MANUAL

DE

USUARIO

Versin 1.0.0

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ndice de Contenido INTRODUCCIN A FFaaccTTeell55 ................................................ 4 ANTES DE INSTALAR FFaaccTTeell55 ............................................ 8

Requerimientos de hardware: ........................................... 8 Requerimientos de software:............................................ 8

CMO INSTALAR FacTel5 ................................................. 9 PRIMEROS PASOS CON FFaaccTTeell55 ........................................ 11 MEN PRINCIPAL SISTEMA........................................... 14 SERVIDOR................................................................ 14 CONFIGURACIN ....................................................... 15 UTILIDADES............................................................. 17 CARGA DE FACTURACIONES .......................................... 20 GESTIN DE FACTURACIONES ....................................... 22

MEN PRINCIPAL RESMENES ....................................... 24 MEN PRINCIPAL RBOL .............................................. 27 ESTRUCTURA DE LA FACTURACIN.................................. 27 OBTENCION DE INFORMES ........................................... 31 INFORMES DE DETALLE ............................................... 33 GRAFICOS.............................................................. 38 INFORMES DE DETALLE APLICANDO FILTROS................. 39 CRITERIOS............................................................. 42

MEN PRINCIPAL BIBLIOTECA ....................................... 43 VENTANA DE GESTIN................................................ 44 VENTANA DE EJECUCIN ............................................. 46

MEN PRINCIPAL OPCIONES PERSONALIZACION................. 49 GESTIN DE NOMBRES................................................ 49 GESTIN DE GRUPOS GESTIN DE FILTROS .................... 52

CENTROS DE COSTE...................................................... 57 ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTE (ECC)........................ 59 INFORME DE CENTROS DE COSTE ................................... 66

MEN PRINCIPAL GRUPO GASTO..................................... 69 ARBOL DE GRUPO DE GASTO............................................ 71 INFORMES DE CENTROS DE GASTO ................................... 72 OPCIONES DE PERSONALIZACIN - ECG............................. 73 MEN PRINCIPAL COMPARACIN .................................... 74 GENERAR DATOS HISTRICOS....................................... 74 GESTIN DATOS HISTRICOS....................................... 76 INFORMES HISTRICOS .............................................. 77

MEN PRINCIPAL VENTANA .......................................... 80 MEN PRINCIPAL AYUDA.............................................. 80 APNDICE .................................................................. 82

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NOCIONES SOBRE EL ARCHIVO Y FACTURACIN ................. 82 TIPOS DE SOPORTE EN FUNCIN DE SU CONTENIDO ........... 82 SOPORTES MULTISERVICIO ........................................ 82 SOPORTES UNISERVICIO............................................ 82

TIPOS DE SOPORTE EN FUNCIN DEL SOPORTE FSICO ........ 83 TIPOS DE SERVICIO. .................................................. 83 CONCEPTOS FACTURABLES............................................ 85 ESTRUCTURACIN DE LA INFORMACIN. RBOL................. 86 TIPOS DE INFORMES POR SU CONTENIDO ........................ 88 INTERPRETACIN DE LOS DATOS ................................... 89

Ibercom, RDSI Acceso Primario y Red Privada Virtual................. 90

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INTRODUCCIN A FFaaccTTeell55

FFaaccTTeell55 es una herramienta informtica suministrada por Telefnica a sus clientes para facilitarles la consulta y el anlisis de su facturacin. La aplicacin le permitir realizar, entre otras, las siguientes tareas:

Consultar todos los detalles de sus facturas telefnicas. Agrupar y totalizar por distintos criterios la informacin mostrada. Obtener una gran cantidad de informes predefinidos. Personalizar los informes con sus propias especificaciones. Exportar el contenido de los informes en un formato estndar. Analizar la evolucin de su facturacin a lo largo del tiempo.

Se ha intentado que el manejo de FFaaccTTeell55 sea fcil e intuitivo; adems se ha incluido una ayuda en lnea sensible al contexto; con slo pulsar el botn correspondiente se le mostrar toda la informacin relativa a la tarea que est realizando.

Si es usted usuario de FFaaccTTeell55, recibir peridicamente un fichero con la informacin de su facturacin, bien en un soporte magntico (disquete, CD-ROM), bien a travs de Internet. Este fichero, al que llamaremos fichero 977, contiene todos los detalles de su factura, pero su estructura es compleja por lo que la primera tarea que va a realizar FFaaccTTeell55 es copiar los datos de dicho fichero con otro formato; para ello, debemos cargar en el sistema cada fichero de facturacin que recibamos (esto se realiza, como veremos ms adelante, ejecutando la opcin del men ).

Si desea conocer a fondo los detalles del fichero 977, en

www.telefonicaonline.com/factel encontrar dos archivos (cuadros y descripcin) que lo describen minuciosamente; de todas formas, ahora researemos sus principales caractersticas:

Es un fichero plano con registros de longitud fija (977 caracteres por registro, de ah el nombre de fichero 977)

El primer registro es el de cabecera y contiene datos identificativos de la facturacin y del fichero.

A continuacin vienen los registros que contienen la informacin detallada de nuestra factura; el tipo de informacin incluida en cada registro viene determinada por un campo llamado Tipo de registro.

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Los registros de tipo 10, 20, 30 y 40 son resmenes que totalizan los importes facturados a los niveles de supracliente, cliente, factura y agrupacin facturable respectivamente.

El resto de registros contiene los detalles de los consumos facturados para cada servicio que usted tenga contratado.

Los registros estn ordenados jerrquicamente como se muestra en el siguiente cuadro (un fichero concreto incluir solamente los registros que sean necesarios para mostrar la factura en cuestin, pero siempre habr, al menos, un registro de cada nivel de totalizacin):

Excepcionalmente, por caractersticas del servicio, algunos ficheros carecen de nivel 30, generndose en su lugar, niveles 31 o 32, documentos que dan informacin de importes sin tener categora de factura.

ESTRUCTURA JERRQUICA DEL FICHERO DE FACTURACIN (977)

00-Cabecera

10-resumen de supracliente

20-resumen del primer cliente

30-resumen de la primera factura del primer cliente

40-resumen de la primera agrupacin facturable de esta factura

n registros con los detalles de los consumos de esta agrupacin facturable

40-resumen de la segunda agrupacin facturable de esta factura

n registros con los detalles de los consumos de esta agrupacin facturable

......

30-resumen de la segunda factura del primer cliente

40-resumen de la primera agrupacin facturable de esta factura

n registros con los detalles de los consumos de esta agrupacin facturable

........

20-resumen del segundo cliente

30-resumen de la primera factura del segundo cliente

40-resumen de la primera agrupacin facturable de esta factura

n registros con los detalles de los consumos de esta agrupacin facturable

...........

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El formato elegido para guardar los datos es Access; si usted no tiene dicha herramienta en su ordenador, durante la instalacin de FFaaccTTeell55 se copiarn en su disco una serie de archivos adicionales para que FFaaccTTeell55 funcione adecuadamente; si usted tiene Access instalado, podr trabajar directamente con los datos si as lo desea (generando previamente una rplica de dichos datos desde FFaaccTTeell55). FFaaccTTeell55 le permite consultar todos los datos de su facturacin mediante una serie de informes predefinidos; adems, usted puede personalizar dichas consultas introduciendo condiciones, agrupando datos, calculando totales por cualquier concepto, etc. y de esta forma crear sus propios informes. Tanto estos informes como los elementos de personalizacin (filtros, grupos, nombres) creados por usted son almacenados en el sistema y podrn ser utilizados desde otra facturacin o desde posteriores versiones de FFaaccTTeell55. Si usted est acostumbrado a trabajar con hojas de clculo, puede exportar los datos de cualquier informe a un fichero de texto que se abre directamente con la hoja de clculo; no olvide que estos programas suelen tener un lmite de filas, por lo que si el informe sobrepasa dicho lmite esta opcin no ser adecuada. FFaaccTTeell55 le permite tambin exportar los datos del informe a una tabla Access y en este caso desaparece la limitacin del nmero de filas (esta tabla puede abrirse desde cualquier gestor de base de datos). Como puede ver hay una diferencia entre guardar y exportar un informe:

Al guardar un informe el sistema almacena los criterios que se utilizaron en su creacin.

Al exportar un informe se genera un fichero con los datos concretos de dicho informe.

Si su ordenador forma parte de una red, FFaaccTTeell55 le va a posibilitar compartir facturaciones y elementos (filtros, grupos y nombres) creados por otros usuarios y por lo tanto residentes en otras mquinas.

Si en la actualidad usted utiliza algn programa para consultar sus facturas, se encontrar en uno de los siguientes casos:

1. Es usuario de versiones del programa FFaaccTTeell55 posteriores a la V.

1.3.0. incluida sta.

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2. Es usuario de un programa propio que obtiene sus datos de las tablas de FFaaccTTeell55.

3. Es usuario de un programa propio que obtiene sus datos directamente del fichero de facturacin (977).

En cualquier caso, la instalacin de FFaaccTTeell55 en su sistema es

totalmente compatible con la existencia de otro visualizador de facturas y no le causar ninguna interferencia.

Debe de tener en cuenta que si tuviera instalada una versin de

FFaaccTTeell55 anterior a la v. 1.3.0 deber actualizarse a sta para poder seguir actualizando sucesivas versiones.

Ante cualquier anomala en el funcionamiento de FFaaccTTeell55 pngase en contacto con su Centro de Atencin al Cliente CAC.

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ANTES DE INSTALAR FFaaccTTeell55

Para que FFaaccTTeell55 funcione adecuadamente en el equipo en el que se va

a instalar, ste debe cumplir los requisitos mnimos que se detallan a continuacin.

Requerimientos de hardware:

Ordenador personal con procesador Pentium a 133 MHz y 32Mbytes de memoria RAM.

Monitor SVGA con una resolucin mnima de 1024X768, con 256 colores y 512Kbytes de memoria de vdeo. El dispositivo de pantalla debe usar fuentes de tamao pequeo/medio.

Disco duro con un mnimo de 100Mb de espacio disponible. Lector de CD. Teclado de 102 teclas y ratn compatible. Para imprimir sus informes debe disponer de una impresora

correctamente instalada en Windows.

Requerimientos de software:

El sistema operativo de su ordenador debe ser Windows 2000 o superior. (Puede funcionar para sistemas operativos anteriores pero no hay soporte para ellos)

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CMO INSTALAR FacTel5

Antes de iniciar la instalacin es conveniente que cierre todas las aplicaciones que tenga abiertas.

Si en su empresa se est siguiendo alguna estrategia de seguridad

informtica, verifique con su administrador que el usuario que est utilizando tiene los privilegios necesarios para realizar instalaciones de software en su equipo informtico.

Usted habr recibido un CD-ROM que contiene todo lo necesario para

instalar FFaaccTTeell55 en su ordenador adems de otras opciones. Introduzca dicho CD en el lector de su ordenador; al cabo de unos segundos comenzar una pequea presentacin de FFaaccTTeell55, desde la que podr acceder a la instalacin del programa.

El programa de instalacin verificar, en primer lugar, la existencia de la

versin anterior; en funcin de esto el funcionamiento es diferente: Si ya tena instalado FFaaccTTeell44 V.1.9.8 o versiones de actualizacin

posteriores el procedimiento de instalacin actualizar su programa, para lo cual realizar automticamente los siguientes pasos:

1. Instalacin de FacTel5 en la misma ruta de disco y directorio que indique el usuario.

2. Migracin de opciones de personalizacin (Grupo, centros de coste), ruta de Servidor y usuarios.

3. Migracin de todas las facturaciones mensuales cargadas (todos los ficheros *.fac presentes en el directorio ../FacTel4/mdbMensual).

4. Migracin de todos los archivos de histricos generados (todos los ficheros *.his presentes en el directorio ../FacTel4/mdbHist).

Si no tiene la versin anterior instalada, el programa de instalacin le

invitar a seleccionar una ruta de disco y directorio para iniciar la carga de archivos (por defecto se le propone C:/Archivos de programa/FacTel5) e iniciara el proceso de instalacin. Posteriormente verificar si tiene Microsoft Access en su mquina; en el caso de que no lo tenga, se le instalar el RunTime de Access, ya que es imprescindible para que FFaaccTTeell55 funcione correctamente.

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Una vez finalizada correctamente la instalacin, si quiere arrancar el

programa deber acceder a: . Si observa cualquier tipo de error en el funcionamiento de FFaaccTTeell55

puede encontrar informacin sobre posibles soluciones en la direccin: www.telefonicaonline.com/factel

Apartado Problemas con FacTel5 y si a pesar de eso el problema persiste, le podemos ayudar si nos enva el formulario de comunicacin de incidencia que puede encontrar en la misma direccin.

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PRIMEROS PASOS CON FFaaccTTeell55 Como hemos visto en el punto anterior, para entrar en el programa

debe pinchar en: .

Al hacerlo, se abre la ventana principal de la aplicacin que tiene el siguiente aspecto:

Lo primero que debemos hacer es identificarnos; para ello existe un

usuario por defecto, USERID, cuya clave se muestra a continuacin: Ms adelante veremos cmo crear nuestros propios usuarios (y cmo

eliminar el usuario por defecto). Al iniciar el programa veremos una pantalla como la que mostramos a

continuacin:

Usuario: USERID Contrasea: PASSWORD

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Al seleccionar la primera opcin nos situaremos en la pantalla de Gestin de Facturaciones, que detallaremos con posterioridad.

Si, en cambio, seleccionamos la opcin Seleccionar Grupos de Gasto Cargados, nos iremos a la pantalla de Gestin de Grupos de Gasto, que no la mostramos aqu, sino ms adelante.

La opcin tercera de esta pantalla nos lleva a la pantalla de gestin de histricos cargados, que podemos ver en su apartado correspondiente.

Si pulsamos Obtener ms informacin sobre Factel, se nos abrir nuestro navegador de Internet, el cual nos mostrar la pgina que Telefnica tiene para Factel.

La opcin Ir aOtra Opcin de la Barra de Men cerrar esa pantalla, y dejar solamente la barra de men que viene detallamos a continuacin.

La ltima opcin de esta pantalla nos lleva a salir del programa. En la parte superior de la ventana principal de FFaaccTTeell55 tenemos en todo

momento una barra de men que nos va a permitir acceder a las distintas funcionalidades de FFaaccTTeell55.

Las opciones que componen este men son las siguientes:

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Sistema: aqu se agrupan una serie de funciones generales como son la configuracin de usuarios, utilidades de base de datos, etc.

Facturaciones: desde aqu se accede a la carga y gestin de sus facturaciones

Resmenes: acceso a los informes de resumen (slo est disponible si hay una facturacin seleccionada).

rbol: despliega una estructura de rbol (similar a un explorador) que le permite acceder a todas las entidades de su facturacin (slo est disponible si hay una facturacin seleccionada).

Biblioteca: a travs de esta opcin podr gestionar sus informes (slo est disponible si hay una facturacin seleccionada).

Opciones personalizacin: acceso a las funciones de personalizacin de informes (slo est disponible si hay una facturacin seleccionada).

Comparacin: esta opcin le permitir ver la evolucin de su facturacin a lo largo del tiempo.

Ventana: aqu aparecen las opciones tpicas de organizacin y acceso a las diferentes ventanas de la aplicacin.

Ayuda: permite acceder a la ayuda completa de FFaaccTTeell55; adems de esta opcin de ayuda general, en cada ventana encontrar una ayuda especfica.

Salir: para finalizar nuestra sesin de trabajo con FFaaccTTeell55.

A continuacin examinaremos detalladamente cada una de estas opciones.

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MEN PRINCIPAL SISTEMA

Al seleccionar la opcin se despliega un nuevo men con las

siguientes opciones: Servidor. Configuracin. Utilidades.

SERVIDOR

Si nuestro ordenador est conectado a travs de una red local a otro

equipo en el que tambin est instalado FFaaccTTeell55, podemos tener acceso a las facturaciones que haya cargadas en l, as como a los dems elementos de FFaaccTTeell55 (grupos, filtros, nombres) que contenga; a este otro ordenador le llamaremos servidor porque nos va a suministrar (servir) datos.

Antes de ver en detalle cmo funciona esta opcin, debemos hacer

algunas consideraciones: Usted accede al servidor en modo de lectura; todas las

operaciones que conlleven escritura de datos (creacin o modificacin de elementos de FFaaccTTeell55, exportacin de informes...) se grabarn en su ordenador.

Sin embargo, usted debe tener acceso total (lectura y escritura) a la carpeta raz de FFaaccTTeell55 del servidor (esto es debido a que Access necesita escribir informacin sobre bloqueos de la base de datos utilizada).

Slo puede estar conectado a un servidor, aunque puede cambiar de servidor siempre que lo desee.

Al arrancar FFaaccTTeell55, el programa intentar establecer una conexin con el servidor (si est definido); si no fuera posible, lo indicar y continuar funcionando normalmente en modo local.

La prdida de conexin con el servidor durante una sesin de FFaaccTTeell55 puede originar errores de ejecucin del programa; en estos casos lo mejor es salir de FFaaccTTeell55 y volver a ejecutarlo.

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Para seleccionar un servidor debemos escribir la ruta completa dnde se encuentra el fichero FACTEL5.EXE o, mejor, pulsar en el botn ... con lo que se desplegar la ventana del explorador y nos permitir localizar el servidor deseado ms cmodamente (debemos seleccionar la carpeta del otro ordenador en la que se encuentra el fichero FACTEL5.EXE).

Para confirmar la operacin debemos pulsar en Aceptar .

Si deseamos eliminar la conexin con un servidor, basta con pulsar el botn Borrar .

CONFIGURACIN

Al seleccionar esta opcin se abre una ventana con tres pestaas: Seguridad, Imagen e Impresoras, que pasamos a detallar a continuacin: Seguridad: permite realizar la gestin de usuarios de FFaaccTTeell55.

La ventana de gestin de seguridad tiene el siguiente aspecto:

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Cada usuario tiene una contrasea y un determinado privilegio que determina lo que puede hacer con FFaaccTTeell55:

Lectura: puede ejecutar todos los informes, pero no puede crear

ni modificar elementos de personalizacin; puede cambiar su clave. Lectura/Escritura: puede ejecutar todos los informes, crear y

modificar elementos de personalizacin y cambiar su clave. Administrador: igual que el anterior y, adems, puede realizar la

gestin total de usuarios.

FFaaccTTeell55 viene con 3 usuarios predefinidos:

USUARIO CLAVE PRIVILEGIOS

USERID PASSWORD Administrador UPDATE UPDATE Lectura/Escritura READ READ Escritura

Si tenemos los privilegios adecuados, y elegimos un usuario en la lista

de la izquierda, sus caractersticas se muestran a la derecha y, adems, podemos borrarlo, cambiar sus privilegios (autoridad) o su clave, pulsando la opcin deseada y rellenando los datos requeridos en cada caso. Si lo que deseamos es crear un nuevo usuario, debemos pulsar dicha opcin y teclear el nombre del usuario (entre 1 y 8 caracteres), sus privilegios y su contrasea (entre 1 y 8 caracteres). En todos los casos, para que los cambios realizados surtan efecto debemos pulsar Aplicar ; si pulsamos el botn Aceptar adems se cerrar la ventana. Por ltimo, el botn Cancelar nos permite abandonar esta opcin sin actualizar los cambios que no hayan sido aplicados.

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Imagen: su nica funcin es la de quitar la imagen del fondo de la pantalla.

Impresoras: permite modificar el tiempo de espera en el lanzamiento de la impresin de informes sucesivos.

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UTILIDADES

Esta opcin engloba una serie de funciones de mantenimiento de las

bases de datos que utiliza la aplicacin. Al seleccionarla aparece una ventana con 10 botones cuya funcionalidad describimos a continuacin:

1. Actualizar Fact-Syst: comprueba que haya una correspondencia

entre las facturaciones que han sido cargadas en FFaaccTTeell55 y las bases de datos existentes en el directorio FacTel5\mdbMensual.

2. Comprobar Fact-Syst: comprueba que todas las bases de datos existentes en FacTel5\mdbMensual estn registradas correctamente en las tablas del sistema.

3. Actualizar Hist-Syst: comprueba que haya una correspondencia entre los histricos que han sido generados en FFaaccTTeell55 y las bases de datos existentes en el directorio FacTel5\mdbHist.

4. Comprobar Hist-Syst: comprueba que todas las bases de datos existentes en FacTel5\mdbHist estn registradas correctamente en las tablas del sistema

5. Actualizar Gg-Syst: comprueba que haya una correspondencia entre los grupos de gastos que han sido generados en Factel5 y las bases de datos existentes en el directorio Factel5/mdbGruposGasto.

6. Comprobar Gg-Syst: comprueba que todas las bases de datos existentes en Factel5/mdbGruposGasto estan registradas correctamente en las tablas del sistema.

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(Estas 6 tareas slo deben realizarse si se detecta alguna contradiccin entre las facturaciones o histricos que hemos cargado y las que nos muestra FFaaccTTeell55, o si ha habido alguna manipulacin de los ficheros externa a la aplicacin). 7. Backup Base datos: genera una copia de seguridad de las tablas

del sistema de la versin de FFaaccTTeell55 que tenga instalada y de aquellas en las que se guardan los elementos de personalizacin creados por el usuario (no de las facturaciones cargadas, pues stas siempre pueden volver a cargarse a partir del fichero 977 correspondiente); es conveniente realizar copias de seguridad peridicamente.

8. Restaurar Base datos: recupera los datos a partir de una copia de seguridad previa; esta opcin slo debe realizarse como consecuencia de una prdida de datos internos de la versin de FFaaccTTeell55 que tenga instalada (por borrado o corrupcin de ficheros), no para recuperar facturaciones (para esto lo que hay que hacer es volver a cargar la facturacin en cuestin). Una vez terminado el proceso es conveniente ejecutar las opciones 1, 2, 3, 4, 5 y 6 para verificar la integridad del sistema.

9. Compactar Base datos: recupera el espacio no utilizado por las bases de datos de FFaaccTTeell55 (este espacio se genera por el propio modo de funcionamiento de las bases de datos); esta opcin debe ejecutarse peridicamente en funcin de la utilizacin de FFaaccTTeell55.

10. Versin: al pulsar este botn aparece la fecha de la ltima modificacin del formato del fichero 977 que reconoce la versin instalada de FFaaccTTeell55; si desea notificar alguna incidencia de FFaaccTTeell55 es imprescindible que indique dicha informacin.

MEN PRINCIPAL - FACTURACIONES

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Al seleccionar la opcin se despliega un nuevo men con las siguientes opciones:

Carga de facturaciones. Gestin de facturaciones.

CARGA DE FACTURACIONES

Esta opcin es la que realiza la conversin del fichero que recibimos con cada facturacin (fichero 977). Al seleccionar esta opcin nos aparecer la siguiente ventana:

El nombre de los ficheros de facturacin est codificado de la

siguiente manera:

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Las 3 primeras posiciones del nombre indican el tipo de facturacin

Las 5 siguientes son un nmero progresivo. La extensin est formada por las tres primeras letras del mes

cuya facturacin est recogida en el fichero (ENE, FEB, MAR...). La mecnica del proceso de carga es un poco diferente en funcin de

la manera en que nos llegue dicho fichero:

1. En un CD. 2. A travs de Internet.

1. Si usted recibe un CD, una vez introducido en la unidad

lectora, debe pulsar el botn Buscar Facturacin con lo que se despliega una ventana de exploracin que le permite localizar el fichero 977 que deseamos cargar; una vez seleccionado debe pulsar el botn Abrir .

Puede ocurrir que est tratando de cargar un fichero que ya

carg con anterioridad; si eso ocurre, al haber localizado el fichero 977 que vamos a cargar, aparecer un cuadro con dos opciones, como podemos ver en la imagen siguiente.

Nueva versin cargar el fichero como si fuera nuevo, con lo cual tendr el mismo fichero cargado ms de una vez. Sustituir sobrescribir los datos del fichero.

Tras seleccionar el fichero a cargar debemos teclear en el

campo adecuado el CIF del supracliente; a continuacin pulsamos el botn Aceptar y comienza el proceso de carga del fichero 977 propiamente dicho. La duracin de este proceso puede variar entre unos segundos y varios minutos, en funcin del tamao del fichero cargado; durante este tiempo aparecen varios mensajes que nos

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informan de la marcha del proceso y, al final, se muestra esta ventana que nos permite cambiar la etiqueta de la facturacin.

Por defecto aparece el tipo y la fecha de la facturacin cargada; esta etiqueta es la que identificar a esta facturacin dentro de FFaaccTTeell55, y podemos cambiarla siempre que queramos desde la opcin como veremos ms adelante. En este punto la facturacin ya est cargada, por lo que si pulsamos el botn Cancelar , el resultado es que se mantiene la etiqueta por defecto y si pulsamos Aceptar se cambia por la que hayamos tecleado.

2. A travs de Internet podemos recibir el fichero 977 de dos

formas: Como anexo a un mensaje de correo electrnico Descargando el fichero desde www.telefonicaonline.com

En ambos casos lo que recibimos es un fichero comprimido con

el programa WinZip; lo primero que debemos hacer es descomprimirlo, (la clave que nos pide es el CIF del cliente), con lo

que se grabar en nuestro disco duro el fichero 977; a continuacin debemos pulsar Buscar Facturacin , localizar en el explorador el fichero que acabamos de descomprimir y continuar el proceso como en el apartado anterior.

GESTIN DE FACTURACIONES

Al elegir esta opcin aparece la siguiente pantalla, que muestra un catlogo de las facturaciones disponibles en el sistema; esto incluye a las

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facturaciones cargadas en su ordenador y a las cargadas en el servidor que usted haya definido (en su caso).

La informacin que incluye este catlogo es la siguiente:

L/S: indica dnde est guardada la facturacin (Local o Servidor).

Supracliente: Informa el CIF de la entidad Supracliente de la facturacin.

F. Factura: fecha de la facturacin. N Carga: contador de las veces que se ha cargado la

facturacin (empieza desde 0). Descripcin: etiqueta descriptiva de la facturacin. Entidad Emisora: Entidad que emite el soporte Moneda: Pesetas o Euros. Fecha de Carga: fecha en que se realiz la carga del fichero

977. N Registros: nmero de lneas del fichero 977 original. Tipo de Facturacin: puede tener los siguientes valores 1, 2,

3 7 1 Telefnica de Espaa 2 Telefnica Data 3 Ficheros Renovados de Telefnica Espaa 7 Ficheros del cliente Carrefour

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Primero debe pulsar con el ratn sobre la lnea del catlogo en

la que se encuentra la facturacin con la que quiere trabajar y a continuacin elegir la accin a realizar pulsando sobre el botn deseado:

Seleccionar : consultar la facturacin elegida; al pulsar este botn se cierra la ventana de gestin de facturaciones y se activan las opciones de consulta del men principal de FFaaccTTeell55 (, , y ); en la lnea inferior de la pantalla podemos ver en todo momento los datos identificativos de la facturacin con la que estamos trabajando.

Borrar : elimina del sistema la facturacin elegida; si desea volver a trabajar con esta facturacin, debe cargarla de nuevo. Slo puede borrar sus facturaciones locales, no las que se encuentren en el servidor. Si hubiera datos histricos de esta facturacin (generados mediante la opcin ) no se borran al eliminar la facturacin de origen (para ello habra que ir a la opcin ).

Replicar : esta opcin crea una base de datos Access con todos los datos de la facturacin elegida, que es una copia exacta de la base de datos que utiliza FFaaccTTeell55; de esta manera usted puede trabajar con un gestor de base de datos (Access u otros) y realizar sus propias consultas sin riesgo de alterar los datos originales de la facturacin. La informacin del contenido de las bases de datos y descripcin de campos se encuentra en el archivo "Tablas FacTel5.pdf" que se incluye en el CD de instalacin.

Cambiar descripcin : permite cambiar la etiqueta identificativa de la facturacin.

El acceso a los datos que se encuentran en el servidor se realiza en

modo lectura; por tanto, la nica accin permitida cuando elijamos una facturacin del servidor ser Seleccionar .

MEN PRINCIPAL RESMENES

Esta opcin nos permite realizar una consulta rpida de los totales de la facturacin seleccionada. Al seleccionarla se despliega un nuevo men para que indiquemos el nivel al que se realizar la consulta:

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Son los niveles definidos en la facturacin personalizada:

Supracliente: totaliza todos los clientes de una corporacin. Cliente: totaliza todas las facturas de un cliente. Factura: incluye una o varias agrupaciones, de cualquier servicio, a

las que se aplica el mismo tipo impositivo. Agrupacin: cada agrupacin facturable corresponde bsicamente

a un servicio contratado (una lnea telefnica bsica, un circuito punto a punto...).

Al elegir un nivel se muestra el resumen correspondiente al primer

elemento de dicho nivel, pero disponemos de listas desplegables que nos permiten acceder a todos los elementos de ese nivel y de los superiores. Por ejemplo, si accedemos por el nivel agrupacin aparece una ventana como sta:

Seleccionando en las distintas listas podemos elegir una agrupacin

de cualquier factura de cualquier cliente.

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Si pulsamos Imprimir se abre una nueva ventana en la que se muestra una vista previa del informe en cuestin; en la cabecera de esta ventana hay varios elementos:

permite configurar la impresora e imprimir efectivamente el informe.

sirve para exportar el informe a un fichero.

Adems, podemos variar el zoom de la imagen para comprobar exactamente cmo va a resultar la impresin.

Es conveniente resaltar que en los niveles de Agrupacin y Factura adems del Importe total aparece la Base imponible, que es la suma de todos los importes sometidos a tributacin. Ambos importes pueden no coincidir, pues existen algunos conceptos que no estn gravados fiscalmente.

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MEN PRINCIPAL RBOL

ESTRUCTURA DE LA FACTURACIN

Esta opcin nos muestra la estructura de la facturacin actual en forma de grfico arborescente. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo:

La ventana presenta cuatro tipos de informacin:

En la parte superior izquierda aparece el rbol con las entidades de la facturacin; estas entidades (o niveles) son: supracliente, cliente, factura, servicio, agrupacin facturable y conexin. Para facilitar la comprensin de los datos de la facturacin se ha aadido el nivel servicio respecto de la estructura de la facturacin personalizada; este nivel engloba a todas las agrupaciones de una factura que pertenecen al mismo tipo de servicio.

En la parte inferior izquierda aparece una relacin de los informes disponibles para el elemento concreto del rbol que est seleccionado.

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En la parte superior derecha aparece el resumen de la entidad que est marcada en ese momento (Supracliente, cliente, factura, servicio, agrupacin, conexin).

En la parte inferior derecha tenemos diversas opciones para elegir, que son las siguientes:

- Ver/Imprimir en formato PDF nos muestra la vista previa del informe que est seleccionado en la lista.

- Paseo por Factel nos muestra el tutorial del programa del mismo nombre, si estuviera instalado en el PC.

- Reportar incidencia del programa nos lleva a una pgina web donde podemos rellenar un formulario con el problema que tengamos con Factel.

- Pgina web sobre Factel nos enlaza con la pgina de Telefnica sobre el programa, para poder descargar Factel, sus diferentes actualizaciones, ficheros para cargar, etc.

En este ejemplo podemos ver la facturacin de un supracliente, que

tiene un nico cliente con una factura con varias agrupaciones de distintos servicios; en la parte inferior izquierda aparece la lista de informes disponibles a nivel de supracliente, que es el elemento que aparece seleccionado a la izquierda.

Al abrir el rbol aparecen los diferentes niveles; navegando a travs

de ellos podemos acceder a todos los elementos que componen la facturacin actual y consultar todos sus detalles mediante los diferentes informes. La manera bsica de navegar es la siguiente:

Al hacer clic sobre un elemento, ste queda seleccionado y en la

parte inferior izquierda de la ventana se mostrarn los informes que le afectan.

Al hacer doble clic sobre un elemento se desplegar o plegar el siguiente nivel del rbol situado por debajo de l, y el elemento quedar seleccionado.

Si hacemos clic sobre el signo + situado a la izquierda de un elemento, se desplegar el siguiente nivel, pero no se selecciona el elemento.

Si hacemos clic sobre el signo - situado a la izquierda de un elemento, se plegarn los niveles situados bajo l, pero no se selecciona el elemento.

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Para ejecutar un informe hacemos doble clic sobre l o bien lo seleccionamos haciendo clic sobre l y pulsamos la tecla [Intro]; tenga en cuenta que ser el informe correspondiente al elemento que est seleccionado en la parte izquierda de la ventana.

Disponemos adems de una barra de botones en la parte superior de

la ventana, que nos facilitar las labores de bsqueda y navegacin a travs del rbol:

Al pulsar este botn aparece a la derecha de la ventana una lista desplegable para que indiquemos hasta qu nivel queremos desplegar el rbol.

Al pulsar este botn aparece a la derecha de la ventana una lista desplegable para que indiquemos hasta qu nivel queremos plegar el rbol.

Si pulsamos este botn se ejecuta el informe que est seleccionado en la ventana derecha, con los datos del elemento seleccionado en la parte izquierda.

Este botn nos permite localizar una entidad del nivel siguiente al actual; en la parte derecha de la ventana aparece una lista con todos los elementos contenidos en la entidad que est seleccionada; debemos elegir uno de ellos y pulsar en el botn Buscar , y dicho

elemento quedar seleccionado en el rbol.

Esta opcin nos permite localizar una conexin independientemente de su situacin en la estructura de la facturacin; para ello, en la parte derecha de la ventana aparece una lista con los nmeros de telfono de todas las conexiones; podemos elegir uno y pulsar Buscar y dicha conexin quedar seleccionada en el rbol. Adems, podemos teclear los primeros dgitos del nmero de telfono seguido de * y al pulsar Buscar quedar seleccionada la primera conexin cuyo nmero de telfono comience por las cifras indicadas; para localizar una conexin que termine por las cifras deseadas, debemos teclear un * delante de dichas cifras; si vamos pulsando los botones >> y

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se podrn localizar todas las conexiones que cumplan la condicin indicada.

Este botn nos permite lanzar una serie de listados especiales que afectan a la totalidad de la facturacin. Al pulsarlo, en la parte derecha de la pantalla aparece un cuadro con los diferentes listados que podemos seleccionar. Para ejecutar cualquiera de ellos primero lo seleccionamos y a continuacin pulsamos el botn Imprimir ; estos listados se envan directamente a la impresora (no aparece primero la vista preliminar como ocurre al imprimir un informe normal); si queremos abortar el proceso debemos pulsar Detener . El contenido de los distintos listados es el siguiente:

Resmenes de todas las entidades: recorre

completamente el rbol de la facturacin a partir del registro del supracliente y va imprimiendo el informe de resumen de cada entidad (supracliente, cliente, factura, servicio, agrupacin y conexin).

Resmenes de todas las agrupaciones: imprime el informe de resumen de cada una de las agrupaciones de la entidad que est seleccionada en la parte izquierda de la ventana (si est seleccionada una factura, slo imprimir el resumen de las agrupaciones incluidas en esa factura).

Resmenes de todas las conexiones: funciona exactamente igual que la opcin anterior, pero imprimiendo en este caso el resumen de las conexiones de la entidad seleccionada.

Detalle: imprime todos los informes de detalle de cada una de las agrupaciones y conexiones de la entidad que est seleccionada en la parte izquierda de la ventana.

Tenga en cuenta que estos listados (en especial el de detalle) pueden

ser muy extensos en funcin de la entidad que est seleccionada en el momento de lanzarlos.

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OBTENCION DE INFORMES

Una vez que nos hemos situado en el nivel al que queremos realizar las

consultas, en la parte inferior izquierda de la ventana tendremos la relacin de informes predefinidos para dicho nivel.

Estos informes recogen los detalles de los diferentes servicios facturados, por lo que varan en funcin del elemento seleccionado. Podemos diferenciar tres tipos de informes:

El primer informe siempre es el resumen del nivel en cuestin

(supracliente, cliente, factura, servicio, agrupacin, conexin); es el mismo que podemos obtener a travs de la opcin del men principal; en el nivel servicio ste es el nico informe que aparece (esto es debido a que dicho nivel no existe en la facturacin sino que es creado por FFaaccTTeell55 para facilitar la consulta).

A continuacin vienen los informes de detalle que recogen en forma de tabla toda la informacin detallada de los diferentes conceptos facturados; como norma general, podemos decir que slo aparecern los informes que tengan contenido para el elemento concreto que est seleccionado (por ejemplo, el informe de detalle de llamadas manuales slo aparecer en la relacin si tenemos llamadas a travs de operadora); stos son los informes bsicos con los que podemos analizar nuestra facturacin, como veremos en el siguiente apartado.

Por ltimo, hay informes que recogen una consulta algo ms elaborada:

1. Nmeros que ms llaman: slo existe al nivel de agrupacin

(y slo en las agrupaciones que tengan consumo por trfico); muestra una relacin de las conexiones de la agrupacin ordenadas de mayor a menor consumo en llamadas.

2. Llamadas a un nmero: este informe existe en las agrupaciones y conexiones que tengan detalle de trfico; cada lnea refleja el total de llamadas realizadas a un nmero de telfono y el importe facturado por dichas llamadas; en principio aparece una lnea por cada telfono

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llamado, ordenadas de mayor a menor importe de las llamadas. Tambin podemos buscar un nmero de telfono en la lista que aparece en la parte superior derecha de la ventana y, tras pulsar en Buscar , nos mostrar el total de llamadas realizadas a dicho nmero. Por ltimo si escribimos los primeros dgitos y pulsamos el botn Buscar , nos mostrar las llamadas realizadas a todos los telfonos cuyo nmero comience por dichos dgitos. Tenga en cuenta que este informe se obtiene a partir del campo Abonado llamado que incluye los prefijos marcados al efectuar la llamada (por ejemplo, en las llamadas a telfonos de otro pas aparecer un signo + seguido del prefijo del pas y del nmero de telfono llamado).

Podemos tener abiertos a la vez tantos informes como queramos, incluso podemos tener abierto el mismo informe varias veces (y a cada ocurrencia aplicarle condiciones diferentes).

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INFORMES DE DETALLE

Los informes de detalle contienen la informacin de su facturacin

desglosada al mximo. Dicha informacin se presenta siempre en forma de tabla, con la que podremos trabajar ordenando las filas, cambiando la posicin de las columnas, filtrando los datos a mostrar, etc.

Para ver el contenido de un informe hacemos doble clic sobre l o

bien lo seleccionamos y pulsamos en el botn y aparece una ventana como la siguiente:

En ella podemos distinguir los siguientes elementos: El nombre del informe y el nivel al que se ha obtenido. Una fila de botones.

La funcionalidad de los botones es siempre la misma,

independientemente de la pantalla en la que se encuentren. A continuacin veremos el significado de los botones:

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Muestra una relacin de los filtros aplicables a este informe; si seleccionamos uno de ellos lo aplica y vuelve a realizar el informe (para ms detalles consulte Opciones personalizacin).

Muestra una relacin de los grupos aplicables a este informe; si seleccionamos uno de ellos lo aplica y vuelve a realizar el informe (para ms detalles consulte Opciones personalizacin).

Para guardar un informe personalizado en la biblioteca de informes de FFaaccTTeell55; se guardan los criterios utilizados para generar este informe, no los datos concretos, por lo que podr aplicarlos a otras entidades de la misma o distinta facturacin; al pulsar este botn se abre una ventana que nos permite indicar el nombre que le queremos dar al informe y la carpeta en la que se almacenar (para ms detalles consulte Biblioteca).

Muestra la vista preliminar del informe, esto es, una imagen exacta de lo que saldra por impresora; si hemos calculado subtotales y realizado un grfico, tambin muestra su vista preliminar. Exporta los datos concretos del informe a una tabla de una base de datos Access:

Debemos indicarle el nombre de la base de datos y la carpeta en la que se guardar

Si la base de datos no existe, la crea Crea dentro de la base de datos una tabla cuyo

nombre est formado por el nombre del informe ms el nivel al que se ha realizado ms un nmero correlativo (as podemos guardar en la misma base de datos el mismo informe de diferentes entidades).

Si hemos generado un grfico, nos permite exportarlo a un fichero de grfico de tipo BMP.

Exporta los datos concretos del informe a un fichero de texto con las siguientes caractersticas:

Los datos van encerrados entre comillas dobles y separados por punto y coma.

La primera lnea contiene la cabecera del informe.

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Se puede abrir directamente con una hoja de clculo (por ejemplo Excel).

Lanza la impresin del informe actual; si hemos calculado subtotales y realizado un grfico, tambin los imprime.

Observando los botones que vienen a continuacin de estos, destacamos lo siguiente:

Con el botn Salir, cerramos el informe. Con el botn Imprimir Detalle, mostramos la vista

previa del informe preparado para la impresin. El botn ayuda nos muestra la ayuda

correspondiente. El botn Refrescar Condicin Aplicadas solo est

activado cuando hay un grupo y/o filtro aplicado sobre los datos que se muestran en ese momento; pulsando dicho botn se dejan de aplicar todas las condiciones. Al estar activado, el botn se colorea, como podemos ver en la imagen.

El botn subtotales se activa cuando hemos

seleccionado varios campos para los subtotales; esto se realiza pulsando sobre una columna determinada con el botn derecho del ratn, y veremos un pequeo men como el que aparece en la siguiente imagen:

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Mediante este modo podemos usar los campos para que calcule el programa subtotales, usarlo como filtro, grupo, as como ocultar la columna porque no nos interese mostrar ese dato, y volver a mostrarla una vez ocultada. En la siguiente imagen vemos que hemos aplicado subtotales y le hemos dado al botn subtotales, y nos aparecen en la parte inferior de la pantalla.

Aparecen una serie de botones, cuya funcin explicaremos a continuacin, y, por debajo, el cuerpo del informe:

La primera lnea es la cabecera y su color de fondo es gris; el

texto que aparece en cada casilla es el nombre del campo, que identifica la informacin contenida en la columna situada por debajo de l.

El resto de lneas conforman los datos reales del informe; cada lnea es una ocurrencia del concepto al que se refiere el informe (una llamada telefnica, una cuota de abono...).

Si el informe tiene ms campos o ms lneas de las que caben en la pantalla, aparecern unas flechas en las esquinas de los lados derecho e inferior que nos permiten recorrer el informe en su totalidad.

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Para agilizar el proceso de obtencin de los informes muy voluminosos, se dividen en bloques, de manera que slo se muestran las lneas de un bloque cada vez; en la parte superior hay un recuadro que indica el bloque actual y el total de bloques:

podemos desplazarnos de un bloque a otro pulsando en los botones rotulados y ; si queremos ir a un bloque especfico, escribimos su nmero en la casilla amarilla y pulsamos el botn Buscar Bloque

El nmero de lneas por bloque en principio es 1.000 pero podemos modificarlo en la pestaa Preferencias.

Si pulsamos el ratn sobre el campo cabecera de una columna y no lo soltamos, el cursor se transforma en una mano y nos permite mover dicha columna, ponindola detrs de aquella en la que est el cursor cuando soltemos el botn.

Los botones sirven para ordenar el informe de manera ascendente o descendente por el contenido de los campos que estn seleccionados; para seleccionar varios campos, seleccionamos el primero (pinchando en el campo de cabecera), soltamos el botn del ratn y seleccionamos el ltimo campo pulsando a la vez la tecla de maysculas (shift); slo podemos ordenar campos adyacentes y siempre ordena primero por el situado ms a la izquierda; por tanto, para obtener la ordenacin deseada primero tendremos que colocar adecuadamente los campos.

Todas las operaciones de cualquier tipo que hagamos con el

informe (ordenaciones, filtros, subtotales...) se aplican a la totalidad de sus datos, independientemente de los bloques que ocupen; de hecho, tras realizar cualquier operacin se genera un nuevo informe del que, lgicamente, se muestra el comienzo del primer bloque.

El botn Imprimir situado en la parte inferior de la ventana nos

muestra la vista preliminar del informe actual (con las ordenaciones, condiciones... que le hayamos aplicado); desde aqu podemos imprimir el informe si lo deseamos.

Vemos el resultado tras haber aplicado subtotales en la parte

inferior de la imagen; tenemos en el detalle, los nombres de

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columna de los cuales hemos creado los subtotales se destacan en verde, as como el botn Subtotales est activado.

GRAFICOS

Tenemos la posibilidad de obtener un grfico a partir de un informe

de subtotales, siempre que ste tenga menos de 32 lneas; este grfico tendr una serie por cada campo sumable incluido en el informe y un elemento (barra, punto...) por cada lnea del informe. Para ello, mostramos los subtotales en la parte inferior de la pantalla, y all aparece el botn Grfico, como se ve en la imagen del apartado anterior.

En la siguiente imagen podemos ver el aspecto de un grfico obtenido:

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Tenemos algunas posibilidades de modificacin del grfico: Si el informe tena ms de un campo agrupado, podemos elegir de

cul de ellos se toman los valores para la leyenda. Si hay ms de una serie grfica (ms de un campo sumable)

podemos indicar cul queremos mostrar. Si pulsamos Imprimir grfico nos mostrar la vista preliminar

del grfico y podremos sacarlo en papel.

INFORMES DE DETALLE APLICANDO FILTROS

Por ltimo, nos queda explicar el modo de establecer condiciones de filtrado de los datos del informe; el resultado obtenido modificando las condiciones del informe es el mismo que obtendramos si aplicsemos un filtro previamente creado con las mismas condiciones, pulsando el botn . De hecho, este modo de creacin de condiciones es similar a la de creacin de filtros que veremos ms adelante en ; la nica diferencia notable es que las condiciones creadas aqu slo son aplicables al

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informe actual, mientras que si creamos un filtro con las mismas condiciones podremos utilizarlo tantas veces como queramos.

En la imagen siguiente podemos ver el aspecto de la ventana de

condiciones:

Para aadir una condicin en primer lugar debemos elegir de la lista

de campos del informe que aparece a la izquierda, el campo sobre el que vamos a aplicar la condicin; al hacerlo, se actualiza la lista de operadores aplicables (en funcin del tipo del campo); el operador nos permite definir el tipo de comparacin que vamos a realizar; por ltimo debemos introducir en el cuadro de la derecha el valor con el que vamos a realizar la comparacin, con un formato que depende del tipo del campo:

Literal: el valor puede ser cualquier cadena de caracteres (no

utilice los caracteres * ? ). Numrico: el valor puede ser cualquier cantidad. Horas y duraciones: en horas, minutos y segundos. Fechas: el formato debe ser da/mes/ao con cuatro cifras. Una vez construida una condicin debe pulsar Aadir y sta se

reflejar en el cuadro inferior y en el campo aplicado pondr No; de la misma manera podemos aadir otras condiciones. Mientras que no hayamos

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aplicado una condicin podremos borrarla o modificarla pulsando en los botones correspondientes.

Al pulsar el botn Aplicar se obtiene un nuevo informe en el que

slo estarn incluidas las lneas que cumplan todas las condiciones aplicadas; en el campo aplicado de todas las condiciones pondr S y ya no podremos borrarlas ni modificarlas; en la parte superior derecha de la ventana aparece el literal Condicin Aplicada para indicar esta situacin. Si habamos calculado un subtotal, ste se habr recalculado con las nuevas condiciones.

Para aplicar condiciones (o filtros) a los informes debe tener en

cuenta las siguientes consideraciones: El informe contendr slo las lneas que cumplan todas y cada una

de las condiciones especificadas; si utiliza dos condiciones incompatibles, obtendr un informe vaco. Por ejemplo, puede obtener las llamadas realizadas a nmeros de Francia aadiendo la condicin Abonado llamado empieza por +33; sin embargo si aade la condicin Abonado llamado empieza por +49 no obtendr las llamadas realizadas a Francia y a Alemania, sino un informe vaco (pues ningn Abonado llamado puede cumplir a la vez ambas condiciones); para realizar consultas de este tipo (en las que cada registro cumpla al menos una condicin de entre varias) debe utilizar un Grupo previamente creado (la gestin de Grupos la veremos dentro de ).

Las nuevas condiciones se aaden sobre las que ya estn aplicadas. Las condiciones se aplican exactamente igual a los campos visibles

y a los ocultos. Las condiciones se aplican sobre todas las lneas del informe,

independientemente del nmero de bloques que ocupen. No se pueden deshacer condiciones ya aplicadas; la nica solucin

es volver a lanzar el informe original y aplicarle slo las condiciones que queramos.

Tambin existe otra opcin para los filtros y grupos, que es guardarlos como criterios.

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CRITERIOS

Como podemos ver en la imagen anterior, hemos aplicado un filtro

manualmente y en el men estn disponibles las opciones Guardar Criterio y Ver Criterios Definidos. Si pinchamos sobre la primera de estas dos, aparecer en la parte inferior de la ventana lo siguiente:

Si ya tenemos criterios guardados aparece activada en el men que referenciamos anteriormente la opcin Ver Criterios Definidos, donde podremos aplicarlos, o bien eliminarlos, con la siguiente ventana:

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MEN PRINCIPAL BIBLIOTECA

FFaaccTTeell55 le proporciona un gran nmero de informes estndar y

adems le permite crear y almacenar sus propios informes de usuario para ejecutarlos cuantas veces quiera. La opcin de le va a permitir realizar una gestin integral de sus informes:

Crear carpetas y subcarpetas. Organizar los informes en carpetas. Trabajar con todos los informes de una carpeta a la vez. Seleccionar un informe concreto y trabajar con l. Aplicar nombres. Para realizar todas estas tareas se han diseado dos ventanas: Ventana de ejecucin: desde ella podremos lanzar los informes; es

la que aparece al seleccionar la opcin o cuando pulsamos el botn Ventana de Ejecucin .

Ventana de gestin: desde aqu podremos crear y borrar carpetas y almacenar en ellas los informes; se accede a ella pulsando el botn Ventana de Gestin .

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VENTANA DE GESTIN

La ventana de gestin de la biblioteca de informes tiene el siguiente aspecto:

La informacin de la biblioteca se organiza en tres nuevas ventanas: Carpetas: aqu vemos todas las carpetas y subcarpetas que existen

en el sistema. Informes en la carpeta: lista de los informes incluidos en la

carpeta actualmente seleccionada. Informes de Usuario: lista de todos los informes estndar

(precedidos por la letra B) y de usuario (por la U).

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Hay una serie de carpetas que son propias de FFaaccTTeell55 y que no podremos borrar:

Informes estndar: en ella se encuentran todos los informes

propios de FFaaccTTeell55 al nivel de supracliente (en realidad, estn dentro de una subcarpeta de sta, llamada Supracliente); no podemos eliminar estos informes ni guardar informes de usuario en esta carpeta.

Informes NO clasificados: en esta carpeta se almacenan los

informes de usuario si an no hemos creado ninguna carpeta; tambin se guardan aqu los informes de usuario que son eliminados de otras carpetas.

En el ejemplo anterior podemos ver adems una carpeta creada por el

usuario llamada Carpeta personal. Para crear una carpeta primero seleccionamos la carpeta de la que

colgar (debe ser la carpeta raz u otra carpeta de usuario creada previamente) y pulsamos en Crear Carpeta ; en la parte inferior de la ventana se abrir un campo en el que debemos escribir el nombre de la carpeta que vamos a crear y, por ltimo, pulsar en Grabar . Podemos crear tantos niveles de subcarpetas como deseemos.

Para eliminar una carpeta de usuario, primero la seleccionamos y

despus pulsamos en Borrar Carpeta . Al borrar una carpeta se eliminan tambin todas las subcarpetas que cuelgan de ella; los informes incluidos en las carpetas eliminadas no desaparecen del sistema, pues los informes estndar siempre permanecen en la carpeta del mismo nombre y los informes de usuario son movidos a la carpeta de Informes NO clasificados.

Para colocar un informe en una carpeta, primero seleccionamos dicha

carpeta y a continuacin pinchamos sobre el informe en la ventana de Informes de usuario y, sin soltar el botn del ratn, arrastramos el cursor (que habr cambiado su forma por la de una pgina impresa) hasta la ventana Informes en la carpeta, dnde soltamos el botn (esta operacin la denominaremos arrastrar). Un informe puede estar en tantas carpetas como deseemos.

Para eliminar un informe de una carpeta, primero seleccionamos la

carpeta y a continuacin pinchamos sobre el informe en la ventana Informes

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en la carpeta y lo arrastramos hasta la papelera (situado en la parte inferior derecha de la ventana). Si se trata de un informe de usuario que no est en ninguna otra carpeta, quedar almacenado en la carpeta Informes NO clasificados; si lo eliminamos de esta carpeta, el informe desaparecer del sistema sin posibilidad de recuperacin.

VENTANA DE EJECUCIN

La ventana de ejecucin de la biblioteca de informes tiene el siguiente aspecto:

Dentro de ella podemos encontrar los siguientes elementos: Ventana Carpetas: muestra la estructura de nuestra biblioteca. Ventana Informes en la carpeta: muestra los informes

almacenados en la carpeta seleccionada. En la zona central aparecern unas listas desplegables que nos

permitirn seleccionar la entidad sobre la que queremos ejecutar

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los informes; las listas que aparecen dependen del nivel al que se cre el informe seleccionado:

Si se cre a nivel supracliente no aparece ninguna lista. Si se cre a nivel cliente, aparece la lista de cliente. Si se cre a nivel factura, las de cliente y factura. ... Si se cre a nivel conexin aparecen todas las listas

(cliente, factura, servicio, agrupacin y conexin). Abajo a la derecha estn los iconos sobre los que debemos

arrastrar los informes o carpetas para realizar las acciones que indican.

Abajo a la izquierda est el botn Buscar nombres ; si lo pulsamos nos mostrar, en la lista que hay encima, la relacin de nombres aplicables al informe o carpeta seleccionada (segn le hayamos indicado en los botones de la derecha); de esta lista podemos elegir el nombre que queremos aplicar (para ms informacin sobre los nombres, puede consultar ).

Desde la ventana de ejecucin de la biblioteca de informes podemos

trabajar con un informe concreto o con todos los informes de una carpeta a la vez; simplemente debemos pinchar sobre el elemento deseado (informe o carpeta) y arrastrarlo sobre el icono de la accin a realizar:

Ver informe: lanza los informes por pantalla. Visin preliminar: vista previa del aspecto que tendrn los

informes al imprimirse. Imprimir: lanza directamente a la impresora los informes. Exportar documento: exporta el contenido de cada informe a un

fichero de texto; para ello nos pide que le indiquemos la carpeta donde se guardarn estos archivos y el patrn de nombre que debe utilizar; FFaaccTTeell55 denominar a cada fichero con dicho patrn seguido del carcter _ y un nmero correlativo; como ya vimos, estos archivos de exportacin tienen las siguientes caractersticas:

Los datos van encerrados entre comillas dobles y separados por punto y coma.

La primera lnea contiene la cabecera del informe. Se pueden abrir directamente con una hoja de clculo (por

ejemplo Excel).

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Si tiene seleccionada una carpeta, en el rea central de la ventana aparecern las listas desplegables de todos los niveles (desde cliente hasta conexin), para que usted indique el elemento al que se referirn los informes de usuario; tenga en cuenta que cada informe de usuario de una carpeta se lanzar al nivel en que haba sido ejecutado cuando lo guard; al realizar una tarea sobre una carpeta, FFaaccTTeell55 lanza cada informe para la entidad del nivel adecuado que est seleccionada en la lista correspondiente.

Este modo de funcionamiento impone algunas limitaciones: Si una carpeta tiene varios informes del mismo nivel, al lanzarlos

conjuntamente todos se referirn a la misma entidad (por ejemplo, si tiene un informe de trfico y otro de cuotas a nivel de conexin, no puede lanzar uno para una conexin y otro para otra diferente).

Si tiene una carpeta con informes de varios niveles siempre habr una relacin jerrquica entre las entidades para las que lanza cada informe (por ejemplo, si tiene un informe de cuotas al nivel de factura y otro de trfico al nivel de conexin, al seleccionar la factura del primer informe ya slo podremos elegir conexiones de dicha factura para el segundo).

Cuando trabaje con informes de usuario stos se mostrarn tal y

como los cre, es decir, con la ordenacin, preferencias, subtotales, campos ocultos, ttulos y subttulos, etc. que defini al guardar dicho informe.

Cuando trabaje con una carpeta, FFaaccTTeell55 lanzar de manera sucesiva

la tarea indicada con cada uno de los informes incluidos en dicha carpeta, por lo cual se irn abriendo y cerrando las ventanas correspondientes y el proceso total puede resultar especialmente largo.

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MEN PRINCIPAL OPCIONES PERSONALIZACION

FFaaccTTeell55 le proporciona cuatro elementos que le ayudarn a

personalizar la informacin de su facturacin y crear sus propios informes de usuario:

Nombres: le permiten reemplazar un valor determinado de un campo por el texto que usted desee (por ejemplo, un nmero de telfono por el nombre del departamento al que pertenece).

Grupos: para seleccionar las filas de un informe que cumplen al menos una de las condiciones especificadas.

Filtros: en este caso se seleccionan las filas del informe que cumplen todas las condiciones especificadas.

Gestin ECC: Le va a permitir realizar la distribucin del importe neto de la factura entre los diferentes Centros de Coste que pueda tener.

Ahora veremos estas cuatro opciones con ms detalle.

GESTIN DE NOMBRES

En FFaaccTTeell55, llamamos nombre a una regla de sustitucin de un determinado valor de un campo de tipo texto por un literal; para que sea ms operativo, en un solo nombre podemos definir los literales que sustituirn a varios valores de uno o ms campos. Al seleccionar esta opcin aparece una ventana como sta:

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En la parte superior vemos tres botones que nos permiten acceder a las ventanas de alta, baja y modificacin de nombres; por defecto aparece seleccionada la de alta (a la derecha de los botones est el nombre de la ventana seleccionada en cada momento).

Antes de ver la manera de crear un nombre, debemos examinar la

ventana de alta: En la parte superior aparecen tres listas desplegables

(denominadas Entidades, Servicios e Informes); con ellas podemos acotar los informes cuyos campos aparecen en la lista llamada Literales de campo. Si elegimos una entidad (nivel) en la lista Informes aparecen los informes existentes para dicho nivel y en la lista de literales slo aparecen los campos del informe seleccionado; si el nivel seleccionado es agrupacin o conexin se activa la lista de servicios y en la lista de informes se muestran slo los existentes para el servicio elegido.

En la parte central hay una lista con los campos que podemos elegir para crear el nombre (sern todos los campos o bien slo los del informe que tengamos seleccionado); slo aparecern los campos de tipo texto (no podemos hacer nombres con campos numricos, de fecha, de hora o de duracin).

A la derecha de esta lista hay dos campos llamados Valor a sustituir y Valor sustituido, que sirven para especificar la sustitucin que deseamos realizar.

A su lado hay dos botones (Borrar y Aadir). En la parte inferior se muestra la relacin de las sustituciones

incluidas en el nombre. Ms abajo hay un cuadro de texto y a su derecha un botn

rotulado como Grabar.

En la figura anterior se ve el aspecto de esta ventana tras haber introducido los datos de creacin de un nombre, para lo que hemos seguido los siguientes pasos:

1. Hemos seleccionado como informe de aplicacin de este nombre

el de trfico detallado, de telefona bsica y RDSI, a nivel de agrupacin, eligiendo en las listas superiores la entidad, servicio e informe indicados.

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2. Elegimos en la lista de literales de campo aquel en el que deseamos efectuar la sustitucin e introducimos en los campos de la derecha los valores adecuados:

Valor a sustituir: es el que aparece en el informe si no hacemos nada.

Valor sustituido: es el que queremos que aparezca en lugar del anterior.

En el ejemplo de la figura anterior le estamos diciendo que cuando en el campo N Abono aparezca el valor 123456789, escriba en el informe el literal Jefatura (pero el valor del campo en s no se modifica).

pulsamos el botn Aadir . 3. Repetimos el paso anterior hasta introducir todas las

sustituciones que queramos realizar con este nombre; cada vez que pulsamos Aadir aparece una nueva lnea en la lista inferior, que recoge los datos recin introducidos.

4. Si queremos eliminar alguna sustitucin, la seleccionamos en la lista inferior y pulsamos Borrar .

5. Por ltimo, introducimos una denominacin para el nombre (en el cuadro llamado Nombre del Nombre) y pulsamos el botn Grabar ; en este momento se crea el nombre en el sistema y ya podr ser aplicado siempre que deseemos.

Para dar de baja un nombre, pulsamos el botn Baja y se abre una

ventana con una lista desplegable con todos los nombres creados; en la parte inferior se recogen los datos del nombre seleccionado. Elegimos el nombre que deseamos borrar y pulsamos en Eliminar ; el nombre desaparece del sistema y ya no se puede recuperar. Para introducir cambios en un nombre, pulsamos Modificacin , con lo que se despliega la ventana de modificacin; en ella hay una lista desplegable con todos los nombres existentes; elegimos el que deseamos alterar y en la parte inferior aparece una lista con todas las sustituciones incluidas en el nombre; podemos realizar los siguientes cambios:

Borrar una sustitucin: la seleccionamos en la lista y pulsamos el botn Borrar .

Modificar una sustitucin: la seleccionamos en la lista, y cambiamos los valores de los campos Valor a sustituir y Valor sustituido y pulsamos en Cambiar .

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Aadir una sustitucin: pulsamos en Habilitar , con lo que se activa la lista de literales de campo; elegimos el adecuado, introducimos los valores en los campos Valor a sustituir y Valor sustituido y pulsamos en Aadir .

Los cambios que realicemos no sern efectivos hasta que pulsemos el

botn Modificar ; a partir de ese momento ya son definitivos.

Por ltimo debemos hacer las siguientes consideraciones: Los nombres slo se tienen en cuenta a la hora de mostrar el

contenido de un campo; por tanto, no afectan a las ordenaciones ni a las condiciones (por ejemplo, si usted ordena por un campo en el que hay aplicado un nombre, la ordenacin se basa en los valores reales de dicho campo, no en los que aparecen en el informe tras aplicar el nombre).

La sustitucin slo se realiza cuando el valor especificado en el nombre y el contenido del campo coinciden exactamente, por lo que debe prestar especial atencin a las maysculas, acentos, caracteres especiales...

Para aplicar un nombre a un informe debe hacerlo desde la ventana de ejecucin de la biblioteca de informes; al pulsar el botn Buscar Nombres FFaaccTTeell55 seleccionar todos los nombres aplicables al informe elegido, en base a los campos incluidos en cada nombre (para que un nombre sea aplicable a un informe ste debe incluir todos los campos utilizados por aquel).

Slo puede aplicar un nombre cada vez a un informe, pero ste puede incluir tantas sustituciones como necesite.

GESTIN DE GRUPOS GESTIN DE FILTROS

Los grupos y los filtros son las dos herramientas que FFaaccTTeell55 nos proporciona para obtener, a partir de un informe, otro nuevo que incluya slo las lneas que cumplan unas condiciones determinadas. La manera de trabajar con ambos es idntica:

Lanzamos el informe elegido (desde la biblioteca o desde el rbol) Aplicamos el grupo o filtro deseado, pulsando el botn

correspondiente:

Para elegir un grupo Para elegir un filtro

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FFaaccTTeell55 selecciona las lneas segn el siguiente criterio: Si hemos aplicado un grupo, se incluirn en el informe las

lneas que cumplan AL MENOS UNA de las condiciones del grupo.

Si hemos aplicado un filtro, se incluirn en el informe slo las lneas que cumplan TODAS las condiciones del filtro.

A partir de ahora hablaremos slo de grupos, pero todo lo que

digamos ser aplicable tambin a los filtros (salvo que se especifique lo contrario).

Una condicin consta de tres elementos: Campo del informe sobre cuyo contenido se realiza la comparacin. Criterio de comparacin: los posibles criterios varan en funcin

del tipo de datos del campo (texto, numrico, fecha, hora). Valor con el que se compara: debe ser del mismo tipo que el campo.

Para crear un grupo debemos especificar dos o ms condiciones sobre

el mismo o diferente campo (aqu hay una pequea diferencia entre grupos y filtros, pues un filtro se puede crear con una sola condicin, mientras que los grupos requieren al menos dos condiciones; en realidad, un grupo con una sola condicin funcionara exactamente igual que un filtro con esa nica condicin: ambos seleccionaran las lneas que cumplieran dicha condicin).

Al seleccionar la opcin de gestin de grupos aparece una ventana

como la siguiente:

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En la parte superior vemos tres botones que nos permiten acceder a

las ventanas de alta, baja y modificacin de grupos; por defecto aparece seleccionada la de alta (a la derecha de los botones est el nombre de la ventana seleccionada en cada momento).

Antes de ver la manera de crear un grupo, debemos examinar la

ventana de alta: En la parte superior aparecen tres listas desplegables

(denominadas Entidades, Servicios e Informes); con ellas podemos acotar los informes cuyos campos aparecen en la lista llamada Literales de campo. Si elegimos una entidad (nivel) en la lista Informes aparecen los informes existentes para dicho nivel y en la lista de literales slo aparecen los campos del informe seleccionado; si el nivel seleccionado es agrupacin o conexin se activa la lista de servicios y en la lista de informes se muestran slo los existentes para el servicio elegido.

En la parte central hay una lista con los campos que podemos elegir para crear el grupo (sern todos los campos o bien slo los del informe que tengamos seleccionado).

A la derecha est la lista con los operadores (criterios de comparacin) que podemos elegir; los criterios elegibles varan en funcin del tipo de datos del campo seleccionado.

A la derecha de esta lista hay un campo en el que debemos introducir el valor con el que efectuaremos la comparacin; el formato de este campo vara en funcin del tipo de datos del campo seleccionado.

A su lado hay dos botones (Borrar y Aadir). En la parte inferior se muestra la relacin de las condiciones

incluidas en el grupo. Ms abajo hay un cuadro de texto para introducir el nombre del

grupo y a su derecha un botn rotulado como Grabar.

En la figura anterior se ve el aspecto de esta ventana tras haber introducido los datos de creacin de un grupo, para lo que hemos seguido los siguientes pasos:

1. Hemos seleccionado como informe de aplicacin de este nombre el de trfico detallado, de telefona bsica y RDSI, a nivel de conexin, seleccionando en las listas superiores la entidad, servicio e informe indicados.

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2. Elegimos en la lista de literales de campo aquel con el que deseamos efectuar la comparacin; elegimos en la lista de operadores el criterio de la comparacin e introducimos en el campo de la derecha el valor adecuado; pulsamos el botn Aadir .

3. Repetimos el paso anterior hasta introducir todas las condiciones que queramos aplicar con este grupo; cada vez que pulsamos Aadir aparece una nueva lnea en la lista inferior, que recoge los datos recin introducidos.

4. Si queremos eliminar alguna condicin, la seleccionamos en la lista inferior y pulsamos Borrar .

5. Por ltimo, introducimos un nombre para el grupo y pulsamos el botn Grabar ; en este momento se crea el grupo en el sistema y ya podr ser aplicado siempre que deseemos.

En el ejemplo de la figura estamos creando un grupo que seleccionar,

en el informe de trfico detallado, las llamadas que cumplan al menos una de las siguientes condiciones:

Que hayan comenzado despus de las 10 de la noche. O bien que su importe sea mayor que 100 (euros o pesetas,

dependiendo de la moneda en la que se gener esta facturacin).

O bien que se hayan efectuado el da de Navidad de 2001.

Como se trata de un grupo seleccionar las llamadas que cumplan 1, 2 o las 3 condiciones; si cresemos un filtro con las mismas condiciones, slo apareceran las llamadas que cumpliesen las 3 condiciones (es decir, las llamadas realizadas a partir de las 10 de la noche del da de Navidad de 2001 cuyo importe fue superior a 100).

Para dar de baja un grupo, pulsamos el botn Baja y se abre una ventana con una lista desplegable con todos los grupos creados; en la parte inferior se recogen los datos del grupo seleccionado. Elegimos el grupo que deseamos borrar y pulsamos en Eliminar ; el grupo desaparece del sistema y ya no se puede recuperar. Para introducir cambios en un grupo, pulsamos Modificacin , con lo que se despliega la ventana de modificacin; en ella hay una lista desplegable con todos los grupos existentes; elegimos el que deseamos alterar y en la parte inferior aparece una lista con todas las condiciones incluidas en el grupo; podemos realizar los siguientes cambios:

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Borrar una condicin: la seleccionamos en la lista y pulsamos el botn Borrar .

Modificar una condicin: la seleccionamos en la lista, y cambiamos el criterio de comparacin o el valor con el que se compara y pulsamos en Cambiar .

Aadir una condicin: pulsamos en Habilitar , con lo que se activa la lista de literales de campo; elegimos el campo adecuado, seleccionamos el criterio de comparacin e introducimos el valor con el se compara y pulsamos en Aadir .

Los cambios que realicemos no sern efectivos hasta que pulsemos el

botn Modificar ; a partir de ese momento ya son definitivos.

Por ltimo debemos hacer las siguientes consideraciones: Las condiciones se aplican de igual manera aunque alguno de los

campos estn ocultos en el informe. Las condiciones se aplican a todas las lneas del informe,

independientemente del nmero de bloques que ste tenga y del bloque en que nos encontremos; tras la aplicacin del grupo el nuevo informe se presenta a partir de la primera lnea (de acuerdo a la ordenacin existente).

Al aplicar un grupo a un informe se crea un nuevo informe sobre el que se puede aplicar otro grupo (o filtro) y as sucesivamente.

No puede deshacerse la aplicacin de un grupo sobre un informe. Para que un grupo sea aplicable a un informe, ste debe contener,

al menos, todos los campos que aparezcan en las condiciones de aquel.

La aplicacin de un nombre al informe de origen no influye en la posterior aplicacin de un grupo (pues el nombre no modifica el valor del campo sobre el que se aplica).

En la ventana de visualizacin de informes puede aplicar condiciones a su informe (botn derecho: Condicin Filtro/Grupo); en realidad, lo que hace es aplicar un filtro con las condiciones que introduzca, pero dicho filtro no puede ser guardado en el sistema.

No olvide que todo lo explicado para los grupos es igualmente

aplicable a los filtros.

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CENTROS DE COSTE Hasta ahora, las consultas que usted realizaba con FFaaccTTeell55 estaban basadas en la estructura jerrquica de la facturacin personalizada (supracliente, cliente, factura, agrupacin facturable). La funcionalidad de Centros de Coste le va a posibilitar adaptar dichas consultas a la estructura organizativa de su empresa. Para ello se ha introducido la entidad Centro de Coste, que se sita al margen de las entidades propias de la facturacin; cada centro de coste recoger la informacin relativa a una de las unidades que constituyen su empresa.

Lgicamente, para conseguir esto es necesario un trabajo previo de definicin de los diferentes centros de coste que conforman su empresa, que consistir bsicamente en asignar a cada centro de coste las conexiones y/o agrupaciones que deba incluir (independientemente de su situacin jerrquica dentro de la estructura de la facturacin).

En principio, un centro de coste no es ms que un grupo de conexiones

reunidas sobre la base de los criterios que usted decida; al conjunto de todos los centros de coste definidos lo llamaremos Estructura de Centros de Coste (en adelante ECC).

El asunto se complica un tanto porque hay algunos conceptos

facturables que no se aplican en el mbito de la conexin, sino de agrupacin (por ejemplo, las cuotas de abono en el servicio RDSI Acceso Primario o Ibercom) y, por tanto, pueden ser compartidos por varios centros de coste. Por ltimo, tambin hemos de contemplar el caso de las conexiones no incluidas en ningn centro de coste (como veremos, FFaaccTTeell55 las incluye en uno ficticio denominado Sin Asignar).

Antes de empezar a crear centros de coste es conveniente que se

familiarice con la estructura de su facturacin y que haga un bosquejo de la estructura de centros de coste que va a generar. De esta manera podr optimizar el proceso de creacin que, aunque no es complejo, s puede resultar tedioso por el gran nmero de conexiones que debe asignar; si tiene clara la estructura a crear, podr utilizar de modo ms eficiente los diferentes criterios de seleccin de conexiones que, como veremos, le facilita FFaaccTTeell55.

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La estructura de Centros de Coste ser una estructura en rbol,

cuya 1 entidad o nivel es la ECC bajo la que se agrupa el conjunto de centros de coste que haya definido para una facturacin.

Siendo los siguientes niveles o entidades otras subdivisiones de

centros de coste que haya creado con el conjunto de las conexiones escogidas.

Con la funcionalidad de poder seleccionar Centros de Costes para

exportar a otro usuario, que importar y analizar en el programa FacTel como si de una facturacin se tratara.

Una vez creada la estructura de centros de coste ya puede obtener informacin sobre los consumos realizados por cada uno de ellos, para lo cual, al mostrar el rbol de entidades de FFaaccTTeell55, aparecer una casilla nueva, denominada Aplicar ECC; si la marca, cambiar la lista de informes a nivel de supracliente (los informes de centros de coste slo pueden verse

a este nivel, pues un centro puede incluir conexiones de diferentes niveles de entidad).

El primer informe que se muestra es el informe de Centros de Coste

propiamente dicho; el resto son informes ya existentes en FFaaccTTeell55 a los que se ha aadido un campo indicando el centro de coste al que pertenece cada lnea informada.

Para crear una ECC primero debe tener abierta una facturacin, a

partir de la cual podr seleccionar los elementos que desee incluir en cada centro de coste. La ECC as creada se denomina Mensual y queda ligada exclusivamente a la facturacin con la que se gener; si desea aplicar esta ECC a otras facturaciones que tenga cargadas en FFaaccTTeell55 (o que cargue posteriormente), debe consolidar dicha ECC, con lo cual pasar a ser la ECC Actual y ya podr aplicarse a cualquier facturacin.

Resumiendo, en FFaaccTTeell55 se definen dos ECC:

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ECC Actual: plantilla que se puede aplicar a cualquiera de las facturaciones que tengamos cargadas

ECC Mensual: slo se aplica a la facturacin actualmente seleccionada; se puede convertir en la Actual mediante un proceso llamado Consolidacin.

ESTRUCTURA DE CENTROS DE COSTE (ECC)

Esta opcin de men nos proporciona el acceso a la creacin, aplicacin y modificacin de centros de coste. Al seleccionar esta opcin, FFaaccTTeell55 funciona de manera diferente, en funcin de si ya hay ECC creadas en el sistema o no:

Si no existe ECC actual y tampoco en la facturacin seleccionada, nos pregunta si queremos crear una ECC para la facturacin en curso; si contestamos que s, la crea y nos lleva a la ventana de alta de ECC mensual que se llama (Mantenimiento de Centros de Coste). Si contestamos negativamente finaliza el proceso de Gestin de ECC sin hacer nada. (Ver Diagrama)

Si hay una ECC mensual ligada a la facturacin seleccionada, se abre la ventana de gestin de dicha ECC mensual. (Ver Diagrama)

En caso contrario, si existe una ECC actual (consolidada en el sistema) nos indica que podemos aplicarla a la facturacin en curso y nos abre la ventana de gestin de ECC actual. (Ver Diagrama)

Restaura Opciones de

Men

No existe ECC Actual No existe ECC Mensual

Opciones de Personalizacin

ECC

No existe ninguna ECC. Crear una Inicial?

Ventana Mantenimiento

Centros Coste

Si existe ECC Mensual

Ventana de Gestin de Estructura de

Centros de Coste

Si existe ECC Actual No existe ECC Mensual

No Existe ECC en su facturacin, si desea

aplicar la ECC del sistema pulse el botn Aplicar en Facturacin.

Ventana de Gestin de Estructura de Centros

de Coste

Si No

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La ventana de Gestin de Estructuras de Centros de Coste tiene el siguiente aspecto:

Esta ventana de gestin le permite consultar los distintos centros de la ECC; en este caso podemos observar que hay una ECC creada; en la

parte izquierda de la ventana se muestra la relacin de centros de coste y subcentros de coste incluidos en la ECC; si seleccionamos alguno de ellos, en la parte derecha se mostrar la lista de conexiones y agrupaciones que conforman dicho centro de coste. Si hay elementos que no han sido incluidos en ningn centro de coste, aparecen recogidos en la entrada denominada Sin Asignar.

En la parte superior izquierda hay una lista desplegable denominada

ECCs Disponibles que nos permite elegir entre la ECC Mensual y la Actual: Si est seleccionada la mensual, el botn Consolidar Actual nos

permite guardar esta ECC como Actual para poder aplicarla posteriormente a otras facturaciones

Si, por el contrario, hemos seleccionado la ECC Actual, al pulsar el botn Aplicar en facturacin dicha estructura se utilizar como ECC Mensual de la facturacin en curso (si la facturacin tiene conexiones que no estn recogidas en la ECC, FFaaccTTeell55 nos lo advierte y nos permite crear un centro de coste para ellas o marcarlas como Sin Asignar). Tras realizar esta tarea, sigue

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seleccionada la ECC Actual; si queremos afinar la estructura para la facturacin en curso, primero debemos seleccionar la ECC Mensual

Para crear una ECC mensual nueva, en la pantalla de gestin de ECC

debemos seleccionar Mensual (si no estaba ya seleccionada), pulsamos la opcin llamada Alta-Baja-Modificacin, que nos abre una ventana llamada Mantenimiento de Centros de Coste.

Ahora debemos empezar a crear los distintos centros de coste que

compondrn nuestra ECC. Para ello debemos pinchar en el botn de Crear Centro y aparecer el siguiente frame a la derecha de la ventana:

Y donde pone Nombre pondremos la descripcin que queramos dar al

Centro de Coste y pulsamos aceptar. Y en la parte izquierda de la ventana nos aparecer el nombre del Centro de Coste creado, de la siguiente forma:

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De las conexiones disponibles, es decir, que estn sin asignar, escogeremos la que deseemos incluir en el Centro de Coste nuevo, de una de las siguientes maneras:

Localizamos una conexin en la lista, la resaltamos (pinchando sobre ella) y pulsamos en el botn >> , con lo que dicha conexin pasar a la lista de la derecha (Asignadas)

Para elegir varias conexiones consecutivas pinchamos en la primera

de ellas y, con la tecla de maysculas pulsada, pinchamos en la ltima; el botn >> , las pasar a la lista de Asignadas.

Para elegir varias conexiones no consecutivas pinchamos sobre

todas ellas con la tecla Control pulsada; una vez terminada la seleccin, pulsamos el botn >> y pasan a Asignadas.

Para elegir todas las conexiones que aparecen en la lista, debemos

pulsar el botn >>Todas>> .

Si queremos elegir todas las conexiones de una agrupacin, seleccionamos una de ellas y pulsamos el botn Agrupacin >> ; para ayudarnos a localizar una agrupacin podemos pulsar en el botn Ver Agrupaciones , con lo que se despliega una lista con todas las agrupaciones existentes; si localizamos la deseada y pulsamos en Seleccionar , en la lista de conexiones quedar resaltada la primera conexin de dicha agrupacin.

Por ltimo, podemos elegir las conexiones que cumplan un

determinado criterio:

1. En la lista desplegable de Campo elegimos el concepto que vamos a utilizar para construir la seleccin.

2. En la lista de Operador, elegimos el tipo de comprobacin que

se va a realizar

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3. En la etiqueta Valor introducimos el literal con el que se

comparar

Cuando pulsemos Aplicar en la lista de conexiones disponibles aparecern aquellas que estn sin asignar y que cumplan el criterio definido. De esta lista podemos elegir las conexiones que queramos de cualquiera de las maneras que hemos visto. Incluso podemos introducir una nueva condicin, que slo se aplicar sobre las conexiones sin asignar que cumplan la primera condicin. Cuando se aplican condiciones de seleccin nos mostrar la etiqueta:

Para que la lista de conexiones disponibles vuelva a mostrar todas las conexiones sin asignar, debemos pulsar en Refrescar .

Todas las conexiones que estn en la lista de asignadas compondrn el nuevo centro de coste y, por tanto, ya no aparecern en la lista de disponibles. Una vez hecho esto, pulsamos el botn Grabar en centro. De esta manera debemos introducir los datos de todos los centros de coste que reflejen la estructura deseada. Una vez que tenemos una ECC aplicada a la facturacin en curso pulsamos el botn Gestin situado en la parte superior derecha, que nos llevar a la ventana de Gestin de Estructuras de Centros de Coste desde donde podemos realizar varias operaciones sobre dicha estructura. El aspecto de la ventana de Gestin de Estructuras de Centros de Coste es el siguiente:

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Esta es la ventana que aparece al seleccionar en el men la opcin ECC cuando ya tenemos una ECC aplicada en la facturacin actual y a la que podemos ir una vez creada una