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9 – 10 NOVIEMBRE 2014
Manual del Exhibidor
Tel. (787) 756-8019 (787) 632-9587 (939) 628-8662 Fax. (787) 758-3744 www.sanjuanbeautyshow.net [email protected]
Itinerario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Fechas Límites Servicios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Suplidores Autorizados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Equipo Básico del Booth. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 “Badges” Exhibidores / Modelos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-10 Regulaciones de Sonido. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Auspicios. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Presentaciones en Salones Educativos y en Tarimas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Oferta de Hotel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Actividades Especiales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
I n d i c e
Itinerario
MONTAJE ESTRUCTURAS GRANDES
(Zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Jueves 6 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p. m.
MONTAJE
(Zona de carga / parte posterior Centro de Convenciones) ANTES DE MONTAR, FAVOR PASAR AL COUNTER DE REGISTRO (LOCALIZADO EN EL LOBBY)
PARA RECOGER SU PERMISO DE MONTAJE
Viernes 7 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
Sábado 8 noviembre 8:00 a.m. - 8:00 p.m.*
*Se apagarán las luces a las 8:00 p.m.
*Exhibidores no deben llegar después de las 3:00 p.m.
Todo Booth debe estar completamente instalado el sábado 8 de noviembre a las 8:00 p.m.
HORA DE ENTRADA DE EXHIBIDORES
Domingo 9 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B)
Lunes 10 noviembre 7:00 a.m. Con “badge” exhibidor (entrada principal Hall B)
(Domingo y Lunes re-entrada de mercancía por la zona de carga con “badge” de exhibidor)
DIAS Y HORAS DE SHOW
Domingo 9 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m
Lunes 10 noviembre 9:00 a.m. - 6:00 p.m.
DESMONTAJE
(zona de carga /parte posterior Centro de Convenciones)
Lunes 10 noviembre 6:00 p.m.
*Ningún Exhibidor podrá desmontar ni pasar carros de carga antes de las 6:00 p.m.
Según reglamento del Centro de Convenciones ningún menor de 18 años es permitido durante el montaje.
Para poder montar su booth debe tener lo siguiente 1. Contrato Firmado
2. Registro de Comerciante Temporero
3. Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC2916)
4. Seguro de Responsabilidad Pública con los endosos requeridos – se sugiere contenido
5. Saldo Total del Espacio
6. Cuadre de Taquillas
7. Permiso de Montaje
Fechas Límites Servicios
Al momento de efectuar su pago inicial
Copia del Certificado de Compras Exentas (Modelo SC 2916)
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
1 agosto Presentaciones en Tarima San Juan Beauty Show (787) 756-8019
1 agosto Presentaciones en Salones San Juan Beauty Show (787) 756-8019
31 agosto 5:00pm
$129.00 Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
5 septiembre Concesión de Boletos San Juan Beauty Show (787) 756-8019
3 octubre Limpieza JV Cleaning Group (787) 975-3150
3 octubre Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje
Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235
15 octubre 5:00pm
$139.00 Sheraton PR Hotel & Casino Sheraton PR Hotel & Casino (787) 993-3500
17 octubre Pago Final Booth San Juan Beauty Show (787) 756-8019
17 octubre Rotulación Centro Conv. San Juan Beauty Show (787) 756-8019
17 octubre Registro Comerciante Temporero
San Juan Beauty Show (787) 756-8019 Al momento de efectuar su depósito inicial deberá presentar Copia del Certificadode Compras Exentas modelo SC 291, en unión a su número de Seguro Social Patronal. A partir del 9 de octubre de 2014 podrá solicitar su Registro de Comerciante Temporero. San Juan Beauty Show debe recibir el Registro Temporero en o antes del 17 de octubre de 2014. De no recibirlo en esta fecha SJBS procederá a solicitarlo, teniendo usted un costo de gestoría de $25.00.
17 octubre “Badges” Staff y Modelos San Juan Beauty Show (787) 756-8019
24 octubre Seguro Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com
Si usted tramita su seguro favor de incluir los siguientes endosos: 1.San Juan Beauty Show Calle Las Marías 873 Hyde Park, San Juan, PR 00927 2. SMG/11 LP, PRCDA,PR CONVENTION CENTER 100 Convention Center Boulevard San Juan, PR 00907 3.Expo Display’s Caribbean Inc. Industrial Minillas 304 Calle D Suite 1 Bayamón, PR 00957 Tipo de Seguro: General Liability Límite de Seguro: $1,000.000.00 (se sugiere contenido)
Fecha de cubierta: 6 al 11 de noviembre 2014 24 octubre Orden de Comida y Bebida Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2188
31 octubre Aerial Rigging PSAV Presentation Services (787) 300-6937
31 octubre Servicios Audiovisual PSAV Presentation Services (787) 300-6937
31 octubre Cuadre de Venta de Taquillas por Exhibidores
San Juan Beauty Show (787) 756-8019
MAYO
AGOSTO
SEPTIEMBRE
OCTUBRE
Suplidores Autorizados
Internet, Network Services Audiovisual Services, Aerial Rigging PSAV Presentation Services Tel. (787) 300-6937 Cel. (787) 363-6798 Fax. (787) 300-6922 www.psav.com [email protected] Business Center Centro de Convenciones (787) 641-7722 ext. 2051 www.prconvention.com Comida y Bebida Beatriz Colón – Sales & Marketing Administrative Assistant Puerto Rico Convention Center / Managed by SMG 100 Convention Blvd. San Juan PR 00907 [email protected] 787-641-7722 ext. 2188 Carga Marítima, Carga Aérea, Almacenaje Magic Transport (787) 780-4020 ext. 235 Limpieza JV Cleaning Group (787) 975-3150 [email protected] Seguro Insurance 4 Exhibitors www.insurance4exhibitors.com Seguridad (De tener seguridad privada en su espacio que no sea la contratada por San Juan Beauty Show, tiene que entregar copia de la licencia y el endoso del seguro de la compañía de seguridad para permitirle entrada al Centro de Convenciones en o antes del viernes 24 de octubre de 2014 Servicios a Exhibidores San Juan Beauty Show (787) 756-8019 [email protected] Electricidad, Agua, Mesas, Sillas, Manteles, Alfombras, Tarimas, Rotulación
Equipo Básico Booth
Vence viernes 3 octubre _______________________________________________________________________________________ Espacio 10’ x 10’ incluye: SI NO
Cortina de fondo 8’ x 10’ ________ ________
Una mesa sin mantel* ________ ________
Dos sillas* ________ ________
Manual del Exhibidor _________ ________
Seguridad General
“Badges” entrada*
*Los espacios con acuerdos promocionales no incluyen ni mesas, ni sillas, ni boletos extras de exhibidor y/o modelos. Ningún espacio incluye electricidad (ver contrato) IMPORTANTE: Comunicarse con el suplidor exclusivo de electricidad que dará servicio a SJBS, para solicitar su servicio y su consumo eléctrico.
Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014. No habrá boletos de cortesía. Tamaño del espacio: 10’ x 10’. Los espacios no podrán ser compartidos con otro exhibidor. Cualquier espacio en medida adicional al espacio subarrendado será pagado a $50.00 el pie cuadrado, no sin antes ver la disponibilidad del mismo. El Exhibidor nunca podrá formar espacio adicional en pasillos o accesos determinados por SJBS, so pena de cancelación inmediata del contrato y no devolución del dinero pagado. El exhibidor no podrá levantar paredes, techos, letreros, adornos, etc., de más de 8’ en el fondo y frente del booth, ni más de 3’ en los laterales. Por seguridad bajo ninguna circunstancia las bases de las estructuras de su espacio tocarán ni obstruirán los pasillos. El exhibidor no podrá utilizar los espacios de tránsito para exhibir, demostrar, y repartir sus mercancías o servicios en ningún momento ni bajo ninguna circunstancia.
Nombre Compañía________________________________________ Booth Núm.________________________________
Teléfono________________________________________________ Fax.______________________________________
Celular_________________________________________________ Email____________________________________
Nombre_________________________________________________ Firma____________________________________
Fecha___________________________________________________
POLITICA DE OTORGACION DE “BADGES”
FAVOR DE ENVIAR LOS NOMBRES DE SU PERSONAL (EXHIBIDORES, STAFF, EDUCADORES Y MODELOS)
CORRESPONDIENTES POR ESPACIOS EN O ANTES DEL VIERNES 17 DE OCTUBRE DE 2014
NO SE ENTREGARAN BOLETOS, SOLO “BADGES”
De necesitar “badges id” adicionales se venderán Boletos (NO “badges”) por exhibidor
y los mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u
SI PIERDE SU “BADGE ID” TENDRA QUE OBTENER UN BOLETO A $15.00 DOLARES
SJBS NO REEMPLAZARA “BADGE ID” DEL PERSONAL AUSENTE, EL EXHIBIDOR TENDRÁ
QUE COMPRAR BOLETO A $15.00 PARA EL REEMPLAZO DE STAFF
SE ENTREGARÁN A LOS EXHIBIDORES LOS SIGUIENTES “BADGES ID”
CON LA CANTIDAD DE BOLETOS DE EXHIBIDOR PERMITIDA
PARA PERSONAL ADICIONAL
Booths “Badges ID” Boletos de exhibidor adicionales para Staff a $15.00 c/u
1 5 4 Boletos permitidos adicionales para los dos días
2 8 4 Boletos permitidos adicionales para los dos días
3 a 5 12 8 Boletos permitidos adicionales para los dos días
6 a 10 18 10 Boletos permitidos adicionales para los dos días
11 a 18 25 14 Boletos permitidos adicionales para los dos días
19 ó más 30 20 Boletos permitidos adicionales para los dos días
Nunca deberá usar los “Badge ID” de exhibidores para el público o invitados,
solamente se usarán para el personal que trabajará en su espacio. (Los “Badge ID” serán asignados y cada EXHIBIDOR tendrá la cantidad
correspondiente a su booth). El exhibidor es responsable de entregar la lista de su
personal para los “Badge ID” en o antes del viernes, 17 de octubre 2014. Los
“Badges ID” se entregarán en el Área de Registro en el Centro de Convenciones
de Puerto Rico, San Juan. Las concesiones de boletos pueden ser enmendadas por
arreglo especial entre las partes, como productos de intercambio promocional o
auspicios en o antes del viernes 5 de septiembre de 2014. No habrá boletos de
cortesía.
SAN JUAN BEAUTY SHOW 2014 9 – 10 NOVIEMBRE 2014
CENTRO DE CONVENCIONES DE PUERTO RICO Por favor complete la siguiente información: Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Nombre Compañía (Exhibidor)
Números de booth____________________________________________________________________________
Nombre Contacto Principal Apellido
Dirección Física Compañía
Ciudad Estado Zip
Teléfono Compañía Ext. Celular Contacto Principal
Favor de completar las listas de su personal según antes detallado.
Un booth (5 Badges ID)
Nombre Apellido
1. Nombre Apellido
2. Nombre Apellido
3. Nombre Apellido
4. Nombre Apellido
5.
Dos booth (8 Badges ID) continúe aquí
Nombre Apellido
6. Nombre Apellido
7. Nombre Apellido
8.
Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014 Nombre Compañía (Exhibidor)
Números de booth: __________________________________________________________________________
Tres a cinco booth (12 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido
9. Nombre Apellido
10. Nombre Apellido
11. Nombre Apellido
12.
Seis a diez booth (18 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido
13. Nombre Apellido
14. Nombre Apellido
15. Nombre Apellido
16. Nombre Apellido
17. Nombre Apellido
18.
Once a dieciocho booth (25 Badges ID) continúe aquí Nombre Apellido
19. Nombre Apellido
20. Nombre Apellido
21. Nombre Apellido
22. Nombre Apellido
23. Nombre Apellido
24. Nombre Apellido
25.
Cont: Favor de completar las listas de su personal según antes detallado. Fecha Límite: viernes 17 de octubre 2014
Nombre Compañía (Exhibidor)
Números de booth: __________________________________________________________________________
Diecinueve o más booth (30 Badges ID) continúe aquí
Nombre Apellido
26. Nombre Apellido
27. Nombre Apellido
28. Nombre Apellido
29. Nombre Apellido
30. De necesitar “Badges ID” adicionales se venderán Boletos (NO “Badges ID”) por exhibidor y los
mismos tendrán un costo de Quince Dólares ($15.00) c/u
SOLO POR SI NECESITA COMPRAR BOLETOS ADICIONALES
CANTIDAD DE BOLETOS________________ Total $ _______________________
Autorización de Pago
Nombre Compañía (Exhibidor)
Números de booth: _______________________________________________________________________
Visa _________ Master Card ________ Número Cheque
Total A Pagar Por Boletos Adicionales $ ______________________________________________________
Núm Tarjeta: Exp :
Firma _________________________________________________________ Fecha: ______________________
Regulaciones de Sonido
No se permitirá sistema de sonido en el área de exhibición y venta, excepto en el espacio educativo.
Se denominará espacio educativo aquel que tenga un artista de estilismo contratado, con una tarima
demostrando técnicas y formas en cabello, uñas, maquillaje, estética. Bajo ningún concepto se aceptará
música en el área de exhibición y venta. El sonido permitido micrófonos y el volumen será regulado por
personal de seguridad de San Juan Beauty Show, Inc. a menos de cinco (5) decibeles. No se permitirá sonido
mayor de esta escala que interrumpa los trabajos de los exhibidores adyacentes. El espacio educativo deberá
someter información del artista y evidencia de contratación para permitirle utilizar sistema de sonido
adecuado. EL EXHIBIDOR deberá informar a su compañía de sonido, las regulaciones existentes.
SAN JUAN BEAUTY SHOW, INC., se reserva el derecho de suspender el sistema de sonido por violación
a cualquiera de estos acuerdos.
SAN JUAN BEAUTY SHOW REGULARA EL SISTEMA DE SONIDO “ACEPTABLE”
EN LOS BOOTH Y TOMARA LA ACCION PARA REDUCIR O SUSPENDER
EL MISMO DE SER NECESARIO. (VER CONTRATO)
PROCEDIMIENTO
PRIMERA ADVERTENCIA: VERBAL
SEGUNDA ADVERTENCIA: ESCRITA
TERCERA ADVERTENCIA: DESCONECTAR SISTEMA POR EL RESTO
DEL DIA
El exhibidor instalará las bocinas
mirando hacia adentro del booth
Auspicios
Auspicios Precio
Regular
Oferta hasta
11 julio Cantidad / Tamaño
Guía Informativa portada $1,700.00 $1,200.00 logo
Guía Informativa 1 página $ 800.00 $ 550.00 7.5 wide X 9.5 high
Guía Informativa ½ página $ 500.00 $ 300.00 7.5 wide X 4.5 high
Guía Informativa ¼ página $ 350.00 $ 175.00 7.5 wide X 3.75 high
Contraportada 1 página $1,015.00 $ 900.00 7.5 wide X 9.5 high
Contraportada ½ página $ 600.00 $415.00 7.5 wide X 4.5 high
Contraportada logo $ 500.00 $400.00 logo
Guia Informativa añadir .25 bleed alrededor
Banner información SJBS
(incluye logo de su compañía)
$ 400.00 $325.00 (25) 3’ x 5’
Billboards un mes exclusividad 1,000.00 $900.00 10’ x 20’
Billboards un mes compartido con otros $650.00 $500.00 10’ x 20’ Flyers $1.000.00 $800.00 (2,500) logo
Posters $3,700.00 ------------------ (5,000) logo 17” x 22”
Periódico $1,500.00 $1,000.00 (1) logo full color
Radio $800.00 ------------------ (40) 15 seg.
Rotulación dentro Centro Convenciones pregunte por oferta de auspicios
Reunión Escuelas pregunte por oferta de auspicios
Conferencia de Prensa pregunte por oferta de auspicios
Red Carpet pregunte por oferta de auspicios
Latin American Awards pregunte por oferta de auspicios
Competencias pregunte por oferta de auspicios
Taquillas $1,000.00 $800.00 logo y dirección
Web Banner size: 1,034 W x 200 H – pixels Web Baner size: 300 W x 300 H – pixels $400.00 un mes $300.00 un mes
$350.00 mensual con contrato de 3 meses $250.00 mensual con contrato de 3 meses
$300.00 mensual con contrato de 6 meses $200.00 mensual con contrato de 6 meses
Web Banner size: 300 W x 138 H
$250.00 un mes
$200.00 mensual con contrato de 3 meses
$150.00 mensual con contrato de 6 meses
Digital format, PDF, TIFF, PSD, JPG, Word Format Text Email: [email protected]
Autorización de Pago
Compañía ________________________________________________ Núm.Booth___________________________ Teléfonos ________________________________________________ Fax__________________________________ Número Cheque _______________ Visa______ Master Card______ Total$________________________________ Número Tarjeta: ____________________________________________ Fecha Expiración:_______________________ Pago Total $_____________________________________________________________________________________ Depósito___________________________________________________ Balance______________________________ Firma_____________________________________________________Fecha________________________________
Presentaciones en Salones Educativos y Tarima Fecha Límite para información viernes 1ro. agosto
Clase, Seminario, Charla que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014
NOMBRE CLASE Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA
Presentación en Tarima, que ofrecerá su Compañía en San Juan Beauty Show 2014
NOMBRE PRESENTACION Y EDUCADORES DOMINGO / LUNES HORA
Seminarios que ofrecerá su Compañía durante el 2014-2015
NOMBRE SEMINARIO LUGAR FECHA
HOTEL
Sheraton Puerto Rico at Convention Center Hotel & Casino
200 Convention Boulevard San Juan, PR 00907
Teléfono (787) 993-3500
$129.00 + Tax por noche doble/sencilla Reservaciones en o antes del domingo 31 de agosto de 2014 antes de las 5:00 p.m.
$139.00 + Tax por noche doble/sencilla
Reservaciones desde el lunes 1ro. de septiembre hasta el miércoles 15 de octubre antes de las 5:00 p.m. Después de esta fecha a precios y disponibilidad del hotel
Actividades Especiales
REUNION DE ESCUELAS Miércoles 17 septiembre 2014 / 10:00 a.m.
Centro de Convenciones de Puerto Rico
CONFERENCIA DE PRENSA Miércoles 29 octubre 2014 / 10:00 a.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
RED CARPET Domingo 9 noviembre 2014 / 4:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
LATIN AMERICAN AWARDS Domingo 9 noviembre 2014 / 6:00 p.m. Centro de Convenciones de Puerto Rico
Auspicio de Actividades Especiales [email protected] (787) 756-8019