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Manual de Usuario

Tema: FORMATOS GUBERNAMENTALES Módulo: REMUNERACIÓN

SíGH S.A.S

Marzo del 2018

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CONTENIDO

1. CONFIGURACIÓN DE CONCEPTOS……………………………………………………………...3

2. CONFIGURACIÓN FORMATOS GUBERNAMENTALES .................................................. 4

3. CONFIGURACIÓN FORMATOS ELEMENTOS ................................................................. 4

4. CONFIGURACIÓN FORMATOS CONCEPTOS ................................................................ .5

5. EXPLICACIÓN CASILLAS DE FORMATOS................................................................... 10

6.PROCESAR FORMATOS……….. .......................................................................................... 11

6. DESCARGAR INFORME 220 ................................................................................................ 11

6. EDITAR CASILLAS ............................................................................................................... 12

7. TABLAS ................................................................................................................................. 13

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1. Ingreso a Módulo Remuneración

Para ingresar a las tablas maestras haga clic sobre el ícono del módulo Remuneración. Ver figura 1.

Figura 1.

Luego haga clic en el menú Configuración, acá encontrará varios menús, los cuales

afectan las tablas maestras de este módulo. Ver figura 2.

Figura 2.

1.1. Posteriormente diríjase a Creación de Conceptos: Para configurar los conceptos, que usted necesita visualizar en los informes que debe presentar a la DIAN. Ver figura 3.

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Figura 3.

Tenga en cuenta el campo Deducible: con esta marcación, usted podrá configurar el concepto para que se tengan en cuenta en los diferentes formatos, solicitados por la DIAN, formato 220 certificado de ingresos y retenciones, formato 2276, y en Información Exógena formato 1001. A partir de la información que se suministra del año 2017. La configuración de informes para la DIAN, la realizamos en la pantalla: Remuneración/Procesos/Configuración Informes Gubernamentales/Formatos de Elementos Gubernamentales

Figura 4 En esta pantalla se indica cuales campos podrán ser tenidos en cuenta, para la suma de valores, solo los que estén con la opción configurable podrán ser tenidos en cuenta para la generación de datos, esta pantalla se configura previamente.

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Figura 5 Luego de indicar cuales casillas, o columnas de acuerdo a cada informe se van a tomar en cuenta, es necesario realizar la relación del concepto de nómina a la casilla correspondiente, para esta opción ingresamos a la pantalla: Remuneración/Procesos/Configuración Informes Gubernamentales/Formatos Conceptos. Ver Figura 6. En esta pantalla encontramos:

Año: Es obligatorio que indique año para el cual debe hacer la consulta de información, en la lista aparecen los años iguales o superiores al 2017. Formato Gubernamental: Seleccione el formato que quiera configurar de la lista. Formato Elementos gubernamentales: Seleccione de la lista los elementos, casillas o columnas del informe, al cual se le van a relacionar los conceptos. En la lista aparecen solo aquellos conceptos que fueron previamente marcados con la opción deducible. Los conceptos que SIGH SAS, tiene predeterminados por ley como salarios y son generales a todas las compañías ya vienen con la marcación, y la relación indicando la columna o casilla correspondiente; sin embargo, si la compañía no comparte este criterio, es libre de modificarlo e incluirlo en la casilla que considere la más indicada. Existen además conceptos que la empresa ha creado por su necesidad específica, en estos es necesario, que se marque como deducible en conceptos y luego en esta pantalla los relacione a la casilla correspondiente; para saber a cuál casilla asignarlo, tenga en cuenta el siguiente detalle, por favor lea cada casilla de cada formato, para cada uno hay diferentes leyes.

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A través del artículo 3 de su Resolución 000002 de enero 15 de 2018 la Dian prescribió el nuevo formulario 220 para certificar las rentas de trabajo por el año gravable 2017. Que al momento de su publicación la estructura de este formulario no tuvo en cuenta varias de las reglamentaciones introducidas por el Decreto 2250 de diciembre 29 de 2017, las cuales sí aplican para el mismo año gravable 2017. No obstante, el 22 de enero de 2018 se realizaron algunos ajustes al formulario 220 para incluirlas, por motivo el pasado 7 de febrero de 2018 la Dian volvió a publicar los 13 formularios que hacían parte de su Resolución 000002 de 2018. Finalmente el formulario quedo como se indica:

Formato 220 Certificado de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones año gravable 2017.

37. Pagos por salarios o emolumentos eclesiásticos: escriba el valor total de los pagos por salarios efectivamente realizados durante el período a toda persona natural residente en el país cuyos ingresos provengan de una relación laboral o legal y reglamentaria. Según el artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo (en adelante CST), constituye salario no sólo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. Se consideran emolumentos eclesiásticos los pagos o abonos en cuenta ya sean en dinero o en especie que se realicen en forma directa o indirecta con el propósito de compensar o retribuir el servicio personal del ministro del culto, sin distinción de la forma en que este se denomine y de la orientación o credo religioso que profese. En esta casilla no incluya los valores correspondientes a los conceptos comprendidos en las casillas 38 a 45. 38. Pagos por honorarios: escriba en esta casilla el valor total de los pagos por honorarios realizados a personas naturales que presten servicios, en el cual predomine el factor intelectual sobre el técnico, material, manual o mecánico; por lo general, este tipo de servicios es prestado por personas con un título profesional, o con una gran experiencia y habilidad en un área específica del conocimiento. 39. Pagos por servicios: escriba en esta casilla el valor de los pagos o abonos en cuenta realizados por concepto de servicios. Se entiende por servicios toda actividad, labor o trabajo prestado por una persona jurídica o natural sin relación de dependencia laboral con quien contrata la ejecución y que se concreta en una obligación de hacer en la cual no predomina el factor intelectual, en la que lo técnico y lo manual prima sobre el intelecto, es decir, donde no hace falta una gran destreza mental e intelectual para prestarlo y se genera una contraprestación en dinero o especie. 40. Pagos por comisiones: escriba en esta casilla el valor de los pagos o abonos en cuenta realizados por concepto de comisiones. Se entiende por comisiones las retribuciones de las actividades que impliquen ejecución de actos, operaciones, gestiones, encargos, mandatos, negocios, ventas, etc., a nombre propio, pero por

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cuenta ajena, tengan o no el carácter de actos comerciales, ejecutados por personas jurídicas o naturales. 41. Pagos por prestaciones sociales: escriba en esta casilla el valor de los pagos o abonos en cuenta realizados por concepto de prestaciones sociales, diferentes a las correspondientes a cesantía e intereses a las cesantías a registrar en la casilla 46. Las prestaciones sociales son beneficios legales adicionales al salario ordinario que el empleador paga a sus trabajadores vinculados mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados. Estos dineros se deben reconocer al trabajador para atender necesidades o cubrir riesgos originados durante el desarrollo de su actividad laboral, Dentro de las prestaciones sociales se encuentran los siguientes conceptos que han sido expresamente considerados por la ley laboral: la prima de servicios, las cesantías e intereses a las cesantías (a incluir en la casilla 46), las vacaciones y las dotaciones, entre otros. 42. Pagos por viáticos: escriba el valor total de los pagos por viáticos realizados durante el período a los trabajadores para cubrir los gastos en que estos incurren en cumplimiento de sus funciones fuera de la sede habitual de trabajo: reconociendo principalmente, gastos de transporte, de manutención y alojamiento del trabajador.” (Concepto 23959 del Ministerio del Trabajo del 13 de febrero de 2013). 43. Pagos por gastos de representación: escriba el valor total de los pagos efectuados en el período al trabajador a título de gastos de representación. 44. Pagos por compensaciones por el trabajo asociado cooperativo: escriba el valor total de los pagos efectuados en el período por compensación realizada por el trabajo asociado cooperativo. Son compensaciones por el trabajo asociado cooperativo, los dineros que percibe un trabajador asociado a una cooperativa de trabajo asociado, siempre que el respectivo régimen de compensaciones y de trabajo esté debidamente registrado en el Ministerio del Trabajo, y que además se realicen los respectivos aportes a seguridad social. 45. Otros pagos: escriba el valor de los demás pagos efectivamente realizados en el período por conceptos diferentes a los registrados en las casillas anteriores, siempre y cuando se hayan originado en la relación laboral o legal y reglamentaria o de cualquier otra naturaleza que constituyan renta de trabajo o de pensiones, incluyendo la compensación por servicios personales. 46. Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas, consignadas o reconocidas en el periodo: escriba en esta casilla el valor que el empleador efectivamente haya pagado en el período al trabajador por concepto de cesantías e intereses a las cesantías; adicionalmente incluya el valor de las cesantías que el empleador haya abonado a nombre del trabajador en el fondo de cesantías en ese periodo y finalmente, incluya el valor del auxilio de cesantías reconocido en el periodo de aquellos trabajadores del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII Parte Primera. Lo anterior de conformidad con el artículo 1.2.1.20.7 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. 47. Pensiones de jubilación, vejez o invalidez: escriba el valor de los pagos efectuados al pensionado durante el período por concepto de pensiones de jubilación, vejez o invalidez. 48. Total ingresos brutos: escriba el resultado de sumar los valores de las casillas 37 a 47. Concepto de los aportes

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49. Aportes obligatorios por salud: escriba el valor que efectivamente haya pagado en el período, a nombre del trabajador por concepto de aportes obligatorios de salud. 50. Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional y Aportes voluntarios al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad al Sistema General de Pensiones - RAIS: escriba el valor que efectivamente haya pagado en el período, a nombre del trabajador por concepto de aportes obligatorios de pensiones y fondo de solidaridad pensional. Adicionalmente incluya el valor que efectivamente haya girado en el período, a nombre del trabajador, por concepto de aportes voluntarios al Régimen de Ahorro Individual con Solidaridad al Sistema General de Pensiones - RAIS, de que trata el artículo 55 del Estatuto Tributario y el artículo 1.2.1.12.9 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. 51. Aportes voluntarios a los fondos de pensiones voluntarias: escriba el valor que efectivamente haya girado en el período, a nombre del trabajador, por concepto de aportes voluntarios a fondos de pensiones voluntarias, de que trata el artículo 126-1 del Estatuto Tributario y el artículo 1.2.1.22.41 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria. 52. Aportes a cuentas AFC: escriba el valor que efectivamente haya girado en el período, a nombre del trabajador a entidades, como ahorro programado para adquisición de vivienda a cuentas AFC. 53. Valor de la retención en la fuente por rentas de trabajo y de pensiones: escriba en esta casilla el total de las retenciones en la fuente practicadas al trabajador o pensionado en el período. Formato 2276 Hace algunas modificaciones y adiciones a la 068 de 2016: Resolución 000042 de 2017 y Resolución 000022 de 2017. Proyecto de Modificación de Marzo 06/2018

5 Pagos al Empleado

6 Pagos por emolumentos eclesiásticos

7 Pagos por honorarios

8 Pagos por servicios

9 Pagos por comisiones

10 Pagos por prestaciones sociales

11 Pagos por viáticos

12 Pagos por gastos de representación

13 Pagos por compensaciones por el trabajo asociado cooperativo

14 Otros Pagos

15 Pagos realizados con bonos electrónicos o de papel de servicio, cheques, tarjetas, vales, etc.

16 Cesantías e intereses de cesantías efectivamente pagadas en

17 Pensiones de jubilación, vejez o invalidez

18 Aportes obligatorios por salud

19 Aportes obligatorios a fondos de pensiones y solidaridad pensional

20 Aportes Voluntarios a fondos de pensiones y cuentas AFC

21 Valor de las Retenciones en la fuente por pagos al empleado

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En este listado del formato 2276, se debe elegir los mismos parámetros para el formato 220. Formato 1001 Información exógena

Resolución 000112 29-10-2015, FORMATO 1001 versión 9 “Pagos y abonos en cuenta y

Retenciones practicadas”, Resolución 000068 del 28-10-2016.

Pago o abono en cuenta deducible

Estos datos deben ser tomados de los mismos que hayan de figurar en los formularios 220 (certificado de ingresos y retenciones a empleados año 2017) que se le hayan de expedir a cada uno de los trabajadores asalariados pues ese formulario 220, en el caso de los "empleados asalariados" se elabora justamente solo con los valores efectivamente pagados. Valor efectivamente pagado al trabajador pues aunque el parágrafo 5 del numeral 18.2 del artículo 18 de la Resolución 000112 no lo dice expresamente, siempre la DIAN solicita para los asalariados los valores efectivamente pagados (que son los únicos que les forman un ingreso tributario) y no le servirían los valores que estén simplemente causados.

Pago o abono en cuenta NO deducible

IVA mayor valor del costo o gasto deducible

IVA mayor valor del costo o gasto NO deducible

Retención en la fuente practicada Renta

Retención en la fuente asumida Renta

Retención en la fuente practicada IVA régimen común

Retención en la fuente asumida IVA régimen Simplificado

Retención en la fuente practicada IVA no domiciliados

Retención en la fuente practicada por CREE

Retención en la fuente asumida por CREE

Una vez haya definido para cada formato la casilla, puede ir a la pantalla

Remuneración/Procesos/Formatos Gubernamentales/Procesar información

formatos gubernamentales

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En esta pantalla permite realizar el proceso para cada informe, con este proceso la

información se guardará en una tabla, con el objetivo de almacenarla y conservar la

información con el registro presentado a la DIAN.

También en esta pantalla podrá modificar los datos generados por el sistema, puede

seleccionar el empleado y adicionar o modificar valores, el sistema cuando ingrese a

procesar nuevamente información le consultará, si quiere borrar la información que

haya modificado, para garantizar que permanezca los cambios hechos

manualmente.

Las celdas que no se hayan configurado con conceptos van en 0, por ejemplo, en

pago por honorarios, pago por servicios, viáticos, entre otros.

Una vez generada, la información saldrá una línea por cada empleado, el cual al

final tendrá una opción al final para modificar.

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Cuando pulse en la opción VER, el sistema le traerá la lista de las casillas y los

valores que hay almacenados para cada una de ellas, si desea modificarlos, digita el

valor y pulsa el botón azul actualizar.

Con esta acción el sistema grabará los datos y se reflejará en el informe para

imprimir por la ruta donde tradicionalmente los ha generado.

Remuneración/Informes/Informes estándar/Informes DIAN/ Certificado de ingresos y

retenciones 2017

Ver informe:

Para confirmar la información que se genera de este proceso puede elegir dos

informes, que le permiten revisar el proceso.

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Remuneración/Informes/Informes estándar/Informes DIAN/Formatos Conceptos.

Remuneración/Informes/Informes estándar/Informes DIAN/Detalles Formatos.

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Tablas que afectan estas pantallas

Rh_co_formatos_gubernamentales

Rh_co_formatos_elementos

Rh_co_formatos_conceptos

Rh_co_historiales_formatos