Manual de Requerimientos logística

8/13/2019 Manual de Requerimientos logstica

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MANUAL BSICO

REQUERIMIENTOS DE LOGISTICA


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1. Vales de Almacn

El Vale de Almacn es la entidad por la cul se formaliza el Requerimientode un material catalogado a un

Almacn.

El programa que debe utilizarse para este proceso es el MSQ140 (Requerimientos de Almacn). Esteprograma tiene dos dimensiones; una de Consulta de Vales y otra de Creacin de Vales de Almacn.

Para Crear un Vale de Almacn, una vez desplegada la pantalla de ingreso ubicarse sobre el ComandoRequisition se ejecuta el comando New (Nuevo):

Ellipse despliega un cuadro cuyo objetivo es especificar el Tipo de Vale a crear:


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Normal: Es un vale de Almacn comn. Purchase: Es una solicitud de Compra de Cargo Directo. Loan: Es un Vale de Almacn que solicita un prstamo a Almacn (generalmente una herramienta

o instrumento) Credit: Una devolucin de Material a Almacn.

En este caso es un Vale Normal, que est compuesto por la informacin de Cabecera y de tems.

La cabecera tiene una seccin genrica dnde se encuentra el campo Req Nodebe grabarse (una vezingresada la informacin bsica) el nmero del Vale (aleatoriamente asignado por el sistema) y el tipo de

Vale (Req Type) que ya lo despliega producto de la eleccin hecha en el cuadro de dialogo del pasoanterior.

Existen dos tab o pestaas que deben ser completadas para cumplir con la emisin del vale:

I. Tab General

Requested By:Se despliega el nmero de empleado del usuario logeado al momento de crear el Vale. Siest en blanco debe ingresar su nmero de empleado.


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Date Required By: Este campo es sumamente importante ya que define la fecha para la cul se necesita elmaterial.Por lo tanto se entiende que en un mnimo nivel de programacin se debiese solicitar paramaana.

Original Warehouse: Se despliega el cdigo del Almacn a dnde se esta dirigiendo el requerimiento. Porconfiguracin se despliega el cdigo del Almacn Central (CENT) pero puede y debe ser cambiado si el

Vale corresponde a otro Almacn.

Transaction Type: El tipo de transaccin define si para los tems contenidos en el Vale este serconsiderado cmo demanda o no. Por lo tanto reviste de importancia e impacto en la correcta gestin del

reordenamiento del inventario de estos tems.

Por defecto se despliega DN (Despacho Normal) pero debe atenderse segn sea cada caso, de hecho

puede tratarse de un consumo significativo, puntual que pertenece a un proyecto en particular; en ese caso

debiese ser DE (Despacho Eventual) y que seguramente no ser tomado en cuenta para efectos de

reorden.

Protected Indicator: Este flag permite Proteger el Vale, esto significa que en caso de que la FechaRequerida (Date Required By) sea ms all del Perodo de Abastecimiento Total, igual sern tomadas en

cuenta las cantidades de los tems del Vale en sus procesos de Reorden.

Part Issue Acceptable (Default for tems): Este flag habilita al Almacn a entregar parcialmente el Vale.Si el usuario necesita todos los tems y todas sus cantidades en la fecha requerida (Date Required By),

entonces debe dejarlo en blanco.

II. Seccin Costeo

La seccin de costeo es fundamental e importante en la correcta imputacin y distribucin de los costos de

los materiales entregados por Almacn. Existen 4 entidades contra las cuales se pueden cargar los costos:

Ordenes de Trabajo (WO) Proyectos Equipos Cdigo de cuenta (Centro de Costo, Cuenta de Capital, etc)

Igualmente si se ingresa alguna de las tres primeras entidades de costeo ests deben estar siempre

asociadas a un cdigo de cuenta, por lo que la imputacin es automtica.

En el caso de necesitar ms de una cuenta, WO, Proyecto o Equipo para distribuir el costo se tiene hasta 7

entidades, dnde en la columna % se ingresa el porcentaje de distribucin del costo.


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III. Tab Deliverity / Priority

En esta pantalla existen dos campos que actualmente se consideran obligatorios por MLP:

Priority Code: Cdigo de Prioridad del Vale (Slo seleccione CR (Critico) cundo sea necesario)

Delivery Location: Lugar de Entrega dnde se necesita puesto el material del Vale. Si usted lo va ir a

buscar al Almacn entonces coloque el cdigo de entrega correspondiente al Almacn.


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IV. Tab tems

En esta pestaa se ingresa el detalle de los materiales que necesitamos, se debe usar la pestaa

Catalogued.

Quantity Required: Se ingresa la cantidad de material que se requiere.

Unit of Measure: Se ingresa la unidad de medida (lo valida contra la tabla UM)

Stock Code: Cdigo de catalogo del material requerido. Si no lo sabe con botn derecho Buscar lo lleva alprograma de bsqueda de material MSQ100 (ver manual MSQ100)

En el caso de que l tem en particular deba ser imputado a uno o ms entidades de costeo (WO, Proyecto, Equipo, o

Cdigo de Cuenta) entonces se debe elegir el botn Cost ing y se habilita una pantalla donde se deben ingresar esas

entidades.

En el caso de querer especificar una narrativa asociada al tem se debe elegir el botn Narrative.

En el caso de para el tem en particular usted acepte entrega parcial de un tem en particular debe marcar el ticket Part

Issue A cceptable.


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Una vez claro oprima el botnOK, el cdigo queda reflejado en la grilla y los campos de la pestaaCatalogued se bloquean.

Para ingresar el siguiente item vuelva a oprimir el botn New y repita el ingreso de datos.


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Observaciones

Si requiere corregir un dato de un tem ya grabado en la grilla, ubquese sobre el rengln seleccinelo y luego oprima el

botnEdit.

Los campos de la pestaaCatalogued

se habilitan con los datos dispuestos para modificarlos, una vez

modificados oprima el botnOK para dejarlo a firme en la grilla nuevamente.

Se requiere borrar simplemente el tem del vale, ubquese sobre el rengln seleccinelo y luego oprima el botn Delete.

Una vez que todos los tems han sido ingresados en el Vale, el solicitante debe ejecutar el comando Save(Ellipse asigna un nmero de Vale)y finalmente ejecutar el comando Requisition/Finalizar(finalizar elVale, Paso IMPORTANTE)

Si usted confirm la Finalizacinentonces Ellipse le informa del nmero asignado a su Vale de Almacn.


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2. Solicitudes de Compra de Cargo Directo (PR)

La PR es la entidad por la cul se formaliza un Requerimientode Compra de material No catalogado al

Staff de Compras.

El programa que debe utilizarse para este proceso es el MSO14P (Requerimientos de Cargo Directo).

Una vez ejecutado el programa se despliega la pantalla MSM14P.

a) Tab General

Requested By: Cdigo de empleado que esta solicitando el material o servicio.

Date Required: Este campo es sumamente importante ya que define la fecha para la cul se necesita el

material.

Seccin Costeo

La seccin de costeo es fundamental e importante en la correcta imputacin y distribucin de los costos de

los materiales entregados por Almacn. Existen 4 entidades contra las cuales se pueden cargar los costos:

Ordenes de Trabajo (W/Order or Project) Proyectos (W/Order or Project) Equipos Cdigo de cuenta (Centro de Costo, Cuenta de Capital, etc)


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Igualmente si se ingresa alguna de las tres primeras entidades de costeo ests deben estar siempre

asociadas a un cdigo de cuenta, por lo que la imputacin es automtica.

Observacin

El campo (W/Order or Project) sirve para alojar cdigos de Work Order cmo de Proyectos, depender dela sigla que se elija en el campo Indicator (P/W).

b) Tab Purchase Details

Suggested Supplier: Se puede deletrear el Proveedor recomendado por el solicitante de la compra,

mejor an colocar el cdigo de proveedor. Con el signo de interrogacin puedes ir a la bsqueda del cdigousando criterios cmo el nemnico (coloquial, nombre comn por el cul se le conoce; por Rubro).

Si no tiene ninguna preferencia fundamentada por un proveedor entonces deje este campo en blanco.

Purchase Officer: Coloque el cdigo de empleado Ellipse (rut) del Comprador especialista en la lnea dearticulo que usted necesita.

Delivery Instructions: Puede ingresar una instruccin corta referente a la entrega del material. Si requiereingresar un texto de mayor extensin coloque Y en el campo Purchasing Instruccions.

Priority Code: Cdigo de Prioridad del Vale (Slo seleccione CR (Critico) cundo sea necesario)

Delivery Location: Lugar de Entrega dnde se necesita puesto el material de la PR. Si usted lo va ir abuscar al Almacn entonces coloque el cdigo de entrega correspondiente al Almacn.


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c) Pantalla tems (MSM14AA)

Esta pantalla contiene los campos especficos para el primer tem de la PR:

Quantity Required: Ingrese la cantidad de material requerido.

Unit of Measure: La unidad de medida de la cantidad que necesita.

Description:Ingrese una descripcin tcnicamente clara del material requerido. Esto es determinante en la velocidadque usted requiere para la gestin de abastecimiento (Compras y Proveedores).

Estimated Price: Este es el precio unitario estimado en dlares que el solicitante maneja cmo idea o presupuesto delcosto del tem requerido. Esta informacin es obligatoria y vital para orientar al Comprador en su gestin.

Part No: Ingrese el nmero de parte del material.

Este paso es obligatorio para usted y su uso ser monitoreado. En base a este dato Ellipse verifica que el material este

almacenado en Almacenes de MLP por lo tanto proseguir con la gestin de compra sera un costo que impactanegativamente a MLP.


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Al dar el Saveo Enter Ellipse validar que el tem no sea parte del inventario MLP.

*Note que en el ejemplo se despliega en la descripcin la leyenda:

STOCK CODE 00015487, is Stoked

Esto significa que el material esta catalogado (tiene cdigo) por lo tanto debe pedirlo a Almacn vaVale y Abortar la generacin de la PR.

*Note que en el primer campo de la pantalla Purchase Req ya se asign en nmero de PR, antelo.

*Note que el mensaje 6373 le advierte que la PR requiere Autorizacin de un cargo superior al suyo, y

despliega el valor (en este caso) 10.000 USD.


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Al dar el SAVE ENTER al primer tem de la PR se despliega la pantalla nuevamente, ahora con loscampos en blanco listos para ingresar los datos del segundo tem requerido.

Si no tiene ms tems que solicitar entonces de un SAVE ENTER y el proceso terminar desplegndosecon un mensaje confirmatorio en la parte inferior de la pantalla MSM14PA.


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Requisition No: 033626 Created


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3. Programas de Bsquedas y Consultas

El programa MSQ140 tambin cubre la dimensin de bsqueda y consultas de Requerimiento (Vales y

Solicitudes de Compra)

El programa provee varios mtodos de bsqueda:

Por Stock Code.

Por Nmero de Parte.

Por Cdigo del Solicitante (RUT)

Por Entidades de Costeo (WO, Proyecto, Equipo, Cdigos de Cuenta)

Por APL.

a. Por Stock Code

Con este mtodo se puede consultar todos los vales asociados a un Stock Code que estn en Status:

Todos los Vales

Autorizados

No Autorizados

Esperando Recibos (Material por venir de proveedor)

Completos slo a nivel tems.


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Adems se puede oprimir un botn filtro de fechas cmo ltimo criterio.

b. Por Nmero de Parte

Con este mtodo se puede consultar todos los Vales de Almacn y Requerimientos de Compra de Cargo

Directo (PR) asociados a un Nmero de Parte.

En el caso de los Vales de Almacn que estn en Status:

Todos los Vales

Autorizados

No Autorizados




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En el caso de las PR que estn en Status:

Todos las PR

Autorizados

No Autorizados

No ordenadas (an no incluidas en una Orden de Compra)

Pro forma (incluidas en una Proforma)

Ordenadas pero no recibidas

Parcialmente Recibidas

Totalmente Recibidas

Completas (Ordenes cerradas a ms recibos)

Esperando Recibo


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c. Por Empleado Solicitante

Con este mtodo se puede consultar todos los Vales de Almacn y Requerimientos de Compra de CargoDirecto (PR) asociados a un Nmero de Empleado (RUT)

En el caso de los Vales de Almacn que estn en Status:

Todos los Vales

Autorizados

No Autorizados




Todos las PR

Autorizados

No Autorizados



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Esperando Recibo


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d. Por Entidad de Costeo

Con este mtodo se puede consultar todos los Vales de Almacn y Requerimientos de Compra de Cargo

Directo (PR) asociados a una entidad de costeo:

Work Order (debe saber el cdigo)

Numero de Proyecto (debe saber el cdigo)

Nmero de Equipo (puede saber slo cmo comienza el cdigo)

Centro de Costo (puede saber slo cmo comienza el cdigo)

Tambin se puede agregar en el caso de los Vales de Almacn criterios secundarios:

Todos los Vales

Autorizados

No Autorizados





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Todos las PR

Autorizados

No Autorizados







Esperando Recibo

Y finalmente se puede trabajar con el botn Filtro por:

Rango de Fechas de Creacin.

Elementos de Gasto (hasta 7 )

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