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Manual de usuario
Plan Operativo Anual Versión 4.0
INDICE
Contenido INDICE ............................................................................................................................................ 2
Introducción .................................................................................................................................. 6
Estructura de portal ...................................................................................................................... 7
Accesos ...................................................................................................................................... 8
Navegación ................................................................................................................................ 8
Mensajes y notificaciones ......................................................................................................... 9
Área de trabajo............................................................................................................................ 11
Años ......................................................................................................................................... 11
Acceso rápido a la sección de listado .................................................................................. 11
Buscar .................................................................................................................................. 11
Abrir o Cerrar un año .......................................................................................................... 12
Exportar a Excel ................................................................................................................... 13
Detalle de año ..................................................................................................................... 13
Registro de nuevo año ........................................................................................................ 13
Modificación de año ............................................................................................................ 14
Borrar un año ...................................................................................................................... 14
Ejes .......................................................................................................................................... 15
Listado de ejes estratégicos ................................................................................................ 15
Buscar .................................................................................................................................. 16
Abriendo/Cerrando Ejes ...................................................................................................... 17
Exportación a Excel ............................................................................................................. 17
Detalle de eje estratégico ................................................................................................... 17
Definir un nuevo eje estratégica ......................................................................................... 18
Modificación de eje estratégico .......................................................................................... 19
Eliminar un eje estratégico .................................................................................................. 20
Resultados ............................................................................................................................... 21
Buscar .................................................................................................................................. 21
Listado de resultados .......................................................................................................... 21
Abriendo/Cerrando Resultados........................................................................................... 22
Exportación a Excel ............................................................................................................. 22
Asignando valores ponderados ........................................................................................... 23
Detalle de resultados .......................................................................................................... 24
Definir un nuevo resultado ................................................................................................. 25
Modificar un resultado ........................................................................................................ 25
Mover un Resultado ............................................................................................................ 26
Eliminar un resultado .......................................................................................................... 28
Indicadores .............................................................................................................................. 29
Buscar .................................................................................................................................. 29
Listado de indicadores......................................................................................................... 29
Abrir y cerrar indicadores .................................................................................................... 30
Exportar a Excel ................................................................................................................... 30
Asignación de valores ponderado ....................................................................................... 31
Importar indicadores ........................................................................................................... 31
Detalle de Indicadores......................................................................................................... 33
Definir nuevos indicadores .................................................................................................. 34
Modificar indicadores ......................................................................................................... 38
Mover indicadores .............................................................................................................. 42
Borrar indicadores ............................................................................................................... 43
Calculo de ejecución ............................................................................................................ 44
Líneas ....................................................................................................................................... 46
Buscar .................................................................................................................................. 46
Abrir y cerrar líneas de acción ............................................................................................. 47
Exportar a Excel ................................................................................................................... 47
Definir nueva línea de acción .............................................................................................. 47
Modificar línea de acción .................................................................................................... 48
Eliminar línea de acción ...................................................................................................... 49
Actividades .............................................................................................................................. 50
Buscar .................................................................................................................................. 50
Exportar a Excel ................................................................................................................... 52
Actividades Relacionadas .................................................................................................... 52
Crear nueva actividad .......................................................................................................... 55
Detalle de actividad ............................................................................................................. 56
Modificar Actividad ............................................................................................................. 57
Mover Actividad .................................................................................................................. 58
Eliminar Actividad................................................................................................................ 60
Área de actividades ..................................................................................................................... 62
Búsqueda ................................................................................................................................. 62
Exportación a Excel ............................................................................................................. 64
Gestión de actividad ................................................................................................................ 64
Actividad .............................................................................................................................. 64
Cargar Evidencia .................................................................................................................. 66
Listado de evidencia ............................................................................................................ 66
Calificación de evidencia ..................................................................................................... 67
Análisis de Actividad ............................................................................................................ 68
Monitoreo ................................................................................................................................... 69
Búsqueda ................................................................................................................................. 69
Detalle de Indicador ................................................................................................................ 70
Ficha .................................................................................................................................... 70
Hoja de Vida ........................................................................................................................ 71
Desempeño de Indicador .................................................................................................... 72
Registrar Desempeño .......................................................................................................... 72
Acciones correctivas, preventivas y de mejora ................................................................... 73
Solicitudes ........................................................................................................................... 74
Reportes ...................................................................................................................................... 75
Ejecución trimestral ................................................................................................................ 75
Cumplimiento de indicadores ................................................................................................. 75
Cumplimiento de actividades .................................................................................................. 75
Cumplimiento trimestral de actividades ................................................................................. 75
Configuración .............................................................................................................................. 75
Auditoria .................................................................................................................................. 75
Filtros ................................................................................................................................... 75
Resultado ............................................................................................................................. 75
Detalle ................................................................................................................................. 76
Valores ..................................................................................................................................... 78
Listado ................................................................................................................................. 78
Navegación .......................................................................................................................... 78
Registrar nuevo valor .......................................................................................................... 78
Modificar Valores Existentes ............................................................................................... 79
Seguridad................................................................................................................................. 79
Ayuda .......................................................................................................................................... 79
6
Introducción El plan operativo es un documento oficial en el que los responsables del Seguro Nacional de
Salud (SeNaSa) y las partes que la componen (Gerencias, Departamentos, Oficias Regionales)
enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo. Por ello, un plan
operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año, lo que hace que
también sea conocido como plan operativo anual o POA.
SeNaSa usa el Sistema de Planificación conocido en la Intranet como (Seguimiento al Poa),
como herramienta tecnológica para la consecución y seguimiento del POA, dicha aplicación es
explicada en el presente documento que tiene como objetivo dar a conocer su usabilidad.
7
Estructura de portal La versión 4 del Plan Operativo anual ha sido completamente rediseñada. Como podemos
apreciar en la imagen La página cuenta con 3 secciones. La cabecera, el cuerpo y el pie de
página.
En la sección central de la página es la parte más cambiante y es donde se muestra el
contenido de la sección en cuestión.
En la página principal se puede apreciar una gráfica de la visión estratégica de SENASA.
El último elemento que podemos apreciar es el pie de página. En esta parte tenemos el
nombre del módulo y la definición de políticas.
8
Accesos Para iniciar sesión desde la página
principal del intranet de SENASA debe
localizar la opción PLAN OPERATIVO
ANNUAL (POA V4.0) en el menú. Esta
opción es un link a la aplicación. Desde
este link se construye un acceso del
usuario a la aplicación permitiendo
identificarse como un usuario valido y
con permisos suficientes para acceder al módulo de POA.
La URL de la aplicación es:
http://www.arssenasa2.gob.do/Sistemas/poa4/
Si al entrar a esta URL no está identificado, puede dar clic sobre el botón "Iniciar Sesión" que está localizado en el extremo superior derecho de la página. Este es un link al portal de intranet desde donde podrá identificar la opción de POA. El link en intranet solo está disponible para los usuarios que tienen permisos al módulo.
Navegación El menú de opciones disponible es muy limitado cuando la persona no está identificada Solo tenemos Inicio y ayuda.
Contrario a cuando inicia sesión que tiene un compendio más amplio de opciones disponibles para navegar
La página de inicio de poa consta de varios elementos. Estos son:
1. Información de usuario: Esta información está localizada en la parte superior de la página y el orden en que aparece es: o Gerencia del usuario: Localizada en el extremo superior izquierdo de la pantalla o Trimestre actual: localizado en el centro de la aplicación o Usuario activo: localizado en el extremo superior derecho. Al lado del usuario esta
una opción para salir de la aplicación, en el mismo lugar donde se posiciona el botón para iniciar sesión cuando el usuario no está identificado.
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Banner de modulo: Identificación de la versión del POA. En este caso corresponde a la versión 4.0
Menú de secciones: son las distintas secciones a que puede acceder el usuario y que se estarán explicando en detalle en su correspondiente capitulo. Estas opciones están visible en todas las secciones de la aplicación y solo se cambia su contenido cuando el usuario no está identificado. Estas secciones son: o Inicio: Link a la página principal del módulo (la que estamos explicando) o Área de trabajo: sección donde se definen los elementos que corresponden al plan
operativo anual. o Actividades: Sección para trabajar las actividades. Es donde se especifican los
avances. o Monitoreo: Sección donde se monitorea y se da mantenimiento a los indicadores
de cada gerencia. o Reportes: Lugar desde donde se pueden generar y
exportar los reportes definidos. o Configuración: La sección de configuración se
compone de tres elementos. Estos son: Auditoria: lugar donde se pueden realizar
búsquedas de las modificaciones realizadas a cualquiera de los elementos de POA
Valores: lugar donde se definen las propiedades extendidas de los elementos de POA
Usuario: Sección para manejar los permisos de cada uno de los usuarios
Mensajes y notificaciones
Los mensajes de notificación de acciones se presentan en la parte superior del área destinada
al contenido. Inmediatamente después del menú de opciones.
Todos los mensajes de notificación cuentan con una "X" en el lado izquierdo con el cual puede
eliminarse el mensaje de la pantalla.
Cuando una acción se efectúa de forma satisfactoria, estos mensajes se presentan en color
verde.
Cuando una ocurre un error, no se puede ejecutar una acción o se notifica de una restricción
del sistema se suelen presentar en color rojo.
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Cuando se desea advertir de la una información relevante que se debe considerar antes de
ejecutar una acción se muestra en amarillo.
Si ocurre más de un evento que deben ser notificados, los mensajes se muestran uno
consecutivo al otro en orden en que ocurrió el evento.
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Área de trabajo El área de trabajo cumple con el fin de crear, modificar y/o eliminar los distintos elementos del
Plan Operativo Anual.
Años
Una vez entrado en el área de trabajo nos encontramos con la opción de año. Desde aquí podemos: Buscar Crear Exportar Modificar Borrar Ver detalle Navegar un año. Cerrar/Abrir año
Acceso rápido a la sección de listado
En toda el área de trabajo tenemos un área
destinada al acceso rápido hacia el listado
de elementos
Es apreciable desde el área de trabajo
correspondiente al año. Dando clic sobre
este elemento, sin importar que estemos en
el formulario de crear, modificar, borrar o
detalle, nos lleva a la pantalla de listados de elementos.
Buscar
Inmediatamente después del título de la opción de años tenemos un cuadro de texto donde podemos especificar el contenido que deseamos buscar.
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Puede realizar una búsqueda especificando el año y/o parte del contenido de la anotación de dicho año.
Los espacios en el texto de búsqueda representan fracciones del contenido a buscar
Una vez especificado el contenido de la búsqueda y presionado el botón buscar, se despliega
un listado de años que coinciden con la búsqueda.
La primera columna de cada año se puede apreciar un botón (botón para el que tiene
permisos de abrir o cerrar año, un icono para los que no tienen) con un candado
indicando si el año está abierto o cerrado.
La segunda columna corresponde al año.
La tercera columna corresponde a la anotación del año. Este contenido se presenta
como un enlace al listado de ejes correspondiente a ese año.
La cuarta columna es un enlace para ver el detalle del año en cuestión.
La quinta columna es un enlace al formulario de edición. Este enlace solo es visible
cuando el año está abierto. No es posible editar un año cuando este está cerrado.
La sexta y última columna está la opción de borrar año. Esta nos lleva a una pantalla de
confirmación antes de eliminar un registro
Abrir o Cerrar un año
Esta opción solo está disponible por permisos especiales.
Cuando un año está abierto es representado con un candado
abierto
Cuando está cerrado se representa con un candado cerrado
Para abrir o cerrar un año solo se debe presionar sobre el botón con el candado y el año
cambiara a su estado opuesto.
Cuando la operación se completa se muestra un mensaje en la sección superior al título
indicando si la operación es satisfactoria o fallida.
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Exportar a Excel
Siempre es posible exportar el listado de años.
Para ello se presiona sobre el enlace "Exportar
a Excel". La opción para descargar archivo del
explorador se encarga de mostrar un cuadro de
dialogo para guardar el archivo en su máquina.
Los campos que son incluidos en la exportación son:
1. AÑO
2. ANOTACIÓN: Anotación del año (Descripción)
3. CERRADO: indica si el año está abierto o cerrado
Detalle de año
A esta opción accedemos al dar clic
sobre la opción Ver del listado de años (
)
Esta pantalla está compuesta de tres
secciones:
1. La primera sección muestra
información del año en cuestión, la
anotación y el estado del mismo.
2. La segunda sección se muestra
información de auditoria como usuario
y fecha de creación y usuario y fecha de última modificación.
3. La tercera y última sección contiene el listado de todos los ejes definidos en el año en
cuestión.
Registro de nuevo año
Esta opción la podemos acceder
presionando el botón Agregar que se
encuentra al lado del botón buscar.
En la pantalla de registro de nuevo
año contamos con dos campos. Uno
destinado para el año y otro para la
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anotación. La opción para guardar esta inmediatamente después del campo Anotación o
"NOTA". Está resaltado con el color azul. Al lado de este tenemos un botón para regresar al
listado de años.
El valor del campo año debe ser único, por lo que el sistema no permitirá registrar un año
previamente registrado. Además de que este valor debe ser numérico.
De igual forma con el año, la anotación no puede estar registrada previamente.
Para desestimar el registro del año se presiona el botón "Regresar a listado de años"
Modificación de año
Esta opción es accesible solo por
aquellas personas que tienen permisos
para la misma, y solo para años que
están abiertos. Para acceder es
necesario dar clic a la opción Editar del
listado de años.
Tenemos la opción de hacer cambios
en el campo nota (anotación).
Para someter los cambios realizados debemos presionar el botón "Guardar".
Si deseamos desestimar los cambios y volver al listado de años presionamos el botón
"Regresar al listado de años"
En la parte inferior de la página podemos visualizar cuándo y por quien fue definido el año en
el sistema y en qué fecha se modificó por última vez.
Borrar un año
Esta opción solo está disponible mediante permiso. Para acceder a ella es necesario dar clic al
enlace “Borrar” ( ) del
listado de años.
Este enlace nos lleva a una
pantalla de confirmación desde
donde podremos borrar el año.
Si el año no puede ser
eliminado un mensaje de
advertencia sale antes de la
información del año.
Contamos con una sección de información del año donde podemos identificar qué año es que
deseamos borrar y la información de auditoria que indica quien y cuando creo el año, así como
el usuario y la fecha de la última modificación.
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La opción para confirmar la eliminación de un año se muestra
como un botón rojo que dice "Eliminar año". Este botón se
deshabilita cuando por restricciones no puede ser eliminado.
Al lado de este botón contamos con un botón para regresar al listado de
años.
La última sección de esta pantalla muestra el total de ejes definidos para
ese año.
Contar con por lo menos un eje es parte de las restricciones que impiden la eliminación de un
año.
SI no existen restricciones para eliminar un año, cuando presionamos el botón "Eliminar Año",
un mensaje de confirmación nos sale para realmente confirmar que la operación quiere ser
ejecutada.
Una vez realizada la operación, volvemos al listado de años y un mensaje de confirmación es
mostrado en la sección correspondiente a mensajes. Si ocurriera algún error, o la operación no
pudiese ser concretada, el mensaje sería de color rojo.
Ejes
Listado de ejes estratégicos
La apariencia del listado de ejes es muy similar a la de años. Las diferencias que podemos apreciar son:
1. En el área de acceso rápido al listado se agrega un texto indicando que está en la sección de ejes estratégicos. Esta sección se convierte en un link hacia el listado de ejes cuando está agregando un nuevo eje, editando o borrando uno ya existente. El texto año se mantiene y sigue siendo un link al listado de años
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5. Un botón para expansión ( ) es agregado en el extremo superior izquierdo del área accesos rápidos. Esto permite al usuario mostrar en detalle la dependencia del año que está visualizando.
9. Si el usuario tiene permisos para ver información de otros departamentos, en el área de búsqueda le permite filtrar por gerencia.
10. Un nuevo botón para regresar al nivel de año es agregado justo al lado de botón de exportación a Excel. Este botón es un enlace a la pantalla de listado de años.
Una nueva columna (resultados) es agregada al listado de ejes. Esta indica la cantidad de resultados registrado en dicho eje para el departamento especificado en el filtro. Para los usuarios que no tienen acceso a filtrar por departamento, el número de resultados corresponde a la gerencia a la cual pertenece.
13. Se agrega una columna adicional para indicar el año del eje en cuestión. Esta es la segunda columna
Buscar
Para realizar búsquedas en los ejes es necesario especificar el texto que se desea buscar en
resultado en el campo destinado para esos fines. Es el primer campo de la sección de
búsqueda.
En esta sección es posible especificar el departamento/Gerencia por el que sea desea buscar.
Al especificar un departamento no incidimos en la cantidad de ejes a mostrar, sino en los
valores mostrados en la columna "Resultados".
La columna resultados muestra la cantidad de resultados registrados en ese eje para la
gerencia seleccionada. Si no especificamos una gerencia mostrará el total de resultados de
dicho eje sin discriminar por gerencia.
Una vez especificado el criterio de búsqueda, la gerencia y presionado el botón "Buscar" se
muestra un listado de ejes que coinciden con la búsqueda especificada.
1. La primera columna tenemos un botón para cerrar o abrir un eje.
2. La segunda columna corresponde al año a que pertenece el eje estratégico en
cuestión. Esta columna siempre tendrá el mismo valor para todos los ejes filtrados
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debido a que en el listado se muestran los ejes del año seleccionado en el listado
anterior.
3. La tercera columna corresponde al nombre del eje estratégico.
4. La cuarta columna corresponde a la cantidad de resultados definidos en el eje en
cuestión para la gerencia especificada.
5. La quinta columna está el comando "Ver" desde donde se accede al detalle del eje
6. La sexta columna corresponde a la opción "Editar" un eje estratégico. Esta opción solo
es visible para usuarios que tengan permisos cuando el eje está abierto.
7. La séptima y última columna corresponde a la opción "Borrar"
8. Con el fin de facilitar la rápida identificación del usuario, cuando un eje posee
resultados dependientes la fila es resaltada con el color azul.
Abriendo/Cerrando Ejes
Esta opción solo está disponible por permisos especiales.
Cuando un eje estratégico está abierto es representado con un candado abierto
Cuando un eje estratégico está cerrado se representa con un candado cerrado
Para abrir o cerrar un eje estratégico solo se debe presionar sobre el botón con el candado y el
eje cambiara a su estado opuesto.
Cuando la operación se completa se muestra un mensaje en la sección superior al título
indicando si la operación es satisfactoria o fallida.
Al cerrar un eje, todos los resultados dependientes del mismo se cierran.
Al abrir un eje el estado de los resultados dependientes de este se quedan intactos.
Exportación a Excel
El listado de ejes resultantes de una búsqueda puede ser exportado y copiado de forma local.
Aun cuando el contenido mostrado en la pantalla esté paginado porque pase de la cantidad de
registros mostrados por páginas, el contenido será exportado de forma íntegra.
Los campos exportados son:
AÑO: año en cuestión
EJE ESTRATEGICO: nombre del eje
RESULTADOS: cantidad de resultados dependientes del eje.
CERRADO: indica si el eje está abierto o cerrado
Detalle de eje estratégico
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Si deseamos ver en detalle un eje
estratégico, con solo dar clic al
enlace "Ver" nos llevará a la pantalla
de visualización detallada de eje
estratégico.
En la primera sección se muestran
los elementos de los cuales
dependen. Se muestra el año y la
anotación de dicho año. Este
contenido se muestra como un
enlace al detalle del año.
La segunda sección muestra el
detalle del eje estratégico.
La primera información
corresponde al nombre del eje estratégico
La segunda corresponde al objetivo del eje estratégico
La tercera indica el total de resultados del eje estratégico. Nótese que este total
corresponde a todos los resultados registrados para este eje, sin discriminar por
gerencia/departamento.
La cuarta información corresponde al valor ponderado del eje estratégico. Este valor
es obtenido de la sumatoria del valor ponderado de los resultados dependiente del
eje.
La quinta información de esta sección corresponde al porcentaje de ejecución de los
resultados de este eje. El porcentaje de ejecución de los resultados, que a su vez es
calculado con el porcentaje de cumplimiento de los indicadores de cada resultado.
La tercera sección muestra información de auditoria del eje.
La primera información corresponde al usuario y fecha en que fue registrado el eje
estratégico.
La segunda información corresponde al usuario y fecha en que fue actualizada por
última vez dicho resultado.
La cuarta sección contiene un listado de los resultados registrado para dicho eje
estratégico. Este listado discrimina por la gerencia/departamento especificado en el
filtro.
Al final de la página se cuenta con una opción que nos permite ir al listado de ejes.
Definir un nuevo eje estratégica
Para acceder al formulario para definir nuevo ejes se presiona el botón "Agregar" posicionado
en la segunda línea del área de comandos, debajo del cuadro de texto para criterio de
búsqueda.
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Lo primero que apreciamos al entrar al formulario para definir nuevos ejes estratégicos es que
el texto de acceso directo que dice "Ejes Estratégicos" se convierte en un link que nos permite
volver al detalle de ejes.
En el formulario tenemos tres filas.
1. La primera indica el año
bajo el cual se crearía el nuevo eje.
Este valor no es modificable.
2. La segunda es el nombre
del eje. El valor del mismo es
validado de tal forma que no se
defina más de una vez un eje para
un año dado.
3. El tercer y último campo corresponde al objetivo del eje estratégico. Es un campo de
valor libre y es donde se define qué es lo que se persigue con ese eje.
Para registrar el eje se debe presionar el botón "Guardar" resaltado en azul. Si al sistema
realizar las validaciones de lugar se encuentra un error, un mensaje de operación fallida
indicando la restricción es mostrada en el área de notificaciones y muestra el formulario con
los valores antes especificados. Si la operación es satisfactoria, es re direccionado al listado de
ejes y un mensaje de operación satisfactoria es desplegado en el área de notificaciones.
Si la operación desea sea cancelada puede presionar el botón "Regresar a listado de ejes"
Modificación de eje estratégico
Para modificar un eje se debe dar clic sobre la opción "Editar" del listado de ejes. Esta opción
solo está disponible cuando el eje está abierto y el usuario tiene permisos de edición.
La sección de modificación de
eje estratégico cuenta con dos
líneas que pueden ser a ser
modificadas. Estas son:
El nombre del eje. Esta
debe tener un nombre
diferente a cualquier otro eje
definido para el año en
cuestión.
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El objetivo. Definición de los objetivos del eje estratégico.
Para someter los cambios se cuenta con el botón "Guardar". Si los cambios son fallidos, un
mensaje indicando la razón de porque no pueden guardarse los cambios se muestra en el área
de notificaciones.
SI el resultado de la acción de guardar es satisfactorio se vuelve al listado de ejes y un mensaje
de operación satisfactoria se muestra en el área de notificaciones.
SI se desea cancelar la opción de edición se presiona el botón "Regresar a listado de ejes".
Eliminar un eje estratégico
En el listado de ejes, si cuenta con los permisos de borrar ejes, contará con un
enlace ( ) hacia la pantalla de confirmación de eliminación de ejes estratégicos. En la pantalla de confirmación de ejes
estratégicos se encuentran los siguientes
elementos:
Si el eje estratégico tiene resultados no
podrá ser eliminado, por lo que un
mensaje le advertirá que la operación no
podrá ser realizada.
La información del año al que pertenece, el nombre y el objetivo del eje se muestran en la
parte central de la página. Al lado del nombre del eje se muestra un candado que indica si está
cerrado o abierto.
La información de creación y última actualización se muestra de forma inmediata a la
mencionada.
Contamos con dos botones. El segundo
botón es para retornar al listado de ejes y
desestimar la acción de borrar. El
primero, “Eliminar Año” se mostrará
deshabilitado si el eje tiene resultados asociados. Si no
tiene resultados asociados, al presionar este botón un
cuadro de dialogo preguntando “¿Realmente desea
eliminar este Eje?” Para cancelar la operación debe
presionar “Cancel”. Al presionar OK se ejecutará la acción
de borrar eje y será re direccionado al listado de ejes. Un
mensaje de notificación le indicará si la operación fue satisfactoria o si fallo.
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Por último contamos con un listado de resultados registrados para el eje en cuestión. El
sistema verifica que el eje no posea resultados dependientes antes de permitir ser eliminado.
Resultados La página para administrar los resultados sigue la misma línea de diseño que la de ejes
estratégicos. Los cambios que se pueden apreciar son:
1. En el área de acceso rápido se agrega un nuevo elemento que identifica el área como
“Resultados”. Este nuevo elemento es solo un texto cuando está en la pantalla de
listado de resultados, pero es un enlace cuando está en la sección de edición, eliminar
o creación.
2. El botón para expansión de resultados situado en la parte superior derecha en la barra
de acceso rápido hace un cambio entre la vista regular de los accesos rápidos y el
detalles del eje al que pertenecen los resultados listados, así como el año a que
pertenece el eje. Estos elementos son enlace al listado de cada entidad.
3. Se agregan varias columnas nuevas. Para identificar la gerencia a que pertenece el
resultado, para el valor ponderado del resultado, porcentaje de ejecución del
resultado y una para mover resultados entre ejes.
Buscar
En la parte superior del listado de resultados tenemos un formulario donde podemos
especificar el contenido que deseamos buscar. El contenido de la palabra no tiene por qué ser
completo y se puede expresar varias palabras a buscar separadas por espacio.
SI el usuario tiene permisos para navegar otros departamentos podrá especificar el
departamento al que desea realizar la consulta.
Listado de resultados
El resultado de la búsqueda es mostrado inmediatamente después del formulario de
búsqueda. El uso de las columnas y acciones son:
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La primera columna es un indicador de estado. Indica si el resultado está abierto o
cerrado. Si cuenta con los permisos de lugar, este será un botón con el cual podrá abrir
o cerrarlo. Solo los resultados abiertos pueden ser editados. Al cerrar un resultado, los
indicadores que dependan de este serán cerrados.
La segunda columna corresponde al año padre.
En la tercera columna se muestra un código que identifica la gerencia/departamento a
quien pertenece el resultado.
La cuarta columna corresponde a la descripción dada al resultado. Esta es un enlace al
listado de indicadores que pertenecen a dicho resultado.
La quinta columna enumera la cantidad de indicadores perteneciente a dicho
resultado.
La sexta columna especifica el peso ponderado del resultado. Este peso ponderado es
una proporción de un valor total de 100 que se reparte entre todos los resultados
asignados a un departamento de un eje en particular.
La séptima columna expresa la suma del porciento de ejecución de los indicadores que
posee.
La octava columna es un enlace para ver el detalle del resultado.
La novena columna corresponde a enlace para editar resultados. Esta opción solo está
disponible si el resultado está abierto y el usuario tiene permisos de edición en
resultados.
La décima columna es un enlace al formulario de mover resultados. Desde dicho
formulario podemos indicar que un resultado pertenece a otro eje.
La undécima columna corresponde a la opción de eliminar resultados. Esta opción está
disponible cuando el usuario tiene permisos especiales.
Al pie de los resultados se encuentra la opción para moverse entre las diferentes páginas del
resultado (si las hubiera). Por cada página se muestra un máximo de 20 registros. Al lado de las
opciones de navegación de los resultados se encuentra el total de ponderación de los
resultados mostrados.
Abriendo/Cerrando Resultados
Para cerrar o abrir un resultado se cuenta con un botón al lado del
resultado en el listado de resultados resultante de la búsqueda. Este
botón contiene una imagen de un candado abierto cuando el resultado
está abierto y un candado cerrado cuando está cerrado. Para cambiar el
estatus del mismo al opuesto vasta con presionar el botón. Un mensaje
de notificación le indicará el resultado de la operación.
Exportación a Excel
El resultado de una búsqueda de resultados puede ser descargada
mediante la exportación. Aun cuando el resultado de la búsqueda de
resultados esté paginada, el contenido mostrado será integro. Los campos contenidos en el
archivo resultante de la exportación son:
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AÑO: año a que corresponde el resultado.
EJE ESTRATEGICO: eje donde está registrado el resultado.
DEPARTAMENTO: nombre del departamento o gerencia a quien está asignado el
resultado
RESULTADO: nombre del resultado.
INDICADORES: cantidad de indicadores registrado para dicho resultado.
PONDERACION: valor ponderado del resultado.
CERRADO: indica si el resultado está abierto o cerrado
Asignando valores ponderados
Tenemos dos formas de asignar un valor ponderado a un resultado Editando un resultado y
asignándole valor manualmente o por medio a una distribución uniforme que haga el sistema.
Para la asignación de un valor ponderado uniforme a cada uno de los
resultados contamos con un enlace en la sexta columna, la
correspondiente al valor ponderado. Al presionar sobre este botón
automáticamente le asigna el mismo valor ponderado a cada resultado
de cada departamento. Un mensaje de notificación ha de indicar si la operación fue
satisfactoria o fallida.
Es importante tener en cuenta que este valor es una proporción de un 100% destinado a cada
gerencia. Entiéndase con esto que si una gerencia posee 4 resultados registrados, a cada uno
de ellos se le asignarán 25.00 de valor ponderado, si otra posee 5 se le asignará 20.00. Esta
distribución se realizará sin importar que el resultado esté abierto o cerrado.
El valor ponderado es utilizado para determinar que tanto una gerencia ha cumplido con un
eje. El porcentaje de cumplimiento del resultado es calculado del cumplimiento de los
indicadores que lo componen. Cada indicador tiene un valor ponderado, por lo que estos
contribuirán de manera proporcionar a su valor ponderado al cumplimiento del resultado, lo
mismo con el resultado al cumplimiento del eje.
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Detalle de resultados
Para ver en detalle los elementos de un resultado presionamos el icono del ojo ( ) localizado
en la octava columna.
En la primera sección se aprecia el año seguido de la descripción del mismo. Este es un enlace
al detalle del año. Seguido de este tenemos el nombre del eje al que pertenece el resultado
visualizado. Este, por igual, es un enlace al detalle del eje.
La segunda sección logra ver el detalle del resultado. La información mostrada es:
RESULTADO: Nombre dado al resultado en cuestión
ESTADO: Indica si el resultado está abierto o cerrado. Solo los resultados abiertos se
pueden editar.
PONDERACIÓN: peso ponderado otorgado ha dicho resultado con respecto a los
demás resultados de dicha gerencia/departamento en el eje a que pertenece.
DEPARTAMENTO: Gerencia o departamento responsable de dicho resultado.
INDICADORES: Cantidad de indicadores registrados para dicho resultado.
25
PORCENTAJE COMPLETACIÓN RESULTADO: el porcentaje de compleción de dicho
resultado. La fórmula utilizada para calcular este valor es:
∑
PORCENTAJE EJECUCIÓN INDICADORES: este corresponde al porcentaje de los
indicadores que se ha ejecutado para dicho resultado.
La tercera sección corresponde a información de auditoria que identifica la fecha y el usuario
que lo creó el resultado y la fecha y usuario de la última actualización del resultado.
Por último, la cuarta sección muestra el listado de los indicadores que están registrados para
dicho resultado. Este listado está enumerado por orden de aparición y está compuesto con el
código del indicador y luego la descripción.
Al final del contenido se tiene un enlace con el que se puede retornar al listado de resultados.
Definir un nuevo resultado
Para definir un nuevo resultado comenzamos con presionar el botón
“Agregar” de la pantalla de listado de resultados. Este botón es un enlace a
la pantalla de agregar resultados.
Esta pantalla solo solicita dos valores. El primero es la gerencia o departamento a que
corresponde el resultado. Este solo está visible si el usuario tiene permiso para trabajar con
otros departamentos distintos al propio.
La segunda información requerida es el nombre del resultado. Esta información es obligatoria.
Para registrar el resultado presionamos el botón guardar. Si ocurre algún inconveniente propio
de las validaciones se mostrará un mensaje notificando la razón de porque no se puede
registrar. Si la operación es exitosa se vuelve al listado de resultados y se notifica al usuario de
que la operación fue satisfactoria.
Para cancelar la operación se puede presionar el botón “Volver al listado de resultados”.
Modificar un resultado
26
Para modificar un resultado el usuario debe contar con los permisos necesarios y el resultado
debe estar abierto. De cumplirse, en la novena columna aparece un icono con el cual llegamos
a la pantalla de modificación de resultados.
La pantalla de modificación de resultados cuenta con los siguientes campos:
DEPARTAMENTO: Gerencia o departamento dueño del resultado
RESULTADO: Nombre del resultado en cuestión.
VALOR PONDERADO: proporción de un valor 100 con respecto a los demás resultados
de dicho departamento. Este valor representa el aporte de representa dicho resultado
al alcance del eje.
CREACIÓN: usuario que creó el resultado, junto a la fecha y la hora de cuando se
registró. Los resultados exportados no muestran esta información.
ÚLTIMA MODIFICAICON: información de usuario y fecha de la última modificación del
resultado.
Para guardar los cambios contamos con el botón “Guardar” que está resaltado en azul. Si la
operación es satisfactoria se mueve al listado de resultados y un mensaje de notificación es
mostrado. Si es fallida se queda en la pantalla de edición y un mensaje de notificación señala la
razón del fallo en la operación.
Para cancelar la operación debemos presionar el botón “Regresar al listado de resultados”.
Esta opción nos regresa al listado de ejes.
Mover un Resultado
Con esta opción podemos mover un resultado de un eje a otro. Está disponible por medio a
permisos y para llegar a ella se debe presionar el icono de la décima columna “Mover
resultado a otro eje”.
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La pantalla de mover resultado cuenta con dos secciones. La primera sección muestra
información del resultado que se desea mover, y la segunda sección información del eje donde
se desea mover.
Los campos de la primera sección son:
AÑO: año a que pertenece el eje padre del resultado en cuestión. El contenido del
mismo es un enlace al listado de años
EJE: Nombre del eje padre del resultado. Este nombre es un enlace al listado de ejes
del año.
RESULTADO: Nombre del resultado que se desea mover. Este nombre es un enlace al
listado de resultados.
DEPARTAMENTO: nombre de la gerencia o departamento a que pertenece el resultado
que se ha de mover.
INDICADORES: listado de indicadores hijos de dicho resultado.
Los campos de la segunda sección son:
AÑO: corresponde al año del resultado. Los resultados no se pueden mover de año,
por eso este valor es fijo.
EJE: es el listado de ejes que están registrados para el año en cuestión.
RESULTADOS: listado de resultados dependiente del eje seleccionado. Cuando se
selecciona un nuevo eje este listado se actualiza.
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Para ejecutar la acción, después de seleccionar el eje donde deseamos mover el resultado,
presionamos el botón “Mover resultado”. Si la operación es fallida un mensaje de notificación
indicará la razón de porque no se pudo ejecutar. Si la operación es satisfactoria el usuario es
re-direccionado al listado de resultados origen y un mensaje de notificación indicará que la
operación fue satisfactoria. Para mover un resultado es necesario que el eje destino esté
abierto
Para cancelar la operación debemos presionar el botón “Regresar” el cual nos retornará al
listado de resultados.
Eliminar un resultado
Al presionar el botón “Eliminar” representado por un icono de zafacón ( ). Este icono es un
enlace a la pantalla de confirmación para eliminar resultados.
La pantalla de confirmación para eliminar resultado muestra un mensaje de alerta indicando
que no se puede eliminar un resultado si este tiene indicadores relacionados.
El nombre del resultado con un icono indicando si está abierto o cerrado es mostrado en letras
resaltantes. Inmediatamente después se muestra el nombre del eje al que pertenece.
La información de auditoria que indica quien y cuando creó el resultado y la última persona y
fecha en que fue modificado sirve de información.
Para eliminar el resultado se cuenta con el botón “Eliminar Resultados”. Este botón estará
deshabilitado si el resultado tiene indicadores registrados. De lo contrario, al presionarlo un
mensaje de confirmación se mostrará antes de permitir eliminarlo. Si la operación es
satisfactoria se mueve al listado de resultados y un mensaje de notificación indicará el
resultado.
Para cancelar la operación se cuenta con el botón “Regresar al listado de resultados” el cual le
enviará al listado de resultados.
29
Indicadores Para llegar a la pantalla de administración de indicadores debemos haber seleccionado
previamente el año, el eje y por último el resultado.
En la pantalla de administración de indicadores se agrega un nuevo elemento en el menú de
navegación rápida llamada “Indicadores por resultados”. Este texto se convierte en un enlace
en las pantallas de creación, edición y borrado de indicador.
Para visualizar el detalle de los elementos de los que depende el listado de indicadores
mostrados puede presionar el icono posicionado en el extremo superior derecho de la barra
de navegación ( ). El menú de navegación rápida cambiará a un detalle de los elementos
padre de los indicadores listado.
Buscar
El filtro de búsqueda está compuesto por un cuadro de texto en el que se puede especificar
texto para el nombre del indicador y un cuadro desplegable con los distintos estatus que
puede tener un indicador (limitado por permisos). Para realizar la búsqueda se presiona el
botón “Buscar”.
El listado de estatus de indicador es definido en la pantalla de configuración de valores. Estos
valores determinan si un indicador será visible o no. Estos valores son para determinar la
visualización, por lo que en la distribución de valores ponderados serán tomados en cuenta sin
importar su estatus.
Listado de indicadores
El listado de indicadores posee diez columnas. Estas son:
1. La primera columna corresponde a el icono de Abierto o cerrado. Si el usuario cuenta
con los permisos, este icono se mostrará como un botón que le permitirá abrir o cerrar
un indicador.
30
2. La segunda columna corresponde a la descripción del indicador. El texto es un enlace a
la administración de líneas.
3. La tercera columna indica la cantidad de líneas que tiene definido dicho indicador.
4. La cuarta columna representa el valor ponderado de dicho indicador. El valor
ponderado es distribuido en base a 100. La suma de todos los valores ponderados no
debe sobrepasar el 100%. Este valor base está limitado por los indicadores de un
resultado.
5. La quinta columna indica el porcentaje de avance de dicho indicador.
6. La sexta columna corresponde al comando “Unificar indicador” ( ). Este botón es un
enlace a la pantalla de unificación e indicadores donde es posible mover las líneas
registradas en un indicador a otro y eliminar el primero. Esta opción está limitada por
permisos.
7. La séptima columna ( ) corresponde al detalle del indicador.
8. La octava columna ( ) es la opción para editar el indicador. Esta opción está limitada
por permisos.
9. La novena columna ( ) es la opción para mover indicadores de un resultado a otro.
Esta opción está limitada por permisos.
10. La décima columna ( ) corresponde al comando eliminar. Esta opción está limitada
por permisos. Aun así, solo será posible borrar un indicador si este no posee líneas
relacionadas.
En la parte inferior del listado se puede apreciar opciones de paginacion para cuando el listado
sea muy grande ysea necesario mostrarlo en más de una página. Y por otro lado tenemos la
sumatoria de los valores ponderados de los indicadores mostrados en la página que se esté
mostrando en el listado.
Abrir y cerrar indicadores
Para abrir o cerrar un indicador se debe ir al listado de indicadores. El botón se
muestra e la primera columna del listado de indicadores. El estado del indicador es
representado por un candado. Abierto para los indicadores abiertos, y cerrado para los
indicadores cerrados. Cuando un indicador está cerrado este no puede ser modificado,
ni es posible crear líneas de acción dependiente de este.
Para abrir un indicador se debe presionar el botón con el candado cerrado ( ). Si la
operación es satisfactoria un mensaje es mostrado en el área de notificaciones.
Para cerrar un indicador se debe presionar el botón con el candado abierto ( ). Si la
operación es satisfactoria, un mensaje es mostrado en el área de notificaciones.
Exportar a Excel
El resultado de una búsqueda de indicadores puede ser descargada mediante la exportación.
Aun cuando el resultado de la búsqueda de indicadores esté paginada, el contenido exportado
será integro. Los campos contenidos en el archivo resultante de la exportación son:
AÑO: Año al que pertenece el indicador
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EJE ESTRATEGICO: Nombre del eje estratégico
DEPARTAMENTO: Departamento o gerencia responsable del indicador
RESULTADO: Nombre del resultado al que responde el indicador.
INDICADOR: Nombre del indicador
LINEA BASAL: Valor del indicador en año anterior
PROGRAMADO: Valor programado al año para dicho indicador
EJECUTADO: Valor ejecutado al año para dicho indicador
PORCENTAJE DE EJECUCION: Porcentaje de ejecución de dicho indicador. La fórmula
base utilizada es EJECUTADO/PROGRAMADO.
VARIACION PORCENTUAL: Variación de la ejecución con respecto a la línea basal.
PESO PONDERADO: Valor ponderado para el indicador.
LINEA: Cantidad de líneas dependientes de dicho indicador
CERRADO: indica si el indicador está abierto o cerrado. El valor mostrad puede ser“ si”
o “no”
Asignación de valores ponderado
La cabecera de la cuarta columna del listado de indicadores es un enlace con el cual, al
presionarlo, el sistema hace una distribución equitativa de los valores ponderados entre todos
los indicadores del resultado en cuestión.
Esta opción es una forma rápida de asignar valor ponderado a todos los indicadores.
Importar indicadores
Desde esta opción es posible copiar indicadores definidos en otros resultados. Es posible
incluir las líneas de acción así como las actividades pertenecientes a estas líneas de acción. El
primer paso a seguir es seleccionar el botón “Importar”
Este botón muestra la
pantalla de importación de
indicadores.
La pantalla de importación
de indicadores muestra toda
la información contenida en
POA de forma jerárquica. Lo
primero que podemos ver es
el total de años definidos. Al
presionar sobre el año deseado inmediatamente después se muestra los ejes definidos para
dicho año.
Los ejes que poseen resultados definidos son mostrados en color azul, los que no son
mostrados en color gris. Los resultados a considerarse para ser importados están limitados
solo a los que corresponden al departamento o gerencia del usuario que está utilizando la
aplicación.
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Seleccionado un eje, se muestran
inmediatamente después los
resultados dependientes de este.
Seleccionado un resultado, se
despliegan los indicadores
dependientes de este resultado.
Seleccionado un indicador, se
despliegan las líneas de acción
dependiente de dicho indicador.
Seleccionada una línea de acción,
se despliegan las actividades
dependientes de dicha línea de
acción.
Para los indicadores, líneas de
acción y actividades se agrega un
cotejo al lado izquierdo del mismo.
Con este cotejo es que el usuario indicará cuales indicadores, líneas de acción y actividades
desea importar.
Al seleccionar una línea de acción sin haber seleccionado su indicador padre, automáticamente
se selecciona dicho indicador. Lo mismo sucede con las actividades.
Los elementos importados no se han de repetir. El criterio que se utiliza para verificar si ya
existen es el nombre.
Una vez seleccionado todos los
elementos que se desean
importar y presionar el boton
Importar, solo quedan visible los
elementos seleccionados.
Una vez terminada la exportacion
la pantalla se actualiza y muestra
el listado de indicadores
correspondiente al resultado
actual.
Un mensaje de notificacion de
errores es mostrado en la seccion
superior al formulario de busqueda si se ha presentado algun inconveniente importando los
elementos.
Es importante tener en consideracion que ningun elemento será importando si el año, el eje o
el resultado a donde se han de importar los indicadores está cerrado.
33
Todo indicador importado se ha de importar con porcentaje de ejecucion en 0, valor
ponderado en 0. Si el indicador origen no posee valores de frecuencia de monitoreo, tipo de
meta y/o tendencia deseada estos campos asumiran valores defecto.
Detalle de Indicadores
Para visualizar el detalle de
un indicador debemos
presionar la opción de la
séptima columna del
listado de indicadores, la
opción detalle de indicador
( ). Esta opción siempre
está disponible en el
listado de indicadores.
En la primera sección
tenemos información de:
AÑO: anotación y
año padre del indicador en
cuestión. Este es un enlace
al detalle del año.
EJE: Nombre del
eje estratégico padre del
indicador en cuestión. Este
texto es un enlace al
detalle del eje estratégico
en cuestión.
RESULTADO:
Descripción del resultado
en padre del indicador en
cuestión. Este texto es un
enlace al detalla del
resultado en cuestión.
La segunda sección de la
pantalla corresponde al
detalla del indicador. Los
campos que se pueden apreciar son:
CODIGO: Identificador especial del indicador.
INDICADOR: Nombre dado al indicador en cuestión.
ESTADO: especifica si el indicador está abierto o cerrado.
DEFINICION: descripción de la razón de ser del indicador.
VERIFICACION: especificación de donde se puede verificar los datos que pretende
medir el indicador.
34
LINEA BASAL: valor del año anterior del indicador. Este es el valor base del indicador.
PROGAMADO: valores programados para ser alcanzado en cada trimestre.
EJECUCION: Valores de ejecución del indicador en cada trimestre del año
PORCENTAJE DE EJECUCION: valor porcentual alcanzado de lo programado para el año
FRECUENCIA DE MEDICION: establece la frecuencia en que se ha de llenar la hoja de
vida del indicador. Los posibles valores para este campo son:
o DIARIO
o SEMANAL
o QUINCENAL
o MENSUAL
o TRIMESTRAL
o CUATRIMESTRAL
o SEMESTRAL
o ANUAL
TIPO DE META: Indica la distribución que ha de tener la programación de los
indicadores a nivel trimestral. Los posibles valores son:
o FIJA
o VARIABLE
ESTATUS: el estatus es utilizado para mostrar u ocultar un indicador. En el listado de
indicador solo se muestran los que están marcados como visible. Los posibles valores
son:
o VIGENTE
o NO VIGENTE
o –SIN ESTATUS-
PESO PONDERADO: valor proporcional del indicador con respecto a todos los otros
indicadores del resultado.
La tercera sección corresponde a información de auditoria. Los campos mostrados son:
CREADO POR: Información de quien creo el indicador, seguido de la fecha y hora en
que fue creado.
ULTIMA ACTUALIZACION: nombre de usuario que actualizó por última vez el indicador.
La cuarta sección corresponde al listado de líneas de acción dependientes del indicador.
Definir nuevos indicadores
Para definir un nuevo indicador presionamos el botón “Agregar” ( ) en la pantalla
de listado de indicadores por resultados.
La pantalla para definir un nuevo indicador cuenta con dos pestañas. La primera corresponde a
la información general de la ficha, y la segunda a las variables que darán forma a la hoja de
vida.
La pestaña de Ficha está compuesta de los siguientes campos:
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CODIGO: es un identificador especial para cada indicador. Este campo tiene un botón
en el extremo derecho con
el que se puede obtener
un valor sugerido para ser
asignado.
INDICADOR: Es el
nombre dado al indicador.
DEFINICION:
Descripción de lo que
mide el indicador.
FUENTE DE
VERIFICACIÓN: lugar
donde puede obtenerse la
información para medir el
indicador.
TIPO DE
INDICADOR: indica la
naturaleza del indicador.
Los diferentes tipos pueden ser:
o DE RESULTADO
o DE PROCESOS
o DE EFICIENCIA
o DE EFICACIA
o DE EFECTIVIDAD
o DE CALIDAD
o INDICADOR
ESTRATÉGICO
UNIDAD DE MEDIDA: especifica la
forma en que se ha de
representar los resultados de las mediciones realizadas al indicador. Los distintos
valores pueden ser:
o PORCIENTO
o CANTIDAD
o INDICE
o PROMEDIO
o RELACION
FORMA DE CALCULO: es un texto destinado a
especificar la formula a ser utilizada para calcular el
porcentaje de cumplimiento del indicador.
RESPONSABLE: este campo es donde se indica quien
está obligado a responder por el cumplimiento de
este indicador. Al digitar el código de empleados el
cuadro de texto el nombre de empleado es
desplegado al lado derecho del botón de caja de texto. Este último botón invoca una
36
pantalla emergente en la cual se puede realizar búsquedas de empleados de la
institución. Un cotejo inmediatamente después del campo de texto determina si la
búsqueda se realizara solo por el departamento a que pertenece el indicador (no
cotejado), o por todos los departamentos (cotejado).
En la parte inferior de esta pestaña contamos con dos botones. El primer botón “Regresar
a listado de indicadores” es un enlace al listado de indicadores. El segundo botón “Hoja de
Vida” permite cambiar de pestaña. Es igual que presionar el botón superior
correspondiente a hoja de Vida.
La pestaña correspondiente a hoja de vida contiene la siguiente información:
LINEA BASAL: valor base de ejecución del año anterior.
PROGRAMADO: valores correspondiente a la ejecución esperada para los 4 trimestres
del año. Cuando el tipo de meta es fija solo el primer trimestre se muestra disponible,
cuando el tipo de meta es variable se habilitan los cuatro campos.
FRECUENCIA DE MEDICION: establece la cantidad de veces que se levantará
información para generar las estadísticas del indicador. Los posibles valores para este
campo son:
o DIARIO
o SEMANAL
o QUINCENAL
o MENSUAL
o TRIMESTRAL
o CUATRIMESTRAL
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o SEMESTRAL
o ANUAL
TIPO META: este valor determina si los valores programados son constante en cada
trimestre del año o si son prorrateado entre los cuatro valores. Los posibles valores
son:
o FIJA
o VARIABLE
TENDENCIA DESEADA: con este valor se determina si sobrepasar o quedar corto en lo
programado se traduce como algo positivo o negativo. Los posibles valores son:
o ESTABLE
o ASCENDENTE
o DESCENDENTE
COMPORTAMIENTO PROGRAMACION: Esta opción determina el comportamiento de
los valores programados especificados en la hoja de vida a medida que avanzan los
periodos programados. Los posible valores son:
o PROMEDIAR: suma el valor de los periodos pasados y los divide entre la
cantidad de periodos contemplados. El caso del 1er semestre se suman el
valor de los dos primeros trimestres y se dividen entre dos. Para el
programado al 4to trimestre se suman el valor de los cuatro trimestres y se
divide entre 4.
o SUMAR: es la sumatoria de todos los periodos pasados. El comportamiento de
los valores son acumulativos, por lo que el 1er semestre posee la suma de los
dos primeros trimestres, y lo programado al 4to trimestre ha de contener la
sumatoria de lo programado para los 4 trimestres.
o PRIMERO: Este valor es válido para cuando lo programado para todos los
periodos es el mismo. Por lo que el valor programado continuara constante en
todos los periodos.
o ÚLTIMO: toma el valor programado del último periodo, por lo que para el 1er
semestre ha de tomar lo programado para el 2do trimestre y para lo
programado al 4to trimestre ha de tomar lo programado para el 4to trimestre.
COMPORTAMIENTO EJECUTADO: este valor determina cual es el comportamiento de
los valores ejecutados especificados en la hoja de vida a medida que avanzan los
periodos. Los posibles valores son:
o PROMEDIAR: suma los valores de los periodos pasados y los divide entre la
cantidad de periodos.
o SUMAR: suma los valores de los periodos pasados.
o ÚLTIMO: toma el valor ejecutado del último periodo pasado.
Al final de cada pestaño contamos con
dos botones. El botón “Guardar” que
registra los valores en base de datos, y el
botón “Regresar a listado de indicadores” que cancela la operación y regresa al resultado de
búsqueda.
Los indicadores son creados abiertos por defecto.
38
Modificar indicadores
Para modificar un indicador iniciamos con presionar sobre la opción de edición ( ) de
indicador en la pantalla de listado de indicadores. Esta opción solo está disponible si el
indicador está abierto y está limitada por permisos.
Una vez en la pantalla de edición podemos apreciar que el menú de acceso rápido, el texto
“Indicadores por Resultados”
se ha convertido en un enlace
a la pantalla de listado de
indicadores. La pantalla cuenta
con tres pestañas; Ficha, Hoja
de Vida y Monitoreo. Esta
última es un enlace a la
sección de monitoreo desde
donde se puede llenar la hoja
de vida, registrar el
desempeño del indicador y
realizar solicitudes. El nombre
del indicador está siempre
visible en la parte superior a
las pestañas
En la pestaña de Ficha
podemos apreciar un candado
al lado de la ficha. Esto nos
indicará si está abierto o
cerrado. En esta pestaña se captura la información básica del indicador. Los campos
contenidos son:
CODIGO: corresponde al identificador especial de cada indicador. Este código debe ser
único para cada indicador de un resultado dado. Un botón al lado derecho del campo
hace sugerencia del código a ser asignado partiendo de los previamente existentes en
el resultado. Aunque el código debe ser único por indicador de un resultado, el sistema
no limita a tener el mismo número de código a más de un indicador.
INDICADOR: nombre dado al indicador.
DEFINICION: Descripción del indicador.
FUENTE DE VERIFICACION: en este campo se especifica donde se localiza la data llenar
la hoja de vida del indicador.
TIPO INDICADOR: es donde se establece la naturaleza del indicador. Los tipos de
indicador pueden ser:
o INDICADOR DE RESULTADOS
o INDICADOR DE PROCESOS
o INDICADOR DE EFICIENCIA
o INDICADOR DE EFICACIA
o INDICADOR DE EFECTIVIDAD
o INDICADOR DE CALIDAD
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o INDICADOR ESTRATEGICO
UNIDAD DE MEDIDA: es una lista seleccionable donde se especifica la forma en que se
ha de representar los resultados de las mediciones realizadas al indicador. Los distintos
valores pueden ser:
o PORCIENTO
o CANTIDAD
o INDICE
o PROMEDIO
o RELACION
PESO PONDERADO: valor proporcional del indicador con respecto a todos los otros
indicadores del resultado.
ESTATUS: el estatus de indicador es una lista seleccionable donde se especifica si el
indicador está en uso o no. los posibles valores de este campo son:
o VIGENTE
o NO VIGENTE
o -SIN ESTATUS-
RESPONSABLE: este campo está compuesto por un cuadro de texto y un botón. En el
cuadro de texto se debe
especificar el código de
empleado. el nombre de
empleado es mostrado al lado
derecho del botón. La
funcionalidad de este botón es
mostrar una ventana emergente
desde la que se pueden realizar
una búsqueda de empleado.
Para extender la búsqueda más allá del departamento a que pertenece el usuario,
debe cotejar la opción “Buscar todos los departamentos”. Esta opción solo está
disponible si tiene permisos para trabajar con otros departamentos, de lo contrario la
búsqueda se limitará a la gerencia o departamento a la que pertenece. Una vez
identificado la persona responsable, selecciona la persona haciendo clic sobre el
nombre de la persona. Esto pondrá el código del empleado en el campo de
responsable y desplegará el nombre en el lado derecho del botón.
Al final de la pestaña de ficha tenemos dos botones. El primero (Regresar al listado de
indicadores) es un enlace al listado de indicadores. Es útil si deseamos cancelar la operación de
modificar indicador y regresar al listado de indicadores. El segundo botón es “Hoja de vida”.
Con este podemos cambiar a la pestaña de hoja de vida donde podemos especificar la
información de hoja de vida correspondiente al indicador que estamos editando.
La información de quién y cuándo se creó el indicador se muestra en al final de las pestañas. Lo
mismo con la información de quién y cuando se modificó por última vez el indicador.
En la segunda pestaña es donde especificamos la información de
comportamiento y medición del indicador. Los campos capturados en
esta sección son:
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LINEA BASAL: Es el valor ejecutado al año pasado del indicador en cuestión. Este es un
valor numérico y es utilizado como referencia para la programación y ejecución del
año actual.
PROGRAMADO: Corresponde a lo programado por trimestre para el año al que
corresponde el indicador en cuestión. Cuando el tipo de meta es fijo, solo el primer
trimestre está disponible para edición debido a que la meta fija es constante en los
cuatro trimestres. No así cuando el tipo de meta es diferente a fija (Variable) donde se
habilitan los cuatro valores de los trimestres.
FRECUENCA DE MEDICION: especifica la periodicidad con la que se ha de monitorear el
indicador. Dependiendo de la frecuencia de monitoreo se establece la frecuencia de
medición. Los posibles valores son:
o DIARIO
o SEMANAL
o QUINCENAL
o MENSUAL
o TRIMESTRAL
o CUATRIMESTRAL
o SEMESTRAL
41
o ANUAL
TIPO META: con el tipo de meta establecemos parte del comportamiento de los
valores programados, e incidimos en el cálculo del porcentaje de ejecución. Los
posibles valores son:
o VARIABLE: Indica que los valores programados pueden variar en los diferentes
periodos del año.
o FIJO: indica que los valores programados son los mismos en todos los periodos
de medición.
TENDENCIA DESEADA: con esta opción especificamos si un valor ejecutado superior al
proyectado es bueno o malo. Los posibles valores son:
o ESTABLE: indica que cualquier variación de lo ejecutado con respecto a lo
proyectado, tanto superior como inferior, es negativa para el indicador.
o ASCEENDENTE: indica que la meta del indicador es un valor igual o superior a
lo programado.
o DESCENDENTE: indica que la meta del indicador es un valor igual o menor a lo
programado.
COMPORTAMIENTO PROGRAMADO: indica el comportamiento de las mediciones del
valor programado. Los posibles valores son:
o PROMEDIAR
o SUMAR
o PRIMERO
o ÚLTIMO
COMPORTAMIETNO EJECUCION: indica el comportamiento de las mediciones del valor
ejecutado. Los posibles valores son:
o PROMEDIAR
o SUMAR
o ÚLTIMO
Al final de la pestaña “Hoja de vida”
contamos con dos botones. El botón
“Guardar” con el que podemos
persistir los cambios realizados al
indicador. Si ocurre alguna excepción al momento de guardar, un mensaje de error es
mostrado en la sección de notificaciones de la misma pantalla. Si la operación es satisfactoria
se envía a la pantalla de listado de indicadores. Si el cotejo “Ir a Monitoreo al guardar” está
seleccionada, la pantalla que se muestra es la de monitoreo.
El segundo botón es “Regresar a listado de indicadores”. Con este botón podemos omitir los
cambios realizados al indicador. Este botón es un enlace a la pantalla de listado de indicadores.
La tercera pestaña es un enlace a la pantalla de monitoreo de indicador
donde podemos especificar los valores ejecutados, realizar solicitudes y
especificar el desempeño del indicador.
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Mover indicadores
La finalidad de la opción de mover indicadores es cambiar el resultado de un indicador a otro.
Para realizar esta operación iniciamos con presionar el icono destinado a estos fines ( ). Lo
podemos encontrar en la novena columna del listado de indicadores. Este botón está limitado
por permisos. El mismo es un enlace a la pantalla de mover indicador.
La pantalla de mover indicador cuenta de dos secciones. La primera que consiste en la
información del indicador que hemos de mover. Es el indicador que seleccionamos en la
pantalla de listado de indicador. La información que podemos apreciar es:
AÑO: Indica el año al que pertenece el indicador. Esta información es un enlace al
listado de años registrados en el POA.
EJE: Nombre del eje al que pertenece el indicador. Esta información es un enlace al
listado de ejes que pertenecen al año.
RESULTADO: Nombre del resultado al que pertenece el indicador. Este es un enlace al
listado de resultados al que pertenece el indicador.
DEPARTAMENTO: Nombre de la gerencia o departamento al que pertenece el
resultado.
INDICADOR: Nombre del indicador que deseamos mover. Este es un enlace al listado
de indicadores del resultado. En la pantalla de “Listado de Indicadores” es donde está
la opción de mover indicadores.
43
LINEAS DE ACCIÓN: Listado de líneas de acción que posee el indicador que deseamos
mover.
La segunda sección muestra la estructura donde podemos mover el indicador. La información
mostrada es:
AÑO: Año al que pertenece el indicador. Este contenido es un enlace al listado de años
registrados en POA.
EJE: es un listado correspondiente al total de ejes registrados en POA para el año en
cuestión. Es posible para el usuario seleccionar cualquiera de los ejes registrados. Al
cambiar el eje seleccionado se actualiza el listado de resultados registrados para dicho
eje.
RESULTADO: corresponde al listado de resultados registrados para el eje seleccionado
en el listado superior. Solo se han de mostrar los resultados que pertenezcan a la
gerencia o departamento del resultado al que pertenece el indicador que se desea
mover. De esta forma se garantiza que el indicador sea movido a un resultado que
pertenezca a la gerencia o departamento a que pertenece el indicador origen.
INDICADOR: es el listado de indicadores registrados para el resultado seleccionado en
el listado de resultados.
Al final de esta segunda sección tenemos dos
botones. El botón “Mover indicador” nos permite
mover el indicador origen para el resultado
especificado. Si seleccionamos el mismo resultado que tiene el indicador un mensaje de error
es mostrado en la sección de notificaciones. Si el resultado seleccionado es diferente al que
pertenece y presionamos el botón “Mover Indicador” el indicador es movido de resultado y el
sistema nos lleva a la pantalla de listado de indicadores y un mensaje indicándonos que la
acción fue realizada satisfactoriamente.
El segundo botón (Regresar) está para desestimar la operación de mover indicador y regresar
al listado de indicadores.
Borrar indicadores
La opción para eliminar un indicador la encontramos en la última columna del listado de
indicadores. Es un icono en forma de zafacón ( ). Esta opción está limitada por permisos por
lo que solo aquellas personas con permisos expresos para eliminar indicadores les saldrá.
Al presionar sobre este icono nos sale la pantalla de eliminar indicadores. El texto “Indicadores
por Resultados” del menú de navegación rápida se torna en un enlace que nos permite
regresar al listado de indicadores.
Si el indicador posee líneas de acción registradas, un mensaje de advertencia es mostrado
especificando que “No es posible eliminar este indicador debido a que tiene líneas de acción dependientes”.
De ser ese el caso, la información mostrada solo es útil para consultar, debido a que el botón
de “Eliminar indicador” aparece de forma deshabilitada.
La información que se muestra en esta pantalla es:
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Año y nombre del eje
Nombre del resultado al que pertenece el indicador
Nombre de indicador.
Línea basal, programado y ejecutado anualizado.
Esta pantalla posee un campo de texto donde debemos especificar la razón por la que se
elimina el indicador.
Para cuando se desee cancelar la operación, se cuenta con el botón “Regresar al listado de
indicadores” que es un enlace a la pantalla de listado de indicadores.
Por último contamos con la información de quién y cuándo se creó el indicador; al igual
contamos con quien y cuando se modificó por última vez el indicador.
Si un indicador no posee líneas de acción dependientes es posible eliminarlo. Para ello
debemos presionar el botón “Eliminar Indicador”. Una vez presionado este botón, si la
operación es exitosa, un mensaje de notificación es mostrado en la sección de notificaciones
indicándonos que la operación se realizó satisfactoriamente.
Calculo de ejecución
Los cálculos de ejecución de indicador están determinados por la configuración de la hoja de
vida.
Los valores utilizados para el cálculo del porcentaje de ejecución de un indicador son
anualizados, aun cuando la frecuencia de medición sea distinta.
45
El porcentaje de ejecución de un indicador se rige por dos fórmulas que son determinadas por
la TENDENCIA DESEADA.
Cuando la tendencia deseada es Descendente la formula a seguir es:
Cuando la tendencia deseada es Ascendente la fórmula a utilizar es:
Para tendencia deseada Estable se utiliza la misma fórmula que para tendencia deseada
Ascendente.
Los valores anualizados de programado y ejecutado son calculados dependiente del
comportamiento especificado.
Las fórmulas utilizadas para una configuración de comportamiento PROMEDIAR es la
sumatoria de todos los trimestres dividido entre cuatro:
Estas formula aplica para la configuración de valores ejecutados y programados.
La fórmula utilizada para una configuración de comportamiento SUMAR es la sumatoria de
todos los trimestres:
La fórmula a utilizada para una configuración de comportamiento PRIMERO es el valor del
primer trimestre. Esta fórmula solo aplica para valor programado debido a que el valor
ejecutado no es programable para tomar el primer valor. La fórmula es:
La fórmula utilizada para una configuración de comportamiento ÚLTIMO es el valor del cuarto
trimestre.
46
La información trimestral utilizada para calcular los valores anualizados es recalculada cada vez
que se introduce un valor en el histórico de indicador. Los parámetros utilizados para
determinar los valores trimestrales son el tipo de meta, la configuración de comportamiento
de ejecución y la frecuencia de medición.
Líneas Las líneas de acción son registradas como dependencias de un indicador. Para llegar a ellas
seleccionamos el indicador que deseamos en el listado de indicadores dando clic sobre el
nombre del indicador. Este es un enlace al listado de líneas de acción.
En la pantalla de administración de indicadores se agrega un nuevo elemento a la navegación
rápida. Esta es “Líneas de acción”. En la pantalla de listado de líneas aparece solo como un
texto, pero se convierte en un enlace en las pantallas de creación, edición y eliminación de
línea de acción. Esto debido a que el enlace se dirige al listado de líneas de acción.
Para ver el detalle de los elementos de los que depende las líneas de acción del listado
podemos presionar el icono del extremo superior derecho ( ) el cual nos muestra en detalle
el año, eje, resultado e indicador.
Buscar
La búsqueda de líneas de acción se limita al listado dependiente de un indicador. Para realizar
estas búsquedas contamos con un campo de texto en la barra superior de la pantalla de
listado. El botón buscar posicionado al lado derecho del campo de texto es el detonante para
realizar la búsqueda.
El resultado de la búsqueda es mostrado en un listado de siete columnas. El orden de estas
columnas es:
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1. La primera columna es un indicador de si la línea de acción está abierta o cerrada. Si el
usuario que está viendo el listado tiene permiso para abrir y/o cerrar línea de acción se
mostrará un botón, de lo contrario solo será un icono.
2. La segunda columna es la descripción de la línea de acción. Este texto es un enlace al
listado de actividades definidas en dicha línea de acción.
3. La tercera columna corresponde a un número que indica la cantidad de actividades
registradas en dicha línea de acción.
4. La cuarta columna es la opción para ver el detalle de la línea de acción.
5. La opción para editar una línea de acción. Solo está disponible si el usuario tiene
permisos y si la línea de acción está abierta. Es un enlace a la pantalla de modificación
de línea de acción.
6. La sexta columna corresponde a la opción de mover línea de acción de un indicador a
otro.
7. La octava columna corresponde a la opción para eliminar líneas de acción.
Abrir y cerrar líneas de acción
La primera columna del listado de líneas de acción corresponde a la opción para cerrar o abrir
una línea de acción específica. Si el usuario cuenta con los privilegios para abrir o cerrar Líneas
esta columna aparecerá con un botón. Este botón contará con un icono de un candado abierto
cuando la línea de acción está abierta y un candado cerrado cuando la línea de acción esté
cerrada. Basta con presionar sobre el botón para cambiar el estatus de abierto a cerrado y
viceversa.
Un mensaje de notificación será mostrado en la sección de notificaciones indicando el
resultado de la operación.
Exportar a Excel
En la barra de acciones contamos con un botón para exportar el
listado de líneas de acción que se está mostrando en el listado. Los
campos contenidos en el archivo resultante de la exportación son:
1. AÑO: Año al que pertenece el eje.
2. EJE_ESTRATEGICO: Nombre del eje estratégico
3. DEPARTAMENTO: Departamento al que pertenece el resultado.
4. RESULTADO: nombre del resultado
5. INDICADOR: nombre del indicador
6. LINEA DE ACCION: nombre de la línea de acción
7. ACTIVIDADES: cantidad de actividades que tiene registrada dicha línea de acción a la
fecha.
Definir nueva línea de acción
Para definir una nueva línea de acción debemos hacerlo mediante el botón
“Agregar” posicionado en la barra de acciones del listado de líneas de acción.
Esta opcion nos lleva a la pantalla donde debemos especificar el nombre de la
linea de accion.
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El unico valor que se solicita es el nombre de la Liena de acción. Contamos con dos botones. El
boton “Guardar” el cual persiste la linea de acción en base de datos. Antes de guardar el
sistema valida que el nombre no esté previamente registrado para dicho indicador.
El boton “Regresar a listado de Lineas” cancela la operación y funje como enlace al listado de
lineas de accion por indicador.
En esta pantalla está disponible el enlace de navegacion “Linea de Acción” el cual nos lleva al
listado de lineas de acción.
Modificar línea de acción
Para modificar una línea de acción iniciamos con presionar el icono de la quinta columna del
listado de líneas de acción ( ). Esta opción solo estará visible si el usuario cuenta con los
permisos asignados para modificar líneas de acción y si la línea está abierta.
Una vez en la pantalla de modificación tenemos un cuadro de texto donde podemos modificar
el nombre de la línea de acción. Este nombre no se puede repetir en un mismo indicador.
Podemos ver la información de quien creó la línea de acción y cuando, así como la última
persona que la modificó y cuando.
Para guardar los cambios presionamos el botón “Guardar”. Si la operación es satisfactoria un
mensaje de confirmación es mostrado en la sección de notificaciones y se vuelve al listado de
líneas de acción. Si es fallida, un mensaje indicando las razones por las que no fue posible
guardar es mostrado en la sección de notificaciones y se queda en la misma pantalla.
Para cancelar la operación tenemos el botón “Regresar a listado de Líneas”.
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Eliminar línea de acción
Para eliminar una línea de acción debemos seleccionar la séptima columna del listado de líneas
de acción ( ). Esta opción está limitada por permisos. Esta opción nos lleva a la pantalla de
confirmación.
Para poder eliminar una línea de acción es necesario que esta no posea actividades
registradas. De tener actividades un mensaje de advertencia es mostrado en la sección de
notificaciones indicando que no podrá ser eliminado y el botón de Eliminar Línea aparece
deshabilitado.
En la pantalla de confirmación para eliminar una línea de acción podemos ver la siguiente
información:
Año y nombre de eje de ejecución
Nombre de resultado
Nombre de indicador
Icono indicativo de estatus de línea de acción (abierto o cerrado) y nombre de línea de
acción
Después de la información de línea de acción tenemos dos botones. El primero es para
confirmar que deseamos eliminar la línea de acción. Este botón solo estará habilitado si esta
no tiene actividades registradas. De no tener actividades registradas un mensaje de
confirmación es desplegado al usuario el cual, de confirmar, procede a eliminar la línea de
acción. De no poderse eliminar, un mensaje es desplegado en la sección de notificaciones
indicando la razón por la que no se puede eliminar. De poderse eliminar, se regresa a la
pantalla de listado de líneas de acción y se muestra un mensaje confirmatorio en la sección de
notificaciones.
El segundo botón, “Regresar al listado de líneas”, es para cancelar la operación.
Por último tenemos la información de auditoria de quien creó la línea de acción y cuando, así
como quien fue la última persona que la modificó y cuando.
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Actividades Para acceder al mantenimiento de actividades debemos presionar sobre el enlace
correspondiente en el listado de líneas de acción. Este enlace corresponde al nombre de la
línea el cual está en la segunda línea de acción.
La primera pantalla que podemos ver es el listado de actividades. El menú de navegación
rápida podemos ver una nueva opción (Actividad). Esta es solo un texto en el listado de
actividades y se convierte en un enlace en las secciones de creación, modificación y borrado de
actividades.
Buscar
Para realizar una búsqueda de actividades en el mantenimiento debemos introducir el texto
que deseamos buscar en el cuadro de texto de la barra de comandos y presionar el botón
buscar. Si deseamos mostrar todas las actividades, basta con no especificar valor alguno en el
campo de texto y presionar el botón Buscar.
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La búsqueda se limita a las actividades registradas en la línea de acción seleccionada en el
listado de líneas de acción. Si desea buscar más de una palabra puede separarlas por un
espacio.
La búsqueda resultante es mostrada en un listado compuesta de los siguientes campos:
Estado: es la primera columna y está representado con un icono en forma de candado.
Si la actividad está abierta es representada con un candado abierto ( ). Si la actividad
está cerrada es representada con un candado cerrado ( ). La actividad se cierra
automáticamente cuando llega a un 100% de compleción y tiene evidencia cargada.
Actividad: la segunda columna corresponde a la descripción de la actividad. Esta es un
enlace al detalle de la actividad
Trimestre: la tercera columna corresponde al trimestre al que corresponde la
actividad.
Fecha: la cuarta y quinta columna corresponde a la fecha de inicio y fecha de término
de la actividad.
Asignada: en la sexta columna se muestra el nombre de la persona responsable de
realizar la actividad.
Porciento: la octava columna corresponde al porcentaje de compleción de la actividad.
Un icono se antepone al valor el cual pretende ser una representación visual del
avance en la actividad. El mismo se presentará en rojo ( ) cuando el valor sea menor
a un 70% o si la actividad no posee evidencia registrada, se considerado un
desempeño insuficiente. Un avance es considerado medio si está comprendido entre
70% y 80% y el icono mostrado es mamey ( ). Un desempeño regular es considerado
si la actividad posee un desempeño entre 80% y 90%, el icono utilizado es amarillo (
). Toda actividad con evidencia registrada y un porcentaje de avance de entre un 90% y
100% es considerado satisfactorio y es representado con un icono verde ( ). Se
considera que cualquier actividad sin evidencia registrada posee un desempeño
insuficiente.
Editar: en la novena columna del listado de actividades se encuentra la opción para
editar una actividad ( ). Este icono solo es visible si la actividad está abierta y el
usuario tiene permisos para editar actividades.
Mover: la opción para mover una actividad de una línea de acción a otra ( ) está en
la décima columna.
Borrar: la undécima columna corresponde a la opción para eliminar una actividad ( ).
Esta opción solo está disponible si el usuario tiene los privilegios para eliminar
actividad.
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Evidencia: en la duodécima columna tenemos un icono en forma de carpeta que nos
indica si una actividad posee evidencia registrada con un icono de ( ).o no ( ). Al
lado del icono aparece la cantidad de evidencias registradas.
Relacionar Actividad: en la décima tercera columna tenemos una opción para
relacionar una actividad a otro departamento ( ). Esta opción solo está disponible
cuando la actividad está abierta.
Al final del listado de actividades se cuenta con opciones de
paginación para navegar mostrar el resultado de la búsqueda
por páginas.
Exportar a Excel
Es posible exportar el resultado de una búsqueda a un archivo Excel.
Para ello, después de realizada la búsqueda, presionamos el botón “Exportar a Excel” que se
encuentra en la barra de opciones.
Las columnas que contempla el archivo exportado son:
AÑO
EJE ESTRATEGICO
DEPARTAMENTO
RESULTADO
INDICADOR
LINEA
ACTIVIDAD
TRIMESTRE
FECHA_INICIO
FECHA_FIN
RESPONSABLE
PORCENTAJE
NOTA
CERRADO
Actividades Relacionadas
En el POA puedes recibir actividades relacionadas de otros departamentos y puedes relacionar
tus actividades a otros departamentos. Por diseño, las actividades relacionadas solo están
disponibles para ser consultadas por los departamentos a quienes es relacionada.
Para visualizar las actividades relacionadas debemos presionar el botón “Ver Actividades
relacionadas” de la barra de opciones en el listado de actividades. Este nos lleva al listado de
actividades relacionadas para el departamento en cuestión.
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En este listado podemos apreciar:
El estatus de la actividad, si está abierta o cerrada.
El nombre de la actividad. Este es un enlace al detalle de la actividad.
El trimestre al que corresponde la actividad
La fecha de inicio y la fecha estimada de fin de la actividad.
La persona responsable de realizar la actividad.
Porcentaje de avance de la actividad
Indicativo de archivos relacionados.
Para relacionar una actividad a un departamento debemos ir a la pantalla de relacionar
actividad. Para llegar allí podemos hacerlo desde la opción “Relacionar actividad” que
encontramos en la columna décimo tercera del listado de actividades, o desde el botón
“Relacionar actividad” que encontramos en la vista del detalle de la actividad.
La pantalla para relacionar una actividad a un departamento cuenta con tres secciones. La
primera es un detalle de la actividad. La segunda es un listado de los departamentos con los
cuales está relacionada la actividad, y la tercera parte es un formulario donde podemos
seleccionar todos los departamentos con los cuales deseamos relacionar la actividad junto a
un comentario que agrega a la relación.
La información mostrada en la sección detallada de actividad tenemos:
ID: Corresponde al identificador único de la actividad
LÍNEA: la línea a la que pertenece la actividad
INDICADOR: nombre del indicador al que responde la actividad
TRIMESTRE: el trimestre al que corresponde la actividad
ASIGNACION: persona listada como responsable de la ejecución de la actividad
PORCENTAJE: avance de compleción de la actividad
FECHA INICIO: fecha en que se inicia la actividad
FECHA FIN: fecha tentativa de conclusión de la actividad.
NOTA: detalla de la actividad
CREACIÓN: persona que registró la actividad y fecha en que fue registrada.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: última persona en modificar la actividad y la fecha en que
fue modificada por última vez.
En la segunda sección podemos apreciar todos los departamentos con los que está relacionada
una actividad. Los valores mostrados son:
Nombre del departamento o gerencia a la que está relacionada.
Usuario y fecha en que relacionó la actividad
Opción para eliminar la relación.
54
En la tercera
sección nos
encontramos
con el listado
de todos los
departamentos
a los que se
puede
relacionar una
actividad. El
departamento
que pertenece
la actividad
aparece listado
pero no puede
ser
seleccionado.
Los
departamentos
a los que ya
está
relacionada la
actividad no
son listados
entre las
opciones a
seleccionar.
Al final del
listado de
gerencias y
departamentos
tenemos un
campo de
texto donde
especificamos
un comentario
indicando el
motivo de la
relación (no es
obligatorio).
Para concluir con la relación, presionamos el botón Relacionar.
55
Crear nueva actividad
Para llegar a la pantalla donde definimos una nueva actividad iniciamos presionando el botón
“Agregar” ( ) localizada en la barra de opciones.
Ya en la pantalla destinada a la creación de nueva actividad tenemos los siguientes campos:
LINEA: es un texto indicando el nombre de la línea de acción a la que estamos
registrando la actividad.
ACTIVIDAD: es un campo de texto donde especificamos el nombre de la actividad. Este
nombre debe ser único para la línea de acción y el trimestre.
TRIMESTRE: es una lista desplegable donde seleccionamos el trimestre a que ha de
pertenecer la actividad.
FECHA DE INICIO: fecha de inicio de la actividad. Esta fecha debe estar entre los meses
comprendido al trimestre seleccionado. Por lo que para el primer trimestre la fecha de
inicio debe estar entre enero y marzo, para el segundo trimestre entre abril y junio, así
sucesivamente. No es posible registrar la actividad si la fecha viola este orden.
FECHA FIN: fecha estimada de conclusión de la actividad. Esta fecha debe ser mayor o
igual que la fecha de inicio. No es posible registrar la actividad si la fecha viola este
orden.
ANALISIS DE LA ACTIVIDAD: detalle de la actividad.
ASIGANADA: este campo es donde se indica quien está obligado a responder por el
cumplimiento de la actividad. Al digitar el código de empleados en el cuadro de texto
el nombre de empleado es desplegado al lado derecho del botón de caja de texto. Este
56
último botón invoca una pantalla emergente en la cual se puede realizar búsquedas de
empleados de la institución. Un cotejo inmediatamente después del campo de texto
determina si la búsqueda se realizara solo por el departamento a que pertenece la
línea de acción (no cotejado), o por todos los departamentos (cotejado).
Una vez especificado todos estos valores procedemos a indicar a la aplicación que deseamos
persistir la información presionando el botón “Guardar”. Si ocurre alguna excepción es
desplegada en el área de notificaciones indicando la razón por la que no pudo registrarse la
actividad. Si la acción es satisfactoria, se regresa al listado de actividades y un mensaje es
desplegado en el área de notificaciones indicando que la operación fue satisfactoria.
Si deseamos cancelarla operación de registro de actividad, tenemos el botón “Regresar al
listado de actividades” el cual desestima la información especificada en el formulario y regresa
a la pantalla de listado de actividades.
Detalle de actividad
Para ver en detalle una actividad la seleccionamos presionando sobre el enlace del nombre de
la actividad en el listado de actividades. Esta nos lleva a la pantalla de detalle de actividad.
La información que podemos apreciar en el detalle de actividad es:
ID: identificador único de la actividad.
LÍNEA: nombre de la línea de acción a la que pertenece la actividad consultada.
INDICADOR: nombre de indicador a que pertenece la actividad.
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ACTIVIDAD: nombre de la actividad consultada.
TRIMESTRE: trimestre en que se estará desarrollando la actividad.
ASIGNACIÓN: nombre del responsable de dar cumplimiento a la actividad.
PORCENTAJE: valor de avance de compleción de la actividad.
FECHA INICIO: fecha cuando inicia la actividad.
FECHA FIN: fecha estimada de conclusión de actividad.
ANALISIS DE ACTIVIDAD: es un análisis de la actividad.
CREACIÓN: especifica el nombre de usuario que registró la actividad y la fecha cuando
fue registrada.
ÚLTIMA ACTUALIZACIÓN: especifica el nombre del último usuario que modificó la
actividad y fecha cuando hizo dicha modificación.
Después del detalle de la actividad tenemos dos
botones. El primer botón nos vuelve al listado de
actividades. El segundo botón nos lleva a la
pantalla desde donde podemos relacionar las actividades a otros departamentos o gerencias.
Una última sección podemos apreciar los departamentos a los que está relacionada la
actividad. De no estar relacionada a ningún departamento o gerencia se muestra un mensaje
que dice “Actividad sin departamentos relacionados.”
Modificar Actividad
Para modificar una actividad, el usuario debe contar con los permisos de lugar y la actividad
debe estar abierta. De cumplir con estos requisitos, el icono para modificar ( ) será visible en
la octava columna del listado de actividades. Al presionar sobre el mismo accedemos a la
pantalla de modificación de actividad.
La información que podemos modificar desde esta pantalla es:
ACTIVIDAD: corresponde al nombre de la actividad. Este nombre debe ser único para
la línea de acción y el trimestre. No será posible registrar cambios si el nombre está
previamente registrado.
TRIMESTRE: trimestre en que se tiene previsto desarrollar la actividad.
ASIGNADA: persona responsable de la ejecución de la actividad.
FECHA INICIO: fecha en que se tiene previsto el inicio de la actividad.
FECHA FIN: fecha estimada de conclusión de la actividad.
ANÁLISIS DE ACTIVIDAD: corresponde a una interpretación del desempeño de la
actividad.
Al final contamos con la acostumbrada información de auditoría donde se logra ver la
fecha/hora y la persona que creó la actividad, así como la última persona que modificó la
actividad.
58
Para persistir los cambios se debe presionar el botón “Guardar”. Si ocurre alguna excepción un
mensaje es mostrando en la sección destinada a mensajes de notificación. Si la operación es
satisfactoria, se regresa al listado de actividades y un mensaje es mostrado en la sección de
notificaciones indicando que la operación fue satisfactoria.
Para cancelar la operación de modificación se debe presionar el botón “Regresar al listado de
actividades”. Esta acción regresa al listado de actividades.
Mover Actividad
La acción de mover una actividad es para cambiar de línea de acción una actividad. Para tener
acceso a esta funcionalidad debe tener permisos para editar una actividad. La opción está en la
novena columna del listado de actividades ( ).
La pantalla de mover actividad cuenta con dos secciones. La primera muestra la información
de la actividad que se ha de mover, y la segunda un formulario donde se especifica la línea de
acción donde se desea mover.
La información mostrada en la primera sección es:
AÑO: el año al que corresponde la actividad a mover. El texto es un enlace al listado de
años
59
EJE: eje estratégico de la actividad a mover. El texto es un enlace al listado de ejes
estratégicos.
RESULTADO: nombre del resultado al que pertenece la actividad El texto es un enlace
al listado de resultados
DEPARTAMENTO: departamento o gerencia al que pertenece el resultado
INDICADOR: nombre de indicador al que responde la actividad. El texto es un enlace al
listado de indicadores.
LÍNEA DE ACCIÓN: es la línea a la que pertenece la actividad. El texto es un enlace al
listado de líneas de acción.
ACTIVIDAD: corresponde al nombre de la actividad que deseamos mover. El texto es
un enlace al listado de actividades.
En la segunda sección especificamos la nueva línea de acción a la que ha de pertenecer la
actividad que hemos de mover. Los valores son mostrados en listas seleccionables,
exceptuando por el año, por lo que podremos mover una actividad de un año a otro. Los
presentes en esta segunda sección son:
AÑO: corresponde al año al que corresponde la actividad a ser movida. El texto es un
enlace al listado de años registrados en el POA.
EJE: es un listado de los ejes registrados para el año al que corresponde la actividad.
Por defecto está seleccionado el eje al que pertenece la actividad. Al cambiar de eje
60
estratégico automáticamente cambian los resultados listados. Los resultados que se
han de mostrar solo son aquellos que pertenecen al departamento o gerencia de la
actividad.
RESULTADOS: es un listado de los resultados que pertenecen al eje seleccionado
previamente. Los resultados listados son los que pertenecen al departamento o
gerencia de la actividad a ser movida. Al cambiar el resultado, automáticamente
cambian los indicadores listados.
INDICADOR: es un listado de los indicadores que pertenecen al resultado seleccionado.
Al cambiar de indicador, automáticamente cambia el listado de líneas de acción
seleccionables.
LÍNEA DE ACCIÓN: es un listado de las líneas de acción registradas para el indicador
seleccionado previamente. Al cambiar de valor automáticamente cambia el listado de
actividades desplegada.
ACTIVIDADES: es el listado de actividades registradas para la línea de acción
seleccionada previamente. Este listado no es seleccionable y solo es informativo. La
información mostrada corresponde a:
- Un número incremental cuyo primer valor siempre será 1 y el último valor será
la cantidad de actividades registradas para dicha línea de acción.
- El trimestre a que pertenece la actividad.
- El nombre de la actividad.
Una vez identificado la línea de acción a la que hemos de mover nuestra actividad
presionamos el botón “Mover Actividad”. Si ocurre una excepción un mensaje de advertencia
es mostrada en la sección de notificaciones indicando porque no se pudo mover la actividad. Si
el movimiento es satisfactorio, se regresa al listado de actividades de la línea de acción original
de la actividad movida.
Es necesario tener en cuenta que no es posible mover una actividad a la misma de acción
original. Ni que las
Para cancelar la operación presionamos el botón “Regresar” el cual nos vuelve al listado de
actividades.
Eliminar Actividad
La opción para eliminar una actividad está limitada por privilegio. Para tener acceso a ella se
debe seleccionar el icono correspondiente a borrar ( ) de la décima columna en el listado de
actividades.
En la pantalla de confirmación de borrado de actividad podemos apreciar como el nombre
“Actividad” del menú de navegación rápida se convierte en un enlace que nos lleva
nuevamente al listado de actividades.
La información que se muestra es:
ID: identificador único de la actividad.
LÍNEA: nombre de la línea de acción a que pertenece la actividad.
INDICADOR: indicador a que responde la actividad.
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ACTIVIDAD: nombre de la actividad que deseamos eliminar
TRIMESTRE: trimestre en el cual se debe realizar la actividad
ASIGNACION: nombre de la persona responsable de la realización de la actividad.
PORCENTAJE: valor porcentual de avance de la actividad.
FECHA INICIO: fecha de inicio de ejecución de la actividad.
FECHA FIN: fecha estimada en que termina la actividad.
NOTA: análisis de la actividad
Para indicar a la aplicación que elimine la actividad presionamos el botón “Eliminar Actividad”.
Si ocurriere alguna excepción un mensaje de se mostraría en la sección de notificaciones
indicando la razón por la que no se puede eliminar. Si la operación es exitosa, se regresa al
listado de actividades y un mensaje de notificación es mostrado en la sección de notificaciones
indicando que la operación fue satisfactoria.
Para cancelar la operación tenemos el botón “Regresar al listado de actividades” el cual
desestima la operación de eliminar la actividad y regresa al listado de actividades.
Al final contamos con información de auditoría donde apreciamos el nombre de usuario y la
fecha en que fue creada y modificada por última vez la actividad.
Para poder eliminar una actividad esta debe tener un porcentaje de avance en 0%, no poseer
archivos adjuntos, debe pertenecer al periodo y al trimestre actual.
62
Área de actividades El área de actividades es el lugar desde donde se gestiona el avance de las actividades asignada
a un colaborador. Para llegar al área de actividades lo hacemos desde la tercera opción
(Actividades) del menú principal del POA.
Búsqueda La primera pantalla con la que nos encontramos en el área de actividades es la pantalla de
búsqueda. Los campos por los que se pueden realizar búsqueda son:
CONTENIDO: campo de texto donde se puede especificar el texto que deseamos
buscar. La búsqueda se realiza en el nombre de la actividad y en el análisis de la
actividad.
AÑO: listado de todos los años registrados en POA. Por defecto está seleccionado el
año en curso.
DEPARTAMENTO: listado de todos los departamentos y/o gerencias. Por defecto está
seleccionada la gerencia del usuario.
RESPONSABLE: listado de empleados del departamento seleccionado. Por defecto
llega seleccionado el usuario que está autenticado.
TRIMESTRE: corresponde a cuatro opciones seleccionables donde especificamos en
que trimestre deseamos realizar la búsqueda. Por defecto viene seleccionado el
trimestre actual.
Para realizar la búsqueda presionamos el botón “Buscar”. Los resultados de la búsqueda
pueden ser exportados a Excel. Para ello presionamos el botón “Exportar a Excel”. El contenido
del archivo exportado lo estaremos viendo más adelante.
De la búsqueda resultante se muestra la siguiente información:
63
ESTADO: corresponde a un icono de un candado que indica si la actividad está abierta (
) o cerrada ( ).
ACTIVIDAD: corresponde al nombre de la actividad. El texto es un enlace a la pantalla
de administración de actividad.
TRIMESTRE: indica el trimestre en que se ha de ejecutar la actividad.
FECHA INI: fecha planificada de inicio de la ejecución de la actividad.
FECHA FIN: fecha tentativa de conclusión de la actividad.
ASIGNADA: nombre de la persona responsable de la ejecución de la actividad.
PORCIENTO: valor de avance de la actividad. Un icono se antepone al valor el cual es
una representación visual del avance en la actividad. El mismo se presentará en rojo (
) cuando el valor sea menor a un 70% o si la actividad no posee evidencia registrada,
y se considerado un desempeño insuficiente. El avance es considerado medio si está
comprendido entre 70% y 80% y el icono mostrado es mamey ( ). Un desempeño
regular es considerado si la actividad posee un desempeño entre 80% y 90%, el icono
utilizado es amarillo ( ). Toda actividad con evidencia registrada y un porcentaje de
avance de entre un 90% y 100% es considerado satisfactorio y es representado con un
icono verde ( ). Se considera que cualquier actividad sin evidencia registrada posee
un desempeño insuficiente por lo que se representará con un icono rojo.
ARCHIVOS: un icono de una carpeta indica si la actividad posee evidencia cargada ( )
o no ( ).
RELACIONAR ACTIVIDAD: desde el listado de actividades resultantes del filtro del área
de actividades tenemos acceso a la pantalla donde podemos Relacionar Actividades a
Departamentos o Gerencias.
Al final del listado tenemos una lista seleccionable donde podemos indicar la cantidad de
registros que se han de presentar por páginas. Los posibles valores son 20, 50, 100 o todos. Al
lado derecho de este listado tenemos varias opciones
para movernos entre las páginas resultantes.
Por último tenemos un pequeño resumen donde se
contabiliza el total de actividades resultantes de la
búsqueda, el total de estas que tienen evidencia, el
total de están cerradas y sus respectivos porcentaje.
64
Al final del resumen tenemos el porcentaje de ejecución que se calcula sumando el total de
ejecución de todas las actividades dividido entre las actividades resultantes.
∑
Exportación a Excel
Para exportar a Excel debemos presionar el botón “Exportar a Excel”
de la sección de filtro en la pantalla de búsqueda de actividades.
El archivo exportado contiene todos los resultados de la búsqueda sin importar que esta se
muestre en diferentes páginas. Los campos exportados son:
AÑO: es el año al que corresponde la actividad.
EJE ESTRATEGICO: eje estratégico al que responde la actividad
DEPARTAMENTO: departamento o gerencia de la actividad.
RESULTADO: nombre del resultado al que responde la actividad
INDICADOR: nombre del indicador al que responde la actividad.
LINEA: nombre de la línea de acción de la actividad.
ACTIVIDAD: nombre de la actividad.
TRIMESTRE: trimestre especificado en la actividad.
FECHA INICIO: fecha programada de inicio de la actividad.
FECHA FIN: fecha estimada de finalización de la actividad
RESPONSABLE: nombre de la persona que está responsabilizado por la ejecución de la
actividad.
PORCENTAJE: valor de avance de la actividad a la fecha.
NOTA: análisis de la actividad
CERRADO: indica si la actividad está cerrada con un “si” o si está abierta con un “no”.
Gestión de actividad La sección de gestión de actividades tiene por finalidad de registrar los avances de las
actividades de cada recurso. Desde esta sección se puede establecer porcentaje de avance,
registrar evidencia, modificación de análisis de actividad y calificar las evidencias.
En la parte superior se aprecia tres pestañas para las
actividades de gestión de actividades. Si el usuario
cuenta con los permisos para modificar la actividad y la
misma está abierta, una cuarta pestaña está disponible como enlace a la modificación de
actividades.
Actividad
La primera pestaña muestra la información de la actividad. Al lado del nombre de la pestaña se
incluye un icono que identifica si la actividad está abierta ( ) o cerrada ( ). La información
que se muestra en el área de contenido es:
AÑO: el año a que pertenece la actividad
EJES: nombre del eje estratégico del que depende la actividad
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RESULTADO: nombre del resultado del que depende la actividad
DEPARTAMENTO: nombre de la gerencia o departamento
INDICADOR: nombre del indicador al que responde la actividad
LÍNEA: nombre de la línea de acción en la que está registrada la actividad.
EJECUCIÓN: si las condiciones de estatus de la actividad y privilegios del usuario
permiten la modificación del porcentaje de avance se muestra una barra deslizable con
la que el usuario puede especificar el valor de ejecución de la actividad. de lo contrario
aparece un texto especificando que tanto tiene de avance la actividad.
RESPONSABLE: nombre de la persona que está encargada de la ejecución de la
actividad.
Los elementos que determina si una actividad puede ser modificada o no es si esta no está
cerrada y si el usuario tiene permisos para modificarla.
La actualización del porcentaje de ejecución solo será efectiva si:
Las fechas de inicio y fin están especificada
La fecha de fin es superior o igual a la fecha de inicio
La fecha de inicio y fin corresponden al mismo año
El trimestre ha sido especificado
La fecha de inicio coincide con el trimestre de la actividad
Al especificar un valor de ejecución superior al 70% posee por lo menos una evidencia
registrada
Que el año de la fecha de inicio de la actividad coincida con el año planificado.
El nombre de la actividad no presente conflictos con otra actividad registrada para el
mismo trimestre y la misma línea de acción.
Cuando la actividad llega a un 100%, es cerrada automáticamente.
66
Cargar Evidencia
En la segunda pestaña es donde registramos la evidencia para las actividades. Esta tiene dos
secciones. La primera es un formulario y la segunda es el listado de las evidencias cargadas.
El formulario para cargar evidencia cuenta con tan solo dos campos. El primer campo es donde
se especifica el archivo que se ha de relacionar a la actividad. El segundo es una descripción de
la anotación.
Los archivos que el sistema permite subir están limitados por extensión. Las extensiones
permitidas son:
xps
txt
gif
jpg
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Cualquier extensión distinta a estas será rechazada.
Si no se le especifica anotación al archivo la anotación el valor que se utilizará como anotación
es el nombre del archivo.
Listado de evidencia
Las evidencias que tiene asociado una actividad se listan bajo el formulario en que se registran.
La información mostrada es:
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Archivo: es el nombre del archivo .Al registrarse una nueva evidencia al nombre de
evidencia se le antepone la constante “ACT” que identifica al archivo como evidencia
de actividad, seguida del código de la actividad. Si el mismo nombre de archivo está
registrado previamente para la misma actividad se agrega un número diferenciador
antes de la extensión.
Anotación: corresponde a la descripción del archivo. Si no es especificada anotación al
momento de subir el archivo, el sistema toma el nombre original del archivo como
anotación.
Usuario: identificación del usuario que registró la evidencia, así como fecha y hora en
que se realizó el registro.
Eliminar: con esta acción removemos evidencia de una actividad.
Calificar: invoca una pantalla emergente en que es posible determinar la calidad de la
evidencia suministrada. La calificación otorgada es visible en la primera columna del
listado de evidencias
Calificación de evidencia
El departamento de planificación tiene la potestad de determinar si la evidencia suministrada
para una actividad. Para ello selecciona la evidencia desde el listado de evidencias y presiona la
opción calificar ( ) que se encuentra en la última columna. Esta opción está controlada por
privilegios, por lo que solo el personal designado podrá hacer uso de esta opción.
La pantalla para calificar una evidencia ofrece la
posibilidad de seleccionar entre cuatro posibles
calificaciones de evidencias. Las mismas están
representadas desde la A hasta la D. Los valores son:
EXCELENTE que es representada con A
BUENAS que es representada con B
REGULAR que es representada con C
INSUFICIENTE que es representada con D
Es posible digitar un comentario identificando las
razones de la calificación otorgada. La representación
de la calificación es mostrada a la derecha de la
evidencia en el listado de evidencia. Si posicionamos el
mouse sobre la calificación es posible ver leer el
comentario digitado al momento de calificar la evidencia.
Estas acciones pueden generar mensajes que son desplegados en la sección de notificaciones.
Cuando la operación es satisfactoria el mensaje es de color verde. Cuando la operación no
puede ser registrada un mensaje con fondo rojo es mostrado especificando las razones.
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Análisis de Actividad
En la tercera pestaña es posible modificar el análisis de la actividad. Este campo también está
disponible en la modificación de la actividad.
Una vez especificado el nuevo texto, par persistir la información presionamos el botón
“Guardar”. Un mensaje en la sección de notificaciones es mostrado indicando si la operación
fue satisfactoria o fallida.
Una última pestaña es un enlace a la pantalla de modificación del área de trabajo. Solo está
disponible si el usuario tiene permisos para modificar la actividad.
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Monitoreo
Búsqueda
70
Detalle de Indicador
Ficha
71
Hoja de Vida
72
Desempeño de Indicador
Registrar Desempeño
73
Acciones correctivas, preventivas y de mejora
74
Solicitudes
75
Reportes
Ejecución trimestral
Cumplimiento de indicadores
Cumplimiento de actividades
Cumplimiento trimestral de actividades
Configuración
Auditoria
Filtros
Resultado
76
Detalle
77
78
Valores
Listado
Navegación
Registrar nuevo valor
79
Modificar Valores Existentes
Seguridad
Ayuda
La opción de ayuda da acceso a este manual en formato PDF.
