Manual de Procesos y Procedimientos UNPA- Final · Ver Mapa de Riesgos del Proceso. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–4 de 301 5.3.2 CARACTERIZACIÓN

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–1 de 301

1. OBJETIVO El presente manual tiene como objetivo describir los procedimientos que realiza la Universidad del Pacífico, que bajo la gestión por procesos, garantizarán la satisfacción de nuestros usuarios y partes interesadas, desempeñándose de manera correcta, oportuna y articulada, optimizando el aprovechamiento de los recursos. 2. ALCANCE Y EXCLUSIONES

Aplica para todas las actividades del Sistema integrado de Gestión y para todos los funcionarios de la Universidad. 3. DEFINICIONES

En términos generales, las definiciones se encontrarán en las descripciones de los diferentes procedimientos contenidos en este manual.

Calidad: Satisfacción de las necesidades y superación de las expectativas de los clientes durante la prestación del servicio.

Objetivo de Calidad: Algo deseado o ambicionado, que se desea realizar, referente a la calidad.

Política de Calidad: Intenciones y orientaciones relativas a la calidad, emanadas formalmente por la alta dirección, como directrices para la institución y compromisos con los usuarios del servicio.

Proceso: Conjunto de recursos y actividades interrelacionados, que transforman elementos de entrada en resultados.

SIGC: Sistema Integrado de Gestión de Calidad.

4. MARCO ESTRATÉGICO

4.1 MISIÓN



Generar, compartir y transmitir el conocimiento; ofrecer con calidad el servicio público de la educación superior; formar ciudadanos éticos, responsables, comprometidos con su comunidad, con el desarrollo sostenible y con el reconocimiento de su identidad cultural y de los valores humanos; mantener alianzas con entidades nacionales e internacionales, y contribuir al desarrollo de la región pacífico y de la nación colombiana.

4.2 VISIÓN

La imagen de la universidad que deseamos alcanzar se resume en la visión del Plan de Desarrollo 1997 – 2010.

La Universidad del Pacífico en el año 2010, será un centro de aprendizaje de la región pacífico y una institución que lidera programas de investigación sustentados en la integración de los saberes locales con los conocimientos de la comunidad científica nacional e internacional, que propone soluciones a los problemas del pacífico colombiano, y que forma profesionales altamente calificados para el desarrollo de la región.

4.3 POLÍTICA DE CALIDAD

La Universidad del Pacífico es una institución de educación superior que asume el compromiso de mejorar continuamente la calidad de sus servicios de docencia, investigación, extensión y proyección social, procurando una formación profesional integral ,con alto nivel de desarrollo de sus competencias ciudadanas y laborales , acorde con las demandas de la Región Pacifica y las necesidades y expectativas de sus usuarios y partes interesadas.

De igual manera la Universidad del Pacífico se compromete a alcanzar y sostener la eficacia, eficiencia y efectividad de su sistema integrado de gestión.

Lo anterior demanda, mejorar continuamente la política institucional de aseguramiento de calidad, sus indicadores de gestión universitaria, la infraestructura física, el fortalecimiento presupuestal y la mejora en el bienestar de la comunidad universitaria.



4.4 OBJETIVOS DE CALIDAD

1. Mejorar la calidad de los servicios de docencia, investigación, extensión y proyección social que presta la Universidad del Pacífico a los usuarios y partes interesadas.

2. Involucrar a la comunidad universitaria en la implementación y sostenimiento del sistema integrado de gestión y en el cumplimiento de los indicadores del sistema universitario estatal.

3. Ampliar y mejorar la infraestructura y recursos físicos, para una mayor cobertura y brindar servicios con calidad a sus usuarios y partes interesadas.

4. Lograr el fortalecimiento de la gestión administrativa y financiera de la Universidad.

5. Mejorar el bienestar y el nivel de satisfacción de los miembros de la comunidad universitaria, con el propósito de lograr un mayor compromiso con la institución.

5 GESTIÓN POR PROCESOS

La Universidad del Pacífico, a través del SIG, direcciona su funcionamiento bajo un enfoque basado en procesos, el cual, identifica y gestiona de manera eficiente, eficaz y efectiva las actividades relacionadas entre sí, permitiendo el control continuo que proporcionan los vínculos entre los procesos, así como su interacción.

5.1PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD DEL PACÍFICO

Así pues, el SIG identifica cuatro (4) tipos de procesos: Estratégicos, Misionales, de Apoyo y de Evaluación. 5.1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS Son aquellos destinados a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias. La Universidad identifica dos procesos como estratégicos:



Direccionamiento Estratégico: Conjunto de actividades que interactúan con los procesos misionales a través de estrategias que permitirán la implementación de una cultura de planeación, del uso y análisis de indicadores, la formulación de planes, programas y proyectos, entre otras. Mejora Continua: Actividades de seguimiento para brindar asesoría oportuna a todas las dependencias de la institución principalmente a la dirección. 5.1.2 PROCESOS MISIONALES Son aquellos que permiten generar el producto o servicio que se entrega al cliente. Aportan valor al cliente. Bajo este tipo de procesos identificamos: Docencia: Conjunto de actividades articuladas para la formación integral del profesional que requiere la región pacífica. En este proceso se encuentran estructurados los Departamentos de Ciencias Naturales y Exactas (DECINE) y de Departamento de Lenguas, Lingüística y Literatura (DELIN) Investigación: Conjunto de actividades articuladas para la producción aplicación o difusión del conocimiento científico y tecnológico. Proyección Social: Conjunto de actividades que generan condiciones para la proyección de fortalezas académicas, investigativas y administrativas de la Universidad del Pacífico. Como estrategia para el impulso de la proyección social, la Universidad del Pacífico cuenta en este proceso, con el Centro de Estudios Pedagógicos Avanzados (CEPA), LA Unidad de Emprendimiento y la Coordinación de Etnoeducación. 5.1.3 PROCESOS DE APOYO



Procesos que abarcan las actividades necesarias para el correcto funcionamiento de los procesos misionales. Como de apoyo se estructuran: Bienestar Universitario: Conjunto de actividades que buscan una mejor condición de vida de la comunidad universitaria caracterizada por un clima institucional que estimule y facilite el desarrollo humano de sus miembros. Gestión de Apoyo: Conjunto de actividades que permitirán el fortalecimiento financiero, el apoyo al talento humano, a la gestión de servicios y los diversos apoyos a la comunidad universitaria. 5.1.4. EVALUACIÓN Procesos que consignan las actividades de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación, en aras de lograr la correcta administración del recurso público. Conjunto de actividades coordinadas que adoptan cada una de las dependencias de la universidad para salvaguardar los recursos. 5.2 MAPA DE PROCESOS La Universidad del Pacífico adoptó el mapa de procesos que se relaciona a continuación, en el cual se identifican los procesos de la Institución y la interacción entre ellos



5.3 CARACTERIZACIONES Las caracterizaciones de los procesos, describen de manera clara y concreta el proceso, evidenciando la interacción con los demás procesos del SIG. Las siguientes son las caracterizaciones de los procesos del SIG 5.3.1 CARACTERRIZACIÓN PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

Nombre del Proceso Tipo Responsable del proceso

Direccionamiento Estratégico Estratégico Rectora

Alcance Inicia con la Formulación de la Estrategia Institucional de la Universidad del Pacifico y termina con la evaluación de la eficacia, eficiencia y efectividad de la misma.

Objetivo Formular, implementar y evaluar la Estrategia institucional de la Universidad del Pacifico de acuerdo a las directrices del Consejo superior, disponibilidad de recursos financieros y condiciones del entorno.

SECUENCIA E INTERACCIONES

CICLO PHVA

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

Entidades públicas y privadas nacionales e internacionales

Comunidad Universitaria

Comunidad Organizada

Consejo Superior

Todos los procesos

Directrices Generales de Desarrollo

Diagnóstico de la situación interna de la Universidad del Pacífico

Planes de Desarrollo Nacional, Departamental y Municipal

Tendencias del Entorno y de la Educación Superior en Colombia y América Latina

Evaluación del estado de ejecución

PLANEAR

Análisis de la Situación Actual y Futura, interna y externa

Formulación de la estrategia institucional.

PDI

PEI

Plan de Acción Institucional

Anual.

Plan Indicativo para la Vigencia del

PDI aprobado

Proyectos de Inversión pública

Viabilizados

Informe de gestión sobre efectividad, eficiencia y eficacia

de PDI

Informes de Rendición de

Consejo Superior.

Todos los procesos

Entidades publicas y privadas

Comunidad organizadas



HACER

Ejecución de la Estrategia institucional y del plan de acción

Evaluación de los indicadores de los procesos

VERIFICAR

Seguimiento y Medición de la Estrategia Institucional

ACTUAR

del PEI de la Universidad

Plan de Desarrollo institucional

Planes de Acción de los procesos

Proyectos de Inversión Pública formulados

Avance de Ejecución de Plan Indicativo y Planes de Acción de los procesos

Resultados Matriz de eficacia a nivel institucional

Informe de gestión sobre efectividad, eficiencia y eficacia

de PDI

Informes de auditorias

Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora

Cuentas

Plan de Acciones Correctiva, preventivas y de mejora

RECURSOS

TALENTO HUMANO INFRAESTRUCTURA AMBIENTE DE TRABAJO

Recurso humano competente:

Rectora, Jefe Oficina Asesora de Planeación, 2 Secretaria, Director de Comunicaciones, Asistente de Promoción y Divulgación

(4) Oficinas dotadas con sus respectivos equipos de computo, mobiliario y acceso a internet banda ancha

De acuerdo a lo establecido por las normas de salud ocupacional

REQUISITOS APLICABLES POR CUMPLIR DOCUMENTOS APLICABLES



LEGALES

Ley 30 de 92 y Normas reglamentarias

Ley 152 de 94 y Normas reglamentarias

INSTITUCIONALES

Proyecto Educativo Institucional

NORMA

4.1, 4.2 , 5.1 ; 5.2 ; 5.3; 5.4.1; 5.4.2; 5.5.2; 5.5.3 ; 5.6.1; 5.6.2; 5.6.3; 7.5.5; 8.1; 8.2.3;8.2.4;8.3; 8.4;8.5.1;8.5.2 y 8.5.3

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento de Formulación del Plan de Desarrollo Institucional.

Formulación de Plan de Desarrollo Prospectivo y Estratégico

Procedimiento de Planes de Acción

Procedimiento de Formulación Plan Indicativo.

Procedimiento para la Viabilización de Proyectos de Inversión Publica

Procedimiento para elaboración Anuario Estadístico

Procedimiento para elaborar informes de ejecución Plan Anuales de Acción

PARÁMETROS DE CONTROL, SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN

DENOMINACIÓN FÓRMULA

Nivel de Ejecución del PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción

No. de metas de Resultados

Cubrimiento presupuestal

Impacto del Plan de Desarrollo Institucional

Porcentaje de Ejecución de PDI, Plan Indicativo y Planes de Acción

No. de Metas de Resultados ejecutados /Metas de Resultados planeadas

Nivel de percepción sobre el Desarrollo de la Universidad del Pacifico

% de presupuesto asignado a las metas de resultado del PDI.

RIESGOS DEL PROCESO

RIESGO QUE SE HACE PARA EVITAR QUE SUCEDA

A QUE LE HACE MEDICIÓN

Ver Mapa de Riesgos del Proceso



5.3.2 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE MEJORA CONTINUA


MEJORA CONTINUA ESTRATEGICO REPRESENTANTE DE LA RECTORIA

Alcance Todo el sistema integrado de gestión.

Objetivo Brindar asesoría oportuna y permanente a la rectoría y hacer acompañamiento a los procesos de la universidad mediante actividades de seguimiento y control al sistema integrado de gestión.


CICLO PHVA


PLANEAR

Elaboración del plan de seguimiento y control a las actividades de los procesos.

Elaboración del programa y plan de auditorias internas de calidad.

Todos los procesos.

Comunidad académica.

entes gubernamentales.

Archivo general de la nación.

Egresados.

Normas técnicas.

Quejas y reclamos.

Documentación interna y externa.

Solicitud de préstamo de documentos.

Documentos generados en los HACER

Documentos del sistema.

Políticas documentales y de archivo.

Radicación, traslado y entrega de documentos.

Programa y

Todos los procesos.


Entidades públicas y privadas.

Comunidad en general.



Recolectar y analizar datos e información de los procesos.

Manejar, organizar y archivar la documentación producida y/o recibida.

Proponer mejora a los procesos.

Controlar la documentación del sistema integrado de gestión.

Socializar las normas y reglamentos.

Revisión del sistema integrado de gestión.

VERIFICAR

Evaluación de los indicadores del proceso.

ACTUAR


procesos.

Acciones de mejora.

plan de calidad.

Planes de trabajo.

Informes.


Jefes de oficina, asistente, secretarias. Instalaciones locativas, oficinas baños, archivadores, computadores, impresoras, puntos de red, software.

De acuerdo con las normas de seguridad industrial.


LEGALES ley 872/03, ley 87/ , decreto4110/04, ley 594/00, acuerdos 060/01 y 042/02,decreto2375/06,

Procedimiento control de documentos.

Procedimiento control de registros.



decreto2917/07.

INSTITUCIONALES resoluciones 361/04, 364/04, 365/04, 465/05, 790/06, 791/06, 004/08, 005/08.

NORMA 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.1, 5.4, 5.5, 5.5.3, 5.6, 8, 8.2, 8.3, 8.4, 8.5.

Procedimiento acciones preventivas.

Procedimiento acciones correctivas.

Procedimiento de auditorias internas de calidad.

Procedimiento de no conformidades.

Procedimiento de quejas y reclamos.

Procedimiento de archivo y conservación de documentos.

Procedimiento de radicación y distribución de documentación interna y externa.



Cobertura en socialización de normas.

Seguimiento a peticiones y quejas.

Funcionarios con conocimiento de normas/total funcionarios de la institución.

Numero de peticiones atendidas/numero de peticiones recibidas.

RIESGOS DEL PROCESO





Ver mapa de riesgos.

5.3.3 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE DOCENCIA


Docencia Misional Directora Académica

Alcance Inicia con el diseño curricular de los diferentes programas académicos de pregrado y postgrado y termina con estudiantes graduados.

Objetivo Formar personas integrales, con un alto nivel de sus competencias sociales, laborales y profesionales, para contribuir al mejoramiento de su entorno socioeconómico


CICLO PHVA


PLANEAR

Todos los procesos

PEI ( Plan educativo institucional, Instituto SER)

PDI ( plan de desarrollo trienal) UNIPACIFICO

Gestión curricular ( diseño, modificación o eliminación de un

programa)

Planeación académica

Proyecto educativo por programa

Plan de acción del proceso

Necesidades de

MEN.

Estado.

Empresas.

Comunidad

ONGS,

Egresado.



HACER

Acreditación de programas académicos

Admisiones, reintegros, transferencias y traslados de

estudiantes

Matricula

Enseñanza – aprendizaje

Graduación

MEN,

CNA

Entidades gubernamentales de orden nacional , departamental y municipal

Estudiante

Comunidad organizada

Planes de acción anual

Estudios de factibilidad

Lineamiento del SIG

Recursos físicos, humano y económico

Acuerdo de distribución presupuestal

Informe de Seguimiento a egresado

Portafolio de programas y actividades de Bienestar Universitario

Resultados de la investigación

Lineamientos y políticas de investigación.

Lineamiento de proyección social

VERIFICAR

recursos físicos, humanas y económicas.

Programas certificados

Programas acreditados

Listado de admitidos y novedades de estudiantes

Certificados de notas

Constancias de estudios

Estudiantes y Docentes con vocación para la investigación y la proyección social

Estudiantes graduados

Listado de

CNA

MEN

Todos los Procesos

Estudiante

Entidades públicas y privadas




Seguimiento y evaluaciòn al cumplimiento de las actividades

del proceso

ACTUAR

Informe de auditorias

Normatividad gubernamental

Necesidades de los usuarios y partes interesadas

Acciones correctivas , preventivas y de mejora con base a los resultados de actividades de

seguimiento y evaluación

graduados

Informes del desarrollo de las actividades del Proceso

Planes de mejora a las actividades de proceso

RECURSOS


Recurso humano

competente:

� Director(a) académica

� Directores de programas

� Secretaria

� Coordinadores académicos

� Docentes,

� Salones de clases

� ayudas audiovisuales

� material bibliográfico

� De acuerdo a las normas de

seguridad industrial.


LEGALES

Ley 30 de 1994,Ley 65/98 decreto 2335

1. Diseño Curricular

2. Rediseños curriculares

3. Programación académica

4. Inscripción, selección y admisión de

estudiantes nuevos



INSTITUCIONALES

PEIU: Proyecto educativo institucional Universitario.

NORMA NTCGP1000:2004:

4.1, 4.2.4, 7.3, 7.5, 8..2.,3, 8.4, 8.5.

4.1 ; 7.1; 7.2; 7.3 ; 8,.2.3 ; 8.2.4 ; 8.3; 8.4; 8.5.

4.1 ; 7.1; 7.2; 7.3 ;7.3, 8,.2.3 ; 8.2.4 ; 8.3; 8.4; 8.5.

5. Reintegro

6. Transferencia

7. Matrícula

8. Traslado

9. Validaciones

10. Homologación

11. Elaboración de certificados

Procedimientos relacionados con el estudiante

12. -Asesoría

13. -Evaluación de estudiantes ( cortes

académicos)

14. -Tutoría

15. –Habilitaciones

16. Distinciones

17. Tramite de Grado

18. Modificación de matriculas

Evaluación de la actividad docente

19. - Autoevaluación del profesor.

20. - Criterios estudiantiles.-

21. - Evaluación del jefe superior( docencia,

proyección e investigación)





.

1. Programas aprobados 2. Programas Acreditados 3. % deserción estudiantil 4. %de repitencia estudiantil 5. % de docentes con postgrado 6. % de estudiantes graduados 7. Pruebas Ecaes.

1. Numero de Programas con registro calificado /

Numero programas aprobados 2. % Programas Académicos/ Numero de

programas acreditados 3. Estudiantes antiguos matriculados/ Numero de

estudiantes antiguos matriculados en el periodo anterior)X100.

4. Numero de estudiantes con bajo rendimiento / Numero de estudiantes totales que cursan el semestres X100

5. (Número docentes con posgrados/Numero total de docentes) X100.

6. (Numero de estudiantes graduados/ Numero de estudiantes egresados 100.

7. % de estudiantes que se ubican por encima del puntaje promedio mayor al 75 percentil en las pruebas de Ecaes

RIESGOS DEL PROCESO

� Diseño curricular desactualizado

� Falta de recurso financiera para contratación y capacitación de docentes

� Deserción de estudiantes

� Contracción de docente no calificados

� Programas académicos no pertinentes a la demanda del entorno

5.3.4 CARACTERIZACIÓ PROCESO DE INVESTIGACIÓN


Alcance Desde la planificación de la investigación, hasta la difusión de los resultados de la investigación.

Objetivo Consolidar la Universidad del Pacifico, a nivel regional y nacional, como una institución fundamentada en la investigación formativa, básica y aplicada.




CICLO PHVA


PLANEAR

Planificación de la Investigación: Formulación de líneas de Investigación, de Políticas de Investigación y de necesidades

Gestión de Grupos de Investigación: Convocatoria para Semilleros Y Grupos de Investigación y establecimiento de objetivos de Semilleros y Grupos, identificación de necesidades de capacitación.

HACER

Direccionamiento Estratégico

Gestión de apoyo

Proyección social

Docencia

Evaluación

PEI

PDI

Plan de Acción Anual Institucional

Recursos físicos, humanos y económicos


Necesidades de la comunidad organizada y entidades publicas y privadas.

Estudiantes y Docentes con vocación para la investigación

Problemas de la actividad de enseñanza - aprendizaje

Informes de

Desarrollo del plan de capacitaciones de investigación

Registro de Semilleros y Grupos de Investigación

Formulación y Evaluación de proyectos de investigación e innovación

Gestión de Recursos para la Investigación y la innovación

Participación de los Semilleros y Grupos de Investigación en Convocatorias internas y externas

Desarrollo de proyectos y

Plan de acción anual de Investigación.

Necesidades de Recursos

Plan de capacitaciones de investigación

Semilleros y grupos constituidos

Semilleros y Grupos capacitados

Proyectos de investigación aprobados

Semilleros y Grupos de Investigación registrados y participando en convocatorias


Gestión de apoyo

Proyección social

Docencia

Evaluación

Mejora continua

Estudiantes


Entidades públicas y privadas del orden nacional e



divulgación de resultados

Identificación de pares investigativos y de redes de conocimiento

Gestión de Convenios Interinstitucionales

VERIFICAR

Seguimiento al desarrollo de las actividades investigativas

Verificación del cumplimiento de los objetivos de las líneas de investigación, Semilleros y Grupos de Investigación.

Evaluación de la participación en redes de conocimiento.

Evaluación de estrategias de difusión de resultados de investigación

ACTUAR

Mejora continua

Estudiantes


Entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional

Auditorías

Lineamientos del Sistema de Gestión

Necesidades y propuestas de estudiantes

Metodologías de Investigación

Lineamientos de Colciencias

Convocatorias Internas y Externas

Líneas y Grupos de Investigación Universitarios afines

Acciones correctivas y preventivas para el cumplimiento de las políticas, los objetivos y las líneas de investigación.

Implementar planes de mejoramiento

Difusión de los resultados de la investigación

Convenios legalizados

Informes de Seguimiento y Verificación

Planes de Mejoramiento

internacional



RECURSOS


Director (a) de investigaciones

Funcionario encargado de relaciones internacionales

Asistente de investigación

Coordinador(a) de semilleros Secretaria

Computadores

Telefax

Espacio con acceso a redes de información y tele conferencias

Espacios y ambientes que cumplan con las normas de salud ocupacional


Legales:

Ley 30/92, decreto 393/91,decreto 584/91,decreto 595/91, decreto 591/91, CNA

INSTITUCIONALES

Resolución rectoral Nº 138

Política de investigación (proceso de aprobación)

NORMA NTCGP1000:2004:

4.1 ; 4.2.4; 7.3; 7.5; 7.5.3; 8.2.3; 8.4; .8.5

� Procedimiento para Definición Políticas y Líneas de Investigación

� Procedimiento para conformación de semilleros y grupos de investigación

� Procedimiento para elaboración y ejecución del plan de acción de Investigación

� Procedimiento para apertura y participación en convocatorias internas y externas

� Procedimiento para registro y trámite de recursos internos para proyectos de investigación aprobados

� Procedimiento para publicación y divulgación de resultados de investigación

� Procedimiento para evaluación de proyectos

Guía para la elaboración de proyectos y trabajos de grado





Control y seguimiento de los grupos de investigación

Control y seguimiento de los semilleros de investigación

Propuestas de trabajos de grado

Nº de proyectos presentados por los grupos/Nº de proyectos finalizados

Nº de proyectos presentados por los semilleros/Nº de proyectos finalizados

Nº de estudiantes en la modalidad de trabajo de grado/proyectos de inversión finalizados

RIESGOS DEL PROCESO



Ver mapa de Riesgos

5.3.5 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL


Proyección Social Misional Director de Proyección Social

Alcance Desde la gestión de programas, proyectos y convenios hasta el seguimiento y evaluación de los mismo.

Objetivo Generar condiciones para la proyección de fortalezas académicas, investigativas y administrativas de la Universidad del Pacífico.




CICLO PHVA


PLANEAR

Priorización y elaboración de programas, proyectos

Realizar el plan de trabajo


Comunidad organizadas Egresados

Estudiantes

Todos los procesos

Normatividad gubernamental

Convocatorias

Necesidades de los usuarios y partes interesadas

PEI

PDI


Lineamiento del SIG

Estudiantes y HACER

Plan de acción

Portafolio de servicios de proyección

Informes de seguimiento al desarrollo de los proyectos y/o convenios.

Informe de seguimiento a prácticas y




Direccionamiento estratégico

Gestión de apoyo

Docencia



Gestión de programas, proyectos y convenios

� Gerencia de proyectos y convenios de impacto social, económico y cultural.

� Conformación de redes de apoyo al conocimiento y desarrollo a la comunidad (Pasantías, Practicas empresariales .

Gestión de educación continua

� Acompañamiento a programas de formación, cualificación de docentes y comunidades organizadas en general.

Asesorías y consultorías

VERIFICAR

Seguimiento y medición del estado de ejecución del plan de trabajo del proceso.

Seguimiento al desarrollo de los proyectos y/o convenios.

Seguimiento al desarrollo de prácticas y pasantías.

Seguimiento al desarrollo de programas y cursos de educación continua ofertados.

Docentes con vocación para la proyección social

Resultados de la investigación

Lineamientos y políticas de investigación

Portafolio de Programas y Actividades de Bienestar Universitario

Plan de actividades de los Grupos de Apoyo

Informe de Seguimiento a egresado



Informe de ACTUAR

pasantía.

Informe de seguimiento a programas y cursos de educación continua ofertados.

Informe final de pasantías, proyectos y convenios ejecutados.

Evaluación final de satisfacción de programas y cursos ofertados

Certificaciones de cumplimiento para participantes de programas y cursos.

Informe de cumplimiento de metas

Diagnóstico de

Evaluación

Mejora continua



auditorias

Acciones correctivas y preventivas con base en los resultados de actividades de seguimiento, medición y de las auditorías internas y externas.

cumplimiento del Proceso de proyección social

Plan de Acciones correctivas, preventivas y de mejora

RECURSOS


Recurso humano competente:

Director de Proyección social

Asistente de Proyección Social

Secretaria

Oficina dotada

Recursos Informáticos

De acuerdo a las normas de salud ocupacional


LEGALES

Ley 30 de 1994,Ley 65/98 decreto 2335

INSTITUCIONALES

PEIU: Proyecto educativo institucional Universitario

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento para la planificación de actividades de Proyección Social

Procedimiento para la elaboración y desarrollo de



NTCGP1000:2004:

4.1, 4.2.4, 7.3, 7.5, 8.2.3, 8.4, 8.5

programas de educación continua

Procedimiento para gestión de proyectos y convenios

Procedimiento para la gestión de asesorías y consultorías

Informes de avance y ejecución de actividades

Formatos de solicitud de capacitación

Formato de solicitud de Asesorías y consultorías.

Formato borrador de convenios



Seguimiento al cumplimiento de planes

Porcentaje de ejecución de planes

Pasantías solicitadas

Convenios

Asesorías.

Capacitaciones

Actividades ejecutas/Actividades planeadas

Numero de estudiante que solicita pasantías/Numero total de pasantías.

Numero de pasantías ubicadas / Número total de solicitudes de pasantías

Numero de Convenios

Numero de Asesorías Realizadas

Numero de personas capacitadas por programas

Numero de Capacitaciones realizadas

RIESGOS DEL PROCESO





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5.3.6 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO


Bienestar Universitario Apoyo Director de Bienestar universitario

Alcance Desde la identificación de necesidades, expectativas e intereses de los diferentes miembros de la Comunidad Universitaria, en lo referente al desarrollo de las dimensiones del ser, hasta las acciones de mejora que garanticen la efectividad de los programas y actividades.

Objetivo Propiciar espacios que permitan el desarrollo de las diferentes dimensiones del ser Humano, generando en el entorno dimensiones que potencialicen en el individuo el ser, estar, pertenecer, proyectar y transformar, impulsando sus capacidades y por ende apoyando el proceso educativo de manera integral.


CICLO PHVA




PLANEAR

� Diagnóstico de necesidades, expectativas e intereses de la Comunidad Universitaria

� Diseño de programas y actividades

� Gestión de Grupos de Apoyo

� Gestión de Egresados

� Identificación, Distribución y Gestión de Recursos

� Establecimiento de responsabilidades y coordinación logística.

HACER

� Conformación de Grupos de Apoyo

� Conformación y asistencia de Asociaciones de egresados

� Difusión de programas y actividades

� Desarrollo de programas y actividades

Entes gubernamentales



Proceso de Direccionamiento Estratégico

Gestión de Apoyo

Docencia

Mejora Continua

Normatividad

Invitaciones

Sugerencias

Encuestas

Solicitudes

PDI

PEI




Listado de admitidos y novedades de estudiantes

Listado de graduados

Lineamientos del Sistema de Gestión

VERIFICAR

Informe de Diagnóstico

Portafolio de programas y actividades

Plan de acción anual de Bienestar Universitario

Plan de actividades de los Grupos de Apoyo

Asociaciones de egresados constituidas

Informes del seguimiento a egresados

Informes de gestión de grupos de apoyo

Informe de evaluación de la difusión

Informe de evaluación de


Proceso de Direccionamiento Estratégico

Gestión de Apoyo

Docencia

Proyección Social

Proceso de Mejora Continua

Proceso de Evaluación




� Seguimiento a egresados

� Evaluación de la gestión de los Grupos de Apoyo

� Evaluación de la Difusión de programas

� Evaluación del desarrollo de programas y actividades

� Evaluación del Impacto y pertinencia de programas y actividades

ACTUAR

Proceso de Evaluación

Informes de Auditorías Internas

� Acciones de mejora para los programas y actividades

impacto y pertinencia de programas y actividades.

Acciones correctivas y preventivas

Planes de Mejoramiento

RECURSOS


Director de bienestar , Psicóloga , Coordinadores , Trabajadora social , Docentes, Instructores ,Enfermeras ,Medico ,Auxiliar de servicios , Monitor, secretaria

Computadores, Internet, Impresora, Teléfonos, Espacios culturales y deportivos, Módulos de salud, Oficinas.

De acuerdo a las normas de salud ocupacional.


LEGALES

Ley 30/92, Ley 181/95, Ley 397/97, Ley 70/93, Decreto 80/80, Decreto 2566/03, compes 1033, constitución art 52.PLANES DE DESARROLLO MNICIP-

INSTITUCIONALES

Resoluciones 011/03 y 020/06

Acuerdos 022/05 y 029/06

PROCEDIMIENTOS

� Planeación y programación de actividades de Bienestar Universitario

� Desarrollo Y Control de los Programas y Actividades de Bienestar Universitario

� Evaluación del impacto y pertinencia de programas de Bienestar Universitario



NORMA

6.3, 7.2 , 7.5 , 8.2 , 8.3 , 8.4 , 8.5., MECI

� Seguimiento de egresados



Participación de la comunidad Universitaria en los eventos.(EFICACIA)

Participación de la Universidad en eventos locales, nacionales e internacionales.

Numero de estudiantes atendidos.(EFECTIVIDAD)

Ejecución de recursos (Eficiencia)

Numero de participantes /Numero de eventos.

Numero de grupos que participaron/Grupos proyectado

que participarían en los eventos.

Numero de estudiantes atendidos/población estudiantil.

Actividades Desarrolladas / Recursos recibidas

RIESGOS DEL PROCESO



Programas o actividades no acordes con las necesidades y expectativas de la comunidad universitaria.

Poca participación de la comunidad universitaria en programas y actividades.

Falta de personal para desarrollo de programas y actividades

Análisis minucioso de encuestas de necesidades y expectativas.

Evaluación de pertinencia y de las actividades de difusión

Gestión de supernumerarios

Necesidades satisfechas

Número de participantes/cupos ofertados

Número de sustituciones realizadas.



5.3.7 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO


Gestión de Apoyo Apoyo Director Administrativo y Financiero

Alcance Inicia con la identificación de las necesidades de recursos de todos los procesos y culmina con la provisión de los mismos de acuerdo a la disponibilidad presupuestal.

Objetivo Planificar, gestionar, suministrar y controlar para satisfacer de manera oportuna las necesidades de recursos requeridos por las diferentes dependencias internas y las instituciones con las cuales se establezcan alianzas.


CICLO PHVA


PLANEAR

Determinar las necesidades de los recursos físicos,

financieros, de talento humano , tecnológicos y de la

información.

Todos los procesos.

Entidades públicas y privadas.


Planes Anuales de Acción.

Proyección de generación de Recursos propios.

Lineamientos presupuestales.

PDI 2008 -2010.

Política y HACER

Plan de Necesidades.

Proyecto de Presupuesto.

Plan de Adquisiciones.

Plan de Mantenimiento.

Plan de

MEN.

Consejo Superior.

Contraloría.

Todos los procesos.

Proveedores de bienes y



Distribución presupuestal.

Ejecución de las etapas precontractual, contractual y postcontractual para la ejecución de los planes de adquisiciones de bienes y servicios ,capacitación y mantenimiento.

Gestión del Talento Humano.

Custodia de los bienes muebles e inmuebles.

Custodia y gestión de los recursos financieros.

Reconocimiento y Revelación de la Información financiera.

Servicios de biblioteca.

Servicios de laboratorios.

Soporte técnico, apoyo informático.

Gestión, telemática.

Gestión jurídica.

VERIFICAR

Seguimiento y Medición al cumplimiento de los planes de adquisiciones de bienes y servicios. necesidades de capacitación del talento humano y actividades de mantenimiento.

Objetivos de Calidad.

Asignación presupuestal

Estatuto presupuestal, administrativo, docente y de contratación.

Planes de compras y de mantenimiento

Solicitud de ejecución.

Disponibilidad presupuestal.

Régimen Contabilidad Publica.

Lineamientos para rendición de cuentas.

Estatuto Tributario. Informes de retroalimentación. Desempeño del personal.

Evaluación de proveedores.

Informes de evaluación de ACTUAR

necesidades de talento humano y de capacitación.

Acuerdo de distribución presupuestal.

Registros Presupuestales.

Convocatorias.

Contratos con y sin formalidades plenas.

Situaciones Administrativas.

Informe de Caja y Bancos.

Informe de Ejecución Presupuestal.

Estados financieros.

Rendición de Cuentas.

Conceptos jurídicos. Informes de evaluación desempeño y nivel de ejecución de los planes de

servicios.

Partes interesadas.

Contaduría.




desempeño y nivel de ejecución de los planes de adquisiciones de bienes , servicios y capacitación.

necesidades de personal y mantenimiento.

Acciones correctivas y preventivas.

adquisiciones de bienes y servicios, capacitación y necesidades de personal y mantenimiento.

Situaciones Administrativas.

Indicadores de Gestión, Plan de Acciones correctivas y preventivas.

Ajustes a los planes de Adquisiciones de Bienes y Servicios, capacitación y necesidades de personal y mantenimiento.


Recurso humano competente: Director Administrativo, jefe de compras y almacén, tesorera, jefe de recurso humano, contador , jefe de presupuesto, asesor jurídico, jefe de biblioteca, jefe de telemática , jefe de laboratorios y jefes de mantenimiento, auxiliares de

Oficinas, equipos de computo, bodega, vehiculo, sumadoras, escritorios, archivadores, sillas, laboratorios, bibliotecas, talleres, software.

De acuerdo a lo establecido por las normas de seguridad industrial.



servicios.


LEGALES

CPC, Ley 30/94, Decretos 1279/02, 2502/98, 2772/05, 770/05, 2539/05, Ley 23/82, Ley 598/00, y sus decretos reglamentarios.

Resoluciones 222/06 y 555/06.

Decreto extraordinario 624/89 y sus reglamentarios.

INSTITUCIONALES Estatutos de Contratación, presupuestal, docente y administrativo

Acuerdos 026/05 y 032/06.

Resoluciones 429/00, 016/06, 012/07, 032/08.

NORMA

4.1, 4.2.2, 4.2.3, 5.1, 6.1, 6.2, 6.3, 7.3, 7.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3, 8. 2.3, 8.4, 8.5.

Procedimientos

Procedimiento de contratación.

Procedimiento de Adquisiciones de Bienes y Servicios.

Procedimiento de Gestión de Talento Humano.

Procedimiento contable.

Procedimiento de Servicios de biblioteca.

Procedimiento para mantenimiento locativo y de equipos.

Procedimiento para pago de proveedores.

Procedimiento para servicios de laboratorio.

Registros

Registros educación, formación, habilidades y experiencia.

Registro de evaluación y reevaluación de proveedores.

Registros contables.

Procedimiento de contratación.





Porcentaje de ejecución presupuestal.

Seguimiento al cumplimiento de planes.

Porcentaje de ejecución de planes.

Recursos ejecutados/recursos presupuestados.

Lista de Chequeo.

Actividades ejecutas/Actividades planeadas.

RIESGOS DEL PROCESO



Ver Mapa de Riesgos.

5.3.8 CARACTERIZACIÓN PROCESO DE EVALUACIÓN


EVALUACIÓN EVALUACIÓN Jefe Oficina de Control Interno

Alcance

Objetivo Facilitar que la gestión administrativa de la Universidad del Pacífico, logre el cumplimiento de su misión, visión, política y objetivos de calidad, de acuerdo a la normatividad que la rige y a las expectativas de sus usuarios y partes interesadas




CICLO PHVA


PLANEAR

Identificación del estado de cumplimiento de misión, visión, política y objetivos de calidad

Identificación de cumplimiento de planes y programas, proyectos y convenios.

Elaboración del programa anual de auditorías internas

Identificación del nivel de práctica del autocontrol, autogestión y autorregulación

Selección de los equipos de trabajo para las actividades del proceso

Programación de informes a entes de control externos y a partes interesadas (comunidad organizada)

Todos los procesos

Entidades gubernamentales del orden nacional


PEI

PDI

Lineamientos del SIG

Planes de Acción

Programas, proyectos y convenios

Normatividad

Resoluciones

Requerimientos de la comunidad organizada

HACER

Informes de estado de cumplimiento

Programa de auditorías

Informe de nivel de prácticas de autocontrol, autogestión y autorregulación

Equipo de auditores

Plan de acción del proceso

Informes de

Todos los procesos

Entes de control externo




Auditorías al sistema de control interno

Auditorías internas

Asesorías y acompañamiento

Fomento del autocontrol, autorregulación y autogestión

Valoración del riesgo

Elaboración de informes a entes externos

Rendición de cuentas a la comunidad organizada

VERIFICAR

Seguimiento al cumplimiento del plan de acción del proceso

Seguimiento a las prácticas de autocontrol, autogestión y autorregulación

Seguimiento a los informes de auditorías externas

Seguimiento al cumplimiento de los informes de auditorías internas

Evaluación de las competencias del equipo auditor

Seguimiento a la administración del riesgo

ACTUAR

auditorías

Guias pedagógicas

Informes de asesorías y acompañamientos

Informes a entes de control externos

Informes de rendición de cuentas

Mapa de riesgos

Informes de seguimiento y evaluación



Acciones preventivas y correctivas para el proceso

elaboración del Plan de mejoramiento del proceso

Plan de mejoramiento

RECURSOS


Jefe oficina de control interno

Asistente oficina de control interno

Equipo de computo de mesa y portátil, software actualizado, impresoras, fax.

Oficina dotada y adecuada según normas de salud ocupacional


LEGALES

Constitución política, ley 87/93, decretos reglamentarios, ley 872 /03.decreto 1599 modelo estándar de control interno, ley 42/93. Resolución 357/08, decreto 1357, decreto 2913/07, resoluciones 5870 y 5872 de 2007.

INSTITUCIONALES

Acuerdos 006 y 008 de 2007, 014, 015, 016, 022, 026 de 2005, 029 de 2006.

NORMA

4.1- 4.2.3- 4.2.4 - 7.4- 8.2.2 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5 - 8.5.2 - 8.5.3

PROCEDIMIENTOS

Fomento de la cultura del autocontrol

Asesoría y acompañamiento

Valoración del riesgo

Auditoría Interna

Relación con entes externos





auditorias realizadas

planes de mejoramiento establecidos

Eficiencia de las acciones correctivas

Efectividad de acciones preventivas

auditorias realizadas/auditorias programadas

Planes de mejoramiento ejecutados/planes de mejoramiento programados.

Acciones correctivas cerradas/acciones correctivas programadas

# de no conformidades futuras encontradas/acciones preventivas programadas

RIESGOS DEL PROCESO



Ver mapa de riesgos

5.4 PRODUCTOS Y REQUISITOS En la tabla que se relaciona a continuación, se enuncian los productos de cada proceso del SIG, a la vez que se relacionan los requisitos de los usuarios o clientes de cada proceso. Por este medio, se demuestra la interacción de los procesos en la Universidad del Pacífico.



Los requisitos legales, institucionales y de la norma que aplican a cada proceso, se explican detalladamente en las caracterizaciones de los mismos.

PROCESO PRODUCTO O SALIDA

USUARIO O CLIENTE

REQUISITOS


� PDI � PEI � Plan de Acción

Institucional

� Todos los procesos

� Consejo Superior � Comunidad

Organizada � Entidades

Públicas y privadas

� Transparencia en la gestión y en el cumplimiento de las funciones

� Información Oportuno

Mejora Continua Lineamientos del

Sistema Integrado de Gestión


� Comunidad Universitaria

� Comunidad Organizada

� Entidades públicas y privadas

� Objetividad � Asesoría

efectiva � Respuesta

oportuna

Docencia � Proyecto Educativo

� Plan de necesidades

� Programas certificados

� Certificados y constancias

� Estudiantes y docentes con vocación para la


� Estudiantes y Egresados

� Comunidad Organizada

� Entidades públicas y privadas del orden nacional e internacional

� Información confiable y acorde con los organismos gubernamentales implicados para el proceso

� Formación profesional integral, con alto nivel de



investigación, la extensión y la proyección social

� Estudiantes graduados

desarrollo de sus competencias ciudadanas y laborales

� Oportunidad, fiabilidad y costo justo en el servicio.

Investigación � Plan de acción � Plan de

capacitaciones � Semilleros y

Grupos de investigación registrados y participando en convocatorias

� Difusión de los resultados de las investigaciones

� Convenios legalizados

� Direccionamiento estratégico

� Mejora continua � Docencia � Proyección social

y extensión � Gestión de apoyo � Evaluación � Estudiantes � Comunidad

organizada � Entidades

públicas y privadas del orden nacional e internacional

� Disponibilidad de recursos para actividades de investigación y propiedad intelectual en la Universidad.

� Cumplimiento de compromisos pactados para realizar actividades de investigación y propiedad intelectual.

� Asesoría oportuna, clara y concisa en temas relacionados con investigación y propiedad intelectual.

� Pertinente y oportuna a las



necesidades planteadas en materia de investigación.

Extensión y Proyección Social

� Plan de acción � Portafolio de

servicios: Programas de educación continua, cursos, talleres, convenios, asesorías, consultorías, etc.

� Certificados y constancias

� Direccionamiento Estratégico

� Mejora continua � Docencia � Gestión de apoyo � Evaluación � Comunidad

Universitaria � Comunidad

organizada � Entidades

públicas y privadas del orden nacional e internacional

� Servicios pertinentes, oportunos y actualizados

� Cumplimiento de compromisos adquiridos

� Disponibilidad de recursos para actividades de extensión y proyección social

Bienestar Universitario

� Plan de acción � Portafolio de

programas y actividades

� Plan de actividades de grupos de apoyo

� Asociaciones de egresados

� Informe de seguimiento a egresados.

� Direccionamiento Estratégico

� Mejora continua � Docencia � Extensión y

Proyección Social � Gestión de apoyo � Evaluación � Comunidad

Universitaria � Comunidad

organizada

� Los programas y actividades del proceso deben ser:

� Oportunos � Accesibles � Pertinentes � Ofrecidos en

escenarios apropiados

� Cumplir con la frecuencia y secuencia ofrecida

� Contar con personal capacitado, cortés, respetuoso y



amable � Información

oportuna y veraz.

Gestión de Apoyo � Plan de

Necesidades. � Proyecto de

Presupuesto. � Plan de

Adquisiciones. � Plan de

Mantenimiento. � Plan de

necesidades de talento humano y de capacitación.

� Acuerdo de distribución presupuestal.

� Convocatorias �


� Comunidad Universitaria

� Comunidad organizada

� Entidades gubernamentales de control

� Información oportuna, transparente y veraz en todas las actividades y servicios

� Eficacia en el desarrollo de todas las actividades y prestación de los servicios

� Material bibliográfico disponible

� Disponibilidad de medios de consulta de material electrónico

� Atención eficaz y oportuna a las solicitudes y requerimientos presentados en materia de divulgación, comunicación, producción y asesoría sobre la técnica, lenguaje y



discurso de productos impresos, audiovisuales

� Contrataciones oportunas, de acuerdo con especificaciones y precios del mercado

� Entrega oportuna y eficaz de los recursos solicitados

� Atención respetuosa

� Respuesta oportuna, coherente y comprensible

� Acceso a la información de manera ágil

� Oportuna respuesta a la petición del servicio

� Servicio seguro, confiable, oportuno, económico y efectivo

Evaluación � Informes de � Todos los � Procedimientos



auditorías � Informes a entes

de control gubernamentales

procesos � Entes de control

gubernamentales

éticos, de presentación justa y oportuna

� Independiente y basada en evidencias

� Generar autocontrol, autorregulación y autogestión

� Información oportuna, constructiva y veraz.

5.5 PRODUCTOS DE LOS PROCESOS MISIONALES

PROCESO PRODUCTO Docencia Profesional titulado Investigación Resultados de Investigación

Propiedad Intelectual Extensión y Proyección Social

Asesorías y Consultorías Convenios legalizados Programas de educación continua

5.6 PROCEDIMIENTOS 5.6.1 PROCEDIMIENTOS DE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO 5.6.1.1 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (ES-DE-PR01)



1. OBJETIVO

El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la elaboración y aprobación del Plan de Desarrollo Institucional Indicativo por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación conforme a su Programa de Gestión

2. ALCANCE

El procedimiento inicia rectoría ordena a la Oficina Asesora de Planeación diseñar, ajustar o revisar las orientaciones metodológicas para formular el plan de desarrollo, y finaliza con la aprobación del Plan de Desarrollo Institucional. El presente procedimiento aplica para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad en la formulación del Plan de desarrollo institucional conforme a su programa de gestión para una vigencia de tres años.

3. DEFINICIONES

PROGRAMA DE GESTION.- Es el proyecto político y gestión que los candidatos a ser elegidos por el Consejo Superior como rectores, someten a consideración de la comunidad universitaria. En este sentido, representa su compromiso con los mismos respecto a la construcción colectiva del desarrollo esperado y se concreta en un documento que contiene las propuestas elaboradas a partir de las expectativas de los miembros de la comunidad universitaria y otras partes interesadas que comparten sus tesis y planteamientos frente a la visión de futuro, la forma como se aprovecharán los potenciales y recursos, y los proyectos estratégicos que emprenderá para garantizar la prestación de los servicios misionales de la universidad a su cargo y el mejoramiento de las condiciones de bienestar y desarrollo de la universidad como un todo. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años.



OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Propósitos orientados a solucionar los grandes problemas del desarrollo de la Universidad del Pacifico y responden a la pregunta: ¿qué hacer para lograr el objetivo general? Estos objetivos están asociados a las grandes dimensiones o ejes estratégicas del Plan.

PLAN INDICATIVO. Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.

METAS. Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan

METAS DE RESULTADO: Responden directamente a la cuantificación del objetivo o eje estratégico. En su planteamiento se requiere conocer la situación inicial o actual para poder evaluar el cambio o modificación lograda. Por ejemplo: la meta para el eje académico es reducir, durante los tres próximos años, en el 20% el nivel de deserción estudiantil registrado actualmente en la Universidad del Pacífico.

META DE PRODUCTO. Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico.

4. CONDICIONES GENERALES El Plan de Desarrollo Institucional es un instrumento de la planeación en el que se establece el marco del desarrollo de la institución con una visión prospectiva y estratégica compartida, el cual es resultado de un proceso de concertación entre los diversos actores internos y externos de la Universidad. En él se definen las prioridades de desarrollo para orientar la aplicación racional de los recursos, permitiendo así concebir objetivos y metas alcanzables en un período determinado.

Es un instrumento que orienta y facilita la acción, la negociación y la toma de decisiones. El proceso de formulación del plan es un momento estratégico en la vida institucional, sin embargo el análisis y la revisión estratégica es permanente y debe hacer parte de la cultura institucional.



A pesar de la autonomía universitaria el Plan de Desarrollo Institucional debe ser elaborado teniendo en cuentas las bases constitucionales y legales de la planeación en Colombia., así como las recomendaciones técnicas emanadas del Departamento Nacional de Planeación.

5. CONTENIDO/DESARROLLO

Nº Actividad Responsable Documento de

Referencia

1

Una vez elegido el Rector, imparte orientaciones a Oficina de Planeación, para la elaboración de las orientaciones metodológicas para elaborar el Plan de Desarrollo Institucional con una vigencia de tres años conforme a su Programa de Gestión.

Rectoría

2.

Prepara la orientación metodológica, agenda y cronograma de elaboración del plan de Desarrollo, con el de presentar esta metodología a los Órganos de Gobierno: Consejo Superior y Consejo Académico.

Oficina Asesora de Planeación

3.

Analizan situación tanto interna como externa de la Universidad del Pacifico, mediante la utilización de mesas temáticas previamente definidas, concretando su problemática y propuestas en formato matriz de marco lógico como una herramienta que contribuyen en la priorización de las necesidades, problemas y alternativas de solución hacia el interior de la Universidad del Pacífico, la cual debe ser enviada a la rectoría.

Rectoría Directores de Procesos Misionales Jefe de dependencias. Directores de Programa



4.

Con base en el formato matriz de marco lógico entregada se organiza la Propuesta de Plan de Desarrollo con el siguiente contenido: DIAGNOSTICO SECTORIAL

I. PARTE ESTRATEGICA Misión Visión Principios Políticas Institucionales

EJES ESTRATEGICOS DE DESARROLLO Objetivo Estrategia: Programa: Meta de resultado: Indicador de Resultado: Proyecto: Meta producto: Indicador de producto:

II. PLAN DE INVERSIONES

Y se lleva propuesta de Plan de Desarrollo a discusión al Consejo Académico.

Rectoría y Oficina Asesora de Planeación

5.

Analizan Propuesta de Plan de Desarrollo: Si están de Acuerdo: pasan para aprobación de Consejo Superior (continua paso 06). No están de acuerdo: Si se presentan observaciones al Proyecto, se analizan, y se realizan los respectivos ajustes, y regresa al paso 5, para que la Oficina de Planeación realice los ajustes respectivos.

Consejo Académico



6.

Analizan propuesta del Plan de Desarrollo:

Si están de acuerdo: aprueban mediante acuerdo de Consejo Superior.

No están de acuerdo: realizan observaciones y devuelven para ajustes al Rector.

Consejo Superior

7.

Con Plan de Desarrollo aprobado, imparte instrucciones a la Oficina de Planeación para que diseñe, ajuste o revise la metodología a implementar. Mediante formato elaboración plan indicativo

Rectoría

5.6.1.2 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION DEL PLAN INDICATIVO (ES-DE-PR02) 1. OBJETIVO

El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la elaboración y aprobación del Plan Indicativo Trienal por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico bajo la coordinación de la Oficina Asesora de Planeación

2 ALCANCE

El procedimiento inicia cuando Oficina Asesora de Planeación diseña, ajusta o revisa la metodología a implementar, y finaliza con la consolidación del Plan indicativo Trienal de la Universidad del Pacífico. El presente procedimiento aplica para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad en la materialización de uno o varios Ejes u Objetivos Estratégicos en que está estructurado el Plan de Desarrollo Institucional, ambos para un horizonte de 3 años. El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Acción.

3 DEFINICIONES.



PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.- Propósitos orientados a solucionar los grandes problemas del desarrollo de la Universidad del Pacifico y responden a la pregunta: ¿qué hacer para lograr el objetivo general? Estos objetivos están asociados a las grandes dimensiones o ejes estratégicas del Plan.

PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.

METAS.- Expresan en forma concreta los objetivos en términos de cantidad y tiempo; es decir, dan cuenta de los resultados por alcanzar mediante la ejecución del plan en un periodo dado, con los recursos disponibles. Las metas se constituyen en insumo para medir la eficacia en el cumplimiento de programa y subprogramas y, por ende, de los compromisos del plan


META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico.

4 CONDICIONES GENERALES.



Para la elaboración del Plan Indicativo trienal cada responsable o líder de proceso debe tener conocimiento del Plan de Desarrollo Institucional establecido para el periodo rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años.

El Plan Indicativo es un instrumento que resume y organiza por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y su equipo de dirección en el respectivo plan de desarrollo institucional. En él se precisan las metas de resultados y producto que se esperan alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral. El Plan Indicativo permite soportar el ejercicio de seguimiento y autoevaluación del plan de desarrollo institucional y ayuda a adelantar el proceso de medición de la eficacia del mismo.

El Plan Indicativo es un instrumento que complementa el Plan de Desarrollo, en la medida que en él las metas no sólo se desagregan, con sus respectivos recursos, para cada una de las vigencias, sino que se ponderan de acuerdo con los criterios definidos por la Administración, lo cual facilita su posterior evaluación. Adicionalmente, contribuye a aclarar y concretar aquellas metas que no quedaron lo suficientemente medibles; sin embargo, es importante recordar que por medio de este instrumento no se pueden incluir o eliminar programas, subprogramas o metas del Plan de Desarrollo Institucional. Cualquier modificación que la rectoría y las dependencias quieran realizar debe hacerse a través de Acuerdo establecido por el Consejo Superior.

5. CONTENIDO/DESARROLLO:


Referencia

1 Con el Plan de Desarrollo Institucional aprobado, imparta instrucciones a la Oficina de Planeación para que diseñe, ajuste o revise la metodología a implementar.

Rectoría

2.

Con las orientaciones metodológicas establecida solicita a las diferentes dependencias, la elaboración de un plan indicativo trienal, mediante formato.

Rectoría



3.

En coordinación con la Oficina de Planeación: las dependencias revisan las metas de resultado (para el período de rectoral) y metas e indicadores de producto (para cada uno de los años del periodo rectoral), proyectan la distribución de los recursos del plan plurianual de inversiones por cada una de las metas de producto del plan indicativo y por ultimo definen los ponderadores

Líderes de Proceso.

Directores de Programas

Jefes de área o unidades

4.

Recibe formato de plan indicativo diligenciado y verifica si está de acuerdo con Plan de Desarrollo Institucional.

Si: registra en el sistema y emite concepto de procedencia mediante formato

No: emite formato con concepto de no procedencia (concordancia) y devuelve a director de programa, líder de proceso o jefe.


5.

Cuando todas las dependencias han suministrado en orden sus respectivos planes por Eje del Plan de Desarrollo Institucional, consolida el Plan indicativo Trienal de la Universidad.


4.

Recibe informe consolidado del plan indicativo trienal y concepto de viabilidad de aceptación de procedencia - concordancia

Analizan los documentos:

Si: aprueban mediante acto administrativo y pasan para la elaboración de planes anuales de acción.

No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.

Rectoría

5.

Recibe el Plan Indicativo aprobado y realiza lo siguiente:

En concordancia con las dependencias inicia elaboración de planes anuales de acción.

Jefe Oficina Asesora de Planeación



5.6.1.3 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN Y APROBACION DEL PLAN ANUAL DE ACCION (ES-DE-PR03) 1. OBJETIVO

El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la elaboración y aprobación del Plan Anual de Acción por parte de los órganos de dirección de la Universidad del Pacífico con responsabilidad directa e indirecta en la ejecución de uno o varios Ejes Estratégicos en que está estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo.

2 ALCANCE

Este procedimiento se constituye en una herramienta de ejecución y seguimiento anual de las metas de productos consignadas en el Plan Indicativo, las que a su vez materializan las metas de resultado consignadas en el Plan de Desarrollo Institucional. El presente procedimiento aplica para todos los órganos de Dirección y Administración con responsabilidad en la materialización de uno o varios Ejes u Objetivos Estratégicos en que está estructurado el Plan de Desarrollo Institucional y Plan Indicativo, ambos para un horizonte de 3 años.

El Plan Anual de Acción es la herramienta básica para elaborar el Plan Anual de Inversiones de la Universidad.

3 DEFINICIONES. PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL.- Es un instrumento de planeación construido de manera participativa, donde se establece un acuerdo entre todos los miembros de la universidad para trabajar con los mismos propósitos y sobre las bases de las mismas políticas. En el Plan de Desarrollo se consignan, el componente estratégico y operativo como lo establece la Ley Orgánica de Planeación, sus objetivos o ejes estratégicos de desarrollo y bienestar, las metas de resultados que se pretenden alcanzar, los programas y subprogramas que tuvieran a lugar, y los recursos que se van a invertir durante el periodo de Dirección. El resultado del proceso de planeación se concreta en el Plan de Desarrollo Institucional para un horizonte de planeación de 3 años.

PLAN INDICATIVO.- Es un instrumento que permite resumir y organizar por anualidades los compromisos asumidos por la rectoría y los órganos de dirección de la Universidad del Pacifico en



el respectivo Plan de Desarrollo Institucional. En éste se precisan los resultados y productos que con la ejecución del Plan se espera alcanzar en cada vigencia y al terminar el período rectoral.


META DE PRODUCTO.- Responden directamente a la cuantificación de los objetivos programáticos, los cuales se logran a través de subprogramas. Se deberá definir desde el principio una línea de base clara con el propósito de monitorear su cumplimiento. Por ejemplo, la construcción de 2 edificios, la capacitación del 40% de los docentes de la Universidad del Pacifico.

PLAN DE ACCIÓN: Instrumento de programación anual de las metas de producto del plan de desarrollo que permite a cada órgano de dirección o dependencia de la Universidad del Pacífico, orientar su quehacer para cumplir con los compromisos establecidos en el plan de desarrollo institucional. A la vez, es el instrumento sobre el cual se realiza la actividad de seguimiento, autoevaluación y evaluación del plan de desarrollo.

PLAN PLURIANUAL DE INVERSIONES. Instrumento que permite articular la parte estratégica del plan del desarrollo institucional con los recursos de inversión que se ejecutarán en el período rectoral, en el cual se especifican cada una de las vigencias, y se identifican las posibles fuentes de financiación y los responsables de su ejecución.

4 CONDICIONES GENERALES. Para la elaboración del Plan Anual de Acción cada responsable de tener conocimiento, tanto del Plan de Desarrollo Institucional, como del Plan Indicativo establecido para el periodo rectoral, el cual desde el punto de vista legal corresponde a tres años. El plan Anual de Acción, como su nombre lo indica tiene una vigencia de un año, especifica de manera concreta las actividades, los tiempos de inicio y terminación de las mismas, los indicadores por actividad, los responsables y los recursos necesarios. Todo lo anterior, con el de materializar las metas de producto establecida exclusivamente para el año objeto de presentación del Plan de Acción.

Este instrumento sirve para que cada dependencia oriente sus procesos, instrumentos y recursos disponibles (humanos, financieros, físicos, tecnológicos e institucionales) hacia el logro de los objetivos y las metas anuales de la Universidad.



El Plan de Acción es, por tanto, un instrumento de planificación mediante el cual cada dependencia de la Universidad del Pacífico, ordena y organiza las acciones, los proyectos y los recursos que va a desarrollar en la vigencia, para ejecutar los proyectos que darán cumplimiento a las metas previstas en el Plan de Desarrollo Institucional.



Referencia

1

Con el Plan de Desarrollo Institucional y el Plan Indicativo trienal aprobado, solicita a las diferentes dependencias, la elaboración de un plan anual de acción, mediante formato

Rectoría

2.

Reciben formato para elaboración de plan de acción y realiza lo siguiente:

• Trasladar del Plan Indicativo los programas, subprogramas y las Metas de Producto correspondiente para la vigencia fiscal.

• Fijan metas y responsables. • Selecciona los proyectos más viables para materializar

las metas de producto. • Realiza la ponderación, tanto de los programas, como

subprogramas, metas de producto y proyectos seleccionados

• Formula el indicador de producto para el proyecto • Establece la línea base y meta esperada para el

proyecto • Establece el conjunto de actividades ejecutar el

proyecto • Establece el indicador para cada actividad,

responsable, fecha de terminación y recursos presupuestales

• Emiten tres copias y envían a: � O: Rectoría. � 1C: Oficina de Planeación. � 2C: Oficina de Control de Interno.

Líderes de Proceso.

Directores de Programas

Jefes de área o unidades



3.

Recibe formato de plan anual de acción diligenciado y verifica si está de acuerdo con Plan de Desarrollo Institucional.

Si: registra en el sistema y emite concepto de procedencia mediante formato enviándolo a rectoría.

No: emite formato con concepto de no procedencia (concordancia) y devuelve a director de programa, líder de proceso o jefe.


4.

Recibe plan de anual y concepto de viabilidad de aceptación de procedencia

Analizan los documentos:

Si: aprueban mediante resolución y pasan para ejecución.

No: realizan observaciones y devuelven para ajustes.

Rectoría

5.

Recibe los planes de acción anual y realiza lo siguiente:

En concordancia con la Dirección Administrativa y Financiera, le asignan recursos mediante la elaboración del presupuesto




6.

Del Seguimiento y Evaluación del Plan de Desarrollo

• Cada semestre, la Oficina de Desarrollo Institucional realiza seguimiento y evaluación de la gestión Plan de Desarrollo Institucional mediante formato.

• La información y emite informe de resultados detallado mediante formato evaluación y seguimiento consolidado al Plan de Desarrollo

• Los primeros quince días del mes de julio, la Oficina Asesora de Planeación entrega informe detallado de la ejecución, seguimiento y evaluación al Plan de Desarrollo Institucional, a Rectoría con copia a la Oficina de Control Interno.


7.

Presenta el informe anual detallado al Comité Rectoral, Consejo Académico y Consejo Superior, sobre la ejecución del Plan de desarrollo Institucional y sus distintos componentes.

Rectoría

5.6.2 PROCEDIMIENTOS DE MEJORA CONTINUA 5.6.2.1 PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS (ES-MC-PR01) 1. OBJETIVO

Administrar y controlar la documentación interna y externa de la Universidad del Pacífico, con el propósito de garantizar que la misma este actualizada y se conserve el conocimiento de la organización. 2. ALCANCE

Desde la solicitud o identificación de la necesidad de documentar una actividad, hasta el establecimiento, implementación, mantenimiento y disposición final del documento. Aplica a todos los procesos de la Universidad del Pacífico.



3. DEFINICIONES

Aprobación: Autorización para la distribución y aplicabilidad de un documento por la persona idónea que tenga la autoridad para implementar el documento.

Control: Mecanismo para garantizar la disponibilidad de los documentos vigentes que conforman el sistema de calidad.

Copia controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso y se asegura que se mantiene vigente.

Copia no controlada: Copia de un documento que se entrega a un proceso de carácter informativo o temporal y no se asegura su vigencia.

Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para hacer conocer la información de los procesos documentados.

Documento: Es toda información perteneciente al sistema de calidad que se registre y almacene en papel, en vídeo, en cinta magnética o en cualquier otro medio. Puede ser la descripción de un proceso, procedimiento o actividad/tarea, que se puede ver mediante diagramas de flujo, tablas, figuras, planos, videos, fotografías, muestras físicas, entre otras.

Documentos externos: Son los generados por organismos externos a la organización los cuales exigen condiciones que debe cumplir la universidad del pacífico, para el normal desarrollo del sistema de calidad.

Documentos internos: Son los producidos e implementados dentro de la organización para interactuar directamente en el sistema de calidad.

Documento no vigente u obsoleto: Documento que se encuentra desactualizado.

Eliminación: Retiro de un documento del SIGC de circulación y destrucción de los no diligenciados, ya sea porque el proceso cambió y obligó a que se elaborara un nuevo documento, o porque el proceso dejo de ejecutarse o se fusionó con otro proceso o sistema de gestión.

Formato: Documento empleado para el registro de información necesaria para realizar un proceso actividad especifica, convirtiéndose así en un registro.

Modificación: Es la actualización de un documento con el fin de ponerlo a punto con relación a las mejoras en los procesos.

Procedimiento: Forma especificada de efectuar una actividad. Documento que especifica los pasos que debe seguir un proceso o actividad.



Registro: Es un documento debidamente diligenciado en el cual reposa una evidencia de una actividad realizada y la obtención de unos resultados planificados, para asegurar el cumplimiento y eficacia del SIGC.

Revisión: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace.

4. CONDICONES GENERALES

4.1 Todas las solicitudes de crear, modificar o adquirir un documento deben ser diligenciadas por el dueño del respectivo proceso y enviadas al representante del SIG para su análisis y aprobación.

4.2 El representante del SIG al recibir la(s) solicitudes debe analizar el impacto de las mismas en el sistema de gestión de calidad garantizando que no haya interferencias ni que afecte la funcionalidad del mismo ni la otra documentación.

4.3 Las solicitudes para elaboración o modificación de un documento pueden sugerirse por cualquier miembro de la organización, quien informa al dueño del proceso a través del formato solicitud para elaborar o modificar documento (ES-MC-FO01). Los dueños del proceso deben canalizar todas estas solicitudes a través del representante del SIGC diligenciando el formato para solicitud o modificación de documentos.

4.4 Un documento se considera obsoleto, a partir del momento en que se aprueba y entra en vigencia la nueva versión o el documento que lo reemplaza. En el intervalo de tiempo durante el cual se formalizan los cambios a efectuar en un documento controlado, los ajustes que se deban realizar en el proceso de implementación, pueden ser manejados a través de memorandos internos aclaratorios dirigidos al personal responsable por la aplicación del documento en cuestión.

4.5 El representante del SIG debe garantizar que los documentos modificados sean revisados y aprobados por el responsable del proceso.

4.6 La revisión de un documento nuevo o uno modificado es responsabilidad de la persona que desarrolla el proceso que se esta documentando.

4.7 La aprobación de un nuevo documento o un documento modificado es responsabilidad del dueño del proceso. La difusión del mismo, se hará por el dueño del proceso con el apoyo del representante del SIG.

4.8 La distribución de los documentos nuevos o modificados es responsabilidad del jefe de la oficina de archivo y correspondencia en coordinación con el dueño del proceso. El jefe de la oficina de archivo y correspondencia debe conservar registro en un listado maestro de



distribución de documento cuando el documento se entrega en forma física. El jefe de la oficina de archivo y correspondencia debe mantener actualizada la carpeta de control maestra maestro de documentos, además de una carpeta con una copia de cada documento obsoleto.

4.9 Los documentos de origen externo pueden conservar su estructura original, sin necesidad de adecuarlos a la estructura de codificación implementada en la organización.

4.10 Los documentos de origen externo nacionales o internacionales, deben estar relacionados en un Listado Maestro de Control de Documentos externos, que establece nombre del documento, medio en el que se encuentra, número de copias, ubicación y responsable del mismo. Este listado es administrado por el Jefe de archivo y correspondencia.

5. CONTENIDO / DESARROLLO:

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CODIGO DEL DOCUMENTO

1 Identificar la necesidad de crear o modificar un documento y canalizarla con el dueño del proceso

Cualquier persona ES- MC-FO01

2 Diligenciar solicitud de crear o modificar documento y remitirla al representante del SIGC.

Dueño de Proceso ES-MC-FO01

3 Analizar impacto de la solicitud en el SIGC y decidir viabilidad o no de la misma, diligenciando ES- MC-FO01

Representante del SIGC

ES-MC-FO01

4 Si el documento es nuevo. Asignar preliminarmente código

Jefe de Archivo y correspondencia. ES-MC-GU01

5 Identificar responsables de elaboración, revisión y aprobación.


6 Elaborar o modificar documento de acuerdo a lo establecido en el ES- MC-GU01 y remitirlo al responsable de la revisión

Responsable del proceso

7 Revisar documento y remitirlo al responsable de aprobación




Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE CODIGO DEL DOCUMENTO

8 Aprobar documento y remitir al jefe de la oficina de archivo y correspondencia.


9

Actualizar listados maestros, recoger copias obsoletas y entregar copias controladas a quienes aparecen en el listado Maestro de Control de Documentos

Jefe de oficina de archivo y correspondencia

ES-MC-RE01

10 Realizar difusión del documento actualizado Responsable del proceso y representante del SIG

ES-MC- FO02

5.6.2.2. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS (ES-MC-PR02) 1. OBJETIVO

Definir las actividades y controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros, para evidenciar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad del Pacifico.

2. ALCANCE

Desde la identificación por parte de todos los procesos de que actividades es necesario dejar evidencias, hasta el mantenimiento del registro de acuerdo a las disposiciones establecidas.



3. DEFINICIONES

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Identificación: Forma en la cual se nombra un registro.

Ubicación: Corresponde a la ruta de búsqueda o forma de encontrar un registro para consultarlo de una manera fácil y rápida.

Clasificación: Corresponde a la forma de ordenar y archivar los registros de calidad en el archivo activo o inactivo.

Forma de archivo: Medio en el cual se conservan los registros.

Protección: Disposiciones establecidas para salvaguardar las características de legibilidad y acceso a los registros.

Recuperación: Disposiciones para impedir la pérdida irreparable de información.

Tiempo de retención: Tiempo durante el cual se debe conservar el registro bajo las condiciones establecidas ya sea en archivo activo o inactivo.

Disposición: Acción a tomar una vez se haya terminado el tiempo de retención de los registros de calidad. Se puede aplicar como tipo de disposición final el archivo inactivo y/o destrucción del documento.

Recolección: Acción de reunir los registros que se originan en los sitios de operación, para su posterior clasificación y almacenamiento.



4. CONDICIONES GENERALES

La identificación de registros de calidad es responsabilidad del representante del SIGC con el apoyo de los dueños de los procesos, quienes realizan la revisión de los documentos que están bajo su responsabilidad, con el propósito de identificar formatos, actas de reuniones, e informes periódicos entre otros, que sean emitidos durante el desarrollo de las actividades y que deban permanecer como evidencia de su realización y como referencia para mejoramiento de su proceso. Los registros de la actividad de reconocimiento y revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones financieras, económicas, sociales y ambientales, se manejan de acuerdo con lo establecido por la Contaduría General de la Nación y la Dirección de Impuestos Nacionales. Es responsabilidad de cada uno de los cargos que se indican como responsables en el listado maestro, la recolección, la organización, el archivo, el almacenamiento en condiciones adecuadas, de tal forma que garantice el buen estado de los registros controlados; la de conservar y mantener disponibles para auditores internos y externos, los registros que se indican en el listado mencionado. El tiempo de retención puede depender de los siguiente criterios: compromisos contractuales, Políticas de la Universidad, períodos de evaluación del SIGC y reglamentaciones asociadas la educación superior, normatividad de archivos y relacionados. Una vez se ha cumplido con el tiempo de retención establecido en el listado maestro, los registros que pasan a formar parte del archivo inactivo permanecen allí por un período mínimo de dos años o según lo establecido por la ley, para luego ser destruidos. Los mecanismos previstos para destrucción de registros son el picado y/o rasgado o reciclaje para documentos en medio impreso y la eliminación para registros mantenidos en medios magnéticos. Los registros deben ser legibles y coherentes con el tiempo, lugar y actividad, independientemente del medio de la presentación (impreso o no impreso). Ningún registro en medio impreso (manuscrito) se debe generar a lápiz. La universidad se reserva los criterios para establecer cuando un registro es confidencial o no.



Los métodos de archivo y disposición (archivo muerto, específicamente) deben garantizar el fácil acceso a los lugares específicos donde se encuentran los registros de Calidad. Las responsabilidades con respecto al archivo de los registros del sistema de calidad y la disposición de los mismos, se encuentran relacionadas en el Listado Maestro de Control de Registros del sistema de Calidad. Cuando un miembro de la universidad diferente a los autorizados desea tener acceso a un registro debe pedir autorización al responsable del proceso. Cuando el usuario o su representante por necesidad justificada desee tener acceso a los registros de su propiedad en el SIGC, este se debe tramitar a través del responsable del proceso. Bajo ninguna circunstancia se permite generar copias de registros de tipo confidencial salvo con autorización expresa del responsable del proceso. En términos generales, los registros confidenciales se deben consultar dentro de las instalaciones de la universidad del pacifico. Para evitar la pérdida de los registros también forma parte la recolección eficaz de los mismos y el cumplimiento de los parámetros para acceso contenidos en este procedimiento. Los registros en medio impreso se deben proteger de factores que impliquen humedad, polvo y elevadas temperaturas. Los registros en medio electrónico, electromagnético u otro medio diferente al impreso se deben proteger de elevadas temperaturas, polvo, humedad y virus electrónicos. Se hará Backups al servidor del sistema de información cada ocho (8) días.


No ACTIVIDAD RESPONSABLE CODIGO DEL DOCUMENTO



No ACTIVIDAD RESPONSABLE CODIGO DEL DOCUMENTO

1. Determina la necesidad de tener un nuevo registro.


2. Tramita el formato creación de registro. Responsable del proceso

ES-MC-FO01

3. Registra o actualiza Listado maestro de registros.


ES-MC-RE02

4. Recolecta los registros previamente diligenciados para su respectiva clasificación.


5. Almacena los registro de calidad de acuerdo a los criterios establecidos.


6. Archiva dichos documentos en el lugar definido y consignado en el Listado maestro de registros.


ES-MC-RE02

7. Conserva los registros durante el tiempo definido.


8. Determina la disposición final de los documentos, una vez terminado el periodo de conservación del registro.


5.6.2.3 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES CORRECTIVAS (ES-ME-PR03) 1. OBJETIVO



Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no conformidades que se presenten en el Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC) en la Universidad del Pacífico.

2 ALCANCE

Desde la identificación de un problema o no conformidad por cualquier miembro de la Comunidad Universitaria, hasta la evaluación de la eficacia de la acción implementada. Su aplicación es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad del Representante de la Dirección.

3 DEFINICIONES.

ACCION CORRECTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCION PREVENTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito. PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.

4 CONDICIONES GENERALES. 4.1 Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones correctivas � No conformidades de auditorias. � Revisión por la Dirección o el Comité Técnico de Calidad. � Quejas y reclamos de los usuarios. � Iniciativa de los funcionarios. � Problemas y no conformidades presentados.



� Seguimiento y medición de indicadores de gestión de los procesos. � Desempeño de proveedores. � Evaluación de la satisfacción del usuario. 4.2 Herramientas para establecer causa raíz de no conformidad o situación indeseable

� Reuniones de equipos � Diagrama de afinidad � Diagrama causa- efecto � Diagrama de pareto � Lluvia de ideas

Los problemas o no conformidades se identifican a través de la guía ES-MC-GU02 y se deben registrar en el formato de solicitud de corrección, acción correctiva, preventiva o de mejora ES-MC-FO04, excepto cuando se generen de una Auditoria de Calidad en cuyo caso se registrara en el formato Reporte de Observaciones y No Conformidades Detectadas en Auditoría EV-EV-FO06.

Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada en el formato Seguimiento a las No Conformidades y Observaciones Detectadas ES-MC-FO05.

La alta dirección será informada por el Representante de la Dirección periódicamente (mínimo cada seis – 6 - meses) sobre el proceso de implementación de acciones correctivas. Se considera que se debe implementar una acción correctiva cuando la no conformidad o situación indeseable sea recurrente (más de tres veces) o tenga relevancia directa en la satisfacción del usuario o en el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del Pacífico.

5.CONTENIDO/DESARROLLO:




Referencia

1 Recepción de formato de solicitud de corrección, acción correctiva, preventiva o de mejora

Responsable del Proceso, Dirección del SIGC

ES-MC-FO04

2 Analizar la información recibida para determinar si es una no conformidad real, potencial o una oportunidad de mejora.

responsable del Proceso

3.

Analizar en conjunto con la persona que identificó la situación no deseada, el tipo de acción requerida para solucionar la no conformidad o situación indeseable. Así:

Evalúan y analizan la no conformidad teniendo en cuenta el impacto que tiene en la percepción de los usuarios y La frecuencia con que ocurre la situación no deseada.

Establecen la acción y el tiempo de ejecución.

Definen la necesidad de apoyo de otro servidor público, proceso o de recursos.

Comité técnico, responsable del proceso.

4. Asignar responsable o grupo de responsables para implementar la acción.

Responsable del Proceso, Comité Técnico

5. Realizar análisis de causas e identificar causa raíz de la no conformidad o situación indeseable


6. Proponer acciones para eliminar causa de no conformidad o situación indeseable




7.

Evaluar pertinencia de las acciones planteadas:

Si son pertinentes, sigue el procedimiento.

Si no son pertinentes, devolverse al paso 5


8.

Diligenciar Formato de Acciones Correctivas preventivas y de mejora y enviarlo al Representante de la Dirección

Comité Técnico ES-MC-FO06

9. Implementar acciones Proceso afectado

10. Realizar seguimiento a la implementación de la acción correctiva

responsable del Proceso, Representante de la Dirección

ES-MC-FO06

11.

Analiza el informe de seguimiento de ejecución de las acciones, verifica la eliminación de la causa y la eficacia de la acción correctiva, así:

Si aún no se ha eliminado la causa, reevalúa la situación y su impacto y regresa al paso 5

Si la acción correctiva fue eficaz, el Representante de la dirección firma como evidencia de cierre el Formato para las Acciones Correctivas.

responsable de Proceso, Representante de la Dirección, Comité Técnico

12

Elaborar informe consolidado de acciones correctivas y preventivas para la alta dirección como mínimo cada seis (6) meses.

Representante de la Dirección

13R

Conservar los registros según el Procedimiento para Control de Registros.


ES-MC-PRO2

5.6.2.4 PROCEDIMIENTO PARA ACCIONES PREVENTIVAS (ES-ME-PR04) 1. OBJETIVO



Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar las causas de los problemas o no conformidades potenciales u otra situación potencialmente inestable que pueda llegar a afectar el ejercicio de la Universidad del Pacífico y su Sistema Integrado de Gestión de Calidad (SIGC).

2 ALCANCE

Desde la presunción de un futuro problema o la identificación de una no conformidad potencial por cualquier miembro de la Comunidad Universitaria, hasta la evaluación de la eficacia de la acción implementada. Su aplicación es para todos los procesos y el seguimiento es responsabilidad del Representante de la Dirección.

3. DEFINICIONES.

ACCION CORRECTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. ACCION PREVENTIVA.- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. NO CONFORMIDAD.- El no cumplimiento de un requisito PROBLEMA.- Resultado no esperado en la ejecución de una actividad.

4. CONDICIONES GENERALES. 4.1 Fuentes para identificar necesidad de implementar acciones preventivas � Acciones correctivas de otros procesos � Evaluación de la satisfacción del cliente � Observaciones de auditorias internas de calidad � Tendencias en el análisis de indicadores



� Informes de entes de control � Reuniones del Comité de Calidad. � Revisión por parte de la Dirección � Indicadores de desempeño de proveedores � Acciones propuestas en reuniones, juntas y comités celebrados en entidad. � Identificadas por personal de misma. 4.2 Herramientas para establecer causa raíz de no conformidad o situación indeseable

� Reunión de Equipo � Diagrama de afinidad � Diagrama de pareto � Lluvia de Ideas

Los problemas o no conformidades potenciales identificados se deben registrar en el formato de solicitud de corrección, acción correctiva, preventiva o de mejora ES-MC-FO04, excepto cuando se generen de una auditoria de calidad en cuyo caso se registrara en el formato reporte de observaciones y no conformidades detectadas en auditorias EV-EV-FO06.

Una vez diligenciada la solicitud ES-MC-FO04, la no conformidad detectada debe ser registrada en el formato seguimiento a las no conformidades y observaciones detectadas ES-MC-FO05.

La alta dirección será informada por el Representante de la Dirección periódicamente (mínimo cada seis – 6 - meses) sobre el proceso de implementación de acciones preventiva. Se considera que se debe implementar una acción preventiva, cuando a través del análisis de riesgos por proceso, se determine posibilidad de presentarse una no conformidad o situaciones indeseables, las cuales pueden tener relevancia directa en la satisfacción del usuario o en el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del Pacífico.

5 . CONTENIDO/ DESARROLLO




Referencia

1. Identificar no conformidad o situación indeseable potencial

Personal de la Comunidad Universitaria

2. Registrar no conformidad o situación indeseable potencial en formato y remitir a la Dirección de Calidad

Responsable del Proceso involucrado

ES-MC-FO04

3.

Analizar en conjunto con la persona que identificó, tipo de acción requerida para solucionar no conformidad o situación indeseable potencial


4. Asignar funcionario responsable o grupo de responsables para implementar acción

Comité Técnico

5.

Realizar análisis de causas e identificar causa raíz de la no conformidad o situación indeseable potencial

Comité Técnico

6.

Proponer acciones de mejoras para eliminar causa de no conformidad o situación indeseable potencial

Comité Técnico ES-MC-FO06

7. Implementar acciones de mejora Proceso involucrado

8. Realizar seguimiento a la implementación de la acción preventiva

Representante de la Dirección, Responsable del Proceso

ES-MC-FO05

9. Evaluar la eficacia de la acción preventiva implementada y cerrarla

Representante de la Dirección, Responsable del Proceso

ES-MC-FO05

10. Elaborar informe de acciones preventivas para Representante de la




Referencia

la alta dirección. Mínimo cada seis (6) meses Dirección.

5.6.2.5 PROCEDIMIENTO PARA TRATAMIENTO DE NO CONFORMIDADES (ES-MC-PR05) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología, acciones y responsabilidades para la identificación y tratamiento del servicio no conforme, que pueda afectar el cumplimiento de la política y los objetivos de calidad de la Universidad del Pacífico.

2 ALCANCE

Aplica para todos los procesos de la institución y va desde la identificación del servicio no conforme hasta la implementación de acciones preventivas y correctivas (si fuesen necesarias) y la presentación del respectivo informe a la dirección de la Universidad del Pacífico.

3. DEFINICIONES

CONFORMIDAD- Cumplimiento de un requisito. NO CONFORMIDAD- Incumplimiento de un requisito. DEFECTO- Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado. ACCIÓN PREVENTIVA- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. ACCIÓN CORRECTIVA- Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.



CORRECCION- Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. REPROCESO- Acción tomada sobre un servicio no conforme para que cumpla con los requisitos. RECLASIFICACIÓN- Variación de la clase de un servicio no conforme, de tal forma que sea conforme con requisitos que difieren de los iniciales. CONCESIÓN- Autorización para utilizar o liberar un servicio que no es conforme con los requisitos especificados. PERMISO DE DESVIACIÓN- Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un servicio, antes de su realización. LIBERACIÓN- Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso. FALLA INTERNA- Incumplimiento de un requisito especificado detectado durante la ejecución, la revisión o verificación de los procesos, Estas fallas se detectan entre la interacción de los procesos a nivel interno del SGC

4. CONDICIONES GENERALES.

Responsabilidad general

Cualquier persona relacionada con la prestación de los servicios de la Universidad del Pacífico puede detectar no conformidades en la prestación de los servicios, de acuerdo con los requisitos establecidos en cada caso. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de todas las personas que intervienen en el Sistema de Gestión de la Calidad de la institución.

Responsable de cada proceso � Es responsable por verificar la aplicación adecuada de los correctivos para las no

conformidades detectadas.

� Puede autorizar derogaciones para los procesos bajo su responsabilidad, con el consentimiento del usuarios o la parte interesada cuando ello sea pertinente.



� Junto con el Representante de la Dirección, decide sobre las no conformidades que justifiquen la toma de acciones correctivas. En ese caso, se tendrán en cuenta las disposiciones del Procedimiento de Acciones Correctivas ES-MC-PR03.


� Hace seguimiento, mínimo una vez al trimestre a los registros que resultan de la aplicación de este procedimiento.

� Junto con los dueños del proceso, decide sobre las no conformidades que justifiquen la toma de acciones correctivas ES-MC-FO06.

� Elabora trimestralmente un reporte del estado, las estadísticas, y los beneficios del tratamiento de las no conformidades.

Condiciones especiales:

En el tratamiento de servicios no conformes se debe tener en cuenta:

� Una vez detectado el servicio no conforme se deben aplicar las disposiciones de este procedimiento, y se debe diligenciar el formato Tratamiento del Servicio No Conforme ES-MC-FO07

� Los servicios no conformes detectados internamente y los servicios no conformes detectados por los clientes (quejas o reclamos) se identifican con un número consecutivo.

� Solamente se deben registrar los servicios no conformes surgidos de los controles normalmente establecidos para los procesos, o los que provengan del usuario; se debe evitar el registro de fallas o errores menores, que no inciden sobre la satisfacción del usuario o de los colaboradores de la entidad.

� Una vez tomada la corrección sobre un servicio no conforme, se debe verificar y registrar el cumplimiento de los requisitos. Esta debe ser registrada en el formato Tratamiento de Servicios No Conformes ES-MC-FO07.

� Solo el usuario o el funcionario de la institución, puede autorizar la derogación de un servicio no conforme; se deben registrar en el formato Tratamiento de Servicios No Conformes ES-MC-FO07, las derogaciones otorgadas.

� Las no conformidades se pueden detectar por las siguientes fuentes:



Revisión de procesos e indicadores Quejas y reclamos de los clientes Encuestas de satisfacción Resultados de auditorias

5. PROCEDIMIENTO

Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

DE REFERENCIA

1. Identificación del servicio no conforme, de acuerdo a la guía para identificación y tratamiento dl servicio no conforme

Cualquier miembro de la comunidad universitaria

ES-MC-GUO2

2. Registro del servicio no conforme en el formato Tratamiento del servicio no conforme

Cualquier miembro de la comunidad universitaria, Responsables de procesos, Representante de la Dirección

ES-MC-FO07

3.

Definir y hacer la corrección: Orientar la corrección de la no conformidad o falla interna. El encargado hace la corrección y diligencia la segunda parte del formato Tratamiento de Servicio No Conforme. Informa a quien detecto la no conformidad sobre la acción tomada. En el caso de no conformes detectados por los usuarios, se informa al responsable del proceso. El tiempo de respuesta de la corrección propuesta a la no conformidad no debe superar los 15 días hábiles después de detectada.


ES-MC-FO07




DE REFERENCIA

4.

Verificación de la efectividad de la acción tomada. Si la acción no fue efectiva, se devuelve al Responsable del proceso para que proponga una nueva acción.

Quien detectó la no conformidad, Responsable del proceso, Representante de la Dirección.

ES-MC-FO07

5.

Seguimiento de la frecuencia de la no conformidad del servicio. Si la frecuencia lo amerita, se establece una no conformidad y se utiliza el procedimiento para acciones correctivas.

Responsable del proceso, Representante de la Dirección, Comité Técnico

ES- MC-PRO3

ES-MC-FO05

6.

Análisis trimestral del consolidado de Tratamiento de servicio no conforme y verificación de acciones correctivas y presentación al Comité Técnico y a la Alta Dirección


7. Archivar el registro del análisis en la oficina de la Representante de la Dirección.


5.6.2.6 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A PETICIONES (ES-MC-PR06) 1. OBJETIVO

Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación, distribución y control de las diferentes peticiones que ingresen por la ventanilla única de correspondencia a la Universidad del Pacífico.



2. ALCANCE

Involucra a todos los funcionarios competentes para dar respuesta a las diferentes peticiones de la Universidad del Pacífico.

Comprende desde la radicación hasta la distribución y control de las peticiones y hasta la respuesta al peticionario.

3. DEFINICIONES

Petición: Se entiende por petición, toda solicitud respetuosa que presenta una persona ante la Institución.

Queja: Da a conocer a la autoridad, conductas irregulares o un hecho arbitrario de empleados oficiales o de particulares en ejercicio de funciones públicas, con el único fin que se corrija o se castigue al funcionario que haya incurrido en la falta que la motiva.

Reclamo: Notifica a la autoridad la suspensión injustificada o prestación deficiente de un servicio público.

Sugerencia: Da a conocer a la autoridad la opinión del peticionario sobre una determinada materia, con el propósito que se tomen ciertas medidas de carácter individual o colectivo.

Consulta: Se presenta a la autoridad para que exprese su opinión sobre determinada materia relacionada con sus funciones

Medios de Recolección: Herramientas o espacios con los que cuenta la Institución para recepcionar las peticiones. Por ejemplo, la ventanilla única de correspondencia, los buzones, la página web, el teléfono o en las diferentes dependencias.

Medio de Presentación de la Petición: Forma en la cual, el peticionario puede realizar la solicitud. Esta puede ser en medio físico ( papel), medio electrónico (página web) o verbal.




La Universidad del Pacífico, a través de sus dependencias, atenderá y resolverá las siguientes peticiones:

1. Las solicitudes respetuosas presentadas en interés general o particular.

2. Las de información.

3. Las de consulta.

4. Las de certificación que por disposición legal o reglamentaria le correspondan.

5. Los reclamos.

6. Las quejas.

7. Las sugerencias

8. Las felicitaciones

9. Las presentadas por las demás autoridades en ejercicio de sus funciones

PETICIONES DE INTERÉS GENERAL O DE INTERÉS PARTICULAR

Las peticiones que se presenten ante la Universidad del Pacífico en ejercicio del derecho fundamental de petición, podrán ser en interés general o en interés particular. Dichas peticiones podrán formularse verbalmente o por escrito, a través de cualquier medio idóneo, que sea dado a conocer a esta Institución.

DEL CONTENIDO DE LAS PETICIONES ESCRITAS

De acuerdo con lo establecido por el artículo 5° del Código Contencioso Administrativo, las peticiones escritas deberán contener, por los menos, los siguientes requisitos:



1. Designación de la entidad o dependencia a la que se dirige.

2. Nombres y apellidos completos del solicitante y de su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad, la dirección de correspondencia o de correo electrónico o el número de teléfono donde contactarlo.

3. El objeto de la petición; si se trata de consultas, relacionar las preguntas pertinentes.

4. Razones en que se apoya.

5. Relación de los documentos que se acompañan.

6. Firma del peticionario.

Las peticiones en interés particular formuladas ante la Universidad del Pacífico, deberán contener además de los requisitos anteriores, el nombre de la persona, entidad o autoridad involucrada y el motivo de la misma.

Cuando se actúe a través de mandatario, este deberá acompañar el respectivo poder en los términos señalados en el artículo 65 del Código de Procedimiento Civil.

En todo caso, en el uso de medios tecnológicos y electrónicos el peticionario deberá identificarse plenamente y manifestar su petición en forma respetuosa, clara y completa para ser factible su respuesta.

Cuando la ley o los reglamentos exijan acreditar requisitos especiales para que pueda iniciarse o adelantarse la actuación administrativa, el funcionario lo hará saber al peticionario en el momento en que lo solicite o cuando verifique los requisitos.

DE LA RECEPCIÓN Y RADICACIÓN DE LAS PETICIONES ESCRITAS

La Universidad del Pacífico recibirá los derechos de petición en la ventanilla única de correspondencia, fax de la entidad, en el correo electrónico [email protected], en el buzón de derechos de



sugerencias, en la página de web o personalmente ante la dependencia respectiva o la Oficina de Correspondencia.

VERIFICACIÓN DE REQUISITOS

Recibida la petición escrita, la oficina de Correspondencia verificará el cumplimiento de los requisitos que sean necesarios para resolverla y la enviará a quien tiene la competencia para atenderla. Si observare el incumplimiento de alguno de ellos, oficiará al peticionario para que subsane las fallas de que adolece, cuando ello fuere pertinente, advirtiéndole que debe hacerlo dentro de los dos (2) meses siguientes al requerimiento, so pena de considerarse desistida la petición en los términos del Código Contencioso Administrativo.

Este requerimiento interrumpirá los plazos establecidos para que la Universidad del Pacífico decida sobre la petición. El plazo para contestar la petición se contará a partir de la fecha en que el interesado aporte nuevos documentos o informaciones con el propósito de satisfacer el requerimiento.

En el evento en que en la petición falte la dirección de correspondencia y sea imposible ubicar al solicitante, la oficina de Correspondencia tramitará la petición y fijará la respuesta en la página web de la entidad y en carteleras por un término de diez (10) días.

Una vez trasladada a la dependencia competente, esta se encargará de tramitar y resolver la petición, en los términos y condiciones establecidos en esta resolución, teniendo en cuenta que el plazo para responder se cuenta a partir del ingreso de la misma a la Universidad.

DE LAS PETICIONES VERBALES

La Ofician de Correspondencia, atenderá las peticiones verbales, en días hábiles de lunes a viernes, de nueve a once de la mañana (9:00 a 11:00 a.m.) y de tres a cinco de la tarde (3:00 a 5:00 p.m.), y la decisión podrá tomarse y comunicarse en la misma forma al peticionario.



Cuando fuere el caso, si quien presenta una petición verbal afirma no saber o no poder escribir y pide constancia de haberla presentado, el funcionario la expedirá en forma breve, utilizando los formatos de Derecho de petición o de Quejas, Reclamos, Sugerencias y Felicitaciones, según sea el caso.

DE LAS CONSULTAS

La Universidad del Pacífico atenderá y resolverá las consultas verbales o escritas, relacionadas con las materias a su cargo. Para estos efectos, se entiende por consulta la petición que se dirige para obtener un parecer, concepto, dictamen o consejo.

Las consultas jurídicas serán resueltas únicamente por la Oficina Jurídica y las consultas técnicas serán resueltas por cada una de las Direcciones y por la Secretaría General según su competencia.

QUEJAS

Las quejas contra la Entidad o sus funcionarios serán atendidas tramitadas conforme al procedimiento dispuesto en el Código Disciplinario Único.

PLAZO PARA RESOLVER

Las peticiones presentadas en debida forma, deberán resolverse, a más tardar, dentro de los plazos citados a continuación, los cuales se contarán a partir del día siguiente a la fecha de radicación en la dependencia de correspondencia, así:



1. Las peticiones generales o particulares, deberán tramitarse y resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su recibo.

2. Las consultas deberán tramitarse y resolverse en un plazo máximo de treinta (30) días.

3. Las peticiones de información deberán tramitarse y resolverse dentro de los diez (10) días siguientes.

4. Las copias se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha en que el peticionario dé a conocer a la Universidad el pago de las mismas.

5. Las certificaciones se expedirán dentro de los diez (10) días siguientes.

6. Las copias y certificaciones de expedientes se expedirán en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles.

7. Si la Universidad del Pacífico no es la entidad competente para conocer de la petición, el funcionario lo hará saber al peticionario en el momento de la petición verbal. Si esta se hiciere por escrito, lo hará saber dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recibo, y procederá a remitirlo a la entidad competente dentro del mismo plazo.

8. Las peticiones efectuadas por la Defensoría del Pueblo deben ser atendidas en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles (artículo 16 de la Ley 24 de 1992).

9. En el caso de peticiones y requerimientos formuladas por congresistas se seguirá el trámite previsto en la Ley 5ª de 1992, especialmente en los artículos 243, 249 y 258, sin exceder el plazo máximo de cinco (5) días hábiles.

10. Las peticiones formuladas por las demás entidades públicas, deberán tramitarse y resolverse, dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, salvo que en ellas se haya establecido un plazo diferente.

11. Las peticiones que impliquen más de un componente, de la clasificación arriba presentada, a cada componente se le dará respuesta como si hubiera sido presentado de manera individual. Es decir, si en una petición se encuentra una consulta y además una queja, se responderá la consulta en el tiempo establecido para consultas y la queja en el tiempo que así se haya condicionado.

Cuando no fuere posible resolver o contestar al interesado dentro de los plazos señalados en este artículo, se le enviará oportunamente comunicación en tal sentido, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se resolverá o dará respuesta a la petición.



En todo caso, cuando no se dé cumplimiento a los plazos establecidos en el presente artículo, el jefe inmediato, tan pronto tenga conocimiento de dicha circunstancia, deberá, sin perjuicio del aviso a la oficina de control disciplinario a que haya lugar, requerir al servidor público responsable para que absuelva el derecho de petición, e informe en forma inmediata la causa por la cual no atendió la petición planteada.

COMPETENCIA PARA DAR RESPUESTA A LAS PETICIONES

Son responsables de atender los Derechos de Petición elevados ante la Universidad del Pacífico, los funcionarios y las dependencias que por su competencia y funciones tengan relación directa con la petición presentada.

DEL RECHAZO DE LA PETICIÓN

Habrá lugar a rechazar la peticiones

1. Cuando sea presentada en forma irrespetuosa o desobligante, utilizando amenazas, improperios, insultos, ofensas, afrentas, provocaciones o actitudes semejantes.

2. Cuando esta sea presentada por un mismo particular en relación con asuntos o materias respecto de las cuales se haya pronunciado la Universidad del Pacífico y versen sobre hechos o supuestos iguales, similares o relacionados, a menos que se conozcan hechos nuevos y no haya operado la caducidad en los términos del artículo 38 del Código Contencioso Administrativo.

En el escrito de rechazo deberá señalarse expresamente la razón por la cual no se atendió la petición.

Respuesta a peticiones que no cumplen requisitos o anónimas: Cuando se presenten peticiones, quejas o reclamos anónimos o que no cumplan con los requisitos establecidos en la resolución, se fijará la



respuesta en la cartelera y en la página de web de la Universidad del Pacífico por el término de diez (10) días hábiles.

Información general. En lo relacionado con los asuntos de información general, en la Oficina de Correspondencia, en la Secretaría General y en la página de Internet de la entidad, se dispondrá de la documentación actualizada de interés general, de conformidad con el artículo 18 del Código Contencioso Administrativo.

Información con reserva legal: La Universidad del Pacífico solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia en los casos en que se señale carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes y se notificará al peticionario en los términos del artículo 23 del Código Contencioso Administrativo.

Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo enviará la documentación correspondiente al Tribunal Superior para que este decida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes. Se interrumpirá este término en el caso en que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en la cual los reciba oficialmente. (Artículo 21 Ley 57 de 1985).

Petición de copias. La petición de copias o fotocopias de documentos que reposen en la Universidad del Pacífico será tramitada por la oficina competente, o por la Secretaría General.

Cuando la petición verse sobre fotocopias auténticas, la Secretaría General expedirá las copias y verificará los originales. Igual procedimiento se surtirá para los documentos expedidos y firmados electrónicamente siguiendo lo dispuesto por la ley para el caso concreto.

En cualquiera de los eventos anteriores, el funcionario responsable deberá informar al peticionario el número y valor de las copias solicitadas, el cual deberá ser cancelado ante el Banco Popular en la cuenta corriente 570 – 07012 –8 a nombre de la Universidad del Pacífico, dentro del mes siguiente de recibida la



comunicación por el peticionario. Una vez recibido el importe y presentado el recibo correspondiente, el funcionario responsable dispondrá de tres (3) días hábiles para expedir las correspondientes copias.

CARÁCTER DE LA RESPUESTA. Las respuestas a las consultas dadas por los funcionarios de la Universidad del Pacífico, no comprometerán en ningún caso la responsabilidad de esta, ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución, conforme lo establece el artículo 25 del Código Contencioso Administrativo

SANCIONES

La demora en absolver los derechos de petición aquí regulados, será sancionada disciplinariamente por la Universidad del Pacífico de conformidad con las normas legales vigentes, sin perjuicio de la acción prevalente de la Procuraduría

SALVAGUARDA DE LA INFORMACIÓN

Los funcionarios responsables de la administración de este procedimiento, debe salvaguardar la información del solicitante o reclamante, sin perjuicio del mismo y asegurando la confidencialidad de las peticiones.


5.1Atención de Peticiones de Información de interés general, de Información, de Consultas y Certificaciones de Disposición Legal o Reglamentaria:



Nº Actividad Responsable Documento de referencia

1 Recepciona petición. Funcionario de la Oficina de Archivo y Correspondencia

Oficio o

Formato de Derecho de Petición

2 Revisa el cumplimiento de los requisitos de Ley y demás vigencias y términos contemplados en la resolución Interna 465 de 2005, por la cual se reglamenta el trámite y soluciones de las peticiones.

Funcionario de la Oficina de Archivo y Correspondencia

Resolución Interna 465 de 2005 y Contencioso Administrativo

3 Asigna el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia y envía la petición a la Secretaría General para su trámite

Auxiliar de la Oficina de Archivo y Correspondencia

4 Clasifica el tipo de petición

Secretario General

5 Envía petición a la dependencia o funcionario respectivo, diligenciando formato Remisión Derecho de petición y Formato de Control de Peticiones

Secretario General Formato Remisión Derecho Petición y Formato de Control de Peticiones

6 Resuelve la petición y la envía a la Secretaría General Funcionario o



para su revisión y posterior firma. Dependencia involucrado en la petición

7 Revisa la respuesta a la petición. Aprueba, continúa con el paso 8. Si no aprueba, vuelve al paso 5

Secretario General

8 Envía la respuesta aprobada a la Oficina de Archivo y Correspondencia, para su despacho al peticionario

Secretario General

9 Asigna el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia y envía respuesta al peticionario, copia a la Secretaría General y archiva copia de consecutivo

Auxiliar de la Oficina de Archivo y Correspondencia

10 Realiza seguimiento diario al Formato Control de Peticiones y genera las alertas respectivas, cuando sea necesario.

Secretario General Formato de Control de Peticiones

11 Acepta la respuesta. Si, continúa con el paso 13. No, envía oficio de inconformidad a la respuesta la Secretaría General de la Universidad o llena Formato de Inconformidades a Respuestas de Peticiones en la misma dependencia, según su conveniencia.

Peticionario Formato de Inconformidades a Respuestas de peticiones

12 Recepciona y revisa oficio de inconformidad, lo registra en el Formato de Inconformidades a Respuestas de Peticiones y vuelve al paso 5

Secretario General Formato de Inconformidades a Respuestas de Peticiones

13 Realiza seguimiento a los Formatos de Remisión Derecho Petición, Formato de Control de Peticiones y Formato de Inconformidades a Respuestas de Peticiones, elabora informe periódico de peticiones, lo envía a los entes de control y archiva copia respectiva.

Secretario General Formato Informe de Peticiones

14 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades del procedimiento

Secretario General Plan de Mejoramiento



5.2 Atención a Quejas, Reclamos y Sugerencias


1 Recepciona, en la ventanilla única, en las dependencias o vía fax, queja, reclamo o sugerencia, asigna el número de radicación y las envía a la Secretaría General, registrándolo en la Planilla de Correspondencia Recibida

Funcionario de la Oficina de Archivo y Correspondencia

Planilla de Correspondencia Recibida y Formato de Quejas, Reclamos, Sugerencias y felicitaciones

2 Revisa la página web, los buzones y recibe de la Oficina de Archivo y Correspondencia las Quejas, reclamos y sugerencias

Secretario General Formato de Quejas, Reclamos, Sugerencias y felicitaciones

3 Revisa el cumplimiento de los requisitos de Ley y demás vigencias y términos contemplados en la resolución Interna 465 de 2005, por la cual se reglamenta el trámite y soluciones de las peticiones.

Secretario General Resolución Interna 465 de 2005 y Contencioso Administrativo

4 Clasifica el tipo de queja, reclamo o sugerencia Secretario General

5 Envía al reclamante, acuso de recepción del reclamo Secretario General

6 Envía queja, reclamo o sugerencia al líder de proceso Secretario General Formato



respectivo, diligenciando formato Seguimiento a atención de quejas, reclamos o sugerencias

Seguimiento a atención de quejas, reclamos o sugerencias

7 Analiza si la información disponible es suficiente para solucionar la petición. Puede resolverlo: Si, informa al Secretario General y continúa con el paso 8. No, continúa con el paso 9

Líder de proceso

8 Informa al reclamante sobre la solución implementada. Queda satisfecho?: Si, se cierra la queja, reclamo o sugerencia en el Formato Seguimiento a atención de quejas, reclamos u sugerencias. No, continúa con el paso 9

Secretario General Formato Seguimiento a atención de quejas, reclamos o sugerencias

9 Busca más información y solicita al Comité técnico, analizar la situación

Secretario General

10 Propone acción para solucionar queja, reclamo o sugerencia. Satisfacción del reclamante: Si, Se cierra la queja, reclamo o sugerencia en el Formato Seguimiento a atención de quejas, reclamos u sugerencias. No, se envía para resolución externa

Secretario General y Comité Técnico

Formato Seguimiento a atención de quejas, reclamos u sugerencias

11 Realiza seguimiento a las quejas, reclamos y sugerencias recibidas, al Formato de Seguimiento a atención de quejas, reclamos o sugerencias, elabora informe y lo envía a la Alta Dirección y al Representante de Calidad

Secretario General Informe

12 Solicita al Representante de Calidad, la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora

Secretario General

5.6.2.7 PROCEDIMIENTO PARA ADMINISTRACIÓN DE CORRESPONDENCIA (ES-MC-PR07) 1. OBJETIVOS:



Describir las actividades necesarias para efectuar la radicación y distribución de correspondencia de todas las dependencias que hacen parte de la Universidad del Pacífico.

2. ALCANCE:

Involucra a todos los funcionarios y Dependencias encargadas del manejo de documentos y correspondencia de la Universidad del Pacífico. Comprende desde la radicación hasta la distribución de correspondencia pasando cuando se requiere por la etapa de contratación de servicios especiales de mensajería.

3. DEFINICIONES:

Documentos de carácter oficial: Información registrada, cualquiera sea su forma o medio utilizado generado para la Universidad por parte de sus usuarios de procesos y/o por la misma, a través de sus diferentes dependencias en sus actividades misionales.

Ventanilla de Correspondencia: Servicio que ofrece la oficina de Archivo y Correspondencia, la cual cuenta con un equipo de trabajo para las labores de correo.

Sistema de Registro de Correo: Base de datos donde se registran los documentos de carácter oficial que se reciben para distribuir interna y externamente.

4. CONDICIONES GENERALES:



Con respecto a los Procedimientos de Recepción y Distribución de correspondencia

Es responsabilidad de los funcionarios de la Universidad del Pacífico dar cumplimiento a los manuales de funciones y requisitos y de métodos y procedimientos cuando fueren establecidos, en especial lo relacionado con la producción de documentos, utilizando los formatos que por función les corresponde producir y tramitar. De igual manera, para la racionalización y producción de tipos documentales, se deberá tener en cuenta, lo dispuesto en las tablas de retención documental.

El personal de Archivo y Correspondencia de la Universidad del Pacífico, velará porque las comunicaciones oficiales que se envíen con destino interno y externo estén debidamente firmadas por los funcionarios autorizados

En virtud de lo anterior, los funcionarios autorizados en la Universidad del Pacífico para firmar comunicaciones oficiales son: El Rector, Secretario General, jefes de Direcciones, Jefes de Departamentos y Jefes de Oficinas.

La jefe de Talento Humano de la Universidad del Pacífico, comunicará oportunamente a la oficina de Archivo y Correspondencia, las novedades de personal relacionadas con cambios, designaciones de encargos o delegación de funciones de Rectoría, Secretaría General, jefaturas de Direcciones, Departamentos y oficinas, a fin de controlar la competencia de quien firma las comunicaciones oficiales.

Las comunicaciones que se produzcan durante la ausencia temporal del jefe de una de las dependencias indicadas anteriormente, serán firmadas por el superior inmediato, exceptuando las de Rectoría.

Igualmente toda comunicación oficial debe contener la imagen corporativa establecida, consignada en la cartilla Elaboración de comunicaciones oficiales.

La Información completa de los destinatarios, se elaboraran en original y dos copias, con los debidos anexos, en los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborará igual cantidad de copias adicionales.



El funcionario encargado de radicar y enviar la correspondencia, queda facultado para devolver a la dependencia correspondiente de la Universidad del Pacífico, el en siguiente recorrido cualquier comunicación que no cumpla con las formalidades establecidas para tramitarlas con el fin de evitar trastornos en los envíos.

Todas las comunicaciones oficiales recibidas, en la Universidad del Pacífico, deberán ser revisadas por el funcionario encargado de Correspondencia, quien determinará el asunto al cual corresponden, registrará y radicará, para su distribución a las dependencias competentes.

Las comunicaciones provenientes de la comunidad organizada o cualquier persona natural, externa a la Universidad, deben contener el nombre de la dependencia y/o nombre del funcionario de la Universidad al cual va dirigida; firma, dirección y teléfono del remitente, así como el número de copias

En cada Dependencia de trabajo de la Universidad existe una persona, designada por el responsable de la misma, encargada de entregar y recibir los documentos en el horario estipulado para la recolección y entrega de los mismos por parte del Auxiliar de la oficina de Archivo y Correspondencia.

En el caso de presentarse algún problema con los documentos enviados, la persona encargada de la entrega y recepción de documentos en cada dependencia debe comunicarse con la Sección de Archivo y Correspondencia

Los usuarios del servicio de correo deben acogerse a la programación definida para la mensajería. Sólo dentro de los horarios de dicha programación se atenderán los envíos de documentos.

Los documentos con destino dentro del mismo edificio o ruta que lleva el auxiliar de oficina, siempre que estén en la ruta hacia delante, serán entregados inmediatamente, sin necesidad de registrarlos en el sistema en la oficina de correspondencia, siempre y cuando sean memorandos. Los que tengan destinatarios hacia atrás de la ruta y que requieran del radicado, serán llevados a la oficina y entregados en el siguiente recorrido.



Cumpliendo con lo establecido en el artículo segundo del Acuerdo 060 de 2001, la Correspondencia se refiere a las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a titulo personal, citando o no el cargo del funcionario y que no generan tramites para las instituciones; Por ello, la oficina de Correspondencia, no radicará estas comunicaciones. Por tanto, se recomienda el uso de las direcciones personales para este tipo de comunicaciones.

Controles De Las Comunicaciones Oficiales: El grupo de Archivo y Correspondencia cuenta con una base de datos en Excel que le permite realizar el registro y radicación de las comunicaciones oficiales, las cuales sin excepciones se ingresarán al sistema con el fin de poderles hacer seguimiento, dependencias destino y funcionarios competentes.

El sistema genera los siguientes reportes de control:

Registro de Correspondencia Externa Recibida e Interna: este se genera diariamente y debe ser firmado por los funcionarios responsables de recibir las comunicaciones oficiales en cada dependencia.

El Auxiliar de oficina debe diligenciar en el sistema la planilla de ruta donde se relaciona los documentos a entregar en cada Dependencia como corroboración del recibido

Del Uso Del Correo Electrónico Y Del Fax: Para el servicio de correo electrónico, los funcionarios de la Universidad del Pacífico deberán atender las disposiciones contempladas en el Reglamento para uso de Internet y del Correo Electrónico.

El fax será de uso exclusivamente oficial y se tendrá estricto control, mediante una planilla para su racionalización y manejo.

Las solicitudes de envíos por este medio, se atenderán en estricto orden de turno, atendiendo la disponibilidad del funcionario de Correspondencia, si la necesidad demanda el envío de muchas comunicaciones de una misma dependencia, ésta podrá prestar apoyo para realizar dicha actividad.

Prohibiciones

El ingreso de personas no autorizadas a la oficina de Correspondencia



Producir documentos en estilos distintos a los normalizados (imagen corporativa)

Hacer anotaciones, subrayar y/o hacer modificaciones, sobre los documentos Tomar fotocopias, fotografías y realizar cualquier otro procedimiento reprográfico, sin la debida autorización

Utilizar la información con fines lucrativos, lesivos o diferentes a los institucionales

Sanciones

El funcionario de la Universidad del Pacífico que reproduzca, subraye, tache, haga marcas, altere, mutile, deteriore, adiciones o substraiga documentos a su cargo o facilitados para su consulta, deberá responder ante la Oficina de Control Interno y Secretaría General, ya que esta conducta puede enmarcarse dentro del numeral 5 del artículo 34, numerales 13 y 21 del artículo 35 y el numeral 43 del artículo 48 de la Ley 734 de 2002.


5.1 Radicación de correspondencia Interna


1 Recibe la correspondencia en la Ventanilla Única de Correspondencia, cuando es externa, o la recoge en las dependencias, cuando es interna

Confirma que el documento cumpla con las

Auxiliar de Oficina de Archivo y Correspondencia



condiciones generales para poder ingresarla al sistema.

2

Seleccionar la correspondencia teniendo en cuenta su tipo: Trámite interno o externo


3 Asigna el número de radicación generado por el sistema a la correspondencia. En el caso de la correspondencia externa, se pone sello de recibido.


4 Ingresa la información al sistema en las planillas Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna


Formatos Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna

5 Ordena los documentos separándolos por su respectiva ruta según criterio de la radicación


5.2 Distribución de Correspondencia Interna


1 Imprimir planilla de Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna de ruta interna designada.


Planilla de Control Correspondencia Recibida y



Control Correspondencia Interna

2 Confronta los documentos físicos con el listado impreso.


3 Organiza la correspondencia según el orden de visita en su ruta e inicia el recorrido


4 Visita las dependencias y entrega la Correspondencia Auxiliar de Oficina de Archivo y Correspondencia

5 Firma la planilla de Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna

Funcionario de la dependencia que recibe la correspondencia

Planilla Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna

6 Si se recoge correspondencia para entregar dentro de la misma ruta (Memorandos), entrega en la Dependencia respectiva siempre y cuando no sea necesario registrarla.


7 Terminar recorrido y regresar a la Oficina Central de Archivo y Correspondencia


8 Verifica entrega total de la correspondencia, según planilla.

Auxiliar de Oficina de Archivo y

Planilla Control

Correspondenci



Correspondencia a Recibida y Control

Correspondencia Interna

9 Archiva las planillas y las copias de consecutivo Auxiliar de Oficina de Archivo y Correspondencia

10 Realiza seguimiento a las Planilla Control Correspondencia Recibida y Control Correspondencia Interna

Jefe de Archivo y Correspondencia

11 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora al procedimiento



5.3 Distribución de Correspondencia Externa


1 Clasifica la correspondencia externa, según sea para enviar por fax, para entregar en la ciudad o fuera de ella. Si es para entrega en la ciudad, continúa con el paso 4. Si es por fax, seguir al paso 3. Si es para entrega fuera de la ciudad, continúa con el paso 2.


2 Diligencia la guía de envío y la solicitud de servicio, de la entidad de mensajería prestadora del servicio, hace entrega de la correspondencia respectiva y continúa con el paso 5


Desprendible de Guía y Solicitud de Servicio

3 Envía comunicación a través del fax, diligencia el formato de transmisión por fax y continúa con el paso

Auxiliar de Oficina de Archivo y

Formato transmisión



5 Correspondencia por fax

4 Realiza entrega de correspondencia respectiva, regresando con la copia del consecutivo firmada por el destinatario.

Mensajero

5 Archiva copias de consecutivo, formato de transmisión por fax diligenciados, desprendibles de guía y solicitudes de servicio


Desprendibles de Guía,

Solicitud de Servicio, Formato

transmisión por fax y copia del consecutivo

6 Verifica en la página web de la entidad prestadora del servicio de mensajería, el estado del envío y realiza seguimiento a las copias de consecutivo, formato de transmisión por fax diligenciados, desprendibles de guía y solicitudes de servicio


copias de consecutivo, formato de transmisión

por fax diligenciados, desprendibles de guía y

solicitudes de servicio

7 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora al procedimiento


Plan de Mejoramiento

5.6.3. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE DOCENCIA 5.6.3.1 PROCEDIMIENTO PARA EL DISEÑO CURRICULAR (MI-DO-PR12) 1. OBJETIVO



Diseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se ofrecerán en la Universidad del Pacifico.

2. ALCANCE

Desde la identificación de los necesidades de nuevos perfiles profesionales y ocupacionales demandados por el entorno (empresarial y social.) hasta la implementación y puesta en marcha en los currículos que orientaran los planes de estudio a ofrecer por la Universidad del Pacifico.

3. DEFINICIONES.

Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente significaba documento o guía.

En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema, objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).

Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.


El diseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales, entre las que se encuentran:

� Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares. � Fundamentos filosóficos, sicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara. � Descripción del modelo pedagógico de la Universidad.



� Consideración del contexto local, regional, nacional y global en el cual se desempeña el estudiante.

� Descripción de los recursos con los cuales se contara para el desarrollo del programa.


Nº Actividad Responsable Documento

1 Expedir acuerdo del consejo académico con la aprobación del programa de acuerdo con el estudio de factibilidad

Consejo académico

Estudio de factibilidad

Acuerdo expedido por el consejo académico

2 Formar el grupo de trabajo para el desarrollo y construcción del documento con los 15 puntos exigidos en la sala CONACES

Comité curricular

Documento de creación del programa

3

Determinar los objetivos de la carrera. Estos objetivos sintetizan el modelo de profesional que se aspira a formar, por lo cual refleja las competencias laborales, profesionales y ciudadanas.

Comité curricular

El PEI de la institución.

El estudio de factibilidad y las necesidades del entorno.

4

Determinación de los objetivos de cada ciclo. (A partir de los objetivos generales de la carrera se procede a precisar los objetivos que deben alcanzarse en cada ciclo básico, profesional y de profundización).

Comité curricular

5

Precisión del número de semestres que abarcará cada ciclo. (Para esto se tiene en cuenta los objetivos de cada ciclo).

Comité curricular

Documento producido en las actividades 3 y 4



6 Precisión de los objetivos de cada semestre. (Este es resultado de la derivación gradual de objetivos).

Comité curricular

Documento producido en las actividades 3, 4

y 5

7 Determinación de los objetivos de cada asignatura (esto permite la precisión de su pertinencia y el lugar que ocupa cada una de en la malla curricular).

Comité curricular

Documento producido en la actividad 4 y 5

8

Determinación del sistema de asignaturas necesarias para alcanzar los objetivos trazados en cada semestre (se trata de la precisión de la malla curricular, hay que definir cuales asignaturas son necesarias para alcanzar los objetivos, deben considerarse la integración interdisciplinaria, la inclusión de asignaturas electivas y otras formas como seminarios especiales o talleres, etc.)

Comité curricular

Documento producido en la actividad 7

9 Precisión de los créditos académicos que se alcanzaran con el desarrollo de cada asignatura o seminario, talleres, etc.

Comité curricular

Documentos normativos del

registro calificado.

10 Precisión de la concepción metodológica general para el desarrollo de las diferentes asignaturas, seminarios, talleres, practicas, etc.

Comité curricular

Modelo pedagógico de la Universidad

11 Descripción de la estructura de cada asignatura (microcurrículos)

Comité curricular

Todos los documentos anteriores

Formato para microcurrículos (MI-

DO-F03).

12 Determinación del sistema de evaluación que se aplicara en el desarrollo del programa

Comité curricular

Modelo pedagógico de la institución.

Reglamento estudiantil



11 Descripción del sistema de autoevaluación del programa académico.

Comité curricular

Sistema de autoevaluación de

programas establecidos en la

institución.

5.6.3.2 PROCEDIMIENTO PARA EL REDISEÑO CURRICULAR (MI-DO-PR13) 1. OBJETIVO

Rediseñar el currículo para cada uno de los programas académicos que se desarrollan en la Universidad del Pacifico.

2. ALCANCE

Desde la identificación de los nuevos perfiles profesionales y ocupacionales demandados por el sector productivo y social, los cambios en el estado del arte y los avances tecnológicos de cada carrera hasta la revisión de los objetivos finales de las áreas de formación para determinar los cambios a introducir en el plan de estudio actual.

3. DEFINICIONES.

Currículo: Termino que proviene de la palabra en latín “currere” por lo que tradicionalmente significaba documento o guía.

En la Universidad del Pacifico se entenderá por currículo el plan de estudios, concebido como una guía para la obtención de los resultados educativos que abarcan desde la precisión de los objetivos de la carrera hasta la descripción de la estructura de cada asignatura (problema, objetivos, contenidos, métodos, formas, medios y evaluación).

Diseño curricular: Se entenderá por diseño curricular al proceso de construcción del currículo.




El rediseño de un currículo debe tomar como insumos un conjunto de condiciones generales, entre las que se encuentran:

� Conocimiento de las teorías que orientan los diseños curriculares. � Fundamentos filosóficos, sicopedagógicos y sociológicos en los cuales se sustentara. � Descripción del modelo pedagógico de la Universidad. � Consideración del contexto local, regional, nacional y global en el cual se desempeña el

estudiante. � Descripción de los recursos con los cuales se contara para el desarrollo del programa. � Autoevaluación de los programas.



1 Actualizar las necesidades de formación y de ocupación demandados por el sector productivo, empresarial y social, en relación con cada carrera.

Planeación o Proyección

Social Estudio de demanda

2

Investigar y establecer el estado del arte de la profesión y los avances tecnológicos del campo profesional.

Comité curricular

3

Determinar los cambios en los objetivos de la carrera. (Estos objetivos sintetizan el modelo de profesional que se aspira a formar, por lo cual no solo refleja las competencias laborales sino también las ciudadanas).

Comité curricular

El PEI de la institución

El estudio de factibilidad y las necesidades del entorno,

4

Replantear los objetivos de cada ciclo, cuando aplique. A partir de los objetivos generales de la carrera se procede a precisar los objetivos que deben alcanzarse en cada ciclo básico, profesional y de profundización.

Comité curricular

Documento producido en la actividad 3

5 Precisar los objetivos de cada semestre. (Este es resultado de la derivación gradual de objetivos).

Comité curricular

Documento producido en la actividad 3 y 4



6

Determinar del sistema de asignaturas necesarias para alcanzar los objetivos trazados en cada semestre (se trata de la precisión de la malla curricular, hay que definir cuales asignaturas son necesarias para alcanzar los objetivos, deben considerarse la integración interdisciplinaria, la inclusión de asignaturas electivas y otras formas como seminarios especiales o talleres, etc.)

Documento producido en la actividad 3, 4 y 5

7 Determinar los objetivos de cada asignatura (esto permite la precisión de su pertinencia y el lugar que ocupa cada una en la malla curricular).

Comité curricular

Documentos producidos en las

actividades 3,4,5 y 6.

8 Describir la estructura de cada asignatura (micro currículos)

Comité curricular

Todos los documentos generados

anteriormente

Formato de microcurrículos (MO-

DO-FO03)

9 Precisión de la concepción metodológica general para el desarrollo de las diferentes asignaturas, seminarios, talleres, practicas, etc.

Modelo pedagógico de la Universidad

10 Precisión de los créditos académicos que se alcanzaran con el desarrollo de cada asignatura o seminario, talleres, etc.

Comité curricular

Documentos normativos del registro

calificado

11 Determinación del sistema de evaluación que se aplicara en el desarrollo del programa.

Comité curricular

Modelo pedagógico de la institución.

Reglamento estudiantil

12 Descripción del sistema de autoevaluación del programa académico.

Comité curricular

Sistema de autoevaluación de

programas establecidos en la institución..



5.6.3.3 PROCEDIMIENTO DE INSCRIPCION, SELECCIÓN Y ADMISION DE ESTUDIANTES NUEVOS (MI-DO-PR09) 1. OBJETIVO

Otorgar a los aspirantes a ingresar en la institución, el derecho a matricularse en un programa académico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos.

2. ALCANCE Desde la inscripción del aspirante hasta la autorización para la matricula inicial. 3. DEFINICIONES Inscripción: es el acto mediante el cual el aspirante solicita admisión a un programa académico ofrecido por la Universidad. Selección: es el acto mediante el cual la Universidad aplica los criterios establecidos por cada programa académico a los aspirantes inscritos, para escoger los mejores, de acuerdo con los cupos indicados. Admisión: es el acto mediante el cual la Universidad otorga al aspirante seleccionado el derecho a matricularse en un programa académico, previo el cumplimiento de los requisitos establecidos en la reglamentación interna. 4. CONDICIONES GENERALES En general, lo establecido en el capitulo II del Reglamento Estudiantil (artículos 3 al 10); reglamentado a través de la resolución rectoral #006 del 5 de marzo de 2007, que facilita el ajuste periódico de los procedimientos y las etapas del proceso mediante el documento ‘Reglamento de Admisión’.




Nº Actividad Responsable Documento de Referencia

1 Realizar la inscripción vía web Aspirante Formulario digital

Academusoft

2 Entregar comprobante de pago en la O.R.Y.C.A. Aspirante Consignación

3 Activar el registro de inscripción para el concurso Registro y Control Académico

4 Aplicar criterios de preselección a los aspirantes,

según cada programa académico; y prueba especifica, si es el caso

Registro y Control

Académico

Resolución #006 de 2007

5 Generar y publicar listados de preseleccionados para entrevista, según orden descendente de puntajes

ponderados

Registro y Control Académico

Listados de preseleccionados

6 Presentar entrevista Aspirante

7 Remitir informe resultado de entrevistas Programas Académicos

8 Actualizar grupos de preseleccionados y realizar segundo llamado, para ajustar cupos disponibles


Listados de preseleccionados

9 Generar y publicar listados de admitidos

Registro y Control

Académico

Listados de admitidos

10 Liquidar matricula financiera, y generar y entregar

recibos de pago Tesorería Recibos de pago

11 Registrar aspirantes admitidos en el sistema de información (autorización para matricula inicial)


5.6.3.4 PROCEDIMIENTO DE MATRÍCULA (MI-DO-PR01)



1. OBJETIVO

Formalizar la vinculación de los estudiantes con alguno de los programas académicos que ofrece la Universidad del Pacifico, según las categorías establecidas en el Reglamento Estudiantil.

2. ALCANCE

Desde que se concede la autorización de matricula respectiva para un periodo académico determinado, según sea una matricula inicial, de renovación, de reintegro o condicional (Reglamento Estudiantil, articulo 16); hasta el registro de las asignaturas en el sistema de información académico.

3. DEFINICIONES.

Estudiante Regular: es quien tiene matricula vigente en un programa formal de pregrado o de postgrado. La categoría de estudiante se adquiere mediante el acto voluntario de la matricula (R.E., articulo 20).

Matricula: es el acto mediante el cual un aspirante admitido adquiere la categoría de estudiante de la Institución, acepta y se compromete a cumplir lo Estatutos, Reglamentos y demás disposiciones institucionales (R.E., articulo 11).


La matricula como tal está formada por Matricula Financiera y Matricula Académica; y antes de tramitar la matricula académica, el estudiante debe realizar su matricula financiera. La vigencia de la matricula académica se inicia con la firma de la misma y termina cuando se pierde la categoría de estudiante regular. Quien no realice la matricula académica, aun habiendo cumplido con la matricula financiera, no adquiere la categoría de estudiante regular. Para matricularse en un programa académico, el aspirante admitido debe cumplir con los



requisitos establecidos en el artículo 13 del Reglamento Estudiantil. La matricula da derecho a cursar el programa de formación elegido por el estudiante en el periodo académico correspondiente, y debe renovarse en cada periodo dentro de los plazos que establezca la Universidad.



1 Conceder autorización de matricula a cada estudiante Jefe Registro Oficio

2 Prematricular asignaturas a cursar Estudiante Formato virtual

3 Calcular valor de la matricula y generar recibos de pago (facturas)

Tesorería Recibo de pago

4 Imprimir facturas y realizar pago Estudiante Recibo de pago

5 Registrar pagos de matricula financiera Tesorería Reporte

6 Registrar asignaturas a cursar (asentar matricula) Estudiante Formato virtual

5.6.3.5 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICACIÓN DE MATRÍCULA (MI-DO-PR02) 1. OBJETIVO

Permitir a los estudiantes regulares adicionar o retirar asignaturas de su registro inicial de matricula en el periodo académico correspondiente.

2. ALCANCE Desde que el aspirante presenta la solicitud de modificación de la matricula hasta que se actualizan los registros de asignaturas.



3. DEFINICIONES.

Modificación de Matricula: es el acto mediante el cual un estudiante puede adicionar o retirar asignaturas de su matricula, en las fechas establecidas en el calendario académico. 4. CONDICIONES GENERALES. Para adicionar asignaturas se requiere la autorización del Director del Programa; quien verificará que el estudiante cumpla con los requisitos para cursar las asignaturas que solicita adicionar, y que en la matricula modificada no existan cruces de horarios ni se supere el limite de asignaturas que se pueden cursar en un periodo académico. Para cursar una asignatura en un Programa Académico diferente al que está matriculado, el estudiante deberá obtener el visto bueno del Director de ese Programa, antes de solicitar la autorización al Director de su propio Programa. Se tendrá en cuenta el número de cupos disponibles después de finalizar el plazo para la matricula académica ordinaria. Los estudiantes de primer semestre no podrán retirar asignaturas, a menos que hayan sido eximidos de cursarlas, por validación u homologación. El plazo para la modificación de la matricula académica, será la séptima semana del periodo académico correspondiente; y para la cancelación total de la matricula será la décima semana. Quienes registren su matricula académica en forma extemporánea y después de vencidos los plazos para la modificación de matricula, no podrán retirar o adicionar asignaturas a su registro de matricula inicial. Los derechos económicos por la modificación de la matricula serán equivalentes al 1% del SMMLV.





Referencia

1 Presentar solicitud de modificación Estudiante

Formato de modificación de

matricula académica

( MI-DO-FO01).

2 Revisar condiciones académicas Programa Académico

Autorización formato de modificación

3 Actualizar registros de matricula académica Programa Académico

Sistema de Información

4 Remitir solicitudes atendidas y soportes a O.R.Y.C.A. Programa Académico

5 Archivar tramites de modificaciones en hojas de vida Oficina de Registro Académico

5.6.3.6 PROCEDIMIENTO PARA REINTEGRO (MI-DO-PR03) 1. OBJETIVO

Autorizar a los estudiantes que han interrumpido su formación académica (retirados) para que continúen regularmente sus estudios en la Institución, después de haberlos suspendido voluntariamente o por aplicación del Reglamento Estudiantil.

2. ALCANCE

Desde que el estudiante presenta la solicitud de reintegro hasta que se le concede la autorización de matricula por reintegro.



3. DEFINICIONES.

Estudiante Retirado: es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios periodos, interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos. Reintegro: es la autorización que se otorga a un estudiante retirado para que continué sus estudios en la Universidad. 4. CONDICIONES GENERALES.

La solicitud de reintegro deberá ser presentada en la Oficina de Registro y Control Académico, dentro de los términos establecidos en el calendario académico respectivo.

El estudiante que haya estado retirado por 3 o mas años, continuos o discontinuos, deberá realizar al menos un periodo académico de cursos de nivelación en contenidos y temas de actualidad sugeridos por el Comité de Programa.

El reintegro, de un estudiante inactivo o retirado, no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en el parágrafo 3 del artículo 35 del Reglamento Estudiantil.

El estudiante a quien se le acepte el reintegro deberá acogerse al sistema de matricula financiera y al plan de estudios vigentes en el momento de la aceptación de su regreso.



1 Presentar solicitud de reintegro Estudiante

Formato de Solicitud de Reintegro

( MI-DO-FO02)



2 Revisar condiciones académicas de los aspirantes a reintegro

Registro Académico

3 Informar resultado de la solicitud y exigencia de requisitos

Registro Académico

Oficio

4 Entregar soportes de requisitos exigidos para el reintegro Estudiante

5 Registrar datos y criterios de matricula financiera Registro académico

6 Conceder autorización de matricula por reintegro Registro académico

Oficio

5.6.3.7 PROCEDIMIENTO PARA TRASLADO (MI-DO-PR04) 1. OBJETIVO

Autorizar a los estudiantes activos para que continúen sus estudios en un programa académico diferente al matriculado inicialmente después de su proceso de admisión.

2. ALCANCE Desde que el estudiante presenta la solicitud de traslado (cambio de programa) hasta que se le concede la autorización de matricula, en el nuevo programa. 3. DEFINICIONES Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente desarrollado por la Universidad. Traslado: Es el cambio que realizan internamente los estudiantes regulares de la Universidad, entre programas académicos afines.



4. CONDICIONES GENERALES La solicitud de traslado deberá ser presentada en la Oficina de Registro y Control Académico, dentro de los términos establecidos en el calendario académico respectivo.

Solo podrán concederse traslados entre programas académicos por una sola vez.

Las solicitudes de traslados (cambios de programa) tienen prioridad sobre las solicitudes de admisión por transferencia.

El Comité de cada Programa Académico es responsable por la aceptación o denegación de las solicitudes de traslado, así como la determinación de las asignaturas y calificaciones que se acepten como equivalentes.

Los derechos económicos por el traslado serán equivalentes al 5% del SMMLV.

Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas correspondan a las del programa de traslado, especialmente en lo que a contenido se refiere (articulo 34 del Reglamento Estudiantil).

El traslado, de un estudiante activo, no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en el artículo 33 del Reglamento Estudiantil.



1 Presentar solicitud de traslado Estudiante

Formato de Solicitud de Traslado

( MI-DO-FO02)

2 Revisar condiciones académicas de los aspirantes a traslado

Registro académico

3 Enviar historial académico de los aspirantes al nuevo programa

Registro académico

Oficio y Hoja Vida Académica



4 Analizar y decidir sobre las solicitudes de traslados Programa Académico

Oficio

5 Informar sobre la decisión y reportar las homologaciones (si es el caso)

Programa Académico

Formato de reporte de

Homologaciones.

( MI-DO-FO04)

6 Actualizar datos académicos Registro académico

7 Conceder autorización de matricula por traslado Registro académico

Oficio

5.6.3.8 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS (MI-DO-PR11) 1. OBJETIVO

Certificar la historia académica cursada o vigente de los estudiantes regulares activos, inactivos (retirados), egresados o graduados de la institución.

2. ALCANCE Desde que el estudiante presenta la solicitud hasta que se le entrega el documento correspondiente. 3. DEFINICIONES Estudiante Activo: Es quien tiene matricula académica vigente en el periodo más reciente desarrollado por la Universidad. Estudiante Retirado (Inactivo): es quien habiendo estado matriculado durante uno o varios periodos, interrumpe sus estudios durante uno o varios periodos consecutivos.



Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el programa respectivo.

Graduado: es el egresado a quien se le otorga el titulo, en ceremonia solemne o privada, después de certificada su condición de egresado y de cumplir los requisitos de grado extracurriculares y administrativos correspondientes.

4. CONDICIONES GENERALES Los derechos económicos por el certificado serán equivalentes al 1% del SMMLV, por cada uno de los semestres.

El estudiante debe consignar el valor correspondiente en el banco y en la cuenta que le indique la Universidad.

Con el comprobante de pago, el estudiante hace su solicitud en la Oficina de Registro y Control Académico, indicando sus datos básicos y el tipo de certificado que necesita.

El documento correspondiente se entrega dos días hábiles después de presentada la solicitud. En el caso de notas de estudiantes egresados y graduados se entregan en siete días calendario.



1 Presentar comprobante de pago y tipo de solicitud Estudiante Consignación

2 Elaborar, revisar y firmar el certificado

correspondiente

Registro y Control

Académico Certificado(s)



3 Hacer registro de elaboración de documentos, para

efectos estadísticos

Registro y Control

Académico

4 Entregar certificado al estudiante Registro y Control

Académico

5 Archivar copia del documento entregado en la carpeta

del estudiante

Registro y Control

Académico

5.6.3.9 PROCEDIMIENTO PARA HOMOLOGACIÓN DE ASIGNATURAS (MI-DO-PR14) 1. OBJETIVO

Permitir a los estudiantes regulares la acreditación del trabajo académico de asignaturas cursadas satisfactoriamente en esta o en otra institución de educación superior debidamente reconocida.

2. ALCANCE Desde que el estudiante presenta la solicitud de homologación de asignaturas hasta que se registra el resultado de las homologaciones. 3. DEFINICIONES Homologación o Equivalencia de Asignaturas: Para un Programa Académico en nuestra institución, es el reconocimiento o acreditación del trabajo académico certificado por esta u otras instituciones de educación superior. 4. CONDICIONES GENERALES



Las solicitudes de homologación deben presentarse, preferiblemente, al inicio de cada periodo académico.

En particular, lo establecido en el parágrafo 2 del articulo 26 del Reglamento Estudiantil.

Las asignaturas homologadas no deben matricularse, una vez se acepte su reconocimiento. En caso de estar matriculadas en el momento de la aceptación, deberán retirarse del registro correspondiente.



1 Presentar solicitud de homologación, junto con los

debidos soportes Estudiante Oficio

2 Revisar cumplimiento de condiciones académicas Unidad

Académica

Autorización solicitud de homologación

3 Diligenciar reporte de homologaciones Unidad

Académica

Formato reporte de homologación (MO-DO-FO04)

4 Remitir formato de homologaciones a la O.R.Y.C.A. y

al estudiante

Unidad Académica

5 Actualizar registros académicos

Registro y Control

Académico


5.6.3.10 PROCEDIMIENTO PARA TRANSFERENCIAS (MI-DO-PR06) 1. OBJETIVO



Otorgar a un aspirante, que ha cursado parte de un Programa Académico en otra Institución de Educación Superior, el derecho a matricularse en la Universidad del Pacifico en el mismo programa, o en uno afín, en un semestre superior al primero.

2. ALCANCE Desde que el aspirante presenta la solicitud de admisión por transferencia hasta que se le autoriza la realización de su matricula inicial.

3. DEFINICIONES.

Transferencia: es la opción que se tiene para acreditar en la Universidad del Pacifico las materias cursadas y aprobadas en otra Institución de Educación Superior, nacional o extranjera, debidamente aprobada y reconocida por la autoridad competente. 4. CONDICIONES GENERALES. El estudio de una solicitud de admisión por transferencia causa derechos económicos equivalentes al 15% del SMMLV, incluyendo el estudio de homologaciones. El aspirante a un cupo por transferencia debe haber cursado y aprobado al menos dos (2) semestres en la Institución de procedencia. El ingreso por transferencia, a un programa académico de la Universidad del Pacifico, será solo a semestres superiores al primero. Quien desee ingresar al primer semestre de un programa académico deberá someterse al proceso de inscripción y admisión regular establecido para tal efecto. Las decisiones sobre transferencias serán comunicadas por el Director del Programa al aspirante y a la Oficina de Registro y Control Académico, junto con las homologaciones aceptadas (si es el caso). Quien sea admitido por transferencia deberá acogerse al sistema de liquidación financiera y currículo vigentes en el momento de su ingreso.



Quienes provengan de instituciones extranjeras deberán acreditar sus estudios de conformidad con lo que dispongan las normas legales vigentes sobre convalidación y homologación de estudios cursados en el exterior. La transferencia no procede cuando ocurra alguna de las causales descritas en el artículo 27 del Reglamento Estudiantil.

Las notas obtenidas en el programa inicial serán homologadas, siempre que las asignaturas correspondan a las del programa de origen, especialmente en lo que a contenido se refiere (articulo 30 del Reglamento Estudiantil).

5. CONTENIDO/DESARROLLO: Nº Actividad Responsable Documento

1 Presentar solicitud de admisión por transferencia junto con los soportes de los requisitos exigidos

Aspirante Formulario electrónico

2 Revisar documentación y cumplimiento de requisitos de los aspirantes

Registro Académico

3 Enviar documentos y soportes de los aspirantes por transferencia a los programas académicos

Registro Académico

Oficio

4 Analizar y decidir sobre las solicitudes de admisión por transferencia

Programa Académico

Oficio

5 Informar sobre la decisión y reportar las homologaciones (si es el caso)

Programa Académico

Formato de reporte de

Homologación

(MI-DO-FO04)

Registrar datos y criterios de matricula financiera Registro académico

6

Conceder autorización de matricula inicial Registro académico

Oficio



5.6.3.11 PROCEDIMIENTO PARA VALIDACIÓN DE ASIGNATURAS (MI-DO-PR10) 1. OBJETIVO

Permitir a los estudiantes regulares la acreditación de su idoneidad en el conocimiento de la temática de una asignatura que no ha sido cursada ni matriculada en un Programa Académico de la Universidad; mediante la presentación, por una sola vez, de una prueba escrita u oral.

2. ALCANCE Desde que el estudiante presenta la solicitud de validación hasta que se registra el resultado de la evaluación. 3. DEFINICIONES Examen de Validación: Es la prueba que se presenta, por una sola vez, para acreditar la idoneidad en el conocimiento de la temática de una asignatura. 4. CONDICIONES GENERALES Puede acceder a esta prueba quien demuestre tener la experiencia o conocimientos correlacionados con la asignatura que se pretende validar, previo estudio, disposiciones y la autorización respectiva. Los derechos económicos por el examen de validación serán equivalentes al 5% del SMMLV.

Solo se puede validar, de un plan de estudios de pregrado, hasta el 30% de sus asignaturas. La calificación aprobatoria en la prueba de validación es de 80 puntos o más. Articulo 56 del Reglamento Estudiantil. Las solicitudes de validación deben presentarse en la tercera semana del periodo académico correspondiente; y los exámenes en la quinta semana.





Presentar solicitud de validación Estudiante

Formato de Solicitud de Validación

(MI-DO-FO06)

Revisar cumplimiento de condiciones académicas Unidad

Académica

Autorización solicitud de validación

Designar evaluadores Unidad

Académica

Aplicar examen de validación Evaluadores designados

Para ser aprobada la validación debe tener 80/100 puntos o más

Elaborar acta de validación y anexar soportes

Unidad académica y Evaluadores designados

Acta de Validación

Remitir actas de validación a la O.R.Y.C.A. y al

estudiante

Unidad Académica

Actualizar registros académicos

Registro y Control

Académico


5.6.3.12 PROCEDIMIENTO PARA DISTINCIONES ACADÉMICAS (MI-DO-PR08) 1. OBJETIVO

Otorgar incentivos a los estudiantes que sobresalgan por su rendimiento académico.



2. ALCANCE Desde la consolidación de los resultados académicos del estudiante activo (en cada semestre) y del candidato a grado (en cada ceremonia de graduación) hasta el registro del estimulo o de la distinción en la hoja de vida del estudiante. 3. DEFINICIONES Distinción Académica: Es la representación, a través de medios simbólicos, que concede la Universidad como reconocimiento a la obra de la comunidad estudiantil; en este caso, por su sobresaliente rendimiento académico. 4. CONDICIONES GENERALES Para los estudiantes activos, lo establecido en el artículo 72 del Reglamento Estudiantil.

Para los estudiantes egresados, lo establecido en el 67 artículo del Reglamento Estudiantil.



1 Consolidar resultados académicos de estudiantes activos y de candidatos a grado

Registro y Control

Académico


2 Revisar condiciones reglamentarias Registro y Control

Académico

3 Asignar Estímulos Académicos (Activos) y Distinciones (Graduandos)

Registro y Control

Académico



4 Publicar y Remitir informe de Estímulos Académicos a los Programas y a la Tesorería (Estudiantes Activos)

Registro y Control

Académico

Informe de Estímulos Académicos

5 Elaborar Resolución de Distinciones a los mejores graduandos

Registro y Control

Académico

Resolución Rectoral

6 Registrar Estímulos Académicos y Distinciones en las hojas de vida

Registro y Control

Académico

5.6.3.13 PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE GRADO (MI-DO-PR05) 1. OBJETIVO

Otorgar los títulos profesionales correspondientes a los egresados de la Institución, y expedir los documentos formales (resolución, actas de grado y diplomas) que acreditan la obtención de dichos títulos.

2. ALCANCE

Desde que el estudiante obtiene el concepto aprobatorio en la sustentación de su opción de grado hasta que se expiden los documentos oficiales que acreditan la condición de graduado.

3. DEFINICIONES.

Egresado: es quien completa satisfactoriamente todos los requisitos académicos exigidos por el programa respectivo.



Graduado: es el egresado a quien se le otorga el titulo, en ceremonia solemne o privada, después de certificada su condición de egresado y de cumplir los requisitos de grado extracurriculares y administrativos correspondientes.

Trabajo de Grado: es el estudio o investigación que por su seriedad e intensidad conceptual represente un aporte al campo profesional. (Procedimiento de protocolo de trabajo de grado).

Sustentación del Trabajo de Grado: es la disertación que realiza el estudiante sobre su trabajo de grado ante un jurado calificador.


Las solicitudes de grado, deberán presentarse en la Oficina de Registro y Control Académico en las fechas establecidas por el Consejo Académico en el calendario respectivo, junto con los soportes exigidos. La presentación del trabajo de grado no podrá exceder de dos (2) años, contados a partir del cierre del último periodo en el cual el estudiante matriculó asignaturas. Una vez aprobadas todas las asignaturas, y durante la ejecución del trabajo de grado, para conservar la categoría de estudiante regular, este deberá matricular solo dicha opción, cancelando por matricula básica el 50% del valor asignado por este concepto. Si al finalizar un periodo académico, aun no se ha sustentado el trabajo de grado, la nota respectiva se registrará como ‘PENDIENTE’. La calificación en la sustentación del trabajo de grado debe ser ‘APROBADO’. En cada ceremonia solemne de grado se otorgará una distinción al mejor graduando de cada cohorte, en cada programa, incluyendo a los que previamente se hayan graduado por ventanilla, según lo establecido en el artículo 67 del Reglamento Estudiantil. 5. CONTENIDO/DESARROLLO:




1 Emitir y reportar calificación de la sustentación del

trabajo de grado

Jurado calificador y Programa Académico

Actas de sustentación o calificación

2 Registrar calificaciones de trabajos de grado Registro académico

3 Entregar solicitud de grado y soportes Estudiante Formato para

solicitud de Grado ( MI-DO-FO05)

4 Revisar cumplimiento de condiciones y requisitos de grado Registro académico

5 Generar y publicar listado de candidatos aptos para

obtener el titulo respectivo Registro académico

Listado de graduandos

6 Generar y expedir documentos (resolución, actas y diplomas) que acreditan la obtención de los títulos

Registro académico y Rectoría

Acta de grado, diploma y resolución

5.6.4 PROCEDIMIENTOS PROCESO DE INVESTIGACIÓN 5.6.4.1 PROCEDIMIENTO PARA DEFINICIÓN DE POLÍTICA Y LÍNEAS DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR01) 1. OBJETIVO: Formular la política y líneas de investigación que orientarán los procesos de investigación en la Universidad del Pacifico. 2. ALCANCE: Desde la planificación de la política y líneas de investigación hasta la implantación.



3. DEFINICIONES: POLÍTICA DE INVESTIGACIÓN: Compromiso establecido por la universidad en su misión, visión y plan de desarrollo, la cual es operativizada por la Dirección de Investigaciones, con el fin de garantizar la satisfacción de los usuarios del producto de la investigación LÍNEA DE INVESTIGACIÓN: Es un eje temático monodisciplinario o interdisciplinario el que confluyen actividades de investigación realizadas por uno o más grupos de investigación que tengan resultados visibles en su producción académica y en la formación de recursos humanos mediante el desarrollo de proyectos de investigación y trabajos de grado 4 CONDICIONES GENERALES. La política y las líneas de investigación de la Universidad del Pacífico, son dinámicas acordes a las necesidades del entorno. Este procedimiento es válido para la metodología mediante la cual se establecen. La política y las líneas de investigación serán dinamizadas de acuerdo al plan estratégico, al plan de desarrollo de la Institución, el plan de desarrollo de la nación y al análisis sistemático de las necesidades del medio. Las mismas, serán estructuradas por la Alta dirección, la oficina de planeación, la dirección de investigaciones, el consejo académico y el comité central de investigaciones.



Referencia

1 Revisar las directrices institucionales de desarrollo

Comité central de investigación

Plan de desarrollo institucional, Plan estratégico.



2 Analizar los lineamientos en cuanto a investigación, de los planes de desarrollo nacional, departamental y municipal

Comité central de investigación

Planes de desarrollo nacional, departamental y municipal

3 Analizar las directrices de COLCIENCIAS y de los estamentos e instituciones nacionales e internacionales fomentadoras de investigación

Directora de investigación

Leyes y Decretos

4 Analizar las necesidades, expectativas, problemática, debilidades y fortalezas del entorno en el que se desarrolla.

Comité de investigacion

5 Definir las líneas de investigación acordes con el diagnóstico de los análisis anteriores.

Comité central de investigaciones

6 Estructurar el documento de política, objetivos, líneas y estrategias de investigación de la Institución


7

Remitir el documento a las instancias competentes (Rectoría , Consejo Académico y Consejo Superior) revisión. Para su revisión y/o aprobación

Directora de investigacion

8 Atender las observaciones de modificación y/o ajuste


9

Implementar y difundir las políticas, objetivos, líneas y estrategias de investigación de la Institución.

Dirección de investigacion

10 Archivar documentos según requerimientos del sistema

Secretaria de la dirección de investigacion



5.6.4.2 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR02) 1. OBJETIVO Elaborar y ejecutar el plan de acción de investigación, como documento en el cual se plasma las acciones a desarrollar en un periodo determinado

2. ALCANCE: Aplica para todos los Programas académicos, grupos y semilleros de investigación de la Universidad del Pacifico en ejercicio del desarrollo de la investigación. Partiendo de la presentación de propuestas del plan de acción, por director de programa y el Coordinador de Investigación de cada Programa académico, del líder de cada grupo y de la coordinadora de semilleros a la directora de investigaciones, hasta la elaboración final de plan de acción general de investigación y posterior socialización y evaluación al comité de investigación y consejo académico de la universidad del pacifico. 3. DEFINICION Plan de Acción El de acción de investigación de la universidad del pacifico es un documentos debidamente estructurado que forman parte del Planeamiento Estratégico que origina del plan de desarrollo y de la política de investigación, ya que, por medio de ellos, es que se busca “materializar” los objetivos estratégicos previamente establecidos, dotándoles de un elemento cuantitativo y verificable a lo largo de cada uno de los proyectos 4. CONDICIONES GENERALES. El plan de acción de investigación debe ser dinámico de acuerdo a las necesidades del medio y se articula a las actividades a desarrollar por los grupos, semilleros, líneas y proyectos de investigación que presenta cada programa académico y es una condición el fomentar una cultura



de investigación al interior de los Programas académicos y Departamentos de la universidad del Pacifico



1 Recogen las propuestas del plan de acción anual de cada uno de los grupos de investigación y semilleros.

Coordinador de investigación de cada programa y líder de semilleros

Formato para la elaboración del plan de acción de investigación. (MI-IN-FO10)

2 Analiza, y hace recomendaciones al plan de acción de los grupos de investigación y semilleros

Coordinador de investigación de cada programa

Aprueba el plan de acción de grupos de investigación y semilleros

Dirección de investigación

4 Elabora el plan de acción de investigación general de acuerdo a los planes enviados de cada programa.


5 Socializa el plan de acción ante comité central de investigación y consejo académico.


Actas: Comité de investigación y Consejo Académico

6

Revisa y analiza el plan de acción de investigación. Si hay recomendaciones se devuelve a la dirección de investigación, de lo contrario continua con la siguiente actividad.

Dirección Central de Investigación


7 Aprueba el plan de acción del proceso de investigación.

Dirección Central de Investigación




5.6.4.3 PROCEDIMIENTO PARA HACER SEGUIMIENTO PRESUPUESTAL A LOS RECURSOS ASIGNADOS A INVESTIGACION (MI-IN-PR03) 1. OBJETIVO

Realizar el seguimiento a la ejecución del presupuesto asignado a la dirección de investigación.

2. ALCANCE

Inicia con la asignación del presupuesto y finaliza con la ejecución, seguimiento y evaluación del mismo.

3. DEFINICION.

SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación u otro método topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en el tiempo.

PRESUPUESTO: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada instancia de de la organización

RECURSO: En economía se consideran recursos todos aquellos medios que contribuyen a la producción y distribución de los bienes y servicios de que los seres humanos hacen uso. Los economistas entienden que todos los recursos son siempre escasos frente a la amplitud y diversidad de los deseos humanos.


5. DESARROLLO.

No Descripción o detalle Responsable y dependencia

Documento

1 Solicitar a la dirección financiera, el presupuesto asignado a la dirección de investigación.

Dirección de Investigación

2 Distribuir recursos de acuerdo con el presupuesto asignado a investigación por la Universidad.

Dirección de investigación Documentos de disponibilidad presupuestal

3 Verificar los soportes y tramitar la asignación presupuestal.

Dirección de investigación Soportes de asignación

4 Solicitar avances, elaboración de contratos, y demás Dirección de investigación Solicitud de avances



transacciones Presupuestales acorde con el Plan acción.

4 Remitir los informes de las actividades realizadas con los correspondiente soportes a la Oficina correspondiente

Dirección de investigación Informe de ejecución

5 Controlar permanentemente los saldos presupuestales en los diferentes rubros acorde con la ejecución presupuestal.

Dirección de investigación Soportes de disponibilidad presupuestal

6 Evaluar la ejecución presupuestal acorde con los avances en de los distintos planes de acción

Dirección de investigación Informes de actividades

7 Archivo de la documentación según requerimiento del sistema


5.6.4.4. PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR04) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología para conformar y capacitar semilleros como estrategia para impulsar y fortalecer la cultura investigativa y la producción intelectual en la Universidad del Pacífico.

2. ALCANCE.

Desde la definición de la convocatoria para conformación del semillero hasta la aprobación institucional del mismo.

3. DEFINICIONES.

Semilleros:

Los Semilleros son comunidades de aprendizaje, todos hasta los profesores que los apoyan son aprendices, en cual quiera rea, música, danza, deporte, teatro cine, poesía, temas científicos, literarios entre otros.

Semilleros de investigación:

El Semillero de Investigación es el espacio para la formación en investigación y el cultivo del talento estudiantil y profesoral para garantizar el Relevo Generacional que la docencia, la investigación y la extensión universitaria actualmente demandan.

Semilleros de estudio



Grupo de alumno que se reúne con frecuencia, para profundizar sobre un tema o tópico de interés, sus actividades básicas son las charlas, las conferencias, los seminarios, clubes de revista, salidas de campo y participación en eventos académicos.

Semilleros de discusión redactor de textos

Son grupos de estudiantes que se reúnen periódicamente para analizar textos, estructurarlos y por último construir textos propios para su publicación.

Semilleros lúdicos culturales, artísticos y deportivos.

Son un grupo de alumno que se reúnen alrededor de una actividad lúdica, cultural, artística o deportiva, con el propósito de participar en eventos o realizar muestras de sus actividades, para lo cual deben haber elaborado un plan de actividades.

Semilleros de investigación étnica.

Grupo de alumno que tienen como propósito investigar y fomentar los conocimientos y costumbre ancestrales de las comunidades étnicas del Pacífico colombiano.

La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación. La investigación para la generación de conocimientos será adelantada en los departamentos y programas académicos donde se organizarán grupos de investigación interdisciplinarios, encargados de liderar proyectos y programas de investigación cuyos resultados amplíen las fronteras del conocimiento y contribuyan a la solución de los complejos problemas de la Región Pacífico.



La investigación para la transferencia de tecnologías reviste carácter estratégico para la Universidad y estará encaminada a crear capacidad regional para evaluar, negociar, adaptar, incorporar y asimilar tecnologías generadas en otros contextos y lograr su transferencia en beneficio del desarrollo regional, nacional e internacional.

4. CONDICIONES GENERALES: Un semillero existe por sí mismo una vez conformado el grupo de estudio en el que intervienen estudiantes y al menos un profesor asesor y su existencia se pueden formalizar declarando su conformación y las actividades de estudio o investigación que desarrolla ante la Dirección de Investigación de la Universidad, utilizando el formato para el registro de Semilleros. Un semillero puede ser específico o tener característica de todos los semilleros. Y pueden multidisciplinarios, interdisciplinarios e interuniversitarios. 5. CONTENIDO/DESARROLLO


Referencia

1 Identificación de las necesidades de crear los semilleros de acuerdo a las necesidades de la institución

Dirección de investigación y Comité central de Investigación, comité de investigación de cada programa y estudiantes.

2 Invitación a crear grupos de investigación Dirección de Investigación

3 selección de los estudiantes que conformarán el semillero

Estudiantes

4 Asignación de docente tutor del semillero Programas académico



5 Asignar responsabilidades dentro semillero integrantes del semillero

6 Elaboración del Plan de Acción del Semillero

Integrantes del semillero

Formato plan de acción para grupos de investigación y semilleros MI-IN FO05

Registro de los integrantes del semillero en las coordinaciones de cada programa y en la Dirección General de Investigaciones

Líder del semillero

Formato de conformación de semilleros (MI-IN FO09).

6. Aval institucional de semillero Dirección de Investigación

5.6.4.5 PROCEDIMIENTO PARA LA CONFORMACIÓN DE GRUPOS DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR05) 1. OBJETIVO Establecer la metodología para conformar grupos de investigación, como estrategia para impulsar y fortalecer la cultura investigativa en la Universidad del Pacífico. 2. ALCANCE. Desde la identificación de la línea de investigación del grupo, hasta la capacitación de los grupos conformados. 3. DEFINICIONES. Grupo de Investigación Un grupo de investigación está constituido por una o más personas que trabajan intencionalmente en un plan, propósito o agenda organizada por proyectos y programas de investigación durante un tiempo suficiente para producir resultados de conocimiento. Su



quehacer tiene como propósito consolidar su capacidad de hacer investigación mediante el logro de resultados de calidad que sean pertinentes y visibles. Un grupo de investigación se reconoce como tal si ha producido resultados de conocimiento, entendiendo por estos aquellos productos que se corresponden con conocimiento nuevo o que son aplicaciones creativas del conocimiento. La investigativa formativa es la herramienta pedagógica más importante con que se puede contar y será la base del desarrollo curricular a través de la cual los profesores y estudiantes se acercarán a los distintos niveles y complejidades del proceso investigativo como actores permanentes en la búsqueda del conocimiento y agentes activos de la cultura de la investigación. La investigación para la generación de conocimientos será adelantada en los departamentos y programas académicos donde se organizarán grupos de investigación interdisciplinarios, encargados de liderar proyectos y programas de investigación cuyos resultados amplíen las fronteras del conocimiento y contribuyan a la solución de los complejos problemas de la Región Pacífico. La investigación para la transferencia de tecnologías reviste carácter estratégico para la Universidad y estará encaminada a crear capacidad regional para evaluar, negociar, adaptar, incorporar y asimilar tecnologías generadas en otros contextos y lograr su transferencia en beneficio del desarrollo regional, nacional e internacional. 4. CONDICIONES GENERALES: Un grupo de investigación se formaliza haciendo uso de la plataforma SCIENTI que ha creado COLCIENCIAS para tal efecto. Esta plataforma está conformada por las herramientas CvLac, usada para el registro de hojas de vida de los investigadores, y por GRULAC, usada para administrar la información correspondiente a los grupos de manera cruzada con la contenida en el CvLac. Hoy día el software puede ser utilizado en línea y el software de hojas de vida además puede ser descargado desde el sitio: www.colciencias.gov.co/Scienti. El mantenimiento actualizado de la información de los investigadores y de los grupos en la plataforma Scienti es fundamental para asegurar el debido reconocimiento y escalafonamiento de los grupos de investigación en el Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología regulado por COLCIENCIAS, para esto se cuenta también con el apoyo y la asesoría de la Dirección de Investigación. 5. CONTENIDO/DESARROLLO

5.1 Conformación de grupos de investigación




1 Identificación de la línea de investigación que requieren grupos de investigación en cada programa, centros o departamento

Dirección de investigación y coordinador de investig. de cada programa

Plan educativo institucional y política de investigacion.

2 Invitación y selección del personal que conformará el grupo.

Coordinador de investigacion de programa y coordinador del grupo

Formato de inscripción y plataforma Colciencias

3 Conformar el grupo de investigación Coordinador del grupo

Formato de conformación de grupos de investigación y semilleros. MI-IN-FO06

4 Elaborar propuesta de plan de acción del grupo

Grupo de investigación

Formato plan de acción de investigación

MI-IN-FO05

5.2 Aprobación de plan de acción de los grupos de investigación que nacen en los programas.




1 Presentar la propuesta del plan de acción del grupo ante el comité del programa.

Coordinador del Grupo de investigación.

Formato plan de acción de grupos de investigación y formato de conformación de grupos de investigación diligenciados.

2

Revisar la propuesta de plan de acción Si la propuesta es aceptada continuar el paso siguiente. De lo contrario regresar la propuesta al coordinar del grupo para su ajuste.

Comité de investigación del programa

3 Enviar la propuesta al director del programa para su visto bueno.

Comité de investigación director de programa.

4 Enviar la propuesta al comité central de investigación.

Director del programa

5.3 Aprobación de plan de acción de los grupos de investigación interdisciplinarios


1 Presentar la propuesta del plan de acción del grupo ante el comité central de investigación.

Coordinador del Grupo de investigación.

Propuesta de investigación

2

Revisar la propuesta de plan de acción Si la propuesta es aceptada continuar el paso siguiente. De lo contrario regresar la propuesta al coordinar del grupo para su ajuste.

Comité Central de Investigación.

3 Asignar por afinidad al grupo, programa, departamento o centro.

Comité Central de investigación.



4 Informar al coordinador del grupo el resultado de la actividad 2 y 3

Dirección de investigación.

5.4 Inscripción de grupo de investigación ante Colciencias.


1 Registrar las hojas de vida de los integrantes del grupo ante COLCIENCIA ( CVLAC)

Miembros del grupo de investigación

Formato virtual plataforma de COLCIENCIAS

2 Registro de los Grupos ante COLCIENCIAS (GrupLAC)

Coordinador del grupo de investigación


3

Aval de la Institución para los grupos de investigación ante COLCIENCIAS (InstituLAC)



5.6.4.6 PROCEDIOMIENTO PARA CAPACITACIÓN DE DOCENTES INVESTIGADORES, GRUPOS DE INVESTIGACIÓN Y SEMILLEROS DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR06) 1. OBJETIVO

Orientar a los profesores investigadores sobre el proceso establecido institucionalmente para la elaboración de proyectos de investigacion.

2. ALCANCE

Desde la identificación de necesidades de capacitación hasta diseño. Formulación y realización de la capacitación.

3. DEFINICIÓN

CAPACITACION: “La capacitación consiste en proporcionar a los empleados, nuevos o actuales, las habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Proceso de enseñanza de las



aptitudes básicas que los nuevos empleados necesitan para realizar su trabajo.” (Gary Dessler, 1998)

“La capacitación se considera como un proceso a corto plazo, en que se utiliza un procedimiento planeado, sistemático y organizado, que comprende un conjunto de acciones educativas y administrativas orientadas al cambio y mejoramiento de conocimientos, habilidades y actitudes del personal, a fin de propiciar mejores niveles de desempeño compatibles con las exigencias del puesto que desempeña, y por lo tanto posibilita su desarrollo personal, así como la eficacia, eficiencia y efectividad empresarial a la cual sirve.”


5. DESARROLLO


Documento

1 Mediante diagnostico de los grupos y semilleros, Identificar necesidades de capacitación

Coordinadotes de investigación de cada programa, grupos y semilleros

2 Enviar necesidades a la dirección de investigación

Coordinadotes de investigación de cada programa, grupos y semilleros

3 Aprobar las solicitudes de capacitación Dirección de investigación

4 Buscar instituciones o personal necesario para la capacitación.


5 Recibir propuesta de instituciones y/o personas proveedoras de la capacitación.


6 Escoger propuesta de acuerdo al presupuesto, y metodología propuesta


7 Convocar a los interesados sobre, temas, Dirección de



fecha, lugar y horarios de capacitación investigación

8 Ejecutar la capacitaciones de acuerdo al cronograma establecidos

5.6.4.7 PROCEDIMIENTO PARA LA CONVOCATORIA , SELECCIÓN Y SEGUIMIENTO A PROYECTOS INTERNO DE INVESTIGACIÓN (MI-IN-PR07) 1. OBJETIVO: Definir las actividades para la convocatoria, selección y seguimiento a los proyectos internos de investigación. 2. ALCANCE: Inicia con la presentación de la convocatoria hasta la liquidación del proyecto. 3. DEFINICIONES: CONVOCATORIA Proceso por el cual se convoca a quién esté interesado en participar en la ejecución de proyectos de investigación. Las convocatorias deben definir los términos (condiciones, requisitos, fechas, responsables, etc.) CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos propios. CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico. INVESTIGACIÓN Proceso de relevancia social orientado a la producción y difusión de conocimientos fundamentados en principios éticos y en equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los procesos de construcción de la nación colombiana y al desarrollo del pensamiento y la cultura contemporáneos.



PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN Es un documento que presenta y describe un proyecto de investigación para permitir su evaluación académica, técnica y económica por pares internos y externos. PROYECTO DE INVESTIGACIÓN Es el desarrollo de una serie de actividades organizadas sistemáticamente, y ejecutadas con recursos y cronograma definidos, para resolver un problema o avanzar en el conocimiento de una disciplina. RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN Son el cuerpo de conocimientos generado por la ejecución de un proyecto de investigación que permite el avance conceptual y teórico de una disciplina y que aporta soluciones a un problema de investigación. PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN Son los desarrollos, implementos, equipos o aplicaciones que se derivan de un proyecto de investigación. También se incluyen los libros, ensayos, publicaciones, informes o actividades que comunican los resultados de un proyecto de investigación. 4. CONDICIONES GENERALES.

La convocatorias en las cuales participan docentes y estudiantes de la Universidad, deben estar relacionadas con la política y las líneas d investigación de acuerdo al plan estratégico, al plan de desarrollo institucional y a las necesidades del entorno. 5. CONTENIDO/DESARROLLO:

5.1 Convocatoria




1

Definir los términos de la convocatoria interna (condiciones, requisitos, fechas, responsables, etc.) y enviar a los funcionarios encargados de su difusión


Formato para convocatoria proyecto internos de investigación (MI-IN-FO02).

2 Analizar y ajustar la propuesta Comité de Investigación.

3 Aprobar la propuesta de convocatoria

Consejo académico.

Convocatoria aprobada.

4

Difundir la convocatoria ante la comunidad interesada (Profesores, grupos de investigación y semilleros) a través de los medios de información de la UNPA

Oficina de comunicaciones

Afiches, pagina web UNPA, correos electrónicos

5.2 Selección de proyectos de investigación


1

Recibir el Proyecto de Investigación, radicar

Dirección de Investigación

Documento Proyecto de Investigación, Formato de recepción de proyectos de investigación (MI-IN-FO01)

2 Revisar que el proyecto cumpla con los términos de la convocatoria. Si no cumple se regresa al responsable del proyecto.

Comité de investigación

Documento de la convocatoria Documento Proyecto de Investigación



3 Seleccionar los proyectos de acuerdo a los términos de la convocatoria.

Comité de Investigación

4 Notificar a los responsables de los proyectos sobre su aprobación o negación.


Páginas web de la UNPA, correo electrónicos de los interesados

5.3 Seguimiento a los proyectos de investigación aprobados


1 Ejecutar el proyecto de acuerdo a cronogramas Responsable del proyecto

Proyecto de investigación

2 Realizar seguimiento a las actividades programas y ejecutadas


Proyecto de investigación.

Formato de seguimiento a proyectos de investigación aprobados ( MI-IN-FO03)

3 Entrega de informes parciales Responsable del proyecto

Informes parciales

4 Entrega de informe final Responsable del proyecto

Informe final

5 Liquidación del proyecto de acuerdo al procedimiento MI-IN-PR06


Formato de liquidación de proyectos de investigación (MI-IN-FO04) Procedimiento MI-IN-PR06



5.6.4.8 PROCEDIMIENTO PARA LA PRESENTACIÒN DE PROYECTOS DE INVESTIGACIÓN A CONVOCATORIA EXTERNA (MI-IN-PR08) 1. OBJETIVO: Participar en convocatorias externas con proyectos de investigación. 2. ALCANCE: Inicia con la identificación de las convocatoria hasta el seguimiento y cierre del proyecto, si este ha sido aprobado. 3. DEFINICIONES: CONVOCATORIA: Proceso por el cual se convoca a quién esté interesado en participar en la ejecución de proyectos de investigación. Las convocatorias deben definir los términos (condiciones, requisitos, fechas, responsables, etc.) CONVOCATORIA INTERNA: Es aquella que realiza la Universidad del Pacifico con recursos propios. CONVOCATORIA EXTERNA: Realizada por Entidades Externas que aportan recursos para investigación y ejecutada por la Universidad del Pacífico. INVESTIGACIÓN: Proceso de relevancia social orientado a la producción y difusión de conocimientos fundamentados en principios éticos y en equilibrio con la naturaleza, que debe contribuir a los procesos de construcción de la nación colombiana y al desarrollo del pensamiento y la cultura contemporáneos. PROPUESTA DE INVESTIGACIÓN: Es un documento que presenta y describe un proyecto de investigación para permitir su evaluación académica, técnica y económica por pares internos y externos.



PROYECTO DE INVESTIGACIÓN: Es el desarrollo de una serie de actividades organizadas sistemáticamente, y ejecutadas con recursos y cronograma definidos, para resolver un problema o avanzar en el conocimiento de una disciplina. RESULTADOS DE INVESTIGACIÓN: Son el cuerpo de conocimientos generado por la ejecución de un proyecto de investigación que permite el avance conceptual y teórico de una disciplina y que aporta soluciones a un problema de investigación. PRODUCTOS DE INVESTIGACIÓN: Son los desarrollos, implementos, equipos o aplicaciones que se derivan de un proyecto de investigación. También se incluyen los libros, ensayos, publicaciones, informes o actividades que comunican los resultados de un proyecto de investigación. 4. CONDICIONES GENERALES

La convocatorias en las cuales participan docentes y estudiantes de la Universidad, deben estar relacionadas con la política y las líneas d investigación de acuerdo al plan estratégico, al plan de desarrollo institucional y a las necesidades del entorno.


5.1 Presentación


1 Identificar la convocatoria externa Dirección de investigación.

2 Socializar la convocatoria con los grupos, semilleros y docentes.


3 Elaborar Proyectos de investigación para participar en las convocatorias.

Grupos, Semilleros y Docentes




4 Enviar a la dirección de investigación el proyecto

Grupos, Semilleros y Docentes

5 Recepcionar y radicar los proyectos

6 Revisar que los proyectos cumplan con los términos de la convocatoria. Si es necesario realizar ajustes se devuelva a los responsables


Proyectos de investigación

7 Realizar ajuste sugeridos y regresar el proyecto al comité de investigación

Responsable del proyecto


8 Recepcionar y radicar los proyectos ajustados Dirección de investigación


Formato para recepcionar proyectos de investigación MI-IN-FO01

9 Revisar los ajuste realizados. Sí se determina que el proyecto esta listo continuar con el paso siguiente. De lo contrario regresar a la activad 7.



10 Revisar contrapartidas. Si no las hay ir a la actividad 13. Si hay contrapartida continuar con la actividad siguiente.



11 Enviar a la rectoría para su revisión y probación Dirección de investigación


12 Revisar el proyecto. Si es aprobado, continuar con la actividad siguiente. De lo contrario regresar a la actividad 4

Rectoría Proyecto de investigación

13 Enviar a la entidad convocante. Dirección de investigación


14 Esperar resultados de la convocatoria Dirección de investigación



5.2 Seguimiento y a los proyectos de investigación aprobados


1 Ejecutar el proyecto de acuerdo a cronogramas Responsable del proyecto


2 Realizar seguimiento a las actividades programas y ejecutadas



Formato de seguimiento a proyectos de investigación aprobados ( MI-IN-FO03)

3 Entrega de informes parciales Responsable del proyecto

Informes parciales

4 Entrega de informe final Responsable del proyecto

Informe final

5 Liquidación del proyecto de acuerdo al procedimiento MI-IN-PR0


Formato de liquidación de proyectos de investigación (MI-IN-FO04) Procedimiento MI-IN-PR0

5.6.4.9 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DE INVESTIGACION FORMATIVA (MI-IN-PR09) 1. OBJETIVO

Realizar las actividades necesarias para garantizar la verificación sobre el trabajo efectivo de los docentes en la implementación de la investigación formativa adscritos a los diferentes Proyectos Curriculares. 2. ALCANCE



Desde la revisión del micro currículo verificación de los planes de trabajo hasta el seguimiento en el aula de clase y diligenciamiento de formatos establecidos para tal.

3. DEFINICIONES

SEGUIMIENTO: El concepto de "seguimiento y evaluación" puede estar vinculado con una multitud de actividades. En general, es definido como la adquisición o la recaudación de datos sobre una situación, una actividad o un proceso, por medio de un instrumento técnico, de un sistema de observación o otro método topográfico que permite evaluar el estado actual de los parámetros escogidos y de los cambios ordenados en el tiempo.

INVESTIGACION FORMATIVA: Es la herramienta pedagógica más importante con que se pueda contar. Desde los primeros semestres el estudiante debe tener la oportunidad de manejar el método científico, como parte de cada una de las asignaturas y no como una materia independiente.


5. DESARROLLO


Documento

1 Análisis de micro currículos de cada programa acadêmico


Micro currículo

2 Solicitar a los docentes los planes de trabajo


Planes de trabajo

3 Revisar los planes de trabajo las activadse de investigación formativa

Coordinadores de investigación de cada programa.

Planes de trabajos

4 Remitir formato de seguimiento sobre la implementación de la investigacion formativa a los directores de programas

Director de investigación

Formato de seguimiento

5 Organizar y notificar la agenda de reuniones de seguimiento a la ejecución de los planes de trabajo aprobados

Comité investigación de cada programa

Cronograma de reuniones

6 Desarrollo de reuniones de seguimiento: Comité de Formato de



Identificación de problemas de ejecución de planes y proposición de alternativas de solución, Asignación de tareas, responsables y fechas de entrega, Remisión de informes y/o peticiones consideradas viables y pertinentes a las instancias correspondientes de acuerdo con el caso.

investigación de cada programa y docente

siguimeinto

7 Elaborar planes de mejoramiento Docente Planes de mejoramiento

5.6.4.10 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÒN DE PRODUCCIÒN INTELECTUAL (MI-IN-PR10) 1. OBJETIVO Establecer los mecanismos para la selección de producción intelectual con propósitos de publicación en la Universidad del Pacifico. 2. ALCANCE Desde la convocatoria hasta la entrega de la producción a la instancia responsable de la su publicación 3. DEFINICION Producción intelectual: La propiedad intelectual es la que se ejercerse sobre toda creación del talento, en el campo literario, artístico y científico, industrial y comercial, siempre que sea susceptible de plasmare en un medio de reproducción o de divulgación conocido o por conocer y tiene por finalidad reconocer una adecuada Ponencias: 4. CONDICIONES GENERALES.



• Las publicaciones de responsabilidad de la universidad del Pacifico son aquellas cuyo proceso

de producción esté a cargo de los docentes, grupos o semilleros de investigación. • Los artículos y libros resultado de investigaciones tendrán un orden que estará determinado

por la fecha de autorización, recepción y / o el presupuesto con que cuente el proyecto que originó la publicación.

• La presentación, por parte del (os) responsable (s) de la publicación, de los textos ya aprobados por el Comité Editorial, deberá enmarcarse dentro de las formas vigentes fijadas en las normas para publicar en la universidad del Pacifico.

• La publicación científica es uno de los últimos pasos de cualquier investigación científica, previo al debate externa.



Referencia

1 Convocar a los docente para que presente su producción intelectual


2

Recepción, radicación y envió a el comité editorial el o los productos.


Formato de radicación de productos. (MI-IN-FO07)

3 Recepción y revisión del o los productos. Para determinar si califica como producción.

Comité editorial Documentos: (artículos, libros, otros)

4 Si el documento no califica es devuelto a el docente. Si el documento califica se continua con el paso siguiente

Comité editorial Documentos (artículos, libros)

5 Realización de revisión gramatical y de forma (revisión de pares)

Comité editorial

6 Devolución para corrección sugerida por el comité editorial a autor/es.

Comité editorial

7 Envío para revisión de fondo a pares académicos Dirección de investigación

Documentos (artículos, libros



8 Entrega a autor/es para corrección

Docente, grupo o semilleros de investigación

Documentos (artículos, libros

9 Los autores devuelven a los pares para verificar las revisiones

Pares Academices

10 Se devuelve a comité editorial Pares académicos.

11 Se informa al docente Dirección de investigación

12 Envía a la instancia responsable para la publicación. Comité editorial

5.6.4.11 PROCEDIMIENTO PARA PUBLICACIÓN EN REVISTA CIENTÍFICA (MI-IN-PR11) 1. OBJETIVO

Convocar a los investigadores interno y externo para publicar los artículos resultados de investigación en la revista científica.

2. ALCANCE

Inicia con la convocatoria a los investigadores internos y externos para recoger los artículos en determinado tema y finaliza con la publicación de la revista.

3. DEFINICION:

REVISTA CIENTIFICA: Una revista científica es una publicación periódica en la que se intenta recoger el progreso de la ciencia, normalmente informando de las nuevas investigaciones. Muchas son altamente especializadas.

Normalmente las revistas científicas son revisadas por pares dentro de la comunidad científica en un intento de asegurar un mínimo de estándares de calidad, así como validez científica; y con ello además lograr el prestigio de la revista científica. Los artículos publicados representan lo más actual en la investigación en el campo que cubre la revista.



A diferencia de las revistas genéricas, por lo común no se lee toda la revista, sino que se eligen los artículos a leer, dependiendo del tipo de investigación a la que está dedicado el científico.


5. DESARROLLO

No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento

1 Convoca a los investigadores internos y externos para recoger los artículos en determinado tema

Dirección de investigación Convocatoria

2 Recepciona los artículos Comité de investigación Artículos, Formato de recepción de doumentos.

3 Verifica el cumplimiento de las normas establecidas en el aspecto científico a nivel mundial.

Comité editorial Artículos

4 Realizar envío de los artículos, a los pares evaluadores expertos en la temática.


5 Informa al comité editorial, mediante notificación sobre el resultado de la evaluación del articulo

Pares Evaluadores Instrumento de evaluación

6 Si hay corrección, Envía el articulo a la dirección de investigación. De lo contrario envía a la oficina de publicación


7 Recibe el artículo con las respectivas sugerencias Investigador Artículos con observaciones

8 Realiza las correcciones y vuelve al paso 2 Dirección de investigación Artículo corregido

5.6.4.12 PROCEDIMIENTO PARA LA EDICIÓN Y PUBLICACIÓN DEL BOLETIN “SOMOS PAZCIFICO” (MI-IN-PR12) 1. OBJETIVO

Editar y publicar el boletín Somos Pazcífico como medio de información interno y externo de las principales acciones desarrolladas por la Universidad.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración del diseño del boletín informativo y finaliza con el envío de la información a la oficina de comunicación.

3. DEFINICIONES.

EDITAR: Publicar obras, literarias, culturales, científicas o información general, especialmente impresas.



PUBLICACION: Medio utilizado para comunicar cualquier información que se desea que sea conocida.

BOLETIN: Publicación periódica de carácter científica o cultural, publicada generalmente por una institución. Pueden ser electrónicos, impresos, radiales y televisivos.


5. DESARROLLO

No Descripción o detalle Responsable y dependencia Documento

1 Realiza diseño de boletín informativo universitario

Profesional de la oficina de comunicación

Boletín

2 Solicita a representantes de semilleros y coordinadores de grupos de investigación y docentes, mediante oficio, presentar un articulo de interés académico o de cultura general universitaria para el boletín informativo

Director de investigación

3 Recibe artículos. Director de investigación Boletín

4 Revisa contenido de los mismos corrigiendo posibles errores analizando los temas de interés

Comité editorial de investigación

4 Envía artículos a los autores y les solicita, si es el caso, corregir y condensar la información suministrada

Comité editorial de investigación

Oficio

5 Recibe los artículos corregidos Director de investigación Oficio

6 Envía los artículos a la oficina de comunicación para su publicación

Director de investigación Boletín Somos Pazcífico

5.6.4.13 PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DE INFORMES SEMESTRALES DE INVESTIGACION (MI-IN-PR13) 1. OBJETIVO



Informar sobre los procesos y actividades que se desarrollan durante cada periodo académico,, recopilar la información con base en los requerimientos de la dirección de investigación.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud de la información por parte de la dirección de investigación, a los coordinadores de investigación de cada programa, grupos de investigación y semilleros y finaliza con la elaboración del informe.

3. DEFINICIONES.


5. CONTENIDO / DESARROLLO


Documento

1 Solicita a coordinadores de investigación de los programas, grupos de investigación y semilleros, mediante circular y en formato establecido el envío del informe semestral, de las actividades desarrollada según su plan de acción.


Circular, formato para entrega de informes.

2 Recopila toda la información Dirección de investigación.

3 Elabora el informe semestral Dirección de investigación.

Informe semestral

Envío del informe a rectoría, control interno, y planeación


4 Archivo de copia del informe en la Dirección de Investigación


5.6.4.14 PROCEDIMIENTO PARA DE SALIDAS DE CAMPO O PRÁCTICA DE INVESTIGACION (MI-IN-PR14) 1. OBJETIVO



Desarrollar actividades reinvestigación en las áreas objetos de los proyecto, permitiendo espacios de participación que proporcionen oportunidades de aplicar los conocimientos adquiridos.

2. ALCANCE Inicia con la elaboración de la programación de las actividades de campo y terminaron el desarrollo de las mismas.

3. DEFINICIONES. SALIDA DE CAMPO: Práctica extramural realizada por docente y estudiantes, tiene como finalidad generar espacios practicas para los docentes estudiantes, a través de una acción coordinada y dirigida, con unos objetivos previamente establecidos. 4. CONDICIONES GENERALES 5. CONTENIDO / DESARROLLO


1 Elabora y envía propuesta de salida de campo justificada académicamente, dirección de investigación.

Docente Investigador

Propuesta

2 Recepciona solicitud de salida de campo. Dirección de investigación

3 Revisar las solicitudes y verificar su pertinencia Dirección de investigación

4

Envía cronograma y circular con la solicitud de los recursos a la dirección financiera, solicitando asignación de recursos con la disponibilidad presupuestal para el desarrollo de la práctica, con base en el plan de acciona aprobado


cronograma

5 Expedir resolución de asignación de recurso Dirección Financiera

Resolución de asignación de

recursos



6 Desembolsar los recursos y/o autorización de transporte si es necesario.

Dirección Financiera

7 Realizar práctica de acuerdo a la solicitud realizada.

Docente Formatos de campo

8 Hacer Informe de Práctica para la dirección de investigación (cuando sea necesario).

Docente Informe soportes

5.6.5 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL 5.6.5.1 PROCEDIMIENTO PARA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE EXTENSIÓN Y PROYECCIÓN SOCIAL (MI-PS-PR01) 1. OBJETIVO:

Planear y programar las diversas actividades que permitan proyectar las fortalezas académicas, científicas y administrativas de la Universidad del Pacífico hacia la comunidad del Pacífico Colombiano y el país en general, contando con una política institucional de mejora continua, garantizando así, la satisfacción de nuestros clientes y partes interesadas.

Diseñar un portafolio de servicios con el objeto de incorporar los avances del conocimiento a las necesidades y demandas de las personas, comunidades y empresas 2. ALCANCE: Desde la planeación de los programas y actividades hasta la realización de las mismas e involucra, a todos los programas, departamentos y dependencias con posibilidad de proyectar fortalezas hacia la comunidad organizada.

3. DEFINICIONES

Educación Continua: Actividad académica organizada, dirigida a profesionales o personas con formación práctica profesional, técnica o laboral que requieren no sólo de conocimientos teóricos o prácticos que especialicen, sino de actitudes, hábitos y aptitudes para mejorar el desempeño de su trabajo.



Convenio: Acuerdo de voluntades y se legaliza mediante la firma de un documento.

Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.

Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un objetivo específico. El cual generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto. En lenguaje cotidiano, el término proyecto también puede ser utilizada como sinónimos de plan, idea o programa.


Los programas y actividades del Proceso de Extensión y Proyección Social se enmarcan en tres grandes grupos: Programas y actividades de Educación Continua, Gestión de Proyectos y Asesorías y Consultorías.

En términos generales, las condiciones generales para este procedimiento, se encuentran consignadas en los procedimientos MI-PS-PR02, MI-PS-PR03 y MI-PS-PR04, correspondientes a las actividades mencionadas anteriormente.



Referencia

1 Análisis de las tendencias del entorno, para identificar requerimientos de productos, programas o servicios

Comité de Extensión y Proyección Social



2

Identificación de fortalezas y debilidades académicas, investigativas y administrativas con posibilidad de proyección


3 Designa responsables para establecimiento de posibles productos, programas o servicios

Director de Extensión y Proyección Social

4

Elabora borrador o prototipo de producto, programa o servicio identificando características y recursos necesarios y lo envía al Comité de Extensión y Proyección Social para revisión

Gestor encargado

5 Estructura producto, programa o servicio

Gestor encargado y Comité de Extensión y Proyección Social

6

Diseña, publica y divulga el portafolio de programas, productos y servicios de Extensión y Proyección Social de la Universidad del Pacífico


7 Realiza mercadeo de los programas, productos y servicios

Director y Asistente de Extensión y Proyección Social

8 Evalúa periódicamente el plan de mercadeo y la calidad en la prestación de servicios




9

Identifica futuros clientes internos y externos para el ofrecimiento o rediseño del portafolio de programas, productos o servicios


10

Realiza alianzas con funcionarios de la Institución para motivar la generación de nuevos productos, programas o servicios


11 Presenta informes periódicos a la Alta Dirección sobre el impacto del portafolio de servicios


5.6.5.2 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE PROGRAMAS DE EDUCACIÓN CONTINUA (MI-PS-PRO2) 1. OBJETIVO:

Mejorar la participación de la Universidad en los procesos de formación, capacitación, actualización y certificación en competencias laborales, mediante un modelo de educación continua que genere más y mejores oportunidades para que los miembros de la comunidad universitaria, sus egresados y distintos sectores de la sociedad desarrollen las competencias requeridas para enfrentar los nuevos retos que se plantean en los ámbitos del desarrollo humano familiar, social y laboral, como consecuencia de las transformaciones científicas, tecnológicas, económicas, comerciales y políticas que caracterizan a la sociedad actual.

2. ALCANCE: Involucra a toda la comunidad universitaria e inicia con la identificación de necesidades de programas de educación continua, hasta la implementación de acciones de mejora para los programas establecidos.

3. DEFINICIONES



Educación Continua: Actividad académica organizada, dirigida a profesionales o personas con formación práctica profesional, técnica o laboral que requieren no sólo de conocimientos teóricos o prácticos que especialicen, sino de actitudes, hábitos y aptitudes para mejorar el desempeño de su trabajo.

Diplomado: Promueve la actualización y profundización de los conocimientos, así como el desarrollo y fortalecimiento de habilidades y destrezas en un área específica. Los contenidos y estrategias de enseñanza aprendizaje se organizan y estructuran por medio de módulos secuenciados lógicamente, con rigor académico y metodológico. Contará con un número mínimo de 120 horas.

Curso: Promueve la adquisición de conocimientos nuevos o la actualización de los ya existentes en una temática específica, con la conducción de un especialista o experto, por medio de estrategias didácticas de trabajo individual y/o grupal. Puede ser teórico, práctico o teórico-práctico. Contará con un número mínimo de 20 horas.

Seminario: Promueve la reflexión, consolidación o generación del conocimiento sobre un tema de interés común para los participantes. Propicia el aprendizaje a partir de la interacción del grupo con la aportación de sus conocimientos y experiencias sobre el tópico. Permite la producción de documentos académicos que plasman las conclusiones.

Conferencia: Exposición oral de corta duración que desarrolla un especialista o experto sobre un tema específico para transmitir sus conocimientos o experiencias. La exposición puede enriquecerse con una sesión de preguntas y respuestas.


La Educación Continua es una actividad educativa planeada, organizada, sistematizada y programada, distinta al sistema educativo formal. Esta actividad forma parte de las funciones sustantivas de la Universidad y está dirigida a profesionales y público en general con el propósito de actualizar sus conocimientos de acuerdo al avance y desarrollo de todos los campos del saber.



Tendrá una estructura, programas y operación flexibles para brindar formación, actualización y capacitación de calidad.

La Educación Continua se impartirá en forma de diplomados, seminarios, talleres, cursos y conferencias y otros actos académicos diferentes a los realizados en el bachillerato, la licenciatura, las especialidades, las maestrías y los doctorados, estudios que no pertenecen a los propósitos de la Educación Continua

El Centro de Estudios Pedagógicos Avanzados (CEPA), será el responsable de planear, organizar, evaluar y promover los actos académicos de Educación Continua.

Todo programa de educación continua, debe estar respaldado por acto administrativo (Resolución).

Participantes

Los participantes en los actos de educación continua no serán considerados alumnos de la Universidad del Pacífico y deberán respetar lo establecido en la normatividad institucional.

Especialistas o Expertos

Los especialistas o expertos, que participen en los actos académicos deberán ser seleccionados con base en su experiencia profesional y docente

La remuneración de asesores o especialistas, que estén vinculados tiempo completo en la institución, está reglamentada en los Estatutos del Personal Administrativo y Docente.

Estructura de los Actos Académicos

Cada evento académico debe de tener asociado un Coordinador Académico, quien será la persona que arme la propuesta del evento y se responsabilice por llevarlo a cabo en caso de ser aprobado.

En la descripción de los actos académicos deberá incluirse: Perfil de experto o especialista, titulo del acto, duración en horas, objetivo general y objetivos específicos si los hubiera, temas,



estrategias pedagógicas a emplear, recursos y material de apoyo, estrategia de evaluación, requisitos de ingreso, permanencia y egreso.

Disposiciones Generales de los Diplomados

Los diplomados que se impartan en la Universidad del Pacífico podrán ser: de actualización profesional, de formación y cualificación docente y de extensión.

Se entiende por diplomado de actualización profesional aquel que tiene como propósito el desarrollo y perfeccionamiento de habilidades, competencias profesionales y actitudes, que basado en la profundización de conocimientos existentes o de nuevos campos del saber científico y tecnológico, se dirige a profesionales, especialistas y técnicos en áreas de la práctica.

Se entiende por diplomado de formación y cualificación docente aquel que tiene como propósito el desarrollo o fortalecimiento de las habilidades, competencias, actitudes y capacidades docentes, así como la actualización de conocimientos de la disciplina correspondiente.

Se entiende por diplomado de extensión aquel cuyo propósito esencial es actualizar y ampliar el conocimiento del público en general.

Para obtener diplomas de actualización profesional, docente o de extensión, los participantes deberán cubrir la totalidad de los requisitos de egreso establecidos por el programa académico.

Los diplomados tendrán una duración mínima de 120 horas y una duración máxima determinada por la naturaleza del conocimiento y de las habilidades que se busquen desarrollar.

Expedición de Documentos de Educación Continua

Los documentos que pueden expedirse para comprobar las actividades realizadas por los participantes son:

Para los Participantes

a) Constancia: Documento que se extiende para comprobar la asistencia o el logro de los objetivos planteados de los diversos actos académicos.



Existen dos tipos de constancias:

1. Constancia de asistencia.- Se otorga exclusivamente por haber asistido al acto académico. 2. Constancia de participación.- Se otorga cuando además de la asistencia, existe un proceso de evaluación que asegure el cumplimiento de los objetivos del acto académico. En el caso de las constancias para los profesores, deberá especificarse el motivo por el que se le extiende (por coordinar, por impartir, por moderar, etc.).

b) Diploma: Documento que se extiende a los participantes que han cubierto la totalidad del programa académico de un diplomado. Los tipos de diploma que se pueden otorgar son: Diploma de Actualización Profesional, Diploma de Formación y Cualificación Docente y Diploma de Extensión.

Para los Ponentes

a) Constancia de Participación

b) Reconocimiento: Se extiende a los ponentes, profesores, asesores y coordinadores en correspondencia al desempeño sobresaliente, trayectoria o impulso de actividades.

Los documentos que se expidan deberán contener:

a) El escudo de la Universidad del Pacífico

b) El logotipo de los patrocinadores.

c) Deberán incluirse los nombres de las instituciones participantes:

• Universidad del Pacífico. • Nombre de la(s) dependencia o entidad(es).

d) El texto deberá contener los siguientes elementos:

• Otorga la (el) presente. • Nombre del documento que se expide.



• Nombre del participante, experto o especialista: Nombre(s) y apellidos paterno y materno.

• Carácter del documento: asistencia o participación. • Si la actividad académica tiene un proceso de evaluación, la calificación podrá

estar al reverso del documento. • Tipo de actividad académica. • Nombre de la actividad académica. • Fecha de inicio y término. • Duración en horas. • Sede del acto académico

e) Los nombres, firmas y cargos deberán insertarse por orden jerárquico. Los nombres y cargos, en mayúsculas. Los documentos podrán ser firmados por:

• El titular de la entidad o dependencia • El secretario general. • El responsable del CEPA • El responsable de la institución coorganizadora, si la hubiere.

Para los ingresos provenientes de los actos académicos de Educación Continua, se estará sujeto a lo establecido en el procedimiento para ingresos de tesorería (XXXXXX)

En el análisis costo-beneficio de los actos académicos de Educación Continua se deberán considerar todos los gastos operativos, a saber:

• PERSONAL: honorarios profesores; coordinador académico del evento; personal de apoyo (limpieza, secretaria, laboratorista,etc.)

• MATERIALES: papelería; reactivos, consumibles, etc. • DIFUSIÓN: anuncios en periódicos; carteles; folletos, etc. • LOGÍSTICA: uso de instalaciones; cafetería; conexión a internet; uso y depreciación de

equipo; imprevistos, etc. • Definir porcentaje para la Institución



CONTENIDO/DESARROLLO:


Referencia

1 Identifica necesidad de programa o actividad de educación continua

Representante de la comunidad organizada o de instituciones / cualquier funcionario de la Universidad

2 Asignación de responsable para elaboración de propuesta

Director CEPA

3 Diseño de propuesta Profesional asignado

4 Entrega de propuesta para revisión y aprobación Profesional asignado

5

Revisión de la propuesta.

1. Si se aprueba, continúa con el paso 6.

2. Si no se aprueba: se devuelve a quien elaboró la propuesta para corrección.

Director CEPA y equipo interdisciplinario

6

Enviar propuesta al comité de capacitación respectivo o al Consejo Académico de la Universidad, según el caso.

Director CEPA

7

Revisión de la propuesta.

1. Si es aprobada, continúa con el paso 8

2. Si no, se devuelve al paso 3

Comité de capacitación respectivo / Consejo Académico



8

Emisión de resolución aprobatoria, firmada por el Secretario de Educación correspondiente o por el rector(a)

Comité de capacitación respectivo / Rectoría

9 Enviar propuesta aprobada y copia de resolución aprobatoria a la dirección del CEPA

Comité de capacitación respectivo / Rectoría

10 Asignación de coordinador para realización de la propuesta aprobada

Director CEPA

11 Promoción del programa a ofertar

12 Preinscripción de aspirantes en las oficinas del CEPA Aspirantes y Funcionario(a) del CEPA

13 Envío de listado de preinscritos a tesorería Funcionario(a) del CEPA

14 Elaboración de recibos de pago Funcionario(a) de tesorería

15 Realización de la matrícula financiera Aspirantes y Funcionario(a) Tesorería

16 Realización de matrícula académica Aspirantes y Funcionario(a) del CEPA

17 Elaborar calendario con los docente de los módulos Coordinador del programa

18 Envío de informe inicial al Comité de capacitación respectivo, cuando sea requerido.

Director del CEPA



19 Desarrollo de actividades de formación Docentes y personas matriculadas

20 Seguimiento a las actividades del programa Coordinador del programa

21 Elaboración de informes de seguimiento de las actividades del programa

Coordinador del programa

22 Enviar informes de seguimiento al director del CEPA y al director de Proyección Social


23 Realización de evaluación a los participantes cuando fuere requerido

Docentes de los módulos y Coordinador del programa

24 Evaluación del programa por parte de los participantes

Participantes del programa

25 Publicación de listado de personas que aprobaron el programa


26 Envío de informe final al Comité de capacitación respectivo, cuando sea requerido.

Director CEPA

27 Entrega de certificados Director CEPA y/o Rector(a)

28 Evaluación final del programa en términos de cumplimiento de objetivos, expectativas y metas.

Director del CEPA y Coordinador del programa

29 Enviar informe de evaluación a la dirección de proyección social

Director del CEPA



30 Implementación de acciones correctivas y de mejora de ser necesarias

Director CEPA y Director de Proyección Social

31 Seguimiento de las acciones implementadas Dirección de Proyección Social

32

Enviar información final de las actividades de educación continua al archivo de gestión de proyección social.

Dirección de Proyección Social

5.6.5.3 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE CONVENIOS Y PROYECTOS (MI-PS-PR03) 1. OBJETIVO:

Establecer las actividades a seguir para el desarrollo de los proyectos y convenios que se realicen entre la comunidad organizada y la Universidad del Pacífico y, la administración de los ingresos extraordinarios que se generen a partir de ellos, velando por la satisfacción de las expectativas y necesidades de las partes interesadas.

2. ALCANCE: Involucra a todos los departamentos, coordinaciones y programas académicos con la capacidad de generar ingresos a través de proyectos y convenios. No aplica por los proyectos donde se genere conocimiento nuevo, los cuales están consignados en el procedimiento***** del proceso de Investigación.

3. DEFINICIONES

Convenio: Acuerdo de voluntades y se legaliza mediante la firma de un documento.

Contrato: Acuerdo oral, privado o escrito entre dos o más partes, en el cual ambas se obligan a cumplir las cuestiones en las cuales se pusieron de acuerdo en el momento de la etapa de diálogo.



Proyecto: Conjunto de actividades coordinadas e interrelacionadas que buscan cumplir con un objetivo específico. El cual generalmente debe ser alcanzado en un periodo de tiempo previamente definido y respetando un presupuesto. En lenguaje cotidiano, el término proyecto también puede ser utilizada como sinónimos de plan, idea o programa.

4. CONDICIONES GENERALES En los convenios de colaboración en los que la Universidad participe atendiendo sus objetivos sustantivos, bajo ninguna circunstancia deberá ser considerada comercializadora de bienes o prestadora de servicios generales. Entre entidades y dependencias universitarias no se podrán celebrar convenios. Sin embargo, si estas requieren de algún documento que les permita regular el desarrollo de actividades conjuntas, lo realizarán a través de bases de colaboración. La Universidad no otorgará garantías, fianzas, ni efectuará depósitos para el cumplimiento de sus compromisos adquiridos por la celebración de convenios. En ningún caso se aceptará la estipulación de penas convencionales o intereses moratorios a cargo de la Universidad en los convenios en los que sea parte, así como el sometimiento expreso a tribunales, árbitros o leyes extranjeras. Los convenios que celebre la Universidad a través de sus diversas dependencias podrán tener cualquier objeto o finalidad, siempre que esté comprendido dentro de sus fines atribuidos por la legislación universitaria. Los convenios en los que agencias o fundaciones nacionales o extranjeras, otorguen apoyos económicos a proyectos de investigación, deberán ser gestionados y suscritos por la Dirección de Investigación. Las dependencias, en la celebración de convenios de colaboración, se sujetarán a la forma requerida atendiendo su naturaleza jurídica. Para lo cual, la Secretaría General ha difundido los modelos que serán utilizados para su elaboración y firma, a efecto de darles su debida formalidad. Las dependencias enviarán a la Secretaría General y a la Dirección de Extensión y Proyección Social, para registro y deposito, los convenios durante la vigencia del mismo.



La Universidad no reconocerá las obligaciones adquiridas por sus dependencias en la celebración de convenios cuando no se cumpla la Normatividad Interna que regula la materia. El Secretario General está facultado para suscribir los convenios de colaboración que no sean de tipo administrativo que generen las facultades, escuelas y dependencias de su adscripción, así como todos los instrumentos jurídicos que impliquen intercambio académico y/o de estudiantes, independientemente del área generadora. Los proyectos presentados ante el Comité de Extensión y Proyección Social, deben manifestar:

Desarrollo de la idea del proyecto

Identificación de costos

Fuente de financiamiento

Redacción del plan del proyecto


5.1 GESTIÓN DE CONVENIOS


Referencia

1

Identificación de fortalezas y debilidades académicas, investigativas y de proyección social. Identificación de necesidades de la Comunidad Organizada

Directores de programa, Jefes de Departamento y Líderes de procesos / Representantes de la Comunidad Organizada



2 Reportar a la Dirección de Extensión y Proyección Social las fortalezas y debilidades identificadas

Directores de programa, Jefes de Departamento y Líderes de procesos

3 Identificación de entidades u organizaciones con intereses comunes o complementarios

Dirección de extensión y proyección social / representante de la Comunidad Organizada

4 Conformación de ****************

5 Elaboración de propuesta de convenio ***********

6

Remisión de convenio a la Secretaría General para su revisión: 1. Si se aprueba, pasa a Rectoría para su firma y continúa con el paso 7. 2. Si no, se devuelve a ********** para ajuste y corrección

7 Remisión a la Secretaría General para perfeccionamiento y legalización

8 Envía a la Dirección de Proyección Social el convenio legalizado, para su registro y ejecución

Secretaría General

9 Informa a las dependencias involucradas en el convenio legalizado para desarrollo del convenio

Dirección de Extensión y Proyección Social

10 Realiza registro y seguimiento de las actividades realizadas durante el desarrollo del convenio

Jefe de Sección involucrado en el convenio

11 Envía informe de seguimiento a la Dirección de Extensión y Proyección Social

Jefe de Sección involucrado en el convenio



12 Evaluación de la efectividad del convenio Dirección de Extensión y Proyección Social

13 Implementación de acciones preventivas o correctivas al convenio suscitado


14 Envía informes periódicos a la Rectoría sobre el desarrollo y estado de los convenios


15

Archiva documentos pertinentes a la ejecución de convenios, según normas archivísticas institucionales.

Asistente de Proyección Social

5.2 GESTIÓN DE PROYECTOS


Referencia

1 Identificación de la demanda o necesidad social

Funcionarios de la Institución o Representantes de la comunidad organizada

2 Registro de la necesidad identificada ante la Dirección de Extensión y Proyección Social

Funcionarios de la Institución o Representantes de la comunidad organizada

Formato de Registro de Solicitud de Proyecto



3 Estudio de la solicitud y designación de gestor de proyecto

Dirección de extensión y proyección social / Comité de Proyección Social

4 Elaboración de la propuesta Gestor de Propuesta o proyecto

5

Enviar propuesta a Comité de Proyección Social para su revisión inicial. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si se rechaza, se devuelve al gestor para corrección.

Gestor de Propuesta o proyecto

6

Envía propuesta aprobada en instancia interna a ala fuente de financiamiento, para su revisión. Si se aprueba, sigue al paso 7. Si se rechaza, se devuelve para corrección o cancelación de la solicitud.


7 Aprobación definitiva de la propuesta

Representante legal o su delegado, de la fuente de financiamiento.

8

Envía a la Dirección de Extensión y Proyección Social la propuesta aprobada en instancia definitiva y la constancia de aprobación de la misma.

Representante legal o su delegado, de la fuente de financiamiento

Constancia de aprobación de propuesta

9

Envía la propuesta aprobada en instancia definitiva y la constancia de aprobación a la Secretaría General de la Universidad para elaboración del contrato


10

Envía contrato a la fuente de financiamiento para su revisión. Si se acepta, sigua al paso 11. Si se rechaza, se devuelve para corrección.

Secretario General

Contrato



11 Firma del contrato Representantes legales de ambas partes

Contrato

12

Informa a la Dirección de Extensión y Proyección Social y al Gestor de la propuesta la firma del contrato, para iniciación de actividades del proyecto

Secretaría General

13 Gestiona disponibilidad y adecuación de los recursos materiales y humanos

Gestor del Proyecto

14 Selección y evaluación del personal que interviene en el proyecto

Gestor del Proyecto

15 Revisión y adecuación de la metodología Gestor del Proyecto

16 Desarrollo de actividades del proyecto Gestor del Proyecto y colaboradores

17 Seguimiento continuo de las actividades del proyecto Gestor del Proyecto

18

Analiza con periodicidad la coherencia de las actividades desarrolladas con la planificación del proyecto y las posibilidades de riesgos y desviaciones

Gestor del Proyecto

199

Implementa acciones correctivas y preventivas al proyecto

Gestor del Proyecto

20

Envía informes de seguimiento y evaluación a la Dirección de Extensión y Proyección Social y al representante de la fuente de financiación

Gestor del Proyecto

21 Culmina actividades del proyecto y elabora informe final del mismo

Gestor del Proyecto



22

Envía informe final a la Dirección de Extensión y Proyección Social y al representante de la fuente de financiación, para archivo y cierre del contrato

Gestor del Proyecto

23 Solicita a la Secretaría General el cierre de contratos, contabilidades y archivos


24

Realiza y registra actividades de cierre de contrato, contabilidades y archivos, e informa a la Dirección de Extensión y Proyección social para registro y archivo

Secretario General

5.6.5.4 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS (MI-PS-PR04) 1. OBJETIVO:

Posicionar a la Universidad del Pacífico como el principal centro de asesoría y consultoría de la Región, garantizando un servicio oportuno y con calidad.

2. ALCANCE: Involucra a todos los departamentos, coordinaciones y programas académicos con la capacidad de brindar asesorías y consultorías.

3. DEFINICIONES

4. CONDICIONES GENERALES Es política de la Universidad del Pacífico procurar atender, en el mayor porcentaje posible, las inquietudes y requerimientos de los integrantes de la comunidad organizada. Por lo cual, una vez



identificadas las necesidades de recursos, tanto materiales como humanos, si la Institución carece de ellos en algún momento, se gestionarán los convenios y alianzas necesarios para satisfacer las necesidades y mejorar las expectativas de nuestros usuarios.



Referencia

1 Identificación de necesidades de la Comunidad Organizada

Directores de programa, Jefes de Departamento y Líderes de procesos / Representantes de la Comunidad Organizada

2 Informar a la Dirección de Extensión y Proyección Social las necesidades identificadas

Directores de programa, Jefes de Departamento, Líderes de procesos y representantes de la comunidad organizada

3 Realiza registro de la solicitud de asesoría o consultoría solicitada

Asistente de Dirección de extensión y proyección social



4 Designa Coordinador de asesoría o consultoría Director de Extensión y Proyección Social

5

Elabora propuesta o programa para la asesoría o consultoría y los envía a la Dirección de Extensión y Proyección Social para su revisión. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si no, se devuelve para su corrección

Coordinador de Asesoría o Consultoría

6

Envía propuesta al solicitante del requerimiento para su revisión. Si se aprueba, sigue con el paso 7. Si no, se devuelve para corrección o cancelación de la solicitud.


7 Envía a la Secretaría General para legalización del convenio o contrato.


8

Legaliza convenio o contrato con las partes involucradas e informa a la Dirección de Extensión y Proyección Social

Secretario General

9 Verifica disponibilidad de recursos para desarrollo de asesoría o consultoría

Coordinador de Asesoría

10 Ejecuta actividades de asesoría o consultoría Asesor o Grupo Asesor

11

Realiza seguimiento periódica de las actividades de asesoría o consultoría y envía informe a Dirección de Extensión y Proyección Social


12

Aplica acciones preventivas o correctivas de ser necesario, para cumplir con las expectativas de la asesoría o consultoría


13 Solicita concepto evaluador del solicitante de la asesoría o consultoría




14

Elabora informe final de la asesoría o consultoría y lo envía a la Dirección de Extensión y Proyección Social para revisión y archivo.


15 Archiva, según las normas, los informes de asesoría y consultorías realizadas.

Asistente de Dirección de Extensión y Proyección Social

16 Presenta informes periódicos a la Alta Dirección de las Asesorías y Consultorías ofrecidas


5.6.6 PROCEDIMIENTOS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO 5.6.6.1 PROCEDIMIENTO PARA LA PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES DE BIENESTAR UNNIVERSITARIO (AP-BU-PRO1) 1. OBJETIVO:

Planear y programar las diversas actividades que contribuyen a la formación integral de la comunidad universitaria, desde las áreas Desarrollo Humano, Recreación y Deporte, Salud y Cultura

2. ALCANCE: Desde la planeación de los programas y actividades hasta la realización de las mismas e involucra a toda la comunidad universitaria.

3. DEFINICIONES Comunidad universitaria: Para la Universidad del Pacífico, la comunidad universitaria está conformada por las personas que tiene un vinculo formal y directo en el orden de lo académico y lo laboral (Docentes, estudiantes, egresados, trabajadores administrativos r trabajadores no administrativos).



Actividades Institucionales: Se refiere a las actividades que realizadas al interior de la Universidad. Pueden ser periódicas u ocasionales. Actividades Representativas: Aquellas actividades organizadas por otras instituciones de carácter oficia lo privado, en las cuales la Universidad del Pacífico puede ser representado por un individuo o colectivo de la comunidad universitaria.

4.CONDICIONES GENERALES.:

Los programas y actividades de Bienestar Universitario se distribuyen en 4 áreas: Desarrollo Humano, Recreación y deporte, Salud y Cultura.

Algunas actividades pueden ser:

Jornadas culturales y de concurso: (Danzas, cuentería, apoyo a fechas especiales, poesía, canto, baile, pintura, etc.)

Actividades grupales permanentes: Selecciones de diferentes deportes, grupos de danzas folclórica y moderna, grupos musicales, etc.

Eventos Institucionales y representativos, tanto permanentes como ocasionales.

La programación de los programas y actividades se realizará de acuerdo al cronograma de actividades de cada año, considerando los eventos programados por Ascuncultura, Ascundeportes, Coldeportes y las ligas deportivas, invitaciones recibidas de diferentes entidades con anterioridad y la programación académica en el interior de la Institución.

Además, en el caso de actividades representativas, se tendrá en cuenta el grado de importancia del evento.

Para la identificación de necesidades, especialmente en las actividades representativas, los coordinadores de área deben considerar: transporte, alojamiento (si aplica), alimentación, indumentaria, medicamentos e instrumentos, en lo eventos necesarios.

Los responsables de cada área de Bienestar, deben cotizar dichas necesidades, elaborar cuadro comparativo de las cotizaciones y anexar las mismas.



Los Entrenadores e Instructores se contratarán de acuerdo a las políticas de gestión del talento humano y a la disponibilidad presupuestad de la Universidad.

5.CONTENIDO/DESARROLLO:

5.1ACTIVIDADES INSTITUCIONALES Y REPRESENTATIVAS DE EJECUCIÓN PERIÓDICA


Referencia

1 Identificación de actividades y eventos a realizar durante el siguiente año.

Coordinador de área, profesionales e instructores de área

Acta

2

Identificación de necesidades, elaboración de presupuesto y programación tentativa de actividades a desarrollar por periodo académico


Acta

3 Selección de actividades a realizar en todas las áreas de Bienestar

Coordinadores de área y Director de Bienestar Universitario

Oficio

4 Definición del presupuesto para el desarrollo de cada actividad.

Coordinador de área

Oficio



5 Elaboración del presupuesto unificado para aprobación presupuestal


Oficio

6 Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera

Director de Bienestar Universitario

Oficio

7 Asignación de la reserva presupuestal

Profesional de la Dirección Administrativa y Financiera

Oficio

8

Definición de programación de actividades con presupuesto aprobado por periodo académico y responsabilidades para la misma.


Oficio

9 Difusión de la programación de actividades aprobadas

10 Construcción y difusión del reglamento para el evento o actividad, de ser necesario

11 Realización de la actividad

5.2ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS


Referencia



1 Recepción de invitación o convocatoria para participación en eventos

Secretaría de Bienestar Universitario y Coordinadores de áreas

Acta

2

Identificación de necesidades y elaboración de presupuesto de la participación


Acta

3 Selección de eventos a participar.


Oficio

4

Definición del presupuesto para las actividades seleccionadas y elaboración de propuesta de justificada.


Oficio

5

Aprueba la propuesta y la envía a la Rectoría para revisión y aprobación final. 1. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si se rechaza, se devuelve para revisión o se descarta.


Oficio

6 Solicitud de reserva presupuestal a la Dirección Administrativa y Financiera


Oficio

7 Asignación de la reserva presupuestal


Oficio

8 Envío de propuesta aprobada y con presupuesto reservado al coordinador de área respectivo


Oficio



9 Asignación de responsabilidades para la participación

Coordinador de área y Director de Bienestar Universitario

10 Convocatoria del personal a participar en actividad de representación


11 Selección del personal que representará a la Universidad del Pacífico en el evento

Coordinador de área y entrenador/instructor

12 Participación en el evento o actividad

5.6.6.2 PROCEDIMIENTO PARA DESARROLLO Y CONTROL DE PROGRAMAS Y ACTIVIDADES DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (AP-BU-PR02) 1.OBJETIVO:

Establecer el mecanismo mediante el cual, se desarrollarán los programas y actividades de Bienestar y los medios que tiene la comunidad universitaria para participar en ellos.

2 ALCANCE: Involucra a toda la comunidad universitaria e inicia en la convocatoria para participación interna o representativa hasta la elaboración del informe final de la actividad o evento.

3 DEFINICIONES

Considérense las mismas aplicables en el “Procedimiento de Planeación y Programación de Programas y Actividades de Bienestar Universitario” (AP-BU-PR01)

4 CONDICIONES GENERALES.:



Para las actividades institucionales, se llevará registro de asistencia y los participantes realizarán una evaluación para establecer el nivel de satisfacción en cuanto a la actividad o evento.

Los estudiantes que deseen participar en los programas y actividades de Bienestar Universitario, institucionales o representativas, deben estar debidamente matriculados y anexar a la planilla de inscripción la constancia de matrícula y fotocopia del documento de identidad.

En el caso de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, deben anexar fotocopia del documento de identidad, fotocopia del carné de la EPS.

La selección de los aspirantes para las actividades representativas, se realizará por medio de un examen médico y una prueba física o de aptitudes según sea el caso.

Las prácticas o entrenamientos del personal seleccionado para actividades representativas, se realizarán aún durante el desarrollo del procedimiento 5.2.2

5 CONTENIDO/DESARROLLO:

5.1 DESARROLLO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES INTERNAS


Referencia

1 Realizar convocatoria invitando a la comunidad universitaria a participar en los programas y actividades


Documento de convocatoria.

2

Solicitar y diligenciar planillas de inscripción y entregarlas en la oficina del área organizadora de la actividad

Integrante de la comunidad universitaria

Planilla de Inscripción.



3 Verificar que los inscritos cumplen con los requisitos.

Encargado de Programa, actividad o evento

4

Reservar escenario o espacio a utilizar para la actividad o evento, según procedimientos de préstamo y control de escenarios e implementos


Procedimientos de préstamo y control de escenarios e implementos

5

Socialización del reglamento o reglas de participación con las personas inscritas o los delgados de las agrupaciones o conjuntos según sea el caso


Reglamento actividad y acta

6 Elaborar y presentar calendario de actividades o programación de la actividad


Cronograma

7

Solicitud de implementos para realización de actividad. 1. Si necesita: Sigue procedimiento para préstamo y control de escenarios e implementos y luego el paso 8

2. No necesita: Sigue con el paso 8

Participante de la actividad

Procedimiento de préstamo y control de escenarios e implementos

8 Ejecutar las actividades programadas


9 Aplicar encuesta de satisfacción al usuario


Encuesta de satisfacción del usuario



10 Realizar clausura y/o premiación de las actividades realizadas

Coordinadores de área y encargado de la actividad o evento

Acta

11 Elaborar informe final de cada actividad o evento y entregarlo al coordinador de área


Informe

12 Revisión del cumplimiento de objetivo y expectativas de la actividad


Oficio

13 Revisar y sistematizar informes y actividades por áreas y enviarlo a la Dirección de Bienestar

Coordinadores de área

Informes

14

Analizar desarrollo de actividades institucionales e implementar acciones correctivas y de mejora de ser necesario

Director de Bienestar Universitario y Coordinadores de área

Informe y formato de solicitud de corrección, acciones correctivas, preventivas y de mejora diligenciado

5.2 DESARROLLO Y CONTROL DE LAS ACTIVIDADES REPRESENTATIVAS


Referencia



1 Conformación de pre-selección e inicio de prácticas preparatorias para la representación

Coordinadores de áreas e instructores

1.1 Realizar convocatoria para participantes en eventos y competiciones de carácter individual o colectivo

Coordinadores de área

Comunicado

1.2

Solicitar y diligenciar planillas de inscripción y entregarlas en la oficina del área involucrada en la actividad representativa

Instructores e

Integrante de la comunidad universitaria

Planillas de Inscripción

1.3 Recepción de documentos y verificación de cumplimiento de requisitos

Coordinadores de área e Instructores involucrados en la representación

Oficio

1.4 Realizar pruebas de selección

Coordinador, Entrenador o Instructor encargado- médico de Bienestar

Formato de Selección Deportes y Formato de Selección Cultura

1.5 Publicar lista de pre-seleccionados

Entrenador o Instructor encargado- médico de Bienestar

Listado

1.6

Programar y publicar horarios de prácticas o entrenamientos para las actividades representativas

Entrenador o Instructor encargado

Cronograma u horario

1.7 Reservar escenarios o espacios necesarios para las prácticas o entrenamientos


Procedimiento de préstamo y control de escenarios e implementos



1.8 Realizar prácticas o entrenamientos según lo planificado

Entrenador o Instructor y personal seleccionado

Plan de Trabajo

1.9 Realizar seguimiento y control a las prácticas o entrenamientos con su respectivo informe

Entrenador o instructor y coordinadores de área

Formato lista de asistencia a las actividades de Bienestar e Informe

2 Inscripción en las actividades representativas

2.1

Recibir del Director de Bienestar la aprobación para la participación en la actividad representativa

Coordinador del Área.

Oficio

2.2 Confirmar la asistencia al evento o actividad al cual se autorizó la participación

Coordinador del Área.

Oficio

2.3 Realizar la selección definitiva del personal a participar en la actividad representativa

Coordinador Entrenador o Instructor encargado

Acta

2.4 Publicar lista de personal seleccionado Entrenador o Instructor encargado

Listado

2.5

Diligenciar planillas de inscripción y verificar, en compañía de la oficina de registro y control, cumplimiento de requisito institucionales y de la entidad organizadora del evento o actividad.

Coordinador de Área.

Planillas de Inscripción diligenciadas y verificadas

2.6

Realizar corrección de las planillas en caso de incumplimiento de requisitos por parte de algún seleccionado





2.7 Enviar planilla definitiva al coordinador de área respectivo



2.8 Revisar y firmar planilla definitiva y enviarla al Director de Bienestar Universitario



2.9

Aprobar las planillas de inscripción y enviar a Secretaría General para trámite de permisos académicos o laborales.



2.10

Elaborar oficio sobre permisos académicos y laborales y enviarlos a Directores de Programa y a la oficina de Talento Humano, si hay funcionarios de la Universidad participando de la actividad.


Oficio

2.11 Archivar la copia de oficio recibido Secretaria de Bienestar Universitario

2.12

Enviar oficio a coordinadores de área, entrenadores o instructores encargados y personal de la comunidad universitaria seleccionado para la representación


Oficio

2.13

Enviar comunicación al ente organizador del evento, confirmando la participación y anexando planillas de inscripción y documentos soporte


Comunicado y Planillas de Inscripción diligenciadas

2.14

Enviar carnés de participación, cuenta de cobro y programación del evento al coordinador de área respectivo

Organizadores del evento

2.15 Recibir documentos y confirmar a los entrenadores o instructores sobre la inscripción realizada




2.16 Entregar cuenta de cobro a Director de Bienestar Universitario para trámite de pago


2.17

Tramitar el pago de la cuenta de cobro y la asignación de recursos aprobados para la participación


2.18

Pago de cuenta de cobro y entrega de recursos para la actividad representativa al Director de Bienestar Universitario


2.19 Entrega de recursos a Coordinadores de área

Profesional de la

Dirección administrativa y Financiera

3 Participación en las actividades representativas

3.1

Recibir invitación para reuniones informativas por parte de los organizadores de la actividad representativa


3.2 Asignar entrenador o instructor encargado la asistencia a las reuniones informativas


3.3 Asistir a reuniones informativas Entrenador o instructor delegado

3.4 Participar en la actividad o evento representativo

Personal seleccionado de la comunidad universitaria y entrenador o instructor encargado



3.5 Solicitar certificado de participación en el evento o la actividad

Coordinador de área, Instructor o entrenador encargado

3.6 Elaborar informe sobre participación y enviarlo al coordinador de área con los respectivos soportes

Instructor o entrenador encargado

3.7

Analizar, sistematizar y archivar informes recibidos y elaborar informe general al Director de Bienestar Universitario


3.8

Hacer seguimiento al desarrollo de las participaciones de acuerdo a los informes generales e implementar acciones correctivas y de mejora si son necesarias

Dirección de Bienestar Universitario

5.6.6.3 PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL IMPACTO Y LA PERTINENCIA DE PROGRAMAS DE BIENESTAR UNIVERSITARIO (AP-BU-PR03) 1 OBJETIVO: Definir el procedimiento para evaluar el impacto y la pertinencia de los programas y actividades del proceso.

2 ALCANCE: Desde el análisis de los formatos de evaluación de actividades y programas, hasta la implementación de acciones correctivas, preventivas y de mejora.

3 DEFINICIONES:

PROGRAMA: Plan de operaciones articuladas en el tiempo, que contribuyen a potencializar las capacidades del individuo en el proceso educativo de manera integral

ACTIVIDAD: Tareas precisas que contribuyen a potencializar las capacidades del individuo en el proceso educativo de manera integral.



DESARROLLO: Proceso de organización de programas y actividades que satisfacen las expectativas e interese de los diferentes miembros de la comunidad universitaria.

IMPACTO: Efecto de los programas y actividades en la formación integral de los miembros de la comunidad universitaria

4 CONDICIONES GENERALES. La sistematización de las actividades de las diferentes áreas de Bienestar Universitario, será realizada por los coordinadores de área, en los primeros 5 (cinco) días de cada mes.



Referencia

1 Entrega de formatos para evaluación de la actividad a los usuarios participantes al finalizar la actividad

Responsable de la actividad

Encuesta de satisfacción del usuario

2 Calificación de la actividad Participante Encuesta de satisfacción del usuario

3 Entrega de evaluaciones al coordinador de área. Esta entrega debe realizarse máximo 3 días hábiles luego de desarrollada la actividad.

Responsable de la actividad

4

Análisis de las calificaciones de las actividades y programas. Se evalúa: cumplimiento de objetivos, cumplimiento del cronograma, ejecución de recursos, participación. El análisis se realiza cada 4 semanas.

Director de Bienestar y Coordinadores de área



5

Si se detectan fallas, incumplimiento de objetivos o falta de participantes, se proponen posibles acciones correctivas, preventivas y de mejora


Formato de solicitud de corrección, acciones correctivas, preventivas y de mejora diligenciado

6 Asignar responsabilidad de implementación de la acciones correctivas, preventivas y de mejora


7

Realizar seguimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad de las acciones correctivas. Si cumplen, se cierra la acción correctiva. Si no, vuelve al paso 5


8

Elaboración del informe semestral de actividades, programas y del seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora.


Informe

9 Entregar informe a la alta dirección para su revisión Director de Bienestar Universitario

Informe

10 Archivar según el procedimiento establecido Secretaria de Bienestar Universitario

5.6.6.4 PROCEDIMIENTO PARA SEGUIMIENTO A AGRESADOS (AP-BU-PR04) 1 OBJETIVO: Realizar seguimiento a los egresados con el propósito de mantener una base de datos actualizada, conocer su desempeño laboral, profesional y social, así como la opinión de los empresarios. A fin de valorar y mejorar los servicios educativos que otorga la institución.



2 ALCANCE: Aplica para los egresados de los diferentes programas académicos que ofrece la Universidad del Pacífico.

3 DEFINICIONES.

Egresado:

Graduado:

4 CONDICIONES GENERALES.

Se aplica cuestionario para seguimiento a egresado en el momento del grado, 1,3, 5 años después. El formato de encuesta aplicado, es establecido por el Ministerio de Educación. Cada vez que se realizan las encuesta de los años 0 (al momento del Grado), 1, 3 y 5 se realizà una medición sobre % de egresados, % de egresados trabajando, % egresados empresarios, % egresados desempleados, % egresados investigadores, % de egresados con estudios de posgrado y en general su desempeño profesional y social. La información generada en las diferentes actividades de seguimiento a egresado, deben tomarse en consideración para la elaboración de los planes de mejora institucional, y de programas académicos


5.1 Directorio de Egresado


1 Al finalizar el semestre el programa de egresado, solicita a la oficina de registro y control listado con los candidatos a grados.

Director del programa de egresado

Listado de candidatos



2 Firmar paz y salvo a los candidatos a grado una vez hallan diligenciado el formato de encuesta ----------

Director del Programa de Egresado.

3 Capturar información de los formatos de encuesta----- diligenciados e integrarla al directorio de egresados.

4 Clasificar información según, carrera, genero, promoción, jornada y mantenerla actualizada

5.2Seguimiento egresado


1 Un, tres y cinco años después de haber egresado de la Universidad del Pacífico, se contacta para que diligencie el formato de encuesta _____

Director del programa de egresado.

Formatos de encuestas -----

2 Una vez aplicada la encuesta se tabula la información Director del programa de egresado

3 Realizar análisis de la información tabulada Director del programa de egresado

4

Generar informe y socializarlo con Rectoría, Directores de Programa, Director de Bienestar, Director Académico, Director de Investigación, Director de Proyección social y Departamento de planeación.

Director del programa de egresado

Informe



5.3 Sector productivo


1 Selección de empresas en las cuales se aplicara encuesta

Director de Programa de Egresado

Formato encuesta empresarios

2 Seleccionar equipo de encuestadores

3 Inducción e instrucciones a los encuestadores

4 Aplicación de la encuesta según las empresa seleccionadas en la actividad 1

5 Procesar y Tabular información

6 Analizar y generar informe

7

Generar informe y socializarlo con Rectoría, Directores de Programa, Director de Bienestar, Director Académico, Director de Investigación, Director de Proyección social y Departamento de planeación.

5.6.7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE APOYO 5.6.7.1 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN DE RECURSOS (AP-GA-PR01) 1 OBJETIVO

Planear, coordinar, controlar la ejecución de los recursos, físicos, humanos y financieros de la institución

2 ALCANCE Inicia con la solicitud de necesidades y termina con la ejecución del presupuesto

3 DEFINICIONES.



PRESUPUESTO: Es el componente final del proceso de Planeación y contiene el cómputo anticipado de las Rentas e Ingresos que la Universidad es para recibir en una vigencia, lo mismo que los gastos en los que incurrirá durante la vigencia.

PAC: Plan Anual Mensualizado de Caja

ACUERDO MENSUAL DE GASTOS: Monto máximo de Recursos es ejecutar durante un mes del presupuesto de vigencia.

4 CONDICIONES GENERALES. Iniciar el tramite únicamente cuando este la documentación completa. Autorizar CDP únicamente par los rubros que se encuentren registrados en el presupuesto de la respectiva vigencia. Solo se autorizarán pagos de reservas aquellos compromisos que estén debidamente registrados en el acta. Todo contrato u orden de compras o servicio debe estar incluido en el acta de comité de compras o contratación. 5. CONTENIDO/DESARROLLO:


DE REFERENCIA

1 Recibe de la Oficina de Planeación el Plan de Necesidades Globalizado

DAF Plan de Necesidades Globalizado

2

Elabora anteproyecto de presupuesto y presenta a rectoría para su revisión y aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 3. Si no, se devuelve para corrección.

DAF Anteproyecto de presupuesto

3 Envía anteproyecto de presupuesto a Mineducación y Minhacienda

DAF



4

Recibe de Minhacienda monto global de presupuesto aprobado en Ley de Presupuesto General de la Nación

DAF

Resolución de Presupuesto

5

Elabora Ante proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos y lo envía a rectoría para su revisión y aprobación. Si se aprueba sigue el paso 6. Si no se devuelve para corrección.

DAF Ante proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos

6

Presenta ante el Consejo Superior el Ante proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 7. Si no, se devuelve para corrección.

Rectoría Ante proyecto de Presupuesto de Ingresos y Gastos

7

Recibe de Secretaría General Acuerdo de Presupuesto de Ingresos y Gastos, aprobado por el Consejo Superior

DAF Acuerdo de Presupuesto de Ingresos y Gastos

8

Elabora Resolución de Distribución de Presupuesto de Gastos y la envía a Secretaría General para su revisión y firma de la Rectoría.

DAF y Asistente Administrativo y Financiero

Resolución de Distribución de Presupuesto de Gastos

9 Recibe de Secretaría General Resolución de Distribución de Presupuesto de Gastos firmada

DAF

Resolución de Distribución de Presupuesto de Gastos firmada

10

Distribuye Resolución y Acuerdo de Presupuesto de Ingresos y Gastos a las diferentes dependencias del proceso

DAF

Resolución de Distribución de Presupuesto de Gastos y Acuerdo de Presupuesto de Ingresos y Gastos



11

Recibe de la Oficina de Planeación, el Plan de Necesidades priorizado, elabora Acuerdo Mensual de Gastos y lo envía a Rectoría, Control Interno, al Asistente de la DAF, a Tesorería y a la Oficina de Compras y Almacén.

DAF

Acuerdo Mensual de Gastos

12 Solicita PAC al Ministerio de Educación y lo envía a Tesorería y al Asistente de la DAF

DAF PAC

13

Realiza seguimiento al cumplimiento del Acuerdo Mensual de Gastos, Acuerdo de Presupuesto de Ingresos y Gastos y Plan de compras priorizado

DAF Informe de Seguimiento

14 Implementa Acciones preventivas, correctivas y de mejora

DAF Plan de Mejoramiento

5.6.7.2 PROCEDIMIENTO PARA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS (AP-GA-PR02) 1 OBJETIVO

Realizar la ejecución del presupuesto de ingresos y gastos.

2 ALCANCE Inicia con la recepción del Acuerdo de Aprobación Presupuestal de Ingresos y Gastos y la Resolución de Distribución Presupuestal y termina con el envío del informe del comportamiento de la Ejecución Presupuestal de ingresos y gastos a la Rectoría. 3 DEFINICIONES PRESUPUESTO: Calculo anticipado de los gastos para un periodo de tiempo determinado.

EJECUCION PRESUPUESTAL: Es un proceso de análisis para determinar sobre una base continua en el tiempo los valores absolutos y relativos de los gastos en un periodo determinado.



REGISTRO PRESUPUESTAL: Contabilización presupuestal de los compromisos adquiridos.

ACUERDO MENSUAL DE GASTO: Documento que establece el monto máximo a comprometer o a ejecutar en dicho periodo.

CDP: Certificado de disponibilidad Presupuestal

DAF: Dirección Administrativa y Financiera

4. CONDICIONES GENERALES En la Resolución Rectoral se distribuyen los rubros que no fueron distribuidos en el acuerdo presupuestal. Se expedirá un CDP por cada objeto del gasto. Los saldos no ejecutados se acumularán para el siguiente mes. Todos los contratos llevarán un sello que contiene: Número de CDP, número de compromiso, número de obligación, las fechas de expedición de cada uno de los anteriores, códigos presupuestales, monto del compromiso y el recurso correspondiente.

Las ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos se realizarán mensualmente.

Las modificaciones realizadas al presupuesto, se sujetarán a lo establecido en el Estatuto Presupuestal

Los informes de ingresos de Tesorería se recibirán mensualmente.



Referencia



1

Recibe del Director Administrativo y Financiero el Acuerdo de Aprobación Presupuestal de Ingresos y Gastos y la Resolución Rectoral de Distribución Presupuestal

Asistente administrativo y financiero

Acuerdo de Aprobación y Resolución de Distribución Presupuestal

2 Ingresa al sistema la Distribución Presupuestal

Asistente Administrativo y Financiero

3 Recibe de las dependencias necesidad de recursos

Director Administrativo y Financiero

Formato Requisición de bienes y Contratos

4 Recibe del Director Administrativo y Financiero el acuerdo mensual de gastos y lo ingresa al sistema


Formato de Acuerdo Mensual de Gastos

5 Recibe del Director Administrativo y Financiero formato de solicitud de CDP


Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal

6

Consulta el estado de ejecución del acuerdo mensual de gastos y asigna o no número de certificado de disponibilidad presupuestal (CDP).


7 Envía al Director Administrativo y Financiero el Formato de Solicitud de CDP con número de certificado asignado.


Formato de solicitud de CDP con número de certificado asignado

8 Recibe de las secretarias de la Dirección Administrativa y Financiera y de Talento Humano, los contratos para generar los compromisos


Contratos



9

Realiza el registro presupuestal de los compromisos en el sistema y devuelve los contratos a sus respectivas dependencias para que continúe el trámite de legalización.


Contratos

10

Recibe de la secretaria de la DAF, los contratos debidamente legalizados, y realiza el registro de la obligación


Contratos

11 Envía los contratos a contabilidad Asistente Administrativo y Financiero

Contratos

12 Recibe de contabilidad los comprobantes de egreso y registra la ejecución de los pagos


Comprobantes de egreso

13 Recibe de Tesorería el informe de ingresos Asistente Administrativo y Financiero

Formato de Ingresos

14 Elabora las ejecuciones de ingresos y de gastos Asistente Administrativo y Financiero

Formato de Ingresos y Formato de Gastos

15

Realiza seguimiento al Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal y presenta informe al Director de la DAF


Informe

16

Recibe del Asistente Administrativo y Financiero formatos de Ejecución de Ingresos y de Ejecución de Gastos, los revisa y analiza

Director Administrativo y financiero

Formato de Ingresos y Formato de Gastos

17

Elabora informe del comportamiento de la Ejecución Presupuestal de ingresos y gastos y lo envía a la Rectoría

Director Administrativo y financiero

Formato de Informe



5.6.7.3 PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INGRESOS POR TRANSFERENCIAS Y RECURSOS PROPIOS (AP-GA-PR03) 1 OBJETIVO

Registrar los ingresos, generados por recursos propios o recibidos por transferencia.

2 ALCANCE Aplica para los diferentes ingresos, generados por transferencia o por recursos propios, por cualquiera de las dependencias y en cualquiera de las sedes de la Universidad del Pacífico. Inicia con la identificación del tipo de ingreso y termina con la elaboración del Boletín Mensual de Ingresos y del Formato “Ingresos Generados por Matrículas y Otros Derechos Académicos”.

3 DEFINICIONES Recaudos: Son los dineros depositados en las cuentas bancarias de la Universidad o en la ventanilla de la tesorería por los diferentes conceptos como son:

Transferencias del Ministerio de Educación

Transferencias por convenios y/o contratos con diferentes entidades

Matriculas

Cursos de Extensión

Certificados, derechos de grado, examen medico etc.

Comprobante de Ingreso: Documento donde se consigna la información de los estudiantes o entidades, producto de los pagos que estos realizan en los bancos o en efectivo por los diferentes servicios que presta la Universidad del pacifico.

Boletín de Caja y Bancos: Documento donde se registra los recibos de caja de forma diaria reflejando los valores recibidos en consignación o efectivo por los diferentes servicios que presta la Universidad, cuyos valores en efectivo son consignados el día siguiente.



4 CONDICIONES GENERALES. Todo ingreso recibido por concepto de pago de matricula, certificados de estudios, cursos de extensión y otros debe ser validado, generando el respectivo Comprobante de Ingreso Los ingresos por recursos propios, nación y convenios serán reportados mensualmente a la oficina de presupuesto para su registro.

Tesorería será la única autorizada para recibir ingresos producto de la venta de servicios. Cuando se realicen pagos de recibos de matrícula, en la ventanilla de tesorería, el recibo debe ser sellado con la leyenda CANCELADO, tanto en el original como en las copias y será archivado en el consecutivo de recibos.

Solamente se recibirán cheques expedidos a nombre de la Universidad del Pacífico.

El horario de atención de la Oficina de Tesorería es de 8 a 11 a.m. y de 2 a 4 p.m., de lunes a viernes.



Referencia

1 Ingresos por convenios

1.1 Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera, el listado de convenios o contratos que entran en vigencia y que le generen ingresos a la Institución.

Tesorera Convenios o Contratos

1.2 Elabora Cuentas por Cobrar a las entidades con las cuales se tienen convenios, las envía y continúa con el paso 5

Tesorera y/o Secretarias de Tesorería

Cuentas de Cobro



2

Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera, el listado de estudiantes inscritos en los cursos de verano o en los programas de Educación Continua. Si el pago se realiza en la Ventanilla de Tesorería, continúa con el paso 4. Si se realiza en los bancos, continua con el paso 5

Tesorera y/o Secretarias de Tesorería

Listado de Estudiantes Inscritos

3 Legaliza las matriculas aprobadas por descuentos de nómina

Secretaria de tesorería

Formato de Descuento por Nómina

4

Recauda en la Ventanilla de Tesorería, los pagos de las matrículas de estudiantes regulares, cursos de verano y programas de Educación Continua, elaborando el recibo de ingresos respectivo

Secretaria de Tesorería

Recibo de Ingresos

5

Verifica, mediante las consignaciones, recibos de pago recibidos o consultas vía Internet de las cuentas bancarias, los ingresos por recursos propios o por transferencia, elaborando los respectivos recibos de ingresos

Tesorera

Consignaciones, Recibos de pago, Comprobante de Consignación Electrónica

5 Elabora Boletín Diario de Caja y Banco Tesorera Boletín Diario de Caja y Banco

6 Recibe de las sub-sedes (Tumaco y Guapi), Boletín diario de Caja y Banco

Tesorera Boletín Diario de Caja y Banco sub-sedes

7 Elabora Relación Mensual de Ingresos y la envía a presupuesto para su información

Tesorera Relación Mensual de Ingresos

8

Realiza seguimiento a los ingresos por recursos propios, elabora informe en el Formato Ingresos Generados por Matrículas y Otros Derechos Académicos y lo envía a la Oficina Asesora de Planeación para su información.

Tesorera

Ingresos Generados por Matrículas y Otros derechos Académicos



5.6.7.4 PROCEDIMIENTO PARA DESEMBOLSOS (AP-GA-PR04) 1 OBJETIVO

Establecer mecanismos en la oficina de tesorería de la Universidad del Pacifico, para el pago oportuno de todas las obligaciones adquiridas por la entidad.

2 ALCANCE Este documento aplica para todas las actividades desarrolladas por la Universidad del Pacifico, que involucren la cancelación de todos los compromisos adquiridos, con funcionarios de la Institución o con proveedores. Inicia con la recepción de los compromisos adquiridos y finaliza con el seguimiento a los pagos y la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora. 3 DEFINICIONES. Contrato y/o convenio: Instrumento legal en el que se establecen los derechos y obligaciones de las partes. Orden de Prestación de Servicios: Documento donde se congsina la información pertinente de la persona que presta el servicio, objeto de la orden, monto, vigencia, etc. Orden de Compra: Documento donde se consigna la información pertinente al proveedor, objeto, valor, detalles de la mercancía o elementos objeto de la compra, etc. 4 CONDICIONES GENERALES Las cuentas bancarias serán manejadas bajo el sistema de Firmas Conjuntas y Protectógrafo. Las firmas autorizadas so las del representante legal – rector(a) y la del tesorero(a).

Las chequeras de la Universidad estarán bajo custodia en la caja fuerte que reposa en la Oficina de Tesorería, bajo un sistema de clave, la cual conoce únicamente el tesorero(a).



Los cheque no entregados a los beneficiarios, quedarán en custodia en la caja fuerte de la Oficina de Tesorería.

Para la realización de cualquier pago, se debe enviar a la Oficina de Tesorería los soportes respectivos del causal del gasto, adjuntando los requisitos fiscales pertinentes. En caso de que falte algún documento soporte, se detiene el trámite del pago, hasta que la dependencia solicitante del pago, envíe los soportes pertinentes.

Los pagos deberán estar autorizados por el Ordenador del Gasto.

Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.

Para los pagos con cheque a funcionarios o proveedores que se encuentren fuera de la ciudad de Buenaventura, se realizará consignación del cheque, se enviará vía fax o correo electrónico comprobante de egreso y consignación y el beneficiario debe devolver, por los mismos medios, los documentos legalizados con su firma.

Para la entrega de cheques a personas distintas del beneficiario, éste debe presentar un poder autenticado con la copia de cédula de ciudadanía, tanto del beneficiario como del autorizado.

Los pagos a realizar, deben contar con el registro presupuestal de la vigencia fiscal.

El horario de atención de la Oficina de Tesorería es de 8 a 11 a.m. y de 2 a 4 p.m., de lunes a viernes.

Los pagos a los proveedores se realizarán los días jueves.

Únicamente se permitirá el acceso a la Oficina de Tesorería, al personal que labora en esta dependencia y/o a aquellos servidores que por alguna causa justificada y con previa autorización requieran ingresar a la misma.

Todos los movimientos financiero que realice el tesorero(a) quedarán amparados por la respectiva póliza de manejo.





DE REFERENCIA

1

Recibe de Talento Humano la liquidación de parafiscales y de Contabilidad: la nómina, órdenes de prestación de servicios liquidadas, órdenes de compra, contratos, resoluciones y las registra en el Libro Bitácora de Tesorería

Tesorera Bitácora de Tesorería

2 Ingresa información en la plantilla electrónica de cuentas por pagar, definiendo tipo de recurso presupuestal

Tesorera Plantilla Electrónica

3

Genera el pago: 1. Si es por nómina, realiza abono en cuentas a través del programa OCCIRED y continúa con el paso 4. 2, Si son parafiscales, ingresa a la página web de FEDECAJAS y a OCCIRED para realizar abono en cuenta, imprimiendo comprobante de pago y continúa con el paso 11. 3. Si son órdenes de prestación de servicios liquidadas, órdenes de compra, contratos y resoluciones: genera cheque, relación de pagos, comprobantes de egreso, entrega cheque al beneficiario y continúa con el paso 8

Tesorera y Secretarias de Tesorería

Comprobante de pago de FEDECAJAS, Comprobantes de egreso, Relación de pagos

4

Verifica en su cuenta, el abono realizado: Satisfacción, continúa con el paso 11. Insatisfacción con el abono realizado, informa en Tesorería la inconformidad y continúa con el paso 5

Funcionario en nómina

Recibo de pago

5

Verifica en la página de OCCIRED e imprime de la página electrónica, el documento Estado de pagos a terceros: Aplica la inconformidad, continúa con el paso 6. No aplica la inconformidad, enseña el documento al funcionario, comprobando el abono correcto realizado.

Tesorera Estado de Pagos a Terceros - Occired



6 Elabora Cheque y nota aclaratoria de elaboración de cheque


Nota aclaratoria de elaboración de cheque

7

Entrega cheque a funcionario reclamante, solicitando su firma en la nota de aclaración de elaboración de cheque como comprobante de recibo y envía la nota aclaratoria a contabilidad para su registro.


Nota aclaratoria de elaboración de cheque firmada por funcionario

8

Verifica conformidad en el pago: si, continúa con el paso 11. No, informa en la tesorería y continúa con el paso 9.

Proveedor o Funcionario

9

Verifica liquidación de la cuenta revisando la inconformidad planteada: Aplica, genera cheque por la cantidad faltante, generando comprobante de egreso, relación de pago y continúa con el paso 10. No aplica, enseña al reclamante, la correcta liquidación de la cuenta.

Tesorera y Secretarias de Tesorería

Comprobantes de egreso, Relación de pagos

10 Entrega cheque al reclamante, haciendo firmar el comprobante de egreso respectivo


Comprobantes de egreso firmado

11 Envía a contabilidad comprobantes de egreso legalizados para su descargue contable y firma

Tesorera Comprobantes de egreso legalizados

12

Recibe de contabilidad comprobantes de egreso descargados y firmados, envía copia a la Oficina de presupuesto, a la Dirección Administrativa y Financiera (en el caso de los contratos) y archiva en la tesorería.


Comprobantes de egreso firmado

13 Recibe de los bancos, los extractos bancarios Tesorería Extractos Bancarios

14 Realiza conciliación bancaria Secretaria de Tesorería

Libro de Bancos y Extracto Bancario



15

Realiza seguimiento a las notas aclaratorias de elaboración de cheques, a la relación de pagos, a la conciliación bancaria, al Libro Bitácora de Tesorería y a las actividades del procedimiento.

Tesorera

Informe de seguimiento


Tesorera Plan de mejoramiento

5.6.7.5 PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES (AP-GA-PR05) 1 OBJETIVO

Establecer el procedimiento de adquisición de Bienes que requiere la Universidad del Pacifico para el normal cumplimiento de sus funciones.

2 ALCANCE Inicia con la recepción del Plan de Compras aprobado y priorizado hasta la elaboración de informes de seguimiento a la ejecución del plan de compras. 3. DEFINICIONES BIENES: Son elementos materiales inventaríales que posee la Universidad, del cual se excluye el dinero en efectivo. Los bienes se clasifican en Bienes de Consumo y Bienes Devolutivos.

REQUISICION: Documento en el cual se describen en detalle los productos, bienes o servicios que se necesitan adquirir para el buen funcionamiento de las actividades Académicas y Administrativas de la Universidad del Pacifico.

DAF: Dirección Administrativa y Financiera

SICE: Sistema de Información para Contratación Estatal




Realizar las compras preferiblemente en la Ciudad de Buenaventura, excepto cuando los proveedores no cumplan con los estándares de calidad y precio. En caso de que la mercancía se adquiera en otra ciudad el proveedor deberá entregarla en las instalaciones de la Universidad del Pacifico.

Para la adquisición de equipos tecnológicos, quien lo solicite debe informar todas las especificaciones y contar con el visto bueno de un funcionario de la Universidad conocedor del tema, el cual podrá ser invitado al comité de compras y/o de contratación para efectos de selección.

Toda adquisición debe estar contemplada en el Plan de Compras, en caso de no estarlo, debe hacerse la modificación y registro del mismo. Los informes se presentaran semestralmente a la Dirección Administrativa y Financiera.

El corte para trámite de pago de facturas será hasta el 25 de cada mes.



Referencia

1 Adquisiciones registradas en el Plan de Compras priorizado

1.1 Recibe de la Dirección Administrativa y Financiera el plan de Compras aprobado y priorizado.

Jefe de Compras y Almacén.

Plan de compras aprobado y priorizado

1.2 Codifica y registra ante el SICE el Plan de Compras priorizado.


Certificación de registro

1.3 Diligencia en la Oficina de Compras el Formato Requisición de bienes, especificando características del bien o servicio a adquirir y continúa con el paso 3

Líder de proceso o Jefe de Dependencia

formato Requisición de bienes

2 Adquisiciones eventuales

2.1

Solicita ante la DAF, autorización para adquisición de bien o servicio, llenando formato Requisición de bienes. Se autoriza: No, se devuelve solicitud. Si, continúa con el paso 2.2

Líder de proceso o Jefe de Dependencia

formato Requisición de bienes



2.2 Envía Formato de solicitud de requisición a Compras y Almacén para su gestión

DAF Formato Requisición de bienes

2.3

Verifica en el Almacén, si hay existencia del bien solicitado. Si hay, envía formato con visto bueno al Auxiliar de Almacén para realizar entrega del insumo. No hay, continúa con el paso 2.4

Jefe de Compras

Formato Requisición de bienes con visto bueno

2.4 Realiza modificación del plan de compras y del respectivo registro ante el SICE

Jefe de Compras Certificación de registro

3 Solicita al Director de la DAF la disponibilidad presupuestal para las requisiciones.


Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal

4 Asigna disponibilidad presupuestal?: Si, continúa con el paso 5; No, rechaza solicitud, registrando en el formato designado para tal fin

Asistente DAF Formato de solicitud de disponibilidad presupuestal o CDP

5 Recibe del Asistente de la DAF el CDP Jefe de Compras y Almacén.

CDP

6 Solicita cotizaciones o propuestas. Jefe de Compras y Almacén.

Solicitud de Cotizaciones

7 Elaboración Cuadro Comparativo con las cotizaciones o propuestas recibidas.

Jefe de Compras y Almacén

Formato Cuadro Comparativo

8 Envía al comité de compras cuadro comparativo, para análisis y selección de proveedores


Formato Cuadro Comparativo

9 Realiza selección de proveedores y la envía a Jefe de Compras para su trámite

Comité de Compras

Acta de selección de proveedores



10 Notifica y solicita documentación al proveedor seleccionado


Notificación

11

Recibe y revisa documentación enviada por el proveedor: 1. cumple requisitos, se envía a la DAF adjuntando cotización, para diligenciamiento del contrato u orden de compra; No, vuelve al paso 10.


12

Recibe de la DAF copia de los contratos u orden de compra legalizada y le envía copia al Auxiliar del Almacén


Copias de los contratos

13

Recibe adquisición, diligencia comprobante de ingreso y la envía a Compras y Almacén, adjuntando la factura respectiva.

Auxiliar de Almacén

Comprobante de Ingreso y Factura

14 Reporta a la aseguradora, los equipos, muebles y enseres adquiridos

Jefe de compras y almacén

Póliza

15

Realiza seguimiento a la ejecución del plan de compras y elabora informe para la DAF y los organismos de control


Informes




5.6.7.6 PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE NOMINA EMPLEADOS (AP-GA-PR06) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos de la Universidad del Pacifico para el reporte de las novedades de nómina del personal.

2. ALCANCE



Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de las diferentes Dependencias las novedades de nómina y termina con el archivo de las novedades.

3 DEFINICIONES

Resoluciones de Personal: Son documentos generados por Rectoría donde se especifican traslados de dependencia, encargos de puestos, promociones, ingreso de personal nuevo, cambios de categoría, etc.

Formatos de Novedades de Personal: Son formatos que se originan a partir de un cambio notificado en un Acto Administrativo, tal como Traslados de Dependencia, Encargos de puestos, Promociones, Cambios de Categoría, licencias, etc.

Formatos de Incapacidades: Son formatos que suministra la EPS en la que se encuentra afiliado cada empleado. Si por alguna causa es de una entidad particular, distinta a la EPS, el empleado debe gestionar la trascripción al respectivo formato de la EPS a la que se encuentre afiliado.

Memorandos de Suspensiones: Son comunicados formales que transmiten información sobre suspensiones a los empleados. Estos deben llevar firma de recibido del empleado y en caso de negarse a firmarlo, firma de al menos dos testigos.

Licencias No Remuneradas: Suspensión temporal, del empleado, de su obligación de prestar el servicio para el cual se le contrató, y por parte de la Universidad, de su obligación de remunerarlo. Los formatos de licencias no remuneradas deben estar firmados por la Rectoría y anexar copias del soporte.

Formatos de Horas Extras: Las horas trabajadas por fuera de la jornada habitual se remuneran como horas extras. Los formatos de horas extras deben estar diligenciadas por cada empleado, y debe ser firmado por el Jefe inmediato.

Cartas de Permisos no remunerados: Son cartas donde el empleado solicita un permiso no remunerado, por lo tanto, la Universidad no tiene obligación de reconocerle salario por ese periodo. Estas cartas deben tener la



aprobación del jefe Inmediato y autorización de la Rectora cuando es a partir de 3 días.

Comunicado de las novedades de personal: Son documentos emitidos por el Jefe inmediato, que transmiten información sobre las novedades del personal.

Novedades De Nómina: Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

Nómina: Proceso mediante el cual se realiza la administración del pago a las personas vinculadas laboralmente con la Universidad. Dicho proceso incluye el registro y modificación de las condiciones contractuales entre la Institución y el personal vinculado (devengos y deducciones). La nómina debe ser elaborada con el tiempo suficiente para revisarla. Al Jefe de Contabilidad se debe entregar las novedades de nómina para la elaboración de la misma, a más tardar con 5 días de anticipación a la fecha de pago.

DAF: Director Administrativo y Financiero. 4. CONDICIONES GENERALES

Las novedades de nomina deben ser entregadas en la Oficina de Recursos Humanos, hasta el día 23 de cada mes calendario, y si no es hábil, el día anterior. Cuando se entreguen en una fecha posterior, se recibirán y serán reportadas en el mes siguiente.

La novedad de nomina debe ser firmada por el Jefe inmediato.

Las incapacidades que serán aceptadas son las expedidas por la EPS a la cual este afiliado al empleado y deben ser reportadas y entregadas a la Oficina de Recursos Humanos a más tardar al día hábil siguiente al de su expedición.



5. DESARROLLO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLES DOCUMENTO DE REFERENCIA

1. Recibe de las diferentes dependencias y de los empleados los documentos para la elaboración de las novedades de nómina.

Secretaria Oficina de Recursos Humanos.

Documentos.

2. Revisa los documentos teniendo en cuenta la firma del Jefe inmediato y/o visto bueno del DAF o el ordenador del gasto. Que la incapacidad sea expedida por la EPS donde este afiliado el empleado.

Secretaria Recursos Humanos

Documentos.

3. Elabora y envía a Contabilidad formato de reporte de novedades de nómina.

Secretaria y Jefe de Recursos Humanos

Formato de reporte de novedades.

4. Recibe de Contabilidad la nomina y revisa teniendo en cuenta los soportes que la información ingresada sea verás. Si la nómina no presenta inconsistencias se envía a la Oficina de Presupuesto. En caso contrario se regresa a Contabilidad.

Secretaria Oficina de Recursos Humanos o Jefe de Recursos Humanos.

Nomina

5. Realiza seguimiento a las novedades de nomina para retroalimentación.

Jefe de Recursos Humanos.



6. Archiva los documentos. Secretaria Oficina de Recursos Humanos

Carpeta archivo nomina.

5.6.7.7 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE DOCENTES OCASIONALES (AP-GA-PR07) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de los Docentes.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por la Dirección Académica, Recursos Humanos y las dependencias de la Universidad relacionadas con el procedimiento de Contratación de Docentes. Existe un procedimiento previo cuando la Dirección Académica y los Directores de Programa hacen convocatoria, reciben hojas de vida, entrevistan a los aspirantes, y de los seleccionados la Dirección Académica categoriza la hoja de vida y solicita autorización a la Rectoría para su contratación, luego entregan a la Oficina de Recursos Humanos las hojas de vida debidamente autorizadas por la Rectoría y las respectivas cargas académicas de cada uno de los docentes, debidamente firmada y visada.

Este procedimiento en la Oficina de Recursos Humanos inicia cuando recibe los documentos para la elaboración de la minuta de contrato o del Proyecto de Resolución y termina cuando la Secretaria de Recursos Humanos notifica al Docente para que firme el contrato o la Resolución.

3. DEFINICIONES



Resolución: Documento suscrito por la rectoría mediante el cual se vincula o contrata al Docente.

Contrato: Es el acuerdo entre el empleador y el empleado en el que se detallan las condiciones en las que un trabajador se compromete a realizar un determinado trabajo por cuenta del patrono y bajo su dirección, a cambio de una retribución o sueldo.

Docente: Se considera Docente aquel que se vincula para desarrollar una actividad académica (docencia, investigación y proyección social) limitada a un número de horas semanales y de acuerdo con las necesidades de la Universidad.

Carga Académica: Formato del reporte enviado por la Dirección Académica y los Directores de Programa sobre la intensidad horaria asignada a cada uno de los docentes cada semestre, para desarrollar actividades académicas.


Para la vinculación y contratación de todo docente, este debe diligenciar los siguientes formatos:

Hoja de vida y declaración de bienes y rentas de la función pública.

Afiliación a la EPS, AFP, Fondo de Cesantías y ARP.

Información financiera.

Igualmente debe entregar todos los documentos soportes, como son:



Certificados de estudios (Diploma, Acta de Grado). Si los estudios se realizan en el exterior, el titulo debe ser homologado ante el Ministerio de Educación Nacional.

Tarjeta Profesional, si la profesión lo exige.

Certificados que acrediten la experiencia laboral.

Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios (Procuraduría), penales (DAS) y fiscales (Contraloría).

Fotocopia cédula de ciudadanía. Libreta militar (varones).

Examen médico realizado por el Medico de la Universidad.

Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto Docente, el Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacifico, Ley 30/92, Decreto 1279/02, la normatividad sobre seguridad social.

GRUPO EVALUADOR: Conformado por la Dirección Académica, o quien haga sus veces, los Directores de Programa y el Psicólogo de la Universidad.

En la página Web de la Universidad y en un lugar destinado para tal propósito en la misma, se publicará la lista de elegibles a través de su documento de identidad, para preservar la identidad de los participantes.

Si los aspirantes no seleccionados no reclaman las hojas de vida en las fechas indicadas en la convocatoria, las mismas serán destruidas. El jefe inmediato debe realizar al nuevo empleado la correspondiente inducción.

5. DESARROLLO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLES DOCUMENTO DE



REFERENCIA

1. Recibe de la Dirección Académica las hojas de vida, del personal seleccionado, debidamente categorizadas y autorizadas por la Rectoría y el reporte de la carga académica de cada uno de los docentes debidamente firmadas por el Director del Programa y por la Dirección Académica.

Secretaria / Jefe Recursos Humanos.

Hoja de vida Formato reporte carga académica.

2. Revisa que en las hojas de vida estén anexos todos los documentos soportes.

Secretaria / Jefe Recursos Humanos.

Hoja de vida y documentos.

3. Recibe y revisa que la carga académica esté elaborada de conformidad al instructivo diseñado para el efecto.

Jefe Oficina de Recursos Humanos

Formato de carga académica.

4. Elabora el proyecto de resolución y/o contrato para el ingreso del docente y los envía a Rectoría para la firma.

Secretaria y Jefe Oficina de Recursos Humanos.

Proyecto de Resolución y/o contrato

5. Recibe de la Rectoría la Resolución y/o contrato debidamente firmado.


Resolución y/o contrato firmado.

6. Remite al docente al médico para que le sea practicado el examen de ingreso el cual debe ser entregado en el área de Recursos Humanos.

Secretaria Recursos Humanos.

Examen médico de ingreso.



7. Requiere al Docente para que se presente a la Oficina de Recursos Humanos a notificarse de la Resolución o a suscribir el contrato.


Resolución y/o contrato.

8. Entrega al aspirante los diferentes formatos para que los diligencie y le anexe todos los documentos soportes.


Formatos.

9. Recibe todos los documentos del Docente y abre una carpeta para la hoja de vida, donde los archiva.


Carpeta de Hoja de vida.

10. Diligencia la afiliación del Docente a la ARP, EPS, Fondo de pensiones, Cesantías y Caja de Compensación.


Formatos de afiliación.

11. Entrega la respectiva copia de la Resolución y/o contrato al nuevo empleado.


Resolución y/o contrato.

12. Archiva la resolución y/o el contrato junto con todos los documentos en la carpeta de hoja de vida del nuevo empleado.


Carpeta de Hoja de vida.



5.6.7.8 PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACION DE DOCENTES OCASIONALES EN PERIODO DE RECESO (AP-GA-PR08) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de Docentes ocasionales para el periodo de receso académico.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la Universidad relacionadas con la contratación de docentes ocasionales para el periodo de receso académico. Este procedimiento inicia cuando Rectoría autoriza previa solicitud de los Directores de Programa, Departamento, Dirección de Investigación y Proyección Social, la vinculación para el receso académico y termina con el archivo de las órdenes de servicio.

3. DEFINICIONES

Orden de Servicio: Es el acuerdo entre las partes en el que se detallan las condiciones en las que un Docente se compromete a realizar un determinado trabajo, a cambio de una retribución.


Para la vinculación de docentes ocasionales durante el periodo de receso académico, los Directores de los Programas, de los Departamentos, el (la) Director(a) General de Investigación y de Proyección Social, deben enviar a la Rectoría con antelación de un (1) mes a la terminación del semestre, la solicitud para su autorización.



A toda solicitud se le debe anexar el plan de trabajo, el cual debe especificar cual es el producto que se debe entregar al finalizar el periodo de receso académico. Finalizado el receso académico y una vez recibido el certificado expedido por el Jefe inmediato del cumplimiento de las obligaciones y de la entrega del producto acordado, se procederá por parte de la Oficina de Recursos Humanos a la elaboración de la correspondiente orden de servicio.

5. DESARROLLO

No. ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO DE REFERENCIA

1. Recibe de la rectoría la solicitud presentada por los Directores de Programas, Departamentos e Investigación y Proyección Social, con su VºBº para contratación de los docentes ocasionales durante el periodo de receso académico.

Secretaria de Recursos Humanos

Oficio con el Vº Bº. de Rectoría.

2. Recibe de los jefes inmediatos al final del periodo de receso, certificación del cumplimiento de todas las actividades y la entrega del producto por parte del Docente.


Certificaciones expedidas por los Jefes Inmediatos.

3. Elabora de conformidad a las autorizaciones las órdenes de servicio, se imprime dos ejemplares y se le anexan los


Ordenes de servicio y Certificaciones.



soportes.

4. Entrega a la oficina de presupuesto un original de las órdenes de servicio debidamente diligenciada, con sus soportes para su correspondiente pago.


Ordenes de servicio y documentos soportes.

5. Archiva la orden de servicio y los soportes en la carpeta de hoja de vida del docente.


Un ejemplar de la orden de servicio.

5.6.7.9 PROCEDIMIENTO DE CONTRATACION DE EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS Y DE MANTENIMIENTO (AP-GA-PR09) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la contratación de empleados Administrativos y de mantenimiento.

2. ALCANCE

Aplica para toda persona natural que vaya a ser contratada para desarrollar actividades administrativas o de mantenimiento. Este procedimiento inicia cuando Rectoría suscribe los contratos y termina cuando se archiva la carpeta de hoja de vida con todos los documentos soportes.



3. DEFINICIONES


Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de cotizaciones, deben pagar a las EPS, ARP y AFP.

Inducción: Es el conjunto de actividades desarrolladas por el Jefe Inmediato, con miras a guiar y familiarizar al nuevo empleado en las actividades asignadas para que su incorporación en la institución sea exitosa.

Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del diagnóstico, de tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten durante el transcurso del mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.


Para la contratación de todo nuevo empleado, este debe diligenciar los siguientes formatos:










Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios, penales y fiscales.



Las actividades de este proceso están reglamentadas en la normatividad institucional y legal.

El jefe inmediato debe realizar al nuevo empleado la correspondiente inducción. GRUPO EVALUADOR: Conformado por el Director Administrativo y Financiero, el Jefe Inmediato o de dependencia, el Jefe de la oficina de Recursos Humanos y un(a) Psicólogo(a) de la Universidad.

5. DESARROLLO


1. Recibe del Jefe Inmediato o Jefe de la Dependencia la identificación de la necesidad del personal y formato de requisición diligenciado, de acuerdo a las actividades,

Jefe Inmediato o Jefe de la Dependencia

Formato Requisición de personal



responsabilidades y competencias.

2. Realiza estudio de la solicitud para establecer

si es viable administrativa y financieramente.

Rectoría, Director Administrativo y Financiero y de Oficina de Recursos Humanos.

Informe

3. Elabora para la firma de la Rectoría invitación o convocatoria para la contratación.

Jefe de Oficina de Recursos Humanos

Convocatoria

4. Recibe y revisa las hojas de vida y elabora la lista de preseleccionados.

Jefe de Oficina de Recursos Humanos y Jefe inmediato o de dependencia.

Informe de revisión.

5. Se podrán realizar pruebas del saber hacer (conocimientos para la actividad) y del saber ser ( aptitudinal)

Grupo evaluador Formatos de evaluación.

6. Calificar y publicar los resultados de las pruebas aplicadas, mostrando el corte según lo establecido en la invitación o convocatoria.

Grupo evaluador Listado

7. Si esta contemplado en la invitación o convocatoria, realizar entrevistas al personal seleccionado de conformidad al puntaje y se publica los resultados.

Grupo evaluador Informe de entrevistas

8. Establecer la lista de elegibles de conformidad a los resultados del concurso.




9. Publicar los resultados en la página Web de la universidad y en un lugar destinado para tal propósito.


10. Elabora minuta de contrato y lo envía a la Rectoría para la firma.

Secretaria y Jefe Oficina de Recursos Humanos

Minuta de Contrato.

11. Recibe de Rectoría contrato para el ingreso del nuevo empleado.

Secretaria/ Jefe de Recursos Humanos

Contrato firmado por rectoría.

12. Remite al contratado al médico para que le sea practicado el examen de ingreso el cual debe ser entregado en el área de Recursos Humanos.


Formato Examen medico

13. Llama al aspirante para que se presente a la Oficina de Recursos Humanos para que firme el contrato.

Secretaria / Jefe de Recursos Humanos.

Contrato.

14. Abre una carpeta para la hoja de vida, donde archiva toda la documentación del nuevo empleado.


Carpeta de Hoja de Vida.

15. Diligencia la afiliación del nuevo empleado a la ARP, EPS, Fondo de pensiones, Cesantías y Caja de Compensación.


Formatos



16. Entrega copia del contrato al nuevo empleado.


Documentos

17. Archiva el contrato en la carpeta de hoja de vida del nuevo empleado y en la carpeta de novedades para su reporte a nómina.


Carpeta de hoja de vida y de novedades.

5.6.7.10 PROCEDIMIENTO PARA VINCULACION DE EMPLEADOS ADMINISTRATIVOS DE LIBRE NOMBRAMIENTO Y REMOCION (AP-GA-PR10) 1. OBJETO

Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la vinculación de empleados Administrativos de libre nombramiento y remoción, según las normas institucionales y legales vigentes.

2. ALCANCE

Aplica para todas las actividades desarrolladas por Recursos Humanos y las dependencias de la Universidad del Pacifico relacionadas con el procedimiento de vinculación de Empleados de libre nombramiento y remoción. Este procedimiento inicia cuando Rectoría envía la Hoja de Vida del aspirante y termina cuando la Secretaria de Recursos Humanos archiva la carpeta de hoja de vida.

3. DEFINICIONES



Resolución: Documento expedido por la rectoría mediante el cual se realiza el nombramiento.


Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas calculan el valor que por concepto de cotizaciones, deben pagar a las EPS, ARP y AFP.

Inducción: Es el procedimiento de guiar al nuevo funcionario hacia la incorporación a su puesto. Es una etapa que inicia al ser vinculado un nuevo empleado en la organización en la cual se le va a adaptar lo más pronto posible a su nuevo ambiente de trabajo a sus nuevos compañeros a sus nuevas obligaciones. Es el conjunto de actividades desarrolladas por el Jefe Inmediato, con miras a guiar y familiarizar al nuevo empleado en el cargo asignado para que su incorporación en la institución sea exitosa.

Evaluación: Las actividades de esta etapa, se realizan a la par con el desarrollo del diagnóstico, de tal manera que se pueden ir solucionando los problemas que se presenten durante el transcurso del mismo y al final para medir el logro de los objetivos propuestos.


Para la vinculación de todo funcionario, este debe diligenciar los siguientes formatos:










Certificados actualizados de: antecedentes disciplinarios (Procuraduría), penales (DAS) y fiscales (Contraloría).



Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto General de la Universidad del Pacifico, la normatividad sobre seguridad social y todas las normas aplicables a los funcionarios públicos del nivel nacional.

5. DESARROLLO


1. Recibe de Rectoría la Hoja de vida del aspirante para elaborar el proyecto de

Secretaria / Jefe Oficina de Recursos Humanos.

Hoja de vida y soportes



Resolución.

2. Revisa los soportes de la hoja de vida del aspirante, para verificar que cumpla con los requisitos del cargo y que los documentos que debe presentar estar completos.


Hoja de vida y soportes

3. Elabora proyecto de resolución de nombramiento, si el aspirante cumple con los requisitos y están completos los documentos.


Proyecto de Resolución

4.

Recibe de Rectoría la resolución de nombramiento debidamente firmada para el ingreso del nuevo empleado y el oficio comunicando el nombramiento y los envía a Recursos Humanos


Acto administrativo de nombramiento y oficio de comunicación.

5. Ubica y llama al aspirante para que se presente a la Oficina de Recursos Humanos y le hace entrega de la comunicación del nombramiento.


Comunicación emitida por la Rectoría

6. Recibe de la Rectoría el oficio presentado por el nombrado de aceptación del nombramiento.


Oficio.

7. Remite al nombrado al médico de la Universidad para que le sea practicado el

Secretaria Oficina de Formato



examen de ingreso, y el resultado se recibe en la Oficina de Recursos Humanos

Recursos Humanos.

8. Entrega al aspirante los formatos de hoja de vida y de declaración de bienes y rentas quien diligencia los mismos y le incorporará los soportes.


Formatos

9. Completa la documentación que debe presentar el nombrado, se elabora el acta de posesión para la firma del posesionado, el Director Administrativo y Financiero y la Jefe de Recursos Humanos.


Acta de Posesión y documentos.

10. Una vez suscrita el Acta de Posesión se le entrega al posesionado copia de la resolución de nombramiento y del acta.


Documentos.

11. Diligencia los formatos de afiliación del nuevo empleado a la ARP, EPS, Caja de Compensación, y al Fondo de pensiones y Cesantías


Formatos.

12. Abre una carpeta para la hoja de vida del nuevo empleado.


Carpeta hoja de vida.

13. Elabora la novedad para incluir en nómina al nuevo empleado, para la firma de la Jefe

Secretaria Oficina de Comunicado.



de la oficina de Recursos Humanos y la envía al Contador, quien procesa la Nómina.

Recursos Humanos

14. Ingresa al nuevo empleado en la planilla de autoliquidación de Seguridad Social y Parafiscales.

Secretaria Oficina de Recursos Humanos

Planilla Autoliquidación

15. Archiva en la carpeta de Hoja de vida toda la documentación concerniente al nuevo funcionario.


Carpeta hoja de vida.

5.6.7.11 PROCEDIMIENTO ELABORACION DE AUTOLIQUIDACION DE PLANILLA UNICA DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCAL (AP-GA-PR11) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos de la Universidad del Pacifico para la elaboración de la autoliquidación de aportes de Seguridad Social y Parafiscal de conformidad a la normatividad legal vigente.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se recibe las novedades y termina cuando se archiva la planilla de pago del recaudo integrado de la Seguridad Social y Parafiscal.



3. DEFINICIONES

Autoliquidación: Proceso mediante el cual las empresas afiliadas calculan el valor que por concepto de cotizaciones, deben pagar al Sistema General de Seguridad Social y Parafiscal.

Autoliquidación de Aportes: Proceso mediante el cual las empresas clientes reportan mensualmente mediante la Planilla Única la totalidad de la cotización de los trabajadores a su cargo, por salud, pensión, riesgos profesionales y parafiscal.


Se tienen en cuenta las novedades de retiro de empleados, de suspensiones, de licencias de maternidad, incapacidades medicas, variación de sueldos, traslados de EPS, traslados de Fondos de Pensión y todas aquellas novedades que afecten directamente a cualquier empleado.

Para la autoliquidación se trabaja en el portal de Fedecajas.com. La persona responsable de manejar la clave de ingreso al mismo es la Secretaria de Recursos Humanos. La autoliquidación de aportes a Seguridad Social y Parafiscal, se realiza de conformidad a la Ley 100/93 y sus decretos reglamentarios.

5. DESARROLLO




1. Recibe de las diferentes dependencias, empleados e instituciones los comunicados de novedades.

Secretaria y Jefe de Recursos Humanos.

Comunicados.

2. Registra en el programa de autoliquidación las novedades de ingreso, retiro de los nuevos empleados y todas aquellas novedades que afecten directamente a cualquier empleado o a la institución, entre ellas, las deducciones por reconocimiento de incapacidades.


Planilla única de Autoliquidación

3. Elabora el archivo plano de la planilla única y realiza la autoliquidación.


4. Envía al portal de Fedecajas el archivo plano por página Web donde va toda la relación de los empleados de la Universidad que están afiliados a las respectivas EPS, Fondo de Pensión, ARP, Caja de Compensación, SENA e ICBF , luego imprime un consolidado, para el pago.

Secretaria de Recursos Humanos.

Planilla Única de Autoliquidación.

5. Envía a Tesorería el consolidado para el pago.


Comprobante del consolidado para el pago.

6. Recibe de Tesorería la información de la realización del pago, y se imprime el comprobante de pago del recaudo integrado de la Seguridad Social y Parafiscal.


Comprobante de pago del Recaudo integrado de seguridad social y parafiscal.

7. Imprime las planillas de pago del recaudo Secretaria y Jefe de Planillas y oficio



integrado de la Seguridad Social y Parafiscales y se remiten a la Dirección Administrativa y Financiera y a la Oficina de Control Interno.

Recursos Humanos.

remisorio.

8. Archiva las planillas únicas de pago de la Seguridad Social y Parafiscal.


Planillas

9. Cuando los empleados lo solicitan, se imprime y se les entrega el consolidado individual del pago de Seguridad Social.


Planilla

5.6.7.12 PROCEDIMIENTO PARA INDUCCION Y REINDUCCION DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES (AP-GA-PR12) 1. OBJETIVO.

Establecer los lineamientos que permitan disponer de las condiciones necesarias para la adaptación del nuevo empleado a la Institución y familiarizarlo con las responsabilidades y exigencias del cargo; y para la motivación y orientación del personal antiguo a fin de generar y reforzar el sentido de compromiso y pertenencia con la Universidad.

2. ALCANCE.

Este procedimiento aplica para todos los nuevos empleados de la Universidad del Pacifico y aquellos empleados que pasan por un proceso de reubicación o ascenso laboral, los cuales van a desempeñar diferentes funciones en comparación con las responsabilidades adquiridas en el cargo anterior; e involucra las actividades correspondientes a la recepción, orientación y la transmisión de conocimientos de carácter global de la institución y conocimientos específicos del cargo al nuevo empleado.



3. DEFINICIONES

Programa de inducción: un programa de inducción corresponde a un plan de actividades diseñado y administrado por las instituciones públicas, implementado en un tiempo definido, que facilita la incorporación y adaptación de las personas a la administración o a un nuevo cargo. Por tanto, un programa de inducción debiera permitir a una persona una adecuada incorporación a su grupo de trabajo, aportar información relevante del cargo asumido y de la institución, permitiendo clarificar expectativas de rendimiento y aumentar las probabilidades de desempeño exitoso en el corto y mediano plazo. Desde esta perspectiva, la inducción de una persona constituye un proceso estratégico para la institución, cuyos objetivos son: Socializar, Orientar, Entrenar, Alinear y Fidelizar.

Inducción: Proceso mediante el cual se integra el nuevo personal a la universidad, proporcionándole información sobre la institución, los deberes y derechos como miembro de la Universidad y las actividades y responsabilidades relacionadas con el puesto de trabajo.

Reinducción: continuación de la inducción que se lleva a cabo a través de capacitaciones o profundización de la inducción primera.


El programa de Inducción-Reinducción es un proceso planeado de recepción y orientación de los docentes y administrativos que llegan a la institución a desempeñar actividades laborales o para quienes son trasladados o promovidos dentro de las mismas.

La inducción tiene como objetivo familiarizar al nuevo empleado, con la Universidad, su cultura, sus directivos, su historia, su filosofía, entre otros aspectos; aplica para todo el personal docente y administrativo sin importar el cargo que llegue a desempeñar.



La inducción al nuevo miembro de la comunidad universitaria se realiza inmediatamente se oficializa la vinculación, cuando se inicia la relación laboral antes de tomar su lugar en el cargo para el cual se vinculó o fue promovido.

La inducción-reinducción se realiza en tres etapas básicas:

a) Conocimiento general de la Institución: El primer momento se da a nivel Institucional, comprende toda la información general, que permite al empleado conocer la misión, visión, objetivos, estructura orgánica, el Proyecto Educativo Institucional, la Historia, Normatividad, responsabilidades, deberes, derechos y beneficios que ofrece la Universidad a sus empleados.

b) Conocimiento acerca de las competencias específicas del cargo: El segundo momento, denominada Inducción en el Puesto de Trabajo, hace referencia al proceso de acomodación y adaptación, incluyendo aspectos relacionados con rutinas, ubicación física, manejo de elementos, así como la información específica de la dependencia, su misión y el manejo adecuado de las relaciones interpersonales en la Universidad.

c) Retroalimentación al proceso de inducción o reinducción: Al tener esta propuesta un dispositivo formativo, el proceso integrará un tercer momento en el cual se pretende integrar en un esquema de trabajo la gestión por competencias y la inducción – reinducción como el proceso que liderará los procesos de adaptación y funcionamiento en la organización que visionan el desarrollo desde el componente formativo.

La reinducción tiene como objetivo reorientar la integración del empleado hacia la cultura organizacional, en virtud a los cambios administrativos, metodológicos, formativos, misionales y políticos de la Universidad.

Un grupo conformado por el Jefe de la oficina de Recursos Humanos, la Dirección Académica, los Jefes Inmediatos, el Jefe de Calidad, Bienestar Universitario y el Profesional (psicólogo) serán los encargados de realizar y ejecutar el programa de inducción-reinducción.



La conformación de los grupos para participar en el programa de inducción-reinducción se define con base en los ámbitos de actuación, sin importar el número de participantes.

Todo empleado que ingrese a la Universidad del Pacifico o sea trasladado de dependencia, debe recibir la inducción o la reinducción respectiva de conformidad al cargo o al nuevo cargo que vaya a desempeñar.

5. DESARROLLO:


1. Realiza programa de Inducción - Reinducción.

Jefe Oficina de Recursos Humanos, Dirección Académica, el Jefe de Calidad y Bienestar Universitario

Programa

2. Coordina con las instancias administrativas y académicas la inducción-reinducción.


Cronograma

3. Recibe al nuevo funcionario y lo presenta ante el Jefe inmediato y el resto del personal de empleados de la Universidad.


4. Notifica a los funcionarios la invitación al programa de inducción-

Secretaria de Recursos Comunicado



reinducción

Humanos

5. Ejecuta el programa de Inducción - Reinducción

Jefe inmediato, Grupo de Calidad, Dirección Académica, Bienestar Universitario, Psicólogo y Jefe Oficina de Recursos Humanos

Lista de asistencia

6. Elabora informe sobre el personal que recibió inducción o reinducción, con el fin de realizar una retroalimentación del proceso y generar acciones de mejoramiento.

Jefe inmediato, Grupo de Calidad, Dirección Académica, Bienestar Universitario, Psicólogo y Jefe Oficina de Recursos Humanos

Informe

7. fin

5.6.7.13 PROCEDIMIENTO PARA CAPACITACIÓN (AP-GA-PR13) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada en la dependencia de Recursos Humanos y Bienestar Universitario de la Universidad del Pacifico para atender las necesidades de capacitación, formación y entrenamiento de los servidores públicos administrativos (Empleados de Libre Nombramiento y remoción, de carrera administrativa, provisional, trabajador oficial y contratado) a través de los programas desarrollados y ejecutados en el proceso de formación del Recurso Humano.



2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico. Inicia cuando se reciben de las diferentes Dependencias las necesidades de capacitación y termina con la ejecución del programa de capacitación.

3. DEFINICIONES

Formatos de diagnostico para identificar necesidades de capacitación: Son formatos que se originan a partir de una necesidad de capacitación a los servidores públicos de cada Dependencia.


Las dependencias para diligenciar el formato de diagnostico para identificar necesidades de capacitación deben tener en cuenta: los cambios administrativos o legales, las necesidades propias derivadas de la modernización tecnológica y administrativa, los planes y proyectos, las competencias a desarrollar o fortalecer, las evaluaciones del desempeño de los servidores, entre otros.

Para elaborar el diagnostico de las necesidades de formación o capacitación, se deben tener en cuenta las siguientes fuentes:

• Plan de Acción de la Institución y sus lineamientos estratégicos. • Las competencias corporativas. • Evaluación del perfil de los cargos (comparación de las necesidades con los requisitos y responsabilidades

de los cargos). • Resultados de la Retroalimentación de la Gestión. • Comunicaciones enviadas por servidores o jefes de los mismos, donde solicitan alguna capacitación

especial.



• Resultados de reuniones formales con los Directores, jefes y las diferentes dependencias.

Si en una vigencia no fueron resueltas todas las necesidades de capacitación y entrenamiento por falta de presupuesto, éstas pueden seguir vigentes en el plan y diagnóstico de necesidades de capacitación de la vigencia siguiente.

De acuerdo a la disponibilidad presupuestal anual pueden quedar necesidades de capacitación sin programar, las cuales quedarán registradas en el informe de diagnóstico y se utilizarán como insumo para otros planes institucionales.

La Universidad del Pacifico primero buscará internamente si hay recurso humano competente académicos y administrativos para ofrecer los diferentes programas, antes de hacer contactos con terceros. Si el servidor público tiene alguna incapacidad durante el período de la capacitación, éste deberá presentar justificación ante la Oficina de Recursos Humanos, la cual evaluará cada caso y decidirá sobre la respectiva certificación, siempre y cuando la inasistencia por incapacidad no exceda el 15% del programa.

Una vez finalizada la actividad la Oficina de Planeación seleccionará una muestra n para la medición de impacto y se consignará en el cronograma.

En compañía del jefe inmediato del empleado se le aplicará el Cuestionario de evaluación de impacto de programas de formación y capacitación, elaborado por la Oficina de Planeación, en donde se identificara la aplicación de los conocimientos adquiridos por el servidor en el lugar de trabajo.

5. DESARROLLO




1. Envía a todas las dependencias administrativas y académicas anualmente durante los meses de septiembre y octubre, el Formato de Diagnóstico de Necesidades de capacitación vía correo electrónico.


Formato

2. Recopila la información necesaria para construir el diagnóstico de formación y capacitación.

Comité de Formación y Capacitación.

Documentación

3. El Comité de Capacitación con el resultado del diagnóstico prioriza las necesidades de acuerdo con el presupuesto para la vigencia, que se reflejarán en el Plan Institucional de Formación y Capacitación del respectivo año.


Informe

4. Con el informe del Comité de Capacitación se realiza el Plan Institucional de Formación y Capacitación para diseñar los programas del mismo.

Jefe Oficina de Recursos Humanos.

Plan Institucional de Formación y Capacitación

5. Con las prioridades resultantes del análisis del diagnóstico, define los programas que van a ser ejecutados durante la vigencia.


Informe

6. Socializa con las Dependencias Universitarias el Plan Institucional de capacitación y formación.


7. Aprobada la ejecución del programa solicita la reserva presupuestal para la ejecución de los mismos.


8. A medida que se realiza la programación de cada actividad, define objetivos, alcance, público al que va dirigido, requisitos de


Documento



inscripción, intensidad horaria, fechas, lugar donde será dictado.

9. Establece la disponibilidad interna del recurso humano académico y administrativo competente para ofrecer los diferentes programas.


10. Solicita una propuesta académica y económica de la Dependencia que está en capacidad de ofrecer el programa.


Oficio de solicitud

11. Analiza y evalúa que la propuesta esté acorde con los objetivos propuestos y las necesidades de la institución.


Informe

12. Gestiona los aspectos logísticos: Aulas, lugar, ayudas audiovisuales y materiales, fecha, divulgación, entre otros.

Secretaria/ Jefe Oficina de Recursos Humanos

Oficios

13. Realiza, invitación directa y focalizada o divulgación masiva de los programas a ofrecer según sea el caso y de acuerdo al programa se informa los requisitos para su inscripción.


Invitación

14. Cuando no se cuente con el recurso humano interno competente, se busca en el medio, proveedores de servicios de formación y capacitación (Regional, Nacional y/o Internacional según sea el caso ó el presupuesto), la empresa o persona natural idónea para ofrecer los programas demandados.


Invitación

15. Recibe las propuestas, analiza y da las recomendaciones para la selección, al Comité de Contratación.


Propuestas



16. Realiza el trámite correspondiente ante la Oficina de Presupuesto según el Procedimiento de Registro Presupuestal.

Jefe oficina de Recursos Humanos

Contrato con sus soportes

17. Ejecución de los programas de formación, capacitación o entrenamiento.


18. En lo posible realiza la instalación del evento el día de inicio y hace una introducción de los aspectos que motivan el programa.

Miembro del Comité de Formación y Capacitación.

19. Otorga un certificado de asistencia ó aprobación después de realizado el programa (sólo para quienes cumplan con los requisitos de asistencia, mínimo 80% la cual se verifica en el formato de Control de Asistencia y con la evaluación si el programa es evaluable).


20. Realiza el seguimiento y evaluación de los programas.


21. Indaga sobre el desempeño del programa mediante visitas periódicas al curso y entrevistas con el facilitador y con los asistentes.


22. Al final de cada programa, realiza una encuesta para evaluar satisfacción y cumplimiento de objetivos del programa.


Formato encuesta

23. Envía a la Oficina de Planeación para que tabule y analice los resultados de las encuestas, con el fin de tomar acciones en programas futuros.


Formatos encuesta

24. En un tiempo prudencial después de terminada cada actividad relacionada con el desarrollo de las competencias técnicas, se


Formato evaluación.



evaluará con el Jefe de la dependencia el impacto de los programas ofrecidos, para la retroalimentación del proceso de capacitación.

5.6.7.14 PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN DE CARTAS LABORALES (AP-GA-PR14) 1. OBJETIVO

Establecer la metodología utilizada por la Universidad del Pacifico para la Elaboración de constancias laborales.

2. ALCANCE

Se aplica a todas las actividades de la Universidad del Pacifico relacionadas con la elaboración de constancias laborales desarrollas por la Dirección de Recursos Humanos. Este procedimiento empieza cuando el empleado o ex-empleado presenta la solicitud de la constancia laboral y termina cuando se archiva la copia de la misma con el recibido por parte del interesado.

3. DEFINICIONES:

Solicitud de constancia laboral: Es un formato, mediante el cual el empleado o ex-empleado solicita una constancia laboral.

Constancia Laboral: Es un documento que certifica la relación laboral del empleado y en el se especifica nombre, número del documento de identidad, el salario, cargo, fecha de ingreso, fecha de retiro, funciones, obligaciones y tipo de vinculación o contrato.




La solicitud de constancia laboral se debe tramitar por el empleado o ex-empleado.

Para la expedición de toda constancia laboral se debe diligenciar el formato de solicitud.

A los tres (3) días hábiles siguientes a su solicitud se entrega la constancia laboral.

5. DESARROLLO


1. Entrega el formato de solicitud de constancia laboral al empleado o ex-empleado para que lo diligencie y lo entregue.


Formato de solicitud.

2. Recibe del empleado o ex-empleado el recibo de pago, copia de consignación y el formulario de solicitud de constancia laboral y verifica que se llene la información, entre ellos: el nombre completo, número de cédula, el destino, etc. y se le regresa un desprendible.


Formato de solicitud diligenciado, recibo de tesorería y consignación.

3. Revisa y verifica en la carpeta de la hoja de vida los datos del empleado así como el tiempo laborado, cargo, sueldo y tipo de


Carpeta Hoja de Vida.



contrato.

4. Elabora la constancia laboral una vez confirmados y verificados los datos.


Carpeta Hoja de Vida y constancia.

5. Entrega la constancia laboral y la carpeta de la Hoja de vida a la Jefe de Recursos Humanos para la verificación de su contenido y su firma.

Nota: Si se presenta alguna inconsistencia en la certificación, la corrige a mano y la regresa a la secretaria para que nuevamente la elabore y se la regrese para su revisión y firma.

Secretaria y Jefe Oficina de Recursos Humanos.

Carpeta Hoja de Vida y constancia.

6. Recibe de la Jefe de Recursos Humanos la carpeta de la hoja de vida y la constancia debidamente firmada.


Carpeta Hoja de Vida y constancia firmada.

7. Entrega la constancia laboral al interesado, haciéndole firmar el recibido.


Copia de la constancia con el recibido.

8. Archiva en el fólder de constancias la copia de la misma con el recibido.


Fólder

5.6.7.15 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES (AP-GA-PR15)



1. OBJETIVO

El presente procedimiento describe todas las actividades necesarias para la liquidación de las prestaciones sociales del personal de planta como del personal contratado (docentes, administrativos, mantenimiento) de la Universidad del Pacifico bajo la coordinación del área contable.

2 ALCANCE

El procedimiento inicia con la solicitud de liquidación de prestaciones por parte del Director Administrativo y Financiero y termina con el envió de estas a la oficina de presupuesto.

3 DEFINICIONES

Prestaciones sociales. Son beneficios legales que el empleador debe pagar a sus trabajadores adicionalmente al salario ordinario. Prima de servicios. Equivalente a quince (15) días de salario por el tiempo laborado durante el año.

Vacaciones. Consisten en el descanso remunerado que debe el empleador al trabajador equivalente a quince (15) días hábiles por cada año de servicios.

4 CONDICIONES GENERALES Los factores salariales utilizados para la liquidación de las prestaciones sociales son los señalados en el decreto 1042 de 1978.

Cuando al 30 de junio de cada año el empleado no haya trabajado el año completo, tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional de la prima de servicios, de que trata el articulo 58 del decreto 1042 de 1978, siempre que hubiere prestado sus servicios en la universidad por un termino mínimo de seis (6) meses. También se tendrá derecho al reconocimiento y pago en forma proporcional de esta prima de servicios cuando el empleado se retire del servicio y haya prestado sus servicios en la universidad por un término mínimo de seis (6) meses.



En la Universidad del pacifico se reconocerá y pagara una prima de servicios en el mes de julio equivalente a quince (15) días de salario o proporcional al tiempo laborado y una prima de navidad en el mes de diciembre equivalente a treinta (30) días de salario o proporcional al tiempo laborado. Al personal contratado se le reconocerá y pagara vacaciones proporcionalmente al tiempo laborado (ley 905 de 2005). Al personal de planta se le reconocerán y pagaran vacaciones , prima vacacional y bonificación por recreación de conformidad a lo estipulado en los decretos 1042 de 1978 y 404 de 2006. El auxilio de cesantías se liquida con corte al 31 de diciembre de cada año y se depositara a más tardar el 15 de febrero del año siguiente en las cuentas individuales de cada trabajador. Estas cuentas son manejadas por las sociedades administradoras de fondos de cesantías.



Referencia

1

Se recibe del director administrativo y financiero la solicitud para liquidación de las prestaciones sociales; para el personal de planta en los meses de julio y diciembre, para el personal contratado a la terminación del contrato.

Contador. Solicitud de liquidación.

2. Se imprime del aplicativo diseñado para la nomina el listado de tiempos trabajados de todos los servidores de la universidad.

Contador.

Listado de tiempos trabajados.



3.

Se procede a liquidar las prestaciones, para ello, si es del caso se actualizan los salarios y los días trabajados, se utiliza la herramienta de Excel.

Contador.

Planilla de liquidación de prestaciones sociales.

4.

Una vez liquidadas las prestaciones se pasan a la secretaria del área contable para que verifique la información (números de cedulas, salario actual, tiempos trabajados) del personal docente con las planillas de pago del período liquidado.

Secretaria del área contable

5.

Si la secretaria no detecta errores las planillas de liquidación se envían a las oficinas de talento humano y de control interno para las revisiones correspondientes, si se detecta algún error se regresan a la oficina del área contable.

Jefe de oficina de talento humano y asesora de

control interno.

6.

Después de revisadas las liquidaciones por parte de las oficinas correspondientes y corregidas las observaciones en el caso de haberse presentado, el contador las envía al jefe de la oficina de presupuesto para lo de su competencia.

Contador.

5.6.7.16 PROCEDIMIENTO PARA LA TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL (AP-GA-PR16) 1. OBJETIVO



Establecer la metodología utilizada por la Rectoría, las diferentes dependencias y la División de Talento Humano de la Universidad del Pacifico para dar por terminada la relación laboral.

2. ALCANCE

Aplica para todos los empleados de la Universidad del Pacifico, a excepción de la Rectoría. Este procedimiento empieza cuando la Rectoría acepta la renuncia y/o da por terminada la relación laboral con el empleado por cualquier circunstancia y termina cuando la carpeta de la Hoja de vida del retirado se archiva en la sección de inactivos.

3. DEFINICIONES

RETIRO DE EMPLEADOS: Se realiza cuando hay un quebrantamiento de la ley por parte del empleado, al apartarse del contenido de sus obligaciones y al ocasionar con su conducta la terminación de la relación laboral antes del tiempo que según la ley, o el convenio, ha debido ocurrir normalmente.

DECLARATORIA DE INSUBSISTENCIA: Cuando mediante un acto administrativo se declara la insubsistencia del empleado de libre nombramiento y remoción, es decir, se le desvincula de una entidad pública. DESTITUCION: Cuando mediante un acto administrativo se desvincula un funcionario público como resultado de un fallo disciplinario. RENUNCIA: Comunicado mediante el cual el empleado se retira por su propia voluntad de la empresa o institución donde labora.

TERMINACION DE CONTRATO: Comunicado mediante el cual el empleador o el empleado da por terminado el contrato de trabajo a término fijo.




Para la liquidación definitiva de las prestaciones sociales, el empleado debe entregar: Paz y Salvo de entrega del cargo, biblioteca, laboratorio, tesorería, almacén, informática.

Las actividades de este proceso están reglamentadas en el Estatuto de personal Administrativo, el Estatuto Docente y el Estatuto de Contratación de la Universidad del Pacifico.

5. DESARROLLO


1. Recibe de la Rectoría el documento de terminación de relación laboral.


Comunicado.

2. Notifica al empleado la terminación de la relación laboral para tramite de Paz y Salvo.

Secretaria/Jefe de la Oficina de Recursos Humanos

Comunicado con la firma de recibido

3. Recibe del empleado retirado el formato de Paz y Salvos debidamente diligenciado.

Secretaria de la Oficina de Recursos Humanos

Formato Paz y Salvos

4. Elabora y envía a Contabilidad el reporte de la novedad para el retiro de nómina y liquidación de prestaciones sociales.

Secretaria / Jefe de la Oficina de Recursos Humanos

Comunicado de novedad.

5. Recibe de Contabilidad la liquidación de las prestaciones sociales correspondientes.

Secretaria Oficina de Recursos

Liquidación



Humanos 6. Elabora el proyecto de resolución de

reconocimiento de prestaciones sociales y cesantía o acta de liquidación, para la revisión de la jefe de Recursos Humanos y firma de la Rectoría, previa presentación de los respectivos Paz y Salvos.

Secretaria y Jefe de la Oficina de Recursos Humanos

Proyecto de Resolución. Acta de Liquidación.

7. Recibe de la Rectoría la Resolución o el Acta de Liquidación debidamente firmada y la envía a Presupuesto para el respectivo trámite de pago.


Resolución o Acta de liquidación debidamente firmada

8. Archiva la carta de renuncia, la aceptación, la resolución de prestaciones sociales y cesantías o la carta de terminación de la relación laboral y el acta de liquidación, en la respectiva Hoja de vida y la traslada a la sección de inactivos.


Carpeta Hoja de Vida

5.6.7.17 PROCEDIMIENTO PARA LA PROGRAMACIÓN SEMESTRAL DE SALAS DE INFORMÁTICA (AP-GA-PR17)

1 OBJETIVO

Programar los horarios semestrales académicos en las salas de informática de acuerdo a las solicitudes de asignación presentadas por cada programa académico.

2 ALCANCE Este procedimiento inicia con el aviso de envío de requerimientos académicos por parte de cada programa académico, y termina con la presentación del horario semestral de salas de informática.



3 DEFINICIONES ASIGNATURA: Elemento académico que describe de forma general conocimientos organizados en contenidos, los cuales están ordenados de forma estructura, y que reciben los estudiantes de la universidad. CALENDARIO ACADÉMICO: Conjunto de actividades educativas que de desarrollan en un período generalmente establecido compuesto por 16 semanas. 4 CONDICIONES GENERALES Los Programas Académicos deben presentar, con dos semanas de antelación al inicio del periodo académico respectivo, las necesidades de salas de acuerdo a la programación académica semanal del programa. En caso de haber varias solicitudes para el mismo horario en sala, se le dará prioridad al orden de recepción de la respectiva solicitud. Los cambios que se generen a partir de la condición anterior, serán informados al Secretario Académico del programa con la propuesta de disponibilidad de sala. Se considera como Horario Extemporáneo, todas aquellas solicitudes periódicas o eventuales, que no sean realizadas dos semanas antes del inicio del periodo académico respectivo. Dichas solicitudes, deben ser realizadas directamente por el docente que requiera la sala, por lo menos con ocho días de anticipación. La responsabilidad de los elementos y equipos de la salas de informática, durante los horarios programados, recae sobre el docente de la asignatura correspondiente.

5 CONTENIDO/DESARROLLO


Referencia



1 Envía aviso recordatorio a los directores de programas académicos para que presenten sus necesidades de sala de informática.

Jefe Oficina de Informática.

Memorando de Aviso

2

Recepción de las necesidades presentadas por los directores de programas académicos, para la utilización de salas de informática de acuerdo a la asignatura que lo requiera

Jefe de Oficina de Informática

Oficio

3

Programación y ajuste de los horarios de salas de informática de acuerdo a las necesidades presentadas por cada programa de académico.

Jefe de Oficina de Informática y Coordinador de Salas

Borrador de Horario

4 Presentación del borrador de horario semestral de salas de informática a los directores de programas académicos de la universidad.

Jefe Oficina de Informática.

Borrador de Horario

5 Revisa borrador de horario. Si hay inconformidades, eventualidades o solicitud de modificación, sigue con el paso 6. Si no, continúa con el paso 8

Director Programa Académico

Borrador de Horario

6 Envía oficio, solicitando modificación o manifestando inconformidad, a la Oficina de Informática

Director Programa Académico

Oficina

7 Recibe oficio y revisa disponibilidad de salas y concerta con el director de programa, que hizo la solicitud, los espacios disponibles

Coordinador de Salas

8

Elabora horario definitivo y lo envía a los Directores de programa, a la Dirección Académica, a los líderes de procesos y a Rectoría


Horario Definitivo

9 Realiza seguimiento al horario programado, recibe y atiende solicitudes extemporáneas de docentes y demás dependencias de la Institución.


Horario y Solicitudes Extemporáneas

10

Implementa acciones preventivas correctivas y de mejora a las actividades de programación de las salas.



5.6.7.18 PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A USUARIOS EN LAS SALAS DE INFORMÁTICA (AP-GA-PR18)



1 OBJETIVO

Suministrar el servicio de equipos de cómputo de las salas de informática a los usuarios.

2 ALCANCE Aplica para toda la Comunidad Universitaria y para los usuarios externos previo establecimiento de convenio. Inicia con la solicitud del computador y termina con la verificación del estado del mismo. 3 DEFINICIONES AUXILIAR OPERATIVO: Persona escogida entre los estudiantes universitario que controlan las salas de informática dentro de um turno programado. EQUIPO DE CÓMPUTO: Elemento computacional que ayuda a desempeñar tareas diversas mediante el uso o empleo de software especializado. SALA DE INFORMÁTICA: Espacio académico, idéntico a un salón de clases, el cual cuenta además con computadores para el desarrollo de asignaturas que requieran de este recurso. 4 CONDICIONES GENERALES Para acceder a las salas de informática, se debe presentar documento actualizado que acredite condición como integrante de la comunidad universitaria. Para convenios, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución y documento de identidad. El servicio de uso y reserva de las salas de informática, solo se prestará a la persona titular del documento. La reserva para el uso de un equipo en las salas de informática, se debe realizar con mínimo 1 día hábil de antelación y esta será por un máximo de dos horas. El tiempo de espera, para hacer efectiva la reserva, será máximo de 15 (quince) minutos.



El usuario debe acatar las normas de comportamiento establecidas para las salas de informática. La ayuda o asesoría que brinda el Auxiliar Operativo al usuario de las salas de informática, se limita a solucionar problemas de software y hardware únicamente. 5 CONTENIDO/DESARROLLO


Referencia

1

Solicita un equipo de cómputo en la sala de informática, presentando documento que lo acredita como integrante de la Comunidad Universitaria o como usuario del convenio. 1. Lo requiere para otro día, solicita reserva y continúa con el paso 3. 2. Lo requiere para uso inmediato, sigue con el paso 2

Integrante de la Comunidad Universitaria y usuario externo con convenio

Carné

2 Si hay equipo disponible en la sala, continúa con el paso 4. Si no, se rechaza la solicitud, se ofrece reserva y continúa con el paso 3

Auxiliar Operativo

3

Revisa en la Planilla electrónica de Reserva de Salas. Si hay horario disponible, asigna reserva y continúa con el paso 4. Si no, ofrece alternativas en otros horarios.

Auxiliar Operativo

Planilla Electrónica de Reserva de Salas

4

Presenta documento que lo acredita como integrante de la Comunidad Universitaria para ingresar a la sala de informática


Carné

5 Recibe el documento, registra el uso del equipo en la Planilla Electrónica de Reserva de Salas y hace entrega del equipo

Auxiliar Operativo

Planilla Electrónica de Reserva de Salas

6

Usa el equipo y cumple las normas de comportamiento en las salas de informática. Tiene problemas de software o hardware: Si, solicita ayuda al Auxiliar operativo y continúa con el paso7; no, continúa con el paso 8.




7

Brinda asistencia al solicitante. Soluciona el problema: Si, continúa con el paso 8. No, verifica disponibilidad de otro equipo, lo ofrece al usuario y reporta situación problema en el Formato Entrega de equipos

Auxiliar Operativo

Formato Entrega de Equipos

8

Termina sesión en el equipo y hace entrega del mismo al Auxiliar Operativo


9

Verifica estado de entrega del equipo. Novedades: No, continúa con el paso 10. Si, retiene documento del usuario, reporta la novedad en el Formato Entrega de Equipos y continúa con el paso 11.

Auxiliar Operativo

Carné y Formato Entrega de Equipo

10

Sale de la sala de informática. Integrante de la Comunidad Universitaria y usuario externo con convenio

11

Realiza seguimiento a los formatos de Entrega de Equipos y a la Planilla Electrónica de Reserva de Salas


Formato Entrega de Equipos y Planilla Electrónica de Reserva de Salas

12

Reporta las novedades consignadas en los formatos de Entrega de equipos, a los programas, dependencias y entidades correspondientes para el trámite de la deuda respectiva.


Listado de deudores

13 Envía listado de deudores a la Oficina de Informática Coordinador de

Salas Listado de deudores

14

Cancela deuda en la oficina de informática Integrante de la Comunidad Universitaria y usuario externo con convenio con deuda

15 Reporta la cancelación de la deuda en el listado de deudores y devuelve documento retenido


Carné



16

Al final de cada semestre, entrega listado actualizado de deudores e informe de seguimiento a los formatos de Entrega de Equipos y a la Planilla Electrónica de Reserva de Salas a la Oficina de Informática


Listado de deudores actualizado

17

Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora a la atención de las salas

Coordinador de Salas y Jefe de Oficina de Informática


5-6-7-19 PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMO DE EQUIPOS DE AYUDAS AUDIOVISUALES (AP-GA-PR19)

1 OBJETIVO:

Definir la metodología mediante la cual se prestará el servicio de préstamo de equipos de ayudas audiovisuales

2 ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia, para el Préstamo de Equipos, con la identificación de los docentes activos y la apertura de carpetas y termina con la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades de la Oficina de Ayudas Audiovisuales.

3 DEFINICIONES:

Equipo de Ayuda Audiovisual: Se encuentran en esta categoría los video beams, proyectores de acetatos, proyectores de diapositivas, televisores – D.V.D, equipos de sonido, fotocopiadoras, anilladoras y demás equipos y accesorios que sirven de apoyo a la labor docente.

4 CONDICIONES GENERALES:

Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el Reglamento Institucional de la Oficina de Ayudas Audiovisuales de la Universidad del Pacífico.



En el caso de reserva de equipos para sustentación de trabajos de grado, la reserva debe estar a cargo del Director del programa académico o del Director del Comité de Investigación del programa en cuestión. Si la actividad que requiere el equipo es de Bienestar Universitario o de Extensión y Proyección Social, la reserva debe ser realizada por el funcionario de la Institución encargado de la actividad, el Director de Bienestar Universitario o el Director de Extensión y Proyección Social. Se presta el servicio de fotocopiado y anillado, únicamente para asuntos institucionales, presentando el formato de Orden de fotocopias y anillado debidamente diligenciado y firmado por el Director de programa, Jefe de Dependencia o Directores de Docencia, Investigación, Extensión y Proyección Social, según sea el caso.



DE REFERENCIA

1 Identifica docentes activos por período y programa académico

Auxiliar de Audiovisuales

Horario de Clases

2 Realiza apertura de la carpeta de solicitudes de reserva y las carpetas de programación semestral


Carpeta de solicitud de reserva y Carpeta de programación semestral por equipo.

3 Solicita reserva de equipo de ayuda audiovisual

Funcionario de la Universidad o estudiante de la asignatura

4 Registra la solicitud en el formato de solicitud de reserva de equipos de ayudas audiovisuales

Auxiliar de audiovisuales

Formato de solicitud de reserva



5

Revisa la disponibilidad del equipo de ayuda audiovisual en el horario solicitado. Si hay disponibilidad, sigue al paso 6; si no, lo registra en la carpeta de solicitud de reserva como servicio o atendido o no prestado.

Auxiliar de audiovisuales

Formato de solicitud de reserva y Carpeta de programación semestral por equipo

6 Reserva equipo en la carpeta de programación semestral por equipos


Carpeta de programación semestral por equipo.

7

Reclama equipo de ayuda audiovisual en la Oficina de Ayudas Audiovisuales, según lo programado en la carpeta respectiva, verifica estado del equipo recibido y deja como respaldo el carné que lo identifica como funcionario de la Universidad

Funcionario

Carpeta de programación semestral por equipo.

8

Verifica el correcto uso de los equipos durante el desarrollo de as clases en las cuales son utilizados. En caso de novedades, las registra en la Bitácora de Seguimiento al uso de equipos de ayudas audiovisuales.


Bitácora de Seguimiento al uso de equipos de ayudas audiovisuales.

9 Devuelve el equipo a la Oficina de Ayudas Audiovisuales

Docente

10

Recibe y revisa equipo prestado, verificando estado de equipo entregado. Si hay novedades, sigue al paso 11; si no, sigue al paso 16


11

Consigna la novedad en el formato de Deudas de Equipos de Ayudas Audiovisuales, la hace firmar del funcionario que asume la deuda y la archiva en la carpeta de deudores de la Oficina de Ayudas Audiovisuales.


Formato de Deudas de Equipos Audiovisuales y Carpeta de Deudores de la Oficina de Ayudas Audiovisuales



12

Cancela deuda de equipo antes de terminar el semestre. 1. Si, se anula el formato de deuda. 2. No, sigue al paso 13

Funcionario

13

Al finalizar el semestre, revisa carpeta de deudores de la Oficina de Ayudas Audiovisuales, elabora listado de deudores y lo reporta a la Oficina de Talento Humano.


Listado de Deudores

14

Entrega equipo referenciado como deuda en la Oficina de Ayudas Audiovisuales y solicita paz y salvo de la oficina

Funcionario

15 Recibe el equipo, reporta el pago de la deuda en el listado de deudores y emite paz y salvo


Listado de Deudores y Paz y Salvo Oficina de Ayudas Audiovisuales

16

Realiza seguimiento a las carpetas de solicitud de reserva, programación semestral y Bitácora de seguimiento al uso de equipos de audiovisuales, elabora informe y lo envía al Director Administrativo y Financiero


Informe

17 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora

Auxiliar de audiovisuales y Director Administrativo y Financiero

Plan de mejoramiento de a Oficina de Ayudas Audiovisuales

5-6-7-20 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS DE LABORATORIO (AP-GA-PR20) 1 OBJETIVO:

Definir la metodología mediante la cual se prestarán los diferentes servicios del Laboratorio Integrado

ALCANCE:



2 Aplica para toda la Comunidad Universitaria y representantes de la comunidad organizada. 3 DEFINICIONES:

Laboratorio Integrado (LI): Organismo dinámico prestador de servicios para docencia, investigación y extensión.

Servicios de LI para Docencia: Son los requeridos por los programas académicos de la Universidad, para el cumplimiento de sus prácticas experimentales.

Servicios de LI para Investigación: Son los requeridos por la Dirección de Investigaciones, Comité de Investigaciones de los programas, docentes investigadores, tesistas y pasantes, para desarrollar actividades que tiendan ala generación de nuevo conocimiento.

Servicios de LI para Proyección Social y Extensión: Son los requeridos por la comunidad organizada o por integrantes de la Comunidad Universitaria con el fin de proyectar las fortalezas institucionales hacia los primeros.

Laboratorio de Ensayo: Laboratorio con la capacidad y confiabilidad para emitir datos

4 CONDICIONES GENERALES. Las condiciones que aplican para este procedimiento, se encuentran consignadas en el Reglamento de Laboratorios.

Las solicitudes de servicios para desarrollo de trabajos de grado, deben estar autorizadas por el Director de Programa y el Director del Comité de Investigaciones del Programa Académico al cual pertenece el estudiante solicitante.



Las solicitudes de servicios para desarrollo de investigaciones de docentes, semilleros o grupos de investigación de la Universidad, deben estar debidamente autorizadas por el Director de Investigaciones de la Universidad.

Las solicitudes de servicios para el desarrollo de actividades de extensión y proyección social, debe estar debidamente autorizadas por el Director de Extensión y Proyección Social de la Universidad.


5.1 Servicios de LI para Docencia:


DE REFERENCIA

1 Planifica los horarios para las prácticas de docencia, teniendo en cuenta la disponibilidad y tipo de espacios

Coordinador de Laboratorios, Secretarios Académicos de los programas

Horario de Laboratorios

2 Publica el horario de laboratorios semestral Coordinador de Laboratorios

3 Solicita y diligencia formato de solicitud de materiales o de Solicitud de Reactivos

Estudiante regular o docente

Formato de solicitud de materiales y Formato de solicitud de Reactivos



4 Recibe formato diligenciado y lo archiva en la carpeta destinada para tal fin, teniendo en cuenta la fecha para la cual se solicita.

Auxiliar del Laboratorio o Coordinador de Laboratorios

Formato de solicitud de materiales y Formato de solicitud de Reactivos diligenciado

5 Prepara lista de materiales y de reactivos

Auxiliar del Laboratorio y Coordinador de Laboratorios

Formato de solicitud de materiales y Formato de solicitud de Reactivos diligenciado

6 Ingresa al laboratorio con la indumentaria adecuada Estudiante y docente

7 Entrega materiales a estudiante regular según formato diligenciado

Auxiliar del Laboratorio, Coordinador de Laboratorios

Formato de solicitud de materiales diligenciado

8 Entrega reactivos al docente según formato diligenciado

Auxiliar del Laboratorio

Formato de solicitud de Reactivos diligenciado

9 Realiza la práctica de laboratorio Docente y estudiantes

10 Verifica el cumplimiento de las normas de seguridad

Auxiliar, Coordinador y docente

11 Finaliza la práctica de laboratorio Docente y estudiantes



12

Devuelve materiales utilizados en la práctica, verificando con el formato de solicitud de materiales diligenciado

Estudiante


13

Si hay faltantes retiene el formato debidamente diligenciado, señalando claramente el material faltante, lo archiva en la carpeta deuda de estudiantes y continúa con el paso 17 o 20. Si no, continua con el paso 14

Auxiliar de Laboratorio


14 Sale del espacio de laboratorio Estudiante

15 Devuelve reactivos no utilizados al auxiliar de laboratorio y sale del laboratorio

Docente

16 Verifica que los equipos y las instalaciones del laboratorio queden de forma segura

Auxiliar y Coordinador del Laboratorio

17

Cancela el material de deuda en el laboratorio antes de finalizar el semestre. Si, reclama el formato retenido. No, continua con el paso 20

Estudiante deudor

Formato de solicitud de materiales devuelto

18

Realiza seguimiento a la carpeta de deudas de estudiantes y elabora lista de deudores una vez finalizado el semestre.

Coordinador del Laboratorio

Listado de Estudiantes deudores

19 Envía listado estudiantes deudores a la Oficina de Registro y Control


Listado de Estudiantes deudores

20 Cancela el material de deuda en el laboratorio y solicita paz y salvo del laboratorio

Estudiante deudor

21

Recibe el material, borra al estudiante deudor del listado de estudiantes deudores, anula el formato retenido y emite paz y salvo de laboratorio


Paz y Salvo de laboratorio



5.2 Servicios de LI para Investigación, Extensión y Proyección Social


DE REFERENCIA

1 Solicita, mediante oficio, el servicio de laboratorio para Investigación, Extensión o Proyección Social

Integrante de la Comunidad Universitaria y/o miembro de la comunidad organizada

2 Entrega al solicitante Formato para solicitud de servicios de laboratorio, para su diligenciamiento

Coordinador de Laboratorios y/o Auxiliar del Laboratorio

Formato para solicitud de servicios de laboratorio

3 Entrega en la Coordinación de laboratorios el Formato parea solicitud de servicios de laboratorio debidamente diligenciado

Integrante de la Comunidad Universitaria y/o miembro de la comunidad organizada

Formato para solicitud de servicios de laboratorio diligenciado

4 Verifica cumplimiento de requisitos de la solicitud y da respuesta a la misma. Si cumple con los requisitos, sigue al paso 5; si no, se rechaza.

Coordinador de Laboratorios

5 Elabora plan de trabajo en el laboratorio con el solicitante


Plan de trabajo

6 Solicita equipos, materiales y reactivos, de acuerdo al plan de trabajo

Usuario

Formato de solicitud de materiales y de Reactivos diligenciados



7 Prepara equipos, materiales y reactivos, de acuerdo a la solicitud recibida y los entrega al solicitante

Auxiliar o Coordinador de Laboratorios


8 Realiza actividades programadas en el plan de trabajo

Usuario

9 Verifica cumplimiento de las normas de seguridad y del plan de trabajo concertado


10

Una vez cumplido el plan de trabajo, devuelve al almacén del Laboratorio Integrado, los equipos y materiales solicitados y los reactivos sobrantes, teniendo en cuenta los Formatos de solicitud de materiales y reactivos diligenciados

Usuario


11

Verifica, frente a los formatos, devolución en correcto estado y cantidad de los equipos y materiales solicitados y de los reactivos sobrantes. Si hay faltantes, continúa con el paso 12, sino, sigue al paso 13

Auxiliar y/o Coordinador de Laboratorios


12

Retiene el formato diligenciado y: 1.Si es integrante de la Comunidad Universitaria, lo archiva en la carpeta de deudores según sea el caso y continúa con el paso 14. 2. Si es un integrante de la Comunidad Organizada, se reporta ante la Dirección de Investigación o la Dirección de Extensión y Proyección Social, según sea el caso, para el cobro respectivo de la deuda y sigue al paso 19.


13 Verifica que los equipos y las instalaciones del laboratorio queden de forma segura

Auxiliar y Coordinador del Laboratorio



14

Cancela el material de deuda en el laboratorio antes de finalizar el semestre. Si, reclama el formato retenido. No, continua con el paso 17

Integrante de la Comunidad Universitaria

Formato de solicitud de materiales devuelto

15

Realiza seguimiento a las carpetas de deudas de y elabora listados de deudores una vez finalizado el semestre.


Listado de deudores

16

Envía listados de deudores a la Oficina de Registro y Control y a la Oficina de Talento Humano, según sea el caso.


Listado de deudores


Integrante de la Comunidad Universitaria

18

Recibe el material, borra al deudor del listado de deudores, anula el formato retenido y emite paz y salvo de laboratorio



19

Gestiona ante el representan de la comunidad Organizada solicitante, el pago de la deuda reportada

Funcionario de la Dirección de Investigación o de la Dirección de Extensión y Proyección Social


Integrante o Representante de la Comunidad Organizada

21 Recibe el material, anula el formato retenido y emite paz y salvo de laboratorio



5-6-7-21 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIOS DE BIBLIOTECA (AP-GA-PR21)



1. OBJETIVO

Suministrar servicio de información a los usuarios de la Biblioteca en la Universidad del Pacifico, como apoyo a la docencia, la investigaron y la extensión.

2. ALCANCE

Esta actividad va desde que se crea la necesidad de información en el usuario hasta la satisfacción en el servicio de información.

3. DEFINICIONES.

USUARIOS DE BIBLIOTECA. Es usuario de la Biblioteca todo aquel que se encuentre matriculado, tenga la condición de egresado, preste sus servicios a la Universidad bien sea como empleado, docente o investigador y se identifique con carné. Son también usuarios de la Biblioteca las instituciones con las que se tenga convenio.

INFORMACIÓN. Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen un mensaje sobre un determinado ente o fenómeno. Las bibliotecas procesan los datos para entregar la información contenida en los documentos a través de catálogos o bases de datos.



SERVICIO DE INFORMACIÓN. Son los que las bibliotecas prestan a sus usuarios para satisfacer sus necesidades de información.

INTERNET. Red de redes mediante la cual se puede acceder a información remota.

BASES DE DATOS. Es un conjunto de registros. Las bibliotecas al procesar la información ingresan datos, estos forman registros y al final se genera un producto llamado catálogo que sirve al usuario para buscar la información.

FORMATO. Documento guía que debe llenar el usuario con los datos de la información a solicitar y sus datos personales.

REFERENCIA. Orientar al usuario en la búsqueda de información.

CARNÉ. Documento que la Universidad otorga a sus estudiantes, egresados y empleados para que se identifiquen como miembros de la organización.

FICHA DE PRÉSTAMO. Documento que se coloca a cada libro, donde se indica la fecha en la que el usuario debe devolver el material bibliográfico a la Biblioteca.


De los usuarios:



Son usuarios del servicio de Biblioteca estudiantes de pregrado, posgrado, docentes, investigadores, egresados, administrativos y otras instituciones con las cuales se tenga convenio cooperativo, exceptuando los egresados de estas instituciones.

Por tratarse de colección cerrada, los usuarios podrán hacer uso de las colecciones a través de un funcionario de la Biblioteca, mediante la elaboración de un formato y presentación de carné actualizado que lo acredite como usuario.

De los requisitos del préstamo:

Presentar carné vigente o documento que lo acredite como miembro activo de la Universidad del Pacífico.

Ser titular de los documentos.

Para convenios cooperativos, debe tener carta de presentación, carné actualizado de su institución y documento de identidad

De las modalidades de préstamo:

Las modalidades de préstamo y las sanciones, se encuentran documentadas en el Reglamento de Préstamo de Biblioteca y aplican para este procedimiento.


No. Actividad Responsable Documento de Referencia



1 Identifica la necesidad de servicio de información

Usuarios

2 Decide el medio para buscar el servicio de información

Usuario

3 Presenta documento que acredita como usuario y se inscribe en la planilla de control

Usuario Documento de usuario y Planilla de control

4 Busca el servicio de información en catálogo, bases de datos e Internet, por titulo, autor, palabra clave.

Usuario

5 Si busca el servicio de información en bases de datos o Internet y lo localiza, cliente satisfecho.

Usuario

6 Busca servicio de información en el catálogo SIABUC:

1. No lo localiza, pide ayuda al referencista (auxiliar de la biblioteca) y vuelven al paso 4.

2. Lo localiza, sigue al paso 7

Usuario y/o Auxiliar de biblioteca

7 Solicita servicio de información mediante formato de solicitud de préstamo y presentando documento actualizado que lo acredite como usuario

Usuario Formato de solicitud de préstamo

8 Entrega el servicio de información, bien sea para consulta en sala o a domicilio, reteniendo documento de acreditación en caso de préstamo para sala.

Auxiliar de Biblioteca

9 Carga en la ficha de préstamo el servicio prestado


Ficha de préstamo.



10 Devuelve a la Biblioteca el o los documentos en préstamo, solicitando documento de acreditación de usuario, si se le ha sido retenido. 1. Si cumple plazo de préstamo, cliente satisfecho. 2. Si excede plazo de préstamo, sigue al paso 12

Usuario

11 ingresa la ficha de préstamo en el documento o libro


Ficha de préstamo en su correspondiente documento

12 Liquida sanción en caso de mora, según reglamento y reporta en la base de datos


Base de datos de deudores o pendientes

13 Si la mora no es cancelada antes de el proceso de matrícula del semestre siguiente, reporta a la Oficina de Registro y Control, para retención de recibos de pago de matrícula

Director de Biblioteca

Reporte de deudores de biblioteca

14 Cancela la multa según instructivo y presenta copia de la consignación para solicitar paz y salvo de Biblioteca

Usuario

Copia de consignación

15 Entrega paz y salvo firmado y baja de la base de datos de deudores

Auxiliar de Biblioteca y Director

Paz y Salvo de Biblioteca

16 Realiza seguimiento al servicio prestado Director de Biblioteca

Xxxxxxxxxxxxx

17 Elabora y presenta informe semestral de servicio de préstamo a la Dirección Académica.

Director de Biblioteca

Informe



5.6.7.22 PROCEDIMIENTO PARA MANTENIMIENTO DE PLANTA FÍSICA (AP-GA-PR22)

1 OBJETIVO:

Establecer la metodología usada en el área de mantenimiento para la realización del mantenimiento general de la planta física de las sedes de la Universidad del Pacifico

2 ALCANCE: Aplica para todas las instalaciones de planta física de la Universidad del Pacífico 3 DEFINICIONES: Planta física: Se define como planta física todos aquellos espacios, naturales y modificados, circunscritos dentro de la poligonal que define el área destinada para el desarrollo de todas las actividades inherentes a la misión de docencia, investigación y extensión de la Universidad del Pacifico; dichos espacios se pueden agrupar en:

- Edificaciones - Áreas de circulación (vehicular y peatonal) - Parques y jardines - Áreas de servicios - Áreas deportivas - Áreas por desarrollar - Áreas de protección ambiental - Plazoletas - Parqueaderos.

Contrato: Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad del Pacifico. Emergencia: Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y las personas de la institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata. Mantenimiento: Acción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres para su buen uso. Existen tres clases de mantenimiento:



Mantenimiento correctivo Mantenimiento preventivo Mantenimiento predictivo

Mantenimiento Correctivo: Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o de mas implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro. Mantenimiento Preventivo: Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos. Así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios. Mantenimiento Predictivo: Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás implementos utilizados en la Universidad. Remplazar: Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra, debido a su deterioro o daño irreparable. Reparar: Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás, debido a su daño.

4 CONDICIONES GENERALES: En el análisis de las necesidades de mantenimiento preventivo identificadas, se le dará prioridad a las consideradas más urgentes, de acuerdo al impacto negativo que pueda generar el deterioro del bien en cuestión.

El análisis, además incluirá, si el mantenimiento puede ser realizado por personal de la Institución, o por el contrario, si debe ser contratado con técnicos externos, según sea más conveniente para garantizar la prestación del servicio con la calidad requerida. En esta decisión, participará, entre otros, el Jefe de la Oficina de Compras y Suministros, el Secretario General y el Director Administrativo y Financiero.




5.1 Mantenimiento Preventivo


DE REFERENCIA

1 Realiza recorrido periódico a las diferentes instalaciones de la Universidad, analizando el estado de las mismas

Personal de Mantenimiento

2

Identifica necesidades de mantenimiento preventivo y las reporta en el Formato de Necesidades de Mantenimiento Preventivo o en la Oficina de Mantenimiento

Personal de Mantenimiento o cualquier funcionario de la Institución

Formato de Necesidades de Mantenimiento Planta Física

3 Recopila y analiza necesidades de mantenimiento preventivo

Jefe de Mantenimiento


4 Elabora presupuesto de las necesidades de mantenimiento


5

Prioriza necesidades de mantenimiento y envía propuesta al Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 6. Si no, se devuelve para corrección.


Propuesta de Mantenimiento Preventivo

6 Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Almacén Suministro para trámite respectivo.


Propuesta de Mantenimiento Preventivo aprobada

7

Realiza adquisición de insumos para mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina de Mantenimiento

Jefe de Compras, Almacén y Suministro

Acta de Recibido



8 Elabora cronograma de mantenimiento y asigna responsabilidades


Cronograma

9 Ejecuta actividades de mantenimiento preventivo Auxiliares de Mantenimiento

10 Realiza seguimiento a las actividades de mantenimiento preventivo


11 Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y efectividad de los mantenimientos correctivos


Informe

12

Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades de mantenimiento preventivo



13 Elabora informe y lo envía a la Dirección Administrativa y Financiera


Informe

14 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento Jefe de Mantenimiento

Informe

5.2 Mantenimiento Correctivo


DE REFERENCIA

1

Elabora Plan de necesidades de suministros para tener stock de materiales para mantenimiento correctivo y lo envía al Director Administrativo y Financiero para su aprobación. Si se aprueba, sigue al paso 2. Si no, se devuelve para corrección.


Plan de necesidades

2 Envía solicitud aprobada a la Oficina de Compras, Almacén y Suministro para su trámite.




3

Realiza adquisición de insumos para mantenimiento y los envía a la Oficina de Mantenimiento


Acta de Recibido

4 Identifica necesidades de mantenimiento correctivo

Cualquier Funcionario de la Universidad

5

Reporta necesidad de mantenimiento correctivo en la Oficina de Mantenimiento, utilizando el Formato de Necesidades de Mantenimiento Preventivo y Correctivo

Funcionario de la Universidad, Auxiliar de Mantenimiento o Jefe de Mantenimiento


6 Recopila y analiza necesidades de mantenimiento correctivo

Jefe de mantenimiento

7

Verifica existencia de materiales para realizar mantenimiento correctivo. Si existe, realiza mantenimiento y continúa con el paso 11. Si no, sigue al paso 8

Funcionario de Mantenimiento

8

Prioriza necesidades de mantenimiento correctivo y envía propuesta al Director Administrativo y Financiero para su aprobación.


Propuesta de Mantenimiento Correctivo

9 Envía propuesta aprobada a la Oficina de Compras, Almacén Suministro para trámite respectivo.


Propuesta de Mantenimiento Correctivo aprobada

10

Realiza adquisición de insumos para mantenimiento preventivo y los envía a la Oficina de Mantenimiento


Acta de Recibido

11 Realiza mantenimiento correctivo Auxiliar de mantenimiento



12 Verifica cumplimiento del mantenimiento Jefe de Mantenimiento

13 Realiza seguimiento a la eficiencia, eficacia y efectividad de los mantenimientos correctivos


Informe

14

Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora a las actividades de mantenimiento correctivo



15 Elabora informe y lo envía al Director Administrativo y Financiero


Informe

16 Archiva informe en la Oficina de Mantenimiento Jefe de Mantenimiento

Informe

5.6.7.23 PROCEDIMIENTO PARA GESTIÓN ÉTICA (AP-GA-PR23) 1. OBJETIVO: Fortalecer la cultura ética de los funcionarios de la Universidad del Pacífico, fundada en principios y valores éticos con el fin de generar identidad y compromiso con la Comunidad Universitaria y las partes interesadas.

2 ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico. Inicia con el diagnóstico del estado de prácticas éticas y termina con la implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias para garantizar el éxito del procedimiento. 3 DEFINICIONES: Ética: conjunto de normas de conducta socialmente aceptadas; como un saber práctico que se enseña de distintas maneras y constantemente; como la forma de ser y de comportarse, de trabajar y divertirse, de hablar y de pensar, de estar con los demás y con uno mismo, lo que pone de relieve los valores básicos de cada ser humano



4 CONDICIONES GENERALES. Los principios éticos definidos en el Código de Ética, se constituyen en los lineamientos para la aplicación de la ética en la comunidad universitaria de la Universidad del Pacifico; que nos permita en el día a día ser mejores seres humanos, mejores ciudadanos, mejores maestros, mejores profesionales y nos ayuden a recordar permanentemente el papel de formadores de profesionales íntegros.

La Universidad del Pacifico es abanderada del reconocimiento de las personas en su esencia humana y se expresa en factores tales como: el respeto a la dignidad, los derechos humanos y la participación de acuerdo con el papel que desempeñe cada cual.

El Código de Ética, guía la conducta de todos los servidores de la Universidad del Pacifico, en sus actividades laborales y en las de carácter oficial con ocasión del ejercicio de su función pública, cualquiera sea la denominación del cargo o jerarquía que ostente dentro o fuera del país.



Referencia

1

Realiza un diagnóstico que permita identificar el estado de las prácticas éticas al interior de la entidad y establecer las necesidades de diseño o ajuste a la implementación del elemento de control

Secretario general

Diagnóstico

2 Establece estrategia de validación de principios y valores (determinación de la muestra y definición de tarjetones)

Secretario General

3 Redacción y adopción del código de ética actualizado Secretario General

Código de ética actualizado

4 Socialización del código de ética actualizado Secretario General

Acta de socialización

5 Realiza seguimiento en el personal sobre la interiorización del código de ética actualizado

Secretario General

Informa de seguimiento



6 Implementa medidas preventivas y correctivas de acuerdo al informe de seguimiento

Secretario General

Procedimiento para implementación de Medidas correctivas y preventivas

5.6.7.24 PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE EQUIPOS DE CÓMPUTO (AP-GA-PR24) 5 OBJETIVO

Indicar las actividades a realizar, para prevenir el deterioro de los equipos de cómputo y prolongar su tiempo de vida útil.

6 ALCANCE Este procedimiento aplica para todos los funcionarios de la Universidad del Pacífico, que tienen a cargo equipos de cómputo.

7 DEFINICIONES

Equipo de Cómputo (EC): Son los dispositivos eléctricos, electrónicos y mecánicos que se emplean para procesar datos con programas diseñados para ello.

Mantenimiento Preventivo: Es el servicio de mantenimiento programado periódicamente a los equipos de computo tanto en su parte de hardware (física) y su parte de software (lógica), con el objetivo de que estos siempre se encuentren en perfectas condiciones de uso. Mantenimiento correctivo: Es el servicio de mantenimiento que se le realiza eventualmente a un equipo de cómputo, cada vez que este lo requiera, debido a una falla técnica en su Hardware y/o software. Hardware: Se refiera a la parte física de la computadora, la parte tangible, la que se puede ver y tocar.



Software: Se refiere a los programas informáticos que utiliza o están instalados en la computadora. (La lógica que permite realizar tareas al hardware) DAF: Dirección Administrativa y Financiera 8 CONDICIONES GENERALES.

La Oficina de Mantenimiento de Equipos de cómputo, se compromete a realizar el mantenimiento preventivo, de la manera más diligente y cordial, tratando de cumplir al máximo con el Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado.

El mantenimiento preventivo por equipo de cómputo, se realizará por lo menos tres veces al año.

La Oficina de Mantenimiento recordará al Jefe de la dependencia respectiva, sobre el mantenimiento preventivo a realizar, por lo menos 2 días hábiles antes.

Si el Jefe de la Dependencia, en la cual se realizará el mantenimiento preventivo, argumenta que por compromisos adquiridos no puede disponer del equipo para el mantenimiento, se concertará con este la nueva fecha. Sin embargo, esta no debe exceder los 5 días hábiles siguientes a la fecha inicial programada.

Para la realización del mantenimiento preventivo en las sedes de la Universidad ubicadas por fuera del casco urbano de Buenaventura, se recordará tanto a la DAF como al jefe de la Dependencia, sobre la actividad a realizar, con el fin de asegurar el trámite administrativo correspondiente (transporte, alimentación, viáticos, etc., cuando sea requerido).



Referencia



1 Identifica inventario de EC, por dependencia

Jefe de Mantenimiento de equipos de cómputo

Inventario de Equipos de Cómputo

2 Identifica necesidad de recursos y establece Plan de Necesidades de Mantenimiento Preventivo


Plan de Necesidades

3

Establece Programa de Mantenimiento Preventivo, incluyendo plan de necesidades y, lo envía a la DAF y a Rectoría para su aprobación y asignación de recursos.


Programa de Mantenimiento Preventivo

4 Recibe de la DAF, Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado y con recursos asignados


Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado

5 Socializa Cronograma de Mantenimiento con las diferentes dependencias y/o sedes, de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo aprobado


Cronograma de Mantenimiento Preventivo

6 Asigna responsabilidades para actividades de mantenimiento preventivo


7 Realiza actividades de mantenimiento preventivo según cronograma.

Auxiliares de Mantenimiento

8 Diligencia formato de registro de mantenimiento, una vez realizado el mantenimiento.

Auxiliares de Mantenimiento

Formato de Registro de Mantenimiento Preventivo



9 Realiza seguimiento al cumplimiento del Cronograma de Mantenimiento preventivo y al Formato de Registro de Mantenimiento Preventivo


Cronograma de Mantenimiento preventivo y Formato de Registro de Mantenimiento Preventivo

10

Elabora informe de estado de los equipos y recomendaciones de mejora, de acuerdo al seguimiento realizado y lo envía a la DAF y a la Rectoría.


Informe de Seguimiento

5.6.8 PROCEDIMIENTOS PROCESO DE EVALUACIÓN 5.6.8.1 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADOS (EV-EV-PR01)

1 OBJETIVO

Verificar que los programas, procesos y procedimientos de la Universidad del Pacífico, cumplan con la misión, la visión, objetivos institucionales, compromisos de calidad y las expectativas de sus usuarios y partes interesadas.

2 ALCANCE

Inicia con la planificación del programa de auditoría y termina con la implementación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora al programa de auditorías.

3 DEFINICIONES

CONTROL. Acción de comprobar que las actividades se realicen como fueron previstas

ACTIVIDAD. Conjunto de pasos propios de un procedimiento.



PROCEDIMIENTO. Conjunto de pasos que se realizan mediante responsables para cumplir un fin u objetivo específico, en un área específica en cumplimiento de la misión institucional

AUDITORIA INTERNA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias, que al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensión en que se cumplen los criterios definidos para la auditoria interna.

CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos que se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia de la auditoria

EVIDENCIA DE AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables

CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos y los hallazgos de la auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoria.

HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria recopilada frente a los criterios de auditoria.

NO CONFORMIDADES: Incumplimiento de un requisito establecido.

CLIENTE DE LA AUDITORIA: Organización o persona que solicita una auditoria

AUDITADO: Organización que es auditada.

AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoria.

PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o más auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.

EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.

ALCANCE DE LA AUDITORIA: Extensión y limites de una auditoria

COMPETENCIA: Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.




La Universidad del Pacífico, para este procedimiento, acoge las recomendaciones y principios consignados en la Norma NTC-ISO 19011.



1 Planificación del programa de auditorías

Jefe y Asistente Oficina de Control Interno

Programa de auditorías

2 Selección del grupo de auditores internos de acuerdo con el perfil y competencias.

Jefe Oficina de Control Interno

Información de auditores internos

3 Reunión con los auditores internos, con el propósito de comunicarles el programa de auditorías y la finalidad de recopilar toda la información sobre los procesos auditar y selección del Líder del equipo auditor

Jefe Oficina de Control Interno y equipo auditor

Acta de reunión

4 Elaboración del plan de auditorías con base en la documentación consignada

Equipo auditor Plan de auditorías. Lista de verificación

5 Se realiza reunión de apertura con los responsables de los procesos.

Líder del Equipo Auditor y Líderes de procesos

Acta de reunión

6 Recopilación de información a través de entrevistas, observación de actividades y revisión de documentos a todo el personal que participa en cada uno de los procesos.

Equipo Auditor

7 Se inicia la auditoría de acuerdo al listado de verificación, donde se evalúa las evidencias frente a los criterios de auditoría.

Equipo Auditor Listado de verificación

8 Reunión del equipo auditor para revisar los hallazgos, acordar las conclusiones, preparar las

Líder del Equipo Auditor y equipo auditor

Acta de reunión



observaciones y comentar el seguimiento de la auditoría.

9 Se realiza reunión de cierre con los responsables de los procesos auditados.

Equipo Auditor y Líderes de procesos

Acta de reunión y registros de asistencia

10 Se organizan los resultados, se consolidan en el informe final de la auditoría y se envía al Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobación. Este informe debe ser preciso, conciso y claro.

Líder y Equipo Auditor Informe Final de Auditoría

11 Se hace entrega al representante legal de la carpeta que contiene el informe final con las observaciones realizadas


Informe final de auditoría

12 Seguimiento a la implementación y cierre de las acciones preventivas, correctivas y de mejora, acordadas en el cierre de auditoría.

Jefe y Asistente de Oficina de Control Interno, Representante de la Dirección y Líder del proceso

ES-MC-FO06

13 Realiza seguimiento al cumplimiento del programa de auditorías

Jefe de Oficina de Control Interno

14 Implementa acciones preventivas, correctivas y de mejora al programa de auditorías


5.6.8.2 PROCEDIMIENTO DE VALORACIÓN DEL RIESGO (EV-EV-PR02) 1. OBJETIVO Evaluar aspectos tanto internos como externos que puedan llegar a presentar amenaza para la consecución de las metas organizacionales con miras a establecer acciones efectivas, representadas en actividades de control, acordadas entre los responsables de los procesos y las Oficina de Control Interno



2. ALCANCE Desde el conocimiento de la filosofía de la institución (misión, visión, objetivos, procesos) hasta la construcción del mapa de riesgos y la elaboración del plan de seguimiento.

3. DEFINICIONES Riesgo: Es la probabilidad de que ocurra un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las actividades de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.

Riesgo absoluto: Es la evaluación de la consecuencia y probabilidad que ignora los controles que están vigentes, excepto los controles inherentes, tales como el comportamiento racional por parte de los funcionarios. Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas. Causas: Son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgo

Efectos: Consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad

Análisis del riesgo: Determina el impacto y la probabilidad del riesgo, dependiendo de la información disponible pueden emplearse desde modelos de simulación, hasta técnicas colaborativas. Consecuencia: Es el resultado de un evento (causa) expresado cualitativa o cuantitativamente, que genera pérdida, perjuicio, daño, desventaja o ganancia. Control: Son las políticas, acciones, procesos, prácticas que actúan para eliminar o minimizar los riesgos adversos o mejorar oportunidades positivas. Proveen una seguridad razonable relativa al logro de los objetivos. Enfoque basado en procesos: Identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en las entidades. Evaluación del riesgo: Proceso utilizado para determinar prioridades en la administración del riesgo por la comparación de niveles de riesgo frente a estándares determinados. Exposición al riesgo: Nivel de vulnerabilidad que tiene el riesgo después de los controles.



Identificación del riesgo: Proceso que determina QUÈ puede suceder, PORQUÉ Y CÓMO. Mapa de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno de estos y las posibles consecuencias. Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de los riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Entidad. Plan de Manejo de Riesgos: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia. Técnicas para manejar el riesgo: Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir el riesgo. Valoración del riesgo: Primera fase en la administración de riesgos, diagnóstico que consta de

la identificación, análisis y determinación del nivel de riesgo.



Nº ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTOS

1 Identifica la filosofía de la institución (Misión, visión, objetivos, procesos)

Jefe de Oficina de Control Interno.




2 Define el plan para realizar las actividades de administración del riesgo.


Plan de acción para la administración del riesgo

3 Conforma el equipo encargado de implementar las estrategias para la administración del riesgo en la institución.


4 Capacita a los integrantes del equipo en la metodología de administración del riesgo.


Acta de asistencia a la capacitación

5 Identificar los factores internos y externos de riesgo para el logro de los objetivos.

Equipo de trabajo de Oficina de Control Interno y Líderes de procesos

6 Diligenciar el formato de identificación y clasificación del riesgo.


Formato de identificación de riesgos

7 Análisis del riesgo, según su impacto probabilidad de ocurrencia y nivel de riesgo.


Formato de descripción y clasificación del riesgo.

8

Identificar las acciones para el manejo y control del riesgo que permitan: prevenir, reducir, dispersar, transferir o asumir el riesgo.





9 Construir el Mapa de Riesgos por Procesos


Mapa de Riesgo

9 Implementar acciones necesarias para el manejo monitoreo y control de riesgo.


Plan de seguimiento.

5.6.8.3 PROCEDIMIENTO PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA DEL AUTOCONTROL (EV-EV-PR03) 1. OBJETIVO Fomentar en cada servidor público la capacidad de evaluar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos, independiente de su nivel jerárquico dentro de la entidad.

2. ALCANCE Aplica para todos los funcionarios de la Institución. Inicia desde la elaboración del plan de trabajo para el diagnostico de la cultura del autocontrol hasta la realización de informes y observaciones para mejorar el proceso.

3. DEFINICIONES Autocontrol: Capacidad que ostenta cada servidor para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados.

Autorregulación: Capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normativa, que permitan el desarrollo e implementación del sistema.

Autogestión: Capacidad institucional de toda entidad publica para interpretar, coordinar,



aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa.




DE REFERENCIA

1 Elabora plan de trabajo para diagnosticar el estado actual de la cultura del autocontrol


Plan de acción

2 Precisa el equipo de trabajo para el fomento de la cultura del autocontrol


3 Capacita al equipo de trabajo sobre los mecanismos y estrategias de acción.


Actas de asistencia a capacitación

4 Elabora instrumentos y mecanismos para la recolección de información.


5 Aplica las herramientas e instrumentos. Equipo de trabajo de Oficina de Control Interno

6 Tabula y analizar la información Equipo de trabajo de Oficina de Control Interno.



7 Elabora el informe del diagnostico Jefe de Oficina de Control Interno

Informe diagnostico de la Cultura del autocontrol

8 Establece los mecanismos del fomento de la cultura de autocontrol, según el diagnostico.


9 Elabora plan de trabajo para ejecutar las estrategias.


Plan estratégico

10 Divulga y ejecuta las estrategias Equipo de trabajo Oficina de Control Interno

Plan estratégico

11 Aplica mecanismos de evaluación Jefe de Oficina de Control Interno

12 Recopila y analiza información Jefe de Oficina de control Interno

Informe de evaluación de funcionarios.

13 Realiza informes y observaciones para mejorar el proceso y los envía a la Alta Dirección

Jefe de Oficina de control Interno

Informes de seguimiento

5.6.8.4 PROCEDIMIENTO DE RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS (EV-EV-PR04) 1. OBJETIVO Velar por el cumplimiento a las exigencias de ley y por las solicitudes formales realizadas por los entes externos.



2. ALCANCE Desde la identificación de las instituciones hasta el seguimiento al Cronograma de cumplimiento de informes. 3. DEFINICIONES

Papel de trabajo: Documentos que constituyen la principal evidencia del trabajo realizado por el auditor

Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

Responsable: Persona y/o pendencia encargada de ejecutar una actividad.

Producto: Resultado de una tarea, proceso o conjunto de proceso

4. CONDICIONES GENERAL Los informes que deban ser suministrados directamente por la Oficina de Control Interno, serán previamente socializados con la Rectoría. 5. CONTENIDO / DESARROLLO


1 Identifica las instituciones a las cuales se les debe presentar informes.

Jefe Oficina de Control Interno.

Relación de instituciones

2 Identifica los tipos de informes y fechas de rendición.


Cronograma de informes a presentar

3 Identifica las dependencias que deben suministrar los informes y elabora cronograma de cumplimiento de informes a


Cronograma de cumplimiento de




entes externos informes

4

Comunica a los jefes de áreas sobre la información y documentos que deben rendir, teniendo en cuenta el cronograma de cumplimiento de informes


Oficio remisorio

5

Revisa, verifica y analiza la información y soportes enviados por cada área, confirmando que cumpla con los requisitos del ente externo. Cumple: Si, continúa con el paso 6. No, vuelve al paso 4.


Documentación recibida

6 Envía informe a ente externo y envía copia del acuso de recibido a la Oficina de Control Interno

Líder de Proceso Acuso de recibido

7

Realiza seguimiento al cumplimiento del cronograma de cumplimiento de informes y a los informes emitidos por los entes externos


Cronograma de cumplimiento de informes e informes de entes externos

8 Elabora informe de seguimiento y envía copia a la Alta Dirección para su información y control


Informe

6. CONTROL DE CAMBIOS



Fecha Versión Descripción

xxxxxxx 01 Creación y aprobación del Documento

Versión: Elaborado por: Revisado Por: Aprobado por: Firma

Nombre JAVIER CELIS FLORESMIRO MURILLO

MARÍA CARMELA QUIÑONES

Cargo EQUIPO OPERATIVO

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

RECTORA

Fecha de aprobación: 1

Documents

Manual de Procesos y Procedimientos UNPA- Final · Ver Mapa de Riesgos del Proceso. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Código: ES-MC-MP01 1 Página: 1–4 de 301 5.3.2 CARACTERIZACIÓN