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MANUAL DEL PROCESO
GESTIÓN DE CONTABILIDAD
Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo
Institucional el 20/12/2017
[Versión 01]
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD
Versión: 1.0
Página 2 de 26
Contenido
1 INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5
3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 6
5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS ................................................................................................... 8
5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO .......................................................................8
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO ..................................................... 8
5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO ............................. 9
5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS .................................................................10
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS ................................................ 10
5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS ....................... 11
5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL ...12
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO
ANUAL DEL 2 POR MIL .................................................................................................................. 12
5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
POR IMPUESTO 2 POR MIL ........................................................................................................... 13
5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS .............................................................13
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS ............................................ 13
5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS .................... 15
5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES .....................................................15
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES ................................... 15
5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES ........... 16
5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES ..........17
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS
ANTERIORES ................................................................................................................................. 17
5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
AÑOS ANTERIORES ....................................................................................................................... 18
5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA..........................................................................18
5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA ........................................................ 18
5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA ................................ 20
5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN ......................................20
5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN ..................... 20
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5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN
22
5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS ..................23
5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS .. 23
5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN
DE CUENTAS ................................................................................................................................. 24
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 24
7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD .............................................. 25
8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 25
DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD
Versión: 1.0
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GESTIÓN DE CONTABILIDAD
1 INFORMACIÓN BÁSICA Proceso:
Gestión de Contabilidad
Código del Proceso: GA-FIN-CON
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar, procesar y proporcionar información oportuna de hechos
económicos y financieros, además de producir información financiera sistematizada y confiable bajo criterios técnicos soportados por principios y normas de obligatoria aplicación.
DISPARADOR: ❖ Necesidad de registro de las transacciones financieras - contables de
la organización.
ENTRADAS: ❖ CUR de compromiso ❖ Documentación para registro contable y soporte de pago ❖ Autorizaciones para apertura de fondos para reposición y para
rendición de cuentas ❖ Formulario de pagos rechazados ❖ Reporte de existencia de consumo corriente ❖ Acta de entrega – recepción del sistema eSByE ❖ Listado de cuentas por cobrar ❖ Nómina ❖ Reporte General de Asistencia ❖ Facturas
SUBPROCESOS:
❖ Gestión de devengado
❖ Conciliación de cuentas
❖ Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil
❖ Conciliación de impuestos
❖ Registro de existencias y bienes
❖ Reclasificación de pagos años anteriores
❖ Nómina
❖ Conciliación de Fondos con Reposición
❖ Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas
Productos/Servicios del Proceso:
❖ CUR de devengado o contable
❖ Registro de asientos o ajustes contables
❖ Liquidación de Fondos de reposición
❖ Liquidación de Fondos de caja chica
❖ Liquidación de viáticos
❖ Apertura de fondos
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Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo
Responsable del Proceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno y externo
Marco Legal: • Capítulo V del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
• Numeral 3 de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público
• Numeral 402-03 Normativa de Control Interno
• Art. 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
• Ley de Régimen Tributario Interno, en especial en el Capítulo X y Art. 63
• Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, particularmente Capítulo X y Art. 147
• Resolución No. NAC-DGER2007-0411 y sus reformas
• Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registros Contables
• Reglamento para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos
• Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos
• Norma técnica para la creación y uso de fondos de reposición y a rendir cuentas
• Capítulo 3 del Acuerdo 012 CG. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público
• Ley Orgánica del Servicio Público
• Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público Art. 254, Art. 255 y Art.256
2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Contabilidad requiere considerar las siguientes políticas:
✓ Todas las transacciones deben ser registradas en el sistema contable e-Sigef.
✓ Todo CUR contable debe ser autorizado por el Jefe de Contabilidad
✓ El control recurrente de la información contable es una actividad permanente, por lo que
cada funcionario es responsable de la información que procesa.
✓ El personal encargado de realizar las conciliaciones, serán independientes del registro,
autorización y custodia de los recursos
✓ Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control
Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el
personal designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera.
✓ Toda actualización requerida por el Jefe de Contabilidad al presente documento o a los
formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados al(a)
Jefe(a) de Procesos para el registro y control correspondiente.
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3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
Término Definición
e-Sigef Sistema de Gestión Financiera
SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN
CUR Código Único de Registro
CUR de devengado
En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos
CUR contable CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones
Viático Es el estipendio monetario o valor diario destinado a sufragar los gastos en que incurran los servidores y obreros de las instituciones del Estado, cuando pernocten fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo, por haber tenido que desplazarse dentro del país a prestar servicios instituciones o actividades inherentes a su puesto
Subsistencia Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando los servidores y obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día.
Alimentación Es el estipendio monetario o valor que se le reconoce a los servidores y obreros que se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo de entre cuatro hasta seis horas.
Movilización Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto
Existencias Son aquellos bienes que serán consumidos por la institución
Bienes de larga duración
Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución
Fondos de reposición
Son aquellos que están sujetos a rendición, reposición y liquidación; y son Cajas Chicas y Fondos Rotativos
Caja Chica Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor
reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas
Fondos
rotativos
Es un fondo para cubrir obligaciones que por su característica no pueden ser realizadas con
los procesos normales de la gestión financiera institucional.
RDP Comprobante - Para registrar una regularización de devengado
4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Contabilidad.
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Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Gestión de Contabilidad
Cont
abili
dad
Gestión de devengado
Conciliación de Cuentas por Cobrar por
Impuesto anual del 2 por mil
Conciliación de cuentas
Conciliación de impuestos
Reclasificación de pagos años
anteriores
Registro de Nómina
Registro de existencias y
bienes
Conciliación de Fondos con Reposición
Conciliación de Fondos con
Rendición de Cuentas
CUR de compromiso
CUR de devengado
CUR contable
Datos de fuentes internas o externasInformación financiera
Saldos de auxiliares
Listado de cuentas por cobrarSolicitud de registro contable
CUR de devengado
Reporte de sistema e-SigefFacturas
Retenciones
Reporte de existencia de consumo corrienteActa de entrega - recepción e-SByE
CUR de devengadoCUR contable
CUR de devengado
Formulario de rechazo de pagoPrint de validación de tesorería
CUR contableOficio de aprobación
Oficio de Director de Talento HumanoCUR de compromiso
Certificación PresupuestariaNómina
Reporte General de AsistenciaMatriz de Programación cuatrimestral (horas extras)
Autorización del Rector (horas extras)Autorización de Jefe inmediato (horas extras)
Reporte de horas extras (horas extras)Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones)
Oficio para aprobación de pago
Solicitud de apertura de fondo
CUR de devengadoMemorando de autorización de administrador de fondo
Análisis de mercadoActa entrega – recepciónInforme de satisfacción
FacturaGarantía Técnica (de ser el caso)Formulario de Gastos realizados
Conciliación bancariaEstado de cuenta original
Memorando de autorizaciónSolicitud de viatico, subsistencia, movilización, alimentación
Documento habilitante del evento
CUR de devengado
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5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS
5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO
5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO
Subproceso: Gestión de Devengado
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-001
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias,
considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos por la autoridad competente.
DISPARADOR: ❖ Necesidad de contabilizar CUR de compromiso
ENTRADAS: ❖ CUR de compromiso
❖ Documentación soporte del pago
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir CUR de compromiso y documentación soporte ❖ Realizar control previo ❖ Realizar retenciones y CUR de devengado ❖ Firmar CUR ❖ Autorizar CUR en el sistema y remitir a Tesorería para gestión de
pago
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de devengado
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Gestión de devengado
Dir
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Un
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R
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en
te
Necesidad de contabilizar CUR
Recibir documentación y
CUR de compromiso
Reasignar trámite al analista por medio
del sistema
Realizar control previo
¿Información correcta?
SIRealizar RDP por
medio del sistema y CUR de devengado
Autorizar CUR de devengado
Revisar, validar CUR
¿Información correcta?
SIFirmar y entregar a
Tesorería
Gestión de Pago
NO
Solicitar completar documentación
Corregir documentación
ContratosFacturas
CUR de compromisoInformes entrega - recepción
Documentación soporte
NO
Presupuesto Enviar
documentación y CUR de compromiso
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5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS
5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS
Subproceso: CONCILIACIÓN DE CUENTAS
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-002
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros
contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o regularizaciones correspondientes.
DISPARADOR: ❖ Necesidad de conciliación de saldos
ENTRADAS: ❖ Datos de fuentes internas o externas
❖ Información financiera registrada
❖ Saldos de los auxiliares
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Conciliar cuentas y validar diferencias
❖ Elaborar informe
❖ Solicitar autorizaciones para registro
❖ Registro contable
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR Contable (Asientos de ajuste o regularización) ❖ Informes de diferencias detectadas ❖ Autorizaciones de registro
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de cuentas
An
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an
zas
Necesidad de conciliación de saldos
¿Registro requiere
autorización de finanzas?
Conciliar cuentas y validar diferencias
Firmar informe y comunicar a
Director Financiero
Solicitar autorización a la
máxima autoridad para enviar
requerimiento
¿Autoriza?
SIComunicar el
registro correspondiente
Autorizar el envío del requerimiento
Recibir y analizar sustento del
requerimiento
NO
Recibir comunicación de
negación de solicitud y sumillar
al Jefe de Contabilidad
NORegistrar y generar
CUR contable
Elaborar informe de las diferencias
Auxiliares contables
Informe CUR Contable
SI
Recibir comunicación de
negación de solicitud
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5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL
2 POR MIL
5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR
IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL
Subproceso: Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-003
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y
recaudados por el impuesto 2 por mil
DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha
ENTRADAS: ❖ Listado de cuentas por cobrar físico y en CD de los contribuyentes
❖ Solicitud de registro contable
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir listados de cuentas por cobrar y soportes
❖ Revisar listado y valores
❖ Solicitar autorización a Director Financiero
❖ Generar CUR y devolver documentación a tesorería
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de devengado
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR
COBRAR POR IMPUESTO 2 POR MIL
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de cuentas por cobrar por impuesto anual del 2 por mil
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cier
o
Cumplimiento defecha
Recibir de Tesorería listado de cuentas
por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar
a analista
Revisar cd y solicitar autorización a
Director Financiero
SI
¿Corresponde a incremento de
cuenta?
Revisar listado y valores para dar de
baja
Generar CUR y devolver
documentación a Tesorería
NORecibir listados y analizar soportes
Oficio con listado y valoresParte diaria de recaudaciones
Formulario Banco CentralPapeleta de depósito
CD con listado de cuentas por cobrar
Sumillar y enviar oficio para
autorización de incremento de
cuentas por cobrar
¿Autoriza?
SI
Analizar requerimiento
NO
Recibir observaciones
CUR contable /devengado
5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS
5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS
Subproceso: Conciliación de Impuestos
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-004
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de
las transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación mensual.
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DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha
ENTRADAS: ❖ Reporte de sistema e-Sigef
❖ Facturas
❖ Retenciones
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Revisar en el sistema las transacciones que generaron impuesto
❖ Verificar listado con facturas
❖ Conciliar los registros
❖ Clasificar transacciones por tipo de gasto
❖ Ingresar información en el DIMM Anexos
❖ Elaborar plantilla de declaración para aprobación
❖ Ingresar formularios y anexos
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ Formularios de impuestos ❖ Anexos transaccionales ❖ Talón resumen
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de impuestos
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Jefe
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Cumplimiento deFecha
Revisar en el sistema eSigef las transacciones que
han generado impuesto y receptar
facturas
Verificar los devengados no
pagados
¿Reversa devengado?
SI
Afectar declaración del siguiente mes
NOVerificar que las facturas tengan
retenciones
Estructurar reporte y clasificar las
transacciones por tipo de gasto
Ingresar información en DIMM Anexos
Elaborar plantilla borrador para aprobación de
Contador
Validar que información este
correcta
Verificar listado generado en el
sistema y facturas físicas
Conciliar con registros contables
¿Esta correcta?
SIAutorizar el ingreso de los formulario en
línea al SRI
Llenar formularios en línea, subir
anexos y generar talón resumen
Generar formulario para débito
bancario
NO
Conciliar fondos rotativos
¿Realizaron retenciones?
NO
Solicitar devolución de retenciones y
anular comprobante
Incluir retenciones en reporte
SI
5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES
5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES
Subproceso: Registro de existencias y bienes
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-005
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes
para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.
DISPARADOR: ❖ Recepción de reporte de ingresos o egresos de existencias o bienes
ENTRADAS: ❖ Reporte de existencia de consumo corriente
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❖ Acta de entrega – recepción del sistema eSByE
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir reporte de existencia o actas de recepción de bienes
❖ Dar de baja en el sistema e-Sigef o E
❖
❖ -SByE
❖ Realizar cálculo
❖ Registrar contablemente la transacción
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de devengado ❖ Reporte de baja del sistema e-SByE ❖ Reporte de depreciación
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y
BIENES
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Registro de existencias y bienes
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Recepción de reporte de ingresos o egresos
de existencias o bienes
NO
Recibir de proveeduría reporte de existencia o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes.
¿Corresponde a adquisición
nueva?
Registrar contablemente la
transacción
NO
Consta en sistema eSByE
SIDar de baja del sistema eSByE
DEPRECIACIÓN Realizar el cálculo
DAR DE BAJA
¿Son bienes?
Verificar reporte de existencia de
consumo corriente
SI
Verificar documentación y si
corresponde a nueva adquisión
SI
Verificar acta de ingreso a sistema
eSByE
Sumillar registro a analista
NO
Recibir registro con sumilla para análisis
Reporte de existenciade consumo corriente
Reporte de existenciaActa de entrega recepción
Reporte de bienes
Acta de entrega - recepción
Reporte de cálculode depreciación
CUR contable
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5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS
ANTERIORES
5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS
ANTERIORES
Subproceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-006
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al
proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo fiscal actual.
DISPARADOR: ❖ Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde
al periodo fiscal actual
ENTRADAS: ❖ Formulario de rechazo de pago
❖ Print de validación de tesorería de pago rechazado
❖ CUR contable
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recepta formulario de rechazo de pago y validación de tesorería
❖ Revisa documentación y realiza asiento de reclasificación
❖ Genera CUR contable
❖ Revisar y generar oficio para aprobación de Director Financiero.
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR contable ❖ Oficio de aprobación
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS
POR PAGAR AÑOS ANTERIORES
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores
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Teso
rero
Necesidad de pago
Recibir formulario y documentación de rechazo de pagos
Revisar documentación
Generar CUR contable y solicitar aprobación a Jefe de Contabilidad
Revisar, aprobar y generar oficio para
aprobación del Director
¿Autoriza pago?
SI
Realizar Gestión de Pago
SI
¿Documentación completa?
Formulario de rechazo de pagoPrint de pago rechazado
NOSolicitar a Tesorería
documentación faltante
Recibir oficio para aprobación de pago
NODevolver a Tesorería
con oficio de negación
CUR contable
Oficio
Completar documentación
Generar formulario y documentación de
rechazo de pago
5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA
5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA
Subproceso: Registro de Nómina
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-007
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones
salariales y beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos, devoluciones y liquidaciones.
DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha
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ENTRADAS:
� Oficio de Director de Talento Humano
� Certificación Presupuestaria
� Nómina
� Reporte General de Asistencia
� Matriz de Programación cuatrimestral (horas extras)
� Autorización del Rector (horas extras)
� Autorización de Jefe inmediato (horas extras)
� Reporte de horas extras (horas extras)
� Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones)
ACTIVIDADES PRINCIPALES: � Recibir oficio aprobado por Director de Talento Humano
� Realizar revisión de documentación y de cálculos
� Ingresar la información en el sistema SPRYN
� Generar CUR de devengado
Productos/Servicios del Subproceso:
� CUR de devengado � Oficio para aprobación de pago
Responsable del Subproceso:
� Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: � Interno
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MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD
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5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Registro de Nómina
An
alis
ta d
e C
on
tab
ilid
ad
Jefe
de
C
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tab
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ale
nto
Hu
ma
no
Cumplimiento deFecha
Recibir documentación,
sumillar para revisión y
distribución
Analista Coordinador
Distribuir a analistas para revisión de
cálculos y documentación
Realizar control de documentación y de
cálculos
¿Documentación correcta y completa?
NO
Analista Coordinador
Realizar oficio de devolución a TH
Firmar oficio y devolver a Talento
Humano
SI
Analista Coordinador
Revisar
documentación y realizar oficio
Sumillar oficio a Tesorería para
gestión de pago
Oficio de Director de THNómina
Reporte General de asistenciaReporte de Horas Extras
Liquidación de vacacionesDistributivo
RealizarGestión de Pago
Remitir oficio con documentación
soporte de nómina
Revisar cálculos y subir información al
sistema SPRYN
Generar CUR de devengado o
contable mediante el sistema esigef
Realizar correcciones o
completar documentación
CUR de devengado
5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN
5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN
Subproceso: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-008
Descripción:
PROPÓSITO: � Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos
rotativos destinado a diferentes unidades de la institución
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DISPARADOR: ❖ Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de
la institución.
ENTRADAS: ❖ Solicitud de apertura de fondo
❖ Asignación de custodio
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar apertura de fondo
❖ Solicitar al banco apertura de fondo rotativo
❖ Comunicar a custodio valores depositados en cuenta
❖ Solicitar reposición o liquidación
❖ Generar CUR de devengado
❖ Generar pago de fondo
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de devengado
❖ Memorando de autorización de administrador de fondo
❖ Análisis de mercado
❖ Acta entrega – recepción
❖ Informe de satisfacción
❖ Factura
❖ Garantía Técnica (de ser el caso)
❖ Formulario de Gastos realizados
❖ Conciliación bancaria
❖ Estado de cuenta original
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON
REPOSICIÓN
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Contabilidad
Jefe
de
Con
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Proceso: Conciliación de Fondos con Reposición
Solicitar apertura de caja chica, fondo o
reposición o liquidación a la
Dirección Financiera
Necesidad Institucional
Nombrar y autorizar Administrador o
Custodio del Fondo Rotativo
¿Documentación completa ?
Enviar a presupuesto
SI
Remitir con sumilla a contabilidad para
control previo
Enviar oficio al banco notificando apertura
del fondo rotativo
Devolver al área requirente con las
observaciones
NO
Recibir y sumillar al analista responsable
Realizar gastos
Solicitar reposición de Caja chica, fondo
rotativo con documentación
soporte del gasto a la Dirección Financiera
Recibir y revisar la documentación
Generar CUR de compromiso y
enviar a Contabilidad
Solicitar en el sistema CUR de
devengado
Aprobar devengado y enviar a la
Dirección Financiera para la firma
Firmar devengado y remitir a tesorería
para el pago
Realizar Gestión de Pago
Apertura de fondo rotativo
Analizar el requerimiento
Reposición o liquidación
Comunicar al custodio del área requirente los valores ya depositados
Sumillar a contabilidad
Oficio dando a conocer el nombre del custodio
Recibir y sumillar al analista responsable
Corregir observaciones
Apertura Caja Chica
Solicitud área requirente, memorándum de autorización del administrador del fondo rotativo
Análisis del mercado-acta entrega-recepción, informe de satisfacción, factura( garantía técnica)formularios de gastos realizados,
conciliación bancaria-estado de cuenta original
CUR de compromiso
CUR de devengado
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5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS
5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE
CUENTAS
Subproceso: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS
Código del Subproceso:
GA-FIN-CON-009
Descripción:
PROPÓSITO: ❖ Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos,
subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno.
DISPARADOR: ❖ Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros
públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos propios a su función.
ENTRADAS: ❖ Memorando de autorización
❖ Solicitud de viático, subsistencia, movilización y alimentación
❖ Documento habilitante del evento
ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Realizar control previo de la documentación
❖ Solicitar CUR de devengado
Productos/Servicios del Subproceso:
❖ CUR de devengado ❖ Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación
Responsable del Subproceso:
❖ Jefe de Contabilidad
Tipo de cliente: ❖ Interno
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5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON
RENDICIÓN DE CUENTAS
Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Contabilidad
Dir
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Jefe
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Jefe
de
Co
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Subproceso: Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas
Firmar memo y solicitud de viático, y enviar a la autoridad correspondiente para
su autorización
Necesidad derecurso
Realizar memo con solicitud de
autorización de viático y documento
habilitante del evento
¿Documentación completa ?
SI
Autorizar viático para el cumplimiento de servicios institucionales o autorizar pago y gasto en caso de
reembolso de viático
Devolver al servidor con las
observaciones levantadas
Remitir Certificación autorizada para generar CUR de
compromiso
Revisar la documentación
soporte
Generar CUR de compromiso de
viáticos y enviar a Contabilidad con
check list de documentos
Generar en el sistema CUR de devengado de
viáticos
Aprobar y firmar CUR devengado y enviar a Tesorería para Gestión de
Pago
RealizarGestión de Pago
Recibir y sumillar al analista para control
previo
NO
Recibir autorizado y sumillar a Presupuesto
para el cálculo respectivo
Revisar disponibilidad
presupuestaria y generar cálculo del gasto de viático e informar a la D.F
Autorizar Certificación
presupuestaria
MemorandoSolicitud de viático
Documento habilitante del eventoReporte de gasto (Reembolso)
Facturas (Reembolso)
Certificación presupuestaria
Corregir observaciones y remitir a contabilidad
Confirmar si corresponde a liquidación de
valores a favor del funcionario
SI
¿Valores a favor del funcionario?
NO
Notificar a Talento Humano para
descuento en rol
Certificación presupuestaria
Cálculo de Liquidación de Viático
MemorandoSolicitud de viático
Documento habilitante del eventoReporte de gasto (Reembolso)
Facturas (Reembolso)Certificación Presupuestaria
Cálculo de Liquidación de ViáticoCUR de compromiso
CUR de compromiso
6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Contabilidad son los siguientes:
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de
Medida Responsable de Medición
Fuente de la Medición
Frecuencia de Medición
1
Porcentaje
del CUR de
devengado
sin
observaciones
CUR de devengado
aceptados/ Total de
CUR de devengado
*100
Porcentaje Jefe de
Contabilidad
Sistema e-sigef
Mensual
2
Promedio de
número de días
de atención del
trámite
Fecha de Recepción
– Fecha de
Atención/
Número Jefe de
Contabilidad Base de datos Mensual
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código GA-FIN-CON-001
Nombre del Subproceso: Gestión de Devengado
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias,
considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las
obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos
por la autoridad competente
Disparador: Necesidad de contabilizar CUR de compromiso
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Actividad Inicial/Responsable: Enviar
documentación y CUR de compromiso/Presupuesto.
Actividad Final/Responsable: Realizar Gestión de Pago / Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso: � CUR de devengado
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Enviar
documentación y
CUR de compromiso
Dirección
Financiera
(Presupuesto)
Envía documentación y CUR de compromiso a
contabilidad.
Contratos, facturas CUR de compromiso,
informes entrega – recepción y documentación
soporte.
Contratos
Facturas
CUR de
compromiso
Informes entrega
- recepción
Documentación
soporte
2 Recibir
documentación y
CUR de compromiso
Jefe de
Contabilidad
Recibe la documentación y CUR de compromiso
generado en Presupuesto.
3 Reasignar trámite al
analista por medio
del sistema
Jefe de
Contabilidad Por medio del sistema esigef, reasigna trámite
pertinente con documentación adjunta.
4 Realizar control
previo
Analista de
Contabilidad Realiza control previo de la documentación e
información adjunta.
5
¿Información
correcta?
Analista de
Contabilidad
Si la información esta correcta, continúa con el
paso 8
Caso contario. Continúa con el paso 6.
2
6 Solicitar completar
documentación
Jefe de
Contabilidad Se solicita a la unidad requirente completar la
documentación.
7 Corregir
documentación
Unidad
solicitante Corrige observaciones levantadas y remite al
analista para verificación, continúa con el paso 4
8 Realizar RDP por
medio del sistema y
CUR de devengado
Analista de
Contabilidad
Realiza comprobante RDP (Para registrar una
regularización de devengado) por medio del
sistema esigef y CUR de devengado y remite a la
jefatura de contabilidad para su autorización.
9 Revisar, validar y
autorizar CUR de
devengado
Jefe de
Contabilidad Revisa, valida y autoriza CUR de devengado.
CUR de
devengado
10
¿Información
correcta?
Jefe de
Contabilidad
Si la información está correcta continúa con el
paso 11
Caso contrario, continúa con el paso 4
11 Firmar y entregar a
tesorería
Jefe de
Contabilidad
Firma y entrega a tesorería CUR de devengado y
documentación soporte para la gestión de pago
pertinente.
CUR de
devengado
12 Realizar Gestión de
Pago Tesorería
Recibe CUR de devengado autorizado y procede
con la gestión de pago.
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-002
Nombre del Subproceso: Conciliación de Cuentas
Descripción:
Propósito
del proceso
Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros
contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o
regularizaciones correspondientes.
Disparador: Necesidad de conciliación de saldos
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Conciliar cuentas y validar diferencias /
Analista de Contabilidad
Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente / Analista de
Contabilidad.
Productos/Servicios del
Proceso:
� CUR contable (Asientos de ajuste o regularización)
� Informes de diferencias detectadas
� Autorizaciones de registro
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Conciliar cuentas y
validar diferencias
Analista de
Contabilidad Concilia cuentas y valida diferencia encontradas.
Auxiliares
contables
2 Elaborar informe de
las diferencias
Analista de
Contabilidad Elabora el informe de las diferencias
encontradas.
Informe
3 ¿Registro requiere
autorización de
finanzas?
Analista de
Contabilidad
Si el registro requiere autorización de finanzas,
continúa con el paso 4
Caso contrario continúa con el paso 11
4 Firmar informe y
comunicar a la
Dirección Financiera
Jefe de
Contabilidad Firma informe y comunica a la Dirección
Financiera para trámite respectivo.
5 Solicitar autorización
a la máxima
autoridad para enviar
requerimiento
Dirección
Financiera Solicita autorización a la máxima autoridad para
realizar registro contable.
6 Autorizar el envío del
requerimiento
Máxima
Autoridad
Autoriza el informe para envío del registro
solicitado.
2
7 Recibir y analizar
sustento del
requerimiento
Ministerio de
Finanzas Recibe y analiza sustento del registro solicitado.
8
¿Autoriza? Ministerio de
Finanzas
Si autoriza registro, continúa con el paso 10
Caso contrario. Continúa con el paso 9
9 Recibir comunicación
de negación de
solicitud
Dirección
Financiera Recibe comunicación de negación de solicitud.
10 Comunicar el registro
correspondiente
Ministerio de
Finanzas
Comunicar el registro correspondiente de
autorización.
11 Registrar y generar
CUR contable
Analista de
Contabilidad Genera CUR contable
CUR contable
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-003
Nombre del Subproceso: Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y
recaudados por el impuesto 2 por mil
Disparador: Cumplimiento de fecha
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Recibir de Tesorería listado de cuentas
por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar al analista / Jefe
de Contabilidad
Actividad Final/Responsable: Registrar y devolver documentación a
Tesorería / Analista de Contabilidad.
Productos/Servicios del
Proceso: � CUR de devengado
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Recibir de Tesorería
listado de cuentas
por cobrar (cd) con
solicitud de registro
contable y sumillar al
analista
Jefe de
Contabilidad
Recibe de Tesorería listado de cuentas por cobrar
con solicitud de registro contable y sumillar al
analista de contabilidad para el análisis
respectivo.
Solicitud de
registro contable
Listados y CD
2 Recibir listados y
analizar soportes
Analista de
Contabilidad Recibe y analiza listado con soportes adjuntos.
Solicitud de
registro contable
Listados
3 ¿Corresponde a
incremento de
cuenta?
Analista de
Contabilidad
Si corresponde a incremento de cuenta, continúa
con el paso 4
Caso contrario, continúa con el paso 8
4
Revisar cd y solicitar
autorización a
Director Financiero
Analista de
Contabilidad Revisa solicitud de registro contable con cd y
solicita autorización a la Dirección Financiera.
Solicitud de
registro contable
Listados y CD
5 Sumillar y enviar
oficio para
autorización de
Jefe de
contabilidad Sumilla y envía oficio para autorización de
incremento de cuentas por cobrar.
Oficio de
autorización de
incremento de
2
incremento de
cuentas por cobrar
cuentas x cobrar
6 Analizar
requerimiento
Dirección
Financiera
Analiza el requerimiento previo a otorgar
autorización.
7
¿Autoriza? Dirección
Financiera
Si autoriza el registro devuelve a contabilidad,
continúa con el paso 9
Caso contrario, realiza observaciones y continúa
con el paso 8
8 Recibir observaciones
Jefe de
Contabilidad
Recibir observaciones y comunicar a analista
contable, continúa con el paso 4
9 Generar CUR y
devolver
documentación a
Tesorería
Analista de
Contabilidad
Genera CUR contable y devuelve documentación
a Tesorería para trámite pertinente.
CUR contable
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-004
Nombre del Subproceso: Conciliación de impuestos
Descripción:
Propósito del
proceso
Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de las
transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación
mensual
Disparador: Cumplimiento de fecha
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Revisar en el sistema e-Sigef las
transacciones que han generado impuesto / Analista de Contabilidad
Actividad Final/Responsable: Generar formulario para débito bancario /
Analista de Contabilidad.
Productos/Servicios del
Proceso:
� Formularios de impuestos
� Anexos transaccionales
� Talón resumen
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Revisar en el sistema
e-Sigef las
transacciones que
han generado
impuesto
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Revisa en el sistema e-Sigef las transacciones que
han generado impuestos y recepta las facturas.
Reporte e-Sigef
Facturas
2
Verificar los
devengados no
pagados
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Verifica los devengados no pagados para
confirmar si corresponden a la declaración del
mes actual.
3
¿Reversa devengado? Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Si reversa devengado, continúa con el paso 4
Caso contrario, continúa con el paso 5
4 Afectar declaración
del siguiente mes
Analista de
Contabilidad
(Impuestos) Afecta declaración del siguiente mes.
5 Verificar que las
facturas tengan
retenciones físicas
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Si no constan las retenciones físicas, solicita a
quien corresponda la elaboración de las mismas.
Continúa con el paso 9
Retenciones
2
6 Conciliar fondos
rotativos
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Concilia que los fondos rotativos tengan
retenciones.
7 ¿Realizaron
retenciones
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Si realizaron retenciones, continúa con el paso 9.
Caso contrario, continúa con el paso 8
8 Solicitar devolución
de retenciones y
anular comprobante
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Solicitar a los administradores de fondos con
reposición o fondos rendición de cuentas la
devolución de las retenciones para anular
comprobante.
Retenciones
9 Incluir retenciones en
reporte
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Se incluyen retenciones en reporte.
Reporte de
transacciones
7 Estructurar reporte y
clasificar las
transacciones por
tipo de gasto
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Estructura reporte y clasifica las transacciones por
tipo de gasto. Continúa con el paso 10
Reporte de
transacciones
8 Verificar listado
generado en el
sistema y facturas
físicas
Analista
Contabilidad
(Impuestos)
Verifica el listado generado en el sistema con
facturas físicas.
Facturas
9
Conciliar con
registros contables
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Concilia las facturas físicas con los registros
contables, continúa con el paso 8
Facturas
Registros
contables
10
Ingresar información
en DIMM Anexos
Analista de
Contabilidad
(Impuestos)
Ingresa la información en DIMM anexos.
Anexos
11 Elaborar plantilla
borrador para
aprobación de
Contador
Analista de
Contabilidad
(Impuestos
Elabora plantilla en borrador para la aprobación
del Contador de las declaraciones.
Plantilla
borrador
12 Validar que la
información este
correcta
Jefe de
Contabilidad
Revisa y valida que la información este correcta y
acorde a los soportes
13
¿Esta correcta? Jefe de
Contabilidad
Si la información está correcta, continúa con el
paso 14
Caso contrario, devolver al analista para revisión,
continúa con el paso 1
3
14
Autorizar el ingreso
de los formulario en
línea al SRI
Jefe de
Contabilidad
Autoriza el ingreso de a información al analista
contable de los formularios en línea al SRI.
15 Llenar formularios en
línea, subir anexos y
generar talón
resumen
Analista de
Contabilidad
Llena los formularios en línea, sube los anexos y
genera talón resumen.
Formulario SRI
Talón Resumen
Anexo
16 Generar formulario
para débito bancario
Analista de
Contabilidad
Genera formulario para débito bancario y remite
soporte a Tesorería
Formulario SRI
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-005
Nombre del Subproceso: Registro de existencias y bienes
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes para
la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.
Disparador: Movimientos de ingresos o egresos de existencias o bienes
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Recibir de proveeduría reporte de existencia
o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes / Jefe de Contabilidad
Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente la transacción/
Analista de Contabilidad
Productos/Servicios del
Proceso:
� CUR de devengado
� Reporte de baja del sistema e-SByE
� Reporte de depreciación
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Recibir de proveeduría
reporte de existencia o
acta de bienes, y de
Activo Fijo reporte de
bienes.
Jefe de
Contabilidad
Recepta de Proveeduría reporte de existencias o acta
de entrega recepción de bienes, en caso de ser bienes
ya existentes, Activo fijo remite el reporte para
registrar depreciación.
Reporte de
existencia
Acta de entrega -
recepción
2 Sumillar registro a
analista
Jefe de
Contabilidad
Sumilla documentación al analista contable para
revisión y registro
3 Recibir registro con
sumilla para análisis
Analista de
Contabilidad Recibe documentación para análisis pertinente
4
¿Son bienes? Analista de
Contabilidad
Si corresponde a bienes, continúa con el paso 5
Caso contrario, continúa con el paso 6
5 Verificar
documentación y si
corresponde a nueva
adquisición
Analista de
Contabilidad
Confirma si la documentación soporte corresponde a
nueva adquisición, continúa con el paso 7; si
corresponde a dar de baja un bien, continúa con el
paso 10; y si corresponde a registro de depreciación,
continúa con el paso 12.
6 Verificar reporte de
existencia de consumo
corriente
Analista de
Contabilidad Revisa el reporte de existencia de consumo corriente y
procede al registro contable, continúa con el paso 8.
Reporte de
existencia de
consumo corriente
7 ¿Corresponde a Analista de Si corresponde a nueva adquisición, continúa con el
2
adquisición nueva? Contabilidad paso 8
Caso contrario, continúa con el paso 11 si corresponde
a depreciación, y con paso 9 en caso de tratarse de un
bien por dar de baja.
8
Verificar acta de ingreso
a sistema eSByE
Analista de
Contabilidad
Valida la existencia del acta de ingreso al sistema
eSByE, y en caso de no contar con la misma solicita a
Proveeduría el ingreso.
Acta de entrega -
recepción
9 ¿Consta en sistema
sSByE
Analista de
Contabilidad
Si consta en el sistema, continúa con el paso 10
Caso contrario, continúa con el paso 12.
10 Dar de baja del sistema
eSByE
Analista de
Contabilidad
Registra la baja del bien del sistema eSByE previo al
registro contable. Continúa con el paso 12.
Acta de baja del
sistema eSByE
11 Realizar cálculo
Analista de
Contabilidad
Realiza el cálculo de la depreciación previo al registro
contable.
Reporte de cálculo
de depreciación
12 Registrar
contablemente la
transacción
Analista de
Contabilidad Genera CUR contable como constancia del registro
CUR Contable
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-006
Nombre del Subproceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores
Descripción:
Propósito del
proceso
Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al
proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo
fiscal actual.
Disparador: Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde al
periodo fiscal actual
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Generar formulario y documentación de
rechazo de pago / Tesorero
Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Formulario de rechazo de pago
� Print de validación de tesorería de pago rechazado
� CUR contable
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1 Generar formulario y
documentación de
rechazo de pago
Tesorero Realizar formulario de rechazo de pago y adjuntar print
de validación de pago rechazado del sistema.
Formulario de
rechazo de pago
Print de pago
rechazado
2 Recibir formulario y
documentación de
rechazo de pagos
Jefe de
Contabilidad
Recibe de tesorería formulario y documentación de
rechazo de pagos.
3
Revisar documentación Analista de
Contabilidad
Revisa documentación de pago rechazado
4
¿Documentación
completa?
Analista de
Contabilidad
Si la documentación está completa, continúa con el
paso 7
Caso contrario, continúa con el paso 5
5 Solicitar a Tesorería
documentación faltante
Analista de
Contabilidad Solicita a tesorería la documentación faltante
6 Completar
documentación Tesorería Completa documentación solicitada. Continúa con el
paso 4
7 Generar CUR contable y
solicitar aprobación a
Jefe de Contabilidad
Analista de
Contabilidad Genera CUR contable y solicita aprobación a la jefatura
de contabilidad.
CUR contable
2
8 Revisar, aprobar y
generar oficio para
aprobación del Director
Jefe de
Contabilidad Revisa, aprueba CUR contable y genera oficio para
firma de aprobación de la dirección financiera
Oficio para
aprobación de
pago
9 Recibir oficio para firma
de aprobación de pago Director Financiero Recepta oficio y documentación soporte para
aprobación del pago
10
¿Autoriza pago? Director Financiero
Si el director financiero autoriza pago, continúa con el
paso 12
Caso contrario, continúa con el paso 11
11 Devolver a Tesorería
con oficio de negación
Dirección
Financiero Devuelve a tesorería el trámite con oficio de negación.
Oficio de
devolución
12 Realizar Gestión de
Pago Tesorería Ingresa a proceso de Gestión de Pago.
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-007
Nombre del Subproceso: Registro de Nómina
Descripción:
Propósito del
proceso
Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones salariales y
beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina
mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos,
devoluciones y liquidaciones
Disparador: Cumplimiento de fecha
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Remitir oficio con documentación soporte
de nómina/Talento Humano.
Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago/Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� Oficio de Director de TH
� Nómina
� Reporte General de asistencia
� Reporte de Horas Extras
� Liquidación de vacaciones
� Distributivo
� Reporte SPRYN
� CUR de devengado
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Remitir oficio con
documentación
soporte de nómina
Director de
Talento Humano
Envía oficio para pago de nómina con la
documentación soporte generada sea éste por
pago de nómina mensual, anticipos, horas extras,
fondos de reserva, décimos, devoluciones y
liquidaciones
Oficio de
Director de TH
Nómina
Reporte General
de asistencia
Oficio de
autorización de
pago de horas
extras
Reporte de
Horas Extras
Liquidación de
vacaciones
Distributivo
2 Recibir
documentación,
sumillar para revisión
y distribución
Jefe de
Contabilidad
Recibe y sumilla documentación para revisión y
distribución al analista coordinador de
contabilidad.
2
3 Distribuir a analistas
para revisión de
cálculos y
documentación
Analista de
Contabilidad
(Coordinador)
Asigna al analista para la revisión de
documentación y de cálculos.
4 Realizar control de
documentación y de
cálculos.
Analista de
Contabilidad
Verifica los soportes remitidos según el tipo de
registro de nómina y efectúa revisión de cálculos
realizados.
5
¿Documentación
correcta y completa?
Analista de
Contabilidad
Si la documentación soporte está completa y
correcta, continúa con el paso 9
Caso contrario, continúa con el paso 6
6 Realizar oficio de
devolución a TH
Analista de
Contabilidad
(Coordinador)
Elabora oficio de devolución de documentación
con las observaciones y novedades identificadas.
Oficio de
devolución de
trámite
7 Firmar oficio y
devolver a Talento
Humano
Jefe de
Contabilidad
Firma oficio de devolución de documentación a
Talento Humano
8 Realizar correcciones
o completar
documentación
Director de
Talento Humano
Corrige o completa la documentación según las
observaciones dadas y vuelve a remitir
documentación a contabilidad para que inicie el
trámite
9 Revisar cálculos y
subir información al
sistema SPRYN
Analista de
Contabilidad
Revisa los cálculos de la nómina e ingresa la
información al sistema SPRYN.
Reporte SPRYN
10 Generar CUR de
devengado o contable
mediante el sistema
eSigef
Analista de
Contabilidad
Ingresa información en sistema eSigef y genera
CUR de devengado
CUR de
devengado
11 Revisar
documentación y
realizar oficio
Analista de
Contabilidad
(Coordinador)
Revisa información ingresada en sistema SPRYN y
CUR de devengado, elabora oficio para trámite de
pago
Oficio de trámite
de pago
12 Sumillar oficio a
Tesorería para
gestión de pago
Jefe de
Contabilidad
Firma oficio y remite a Tesorería para que se
proceda con trámite de pago
13 Realizar Gestión de
Pago Tesorería Ejecuta proceso de gestión de pago
P á g i n a 1 | 3
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-008
Nombre del Subproceso: Conciliación de Fondos con Reposición
Descripción:
Propósito del
proceso
Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos rotativos
destinado a diferentes unidades de la institución
Disparador: Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de la
institución
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Nombrar y autorizar Administrador o
Custodio del Fondo Rotativo/ Autorizador de Gasto
Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� CUR de devengado
� Memorando de autorización de administrador de fondo
� Análisis de mercado
� Acta entrega – recepción
� Informe de satisfacción
� Factura
� Garantía Técnica (de ser el caso)
� Formulario de Gastos realizados
� Conciliación bancaria
� Estado de cuenta original
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Nombrar y autorizar
Administrador o
Custodio del Fondo
Rotativo
Autorizador del
Gasto
El autorizador de gasto nombra y autoriza al
administrador o custodio del fondo rotativo.
Solicitud área
requirente
Memorándum de
autorización del
administrador del
fondo rotativo/caja
chica
Análisis del
mercado
Acta entrega-
recepción
Informe de
satisfacción
Factura( garantía
técnica)
Formularios de
gastos realizados
Conciliación
bancaria
Estado de cuenta
original
P á g i n a 2 | 3
2 Solicitar apertura de
caja chica o fondo o
reposición o
liquidación a la
Dirección Financiera
Unidad
requirente
Elabora oficio solicitando la apertura de caja
chica, fondo rotativo o liquidación con
autorización del autorizador del gasto a la
Dirección Financiera.
Oficio de
apertura de caja
chica/fondo
3 Realizar gestión de
control previo
Dirección
Financiera
Ejecuta proceso de control previo de y confirma
que el expediente cumpla con lo requerido de
fondo y forma.
4 Recibir y sumillar al
analista responsable
Jefe de
Contabilidad
Recibe oficio con autorizado y documentación
adjunta y sumilla al analista contable responsable
del proceso.
5 Analizar el
requerimiento Analista de
Contabilidad
Recibe sumilla y el requerimiento con
documentación adjunta para el análisis del
mismo.
6
Apertura de fondo
rotativo o reposición-
liquidación
Analista de
Contabilidad
Apertura de caja chica, continúa con el paso 8
Apertura del fondo rotativo, continúa con el paso
7
Reposición – Liquidación, continúa con el paso 13
7 Enviar oficio al banco
notificando apertura
del fondo rotativo
Analista de
Contabilidad
Envía oficio al banco notificando apertura del
fondo con el nombre del administrador o
custodio del fondo rotativo autorizado. Continúa
con el paso 8
8 Comunicar al
custodio del área
requirente los valores
ya depositados
Analista de
Contabilidad
Comunica al área requirente los valores ya
depositados y el nombre del custodio autorizado
para el uso del fondo rotativo.
Oficio de
comunicación
9
Realizar gastos Unidad
requirente
Realiza gastos del fondo rotativo asignado y
recoge los documentos para soportar las
transacciones que permitan realizar reposición.
10
Solicitar reposición
de caja chica, fondo
rotativo con
documentación
soporte del gasto a la
Dirección Financiera
Unidad
requirente
Solicita mediante oficio y documentación soporte
la reposición del fondo rotativo a la Dirección
Financiera.
Análisis del
mercado
Acta entrega-
recepción
Informe de
satisfacción
Factura( garantía
técnica)
Formularios de
gastos realizados
P á g i n a 3 | 3
11 Realizar gestión de
control previo
Dirección
Financiera
Ejecuta proceso de control previo de y confirma
que el expediente de reposición de caja chica o
fondo rotativo cumpla con lo requerido de fondo
y forma para su correcta ejecución.
12 Recibir y sumillar al
analista responsable
Jefe de
Contabilidad
Recibe y sumilla al analista responsable del
proceso.
13 Recibir y revisar la
documentación
Analista de
Contabilidad
Recibe y revisa que la documentación y genera
asiento de registro
14
¿Documentación
completa?
Analista de
Contabilidad
Si la documentación está completa, continúa con
el paso 17
Caso contrario, continúa con el paso 15
15 Devolver al área
requirente con las
observaciones
Analista de
Contabilidad
Realiza observaciones y devuelve requerimiento
para que sea completado.
16 Corregir
observaciones
Unidad
requirente
Corregir observaciones levantadas y continúa con
el paso 10
17 Enviar a presupuesto
Analista de
Contabilidad
Remite documentación a presupuesto para que
genere CUR
18 Generar CUR de
compromiso y enviar
a contabilidad
Presupuesto Elabora CUR de compromiso para el fondo
rotativo o caja chica y comunica a contabilidad.
CUR de
compromiso
19 Solicitar en el sistema
CUR de devengado
Analista de
(Contabilidad)
Solicita en el sistema CUR de devengado y envía
a Jefe de Contabilidad para la aprobación del
mismo
CUR devengado
20 Aprobar devengado y
enviar a la Dirección
Financiera para la
firma
Contador/a Aprueba devengado y envía a la dirección
financiera para su firma.
21 Firmar devengado y
remitir a tesorería
para el pago
Dirección
Financiera
Firma de devengado y remite a Tesorero para el
proceso de pago.
22
Gestión de Pago Tesorería
Ingresa a proceso de gestión de pago para
generar el pago correspondiente al fondo rotativo
o caja chica.
Transferencia
1
PROCEDIMIENTO
Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-009
Nombre del Subproceso: Conciliación de Fondos con Rendición de cuentas
Descripción:
Propósito del
proceso
Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos,
subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores
públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio
o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas
oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus
puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos,
desde la fecha de salida hasta su retorno
Disparador:
Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros
públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos
propios a su función
Alcance:
Actividad Inicial/Responsable: Realizar memo con solicitud de
autorización de viático y documento habilitante del evento / Servidor
asignado
Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería
Productos/Servicios del
Proceso:
� CUR de devengado
� Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación
Tipo de Proceso: Adjetivo
Tipo de cliente: Interno
Capacidad y formalidad del
proceso:
¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:
¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?
Descripción detallada del proceso
No Actividad Rol Descripción Documento
1
Realizar memo con
solicitud de
autorización de
viático y documento
habilitante del
evento
Servidor
asignado
Realiza mediante memo y solicitud de
autorización de viático y documentación adjunta
del evento a asistir al cumplimiento de servicios
institucional, en caso de ser reembolso se deberá
adjuntar reporte de gasto y facturas
Memorando
Solicitud de
viáticos
Documento
habilitante del
evento
Reporte de gasto
Facturas
2 Firmar memo y
solicitud de viático, y
enviar a la autoridad
correspondiente para
su autorización
Jefe inmediato
Revisa y firma el memo con la solicitud de viático
con documentos habilitantes del evento a asistir
y enviar a la autoridad correspondiente para su
autorización.
3 Autorizar viático para
el cumplimiento de
servicios
institucionales o
autorizar pago y
gasto en caso de
Máxima
Autoridad o
Autoridad
correspondiente
Autoriza memorando con solicitud de viáticos
para el cumplimiento del servicio institucional, o
emite autorización de pago y gasto en caso de
reembolso de viático
2
reembolso de viático
4 Recibir autorizado y
sumillar a
presupuesto para el
cálculo respectivo
Dirección
Financiera
Recibe documentación con autorizado y sumilla a
presupuesto para que realice el cálculo de la
liquidación de viático correspondiente.
5 Revisar
disponibilidad
presupuestaria y
generar cálculo del
gasto de viático e
informar a Dirección
Financiera.
Presupuesto
Revisa disponibilidad presupuestaría y genera
cálculo de gasto de viáticos con solicitud
aprobada por la autoridad correspondiente e
informa disponibilidad presupuestaria a
Financiero.
Certificación
presupuestaria
Cálculo de
liquidación de
viáticos
6 Autoriza certificación
presupuestaria
Dirección
Financiera
Recibe y autoriza la certificación presupuestaria
de acuerdo a la liquidación de viáticos.
7 Remitir certificación
autorizada para
generar CUR de
compromiso
Dirección
Financiera
Remite con sumilla a contabilidad para control
previo del proceso.
8 Generar CUR de
compromiso y enviar
a contabilidad con
check list de
documentos
Presupuesto
Elabora CUR de compromiso donde constan los
recursos para el fondo de anticipo de viático y
comunica a contabilidad.
CUR de
compromiso
9 Recibir y sumillar al
analista para control
previo
Jefe de
Contabilidad
Recibe y sumilla al analista responsable para el
control previo de la documentación.
10
Revisar la
documentación
soporte.
Analista de
Contabilidad
Revisa la documentación soporte del proceso y
los autorizados correspondientes
Memorando
Solicitud de
viáticos
Documento
habilitante del
evento
Reporte de gasto
Facturas
Certificación
presupuestaria
Cálculo de
liquidación de
viáticos
CUR de
compromiso
11 ¿Documentación
completa?
Analista de
Contabilidad
Si la documentación está completa, continúa con
el paso 14
Caso contrario, devolver al servidor con las
observaciones levantadas para su corrección.
Continúa con el paso 12
3
12 Devolver al servidor
con las observaciones
levantadas
Analista de
Contabilidad
Devuelve expediente con las observaciones para
su corrección
13 Corregir
observaciones y
remitir a contabilidad
Servidor
asignado
Corregir las observaciones sugeridas y remite a
contabilidad. Continúa con el paso 10
14 Confirmar si
corresponde a
liquidación de valores
a favor del
funcionario
Analista de
Contabilidad
Verifica en caso de reembolso si existen valores a
favor del funcionario.
15
¿Valores a favor de
funcionario?
Analista de
Contabilidad
Si existen valores a favor del funcionario,
continúa con el paso 17.
Caso contrario, continúa con el paso 16
16 Notificar a Talento
Humano para
descuento de rol
Jefe de
Contabilidad
Remitir a Talento Humano oficio y copia de
liquidación de viáticos para que consideren en
descuento de rol del funcionario.
Memorando
para descuento
de rol
17 Generar en el sistema
CUR de devengado
de viáticos
Analista de
Contabilidad
Solicita en el sistema CUR de devengado de
anticipo o reembolso de viáticos y envía a la
contadora para la aprobación del mismo.
CUR de
devengado
18 Aprobar y firmar CUR
de devengado y
enviar a Tesorería
para gestión de pago
Jefe de
Contabilidad
Aprueba y firma CUR de devengado de anticipo o
reembolso de viáticos y envía a Tesorería para
gestión de pago.
19 Realizar Gestión de
Pago Tesorería Ejecuta proceso de gestión de pago