MANUAL DE USUARIO MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS

MANUAL DE USUARIO MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS

VERSIÓN 13.43

Marzo 2021 CollegeERP Ver. 13.43 Módulo Préstamo Libros

ÍNDICE

RESEÑA HISTÓRICA CollegeERP ................................................................................................. 1

INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................ 2

DIAGRAMA MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS .................................................................................. 3

FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS ............................................................... 4

1. EDITORIALES ........................................................................................................................ 5 2. REGISTRO DE LIBROS .............................................................................................................. 6 3. LISTA EXCEL ....................................................................................................................... 15 4. SOLICITUD DE ALUMNOS ....................................................................................................... 16 5. SOLICITUD DE DOCENTE ........................................................................................................ 19 6. CONSULTAS ....................................................................................................................... 20 7. INFORMACIÓN DE LIBROS ...................................................................................................... 23 8. DEVOLUCIÓN...................................................................................................................... 25


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RESEÑA HISTÓRICA CollegeERP

BROWSE, Ingeniería de Software, es una empresa chilena que desde el año 1988, se dedica a la consultoría, desarrollo e implementación de sistemas de información en el Sector Público y Privado, destacándose en grandes Instituciones, Industrias, Comercio y Administración integral de Colegios Públicos y Privados. En este periodo, BROWSE, ha creado fuertes raíces en los sectores y tomó como iniciativa construir sistemas de administración de colegios, aprovechando la fortaleza de sistemas ERP, y de gestión de personas. Con estos recursos, creó e integró una solución para la administración de colegios, desarrollando en forma completa un sistema de gestión académica, considerando todos los aspectos más importantes del alumno y su relación con el colegio, desde el punto de vista académico, económico y de actividades que los alumnos realizan para recibir una educación de calidad. Por esta razón, su nombre es: CollegeERP, ya que integra la gestión de las personas, las finanzas y los aspectos académicos que deben ser administrados y proporcionados por cualquier Institución de Educación.

El objetivo de BROWSE, es generar una constante búsqueda de la perfección, en el desarrollo de productos de software que respondan a los requerimientos de nuestros usuarios, permitiéndoles hacer uso de todas las capacidades de hardware y software, hoy disponibles.

Como respuesta a este desafío, BROWSE, desde el año 2015, ha puesto a disposición en el mercado a CollegeERP, como una solución que contribuye a mejorar notablemente los niveles de administración, operativos y de gestión, proporcionando herramientas de gran utilidad, para el trabajo diario y el cumplimiento de las obligaciones del sector. En esta materia, se ha integrado a todas las organizaciones del Estado que contribuyen a esta administración, tales como los Organismos Contralores, Tributarios, Bancos, Isapres, AFP, Previred, y muchas otras de gran importancia para la digitalización de éstos. En esta versión, también se han incorporado para la gestión sin papel, diversas funcionalidades, además incorpora, cuadros de mando para los directivos y tomadores de decisiones, información que puede ser utilizada en celulares, tabletas y estaciones de trabajo tradicionales.

BROWSE, continuará en esta dirección, incorporando nuevas tecnologías, nuevas necesidades, integraciones propias de la administración de colegios, integraciones generales del sector, nuevas utilidades y servicios, para hacer más ágil el trabajo de los usuarios y la comunicación con nuestra empresa, BROWSE.


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INTRODUCCIÓN

El Módulo de Préstamos de Libros tiene como objetivo administrar la biblioteca, registros e inventario, préstamos y devoluciones de libros.


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DIAGRAMA MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS


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FUNCIONALIDADES DEL MÓDULO PRÉSTAMO LIBROS

Para entrar al módulo ir a la pestaña Complementarios → Préstamo Libros.

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Las opciones que operan el módulo se describen a continuación:


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1. EDITORIALES

Para dejar operativo el módulo se debe configurar primeramente el Sub-Menús de Parámetros. Se guardará un registro de las editoriales a utilizar luego en el registro de libros. Parámetros → Editoriales → Botón Agregar.

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Ingresar nombre de la editorial, el código lo proporciona automáticamente el sistema y luego Botón → [Confirmar].


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2. REGISTRO DE LIBROS

Consiste en primera instancia en el registro del título del libro y sus características, luego se ingresa la cantidad de ejemplares a registrar, el sistema creará el código de cada ejemplar automáticamente. El código se compone del ISBN + N° Auto numérico (3) Ejemplo: 9789978718292001. Para el registro de libros hacer clic botón → Registrar.

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Ingresar los datos necesarios y luego Clic botón → Confirmar.

Al crear un nuevo libro este tiene un estado (Activo o De baja), siempre quedará con el estado activo.

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El siguiente paso es hacer clic botón → Agregar ejemplares.

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Hacer Clic botón → Nuevo ISBN. Un libro puede tener ejemplares de varios ISBN.

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En la siguiente pantalla se ingresará el ISBN del libro, un costo de referencia y la cantidad de ejemplares a crear y luego botón → [Confirmar]. Al ingresar la cantidad de ejemplares el sistema creará los códigos de barras automáticamente y los estados de cada ejemplar por defecto como Estado de préstamo: Disponible, Fecha de registro, Usuario registro, Condición Ejemplar; Nuevo(N), Ejemplar Original/Copia; Original.

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El botón→ Agregar Ejemplares, permite agregar más ejemplares del mismo ISBN.

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Ejemplo se agregaron 5 ejemplares más → Confirmar.

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El botón → permite Editar el valor de referencia y luego → Confirmar.

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Volviendo a la pantalla principal de registro de libros.

El botón Foto Libro permite cargar una foto de la portada del libro.

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En el botón → Cargar Foto se busca y elige la foto.

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Botones:

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Esta pantalla muestra las características de cada ejemplar estado, condición, ISBN etc. Y permite

imprimir el código de barra por ejemplar → o imprimir desde hasta un código → botón Imprimir.

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Código de ejemplares.

Dar de baja: Permite dejar deshabilitado el libro en caso que ya no sea más utilizado académicamente, en el caso que tenga préstamos asociados se puede hacer la devolución del ejemplar, pero ya no permitirá hacer nuevos préstamos de ejemplares.


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Estados de Ejemplares:

Disponible: se denomina al ejemplar que puede ser prestado. Entregado: se denomina al ejemplar que ha sido entregado o prestado a un usuario. Baja: se denomina a un ejemplar que por condiciones ya no puede ser usado. Perdido: se denomina a un ejemplar que ha sido perdido por un usuario.

Condición de Ejemplar:

Nuevo (N): ejemplar en condición nuevo. Buen Estado(A): ejemplar en condición de buen estado. Todavía Utilizable (B): ejemplar aún está en condición de ser utilizado. No Sirve(C): ejemplar se encuentra en malas condiciones para ser prestado.

Ejemplar Original/Copia:

Original: es un ejemplar genuino. Copia: es una reproducción de un ejemplar original.


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Impresión de código de barra unitario.

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Impresión de códigos de barra por rango. Imprimir código desde y hasta.

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Botón → Actualizar Costos Libros. Permite exportar una plantilla Excel con el inventario de libros y sus costos de referencia permitiendo actualizar este campo.

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Exportar plantilla Excel de costos de referencia botón → Exportar Costos Libros. Solo se debe editar el campo de Costo luego que la plantilla esté lista con los cambios guardados Clic botón → Actualizar elegir el archivo, se actualizarán los datos.

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3. LISTA EXCEL

Importa Plantilla Excel de los libros asociados a los cursos. Hacer Clic botón → Importar.

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Botón → Importar elegir la plantilla Excel en formato .xls Ejemplo: Los campos son Institución, Sede, Año Periodo, Sección, Nivel, Curso, N° Reg. Libro, ISBN, Cantidad, Ubicación comienza a leer desde la fila N° 3.

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4. SOLICITUD DE ALUMNOS

Para hacer una Solicitud de Alumnos debe ir al Sub-Menús → Solicitud de Alumnos y luego al botón → Solicitud.

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El prompt levanta una nueva pantalla para elegir un alumno. Luego → Confirmar.

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En la siguiente pantalla se ingresa el código de barra del ejemplar a prestar, digitado o a través de la pistola de código de barra. → [Confirmar], se puede ingresar varios ejemplares en una solicitud. Los datos del ejemplar se reflejan en la pantalla de la derecha para terminar la solicitud hacer clic botón → Procesar (Se levanta un acta de recepción).

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En la pantalla de solicitud hay un botón → Ver Libros de Listas, luego de seleccionar un alumno al hacer clic en este botón levanta una pantalla con un listado de los libros asociados al curso de ese alumno.

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5. SOLICITUD DE DOCENTE

Para hacer una Solicitud de Docente debe ir al Sub-Menús → Solicitud de Docente.

Elegir Docente con botón y luego clic → Confirmar.

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En la siguiente pantalla se ingresa el código de barra del ejemplar a prestar, digitado o leído con pistola de código de barra. → Confirmar, se puede ingresar varios ejemplares en una solicitud. Los datos del ejemplar se reflejan en la pantalla de la derecha para terminar la solicitud hacer clic botón → Procesar (Se levanta un acta de recepción).

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En la ventana del lado derecho se puede eliminar el ejemplar con el botón → . Eliminar →

botón permite cambiar la edición del ejemplar si es necesario. Carga la siguiente pantalla.

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6. CONSULTAS

El Sub-Menú Consultas muestra todas las solicitudes creadas, estas tienen tres estados [Activas]; Solicitudes que no han sido devuelto los ejemplares asociados, [Cerrada]; Solicitudes que los ejemplares asociados ya fueron devueltos. [Digitada]; Solicitudes que aún están en proceso de selección de ejemplares y aún no ha sido procesada.

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El botón → Visualiza la información general de la solicitud.

El botón → [Libro Perdido] Da por perdido este ejemplar y al terminar levanta un acta de pérdida. El ejemplar pasa de [Entregado] → [Perdido].


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El botón.→ esta visible cuando el estado de la solicitud es Digitada, esto significa que la solicitud no ha sido procesada.

El botón → Permite eliminar la solicitud de estado Digitada.

El botón → Reportes con parámetros de la grilla.

El botón → Imprime un reporte [Historial de Préstamos]. La información presentada se puede definir por los filtros de la pantalla consultas.

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El botón → muestra la pantalla de exportación. Se define el periodo de cual se quiere exportar la información.

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El botón → [Estados Libros B-C] exporta una plantilla Excel con las solicitudes de alumnos en estado Cerrada.

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El botón → [Préstamos Libros] exporta una plantilla Excel con las solicitudes en estado Activa.

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7. INFORMACIÓN DE LIBROS

Esta opción es a modo de información para determinar a través del código de barra que libro es, su estado e historial.

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Botón → [Historial de ejemplar] muestra un reporte con el historial de préstamos del código de barras consultado.

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Botón → [Ir a Libros] Muestra la pantalla de los ejemplares con la información del código de barra consultado.

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8. DEVOLUCIÓN

Esta opción permite hacer la devolución del ejemplar prestado ya sea de un alumno o docente, permitiendo cambiar la condición del ejemplar si es necesario. Al hacer la devolución del ejemplar este cambia de estado pasa de [Entregado] → [Disponible] al igual que la solicitud cambia de estado [Activa] → [Cerrada] solo si todos los ejemplares asociados a la solicitud han sido devueltos, de lo contrario sigue quedando en estado [Activa].

Para hacer la devolución debe digitar o leer el código de barra con pistola, cargará la información del ejemplar, si lo necesita puede cambiar la condición. Hacer clic botón → [Devolver].

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Al devolver el sistema levanta un mensaje Ok Devolución Terminada y un acta de entrega-recepción.

Ilustración 40

Documents

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