Manual del módulo de Publicaciones Periódicas Última ... · una ficha kárdex formada por cajas que contienen la información sobre el estado de los fascículos: recibido, esperado,

Manual del módulo de Publicaciones Periódicas Última actualización: febrero 2007

Sección de Publicaciones Periódicas - SIB Universidad de Valencia

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1 INTRODUCCIÓN............................................................................2 1.1 PRESENTACIÓN DEL MÓDULO ..................................................2 1.2 Registros relacionados ............................................................4 1.3 Unidades contables.................................................................6 1.4 DESCARGA DE LA APLICACIÓN, INSTALACIÓN Y ACCESO AL MODULO DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS .........................................6

1.4.1 Descarga del programa e instalación ...................................6 1.4.2 Acceso al módulo de publicaciones periódicas .......................7 1.4.3 Pantalla principal del módulo de publicaciones periódicas .......8

2 REGISTRO DE FONDOS................................................................11 2.1 ESTRUCTURA Y CAMPOS DEL REGISTRO DE FONDOS ................11

2.1.1 Cabecera Millennium.......................................................11 2.1.2 Campos Marc de longitud fija ...........................................14

2.1.2.1 Marc Leader (directorio) ............................................14 2.1.2.2 Etiqueta 001 número de control (o).............................16 2.1.2.3 Etiqueta 008 elementos de longitud fija (x) ..................16

2.1.3 Campos Marc de longitud variable.....................................20 2.1.3.1 ISSN (R) .................................................................20 2.1.3.2 Etiqueta 040 (NR).....................................................21 2.1.3.3 Signatura (R)...........................................................21 2.1.3.4 Identidad (R) ...........................................................22 2.1.3.5 Formatos y fondos: 853-855, 863-865, 866-868...........22

2.1.4 Campos no Marc.............................................................27 2.2 CREACIÓN DEL REGISTRO DE FONDOS ...................................29

2.2.1 Localización y recuperación de una publicación periódica......29 2.2.2 Crear / asociar registro de fondo.......................................33

2.3 MODIFICAR UN REGISTRO DE FONDOS ...................................35 2.4 CREACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX PARA FASCÍCULOS.................36

2.4.1 Creación de la ficha kárdex en modo simple .......................37 2.4.1.1 Parte superior de la kárdex ........................................37 2.4.1.2 Fechas de la cubierta y esperada para fascículos ...........39 2.4.1.3 Numeración .............................................................41 2.4.1.4 Reclamar y encuadernar ............................................42

2.4.2 Creación de la ficha kárdex en modo avanzado ...................44 2.5 MODIFICACIón DE LA FICHA KÁRDEX......................................47

2.5.1 Visualización de la kárdex................................................48 2.5.2 Función kárdex ..............................................................48 2.5.3 Opciones avanzadas .......................................................48 2.5.4 Menú de caja .................................................................49

2.5.4.1 Modificar cajas individualmente ..................................50 2.5.4.2 Actualizar cajas en grupo...........................................51 2.5.4.3 Borrar cajas.............................................................54 2.5.4.4 Crear ejemplar para caja ...........................................55 2.5.4.5 Extrapolar cajas .......................................................55 2.5.4.6 Insertar cajas de fascículos ........................................59

2.5.5 Menú de la kárdex ..........................................................60 2.5.5.1 Editar kárdex ...........................................................60 2.5.5.2 Borrar kárdex ..........................................................61 2.5.5.3 Archivar kárdex........................................................62

2.6 CREACIÓN DE SUPLEMENTOS E ÍNDICES.................................64



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2.6.1 Creación de suplementos e índices regulares en el momento de creación de la ficha kárdex ...........................................................65

2.6.1.1 Suplementos............................................................65 2.6.1.2 Índices....................................................................68

2.6.2 Creación de suplementos e índices imprevistos ...................71 2.7 Descripción de Fondos...........................................................73

2.7.1 Pestaña fondos...............................................................73 2.7.1.1 Crear nuevos fondos .................................................75 2.7.1.2 Modificación de fondos ..............................................77 2.7.1.3 Ver textual en el OPAC ..............................................78

2.7.2 Modo Avanzado..............................................................80 2.7.3 Suplementos e índices.....................................................81

3 RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS.................................82 3.1 Recepción de fascículos recibidos ............................................82 3.2 ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE FONDOS AL RECIBIR FASCÍCULOS.................................................................................84 3.3 INCIDENCIAS QUE SE PUEDEN PRODUCIR EN LA RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS.................................................................................85

3.3.1 Dos fascículos publicados juntos .......................................85 3.3.2 Inexistencia fecha de cubierta ..........................................87 3.3.3 Inexistencia niveles numeración .......................................88 3.3.4 Existencia de un solo nivel de numeración / reiniciar numeración................................................................................89 3.3.5 Numeración alfanumérica ................................................91 3.3.6 Numeración romana........................................................93 3.3.7 Recepción de números atrasados ......................................93 3.3.8 Cambios en los niveles de numeración o cronología .............94

3.4 CREACIÓN DE UN REGISTRO DE ITEM PARA EJEMPLAR DE REVISTA 99

3.4.1 Creación de ejemplar desde el menú de caja de la kárdex ....99 3.4.2 Creación de ejemplar al recibir ....................................... 102

4 Reclamación de publicaciones periódicas ...................................... 103 4.1 El registro de proveedor ...................................................... 103

4.1.1 Creación del registro de proveedor.................................. 103 4.1.2 Estructura y campos del registro..................................... 106

4.2 Generación de reclamaciones ............................................... 109 4.2.1 Reclamaciones desde el modo Recepción ......................... 109 4.2.2 Reclamaciones desde el modo Reclamar .......................... 111

4.3 Envío de reclamaciones ....................................................... 116 4.3.1 Envío de reclamaciones impresas.................................... 117 4.3.2 Envío de reclamaciones electrónicas................................ 121

1 INTRODUCCIÓN

1.1 PRESENTACIÓN DEL MÓDULO



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Una publicación periódica, una vez que se ha adquirido y catalogado, pasa a

ser controlada desde el módulo de publicaciones periódicas, en el que se

gestiona la recepción y el registro de los números de una publicación antes

de su colocación en la estantería. Este módulo permite también la gestión

de reclamaciones de fascículos no recibidos, el control de los volúmenes

encuadernados y la creación de listas de distribución.

El control de los fondos de una publicación periódica se realiza en este

módulo a través de:

• El registro de fondos propiamente dicho

• La ficha kárdex

Los registros de fondos contienen información concreta sobre un conjunto

de números de la publicación: distribuidor, ubicación, existencias en la

biblioteca, etc. Estarán reflejados los datos de nuestras existencias de cada

publicación, que antes se encontraban en la etiqueta 866 del registro

bibliográfico.

Cuando la publicación está abierta, cada registro de fondos tiene asociada

una ficha kárdex formada por cajas que contienen la información sobre el

estado de los fascículos: recibido, esperado, reclamado, etc.

Cada registro de fondos está asociado a un único registro bibliográfico,

aunque un único registro bibliográfico puede tener asociados varios

registros de fondos. Cada registro de fondos puede tener asociada una

única ficha kárdex.

Requisito necesario para la creación de un registro de fondos es la

existencia de un registro bibliográfico al que vaya asociado. Por ello en

primer lugar debemos localizar la publicación en nuestro catálogo o en

catálogos remotos, o crearle un registro bibliográfico en caso de que éste no



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existiera. El registro bibliográfico se creará siempre desde el módulo de

catalogación.

1.2 REGISTROS RELACIONADOS

En el proceso de las publicaciones periódicas nos vamos a encontrar con

varios tipos de registros: bibliográficos, de pedido (creados desde el módulo

de adquisiciones), de ejemplar y de fondos. Todos ellos poseen la misma

estructura, con una serie de campos de longitud fija y otra de campos de

longitud variable.

Esquema de los registros asociados:



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El registro bibliográfico puede tener asociados hasta:

• 3000 Reg. Ejemplar

• 100 Reg. Pedido

• 100 Reg. Fondos

Bibliográfico (Bibliographic): Es el registro principal. Enlazados a este

registro pueden existir uno o más registros de ejemplar (uno por cada

volumen o copia de un título dado). También, se pueden enlazar los

registros como pedidos o fondos.

Ejemplar (Item): Los registros de ejemplar contienen los códigos de

barras, información especifica sobre copia o volumen, signatura, ubicación,

etc.

Pedidos (Order): Suelen estar enlazados a un único registro Bibliográfico y

están relacionados con el módulo de Adquisiciones.

Fondos (Serials Checkin or holdings): Suelen estar enlazados a un

único registro Bibliográfico y está relacionado con el módulo de

Publicaciones Seriadas. Al registro de fondos está asociada la Kárdex.

Autoridades (Authority): Los registros de Autoridad se utilizan para

redirigir la búsqueda de un encabezamiento de materia, autor o título, que

no se utiliza en el catálogo de la Biblioteca (forma no válida) hacia otro que

se emplea en su lugar (forma válida) o simplemente, para indicar la forma

válida de un encabezamiento.

Usuario (Patron): Los registros de usuarios contienen información sobre

datos personales, circulación, etc.



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1.3 UNIDADES CONTABLES

El módulo de publicaciones periódicas está muy relacionado con el módulo

de adquisiciones, con el que comparte algunos registros y funciones. La

Universidad de Valencia cuenta con cuatro unidades contables para

gestionar la compra de manera descentralizada, teniendo cada unidad un

fondo contable. Estas unidades contables son comunes para adquisiciones y

publicaciones periódicas. Esto afecta a los registros de pedidos y a los de

fondos: estos registros sólo son visibles y se pueden crear o modificar

desde la unidad contable correspondiente.

La relación entre unidades contables y ubicaciones es la siguiente:

Unidad 1: Sociales, Psicología, FCAFE, Biblioteca Dipòsit y Extensió

Ontinyent

Unidad 2: Humanidades, Magisterio, Histórica, Archivo

Unidad 3: Medicina, Fisioterapia, Enfermería, SIB y Institut López Piñero

Unidad 4: Ciencias, Farmacia, Botánico

Los registros de fondos de las publicaciones incluidas en el concurso están

en la unidad 3. Las iniciales utilizadas para acceder al programa están

asociadas a la unidad correspondiente, por lo que para cualquier gestión

relacionada con las publicaciones del concurso habrá que entrar con las

iniciales correspondientes a esta unidad.

1.4 DESCARGA DE LA APLICACIÓN, INSTALACIÓN Y ACCESO

AL MODULO DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

1.4.1 Descarga del programa e instalación



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Las instrucciones para la descarga e instalación del programa están

recogidas y explicadas en la siguiente dirección:

http://www.uv.es/~infobib/privades/

1.4.2 Acceso al módulo de publicaciones periódicas

Una vez instalado el programa, podremos acceder al módulo a través del

acceso directo creado en nuestro escritorio introduciendo nuestro login y

password en sendas pantallas como las que se muestran a continuación.

Hemos de tener en cuenta que hay que introducir las iniciales y password

correspondientes a la unidad contable a la que queramos acceder, ya sea la

propia o la correspondiente al concurso.

En cualquier momento podemos saber con qué login y con qué inicial hemos

entrado y el número y nombre de la unidad contable a la que estamos

adscritos según la inicial, consultando la opción Acerca de del menú

Ayuda.

Una vez abierto el programa, veremos la pantalla principal en el modo de

recepción de publicaciones periódicas (Ver imagen siguiente).



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1.4.3 Pantalla principal del módulo de publicaciones periódicas

Por defecto, la pantalla que se abre es la correspondiente al modo

Recepción de publicaciones periódicas. Pero hay que tener en cuenta que el

aspecto de la pantalla puede cambiar en función del modo que esté activo

en cada caso, aunque la estructura fundamental es muy semejante.

En la parte superior de la pantalla, debajo de la barra de menú, se muestra

el modo en el que se está operando en este momento y en el margen

izquierdo, desde la barra de navegación, se puede acceder a otros modos,

en función de la operación que se quiera realizar. Cada modo se

corresponde fundamentalmente con una operación determinada, aunque

frecuentemente esas operaciones podrán realizarse desde otros modos.

Los modos disponibles en la barra de navegación son los siguientes:



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Recepción de publicaciones periódicas. Las funciones

principales de este modo son dar por recibidos los números sucesivos de

una publicación, imprimir tejuelos, crear ejemplares para en número

determinado y reclamar números atrasados. Además, se pueden crear,

editar y borrar registros bibliográficos, de ejemplar, de pedido, de fondos y

kárdex.

Reclamar. La principal función que se puede realizar desde

este modo es reclamar números atrasados de una publicación, además de

todas las demás funciones ya mencionadas.

Enviar reclamaciones. Este modo permite enviar las

reclamaciones impresas y en formato electrónico que se han generado en el

modo Reclamar.

Crear listas. Genera listas (ficheros de revisión) de registros

que cumplen un criterio específico. Modo inactivo temporalmente.

Estadísticas. Permite obtener datos estadísticos. De momento

no lo vamos a utilizar.

Actualización rápida. Actualiza registros para cambiar

campos fijos o insertar campos variables no-MARC. No lo vamos a utilizar.



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Proveedores. Modo para visualizar y editar registros de

proveedores. Compartido con el módulo de adquisiciones



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2 REGISTRO DE FONDOS

2.1 ESTRUCTURA Y CAMPOS DEL REGISTRO DE FONDOS (consultar además Marc 21 Concís de Fons, de la carpeta PRIVADES)

2.1.1 Cabecera Millennium

Está compuesta por una serie de campos en los que la información va

codificada, utilizando códigos alfabéticos o numéricos, para ser usados con

fines estadísticos principalmente. Algunos se pueden modificar

manualmente, mientras que otros son actualizados automáticamente por el

sistema. Los campos de longitud fija de los registros de fondos son los

siguientes:

1. TIPO TEJUELO. Controla la impresión de etiquetas durante la recepción

(tejuelo y etiqueta de bolsillo). Por defecto utilizaremos la opción (n) sin

tejuelo. Si necesitamos imprimir tejuelo y etiqueta, se selecciona el

formato adecuado.

2. RECLAMAR EL. Campo de fecha que se actualiza automáticamente en

función de los parámetros de la kárdex.

3. SCODE 3. Sin definir; por ahora, no lo vamos a utilizar.



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4. ESTADO SUSCRIP. Se hará constar el valor adecuado:

(4) se recibe

(5) no se recibe

(2) cesada (la revista se ha dejado de publicar)

(0) desconocido

(1) otro (ninguno de los otros valores es aplicable)

5. UBICACIÓN. Campo referido a la biblioteca o unidad que posee los

fondos. Se puede introducir el código correspondiente o, si no se conoce,

buscarla en la lista desplegable. Una vez seleccionada la ubicación correcta,

debe especificarse el número de copias (suscripciones) que ésta va a recibir

(una, habitualmente).

6. NO OPAC. Si queremos que un registro de fondos no se vea en el opac,

seleccionaremos en este campo la opción (n) Suprimir.

7. FORMA ADQ. Se elegirá la opción que corresponda a la forma en la que

se ha adquirido la publicación:

(a) concurso

(o) compra biblioteca

(n) compra departamento

(e) intercambio

(f) gratuito

(g) donativo

(u) desconocido

(z) otro

8. SITIO DE RECEPCIÓN. Lugar donde llega la revista, que puede coincidir

o no con la ubicación. La tabla que se muestra se comparte con el módulo

de adquisiciones. Este campo es utilizado para efectuar las reclamaciones.

La tabla siguiente muestra los valores a utilizar:



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NÚMERO DE LÍNEA NOMBRE UBICACIÓN 1 Universitat de València 2 3 Biblioteca de CC. Socials - Referència 4 Biblioteca de CC. Socials - Hemeroteca 5 6 Biblioteca de Humanitats - Hemeroteca 7 8 Biblioteca de CC. Salut - Hemeroteca 9 10 Biblioteca de Ciències - Hemeroteca 11 Biblioteca de Farmàcia 12 Biblioteca de Magisteri 13 Biblioteca de Psicologia 14 Biblioteca de Fcafe 15 Biblioteca de Històrica 16 Biblioteca del Jardí Botànic 17 SBD. Servei de Biblioteques i Documentació 18 Arxiu Històric Univesitari 19 Institut López Piñero 20 Ontinyent

9. TIPO DE CONTADOR. Indica cómo se contarán las piezas recibidas.

Utilizaremos el valor (i) Increment por defecto. Si seleccionamos el valor

(p) Preguntar, el sistema pregunta, al recibir un fascículo, el número de

piezas a introducir. Se puede utilizar para el recuento de publicaciones en

formatos no tradicionales (microfilm, etc.), para recuentos parciales...

10. COPIAS. Número de suscripciones para una misma ubicación. Por

defecto siempre es (1). Millennium permite que utilicemos un registro de

fondos para más de una suscripción de la misma revista, con la condición de

que el proveedor sea el mismo para poder gestionar correctamente las

reclamaciones.

11. PROVEEDOR. Proveedor de la publicación. Seleccionaremos el registro

correspondiente del fichero PROVEEDORES, que contiene los registros de

cada uno de ellos con el nombre y la dirección completos. La información de



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estos registros determina la dirección a la que se enviarán las

reclamaciones de números atrasados. Se abre una ventana que nos permite

seleccionar el proveedor entre los registros previamente introducidos.

12. CONTADOR DE PARTES. Contiene el resultado del contador. Está en

relación con el campo nº 9 (por defecto, incrementa automáticamente el

número de partes recibidas). Se reinicia manualmente y no de forma

automática cuando se elimina la kárdex.

2.1.2 Campos Marc de longitud fija

2.1.2.1 Marc Leader (directorio)

La información del directorio permite la extracción de estadísticas según los

diferentes criterios introducidos y es necesaria para otras funciones internas

del sistema. Para cumplimentarlo es necesario expandir el campo utilizando

el botón derecho del ratón. Utilizar el tabulador para pasar de un campo a

otro.

REC LENGTH. Longitud del registro. Campo generado automáticamente por

el sistema; no podemos manipular su contenido.

ESTA_REG. Estado del registro. El valor por defecto que utilizaremos será:

(n) Nuevo. Es el estado de todos los registros nuevos que se creen y de

todos los que proceden de la migración. Para indicar modificaciones

sustanciales posteriores en el registro de fondos, se modificará

manualmente este valor a la posición (c) Corrected or revised.



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TIPO_REG. Tipo de registro. El valor por defecto aceptado será (y) Serial

item holdings. El resto de opciones en principio no las utilizaremos.

INDEFINI. Son dos posiciones no definidas que contienen siempre ##. No

las podemos modificar.

CHAR ENC. Esquema de la codificación de caracteres. El valor por defecto

es (#) (MARC-8).

IND CNT. Cuenta de indicador. Especifica la longitud de los indicadores en

cada campo, que en MARC21 son 2. El campo no es modificable.

SFLD CNT. Cuenta de código de subcampo. Indica cuántos caracteres se

utilizan para definir los distintos subcampos, que en MARC21 son 2. El

campo no es modificable.

BASE ADDRESS. Dirección del inicio de los datos. Con estas cinco

posiciones se expresa en qué lugar aparece el primer carácter del primer

campo del registro. Generado por el sistema. No modificable.

NIV CODI. Nivel de codificación. Indica el nivel de especificidad de la

mención de fondos. Los valores 1, 2, 3 y 4 se corresponden con los niveles

especificados en las normas ANSI/NISO Z39.71 e ISO 10324. Utilizaremos

los siguientes valores:

Código (4) Holdings level 4: para las menciones de nuevos registros de

fondos, que seguirán esas normas

Código (z) Other: valor por defecto para los registros de fondos migrados

de DOBIS (notación antigua)

Código (m) Mixed levels: para los registros con un nivel mixto; es decir

para aquellas publicaciones periódicas en curso que han sido migradas

desde DOBIS y que a partir de ahora tendrán una nueva notación de fondos



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producida automáticamente por Millennium que coexistirá con la antigua

notación. Cuando la notación sea definitivamente reconvertida y todas las

menciones sigan la norma, el código se cambiará a (4).

ITEM INFO. Información de item en el registro. Indica si hay información

de item (unidad física) incluida en el registro de fondos, en los campos 876.

Nosotros no vamos a utilizar esos campos, por lo que el valor por defecto

será (n).

INDEFINI. Posición sin definir. El valor por defecto es (#). No modificable.

LEN FIELD. Número de caracteres que indica la longitud del campo. El

valor por defecto es (4). El campo no es modificable.

LEN START. Longitud de la posición de inicio. El valor por defecto es (5).

El campo no es modificable.

LEN IMPL. Longitud de la implementación definitiva. El valor por defecto es

(0). No es modificable.

INDEFINI. Posición sin definir. El valor por defecto es (0). No es

modificable.

2.1.2.2 Etiqueta 001 número de control (o)

Este número procede del subcampo |g de la etiqueta 966 del registro de

fondos. Corresponde al antiguo número Libis. Para los registro de fondos

creados con Millennium no se utilizará.

2.1.2.3 Etiqueta 008 elementos de longitud fija (x)



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Para cumplimentarlo es necesario expandir el campo utilizando el botón

derecho del ratón. Utilizar el tabulador para pasar de un campo a otro.

FechEntr. Posiciones 00-05. Fecha de entrada en el sistema. Se genera

automáticamente en la forma aammdd, no editable.

R/EstAdq. Posición 06. Estado de adquisición. Debe ser coherente con el

campo de la cabecera Estado suscrip. Valores:

(0) desconocido

(1) otro (valor utilizado cuando no es adecuado cualquiera de los otros

valores)

(2) recibida y completa o cesada

(3) pedida (por ahora, no lo vamos a utilizar)

(4) se recibe actualmente

(5) no se recibe actualmente

Mét Adq. Posición 07. Método de adquisición. Debe ser coherente con el

campo de la cabecera Forma Adq. Valores:

(c) compra cooperativa (no la utilizamos)

(d) depósito (no la utilizamos)

(e) intercambio

(f) gratuito

(g) donativo

(m) miembro asociado (no la utilizamos)

(n) compra no bibliotecaria (se corresponde con la compra de

departamentos)



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(p) compra (incluye el concurso –codificado en Forma adq. con el valor a- y

la compra bibliotecaria o fuera de concurso –codificado en Forma adq. con

el valor o-)

(u) desconocido

(z) otro

Int Canc. Posiciones 08-11. Fecha prevista de cancelación: fecha efectiva

de una cancelación o fecha prevista. La fecha se anota en la forma aamm.

Valores:

(aamm) fecha de cancelación efectiva o prevista (para suscripciones de

varios años, suscripciones de departamentos...)

(uuuu) fecha desconocida; por defecto, utilizaremos ésta.

(####) (recordemos que este signo se tiene que entender como espacio

en blanco”) sin propósito de cancelación: se utilizará para indicar que la

suscripción no se puede cancelar (compromiso con otro centro, publicación

que condiciona el precio de un paquete electrónico, etc.). La utilización de

este valor debe llevar aparejada una nota interna (campo z) con el motivo

por el cual no se puede cancelar dicha publicación. Por el momento hemos

utilizado esta opción para las revistas impresas de Blackwell ya que el

precio del paquete electrónico está condicionado por las revistas que

tenemos suscritas en papel. Ejemplo de nota interna: “No cancelar porque

condiciona el precio del paquete electrónico: Blackwell”.

Gen Ret. Posición 12. Política general de conservación. Valores:

(0) desconocida

(1) otra

(2) se guarda, excepto si es reemplazada por actualizaciones

(3) se guarda ejemplar de muestra

(4) se guarda hasta que se reemplaza por microforma



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(5) se guarda hasta que se reemplaza por un volumen acumulativo,

volumen de sustitución o por una revisión (la utilizaremos para

publicaciones que, al actualizarse, reemplazan los fascículos recibidos)

(6) se guarda durante un periodo limitado

(7) no se guarda

(8) se guarda permanentemente; será el que utilicemos por defecto

RetEspe1. Posición 13. Política específica de conservación; en principio, no

la vamos a utilizar


la vamos a utilizar


la vamos a utilizar

Completa. Posición 16. Indica si la colección está completa. En principio,

no la vamos a utilizar.

Copias. Posiciones 17-19. Número de ejemplares registrados. Debe ser

coherente con el campo fijo Copias. Normalmente será 001; excepto en los

casos en los que una misma biblioteca reciba varias suscripciones de la

misma revista y decida utilizar para ello un solo registro de fondos.

Pol Prés. Posición 20. Política de préstamo. Siempre será (b) no se

presta.

Repr Pol. Posición 21. Política de reproducción. Por defecto aparece la

opción (a) will reproduce (se puede reproducir). Si por cuestiones

legales, de conservación u otras, no se puede reproducir, emplearemos la

opción (b) will not reproduce (no se puede reproducir).



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Idioma. Posiciones 22-24. Lengua. Indica la lengua de los datos codificados

en los campos de numeración y cronología 863-865. Se despliega una tabla.

No es el idioma del registro bibliográfico, aunque suele coincidir.

Sep/comp. Posición 25. Registro separado o compuesto. Utilizaremos el

valor (0) registro separado. Significa que el registro de fondos contiene

información de una sola copia (suscripción) de un documento; si

disponemos de más copias, hacemos un registro separado para cada una de

ellas. Un registro compuesto (valor 1) reuniría en un solo registro de

fondos, la información de dos o más copias (suscripciones) del mismo

documento conservadas en una sola localización. Esta posición se relaciona

con las posiciones 17-19.

Fec Info. Posiciones 26-31. Fecha del registro modificado. Indica los

cambios en la información de los fondos. Se anota en la forma aammdd.

Hay que actualizarla manualmente. En principio no la vamos a utilizar ya

que en la etiqueta 008 /00-05 figura la fecha de creación del registro de

fondos introducida automáticamente por el sistema.

2.1.3 Campos Marc de longitud variable

Además de los campos de longitud fija, existen una serie de campos de

longitud variable donde se harán constar los siguientes datos:

2.1.3.1 ISSN (R)

u ISBN/ISSN (020-022) En principio no la utilizaremos, ya que la

información del ISSN ya se encuentra en el registro bibliográfico. Sólo

añadiremos el ISSN en el registro de fondos en el caso de que necesitemos

indicar un ISSN distinto al que consta en el registro bibliográfico.



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2.1.3.2 Etiqueta 040 (NR)

x MARC 040 Especifica la fuente de creación del registro de fondos. El

código que corresponde a la Universidad de Valencia es: ES-VaUB. Es el

valor que se introduce por defecto si se utiliza la plantilla.

2.1.3.3 Signatura (R)

c SIGNATURA (852) y SIGNATURA SUPLEMENTARIA

Primer indicador: 4 sistema de clasificación: nº de control topográfico

Segundo indicador:

# no se especifica el orden topográfico (para la signatura

principal)

2 numeración alternativa (para la signatura suplementaria). En

el OPAC se genera el literal signatura suplementaria

Subcampos:

|j (signatura propiamente dicha) hay que tener en cuenta que este

subcampo se indiza y por tanto cualquier anotación irá al índice

|z (nota pública) es interesante utilizar este campo para incluir información

relacionada con la signatura; se ve en el OPAC

Ejemplos:

852 4# |jCI.H

852 42 |jC30/8|zSala de formació d’usuaris

852 4# |jS.H J89

852 42 |jM46|zEnquadernat amb altres obres



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2.1.3.4 Identidad (R)

i IDENTIDAD Nota de reproducción, etiqueta 843##(Ver MARC 21 concís

de fons: Camps de notes 5XX-84X). Haremos una descripción de los

aspectos de reproducción del documento bibliográfico cuando algunos o

todos los fondos son una reproducción de materiales originales. Se utiliza

cuando la información de reproducción difiere de la información que

describe el original en la parte principal del registro Marc bibliográfico

relacionado.

2.1.3.5 Formatos y fondos: 853-855, 863-865, 866-868

Las etiquetas 853-855 indican el patrón o formato que va a estructurar la

información de fondos y el texto que queremos que lleven los distintos

niveles de numeración y cronología. Cada 853-855__|8 diferente se

relaciona con una o más 863-855__ |8 mediante un dígito que sigue a |8.

Las etiquetas 863-865 contienen la información de los fondos en sí (es

decir, es el contenedor de la información que hemos definido en las

etiquetas 853-855), con la numeración de inicio y fin de cada rango de

fascículos, suplementos e índices respectivamente.

Las etiquetas 853 y 863 se refieren a los fascículos de la revista.

Las etiquetas 854 y 864 se refieren a suplementos.

Las etiquetas 855 y 865 se refieren a índices.

Las etiquetas 866-868 incluyen una descripción textual de los fondos. Se

pueden utilizar en lugar de los campos codificados de formatos y fondos o

además de éstos, para anotar una visualización alternativa.

y FORMATOS 853, 854, 855 (Campos de leyenda y patrón) (R)



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Indicadores que vamos a utilizar:

Primer indicador:

853/854: compresibilidad/expansibilidad: 2 se puede comprimir o expandir

855: # sin definir

Segundo indicador:

853/854: evaluación de la leyenda: 0 leyendas verificadas, todos los niveles

presentes

855: # sin definir

Subcampos que vamos a utilizar:

|8 Número de enlace

|a Primer nivel de numeración

|b Segundo nivel de numeración

|c Tercer nivel de numeración

|d Cuarto nivel de numeración

|e Quinto nivel de numeración

|f Sexto nivel de numeración

|i Primer nivel de cronología

|j Segundo nivel de cronología

|k Tercer nivel de cronología

|l Cuarto nivel de cronología

Ejemplos:

FORMATOS 853 20 |81|av.|bno.|i(year)|j(month)

FONDOS 863 __ |81.1|a1|b1-5|i2002|j01-05

FONDOS 863 __ |81.2|a1-2|b8-1|i2002-2003|j08-01

FONDOS 863 __ |81.3|a2-2|b4-5|i2003|j04-05



24

Estas etiquetas se pueden introducir directamente en la pestaña de registro

(para lo que hay que conocer bien la estructura determinada por el formato

MARC), crear en la pestaña de Fondos o, como sucederá habitualmente,

generar de forma automática a partir de los datos de la kárdex, al recibir un

fascículo.

h FONDOS 863, 864, 865 (Campos de Numeración y cronología) (R)

Indicadores que vamos a utilizar:

Primer indicador: nivel de codificación del campo: utilizaremos el valor 4

Nivel de fondos 4. Indica que el campo incluye información detallada de

numeración y cronología (todos los niveles).

Segundo indicador: forma del fondo: indica si la numeración y cronología se

expresan en forma comprimida o enumerativa y si este campo o un campo

enlazado de mención textual de fondos tendría que utilizarse para la

visualización.

Habitualmente, utilizaremos el valor 0 Comprimida 863/864.

En algunos casos, podremos utilizar también:

2 Comprimida, se utiliza la visualización textual (que se genera a

partir del campo enlazado Mención textual de fondos)

3 No comprimida, se utiliza la visualización textual (que se genera a

partir del campo enlazado Mención textual de fondos)

Subcampos que vamos a utilizar:

|o Título suplemento o material adicional / índices (NR)

|w Indicador de ruptura (NR):



25

|wg Ruptura por falta, utilizado para indicar lagunas en los fondos, el

webopac mostrará una coma (,) para separarlos. Este subcampo no será

habitualmente necesario utilizarlo pues Millennium separa los fondos con

una coma por defecto.

|wn Ruptura sin falta, es decir, algunas de las partes no se han publicado,

el webopac mostrará un punto y coma (;) para separar los fondos.

|x Nota no pública (R)

|z Nota pública (R)

Ejemplos:

|oÍndex alfabètic

863 40|81.1|a1911-1920|wn

863 40|81.2|a1922-1925

(el webopac mostrará: 1911-1920;1922-1925)

|zIrregularitats en la numeració

Se pueden modificar de forma manual en la pestaña de fondos y en la

pestaña registro, o automáticamente en la recepción de ejemplares (que

será la forma habitual) o cuando éstos vuelven de encuadernación.

h FONDOS 866, 867, 868 (Mención textual de fondos) (R)

Se trata de una descripción de los fondos en formato de texto libre, es

decir, no procesable automáticamente. En esta etiqueta están incluida la

información de fondos proveniente de la migración de dobis. Esta

información hay que ir adaptándola a la nueva mención de fondos,

respetando la norma (ANSI/NISO Z39.71 o ISO 10324).



26

En los registros nuevos su utilización queda circunscrita a menciones de

fondos de números sueltos o períodos que no van a tener continuidad en

nuestra colección. No obstante la información hay que introducirla de forma

normalizada.

Esta etiqueta generalmente sustituye los patrones y rangos codificados en

las etiquetas 853-5 y 863-5 cuando éstos no se pueden utilizar para

describir los fondos de forma adecuada. Sin embargo, también se pueden

usar ambas fórmulas simultáneamente y generar una visualización

alternativa para todos o parte de la información contenida en esos campos.

Ambos grupos de etiquetas se relacionan mediante el dígito de control que

sigue al |8. Dependiendo de dicho dígito se visualizará la 866, la 863 o

ambas. El 0 y 1 anulan la visualización de todas las 863 que existan. Los

demás números anulan las 863 que tengan una numeración igual o

superior. Se visualizarían aquellas que tengan un número inferior al de la

866.

Ejemplo:

La visualización en el Web OPAC del anterior grupo de rangos y patrones

sería:



27

El patrón 853_|82 y el rango 863_|82 no se visualizarían, pero sí el resto

de etiquetas.

2.1.4 Campos no Marc

n NOTA Se visualiza en la sección de la pantalla donde se muestra el

resumen del registro bibliográfico y permanece visible mientras esté

marcado el registro de fondos que la contiene, independientemente de la

pestaña seleccionada. También se visualiza en el OPAC.

z NOTA INTERNA En este caso, la información será sólo de interés para la

biblioteca, por lo que no se visualizará en el OPAC. Se visualiza en la

sección de la pantalla donde se muestra el resumen del registro

bibliográfico y permanece visible mientras esté marcado el registro de

fondos que la contiene, independientemente de la pestaña seleccionada.

q DIR PROVEE En este campo se hará constar toda dirección del proveedor

cuando éste no se haya recogido en el listado de proveedores y no tiene

registro propio (v vendor). En el campo fijo, el proveedor debe ser NONE.

Se utilizará para compras particulares, compras de un solo título. No hace

falta enlazar a un registro del proveedor pero el sistema necesita una

dirección postal.

Es un campo multilínea donde los saltos de línea se indican con el signo $.

El sistema imprime sólo las 5 primeras líneas, aunque podamos introducir

tantas como queramos. Escribimos una línea y $ para introducir otra (eso

no se ve en el OPAC).

También se puede utilizar cuando queremos poner una dirección diferente

de la que aparece en el registro de proveedor. En el campo fijo aparecerá el

código del proveedor que estamos enlazando. Los nuevos datos

prevalecerán sobre los establecidos en el fichero de proveedores.



28

v NOTA PROV Se pondrán aquí aquellas notas de tipo general de la

publicación que queremos que aparezcan en las reclamaciones al

proveedor. Las notas específicas para cada uno de los fascículos se añadirán

desde la kárdex o desde el modo Reclamar.

f Nº TITULO PROVEEDOR Es la referencia utilizada por el proveedor para

identificar en su sistema la suscripción que estamos describiendo. Esta

información es necesaria para poder efectuar las reclamaciones tanto en

formato EDI como a través de email. Si no la introducimos el sistema dará

un mensaje de error y la reclamación no se enviará.

m MENSAJE Nota de alerta para la recepción del fascículos. Abre una

pantalla previa a la visualización de la kárdex avisando así de cuestiones

puntuales y del procedimiento a tener en cuenta. Son notas dirigidas al

personal que hace la recepción (ej. No poner en la sala, Enviar antes al

despacho). Se pueden poner varios mensajes: al abrir la kárdex,

aparecerán todos los mensajes en la misma ventana.

w INFO. ENCUADERNACIÓN Instrucciones para la encuadernación: color,

tipo de cubierta, etc.

b TIT ENCUAD Título que debe aparecer en la encuadernación, si es

diferente del que consta en el campo Título del registro bibliográfico. Útil

para enviar al encuadernador todos los años la misma información.



29

2.2 CREACIÓN DEL REGISTRO DE FONDOS

2.2.1 Localización y recuperación de una publicación periódica

Una vez creado el registro bibliográfico de la publicación periódica que se

quiere controlar, éste debe recuperarse en la pantalla principal del módulo

de publicaciones periódicas: primero se selecciona el criterio de búsqueda

en el menú desplegable Índice (habitualmente el título o el ISSN) y a

continuación se escribe la palabra o palabras que se consideren necesarias

para localizar el registro. En este momento se activa el botón Limitar que

permite introducir una serie de límites para que la búsqueda sea más

concreta.



30

Tras pulsar la tecla Intro o el botón Buscar, el sistema mostrará

directamente el registro cuando sólo uno coincide con la sentencia de

búsqueda introducida, o un listado de todos los registros coincidentes.

Para moverse por el listado se pueden utilizar las flechas del teclado o la

barra de desplazamiento que aparece en el margen derecho de la pantalla.

Con un clic del ratón o tecleando el número de línea correspondiente

marcamos un registro: en este momento aparecerá en la mitad superior de

la pantalla un resumen con los datos bibliográficos del registro marcado.



31

Seleccionaremos el registro que queremos con doble clic del ratón o con el

botón Seleccionar. La pantalla que aparece está dividida en dos secciones

diferenciadas:

la parte superior presenta un resumen de la descripción bibliográfica de la

publicación y los botones para poder editar el registro, imprimirlo o volver al

listado del que se seleccionó, y

la parte inferior muestra una serie de pestañas y su aspecto cambia según

cuál de ellas esté seleccionada.

Las pestañas son las siguientes:

• Sumario: presenta una lista de los registros asociados al bibliográfico

seleccionado. Por defecto se muestran los registros de fondos, si existen,

pero el menú desplegable Ver permite mostrar otros tipos de registros

asociados o mostrarlos todos (all todo).

Para los registros de fondos, la información que se muestra en columnas es

la siguiente: número de registro, ubicación, signatura, identidad, estado y

frecuencia. Pinchando en la cabecera de una columna podemos ordenar los

registros por ese criterio.



32

La indicación Otra Cuenta (Other account) en una pantalla de Sumario,

indica que ese registro de fondos pertenece a una unidad contable

diferente. Los registros aparecen atenuados y no se pueden visualizar ni

editar.

Para cada tipo de registro podemos:

Asociar Nuevo Registro: permite crear nuevos registros del tipo que se

esté mostrando en ese momento (si se muestran sólo los registros de

fondos este botón permite crear nuevos registros de fondos; si se muestran

los registros de ejemplar, el botón cambia de nombre y permite crear

registros de ejemplar, etc.). Sólo si se muestran todos los tipos de registros

asociados este botón no se visualiza.

Borrar: elimina el registro marcado.

Mover: cambia el orden del o los registros que hayamos seleccionado

(previamente tienen que estar ordenados por número de columna).

Seleccionar: cuando se marca un registro con el puntero, este botón

permite ver el registro completo en el caso de registros de ejemplar y de

pedido y la ficha kárdex correspondiente en el caso de que el registro

marcado sea un registro de fondos.

• Registro: muestra el registro completo de fondos que esté marcado en la

pantalla de sumario (campos de longitud fija y variable).

• Kárdex: muestra la ficha kárdex correspondiente al registro de fondos

que esté marcado en la pantalla de sumario.

• Fondos: muestra la información de los fondos del registro seleccionado.



33

2.2.2 Crear / asociar registro de fondo

Los registros de fondos se crean desde el modo Recepción. Una vez creado

o recuperado el registro bibliográfico al que queremos asociar un registro de

fondos, entrar en la pestaña Sumario y seleccionar Ver Fondos y Asociar

Nuevos Fondos.

En la página principal del modo Recepción, seleccionando Administración |

Configuración se accede a la pantalla que permite modificar algunos

parámetros de la configuración personal. Si seleccionamos la pestaña

Registros Nuevos se pueden especificar las plantillas que se han de usar

cuando se creen registros de fondos nuevos. Al escoger Seleccionar

Plantilla el sistema siempre ofrecerá una lista de las plantillas disponibles

para la creación del registro; si se escoge una plantilla concreta, el sistema

la utilizará en la creación de registros.



34

Con el Asistente para crear registros nuevos, la plantilla pide que se

revisen y rellenen determinados campos (en la plantilla que utilizaremos

hemos introducido los campos que consideramos necesarios; además se

pueden insertar aquellos otros que el catalogador estime oportunos). La

plantilla que debemos utilizar para la creación de registros de fondos de

publicaciones periódicas es Checki: checkin records, que se muestra en la

figura siguiente:

Se van introduciendo los datos necesarios en los campos del registro que la

plantilla propone y se va pulsando el botón Siguiente.

Las primeras posiciones del campo 008 contienen, como hemos visto, la

fecha de creación del registro. Para que el sistema introduzca

automáticamente la fecha actual es necesario expandir el campo, eliminar

los guiones que ocupan esas posiciones y reagruparlo.



35

Cuando se completan todas las cajas de diálogo correspondientes a los

campos fijos y variables, aparece una ventana que permite crear la ficha

kárdex. Después, seleccionando la pestaña Registro podremos revisar y

editar el nuevo registro de fondos. Al acabar, pulsaremos el botón Guardar.

2.3 MODIFICAR UN REGISTRO DE FONDOS

Campos de longitud fija

Para modificar o insertar un campo fijo, podemos hacer doble clic sobre la

caja correspondiente en la parrilla de campos fijos o presionar la barra de

espacio para ver los valores válidos para ese campo. Al seleccionar un valor,

se inserta en el campo. También se puede teclear el código o valor

directamente en la caja del campo.

Campos de longitud variable

Para añadir un campo variable, pulsaremos el botón Insertar de la barra

de herramientas, o teclearemos <Ctrl+i>. Se abre una ventana con un

desplegable que permite elegir los campos a insertar.

También se puede pulsar Enter cuando el cursor está situado sobre la

ventada de edición del registro y teclear la etiqueta de grupo de campo

sobre el signo de interrogación que aparece.



36

Para modificar un campo variable, sólo tendremos que seleccionarlo en la

zona de edición y proceder a su modificación.

2.4 CREACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX PARA FASCÍCULOS

La ficha kárdex forma parte del registro de fondos. Contiene los parámetros

para la recepción de fascículos, tales como fecha de cubierta, numeración y

períodos de reclamación y encuadernación. Sólo se puede asociar una

kárdex a cada registro de fondos. Una vez se ha configurado la kárdex,

aparecerá una caja donde se mostrará cada fascículo en una celda (o línea).

Al crear el registro de fondos el sistema automáticamente propone la

creación de la ficha kárdex asociada.

Si una publicación periódica ya tiene creado el registro de fondos pero no la

ficha kárdex, en la pestaña Sumario se mostrará la línea correspondiente

al registro de fondos, y en la columna ESTADO aparecerá la expresión NO

CARD. Para crear la ficha kárdex de un registro de fondos que ya existe, se

seleccionará la pestaña kárdex y a continuación se pulsará el botón Crear

kárdex.

Sobre suplementos e Índices: las Kárdex pueden distinguir entre

fascículos, suplementos, e índices de una publicación seriada. Durante la

creación de la kárdex, es recomendable crear sólo los parámetros para los

fascículos (recomendación de Innovative). Las cajas para suplementos e

índices se introducirán de manera individualizada. Una vez creada la

kárdex, se selecciona en el menú Herramientas | Menú del Kárdex |

Modificar Kárdex para establecer los parámetros para suplementos e

índices. En este caso es también útil la opción extrapolar cajas explicada

anteriormente.



37

Hay dos formas de crear la kárdex:

Modo Simple: sólo admite dos niveles de numeración (vol., fasc.)

Modo Avanzado: permite hasta 6 niveles de numeración, más dos niveles

de numeración alternativa, con la posibilidad de indicar la numeración en

números romanos

2.4.1 Creación de la ficha kárdex en modo simple

2.4.1.1 Parte superior de la kárdex

Estado de la ficha kárdex. Los posibles valores son:

C En curso. Estado por defecto. Es el estado correspondiente a una

ficha kárdex

F Completo. El sistema cambia el estado de la ficha kárdex a F cuando

todos los números correspondientes a las cajas que componen la kárdex

han sido recibidos. No obstante, pide la confirmación del cambio de estado.

I Incompleto. Indica de la publicación está atrasado. El sistema cambia

automáticamente el estado de la kárdex a Incompleto cuando éste se

archiva y aún queda algún fascículo que lo compone sin recibir.

U No usado. Indica que la ficha kárdex nunca ha sido usada.

Ejem. en kárdex. Número de cajas que tendrá la ficha kárdex que se está

creando. El programa permite un máximo de 84 cajas. Para calcular el



38

número de cajas adecuado a cada periodicidad puede seguirse de manera

orientativa la siguiente tabla.

Tipo de visualización. Permite elegir la forma en la que se visualizará el

contenido de la ficha kárdex:

C Ver Caja. El contenido del kárdex se visualiza en forma de cajas. Es el

tipo que el sistema presenta por defecto.

L Ver Línea. El contenido se visualiza en líneas sucesivas.

M Ver MARC. Presenta los datos en formato MARC en sucesivas líneas.

Registro Pedido. Cuando entre en funcionamiento el módulo de

adquisiciones, mediante esta opción se podrá acceder al registro de pedido

asociado al bibliográfico del que depende también el registro de fondos y la

ficha kárdex que se está creando.

Crear ejemplar al recibir. Si esta opción está seleccionada, cada vez que

se dé por recibido un número de la publicación, el sistema abrirá el

asistente para crear un registro de ejemplar. Por defecto, se mantendrá

esta opción desmarcada. Cuando se necesite crear un ejemplar para un

número concreto se hará mediante otra función del módulo de publicaciones

periódicas, que se explica más adelante.

Suprimir del OPAC. Esta opción evita que la ficha kárdex se visualice en el

Opac.

¿Actualizar fondos? De las opciones que se presentan (No, Sí, Sí con

diálogo) utilizaremos por defecto la opción Sí con diálogo para que los

números que se reciban en la kárdex queden reflejados en el campo fondos

del registro. De esta manera los fondos estarán continuamente

actualizados. Esto evita tener que modificarlos de forma periódica. Si

modificamos cajas ya recibidas o borramos la kárdex completamente, el

registro de fondos no se actualiza de forma automática (deja una rastro de



39

los cambios introducidos con anterioridad) por lo que deberemos entrar en

él y modificar o borrar los fondos manualmente.

2.4.1.2 Fechas de la cubierta y esperada para fascículos

Frecuencia. Periodicidad de la publicación: la elegiremos del menú

desplegable (su explicación pueden consultarse en la tabla orientativa)

Fecha de la cubierta. Es la fecha que aparece impresa en la cubierta de la

publicación y que corresponde al primer número del que consta la ficha

kárdex. Según la periodicidad que hemos seleccionado, la fecha se divide

distintas partes: día, mes/estación, año. Los meses/estaciones pueden ser

introducidos en formato numérico o alfabético. En el primer caso, el sistema

sustituirá el número del mes o estación por las tres primeras letras (11 =

nov, 21 = primavera, 22 = verano, 23 = otoño, 24= invierno). La fecha

admite rangos en las tres partes. Si la fecha de la cubierta muestra sólo el

mes y el año, el día se puede dejar en blanco (11-2000, nov 2000); si sólo

muestra el año, se puede hacer lo mismo con el mes (2000, año 2000).

Listado de los códigos que se pueden utilizar en la Fecha de cubierta, con

sus correspondencias.

Código Código alternativo

Valor

1 ene Enero

2 feb Febrero



40

3 mar Marzo

4 abr Abril

5/12 May/dic Mayo –

Diciembre

21 pri Primavera

22 ver Verano

23 oto Otoño

24 inv Invierno

Algunos ejemplos:

Código

Código

alternativo

Campo donde

insertar el

código

Periodicidad

1 ene Month Mensual

½ Ene/feb Month Bimestral

1/3 Mar/abr Month Trimestral (meses)

21 pri Month Trimestral (estaciones)

1/15 Day Quincenal

1/7 Day Semanal

1998/1999 1998/1999 Year Bianual

Se utilizará la barra (/) cuando queramos expresar un rango. Nunca

utilizaremos el guión (-) porque da problemas en la actualización

automática de los fondos.

Fecha esperada. Corresponde a la fecha en la que se espera recibir cada

número de una publicación. Automáticamente el sistema ofrece la misma

fecha que la fecha de la cubierta. Para modificarla podemos escribir sobre

ella o con un doble clic seleccionarla del calendario que ofrece Millennium.



41

2.4.1.3 Numeración

Volumen. Indica el número del primer volumen que va a formar parte de la

kárdex que se está creando. En el modo simple de creación de kárdex sólo

existe la posibilidad de introducir números árabes para el volumen; si éste

tuviera numeración romana o alfabética sería necesario entrar en el modo

avanzado de creación, que trataremos más adelante.

Fascículos. Deberemos introducir el número del primer fascículo que

compondrá la ficha kárdex.

Fascículos por volumen. Indica el número de fascículos que componen

cada volumen de la publicación. En el ejemplo de arriba, el número de

fascículos por volumen es 12 porque es una publicación mensual que forma

un volumen por año. El sistema ofrece un valor por defecto en función de la

periodicidad.

Continuidad en la numeración. Debe determinarse si la numeración de

los fascículos se reinicia o no con cada volumen. Por ejemplo, si en la

publicación mensual anterior se elige la opción r Reiniciar, tras el volumen

18-nº 12, tendremos el volumen 19-nº1. Si, por el contrario, se elige la

opción c Continuar, tras el volumen 18-nº 12, tendremos el volumen 18-

nº 13.



42

2.4.1.4 Reclamar y encuadernar

Días antes de reclamar. Permite indicar el número de días que deben

pasar, a partir de la fecha esperada de recepción, para que un número se

considere retrasado y, por tanto, se pueda reclamar. El número sugerido

por el sistema, por defecto es 1,5 veces la frecuencia de la publicación si se

edita más de 6 veces al año, y 0,5 veces la frecuencia para las publicadas 6

veces al año o menos. El número de días antes de reclamar estará en

función de la periodicidad de la publicación y de la fecha esperada (ver la

tabla orientativa). Si queremos que no reclame nunca, pondremos un

número muy alto, por ejemplo 9999 (máximo cuatro dígitos).



43

Tabla orientativa para el cálculo del número de cajas adecuado a cada periodicidad.

Unidad de encuadernación. Número de fascículos que formará parte de

cada volumen encuadernado. Habitualmente coincidirá con el dato

introducido en el campo Fascículos por volumen, pero, en algunos casos, la

biblioteca puede decidir encuadernar juntos los fascículos correspondientes

a más de un volumen, con lo que el número será distinto. Por ejemplo, una

publicación que tenga 12 fascículos por volumen, puede ser encuadernada



44

volumen por volumen (unidad de encuadernación = 12) o cada dos

volúmenes (unidad de encuadernación = 24). Si la publicación no se

encuaderna, introduciremos el valor 0.

Retraso en la encuadernación. Indica el número de fascículos que deben

recibirse antes de enviar a encuadernar la unidad anterior. Hasta que no se

hayan recibido los fascículos siguientes, el sistema no avisará de que la

unidad anterior se puede mandar a encuadernar. El objetivo es que siempre

queden disponibles el o los números más recientes.

Cuando se haya completado el formulario, pulsar Enter o hacer clic en Ok.

El sistema crea una kárdex, con las cajas para cada fascículo basándose en

los datos introducidos.

La fecha de la cubierta aparece en la esquina superior derecha de la celda.

El número de copias recibidas aparece en la esquina inferior derecha. Haga

clic en el botón Guardar.

2.4.2 Creación de la ficha kárdex en modo avanzado

El modo avanzado debe utilizarse sólo en los casos en los que la publicación

tenga más de dos niveles de numeración, en los que alguno de los niveles

tenga una numeración distinta de la árabe (romana o alfabética) o cuando

el patrón que queramos crear difiera del estándar. Debe tenerse en cuenta



45

que si se crea la ficha kárdex de una publicación en el modo avanzado, no

se puede volver al modo simple sin perder los datos introducidos.

Literales para cronología. En el momento que se precise se puede hacer

que cada una de las partes de la fecha de la publicación vaya precedida por

su descripción (aquí llamada literal). Por ejemplo: Día 1 Mes ene Año 2000.

El texto de los literales se muestra por defecto en inglés, pero, se puede

cambiar y sólo se visualizará si están marcadas las casillas de verificación

que aparecen bajo el epígrafe Visualizar. En caso contrario, sólo se

visualizará la fecha propiamente dicha, tanto en la ficha kárdex como en el

Opac. El texto de los literales sólo se visualiza en las cajas de la kárdex del

módulo profesional y no en el Opac.

Numeración. A diferencia del modo simple, que sólo permite dos niveles

de numeración, el modo avanzado permite determinar hasta seis de estos

niveles a través del desplegable.

Formato/visualizar. Además, se puede modificar el formato de las

etiquetas correspondientes a las distintas partes (volumen, fascículo, parte,

etc.) y decidir cuáles se visualizarán y cuáles no.

Modo. Esta opción permite atribuir un tipo de numeración distinto a cada

parte: Numérico (números árabes), Alfa (alfabético) o Romano (números

romanos), teniendo en cuenta que el número de comienzo, aunque se haya



46

seleccionado la presentación en números romanos, habrá de introducirse en

números arábigos. Además, como en el modo simple, se puede determinar

el número de comienzo de cada parte; el número de partes que compone

cada nivel y si se debe reiniciar la numeración de cada parte cuando cambie

de número el nivel anterior.

Numeración paralela. Esta opción permite mantener una numeración

paralela. Por ejemplo, para el caso en el que una publicación sea traducción

de otra en otro idioma y queramos conservar la numeración de la

publicación original y de la traducción.

Hay que tener en cuenta que los fondos sólo se actualizan automáticamente

mediante la numeración principal. La numeración alternativa NO queda

recogida en los patrones y rangos de fondos. Sus datos no se

visualizan en la pestaña de fondos y no se actualizan automáticamente.

Una vez que se ha terminado de introducir los parámetros para el control de

la publicación por medio de la ficha kárdex, deberá pulsarse el botón OK e



47

inmediatamente se mostrará la ficha en formato de cajas, formato por

defecto.

Desde esta pantalla se podrá realizar el control de la publicación, modificar

los parámetros que se considere necesario, cambiar el formato de

visualización de la kárdex, etc., como veremos en los siguientes apartados.

2.5 MODIFICACIÓN DE LA FICHA KÁRDEX

NOTA IMPORTANTE: cuando creamos la ficha kárdex, si hemos seleccionado

en el campo ¿Actualizar fondos? las opciones Sí o Sí con diálogo, el

sistema crea automáticamente en el registro de fondos las etiquetas 853,

854 y 855 (patrones de fascículos, suplementos e índices) y las etiquetas

863, 864 y 865 (rangos de los fondos) Al hacer modificaciones posteriores

en la kárdex, el sistema NO actualiza estas etiquetas. Después de cualquier

cambio en la kárdex que afecte a estas etiquetas será necesario actualizar

manualmente estos valores para que se correspondan con las que

acabamos de introducir.



48

Para modificar la ficha kárdex nos situaremos sobre ella y pulsaremos el

botón derecho del ratón. Aparecerá un menú contextual al que también

puede accederse a través del menú Herramientas de la barra de menú.

2.5.1 Visualización de la kárdex

Esta opción permite cambiar el formato de visualización de la ficha kárdex.

Como hemos dicho, el formato por defecto es el formato de cajas, pero se

puede cambiar a formato de línea o formato MARC.

2.5.2 Función kárdex

Esta función permite realizar determinadas operaciones que también es

posible efectuar desde algunos modos específicos del módulo de

publicaciones periódicas, como devolver, reclamar números atrasados o

encuadernar. No obstante, trataremos estas operaciones en los apartados

correspondientes a los modos mencionados.

2.5.3 Opciones avanzadas

Permiten modificar los niveles de numeración de los fascículos, índices y

suplementos. Por ejemplo, si a un suplemento se le dio en su día un nivel



49

de numeración de volumen y posteriormente se quiere modificar a la

categoría de número, deberá hacerse desde aquí.

2.5.4 Menú de caja

El menú de caja permite realizar ciertas operaciones relacionadas con la

modificación de cajas, individualmente o en grupos, con la creación de

fichas kárdex para publicaciones con periodicidades poco usuales o con la

intercalación de cajas de suplementos o índices.

La mayoría de estas operaciones se efectúan sobre la caja o las cajas que

se hayan seleccionado previamente. Para seleccionar una sola caja, basta

con pinchar una vez sobre ella con el ratón. Si se desea seleccionar más de

una caja simultáneamente, se podrá utilizar el mismo método de selección



50

múltiple que se usa en los programas de Windows: seleccionar una caja,

mantener apretada la tecla ctrl. y seleccionar las siguientes cajas.

Para seleccionar un rango de cajas, es decir, un conjunto de cajas

consecutivas, se pinchará en la primera del rango y, manteniendo la tecla

Mayúsculas pulsada, seleccionar la última caja del rango.

En este apartado no hablaremos de las opciones relacionadas con

suplementos e índices, que serán tratadas de forma independiente en el

apartado Creación de suplementos e índices.

2.5.4.1 Modificar cajas individualmente

Esta opción permite modificar algunos parámetros sólo para la caja

previamente seleccionada. Los parámetros que se pueden modificar se

especifican en esta imagen:



51

2.5.4.2 Actualizar cajas en grupo

Esta opción permite hacer modificaciones en varias cajas simultáneamente.

Por ejemplo, supongamos que hay tres fascículos que fueron recibidos y se

han extraviado. En las tres habrá que modificar el estado (de recibido a

extraviado); la fecha esperada, pues la fecha que aparece es la de la

recepción, y el número de copias recibidas (de 1 a 0). Además, se puede

introducir una nota que ofrezca alguna información sobre el extravío de los

fascículos en cuestión. Para ello, deberá marcarse previamente el grupo de

cajas que se quiere modificar y, a continuación, elegir la opción Actualizar

cajas en grupo.



52

Se abrirá una ventana con los parámetros correspondientes a la primera

caja del grupo. En ella deberán hacerse las modificaciones pertinentes

teniendo en cuenta que para que tengan efecto en todas las cajas

seleccionadas, la casilla de verificación que hay a la izquierda de cada uno

de los datos modificables deberá estar marcada (habitualmente se marca

automáticamente en el momento en que se introduce una modificación en

el campo correspondiente). Éstos se modifican pinchando en la celda

correspondiente y escribiendo los nuevos valores.

Si se modifica el campo Incrementar fechas de transacción, la fecha se

irá incrementando en cada una de las cajas seleccionadas en función de la

periodicidad que se haya introducido en el momento de la creación de la

ficha. De la misma forma se incrementará la numeración de las cajas

seleccionadas, si ésta se modifica en la primera. Pero hay que tener en

cuenta que si se han seleccionado cajas no consecutivas, el sistema las

considera consecutivas, por lo que incrementará dichos valores

consecutivamente, sin tener en cuenta las cajas intermedias no

seleccionadas.



53

Como puede verse en la imagen, las casillas de verificación

correspondientes a los datos que se han modificado están marcadas, para

que los cambios se produzcan en todas las cajas seleccionadas. Para hacer

efectivos los cambios debe pulsarse el botón Enviar. El resultado es el

siguiente:

Si al pulsar el botón Enviar no hay ninguna casilla de verificación marcada,

aunque se hayan modificado los datos correspondientes, el sistema

mostrará un mensaje en el que avisa de que no se ha marcado nada para

actualizar:



54

Si se pulsa el botón Sí, volverá a mostrarse la pantalla para modificar los

datos, si se pulsa No, el sistema volverá a la ficha kárdex sin hacer ningún

cambio.

2.5.4.3 Borrar cajas

Esta función elimina de la kárdex la caja o cajas seleccionadas previamente.

Una vez marcadas las cajas que se desea borrar, se seleccionará la opción

Borrar cajas. El sistema mostrará un mensaje de confirmación Are you

sure you want to delete the selected boxes? (¿Está seguro de querer

borrar las cajas seleccionadas?). Si se pulsa No, se anula la orden de

borrado. Si se pulsa Sí, las cajas seleccionadas se borrarán.

Si alguna de ellas tiene un registro de ejemplar asociado, se abrirá la

ventana Delete checked items (Borrar ejemplares marcados), en la que

se muestra la lista de todos los ejemplares creados, asociados con las cajas

seleccionadas, delante de cada uno de los cuales hay una casilla de

verificación (el botón Ver todos los ejemplares asociados muestra los

ejemplares asociados a otras cajas de la kárdex no seleccionadas para

borrar). Todas las casillas de verificación están marcadas por defecto. Si se

mantienen marcadas, se borrarán todos los registros de ejemplar. Si no se

desea borrar algunos de los ejemplares, deberán desmarcarse las casillas

correspondientes, pinchando una vez con el ratón sobre ellas.



55

Si se pulsa el botón Enviar, se borrarán todos los ejemplares marcados. Si

se pulsa el botón Cancelar, no se borrará ningún ejemplar (aunque haya

ejemplares marcados) pero se borrarán las cajas que se habían

seleccionado.

2.5.4.4 Crear ejemplar para caja

Podemos crear un registro de ejemplar para alguno de los números de una

publicación. Para ello, el estado del fascículo en cuestión debe ser

RECIBIDO. Ver Creación Registro de Ejemplar.

Puesto que en la caja para la que se ha creado el ejemplar no queda

ninguna constancia de ello, es conveniente seleccionar la opción Modificar

cajas individualmente e introducir la nota: Amb exemplar.

2.5.4.5 Extrapolar cajas

La función Extrapolar cajas permite añadir cajas en una ficha kárdex

basadas en los parámetros asignados a un rango de cajas creado

previamente. Esta operación es especialmente útil a la hora de crear fichas



56

kárdex para publicaciones con una periodicidad irregular o con una

regularidad poco habitual.

El procedimiento consiste en crear primero el rango de cajas que contenga

el número de fascículos entre los cuales existe la misma periodicidad. Este

rango de cajas será considerado por el sistema como una unidad que luego

se repetirá con las fechas adecuadas mediante la opción Extrapolar cajas.

Para que esto resulte más claro, veremos dos ejemplos.

Ejemplo 1. Tenemos una publicación que comenzará a publicarse y

empezaremos a recibir el lunes 8 de agosto de 2005 y cuya periodicidad es

diaria pero no se publica los fines de semana. Si al crear la ficha kárdex

para esta publicación le asignamos una periodicidad diaria se crearán

también las cajas correspondientes a los números que deberían aparecer los

sábados y los domingos, pero esto no se atiene a la periodicidad real de la

publicación. La única forma de crear una ficha kárdex adaptada a la

publicación es mediante la función de Extrapolar cajas:

En primer lugar crearemos una ficha kárdex sólo para los cinco primeros

fascículos, que sí tienen una periodicidad diaria, en la que haremos constar

las fechas de cubierta y esperada, el número inicial de volumen y de

fascículo, el número de fascículos por volumen (en este caso, 20, pues el

volumen está formado por los fascículos de un mes), los días antes de

reclamar, la unidad de encuadernación, etc.

A continuación debemos seleccionar las cinco cajas, pinchar sobre ellas con

el botón derecho del ratón y elegir la opción Menú de caja y luego

Extrapolar cajas.

Se abrirá la ventana en la que deberemos introducir el número de veces

que queremos que se repita el rango de cajas creado previamente y las

fechas de cubierta y esperada correspondientes al siguiente fascículo



57

que se publicará. Por defecto, la fecha que se muestra en esta ventana es la

del día siguiente al último fascículo que forma parte del rango creado (en

nuestro caso, 13 de agosto, ya que la periodicidad que se adjudicó a la

publicación era diaria). Cambiaremos la fecha por defecto para que se

ajuste a la periodicidad real:

Una vez que pulsemos el botón Enviar se habrán generado 35 cajas (pues

hemos pedido que el rango inicial de 5 cajas se repita 7 veces) que tendrán

periodicidad diaria pero que respetarán el intervalo de 2 días

correspondiente al fin de semana.

Ejemplo 2. En este caso debemos crear una ficha kárdex para una

publicación que aparece dos veces cada mes, los días 5 y 15, y que

empezaremos a recibir el día 5 de agosto. Esta publicación es regular, pero

no se le puede aplicar ninguna de las periodicidades establecidas. Así, el

procedimiento que debemos seguir es el siguiente:

Crearemos la ficha kárdex inicialmente para los dos primeros fascículos. En

el campo Frecuencia seleccionaremos Otras (es decir, personalizada). Al

elegir este tipo de periodicidad aparece un nuevo campo Días entre



58

fascículos, en el que se hará constar el número de días que separa el

primer fascículo del segundo, en este caso, 10, en función del cual, el

sistema calculará la fecha de aparición del resto de los fascículos de la

kárdex, en este ejemplo, uno solamente.

A continuación seguiremos el mismo proceso que en el caso anterior, es

decir, marcar las dos cajas, pinchar con el botón derecho del ratón,

seleccionar Menú de caja y Extrapolar cajas y modificar en la ventana de

extrapolación los datos necesarios para adaptarlos a la publicación que nos

ocupa:



59

Como puede verse, la función Extrapolar cajas es fundamental a la hora

de crear fichas kárdex para publicaciones de periodicidades poco comunes,

que no se adaptan a las establecidas por defecto en el sistema.

2.5.4.6 Insertar cajas de fascículos

Esta opción permite añadir nuevas cajas de fascículos a una ficha kárdex ya

creada. Es especialmente útil cuando se reciben números imprevistos o

extraordinarios para los cuales no se creó ninguna caja en su momento.

Se puede insertar la caja de un fascículo delante de una caja ya existente,

en cuyo caso hay que seleccionarla previamente, o al final de la kárdex. Al

elegir cualquiera de estas dos opciones, se abre una ventana en la que

deberán introducirse los parámetros correspondientes al fascículo en

cuestión.



60

2.5.5 Menú de la kárdex

La opción Menú de la kárdex ofrece la posibilidad de editar la ficha kárdex

para modificar alguno de sus parámetros, borrarla o archivarla.

2.5.5.1 Editar kárdex

Al seleccionar esta función del menú de kárdex se abre una ventana similar

a la que se nos muestra en el momento de la creación de la ficha pero con



61

las opciones limitadas. Aquí se pueden modificar solamente parámetros

generales, como el número de fascículos por volumen, los días antes de

reclamar, el estado de la ficha kárdex, la frecuencia de la publicación, etc.

Para cambios que afecten a los niveles de numeración o de cronología, es

necesario crear un nuevo patrón, no se puede hacer desde Modificar Kardex

(ver apartado: Incidencias. Cambios en niveles de numeración o cronología)

2.5.5.2 Borrar kárdex

Al seleccionar la opción Borrar kárdex pueden ocurrir dos cosas: si se han

creado registros de ejemplar para algunos de los fascículos, suplementos o



62

índices de la publicación, se abrirá una ventana similar a la que se abre

cuando se utiliza la opción Borrar cajas, que permitirá decidir qué

ejemplares se borran y cuáles no. Si no se ha creado ningún registro de

ejemplar para ninguna de las partes de la publicación, al seleccionar la

opción Borrar kárdex el sistema mostrará un mensaje de advertencia y

pedirá confirmación de la orden de borrado.

2.5.5.3 Archivar kárdex

Como hemos mencionado con antelación, cada registro de fondos

solamente puede tener asociada una única ficha kárdex. Cuando la

frecuencia de la publicación es baja, el límite de 84 cajas es suficiente para

tener a la vista un amplio periodo que puede llegar a abarcar incluso varios

años. El problema surge cuando el número máximo de cajas que puede

contener la ficha kárdex no es suficiente para tener a la vista el año en

curso (a veces, ni siquiera unos pocos meses) y están a punto de ser

recibidos los últimos fascículos. En este caso, la función Archivar kárdex

permite continuar usando el mismo registro de fondos para el título en

cuestión y crear una nueva ficha kárdex sin perder la anterior. Cuando se

elige Archivar kárdex, el módulo de publicaciones periódicas realiza las

siguientes operaciones:

Crea un nuevo registro de fondos usando la información del registro de

fondos original

Transfiere la ficha kárdex existente al registro de fondos recién creado

Crea una nueva ficha kárdex asociada al registro de fondos original

Normalmente, se archivará una ficha kárdex cuando se esté recibiendo

el último fascículo que la compone, se haya alcanzado el límite de cajas y

además tengamos fascículos que no hemos recibido por causas diversas, y

esperamos recibirlos.



63

Para archivar una ficha kárdex, deberá situarse el cursor en cualquier parte

de la ficha, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción

Archivar kárdex del Menú de la kárdex. Se abre una pantalla en la cual

el sistema propone la creación de un nuevo registro con los datos del que se

creó en su momento. Si es necesario se harán las modificaciones adecuadas

sobre el registro propuesto y pulsaremos el botón Guardar. A continuación

se abrirá una ventana en la que se pueden elegir dos opciones: Extrapolar

cajas y Crear kárdex a mano.

Si se escoge Crear kárdex a mano, se abrirá la ventana que ya

explicamos en el apartado de creación de una ficha kárdex y habrá que

introducir de nuevo todos los parámetros. Si se escoge Extrapolar cajas,

se abrirá una ventana que muestra la fecha de cubierta del número

siguiente al último de la ficha kárdex archivada, la fecha esperada y la

numeración correspondiente a dicho número. Sobre ella realizaremos las

modificaciones necesarias.

La kárdex archivada, se añadirá a la lista de registros de fondos asociados

al registro bibliográfico de la publicación y aparecerá en la pestaña

Sumario con la indicación de Estado Incompleto, ya que todavía tenemos

fascículos por recibir.



64

En todo caso, siempre se podrá acceder a la kárdex que se haya archivado

incompleta para dar por recibido alguno de los fascículos atrasados. Sin

embargo, la actualización de los fondos NO es automática por lo que

tendremos que abrir el registro original, acceder a la pestaña de fondos y

utilizar la función Fusionar con anterior para actualizar manualmente los

fondos.

Cuando todos los números pendientes estén recibidos y la kárdex antigua

ya no se a útil, la borraremos, así como el registro de fondos adicional que

se creó.

2.6 CREACIÓN DE SUPLEMENTOS E ÍNDICES

Si los suplementos e índices no tiene periodicidad, no se pueden crear

formatos o patrones para ellos con antelación, por lo que normalmente se

crearán en el momento de su recepción, a no ser que su aparición sea

perfectamente regular y previsible, en cuyo caso los parámetros

correspondientes se podrán introducir en el momento de la creación de la

fiche kárdex, como veremos a continuación.



65

2.6.1 Creación de suplementos e índices regulares en el momento de creación de la ficha kárdex

2.6.1.1 Suplementos

En la ventana para introducir los datos de la kárdex , deberá seleccionarse

la pestaña Suplementos en la que existe un botón que permite Crear

formatos y patrones para suplementos, es decir, asignarles los

parámetros correspondientes.

Al pulsar dicho botón, se desplegará la ventana en la que deberán

introducirse los datos del suplemento:



66

Si se desea modificar la numeración para que quede más claro que se trata

de un suplemento y no de un fascículo normal, se puede acceder al modo

avanzado:



67

Si se pulsa el botón OK, lo que se presentará en la pantalla será la ficha

kárdex sólo con las cajas correspondientes a los fascículos, porque,

con esto, lo que hemos hecho ha sido introducir los parámetros de los

suplementos (crear el formato o patrón al que responderán los suplementos

de la publicación), pero no las cajas para ellos.

Para crear las cajas seleccionaremos la opción Insertar suplemento

delante de la caja seleccionada o Añadir suplementos al final del

kárdex del Menú de caja disponible cuando se pulsa el botón derecho del

ratón en cualquier lugar de la ficha kárdex. Al hacerlo, se abrirá una

ventana en la que deberemos introducir los datos concretos

correspondientes al primer suplemento que se va a recibir, así como el

número de cajas de suplementos que se quieren insertar delante de la caja

de fascículo seleccionada o al final del kárdex:



68

Estos datos deberán introducirse solamente cuando se añade o inserta la

primera caja, pues, al hacer lo mismo con las demás, el programa aplica los

parámetros de periodicidad, fechas y numeración y muestra ya los datos

correctos.

2.6.1.2 Índices

El proceso que debe seguirse en el caso de los índices es análogo al de los

suplementos. Si, por ejemplo, sabemos que una publicación tiene índices

anuales que aparecen a mediados del mes de diciembre del año en curso,

podremos introducir en el momento de la creación de la ficha kárdex los

parámetros correspondientes, siguiendo los mismos pasos detallados más

arriba, con la diferencia de que ahora habrá que seleccionar la pestaña

Índices.



69

Se pulsará el botón Crear formatos y patrones para índices y se abrirá

la ventana para introducir los datos necesarios. Si se cree conveniente, se

pasará al modo Avanzado para introducir datos que no puedan indicarse

en el modo simple, como por ejemplo que se visualice la palabra Índex en

las cajas y en el web opac.



70

La figura siguiente muestra el modo avanzado para la creación de índices:

Cuando se hayan acabado de introducir los parámetros de los índices que

tendrá la publicación, se pulsará el botón OK. Como en el caso de los

suplementos, este proceso no genera las cajas correspondientes, sino que,

una vez creada la ficha kárdex, habrá que utilizar una de las opciones

Insertar índices delante de la caja seleccionada o Añadir índices al

final del kárdex, del Menú de caja, disponible al pulsar el botón derecho

del ratón en cualquier lugar de la ficha.

Una vez añadidas las cajas de suplementos e índices (que se distinguen de

las cajas de los fascículos porque en la esquina superior izquierda aparece

una S, en el caso de los suplementos, o una I, en el caso de los índices,



71

sobre un triángulo de color más claro), el aspecto de la ficha kárdex será

similar a los siguientes ejemplos:

Una vez creados los suplementos e índices previsibles para un año, puede

ser útil utilizar la opción Extrapolar Cajas (ver apartado correspondiente)

para generar las cajas de los siguientes años con la misma estructura.

2.6.2 Creación de suplementos e índices imprevistos

En los casos en que se reciba suplementos e índices de forma imprevista, o

que su periodicidad sea totalmente irregular, no se pueden introducir los

parámetros correspondientes en el momento de la creación de la ficha

kárdex. En el momento en que se reciba un suplemento, se seleccionará

directamente una de las opciones del Menú de caja: Insertar



72

suplementos delante de la caja seleccionada o Añadir suplementos

al final de la kárdex.

Al elegir esta opción, el sistema no encuentra ningún patrón o formato para

suplementos, por lo que abre una ventana de aviso, en la que se podrán

introducir los parámetros adecuados. Como el campo periodicidad no puede

dejarse en blanco, se dejará la que se muestra por defecto, aunque en

realidad los suplementos no se publiquen con periodicidad conocida. No

obstante, la periodicidad que conste en los parámetros no afectará a la

inserción de cajas, pues se irá haciendo una a una y, en cada caso, deberán

introducirse manualmente las fechas de cubierta y esperada.

Una vez introducidos los parámetros se pulsará el botón OK y se mostrará

la ventana para introducir los datos concretos de fecha de cubierta, etc. El

proceso para insertar cajas de índices imprevistos es exactamente el

mismo: en primer lugar habrá que configurar el patrón del índice y luego

introducir los datos concretos.



73

2.7 DESCRIPCIÓN DE FONDOS

La información sobre los fondos, como hemos visto, (ver estructura y

campos del registro de fondos) se guarda pares de etiquetas codificadas

853-5 y 863-5 y en las etiquetas textuales 866.

Millennium permite varias formas de crear la Descripción de Fondos:

Automáticamente al recibir fascículos, según configuración de la kárdex: es

el sistema que utilizaremos habitualmente (ver apartado Recepción)

Desde la pestaña fondos: ya sea desde el modo simple (utilizando el

formulario de introducción de datos) o desde el modo avanzado (escribiendo

las etiquetas, indicadores y subcampos correspondientes)

Desde la pestaña registro: como el modo avanzado de la pestaña de fondos

2.7.1 Pestaña fondos

Para crear o modificar datos de los fondos no recogidos en la kárdex, o de

aquellas revistas que no la lleven (por ejemplo, revistas cerradas), se

utilizará la pestaña de Fondos:



74

Las opciones de las que disponemos en esta pantalla se encuentran en el

menú Herramientas y son:

Menú Rango:

• Insertar Rango delante Seleccionado

• Agregar Rango al Final

• Borrar Rango Seleccionado

Menú de Patrones:

• Definir un patrón

• Modificar patrón



75

2.7.1.1 Crear nuevos fondos

La noción de rango se refiere a aquellos números de la publicación que se

han recibido en la biblioteca, entre los que no existe ninguna laguna. Por

tanto, cada rango nos indicará la numeración de inicio y de fin de los

fascículos que se han recibido. Si no hubiera ninguna laguna en nuestros

fondos, tendríamos un único rango.

De esta manera, solamente se indicarán aquellos números/años de los que

disponemos en nuestros fondos. Los números que faltan en nuestra

colección no aparecerán.

En primer lugar se creará un patrón (etiqueta MARC 853_) que nos

permita tener un formato normalizado de los diferentes rangos de fondos

que tengamos de la revista en cuestión. Seleccionar el menú

Herramientas | Menú Patrones | Definir Patrón:

Una vez creado el patrón, se irán añadiendo los datos mediante la opción



76

Si seleccionamos Añadir Rango Nuevo sin definir antes el patrón, el

sistema presenta igualmente la pantalla para introducir los datos del patrón,

ya que sin éste no permite añadir un rango.

Para que nos añada los datos del nuevo rango, debemos pulsaremos la

opción Aplicar cambios.

La siguiente pantalla nos indica que NO se han recibido los siguientes

fascículos:

v.3, n. 11 (2001)

v.4, n.8 (2002)-v.4, n.10 (2002)

En caso de recibirse esos ejemplares que faltan, se podría utilizar la opción

Fundir con el anterior, o bien modificar manualmente los datos de los

rangos.



77

Existe una opción muy útil que permite insertar rangos delante del que

seleccionemos. Para ello, utilizaremos el menú Herramientas | Menú

Rango | Insertar Rango delante Seleccionado:

2.7.1.2 Modificación de fondos

Para modificar los datos de un rango, lo seleccionaremos y cambiaremos los

datos necesarios en la parte inferior de la pantalla (Seleccione rango),

donde se ha activado un formulario con los datos del rango seleccionado.

Una vez modificados los datos pulsamos el botón Aplicar Cambios.

Si mientras estamos introduciendo los datos nos equivocamos y queremos

recuperar la información que teníamos previamente, podemos utilizar la

opción Reiniciar. Sólo se recuperará si no hemos apretado aún Aplicar

cambios.

Fundir con el anterior: fusiona el rango seleccionado y el anterior, en un

nuevo rango. Toma los datos de inicio del que está delante, y los datos de

finalización del que va detrás. Se utiliza cuando deja de haber una laguna

entre dos rangos, es decir, se han recibido todos los números que faltaban

entre ellos.



78

2.7.1.3 Ver textual en el OPAC

Los rangos de los fondos, es decir, cada etiqueta 863, puede llevar

relacionada una etiqueta de fondos textual, una 866 que llevará el mismo

dígito detrás del |8. La opción Ver textual en el OPAC nos permite ver y

modificar dicha etiqueta asociada.

En caso de que no tenga ninguna 866 asociada a ese rango, nos saldrá el

siguiente diálogo para poder crearlo:

Al crear el campo, en la etiqueta 863 del rango seleccionado el segundo

indicador debe ser un 0:



79

Si se marca la opción Ver textual en el OPAC, el sistema añadirá el

indicador 2 en la 863.

De este modo, en la visualización de la ventana aparecerá el texto asociado

en vez del rango seleccionado, es decir, la 866 en vez de la 863.

No obstante, la visualización o no en el Web OPAC dependerá del dígito que

acompañe al |8 de ambas.

La opción Ver MARC completo nos devuelve a la pantalla de modificación

de rangos inicial.



80

2.7.2 Modo Avanzado

Este modo nos permite añadir patrones y rangos nuevos o borrar los ya

existentes. También nos permite hacer modificaciones en cualquiera de

ellos: se selecciona el patrón o el rango correspondiente de la parte superior

de la pantalla y se introducen los cambios necesarios escribiendo las

etiquetas, indicadores y subcampos en la parte inferior.



81

Después de cada cambio que hagamos en cada patrón o rango, debemos

pulsar Aplicar Cambios (la ventana del modo avanzado se queda abierta y

se van reflejando los cambios) y, cuando acabemos definitivamente,

después de Aplicar Cambios, pulsaremos el botón Hecho.

Al cerrar definitivamente el registro, el sistema pregunta: Precaución: se

ha modificado el registro ¿Quiere guardar los cambios?. Si

contestamos NO, no guardará ninguno de los cambios introducidos.

2.7.3 Suplementos e índices

La creación y modificación de suplementos e índices se hará de igual forma

que los fascículos, pero siempre seleccionando la pestaña correspondiente:

Los patrones de Suplementos que se creen se guardarán automáticamente

en una etiqueta MARC 854_.y los patrones de Índices en una etiqueta

MARC 855_.

Los rangos de Suplementos que se creen se guardarán automáticamente

en etiquetas MARC 864_. Los rangos de Índices, en etiquetas MARC 865_.

De igual manera, en los casos en que e incluya la información textual de

Suplementos, se creará en una etiqueta MARC 867_. La información textual

de Índices, se creará en una etiqueta MARC 868_.



82

3 RECEPCIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

3.1 RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS RECIBIDOS

Una vez que se ha creado el registro de fondos y la ficha kárdex para una

publicación determinada, el procedimiento de recepción de los sucesivos

números es rápido y sencillo.

En primer lugar habrá que localizar y recuperar la publicación siguiendo

los pasos explicados en el apartado Localización y recuperación de una

Publicación Periódica. Cuando se haya seleccionado ésta, por defecto se

muestra la pantalla de sumario con el resumen de los registros de fondos.

Seleccionaremos el registro de fondos correspondiente a nuestra biblioteca

y accederemos a la pestaña Kárdex para ver la ficha correspondiente.

Cuando la tengamos en pantalla, para dar por recibido un fascículo, bastará

con marcar con un clic de ratón la caja correspondiente y pulsar a

continuación el botón Recibir.

En ese momento cambiará el estado de la caja a RECIBIDO y algunos otros

datos: la fecha esperada será ahora la fecha de recepción y aparecerá el



83

número de copias recibidas (normalmente 1, a no ser que se mantenga más

de una suscripción de la misma publicación). Si necesitamos crear un

ejemplar para el fascículo que se va a recibir, marcaremos la casilla de

verificación Crear ejemplar (Ver apartado Creación de un registro de Item

para ejemplar de revista).

Por defecto, la fecha de recepción es la del día en el que ésta se está

realizando. No obstante, es posible modificarla antes de recibir el fascículo

en cuestión haciendo doble clic en la fecha que aparece en la cabecera de la

ficha kárdex, junto a la etiqueta Fecha de recepción. En ese momento, se

despliega un calendario en el que se podrá elegir la fecha que se quiere

hacer constar como fecha de recepción. También se puede realizar la misma

función después de clicar sobre la caja de Fecha esperada que vamos a

recibir ya que el sistema nos muestra una pantalla de diálogo similar a la

que vemos en la figura.



84

3.2 ACTUALIZACIÓN AUTOMÁTICA DE FONDOS AL RECIBIR

FASCÍCULOS

El sistema ofrece la posibilidad de actualizar los fondos a medida que vamos

recibiendo los fascículos de una publicación. Para ello tendremos activada

por defecto la opción Actualizar fondos | Sí con diálogo, de este modo el

sistema nos preguntará en el momento de la recepción del fascículo si

queremos actualizar los fondos en la creación de la ficha kárdex, de manera

que siempre que hagamos una kárdex nueva y recibamos cualquier

fascículo la actualización será automática pero controlada (si por algún

motivo no deseamos que se produzca esa actualización, habrá que

seleccionar la opción NO y si queremos que no nos pregunte en el momento

de recibirlo pero que actualice los fondos, elegiremos la opción SÍ).

Para que los fondos se actualicen automáticamente, los campos de Fecha

de la Cubierta y Numeración deberán contener datos. Los patrones

deberán tener por lo menos un nivel en cada uno de ellos.

Al apretar el botón Recibir, se abrirá la ventana Recibir caja. En ella

haremos los cambios necesarios y pulsaremos el botón OK. Al tener

seleccionada la opción de actualizar fondos con diálogo, se abre una nueva

ventana (Editar fondos) que nos permite controlar esa actualización:



85

Repetiremos estos pasos para cada uno de los fascículos recibidos.

De esta manera, desde la recepción, los fondos actualizados serán visibles

inmediatamente tanto la pestaña de fondos, como en el propio registro,

como en el OPAC.

En la pestaña del registro de fondos esta misma información aparecería

reflejada del siguiente modo:

3.3 INCIDENCIAS QUE SE PUEDEN PRODUCIR EN LA

RECEPCIÓN DE FASCÍCULOS

3.3.1 Dos fascículos publicados juntos

Algunas revistas publican, de vez en cuando, o a veces como norma, varios

fascículos juntos (normalmente dos). Si la publicación de estos fascículos es

esporádica el procedimiento a seguir consistirá en: entrar a modificar la

caja, introducir los datos del fascículo combinado y borrar la caja

sobrante correspondiente al fascículo que ya no existe.

Con la opción Menú caja | Modificar cajas individualmente,

cambiaremos la información necesaria (fecha de cubierta y numeración)

separando los datos con una / (ene/jul, v.12, n.1/2).



86

Estas modificaciones dan algunos problemas en la actualización

automática de fondos: desde la pantalla de diálogo al recibir o desde la

pestaña de fondos tendremos que corregir los datos utilizando la opción

Fusionar con el anterior, para que se una la información con el rango

precedente.



87

Si la publicación de estos fascículos conjuntos sigue un patrón, es decir

siempre publican anualmente estos fascículos fusionados, crearemos la

ficha kárdex desde el primer momento con esta singularidad y la

extrapolaremos las veces necesarias, comprobando siempre con

minuciosidad los datos propuestos por el sistema.

3.3.2 Inexistencia fecha de cubierta

Para actualizar fondos sin introducir la fecha de cubierta, deberemos crear

la kárdex desde el modo avanzado eliminando los niveles 1 a 3 de la fecha

de cubierta (para que no nos cree el patrón con estos parámetros). Sin

embargo los niveles de numeración debemos cumplimentarlos. Las

diferentes figuras muestran las distintas visualizaciones (correctas) tanto en

el registro de fondos como en el Web Opac.



88

En el momento de la recepción, como no tenemos fecha de cubierta,

dejaremos este campo sin rellenar. Como vemos en la figura, se crea el

patrón sólo con los niveles de numeración:

3.3.3 Inexistencia niveles numeración

Se trata del caso contrario al anterior. Para actualizar fondos sin indicar los

niveles de numeración, deberemos crear la kárdex desde el modo avanzado

y en el área de numeración, el número de niveles lo situaremos en 0. Sin

embargo los niveles de cronología los cumplimentaremos. Las diferentes

figuras muestran las distintas visualizaciones (correctas) tanto en el registro

de fondos como en el Web Opac.



89

3.3.4 Existencia de un solo nivel de numeración / reiniciar numeración

Para actualizar fondos en los casos en que sólo tenemos un nivel de

numeración y poder reiniciar la numeración debemos hacer algunas

modificaciones. Trabajaremos esta vez en el modo simple, en el área de

numeración la opción correspondiente a volumen la dejaremos en blanco

(tal y como se ve muestra en la figura de ejemplo), mientras que la opción

fascículo la iniciaremos con el nº 1 y en numeración continuada dejaremos

la opción reiniciar. A partir de este momento validaremos los datos

creándose una kárdex como la que se muestra en la figura. Ahora

procederemos a realizar las modificaciones adecuadas.



90

Este cambio se ve correctamente en la ficha kárdex pero no se refleja bien

en las etiquetas Marc correspondientes (853, 863) del registro ya que sigue

apareciendo el subcampo |a de volumen que no necesitamos.



91

Debemos modificar esto, una vez hayamos recibido al menos un fascículo,

desde el propio registro o desde el modo avanzado de la pestaña de fondos.

Eliminaremos la etiqueta patrón 853 el subcampo |a (ver paso 1 de la

figura), también lo eliminaremos de la etiqueta 863 (ver paso 2), y

aplicaremos los cambios. A partir de este momento la visualización en el

registro de fondos y en el web opac será correcta (3 y 4). Con este

procedimiento prácticamente podemos crear patrones extraños y forzados

que actualizan la información correctamente.

3.3.5 Numeración alfanumérica

Cuando en el modo avanzado hemos de definir uno de los niveles de

numeración en formato alfabético del tipo v.1: n.A (ene 2004)-v.1: n.B

(jul. 2004), el sistema lo interpreta correctamente a la hora de crear la

kárdex pero no a la hora de actualizar los fascículos.



92

Para que lo haga correctamente (como por defecto vamos a elegir siempre

la opción |¿Actualizar fondos? Sí, con diálogo | a la hora de crear las

kárdex) hemos de sustituir el nº arábigo que nos propone el sistema por el

alfabético en la ventana Recibir caja cada vez que recibamos un fascículo.

Además, debemos comprobar en la pestaña de fondos cómo se va a ver en

el web opac, volviendo a sustituir, si es necesario, el número que sale por la

letra correspondiente.



93

3.3.6 Numeración romana

Al crear la kárdex, en modo avanzado y en el área de numeración, podemos

definir los diferentes niveles en números romanos. Esta cuestión también

plantea problemas de actualización automática como en el caso de la

numeración alfabética. Hemos de actuar del mismo modo que en el caso

anterior, es decir, en el momento de la recepción de la caja hemos de

modificar los datos erróneos y comprobar que se han actualizado en la

pestaña de fondos.

3.3.7 Recepción de números atrasados

Cuando se reciban números atrasados pueden darse dos situaciones:

que estén pendientes de recibirse en la ficha kárdex

que no tengan una caja prevista en la kárdex diferentes motivos (números

antiguos que se han recibido por canje, donaciones...).

En el primer caso simplemente habrá que recibir la caja correspondiente de

la kárdex, y automáticamente se actualizarán los fondos, fusionando los

rangos que sean necesarios. Podremos comprobar que la actualización haya

sido la correcta desde la pestaña de fondos o desde el propio registro, de



94

manera que si detectamos algún error, podamos modificarlo fácilmente

editando el rango correspondiente, fundiendo uno con otro, etc.

En el segundo caso, habrá que actualizar los fondos directamente y de

forma manual desde la pestaña de Fondos, modo avanzado o desde el

propio registro de fondos, modificando los datos en el rango donde haya

que incluir el fascículo recibido. (Ver apartado Descripción de fondos.

Pestaña de fondos).

3.3.8 Cambios en los niveles de numeración o cronología

Como hemos visto, la función Editar Kárdex nos permite modificar algunos

parámetros (limitados) de la kárdex. Para otros cambios, como el aumento

o disminución de los niveles de numeración o de cronología es necesario

tener un nuevo patrón.

Deberemos borrar la ficha kárdex que tenemos (siempre que no queden

ejemplares por recibir que queramos reclamar), crear un nuevo patrón y

crear una kárdex nueva de acuerdo con el nuevo patrón.

Veamos un ejemplo:

Tenemos una kárdex prevista para una revista semestral con dos niveles de

numeración (vol. y n.) y dos de cronología (año y mes):



95

A finales de año recibimos información sobre un cambio en la revista: será

anual (un nivel de numeración y uno de cronología: vol. y año). Borramos

la kárdex que tenemos, que ya no nos sirve (la información sobre los fondos

la seguimos teniendo en el registro de fondos).

Vamos a crear un patrón nuevo: desde la pestaña fondos, seleccionamos

el menú Herramientas | Menú de patrones | Añadir un patrón:



96

Elegiremos los niveles de numeración y cronología que necesitamos y

pulsamos en el botón Enviar:

En el registro se crea la etiqueta 853 correspondiente a este segundo

patrón (con valor 2 en el subcampo |8):



97

Los siguientes rangos que tengamos irán asociados a este segundo patrón

(863 |82.1, 863 |82.2, 863 |82.3...)

Ahora creamos la nueva kárdex, desde la pestaña de kárdex | Crear kárdex.

Como queremos indicarle que tendrá un solo nivel de cronología y uno de

numeración, debemos hacer la kárdex desde el modo avanzado.

Indicaremos la nueva frecuencia, las fechas de cubierta y esperada y el

número en que comienza (en el ejemplo la numeración se continúa del

patrón anterior):



98

Cuando recibamos los números de la nueva kárdex, la información se

guardará en nuevas etiquetas 863:

Esta información se verá de la siguiente manera tanto en la pestaña fondos

como en el OPAC:

Los rangos correspondientes a uno y otro patrón van separados por un

punto y coma (;) que, según la norma ANSI Z39.71, en este caso indica

una ruptura en la numeración o cronología.

Si en la kárdex que queremos borrar quedan fascículos pendientes de

recibir para los cuales hemos de enviar aún reclamaciones, no podemos

borrarla. En este caso, hay que archivar la kárdex (ver apartado Archivar



99

kárdex) teniendo en cuenta que hay que ser cuidadosos a la hora de indicar

la signatura al nuevo registro de fondos y que la creación de la nueva

kárdex se deberá hacer con la opción: Crear kárdex a mano.

3.4 CREACIÓN DE UN REGISTRO DE ITEM PARA EJEMPLAR

DE REVISTA

(Ver estructura y campos del registro de item del manual de catalogación.)

En algunos casos, puede ser necesario crear un registro de ejemplar para

alguno de los números de una publicación. Esta operación se puede realizar

de varias formas:

Creación de ejemplar desde el menú de la kárdex (en cualquier momento)

Creación del ejemplar al recibir el fascículo correspondiente

3.4.1 Creación de ejemplar desde el menú de caja de la kárdex

En primer lugar debe marcarse la caja (o cajas) correspondiente al fascículo

para el que se desea crear el registro de ejemplar y a continuación

seleccionar la opción Menú de caja | Crear ejemplar para caja (botón

derecho del ratón). Para poder continuar, el estado del fascículo en

cuestión debe ser RECIBIDO, de lo contrario, el sistema ofrecerá el

siguiente mensaje de advertencia No se puede crear registro de

ejemplar. Estado de caja esperado (o extraviado, agotado, etc... según

el estado de la caja).

Se abrirá una pantalla en la que se ofrece la lista de plantillas disponibles

para los registros de ejemplar o bien se abrirá directamente la plantilla

determinada por defecto para este tipo de registros (en función de las

opciones elegidas en la configuración personal).



100

El asistente de la plantilla permite la introducción de datos, que se irán

introduciendo en las sucesivas ventanas que irán apareciendo al pulsar el

botón Siguiente. Con la plantilla que utilizaremos, los datos más habituales

que deberán introducirse son:

Ubicación: por defecto, el sistema propone la misma ubicación del registro

de fondos; sin embargo, si existe una sububicación correspondiente, hay

que utilizarla.

Tipo de ejemplar: este campo determina la regla de préstamo aplicable al

ejemplar, en combinación con el tipo de usuario y la biblioteca a la que

pertenezca. Seleccionaremos la opción 5 Sin Préstamo, que implica que no

se prestan.

Estado: debe estar en relación con la regla de préstamo que aplicaremos.

Para las publicaciones periódicas, la opción será: o Consulta en sala.

Tipo de préstamo: seleccionar c Sin préstamo. Este campo sólo afecta a

la visualización en el opac, no a la regla de préstamo.

Signatura: este campo aparece por defecto con los datos de la signatura

del registro de fondos. Se puede dejar esta signatura, cambiarla o añadir

otra.

Código de barras: introducir el código de barras del ejemplar.

Volumen: el campo volumen aparece por defecto con los datos del

fascículo para el que se está creando el ejemplar: número de volumen,

número de fascículo y fecha de cubierta. Estos datos pueden mantenerse o

eliminarse, según se desee.



101

La creación del registro de ejemplar se puede detener en cualquier

momento pulsando el botón Cancelar creación de nuevo registro. Si, una

vez finalizada la introducción de datos, se ha detectado algún error o hay

algún campo que debería haberse rellenado pero que no estaba incluido en

la plantilla, el registro de ejemplar se puede modificar

Pulsar Guardar. El sistema mostrará un mensaje de confirmación:

¿Guardar registro de ejemplar y kárdex? Si se pulsa No, la creación del

registro quedará cancelada; si se pulsa Sí, el nuevo registro quedará

almacenado en la base de datos y el sistema volverá a mostrar la ficha

kárdex.

Puesto que en la caja para la que se ha creado el ejemplar no queda

ninguna constancia de ello, es conveniente seleccionar la opción Modificar

cajas individualmente e introducir, por ejemplo, la nota Amb exemplar.



102

También podemos saber cuántos ejemplares de item se han creado desde la

pestaña Sumario del registro de fondos, seleccionando la opción all

(todo), que son aquellos que comienzan por la letra i.

3.4.2 Creación de ejemplar al recibir

Podemos crear un registro de ejemplar al recibir el fascículo en cuestión.

Se pueden crear registros de ejemplar para todos los números de la

publicación, si se ha creado la ficha kárdex con esta opción, o para algún

número en concreto.

Si se ha activado la opción Crear ejemplar al recibir al configurar la ficha

kárdex, cada vez que se reciba un ejemplar, el sistema abrirá el asistente

para la creación del registro de ejemplar.

Si no está activada esta opción por defecto, habrá que seleccionar la casilla

Crear ejemplar de la kárdex y después recibir el fascículo. Seguidamente

se abre el asistente para la creación del registro de ejemplar.

En cualquiera de los dos casos, el procedimiento es el mismo que el descrito

en el apartado anterior.



103

4 RECLAMACIÓN DE PUBLICACIONES PERIÓDICAS

El módulo de publicaciones periódicas de Millennium permite reclamar

aquellos números de una publicación que estén retrasados. El sistema

cambia automáticamente el estado de los fascículos de ESPERADO a

ATRASADO en función de la fecha esperada de cada uno de ellos y de los

días antes de reclamar especificados en la ficha kárdex. A partir de estos

datos, el sistema calcula la fecha en la que un fascículo está atrasado y, por

tanto, debe ser reclamado.

El proceso de reclamación de fascículos atrasados consta de dos fases:

generación de reclamaciones y envío de reclamaciones. Las reclamaciones

se pueden generar tanto desde el modo Recepción como desde el modo

Reclamar. La forma de enviar las reclamaciones dependerá del tipo:

impresas o electrónicas.

Para poder enviar reclamaciones es necesario que el registro de fondos

tenga información sobre el proveedor de la publicación periódica en

cuestión.

4.1 EL REGISTRO DE PROVEEDOR

4.1.1 Creación del registro de proveedor

Los registros de proveedores se comparten con el módulo de

adquisiciones. Para crearlos, hay que trabajar con los coordinadores de

adquisiciones de la unidad correspondiente. Para una información más

amplia, consultar el Manual de adquisiciones en Privades. Al crear un



104

registro de proveedores nuevo tenemos que estar trabajando en la unidad

contable correspondiente:

3 para las revistas del concurso y las compras de la biblioteca de Ciencias

de la Salud y los donativos de todas las bibliotecas

1, 2 ó 4 para las revistas fuera de concurso que compra alguna de las otras

bibliotecas

Si a un mismo proveedor le solicitamos revistas del concurso y revistas

compradas por la biblioteca, tendremos registros de proveedor separados.

Si un mismo proveedor acepta reclamaciones en formato electrónico EDI y

reclamaciones sin este formato, haremos registros de proveedor separados.

Se pueden crear tantos como sea necesario y establecer luego una jerarquía

para ordenarlos. Esto se hace, desde el módulo de seriadas, seleccionando



105

en la barra lateral de la izquierda el icono Proveedores. Seleccionaremos

en la estructura jerárquica el nivel donde colocaremos nuestro registro,

según hayamos acordado con el coordinador de adquisiciones. La jerarquía

también se puede establecer después de crear el registro. Pulsaremos el

botón Nuevo que abrirá el asistente de creación de nuevos registros.

Seleccionaremos la plantilla de proveedores de revistas que nos interese

(proveedor que acepta reclamaciones en formato EDI o proveedor al que le

enviaremos las reclamaciones impresa) e iremos rellenando los campos que

necesitemos.



106

4.1.2 Estructura y campos del registro

En los registros de proveedores de revistas, sólo utilizaremos unos pocos

campos:

Campos fijos

Código proveedor 2: si el proveedor con el que trabajamos, acepta

reclamaciones en formato electrónico, en este campo seleccionaremos el

valor s. Si las reclamaciones no utilizarán el formato EDI, no pondremos

nada.

Mensaje: mensaje al proveedor, se imprime en las reclamaciones. Se

puede elegir entre varios códigos que hacen referencia a mensajes fijos,

que se guardan en una tabla.

Idioma: podemos seleccionar de la tabla, el idioma con el que nos

comunicamos con el proveedor.

El resto de los campos fijos no los utilizaremos en revistas. El campo Ciclo

Reclamación, que no utilizaremos, sirve para hacer las reclamaciones de

pedidos en adquisiciones pero las reclamaciones de números atrasados de

revistas se hacen desde la información de la kárdex del módulo de seriadas.

Campos variables

Código de proveedor: estará compuesto, como máximo, por 5 caracteres,

letras y/o números pero nunca mayúsculas. Los tres primeros dígitos hacen

referencia al nombre del proveedor (swe, dds...); el 4º dígito indica el tipo

de material (para revistas será siempre el 8); el 5º dígito indica la forma de

adquisición y el medio aceptado para las reclamaciones (1 para concurso

con reclamaciones EDI, 2 para concurso con reclamaciones no EDI, 3 para

compras fuera de concurso con reclamaciones EDI...).



107

Ejemplos:

swe81: Swets revistas concurso reclamaciones EDI

swe82: Swets revistas concurso reclamaciones no EDI

swe83: Swets revistas fuera de concurso reclamaciones EDI

swe84: revistas fuera de concurso reclamaciones no EDI

dds81: Díaz de Santos revistas concurso reclamaciones EDI

dds82: Díaz de Santos revistas concurso reclamaciones no EDI...

Dossier proveedor: indicaremos de forma textual cómo identificamos al

proveedor.

Ejemplo:

Swets revistas concurso reclamaciones EDI

Contacto: campo multilínea que nos permite introducir los datos de la

persona de contacto del proveedor: nombre, función, teléfono.

Dirección 1: campo multilínea donde anotaremos el nombre del proveedor,

la dirección postal, el código postal y la ciudad, el país (si es necesario).

Esta información se imprime en las reclamaciones.

Dirección 2: datos complementarios de dirección del proveedor que

queramos introducir.

Código alternativo: podemos utilizar este campo para introducir un código

que nos facilite la identificación del proveedor. Máximo 11 caracteres.

Ejemplo: swerecoedi

Teléfono del proveedor.



108

Fax del proveedor.

Email: el correo electrónico que indiquemos aquí es meramente

informativo: no se utiliza para las reclamaciones.

Nota 2: si en el campo fijo Código Proveedor 2 hemos introducido el

valor s, (porque el proveedor acepta reclamaciones electrónicas), en este

campo tenemos que indicar el email donde se enviarán esas reclamaciones.

Esta información se introduce de la siguiente manera:

$EDI

|e nuestro número de cliente para ese proveedor

|f dirección de correo electrónico del proveedor donde se enviarán las

reclamaciones electrónicas

Ejemplo:

$EDI|e56325896|[email protected]

Cuando creemos el registro de proveedor debemos solicitarle al proveedor

esta información y asegurarnos de que su sistema admite reclamaciones en

formato EDI.

Sitio web: página web del editor, en el caso de que la tenga y

consideremos útil consignar esta información



109

4.2 GENERACIÓN DE RECLAMACIONES

Las reclamaciones se pueden generar de varias formas:

4.2.1 Reclamaciones desde el modo Recepción

Cuando se accede a la ficha kárdex de una publicación a través de este

modo, los fascículos atrasados aparecen en ella con un color distinto y con

el estado ATRASADO. Si se quiere generar la correspondiente reclamación

desde aquí, deberá seleccionarse la función Reclamar (bien con el botón

derecho del ratón en cualquier lugar de la ficha kárdex: Función Kárdex |

Reclamar, bien desde el menú Herramientas | Función Kárdex |

Reclamar, bien con la combinación de teclas <ctrl.+l>).

Al hacer esto, en la ficha kárdex aparecerán marcadas las cajas

correspondientes a los números atrasados que deben ser reclamados (si no

hay ninguno que deba ser reclamado, aparece marcado el primer número

retrasado). Los botones de la ficha kárdex relacionados con la recepción son

sustituidos por otros relacionados con la reclamación.



110

Si se pulsa el botón Reclamar todo se generarán de una vez las

reclamaciones de todos los fascículos atrasados, que ya aparecen marcados.

Si sólo se quiere generar la reclamación de uno de esos números, deberá

pincharse con el ratón para marcar sólo la caja correspondiente y, a

continuación, pulsar el botón Reclamar uno.

En cualquiera de los casos, se abrirá una ventana (Reclamar caja –

indicación del volumen y número a reclamar- o Reclamar todas las cajas

seleccionadas) en la que aparece el número del registro de pedido

relacionado si lo hay y en la que se puede introducir una nota que se

mostrará en las reclamaciones. A continuación se pulsará el botón OK: la

reclamación se ha generado y acumulado en un fichero para ser enviada

posteriormente.



111

Las cajas de los números reclamados tendrán el siguiente aspecto:

En cada caja se indica el número de reclamaciones realizadas para ese

fascículo y la fecha en que se generó la última.

Por último, antes de salir deberán guardarse los cambios pulsando el botón

Guardar.

Si salimos sin guardar los cambios, no se modificará el registro de fondos ni

la ficha kárdex pero las reclamaciones sí que se han generado. Para borrar

estas reclamaciones, hay que hacerlo desde el modo Enviar

reclamaciones.

Se puede activar la opción Generar reclamaciones durante la

recepción: el sistema avisa de que hay fascículos pendientes de reclamar

cada vez que entramos en el modo Recepción en la kárdex de una

publicación con fascículos en esta situación. Por ahora está desactivada.

4.2.2 Reclamaciones desde el modo Reclamar

Ya hemos visto cómo se generan las reclamaciones cuando casualmente se

accede a la ficha kárdex de una publicación que tiene números atrasados.

Pero este sistema no garantiza la generación de reclamaciones con la

puntualidad y periodicidad que serían de desear.



112

Por ello, lo más conveniente es generar las reclamaciones desde el modo

Reclamar. En este modo, el sistema busca automáticamente aquellas

publicaciones que, en función de los parámetros Fecha esperada y Días

antes de reclamar introducidos en el momento de la creación de la ficha

kárdex, tienen números atrasados que pueden reclamarse. Al acceder al

modo Reclamar, mediante el icono correspondiente de la barra de

navegación, se abrirá la siguiente ventana:

El primer paso es fijar el conjunto de registros sobre el cual el sistema

deberá hacer la búsqueda. Dicho conjunto de registros puede establecerse

mediante las siguientes opciones ofrecidas en el primer desplegable:

Rango: el sistema buscará en un rango de números de registro

especificado. Es la opción seleccionada por defecto y muestra el rango



113

completo de registros de fondos existentes hasta ese momento en la base

de datos. No obstante, se puede introducir cualquier otro rango haciendo

constar el número de registro inicial y el número de registro final.

Revisión: el sistema buscará las publicaciones con números que deben ser

reclamados en un fichero de revisión (es decir, un listado de registros)

elaborado previamente. El fichero de revisión adecuado (por ejemplo, el que

contenga todas las publicaciones periódicas de una biblioteca) deberá

seleccionarse del menú desplegable. Es la opción que utilizaremos

habitualmente; de esta manera, cada biblioteca reclamará los fascículos

retrasados correspondientes a su colección.

Índice: en este caso, habrá que determinar el índice en el que queremos

que busque el programa. Un menú desplegable muestra cada uno de los

índices posibles (título, signatura, autor...). Una vez seleccionado el índice,

se introducirá el criterio de búsqueda, que también puede tener forma de

rango. Por ejemplo, podría seleccionarse el índice TIT. PUB. PERIÓDICA

(t) e introducir en la primera caja anales y en la segunda boletín. De esta

manera, el sistema buscaría todas las publicaciones cuya primera palabra

del título estuviera entre anales y boletín y que tuvieran números para

reclamar.

Avanzado: esta opción permite utilizar los operadores y los caracteres de

truncamiento de la búsqueda avanzada. Esta búsqueda se puede realizar

sobre los siguientes campos del registro bibliográfico: a (autor), t (título), d

(materia) y n (notas), separando estos códigos mediante dos puntos del

texto que se quiere buscar. En este caso, Millennium buscará los registros

de fondos que contengan números atrasados solamente entre los que haya

localizado la búsqueda avanzada.

A cada una de las opciones de búsqueda puede acceder simultáneamente

más de una persona. Pero si durante una búsqueda simultánea en varias

bibliotecas, el programa selecciona y muestra en ambas la misma ficha



114

kárdex, sólo podrá operar sobre ella la primera persona a la que se le haya

mostrado, mientras que para las otras se mostrará en modo sólo lectura.

En cualquiera de los casos, una vez seleccionado el conjunto de registros

para la búsqueda, el segundo paso es generar las reclamaciones.

Si queremos revisar todos y cada uno de los registros de fondos y

decidir si se reclaman o no determinados fascículos, pincharemos el

botón Iniciar: el sistema empieza la búsqueda y se detiene en cada

registro de fondos que tiene fascículos para reclamar: aparecerá en pantalla

el resumen del registro bibliográfico y la pantalla de sumario de registros de

fondos de la primera publicación con fascículos atrasados.

Para acceder a la ficha kárdex se pinchará la pestaña Kárdex, que contiene

los botones Reclamar uno y Reclamar todo, ya mencionados. Pulsando

uno u otro se generará la reclamación o reclamaciones correspondientes

(una por cada fascículo atrasado) y una vez guardados los cambios, con el

botón Siguiente se pasará a las sucesivas publicaciones con números

atrasados, se puede volver atrás mediante el botón Previo y se puede

finalizar la operación en el momento en el que se desee con el botón Parar.

Cuando realiza esas búsquedas el sistema tarda un poco en iniciarlas, sobre

todo si la búsqueda solicitada afecta a un gran número de registros (hay

que esperar un poco y no dar otras órdenes al sistema).



115

Si lo que queremos es reclamar de un golpe todos los fascículos

atrasados que contengan los registros de fondos sobre los que el sistema

está buscando, sin necesidad de revisarlos todos uno a uno: pincharemos

el botón Reclamar...(Reclamar todo). En este caso, el sistema no se

detiene ni muestra los registros que va a reclamar. Con esta reclamación

global, se genera un informe en el que indica el número de registros de

fondos que contienen fascículos atrasados (Estimated number of

claimables: X records), y el número de fascículos que se van reclamar

(XX boxes)

Si se pulsa el botón Cancelar no se generarán las reclamaciones, pero si se

pulsa OK, se habrán generado todas ellas y se habrán enviado a la cola de

impresión.



116

Las reclamaciones generadas se envían a un fichero temporal que podemos

ver desde el modo Envío de reclamaciones.

4.3 ENVÍO DE RECLAMACIONES

Una vez generadas las reclamaciones, el siguiente paso será su envío a

través del modo Enviar reclamaciones.

Existen dos tipos de reclamaciones:

• Reclamaciones electrónicas (claims to send via email): se envían de

forma electrónica mediante un protocolo de comunicaciones especial (el

protocolo EDI Electronic Data Interchange) al proveedor que se ha hecho

constar en el campo correspondiente del registro de fondos. Si el proveedor

tiene capacidad para recibir reclamaciones electrónicas, y su dirección está

incluida en el campo correspondiente del registro de proveedor, éstas irán

directamente por vía electrónica.

• Reclamaciones impresas (claims to print): se imprimen y se envían

por correo tradicional o por correo electrónico normal. Las reclamaciones se

enviarán de esta forma cuando el proveedor no soporte el protocolo EDI

para reclamaciones electrónicas.

Así pues, la forma de envío de las reclamaciones es asignada

automáticamente por el sistema a cada proveedor en función de los datos

introducidos en el registro del proveedor correspondiente.

En el modo Enviar reclamaciones los listados de las reclamaciones están

separados según la forma de envío. Por defecto aparece el correspondiente

a las reclamaciones impresas, pero con el desplegable podemos seleccionar

el listado de reclamaciones electrónicas.



117

4.3.1 Envío de reclamaciones impresas

Antes de enviar las reclamaciones, el sistema nos permite:

- Limitar las reclamaciones por ubicación: pinchando sobre este botón se

abre una ventana que muestra la lista de todas las ubicaciones, de la que

deberá seleccionarse la propia

- Limitar las reclamaciones por proveedor: seleccionar el proveedor que

interese

- Ordenar las reclamaciones. Hay dos maneras de ordenar: utilizando la

cabecera de cualquier columna de la tabla o según los campos de los

registros bibliográficos y de fondos.

Para ordenar las reclamaciones según las columnas simplemente hay que

pinchar la cabecera correspondiente. Esta ordenación sólo afecta a la

visualización y no se guarda al salir del modo enviar reclamaciones.

Para ordenar las reclamaciones según los campos fijos y variables de los

registros bibliográficos y de fondos, pincharemos en el botón Ordenar:

En la columna Línea aparecerán números correlativos correspondientes a

los sucesivos criterios que se vayan introduciendo. En la columna Tipo se

especificará el tipo de registro (bibliográfico o de fondos) al que pertenece

el campo por el cual quieren ordenarse las reclamaciones y en la columna

Campo se hará constar dicho campo. Los distintos criterios de ordenación



118

se irán introduciendo de la misma forma, añadiendo líneas con el botón

Agregar.

Si se desea insertar un criterio de ordenación entre dos ya introducidos, se

marcará una de las líneas y se pulsará el botón Insertar (la nueva línea se

insertará encima de la línea marcada; si se desea insertar debajo de una

línea existente, se marcará ésta y se pulsará el botón Añadir). Con el

botón Borrar se podrá borrar cualquiera de las líneas introducidas.

Una vez finalizada la introducción de los criterios al pulsar el botón

Ordenar/Guardar el sistema realizará la ordenación de acuerdo con ellos

y volverá al listado de reclamaciones para enviar.

Este sistema de ordenación cambia el orden en el fichero.



119

Si el listado de reclamaciones a enviar es muy largo, el sistema pude tardar

un tiempo. Mientras, los botones se deshabilitan y la tabla de reclamaciones

aparece en blanco.

- Seleccionar las reclamaciones que se enviarán y las que no: marcar la

casilla correspondiente a la reclamación en la primera columna.

Al pulsar el botón Imprimir se abrirá una ventana con opciones de

impresión:

imprimir el listado completo o sólo una selección de reclamaciones (esta

opción aparece activada si se ha hecho previamente alguna selección);

imprimir una o más copias; incluir en la reclamación la palabra:

Reclamación. Una vez marcadas las opciones deseadas, se pulsará el botón

Imprimir. Si hubiera más de una impresora configurada para el PC se

abrirá una ventana Seleccionar impresora de formulario: podemos

seleccionar una impresora o una dirección de correo electrónico.



120

(también podemos acceder a través del Menú: Fichero | Seleccionar

Impresora | Impresora Estándar)

Al seleccionar una impresora, comienza el proceso de impresión. Cuando

éste finalice, el sistema mostrará un mensaje en el que pregunta si la

impresión se ha realizado con éxito.

Si el envío quiere hacerse por correo electrónico tradicional (que no hay que

confundir con el envío por vía electrónica que se explica en el siguiente

apartado), seleccionaremos como impresora: Enviar per correu. Al pulsar

el botón imprimir, el sistema pide la dirección de correo electrónico a la

que se desea enviar la reclamación y permite introducir una nota que

aparecerá al principio del correo.



121

Pulsar Imprimir y las reclamaciones quedarán enviadas. En este momento,

se mostrará la pregunta sobre si la impresión se ha realizado con éxito,

como en el caso anterior.

En cualquiera de los dos casos, si se responde Sí, las reclamaciones

enviadas se borrarán de la lista de reclamaciones para enviar. En este

momento hay que tener mucha precaución y cerciorarse de que todo ha

salido bien antes de pulsar el botón Sí, pues al hacerlo, las reclamaciones

que se hubieran seleccionado para imprimir se borrarán definitivamente.

Si ha habido algún problema durante la impresión, se pulsará el botón No

con lo cual las reclamaciones afectadas se mantendrán en el fichero de

reclamaciones sin procesar y se podrá intentar de nuevo su impresión.

El formato de reclamaciones impresas que general Millennium es ilegible.

Los informáticos están trabajando para solucionar este problema con un

programa que transformará el formato.

4.3.2 Envío de reclamaciones electrónicas

Para poder enviar reclamaciones electrónicas, previamente hemos tenido

que hacer unos cambios en los registros de fondos y de proveedor:



122

Registro de fondos:

Campo Nº Título Proveedor Valor: número que identifica la suscripción

para cada biblioteca. Esta información nos la proporciona el proveedor y es

necesaria para que el sistema pueda enviar las reclamaciones electrónicas.

Registro de proveedor:

Campo CODE2 Valor: s. Indica que el proveedor puede recibir

reclamaciones electrónicas, va en relación con el campo NOTE2

Campo NOTE2 Valor: $EDI (al principio del campo, indica que las

reclamaciones se envían en formato electrónico).

Subcampo |e (número de cuenta de la biblioteca con el proveedor) o

subcampo |d (número SAN de la biblioteca). Sólo uno de los dos

subcampos es necesario, identifica la biblioteca al proveedor.

Subcampo |f Valor: dirección de correo electrónico, que nos debe dar el

proveedor, donde se enviarán las reclamaciones electrónicas. Hay que

añadir esta información para que el sistema no genere ningún error.

Para enviar reclamaciones electrónicas, seleccionar la opción

correspondiente del menú desplegable. Aquí también podemos limitar por

ubicación o por proveedor.



123

La opción de Ordenar, queda limitada a ordenar según la cabecera de cada

columna.

Además, tenemos un botón que antes no aparecía, que nos permite cambiar

todas las reclamaciones electrónicas a reclamaciones para imprimir: Mover

todo a fichero impresión. Se haya o no hecho una selección previa de un

número de reclamaciones, TODAS las reclamaciones electrónicas se añaden

al listado de reclamaciones para imprimir y se pueden tratar como tales

(imprimirlas en papel o enviarlas a una cuenta de correo electrónico

normal). Cuando se sale del Modo Enviar Reclamaciones y se entra de

nuevo, las reclamaciones electrónicas (añadidas de esta manera al listado

de reclamaciones para imprimir) que no se hayan impreso vueven a pasar

al listado inicial de reclamaciones electrónicas.

Al pulsar el botón Enviar aparecerá una ventana para determinar si se

quieren enviar todas las reclamaciones que se presentan en la pantalla o

sólo una selección. Al volver a pinchar el botón Enviar en esta nueva

ventana, el sistema mostrará una barra de progreso del envío. Después

muestra dos ventanas de diálogo sucesivas: un mensaje informando de los

errores encontrados y un mensaje informando de las transmisiones

enviadas correctamente.



124

A continuación un mensaje que pregunta si se quieren borrar las

reclamaciones enviadas. Como en el caso anterior, si contestamos sí, las

reclamaciones se borran del fichero temporal.

Si nos interesa guardar una copia de lo que se ha enviado: hemos de

contestar NO cuando nos pregunte si las reclamaciones se han enviado

correctamente para que no las borre; después pasar las reclamaciones a

impresas y enviarlas a nuestro correo. Después se podrán borrar.

Es conveniente ir borrando las reclamaciones según se envían para que no

se acumulen y no se envíe varias veces la misma reclamación. Igualmente,

lo primero que haremos cuando queramos enviar las reclamaciones será

entrar en el modo Enviar y borrar todo lo que haya de envíos anteriores.

A la hora de entrar en el modo Enviar reclamaciones hay que tener en

cuenta que no puede acceder más de una persona simultáneamente. Si

alguien está trabajando en este modo y otra persona quiere acceder a él al

mismo tiempo, el sistema mostrará una mensaje de aviso.

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Manual del módulo de Publicaciones Periódicas Última ... · una ficha kárdex formada por cajas que contienen la información sobre el estado de los fascículos: recibido, esperado,