Manual de usuario Comunicaciones - Colegio Safa-Grialsafa-grial.org/.../uploads/2020/01/Gestion-de-las-Comunicaciones.pdf · Manual Comunicaciones Página 3 de 26 1. Introducción

Manual de usuario

Comunicaciones Version 2.0 (15 de julio 2019)

ÍNDICE

1. Introducción ....................................................................................................................................... 3

2. Permisos ............................................................................................................................................. 3

2.1. Avisos a familias ......................................................................................................................... 3

2.2. Comunicaciones internas ........................................................................................................... 5

2.3. Notificación por incidencias ....................................................................................................... 6

2.4. Cambio de datos ........................................................................................................................ 7

2.5. Gestionar claves ......................................................................................................................... 7

2.6. Listas de distribución.................................................................................................................. 9

3. Avisos ................................................................................................................................................. 9

4. Circulares.......................................................................................................................................... 11

5. Autorizaciones .................................................................................................................................. 12

6. Mensajería ....................................................................................................................................... 13

7. Sitios de O365 .................................................................................................................................. 13

7.1. Sitios de trabajo ....................................................................................................................... 13

7.2. Sitios de asignatura .................................................................................................................. 14

7.3. Gestión de usuarios.................................................................................................................. 15

8. Grupos de O365 ................................................................................................................................ 17

8.1. Crear nuevo Grupo O365 .......................................................................................................... 19

8.2. Gestión de usuarios.................................................................................................................. 21

8.3. Importar Grupos O365 ............................................................................................................. 24

Manual Comunicaciones www.educamos.com

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1. Introducción En el menú de Comunicaciones se encuentran localizadas las funcionalidades destinadas a la comunicación

entre los distintos usuarios: empleados, alumnos y familias:

A continuación, se detallan las funcionalidades cada una las opciones existentes en el menú superior.

2. Permisos

2.1. Avisos a familias

Servicio de notificaciones por correo electrónico

Esta opción permite a todos los usuarios que tengan acceso a la plataforma (alumnos, padres, y empleados) reci-

bir avisos en su correo electrónico externo con las novedades que tienen en la plataforma.

En esta notificación se recoge la información novedosa que se refleja en los contadores de la página de inicio de

los usuarios y en el panel de avisos. En el mensaje se notificarán solo aquellos ítems que no tengan los contadores

a cero.

Para activar este servicio simplemente hay que marcar la casilla, y seleccionar la frecuencia en la que se desea

que se envíen los correos electrónicos. Esta frecuencia puede ser diaria o semanal:


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En caso de que un usuario no desee recibir las notificaciones de novedades enviadas por el centro, bastará con

con deshabilitar la opción en su pantalla de información personal desde el menú lateral izquierdo en Mis datos

/ Información personal / Comunicación con el centro:

Notificación de incidencias por correo electrónico

Si se activa esta opción las familias reciben un correo electrónico externo cada vez que un profesor registre una

incidencia de uno de sus hijos:

Marca para activar el servicio

Marca para activar el servicio


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Adicionalmente, pulsando en el icono ( ) se puede configurar la plantilla que se utilizará para el mensaje de

correo:

Para que la comunicación por correo electrónico se haga efectiva, las familias deben activar los tipos de inciden-

cias en los que quieren ser avisados en su pantalla de información personal desde el menú lateral izquierdo Mis

datos / Información personal / Comunicación con el centro:

2.2. Comunicaciones internas

Desde Permisos/Comunicaciones internas, se configuran los permisos de utilización del correo electrónico,

la mensajería instantánea y videollamada (Skype):


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2.3. Notificación por incidencias

Desde Permisos/Notificaciones por incidencias, se permite indicar para cada etapa educativa los empleados

a los que se comunicarán las justificaciones de las incidencias. Cuando las familias u otro personal del centro

justifiquen una incidencia de un alumno, las personas que se designen en esta pantalla recibirán un mensaje de

correo electrónico interno comunicando dicha justificación:


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2.4. Cambio de datos

El centro debe designar al menos un empleado como responsable de recibir notificaciones de los cambios de

datos producidos. Cuando los usuarios modifican sus propios datos, esta persona responsable recibirá un correo

interno con la comparativa de los datos antiguos y los actualizados. De esta manera el centro está siempre ente-

rado de los cambios que realizan los usuarios sobre sus propios datos.

Es muy importante tener al menos una persona designada en esta función. De lo contrario, el centro no estará informado de los cambios que realizan los usuarios sobre sus datos.

Para los usuarios con perfil alumno, el centro debe especificar a partir de qué nivel educativo autoriza que dichos

usuarios puedan modificar sus propios datos:

2.5. Gestionar claves

Desde Permisos/Gestionar claves, se permite generar cómodamente las claves de alumnos y familias de va-

rios niveles educativos simultáneamente. A aquellos padres que sean empleados del centro no se les regenerarán

las contraseñas, por si ya las estuvieran usando para su trabajo diario con Educamos.

Si lo que se desea es regenerar claves solamente de padres y alumnos nuevos, hay que marcar la opción Solo

nuevos alumnos y familiares nuevos en este curso escolar.


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Si se regeneran las claves en varias tandas, por ejemplo una primera tanda para los alumnos y familiares de primaria y otra segunda para los alumnos y familiares de secundaria, es importante activar la opción No modificar contraseñas a usuarios activos o a los que se les ha regenerado la clave recientemente. De esta manera no se modificarán las claves ni de usuarios que ya hubieran entrado en la plataforma, ni las claves generadas en la primera tanda, evitando así cambiar las claves de los familiares que tuvieran hijos tanto en primaria como en secundaria.

Es muy importante tener en cuenta que una vez generadas las claves, caducarán en los siguientes plazos: 1 día para el usuario supervisor, 3 días para los usuarios profesores y 30 días para las familias. Una vez superados estos plazos no se podrá acceder con dichas claves.

Al pulsar en la opción Informe de claves se obtiene un archivo excel con las claves de los alumnos y sus familias.

Este listado contiene todos los campos necesarios para poder hacer una comunicación de las credenciales a los

usuarios por correo postal. Utilizando la opción de combinar correspondencia del procesador de texto, el centro

puede construir un modelo de comunicación personalizado:


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2.6. Listas de distribución

Desde Permisos/Listas de distribución/Crear, el centro puede definir listas de distribución de correo elec-

trónico que serán visibles para todos los empleados del centro. Adicionalmente, se puede decidir si la lista se

publica también a los alumnos y las familias.

3. Avisos Desde Comunicaciones/Avisos, el centro puede establecer su programación de actividades, y publicarlas a

toda la comunidad educativa para que esté siempre informada de las actividades que se realizan en el centro:


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Al crear un nuevo aviso, se puede marcar los niveles educativos a los cuales va destinado dicho aviso, las fechas

de publicación y si es exclusivo únicamente para empleados del centro. Para que un aviso sea publicado deberá

estar marcado como Activo:

Los avisos activos serán visibles para todos los usuarios (alumnos, familias, empleados) de acuerdo con las fechas

de publicación que se hayan establecido. Si un aviso no está activo nunca será visible.


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Los usuarios pueden ver cada uno de los avisos publicados, durante las fechas indicadas por el centro, desde el

panel de avisos de su página principal:

4. Circulares El centro puede publicar sus circulares de una manera sencilla desde Comunicaciones/Circulares. Para publi-

carlas tan solo tendrá que definir el asunto de la circular, el nivel educativo al que aplica, y adjuntar el archivo con

el texto de la circular.

Para que una circular sea visible para los usuarios deberá estar activa. Las circulares se publicarán el día de publi-

cación que se establezca, y permanecerán visibles hasta final de curso. Si se marca una circular como no activa

dejará de ser visible para los usuarios.

Desde el botón Imprimir se puede obtener un informe con los usuarios que han leído la circular, informando de

la fecha de lectura de cada uno de ellos.

Los usuarios disponen de una pantalla de visualización de circulares desde donde se pueden descargar los archi-

vos simplemente pulsando en el nombre de la circular. En botón de acceso se muestra un contador de las circu-

lares nuevas que el usuario aún no ha visto:


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5. Autorizaciones Con esta funcionalidad se pueden enviar las actividades a las familias, que requieran autorización para la partici-

pación en las mismas. De manera que, la familia del alumno puede autorizar o no, la actividad desde de la propia

home de Educamos:

Desde el botón Imprimir se puede obtener un informe con los usuarios que han autorizado la actividad, aquellos

que no han autorizado y los que están pendiente, en el momento de imprimir el informe, de autorizarla.

Las familias disponen de un acceso a la pantalla de gestión de autorizaciones en su página de inicio. Simplemente

deberán seleccionar la actividad concreta y pulsar sobre el botón Autorizar:


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6. Mensajería Desde Comunicaciones/Mensajería, el centro puede enviar nuevo mensaje externo a cada uno de los usuarios

empleados, alumnos y/o familiares:

7. Sitios de O365

7.1. Sitios de trabajo

Desde Comunicaciones/Sitios/Sitios de trabajo, se pueden crear sitios de trabajo en Office 365, así como la

gestión de asignación de usuarios a cada uno de ellos:


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Es importante tener en cuenta que el proceso de creación del sitio de trabajo en Office 365 no es instantáneo,

por eso al crear el sitio se verá en estado En progreso, hasta que el proceso concluye y finalmente se muestra

como Activo.

Una vez que el sitio está activo se puede acceder a él desde el menú lateral, en la opción Mis sitios de trabajo:

7.2. Sitios de asignatura

Los sitios de asignatura son sitios de trabajo para el profesor de la materia y sus alumnos. Se pueden activar desde

esta pantalla, y se crearán automáticamente según la configuración definida en el currículo:


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El funcionamiento de estos sitios en análogo al funcionamiento de los sitios de trabajo.

7.3. Gestión de usuarios

Tanto en los de sitios de trabajo como a los sitios de asignaturas, se dispone de la gestión de usuarios,

permitiendo así asignar o desasignar usuarios desde Educamos:

Para acceder a la gestión de usuarios bastará con seleccionar uno de los sitios de trabajo en estado Activo y

pulsar sobre el botón de Usuarios:


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Desde la gestión de usuarios se permite asignar/desasignar usuarios con permisos de propietario, miembro o

visitantes a cada uno de los sitios.

Para los sitios de asignaturas, se mostrarán por defecto los alumnos de matriculados en la materia como

miembros del sitio y únicamente se permite asignar/desasignar alumnos de la clase correspondiente, por ejem-

plo, para el sitio de asignatura 1º ESO A – Biología y Geología se muestran por defecto los alumnos asignados a la

materia de Biología y Geología, permitiendo visualizar todos los alumnos de la clase de 1º ESO A:


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8. Grupos de O365 Desde Comunicaciones/Grupos O365, se permite a los usuarios gestionar los grupos de O365 desde Educa-

mos:


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Esta gestión implica:

• Creación de nuevos grupos

• Asignación de usuarios en cada uno de los grupos

• Edición en la definición de grupos

• Búsqueda de grupos

• Importación de grupos

• Eliminación de grupos

Desde el menú lateral izquierdo, los usuarios asignados a los distintos grupos creados y sus propietarios pue-

den acceder a ellos a través del enlace Mis Grupos O365:

Tras acceder a Comunicaciones/Grupos O365, el usuario puede visualizar un listado con cada uno de los

grupos creados desde Educamos:


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Desde el registro de Nombre de grupo, el usuario accede directamente al grupo. Pulsando sobre el resto de regis-tros, dirección de correo electrónico, estado o propietario, el usuario puede editar los parámetros de definición del grupo, siempre y cuando el usuario logado sea propietario del mismo.

Un usuario con perfil supervisor, visualizará todos los grupos creados desde Educamos, permitiendo la edición úni-camente a aquellos de los que sea propietario. Un usuario con perfil profesor, visualizará únicamente los grupos del cual él sea propietario y aquellos en los que haya sido agregado como miembro del grupo, permitiendo su edición para aquellos en los que sea propietario.

8.1. Crear nuevo Grupo O365

Para crear un nuevo Grupo O365, bastará con pulsar el botón ‘Crear’:

A continuación, se deberá rellenar los campos necesarios desde el siguiente popup:


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• Nombre del grupo

• Dirección de correo electrónico del grupo, por defecto se auto rellenará con el nombre indicado ante-

riormente. Si la dirección ya está en uso se muestra un mensaje al usuario indicando tal efecto y deberá

ser modificada.

• Descripción del grupo

• Privacidad:

o Por defecto se muestra ‘Privado’, permitiendo la creación de un grupo privado desde el cual

únicamente los usuarios asignados a él podrán acceder a su contenido.

o Se permite también la creación de un grupo Público’, permitiendo el acceso a su contenido a

cualquier usuario.


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Una vez rellenados cada uno de los campos anteriores y pulsando sobre el botón Guardar, se realizará la crea-

ción de grupo.

El proceso de creación de grupo no es inmediato, requiere sincronización de Educamos con O365 y puede tardar unos minutos. Durante dicha sincronización y creación del grupo, el estado se visualizará ‘En progreso’. Una vez finalizado el proceso, si todo es correcto, el estado cambiará a modo ‘Activo’, considerando así el grupo creado y listo ser utilizado.

8.2. Gestión de usuarios

Una vez creado el grupo, siempre en estado ‘Activo’, el usuario propietario del mismo puede realizar la asigna-

ción de usuarios que formarán parte del grupo. Para ello bastará con seleccionar el grupo y pulsar sobre el botón

‘Usuarios’:

• Se permite realizar búsquedas por calendario escolar, por defecto siempre se muestra el activo por el

centro, por tipo de usuario, nivel educativo, filtro, macro y campo de texto libre para realizar búsqueda

de un usuario en concreto por Nombre y Apellidos.


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• Asignación de usuarios como miembros del grupo. Por defecto se muestra el usuario propietario (usua-

rio que ha creado el grupo) ya asignado, permitiendo la asignación del resto de usuarios como ‘miem-

bros’, siendo estos los que formarán parte del grupo. Para ello bastará con seleccionar en el listado de

la izquierda aquellos usuarios que vayan a pertenecer a dicho grupo y a continuación pulsar sobre mo-

viendo dichos usuarios al listado de miembros:

Del mismo modo se permite la desasignación de usuarios al grupo realizando la misma operación a la inversa:


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Una vez realizada la asignación de miembros al grupo, bastará con pulsar sobre ‘Guardar’.

El proceso de asignación de usuarios no es inmediato, requiere sincronización de Educamos con O365 y puede tardar unos minutos. Durante dicha sincronización de asignación, el estado del grupo se visualizará ‘En progreso’. Una vez finalizado el proceso, si todo es correcto, el estado cambiará a modo ‘Activo’, con-siderando así finalizada la asignación de usuarios al grupo.


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8.3. Importar Grupos O365

Desde Comunicaciones/Grupos O365/Importar, se permite la posibilidad de importar cada uno de los gru-

pos O365 que no han sido creados desde Educamos:

El usuario puede importar cada uno de los grupos desde O365 a Educamos, mediante la carga de un Excel, en el

cual, únicamente se deberá indicar la dirección del correo electrónico de aquellos grupos que desean importar:


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Pulsando sobre el botón Descargar, el usuario dispone de la plantilla en formato Excel que deberá rellenar y posteriormente importar.

Una vez relleno el Excel con las direcciones de los correos electrónicos de cada uno de los grupos que se desean

importar y tras pulsar sobre el botón Cargar archivo, Educamos muestra un listado con cada uno de los registros

leídos indicando si el grupo existe en O365 y si el formato es o no correcto:

Una vez comprobado que todo es correcto, pulsando sobre Importar se visualizarán desde Educamos cada uno

de los grupos leídos desde el Excel permitiendo así su gestión de usuarios y configuración.

Además, la importación de grupos de O365 no solo permite la gestión desde Educamos, sino que también para

todos aquellos usuarios agregados a dichos grupos desde O365 e importados desde Educamos, dispondrán del

acceso al grupo desde el menú de la izquierda:


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