MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

MANUAL DEL PROCESO

DE CONTRATACIÓN DE OBRAS

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional el 13/12/2017

[Versión 01]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCESO GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Versión: 1.0 Página 3 de 12

Contenido

1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6

4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 7

5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS .................................................................................................... 7

5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ............................. 7

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....... 7

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....................................................................................................................................... 8

5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ....................... 9

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS .. 9

5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS .......................................................................................................... 10

5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ........................... 10

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ...... 10

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS ..................................................................................................................................... 11

6. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 12

7. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS ................................................ 12

8. ANEXOS ........................................................................................................................................ 12




CONTRATACIÓN PÚBLICA DE OBRAS

1. INFORMACIÓN BÁSICA Proceso: Contratación de obras

Código del Proceso: GA-ADM-ADQ-002

Descripción:

PROPÓSITO: Ejecutar las actividades relacionadas a la gestión administrativa de los

procesos de contratación de obras de conformidad con las Normativas vigentes.

DISPARADOR: Necesidad Institucional de construcción o adecuación

ENTRADAS: Oficio con necesidad de requerimiento Verificación POA y PAC Formato de especificaciones técnicas del requerimiento de

adquisiciones Informe técnico Términos de referencia Presupuesto referencial Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico

SUBPROCESOS:

1. Fase preparatoria de la contratación de obras 2. Fase precontractual de la contratación de obras 3. Fase contractual de la contratación de obras

Productos/Servicios del Proceso:

Oficio de requerimiento de la Gerencia Administrativa Certificación POA Certificación PAC Resolución Reforma PAC Documento de cálculo presupuestario referencial Certificación catálogo electrónico Plan Anual de Compras Certificación Presupuestaria Pliegos Términos de Referencia Resolución de inicio del proceso Acta de preguntas y aclaraciones Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes




Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o proceso declarado desierto Informe de adjudicación Acta de entrega recepción de obra Factura Contrato Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra

Tipo de Proceso: Adjetivo

Responsable del Proceso:

Jefe de Adquisiciones

Tipo de cliente: Interno y externo

Marco Legal: • Ley Orgánica Reformatoria del Sistema Nacional de Contratación Pública, Registro Oficial No. 395 de fecha 04-agosto-2008.

• Ley Orgánica para la eficiencia en la Contratación Pública, Registro Oficial No. 966 – Segundo Suplemento de fecha 20-marzo-2017

• Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (Decreto Ejecutivo No. 1700, publicado en el Suplemento del Registro Oficial No. 588, de 12 de mayo de 2009), actualizado con la reforma de Registro Oficial No. 512, de fecha 15 de agosto de 2011.

• Reglamento del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, Decreto 489, Registro Oficial Suplemento 383 de fecha 26-noviembre-2014.

• Constitución de la Republica, Registro Oficial No. 449 de fecha 20-octubre-2008 (Art 154 - 226 –285 -286)

• Norma de Control Interno de la Contraloría General del Estado, Acuerdo No. 39, Registro Oficial Suplemento 87 de fecha 14-diciembre-2009.

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Adquisición requiere considerar las siguientes políticas: El proceso deberá contar previamente con los elementos indicadores en la regla 408

Administración de Proyectos de las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado, a cargo y responsabilidad del área requirente.

El proceso deberá cumplir las directrices del Ministerio de Finanzas. El proceso de adquisiciones deberá cumplir los lineamientos de la Ley Orgánica del Sistema

Nacional de Contratación Pública (SERCOP). Llevar registro y control de los administradores y vencimientos de los contratos por

adquisiciones de bienes y servicios.




Todo requerimiento de adquisición de bienes, servicios, obras y consultorías deberá ser

canalizado únicamente por la Unidad Macro. Toda actualización requerida por el Jefe de Adquisiciones al presente documento o a los

formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Administrativo y comunicados a la Jefatura de Procesos para el registro y control correspondiente.

3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Término Definición Unidad

Requirente Son todas las Unidades Administrativas y Académicas que requieran la Adquisiciones de bienes, servicios ejecución de obras incluidos los de consultoría.

Unidad Macro Son aquellas que agrupan los requerimientos de las unidades requirentes e inician el proceso de adquisición. Las unidades macro son: la Gerencia Administrativa y los Vicerrectorados conforme a sus competencias. Cómputo, Obras universitarias, Dirección Administrativa, Dirección de Talento Humano, Coordinación de comunicación y difusión de la información, Dirección de Gestión del Conocimiento, Dirección de Investigación.

Términos de Referencia

Condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la contratación de servicio y consultorías

Especificaciones Técnicas

Son las características fundamentales que deberán cumplir los bienes o rubros requeridos y que se especificarán en formato establecido.

Disponibilidad Presupuestaria

Existencia de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación presentes y futuras

Requerimiento Es la petición formal que estará conformada por la necesidad, justificativos, solicitud de compra y servicios, características y especificaciones técnicas o Términos de Referencias TDR

Máxima Autoridad

Quien ejerce administrativamente la representación legal de la entidad contratante (Rector).

Autorizador de Gasto

Las autoridades competentes de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida y según los niveles previstos en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decidan la realización de gastos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior.

Autorizador de Pago

La autoridad competente de la Universidad de Guayaquil que, mediante acto administrativo o de simple administración expresa y válida, y según el nivel previsto en el Reglamento de delegación de firmas de autorización de pago y gasto, decida la realización de pagos con recursos asignados a la Institución de Educación Superior

PAC Plan Anual de Contratación SERCOP Sistema Nacional de Contratación Pública

SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo Directrices Normas para el desarrollo de una actividad o proyecto

eSigef Software de Uso del ministerio de Finanzas PIE Presupuesto inicial del estado

https://esigef.finanzas.gob.ec/esigef/




4. MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS

A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Adquisiciones:

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones Proceso: Contratación de Obras

Cont

rata

ción

de o

bras

Etapa preparatoria de la contratación de

obras

Etapa precontractual de la contratación de

obras

Etapa contractual de la contratación

de obras

Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC

Especificaciones TécnicasInforme técnico

Términos de referenciaPresupuesto referencial

Comprobante de Catálogo Electrónico

Certificación PAC Cálculo de presupuesto referencial

Certificación PresupuestariaPliegos

Resolución de inicio del proceso

Acta de preguntas y aclaracionesOfertas

Acta de apertura de oferta y convalidación de erroresActa de calificación de oferentes

Informe de comisión técnicaOrden de compra/Orden de Trabajo

Resolución de adjudicación o desiertoContrato

Resolución de adjudicaciónResolución de inicio del proceso

Orden de compraContrato

Informe entrega/ recepciónInforme de cumplimiento de contrato

Factura

Certificación PACVerificación Catálogo

Cálculo de presupuesto referencial o estudio de mercadoProformas

OfertasAutorización de inicio

Certificación PresupuestariaInforme de no disponibilidad de recursos

PliegosResolución de inicio del proceso y Convocatoria de pliegos

5. DESCRIPCIÓN DE SUBPROCESOS

5.1 SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de obras

Código del Subproceso:

GA-ADM-ADQ-OB-001

Descripción:

PROPÓSITO: Gestionar la adecuada documentación para realizar el

requerimiento de contratación de obras.

DISPARADOR: Recepción de requerimiento de las unidades Académicas y

Administrativas.

ENTRADAS: Oficio de requerimiento aprobado por Gerente Administrativo

Certificación POA

ACTIVIDADES PRINCIPALES: Emitir certificación PAC




Solicitar certificación presupuestaria Realizar presupuesto referencial o estudio de mercado Seleccionar procedimiento de contratación Elaborar pliegos Realizar resolución de inicio del proceso

Productos/Servicios del Subproceso:

Certificación PAC o Resolución reforma PAC Cálculo de presupuesto referencial Estudio de mercado Verificación de catálogo Autorización del inicio del trámite Certificación Presupuestaria Pliegos Resolución de inicio del proceso

Responsable del Subproceso:


Tipo de cliente: Interno

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PREPARATORIA DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Adquisiciones

Jefe

de

Adqu

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Proceso: Fase Preparatoria de la contratación de obras

Revisar documentación y

sumillar al analista responsable según el

requerimiento Recepción de requerimiento

Elaborar reporte de estudio de

mercado y certificación de

catalogo

Recibir autorizado para emisión certificación

presupuestaria e inicio del proceso

Emitir certificación

¿Dispone de

recursos?

SI

NO

Emitir informe de no disponibilidad

de recursos

Recibir expediente,

autorización de inicio del proceso

y certificación presupuestaria y elaborar pliegos

Menor Cuantía(Delegado)

< 0.000007 * PIE

Cotización(Comisión Técnica)

Licitación(Comisión Técnica)

Realizar resolución de

inicio del proceso y solicitar firma de convocatoria

de pliegos

Firmar autorización de la

resolución y pliegos de inicio

del proceso

Entre (0.000007 - 0.00003) * PIE

> 0.00003 * PIE

Informe de no disponibilidad de recursos

Certificación Presupuestaria

Resolución de Inicio del Proceso


Resolución de inicio del procesoPliegos

Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria

Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y

formularios

0.1% * PIE

Contratación Integral

(Comisión Técnica)

Elaborar comunicación al autorizador de inicio

indicando el procedimiento de

contratación de obra a realizar para designación

RECTORDesignar al

administrador de contrato, delegado o

comisión técnica

Recibir la designación del administrador de contrato, delegado o

comisión técnica según corresponda

Solicitar a la máxima autoridad la designación del administrador de contrato y fiscalizador y delegado o comisión técnica de acuerdo al procedimiento de contratación

Certificación Presupuestaria estudio de mercado,

certificados de PAC y CatalogoPliegos oferta técnica, económica y

formularios

Solicitar autorización para inicio de proceso

y certificación presupuestaria

Autorizar inicio del proceso y

solicitar certificación

presupuestaria

Imprimir y sumillar

certificación PAC

Oficio con necesidad de requerimientoVerificación POA y PAC

Especificaciones técnicas Términos de referencia

Informe técnicoPresupuesto referencial

Comprobante de verificación de Catálogo Electrónico




5.2 SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE

OBRAS

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

Subproceso: Fase pre contractual de la contratación de obras


GA-ADM-ADQ-OB-002

Descripción:

PROPÓSITO: Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de

acuerdo a los requerimientos institucionales.

DISPARADOR: Recepción de resolución de inicio del proceso

ENTRADAS: Estudio de mercado

Certificación PAC o Resolución reforma PAC

Cálculo de presupuesto referencial


Pliegos


ACTIVIDADES PRINCIPALES: Solicitar designación de administrador de contrato y fiscalizador,

delegado o comisión técnica según corresponda. Crear proceso en el portal Interactuar entidad contratante – oferente Evaluar y adjudicar Elaborar resolución de adjudicación Elaborar contrato


Acta de preguntas y aclaraciones Ofertas Acta de apertura de oferta Acta de convalidación de errores Acta de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas Acta de calificación de oferentes Informe de comisión técnica Resolución de adjudicación o desierto Informe de adjudicación Contrato






Delegado o Comisión Técnica


5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE PRECONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS


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Auto

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Sínd

ica

Proceso: Fase Precontractual de la contratación de obras ¿Adjudica contrato?

SI

Elaborar resolución de adjudicación

Firmar resolución de adjudicación y

remitir documentación a

Adquisiciones

Subir al portal documentación y

enviar a procuraduría sindica para elaboración de

contrato

Revisar documentación y Elaborar contrato

Remitir contrato a Máxima

Autoridad para firma

No

Elaborar resolución de declaración desierta e

Autorizador de Gasto y archiva

expediente

Recibir resolución y crear proceso en

portal

Analista/Comisión Técnica o Delgado

Interactuar entidad contratante en el sistema de

contratación pública

Analista/Comisión Técnica o DelegadoEvaluar, calificar e

informar

RectorFirmar contrato

Resolución de inicio del procesoPliegos

Certificación PAC y catalogoCertificación Presupuestaria

Reporte cálculo presupuestario , oferta técnica y económica y formularios

Acta de preguntas y aclaraciones

Ofertas

Resolución de adjudicación

Resolución de procesodeclarado desierto

Contrato

Contrato

Notificar a Adquisiciones y

administrador de contrato

Recepción de resolución de inicio

del proceso

Autorizar los pliegos y resolución del inicio

del proceso

Analista/Comisión Técnica o Delgado

Receptar ofertas de postulantes

Analista/Comisión Técnica o DelgadoApertura oferta y convalidación de

errores

Acta de convalidación de erroresActa de errores convalidados Informe de evaluación de ofertas

Acta de calificación de oferentesInforme de comisión técnica

5.3 SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS

Subproceso: Fase contractual de la contratación de obras


GA-ADM-ADQ-OB-003

Descripción:

PROPÓSITO: Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato

hasta el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.

DISPARADOR: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento

ENTRADAS: Resolución de adjudicación


Contrato




ACTIVIDADES PRINCIPALES: Elaborar y firmar contrato Dar seguimiento al cumplimiento del contrato Finalizar el proceso en el portal


Informe de cumplimiento de contrato Acta de entrega provisional de obra Acta de entrega definitiva de la obra Factura CUR de pago



Administrador de Contrato


5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: FASE CONTRACTUAL DE LA CONTRATACIÓN DE OBRAS


An

alis

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e

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Ad

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Sin

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Proceso: Fase contractual de la contratación de Obras

Recepción de notificación de

firma de contrato para seguimiento

Recibir y crear usuario al administrador de contrato designado

para que tenga acceso al sistema de


Recibir notificación y clave de usuario para el

ingreso al sistema de contratación pública

Seguimiento y ejecución del

contrato

Publicar en el sistema de contratación pública

la documentación generada dentro de la ejecución del contrato

Dejar en el sistema de contratación pública el proceso en estado de recepción y remitir copia de la

documentación a adquisiciones con el informe de satisfacción del servicio y/o acta de entrega

definitiva

Recibir copia de la documentación generada de la

ejecución del contrato

Finalizar proceso en el portal

Comunicar a adquisiciones y al administrador de

contrato

Informe de cumplimento y satisfacción del contrato

Acta de entrega Provisional y definitivaFactura

Documentos habilitantes

Cuenta de usuario de sistema de contratación pública

Cuenta de usuario de sistema de contratación pública

Solicitar un fiscalizador de obra

a la máxima autoridad

Emitir informe conjuntamente con

el fiscalizador de obras, a la máxima

autoridad

Realizar recepción provisional de la

obra

Realizar la recepción final de la

obra

Acta de entrega provisional Acta de entrega definitiva

Memorando decomunicación

Informe de avance

P á g i n a 1 | 3

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Contratación de Obras Código: GA-ADM-ADQ-OB-001

Nombre del Subproceso: Fase preparatoria de la contratación de Obras

Descripción:

Propósito del

proceso

Gestionar la adecuada documentación para realizar el requerimiento de

contratación pública de obras.

Disparador: Recepción de requerimiento de las unidades académicas y

administrativas.

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Revisar documentación y sumillar al

Analista responsable según el requerimiento / Jefe de Adquisiciones.

Actividad Final/Responsable: Firmar autorización de la resolución y

pliegos del inicio del proceso/ Autorizador de Inicio del Proceso.

Productos/Servicios del

subproceso:

• Certificación PAC

• Cálculo de presupuesto referencial

• Estudio de mercado

• Verificación de catálogo

• Autorización del inicio del proceso

• Certificación Presupuestaria

• Pliegos

• Resolución de inicio del proceso



Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?

DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO

No Actividad Rol Descripción Documento

1

Revisar documentación y

sumillar al Analista

responsable según el

requerimiento

Jefe de

Adquisiciones

Revisa que la documentación esté

completa para asignar proceso al

analista, en caso de no contar con la

documentación completa devuelve

el expediente a Unidad Macro.

Oficio con necesidad de

requerimiento

Verificación POA y PAC

Formato de especificaciones

técnicas del requerimiento de

adquisiciones

Informe técnico

Términos de referencia

Presupuesto referencial

Comprobante de Catálogo

Electrónico

2 Imprimir y sumillar

certificación PAC

Analista de

Adquisiciones

Imprime PAC que se encuentra

publicado en el portal de compras

públicas, subraya donde consta el

requerimiento y sumilla documento.

Certificación PAC

3

Elaborar reporte de

estudio de mercado y

certificación de catálogo

Analista de

Adquisiciones

Elabora el reporte de estudio de

mercado para cuantificar la

adquisición a realizar o servicio a

adquirir, e imprime certificación de

catálogo para confirmar su

existencia o no.

Estudio de mercado

Comprobante de catálogo

electrónico

P á g i n a 2 | 3

4

Solicitar autorización para

inicio de proceso y

certificación

presupuestaria

Analista de

Adquisiciones

Solicita la autorización de inicio del

proceso al Autorizador de Inicio de

Proceso y la solicitud de certificación

presupuestaria a Dirección

Financiera

5

Autorizar inicio del

proceso y solicitar

certificación

presupuestaria

Autorizador

de Inicio de

Proceso

Autoriza inicio del proceso y solicita

mediante oficio la certificación

presupuestaria del proceso de

adquisiciones a iniciar

6

Recibir autorizado para

emisión de certificación

presupuestaria e inicio del

proceso

Dirección

Financiera

Recibe el autorizado del proceso y

remite expediente del proceso para

la emisión de certificación

presupuestaria.

7 ¿Dispone de recursos? Dirección

Financiera

Si dispone de recursos financieros,

continúa con el paso 8.

Caso contrario continúa con el paso

9.

8 Emitir certificación Dirección

Financiera

Elabora certificación presupuestaria

donde consta la disponibilidad de los

recursos para realizar la consultoría y

comunica a Adquisiciones. Continúa

con el paso 10 y 14

Certificación presupuestaria

9 Emitir informe de no

disponibilidad de recursos

Dirección

Financiera

Elabora informe de no disponibilidad

de los recursos para realizar la

adquisición y comunica a

Adquisiciones.

Informe de no disponibilidad

de recursos

10

Recibir expediente,

autorización de inicio del

proceso y certificación

presupuestaria y elaborar

pliegos

Analista de

Adquisiciones

Recepta el expediente del proceso

de adquisiciones, oficio de

autorización de inicio del proceso y

certificación presupuestaria y

elabora pliegos.

Autorización de inicio del

proceso

Certificación presupuestaria

Pliegos

Expediente

11 Confirmar montos de

adquisición Analista de

Adquisiciones

Si monto es menor a 0.000007* PIE

corresponde a adquisición por

Menor cuantía. (Delegado). Si monto es Entre (0.00007 –

0.00003)*PIE corresponde a

adquisición por Cotización.

(Comisión Técnica). Si monto es mayor (0.00003* PIE)

corresponde a adquisición por

Licitación. (Comisión Técnica). Si el monto es mayor (0.1%*PIE)

corresponde adquisición por

contratación integral por precio fijo.

(Comisión Técnica).

12

Solicitar a la máxima

autoridad la designación

del administrador de

contrato y fiscalizador y

delegado o comisión

técnica de acuerdo al

procedimiento de

contratación

Autorizador

de Inicio del

Proceso

Solicita a la máxima autoridad la

designación del administrador de

contrato y fiscalizador y delegado o

comisión técnica de acuerdo al

procedimiento de contratación de

obras.

P á g i n a 3 | 3

13

Designar al administrador

de contrato, delegado o

comisión técnica

Rector

Designa al administrador de

contrato, delegado o comisión

técnica, de acuerdo al monto de la

obra.

Memorando de designación

14

Recibir la designación del

administrador de

contrato, delegado o

comisión técnica según

corresponda.

Analista de

Adquisiciones

Recibe designación del

administrador de contrato, delegado

o comisión técnica según el método

de adquisición.

15

Realizar resolución de

inicio del proceso y

solicitar firma de

convocatoria de pliegos

Analista de

Adquisiciones

Elabora resolución de inicio del

proceso y solicita firma de

convocatoria de pliegos.

Resolución de Inicio del

Proceso

16

Firmar autorización de la

resolución y pliegos del

inicio del proceso

Autorizador

de Inicio del

Proceso

Firma autorización de la resolución

de inicio de proceso y convocatoria

en los pliegos.

Resolución de Inicio del

Proceso

P á g i n a 1 | 3

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Fase precontractual de la contratación de Obras

Descripción:

Propósito del

proceso

Realizar el proceso de adquisición o contratación de obras de acuerdo a

los requerimientos institucionales.

Disparador: Recepción de resolución de inicio del proceso.

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Autorizar los pliegos y resolución del inicio

del proceso / Autorizador de Inicio del Proceso.

Actividad Final/Responsable: Notificar a adquisiciones y al administrador

de contrato / Procuraduría Síndica.


subproceso:

• Acta de preguntas y aclaraciones

• Ofertas

• Acta de apertura de oferta

• Acta de convalidación de errores

• Acta de errores convalidados

• Informe de evaluación de ofertas

• Acta de calificación de oferentes

• Informe de comisión técnica

• Resolución de adjudicación o desierto

• Informe de adjudicación

• Contrato




proceso:




1

Autorizar los pliegos y

resolución del inicio del

proceso

Autorizador

de Inicio del

Proceso

Autoriza los pliegos y la resolución del

inicio del proceso de adquisición de

obras de acuerdo al Reglamento de

delegación de firmas en el ámbito de la

contratación pública y la autorización de

gasto y pago de la Universidad de

Guayaquil.

Resolución de inicio del

proceso

Pliegos

Certificación PAC


Reporte cálculo

2 Recibir resolución y crear

proceso en el portal

Analista de

Adquisiciones

Recibe resolución de inicio del proceso

del Autorizador de Inicio del Proceso

para la creación del proceso en el portal,

sube los pliegos o términos de

referencia y toda la documentación

soporte.

Resolución de inicio del

proceso

Pliegos

Certificación PAC


Reporte cálculo

presupuestario

P á g i n a 2 | 3

3

Interactuar entidad

contratante en el

sistema de contratación

pública

Analista de

adquisiciones

(Comisión

Técnica o

Delegado)

Analista de Adquisiciones

Recibe preguntas del oferente en base a

los pliegos o términos de referencia

publicados para conocimiento y

respuesta de la Comisión Técnica o

Delegado.

Comisión Técnica o Delegado

Elabora acta de respuestas

Analista de Adquisiciones

Transcribe las respuestas de las

preguntas realizadas por el oferente en

el portal de compras públicas en base al

acta elaborada por la Comisión Técnica

o Delegado.

Acta de preguntas y

aclaraciones

4 Receptar ofertas de los

postulantes

Analista de

adquisiciones

(Comisión

Técnica o

Delegado)

Recepta ofertas de los postulantes para

apertura y convalidación de errores

Ofertas

5 Apertura oferta y

convalidación de errores

Analista de

adquisiciones

(Comisión

Técnica o

Delegado)

Apertura ofertas y solicita a través del

portal la convalidación de errores.

Oferente tiene plazo de 2 días mínimo y

5 días máximos para realizar las

convalidaciones.

Acta de convalidación de

errores

Acta de errores

convalidados

6 Evaluar, calificar e

informar

Analista de

adquisiciones

(Comisión

Técnica o

Delegado)

Elabora acta de calificaciones en base a

las propuestas de los proveedores en

coordinación con la Comisión Técnica o

Delegado, y realiza informe de

recomendación de adjudicación de

contrato al autorizador del gasto.

Informe de evaluación de

ofertas

Acta de calificación de

oferentes

Informe de comisión

técnica

7 ¿Adjudica contrato?

Autorizador

de inicio del

proceso

Si el autorizador de inicio del proceso,

adjudica contrato continúa con el paso

9.

Caso contrario continúa con el paso 8.

8

Elaborar resolución de

declaración desierta e

informar a Autorizador

de Inicio del Proceso y

archiva expediente

Analista de

Adquisiciones

Elabora resolución de proceso declarado

desierto en caso de que las propuestas

de los proveedores no hayan cumplido

con las especificaciones requeridas o el

autorizador de inicio del proceso no

haya adjudicado a ninguno la compra,

ver Art. 33 Declaratoria de

procedimiento desierto de la Ley

Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública.

Resolución de declaración

concurso desierto

9 Elaborar resolución de

adjudicación

Analista de

Adquisiciones

Elabora la resolución de adjudicación del

proceso para el proveedor ganador en

base a la aprobación del Autorizador de

Inicio del Proceso.

Resolución de adjudicación

de contrato

P á g i n a 3 | 3

10

Firmar resolución y

remitir documentación a

Adquisiciones

Autorizador

de inicio del

proceso

Firma la resolución de adjudicación de

contrato y remite documentación al

departamento de adquisiciones.

11

Subir al portal

documentación y enviar

para elaboración de

contrato.

Analista de

Adquisiciones

Ingresa resolución de adjudicación al

portal de la adjudicación del contrato y

remite documentación completa y en

original a Proveeduría Síndica para

elaboración de contrato.

12 Revisar documentación y

elaborar contrato

Procuraduría

Síndica

Revisa documentos habilitantes,

resolución de inicio y adjudicación de

contrato para la elaboración del mismo.

Mantiene expediente original de los

documentos generados en el proceso.

Contrato

13

Remitir contrato a

Máxima Autoridad para

firma

Procuraduría

Síndica

Entrega contrato a Máxima Autoridad

para recoger firmas.

Contrato

14 Firmar contrato

Máxima

Autoridad

(Rector)

Firma contrato y devuelve a

Procuraduría Síndica para firma del

proveedor y distribución de ejemplares

(1 Procuraduría Síndica, 1 Administrado

de Contrato, 1 Jefatura de

Adquisiciones, 1 Proveedor/Contratista)

Contrato

15

Notificar a adquisiciones

y al administrador de

contrato

Procuraduría

Síndica

Notifica una vez firmado el contrato, al

área de adquisiciones para creación de

usuario en el sistema de contratación

pública y al administrador de contrato

para seguimiento y cumplimiento del

mismo.

Memorando de

comunicación

Copia de contrato

P á g i n a 1 | 2

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Fase Contractual de la contratación de Obras

Descripción:

Propósito del

proceso Realizar las gestiones correspondientes desde la firma del contrato hasta

el cierre o finalización del proceso de adquisición en el portal.

Disparador: Recepción de notificación de firma de contrato para seguimiento

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Comunicar a adquisiciones y al

Administrador de contrato para ejecución y seguimiento / Procuraduría

Síndica.

Actividad Final/Responsable: Finalizar proceso en el portal / Analista de

Adquisiciones.


subproceso:

• Informe de cumplimiento de contrato

• Factura

• CUR de pago




proceso:




1

Comunicar a

adquisiciones y al

Administrador de

contrato para ejecución y

seguimiento

Procuraduría

Síndica

Elabora y envía oficio de comunicación una vez

firmado el contrato de adquisición de obras, a

adquisición y al administrador de contrato para

ejecución y seguimiento del cumplimiento del

mismo.

Contrato

Oficio de

comunicación de

Administrador de

contrato

2

Recibir y crear usuario al

administrador de

contrato designado

Analista de

Adquisiciones

Recibe comunicado de la firma de contrato con la

designación del administrador encargado del

seguimiento y ejecución del mismo y crea un

usuario para que tenga acceso al sistema de

contratación pública y remite al administrador de

contrato.

3

Recibir notificación y

clave del usuario para el

ingreso al sistema de


Administrador

de contrato

Recibe comunicado de la firma del contrato con la

designación del administrador de contrato, y clave

de usuario por parte del SERCOP, para el ingreso al

sistema de contratación pública.

Clave de acceso

Copia de

contrato

Designación

4

Solicitar un fiscalizador

de obra a la máxima

autoridad

Administrador

de contrato

Solicita a la máxima autoridad un fiscalizador de

obras para la ejecución del contrato.

5 Realizar seguimiento y

ejecución del contrato

Administrador

de contrato

Da seguimiento a la ejecución de la obra para que

se realice dentro de los términos contractuales

Informes de

avance de obra

6

Emitir informe

conjuntamente con el

fiscalizador de obras, a la

máxima autoridad

Administrador

de contrato

Elabora informe del avance de la obra,

conjuntamente con el fiscalizador de la misma y

remite a la máxima autoridad.

Informes de

avances de obra

P á g i n a 2 | 2

7 Realizar recepción

provisional de la obra

Administrador

de Contrato

Realiza acta de entrega provisional de la obra

hasta que transcurra el tiempo establecido en la

ley para generar el acta de entrega definitiva

Acta de entrega

– recepción

provisional,

Factura, Informe

de cumplimiento

de contrato

8 Realizar la recepción final

de la obra

Administrador

de Contrato

Realiza acta de entrega definitiva de la obra, una

vez transcurrido el tiempo establecido en la ley

para generar el acta de entrega definitiva.

Acta de entrega

– recepción

definitiva,

Factura,

Documentos

habilitantes

9

Publicar en el sistema de

contratación pública la

documentación de

entrega de la obra

Administrador

de contrato

Con la clave asignada a través del portal de

compras públicas ingresa y pública la

documentación de entrega de la obra

10

Dejar en el sistema de

contratación pública el

proceso en estado de

recepción y remitir copia

de la documentación a

adquisiciones

Administrador

de contrato

Coloca en estado de recepción y remite copia de la

documentación soporte del proceso con informe

de satisfacción y acta de entrega definitiva, al área

de adquisiciones.

Acta de entrega

– recepción

definitiva

Factura

Informe de

cumplimiento de

contrato

11

Recibir copia de la

documentación

generada de la entrega

de la obra

Analista de

Adquisiciones

Recepta copia de la documentación generada de la

ejecución del proceso y el informe de

cumplimiento del contrato.

Acta de entrega

– recepción

definitiva

Factura

Informe de

cumplimiento de

contrato

Otros

documentos

habilitantes

12 Finalizar proceso en el

portal

Analista de

Adquisiciones

Publica documentación habilitante del proceso en

la plataforma de compras públicas y da por

finalizado el proceso de adquisición.

Documents

MANUAL DEL PROCESO DE CONTRATACIÓN DE OBRAS