Manual de Usuario XBRLExpress

Queda prohibida la reproduccin total o parcial de esta publicacin, por cualquier medio o procedimiento, sin contar con la autorizacin previa, expresa y por escrito de los Autores

Reporting Estndar S.L. 2007-2013. Superintendencia de Sociedades.

Versin de Documento 2.0

XBRL Express Reporting Estndar SL.

Manual de usuario. Configuracin, manejo y operacin



2

Contenido

Contenido .................................................................................................................................2

Introduccin ..............................................................................................................................3

Requisitos previos ....................................................................................................................5

Iniciar XBRL Express ................................................................................................................6

Abrir un informe XBRL. .........................................................................................................7

Selectores de visualizacin ................................................................................................. 11

Selector de vista activa .................................................................................................... 11

Modos de visualizacin .................................................................................................... 11

Editar un informe XBRL previamente generado. ................................................................. 15

Aadir perodos o contextos nuevos al informe ................................................................... 17

Crear un nuevo informe XBRL ............................................................................................ 24

Cmo acomodar los datos para la presentacin de un informe ........................................... 26

Diligenciar la informacin en un informe XBRL ................................................................... 29

Cambiar el ancho de una columna .................................................................................. 31

Validacin del informe XBRL .................................................................................................. 33

Mensajes que puede encontrarse un usuario a la hora de validar un informe. ................. 34

Guardar informe XBRL ........................................................................................................... 37

Exportar a Excel ..................................................................................................................... 39

Importar desde Excel .............................................................................................................. 42

Cerrar un informe XBRL. ........................................................................................................ 45

Salir de la aplicacin ............................................................................................................... 46

Configuracin adicionales de opciones de trabajo .................................................................. 47

Configuracin de Idiomas.................................................................................................... 48

Configuracin de Etiquetas ................................................................................................. 50

Configuracin para fijar fecha de comienzo de ao ............................................................. 52

Configuracin de validacin de informe ............................................................................... 53

Configuracin de proxy de Internet ..................................................................................... 55

Configuracin de uso de memoria ....................................................................................... 58

Configuracin de moneda por defecto y escalado de valores ............................................. 60

Glosario de trminos............................................................................................................... 62

Tabla de figuras ...................................................................................................................... 63



3

Introduccin

Este manual de configuracin, manejo y operacin en la herramienta XBRL Express pretende a travs de ejemplos, capacitar al usuario en el desempeo de las distintas funcionalidades que ofrece la aplicacin.

XBRL Express, est diseada para facilitar la tarea de diligenciar informacin en formato XBRL, enfocada especficamente al usuario de negocios. Entre otras funcionalidades el usuario podr abrir y/o editar informes XBRL generados previamente o crear nuevos informes XBRL, siguiendo las taxonomas publicadas por la Superintendencia de Sociedades.

XBRL Express permite entre otras cosas:

Disponer de una copia de las taxonomas publicadas por la Superintendencia de Sociedades, necesarias para reportar los informes XBRL solicitados por esta Entidad.

Crear y editar instancias XBRL utilizando las taxonomas NIIF PYMES o NIIF Plenas, as como cualquier otra, publicada por la Superintendencia de Sociedades.

Llevar a cabo un proceso de pre-validacin sobre la informacin diligenciada, asegurando la correccin y consistencia de la informacin antes de ser generada y enviada al supervisor.

Tomar provecho de las carctersticas del lenar guaje XBRL pudiento visualizar los datos numricos junto con las unidades reportadas.

Consultar mediante iconos los elementos que se reportan segn el sean de tipo duracin; para el comienzo o fin del ejercicio, o instante para un momento especfico.

Desplegar los contextos y la taxonoma clasificando los datos en columnas, que permiten al usuario reorganizar la informacin acomodndola segn su comodidad.

Proporcionar informacin contextual mediante cuadros desplegables cuando el mouse pasa por encima de los datos.

Visualizar campos con largo contenido de texto as como en formato HTML usado en el US-GAAP y en el IFRS para los campos as definidos en la taxonoma.

Acceder a las referencias contables definidas para cada concepto del informe XBRL.

Acceder a todas las dimensiones de un elemento o campo y los valores para las dimensiones que aparecen en el informe.

Crear instancias XBRL obteniendo los datos desde ficheros Microsoft Excel a travs de plantillas creadas previamente desde la herramienta.

Exportar los datos del informe XBRL a formato Excel.



4

Este conjunto de caractersticas hacen a esta una herramienta nica y perfecta para aquellos usuarios con los siguientes objetivos:

1. Crear y revisar Informes XBRL antes de ser enviados a la Superintendencia de Sociedades.

2. Hacer uso sin conocimiento detallado y especfico del estndar XBRL.

3. Centrarse en el diligenciamiento, estudio y anlisis de la informacin registrada en los informes XBRL, separando la complejidad tcnica del estndar de la lgica de negocio.

4. Exportar informes desde formato XBRL a formato Excel, permitiendo la entrega de informacin a terceras personas que carezcan de las herramientas adecuadas para la visualizacin de ficheros en formato XBRL.



5

Requisitos previos

Para poder ejecutar XBRL Express apropiadamente su computador debe contar con los siguientes requisitos bsicos:

- Sistema operativo que soporte la mquina virtual Java.

- Al menos 4 Gb de memoria RAM.

- Mquina Virtual de Java versin 1.6 o superior.

- Licencia de uso otorgada por la Superintendencia de Sociedades mediante la aplicacin de solicitud de licencias.

- Registro de la sociedad ante la Superintendencia de Sociedades para el acceso a los servicios electrnicos.

No estar registrado ante la Superintendencia de Sociedades puede generar inconvenientes para la descarga de los mdulos que requieren instalacin y/o para el envo de los informes requeridos por la Entidad.

Se requiere de acceso a internet para mantener actualizado el catalogo de taxonomas publicadas por la Superintendencia de Sociedades de manera periodica sin necesidad de reinstalar.

Pueden surgir problemas de rendimiento si la cantidad disponible de RAM no es suficiente.



6

Iniciar XBRL Express

La aplicacin XBRL Express se distingue mediante el siguiente icono

Figura 1 - Icono XBRL Express

Puede encontrar la aplicacin pulsando sobre el botn Inicio, seleccionar Todos los programas, y en la carpeta Reporting Standard XBRL pulsar sobre el acceso XBRL Express.

Figura 2 - Ejecutar XBRL Express

Adicionalmente encontrara un acceso directo en su escritorio con el nombre XBRL Express desde el que tambin puede ejecutar la aplicacin



7

Abrir un informe XBRL.

Como primera tarea, pasemos a mostrar como abrir un informe XBRL previamente generado utilizando una de las dos taxonomas publicadas hasta el momento por la Superintendencia de Sociedades. En este ejemplo hemos tomado para crear el informe la taxonoma NIIF plena, para estados consolidados.

Utilice la opcin del men Archivo -> Abrir para acceder a la siguiente ventana:

Figura 3 Abrir un informe XBRL

A continuacin busque la ubicacin del informe XBRL que desea abrir y seleccinelo. Por defecto aparece la carpeta Mis Archivos XBRL que es la que crea el sistema para guardar los informes XBRL que se van generando, pero puede seleccionar otra ubicacin para acceder al informe XBRL que desea abrir. Desde la opcin Buscar en busque la ubicacin del informe XBRL que desee abrir y seleccinelo.

Una vez seleccionado el informe pulse sobre el botn Abrir y espere mientras la informacin necesaria de la taxonoma y el informe se carga, durante esta operacin una barra de progreso le informar sobre el estado de la operacin.



8

Figura 4 Seleccionar informe XBRL ya creado

Figura 5 Barra de progreso que indica el estado de la operacin

Una vez abierto y cargado el informe podremos tener acceso a la informacin diligenciada en el mismo.



9

Figura 6 Informe cargado

En esta primera ventana se muestra la informacin del primero de los formularios para la taxonoma seleccionada. En nuestro informe es el formulario [010000] Caratula, con los datos diligenciados para el ao 2014.

Desde el apartado Vista si abrimos el desplegable, podemos cambiar el formulario y visualizar los datos para el resto de formularios que componen esta taxonoma, que en este caso sern [010010] Representante legal, contador y revisor fiscal, [210010] Estado de situacin financiera, corriente/no corriente, [310010] Estado de resultado del perodo por funcin de gasto y [410010] Estado de resultado Integral, otro resultado integral netos de impuestos.

Figura 7 Formularios que componen el informe

Seleccionando otro formulario de la lista podemos visualizar sus datos, por ejemplo seleccionamos el formulario de Representante legal, contador y revisor fiscal.



10

Figura 8 Representante legal, contador y revisor fiscal

Figura 9 Estado de situacin financiera corriente/no corriente



11

Selectores de visualizacin

Los selectores de visualizacin permitirn presentar la informacin del reporte para cada uno de los formularios del informe.

Selector de vista activa

El informe XBRL contiene todos los formularios del informe, para alternar entre cada uno de ellos en el rea de trabajo se utilizar el selector de vista activa.

El selector es una lista desplegable donde se muestran todos los formularios del informe, es decir todos los estados financieros y formularios. Para elegir cualquiera de ellos basta con pulsar sobre el desplegable y seleccionar el formulario sobre el que se desea trabajar

Figura 10 - Selector de vista activa

Adicionalmente la lista del selector de vista activa nos indica mediante un cono si dicha vista puede ser visualizada en modo Vista clsica o modo Vista de dimensiones

Modos de visualizacin

Con XBRL Express podr obtener una representacin de los datos de un informe utilizando la Vista Clsica, en la que los rubros se presentan relacionados en forma de rbol o utilizando la Vista de Dimensiones, similar a las tablas pivotantes de Excel. La vista de dimensiones permite al usuario reorganizar los elementos que conforman los distintos ejes (filas y columnas) del formulario.



12

Para alternar entre cualquiera de estos modos de visualizacin es suficiente con pulsar sobre el botn de la vista para la cual queramos tener la representacin de la informacin, tal y como se muestra en la siguiente figura encontramos los botones de Vista Clsica y Vista de Dimensiones en la parte superior derecha de la interfaz de la aplicacin.

Figura 11 Botones de seleccin de modo de vista

Figura 12 Icono vista clsica

Figura 13 Icono vista de dimensiones



13

Considerando el informe con el que estamos trabajando podemos ver para cada uno de los formularios las distintas opciones de visualizacin:

Para el formulario Caratula podemos visualizar los datos desde ambas vistas, clsica y dimensional.

Vamos a seleccionar ambas vistas para ver las diferencias de presentacin de la informacin. Si estando en el formulario Cartula, seleccionamos la vista dimensional veremos la informacin de la siguiente manera:

Figura 14 Visualizacin de datos en Vista Dimensional para el formulario Cartula



14

Figura 15 Visualizacin de datos en Vista Clsica para el formulario Cartula

Para el formulario Representante legal, contador y revisor fiscal, sin embargo, los datos se podrn visualizar nicamente en Vista dimensional. Ahora si nos fijamos en Vista solo aparece un icono de visualizacin, Vista dimensional. No hay opcin para visualizarlos en vista clsica

Los datos se muestran de la siguiente manera:

Figura 16 Visualizacin de datos en Vista Dimensional para Representante legal, contador y revisor fiscal.

Para el resto de formularios tenemos la posibilidad de visualizar la informacin en ambos tipos de vistas.



15

Editar un informe XBRL previamente generado.

XBRL Express permite modificar o editar un informe XBRL previamente generado. Qu opciones tenemos para trabajar con el informe?

- Incluir informacin adicional o cambiar la existente. - Aadir nuevos perodos. - Quitar perodos no utilizados.

Para editar un informe XBRL ya generado es muy sencillo. Una vez abierto el informe como explicamos anteriormente, seleccionaramos el formulario en el cual queremos incluir informacin o modificar la existente y nos posicionaramos en la celda correspondiente para diligenciar nuevos datos o modificar los existentes.

Figura 17 Editar un informe previamente creado desde vista dimensional.

Situndonos en las celdas del informe podemos aadir informacin, tanto si estamos en vista clsica como en dimensional



16

Figura 18 Editar un informe previamente creado desde la vista clsica



17

Aadir perodos o contextos nuevos al informe

Existen dos opciones para crear o agregar nuevos perodos al informe. Continuando con nuestro informe, suponemos que necesitamos crear nuevos perodos. Actualmente en nuestro informe tenemos ya creado dos perodos el ao 2014 y el ao 2013. Ahora vamos a incluir otros perodos nuevos al informe.

OPCIN 1: Aadir nuevo contexto al informe desde Vista Clsica.

Seleccionando cualquier formulario del informe, por ejemplo Cartula, vamos a crear un nuevo perodo desde la opcin Columnas

Figura 19 Aadir nuevos perodos al informe desde vista clsica

Desde columnas vamos a poder visualizar los perodos que ya tiene creados el informe y adems se podrn crear nuevos o quitar alguno que no se quiera diligenciar.

Una vez dentro de columnas se nos abre una nueva ventana desde donde se va a poder agregar y definir los contextos que vamos a necesitar. Estos podrn ser un rango de fechas (duracin) o un instante concreto (instante). Desde el botn quitar se eliminaran del informe aquellos contextos que no se van a utilizar.

Estos son los contextos o perodos que tenemos creados hasta el momento.

Figura 20 Perodos o contextos existentes en el informe



18

Vamos a aadir un nuevo ao por ejemplo 2012. Este al ser un rango de fechas que va del 01.01.2012 a 31.12.2012 ser de tipo duracin.

Por ello pincharamos en Aadir y seleccionaramos tipo Duracin en la ventana de nueva columna, y al estar el ao dentro de duracin estndar seleccionaramos ao y marcaramos 2012 y damos a OK.

Figura 21, Aadir un nuevo contexto al informe

Ya tendramos creado en nuestro informe el nuevo contexto, el ao 2012. Y automticamente asociado a ese contexto de tipo duracin, se genera el instante 31.12.2012.



19

Figura 22 Contextos nuevos creados

Y ya tendramos listo el nuevo perodo para incluir informacin en cada uno de los formularios del informe.



20

Para crear un contexto de tipo instante, nicamente se seleccionara en la ventana de nueva columna Instante y desde la opcin de calendario se seleccionara el instante concreto, por ejemplo vamos a crear el 31.12.2011 y damos OK.

Figura 23 Crear un contexto de tipo instante



21

Figura 24 Nuevo contexto de tipo instante incluido en el informe

Ahora podemos comprobar que el nuevo instante ha sido incluido en el informe.



22

OPCIN 2: Crear nuevos perodos desde Vista dimensional. Posicionndonos en cada una de las dimensiones tanto de instante como de duracin y pinchando sobre la cruz (+) que nos aparece podremos aadir nuevos perodos utilizando las mismas ventanas de vista clsica.

Figura 25 Crear contextos de tipo duracin desde Vista Dimensional

Figura 26 Crear contextos de tipo instante desde Vista Dimensional

Figura 27 Crear un nuevo contexto de tipo duracin



23

Figura 28 Crear nuevo contexto de tipo instante



24

Crear un nuevo informe XBRL

En este apartado se explica cmo crear un nuevo informe XBRL desde el inicio.

Para crear un nuevo informe XBRL vaya a Archivo / Nuevo

Figura 29 Nuevo informe XBRL

A continuacin se le presentar un catlogo con todas las posibles taxonomas publicadas por la Superintendencia de Sociedades. Estas taxonomas, a su vez, contienen diferentes puntos de entrada especficos para un conjunto de informacin concreta que debe diligenciarse. A medida que la Superintendencia de sociedades publique nuevas taxonomas, el catlogo de taxonomas se actualizar.

Una vez seleccionada la taxonoma y el punto de entrada correspondiente damos a OK.

Para nuestro ejemplo vamos a crear un nuevo informe basado en Taxonoma NIIF PYMES y tomando como punto de entrada estados consolidados y damos a OK.

Figura 30 Catlogo de taxonomas



25

Nos aparece una barra informndonos del proceso

El siguiente paso ser incluir la informacin sobre el NIT (nmero de identificacin tributario) de la empresa

Figura 31 Informacin sobre la empresa NIT

Adicionalmente deber introducir la fecha para la que se estn consignando los datos del informe as como los perodos que se van a reportar, para ello pulse sobre los botones que representan los lapsos temporales relativos a un ao, semestres, trimestres o meses respectivamente.

Una vez introducida la informacin concerniente a los perodos y los datos de la empresa procederemos a diligenciar los datos rellenando las celdas relativas a los rubros que se muestran en el rea de visualizacin.

Figura 32 rea de visualizacin, celda seleccionada



26

Cmo acomodar los datos para la presentacin de un informe

La informacin contenida en un informe XBRL no es lineal, por lo que XBRL Express posibilita al usuario acondicionar los distintos elementos que lo conforman ajustndolos a sus necesidades a la hora de presentar los datos.

El rea de presentacin de un informe consta de tres zonas:

Eje Y -> Informacin presentada en filas

Eje X -> Informacin presentada en columnas

Eje Z -> Informacin de Paginacin

Los elementos que podemos posicionar en los distintos ejes son:

Tabla de rubros del formulario actualmente seleccionado

Empresa

Informacin temporal de periodos (Instante y duracin)

Informacin de Dimensiones

Estos elementos pueden ser arrastrados y colocados en las distintas reas de presentacin con la nica condicin de que siempre debe existir (al menos) algn elemento en cada uno de los ejes anteriormente mencionados.

Figura 33 Ejes de representacin



27

Al igual que se pueden filtrar los contenidos del informe en el eje Z utilizando las listas desplegables, es posible seleccionar la informacin que se desea mostrar en el resto de los

ejes pinchando sobre el icono de los elementos de representacin ubicados en dichos ejes.

Pinchando sobre ese icono se acceder a un cuadro de dilogo donde se pueden marcar qu valores del elemento seleccionado sern visibles en nuestro informe

Figura 34 Filtro elementos eje x



28

Figura 35 Filtro elementos eje y

De esta manera se puede configurar el informe a disposicin del usuario. En nuestro informe de ejemplo hemos colocado la dimensin de duracin en el eje X para aquellos formularios que reportan informacin de tipo duracin, y para formulario que reportan informacin de instante (es el caso del Estado de Situacin financiera) se ha dejado la dimensin instante en el eje X, mientras que en el eje Z se ha dejado la dimensin empresa.

En la confluencia de los ejes X e Y existen dos botones, uno que permite transponer

filas por columnas y otro para volver a la configuracin sugerida por la Entidad de la representacin actual.



29

Diligenciar la informacin en un informe XBRL

Diligenciar los datos en un informe XBRL a travs de XBRL Express es muy sencillo. Cada celda representa un rubro del informe y se asimilan a las celdas de una hoja Excel. Posicionndonos en cada una de las celdas iramos completando la informacin. Para pasar de celda podemos usar la tecla Enter o con tecla de tabulador.

Figura 36 Diligenciar informacin del formulario Cartula

Una vez tenemos informacin en las celdas nos aparece a la derecha de cada celda unas flechas de colores. Si nos posicionamos sobre ellas podemos acceder a informacin detallada del lenguaje XBRL:



30

Figura 37 Informacin bsica del contexto de una celda

Al hacer doble clic sobre ellos es posible acceder e incluso modificar caractersticas del contexto.

La informacin mencionada en este apartado es para conocimiento general. Es conveniente NO modificar las caractersticas del contexto pues pueden generarse situaciones al momento de realizar las validaciones de consistencia de la informacin.

Figura 38 Informacin bsica del contexto de una celda

Nos dice:

El id o identificador de contexto asignado para cada rubro reportado

El perodo que comprende dicho contexto.



31

Para el caso del ejemplo la celda que hace referencia al rubro NIT, el identificador asignado es el nmero 20 (id20) y comprende el perodo entre el 2014-01-01 y el 2014-12-31, es decir todo el ao 2014.

Cambiar el ancho de una columna

Para hacer ms o menos grande una columna nos colocamos en la cabecera de columna y con las flechas ensanchamos o estrechamos la columna.

Figura 39 Cambiar el ancho de una columna

El comportamiento para el diligenciamiento de los firerentes formularios que componen cada toxonoma es igual independiente de su estructura, a continuacin se relacionan ejemplos de estructuras de formularios que puede contener el informe.

Figura 40 Ejemplo de formulario horizontal



32

Figura 41 Ejemplo de formulario vertical con instantes comparativos



33

Validacin del informe XBRL

Una vez que el informe est completo, procedemos a validarlo.

A travs de la validacin del informe, el usuario se asegura que el mismo no contiene errores, inconsistencias en los clculos o duplicados en la informacin.

Para ello hay dos formas de hacerlo dependiendo de cmo tenga el usuario configuradas sus opciones de validacin.

Si el usuario tiene configurada la opcin de Validacin Automtica, cada vez que se vaya diligenciando el informe, el validador revisar automticamente todos los datos y si encuentra algn error o inconsistencia de clculo o detecta que falta algn tipo de informacin obligatoria, avisar al usuario con un mensaje que podr leerse en el rea de validacin.

Figura 42 Opcin de Validacin automtica del informe

Si el usuario tiene configurada la opcin de Validacin Manual, la validacin se har cada vez que el usuario lo solicite, en cualquier momento. Lo normal es hacerlo una vez finalizado el informe para que nos haga una validacin completa del mismo.

Figura 43 Opcin de Validacin manual del informe



34

Una vez que el informe est completo, para proceder a validarlo manualmente el siguiente paso ser ir a Opciones/Validacin XBRL

Figura 44 Validacin de informes XBRL de forma manual

Mensajes que puede encontrarse un usuario a la hora de validar un informe.

En caso de que el informe contenga algn tipo de error o ausencia de informacin requerida, aparecer un mensaje que avisa en que consiste la situacin que debe ser corregida.

Figura 45 Validacin de un informe con errores.



35

En el informe de ejemplo, el ERROR nos avisa que para el representante legal principal falta diligenciar el rubro Tipo de documento para alguno de los dos perodos reportados. Para corregirlo simplemente nos posicionamos en la celda e introducimos un valor.

Al incluir un valor para ese rubro, automticamente el informe se ha validado correctamente.

Figura 46 Correccin de errores por falta de informacin en el informe

Otro tipo de mensajes que puede dar la herramienta al validar el informe puede ser debido a inconsistencias en los clculos.

Si se incumple con una regla de clculo definida en la taxonoma, el aplicativo indica la inconsistencia.

Tomando como ejemplo el formulario para el Estado de situacin financiera, especficamente el rubro Total Pasivos, que cumpliendo con los criterios contables y segn se ha definido en la taxonoma el Total de Pasivos debe ser igual a la suma de los Pasivos corrientes totales y Total de Pasivos no corrientes.

Al validar se despliega un mensaje de advertencia en amarillo que informa de una inconsistencia de clculo en el valor del Total Pasivos que sebe ser corregida.

El valor para Pasivos corrientes totales es de 230 u.m y para Total Pasivos no corrientes es de 250 u.m, por tanto el Total Pasivos debe ser 480 u.m y no 500 u.m que es lo que se ha reportado.



36

La validacin nos indica el importe correcto con el mensaje El valor calculado es 480.

Figura 47 Informe con inconsistencias de clculo

Para corregirlo es necesario cambiar el valor del rubro/s por la cifra correcta y validara correctamente.

Ahora estara corregida la inconsistencia y la validacin del informe estara sin errores



37

Guardar informe XBRL

Una vez completado y validado el informe, el siguiente paso ser guardarlo como un informe XBRL. Para ello vamos a Archivo/Guardar informe XBRL

Figura 48 Guardar Informe XBRL

Y seleccionamos la ubicacin donde queremos guardar el archivo. Por defecto esta ubicacin ser en la carpeta:

Mis Documentos \ Mis archivos XBRL

y el nombre de la instancia vendr definido con los parmetros siguientes:

TXX_EXX_NIT_AAAA-MM-DD.xbrl.

Donde:

TXX hace referencia al cdigo de la taxonoma,

EXX al cdigo del punto de entrada correspondiente a la taxonoma,

NIT a los ocho (8) dgitos del nmero de identificacin tributaria,

AAAA a los cuatro dgitos del ao de corte de la informacin,

MM a los dos dgitos del mes de corte de la informacin y

DD a los dos dgitos del da de corte de la informacin



38

Tanto la ubicacin como el nombre pueden ser modificados a eleccin del usuario.

Una vez seleccionada la ubicacin y nombre del archivo y nombre se debe pulsar sobre Guardar.

Figura 49 - Seleccionar ubicacin del archivo de informe



39

Exportar a Excel

Esta opcin permite exportar el informe XBRL a una plantilla Excel, pudiendo exportar todas las vistas o formularios que componen el informe as como exportar una nica vista o varias vistas seleccionadas. Es posible exportar el informe con datos o vaco.

Esto se hace desde el men Archivo mendiante la opcin Exportar (Excel)

Figura 50 Exportar un informe XBRL a Excel

Adems de exportar los formularios a Excel, tenemos la posibilidad de generar archivos de mapeo, que son aquellos que permiten pasar a XBRL la informacin diligenciada desde una fuente de datos distinta, en este caso desde una plantilla Excel.

Esta sera otra manera de crear archivos de reporte XBRL mediante el uso de plantillas XBRLT o archivos de mapeo. Estas plantillas contienen la informacin diligenciable del reporte y se pueden usar conjuntamente con una fuente de datos en Excel para generar un informe XBRL.

Desde la misma ventana de Exportar tenemos la opcin de Generar archivos de mapeo desde Excel a XBRL la sealamos y damos a OK.



40

Figura 51 Generar Archivos de mapeo desde Excel a XBRL

Se nos abre una nueva ventana para seleccionar la ubicacin de los tres archivos que se van a generar para completar el mapeo. Estos tres archivos son: un archivo Excel, con extensin .xlsx que ser el que contenga la informacin diligenciable, y dos archivos de mapeo una plantilla XBRL que tendr la extensin .xbrlt, que nos permite leer la informacin de Excel y generar el XBRL, y un archivo auxiliar con extensin .xml, con informacin para realizar la carga de datos desde Excel.

Figura 52 Seleccionar ubicacin para archivos de mapeo



41

Pulsamos en el botn OK.

Y nos aparece una ventana informndonos de la correcta generacin de los tres archivos de mapeo.

Figura 53 Archivos exportados

El archivo Excel exportado tiene tantas hojas como formularios tenga el punto de entrada seleccionado.

Figura 54 Archivo de Excel

Sobre un archivo de Excel exportado siguiendo los pasos mencionados anteriormente, se puede diligenciar informacin para importarla posteriormente y validarla en el mismo XBRL Express.

Adems de los datos ingresados en las celdas solicitadas no se debe modificar de forma alguna adicional el archivo de Excel, modificaciones no contempladas pueden generar comportamientos inadecuados.



42

Importar desde Excel

Esta opcin permite importar un informe XBRL desde una plantilla Excel previamente generada mediante esta misma herramienta.

Para hacer uso de ella es necesario seleccionar la opcin Nuevo informe desde plantilla en el men de Archivo.

Figura 55 Nuevo Informe desde plantilla

Una vez pulsada la opcin, se despliega el contenido de la carpeta Mis archivos XBRL.

All se debe seleccionar el archivo con extensin xbrlt correspondiente a la plantilla que se desea importar.

Figura 56 Seleccin de la plantilla xbrlt



43

Despus de seleccionar el archivo con extensin xbrlt, se solicita que seleccione el archivo de Excel que contiene los datos.

Figura 57 Seleccin de origen de datos Excel

.

All se debe pulsar el botn buscar y seleccionar el archivo de Excel con estensin xlsx y que contiene los datos.

Figura 58 Identificacin del archivo de Excel



44

Una vez indicados estos archivos y pulsado el botn OK, se carga la informacin y se despliega en el entorno de XBRL Express.



45

Cerrar un informe XBRL.

Una vez hemos terminado y guardado nuestro informe procederamos a cerrar el mismo. Si se han realizado cambios y no se han guardado la aplicacin le preguntar si desea guardar los cambios realizados en el mismo antes de cerrarlo.

Figura 59 Cerrar informe XBRL

Figura 60 Guardar cambios en el informe



46

Salir de la aplicacin

Por ltimo para salir de la aplicacin vaya Archivo/Salir y de esta forma cerraramos la aplicacin.

Figura 61 Salir de la aplicacin



47

Configuracin adicionales de opciones de trabajo

En este manual se pretende explicar las diferentes opciones de configuracin que el usuario puede realizar a travs de la herramienta XBRL Express.

Todas las opciones de configuracin de la herramienta podr encontrarlas desde la opcin del men Opciones.

Una vez tenemos abierta la herramienta navegamos hacia el men Opciones

Figura 62 - Men de opciones



48

Configuracin de Idiomas

Las taxonomas publicadas por la Superintendencia de Sociedades muestran todos sus conceptos en castellano, no obstante y dado que muchos de estos trminos provienen de taxonomas internacionales como IFRS es posible visualizar dichos trminos en su idioma original.

XBRL Express permite definir sus preferencias en cuanto a la lista de idiomas que sern usados a la hora de mostrar las etiquetas para los conceptos de la taxonoma. Cada vez que se abre un nuevo DTS la herramienta explora todas las etiquetas y los idiomas indicados para las etiquetas. Si se encuentran nuevos idiomas (no presentes en la lista) la herramienta le avisar mediante un mensaje de tal manera que pueda ajustar la posicin de ese nuevo idioma en la lista. Siempre podr aadir nuevos idiomas al final de la lista de idiomas.

Para ajustar las preferencias de idiomas debe ir al men Opciones -> Idiomas.

Figura 63 - Idiomas

En esta ventana se muestra la lista de idiomas y su orden de preferencia. El primero de la lista tiene preferencia sobre el siguiente elemento de la lista.

Si desea cambiar el orden de alguno de los idiomas basta con seleccionarlo y pulsar los

botones (mayor prioridad) y (menor prioridad). Tambin puede aadir o quitar idiomas de la lista desde esta ventana.



49

En el momento que un concepto es representado por la herramienta (ya sea en la lista de conceptos, o en alguna de las vistas como las de presentacin o clculo) se tendrn en cuenta las preferencias especificadas en esta lista.

Figura 64 - Seleccin de idiomas para etiquetas

Los cambios efectuados en la lista de idiomas tienen aplicacin inmediata en la herramienta. Por ejemplo si damos preferencia al idioma Ingls

Figura 65 - Formulario con etiquetas en ingls



50

Configuracin de Etiquetas

Existen taxonomas que proporcionan un conjunto alternativo de etiquetas para la definicin de conceptos. XBRL Express le permite decidir el orden en que la herramienta buscar las etiquetas, permitiendo adems quitar agrupaciones de etiquetas especficos de la lista.

El men Opciones -> Etiquetas se usa con este propsito.

Figura 66 - Etiquetas

Este es el cuadro de dilogo que se mostrar en pantalla, desde el que podr elegir qu conjunto de etiquetas es aplicable a un rol de etiquetas especfico:

Figura 67 - Opciones de etiquetas



51

Puede activar o desactivar conjuntos de etiquetas para roles de etiquetas especficos. Adems puede cambiar el orden de preferencia, de tal manera que algunos conjuntos de etiquetas tengan prioridad sobre otros.

Puede utilizar las cajas checkbox para incluir o excluir conjuntos de etiquetas. Todas las etiquetas de un determinado conjunto de etiquetas sern ignoradas si dicho conjunto de etiquetas no se encuentra seleccionado.



52

Configuracin para fijar fecha de comienzo de ao

Dado que la fecha de comienzo del ao fiscal no es la misma en todos los sistemas, mediante esta opcin se puede establecer la fecha adecuada para el inicio del periodo.

Para establecer el mes de referencia del comienzo de periodo debe dirigirse al men Opciones -> Fijar fecha para inicio del ao.

Figura 68 - Fijar fecha inicio del ao

Este es el cuadro de dilogo que se mostrar en pantalla desde el que puede seleccionar el formato de comienzo del ao.

Figura 69 - Seleccionar comienzo de ao



53

Configuracin de validacin de informe

La validacin es el proceso mediante el cual se comprueba que un reporte contiene la informacin correcta completa y necesaria y por tanto es apto para ser enviado a la Superintendencia de Sociedades.

Se puede configurar la herramienta para determinar que la validacin se realice de manera automtica o de manera manual

Figura 70 - Modo de validacin

La validacin en modo automtico realiza comprobaciones sobre la inconsistencia de los datos cada vez que un nuevo dato es diligenciado en una celda (o se cambia alguno de los datos ya existentes)

La validacin en modo manual supone que sea el usuario el que lance el proceso de validacin bajo su supervisin. Es preferible utilizar la validacin manual para evitar sobrecargar a la herramienta de manera innecesaria mientras se est diligenciando y no se ha completado por completo el proceso de introducir todos los datos.

Para llevar a cabo la validacin manual de la informacin diligenciada en un informe se acceder al comando de validacin en el men Opciones -> Validacin XBRL..



54

Figura 71 - Validar informe XBRL

En la pestaa de validacin se informara de todos los elementos que se han comprobado, mostrando en el listado las validaciones que se realizaron con xito (color verde) y aquellas validaciones que resultaron en algn error. (color amarillo)

Figura 72 - Errores en la validacin



55

Configuracin de proxy de Internet

Si su organizacin requiere un proxy para acceso a internet configure desde esta opcin los distintos servidores proxis que sern utilizados para acceder desde su red a Internet

Figura 73 - Uso de Proxy

Si desea configurar un servidor de proxy lleve a cabo los siguientes pasos

1. Marcar la casilla Usar proxis de internet



56

Figura 74 - Usar proxis

2. indicar la direccin, el puerto y el tipo de proxy y pulsar sobre el botn Aadir

Figura 75 - Aadir proxy

3. Para finalizar con la configuracin del servidor proxy pulse sobre el botn OK



57

Figura 76 - Aceptar configuracin de proxy

Adicionalmente desde esta ventana de configuracin tambin se puede establecer la prioridad de uso de los distintos servidores configurados mediante los botones Subir y Bajar, o indicar las distintas ubicaciones para los que no se har uso del proxy si as se desea



58

Configuracin de uso de memoria

Esta opcin le permite ajustar la cantidad de memoria que usar la aplicacin, permitiendo una mayor celeridad en el procesado de reportes cuanto mayor cantidad de memoria se haya asignado.

Figura 77 - Opciones de Memoria

A la hora de cambiar la cantidad de memoria asignada debe tener en cuenta dos cuestiones:

1. Es necesario ejecutar la aplicacin como administrador del equipo, pues debe tener acceso de escritura para poder escribir en el fichero de configuracin de memoria. De no ser as obtendr un mensaje de error como este

2. Tenga en cuenta que para sistemas operativos de 32 bits no se podr hacer uso de ms de 2 Gigas de RAM

3. Se recomienda un mnimo de 4 Gigas de RAM par aun funcionamiento optimo 4. Para indicar la cifra de memoria a utilizar indique el nmero seguido a continuacin de

la letra k, m para indicar si la cifra hace referencia a Kilobytes, Megabytes o Gigabytes respectivamente.



59

Por ejemplo para indicar 2 gigas de memoria utilice la expresin 2048m

Figura 78 - Cambiar asignacin de memoria

5. Debe reiniciar la aplicacin para que los cambios tengan efecto



60

Configuracin de moneda por defecto y escalado de valores

El escalado de valores permite representar en la visualizacin la informacin tratada a travs de ciertos mltiplos comnmente utilizados, como pueden ser los millares o los millones.

Esta opcin est disponible en el men Opciones -> Conversiones de moneda y escalado de valores..

Figura 79 - Escalado y conversin de moneda

De lista desplegable Escalar valores, podemos seleccionar tal cual para no efectuar ningn escalado, o seleccionar Miles o Millones para representar las cifras en este formato



61

Figura 80 - Escalar valores monetarios

Debe tener en cuenta que esto no quiere decir que la informacin se est diligenciando de esta manera, solamente se est aplicando este escalado a la visualizacin del reporte.



62

Glosario de trminos

XBRL. Son las siglas de eXtensible Business Reporting Language. XBRL es un lenguaje para simplificar la automatizacin del intercambio de informacin financiera y de negocios.

INFORME. Tambin nombrado en trminos sinnimos como INSTANCIA o REPORTE. Es la realizacin concreta por parte de una empresa de datos diligenciados. Estos informes siempre pertenecen a alguna taxonoma. Los informes se crearn con la herramienta de diligenciamiento, se guardarn como un archivo XBRL y se enviarn al organismo supervisor.

TAXONOMA. Conjunto de ficheros que contienen los conceptos y relaciones desde los que se elaborarn los informes. Es obligacin de los organismos supervisores, crear, publicar y mantener las taxonomas desde las que las empresas supervisadas crearn los informes

FORMULARIO: Cada uno de los elementos diligenciables que componen la taxonoma con los que una vez diligenciada la informacin se elaborar un informe XBRL.

RUBROS: Cada uno de los hechos diligenciables que componen un formulario.



63

Tabla de figuras

Figura 1 - Icono XBRL Express ................................................................................................6 Figura 2 - Ejecutar XBRL Express ............................................................................................6 Figura 3 Abrir un informe XBRL ................................................................................................7 Figura 4 Seleccionar informe XBRL ya creado .........................................................................8 Figura 5 Barra de progreso que indica el estado de la operacin .............................................8 Figura 6 Informe cargado .........................................................................................................9 Figura 7 Formularios que componen el informe ........................................................................9 Figura 8 Representante legal, contador y revisor fiscal ........................................................... 10 Figura 9 Estado de situacin financiera corriente/no corriente ................................................ 10 Figura 10 - Selector de vista activa ......................................................................................... 11 Figura 11 Botones de seleccin de modo de vista .................................................................. 12 Figura 12 Icono vista clsica ................................................................................................... 12 Figura 13 Icono vista de dimensiones ..................................................................................... 12 Figura 14 Visualizacin de datos en Vista Dimensional para el formulario Cartula ............... 13 Figura 15 Visualizacin de datos en Vista Clsica para el formulario Cartula ....................... 14 Figura 16 Visualizacin de datos en Vista Dimensional para Representante legal, contador y revisor fiscal. .......................................................................................................................... 14 Figura 17 Editar un informe previamente creado desde vista dimensional. ............................. 15 Figura 18 Editar un informe previamente creado desde la vista clsica .................................. 16 Figura 19 Aadir nuevos perodos al informe desde vista clsica ........................................... 17 Figura 20 Perodos o contextos existentes en el informe ........................................................ 17 Figura 21, Aadir un nuevo contexto al informe ................................................................ 18 Figura 22 Contextos nuevos creados ..................................................................................... 19 Figura 23 Crear un contexto de tipo instante .......................................................................... 20 Figura 24 Nuevo contexto de tipo instante incluido en el informe ........................................... 21 Figura 25 Crear contextos de tipo duracin desde Vista Dimensional .................................... 22 Figura 26 Crear contextos de tipo instante desde Vista Dimensional ...................................... 22 Figura 27 Crear un nuevo contexto de tipo duracin .............................................................. 22 Figura 28 Crear nuevo contexto de tipo instante ..................................................................... 23 Figura 29 Nuevo informe XBRL .............................................................................................. 24 Figura 30 Catlogo de taxonomas ......................................................................................... 24 Figura 31 Informacin sobre la empresa NIT .......................................................................... 25 Figura 32 rea de visualizacin, celda seleccionada .............................................................. 25 Figura 33 Ejes de representacin ........................................................................................... 26 Figura 34 Filtro elementos eje x .............................................................................................. 27 Figura 35 Filtro elementos eje y .............................................................................................. 28 Figura 36 Diligenciar informacin del formulario Cartula ....................................................... 29 Figura 37 Informacin bsica del contexto de una celda ........................................................ 30 Figura 38 Informacin bsica del contexto de una celda ........................................................ 30 Figura 39 Cambiar el ancho de una columna ......................................................................... 31 Figura 40 Ejemplo de formulario horizontal ............................................................................. 31 Figura 41 Ejemplo de formulario vertical con instantes comparativos ..................................... 32 Figura 42 Opcin de Validacin automtica del informe ......................................................... 33 Figura 43 Opcin de Validacin manual del informe ............................................................... 33 Figura 44 Validacin de informes XBRL de forma manual ...................................................... 34 Figura 45 Validacin de un informe con errores. ..................................................................... 34 Figura 46 Correccin de errores por falta de informacin en el informe .................................. 35



64

Figura 47 Informe con inconsistencias de clculo ................................................................... 36 Figura 48 Guardar Informe XBRL ........................................................................................... 37 Figura 49 - Seleccionar ubicacin del archivo de informe ....................................................... 38 Figura 50 Exportar un informe XBRL a Excel ......................................................................... 39 Figura 51 Generar Archivos de mapeo desde Excel a XBRL .................................................. 40 Figura 52 Seleccionar ubicacin para archivos de mapeo ...................................................... 40 Figura 53 Archivos exportados ............................................................................................... 41 Figura 54 Archivo de Excel ..................................................................................................... 41 Figura 55 Nuevo Informe desde plantilla................................................................................. 42 Figura 56 Seleccin de la plantilla xbrlt ................................................................................... 42 Figura 57 Seleccin de origen de datos Excel ........................................................................ 43 Figura 58 Identificacin del archivo de Excel .......................................................................... 43 Figura 59 Cerrar informe XBRL .............................................................................................. 45 Figura 60 Guardar cambios en el informe ............................................................................... 45 Figura 61 Salir de la aplicacin ............................................................................................... 46 Figura 62 - Men de opciones ................................................................................................ 47 Figura 63 - Idiomas ................................................................................................................. 48 Figura 64 - Seleccin de idiomas para etiquetas .................................................................... 49 Figura 65 - Formulario con etiquetas en ingls ....................................................................... 49 Figura 66 - Etiquetas .............................................................................................................. 50 Figura 67 - Opciones de etiquetas .......................................................................................... 50 Figura 68 - Fijar fecha inicio del ao ....................................................................................... 52 Figura 69 - Seleccionar comienzo de ao ............................................................................... 52 Figura 70 - Modo de validacin ............................................................................................... 53 Figura 71 - Validar informe XBRL ........................................................................................... 54 Figura 72 - Errores en la validacin ........................................................................................ 54 Figura 73 - Uso de Proxy ........................................................................................................ 55 Figura 16 - Usar proxis ........................................................................................................... 56 Figura 75 - Aadir proxy ......................................................................................................... 56 Figura 76 - Aceptar configuracin de proxy ............................................................................ 57 Figura 77 - Opciones de Memoria........................................................................................... 58 Figura 78 - Cambiar asignacin de memoria .......................................................................... 59 Figura 79 - Escalado y conversin de moneda ....................................................................... 60 Figura 80 - Escalar valores monetarios .................................................................................. 61

Documents

Manual de Usuario XBRLExpress