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REPORTES DE INVENTARIO SISTEMAS DE INFORMACIÓN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO 1 Introducción Objetivos del Módulo El objetivo general de este módulo es brindar a los usuarios una herramienta para conocer los saldos de los inventarios desde diferentes puntos de vista, y la rotación y comportamiento de los inventarios, permitiendo además parametrizar la aplicación de tal forma que se pueda hacer una verdadera administración de los inventarios. Adicionalmente el módulo contiene algunos programas auxiliares como son los capturadores de saldos iniciales y seriales. Este módulo está orientado tanto a las áreas operativas como a las áreas administrativas y gerenciales de la empresa brindando información consolidada o detallada de la gestión y reportes de diversa índole, que facilitan el seguimiento de la operación y la oportuna toma de decisiones. Como objetivos particulares se pretende que al final de éste módulo, los usuarios estén en capacidad de hacer las siguientes operaciones: - Actualización de saldos iniciales de inventarios - Actualización de parámetros de control - Consultas de existencias - Reportes de existencias en cantidades - Reportes de existencias en cantidades y costos - Reportes de existencias en cantidades, costos y precios - Listados de excepción - Consolidación de existencias - Actualización de seriales

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  • REPORTES DE INVENTARIO

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    1

    Introduccin

    Objetivos del Mdulo

    El objetivo general de este mdulo es brindar a los usuarios una herramienta para

    conocer los saldos de los inventarios desde diferentes puntos de vista, y la rotacin y

    comportamiento de los inventarios, permitiendo adems parametrizar la aplicacin de tal

    forma que se pueda hacer una verdadera administracin de los inventarios.

    Adicionalmente el mdulo contiene algunos programas auxiliares como son los

    capturadores de saldos iniciales y seriales.

    Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas como a las reas administrativas

    y gerenciales de la empresa brindando informacin consolidada o detallada de la

    gestin y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la operacin y la

    oportuna toma de decisiones.

    Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn

    en capacidad de hacer las siguientes operaciones:

    - Actualizacin de saldos iniciales de inventarios - Actualizacin de parmetros de control - Consultas de existencias - Reportes de existencias en cantidades - Reportes de existencias en cantidades y costos - Reportes de existencias en cantidades, costos y precios - Listados de excepcin - Consolidacin de existencias - Actualizacin de seriales

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    Men Monitor

    En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes

    programas que conforman el mdulo de Reportes de Inventarios.

    La explicacin detallada de cada uno de ellos, su aplicacin y operacin en todos los

    elementos que los conforman, son la razn de ser de los captulos que se presentan a

    continuacin:

    El usuario puede desplazarse a travs de estos, con las teclas de movimiento del

    cursos (Flechas), o seleccionando directamente el nmero o letra de la opcin.

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    Actualizacin de Saldos Iniciales

    El propsito de este programa es permitir al usuario hacer la captura de los saldos de

    inventario, tanto en cantidades como en costos, de los saldos iniciales con los cuales se

    va a dar inicio al manejo de la informacin del inventario en el sistema.

    Primero que todo es necesario tener totalmente definidas las existencias y los costos

    por cada parte de inventario en cada una de las bodegas, preferiblemente con un

    inventario fsico inicial.

    Una vez que se ha reportado el saldo inicial y se hayan efectuado transacciones no es

    posible capturar ni cambiar los saldos iniciales registrados.

    La ruta de acceso al programa de Actualizacin de saldos iniciales es:

    Al ingresar al programa de Actualizacin de Saldos Iniciales I= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes campos:

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    Explicacin de los campos en la captura de Saldos Iniciales de Inventarios:

    Bodega: Cdigo de la bodega a donde se van a ingresar los saldos iniciales.

    Parte: Cdigo de la parte de inventarios previamente catalogada a la cual se le va a reportar el

    saldo inicial de inventarios.

    Extensin: Si el cdigo de parte de inventarios tiene extensiones, la captura de saldos iniciales

    deber hacerse por extensin. Se debe digitar aqu el cdigo de extensin

    correspondiente.

    Saldos al Lapso : Se debe registrar aqu el Ao / Mes de toma del inventario inicial y reporte de saldos

    iniciales. Si por ejemplo el inventario se hizo a Diciembre 31/97, el lapso debe ser

    97/12 para indicar que son los saldos finales a diciembre /97.

    Ubicacin : Campo alfanumrico e informativo de 10 caracteres. Se digita aqu el cdigo de

    ubicacin o direccin del tem dentro de la bodega. Por ejemplo Estante 25, divisin 03

    y canasta 18 seria E25D03CC18

    Existencia-1: Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar la cantidad de

    saldo inicial para la unidad de inventario de la parte.

    Existencia-2: Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar la cantidad de

    saldo inicial para la unidad de medida adicional de la parte.

    Costo Unitario: Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo unitario

    por unidad de inventario de la parte. En este campo se tiene la posibilidad de pulsar

    para el evento que no se tenga el unitario, se puede digitar el costo total y

    el sistema calcular el costo unitario.

    Costo Total: Campo numrico de 11 enteros y 2 decimales. Es el resultante de la cantidad

    multiplicada por el costo unitario.

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    Nota1 : Cuando la parte de inventarios que se est reportando tiene el indicador de lote

    activado, se deber reportar el saldo de inventario por cada uno de los lotes del

    producto.

    Cuando la parte de inventarios que se est reportando tiene el indicador de serial

    activado, se debe registrar la cantidad total y posteriormente ir al programa de Captura

    de seriales de ste mdulo para reportar uno a uno los seriales de cada parte hasta el

    total de la cantidad reportada.

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    Parmetros de Control

    Los parmetros de control son indicadores que se definen para cada parte de inventario y

    en cada bodega, con el propsito de establecer la base tcnica que permita calcular la

    CANTIDAD A PEDIR. Adicionalmente y aprovechando estos parmetros se podr

    conocer las partes con inventarios por debajo del mnimo, por encima del mximo. Etc.

    Explicacin de trminos:

    Perodo de Cubrimiento: Es el nmero de das estimados para que una existencia de inventario se venda o se

    consuma totalmente en una bodega. Su aplicabilidad aqu est implcita en la pregunta:

    de la existencia, para cuantos das de inventario se necesita?

    Tiempo de Reposicin: Es el nmero de das que se demora un proveedor o el departamento de produccin, en

    suministrar la mercanca pedida, una vez se haga la orden de compra o se genere la

    orden de produccin.

    Nivel Mnimo: Es el stock de seguridad que como mnimo se debe tener en existencia, para no perder

    ventas. Este se recalcula en el sistema en la siguiente forma :

    Nivel mnimo = Das mnimo * Consumo promedio diario.

    Nivel mximo: Es el stock que como mximo se quiere tener en existencia. Este se recalcula en la

    siguiente forma :

    Nivel mximo = Nivel mnimo + (consumo promedio diario * Perodo de cubrimiento)

    Punto de Pedido: Es el nmero de unidades a partir del cual se debe pedir con el fin de tener el

    suficiente margen de inventario para garantizar no llegar al nivel mnimo, mientras el

    proveedor cumple con el pedido.

    Punto de Pedido = Nivel mnimo + (Consumo promedio diario * tiempo de reposicin)

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    Clculo de la Cantidad a Pedir:

    Para llegar a determinar la cantidad a pedir, se debe tener en cuenta las cantidades

    pendientes por llegar en compras, as como las cantidades pendientes con los clientes en

    ventas. En caso de ser una Empresa manufacturera tambin se deben tener las

    cantidades comprometidas en produccin.

    La condicin fundamental para calcular la cantidad a pedir es: Inventario disponible < Punto de pedido. Mientras que esta condicin no se cumpla el sistema no pedir.

    La frmula de cantidad a pedir es la siguiente:

    Cantidad a Pedir = (nivel mximo nivel mnimo) + (punto de pedido disponible)

    En donde disponible se calcula en la siguiente forma:

    Disponible = existencia actual cantidades asignadas en ventas cantidades asignadas en ordenes de produccin cantidad asignada en pedidos internos.

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    Diagrama explicativo del proceso para determinar la cantidad a pedir a travs de los parmetros de control.

    no si

    no

    si

    no

    si

    no

    si

    Los actuales

    parmetros de control

    por cada tem y

    bodega, estn Ok ?

    Desea actualizar

    manualmente los

    parmetros de control ?

    Aplique programa

    CM03021

    Obtenga listados de cantidades a pedir o

    fabricar - Programa CM03075

    Aplique proceso de recalculo

    CM03022 : Tiempo de Reposicin y perodo de

    cubrimiento.

    CM03023 : Nivel mnimo, Nivel mximo y P. de

    pedido

    Aplique

    actualizacin

    manual CM03021

    Ok ?

    Obtenga listado de

    parmetros de

    control.

    Obtenga listados por excepcin ...Men CM0307

    Disponible encima del nivel mximo

    Disponible debajo del nivel mnimo

    Disponible debajo punto de pedido

    Inventario inactivo.

    Ok ? Aplique programa de

    actualizacin manual CM03021

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    Actualizacin de parmetros

    El objetivo de este programa es permitirle al usuario hacer una actualizacin directa de

    los parmetros de control de un archivo maestro cuya relacin se determina por la

    combinacin de la bodega + parte de inventarios.

    En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ruta de acceso al programa:

    Al seleccionar la opcin de Actualizacin de parmetros el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

    Explicacin de los campos en Actualizacin de Parmetros:

    Bodega: Cdigo de la bodega a la cual se desea actualizar.

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    Parte: Cdigo de la parte de inventarios que se desea actualizar en los parmetros de control.

    Nivel mnimo: Es la cantidad mnima que se desea tener en existencia de la parte.

    Nivel mximo: Este la cantidad mxima que se desea tener en existencia de la parte.

    Punto de pedido: Corresponde al punto ptimo de cantidades en unidades de inventarios en el cual se debe

    pedir. Esto es con el fin de tener suficiente margen para garantizar no llegar al mnimo,

    mientras el proveedor cumple con el pedido.

    Ubicacin: Parmetro opcional que indica el lugar fsico donde se encuentra el producto dentro de

    la bodega

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    Reclculo del tiempo de reposicin y perodo de cubrimiento

    El objetivo de este programa es permitir al usuario definir un tiempo promedio de

    reposicin y de cubrimiento de inventarios, para todas las partes o un grupo de stas, de

    acuerdo a la procedencia y las condiciones generales del negocio.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa de Reclculo de tiempo de reposicin y periodo de cubrimiento el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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    Reclculo de parmetros

    Este es un proceso automtico que con base en los registros de movimiento y los

    parmetros definidos en el numeral anterior, calcula el consumo promedio diario para

    cada parte de inventarios y los puntos mnimo, mximo y de pedido.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa de reclculo de parmetros el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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    Listado de parmetros de control

    El objetivo de este programa es permitir al usuario generar un reporte de los indicadores,

    cantidades y en general, de los parmetros actualizados en los procesos anteriores, con el

    fin de revisar y/o conocerlos. Esto permite adicionalmente, si se desea, hacer uso de la

    actualizacin de parmetros y modificar uno o varias partes de inventario, segn se

    considere.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    El siguiente es un ejemplo de listado de parmetros:

    96/02/06 SISTEMA COMERCIAL INTEGRADO

    CM03024 PARMETROS DE CONTRTOL PAG. :1

    DEMOSTRAMOS S.A. * Por Grupo / Cdigo*

    P

    A

    R

    T

    E

    DESCRIPCION UNIDA

    D

    C

    L

    A

    S

    E

    TPO_REP P

    E

    R

    _

    C

    U

    B

    B

    O

    D

    .

    NIVEL_MAX N

    I

    V

    E

    L

    _

    M

    I

    N

    PUNTO_PEDIDO

    1

    0

    .

    0

    1

    CAJA

    0

    0

    0

    9

    8

    CAJA MINITORRE UNIDA

    D

    C 1 1 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

    0

    0

    0

    9

    9

    CAJA MEDIANA

    EN TORRE

    UNIDA

    D

    C 1 1 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

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    0

    0

    7

    0

    1

    ACOPLADOR UNIDA

    D

    C 0 0 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

    0

    0

    7

    0

    2

    RETENEDOR UNIDA

    D

    C 0 0 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

    0

    3

    2

    8

    4

    FUENTE DE

    PODER 1

    UNIDA

    D

    C 1 1 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

    0

    3

    2

    9

    1

    FUENTE DE

    PODEER 2

    UNIDA

    D

    C 1 1 0

    1

    0.00 0

    .

    0

    0

    0.00

    Al seleccionar la opcin de Listado de Parmetros de Control el usuario deber diligenciar los campos que se presentan en los siguientes formatos de pantalla:

    Primero se debe seleccionar los cdigos de las bodegas de las cuales se desea generar el

    reporte:

    Finalmente se seleccionan las opciones de ordenamiento y presentacin del reporte, as:

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    Consulta Individual de Existencias

    El propsito de estos programas es permitir al usuario tener una consulta rpida en

    forma individual por cada codigo de parte, de las existencias de inventarios.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar por la opcin 1 de Individual el usuario deber digitar el cdigo de parte que desea consultar:

    Al seleccionar el cdigo de la bodega se puede conocer el estado completo de la maestra

    bodega / parte:

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    Consulta Colectiva de Existencias

    El objetivo de este programa es permitir al usuario hacer una consulta colectiva de

    existencias de las diferentes partes de inventario registradas en el sistema.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    El usuario deber previamente seleccionar el ordenamiento de la consulta, la bodega, la

    forma de costeo y algunos otros datos de inters:

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    Listados de existencias en slo cantidades

    El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de generar

    informes de existencias de inventarios en cantidades. El sistema brinda la posibilidad

    de generar los reportes por diferentes pticas y con mltiples opciones de seleccin.

    Primeramente permite generar los listados en forma consolidada, o detallando las

    existencias por cada bodega. Adicionalmente el usuario podr escoger entre un

    reporte organizado por cdigo de parte, o grupo de inventarios, o caracterstica o

    lnea.

    El siguiente men contiene los programas de listados de existencias en cantidades:

    Al ingresa a cada opcin el usuario deber seleccionar los cdigos de bodegas de los

    cuales desea listar, el ordenamiento del reporte, y algunas opciones adicionales de

    seleccin que permiten mltiples combinaciones y variedad de informacin adicional:

    En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello:

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    Listados de Existencias en Cantidades y Costos

    El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de generar

    informes de existencias de inventarios en cantidades costeadas con el mtodo de

    costo promedio. El sistema brinda la posibilidad de generar los reportes por

    diferentes pticas y con mltiples opciones de seleccin. Primeramente permite

    generar los listados en forma consolidada, o detallando las existencias y costos por

    cada bodega. Adicionalmente el usuario podr escoger entre un reporte organizado

    por cdigo de parte, o grupo de inventarios, o caracterstica o lnea.

    El siguiente men contiene los programas de listados de existencias en cantidades y

    costos:

    Al ingresa a cada opcin el usuario deber seleccionar los cdigos de bodegas de los

    cuales desea listar, el ordenamiento del reporte, y algunas opciones adicionales de

    seleccin que permiten mltiples combinaciones y variedad de informacin adicional:

    En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello:

  • REPORTES DE INVENTARIO

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    Listados de existencias en Cantidad, Costo y Precio de Venta

    El objetivo de estos programas es brindar al usuario la posibilidad de generar

    informes de existencias de inventarios en cantidades costeadas con el mtodo de

    costo promedio y adicionalmente valoradas con una lista de precios que se escoge al

    momento de generar el reporte.

    Lo anterior implica que se podr tener reportes con una columna de rentabilidad en el

    momento que se desee y sin que se haya vendido los inventarios. Esto permitir a la

    gerencia hacer las proyecciones y anlisis de rentabilidad y precios previamente.

    El sistema brinda la posibilidad de generar los reportes por diferentes pticas y con

    mltiples opciones de seleccin. Primeramente permite generar los listados en forma

    consolidada, o detallando las existencias y costos por cada bodega. Adicionalmente

    el usuario podr escoger entre un reporte organizado por cdigo de parte, o grupo de

    inventarios, o caracterstica o lnea.

    El siguiente men contiene los programas de listados de existencias en cantidades,

    costos y valoradas a una lista de precios de libre escogencia:

    Al ingresa a cada opcin el usuario deber seleccionar los cdigos de bodegas de los

    cuales desea listar, el ordenamiento del reporte, y algunas opciones adicionales de

    seleccin que permiten mltiples combinaciones y variedad de informacin adicional:

    En los siguientes formatos de pantalla se puede visualizar un ejemplo de ello:

  • REPORTES DE INVENTARIO

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  • REPORTES DE INVENTARIOS

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    26

    Inventario Disponible por encima del nivel Mximo

    El propsito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios

    que se encuentran con un disponible superior al punto mximo de inventarios

    calculado en los parmetros de control.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Disponible por Encima del Nivel Mximo se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer la seleccin de las bodegas de

    la cual se desea hacer el anlisis. Seguidamente se hace la seleccin del ordenamiento o

    presentacin del reporte y algunas opciones adicionales de gran utilidad.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIO

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    27

    Disponible por Debajo del Nivel Mnimo

    El propsito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios

    que se encuentran con una existencia o un disponible inferior al punto mnimo de

    inventarios calculado en los parmetros de control.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Disponible por Debajo de Nivel Mnimo se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer la seleccin de las bodegas de

    la cual se desea hacer el anlisis. Seguidamente se hace la seleccin del ordenamiento o

    presentacin del reporte y algunas opciones adicionales de gran utilidad.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIOS

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    28

    Disponible Debajo del Punto de Pedido:

    El propsito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios

    que se encuentran con una existencia o disponible de inventarios inferior al punto de

    pedido calculado en los parmetros de control.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Disponible por Debajo del Punto de Pedido se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer la seleccin de las

    bodegas de la cual se desea hacer el anlisis. Seguidamente se hace la seleccin del

    ordenamiento o presentacin del reporte y algunas opciones adicionales de gran utilidad.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIO

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    29

    Inventario Inactivo

    El propsito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son los inventarios

    que se encuentran con existencias inactivas, es decir que no han tenido rotacin

    durante X nmero de das.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Inventario Inactivo se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer la seleccin de las bodegas de la cual se desea

    hacer el anlisis. Seguidamente se hace la seleccin del ordenamiento o presentacin

    del reporte y algunas opciones adicionales de gran utilidad.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIOS

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    30

    Cantidad a Pedir

    El propsito de este reporte es permitir al usuario conocer cuales son las cantidades

    que se deben comprar y/o fabricar por cada una de las partes de inventario, de

    acuerdo a los parmetros de control definidos en los numerales anteriores.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Cantidad a Pedir se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer definir la afectacin o no para el proceso de las

    cantidades pendientes en ordenes de compra y asignadas en pedidos internos,

    seguidamente se har la seleccin de las bodegas de la cual se desea hacer el anlisis. A

    continuacin se hace la seleccin del ordenamiento o presentacin del reporte y algunas

    opciones adicionales de gran utilidad dentro de las cuales se pregunta si el proceso

    genera un reporte o adicionalmente genera una requisicin al departamento de compras.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIO

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  • REPORTES DE INVENTARIOS

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    32

    Anlisis A/B/C

    El propsito de este reporte es permitir al usuario determinar una clasificacin por

    prioridades o importancia de las partes de inventario, partiendo de su rotacin y la

    proporcionalidad del costo de acuerdo a un periodo de tiempo especfico.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa listador de Anlisis A/B/C/ se debe diligenciar varios campos: Inicialmente se deber hacer la seleccin de la bodega de la cual se desea hacer el

    anlisis. Seguidamente se hace la seleccin del indicador de costeo, luego se deber

    indicar el rango de tiempo sobre el cual se basar el anlisis del consumo promedio, y

    finalmente la opcin de seleccin de generar el reporte y/o actualizar los archivos

    maestros con los indicadores calculados.

    En los siguientes formatos de pantalla se presenta una idea grfica de los campos

    mencionados:

  • REPORTES DE INVENTARIO

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    33

  • REPORTES DE INVENTARIOS

    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    34

    Consolidacin de Existencias

    Para empresas que a travs del SISTEMA COMERCIAL CM-UNO, llevan el control

    simultneo de inventarios en diferentes sitios remotos, existe la posibilidad de

    consolidar las existencias de acuerdo a las siguientes caractersticas operativas:

    a) Es un proceso informativo, realizado en un directorio independiente y diferente al

    directorio de trabajo, es decir es un directorio temporal que para nada interfiere en el

    desempeo individual de cada agencia o sucursal en donde se realizan las operaciones

    cotidianas de inventario.

    b) Se genera un archivo plano con los saldos de existencias el cual debe ser copiado en

    el directorio de consolidacin para posteriormente actualizar sus archivos maestros. No

    se transmiten movimientos del inventario.

    c) Como paso inicial cada mes se debe inicializar el archivo con el objeto de eliminar

    informacin generada en procesos previos de consolidacin. Una vez hecho este proceso

    se debe proceder a copiar el archivo plano y hacer la recepcin de los registros.

    d) Los catlogos, como por ejemplo los cdigos de las partes, debe ser iguales en todos

    los directorios.

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    35

    Generacin archivo de consolidacin

    El objetivo de este programa, es generar un archivo plano desde el directorio de trabajo

    donde se encuentra ubicados los datos reales, con la informacin de los saldos de

    existencias de inventarios a una fecha determinada.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar al programa de Generacin Archivo Consolidacin se deben registrar los siguientes campos y seguir las instrucciones que se presentan en los siguientes formatos

    de pantalla:

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    36

    Al tener todos los archivos generados en las oficinas remotas con el nombre

    CMSALDO, se deben diferenciar por la terminacin del archivo. Se recomienda utilizar

    cdigos de centro de utilidad o siglas que los diferencien.

    En el siguiente ejemplo se diagrama el proceso de consolidacin:

    La empresa Demostramos Ltda, tiene oficinas en Cali, Bogot, Medelln, Barranquilla y

    Pereira. El proceso de consolidacin sera en la siguiente forma para consolidarlo en la

    oficina central de Bogot.

    Paso 1:

    Preparacin en

    cada oficina

    Remota

    Paso 2: Consolidacin en un directorio temporal Paso 3: Consultas

    y listados

    CMSALDO.C01

    Consultas y

    Listados sobre

    Temporal.

    Cali

    CMSALDO.B01

    Bogot

    OFICINA

    PRINCIAPAL

    CMSALDO

    CMSALDO.M01

    Medelln

    CMSALDO

    .R01

    Barranquilla

    CMSALDO

    .P01

    Pereira

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    37

    Inicializacin de archivos

    El objetivo de este programa es inicializar los archivos maestros en el directorio de

    consolidacin para preparar los archivos que sern afectados con el proceso. Este

    proceso se debe ejecutar cada vez que se requiera hacer la consolidacin, por ejemplo

    cada mes.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    En el siguiente formato de pantalla se describe las caractersticas del proceso:

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    38

    Proceso de Consolidacin

    El objetivo de este programa es consolidar los archivos planos recepcionados, una vez

    que estos han sido copiados en el subdirectorio de temporales.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar las caractersticas del proceso

    descrito.

  • REPORTES DE INVENTARIO

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    39

  • REPORTES DE INVENTARIOS

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    40

    Captura Saldos Iniciales de Seriales

    Este programa es de gran ayuda para las empresas que tienen partes con el indicador de

    serial activado. Por ejemplo las distribuidores o comercializadoras de electrodomsticos,

    telfonos celulares, motores y maquinaria, etc.

    El propsito de ste programa es actualizar los saldos de inventarios, de tal forma que

    estos se puedan corregir, agregar y/o retirar del inventario inicial.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    El siguiente formato de pantalla muestra los campos que el usuario deber diligenciar al

    ingresar al programa de Captura de Saldos Iniciales de Seriales

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    41

    Modificacin de Datos Bsicos

    El propsito de este programa es permitir modificar y/o actualizar los datos registrados

    en la captura de una parte / serial.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    Al ingresar a la opcin 3 de Modificacin Datos Bsicos el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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    42

    Consultas / Listados de Seriales

    El objetivo de estos programas, es permitir al usuario hacer una consulta o generar un

    reporte con toda la informacin de inventarios y estadstica de las partes de inventario

    que manejan seriales.

    La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:

    En los siguientes formatos de pantalla se describe los campos que el usuario deber

    diligenciar y la informacin que brinda el sistema:

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    43

  • REPORTES DE INVENTARIOS

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    44

    Mantenimiento de seriales:

    El propsito de estos programas es dar la posibilidad al usuario de hacer mantenimiento

    a la base de datos de los seriales, por ejemplo hacer un cambio en la numeracin de un

    serial, inactivar un nmero de serial cuando se presentan inconsistencias en los procesos

    de confrontacin, y hacer una confrontacin de los nmeros de seriales vs. la sumatoria

    de las existencias de los mismos.

    Estos programas utilitarios se encuentran ubicados en el siguiente men:

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    45

    Cambio Automtico de Seriales

    El objetivo de este programa es permitir al usuario cambiar un nmero de serial por otro,

    en todas las transacciones y registros del sistema

    Al ingresar por la opcin 1 de Cambio de un Serial por Otro el usuario deber diligenciar los siguientes campos:

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    46

    Deshabilita Seriales

    El objetivo de este programa es deshabilitar en los archivos del sistema, los nmeros o

    registros de seriales que por alguna inconsistencia hayan quedado sin maestra y sea

    necesario inhabilitarlos.

    El usuario deber digitar el cdigo de bodega, parte y serial que se desea inhabilitar.

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    47

    Confrontacin de Existencias Vs. Seriales

    El objetivo de este programa es hacer una confrontacin entre las existencias de partes

    de inventario con serial, y los registros de seriales existentes. Cuando se presenta alguna

    inconsistencia esta se puede corregir en la captura de saldos iniciales de seriales o en el

    proceso de inhabilitacin.

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    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    Existencias y reportes de Inventarios

    Tabla de Contenido

    INTRODUCCIN .......................................................................................................................................... 1

    MEN MONITOR ......................................................................................................................................... 2

    ACTUALIZACIN DE SALDOS INICIALES .......................................................................................... 3

    PARMETROS DE CONTROL .................................................................................................................. 6

    CLCULO DE LA CANTIDAD A PEDIR:................................................................................................ 7

    ACTUALIZACIN DE PARMETROS ................................................................................................... 9

    RECLCULO DEL TIEMPO DE REPOSICIN Y PERODO DE CUBRIMIENTO ..................... 11

    RECLCULO DE PARMETROS .......................................................................................................... 12

    LISTADO DE PARMETROS DE CONTROL ...................................................................................... 13

    CONSULTA INDIVIDUAL DE EXISTENCIAS ..................................................................................... 16

    CONSULTA COLECTIVA DE EXISTENCIAS ...................................................................................... 18

    LISTADOS DE EXISTENCIAS EN SLO CANTIDADES .................................................................. 20

    LISTADOS DE EXISTENCIAS EN CANTIDADES Y COSTOS ......................................................... 22

    LISTADOS DE EXISTENCIAS EN CANTIDAD, COSTO Y PRECIO DE VENTA ......................... 24

    INVENTARIO DISPONIBLE POR ENCIMA DEL NIVEL MXIMO .............................................. 26

    DISPONIBLE POR DEBAJO DEL NIVEL MNIMO ............................................................................ 27

    DISPONIBLE DEBAJO DEL PUNTO DE PEDIDO: ............................................................................. 28

    INVENTARIO INACTIVO ......................................................................................................................... 29

    CANTIDAD A PEDIR .................................................................................................................................. 30

    ANLISIS A/B/C .......................................................................................................................................... 32

    CONSOLIDACIN DE EXISTENCIAS ................................................................................................... 34

    GENERACIN ARCHIVO DE CONSOLIDACIN ............................................................................. 35

    INICIALIZACIN DE ARCHIVOS ......................................................................................................... 37

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    SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO

    PROCESO DE CONSOLIDACIN .......................................................................................................... 38

    CAPTURA SALDOS INICIALES DE SERIALES .................................................................................. 40

    MODIFICACIN DE DATOS BSICOS ................................................................................................ 41

    CONSULTAS / LISTADOS DE SERIALES ............................................................................................. 42

    MANTENIMIENTO DE SERIALES: ....................................................................................................... 44

    CAMBIO AUTOMTICO DE SERIALES .............................................................................................. 45

    DESHABILITA SERIALES ........................................................................................................................ 46

    CONFRONTACIN DE EXISTENCIAS VS. SERIALES ..................................................................... 47