MANUAL DE USUARIO SOFTWARE EMPRESA CEBAR LMTDA En el siguiente documento usted encontrará información sobre como instalar y ejecutar el programa para la Empresa CEBAR LMTDA. En esta aplicación la operación principal es la gestión de solicitudes, para llevar a cabo la ejecución del software se debe tener en cuenta una serie de requerimientos y pasos necesarios para su ejecución. Requerimientos del hardware: Para el funcionamiento de la aplicación se recomienda las siguientes características:

Periféricos y partes Capacidad

Procesador Pentium IV

Memoria RAM 256 MB o mayor (recomendado 512 MB).

HDD 2 GB Monitor VGA 800 * 600

Mouse Genérico

Unidad de disco Disquetera de 1.5

Teclado Genérico Requerimientos del software: El software necesario para el correcto funcionamiento de la aplicación, es el siguiente:

• Sistema Operativo Windows 98/XP • Zend Studio - AppServ • Servidor Web Apache • Instalación de los servicios de Apache

PRE REQUISITOS DE FUNCIONAMIENTO Una vez ha sido instalado el AppServ el cual es una aplicación que contiene tres servicios para realizar programación WEB (contiene Apache web server php script language, mysql database, phpMyAdmin Database Manager), se inicia el levantamiento de servicios.

Nos dirigimos al botón inicio de Windows XP que se encuentra en la parte inferior izquierda de su equipo, al presionarlo se despliega un menú con distintas opciones, en nuestro caso seleccionamos la opción PANEL DE CONTROL como lo indica la figura 1. Presionando este link nos enviara a otra ventana donde podrá encontrar opciones para el control de su computador (ATENCION: desde Windows XP se implemento la opción “vista por categorías” en el panel de control se recomienda cambiarla a la vista clásica esto se puede realizar presionando la opción cambiar a vista clásica que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla) para lo que necesitamos vamos a escoger la opción herramientas administrativas (ver figura 2).

Figura 1 vista del menú desplegable del botón inicio

Aquí se encuentra la opción Panel de Control

Y dirigirnos al botón de Servicios (figura 3.)

Se presentará la siguiente ventana en la cual usuario procederá a dar inicio al servicio Apache/ 2.2.4 (Win 32) PHP/5.2.3 (figura 4)

Figura 2 . Vista clásica del panel de control

Botón Herramientas Administrativas

Figura3. Menú de la opción Herramientas Administrativas

Botón servicios

Después de realizado esto la aplicación debe ser colocada en la siguiente ruta (NOTA: si no se sigue esta ruta la aplicación no va a funcionar) C:\ Appserv \ www, el paso siguiente es dirigirse al browser de su equipo (preferiblemente firefox) y digitar la ruta http:\\localhost\cebar2A

Para la creación de la base de datos se utiliza un archivo con extensión .sql

Para iniciar el servicio solo presionas el botón iniciar o presionar click derecho - iniciar sobre la opción que desea

Este proceso en MySQL es realizado por MySQL administrator por medio del cual podemos subir la base datos.

Al entrar en el administrador (después de entrar lo respectivos login: root y password: admin) ingresamos a la interfaz del administrador y seleccionamos la opción RESTORE.

Seleccionada esta opción vamos a open backup file para llamar al archivo .sql que mencionamos anteriormente

Al presionar abrir nótese que el botón al lado de open back up file llamado start restore ya se encuentra habilitado

Al presionar este botón comienza el proceso de creación de la base de datos para que sea usada.

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA Concluido esto ejecutamos la aplicación CEBAR LMTDA debe realizar los siguientes pasos: Para ejecutar la aplicación Una vez se abra la aplicación esta se ejecute saldrá la ventana principal del programa.

Mediante esta opción el usuario podrá ingresar al sistema ingresando su correo y su contraseña para esto el usuario tuvo que haber sido ingresado con anterioridad al sistema ya que dependiendo de su cargo se le ha asignado un perfil en este, para poder operar algunas de sus funciones.

Si los datos que se piden de entrada son correctos se le da la bienvenida y se le asigna un link concorde al perfil que maneja en el sistema, al ingresar a este link podrá acceder a uno de los 3 perfiles en el sistema. Los perfiles que se encuentran en el sistema son 3: Administrador, Manager, Radicador

Mensaje de bienvenida al usuario que ha ingresado al sistema

Este link informa al usuario el perfil que maneja y al cual va a ingresar

Perfil Administrador

Estos perfiles se manejan de la siguiente manera.

Perfil Radicador

Perfil Manager

Se muestran las opciones Ingresar Usuario, Consultar Usuario, Modificar Usuario, Ingresar Radicado, Consultar Radicado, Consultar Documento, Modificar Documento, clasificar documento, Ingresar Cliente, Consultar Cliente, Modificar Cliente, Al seleccionarlas despliega las siguientes interfaces respectivamente: INTERFAZ INGRESAR USUARIO.

Mediante esta función se podrá registrar nuevos usuario dentro del sistema, además de asignarle un perfil de acuerdo a las funciones que este realizara dentro de la organización.

Nombre del Perfil

Links de acceso a información a las distintas funciones del sistema.

Esta ventana llama la función que el usuario requiera para poder operar sobre ella, las cuales se encuentran en el lado izquierdo de la aplicación

INTERFAZ CONSULTAR USUARIO

Mediante esta interfaz se podrá consultar al usuario que requiera por medio de su número de identificación o su nombre.

En ingresar datos se pide información como la cedula del usuario, nombre, apellido, telefono, dirección, correo, etc .

Para los datos como ROL y ESTADO se han generado unas especificaciones para ser ingresados.

Mediante el botón Guardar información nos encargaremos de enviar la información a la base de datos y el botón reset para borrar el registro e ingresar uno nuevo

En el caso particular de un perfil administrador este tendrá la opción de modificar la información de del usuario.

INTERFAZ MODIFICAR USUARIO

Como su nombre lo indica esta opción permite al usuario (en el caso de este aplicativo solo se le permitirá a las personas de perfil administrador ) cambiar o corregir información de un usuario en este caso primero se busca al usuario por medio de consultar usuario y si el usuario se encuentre en le sistema se le podrán realizar modificaciones.

Se ingresa el dato del usuario en el cuadro y para empezar la búsqueda se presiona el botón

Este link le permitirá ir a modificar usuario para realizar los cambios pertinentes.

INTERFAZ RADICADO

Esta interfaz dejará consignados los primeros datos y observaciones del documento al ingresar al sistema como los fecha, origen (de donde proviene en documento) producto (es seleccionada entre 3 productos Finagro Bancolombia, C.G.T, Hato Leasing) quien firma (a quien le llega el documento), Responsable (hacia quien va el documento), y Observaciones (pormenores que presente le documento).

Los datos fueron cargados a la tabla modificar datos para ser modificados y procesados por medio del botón Modificar que se encuentra en la parte inferior

En el campo Numero ID del Documento no se ingresa ningún valor ya que este dato lo lanza el sistema una vez que el radicado ha sido diligenciado correctamente

CONSULTAR RADICADO

Aquí podemos encontrar los radicados que se encuentran almacenados en la base de datos por medio del número del documento o la fecha del radicado.

Una Vez realizado este paso el sistema solicitara al usuario clasificar el documento

MODIFICAR RADICADO

En esta interfaz el usuario tendrá la opción de modificar información relacionada con el radicado con excepción de la fecha y el número consecutivo.

El numero id del documento no serán mostrados en este paso debido a que son valores fijos que no pueden ser modificados

Después de realizada la búsqueda la información saldrá listada para una mejor consulta

Para el perfil administrador tendrá la opción modificar para realizar cambios en el documento

CONSULTAR DOCUMENTO

Aquí podemos encontrar los documentos que se encuentran almacenados en la base de datos por medio del número del documento o la fecha del radicado.

MODIFICAR DOCUMENTO

En esta interfaz el usuario tendrá la opción de modificar información relacionada con el documento, se le asignara un producto una fase de proceso (el cual depende de el tipo de producto escogido), y una ubicación en un archivero (esta ubicación se deriva en columna, stand, tomo y carpeta).

En este caso los documentos se pueden encontrar en un rango de fechas que estén en el sistema.

CLASIFICAR DOCUMENTO

Esta es la continuación del proceso anteriormente explicado en la pagina 8 (ingresar radicado), en esta interfaz el usuario tendrá la opción de ingresar información relacionada con el documento. Se le asignará un producto una fase de proceso (el cual depende de el tipo de producto escogido), y una ubicación en un archivero (esta ubicación se deriva en columna, stand, tomo y carpeta).

Informa el numero del documento que se esta modificando

Selecciones en que parte del proceso se encuentra el sistema.

Especifica donde se encuentra el documento dividido en COLUMNA REPISA, TOMO, FOLDER

INGRESAR CLIENTE Mediante esta función se podrá registrar nuevos clientes dentro del sistema,

La opción número de radicado me permite seleccionar el radicado al que se va a relacionar el documento

En esta sección de la interfaz el usuario selecciona el proceso en el cual se encuentre el documento y su ubicación física dividida en columna, stand, tomo, folder.

Como paso a seguir el usuario selecciona la opción ingresar documento para que este sea almacenado en la base de datos.

CONSULTAR CLIENTE

Aquí podemos encontrar los clientes que se encuentran almacenados en la base de datos por medio del número del documento o la fecha del radicado.

En esta celda se ingresa en numero de identificación del cliente sea empresa (NIT) o cliente (C.C en caso de ser cliente la cedula se ingresa dos veces.

Como en las demás secciones de la aplicación dependiendo del perfil se puede modificar los datos que estén en la base de datos (para este caso todos lo perfiles pueden realizar cambios a la información de los clientes)

MODIFICAR CLIENTE

En esta interfaz el usuario tendrá la opción de modificar información relacionada con el cliente.