InstrumentMusic S.A. DE C.V.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL REA DE VENTAS AL CONTADO Y A CRDITO

OBJETIVOS:

Proporcionar una herramienta administrativa que norme las actividades que realizan las reas involucradas en la recepcin, control, guarda y custodia cotidiana de los bienes de consumo del Almacn, para propiciar un abastecimiento eficiente y racional de las reas solicitantes, procurando as un mejor aprovechamiento de los bienes de consumo.El manual de procedimientos ayudar al empleado a comprender los procedimientos de venta internos de la empresa.

El manual de procedimientos le permitir al empleado comprender y analizar las polticas de servicio al cliente, optimizando los niveles de venta sobre los servicios que InstrumentMusic S.A. DE C.V. ofrece.

El manual de operaciones servir como gua para que el empleado aprenda a tratar con clientes, as tratando de conocer sus necesidades.

Con el manual de operaciones el empleado obtendr la seguridad y conocimientos necesarios para ofrecer el servicio que InstrumentMusic S.A. DE C.V. a nuestros clientes.

Con el manual de operaciones el empleado lograr generar ventas exitosas del servicio que InstrumentMusic S.A. DE C.V. les ofrece.

MISIN:

Definir y coordinar estrategias de mercadeo a nivel de sus clientes potenciales, que conlleven a realizar la presencia directa ante el cliente a travs de charlas y presentaciones del producto, donde, con antelacin determines precios, descuentos, marca de producto, promociones y otros elementos dirigidos al incentivo de consumo del producto.

ALCANCE:

El manual de operaciones esta enfocado principalmente al rea de ventas para la optimizacin el trato que nuestro personal deber adoptar como suyo para brindarle as un servicio de calidad a nuestros clientes.

CARGOS DEL REA DE VENTAS

GERENTE DE VENTASMISINElaborar planes estratgicos de las ventas, presupuestos y dems paquetes contables que la organizacin necesite, adems de realizar reportes mensuales de las ventas realizadas en la compaa mediante registros, facturas, archivos y otros documentos que hacen parte del departamento de ventas, para no afectar a los integrantes de la compaa a nivel econmico y as mismo no perder clientes y empleados por malas estrategias efectuadas.FUNCIONESCoordinar, revisar y aprobar el presupuesto para la compra de instrumentos musicales que se requiere para la venta de la organizacin.Elaborar el informe anual de ventas de la organizacin.Realizar la programacin y asignacin de los recursos del departamento de ventas para dar cumplimiento a los programas.Coordinar y negociar con ejecutivos y personal de alto nivel el futuro, los programas, las polticas entre otros., de la organizacinAnalizar en conjunto con sus colaboradores las ventas y todo lo referente al departamento de ventas evaluando si se han cumplido los objetivos, la causa de desbalances y las oportunidades posibles que se puedan presentar.Realizar programacin de asignacin de recursos para los programas y proyectos del departamento de ventas para el debido desarrollo de los procesos.Velar por el orden y aseo constante dentro de su puesto de trabajo para un mejor ambiente al momento de la ejecucin de sus labores.Entregar al gerente informes constantes acerca de las ventas de la organizacin para llevar un constante control en el manejo fiscal de la organizacin y no se presenten futuros problemas.Conocer y aplicar permanentemente las normas y procedimientos de la organizacin para un mejor ambiente laboral.Informar sobre condiciones y actos inseguros dentro de la organizacin para prevenir tanto accidentes como inconvenientes teniendo en cuenta las normas de seguridad que se deben manejar.

Jefe de DepartamentoDESCRIPCINResponsable de un determinado nmero de vendedores, realiza el control de la gestin de los vendedores, se encarga de la formacin del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas.FUNCIONESDeterminacin de las cuotas de venta, de los miembros del equipoSupervisin y control de los vendedoresControl de actuacin en equipoElaboracin de informes de la actividad del equipoSupervisin de tareas administrativas: Partes, contratos, cobros, citas, y los objetivos de ventas propios.Formacin sobre el terreno de los vendedoresMotivacin individualizada de los integrantes del equipoControl de carcter de clientes (atencin especial fidelizacin)Visitas a clientes importantesTratamiento de reclamaciones con respecto a ventas - clientes

POLTICAS

POLTICAS DE VENTAS AL CONTADO: No se aceptan devoluciones de productos una vez que el cliente ha salido de las instalaciones de la empresa. Es deber del cliente revisar su mercadera al momento de la entrega para comprobar el buen estado de la misma. La actividad de venta solo ser realizada en el rea designada por la empresa y bajo la supervisin del jefe de ventas. Las facturas de contado deben llevar el sello de PAGADO, en una parte visible de la factura, una vez realizado el pago total y efectivo de la misma.

POLTICAS DE LAS VENTAS A CRDITO: El plazo del crdito ser de 30 das de plazo sin intereses. Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crdito son: copia de la credencial, o en su defecto numero RFC y razn social, solicitud y 2 referencias comerciales y personales, un listado de los artculos que desee comprar a crdito. El pago del crdito se realizara en dos abonos. El 50% al momento de la transaccin de venta a crdito y el restante 50% antes de finalizado los 30 das calendario, contados a partir del da en que concedi el crdito. Si el plazo del crdito del cliente se vence, este incurrir en mora y no podr solicitar otro crdito hasta que halla cancelado el anterior. Los recibos de PAGADO solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del ltimo abono del crdito. Para efectos del abono al crdito por parte del cliente, se emitir un recibo de abono, del cual quedara copia en la empresa. Por cada cliente al que se le conceda crdito, se abrir un archivo con los datos de la venta, los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe del departamento de ventas. El cliente puede delegar el pago de los abonos al crdito, a terceros. Para hacer efectivos los pagos el representante deber traer su cedula de identidad y el ltimo recibo de abono.

FIRMAS AUTORIZADORAS PARA VENTAS DE CRDITO:Jefe del departamento de ventas.Gerente.

PROCEDIMIENTO PARA VENTAS:1. Se establece el contacto del cliente con la empresa a travs del agente de ventas.2. El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece, y sobre las diferentes formas de compra, a crdito o ha contado.3. El cliente especifica el pedido que realizar.4. El cliente decide si comprara a crdito o ha contado.5. Si el cliente compra a contado, el agente de venta realizar el llenado de la requisicin de mercanca de acuerdo a la orden de pedido realizado por el cliente.6. El agente pide la autorizacin del jefe del departamento de ventas para proseguir con la venta del producto.7. Una vez obtenida la autorizacin, la requisicin de mercanca pasa al encargado de bodega.8. El encargado de bodega enva la mercanca requerida con un cargador al departamento de venta.9. El agente de venta elabora la factura de contado.10. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del valor de la mercanca.11. El cliente recibe la factura de contado ordinal, quedando una copia en contabilidad y una copia en el departamento de venta.12. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.13. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.14. Si el cliente decide comprar a crdito, el agente de venta comprueba que el cliente llene los requisitos, si los cumple, lo remite al jefe del departamento de venta.15. El jefe del departamento de venta recibe al cliente y revisa en el archivo de listado de clientes, si el cliente ya ha realizado transacciones con la empresa, para que esta informacin forme parte del archivo del cliente.16. El cliente define la cantidad de artculos y la forma de pago.17. El jefe del departamento de venta enva el archivo del cliente junto con la orden de pedido al gerente, para que este autorice el crdito.18. Si el gerente aprueba el crdito, enva la orden de pedido al jefe del departamento de ventas para que este apruebe el crdito.19. El agente de ventas realiza la factura de crdito acorde a la orden de pedido.20. Se dirige el cliente hacia el custodio de caja, para efectuar el pago del 50% del valor de venta de la mercanca.21. El cliente recibe la copia de la factura de crdito, quedando una copia en contabilidad y el original en el departamento de venta.22. El agente de venta hace entrega de la mercanca al cliente.23. El cliente revisar la mercanca antes de salir de las instalaciones del local.24. El cliente realiza el pago del 50% restante de la factura, para cancelar el crdito despus del tiempo pactado, segn las polticas de venta a crdito de la empresa.25. Se hace entrega de la factura de crdito original, junto con la copia del recibo de abono del ltimo pago.

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