Manual de Requisiciones Compras Sifde

Sistema de Informacin Financiera del

Departamento de Educacin (SIFDE)

Manual del Usuario

Requisiciones

COMPRAS

PeopleSoft Versin 8.9

Departamento de Educacin Manual del Usuario Requisiciones

Despliegue de las Funcionalidades de SIFDE a las Escuelas Compras PeopleSoft 8.9

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TABLA DE CONTENIDO

Introduccin .................................................................................................................. 4

Sobre este Manual ....................................................................................................... 4

Objetivos ...................................................................................................................... 5

Captulo 1 ....................................................................................................................... 6

Navegando en PeopleSoft v.8.9 ................................................................................... 6

Acceder Internet Explorer ............................................................................................ 6

Ingresar su Contrasea (Signing in) ............................................................................ 7

Cmo Grabar en Favoritos la Pgina de Acceso a PeopleSoft.................................... 8

Elementos de la Navegacin en PeopleSoft ................................................................ 9

Componentes del Pagebar ........................................................................................ 12

Captulo 2 ..................................................................................................................... 14

Overview de Requisiciones ........................................................................................ 14

Informacin del Proceso de Creacin de una Requisicin ......................................... 15

Captulo 3 ..................................................................................................................... 16

Crear una Requisicin ................................................................................................ 16

Crear una Requisicin de Mercado Abierto ............................................................... 16

Crear una Requisicin de Contrato ............................................................................ 27

Captulo 4 ..................................................................................................................... 38

Mantenimiento de Requisiciones............................................................................... 38

Realizar Bsquedas en el Catlogo de Artculos ....................................................... 38

Aadir Mltiples Lneas a una Requisicin ................................................................ 42

Cancelar una Lnea de una Requisicin .................................................................... 50

Cancelar una Requisicin .......................................................................................... 53

Error de Budget Check .............................................................................................. 56



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Captulo 5 ..................................................................................................................... 59

Aprobacin de Requisiciones .................................................................................... 59

Aprobar Requisiciones ............................................................................................... 59

Denegar Requisiciones .............................................................................................. 62

Delegar la Aprobacin de Requisiciones .................................................................... 65

Captulo 6 ..................................................................................................................... 68

Informes y Consultas .................................................................................................. 68

Imprimir Requisiciones ............................................................................................... 68

Imprimir rdenes de Entrega ..................................................................................... 72

PO/Requisition Xref ................................................................................................... 76

Document Status Inquiry ............................................................................................ 82

Captulo 7 ..................................................................................................................... 84

Vocabulario, Acrnimos, Hot Keys............................................................................ 84

Vocabulario ................................................................................................................ 84

Acrnimos .................................................................................................................. 85

Hot Keys .................................................................................................................... 86



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Introduccin

Cada una de las escuelas del Deparatamento de Educacin (DOE) tendr la capacidad de preparar Requisiciones. Para esto, utilizarn el Mdulo de Compras de PeopleSoft versin 8.9 que les permitir crear las mismas en el nuevo sistema.

Sobre este Manual Este Manual ha sido diseado tomando en consideracin las necesidades bsicas del usuario. Se utiliza un lenguaje sencillo, que combina la mayor cantidad de grficas posibles para facilitar el entendimiento del material.

En el manual se enfatizan todas las funciones tpicas del Mdulo, desde un punto de vista funcional. Los procedimientos administrativos de las escuelas que utilizarn el Mdulo, no son discutidos en el Manual, y se establece que dichos procedimientos prevalecen sobre los discutidos en este documento; estos estarn documentados en la Gua de Procesos y Procedimientos del Departamento de Educacin.

El Manual incluye una gama de tpicos que envuelven posiblemente funcionalidades que no aplican a un usuario en particular. Sin embargo, estas funcionalidades podran utilizarse en un futuro o son actualmente utilizadas por algn otro funcionario del DOE. El usuario deber aclarar cualquier duda con su supervisor inmediato sobre cualesquiera de los tpicos que entienda no le corresponden, o por el contrario, entienda que deben ser utilizados por l.

Este Manual le facilitar reforzar los conocimientos aprendidos, a travs de la realizacin de ejercicios de prctica individuales. El mismo tambin incluye informes y consultas relacionados.

Los siguientes iconos son usados en el Manual para los siguientes propsitos:

Este icono indica una nota provechosa o de gran ayuda para el usuario, dentro del proceso que el Manual est presentando.

Este icono indica aviso o precaucin.

Este Manual del Usuario representa una herramienta valiosa que le provee al usuario un mejor entendimiento de los procesos funcionales dentro de la aplicacin PeopleSoft 8.9.



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Objetivos Una vez el usuario revise y practique el contenido de este Manual, debe dominar los siguientes procesos:

Crear Requisiciones de servicios, materiales o equipo, utilizando los catlogos, por bsqueda de artculo, o de aquellos artculos que no estn disponibles en el catlogo, a travs de su descripcin.

Cancelar, editar, denegar y aprobar Requisiciones.

Tendr una visin ms clara de cmo manejar Requisiciones a travs del nuevo sistema.

Este manual contiene los siguientes captulos:

I. NAVEGANDO EN PEOPLESOFT V.8.9 muestra al usuario la navegacin bsica en la aplicacin a travs del Internet Explorer.

II. OVERVIEW DE REQUISICIONES presenta el resumen del proceso para registrar una Requisicin e informacin bsica sobre la transaccin.

III. CREAR UNA REQUISICIN se le muestra al usuario cmo crear Requisiciones de mercado abierto y Requisiciones de contrato.

IV. MANTENIMIENTO DE REQUISICIONES se le muestra al usuario cmo realizar bsquedas en el catlogo de artculos, cmo aadir lneas adicionales a una Requisicin, cmo cancelar y eliminar Requisiciones, y cmo aadir comentarios a una Requisicin.

V. APROBACION DE REQUISICIONES donde se le ensea al usuario el proceso para aprobar, denegar o delegar la aprobacin de una Requisicin.

VI. INFORMES Y CONSULTAS

VII. VOCABULARIOS, ACRNIMOS, HOT KEYS



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Captulo 1 Navegando en PeopleSoft v.8.9

En ste captulo estaremos cubriendo y reforzando la navegacin bsica de la aplicacin de PeopleSoft.

Acceder Internet Explorer El Internet Explorer (IE) es una herramienta utilizada para buscar, ver, y acceder informacin disponible en el Internet. Adems de usar el IE para tener acceso a informacin en lnea, en el DOE, utilizaremos IE para acceder la aplicacin de PeopleSoft.

Paso 1

Para acceder IE localice el icono en la pantalla principal y oprima.



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Paso 2

El sistema le trae esta pgina principal. Echemos un vistazo a los elementos bsicos del IE.

Ingresar su Contrasea (Signing in) Para poder tener acceso a la aplicacin de PeopleSoft, se le debe haber asignado a usted un acceso que consta de una Identificacin de usuario (User ID) y una contrasea (password).

Paso 1

En el Address Bar debe colocar la direccin del ambiente de produccin que le ser provista en su momento. Puede guardar dicha direccin en la seccin de Favoritos para evitar tener que hacer la entrada cada vez que acceda la aplicacin. Tambin podr crear un shortcut en el desktop.

Paso 2

Una vez coloque la direccin:

1. Obtiene como respuesta la pgina en donde coloca su ID y su contrasea (esta informacin le ser entregada por la Divisin de Seguridad del DOE).

2. Ya entrados su ID y su contrasea, oprima para acceder la pgina principal de PeopleSoft.



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Si su acceso es invlido, el sistema mostrar un mensaje de error: Your User ID and/or Password are invalid, favor comunicarse con el administrador de seguridad del DOE.

Nota: Si su sesin de PeopleSoft ha sido terminada por factor tiempo, automticamente le aparecer en su pantalla la pgina en donde se coloca su ID y su contrasea para

poder acceder nuevamente PeopleSoft. El rea de seguridad programar un tiempo lmite de acceso en la aplicacin, lo que significa que siempre y cuando se mantenga trabajando en las pginas, el sistema NO le terminar la sesin interrumpiendo as su trabajo. Por el contrario, si usted abandona su rea de trabajo y ha pasado el tiempo establecido (15-20 minutos), el sistema le requerir entrar su User ID y contrasea, nuevamente, como medida de seguridad.

Cmo Grabar en Favoritos la Pgina de Acceso a PeopleSoft. IE le permite archivar un listado de aquellas pginas que son frecuentemente visitadas, conocidas como Favorites. Una vez la pgina es guardada como uno de los Favoritos no hay necesidad de escribir nuevamente la direccin en el Address Bar.

Comencemos aadiendo la pgina de acceso a PeopleSoft.

Paso 1

Una vez la pgina de acceso de PeopleSoft es desplegada en su pantalla principal, oprima del men de Internet Explorer, y presione Add to Favorites, (aadir a los favoritos).

Paso 2

Se desplegar la siguiente pantalla para aadir a los Favoritos. Coloque su cursos en el espacio provisto y escriba PeopleSoft Sign-in, o puede dejar lo que aparece por default.

Oprima para aadir PeopleSoft Sign-in al listado de sus Favoritos.



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Usted ha aadido satisfactoriamente la pgina de PeopleSoft Sign-in como uno de sus Favoritos en IE.

Nota: Para acceder esta pgina en un futuro a travs de los Favoritos, oprima Favorites en la barra del Men, verifique su listado de pginas ya grabadas, y seleccione PeopleSoft Sign-in, o como usted lo haya nombrado cuando lo nombr al momento de

aadirlo a su lista.

Elementos de la Navegacin en PeopleSoft Una vez haya entrado su contrasea para acceder PeopleSoft, aparecer la pgina inicial de Bienvenida. Note que en la parte superior de la navegacin de cada pgina se encuentra el encabezado universal. El mismo contiene los siguientes enlaces: Home, Worklist, Add to Favorites, and Sign Out. Estas opciones estarn disponibles en todo momento durante su conexin. Adems, vern como navegar a travs del sistema usando mens, enlaces y pginas.

El encabezado universal estar disponible en cualquier pgina de PeopleSoft durante su conexin. En los siguientes pasos estaremos discutiendo dichos elementos.

1. Oprima Home para regresar a la pgina de Bienvenida.

2. Oprima Worklist para ver los artculos o tareas esperando a ser trabajadas por usted. El worklist (listado de trabajo) es generado cuando usted est utilizando una aplicacin



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que le permite acceder esta funcionalidad de workflow (flujo de trabajo). Esta pgina tambin provee enlaces que le permiten ver detalles adicionales sobre dichas tares, navegar sobre pginas en dnde usted puede realizar el trabajo asignado, y re-asignar tareas. Por ejemplo, los comprobantes pendientes a ser aprobados de acuerdo al nivel de aprobacin establecido.

3. Oprima Add to Favorites para aadir a su listado de favoritos pginas de PeopleSoft que visite frecuentemente durante su trabajo diario. Los Favoritos son similares a los bookmarks para acceso frecuente al contenido de ciertas carpetas. Una vez aada un Favorito, dicho contenido se mantendr bajo el listado de My Favorites, que se encuentra en la barra del men. Una vez el Favorito es guardado, expanda el listado de My Favorites y oprima el enlace que desee acceder. Usted puede editar los Favoritos, ya sea para cambiar la secuencia o para re-nombrarlos. Tambin podr editar Favoritos ya guardados en su listado cuando el URL ha sido modificado o ha sido borrado.

4. Oprima Sign Out para salir del sistema PeopleSoft.

5. Men PeopleSoft usa el men para presentar una estructura del sistema, compuesta por una jerarqua de archivos y contenido de referencia que usted puede utilizar para navegar en varias pginas de la aplicacin. El men ser restringido de acuerdo al tipo de seguridad establecida, basado en el rol y accesos que tenga cada usuario en DOE.



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Oprima en el enlace del men para que pueda observar el listado de pginas a las cules usted tiene acceso.

En el listado del men encontrar 2 tipos de artculos (temas):

6. Los artculos (temas) con las flechas a su lado para expandir o mostrar componentes adicionales y,

7. Los artculos (temas) subrayados (enlaces) que son llamados content reference. Cuando oprime estos enlaces (hyperlinks), la pgina de bsqueda o de referencia aparece al lado derecho de la Navegacin.

Nota: Si usted desea ms informacin sobre un archivo o enlace, puede mover su mouse sobre el texto que quiere acceder, esto desplegar una breve descripcin de ese enlace o archivo.

Para minimizar el listado del men momentneamente, con el propsito de tener mejor acceso visual de alguna pantalla de PeopleSoft, oprima

Y para volver a acceder o expandir el listado, oprima el siguiente icono



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Para acceder a sus labores, de acuerdo a la navegacin por su mdulo, oprima el enlace correspondiente, por ejemplo seleccione Purchasing > Requisitions > Add/Update Requisitions del listado del men. El sistema le traer la pantalla principal de Requisitions.

Un componente es un grupo de pginas relacionadas que pertenecen a una tarea especfica. Usted tiene acceso a componentes del men. Los componentes contienen carpetas con pestaas, en donde cada pestaa contiene una pgina relacionada. Cuando usted tiene acceso a este nivel, las pginas correspondientes o la pgina de la bsqueda aparecen a la derecha del men.

Componentes del Pagebar Justo abajo del encabezado de la navegacin universal, se encuentra el pagebar, el cul contiene una serie de enlaces y accesos. La disponibilidad de stas opciones est controlada por el administrador del sistema. Todas las opciones pueden no estar disponibles para cada componente.



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1. Usted puede utilizar el enlace de New Window para abrir una nueva pantalla y no tener que perder la informacin que est trabajando en la pgina original. La nueva ventana le mostrar la pgina de los componentes actuales como tambin la navegacin de la pgina donde se encuentre. Usted puede abrir tantas ventanas sean necesarias usando en enlace de New Window.

2. Utilizando el enlace Help le aparecern en lnea los PeopleBooks (libros de referencia) justo en el tema especfico de la transaccin que est realizando en su pgina de PeopleSoft.

3. El enlace de Customize Page le permite controlar, y/o modificar el despliegue de su pgina principal.

4. Usted puede usar el icono de para copiar la pgina URL corriente al clipboard, y as estar disponible para otras aplicaciones.



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Captulo 2 Overview de Requisiciones

Con la nueva implementacin, DOE estar utilizando la nueva aplicacin PeopleSoft Requisitions para crear las Requisiciones. La intencin de este Manual es presentar el Mdulo paso por paso de manera lgica. Al final de su revisin usted tendr un mayor conocimiento de la aplicacin, capacidades y una base slida de cmo trabajar las Requisiciones dentro del Mdulo de Compras.

Requisitions le puede ayudar a manejar los bienes y servicios de su organizacin de una forma eficiente, permite controlar gastos y costos de adquisicin debido a un acuerdo de precios preestablecidos entre el comprador y el suplidor para artculos en especfico, como tambin fomentar la comunicacin con el suplidor, reduciendo las devoluciones. Esta aplicacin est accesible en lnea permitiendo automatizar el proceso de crear Requisiciones. Esto reduce el tiempo de espera al finalizar una Requisicin.

Se le proveer al usuario, de manera organizada, un catlogo en lnea de los recursos adquiridos con sus definiciones, al igual que la descripcin, y atributos que incluye paneles de consultas flexibles. Se crearn solicitudes (Requisiciones) utilizando la funcionalidad de Requisitions con el propsito de generar preobligaciones para reservar fondos.

NNaavveeggaacciinn:: Custom DOE Rollout Escuelas Requisitions



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De acuerdo a lo preestablecido en DOE, se crearn solicitudes de cotizacin a suplidores potenciales de acuerdo a los trminos establecidos para comprar bienes y servicios con el propsito de mantener un registro de cotizaciones en lnea. Luego de efectuar el proceso de subasta correspondiente, formal o informal segn aplique, se podrn registrar y obligar los fondos de un contrato cuando se genere la orden, con el propsito de tener en lnea un registro de los mismos, y despachar contratos para tener una evidencia fsica de la entrada de la transaccin.

Informacin del Proceso de Creacin de una Requisicin La Requisicin ser creada en el sistema por el personal autorizado dentro cada escuela. Se utilizar Next como prefijo de identificacin en la Requisicin (solicitud). De esta manera el sistema le asignar el prximo nmero secuencial del sistema en el momento que se guarde la Requisicin. El solicitante utilizar el sistema de catlogo de compras para la adquisicin de bienes o servicios. Si el servicio o artculo deseado no est disponible en el catlogo de compras, el solicitante deber contactar a la Unidad de Catlogo dentro de la Unidad de Compras para que se realice el proceso correspondiente a la creacin de bienes o servicios en el catlogo de compras.

Nota: Todas las Requisiciones tendrn que ser preparadas utilizando los bienes o servicios disponibles a travs del catlogo de compras.

Como parte de la Requisicin, el solicitante seleccionar el cdigo de envo, incluir la cifra de cuenta y Due Date de la transaccin.

Completar la validacin de presupuesto y someter la solicitud a aprobacin al prximo nivel de aprobacin, que ser el Supervisor, Director, o persona asignada. De no tener presupuesto disponible, deber comunicarse con la Oficina de Presupuesto para evaluacin de disponibilidad de fondos.

Una vez aprobada la Requisicin podrn imprimirla para guardar una copia en el expediente.



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Captulo 3 Crear una Requisicin

Los usuarios de Requisitions en las escuelas del DOE deben saber de antemano si los bienes o servicios que solicitarn se encuentran bajo contrato con el DOE. Si el artculo o el servicio, se encuentra bajo contrato, el usuario de Requisitions deber seleccionar un contrato vigente a travs del sistema para completar su Requisicin. De no existir un contrato para la adquisicin de los bienes o servicios que solicitar, deber usar el catlogo para generar una Requisicin de mercado abierto.

En este captulo explicaremos en detalle cmo crear una Requisicin de mercado abierto, as como tambin como crear una Requisicin para adquirir bienes y servicios de un contrato.

Crear una Requisicin de Mercado Abierto La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catlogo de los artculos para ser utilizado por las escuelas del DOE. Los usuarios de Requisitions deben saber de antemano si los bienes o servicios que solicitarn se encuentran disponibles en el catlogo. Si el artculo o el servicio no est disponible en el catlogo, debe hacer lo siguiente: (1) contactar a la Unidad de Catlogo dentro de la Unidad de Compras para la creacin del artculo, o si la transaccin es una con carcter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrar una descripcin breve y las especificaciones del artculo o servicio que est solicitando. Una vez creada la Requisicin, deber contactar a la Unidad de Catlogo para la creacin del mismo.

El proceso de crear una Requisicin de mercado abierto se refiere al proceso de adquisicin cuando una transaccin est exenta de tramitarse mediante subasta formal y cuya cuanta no excede de $6,000.00. La transaccin requiere libre competencia entre un mnimo de tres (3) suplidores calificados por el Registro nico de Licitadores. Las escuelas del DOE solicitarn a travs de mercado abierto a la Unidad de Compras del Nivel Central todo aquel bien o servicio que necesiten, siempre y cuando el mismo no est disponible bajo las condiciones de un contrato vigente, independientemente de la cuanta de la Requisicin. Para crear una Requisicin de Mercado Abierto, realice la siguiente navegacin:




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Nota: Si desea acceder una Requisicin previamente creada, utilice la pestaa de Find an Existing Value, escriba el nmero de la Requisicin que desea revisar en el campo de Requisition ID y oprima para ejecutar la bsqueda.

Para crear una nueva Requisicin, siga los siguientes pasos:



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Business Unit sale por default 00081

Requisition ID sale por default NEXT. Usted deber mantenerlo as, para que el sistema asigne automticamente el prximo nmero secuencial.

Oprima

Paso 1

Revise la siguiente informacin en el Maintain Requisitions Page:

Business Unit debe ser igual a 00081

Requisition ID debe ser igual a NEXT

Status debe ser igual a Open

Budget Status debe ser igual a Not Chkd

Como Requester debe aparecer su ID de usuario y su nombre

En Requisition Date aparece por default la fecha corriente

Origin debe ser igual a ESC



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Currency Code debe ser igual a USD

En Accounting Date aparece por default la fecha corriente

Nota: El usuario tiene la opcin de aadir comentarios a la Requisicin, a travs del enlace Add Comments. Si adems desea que los comentarios sean vistos por el suplidor

deber seleccionar la opcin de

El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el encasillado de Ship To haya sido poblado por default con el cdigo de su escuela. Si este

campo no ha sido poblado, el usuario tendr que utilizar la de este encasillado para poblar el campo con el cdigo correspondiente. Ademas se puede utilizar el area de distribucin dentro de Requisition Defaults donde se pueden insertar las cifras de cuentas en el caso de haber multiples lineas y las cifras de cuentas sean iguales en cada una de las lneas.



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Paso 2

Para aadir artculos a una Requisicin, el usuario deber oprimir la en la primera lnea de la columna de Item.

Paso 3

El sistema le trae la siguiente pantalla



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Paso 4

Seleccione el artculo que desea ordenar, para este ejemplo, CAJAS PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS.

Nota: Para localizar el bien o servicio que desea ordenar, podr realizar la bsqueda por descripcin o por categora, presionando el icono en el campo de Category.

Asegrese de que haya visto el total de los resultados. Puede ver la prxima pgina de los artculos disponibles en el catlogo, oprimiendo el icono de o puede tambin

oprimir el enlace de View All y as tendr acceso al listado completo de los artculos disponibles en el catlogo.

Ilustracin A

Paso 5



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Cuando haya seleccionado el artculo que desea ordenar, el sistema lo devolver a la pantalla de Maintain Requisitions. El sistema traer la informacin del artculo seleccionado a la lnea de la Requisicin; esto incluye la informacin definida en las columnas de Item, Description, UOM, y Category.

Paso 6

Anote la cantidad que desea ordenar y oprima para que el sistema cargue la informacin relacionada al precio del artculo de acuerdo a las cantidades seleccionadas.

Nota: Si desea aadir una lnea adicional, oprima el icono y repita los pasos 2 al 6. Si no va a aadir ninguna lnea, contine con el prximo paso.

Paso 7

Oprima el icono de Distribution para ingresar los componentes de la cifra de cuenta.

El sistema le trae esta pantalla, el Distribute debe leer by Quantity.



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El usuario deber ingresar los componentes de la cifra de cuenta de acuerdo a la distribucin presupuestaria correspondiente a su escuela.

Nota: Algunos componentes de la cifra de cuenta podrn estar asociados tanto al bien o servicio seleccionado como a los parmetros de seguridad configurados para cada uno

de los usuarios. Si algn componente de la cifra de cuenta no est previamente definido, el usuario deber utilizar la informacin presupuestaria que fue asignada a su escuela por la Oficina de Presupuesto de Nivel Central, al inicio del ao fiscal.

Paso 8

Oprima el icono de Show all Columns para poder ver el Budget Date

Si el ao no es el corriente, o dependiendo del ao presupuestario, el usuario podra cambiar el Budget Date.



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Mueva la barra espaciadora hacia su derecha para ver ms detalles y poder ver el campo de Budget Date.

El sistema coloca la misma fecha que en el campo de Requisition Date. Si fuese a entrar con otro Budget Date, aqu es donde se cambiara.

Si fuera equipo lo que est solicitando, vaya a la pestaa de Asset Information. El sistema va a requerir que se ingrese el AM Unit y Profile ID, que si se ha definido el artculo correctamente, el sistema lo cargar por default. El siguiente recuadro, es tan solo un ejemplo.



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Luego oprima Paso 9

En la pgina principal de Requisitions oprima y el sistema le asignar automticamente un nmero de Requisicin.

En los casos de algunos equipos de educacin especial

Si usted coloca en la lnea de la distribucin un objeto de gasto de equipo en el cual sea requerido colocar el numero de estudiante al cual se le asignar el equipo, se le estara

habilitando el siguiente icono donde deber detallar el nmero de estudiante.

Ejemplo:

De seleccionar la lupa en la ilustracin anterior la aplicacin lo llevar al rea de bsqueda donde podr seleccionar el estudiante sea por el numero o por su nombre que significar Student ID o Description segn la informacin del SIE. La segunda ilustracin presenta la pgina donde se podrn buscar el o los estudiantes que requiera la lnea de la requisicin,



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Al seleccionar el estudiante deber marcar el recuadro para confirmar el nmero del estudiante. Del estudiante no estar registrado en SIE deber escribir el nombre del estudiante en el campo de Student

Name y marcar el recuadro para confirmar, el sistema marcara automticamente el recuadro New Student. En el campo de Quantity deber escribir la cantidad de bienes que el estudiante estar

adquiriendo, la misma tiene que ser igual a la cantidad entrada en la pgina principal de la requisicin. Luego oprimir la tecla de OK.

Presionando OK, pasar a la pantalla principal de la requisicin



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Paso 10

Oprima el icono Complete Requisition

El sistema le desplegar el siguiente mensaje.

Si desea continuar, presione

Nota: Esta transaccin se encaminar al worklist del Director para su aprobacin correspondiente.

Crear una Requisicin de Contrato La funcionalidad de Requisitions provee a los usuarios un catlogo de los artculos para ser utilizado por las escuelas del DOE. Los usuarios de Requisitions deben saber de antemano si los bienes o servicios que solicitarn se encuentran disponibles en el catlogo. Si el artculo o el



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servicio no est disponible en el catlogo, debe hacer lo siguiente: (1) contactar a la Unidad de Catlogo dentro de la Unidad de Compras para la creacin del artculo, o si la transaccin es una con carcter de emergencia, (2) debe ir al campo de Description, en donde entrar una descripcin breve y las especificaciones del artculo o servicio que est solicitando. Una vez creada la Requisicin, deber contactar a la Unidad de Catlogo para la creacin del mismo.

El proceso de crear una Requisicin de contrato se refiere al proceso de adquisicin cuando los artculos solicitados han sido contratados por el DOE a travs de un proceso de subasta. Estos bienes o servicios estarn disponibles dentro del catlogo de artculos. Los contratos debern haber sido registrados por las Oficinas Centrales y/o Regionales del DOE y haber sido asignados al funcionario solicitante en la Regin correspondiente. Para crear una Requisicin de Contrato, realice la siguiente navegacin:

Nota: Si desea acceder una Requisicin previamente creada, utilice la pestaa de Find an Existing Value, escriba el nmero de la Requisicin que desea revisar en el campo de

Requisition ID y oprima para ejecutar la bsqueda.




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Para crear una nueva Requisicin, siga los siguientes pasos:

Business Unit sale por default 00081

Requisition ID sale por default NEXT. Usted deber mantenerlo as, para que el sistema asigne automticamente el prximo nmero secuencial.

Oprima

Paso 1

Revise la siguiente informacin en el Maintain Requisitions Page:

Business Unit debe ser igual a 00081

Requisition ID debe ser igual a NEXT

Status debe ser igual a Open

Budget Status debe ser igual a Not Chkd

Como Requester debe aparecer su ID de usuario y su nombre

En Requisition Date aparece por default la fecha corriente



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Origin debe ser igual a ESC

Currency Code debe ser igual a USD

En Accounting Date aparece por default la fecha corriente

Nota: El usuario tiene la opcin de aadir comentarios a la Requisicin, a travs del enlace Add Comments. Si adems desea que los comentarios sean vistos por el suplidor

deber seleccionar la opcin de

El usuario debe acceder el enlace de Requisition Defaults para asegurarse que el encasillado de Ship To haya sido poblado por default con el cdigo de su escuela. Si este

campo no ha sido poblado, el usuario tendr que utilizar la de este encasillado para poblar el campo con el cdigo correspondiente. . Ademas se puede utilizar el area de distribucin dentro de Requisition Defaults donde se pueden insertar las cifras de cuentas en el caso de haber multiples lineas y las cifras de cuentas sean iguales en cada una de las lneas.



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Paso 2

Para aadir artculos a una Requisicin, el usuario deber oprimir la en la primera lnea de la columna de Item.

Paso 3




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Paso 4

Seleccione el artculo que desea ordenar, para este ejemplo, ALMOADILLA DEL RATON.






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Paso 5

Cuando haya seleccionado el artculo que desea ordenar, el sistema lo devolver a la pantalla de Maintain Requisitions. El sistema traer la informacin del artculo seleccionado a la lnea de la Requisicin; esto incluye la informacin definida en las columnas de Item, Description, UOM y Category.

Cuando se haya seleccionado un artculo que est bajo contrato, el sistema lo regresar a la pantalla de Maintain Requisitions y habr poblado la informacin correspondiente a los

campos de Contract ID y Contract Line.

Paso 6


Nota: Si desea aadir una lnea adicional, oprima el icono y repita los pasos 2 al 6. Si no va a aadir ninguna lnea, contine con el prximo paso.

Paso 7

Oprima el icono de Distribution para verificar los componentes de la cifra de cuenta.



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El usuario deber revisar que el sistema haya cargado los componentes de la cifra de cuenta correctos, para esto deber revisar el contenido de los siguientes campos: Fund, Department, Program, Class, y Budget Reference. Si la compra es a travs de fondos federales, el usuario deber verificar que el sistema haya cargado los componentes adicionales segn corresponda.

Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o servicio seleccionado como a los parmetros de seguridad configurados para cada uno

de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el usuario deber utilizar la informacin presupuestaria que fue asignada a su escuela por la Oficina de Presupuesto de Nivel Central, al inicio del ao fiscal.

Paso 8


Si el ao no es el corriente, o dependiendo del ao presupuestario, podra cambiar el Budget Date.



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Luego oprima Paso 9


RECUERDE QUE SI UN EQUIPO ESPECIFICO DE EDUCACION ESPECIAL,

DEBERA REPETIR EL PASO 9 EN LA PAGINA 25

Paso 10




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Captulo 4 Mantenimiento de Requisiciones

El mantenimiento de una Requisicin debe ser realizado por el mismo usuario que la origin. En este captulo, se discuten detalladamente funcionalidades que pudieron haber sido mencionadas en el captulo anterior; enfocndonos en el propsito de estas funcionalidades y en cmo obtener el mayor beneficio de ellas.

Realizar Bsquedas en el Catlogo de Artculos El sistema provee un catlogo de artculos que contiene todos y cada uno de los artculos que han sido autorizados a solicitar, segn las necesidades de las escuelas. Para acceder este listado complete la siguiente navegacin:

Usted podr realizar una bsqueda de artculos en el catlogo segn su categora, y segn su Item ID.

NNaavveeggaacciinn:: Items Review Item Information Items



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Para realizar una bsqueda segn la categora, realice los siguientes pasos: Paso 1

Oprima el icono en la lnea de Category para iniciar la bsqueda.

El sistema despliega la siguiente pantalla



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Paso 2

Seleccione de entre las categoras disponibles aquella que mejor entiende se relaciona con el bien o servicio que est buscando. Para este ejemplo se ha seleccionado la categora de Materiales de Oficina.

Nota: Luego de seleccionada la categora correspondiente al bien o servicio que est buscando, el sistema lo devuelve a la pantalla Item Inquiry, esta vez con el campo de



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Category debidamente cumplimentado Paso 3

Oprima

El sistema despliega el listado de todos los artculos que pertenecen a la categora seleccionada.


oprimir el enlace de View All y as tendr acceso al listado completo de los artculos disponibles en el catlogo para esa categora.

Paso 4

Seleccione un artculo del listado, para este ejemplo hemos seleccionado CAJAS PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS.



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En esta pantalla podr revisar la informacin y las especificaciones relacionadas al artculo que usted desea solicitar.

Aadir Mltiples Lneas a una Requisicin El sistema permite al solicitante crear una Requisicin con ms de una sola lnea. Esta funcionalidad le da la capacidad al usuario de agrupar necesidades similares y hasta de incluir en una misma Requisicin bienes y servicios de diferentes categoras. Adems, el usuario podr incluir en una misma Requisicin bienes y servicios que estn bajo contrato junto con aquellos que deben ser adquiridos a travs de un proceso de Mercado Abierto. En esta instancia, el sistema cancelar automticamente la Requisicin original y crear dos (2) nuevas Requisiciones, una Requisicin para solicitar los bienes y servicios que debern ser adquiridos por Mercado Abierto y una Requisicin para solicitar los bienes y servicios que sern adquiridos segn los trminos y condiciones de un contrato vigente.

Nota: Independientemente de que en una misma Requisicin se hayan solicitado bienes o servicios que vayan a ser adquiridos a travs de contratos diferentes, el sistema crear solo una Requisicin para todos ellos. El proceso automatizado para la creacin de la

Orden de Entrega se encargar de despachar una Orden de Entrega a los suplidores correspondientes para cada uno de los contratos existentes en el sistema.



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Para este ejemplo, supongamos que el usuario ya ha realizado los pasos 2 al 8 del proceso Crear Una Requisicin de Mercado Abierto del Captulo 3 Crear una Requisicin.

Paso 1

Oprima el icono para aadir una nueva lnea.

El sistema desplegar el siguiente mensaje y usted deber anotar la cantidad de lneas que desea aadir a la Requisicin.



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Paso 2

Para este ejemplo aadiremos solo una lnea adicional, oprima

El sistema aadir una segunda lnea a la Requisicin.

Nota: Para propsitos de este ejemplo, el segundo artculo que solicitaremos a travs de esta Requisicin, corresponder a un artculo que se encuentra bajo contrato con el

DOE. De esta manera podremos demostrar la funcionalidad de crear dos (2) nuevas Requisiciones, una Requisicin para solicitar los bienes y servicios que debern ser adquiridos a travs de Mercado Abierto y una Requisicin para solicitar los bienes y servicios que sern adquiridos segn los trminos y condiciones de un contrato vigente. Paso 3

Para aadir un artculo a la nueva lnea de la Requisicin, el usuario deber oprimir la en la segunda lnea de la columna de Item.

Paso 4




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Paso 5

Seleccione el artculo que desea ordenar, para este ejemplo, ALMOADILLA DEL RATON.






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Paso 6

Cuando haya seleccionado el artculo que desea ordenar, el sistema lo devolver a la pantalla de Maintain Requisitions. El sistema traer la informacin del artculo seleccionado a la lnea de la Requisicin; esto incluye la informacin definida en las columnas de Item, Description, UOM y Category.

Cuando se haya seleccionado un artculo que est bajo contrato, el sistema lo regresar a la pantalla de Maintain Requisitions y habr poblado la informacin correspondiente a los

campos de Contract ID y Contract Line.

Paso 7


Paso 8

Oprima el icono de Distribution para verificar los componentes de la cifra de cuenta.




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El usuario deber verificar que los componentes de la cifra de cuenta fueron cargados correctamente revisando el contenido de los siguientes campos: Fund, Department, Program, Class, y Budget Reference. Si la compra es a travs de fondos federales, el usuario deber verificar que el sistema haya cargado los componentes adicionales segn corresponda.

Nota: Los componentes de la cifra de cuenta deben estar asociados tanto al bien o servicio seleccionado como a los parmetros de seguridad configurados para cada uno

de los usuarios. De los componentes de la cifra de cuenta no estar previamente definidos, el usuario deber utilizar la informacin presupuestaria que fue asignada a su escuela por la Oficina de Presupuesto de Nivel Central, al inicio del ao fiscal.

Paso 9


Si el ao no es el corriente, o dependiendo del ao presupuestario, podra cambiar el Budget Date.



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Luego oprima Paso 10


Paso 10




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Cancelar una Lnea de una Requisicin Aqu se muestra como cancelar una lnea de una Requisicin, para esto el Budget Check debe estar Valid, ya que esto habilita el icono de Cancel. Mientras el estatus de la Requisicin sea Open, el icono de Cancel no estar disponible.




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Paso 1

Bajo la pestaa de Find an Existing Value coloque el nmero de la Requisicin a la que desea cancelar una lnea, en el campo de Requisition ID y luego oprima

El sistema lo llevar a la pantalla de Maintain Requisitions. El estatus de la lnea que desea cancelar debe leer Approved o Pending. Revise la informacin de la lnea antes de comenzar el proceso de cancelacin para que se asegure de que estar cancelando la lnea correcta. Para cancelar la lnea, oprima el icono



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Nota: Si la lnea de la Requisicin ha sido copiada en una Orden de Compra, el sistema desplegar el siguiente mensaje y no le permitir hacer la cancelacin.

Oprima

De lo contrario, contine con el prximo paso. Paso 3

El sistema le presentar el siguiente mensaje, oprima



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Paso 4

Vea que el estatus de la lnea cambia a Cancel, y oprima para terminar la transaccin.

Nota: Luego de haber guardado los cambios en la Requisicin, fjese que el Budget Status ha cambiado a Not Chkd. El usuario deber volver a oprimir el icono de Complete

Requisition para validar la Requisicin a nivel de presupuesto.

Cancelar una Requisicin El sistema permite al usuario cancelar una Requisicin siempre y cuando una Orden de Compra no haya sido creada para esa Requisicin.

Paso 1

Bajo la pestaa de Find an Existing Value coloque el nmero de la Requisicin que desea cancelar en el campo de Requisition ID y luego oprima




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Paso 2

El sistema lo lleva a la pantalla de Maintain Requisitions. Revise la informacin antes de comenzar el proceso de cancelacin para que se asegure de que estar cancelando la Requisicin correcta. Para cancelar la Requisicin, oprima el icono



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Nota: Si la Requisicin ha sido copiada en una Orden de Compra, el sistema desplegar el siguiente mensaje y no le permitir hacer la cancelacin. Oprima

De lo contrario, contine con el prximo paso.

Paso 3

El sistema le presentar el siguiente mensaje para confirmar la cancelacin, oprima

Paso 4

El sistema lo devolver a la pantalla De Requisitions, deber realizar la siguiente navegacin para verificar que la Requisicin ha sido cancelada.

En el campo de Requisition ID coloque el nmero de la Requisicin y oprima

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisitions Review Requisition Information

Requisitions



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Paso 5

Confirme que el estatus de la Requisicin sea Canceled.

Error de Budget Check Cuando usted est procesando la validacin de presupuesto en una Requisicin, y aparece un enlace de Error en lugar de Valid, en el Budget Status, complete los siguientes pasos:

Paso 1

Oprima el enlace de Error.



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Paso 2

Bajo la columna de Exception, tome nota de la excepcin segn su significado. Los ms comunes, deben ser los siguientes:

Budget Does Not Exist presupuesto no ha sido creado

Budget Exceeds Tolerance la cantidad que se est presupuestando, excede los fondos disponibles.

No Budget Exist no existe presupuesto



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Nota: Para cualquiera de los errores en presupuesto, el Director de la escuela deber comunicarse con la Oficina de Presupuesto para someter una solicitud de transferencia

de fondos o para que se le otorgue otra cifra de cuenta vlida para procesar la transaccin.



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Captulo 1 Aprobacin de Requisiciones

Aprobar Requisiciones Luego de que un solicitante cambia el estatus de una Requisicin de Pending a In Process, a travs de Approve ChartFields, la Requisicin es canalizada al prximo nivel de aprobacin. Todas las Requisiciones necesitan ser aprobadas. Todas las Requisiciones en el ambiente de las escuelas sern aprobadas por el Director de la escuela.

Si algn approver (aprobador) deniega la Requisicin en cualquier momento del proceso de aprobacin, el estatus de la Requisicin cambiar a denegado. El aprobador tendr que notificarle al solicitante a travs de correo electrnico porqu la Requisicin fue denegada. El aprobador puede ver la Requisicin en cualquier momento mientras esta se encuentre en el proceso de aprobacin. Una vez es completamente aprobada, sta desaparece de la lista de trabajos (worklist) del aprobador.

Para acceder la Requisicin que est pendiente de aprobacin, el Director deber realizar la siguiente navegacin:

Paso 1

En el campo de Requisition ID anote el nmero de la Requisicin que desea revisar y oprima el botn de

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisition Approve ChartFields



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Si usted desea revisar informacin detallada de la Requisicin, oprima el campo de Line Details.

Al expandirse el men, podr observar informacin detallada de la Requisicin. Tambin podr acceder la pestaa de Details para revisar informacin detallada de los artculos que componen la Requisicin. Si oprime el icono podr observar informacin relacionada a la cifra de cuenta.

Paso 2

Asegrese que el Appr Act sea Approve y oprima para aprobar la Requisicin. Note que el Approval Status cambiar de In Process a Complete.

Nota: Si oprime el botn de podr observar una versin PDF de



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la Requisicin e imprimirla.

Paso 3

Luego de aprobadas, las Requisiciones de Mercado Abierto, el Director deber notificarle al personal de la Unidad de Compras del Nivel Central que hay una Requisicin de Mercado Abierto debidamente aprobada y lista para ser procesada. Para completar este paso, oprima el botn de

Paso 4

En la pantalla de Send Notification escribir la direccin o direcciones de correo electrnico de los funcionarios a los que desea notificar sobre la existencia de la Requisicin de Mercado Abierto en el sistema. Tambin podr seleccionar el nivel de prioridad que dese asignarle a la Requisicin y anotar un mensaje para dirigrselo a los funcionarios a los que le enviar esta notificacin.



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Cuando haya completado los campos correspondientes en la pantalla de Send Notification oprima

Nota: El sistema solo reconocer como direcciones de correo electrnico vlidas, aquellas direcciones de correo electrnico que sean del DOE.

Denegar Requisiciones Si algn Director deniega la Requisicin, el estatus de la Requisicin cambiar a denegado, sin tomar en cuenta cualquier otra aprobacin. El Director tendr que notificarle al solicitante, a travs de la misma transaccin de denegacin, porqu la Requisicin fue denegada. El Director puede ver la Requisicin en cualquier momento mientras esta se encuentre en el proceso de aprobacin. Una vez esta haya sido denegada, desaparece de la lista de trabajos del Director.

Para acceder la Requisicin que est pendiente de aprobacin, el Director deber realizar la siguiente navegacin:

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisition Approve ChartFields



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Paso 1

En el campo de Requisition ID anote el nmero de la Requisicin que desea revisar y oprima el botn de

Si usted desea revisar informacin detallada de la Requisicin, oprima el campo de Line Details.

Se expandir el men en la pantalla, donde podr observar informacin detallada de la Requisicin. Tambin podr acceder la pestaa de Details para revisar informacin detallada de los artculos en la Requisicin, y oprimiendo el icono podr observar informacin sobre la cifra de cuenta.

Paso 2



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Si no est de acuerdo con la informacin de la Requisicin y desea denegarla para que el solicitante modifique alguna informacin antes de ser aprobada, o para que el solicitante la cancele, primero coloque el comentario de porque est denegando la Requisicin en el campo de Comments y luego seleccione la opcin de Deny en el campo de Appr Act y oprima

Nota: Cuando el solicitante acceda el ChartFields (refirase al Paso 1) encontrar la Requisicin denegada. El solicitante deber leer el comentario y las instrucciones que le hayan sido escritas por el Director. El solicitante podr acceder la Requisicin para

modificarla o cancelarla, segn le haya sido notificado por el Director. Note que si el Director ha seleccionado la opcin de Denegar la Requisicin la misma tendr un estatus de Denied en la pantalla de Approve ChartFields. Si el Director decide Reciclar la Requisicin, el estatus de la misma, en la pantalla de Approve ChartFields, ser In Process. Sin embargo, independientemente de que el Director opte por seleccionar cualquiera de esas dos opciones, en la pantalla de Maintain Requisitions, el solicitante podr acceder la Requisicin tanto para editarla como para cancelarla porque el estatus de la misma ser Pending.



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Delegar la Aprobacin de Requisiciones Paso 1

Realice la siguiente navegacin

Paso 2

En la pantalla de General Profile Information oprima la del campo Alternate User para seleccionar el usuario en quien delegar sus aprobaciones durante su ausencia.

Paso 3

Seleccione el usuario en quien delegar sus aprobaciones del listado de usuarios que aparece en esta pantalla.

NNaavveeggaacciinn:: My System Profile



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Paso 4

Asigne el periodo de duracin para la delegacin de las aprobaciones al usuario seleccionado y oprima



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Nota: Si usted regresara a su rea de trabajo antes de lo previsto, deber acceder nuevamente la pantalla de General Profile Information para borrar la informacin

relacionada a la delegacin de aprobaciones y salvar la pantalla en blanco; de lo contrario, las aprobaciones seguirn siendo dirigidas a la persona que usted seleccion, an cuando usted haya regresado.



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Captulo 6 Informes y Consultas

El Mdulo de Requisitions ofrece una serie de informes muy prcticos y tiles para obtener informacin relacionada a Requisiciones.

Imprimir Requisiciones Con la siguiente navegacin, usted podr imprimir una Requisicin que ha sido aprobada.

Paso 1

La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaa de Add a New Value coloque el nombre del nuevo Run Control ID que est creando (se recomienda coloque el mismo nombre del proceso), luego oprima

Nota: Luego de la primera vez que haya ejecutado este proceso, la prxima vez ya no tiene que crear un Run Control ID nuevo, solo vaya a la pestaa de Find an Existing Value y busque el Run Control ID que usted cre.

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisitions Reports Print Requisition



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Paso 2

En los campos de Business Unit, escriba 00081, y en el campo de Requisition ID, escriba el nmero de la Requisicin que usted desea imprimir. Asegrese de seleccionar el estatus en que est la Requisicin y oprima para luego oprimir

Nota: Recuerde que para obtener el estatus de la Requisicin tendr que completar la bsqueda de la Requisicin realizando el proceso del Document Status Inquiry que se

menciona en la pgina 84 de este Manual.

Paso 3

En la pantalla de Process Scheduler Request, bajo el campo de Server Name seleccione PSNT y seleccione el encasillado de Requisition Print SQR, oprima



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Paso 4

El sistema asignar un nmero de instancia, oprima el enlace de Process Monitor.

Paso 5

Oprima hasta que los estatus sean Success y Posted.

Paso 6

Oprima el enlace de Details.



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Paso 7

Oprima el enlace de View Log Trace.

Paso 8

Seleccione el enlace PORQ010.PDF.

Paso 9

En una nueva pantalla se desplegar el informe en formato PDF.



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Paso 10

Oprima el icono para imprimir la Requisicin.

Imprimir rdenes de Entrega El sistema permite al usuario imprimir aquellas rdenes de Entrega generadas a travs del proceso de PO Auto Source que se realiza para aquellas Requisiciones de Contrato. La siguiente navegacin permitir a los usuarios imprimir la Orden de Entrega para enviarla al suplidor.

Paso 1

La primera vez que ejecute este proceso, bajo la pestaa de Add a New Value coloque el nombre del nuevo Run Control ID que est creando (se recomienda coloque el mismo nombre del proceso), luego oprima

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Purchase Order Review PO Information Print POs



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Paso 2

En los campos de Business Unit, escriba 00081, y en el campo de PO ID, escriba el nmero de Orden de Entrega que usted desea imprimir. Oprima y luego oprima



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Nota: Recuerde que para obtener el nmero de Orden de Entrega que se gener a travs del proceso de PO Auto Source, tendr que completar la bsqueda del estatus de

la Requisicin de Contrato, realizando el proceso del Document Status Inquiry que se menciona en la pgina 84 de este Manual.

Paso 3

En la pantalla de Process Scheduler Request, bajo el campo de Server Name seleccione PSNT y seleccione el encasillado de PO Dispatch/Print, oprima

Nota: Si desea imprimir el Informe de Recibo e Inspeccin, deber seleccionar entonces el encasillado Single Receiving Order Report y luego, oprimir

Paso 4

El sistema asignar un nmero de instancia, dos (2) si usted ha decidido ejecutar el proceso de imprimir la orden de despacho simultneamente al informe de recibo e inspeccin. Oprima el enlace de Process Monitor.



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Paso 5


Paso 6


Paso 7


Paso 8

Seleccione el enlace POPO005.PDF.

Paso 9




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Paso 10

Oprima el icono para imprimir el informe.

Nota: Si decidi imprimir simultneamente el Informe de Recibo e Inspeccin, fjese que luego de completar el paso nmero 3, el sistema asign un nmero de instancia para el proceso de impresin de la orden de entrega y un nmero de instancia diferente para el

proceso de impresin del informe de recibo e inspeccin. El usuario deber entonces completar los pasos 5 al 10 para la instancia correspondiente al proceso de impresin del informe de recibo e inspeccin. Note que ambos, el nombre del proceso y el enlace correspondiente al paso 8, que se refiere al informe de recibo e inspeccin es DEPO008.PDF.

PO/Requisition Xref En la siguiente navegacin encontrar todos los informes mencionados con su explicacin. El ms til de todos es el PO/Requisition Xref, oprima el enlace para ejecutar el informe y ver los detalles.

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisitions Reports PO/Requisition Xref



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Paso 1

La primera vez que ejecute el informe, bajo la pestaa de Add a New Value coloque el nombre del nuevo Run Control ID que est creando (se recomienda coloque el mismo nombre del proceso), luego oprima


Paso 2

Coloque los parmetros que usted desee en cuanto al periodo y fecha del informe y asegrese que el Business Unit sea igual a 00081. Oprima y luego oprima



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Paso 3

En la pantalla de Process Scheduler Request, bajo el campo de Server Name seleccione PSNT y seleccione el encasillado de Requisition to PO XREF Report, oprima



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Paso 4

El sistema asignar un nmero de instancia, oprima el enlace de Process Monitor.

Paso 5


Paso 6


Paso 7



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Paso 8

Seleccione el enlace POY1100.PDF.

Paso 9


Paso 10

Oprima el icono para imprimir el informe.



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Document Status Inquiry En la siguiente navegacin acceder una consulta que le permitir revisar el estatus de cualquier Requisicin y las transacciones asociadas a esta.

Paso 1

En la pantalla de Requisition Document Status anote el nmero de la Requisicin para la que desea revisar el estatus y la documentacin asociada a esta en el encasillado de Requisition ID, luego oprima para ejecutar la bsqueda.

Paso 2

El sistema le presentar la pantalla con la informacin de la Requisicin seleccionada, note que la misma est asociada a una Orden de Compra.

NNaavveeggaacciinn:: Purchasing Requisitions Review Requisition Information Document Status



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Paso 3

Oprima el enlace de la Orden de Compra asociada a esta Requisicin y observe la informacin del documento asociado.



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Captulo 7 Vocabulario, Acrnimos, Hot Keys

Vocabulario Los siguientes trminos utilizados en este Manual, se definen segn aparece a continuacin, a excepcin de aquellos casos en que expresamente se mencione lo contrario. Address Bar: Se utiliza para escribir la direccin de Internet que usted desea acceder.

rea de Contenido: Nos muestra el contenido, de acuerdo a lo que haya sido seleccionado en el Men de Navegacin.

ChartField: Es un trmino de PeopleSoft utilizado para describir un componente de la cifra de cuenta. Un ejemplo de un ChartField es Departamento o Clase de Costo.

Content rea: Muestra informacin del website al usuario.

Controles del Men: Provee la habilidad de maximizar y minimizar el Men de Navegacin.

Men Bar: Cada componente del Men contiene controles, opciones, funciones y comandos para el programa completo de Internet Explorer.

Men de Navegacin: Jerarqua de Archivos y referencias del contenido para los cuales se le ha garantizado el acceso.

Process Monitor: Utilidad de PeopleSoft que le permite al usuario monitorear el estatus del informe solicitado. Este contiene comentarios, mensajes de error relacionados a ese informe y enlaces para acceder el informe terminado.

Run Control ID: Asocia cada operador con las entradas a las tablas de su Run Control. Cada vez que solicita un informe, el Process Scheduler le requiere al usuario especificar su ID. Este contiene informacin de acceso del usuario y los parmetros que necesita para llevar a cabo el proceso.

Scroll Bars: Utilice el Scroll Bar para moverse hacia arriba, abajo, izquierda o derecha dentro del documento o el rea.



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Task Bar: Nos muestra documentos, aplicaciones o programas que se encuentran abiertos.

Title Bar: Provee el nombre y la descripcin de la pgina que est visitando.

Toolbar: Contiene funciones utilizadas frecuentemente incluyendo Impresin, Favoritos, Restaurar y Pgina Principal.

Universal Header: Provee fcil acceso a los controles de la aplicacin.

Window Controls: Utilice estos controles para maximizar, minimizar o cerrar ventana en Internet.

Acrnimos Los siguientes acrnimos pueden ser de utilidad para este Manual o para otras herramientas de adiestramiento de PeopleSoft.

DOE: Departamento de Educacin

PS: PeopleSoft

AP: Accounts Payable (Cuentas a Pagar)

AR: Accounts Receivable (Cuentas por Cobrar)

AM: Asset Management (Activos Fijos)

GL: General Ledger (Mayor General)

PO: Purchasing (Orden de Compra)

ePro: eProcurement(Requisiciones)

BI: Billing (Facturacin)

CC: Commitment Control (Presupuesto)

SQR: Structured Query Report

IE: Internet Explorer

AE: Application Engine



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Hot Keys Los Hot Keys le permiten al usuario tomar accin inmediata para ejecutar ciertas funciones. Algunos Hot Keys desempean diferentes funciones dependiendo de la pgina en donde se encuentre, como podra ser una pgina de transacciones o de bsqueda.

Hot Key Button or Link Accin

Alt+1

Guardar una pgina en una transaccin. Muvase al icono de bsqueda o de aadidura en la pgina de bsqueda. Muvase al icono de OK en una pgina secundaria.

Alt+2 Regrese a la pgina de bsqueda desde la

pgina de la transaccin.

Alt+3 Ver prxima lnea en el listado cuando el

icono est activo.

Alt+4 Ver lnea anterior en el listado cuando el

icono est activo.

Alt+5

Ver Pgina o bsqueda de valores definidos Ver Calendario

Alt+6

Abre la ventana en una pgina

Alt+7 Aadir una o ms lneas

Alt+8 Eliminar lneas

Alt+0 Validar informacin entrada en la pgina

Alt+. Ver prximo set de lneas en la tabla

Alt+, Ver set de lneas anteriores en la tabla

Alt+/ Find Le permite Buscar informacin

Alt+

View All Ver todas las lneas o todos los resultados de una bsqueda

Alt+\ Add a New Value Find an Existing Value

Opciones de bsqueda

Ctrl+J -------- Muestra informacin del sistema

Ctrl+K

--------

Cuando se encuentra en una pgina de bsqueda o pgina de transaccin abre una pgina con un listado de la navegacin del teclado utilizando Hot Keys

Crtl+Y -------- Men entre expandir o cerrar

Crtl+Tab -------- Se enfoca en la pgina

Enter

Activa el icono de OK, cuando sea pertinente. En una pgina de bsqueda, activa el icono de bsqueda. En una pgina para ver, activa el icono de



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ver.

Esc Activa el icono de cancelacin cuando sea necesario

Para aadir informacin

Ejecuta una validacin de la entrada de datos en la pgina

Para aadir nuevos valores

Para tener acceso a data actual y futura

Para seleccionar

Para cancelar la transaccin

Muestra el total de lneas de informacin

Utilice estos botones para navegar a travs de sus lneas de informacin dentro de una pgina

Acceda la primera lnea de informacin en ese record

Acceda la ltima lnea de informacin registrada

Abre la pgina de Send Notification donde podr especificar nombres y direcciones de email para enviar notificaciones en relacin con la transaccin realizada

Acceder y podr modificar informacin pasada, actual y futura

Exhibir la siguiente pgina en el componente actual

Exhibir la pgina anterior en el componente actual

Permite modificar las tablas dentro de una pgina. Podr eliminar y/o cambiar el orden de las columnas en una tabla

Permitir cargar el contenido de una tabla dentro de una pgina en el programa Excel

Para obtener data pasada, actual y futura

* Indica que es un campo requerido

Documents

Manual de Requisiciones Compras Sifde