MANUAL DEL PROCESO DE PROVEEDURÍA - inmobiliar.gob.ec · de entrega – recepción Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría El Analista de Control, Custodio de Bienes

MANUALDELPROCESODEPROVEEDURÍACA‐CGAF‐01‐P02 Versión 1.0 23/07/2015

DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL

MANUAL DEL PROCESO DE PROVEEDURÍA

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Contenido1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 3

2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 4

3. ROLES .......................................................................................................................................... 4

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 5

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 5

6. PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE PROVEEDURÍA .................................................................... 7

6.1. PROPÓSITO .............................................................................................................................. 7

6.2. ALCANCE .................................................................................................................................. 7

6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................... 7

7. INDICADORES ............................................................................................................................ 12

8. ANEXOS ..................................................................................................................................... 12



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1. INFORMACIÓNBÁSICA

Proceso PROVEEDURÍA

Código del Proceso CA‐CGAF‐01‐P02

Descripción

PROPÓSITO Realizar la administración y abastecimiento de los materiales de oficina y aseo, y consumibles de impresión, solicitadas por las distintas unidades requirentes con el fin de satisfacer las necesidades institucionales. DISPARADOR

Necesidad de materiales o consumibles

ENTRADAS

Solicitud de proveeduría. ACTIVIDADES PRINCIPALES

Verificación de existencias

Registro en el inventario

Entrega de materiales y consumibles

Reporte mensual PROCESO RELACIONADO

Ingreso a Bodega

Productos/Servicios del Proceso

Materiales y consumibles entregados

Tipo de Proceso Adjetivo

Responsables del Proceso

Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría

Tipo del cliente Cliente interno

Marco Legal

Constitución de la República

Código de Procedimiento Civil

Código orgánico de organización territorial

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos



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2. LINEAMIENTOSDELPROCESO

1. La Unidad de Custodio de Bienes – Sección Proveeduría, es la responsable de recibir los materiales y consumibles adquiridos por la Unidad de Contratación y Compras Públicas, así como del resguardo y la distribución de los mismos a las distintas unidades administrativas y coordinaciones zonales que forman parte de la Institución.

2. Proveeduría debe mantener actualizado el Catálogo o la lista de materiales de oficina y

aseo y consumibles de impresión, que constan en el registro Solicitud de Proveeduría, y enviar a las unidades solicitantes, para que en el mismo realicen sus requerimientos.

3. Todo requerimiento se tramitará y despachará, únicamente con el formato Solicitud de

Proveeduría, recibido de manera digital, de manera que se pueda revisar si está correcta la solicitud. El formato físico se lo recibe para realizar el despacho de los materiales y consumibles con la respectiva firma de responsabilidad.

4. Toda solicitud que no cumpla con los requisitos exigidos, o no se dispone en existencia los

materiales o consumibles solicitados, será devuelta a la Unidad requirente. Sin embargo será parte de los insumos para realizar la solicitud de adquisición de todo lo que no se dispone en existencia

5. Las unidades deberán realizar la solicitud de materiales de oficina y aseo, o consumibles

de impresión de forma razonable, lo cual es controlado por Proveeduría en función del número de funcionarios de la unidad o en base a estadísticas de consumos anteriores, para evitar devoluciones tiempo después de su recepción.

3. ROLES

Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría.‐ Es responsable de la supervisión de

ingreso, egreso y consumo de suministros, materiales, de dar atención a los requerimientos de

bienes de consumo realizados por las diferentes dependencias de la institución, así como de su

entrega y recepción correspondiente.

Asistente de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría.‐ Da apoyo en la supervisión de ingreso,

egreso y consumo de suministros, materiales, así como de preparar los pedidos y realizar la

entrega de los requerimientos de bienes de consumo realizados por las diferentes dependencias

de la institución.



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Analista/ Asistente de Tecnología.‐ Para efectos uso de este manual, es el funcionario que verifica

y confirma que existe la necesidad de los consumibles de impresión en la unidad requirente, así

como de aprobar la solicitud de proveeduría.

Unidades Requirentes.‐ Dependencias institucionales que realizan requerimientos de materiales,

suministros de oficina y aseo o consumibles de impresión en base a las necesidades presentadas a

fin de poder desempeñar sus actividades diarias.

4. GLOSARIODETÉRMINOS

Kardex.‐ Es un reporte contable que se utiliza para mantener el control de los materiales y

consumibles que se encuentran en el inventario, de manera que se pueda controlar las entradas y

salidas de los materiales o consumibles y conocer las existencias de cada artículo que se dispone

en Bodega.

Materiales.‐ Para efectos de uso de este manual, se consideran como materiales a todos los útiles

de oficina, suministros de aseo, que utilizan los servidores públicos o los proveedores de la

Institución para desempeñar su trabajo.

Consumibles de impresión.‐ Corresponde a los toners, cartuchos, partes o piezas de las

impresoras que se consumen con el uso de las mismas, las cuales se mantiene en el inventario de

las bodegas.

Acta de entrega – recepción.‐ Es el documento en el cual consta el detalle de los materiales y/o

consumibles de impresión que se entregan a la unidad requirente, y en el que queda registrado la

entrega y correspondiente recepción de los mismos.

Control de impresión IP.‐ Es el sistema de control de impresoras, en el que un Técnico de la

Dirección de Tecnología verifica la cantidad de tinta que tiene la impresora, a fin de determinar si

existe la necesidad.

5. DIAGRAMADEFLUJODELPROCESO



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6. PROCEDIMIENTODELPROCESODEPROVEEDURÍA

6.1. PROPÓSITO

Detallar las actividades del proceso de proveeduría, con la finalidad de establecer los pasos

necesarios para la solicitud, manejo y control de los materiales de oficina, aseo y

consumibles de impresión a ser despachados por la Unidad de Custodio de Bienes– Sección

Proveeduría a las distintas unidades de la Institución, además de establecer claramente las

responsabilidades de cada uno de los integrantes del proceso para garantizar una gestión

eficaz y eficiente del mismo.

6.2. ALCANCE

El alcance del proceso de proveeduría abarca el conjunto de actividades comprendidas desde

el requerimiento de materiales y consumibles de impresión que le realizan las unidades

requirentes a nivel nacional hasta la entrega ‐ recepción de los mismos y su respectivo

reporte.

6.3. DESCRIPCIÓNDEACTIVIDADES

ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO

1. Realizar la solicitud de materiales o consumibles

Unidad requirente

La unidad realiza la solicitud de materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión en el formulario de Solicitud de Proveeduría y lo envía por correo a la Unidad de Custodio de Bienes – Sección Proveeduría.

Solicitud de Proveeduría

2. Verificar los datos registrados de la solicitud

Analista de Control, Custodio de Bienes

y Proveeduría

Recibe la solicitud y verifica todos los datos registrados en la misma. En caso de estar incorrectos devuelve a la unidad requirente para que vuelva a realizar el requerimiento, y si están correctos procede con la atención del mismo.

Mail



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3. Subproceso Ingresos a Bodega Proveeduría


y Proveeduría

Por otra parte el Analista recibe del Subproceso Ingresos a Bodega de Proveeduría, los materiales y consumibles por adquisiciones realizadas o por devolución de alguna unidad, con los cuales atienda los requerimientos que correspondan.

4. Verificar la existencia de materiales o consumibles solicitados


y Proveeduría

Si los datos de la solicitud están correctos, verifica la existencia de los materiales de oficina y aseo y/o consumibles de impresión solicitados. Revisa también los materiales y consumibles que recibe del Subproceso Ingresos a Bodega de Proveeduría. En caso de que no existe ningún material y/o consumible solicitado, procede a informar a la unidad requirente y realiza la devolución de la solicitud, hasta que se disponga de los mismos. En caso de que existe de manera parcial o total, debe revisar además si se trata de una solicitud de consumibles de impresión para pedir a la Dirección de Tecnología que verifique si hay la necesidad. Si se trata de una solicitud de materiales de oficina o aseo, se continúa con el punto 12.

Mail

5. Informar lo que no dispone a Unidad requirente


y Proveeduría

Si en Bodega de Proveeduría no se dispone de los materiales y/o consumibles solicitados por la unidad requirente sea de manera total o parcial, el Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría informa a la unidad requirente el detalle de los materiales que no dispone en Bodega, y devuelve la solicitud hasta realizar la adquisición y tener en stock lo requerido.



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6. Reunir documentos y consolidar requerimientos para adquisición


y Proveeduría

El Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, reúne todas las solicitudes de proveeduría que no se ha podido atender y las consolida para realizar la solicitud de adquisición a través del Subproceso Ingresos a Bodega Proveeduría.

7. Solicitar a la Dirección de Tecnología que verifique la necesidad


y Proveeduría

Si se trata de un requerimiento de consumibles de impresión, el Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, solicita a un Analista o Asistente de Tecnología que realice la verificación de que existe la necesidad de los mismos, para lo cual le informa o envía la Solicitud de Proveeduría.

8. Verificar la necesidad de requerimiento de consumibles de impresión

Analista/Asistente de Tecnología

El Analista/Asistente de Tecnología verifica en el sistema de control de impresión IP la cantidad de tinta que dispone la impresora o acude a la unidad requirente a fin de determinar si se requiere el reemplazo de los consumibles solicitados.

9. Informar y/o aprobar la solicitud de consumibles

Analista/Asistente de Tecnología

Una vez realizada la verificación, el Analista/Asistente de Tecnología aprueba la Solicitud de Proveeduría en caso de que confirme el requerimiento o informa al Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, de que no existe la necesidad de los consumibles, según corresponda.


10. Recibir respuesta y verificar si procede


y Proveeduría

El Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, recibe de parte del Analista/Asistente de Tecnología la solicitud aprobada por duplicado o el informe respectivo según corresponda. En caso de no existir la necesidad de los consumibles, devuelve la Solicitud de Proveeduría a la unidad requirente con lo cual se termina el proceso, y en caso de recibir la solicitud aprobada continua con el registro de la solicitud para realizar el suministro.

Mail



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11. Devolver solicitud a unidad requirente


y Proveeduría

Si no es necesario atender el requerimiento de los consumibles solicitados, el Analista devuelve la solicitud a la unidad requirente, informando que no procede.

12. Registrar la solicitud y marcar lo que no se dispone en stock


y Proveeduría

Una vez que proceda la solicitud sea ésta de materiales y/o consumibles, la registra en el Listado de Control de Actas, y le asigna el número correlativo de la solicitud, de acuerdo al orden de llegada. Luego procede a marcar en la Solicitud de Proveeduría los materiales o consumibles que no dispone en stock.

Listado de Control de Actas

13. Elaborar el acta de entrega – recepción


y Proveeduría

El Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, elabora el Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega de los materiales a entregar, y la imprime por duplicado, para realizar el despacho.

Acta de Entrega – Recepción Egreso

de Bodega

14. Registrar los egresos del kardex


y Proveeduría

Los materiales o consumibles que constan en el Acta de Entrega – Recepción, los registra y los rebaja en el archivo digital del kardex.

Kardex

15. Seleccionar los materiales y preparar el pedido

Asistente de Control, Custodio de

Bienes y Proveeduría

El Asistente de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría con el Acta de Entrega ‐ Recepción Egreso de Bodega, prepara el pedido, para lo cual ubica los materiales o consumibles en la Bodega y los selecciona.

16. Revisar el pedido y embalarlo



Una vez que ha seleccionado los materiales y/o consumibles, revisa que el pedido esté de acuerdo con el Acta. En caso de que no esté correcto realiza los cambios necesarios hasta que se complete el pedido y pueda realizar la entrega.



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17. Firmar el acta de entrega – recepción y entregar el pedido



Con el pedido embalado completo, firma el Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega y la Solicitud de Proveeduría por duplicado y se destina el pedido para el lugar o Unidad Requirente o se entrega a la persona delegada por la Unidad.


de Bodega Solicitud de Proveeduría

18. Recibir el pedido, y revisar materiales en el acta de entrega ‐ recepción

Unidad requirente

La persona que recibe el pedido, revisa los materiales o consumibles que constan en el Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega. En caso de que no esté conforme con el pedido recibido solicita que se lo revise y regresa a la actividad 15.

19. Firmar la recepción en el acta, devolver un original y archivar otra

Unidad requirente

Si la persona de la Unidad Requirente acepta los materiales y/o consumibles de impresión que le están entregando, firma y sella la Solicitud de Proveeduría y el Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega en señal de conformidad, entonces se queda con un original de cada documento para archivo de la Unidad requirente y devuelve otro de cada documento al Asistente de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, o los envía por correspondencia si se encuentra en alguna zonal.


de Bodega


20. Archivar el acta con la solicitud en físico y digital


y Proveeduría

El Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría digitaliza la Solicitud de Proveeduría y el Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega y archiva estos documentos en el consecutivo de control tanto en físico como en digital.



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21. Realizar el reporte mensual a Contabilidad


y Proveeduría

Al finalizar cada mes, el Analista de Control, Custodio de Bienes y Proveeduría, realiza un consolidado mensual del Listado de Control de Actas y del Kardex y entrega mediante memorando un Reporte Mensual a Contabilidad en digital, en el que incluye además cada Solicitud de Proveeduría con su respectiva Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega. Adicionalmente entrega en físico con memorando al Director Administrativo el reporte mensual, para que lo remita a la Dirección Financiera.

Reporte mensual Kardex

consumibles Reporte mensual

Kardex suministros de oficina y aseo

Reporte mensual Listado de

Control de actas consumibles

Reporte mensual Listado de

Control de actas suministros de oficina y aseo

7. INDICADORES

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida

Responsable de Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje de requerimientos de servicios generales internos atendidos oportunamente

Número de requerimientos de servicios generales atendidos / Total de solicitudes recibidas

Porcentaje Director

Administrativo Mensual

8. ANEXOS


Listado de Control de Actas

Acta de Entrega – Recepción Egreso de Bodega

Kardex

Reporte mensual Kardex consumibles

Reporte mensual Kardex suministros de oficina y aseo

Reporte mensual Listado de Control de actas consumibles

Reporte mensual Listado de Control de actas suministros de oficina y aseo



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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN

Acciones Nombre Cargo Firma

Elaborado Por: Priscila Villarreal Analista de Procesos

Aprobado Por:

William Pérez Analista de Control, Custodio de Bienes y

Proveeduría

Paúl Cevallos Analista de Control, Custodio de Bienes y Servicios Generales

Validado por: Valeria Yánez Directora Administrativa

CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS

Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización

1.0 Emisión Inicial 23/07/2015

Documents

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