá ubicarse en el almacén, para realizar el registro de sus datos y características en tarjetas kardex.

• Al momento de la recepción del bien en el almacén, se deberá hacer la revisión de sus datos y características técnicas.

• El registro de bienes se conforma por: marca, modelo, número de serie, número de factura, proveedor, fecha de compra, costo unitario e IVA, ubicación y nombre de resguardante, así como notas u observaciones.

• Deberá registrarse la salida de los bienes del almacén en la tarjeta de kardex correspondiente.

• Todos los bienes deberán contar con etiqueta de código de barras antes de ser entregados a las áreas y/o usuarios resguardantes de los mismos.

• El etiquetado de los bienes deberá corresponder a criterios técnicos tales como: Clave de CABMS y número consecutivo de 5 dígitos.

• Todos los bienes para ser asignados deberán contar con un resguardo individual.

• Las áreas o usuarios resguardantes de los bienes deberán informar por escrito al Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales cualquier cambio de resguardante o ubicación del bien.

• Cualquier salida o ingreso de bienes propios o ajenos del Instituto, deberá registrarse en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales.

• La baja de bienes en desuso y/o daño para su destino final será realizada a petición de las áreas usuarias y tratándose de bienes informáticos se deberá anexar dictamen técnico.

• Se deberá contar con un inventario físico de activo fijo actualizado, mediante su registro en archivo electrónico.





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Mes Año 9

Diciembre 2016

3/13/2018 9


2.1.1.1 Fase I Registro y Control de Activo Fijo -Nuevos Bienes-

2.1.1.2 Inicio

2.1.1.3 1. Determina procedencia de los bienes

Descripción Determina la procedencia de los nuevos bienes en el Instituto asignados por reposición, cambio de adscripción, compra o nuevo ingreso, que no han sido registrados en el archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”

Ejecutantes

Depto. de Recursos Materiales y Servicios Generales

2.1.1.4 Documento Ingreso de Bienes

2.1.1.5 2. Recibe bienes y coteja datos

Descripción Recibe los bienes, Coteja físicamente los datos de los mismos con la relación de bienes en el documento de ingreso de bienes y corrige inconsistencias

Ejecutantes



2.1.1.7 3. Ingresa almacén y registra

Descripción Ingresa los bienes al almacén y actualiza los registros en tarjeta kardex





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Mes Año 10

Diciembre 2016

3/13/2018 10

Ejecutantes


2.1.1.8 Tarjeta Kardex (Anexo 12) Documentos de ingreso de bienes

2.1.1.9 4. Asignación nuevo número de inventario

Descripción Determina la asignación de nuevos números de inventario, confirma el resguardante y la ubicación física de cada uno de los bienes.

Ejecutantes



2.1.1.11 5. Captura en archivo electrónico

Descripción Realiza la captura del registro de bienes en el archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”

Ejecutantes



2.1.1.13 Depósito de Datos

2.1.1.14 6. Imprime y coloca etiquetas

Descripción Imprime y adhiere a los bienes etiqueta de código de barras





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Mes Año 11

Diciembre 2016

3/13/2018 11

Ejecutantes


2.1.1.15 Etiqueta Código Barras (Anexo 14)

2.1.1.16 7. Actualiza, emite y recaba firma resguardo

Descripción Actualiza, emite y recaba firma del usuario en resguardo de cada uno de los bienes

Ejecutantes


2.1.1.17 8. Firma, sella y entrega resguardos

Descripción Firma y sella cada uno de los resguardos en dos tantos, entregado uno al usuario resguardante y otro al Archivo de resguardos

Ejecutantes


2.1.1.18 Resguardo (Anexo 15)

2.1.1.19 9. Entrega bienes y registra

Descripción Entrega físicamente los bienes, registrando la salida en tarjeta kardex de almacén

Ejecutantes






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Mes Año 12

Diciembre 2016

3/13/2018 12

2.1.1.20 Tarjeta Kardex (Anexo 12)

2.1.1.21 Pasa a Fase II





Distrito Federal.


Mes Año 13

Diciembre 2016

3/13/2018 13

33 RR EE GG II SS TT RR OO YY CC OO NN TT RR OO LL AA CC TT II VV OO FF II JJ OO -- RR EE AA SS II GG NN AA CC II ÓÓ NN DD EE BB II EE NN EE SS --





Distrito Federal.


Mes Año 14

Diciembre 2016

3/13/2018 14



Realizar el registro y control de los bienes de activo fijo del Instituto, a fin de mantener actualizado la situación de custodia

y responsabilidad sobre los mismos, que permitan resguardar el patrimonio del Instituto. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

















Distrito Federal.


Mes Año 15

Diciembre 2016

3/13/2018 15


3.1.1.1 Fase II Registro y Control de Activo Fijo -Reasignación de Bienes-

3.1.1.2 Viene de Fase I

3.1.1.3 1. Recibe solicitud re-asignación

Descripción Recibe oficio solicitud de re-asignación de bienes con cambios en resguardante y/o ubicación física

Ejecutantes


3.1.1.4 Oficio

3.1.1.5 2. Extrae resguardo para validar datos

Descripción Extrae del archivo de resguardos, aquellos que se incluyen en la solicitud, para validar datos registrados

Ejecutantes



3.1.1.7 3. Modifica datos solicitados

Descripción Modifica los datos solicitados en archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”





Distrito Federal.


Mes Año 16

Diciembre 2016

3/13/2018 16

Ejecutantes



3.1.1.9 4. Actualiza, emite y recaba firma resguardo

Descripción Actualiza, emite y recaba firma del usuario en resguardo de cada uno de los bienes

Ejecutantes



3.1.1.11 5. Firma, sella y entrega resguardos

Descripción Realiza la captura del registro de bienes en el archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”

Ejecutantes



3.1.1.13 6. , Verifica entrega bienes reasignados

Descripción Verifica la entrega física de los bienes reasignados

Ejecutantes






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Mes Año 17

Diciembre 2016

3/13/2018 17

3.1.1.14 7. Cancela resguardos anteriores

Descripción Cancela resguardos anteriores de los bienes reasignados y archiva en histórico

Ejecutantes



3.1.1.16 8. Informa conclusión re-asignación

Descripción Informa la conclusión de la solicitud de re-asignación de bienes y archiva solicitud

Ejecutantes


3.1.1.17 Pasa Fase III





Distrito Federal.


Mes Año 18

Diciembre 2016

3/13/2018 18

44 RR EE GG II SS TT RR OO YY CC OO NN TT RR OO LL DD EE AA CC TT II VV OO FF II JJ OO -- BB AA JJ AA DD EE BB II EE NN EE SS --





Distrito Federal.


Mes Año 19

Diciembre 2016

3/13/2018 19

Versión: 1.0

Autor: usuario



Realizar el registro y control de los bienes de activo fijo del Instituto, a fin de mantener actualizado la situación de

custodia y responsabilidad sobre los mismos, que permitan resguardar el patrimonio del Instituto. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

















Distrito Federal.


Mes Año 20

Diciembre 2016

3/13/2018 20


4.1.1.1 Fase III Registro y Control de Activo Fijo -Baja de Bienes-

4.1.1.2 Viene de Fase II

4.1.1.3 1. Recaba oficio de baja y dictamen técnico

Descripción Recaba oficio de solicitud de baja y dictamen técnico si se trata de bienes informáticos

Ejecutantes


4.1.1.4 Oficio Dictamen Técnico

4.1.1.5 2. Recoge y guarda bien y registra

Descripción Recoge y guarda el bien en almacén, registrando entrada en tarjeta kardex

Ejecutantes


4.1.1.6 Tarjeta Kardex (Anexo 12)

4.1.1.7 3. Cancela resguardo

Descripción Cancela resguardos de los bienes que han sido dados de baja y archiva en histórico

Ejecutantes






Distrito Federal.


Mes Año 21

Diciembre 2016

3/13/2018 21


4.1.1.9 4. Registra baja en archivo electrónico

Descripción Registra baja en archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”, cambiando resguardante y ubicación del bien.

Ejecutantes



4.1.1.11 5. Informa conclusión de baja

Descripción Informa sobre la conclusión de baja y cancelación de resguardos y archiva documentos de solicitud

Ejecutantes



4.1.1.13 Pasa Fase IV





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Mes Año 22

Diciembre 2016

3/13/2018 22

55 RR EE GG II SS TT RR OO YY CC OO NN TT RR OO LL DD EE AA CC TT II VV OO FF II JJ OO -- PP EE RR DD II DD AA OO RR OO BB OO DD EE BB II EE NN EE SS --





Distrito Federal.


Mes Año 23

Diciembre 2016

3/13/2018 23



Realizar el registro y control de los bienes de activo fijo del Instituto, a fin de mantener actualizado la situación de

custodia y responsabilidad sobre los mismos, que permitan resguardar el patrimonio del Instituto. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

















Distrito Federal.


Mes Año 24

Diciembre 2016

3/13/2018 24





Distrito Federal.


Mes Año 25

Diciembre 2016

3/13/2018 25


5.1.1.1 Fase IV Registro y Control de Activo Fijo -Perdida o Robo de Bienes-

5.1.1.2 Viene de Fase III

5.1.1.3 1. Recaba y valida oficio, acta circunstanciada y/o ministerial

Descripción Recaba y valida oficio, acta circunstanciada y/o ministerial de pérdida o robo de(l) bien(es)

Ejecutantes


5.1.1.4 Oficio, Acta circunstanciada, Acta ministerial

5.1.1.5 ¿Bien asegurado?

SI

5.1.1.6 2. Tramita pago de póliza

Descripción Tramita con oficio pago de póliza del bien asegurado, anexando copia de acta circunstanciada o ministerial

Ejecutantes


5.1.1.7 Oficio, Póliza, Acta circunstanciada, Acta ministerial





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Mes Año 26

Diciembre 2016

3/13/2018 26

5.1.1.8 3. Realiza acciones de recuperación o reposición

Ejecutantes


5.1.1.9 Oficio

5.1.1.10 4. Registra perdida o robo en archivo inventarios

Descripción Registra la pérdida o robo de bienes en el archivo electrónico “Inventario de Activo Fijo”, poniendo en la ubicación “Bien robado o perdido”

Ejecutantes



NO

5.1.1.12 5. Realiza seguimiento a pago póliza y/o recuperación

Descripción Realiza seguimiento al pago de póliza y en su caso recuperación o reposición de bien

Ejecutantes


5.1.1.13 Póliza

5.1.1.14 Fin Procedimiento





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Mes Año 27

Diciembre 2016

3/13/2018 27

66 RR EE CC UU RR SS OO SS

6 . 1 D E P A R T A M E N T O D E R E C U R S O S F I N A N C I E R O S Y C O N T A B I L I D A D ( R O L )

Documents

Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos en el