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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

MPP-002

Cartagena

Noviembre 2012

Versión: 01 Página 1 de 65



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CONTENIDO

Descripción Página

1.Introducción


MPP-002

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1. Introducción

Este manual describe los procedimientos implicados en el proceso de comercialización en la empresa DROGUERIA XXXX. En la búsqueda de desarrollar de manera eficiente el trabajo y poner al conocimiento y de manera asequible la información al personal involucrado en cada uno de los procesos de la organización, se elaboro este documento consolidando, donde se encuentra todo lo referente a cada una de las actividades desarrolladas en los procedimientos; detallando los aspectos a tener en cuenta para la realización de las mismas. Este manual debe ser utilizado para todo propósito referente al proceso de comercialización de la empresa; y salvo si se establece lo contrario, todas las prácticas y documentos deben ajustarse a él y ser consecuentes con los lineamientos aquí establecidos.


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2. Objetivos

Como objetivos de este manual podemos considerar:

La unificación de los procesos que interactúan dentro de la actividad de la empresa; de forma que permitan controlar el cumplimiento de cada una de las operaciones de trabajo y así evitar la alteración o modificación de los mismos:

Minimizar la responsabilidad por errores o fallas que se generen en el desarrollo de las actividades.

Conocimiento del trabajo a realizar por parte de cada una de las personas involucradas en el proceso.

Facilitar el desarrollo y ejecución de las auditorías.

3. Alcance

A todos los procesos que intervienen en el desarrollo de la actividad comercial de la empresa.

4. Responsables Todas las personas involucradas en cada uno de los procesos desarrollados en la organización; de acuerdo al área donde se encuentren asignados.

5. Flujograma del Proceso

6. Procedimientos

CONTROL DE DOCUMENTOS

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1. Objetivo Establecer la forma sistemática para el control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme a los requisitos establecidos en la norma ISO 9001:2008.

2. Alcance

Todos los documentos de origen interno y externo del sistema de gestión de la calidad.

3. Responsables Líderes de procesos Coordinador de Calidad

4. Referencias

NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 9000:2005 Listado maestro de documentos Manual de calidad

5. Definiciones

a. Documento: Es el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interac-túan, las cuales transforman entradas en resultados.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo un proceso estos pueden ser documentados o no.

Registro: Es un documento en el cual se anotan todos los eventos que han su-cedido. Este tipo de documentos permiten ser la evidencia objetiva de que el Sistema de Gestión de la Calidad está implantado.

Documento obsoleto: Información y su medio de soporte que se encuentra re-emplazada por una versión actualizada.


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6. Políticas

Todo documento deberá ser revisado por el líder del Proceso y Aprobado por el Gerente, con el fin de asegurar que su contenido sea adecuado y conveniente para el proceso y para la organización.

Es responsabilidad del Coordinador de Calidad asignar el código a los documentos de acuerdo con lo establecido en este Procedimiento.

El Coordinador de calidad será el único autorizado para destruir los documentos obsoletos. En caso que se requiera conservar se identificaran con un sello "Documento obsoleto".

El coordinador de calidad será el encargado de distribuir los documentos aprobados y recogerá las copias que no son vigentes de los modificados o eliminados.

El coordinador de calidad será el responsable de actualizar el listado maestro de documentos siempre que se genere una modificación

7. Desarrollo

7.1- Cuando se requiera crear un documento se debe decir al Coordinador de Calidad para su estudio, revisión y emisión del documento y este debe entregar el formato F-E-001 Creación, modificación o anulación de documentos del SGC.

7.2- La identificación de los documentos internos se realiza a través de códigos,

descritos de la siguiente manera: teniendo en cuenta el tipo de documento, la codificación será así: X-Y-ZZZ, donde "X" puede ser: F: Formatos, P: Procedimientos, I: Instructivos, M: Manuales, DG: Documento General. "Y", se refiere al tipo de proceso donde pertenece el documentos, es decir pueden presentarse E: Proceso estratégico, O: Proceso operativo y A: Proceso de Apoyo. Finalmente se encuentra ZZZ, el cual corresponde al consecutivo que siga en la lista. Los documentos externos no llevan esta codificación.

7.3- Los documentos pueden ser modificados o revisados por: Cambios en las actividades o aspectos incluidos en el documento, solicitud de personas involucradas, resultados de auditorías, entre otras; para ello se evalúa el contenido del documento para establecer cómo hacerlo adecuado, consistente con la realidad y con las necesidades de la empresa. Estos documentos son


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revisados, después de la actualización, son aprobados nuevamente cuando en dicha revisión se genere cambios al documento.

7.4- Cuando se generan cambios en los documentos internos a partir de la versión 2 del documento (no aplica a formatos ya que en estos se maneja a través de una tabla común para todos los formatos), se adiciona al final una tabla que contiene la siguiente información: "Versión: (la anterior), Fecha de modificación y descripción del cambio.

7.5- Identificar el estado de la revisión, el cual se hace con el número de la versión que inicia con el No. 1 y que se va aumentado en la medida que se actualice el documento. Las versiones de los documentos se controlaran a través del Listado maestro de documentos.

7.6- Cada vez que se genere o modifique un documento se actualiza en el Listado Maestro de Documentos después de ser aprobado e incluido en el sistema.

7.7- Los documentos aprobados, son distribuidos a través del registro "Entrega de Documentos", por el Coordinador de calidad, y a su vez cuando se requiera por modificación o eliminación de los documentos recoge las copias entregadas que ya no son vigentes. Las copias entregadas son identificadas con el sello de "Copia Controlada".

7.8- En el sistema se conserva el original en una carpeta destinada para tal fin, la cual se controla con una clave de acceso conocido por el Coordinador de Calidad y el Gerente General. Las carpetas que contienen los originales de los documentos se les realizan un Back up bimensual.

7.9- El responsable del proceso identifica la necesidad de incluir cualquier documento o información de origen externo al sistema de calidad. Este informa al Coordinador de Calidad, el cual incluye el documento o información en el Listado Maestro de documentos externos, por medio del cual se asegura también la distribución de los documentos a los funcionarios que lo soliciten.

8. Registros F-A-001 Creación, modificación o anulación de documentos del SGC L-A-001 Listado maestro de documentos


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9. Flujograma

Necesidad de documento

Diligenciar F-E-001

Inicio

Aprobación documento

Asignar codigo

Registrar en el Listado Maestro de

documentos

¿Cambios en el documento?

Conserva y dispone del documento

Fin

No

Si

Nuevo

Modificación

Definir tipo de documento

¿Es interno?

Si

Realizar la compra, obtención o

actualización del documento

No

Elabora o modifica documento

Distribuir documentos y recoger copias

obsolteas en caso de modificación anulación

Recibe y verifica documento


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10. Control de Cambios

Versión Fecha Descripción modificación

Elaboró: Firma:

Revisó: Firma:

Aprobó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:

Cargo: Asesor Calidad

Cargo: Gerente General


Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

CONTROL DE REGISTROS

P-A-002

Cartagena

Noviembre 2012

Revisión: 01 Página 10 de 65

1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias en el control de los registros del Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y conservación de la información en DROGUERIA XXXX.

2. Alcance

Todos los registros tanto internos como externos que se generen en la empresa dentro del giro normal del negocio.

3. Responsables Líderes de procesos Coordinador Calidad

4. Referencias

NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 9000:2005 Listado maestro de registros Manual de calidad

5. Definiciones

a. Documento: Es el testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba, se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos, entre otros.

Proceso: Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interac-túan, las cuales transforman entradas en resultados.

Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo un proceso estos pueden ser documentados o no.

Registro: Es un documento en el cual se anotan todos los eventos que han su-cedido. Este tipo de documentos permiten ser la evidencia objetiva de que el Sistema de Gestión de la Calidad está implantado.


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Copia controlada: Copia del documento original con registro de asignación a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

Copia no controlada: Copia del documento original entregado con fines de in-formación, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cam-bios de versión.

Disposición: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo es-tablecido para los registros de calidad; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico, microfilmación, entre otros.

Documento anulado: Documento que sale de circulación sin ser remplazado.

Documento externo: Información y su medio de soporte generada por cualquier función, entidad o persona ajena a la organización.

Documento obsoleto: Información y su medio de soporte que se encuentra re-emplazada por una versión actualizada.

6. Políticas

Todos los registros correspondientes al Sistema de Gestión de la Calidad, se identifican, elaboran, aprueban, modifican y anulan de acuerdo a lo descrito en este procedimiento.

El líder del proceso es el responsable de diseña los formatos de registro que se emplearán en su área para mostrar la evidencia objetiva de la operación adecuada del Sistema de Gestión de la calidad.

Es responsabilidad del Coordinador de Calidad asignar el código al formato de registro de acuerdo con lo establecido en el P-E-001 Procedimiento de control de los documentos.

Todos los registros utilizados deben ser almacenados de manera que se preserven.

Los registros pueden mantenerse de manera impresa o electrónica.

Es responsabilidad de los usuarios de los registros, preservarlos y mantenerlos.


P-A-002

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Noviembre 2012


El coordinador de calidad será el responsable de actualizar el listado maestro de registros siempre que se genere una modificación

7. Desarrollo

7.1- Cada vez que se defina un nuevo Registro, el líder del proceso debe informar al

Coordinador de Calidad y diligenciar el formato F-E-001 Creación, modificación o anulación de documentos del SGC.

7.2- El coordinador de calidad asigna el código del registro y actualiza en el Listado maestro de registros la información entregada por el líder del proceso.

7.3- Se define en Listado maestro de registros, para cada copia que se desea conservar en las diferentes formas de almacenamiento (nombre de la carpeta y ubicación física) durante el tiempo que permanece disponible. De igual manera se define la ruta de archivo para los registros y la disposición final de los mimos.

7.4- El Líder del proceso es el encargado de entregar los registros a las personas del área encargadas de su diligenciamiento y velar porque la información sea legible y, completa; y que no tengan enmendaduras ni tachones.

7.5- Cuando un formato sea completado por una persona que normalmente no realiza esta actividad, (por razones especiales), deberán firmar y colocar a un lado P.A. (por ausencia).

7.6- Los espacios del formato que por alguna razón justificable no vayan a ser empleados deberán ser cancelados con una línea horizontal (Ejemplo: “Nombre: ------------“).

7.7- El líder del proceso archiva los registros de acuerdo a lo establecido en el Listado maestro de registros.

7.8- La protección de los Registros magnéticos asociados a la aplicación de un software o a generados de los procesos se garantiza a través de los Back up. La protección de los Registros impresos se asegura con el almacenamiento en lugar seco y protegido del polvo o condiciones que lo deterioren durante el tiempo de retención, lo cual debe indicarse.

8. Registros

F-A-001 Creación, modificación o anulación de documentos del SGC L-A-002 Listado maestro de registros


P-A-002

Cartagena

Noviembre 2012


9. Flujograma

Necesidad formato o registro

Diligenciar F-E-001

Inicio

Aprobación registro

Diseñar formato o registro

Asignar codigo

Registrar en el Listado Maestro de registros

Archivar registro

Llenar registro o formato

¿Cambios en registro o formato? Almacena, conserva y

dispone del registro

Realizar Cambios Fin

No

Si

Nuevo

Modificación


P-A-002

Cartagena

Noviembre 2012




Elaboró: Firma:

Revisó: Firma:

Aprobó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME

P-E-003

Cartagena

Diciembre 2012


1. Objetivo

Establecer los lineamientos que se deben aplicar para la identificación y tratamiento del servicio no conforme, aplicable a los procesos definidos en el sistema de gestión de calidad de DROGUERIA XXXX.

2. Alcance

Aplica a todos los procesos del Sistema de Gestión de la calidad de DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Líderes de procesos Coordinador de Calidad

4. Referencias

NTC ISO 9001:2008 NTC ISO 9000:2005

5. Definiciones

Acción correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad detectada u otra situación indeseable.

Acción preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos especificados.

Corrección: acción tomada para eliminar una no conformidad.

Mejora continua: Acción recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos.

No conformidad: incumplimiento de un requisito.

Observación: Situación de riesgo de convertirse en una no conformidad. Re-presenta una oportunidad de acción preventiva o de mejora.


P-E-003

Cartagena

Diciembre 2012


Producto No Conforme: Producto o Servicio que no es conforme con los requisitos; Producto que no cumple con los requisitos.

Producto: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos.

Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria.

6. Políticas

Un producto no conforme detectado en el proceso, no requiere en todos los ca-sos el establecimiento de acciones correctivas, esto dependerá del impacto ha-cia la calidad del servicio. Si la situación no afecta de manera crítica se plantea y se aplica una corrección ó una concesión para dar solución de forma inmediata.

Si la situación se presenta de manera constante se convierte entonces en una no conformidad para lo cual debe establecerse una acción correctiva. En ese caso se ejecuta el procedimiento para acciones correctivas y/o preventivas y de mejora

Un producto no conforme puede ser detectado internamente durante el desem-peño de los procesos en la prestación del producto o externamente cuando es detectado por el cliente

Cuando se genere un producto no conforme se debe diligenciar el formato de control del producto no conforme.

7. Desarrollo

7.1- Detectar el producto no conforme el cual puede ser detectado internamente

durante el desempeño de los procesos en la prestación del servicio o externamente cuando es detectado por el cliente.

7.2- La persona que detecta debe notificar al responsable del proceso si no es este el

dueño del mismo.

7.3- La persona que hace la detección debe registrar el hallazgo en el formato de control de producto no conforme.


P-E-003

Cartagena

Diciembre 2012


7.4- La persona que hace la detección en conjunto con el líder del proceso, decide las acciones a aplicar, y hacen el seguimiento y lo evidencian en el formato de control de producto no conforme.

7.5- El Coordinador de calidad debe verificar si la tratamiento dado es conforme con los requisitos establecidos y evidenciar su eficacia.

7.6- Si la situación se presenta de manera constante se convierte entonces en una no conformidad y se establecerse una acción correctiva. En ese caso se ejecuta el procedimiento para acciones correctivas y/o preventivas.

7.7- Se hace el seguimiento de la acción correctiva de acuerdo al procedimiento establecido para esta.

8. Registros

F-E-002 Reporte de no conformidad


P-E-003

Cartagena

Diciembre 2012


9. Flujograma

INICIO

FIN

NOTIFICAR AL

RESPONSABLE DEL

PROCESO

DETECTAR PRODUCTO NO

CONFORME

*QUEJA DEL CLIENTE

*EN EL DESARROLLO DEL

PROCESO

*RESULTADO AUDITORIA

VERIFICAR

EFICACIA DE LA

ACCIÓNES

FORMATO DE

CONTROL DE

PRODUCTO NO

CONFORME

DECIDIR

ACCIONES A

TOMAR

ACCION

CORRECTIVA

NO

SI

FORMATO DE

ACCIONES

CORRECTIVAS Y/O

PREVENTIVAS

SEGUIMIENTO A

LA ACCION

CORRECTIVA

FIN


P-E-003

Cartagena

Diciembre 2012




Elaboró: Firma:

Revisó: Firma:

Aprobó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

COMPRAS

P-O-006

Cartagena

Enero 2013


1. Objetivo

Establecer las actividades necesarias para la compra de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos; así como los insumos que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio; que aseguren la confiablidad y oportunidad en la prestación del servicio.

2. Alcance

Aplica para las compras realizadas en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Gerente Operativo Jefe de compras

4. Referencias

Manual de calidad NTC ISO 9001:2008

5. Definiciones

Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual se le comunica al Proveedor la intención de compra de un bien ó contratación de un servicio.

Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto.

6. Políticas

Es responsabilidad del Jefe de compras realizar las negociaciones de precios,

calidad, presentaciones y plazos de entrega con los proveedores de acuerdo a lo

estudiado en los comités de compras.

Toda compra debe estar soportada por una orden de compra y firmada por el responsable del proceso.

COMPRAS

P-O-006

Cartagena

Enero 2013


Todas las compras que sean por Daños de infraestructura, Mantenimientos se-rán aprobadas por la Gerencia Administrativa.

Mensualmente, se realizará un Comité de Compras para hacer una evaluación de las mismas.

La matriz de compras solo podrá ser modificada por el Jefe de compras o en su ausencia por la Gerencia Administrativa.

Todos los proveedores deben ser inscritos y evaluados para su selección de acuerdo al procedimiento establecido.

La evaluación de proveedores se hará en comité de compras.

Antes de generar una orden de compra a un proveedor este se debe crear en el sistema y tener toda la documentación requerida del mismo.

7. Desarrollo

7.1- Se genera la necesidad de compras por medio de un requerimiento resultante

del control de existencias, la cotización del cliente y los requerimientos de las áreas de la empresa para el caso de papelería.

7.2- De acuerdo con las necesidades generadas se hace una revisión en la matriz de compras y se obtiene toda la información necesaria para realizar el análisis y presentarlo al comité.

7.3- Se genera la orden de compra, especificando todas las condiciones de la misma.

7.4- Si la compra es de prioridad alta esta puede ser autorizada por el gerente comercial, con su respectivo soporte de cotización del cliente.

7.5- Se hace la entrega al proveedor de la orden de compra y se obtiene el recibido de la misma, si la orden es enviada por correo o vía fax debe quedar en esta la confirmación de recibido con el nombre de la persona, hora y fecha en que fue aceptada.

7.6- Se pasa copia de la orden de compra al almacén para la respectiva recepción de los productos.

COMPRAS

P-O-006

Cartagena

Enero 2013


7.7- Se hace seguimiento a la recepción de mercancía confirmando que reciba todo a satisfacción.

7.8- Si Se presenta algún producto para devolución se debe proceder de acuerdo al instructivo de devolución a proveedores.

7.9- Una vez verificado y recibido el pedido se pasa la factura con la respectiva copia de la orden de compra al área de contabilidad, para la programación de pago al proveedor.

8. Indicadores Indicador de certificación de proveedores= Proveedores certificados x 100 Total proveedores

9. Registros Orden de Compra F-O-007 Matriz de compras. F-O-008 Requerimiento de compras. F-O-021 Devolución a proveedores L-O-003 Listado maestro de Proveedores Cotización

COMPRAS

P-O-006

Cartagena

Enero 2013


10. Flujograma

INICIO

NO

SOLICITUD DE

COMPRAS

*REQUERIMIENTO

*COTIZACION

REVISION MATRIZ

OPCIONES DE

COMPRA

COMITÉ DE

COMPRAS

SI

ORDEN DE COMPRA

AL PROVEEDOR

*PERSONALMENE

*FAX

*EMAIL

FIN

COMPRA

DE

URGENCIA

ORDEN DE

COMPRA

ENTREGA ORDEN

DE COMPRA A

ALMACEN

SEGUIMIENTO

LLEGADA PEDIDO

ENTREGAR FACTURA

A CONTABILIDAD DEVOLUCION

SI

NO

FORMATO DE

DEVOLUCION

DEVOLUCION A

PROVEEDOR

COMPRAS

P-O-006

Cartagena

Enero 2013




Elaboró: Firma:

Revisó: Firma:

Aprobó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012


1. Objetivo Definir las actividades para verificar que los medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX cumplen con las exigencias pactadas al realizar la compra y los parámetros de calidad con que fueron diseñados y fabricados por el laboratorio.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para la recepción técnica de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Jefe de Almacén Jefe de Compras Director Técnico

4. Referencias

Decreto 2200 del 2005 Resolución 1478 de 2006 Resolución 1403 de 2007

5. Definiciones

Área de recepción: Área de transición donde se realiza la inspección física de los medicamentos a la llegada (condiciones de transporte y condiciones físicas), debe presentar las siguientes características: estar separada del área de almacenamiento, estructura física que proteja los medicamentos y dispositivos médicos del mal tiempo al realizar la descarga, exclusiva para recibir los pedidos hechos a los proveedores

Recepción administrativa: permite constatar si el producto y la factura o remisión, cumple con las especificaciones pactadas con el proveedor.

Recepción Técnica: permite constatar el grado de cumplimiento de las características y especificaciones técnicas del producto.

Embalaje: Envoltorio, recipiente o cualquier forma de acondicionamiento, removible o no, destinada a cubrir, empaquetar, envasar, proteger o mantener, específicamente o no, los productos de qué trata este Reglamento.

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012


Empaque: Material o conjunto de elementos que sirven para contener, proteger e identificar un producto.

Empaque primario: El que está en contacto directo con el producto (envase y cierre).

Empaque secundario: El que no está en contacto directo con el producto

Lote: Cantidad definida y homogénea de una materia prima, material de acondicionamiento de un producto que posee las especificaciones de calidad, elaborado en un proceso o serie de procesos determinados, realizado(s) bajo condición(es) constante(s).

6. Políticas

El Jefe de Almacén es el responsable de recepcionar los medicamentos, dispositivos médicos y mercancía en general de acuerdo al procedimiento establecido, utilizando el formato de recepción técnica.

Cuando se presenten diferencias en las cantidades recibidas con las solicitadas, se saca copia de la orden de compra, se archiva para posterior recibo del faltan-te, se devuelven los productos no pedidos, averiados o filtrados.

Cuando se reciba un equipo biomédico se debe contar con la presencia del Di-rector de Servicio Técnico de la correspondiente empresa que realiza el despa-cho.

Para el caso de medicamentos al momento de recibir se debe revisar que el nombre genérico del producto recibido coincide con la orden de compra o pedido y factura, La forma farmacéutica tableta, ampolla, cápsula, ungüento, jarabe, eli-xir), el costo unitario el valor total.

En el caso que los costos no coinciden se debe informar inmediatamente al pro-veedor o al distribuidor del producto.

Si la cantidad recibida es mayor, la forma farmacéutica no coincide o el nombre genérico no concuerda, o el producto presenta algún defecto en sus característi-

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012


cas físicas, se debe separar el excedente o los productos para su devolución al proveedor, utilizando el Reporte de Novedades.

Si la cantidad recibida es menor se debe registrar en el formato Reporte de No-vedades

Si a la mercancía no se le realiza la recepción técnica al momento de su llegada, se debe separar sin ser desempacada y dispuesta en la zona de recepción hasta que pueda verificarse.

No se debe retirar ningún producto de las cajas si la recepción no se ha realiza-do. En caso de que se requiera una liberación de urgencia del producto, se debe realizar una verificación administrativa completa y realizar una verificación no muestreada del estado físico del producto.

7. Desarrollo

7.1. El Jefe de Almacén recibe el transportador y solicita al conductor la documentación, para proceder a realizar la recepción administrativa.

7.2. Se verifica que el número de cajas relacionado en la factura coincida con el relacionado en la guía transportadora o formato del transportador, y debe ser igual a la cantidad de cajas físicas.

7.3. El embalaje debe estar en completo estado no debe presentar averías, altera-ciones, mojaduras, perforaciones, rótulos rotos.

7.4. Se procede a revisar que la cantidad registrada en la factura coincida con la can-tidad solicitada.

7.5. Se confronta la factura del proveedor con la orden de compra, constatando que los productos recibidos corresponden a lo pedido.

7.6. Se coloca el sello “SE RECIBE EN CAJA SELLADA SIN VERIFICAR SU CONTENIDO” en la guía del transportador y/o factura.

7.7. Se procede hacer la revisión técnica de los productos.

7.8. Se inspecciona visualmente las unidades recibidas verificando integridad del producto, cantidad de unidades, número de lote, fecha de vencimiento, registro

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012


sanitario, laboratorio fabricante, condiciones de almacenamiento durante el transporte, manipulación, embalaje, material de empaque y envase.

7.9. Se separan los productos para devolución y se elabora reporte de novedades.

7.10. Se hace el ingreso al sistema de los productos.

7.11. Se separan los productos de acuerdo con sus números de lote, para facilitar su almacenamiento.

7.12. Se realiza la entrega de los productos a la persona encargada de surtirlo en el almacén.

8. Registros Orden de Compra Factura Proveedor F-O-015 Recepción técnica. F-O-019 Reporte de novedades. 9. Indicadores

9.1. Indicador de pedidos perfectos/pedido total x100

% de pedidos entrados correctamente % de pedidos completos con cantidades exactas % de pedidos documentados perfectamente

9.2. Indicador de averias/pedido total x 100 % de mermas de la mercancía % de averias en el empaque % de averias ocasionadas en el transporte

Indicador de calidad de los Pedidos =Pedidos generados sin problemas x 100 Total pedidos generados

10. Flujograma

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012



INICIO

RECEPCION ADMINISTRATIVA *VERIFICACIÓN FACTURA CONTRA

DCTOS TRANSPORTADORA Y ORDEN DE COMPRA

RECEPCION TECNICA *INSPECCIÓN DE

CARACTERÍSTICAS FÍSICAS Y DE EMBALAJE DE LOS PRODUCTOS

REPORTE DE

NOVEDADES

NO

CUMPLE

FORMATO DE

RECEPCION

TECNICA

INGRESO

SISTEMA

DEVOLUCION AL

PROVEEDOR

FIN

SI

CUMPLE

ALMACENAMIENTO

FIN

RECEPCION TECNICA

P-O-008

Cartagena

Diciembre 2012



Elaboró: Firma:

Aprobó: Firma:

Revisó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:

Cargo: Director Técnico



Fecha: Diciembre 2012



ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


1. Objetivo Propender el almacenamiento correcto de los medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos que se distribuyen en DROGUERIA XXXX, así como garantizar su conservación, resguardo y entrega al cliente.

2. Alcance

Aplica desde el almacenamiento y entrega de insumos hospitalarios y dispositivos médicos a los clientes de DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Jefe de almacén Director técnico

4. Referencias

Decreto 2200 del 2005 Resolución 1403 del 2.007 Resolución 1478 de 2006 Manual de procesos y procedimientos

5. Definiciones

Establecimiento Farmacéutico: es el establecimiento dedicado a la producción, almacenamiento, distribución, comercialización, dispensación, control o aseguramiento de la calidad de los medicamentos dispositivos médicos o de las materias primas necesarias para su elaboración y demás productos autorizados por ley para su comercialización en dicho establecimiento.

Cuarentena: Situación de las materias primas, de los productos intermedios a granel terminados, y de los materiales de acondicionamiento que se encuentran aislados físicamente, o de otra forma efectiva, mientras se toma la decisión de su aprobación o rechazo

Fabricante: Es la persona natural o jurídica responsable del diseño, fabricación, empaque acondicionamiento y etiquetado de un dispositivo médico. El fabricante será el responsable del producto final, independientemente que las etapas mencionadas sean hechas por la misma persona o en su nombre, por un tercero

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


Inserto: Es cualquier material impreso, digitalizado o gráfico que contiene instrucciones para su almacenamiento, utilización o consumo seguro del dispositivo médico

Lote: Una cantidad definida de materia prima, material de envasado o producto procesado en un sólo proceso o en una serie de procesos, de tal manera que pueda esperarse que sea homogéneo. En el caso de un proceso continuo de fabricación, el lote debe corresponder a una fracción definida de la producción, que se caracterice por la homogeneidad que se busca en el dispositivo médico. El lote puede ser subdividido

Registro sanitario: Es el documento público expedido por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos, INVIMA, previo el procedimiento tendiente a verificar el cumplimiento de los requisitos técnico-legales y sanitarios, el cual faculta a una persona natural o jurídica para producir, comercializar, importar, exportar, envasar, procesar, expender y/o almacenar un dispositivo médico.

Dispositivos médicos: Cualquier instrumento, aparato, artefacto, equipo biomédico u otro artículo similar o relacionado, utilizado sólo o en combinación, incluyendo sus componentes, partes, accesorios y programas informáticos que intervengan en su correcta aplicación, destinado por el fabricante para uso en seres humano.

Embalaje: Envoltorio, recipiente o cualquier forma de acondicionamiento, removible o no, destinada a cubrir, empaquetar, envasar, proteger o mantener, específicamente o no, los productos de qué trata este Reglamento.

Empaque: Material o conjunto de elementos que sirven para contener, proteger e identificar un producto.

6. Políticas

El Jefe de almacén será el único autorizado para realizar la entrada y salida de productos del almacén, en casos en los que se requiera proceder de otra manera se hará bajo la autorización por escrito de la gerencia.

Para el almacenamiento de los medicamentos e insumos se deben tener en cuenta las siguientes áreas las cuales deben estar delimitadas de la siguiente manera:

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


1. Área administrativa, debidamente delimitada. 2. Área de cuarentena de medicamentos. 3. Área de almacenamiento, teniendo en cuenta los tipos de productos que

se van a distribuir y/o dispensar. 4. Área independiente y segura para el almacenamiento de medicamentos

de control especial. 5. Área para la dispensación de medicamentos y entrega de dispositivos

médicos. 6. Área debidamente identificada para el almacenamiento de medicamentos

que deben ser destruidos o desnaturalizados, por vencimiento o deterioro. 7. Área destinada para el almacenamiento de productos rechazados,

devueltos y retirados del mercado. 8. Área para manejo y disposición de residuos, de acuerdo con la

reglamentación vigente.

Los medicamentos que son sensibles a la incidencia de la luz no se deben sacar de su empaque original.

Está prohibido ingerir cualquier tipo de alimento en el área de almacenamiento

Los medicamentos que no necesitan refrigeración deberán hallarse a una tempe-ratura entre 15 y 30 grados centígrados, por esto el almacén deberá mantener esta temperatura ambiental. Los medicamentos que necesiten refrigeración se colocarán en refrigeradores a una temperatura entre 2 y 8 grados centígrados.

Para la venta de productos de control es obligatorio que el cliente presente la re-solución de aprobación de los medicamentos solicitados.

Los medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado se ubican en una vitrina o gabinete con puerta y seguro, que debe mantenerse cerrada y bajo llave, conservando las condiciones de almacenamiento recomendadas por el fabricante.

Anualmente se debe realizar un inventario físico completo y actualizar los regis-tros de control de existencias. De la misma manera se deben evaluar niveles de existencias y ajustarlos si fuese necesario.

Los ajustes que sean necesarios realizar al inventario por diferencias encontradas ya sea en inventarios o movimientos diarios; solo serán autorizados y realizados por la Gerencia Administrativa.

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


Se deben generar dos facturas una para el cliente y otra que debe quedar firmada con el recibido del cliente y debe reposar en el AZ de facturas en cartera.

En el caso de que un pedido de contado no sea cancelado por el cliente al momento de la entrega, solo la Gerencia Comercial está autorizada de dejar el pedido bajo su responsabilidad y debe firmar la factura para esta autorización.

7. Desarrollo

ALMACENAMIENTO

7.1- Una vez se recibe de recepción los productos se procede al almacenamiento de los mismos.

7.2- El Jefe de almacén deberá ubicar los productos en el Área de Almacenamiento debidamente identificada y delimitada (línea de color amarillo) teniendo en cuenta el siguiente orden de acuerdo a las especificaciones establecidas por el fabricante:

Dispositivos médicos: organizados a su vez en orden alfabético.

Medicamentos: organizados en orden alfabético.

7.3- Los medicamentos que requieren refrigeración se deben almacenar en el área debidamente identificada y delimitada (línea de color azul).

7.4- Para la ubicación de los medicamentos o dispositivos médicos se utilizará el método de FIFO, (First in, First out) o PEPS “primero en llegar primero en salir” de tal Forma que los medicamentos o dispositivos médicos que se distribuyan sean los que estén a la mano, dando salida a los que estén próximos a vencerse.

7.5- Los Medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado de-ben ingresarse al sistema y en el Libro de Movimientos de Medicamentos de Control Especial en la página correspondiente y registrando la fecha, el número de documento, la cantidad que ingresa y el nuevo saldo.

7.6- En el área de embalaje completo se ubicaran los productos que por su gran

volumen no pueden ser ubicados en los estantes y se deben ubicar las cajas sobre estibas debidamente identificadas.

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


7.7- Para el control de la información el Jefe de almacén llevara una base de datos en Excel que contenga la siguiente información: Principio activo, forma farmacéutica, concentración, lote, registro sanitario, fecha de vencimiento y presentación comercial. Con el objetivo que esta permita tomar medidas e informar oportunamente sobre los medicamentos y/o dispositivos médicos que posiblemente puedan generar vencimientos, entre otros eventos y evitar los riesgos en el paciente durante la distribución.

7.8- Adicionalmente para el control de vencimiento se utilizará el sistema de semaforización (rojo: menores o iguales a 6 meses, amarillo: menores o iguales a 12 meses y verde: mayores de 12 meses). Los productos se semaforizan inmediatamente se reciben para ser ubicados en el área de almacenamiento, y semestralmente se verifica la semaforización de todos los productos almacenados.

7.9- Los productos vencidos, en cuarentena o dañados deben ser trasladados por el Jefe de almacén, a sus respectivas áreas, diligenciar el reporte de novedades y se da de baja en el sistema una vez se haga su proceso final.

7.10- Se debe realizar por parte del Jefe de Almacén un inventario físico selectivo semanalmente y mantener actualizado los registros de control de existencias.

7.11- Para el control de la temperatura y humedad se utilizarán termómetros y termohigrometros respectivamente. La Humedad debe mantenerse inferior al 70%. El Jefe de almacén deberá registrar diariamente las condiciones de Humedad, temperatura ambiental y de cadena de frio, tomando los datos dos veces al día (8:00 a.m. y a las 2:00 p.m.) en el formato establecido y será verificado periódicamente los registro por parte del Director técnico firmando a conformidad. En caso de presentarse valores por fuera de los estándares establecido el Jefe de almacén deberá notificar inmediatamente a la Gerencia quien conjuntamente con el Director técnico determinara la conducta a seguir.

DESPACHO

7.12- Una vez se recibe la cotización por parte de ventas se procede a realizar el

despacho por parte del Jefe de almacén. 7.13- Se deben verificar los productos, con sus códigos, descripción, presentación,

marcas y cantidades uno a uno. 7.14- Tener en cuenta las condiciones del cliente que deben estar explicitas en la

cotización, como las fechas de vencimiento que reciben, unidad de empaque entre otros.

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


7.15- Dar salida a los productos utilizando el método PEPS “primero en llegar primero en salir” con el fin de ayudar a la rotación de los productos y minimizar la perdida por productos vencidos.

7.16- Una vez organizado el pedido se pasa a facturación.

7.17- Cuando se genere un faltante se debe reportar a compras con el formato de requerimiento de compras.

7.18- Si el pedido es de viaje deben identificarse con una clara rotulación las cajas indicando nombre del cliente, dirección, teléfonos; se debe incluir la factura en una de las cajas y se debe diligenciar la guía de la transportadora.

7.19- Los productos de cadena de frio deben despacharse manteniendo las condiciones requeridas por estos utilizando las baterías y neveras portátiles cuando sea necesario.

7.20- Una vez facturado el pedido se hace la entrega al mensajero si el pedido es local para que este lo entregue con factura para el cliente y una copia de la misma para el recibido; y se diligencia el libro de control.

7.21- Para los pedidos que son entregados en las instalaciones de DROGUERIA XXXX directamente al cliente se debe solicitar el recibo de pago y la factura con el recibido del cliente.

7.22- El mensajero debe llevar un rutero que diligencia a diario y entrega al final del día a la gerencia Administrativa, para el control de entrega de pedidos, y debe entregar a cartera la factura con el recibido del cliente.

7.23- Si la factura es para pago de contado el mensajero no está autorizado para dejar el pedido si no es cancelado inmediatamente.

7.24- Para los pedidos de viaje, se debe contactar a la transportadora y entregar los pedidos, anexar el recibido de esta a la factura que reposa en cartera y llenar el libro de control.

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


8. Indicadores 8.1Indicador de despacho perfectos/despacho total x100

% de despachos empacados de acuerdo con cliente % de despachos enviados sin daños o averias % de despachados a tiempo y al lugar indicado % de despachos documentados perfectamente

8.2. Indicador de averias/despacho total x 100 % de mermas de la mercancía % de averias en el empaque % de averias ocasionadas en el transporte

8.3. Indicador de cumplimiento despacho= N° de despachos cumplidos a tiempo x 100 N° Total de despachos requeridos

8.4.Indicador de calidad de los despachos =Despachos generados sin problemas x 100 Total despachos generados

8.5. Indicador de documentación sin problemas =Facturas generadas sin error x 100

Total facturas generadas 9. Registros Cotización Factura Listado Inventario de productos F-O-019 Reporte de novedades F-O-017 Control de temperatura y humedad F-O-008 Requerimiento de compras F-O-016 Rutero de mensajería

10. Flujograma

ALMACENAMIENTO

INICIO

ALMACENAR LOS PRODUCTOS

DE ACUERDO CON

LASESPECIACACIONES DE CADA

UNO

REGISTRAR LOS

MEDICAMENTOS DE CONTROL

ESPECIAL EN EL LIBRO DE

MOVIMIENTOS

ALMACENAR EN EL AREA DE

EMBALAJE COMPLETO LAS

CAJAS DE GRAN VOLUMEN

ALMACENAR LOS PRODUCTOS

UTILIZANDO EL METODO FIFO

ALIMENTAR LA BASE DE DATOS

DE EXCELL ASI: PRINCIPIO

ACTIVO, FORMA

FARMACÉUTICA,

CONCENTRACIÓN, LOTE,

REGISTRO SANITARIO, FECHA

DE VENCIMIENTO Y

PRESENTACIÓN COMERCIAL

TRASLADAR LOS PRODUCTOS

VENCIDOS, EN CUARENTENA O

DAÑADOS A SUS RESPECTIVAS

AREAS

CONTROLAR LA TEMPERATURA Y

HUMNEDAD DOS VECES AL DÍA

8:00 AM Y 2:00 PM Y HACER EL

REGISTRO.

FIN

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


DESPACHO

INICIO

COTIZACION

VERIFICAR LOS

PRODUCTOS, CON SUS

CÓDIGOS, DESCRIPCIÓN,

PRESENTACIÓN,

MARCAS Y CANTIDADES

TENER EN CUENTA

CONDICIONES DEL

CLIENTE

DAR SALIDA A LOS

PRODUCTOS UTILIZANDO

EL METODO FIFO

FALTANTES

SI

NO

REPORTE DE

FALTANTES A

COMPRAS

FACTURA

PEDIDO DE

VIAJE

SI

NO

EMPACAR Y ROTULAR,

INGRESAR FACTURA EN

LA CAJA

CONTACTAR A LA

TRNASPORTADORA

ENTREGAR A LA

TRANSPORTADORA Y

REGISTRAR EN EL LIBRO

DE CONTROL

FIN

FIN

ENVIO

MENSAJERO

NO

SI

EMPACAR Y ENTREGAR

CON DOS FACTURAS AL

MENSAJERO

REGISTRAR EN EL LIBRO

DE CONTROL

ENTREGAR AL CLIENTE Y

FIRMA DE RECIBIDO EN

FACTURA

ENTREGAR FACTURA

FIRMADA POR EL

CLIENTE A CARTERA

FIN

SOLICITAR

RECIBO DE

PAGO AL

CLIENTE

ENTREGAR

PEDIDO Y

FACTURA AL

CLIENTE, FIRMA

DE RECIBIDO

ENTREGAR

FACTURA CON

RECIBIDO POR

EL CLIENTE A

CARTERA

FIN

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


11. Plan de Contingencia

En caso de presentarse fallas en el fluido eléctrico y con el fin de preservar la cade-na de frio de los medicamentos que lo requieran se evitara el despacho de los me-dicamentos ubicados en los refrigeradores hasta que se restablezca el fluido eléctri-co y se tendrá en cuenta en caso de que el daño supere las ocho (8) horas el tras-lado de los medicamentos a una nevera portátil con geles refrigerantes.


Fecha Modificación Versión

Elaboró:

Aprobó:

Revisó:

ALMACEN Y DESPACHO

P-O-009

Cartagena

Diciembre 2012


Firma: Firma: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:







VENTAS EXTERNAS

P-O-010

Cartagena

Noviembre 2012


1. Objetivo Establecer y describir las actividades necesarias para la venta de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos, cumpliendo con los parámetros de calidad y garantizando el cumplimiento de las políticas establecidas por la organización y el cumplimiento de los requisitos del cliente.

2. Alcance

Aplica para la venta de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos efectuada en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Gerente Comercial Ejecutivos de ventas externas Ejecutivo ventas contratación Vendedores internos

4. Referencias

Manual de calidad Decreto 2200 de 2005

5. Definiciones

Ficha Técnica: Contiene la información del volumen y precio unitario de compra de los clientes.

6. Políticas

Se debe realizar por parte del Ejecutivo de ventas externas la planificación del trabajo a realizar con los clientes semanalmente y esta debe ser revisada mensualmente para efectos de resultados con el gerente comercial.

El ejecutivo de ventas externas es quien realizara la visita y seguimiento personalizado a los clientes, con el Gerente Comercial.

El Ejecutivo de ventas externas será el responsable de actualizar la información del cliente según el F-O-00 Información del cliente.

VENTAS EXTERNAS

P-O-010

Cartagena

Noviembre 2012


Cuando los pedidos requieran descuentos o precios especiales deben ser autorizados por la Gerencia comercial o en su defecto por la Gerencia General.

Se debe realizar a los clientes cotización y en esta deben quedar registrados todos los requisitos del cliente (hora pedido, hora entrega, lugar y fecha de entrega, descripción de productos con cantidades y marcas, condiciones de pago, cotiza y vendedor).

Para los clientes crédito se cotizara y facturara con precios crédito y para los clientes contados se cotizara y facturara con precios contado.

Debe realizarse seguimiento a los pendientes por entregar al cliente por parte del ejecutivo de ventas externas.

Los Ejecutivos de ventas externos deben actualizar la ficha técnica del cliente mensualmente.

Todos los pedidos deben ser entregados a los clientes con su respectiva factura de venta sin excepciones.

En un plazo máximo de cinco (5) días después de emitida la factura se debe entregar el soporte del pago de las estampillas y otro tipo de exigencias de ley como pólizas, pago de impuestos, etc., para la contratación con todas las instituciones del estado.

7. Desarrollo

7.1- Se hace el contacto con el cliente por parte del ejecutivo de ventas externas, o el vendedor interno; ya sea por visita a sus instalaciones, llamada telefónica, PBX, vía email, visita por parte de este.

7.2- Se realiza el asesoramiento y se hace la cotización de acuerdo con lo que el

cliente requiera.

7.3- Se cierra la negociación con el cliente y se pasa el pedido a almacén.

7.4- Se procede a realizar la factura por parte de facturación para el envío del pedido

al cliente.

VENTAS EXTERNAS

P-O-010

Cartagena

Noviembre 2012


7.5- Se hace seguimiento al pedido y en caso de faltantes se hace el reporte a compras para el cumplimiento con el cliente

7.6- El asesor externo debe revisar los faltantes y contactar al cliente una vez se tengan disponibles para la entrega.

7.7- Se realiza la postventa con el cliente.

8. Registros Cotización F-O-00 Planificación de visita a los clientes. F-O-00 Fichas técnicas de los clientes. F-O-00 Información del cliente F-O-00 Faltantes pedidos clientes. F-O-00 Registro de quejas y reclamos F-O-00 Resultado Postventa F-O-00 Encuesta de satisfacción

VENTAS EXTERNAS

P-O-010

Cartagena

Noviembre 2012


9. Flujograma INICIO

CONTACTO

CON EL

CLIENTE

COTIZACION FIN

CIERRE

NEGOCIACION

PASAR

PEDIDO A

ALMACEN

FACTURA

FALTANTES POST VENTA

FIN

REPORTE

FALTANTES

LLEGADA

FALTANTES



VENTAS EXTERNAS

P-O-010

Cartagena

Noviembre 2012


Elaboró: Firma:

Revisó: Firma:

Aprobó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:


Cargo: Gerente Comercial

Cargo: Gerente Comercial

Fecha: Noviembre 2012



LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS DE ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS

Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

P-O-014

Cartagena

Enero 2013


1. Objetivo

Definir las actividades y condiciones para mantener en DROGUERIA XXXX las áreas de almacenamiento con las condiciones adecuadas y establecidas de acuerdo a la reglamentación.

2. Alcance

Aplica para el área de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos de DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Jefe de Almacén Director Técnico

4. Referencias

Resolución 1403 de 2007

5. Definiciones

Aseo: Actividad que se desarrolla para crear unas condiciones ambientales adecuadas, y un ambiente agradable y limpio.

Limpieza: Es la eliminación física de materias orgánicas y de la contaminación de los objetos, y en general se practica con agua, a la que se añaden - o no detergentes.

Desinfección: Proceso mediante el cual, a partir del uso de sustancias desinfectantes, se limpia y acondiciona un espacio o superficie para su uso apropiado

6. Políticas

Es responsabilidad del Jefe de almacén controlar y vigilar las condiciones del almacén.



P-O-014

Cartagena

Enero 2013


Se debe realizar diariamente la limpieza y desinfección del área de almacena-miento y garantizar las condiciones higiénicas y ambientales necesarias dentro del proceso

Se debe realizar diariamente el Aseo, limpieza y desinfección de las áreas, de los estantes, medicamentos y dispositivos médicos.

Se debe verificar que el techo del depósito no tenga goteras, especialmente durante la estación lluviosa y durante o después de una tormenta.

Es importante verificar que los productos estén protegidos de la luz solar directa.

Se deben Inspeccionar visualmente los extinguidores de incendios para asegurarse de que tengan la presión adecuada y estén preparados para su uso.

7. Desarrollo

7.1- Inicialmente se realiza un barrido general en todo el sitio, luego se empieza a limpiar todos los estantes donde están ubicados los medicamentos y dispositivos médicos, luego se realiza la limpieza de los escritorios y sillas con lustra mue-bles.

7.2- Se procede entonces a trapear con hipoclorito al 13% los pisos, se enjuaga el trapeador y diez minutos después se trapea nuevamente con agua limpia libre de hipoclorito y se repite nuevamente el trapeado con agua y desinfectante.

7.3- Se deben registrar todas las actividades de limpieza y desinfección dentro de la lista de chequeo programa de limpieza y desinfección de áreas de almacena-miento de medicamentos y dispositivos médicos.

7.4- Cada quince (15) días se realiza el Aseo, limpieza y desinfección de las neveras; para ello el Jefe de almacén deberá garantizar la conservación de las condiciones de almacenamiento para los medicamentos que requieren cadena de frio, utilizando para ello neveras portátiles.

7.5- Cada treinta (30) días se realiza el aseo y limpieza de las estibas.



P-O-014

Cartagena

Enero 2013


8. Registros F-O-018 Lista de chequeo programa de limpieza y desinfección de áreas de almacenamiento de medicamentos y dispositivos médicos.

9. Flujograma

INICIO

FIN

CADA 15 DIAS

LIMPIEZA DE LAS

NEVERAS

TRAPEADO CON

HIPOCLORITO AL 13% Y 10

MIN DESPUES CON AGUA

LIMPIA Y FINALMENTE CON

DESINFECTANTE

REALIZAR BARRIDO Y

LIMPIEZA DE ESTANTES Y

MEDICAMENTOS Y

DISPOSITIVOS MEDICOS

LIMPIEZA DE

ESCRITORIOS Y SILLAS

CADA 30 DIAS

LIMPIEZA DE

ESTIBAS



P-O-014

Cartagena

Enero 2013




Elaboró: Firma:

Aprobó: Firma:

Revisó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

MANEJO DE MEDICAMENTOS DE CONTROL ESPECIAL FRANJA VIOLETA

Y/O MONOPOLIO DEL ESTADO

P-O-015

Cartagena

Enero 2013


1. Objetivo

Definir las actividades y condiciones para el manejo de los Medicamentos de Control Especial Franja Violeta y/o Monopolio del Estado en DROGUERIA XXXX.

2. Alcance

Aplica para todas las ventas realizadas en DROGUERIA XXXX. Excepto las ventas por contratación

3. Responsables Jefe de Almacén Director Técnico Gerencia Comercial Ejecutivos de ventas

4. Referencias

Resolución 1478 de 2006

5. Definiciones

Abuso: Es el uso indebido de drogas o medicamentos con fines no médicos.

Adicción o drogadicción: Es la dependencia a una droga.

Estupefaciente: Es la sustancia con alto potencial de dependencia y abuso.

Franja violeta: Es la característica que identifica a los medicamentos de control especial.

Fondo rotatorio de estupefacientes: Es la oficina encargada dentro de la Secretaría, Instituto o Dirección de Salud a nivel departamental, que ejerce la vigilancia, seguimiento y control a las entidades públicas, privadas y personas naturales que procesen, manipulen, sinteticen, fabriquen, distribuyan, vendan, consuman, dispensen sustancias sometidas a fiscalización y medicamentos que las contengan; así como garantizar la disponibilidad de medicamentos monopolio del Estado a través de la dispensación y distribución en su



P-O-015

Cartagena

Enero 2013


jurisdicción y las demás funciones que le sean asignadas por el Ministerio de la Protección Social, o la institución competente.

Medicamento sometido a fiscalización de uso humano o veterinario: Es el preparado farmacéutico obtenido a partir de uno o más principios activos de control especial, catalogados como tal en las convenciones de estupefacientes (1961), precursores (1988) y psicotrópicos (1971), o por el Gobierno Nacional, con o sin sustancias Jefees presentado bajo forma farmacéutica definida, que se utiliza para la prevención, diagnóstico, tratamiento, curación o rehabilitación de las enfermedades de los seres vivos.

Monopolio del Estado: Derecho poseído de exclusividad por el Estado.

Precursor químico: Es la sustancia o mezcla de sustancias a partir de las cuales se producen, sintetizan u obtienen drogas que crean dependencia.

Prevención: Conjunto de actividades encaminadas a reducir y evitar el mal uso de sustancias y medicamentos que puedan causar dependencia.

Recetario oficial: Documento oficial autorizado por la entidad competente, de carácter personal e intransferible que utilizan los prescriptores de salud para la formulación de los medicamentos de control especial y de monopolio del Estado.

Sustancia psicotrópica: Es la droga que actúa sobre el sistema nervioso central produciendo efectos neuro-psico-fisiológicos.

6. Políticas

Medicamentos de Control Especial Franja Violeta:

A continuación se presenta el listado de los Medicamentos de Control Especial Franja Violeta.

NOMBRE GENERICO CONCENTRA-CIÓN

FORMA FARMACÉUTICA

USO

AMBULA-

TORIO

INTRAHOS-

PITALARIO

ALFENTANILO CLORHIDRATO 0,5 mg/Ml SOLUCIÓN

INYECTABLE X



P-O-015

Cartagena

Enero 2013


ALPRAZOLAM 0,125 mg TABLETA X X



ALPRAZOLAM 1 mg TABLETA X X

BROMAZEPAM 1,5 mg TABLETA X X

BROMAZEPAM 3 mg TABLETA X X

BROMAZEPAM 6 mg TABLETA X X

BROTIZOLAM 0,25 mg TABLETA X X

BUPRENORFINA CLORHIDRATO 0,2 mg TABLETA X X

BUPRENORFINA CLORHIDRATO 0,4 mg TABLETA X X

BUPRENORFINA CLORHIDRATO 2 mg TABLETA X X

BUPRENORFINA CLORHIDRATO 8 mg TABLETA X X

BUTORFANOL TARTRATO 1 mg / mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X X

BUTORFANOL TARTRATO 2 mg / mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X X

CLOBAZAM 10 mg TABLETA X X

CLOBAZAM 20 mg TABLETA X X

CLONAZEPAM 0,5 mg TABLETA X X

CLONAZEPAM 2 mg TABLETA X X

CLONAZEPAM 1 mg / mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X X

CLONAZEPAM 2,5 mg / mL SOLUCIÓN ORAL X X

CLOZAPINA 25 mg TABLETA X X

CLOZAPINA 100 mg TABLETA X X

DIAZEPAM 1 mg TABLETA X X



DIAZEPAM 10 mg/2 mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X

DINOPROSTONA (PROSTAGLANDINA E2) 10 mg ÓVULO X X

DINOPROSTONA (PROSTAGLANDINA E2) 0,5 mg

/ 3 g GEL 0,5 mg / 3 g GEL X

ESTAZOLAM 1 mg TABLETA X X

ESTAZOLAM 2 mg TABLETA X X

FENTANILO 2,5 mcg PARCHE X X



P-O-015

Cartagena

Enero 2013


TRANSDERMICO

FENTANILO 7,5 mcg PARCHE

TRANSDERMICO X X

FENTANILO 10 mcg PARCHE

TRANSDERMICO X X

FENTANILO CITRATO 0,5 mg /10mL

SOLUCION INYECTABLE X

FENTANILO CITRATO 0,25 mg / 5

mL SOLUCION

INYECTABLE X

FENTANILO CITRATO 0,1 mg / 2

mL SOLUCION

INYECTABLE X

FLUNITRAZEPAM 1 mg TABLETA X X

KETAMINA HCl 200 mg/20

mL SOLUCION

INYECTABLE X

KETAMINA HCl 500 mg/10

mL SOLUCION

INYECTABLE X

LORAZEPAM 1 mg TABLETA X X

LORAZEPAM 2 mg TABLETA X X

LORAZEPAM 4 mg/mL SOLUCION

INYECTABLE X

MEDAZEPAM 10 mg TABLETA X X

METILERGONOVINA (METILERGOBASINA;

METILERGOMETRINA) MALEATO 0,2 mg / mL

SOLUCIÓN INYECTABLE X

METILERGONOVINA (METILERGOBASINA;

METILERGOMETRINA) MALEATO 0,125 mg GRAGEA X

MIDAZOLAM CLORHIDRATO 5 mg / 5 mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X

MIDAZOLAM CLORHIDRATO 15 mg / 3

mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X

MIDAZOLAM MALEATO 7,5 mg TABLETA X X

MISOPROSTOL (PROSTAGLANDINA E1) 200 mcg TABLETA X X

NALBUFINA CLORHIDRATO 10 mg / mL SOLUCIÒN

INYECTABLE X X

OLANZAPINA 5 mg TABLETAS X X

OLANZAPINA 10 mg TABLETAS X X

OLANZAPINA 10 mg AMPOLLAS X

OXICODONA CLORHIDRATO 5 mg TABLETA X X



P-O-015

Cartagena

Enero 2013





OXITOCINA 5 UI / mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X

OXITOCINA 10 UI / mL SOLUCIÓN

INYECTABLE X

REMIFENTANILO CLORHIDRATO 1 mg

POLVO PARA RECONSTITUIR X





TIOPENTAL SÓDICO 0,5 g POLVO PARA

RECONSTITUIR X

TIOPENTAL SÓDICO 1 g POLVO PARA

RECONSTITUIR X

TRIAZOLAM 0,125 mg TABLETA X X

TRIAZOLAM 0,25 mg TABLETA X X

ZIPEPROL DICLORHIDRATO 500 mg /

mL JARABE X X

ZIPEPROL DICLORHIDRATO 75 mg GRAGEA X X

ZOLPIDEM 6,25 mg TABLETAS X X

ZOLPIDEM 10 mg TABLETAS X X

Medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado:

A continuación se relacionan los Medicamentos de Control Especial Franja Violeta Monopolio del Estado, los cuales se adquieren directamente en los Fondos Rotatorios de Estupefacientes departamentales.

NOMBRE GENERICO CONCENTRACIÓN FORMA FARMACÉUTICA /

PRESENTACIÓN

FENOBARBITAL 10 mg Tableta / Caja x 30 tabletas



FENOBARBITAL 40 mg./ml Solución Inyectable

FENOBARBITAL 200 mg./ml Solución Inyectable

HIDRATO DE CLORAL 10% Jarabe

HIDROMORFONA HCL 2 mg./ml Solución Inyectable



P-O-015

Cartagena

Enero 2013


HIDROMORFONA HCL 2,5 mg Tableta Caja x 20 tabletas

HIDROMORFONA HCL 5,0 mg Tableta Caja x 20 tabletas

MEPERIDINA HCL 100 mg/2ml Solución Inyectable

MORFINA 3% Solución Oral

MORFINA 10 mg./ml Solución Inyectable

METADONA HCL 10 mg. Tableta Frasco x 20 tabletas

METADONA HCL 40 mg. Tableta Frasco x 20 tabletas

METILFENILATO 10 mg. Tableta Caja x 30 tabletas

Se prohíbe la distribución y comercialización interdepartamental de los medicamentos monopolio del estado

Estos medicamentos deben ubicarse en una vitrina o gabinete con puerta y seguro, que debe mantenerse cerrada y bajo llave, conservando las condiciones de almacenamiento recomendadas por el fabricante.

Se debe presentar un informe de distribución de medicamentos sometidos a fiscalización a los respectivos Fondos Rotatorios de Estupefacientes, dentro de los primeros diez (10) días calendario de cada mes, conforme al formato que se establece en la resolución 1478 de 2006.

7. Desarrollo

7.1- Se recibe la orden de compra del cliente y se debe solicitar la resolución de aprobación para los productos solicitados

7.2- Se reporta al Director técnico para autorización despacho y que repose copia del cliente y quede autorizado para la venta de estos productos.

7.3- Si el despacho no es autorizado se debe informar al cliente.

7.4- Si el despacho es autorizado se factura y hace despacho al cliente de acuerdo al procedimiento establecido en DROGUERIA XXXX.

7.5- Se deben registrar todos los movimientos de ingreso y salida de estos productos en el Libro de Movimientos de Medicamentos de Control Especial en la página correspondiente y registrando la fecha, el número de documento, la cantidad que ingresa y el nuevo saldo.

7.6- Se debe generar y presentar informes en medio Físico (Libro de Registro de Medicamentos de Control Especial), en formato de acuerdo a lo reglamentario.



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7.7- Los informes se presentan en tipo de letra Arial en mayúscula fija tamaño 8. En

una sola hoja de cálculo continua, totalizando por medicamento de acuerdo con el agrupamiento por Denominación Común Internacional, nombre comercial y su respectiva unidad farmacéutica.

7.8- No se debe eliminar, agregar o mover columnas del respectivo formato. Si no se tiene información a registrar dentro de alguna(s) columnas o campos, deberá siempre diligenciarse así: si es una cantidad en cero (0) y si es un campo de texto se debe colocar N/A.

7.9- Si no hubo movimiento del medicamentos, se debe enviar el informe reportado en ceros (0). Los campos de ciudad, departamento y país, deben ser en mayúscula y con el nombre completo, no con siglas. Las cantidades de destrucciones se registran en la casilla correspondiente a Salida, pero deberá colocarse en la línea de su registro al lado derecho por fuera del cuadro que es Destrucción.

8. Registros Libro de registro de medicamentos de control especial.



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9. Flujograma

INICIO

FIN

ORDEN DE

COMPRA

RESOLUCION

PRODUCTOS

SOLICITADOS

AUTORIZACION

DESPACHO

DIRECTOR TECNICO

SI

NO

FACTURA

INFORMAR

AL CLIENTE FIN

REGISTRAR MOVIMIENTO

EN EL LIBRO DE

MEDICAMENTOS DE

CONTROL ESPECIAL

INFORME EN

FORMATO DE

REPORTE



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10. INDICADORES Indicador de Oportunidad = N° Total item despachados X 100 N° Total de item solicitados Indicador de Calidad = N° Total item despachados X 100 N° Total de item registrados en el libro foliado 11. Control de Cambios


Elaboró: Firma:

Aprobó: Firma:

Revisó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




Fecha: Enero 2013

Fecha: Enero 2013

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1. Objetivo

Determinar la existencia física de los medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX Con el fin de verificar, cotejar y controlar las existencias reales con lo registrado en el sistema.

2. Alcance

Este procedimiento aplica para el almacenamiento de medicamentos, insumos hospitalarios y dispositivos médicos recibidos en DROGUERIA XXXX.

3. Responsables Jefe de Almacén Gerente Administrativo Director Técnico

4. Referencias

NA

5. Definiciones

Inventario general: inventario masivo, incluye a todos los productos almacenados en la bodega de la empresa y sirve de sustento a los Estados Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efectúa cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también en movimiento

Inventario selectivo: Comprende a un grupo de productos previamente seleccionados. Se realiza periódicamente o cada vez que sea necesario comprobar que los registros se mantienen al día así como para verificar que las

INVENTARIO FISICO GENERAL Y SELECTIVO EN EL ALMACÉN

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existencias físicas concuerden con estos. Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente la documentación y el despacho, por el plazo que dure el mismo.

6. Políticas

La Gerencia Administrativa y Financiera es la encarga de programar y organizar el inventario general; pero también puede disponer que se efectúe un inventario selectivo en caso que sea necesario.

El Jefe de almacén será el responsable de realizar de manera periódica los inventarios selectivos en el almacén y reportar los resultados.

La Gerencia Administrativa y Financiera será la autorizada para realizar ajustes al inventario y en su defecto por la Gerencia General.

Durante el inventario general no se realizaran ni recibos ni entrega de mercancías de la bodega.

En los inventarios selectivos no es necesario frenar la actividad e recibo y entrega de mercancía, esto solo si se hace muy necesario y se hará un comunicado por parte de la Gerencia Administrativa al respecto.

7. Desarrollo Inventario General

7.1- La Gerencia Administrativa y Financiera programara los inventarios generales que serán ejecutados para cierre de cada año.

7.2- La Gerencia Administrativa y Financiera hará la asignación y nombramiento de de las personas involucradas, cada una con sus responsabilidades y se encargara de la logística del inventario.

7.3- Se pasara comunicado al personal involucrado en el inventario informando la fecha y duración del mismo; así como las demás instrucciones que se consideren necesarias.


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7.4- El jefe de Almacén Dispondrá y prepara el almacén para la realización del inven-

tario, poniendo mayor énfasis en el orden y la limpieza, y genera el listado actual de inventario y lo pasa a la Gerencia Administrativa y Financiera.

7.5- Una vez en el inventario se entregaran las instrucciones para la toma del inven-tario y se entregara lo necesario para la ejecución de las tareas asignadas.

7.6- Durante el inventario se harán copias de seguridad, con el fin de guardar la in-formación ante posibles fallas que se puedan generar.

7.7- El inventario se hará en parejas y se realizaran dos conteos uno inicial y otro de confirmación para luego cruzar la información y hacer los ajustes que se gene-ren como resultado de la actividad.

7.8- Cada una de las personas asignadas debe realizar la entrega de la información al líder del inventario firmando el documento de entrega para constancia de la misma.

7.9- Una vez generados los resultados del inventario la Gerencia Administrativa y Fi-nanciera hará la verificación de las cantidades inventariadas contra el saldo del sistema, en caso de diferencias se realizara un reconteo y si se confirma la dife-rencia se realizaran los ajustes de ingreso y salida de acuerdo al caso, para esto se utilizara el formato de ajustes de inventario y se entregara una copia a alma-cén y otra a contabilidad.

7.10- Una vez finalizado el proceso de ajustes se generara el nuevo listado de inventa-rios y se entrega a almacén y contabilidad.

Inventario Selectivo

7.11- El jefe de almacén realizara los inventarios selectivos mensualmente.

7.12- Seleccionara un área y realizara el inventario utilizando el formato de inventarios selectivos.

7.13- Entregara el reporte del mismo a la Gerencia Administrativa y en caso de haber diferencias se harán los ajustes y se entregar copia de este al almacén y a contabilidad.

7.14- En caso que se genere un despacho de la referencia a la cual se hace necesaria hacer un ajuste, se deberá esperar al despacho cuando se finalice el proceso de ajuste.


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8. Registros F-O-022 Inventario general F-O-023 Inventario selectivo F-O-024 Ajustes de inventario

9. Flujograma Inventario General

INICIO

PROGRAMACION

INVENTARIO

GENERAL

PREPARACIÓN

AREA DE

ALMACEN

COMUNICADO

FECHA, HORA Y

OTROS

ENTREGA DE

INSTRUCCIONES

ASIGNACION Y

NOMBRAMIENTO

PERSONAL DEL

INVENTARIO

PRIMER

CONTEO

COPIA DE

SEGURIDAD

ENTREGA

INFORMACION

1


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FIN

SEGUNDO

CONTEO

COPIA DE

SEGURIDAD

1

ENTREGA

INFORMACION

GENERACIÓN

NUEVO INVETARIO

DIFERENCIAS SI

NO

RECONTEO

VERIFICACIÓN

GENERACIÓN DE

RESULTADOS

SUBIR INVENTARIO

AL SISTEMA

AJUSTES

REPORTE AJUSTES A

ALMACEN Y

CONTABILIDAD


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Inventario Selectivo 10. Control de Cambios

INICIO

SELECCIÓN DE AREA

A INVENTARIAR

INVENTARIO

FORMATO

INVENTARIO

SELECTIVO

GENERACION DE

REPORTE

FIN

DIFERENCIAS SI

NO

RECONTEO

VERIFICACIÓN

AJUSTES

REPORTE AJUSTES A

ALMACEN Y

CONTABILIDAD


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Elaboró: Firma:

Aprobó: Firma:

Revisó: Firma:

Nombre:

Nombre:

Nombre:




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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - …farmacus.com.co/wp-content/uploads/2016/07/Manual-de-procesos-y... · 7.2- El coordinador de calidad asigna el código del registro y actualiza