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MANUALDELPROCESODECERTIFICACIÓNDEEMPRESASMP-JTS-02Rev.06
Este es un documento controlado propiedad de NEMT Register, S.A. de C.V. y está prohibida su reproducción sin su previa autorización 1
Elaboró:JefaturaTécnica
Revisóyautorizó:DirecciónGeneral
MANUAL DEL PROCESO DE CERTIFICACIÓN DE EMPRESAS
MP-JTS-02 Rev. 06
MANUALDELPROCESODECERTIFICACIÓNDEEMPRESASMP-JTS-02Rev.06
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CONTENIDO1. OBJETIVOYALCANCE 3
2. DESARROLLO 3
3. REFERENCIAS 11
4. REGISTROS 12
5. CONTROLDECAMBIOS 12
MANUALDELPROCESODECERTIFICACIÓNDEEMPRESASMP-JTS-02Rev.06
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2.Desarrollo
Análisisdelainformaciónyrevisióndelasolicitud
EstemanualdaaconocerdemanerageneraelprocesodecertificaciónqueNEMTRegisterS.A.deC.V.sigueparacualquierorganizaciónquerequieradelosserviciosdecertificación.
EntendiendoqueNEMTRegisterS.A.deC.V.tienecomoprincipalmisión“LaCertificacióndeSistemasdeGes-tión(deCalidad,deMedioambientey/odeSeguridadySaludenelTrabajo)”,atravésdelasactividadesdeeva-luacióndelaconformidadcomounaterceraparte
Cualquierempresapuedesolicitarinformaciónacercadelprocesodecertificación.
ParalosSistemasdeGestiónquedeseecertificarelfuturoCliente,leseráenviadouncuestionario(FO-JCO-01)segúnleaplique,atravésdelamismaseestimaraconbaseaunapreviaevaluacióndelasolicitudsiesqueestaesaceptadaorechazada,encasodeseraceptadalainformacióndelasolicitud(yasolicitudalgunosadicionalessesolicitarandesernecesario)servirácomopartedelasolicitudylosdatosseránempleadoscomobaseparaestablecerelprogramadecertificaciónyasíelaborarlapropuestacontrato(FO-JCO-02).Encasodeexistirunrechazodelasolicitudseharállegaralclienteunacartaconlosmotivosquellevaronadichorechazo.
Laempresaquéhasolicitadoelserviciodeberáaceptarmediantesufirmaenlapropuestacontrato(comoloseñalaelFO-JCO-02)paralasactividadesdecertificaciónqueseejecutarán,deigualmaneraNEMTRegisterS.A.deC.V.deberáfirmarestapropuesta,mismaquecontieneladeclaracióndeimparcialidad.
Enelcasodeentidadesqueformanpartedelaadministraciónpúblicayalgunasprivadas,derequerirlo,almo-mentodeaceptarlasactividadesrelativasalacertificaciónatravésdecontratoscelebradosentrelosrepresen-tanteslegalesdelaorganizaciónydeNEMTRegisterS.A.deC.V..
Nota:NEMTRegisterS.A.deC.V.secerciorarádequelaEmpresacuenteconalmenos90díasdehaberimplementadosuSistemadeGestión.
AlrecibirlainformaciónquerequisitaelcuestionarioFO-JCO-01delaempresa,NEMTsolicitarácualquieracla-raciónoinformaciónextranecesaria.
LosresultadosdelarevisióndelasolicitudseaceptanenelformatoFO-JOP-06,enelcasoenqueNEMTRegis-ternocuenteconlacompetenciaparapoderofrecerelserviciosolicitadoosereserveelderechodeaceptarelservicioquesepretendecontratar,senotificaráalclientedemaneraformalyclaralosmotivosporloscualessedeclinadichasolicitud.
Encasocontrarioenelquelasolicitudhayasidoaceptadayteniendolainformacióncompletayclara,seasignaunnúmeroúnicoeirrepetiblealexpedientequeseestáconformandoyseprocedeconformealProcedimientodeComercializaciónyGestióndeSolicitudes(comoloseñalaelPRO-JCO-01).
1.ObjetivoyAlcance
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Auditoríadecertificacióninicial
LadesignacióndelEquipoAuditorydelosExpertosTécnicosesefectuadaserealizaconbasealacompetenciarequeridaparacadaejerciciodeauditoríayelresponsableeselJefedeOperaciones,conformealosrequisitosseñaladosenelLineamientoparalaDesignaciónyCalificacióndeAuditores(comoloseñalaelLIN-JOP-01).An-tesdeejecutarlasauditoríasEtapaIyIINEMTnotificaalaEmpresavíatelefónicay/oelectrónica;estadesigna-ciónparasuaceptación,osurechazo.
Encasoderechazo,paraqueesteprocedalaOrganizaciónSolicitantecuentacon5(cinco)díasparahacerlo,presentandoporescritolosmotivos.
NEMTRegisterS.A.deC.V.notificaráa laorganizacióncontratanteelcasode incluirauditoresobservadoresparaqueestimesuaceptaciónono.Asímismoenaquelloscasosenqueserequierarealizarlatestificaciónporpartedelaentidadacreditadoraoelmismoorganismodecertificación,senotificaráalclienteespecificandolaactuacióndelmismoysualcance.
LaauditoríacertificacióninicialdeberárealizarseendosEtapas.
ETAPAI
LaJefaturadeOperacionesdeNEMTRegisterS.A.deC.V.pidealaOrganizaciónSolicitantelosdocumentosdesuSistemadeGestiónpararevisarlos,paralaEIunaparteolatotalidaddelamismaserealizaráenlasinstalacionesdelclientesegúnelsistemaaevaluaryconbaseenlanormaquesolicita.
Nota:Paraloscasosespecíficosdemedioambienteyseguridadlarevisiónsedebellevaracaboinvariablementeenlasinstalacionesdelclienteylarevisiónnoeslimitativa.
PosteriormenteseenvíalosresultadosdeestarevisióndemaneraescritaalaOrganizaciónSolicitanteenuntiemponomayoradiezdíasapartirdelafechaenqueseefectuólaevaluación.
ParapoderasegurarlaejecucióndelaAuditoríaenlaEtapaIIylafechaacordadaconantelación,laOrganizaciónsolicitantedebeenviaraNEMTRegisterS.A.deC.V.lainformacióndesuSistemadeGestióncondossemanasdeanticipación;paraelcasoenqueselleganaidentificarnoconformidadesenlaprimeretapadelprocesodecertificaciónnosepodráprogramarlavisitadeEtapaIIhastaquelasnoconformidadeshayansidoatendidas,sucierrepodráefectuarseenlaEtapaII,enviandopreviamenteelanálisisdecausaraízylasevidenciasquesusten-tenlasactividadesdescritasenelplandeatención.
LosobjetivosdelaAuditoríaEtapaIson:
1. AuditarladocumentacióndelsistemadegestióndelSolicitante.
2. EvaluarlaubicaciónylascondicionesespecíficasdelsitiodelSolicitanteydeterminarlapreparaciónparalaauditoríadeEtapaII.
Seleccióndelequipoauditor
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3. Realizarunarevisióndelgradodecomprensión,conelquecuenta laOrganizaciónSolicitante,de losre-quisitosdelanormadereferencia,poniendoatenciónespecialalaidentificacióndeaspectoscrucialesdeldesarrollodeprocesos,objetivosydesempeñogeneraldelsistemadegestión.
4. Recabarinformaciónrelativaalalcancedelsistemadegestión,alosprocesosyalasubicacionesdelaorga-nizaciónSolicitante,asícomoalosaspectoslegalesyreglamentariosrelacionados,entodoslosnivelesdeoperaciónysucumplimiento.RevisarladeterminaciónderecursosparalaEtapaIIyllegaraacuerdosparalaejecucióndeésta.
5. Evaluarsilasauditoríasinternasylarevisiónalsistemadegestiónporladirecciónseplaneanyefectúan,ysielniveldeimplementacióndelmismosistemadeconfirmaquelaOrganizaciónSolicitanteestálistaparasometersealaEtapaII.
AlconducirseelEquipoAuditordeacuerdoalosobjetivosdescritosanteriormente,selograobtenerunenfo-queparalaplanificacióndelaEtapaIIycomprendiendoelsistemadegestióndelaOrganizaciónSolicitante,asícomodesusactividadesoperativasprincipalessedeterminandemaneraprobableslosaspectossignificativos,lospeligrosyriesgos.
Cuandolarevisióndocumentalejecutadanocumpleconalgunosdelosobjetivosanteriores,sedefinirásiesnecesariorepetirlaEtapaIensutotalidadoalmenosunapartedeella:
CASOS:
1. Sideacuerdoalastablasdecotizaciónpornúmerodeempleados,sedeterminemásdeundíaparalaEtapaI
2. Cuandoelsistemaimplicagrancomplejidad
3. EncasoquéelalcancedelSistemapertenezcaaalgúncódigocrítico
4. AuditoríasinicialesdeSistemasdeGestiónAmbiental(verLIN-JCO-01B)lasauditoriasdeEtapaIenelsitiosonobligatorias.
5. AuditoríasinicialesdeSistemasdeGestióndeSeguridadySaludenelTrabajo(verLIN-JCO-01C)lasaudito-riasdeEtapaIenelsitiosonobligatorias.
EltiempodeauditoríasedeterminadeacuerdoaloslineamientosLIN-JCO-01A,LIN-JCO-01B,LIN-JCO-01C,LIN-JCO-01D,LIN-JCO-01E,LIN-JCO-01F.
ETAPAII
1. ElobjetivodelaEtapaIIeseldeevaluarlaimplementacióndelSistemadeGestión,asícomolaeficaciadelmismoyesprecisoquéincluyalossiguientespuntos:
2. Informaciónyevidenciaobjetivaquedemuestrequéelsistemaesconformealosrequisitosdelanormaencuestión
3. Evidenciadeactividadesdeseguimiento,mediciónyrevisióndelosobjetivosymetasdedesempeñoqueresultenserclavesparaelsistema.
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ComisióndeCertificación
4. ElsistemadegestióndelSolicitanteysudesempeñorelativoalcumplimientodelalegislaciónquéleaplique.
5. ControloperativodelasactividadesyprocesosdelSolicitante.
6. Auditoríasinternasylarevisiónalsistemadegestión,ejecutadaporladirección.
7. LaresponsabilidadquetieneladirecciónenrelaciónalaspolíticasdelaOrganizaciónSolicitante.
8. Vínculosexistentesentrelosrequisitosaplicablesporla(s)norma(s),lapolíticadelaorganización,losobje-tivosymetasdeprocesos,asícomocualquierrequisitoaplicable,lacompetenciaqueposeeelpersonal,elcontroldelasoperaciones,losprocedimientosydatosrelevantesdeldesempeñoengeneraldelsistema,loshallazgosysucalificación,asícomolasconclusionesextraídasdelasauditoríasinternas.
9. Laconfirmacióndelalcancedelsistema,incluyendoelnúmerodeempleadosqueseencuentraninvolucra-dosconelmismo.
ElEquipoAuditorrealizalaAuditoríaEtapaIIenlasiguientesecuencia:
1. Reunióninicial.
2. Verificación“insitu”(enelsitio)delcumplimientoconlosrequisitosylamaneraenquéseabordaronloshallazgosencontrados(encasodehabersidoasí)delaEtapaI.
3. PreparacióndelosinformesporpartedelEquipoAuditor.
4. Reuniónfinal.
UnacopiadelInformedelaauditoríaesentregadaalaOrganizaciónSolicitantedentrodelos10díashábilesposterioresalaejecucióndelejerciciodeauditoría.
EncasodeexistirnoconformidadeslaOrganizaciónSolicitantecuentaconlossiguientes30(treinta)díashábi-les,parapresentarelplandeaccionesacordealasnoconformidades,elanálisisdelascausasquelasgeneraron,incluyendolosplazosparadarsoluciónyencasodeaplicar,evidenciadelaimplementacióndelplandeaccio-nes,encasodequeseregistrennoconformidadesmayoreséstasdebenseratendidasacierre.
LaOrganizaciónSolicitantecuentaconunplazomáximode120(cientoveinte)díasnaturalesparalaatenciónsatisfactoriadelasnoconformidades.SiporalgunarazónlaOrganizaciónSolicitantellegaseaesteplazosinre-solucióndelasnoconformidades,suexpedientesepresentaráalaComisióndeCertificaciónprocedacomoloseñalaelPRO-JTC-02Suspensión,retiro,reduccióny/omodificacióndelalcancedelacertificación.
SepresentaalaComisióndeCertificaciónelexpedientecompletodelclientedondeestaránincluidoslosin-formesdeauditoríayelolosplanesdeaccionespropuestoporlaOrganizaciónSolicitante,comoloseñalaelLIN-JTC-04LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificaciónparaquesedeterminesiseconcedelacertificaciónono.
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EmisióndeCertificado
CondicionesdeUsodeMarca
Nota:En laComisióndeCertificación recae la responsabilidaddara conocer todos loselementosde cumplimientooincumplimientoparaque los responsablespuedantomar lasdecisionesencuantoalmantenimiento, renovación,am-pliación,reducción,suspensiónyretirodecertificación(comoloseñalaelLIN-JTC-04LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificación).
CuandoNEMTRegisterS.A.deC.V.hadecididoconcederlacertificaciónalaorganizacióndelSolicitante,NEMTRegisterS.A.deC.V.yelSolicitantefirmaránelcontrato(FO-JTC-04)atravésdelcualseráconcedidoelusodemarcayseemitiráelcertificadodeconformidaddelSistemadeGestiónconlanormaqueaplique.
Elperíododevalidezdelcertificadoesdetresaños,aexcepcióndenormasconcaráctertransitorio,paralascualespuedesermenor.
Nota:Elcertificadonopodráseremitidosinosecuentaconelpagototaldelserviciodecertificación.
LoscertificadosdeemitidosporNEMTcuentanconunaseriedecandados loscualespermitenconfirmarsuautenticidad.
Encasodequelacertificacióndelsolicitanteseacanceladaoapeticiónsolicitesucancelaciónyéstecontinúevigente,deberáserdevueltoalNEMTRegister.
ElusodelamarcaNEMTseautorizaúnicamenteenlascondicionesqueseindicanyenelcontratolicenciadeuso(FO-JTC-04)quédeberánrespetarlasorganizacionesalascualesNEMTRegisterS.A.deC.V.leshaconcedidoelusodemarca.
Acontinuaciónsepresentaunalistadecondicionesparaelusodemarca:
1. Aceptartodaslascondicionesqueestánestablecidasenelsistemadecertificación,ylossistemasparticu-laresqueleresultenaplicables.
2. Mantenerlaimplementacióndelsistemadegestiónparaelcualsehaconcedidoelderechodeusodelamarca,acordealaconformidadconlanormaqueleesaplicable.
3. Aceptarlasdecisionestomadasenlaaplicacióndelpresentesistemadecertificaciónenlascondicioneses-tablecidasencadacaso.
4. Proporcionaralequipoauditorelaccesoatodoslosrecursosnecesariosparaejecutarlasauditoríasqueimplicalaimplantacióndelpresentesistemadecertificación.
5. RealizarunasolicitudcomplementariaantecualquiermodificaciónquesedeseehaceralalcanceparaelcualNEMThaproporcionadoelusodemarca.
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AuditoríasdeSeguimiento
RenovacióndelaCertificación
6. AbstenersedeponerenprácticaelusodelamarcaNEMTcuandoexistariesgodeconfusiónconlasactivi-dades,losproductos,losprocesosolaspartesdelaempresaquenogocendelderechodeusodelamarcaNEMT.
7. PoseerregistrodelasreclamacioneshechasporsusSolicitantesrelativasalosproductos,actividadesoser-viciosdentrodelsistemadegestióncertificado.Tenerunregistrodelasaccionescorrectivasypreventivasquehayanprovenidodelasreclamacionesyamencionadas.EstosregistrossedebenmanteneractualizadosyadisposicióndeNEMT.
8. EstarapuntoconelNEMTencuantoaloscompromisosdecarácterfinancieroquesehayangeneradoaraízdelacertificación.
9. InformaraNEMTacercadecambiosenlaorganizaciónquepuedanafectaralsistemadegestiónoalalcancedelacertificación.
10. EncasodeasídesearloelSolicitantepuederenunciaralderechodeusarlamarcadeNEMT,yparaellode-berácomunicarloporescritoaNEMTdevolviendoloscertificadosoriginales.
11. CualquierusoinapropiadoporpartedelSolicitante,ountercerootorgaráaNEMTelderechodetomarlaacciónadministrativaojudicialqueconsiderepertinente.
Lasparticularidadesdelusodemarca,asícomolasespecificacionesrelativas,seencuentranseñaladasenellineamientoparausodemarcaycertificado(comoloseñalaelLIN-JTC-01).
LaorganizacióndelSolicitantenopodráhacerusodelamarcadeempresacertificadanipublicitarsucertifi-cación,cuandoyahayaterminadoelperíododevalidezparaesto.EnestecasoyexceptuandolasuspensióntemporalelSolicitantedeberáregresarloscertificadosaNEMT.EncasodenoacatarloanteriorlaOrganizaciónSolicitanteresponderáalasautoridadespertinentesporelusoinadecuadodelusodemarcacomoempresacertificada,anteelreportedeNEMT.
Nota:CadaauditoriaelAuditorLíderrevisaraelusocorrectodelamarcayqueéstaseencuentreenapegoalcontratodeusodemarcaencasodenoserasísepodránlevantarnoconformidadesalrespecto.
DurantelavalidezdelcertificadoNEMTaconformealprogramadecertificaciónseplanearánalmenosunaau-ditoriaalañoparaverificarlascondicionesbajolascualesemitióelcertificado.
Enelcasodecertificacionesinicialeselprimerseguimientodeberárealizarseantesdelosdocemesesdehaber-serealizadolaauditoriadecertificacióndeEtapaII.
A. Cuandosecompletenexitosamentelasactividadesderenovacióndelacertificaciónantesdelaexpiracióndelacertificaciónexistente,lafechadeexpiracióndelanuevacertificaciónpuedebasarseenlafechadeexpira-
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cióndelacertificaciónexistente.Lafechadeemisióndeunnuevocertificadodebeserlafechadeladecisióndelarenovaciónounaposterior.
Comoseejemplificaacontinuación:
Enestecaso laplaneación, larealizaciónde laauditoríay larevisióndeaccionescorrectivasse llevaacaboantesdelvencimientodelcertificado,aunquelaimpresióndelcertificadoserealicedemaneraposterioralaexpiraciónsedebeponerlanuevafechadeexpiraciónparaelnuevociclodecertificaciónconbasealafechadeexpiración.
Eje:01denoviembrede2015(vencimiento)01denoviembrede2018(nuevavigencia)
Asídeberárealizarselareferenciaenelcertificadoparamantenerlacontinuidaddelacertificación.
B. CuandoNEMTnohacompletadolaauditoríaderenovaciónonopuedeverificarlaimplementacióndelasco-rreccionesyaccionescorrectivasparacualquiernoconformidadmayorantesdelafechadeexpiracióndelacer-tificación,entoncesnosedeberecomendarlarenovacióndelacertificaciónynosedebeextenderlavalidezdelacertificación.SedebeinformardeestasituaciónalclienteyexplicarlasconsecuenciasperosepuedeaplicarlaRestauracióndelacertificaciónsiempreycuandoserealiceantesdelos6mesesposterioresalaexpiración.
Comoseejemplificaacontinuación:
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AmpliacióndelaCertificación
ReduccióndelaCertificación
RegistrodelasEmpresaCertificadas
Cuandolaplaneaciónserealizaposterioralaexpiraciónyladecisiónsetomaantesde6mesesaúnsepuedeRestaurarlacertificaciónoquenopasemásde6mesesdequehayavencidoelcertificado,deotromodo,sedeberealizarmínimounEII.Lafechadevigenciadelcertificadodebeserlafechadeladecisióndelanuevacer-tificaciónounaposterior,ylafechadeexpiraciónsedebebasarenelciclodecertificaciónanterior.
Eje:01denoviembrede2015(vencimiento)
01deenerode2016(restauracióndelacertificación)
01denoviembrede2018(nuevavigencia)
Asídeberárealizarselareferenciaenelcertificadoparamantenerlacontinuidaddelacertificación.
Enaquelloscasosenqueyasellegóalafechadeexpiraciónyyapasaronlos6mesesposterioresynosellevóacabonilaplaneaciónsedeberárealizarunacertificacióninicial,dondesetrataráalclientecomounclientenuevo.
LasolicituddelaampliacióndelacertificacióndedeberárealizarconantelaciónaNEMT,laOrganizaciónSolici-tantedeberáasegurarquelaimplementacióndelSistemadeGestiónyaseharealizadoconalmenostresmesesprevioasurevisiónasícomolaevaluacióndeauditoriainternacorrespondiente,siestonohasidonotificadoylaimplementaciónseharealizado,NEMTnopodrárealizarlaampliacióndelalcanceenelmomentodelejerciciodeauditoriacorrespondiente.
Nota:LageneracióndelcertificadoconlascorreccionesdelalcancedelacertificacióndeberánsercubiertosporlaOrganizaciónSolicitante.
Lareduccióndelacertificaciónsepodrárealizarasolicituddelclienteocuandonodemuestretenerlacompe-tenciaelSistemadeGestiónparacumplirconelalcancedelacertificaciónotorgado.
Nota:LageneracióndelcertificadoconlascorreccionesdelalcancedelacertificacióndeberánsercubiertosporlaOrga-nizaciónSolicitante.
NEMTcreaunregistropúblicoyquémantieneactualizadodelasempresasalascualeshaconcedidoelusodemarca.
NEMTpodráproporcionarinformacióndeésteregistroencasodesersolicitadodemaneraescritaalresponsa-bledelaJefaturaTécnica.
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Publicidad
Financiamiento
TiposdeSistemasdeGestión
3.Referencias
NEMTtrataráconcarácterdeconfidencialidadtodainformaciónrelativaalSolicitante,sinembargopodrámos-trarelcontenidodesusarchivosalasautoridadesdeacreditación.
NEMTpuedemostrarapeticióndelaspartesinteresadaslarelacióndeempresasquecuentenconcertificación,estocondicionadoalaautorizacióndelaDirecciónGeneral.
Nopodráemplearseelusodelamarcadelorganismodecertificaciónsinquesecuenteconelcontratofirmadoporambaspartes,ylosdumisesténautorizadosporNEMTRegister.
Enningúnmomentolastarifasrelativasalaconcesión,seguimientoyrenovacióndelacertificacióndelaorga-nizacióndelSolicitantesonsujetasareembolso.
• SistemasdeGestióndeCalidad.
• MedioAmbiente.
• SeguridadySaludenelTrabajo.
• PRO-JCO-01“Procedimientodecomercializaciónygestióndesolicitudes”
• PRO-JOP-01“Procedimientodeplaneacióndeauditorías”
• PRO-JOP-02“Procedimientodeejecuciónyseguimientodeauditorías”
• LIN-JOP-01“Lineamientodecalificaciónydesignacióndeauditores”
• LIN-JCO-01A“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGC”
• LIN-JCO-01B“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGA”
• LIN-JCO-01C“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesdeSAST”
• LIN-JCO-01D“LineamientosparaelaboracióndepropuestascomercialesdeSGI”
• LIN-JCO-01E“LineamientosparalaelaboracióndepropuestascomercialesMultisitio”
Confidencialidad
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4.Registros
5.ControldeCambios
• LIN-JCO-O1F“Lineamientosparalatransferencia”
• PRO-JTC-02“Procedimientodesuspensión,retiroomodificacióndelalcancedelacertificación”
• LIN-JTC-04“LineamientosdeoperaciónparalaComisióndeCertificación”
• LIN-JTC-01“Lineamientosparaelusodemarcaycertificado”
• FO-JCO-01“SolicituddeServicio”
• FO-JCO-02“PropuestaContrato”
• FO-JTC-04“ContratodeLicenciadeUsodeMarca”
Revisión DescripciónDelCambio Página Fecha
01 NuevoDesarrollo NA Ago-2014
O2 SerealizalaadaptaciónalaestructuraorganizacionaldeNEMTRegister Todoeldocumento Ago-2015
03 Seingresancriteriosderestauración Todoeldocumento Mar-2016
04 Secambiancódigosporhomologacióndecódigosycorreccionesortográficas Todoeldocumento Feb-2018
05 Cambiodeimagen Todoeldocumento May-2019