20
Servicio Nacional de Capacitación y Empleo Junio 2019 Manual de Usuario Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias)

Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

  • Upload
    others

  • View
    16

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Servicio Nacional de Capacitación y Empleo

Junio 2019

Manual de Usuario

Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias)

Page 2: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

2

NOTA: El uso de un lenguaje que no discrimine entre hombres y mujeres, ha sido una preocupación constante en Sence. Sin embargo, y con el fin de evitar repeticiones de sustantivos que atentan contra el principio de economía del lenguaje y generan dificultades sintácticas y de concordancia gramatical, complicando innecesariamente la redacción y lectura de los textos, se ha optado por el uso genérico del masculino para designar a todos los individuos, sin distinción de sexos.

ÍNDICE

1. INICIAR SESIÓN EN EL PORTAL BUZÓN CIUDADANO ....................................................... 3

2. GENERAR CLAVE SENCE (CS) .................................................................................................. 4

2.1 Generar Clave Sence, opción “RUN” .......................................................................................... 5

2.2 Generar Clave Sence, opción “Migrante (Sin RUN)” .................................................................. 8

2.3 Notificación que envía el sistema CS: ........................................................................................ 11

3. COMPLETAR Y ENVIAR SOLICITUD ..................................................................................... 12

3.1 Formulario de la Solicitud: ......................................................................................................... 12

3.2 Adjuntar poder simple: ............................................................................................................... 15

3.3 Enviar formulario: ...................................................................................................................... 16

4. VER ESTADO DE SOLICITUDES .............................................................................................. 17

4.1 Campo Acciones: ....................................................................................................................... 18

5. NOTIFICACIONES DE RECIBO O INGRESO DE SOLICITUDES Y RESPUESTA .............. 19

Page 3: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

3

1. INICIAR SESIÓN EN EL PORTAL BUZÓN CIUDADANO

1.1 Para ingresar al Buzón Ciudadano debe ir al siguiente link http://buzonciudadano.sence.cl, una vez

adentro, el sistema le dará la bienvenida y explicará para qué sirve el Buzón Ciudadano:

Para cerrar el “cuadro de bienvenida” debe apretar la X, luego aparecerá el acceso al Buzón Ciudadano.

1.2 Para iniciar sesión en el Buzón Ciudadano se requiere contar con Clave Sence (CS). 1.3 Debe ingresar el RUN/NIE y Clave SENCE (CS). *Estos campos son obligatorios.

La sigla NIE significa “Número de Identificación del Extranjero”. Este número es para uso del ciudadano extranjero que no posee RUN y es creado y entregado a través de correo electrónico al momento de registrarse en el sistema CS.

Page 4: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

4

En caso de no tener Clave Sence (CS), debe ir al punto 2. 2. GENERAR CLAVE SENCE (CS)

Para generar la CS, ingrese a la sección correspondiente disponible en la página principal del Portal Buzón Ciudadano. Para acceder al sistema CS hay dos opciones: “RUN” y “Migrante (sin RUN)”. Ciudadano con RUN: corresponde a aquellas personas o extranjeros con nacionalidad chilena con RUN, debiendo ingresar a la opción “RUN”. Ciudadano Migrante (sin RUN): corresponde a aquellas personas extranjeras que no cuenten con RUN, debiendo ingresar a la opción “Migrante (Sin RUN)”. En el mismo lugar se encuentra una sección de ayuda para cada una de las opciones.

Page 5: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

5

2.1 Generar Clave Sence, opción “RUN”

En la opción “RUN”, ingrese a “Regístrese aquí”. Este acceso lo llevará al portal CS:

Page 6: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

6

Al ingresar a la opción “RUN”, hacer clic en (A) “REGÍSTRESE”. Luego, en el menú desplegable, ingresar a (B) “REGISTRAR PERSONA NATURAL”.

Aparecerá el siguiente formulario que debe completar:

Page 7: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

7

Page 8: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

8

Una vez ingresados los datos, pulse en “Crear Cuenta”. El sistema mostrará un mensaje con la creación de la cuenta del ciudadano a través de una ventana emergente (pop up), indicando que enviará la Clave Sence a su correo electrónico.

2.2 Generar Clave Sence, opción “Migrante (Sin RUN)”

En la opción “Migrante (sin RUN)”, ingrese a “Regístrese aquí”. Este acceso lo llevará al portal CS:

Page 9: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

9

En el portal CS, debe hacer clic en (A) “REGÍSTRESE” y luego en (B) “REGISTRAR MIGRANTE”:

Aparecerá el siguiente formulario que debe completar:

Page 10: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

10

Page 11: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

11

Una vez ingresados los datos, pulse en “Crear Cuenta”. El sistema mostrará un mensaje con la creación de la cuenta del ciudadano a través de una ventana emergente (pop up), indicando que enviará el Número de Identificación Extranjero (NIE) y la Clave Sence a su correo electrónico:

2.3 Notificación que envía el sistema CS:

Usted recepcionará en su correo electrónico la siguiente notificación:

Page 12: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

12

Una vez obtenida la CS, debe ir al punto 1. (Clic aquí).

3. COMPLETAR Y ENVIAR SOLICITUD

Luego de iniciar sesión con su Rut y clave SENCE en el Portal Buzón Ciudadano, usted puede enviar su consulta, reclamo, sugerencia o felicitación. 3.1 Formulario de la Solicitud:

Para ello el sistema mostrará el siguiente formulario que debe llenar:

Page 13: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

13

En la imagen se han identificado con letras cada uno de los botones que componen esta página y las secciones y campos del formulario.

A continuación, se explica la función que cumple cada elemento, identificadas con letras, y se dan las indicaciones correspondientes:

Page 14: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

14

Letra Nombre de botón, sección o campo del

formulario

Funcionalidad e indicaciones

A Ver Estado de Solicitudes Este botón permite visualizar el estado de todas las solicitudes ingresadas por el ciudadano (para más información clic aquí).

B Cerrar Sesión

Este botón sirve para finalizar la sesión y volver a la página principal (Login)

C Fecha actual Este campo indica la fecha de presentación de la solicitud y lo llena automáticamente el sistema.

D Declaración de discapacidad

Esta sección es opcional y solo tiene la finalidad de poder orientar con mayor precisión al usuario sobre las oportunidades Sence dirigidas a las personas en situación de discapacidad.

E Tipo de solicitud Este campo es obligatorio. Debe seleccionar si la solicitud corresponde a una pregunta, sugerencia, reclamo o felicitación.

F Instrumento, beneficio o programa

Este campo es obligatorio. Debe seleccionar en el menú desplegable, el instrumento, beneficio o programa de Sence relacionado con su solicitud.

G Descripción Este campo es obligatorio y permite describir el requerimiento.

H Documento opcional Este campo es opcional y permite adjuntar un documento con antecedentes complementarios a la solicitud, de ser necesario. Soporta archivos de hasta 8 MB.

I Protección de datos de terceros

Esta sección permite consultar por una tercera persona.

J Consulta por otra persona

Si su solicitud se refiere a una tercera persona, debe seleccionar la opción SÍ.

K Carta poder simple Al marcar la opción SÍ, aparece esta carta poder simple en archivo PDF que podrá descargar, y que debe completar y firmar la tercera persona (para más información clic aquí).

L Adjuntar poder simple Esta opción aparece al marcar la opción Sí y permite adjuntar el archivo PDF de la carta poder simple (para más información clic aquí).

M Validación Esta sección valida que se hayan llenado todos los campos obligatorios y se haya ingresado el código captcha, condiciones para que el sistema cree la solicitud.

N Ingrese los caracteres que aparecen en la imagen

Este campo es obligatorio Debe ingresar los caracteres del código Captcha, antes de enviar la solicitud.

O Enviar formulario

Este botón permite enviar la solicitud una vez completada (para más información clic aquí).

P Limpiar Este botón permite borrar los datos, en caso de error, antes de enviar la solicitud.

Page 15: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

15

3.2 Adjuntar poder simple: La Carta Poder Simple es un documento que autoriza a una persona para que solicite información a Sence, en representación de otra.

Al hacer clic en “Consulta por otra persona” (un tercero), se habilita la ventana para adjuntar el archivo PDF de la carta poder simple que ha firmado la tercera persona, desde nuestro PC:

Page 16: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

16

Usted debe seleccionar el archivo de la carta poder y hacer clic en “Abrir”, tal cual lo muestra la imagen:

La carta poder quedará adjunta a la solicitud:

3.3 Enviar formulario: Al enviar el formulario, se visualiza la siguiente pantalla que indica el número de registro de la solicitud creada:

Page 17: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

17

Al aceptar el mensaje, puede ingresar una nueva solicitud. Una vez enviada la solicitud, recibirá un correo de notificación con el código de ingreso (para más información clic aquí).

4. VER ESTADO DE SOLICITUDES

Al pulsar el botón Ver Estado de Solicitudes, lo derivará a la lista de solicitudes, que permite visualizar todas las solicitudes ingresadas, cualquiera sea el canal de ingreso y la fecha de respuesta entre otros datos:

Page 18: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

18

La lista de solicitudes contiene las siguientes columnas y datos:

Además, hay un campo que permite filtrar por código de solicitud:

La lista de solicitudes muestra los siguientes campos y funcionalidades:

4.1 Campo Acciones:

Para abrir una solicitud, hacer clic sobre la lupa:

Nombre de columna

Función

Código Corresponde a la nomenclatura con la que quedan registradas las solicitudes en el sistema. El código está compuesto por una letra que identifica al canal de ingreso (T, W y P, que corresponden a canales telefónico, web y presencial, respectivamente) y un número.

Tipo de Solicitud Este campo sirve para clasificar la solicitud según la necesidad del cliente. La solicitud puede referirse a una sugerencia, felicitación, reclamo o pregunta.

Canal de Ingreso Esta columna muestra la vía de ingreso de cada solicitud (Web presencial o telefónico)

Fecha Solicitud Corresponde al día en que el usuario envió o presentó la solicitud.

Fecha Máxima Respuesta

Se refiere al plazo máximo comprometido por el Sence para entregar una respuesta al solicitante. En el caso de los canales telefónico y presencial, la respuesta es inmediata, salvo que se el ejecutivo no cuente con la información o que se requiera una gestión interna. El plazo máximo de respuesta establecido es de 10 días hábiles, los que se pueden extender a 20 días hábiles en caso de que la solicitud requiera un agestión interna de mayor complejidad. En este caso antes de cumplir los 10 días el sistema envía una notificación al correo electrónico del usuario.

Días Transcurridos Se refiere a los días hábiles que han transcurrido desde la fecha de ingreso de la solicitud.

Fecha Respuesta Se refiere al día en que se respondió la solicitud

Documentos Respuesta

Este campo muestra un archivo PDF que se puede abrir e imprimir (para más información clic aquí).

Acciones Este campo muestra los siguientes íconos: - Lupa, que permite visualizar el detalle de la solicitud del ciudadano - Flecha, que permite visualizar la respuesta enviada por Sence. (Para más información clic aquí).

Page 19: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

19

Para ver la respuesta, hacer clic sobre la flecha. Si no aparece la fecha de respuesta es porque la solicitud se encuentra en trámite aún:

5. NOTIFICACIONES DE RECIBO O INGRESO DE SOLICITUDES Y RESPUESTA

El sistema notifica al usuario a su correo electrónico, tanto del ingreso como de la respuesta a su solicitud. Al ingresar la solicitud, el usuario recibe la siguiente notificación en su correo electrónico:

Page 20: Manual de Usuario - buzonciudadano.sence.cl · Buzón Ciudadano (Información, reclamos y sugerencias) MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

MANUAL USUARIO BUZÓN CIUDADANO

SERVICIO NACIONAL DE CAPACITACIÓN Y EMPLEO

Sistema Integral de Atención Ciudadana, SIAC

20

Al ingresar la respuesta al sistema, éste genera una carta de respuesta que envía al correo electrónico del usuario. La carta también queda disponible en el sistema en formato PDF para su impresión.