MANUAL DE USUARIO - K-Root Hotelwin 9.3.1.pdf · el día de salida, puesto que normalmente se hace el día de entrada. Formas de Pago Dar de alta una forma de pago (si ya no las tenemos

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MANUAL DE USUARIO

Software para la gestión informática de Hoteles

Hotelwin Ver.9.3 (2010)

K-root Hotel Software ©


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CONFIGURACIÓN K-HOTEL ................................................. 8

ARCHIVOS .................................................................................. 9

Departamentos y Servicios ........................................................................................................................... 9

Régimen de Estancia .................................................................................................................................. 10

Formas de Pago .......................................................................................................................................... 10

Tipos de IVA .............................................................................................................................................. 10

Tipos de habitaciones ................................................................................................................................. 11

Habitaciones ............................................................................................................................................... 11 Habitaciones virtuales ............................................................................................................................ 12

Agencias, tarifas, temporadas y cupos. ....................................................................................................... 12

Aplicar y crear los contratos, tarifas y temporadas ..................................................................................... 12

Archivo Otros ........................................................................................................................................ 15 Tipo de actividades ................................................................................................................................ 15 Status de reservas ................................................................................................................................... 15 Segmento de clientes ............................................................................................................................. 15 Nacionalidades....................................................................................................................................... 15 Tipos de cancelación.............................................................................................................................. 15 Canal origen de reservas ........................................................................................................................ 15 Camareras de piso .................................................................................................................................. 15 Objetos perdidos .................................................................................................................................... 15 Grupos de habitaciones .......................................................................................................................... 15 Cierre de ventas ..................................................................................................................................... 16

Configuración de parámetros ..................................................................................................................... 17 Datos Generales: .......................................................................................................................... 17 Datos de Facturación: ................................................................................................................... 17 Registro de cobros al facturar....................................................................................................... 17 Configuración línea de cargo alojamiento .................................................................................... 17 Configuración de sistema ............................................................................................................. 18 Auditoria ...................................................................................................................................... 20 Otros ............................................................................................................................................. 20 Registro ........................................................................................................................................ 21 Enlaces ......................................................................................................................................... 22 Policía .......................................................................................................................................... 22 Reservas Online ........................................................................................................................... 22 Personalización ............................................................................................................................ 22

Utilidades ................................................................................................................................................... 23 Regeneración de índices, saldos, cupos y ocupación por agencias ........................................................ 23

Copias de seguridad .................................................................................................................................... 23

Configuración de parámetros ..................................................................................................................... 23


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Gestión de accesos directos ........................................................................................................................ 23 Para crear un acceso directo .................................................................................................................. 24 Modificación de accesos directos .......................................................................................................... 25

Gestión de usuarios .................................................................................................................................... 25 Crear un grupo de usuarios .................................................................................................................... 26 Creación de usuarios .............................................................................................................................. 26 Modificar los derechos del usuario ........................................................................................................ 26

Registro de Actividades .............................................................................................................................. 27

RECEPCIÓN .............................................................................. 28

RESERVAS ................................................................................ 29

Reservas Individuales ................................................................................................................................. 29 Alta de reservas ..................................................................................................................................... 29 Modificación de reservas ....................................................................................................................... 32 Pro forma ............................................................................................................................................... 32 Cancelación de reservas ......................................................................................................................... 32 Otras opciones: ...................................................................................................................................... 32

Reservas Express ........................................................................................................................................ 33

Reservas de grupo ...................................................................................................................................... 33 Alta de reservas ..................................................................................................................................... 33 Modificar reserva ................................................................................................................................... 34 Pro forma ............................................................................................................................................... 35 Cancelación reservas ............................................................................................................................. 36

Búsqueda de reservas (individuales y grupos) ............................................................................................ 36

Errores comunes en el alta de reservas. ...................................................................................................... 36

CHECK IN, MODIFICACIÓN DE HABITACIONES Y

REGISTRO DE CARGOS. ....................................................... 37

Check In de reservas individuales .............................................................................................................. 37

Check In de grupos ..................................................................................................................................... 39

Check In Express ........................................................................................................................................ 40

Retroceso Check In .................................................................................................................................... 40

Consulta y modificación de habitaciones. .................................................................................................. 40 F5-Datos Generales ............................................................................................................................... 41 F6-Datos Estadísticos ............................................................................................................................ 42 F7-Cargos alojamiento y extras ............................................................................................................. 42 F8-Liquidación ...................................................................................................................................... 43

Gestión habitaciones grupo (Maestro de grupos) ....................................................................................... 43 Datos generales ...................................................................................................................................... 43 Cargos pendientes de producir ............................................................................................................... 44 Cargos fijos ............................................................................................................................................ 45 Liquidación ............................................................................................................................................ 45


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Registro de cargos habitaciones. ................................................................................................................ 45

Registro de cargos fijos .............................................................................................................................. 46

Consulta, modificación y anulación de cargos ........................................................................................... 47

Traspaso de cargos entre habitaciones ........................................................................................................ 50

Check Out ................................................................................................................................................... 50

PROCESOS DIARIOS .............................................................. 51 Cambio de habitación ............................................................................................................................ 51 Registro de tareas a realizar ................................................................................................................... 51 Mensajes clientes ................................................................................................................................... 51 Listado de mano corriente ..................................................................................................................... 52 Saldos habitaciones ................................................................................................................................ 53

LISTADOS .................................................................................. 53 Listados de llegada ................................................................................................................................ 53 Listado de salidas ................................................................................................................................... 53 Listado de reservas ................................................................................................................................ 53 Clientes alojados .................................................................................................................................... 53 Cancelación automática de reservas ...................................................................................................... 53 Reservas canceladas .............................................................................................................................. 54 Habitaciones disponibles ....................................................................................................................... 54 Reservas a un día ................................................................................................................................... 54 Habitaciones bloqueadas ....................................................................................................................... 54 Listado de policía ................................................................................................................................... 54 Habitaciones vinculadas ........................................................................................................................ 55 Desvincular ............................................................................................................................................ 55 Reservas por habitación ......................................................................................................................... 56 Listado de cargos diarios ....................................................................................................................... 56

7. Listado de seguridad ................................................................................................................ 57 Listado de cargos fijos ........................................................................................................................... 57 Otros ...................................................................................................................................................... 57

Listados de camas extras ......................................................................................................... 57 Cambio de habitaciones efectuados ......................................................................................... 57 Cargos anulados ...................................................................................................................... 57 Cobros anulados ...................................................................................................................... 57 Histórico de estancias .............................................................................................................. 58 Histórico de traspaso entre facturas ......................................................................................... 58

GESTIÓN .................................................................................... 58

Reservas individuales ................................................................................................................................. 58

Reservas de Grupo ...................................................................................................................................... 58

Reservas Express ........................................................................................................................................ 58

Bloqueo de habitaciones ............................................................................................................................. 58

Desbloqueo de habitaciones ....................................................................................................................... 58

Retroceder check in .................................................................................................................................... 58


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Informes ..................................................................................................................................................... 59 Listado habitaciones libres .................................................................................................................... 59 Rack Gráfico .......................................................................................................................................... 59 Rack Listado .......................................................................................................................................... 59 Planning de ocupación ........................................................................................................................... 59 Booking de reservas resumido. .............................................................................................................. 61 Booking de reservas detallado ............................................................................................................... 63 Booking de reservas simplificado .......................................................................................................... 64 Mostrar cupo de una agencia en el booking ........................................................................................... 64 Previsión de servicios ............................................................................................................................ 65 Previsión de ocupación .......................................................................................................................... 67 Reservas a un día ................................................................................................................................... 67 Cuadrante restaurante ............................................................................................................................ 67 Registro del booking position ................................................................................................................ 68 Listado del booking position ................................................................................................................. 68

Estadística ................................................................................................................................................... 69 Estancias Días/País. ............................................................................................................................... 69 Estancia País/Día ................................................................................................................................... 69 Estancias Agencia/País .......................................................................................................................... 70 Llegadas Mensuales ............................................................................................................................... 70 Estancias por nacionalidades ................................................................................................................. 70 Estancias por segmentos ........................................................................................................................ 70 Ocupación por agencias ......................................................................................................................... 70 Ventas por cupo/garantías ...................................................................................................................... 71 Ventas por cupos/garantías por tipos ..................................................................................................... 71 Encuesta ocupación INE ........................................................................................................................ 71 Segmentación diaria por mes ................................................................................................................. 72 Segmentación mensual de ocupación .................................................................................................... 72

Previsiones ................................................................................................................................................. 72 Por segmento ......................................................................................................................................... 72 Por nacionalidades ................................................................................................................................. 72 Por tipo de habitación ............................................................................................................................ 72

Gestión Comercial ...................................................................................................................................... 73 Edición de plantillas .............................................................................................................................. 73 Circulares clientes kardex ...................................................................................................................... 74 Circulares a agencias ............................................................................................................................. 77 Editor de textos ...................................................................................................................................... 78

FACTURACIÓN ........................................................................ 79

Facturación reservas individuales. .............................................................................................................. 79

Facturación reservas individuales. .............................................................................................................. 80

Facturación Grupos .................................................................................................................................... 83

Facturas atípicas ......................................................................................................................................... 84

Edición de facturas emitidas ....................................................................................................................... 86 Corrección Facturas del Día .................................................................................................................. 86 Editar texto de las facturas ..................................................................................................................... 86 Editar cabecera de facturas .................................................................................................................... 87

Traspaso de cargos entre facturas. .............................................................................................................. 87

Copia de Facturas ....................................................................................................................................... 89


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Cartas de acompañamiento. ........................................................................................................................ 89

GESTIÓN DE COBROS Y TESORERÍA .............................. 91 Gestión de cobros .................................................................................................................................. 91

Extracto de agencias detallado .......................................................................................................... 91 Listado de saldo 30-60-90 ................................................................................................................. 92 Listado de saldos detallados .............................................................................................................. 92 Crédito dispuesto a agencias ............................................................................................................. 92 Registro de cobros múltiples ............................................................................................................. 92 Registro de cobros ............................................................................................................................ 94 Registro de pagos a cuenta ................................................................................................................ 94 Saldar pagos a cuenta ........................................................................................................................ 95 Cartas de reclamación ....................................................................................................................... 96 Registro de de saldos previos ............................................................................................................ 97

TESORERÍA .............................................................................. 97

Listado de caja ............................................................................................................................................ 97 Consulta de cobros ................................................................................................................................. 97 Edición / eliminación de cobros............................................................................................................. 98 Edición / eliminación de cobros múltiples. ............................................................................................ 99

Registro de Cobros ................................................................................................................................... 100

Registro de depósitos ................................................................................................................................ 100

Listado de depósitos ................................................................................................................................. 100 Editar un depósito ................................................................................................................................ 101 (F3-Editar) ........................................................................................................................................... 101 Imprimir un justificante de un depósito (F9 Justificante) .................................................................... 102 Imprimir el listado de depósitos (F6 Imprimir) ................................................................................... 102 Modificar la cantidad de un depósito ................................................................................................... 102

Diario de facturas emitidas ....................................................................................................................... 102

Facturas en crédito .................................................................................................................................... 103

Valoración de reservas ............................................................................................................................. 104

Resumen analítico de facturas .................................................................................................................. 105

Resumen de terceros ................................................................................................................................. 105

Traspaso contable ..................................................................................................................................... 105

AUDITORÍA Y CIERRE DEL DÍA ...................................... 106 Otros mensajes en el proceso de Cierre. .............................................................................................. 107

Copias de seguridad .................................................................................................................................. 108

GOBERNANTA ....................................................................... 109

Listado de llegadas ................................................................................................................................... 109

Listado de llegadas ................................................................................................................................... 110


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Listado de salidas ..................................................................................................................................... 111

Clientes alojados (búsqueda de clientes) .................................................................................................. 112

Rack de habitaciones gráfico .................................................................................................................... 112

Rack de habitaciones listado .................................................................................................................... 115

Bloqueo de habitaciones ........................................................................................................................... 115

Modificación bloqueo o desbloqueo de habitaciones ............................................................................... 115

Listado de habitaciones bloqueadas ......................................................................................................... 116

Modificar estado de habitaciones ............................................................................................................. 116

Informe estado habitaciones (Informe Gobernanta) ................................................................................. 117

Asignar camareras .................................................................................................................................... 119

DIRECCIÓN ............................................................................ 120

Informes ................................................................................................................................................... 120

Informes ................................................................................................................................................... 121 Informe de producción ......................................................................................................................... 121 Facturación por agencias ..................................................................................................................... 121 Previsión de ocupación ........................................................................................................................ 122 Reservas a un día ................................................................................................................................. 122 Booking de reservas ............................................................................................................................. 122 Previsión de servicios .......................................................................................................................... 122 Ocupación / previsión anual ................................................................................................................ 122 Promedios mensuales por tipos en € .................................................................................................... 122 Estadística de ocupación anual ............................................................................................................ 123

Comparativos ........................................................................................................................................... 123 Comparativo de producción mensual .................................................................................................. 123 Comparativo de producción mensual acumulada ................................................................................ 123 Comparativo de producción a un mes .................................................................................................. 123 Comparativo de producción a un día ................................................................................................... 124 Comparativo de facturación agencias .................................................................................................. 124

Producción ................................................................................................................................................ 124 Producción por agencias ...................................................................................................................... 124 Producción por habitación ................................................................................................................... 125 Producción por nacionalidades ............................................................................................................ 125 Producción por segmento .................................................................................................................... 125 Producción acumulada por meses ........................................................................................................ 125 Producción por régimen ....................................................................................................................... 126 Producción diaria por mes ................................................................................................................... 126

Estadística ................................................................................................................................................. 126 Estancias por canal de origen .............................................................................................................. 126 Estancias por tipo de régimen .............................................................................................................. 126

Presupuesto ............................................................................................................................................... 126 Presupuesto de ingresos ....................................................................................................................... 126 Comparativa presupuestaria a un mes.................................................................................................. 127


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CONFIGURACIÓN K-HOTEL


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Aquí explicaremos la configuración básica necesaria para poder trabajar con K-

Hotel©

siempre y cuando hayamos elegido la instalación con datos mínimos para poder

trabajar con el programa. Una vez instalado, para acceder por primera vez al programa

introducimos como nombre de usuario la clave RECEPCION.

Archivos

Departamentos y Servicios

Departamentos: Es la agrupación de los distintos servicios por concepto, por lo

tanto podemos tener los

distintos servicios agrupados

por su cometido (restauración,

alojamiento, servicios extras,

etc.), así habrá que crear los

departamentos dependiendo de

cómo queremos estructurar los

distintos servicios del hotel.

Servicio: Entendemos todo aquello que nuestro establecimiento ofrece al cliente

(bar, lavandería, teléfono, etc., etc.). Aquí daremos de alta todos los servicios que

queramos facturar al cliente, desde habitación, que si se ha instalado el programa con

datos pre configurados aparecerán los de alojamiento, descuento, desayuno, almuerzo y

cena, como servicios de lavandería, teléfono, etc.

Al dar de alta un servicio,

tenemos la posibilidad de asignarle

un precio fijo de venta (que saldrá

automáticamente al cargar dicho

servicio), indicar si éste lleva el IVA

incluido o no, además de especificar

el tipo de IVA que se le aplicará al

servicio (que anteriormente habremos

dado de alta). Podremos también

vincularle una cuenta contable para

su posterior traspaso al programa

contable con el que trabajemos, así

como incluir este servicio dentro de

un departamento.

Disponemos también de la

posibilidad de crear vinculado al

servicio un presupuesto de ingresos.

Al modificar el servicio, pincharemos

“F7-Presupuesto” y podremos dar de

alta la previsión de ingresos mes por

mes, introduciendo en el campo de cada mes la cantidad que creamos que vayamos a

producir de dicho servicio.

.


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Régimen de Estancia

Alta, baja y modificación de los regímenes de estancia que ofrezcamos al cliente

en nuestro establecimiento. Al dar de alta los regímenes hay que tener en cuenta:

a. Haber dado de alta de antemano los servicios correspondientes a cada uno de los

regímenes que vamos a aplicar (desayuno, cena, etc., etc.), ya que cada régimen

lleva asignado uno o más servicios.

b. Cómo vamos a dividir el importe del régimen de estancia entre los distintos

servicios que éste incluye, si bien por una cantidad fija por servicio o éste se

aplicará por un % del importe total del régimen, veamos un ejemplo:

o Tenemos un régimen de estancia en habitación y desayuno, el precio de

esta habitación sería de 65,00 € podemos por lo tanto calcular que éste

precio se aplique 50,00 € para el alojamiento y los 15,00 € restantes o

bien un 70% en alojamiento y el resto en desayuno.1

o Excluir: Esta opción nos será útil al pedir una previsión de servicios.

Básicamente nos pregunta si el servicio se incluye o no el día de llegada

o salida. Por ejemplo:

El cliente que viene en habitación y desayuno, éste último lo

tomará el día de salida, por lo tanto, el desayuno es un servicio

que hay que excluir el día de entrada.

Si el cliente viene en media pensión, la cena (si así lo hemos

elegido al crear el régimen) será un servicio que habrá que excluir

el día de salida, puesto que normalmente se hace el día de

entrada.

Formas de Pago

Dar de alta una forma de pago (si ya no las tenemos dadas de alta de antemano):

1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta una

nueva forma de pago.

2. Introducimos un código, descripción, cuenta contable.

3. Marcamos o desmarcamos la opción “Mostrar en caja de recepción”; si la

desmarcamos los pagos realizados de esta forma tan solo serán visibles si en

hoja de caja elegimos “caja contable”. Pinchamos en “F4 Guardar”.

4. Las demás opciones que disponemos son:

a. “F3 Editar”: para modificar alguna forma de pago, también podemos

hacer doble clic sobre la forma de pago.

b. “F5 Eliminar”: Para dar de baja la forma de pago seleccionada.

c. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con las distintas formas de

pago.

Tipos de IVA

Desde aquí daremos de alta los tipos de IVA a aplicar a los servicios, es decir el

tanto por cierto que aplicaremos, al igual que en las formas de pago, tenemos:

1 Este desglose lo realizará el programa automáticamente al hacer la Auditoria y cierre diario.


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1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta un

nuevo IVA.

2. Introducimos un código, descripción, cuenta contable. Pinchamos en “F4

Guardar”.

3. Las demás opciones que disponemos son:

d. “F3 Editar”: para modificar algunos de los IVAS a aplicar, también

podemos hacer doble clic sobre el IVA a modificar.

e. “F5 Eliminar”: Para dar de baja el IVA seleccionado.

f. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con las distintos tipos de IVA

dados de alta.

Tipos de habitaciones

Esta opción es muy importante, ya que desde aquí configuraremos el booking

de nuestro establecimiento, para ello:

1. Pinchamos en el botón “F2 Nuevo”, nos abrirá la ventana para dar de alta un

nuevo tipo de habitación.

2. Introducimos un código y descripción.

3. Introducimos la capacidad máxima de personas que permite la habitación y el

número de habitaciones de ese tipo que disponemos. De esta forma,

sumando el total de todos los tipos de habitaciones obtendremos el booking

total del establecimiento. 4. Marcamos o desmarcamos la opción “Excluir de reservas on line” si queremos

que este tipo de habitación esté o no disponible para las reservas por la web.

Pinchamos en botón “F4 Guardar”

5. Las demás opciones de las que disponemos son:

g. “F3 Editar”: para modificar cualquier tipo de habitación.

h. “F5 Eliminar”: Para dar de baja cualquier tipo de habitación.

i. “F6 Imprimir”: Para imprimir un listado con los distintos tipos de

habitación.

Habitaciones

Una vez que hemos dado de alta el tipo de habitación, rellenando todos los

parámetros, desde esta opción iremos creando la numeración de las habitaciones (puede

ser alfanumérico), para ello:

1. F2 Nuevo: Daremos de alta la habitación:

a. Elegimos el número de la habitación (números o letras).

b. Podemos incluir la habitación en un grupo de habitaciones (ver página

15).

c. Situación, breve descripción de la situación de la habitación.

d. Tipo, aquí elegiremos un tipo de habitación creada anteriormente.

e. Capacidad máxima de personas.

f. Número de camas.

g. Planta.

h. Marcamos las facilidades con las que cuenta la habitación: TV, Minibar

o aire acondicionado.

i. Podemos asignarle una camarera seleccionando su código desde el

campo “Camarera”.


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j. Del mismo modo le podemos asignar una plaza en el parking del

establecimiento introduciendo aquí su número.

k. Extensión 1, Ext. 2, Ext. 3 Extensiones telefónicas.

Habitaciones virtuales: Habitaciones virtuales son aquellas habitaciones

cuya numeración está precedida por la letra X. Estas habitaciones son usadas para, en

caso de necesidad poder traspasar una habitación física a una virtual, dejando la

habitación real de origen disponible y en esta virtual el programa irá cargando los

servicios de estancia así como los distintos servicios del hotel. También la podemos

usar para clientes sin habitación dónde queramos ir cargando algunos servicios extra.

Por ejemplo: Tenemos un cliente cuya estancia son 4 días, el segundo día el

cliente decide abandonar el establecimiento, pero nosotros vamos a facturar la

totalidad de la estancia y no queremos facturarla anticipadamente. Por lo tanto a este

cliente lo traspasamos de su habitación física (quedando libre para su uso) a una

habitación virtual dónde podremos seguir cargándole servicios extra o seguir con el

cargo de alojamiento.

Agencias, tarifas, temporadas y cupos.

Hemos agrupado estos conceptos puesto que todos tienen que ver entre sí, ya

que a una agencia le podemos aplicar una tarifa dividida en temporadas, aplicarle un

cupo o bien un contrato.

La creación de agencias es un paso sencillo, rellenamos los datos básicos de la

agencia teniendo la posibilidad de diferenciar entre dirección de correspondencia o

fiscal por si una difiere de la otra (en caso de ser la misma tenemos la opción de

copiarlas de una vez activando la casilla “copiar datos fiscales”).

Disponemos también de unas cuantas opciones muy útiles que pasamos a

detallar:

Crédito: Si activamos esta opción se habilitará el campo situado a su izquierda,

esto quiere decir que esta agencia tiene crédito y podemos darle un límite de crédito,

dejando este campo vacío la agencia tendrá crédito ilimitado.

Todo a cargo del cliente: Al introducir en la reserva una agencia diferente a la

“999-Cliente Directo” (esta agencia se puede elegir en configuración de parámetros) el

programa separa los cargos de estancia y descuento para poder ser facturados de manera

independiente a los demás servicios producidos. Si marcamos esta opción el programa

incluirá todos los servicios en la misma factura sin separarlos, aunque la agencia de la

cabecera de la reserva no sea ésta.

En el apartado “Otros” tenemos la posibilidad de especificar el intervalo de días

para el cambio de toallas, sábanas y la limpieza/repaso de la habitación, el régimen de

estancia por defecto para esta agencia (si por ejemplo siempre hacen reservas en HD ya

no tendremos que elegir este régimen al hacer la reserva) y la tarifa a aplicar

(importante: si le vamos a aplicar una tarifa en lugar de un contrato es necesario marcar

la opción “cálculos de precios por tarifa”) así como el descuento que le queremos

aplicar.

Aplicar y crear los contratos, tarifas y temporadas

Para poder aplicar el precio a una reserva, primero deberemos crear o bien un

contrato a una agencia o bien una tarifa que hayamos creado anteriormente,

empezaremos a explicar estas últimas por su simplicidad:


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Temporadas y Tarifas: Las temporadas son los distintos intervalos en los que

dividimos el año para aplicar un precio u otro (temporada alta, baja, media, Semana

Santa, etc.). Para dar de alta una tarifa debemos haber dado de alta anteriormente las

distintas temporadas para así poder asignarlas a la tarifa. El alta de temporadas es fácil,

asignamos un código alfanumérico, un nombre y la fechas de inicio y de fin.

El alta de tarifas es un proceso sencillo si antes tenemos todo configurado y

hemos dado de alta los datos necesarios (temporadas, tipo de habitación, régimen

estancia…).

En primer lugar debemos asignar un nombre y una abreviatura a la tarifa, justo

después indicaremos, marcando la casilla correspondiente, si los precios que vamos a

dar de alta llevan el IVA incluido o no; tras ello iremos dando de alta los precios por

tipo de habitación y régimen de estancia, precios que pueden ser los días normales o

fines de semana (campos coloreados en celeste). Justo después encontramos un campo

dónde poder asignar un descuento a dicha tarifa así como el número mínimo de noches

para aplicar dicha oferta (si la estancia no es igual o superior al mínimo, el programa

nos avisará pero aplicará la oferta al hacer la reserva). En el último campo podremos

escribir información de utilidad de dicha tarifa que será mostrada al hacer la reserva.

Hay que tener en cuenta también que disponemos de dos botones para eliminar o

bien un precio por habitación “F5-Eliminar” o bien toda la tarifa “Tarifa”, por lo tanto

habrá que tener cuidado si queremos eliminar o bien la tarifa o bien parte del precio

dado de alta en ella.

Contratos: Esta es la opción más compleja a la hora de aplicar los precios a una

agencia. La diferencia entre tarifas y contratos está en el hecho que un contrato es un

acuerdo puntual entre la agencia y el establecimiento, en el que las temporadas, precios,

etc. son distintos a los que se aplican al resto de agencias y que anteriormente hemos

configurado en Tarifas.

Dar de alta un contrato: Debemos localizar la agencia (bien mostrando todo el

listado de agencias disponibles o bien buscándola por nombre), una vez en pantalla

pincharemos a la derecha en “F7-

Precios” que nos mostrará la

pantalla de contratos:

Para comenzar a crear un

contrato en primer lugar debemos

determinar las fechas a aplicar los

precios; pinchando en “F2-Nuevo”

donde podremos dar de alta las

fechas de inicio y fin de las distintas

temporadas2, también está la opción

de “mostrar inactivos” la cual, al

marcarla el sistema cargará en

pantalla los contratos no vigentes, si desmarcamos apa-recerán los contratos activos.

Una vez dadas de alta, pincharemos en “F7-Contrato” donde tendremos las opciones:

a. Precios por habitación y régimen, indicando si lleva o no el IVA incluido

(marcando la casilla correspondiente).

2 La fecha final y el inicio de las distintas temporadas consecutivas deben ser la misma.

Contratos y ofertas


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b. Distinción de precio en días normales o fines de semana, cambiando el campo

correspondiente, dependiendo de los días que hayamos configurado como tal.

c. Número de noches mínimas para un determinado período.

d. Descuento a aplicar al contrato en la temporada específica y tipo de habitación.

e. Descuento por “Early-booking” a aplicar para el tipo de hab. y régimen

seleccionado. Podemos además añadir el descuento indicando la fecha de

antelación del early booking. Por “early booking” entendemos el tanto por

ciento de descuento a aplicar a las reservas que se realicen con un tiempo

determinado de antelación y que podemos seleccionar al hacer la reserva.

f. Luego tenemos un recuadro en el que podemos elegir:

a. Estancia mínima a aplicar.

b. Recargo corta estancia: En caso de que la reserva no cumpla el mínimo

de noches que hemos puesto anteriormente, a la reserva se le carga o

bien un importe fijo o un tanto por ciento por noche.

c. En caso de no querer aplicar este recargo por el total de las noches de la

estancia, marcando esta casilla se le hace un único recargo por la

estancia.

g. La última opción es por si queremos aplicarle a dicha reserva un cargo fijo

durante toda la estancia de un determinado servicio. Podemos también cargarle

dicho servicio a la agencia o al cliente, marcando o desmarcando la opción

“Cargo agencia”.

Una vez dados de alta los precios tanto en tarifa normal como en fin de semana,

el programa habilitará la opción F8-Cupos. Desde aquí daremos alta a los cupos POR

HABITACIÓN, el número de habitaciones de cupo, el número de habitaciones por

garantía y los días de release que se le aplicarán a la agencia.

Justo más abajo disponemos de un campo de texto dónde escribir observaciones

útiles para el contrato que aparecerán en la reserva si así lo configuramos.

Para ver cómo ha quedado el contrato tenemos dos opciones: O bien volvemos a

entrar en el tipo de habitación y régimen o bien seleccionando el tipo de habitación

(dentro de un periodo de tiempo) pulsamos el botón “F7 – Zoom” y nos aparecerán los

precios para ese tipo de habitación con los distintos regímenes de estancia dados de alta.

En caso contrario, para ver o imprimir los precios de todas las habitaciones y

régimen de estancia dadas pulsaremos “F6-Impr. todo”

Ofertas: Del mismo modo que los contratos, lo primero es dar de alta la oferta,

pinchando en “F2 –Nuevo” con la fecha de inicio y fin de la misma. Una vez dada de

alta, pincharemos en el nombre de la oferta donde tendremos las opciones:

- Precios por habitación y régimen,

indicando si lleva o no el IVA incluido

(marcando la casilla correspondiente).

- Nombre de la oferta.

- Tipo de oferta, que puede ser de tres

tipos:

Aplicar oferta de precios por estancia.

Marcando esta opción la oferta se aplica

a cualquier estancia dentro del período

ofertado.


2010 15/127

Aplicar oferta por entrada y salida. Para reservas con el mismo número de noches

ofertadas. Esto es por ejemplo en una oferta de 7 x 6 (oferta 7 noches pagando solo 6),

tendría que coincidir el numero de noches ofertadas.

Aplicar oferta de noches a las coincidentes. Para todas las estancias que coincidan las

noches ofertadas en su período. Poniendo como ejemplo el anterior, si por ejemplo es

una estancia de 14 noches, tendríamos 2 noches gratis en nuestra reserva.

Archivo Otros

Aquí explicaremos de manera menos detallada el resto de opciones del menú

archivos, donde podremos dar de alta, consultar, modificar, eliminar o imprimir las

siguientes opciones (algunas de ellas serán usadas para fines estadísticos y/o consultas):

Tipo de actividades: Por actividad entendemos “el conjunto de operaciones o

tareas propias de una persona o entidad”3, así pues desde este menú daremos de alta las

distintas actividades que después aplicaremos en el alta de agencias/empresas.

Status de reservas: Al crear una reserva podemos aplicarle un status, operativa o

no operativa. Las reservas operativas son válidas al 100% contando tanto para el

booking y demás tipo de listados (previsión de servicios, cupos, etc.). Al dar de alta un

nuevo status de reserva podremos elegir si éste se excluye del booking, planning y

previsiones. Los status “no operativos” se usan sobre todo para listas de espera de

reservas, reservas que no están en firme o pendientes de confirmar, etc.

Segmento de clientes: División de los clientes por la segmentación del mercado.

Nacionalidades: Alta, modificación y baja de las distintas nacionalidades. Al dar

de alta una nacionalidad nueva debemos especificar el continente y si ésta se refiere a

un país o una región.

Tipos de cancelación: Aquí daremos de alta las distintas formas de cancelación

de las reservas. Si hemos instalado los datos mínimos tenemos configurada ya la 99 –

Cancelación automática que es la que usaremos para configurar la cancelación

automática de reservas. La primera vez que ejecutemos Hotelwin© debemos crear al

menos una forma de cancelación para así poder realizar la cancelación de reservas. Canal origen de reservas: Alta, baja y modificación de las distintas formas en las

que podemos recibir una reserva (Web, fax, email, etc.)

Camareras de piso: Alta, baja y modificación de las distintas camareras de piso

para, posteriormente poderles asignar una habitación y hacer el reparto de habitaciones

por la Gobernanta.

Objetos perdidos: Opción para dar de alta los objetos perdidos por los clientes en

el hotel, para dar de alta un objeto perdido pincharemos el botón “F2 Nuevo” y nos

pedirá el número de habitación así como el concepto del objeto perdido. También está la

opción de la fecha de devolución.

Si elegimos un intervalo de fechas y aceptamos obtendremos un listado de los

objetos perdidos en el intervalo de fechas seleccionadas.

Grupos de habitaciones: Tal y como explicábamos en el alta de habitaciones, por

grupo de habitaciones entendemos una característica o rasgo en común por la que

podamos agrupar a las habitaciones como por ejemplo la planta, vista, situación, etc.

Por lo tanto desde esta opción podremos dar de alta los grupos de habitaciones.

3 Definición obtenida de la Wikipedia.


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Cierre de ventas: Desde esta opción podemos hacer los cierres de ventas a las

agencias. El procedimiento a seguir es:

1. Pinchamos el botón “Nuevo” se nos habilitará una nueva línea en la ventana.

2. Introducimos la fecha de inicio y final del cierre de ventas.

3. Especificamos el tipo de habitación y la agencia (pulsando la tecla + en el

campo “cod.” desplegaremos la ventana con el listado de agencias). Tal y como

pone en la parte inferior de la ventana “si no especificamos el tipo de habitación

y la agencia, entenderemos que son todos los tipos de habitación y todas las

agencias”.

4. Pinchamos en el botón “Guardar”.

Para consultar, modificar o eliminar un cierre de venta tendremos por lo tanto

que elegir las fechas de inicio y fin de éste y la agencia (dejando los campos en blanco

mostrará todos los cierres de venta) y pincharemos en aceptar, mostrándonos los cierres

disponibles donde podremos modificar cualquiera de sus parámetros o bien cancelarlo

pinchando en el botón “Eliminar” y a continuación “Guardar”. Hay que tener en

cuenta que una vez hecho un cierre de ventas no podremos realizar ninguna

reserva para el tipo de habitación y la agencia seleccionados mostrándonos el

programa el mensaje “hay un cierre de ventas para la fecha seleccionada”.


2010 17/127

Configuración de parámetros

Configuradas las opciones esenciales para poder trabajar podremos configurar

las demás opciones en menú “Utilidades Configuración de parámetros”. Aquí

tenemos las opciones generales del programa, iremos explicando pestaña por pestaña

para una mejor compresión y así configuración del programa:

Datos Generales: En esta pestaña podremos rellenar los datos del

establecimiento tales como los datos fiscales (que aparecerán en factura) como

los datos comerciales (usados en confirmaciones de reservas, etc., el cif y las

cuentas de correo que usaremos para reconfirmar reservas, mandar facturas,

cartas de acompañamiento, etc. y los datos bancarios del establecimiento, datos

que necesitaremos al emitir facturas pro forma.

Datos de Facturación: En esta pestaña tenemos todas las opciones con

respecto a la facturación tanto individual como para grupos.

o Formatos y series de facturas: Última factura emitida, nos indica el

número de la última factura emitida. Es posible poder trabajar hasta con

tres series de facturas diferentes. Según las series que tengamos

activadas, a la hora de facturar nos dará la opción de elección de dichas

series con la cual queremos emitir la factura.

o Nº de copias: Aquí podremos especificar el número de copias que

queremos imprimir al facturar.

o Formato factura: “Estándar” imprime la factura por defecto y en

“Personalizada” nos imprime el logotipo de nuestro establecimiento.

o Agrupación de cargos en facturas individuales y de grupo: En esta

opción disponemos de la posibilidad de agrupar los cargos en

facturación, así pues tenemos:

Facturación detallada por día y servicio: En esta opción al

facturar imprimiremos todos y cada uno de los servicios cargados

día a día.

Facturación agrupada por servicio: Opción que al imprimir nos

agrupa en una sola línea los servicios cargados al cliente. Al

imprimir la factura obtendremos una línea por cada servicio con

el total cargado y con fecha del día de la factura.

Facturación agrupada por día/servicio: Al igual que la opción

anterior, ésta nos agrupa los servicios cargados al cliente con la

diferencia que lo hace día a día, es decir, especificando en una

línea de cargo y por cada día facturado los servicios a facturar.

Registro de cobros al facturar: Cobrar factura antes de su emisión:

Con esta opción tenemos la disponibilidad de realizar el cobro antes de

imprimir la factura, es decir, hasta que no hayamos asignado la forma de

pago el programa no imprimirá la factura.

Configuración línea de cargo alojamiento: El programa, al hacer

la auditoria y cierre diario carga automáticamente el importe que se le

aplica a la reserva configurado bien por la tarifa, contrato o si se aplica

manualmente. Así pues en primer lugar debemos elegir a qué servicio

cargaremos dicho precio, pudiéndolo elegir en la primera opción

“Código cargo alojamiento”, una vez elegido automáticamente nos

mostrará el porcentaje que se le aplica a dicho cargo y justo después


2010 18/127

podremos elegir en “Código abono alojamiento” a qué servicio queremos

que el programa cargue los descuentos y comisiones aplicables a cada

reserva. También podemos configurar qué queremos que aparezca en

esta línea de cargo correspondiente a la estancia del cliente, pudiendo

elegir entre incluir o no (según lo tengamos marcado o no) los siguientes

datos: número de personas, régimen de estancia, número de habitación,

tipo de habitación y la posibilidad de visualizar la factura antes de

imprimirla.

La última opción “Cuenta para extras de clientes de ag.”: Aquí

seleccionaremos el código de una agencia (normalmente la 999-

Cliente directo) que será la que el programa tome como

referencia para, que una vez hecha la reserva, el programa

entenderá que todas las reservas que tengan este código asignado

TODOS los cargos serán a cuenta del cliente, por lo tanto si una

reserva tiene otra agencia asignada el programa entenderá que los

cargos de alojamiento y descuento automáticamente los cargará a

la cuenta de agencia si no hemos elegido lo contrario al

configurar la agencia.

Configuración de sistema: Esta es una de las partes más importantes a la

hora de configurar el programa de hotel ya que desde aquí configuraremos el

sistema para trabajar, sus opciones son:

o Inicio automático de facturas a principio de año: Marcando esta opción la

numeración de las facturas se reiniciará cada 1 de enero.

o Precios IVA incluido en factura: Marcando esta opción, en la línea de

facturación aparecerá el importe con el IVA incluido, siendo desglosado

posteriormente en la parte inferior de la factura.

o Modificar facturas anteriores al día en curso: Al desmarcar esta opción

no se podrán modificar facturas (cargos añadir o quitar) anteriores al día

en curso.

o Modificar cobros anteriores al día en curso: Esta opción nos dejará, si

está marcada, cambiar la forma de pago de facturas anteriores al día en

curso.

o Modificar cargos anteriores al día en curso NO facturados y Anular

cargos anteriores al día en curso NO facturados: Como indican

permitirán modificar el importe de un cargo o a su vez anularlo siempre

que no se hayan facturado aunque no sean cargos del mismo día en

curso.

o No generar cargos de estancia a cero: En el caso de gratuidades, ofertas

de estancia, etc. si una de las líneas de cargo de alojamiento es cero,

marcando esta opción el programa no imprimirá la línea en la que el

cargo de alojamientos sea cero.

o Aviso de OVERBOOKING, aviso de NO DISPONIBILIDAD y aviso de

FUERA DE CUPO desde captura de reservas: Estas opciones activan

avisos que se mostrarán al hacer una reserva cuando el hotel esté en

overbooking, cuando la reserva exceda del cupo aplicado a la agencia o

cuando estemos intentando reservar un tipo de habitación del que no

haya disponibilidad (por ejemplo, queremos reservar una doble y toda las

dobles del hotel estén ya ocupadas).


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o Mostrar observaciones de contratos en reservas: Como explicamos, al

crear un contrato a una agencia, disponíamos de un campo para escribir

unas reseñas sobre el contrato de la agencia, información que creamos

que es útil que aparezca a la hora de hacer la reserva.

o Preguntar en cada salida si pasamos al kardex al cliente: Kardex es la

base de datos de nuestros clientes, así pues, a la hora de hacer el check

out el programa nos preguntará si queremos que los datos de este cliente

pasen al kardex.

o Habitación sucia al check out y Permitir ocupar habitaciones sucias: Una

vez hecha la salida de esta habitación el programa la marcará como sucia

y nos avisará (si la gobernanta no cambia su status) que está sucia a la

hora de hacer el check in, no dejándonos realizar el check in a no ser que

marquemos la segunda opción.

o Permitir dar check out con cargos: Normalmente el programa nos avisa si

la habitación a la que queremos dar el check out tiene cargos para

facturar impidiéndonos por lo tanto darle check out a no ser que esté todo

facturado (con cargos a cero sí es posible darla de salida). Marcando esta

opción aún cuando la habitación tenga cargos pendientes el programa

nos dejará hacerle el check out.

o Impresión de bienvenidos seleccionable: posibilidad de seleccionar

bienvenidos en el walk in y listado de llegadas.

o No cargar automáticamente los datos de Agencias y Kardex: Al entrar en

Agencias y Kardex de clientes, es posible que cargue los registros de

forma automática ó podamos filtrar sin carga de datos previa ( esta

opción es la recomendada para bases de datos de gran tamaño).

o No contemplar en promedio de booking habitaciones sin precio: las

habitaciones sin precio no saldrán contempladas en el booking.

o Calcular el promedio de estancia con la pensión incluída: Este promedio

se calculará en la valoración de reservas (ver pag. 103)

Tener en cuenta que: Antes de marcar o desmarcar algunas opciones de las descritas

anteriormente hay que comprobar si queremos realmente trabajar de esta forma, es

decir, al marcar “anular cargos anteriores al día en curso no facturados” estaremos

dando la posibilidad de anular dichos cargos y estaremos anulando el cargo de un

servicio que el programa ha generado y contabilizado en el cierre del día del cargo,

por lo tanto al anular un cargo estamos descompensado lo producido por lo facturado

con el consiguiente descuadre en el departamento contable y la posibilidad de no

cobrar un cargo a un cliente.

o Obligatorios: Aquí podemos marcar o desmarcar las opciones que

queramos que sean rellenadas obligatoriamente para poder concluir el

proceso que estemos llevando a cabo; las seis primeras tiene que ver con

el registro de entrada de clientes, si tenemos marcada alguna de ellas el

proceso de check in no se efectuará hasta que no indiquemos la opción

que tenemos marcada como obligatoria; las restantes tienen que ver con

el cambio de habitaciones, reservas o cobro de facturas.

o La penúltima opción definirá la forma en la que puntuamos los decimales

a la hora de introducir una cantidad con el teclado, pudiendo ser o bien

separando los decimales por una coma o bien por un punto.

o Facturación anticipada: Aquí podemos marcar


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Auditoria: Esta pestaña nos permite seleccionar los listados que queramos que

aparezcan al hacer el cierre diario del programa.

o Informes auditoria: Aquí podemos marcar/desmarcar aquellos listados

que queramos que imprima el programa al hacer el proceso de Auditoria

y cierre del día. Estos listados son:

Resumen de facturas: Impresión de las facturas emitidas en el día en

curso.

Resumen de cargos diarios: Listado con los servicios cargados a las

habitaciones en el día en curso.

Producción por agencia: Listado con el importe producido por

agencia y habitación en el día en curso.

Facturas emitidas a crédito: Listado con las facturas emitidas en el

día en curso a crédito.

Saldo mano corriente habitaciones (ver página 53)

Listado clientes alojados.

Listados de caja del día: Listado con los cobros realizados en el día

en curso.

Resumen de cargos anulados.

Resumen de cobros anulados.

Resumen de abonos del día: Listado que nos mostrará las cantidades

cargadas en negativo en cualquier servicio.

Resumen de facturas modificadas.

Resumen de hab. sin precio: Listado que nos muestra aquellas

habitaciones cuyo importe sea cero.

Cambio habitaciones.

Reservas canceladas.

Habitaciones bloqueadas.

Listado de depósitos recibidos.

Listado de seguridad: Ver página 57.

o Presentación: Podemos elegir entre dos opciones:

Promedio por habitación:

Informe principal detallado: Nos mostrará un listado dónde nos

desglosará los servicios por departamentos, mostrándonos la cantidad

producida en el día en curso y su comparación con el mismo día en el

año anterior y el % de diferencia, así como el acumulado en el año en

curso y su diferencia con el año anterior.

o Cuadre de saldos:

o Cta. Contable para agencias/clientes sin definir: Aquí seleccionaremos

una cuenta contable para traspasar la producción de las agencias/clientes

sin definir, es decir todas aquellas agencias o clientes cuyo campo de

cuenta contable esté a cero.

o Contabilizar ventas por producción: Se contabilizarán las ventas una vez

producidas, estén estas facturadas o no.

o Contabilizar ventas por facturación: Se contabilizarán las ventas una vez

facturadas.

Otros: Desde aquí podremos configurar las siguientes opciones del programa:


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o Configuración Fin de Semana: Aquí podremos configurar, según

marquemos o no los días que queramos que se consideren fin de semana

a fin de aplicar la tarifa correspondiente al fin de semana en el contrato o

tarifa de la agencia.

o Código de bloqueos: Cuenta que el programa tomará como referencia a

la hora de efectuar un bloqueo, por lo tanto el programa entenderá que

las reservas con la agencia con este código serán bloqueos de

habitaciones (muy importante: para bloquear una habitación el proceso

es o bien a través del menú Gobernanta o bien en el menú Gestión.

o Código de cancelaciones: Una de las funcionalidades que tiene el

módulo de reservas es la posibilidad de cancelar las reservas

dependiendo de la fecha introducida en su correspondiente campo; el

programa pasado ese día cancela la reserva y aquí debemos especificar el

código de dicha cancelación, para que, al consultar el listado de reservas

canceladas sepamos que ha sido una reserva cancelada por el programa

automáticamente (generalmente se suele crear la opción 99-cancelación

automática).

o Ruta de acceso a datos: La primera vez que instalamos K-Hotel©

el

programa nos pide la ruta de los datos, si queremos cambiar esta ruta

desde aquí podremos hacerlo.

o Imprimir pie de página en facturas: Si marcamos esta opción se nos

habilitarán los campos justo debajo donde podremos escribir un texto,

dato o reseña que aparecerá impresa en la parte inferior de nuestra

factura.

o Cambiar agencias en facturas emitidas: Si al emitir una factura debemos

cambiar el nombre de la agencia, según la opción que marquemos, el

programa nos permitirá hacerlo o bien a todas las facturas o sólo a las

facturas del día en curso.

o Comisiones Divisas: Desde aquí configuraremos el % a aplicar a la hora

de cambiar divisas con nuestro programa.

Registro: Esta pestaña incluye las opciones a configurar para el log de

actividades (registro que hace el programa de todo el trabajo realizado con él),

como las copias de seguridad y la configuración de la cuenta de correo de email.

o Registro de actividades: Cuando comenzamos a trabajar con el

programa, éste guarda toda la actividad que se realiza con él para, en

caso de error, poder saber a qué hora y qué usuario hizo la operación que

llevó al error, por lo tanto desde aquí podemos configurar si este archivo

queremos que se guarde como una cantidad en megabytes (pudiendo

limitar su tamaño introduciendo una cantidad en el campo “megabytes”)

o bien por meses e introducir una cantidad para que el programa chequee

los procesos que se están realizando con él.

o Copias de seguridad: Desde aquí podremos configurar si queremos hacer

la copia antes de hacer la Auditoria y Cierre diario y el número de copias

a conservar (siempre se conservará desde la última fecha de copia hacía

atrás).

o Configuración envío email: Desde esta opción configuraremos el

servidor smtp y el usuario para el envío de confirmaciones, cartas de

acompañamiento, etc. Estos datos nos los debe proporcionar la empresa

que nos suministra la dirección de correo.


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Enlaces: Aquí encontramos algunas opciones que son de uso exclusivo del

servicio técnico de K-Root como son “módulos externos” y “apertura manual de

línea”. Las demás opciones son:

o Check In Express: Esta es una opción muy útil cuando queremos hacer

un walk in (cliente sin reserva) y la facturación del mismo a la vez, por

lo tanto desde aquí configuraremos las noches por defecto que tendrá

esta reserva, el régimen a aplicar, el número de adultos y si queremos

emitir factura automáticamente o no.

o Traspaso contable: Desde aquí configuraremos el nombre del archivo al

que se exportarán los datos contables, así como el destino (carpeta en el

disco duro) dónde queremos guardarla.

Policía: Todos los establecimientos hoteleros tienen la obligación de recoger

los documentos de todos los clientes alojados en él, estas fichas que genera el

programa tras hacerle la entrada al cliente son recogidas en un archivo que es

posible mandar a través de la Web de la Policía o Guardia Civil. Desde esta

pestaña podemos configurar el código de entidad que nos hayan proporcionado,

el modo de envío (página Web es la más correcta), el país predeterminado al

crear una ficha y si queremos generar el fichero durante el proceso de cierre.

Reservas Online: Sección desde la que podremos dar de alta nuestros datos

para la recepción y procesamiento de la reservas online.

Personalización: Desde esta opción podemos configurar el escritorio de

nuestro programa a nuestro gusto, desde aquí podremos:

o Mostrar una imagen de fondo, que puede ser la predeterminada,

personalizada (donde podremos elegir una imagen a nuestra elección) o

bien ninguna en la que se mostrará el color de fondo que hayamos

elegido en su correspondiente campo. La última opción nos optimiza el

escritorio para que la conexión remota por parte del servicio técnico de

K-Root sea la mejor a fin de evitar ralentizar el sistema con la conexión

remota.

Este tipo de configuración ya establecida es la que instala el programa si hemos

elegido “datos mínimos”, en caso de elegir “datos en blanco” algunas de las agencias o

servicios antes descritos no aparecerán por lo que debe ser el usuario el que deba darlas

de alta, así pues nada más instalar K-Hotel©

para Windows crearemos (en este orden):

1. Crear dos agencias, una para la cuenta de extras de clientes directos y

otra para el bloqueo de habitaciones.

2. Crear los distintos departamentos en los que dividiremos los servicios del

hotel.

3. Crear los tipos de IVA

4. Crear los servicios (a los que tendremos que aplicar un IVA e incluirlos

en un departamento).

5. Crear los regimenes de estancia.

6. Crear los tipos de habitación

7. Crear las habitaciones (numeración).

8. Formas de pago. En esta opción podemos distinguir entre mostrar forma

de pago en caja de recepción (que serán las formas de pago con las que

trabaje habitualmente este departamento) o no mostrarla (para formas de

pago que use habitualmente la dirección o departamento contable para


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cobro de facturas en crédito, etc.) que en este caso solamente será visible

si elegimos “caja contable” a la hora de imprimir la hoja de caja

Hasta aquí están las opciones imprescindibles para que el programa pueda

funcionar, tras dar de alta estas opciones deberemos ir a menú Utilidades

Configuración de parámetros y desde ahí terminar de configurar las opciones

adicionales del programa

Utilidades

Regeneración de índices, saldos, cupos y ocupación por agencias

Esta opción nos será útil para reparar las bases de datos afectadas:

Índices: El índice de una base de datos es una estructura de datos que mejora la

velocidad de las operaciones, permitiendo un rápido acceso a los registros de

una tabla. Al aumentar drásticamente la velocidad de acceso, se suelen usar

sobre aquellos campos sobre los cuales se hagan frecuentes búsquedas.

Saldos: La regeneración de los saldos se usará para regenerar los saldos de las

agencias tras realizar los cobros del crédito.

Cupos: Regenera las bases de datos de los cupos de las agencias de viajes.

Ocupación: Regeneración de los datos de ocupación por agencia

El procedimiento es el mismo para todos los casos anteriores, al entrar en cada

una de estas opciones el programa nos mostrará una barra de progreso dónde nos irá

informando del estado total de este hasta su conclusión.

Copias de seguridad

Ya explicadas con anterioridad, ver página 108.

Configuración de parámetros

Explicados al comienzo del manual, ver página ¡Error! Marcador no definido..

Gestión de accesos directos

Esta opción nos permitirá mostrar en el escritorio una serie de botones con las

opciones que creamos que son más usadas en el programa y que no se encuentran en la

barra de herramientas principal.


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Pantalla principal de control de accesos directos

Para crear un acceso directo

1. Pinchamos en F2-Nuevo, el programa nos mostrará:

Pantalla para la creación de accesos directos

2. En la pantalla podremos situar el botón que se creará modificando sus márgenes

tanto superior como izquierdo, referidos siempre al borde de la pantalla del

programa, así como el alto y el ancho del botón.


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3. Texto del botón: Aquí introduciremos el texto que quiera que aparezca en el

botón que se mostrará en el escritorio del programa.

4. Imagen del botón: Podremos elegir una imagen (en formato .ico) para que se

muestre junto con nuestro botón.

5. Acción a ejecutar: Una vez aquí pincharemos en el botón situado a la derecha de

este campo que nos mostrará un listado de las acciones del programa:

6. Una vez en esta pantalla nos iremos moviendo por las distintas acciones que

realiza el programa para asignársela a nuestro acceso directo.

7. Accesos: Aquí el programa insertará un código para identificar el usuario que

tiene acceso a este botón.

Modificación de accesos directos

Para modificar un acceso directo tan solo nos moveremos por la pantalla

principal de accesos directos con el cursor o pincharemos con el ratón sobre aquel botón

que queramos modificar, pincharemos entonces En F3-Editar o haremos doble clic en él

y nos mostrará la pantalla de modificación de accesos directos, cambiando aquellos

datos que queramos.

Con F5-Borrar eliminaremos el acceso directo que hayamos elegido.

Gestión de usuarios

Aquí podemos apreciar que la

pantalla se encuentra dividida en dos

secciones: grupos y usuarios. Por lo

tanto para dar de alta a un usuario en

primer lugar tendremos que crear el


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grupo añadirlo (por defecto el programa crea el grupo “Administradores” y el usuario

KROOT que tendrá todos los accesos al programa).

Crear un grupo de usuarios

Tan solo tendremos que pinchar en el botón “Nuevo grupo”, el programa

automáticamente nos mostrará la ventana

para darle un nombre al grupo. Podemos

hacer que el grupo nada más creado tenga o no derecho a todas las opciones del

programa, derechos que luego heredarán los usuarios que incluyamos dentro de dicho

grupo (después podremos editar cada usuario individualmente), para ello marcaremos o

desmarcaremos la opción situada en la esquina inferior izquierda de la ventana de

gestión de usuarios.

Creación de usuarios

Una vez creado el grupo, y

situando el foco del cursor sobre él

(debe estar con el fondo oscuro)

pincharemos en “Nuevo usuario”, el

programa nos mostrará la siguiente

ventana:

Como muestra la imagen en esta

nueva ventana tendremos que

introducir el nombre con el que el

usuario se identificará al entrar al

programa así como una clave (deberá

tener 4 dígitos como mínimo).

También nos informará (ver campos sombreados) al grupo que pertenece

(campo grupo) y la fecha que se dio de alta, de baja o fue modificado.

Una vez con el usuario creado éste se mostrará en la parte derecha de la ventana

de gestión de grupos y usuarios, debajo del grupo al que pertenezca.

Modificar los derechos del usuario

Una vez seleccionado el usuario que queramos modificar, veremos que en la

parte derecha de la ventana de gestión

de usuarios disponemos del menú

principal del programa con sus

submenús, cada uno de ellos con una

casilla a su izquierda dónde podremos

marcar o desmarcar aquellas opciones

a las que queramos que acceda o no el

usuario.

Si marcamos la casilla del

menú de primer nivel (en la imagen

sería Archivos) se desmarcarán

también las de segundo y tercer nivel (en su caso serían todos los submenús del menú


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Archivos), de esa manera podremos configurar de manera rápida los derechos del

usuario sobre los distintos menús y submenús del programa.

Podremos también modificar individualmente cada opción de los menús

desplegándolos al pinchar en el icono + a la izquierda de cada uno de él, tendremos

entonces cada una de las opciones para marcar/desmarcar aquellas que queramos.

Disponemos también en la parte derecha de esta ventana de una serie de botones

que nos ayudarán a gestionar los usuarios, estos son:

Nuevo grupo: Crea un nuevo grupo de usuarios.

Nuevo usuario: Crea un usuario nuevo dentro del grupo que

tengamos seleccionado.

Modificar: Editamos el usuario que tengamos seleccionado.

Eliminar: Eliminamos el usuario seleccionado.

Marcar todo: Marcará el menú dentro de la ventana

“derechos” que tengamos seleccionado.

Desmarcar: Operación inversa a la anterior.

Restablecer: Si hemos modificado los derechos de un usuario,

pinchando en este botón restablecerá los derechos que por

defecto había heredado de su grupo.

Abrir / Cerrar: Expandirá o contraerá el menú que tengamos

seleccionado.

Registro de Actividades

Desde aquí se puede comprobar el registro de todas las actividades que hemos

realizado: altas, bajas, modificaciones ó errores del sistema. A la fecha, hora y usuario

que lo ha realizado, así como una breve descripción.


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RECEPCIÓN


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Reservas

Reservas Individuales

Para acceder a reservas individuales disponemos de dos maneras distintas. Bien

pinchando en el primer botón de la barra de iconos fijos o bien desde el Menú “Gestión

Reservas individuales” que nos mostrará la siguiente pantalla:

Reservas Individuales

Desde esta misma pantalla podremos dar de alta, modificar o anular las reservas

individuales.

Alta de reservas: Tan solo debemos pulsar la tecla Intro dos veces o bien

pinchando con el ratón en el botón “Nueva reserva” y el cursor irá al campo agencia,

dándonos un nuevo número de reserva (al entrar en esta pantalla el cursor

automáticamente se sitúa en el campo “número”).

La pantalla de reservas está ordenada de manera que este proceso siga un orden

lógico, teniendo la opción de buscar cada uno de los campos que tenemos que rellenar

pinchando en el botón lupa (o en dicho campo pulsando la tecla +):

1. Elegimos la agencia o empresa que hace la reserva, si no sabemos el código de

la agencia, pinchando en el botón lupa o bien pulsando la tecla „+‟ nos aparecerá

la ventana de búsqueda de agencias. Una vez seleccionada la agencia el

programa nos avisará si tiene crédito o no (que se lo habremos asignado en el

alta de agencia). Si con el cursor en el campo agencia en blanco se pulsa intro,

el programa automáticamente asignará la reserva a la agencia que hayamos

elegido como “cuenta para extras de clientes de agencia” (menú configuración

de parámetros Datos de facturación).


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2. Justo después debemos elegir tanto las fechas de entrada y salida, pudiendo

introducir dichos datos manualmente o bien tras introducir la fecha de entrada

eligiendo el número de noches en lugar de la fecha de salida.

3. Elegimos el tipo de habitación, el número de habitación (en el caso de querer

preasignarla) y el número de personas adultas y niños que ocuparán la

habitación. Hay que tener en cuenta que el número de personas más niños no

puede exceder de aquel que hayamos asignado a la habitación en cuestión al

darla de alta. Hay dos bloques de niños, dependiendo de la edad que se haya

asignado en el contrato al introducir precio por edades. También debemos elegir

el régimen de estancia que, si hemos especificado uno a la agencia seleccionada,

aparecerá automáticamente al seleccionar esta.

Justo al lado del campo dónde especificar el número de niños en la reserva

tenemos dos opciones: “confirmar”: pinchando esta opción el programa nos

mostrará la ventana de confirmación de reservas al guardarla; y la opción “fuera

de cupo” excluye la reserva del cupo de la agencia a la que hagamos la reserva.

4. Los siguientes campos son informativos dónde tendremos que introducir el

localizador, el bono (si viniera por agencia) y el nombre y apellidos del cliente.

En este apartado podemos buscar, del mismo modo que hacemos con las

agencias a los clientes del hotel pinchando en el botón lupa cuando el cursor esté

en el campo apellido, y nos aparecerá la ventana de búsqueda de clientes del

kardex, una vez seleccionado el cliente, puede pasar que:

a. El campo apellido se colorea en verde: Significa que estamos ante un

cliente VIP.

b. El campo apellido se colorea en rojo: Quiere decir que el clientes es

problemático o moroso.

5. Campos para introducir la dirección e-mail del cliente, teléfono de contacto y

datos de la tarjeta de crédito y fecha de caducidad como garantía de reserva.

Todos estos campos configuran la primera parte de creación de las reservas,

dónde hemos especificados los datos de entrada, salida, tipo de habitación,

régimen de estancia, cliente, agencia, etc.

Los siguientes campos nos muestran información sobre el precio, facturación y

la tarifa o contrato aplicados al cliente, siendo todos ellos editables:

6. Tarifa: aquí podremos seleccionar una tarifa a aplicar de todas aquellas que

hayamos creado, si desconocemos o no recordamos el código de la tarifa, como

siempre, pinchando en el botón de la lupa desplegará la ventana de búsqueda de

tarifas, dónde podremos elegir la tarifa que queramos. Una vez aceptada, están

los campos Neto, dto., recargos, etc. se rellenarán con los importes que hayamos

dado de alta para dicha tarifa, mostrándonos el importe de la primera noche en el

campo correspondiente.

En el caso que queramos introducir un precio manual para la estancia, tenemos

la opción de “editar desglose diario” al pinchar en este botón, nos aparecerá una

pantalla dónde introducir día a día el precio que queramos, el descuento, recargo

y cambiar el régimen de estancia, el número de personas, etc.

También disponemos de una lupa en la que consultar los depósitos que se han

realizado para la reserva (solo funcionará al editar reservas, no en reservas

nuevas).


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7. “Cargos fijos”:

Posibilidad de

incluir todos

aquellos servicios

que serán cargados

al cliente durante

su estancia de

manera automática,

tan solo debemos

elegir fecha de

inicio, fecha final,

servicio a cargar, importe y si queremos cargarlo a la agencia o al cliente

(también nos servirá esta opción para separar cargos). Una vez dados de alta los

cargos fijos a cargar al cliente, el programa nos mostrará el total de estos cargos

en el campo situado junto al botón “Cargos fijos”.

8. Los campos “cancelación” y “confirmada día” nos permiten introducir una fecha

de manera que la reserva quede cancelada automáticamente si no ha sido

confirmada para esa fecha en el primer caso y en el segundo la fecha en la que

fue confirmada la reserva, que se rellenará automáticamente si hemos pinchado

en la opción “confirmar” descrita anteriormente.

9. Justo debajo de estos campos el programa nos muestra el importe total de la

estancia, desglosado en Neto, recargos a cargar, IVA, descuento y total, esta

parte del programa es informativa, siendo editable tan solo el campo descuento

para aplicar uno en su caso.

10. En la parte derecha encontramos una pequeña ventana dónde el programa nos

mostrará las reservas realizadas para ese mismo día y la misma agencia, siendo

muy útil esta opción para evitar duplicidades de reservas.

11. En los siguientes campos debemos introducir la nacionalidad, segmento, canal

origen y el status de la reserva, ésta última opción sirve para que, si una reserva

está como “no operativa” no cuente ni para el booking, ni para el listado de

llegadas, etc. siendo útil esta opción para crear listas de espera, tener reservas

pendientes de confirmación pero que no afecten al booking, etc.

12. Las últimas opciones del módulo de reservas tienen que ver con la limpieza de

las habitaciones (días que podemos configurar de antemano al crear la agencia),

si queremos poner una cama supletoria o una cuna a la habitación (que

podremos consultar desde el listado de camas extras) y si la reserva es en

garantía o no (para ello debemos tener firmado un contrato en garantía con la

agencia). Los últimos campos de observaciones nos servirán para escribir toda

aquella información que creamos de utilidad para la reserva, diferenciando

aquella información que aparecerá en el listado de llegadas, información que

aparecerá en el listado de clientes alojados (observaciones estancia) y la

información que queramos que aparezca en el listado de salida. Del mismo

modo, la información incluida en estos últimos campos saldrá también en el

listado de Gobernanta.


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Una vez completado el proceso de reserva, habiendo rellanado los campos

necesarios para su alta, terminaremos la reserva pinchando en el botón “Guardar” una

vez hecho esto el programa nos preguntará si queremos repetir la reserva en caso de

tener que hacer más de una al mismo nombre, en caso contrario el cursor volverá de

nuevo al campo “Número” para volver a hacer una reserva desde cero.

Modificación de reservas: Para modificar una reserva tan solo tendremos

que introducir en el campo “reserva” el número de la reserva a modificar, en caso de

desconocer la reserva procederemos a buscarla (ver página 36).

Una vez en pantalla modificaremos los campos necesarios y guardaremos la

reserva.

Pro forma: Al estar dando de alta una reserva o bien con la reserva en pantalla

tras una búsqueda, el programa habilitará el botón “F7 Pro forma”, que nos mostrará la

pantalla donde podremos:

1. Modificar los datos del cliente que nos aparecen en pantalla (estos serán los

datos del cliente a quien hagamos la reserva):

2. Introducir un par de líneas de texto que aparecerán en la parte inferior de la

factura pro forma.

3. Incluir, marcando su correspondiente casilla, si queremos incluir en factura los

cargos fijos de agencia, de cliente y si queremos que aparezcan los datos

bancarios en la factura.

4. La última opción nos permite añadir un destinatario de correo y el asunto en

caso de enviar la pro forma por e-mail al pinchar en el botón “F5 E-mail”.

5. Por último disponemos del botón “F6 Imprimir” que nos emitirá impresa nuestra

factura pro forma.

Cancelación de reservas: Para cancelar una reserva, al igual que con la

modificación tendremos que introducir en el campo el número de reserva en el campo

“reserva”, en caso de desconocerlo procederemos a la búsqueda de la reserva (ver pág.

36).

Una vez en pantalla la reserva, pincharemos en el botón “F5 Anular”, el

programa nos mostrará la ventana de cancelación de reservas dónde tan solo debemos

seleccionar el motivo de la cancelación.

Otras opciones: En la parte inferior derecha de la ventana de reservas

disponemos de cuatro botones que nos servirán para:

Historial de modificaciones: Nos mostrará todas las modificaciones hechas en la

reserva por fecha y hora así como la modificación realizada.

Duplicar reserva: Al pinchar este botón con una reserva en pantalla el programa

duplicará la reserva con los mismos datos que la anterior.

Imprimir ficha reserva: Opción que nos permite imprimir una ficha con todos los

datos con los que hemos dado el alta a la reserva.

Booking: Botón que nos permite consultar el booking por fechas desde la

pantalla de reservas.


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Reservas Express

Esta opción nos permite dar de alta reservas individuales de manera más rápida

que el proceso normal de reservas. A diferencia del alta de reservas individuales, aquí

tan solo tendremos que introducir los campos de una reserva a excepción de datos como

cargos fijos, datos estadísticos y las observaciones (de llegada, estancia o salida). Ver

página 40.

Reservas de grupo

Alta de reservas: La pantalla de reservas de grupo está dividida en varias

pestañas:

Datos de grupo: En esta pestaña introduciremos los datos del grupo tales como

fecha de entrada, salida, nombre del grupo, observaciones, etc.…el procedimiento a

seguir es exactamente igual que las reservas individuales.

Desglose habitaciones: Una vez dados de alta los datos básicos de la reserva, en

esta pestaña podremos especificar el número de habitaciones por tipo y precio a aplicar,

para ello:

1. Debemos seleccionar cómo realizará el programa el cálculo de precio del

programa:

a. Automático, donde el programa tomará los precios del contrato creado

para la agencia.

b. Manual nos permitirá aplicar el precio manualmente

c. Tarifa nos habilitará el campo a su lado dónde podremos elegir una tarifa

a aplicar al grupo de las creadas en el programa.

2. Una vez seleccionada la forma de aplicar el precio debemos introducir el

número de habitaciones que formará el grupo, para ello una vez en la línea

inferior de la pantalla elegiremos:

a. Número de habitaciones.

b. Tipo de habitación a reservar, de entre los distintos tipos de habitación

creados.

c. AD, NI: Adultos y niños máximo que permite el tipo de habitación, ojo,

no el total de las personas que componen el grupo, es decir:

En caso de tener 20 dobles, en el campo AD no pondremos 40 si no que

pondremos 2 que es el máximo de personas que admite una habitación

doble.

d. RG: Régimen de estancia

e. DT%: Descuento a aplicar al grupo.

f. Habit x noche: Precio que cobraremos POR HABITACIÓN y noche.

(Este campo se habilitará tan solo si hemos elegido como opción de

cálculo de precio “manual”).

g. E/S: Servicios de entrada y salida del grupo.

3. Una vez completada la línea pincharemos el botón “Grabar” y automáticamente

el programa grabará el número de habitaciones elegido mostrando el precio total

de las habitaciones.


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Repetiremos este proceso por cada tipo de habitación que queramos reservar

hasta que completemos la reserva de grupo.

Room List: se usa para introducir el nombre de las personas que componen el

grupo, editar el precio diario habitación por habitación, tan solo tendremos que pinchar

dos veces en la línea de la habitación deseada o para preasignar habitaciones al grupo,

esto lo haremos poniendo el cursor en el campo “Habit” e introduciendo el número de

habitación que queramos asignar (o bien, pulsando la tecla + que nos mostrará las

habitaciones disponibles).

Modificar reserva: Una vez que hemos terminado la reserva de grupo,

habiendo introducido el número total de habitaciones, precio, regímenes de estancia, si

queremos modificar cualquier dato de la reserva, para ello, al igual que hacíamos con

las reservas individuales, tan solo tenemos que introducir en el campo “Número” el

número de la reserva que queramos modificar y si no supiéramos este dato, como

siempre, pinchando en el botón “F9 Buscar” nos mostrará la pantalla de búsqueda de

reservas de grupo, dónde rellenaremos los campos necesarios para su búsqueda, una vez

los datos rellenos, pinchamos en “aceptar” y tras mostrarnos las reservas en pantalla,

seleccionamos la reserva que queramos pinchando en el botón “Seleccionar” que nos

devolverá a la pantalla de reservas de grupos.

En la primera pestaña del grupo podremos modificar los datos de entrada, salida,

localizador, nombre del grupo, etc. En el caso que queramos añadir o quitar días a la

reserva, el programa nos mostrará una ventana de aviso preguntándonos si queremos

que se recalculen los precios, dependiendo de la forma de tarificación elegida para el

grupo.

En la segunda pestaña “Desglose de habitaciones” podremos modificar tanto el

número de habitaciones, el tipo de habitación, forma de aplicar el precio, etc. para ello

nos situamos en la línea de habitaciones a modificar y haremos doble clic o bien

pinchamos en el botón “F3 Editar” que nos mostrará la pantalla para modificar tanto la

forma de aplicar precios como el número de habitaciones, tipo de habitación, régimen

de estancia, descuento y, si elegimos el cálculo de precios manual, el importe.

Si al modificar la línea de habitaciones de grupo disminuimos el número de

habitaciones el programa a continuación nos mostrará la pantalla con la rooming list del

programa, dónde podremos marcar las habitaciones que deseamos dar de baja, esto es

así puesto que quizás en primer lugar no tengamos ningún nombre en nuestra rooming,

pero quizás tengamos que anular la habitación de un cliente determinado.

Para anular todas las habitaciones de un determinado grupo de habitaciones (por

ejemplo, todas las individuales, o todas las triples) tan solo tendremos que seleccionar la

línea con las habitaciones a anular y pinchar en “F5-Eliminar” a lo que el programa nos

mostrará una ventana de aviso, dónde podremos confirmar la anulación.

Una vez hecha la reserva del grupo podemos confirmarla, mandar la factura pro

forma o incluso cambiar los servicios de estancia y el precio del grupo para un día

determinado. Para confirmar la reserva, incluirla como fuera de cupo o marcarla como

reserva en garantía, tendremos que ir a la pestaña “1. Datos de grupo” y en la parte

inferior de la pantalla tenemos estas opciones que podremos marcar para realizar dichas

acciones. Marcada la opción “confirmar al guardar” una vez guardada la reserva el


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programa nos mostrará la pantalla para la emisión de la carta de confirmación del grupo,

que podremos imprimir, mandar por mail, por SMS o por fax así como editar la carta

antes de su emisión.

En la pestaña “2. Desglose de habitaciones” tenemos la posibilidad de introducir

los cargos fijos para el grupo dónde el programa nos permitirá la opción de un cargo

para todo el grupo o un cargo para cada una de las habitaciones del grupo, a

continuación nos mostrará la pantalla para seleccionar el servicio a cargar, el importe y

si queremos que vaya a cuenta de la agencia o el cliente.

Por último en la pestaña “3. Rooming List” tenemos la opción de imprimir la

rooming list pinchando en el botón “F6 Rooming” y la posibilidad de modificar el

régimen de estancia y el precio para un día determinado pinchando en “F8 Circuitos”, al

entrar en esta opción el programa nos muestra la siguiente pantalla

Como se ve en la pantalla, tan solo tenemos que rellenar los campos que

queramos modificar, diciendo qué día hay que modificar, qué tipo de habitaciones con

un régimen de estancia en concreto. Justo después elegimos el nuevo régimen de

estancia, para terminar especificando cómo haremos el cálculo de precios, si bien por

contrato, manual o por tarifa. Guardamos y el programa automáticamente actualizará el

precio total, y régimen de la reserva.

Pro forma: Otra de las opciones que nos ofrece el programa es la emisión y/o

envío de facturas pro formas pinchando en el botón “F7 Proforma”; aquí hay que tener

cuidado porque el programa nos permite introducir (del mismo modo que con las

reservas individuales) la dirección de la agencia, nombre de grupo, un texto que saldrá

impreso en factura y la posibilidad de incluir los datos bancarios así como incluir los

cargos fijos que sean de la agencia o del cliente.

A la hora de emitir la factura pro forma podemos elegir entre dos opciones: Pro

forma desde el “Desglose de habitaciones” o bien desde la “Rooming List”, aquí

debemos tener especial cuidado debido a que quizás algún grupo lleve gratuidades,

precios especiales, etc. por lo tanto, marcando la primera opción el programa calculará

los precios dependiendo de aquellos introducidos en la pestaña “Desglose de

habitaciones” y marcando la segunda tomará el cálculo de los introducidos en

“Rooming List”, normalmente deben ser los mismos pero como se ha comentado

anteriormente quizás haya que hacer algunas modificaciones en el precio y habrá que

tener especial cuidado en qué parte del programa se hacen.

Otras opciones que nos ofrece el programa son la posibilidad de cancelar la

totalidad del grupo (no confundir con añadir o quitar habitaciones en desglose

habitaciones) tan solo pulsando la tecla F5 o bien pinchando en el botón “F5 Cancelar”

siempre desde la pestaña “Datos Grupo” dónde nos mostrará la pantalla de

cancelación y desde ahí, eligiendo el motivo de la anulación procederemos a cancelar el

grupo.

Los tres botones que disponemos justo a la derecha del botón “Esc - Salir” nos

servirán para: Mostrar un historial de todas las modificaciones realizadas a la reserva,

imprimir la ficha de la reserva con todos sus datos o bien consultar el booking para las

fechas que elijamos, el bookin podemos consultarlo bien desde aquí o bien desde la

pestaña “Desglose de habitaciones” pinchando en el botón “F9 Estado”.


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Cancelación reservas: Para cancelar una reserva de grupo, tal y como

hacíamos con las reservas individuales, tan solo tendremos que pinchar en el botón “F5

Cancelar” situado en la parte inferior de la ventana y nos mostrará la ventana para

elegir el motivo de la cancelación, una vez elegida y aceptada, cancelará el grupo.

Búsqueda de reservas (individuales y grupos)

Para buscar una reserva el procedimiento es el mismo tanto en individuales

como en grupo, la única diferencia está en la pantalla de cada una de las reservas, para

buscar una reserva debemos:

1. Entramos en la pantalla de reservas.

2. En la parte inferior de la pantalla disponemos del botón “F9 Buscar”, pinchando

en este botón nos abrirá la ventana de localizar reservas, al igual que en el

listado de reservas.

3. Una vez en esta ventana disponemos de una serie de opciones para buscar las

reservas, entre ellas caben destacar:

a. Fecha reserva: Esta es la fecha en la que la reserva fue dada de alta.

b. En el apartado “Tipo de reserva” estará marcada la casilla “individuales”

o “grupo” de manera automática dependiendo desde dónde hayamos

pinchado el botón F9 (reservas individuales o grupos).

c. Disponemos de varias opciones para ordenar el listado desplegando la

lista de esta opción.

4. Una vez en pantalla los resultados y habiendo localizado la reserva que

buscamos hacemos doble clic en ella o bien pinchamos en el botón “seleccionar”

y nos devolverá automáticamente a la pantalla de altas de reservas dónde

podremos modificar o cancelar la reserva.

Errores comunes en el alta de reservas.

Cuando damos de alta una reserva los errores más comunes que cometemos son:

Problema Causa y solución

Al introducir el número de

personas y/o niños no me

permite seguir con la reserva.

Estamos intentando hacer una reserva con

más personas de las que la habitación

acepta, hay que o bien modificar el número

de personas, o modificar la capacidad de

personas para el tipo de habitación

asignada.

Al asignar un número de

habitación me aparece el

mensaje “solapamiento de

fechas en el planning”

El programa nos está indicando que dicha

habitación está ocupada y/o reservada para

la fecha de la reserva. Iremos a

ListadosReservas a un día y buscaremos

la reservas que pasan para las fechas de la

reserva que estemos dando de alta así

podremos ver aquella reserva que tenga

asignada el mismo número de habitación.


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Al introducir los datos de

agencia, habitación, personas y

régimen aparece el precio a cero.

El contrato o tarifa asignada a la agencia a

la que estemos haciendo la reserva no tiene

dado de alta los precios para las fechas,

régimen de estancia, tipo de habitación y

personas seleccionado.

No me permite realizar la

reserva aparece “Hay un cierre

de ventas para esta agencia para

este periodo”

Existe un cierre de ventas para la agencia

en cuestión, debemos consultar los cierres

de ventas por agencia y modificarlo si

procede.

Check In, modificación de habitaciones y registro de cargos.

Check In de reservas individuales

Este proceso se puede realizar desde varias opciones del programa, siendo la

más rápida el botón situado en la barra de herramientas “Registro de Check In”, o bien

desde el propio listado de llegadas, seleccionando la reserva que queramos y pinchando

en el botón “F4 Check In”, la diferencia es que desde el botón de “Registro de Check

In” debemos pulsar “intro” o bien pinchar en la lupa para que nos muestre las reservas

pendientes de entrada y desde el listado de reservas la reserva está ya seleccionada

mostrándonos en ambos casos la siguiente pantalla:

Pantalla de Check In Individual

El cursor se posicionará automáticamente en el campo “room” en donde

introducir el número de habitación a asignar o bien aparecerá la habitación preasignada

para la reserva, si estando en este campo pinchamos la lupa el programa nos mostrará

todas las habitaciones libres disponibles en el momento de la entrada. Justo después

tendremos los siguientes campos:


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1. Adultos y Niños: Campos en dónde introducir el número de personas que

ocuparán la habitación, teniendo en cuenta que no pueden sobrepasar el límite

de capacidad establecido para la habitación en cuestión.

2. “NO crédito TPV´s”: Casilla que podremos marcar o desmarcar para hacer que

el cliente de dicha habitación pueda cargar a crédito las consumiciones del bar /

restaurante que trabajen con el programa de gestión de ares y restaurantes de K-

Root.

3. Régimen: Posibilidad de cambiar el régimen de la estancia distinto al que tenga

en la reserva.

4. Servicios Ent/Sal: Desde esta opción especificaremos los servicios que hará el

cliente de comidas tanto a la entrada como a la salida.

5. Localizador y bono: El primero mostrará el número de reserva asignado por la

agencia y el segundo el número del bono que entrega la agencia. Estos campos

pueden ser usados del mismo modo para escribir notas útiles para la reserva.

6. A continuación disponemos de los campos con el nombre del cliente donde

podremos hacer una búsqueda por el kardex (pinchando en la lupa o bien

pulsando la tecla + una vez situados en el primer apellido). Hay que tener en

cuenta que a la hora de hacer el check in el programa nos abrirá la ventana de

registro de viajeros (ficha de policía) donde podemos:

Rellenar los datos de la ficha de policía del cliente.

Rellenar los datos de la ficha de policía de todos los acompañantes, tan

solo añadiendo una línea nueva pinchando en el botón “F7 Añadir línea”

o pulsando la tecla de función F7.

Borrar los registros seleccionados, con el botón F8 Borrar.

Imprimir los partes de policía pinchando en el botón F6-Imprimir

Guardar los datos y añadir dicha ficha al kardex del cliente pinchando en

el botón F4 Guardar y dejando marcada la opción “grabar clientes en el

kardex” respectivamente.

7. Del mismo modo que hacíamos al dar de alta una reserva podemos cambiar la

tarifa o bien editar el desglose diario de dicha reserva bien introduciendo o

buscando la tarifa en su respectivo campo o bien pinchando en el botón “editar

desglose diario”.

8. Los siguientes campos nos indican el importe neto total a facturar, el descuento

aplicable (campo en el que podemos introducir manualmente el % que

queramos aplicar) así como los recargos, IVA e importe total. Estos campos

cambiarán automáticamente dependiendo del tipo de habitación, personas y

régimen.

9. Campos con fines estadísticos como son la nacionalidad, segmento de la reserva

y canal origen.

10. Del mismo modo que hacíamos con la reserva podemos escribir en sus

correspondientes campos las observaciones que queramos que saldrán reflejadas

en sus respectivos listados.

11. Disponemos de un botón en el que aplicar los cargos diarios que nos mostrará la

pantalla de cargos fijos, estos cargos se aplicarán automáticamente al cierre

entre las fechas seleccionadas, por el importe introducido al servicio elegido.

Para terminar, pincharemos en el botón “check-in” dando por concluido el

proceso de registro de entradas.


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Check In de grupos

Del mismo modo que hacíamos con las reservas individuales, para dar de

entrada a las reservas de grupos disponemos de dos opciones, bien desde el listado de

llegadas pinchando en el botón “F4-Check In” o bien desde Procesos Diarios Check

In de grupos que nos mostrará la siguiente pantalla:

Check In Grupos

Una vez en esta pantalla pincharemos en el botón lupa o pulsaremos la tecla +

que nos mostrará las reservas de grupo por registrar, elegida la reserva el programa nos

mostrará la pantalla para realizar la entrada.

Para realizar la entrada debemos asignar las habitaciones al grupo, esto lo

podemos hacer de dos formas:

Como ya vimos, podemos preasignar las habitaciones al modificar o crear la

reserva de grupo.

Desde esta pantalla situándonos en el campo “Habit.” pulsamos el signo + que

nos mostrará las habitaciones disponibles para así poder elegir la habitación a

asignar.

Una vez asignadas podremos marcar o desmarcar las habitaciones a las que

queramos hacer la entrada marcando o desmarcando la correspondiente casilla en el

campo “Check In”, quedando pendientes aquellas que no tengan el campo marcado,

haciendo el registro de la misma forma que explicamos aquí. Tras tener todos los datos

confirmados, tan solo tendremos que pinchar en “F4 – Check In Aut.”

Aquellas habitaciones que hayan quedado pendientes de registro podremos darle

la entrada como hemos hecho aquí siguiendo los mismos pasos, el programa una vez en


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la pantalla de check in nos mostrará en la parte inferior del listado de habitaciones

aquellas que ya están registradas en nuestro hotel.

Check In Express El Check in Express es en realidad un walk-in que nos permite realizar la

entrada y facturación al mismo tiempo si así está configurado, o bien hacerle el check-

in solamente sin tener que cumplimentar todos los datos del check-in.

Para ello iremos a “UtilidadesConfiguración de ParámetrosEnlaces” una

vez allí tenemos la opción para configurar el check-in Express, donde indicaremos:

1. Las noches, el régimen, número de adultos y el tipo de habitación por defecto.

2. Opción para marcar la “emitir factura automática”, que nos facturará la

habitación al hacerle la entrada.

Con todos estos datos configurados, una vez en “Procesos diariosCheck In

Express” tan solo tendremos que especificar el número de habitación, el cursor se

situará entonces en el botón “Check in” que tras pulsarlo nos mostrará la pantalla de

“Registro de viajeros”, una vez rellenos los datos e impresas las fichas (si así se quiere

hacer) y si tenemos marcada la opción “Rellenar Ficha de Policia en Check in” en

“Configuración de ParámetrosConfiguración de Sistema, campo “Obligatorios”.

Retroceso Check In

Una vez hecho el check in o walk in, cabe la posibilidad que tengamos que

anular el check in, para esto tenemos disponible esta opción en el programa en

“Procesos diariosRetroceder Check In” tan solo debemos elegir el número de la

habitación que queremos retroceder, tras ello pincharemos en el botón “F5-

Retroceder”; en caso que dicha habitación no tenga cargos pendientes para facturar

podremos retroceder la entrada, volviendo esta a considerarse una reserva pudiéndola

modificar o anular.

Consulta y modificación de habitaciones.

Una vez que hemos hecho el check in de la reserva podremos modificar

cualquier dato de esta tan solo entrando en “Procesos diarios Consulta y

Modificación de habitaciones” desde esta opción podemos consultar y modificar las

habitaciones registradas individualmente o bien como grupo para ello, tras seleccionar

dicha opción tendremos la siguiente pantalla:


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Modificación Habitaciones

F5-Datos Generales: Desde esta opción (tras elegir el número de habitación

introduciéndolo manualmente o bien pinchando en el botón lupa) nos mostrará:

En la parte izquierda da la pantalla:

o Los datos de entrada y salida de la habitación: De estos campos tan solo

es modificable la fecha de salida, una vez modificada cabe la opción:

Que acortemos la fecha de la estancia, en ese caso el programa

eliminará todos los días sobrantes.

Que prolonguemos la estancia, en ese caso, el programa nos

preguntará si queremos aplicar a estos días el mismo precio del

último día de estancia y nos llevará automáticamente a la

pantalla “F7 Cargos alojamiento y extras” para poder introducir

o bien comprobar el precio de la habitación,

o Tipo de habitación, el número de personas así como el régimen de

estancia, del mismo modo una vez modificado uno de estos campos el

programa nos llevará a “F7 Cargos alojamiento y extras” para modificar

en las líneas de cargo pendientes el campo modificado anteriormente.

o Después tenemos una serie de campos de carácter informativo como son

el localizador, bono y referencia de grupo4 así como el nombre asignado

al grupo al hacer la reserva y un campo para apuntar la matrícula si el

cliente tuviera vehículo.

o “Cargos de estancia a cuenta del cliente” nos permite, si marcamos esta

opción, que el programa al generar los cargos de alojamiento los cargue

a cuenta del cliente, en lugar de agencia para su facturación.

En la parte izquierda de la pantalla tenemos los datos del cliente; en esta sección

tenemos la ficha que hemos rellenado al hacer el check in, o bien podemos

4 Referencia de grupo es aquel número idéntico para todas las habitaciones que lo identifican como grupo.


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recuperar los datos del cliente pinchando en el botón “Kardex”, guardar los

datos que hemos rellenado o bien actualizar los datos del cliente al pinchar en

“Grabar kardex” o bien introducir los datos del acompañante pinchando en el

botón “acompañante” (desde este botón también tendremos la posibilidad de

imprimir la ficha de policía).

F6-Datos Estadísticos: Desde esta pantalla podemos imprimir la Ficha de

limpieza que es un documento en el que la gobernanta especificará los servicios de

limpieza a realizar por la camarera, bien consultar si esta habitación tiene cama extra o

una cuna (nos servirá para llevar un control de las camas extras y/o cunas), los datos

estadísticos de la reserva como son el segmento al que pertenece, el status de la reserva,

el canal de origen de la reserva y la nacionalidad (datos que habremos dado de alta al

configurar el programa).

Justo después disponemos del intervalo de días para la limpieza de la habitación,

estos campos vendrán predefinidos por aquellos que hemos dado de alta al crear la

agencia vinculada a la reserva de la habitación (ver alta agencias) pero desde aquí

podremos cambiar alguno o todos de sus campos.

La parte derecha de esta pantalla recoge los campos destinados a introducir

aquellas observaciones que creamos importantes y que, como explicamos en el alta de

reservas, se verán reflejadas en sus respectivos listados (llegadas, clientes alojados y

salidas). Hay que tener en cuenta que las observaciones de salida también se mostrarán

en la pantalla de facturación.

El último campo nos informa si la habitación (en su momento la reserva) es una

reserva en garantía.

F7-Cargos alojamiento y extras: Esta pestaña nos muestra los cargos de

alojamiento ya aplicados a la habitación y aquellos pendientes de cargar, siendo estos

cargos editables, pudiendo modificar cualquier dato individualmente tan solo

situándonos en la línea de cargo y modificando aquel dato que queramos cambiar. El

último campo de la línea “IVA In.” nos permite que al marcarlo o desmarcarlo indicar

si el precio a aplicar lleva el IVA incluido (campo marcado) o si bien hay que añadirle

el IVA (campo desmarcado).

Los tres campos inferiores nos permiten cargar la misma cantidad durante toda

la estancia introduciendo el importe en los campos “cargo estancia lineal” para el

mismo precio de estancia, “descuento lineal” para el mismo tipo de descuento y

“recargo lineal” para el mismo recargo durante toda la estancia.

Las ventanas de la derecha nos sirven para: Cargar, consultar, modificar o anular

los cargos de la habitación. Pinchando en el botón “añadir” nos mostrará la pantalla de

“cargos habitación” dónde podremos elegir el servicio a cargar, su importe y

especificar si es a cargo del cliente o de la agencia; situándonos encima de cualquier

cargo pinchando en el botón “editar” podremos modificar el mismo, bien sea

cambiando el servicio a cargar, el importe o bien si es a cargo del cliente o de la

agencia. Por último disponemos del botón “eliminar” que nos borrará aquel cargo no

facturado que seleccionemos.

Por último la ventana inferior derecha nos permite, al igual que hacíamos

anteriormente cargar servicios al cliente pero esta vez cargos que se aplicarán

diariamente dependiendo de la fecha de inicio y fin elegida al cargar el servicio.

Dentro de estas ventanas diferenciamos los cargos facturados mostrándolos en

color rojo de aquellos pendientes por facturar que aparecerán en color azul.


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F8-Liquidación: Esta última pestaña es totalmente informativa, mostrándonos

los datos de entrada y salida y qué agencia es a la que cargamos los servicios y justo

después nos desglosará (dependiendo de a quien carguemos los servicios) los importes

cargados, los importes pendientes de cargar, los cargos fijos, si esta reserva tuviera un

depósito aplicado y el saldo final.

Gestión habitaciones grupo (Maestro de grupos)

Una vez hecho el check in de grupo, podemos modificar cada una de las

habitaciones individualmente o bien como un grupo desde esta opción. Para ello nada

más entrar el programa nos pedirá la referencia de grupo o bien podemos buscarlo tan

solo pulsando la tecla “intro”, nos mostrará:

Pantalla principal Maestro de Grupos

Datos generales: Esta pestaña nos mostrará los datos comunes de todas las habitaciones

del grupo como son: agencia de la reserva, nombre y localizador del grupo, datos de

cliente (que al ser un grupo estará en blanco), y una serie de datos estadísticos e

informativos como son “segmento”, “canal” y nacionalidad. Debajo del campo

“localizador” encontramos el campo “depósito”, aquí pinchando en la lupa nos mostrará

la cantidad del depósito, la forma de pago y la fecha de este.

Cualquiera de estos datos se puede modificar tan solo escribiendo en el campo

correspondiente (nombre de grupo y localizador) como seleccionando el código

correspondiente al campo que queramos modificar.

Habitaciones: Desde aquí podremos consultar las habitaciones que

configuran el grupo, pudiendo quitar habitaciones de este tan solo

marcando en la casilla correspondiente al grupo de la columna “Excl”.

Para añadir una habitación a un grupo ver “Vincular Habitaciones”

(página 55) Excluir hab.


2010 44/127

Cargos producidos: Desde esta opción veremos los cargos que han sido producidos por

el grupo tras realizar el cierre diario. Estos cargos serán divididos en cargos agencia o

cliente según la agencia que haga la

reserva y su configuración (ver alta

agencias, casilla “todos los cargos a

cuenta cliente”, página 12),

tendremos por lo tanto los cargos en

una u otra ventana de esta pestaña

(en la imagen están en el apartado

cargos agencia).

Como se muestra en la imagen desde

esta pestaña, además de consultar

estos cargos podremos traspasar los

cargos a cliente o agencia pinchando

en los botones “>” para ir cargo por

cargo o “>>” (o “<” y “<<”

dependiendo si son de agencia o

cliente) para todos los cargos.

También podremos también emitir la

factura pro forma con “F5”, facturar

el grupo con “F6” o agrupar los cargos para su facturación con “F7”. Marcando la

opción “incluir cargos fijos agencia” nos incluirá estos a la hora de emitir la factura o la

factura pro forma”.

Cargos pendientes de producir: Aquí el programa nos muestra aquellos cargos que aún

no han sido producidos y que quedan pendientes de producir al grupo.

Para modificar los precios del grupo podemos:

1. Habitación por habitación: Situarnos justo en la línea de cargo de la habitación

que queramos modificar y podremos modificar el número de adultos, niños,

régimen estancia, precio, descuento y recargo.

2. En la parte derecha de esta ventana disponemos de las herramientas para

modificar el precio por habitación, régimen y fecha de salida:

a. Cambiar los parámetros de estancia: Introduciremos la fecha para la

que queremos cambiar el precio, el tipo de habitación de origen y a qué

tipo queremos cambiar, el régimen inicial y el régimen al que

queremos cambiar, el descuento y el importe a aplicar, tras aceptar el

programa nos modificará todos los precios y régimen de estancia para

las habitaciones seleccio-

nadas así como el tipo de

habitación si hubiéramos

especificado otro.

b.

c.

d.

Cargos grupo

Cambiar preferencias estancia grupo


2010 45/127

b. Cambiar fecha

salida del grupo:

Para modificar

la fecha de sa-

lida del grupo,

tanto para añadir

o quitar días a la estancia tan solo tendremos que introducir la nueva

fecha en el campo “Salida nueva”, pudiendo especificar los servicios

de salida nuevos para el grupo, pinchamos en aceptar y el programa

automáticamente actualizará la fecha de salida del grupo así como el

precio de las habitaciones.

Cargos fijos: Desde esta opción pestaña cargaremos los cargos fijos al grupo, tan solo

pincharemos en el botón “Añadir línea” e iremos cargando tantos servicios como

queramos.

Liquidación: Desde esta pestaña podremos consultar las cantidades producidas y

pendientes del grupo, los cargos fijos los depósitos así como el saldo de cliente y

agencia del grupo.

Registro de cargos habitaciones.

Para cargar cualquier servicio a las habitaciones, anteriormente debemos haber

dado de alta dichos servicios en menú “Archivos Servicios” como explicamos en el

capítulo anterior.

Disponemos de varias opciones para realizar el cargo de servicios a las

habitaciones, el principal está en “Procesos diarios Registro cargo habitaciones”

donde tendremos la siguiente pantalla:

Registro Cargo Habitaciones

Para realizar un cargo bastará con introducir el número de habitación, el servicio

a cargar, que en caso de no saber su código pincharemos la lupa y nos mostrará un

Parámetros salida grupo


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listado con todos los servicios a cargar, una vez elegido introduciremos el importe

total a cargar y dependiendo de la configuración del servicio (si éste lleva el IVA

incluido o no) el programa nos desglosará el importe neto, el IVA a aplicar y el total a

pagar, en caso contrario el importe será neto y se le aplicará el IVA vinculado al

servicio seleccionado. Después podremos elegir si queremos que este servicio se le

cargue o bien al cliente o bien a la agencia, marcando o desmarcando la casilla

correspondiente, tras grabar el cargo pasará a la parte superior de la pantalla.

Grabado el cargo, el programa nos permite la posibilidad de o bien seguir

cargando servicios a la misma habitación o seguir cargando el mismo servicio a

distintas habitaciones ya que mantendrá el número de habitación para seguirle cargando

servicios y el servicio para seguirlo cargando a distintas habitaciones.

Una vez que hemos terminado de cargar todos los servicios pincharemos en el

botón “F4-Guardar” y el programa registrará los servicios cargados a la habitación.

En esta misma pantalla disponemos también de una serie de botones que nos

servirán para:

“F5-Eliminar”: Elimina una línea de cargo de un servicio tras haberlo

grabado, tras pinchar el programa nos preguntará si queremos anular o no

dicho cargo.

“F7-Zoom”: Nos permite modificar un cargo; al pinchar en este botón

nos mostrará la ventana de edición de cargos en dónde podremos

modificar la referencia del servicio cargado, el concepto de éste servicio,

el importe y si es a cargo de la agencia o empresa, una vez terminado,

pinchamos en el botón “F4-Guardar” y se registrará la modificación.

También disponemos dentro de esta ventana de la opción para anular el

cargo, si una vez editado pinchamos en “F5-Eliminar” anularemos el

cargo editado.

“F6-Imprimir”: Al pinchar este botón, el programa nos imprimirá un

listado de servicios cargados (hay que prestar atención ya que hasta que

no pinchemos en “F4-Guardar” el programa no registrará los cargos).

La siguiente opción para añadir un cargo a una habitación, es como vimos

anteriormente en “Procesos diariosConsulta y modificación de habitaciones” y

dentro de esta opción, en la pestaña “F7-Cargo alojamiento y extras” tenemos una

ventana dónde añadir, editar o eliminar los cargos de dicha habitación.

La última posibilidad es cargar el servicio desde la misma pantalla de

facturación; aquí, tras haber elegido la habitación a facturar, disponemos de los botones

F2 y F5 que nos permitirán registrar cargos a la habitación, separadamente a agencia o

cliente según el botón que pinchemos. Hay que tener en cuenta, que si bien esta opción

nos registra el cargo a la habitación, deberemos tener el máximo cuidado ya que

equivocarnos al pinchar un botón hará que facturemos la habitación, esta opción está

aquí disponible por si, antes de facturar, queremos cargar un servicio al cliente o

agencia, pero es más recomendable utilizar las opciones anteriormente descritas.

Registro de cargos fijos

Los cargos fijos son aquellos servicios que tenemos que cargar a diario a un

cliente durante su estancia, por lo tanto para hacer esta tarea de forma automática

cargaremos el servicio desde esta opción del programa:


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Selección del registro de cargos fijos

Para registrar un cargo fijo podemos hacerlo de dos formas distintas:

1. Por número de habitación.

a. Introduciremos el número de habitación a la que hacer el cargo

b. Una vez con el número de habitación, pincharemos en F7-Añadir línea

donde el programa nos habilitará la opción de introducir las fechas de

inicio y fin del cargo, el código del servicio a cargar, el importe y si éste

va a cargo de la agencia o cliente, según marquemos la casilla de la

columna “Ag”

c. Pinchamos en F4-Guardar.

2. Por agencia (se hará el cargo fijo a todas las habitaciones de una agencia

determinada):

a. Seleccionamos la agencia a la que queremos hacer el cargo fijo

introduciendo su código en el campo correspondiente o bien buscándola

a través del botón de búsqueda de agencias.

b. El programa nos mostrará entonces las habitaciones alojadas por dicha

agencia, pudiendo selec-

cionar a qué habitaciones

se le hará el cargo mar-

cando o desmarcando la

casilla correspondiente en

la columna “Selec”.

c. Tal y como se hacía

anteriormente, pinchamos

en el botón “F7-Añadir

línea” para habilitar una

línea de cargo dónde

elegir las fechas, código

de servicio e importe así

como si queremos que

este servicio se cargue a la

agencia o al cliente.

d.

e. Pinchamos F4-Guardar.

f. El programa automáticamente hará un cargo fijo para cada una de las

habitaciones seleccionadas de dicha agencia.

Consulta, modificación y anulación de cargos

Ya hemos visto las distintas formas de cargar un servicio a un cliente, así como

la forma de anular o modificar un cargo antes de guardarlo. Aquí explicaremos cómo

consultar, modificar o anular un cargo ya realizado o de días anteriores.


2010 48/127

Para consultar los cargos de una habitación disponemos del botón “Extracto de

cuenta de habitación” situado en la barra de herramientas del programa o bien en

“Procesos diariosExtracto cargos habitación” que nos mostrará la siguiente

pantalla:

Extracto de cargos habitación

Una vez en esta pantalla tendremos que elegir el número de habitación de la que

queremos consultar los cargos, una vez seleccionada el programa nos permite la opción

de consultar un cargo determinado introduciendo su referencia en el campo

correspondiente dónde, dejando el campo vacío, nos mostrará todos los servicios, justo

después podemos acotar nuestra búsqueda marcando o desmarcando las opciones

correspondientes, pudiendo mostrar todos los cargos, sólo los cargos que ya han sido

facturados o sólo aquellos que están pendientes por facturar; del mismo modo podremos

seleccionar si queremos que aquellos que se muestren sean sólo los cargos a cuenta del

cliente, solo a cuenta de la agencia o bien ambos. Una vez seleccionada las opciones

deseadas tras pinchar en “F8 Seleccionar” el programa os mostrará, si hubiera, los

cargos disponibles según las opciones antes marcadas, donde nos especificará si el

cargo ha sido facturado, que aparecerá la casilla marcada en su correspondiente

columna “Frdo.”, y si el cargo es a agencia o cliente según esté marcada una u otra

columna. Con los cargos en pantalla podremos:

1. Editarlo, pinchando en “F3 Editar” dónde podremos modificar tanto la

referencia, el importe y si es cargo agencia o cliente.

2. Eliminarlo, pinchando en “F5 Eliminar” que el programa nos mostrará una

ventana de aviso preguntando si realmente queremos anular el cargo.

3. Imprimir un listado de cargos de dicha habitación, pinchando en “F6 Imprimir”

obtendremos un listado de los servicios cargados a la habitación.


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Hay que tener en cuenta que las opciones de editar y eliminar cargos estarán

disponibles si: El cargo seleccionado es del día en curso y no está facturado ya que en

caso contrario el programa, si así lo tenemos configurado (ver Utilidades

Configuración de parámetros) el programa no nos permitirá eliminar cargos de días

anteriores ni que estén facturados. Si el cargo estuviera ya facturado, el programa no

permite su eliminación.

En la parte inferior izquierda de la pantalla tenemos un resumen con el total de

los cargos, el importe neto, el IVA a aplicar y el total a pagar diferenciando en azul el

total de los cargos pendientes de pagar con el total de los cargos que ya han sido

facturados (en color rojo).

Las otras opciones para consultar, modificar o eliminar los cargos, al igual que

hacíamos con el Registro de cargos a una habitación son:

Desde la pestaña “F7 Cargos alojamiento y extras” en Consulta y modificación

de habitaciones: Desde esta ventana, podremos ver todos los servicios extras cargados a

un cliente, añadir un cargo, editar o eliminar u cargo, pero al igual que en Extracto

cargo habitaciones tan solo aquellos que no esté facturados y según la configuración

del programa todos los cargos o bien solo aquellos del día en curso.

Desde el menú “ListadosListados de cargos diarios”: Esta opción nos permite

ver los servicios cargados a una habitación o a todas definiendo la búsqueda bien por el

número de habitación, bien por el servicio o bien las dos opciones, la diferencia entre

esta opción y la de “Extracto de cargo de habitaciones” es que en ésta es

OBLIGATORIO introducir un número de habitación, mientras que en el “Listado de

cargos diarios” no tenemos la obligación de introducir la habitación pero sí el servicio

que queremos consultar, en esta pantalla tenemos:

Diario de cargos

Campo para elegir el número de habitación a consultar, campo para seleccionar

el cargo a consultar y campos para elegir el intervalo de días de la consulta; también

disponemos del campo “Ref. Grupo” dónde nos mostrará los grupos alojados en el hotel

para consultar los cargos hechos a las habitaciones de dicho grupo, así como agencia

seleccionada, si no selecciona ninguna aparecerán todas, una vez elegidas estas

opciones podemos ordenar el listado bien por número de habitación o bien por


2010 50/127

referencia del servicio, tras pinchar en F8-Aceptar nos mostrará, según las opciones

elegidas, los servicios cargados en los días elegidos, pudiendo como hacíamos en

Extracto cargo habitaciones, modificar o eliminar el cargo elegido.

La opción “Listado de seguridad” nos mostrará todos los cargos efectuados de

todas las habitaciones. Este nos servirá para que en caso de cualquier fallo, disponer de

un listado de los servicios cargados a las habitaciones.

Traspaso de cargos entre habitaciones

En “Procesos diarios Traspaso de cargos entre habitaciones” disponemos de

esta opción que nos permite pasar los cargos de una habitación a otra, para ello,

tendremos que:

1. Seleccionar la habitación de origen de la cual vamos a traspasar cargos. Nos

mostrará todos los servicios cargados hasta el momento.

2. Elegimos la habitación de destino a la que vamos a traspasar los cargos.

3. Una vez con las habitaciones de origen o destino pincharemos:

a. para ir traspasando cargo por cargo.

b. para traspasar todos los cargos.

4. Una vez pasados los cargos, pinchamos el botón “Guardar”.

Check Out

El proceso de check out podemos realizarlo de varias formas:

1. La más común es al facturar la habitación: el programa nos preguntará si la

queremos hacer el check out en el caso que no tenga ningún cargo pendiente, en

caso contrario nos mostrará un mensaje diciéndonos que la habitación tiene

cargos aún pendientes por facturar. 2. Desde listado de salidas: En este listado en la parte superior de la ventana

disponemos de dos opciones dentro de “Tipo de filtro” una para ver aquellas

habitaciones a las que ya se le ha hecho el check out y aquellas que aún tienen

pendiente el check out por realizar. Una vez mostrado el listado (podemos elegir

alguna de las opciones anteriores o no elegir ninguna) el programa nos muestra

todas aquellas habitaciones que tienen la salida prevista para el día elegido, así

como los cargos pendientes por facturar si los hubiera. En la parte inferior de la

ventana disponemos, además de las opciones para facturar la habitación o

imprimir un listado de salidas) la opción para realizar el check out pinchando en

el botón a tal efecto. (Aquí solo le podremos dar de salida a las habitaciones con

salida para el día en curso). 3. Desde la barra de menú pinchando en el botón “Registro de check out” o bien

desde Procesos DiariosCheck Out”: Al elegir alguna de estas dos opciones

el programa nos mostrará la ventana de check out, dónde disponemos de dos

pestañas: Habitaciones: Podemos ver todas aquellas habitaciones que tienen

salida en el día en curso y el nombre del cliente, marcando la casilla al lado de

cada habitación y después pinchando en el botón “Check Out” el programa le

hará el check out, siempre y cuando no tengan cargos por facturar que por el

contrario el programa no hará la salida avisándonos de ello. Grupos: Aquí

podremos seleccionar los grupos con fecha de salida para el día en curso, una


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vez seleccionado nos mostrará todas las habitaciones que configuran el grupo

pudiendo hacerle el check out al grupo de una sola vez y al igual que con las

habitaciones individuales si alguna de ellas tuviera algún cargo pendiente el

programa nos avisará y no le hará el check out. Las habitaciones de un grupo

pueden ser tanto facturadas como realizarle el check out de manera individual.

Procesos diarios

Algunas de las opciones de este menú se han comentado ya por lo tanto

explicaremos aquellas que faltan:

Cambio de habitación

Desde aquí cambiaremos el número de habitación de un cliente, para ello

introduciremos la habitación de origen, una vez aceptado introducimos la nueva

habitación y disponemos de la posibilidad de introducir el motivo del cambio.

Pinchamos en botón “cambiar” para aceptar la modificación.

Registro de tareas a realizar

Opción que nos permite dar de alta las posibles tareas de reparación o

mantenimiento que haya que llevar a cabo en las habitaciones del establecimiento para

ello:

1. Introducimos el número de habitación.

2. Introducimos la hora a la que tengamos que realizar la tarea.

3. Introducimos la tarea a realizar, pinchamos en el botón aceptar.

4. Impresión de tareas: En la pantalla de tareas a realizar con los campos en

blanco pincharemos en el botón “Imprimir” y el programa nos imprimirá un

listado con las tareas pendientes a realizar.

Mensajes clientes

Desde aquí

podremos recoger

los mensajes para

los clientes, pudién-

dolos imprimir o

bien mostrándolos

después en el rack

de habitaciones (ver

página 114).

Para dar de alta un

mensaje:

1. Pinchamos en F2-Nuevo, nos mostrará la pantalla que vemos arriba.

2. Introducimos el número de habitación y la hora a la que hemos recibido el

mensaje.


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3. Pinchamos en F4-Guardar. Si queremos imprimir el mensaje pincharemos en

F6-Imprimir.

Para ver los mensajes que tenemos guardados:

1. Introducimos las fechas desde / hasta para visualizar los mensajes.

2. Podemos especificar una habitación introduciendo su número en el campo

“habitación”, pinchamos en F8-Aceptar.

3. Una vez en pantalla los mensajes podremos:

a. Editar el mensaje, pinchando en F3-Editar, nos abrirá la pantalla del

mensaje y ahí modificaremos el cuerpo del mensaje, habitación, hora e

incluso podemos imprimir el mensaje.

b. Eliminar el mensaje, pinchando en F5-Eliminar.

c. Imprimir un listado de los mensajes que hemos recogido.

Listado de mano corriente

Este listado nos muestra en diferentes columnas los siguientes datos:

Detalle Mano Corriente habitaciones

1. El número de habitación, nombre de cliente y agencia por la que viene.

2. El saldo anterior que será el último importe generado de estancia.

3. Estancia Día: El importe de la estancia del día en curso a cargar.

4. Servicios día: El importe de los distintos servicios cargados al cliente.

5. Saldo actual: Es la suma del saldo anterior + saldo día.

6. Depósitos: Nos muestra la cantidad del depósito (si lo hubiera) aplicado a la

reserva del cliente.

En la parte inferior de la ventana tenemos otra serie de opciones:

1. Ref. Grupo, tenemos la posibilidad de elegir que nos muestre las habitaciones de

un determinado grupo, eligiéndolo por la referencia de grupo.

2. Que nos muestre las habitaciones cuyo saldo sea mayor al de la cantidad

introducida (cantidad mayor al campo “saldo actual”)

3. La última opción “Incluir estancia del día no facturada” al marcarla nos mostrará

el importe del día de consulta de la mano corriente que aún no haya sido

facturada (y por lo tanto no producida), nos lo mostrará en el campo “estancia

día”.


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Saldos habitaciones

Al contrario que la opción anterior (mano corriente) esta nos muestra el importe

total de la estancia del cliente, desglosándolo en aquello ya producido y lo pendiente de

producir, además:

Detalle saldo habitaciones

A diferencia de la mano corriente, el saldo de habitaciones nos muestra:

1. En la columna “producido”: El importe que se ha generado tras el cierre y está

cargado en la habitación (será el importe de la habitación del día de trabajo

anterior).

2. El importe pendiente a producir dónde el importe es el total que aún no se ha

producido.

3. El importe de los cargos fijos, si tuviera el cliente.

4. La cantidad, si la hubiera, del depósito aplicado al cliente

5. Saldo: Esta columna nos mostrará la diferencia que hay entre el campo sumas y

depósito, siendo el importe aquí mostrado la cantidad que quedaría pendiente

por pagar al finalizar la estancia del cliente.

Y del mismo modo que con la mano corriente también podremos seleccionar las

habitaciones de un grupo seleccionándolas por su referencia de grupo.

Listados

Listados de llegada Opción desde dónde imprimir las llegadas de un día en concreto (ver página

109, en menú Gobernanta).

Listado de salidas Opción desde donde imprimir las salidas de un día en concreto (ver página 111,

en menú Gobernanta).

Listado de reservas Esta opción nos permite realizar una búsqueda de reservas definidas por una

serie de parámetros (ver página 36, búsqueda de reservas).

Clientes alojados Opción dónde realizar búsquedas o emitir listados de los clientes alojados en

nuestro establecimiento (ver página 112, en menú Gobernanta).

Cancelación automática de reservas


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Tal y como se explicaba en el apartado de altas de reservas, disponemos del

campo “cancelación” donde introducimos una fecha que, si la reserva no ha sido

confirmada para ese día el programa automáticamente cancelará la reserva. Desde esta

opción podremos consultar y/o imprimir un listado de las reservas canceladas de manera

automática, teniendo en cuenta que el programa al pedirnos “desde el día – hasta”

quiere decir las reservas con fecha de entrada entre los días introducidos, una vez en

pantalla las reservas, nos mostrará en una columna la fecha de cancelación.

Reservas canceladas Esta opción nos buscará y/o imprimirá un listado de todas aquellas reservas

canceladas manualmente entre las fechas elegidas.

Habitaciones disponibles Desde esta opción podremos consultar y/o imprimir un listado de todas aquellas

habitaciones que han quedado libres entre un rango de fechas, pudiendo seleccionar el

listado por tipo de habitación o por grupo de habitaciones.

Reservas a un día Opción que nos permitirá buscar y/o imprimir todas las reservas que se alojan en

nuestro establecimiento en un determinado día. Para ello:

1. Elegiremos el día a consultar,

2. Podemos elegir una agencia en concreto (dejando el campo en blanco serán

todas las agencias)

3. Si queremos ver las reservas individuales, las de grupo o ambas (marcando las

dos opciones)

4. Y el orden del listado: Habitación, Nombre del cliente, agencia o número de

reserva.

5. Una vez aceptado, el programa nos mostrará en pantalla todas las reservas que

se alojan para el día seleccionado en el hotel, mostrándonos la fecha de entrada,

salida, número de habitación (esta opción es muy útil cuando preasignamos

una habitación en una reserva y nos aparece el error “solapamiento en el

planning”), cliente, localizador de la reserva, agencia, régimen de estancia, tipo

habitación, y número de adultos y niños.

6. En la parte inferior de la pantalla el programa nos mostrará el número total de

habitaciones para el día seleccionado así como el número de camas extras y

cunas, así como las habitaciones virtuales (ver página 12).

7. Con “F7 Zoom” podremos consultar la cabecera de la reserva (que no editarla) y

con “F6 Imprimir” emitiremos el mismo listado en papel.

Habitaciones bloqueadas Listado dónde poder consultar las habitaciones bloqueadas entre un determinado

rango de fechas. El listado nos mostrará también el motivo del bloqueo así como la

posibilidad de desbloquear las habitaciones al pinchar en la tecla “F5 Desbloqueo”.

Listado de policía


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Módulo que permite dar de alta, consultar, modificar o imprimir los listados de

policía de los clientes registrados en nuestro establecimiento, para ello:

1. Seleccionaremos la fecha de consulta de las fichas de policía.

2. Una vez en pantalla podremos, seleccionando el cliente:

a. Modificar los datos de la ficha pinchando en el botón “F3 Editar”

b. Eliminar la ficha del cliente pinchando en “F4 Eliminar”.

c. “F5 Rellenar”: Esta opción rellena los campos en blanco de la

plantilla de la ficha de policía que con anterioridad hemos

impreso con la opción “F9 Impresos”.

d. “F6 Fichas”: A diferencia de la opción anterior dónde tan solo

nos rellenaba los campos en blanco, esta nos imprime toda la

ficha de policía de cada uno de los clientes alojados.

e. Listado: Impresión de un listado con todos los clientes alojados

así como los datos registrados al hacerle el check in.

f. “F7 Marcar”: Marcamos o desmarcamos la columna “Sel” del

listado de clientes registrados.

Otras opciones del listado de policía son:

3. “F2 Nuevo”: Posibilidad de dar de alta un nuevo cliente en el hotel y

registrar los datos que se piden en el check in.

4. Ir a Web: Tal y como configurábamos en configuración de parámetros,

pestaña Policía, al pinchar este botón el programa nos abrirá la página

Web que hayamos introducido en el campo “Destino del fichero”.

5. “Ficheros”: El programa modifica los ficheros generado para su envío.

6. “Cant. Impresos” y “F9 Impresos”: Opción que nos permite elegir el

número de impresos a imprimir para posteriormente rellenarlos bien

manualmente o bien a través de la opción “F5 Rellenar”. En primer lugar

introduciremos el número de impresos y a continuación pincharemos el

botón “F9 Impresos”.

7. “F10 Generar”: Creación del fichero que se enviará a la policía con los

datos de los clientes.

Habitaciones vinculadas Desde esta opción podemos vincular reservas para así poder gestionarlas como

un grupo (podremos facturarlas como grupo, modificarlas a través de la opción

“maestro de grupos”, etc.). Para ello tan solo tendremos que:

1. Elegir la habitación principal a la que vincularemos las demás habitaciones.

2. Elegir la habitación que se vinculará con la anterior.

Una vez elegidas las dos habitaciones, quedarán automáticamente vinculadas y

el programa les asignará la misma referencia de grupo a las habitaciones vinculadas (ver

página 83, ref. grupo).

Desvincular una habitación:

1. Elegimos en el campo habitación una de las habitaciones del grupo.


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2. Si esta habitación tiene habitaciones vinculadas nos la mostrará en la ventana

inferior de la pantalla

3. Pinchamos en el botón “F5-Desvincular” y ésta habitación quedará fuera del

grupo de habitaciones vinculadas.

Reservas por habitación En el caso de preasignar las habitaciones a la hora de hacer la reserva, desde esta

opción podemos buscar las reservas según un número de habitación, para ello haremos

lo siguiente:

1. Introducimos el número de habitación (pinchamos la lupa para que nos muestre

un listado de las habitaciones).

2. Introducimos las fechas desde – hasta que dicha habitación estuvo o estará

ocupada.

3. Seleccionamos si queremos que nos muestre todas las reservas o solo aquellas

con valor.

4. Pinchamos la opción “ocultar valor” si no queremos que aparezca la valoración

de la reserva y aceptamos.

Una vez con los datos en pantalla tendremos un listado de la/las reserva/s a las

que se le haya pre asignado la habitación seleccionada. En caso de buscar la reserva de

una habitación en fechas pasadas, el programa nos mostrará la valoración de la reserva

en las siguientes columnas:

Valor: Total de la facturación de la habitación (es la suma de las tres

siguientes columnas).

Alojamiento: Parte de la producción de dicha habitación al servicio de

alojamiento.

Pensión: Parte de la producción destinada al servicio de pensión.

Extras: Producción en los demás servicios del establecimiento.

Podemos ver el detalle de la reserva situándonos sobre la línea y pinchando en el

botón “F7-Zoom” que nos mostrará una ventana con el detalle de la reserva.

Listado de cargos diarios

Opción desde la que podremos consultar los cargos realizados a una habitación

en concreto o bien los cargos a un servicio, para ello:

1. Seleccionamos la habitación de la que queremos consultar los servicios cargados

(dejando este campo en blanco mostrará todas las habitaciones).

2. Seleccionamos la referencia del servicio cargado (dejándolo en blanco mostrará

todos los servicios).

3. Seleccionamos las fechas desde – hasta las que queremos hacer la consulta.

4. Podemos elegir los servicios cargados a un grupo en concreto seleccionando la

referencia de grupo.

5. Elegimos el orden del listado: Por número de habitación o por referencia del

servicio.


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6. Una vez con los servicios en pantalla podremos modificar (botón F3-Modificar),

anular (botón F5 Eliminar) o imprimir un listado del diario de cargos (botón F6

Imprimir)

7. Listado de seguridad: Al marcar esta opción el programa automáticamente

bloqueará las fechas desde – hasta así como el campo Ref. Grupo, mostrándonos

los servicios cargados de todas las habitaciones hasta el día en curso, por lo tanto

este listado es muy útil para llevar un control de los cargos de las habitaciones

así como al imprimirlo poder consultar los servicios cargados en caso de error de

hardware. Podemos ordenar el listado bien por número de habitación o por

referencia.

Listado de cargos fijos Nos mostrará los cargos fijos que hayamos aplicado a las habitaciones. Podemos

elegir la consulta por número de habitación, por referencia del servicio y por fecha

“desde” – “hasta”, así como ordenar el listado bien por habitación o por referencia.

Dejando todos los datos en blanco nos muestra todos los cargos fijos para todas las

habitaciones.

Otros Desde esta opción podemos emitir los siguientes listados:

Listados de camas extras: Desde aquí podremos consultar o emitir un

listado de las reservas con cama extras o cunas entre un rango de

fechas, tan solo tendremos que seleccionar las fechas desde – hasta y

pinchar en la opción que queremos consultar, si queremos que nos

muestre las camas supletorias reservadas, las cunas o ambas. Una vez

aceptado nos mostrará día a día el número de camas supletorias o

cunas reservadas.

Cambio de habitaciones efectuados: Desde esta opción podemos

consultar e imprimir una relación de los cambios de habitación

efectuados en un intervalo de fechas, podemos elegir el rango de

fechas a consultar así como la habitación de origen y la de destino.

Una vez en pantalla el programa nos mostrará la fecha, la habitación

de origen, la de destino, el motivo porqué se cambió (si así lo

especificamos al hacer el cambio), apellido de los clientes y el código

de la agencia que hace la reserva.

Cargos anulados: Consulta e impresión de los cargos anulados en un

intervalo de tiempo. Introducimos la fecha de inicio y la fecha final

mostrándonos el programa la fecha del cargo, la referencia del

servicio anulado así como su concepto, la habitación a la que se

cargó, el importe anulado y el usuario que realizó la operación.

Dejando la fecha “desde” en blanco nos muestra todos los cargos

anulados hasta la fecha de consulta.

Cobros anulados: Consulta e impresión de los cobros anulados en un

intervalo de fechas. Al consultar el programa nos mostrará la forma

de pago en que se registró el cobro y posteriormente se anuló así

como el usuario que realizó la acción.


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Histórico de estancias: Desde esta opción podemos consultar el

histórico de estancias de un determinado cliente, de una agencia o

ambos, tan solo tendremos que:

o Especificar el rango de fechas de entrada, es decir las reservas

con entrada entre los días introducidos o

o Especificar el rango de fechas de salida, es decir las reservas

con salida entre los días introducidos.

o Agencia que queremos consultar (dejando el campo en blanco

hace una consulta de todas las agencias).

o El nombre del cliente.

o Luego disponemos de una serie de campos para acotar la

búsqueda como son el localizador de la reserva, el número de

habitación, régimen de estancia, nacionalidad o segmento de

la reserva.

o Posteriormente podremos ordenar el listado por: fecha de

entrada, fecha salida, nombre agencia, nombre cliente o

número de habitación.

o Una vez en pantalla el programa nos mostrará, según los datos

introducidos en la búsqueda, los datos de la reserva, así como

el número de factura.

Histórico de traspaso entre facturas: Esta opción nos permite conocer

los cargos traspasados desde una factura a otra nueva en un intervalo

de fechas, por lo tanto tan solo tendremos que elegir el rango de

fechas a consultar y el programa nos mostrará ordenado por fechas, la

referencia y el concepto del servicio traspasado, el importe, el usuario

que realizó la operación, así como la factura de origen y la factura de

destino.

Gestión

Reservas individuales, ver página 29.

Reservas de Grupo, ver página 33.

Reservas Express, ver página 33.

Bloqueo de habitaciones, ver página 115

Desbloqueo de habitaciones, ver página 115

Retroceder check in, ver página 40


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Informes

Desde este menú podremos imprimir una serie de listados para el control y

previsión del booking y servicios en nuestro establecimiento.

Listado habitaciones libres

Desde esta opción podremos consultar las habitaciones libres entre un

determinado rango de fechas, para ello:

1. Introducimos las fechas Desde – hasta a consultar.

2. Seleccionamos el tipo de habitación que queramos consultar (dejando el campo

en blanco serán todas los tipos de habitación), introduciendo su código en el

campo “tipo”.

3. Podemos seleccionar que nos muestre aquellas habitaciones que pertenezcan a

un grupo de habitaciones introduciendo el código correspondiente en el campo

“grupo”.

4. Una vez seleccionados los datos que queremos que nos muestre, tras pinchar en

“F8-Aceptar” el programa nos mostrará la ventana con las habitaciones,

ordenadas por número que han quedado disponibles entre las fechas

seleccionadas.

Rack Gráfico

Ver página 112 en menú Gobernanta.

Rack Listado

Ver página 115 en menú Gobernanta.

Planning de ocupación

El planning de ocupación es una representación visual, día a día de las

habitaciones ocupadas, reservadas, bloqueadas en nuestro establecimiento, así como

información del cliente; para obtener dicho planning:

1. Introduciremos las fechas desde – hasta que queramos consultar.

2. Podemos elegir si queremos mostrar una planta seleccionada o todas las plantas

del establecimiento, para ello desplegaremos el menú “Planta”

3. Podemos elegir el tipo de habitación a consultar, si queremos mostrar tan solo

un tipo de habitación o todas. Lo elegiremos en el menú Tipo hab.

4. Y por último si queremos elegir una agencia determinada o bien todas las

agencias seleccionándolas en el menú Agencia.

5. Una vez seleccionados los campos anteriores el programa nos mostrará:


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Planning de ocupación

Aquí podemos observar que el programa nos detalla:

En la parte superior tenemos los días de la semana representados

horizontalmente.

En la parte izquierda y de manera vertical las habitaciones del establecimiento.

El planning dispone también de dos columnas: T y E que nos mostrarán, en

primer lugar el tipo de habitación y en segundo lugar el estatus de la habitación,

si está sucia o limpia ya que nos mostrará junto al número de la habitación el

icono de un cubo de basura en caso que la habitación esté sucia.

Debajo de los días el programa nos muestra las

leyendas que informarán de:

o habitaciones libres, en color blanco.

o En color azul las habitaciones

ocupadas.

o En verde las habitaciones reservadas.

o Y en rojo las habitaciones bloqueadas.

o La última línea “Cupo” nos mostrará, si

elegimos una agencia, el cupo de

habitaciones disponibles que tenga esta agencia, si hemos elegido todas

las agencias nos mostrará el total de habitaciones del establecimiento.

Justo al lado de esta leyenda y debajo de cada uno de los días, el programa nos

mostrará el total de cada una de ellas (es decir, número total de habitaciones

libres, ocupadas, reservadas, etc.) día a día.

Y por último nos mostrará en la parte

inferior, las habitaciones y si estas

estuvieran ocupadas, reservadas o

bloqueadas nos mostrará las fechas y

según su color, su estatus. Al situar el

ratón sobre una de las líneas de las

habitaciones podremos:

o Si hacemos doble click encima

de una habitación ocupada nos

Detalle Planning ocupación

Habitaciones según su estatus


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mostrará la pantalla para modificar la habitación. Si hacemos clic con el

botón derecho del ratón, nos mostrará una ventana con los detalles de la

reserva.

o Si por el contrario la habitación está bloqueada, al hacer doble clic el

programa nos mostrará la ventana para consultar/desbloquear la

habitación y haciendo clic con el botón derecho del ratón nos mostrará

los detalles de la reserva de bloqueo.

o Y por último si lo que nos muestra es una reserva, al hacer doble clic

editaremos la reserva y al pinchar con el botón derecho del ratón nos

mostrará los detalles de la reserva.

Botón Más Opciones: Pinchando en este botón el

planning nos mostrará algunas opciones que nos

pueden ser de utilidad:

o Podremos acceder al día de hoy de manera

rápida en caso de estar consultando otros días

distintos.

o Podemos elegir un día en concreto

seleccionando “ir a día”

o O podemos imprimir el planning que nos permitirá elegir si imprimimos

una captura de la pantalla o bien el plannin en forma de listado.

Booking de reservas resumido.

Esta opción nos permite consultar la disponibilidad de habitaciones para un

periodo de fechas seleccionadas, para ello:

1. Introduciremos las fechas a consultar. El programa tras introducir la fecha desde,

automáticamente mostrará los 15 días posteriores, por lo tanto si lo que

queremos es ver un día en concreto tan solo tendremos que introducir este en la

fecha de entrada.

2. Seleccionaremos la agencia a consultar (dejando el campo en blanco

seleccionará todas las agencias); también podemos elegir que nos muestre el

booking dependiendo del tipo de segmento de mercado de las empresas.

3. Fecha referencia:

4. Después tenemos varias opciones que nos permiten:

a. Mostrar las habitaciones de los contratos en garantía como ocupación:

Los contratos en garantía son aquellas habitaciones que una agencia tiene

pagadas independientemente que se ocupen o no, por lo tanto marcando

esta opción el programa, del total de habitaciones restará estas

habitaciones en garantía.

b. Mostrar cupos como ocupación: Marcando esta opción el programa

restará del booking las habitaciones asignadas como cupo a las agencias

(estén vendidas o no).

c. Excluir reservas fuera de cupo: Aquellas reservas marcadas como fuera

de cupo no serán contabilizadas como habitaciones ocupadas.

5. Una vez marcadas las opciones deseadas el programa nos mostrará:


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Booking resumido

En esta pantalla el programa nos mostrará el booking de los días seleccionados,

que a diferencia del booking detallado no especifica el booking por tipo de habitación.

Detalle booking resumido

Como se ve en la imagen superior el programa nos irá mostrando día a día y

separado por columnas, las entradas por número de habitación y personas, las salidas

por número de habitación y salidas y las habitaciones ocupadas, las personas

alojadas y un promedio de ocupación. Al final, de manera informativa nos mostrará

una barra con el porcentaje de ocupación del establecimiento. Barra que en caso de

sobrepasar la ocupación total del hotel se mostrará en color rojo.

En la parte inferior izquierda del booking el programa nos mostrará un

porcentaje de ocupación por el periodo seleccionado y un promedio en euros de la

valoración de las reservas en el

periodo elegido así como el

número de habitaciones ocupadas

y el total de personas alojadas para el periodo consultado.

Otras opciones de las que dispone el booking es la posibilidad de consultar estos

datos de manera gráfica pinchando en el botón “F9 – Gráfico”, así como la posibilidad

de exportar los datos del booking a formato Excel.


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Booking de reservas detallado

A diferencia de la opción anterior que tan solo nos mostraba las entradas y

salidas por fechas, esta opción nos muestra, dependiendo de los días seleccionados, la

disponibilidad detallada por el tipo de habitaciones que tengamos en nuestro

establecimiento, este booking nos servirá así para consultar la disponibilidad de un tipo

de habitación en concreto para una fecha seleccionada:

1. Para obtener el booking detallado tendremos que elegir las fechas a consultar, tal

y como hacíamos con el booking resumido introduciremos las fechas desde –

hasta, mostrándonos 15 días desde la fecha de inicio introducida.

2. Justo después seleccionaremos

a. Si queremos una agencia a consultar (campo en blanco son todas las

agencias).

b. Un tipo de habitación.

c. O un segmento de mercado en concreto.

3. Las dos siguientes opciones nos permiten al marcar:

a. Mostrar aquellas reservas no operativas (ver página 15).

b. Mostrar las agencias con cupo.

4. Una vez con los campos deseados el programa nos mostrará:

Booking detallado

Como se ve en la imagen superior, en esta ocasión el programa nos mostrará el

booking especificando cuantas habitaciones disponemos por tipo y cuantas nos

quedarán libres, dejando para el final una serie de filas y columnas donde nos mostrará

el total de habitaciones ocupadas, disponibles y bloqueadas así como un porcentaje de

ocupación.

Al igual que el booking anterior, podemos exportar a Excel el listado de

booking, verlo de manera gráfica pinchando en “F9 Gráfico”, imprimirlo con “F6

Imprimir”


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Booking de reservas simplificado

Esta opción nos mostrará el booking del establecimiento tan solo mostrando

según las fechas seleccionadas las habitaciones ocupadas y las libres, sin especificar en

ningún momento, las entradas, salidas o el tipo de habitación como lo hacía en los

booking anteriores.

Booking simplificado

Como muestra la imagen este booking nos informa de manera más simple la

ocupación tan solo con dos columnas por día, ocupadas y libres y en filas nos mostrará

las habitaciones según por tipo sumando el total en la última fila.

Mostrar cupo de una agencia en el booking

Cuando le aplicamos el cupo a una agencia, este se ve reflejado en el booking de

manera que nos indica el número total de habitaciones libres y ocupadas que esta tiene

para los días seleccionados:

En booking resumido: Al seleccionar la agencia de la que queremos ver el cupo

en el booking obtendremos la siguiente pantalla:

Cupo en Booking resumido

Como se ve en la imagen el booking resumido nos mostrará la disponibilidad de

la agencia seleccionada fijándonos bien en la columna Total dónde nos mostrará dentro

de esta en la columna Disp. el cupo total de la agencia, en este caso 10 habitaciones,

según las habitaciones que tenga la agencia reservadas para los días seleccionados los

irá restando de esta columna, mostrándonos las habitaciones que le quedan disponibles

(en la imagen los días 26, 27 y 28 tan solo le quedan 2 habitaciones disponibles) y si la

agencia como se muestra en la imagen en el día 29 ya no tiene habitaciones de cupo y si

incluso tiene habitaciones de extra cupo nos mostrará en negativo el número de

habitaciones de más que tiene del cupo (en este caso tiene reservadas 2 habitaciones

más de su cupo).

En booking detallado: Al igual que hacíamos en el booking resumido, pedimos

el booking seleccionando la agencia pero aquí podemos elegir que nos muestre el

booking de una determinada habitación. Una vez aceptado nos mostrará:


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Cupo en booking detallado

Aquí nos muestra el cupo de la agencia detallado por habitación. Cada

habitación está separada en columnas y dentro de esta, nos mostrará las habitaciones

ocupadas y libres y el cupo de la agencia, de manera que en la columna “ocup.” nos

muestra las habitaciones que tiene la agencia reservada para ese tipo, las que tiene aún

disponibles en la columna “Libres” y el cupo asignado para esa agencia y el tipo de

habitación en concreto. En caso de superar el cupo asignado, en la columna “libres” nos

mostrará en negativo tantas habitaciones de más como haya superado el cupo la

agencia.

Previsión de servicios

Esta opción nos mostrará dependiendo de las fechas seleccionadas los distintos

servicios de restaurante distribuidos por habitación y clientes:


Como se muestra en la imagen tendremos que:

1. Elegir las fechas de las que queremos consultar los servicios a prestar.


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2. Elegir si queremos mostrar las habitaciones de una determinada agencia,

introduciendo aquí su código (dejando el campo en blanco mostrará todas las

agencias)

3. Filtrar información por grupo, opción de poder visualizar e imprimir la previsión

de servicios para una reserva de grupo en concreto.

4. Seleccionar el tipo de listado, detallado o resumido

5. En la parte inferior izquierda tenemos una opción que al marcarla, las casillas

con valor cero no se muestren, es decir salga en blanco.

Con todos los datos el programa nos mostrará la previsión de servicios y nos

detalla la información como sigue:

1. La columna Concepto tiene varios apartados:

a. Personas: Aquí nos mostrará el

número total de personas que según

su reserva tiene los servicios

detallados abajo. Como se ve en la

imagen estos servicios son los

distintos regímenes de estancia que

dimos de alta al configurar el

programa (ver página 10), por lo

tanto ya nos irá mostrando cuantas

personas tienen el desayuno incluido,

cuantas personas vienen en media

pensión, etc.

b. Habitaciones: Aquí nos mostrará el

total de habitaciones para el día

seleccionado.

c. Servicios: Quizás esta es la opción más a tener en cuenta. Cuando damos

de alta un régimen de estancia tenemos que especificar qué servicios van

incluido en este régimen, y si este régimen es de entrada o salida, por

ejemplo: en el régimen de estancia “media pensión” irá incluido el

servicio de alojamiento, el desayuno (servicio de salida) y la cena

(servicio de entrada). Pues bien, en este apartado, dependiendo del

régimen de estancia que tengan las reservas para el día seleccionado aquí

nos mostrará el número total de clientes que hagan los servicios incluidos

en su régimen de estancia. Como se ve en la imagen para el día 25 de

enero hay 13 personas con el régimen de estancia media pensión, por lo

tanto, en el apartado servicios nos muestra que estas 13 personas llevan

la cena incluida y al día siguiente nos mostrará que hay 13 personas que

tienen el desayuno incluido puesto.

Impresión resumida de la previsión de

servicios: A diferencia de la previsión detallada de

servicios, la resumida tan solo mostrará el número

de personas y habitaciones para los días

seleccionados así como los servicios incluidos en

los régimen de estancia de las reservas para las

fechas en cuestión.


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Previsión de ocupación

La previsión de ocupación es la opción que nos mostrará la ocupación prevista

entre unas fechas determinadas pudiendo seleccionar una o varias agencias; para

obtener los datos en esta opción debemos:

1. Elegir las fechas desde – hasta que queramos consultar.

2. Seleccionar el rango de las agencias entre las que queramos consultar la

previsión (dejando los campos en blanco seleccionará todas las agencias).

3. Con movimiento / Todas: Según marquemos una opción u otra nos mostrará

sólo las agencias que tengan movimiento para los días seleccionados o bien

todas las agencias independientemente de que tengan reservas para los días

consultados.

4. Alfabético / Numérico: Orden del listado, bien por nombre de la agencia o bien

por el código de esta.


Como se puede ver en la imagen, hemos elegido la previsión desde la agencia 0

hasta la 100 y que nos muestre tan solo aquellas agencias que tienen reservas para las

fechas elegidas, ordenando el listado por el código de la agencia.

El programa nos mostrará día a día las habitaciones previstas para esas agencias

y la ocupación diaria, del mismo modo nos mostrará la disponibilidad sobre cupos,

mostrándonos el número total de habitaciones de cupo de las agencias seleccionadas y

restándole el total de habitaciones reservadas, la diferencia será el cupo disponible.

En la parte inferior de la ventana disponemos también de los botones para

imprimir y ver los resultados en forma de gráfico.

Reservas a un día

Ver página 54, menú Listados.

Cuadrante restaurante

Esta opción nos permite imprimir un listado de los clientes alojados en el

establecimiento. Al entrar en esta opción obtendremos una pantalla con los clientes

alojados en el día en curso, es decir aquí no podremos consultar los clientes por fecha o

agencia, ya que el listado se mostrará en pantalla de forma automática.

Una vez en pantalla nos mostrará separados por columnas los clientes alojados,

mostrándonos los siguientes datos: habitación, entrada, salida, número de adultos y

niños, régimen de estancia, nombre del cliente y agencia que reserva su estancia,

coloreando en verde aquellas habitaciones que sean de salida.


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A la hora de imprimir un cuadrante de restaurante el programa nos permite

ordenarlo de varias formas: por número de habitación, por régimen de estancia, por

fecha de entrada o salida y por nombre del cliente. Al imprimir el cuadrante, en la

columna de las habitaciones, nos aparecerá una E si es de entrada y una S si es de

salida.

Cabe destacar que al imprimir el listado el programa nos mostrará tan solo el

número de habitación, el nombre del cliente,

número de personas y el régimen, siendo este

listado muy útil para controlar en el

departamento de restaurante los servicios que

lleva incluido el cliente.

Registro del booking position

Desde esta opción podemos llevar un control del cupo asignado a una agencia

así como de las ventas sobre este cupo, para ello al entrar en esta opción debemos:

1. Elegir la agencia de la que queremos consultar el booking position

2. Elegir el tipo de habitación.

3. Las fechas desde – hasta para la consulta.

El programa nos mos-

trará la siguiente pan-

talla donde nos mostrará

por fechas el cupo

asignado a esa agencia

para ese tipo de

habitación así como las

habitaciones vendidas y

el tanto por ciento que

estas ventas representan

sobre el total de su

cupo.

Listado del booking position

Esta opción nos muestra de forma visual el “booking position” de una agencia

para unas fechas determinadas y un tipo de habitación. Al seleccionar los datos

anteriores el programa nos mostrará una ventana parecida al booking pero desglosando

el booking position de la agencia seleccionada.


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Listado booking position

Estadística

Esta sección del programa nos permite obtener los datos estadísticos

correspondientes a nuestro establecimiento, es común en todas las ventanas la

posibilidad de:

Exportar a Excel los resultados obtenidos, pinchando en el botón de Excel

situado en la parte inferior izquierda de la ventana.

Imprimir el listado con el botón “F6 Imprimir”

Aquí debemos diferenciar entre:

o Estancias: Número total de noches por personas entre una determinada

fecha.

o Room Nights: Número de noches por reserva en nuestro establecimiento

en una determinada fecha.

o Por ejemplo: Tenemos una doble por diez días: Tendremos 20 estancias

y 10 room nights.

Estancias Días/País.

Desde esta opción obtendremos ordenado por días la cantidad de estancias en

nuestro establecimiento por nacionalidad así como el tanto por ciento que éstas

corresponden al total de las estancias en el periodo seleccionado. Para ello:

1. Elegiremos una nacionalidad (dejando el campo en blanco mostrará todas)

2. Elegimos el rango de fechas que queramos consultar.

Una vez en pantalla el programa nos detallará por días y nacionalidad el número

de estancias y su porcentaje dependiendo de las estancias totales.

Estancia País/Día

Esta opción nos mostrará el número de entradas por nacionalidades para un

determinado día.

1. Elegimos nacionalidad, dejando el campo en blanco nos mostrará todas las

nacionalidades.

2. Elegimos el día a consultar.

El programa nos mostrará el total de entradas para el día seleccionado divididas

por sus nacionalidades.


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Estancias Agencia/País

Esta opción nos mostrará las estancias efectuadas así como su porcentaje sobre

el total ordenado por agencias. Para ello:

1. Elegimos la agencia a consultar, dejando el campo en blanco nos mostrará todas

las agencias.

2. Introducimos las fechas a consultar

Llegadas Mensuales

Esta opción nos muestra las entradas y su porcentaje sobre el total de estas en un

mes en concreto y un año determinado.

1. Introduciremos el mes que queramos consultar (aquí hay que introducir el mes

según su número, 1=Enero, 2=Febrero, etc.)

2. Introduciremos el año a consultar.

El programa nos mostrará las entradas por nacionalidades para el mes y el año

seleccionado.

Estancias por nacionalidades

El programa nos mostrará según las nacionalidades el número total de estancias

y su porcentaje sobre el total de un determinado rango de fechas.

1. Introducimos la nacionalidad a consultar (campo en blanco = todas las

nacionalidades).

2. Introducimos el rango de fechas a consultar.

3. Seleccionamos la forma de ordenar los datos, bien por código de nacionalidad o

bien por número de estancias.

Estancias por segmentos

Al igual que la opción anterior, esta opción nos muestra el número de estancias

totales de un rango de fechas pero esta vez diferenciadas por el segmento de mercado,

pudiendo ordenar los datos por segmento o por número de estancias.

1. Elegimos el segmento a consultar, dejando el campo en blanco seleccionaremos

todos los segmentos.

2. Elegimos el rango de fechas que queramos consultar.

3. Elegimos el orden del listado, si por segmento (orden según su código) o bien

por número de estancias.

Ocupación por agencias

Esta opción del programa nos muestra las estancias y room nights de un

segmento concreto de agencias (o bien todas dejando el campo en blanco) así como el

% que éstas representan en la ocupación del rango de fechas seleccionado. Para ello al

entrar en esta opción debemos:


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1. Seleccionar el segmento de agencias que queremos consultar.

2. Las fechas desde – hasta que queremos consultar.

3. El orden que queremos que se muestre el listado: Por código, por segmento de

agencia o bien por estancias.

Una vez elegidas las opciones anteriores el programa nos mostrará las estancias,

room nights y cupo (habitaciones del cupo reservadas) de las agencias que coincidan

con los parámetros de selección (en este caso segmento si hemos elegido uno). Del

mismo modo podemos hacer también que tan solo nos muestre solo aquellas agencias

que tengan cupo marcando la opción “mostrar solo con cupo”. Al igual que en las

demás opciones podemos emitir una gráfica con los datos obtenidos pinchando en el

botón “F9 Gráfico” pudiendo elegir qué tipo de gráfico mostrar: por estancias, por room

nights, por cupo o por % de ocupación.

Ventas por cupo/garantías

Esta opción nos mostrará las ventas de una determinada agencias sobre su cupo

en una determinada fecha.

1. Elegimos la agencia a consultar (obligatorio introducir un código de agencia).

2. Podemos elegir el tipo de habitación a consultar (dejando el campo en blanco

mostrará todas las habitaciones)

3. Elegimos las fechas a consultar.

4. Elegimos el tipo de reservas que queremos que muestre si las reservas de cupo,

las reservas de garantía o ambas (marcando las dos opciones)

Una vez en pantalla el programa nos mostrará para la agencia seleccionada y

separado por columnas el cupo asignado para esa agencia y para el tipo de habitación (si

así hemos elegido un tipo de habitación), el cupo total de la agencia las habitaciones que

ha vendido y que han quedado libres para las fechas seleccionadas así como el tanto por

cierto sobre el total para ese día.

Ventas por cupos/garantías por tipos

Esta opción nos mostrará ordenado por tipo de habitación las ventas totales de

una agencia para una fecha determinada.

1. Elegimos la agencia (campo obligatorio)


3. Elegimos el tipo de reserva:

a. Reservas de cupo

b. Reservas en garantía.

c. Venta libre: Aquellas habitaciones vendidas por la agencia que no

forman parte del cupo y/o de la garantía.

Una vez en pantalla el programa nos especificará por habitación las ventas y su

total diario.

Encuesta ocupación INE


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Esta opción nos imprimirá dependiendo de la fecha de entrada: las entradas de

viajeros semanales, las pernoctaciones y las habitaciones ocupadas divididas por

nacionalidad

Segmentación diaria por mes

Opción que nos mostrará día a día las habitaciones ocupadas separadas por su

segmentación de mercado. Al final nos mostrará el total de habitaciones ocupadas por

segmento, su tanto por ciento sobre la ocupación total, así como el importe de estas

habitaciones su tanto por ciento sobre el total del importe así como un promedio del

valor de estas.

Segmentación mensual de ocupación

Esta opción nos mostrará un comparativo mensual de habitaciones por segmento

de mercado en comparación con el año anterior al año de consulta dividido en meses. Al

igual que la opción anterior nos mostrará el número de habitaciones por segmento y

mes, el tanto por ciento que representan estas del total así como el importe total de estas

habitaciones y el precio medio de estas sobre el total.

Previsiones

En esta opción del programa obtendremos las previsiones de estancias y/o room

nights según:

Por segmento

Obtendremos la previsión de estancias y “room nights” para unas fechas por su

segmentación de mercado.

1. Elegimos un segmento a consultar (o bien todos dejando el campo en blanco)


3. Podemos desglosar los resultados por agencias marcando la opción.

4. Y ordenamos el resultado por código de segmento o bien por número de

estancias.

5. El programa nos mostrará entonces el número de estancias y room nights y el

tanto por cierto de cada una de ellas según el total.

Por nacionalidades

Al igual que la opción anterior podemos consultar las estancias y room nights

para unas determinadas fechas pero ahora eligiendo una determinada nacionalidad.

Por tipo de habitación

Consulta de las estancias y room nights para unas fechas desglosadas por tipo de

habitación.

Estas dos últimas opciones se realizarán tal y como hacíamos con la previsión

por segmentos de mercado.


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Gestión Comercial

K-Hotel©

para Windows lleva

incorporado un módulo para poder editar las

cartas que se envían a los clientes y/o

agencias (cartas de acompañamiento,

reclamación de facturas, confirmación de

reservas, etc…)

Por defecto el programa lleva

incorporado una serie de plantillas para ser

usadas o modificadas según la necesidad de

nuestro establecimiento, estas son:

Como se muestra en la pantalla las distintas

plantillas van desde las cartas de

acompañamiento hasta las circulares de

agencia para informar sobre una oferta

determinada, también es muy útil para la

creación de mailings a clientes y/o empresas

para felicitaciones y toda la gestión

comercial de nuestro establecimiento.

Plantillas para la Gestión Comercial

Edición de plantillas

Tan solo tendremos que elegir aquella a editar para ello pincharemos en botón

abrir que nos mostrará la pantalla para seleccionar plantillas (ver imagen superior),

una vez seleccionada la plantilla a modificar, pincharemos en botón “F3 Seleccionar”:

(el programa antes de abrir un documento nos advertirá que no se pueden modificar

las plantillas predefinidas teniéndolas que guardar con otro nombre)

Pantalla para editar plantilla


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Como se muestra en la imagen, el programa nos mostrará el documento dónde

podremos realizar todos los cambios necesarios para configurarlo según nuestras

necesidades, así co-

mo poder insertar los

campos que creamos

oportunos para la

impresión de la carta.

Para escribir

en nuestro documen-

to tan solo tendremos

que situar el cursor

dentro del documen-

to y escribir el texto

que queramos para

configurar la carta

enviar, usaremos este

editor de plantillas

como si se tratara de un editor de textos normal (Microsoft Word, Open Office, etc.)

dónde podremos modificar los atributos del texto como tamaño de letra, tipo de letra,

cursiva, negrita, insertar tablas, etc, etc.

Una vez modificada la plantilla a nuestras necesidades, tenemos la opción de

modificar también los datos que el programa obtiene automáticamente de las bases de

datos de agencias y clientes, pudiendo insertar aquellos campos que creamos necesarios

para la emisión del documento. Para esto el programa dispone de unos botones dónde

poder insertar o eliminar

los campos necesarios:

Tal y como se

muestra en la imagen,

tenemos un menú

desplegable dónde nos

muestra aquellos campos

que el programa insertará

para la emisión de los

documentos. Por lo tanto tendremos:

, botón para insertar el campo elegido en el menú desplegable de su

izquierda en el lugar dónde tengamos situado el cursor.

, botón con el que, seleccionado un campo de nuestro documento, lo

eliminaremos de éste.

Una vez modificado nuestro documento lo guardaremos pinchando en los

botones “Guardar” o “Guardar como” en la barra superior de la ventana de edición de

plantillas.

Circulares clientes kardex

Esta opción nos permite hacer un mailing a los clientes de nuestro

establecimiento dependiendo de una serie de parámetros a seleccionar desde esta opción

del programa, al entrar obtendremos la siguiente pantalla:

Escribiremos en cualquier parte del documento para su modificación


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Mailing para clientes (pantalla selección clientes)

Como muestra la imagen desde esta pantalla tenemos la posibilidad de elegir el

documento que queremos enviar a los clientes (documento que anteriormente habremos

creado en la creación/edición de plantillas) en el menú desplegable “documentos”.

Una vez seleccionado el documento a enviar, escribiremos el asunto de nuestro

mailing y pincharemos el botón “Seleccionar” que nos mostrará la ventana para la

selección de los clientes dependiendo de una serie de parámetros:

Pantalla para la selección de clientes por criterios

En esta pantalla disponemos de una serie de campos en los que acotar la

búsqueda de clientes, según las distintas opciones que rellenemos nos mostrará aquellos


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clientes del kardex que coincidan con los parámetros de búsqueda, destacando varias

opciones:

Como se muestra en la imagen

tenemos varias opciones que nos permiti-

rán elegir aquellos clientes que hayan

tenido una estancia en un rango de fechas

determinadas, que hayan tenido una

estancia igual o superior a los días

indicados, los clientes alojados un número

determinado de días o seleccionar de

nuestro kardex aquellos clientes que

marcábamos como morosos, problemáticos o VIP. Justo después podremos elegir

aquellos que tengan una dirección de correo electrónico o clientes con un número de fax

en su ficha. También podremos excluir aquellos clientes que no tenga dirección en su

ficha.

Tras rellenar los parámetros de búsqueda pinchamos en botón “F8 Buscar” y nos

mostrará el resultado de nuestra búsqueda:

Resultado de la búsqueda de clientes

En este caso hemos buscado aquellos clientes cuya provincia corresponda a

Madrid, mostrándonos la búsqueda de la imagen superior. Como nos muestra el

programa por defecto nos marca todos los clientes, para desmarcar o marcar alguno de

ellos tan solo tendremos que situarnos sobre la línea que queramos modificar y pinchar

en el botón “F4 Marcar”.

Una vez elegidos los clientes a quien mandar nuestra circular, pinchamos el

botón escape, nos devolverá a la pantalla anterior pero esta vez con los resultados de la

búsqueda en pantalla:


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Ya tenemos por tanto que seleccionar cómo vamos a enviar nuestro mailing de

clientes, si bien por e-mail (botón F5), bien imprimir las cartas individuales para cada

cliente (botón F6) o si queremos también imprimir las etiquetas con el nombre y la

dirección de cada uno de los clientes a los que le vayamos a enviar nuestro mailing.

También se facilita la opción de mandar SMS (botón F4) a los clientes previa

selección de la plantilla deseada, plantillas creadas por el usuario que serán enviadas a

los respectivos destinatarios.

Como se muestra justo debajo de la ventana dónde tenemos los clientes a los que

enviar el mailing, marcando la casilla “ver/modificar el documento antes de imprimir o

enviar” el programa nos deja la posibilidad de modificar cada documento de manera

individual.

Circulares a agencias

Esta opción del programa funciona igual que la anterior, pero la búsqueda la

realizará de nuestra base de datos de agencias/empresas. El funcionamiento es

básicamente igual que hacíamos con los clientes, aquí destacamos además que además

de seleccionar las agencias con un número de

estancias o días igual o superior al indicado podemos

especificar aquellas agencias cuyas reservas en

nuestro establecimiento hayan sobrepasado el

número de personas que le indiquemos en su

respectivo campo.

Tras seleccionar las agencias a las que queramos hacer el mailing al igual que

con los clientes podemos enviar un mail, imprimir la carta individualmente y

verla/modificarla antes de su emisión marcando su correspondiente casilla.


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Cabe destacar aquí que a la hora de imprimir los datos de la agencia/empresa

podremos elegir (al igual que hacíamos con las cartas de acompañamiento) la dirección

fiscal o la dirección comercial de ésta.

Editor de textos

Esta opción nos permitirá trabajar con archivos en formato .doc compatibles con

Microsoft Office. Su funcionamiento es exactamente igual que un procesador de textos.

Editor de Textos


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FACTURACIÓN


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Facturación reservas individuales.

Para facturar una habitación individualmente disponemos el botón de la barra de

herramientas “Factura individual” o si no podemos ir al menú FacturaciónFacturas

individuales” y nos mostrará la siguiente pantalla:

Pantalla facturación individual

Una vez elegida la habitación el programa nos mostrará los cargos pendientes de

facturar, pudiendo dividir la pantalla en dos:

La parte izquierda nos mostrará los cargos a facturar a la agencia o empresa que

hayamos seleccionado al hacer el check in (siempre y cuando la agencia o empresa

seleccionada sea diferente a la que especifiquemos en cuenta para extras de clientes

agencias en Configuración de parámetros).

En la parte derecha aparecerán los cargos o los extras a pagar por el cliente

siempre y cuando venga por agencia o hayamos especificado alguna empresa para

separar cargos o en el caso que sea cliente directo (ver configuración de parámetros)

aparecerán todos los cargos que el cliente debe pagar.

En ambos casos, disponemos de tres opciones que nos permitirán facturar,

modificar cargos o cargar un servicio antes de facturar y según la parte de la pantalla en

dónde esté el cargo deberemos pinchar en uno u otro botón:

F2-Cargar / F5-Cargar: Esta opción nos permite antes de emitir la factura cargar un

servicio a la habitación, bien sea a la agencia (F2) o bien al cliente (F5).

F3-Facturar / F6-Facturar: Al pinchar esta opción nos mostrará el menú para facturar

la habitación o bien emitir la factura pro forma:


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Detalle ventana facturación

En esta ventana (es la misma tanto para facturar a una agencia o empresa como

para el cliente directo) podemos:

Buscar el cliente o la agencia a la que facturar, para ello en el apartado “Datos

Agencia” pinchando en la lupa o bien el botón “F3 Kadex” nos mostrará la pantalla de

búsqueda de agencias o clientes y en el apartado “Datos Cliente” disponemos del botón

“F8 Kardex” para buscar los datos del cliente (esto es así por si queremos emitir la

factura a nombre de una empresa y de un cliente determinado a la vez).

Una vez que tenemos el nombre de la agencia

o cliente a quien facturar podemos emitir la factura

pro forma, para esto disponemos del botón “F5-Pro

forma”. Al facturar, nos dará la opción de emitir la

factura por cualquier serie que hayamos elegido en la

configuración si es que hay mas de una, de lo

contrario emitirá la factura pro forma por el total de la

o bien, en caso de que sea una salida anticipada el

programa nos mostrará un aviso preguntándonos si queremos facturar la estancia

anticipadamente. En caso afirmativo nos preguntará hasta qué día queremos facturar

(debemos introducir el último día que queremos que se facture), y tras aceptar el

programa nos mostrará un previo de la factura para imprimirla o en todo caso

modificarla.

Si no queremos emitir la factura pro forma y por el contrario lo que queremos es

facturar la habitación pincharemos el botón “F6-Factura” y al igual que nos pasaba con

la emisión de facturas pro forma, el programa al facturar nos dará la opción de emitir la

factura por cualquier serie que hayamos elegido en la configuración si es que hay mas

de una, de lo contrario,

emitirá la factura por la

serie predeterminada y

también nos advertirá si es

una salida anticipada y si

queremos facturar la

estancia anticipadamente,

tras ello el programa nos

imprimirá la factura

(imprimirá tantas co-pias

como hayamos definido en

“Configuración de pará-

metros”) y nos mostrará la

pantalla de “registro de co-

bro”. Aquí disponemos de Detalle registro cobro facturas


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las opciones de añadir una nota al cobro, que posteriormente aparecerán en las observa-

ciones al editar el cobro en la hoja de caja y después elegiremos el importe a cobrar

pudiendo:

Aceptar la totalidad del cobro:

o Para ello aceptaremos el importe íntegro a cobrar pasando por el campo

“Importe a cobrar” sin modificar su valor, justo después elegiremos la

forma de pago (que anteriormente habremos dado de alta o bien

elegiremos una de las que el programa nos instala por defecto). Al elegir

la totalidad del pago el saldo factura (la cantidad que quedaría pendiente)

se queda a cero, aceptando el pago y dando por finalizada el cobro de

factura.

Dividir el cobro en varias formas de pago:

o Para ello una vez que estemos sobre el campo “Importe a cobrar”

introduciremos la cantidad a pagar y la forma de pago; el programa

automáticamente nos restará del importe total de la factura el importe

cobrado y como saldo de la factura nos mostrará el importe pendiente a

pagar, una vez aceptando el cobro este saldo nos aparecerá de nuevo en

el campo “importe a cobrar” para que a su vez volvamos a introducir una

cantidad a cobrar y elegir su forma de pago o bien sin modificar el

importe cobrar la totalidad de la factura. Podemos tener tantas formas de

pago en una misma factura como queramos, así iremos introduciendo

cantidades y formas de pago hasta que el saldo de la factura sea cero.

Facturar a crédito: Para enviar una factura a crédito tan solo tendremos que dar

escape a la hora de elegir la forma de pago.

F7-Agrupar: Cuando emitimos una factura, ésta si no hemos cambiado ninguna

opción en configuración de parámetros (UtilidadesConfiguración de paráme-

trosDatos de facturación) no agrupará los cargos y emitirá una línea de cargo por día

y por servicio cargado, es decir, imprimirá tantas líneas como cargos tenga la habitación

por día. En caso de estancias muy largas o bien a petición del cliente podemos evitar

que una factura imprima una línea por cada servicio, esto lo conseguimos pinchando en

este botón que nos mostrará:

Aquí podemos elegir entre:

1. Facturación detallada por

día y servicio, que como

explicábamos anterior-

mente imprime una línea

de facturación por cada

servicio cargado al clien-

te.

2. Facturación agrupada por

servicio: Con esta opción

el programa nos une en

una sola línea de fac-

turación todos los servicios cargados al hotel, indistintamente del día del cargo,

mostrándonos una sola línea con el servicio cargado y el importe total a pagar.

Por ejemplo si un cliente tiene durante toda su estancia cada día cargos de

teléfono el programa unirá el total de todas esas llamadas en una sola línea

sumando el total.


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3. Facturación agrupada por día y servicio: Se puede decir que esta es una

combinación de las dos opciones anteriores, es decir, por un lado nos muestra

los servicios cargados día a día pero a su vez si en un día el cliente tiene en su

cuenta varios cargos del mismo servicio los unirá en uno solo con fecha del día

del cargo.

4. La última opción permite la posibilidad de aun emitiendo la factura detallada por

día y servicio agrupar uno de los servicios a facturar, tan solo elegimos el

servicio a agrupar y pinchamos en “F4-Guardar”.

Facturación Grupos

Para facturar un grupo disponemos de varias opciones, siendo la más usada la

que tenemos en “FacturaciónFacturas agrupadas” que nos mostrará la siguiente

pantalla:

Facturación de grupos

Para emitir facturas de grupo podemos hacerlo de tres formas distintas:

a. Por fecha de entrada: Una vez elegida la agencia a la que facturar podremos

elegir todas aquellas habitaciones que tengan por fecha de entrada la que

introduzcamos en su correspondiente

campo.

b. Por fecha de salida: Al igual que la

opción anterior podemos elegir facturar

todas aquellas habitaciones que tengan

el mismo día de salida.

c. Por referencia de Grupo: Al dar entrada

un grupo, el programa automáticamente

Selección de referencia de grupo


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le asigna a cada habitación el mismo número de referencia (ver Consulta

habitacionesF5 Datos generales, campo Ref. Grupo). De esta manera el

programa comprobará todas las habitaciones que pertenezcan a la misma

agencia y cuya referencia sea la misma, añadiéndolas en la misma factura,

cuando pinchamos en esta opción obtendremos ventana para seleccionar el

grupo a facturar. Como se muestra en la imagen podemos elegir el grupo

pinchando en el botón lupa que nos mostrará un listado de todos los grupos

alojados en el hotel, una vez elegido el programa automáticamente copiará el

nombre del grupo y, si tenemos marcada la casilla “cargar datos agencia” nos

copiará los datos de la agencia en el campo “Datos Fiscales” de la pantalla de la

facturación.

Estas tres formas de facturar un grupo se reflejarán en el apartado “Valores

seleccionados” donde según la opción elegida nos mostrará o bien la fecha de entrada,

la de salida o la referencia del grupo.

En “Servicios adicionales” tenemos la posibilidad de incluir los servicios extra

tanto de agencia o cliente para ellos:

Marcamos la correspondiente casilla “incluir servicios extras agencia o cliente”

una vez marcada esta opción se habilitará el campo inferior donde podremos

elegir el servicio extra a incluir.

“Incluir cargos fijos agencia/cliente”Marcando esta opción dentro de la

factura agencia incluirá aquellos cargos fijos que vamos a facturar al cliente o la

agencia.

“Excluir cargos de estancia” Al marcar esta opción, el programa no incluirá

en factura los cargos de estancia y tan solo facturaremos los servicios extra. (Los

cargos de estancia son aquellos que tienen como código aquel que hemos

especificado en “Configuración línea de cargo alojamiento” en Configuración

de parámetros).

Pinchando en el botón “F7-Agrupar” podemos agrupar los cargos por

habitación y servicio o bien mostrar los cargos detallados tal y como hacíamos con la

facturación individual. Con todos los parámetros para facturar ya podemos emitir o bien

una proforma (botón F5-Proforma) o bien facturar el grupo con “F6-Factura”.

Una vez elegida la opción de facturación, el programa nos preguntará si

queremos facturar lo cargos producidos o bien facturar el grupo anticipadamente, tras

ello nos mostrará la pantalla de cobro para, al igual que hacíamos con las facturas

individuales, elegir la forma de pago de la factura.

Para mandar una factura de grupo a crédito a la hora de registrar el cobro

pulsaremos la tecla “Escape” por lo que al no registrar ninguna forma de pago la

factura será enviada a crédito.

Tras cobrar la factura el programa nos preguntará si deseamos dar check-out al

grupo, en caso afirmativo les dará de salida a todas las habitaciones, avisándonos si

alguna de ellas tuviera algún cargo pendiente.

Facturas atípicas

Son aquellas que se emiten cuando queremos facturar un servicio a un cliente sin

habitación o bien no queremos cargar este servicio a la habitación del cliente. Para ello


2010 85/127

pincharemos en el botón “Factura Atípica” de la barra de herramientas del programa o

bien en “FacturaciónFacturas Atípicas” que obtendremos la siguiente imagen:

Facturación atípica/clientes sin habitación

Para emitir una factura atípica:

En primer lugar elegiremos el código de la agencia o empresa a la que queremos

facturar introduciendo el código en el campo “Código” del apartado “Datos

Fiscales”. Opción obligatoria.

A continuación podemos incluir el nombre del cliente al que vamos a facturar o

bien copiarlo del kárdex de clientes seleccionándolo desde la lupa situada a la

derecha del campo “Cliente”.

Una vez con los datos de la factura seleccionados (agencia y cliente) podemos ir

cargando servicios a nuestra factura. El cursor se situará en el campo “código”

de la factura dónde podremos ir introduciendo los distintos servicios que

queremos cargar (en caso de no saber el código a introducir pulsaremos la tecla

+ y nos mostrará una ventana con

todos ellos). Una vez elegido el

código del cargo podremos

modificar el texto del servicio e

introducir el importe a cobrar.

Las dos últimas columnas nos

indican el % que se aplica y si

lleva el IVA incluido o no.


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Disponemos también del botón “F3 Texto” que nos mostrará una pequeña

pantalla dónde introducir un texto que saldrá justo debajo del último servicio por

si queremos introducir algo más de texto que en el campo “Servicio” no nos

cabe.

Para ir añadiendo servicios a la factura tenemos el botón “F7 – Añadir línea”

que nos habilitará una nueva línea de cargo dónde seguir cargando los servicios.

Una vez todo listo, pincharemos en “F6 – Imprimir” que nos mostrará una

ventana dónde elegir si emitir una factura oficial o bien una factura pro forma.

En caso de imprimir una factura oficial nos pedirá el tipo de pago dando por

concluida la emisión de facturas atípicas.

Edición de facturas emitidas

Dentro de la edición de facturas emitidas tenemos varias opciones todas ellas

disponibles desde el Menú Facturación, estas son:

Corrección Facturas del Día (FacturaciónCorrección fras. del día): Esta

opción nos permite editar las facturas del día en curso y añadirle cargos a la factura,

para ello:

1. Elegimos la factura introduciendo su número en el campo “Factura” o

bien pinchando en la lupa y eligiéndola de la ventana de facturas que

aparece (solo aparecerán aquellas emitidas en el día en curso).

2. Con los datos de la factura en la pantalla podemos:

a. Cambiar tanto la agencia como el cliente al que facturamos

modificando el código de agencia o bien buscando otro cliente

desde el kardex o introduciéndolo manualmente.

b. Podemos añadir servicios pinchando en el botón “Añadir” situado

en la parte inferior; este nos mostrará la ventana “Añadir líneas de

cargo” dónde podremos ir añadiendo servicios a nuestra factura.

c. Una vez añadidos todos los servicios pinchamos en el botó

“Guardar” y en ese instante el programa nos mostrará la ventana

de registro de cobros. Una vez aceptado el cobro, se imprimirá la

factura.

Hay que tener en cuenta que desde esta opción no podemos modificar los

servicios cargados en factura, ni así como anularlos (nunca se puede anular un cargo ya

facturado). Para anular un cargo facturado y cobrado tendremos que añadir un cargo

por el mismo importe en negativo.

Editar texto de las facturas (FacturaciónEditar texto de facturas): Hay

ocasiones en las que, o bien a petición del cliente o bien por necesidad debemos

cambiar las líneas de cargo impresas en factura, así pues desde esta opción lo podremos

hacer:

1. Al igual que la opción anterior, en primer lugar debemos elegir la factura

a modificar.

2. Con las líneas de cargo en pantalla nos situamos con el cursor o

pinchando con el ratón a la línea a modificar y estando esta seleccionada:

Pinchamos en el botón “F7 – Editar” que nos mostrará la ventana de

“Modificación de cargos”; en realidad aquí lo que podemos hacer es

cambiar el nombre del servicio cargado, su importe o incluso


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eliminarlo, situándonos en cada campo que queramos editar y

haciendo las modificaciones necesarias (cambiar nombre, importe,

etc.)

También disponemos del botón “F4 – Añadir” que nos permite, al

igual que hacíamos en la corrección de facturas del día, añadir

servicios a la factura.

Con el botón “F5 Ocultar” podremos ocultar y de ese modo no se

imprimirán los cargos seleccionados.

3. Una vez hechas todas las modificaciones pincharemos

en “F6 – Imprimir” e imprimiremos la factura

corregida.

Hasta aquí hemos explicado cómo editar el texto de las

facturas, ahora bien, para que el programa imprima la modificación, la

factura final modificada debe tener el mismo importe que la factura

original, para tal fin, a la derecha de la ventana de edición disponemos

de dos apartados dónde nos muestra la base imponible, el IVA y el

total de la factura antes de la modificación y abajo la base imponible,

el IVA y el total de la factura una vez hechas las modificaciones, si el

total variara el programa nos avisaría que “El importe de la factura

debe ser igual al original…”

Editar cabecera de facturas: Esta opción tan solo nos permite modificar los

datos tanto de agencia o de cliente de una factura, para ello:

1. Introducimos el número de factura a modificar.

2. Una vez en pantalla los datos con los que hemos facturado cambiaremos

la agencia en “Datos agencia”, tan solo introduciremos el número de la

agencia nueva a facturar o bien pinchamos en la lupa que nos mostrará la

ventana de búsqueda de agencias.

3. En el apartado clientes podemos elegir el nombre del cliente a facturar

independientemente de la agencia o empresa que seleccionemos, tan solo

pincharemos en el botón “kardex” que nos mostrará la ventana de

búsqueda de clientes o bien introduciremos manualmente los datos a

quién facturar.

En el apartado “Datos agencia” también disponemos de la opción para buscar a

los clientes del kardex, esto es así debido a que quizás en lugar de facturar a una agencia

queramos introducir en este apartado los datos de un cliente o bien dentro de la ficha de

kardex guardemos los datos de empresas y/o agencias por lo que disponemos de la

opción para buscar desde aquí, una vez hechas todas las modificaciones pincharemos en

el botón guardar para salvar los cambios. Una vez hechas las modificaciones

tendremos que ir a “copia de facturas” para imprimir la factura con los nuevos

datos.

Traspaso de cargos entre facturas.

Esta opción nos permite, una vez emitida la factura, traspasar los cargos

facturados a otra factura del día en curso o bien a una nueva factura, los pasos a seguir

son:


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1. Introducimos o elegimos pinchando en la lupa el número de factura desde la que

queremos traspasar los cargos. Aquí tan solo aparecen las facturas del día en curso.

Traspaso cargos entre facturas

2. Una vez con la factura en pantalla, la ventana nos muestra:

a. En el apartado “Cargos factura”: Todos los cargos que hemos facturado.

b. En el apartado “Pagos / Depósitos”: Las formas de pago de la factura y si

hubiera algún depósito aplicado a la factura.

3. Para traspasar cargos:

a. Tal y como dice al pie de la ventana “cargos factura” tendremos que

hacer doble clic en la línea seleccionada para marcar/desmarcar el

servicio a traspasar o,

Selección de cargos a traspasar

b. Justo a la derecha de disponemos del botón “seleccionar por tipo” que

pinchando en él nos habilitará el campo para poder elegir los cargos que

queramos dependiendo de su código y así elegir de una sola vez los

cargos de un determinado servicio.

4. Con los cargos ya seleccionados tenemos dos opciones como figura en

“Traspasar cargos a:”

a. Una factura nueva.

b. Otra factura, al elegir esta

opción se habilitará un campo

para seleccionar la factura

dónde podremos introducir


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manualmente el número de factura o bien pinchamos en la lupa que nos

mostrará todas las facturas emitidas en el día en curso.

5. Una vez seleccionado a dónde traspasar los cargos (si a una factura nueva o a

otra del día en curso), pinchamos en el botón “Traspaso”, el programa

automáticamente nos pedirá la forma de pago de la factura modificada (la que

estamos editando) y el cobro de la nueva factura o bien la factura de destino a

dónde hemos traspasado los cargos.

6. Una vez aceptadas las formas de pago se imprimirán ambas facturas.

Copia de Facturas

Esta opción nos permite emitir copia de cualquier factura emitida por el

programa, al entrar en esta opción obtendremos la siguiente ventana:

Ventana para emitir copia de facturas

Desde aquí y una vez que introducimos el número de factura tenemos las

siguientes opciones:

1. F4-Zoom: Ver en pantalla la factura seleccionada.

2. F6-Imprimir: A diferencia de la opción anterior el programa aquí nos imprime

directamente la copia de la factura seleccionada.

3. F7-Agrupar: Tal y como comentábamos al facturar una habitación podíamos

agrupar los cargos (ver página 17) de tal manera que el programa nos imprimiera

una sola línea por cargo y día, una línea por todos los cargos o bien los cargos

separados diariamente; desde esta opción podemos cambiar la forma en que

imprimimos y agrupamos los cargos.

4. PDF: Pinchando en esta opción, la factura que estamos imprimiendo nos la

convertirá en formato pdf. Al pinchar el programa nos preguntará en qué

directorio queremos que se guarde la factura, una vez elegido el directorio dónde

guardarlo el programa convertirá la factura a pdf.

Cartas de acompañamiento.

Esta opción nos permite adjuntar una carta con las facturas emitidas a crédito a

la agencia seleccionada. Al entrar en esta opción obtenemos la siguiente pantalla:


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Cartas de acompañamiento

En primer lugar seleccionaremos el código de la agencia a la que emitir la carta,

bien introduciendo manualmente el número de la agencia o bien pinchando en la lupa

para buscar el código.

Una vez elegida la agencia introduciremos el rango de fechas que queremos

emitir las facturas.

Disponemos de la opción “excluir facturas saldadas”: Marcando esta opción, el

programa no nos muestra aquellas facturas que han sido pagadas, es decir tan solo las

facturas que estén en crédito.

Una vez seleccionadas todas las opciones pulsaremos el botón “aceptar” que nos

mostrará todas las facturas emitidas en el rango de fechas seleccionadas.

Disponemos de varias opciones en la parte inferior de la ventana:

1. F5-Ocultar, pinchando este botón nos ocultará para la impresión las facturas

elegidas.

2. F6-Imprimir: Esta opción nos saca un listado de las facturas a imprimir en la

carta de acompañamiento.

3. F3-Carta: Es esta opción la que nos imprimirá la carta de acompañamiento y

que nos mostrará la siguiente ventana:

4. Aquí podemos elegir en primer lugar a qué dirección queremos enviar la carta, si

bien a la dirección fiscal o la dirección de correspondencia, esta dirección la

configuraremos cuando le damos de alta a la agencia.

5. Documento: Aquí podemos elegir qué documento elegir. El programa en su

apartado GestiónGestión Comercial tenemos la opción de modificar los

documentos maestros. Aquí entonces podremos elegir qué documento enviar.

6. Una vez elegidas las opciones anteriores podemos:


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a. Imprimir documento: Nos imprime la carta de acompañamiento.

b. Enviar Fax: Emisión de la carta para enviar al fax que introduzcamos en

el campo fax.

c. Enviar e-mail: Nos habilitará los campos de la derecha: “e-mail”, “para”

y “asunto” dónde podremos completar los campos y enviará el

documento por mail, a su vez también se habilitará el check box “Anexar

a la carta copia de cada factura” que hará que al seleccionarlo, al mandar

la carta por mail convierta a pdf todas las facturas que se detallan en la

relación y adjuntándolas al mail que enviamos a la agencia seleccionada.

Gestión de cobros y Tesorería

Una vez facturada las habitaciones, podemos gestionar los cobros de las facturas

así como editar las formas de pago y los créditos. Para ello disponemos de los menús

“Gestión de Cobros” y “Tesorería”:

Gestión de cobros: Aquí disponemos de las siguientes opciones:

Extracto de agencias detallado: Esta opción nos muestra todos los movimientos de la

cuenta de la agencia seleccionada. Al entrar nos pedirá:

1. La agencia de la que queremos consultar el extracto.

2. El rango de fechas entre las que queremos consultar los movimientos de la

agencia.

3. El orden del listado. Ordenado por fecha de emisión de factura o bien por

número de factura.

4. Justo debajo del botón aceptar tenemos un campo que al seleccionarlo el

programa nos calculará el saldo anterior a la fecha de inicio elegida.

5. Tras aceptar nos mostrará la siguiente ventana:

Extracto de agencias detallado

6. Aquí tendremos un listado de las facturas, depósitos y cobros de la agencia

seleccionada. La ventana está dividida en varias columnas, siendo las más

importantes aquellas que nos muestran los cargos, abonos y el saldo de la

agencia.


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Listado de saldo 30-60-90: Esta opción nos permite emitir un listado de las facturas en

crédito ordenadas por su antigüedad en la fecha de emisión, 30 días, 60 o 90 días. Para

emitir el listado:

1. Seleccionamos las agencias desde – hasta las que queremos emitir el listado.

2. Tenemos la posibilidad de elegir también el segmento sobre el que queremos

emitir el listado.

3. Justo después elegiremos el rango de fechas sobre el que queremos emitir el

listado.

4. Podemos elegir si queremos incluir los saldos a 0 y el saldo contable.

5. Y el orden del listado, bien ordenado por agencia o bien por saldo.

6. Una vez aceptados las opciones de listado el programa nos mostrará los datos

ordenados por su antigüedad.

Listado de saldos detallados: Esta opción al igual que el anterior nos emite un listado de

facturas del rango de agencias seleccionado por el periodo de fechas indicado con la

diferencia que éste listado además de ordenar el extracto de la cuenta por fechas de

emisión de la factura nos detalla la fecha y el número de factura de las agencias

seleccionadas. También nos da la opción de anotar junto a cada factura una línea de

observaciones, para ello pinchando la línea de factura dónde queramos escribir las

observaciones

Crédito dispuesto a agencias: Al dar de alta una agencia, al concederle crédito se nos

habilita la opción de la cantidad de crédito que le permitimos a esta agencia, desde esta

opción emitiremos un listado donde nos mostrará:

El código y la agencia en caso de que el listado sea de más de una agencia.

Una columna dónde nos muestra el crédito que se la ha concedido a la agencia.

De este crédito en la columna dispuesto, mostrará el importe que esta agencia ya

ha consumido, es decir, el total de las facturas que tiene en crédito.

La columna “disponible” entonces nos mostrará el importe del que dispone para

poder facturar a crédito.

Y por último nos mostrará el % gastado del crédito.

Registro de cobros múltiples: Esta opción nos permite cobrar del crédito facturas de

una agencia determinada de una sola vez. Es decir, si con un solo pago, una agencia nos

paga más de una factura esta es la opción. Para ello tendremos que:

1. Elegir la agencia que nos hace el pago, introduciendo el código en su

campo o bien seleccionándolo de la ventana de búsqueda de agencias que

nos saldrá tras pinchar en la lupa.

2. Justo después tenemos varios campos dónde introducir la forma de pago

con las que se saldan las facturas. Al introducir la forma de pago,

automáticamente se habilitará el campo “importe” dónde introduciremos

el importe a saldar. Este importe que aquí introducimos será el mismo

que el “saldo disponible” donde podremos ir controlando la cantidad

restante a pagar. Aquí podremos desglosar el pago hasta en tres formas

distintas. Al final tenemos un campo dónde sumará el total de los tres

importes.


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3. “Notas” aquí introduciremos

algún dato que creamos de

interés para el pago, por

ejemplo el número del cheque

que nos pagan, entidad, etc. etc.

4. Una vez con estos datos nos

iremos al campo factura dónde

podremos:

Introducir manualmente

el número de factura, o

Pulsar la tecla “+” o

pinchar en la lupa y el

programa mostrará una

ventana con todas las

facturas pendientes de la

agencia para su selec-

ción, esta ventana nos

mostrará la fecha, el

número de factura y el

importe. Aquí iremos seleccionando las facturas una por una.

Al seleccionar la factura a pagar el programa dejará que

aceptemos el saldo total de la factura o bien especificar qué

cantidad de la factura se cobrará. Una vez comprobado que el

importe es el correcto se pinchará en el botón “Aceptar”. Esta

cantidad seleccionada para saldar se irá restando del campo

“Saldo disponible” y así nos irá mostrando la cantidad

pendiente a cobrar. Cuando hemos aceptado el saldo a cobrar el programa

automáticamente irá relacionando las facturas pagadas en la

ventana inferior, mostrándonos además de la fecha y el número

de factura, código y nombre de agencia y el nombre y número de

habitación nos muestra el importe de la factura y el importe

saldado para así llevar un control de la cantidad cobrada en cada

factura. En la parte inferior de la ventana tenemos un campo

dónde nos mostrará el importe total saldado de todas las facturas.

Si el pago está bien hecho, esta cantidad debe ser igual que la

cantidad introducida en/los campos “importe”.

Cuadrar Pagos: Hay ocasiones en las que el pago que nos hace

la agencia descuadre en algunos céntimos de la cantidad total a

cobrar, para ello disponemos de la siguiente opción:

Como se ve en la imagen, el saldo disponible es -0.01 por lo que

el importe pagado es menor que el importe saldado, para cuadrar

entonces el pago introduciremos la cantidad que descuadra (en

este caso un céntimo en negativo) y pincharemos en el botón

Opción para el cuadre de céntimos en cobros múltiples

Ventana para seleccionar facturas en

crédito para su cobro


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“Pago+-” automáticamente el programa en la relación de facturas

saldadas añadirá una línea “Cobros regulados” por el importe del

pago, cuadrando así el cobro múltiple.

Una vez terminado el cobro podemos:

a) “F2-Notas”: Introducir una nota a alguna factura saldada.

b) “F4-Guardar”: Guardaremos el cobro, dándolo por

finalizado, tras esto el programa nos preguntará si

queremos imprimir el informe del pago.

c) “F5-Eliminar”: Situándonos sobre cualquiera de las

facturas saldadas, desde aquí la eliminaremos del cobro

múltiple.

d) “F6-Imprimir”: Esta opción nos imprime un informe del

pago.

Registro de cobros: Desde esta opción podremos cobrar facturas de crédito

individualmente. Una vez dentro de esta opción, tan solo tendremos que:

1. Introducir el número de factura que queramos cobrar.

2. El programa nos mostrará el saldo de la factura, para poder elegir la

cantidad que queremos saldar. En caso de querer cobrar la totalidad de la

factura, pulsaremos la tecla intro que nos llevará al siguiente campo.

3. Aquí elegiremos la forma de pago, si no sabemos el código pulsando la

tecla + o pinchando en la lupa nos desplegará la ventana para elegir la

forma de pago. En caso de no haber saldado la totalidad de la factura

debajo del campo “Forma de pago” nos mostrará el saldo pendiente de la

factura. Este saldo pasará al campo “Importe a cobrar” para así seguir

saldando la factura. En caso de querer enviar a crédito el resto del saldo

de la factura pulsaremos la tecla “escape”.

4. Una vez elegida la forma de pago, en caso de haber saldado la totalidad

de la factura el programa nos preguntará si es correcto el cobro es

correcto, una vez aceptado habremos terminado con el registro de

cobros.

Registro de pagos a cuenta: Alta de pagos de las agencias a cuenta de una futura

producción por parte de esta, es decir cobraremos una cantidad antes de facturarle a

dicha agencia. Para registrar el cobro:

1. Elegiremos la agencia que nos hace el pago a cuenta, introduciendo el

código o bien buscando la agencia a través de la lupa.

2. Escribir el concepto del pago.

3. Introduciremos la cantidad del pago.

4. Seleccionamos la forma de pago.

5. Disponemos de un campo por si queremos escribir algunas notas de

interés sobre el pago a cuenta que saldrán reflejadas al editar el pago a

cuenta en hoja de caja.

6. Una vez realizado el pago, y tras pinchar en F4-Guardar, el programa nos

preguntará si queremos imprimir un justificante del pago. En caso

afirmativo nos mostrará una ventana con el justificante para su posterior

impresión.


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Saldar pagos a cuenta: Una vez que hemos registrado un pago a cuenta y queremos

saldar dicho pago con algunas facturas de la agencia que nos hace el pago seguiremos

los siguientes pasos:

1. Al entrar en esta opción, se nos pedirá el número de apunte que en su

momento se le asignó al pago a cuenta al registrarlo. Este apunte se

puede obtener consultando el listado de caja del día del pago a cuenta.

En caso de no saber dicho número podemos pinchar en la lupa o pulsar la

tecla + y el programa nos mostrará una ventana dónde buscar los pagos a

cuenta realizados. Si no especificamos ninguna agencia el programa nos

mostrará todos los pagos a cuenta. También podemos registrar un nuevo

pago a cuenta pinchando en el botón “Nuevo” que nos abrirá una nueva

ventana dónde registrarlo seleccionando la agencia, la forma de pago y la

cantidad.

2. Una vez elegido el pago a cuenta, el programa nos muestra en el campo

“saldo disponible” la cantidad total del pago y en la ventana superior un

resumen del/los pago(s) que estamos saldando. Se pueden elegir más de

un pago a cuenta siguiendo el paso anterior a lo que el programa nos

preguntará si queremos añadir dicho cobro al cobro múltiple en curso.

3. “Facturas”, pinchándolo nos mostrará una ventana para buscar las

facturas pendientes de la agencia(s) vinculada(s) al pago que vamos a

saldar.

4. Con las facturas en pantalla, disponemos de varias columnas dónde se

nos muestra la agencia, la fecha de la factura, el número de factura, el

saldo de la factura y:

a. Cobrar: Este campo nos permite especificar la cantidad que

vamos a cobrar de esta factura.

b. S: Pinchando en este campo, seleccionaremos la factura para ser

saldada con el pago a cuenta.

5. Una vez seleccionadas todas las facturas a saldar, el programa nos

mostrará en la parte inferior de la ventana una relación con todas las

facturas seleccionadas así como su importe, la cantidad cobrada y el

saldo pendiente de la factura. Al final nos mostrará una suma de la

totalidad de los importes cobrados.

6. Si el total de la suma cobrada es igual al del pago anticipado el campo

“Saldo disponible” quedará a cero, en caso de haber algún descuadre se

mostrará aquí. Tal y como hacíamos con los cobros múltiples

disponemos del botón “pago +-” para cuadrar el pago, introduciendo la

cantidad en que descuadra.

7. Una vez cuadrado el pago en la parte inferior de la ventana disponemos

de una serie de botones que nos permitirán:

a. “Anular todo”: Cancelará todo el proceso de saldar los pagos a

cuenta poniendo todos los campos a cero.

b. “Notas”: Opción que nos permite escribir notas sobre el cobro del

pago a cuenta.

c. “Guardar”: Guardaremos el pago dando por concluida la

operación.

d. “Eliminar”: Nos borra del listado de facturas con las que

saldamos el pago la factura seleccionada.

e. “Imprimir”: Nos imprime un detalle del saldo de pago a cuenta.


2010 96/127

Hay que tener en cuenta que esta opción lo único que hace es eliminar del

crédito aquellas facturas seleccionadas para saldar el pago a cuenta, por lo tanto no es

considerado como un cobro, el cobro o el ingreso de dinero se hizo cuando registramos

el pago a cuenta, aquí lo único que hacemos es saldar dicho pago a cuenta con las

facturas emitidas a la agencia.

Cartas de reclamación: Cuando emitimos una factura a crédito a una agencia, para

informarle a ésta de las facturas que han pasado a su cuenta, usábamos las cartas de

acompañamiento. Con las cartas de reclamación informamos a la agencia que esas

facturas que pasaron a crédito no han sido saldadas y en la carta de reclamación

indicamos ya los detalles de la cuenta bancaria dónde realizar el ingreso del importe a

pagar. Para emitir la carta de reclamación:

1. Seleccionamos la agencia a la que queremos reclamar.

2. Seleccionamos el rango de fechas de las facturas que queremos reclamar.

Dejando en blanco el campo “desde día” mostrará todas las facturas

hasta el día especificado.

3. Una vez en pantalla la facturas en crédito de la agencia iremos

seleccionando las facturas que queramos pinchando en la columna

“Selecc.” de cada factura.

4. Como muestra la anotación al pie de la ventana, aquellas líneas de

facturas en rojo quiere decir que existe una anotación, haciendo doble

clic o pinchando en el botón “Notas” podremos verlas. En caso de no

tener ninguna nota, se creará una nueva.

5. Con las facturas seleccionadas, el programa nos mostrará en la parte

inferior de la ventana el total del importe de las facturas, el total del saldo

a pagar y el número de registros seleccionados.

6. Ahora pincharemos “F3 –

Carta” que nos mostrará

la ventana de emisión de

cartas de reclamación,

donde podremos:

a. Elegir la agencia

a la que mandar la

carta y del mismo

modo elegir si a la

dirección fiscal o

a la de corres-

pondencia.

b. El tipo de docu-

mento a mandar

ya que podemos

modificar la carta

de reclamación

para adecuarla a

nuestras necesidades.

c. Una vez elegido el tipo de documento:

i. Imprimir documento: Nos imprime la carta de acom-

pañamiento.

Cartas de reclamación


2010 97/127

ii. Enviar Fax: Emisión de la carta para enviar al fax que

introduzcamos en el campo fax.

iii. Enviar e-mail: Nos habilitará los campos de la derecha:

“e-mail”, “para” y “asunto” dónde podremos completar

los campos y enviará el documento por mail, a su vez

también se habilitará el check box “Anexar a la carta

copia de cada factura” que hará que al seleccionarlo, al

mandar la carta por mail convierta a .pdf todas las facturas

que se detallan en la relación y adjuntándolas al mail que

enviamos a la agencia seleccionada.

7. Con el botón “F6 – Imprimir” el programa nos imprimirá un listado con

las facturas que aparecen en pantalla.

Registro de de saldos previos: Esta opción nos permite añadir facturas a crédito con

fecha anterior a la instalación del programa a la agencia seleccionada, para ello

debemos:

1. Introducir el número de factura.

2. Introducir la fecha de la factura.

3. Introducir la agencia a la que corresponde la factura.

4. Introducir el nombre del cliente.

5. Añadir notas que creamos de interés.

6. Introducir el saldo de la factura.

Una vez realizados los pasos anteriores el programa añadirá al crédito de la

agencia una factura con la numeración y el importe que hayamos introducido.

Tesorería

Listado de caja

Desde esta opción podemos consultar y/o editar los cobros efectuados en el día

en curso y, dependiendo de la configuración, cobros de día anteriores. Para hacer una

búsqueda más rápida y puntual de los cobros, se puede pedir el listado de caja por todos

los cobros, cobros individuales de facturas, cobros múltiples de facturas, depósitos

recibidos y entregas a cuenta. Para acceder a esta opción podemos pinchar en el botón

de la barra de menú o bien en menú Tesorería Listado de caja.

Consulta de cobros:

1. Agencia: seleccionaremos la agencia / empresa de la que queremos consultar los

cobros. Dejando el campo en blanco se seleccionarán todas las agencias.

2. Fechas: Elegimos el rango de fechas a consultar introduciendo las fechas

“desde” – “hasta”. Por defecto saldrá la fecha del día en curso.

3. Forma de pago: Podemos elegir la consulta de una forma de pago determinada

introduciendo su código en este campo. Dejándolo en blanco seleccionaremos

todas las formas de pago.

4. Cobro: Elegimos el filtro de cobro: todos los cobros, cobros individuales de

facturas, cobros multiples de facturas, depósito de clientes ó entregas a cuenta.

5. Factura: Aquí podremos introducir un número de factura para su búsqueda

(habrá que introducir también un rango de fechas).


2010 98/127

6. Caja recepción / contable: Tal y como explicábamos en el alta de formas de

pago (ver página 10) al crear una forma de pago teníamos la opción de elegir si

queríamos que ésta se mostrara en hoja de caja o no, por lo tanto:

a. Si elegimos “Caja recepción”: Se mostrarán sólo las formas de pago con

la opción marcada “mostrar en caja recepción”.

b. Si elegimos “Caja contable”: Se mostrarán, además de las anteriores

formas de pago, aquellas que no tengan marcada la opción de mostrar en

caja recepción.

7. Listado resumido: Al mostrar la hoja de caja, el programa nos detalla por formas

de pago la fecha, número de apunte (columna registro), habitación, agencia,

concepto, forma de pago e importe. Al marcar esta opción, tan solo nos mostrará

resumida en tantas líneas como formas de pago las cantidades totales cobradas.

Edición / eliminación de cobros

Una vez en pantalla los cobros realizados en el/los días seleccionados, podremos

editar y/o eliminarlos, para ello una vez en pantalla los cobros que queremos visualizar

nos situamos en la línea de cobro que queremos modificar y:

Para eliminar el cobro, pinchamos en botón “F5-Eliminar”, al eliminar un cobro

de la hoja de caja, éste automáticamente pasa a crédito (dependiendo de la

configuración del programa podremos eliminar cobros de días anteriores).

Para editar un cobro, pinchamos el botón “F7-Zoom” que nos mostrará la

siguiente pantalla:

Modificación cobro

Aquí podremos cambiar:

o Agencia: Agencia/empresa de la factura, introduciendo su código en

dicho campo.

o Reserva, habitación y factura: Estos campos se modificarán para

modificar los depósitos.

o Cliente: Modificaremos el nombre del cliente al que va el cobro.

o Forma de pago: Como su nombre indica modificaremos la forma en que

se ha pagado la factura. Para ello introduciremos el código de la nueva

forma de pago o bien lo buscaremos mediante el botón de búsqueda.


2010 99/127

o Obs: Campo para introducir observaciones útiles al cobro (visibles tan

solo al editar los cobros).

Edición / eliminación de cobros múltiples.

Al realizar un cobro múltiple (ver página 92), al pedir una hoja de caja, el

programa nos mostrará tan solo una línea por el total del cobro como si fuera un cobro

individual.

Para eliminar un cobro múltiple tan solo tendremos que situarnos en la línea del

cobro y pinchar el botón “F5 Eliminar” y daremos de baja el cobro múltiple pasando de

nuevo a crédito las facturas saldadas. Justo después debemos regenerar saldos.

Para modificar un cobro múltiple:

a) Emitimos una hoja de caja, habrá que fijarse bien en la columna “Registro”

aquí nos mostrará el número de apunte que más tarde nos servirá para

modificar el cobro múltiple.

b) Con este número de apunte nos vamos a “Gestión de cobros Saldar pagos

a cuenta”:

c) Aquí introduciremos el número de apunte que nos mostraba la hoja de caja,

el programa nos mostrará la relación de facturas que se han saldado con el

pago pudiendo:

a. Añadir las facturas que faltan para saldar el pago, si el importe

saldado es superior a la suma de las facturas cobradas. Para ello

pincharemos en el botón “Facturas” y elegiremos las facturas

pendientes de cobrar hasta cuadrar el pago. Terminaremos con el

botón “Guardar”.

b. Eliminar las facturas saldadas pinchando en el botón “Eliminar” hasta

que la suma de las facturas saldadas sea igual que el cobro múltiple.

Una vez eliminadas las facturas, al guardar el programa nos dirá que

el cuadro no está saldado, que nos sobrará el importe de las facturas

eliminadas. Volvemos a hoja de caja, allí editamos el cobro múltiple

y modificamos el importe dando por modificado el cobro múltiple


2010 100/127

Registro de Cobros

Ver página en la página 94

Registro de depósitos

Para registrar un depósito tendremos que:

1. Introducir el número de reserva para aplicar el depósito, o

2. En caso de querer aplicar este a una habitación, con el campo reserva en blanco

pulsaremos intro y el cursor pasará al campo “habitación” dónde introduciremos

el número de habitación.

3. Introducir unas notas para el depósito, estas se imprimirán al finalizar el

depósito y emitir el justificante.

4. Introducimos la cantidad del depósito, marcaremos el campo “Depósito cuenta

agencia” en caso de no querer aplicarle el depósito al cliente.

5. Y seleccionaremos la forma de pago.

6. Al finalizar el programa nos preguntará si queremos emitir el justificante, en

caso afirmativo nos imprimirá por duplicado el justificante del depósito.

Listado de depósitos

Para consultar los depósitos tenemos esta opción dónde podremos elegir entre

las siguientes opciones para su consulta:

1. Fecha depósito: Marcaremos esta opción para consultar los depósitos por su

fecha de creación.

2. Fecha entrada: Esta opción nos mostrará los depósitos según la fecha de entrada

de la reserva a las que se aplican los depósitos.

3. Fecha de liquidación: Nos mostrará los depósitos liquidados entre las fechas

elegidas.

4. Desde / Hasta: Rango de fechas a seleccionar para acotar la búsqueda

dependiendo de las selecciones anteriores.

5. Agencia: Podemos elegir consultar los depósitos de una agencia determinada

introduciendo aquí su código o buscándola mediante el botón búsqueda que nos

abrirá la ventana de búsqueda de reservas. Dejando en blanco este campo

seleccionaremos todas las agencias.

6. F.Pago: Nos permite elegir la forma en que fue abonado el depósito a su entrega,

dejando en blanco este campo seleccionamos todas las formas de pago.

7. Pendientes de liquidar / Liquidados / Todos los depósitos: Aquí marcaremos la

opción para elegir qué tipo de depósito queremos que nos muestre el programa

diferenciando entre:

a. Pendientes de liquidar: Nos mostrará solamente aquellos depósitos que

aún no han sido aplicados a ninguna factura.

b. Liquidados: Mostrará aquellos depósitos aplicados a una factura como

forma de pago.

c. Todos los depósitos: Nos mostrará los liquidados como los pendientes de

liquidar.

8. Por último disponemos de varias formas para ordenar el listado:

a. Por fecha de entrada (día de llegada de la reserva).

b. Ordenado por cliente (por apellido).

c. Ordenado por agencia (por código de agencia).


2010 101/127

9. Tras aceptar obtendremos la siguiente pantalla:

Listado de depósitos

10. La información de los depósitos se nos mostrará en pantalla dividida en

columnas:

a. Reg: Número de apunte.

b. Fecha: Dependiendo de la opción elegida (fecha depósito, entrada o

liquidación) esta columna nos mostrará la fecha del depósito.

c. Reserva: Número de reserva a la que se aplicó el depósito.

d. Cliente / Agencia: Nombre del cliente y la agencia de la reserva a la que

se aplicó el depósito.

e. Entrada / Salida: Fechas de entrada y salida de la reserva.

f. Importe: Cantidad en € del depósito.

g. Liquidado / Fecha Liqu: Estas dos columnas nos informan de: Primero

si el depósito ha sido liquidado, en este caso estará marcada la opción y

segundo la fecha en que fue liquidado el depósito.

Editar un depósito

(F3-Editar):

Al pinchar este botón nos

mostrará la siguiente pantalla:

Para modificar un

depósito podremos cambiar cualquiera de los campos que se muestran en la imagen:

Reserva: Aquí introduciremos el número de reserva a la que le queremos aplicar

el depósito.

Agencia: En caso de querer aplicarle el depósito a una agencia determinada

introduciremos aquí el código de la agencia o lo buscaremos mediante el botón

de búsqueda.

Cliente: Modificaremos el nombre del cliente.


2010 102/127

Habitación: En caso de querer aplicarle el depósito a una habitación

determinada.

Notas: Modificaremos las notas que se introdujeron al dar de alta el depósito por

unas notas nuevas.

Factura: Aquí introduciremos el número de factura a la que queremos

aplicar el depósito. Al hacer esto habremos liquidado el depósito.

Depósito liquidado: Marcando esta opción daremos el depósito como saldado

(hay que tener máxima precaución de haber introducido anteriormente un

número de factura).

Cuenta agencia: Si queremos que dicho depósito sea aplicable a la agencia (al

facturar los cargos agencia se le aplicará el depósito).

Ref. Grupo: Si queremos aplicar el depósito a un grupo, aquí introduciremos su

referencia de grupo.

Convertir en entrega a cuenta: esta opción convierte automáticamente los

depósitos en entregas a cuenta.

Una vez modificados y guardados los campos anteriores el programa nos

preguntará si queremos imprimir un nuevo justificante.

Imprimir un justificante de un depósito (F9 Justificante): Si lo que queremos es

volver a imprimir o imprimir el justificante de un depósito, pinchando en este botón el

programa nos sacara en papel el justificante del depósito.

Imprimir el listado de depósitos (F6 Imprimir): Con esta opción el programa nos

imprimirá un listado con la información aparecida tras realizar la búsqueda de los

depósitos.

Modificar la cantidad de un depósito: En la opción anterior cambiábamos algunos

campos del depósito pero no así su cantidad.

Para modificar el importe de un depósito, este será considerado como una

entrada de dinero de caja por lo tanto una vez en listado de depósitos con la fecha en

que se realizó el depósito nos iremos a Hoja de Caja y seleccionaremos la fecha en que

se realizó el depósito (teniendo especial atención en seleccionar caja contable o de

recepción dependiendo de la forma de pago), una vez en hoja de caja pincharemos en

F7-Zoom dónde podremos modificar algunas opciones del depósito tales como

“Depósito cliente”, “depósito agencia”, así como la cantidad del depósito teniendo en

cuenta que según la configuración del programa que tengamos, podremos

modificar o no cobros de días anteriores.

Diario de facturas emitidas

Esta opción nos permite emitir un listado de las facturas emitidas

(independientemente de su forma de pago) entre un rango de fechas seleccionado

pudiendo acotar la búsqueda por agencias, tipo factura, etc. para obtener este listado:

1. Seleccionaremos la agencia de la que queremos emitir el listado de facturas

introduciendo su código. Dejando el campo en blanco seleccionaremos todas las

agencias.

2. Introduciremos el rango de fechas que queramos para realizar la búsqueda.

3. Podremos aplicar los siguientes filtros a la búsqueda:

a. Reserva: Para ver las facturas emitidas a una reserva en concreto.


2010 103/127

b. Grupo: Introduciremos aquí la referencia del grupo que queramos

consultar.

c. Tipo: Podemos elegir si queremos que nos muestre todas las facturas, las

facturas individuales o bien las facturas de grupo.

d. Localizador: este parámetro se puede aplicar cuando queramos ver en

una fecha determinada las facturas de las agencias por pagos directos de

clientes siempre y cuando el localizador se indique previamente en la

reserva.

e. Serie de factura: las que tengamos configuradas en “Configuración de

Parámetros” - “Datos de Facturación”.

4. Después elegiremos el orden en que queremos que se nos muestre el listado en

pantalla, bien ordenado por número de factura, fecha de factura, número de

habitación, nombre de agencia o nombre del cliente.

5. Por último podremos elegir si al emitir el listado se nos muestre también la

forma de pago. Solamente disponible al imprimir.

Una vez en pantalla el listado podremos Imprimir un listado con “F6-Imprimir”,

imprimir una copia de la factura pinchando en el botón “F7 Zoom”, que nos abrirá una

ventana de vista preliminar de la factura pudiéndola posteriormente imprimir.

También disponemos de tres opciones justo en la parte inferior izquierda de la

ventana, como son:

Exportar a Excel: Nos creará un fichero de Excel con los datos del diario de

facturas emitidas.

PDF: Nos imprimirá una copia de las facturas en formato pdf en la carpeta que le

especifiquemos.

O nos imprimirá una copia de todas las facturas del listado (último botón en

forma de impresora).

Diario de facturas emitidas

Facturas en crédito


2010 104/127

Desde esta opción emitiremos un listado de todas las facturas que hemos emitido

pero que hayamos mandado a crédito al facturar. Para ello:

1. Elegiremos la agencia de la que queremos emitir el listado de facturas en

crédito, dejando el campo en blanco seleccionará todas las agencias.

2. Desde día – Hasta día: Introduciremos el rango de fechas que queremos

consultar.

3. Orden del listado: Podemos emitir el listado agrupado por agencia (irá

detallando factura por factura ordenado por agencia) o por factura (mostrará un

listado de facturas ordenado por su número de factura pero independientemente

de la agencia de la factura).

4. Una vez en pantalla el listado podremos:

a. Imprimir este con “F6 Imprimir”

b. Cobrar las facturas con “F7 Cobrar” que nos mostrará la pantalla de

registro de cobros (ver página 94)

c. O exportar a hoja de Excel el documento (pinchando en el botó situado

en la parte inferior izquierda).

Valoración de reservas

Este listado nos mostrará el valor de las noches de las reservas seleccionadas que

tengan noches entre las fechas seleccionadas. Para emitir este listado:

1. Introduciremos el código de la agencia de la que queremos valorar las reservas o

bien dejaremos el campo en blanco para seleccionar todas las agencias.

2. Especificaremos el rango de fechas entre las que queremos que nos valore las

reservas.

3. Reservas Early Booking: Marcando esta opción nos valorará aquellas reservas

que se marcaron como tal para su valoración.

4. Luego podemos especificar si queremos que muestre todas las reservas o

aquellas solo con valor.

5. Tipo de valoración: Por día de estancia, que nos mostrará todas las reservas que

coincidan con los días de estancia en el rango de fechas especificado. Por fecha

de entrada, nos mostrará aquellas reservas que tengan como fecha de entrada la

especificada en el rango de fechas.

6. Tras aceptar nos mostrará la siguiente ventana:


2010 105/127

En esta pantalla tendremos las reservas según el intervalo de fechas seleccionado, así

como la agencia y su código, el número de reservas, nombre de cliente, fecha de

entrada, salida y en el campo “a valorar” nos mostrará las noches que según las fechas

introducidas se valoran de esta reserva así como el promedio de venta por habitación o

por persona, y nos indicará también el número de personas.

En la parte inferior de la ventana disponemos de los botones necesarios para

exportar a Excel el listado, imprimirlo o hacer zoom en la reserva seleccionada.

Resumen analítico de facturas

En esta opción podemos consultar las facturas para un día determinado

desglosando el importe total según los distintos servicios cargados, para ello:

1. Introduciremos la fecha de la que queremos hacer la consulta.

2. “Desglose pensión”: Al marcar esta opción, el importe cargado en alojamiento

nos lo desglosará tal y como se haya configurado el régimen de estancia (ver

página 10).

3. El programa entonces nos mostrará el resumen analítico de facturas para el día

seleccionado, mostrándonos en pantalla tantos servicios como se hayan

facturado el día seleccionado así como sus importes.

4. Del mismo modo nos mostrará en la parte superior de la pantalla las facturas

emitidas ese día.

Resumen de terceros

En resumen de terceros tenemos la opción de imprimir un listado de aquellas

empresas que hayan facturado con el establecimiento una cantidad superior a la

especificada.

1. En primer lugar seleccionaremos las fechas desde – hasta que queramos

consultar.

2. Ahora introduciremos el importe igual o superior para que el programa nos

muestre aquellas empresas que hayan facturado ese importe o más.

3. Seleccionaremos el orden del listado, si bien por CIF o bien por nombre de

empresas.

4. Una vez en pantalla tendremos visible las empresas que reúnan los criterios

arriba seleccionados mostrándonos la base imponible, el IVA repercutido (aquel

que le hemos aplicado a la empresas), y la suma total de las facturas emitidas a

dicha empresa.

5. En la parte inferior de la ventana disponemos de: los botones para exportar a

Excel e imprimir el listado, así como un campo dónde nos muestra el total de

registros (empresas) que muestra el listado.

Traspaso contable

Al dar de alta los servicios, agencias, formas de pago y tipos de IVA

especificábamos una cuenta contable. Desde esta opción traspasaremos todos los cargos

generados a un fichero que nos permita su gestión en el programa de contabilidad que

use la empresa a tal fin. Para ello tendremos que:


2010 106/127

1. Seleccionar el día de traspaso introduciendo el día en su campo. En caso de

querer elegir otro día podemos movernos mediante las fechas arriba y abajo

situadas junto a este campo.

2. Una vez seleccionado el día, tras aceptar, obtendremos la siguiente pantalla:

Traspaso Contable

3. Aquí obtendremos los apuntes, subcuentas y contrapartida de cada uno de los

movimientos realizados, así como el concepto y los importes separados en Debe

o Haber según

AUDITORÍA Y CIERRE DEL DÍA

Este proceso nos permitirá cerrar el día de trabajo e iniciar el programa con un

nuevo día, haciendo que el programa registre todos los cargos de habitaciones y

descuentos así como los cargos fijos aplicados a una habitación. Para realizar el proceso

de auditoria tendremos:

1. En primer lugar tenemos que

asegurarnos que no haya ningún

ordenador en el programa, tan

solo desde el que vayamos a

hacer la auditoria.

2. Iremos a Procesos Diarios

Auditoria y cierre del día. El

programa nos mostrará la

imagen siguiente:

3. Como muestra la imagen y tal y

como nos dice la pantalla del cierre del día, antes debemos hacer las copias de

seguridad para efectuar el cierre.

4. El botón “F6 Preview” nos permitirá hacer un precierre, es decir nos mostrará en

pantalla todos aquellos listados que hayamos seleccionado al configurar el

programa para su impresión o vista en pantalla pero nunca hará el proceso de

cierre.


2010 107/127

5. En caso de querer hacer el cierre pincharemos en “F8 Cerrar” el programa nos

avisará con una pantalla:

6. Una vez que estemos seguros pinchamos en botón “Aceptar”.

7. Una vez aceptado el programa hará automáticamente una regeneración de

índices (proceso necesario para las bases de datos) y nos preguntará si queremos

continuar con el proceso de cierre. Pinchando en el botón Sí el programa nos

imprimirá todos aquellos listados que hayamos marcado en la configuración de

parámetros, pestaña “auditoria”.

8. Una vez terminado el proceso de cierre el programa nos mostrará la siguiente

pantalla:

9. Al pinchar en aceptar el programa automáticamente cambiará el día de trabajo y

podremos empezar a trabajar con un nuevo día.

Otros mensajes en el proceso de Cierre.

Cabe la posibilidad que al hacer la auditoria y cierre del día el programa nos

avise que existen reservas pendientes por entrar o salidas pendientes por registrar, en

ese caso no habría problema puesto que podemos continuar con el proceso de cierre

dejando las reservas pendientes para el siguiente día de trabajo, pudiéndolas registrar

como rappell5 generando el programa los cargos anteriores automáticamente.

5 Aquellas reservas cuya fecha de entrada es anterior al día en curso.


2010 108/127

En el caso de las salidas, quedarán pendientes por efectuar el proceso de check-

out teniendo estas habitaciones (si los hubiera) los cargos pendientes por facturar.

Copias de seguridad

Como se avisa al hacer la Auditoria y cierre del día, antes de esta hay que hacer

una copia de seguridad. Para acceder a esta opción tendremos que ir a Utilidades

Copia de seguridad:

Pantalla Copia seguridad

Antes de realizar la copia de seguridad tenemos que indicar al programa dónde

guardar las copias que realice, para ello tenemos que pinchar en el botón “Configurar”

el programa entonces nos preguntará dónde queremos guardar las copias que realice el

programa. ESTE PROCESO TAN SOLO SE HACE LA PRIMERA VEZ QUE

VAYAMOS A REALIZAR LA COPIA DE SEGURIDAD, LAS SIGUIENTES

VECES EL PROGRAMA GUARDARÁ LA COPIA EN LA CARPETA

ESPECIFICADA.

Una vez que hemos configurado la unidad y carpeta dónde queremos que se

guarden las copias podremos realizar la copia de seguridad para ello tan solo tendremos

que pinchar en el botón “Iniciar copia” el programa empezará a copiar todos los

archivos y nos mostrará una ventana con el progreso de la copia de seguridad.

Una vez terminada la copia el programa nos avisará mostrándonos una ventana

de aviso.

Proceso copia seguridad


2010 109/127

GOBERNANTA


2010 110/127

Listado de llegadas

Listado desde el que podremos consultar las llegadas para un día seleccionado,

para ello debemos:

1. Seleccionar el día que queremos consultar; podemos introducir la fecha de

forma manual o bien ir a la fecha deseada pinchando los botones a ambos lados

de la fecha.

2. Podemos elegir que nos muestre las reservas de una sola agencia introduciendo

su código en el campo “Agencia” y dentro de las reservas de esta agencia

aquella que coincida con el localizador que especifiquemos.

3. Elegir qué tipo de reservas queremos que muestre el listado, bien las reservas

individuales, las de grupo (en caso de tener más de un grupo podemos

especificar éste por su referencia de grupo).

4. El orden del listado:

a. Ordenado por número de reserva, por orden ascendente, de menor a

mayor.

b. Por número de habitación.

c. Por nombre de agencia: Ordenará el orden del listado alfabéticamente

dependiendo del nombre de la agencia.

d. Por nombre de cliente. Al igual que la opción anterior salvo que esta vez

el orden vendrá por los apellidos del cliente.

e. Solo clientes alojados: Nos mostrará sólo aquellos clientes a los que se

le haya hecho el check in.

f. Excluir alojados: Sólo mostrará aquellos clientes pendientes de registrar

ocultando aquellos a los que ya hayamos hecho el check in.

g. Código agencia: Nos mostrará las llegadas ordenadas según el código de

la agencia de menor a mayor.

5. Una vez elegido el orden de impresión pinchando en el botón “F6 Imprimir”

nos imprimirá dicho listado.

Estas opciones descritas anteriormente son las más útiles para la Gobernanta del

hotel, otras opciones del listado de llegadas son:

6. Imprimir Ficha Rack: Impresión de la ficha que se suele usar en los rack

manuales para controlar la ocupación del hotel. Dicha ficha mostrará el nombre

del cliente, la fecha de entrada y salida, la agencia y el número de habitación si

estuviera ya asignada.

7. “F3 Bienvenido”: Impresión de la hoja de bienvenida que se suele entregar al

cliente al hacer el check in junto con su llave; este documento es especifico para

cada hotel, pero en la mayoría de los casos incluye información sobre la fecha

de entrada, salida, tipo de habitación, régimen de estancia así como otro tipo de

información interesante para el cliente.

8. “F4–Checkin”: Este botón nos permitirá realizar el registro de check in del

viajero (ver capítulo dedicado a recepción).

9. “F7-Zoom”: Nos permitirá editar la reserva seleccionada.

En la parte inferior de la ventana tenemos un recuadro dónde nos mostrará un

resumen de las reservas registradas y las pendientes por registrar mostrándonos en


2010 111/127

primer lugar el número de habitaciones, el número de adultos y niños pendientes de

registrar, así como una leyenda para las reservas: Reservado en color verde y

Listado de salidas

Listado desde el que podremos consultar las salidas para un día determinado,

para ello al igual que hacíamos con el listado de entradas:

1. Elegiremos la fecha de salida, introduciendo la fecha de forma manual o

moviéndonos por las fechas pinchando los botones a ambos lados de la fecha.

2. Podemos elegir que nos muestre las salidas de una agencia determinada

seleccionándola en su correspondiente campo y dentro de las reservas de esta

agencia aquella que coincida con el localizador que especifiquemos o una

determinada referencia de grupo.

3. Aplicamos el filtro a mostrar para las salidas:

a. Marcando “salidas efectuadas”: Nos mostrará tan solo aquellas

habitaciones que se les haya hecho ya el check out.

b. Marcando “pendientes de salir”: Habitaciones a las que todavía no

hemos hecho el check out.

c. Ninguna de las dos opciones anteriores marcadas: Nos mostrará todas las

habitaciones con fecha de salida elegida.

4. Justo después podemos elegir el orden del listado de salida:

a. Por número de habitación.

b. Por nombre de agencia, ordenará las salidas por el nombre de la agencia

de manera ascendente.

c. Por código de agencia, ordenará las salidas por el código asignado a cada

agencia de manera ascendente.

d. Por nombre del cliente.

e. Clientes alojados, mostrará en primer lugar los clientes que aún estén

alojados, mostrando al final aquellas habitaciones a las que ya se le haya

hecho el check out.

5. Una vez con el listado en pantalla en la parte inferior de la ventana vemos que

disponemos de una pequeña ventana

dónde el programa nos informará de las

habitaciones con salida, el número de

personas, así como las que están

pendientes de salir y el número de pax.

6. En la parte inferior derecha disponemos de una serie de botones que nos servirán

para:

a. “Check Out”, realizará el check out de la habitación seleccionada.

b. “F4 Factura”, al pinchar este botón el programa mostrará la ventana de

cobros reservas individuales dónde podremos facturar la habitación.

c. “F6 Imprimir”, nos imprimirá un listado, pudiendo elegir entre:

i. Marcando la opción de “impresión resumida” nos emitirá un

listado de las habitaciones con la fecha de salida del día indicado

y el nombre del cliente.

ii. Desmarcando esta opción nos imprimirá un listado detallado de

las salidas dónde, además de los datos anteriores imprimirá

también otros datos como fecha de entrada y salida, régimen

estancia, número de personas, tipo de habitación, agencia y un


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detalle de los saldos tanto agencia como cliente, si la habitación

tiene algún depósito a cuenta, el precio de la habitación, si ésta

está vinculada a otra habitación y las observaciones de salida.

Clientes alojados (búsqueda de clientes)

Esta opción nos permite imprimir un listado de clientes alojados así como buscar

los clientes alojados en nuestro establecimiento:

1. En primer lugar disponemos de tres campos “Nombre”, “1º apellido” y “2º

apellido”, dejando estos campos en blanco nos mostrará todos los clientes del

hotel, si rellenamos alguno de estos campos nos mostrará tan solo aquel que

coincida con el criterio de la búsqueda.

2. Podemos, del mismo modo, elegir aquellos clientes de una determinada agencia

introduciendo su código en el campo “agencia” o bien buscándola mediante el

botón de búsqueda. Dejando este campo en blanco obtendremos los clientes de

todas las agencias.

3. Si queremos elegir los clientes de un determinado grupo introduciremos la

referencia de grupo en el campo “grupo” o bien pinchando en la lupa nos

mostrará una ventana con los grupos alojados en nuestro establecimiento.

4. Justo después podemos marcar las opciones para realizar la búsqueda de

clientes, “buscar por contenido” e “incluir acompañantes” esta última opción nos

hará una búsqueda entre los acompañantes del cliente que se registró (al hacer la

reserva tan solo ponemos un nombre) ya que en la pantalla de consulta de

habitaciones tan solo aparece un nombre.

5. Y por último tenemos el orden del listado:

a. Podemos ordenarlo por apellidos del cliente.

b. Por número de habitación.

c. Por nombre de agencia.

d. Por día de entrada.

e. Por día de salida.

f. Por régimen de estancia.

g. Y por el localizador de la reserva.

6. Una vez con todos los datos para realizar la búsqueda, tras pinchar en F8

Aceptar se nos mostrará en pantalla los clientes que reúnan los criterios de

búsqueda o bien todos los clientes, en caso de haber dejado en blanco todos los

campos anteriores.

7. Con los clientes en pantalla, entonces, podremos:

a. Imprimir el listado de clientes, pinchando en el botón “F6 Imprimir”

b. Editar la habitación, pinchando el botón “F7 Zoom” que nos abrirá la

ventana de “consulta/modificación de habitaciones”.

Rack de habitaciones gráfico

El “rack de habitaciones gráfico” es una disposición en pantalla de la ocupación

del hotel, desde esta ventana se nos mostrará de una manera visual la ocupación real del

hotel, mostrándonos aquellas habitaciones que estén ocupadas, reservadas, bloqueadas,

etc. a través de una leyenda de colores, para que de un solo vistazo tengamos una idea

de la ocupación del hotel. Del mismo modo nos avisará si la habitación está sucia o

limpia o si bien el cliente ha recibido algún mensaje:


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Rack de habitaciones gráfico

Como se muestra en la imagen, al entrar en esta opción nos muestra las

habitaciones del hotel representadas por recuadrados dónde nos detallará la siguiente

información:

Número de habitación,

Nombre del cliente.

Fechas de entrada – salida o bien fecha de inicio/fin del bloqueo,

Número de personas y

Régimen estancia.

Como podemos ver en la parte inferior derecha de la ventana, tenemos una

pequeña ayuda que nos muestra la leyenda para poder así comprender el esquema de

colores de cada habitación:

Las habitaciones libres las representará con un fondo de

color blanco.

En azul oscuro, mostrará las habitaciones ocupadas.

Las habitaciones de color rojo serán aquellas que estén

bloqueadas.

Las habitaciones reservadas en color verde.

Las habitaciones con fondo celeste son aquellas que tienen

la salida prevista el día de consulta del rack

Con un pequeño icono de una papelera nos mostrará las

habitaciones sucias.

Y con una bandera las habitaciones que tengan un mensaje. Como muestra la

parte inferior de la ventana del rack “oprimiendo la barra espaciadora veremos

los mensajes de la habitación seleccionada”, tras ello nos mostrará:


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Como se muestra en la imagen, nos avisa que la habitación seleccionada tiene un

mensaje pendiente de leer, si aceptamos nos mostrará:

En dicha pantalla nos mostrará el mensaje que anteriormente hemos registrado

para el cliente (Procesos diarios Mensajes clientes), pudiendo:

o Darlo por leído al pinchar en el botón “F5 Leído”, o bien

o Imprimir una copia del mensaje pinchando en “F6 Imprimir”.

Al entrar por primera vez en esta ventana el programa nos muestra la disposición

de todas las habitaciones del hotel, pero si lo que queremos es seleccionar un rango de

habitaciones para ello disponemos de un filtro en la parte superior izquierda de la

ventana:

En primer lugar elegiremos la planta que queremos ver

desplegando el menú “Planta” y el tipo de habitación, aunque no es

necesario rellenar ambos campos, ya que si dejamos en blanco el

campo “planta” y seleccionamos un tipo de habitación nos mostrará

todas las habitaciones del tipo seleccionado o si seleccionamos una

planta pero no seleccionamos el tipo de habitación nos mostrará

todas las habitaciones de la planta seleccionada.

En ambos casos para visualizar los resultados pinchamos en el

botón “Aplicar filtro”.

Una vez con las habitaciones en pantalla podemos imprimir esta

información de dos formas:

1. Pinchando en “F6 Imprimir” nos imprimirá un listado del rack del día en curso,

dónde nos mostrará la información de la pantalla en papel o bien

2. Pinchando en “F9 Pantalla” nos imprimirá una captura de la ventana del rack

que tenemos en pantalla.


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Rack de habitaciones listado

Esta opción nos permite consultar la ocupación del establecimiento pero a

diferencia de la opción anterior nos muestra un listado más resumido de las

habitaciones.

Aquí no podremos elegir la planta o el tipo de habitación a mostrar, si no que se

nos mostrará todas las habitaciones informándonos por columnas de:

1. Número de habitación

2. Fecha de entrada y salida.

3. Número de adultos y niños

4. Nombre del cliente

5. El código y el nombre de la agencia.

6. También nos resaltará en rojo aquellas habitaciones bloqueadas informándonos

de la fecha de inicio y fin del mismo.

Desde esta opción podremos tan solo consultar la habitación pinchando en “F7

Consulta” que a diferencia del rack gráfico tan solo nos permite consultar o bien

imprimir dicho listado con el botón “F6 Imprimir”.

Bloqueo de habitaciones

Para bloquear una habitación seguiremos los siguientes pasos:

1. Introducimos el número de habitación a bloquear.

2. Elegimos la fecha de inicio y fin del bloqueo.

3. Si marcamos la opción “NO deducir el bloqueo en disponibilidad” aún

bloqueando la habitación al consultar el booking seguirá como disponible.

4. Introducimos el motivo por el cual bloqueamos la habitación, motivo que saldrá

reflejado en el listado de habitaciones bloqueadas.

5. Pinchamos en el botón “F8 Bloqueo” y la habitación quedará automáticamente

bloqueada.

Modificación bloqueo o desbloqueo de habitaciones

Desde esta opción podemos o bien modificar un bloqueo o bien desbloquear una

habitación, para ello:

1. Introducimos el número de la habitación bloqueada.

2. Pinchamos en el botón de la lupa situado junto al número de habitación que nos

mostrará las fechas en las que esta habitación ha sido bloqueada, una vez

aceptada nos mostrará las fechas de inicio/fin y el motivo por el que fue

bloqueada.

3. Modificar un bloqueo: Modificaremos la fecha de inicio o fin (o ambas) y

pincharemos en el botón “guardar datos”.

4. Desbloquear una habitación: Después de haber elegido las fechas de bloqueo de

la habitación pincharemos en el botón “desbloquear” quedando la habitación

automáticamente desbloqueada.


2010 116/127

Listado de habitaciones bloqueadas

Desde aquí podemos imprimir un listado de las habitaciones bloqueadas

dependiendo del rango de fechas que introduzcamos, para ello:

1. Nada más entrar nos pedirá las fechas de inicio y fin del listado, introducimos

los datos y pinchamos en el botón “F8 Aceptar”.

2. Una vez introducidas las fechas nos mostrará en pantalla las habitaciones

bloqueadas, las fechas y el motivo del bloqueo,

3. Seleccionando una habitación, si pinchamos en el botón “F5 Desbloqueo”

procederemos a desbloquear la habitación seleccionada.

Modificar estado de habitaciones

Si hemos configurado el programa para que al hacer check out pase la habitación

a sucia y no permita hacer check in a habitaciones en tal estado (ver Configuración de

parámetros), desde aquí la Gobernanta podrá modificar el estado de la habitación para

así poder registrarla, para ello:

1. Seleccionar el rango de habitaciones a mostrar:

a. Todas las habitaciones (selección predeterminada si no se elige ninguna),

b. Solo las habitaciones ocupadas,

c. Solo las libres o

d. Solo las bloqueadas

2. Una vez seleccionado el rango de habitaciones a mostrar podemos elegir

entonces que nos muestre (podemos dejar estas opciones sin marcar por lo que

nos mostrará todas las opciones):

a. Aquellas que estén limpias,

b. Las habitaciones sucias

c. O las habitaciones para repaso.

3. Podemos elegir las habitaciones por “Planta” y/o por “tipo de habitación”

seleccionando algún valor dentro del menú desplegable de cada una de ellas, si

lo dejamos en blanco entenderá que son todas las plantas y todos los tipos de

habitación.

4. Una vez con los datos anteriores marcados pincharemos en “F8 Aceptar” y nos

mostrará:


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Modificar estado habitaciones

5. Como se observa en la imagen el programa entonces nos mostrará un listado de

habitaciones coloreadas según su estado, siendo:

a. El rojo para las habitaciones sucias.

b. Verde para las habitaciones limpias

c. Amarillo para las habitaciones que hay que repasar.

6. También nos muestra más información sobre las habitaciones como el tipo de

habitación, número de adultos y niños, fechas de entrada y salida y

observaciones, que según el día en curso corresponderán o bien a observaciones

de llegada, observaciones estancia u observaciones de salida (ver alta reservas y

consulta/modificación habitaciones).

7. Modificar estado habitación: Dentro del listado de habitaciones que nos muestra

el programa hay una columna que nos permitirá el cambio de estado, la columna

“St”; ésta dispone de un botón que tendremos que pinchar para ir cambiando de

estado, según vayamos pinchando pasará de

a. Limpia a sucia,

b. De sucia a repaso y

c. De repaso a limpia

8. En la parte inferior de la pantalla el programa, dependiendo de los parámetros

elegidos para mostrar las habitaciones nos irá informando de las habitaciones

que están libres, las ocupadas y las bloqueadas.

9. Podemos imprimir un listado con el estado de las habitaciones pinchando en el

botón “F6 Imprimir”.

Informe estado habitaciones (Informe Gobernanta)

Este listado mostrará las tareas de limpieza a realizar en cada habitación ocupada

en el hotel, es decir, si necesita cambio de toallas, de sábanas, si la habitación es de

llegada o de salida para así poder repartir el trabajo entre las camareras.

1. En primer lugar elegimos el día que queremos consultar, por defecto estará el

día en curso.

2. Elegimos la camarera a la que vamos a asignar el trabajo; dejando el campo en

blanco suponemos que no queremos elegir una camarera específica.

3. Luego podemos elegir entra varias opciones:


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a. Mostrar Todas las habitaciones.

b. Solo las habitaciones de llegada.

c. Solo las habitaciones de salida.

d. Solo los clientes alojados.

e. E incluir aquellas habitaciones que, aun estando libres, están sucias a la

espera de ser limpiadas.

También tenemos la opción de visualizar las observaciones de habitación y

observaciones de gobernanta que podemos modificar pinchando en el botón de abajo

4. Una vez con los datos seleccionados pinchamos en el botón “F8 Aceptar” y nos

mostrará la siguiente pantalla:

Informe Gobernanta

5. Aquí nos mostrará las habitaciones alojadas en nuestro establecimiento, el tipo

de habitación, el número de adultos y niños, fecha de entrada y salida, la

camarera asignada (tendremos que asignar una camarera a cada habitación en el

menú “asignar camareras”) y a continuación nos mostrará una serie de columnas

que nos informarán (tenemos un resumen en la parte superior derecha de la

ventana):

a. LLE: Marcada esta opción el programa nos informa que la habitación es

de llegada, nos mostrará entonces las observaciones de llegada.

b. TOA: Cambio de toalla.

c. SAB: Cambio de sábanas.

d. LIM: Limpieza/repaso o habitación de cliente, mostrará las

observaciones estancia.

e. SAL: Habitación de salida, nos mostrará las observaciones de salida.

6. Imprimiremos un listado del informe gobernanta con el botón “F6 Imprimir”

La frecuencia para el cambio de toallas, sábanas o limpieza de una habitación lo

configuramos cuando damos de alta a una agencia (ver Archivos Agencias y dentro

de esta opción pestaña otros), por lo tanto al hacer la reserva el programa

automáticamente aplica este intervalo de días, pero en caso de querer cambiar esta

frecuencia de días para el cambio de toallas, sábanas o limpieza lo podremos hacer

desde Consulta de habitaciones Pestaña “F6 Datos estadísticos”, allí disponemos de


2010 119/127

los campos “toalla”, “sábanas” y “limpieza” dónde podremos cambiar cada cuántos días

se realizarán dichas tareas.

Asignar camareras

Al dar de alta las camareras (menú ArchivosOtrosCamareras de pisos) le

asignamos una planta como predeterminada, desde aquí le asignaremos habitaciones

independientemente de la planta en la que se encuentre, para ello:

1. Iremos moviéndonos con los cursores de dirección hasta llegar a la habitación

deseada.

2. Una vez en la columna “Cód” introduciremos el código que le asignamos a la

camarera al darla de alta o bien pulsamos la tecla “+” para desplegar la ventana

que nos mostrará el listado de camareras.

3. Una vez seleccionada quedará automáticamente grabado.

4. Podemos imprimir un listado de las habitaciones y camareras asignadas

pinchando en el botón “F6 Imprimir”.

Una vez que hemos asignado una camarera a cada habitación al ir a “Informe

estado habitaciones” podemos imprimir un listado detallado de las habitaciones por

camarera o bien emitir un listado de todas las camareras dejando el campo camarera en

blanco.


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DIRECCIÓN


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Informes

Informe de producción

Mediante esta opción podremos imprimir los informes de producción que se

emiten al hacer la auditoria

(resumen de producción por

departamentos y resumen

estadístico de ocupación). Para

ello en la ventana que nos

muestra el programa intro-

duciremos el día del que

queramos emitir los listados y

tenemos la opción de incluir

presupuesto.

Facturación por agencias

Aquí podremos consultar la facturación de una o varias agencias para un rango

de fechas determinadas, para ello:

1. Introducimos el código o los códigos de las agencias que queramos consultar.

2. Dentro del campo segmento introduciremos (si así lo queremos) el segmento de

agencias que queremos que se muestre de aquellas entre el rango anterior

introducido.

3. Justo después introduciremos el rango de fechas que queremos consultar,

introduciendo los datos en los campos “desde día” – “hasta día”.

4. Seleccionaremos ahora la forma que queremos que aparezca ordenado el listado,

bien por código de agencia, por nombre de ésta o bien por facturación (de más a

menos).

5. Una vez los datos en pantalla el programa nos mostrará:

Aquí vemos que hemos ordenado el listado por facturación, esta ventana nos

muestra la base del importe total, el total del IVA aplicado a ésta cantidad y el total con


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IVA incluido. El último campo nos indicará el tanto por ciento que corresponde de la

facturación de la agencia al total del listado emitido.


Con esta opción podremos consultar la previsión de ocupación estimada para

unas fechas seleccionadas y las agencias consultadas, para ello:

1. Introducimos el rango de fechas que queremos consultar (máximo 31 días).

2. Justo después introducimos el rango de agencias que queremos consultar y si

queremos acotar esta búsqueda por el segmento de la agencia.

3. La siguiente opción nos mostrará, según marquemos, solo aquellas agencias que

tengan movimientos (reservas) o todas las agencias.

4. Justo después elegimos el orden del listado alfabético o numérico.

5. El programa nos mostrará ordenado por agencia y día por día la previsión de

ocupación de estas y la disponibilidad sobre cupos de estas agencias.

Reservas a un día

Ver página 54.

Booking de reservas

Ver página 63.


Ver página 65.

Ocupación / previsión anual

Esta opción nos muestra la ocupación y la previsión de estancias y room nights

anuales dividida por meses y columnas.

Para elegir el año que queremos consultar al entrar en esta opción, en la parte

inferior izquierda tenemos un campo que nos permitirá introducir el año de consulta:

1. Por cada mes nos mostrará:

a. Las estancias del mes. Número de personas que se alojan en nuestro

establecimiento.

b. Las “room nights” del mes. Número de noches que pasan estas personas

en nuestro establecimiento.

c. En caso de meses futuros nos mostrará la previsión de estancias y room

nights.

Promedios mensuales por tipos en €

Esta opción nos mostrará para el año seleccionado (al entrar en esta opción nos

pedirá el año que queremos consultar) el promedio de producción en euros por tipo de

habitación.

También podremos acotar el informe seleccionando un tipo de segmento así

como una agencia determinada.


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Estadística de ocupación anual

Esta opción nos mostrará el tanto por ciento de ocupación para los meses y los

días del año detallado. Al entrar en esta opción en la parte inferior derecha de la ventana

disponemos de un campo dónde elegir el año a consultar, una vez aceptado nos mostrará

en columnas los meses del año y en filas los días del mes y nos mostrará qué tanto por

cierto de ocupación ha habido para estos días, mostrándonos como lo especifica en la

leyenda de dicha ventana en color rojo aquella ocupación superior a un 75% y en celeste

la ocupación menor al 25%.

Comparativos

Comparativo de producción mensual

Dentro de esta opción podremos consultar la ocupación real mensual de dos años

distintos comparándolos entre sí. Al entrar en esta opción el programa nos permitirá

acotar la búsqueda por segmentación de las agencias (dejando el campo en blanco son

todos los segmentos de agencia) y posteriormente nos pedirá qué año queremos

comparar con otro. Una vez aceptado nos mostrará en filas los meses del año y en

columnas las estancias y room nights de los dos años que queramos comparar.

En la parte inferior derecha de la ventana disponemos de un menú dónde elegir

qué tipo de comparativa queremos que nos muestre el programa de manera gráfica

(pinchando en el botón F9-

Gráfico):

Estancias.

Room nights.

La diferencia en % de las estancias, o

La diferencia en % de las room nights.

Comparativo de producción mensual acumulada

Esta opción nos mostrará dividido en meses la producción acumulada por

servicio para el año seleccionado. Al entrar en esta opción el programa nos pedirá que

año queremos consultar mostrándonos la producción mensual por meses / servicio.

Comparativo de producción a un mes

Al igual que la opción anterior, esta nos mostrará la producción de los servicios

del establecimiento pero esta vez nos permitirá elegir el mes y el año a consultar, por lo

tanto debemos:

1. Elegir el mes que queramos consultar.

2. Elegir qué año queremos comparar con el actual.

3. Marcamos si queremos que el resultado nos lo muestre desglosado por

departamentos.

Una vez aceptado el programa nos mostrará la producción de los servicios en el

mes actual, el % de ese servicio sobre la producción total y la producción y el % del


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servicio en el año y mes solicitado así como el % de variación que hay entre la

producción actual y la del mes / año solicitado.

Comparativo de producción a un día

Opción que nos permitirá comparar la producción de los servicios del hotel a un

día determinado. Para ello al entrar en dicha opción el programa nos pedirá que

introduzcamos el día a consultar, una vez aceptado nos mostrará:

La producción del día de trabajo para todos los servicios.

La producción para el día anterior de todos los servicios.

La producción para el día del año anterior de todos los servicios.

La variación porcentual existente entre la producción actual y la solicitada.

Comparativo de facturación agencias

Esta opción nos permite comparar la facturación producida por las agencias con

las que trabajemos en dos años que nosotros elijamos, para ello, al entrar en esta opción

el programa nos permitirá:

1. Elegir el segmento de agencias que queremos comparar (como siempre, dejando

el campo en blanco mostrará todos los segmentos de agencias).

2. Introducir los años que queremos comparar en los campos “año”.

3. Marcar la opción “ocultar sin movimiento” si queremos que el programa tan

solo muestre aquellas agencias que han tenido producción.

Una vez introducidos todos los campos el programa nos mostrará dividido por

agencias y campos la facturación producida de cada una de ellas, el número de

habitaciones, adultos y niños y el tanto por ciento de diferencia entre el año que

consultamos con el que comparamos.

Producción

Producción por agencias

Desde esta opción podremos consultar la producción efectuada por un rango de

agencias en unas determinadas fechas, para ello:

1. Rellenamos los campos “agencia” si queremos que nos muestre un rango de

agencias, dejándolo en blanco mostrará todas las agencias.

2. Segmento: Podemos elegir, bien del rango de agencias anteriormente

seleccionado o de todas las agencias aquellas que pertenezcan al segmento que

aquí elijamos.

3. Introducimos las fechas que queremos consultar “desde” – “hasta”.

4. Elegimos el orden del listado:

a. Por código de agencia.

b. Por Nombre de agencia

c. U ordenar el listado por mayor producción a menor.


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Una vez en pantalla nos mostrará todas aquellas agencias que coincidan con los

campos seleccionados, mostrándonos el total de la producción de todas estas en la parte

inferior del listado y al lado de la producción de cada una de las agencias el tanto por

cierto sobre la producción que le corresponde a cada una de ellas, así como el número

de habitaciones, adultos y niños que ha producido para esas fechas las agencias en

pantalla.

Producción por habitación

Esta opción nos permitirá consultar el importe de la producción efectuada por

habitación pudiendo seleccionar:

1. Tipo de habitación: Aquí seleccionaremos (si no queremos consultar todos los

tipos de habitación) de qué tipo de habitación queremos consultar la producción.

2. El rango de fechas de la consulta, “desde” – “hasta”.

3. Dpto. Pensión: Podemos seleccionar de los departamentos que tenemos dados de

alta en nuestro establecimiento qué cantidad ha producido cada habitación, esta

cantidad se mostrará en la columna “pensión” de nuestro listado.

4. Elegimos el orden del listado:

a. Por número de habitación.

b. Por producción

c. Por porcentaje de producción.

d. Por alojamiento.

e. Por pensión (lo que hemos explicado en el punto número 3)

f. Por extras.

Producción por nacionalidades

Desde esta opción nos mostrará el importe de la producción efectuada por un

rango de fechas seleccionado separado por la nacionalidad de nuestros clientes. Para

ello introduciremos el rango de fechas que queramos consultar y pinchamos en “F8

Aceptar”, el programa automáticamente nos mostrará todas aquellas nacionalidades que

hayan tenido producción para las fechas seleccionadas y el tanto por ciento de su

producción que corresponda al total de la producción mostrada.

Producción por segmento

Esta opción nos mostrará la producción efectuada por las agencias en un rango

de fechas pero según su segmentación, para ello al entrar en esta opción

seleccionaremos el segmento que queramos consultar y el rango de fechas que

queramos consultar.

Producción acumulada por meses

Esta opción nos muestra la producción de cada uno de los servicios del

establecimiento separado en meses, para ello nada más entrar en esta opción elegimos el

año que queremos consultar, tras aceptar nos mostrará la producción.


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Producción por régimen

Desde aquí consultaremos la producción realizada en un rango de fechas que

tendremos que introducir al entrar en esta opción de los distintos tipos de régimen de

estancia que dimos de alta al configurar el programa.

Producción diaria por mes

Esta opción nos mostrará la producción efectuada durante un mes en concreto en

cada uno de sus días para un año seleccionado, para ello al entrar en esta opción

elegiremos el mes y el año a consultar y el programa nos mostrará la producción día a

día para el mes y el año seleccionado de los servicios de nuestro establecimiento.

Estadística

Todas las opciones de esté menú, salvo las dos últimas que las explicaremos a

continuación se explicaron en el menú “Gestión Estadística”, ver página 69.

Estancias por canal de origen

Una de las opciones que tenemos al dar de alta una reserva es especificar el

“canal de origen” que sería el medio por el cual nos ha llegado la reserva a nuestro

establecimiento, por lo tanto desde esta opción podremos ver cuántas reservas han

entrado por uno u otro canal de origen y su tanto por ciento sobre el total de estancias en

nuestro establecimiento, podemos ordenar el listado o bien por código del canal de

origen o bien por el número de estancias.

Estancias por tipo de régimen

Esta opción del programa nos mostrará, ordenado por agencias, las estancias por

tipo de régimen de estancia que hayamos dado de alta al configurar el programa, así

pues al entrar en esta opción el programa nos permitirá:

1. Elegir la agencia a consultar (campo en blanco, todas las agencias)

2. Elegir el rango de fechas que queremos consultar.

Una vez con estos datos completados y tras aceptar el programa nos mostrará la

agencia o agencias en filas y en columnas el número estancias por adultos, niños y

habitaciones y dentro de cada agencia nos desglosará las estancias por régimen de

estancia.

Presupuesto

Presupuesto de ingresos

Cuando damos de alta los distintos servicios del hotel tenemos la posibilidad de

crear una previsión de los ingresos que puede tener ese servicio, ver página 9.

Una vez creados los presupuestos para los servicios de nuestro establecimiento

(bien todos o alguno de ellos) desde esta opción podremos consultar los presupuestos de


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ingresos de todos los servicios, para ello al entrar en esta opción elegiremos el año a

consultar, mostrándonos a continuación el programa separado por meses el presupuesto

de ingresos de cada uno de los servicios que anteriormente dimos de alta.

Comparativa presupuestaria a un mes

Desde esta opción podemos comparar el presupuesto que hemos dado de alta

para los servicios con la producción real de dicho servicio, para ello tendremos que

elegir el mes y el año a consultar, el programa nos mostrará, dividido en columnas el

presupuesto que se dio de alta a cada servicio y a su lado la producción real, la última

columna nos mostrará la variación porcentual de lo presupuestado con lo producido.

Documents

MANUAL DE USUARIO - K-Root Hotelwin 9.3.1.pdf · el día de salida, puesto que normalmente se hace el día de entrada. Formas de Pago Dar de alta una forma de pago (si ya no las tenemos