Manual de usuario Módulo EACP Gestión de Habilitados Gestión de Habilitados v1.9.docx Página 3 de 121 Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo EACP Habilitados Índice 1

Manual de usuario

Módulo EACP

Gestión de Habilitados

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Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo EACP Habilitados

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Código del documento FOR030-MUS-EACP Gestión de Habilitados v1.9.docx Nombre del documento Manual de Usuario EACP (Gestión de Habilitados) Versión 1.9 Tipo documento: Formación Finalidad: Formación a Usuarios

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Preparado por: Consultores UTE EACP Fecha de entrega:

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Control de Cambios

Versión Fecha Descripción del Cambio

V 1.2 11/09/2015 Se incluye el campo “suplido” a la hora de registrar los justificante en caja metálico de habilitación (Punto 2.5.2.Caja metálico, página 52.)

V 1.3 07/10/2015 Corrección de campos mostrados. (Punto 2.5.2.Caja metálico, página 51 y 52.)

V 1.4 02/06/2016 Se ha añadido la Transacción Z82_EA_INF_COMISION – Visualizar desglose del comisionado, página 113. Se ha modificado el punto 2.5.1 modificando la validación del comisionado.

V 1.5 18/07/2016 Se ha añadido la Transacción Z82_SIMULAR_PAGO – Consulta de Pagos Pendientes , página 99

V 1.6 18/07/2017 Se añade la transacción “Informe Conciliaciones Bancarias Habilitados” en el apartado 2.9 Sistema de información (mantis 68840).

V 1.7 24/08/2017 Se modifica el informe de conciliación bancaria en cuentas de habilitados (mantis 69717)

V 1.8 24/10/2017 Se actualiza la imagen del informe de conciliación bancaria en cuentas de habilitados (mantis 68810).

V 1.9 26/12/2017 Se amplía la información del pago por cheque (mantis 70872). Se añade el punto “3.2. Formato permitido de Nº Cheque para pago de facturas” y se menciona en cada punto de Nº de cheque del manual.



Índice 1. INTRODUCCIÓN...................................................................................................... 5

1.1. Objeto del Documento ........................................................................................ 5 1.2. Estructura del Documento .................................................................................. 5 1.3. Operativa Común ............................................................................................... 6

2. SECCIÓN CONCEPTUAL ....................................................................................... 9 2.1. Introducción a Gestión del Habilitado ................................................................. 9 2.2. Proceso de Gestión del Habilitado ..................................................................... 9

2.2.1. Conceptos previos ............................................................................... 9 2.2.2. Descripción del Proceso .................................................................... 12

Anticipo de Caja Fija ................................................................................................. 12 Solicitud de anticipo .................................................................................................. 12 Registro de Facturas directas ................................................................................... 13 Traspaso a Caja Metálico .......................................................................................... 13 Registro de Factura contra Caja Metálico ................................................................. 13 Cuenta Justificativa Reposición ................................................................................ 13 Libramientos a Justificar ............................................................................................ 14 Registro de Justificantes ........................................................................................... 14 Generación de Cuenta Justificativa: Justificación ..................................................... 14 2.3. Estructura Presupuestaria ................................................................................ 15 Entidad CP 15 Sociedad FI 15 2.4. Gestión Bancaria. ............................................................................................. 17 Tratamiento Posterior Extractos Cuenta (FEBAN) .................................................... 17 Compensación Manual (F-03) ................................................................................... 22 2.5. Anticipo de Caja Fija ......................................................................................... 26

2.5.1. Justificantes ....................................................................................... 26 Registrar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0000) ..................................................... 26 Modificar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0007) ..................................................... 37

2.5.2. Caja metálico ..................................................................................... 40 Traspaso a Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0002) .............................................. 40 Incremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0009) ......................................... 43 Decremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0015) ....................................... 46 Registrar Factura contra Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0001) ......................... 49

2.5.3. Anticipos a Terceros .......................................................................... 53 Alta de Anticipo a Terceros (/IECI/RF_GFH_TR_0013) ............................................ 53 Incremento y Decremento de Anticipo a Tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0003) .......... 56 Registrar justificantes contra anticipo a tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0011) ............. 59

2.5.4. Reposición Anticipo de Caja Fija ....................................................... 62 Reposición del Anticipo de Caja Fija (/IECI/RF_TR_DOCS_001) ............................ 62 Oficio de Rendición de Anticipo de Caja Fija (Z53_REND_CTAS_ACF) .................. 66 2.6. Gastos a Justificar ............................................................................................ 70

2.6.1. Justificantes y Depósitos ................................................................... 70 Registro de Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0002) ...................................... 70 Visualizar Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0001) ......................................... 78 Reintegro LAJ ............................................................................................................ 80 Cuenta Justificativa: Justificación LAJ ...................................................................... 83

2.6.2. Apéndice ............................................................................................ 88 2.7. Gestión de pagos ............................................................................................. 93 Pago (/IECI/OR_PROPAGO) .................................................................................... 94 Consulta de pagos pendientes (Z82_SIMULAR_PAGO) .......................................... 97 Visualizar Documento (FB03) ................................................................................... 99



Partida Individual Acreedor (FBL1N) ....................................................................... 102 Partida Individual cuentas mayor (FBL3N) .............................................................. 105 2.8. Gestión de Terceros ....................................................................................... 108 Visualizar Acreedor (FK03) ..................................................................................... 108 Modificar Suplidos en Acreedores (Z37_FK02_K002) ............................................ 110 2.9. Sistema de Información / Consultas ............................................................... 112 Situación Facturas Habilitados (Z37_SITUACION_HABIL) .................................... 112 Visualizar desglose del comisionado (Z82_EA_INF_COMISION) ......................... 113 Informe Conciliaciones Bancarias Habilitados (Z82_CONCIL_BANC_HABI) ......... 114

3. ANEXOS .............................................................................................................. 116 3.1. Ejecución en fondo de informes y obtención de datos. .................................. 116 3.2. Formato permitido de Nº Cheque para pago de facturas. .............................. 121



1. INTRODUCCIÓN

1.1. Objeto del Documento

Este Manual está dirigido a los usuarios de SEFLogIC que llevarán a cabo las tareas

relacionadas con la gestión del habilitado en el sistema, es decir, destinado a aquellas

unidades administrativas encargadas de gestionar pagos a terceros sin fiscalización previa.

Estas unidades se estructuran en forma de cajeros independientes y los recursos de los que

se nutren y que se desarrollan y explican en este documento, pueden ser de dos tipos:

Anticipos de Caja Fija Libramientos a Justificar

1.2. Estructura del Documento

El Manual está estructurado en dos secciones:

Sección “Conceptual”: Explica el proceso de “Gestión del Habilitado” y sus

principales características, la estructura organizativa que afecta a dicho proceso, la

terminología y conceptos básicos SAP relacionados y como último apartado, la

tipología de usuarios que tendrán acceso al proceso de “Gestión del Habilitado” en

el sistema.

Sección “Práctica”: Contiene la secuencia de pasos que deberá completar un

usuario para realizar cada una de las transacciones a las que tiene permiso,

ilustrada con ejemplos. Así mismo, esta sección incluye un apartado en el que se

relacionan e identifican los puntos clave de validación en el proceso.



1.3. Operativa Común

o Ayudas

Hay campos de las pantallas de este proceso, que disponen de match code o ayudas para

facilitar su cumplimentación.

La operativa de estas ayudas o “Match Code” es siempre la misma, por ejemplo:

Al pulsar en el botón situado a la derecha del campo se mostrará la información

correspondiente a la ayuda que se desea visualizar.

Como en el presente ejemplo la ayuda es el campo “Grupo de cuentas”, se muestran todas

las entradas relacionadas con dicho campo.

Al efectuar doble pulsación en una línea de las mostradas, el sistema recogerá el valor

correspondiente. En este ejemplo, se recoge el Grupo de cuentas K001.

Al volver de nuevo a la pantalla inicial, se dispondrá en ella del valor seleccionado

Botón inactivo



o Campos obligatorios

Los campos mostrados inicialmente que estén marcados con el valor indican que

dicho campo debe ser cumplimentado por el usuario de forma obligatoria.

El sistema comprueba que todos estos campos estén rellenos con algún valor antes de

continuar.

Si se pulsa INTRO o se desea pasar a una siguiente pantalla pero hay campos con esta

característica que no está cumplimentado, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error

al pie de la pantalla:

o Botones comunes

Los siguientes botones serán comunes en todas las pantallas en que se muestren. Hay

pantallas en las que están activos y otras en las que no

Cuando están activos su operativa es siempre la misma:

- Para traspasar la información introducida en pantalla a la Base de Datos

- Estos tres botones realizan la función de salir de la pantalla cada

una de una forma distinta según el proceso que se está realizando.

o Listados

Botón activo Botón inactivo



En los listados que genera el sistema (Ej. Visualizar extracto automático) se puede modificar

la disposición de las columnas según las necesidades o preferencias del usuario que lo

solicita y adicionalmente, se pueden guardar todas las disposiciones (layout) que tiene el

usuario.

Desde la barra superior se tendrá acceso a las diferentes opciones que se pueden realizar,

tales como exportar a documentos de Word, Excel, etc



2. SECCIÓN CONCEPTUAL

2.1. Introducción a Gestión del Habilitado

La gestión y mantenimiento de las habilitaciones constituye uno de los factores críticos

dentro de la operativa y actividad diaria de cualquier centro gestor.

El habilitado, en su día a día, será el encargado de hacer frente a los gastos de carácter

periódico, así como, a aquellos, que, con carácter excepcional, no puedan aportar

documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.

Para hacer frente a dichos gastos, el Habilitado realizará pagos que no requieren una

fiscalización previa, según la siguiente secuencia básica:

1. El Habilitado o cajero recibirá un anticipo de dinero en su cuenta, que puede ser un

anticipo de caja o un libramiento a justificar. Con este anticipo el Habilitado irá

realizando pagos a terceros por prestación de servicios o por compra de material.

2. A medida que el habilitado va realizando estos pagos debe de ir introduciendo las

facturas, ya sean por servicios o por compra de material en el sistema.

3. Una vez se ha quedado sin fondos o en el momento que él crea o haya finalizado el

motivo por el que se originó el anticipo, el habilitado debe generar un documento de

reposición o de justificación, dependiendo del origen del anticipo que recibió.

2.2. Proceso de Gestión del Habilitado

2.2.1. Conceptos previos



Para explicar el proceso relacionado con la “Gestión del Habilitado”, es necesario definir

previamente los siguientes conceptos:

El anticipo de caja fija son las provisiones de fondos de carácter permanente que

se realizan en las cajas pagadoras para la atención inmediata y posterior

aplicación al presupuesto.

Los libramientos a Justificar son las propuestas de pagos presupuestarios que,

excepcionalmente, se libran para atender gastos, cuando no puede aportarse la

documentación justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.

El habilitado tendrá una sociedad de caja que será lo que lo identifique.

El habilitado tendrá un libro de caja donde registrará facturas directas y

visualizará el saldo inicial y el final, diferenciando ingresos y gastos.

El habilitado tendrá la posibilidad de realizar movimientos a la caja metálico.

El flujograma que representa el proceso de gestión del Habilitado es el siguiente:

A continuación señalamos las características principales de la estructura de cajeros

previstas para el proyecto SEFLogIC:

En el sistema podrán crearse tantos Libros de Caja como se requiera. Cada cajero se

identificará unívocamente con un tercero en el sistema.

Cada cajero vendrá identificado por una Sociedad de Caja y un Libro de Caja. Cada

Sociedad de Caja podrá tener tantos Libros de Caja como se necesiten.

Solo puede haber un acreedor por caja, el cual será dado de alta en el sistema como un

tercero con un grupo de cuentas específico con una codificación propia. En el caso de

que un habilitado pudiera trabajar con varios libros de caja, se deberán crear tantos

acreedores como cajas pueda utilizar dicho habilitado. No obstante, el sistema permite la

creación de varios acreedores con un mismo NIF, siendo este el elemento que se

HABILITADO/

ACREEDOR

SOCIEDAD DE

CAJA

LIBRO DE CAJA(PERMISOS SOBRE

PARTIDAS

PRESUPUESTARIAS)

SUBLIBRO DE

CAJA (CAJA

METALICO)

ACFLAJ

C/C

HABILITADO



utilizará para su unificación, es decir, una misma persona física podrá corresponder con

varias cajas, aunque estas constituyan acreedores diferentes.

Cada Caja tendrá una serie de partidas presupuestarias habilitadas, de tal forma que el

cajero solo podrá capturar facturas que contengan estas partidas.

El saldo de cada libro de caja es único, diferenciando los saldos del anticipo de caja de

los libramientos a justificar, independientemente del número de dotaciones que tenga.

Los acreedores habilitados dispondrán de cuentas bancarias y Bancos Propios, que

identifican la entidad financiera por el que los habilitados pagarán los distintos registros.

El sistema contempla la posibilidad de la eliminación, aumento y disminución de

anticipos. Para ello se deberá registrar el movimiento interno correspondiente.

Los terceros, de los que se reciban facturas, deberán estar previamente registrados en el

sistema. En el caso de Resoluciones y de Comisiones de Servicio, al tratarse de

operaciones que no conllevan factura, tendrán su propia numeración, la cual será

generada por el sistema.

La normativa establece, salvo en situaciones especiales, que un pago nunca puede ser

superior a tres mil euros. Dicha restricción está contemplada por el sistema en forma de

parametrización de usuario.



2.2.2. Descripción del Proceso

Anticipo de Caja Fija

Son provisiones de fondos de carácter permanente que se realizan a pagadurías, cajas y

habilitaciones para la atención de gastos periódicos o repetitivos.

Constituyen una excepción a la regla del “servicio hecho” puesto que llegan a hacerse

efectivos pagos relativos a gastos no realizados, sin embargo se diferencian de los pagos a

justificar, siendo sus características más importantes las siguientes:

Las provisiones de fondos tienen carácter no presupuestario, por lo que los pagos de

que se derivan no están aplicados a presupuesto (no existe el abono y el cargo en la

cuenta 400). Se trata simplemente de traspasar fondos de una cuenta bancaria a otra

desde la que se puedan efectuar pagos con mayor agilidad.

El intermediario a favor del que se libran los fondos, los va utilizando, y va rindiendo

cuentas de dicha utilización. La aprobación de estas cuentas determina la reposición de

los fondos gastados. Esta reposición, sobre gastos ya efectivamente realizados, se

realiza mediante pagos de carácter presupuestario.

En los anticipos de caja fija el control de disponibilidad se hace contra el saldo del cajero.

Gráficamente se puede representar mediante el siguiente esquema:

Solicitud de anticipo

La solicitud de Anticipo es la funcionalidad por la que Tesorería se encarga de dotar de

crédito a los distintos Libros de Caja. Se trata de un documento extrapresupuestario que

asigna un importe a un acreedor, que en este caso se corresponde con un Habilitado y el

pago de este documento genera un ingreso en el Libro de caja asociado al acreedor de la

solicitud.

Una vez que se crea el documento, es necesario pagarlo, para ello, el documento una vez

registrado en el sistema, será accesible desde el módulo de Tesorería para proceder a su

Tesoro

Habilitado

Tercero acreedor

Caja Metálico

Solic. Anticipo

Reg. Factura directa

Traspaso Caja Metálico

Registro Caja Metálico



pago. Al nacer bloqueado, el documento no puede pagarse sin que haya sido ordenado por

parte de Tesorería.

El pago del mismo, genera un documento de ingreso en el Libro de Caja que puede

consultarse en la transacción de consulta en la pestaña de ingresos.

Registro de Facturas directas

El registro de facturas permite anotar las obligaciones del habilitado contra un tercero. El

habilitado cuando recibe una factura anota en el registro el tercero acreedor de la factura, su

importe, forma de pago, imputación presupuestaria y demás información necesaria para

ejecutar la obligación.

Esta anotación es necesaria para poder realizar el pago, y mediante la generación de la

cuenta justificativa, reponer el importe al habilitado.

Traspaso a Caja Metálico

En ocasiones es necesario disponer de efectivo. Esto lo consigue el habilitado trasladando

fondos de su cuenta corriente a su caja metálico. Esta caja metálico consiste en una bolsa

de fondos en efectivo que mantiene el habilitado de forma separada. Es decir, que tiene sus

propias características, tales como gasto máximo, etc.

El registro del movimiento interno, genera un documento que hay que compensar para que

el sistema permita registrar facturas contra ese importe en metálico.

Registro de Factura contra Caja Metálico

Permite el registro de facturas contra nuestra caja metálico. Se trata de todas aquellas

facturas que se pagan en metálico, sin que intervenga el banco ni se pague por cheque.

Al contabilizarse cada factura de Habilitado, el sistema crea un documento financiero que

debe seguir las normas contables, y al estar integrada con la contabilidad presupuestaria,

genera un asiento, al que una vez registrado sólo será posible la modificación de ciertos

datos como son la imputación presupuestaria y el texto asociado.

Cuenta Justificativa Reposición

Para reponer los fondos, el habilitado tendrá que generar un expediente que tras su

tramitación, aprobación y contabilización generará un traslado de fondos de Tesorería a su

cuenta.

Esta funcionalidad consta de tres acciones:

Selección de facturas a justificar.

Traspaso de todos los datos de las facturas al documento de reposición.

Generación de un expediente Contable que se tramitará como cualquier otro expediente

hasta su contabilización.



Libramientos a Justificar

Tienen carácter de “a Justificar” las propuestas de pagos presupuestarios, que de manera

excepcional, se libren para atender gastos cuando no pueda aportarse la documentación

justificativa en el momento del reconocimiento de las obligaciones.

Sus características principales son:

Se realizan pagos sin que el acreedor haya realizado la prestación a su cargo.

Los fondos derivados de esos pagos se reciben por un intermediario (habilitado), no al

acreedor final.

El intermediario paga al acreedor final directamente, una vez haya realizado la

prestación a su cargo.

Posteriormente el intermediario debe rendir cuentas de la recepción y empleo de los

fondos.

Los libramientos a justificar vendrán definidos por documentos ADO específicos, que

llamaremos ADOJ. Estos se generarán contra uno o varios terceros habilitados. Cada

documento ADOJ podrá tener una o n posiciones, y cada posición constituirá una bolsa

diferenciada. Una vez este expediente (documento ADOJ) esté tramitado se cargará el

saldo en la caja correspondiente.

Registro de Justificantes

Una vez que tenemos saldo disponible en la caja pasamos al registro de las facturas. Cada

vez que se graba una factura se consume saldo del disponible del Libramiento a Justificar,

independientemente de que se haya efectuado el pago. El usuario deberá seleccionar la

sociedad y el libro de caja correspondiente, y la posición o documento financiero del ADOJ

que justifica el libramiento.

Generación de Cuenta Justificativa: Justificación

Como hemos comentado, los gastos a justificar permiten atender gastos de los que no se ha

podido aportar documentación en el momento de reconocer la obligación. La bolsa

justificativa es un documento de justificación para esta bolsa de gastos y deberá hacerse por

el total de la bolsa. El expediente correspondiente llegará a Intervención, donde, cuando es

aprobada, muere el libramiento.



2.3. Estructura Presupuestaria

SEFLogIC, como sistema SAP, divide la organización de la empresa en entidades

organizativas. A continuación, procedemos a comentar los conceptos que más incidencia o

relevancia tienen en el proceso de Gestión del Habilitado.

Entidad CP

La entidad CP es la estructura organizativa básica de SAP de contabilidad presupuestaria y

recoge todos los elementos que configuran el Presupuesto. Será el valor único 1000.

Sin esta Entidad CP no es posible presupuestar ni ejecutar el Presupuesto, siendo un dato

más a la hora de presupuestar y ejecutar.

Este presupuesto es único, es decir, sólo podemos trabajar con un único Presupuesto,

aunque como veremos más adelante podemos tener varias versiones del Presupuesto, pero

sólo una versión será la definitiva. Si quisiéramos trabajar con más de un Presupuesto, sería

necesario crear una entidad CP por cada Presupuesto diferenciado con el que queramos

trabajar.

A este nivel se definen:

La estructura presupuestaria: clasificación orgánica, y el resto de las clasificaciones que

configuran una partida presupuestaria.

Elaboración y seguimiento del Presupuesto.

Ejecución del Presupuesto.

Sociedad FI

La Sociedad FI, es la estructura organizativa de contabilidad financiera en SAP. Tendremos

una Sociedad FI por cada entidad de la Comunidad Autónoma de Canarias, las cuales

tendrán NIF propio, y podremos obtener balances y cuentas de pérdidas y ganancias de

forma diferenciada para cada una de ellas. Además, cada una de ellas tiene Tesorería

propia y utiliza datos maestros a nivel propio como los acreedores, clientes, etc.

Las sociedades FI están íntimamente relacionadas con los centros gestores, necesarios

para generar la estructura presupuestaria.

Las principales características de una Sociedad FI:

Un NIF por Sociedad FI (Patrimonial)

Una Tesorería por Sociedad FI.

Explotación de la información por Sociedad FI más ágil y sencilla.

Posibilidad de obtener informes globales a nivel de SSCC por ser una sola Entidad CP.

Un solo Presupuesto.

Seguridad de datos al nivel de Centro Gestor por perfil de Usuario.

Inclusión de la Entidad CP en todas las capturas y visualizaciones de las Posiciones

Presupuestarias.



Posibilidad de que el sistema muestre por defecto una sociedad evitando tenerla que

teclear o seleccionar.

Permite mantener distintos planes de cuentas. Es necesario definir qué cuentas va a

utilizar cada Sociedad FI dentro de ese plan de cuentas.

Cada sociedad FI crea su propia contabilidad, por lo tanto es capaz de generar sus

Balances, Cuentas de Resultados, Diarios, etc.

Permite configurar a nivel de Sociedad FI: determinación de obligatoriedad de campos

en las contabilizaciones, registros maestros.

Es conveniente que exista un gestor de la información común que vele por la integridad

de la información.



2.4. Gestión Bancaria.

En esta sección haremos un recorrido por las transacciones asociadas al perfil de “Usuario

Habilitado” explicando paso a paso cada una de ellas, de manera que pueda servir de

soporte y apoyo al usuario de SEFLogIC tanto en el desarrollo de las sesiones formativas

como en el desarrollo de sus funciones diarias en su puesto de trabajo.

Tratamiento Posterior Extractos Cuenta (FEBAN)

Descripción de la Transacción:

El objetivo de este proceso es realizar el tratamiento sobre extractos de cuenta que

hayan sido cargados de forma automática/manual en el sistema, pero que por algún

motivo su operación externa no tenga ninguna asignación previa.

Así mismo, también permite realizar asignaciones o cambios, en el caso que el banco

indique un código de operación externa erróneo.

o Accedemos a la transacción a través de la siguiente ruta de acceso:

o Accedemos a la pantalla principal, donde pueden rellenarse alguno o todos los

siguientes campos para acceder más fácilmente a la información a tratar:

- Sociedad.

- Banco propio.

- ID cuenta.

- Fecha de Extracto.

- Número de extracto.



o Una vez cumplimentados todos los campos pulsamos en el botón “Ejecutar” . El

sistema muestra un listado de todos los extractos de cuentas:

NOTA: Si visualizamos una marca verde en la parte izquierda, indica que esa operación se ha

contabilizado correctamente, es decir, que ha generado un documento contable.



Por el contrario, si visualizamos una cruz roja significará que la operación ha sido registrada, pero que

no se ha contabilizado. Estas operaciones son las que se deben tratar.

o En la parte de la derecha de la pantalla, se observará más información del movimiento.

Marcando el botón de la izquierda se puede plegar/desplegar el recuadro con la

información mostrada.

o Desde esta pantalla se pueden visualizar los extractos bancarios movimiento por

movimiento indicando descripción del código, número de documento contable, etc.

o También se pueden ver los movimientos en otra representación; pulsando en el icono

“Otra Presentación”, el sistema muestra la información de la siguiente forma:



NOTA: Los movimientos contabilizados se mostrarán en color verde, y los no contabilizados en color

rosa.

Haciendo doble click en una operación de las mostradas, se obtiene más información del movimiento

en cuestión.

o En caso de que un movimiento no se haya contabilizado se deben revisar los datos del

movimiento y luego se deberá seleccionar la partida, tal como se muestra a

continuación y pulsar en el botón (“contabilizar”), o bien, ir a: Menú >Posiciones de

extracto > Contabilizar.



o Una vez se haya efectuado la contabilización, el movimiento aparecerá en verde.

o Si por el contrario el error se mantiene, este se muestra en la pantalla para actuar en

consecuencia, y solventar el error.

o Por ejemplo supongamos el siguiente error:

o Para solucionarlo, se deberá contactar con el responsable correspondiente para crear la

cuenta de mayor en la Sociedad SCE.



o Para modificar la regla de contabilización en una partida no contabilizada:

- Nos posicionamos con el puntero sobre la celda correspondiente de la columna

y, una vez seleccionada, pulsamos en el siguiente icono :

- Se abrirá una ventana que recoge las reglas de contabilización que se han

definido y parametrizado en el sistema con su significado.

- Seleccionamos la regla de contabilización, y pulsamos en el botón

“Contabilizar” .

Compensación Manual (F-03)


Esta transacción permite realizar de forma manual, una compensación de las partidas

abiertas de una cuenta contable en concreto, y donde se le indica al sistema las dos

partidas que deberá vincular dentro de todas las partidas abiertas existentes en el

sistema.


NOTA: Para aquellas posiciones que no pueden compensarse automáticamente, existe la opción de compensar manualmente.

o En la siguiente pantalla podrá observar una serie de campos obligatorios a rellenar

como:

- Cuenta de Mayor: Es el número de la cuenta de mayor cuyas partidas abiertas se vayan a compensar manualmente. Para el ejemplo a seguir utilizaremos la cuenta 5750100212

- Sociedad. - Fecha de compensación: el sistema la rellena por defecto con la del día en

curso. - Moneda: el sistema la rellena por defecto con la moneda de la Sociedad. - Periodo: el sistema lo rellena por defecto según la Fecha de compensación.



- Otras delimitaciones: Se debe marcar el criterio a seguir para la compensación. Para el ejemplo seguido en el presente manual, marcaremos el flag “Nº de documento” para que nos aparezcan las partidas abiertas de la cuenta mayor seleccionada para los documentos FI marcados.

Cuenta 5750100212

Sociedad CAC

Otras delimitaciones Marcar flag Nº

documento

o Una vez completados los campos obligatorios pulsamos en el botón “Tratar PAs”

.

o Automáticamente, el sistema nos muestra la siguiente pantalla:



NOTA: La configuración de esta pantalla se ajusta al Nº de documento, que es el criterio que se ha

marcado para la compensación, pero esta configuración varia según el criterio marcado en la primera

pantalla.

o Una vez rellenados los Nº de documento pulsamos en el botón “Tratar PAs”

para continuar:

NOTA: Para poder compensar los datos indicados deben estar a cero.



o Esta compensación generará un Número de Documento por importe cero con Clase de

Documento ZV, que se puede visualizar pulsando el botón “Resumen de Documento”

.

o Pulsamos en el botón “Grabar” para realizar la compensación, y automáticamente,

el sistema nos devuelve a la primera pantalla, indicando al pie de la misma el siguiente

mensaje con el número de compensación generado:

o Para salir de la transacción pulsamos el botón



2.5. Anticipo de Caja Fija

2.5.1. Justificantes

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permiten generar y

consultar la información relativa los movimientos de libro de caja.

Veamos cada una de las transacciones.

Registrar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0000)


Esta transacción permite registrar los justificantes de un tercero acreedor recibidos por un habilitado que dispone de saldo en su libro de Caja.


o En la pantalla de selección introducimos la Sociedad a la que pertenece el Habilitado y

el Nº Libro de Caja sobre el cual registraremos la factura:



o Pulsando en el siguiente icono o en el botón “Intro” del ordenador se abre la

pantalla principal desde la cual se accede al registro de facturas para la Sociedad y Libro

de Caja indicados.

Esta pantalla principal se divide en tres áreas:

o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.

o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: área donde se muestran para el periodo seleccionado, el saldo inicial y el final, separando los ingresos y gastos efectuados. Este saldo Final determina el importe máximo de facturas a registrar.

o Área “Facturas”: Área donde se procederá a introducir la información sobre los justificantes a registrar y donde se visualizarán los ya registradas en el periodo indicado en el área “Selección de Datos”.

En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:

o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Facturas”.

o Elimina todo excepto las facturas que están ya pagadas.

Área “Selección

de Datos”

Área “Visualización de saldos para el

intervalo a visualizar”

Área de

“Facturas”



o Copia la factura obligando a cambiar el número de factura y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.

o Desglosa las retenciones de una factura. Para ello, dichas retenciones deben estar registradas previamente en el maestro del acreedor. El tipo de retención que debe tener dado de alta el tercero es HA-Retención Habilitados.

o Permite incluir un texto adicional como comentario u observación.

o Reparte el importe de la factura entre diferentes centros gestores- posiciones presupuestarias.

o Realiza el desglose de la clase de gasto de la Comisión de Servicio.

o ANEXAR LAS FACTURAS DIRECTAS RECIBIDAS POR EL HABILITADO:

En esta pantalla, se anexan las facturas recibidas por el habilitado. Para ello, el tipo de operación a seleccionar es “Factura Directa”:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Factura Directa.

- Importe: Importe total de factura.

- Acreedor: Tercero acreedor de la factura.

NOTA: El sistema trabaja con código de acreedor. No reconoce el NIF como acreedor, pero si se puede usar el NIF como criterio de búsqueda del acreedor.

- Nº de Factura: referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...) Máximo 11 caracteres alfanuméricos.

- Número de Factura: referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...). Máximo 16 caracteres alfanuméricos.

NOTA: En el caso de que la referencia de la factura que envía el acreedor tenga más de 11 caracteres, en el campo “Nº de factura” indicaremos los 11 últimos y en el campo “Número de factura” toda la referencia de la factura. En el caso de que la referencia de la factura que envía el acreedor tenga 11 o menos caracteres, ambos campos “Nº de factura” y “Número de factura”

deben ser iguales. Se debe tener en cuenta que estos campos no admiten caracteres especiales como /, -,..

- Fecha de la Factura: Fecha que se visualiza en la factura. Por defecto el sistema la cumplimenta con el día de introducción de la factura, es un campo editable.

- Fecha de contabilización: No es un campo editable y es la del día del registro.

- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro.

- Via de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A (Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).



- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).

- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma.

- Fecha de Entrada: Fecha de entrada de la factura en el Registro.

- Suplido: Hace referencia al Tercero Receptor del pago.

- Banco: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A-Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros. En caso de que tener suplido (tercero receptor del pago), la cuenta bancaria a cumplimentar será la activa del suplido.

Operación FACTURA DIRECTA

Importe 10,00

Acreedor 201817

Nº Factura 1234567

Número de Factura 1234567

Fecha de Factura 27.08.2009

Texto de Cabecera COMPRA DE TORNILLOS

Vía de pago A

Nº de Cheque ---------

Centro Gestor 0605

Posición

Presupuestaria G/112C/2200900

Fondo ---------

Suplido 19345

Banco 0001

NOTA: Tanto las Facturas Directas, Comisiones de Servicio como resoluciones cuando necesiten que lleven retenciones asociadas en alguno de los casos mencionados y explicados anteriormente, lo que

debemos de hacer es seleccionar la línea y pulsar el icono de “RETENCIONES”

A continuación se abrirá una pequeña pantalla donde debemos de introducir la Base Imponible de la Retención y el Importe Retenido de la Factura, Comisión de Servicio o Resolución registrada:



Por último, cuando los datos de la retención aplicar estén correctos presionamos el icono y quedaría la retención registrada correctamente tal y como se muestra a continuación:

NOTA: Podemos imputar una operación contable a una posición presupuestaria o a varias sea factura incorporada desde la consola, comisión de servicio o resolución, lo que debemos de hacer es

seleccionar la línea y pulsar el icono de “DESGLOSE”

El indicativo de que una operación tiene desglose es el símbolo en azul en la columna “Indicativo de desglose”. En caso de desglose, si la operación debe informar de retenciones las deberemos introducir a través del campo “Retenciones” desde la ventana de desglose. En caso contrario el sistema nos dará un aviso de

error.

o Una vez que se han introducido todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro”

del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura están correctos y a

continuación pulsamos sobre el botón “Grabar” , de este modo, la factura queda

registrada en el sistema. Nace con status 13-Factura directa registrada con icono .

o Para salir de la transacción pulsamos el botón .

o ANEXAR COMISIONES DE SERVICIOS RECIBIDAS POR EL HABILITADO:



En esta pantalla, se anexan las comisiones de servicios recibidas por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Comisión de Servicio.


- Acreedor: Tercero comisionado.


- Nº de Factura: En el caso de las Comisiones de Servicios, el Nº de Factura corto, lo genera automáticamente el sistema, no es necesario completar el campo.

- Número de Factura: En este el Número de Factura largo debemos rellenar el campo con (XXXXXXXXXXX), ya que cuando se guarde la factura el sistema rellena el

campo de la siguiente manera:

- Fecha de la Factura: Fecha en la que damos de alta la operación en el sistema. Por defecto, el sistema nos ofrece la fecha actual. Campo editable.

- Fecha de Contabilización: Fecha contable de la operación. El sistema la cumplimenta con la fecha actual. Campo no editable.


- Via de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A(Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).

- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número

de cheque).

- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma. En el caso de Comisiones de Servicio la clasificación económica de la posición presupuestaria debe ser 229XXXX/230XXXX.

- Fecha de Entrada: Fecha de entrada en el Registro.

- Suplido: Hace referencia al tercero receptor del pago.


Operación COMISIÓN DE SERVICIO



Importe 150,00

Acreedor 1000000008

Nº Factura Secuencial del sistema

Número de Factura Número Automático


Texto de Cabecera COMISION SERVICIO 23/12

Via de pago A


Centro Gestor 0605

Posición

Presupuestaria G/611B/2300000

Fondo ---------

Suplido 19345

Banco 0001

NOTA: Cuando se Registra una Comisión de Servicio se debe desglosar el gasto de la comisión de servicio, indicando en el sistema la clase de gasto. Para ello, debe de seleccionar la línea y a

continuación pulsar sobre el botón de “COMISIONADOS” :

Una vez desglosado la Clase de Gasto con los importes correspondientes pulsar sobre el botón y ya estaría realizado el desglose de la clase de gasto.

NOTA: En las comisiones de servicio la posición presupuestaria normalmente es la “2300000”.Debemos de realizar el desglose de la clase de gasto en la pestaña

y luego poner la retención desde la pestaña de como en los ejemplos anteriores. Podemos registrar la comisión de servicios a varias posiciones

presupuestarias a través de





continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la comisión de servicio

queda registrada en el sistema. Nace con status 63-Comisión de servicio registrada con

icono .


o ANEXAR RESOLUCIONES RECIBIDAS POR EL HABILITADO:

En esta pantalla, se anexan las comisiones de servicios recibidas por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Resolución.

- Importe: Importe de la operación.

- Acreedor: Tercero acreedor de la operación.


- Nº de Factura: En el caso de las Resoluciones, el Nº de Factura corto, lo genera automáticamente el sistema, no es necesario completar el campo.

- Número de Factura: En el caso de las Resoluciones el Número de Factura largo debe completar el campo con el Número de la resolución.




- Vía de pago: Método de pago. Las vias de pago pueden ser A(Transferencia), B(Efectivo), C(Cheque Bancario).

- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque, debemos informar el número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).





- Suplido: Hace referencia al tercero receptor del pago.


Operación RESOLUCIÓN

Importe 150,00

Acreedor 1000000008

Nº Factura Secuencial del sistema



Texto de Cabecera RESOLUCION EJEMPLO

Via de pago A


Centro Gestor 9999

Posición

Presupuestaria G/611B/2300000

Fondo ---------

Suplido 19345

Banco 0001

NOTA: Aplica a las resoluciones todo lo visto en las operaciones anteriores respecto a “Retenciones” y “Desglose”.



continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la resolución queda

registrada en el sistema. Nace con status D3-Resolución registrada con icono .


o VALIDACIÓN REQUERIMIENTO DE COMISIONADO:

Con objeto de cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias, en el registro de

justificantes que imputen a posiciones presupuestarias con clasificación económica

229XXXX y 2300000 se solicitará siempre el requerimiento de comisionado cualquiera que



sea la operación contable registrada como justificante: factura directa, comisión de servicio,

resolución.

Accedemos a la transacción a través del siguiente menú:

Cumplimentamos los datos de los justificantes como hemos visto en los puntos anteriores:

En el ejemplo, la factura directa imputa a posición presupuestaria con clasificación

económica 229XXXX por tanto se va a ejecutar la validación indicada. En caso de que no

informemos de comisionados el sistema nos dará el siguiente aviso de error al intentar

validar por el icono :

Por tanto antes de validar la operación, seleccionamos la línea de la operación y pulsamos

al icono y se despliega la ventana introducción importes del comisionado:



Grabamos los datos del comisionado con el icono “Intro” , volvemos a los movimientos

dados de alta en el libro de caja en el área de “facturas” y procedemos a grabar toda la

información con el icono “Grabar” . El justificante nace con estado registrado asociado

al icono .

NOTA: Aplica todo lo visto en puntos anteriores respecto a “Retenciones” y

desglose .



Modificar Justificante (/IECI/RF_GFH_TR_0007)


Esta transacción permite modificar un justificante siempre y cuando esté en un estado en

el que esté permitida la modificación. Sólo está permitida la modificación de ciertos

campos de la factura.


o En la pantalla de selección introducimos los siguientes datos: la Sociedad a la que

pertenece el Habilitado y el Nº Libro de Caja sobre el cuál modificaremos la factura:


pantalla principal desde la cual se accede a modificar Justificante para la Sociedad y

Libro de Caja indicados.

Área “Visualización de saldos para el

intervalo a visualizar”



La ventana principal se divide en tres áreas:


o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.

o Área “Facturas”: Área donde se registran los justificantes y se visualizan los ya registrados dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.

NOTA: Las facturas pueden ser pagadas o no. Este estatus puede verse en la columna “Icono” donde los símbolos representan los siguientes status:

: La factura ha sido correctamente registrada pero aún no se ha procedido a su pago.

: La factura correctamente registrada ha sido pagada.

: La factura registrada y pagada, fue repuesta, es decir se procedió hacer la captura de la reposición.

: La reposición de la factura fue contabilizada.

: La factura registrada fue anulada.

: La factura tiene errores en el registro.

NOTA: Sólo son modificables aquellas facturas con símbolo de status y .

Área “Selección

de Datos”

Área de

“Facturas”



o A continuación modificamos las facturas que lo requieran. Los campos modificables son

aquellas casillas con fondo blanco:


- Centro Gestor - Posición Presupuestaria: Aplicación presupuestaria a la cual se

imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en

la misma.

o Una vez que se han introducido todas las modificaciones necesarias, pulsamos sobre el

botón o el “Intro” del teclado para verificar si los datos introducidos de la factura

están correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la

factura queda registrada de forma modificada en el sistema.




2.5.2. Caja metálico

Traspaso a Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0002)


Esta transacción permite traspasar fondos de una cuenta bancaria del Habilitado para

que se puedan efectuar pagos con mayor agilidad desde la Caja Metálico. Este traspaso

debe ser pagado para disponer del efectivo.


o En la pantalla de selección introducimos la Sociedad a la que pertenece el Habilitado y

el “Nº Libro de Caja” sobre el cual registraremos la factura:


pantalla principal desde la cual se accede al Traspaso a la Caja Metálico para la

Sociedad y Libro de Caja indicados.

o La ventana principal se divide en tres áreas:

o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección

de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.

o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para efectuar las operaciones asociadas.



o Área “Traspasos”: Área donde se registran las operaciones y se visualizan las ya registradas dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.

o En esta misma pantalla se pueden ver varios botones:

o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Traspasos”.

o Elimina todo excepto las operaciones que están ya pagadas.

o Copia las operaciones y permite cambiar en la copia todos los datos que se quieran.


o En esta pantalla, podrá registrar el Traspaso para pasar dinero en efectivo de la cuenta

bancaria del habilitado a la Caja Metálico del habilitado. Para ello es fundamental

completar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Traspaso Caja Metálico.

- Importe: Importe total del traspaso.

- Acreedor: Tercero acreedor del traspaso, el sistema trae como acreedor al Habilitado de forma automática.

- Vía de pago: Método de pago. La vía de pago en el traspaso a la cajá metálico, siempre o por lo general se va a realizar con vía de pago “C” (Cheque Bancario).


de cheque).

NOTA: El resto de campos los trae de forma automática el sistema. No es necesario completar ningún otro campo.

NOTA: Sólo se dispondrán de aquellas Cajas Metálico cuyo traspaso de fondos a metálico haya sido realizado con el pago correspondiente.

Operación TRASPASO CAJA METÁLICO

Importe 350 €

Acreedor H06011C

Via de pago C-CHEQUE

Nº de Cheque 5020077436


del teclado para verificar si los datos introducidos en las operaciones realizadas están

correctos y a continuación pulsar sobre el botón “Grabar” , de este modo, la

operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace con estado 22-

Contabilización FI Caja Metálico asociado a icono .



o Una vez registrado el traspaso a caja metálico el sistema le asigna un código interno de

identificación de ese traspaso que lo necesitaremos para efectuar el resto de

transacciones con la caja metálico: incremento/decremento y registro de facturas contra

caja metálico. Este código lo tenemos en la columna “Nº de documento interno”.

NOTA: Para poder operar con la caja metálico es necesario que el traspaso a caja

metálico esté en estado 25-Pago Caja Metálico con icono .




Incremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0009)


Esta transacción permite generar un Incremento a la Caja Metálico del habilitado a través

de una dotación de fondos a la caja metálica. Constituye un traspaso de fondos, desde la

cuenta bancaria del Habilitado, a través de cheque.


o En la pantalla de selección de esta transacción, deberá indicarse los siguientes datos:

La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el “Nº Libro de Caja” y el “Traspaso

Caja Metálico” que contiene los fondos que vamos incrementar para posteriormente

realizar el pago de las facturas que registremos desde Caja Metálico:


pantalla principal desde la cual se accede al Incremento de la Caja Metálico para la

Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.



de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta. o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se

muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los



importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.

o Área “Incremento”: Área donde se registran los incrementos y se visualizan las operaciones dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.


o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Incremento / Decremento”.

o Elimina todos aquellos incremento o decremento, excepto aquellos que están ya pagados.



o En esta pantalla, se anexan los incrementos de la Caja Metálico realizados por el

habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Incremento Caja Metálico.

- Importe: Importe total del Incremento de Caja Metálico.

- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro del Incremento de Caja Metálico.

- Vía de pago: Método de pago. Las vías de pago para un Incremento normalmente será “C” (Cheque Bancario).


de cheque).

Operación INCREMENTO CAJA METÁLICO

Importe 100,00

Acreedor -

Texto de Cabecera EJEMPLO

Via de pago C

Nº de Cheque 2902008376632




operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace en estado 82-

Contabilidad FI Incremento Caja Metálico con icono .



o Para poder disponer de este incremento de caja metálico es necesario que se le asocie

a un pago, de modo que quede en estado 85-Pago Incremento Caja Metálico con icono

.




Decremento de Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0015)


Esta transacción permite generar un Decremento de la Caja Metálico del habilitado a

través de una salida de fondos de la caja metálica. Se realiza un decremento cuando no

es necesario seguir registrando facturas contra traspaso de la caja metálico o bien

cuando se precisa de una disminución de la caja metálico para devolverlo a la cuenta

bancaria.


o En la pantalla de selección de esta transacción, deberá indicarse los siguientes datos:

La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso Caja

Metálico que contiene los fondos que vamos a decrementar:


pantalla principal desde la cual se accede al Decremento de la Caja Metálico para la

Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.



de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta. o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se

muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor



máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.

o Área “Decremento”: Área donde se registran los decrementos y se visualizan las operaciones dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.


o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Incremento / Decremento”.

o Elimina todos aquellos incremento o decremento, excepto aquellos que están ya pagados.



o En esta pantalla, se anexan los decrementos de la Caja Metálico realizados por el

habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Decremento Caja Metálico.

- Importe: Importe total del Decremento de Caja Metálico.

- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro del Decremento de Caja Metálico.

- Vía de pago: Método de pago. Las vías de pago para un Decremento normalmente será “B” (Efectivo).

- Nº de Cheque: A indicar cuando la vía de pago sea C-Cheque. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).

Operación DECREMENTO CAJA METÁLICO

Importe 50,00

Acreedor -

Texto de Cabecera RESOL.ORGANOS COLEGIADOS

Via de pago B




operación realizada queda registrada en el sistema. La operación nace en estado 92-

Contabilización Decremento Caja Metálico con icono .

o El decremento de caja metálico no es necesario que pase por el proceso de pago ya que

nace en estado Pagado y detrae en su contabilización el importe indicado en el

decremento.






Registrar Factura contra Caja Metálico (/IECI/RF_GFH_TR_0001)


Esta transacción permite generar facturas que serán pagadas en Efectivo a través de

una “Caja Metálico” resultante de un traspaso generado y pagado previamente.


o En la pantalla de selección de esta transacción, debemos indicar los siguientes datos:

La Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso.

NOTA: Sólo se dispondrán de aquellas Cajas Metálico cuyo traslado de fondos a metálico haya sido realizado con el pago correspondiente.

o A continuación, pulsamos en el icono o en el botón “Intro” situado en el teclado de

nuestro ordenador.

o Se abre la pantalla principal desde la cual accedemos al registro de Facturas de Caja

Metálico para la Sociedad, Libro de Caja y Traspaso indicados.



de la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.



o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los ingresos y los gastos efectuados. Este saldo final determina el valor máximo del importe que podemos trasladar a efectivo. Por otra parte, aparece el código de la Caja Metálico que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.

o Área “Facturas”: Área donde se registran las facturas y se visualizan las ya registradas dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.



o Elimina todo excepto las facturas que están ya pagadas.


o Desglosa las retenciones de una factura. Para ello, dichas retenciones deben estar registradas previamente en el maestro del acreedor.


o Reparte el importe de la factura entre diferentes centros gestores o posiciones presupuestarias.

o En esta pantalla, se anexan todas aquellas facturas que se vayan a pagar en efectivo

desde la Caja Metálico realizadas por el Habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los

siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Factura contra Metálico.




- Número de Factura: Referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...). Máximo 16 caracteres alfanuméricos.




- Vía de pago: Método de pago. La vía de pago en Facturas contra Cajá Metálico siempre es en efectivo “B”.




- Suplido: Hace referencia al Receptor del pago.

- Fecha de Entrada: Fecha de entrada de la factura en el Registro.

- Referencia: Referencia de factura (Código interno, Nº de Factura...). Máximo 11 caracteres alfanuméricos.

NOTA: En el caso de que la referencia de la factura que envía el acreedor tenga más de 11 caracteres, en el campo “Nº de factura” indicaremos los 11 últimos y en el campo “Número de factura” toda la referencia de la factura. En el caso de que la referencia de la factura que envía el

acreedor tenga 11 o menos caracteres, ambos campos “Nº de factura” y “Número de factura” deben ser iguales. Se debe tener en cuenta que estos campos no admiten caracteres especiales como /, -,..

Operación FACTURA CONTRA METÁLICO

Importe 150,00

Acreedor -


Suplido -


Texto de Cabecera COMPRA EJEMPLO

Via de pago B

Centro Gestor 1234

Posición

Presupuestaria G/111G/2260100

Fondo ---------

NOTA: En las Facturas de Caja Metálico cuando necesiten llevar retenciones en algún caso lo que

debemos de hacer es seleccionar la línea y pulsar el icono de “RETENCIONES” . El tercero acreedor debe tener por el maestro de terceros disponible el tipo de retención HA-Retención Habilitados. A continuación se abrirá un pequeña pantalla donde debemos de introducir la Base Imponible de la Retención y el Importe Retenido de la Factura de Caja Metálico:




o Una vez introducidos todos los datos, pulsamos sobre el botón o el “Intro” del

teclado y a continuación pulsamos sobre el botón de “Grabar” y la factura queda

registrada. La operación nace en estado 43-Registrar factura contra metálico con icono

. Las facturas contra metálico se deberán pagar por Gestión de pagos para

poder efectuar la reposición.




2.5.3. Anticipos a Terceros

Alta de Anticipo a Terceros (/IECI/RF_GFH_TR_0013)


Esta transacción permite el registro de anticipos a terceros con la idea de ser justificados

más adelante porque en ocasiones el Habilitado ha de disponer de un importe a favor de

un tercero que aún no presente facturas/justificantes. Este tipo de operaciones suelen

estar relacionadas con viajes por comisión de servicios.


o Accedemos a la transacción, donde se pide La Sociedad a la que pertenece el

Habilitado y el Nº Libro de Caja sobre el cual registraremos el Anticipo a Tercero.

o Pulsando o “Intro” en nuestro ordenador, accedemos al registro de anticipos a

terceros para la Sociedad y Libro de Caja indicados:

La pantalla se divide en tres Áreas:

o Área “Selección de Datos”: Es el área donde se muestran los datos de selección de

la pantalla anterior y el intervalo temporal a tener en cuenta.

o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran

el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, informando del total



de ingresos y gastos efectuados. Este saldo final determina el importe máximo de

anticipo que podemos efectuar.

o Área “Anticipo a Tercero”: Área donde se registran las operaciones y se visualizan las entradas ya registradas dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.


o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Anticipo a Tercero”.

o Elimina todo excepto los anticipos que están ya pagados.



o En esta pantalla, se anexan todos aquellas operaciones relativas a los anticipos que se

vayan a pagar al tercero receptor realizados por el Habilitado. Para ello, se deben

cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Operación contable: Anticipo a Terceros.

- Importe: Importe total del anticipo.

- Acreedor: Tercero acreedor del anticipo.




- Fecha Inicio: Fecha inicio de la comisión de servicio.

- Fecha Fin: Fecha fin de la comisión de servicio.


- Vía de pago: Método de pago. Normalmente el traspaso a un tercero la vía de pago es una “A” (Transferencia) y “C” (Cheque Bancario).


de cheque).


- Banco: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A-Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros.

NOTA: Solo se dispondrán de aquellos Traspasos cuyo anticipo haya sido pagado por Gestión de Pagos.



Operación ANTICIPO A TERCEROS

Importe 200

Acreedor -

Fecha de factura 23.06.2010

Fecha de contabilización 23.06.2010

Fecha de Inicio/Fecha Fin 10.06.2010

Fecha de liquidación 12.06.2010

Texto de cabecera ANTICIPO VIAJE A TFE

Vía de pago A

Nº de Cheque ………….

Banco 0001


teclado con la finalidad de que el sistema proceda a la validación de los datos

introducidos y a continuación pulsamos sobre el botón de “Grabar” . La operación

nace con estado 32-Contabilización FI Anticipo a terceros asociado a icono . El

sistema asigna a la operación “Anticipo a terceros” un código interno de anticipo de

forma que queda identificado. Necesitaremos este código para el registro de justificantes

contra el anticipo o bien para incrementar/decrementar el mismo.

NOTA: Se ha registrado el anticipo, pero para que el tercero disponga del importe y posteriormente

registrar facturas e incrementar/decrementar contra el anticipo, antes se ha de realizar el pago.




Incremento y Decremento de Anticipo a Tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0003)


Esta transacción permite generar un Incremento de un Anticipo a Tercero del habilitado a través de una dotación a la cuenta bancaria del tercero que constituye un nuevo traspaso de fondos desde la cuenta bancaria del habilitado, a través de cheque o transferencia; o un Decremento de un Anticipo a Tercero que consiste en el reintegro en efectivo del tercero en la cuenta bancaria del habilitado. Esta operación se utiliza cuando contrastemos el anticipo concedido con los justificantes presentados por el tercero. De modo que si los justificantes son de importe superior al anticipo inicialmente concedido deberemos efectuar un incremento del mismo; si por el contrario los justificantes son de importe inferior, deberemos efectuar un decremento del mismo.


o En la pantalla de selección de esta transacción, completamos los siguientes datos: La

Sociedad a la que pertenece el Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso que es la

codificación que asigna el sistema al anticipo al tercero concedido y que queremos

incrementar o decrementar.


pantalla principal desde la cual se accede al Incremento o Decremento de Anticipo a

tercero para la Sociedad, Libro de Caja y Traspaso del Tercero indicado.





o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”: Área donde se muestran el saldo inicial y final para el periodo y libro de caja seleccionado, separando los gastos o ingresos efectuados. Por otra parte, aparece el código del Anticipo a Tercero que hemos seleccionado, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas.

o Área “Incremento / Decremento”: Área donde se registran las operaciones y se visualizan las ya registradas dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”.


o Añade filas en la rejilla perteneciente al área de “Incrementos/ Decrementos”.

o Elimina todo excepto las operaciones que están ya pagadas.



o En esta pantalla, se anexan los Incrementos o Decrementos de Anticipos a Terceros

realizados por el habilitado. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación Contable: Incremento/ Decremento de Anticipo a

Tercero.

- Importe: Importe total del Incremento/ Decremento de Anticipo a Tercero.

- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro del incremento/decremento de Anticipo a tercero.

- Vía de pago: Método de pago. Las vías de pago para un Incremento normalmente será “C” (Cheque Bancario) o “A” (Transferencia) y para un Decremento, normalmente será “B” (Efectivo) dado que los habilitados no pueden hacer ingresos en sus cuentas bancarias, los ingresos en sus cuentas bancarias sólo lo puede efectuar el Tesoro.


de cheque).

Operación INCREMENTO/DECREMENTO

DE ANTICIPO A TERCERO

Importe 300,00

Acreedor -

Texto de Cabecera INCREMENTO A TERCERO

Vía de pago A / B / C





del teclado para verificar si los datos introducidos de la operación son correctos y a

continuación pulsar sobre el botón “Grabar” . En caso de Incremento la operación

nace en estado B2-Contabilización FI Incremento Anticipo asociado a icono .

NOTA: Se ha registrado el anticipo, pero para que el tercero disponga del importe y posteriormente

registrar facturas e incrementar/decrementar contra el anticipo, antes se ha de realizar el pago.




Registrar justificantes contra anticipo a tercero (/IECI/RF_GFH_TR_0011)


Esta transacción permite registrar facturas contra un Anticipo a Terceros generado previamente, a través de un traspaso que se le realizo a un tercero.


o Accedemos a la transacción, donde se nos pide La Sociedad a la que pertenece el

Habilitado, el Nº Libro de Caja y el Traspaso al Tercero que generó el anticipo (Nº de

documento interno creado al registrar el anticipo)

o A continuación, pulsamos en el icono o en el botón “Intro” situado en el teclado de

nuestro ordenador.

o Se abre la pantalla principal desde la cual accedemos al registro de facturas para la

Sociedad, Libro de Caja y Traspaso al Tercero indicados.




o Área “Selección de Datos”: Donde se muestran los datos de selección de la pantalla anterior (Paso 1) y el intervalo temporal a tener en cuenta.

o Área “Visualización de saldos para el intervalo a visualizar”; donde se muestran para el periodo y libro de caja seleccionado, el saldo inicial y el final, separando los ingresos y gastos efectuados. Este saldo Final determina el tope a registrar mediante facturas.

o Además, para el traspaso seleccionado, aparece su código, el acreedor habilitado y los importes iniciales y disponibles tras el registro de facturas. Será el importe disponible la cota máxima para el registro de facturas.

o Área “Facturas” ; Donde procedemos a registrar las operaciones que justifican el saldo de anticipo a terceros y visualizar las ya registrados dentro del periodo temporal indicado en el Área “Selección de datos”

o Procedemos a registrar los justificantes contra el código interno que asignó el sistema al

anticipo de tercero dado de alta por el habilitado, indicando los siguientes campos:

- Operación: Tipo de Operación: Comisión de servicios.

- Importe: Importe de la operación.

- Acreedor: Ya viene cumplimentado por defecto por el sistema. Es el tercero al que se realizó el anticipo.

- Nº de Factura: En el caso de las Comisiones de Servicios, el Nº de Factura corto, lo genera automáticamente el sistema, no es necesario completar el campo.

- Número de Factura: En este el Número de Factura largo debemos rellenar el campo con (XXXXXXXXXXX), ya que cuando se guarde la factura el sistema rellena el

campo de la siguiente manera:




- Centro Gestor - Posición Presupuestaria – Fondo: Aplicación presupuestaria a la cual se imputa. Se controla que la partida exista y avisa en caso de un importe insuficiente en la misma. En el caso de Comisiones de Servicio la clasificación económica de la posición presupuestaria debe ser 229XXXX/230XXXX.




o Dá de baja el registro, excepto las operaciones ya pagadas.


o Desglosa las retenciones de una factura. Para ello, dichas retenciones deben estar asociadas al tercero previamente en el maestro de terceros. El tipo de retención necesario para operar en el módulo de habilitados es HA-Retención Habilitados.




o Realiza el desglose de la clase de gasto de la Comisión de Servicio.

Operación COMISIÓN DE SERVICIOS

Importe 200,00

Acreedor -

Nº Factura SECUENCIAL DEL SISTEMA

Número de Factura NUMERO AUTOMÁTICO


Texto de Cabecera COMISIÓN DE SERVICIO

Centro Gestor 0601

Posición

Presupuestaria G/111G/2300000

NOTA: La operación Comisión de servicios asociada a la justificación del anticipo a tercero imputa a posición presupuestaria “2300000”.Por tanto el sistema nos va a solicitar de forma obligatoria el

desglose de la clase de gasto en la pestaña .

NOTA: Si debemos asociar retenciones a las operaciones “Comisión de servicios”, seleccionamos

la línea, pulsamos .

A continuación se abrirá un pequeña pantalla donde debemos de introducir la Base Imponible de la Retención y el Importe Retenido de la Comision de Servicio:



teclado y a continuación pulsamos sobre el botón de “Grabar” . La operación nace



con estado A5-Pago factura contra anticipo a terceros asociado a icono . Por tanto

son operaciones ya pagadas que no hay que volver a pagar pues ya se pagaron en

origen con el anticipo.


2.5.4. Reposición Anticipo de Caja Fija

Reposición del Anticipo de Caja Fija (/IECI/RF_TR_DOCS_001)


Esta transacción permite la generación de un expediente contable y documento

presupuestario ADO-ACF (O5) de reposición con la finalidad de justificar las operaciones

pagadas en el libro de caja. Una vez pagada la orden de pago generada con la

reposición, el importe repuesto supone una entrada de fondos en la cuenta bancaria del

habilitado.


o En la pantalla de selección de esta transacción, introducimos La Sociedad, el Ejercicio,

Sociedad del Habilitado y el Libro de Caja del Habilitado, además de poder utilizar otros

parámetros de selección para obtener el listado de aquellas facturas registradas y

pagadas que queremos justificar.



o A continuación, pulsamos en el icono “Ejecutar” y obtenemos el listado de facturas

seleccionadas.



o En este listado aparecen todas las facturas registradas y pagadas. Seleccionamos

todas aquellas facturas que son objeto del expediente contable /documento ADO

(O5) de reposición que deseamos generar, ayudándonos con la tecla “CONTROL” (Ctrl)

de nuestro teclado del ordenador.

o Una vez que tengamos seleccionadas las facturas que se vayan a reponer, debemos

de pulsar sobre el icono .

o El sistema nos pide la confirmación sobre el documento que queremos generar ADO

reposición ACF:

o Pulsamos sobre la clase de documento O4.

o El sistema nos pide que informemos aquellos del Tipo y Subtipo de Expediente para

continuar completando los campos adicionales que pueden ser requeridos:

NOTA: El Tipo y Subtipo de Expediente son campos obligatorios a rellenar ya que debemos indicar al sistema de que se trata de una “PROVISIÓN DE FONDOS” y del Subtipo de Expediente de “ANTICIPO DE CAJA FIJA”

o Debe de informar al sistema de los siguientes campos:

- Tipo de Expediente: Provisión de Fondos (21).

- Subtipo de Expediente: Anticipo de Caja Fija (2102).

o Tras informar de estos campos pulsamos sobre el botón o la tecla “Intro” de nuestro

teclado, y el sistema y el sistema le dará de forma automática el expediente contable

generado de la reposición de las facturas registradas y pagadas.



NOTA: Hemos visto como el sistema genera el documento contable, de tantas posiciones como registros hemos seleccionado, y el expediente que lo engloba. Pero no debemos olvidar que el status de los mismos es preliminar. De esta forma, para que tenga validez, el expediente ha de tramitarse hasta ser contabilizado por el módulo de ejecución de gastos y pagado por Tesorería. Las operaciones del libro de caja para las que se ha generado ya un ADO de reposición cambiarán a

icono de estado , en cuanto se efectúe la contabilización del ADO de reposición por el módulo de

ejecución de gastos el icono de estado de las operaciones del libro de caja cambiará a icono .

o Para salir de la transacción pulsamos sobre el botón .



Oficio de Rendición de Anticipo de Caja Fija (Z53_REND_CTAS_ACF)


El oficio de rendición de la cuenta es un documento que podemos imprimir y en el que se

visualizan todas las facturas que se han repuesto en un documento de reposición para

poder rendir la cuenta justificativa.


o En la pantalla de selección, debemos indicar: la “clase de expediente”, el “ejercicio” y

el “número de expediente del documento ADO de reposición”.

o Una vez cumplimentados los campos pulsamos en el botón “Ejecutar” .

o Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla, en la que debemos elegir el

dispositivo de salida de la impresora. Para ello, completamos el campo “Disp. Salida”.

Disp. salida LOCL



NOTA: Esta pantalla permite: bien visualizar el documento e imprimir “Visualización de impresión” o bien imprimir directamente “Imprimir”.

o Si visualizamos el informe antes de imprimirlo nos aparecerá una pantalla como la

siguiente:



NOTA: Como puede observarse, el sistema agrupa las facturas por posición presupuestaria. Por

ejemplo, para la posición G/422g/2210000 existen dos facturas cuyas referencias de facturas son:

01N00011789 y 01N00747640. En el informe, la columna “N. Original” equivale a la referencia de la

factura. La fecha es la fecha de la factura. La columna tipo hace referencia al tipo de registro. Por

ejemplo, el 2 Factura directa, el 11 comisión de servicio, el 12 Anticipo a terceros, el 3 Traspaso caja

metálico…

¡IMPORTANTE!: En el caso de Reposiciones no contabilizadas (anuladas), no va a ser posible imprimir

el oficio de rendición de la cuenta.

El mensaje que nos aparecerá será el siguiente.

Si la reposición ha sido barrada, no va a ser posible imprimir el oficio de rendición de la cuenta.



El mensaje que nos aparecerá será el siguiente.




2.6. Gastos a Justificar

Desde esta opción del menú se accede a las funcionalidades que nos permitirán gestionar y

consultar la información relativa a los Libramientos a Justificar.

Veamos cada una de las transacciones.

2.6.1. Justificantes y Depósitos

Registro de Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0002)


Esta transacción permite registrar facturas justificantes relacionadas a un documento

ADOJ generado previamente. Para poder disponer de una bolsa LAJ es necesario que la

orden de pago generada con el ADOJ sea contabilizada, pagada y contabilizado el

extracto bancario en la cuenta bancaria del habilitado. Los libramientos a justificar (LAJ)

están asociados a un gasto concreto y definido desde el primer momento, por ejemplo, la

organización de un curso de capacitación para la adquisición de nuevas habilidades.




o En la pantalla de selección de esta transacción, completamos los siguientes datos: La

Sociedad, el Ejercicio, la Sociedad Habilitado, el Nº libro caja y el Número de

Documento.

NOTA 1: Para poder Registrar Justificantes, previamente debe haberse generado, aprobado, contabilizado, pagado y disponible el importe en la cuenta bancaria del habilitado, el documento ADOJ que dote al Habilitado de una Bolsa de Gastos. NOTA 2: El “Match Code” referente al “Número de Documento”, solo muestra aquellos documentos ADOJ contabilizados y pagados que correspondan con el Libro de Caja del Habilitado.

o Pulsamos el icono una vez hayamos completados los

campos obligatorios, el sistema nos llevara llevará a la pantalla del Registro de

Justificantes:



o La pantalla queda dividida en dos áreas:

o Área “Documento”: En la zona superior encontramos los datos informativos acerca del documento contable ADOJ al que referenciamos los justificantes. La información queda dividida según la pestaña que tengamos seleccionada: - Pestaña “Datos Generales”: Donde se muestran los datos referenciales del

documento.

- Pestaña “Datos económicos”: Donde se muestran los importes que nos ayudan en el Registro de Justificantes; Importe total, disponible…

- Pestaña “Datos tramitación contable”: Donde se indica el código de Circuito seguido por el Expediente ADOJ.

- Pestaña “Datos del remanente”: Donde se indica el Importe Remanente que se mantiene respecto al documento contable. El importe del LAJ pendiente de justificar con facturas.

- Pestaña “Datos libro de caja”: Donde se informa de los importes generales que se mueven en el Libro de Caja: Importe Ingresos, Gastos…

o Área “Justificantes”: Es la zona de registro propiamente dicha, donde se da de alta

toda la información relativa a las Facturas de Gatos a Justificantes de forma unitaria.

o Para registrar una Factura de Gasto a Justificar informamos los siguientes campos:

Área

“Documento”

Área “Justificantes”



- Operación: Tipo de Operación Contable: Factura de Gasto a Justificar o Depósito.

- Importe: Importe total de Factura a Justificar.


- Referencia: Referencia del justificante (Código interno, Nº de Factura...)

- Fecha Documento: Fecha en la que damos de alta la operación en el sistema. Por defecto, el sistema nos ofrece la fecha actual. Campo editable.

- Texto de Cabecera: Texto de referencia que podemos asignar al registro

- Vía de pago: Método de pago.

Transferencia (A).

Cheque Bancario (C).

- Nº de Cheque: En caso de que la vía de pago sea Cheque Bancario, deberemos de informar del número del mismo. Permitidos hasta 13 dígitos. (Ver Anexo 3.2 para validez del número de cheque).

- Tipo de banco Interlocutor: De obligado cumplimiento en el caso de que la vía de pago sea A-Transferencia. A través de la ayuda de búsqueda el sistema nos mostrará las cuentas bancarias activas del tercero dadas de alta en el maestro de terceros. En caso de que tener suplido (tercero receptor del pago), la cuenta bancaria a cumplimentar será la activa del suplido.

NOTA: En la columna “suplido”, es posible introducir un “Receptor Alternativo del Pago” para los Justificantes LAJ.

NOTA: Como máximo, se puedan registrar 499 justificantes. Para el conteo de los 499 justificantes solo se tienen en cuenta los justificantes de facturas y los depósitos pero no se tendrá en cuenta los justificantes de retenciones ni el reintegro.

Esta limitación tendrá en cuenta las facturas y depósitos que aún no hayan sido grabadas para hacer el cálculo de los 499 justificantes. Si registramos 499 facturas e intentamos realizar la factura número 500, nos aparecerá el siguiente mensaje:

o Una vez introducidos todos los datos correspondientes, pulsamos sobre el icono o la

tecla “Intro” del teclado para verificar que los datos han sido introducidos correctamente

y a continuación sobre el botón “Grabar” . La Factura de Gasto a Justificar quedará

registrada en el sistema tal y como se muestra a continuación:

o La factura nace con estado 13-FI justificante libro de caja. Deberemos proceder a su

pago por el módulo de Gestión de Pagos.

NOTA: Haciendo doble clic sobre el campo “Factura Gasto a Justificar” podemos visualizar el “Número de Documento FI” creado para la factura registrada.



o Para dar de alta un nuevo justificante desde cero pulsamos sobre el icono “Añadir

justificante” de modo que se genera una nueva fila en blanco disponible para ir

cumplimentando todos los campos analizados.

O GENERAR UN REGISTRO TOMANDO UN JUSTIFICANTE PREVIAMENTE

GRABADO

Seleccionamos el Justificante que tomamos como modelo y pulsamos sobre el botón

“Copiar Justificante” .

Automáticamente se genera un nuevo registro que toma todos los datos del original salvo el campo “Referencia” que debe ser modificado, ya que no puede existir un mismo número de factura de un mismo acreedor.



Una vez introducidos el campo “Referencia” y modificados todos los campos que

consideremos, pulsamos sobre el icono o la tecla “Intro” de teclado de nuestro

ordenador y a continuación el botón “Grabar” . El justificante quedaría registrado en el

sistema.

O BORRAR UN JUSTIFICANTE PREVIAMENTE GRABADO

Seleccionamos la Factura de Gasto a Justificar que se desea eliminar y presionamos el

botón “Borrar Justificante” . El sistema automáticamente elimina la factura



Indicamos el motivo de anulación pulsando el “Match Code” y normalmente seleccionaremos la “Contabilidad Negativa en Periodo Actual” (03) con la “Fecha de Contabilización” del día de la anulación:

Una vez seleccionado el motivo pulsamos en el icono . El justificante quedará dado de

baja y/o anulado en el sistema.

NOTA: En el caso de que la Factura de Gasto a Justificar necesite llevar retenciones debemos de

seleccionar la línea de la factura y pulsar sobre el icono y el sistema nos lleva a la siguiente pantalla, donde debemos de indicar los siguientes campos:



o Indicador de Retención: Hace referencia a un tipo de retención de impuestos. o Base Imponible de la Retención. o Importe Retenido: El total del importe que se va a retener.

Una vez cumplimentados los campos pulsamos el icono o la tecla “Intro” del ordenador y a

continuación pulse sobre el botón “Grabar” y la factura quedara registrada en el sistema con la retención introducida tal y como se muestra a continuación:

NOTA: En el caso de que el Habilitado necesite realizar un “Depósito”, los pasos a seguir son exactamente los mismos que hacemos para registrar una Factura de Gasto a Justificar. El registro de un Depósito se considera una reserva de dinero que posteriormente, tendrá que ser

pagada al Tesorero, para en un futuro, cuando lo necesitemos, recuperar este Depósito. Entonces será cuando Tesorería nos devuelva dicho Depósito.




Visualizar Justificantes en LAJ (/IECI/RF_GJ_TR_0001)


Esta transacción permite visualizar las Facturas de Gastos a Justificar previamente

Registradas.


o Accedemos a la transacción, donde podemos visualizar la siguiente pantalla de

selección:

NOTA: Podemos ayudarnos de los “Match Codes” dispuestos en cada campo, teniendo especial relevancia el “Número de Documento” que hace referencia a la Bolsa Justificativa, el cual solo muestra aquellos documentos ADOJ contabilizados y pagados.

o Tras introducir los parámetros de selección, pulsamos sobre el botón

, lo cual el sistema nos lleva a la pantalla de



Visualización Justificantes, donde se encuentran las Facturas de Gastos a Justificar

tantos registradas y pagadas:

o

NOTA: Para visualizar el “Número de Documento FI” de la Factura de Gastos a Justificar registrada y/o pagada, podemos acceder a él, haciendo doble click en la factura y nos muestra una pantalla como la adjunta, donde aparece reflejado los siguientes datos:



Reintegro LAJ


Esta transacción permite devolver el dinero que sobro o no se utilizo en la Bolsa

Justificativa del Habilitado.


o En esta pantalla, debemos indicar al sistema el “Tipo de Reintegro” que queremos

realizar, pulsando sobre el mismo y seleccionando la única opción: “REINTEGRO

ADOJ”.

o Una vez que lo indiquemos pulsamos en el botón “Introducir Datos”

y accedemos a la siguiente pantalla, en la que debemos completar los campos:

“Sociedad”, “Ejercicio”, “Documento Presupuestario”, “Documento Financiero

(bolsa)” y “Texto”.

o Una vez cumplimentados los campos, marcamos el check del campo “Casilla

Justificante”.



o Por último, pulsamos el botón “Crear Reintegro”.

o A continuación, aparecerá un mensaje, indicando que es posible visualizar el

documento contable (O5) que ha generado la bolsa.

o El sistema, seguidamente, mostrará la siguiente ventana emergente, indicándonos si

deseamos crear el reintegro:

o Si contestamos de forma afirmativa, el sistema creará el reintegro y mostrará la

siguiente pantalla.



NOTA: Si visualizamos el registro de justificantes LAJ, veremos que se ha generado una línea nueva correspondiente al reintegro que tiene como acreedor al tesorero.

Con esto, el remanente de la bolsa, habrá quedado a cero.

Tanto el justificante de reintegro, como el resto de justificantes del Libramiento a Justificar deberán pagarse para que el sistema permita la justificación que se explica en el siguiente apartado.




Cuenta Justificativa: Justificación LAJ


Esta transacción permite generar una cuenta justificativa mediante un Expediente

contable JU con la intención de renovar los fondos de la bolsa de gasto que se está

justificando. Con la justificación LAJ damos por cerrada la bolsa creada. Para poder

utilizar esta transacción los justificantes registrados en la LAJ deben estar pagados.


Se accederá a la siguiente pantalla, en la que se deberá rellenar los campos: “Sociedad”,

“Ejercicio” y “Documento Financiero” que corresponde a la bolsa.

o Cuando hayamos introducidos los datos pulsamos en el icono “Ejecutar” .



o En la siguiente pantalla, desplegaremos la flecha situada en la parte izquierda para que

se despliegue la bolsa y muestre las facturas que están incluidas. A continuación, se

marcará la bolsa que se pretende justificar y se pulsará el botón “Generar cuenta

justificativa”.

o Podrían aparecer los siguientes errores:

- Indica que las facturas no tienen el status correcto.

Esto es debido a que para poder justificar la bolsa, las facturas deberán estar pagadas. Como se observa, las facturas están en status “registradas”.



Una vez pagadas las facturas y el reintegro, las facturas cambian de status.

- Que esté registrando en la bolsa. Es decir, no puede tener un modo abierto con el registro de justificantes pero si con la visualización de justificantes.

En ese caso, si intentamos justificar la bolsa, aparecerá el siguiente mensaje:

- No se podrá justificar la bolsa en el caso de que quede remanente en la misma. Deberá hacer un reintegro previamente o haber gastado la bolsa.

En el caso de que quede remanente, aparecerá el siguiente mensaje:



En el caso de que la bolsa sea del ejercicio anterior, nos aparecerá un

mensaje de advertencia:

Pulsaremos la opción “SI” y se nos creará el expediente de justificación.

Conclusión: Si las facturas de la bolsa están pagadas, no existe remanente en la misma y

no tiene un modo abierto con registro de justificantes, podrá realizar la justificación. El

mensaje que aparecerá será el siguiente:



Este expediente que se ha generado, tendrá que tramitarlo por Gastos para que pueda

contabilizarlo.

Con esto, la bolsa ya quedaría justificada.




2.6.2. Apéndice

A continuación vamos a explicar a título informativo dos transacciones relacionadas con la

gestión del habilitado, que son: Solicitud de anticipo y Captura de Documento ADOJ.

2.6.2.1. Solicitud de Anticipo


Esta transacción permite realizar un Anticipo con la intención de dotar de efectivo la Caja Fija del Habilitado para posteriormente registrar las facturas. Pertenece al Módulo de Tesorería.

o Una vez en la transacción, introducimos los valores indicados en los campos

obligatorios:

- Fecha Documento: Fecha en la que se quiere reflejar el documento (Fecha del

día). - Fecha Contable: Fecha en la que se quiere contabilizar el documento (Mayor o

igual a fecha documento). - Sociedad. - Cuenta: Número del Tercero Acreedor Habilitado al que va dirigido el Anticipo de

Caja Fija del Habilitado.

o Una vez introducidos los datos pulsamos el ‘Intro’ del teclado del ordenador.

o El sistema nos lleva a la siguiente pantalla en la que debemos introducir los siguientes

campos:

- Importe: Importe de la Solicitud del Anticipo. - Vence el: Fecha a la que se refieren los datos para el vencimiento del

descuento y el vencimiento del pago neto. - Texto: Descripción breve de la Solicitud de Anticipo de la Caja Fija.



o A continuación tenemos que pulsar sobre el icono “Otros Datos” y

debemos de informar del siguiente campo:

o Por último pulsamos sobre el “Grabar” y el sistema de forma automática nos informa

del Número de Documento FI que hace referencia a la Solicitud de Anticipo generado.




2.6.2.2. Captura de Documento Contable ADOJ


Esta transacción permite realizar la Captura de un Documento Contable ADOJ para darle crédito a la Bolsa Justificativa del Habilitado y posteriormente poder Registrar Facturas de Gastos a Justificar. Pertenece al Módulo de Gastos.

o Una vez en la transacción, introducimos los valores indicados en los campos

obligatorios:

- Órgano Gestor: Hace referencia al Centro Gestor sobre el que se quiera

hacer el Documento Contable.

- Código Circuito: Hace referencia a la selección del circuito a seguir, en este

caso será un C-ADOJ (Autorización, Disposición y Obligación Gastos a

Justificar).

NOTA: Nos podemos ayudar de los “Macht Codes” para realizar las búsquedas deseadas.

o A continuación pulsamos la pestaña de “Inicio Proceso” y el sistema

nos lleva a otra pantalla:



o Pestaña de “Datos de Gestión”:

- Título del Expediente: Es un campo para una descripción breve y

explicativa de la Captura del Documento.

- Sociedad: Hace referencia a la Sociedad en la que se quiera hacer el

captura de ADOJ.

- Tipo de Expediente: Provisión de Fondos (21).

- Subtipo de Expediente: Anticipo de Caja Fija (2101).

o Pestaña de “Datos Económicos”:

- Incorporamos la partida con el botón



NOTA: En esta pantalla debemos de indicar al sistema una serie de campos para hacer más selectiva la búsqueda:

- Centro Gestor: Hace referencia al Sección-Servicio. - Funcional: Hace referencia al Programa (XXXA). - Económica: Hace referencia a el Capitulo, Artículo, Concepto y Subconcepto (XXXXXXX).

A continuación pulsamos al “Intro” del teclado para seleccionar la Posición Presupuestaria

Luego pulsamos sobre el icono “Exportar Partidas” y el sistema nos lleva a la pantalla de origen:

o Los campos a completar para continuar el proceso de la Captura del Documento son:

- Importe Propio: El crédito que le queremos dar a la Bolsa. - Acreedor: El Tercero Acreedor Habilitado de la Bolsa correspondiente. - Territorio: Normalmente es el Regional o el que nosotros le indiquemos que quiera que se

consuma el gasto.

Pulsamos sobre la pestaña de “Generar Captura” y nos aparece una nueva pantalla:



Si verificamos la pantalla para saber si los datos son correctos pulsamos sobre el icono “Verificar” y nos muestra el siguiente mensaje informativo indicándonos que no existe ningún error:

A continuación pulsamos el botón de “Grabar” y el sistema nos da el Número de Expediente Contable y cual hay que tramitar para Contabilizar y posteriormente Pagar.

2.7. Gestión de pagos



Pago (/IECI/OR_PROPAGO)


Esta transacción permite gestor habilitado realizar un pago de forma simplificada. Estos pagos serán necesarios para efectuar la reposición del anticipo de caja fija, la cuenta justificativa de los libramientos de caja y para tener disponible fondos en la caja metálico. Los anticipos a terceros también se deberán pagar para poder posteriormente registrar los justificantes contra el anticipo concedido.


o El objeto del ejemplo es pagar justificantes a favor de uno o varios terceros acreedores.

Como justificantes vamos a considerar: facturas directas, comisiones de servicio,

resoluciones, facturas gto a justificar (justificantes LAJ). Debemos tener en cuenta que

también debemos proceder del mismo modo para el caso de traspaso e incremento de

caja metálica, alta de anticipos a terceros.

o En la pantalla de selección de esta transacción, completamos la Sociedad que ejecutará

dicho pago.

o Se abre la pantalla principal donde introducimos los valores indicados en los campos

obligatorios mediante Match code.



- Fecha Contabilidad: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad

financiera. Ésta es la fecha de contabilización con la que se crearán los documentos de pago.

- Documentos Creados Hasta: Limitación de la selección de documentos para los documentos creados hasta la fecha señalada.

- Vías de Pago: Medio de pago (Transferencia, cheque, efectivo,..)

- Siguiente Fecha Cont: Fecha que utiliza el sistema para la limitación de la selección de documentos en función de la fecha de vencimiento del documento. El sistema selecciona para el pago todos aquellos documentos cuyo vencimiento sea anterior a la fecha aquí cumplimentada. Este campo lo informará directamente el sistema.

- Banco Propio: Banco por el que se va a realizar el pago.

- Acreedor: En estos campos se indican los acreedores para los cuales se va a realizar el pago. Se pueden elegir uno o varios acreedores.

o A continuación, pulsamos en el icono “Ejecutar” y obtenemos la siguiente salida:



o Cuando el Job haya finalizado, podemos acceder a “Visualizar log”

o Podemos visualizar los pagos realizados pulsando sobre el botón .

Tenemos el listado de todos los pagos efectuados. La información que nos proporciona es muy amplia:

o En la cabecera tenemos la fecha de ejecución (24.06.2010) y la identificación (02996) que son los datos

que necesitaremos para anular todos los pagos asociados a esta ejecución.



o Nos muestra por acreedor el documento FI asociado a la operación pagada y su documento de

compensación (de pago) asociado.

o El sistema nos ofrece información según los siguientes totales:

- Totales por división

- Totales por países

- Totales por moneda

- Totales por vías de pago

- Totales por cuenta bancaria

Consulta de pagos pendientes (Z82_SIMULAR_PAGO)


Esta transacción permite visualizar los Documentos pendientes de pago.

o Accedemos a la consulta a través de la siguiente transacción:

Z82_SIMULAR_PAGO - Consulta de Pagos Pendientes situada en la carpeta de Gestión de

Pagos.

o Se accederá a la siguiente pantalla, en la que se deberá rellenar los campos

obligatorios: “Sociedad”, “Ejercicio contable” y “Bco propio/Libro de Caja”. El resto

de campos son opcionales.

- Sociedad

- Ejercicio contable: Ejercicio que se quiere consultar los pagos pendientes.

- Bco propio/Libro de Caja:

- Fecha contabilización: Es la fecha que el documento se registró en el libro

de caja



- Nº de documento FI: Permite filtrar por un documento en concreto.

- Acreedor: se indica el acreedor o acreedores para los cuales se quiere

visualizar los documentos que tiene pendiente de pago.

- Referencia: se indica la referencia que corresponda

- Vía de pago: La vía de pago determina con qué procedimiento, por ejemplo,

cheque, transferencia o efecto, deben realizarse los pagos

- Centro gestor: Muestra los documentos pendientes de pago para el centro

gestor en concreto.

o A continuación, pulsamos en el icono “Ejecutar” y obtenemos la siguiente

salida:

o Se mostrará la siguiente información:

- Sociedad - Bco propio/Libro Caja - Ejercicio Contable - Centro Gestor - Nº Documento FI - Referencia - Acreedor - Nombre del Acreedor - NIF del Acreedor - Fecha documento de factura - Fecha contabilización - Clase de documento - Nº de operación contable - Operación contable - Importe - Receptor del Pago/Pagador - Nombre del receptor - NIF Pagador - Tpo de Bco Inter - Vía de Pago - Denominación Vía de pago - Bloqueo de Pago



Visualizar Documento (FB03)


Esta transacción permite visualizar los Documentos previamente contabilizados.


o En la pantalla de Acceso introducimos los siguientes los datos obligatorios:

o Una vez introducidos los datos, pulsamos en el botón .

o Automáticamente el sistema lleva a la siguiente pantalla donde debemos completar los

siguientes campos:

- Sociedad: La sociedad con la que el usuarios trabaje. - Número Documento: El número de documento es la clave con la cual

se accede a un documento contable. - Ejercicio: Año corriente.



o A continuación, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

o Automáticamente, el sistema muestra la siguiente pantalla:

NOTA 1: Si hacemos doble click sobre el número de documento contabilizado podemos ver el asiento contable que el sistema realiza:



NOTA 2: Y si desea visualizar la cabecera del documento, debe de pulsar el icono “Visualizar

Cabecera Documento” .

NOTA: Desde esta transacción se podrá pasar a modificación del documento pinchando en ,

aunque si éste ya fue compensado no podrán modificarse ningún campo relevante como el banco

propio, el tipo de banco interlocutor o la vía de pago.




Partida Individual Acreedor (FBL1N)


Esta transacción permite visualizar los Documentos no compensados y previamente

compensados, es decir las partidas abiertas y las partidas no abiertas del acreedor o

acreedores que se desean visualizar. Este informe es muy útil para revisar por parte del

habilitado aquellas operaciones del libro de caja que están registradas pendientes de

pagar. Si el habilitado utiliza en acreedor su código de tercero acreedor que le asigna el

sistema podrá revisar qué reposiciones de libro de caja han sido pagadas o no por parte

de Tesorería.


o En la pantalla de Acceso introducimos los siguientes campos obligatorios a completar:

- Campo de Acreedor: Hace referencia al Número que recibe el acreedor en SAP.

- : Hace referencia a todos aquellos documentos que tiene el

tercero acreedor pero que no están pagados o compensados.

- : Hace referencia a todos aquellos documentos que tiene

el tercero acreedor pero que han sido previamente pagados o compensados.

- : Muestra todos los documentos que estén registrados contra

el tercer acreedor tanto compensado como no compensado.



o Una vez introducidos los datos correspondientes pulsamos sobre el botón “Ejecutar”

y el sistema nos llave a la siguiente pantalla.



o El sistema muestra un listado tanto con la partidas o documentos no compensados

como con las partidas o documentos compensados . Para los

documentos compensados tenemos el documento de compensación asociado.

NOTA: Podemos filtrar más los datos de este listado a través del icono “Delimitaciones

opcionales” en la pantalla previa de selección de datos.



Partida Individual cuentas mayor (FBL3N)


Esta transacción permite visualizar los Documentos no compensados y previamente

compensados, es decir las partidas abiertas y las partidas no abiertas de la cuenta o

cuentas de Mayor que se desean visualizar. Este informe es muy útil para revisar por

parte del habilitado de su cuenta mayor transitoria qué partidas son ya definitivas por

haberse producido la salida de fondos bancarios.


o En la pantalla de Acceso introducimos los siguientes campos obligatorios a completar:

- Campo de Mayor: Hace referencia a el Número de la cuenta de mayor que se

quiere visualizar.

- : Hace referencia a todos aquellos documentos que están

imputados a esa cuenta de mayor pero que no estan compensados.

- : Hace referencia a todos aquellos documentos que

están imputados a esa cuenta de mayor pero que han sido previamente

compensados.

- : Muestra todos los documentos que estén registrados

contra la cuenta de mayor tanto compensados como no compensados.

Cuenta de acreedor 5750100212

Partidas abiertas

Partidas compensadas

Todas las partidas Marcar check



o Una vez introducidos los datos correspondientes pulsamos sobre el botón “Ejecutar”

y el sistema nos llave a la siguiente pantalla.



o El sistema muestra un listado tanto con las partidas o documentos no compensados

y como con las partidas o documentos compensados . Para los

documentos compensados tenemos el documento de compensación asociado.

NOTA: Podemos filtrar más los datos de este listado a través del icono “Delimitaciones

opcionales” en la pantalla previa de selección de datos.



2.8. Gestión de Terceros

Visualizar Acreedor (FK03)


Esta transacción permite visualizar o consultar en el sistema los datos maestros de los

Terceros acreedores que estén dados de alta en el mismo y que se relacionan con todas

las entidades.


o En la pantalla de selección introducimos el Acreedor y la Sociedad desde la cual

estemos visualizando al acreedor. Si no conocemos el número o código que

corresponde al Acreedor que queremos visualizar, lo podemos localizar con el “Match

Code “y pestaña “Acreedores según información fiscal”.

o Por otra parte, se deben marcar los flags donde se encuentran todos aquellos datos,

tantos generales o de la sociedad, que quiere visualizar. Si se desconoce su ubicación

marcamos todos los flags o pulsamos sobre el botón que permite

marcar/desmarcar todos.



o Pulsando en el siguiente icono o en el botón de “Intro” del ordenador se abre la

pantalla principal desde la cual se pueden visualizar todos los datos que se deseen.

NOTA 1: Pulsando el botón se realizará la impresión del formulario de datos del tercero.

NOTA 2: Para avanzar entre pantallas, pulsar las ya habituales de Avanzar o Retroceder

o Una vez visualizados los campos pulsamos en el botón para salir de la transacción.



Modificar Suplidos en Acreedores (Z37_FK02_K002)


Esta transacción permite modificar los datos de la pestaña de “Pagos contabilidad financiera” de los terceros acreedores de una sociedad, sean personas físicas o jurídicas. Utilizamos esta transacción para indicar la condición de suplido e incorporar en una tabla los receptores de pago alternativos que procedan. La modificación no es masiva, deberemos modificar los datos del tercero correspondiente en tantas sociedades como sea necesario.


o En la pantalla de selección introducimos el Acreedor que queremos modificar y la

Sociedad a la que pertenece.

o Una vez cumplimentados los datos, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

o El sistema nos muestra la siguiente pantalla, donde únicamente se puede modificar el

campo “Suplemento vía pago” (característica que tienen las partidas abiertas para la

agrupación de pagos, para el resto de datos se debe contar con la Autorización del

Servicio del Tesoro, por ello solo serán modificables por CAC) y el campo “Receptor

pago permitido”.



o Si por ejemplo se tuviera de modificar el Acreedor como Endoso, los campos a

cumplimentar serían:

o Una vez realizadas las modificaciones pertinentes, pulsamos en el botón “Grabar” .

El sistema muestra en la parte inferior de la pantalla el siguiente mensaje indicando que

el acreedor ha sido modificado en la Sociedad correspondiente.



2.9. Sistema de Información / Consultas

Situación Facturas Habilitados (Z37_SITUACION_HABIL)


Esta transacción permite al Habilitado estar informado de las facturas que han sido

registradas en su libro de caja.


o En la pantalla de selección introducimos los siguientes datos obligatorios, tales como: la

“Sociedad” y el “Número libro caja”.

o Podemos consultar tanto las facturas correspondientes a anticipos de Caja Fija como

las facturas de Gastos a Justificar, o ambas. Además, podemos introducir otros campos,

como “Acreedor”, “Fecha de Contabilización”, “Posición Presupuestaria”, etc que

permiten restringir la consulta.



o Una vez cumplimentados los campos, pulsamos en el botón “Ejecutar” .

o Automáticamente, el sistema muestra el listado de las facturas que han sido registradas

en el libro de caja indicado previamente:

NOTA: Este listado muestra una serie de columnas con información sobre cada una de las facturas.

Se podrá consultar campos como: Operación contable, Status, Importes, Acreedor, Referencia, Posición

Presupuestaria, etc.

En esta consulta se puede ordenar los columnas de manera ascendente o descendente, realizar filtros,

sumatorias, cambiar la disposición, mover columnas, etc.

Visualizar desglose del comisionado (Z82_EA_INF_COMISION)


Esta transacción permite al Habilitado estar informado de las comisiones que tiene

concedida por acreedor, con un desglose de los importes.




o En la pantalla de selección introducimos los siguientes datos obligatorios, tales como: la

“Sociedad”, el “Número libro caja” y la “fecha de contabilización”. Se pueden

introducir otros campos como “Acreedor”, “Comisionado”, “Centro gestor”, “Clase de

gasto” y “posición presupuestaria”.


o Automáticamente, el sistema muestra las comisiones según los criterios de filtrado

utilizados.

NOTA: Este listado muestra una serie de columnas con información sobre cada una de las comisiones.

Se podrá consultar campos como: Comisionado, Importe bruto, Importe retención, importe líquido ,

Importe Alojamiento, Importe manutención, Importe transporte, Acreedor, N’ factura, Posición, texto, etc.

En esta consulta se puede ordenar las columnas de manera ascendente o descendente, realizar filtros,

sumatorias, cambiar la disposición, mover columnas, etc.

Informe Conciliaciones Bancarias Habilitados (Z82_CONCIL_BANC_HABI)


En esta transacción se muestra la información relativa a los saldos ajustados (a partir

del saldo del extracto bancario con sus incrementos y disminuciones correspondientes) y

al saldo de las cuentas Definitivas de Mayor y Cuentas Transitorias.




o En la pantalla de selección introducimos los siguientes datos obligatorios:

Banco Propio

Sociedad

Fecha de Selección


Dado que el informe implica bastantes acciones de búsquedas dentro del sistema, se recomienda la ejecución en fondo del mismo.



NOTA: En el apartado 3.1 se explica cómo realizar la ejecución en fondo de un informe y la obtención de los resultados de dicho informe.

3. ANEXOS

3.1. Ejecución en fondo de informes y obtención de datos.



En el caso de que el informe a ejecutar sea complejo y su ejecución lleve mucho tiempo, es recomendable su ejecución en fondo. Para ello, es necesario seguir las siguientes instrucciones:

1. Tras rellenar los campos del informe a ejecutar, seleccionamos “Ejecutar en proceso de fondo”.

2. Mantenemos el dispositivo de salida como LOCL y pulsamos

3. Seleccionamos la opción de ejecución “Inmediato” para que se ejecute el informe en

ese momento y pulsamos el botón de grabar .



4. Una vez determinado los datos del momento se debe dar a guardar y el sistema

emite un mensaje indicando la órden de spool que se ha lanzado.

5. Una vez lanzado el proceso, para poder acceder a la información que muestra el

listado, se debe acceder a través del menú para poder visualizar el proceso de job lanzado.



6. El sistema muestra el estado en el que se encuentra dicho Jobs. Una vez que el Jobs tenga el estado “Terminado”, es cuando se puede acceder a la información del listado de la siguiente manera:

7. Para poder visualizar los datos del informe, se debe marcar dicho job y solicitar la lista spool. Con esta acción se puede acceder a la orden de spool correspondiente.



Desplegando los datos del smartfon el sistema muestra el listado.



3.2. Formato permitido de Nº Cheque para pago de facturas.

A la hora de realizar un pago de una factura de habilitados con vía de pago C – Cheque, es necesario que se cumplan las siguientes condiciones:

o El número de cheque no debe superar los 13 dígitos. El sistema permite grabar

desde 1 a 13 dígitos en el campo correspondiente.

o El cheque debe ser un número válido. Existe una validación a la hora de grabar la

factura con el Nº de cheque informado.

El Nº de cheque será válido si la división entre el Nº de cheque sin el último dígito y el 7, da como resto el último dígito del Nº de cheque.

- Ejemplo de Nº de cheque permitido:

Nº de Cheque = 2008211623 Último dígito = 3 Nº de Cheque sin último dígito = 200821162

- División entre 7 -

200821162 7

3 28688737

- Ejemplo de Nº de cheque NO permitido.

Nº de Cheque = 108001451 Último dígito = 1 Nº de Cheque sin último dígito = 10800145

División entre 7

10800145 7

6 1542878

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Manual de usuario Módulo EACP Gestión de Habilitados Gestión de Habilitados v1.9.docx Página 3 de 121 Manual de Usuario Proyecto SEFLogiC – Módulo EACP Habilitados Índice 1