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Manual de usuario
B2Brouter para la
recepción de facturas
electrónicas
Contenido
1. Quiénes somos ................................................................................................................................... 3
2. ¿Porqué B2Brouter? .......................................................................................................................... 3
3. Métodos de recepción con B2Brouter............................................................................................ 3
4. ¿Cómo funciona? ............................................................................................................................... 4
4.1 Regístrate ................................................................................................................................... 4
4.2 Configuración de Proveedores................................................................................................... 8
4.3 Gestiona las facturas recibidas ............................................................................................. 11 Importación de facturas recibidas .................................................................................................... 11
Recibir facturas de otro usuario de B2Brouter ................................................................................. 14
Recepción por correo electrónico con la factura adjunta ................................................................. 15
Utiliza una red pública o privada de intercambio de documentos (Peppol, FACeB2B, etc) ............. 15
4.4 B2Brouter te acompaña ........................................................................................................ 17
1. Quiénes somos B2Brouter somos una plataforma en la nube que ofrecemos a nuestros usuarios servicios de intercambio electrónico de información y facturación electrónica. Facilitamos la creación, envío, gestión y custodia de facturas electrónicas y otros documentos electrónicos. Nuestro objetivo es facilitar a las empresas el acceso a la transformación digital y la integración de sistemas dentro de la empresa. Por eso fomentamos la adopción de sistemas de intercambio de ficheros electrónicos estándares en toda Europa (como por ejemplo Peppol). B2B Router hemos sido ideados y desarrollados por Invinet Sistemas, empresa especializada en el comercio electrónico, con mas de 15 años de experiencia en el sector TIC europeo.
2. ¿Porqué B2Brouter? B2Brouter es una plataforma online que ofrece servicios de facturación electrónica, envío y recepción de archivos electrónicos. Actualmente B2Brouter brinda servicios a empresas públicas y privadas, cuenta con más de 75.000 usuarios y está disponible en 10 idiomas:
• Gratuito: B2Brouter ofrece un servicio gratuito, sin límite de facturas ni receptores.
• Sencillo: Se trata de una herramienta sencilla y fácil de utilizar, adaptada a todo tipo de usuario.
• Firma delegada: Olvídate del certificado electrónico. B2Brouter firma las facturas por ti.
• Notificación de estados: Mantente informado del estado real de la factura. La administración sólo la tiene que aceptar o rechazar y el sistema te lo notificará. También puedes enviar notificaciones a tus proveedores, en relación a las facturas recibidas.
• Atención al usuario: Los usuarios de todos los planes (Basic o Premium) tienen acceso al servicio de soporte. En consecuencia, se reducen las incidencias que llegan a los receptores públicos o privados; y ayudamos al usuario durante el proceso de facturación.
3. Métodos de recepción con B2Brouter B2Brouter te permite recibir facturas de diferentes maneras, dependiendo del canal, formato o plan que uses: Incluido en el Plan Basic:
• Importa facturas subiendo un archivo XML (Facturae/UBL) o PDF de forma manual.
• Importa facturas subiendo un archivo PDF para el reconocimiento de los datos de la factura mediante OCR.
• Recibe facturas de otro usuario de B2Brouter a través del portal.
Incluido en los Planes Premium:
• Recibe facturas a través de un correo electrónico con la factura adjunta.
• Recibe facturas a través de redes como FACeB2B o PEPPOL.
• Integra tu sistema ERP para la automatización.
4. ¿Cómo funciona?
4.1 Regístrate
Accede a: https://www.b2brouter.net/ La dirección electrónica que indiques se utilizará para enviarte un correo electrónico de activación. Debe ser única, ya que no se puede registrar más de una vez el mismo correo a B2Brouter.
Una vez que hayas completado los detalles, pulsa el botón Continuar en la parte inferior. Seguidamente se enviará un correo electrónico de activación de la cuenta.
Cuando recibas el correo electrónico (comprueba siempre la carpeta de correo no deseado si no recibes el correo), haz clic en el enlace de activación que te llevará a la pantalla de inicio de sesión.
Introduce la dirección de correo electrónico y contraseña para iniciar sesión en el portal B2Brouter: La primera vez que inicies sesión el sistema te pedirá que selecciones el país de tu empresa e informes el NIF o DNI.
Selecciona "Continuar" para acceder al formulario donde deberás informar los datos fiscales de tu empresa. Una vez rellenada la información guarda los cambios utilizando el botón "Guardar" En la parte izquierda, encontrarás el menú con las diferentes opciones relacionadas con tu compañía.
Una vez completados y guardados los datos, los podrás modificar desde el menú Ajustes (rueda de la parte superior de la pantalla) y la opción Datos fiscales.
Desde el desplegable superior izquierdo puedes crear nuevas empresas o acceder a las ya creadas.
El siguiente paso es gestionar los Impuestos que necesitas aplicar en las facturas. Si tienes que aplicar algún impuesto que no esté reflejado tienes la posibilidad de crearlo:
Una vez cumplimentados y guardados los datos, los podrás modificar desde el menú Ajustes y la opción Impuestos. Para terminar de configurar tu empresa tienes que rellenar los Datos bancarios:
Posteriormente podrás modificarlas desde el menú Ajustes y la opción Datos bancarios.
4.2 Configuración de Proveedores Cuando estés en tu cuenta de B2Brouter, te aparecerá el menú principal con 7 pestañas que contienen los submenús con las diferentes áreas.
La primera pestaña “Resumen” ofrece información sobre tu facturación. Se puede personalizar. Para crear tus proveedores accede a la pestaña “Empresas”.
Utiliza el botón verde Nuevo cliente o proveedor para acceder al formulario y empieza a crear el proveedor. En el siguiente paso tienes que informar el país y el NIF de tu proveedor.
Cuando una empresa o Administración Pública ya consta en la base de datos de B2Brouter, sólo será necesario informar el NIF. Como resultado, los demás datos se rellenarán de forma automática. La información aparecerá de la siguiente manera:
Utiliza el botón "Guardar" para guardar los cambios.
Si los datos de tu proveedor no constan en nuestra base de datos deberás introducir la información de forma manual. Si recibes una factura antes de crear a tu proveedor, este se creará de forma automática utilizando los datos que consten en la factura recibida.
4.3 Gestiona las facturas recibidas
Para gestionar las facturas recibidas tienes que acceder a la pestaña Facturas.
En la parte inferior se activará un submenú, selecciona Facturas recibidas. Como consecuencia accederás al espacio que te permitirá gestionar tus facturas recibidas. Tienes diferentes maneras de recibir o gestionar las facturas recibidas:
Importa facturas recibidas Cuando te encuentres en el apartado de Facturas recibidas utiliza el botón Nueva y luego Importar.
En la siguiente página utiliza la opción de Seleccionar para buscar el archivo de la factura en tu sistema.
Por último, deja un tiempo necesario para que la factura se suba y utiliza el botón Importar. La factura se creará de forma automática con todos sus datos en el apartado de Facturas recibidas.
Gestiona la factura a través de su menú que encontrarás en la parte superior:
• Descargar: Descarga la factura en formato PDF.
• Descargar original: Descarga la factura en el formato original con el que te ha enviado tu proveedor (Facturae, UBL, PDF, etc).
• Marcar como: Cambia el estado de la factura. Se trata de una opción muy útil cuando recibes la factura a través de canales por los que se puede retornar el estado a tu proveedor (FACeB2B, Peppol, B2Brouter).
• Más: Más opciones como eliminar factura o de un problema con esa factura.
Puedes importar las facturas recibidas en varios formatos:
• XML: Importar un XML garantiza que el sistema interprete el 100% de los datos de la factura. B2Brouter te permite importar dos tipos de XML:
o Facturae, que es el formato de factura electrónica española.
o UBL, que es el formato de factura electrónica internacional (Peppol).
• PDF: Puedes usar el OCR de B2Brouter (Reconocimiento óptico de caracteres) para importar las facturas recibidas en formato PDF. Esta herramienta garantiza la interpretación del 80% como máximo, de los datos del archivo. Por este motivo el sistema siempre te dejará introducir datos de forma manual. Puedes ver un ejemplo en la captura siguiente:
En la parte izquierda puedes ver el PDF importado y en la derecha puedes ver los datos interpretados
por el sistema. Utiliza los recuadros con el interrogante y el nombre del dato no interpretado (ex: ?
Número de factura) e introduce la información correcta de forma manual.
Recibe facturas de otro usuario de B2Brouter Es uno de los métodos de recepción más sencillos. Lo único que necesitas es que tu proveedor te envíe la factura desde B2Brouter. Deberá crear tu empresa como cliente desde el espacio de Empresas:
No será necesario indicar ningún método de envío. Como las dos empresas constarán en B2Brouter el sistema enlazará el envío de forma automática. Por último, tu proveedor tendrá que crear y enviarte la factura desde el espacio de Facturas> Facturas emitidas.
Recibe por correo electrónico con la factura adjunta Tu proveedor puede enviarte la factura desde su propio correo electrónico, adjuntando la factura en formato XML (Facturae/UBL) o PDF. La dirección donde tendrá que hacer el envío será: [email protected] (ej: [email protected]). De esta manera recibirás la factura en el formato enviado, en el apartado de Facturas>Facturas recibidas, en tu cuenta de B2Brouter.
Utiliza una red pública o privada de intercambio de documentos (Peppol, FACeB2B, etc) Con B2Brouter puedes recibir facturas a través de redes como FACeB2B o Peppol (red internacional de intercambio de documentos electrónicos). FACeB2B: Para recibir facturas en B2Brouter a través de FACeB2B, antes tienes que darte de alta en FACeB2B y solicitar-nos como proveedor de servicios. También tienes que dar de alta tu DirE. Consulta nuestro manual de usuario donde encontrarás de forma detallada los pasos que tienes que seguir. Una vez hecho ya podrás recibir facturas a través de FACeB2B en tu cuenta de B2Brouter. Además, puedes facilitar el envío de las facturas a tus proveedores ofreciendo la versión gratuita de B2Brouter como opción.
Peppol: Para recibir y enviar facturas a través de Peppol tienes que configurar la conexión: Accede al apartado de Ajustes de tu empresa y en el submenú de la izquierda selecciona la opción de Conexiones.
Selecciona la opción Nueva conexión para acceder a las conexiones que B2Brouter te permite configurar.
Seguidamente configura tus datos Peppol para poder intercambiar documentos usando esta red:
• Puedes seleccionar tu NIF/DNI como Peppol Id.
• Deberás adjuntar la tarjeta del NIF o la fotocopia de tu DNI para que podamos validar tus datos.
• Marca la casilla Habilitar la recepción de documentos vía PEPPOL (facturas, pedidos…), para habilitar la recepción de documentos.
Finamente guarda los cambios utilizando el botón Guardar. Validaremos tus datos y habilitaremos la conexión. Recibirás un aviso por correo electrónico cuando la conexión esté activa y ya podrás recibir y enviar facturas a través de esta red. Puedes ofrecer la versión gratuita de B2Brouter a tus proveedores, como opción para que te envíen facturas a través de Peppol. Solo deberás indicarles de tu Peppol Id para que lo informen cuando creen a tu empresa como cliente.
4.4 B2Brouter te acompaña
Desde B2Brouter ofrecemos soporte y acompañamiento nuestros usuarios, ¡Queremos facilitarte el trabajo! Tienes dos áreas de ayuda a las que puedes acceder. A través del icono del interrogante que encontrarás en la parte superior derecha de la pantalla:
Utiliza la opción de Soporte para contactar con el departamento de atención al cliente. Seguidamente utiliza el botón verde de "Nueva Incidencia".
Indica tu duda, el número de factura si hay una factura afectada y adjunta algún archivo si crees que puede ser útil. Finalmente utiliza el botón "Aceptar" para enviar la incidencia. El departamento de Soporte de B2Brouter te responderá a la misma incidencia y recibirás un correo a la dirección que hayas indicado en tus datos fiscales.
También puedes utilizar la opción de “Cómo funciona”:
Utiliza el buscador o las categorías para buscar un tema en concreto y encontrarás contenido paso a paso, videos tutoriales, etc.
