MANUAL DE USUARIO - Bi-B@nking€¦ · 1.5 horarios de procesamiento----- 5 1.6 uso de instrumentos financieros ... 2.1.3 estatus de transacciones de un lote

MANUAL DE USUARIO

Sistema: BiBanking - Modulo: guateACH

Indices

1. SISTEMA GUATEACH ----------------------------------------------------------------------------- 3

1.1 DEFINICIÓN DE GUATEACH ---------------------------------------------------------------------- 3 1.2 ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA --------------------------------------------------------------- 3 1.3 CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES ---------------------------------------------------------------- 4 1.4 BANCOS PARTICIPANTES DEL SISTEMA ------------------------------------------------------- 4 1.5 HORARIOS DE PROCESAMIENTO ----------------------------------------------------------------- 5 1.6 USO DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS ------------------------------------------------------- 6 1.7 USOS PRINCIPALES ---------------------------------------------------------------------------------- 7 1.8 REQUISITOS DE AFILIACIÓN --------------------------------------------------------------------- 8 1.9 PREGUNTAS FRECUENTES -------------------------------------------------------------------------- 8 1.10 INFORMACIÓN Y CONTACTOS ------------------------------------------------------------------- 9

2. MÓDULO DE GUATEACH – BIBANKING ---------------------------------------------- 10

2.1 GENERALIDADES ------------------------------------------------------------------------------------ 10 2.1.1 PERFILES DE USUARIO ---------------------------------------------------------------------------- 10 2.1.2 CICLO DE VIDA DE UN LOTE ---------------------------------------------------------------------- 11 2.1.3 ESTATUS DE TRANSACCIONES DE UN LOTE PROCESADO ---------------------------------- 12 2.2 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS MÓDULO GUATEACH - BIBANKING ------------- 14 2.2.1 ASIGNACIÓN DE PERFILES A USUARIOS DE INSTALACIÓN -------------------------------- 14 2.2.2 CONSULTA DE BITÁCORA DE ACTIVIDADES --------------------------------------------------- 14 2.2.3 CREACIÓN DE CONVENIOS ----------------------------------------------------------------------- 15 2.2.4 HABILITAR Y DESHABILITAR CONVENIOS ----------------------------------------------------- 16 2.2.5 ASIGNACIÓN DE PERMISOS A USUARIOS POR CONVENIO --------------------------------- 17 2.2.6 INGRESO DE PARTICIPANTES A CONVENIOS -------------------------------------------------- 17 2.2.7 MODIFICAR PARTICIPANTES DE UN CONVENIO ---------------------------------------------- 21 2.2.8 HABILITAR Y DESHABILITAR PARTICIPANTES DE CONVENIOS ---------------------------- 22 2.2.9 CONSULTA Y BÚSQUEDA DE PARTICIPANTES DE CONVENIOS ----------------------------- 23 2.3 FUNCIONES OPERATIVAS MÓDULO GUATEACH - BIBANKING ---------------------- 26 2.3.1 CREACIÓN DE LOTES ------------------------------------------------------------------------------- 26 a. Tipo de ingreso: Manual -------------------------------------------------------------------------- 27 b. Tipo de ingreso: Por archivo -------------------------------------------------------------------- 28 c. Tipo de ingreso: Por planilla -------------------------------------------------------------------- 29

Opciones de página de detalle de lote: buscar, editar, eliminar transacción. -- 30 2.3.2 EDICIÓN/MODIFICACIÓN DE LOTES ------------------------------------------------------------ 31 2.3.3 AUTORIZACIÓN DE LOTES ------------------------------------------------------------------------ 32 2.3.4 CONSULTA/BÚSQUEDA DE LOTES --------------------------------------------------------------- 33 2.4 FUNCIONES GENERALES MÓDULO GUATEACH - BIBANKING ------------------------ 34 2.4.1 CONFIGURACIÓN DE FORMATOS PARA IMPORTACIÓN DE ARCHIVO --------------------- 34 2.4.2 SECCIÓN DE AYUDA -------------------------------------------------------------------------------- 36

3. GLOSARIO -------------------------------------------------------------------------------------------- 36

1. Sistema guateACH

1.1 Definición de guateACH

Es un Sistema de Compensación Automatizado que permite realizar transacciones electrónicas entre Bancos o Entidades Financieras.

1.2 Esquema general del sistema

Transacciones generadas por el canal de BiBanking.

Figura 1.2.1. Esquema general de envío de transacciones por medio del servicio electrónico BiBanking.

Descripción de esquema (Fig. 1.2.1):

• Paso 1. El cliente ingresa al sistema BiBanking. En el módulo de ACH, se tiene la opción de crear transacciones de crédito hacia otros bancos y autorizarlos.

• Paso 2. Las transacciones viajan por medio de Internet hacia el sistema guateACH de Banco Industrial.

• Paso 3. Banco Industrial envía las transacciones hacia otros bancos a la Cámara de Compensación Automatizada (CCA).

• Paso 4. La CCA envía las transacciones originadas de Banco Industrial hacia los respectivos Bancos destino o receptores de la transacción.

1.3 Características principales

• Los productos financieros que se podrán utilizar en el sistema son los siguientes:

o Cuentas corrientes (Monetarios) o Ahorros o Préstamos o Tarjetas de Crédito

• Se podrán realizar transacciones en Quetzales (GTQ) y Dólares (USD). • Los fondos de las transacciones realizadas están disponibles a partir de las 5

p.m. • Se genera una reserva de los fondos en la cuenta a debitar el día del pago. • Sábados, Domingos y días festivos NO hay compensación.

1.4 Bancos participantes del sistema

CódigoNombre del Banco

Quetzales Dólares

144 244 BAM

142 242 BAC

139 239 BANCO FICOHSA GUATEMALA

147 247 BANCO AZTECA

140 240 BANCO PROMERICA

101 201 BANCO DE GUATEMALA

104 204 CRED. HIP. NACIONAL

116 216 BANRURAL

130 230 CITIBANK N.A.

143 243 CITIBANK GUA S.A. (CUSCATLAN)

146 246 BANCO DE CREDITO

145 245 G&T CONTINENTAL

115 215 BANCO INDUSTRIAL

113 213 INMOBILIARIO

119 219 INTERNACIONAL

112 212 BANTRAB

128 228 REFORMADOR

136 236 VIVIBANCO

159 259 FINANCIERA DE OCCIDENTE

Tabla 1.4.1. Códigos y nombres de entidades financieras participantes del sistema guateACH.

Nota: es importante consultar este listado de bancos dentro de la sección de ayuda del módulo de guateACH o por medio de diferentes vínculos de “Ver bancos” dentro del módulo.

1.5 Horarios de procesamiento

Debido a que el sistema requiere una compensación diaria, existen ventanas de tiempo que hay que respetar.

A continuación se explican los siguientes escenarios:

Escenario 1. Transacciones aplicadas en el mismo día.

Figura 1.5.1. Horario de procesamiento de transacciones, escenario 1.

Las transacciones ingresadas en el módulo ACH de BiBanking de 6:00 a.m. a 12:00 p.m. del día actual, se reflejarán los fondos disponibles a las 5:00 p.m. del mismo día (Fig. 1.5.1).

Escenario 2. Transacciones aplicadas en día posterior.

Figura 1.5.2. Horario de procesamiento de transacciones, escenario 2.

Las transacciones ingresadas en el módulo ACH de BiBanking de 12:01 p.m. a 10:00 p.m. del día actual, se reflejarán los fondos disponibles a las 5:00 p.m. del siguiente día (Fig. 1.5.2).

1.6 Uso de instrumentos financieros

Figura 1.6.1. Esquema de uso de instrumentos financieros originando transacciones desde Banco Industrial hacia otros bancos.

Figura 1.6.2. Esquema de uso de instrumentos financieros originando transacciones desde otro banco hacia Banco Industrial.

• Los instrumentos financieros en transacciones de crédito HACIA otros bancos (cuentas principales) (Fig. 1.6.1).

o Cuentas corrientes (Monetarios) o Ahorros

• Los instrumentos financieros en transacciones de crédito DESDE otros bancos (cuentas de detalle) (Fig. 1.6.2).

o Cuentas corrientes (Monetarios) o Ahorros o Préstamos o Tarjetas de Crédito

1.7 Usos principales

• Pago a proveedores. • Pagos de planilla y comisiones. • Cobro de servicios. • Concentración de fondos.

1.8 Requisitos de afiliación

• Contar con el servicio de BiBanking. • Formulario de usuarios para el módulo ACH de BiBanking. • Contrato de afiliación.

1.9 Preguntas frecuentes

1. ¿Existe un costo por la transacción? Actualmente no existe un costo para las transacciones hacia otros bancos.

2. ¿Se validan las cuentas ingresadas? No, El cliente debe consultar al banco destino el formato de la cuenta de otro Banco.

3. ¿Existe algún esquema de seguridad? Si, Al igual que en Pago Electrónico se mantiene el esquema de Operador y Supervisor (autorizador).

4. ¿Puedo tener un comprobante de las Operaciones? Si, el cliente podrá imprimir notas de débito y crédito de cada transacción realizada.

5. ¿En qué momento se genera la reserva de un lote de crédito (planillas y/o pago a proveedores)?

Las reservas se generan el día de aplicación.

6. ¿A qué hora se refleja la transacción en Bibanking? El resultado de las transacciones se refleja a las 5:30 p.m. en los lotes ingresados.

7. ¿Puedo realizar transacciones de cobro a otros bancos? Si, el cliente podrá solicitar débitos a cuentas en otros bancos, previo al registro de la autorización.

8. Si existe un problema con los pagos realizados a los participantes del lote, ¿con quién hay que avocarse? Nuestros clientes pueden avocarse con su ejecutivo de ventas o bien al PBX 2420-3200.

9. ¿Hay algún límite para las transacciones electrónicas? El cliente podrá definir los montos máximos por lotes de débito y crédito por empresa.

10. ¿Existe la cancelación de lotes ya autorizados? Temporalmente NO existe la eliminación de lotes ya autorizados.

11. ¿Cómo se muestran estas transacciones en el estado de cuenta?

La descripción (adenda) de la transacción es la misma que se ha manejado para las transferencias en las bancas electrónicas “PAGO ELECTRONICO BCA.TOTAL”.

1.10 Información y contactos

El cliente interno y externo puede comunicarse con:

• Departamento de Banca Moderna o PBX: 2420-3200 o Correo electrónico: [email protected]

• Puede visitar el sitio Web: http://www.bi.com.gt/guateach

2. Módulo de guateACH – BiBanking

2.1 Generalidades

2.1.1 Perfiles de usuario

• Administrador: tiene las opciones para configurar los parámetros generales del módulo ACH. Puede administrar los convenios y los participantes del mismo.

Funciones:

- Asignación de perfiles a usuarios de instalación.

- Consulta de bitácora de actividades del módulo.

- Creación de convenios de crédito guateACH.

- Administración de convenios guateACH (habilitación y deshabilitación).

- Asignación de permisos a usuarios por convenio.

- Administración de participantes de convenio (ingreso, habilitación y deshabilitación).

- Consulta general de participantes a todos los convenios guateACH.

• Operador: este perfil es asignado a aquel usuario que se dedica únicamente a ingresar las transacciones que se procesaran en el sistema.

Funciones:

- Consulta de lotes

- Creación de lotes

- Edición lotes

• Autorizador: este perfil es asignado a aquel usuario que se dedica únicamente a supervisar las transacciones ingresadas por un operador y autoriza el procesamiento de las mismas.

Funciones:

- Consulta de lotes

- Autorización de lotes

• Analista: este usuario puede únicamente consultar los lotes en todos sus estados.

• Super-usuario: este usuario tiene las características de un operador, máximo autorizador y analista.

Funciones:

- Consulta de lotes

- Creación de lotes

- Edición lotes

- Autorización de lotes

2.1.2 Ciclo de vida de un lote

Figura 2.1.2.1. Diagrama de estados de un lote en guateACH-BiBanking.

1. En edición: lote el cual está siendo creado y puede ser alterado agregando o eliminando transacciones al mismo.

2. En autorización: cuando el lote ya está finalizado, este queda en espera de las autorizaciones respectivas para que sea procesado.

3. Autorizado: lote el cual ya fue autorizado completamente y está en espera de ser enviado al sistema guateACH.

4. Enviado: lote enviado al sistema guateACH. Si el convenio es de crédito, al momento de estar en estatus enviado, la cuenta principal contendrá una reserva de débito por el monto total del lote.

Escenarios para cambio de estatus enviado:

1. Autorización completada antes de las 12:00 p.m. el mismo día de aplicación de lote: el lote pasará a estatus enviado 10 a 15 mins después de la última autorización generando la reserva en la cuenta principal en ese momento.

2. Autorización completada después de 12:00 p.m. el mismo día de aplicación de lote: el lote pasará a estatus enviado al día siguiente hábil de compensación a las 7 a.m.

3. Autorización completada día anterior al de aplicación de lote: el lote pasará a estatus enviado el día configurado como día de aplicación del lote.

Si la fecha de aplicación configurada es día sábado, domingo o día festivo, el lote pasará a enviado el siguiente día hábil de compensación a las 7 a.m. Para evitar contratiempos es necesario verificar el calendario que se encuentra dentro de la sección de ayuda del módulo guateACH.

5. Procesado o procesado parcialmente: lote que ya fue ejecutado por lo que en las cuentas relacionadas al mismo deben de reflejarse los movimientos respectivos (créditos/débitos). Cada transacción del detalle de lote tendrá el resultado de la compensación.

Cuando el lote está con estatus “procesado” significa que todas las transacciones fueron operadas de forma exitosa. Si el lote está como “procesado parcialmente”, solamente un porcentaje de las transacciones fueron operadas exitosamente, el resto fueron rechazadas por algún motivo (ver Estatus de transacciones en sección 2.1.3).

Estatus especiales de lote:

• Rechazado: el lote no es autorizado para que se procese. Este rechazo lo genera un usuario con perfil autorizador o super-usuario.

• Cta. Principal con problemas: la cuenta principal de lote u origen no contiene fondos disponibles o se encuentra en un estatus no vigente.

• No operado: el lote tuvo un problema de tipo técnico para ser enviado al sistema guateACH. Si un lote se encuentra en este estatus se debe de comunicar de forma inmediata con el Departamento de Banca Moderna PBX: 24203200.

2.1.3 Estatus de transacciones de un lote procesado

Nombre Descripción

PROCESADO La transacción fue exitosa.

FONDOS INSUFICIENTES Los fondos disponibles en la cuenta del receptor no

son suficientes para cubrir el monto contenido en la transacción de débito.

CUENTA CANCELADA La cuenta del receptor ha sido cancelada.

CUENTA NO EXISTE El número de cuenta incluido en la transacción no

existe en la entidad bancaria receptora.

NÚMERO DE CUENTA INCORRECTO

El número de cuenta y/o dígito de chequeo son incorrectos. El número de cuenta no corresponde al receptor.

RECHAZO SOLICITADO POR LA ENTIDAD BANCARIA ORIGINADORA

La transacción es rechazada por la entidad bancaria receptora a solicitud de la entidad bancaria originadora. Este causal debe ser aplicado únicamente de mutuo acuerdo entre las entidades involucradas.

AUTORIZACIÓN REVOCADA POR EL RECEPTOR

El receptor revocó su autorización previamente concedida al originador.

FONDOS EN RESERVA La cuenta del receptor tiene fondos en reserva, por

lo cual no se puede efectuar la transacción.

NO EXISTE AUTORIZACIÓN PREVIA DEL RECEPTOR

La entidad bancaria receptora rechaza la transacción debido a que no existe una autorización del receptor, para aceptar la transacción de débito.

CUENTA INACTIVA La cuenta del receptor se encuentra inhabilitada por

falta de movimiento en un período de tiempo determinado.

CUENTA NO HABILITADA PARA RECIBIR TRANSACCIONES

La cuenta incluida en la transacción si pertenece al receptor, pero no está habilitada para recibir transacciones.

IDENTIFICACIÓN INCORRECTA DEL ORIGINADOR

La transacción es rechazada porque el ID o el nombre que identifica al originador, son incorrectos.

CUENTA BLOQUEADA La cuenta se encuentra bloqueada por solicitud del

titular o receptor.

CUENTA EMBARGADA La cuenta del receptor se encuentra embargada por

orden judicial.

TRANSACCIÓN DUPLICADA La transacción es rechazada porque la misma ya fue

procesada con anterioridad.

Tabla 2.1.3.1. Tabla de estatus de transacciones de un lote procesado o procesado parcialmente.

2.2 Funciones administrativas módulo guateACH - Bibanking

2.2.1 Asignación de perfiles a usuarios de instalación

Dentro de esta opción el usuario administrador podrá asignar los roles o perfiles existentes para el módulo de ACH (autorizador, operador y analista) a cada uno de los usuarios existentes según sus necesidades. Todos los usuarios, a excepción del administrador y super-usuario, son creados sin ningún perfil y es el cliente quien se encarga de asignarlos.

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Administración → Asignación de perfiles.

2. Colocar los perfiles a cada usuario. Si se deja en “ninguno” el usuario no tendrá el módulo de guateACH.

3. Hacer clic en el botón de “Modificar”.

4. Verificar la confirmación del cambio realizado.

Figura 2.2.1. Sección ACH – Asignación de perfiles por usuario.

2.2.2 Consulta de bitácora de actividades

Consulta el detalle de todas las operaciones realizadas por cualquiera de los usuarios que tengan asignado cualquier rol en ACH.

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Administración → Bitácora.

2. Colocar parámetros en los filtros existentes para generar una búsqueda específica.

Parámetros de ingreso Nombre Descripción ¿Es

obligatorio? Función Tipo de función efectuada, por ejemplo: crear

convenio. No

Usuario Actividades realizadas únicamente por un usuario en específico

No

Fechas Actividades realizadas por un rango específico de fechas

No

3. Hacer clic en el botón de “Consultar”.

4. Verificar tabla con detalle de búsqueda.

Figura 2.2.2. Sección ACH – Bitácora de actividades.

2.2.3 Creación de convenios

Un convenio de ACH es la definición de los parámetros principales de los lotes por generar.

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Convenios → Creación.

2. Ingresar campos:


obligatorio? Tipo de convenio

Seleccionar tipo de convenio:• Pago Planilla: convenio de crédito, los

débitos de la cuenta principal se hacen consolidados por lote (1 solo débito por lote).

• Pago Proveedores: convenio de crédito, los débitos de la cuenta principal se hacen detallados (1 débito por cada transacción en lote).

Si

Empresa/ Departamento

Asociar el convenio a una empresa o departamento. El convenio contendrá los niveles de seguridad y el cobro de comisión que la empresa/departamento tenga configurado.

Si

Nombre Nombre del convenio. Por ejemplo: “Pago proveedores de mercadería”, “Pago de servicios”, etc.

Si

Moneda Selección de moneda a utilizar en los lotes. Si Cuenta Cuenta principal de lote u originadora será la Si

principal cuenta pagadora o recaudadora de fondos. Descripción Detalle de la razón o uso de convenio. Si Correo electrónico

Se puede ingresar hasta 3 direcciones de correo electrónico separados por “;”. Se enviará una notificación del procesamiento de lotes originados desde ese convenio.

Si

3. Hacer clic en el botón de “Guardar”.

4. Verificar el mensaje de creación exitosa.

Figura 2.2.3 Sección ACH –Creación de convenio.

2.2.4 Habilitar y deshabilitar convenios

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Convenios → Administración.

2. Colocar parámetros de ingreso para consultar convenios existentes.

Parámetros de ingreso Nombre Descripción ¿Es obligatorio? Empresa/ Departamento

Empresa que se asoció a los convenios. Si

3. Hacer clic en el botón de “Consultar”.

4. Hacer clic en los vínculos de “Habilitar” o “Deshabilitar” en los convenios que se desean alterar.

5. Verificar el mensaje de cambio realizado exitosamente.

Figura 2.2.4 Sección ACH –Creación de convenio.

2.2.5 Asignación de permisos a usuarios por convenio

En esta opción el usuario administrador puede asignar permisos a cada usuario sobre los convenios existentes. Puede asignar solo determinados permisos o todos. Los permisos para los diferentes usuarios pueden ser Crear, Modificar, Consultar y Autorizar lotes (en el caso de los autorizadores, se tiene que definir el nivel de autorización especifico para cada convenio).

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Convenios → Administración → permisos a convenios.

Parámetros de búsqueda Nombre Descripción ¿Es

obligatorio? Empresa/ Departamento

Empresa que se asoció a los convenios. Si

Usuario Nombre de usuario al que se quiere dar permisos, se indicara automáticamente el perfil y nombre completo de usuario seleccionado.

Si

2. Marcar con un check el permiso que se desea dar al usuario sobre cada convenio.

3. Verificar el mensaje de asignación realizado exitosamente.

Figura 2.2.5 Sección ACH – Asignación de permiso.

2.2.6 Ingreso de participantes a convenios

En esta opción el usuario Administrador deberá ingresar los números de cuenta de las personas individuales o jurídicas a quienes en determinado momento podrá acreditar o debitar un monto especifico.

Esta sección es para prevenir fraudes internos en la creación de lotes y en el envío de transacciones a diferentes bancos. En el caso de que alguna cuenta no sea ingresada no se podrá realizar ninguna operación con dicha cuenta.

Los participantes pueden ser habilitados y deshabilitados uno a uno o por archivo en una carga masiva, únicamente se podrá modificar los participantes de convenios de crédito. Los participantes para convenios de débito requieren una autorización por medio de Banca Moderna.

La administración de participantes se realiza por convenios en cada empresa.

Ingreso de participantes de forma manual:

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Participantes → Administración.

2. Seleccionar una empresa dentro del listado y seleccionar el convenio al cual se le ingresarán participantes.

3. Colocar parámetros para ingresar participante en las casillas que se encuentran en blanco.


obligatorio? Acuerdo Identificador del participante como por ejemplo:

no. de contrato, no. de nit, etc. No

Nombre Nombre de la cuenta a la que se le realizará la transacción.

Si

Banco, Tipo Cuenta y Cuenta No.

Seleccionar el banco, el tipo de cuenta e ingresar el número de cuenta a la que se re realizará la transacción. Antes de ingresar un número de cuenta es recomendable revisar el diccionario de cuentas que se encuentra dentro de la sección de ayuda del módulo guateACH.

Si

Sin Límite Se debe chequear esa casilla únicamente si el participante que se está ingresando no tiene límite máximo de monto para realizarle transacciones.

No

Monto máximo

Monto límite que se le podrá acreditar o debitar según sea la naturaleza del convenio.

No

Correo electrónico

Correo al cual se notificará cada vez que se realice una transacción a ese participante.

No

4. Hacer clic en el botón de “Agregar”

5. Verificar el mensaje de participante agregado exitosamente.

Ingreso de participantes por archivo:



3. Hacer clic en el botón de “Agregar por archivo”.

4. Ingresar el formato del archivo que se cargará. (Ver detalle en sección de Configuración de formatos de importación de archivo). Hacer clic en el botón “Continuar”.

5. Hacer clic en el botón “Examinar” y seleccionar archivo (.txt o .csv) a cargar. Luego hacer clic en botón “Importar”.

6. Verificar el resumen de participantes ingresados, modificados o registros que tuvieron un error al ser cargados.

Nota: La modificación de participantes se realiza cuando existe un registro dentro del archivo que tenga el mismo banco, no. de cuenta y tipo de cuenta que un participante ya ingresado anteriormente.

Hacer clic en botón “Continuar” y verificar en tabla principal de participantes el ingreso de los nuevos registros.

2.2.7 Modificar participantes de un convenio

Modificación manual



3. Ubicar la fila en la que se encuentra el participante que se desea modificar y presionar el botón “Editar” del registro.

4. Realizar los cambios necesarios. Los únicos registros que se pueden modificar son: acuerdo, nombre, monto máximo, correo. Luego hacer clic en botón “Aceptar”.

Modificación por archivo



3. Hacer clic en el botón de “Agregar por archivo”.

4. Ingresar el formato del archivo que se cargará. (Ver detalle en sección de Configuración de formatos de importación de archivo). Hacer clic en botón de “Continuar”. Luego hacer clic en botón “Examinar” y seleccionar archivo (.txt o .csv) a cargar. Dicho archivo debe de contener filas con los datos actualizados de los participantes. La modificación de participantes se realiza cuando existe un registro dentro del archivo que tenga el mismo banco, no. de cuenta y tipo de cuenta que un participante ya ingresado anteriormente. Luego hacer clic en botón “Importar”.

Ejemplo de modificación por archivo.

Primer ingreso de participante en archivo separado por comas:

Modificación de participante en archivo separado por comas:

5. Verificar el resumen de participantes ingresados, modificados o registros que tuvieron un error al ser cargados.

Hacer clic en botón “Continuar” y verificar en tabla principal de participantes las modificaciones realizadas.

2.2.8 Habilitar y deshabilitar participantes de convenios

Los participantes pueden deshabilitarse en el caso de que ya no se deseen seguir utilizando en la creación de lotes nuevos.

Habilitar y deshabilitar de forma manual:



Acuerdo,Nombre,CódigoBanco,TipoCuenta,NoCuenta,Límite,Monto,CorreoElectrónico

1, Claudia Maria Rodríguez Castañeda, 115, 1, 123456789, 0, 15000.00, [email protected]

Acuerdo,Nombre,CódigoBanco,TipoCuenta,NoCuenta,Límite,Monto,CorreoElectrónico

1, Claudia Maria Rodríguez, 115, 1, 123456789, 0, 1000.00, [email protected]

3. Ubicar la fila en la que se encuentra el participante que se desea habilitar/deshabilitar y seleccionar el cuadro que se encuentra en la primera columna (de lado izquierdo).

4. Hacer clic en botón “Habilitar seleccionados” o “Deshabilitar seleccionados” según la acción que se desea realizar con los participantes elegidos.

Deshabilitar por archivo:



3. Hacer clic en botón “Deshabilitar por archivo”.

4. Configurar un archivo de texto delimitado por comas (,) que incluya por cada fila el código de banco, tipo de cuenta, y número de cuenta del participante a deshabilitar.

5. Hacer clic en botón “Examinar” y seleccionar archivo. Luego hacer clic en botón “Importar”.

6. Verificar la carga del archivo.

2.2.9 Consulta y búsqueda de participantes de convenios

Consulta o búsqueda de participante de un convenio



3. Ingresar parámetros de búsqueda en la pestaña para ubicar con mayor facilidad a un participante.


obligatorio? Nombre sugerido

Nombre del participante que se está buscando.

No

Número de cuenta

Cuenta del participante que está buscando. No

4. Verificar en tabla el resultado de la búsqueda según parámetros configurados.

Consulta o búsqueda de participante en todo el módulo guateACH

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Participantes → Consulta.

2. Ingresar los parámetros de búsqueda para ubicar todos los convenios en los cuales está ingresado el participante.


obligatorio? Empresa Empresa a la cual está vinculado el

participante. Si

Nombre sugerido

Nombre del participante que se está buscando.

No

Número de cuenta

Cuenta del participante que está buscando. No

3. Hacer clic sobre el icono de participantes del convenio que se desea ver a detalle.

2.3 Funciones operativas módulo guateACH - Bibanking

2.3.1 Creación de lotes

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Lotes → Administración.

2. Seleccionar una empresa dentro del listado y seleccionar el tipo de convenio para ver el listado de convenios existentes.

3. Hacer clic sobre el icono de crear lote del convenio que se desea generar el lote.

4. Ingresar campos:


obligatorio? Nombre del lote

Nombre que identifique el lote. Si

Descripción Descripción del lote que se está creando. Si Fecha de aplicación

Fecha en la cual se desea procesar el lote. Si la creación del lote se realiza antes de 12:00 p.m. se podrá seleccionar el día de hoy o fechas

Si

mayores. Si la creación se realiza después de las 12:00 p.m. la fecha de aplicación debe ser mayor a la fecha de hoy.

Tipo de ingreso

Forma en que se ingresarán las transacciones del lote.

Si

Hacer clic en botón “Continuar”.

5. Realizar ingreso de transacciones.

a. Tipo de ingreso: Manual

- Seleccionar nombre o cuenta destino.

- Ingresar campos:


obligatorio? ID ID de pago. Ejemplos: Nit, ID de sistema

interno, etc. Si

Descripción Descripción de pago. Ejemplos: número de factura que se está pagando, número de recibo, etc.

Si

Monto Monto a pagarle al participante Si

- Hacer clic en el botón “Agregar” y verificar que la transacción se encuentre agregada en la tabla inferior.

Nota: En esa misma pantalla se puede realizar el ingreso de transacciones por archivo haciendo clic al botón “Agregar por archivo”.

b. Tipo de ingreso: Por archivo

- Ingresar el formato del archivo que se cargará. (Ver detalle en sección de Configuración de formatos de importación de archivo). Hacer clic en el botón “Continuar”.

- Hacer clic en el botón “Examinar” y seleccionar archivo (.txt o .csv) a cargar. Luego hacer clic en botón “Importar”.

- Verificar el resumen de transacciones cargadas exitosamente y fallidas.

Nota: Verificar en el resumen detallado la razón por la cual la transacción no fue cargada. Ejemplos de posibles fallas:

o Participante deshabilitado: el participante puede que no esté ingresado en la administración de participantes o este esté deshabilitado.

o El monto excede al definido en el participante: el participante tiene un límite para realizar pagos y la transacción lo está excediendo. Si se desea realizar el pago con ese monto se deberá modificar el límite máximo del participante en la administración de participantes.

o Tipo de cuenta inválido, código de banco inválido, monto inválido, etc.: se deberá verificar las posiciones y valores ingresados en el registro dentro del archivo.

Hacer clic en botón “Continuar” y verificar en tabla el ingreso de los nuevos registros. Al estar en la página principal del detalle del lote se puede continuar ingresando transacciones de forma manual.

c. Tipo de ingreso: Por planilla

- Si se selecciona esta opción se heredarán todas las transacciones configuradas previamente en la plantilla en el lote que se encuentra en edición.

- Estas transacciones se pueden eliminar o modificar dentro del detalle del lote.

6. Luego de realizar el ingreso de todas las transacciones del lote se puede finalizar el mismo realizando un clic sobre el botón “Finalizar ingreso”, esto colocará el lote en estatus de “En autorización”. Si el lote todavía se desea editar posteriormente únicamente hay que hacer un clic en el botón de

“Regresar” debido a que las transacciones se almacenan en el sistema en su ingreso inicial.

Opciones de página de detalle de lote: buscar, editar, eliminar transacción.

1. Búsqueda de transacción en el detalle del lote: realiza una búsqueda dentro de la tabla donde se encuentran todas las transacciones ingresadas en el lote. Es ideal para localizar una transacción que se desea editar o para verificar todas las transacciones con un estatus en especial.

2. Eliminar transacciones seleccionadas: se debe de chequear la caja en la primera columna de la transacción (es) que se desean eliminar y luego hacer clic en el botón.

Información básica de convenio.

Información básica de lote.

1. Búsqueda de transacción en el detalle del lote.

Editar transacción seleccionada.

Agregar transacción nueva.

Agregar transacciones por archivo.

2. Eliminar transacciones seleccionadas.

Finalizar ingreso de lote para autorizarlo.

Crear plantilla desde lote.

Generar reportes en pantalla, xls, etc.

2.3.2 Edición/modificación de lotes



3. Hacer clic sobre el icono de consultar lote del convenio que se desea generar el lote.

4. Hacer clic sobre el icono de consultar lote del convenio que se desea generar el lote.

5. Realizar la búsqueda/consulta del lote a editar (este debe estar en estatus edición o rechazado).

6. Hacer clic sobre el icono de modificar lote para poder modificar los datos generales del lote como nombre del lote, descripción del lote y fecha de aplicación. Si se desea modificar el detalle del lote (las transacciones del mismo), hacer clic sobre el icono de detalle el cual direccionará a la página de detalle de lote.

Nota: Si el lote se encuentra en estado “Rechazado”, se deberá ingresar al icono de detalle y hacer clic sobre el botón “Editar” para que el lote pase a el estatus “En edición”.

2.3.3 Autorización de lotes



3. Hacer clic sobre el icono de autorizar lote del convenio que se desea.

4. Verificar la tabla de lotes pendientes por autorizar. En esta pantalla se puede realizar un filtro de lotes (Ver punto 2.3.4 para mayor información sobre la búsqueda de lotes).

5. Autorizar lotes: Seleccionar los lotes a autorizar seleccionando el cuadro en la primera columna y luego hacer clic sobre el botón “Autorizar marcados”. Si se desea revisar el detalle (las transacciones) del lote, hacer clic sobre el botón de detalle y luego autorizar el lote con los botones que se encuentren en la página principal del detalle.

Rechazar lote: Si se desea rechazar un lote, hacer clic sobre el icono de rechazar . Luego colocar la razón del rechazo para mantener un registro en bitácora del mismo.

Consulta de autorizaciones: Si se desea verificar el historial de autorizaciones se debe hacer clic sobre el vínculo de la columna “Autorización”, esto direccionará al resumen de autorizaciones o rechazos del mismo, incluso se puede visualizar el usuario creador y la hora en que cada usuario se involucro en dicho lote.

Nota: si se desean ver TODOS los lotes pendientes por autorizar se deben seguir los siguientes pasos:

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Lotes → Consulta.

2. Seleccionar el estatus “En Autorización” en el parámetro de Estatus del lote.

3. Realizar las autorizaciones, rechazos o consultas como se indicó anteriormente.

2.3.4 Consulta/búsqueda de lotes

Si conoce el convenio en el que se encuentra el lote:



3. Hacer clic sobre el icono de consultar lotes del convenio que se desea.

4. Realizar la consulta verificando los lotes dentro de ese convenio y viendo el detalle de los mismos haciendo clic sobre los iconos de la columna detalle.

Si desea realizar una consulta general de todos los lotes en todos los convenios:

1. Ingresar a la pestaña guateACH → Lotes → Consulta.

2. Ingresar parámetros para la búsqueda de los lotes. Estos parámetros de búsqueda no son ingresos obligatorios por lo que se pueden dejar algunos en blanco o sin seleccionar; sin embargo es necesario que al menos un parámetro sea ingresado.

2.4 Funciones generales módulo guateACH - Bibanking

2.4.1 Configuración de formatos para importación de archivo

Las extensiones de los archivos para importar participantes pueden ser de texto (.txt) o .csv dentro de los cuales se debe incluir los datos de los participantes que se desean agregar o modificar dentro de un convenio siguiendo el orden configurado en la página.

Ejemplo No. 1

La imagen que se muestra a continuación contiene los datos del participante a cargar y cada campo se encuentra separado por una coma (,), por lo tanto será un archivo .txt o csv.

En la página de importación de participantes por archivos, se debe indicar el tipo de archivo y la posición de cada campo basándonos en el archivo próximo a cargar.

Si el archivo a cargar es de longitud fija, se debe realizar lo siguiente:

- Preparar el archivo a cargar:

- Cambiar el tipo de archivo a cargar a longitud fija.

- Indicar en la página la posición inicial y longitud de cada campo según el archivo a cargar.

2.4.2 Sección de ayuda

Verificar el icono de ayuda en la esquina superior derecha para descargar los archivos de ayuda del módulo de guateACH. Cualquier otra consulta o incidencia comunicarse al PBX: 2420-3200.

3. Glosario

Adenda: Concepto o descripción de referencia por el que se está realizando la transferencia. Convenio Medio por el que se configura una cuenta para el débito y concepto por el que se va a utilizar (pago planilla, pago a proveedores u otros). Lote Transacciones realizadas en un mismo archivo relacionado a un convenio. Cuenta principal u originadora: Cuenta asignada por la empresa a un convenio para debitar las transferencias a realizar. Cuentas de detalle o receptoras: Cuentas que se han autorizado para realizar el crédito las cuales se incluyen en un lote.

Documents

MANUAL DE USUARIO - Bi-B@nking€¦ · 1.5 horarios de procesamiento----- 5 1.6 uso de instrumentos financieros ... 2.1.3 estatus de transacciones de un lote