Manual de Usuario WebMail - Cuerpo General de … Webmail.pdf · Manual de Usuario: Uso de Correo Web Dirección de Informática del CGBVP 2 Índice: 1.- Introducción 2.- Requisitos

Manual de Usuario: Uso de Correo Web Dirección de Informática del CGBVP

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Manual de

Usuario .

CORREO WEB

DEL CGBVP

D i r e c c i ó n d e I n f o r m á t i c a

C u e r p o d e B o m b e r o s d e l P e r ú F e b r e r o - 2 0 0 8


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Í n d i c e : 1.- Introducción

2.- Requisitos mínimos

3.- Aplicaciones

4.- Inicio de sesión

5.- Usando su bandeja de entrada

6.- Leyendo un mensaje

7.- Usando las barras de herramientas(principal,

mensaje, calendario, búsqueda, preferencias

personales)

8.- Administrando sus mensajes(leer un mensaje,

componer un mensaje

9.- Administrando sus bandejas

10.- Administrando su libreta de direcciones

11.- Problemas comunes

12.- Información adicional

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1.- INTRODUCCION El correo del CGBVP es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rápidamente mediante el sistema de comunicación electrónica. Por medio de mensajes de correo electrónico se puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos. El objetivo que se persigue con la aplicación del presente manual es:

• Dar a conocer a los usuarios finales las características y las formas del funcionamiento del correo Web del CGBVP.

2.- REQUERIMIENTO BASICO

a. Computadora Pentium I, memoria RAM 32 mega bytes. b. Tener instalado un navegador de Internet, como por ejemplo Internet

Explorer versión 4 o superior, Netscape versión 4 o superior, Opera, Mozilla, Konqueror, etc.

c. Tener una cuenta de correo electrónico del CGBVP. 3.- APLICACIÓN El ingreso al correo Web es digitando manualmente en la barra de direcciones del navegador de Internet lo siguiente: http://mail.bomberosperu.gob.pe Y automáticamente cargara la página Web completa.


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4.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: TAREAS BASICAS

a. INICIO DE SESION:

Ingrese su Nombre de Usuario en el campo de texto a la derecha de Usuario: ; y su contraseña en el campo de texto a la derecha de Contraseña:

Nota: Si no conoce su nombre de usuario, por favor contacte al administrador del sistema. Una vez que haya ingresado los datos requeridos, puede presionar el botón “Acceder” o la tecla “Enter” de su teclado. Si el nombre de usuario y contraseña son correctos, será redireccionado a su Bandeja de Entrada.

b. USANDO SU BANDEJA DE ENTRADA Su bandeja de entrada es el lugar donde sus mensajes son descargados. Cuando alguien le envía un mensaje es mostrado de la siguiente manera:

La primera columna representa el estado del mensaje. El sobre dorado cerrado especifica que el mensaje no ha sido leído. Note que todo el texto del mensaje de la primera fila esta en “negrita”. El segundo sobre esta blanco y abierto, esto significa que UD. Ya ha leído este mensaje. Note además que el texto del mensaje de la segunda fila esta en formato común o simple (No negrita). Puede cambiar el estado del mensaje haciendo un clic sobre el sobre del mensaje correspondiente. Si el estado es leído será cambiado a No Leído y viceversa La segunda columna es la fecha en la cual UD. Ha recibido el mensaje. También aparece la hora en que recibió el mensaje. El formato de la hora puede ser cambiado en Preferencias de Visualización El remitente es quien envía el mensaje. Puede hacer un clic en el nombre para componer un nuevo mensaje dirigido a dicha persona El asunto es el tema que ha especificado el remitente. Haciendo un clic sobre el asunto será dirigido hacia el mensaje. Por ejemplo si hiciera un clic en Volví de mi viaje, se mostrara el contenido del mensaje completo El tamaño del mensaje es espacio que el mismo ocupa en el servidor. Es reportado en Bytes.


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El cuadro de selección en la última columna permite seleccionar cada mensaje para luego realizar alguna acción. Al hacer un clic sobre alguno de ellos, una marca de verificación aparecerá en el cuadro. Un nuevo clic remueve dicha marca. Haciendo un clic en el cuadro superior de esta columna (a la derecha de Tamaño), todos los cuadros debajo serán seleccionados.

c. LEYENDO UN MENSAJE

La barra de mensaje contiene acciones que pueden realizarse con el mensaje actual.

El encabezado del mensaje contiene la misma información mostrada en la Bandeja de Entrada. Haga un clic en Todos los Encabezados para ver información mas detallada sobre el mensaje.

El cuerpo del mensaje es el texto que el remitente ha escrito para usted.

El Navegador de mensajes es una pequeña barra que le permite moverse rápidamente entre los diferentes mensajes de la bandeja actual sin tener que regresar al listado de la misma.

5.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: USANDO LA BARRA DE HERRAMIENTAS

a. LA BARRA DE HERRAMIENTAS PRINCIPAL

Una barra de herramientas consiste de una serie de botones y opciones que le permiten realizar acciones sobre diferentes objetos rápidamente. Existe una barra de herramientas en cada bandeja (lo cual será explicado mas adelante).

Esta es la Barra de Herramientas Principal:


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A continuación se muestra una explicación de la función de cada uno de los componentes:

ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION QUE REALIZA

Mensaje de bandejas Muestra la bandeja actual y el número de mensajes leídos/no leídos. Permite desplazarse a otra bandeja seleccionándola de la lista.

Componer mensaje Permite escribir un nuevo

mensaje

Bandejas Permite ver, editar, crear y

eliminar bandejas

Libreta de direcciones Abre la libreta de direcciones para

editarla.

Filtro de mensajes Permite definir reglas de filtrado

para los mensajes entrantes.

Búsqueda avanzada Permite realizar búsquedas de

mensajes

Actualizar Carga nuevamente la pagina

actual

Enviar a la papelera Mueve el/los mensajes

seleccionados a la papelera

Calendario Abre el calendario

Preferencias personales Le permite modificar y adaptar su

configuración

Salir Cierra su sesión de correo

Mensaje de destino Selecciona la bandeja a la cual se copiaran o moverán los mensajes seleccionados.

b. LA BARRA DE MENSAJES

Cuando usted abre un mensaje, aparece una nueva barra de herramientas, dándole opciones especificas para la sección en donde se encuentra.

La Barra de Mensajes:

Tabla de referencia:


Volver a bandeja Permite volver a la bandeja

en donde se encontraba el mensaje actual

Componer mensaje Permite escribir un nuevo

mensaje

Responder Crea una respuesta al

remitente del mensaje actual


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Responder a todos Crea un mensaje dirigido

al remitente y todos los destinatarios originales del mensaje actual

Reenviar Reenviar el mensaje actual

a un tercero incluyendo el texto original

Reenviar como archivo

adjunto Reenvía el mensaje incluyéndolo como archivo adjunto

versión imprimible Muestra la versión del

mensaje imprimible

c. LA BARRA DE CALENDARIO

La barra de calendario trabaja de manera similar a la barra principal. Le permite visualizar y ajustar la configuración del calendario a sus necesidades.

La Barra de Calendario:

Tabla de referencia:


Vista anual Muestra el año corriente

Vista mensual Muestra el mes actual

Vista semanal Muestra la semana actual

Vista diaria Día actual

Volver a bandeja Muestra la ultima bandeja

en uso

Puede también cambiar el año corriente, lo cual ajustara las fechas adecuadamente. Simplemente haga un clic en el campo de texto a la derecha de "Año" (donde dice 2002, en el ejemplo) y escriba el año correspondiente.

d. LA BARRA DE BUSQUEDA

Le permite buscar mensajes en la bandeja actual

La Flecha Izquierda lo llevara hacia la página de mensajes anterior.

El combo de texto en donde aparece "2", le dice cual es la página actual del total de páginas disponibles. Puede cambiar esto para saltar directamente a cualquier página


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de mensajes en la bandeja. Hace clic sobre la flecha inversa y aparece una lista con todas las páginas posibles a dirigirse.

La Flecha Derecha hace exactamente lo opuesto a la flecha izquierda.

Puede buscar mensajes en la bandeja actual simplemente ingresando un texto en el campo a la izquierda de "Buscar" y seleccionando el criterio de búsqueda. Puede buscar por Remitente, Destinatario, Asunto, Fecha, Nombre de archivo adjunto, Encabezado (todo lo anterior), Contenido del texto o Todo (absolutamente todo el mensaje). Una vez elegido el criterio apropiado y el texto a buscar, haga un clic en el botón "Buscar" o presione la tecla "Enter" de su teclado.

e. LA BARRA DE PREFERENCIAS

La Barra de Preferencias muestra las distintas opciones para la configuración de preferencias personales del usuario.

La Barra de Preferencias:

La tabla de referencia:

ELEMENTO NOMBRE DE ELEMENTO ACCION A REALIZAR

Volver a bandeja Vuelve a la ultima bandeja en uso

Editar direcciones Edita direcciones de correo

Editar membretes Edita membretes utilizados al crear

mensajes

Cambiar contraseña Permite cambiar su contraseña de

acceso

Ver historial Muestra el historial de sus actividades

Por ejemplo, déle clic al icono Cambiar Contraseña y le debe aparecer una pantalla como esta:

Aquí se colocara como se muestra la contraseña anterior y digitara 2veces su nueva contraseña de acceso


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6.- TEMAS DE AYUDA Y CONFIGURACION: ADMINISTRANDO MENSAJES

a. MOVIENDO Y COPIANDO MENSAJES

Cuando usted Mueve un mensaje, esta eliminándolo de su ubicación original y colocándola en otra distinta. Cuando usted Copia un mensaje esta duplicándolo, haciendo una copia exacta en otra ubicación.

Para Copiar o Mover mensajes, selección el o los mensajes sobre los que desee realizar la acción (usando los cuadros de selección a la derecha de cada mensaje), luego seleccione la ubicación hacia donde va a Copiar o Mover y presione el botón "Mover" o "Copiar" (dependiendo de lo que desee hacer).

Observe lo siguiente:

En este caso, los primeros dos mensajes serán Movidos a la bandeja ENTRADA. El combo desplegable le permite elegir cualquiera de las bandejas predeterminada o las que usted pudiera haber creado (vea Administrando Bandejas para mayor información).

b. COMPONIENDO MENSAJES

Al componer un mensaje, debe saber a quien será enviado, que colocara en la línea de "Asunto" y, por supuesto, que desea escribir en el texto del mensaje.

Para comenzar a componer un nuevo mensaje, haga un clic en el icono "Componer Mensaje" de la Barra de Herramientas Principal (vea La Barra de Herramientas Principal ). Será entonces dirigido a una pantalla similar a esta:


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Esta es la pantalla que vera al componer un mensaje. Haga un clic sobre ella para una vista mas detallada.

Hay varias opciones que debería considerar. Si selecciona la opción "Guardar Mensaje Enviado", una copia del mensaje será almacenada en la bandeja Enviados. De esta manera usted puede mantener un registro de sus mensajes enviados. Además,

Seleccionando "Confirmar Lectura", recibirá un aviso de la recepción del mensaje por parte de sus destinatarios

c. AGREGANDO ARCHIVOS ADJUNTOS

Puede querer agregar un Archivo Adjunto a su mensaje. Se trata de un archivo que es enviado junto con su mensaje lo cual permite al receptor extraerlo nuevamente para visualizarlo en una aplicación diferente al Webmail. Sin embargo, el destinatario debe tener una aplicación apropiada para visualizar dicho archivo. La mayoría de las imágenes puede ser vista dentro del mismo navegador Web. Puede inclusive enviar archivos de texto cuyo formato quiera mantener. Sin embargo usualmente se necesita un programa diferente al Webmail.

Las restricciones sobre el uso de adjuntar archivos son las sgtes:

Cada usuario podrá adjuntar y enviar un archivo de hasta 10 MB como máximo.

Cada usuario podrá recibir también 10 MB de archivos adjuntos.


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d. ADMINISTRANDO SUS BANDEJAS Las bandejas son herramientas muy útiles para mantener sus mensajes organizados. Existen cinco bandejas predeterminadas, pudiendo usted además, crear las que le resulten necesarias. Las bandejas predeterminadas son las siguientes:

• Entrada • Guardados • Enviados • Borrador • Papelera

La bandeja de Entrada es donde se depositan todos los mensajes recibidos (salvo que lo haya especificado de otra manera. Una vez que ha leído un mensaje y ya no lo necesita, tiene dos opciones: Puede moverlo a la Papelera o a otra bandeja. Si no va a necesitar de ese mensaje en el futuro, entonces es correcto que lo elimine. Puede hacer esto de dos formas:

Puede hacer un clic en el cuadro de selección del mensaje ( ) y luego presionar el

botón de la Papelera ( ). Cuando se le pida confirmación, haga un clic en "Si". La segunda forma es, nuevamente, hacer un clic en el cuadro de selección, luego seleccionar "Papelera" en el menú desplegable de la esquina superior derecha y hacer un clic en "Mover”. Si desea eliminar directamente el mensaje, seleccionar --BORRAR-- en dicho menú. Siempre que realice alguna acción "peligrosa" se le pedirá confirmación a través de un cuadro de dialogo.

Si cree que puede necesitar del mensaje para referencia futura, puede crear una bandeja para almacenarlo. Por ejemplo, si usted recibe frecuentemente mensajes sobre su trabajo, puede desear crear una carpeta llamada "Trabajo" para almacenar allí todos los mensajes relacionados con dicho tema. Para crear una bandeja siga los siguientes pasos:

1. Presione el botón "Bandejas" en la Barra de Herramientas ( ). 2. En el cuadro debajo de "Nombre de la Bandeja", escriba el nombre de la

bandeja que desea crear. 3. Haga un clic en "Agregar".

Ahora dispone usted de una nueva bandeja. Cuando reciba varios mensajes sobre el mismo tema, puede moverlos hacia dicha bandeja para referencia futura. Esto facilita también el encontrar mensajes, porque estarán agrupados por tema. Sin embargo ni siquiera esto es totalmente necesario. Puede organizarlos como a usted mas le convenga (por remitente, por fecha o por cualquier otro criterio que desee usar). Esto es todo lo que necesita saber para organizar sus mensajes.

Por favor, diríjase a Moviendo y Copiando Mensajes para aprender como almacenar sus mensajes en distintas bandejas.


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Puede además administrar sus bandejas en el listado. Si no esta en el área de

bandejas, haga un clic en el botón "Bandejas" ( ) para dirigirse allí. Puede realizar las siguientes acciones:

ACCION QUE HACE

Marcar leídos Marca todos los mensajes en la bandeja como leídos

Verificar índice Verifica la indexación de la bandeja

Re-indexar Reconstruye totalmente la bandeja

Renombrar Cambia el nombre de la bandeja

Eliminar Elimina la bandeja y su contenido

Puede navegar una bandeja y ver los mensajes que contiene haciendo un clic en su nombre en el listado de bandejas. Puede hacer esto, además, seleccionando su nombre en el menú desplegable de la esquina superior izquierda.

e. EDITANDO LA LIBRETA DE DIRECCIONES

La libreta de direcciones es una pequeña base de datos para sus direcciones de contactos más comunes, que le permite acceder a ellos de una manera rápida y simple. Sin embargo, la libreta de direcciones tiene dos modos diferentes de uso: el modo de edición, que es usado para crear, eliminar y editar entradas; y el modo de uso, que le permite agregar las direcciones deseadas a los distintos campos (Destinatario, CC, CCO) de sus mensajes salientes.

Primero, por supuesto, usted deberá agregar entradas. Para ello deberá hacer un clic

en el botón "Libreta de Direcciones" ( ) en la barra de herramientas principal. Será entonces redirigido a su libreta de direcciones para editarla:

Obviamente, su primera acción será agregar una entrada (Nota: Pueden ya existir algunas entradas que hayan sido agregadas por el administrador del sistema). Simplemente haga un clic en el campo de texto Nombre e ingrese la información necesaria. Use la tecla "Tab" para saltar al siguiente campo. Puede también agregar una anotación que le recuerde algo acerca del contacto. Una vez que haya ingresado toda la información, haga un clic en Agregar/Modificar.

Una vez que tenga direcciones de correo electrónico cargadas, puede querer editar alguna de ellas. Para editar una entrada, haga un clic en el Nombre de la misma y esta aparecerá en el área de edición de la parte superior. Puede hacer un clic en el

campo de texto que desee modificar y luego cambiar su valor. Una vez que haya finalizado las modificaciones, haga un clic en Agregar/Modificar.

Usted puede eliminar entradas simplemente haciendo un clic en el botón Eliminar que se encuentra a la derecha. También puede que quiera eliminar todas las entradas, pero hacerlo individualmente puede resultar muy tedioso. Afortunadamente, todo lo


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que tiene que hacer es un clic en el botón "Borrar todas las direcciones" ( ). Se le pedirá que confirme la acción: Presione "Si" para proceder a la eliminación de todas las entradas, o presione "No" para abortar la operación.

También puede agrupar múltiples direcciones dentro de un mismo nombre. Esto le permite enviar un mensaje a múltiples destinatarios, con una sola entrada de la libreta

de direcciones. Para esto, haga un clic en el icono "grupo" ( ). Se le presentara una nueva ventana con todas las entradas actuales. Seleccione las direcciones que desea

Incorporar al grupo y luego presione el botón Continuar. Finalmente haga un clic en Agregar/Modificar.

7.- PROBLEMAS COMUNES A continuación se detallan las soluciones a problemas comunes que se presentan usando el correo Web del CGBVP ¿Por qué no puedo iniciar la sesión? Puede estar obteniendo un mensaje de error que dice que no ha ingresado la información de inicio de sesión correctamente. Trate verificando su nombre de usuario y reingresando su contraseña. Dado que el nombre de usuario puede verse a medida que se escribe, puede verificarlo visualmente, pero debido a que la contraseña es mostrada solamente con asteriscos ('*'), deberá reingresarla cuidadosamente para asegurarse de que es correcta. Puede ocurrir también que usted no tenga un nombre de usuario en el dominio en el que se encuentra. Posiblemente puede encontrarse en un dominio incorrecto. Si no esta seguro, consulte al administrador de su sistema. ¿Por que cambian las barras de herramientas?

Las barras de herramientas se adaptan a la bandeja actual o a la sección en la que usted se encuentra. Vea la sección La Barra Principal de Herramientas para mayor información sobre este tema, incluyendo la funcionalidad de los distintos botones e iconos.

¿Por que algunos mensajes están en negrita y otros no? Los mensajes que aparecen en negrita son aquellos que aun no ha leído. Es lo

opuesto a los mensajes en texto simple, los cuales ya han sido leídos en alguna oportunidad.

¿Por que los archivos adjuntos no son enviados con los mensajes? Debe hacer un clic en "Agregar" luego de seleccionar el archivo para adjuntar

al mensaje. Vea la sección Agregando Archivos Adjuntos.

¿Por que mi entrada en el calendario no es ingresada a una hora especifica? Para agregar una entrada en el calendario a una hora especifica del día, debe

especificar cuando comienza. Si solamente dice cuando finaliza el evento, el mismo será colocado al final del calendario del día. Sin embargo, al especificar solamente la hora de comienzo, será colocado a dicha hora sin un tiempo de finalización.

8.- INFORMACION ADICIONAL El siguiente manual de usuario sirve para el correcto uso de las herramientas y opciones del correo del CGBVP.

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