Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013

Manual de procesos y procedimientos para la gestión del Fondo Social Europeo 2007 – 2013

Octubre 2009

FONDO SOCIAL EUROPEO“El FSE invierte en tu futuro”


Contenidos de la presentación


PUNTO DE PARTIDA

El Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 dispone que, antes de la puesta en marcha de los Programas Operativos, cada Estado miembro ha de establecer unos sistemas de gestión y control que garanticen el correcto uso de los recursos comunitarios.

El documento del COCOF de 07/0039/00-EN recomienda específicamente a las Autoridades de Auditoría comprobar si se ha elaborado algún manual de procedimientos para su uso por el personal de la AG y la AC.

La Unidad Administradora del Fondo Social Europeo (UAFSE) quiere responder a las exigencias comunitarias al mismo tiempo que contribuye a optimizar su trabajo dentro del marco de mejora y modernización de la Administración Pública.


OBJETIVOS

Optimizar la gestión del FSE, definiendo una estructura procedimental que engrane todas las piezas, asignando responsabilidades a los diferentes actores,

definiendo los flujos de información entre ellos, y estableciendo los hitos temporales y los soportes documentales que han de ser respetados.

Recogiendo todos los procedimientos existentes para completarlos y adaptarlos al nuevo periodo de programación cuando sea necesario.

Garantizando que los procedimientos del Manual son factibles en la práctica con el apoyo de la herramienta informática “FSE 2007” diseñada al efecto.


EL PROCESO SEGUIDO PARA SU ELABORACIÓN

Se comenzó recogiendo toda la información disponible sobre los procedimientos, formales e informales, existentes en la UAFSE para la gestión del FSE 2000-2006.

El primer mapa de procedimientos sirvió para identificar los cambios y mejoras que eran necesarios.

Sobre una versión completa se eliminaron disonancias y se buscó la adaptación de cada procedimiento diseñado a las condiciones reales de trabajo.

Las aportaciones del equipo de la UAFSE ha sido fundamentales: 8 entrevistas iniciales y más de 10 reuniones para validar los procedimientos a medida que

se diseñaban.


ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR DE ESTE MANUAL

Tiene en cuenta las orientaciones de la Comisión y del COCOF para la verificación del cumplimiento del art. 71 e incluye toda la información solicitada.

Coordina las tareas de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, homogeneizando la terminología y las herramientas de trabajo.

Sitúa a las Autoridades en el centro de los procesos:• ordenando sus obligaciones y responsabilidades con instancias superiores. • definiendo las obligaciones de las entidades que dependen de ellas.

Atiende tanto a la normativa comunitaria como nacional.


ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO

El bloque introductorio (capítulos 1 a 3) fija los objetivos, límites y contenido. También recoge elementos de contexto a tener en cuenta para entender con mayor precisión la razón de ser de los procesos y procedimientos cuya descripción se aborda.

La parte central (capítulo 4) combina una integración de todos los procesos y procedimientos a través de las interrelaciones existentes, con una estructura en fichas individuales que facilitan su manejo y, cuando proceda, actualización.

Un conjunto de anexos finales (capítulo 5) permite contar, entre otros, con un glosario terminológico y de acrónimos y con un compendio normativo.


USO DEL MANUAL

El Manual no es un documento que esté concebido para su lectura “ordenada”, de principio a fin, sino más bien para su utilización por partes, según las necesidades concretas del usuario en cada momento. Una vez conocida la información de este bloque, sólo se utilizará para consultas puntuales.

Aunque está preparado para ser editado en papel, el manual resulta mucho más práctico y operativo si se usa en la versión electrónica ya que:

• Permite “navegar” de unas secciones a otras de forma rápida.

• Tiene enlaces directos a las plantillas documentales que deben utilizarse en cada caso


NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA

Desde el Índice general… …a las distintas partes del cuerpo del Manual


NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICA

Desde el Índice de Procesos y Procedimientos…

…y desde el Índice de cada proceso…

…a las fichas de procedimiento


NAVEGACIÓN EN LA VERSIÓN ELECTRÓNICADesde las fichas de procedimiento… …y desde los anexos…

…a los Modelos Documentales y otros documentos


CONTENIDOS. BLOQUE I.

Presentación y descripción: Justificación del enfoque del Manual y cada uno de sus apartados. Explicación de la estructura del documento, del sistema de actualización y de la forma recomendada de uso.

El FSE en España en el periodo 2007-13: Desde lo más general a lo más concreto, se describe la política de cohesión, los principios básicos para los Fondos Estructurales 07-13 y la programación del FSE en España en el nuevo periodo.

Además, se describen los organismos implicados en la gestión del FSE, sus funciones y las relaciones entre ellos. Este capítulo, evidentemente de contexto, será de especial interés de cara a facilitar la incorporación de nuevo personal a la UAFSE.


Área de Certificación

Autoridad de Certificación

Área de Gestión

Financiera

Comisión Europea DG TesoroSeguimiento

Delegación de funciones

Seguimiento Verificaciones Pagos

Pagos

Pagos

Comunicaciones

Certificación

Certificado GastosCertificado Verificaciones

Verificaciones

Comunicaciones

Flujo de información y documentos

Información de Seguimiento

Declaración gastos

Beneficiario

Autoridad de Gestión

Organismo Intermedio

Organismo Colaborador

CONTENIDOS. BLOQUE I.


CONTENIDOS. BLOQUE II.

Es el núcleo del Manual. Contiene una ficha para cada procedimiento con toda la información necesaria para ubicarlo en el proceso al que pertenece e interrelacionarlo con otros procesos y procedimientos cuando corresponda.

Las fichas de procedimientos constan fundamentalmente de dos partes básicas; la descripción del procedimiento y su representación gráfica, además de una serie de elementos estructurales que son comunes a todos ellos.

Cada ficha está concebida como un “paso a paso” para el desarrollo de las diferentes tareas y contiene la información imprescindible para facilitar la agilidad en su comprensión y uso.


CONTENIDOS. BLOQUE II.Descripción de las fichas La cabecera de cada

ficha incluye la denominación del procedimiento, la unidad responsable y un código identificativo.


CONTENIDOS. BLOQUE II.Descripción de las fichas

El pie de página se compone del número de ficha y los elementos necesarios para el sistema de sustitución de fichas (actualización), y el número de página.



El objeto del procedimiento contiene una breve definición de su utilidad en el contexto que se desarrolla.



En alcance y limitaciones se incorpora información que permite identificar con mayor precisión el comienzo o el final del procedimiento, relacionarlo con otros procesos o procedimientos, o introducir matices.



La descripción del procedimiento numera sus etapas, indica quién es el responsable de la acción, qué actividades, cómo y cuándo deben realizarse.



En anexos y soportes documentales se referencia cualquier elemento tangible que sea utilizado en la realización de la acción. Modelos, plantillas, índices, etc.



El punto de normativa aplicable referencia las normas de aplicación específica al caso de que se trate, ordenada de lo particular a lo general.



La representación gráfica permite ver de un solo vistazo el procedimiento con sus diferentes variantes y los documentos generados


Actividad o tarea

Punto inicial/final del proceso

Decisión

Documento

Conjunto de Documentos

Conector dentro de la página

Conector entre páginas

Archivo

Base de datos

Dirección del flujo


• Los símbolos utilizados para la representación gráfica son los más habituales en este tipo de diagramación:


SEGUIMIENTO

SEG-DSS

SEG-MCS

SEG-DEL SEG-VAL

SEG-IAE

SEG-IFE

SEG-CS

SEG-RPOSEG-ECS

SEG-CEG

CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN FINANCIERA

CRT-PRE CRT-SAL CRT-GF

CRT-SP

CRT-INT

VERIFICACIÓN

VER-ADG

VER-CF

VER-RI

CONTENIDOS. BLOQUE II.Mapa general de procesos y procedimientos


SEGUIMIENTO

NºFicha Código Denominación del Procedimiento

1 SEG-DSS Diseño y puesta en marcha de los Sistemas de Gestión y Control

2 SEG-CS Comité de Seguimiento

3 SEG-DEL Delegación de Funciones en el Organismo Intermedio

4 SEG-ECS Elaboración de los Criterios de Selección de Operaciones

5 SEG-MCS Modificación de los Criterios de Selección de Operaciones

6 SEG-IAE Informe Anual de Ejecución7 SEG-IFE Informe Final de Ejecución8 SEG-VAL Validación del Gasto

9 SEG-CEG Certificación del gasto de Asistencia Técnica

10 SEG-RPO Revisión del Programa Operativo

CONTENIDOS. BLOQUE II.Proceso de seguimiento. 10 Procedimientos


VERIFICACIÓN

NºFicha Código Denominación del Procedimiento19 VER-ADG Análisis de las declaraciones de gasto20 VER-RI Recuperación de importes21 VER-CF Correcciones financieras

CONTENIDOS. BLOQUE II.Proceso de verificación. 3 Procedimientos


CERTIFICACIÓN Y

GESTIÓN FINANCIERA

NºFicha Código Denominación del Procedimiento14 CRT-PRE Prefinanciación15 CRT-INT Certificado y Declaración de Gastos - Solicitud de Pago Intermedio16 CRT-SAL Certificado y Declaración de Gastos – Solicitud de Pago Final17 CRT-GF Gestión Financiera

18 CRT-SP Suspensión de Pagos

CONTENIDOS. BLOQUE II.Proceso de certificación y gestión financiera. 5 Procedimientos


SISTEMA DE ACTUALIZACIÓNLas fichas que queden obsoletas serán archivadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido.Tanto la nueva ficha como la antigua recogerán en el pie de página la información para la trazabilidad de las actualizaciones, y se contará con una tabla de registro de los cambios.

Pie de la ficha obsoleta

Pie de la ficha nueva

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Octubre 2009



CONTENIDOS. BLOQUE III.

El Manual incluye los siguientes anexos:

Glosario de términos relacionados con la gestión de los Fondos Estructurales.

Glosario de acrónimos utilizados en el documento.

Relación de la normativa nacional y comunitaria (compendio de las

referencias incluidas en las fichas de procedimientos)

Modelos documentales

Todos estos anexos pueden y deben ser actualizados y completados a medida que se modifique el Manual para incluir nuevos documentos, recoger nuevas referencias normativas o adaptar determinados procesos.


ENFOQUE GENERAL

Optimizar la gestión del FSE, definiendo una estructura procedimental que engrane todas las piezas, asignando responsabilidades a los diferentes

actores, definiendo los flujos de información entre ellos, y estableciendo los hitos temporales y los soportes documentales que han de ser respetados.

Dando respuesta a lo exigido en el Artículo 71 del Reglamento (CE) 1083/2006 al documentar los sistemas diseñados para que las Autoridades de Gestión y de

Certificación lleven a cabo las funciones que tienen encomendadas y cumplan las obligaciones correspondientes.


ALGUNOS ASPECTOS A DESTACAR DE ESTE MANUAL

Tiene en cuenta las orientaciones de la Comisión para la verificación del cumplimiento del art. 71 e incluye toda la información solicitada.

Coordina las tareas de la Autoridad de Gestión y la Autoridad de Certificación, homogeneizando la terminología y las herramientas de trabajo.

Sitúa a las Autoridades en el centro de los procesos:• ordenando sus obligaciones y responsabilidades con instancias superiores. • definiendo las obligaciones de las entidades que dependen de ellas.

Atiende tanto a la normativa comunitaria como nacional


ESTRUCTURA DEL MANUAL

El bloque introductorio fija sus objetivos, límites y contenido. También recoge elementos de contexto a tener en cuenta para entender con mayor precisión la razón de ser de los procesos y procedimientos cuya descripción se aborda.

La parte central combina una integración de todos los procesos y procedimientos a través de las interrelaciones existentes, con una estructura en fichas individuales que facilitan su manejo y, cuando proceda, actualización.

Un conjunto de anexos finales permite contar, entre otros, con un glosario terminológico y de acrónimos y con un compendio normativo.


CONTEXTUALIZACIÓN DEL CONTENIDONo sólo se describe la estructura de la programación del FSE, sino que también se enumeran los organismos implicados, sus funciones y las relaciones entre ellos

Área de Certificación

Autoridad de Certificación

Área de Gestión

Financiera

Comisión Europea DG TesoroSeguimiento

Delegación de funciones

Seguimiento Verificaciones Pagos

Pagos

Pagos

Comunicaciones

Certificación

Certificado GastosCertificado Verificaciones

Verificaciones

Comunicaciones

Flujo de información y documentos

Información de Seguimiento

Declaración gastos

Beneficiario

Autoridad de Gestión

Organismo Intermedio

Organismo Colaborador


MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSSe identifican tres procesos fundamentales, cada uno con sus procedimientos

SEGUIMIENTO

SEG-DSS

SEG-MCS

SEG-DEL SEG-VAL

SEG-IAE

SEG-IFE

SEG-CS

SEG-RPOSEG-ECS

SEG-CEG

CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN FINANCIERA

CRT-PRE CRT-SAL CRT-GF

CRT-SP

CRT-INT

VERIFICACIÓN

VER-ADG

VER-CF

VER-RI


MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSTodos los procedimientos están perfectamente identificados:

SEGUIMIENTO

NºFicha Código Denominación del Procedimiento

1 SEG-DSS Diseño y puesta en marcha de los Sistemas de Gestión y Control

2 SEG-CS Comité de Seguimiento

3 SEG-DEL Delegación de Funciones en el Organismo Intermedio

4 SEG-ECS Elaboración de los Criterios de Selección de Operaciones

5 SEG-MCS Modificación de los Criterios de Selección de Operaciones

6 SEG-IAE Informe Anual de Ejecución7 SEG-IFE Informe Final de Ejecución8 SEG-VAL Validación del Gasto

9 SEG-CEG Certificación del gasto de Asistencia Técnica

10 SEG-RPO Revisión del Programa Operativo


MAPA GENERAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOSTodos los procedimientos están perfectamente identificados:

VERIFICACIÓN

NºFicha Código Denominación del Procedimiento19 VER-ADG Análisis de las declaraciones de gasto20 VER-RI Recuperación de importes21 VER-CF Correcciones financieras

CERTIFICACIÓN Y

GESTIÓN FINANCIERA

NºFicha Código Denominación del Procedimiento14 CRT-PRE Prefinanciación15 CRT-INT Certificado y Declaración de Gastos - Solicitud de Pago Intermedio16 CRT-SAL Certificado y Declaración de Gastos – Solicitud de Pago Final17 CRT-GF Gestión Financiera

18 CRT-SP Suspensión de Pagos


ESTRUCTURA E INFORMACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO

La cabecera de cada ficha incluye la denominación del procedimiento, la unidad responsable y un código identificativo.El pie de página se compone del número de ficha y los elementos necesarios para el sistema de sustitución de fichas (actualización), y el número de página.El objeto del procedimiento contiene una breve definición de su utilidad en el contexto que se desarrolla.En alcance y limitaciones se incorpora información que permite identificar con mayor precisión el comienzo o el final del procedimiento, relacionarlo con otros procesos o procedimientos, o introducir matices que permitan entender con mayor facilidad el procedimiento que se incluye a continuación.


ESTRUCTURA E INFORMACIÓN DE CADA PROCEDIMIENTO

La descripción del procedimiento numera sus etapas, indica quién es el responsable de la acción, qué actividades, cómo y cuándo deben realizarse.En anexos y soportes documentales se referencia cualquier elemento tangible que sea utilizado en la realización de la acción. Puede tratarse de modelos o plantillas de documentos. Puede ser su contenido mínimo o un índice que pueda ser utilizado como modelo.El punto de normativa aplicable referencia a la norma de aplicación específica al caso de que se trate. En el caso de existir más de una referencia, el criterio de ordenación habitual ha sido ir de lo particular a lo general, de manera que se facilite el eventual análisis.





SISTEMA DE ACTUALIZACIÓNLas fichas que queden obsoletas serán archivadas, dado que cabe la posibilidad de que posteriormente pueda ser necesario consultar su contenido.Tanto la nueva ficha como la antigua recogerán en el pie de página la información para la trazabilidad de las actualizaciones, y se contará con una tabla de registro de los cambios.

Pie de la ficha obsoleta

Pie de la ficha nueva


UTILIZACIÓN DEL MANUAL

No es un documento que esté concebido para su lectura “ordenada”, de principio a fin, sino más bien para su utilización por partes, según las necesidades concretas del usuario en cada momento.

Para facilitar el acceso rápido a las fichas de procedimientos, estas se indexan tanto en el apartado correspondiente del Manual, como al principio del mismo.

Se ha editado una versión electrónica del Manual, que permite su uso con un navegador de Internet, enlaza los diferentes capítulos y fichas, y permite acceder de forma directa a los anexos en sus versiones de consulta y editables.

Documents

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