MANUAL DE USUARIO LA VENTANA 15 de Junio de 2016 Versión 1.0

CONTROL DE VERSIONES

Fecha Autor(es) Descripción

27/06/2016 Equipo de desarrollo CIER Centro.

Versión inicial del manual de usuario de La Ventana web 1.0

TABLA DE CONTENIDOS Propósito del documento

1. Acceso a la aplicación - Rol Administrador

1.1 Restablecimiento de contraseña

1.2 Cerrar sesión 2. Reporte de denuncias

2.1 Reportes 2.2 Reporte de denuncias 2.3 Reporte de bitácora

3. Acceso a la aplicación - Rol Usuario

3.1 Selección de institución educativa

3.2 Gratuidad educativa

3.2.1 Ingresar a gratuidad educativa

3.2.2 Conocer recursos asignados y gastos de la institución

3.2.3 Reportar denuncia, felicitación o sugerencia

3.2.4 Ver detalle de reporte 3.3 Ausentismo docente

3.3.1 Ingresar a ausentismo docente

3.3.2 Rector de la institución

3.3.3 Reportar denuncia, felicitación o sugerencia

3.3.4 Ver detalle de reporte

PROPÓSITO DEL DOCUMENTO “La Ventana” es una plataforma web que permite a estudiantes, profesores y padres de familia acceder a información sobre el manejo de los recursos que las instituciones hacen; presentar denuncias, realizar sugerencias y expresar felicitaciones a las instituciones alrededor de los tópicos de gratuidad educativa del MEN y el ausentismo docente.

ACCESO A LA APLICACIÓN - ROL ADMINISTRADOR Para acceder a la aplicación en el servidor de pruebas como administrador, diríjase al siguiente vínculo: http://52.37.84.217/laventana/frontend/web/site/login una vez allí, apreciará el siguiente formulario de inicio de sesión.

Figura 1. Autenticación de usuario Administrador

Diligencie los campos con su nombre de usuario o correo electrónico y la contraseña correspondiente, luego hacer clic en el botón “Iniciar sesión”. RESTABLECIMIENTO DE CONTRASEÑA En caso de olvidar su contraseña, de clic en el vínculo “¿Olvidaste tu contraseña?”, luego se diligencia el correo electrónico que fue asignado para autenticarse y se hace clic en enviar (figura 2).

Figura 2. Formulario de restablecimiento de contraseña

En la parte superior de la ventana se muestra la barra de menú que identifica al usuario autenticado (Gestor). A través de dicho menú se puede acceder a las diferentes funcionalidades del rol como: Consultar, registrar nota y actualizar reportes, consultar reporte de denuncias, consultar reporte de la bitácora y cerrar sesión.

 Figura 3. Barra de menú para el gestor 

  CERRAR SESIÓN Para terminar la sesión iniciada como gestor basta con hacer clic en el botón “cerrar sesión” en la barra de menú superior. REPORTE DE DENUNCIAS En referencia a las denuncias registradas se tienen a disposición tres vistas diferentes.

REPORTES Al hacer clic en Reporte se accede a la ventana que muestra una tabla con todos

los reportes registrados hasta el momento, organizados del más reciente al más antiguo. Desde la grilla, el gestor puede filtrar por número de radicado, Institución Educativa, Rol, Clasificación, Tipo De Denuncia, Estado y Fecha. Adicionalmente, los reportes pueden organizarse por cualquiera de estos campos haciendo clic en las etiquetas de la grilla.

Se tienen tres tipos de reportes, dependiendo de lo que los usuarios no autenticados deseen dar a conocer a los gestores así: Reporte de denuncia, Reporte de felicitaciones y Reporte de sugerencia.

Figura 4. Tabla de reportes

Al hacer clic en el botones ver y actualizar, se accede a la vista en detalle del reporte o actualizar la información de clasificación de la denuncia.

Ver El gestor tiene acceso a toda la información consignada en la ventana de la figura 5 y a partir de ella puede hacer clic en el botón volver o hacer clic en actualizar para editar la clasificación de la denuncia.

Figura 5. Detalles del Reporte

Si se hace clic en el botón “Registrar nota” se abre la ventana con el formulario que permite cambiar el estado del reporte. Este formulario presenta tres campos y un archivo adjuntable así: Respuesta tipo, Estado del reporte y Reporte del usuario. El seleccionar respuesta tipo agrega un segmento de texto al campo Reporte de usuario que permite agilizar el proceso de escritura y respuesta. El estado del reporte permite al peticionario saber como va el proceso de su denuncia. Cada vez que un gestor cambie de estado un reporte,

esto será registrado en la bitácora y se enviará un correo de notificación informativa al peticionario. La respuesta tipo obedece al tipo de denuncia que el usuario no autenticado registre. En caso de presentarse ambigüedades en alguno de los reportes, se puede solicitar al peticionario que realice la aclaración mediante la respuesta tipo completitud de la denuncia.

Figura 6. Formulario de registro de nota

El gestor a su vez tiene cinco tipos de estado asignables a cada reporte, dependiendo del estado en que se encuentre determinado reporte. Al registrar un reporte se asigna automáticamente el estado Aún sin respuesta; Adicionalmente se pueden asignar estados Sin avances, En curso, Con avances y Concretado. Al completar la información pertinente en cada campo y hacer clic en “Registrar nota” se mostrará una alerta de advertencia para que el gestor revise que ha diligenciado correctamente el formulario.

Figura 7. Alerta de registro de nota

Haciendo clic en el botón aceptar se completa el flujo de registro de nota. Cada vez que algún gestor modifique el estado de un reporte, se registrará dicha actividad en la bitácora, de tal maner que en la parte inferior del detalle del reporte se presenta todo el avance de la denuncia (figura 8).

Figura 8. Bitácora de la denuncia

REPORTE DE DENUNCIAS Al hacer clic en el botón de Reporte de Denuncias del menú principal, se muestra una tabla que presenta información sobre todos los reportes registrados, organizados según los campos de: Número de radicado, Departamento, Municipio, Institución Educativa, Código DANE, Rol, Clasificación, Tipo de Denuncia, Estado y Fecha y hora.

Figura 9. Reporte de Denuncias

El reporte exhibido en la tabla de la figura 9 se puede descargar en un formato compatible con diferentes versiones de Microsoft Excel (95+, 2007+). Basta con hacer clic en el botón y seleccionar el formato de compatibilidad.

Para dicho reporte descargable, se pueden seleccionar los campos que se vana a mostrar. Los campos son los mismo mencionados anteriormente y se pueden deseleccionar haciendo clic en los cuadros “check”.

REPORTE DE BITÁCORA Al acceder al reporte de la bitácora, se muestra una tabla con todos los cambios de estado realizados para cada denuncia o sugerencia. Teniendo en cuenta los campos de Número de Radicado, Gestor, Respuesta Tipo, Estado del Reporte, Reporte del usuario y Fecha y Hora.

Figura 10. Reporte de bitácora

De la misma manera que para el Reporte de Denuncias, es posible obtener un archivo descargable, compatible con diferentes versiones de Microsoft Excel. ACCESO A LA APLICACIÓN - ROL USUARIO Los estudiantes, padres de familia o profesores, pueden ingresar a “La ventana” por medio del siguiente vínculo al servidor de pruebas: http://52.37.84.217/laventana/frontend/web/ allí es posible notificar reportes en asuntos de gratuidad educativa o ausentismo docente. Al hacer clic en los personajes mostrados en la figura 11 se puede acceder a la información disponible acerca de cada tema.

Figura 11. Tipos de reporte

Para efectuar alguna denuncia o registrar una sugerencia se debe de seleccionar la institución educativa a la cual se pertenece.

SELECCIÓN DE INSTITUCIÓN EDUCATIVA En el formulario de la parte inferior de la página web, seleccione el departamento, dando clic sobre el campo de “seleccione un departamento”, una vez esto, es posible seleccionar el municipio y la institución educativa. Recuerde que los tres campos son obligatorios.

Figura 12. Selección de institución educativa

Nota: Para agilizar su búsqueda, puede escribir alguna palabra clave después de dar clic en el campo se lección, como lo indica la figura 13.

Figura 13. Filtrar institución por palabra clave

Una vez esto, es posible seleccionar una de las opciones: “Gratuidad educativa” o “Ausentismo docente”.

GRATUIDAD EDUCATIVA

INGRESAR A GRATUIDAD EDUCATIVA

Al dar clic en el botón “gratuidad educativa”, se puede apreciar información correspondiente y un vínculo para conocer más.

Figura 14. Información “Gratuidad educativa”

CONOCER RECURSOS ASIGNADOS Y GASTOS DE LA INSTITUCIÓN

Al llenar el formulario de su institución se accede a la información reportada para los últimos tres años.

Figura 15. Recursos asignados y gastos de la institución para los últimos tres años En la información exhibida, se resume información de recursos otorgados por el ministerio de educación nacional, recursos otorgados por terceros y los gastos trimestrales para cada año.

REPORTAR DENUNCIA, FELICITACIÓN O SUGERENCIA

En la parte inferior de la página, está el formulario de reporte. Primero se debe seleccionar si eres estudiante, padre de familia o docente. Segundo, la clasificación del reporte en denuncia, felicitación o sugerencia. Tercero, nombre y correo electrónico. Cuarto, describir la situación de lo que se desea reportar; Tal como se muestra en la figura 16.

Figura 16. reporte de denuncia, felicitación o sugerencia

VER DETALLE DE REPORTE Una vez guardado con satisfacción el reporte, Será redireccionada la página a los detalles de éste. Es importante guardar el número de radicado, ya que por medio de este se podrá consultar su estado.

Figura 17. Detalle de reporte - Gratuidad

AUSENTISMO DOCENTE

INGRESAR A AUSENTISMO DOCENTE Al dar clic en el botón ausentismo docente, se puede apreciar información correspondiente y un vínculo para conocer más.

Figura 18. Información “Ausentismo docente”

RECTOR DE LA INSTITUCIÓN

Al desplazarse hacia la parte inferior de la página, se puede apreciar la información correspondiente al rector de la institución, como se aprecia en la imagen de la figura 19.

Figura 19. Rector de la institución seleccionada

VER DETALLE DE REPORTE

Desde la página principal de “La ventana” se puede consultar el detalle de la denuncia y su estado de gestión mediante el número de radicado en el buscador principal.

Figura 20. Buscador de reporte por número de radicado

En el detalle de la denuncia, el consultante puede observar información de la denuncia como Institución Educativa, Nombre, Tipo de denuncia, el contenido de la denuncia y el estado actual como en el ejemplo de la figura 21. Si el consultante hace clic en el botón “ver” de cada registro de la bitácora, puede acceder al detalle del mismo. En dicho detalle se muestra el Número de radicado, el Gestor que atendió la solicitud, el tipo de respuesta, el Estado del reporte, el reporte del usuario, el documento adjunto y la Fecha y la hora del registro. En la figura 22 se muestra un ejemplo de este detalle.

Figura 21. Detalles de la denuncia

Figura 22. Detalle del registro